Formarea fluxului de documente de personal al întreprinderii. Fluxul documentelor în departamentul de personal al organizației Formarea unei rezerve de personal

Managementul personalului are nevoie de o abordare competentă a oricărui aspect al lucrului cu personalul. Este un flux de lucru bine organizat care va ajuta la simplificarea de multe ori în ceea ce privește selecția personalului.

Ca orice activitate, recrutarea în sine necesită atenție, management eficient și respectarea anumitor standarde. Nu ar trebui luată ca o simplă căutare a candidatului potrivit pentru postul, iar dacă acțiunile sunt imprudente și haotice, rezultatul va fi foarte dezastruos. Pentru ca procesul în sine să fie eficient și să dea rezultatul dorit, merită să se elaboreze un sistem clar și clar în legătură cu selecția, descriind totul în detaliu pas cu pas.

Un exemplu de cerere de recrutare va fi descris în acest articol. Ca orice document activitati interne al firmei, Regulamentul însuși este coordonat cu alte divizii din cadrul companiei, aprobat de conducere și adus la cunoștința fiecărui angajat. Procesul de selectare a candidaților pentru postul în sine nu trebuie să contrazică politica generală și poziția companiei și să meargă în pas cu obiectivele sale corporative.

De regulă, Planul în sine, în cea mai mare parte, este întocmit pentru o perioadă de un an - acest lucru va permite Manager de resurse umane fiți bun la navigarea personalului, a categoriilor de angajați solicitate într-o anumită zonă și departament. Este acest document de care departamentul financiar ia în considerare atunci când întocmește un buget gratuit pentru departamentul de recrutare.

Dacă vorbim despre cum să găsim rapid angajați, atunci în străinătate folosesc multe companii sisteme automatizateși locuri de muncă pentru recrutarea personalului. Dacă compania nu este capabilă să achiziționeze software special, atunci este optim în acest sens să dezvolte șabloane de documente adecvate pentru uz intern sau să creați propriul dvs. În acest sens, merită luate în considerare cele mai comune șabloane pentru o astfel de documentare.

După cum arată practica, pentru mulți specialiști le este adesea greu să-și amintească toate interviurile efectuate din cauza cifrei de afaceri și a volumului mare de solicitanți, documente și informații. Fișa de interviu în acest sens va ajuta la reîmprospătarea în memorie a tuturor informațiilor necesare, rezultatul interviului pozitiv sau negativ.

Rapoartele sunt un alt tip de document pentru baza de date a managerului de recrutare. În ciuda faptului că există locuri libere obișnuite și fierbinți la Moscova sau Sankt Petersburg, Perm sau Krasnodar, astfel de documente vor arăta, cu un raport competent, toate informațiile necesare. În special, în practică, este optim să se utilizeze tipuri de rapoarte precum:

1. Realizări pentru o anumită perioadă când se depune un raport pentru o alocare, un deceniu sau o lună, care să conțină o listă a solicitanților, rezultatele interviurilor.

Acest articol este pentru cei care încheie un contract de muncă cu un angajat. Dacă întocmiți un contract de muncă sau servicii, aceste documente nu sunt necesare.

La angajarea unui angajat străin se aplică reguli suplimentare -.

Elba va pregăti plățile salariale, impozitele și contribuțiile angajaților. Serviciul va genera toate raportările necesare pentru angajați pentru antreprenorii individuali și SRL-uri. Încercați-l gratuit timp de 30 de zile.

Luați documente de la angajat

1. Pasaportul.
2. Cartea muncii.
3. Certificat de pensie de asigurare sau SNILS - daca este cazul.
4. Documente de înregistrare militară - un act de identitate militar pentru recruți și un certificat pentru recruți.
5. Documente de studii sau de calificare – dacă postul necesită pregătire specială. De exemplu, șoferul trebuie să aibă permis, iar medicul trebuie să aibă diplomă de medicină.
6. Certificat de lipsă de antecedente penale, dacă lucrarea este legată de minori. Pentru mai multe informații despre momentul în care un astfel de certificat este încă necesar, consultați articolele 351.1 din Codul Muncii.
7. O carte medicală dacă munca are legătură cu hrana și apa potabilă, creșterea și educația copiilor, serviciile comunale și de consum pentru populație.

Dosarele de muncă și medicale, un certificat de lipsă de cazier judiciar sunt păstrate la dumneavoastră în timp ce angajatul lucrează. Faceți copii ale cardului militar și ale documentului de studii, certificați cu semnătura și sigiliul dvs. și returnați originalele angajatului. Și rescrieți datele pașaportului - vor fi necesare pentru a completa documentele de personal, dar păstrarea unei copii a pașaportului angajatului este interzisă.

Faptul că ai luat carnetul de muncă de la angajat, faceți o înscriere în carnetul de mișcare cărți de muncă... Și notați achiziția și consumul cărților de muncă achiziționate în carnetul de venituri și cheltuieli.

Emite documentele lipsă

Daca acesta este primul loc de munca pentru angajatul dumneavoastra, acesta nu are inca carte de munca si certificat de pensie. Sarcina ta este să le aranjezi.

Certificat de pensie sau SNILS

SNILS este o carte verde emisă de Fond de pensie conform aplicatiei. Fiecare angajat ar trebui să aibă SNILS, este necesar pentru raportare.

Pentru a emite SNILS:

1. Luați o cerere în formă liberă de la angajat. De exemplu, .
2. Completați chestionarul conform formularului ADV-1, cereți angajatului să-l semneze.
3. Completați lista de documente în formularul ADV-6-1.
4. Trimiteți chestionarul și inventarul la filiala PFR la locul de înregistrare a unui antreprenor individual sau SRL pe hârtie sau în formă electronică.
5. După 5 zile lucrătoare, luați certificatul de pensie finalizat și foaia însoțitoare de la UIF.
6. Dă-i angajatului SNILS și cere-i să semneze declarația.
7. Returnați declarația însoțitoare cu semnătura angajatului la UIF.

Istoria Angajărilor

Emiteți un carnet de muncă în termen de o săptămână de la data angajării. Pentru asta:

1. Luați de la angajat o cerere de întocmire a unui carnet de muncă, care spune de ce nu există. De exemplu, acesta este primul loc de muncă pentru el sau și-a pierdut cartea anterioară. Utilizare.
2. Completați pagina de titlu a cărții de lucru.
3. Faceți o programare pentru job.

Trimiteți un angajat pentru un control medical, dacă este necesar

Unii angajați sunt obligați să se supună unui control medical înainte de a începe lucrul. Acestea includ:

1. Muncitorii Industria alimentară, alimentație și comerț, unități de alimentare cu apă, organizații medicale și instituții pentru copii. De exemplu, vânzători, bucătari, ospătari, educatori.
2. Lucrătorii cu nocive și conditii periculoase munca si cei ale caror atributii sunt legate de trafic. Verificați listele de verificare pentru a vedea dacă angajatul dvs. aparține acestei categorii.
3. Angajații sub 18 ani.
4. Angajații din alte orașe care lucrează în nordul îndepărtat și zone echivalente.

Examinarea medicală se efectuează înainte de înregistrare contract de muncă... Dacă un candidat refuză, nu-l angajați.

Angajatul este supus unui control medical pe cheltuiala dvs. Pentru a face acest lucru, încheiați un acord cu spitalul și trimiteți un angajat acolo. Pe baza rezultatelor examenului medical i se va da o adeverință sau i se va face înscriere în carnetul medical.

Dezvoltați acte locale dacă doriți

Actele locale sunt documente separate care reglementează o anumită problemă din organizație: reglementările interne ale muncii, stocarea și utilizarea datelor cu caracter personal, reglementările privind salariile, instrucțiunile privind protecția muncii.

Anterior, actele locale erau obligatorii, dar din 2017 microîntreprinderile au fost lăsate să le abandoneze. Și tot ceea ce reglementează ar trebui să fie inclus în contractul de muncă conform formularului tip. Vom vorbi despre asta în detaliu în secțiunea următoare.

De unde știi că ai o microîntreprindere? Dacă venitul anual nu depășește 120 de milioane de ruble și există mai puțin de 15 angajați, veți intra în această categorie.

Dacă doriți, puteți nota totul în documente separate și arătați fiecare dintre ele angajatului. Și va semna că a citit totul.

Semnează un contract de muncă

Un contract de munca este baza unei relatii cu un angajat. În ea, îi indicați funcția, responsabilitățile, programul de lucru, salariul și responsabilitate financiară... Toate condițiile sunt enumerate în articolul 57 din Codul Muncii.

Încheiați un contract de muncă în termen de trei zile de la data la care începeți efectiv munca. Dacă ați renunțat la actele locale, utilizați forma standard acordul pe care l-a dezvoltat guvernul. Simplu și completați spațiile libere.

Dacă unele articole nu sunt potrivite pentru situația dvs., eliminați-le din contract. De exemplu, despre natura specială a muncii, dacă este un lucrător de birou obișnuit, sau despre compensarea pentru utilizarea bunurilor personale, dacă va lucra la echipamentul dumneavoastră.

Tipăriți acordul în dublu exemplar. Dă-i unul angajatului, iar pe al tău cere să scrie „Am primit o copie a contractului de muncă” cu data și semnătura.

Emiteți o comandă de muncă

Pregătiți o comandă în termen de 3 zile de la data începerii efective a lucrărilor.

Briefing-urile neprogramate și direcționate sunt efectuate dacă se întâmplă ceva. De exemplu, legislația privind protecția muncii s-a schimbat, lucrătorii au încălcat reglementările de siguranță sau agențiile guvernamentale au emis un ordin de desfășurare a briefing-urilor. Astfel de briefing-uri sunt mai puțin frecvente, așa că nu vom vorbi despre ele în detaliu.

Înainte de a da instrucțiuni lucrătorilor, urmați-vă singuri instruirea în domeniul siguranței muncii. A oferi briefing-uri fără antrenament este ca și cum nu le dai deloc. Taxa de școlarizare este plătită - aproximativ 2.500-4.000 de ruble.

Pentru a conduce un briefing de introducere:

1. Elaborați și aprobați un program de informare. Iată un exemplu de listă de întrebări pentru ea și.
2. Faceți-vă responsabil pentru sănătate și siguranță - aceasta necesită o altă comandă.
3. Efectuați o introducere în prima zi de lucru a angajatului.
4. Faceți o înregistrare în jurnal despre briefing, cu semnăturile dvs. și ale angajatului.

Completați cardul personal al unui angajat

Un card personal este profilul unui angajat, care reflectă informații despre el, familia sa, educația și aptitudinile.

Informați biroul de înregistrare și înrolare militară cu privire la angajarea personalului militar

Dacă ați angajat o persoană care răspunde de serviciul militar, raportați-o comisariatelor militare sau autorităților locale în termen de două săptămâni.

Descărcați modelul de notificare, completați-l și trimiteți-l la comisariatul militar la înregistrarea salariatului.

Numai SRL-urile sunt obligate să facă acest lucru. Și IP-ul poate să nu conducă înregistrare militarăși să nu sesizeze angajarea persoanelor pasibile de serviciul militar.

Ce altceva?

Am enumerat ce trebuie să faceți atunci când angajați un angajat. În plus, aveți și alte responsabilități. Iată pe cele principale:

• Efectuați o evaluare specială a locurilor de muncă. Citiți mai multe despre acest lucru în articolul Evaluare specială a condițiilor de muncă.
• Menține un program de vacanță. Citiți mai multe despre asta în articolul Cum să trimiteți un angajat în vacanță.
• Conduce.
• Și de asemenea: plătiți salariile la timp, plătiți concediile și concediile medicale și trimiteți o grămadă de rapoarte. Citiți articolele biroului nostru de asistență din secțiunea „Lucrul cu angajații” - vom vorbi despre asta în detaliu acolo.

Dacă nu o faci?

Cu siguranță vă gândiți că este nerealist să respectați toate regulile, iar completarea unui teanc de documente este o pierdere de timp. Știi că unii oameni lucrează fără ea și așa vrei și tu. Iată care sunt riscurile.

Nu este ușor să detectați o încălcare a legilor muncii - doar în timpul unei inspecții la fața locului. O inspecție neprogramată se efectuează cel mai adesea pe baza unei plângeri a unui angajat sau a unui client, iar întreprinderile mici sunt scutite de cele planificate până în 2018. Mai tarziu inspectii programate poate fi ținută cel mult o dată la trei ani.

Se pedepsește numai pentru abaterile care au fost constatate în termen de un an de la data săvârșirii. Atunci termenul de prescripție pentru urmărirea penală expiră.

Dar dacă încălcarea este totuși descoperită la timp, amenda va fi mare. Aici sunt cateva exemple:

- Nu există contract de muncă sau nu a fost întocmit conform regulilor: o amendă pentru întreprinzătorii individuali - de la 5 la 10 mii de ruble, LLC - de la 50 la 100 de mii de ruble în conformitate cu clauza 4 a articolului 5.27 din Codul administrativ.

- Nu a existat instrucțiuni privind protecția muncii, examen medical: o amendă pentru întreprinzătorii individuali - de la 15 la 25 de mii de ruble, LLC - de la 110 la 130 de mii de ruble în conformitate cu clauza 3 a articolului 5.27.1 din Codul administrativ.

- Încălcarea regulilor de înregistrare militară în SRL: o amendă de la 300 la 1.000 de ruble.

- Alte încălcări ale legislației muncii: o amendă pentru întreprinzătorii individuali - de la 1 la 5 mii de ruble, LLC - de la 30 la 50 de mii de ruble în conformitate cu clauza 1 a articolului 5.27 din Codul administrativ.

Pentru întreprinderile mici și mijlocii, o amendă pentru prima încălcare a Codului contravențional poate fi înlocuită cu un avertisment, dacă nu s-a produs prejudiciu persoanelor și daune materiale.

Notificare

Am întocmit o listă de documente pe care trebuie să le păstrați dacă aveți cel puțin un angajat:

1. Un contract de munca semnat de angajat si acorduri suplimentare lui, dacă este cazul.
2. Ordinea de acceptare la muncă.
3. Carnetul de muncă al angajatului, carnetul de venituri și cheltuieli pentru ținerea evidenței cărților de muncă, registrul de urmărire a mișcării cărților de muncă.
4. Dosarul medical al angajatului, dacă este necesar.
5. Program de vacanță.
6. Foaia de pontaj.
7. Cardul personal al angajatului.
8. Masa de personal.
9. Jurnal de informare privind siguranța muncii, o listă de posturi exceptate de la informarea primară.
10. Acte de înmatriculare militară.
11. Toate ordinele pe care le emiteți: privind acordarea concediului, cu privire la direcția într-o călătorie de afaceri și altele.

Faceți o regulă să păstrați toate documentele legate de relațiile de muncă. Am emis un ordin de concediu - pune-l într-un tată. Documentele pot fi utile în cazul în care există dispute cu un angajat sau Inspectoratul Muncii va veni cu un cec.

SITUATIE

„CONSTRUIREA UNUI SCHEMA DE FLUX DE DOCUMENTE”

Descrierea situației

Numărul SA pentru producția de produse lactate este de 1320 de persoane. Serviciul unificat de management al personalului are 14 angajați. Organigrama al serviciului de management al personalului al SA este prezentată în Fig. 3.8.

Din fig. 3.8. se poate observa că managerul șef HR este deservit cu o serie de subdiviziuni importante pentru lucrul cu personalul și serviciile sociale și casnice ale acestora. Pentru procesul normal de elaborare, justificare și luare a deciziilor de management, managerul șef trebuie să folosească o parte semnificativă a timpului său de lucru pentru a lucra cu documente: să le primească de la alte departamente, de la șeful său și să studieze, precum și să câștige documente în conformitate cu cu funcţiile care îi sunt atribuite.

Orez. 3.8. Organigrama serviciului de management al personalului SA

Masa 3.9 prezintă fluxul de documente al directorului șef HR al serviciului de management al personalului al SA.

Formularea problemei

1. Examinați fluxul de documente al managerului șef de resurse umane al AO.

2. Întocmește o organigramă a documentelor a managerului șef HR, care să reflecte componența, departamentele sau funcționarii aferente, precum și numele documentelor, informațiile primite și transmise de către managerul șef HR.

3. Analizați schema fluxului de documente a managerului șef HR, identificând prezența relațiilor informaționale repetitive, duplicate, precum și absența fluxurilor documentare necesare cu departamentele individuale și oficiali SA.

Metodic directii

Diagrama fluxului de lucru (sau fluxurile de informații) între departamente și funcționari este întocmită în forma prezentată în Fig. 3.9 (exemplu condiționat).

masa 3.9

Flux de documente al directorului șef de resurse umane al serviciului de management al personalului jsc

Funcțiile directorului șef de resurse umane	Preia documentația	Elaborează documentația	Depune documentația	Notă
Efectuarea de lucrări privind studiul afacerilor și calitati profesionale managerii de linie	1. Dosare personale de la unitatea de recrutare si selectie (HRC) pentru angajati.	1. Propuneri de înscriere în rezervă sau de înlocuire post vacant; memoriu cu justificarea refuzului. 2. Ofertă de muncă sau memoriu cu justificarea refuzului	1.Deputat director general pentru lucrări administrative; șefului serviciului de management al personalului (Sl. UP) 2. Sefului Sl. PANA la subdiviziunea NIOP pentru intocmirea unui proiect de ordin	Fișierele personale sunt transferate către departamentul NIOP
Controlul asupra modului de funcționare al SA		1. Memorandum 2. Memorandum cu proiectul de ordin	Șef Sl. SUS	Cu viza de consilier juridic pe proiectul de ordin
Controlul asupra executării ordinelor și ordinelor de către șefii de divizii privind selecția, plasarea și deplasarea personalului		Memorandum cu proiectul de ordin	Șef Sl. SUS	Viza de consilier juridic

Continuarea tabelului. 3.9.

Managementul și organizarea muncii de recrutare și selecție a personalului, grup de infrastructură socială, centru medical, precum și supravegherea activității unui consilier juridic	Instrucțiunile șefului Sl. SUS	Procesul verbal al ședinței de producție		Șef Sl. UP, șefi de departamente Sl. SUS
Participarea la intocmirea si fundamentarea devizelor fondului social si cultural si realizarea, impreuna cu comitetul sindical, a controlului asupra implementarii acestora	Plan de acțiune socială și culturală, contract colectiv		Devizul fondului social și cultural. Protocol de verificare	Șef Sl. UP, director general adjunct pentru economie
Organizarea lucrărilor pentru asigurarea centrului medical și a cantinei cu inventarul și echipamentul necesar	Notă către șefii de departamente		Cereri pentru achiziționarea de inventar, utilaje și reparații spații	Către departamentul de aprovizionare cu materiale și tehnică, departamentul mecanic șef și atelier reparații și construcții	Viza Departamentului Finanțe
Examinarea, împreună cu comitetul sindical, a cererilor și reclamațiilor angajaților privind respectarea legislației muncii și administrative	Declarațiile angajaților		Protocoale de examinare a reclamațiilor și cererilor; memorii	Șefii departamentelor relevante	Consultanță juridică
Prezentarea la timp a rapoartelor stabilite asupra problemelor politica de personal	Direcții ale conducerii SA		Rapoarte, referințe, rapoarte	Conducerii societatii pe actiuni si altor autoritati

Continuarea tabelului. 3.9.

Organizarea îndeplinirii obligațiilor administrației societății pe acțiuni care decurg din contractul colectiv de îmbunătățire a problemelor de zi cu zi și implementarea politicii de personal			Protocoale de verificare și propuneri pentru eliminarea deficiențelor identificate	Conducerii SA, șefului Sl.UP și șefilor departamentelor relevante
Luarea în considerare a propunerilor unități structurale SA privind modificările aduse structurii și personalului lor	Note de serviciu ale șefilor diviziilor structurale			Șef Sl. SUS	Viză pentru șefii departamentelor funcționale
Implementarea, împreună cu comitetul sindical de control asupra statului disciplina muncii la întreprindere, organizarea muncii pentru consolidarea acesteia și, împreună cu comitetul sindical - să ia măsuri de presiune administrativă și socială împotriva abaterilor disciplinei muncii		Plan de acțiune pentru disciplină; propuneri de măsuri de presiune administrativă și socială împotriva abaterilor disciplinei muncii		Managementul AO și managerii de linie	Viza de consilier juridic

Sfârșitul mesei. 3.9.

Participarea la lucrările comisiei SA pentru certificarea directorilor	Ordinul directorului general al SA privind exploatarea	Proiect de ordin privind componența comisiei de atestare și atestare; calendarul de atestare; instrucțiuni privind pregătirea pachetului de documente solicitat pentru certificare	Șef Sl. UP, divizia NIOP
Luarea în considerare, împreună cu directorii de linie ai direcțiilor AO, a propunerilor privind numirea, transferul, eliberarea din funcție a directorilor, stabilirea salariilor și indemnizațiilor oficiale pentru aceștia, încurajarea și impunerea acțiune disciplinară	Notele de serviciu ale șefilor de departamente	Schiță de comandă cu o notă	Șef Sl. SUS	Viza de consilier juridic
Efectuarea unei analize sistematice a fluctuației angajaților la întreprindere	Referințe ale departamentului NIOP	Propuneri de atribuire	Șef Sl. SUS

Notă. Numerele indică numerele de serie ale documentelor din lista generala documentele de intrare și de ieșire ale departamentului de management al personalului.

Orez 3.9. Schema fluxului de documente între departamenteși oficiali

Management modern personalul necesită o abordare competentă a tuturor aspectelor muncii personalului. Fluxul de lucru organizat corect va ajuta HR să facă față procesului „care necesită mult hârtie” atunci când recrutează personal.

Ca orice activitate, recrutarea necesită un management eficient, inclusiv standardizare și unificare. Nu poate fi percepută ca o căutare situațională a persoanelor potrivite pentru sarcini specifice. Dacă acțiunile recrutorului sunt haotice, fără un plan clar de acțiune, atunci rezultatele vor fi foarte modeste.

Pentru ca procesul de ocupare a posturilor vacante să aibă succes, trebuie să construiți un sistem de selecție clar și să descrieți în detaliu toate etapele acestuia în instrucțiuni. Birocrație excesivă? Nu, o descriere a procesului de recrutare este necesară pentru fiecare companie modernă.

În primul rând, ar trebui elaborat Regulamentul privind selecția personalului. De regulă, este întocmit de departamentul HR, însă, este indicat să se implice și alți manageri în pregătirea și aprobarea documentului: avocați (probleme de drept al muncii), finanțatori (bugetare) etc.

Desigur, specificul organizației, obiectivele sale și caracteristicile politicii de personal sunt reflectate în schema generala selectarea personalului, în același timp, există puncte principale care trebuie înregistrate:

Mecanism: Cum se desfășoară recrutarea?

Responsabilitate: cine este responsabil pentru selecția și sprijinirea candidatului? cine ia decizia finala?

Ordinea, tipurile și metodele de selecție.

Bugetarea costurilor pentru recrutarea personalului.

În plus, toate Documente necesare: formular de candidatură pentru selecția unui specialist, chestionarul unui solicitant, un formular de evaluare a rezultatelor unui interviu etc. Pentru ca toate aceste documente să dobândească statutul de standard corporativ pentru munca unui recrutor intern, trebuie să fie aprobate ca anexe la Regulamentul de selecție a personalului.

Ca orice document, Regulamentul de selecție a personalului trebuie să fie coordonat cu alte compartimente, aprobat de șeful companiei și adus la cunoștința tuturor participanților la acest proces (în tabelul 1 este dată o structură aproximativă a întregului document, iar în masa 2- structura secțiunii „Tehnologia selecției personalului”).

Tab. unu. Structura eșantionului Regulamentul de recrutare

Capitol	Conţinut
Dispoziții generale	Indicat: scopul documentului obiectivele principale (de exemplu, atragerea de specialiști cu înaltă calificare) sarcini de rezolvat (evaluarea, selecția candidaților etc.)
Tehnologia de recrutare	Sunt enumerate toate elementele procedurii de ocupare a unui post vacant: de la primirea unei cereri de selectare a unui angajat de către serviciul de personal până la decizia de angajare. Sunt indicate etapele, procedurile utilizate și momentul selecției *. O condiție prealabilă este disponibilitatea reglementărilor pentru această procedură
Posturi de personal responsabil cu recrutarea	Selecția personalului se realizează, de regulă, prin interacțiune: recrutor intern şefii diviziilor structurale unde sunt posturi vacante personal de securitate psiholog (dacă este prevăzut un astfel de post). Fiecare dintre ei este responsabil pentru o anumită etapă a muncii în cadrul competențelor lor.
Control și responsabilitate	Controlul general și responsabilitatea pentru respectarea procedurilor de căutare și selecție prevăzute de regulament revine directorului de resurse umane.
* De exemplu: evaluarea necesarului de personal (primirea unei candidaturi) >> elaborarea unui set de cerințe pentru un candidat pentru un post >> publicarea unui anunț de post vacant >> organizarea unei licitații în rândul recrutării și agentii de recrutare>> lucrul cu pool-ul intern de talente >> selecția inițială (chestionar, CV) >> interviul unui candidat cu un manager de recrutare >> interviul unui candidat cu un manager de linie >> luarea unei decizii de angajare.

Tab. 2. Structura aproximativă a secțiunii „Tehnologia selecției personalului” Reglementări privind selecția personalului

Secțiuni din Regulamente
Sectiunea 1	Recrutare de personal	Întocmirea și aprobarea unei cereri pentru căutarea unui candidat
		Descrierea locului de muncă și a competențelor necesare pentru ocuparea postului vacant
		Surse de căutare a candidaților
	Procesul de selecție a candidaților
Sectiunea 2	Recrutare
	Aplica pentru un loc de muncă
	Dosarul personal al angajatului
Secțiunea 3	Adaptare
Secțiunea 4	Rotația personalului
Secțiunea 5	Concedierea unui angajat
Aplicații	Formulare, formulare, modele de documente

Întregul proces de recrutare ar trebui să fie legat de strategia generală de dezvoltare a companiei. Produsele de recrutare interne vor contribui la obiectivele corporative numai dacă organizația are o viziune clară în domeniul resurselor umane,

Deci, în compania „Kiev Investment Group”, la inițiativa departamentului de personal și cu sprijinul conducerii, s-au făcut modificări și completări la standardele de planificare a afacerii privind planificarea numărului de personal, modificări în structura organizatorică și bugetul de costuri (pentru salarizare și, în consecință, pentru recrutare). Ca urmare, planificarea recrutării personalului este inclusă în planul strategic general pe termen lung al holdingului - atât pentru proiecte individuale, cât și pentru companie în ansamblu. „Planul de recrutare” ( fila. 3) se formează pe baza nevoilor oamenilor din toate diviziile structurale ale „KIG”. Orizontul de planificare este de un an.

Tab. 3. Model plan de recrutare

Plan de recrutare pentru 200___ an

Loc de munca vacant	data aplicării	Plan de muncă	Perioada de executie
Denumirea funcției		Selecția inițială a candidaților care îndeplinesc cerințele de calificare
		Analiza datelor personale, interviu, transferul unui pachet de documente ale candidaților care participă la selecția finală, persoane responsabile(șefii diviziilor structurale)
		Interviu final cu managerul
		Luarea unei decizii privind angajarea/refuzul unui candidat
Căutați canale		anunț pe site-uri de specialitate, în mass-media

Elaborarea unui plan de selecție pe o perioadă de un an permite managerului de HR să se orienteze în prealabil în categoriile de angajați care vor fi solicitați în diferite divizii ale companiei. Acest document trebuie luat în considerare la alcătuirea bugetului consolidat al departamentului de recrutare. Un exemplu de una dintre secțiunile bugetului (mărit - articole principale) este dat în tabelul 4.

Tab. 4. Bugetul compartimentului de management și selecție a personalului

P/p nr.	Numele articolului de cheltuială	Sferturi				Total	Comentarii (1)
		eu	II	III	IV
	Recrutare de personal:
	prin agenții de recrutare și personal
	publicitate în mass-media (inclusiv TV)
	servicii ale site-urilor de internet specializate
	lucreaza cu rezerva de personal
	participarea la târguri de carieră
	invitația absolvenților de facultate pentru testare
Total pentru articolul 1
	...
Director al Departamentului Management și Recrutare						Nume complet, semnătură

Priorități de dezvoltare afaceri moderne schimbați foarte dinamic, așa că vă recomandăm să detaliați planul de recrutare trimestrial sau lunar și să îl ajustați în mod regulat (mai ales dacă salariul unui recrutor este legat rigid de implementare plan calendaristic). Detalierea detaliată îl ajută pe recrutorul intern să dezvolte și să implementeze activități specifice pas cu pas, înțelegând clar de ce timp și resurse financiare are.

Dezvoltatori străini, desigur software Profesioniștii în resurse umane oferă de mult stații de lucru specialiștilor interni în recrutare. De regulă, astfel de programe acceptă funcții precum menținerea și procesarea bazelor de date, calcularea indicatorilor statistici, generarea diferitelor rapoarte etc. Managerul de selecție poate folosi șabloane de documente gata făcute sau le poate crea propriile, în funcție de specificul lucrării și cerințele. a conducerii.

Dacă compania nu are posibilitatea de a achiziționa software specializat, atunci este mai bine să dezvolte șabloane speciale de documente. Oferim colegilor noștri mai multe șabloane care le vor face mai ușor să lucreze la recrutare. De exemplu, este convenabil să programați interviuri în programele Excel sau Access - prin analogie cu baza de date a candidaților ( fila. 5).

Tab. 5. Programul interviurilor

P/p nr.	Data interviului	Ora întâlnirii	NUMELE COMPLET. candidat	Poziţie	Căutați sursa	Puncte pozitive	Puncte negative	Rezultatul întâlnirii	Telefon	Adresa

De multe ori unui recrutor îi este greu să-și amintească un candidat care a venit deja la un interviu, pentru că în fiecare zi trec prin fața ochilor lui o mulțime de documente și oameni. O fișă de interviu, care notează calitățile pozitive și negative ale candidatului, va ajuta la reîmprospătarea memoriei interviului de acum un an, dacă este necesar. Este dificil (și nu este necesar!) Să păstrezi o cantitate imensă de informații în memorie.

Raportarea este un alt domeniu de standardizare a documentelor de bază: șabloanele de raport vor permite recrutorului să trimită în orice moment informațiile necesare conducerii. În practica noastră, folosim următoarele tipuri de documente:

1. Realizările perioadei. De exemplu:

Un raport săptămânal despre activitatea unui specialist în resurse umane, care este o listă a candidaților care au fost intervievați, cu o notă privind eficacitatea întâlnirilor ( fila. 6).

Tab. 6. Raport săptămânal de interviu

Raport lunar privind activitatea de ocupare a posturilor vacante ( fila. 7).

Tab. 7. Raport lunar privind activitatea de ocupare a posturilor vacante

Lista posturilor vacante deschise in perioada de la ... la ...
P/p nr.	Poziţie	Mărimea salariului		Societate de administrare/filiala	Data primirii cererii la serviciul de personal	Notă
Rezultatul muncii la aplicații
P/p nr.	Poziţie	Mărimea salariului	Responsabil pentru închiderea unui post vacant	Societate de administrare/filiala	Data primirii cererii la serviciul de personal	Notă
Executor testamentar

Raport privind starea postului. Aceasta reflectă munca unui recrutor intern pe un anumit post vacant ( fila. opt). Raportul poate fi prezentat managerului în formular notificare, inclusiv: o descriere a ceea ce s-a făcut perioadă de raportare munca, motivele neîndeplinirii sarcinilor atribuite, sugestii și recomandări pentru acțiuni ulterioare.

Tab. 8. Raport privind starea muncii pe postul vacant ________________________

Data primirii cererii
Client (unitate structurală)
Munca efectuată
NUMELE COMPLET. candidat	Data întâlnirii	numar de contact	Rezultat
Transferat către client
NUMELE COMPLET. candidat	Data transferului CV-ului	Rezultat
Executor testamentar

Raport de recrutare a angajaților. Oferă o listă a candidaților care au trecut toate etapele de aprobare și indică, de asemenea, datele când merg la muncă ( fila. 9).

Tab. 9. Raport privind candidații angajați

Raport de concediere: Raport trimestrial privind numărul de persoane care au părăsit compania, inclusiv informații detaliate despre motivele pentru care au părăsit compania ( fila. 10).

Tab. 10. Raport privind angajații demiși

Orez. 1. Motivele concedierilor în compania N pentru _____ luni din 200__ an

Orez. 2. Statistica disponibilizărilor în compania N pentru perioada ______________

Orez. 3. Raportul dintre posturile vacante închise și neocupate în compania N pentru _______ 200__

Raport de schimbare a personalului. Acesta poate servi ca supliment la raportul anual de performanță a serviciului de personal. Pe lângă motivele concedierii, este recomandabil să se reflecte în acesta procentul de specialiști tehnici și manageri, să furnizeze date despre vechimea medie a angajaților în companie și alți parametri statistici.

3. Rapoarte financiare. Indicatori importanți ai activității departamentului de resurse umane sunt cuprinși în următoarele documente:

Un raport privind costurile de recrutare a personalului pentru o anumită perioadă (pentru o săptămână, lună, trimestru, jumătate de an, an - în funcție de cerințele conducerii). Un exemplu de șablon pentru acest raport este oferit în Tabelul 11.

Tab. 11. Raportul asupra costuri financiare ah pentru _________ 200__ conform articolelor de recrutare

P/p nr.	Element de cost	Suma, UAH	Note (editare)

Orice proces verbal trebuie semnat de angajatul care l-a intocmit, cu indicarea numelui si functiei acestuia, precum si data intocmirii.

Ordinea din documentele de raportare permite șefului departamentului HR să monitorizeze constant activitatea specialistului în recrutare, să evalueze în timp util rezultatele și eficacitatea activităților sale.

Experiența noastră arată că timpul alocat pregătirii rapoartelor ne permite să optimizăm activitatea întregului departament de HR. Având o imagine clară a situației cu asigurarea companiei cu resurse umane, HR-ul va putea deveni Partener strategic patron.

Articolul este furnizat portalului nostru
birou editorial

V conditii moderne direcția efectivă de creștere a eficienței fluxului de documente al întreprinderii este automatizarea acesteia. Implementarea unui sistem de management al documentelor și automatizare a muncii de birou asigură: înregistrarea, contabilitatea și stocarea documentelor; acces prompt la documente și informații de raportare; management eficient procese de flux de documente; reducerea timpului necesar pentru aprobarea documentelor și procedurile decizionale; îmbunătățirea disciplinei de performanță; reducerea costurilor financiare pentru fluxul de documente și munca de birou.
În SRL „Aktiv-kontrakt” munca de birou și arhivele nu sunt organizate, responsabilitatea organizării fluxului de lucru la întreprindere este atribuită șefilor diviziilor structurale. Șeful departamentului de resurse umane este implicat în gestionarea fluxului de documente de personal...

Conţinut
Introducere 3
CAPITOLUL 1. Cerințe teoretice și metodologice pentru organizarea fluxului de lucru al personalului 5
1.1. Conceptul și semnificația fluxului de lucru 5
1.2. Organizarea activităților de personal la angajarea personalului 9
Capitolul 2. Analiza și evaluarea organizării fluxului de lucru a personalului la angajarea personalului pe exemplul organizației SRL „Aktiv-contract” 16
2.1. Analiza activităților organizației SRL „Aktiv-contract” 16
2.2 Analiza componenței, structurii și mișcării personalului 22
2.3. Analiza fluxului de lucru HR în organizație 27
CAPITOLUL 3. Recomandări pentru îmbunătățirea fluxului de lucru al personalului și evaluarea acestora pe exemplul organizării SRL „Aktiv-contract” 36
3.1. Dezavantaje ale organizării managementului documentelor de personal ale organizației „Aktiv-contract” SRL și direcțiile principale de îmbunătățire a acesteia 36
3.2 Evaluarea recomandărilor propuse 42
Concluzia 44
Referințe 47

Introducere

Relevanța temei de cercetare este determinată de faptul că în organizare modernă Fluxul de lucru HR ocupă un loc important în sistemul de procese de asistență și este un instrument puternic pentru managementul personalului.
Administrarea resurselor umane este o ramură de activitate care documentează Relatii de munca... Gestionarea modernă a documentelor într-o anumită organizație impune necesitatea dezvoltării propriei foi de pontaj a formelor aplicabile de documente de personal, dintre care unele ar trebui să corespundă cât mai mult posibil cu intersectorialul stabilit. forme uniforme; cealaltă parte ar trebui să fie împrumutată din diverse materiale de reglementare și metodologice și adaptată la nevoile unei anumite organizații; iar al treilea este dezvoltat independent.
Necesitatea unei reglementări stricte a compoziției complete și a regulilor de execuție a fiecărui document se datorează faptului că documentele de personal sunt semnificative din punct de vedere social și necesită o atenție și acuratețe deosebită atunci când procesează, contabilizează și păstrează pentru o perioadă lungă de timp. Rolul și importanța eficacității organizării fluxului de lucru al personalului determină relevanța subiectului teza.
Baza teoretică și metodologică a studiului l-au constituit lucrările oamenilor de știință și practicieni autohtoni și străini precum: Alaverdov A.R., Lezhenkina T.I., Ashirov D.A., Belov A.A., Belov A.N., Grigoriev V.V. P., Zaitseva TV, Kirsanova MV, Kuznetsov SL . ; articole de teoreticieni și practicieni din domeniul managementului resurselor umane, precum V. Andreev, A. Danilov.
Scopul muncii: elaborarea de recomandări pentru îmbunătățirea organizării fluxului de documente de personal la angajarea personalului la compania „Active-contract” SRL.
Obiectul cercetării: SRL „Aktiv-contract”.
Subiectul cercetării: fluxul documentelor HR al SRL „Active-contract”.
Pe baza scopului, subiectului declarat și obiectului acestei lucrări, vom determina următoarea rundă obiectivele acestui studiu:
1. conceptul și semnificația fluxului de lucru;
2. organizarea activităţilor de personal.
3. analiza activităților SRL „Aktiv-contract”;
4. analiza componenței, structurii și mișcării personalului întreprinderii;
5. analiza organizării fluxului de lucru al personalului.
6. să elaboreze recomandări pentru îmbunătățirea fluxului de lucru al personalului SRL „Aktiv-contract”
7. evaluează eficacitatea măsurilor propuse.
Lucrarea a folosit metode de cercetare generale și particulare: metode de cantitativ și evaluare calitativăși prelucrarea informațiilor, observarea, testarea, interogarea, personalul, metoda analiza comparativa, metode de audit de personal etc.

Fragment de lucru pentru revizuire

2
2
16,67
16,67
-
-
-
personalul de lucru
4
4
53,33
53,33
-
-
-
Femei - totul
3
3
30,00
30,00
-
-
-
inclusiv:

Personal administrativ și de conducere
1
1
3,33
3,33
-
-
-
Personal de lucru
2
2
26,67
26,67
-
-
-
Numar total de personal:
9
9
100%
100
-
-
-
Structura după vârstă este prezentată în Figura 2.
Orez. 2. Structura personalului pe vârstă
În „Produtovici”, funcțiile managementului personalului sunt îndeplinite de un manager superior.
Specialistul departamentului de personal împreună cu angajații departamentului de producție stabilesc necesarul de personal, fondul general salariile, sunt angajați în raționalizarea forței de muncă etc. Specialistul de personal este angajat în selecția directă și completarea personal, dezvoltarea măsurilor de securizare a personalului în producţie. Responsabilitățile sale includ, de asemenea, dezvoltarea unui program de dezvoltare a personalului, mecanisme motivaționale pentru creșterea interesului și a satisfacției profesionale pentru a aborda actualele și sarcini promițătoareîntreprinderi, etc.
Ca urmare, se determină economiile absolute și relative sau depășirile de costuri ale salariilor. Sursa de informare este formularul nr.1-PV „Raport de muncă”, statul de plată.
Analizând datele din Tabelul 4, vedem că este pozitiv că salariile au crescut în 2015 față de 2014, iar în 2015 față de 2014 au scăzut, deoarece numărul de salariați a scăzut. Consecința acestui lucru este că salariul mediu lunar în 2014 a fost de 10.744 de ruble, iar în 2015 - 1.330,7 ruble. Un alt factor pozitiv este scăderea numărului de ore-muncă lucrate, cu creșterea salariilor.
Având în vedere influența factorilor externi și mediu intern SRL „Aktiv-contract”, de menționat că organizația are un nivel suficient de competitivitate, datorită punctele forteși oportunități. Au fost de asemenea identificate puncte slabeși amenințări care pot încetini dezvoltare ulterioarăîntreprinderilor. strategia HRîn acest caz, ar trebui să se concentreze pe asigurarea personalului, recalificarea acestora.
Astfel, în general, există indicatori stabili ai productivității muncii și indicatori economici cheie, fluctuația personalului este medie, dar compania stă pe loc și nu se dezvoltă. pe această bază, este necesară creșterea de bază indicatori economici prin creşterea productivităţii şi eficienţei personalului.
2.3. Analiza fluxului de lucru HR în organizație
În cadrul lucrării, a fost efectuată o analiză a fluxului de lucru al personalului din SRL „Aktiv-contract”.
În prima etapă, s-au colectat datele necesare privind activitatea departamentului de resurse umane al companiei „Active-contract”, au fost identificate în prealabil posibile probleme și au fost analizate eventualele riscuri. În SRL „Aktiv-kontrakt” munca de birou și arhivele nu sunt organizate, responsabilitatea organizării fluxului de lucru la întreprindere este atribuită șefilor diviziilor structurale. În consecință, șeful departamentului de personal al întreprinderii și specialiștii săi sunt angajați în gestionarea documentelor de personal.
Pentru a obține informațiile necesare, a fost studiat regulamentul privind serviciul de personal al Aktiv-contract SRL, descrierea postului angajaților, au fost realizate interviuri cu aceștia. În cadrul interviului a fost evaluată și înțelegerea angajaților cu privire la atribuțiile lor și esența muncii prestate, nivelul lor de cunoștințe în domeniul legislației care reglementează fluxul documentelor de personal, s-a determinat gradul de reacție a serviciului de personal la schimbări. legislatia actuala... Lipsa unui sistem clar de repartizare a atribuțiilor între angajații SRL „Aktiv-contract”, fluxul de documente de personal lider în companie, descrierea acestor atribuții „în fraze generale” servesc drept semnal că unele dintre obligațiile munca de personal angajații serviciului SRL „Aktiv-kontrakt” pur și simplu nu sunt îndepliniți.
Verificarea a fost începută cu determinarea prezenței unui document local (instrucțiuni, regulamente etc.) în societatea „Active-contract”, care reglementează fluxul de lucru al personalului. Nu există un astfel de document în Aktiv-contract SRL, așa că procedura de creare a documentației de personal a trebuit să fie restabilită „bucată cu bucată”, definindu-se etapele de creare și executanții documentelor în procesul de interviuri cu angajații serviciului de personal și alte divizii ale firmei implicate în pregătirea acestora.
Subdiviziunile SRL „Aktiv-contract” își desfășoară activitățile pe baza „Regulamentelor” acestor subdiviziuni, care definesc principalele scopuri, sarcini, funcții, îndatoriri și drepturi ale conducătorilor lor. Poziție - act juridic, care determină procedura de constituire, drepturi, obligații și organizare a activității unei întreprinderi sau a unei unități structurale, adică un regulament este un document care reglementează toate tipurile de activități ale fiecărei unități structurale și ale întregii instituții (organizație) ca un întreg.
Documentația de personal a Aktiv-contract SRL include următoarele documente:
- contract de munca (contract);
- ordin (comandă) de angajare (formular Nr. T-1);
- card personal (formular nr. T-2);
- card de inregistrare om de stiinta(formular nr. T-4);
- comanda (comandă) la transfer la alt loc de muncă (formular nr. T-5);
- ordin (ordin) privind acordarea concediului (formular nr. T-6);
- dispune (dispune) de încetare a contractului (contractului) de muncă (formular nr. T-8);
- pontaj pentru utilizarea orelor de lucru (formular nr. T-13);
- pontaj pentru utilizarea programului de lucru și a salarizării (formular nr. T-12);
- declarațiile personale ale angajaților întreprinderii;
- programele de concediu;
- Memorandumuri;
- acte.
În SRL „Aktiv-contract” s-a dezvoltat următoarea procedură de lucru și contabilitate a documentelor:
1. Primirea și trimiterea documentelor în timpul fluxului de documente se realizează central. Aceasta înseamnă că documentele primite de organizație și documentele trimise de organizație sunt procesate de funcționar.
2. Prioritizarea documentelor - documentele de primă importanță legate de obligațiile financiare se depun spre semnare directorului (șefului) și (sau) contabilului șef al întreprinderii, iar documentele etapei a doua se semnează de către persoane autorizate (șefii de departamente). )
3. Diagrama de flux de documente a companiei "Aktiv-kontrakt" LLC este tipică, este prezentată în Figura 1.
Figura 1 - Schema fluxului de documente al SRL „Aktiv-contract”
În „Active-contract”, cardul de înregistrare devine un fel de dosar de documente, datorită căruia este posibil să se determine cu exactitate cine și în ce stadiu de execuție se află în prezent documentul.
În fluxul de lucru al personalului SRL „Active-contract”, este utilizat un formular de înregistrare a jurnalului. A fost verificat jurnalul de înregistrare a comenzilor de personal. Întrucât compania este mică și sunt puține comenzi pentru personal, toate sunt înregistrate în SRL „Aktiv-contract” într-o singură revistă. De asemenea, s-a verificat dacă toate ordinele emise asupra personalului au fost reflectate efectiv în jurnalul de înregistrare.
SRL „Aktiv-kontrakt” menține în mod corespunzător Cartea pentru înregistrarea mișcării cărților de lucru și inserții în acestea - toate coloanele sunt completate în ea, nu există corecții, această carte este dantelă și sigilată. Cartea are forma stabilita, căruia trebuie să îi corespundă în mod necesar.
În măsura în care Codul Muncii obligă angajatorul, la cererea salariatului, să-i dea acestuia copii de pe documentele aferente muncii, s-a verificat de asemenea că societatea dispune de formulare de înregistrare pentru eliberarea adeverințelor către angajați și prezența copiilor de pe documentele eliberate în dosarul personal al salariatului. . În SRL Datele „Active-contract”. formulare contabile absent.
În continuare, s-a făcut o analiză a componenței documentației de personal a SRL „Aktiv-contract”, a conformității acesteia cu cerințele legislației în vigoare. O proprietate necesară a unui document este forța sa juridică, ceea ce înseamnă că acest document poate servi drept dovadă reală a informațiilor conținute în el. Forța juridică document de personal depinde de mai multe condiții.
Angajarea în SRL „Aktiv-contract” se realizează în două direcții - intern și extern. Recrutarea internă a personalului poate fi permisă unei organizații datorită dimensiunii și structurii sale organizaționale, de ex. există o rotație a personalului și o combinație de profesii.
Dar practic SRL „Aktiv-contract” folosește surse externe de recrutare de personal, și anume mass-media (site-uri de internet, agenții de recrutare și servicii de angajare).
Procesul de selecție a personalului pentru SRL „Aktiv-contract” se desfășoară în conformitate cu procedura standard de recrutare și anume în mai multe etape și etape. Etapele recrutării includ postarea unui post vacant pe Internet (pe site-ul companiei sau în edituri online pentru a găsi angajați), recrutarea candidaților, selectarea candidaților care au aplicat și înregistrarea angajaților.
Principalele deficiențe în analiza procesului de recrutare în SRL „Activ-contract” în urma analizei documentelor furnizate de organizație au fost constatate la etapa de selecție a angajaților, toate celelalte etape au proceduri standard și, prin urmare, nu a fost posibilă identifica orice deficiențe speciale. Cu toate acestea, este necesară o analiză a întregului proces de recrutare.
Pentru a facilita munca managerului de resurse umane la SRL „Aktiv-contract”, CV-urile și chestionarele sunt folosite ca documente care conțin informații despre solicitanți. Atunci când aplică pentru un loc de muncă, un viitor angajat este rugat să întocmească și să aducă un CV. În SRL „Active-contract”, formularul de CV a fost deja dezvoltat și postat pe site-ul oficial. Acesta trebuie completat și trimis managerului de resurse umane. Cu o opțiune pozitivă pentru luarea în considerare a CV-ului, solicitantul este rugat să vină la birou și să completeze un chestionar. 15
SRL „Active-contract” începe cunoașterea candidaților în lipsă - prin studierea documentelor de aplicare transmise de aceștia. Analiza documentelor trimise vă permite să judecați solicitantul chiar înainte de întâlnire, înainte de așa-numita „comunicare de contact”. Această tehnică este foarte eficientă, mai ales cu un număr mare de posturi vacante și cei care doresc să obțină la locul de muncă.
Principalele documente de aplicare în SRL „Aktiv-contract” sunt:
1. Aplicație.
2. Autobiografie.
(Aceste documente se numesc principalele documente de aplicare).
3. Dovezi.
4. Chestionare.
5. Fotografii.
6. Scrisori de recomandare.
7. Raport medical.
8. Încheierea examenului grafologic.
De menționat că înainte de a începe procesul de angajare a unui angajat, angajații departamentului de resurse umane trebuie să aibă cunoștințe despre actele juridice și instrucțiuni cu care vor efectua această angajare.
Dar, cu toate acestea, pe baza documentelor, rezultă că fișele de post în SRL „Active-contract”, de exemplu, sunt întocmite numai atunci când apare necesitatea Pozitie noua... Este complet nefuncțională, ineficientă și necesită mult timp managerului de resurse umane.
CAPITOLUL 3. Recomandări pentru îmbunătățirea fluxului de lucru al personalului și evaluarea acestora pe exemplul organizării SRL „Aktiv-contract”
3.1. Dezavantajele organizării managementului documentelor de personal ale organizației „Aktiv-contract” SRL și principalele direcții de îmbunătățire a acesteia
În SRL „Aktiv-kontrakt” munca de birou și arhivele nu sunt organizate, responsabilitatea organizării fluxului de lucru la întreprindere este atribuită șefilor diviziilor structurale. De managementul documentelor de personal se ocupă șeful departamentului de personal al întreprinderii și specialiștii săi. Lipsa unui sistem clar de repartizare a atribuțiilor între angajații Aktiv-kontrakt SRL, care sunt responsabili cu gestionarea documentelor de personal în companie, descrierea acestor atribuții în „fraze generale” servesc drept semnal că unele dintre munca obligatorie a personalului de către angajații serviciului Aktiv-kontrakt LLC pur și simplu nu este efectuată. Principalul document normativ privind munca de birou, care reglementează organizarea, regulile, tehnicile și procesele de creare a documentelor, procedura de lucru cu acestea, monitorizarea executării lor - instrucțiuni pentru munca de birou - nu au fost elaborate la întreprindere.
În LLC „Aktiv-kontrakt” automatizarea fluxului de documente este fragmentară, fluxul de documente de personal este slab automatizat. Sistemul care funcționează în Aktiv-contract LLC nu oferă capacitatea de a menține evidența personalului în conformitate cu cerințele USORD și USPUD, precum și cu alte cerințe de reglementare ale legislației în vigoare.
Lipsa unui nomenclator de cazuri indică faptul că sistemul de stocare din companie nu este bine gândit și nu este organizat corespunzător. În Aktiv-kontakt LLC, cazurile sunt predate la arhive în mod neregulat, inventarele cazurilor sunt întocmite de către departamentul de personal și acționează privind alocarea documentelor pentru distrugere, ale căror perioade de păstrare au expirat, nu sunt întocmite, o examinare. a valorii documentelor la pregătirea acestora pentru depunerea la arhivă nu se efectuează.
Se pare că, în prezent, cea mai relevantă direcție de îmbunătățire a activității de birou a SRL „Active-contract” este dezvoltarea și implementarea instrucțiunilor pentru munca de birou pe fondul automatizării treptate a suportului documentației pentru management.
Am aflat că fișele postului în SRL „Aktiv-contract”, de exemplu, sunt întocmite doar atunci când apare necesitatea unui nou post. Este complet nefuncțională, ineficientă și necesită mult timp managerului de resurse umane.
Ca documente de nivel inferior, care au legătură directă cu selecția personalului, este „Regulamentul privind sistemul de selecție și recrutare a personalului”. Acest document va prescrie algoritmul de selecție a personalului, etapele și metodele de selecție a personalului, iar anexele pot conține mostre de teste, atât psihologice, cât și tehnice. Următoarele departamente sunt recomandate în „Regulamentul privind sistemul de selecție a personalului”:
1. Prevederi generale (informații despre ceea ce constituie selecția personalului);
2. Etapele selecției personalului (etapa preliminară, primară și secundară a selecției personalului în SRL „Aktiv-contract” este descrisă în detaliu;
3. Lista documentelor de aplicare către SRL „Aktiv-contract”;
4. Metode de evaluare a candidaților pentru SRL „Aktiv-contract”;
5. Chestionar pentru solicitanții SRL „Activ-contract”;
6. Teste psihologice și tehnice pentru solicitanții SRL „Activ-contract”;
7. Forma de calificare a solicitanților SRL „Aktiv-contract”.
Astfel, toate informațiile necesare procesului de selecție a personalului vor fi reglementate și structurate. Acest lucru va economisi timp în mod semnificativ în selecția angajaților, precum și formarea unui nou manager de resurse umane atunci când cel vechi este concediat sau în timpul unei boli temporare sau a unei vacanțe.
Pentru a crea această prevedere este necesar să mai introduceți câteva documente și anume: teste, formulare, calitatea solicitanților și chestionare de admitere a angajaților.
De asemenea, este important să dezvoltați o formă trăsături de personalitate un angajat care te va ajuta direct la interviu punand cruci in campurile obligatorii pentru a retine ce calitati poseda acesta sau acela candidat. Această formă de calități ale unui potențial angajat poate fi întocmită în funcție de profesiograma unei anumite poziții. O profesiogramă este un document care conține o descriere, în primul rând, a conținutului muncii într-o anumită profesie (funcții, îndatoriri, sarcini, operațiuni) și, în al doilea rând, cerințele pentru purtătorul unei anumite profesii (profesionale, de afaceri, calități personale). . Forma documentară a profesiogramei poate fi o descriere verbală, un algoritm de semne, un film video, un program de calculator.16
Pe baza acestor profesiograme (și nu sunt atât de multe posturi la Aktiv-contract LLC), se pot elabora formulare cu calitățile personale ale angajaților pentru a nu se pierde în interviu, ci pentru a indica corect. Dacă solicitantul are sau nu aceste caracteristici (Tabelul 3.4).
Tabelul 3.4.
Forma calităților personale ale solicitantului
Calitățile și trăsăturile de personalitate ale solicitantului
№1.
№2.
№3.
№4.
№5.
№6.
1. Abilitati analitice
2. Creativitate
3. Abilitati administrative
4. Integritate, tact
5. Comunicare socială
6. Abilitatea de a-i asculta pe ceilalți
7. Relațiile cu colegii
8. Inițiativă
9. Flexibilitatea minții
10. Încrederea în sine
11. Discurs scris
12. Discurs oral
13. Precizie
14. Aspectul
15. Poză, expresii faciale, gesturi
Cifrele se referă la candidații de testare pentru o anumită poziție. La introducerea acestor informații se va vedea clar care candidat are avantaje față de celălalt în anumiți parametri.
Astfel, după ce au creat și implementat aceste documente, și ca urmare, după ce a creat „Regulamentul privind sistemul de selecție a personalului” în Aktiv-contract LLC, managerul de HR va avea o structură și metode clare de selecție a personalului, precum și o clară procesul de acțiuni întreprinse pentru evaluarea potențialilor angajați.
Astfel, se recomandă introducerea unei cereri pentru locurile de muncă vacante pe site-ul companiei, precum și, pentru a facilita munca managerului de HR, și un chestionar de recrutare a angajaților. Această ofertă va fi costisitoare o singură dată când este invitat un specialist IT, dar îi va economisi timp specialistului în resurse umane.
Studiul a identificat o problemă lipsa de eficacitate fluxul de lucru HR existent „Active-contract”, se formulează scopul - îmbunătățirea calității managementului prin elaborarea și implementarea instrucțiunilor pentru administrarea resurselor umane pe fondul automatizării fluxului de lucru al personalului întreprinderii.
Pe baza cerințelor formate ca urmare a studiului fluxului de lucru al personalului, s-a decis implementarea programului 1C „1C: Flux de lucru document 8 PROF”, care îndeplinește criteriile înalte de lucru cu documente, standarde moderne de lucru de birou, dispune de cele necesare versatilitate si poate fi integrat in cel existent la intreprindere.
Produsul software „1C: Document Management 8 PRO” este furnizat ca un produs cutie gata făcut și conține următorul set de caracteristici:
- menținerea unei stocări structurate a informațiilor întreprinderii
- contabilizarea documentelor in contextul contractelor, grupurilor de lucru si proiectelor
- mentinerea unei arhive de documente, pastrarea evidenta a documentelor in locatii fizice de depozitare
- mentinerea si contabilizarea informatiilor normative si de referinta ale diviziilor si persoanelor juridice. persoane
- creare automată documente bazate pe datele scanerului și/sau datele directorului
- suport pentru numerotarea documentelor configurabile de utilizator
- menținerea unei liste de cazuri în conformitate cu GOST (ținând cont de datele de deschidere și de închidere a cazurilor)
- stocarea și utilizarea semnăturilor și clișeelor ​​angajaților
- integrare cu MS Office și OpenOffice (generare automată după șabloane)
- opțiuni ample de personalizare aspect documente către utilizatori
Având în vedere diferențele dintre nevoile companiilor de diferite niveluri, 1C oferă trei produs software cu conţinut funcţional şi complexitate diferite. În opinia autorului tezei pentru SRL „Aktiv-contract”, ar fi optimă introducerea versiunii PROF a produsului, care permite nu numai ținerea evidenței personalului și calcularea salariilor în companii cu o structură juridică complexă, ci și automatizarea funcțiilor de bază ale managementului personalului (selecție, pregătire, motivare).
Trusa dezvoltată la locul de muncă documente normative SRL „Aktiv-kontrakt” rezolvă aceste probleme și este potrivit pentru autoadministrarea muncii de birou prin eforturile angajaților organizației. Precomandarea proceselor de lucru de birou vă permite, de asemenea, să evitați cele mai frecvente greșeli în timpul implementării. managementul documentelor electronice- automatizarea proceselor neformalizate. În acest caz, automatizarea de birou nu este eficientă.
3.2 Evaluarea recomandărilor propuse
Pe baza cerințelor formate în urma studiului fluxului de documente, s-a decis implementarea sistemului 1C: Document flow 8 PRO”, care îndeplinește criterii înalte de lucru cu documente, standarde moderne de lucru de birou și are versatilitatea necesară. Etapele de implementare a programului trebuie să corespundă etapelor de implementare a documentelor de reglementare.
Costurile totale ale proiectului SRL „Active-contract” se vor ridica la 1000 mii de ruble, inclusiv: resurse umane - 400 mii ruble, materiale și tehnice - 350 mii ruble, tehnologia informației - 150 mii ruble.

Bibliografie

1. „Constituția Federația Rusă„(Adoptată prin vot popular la 12.12.1993)
2. Cod Civil Federația Rusă (Prima parte): din 30.11.1994 Nr. 51-FZ // SZ RF. 05.12.1994. Nr. 32. Art. 3301.
3. „Codul Muncii al Federației Ruse” din 30.12.2001 N 197-FZ (modificat la 25.03.2016)
4. legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”;
5. Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la electronică semnatura digitala»;
6. Legea federală din 1 iunie 2005 nr. 53-FZ „Cu privire la limba de stat a Federației Ruse”
7. Legea federală din 27 iulie 2006 N 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologia de informațieși privind protecția informațiilor”;
8. Decretul Guvernului Federației Ruse din 15.06.09 nr. 477 „Cu privire la aprobarea Regulilor de muncă de birou în organisme federale putere executiva"
9.GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente. - M .: Editura de standarde, 2003.-17s.
10. GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții.- M .: Editura de standarde, 1998. -12s.
11. Averin A.N. Managementul personalului, personalului și politică socialăîn organizaţie: manual. M .: Flinta, 2015.S. 10.
12. Alaverdov A.R. Managementul personalului. Tutorial... Grif UMO MO RF / M .: seria universitară. -M., 2015 .-- 351 p.
13. Alaverdov A.R. Managementul resurselor umane ale organizaţiei / M .: seria Universităţii. - M., 2012 .-- 656 p.
14. Aleksakhina Yu.V. Managementul personalului: manual. M .: MGOU, 2014.S. 5-49.
15. Ansoff I. Arta rezolvării problemelor / Per. din engleza - M., 2012 .-- S. 215.
16. Armstrong M. Practica managementului resurselor umane. - M., 2014 .-- 404s.
17. Artemenko V.G. Analiză situațiile financiare: manual / V.G. Artemenko, V.V. Ostapov. Omega-L, 2013.270 p.
18. Bannikova L.N. Managementul personalului. indemnizatie. Ekaterinburg: USTU-UPI, 2015.151 p.
19. Bell D. Societatea postindustrială viitoare. Experiență de previziune socială. - M .: Academia, 2014.- S. 661.
20. Bialiatskiy N.P. Managementul personalului. M .: Școala modernă, 2008.S. 22.
21. Bobrova, L. Start with yourself // Manual de management al personalului. 2014. Nr. 6. S. 93-96.
22. Boddy D., Peyton R. Fundamentele managementului. Per din engleză. - SPb: Petru, 2013 .-- S. 555 .; Managementul personalului serviciu public... Ed. manual. Turchinova L.I. - M .: RAGS, 2013. - S. 41 .;
23. Butenko T. Metode moderne Diagnosticarea motivației muncii: un ghid pentru managementul personalului. nr. 4. 2016.S. 57.
24. Buhalkov M.I. Managementul personalului.Manual. M .: Infra-M, 2016.S. 39.
25. A. Bychkova. Managementul personalului: manual. Penza: Penz. stat un-ta, 2015.C 14.
26. Vesnin V.R. Managementul personalului. - M .: TD "Elite-2000", 2013. - 356s
27. Vesnin V.R. Managementul personalului. Teorie și practică: manual. Moscova: TK Welby, Editura Prospect, 2016 .-- 688 p.
28. Gercikova I.N. management. Manual. M .: UNITI., 2015.S. 21-23.
29. Golubkova E.N., Mihailov O.Z. Marketing internși managementul personalului - instrumente pentru îmbunătățirea eficienței managementului / Marketing în Rusia și în străinătate. - 2008. - Nr 3. - S. 27-34.
30. Dropia V.V., Polovinko V.S. Managementul personalului organizațiilor de cercetare și producție. - M .: Informare-Cunoaștere; Omsk: Editura Heritage. Dialog-Siberia, 2016 .-- 208p. pagina 13.
31. Durakova I. Evoluţia serviciului de personal // Kadrovik. managementul resurselor umane. - 2011. - Nr 7. - S. 22-23.
32. Egorshin A.P. Managementul personalului: manual. N. Novgorod: NIMB, 2015.S. 21.
33. Ezhov G.P. Managementul personalului în contextul democratizării managementului / Probleme actuale stiinta moderna... - 2014. - Nr 1. - S. 39-44.
34. Eremina E.V., Retinskaya V.N. Managementul personalului. Penza: Editura Penza universitate de stat, 2013.S. 16.
35. Zhuravlev P.V., Kulapov M.N., Sukharev S.A. Experienta mondiala in managementul personalului. Revizuirea surselor străine. Monografie. - M .: Ed. Am crescut. econom. Academ, Ekaterinburg: Business book, 2013 .-- P. 10.
36. Zhuravlev P.V., Olegov Yu.G., Volgin N.A. Managementul resurselor umane. - M .: Examen, 2012 .-- P. 131.
37. Zaitseva T.V. Managementul personalului. M .: Infra-M, 2015.319 p.
38. Ivantsevich J. M., Lobanov A. A. Resurse umane de management. - M .: Delo, 2014, p. 274.
39. J. Ivantsevici, Lobanov A.A. Managementul resurselor umane. - M .: Delo, 2014 .-- S. 328.
40. L.V. Kartashova. Managementul resurselor umane. M .: INFRA-M, 2013.S. 13.
41. V. V. Kafidov. Managementul personalului. SPb .: Petru, 2013.208 p.
42. Kibanov A.Ya. Managementul personalului organizaţiei: manual. M .: Infra-M, 2013.S. 29.
43. Kibanov A.Ya. Managementul personalului: manual. M .: Examinare, 2016.S.12-92.
44. Kibanov A.Ya., Durakova I.B. Managementul resurselor umane al organizației: tehnologii actuale de recrutare, adaptare și certificare. M .: Knorus, 2012.357 p.
45. V. V. Kovalev Analiza financiară: metode si procedee / V.V. Kovalev, Vit. V. Kovalev. Moscova: Finanțe și Statistică, 2015.560 p.
46. ​​​​Korgova M.A. Sociodiagnostica ca primă etapă de optimizare managementul personalului organizații // Buletinul Universității Lingvistice de Stat Pyatigorsk. - 2013, Nr. 2 - 3. - p.10.
47. Korgova MA Formarea managementului personalului în organizații Rusia modernă(pe baza materialelor din regiunea de sud a Rusiei). Monografie - M .: Cunoștințe social - umanitare, 2012. - P 249.
48. Korgova M.A., Salogub A.M. Istoricul managementului. Ed. al 2-lea, revizuit și adăugat. - Rostov-pe-Don: Phoenix, 2012 .-- p. 49-71.
49. Koritsky Ye.B. , Nincieva G.V., Shestov V.Kh. Management științific: istoria Rusiei... - SPb .: Editura. Petru, 2014.
50. Krichevsky R.L. Dacă ești lider: elemente de psihologie managerială în munca ta zilnică. Ed. al 2-lea. - M., 2012 .-- S. 210.
51. Kunz G, O'Donnell S. Management: analiză sistemică și situațională a funcțiilor de management. Pe. din engleză-M .: Progress, 2015.-P.43
52. Loginov A.A., Shukhman P.U. Metode moderne de management al companiei: dezvoltarea organizațională și managementul personalului / Managementul dezvoltării personalului. - 2013. Nr 2. - str. 112-121.
53. Lukicheva L.I. Managementul personalului. M .: Omega-L, 2015.S. 6.
54. Makarova I.K. Managementul personalului: educațional vizual - materiale metodologice... M .: IMPE im. LA FEL DE. Griboedova, 2014.S. 24.
55. Mamedzade G.A. Reglementarea muncii personalului de conducere. M .: GUU, 2014.S. 78.
56. Markova V.D., Management strategic... / V.D. Markova, S.A. Kuznetsova. M: INFRA-M, 2013.
57. Maslov E.V. Managementul personalului întreprinderii: manual. M.: INFRA-M, 2015.S. 110.
58. V.V.Muzycenko. Master class despre managementul personalului. M .: GrossMedia, ROSBUKH, 2014.S. 11.
59. Nordstrom K, Ridderstrale J. Funky business. - Sankt Petersburg: Editura Școlii de Economie din Stockholm din Sankt Petersburg, 2009. - p. 63.
60. Odegov Yu.G. Managementul personalului în diagrame structurale și logice. M .: Alfa-Press, 2013.944 p.
61. Odegov Yu.G., Kotova L.R. Organizarea serviciului de management al personalului: abordare modernă... - M .: Alpha, - 2010, - p. 54
62. Polovinko B.C. Managementul personalului: abordarea sistemelorși implementarea acesteia - M., 2012. Press, 2013. - p. 32.
63. Polovinko B.C., Timoshenko O.Yu. Conceptul de management prin scopuri: esența și implementarea lui în sistemul de management al personalului / Științe economice. - 2014. - Nr. 36. - str. 276-281.
64. Prigogine A.I. Restructurare. Procese și mecanisme tranzitorii. - M., 2010 .-- p. 4.
65. Rukavishnikov A.A., Sokolova M.V. Norme etică profesională pentru dezvoltatorii și utilizatorii tehnicilor de psihodiagnostic. Cerințe standard pentru teste psihologice... - Yaroslavl: Debut, 2013, -P.43
66. Scarbro G. Managementul cunoștințelor, managementul personalului și procesul de inovare / Management Digest. - 2014. - Nr 5. - S. 2-17.
67. Torrington D., Hall L., Taylor S. Managementul resurselor umane: manual / Per. al 5-lea ing. editii. Sci. ed. traducere de Khachaturov A.E. - M .: Editura „Delo și Serviciul”, 2015. - P. 192.
68. Shekshnya S. V., Ermoshkin N. H. Management strategic personal în era internetului. Ed. 6, rev. si adauga. (serie „Biblioteca revistei „Managementul personalului“) - M .: CJSC „Școala de Afaceri „Intel-Synthesis”, 2012. - P. 13.

Vă rugăm să studiați cu atenție conținutul și fragmentele lucrării. Bani pentru cumpărat munca terminata din cauza nerespectării acestei lucrări cu cerințele dumneavoastră sau unicitatea acesteia, nu vor fi returnate.

* Categoria lucrării este evaluativă în conformitate cu parametrii calitativi și cantitativi ai materialului furnizat. Acest material, nici în întregime, nici în niciuna dintre părțile sale, este o lucrare științifică terminată, de absolvire munca de calificare, raport științific sau alte lucrări prevăzute sistemul statal certificare științifică sau necesară pentru promovarea certificării intermediare sau finale. Acest material este un rezultat subiectiv al prelucrării, structurării și formatării informațiilor colectate de autorul său și este destinat, în primul rând, utilizării ca sursă de auto-pregătire a lucrărilor pe această temă.