Arhivele electronice

Cerințe funcționale tipice pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor și sistemele de stocare a documentelor electronice în arhive agentii guvernamentale

Alexey Mikryukov
01 august 2018 10:27

Alexey Mikryukov, analist al companieiDIRECTUM .

14 iunie 2018 pe site-ul oficial al Agenției Federale de Arhivă (Rosarkhiv) în secțiunea „Proiecte de documente "Postat"Proiect de cerințe funcționale standard pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor și sistemele de stocare a documentelor electronice în arhivele organelor de stat »37 de pagini.

Industria a așteptat de mult acest document. Și așa cum se precizează în proiect, cerințele sunt dezvoltate pentru a forma un singur cadrul de reglementare pentru sistemele electronice de management al documentelor (EDMS) și sistemele electronice de stocare a documentelor (EDMS), precum și pentru evaluarea EDMS și EDMS deja utilizate. Documentul separă în mod clar EDMS și EDMS, iar acesta este un punct important.

Alocarea termenului SHED este una dintre diferențele fundamentale dintre noile cerințe. Se pune un accent clar pe stadiul stocării arhivelor în ciclul de viață al documentului. Anterior, era vorba în principal despre EDMS, iar problemele stocării documentelor electronice (ED) au rămas în culise. În consecință, documentele cu termen lung de valabilitate au fost anterior fie create inițial sub formă de hârtie, fie tipărite înainte de a fi transferate în depozit.

Documentul abordează doar cerințe funcționale, spre deosebire de documentele normative anterioare ( Cerințe pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor ale autorităților federale (SED FOIV), aprobatePrin ordinul Ministerului Comunicațiilor și Mass-Media al Federației Ruse nr. 221 din 09.02.2011 ; Vezi si ) ... Nu este considerat sistemic cerinte tehnice, cerințele pentru securitatea informatiei, fiabilitatea, precum și cerințele pentru interfața stațiilor de lucru automate ale utilizatorilor EDMS și SHED. Cerințele nu se aplică lucrărilor cu documente care conțin informații care constituie secret de stat.

Analizând documentul, este cel mai interesant să luăm în considerare cerințele asociate organizarea depozitării documentelor... Cerințele pentru crearea sau introducerea, înregistrarea, executarea și controlul atunci când se lucrează cu documente nu sunt atât de interesante, deoarece acestea sunt principalele sarcini ale EDMS. Aproape a plecat organizații mari care nu ar automatiza aceste sarcini folosind EDMS. Prin urmare, cerințele pentru EDMS sunt interesante doar pentru evaluarea sistemelor existente și utilizate în momentul actualizării sau modificării, iar acesta este un subiect pentru un material separat.

Cerințe funcționale generale

Să începem cu „Cerințe funcționale generale pentru managementul documentelor în EDMS și SHED”.

Această secțiune, în opinia mea, reflectă două puncte importante:

Primul« 2.3. În EDMS și SHED, cerințele pentru autenticitate, validitate, integritate și adecvare pentru utilizare documentele electronice incluse în sistemele specificate».

Pentru a asigura respectarea acestor cerințe la depozitarea documentelor, este necesar ca atunci când documentele sunt transferate pentru depozitare în SHED, acestea să fie autentic, valid, complet și utilizabil... În consecință, înainte ca documentul să fie transferat către SED, „responsabilitatea” pentru îndeplinirea acestor cerințe revine sistemului operațional (SED sau alt sistem informațional).

Al doilea„2.4. În EDMS și SHED, metadatele documentelor ar trebui să fie formate și salvate:

- creat atunci când un document este inclus în sistem (EDMS sau SHED);

- generate după includerea unui document în EDMS sau SHED în cadrul acestuia ciclu de viațăîn sistem;

- utilizat în interacțiunea EDMS și SHED cu alte sisteme informaționale (inclusiv MEDO, SMEV etc.)

- asociat cu transferul pentru stocarea ulterioară (din EDMS- la SHED, din SHED- la arhiva statului).

Metadatele despre documentele incluse în EDMS sau EDMS ar trebui să fie asociate cu documentul la care se referă.”

Adică, metadatele asociate unui document sunt generate pe parcursul întregului ciclu de viață al documentului, inclusiv pe întreaga perioadă de stocare a acestuia. În același timp, nu există cerințe explicite pentru formatul sau metoda de stocare a metadatelor.

Lucrul cu documente de arhivă

Pregatirea pentru transferul documentelor pentru depozitare in SHED (clauzele 3.8 si 3.9).

„Funcțiile EDMS includ:

• Formarea și menținerea nomenclatorului cazurilor
• Atribuirea documentelor pe dosare
• Întocmirea listelor de dosare, a documentelor diviziilor structurale
• Examinarea valorii documentelor, inclusiv selecția dosarelor electronice, documentele ce urmează a fi transferate la SHED și selecția pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării.”

Totul este clar cu documentele stocate în EDMS. Dar organizațiile au alte sisteme informaționale care pot stoca documente, cum ar fi ERP. Este posibil ca aceste sisteme să nu „știe” absolut nimic despre nomenclatura cazurilor și normele muncii de birou. În consecință, ar trebui elaborate reguli suplimentare pentru aceștia, conform cărora documentele vor fi transferate la depozitare în SHED.

Documentul nu spune nimic despre cum să descărcați documente din alte sisteme, același ERP. Prin urmare, dacă o organizație dorește să stocheze documente din ERP, atunci va fi necesar să vină cu câteva reguli conform cărora:

1) aceste documente vor fi descărcate din ERP - aceasta este sarcina reală a ERP;

2) aceste documente vor fi plasate în SHED - aceasta este sarcina SHED-ului și avem instrumentele pentru aceasta.

Recepția documentelor în SHED (clauza 4.3)

„SHED ar trebui să ofere:

● Recepția dosarelor electronice, documentelor și inventarelor diviziilor structurale cu verificarea completității

● Verifica semnături electronice documente

● Verificarea reproductibilității documentelor electronice

● Formarea mesajelor de răspuns la confirmarea sau refuzul de a accepta documente”.

Sunt indicate cerințele pentru reproductibilitate, dar nu este clar cum să implementați acest lucru.

Documentul conține o indicație explicită a formatului containerelor ED, care este „ arhivă zip care conține conținut și metadate ale unui document electronic, fișiere de semnătură electronică și o copie vizualizată a unui document electronic text în format PDF/A».

Contabilitatea și clasificarea documentelor în SHED (clauza 4.4)

Cerințele pentru contabilizarea documentelor electronice în SHED practic nu diferă de cerințele pentru contabilizarea documentelor pe hârtie. În același timp, cerințele pentru compoziția metadatelor ED țin cont doar de specificul documentelor tipice agențiilor guvernamentale (scrisori, ordine etc.). Organizațiile comerciale au mult mai multă varietate de documente: ofertă comercială, carta proiectului, caietul de sarcini, procesele verbale ale comisiei de achiziții etc. În acest sens, cerințele sunt cu greu aplicabile altor tipuri de documente.

Stocarea fisierelor electronice, documentelor in SHED (clauza 4.5)

Acest bloc pare a fi una dintre cele mai subdezvoltate cerințe din proiect. Fixează cerințele pentru furnizarea de capabilități SHED:

● Rezervă copie documente electronice;

● efectuarea de verificări pentru prezența și starea DE cu ajutorul programelor speciale de verificare stare tehnica documentele electronice și fixarea rezultatelor verificărilor în actele relevante;

● conversia și/sau migrarea documentelor electronice în noi formate;

Dar, în același timp, nu se spune nimic despre asigurarea semnificației legale a DE în timpul depozitării pe termen lung. Aceste cerințe sunt eu.

Utilizarea fișierelor electronice incluse în SHED (clauzele 4.2 și 4.6).

Utilizarea ED presupune:

● Acordarea drepturilor de acces permanente si temporare la documente

● Formarea unui fond pentru utilizarea afacerilor electronice și organizarea unei săli de lectură electronică pe baza acestuia

● Căutare cu criterii multiple

● Formarea de copii de arhivă, declarații de declarații

● Contabilitatea utilizării fișierelor electronice.

Încă există întrebări, în primul rând, cu privire la furnizarea de documente electronice la cererea diferitelor organizații, întrucât nu există cerințe uniforme pentru furnizarea de documente electronice în afara, iar practica nu a fost formată.

Examinarea valorii și selecția în vederea distrugerii fișierelor electronice, documentelor cu termene de păstrare expirate (clauzele 4.7 și 4.8).

De asemenea, cerințele prezentate în proiect nu diferă practic de cerințele atunci când lucrați cu documente pe hârtie. Singura diferență este în caracteristicile distrugerii documentelor electronice (de exemplu, ștergerea copiilor de rezervă și distrugerea garantată).

Cerințe pentru transferul documentelor electronice pentru stocare în stat. arhiva este descrisă formal. Motivul se datorează cel mai probabil lipsei de practici dovedite.

Concluzii generale

După analizarea proiectului de cerințe, există sentimentul că ceea ce este menționat în acesta „prinde” situația actuală, consolidează evoluțiile existente, dar nu răspunde pe deplin întrebărilor existente și cu atât mai puțin încearcă să prezică și să dea răspunsuri la întrebările viitorului apropiat.

Documentul arată că există multe cerințe specifice pentru sistemul de stocare pe termen lung a documentelor electronice. Unele dintre ele sunt destul de dure și specifice. Întreprinderile au multe sisteme care generează documente care sunt supuse stocării pe termen lung, sau cele care implică stocare pe termen lung: ERP, HR, ECM. CRM și altele. Astfel, putem concluziona că cel mai potrivit aloca un sistem separat de stocare pe termen lung integrate cu sistemele sursă. Implementarea cerințelor în toate sistemele de mai sus este lungă și costisitoare.

Pe de altă parte, cerințele au deja o bază tehnologică care permite implementarea unor astfel de sisteme. Sistemele de lucru cu documentele disponibile pe piață pot și trebuie verificate pentru conformitatea cu cerințele formulate în cadrul de reglementare.

Implementarea cerințelor

Un exemplu de sistem care demonstrează pregătirea și îndeplinește pe deplin aceste cerințe este soluția Arhivă pe termen lung de la DIRECTUM.

Arhiva pe termen lung este un sistem cuprinzător pentru gestionarea arhivei pe hârtie și electronice a unei organizații. Soluția a fost dezvoltată în conformitate cu regulile de evidență arhivă rusă. Vă permite să stocați în mod centralizat documente de orice fel pentru o perioadă, stabilit prin lege RF, garantând forța legală a documentelor pe toată perioada de stocare.

Soluția poate funcționa cu orice sisteme ECM, nu doar cu soluțiile DIRECTUM, ci se integrează cu ERP și alte sisteme datorită mecanismelor gata făcute.

În plus, soluția nu numai că închide acum sarcina de a crea o arhivă electronică, ci funcționează și pentru viitor. Soluția include posibilitatea de a lucra cu instrumente automate de procesare a documentelor bazate pe inteligență artificială pentru clasificarea și examinarea valorii documentelor. În plus, folosesc propria tehnologie unică pentru a asigura semnificația legală, care în viitor poate fi transferată către tehnologiile blockchain.

(4,78 - evaluat de 9 persoane)

Datorită proliferării masive a tehnologiilor moderne automatizate pentru lucrul cu documente în formular electronicîn 2013, prin ordin al Agenției Federale de Arhivă, două instituții științifice de top în domeniul managementului înregistrărilor și al afacerilor de arhivă - Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste (RGGU) și Institutul de Cercetare All-Russian în domeniul managementului și arhivării înregistrărilor (VNIIDAD) - a realizat o serie de proiecte de cercetare privind elaborarea de recomandări metodologice în domeniul organizării muncii cu documente electronice.

Unele dintre aceste proiecte sunt:

• „Cerințe funcționale arhivistice și documentare pt sisteme de informare asigurarea fluxului de documente electronice în acest proces activitati interne organele executive federale „(VNIIDAD).
• « Analiza comparativa formate de fișiere ale documentelor electronice de stocare permanentă (pe termen lung) ”(RGGU).
• „Recomandări pentru achiziționarea, contabilizarea și organizarea stocării documentelor electronice de arhivă în arhivele organizațiilor” (VNIIDAD).
• „Recomandări pentru achiziționarea, contabilizarea și organizarea păstrării documentelor electronice de arhivă în arhivele de stat și municipale” (VNIIDAD).
• „Alcătuirea inventarelor arhivistice în formă electronică și integrarea lor în infrastructura informațională a arhivelor de stat și municipale” (VNIIDAD).

Cel mai voluminos document este întocmit de VNIIDAD „Cerințe funcționale de arhivă și management al documentelor pentru sistemele informaționale care asigură fluxul de documente electronice în procesul activităților interne ale organelor executive federale” (în continuare – Cerințe). Este de cel mai mare interes atât pentru lucrătorii de birou, cât și pentru angajații departamentelor IT care implementează sau configurează sisteme electronice de management al biroului și documente (EDMS), iar în acest articol îl vom lua în considerare.

Eliberarea acestui document este foarte importantă: în ciuda faptului că sistemele electronice de gestionare a documentelor au fost utilizate de aproape douăzeci de ani, până de curând, singurul document intern care stabilește cerințele de bază pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor (EDMS) a fost ordinul Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei din 02.09.2011 Nr. 221 „Cu privire la aprobarea cerințelor pentru sistemele informatice de gestionare a documentelor electronice ale organelor executive federale, ținând cont, printre altele, de necesitatea procesării informațiilor oficiale de limitate distribuție prin aceste sisteme.” Acest document conține doar foarte scurt (6 pagini) și majoritatea Cerințe generale la EDMS. În timp ce EDMS a fost folosit exclusiv ca sisteme intra-instituționale, diversitatea și incompatibilitatea lor între ele nu au reprezentat o problemă semnificativă. Însă, odată cu începerea tranziției către un spațiu informațional unic, ies în prim plan organizarea managementului electronic interdepartamental al documentelor, nevoia de unificare a EDMS, asigurarea compatibilității acestora cu sistemele naționale de schimb de documente, interacțiune electronică și stocare arhivă. Parțial pentru a rezolva problema interacțiunii sisteme EDMS a trimis GOST R 53898-2010 „Sisteme electronice de gestionare a documentelor. Interacțiunea sistemelor de management al documentelor. Cerințe pentru comunicarea electronică”, dar cerințele de arhivă și documentare pentru EDMS dezvoltate de VNIIDAD sunt extrem de relevante.

Cerințele sunt destinate organelor executive federale, dar în conformitate cu art. 11 din Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informație, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” se aplică altor organe de stat și organisme locale de autoguvernare. Organizațiile comerciale au dreptul de a organiza EDMS la propria discreție, dar, având în vedere rolul statului în țara noastră, de obicei toate mari și mijlocii organizatii comerciale se ghidează după regulile stabilite de stat pentru comoditatea interacţiunii cu organele statului.

Revizuirea documentelor normative și metodologice care stabilesc cerințe pentru organizarea muncii de birou și EDMS

Prima secțiune a Cerințelor conține o prezentare generală a documentelor de reglementare și metodologice care stabilesc cerințele pentru organizarea muncii de birou și EDMS. Pe două duzini de pagini, principalele prevederi ale documentelor cheie în domeniul automatizării instituțiilor de învățământ preșcolar - standardele GOST R 15489-1-2007 „SIBID. Managementul documentelor. Dispoziții generale", GOST R ISO 23081-1-2008" SIBID. Managementul documentelor. Procese de management al documentelor. Metadate pentru documente ", standardele europene MoReq, MoReq2 și cerințele pentru EDMS, aprobate prin ordinul Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei din 02.09.2011 nr. 221" Cu privire la aprobarea cerințelor pentru sistemele informatice ale documentelor electronice managementul autorităților executive federale, ținând cont, printre altele, de necesitatea prelucrării prin aceste sisteme a informațiilor proprietare de distribuție limitată”. Prevederile Legii federale din 27.07.2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informație, tehnologiile informaționale și protecția informațiilor”, Regulile de lucru în cadrul organelor executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15.06. .2009 Nr. 477 (modificat la 07.09.2011), Legea federală din 06.04.2011 Nr. 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică”, Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 09.02.2012 Nr. 111 „Cu privire la sistemul electronic semnătura utilizată de autoritățile executive și de autoritățile locale atunci când organizează interacțiunea electronică între ele, asupra procedurii de utilizare a acesteia, precum și asupra stabilirii cerințelor pentru asigurarea compatibilității semnăturilor electronice ”(împreună cu Regulile de utilizare a sistemelor electronice calificate îmbunătățite). semnături de către autoritățile executive și organele administrației publice locale atunci când organizează interacțiunea electronică între ele). Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că legislația în domeniul lucrului cu documente electronice se schimbă rapid, prin urmare, folosind această secțiune, merită întotdeauna să verificați modificările actelor juridice de reglementare, de exemplu, aceeași reglementare privind MEDO este în vigoare în prezent în ediția din 2011, incluzând un cerc mai larg de participanți...

Practica utilizării EDMS în procesul activităților interne ale autorităților executive federale

A doua secțiune a Cerințe conține informații interesante despre nivel implementarea EDMSîn organele executive federale, obținute pe baza monitorizării efectuate de VNIIDAD. Faptul că există 57 de produse EDMS de nouăsprezece tipuri la 74 de organisme executive federale (FOIV) indică cât de relevantă este astăzi unificarea în domeniul sistemelor electronice de management al biroului.

Etapele ciclului de viață al documentelor într-o instituție, componența domeniilor cardurilor de înregistrare și control, o schemă de clasificare și organizare a cazurilor, cerințe pentru funcțiile aplicate, suport informativ EDMS și utilizarea semnăturilor electronice în EDMS - veți afla despre toate acestea din articolul Cand. ist. Sci., expert al lui Rosarkhiv S.L. Kuznetsovaîn Nr. 7 2013 al revistei „Tehnologii moderne de circulație a documentelor și munca de birou”

În general, „Cerințele funcționale de arhivă și managementul documentelor pentru sistemele informaționale care asigură gestionarea electronică a documentelor în procesul activităților interne ale autorităților executive federale” elaborate de VNIIDAD pot și ar trebui utilizate nu numai în etapa de selecție, implementare și configurare inițială. a EDMS, dar și în analiza EDMS deja funcționale pentru a determina conformitatea EDMS utilizat într-o anumită organizație cu cerințele moderne.

Cerințele pentru sistemele informatice de gestionare a documentelor electronice ale organelor executive federale, ținând cont, printre altele, de necesitatea procesării informațiilor oficiale cu distribuție limitată, au fost aprobate prin ordin al Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei din 02.09.2011 nr. .221, înregistrată de Ministerul Justiției al Rusiei (nr. 22304 din 15.11.2011) și publicată în „ ziar rusesc„Data 21 noiembrie 2011, ediția federală nr. 5637. Aceste cerințe au fost pregătite de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse în conformitate cu clauza 2 din Planul de acțiune pentru tranziția organelor executive federale la fluxul de documente fără hârtie atunci când organizarea de activități interne (aprobat prin ordinul Guvernului Federației Ruse din 12 februarie 2011 nr. 176-r ).

Astfel, cerințele generale de sistem mult așteptate pentru EDMS au intrat în vigoare din 2 decembrie 2011. Dar, în mod ciudat, ele nu au provocat o creștere specială a interesului profesional nici din partea producătorilor de produse relevante. produse software, nici din partea serviciilor de management de birou. Este evident că factorii care determină tranziția reală către fluxul de documente fără hârtie și aspectele specifice ale impactului asupra pieței EDMS au rămas necontabiliați și nereglementați pe deplin în Cerințe.

Vom încerca să luăm în considerare cerințele în diferite aspecte practice: din punctul de vedere al gestionării documentelor (lucrul de birou), din punctul de vedere al armonizării cu Regulile muncii de birou în organele executive federale, aprobate de Guvernul Federației Ruse. 15.06.2009 Nr. 499 (modificat la 07.09.2011).

Cu privire la indeplinirea instructiunilor Guvernului

Să vedem care a fost esența ordinului Guvernului Federației Ruse, care a aprobat Planul de acțiuni.

Articolul 2 conține numele evenimentului planificat, nu titlul/titlul documentului (cerințe, specificații etc.). Astfel, sintagma „ținând cont, printre altele, de necesitatea de a procesa informații proprietare de distribuție limitată” ar trebui atribuită unuia dintre obiectivele semnificative ale dezvoltării unor astfel de cerințe, și nu titlului documentului. Acest lucru este important pentru că documentul aprobat ar putea fi denumit mai precis, de exemplu, „Cerințe tehnice pentru sistemele informaționale de gestionare a documentelor electronice/EDMS”, ceea ce ar reflecta clar scopul creării sale și ar evita contradicțiile cu Regulile de muncă de birou.

În plus, acțiunea planificată conform clauzei 2 trebuie efectuată fără greșeală, ținând cont de relația cu alte acțiuni. Și punctele „cheie”, care sunt indicate în guvernul „puternic”. decizie de management sunt după cum urmează:

Conform Planului de acţiuni al Guvernului, termenul limită pentru elaborarea noilor Cerinţe a fost stabilit ca aprilie 2011, și în conformitate cu planul de acțiune departamental corespunzător al Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse - ca august 2011

Comunitatea profesională a discutat despre o încălcare atât de semnificativă a termenelor de executare a unui ordin de guvern privind definirea cerințelor pentru sistemele informatice de gestionare a documentelor electronice. Public, s-a explicat prin procedura îndelungată de coordonare a proiectului cu agențiile co-executoare.

Tehnica obișnuită de executare a unei misiuni colective, în care sunt desemnați executorul responsabil (indicat mai întâi) și co-executorii, prevede în primul rând munca în comun, crearea de grupuri de lucru din cei mai buni specialisti industrii, desfășurarea de ședințe operaționale etc. activitate colectivă. Din păcate, definirea și dezvoltarea comună a cerințelor de sistem pentru ERMS a fost înlocuită cu procedura obișnuită de aprobare. Mai mult, pentru aprobare în perioada aprilie-iulie 2011, de exemplu, trei versiuni/proiecte de Cerințe complet diferite au fost trimise la Rosarkhiv, în care nu a existat continuitatea normelor, unitatea de concept și metodologie și legătura sistemică necesară cu acțiunile tuturor celorlalte organe executive federale nu au fost luate în considerare autoritățile, în special, cu privire la punerea în aplicare a cerințelor uniforme stabilite prin Regulile de lucru în biroul autorităților executive federale.

Cel mai important lucru este că nu au fost luate în considerare rezultatele eforturilor organismelor federale de a determina componența documentelor, a căror creare, stocare și utilizare ar trebui să fie efectuate exclusiv în formă electronică, direcția de modernizare a EDMS existent nu a fost luat în considerare pentru a sprijini această tehnologie specială de circulație a documentelor fără hârtie. Din cauza încălcării condițiilor de elaborare a cerințelor, majoritatea organismelor federale nu au putut determina direcțiile de îmbunătățire a EDMS existente, să planifice și să realizeze modernizarea acestora, i.e. să îndeplinească la timp măsurile stabilite prin clauza 3 din Planul de acţiuni al Guvernului.

Astfel, în cadrul controlului termenului de execuție, ordinul Guvernului poate fi considerat îndeplinit (cu amânarea și prelungirea termenului de execuție), iar în cadrul controlului de execuție în esență (adică, controlul de gestiune), se nu poate fi afirmat fără ambiguitate că cerințele au avansat semnificativ (și vor putea avansa) executivii federali pe drum tranziție reală privind fluxul de documente fără hârtie în procesul de organizare a activităților interne și interacțiunea electronică interdepartamentală eficientă.

Probleme reale și perspective pentru implementarea EDMS: opinii și așteptări ale autorităților executive federale

Majoritatea autorităților executive federale și organizațiile lor subordonate sunt pregătite să introducă un flux complet de documente fără hârtie, să utilizeze în mod activ EDMS existent, să inițieze modernizarea lor și să implementeze cu succes interacțiunea electronică între agenții folosind sistemul MEDO.

VNIIDAD, prin ordinul lui Rosarkhiv, monitorizează anual fluxul de documente al organismelor federale. În 2011, s-au obținut rezultate foarte interesante, care indică faptul că, de fapt, cerințele de practică pentru ERMS ca instrument de documentare au depășit de mult setul minim de funcții ERMS, care este discutat în clauza 1 din Cerințe și în textul ulterior al acest document.

În primul rând, în guvernul federal SED acum sunt proiectate, rafinate și utilizate în principal ca sisteme de informații distribuite, ale căror stații de lucru sunt instalate pe computerele aproape tuturor angajaților biroului central, organelor teritoriale și nu doar lucrătorilor de birou. În 2011, informații despre aceasta au fost furnizate de 44 de organisme federale din 56 de obiecte de monitorizare.

În al doilea rând, la instalarea stațiilor de lucru ale sistemului interdepartamental de gestionare a documentelor electronice (MEDO), serviciul de management al biroului realizează central operațiuni de primire, trimitere și transmitere a documentelor și mesajelor electronice în cadrul organizației, ceea ce este determinat de Regulile de management al biroului. Conform datelor obținute în 2011, locurile de muncă MEDO sunt atribuite șefilor organismelor federale și serviciilor de birou în proporții aproape egale, i.e. aproximativ 2-3 locuri de munca - management, 2-3 - management afaceri sau birou.

Aproape tot servicii de birou pentru toate obiectele de observație în 2011 a raportat că îndeplinește rolul de administrator de subiect al EDMS:

• determina directiile de imbunatatire si modernizare,
• să dezvolte sistemul necesar de cărți de referință și clasificatoare și să-l țină la zi, „încărcându-se” în vizualizările corespunzătoare, „dosarele” și Bază de date formulare standard / șabloane electronice,
• ia decizii privind acordarea drepturilor de acces.

Acest rol al biroului biroului în practica occidentală se numește administrarea funcţională a sistemului informaţionalși prevede responsabilitatea managerului de documente în calitate de „proprietar” al resursei în cauză. În Cerințe (clauza 13 și secțiunea III) nu există nicio distincție între drepturile și rolurile persoanelor autorizate să îndeplinească funcții administrative atunci când lucrează cu EDMS și funcțiile administratorilor de sistem. Drepturile de acces ar trebui gestionate de liderii corespunzători ai organizației - proprietarii resurse informaționaleși un serviciu de păstrare a evidenței împreună cu așa-numiții „ofițeri de securitate” (de obicei un serviciu de securitate/securitate a informațiilor). Iar administratorii de sistem (specialiști în servicii IT) deschid/furnizează doar tehnic accesele necesare în sistem în conformitate cu decizia deja luată. Astfel, clauzele 13, 28 și 29 din Cerințe trebuie revizuite și clarificate conceptele de „gestionare a drepturilor de acces și a grupurilor de utilizatori”, „administrator EDMS”, etc.

În procesul de monitorizare a fluxului de lucru în autoritatea executivă federală în 2011, VNIIDAD a obținut date generalizate care indică problemele trecerii la fluxul de documente fără hârtie, perspectivele de dezvoltare a EDMS, care au fost formulate de practicieni, reprezentanți ai autorităților executive federale înșiși. :

• nu există tendința de reducere a numărului de documente pe hârtie, există o creștere semnificativă a volumului fluxului de lucru datorită copiilor electronice- imagini electronice scanate ale documentelor care există deja pe hârtie. Există o mișcare paralelă a documentelor pe hârtie și în formă electronică;
• continuarea utilizării paralele a documentelor pe hârtie și electronice, de ex. duplicarea fluxurilor de documente până la crearea unei infrastructuri care să asigure pe deplin implementarea Legii federale din 06.04.2011 nr. 63-FZ „Cu privire la semnăturile electronice” (deoarece această lege federală în cerințe prevede doar o legătură directă, semnături în EDMS , inclusiv pentru serviciul de management al biroului, rămâne o problemă nerezolvată);
• schimbarea forțată a funcțiilor de muncă stabilite prin Regulile muncii de birou de cand la introducerea unui EDMS, procesul de procesare a documentelor depinde de limitările sistemului sau ale platformei „mamă” (așa prezintă problema specialiștilor de servicii IT și companiile contractante). În acest sens, este necesară o pregătire specială pentru angajați - manageri și utilizatori obișnuiți, dezvoltarea de noi documente de reglementare, introducerea de modificări la instrucțiunile pentru munca de birou care nu corespund regulilor aprobate privind munca de birou și reglementărilor administrative ale federale. organ executiv;
• lipsa unei înțelegeri unificate a structurii EDMS (adică arhitectura organizațională și funcțională dezvoltată) și a prevederilor privind EDMS. O astfel de reprezentare este absentă atât pentru cei care formulează termenii de referință pentru dezvoltarea EDMS, cât și pentru companiile producătoare de produse software (rețineți că Cerințele prevăd doar elaborarea unei „scheme ierarhice/clasificative”, și nu arhitectura de sistem a EDMS);
• necesitatea introducerii unor cerințe uniforme pentru sistemele informaționale pentru toate organele și organizațiile de stat, care a fost prevăzută de Planul de acțiuni al Guvernului;
• necesitatea unui sistem unificat de management al documentelor pentru autoritățile executive federale cu organizațiile lor subordonate, implementarea obligatorie a EDMS distribuite și utilizarea tehnologiilor portalului;
• necesitatea de a îmbunătăți interacțiunea dintre EDMS și MEDO, adică construirea unui spațiu de informare comun pentru autoritățile executive federale sau, cel puțin, asigurarea confortului intrării controlate în ambele sisteme de la o singură stație de lucru pentru un angajat autorizat al serviciului de management al biroului. Introdus în Cerințele clauzei 5 privind interacțiunea EDMS al organismului executiv federal cu sistemele SMEV și MEDO conține referințe generale la documente de un nivel superior, la documentele de reglementare corespunzătoare ale Guvernului Federației Ruse, care nu conțin cerințe specifice pentru implementarea tehnică a interacțiunii și în vedere generala menționează înregistrarea servicii electroniceși un limbaj pentru descrierea mesajelor electronice. Dacă ERMS trebuie să aibă un gateway sau un adaptor adecvat care este oferit pe piață de companiile IT pentru a asigura interacțiunea electronică, Cerințele nu stabilesc;
• există o problemă acută a stocării documentelor electronice în sistemul informaţionalîn legătură cu crearea și aprobarea de către fiecare departament a Listei de documente, a cărei creare, stocare și utilizare se realizează exclusiv în formă electronică. Nu există documente de reglementare pentru EDMS și formate standard pentru stocarea documentelor în EDMS (rețineți că scurta clauză 12 din Cerințe pentru afișarea formatelor de fișiere în EDMS fără împărțirea în formate de documentare/creare și formate de stocare pentru documente electronice nu ajută mult pentru a rezolva problema);
• Regulile de lucru de birou prevăd utilizarea formularelor de introducere (anexa este o listă de informații obligatorii despre documente), inclusiv șabloane de documente electronice care oferă informații despre un document în EDMS sau documentație directă, de exemplu. crearea unui document în sistem conform formularului unificat aprobat. Specialiștii serviciilor de management de birou ale autorității executive federale înțeleg perfect acest domeniu de lucru și sperau să primească cerințe reglementate care să conțină cel puțin structura unui document electronic în sistemul informatic sau un set de detalii/atribute obligatorii ale acestuia, componente și metadate relevante, luând în considerare securitatea informațiilor și interacțiunea cu MEDO. Cu toate acestea, Cerințele aprobate nu conțin încă astfel de prevederi sistemice.
  Totodată, în procesul de monitorizare a fluxului de documente, desfășurat de VNIIDAD în 2011, mai mult de 14% dintre organele federale-obiecte de observație au raportat despre disponibilitatea formularelor de documente aprobate în 2010 și planuri de dezvoltare ulterioară a acestora. Și Ministerul Sănătății și dezvoltare sociala RF a dat informații care în legătură cu dezvoltarea versiune noua EDMS a creat și folosit standardul 230 forme unificate scrisori-răspunsuri la apelurile cetățenilor, care vor fi utilizate în formă electronică, i.e. ca şabloane electronice pentru întocmirea şi executarea documentelor. Sunt utilizate peste 50 de formulare standard unificate pentru corespondență și pentru comunicații interne serviciu federal executorii judecătorești, Serviciul Federal de Migrație și alte departamente.
  Dezvoltarea tehnologiei de introducere a documentelor în EDMS pe baza formularelor standard unificate ale acestora (şabloane electronice) confirmă solicitările practicii, dar în Cerințele aprobate, tehnologia de scanare este considerată o prioritate la introducerea documentelor în EDMS, ceea ce crește volumul total al fluxului de lucru datorită imaginilor/copiilor electronice primite.

Este acesta un document de reglementare?!

Înregistrarea de către Ministerul Justiției al Rusiei a ordinului Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 02.09.2011 nr. 221 „La aprobarea cerințelor ...” le conferă statutul de document de reglementare valabil. Dar textul ordinului nu conține reglementări obligatorii de stat destinate utilizării repetate, instrucțiuni privind îndeplinirea obligatorie a cerințelor, asigurarea răspunderii pentru îndrumarea metodologică a aplicării acestora și responsabilitatea pentru nerespectarea acestora. Cerințele în sine sunt un document tehnologic, iar o parte a textului nu conține norme și reguli de acțiune directă, ci se referă la acte juridice de reglementare, inclusiv. nivel superior și standarde. Se precizează în așa fel încât, în esență, Cerințele pot fi atribuite unor acte cu caracter de recomandare. După cum știți, astfel de acte normative, precum și acte tehnice, în conformitate cu clarificările Ministerului Justiției din Rusia (ordinul din 04.05.2007 nr. 88) nu ar trebui să facă obiectul înregistrării de stat. În plus, Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse poate adopta reglementări acte juridice numai pentru reglementare tehnologia de informație: să stabilească cerințe pentru rețele și mijloace de comunicație, pentru formatul datelor în sistemele informaționale de stat, pentru securitatea informațională a sistemelor informaționale etc.

Cu toate acestea, Ordinul Ministerului Telecomunicatiilor si Comunicatiilor de Masa nr. 221 si Cerinte înregistrare de stat a trecut, în ciuda faptului că munca de birou și fluxul de lucru nu sunt în domeniul tehnologiei informației (adică în zona imediată de responsabilitate a Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei). Situația poate fi explicată doar prin faptul că, conform planului de tranziție la fluxul de documente fără hârtie, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 176-r, rezultatul final al implementării măsurilor prevăzute la clauza 2. a stabilit publicarea unui ordin, iar Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse a fost desemnat ca executor responsabil pentru acest eveniment, precum și cei, conform cărora Cerințele vor fi de natură interdepartamentală.

În textul secțiunilor tematice ale Cerințelor se fac 10 trimiteri directe, inclusiv la acte normative („... în conformitate cu Decretul...”, „... în conformitate cu Legea federală... „), în ciuda faptului că actele stabilesc norme și reguli de cel mai înalt nivel. Aceste standarde de nivel înalt trebuiau doar specificate în Cerințe, pentru a le transfera la nivelul metodologiei și tehnologiei în procesul de introducere și utilizare a sistemelor informaționale.

În același timp, la enumerarea proceselor instituției de învățământ preșcolar, pe care EDMS trebuie să le prevadă (clauza 6), nu sunt menționate Regulile muncii de birou, denumirile „proceselor” nu corespund cu tehnologia muncii de birou. și denumirile profesionale ale operațiunilor de birou.

Conform textului, se face o legătură către standardul de bază GOST R ISO 15489-1-2007 pentru managementul documentelor (clauza 9), dar doar 2 din cele 4 fixate de acesta au fost concretizate și clarificate în Cerințe caracteristici generale documente care sunt create, utilizate și stocate în sistemul informațional (autenticitatea și integritatea documentului).

Specificația europeană MoReq (Model Requirements for management of electronic records) nu este menționată nicăieri în textul Cerințelor, nici măcar sub formă de referință. Dar unul dintre Noțiuni de bază MoReq - „Schema de clasificare / schema ierarhică” a sistemului informațional este derivată chiar din această sursă.

Este regretabil că nu toate standardele naționale aplicabile Federația Rusă privind managementul documentelor în elaborarea Cerințelor au fost luate în considerare. Deci, clasificarea metadatelor, pe baza cărora este construit sistemul de identificare și cărți de referință ale EDMS, este stabilită de GOST R ISO 23081-1-2008; structura documentului electronic (la clauza 13 din Cerințe) și suportul pentru versiuni sunt dezvăluite în detaliu în traducerea oficială a standardului IEC 82045-1, înregistrată de Întreprinderea Unitară Federală de Stat „Standartinform”, care stabilește principiile și metode de gestionare a documentelor din punct de vedere tehnologia de informație, Inginerie Electrică. Iar obligația de a reglementa procesele de creare a documentelor la dezvoltarea cerințelor pentru un sistem informatic (ceea ce practic nu se face în Cerințe) este consacrată în standardul GOST R ISO 22310-2009.

Evidențierea unei secțiuni speciale „Referințe normative” nu numai că ar facilita perceperea întregului text subsecvent al Cerințelor, dar ar arăta și că un singur normativ și baza metodologica, care ar trebui să combine acțiunile profesioniștilor de birou și ale serviciilor IT pe drumul spre un flux de lucru real fără hârtie.

Această consolidare ar fi facilitată de alocarea unei secțiuni speciale din Cerințe care să conțină aparatul conceptual. Necesar:

• armonizarea terminologiei, introducerea și definirea conceptelor „Rezizită”, „câmpuri/câmp”, „metadate”, A
• atunci când enumerați cerințele / câmpurile specifice ale unui document electronic, indicați încă una dintre caracteristicile acestora - dacă cerința este identificarea.

În schimb, au fost introduse denumiri noi, parțial colocviale, ale muncii de birou, care nu erau prevăzute de Regulile muncii de birou. („Aducerea documentului la utilizatorul EDMS” în loc de „trimiterea documentului spre executare sau la executant”, „stergerea documentelor la arhivă” în loc de „organizarea stocării curente”, „pastrarea documentelor și asigurarea siguranței acestora” , „transferarea cazurilor în arhivă”), folosit „paralel”, dar nu este sinonim cu conceptele clericale de „tehnicism” ( „Interzicerea creării”, „afișarea formatelor de fișiere”, „extragerea valorilor din câmpurile atribuite de un funcționar”, „solicitarea utilizatorului EDMS de a introduce metadate obligatorii”, „impunerea și ridicarea interdicției de distrugere a unei secțiuni a clasificării schema”, „capacitatea de a crea, modifica sau distruge termenul de valabilitate”, desemnarea perioadei de depozitare, „numărul de perioade de depozitare”, etc.).

Structura textului cerințelor este întocmită conform regulilor prevăzute pentru actele juridice de reglementare ale autorităților executive federale. Există doar trei secțiuni în cerințe:

1. Dispoziții generale.
2. Descrierea proceselor suport de documentare management în EDMS FOIV.
3. Cerințe pentru securitatea informațiilor ale autorității executive federale EDMS, inclusiv atunci când se prelucrează informații oficiale cu distribuție limitată.

Secțiunile sunt desemnate cu cifre romane, iar numerotarea tuturor punctelor este brută, cifre arabe, adică în ordinea numerelor şi fără a ţine cont de apartenenţa articolului la secţiune. Corespunde.

Clauzele Cerințelor au fost dezvoltate în diferite grade de detaliu, care pot fi considerate acceptabile. Dar a doua secțiune nu reflectă pe deplin cerințele stabilite de Regulile de muncă de birou și nu corespunde logicii acestora, ceea ce reduce semnificația cerințelor ca document normativ. De exemplu, crearea de documente în EDMS nu este reglementată sistematic în Cerințe (există doar o scurtă clauză 11) și sintagma că EDMS „ar trebui să permită menținerea unor perioade de stocare cu o durată de cel puțin 100 de ani” (clauza 20). , ultimul alineat, sub. „E”) sau „să asigure păstrarea tuturor documentelor electronice... pe o perioadă de cel puțin 5 ani” (clauza 3) va rămâne doar o urare de bine.

Aplicațiile, identificatorii și clasificatorii, la care se face referire în termeni generali în text, nu sunt formalizate conform Cerințelor.

Subiect de reglementare

În lipsa unei secțiuni terminologice speciale din Cerințe, interesează clauza 1, care consolidează definiția conceptului de EDMS și, parțial, scopul creării acestui document:

SED FOIV - este un sistem de automatizare a muncii de birou și a fluxului de lucru, oferind posibilitatea fluxului de documente electronice interne, iar Cerințele determină setul minim de funcții care trebuie îndeplinite de EDMS al autorității executive federale în implementarea activităților organul executiv federal, precum și condițiile de gestionare a documentelor în cadrul EDMS al autorității executive federale.

Această definiție nu îndeplinește cerințele Regulilor de muncă de birou (modificate la 09/07/2011) și se îndepărtează de la normele stabilite. standard national GOST R ISO 15489-1-2007 concept modern (nou și nu minim) de management al documentelor. EDMS, care sprijină implementarea regulilor unificate de muncă de birou în toate autoritățile executive federale, ar trebui să fie considerat un sistem informațional care asigură colectarea documentelor (includerea documentelor în sistem), prelucrarea acestora, gestionarea documentelor și accesul la lor. Definiția esenței subiectului EDMS a autorității executive federale, apropiindu-se în sens de ceea ce este stabilit de Regulile de muncă de birou, este înregistrată doar în clauza 4 din Cerințe, iar EDMS este considerat în această definiție ca fiind sistem informatic conceput pentru a gestiona toate documentele autorităților executive federale, inclusiv proiectele de documente(după cum știți, un proiect, un proiect nu este deloc luat în considerare în munca de birou în statutul de document, prin urmare această clarificare este redundantă).

Angajații serviciilor de management al biroului autorităților executive federale și comunitatea profesională nu se așteptau setul minim de funcții care trebuie îndeplinite de EDMS FOIV(clauza 1 din Cerințe), și un detaliat și recrutare modernă cerințe funcționale și tehnice care ar permite autorităților federale:

• să efectueze o tranziție treptată la fluxul de documente electronice, cu o îndepărtare treptată de la scanarea în masă a documentelor trimise și interne și apoi a fluxului de documente a documentelor primite,
• să asigure un flux de lucru real fără hârtie al acelor documente pe care autoritățile executive federale le-au inclus în listele corespunzătoare de documente electronice;
• alegeți direcțiile pentru modernizarea eficientă a EDMS existente,
• implementează corect mecanismul semnăturii electronice și
• să pună în aplicare pe deplin măsurile prevăzute de ordinul Guvernului Federației Ruse nr. 176-r.

În acest sens, clauza 2 din cerințele pe care le aplică autorităților executive federale care implementează un sistem electronic de gestionare a documentelor sau evaluează capacitățile unui EDMS existent sună neconvingător. Analiza arată că doar clauza 3 din Cerințe permite evaluarea EDMS (la alegerea unui sistem) după criterii tehnice, nefuncționale, iar criteriile de selecție funcționale sunt de mult stabilite pe piață și sunt luate în considerare de companiile IT. oferind produse software și autorităților federale care efectuează achizițiile corespunzătoare.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că nivelul cerințelor pentru EDMS în practică este destul de ridicat, aproape toate autoritățile executive federale în 2011 aveau una sau alta, incl. EDMS industrial. Judecând după chestionarele de monitorizare, chiar și acele organisme federale care au răspuns că nu au un sistem propriu au folosit de fapt joburile EDMS ale unui minister superior (sistemul distribuit al industriei) sau EDMS, „moștenite” de la autoritățile executive federale-predecesoare, care au fost restructurate pe parcursul etapelor reformei administrative anii recenti... Poate că numai în Agenția Federală de Arhivă SED este cu adevărat absent.

Astfel, scopul elaborarii Cerintelor a fost acela de modernizare in domeniul introducerii sistemelor informatice in munca de birou pe baza unor norme, parametri si cerinte uniforme de reglementare, metodologica si tehnica, ceea ce a fost implicat de Planul de actiune al Guvernului.

Cerințe generale nefuncționale pentru EDMS

O clauză utilă a Cerințelor, „nivelând” cerințele tehnice și influențând suficient piața EDMS, este clauza 3, care consacră cerințe de recomandare pentru performanța EDMS, fiabilitatea acestuia și pentru protecția informațiilor în EDMS.

Cerința este necondiționată scalabilitatea EDMSîn puterea executivă federală, pentru că în autoritățile federale ale EDMS în În ultima vreme concepute ca sisteme distribuite lucru in echipa unde lucrează angajaţii biroului central, organelor teritoriale, întreprinderilor din subordine etc.

Indicatorii de performanță în acest caz vor depinde în mare măsură de factori care nu sunt legați de EDMS în sine - gradul de încărcare a rețelei, lățimea de bandă, configurarea și încărcarea resurselor serverului. Acces la EDMS pentru cel mult 3 secunde., bineînțeles, va fi binevenit de utilizatori, dar serviciul de birou trebuie să știe că acest standard și standardul de acces la cardul creat la înregistrarea unui document (formular (formular de intrare, card electronic de document) nu depășește 5 secunde. , - poate afecta ritmurile de producție, calculele numărului de salariați din zona de înregistrare/introducerea documentelor în sistem, evaluarea eficienței muncii etc. Experienta" cele mai bune practici„Arătă că cerințele tehnice specificate, precum și cerințele pentru limitarea timpului de nefuncționare a sistemului și limitarea timpului pentru restaurarea unui document dintr-o copie de rezervă sunt de obicei stabilite într-un anumit Acord de Nivel de Servicii (SLA), care este încheiat de către” proprietar „din EDMS, adică de ex. serviciul de birou, cu un departament IT care efectuează administrarea sistemului, iar valorile specifice standardelor/măsurilor de la an la an tind să scadă, sunt în curs de optimizare.

Notificarea automată a utilizatorului EDMS FOIV despre o defecțiune a sistemului, în opinia noastră, nu ar trebui formulată ca o cerință tehnică separată, ci poate fi menționată ca opțiune, una dintre posibilitățile din mecanismul general de notificări și memento-uri către utilizatorii sistemului, pe care EDMS-ul organului executiv federal, desigur, ar fi trebuit.

Cerințele recomandate pentru minimizarea riscurilor de pierdere a documentelor electronice (cel puțin o copie de rezervă) și factorul de fiabilitate EDMS (nu mai puțin de 0,98) pot fi considerate probabil suficiente astăzi, dar pentru fluxurile de documente organisme federale existând exclusiv în formă electronică, aceste valori ale coeficienților trebuie consolidate. Mai mult, standardele tehnice pot fi formulate pentru alți indicatori ai funcționării EDMS, iar fiecărui indicator i se pot stabili propriile norme/limitele lor (coeficientul de pierdere și rata de eroare cu limitele „nu mai mult”, „nu mai puțin”, răspunsul ora centrului de comunicații în centru, în organismul teritorial etc.), iar pe baza standardelor tehnice, este posibil să se calculeze valorile indicatorilor de fiabilitate ai EDMS nu în formă generală, ci conform fluxuri reale de documente. Acest lucru este deosebit de important pentru modernizarea EDMS a autorității executive federale în etapa de proiectare, atunci când sunt dezvoltate măsuri pentru a îndeplini cerințele de fiabilitate, precum și în etapa de monitorizare a indicatorilor de încărcare a sistemului și analiză. defecțiuni tehnice... Trebuie avut în vedere faptul că valorile indicatorilor de fiabilitate ai rețelei de comunicații sunt, de asemenea, special stabilite și monitorizate. Și, în general, companiile de software pot oferi un număr mult mai mare de indicatori și caracteristici estimate pentru alegerea unui EDMS.

Cerință pentru volumul bazei de date pentru stocarea documentelor electronice pe o perioadă de cel puțin 5 ani este, mai degrabă, o cerință funcțională, „arhivistică”. Trebuie clarificat aici că este necesară și stocarea imaginilor electronice, adică. copiile documentelor obținute ca urmare a scanării, precum și să ia în considerare faptul că documentele cu o perioadă de stocare de până la 10 ani inclusiv nu sunt transferate în arhiva autorității executive federale (clauza 34 din Regulile de lucru ale biroului). Într-adevăr, perioada de stocare de cinci ani este în principal pentru documentele de importanță operațională, care pot fi create, utilizate și stocate în EDMS însuși exclusiv în formă electronică. De altfel, această prevedere va face posibilă solicitarea, în cadrul arhitecturii organizatorice și funcționale a EDMS, a creării unui depozit pentru stocarea operațională/actuală a documentelor electronice în sine. Ar trebui furnizat un depozit separat pentru acele copii electronice ale documentelor, ale căror proiecte au fost create, convenite și finalizate în EDMS, dar conform metodologiei de alegere a mediului (ISO 15489: 2001, GOST R ISO 15489-1-). 2007), originalele/originalele acestora trebuie să fie semnate și înregistrate (identificate în sistem) în formă de hârtie, deoarece sunt supuse depozitării permanente sau pe termen lung. Pe baza acestui depozit, se poate organiza un fond de utilizare pentru trimiterea documentelor pentru execuție, difuzarea informațiilor și documentelor către angajații organizației, utilizarea sa activă în activitățile curente și apoi - ca același fond de utilizare deja creat, poate fi utilizate în arhiva la care sunt transferate originalele documente în formă de hârtie. Din păcate, metodologia standardelor pentru managementul documentelor nu este dezvăluită nici măcar în clauzele destul de lungi 19 și 20, dedicate cerințelor funcționale pentru ERMS.

Cerințe nefuncționale pentru securitatea informațiilor EDMS

O atenție deosebită trebuie acordată cerinței de securitate a EDMS, atunci când acesta prevede prelucrarea informațiilor de serviciu cu distribuție limitată - nu mai mică decât clasa 1 G (clauza 3 a secțiunii I).

În absența unei legături corespunzătoare, se poate presupune că această cerință pe baza Ghidului „Sisteme automatizate. Protecție împotriva accesului neautorizat la informații. Clasificarea sistemelor automate și cerințele pentru protecția informațiilor ", aprobată de Comisia Tehnică de Stat sub președintele Federației Ruse la 30 martie 1992 (denumit în continuare Document de orientare).

Documentul de orientare a stabilit clasificarea sistemelor automatizate în care sunt prelucrate informații confidențiale, i.e. informații restricționate legi federale... Caracteristicile definitorii ale clasificării sunt:

• disponibilitate în sistem automatizat informație la diferite niveluri confidențialitatea;
• repartizarea puterilor și nivelurilor de acces la informații confidențiale;
• modul individual sau colectiv de prelucrare a informațiilor în sistem, care poate fi susținut de toate EDMS moderne.

Clasa de securitate 1 G presupune că ERMS trebuie evidențiat clar:

• subsistem de control al accesului,
• un subsistem pentru înregistrarea și contabilitatea utilizatorilor, programelor, tranzacțiilor, inclusiv contabilizarea accesului la fișierele protejate, transferul acestora prin canale de comunicare,
• contabilizarea accesului la canalele de comunicare în sine,
• contabilitatea puterilor/drepturilor de acces,
• contabilizarea purtătorilor de informații în termeni de „curățare a zonelor eliberate de RAM” și unități externe, de ex. contabilizarea distrugerii documentelor (conform ISO 15489: 2001).

ERMS trebuie să aibă și un subsistem pentru asigurarea integrității instrumente softwareși informațiile prelucrate, dar prezența unui subsistem criptografic (criptare și utilizarea mijloacelor criptografice atestate/certificate) nu este prevăzută de clasa sistemului 1G. În această privință, explicații mai clare din secțiunea III a cerințelor necesită problema utilizării autorității executive federale în EDMS semnătură electronică îmbunătățită.

Aș dori să menționez că documentul de orientare prescrie înregistrarea și contabilizarea eliberării documentelor de ieșire tipărite (grafice).... Această cerință este destul de în concordanță cu actualul proiect de Recomandări nr. 37 a Comisiei Economice pentru Europa din 2010 care un document digital semnat (adică electronic) este un document digital care poate fi prezentat ca dovadă, iar dacă un document digital urmează să fie tipărit, acesta trebuie să conțină date suplimentare, datorită cărora cititorul poate verifica autenticitatea și integritatea acestuia.... În plus, se explică nevoile practice ale serviciilor de birou, care, la alegerea sau dezvoltarea unui EDMS, contoare de formulare de comandă, contoare de tipărire documente un anumit fel, incl. având ștampila „Pentru uz oficial”. Din păcate, Secțiunea a III-a a Cerințelor nu abordează aceste aspecte, în ciuda faptului că prevederi binecunoscute sunt stabilite în paragrafele 30-32 lungi și voluminoase.

Secțiunea a III-a din Cerințe, care conține cerințe pentru ERMS sub aspectul securității informațiilor, poate fi considerată destul de relevantă, cu excepția încearcă să stabilească în documentul tehnic sarcinile organizatorice și funcționale ale executivului federal... De exemplu, articolul 26 spune că SED FOIV ar trebui să ofere acces la documente în conformitate cu politica de securitate, dar pentru autoritatea executivă federală politica de securitate sau politicile de gestionare a documentelor nu sunt stabilite ca documente organizatorice obligatorii. Competențele administratorului EDMS al autorității executive federale trebuie să fie înregistrate în regulamentele oficiale oficial Autoritățile executive federale (clauza 29), dar această problemă este soluționată în reglementările administrative de organizare a activităților interne ale autorităților executive federale și nu poate face obiectul reglementării în aceste Cerințe de natură tehnică.

La definirea rolurilor de utilizator în sistem și definirea drepturilor de acces De asemenea, este necesar să se țină seama de Regulamentul privind procedura de gestionare a informațiilor oficiale cu distribuție limitată în organele executive federale (aprobat de Guvernul Federației Ruse din 03.11.1994 Nr. 1233), în legătură cu care o marcă / ștampilă „Pentru uz oficial” este întocmit pe documente. Tipul de secret (restricția corespunzătoare de acces și ștampila) ar trebui să fie determinat de proprietarii proceselor/funcțiilor de management, adică. șefii de organizare sau divizii structurale, dar nu administratorul EDMS.

Prescripții normative de bază în domeniul instituțiilor de învățământ preșcolar

Descrierea proceselor de documentare suport al managementului(DOE) în SED FOIV secțiunea II din Cerințe este dedicată. Dar pentru dezvoltarea și implementarea EDMS în acest document, ar fi mai bine să se stabilească cerințele pentru EDMS, care ar face posibilă implementarea tehnologiei deja descrise în:

• legislația federală privind semnătura electronică,
• Regulile de lucru ale autorităților executive federale,
• instrucțiuni pentru activitatea de birou a organismelor federale, care sunt elaborate (și convenite cu Rosarkhiv) pe baza unui document metodologic unic la nivel național - Orientări pentru dezvoltarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale.

Cu o asemenea suficiență a unei baze normative și metodologice unificate, este surprinzător faptul că clauza 6 din Cerințe consolidează încă o dată procesele de sprijinire a documentației în EDMS, care includ:

• un set de acțiuni pentru a salva un document sau informații despre acesta în EDMS, definind locul documentului în EDMS și permițându-vă să-l gestionați, adică de fapt, este formulat subiectul definiției „input” a unui document, care nu corespunde standardului GOST R ISO 15489-1-2007, care stabilește o descriere mai completă a metodelor de includere a unui document în EDMS (clauza 9.3);
• aducerea documentului la utilizatorul EDMS FOIV(aceasta ar trebui să însemne un mecanism dezvoltat de memento-uri și notificări, sau pur și simplu un mecanism de stabilire a rutelor de trimitere a unui document spre execuție, pentru a fi luat în considerare de către conducerea organizației sau direct în unități structurale interpreți);
• aprobarea documentului(este necesar să se reglementeze cerințele de organizare a aprobării interne a documentelor în EDMS și a aprobării externe, întrucât ambele forme de aprobare sunt prevăzute de Regulile de muncă de birou);
• semnarea documentelor(probabil, până la finalizarea creării infrastructurii, care asigură punerea în aplicare deplină a legislației federale privind semnătura electronică, nu trebuie să ne așteptăm la cerințe specifice pentru semnarea documentelor în EDMS sau în MEDO care interacționează);
• remedierea înregistrării acțiunilor(informații de control), efectuate în EDMS și cuprinzând atât acțiunile utilizatorilor, cât și acțiunile administratorilor EDMS (acesta este un proces de sistem care nu are legătură cu operațiunile de documentație de management);
• transfer de documente (trimitere)(aceasta este o operațiune de birou tradițională și importantă, dar reglementarea acesteia fără a defini cerințele pentru operarea de primire a documentelor, inclusiv prin canale de telecomunicații și altele, inclusiv poștă și curieri, pare neconvingătoare. În plus, clauza 42. din Oficiu -regulile de lucru stabilesc ca primirea si expedierea documentelor se efectueaza de catre serviciul de birouri, adica aceste operatiuni sunt considerate a fi legate, de altfel, este serviciul de management al biroului cel care verifica autenticitatea semnaturii electronice a documentului primit (clauza 41), iar clauza 23 prevede, de asemenea, transferul de documente în cadrul autorităților executive federale, adică (adică rute interne de circulație. Dar, din anumite motive, Cerințele spun doar despre trimiterea documentelor). Apropo, clauza 16 din Cerințe menționează norma „originală”, conform căreia EDMS ar trebui să asigure tipărirea plicurilor și a listei de corespondență a documentelor expediate/trimise, în timp ce EDMS trebuie să asigure, în primul rând, interacțiunea electronică, și dacă se imprimă, atunci nu plicuri și autocolante pe ele pe baza listei de corespondență și nu numai a listei de corespondență, ci și a unui inventar de corespondență trimis de forma standard stabilit de Poșta Rusă);
• stocarea și contabilizarea documentelor în conformitate cu instrucțiunile pentru munca de birou în autoritatea executivă federală, precum și controlul disciplinei de performanță, pregătirea materialelor de referință și anularea documentelor în arhivă(mai multe sarcini sunt formulate într-o sub-propoziție ca o sarcină multidimensională, în plus, numele de familie nu este un termen pentru munca de birou și arhivare).

Astfel, se presupune că EDMS, în conformitate cu Cerințe, nu ar trebui și nu va putea să susțină pe deplin operațiunile clericale stabilite prin Regulile clericale, care spun (clauza 41) că documentele autorităților executive federale sunt create, procesate și stocate în sistemul electronic de gestionare a documentelor.

Regulile de lucru de birou sunt cele care stabilesc cerințele funcționale de bază pentru EDMS - sistemele ar trebui să fie doar un mijloc/instrument de documentare, un „transport” care asigură rutarea fluxurilor de documente și, în sfârșit, un „stocare” care nu oferă doar stocarea operațională a documentelor și aparatura contabilă și de referință pentru acestea, dar și stocarea mai lungă a documentelor electronice (până la 10 ani inclusiv; clauza 34 din regulamentul de lucru al Oficiului).

Problemele creării documentelor, în opinia noastră, ar trebui luate în considerare chiar de la începutul Cerințelor, ținând cont de toate normele Regulilor de muncă de birou și de anexa la acestea, și nu într-o scurtă clauză 11, care nu este specificat, dar conține doar o referire directă la Regulile de lucru în birou.

Clasificarea fluxurilor de documente(Clauza 7 din Cerințe) a fost în principiu efectuată corect și respectă Regulile de lucru în birou și practica interacțiunii electronice interdepartamentale a autorităților executive federale care utilizează sistemele SMEV și MEDO. Dar, din păcate, aplicare practică individual gateway-uri și stocări EDMS autoritate executivă federală pentru primirea și procesarea mesajelor și documentelor electronice primite de e-mail, nu a fost reflectată și dezvoltată în sub. 7 „d” Cerințe.

Reglementarea proceselor de includere a documentelor în EDMS al autorității executive federale (clauzele 6, 8, 10, 13) reflectă cerințele pentru managementul documentelor stabilite de GOST R ISO 15489-1-2007. Cu toate acestea, paragrafele 8 și 10 menționează lista documentelor pentru care este instituită interdicția de a crea o imagine electronică... Necesitatea dezvoltării sau aprobării sale ca parte a instrucțiunilor pentru munca de birou ale autorităților executive federale Regulile de muncă de birou nu prevăd. În opinia noastră, un mai clar ar trebui să fie interzisă scanarea documentelor în primul rând interne, în urma cărora se creează imagini electronice/copii ale documentelor deja create pe hârtie.

Mai clar ar trebui formulat și cerința de a crea documente în EDMS FOIV exclusiv în formă electronicăîn conformitate cu lista de documente electronice (aprobată de Rosarkhiv și aprobată de autoritățile executive federale), care nu este menționată în cerințe, iar autoritățile federale au cheltuit suficiente resurse pentru dezvoltarea unor astfel de liste.

GOST R ISO 15489-1-2007 stabilește o mai completă lista de caracteristici ale documentului care este creat, utilizat și stocat în sistemul informațional decât cele care trebuie furnizate de EDMS al organismului executiv federal în conformitate cu paragraful 9 din Cerințe. În primul rând, trebuie instalat cerințe pentru structura unui document electronic(enumerarea formatelor de fișiere în clauza 12 din Cerințe nu este suficientă) și, în al doilea rând, caracteristicile autenticitate document, credibilitate, integritateși adecvarea pentru utilizare sunt interconectate și interdependente, așa că nu trebuie să faceți obligatoriu doar două și să omiteți restul.

Pe lângă cerințele funcționale, Secțiunea II stabilește și cerințele tehnice reale pentru EDMS(fixarea datei și orei tuturor tranzacțiilor, înregistrarea sistemului și asigurarea siguranței protocoalelor de sistem în timpul perioadelor de stocare a documentelor în sine, cerințele pentru configurarea unei interfețe interactive, suport pentru versiunea proiectelor de documente și altele), care pentru cea mai mare parte corespund standarde internaționale privind managementul documentelor.

Vom comenta pe scurt ultimele paragrafe ale Secțiunii II din Cerințe (clauzele 19 și 20), deoarece, în opinia noastră, fără alocarea depozitelor în arhitectura organizatorică și funcțională a EDMS și fără o reglementare clară a regulilor de creare. documente, nu are sens să se stabilească cerințe pentru stocarea documentelor în sistem. Și astfel s-a dovedit că un număr suficient de formulări în aceste puncte fixează acțiunile administratorului subiectului (funcțional) al sistemului, adică. servicii de birou, nu cerințe de sistem. EDMS în sine nu poate „crea” un termen, „aloca documente pentru distrugere” și „distruge”, „prevăd un set minim de opțiuni pentru acțiuni în termeni de stocare” cu documente, „limita numărul de perioade de stocare”, etc. Aceste operațiuni vor fi efectuate de către administratorul de subiect al sistemului (responsabil de arhivă), elaborând cărți de referință adecvate, clasificatoare și stabilirea unui algoritm de funcționare a acestora. EDMS trebuie să susțină, dar nu poate efectua automat o examinare a valorii documentelor, distrugerea acestora.

Cerința de a crea documente care să oficializeze procedura de transfer a documentelor în arhivă (sub. 20 „d”) nu este formulată în totalitate, întrucât sub formă de rapoarte de la EDMS, este necesar să se primească mai multe forma stabilitași inventarele interne ale cazurilor de depozitare permanentă, pe termen lung și personal.

Interesul este de prisos, în opinia noastră, cerința de conformitate cu schema de clasificare a organismului executiv federal EDMS(clauza 19 din Cerințe) secţiuni şi subsecţiuni ale nomenclatorului cauzelor, care pentru autoritățile executive federale este dezvoltat ca un clasificator de tip structural (clauza 29 din regulile de lucru ale Oficiului). Această cerință determină dependența structurii organizatorice și funcționale a EDMS de structura organizationala organismul federal în sine, care se schimbă destul de des (la urma urmei, reforma administrativă continuă), iar această dependență nu este funcțională și optimă, deoarece EDMS ar trebui să sprijine, în primul rând, procesele de lucru cu documente și interacțiune în cadrul autorității executive federale, și nu structuri specifice.

Concluzii scurte

Astfel, recomandările Cerințelor Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă sunt document de reglementare, sub rezerva unui studiu și verificări atente pentru conformitatea cu cerințele Regulilor de muncă de birou, care sunt obligatorii pentru autoritățile executive federale! Cerințele în sine nu pot sprijini pe deplin normele și regulile pentru efectuarea muncii de birou stabilite de Regulile de muncă de birou și de instrucțiunile departamentale pentru munca de birou în autoritățile executive federale elaborate pe baza acestora.

Cerințele sunt un document interesant care are statut de reglementare, dar de fapt nu poate fi aplicat în forma sa actuală, de vreme ce necesită elaborarea, clarificarea și concretizarea în contextul respectării depline și reale a Planului de acțiuni aprobat prin HG nr. 176-r.

Și încă o notă importantă: în prezent, niciuna dintre soluțiile EDMS gata făcute oferite pe piața internă nu poate îndeplini cerințele.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

Unul dintre subsistemele funcționale ale sistemului informațional corporativ este un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS), a cărui dezvoltare este de a crește eficiența managementului sistemelor economice bazate pe automatizarea gestiunii documentelor și a proceselor de afaceri, toate tipurile de lucru cu documente. care asigură și coordonează activitățile comune ale tuturor participanților la procesul de management.

În prezent, sistemele electronice de gestionare a documentelor în curs de creare trebuie să îndeplinească cerințele de bază ale CSI.

Scalabilitate. Este de dorit ca sistemul electronic de gestionare a documentelor să poată susține atât mai multe unități, cât și câteva mii de utilizatori, iar capacitatea sistemului de a-și crește capacitatea a fost determinată doar de capacitatea hardware-ului corespunzător. Îndeplinirea unei astfel de cerințe poate fi asigurată prin suportarea serverelor de baze de date industriale produse de companii precum Sybase, Oracle, Informix etc., care există pe aproape toate platformele software și hardware posibile, oferind astfel cea mai largă gamă de productivitate.

Distributie. Principalele probleme atunci când lucrați cu documente apar în organizațiile distribuite geografic, prin urmare, arhitectura sistemelor electronice de gestionare a documentelor trebuie să susțină interacțiunea site-urilor distribuite. Mai mult, site-urile distribuite pot fi combinate cu o varietate de canale de comunicare din punct de vedere al vitezei și calității. De asemenea, arhitectura sistemului trebuie să suporte interacțiunea cu utilizatorii de la distanță. J

modularitate, Este foarte posibil ca clientul să nu fie nevoie să implementeze imediat toate componentele sistemului de flux de lucru și, uneori, gama de sarcini rezolvate de client este mai mică decât întreaga gamă de sarcini de flux de lucru. Atunci este evident că sistemul electronic de management al documentelor ar trebui să fie format din module separate integrate între ele.

Deschidere. Un sistem electronic de management al documentelor nu poate și nu trebuie să existe izolat de alte sisteme, de exemplu, atunci când este necesară integrarea sistemului cu alte sisteme aplicate, în special, un program de contabilitate. Pentru aceasta, sistemul de flux de lucru trebuie să suporte standarde generale de prelucrare și transmitere a datelor și să aibă interfețe deschise pentru o posibilă rafinare și integrare cu alte sisteme.

4. Protecția documentelor electronice

Schema generală a SP la întreprindere, prezentată în Fig. 8, reflectă sistemul de măsuri organizatorice și tehnice pentru protecția sănătății.

Măsurile organizatorice determină:

funcțiile de muncă ale personalului implicat în prelucrarea datelor;

pentru operațiuni critice, controlul și execuția operațiunii trebuie efectuate de doi angajați cu chei diferite;

pentru baza de date trebuie asigurate condiții de stocare fiabilă;

este interzisă transferul datelor în alte locuri (firme, organizații) dacă acolo nu sunt asigurate condiții de protecție fiabilă;

trebuie elaborat un plan de evacuare pentru a salva datele în caz de forță majoră.

Controlul ZD este de mare importanță, care este subdivizat în două tipuri:

Revizuirea sau auditul extern (realizat de o terță parte);

verificare internă (internă) Tehnologia include următoarele activități de verificare:

documentația sistemului;

documentatia de proiectare (cladiri, spatii, centre de calcul);

documentaţie de proiectare pentru software;

îndrumarea documentelor utilizatorului despre software și sisteme de operare;

angajare (acces) și management;

revizuiri ale codurilor sursă;

numele fișierelor și folderelor de date (directoare);

toți suporturile de date;

acces terminal;

liste de utilizatori și drepturile acestora;

protocoale console;

jurnalele de sistem;

jurnalele de defecțiuni hardware și software;

Protocoale electronice de prelucrare a datelor și modificări ale datelor cu caracter personal etc.

În urma acțiunilor efectuate, se creează o listă de verificare, care poate fi realizată folosind software special sau disponibil public pe două tipuri de suporturi: hârtie (hârtie) și formă electronică.

La fel de masuri tehnice de protectie se folosesc semnături electronice și plicuri electronice.

Semnatura electronica este o secvență specială de caractere adăugate textului pentru a certifica autenticitatea acestuia. Se obține prin transformări matematice complexe din textul însuși și un număr special K, numit cheia ta secretă. Evident, orice persoană neautorizată, schimbând textul, trebuie să facă modificările corespunzătoare în semnătură. Cu toate acestea, cunoscând una dintre componentele sale - textul, nu o cunoaște pe cealaltă - cheia și, prin urmare, nu poate face astfel de modificări. La verificarea unei semnături, se efectuează acțiuni asupra acesteia, opusul celor cu care a fost obținută, dar în locul cheii secrete este implicat un alt număr - cheia publică. Desigur, depinde de secret, dar în așa fel încât să fie imposibil să obții cheia secretă de la cea publică. Astfel, puteți trimite cheia dvs. publică tuturor abonaților fără să vă faceți griji cu privire la protejarea acesteia. Chiar dacă cade în mâinile altcuiva, informațiile tale nu vor fi modificate. Această metodă de generare și distribuire a cheilor se numește principiul distribuirii cheilor publice.

Același principiu este folosit atunci când sigilați o scrisoare plic electronic ... Pentru sigilare sunt folosite două chei: cheia dumneavoastră privată și cheia publică a abonatului căruia îi este destinată scrisoarea. Din aceste două chei, se generează una - o cheie comună. Este folosit și pentru imprimare, dar în acest caz iese invers - de la dvs cheie publicăși cheia privată a abonatului dvs. (aceste două perechi sunt proiectate în așa fel încât cheile publice să fie aceleași).

Este convenabil, în primul rând, pentru că nu trebuie să vă întâlniți personal cu toți abonații pentru a schimba cheile - trebuie doar să le trimiteți cheile prin e-mail și, în al doilea rând, pentru că creați și trimiteți tuturor aceeași cheie.

Măsuri de precauție care trebuie luate pentru a transfera în siguranță documente pe Internet

Încorporarea în nodul central a complexului hardware și software care îndeplinește funcțiile unui firewall.

Filtrarea pachetelor și autentificarea utilizatorului.

Furnizarea de comunicații interne între site-uri printr-un intranet corporativ care are adrese IP locale care nu sunt înregistrate pe Internet și, prin urmare, inaccesibile din lumea exterioară.

Limitarea accesului la rețeaua externă cu un server proxy care convertește adresele IP interne în cele globale, restricționează traficul de intrare și de ieșire și realizează înregistrarea site-urilor Web externe vizitate de utilizatori.

Utilizarea diferitelor protocoale pe serverele locale care conțin baze de date critice și pe serverele Web, îngreunând accesul neautorizat la bazele de date. Acest lucru poate diminua ușor beneficiile tehnologiei Web.

Implementarea mecanismelor de control al accesului în sistemul de management al documentelor propriu-zis (lista de control acces, niveluri de acces, roluri, grupuri de utilizatori, criptare etc.).

Apendice. Cerințe pentru sistemele informatice de circulație a documentelor electronice ale organelor executive federale, ținând cont, printre altele, de necesitatea prelucrării prin aceste sisteme a informațiilor oficiale cu distribuție limitată

Ordinul Ministerului Comunicațiilor și Mass-media al Federației Ruse
din data de 2 septembrie 2011 N 221
„Cu privire la aprobarea cerințelor pentru sistemele informatice de gestionare a documentelor electronice ale organelor executive federale, luând în considerare, printre altele, necesitatea procesării informațiilor oficiale cu distribuție limitată prin aceste sisteme”

În conformitate cu clauza 5.2.23 din Regulamentul Ministerului Comunicațiilor și Mass-media al Federației Ruse, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 iunie 2008 N 418 (Legislația colectată a Federației Ruse, 2008, N 23, Art. 2708; N 42, Art. 4825; N 46, Art. 5337; 2009, N 3, Art. 378; N 6, Art. 738; N 33, Art. 4088; 2010, N 13, Art. . 1502; N 26, Art. 3350; N 30 4099; N 31, Art. 4251; 2011, N 2, Art. 338; N 3, Art. 542; N 6, Art. 888; N 14, Art. 1935; N 21, Art. 2965) și paragraful 2 din planul de acțiune pentru trecerea organelor executive federale la fluxul de documente fără hârtie la organizarea activităților interne, aprobat prin ordin al Guvernului Federației Ruse din 12 februarie 2011 N 176-r (Legislația colectată a Federației Ruse, 2011, N 8, Art. 1151), ordon:

1. Să aprobe cerințele anexate pentru sistemele informatice de gestionare a documentelor electronice ale autorităților executive federale, ținând cont, printre altele, de necesitatea prelucrării prin intermediul acestor sisteme a informațiilor oficiale cu distribuție limitată (denumite în continuare Cerințe).

2. Departamentul pentru Politică de Stat în domeniul creării și dezvoltării guvernării electronice (Lipov) va publica Cerințele pe site-ul oficial al Ministerului Comunicațiilor și Mass-Media al Federației Ruse în rețeaua de informații și telecomunicații Internet.

3. Trimiteți acest ordin de înregistrare de stat către Ministerul Justiției al Federației Ruse.

Înmatriculare N 22304

Au fost stabilite cerințe pentru sistemele informatice de gestionare a documentelor electronice ale autorităților executive federale.

Sistemul trebuie să fie scalabil.

Sunt date nivelurile de performanță, fiabilitate și protecție. Deci, accesul la sistem nu ar trebui să dureze mai mult de 3 secunde, timp de nefuncționare în caz de defecțiuni și reporniri - 30 de minute. Protecție împotriva accesului neautorizat în cazurile de prelucrare a informațiilor de serviciu cu distribuție limitată - nu mai mică decât clasa 1G.

Sistemul este conceput pentru a gestiona toate documentele organismului, inclusiv proiectele acestora, cu excepția celor care conțin secrete de stat. Interacționează, în special, cu sistemul electronic de gestionare a documentelor interdepartamentale.

Procesul de introducere a unui document în sistem include înregistrarea acestuia, scanarea și crearea unei imagini electronice.

Dacă interzicerea creării unei imagini electronice este stabilită, documentul este doar înregistrat.

Sistemul trebuie să accepte cel puțin 4 formate de fișiere: pdf, rtf, doc, tiff.

De asemenea, ar trebui să asigure verificarea și siguranța semnăturilor electronice, să înregistreze informații despre acordarea accesului și alte operațiuni cu documente și metadate ca parte a informațiilor de control.

Sistemul trebuie să respecte GOST R 51275-2006 și regulile de protecție tehnică a informațiilor confidențiale.

Nu trebuie să aibă o conexiune directă (nesecurizată) la Internet.

Ordinul Ministerului Comunicațiilor și Mass-media al Federației Ruse din 2 septembrie 2011 N 221 „Cu privire la aprobarea cerințelor pentru sistemele informatice de gestionare a documentelor electronice ale organelor executive federale, ținând cont, printre altele, de necesitatea prelucrarea prin aceste sisteme de informații oficiale cu distribuție limitată”

Înmatriculare N 22304

Prezentul ordin intră în vigoare la 10 zile de la data publicării sale oficiale.