Introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor în ultimii doi ani, cu care avem de-a face din ce în ce mai des „Practică” EDMS dezvoltat în Tatarstanul nostru. Lucrez atât în ​​structuri de stat, cât și în cele comerciale, ceea ce este bineînțeles frumos, sistemul este propriul nostru tătar, după cum se spune. « Bik әybәt ", dar ținând cont de funcționalitatea slabă a sistemului, ne confruntăm cu o neînțeles, de ce au nevoie clienții de un sistem atât de mizerabil, pe care nici măcar EDMS nu poate fi numit ???

Dar să vorbim despre totul în ordine.

Ploaie de aur de la ministrul Praktika

EDMS „Practice” a fost dezvoltat în 2006 de compania Kazan „Document Management Systems”. Sistemul este un serviciu cloud unde plata se face lunar pentru fiecare utilizator al EDMS. Sistemul a fost de fapt creat sub ordinul guvernului Tatarstan, după care a fost răspândit în toată republica cu ajutorul deciziilor administrative și presiunii.

Acum, politica de distribuție nu s-a schimbat, EDMS „Praktika” încă se răspândește cu ajutorul presiunii administrative din partea ministrului comunicațiilor Nikiforov, ai cărui foști însoțitori și prieteni ai lui Nikifrov Timur Yakubovși Dmitri Yurtaev conform Portalului Kazan (http://e-kazan.ru/) sunt proprietarii companiei Document Management System. De asemenea, Nikiforov și Yakubov au lucrat împreună ca programatori la Institutul de Cercetare de Matematică și Mecanică. Cebotarev la Kazan universitate de stat creat cu sprijinul lui George Soros.

Ministrul nostru al Comunicațiilor Nikolay Nikiforov este cel mai bun „director de vânzări” al practicii EDMS

Pe acest moment„Practica” EDMS este utilizată de aproximativ 4.000 de organizații: Ministerul Afacerilor Interne al Federației Ruse, Ministerul Culturii al Federației Ruse, Ministerul Resurselor Naturale al Federației Ruse, Academia Rusă de Economie Națională și Administrație Publică sub președintele Federației Ruse, guvernul de la Moscova, Teritoriul Primorsky, Republica Tuva, Tatneft, Kamaz și alte organizații.

4000 de clienți în doar 9 ani de existență a companiei- asta e foarte tare, avand in vedere ca 90% dintre ele „Sisteme de management al documentelor” au reusit sa puna mana doar in ultimii 3 ani. Acesta este doar un succes fenomenal, pentru că dacă comparăm principalii vechi de pe piață, atunci aceștia au indicatori mai slabi - Directum are doar 1.700 clienți în 12 ani, iar EOS are 6.000 de clienți în 20 de ani.

Timur Yakubov este coproprietar al Document Management Systems și prieten bun Ministrul Comunicațiilor Nikolai Nikiforov

Se dovedește că există conexiuni la nivel de guvern, ceea ce înseamnă că vei avea un gesheft și afaceri profitabile, fără conexiuni - mergi la muncă și nu plânge. Bun exemplu nepotism, despre care probabil toată lumea știe deja.

Interesant, este Vladimir Vladimirovici la curent?

Caracteristicile „Practice” EDMS

Pe site-ul oficial al EDMS „Practice” sunt prezentate următoarele avantaje:

• Ușurință de întreținere și implementare
• Interfață intuitivă
• Capacitatea de a lucra de la distanță
• Colaborare online cu alte organizații
• Utilizare semnatura electronica
• Flexibilitatea setarii drepturilor de acces
• Suport tehnic 24/7
• Scalabilitate flexibilă
• Biroul mobil al șefului

Nu voi infirma avantajele indicate de dezvoltator pentru o lungă perioadă de timp, vă voi spune doar ce am văzut și am învățat de la Praktika EDMS, după ce m-am uitat la unul dintre obiectele din Republică. Veți înțelege însăși posibilitățile acestui așa-numit EDMS.

Deci, iată un tabel pivot:

INFORMATII GENERALE
Tehnologii folosite	Dezvoltat în limbajul de programare PHP
SGBD	Oracle / MySQL
Principii de lucru	A alege din: Client subțire (web) client iPAD Client Android
Oportunități	Există 4 tipuri de grupuri de documente în total: Inbox Căsuță de ieșire Apelurile cetăţenilor Intern Înregistrarea doar a celor 4 tipuri de documente prestabilite Aprobarea / Semnarea a doar 3 tipuri de documente: ieșire, interne, răspunsuri la apelurile cetățenilor Arhiva electronica
Locul de instalare	Soluție SaaS, serverele sunt situate în Republica Tatarstan, Kazan Este posibil să se instaleze soluția pe echipamentul clientului, dar până acum doar primăria Moscovei a reușit De fapt, sistemul este o soluție SaaS.
EDMS FUNCȚIONALE
Înregistrarea corespondenței	Există în total 4 funcții: înregistrare manuală, adăugați paginile scanate la documentul înregistrat, creați un card nou și adăugați-i pagini din diverse aplicații și din scaner, adăugați pagini la ultimul document. Există doar 1 grup de intrare și 1 grup de ieșire. Acestea. nu există nicio modalitate de a crea grupuri suplimentare: împărțiți corespondența în diferite grupuri, atribuiți-le drepturi de acces diferite, reguli automate de procesare a acestor documente și configurați notificări individuale pentru fiecare grup, reguli de arhivare etc. Toate scrisorile vin numai în scrisori de intrare sau de ieșire cu aceleași carduri de documente și reguli de lucru. Nu există un jurnal de contabilitate și circulație a documentelor pe hârtie, nu există nicio modalitate de a urmări locația originalelor documentelor, de exemplu. de fapt, sistemul nu suportă flux de lucru mixt, ci doar electronic. Această funcționalitate este necesară atât pentru anularea în continuare a afacerii, cât și pentru reducerea la minimum a dublarii informațiilor, deoarece va trebui să țineți cont de locația lor într-un sistem suplimentar.
Acord	Pot fi coordonate și semnate doar proiectele de documente referitoare la grupurile de ieșire, interne, răspunsuri la apelurile cetățenilor. Nu există nicio modalitate de a evidenția grupuri separate: contracte, comenzi, conturi etc. Fără router de proces, fără șabloane de proces
Sarcini	Executarea ordinelor și controlul executării disciplinei Sistemul acceptă următoarele tipuri de comenzi: rezoluţie paragraf misiunea subordonată proiect de misiuni și misiuni subordonate
Arhiva	Sistemul nu acceptă gestionarea stocării, adică stabilirea perioadelor de depozitare și a acțiunilor la expirarea acestora (de exemplu, depozitarea timp de 5 ani, apoi distrugerea). Acestea. siguranţa documentelor nu poate fi garantată pt termenul limităși împiedică ștergerea acestora, plus documentele sunt stocate peste standardele stabilite, ceea ce poate cauza riscuri legale. Există doar o carte de referință „Nomenclatura cazurilor” pentru a marca locul în care se află documentul, adică. un fel de analog cu dosarele personale în care utilizatorii pot muta documente.
Căutare	Căutați numai după atributele cardului de document Nu există o căutare full-text în sistem, de ex. capacitatea de a căuta un document după text.
Rapoarte	Livrarea de bază are deja 2 tipuri de rapoarte: conform documentelor, și execuție cu detalii detaliate ale fiecărui articol Posibilitatea de a crea rapoarte noi numai pentru o plată suplimentară și numai la contactarea asistenței tehnice din Kazan. Oportunități auto-crearea fara rapoarte Toate rapoartele sunt afișate într-un browser web
Lucrul cu fișiere	În sistemul Praktika, un document este transformat într-o serie de fișiere separate - imagini („pagini de document” în ceea ce privește sistemul Praktika). Puteți atașa fișiere MS Word / Excel, PDF, TIFF pe cardul documentului, dar toate vor fi convertite în format JPG, astfel încât toate documentele din sistemul Praktika nu este editabil nicio căutare contextuală a documentelor nici un istoric al versiunilor de fișiere cu revizuiri
Menținerea cărților de referință	Există doar următoarele tipuri de directoare: Organizații - numai utilizatorii privilegiați pot crea noi contractori Utilizatori - numai utilizatorii Super Admin și suportul tehnic din Kazan pot crea și atribui drepturi Rubricator - numai suportul tehnic din Kazan poate crea noi categorii
Repetați verificarea	Verificarea dublării este implementată numai pe cardurile „Apeluri ale cetățenilor” cu numele complet, la cererea Guvernului de la Moscova Pentru alte grupuri de documente, de exemplu, pentru documentele primite, nu există verificare dublură
Scanare inline și manipulare coduri de bare	EDMS „Praktika” nu acceptă funcția de scanare în linie, recunoaștere, codare de bare și atașare automată a documentului scanat la RK.
Editarea câte un fișier odată	Nu, pentru că nu există fișiere editabile în sine, ci doar imagini JPG.
Integrare cu Active Directory	Nu
Sistem de înlocuire automată a salariaților	Da, un angajat poate specifica un utilizator înlocuitor bifând caseta și selectând un utilizator. Nu există posibilitatea de a specifica datele și orele de înlocuire. Înlocuirea permanentă este configurată numai la contactarea asistenței tehnice din Kazan
Prezența unui router de proces. Capacitatea de personalizare a proceselor de pregătire/aprobare/semnare/luare în considerare/familiarizare a documentelor	Nu. Nu există router sau editor de procese de afaceri, destinațiile sunt adăugate manual. Acestea. stabiliți rute flexibile de aprobare, de exemplu, contractele nu vor funcționa. Ei bine, dacă plătiți atât de mulți bani dezvoltatorului și el implementează această funcționalitate pentru dvs.
Trasee paralele / secvenţiale / mixte	Da, este indicat de fiecare dată din nou în cardul căruia i se trimite documentul spre aprobare și semnare.
Rol / Traseul jobului	Nu
Versiunea cardurilor de documente (începerea traseului din nou după N număr de editări și dezacorduri)	Nu
Versiune fișier	Nu
Abilitatea de a utiliza șabloane pentru aprobarea rutei	Nu
Documentați managementul stărilor vitale	Da. Lucrând doar cu stările create, nu există posibilitatea de a crea propriile tale și de a configura procese și drepturi de acces pentru fiecare stare.
APLICATII MOBILE
Disponibilitatea și capacitățile clientului iPAD Lucrul cu comenzi Arhivă de sarcini și documente cu care nu am lucrat
Securitatea transferului de date către iPAD	Protecția informațiilor atunci când lucrați de pe un dispozitiv mobil, conexiunea se realizează prin canalul VipNet. DAR numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiții: Sistem de operare IOS: versiunile 4.2.х, 4.3.2, 4.3.3 - pentru iPad 1, iPhone 3G, iPhone 3GS, iPhone 4; versiunea 4.3.3 - pentru iPad 2; versiunea 5.0.1 - pentru iPad 2, iPhone 4S; versiunea 5.1.1 - pentru iPad 1, iPad 2, iPhone 4, iPhone 4S, iPhone 3GS. Dispozitivul trebuie să fie jailbreak, adică accesul la sistemul său de fișiere trebuie deblocat și trebuie instalat managerul de pachete Cydia. Respectiv Actualizările IOS nu trebuie instalate Dacă este nevoie să instalați alte aplicații, atunci pot apărea probleme cu instalarea, funcționarea stabilă și suportul acestora.
Utilizarea semnăturii electronice pe iPAD	Lipsește o semnătură electronică calificată. Crypto-pro-ul furnizat împreună cu Practica este necalificat. Iar cel pentru care s-a obținut licența FSB este legat de un IOS anume. (IOS 6.1.) Certificatul de semnătură electronică este stocat pe iPad, respectiv, dacă iPad-ul este pierdut, certificatul se va pierde odată cu acesta Cardurile inteligente nu sunt acceptate
Disponibilitatea unei aplicații Windows pentru directori, oportunități Revizuirea / familiarizarea documentelor Aprobare/semnare documente Lucrul cu comenzi Securitatea datelor: semnătură electronică Protecția informațiilor atunci când lucrați de pe un dispozitiv mobil, conexiunea se realizează prin canalul VipNet.
Disponibilitatea soluțiilor pentru tablete pe Windows 8.1, oportunități	Nu.
Client Android	da
ORGANE GUVERNAMENTALE
MEDO	Da. Toate documentele de pe MEDO sunt trimise în folderul „Inbox” fără numere și sunt disponibile folosind filtrul „MEDO”
SMEV	Da, dar integrarea cu un singur portal de stat fara servicii.
Apelurile cetăţenilor	da
SIGURANȚĂ
Utilizarea unei semnături electronice calificate	Nu, folosit de Crypto-pro in cardul documentului nu se afiseaza in niciun fel ca documentul este semnat de EDS semnătura electronică nu funcționează corect - semnătura digitală nu reacționează în niciun fel la modificările efectuate nici în fișa documentului, nici la înlocuirea fișierului.
Furnizori Crypto acceptați	Crypto-pro
Semnătura electronică a documentelor	da
Semnătura electronică a comenzilor	da
Criptarea fișierelor	Nu
Diferențierea drepturilor de acces la documente	Sunt trei în total (diferențierea prin drepturi de acces la document, diferențierea utilizatorilor pe roluri, jurnalul acțiunilor utilizatorului). Nu există nicio setare pentru grupuri de utilizatori; atunci când creați un utilizator nou, trebuie să efectuați aceleași acțiuni de mai multe ori.
UTILIZARE
Principii de lucru	La locul de muncă pe modelul cloud computing. Dezavantajul interfeței este numărul mare de câmpuri și operații manuale Nu există posibilitatea de a sorta liste de documente și sarcini făcând clic, de exemplu, sortarea unei coloane în ordine alfabetică, sau descendent etc.
Branding de sistem	Da. Posibilitatea de a plasa un logo în antetul sistemului Posibilitatea de a plasa un logo pe pagina de pornire a aplicației iPAD
IMPLEMENTARE
Cursuri de pregatire	Da, există doar cursuri de învățare la distanță pentru utilizatori și tehnolog de sisteme.
Documentație	Doar documentația utilizatorului este disponibilă. Nu există documentație despre implementarea soluției, despre configurarea și suportul acesteia.
Principii de implementare, servicii furnizate	Lucrările de implementare includ: Studiu asupra proceselor de afaceri și a structurii clienților Dezvoltarea cerințelor pentru tehnologie Oferă acces la un standard și comun pentru toate configurațiile EDMS Conectarea utilizatorilor la un sistem de la distanță prin adresa IP Drepturile de acces sunt configurate de serviciul de asistență tehnică din Kazan
AJUSTARE, DEZVOLTARE ULTERIORĂ & A SUSTINE
Setarea câmpurilor din cardul documentului	Setul de elemente de metadate este fix; nu este posibilă introducerea câmpurilor obligatorii în cardul documentului. Nu există nicio modalitate de a ajusta munca cu diverse tipuri specifice de documente, de exemplu, administrative sau contractuale.
Integrare cu alte sisteme IT	Nu
Crearea de noi șabloane de rapoarte	Nu
A sustine	Suportul și consultanța clienților se realizează numai prin intermediul specialiștilor call center din Kazan.
LICENȚE ȘI PREȚURI
Principii de licențiere	Plată lunară pentru utilizarea licenței sistemului în sine Plus facturare lunară pentru fiecare utilizator conectat
Preț	Costul lucrării cu „Practică” EDMS este de 5 mii de ruble. pe lună pentru o licență plus 250 de ruble. pentru fiecare utilizator. Acestea. de exemplu, pentru 100 de utilizatori, costul sistemului este doar licențe, fără configurarea și suportul acestuia va fi de aproximativ 360.000 de ruble. in an. Nu chiar atât de bugetar.
CONCLUZII:	Sistemul Praktika este în primul rând o dezvoltare personalizată. Funcționalitatea principală a sistemului o reprezintă capacitățile de bază de înregistrare, aprobare, execuție și control al executării documentelor. Această funcționalitate a fost dezvoltată în conformitate cu procedura de operare adoptată de Guvernul de la Moscova și Republica Tatarstan. Sistemul acceptă doar managementul documentelor electroniceși nu acceptă mișcarea originalelor din hârtie. Sistemul este prost potrivit organizatii comerciale din cauza lipsei capacității de a personaliza sistemul pentru a se potrivi cerințelor dumneavoastră, de a personaliza rutele de aprobare, de a personaliza câmpurile, de capacitatea slabă de a asigura securitatea datelor, de lipsa capacității de a crea propriile grupuri de documente cu setul necesar de câmpuri. „Practica” nu este potrivită și structuri de stat, din cauza faptului că există de fapt doar funcționalitatea de bază a EDMS și posibilitățile slabe de lucru cu MEDO și SMEV. În plus, există plângeri cu privire la stabilitatea sistemului, mai ales după ce serviciul de suport tehnic a făcut modificări globale. Sistemul este îmbunătățit în mod constant, iar toate inovațiile sunt aplicate imediat unui server Saas funcțional, fără testare preliminară.

Avizul „Greslei Managerilor de Documentare” cu privire la EDMS „Praktika”

Ca să nu crezi că nu sunt corect cu EDMS „Praktika”, vreau să fac o recenzie despre sistemul lui Sergey Afanasyev director executiv Bresle de pe site-ul CNews:
„Sistemul se concentrează în mare măsură pe asigurarea lucrului cu corespondența oficială și apelurile cetățenilor și, în principal, pe aspectele operaționale ale acestei lucrări. O modernizare profundă a sistemului este foarte de dorit. În același timp, conceptele de bază, soluțiile tehnice și de interfață pot fi păstrate. Sondajul a fost efectuat în legătură cu probleme grave apărute în timpul funcționării și perfecționării acestui sistem pentru nevoile unui anumit aparat. "... http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - Opinie despre „Practică” EDMS tătară, flux de documente din Tatarstan

PJSC TATNEFT a organizat schimbul operațional de documente electronice între 22 de divizii proprii, precum și cu 73 de contrapărți externe folosind „1C: Enterprise 8”

Specialiștii biroului 1C-Rarus Kazan au implementat un sistem electronic de gestionare a documentelor în PJSC TATNEFT. Noul sistem, creat pe baza soluției „1C: Document flow 8 CORP” și a serviciului „1C-Taxcom”, a acoperit 2500 de locuri de muncă din 22 de divizii ale holdingului. Cea mai mare parte a fluxului de lucru a fost transferată către vizualizare electronică... Timpul pentru formarea, aprobarea și semnarea documentelor a fost redus. Schimbul de documente în cadrul companiei s-a accelerat semnificativ. Schimb electronic organizat de documente semnificative din punct de vedere juridic cu 73 de contrapartide externe. A fost implementată o verificare automată a corectitudinii completării documentelor primite. Timpul pentru introducerea datelor primare în sistemele contabile ale întreprinderii este redus la minimum. Livrare direcționată oferită documente electronice anumitor destinatari - fiecare document își găsește automat destinatarul printre sute de persoane responsabile situate la sute de unități ale întreprinderii. Documentele nu se mai pierd. În viitorul apropiat, conducerea PJSC TATNEFT intenționează să

PJSC TATNEFT a organizat schimbul operațional de documente electronice între 22 de divizii proprii,
precum și cu 73 de contractori externi care folosesc „1C: Enterprise 8”

Specialiști Biroul din Kazan „1C-Rarus” implementat un sistem electronic de management al documentelor în PJSC TATNEFT... Noul sistem, creat pe baza soluției „1C: Document flow 8 CORP” și a serviciului „1C-Taxcom”, a acoperit 2500 de locuri de muncă din 22 de divizii ale holdingului. Cea mai mare parte a fluxului de lucru a fost convertită în formă electronică. Timpul pentru formarea, aprobarea și semnarea documentelor a fost redus.Schimbul de documente în cadrul companiei s-a accelerat semnificativ. Schimb electronic organizat de documente semnificative din punct de vedere juridic cu 73 de contrapartide externe. A fost implementată o verificare automată a corectitudinii completării documentelor primite. Timpul pentru introducerea datelor primare în sistemele contabile ale întreprinderii este redus la minimum. Furnizată livrarea direcționată a documentelor electronice către anumiți destinatari - acum fiecare document își găsește automat destinatarul printre sute de persoane responsabile situate la sute de unități ale întreprinderii. Documentele nu se mai pierd. În viitorul apropiat, conducerea PJSC TATNEFT intenționează să reproducă sistemul tuturor celor 160 de întreprinderi ale holdingului.

PJSC TATNEFT este una dintre cele mai mari din Rusia companiile petroliere, un holding integrat vertical recunoscut la nivel internațional. Ca parte a complexului de producție al companiei, producția de petrol și gaze, rafinarea petrolului, petrochimie, un complex de anvelope, rețeaua de benzinăriiși un bloc de structuri de servicii.

În fiecare zi, angajații PJSC TATNEFT lucrează cu mii de documente, majoritatea fiind documente de vânzare a mărfurilor - contracte, acorduri, facturi, facturi, acte etc. un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDM), care ar grăbi formarea. , aprobarea și semnarea acestor documente. A fost necesară standardizarea și automatizarea lanțurilor de aprobare a documentelor, asigurarea semnării documentelor cu semnătură electronică calificată îmbunătățită, organizarea unui schimb prompt de documente semnate atât în ​​cadrul companiei, cât și cu contrapărțile terțe.

Pentru implementarea pilot a sistemului a fost aleasă Administrația Tatneftesnab, care este angajată în suportul material și tehnic al subdiviziunilor PJSC Tatneft. Compania 1C-Rarus Kazan a fost invitată ca partener de implementare. Baza pentru crearea sistemului a fost „1C: Document flow 8 CORP” și serviciul de schimb electronic de documente „1C-Taxcom”.

Timp de 8,5 luni sistem nou EDF a fost desfășurat în 2500 de locuri de muncă. În prima etapă a proiectului, a fost organizat un schimb de documente semnificative din punct de vedere juridic între Administrația Tatneftesnab și unul dintre principalii parteneri ai PJSC Tatneft - compania din grupul TMS, care face parte din holdingul de servicii petroliere TAGRAS-Holding. În a doua etapă a proiectului, toate cele 73 de întreprinderi ale holdingului TAGRAS au fost conectate la sistemul electronic de management al documentelor cu Administrația Tatneftesnab. Pe o bază anuală, fluxul de documente al PJSC TATNEFT cu acest holding este de aproximativ 44,8% din fluxul total de documente externe al companiei. La a treia etapă, schimbul de documente în cadrul companiei a fost automatizat - între Administrația Tatneftesnab și 22 de divizii structurale ale PJSC Tatneft.

Rezultate cheie ale implementării sistemului electronic de management al documentelor:

• A fost organizat un schimb operațional de documente semnificative din punct de vedere juridic cu contrapărțile. Sistemul EDM este integrat cu sistemele de contabilitate ale companiei. Pentru operațiunile de expediere, utilizatorul EDM creează un document în sistemul său de contabilitate, îl încarcă în sistemul electronic de gestionare a documentelor, unde este lansat automat procesul de aprobare predefinit pentru acest tip de documente. Un document semnat de o persoană autorizată este trimis automat prin operatorul EDM către contrapartidă.
• Volumul de documente în cadrul întreprinderii a fost redus semnificativ.În conformitate cu prevederile Lege federala 402-FZ și 93st. NKRF din companie a dezvoltat propriul format de scrisoare de parcurs electronică pentru eliberarea materialelor în lateral și deplasarea acestora între propriile divizii - formatul M-15 cu utilizarea unei semnături electronice calificate îmbunătățite. Utilizarea acestui document a făcut posibilă reducerea semnificativă a volumului fluxului de lucru intern al hârtiei și reducerea timpului pentru pregătirea și transmiterea documentelor către autoritățile fiscale.
• Aprobarea accelerată a documentelor. Peste 400 de lanțuri standard au fost configurate în sistem pentru a coordona fiecare tip de document în contextul proceselor de afaceri și al diviziilor companiei. Aproximativ 2.500 de utilizatori sunt implicați în acord, inclusiv. peste 200 de angajați care au dreptul de a semna digital.
• A furnizat livrarea direcționată a unui document electronic către un anumit destinatar.În acest scop, la formularele documentelor electronice au fost adăugate 15 câmpuri suplimentare, care conțin informații despre adresa locului de expediere și locul de livrare. valori materialeși documente electronice către ei. Contrapartea (cumpărătorul, dacă este o organizație terță) sau destinatarul (dacă este o unitate structurală) prin interfața web depune o cerere de furnizare a oricăror echipamente sau materiale către sistemul de contabilitate al Managementului Tatneftesnab și completează câmpuri suplimentare. Un document electronic procesat în sistem este transmis automat destinatarului conform detaliilor specificate în aceste câmpuri. Acest lucru a eliminat necesitatea de a defini manual la ce depozit și la ce departament ar trebui trimis documentul. Fiecare document își găsește automat destinatarul printre sute de persoane responsabile situate la sute de unități ale întreprinderii - atât la trimitere, cât și la primire.
• S-a simplificat formarea și controlul corectitudinii completării documentelor. Astăzi, în TATNEFT, intrarea în sistem documente primareîn cadrul contractelor, nu se realizează de către contabili, ci de către inițiatorii contractului. Contrapartea, în conformitate cu termenii contractului, este obligată să utilizeze codurile din lista de stocuri TATNEFT la formarea documentului. La primirea documentului, sistemul verifică automat numerele de cod pentru conformitatea cu cartea de referință și, de asemenea, controlează disponibilitatea datelor necesare lansării documentului în lanțul de coordonare cu persoane responsabile... Acest lucru a redus numărul de operații manuale și erori la introducerea documentelor primare în sistem. În viitor, este planificată implementarea posibilității de verificare încrucișată a documentelor efectuate în sistemul EDM și sistemul contabil, ceea ce, conform estimărilor conducerii, va reduce cu câteva procente în plus costurile cu forța de muncă pentru ținerea evidenței.

În prezent, sistemul EDI de la PJSC TATNEFT continuă să se dezvolte activ:

• Compania intenționează să treacă la EDM cu numărul maxim de contrapărți, inclusiv cele cu mici companii partenere care în prezent nu sunt pregătiți să implementeze un sistem electronic de management al documentelor. Aceștia vor putea face schimb de documente electronice prin portalul web: contrapartea de pe portal va întocmi un document electronic, îl va certifica cu o cheie personală de semnătură electronică și îl va trimite subdiviziunilor Tatneft prin operatorul EDM.
• O altă zonă de dezvoltare a sistemului este implementarea generării automate a tranzacțiilor. Pentru aceasta, se lucrează în prezent pentru integrarea perfectă a EDF cu diverse sisteme de contabilitate ale companiei. Sistemul EDM va informa sistemul contabil despre modificările stărilor anumitor documente (documentul este respins, semnat de destinatar, semnat pe ambele părți etc.), pe baza acestor stări, înregistrările necesare vor fi generate automat în sistem de contabilitate. Cu o astfel de schemă de lucru, contabilitatea companiei va reflecta doar tranzacțiile pe documente electronice semnate de ambele părți, iar departamentul de contabilitate va fi scutit de necesitatea operațiunilor de inversare pentru situații de urgență. Acest lucru va reduce costurile cu forța de muncă, va reduce riscurile fiscale și va reduce numărul de documente clarificatoare pentru fisc.
• În plus, este planificată implementarea posibilității de a lucra cu EDI prin aplicatie mobila, care va oferi angajaților posibilitatea de a coordona și semna documente în orice moment, în orice unitate și pe orice dispozitiv mobil conectat la Internet.
• Pentru optimizarea lucrului cu băncile care deservesc întreprinderile Tatneft, se va organiza un schimb direct de documente prin serviciul 1C: DirectBank, care va permite trimiterea ordinelor de plată către bancă și primirea extraselor de cont direct din sistemele contabile, fără a trece la Client-bancă” . Acest lucru va reduce timpul pentru descărcarea și încărcarea fișierelor electronice, precum și reconcilierea suplimentară a documentelor contabile cu datele extrasului.

Akhmetshin Ramil Akhmetovich, contabil șef adjunct, curator de proiect la PJSC TATNEFT, notează:„Am luat calea pe următorul principiu: formarea unui document electronic în orice Sistem informatic trebuie efectuată o singură dată pe partea contractantului - contrapartea a format un document, l-a semnat și l-a trimis în formă electronică. Nu ar trebui să facem altceva cu acest document decât aprobări și semnări. Totul ar trebui automatizat: aprobarea pe un lanț unificat, semnarea, trimiterea automată a documentului semnat către contrapartidă și generarea automată a tranzacțiilor în sistemul contabil. În același timp, costurile de introducere a documentelor în sistemele contabile ar trebui să fie zero. Acest noua oportunitate furnizate de sistemul EDI integrat cu sistemul de contabilitate. Și aceasta este o schimbare semnificativă a filozofiei de a lucra cu documente la întreprindere. Soluțiile sistemului 1C: Enterprise 8 ne ajută să îndeplinim aceste sarcini.

Astăzi, 2500 de angajați ai PJSC TATNEFT lucrează deja cu succes în sistemul EDM bazat pe 1C, iar un schimb operațional de documente a fost organizat atât în ​​cadrul întreprinderii, cât și cu contrapărțile externe. Scopul nostru strategic este de a converti întregul flux de documente interne în formă electronică și de a face din sistemul EDM un sistem la nivel de deținere, la care toate subsidiarele Tatneft (peste 160 de organizații) vor fi conectate treptat, precum și să implice. suma maxima dintre contrapartidele noastre, dintre care sunt zeci de mii.”

PJSC TATNEFT este una dintre cele mai mari companii petroliere ruse, un holding integrat vertical recunoscut la nivel internațional. Ca parte a complexului de producție al Companiei, producția de petrol și gaze, rafinarea petrolului, petrochimie, un complex de anvelope, o rețea de benzinării și un bloc de structuri de servicii se dezvoltă constant. Tatneft participă și la capitalul companiilor din sectorul financiar (bancar și asigurări).

Management „Tatneftesnab”- este un complex modern de înaltă tehnologie, care asigură aprovizionarea întreprinderilor grupului de firme PJSC TATNEFT cu produse de înaltă calitate în scop industrial și tehnic. Managementul include: aparatul de administrare (Bugulma), baza Almetyevskaya, baza Bugulma, baza Leninogorsk, baza Nijnekamsk.

„grup TMS” este o companie tânără, în dezvoltare dinamică, care operează pe piața serviciilor petroliere din Republica Tatarstan și în Federația Rusăîn general. Creat pe baza unui puternic bloc de întreprinderi de servicii ale OAO TATNEFT în 2005, TMS Group oferă serviciu cuprinzător zăcămintele petroliere și echipamentele de foraj, le implementează leasing operational, producția de echipamente, diagnosticare tehnică și expertiză în siguranță industrială.
Holdingul „TMS Group” include companiile UK LLC „TMS Group”, LLC „NPO-MehService”, LLC „Tatneft-RNO-MehService”, LLC „TMS-Logistika”, LLC „NKT-Service”, LLC „ TMS-Burovoy Service, LLC TMS-TruboprovodServis, LLC TMS-Technovek. În total, compania are peste 4.500 de mii de angajați.

"1C-Rarus"- o societate mixtă a firmelor „1C” și „Rarus”, înființată în 1994. Astăzi, „1C-Rarus” este un holding cu filiale care operează în 14 orașe din Rusia și Ucraina.
De 21 de ani de activitate pe piață, peste 100.000 de întreprinderi din Rusia și țările CSI, precum și divizii ale celor mai mari companii din lume, au devenit clienți ai 1C-Rarus. Specialiștii 1C-Rarus au dezvoltat 70 de soluții standard pentru 17 sectoare de afaceri.
1C-Rarus este partener principal al 1C, partener certificat al Microsoft, Google, partener de aur al Beeline și 1C-Bitrix, membru al asociației Parteneriat nonprofit Furnizori Produse software(NP PPP).
Grupul de firme „1C-Rarus” are peste 2.500 de angajați, majoritatea fiind atestați de firma „1C”. Sistemul de management 1C-Rarus este în conformitate cu standard international Calitate ISO 9001:2008.
Site-ul grupului de companii: http://www.rarus.ru/.

09.11.2016

Introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor în ultimii doi ani, cu care avem de-a face din ce în ce mai des „Practică” EDMS dezvoltat în Tatarstanul nostru. Lucrez atât în ​​structuri de stat, cât și în cele comerciale, ceea ce este bineînțeles frumos, sistemul este propriul nostru tătar, după cum se spune. « Bik әybәt ", dar ținând cont de funcționalitatea slabă a sistemului, ne confruntăm cu o neînțeles, de ce au nevoie clienții de un sistem atât de mizerabil, pe care nici măcar EDMS nu poate fi numit ???

Dar să vorbim despre totul în ordine.

Ploaie de aur de la ministrul Praktika

EDMS „Practice” a fost dezvoltat în 2006 de compania Kazan „Document Management Systems”. Sistemul este un serviciu cloud unde plata se face lunar pentru fiecare utilizator al EDMS. Sistemul a fost de fapt creat sub ordinul guvernului Tatarstan, după care a fost răspândit în toată republica cu ajutorul deciziilor administrative și presiunii.

Acum, politica de distribuție nu s-a schimbat, EDMS „Praktika” încă se răspândește cu ajutorul presiunii administrative din partea ministrului comunicațiilor Nikiforov, ai cărui foști însoțitori și prieteni ai lui Nikifrov Timur Yakubovși Dmitri Yurtaev conform Portalului Kazan (http://e-kazan.ru/) sunt proprietarii companiei Document Management System. De asemenea, Nikiforov și Yakubov au lucrat împreună ca programatori la Institutul de Cercetare de Matematică și Mecanică. Chebotarev la Universitatea de Stat din Kazan, creată cu sprijinul lui George Soros.

Ministrul nostru al Comunicațiilor Nikolay Nikiforov este cel mai bun „director de vânzări” al practicii EDMS

În prezent, „Practica” EDMS este utilizată de aproximativ 4.000 de organizații: Ministerul Afacerilor Interne al Federației Ruse, Ministerul Culturii al Federației Ruse, Ministerul Resurselor Naturale al Federației Ruse, Academia Rusă de Economie Națională și Serviciul public sub președintele Federației Ruse, guvernul de la Moscova, Teritoriul Primorsky, Republica Tuva, Tatneft, Kamaz și alte organizații.

4000 de clienți în doar 9 ani de existență a companiei- asta e foarte tare, avand in vedere ca 90% dintre ele „Sisteme de management al documentelor” au reusit sa puna mana doar in ultimii 3 ani. Acesta este doar un succes fenomenal, pentru că dacă comparăm principalii vechi de pe piață, atunci aceștia au indicatori mai slabi - Directum are doar 1.700 clienți în 12 ani, iar EOS are 6.000 de clienți în 20 de ani.

Timur Yakubov este un coproprietar al sistemelor de management al documentelor și un bun prieten al ministrului comunicațiilor Nikolai Nikiforov

Se dovedește că există legături la nivel guvernamental - înseamnă că vei avea un gesheft și o afacere profitabilă, fără legături - mergi la muncă și nu plângi. Un bun exemplu de nepotism, despre care probabil că toată lumea știe deja.

Interesant, este Vladimir Vladimirovici la curent?

Caracteristicile „Practice” EDMS

Pe site-ul oficial al EDMS „Practice” sunt prezentate următoarele avantaje:

• Ușurință de întreținere și implementare
• Interfață intuitivă
• Capacitatea de a lucra de la distanță
• Colaborare online cu alte organizații
• Utilizarea semnăturii electronice
• Flexibilitatea setarii drepturilor de acces
• Suport tehnic 24/7
• Scalabilitate flexibilă
• Biroul mobil al șefului

Nu voi infirma avantajele indicate de dezvoltator pentru o lungă perioadă de timp, vă voi spune doar ce am văzut și am învățat de la Praktika EDMS, după ce m-am uitat la unul dintre obiectele din Republică. Veți înțelege însăși posibilitățile acestui așa-numit EDMS.

Deci, iată un tabel pivot:

INFORMATII GENERALE
Tehnologii folosite	Dezvoltat în limbajul de programare PHP
SGBD	Oracle / MySQL
Principii de lucru	A alege din: Client subțire (web) client iPAD Client Android
Oportunități	Există 4 tipuri de grupuri de documente în total: Inbox Căsuță de ieșire Apelurile cetăţenilor Intern Înregistrarea doar a celor 4 tipuri de documente prestabilite Aprobarea / Semnarea a doar 3 tipuri de documente: ieșire, interne, răspunsuri la apelurile cetățenilor Arhiva electronica
Locul de instalare	Soluție SaaS, serverele sunt situate în Republica Tatarstan, Kazan Este posibil să se instaleze soluția pe echipamentul clientului, dar până acum doar primăria Moscovei a reușit De fapt, sistemul este o soluție SaaS.
EDMS FUNCȚIONALE
Înregistrarea corespondenței	Există în total 4 funcții: înregistrare manuală, adăugați paginile scanate la documentul înregistrat, creați un card nou și adăugați-i pagini din diverse aplicații și din scaner, adăugați pagini la ultimul document. Există doar 1 grup de intrare și 1 grup de ieșire. Acestea. nu există nicio modalitate de a crea grupuri suplimentare: împărțiți corespondența în diferite grupuri, atribuiți-le drepturi de acces diferite, reguli automate de procesare a acestor documente și configurați notificări individuale pentru fiecare grup, reguli de arhivare etc. Toate scrisorile vin numai în scrisori de intrare sau de ieșire cu aceleași carduri de documente și reguli de lucru. Nu există un jurnal de contabilitate și circulație a documentelor pe hârtie, nu există nicio modalitate de a urmări locația originalelor documentelor, de exemplu. de fapt, sistemul nu suportă flux de lucru mixt, ci doar electronic. Această funcționalitate este necesară atât pentru anularea în continuare a afacerii, cât și pentru reducerea la minimum a dublarii informațiilor, deoarece va trebui să țineți cont de locația lor într-un sistem suplimentar.
Acord	Pot fi coordonate și semnate doar proiectele de documente referitoare la grupurile de ieșire, interne, răspunsuri la apelurile cetățenilor. Nu există nicio modalitate de a evidenția grupuri separate: contracte, comenzi, conturi etc. Fără router de proces, fără șabloane de proces
Sarcini	Executarea ordinelor și controlul executării disciplinei Sistemul acceptă următoarele tipuri de comenzi: rezoluţie paragraf misiunea subordonată proiect de misiuni și misiuni subordonate
Arhiva	Sistemul nu acceptă gestionarea stocării, adică stabilirea perioadelor de depozitare și a acțiunilor la expirarea acestora (de exemplu, depozitarea timp de 5 ani, apoi distrugerea). Acestea. este imposibil să se garanteze siguranța documentelor într-o perioadă determinată și să se prevină ștergerea acestora, plus documentele sunt stocate peste standardele stabilite, ceea ce poate cauza riscuri legale. Există doar o carte de referință „Nomenclatura cazurilor” pentru a marca locul în care se află documentul, adică. un fel de analog cu dosarele personale în care utilizatorii pot muta documente.
Căutare	Căutați numai după atributele cardului de document Nu există o căutare full-text în sistem, de ex. capacitatea de a căuta un document după text.
Rapoarte	Livrarea de bază are deja 2 tipuri de rapoarte: conform documentelor, și execuție cu detalii detaliate ale fiecărui articol Posibilitatea de a crea rapoarte noi numai pentru o plată suplimentară și numai la contactarea asistenței tehnice din Kazan. Nu există posibilitatea de auto-creare a rapoartelor Toate rapoartele sunt afișate într-un browser web
Lucrul cu fișiere	În sistemul Praktika, un document este transformat într-o serie de fișiere separate - imagini („pagini de document” în ceea ce privește sistemul Praktika). Puteți atașa fișiere MS Word / Excel, PDF, TIFF pe cardul documentului, dar toate vor fi convertite în format JPG, astfel încât toate documentele din sistemul Praktika nu este editabil nicio căutare contextuală a documentelor nici un istoric al versiunilor de fișiere cu revizuiri
Menținerea cărților de referință	Există doar următoarele tipuri de directoare: Organizații - numai utilizatorii privilegiați pot crea noi contractori Utilizatori - numai utilizatorii Super Admin și suportul tehnic din Kazan pot crea și atribui drepturi Rubricator - numai suportul tehnic din Kazan poate crea noi categorii
Repetați verificarea	Verificarea dublării este implementată numai pe cardurile „Apeluri ale cetățenilor” cu numele complet, la cererea Guvernului de la Moscova Pentru alte grupuri de documente, de exemplu, pentru documentele primite, nu există verificare dublură
Scanare inline și manipulare coduri de bare	EDMS „Praktika” nu acceptă funcția de scanare în linie, recunoaștere, codare de bare și atașare automată a documentului scanat la RK.
Editarea câte un fișier odată	Nu, pentru că nu există fișiere editabile în sine, ci doar imagini JPG.
Integrare cu Active Directory	Nu
Sistem de înlocuire automată a salariaților	Da, un angajat poate specifica un utilizator înlocuitor bifând caseta și selectând un utilizator. Nu există posibilitatea de a specifica datele și orele de înlocuire. Înlocuirea permanentă este configurată numai la contactarea asistenței tehnice din Kazan
Prezența unui router de proces. Capacitatea de personalizare a proceselor de pregătire/aprobare/semnare/luare în considerare/familiarizare a documentelor	Nu. Nu există router sau editor de procese de afaceri, destinațiile sunt adăugate manual. Acestea. stabiliți rute flexibile de aprobare, de exemplu, contractele nu vor funcționa. Ei bine, dacă plătiți atât de mulți bani dezvoltatorului și el implementează această funcționalitate pentru dvs.
Trasee paralele / secvenţiale / mixte	Da, este indicat de fiecare dată din nou în cardul căruia i se trimite documentul spre aprobare și semnare.
Rol / Traseul jobului	Nu
Versiunea cardurilor de documente (începerea traseului din nou după N număr de editări și dezacorduri)	Nu
Versiune fișier	Nu
Abilitatea de a utiliza șabloane pentru aprobarea rutei	Nu
Documentați managementul stărilor vitale	Da. Lucrând doar cu stările create, nu există posibilitatea de a crea propriile tale și de a configura procese și drepturi de acces pentru fiecare stare.
APLICATII MOBILE
Disponibilitatea și capacitățile clientului iPAD Lucrul cu comenzi Arhivă de sarcini și documente cu care nu am lucrat
Securitatea transferului de date către iPAD	Protecția informațiilor atunci când lucrați de pe un dispozitiv mobil, conexiunea se realizează prin canalul VipNet. DAR numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiții: Sistem de operare IOS: versiunile 4.2.х, 4.3.2, 4.3.3 - pentru iPad 1, iPhone 3G, iPhone 3GS, iPhone 4; versiunea 4.3.3 - pentru iPad 2; versiunea 5.0.1 - pentru iPad 2, iPhone 4S; versiunea 5.1.1 - pentru iPad 1, iPad 2, iPhone 4, iPhone 4S, iPhone 3GS. Dispozitivul trebuie să fie jailbreak, adică accesul la sistemul său de fișiere trebuie deblocat și trebuie instalat managerul de pachete Cydia. Respectiv Actualizările IOS nu trebuie instalate Dacă este nevoie să instalați alte aplicații, atunci pot apărea probleme cu instalarea, funcționarea stabilă și suportul acestora.
Utilizarea semnăturii electronice pe iPAD	Lipsește o semnătură electronică calificată. Crypto-pro-ul furnizat împreună cu Practica este necalificat. Iar cel pentru care s-a obținut licența FSB este legat de un IOS anume. (IOS 6.1.) Certificatul de semnătură electronică este stocat pe iPad, respectiv, dacă iPad-ul este pierdut, certificatul se va pierde odată cu acesta Cardurile inteligente nu sunt acceptate
Disponibilitatea unei aplicații Windows pentru directori, oportunități Revizuirea / familiarizarea documentelor Aprobare/semnare documente Lucrul cu comenzi Securitatea datelor: semnătură electronică Protecția informațiilor atunci când lucrați de pe un dispozitiv mobil, conexiunea se realizează prin canalul VipNet.
Disponibilitatea soluțiilor pentru tablete pe Windows 8.1, oportunități	Nu.
Client Android	da
ORGANE GUVERNAMENTALE
MEDO	Da. Toate documentele de pe MEDO sunt trimise în folderul „Inbox” fără numere și sunt disponibile folosind filtrul „MEDO”
SMEV	Da, dar nu există nicio integrare cu portalul de servicii de stat unificate.
Apelurile cetăţenilor	da
SIGURANȚĂ
Utilizarea unei semnături electronice calificate	Nu, folosit de Crypto-pro in cardul documentului nu se afiseaza in niciun fel ca documentul este semnat de EDS semnătura electronică nu funcționează corect - semnătura digitală nu reacționează în niciun fel la modificările efectuate nici în fișa documentului, nici la înlocuirea fișierului.
Furnizori Crypto acceptați	Crypto-pro
Semnătura electronică a documentelor	da
Semnătura electronică a comenzilor	da
Criptarea fișierelor	Nu
Diferențierea drepturilor de acces la documente	Sunt trei în total (diferențierea prin drepturi de acces la document, diferențierea utilizatorilor pe roluri, jurnalul acțiunilor utilizatorului). Nu există nicio setare pentru grupuri de utilizatori; atunci când creați un utilizator nou, trebuie să efectuați aceleași acțiuni de mai multe ori.
UTILIZARE
Principii de lucru	Locul de muncă pe modelul cloud computing. Dezavantajul interfeței este numărul mare de câmpuri și operații manuale Nu există posibilitatea de a sorta liste de documente și sarcini făcând clic, de exemplu, sortarea unei coloane în ordine alfabetică, sau descendent etc.
Branding de sistem	Da. Posibilitatea de a plasa un logo în antetul sistemului Posibilitatea de a plasa un logo pe pagina de pornire a aplicației iPAD
IMPLEMENTARE
Cursuri de pregatire	Da, există doar cursuri de învățare la distanță pentru utilizatori și tehnolog de sisteme.
Documentație	Doar documentația utilizatorului este disponibilă. Nu există documentație despre implementarea soluției, despre configurarea și suportul acesteia.
Principii de implementare, servicii furnizate	Lucrările de implementare includ: Studiu asupra proceselor de afaceri și a structurii clienților Dezvoltarea cerințelor pentru tehnologie Oferă acces la un standard și comun pentru toate configurațiile EDMS Conectarea utilizatorilor la un sistem de la distanță prin adresa IP Drepturile de acces sunt configurate de serviciul de asistență tehnică din Kazan
AJUSTARE, DEZVOLTARE ULTERIORĂ & A SUSTINE
Setarea câmpurilor din cardul documentului	Setul de elemente de metadate este fix; nu este posibilă introducerea câmpurilor obligatorii în cardul documentului. Nu există nicio modalitate de a ajusta munca cu diverse tipuri specifice de documente, de exemplu, administrative sau contractuale.
Integrare cu alte sisteme IT	Nu
Crearea de noi șabloane de rapoarte	Nu
A sustine	Suportul și consultanța clienților se realizează numai prin intermediul specialiștilor call center din Kazan.
LICENȚE ȘI PREȚURI
Principii de licențiere	Plată lunară pentru utilizarea licenței sistemului în sine Plus facturare lunară pentru fiecare utilizator conectat
Preț	Costul lucrării cu „Practică” EDMS este de 5 mii de ruble. pe lună pentru o licență plus 250 de ruble. pentru fiecare utilizator. Acestea. de exemplu, pentru 100 de utilizatori, costul sistemului este doar licențe, fără configurarea și suportul acestuia va fi de aproximativ 360.000 de ruble. in an. Nu chiar atât de bugetar.
CONCLUZII:	Sistemul Praktika este în primul rând o dezvoltare personalizată. Funcționalitatea principală a sistemului o reprezintă capacitățile de bază de înregistrare, aprobare, execuție și control al executării documentelor. Această funcționalitate a fost dezvoltată în conformitate cu procedura de operare adoptată de Guvernul de la Moscova și Republica Tatarstan. Sistemul acceptă doar gestionarea electronică a documentelor și nu acceptă mișcarea originalelor pe hârtie. Sistemul este slab potrivit organizațiilor comerciale din cauza lipsei capacității de a personaliza sistemul pentru a se potrivi cerințelor dvs., de a personaliza rutele de aprobare, de a personaliza câmpurile, de capacitatea slabă de a asigura securitatea datelor și de lipsa capacității de a vă crea propriile grupuri de documente cu setul necesar de câmpuri. „Practica” nu este potrivită nici pentru agențiile guvernamentale, din cauza faptului că există de fapt doar funcționalitatea de bază a EDMS și posibilitățile slabe de lucru cu MEDO și SMEV. În plus, există plângeri cu privire la stabilitatea sistemului, mai ales după ce serviciul de suport tehnic a făcut modificări globale. Sistemul este îmbunătățit în mod constant, iar toate inovațiile sunt aplicate imediat unui server Saas funcțional, fără testare preliminară.

Avizul „Greslei Managerilor de Documentare” cu privire la EDMS „Praktika”

Ca să nu credeți că nu sunt corect față de EDMS „Praktika”, aș dori să fac o recenzie a sistemului lui Serghei Afanasyev al directorului executiv al breslei de pe site-ul CNews:
„Sistemul se concentrează în mare măsură pe asigurarea lucrului cu corespondența oficială și apelurile cetățenilor și, în principal, pe aspectele operaționale ale acestei lucrări. O modernizare profundă a sistemului este foarte de dorit. În același timp, conceptele de bază, soluțiile tehnice și de interfață pot fi păstrate. Sondajul a fost efectuat în legătură cu probleme grave apărute în timpul funcționării și perfecționării acestui sistem pentru nevoile unui anumit aparat. "... http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - Opinie despre „Practică” EDMS tătară, flux de documente din Tatarstan

|
DIRECTUM: Apelurile cetăţenilor

Soluţie. Soluția de afaceri „DIRECTUM: Apeluri ale cetățenilor” permite agentii guvernamentale să lucreze eficient cu apelurile cetățenilor și să sporească transparența activităților lor. Sarcini de afaceri rezolvate: Lucrări de construcție cu nomenclatura cazuri apelurile cetăţenilor (creare, întreţinere, anulare). Crearea și menținerea unui registru al cetățenilor aplicați. Fixare comunicare verbala cu cetăţenii aplicaţi. Luarea în considerare a contestațiilor cetățenilor și formarea de instrucțiuni pentru executori (atât interni, cât și externi) ...

Calea: Pagina principală / Selectați EDMS / Catalog de produse EDMS Information Technologies Corporation a finalizat proiectul Office Work Management bazat pe sistemul IT-Enterprise ERP pentru cel mai mare holding de construcții ucrainean Kievgorstroy

Dispozitive mobile(tabletă, telefon). Integrare cu un portal corporativ bazat pe Microsoft Office SharePoint Server pentru publicarea și lucrul cu documentele exploatației, subcontractanților și furnizorilor. Managementul cazurilor (Managementul cazurilor de afaceri / sarcinilor / fapte) - formarea unui portofoliu de afaceri al unui proiect și lucrul cu acesta prin integrare cu modulul „Project Management” al sistemului IT-Enterprise.

Cale: Pagina principală / Selectați EDMS / Catalogul implementărilor EDMS « CAZ„În teritoriul Trans-Baikal: un sistem unificat de management al documentelor acoperă toate autoritățile executive regionale

Sistem electronic de gestionare a documentelor " CAZ”Dezvoltat de EOS, conform analiștilor de la DSS Consulting, a fost liderul incontestabil al pieței ruse EDMS/ECM de mulți ani. Conducere" CAZ»Demonstrează atât prin numărul de proiecte implementate, cât și prin numărul de lucrători automatizați...

Calea: Pagina principală / Selectați EDMS / Catalogul implementărilor EDMS Defile-2013: DOCFLOW ca haute couture, tendințe Pret-a-porter în IT - asta este DOCFLOW astăzi. Și așa cum săptămâna Haute Couture de la Paris nu are nimic de-a face cu vânzările reale ale Chanel și Christian Dior, conferința-expoziție reunește experți pentru a se răspândi: „Mini

Retele sociale, mobilitate, uzabilitate, căutare inteligentă, analiză – aceste „mantre” s-au auzit anul trecut, s-au auzit astăzi. Pentru prima dată în șase ani, nu au existat reprezentanți AIIM la conferință pentru a raporta despre starea lumii cazuri in ECM - probabil nici Asociatia Internationala nu are noutati proaspete. Dar apariția lor anul viitor ar trebui așteptată doar aici - pe DOCFLOW.

Calea: Pagina principală / Forum despre EDMS Practica stocării documentelor cu semnătură electronică

După acest timp. Există foarte puțină practică de stocare a documentelor electronice în Rusia. Asta în ciuda faptului că din 2002 Legea federală-1 „Cu privire la EDS” este în vigoare și puteți trimite rapoarte în formă electronică, adică se dovedește că cu arhivele electronice avem caz de peste 10 ani. Adevărat, raportarea este o sarcină specifică, în cadrul căreia perioadele de păstrare sunt nesemnificative. Vedem că multe contradicții persistă în practică. Ce ar trebui să facă operatorii de management electronic al documentelor cu asta? Poate ei...

Calea: Pagina principală / Materiale / Analiza pieței EDMS și ECM Vicepreședintele Guvernului Teritoriului Kamchatka Aleksey Voitov: „Fluxul electronic de documente ne-a făcut munca mai eficientă”

Din ianuarie 2013, guvernul teritoriului Kamchatka operează un sistem electronic unificat de gestionare a documentelor creat pe baza EDMS " CAZ„Companie” Electronic Office Systems” (EOS), unind 34 organ executiv puterea statuluiși 7 unități structurale biroul guvernatorului și Guvernul Teritoriului Kamchatka. Despre rezultatele implementării sistemului și despre utilizarea electronică...

Calea: Pagina principală / Materiale / Analize de piață EDMS și ECM Implementarea / operarea EOS pentru SharePoint

Ne-am stabilit pe EOS pentru SharePoint... Mulți oameni scriu că au avut/au experiență cu acest sistem. În acest sens, aș dori să știu dacă ați avut probleme globale sau nu foarte mari în timpul funcționării acestuia, cum le-ați rezolvat? Ce este cu adevărat Afaceri se poate obține de la serviciul tehnic EOS? Se pare că serviciul gratuit este declarat pe tot parcursul anului.... Am citit despre alte EDMS că sunt multe momente „alunecoase”, inclusiv costuri neprevăzute, la contactarea acelor suport. Despre informațiile EOS...

Cale: Pagina principală / Forum despre problemele EDMS Implementarea EDMS " CAZ„În administrarea guvernului din Khanty-Mansi Autonomous Okrug-Yugra

La voința guvernatorului districtului autonom Khanty-Mansiysk - Ugra și eforturile directorului departamentului tehnologia Informatiei munca cu documentele este aproape complet automatizată în regiune. În prezent, în sistemul electronic de management al documentelor " CAZ„Dezvoltat de compania „Electronic Office Systems” (EOS) funcționează până la 2200 de utilizatori. Pe parcursul implementării proiectului, securitatea și protecția conexiunilor a fost în prim-plan

Calea: Pagina principală / Selectați EDMS / Catalogul implementărilor EDMS Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă a cercetat EDMS în ministere și departamente

Mai mult de un sistem funcționează în Ministerul Culturii, Ministerul Transporturilor, Serviciul Fiscal Federal și FSSP al Rusiei. EDMS nu a fost implementat în FSTEC, FSB, SVR, Rosturizm și Ministerul Afacerilor Interne (în ultimul minister, în legătură cu cheltuielile nerezonabile dezvăluite pentru achiziționarea licențelor EDMS, o infracțiune). caz). 17 EDMS sunt conectate la sistemele de interacțiune electronică interdepartamentală (SMEV) și de gestionare a documentelor electronice interdepartamentale (MEDO) organisme federale(23% din numărul total de autorități executive federale cu EDMS, 21% din toate departamentele). Conectat simultan...

Calea: Pagina principală / Materiale / Analiza de piață EDMS și ECM Soluții ASCON la conferința Docflow - pentru cei care doresc să gestioneze documentația de proiect!

Arhiva electronica a documentatiei de proiectare si deviz. Lucrări distribuite cu departamente de la distanță, șantiere și antreprenori prin internet global. Client mobil pentru sistemul de operare iOS și Android pentru monitorizarea stării cazuri privind aprobarea proiectelor și documentelor. Formarea rapoartelor. Ne vedem la Docflow-2013!

Calea: Pagina principală / Materiale / Știri de piață EDMS și ECM Implementarea unui sistem electronic unificat de gestionare a documentelor bazat pe EMC Documentum 6.7 în OJSC Rostelecom

Cea mai nouă versiune Documentum în Rusia și CSI. Participanții direcți ai proiectului vor spune despre progresul implementării și primele rezultate la conferința DOCFLOW 2013. Vă invităm să ascultați o prezentare comună a Elenei Kazachinskaya, Directorul Departamentului de Management fapte Rostelecom și Tatyana Milyaeva, managerul de proiect al AT Consulting. În timpul discursului dumneavoastră, veți afla de ce Rostelecom a preferat platforma EMC Documentum, care sunt primele impresii ale sistemului și planurile ulterioare pentru...

Calea: Pagina principală / Materiale / Noutăți de piață EDMS și ECM Vă invităm să vizitați standul 1C și să vă familiarizați cu linia 1C: Soluții de management al documentelor la conferința DOCFLOW 2013

Contabilitate și control asupra transmiterii documentelor către și de la organizații terțe; suport pentru managementul documentelor electronice interdepartamentale (MEDO); capacitatea de a se conecta la sistemul de interacțiune electronică interdepartamentală (SMEV); menținerea nomenclaturii cazuri instituţii, formare cazuri, transfer de închis cazuri arhivare, distrugere cazuri; descărcarea fișierelor de pe un scaner, inclusiv scanarea în flux cu recunoaștere automată a codurilor de bare; documente de hârtie cu coduri de bare, imprimare automată...

Calea: Pagina principală / Materiale / Știri despre piața EDMS și ECM Caracteristici de stocare arhivă a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic

Există o bază legală solidă pentru arhivarea electronică. În prezent, din ce în ce mai des este nevoie de a traduce documentele în formă electronică nu numai pentru utilizare temporară, ci și pentru o perioadă lungă și chiar permanentă de stocare. Caz faptul că gestionarea electronică a documentelor vă permite să lucrați cu documente fără a le duplica pe hârtie. Prin urmare, numărul documentelor electronice este în continuă creștere. Este deosebit de important să păstrați așa-numitul în mod legal documente semnificative- facturi,...

Caracteristici ale EDMS „Praktika” Ușurință de întreținere și implementare Interfață intuitivă Posibilitatea de lucru de la distanță Cooperare cu alte organizații online Utilizarea instrumentelor de semnătură electronică Flexibilitatea stabilirii drepturilor de acces Scalabilitate Biroul mobil al șefului

Scenariul schemei de flux de documente DOCUMENT EXTERN INCOMING Organizare externă Biroul ZAO „_________”. Secretar Șef Departament 1Departament 2 1 Scrisoare primită 6. Semnătură 4. Aprobare 5. Scrisoare de ieșire 3. Proiect de scrisoare de ieșire 7. Înregistrare 1. Înregistrare La executare 2. Rezoluție 4. Aprobare

Etapa 1. Înregistrarea unui document în EDMS Numerotarea automată a documentelor; Completarea automată a câmpurilor din directoare preconfigurate; Link către documente aferente; Trimiterea unui document prin e-mail; Verificarea ortografică a textului introdus în document; Controlul executiei documentelor; Lucru complet cu fișiere; Diferențierea drepturilor de acces; Semnătura documentului ES. Funcționalitate:

Etapa 2. Rezoluţie. Lucrați cu instrucțiuni: proiecte de rezoluții și rezoluții: grafic text și voce; Număr nelimitat de rezoluții; Distribuirea automată a rezoluțiilor; Urmarirea automata prin sistemul de termene pentru executarea documentelor; Tipărire de grup de rezoluții; Trimiterea în grup a documentelor către destinatari. Functionalitate: