Călătoria de afaceri a șefului (directorului) - obiective, raport, memoriu. Trimitem într-o călătorie de afaceri: o procedură pas cu pas Ip merge într-o călătorie de afaceri cum se aplică

O călătorie de afaceri nu este o călătorie inactivă, ci o călătorie cauzată de nevoile de afaceri sau de servicii. Prin urmare, angajații trebuie să înțeleagă obiectivele stabilite pentru ei și să îndeplinească cu succes toate sarcinile. În plus, rambursarea cheltuielilor de transport și cazare necesită întocmirea de rapoarte. Fiecare persoană ale cărei responsabilități de muncă includ călătorii de afaceri ar trebui să le poată compune.

Ce înseamnă călătoria de afaceri?

Angajatorul dă sarcina de a trimite angajatul să finalizeze misiunea într-un alt loc decât locul de muncă pentru o anumită perioadă de timp, iar angajatul este trimis să îndeplinească misiunea - aceasta este o descriere exactă a unei călătorii de afaceri. Adică, o astfel de călătorie de afaceri implică faptul că angajatul, într-o anumită perioadă, va îndeplini o sarcină foarte specifică în afara locului său de muncă. În acest caz, locul de muncă este considerat a fi subdiviziunea (filiala, biroul) în care angajatul firmei își îndeplinește zilnic sarcinile de serviciu.

Dacă sarcinile unui angajat sunt îndeplinite pe drum, atunci acestea nu sunt considerate o călătorie de afaceri. Și, de asemenea, o călătorie la locul de muncă nu este o călătorie de afaceri. pe bază de rotație. Dar trimiterea unui angajat pentru a-și îndeplini atribuțiile la o sucursală a companiei sau o divizie din alt oraș va fi o călătorie de afaceri. Și pentru angajații care lucrează de la distanță în afara locului de muncă al angajatorului (Scrisoarea Ministerului Muncii din Rusia din 09.06.2017 nr. 14-2 / ​​​​OOG-4733), precum și pentru lucrătorii la domiciliu care își fac munca acasă, o excursie la sediul central este o călătorie de afaceri.

Munca la distanță se efectuează într-o altă locație decât organizația angajatorului. DAR temă pentru acasă se desfășoară în cadrul unei relații de muncă la domiciliu, adică ca și în cazul muncii la distanță, la locul de muncăși sediul central nu sunt la fel.

Consultant Plus

http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PKV;n=189;dst=100042#0

Trimiterea unui angajat la studii din întreprindere este, de asemenea, o călătorie de afaceri.

Este important ca angajatorul să dispună în scris să trimită angajatul într-o călătorie de afaceri. Pentru aceasta, de obicei este emisă o comandă sau o comandă. La fel de important este ca relația dintre angajat și companie să fie oficializată, adică angajatul a fost tocmai angajat, și nu a lucrat în baza, de exemplu, a unui contract de muncă. Cât timp va rămâne angajatul într-o călătorie de afaceri și ce anume va face acolo, depinde de conținutul misiunii pentru călătorie.

O călătorie de afaceri diferă de o călătorie de afaceri prin scopurile sale. O călătorie de afaceri presupune ca angajatul să rezolve probleme de muncă într-un alt loc decât locul permanent de muncă. De exemplu, trebuie să încheiați un acord cu o organizație care se află într-un alt oraș. Sau un angajat este trimis să execute lucrări de reparații la echipamentele clientului sau servicii de consultanță de la o companie terță. Și dacă un angajat este trimis într-o filială a organizației pentru a-și îndeplini atributii oficiale Aceasta este, de asemenea, o călătorie de afaceri.

O călătorie de afaceri prevede, de asemenea, îndeplinirea sarcinilor oficiale de către un angajat în procesul de călătorie. De exemplu, escortarea mărfurilor pe parcurs, efectuarea unui zbor cu un autobuz sunt călătorii de afaceri.

Pentru un șofer cu normă întreagă, o călătorie în alt oraș va fi considerată o călătorie de afaceri, iar pentru un pasager - o călătorie de afaceri

Ce garantează legea muncii?

Trimitând un coleg într-o călătorie de afaceri, compania garantează că își va păstra funcția și salariul. În timpul călătoriei de afaceri, angajatul este plătit castigurile medii.

Un angajat care este trimis într-o călătorie de afaceri va fi plătit pentru deplasarea la destinație, i se vor rambursa taxele de cazare și i se vor rambursa toate cheltuielile pentru locuirea departe de casă (diurne), precum și alte cheltuieli autorizate de conducere (servicii de comunicare). , de exemplu). Pe toata perioada deplasarii de afaceri si timpului de deplasare (si intarzieri fortate), salariatul retine salariul mediu conform programului stabilit la locul permanent de munca. Se lucrează în weekend și sărbătoriîn timpul unei călătorii de afaceri se plătește conform legii.

Pe cine vom trimite într-o călătorie de afaceri

Când faceți o călătorie de afaceri, ar trebui să verificați însăși posibilitatea de a trimite un anume oficial. Într-adevăr, nu poți trimite femei însărcinate și persoane sub 18 ani, chiar dacă angajații sunt de acord cu acest lucru. Adevărat, această restricție nu se aplică persoanelor cu profesii creative și sportivilor (chiar dacă au sub 18 ani).

• femei cu copii sub 3 ani,
• femei cu interdicții medicale de călătorie,
• părinții care cresc singuri un copil sub 5 ani,
• muncitori straini,
• persoanele cu dizabilități cu restricții medicale de călătorie.

Este posibil să anulați o călătorie?

Acei angajați care pot fi detașați cu acordul lor pot refuza cu ușurință să călătorească prin redactarea unui memoriu (sub orice formă adresată șefului). Toți ceilalți angajați pot fi direcționați fără a fi interesați de dorința lor.

Dacă există o nevoie de producție, orice angajat fără consimțământ poate fi trimis într-o călătorie de afaceri. Pe de altă parte, compania poate avea un regulament intern privind călătoriile de afaceri, în care este necesar să se descrie clar situațiile când și în ce circumstanțe un angajat poate refuza să călătorească.

Unii angajați pot fi trimiși într-o călătorie de afaceri doar cu acordul lor scris, restul sunt obligați să respecte ordinul relevant al conducerii

Cum se calculează timpul de călătorie

Durata călătoriei de afaceri este determinată de sarcinile stabilite de conducere, neexistând recomandări pentru determinarea momentului călătoriei de afaceri. Este necesară determinarea acestuia pentru a calcula suma emisă specialistului detașat. O călătorie de afaceri, apropo, poate dura o zi.

Timpul de călătorie contează pentru timpul total, dar există câteva subtilități în calcularea duratei totale. Ora de plecare este ora de plecare a transportului, iar ora de sosire este ora de sosire a transportului la destinatie. Adică dacă trenul pleacă pe 31 ianuarie la ora 23:35, atunci toată ziua de 31 ianuarie este inclusă în călătoria de afaceri.

Zborul de la aeroport pleacă pe 31 ianuarie la ora 0:10, aeroportul este situat în afara limitelor orașului. Călătoria va începe pe 30 ianuarie, deși data de pe bilet este 31 ianuarie, deoarece angajatul mai trebuie să ajungă la aeroport.

Cum să rezervați o călătorie de afaceri

Deci, atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri, trebuie mai întâi să vă asigurați că acesta poate fi trimis acolo: verificăm restricțiile și interdicțiile, dacă este necesar, obținem consimțământul pentru călătoria de afaceri. În continuare, calculăm durata călătoriei, aici nu există recomandări clare, dar șefii au bunul simț, și îl folosim.

Următorul pas este emiterea unui ordin de expediat într-o călătorie de afaceri, apoi sarcina care urmează să fie îndeplinită de călătorul de afaceri, precum și un certificat de călătorie de afaceri. La sfârșitul călătoriei, angajatul trebuie să depună un raport.

Este de remarcat faptul că certificatul de călătorie, misiunea și raportul privind rezultatele în 2018 au fost anulate (Decretul Guvernului nr. 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri” a fost corectat de legislatori încă din 2014, iar modificările au intrat în vigoare în ianuarie 2015). Cu toate acestea, utilizarea acestor documente nu este interzisă.

Instrucțiunea angajatorului de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri

Documentele de reglementare nu limitează angajatorul în redactarea comenzii sale scrise, prin urmare, ordinul poate fi redactat în formă liberă. Este important ca textul ordinului să precizeze clar:

• numele angajatorului,
• numele de familie și patronimul celui detașat,
• scopul, locul, momentul călătoriei.

Ordinul este semnat de șeful organizației sau de o persoană autorizată să trimită în călătorii de afaceri.În cazul în care un angajat este trimis cu transportul personal sau cu alt transport specific, acest lucru ar trebui să se reflecte în comandă. După semnarea și emiterea comenzii, persoana detașată trebuie să fie familiarizată cu aceasta contra primire.

Ordinul de trimitere într-o călătorie de afaceri este semnat de persoana autorizată pentru a trimite în călătorii de afaceri

Se emite o misiune de serviciu, dacă este necesar. Sarcina prescrie exact ce trebuie făcut (pentru a studia mașina, a instrui personalul) și conținutul raportului. De asemenea, angajatul se familiarizează cu sarcina sub semnătură.

Misiunea specifică cine este trimis, unde sunt trimise, pentru cât timp și în ce scop

Emiterea de fonduri

Salariatul care pleacă este compensat pentru călătoria la destinație, cazare și cazare pe toată perioada.

Cheltuielile de trai în timpul unei călătorii de afaceri sunt numite diurne. Valoarea acestora depinde de durata călătoriei și de cheltuielile efective. Codul fiscal al Federației Ruse stabilește alocația maximă zilnică pentru călătoriile de afaceri în Rusia la 700 de ruble, în străinătate - 2500 de ruble. Diurna poate fi calculată de un contabil sau de un angajat detașat. Devizul este semnat Contabil șefși managerul, după care salariatului i se plătește un avans.

Se plătesc cheltuielile pentru o călătorie la locul deplasării de afaceri, pentru deplasarea între localități, dacă acesta este scopul călătoriei, pentru eliberarea documentelor de călătorie. Și cheltuielile cu locuința se plătesc și dacă nu este oferită gratuit. Plata pentru locuință este compensată și în cazul unei întârzieri forțate pe drum.

Dacă călătoria de afaceri este de o zi, atunci nu este necesară locuința și nu sunt alocați bani pentru aceasta, dar dacă ar trebui să stați pentru motive întemeiate, atunci aceste costuri sunt compensate.

Sunt posibile și alte cheltuieli, de exemplu, pentru serviciile de comunicații, obținerea unui pașaport străin și a vizei. Cheltuielile sunt documentate - bilete, chitanțe pentru plată.

Contabilizarea timpului de lucru al unui călător de afaceri

Timpul de lucru al salariatului este luat în considerare în fișa de pontaj din formularul T-13: orele lucrate în zilele călătoriei de afaceri nu sunt aplicate, dar se marchează codul K. Formularul se completează pe baza comanda de călătorie de afaceri a angajatului.

Foaia de pontaj reflectă costurile cu forța de muncă ale lucrătorilor detașați

Raport în avans ca sfârșitul unei călătorii de afaceri

După revenire (în următoarele trei zile), angajatul depune un raport de cheltuieli în avans la departamentul de contabilitate. Formularul AO-1 poate fi utilizat, cu excepția cazului în care este institutie publica. La raport sunt atașate:

• bilete de călătorie;
• chitanțe de plată a serviciilor de închiriere de locuințe;
• încasări în numerarȘi așa mai departe.

Dacă gazda nu a oferit locuință și angajatul însuși a decis această problemă, atunci un contract de închiriere și chitanțele pentru primirea plății pentru cazare pot fi, de asemenea, atașate ca dovadă a costurilor.

Video: nuanțele contabilității cheltuielilor de călătorie

Restituirea fondurilor neutilizate către casierie sau compensarea pentru cheltuieli excesive

Potrivit raportului de avans, va deveni clar dacă angajatul trebuie să plătească neplătitul sub formă de avans și suma cheltuită, sau angajatul trebuie să returneze avansul necheltuit. Dacă suma emisă nu este cheltuită în totalitate, atunci într-un anumit timp angajatul returnează banii. Dacă la o lună de la încheierea acestei perioade suma nu este returnată, atunci managerul are dreptul să o deducă din salariul salariatului.

Exemple de documente de călătorie

Detașarea salariaților este însoțită de executarea unei liste întregi de documente, de la ordinul de trimitere, care, de altfel, se păstrează 75 de ani, până la raportul de avans. Vom arăta exemple de completare a unora dintre cele mai importante documente.

Jurnalul de călătorie vă permite să organizați informații despre toate călătoriile. Nu există un formular standard pentru acesta, de exemplu, puteți utiliza documentul, a cărui formă este prezentată mai jos.

Jurnalul înregistrează numele angajaților, data călătoriei, organizația și orașul de destinație

Dacă o organizație își trimite în mod regulat angajații să îndeplinească sarcini de muncă în alte locuri de muncă, atunci este logic să creați un program de călătorie.

Planul de călătorie este completat cu călătorii frecvente de afaceri, vă permite să urmăriți scopul călătoriilor de afaceri

În întreprinderile cu deplasări de afaceri frecvente, este relevantă elaborarea unei prevederi privind călătoriile de afaceri. Este logic să prescrieți toate nuanțele trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, precum și să indicați în ce circumstanțe puteți refuza o călătorie, ce cheltuieli suplimentare sunt compensate și sub ce formă ar trebui întocmit raportul.

Video: aranjamente de călătorie

Caracteristici de înregistrare a anumitor tipuri de călătorii de afaceri

Dacă trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri în afara Rusiei, atunci acesta trebuie să plătească diurnă, să acopere costurile asociate cu eliberarea unui pașaport străin și obținerea unei vize. Dacă călătoria este o călătorie de o zi, atunci taxa de cazare este compensată într-o sumă limitată.

O călătorie de afaceri în regiunile din nordul îndepărtat nu este diferită de o călătorie de afaceri în interiorul țării. Salariatul are dreptul la aceleași garanții, se aplică aceeași procedură de calculare a termenilor unei călătorii de afaceri și de plată a diurnei.

Călătoria de afaceri a unui angajat cu normă parțială se efectuează în ordinea descrisă mai sus. În a doua organizație, absența de la locul de muncă se documentează prin concediu pe cheltuiala proprie.

Călătorie de afaceri cu transport privat

Deplasarea la locul deplasarii de afaceri cu transportul personal trebuie autorizata in scris de catre conducerea organizatiei. Acest moment este de obicei fixat în ordine. Întrucât călătoria s-a făcut cu transport personal, pentru a compensa costurile cu combustibilul și lubrifianții și reparațiile după întoarcere, este necesară depunerea unei note la serviciul de contabilitate. În acesta, angajatul indică perioada de ședere la destinație, aici sunt atașate o fișă de călătorie sau de traseu, facturi, chitanțe, chitanțe de numerar și alte documente care confirmă traseul.

Dacă a fost luat concediu medical într-o călătorie de afaceri

Dacă în timpul călătoriei de afaceri a fost emis concediu medical, apoi în timpul bolii se plătesc indemnizații de invaliditate, se compensează costurile de locuință (dacă angajatul nu a fost în tratament intern), precum și indemnizațiile zilnice.

Călătoria poate fi prelungită sau anulată?

O călătorie de afaceri poate fi prelungită; pentru aceasta, se emite un ordin de prelungire care indică data de încheiere a călătoriei de afaceri. Acesta este trimis angajatului la locul călătoriei de afaceri pentru revizuire. Cu ordinul de prelungire a călătoriei de afaceri a angajatului trebuie să fie familiarizat sub semnătură, acest lucru se poate face după întoarcerea acestuia. La prelungirea perioadei trebuie avut în vedere faptul că este posibilă creșterea timpului petrecut într-o călătorie de afaceri pentru anumite categorii de angajați doar cu acordul scris al acestora. Aceștia sunt aceiași lucrători care pot fi trimiși cu permisiunea lor scrisă.

Călătoria poate fi anulată inaintea timpului, aceasta este emisă și sub formă de ordin.

O călătorie de afaceri poate dura o zi sau câteva luni. Durata acestuia poate fi mărită sau, dimpotrivă, redusă. În absența unui angajat, acesta își păstrează funcția și salariul. Dacă în timpul unei călătorii de afaceri o persoană ia concediu medical, atunci în această perioadă i se plătesc prestații de invaliditate și sunt compensate pentru toate cheltuielile.

Serviciu de comandă

11/07/2011 - Înregistrarea direcției IP într-o călătorie de afaceri

Întrebare: Antreprenorul pleacă într-o călătorie de afaceri în China, spune-mi cum să o aranjez corect și ce documente justificative sunt necesare. Biletul achizitionat online. Care este diurna? Am nevoie de un certificat de călătorie și de mărci pe el? Și este supus unor taxe dacă antreprenorul însuși pleacă într-o călătorie de afaceri? IP se aplică UTII și USN.

Răspuns: Atunci când decideți să înregistrați călătoria unui antreprenor ca călătorie de afaceri, trebuie să fiți pregătiți pentru neînțelegerile cu autoritățile fiscale, din cauza poziției autorității fiscale că călătoria antreprenorului nu poate fi calificată drept călătorie de afaceri.

În cazul în care un antreprenor decide să organizeze o călătorie ca deplasare de afaceri, atunci trebuie întocmite documentele care urmează să fie întocmite conform Regulamentului privind trimiterea unui salariat într-o călătorie de afaceri din data de 13.10.2008. nr. 749. În același timp, pe certificatul de călătorie se pune un semn pe data sosirii și plecării către și de la locul călătoriei de afaceri.

Diurna trebuie stabilită de către întreprinzător însuși într-un contract colectiv sau regulament local.
Costul unui bilet electronic poate fi inclus în costuri dacă aveți un itinerar tipărit/chitanța unui bilet electronic și o carte de îmbarcare.

Motivație:În conformitate cu art. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, o călătorie de afaceri este recunoscută ca o călătorie a unui angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului. loc de munca permanent. De menționat că o persoană este recunoscută și ca angajator (o persoană înregistrată în mod corespunzător ca antreprenor individual și care desfășoară activități antreprenoriale fără studii). entitate legală), a intrat într-o relație cu angajatul (articolul 20 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pe baza normelor Codului Muncii al Federației Ruse, atunci când un antreprenor individual încheie cu individual din contractul de muncă, acesta din urmă poate fi trimis într-o călătorie de afaceri în conformitate cu procedura prevăzută de Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749 și, ca urmare, cheltuielile de călătorie de afaceri pot fi luate în considerare cont de către un antreprenor individual la calcularea bazei de impozitare pentru un singur impozit plătit în legătură cu aplicația USN.

Cu toate acestea, în acest caz, se pune întrebarea cu privire la corectitudinea calificării călătoriei antreprenorului însuși ca o călătorie de afaceri. Există două puncte de vedere asupra acestei probleme. Conform poziției stabilite de Administrația Fiscală de la Moscova, călătoria antreprenorului însuși nu poate fi clasificată ca o călătorie de afaceri și, prin urmare, cheltuielile nu pot fi acceptate ca cheltuieli la calcularea bazei de impozitare la aplicarea sistemului fiscal simplificat (Scrisoarea Federală). Serviciul Fiscal al Federației Ruse pentru Moscova din 15.08.2007 Nr. 18-1/3/077400@).

La rândul său, poziția instanței nu este atât de categorică. În special, în Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 12 aprilie 2011 N A66-7842 / 2007, instanțele au indicat că el însuși antreprenor individual nu este privat de dreptul de a se trimite într-o călătorie de afaceri atunci când el activitate antreprenorială cu documentele corecte. Prin urmare, potrivit instanței, călătoria unui antreprenor individual poate fi calificată drept o călătorie de afaceri dacă există documente corect executate.

Pe baza acestor poziții, putem concluziona că acestea sunt inconsecvente, întrucât atât poziția autorităților fiscale, cât și poziția instanțelor se întemeiază pe bazele legislației muncii, în special pe art. Artă. 166 și 168 din Codul Muncii al Federației Ruse. Acceptând poziţia organelor fiscale, contribuabilul nu va putea lua în calcul costurile cheltuielilor de călătorie. Când înregistrați călătoria unui antreprenor ca călătorie de afaceri, trebuie să fiți pregătit să vă apărați poziția în instanță.

Dacă antreprenorul ia în considerare poziția instanțelor și decide să organizeze o călătorie ca o călătorie de afaceri, atunci este recomandabil să se aplice prevederile Decretului Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749. Potrivit regulamentul menționat Atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri, următoarele documente trebuie să fie întocmite în mod corespunzător:

• comanda (instrucțiune) privind trimiterea într-o călătorie de afaceri (formular T-9);
• repartizarea postului (formular T-10a);
• certificat de călătorie (formular T-10), cu însemnări privind data sosirii la locul călătoriei de afaceri și data plecării din acesta, care se întocmesc în certificatul de călătorie și se certifică prin semnătura unui funcționar autorizat și sigiliul;
• raport prealabil (formular AO-1).

De asemenea, trebuie menționat că decizia de a trimite un antreprenor individual într-o călătorie de afaceri depinde direct de antreprenor însuși și este luată de acesta personal (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 04.08.2008 N KG-A41 / 6281 -08).
Astfel, costurile unei călătorii de afaceri a unui antreprenor individual pot fi luate în considerare la calcularea bazei de impozitare în conformitate cu aplicarea sistemului fiscal simplificat de către întreprinzător.

În ceea ce privește cuantumul diurnei, în conformitate cu paragraful 17 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri nr. 749, atunci când călătoriți pe teritoriul unui stat străin, diurnele se plătesc în modul și cuantumul stabilite prin contractul colectiv sau reglementările locale. acționează pentru călătorii de afaceri pe teritoriul statelor străine. Artă. 8 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește, de asemenea, că, inclusiv întreprinzătorii individuali, aceștia pot adopta atât reglementări locale, cât și contractele colective. În același timp, trebuie amintit că impozitul pe venitul personal nu va fi impozitat doar pe zi, în limita a 700 de ruble. pentru călătorii de afaceri în Rusia și 2.500 de ruble. atunci când sunt trimise într-o călătorie de afaceri în străinătate (articolul 217 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Având în vedere faptul că întreprinzătorul aplică două regimuri speciale, iar în conformitate cu alin. 3 al art. 346.11 din Codul fiscal al Federației Ruse și clauza 4 din art. 346.26 din Codul fiscal al Federației Ruse, un antreprenor individual care aplică un sistem de impozitare simplificat în mod corespunzător și plătește un singur impozit pe venitul imputat este scutit de plata impozitului pe venitul personal, în plus, nu are dreptul de a încheia un contract de muncă cu sine (Scrisoarea lui Rostrud din 27 februarie 2009 N 358-6-1). Adică, plățile ca diurne nu sunt recunoscute ca plăți în temeiul contractelor de muncă sau de drept civil și sunt supuse în totalitate scutirii de impozitul pe venitul personal.

În ceea ce privește biletul electronic, costul biletului electronic achiziționat poate fi luat în considerare în costuri dacă există documente corect executate:

• format din automatizate Sistem informatic itinerar de transport aerian/chitanță document electronic(bilet de avion) ​​pe hârtie, care indică costul zborului;
• o carte de îmbarcare care confirmă zborul persoanei responsabile pe ruta specificată în biletul electronic.

Aceste precizări au fost prezentate în mod repetat în Scrisorile Ministerului de Finanțe al Federației Ruse (din 07.06.2011 N 03-03-07 / 20, din 21.08.2008 N 03-03-06 / 1/476)

Departamentul de consultanță juridică al U-Soft Group of Companies

Cine nu se aplică regulilor din articol:

• pentru gravide și angajate sub 18 ani – legea interzice trimiterea acestora într-o călătorie de afaceri. Pentru aceasta, pot fi amendați: întreprinzătorii individuali de la 1.000 la 5.000 de ruble, LLC de la 30.000 la 50.000 de ruble;
• pentru angajații cu contract de muncă - dacă merg în călătorii de muncă, nu trebuie să emiti documentele de personalși plătiți diurnă. Puteți include compensații pentru cheltuielile de călătorie în plata conform contractului;
• despre IP-ul propriu-zis - citește despre călătoriile de afaceri IP în articolul Cheltuieli de călătorie IP despre sistemul simplificat de impozitare.

Iată cinci pași pentru a aranja o călătorie de afaceri.

Elba va pregăti salarii, impozite și contribuții ale angajaților. Serviciul va genera toate raportările necesare pentru angajați pentru antreprenorii individuali și SRL-uri. Încercați 30 de zile gratuit.

Pasul 1: emiteți o comandă de călătorie

Efectuarea unei călătorii de afaceri începe cu o comandă. În ea, indicați numele SRL-ului dvs. sau numele complet al antreprenorului individual, numele complet și funcția angajatului, locul, durata și scopul călătoriei. Pentru comoditate, utilizați formularul de comandă standard.

În cazul în care angajatul are întârziere într-o călătorie de afaceri, emite o a doua comandă în formă gratuită indicând motivul prelungirii călătoriei de afaceri și noul termen limită pentru finalizarea acesteia.

Pasul 2: plătiți călătoria

diurnă

Diurna compensează inconvenientul de a locui în afara locuinței. Aceștia se plătesc pentru fiecare zi calendaristică a călătoriei de afaceri, începând din ziua îmbarcării în avion și terminând cu ziua întoarcerii în oraș. Îți poți cheltui alocația zilnică oriunde - la muzee, la cinema sau la câteva cocktail-uri într-un bar.

Emite diurne înainte de plecarea angajatului. Determinați singur dimensiunea acestora - legea nu stabilește limite minime și maxime. Dar diurnele peste 700 de ruble pe zi pentru călătoriile de afaceri în Rusia și 2.500 de ruble pe zi pentru călătoriile de afaceri în străinătate sunt supuse impozitului pe venitul personal de 13%.

De exemplu, un angajat călătorește la Moscova timp de o săptămână. Plătești o indemnizație zilnică de 1.000 de ruble pe zi. Aceasta este mai mult decât limita, așa că 300 de ruble pe zi sunt supuse impozitului pe venitul personal. Pentru 7 zile de călătorie de afaceri din 7.000 de indemnizații zilnice, trebuie să rețineți și să transferați 273 de ruble din impozitul pe venitul personal la impozit. Rețineți-l din următorul salariu după ce angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri și raportul de cheltuieli este aprobat - vor urma mai multe detalii despre acesta.

Rambursarea cheltuielilor de cazare si deplasare

Dacă angajatul însuși cumpără bilete și rezervă un hotel, compensați-l pentru costuri înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri. La discreția dvs., puteți compensa suplimentar servicii hoteliere- costul alimentelor, internetului, spălătorie, curățătorie chimică, închiriere seif etc. Avertizați-l să păstreze biletele și luați un cec sau chitanță de la hotel. Veți avea nevoie de acest lucru pentru a vă verifica cheltuielile.

Prin acord cu angajatul, puteți compensa și alte cheltuieli: de exemplu, pentru o viză sau un pașaport.

Salariu

Salariul se eliberează numai pentru zilele lucrătoare ale unei călătorii de afaceri în termenii obișnuiți, dar se calculează pe câștigul mediu zilnic. Pentru a calcula câștigul mediu zilnic, împărțiți salariul angajatului pentru ultimele 12 luni la numărul de zile lucrate în această perioadă.

Pasul 3: Completați foaia de pontaj

Tabelul ia in considerare timp de muncă toti angajatii. Marcați zilele călătoriei cu litera „K” sau cu cifrele „06”.

Pasul 4: Cereți angajatului un raport în avans

În termen de trei zile de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul raportează despre banii cheltuiți. Pentru aceasta, completează un raport în avans, la care anexează documente care confirmă cheltuielile - bilete, cecuri, chitanțe etc. Nu puteți rambursa cheltuieli neconfirmate, dar dacă decideți să le compensați, rețineți impozitul pe venitul personal de 13%. Nu trebuie să documentați diurnele cheltuite, ci să le includeți în raportul de avans pe un rând separat.

Sunt situații în care angajatul nu a îndeplinit avansul și a cheltuit mai mult. De exemplu, a trebuit să stea câteva zile și să plătească din buzunarul său pentru o ședere la hotel. Compensați aceste cheltuieli și plătiți diurnă suplimentară timp de 2 zile.

Dacă, dimpotrivă, nu a cheltuit toți banii, atunci îi returnează.

Pasul 5: Luați în considerare cheltuielile de călătorie atunci când calculați impozitul STS

Atunci când calculați impozitul USN „Venituri minus cheltuieli”, luați în considerare costurile confirmate prin documente:

• pentru călătorii: bilete de avion, tren, autobuz, bonuri de taxi;
• pentru eliberarea vizei, pașaport internațional - o chitanță pentru plata taxei de stat, a taxei consulare, o copie a vizei sau a pașaportului internațional;
• pentru locuință, cu excepția costului alimentației la hotel: chitanțe de la hotel, iar dacă apartamentul este închiriat de la un proprietar privat - un contract de muncă și o chitanță pentru primirea banilor;
• diurne: biletele dus-întors confirmă perioada călătoriei de afaceri pentru care a fost plătită diurna.

Luați în considerare cheltuielile în ziua aprobării raportului de avans. Și acele cheltuieli care au fost rambursate după, anulate la data emiterii banilor.

Dar înainte de a trece la documente, trebuie să răspundeți la o serie de întrebări:

• ceea ce este considerat o călătorie de afaceri;
• cine poate fi trimis într-o călătorie de afaceri;
• care este durata maximă a unei călătorii de afaceri etc.

Să începem în ordine.

Ceea ce este considerat o călătorie de afaceri

Concept de călătorie de afaceri

O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat într-o altă localitate pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanentă din ordinul șefului. Totodată, locul de muncă permanent este considerat a fi unitatea în care lucrează salariatul în conformitate cu un contract de muncă sau un ordin de muncă. Dacă un angajat subdiviziune separată(filiala), care se află în altă zonă, merge la sediul central, aceasta va fi și o călătorie de afaceri. Si invers.

Munca unor angajați se desfășoară în mod constant pe drum sau călătorește în natură. Aceștia sunt, de exemplu, curierii, șoferii, expeditorii de marfă și alți lucrători. Acești angajați trebuie, de asemenea, să fie rambursați pentru cheltuielile legate de călătorie pentru închirierea de locuințe, călătorii și altele (articolul 168.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). Lista locurilor de muncă, profesiilor și funcțiilor angajaților a căror muncă este de natură călătorie este stabilită printr-un contract colectiv sau printr-un ordin al conducătorului societății.

Cine va pleca într-o călătorie de afaceri

Puteți trimite doar într-o călătorie de afaceri angajat cu norma intreaga cu care contract de munca. Cu toate acestea, această condiție în sine nu este suficientă.

Conform Codul Muncii, nu pot fi trimise în călătorii de afaceri:

• femei gravide;
• angajații cu vârsta sub 18 ani (cu excepția lucrătorilor creativi ai fondurilor mass media, organizații de cinematografie, teatre, organizații de teatru și concert, circuri, precum și sportivi profesioniști);
• angajații care lucrează în baza unui contract de student (dacă călătoria de afaceri nu are legătură cu pregătirea lor profesională).

Dacă o femeie are doi copii sub vârsta de trei ani, trimite-o la călătorie de afaceri este posibilă numai cu acordul scris și cu condiția ca acest lucru să nu fie interzis prin recomandări medicale. În același timp, acești angajați trebuie să fie notificați în scris cu privire la dreptul lor de a refuza o călătorie de afaceri (articolul 259 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Drepturi similare se acordă angajaților cu copii minori_disabled sau handicapați încă din copilărie, precum și angajaților care îngrijesc membrii familiei bolnavi în conformitate cu un raport medical.

Plecarea unui freelancer

Deplasarea muncitorului cu care contract civil(de exemplu, un contract sau o misiune), o călătorie de afaceri nu este luată în considerare. Cu toate acestea, firma poate rambursa unui astfel de angajat cheltuielile de călătorie. Pentru a face acest lucru, costurile suportate trebuie să fie:

• legate direct de serviciile prestate (munca efectuată);
• documentat.

În plus, condiția de rambursare a costurilor trebuie specificată în contract. Atunci angajatul nu va trebui să plătească impozit pe venitul personal pentru ei, iar compania - prime de asigurareîn fonduri extrabugetareși contribuții pentru „rănire”.

Se întâmplă ca o persoană să fie trimisă într-o călătorie de afaceri care nu este în relații oficiale cu compania. Pot exista o varietate de motive pentru aceasta: un angajat poate face parte din personalul unei companii „prietenoase” sau chiar poate primi un salariu neoficial.

Notă: inspectorii pot considera plățile către acest angajat nu ca compensație pentru o călătorie de afaceri, ci ca venitul său. În acest caz, într-o dispută cu recenzenții, utilizați următoarele argumente.

Faptul că un angajat îndeplinește sarcina companiei este deja o dovadă a îndeplinirii îndatoririlor sale de muncă. Iar odată ce o persoană a început să lucreze, contractul de muncă se consideră automat încheiat (art. 67 TKRF), chiar dacă nu este întocmit pe hârtie. Prin urmare, nu există consecințe fiscale pentru companie și angajat. Instanțele de arbitraj sunt de aceeași părere (deciziile FAS din districtul Moscova din 5 decembrie 2003 nr. KA_A40 / 9726_03 și FAS din districtul Volga-Vyatka din 29 iulie 2003 nr. A31_541 / 1).

Totuși, pentru a evita reclamațiile în timpul verificării, este mai bine să întocmești contracte de muncă pe durată determinată pe perioada călătoriilor de afaceri cu liber profesioniști.

Cât durează o călătorie de afaceri

Durata călătoriei de afaceri în fiecare caz este determinată de angajator, ținând cont de volumul, complexitatea și alte caracteristici ale misiunii. Acest lucru este precizat în paragraful 4 din Hotărârea Guvernului din 13 octombrie 2008 nr. 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”.

Totodată, nu este stabilită perioada minimă a unei călătorii de afaceri. Deci poate dura chiar și o zi.

Ziua plecării într-o călătorie de afaceri este data plecării trenului, avionului, autobuzului etc. de la locul de muncă permanent al angajatului, iar ziua sosirii este data sosirii vehiculînapoi. Când vehiculul pleacă înainte de ora 24.00 inclusiv, ziua plecării este considerată ziua curentă, iar de la ora 0.00 și mai târziu - a doua zi. Dacă stația, debarcaderul, aeroportul se află în afara localității, trebuie să țineți cont de timpul necesar pentru a ajunge la ele.

Documente de călătorie

Înainte de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, trebuie să emiteți:

• repartizarea postului (formular nr. T_10a);
• un ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri în formularul nr. T_9 sau T_9a;
• certificat de călătorie (formular nr. T_10).

Atribuire serviciu (formular nr. T410a)

O misiune de muncă pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri este emisă de supervizorul său imediat.

Pentru a face acest lucru, el trebuie să folosească un formular standard. Forma sa a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

Ce trebuie specificat

Atribuirea postului specifică:

• prenumele, numele, patronimul salariatului, funcția acestuia;
• subdiviziune structurală(atelier, secție) în care este înregistrat salariatul;
• locul călătoriei de afaceri (țara, orașul, numele companiei);
• data de începere și data de încheiere a călătoriei;
• durata calatoriei;
• numele companiei care plătește cheltuielile de călătorie;
• motive pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri.

Documentul este semnat de șeful departamentului în care lucrează angajatul detașat și aprobat de șeful societății. Apoi, misiunea este transferată departamentului de personal, unde, pe baza acesteia, ofițerul de personal pregătește un ordin de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri.

După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să completeze secțiunea 11 „Raport sumar asupra misiunii” pe același formular de atribuire a postului. Raportul se aprobă de șeful unității structurale care a trimis salariatul într-o călătorie de afaceri.

Misiunea de muncă trebuie păstrată în arhiva firmei timp de cinci ani.

În iulie, Ivanov, managerul departamentului de vânzări al CJSC Vympel (Moscova), a fost trimis într-o călătorie de afaceri la Sankt Petersburg. Scopul călătoriei de afaceri este încheierea unui acord privind vânzarea unui lot produse terminate cu Neva LLC. Durata călătoriei este de 7 zile.

În timpul unei călătorii de afaceri, Ivanov a semnat acordul nr. P-32/871 privind vânzarea produselor finite către Neva LLC. ( Descărcați sarcina pentru trimitere într-o călătorie de afaceri)

După aceea, documentul, împreună cu un certificat de călătorie și un raport prealabil, este transferat departamentului de contabilitate.

Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat (angajați) într-o călătorie de afaceri (formulare nr. T49, T49a)

Pe baza misiunii serviciul de personalîntocmește un ordin (instrucțiune) de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri.

Pentru astfel de comenzi sunt furnizate formulare standard. Formularele lor sunt aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

Când să folosiți formularele

Formularul nr. T_9 este utilizat la trimiterea unuia, iar formularul nr. T-9a - la trimiterea mai multor angajați ai organizației.

Comanda trebuie să indice:

• numele, numele, patronimul salariatului detașat;
• profesia (funcția);
• unitatea structurală în care lucrează;
• scopul, ora și locul călătoriei.

În plus, aici este sursa plății cheltuieli de calatorie(pe cheltuiala companiei care a trimis angajatul într-o călătorie de afaceri, sau pe cheltuiala gazdei).

Ordinul de călătorie de afaceri este semnat de șeful companiei. Angajații detașați trebuie să se familiarizeze cu comanda și să o semneze.

Ordinul se emite într-un singur exemplar și se păstrează în arhivă timp de cinci ani. ( Descărcați exemple de comenzi pentru trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri)

Certificat de călătorie (formular nr. T410)

Odată cu ordinul de trimitere într-o călătorie de afaceri, departamentul de personal emite un certificat de călătorie. Pe baza acesteia, departamentul de contabilitate plătește salariatului diurnă.

Este furnizat un formular standard pentru un certificat de călătorie. Forma sa a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

Există o secțiune specială sub forma certificatului în care angajatul trebuie să facă notițe la fiecare destinație despre ora sosirii și plecării sale. Aceste mărci trebuie să fie certificate cu sigiliul organizației la care este detașat acest angajat.

Când un certificat nu poate fi eliberat

Certificatele de călătorie nu pot fi eliberate:

• sucursale și reprezentanțe ale companiilor străine;
• firmele care trimit angajați în călătorii de afaceri în străinătate (data intrării în țară și data plecării din aceasta se găsesc în pașaportul călător).

De asemenea, un certificat de călătorie nu poate fi eliberat dacă angajatul trebuie să se întoarcă dintr-o călătorie de afaceri la locul de muncă permanent în ziua plecării.

Certificatul se eliberează într-un singur exemplar și se păstrează în arhivele companiei timp de cinci ani.

Un exemplu de certificat de călătorie este afișat pe pagina următoare.

Toate certificatele de călătorie sunt înregistrate într-un jurnal special. Este creat un jurnal separat pentru a înregistra certificatele angajaților care au sosit într-o călătorie de afaceri din alte organizații. (

Activitatea unei entități economice nu poate fi limitată de nicio graniță teritorială. Din când în când, la indicațiile conducerii, angajații companiei merg în călătorii de afaceri cu atribuții oficiale. Deoarece o astfel de călătorie este legată de îndeplinirea sarcinilor stabilite și necesită și o anumită finanțare, este necesar să se cunoască cum design corect calatorii de afaceri.

Într-o situație normală, conducerea poate trimite angajați ai unei entități economice fără a le cere acordul în acest sens, întrucât călătoria de afaceri este îndeplinirea funcțiilor lor de muncă.

Există o interdicție privind emiterea unei călătorii de afaceri pentru astfel de cetățeni:

• Femei cu care este închis, așteaptă un copil.
• Angajații întreprinderii care sunt minori. Cu toate acestea, pentru acești lucrători, dacă lucrează într-o întreprindere pt profesii creative(actori, cântăreți, scriitori, jurnaliști) și cei implicați în sportul profesionist, restricția nu se aplică.
• Angajații care lucrează în companie în baza unui contract studentesc.

Acestea includ:

• Femei care lucrează în baza unui contract de muncă și au copii mici. Cu ei sunt echivalați și angajații care sunt singurul părinte al unui copil sub trei ani.
• Angajații singuri care lucrează la întreprindere, ai căror copii au sub cinci ani.
• Persoane care lucrează în companie cu copii cu dizabilități.
• Angajații companiei care asigură îngrijiri medicale membrilor familiei lor.
• Angajații cu un grup de dizabilități dacă o călătorie de afaceri așteptată le perturbă programul de recuperare.

Important! Specialiștii în HR trebuie să rețină că înainte de deplasarea de afaceri a acestor categorii de lucrători trebuie să se obțină o cerere de acord a acestora în procesul de oficializare a unei călătorii de afaceri. În același timp, nu este suficient să obțină consimțământul acestora, documentul trebuie să conțină și informații despre care sunt conștienți de dreptul lor de a refuza o călătorie de afaceri.

Multe probleme pot apărea atunci când se presupune o călătorie de afaceri a unui lucrător intern cu normă parțială. La urma urmei, nu există nicio interdicție de a-l trimite într-o călătorie de afaceri. Apar întrebări despre cum să reflectați timpul într-o călătorie de afaceri la al doilea loc de muncă din companie.

Prevederile legii interzic in aceasta perioada sa se elibereze acestuia sau anual platit. În aceste cazuri, se recomandă acordarea unui astfel de angajat cu concediu suplimentar plătit pe lângă cel anual.

Durata călătoriilor de afaceri

Durata viitoarei călătorii de afaceri este stabilită de șef, care stabilește această perioadă la dispoziție. Decizia de ce perioadă are nevoie angajatul într-o călătorie de afaceri este determinată de acesta în funcție de obiectivele de producție care sunt stabilite pentru angajat și de timpul alocat implementării acestora.

Dacă regulamentele întreprinderii presupun publicarea unei sarcini de serviciu, atunci durata călătoriei ar trebui să fie prezentă și în acest document.

Deoarece uneori este imposibil să luați în considerare cu exactitate toți factorii, durata unei călătorii de afaceri poate fi prelungită sau scurtată. Această situație se formalizează prin emiterea unui ordin separat al conducerii societății.

Acte de lege anterioare, care acum și-au pierdut puterea, fixau că o călătorie de afaceri era considerată o călătorie de mai mult de o zi și nu putea fi mai mare de patruzeci de zile. Și dacă termenul limită a depășit aceste limite stabilite, atunci departamentul de personal ar fi trebuit să proceseze deja transferul angajatului.

În prezent, Decretele Guvernului care au intrat în vigoare nu stabilesc nici o perioadă minimă, nici maximă.

O întrebare apare adesea atunci când se determină o călătorie de afaceri pentru angajații a căror muncă necesită deplasări constante pentru a-și îndeplini funcțiile de muncă.

Atenţie!În acest caz, ar trebui să pornim de la conceptul de călătorie de afaceri în sine și să nu îl confundam cu munca care, în conformitate cu un contract de muncă formalizat, este de natură călătorie. De asemenea, este necesar să se facă distincția între o călătorie de afaceri și un transfer la locul de muncă într-o altă zonă.

Documente de călătorie

Obligatoriu

Odată cu introducerea modificărilor în călătoriile de afaceri, în prezent doar două documente au statut de utilizare obligatorie:

• Ordinul sau ordinul angajatorului- formularul principal care determină direcția, durata unei călătorii de afaceri etc. De obicei, o comandă pentru o călătorie de afaceri se emite în formularul T-9 sau pe antet. organizatii.
• - un document prin care salariatul confirmă cheltuielile efectuate de acesta în timpul călătoriei cu atașarea documentelor justificative. Compilat conform formularului AO-1.

Documente aditionale

Pentru înregistrarea acestor documente, este necesar să se menționeze în actele locale ale companiei:

• Certificat de călătorie- contine semne ale sigiliilor de la firmele receptoare. Puteți utiliza un singur formular, care va include un certificat, repartizarea postului, raportul de cheltuieli.
• misiunea de serviciu- contine informatii despre munca de efectuat in timpul calatoriei. Poate fi eliberat sub formă de T-10a.
• Raport de finalizare a lucrării- un document care se întocmește de către un angajat la întoarcerea dintr-o călătorie. Include explicații despre munca depusă în timpul călătoriei.
• Jurnalul angajaților care pleacă într-o călătorie de afaceri- servește la fixarea angajaților care pleacă în deplasări;
• notificare- necesara plata cheltuielilor in cazul in care salariatul foloseste transportul personal.

Salariatul asupra căruia se întocmește ordinul face cunoștință cu acesta și își pune semnătura.

Atenţie! Dacă utilizați propriul transport pentru o călătorie de afaceri, atunci acesta trebuie inclus în comanda existentă sau ar trebui emisă o comandă suplimentară.

Pasul 2. Emite un subraport de bani

Atunci când pleacă într-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să primească la casierie bani gheata să plătească biletele, chiria de cazare și alte cheltuieli, precum și diurna pentru fiecare zi a călătoriei.

Suma în limita căreia se plătesc aceste cheltuieli trebuie stabilită în actul local.

Baza pentru primirea de fonduri de către un angajat este o comandă pentru o călătorie de afaceri. De asemenea, angajatul însuși poate întocmi un memoriu pentru suma estimată a cheltuielilor, dar acesta trebuie semnat de șef.

Când călătoriți în țară, fondurile în ruble pot fi emise de la casierie sau transferate la card bancar.

Atenţie! Dacă este necesară o călătorie de afaceri în străinătate, diurnele pentru zilele în care angajatul va fi în Rusia sunt emise în ruble, iar pentru zilele de ședere pe teritoriul unui stat străin - în moneda acestuia.

Pasul 3. Întocmește un certificat de călătorie (dacă este necesar)

Dacă acest pas este specificat în reglementările locale, atunci când se procesează o călătorie de afaceri, trebuie să redactați. În funcție de ce formular este utilizat în companie, acesta poate include și un raport cu privire la munca efectuată, calculul diurnelor și o sarcină de călătorie a angajatului.

Necesitatea de a întocmi un jurnal al celor care pleacă într-o călătorie de afaceri a fost, de asemenea, anulată. Firmele îl pot folosi în continuare după cum consideră de cuviință. Dar mai întâi trebuie să repare formularul jurnalului.

De obicei, următoarele informații sunt incluse în jurnal:

• Date personale despre angajat;
• Numele companiei la care deserveste;
• Denumirea localității;
• Datele de plecare și de sosire;
• Marca de primire a raportului de către departamentul de contabilitate.

Atenţie! Certificatul de călătorie are un loc pentru aplicarea sigiliilor părții care primește. Dar prezența lor este acum opțională în document, deoarece documentul este opțional.

Pasul 4. Pregătiți și trimiteți un raport în avans

În termen de trei zile de la întoarcerea din călătorie, angajatul trebuie să scrie și să transmită departamentului de contabilitate un raport în avans pe formularul AO-1. Dacă acest lucru este indicat în actele interne ale societății, atunci împreună cu raportul prealabil, este necesară și întocmirea și depunerea unui raport privind munca depusă.

Aceasta se întocmește sub orice formă, pe un formular care a fost creat în companie, sau se folosește coloana 12 pentru raport în formularul de atribuire a afacerii T-10a, dacă a fost creată în momentul deplasării de afaceri.

La avans se anexează documente cu ajutorul cărora angajatul poate confirma cheltuielile efectuate, acestea includ:

• Documente pe care au fost închiriate spațiile pentru cazare în timpul călătoriei - o factură de la hotel, o chitanță care conține numărul de zile de ședere și costul pentru o zi sau un acord de închiriere a unei case sau apartament privat.
• Documente care pot fi folosite pentru a confirma călătoria către și de la locul călătoriei de afaceri - bilete, cărți de îmbarcare, cecuri, chitanțe de pat etc.
• Documente care confirmă închirierea unui taxi - cecuri, bilete, formulare.
• Un memoriu cu o defalcare a cheltuielilor dacă angajatul a folosit transportul personal - o scrisoare de parcurs, cecuri de la benzinării etc.
• O notă atunci când un angajat nu poate furniza documente care confirmă reședința sau călătoria;
• Documente care confirmă alte cheltuieli (de exemplu, o chitanță pentru servicii de comunicare).

Atenţie! La transferarea raportului de avans către departamentul de contabilitate, contabilul face un semn pe coloana de rupere și îl transmite angajatului. Acest lucru este necesar pentru a confirma faptul că angajatul a transferat documente către departamentul de contabilitate.

Pasul 5. Returnați sumele neutilizate la casierie (dacă există)

Daca, la intoarcerea dintr-o deplasare, salariatului i-au ramas bani, acesta trebuie sa ii returneze la casierie in termen de 3 zile de la data la care a emis raportul de avans. Pentru această operațiune este prevăzut.

Prin lege, angajatorul are dreptul să rețină această sumă din salariul salariatului, dar numai dacă nu a trecut o lună de la data limită de returnare voluntară. După ce luna a trecut, se poate face o deducere doar prin emiterea unei hotărâri judecătorești.

Pentru a determina validitatea cheltuielilor excesive, este necesar să se examineze:

• Dacă costurile au fost suportate din motive urgente;
• Există documente pentru aceste costuri și sunt executate corect?
• Redactarea corectă a raportului prealabil.

Atenţie! Este necesară emiterea sumelor suplimentare în termen de trei zile de la data transferului raportului. În caz contrar, salariatul are dreptul de a se adresa justiției pentru a recupera de la angajator nu numai aceste sume, ci și dobânda la utilizarea acestora.

Dacă organizația nu este în măsură să ramburseze întreaga sumă, atunci este de dorit să se întocmească un program de rambursare, care trebuie să fie semnat de ambele părți.

Este posibil să trimiți un angajat într-o zi liberă

Uneori, o călătorie înseamnă că angajatul trebuie să înceapă să-și îndeplinească sarcinile într-un loc nou luni. Pentru a face acest lucru, trebuie să plece într-o călătorie de afaceri în weekend.

Acest moment trebuie convenit cu angajatul însuși - pentru a finaliza înregistrarea, va fi necesar să se emită un ordin ca călătoria de afaceri să înceapă în weekend, iar angajatul trebuie să îi dea acord scris. Într-o astfel de comandă, este imperativ să se indice modul de funcționare pentru o anumită zi - acest pas este necesar pentru a exclude disputele cu privire la plata unor astfel de zile.

De exemplu, dacă trenul pleacă cu câteva ore înainte de miezul nopții, atunci comanda trebuie să indice că doar aceste ore sunt supuse plății. În caz contrar, angajatorul va trebui să compenseze întreaga zi. Iar asta va trebui făcut fie într-o dimensiune dublă, fie într-una singură, dar cu prevederea zi in plus a se odihni.

Îmi pot prelungi sau reprograma călătoria de afaceri?

Legile nu conțin o interdicție privind prelungirea perioadei unei călătorii de afaceri deja existente sau reprogramarea uneia viitoare, dar pentru care toate Documente necesare. Totuși, în același timp, niciunul act normativ nu conține instrucțiuni despre cum exact acest lucru poate fi făcut corect.

Dacă trebuie să prelungiți călătoria de afaceri curentă, atunci cel mai bine este să emiteți o comandă pentru aceasta. Este întocmit într-o formă arbitrară, dar pe lângă detaliile cerute, trebuie să indice motivul pentru care călătoria este prelungită, precum și o nouă dată pentru încheierea acesteia.

După aceea, se fac corecții la toate documentele pentru o călătorie de afaceri - data veche este tăiată cu un rând pentru a putea fi citită cu ușurință, iar cea nouă este indicată în partea de sus.

Apoi angajatorul trebuie să calculeze diurna și mijloacele de plată pentru locuință termen nou, și transferați această sumă angajatului de pe card, prin mandat poștal sau în alt mod. Este interzisă forțarea unui angajat să utilizeze fonduri personale în aceste scopuri, chiar dacă acestea sunt ulterior rambursate.

Atenţie! Amânarea călătoriei de afaceri emise este emisă și printr-un ordin separat. Acesta specifică motivul reprogramării, precum și noile date de începere și de sfârșit.

De asemenea, trebuie să faceți corecții în toate documentele executate, tăind datele vechi și făcând altele noi. Nu este nevoie să recalculăm plățile - la urma urmei, doar datele călătoriei sunt modificate, și nu durata acesteia.