Cum se denumește contractul de prestare de servicii. Model de contract pentru prestarea serviciilor: conditii, formular, mostra

Un acord de servicii este unul dintre cele mai comune acorduri. Era în asta forma legala furnizarea de servicii de comunicare, medicale, de consultanță, cele legate de formare etc. Dorim să remarcăm că uneori este dificil să se tragă o linie clară între servicii și muncă (de exemplu, repararea echipamentelor). Cum să încheiați corect tranzacții pentru furnizarea de servicii și ce tipuri de acest acord sunt, puteți afla în continuare.

Ce este un serviciu?

Un serviciu este o activitate, al cărei rezultat nu poate avea expresie materială, el trebuie să fie pe deplin realizat și consumat în procesul implementării sale. Munca este considerată a fi o activitate care are o expresie pur materială. Contractul de prestare a serviciilor presupune ca antreprenorul trebuie sa realizeze anumite actiuni, iar clientul, in consecinta, este obligat sa plateasca pentru acestea. Regulile acordului privind prestarea de servicii contra cost sunt reglementate de Codul civil. Capitolul 39 din Codul civil al Federației Ruse se aplică unei game destul de largă de servicii:

Audit;

informativ;

Medical;

Consultanta;

Veterinar;

Turist;

Servicii de formare etc.

Ce nu contează ca un serviciu?

Trebuie menționat că următoarele tipuri de acorduri nu se aplică contractelor de servicii:

Contract de munca;

Pentru lucrări tehnice;

comisioane;

Să efectueze lucrări de dezvoltare;

transport;

Cont bancar;

Expediție de transport;

Depozitare;

Depozit bancar;

Managementul proprietății de încredere.

Obiectul contractului

După cum sa indicat deja, obiectul unor astfel de contracte este exclusiv un serviciu necorporal. Întrucât calitatea prestării sale depinde în mod direct de persoana care o va efectua, un astfel de serviciu trebuie să fie efectuat de către antreprenor personal (cu excepția cazului în care părțile au indicat altfel în contract). Un astfel de acord trebuie încheiat în scris. Fiecare dintre participanți ar trebui să aibă, de asemenea, la îndemână o copie a unui astfel de acord. Clienții pot fi persoane juridice, antreprenori individuali și persoane fizice capabile. Același cerc de persoane poate fi implicat ca interpret.

Întocmim un contract

Pentru a întocmi un contract corect pentru furnizarea de servicii, trebuie să respectați în mod clar prevederile Codului civil al Federației Ruse:

Asigurați-vă că indicați subiectul acordului; și nu este suficient să scrii „ cercetare de piata», Trebuie să specificați punct cu punct ce fel de activitate va fi;

Indicați toate puterile și responsabilitățile atribuibile părților;

Scrieți termeni clari în care ar trebui să se desfășoare activitatea;

De asemenea, va fi util să se indice criteriile după care se va determina calitatea serviciului;

Într-un astfel de acord, desigur, este prescris prețul serviciilor contractantului;

Nu uitați să definiți și responsabilitățile părților la tranzacție; de asemenea, este indicat să se prescrie în acord cuantumul despăgubirii în cazul refuzului unilateral de la acesta.

Caracteristicile contractului

În unele cazuri, este posibil să se încheie un acord de prestare de servicii doar cu acele entități care au licență pentru astfel de activități. De exemplu, dacă vorbim despre un acord de furnizat îngrijire medicală, atunci instituția medicală trebuie să aibă licență. Mai mult, trebuie să fie valabil, și pentru acele tipuri de îngrijiri medicale, pentru care, de fapt, ai aplicat. Dacă spitalul oferă asistență pacienților fără licență, acesta va fi tras la răspundere. În plus, dacă antreprenorul nu are licență, atunci acest acord poate fi invalidat în instanță. Adică, un astfel de acord nu va avea greutate legală. Următoarea regulă poate fi, de asemenea, atribuită caracteristicilor contractului de servicii: în unele cazuri, se aplică acordul de servicii Dispoziții generale despre contract și contract de gospodărie.

Rezilierea contractului

Merită să ne concentrăm asupra faptului că, spre deosebire de alte tipuri de tranzacții, un contract de drept civil pentru prestarea de servicii poate fi reziliat nu numai prin acordul comun al părților, ci și de către unul dintre participanții săi (executant sau client) în mod unilateral. Legea prevede că clientul se poate retrage din contract, cu condiția să despăgubească antreprenorul pentru toate costurile suportate de acesta. În plus, clientul poate refuza serviciile antreprenorului atât înainte de începerea prestării serviciului, cât și direct în procesul de prestare a acestuia. Antreprenorul, la rândul său, are și autoritatea de a se retrage din contract. Dacă un astfel de refuz provoacă pierderi clientului, cealaltă parte este obligată să le despăgubească.

Contract de agentie

Un contract de agenție pentru prestarea de servicii este un acord între mandant (de fapt, garant) și agent (intermediar, executant), conform căruia primul dispune prestarea anumitor servicii de către a doua persoană ( servicii juridice etc.) în numele mandantului sau direct în numele mandatarului. Agentul are dreptul la o taxă pentru astfel de acțiuni.

Conditii obligatorii

Pentru a încheia un contract de agenție în conformitate cu toate regulile, trebuie să indicați:

Funcția pe care trebuie să o îndeplinească agentul;

Dacă va acționa în numele său sau în numele clientului;

Cum va raporta directorului;

Valoarea taxei și momentul plății acesteia;

Obligațiile și drepturile părților;

Există restricții asupra puterilor agentului;

Termenii de reziliere a contractului;

Responsabilitatea părților.

Anumite tipuri de contracte

O modificare a contractului în cauză este un acord pentru furnizarea de servicii de consultanță. Ele pot fi atât pe termen lung, cât și o singură dată. Acest tip de contract este adesea încheiat între diferiți profesioniști și companii. Cele mai populare sunt următoarele servicii de consultanță: juridică, financiară, strategică, de publicitate, de informare. În procesul de efectuare a diferitelor tranzacții cu bunuri imobiliare, este adesea folosit un acord imobiliar. Mulți oameni de afaceri apelează la agenții de marketing pentru a-și promova brandul în lumea modernă. Astfel de companii, de regulă, oferă o mulțime de servicii: identificarea publicului țintă, dezvoltarea unui profil de brand, elaborarea unei strategii de brand etc. Pe lângă toate tipurile de acorduri enumerate, există multe altele și în fiecare zi există tot mai multi dintre ei. Prin urmare, este pur și simplu nerealist să le enumerați pe toate într-un articol.

Accente importante

După cum s-a dovedit, contractul de furnizare de servicii plătite are propriile sale caracteristici specifice. Prin urmare, concluzia lui trebuie luată mai mult decât în ​​serios. În plus, clientul poate rezilia un astfel de acord, de fapt, în orice moment. Deci, interpretul este inițial interesat de performanța de înaltă calitate a acțiunilor convenite, altfel își poate pierde câștigurile. De asemenea, nu uitați că la încheierea unor astfel de acorduri, contractorului i se cere adesea să aibă o licență. Dacă o persoană fizică sau o întreprindere nu are o licență, pur și simplu nu are rost să încheiem un acord cu acesta. Într-adevăr, în cazul unui dezacord în instanță, un astfel de acord este declarat nul și va fi extrem de dificil să primiți, de exemplu, despăgubiri pentru pierderi.

Gama de servicii pe care antreprenorul le poate furniza clientului conform standardului contractul de servicii este extrem de amplu, datorită unei varietăți de acțiuni pentru a răspunde nevoilor din domeniul dreptului civil.

Dezvoltarea economiei și creșterea cantității de informații (cunoștințe) în domeniul intelectual au contribuit la apariția unui număr mare de servicii noi, a căror implementare se realizează pe baza încheierii de relații contractuale pt. furnizarea de servicii de consultanță, informare și alte servicii, inclusiv servicii de formare.

V-am prezentat formele de contracte care se pot incheia la furnizarea următoarelor servicii:

• uzual;
• legal;
• contabilitate;
• informativ;
• consultanta;
• audit;
• turist;
• comunicare;
• marketing;
• Securitate;
• publicitate;
• proprietate imobiliara;
• transport.

De ce fel de servicii aveți nevoie dumneavoastră sau clientul dumneavoastră se decide individual în fiecare caz, în serviciul nostru găsiți toate aceste contracte de service cu aplicațiile necesare.

Reglementarea legală a contractelor

Reglementarea legală a acestor acorduri este realizată de normele Codului civil al Federației Ruse. În special, capitolul 39 din Codul civil al Federației Ruse („Furnizarea de servicii cu plată”). Regulile capitolului se aplică contractelor de furnizare de servicii medicale, de audit, de informare, de consultanță, veterinară, de formare și de alte servicii.

Și articolul 783 din Codul civil al Federației Ruse prevede că dispozițiile generale privind contractul pot fi aplicate acestui acord, dacă acest lucru nu contravine obiectului acordului. Merită să ne amintim că aceste documente au o diferență semnificativă între ele: într-un caz, clientului i se oferă servicii, în celălalt, munca este efectuată. Este destul de dificil să se facă distincția între documente din cauza lipsei de definiții a conceptelor „muncă” și „serviciu” din Codul civil al Federației Ruse.

Cu toate acestea, definițiile acestor concepte sunt în Codul Fiscal al Federației Ruse. Munca este considerată activitate, ale cărei rezultate au o expresie materială. Serviciile sunt considerate activități, ale căror rezultate nu au expresie materială, și sunt consumate în procesul de desfășurare a acestei activități. Astfel, prin încheierea unui contract de prestare de servicii, clientul plătește nu pentru rezultatul lucrării, ci direct pentru procesul de prestare a anumitor servicii.

Procesul de „prestare a unui serviciu” se referă la activitatea comercială (antreprenorială) a unei persoane fizice, juridice sau întreprinzător individual care vizează satisfacerea nevoilor altora. Serviciile, de cele mai multe ori, sunt furnizate pe baza unui formular de contract adecvat pentru prestarea serviciilor, încheiat între antreprenor și client.

Conceptul de contract de prestare de servicii

Conform contractului de servicii, antreprenorul se obligă, la cererea clientului, să presteze unele servicii/servicii (să efectueze anumite acțiuni sau să desfășoare anumite activitati), iar clientul se obligă să plătească pentru aceste servicii.

Conform definiției de mai sus, un contract de servicii, sau un eșantion al acestuia, este consensual, rambursabil și bilateral.

Contracte de servicii: caracteristici ale încheierii

Următoarele reguli se aplică contractelor încheiate pentru prestarea oricăror servicii în anul 2019:

• Conform articolului 780 din Codul civil al Federației Ruse, contractantul este obligat să presteze servicii personal, cu excepția cazului în care se prevede altfel în documentul încheiat. Totuși, acest lucru nu îl privează pe contractant de dreptul de a include în modelul de acord privind prestarea de servicii o condiție de atragere a co-contractanților, după ce a convenit asupra condițiilor cu clientul.
• Unele activități necesită licență.
• O misiune scrisă stă la baza unei definiții competente a unui subiect într-un eșantion al unui astfel de contract de furnizare de servicii. Formularea sarcinii este una dintre principalele responsabilitati ale clientului, alaturi de plata serviciilor prestate in conditiile si in modul specificate in contract.
• În cazul în care posibilitatea furnizării anticipate a unui anumit serviciu nu este prevăzută de acord, clientul are dreptul de a nu plăti pentru serviciile prestate înainte de termen.
• In cazul in care este imposibil de indeplinit obligatiile care decurg din vina clientului, acesta este obligat sa achite integral serviciile, daca contractul sau legislatia nu prevede altfel.
• În cazul în care este imposibil de îndeplinit obligațiile care decurg din circumstanțe independente de controlul acțiunilor părților, clientul este obligat să ramburseze contractantului costurile efective suportate de acesta, cu excepția cazului în care se prevede altfel în contract sau legislație.
• Clientul are dreptul de a rezilia contractul de prestare a serviciilor, cu condiția plății costurilor efective suportate de către antreprenor.
• Antreprenorul are dreptul de a rezilia contractul numai cu condiția rambursării integrale a costurilor către client.

Motivele litigiilor în temeiul Acordului de servicii

• Cel mai adesea, disputele apar din cauza unei sarcini insuficient formulate clar, a lipsei de termene în contract și a altor indicatori specifici.
• Un motiv comun al litigiilor este insolvența clientului, precum și lipsa mecanismelor care să asigure îndeplinirea obligațiilor.

Cum se aplică termenii contractuali?

Îndeplinirea obligațiilor din contractul de prestare a oricăror servicii se asigură prin următoarele moduri:

• confiscare (sub formă de amenzi);
• garantie bancara;
• reținerea averii debitorului;
• garanţie;
• contract de asigurare;
• depozit și în alte moduri prevăzute de acord sau legislație.

De asemenea, este indicat să aplicați asigurare pentru contractele încheiate. Astfel de măsuri vor ajuta la eliminarea sau la minimizarea pierderilor de proprietate la încheierea unui exemplu de contract de furnizare de servicii, pe care îl puteți descărca din serviciul nostru.

Conceptul de acord ca document juridic este reglementat de articolele 779-783 din capitolul 39 din Codul civil al Federației Ruse. Întocmirea contractelor de prestare de servicii este necesară în cazurile în care una dintre părți se angajează să execute anumite lucrări sau acțiuni, să presteze servicii, iar cealaltă parte se obligă să plătească pentru acestea. Astfel de acorduri se numesc contracte de servicii rambursabile și sunt de obicei scrise în scris. Obiectul contractului poate fi o varietate de tipuri de servicii: audit, contabilitate, suport juridic, servicii educaționale și medicale, servicii pt tipuri diferite lucrări, pentru furnizarea de bunuri etc. O problemă aparte este redactarea contractelor care necesită legalizare notarială. Acestea includ:

• tranzacții între persoane fizice și persoane juridice sau numai persoane juridice;
• tranzacții pentru anumite sume (depășind de cel puțin zece ori salariul minim);
• tranzacții prevăzute de lege (prevăzute la art. 161 din Codul civil al Federației Ruse).

LA informatii generale privind contractele de prestare de servicii include următoarele informații:

1) Obiectul contractului: tipul și forma serviciilor prestate și obligațiile consumatorului acestor servicii;

2) Tip de contract: unic, cadru, prelungit etc.;

3) Tipul contractului: redactarea contractelor de prestare de servicii, cumparare si vanzare, executare a lucrarilor (contract), mediere, relaţiile de muncăși așa mai departe;

4) Părți la contract: atât persoane fizice, cât și persoane juridice;

5) Forma contractului: nu este prevăzută de lege, dar se cere scris în 2 exemplare - nerespectarea acestei cerinţe în caz de dispute nu confirmă existenţa unei tranzacţii;

6) Condiții contractuale: legea definește trei categorii de condiții la întocmirea unor astfel de acorduri:

- ordinare, care sunt prevăzute în legi și trebuie incluse în textul acordului;

- condiții esențiale specificate de legi pentru acest tip de acord și condiții asupra introducerii cărora una dintre părți insistă;

- condiții aleatorii - pentru a completa sau modifica condițiile obișnuite (acestea includ: desemnarea asigurării de risc, numărul de exemplare nestandard, procedura de modificare a conținutului etc.);

• partea introductivă;
• desemnarea obiectului contractului (lista acțiunilor sau activităților contractantului);
• obligațiile și drepturile părților;
• termenul contractului (cu acordul părților);
• costul serviciilor (bunuri, lucrări), mecanism și condiții de plată;
• responsabilitatea părților la acord;
• concluzie.

Contractul de prestare de servicii contra cost se considera incheiat oficial in eveniment ajuns la un acordîn condiții normale și esențiale, care trebuie confirmate de semnăturile părților (în conformitate cu articolul 432 din Codul civil al Federației Ruse). Trebuie remarcat faptul că majoritatea contractelor standard nu necesită cunoștințe juridice speciale. Însă acordurile importante, tranzacțiile cu sume mari, tranzacțiile, în cursul executării cărora pot apărea circumstanțe de forță majoră sau complicații, trebuie supuse unui control juridic. Vă recomandăm insistent să încredințați redactarea contractelor de prestare de servicii unor avocați cu experiență, ceea ce va garanta rezolvarea cu succes a litigiilor în cazul în care acestea apar.

Acordul privind termenii de referință

Elaborarea unei sarcini tehnice este una dintre etapele cheie ale multor tipuri de lucrări și servicii, de exemplu, arhitectura, proiectarea, proiectarea inginerească, dezvoltarea site-ului web, crearea de obiecte creative, fabricarea de produse non-standard etc., baza pentru implementarea tuturor lucrărilor ulterioare este o chestiune dificilă și foarte responsabilă. Prin urmare, trebuie plătită corespunzător. Pentru aceasta, este nevoie de un acord pentru întocmirea unei sarcini tehnice - o confirmare legală a unui acord între client și antreprenor că acesta din urmă va elabora specificația tehnică, iar primul va plăti aceste lucrări în conformitate cu termenii contractuali.

De regulă, întocmirea contractelor de prestare de servicii pentru elaborarea termenilor de referință cuprinde următoarele puncte:

• scopul, principiile și sarcinile muncii viitoare (design, creativ, altele);
• condițiile și procedura de implementare a acestora;
• termenele limită;
• Rezultate asteptate.

Din partea clientului, acest acord necesită furnizarea de date tehnice inițiale și o indicație clară a ceea ce are nevoie de la antreprenor - acest lucru trebuie inclus în textul acordului. Trebuie avut în vedere faptul că acordurile verbale nu au forță juridică și nu vor fi luate în considerare în cazul unor dispute. Costul standard al dezvoltării unei specificații tehnice este de 10-15% din cost total proiect sau lucrare.

Contract pentru intocmirea documentatiei de deviz

Un astfel de acord nu este mai mic punct importantîn efectuarea anumitor lucrări; este un fel de contract de munca. Acesta este un acord prin care executantul (antreprenorul) se angajează să elaboreze o estimare și să o furnizeze clientului în intervalul de timp convenit, care trebuie să plătească pentru lucrare în conformitate cu condițiile. Contractul de întocmire a documentației de deviz se întocmește în scris și nu necesită certificare de la notar, indiferent de cuantumul remunerației pentru servicii. Acest tip de acord trebuie să cuprindă în mod obligatoriu anumite condiții esențiale și anume: TOR pentru întocmirea documentației devizului, cerințe pentru deviz, suma și termenele de plată a lucrării efectuate. În lipsa uneia dintre condițiile specificate, contractul poate fi recunoscut ca neîncheiat. Deoarece întocmirea unui deviz este nu numai dificilă, ci și foarte responsabilă, atunci, de regulă, în contractele pentru documentatia de deviz o cantitate suficient de mare de conditii suplimentare... Unele dintre cele mai importante sunt sancțiunile pentru îndeplinirea necorespunzătoare a condițiilor, garanțiile pentru rezultat și responsabilitatea executantului pentru rezultate.

Întocmirea unui contract de muncă

Cel mai frecvent tip de contract încheiat este întocmirea unui contract de muncă sau, cu alte cuvinte, pentru executarea unei lucrări. Există mai multe tipuri de astfel de acorduri:

• contract de constructii (constructie cladiri si structuri, rețele de inginerie, drumuri);
• să efectueze sondaj și munca de proiectare(geodezie, geologie, arhitectură, proiectare de rețea de inginerie etc.);
• contract de munca pentru municipal si nevoile statului(eliminarea gunoiului, întreținerea locuințelor și a infrastructurii etc.);
• contract de gospodărie (pentru efectuarea de reparații sau alte lucrări).

Comenzile pentru lucrări de subcontractare sunt, de asemenea, incluse în pregătirea unui astfel de acord și se efectuează în cazurile în care Antreprenorul General (de obicei în construcții) implică alți antreprenori pentru a efectua lucrări speciale. Din punct de vedere al formei, un acord de subcontractare este asemanator unui contract de munca, dar necesita luarea in considerare a multor subtilitati legale in ceea ce priveste solutionarea litigiilor in constructii. De aceea, este de preferat sa incredintezi redactarea unui contract de munca unui specialist sau sa ii efectuezi expertiza juridica, mai ales daca volumul muncii si cuantumul platii sunt semnificative.

Concluzie

Elaborarea contractelor de prestare de servicii trebuie să îndeplinească următoarea cerință importantă: formularea prevederilor trebuie să fie cât mai clară și de înțeles posibil și să ofere răspunsuri fără ambiguitate la întrebarea cine trebuie să facă ce și când, în ce condiții, ce remunerație și în ce ordine vor fi primite, ce va fi dacă termenii acordului sunt încălcați. Un acord legal întocmit în mod competent înlătură aproape toate riscurile posibile și face posibilă soluționarea tuturor pretențiilor și litigiilor într-o manieră preliminară.

Te-ar putea interesa și:

Unde să depuneți cererea de divorț: trei moduri de a obține un divorț

Când toate argumentele s-au epuizat și rămâne doar să se împrăștie și să înceapă viață nouă, soții se confruntă cu o întrebare organizatorică: unde să solicite divorțul? Nu este la fel de simplu ca...

Soluționarea litigiilor funciare

Pământul este temelia întregii societăți, chiar dacă, când vorbim de pământ, ne referim la un teren. A deține teren înseamnă să ai încredere în viitorul tău...

Acord - un acord între două sau mai multe persoane privind stabilirea, modificarea sau încetarea drepturilor și obligațiilor civile (în conformitate cu articolul 420 din Codul civil al Federației Ruse).

Stabilit corect sistem contractual de muncăîn întreprindere poate preveni greşelile inutile şi neînţelegerile care trage pe om şi resurse financiare... În plus, va ajuta la evitarea multor dispute legale.

De exemplu, cea mai simplă greșeală din contract de munca este capabil să aducă organizația dumneavoastră nu numai în instanța de arbitraj, ci și să devină motivul inițierii unui dosar penal „fiscal”. Acest lucru, la rândul său, poate afecta reputația organizației, iar în cazul licitațiilor, poate afecta negativ rezultatele acestora.

Autorul articolului, după ce a urcat pe scara carierei de la funcția de secretar asistent la șef adjunct al departamentului juridic al unui mare federal întreprindere unitară, ne împărtășește experiența acumulată în domeniu organizarea fluxului de documente contracte la întreprindere. În acest articol, vom arunca o privire mai atentă la:

• pregătirea unui proiect de acord;
• aprobarea acestuia;
• încheierea unui acord (semnare și certificare cu sigiliu);
• înregistrare (inclusiv înregistrare de stat);
• depozitare contabilă și operațională, eliberare de copii (originale) de contracte;
• formarea unei baze de date cu documentele contrapartidelor;
• organizarea executării contractelor;
• intocmirea contractelor de livrare la arhiva.

Principalul lucru este principiul!

În stadiul inițial de construcție sisteme de lucru contractual este necesar să se determine principiul după care va fi construit:

• centralizat sau
• descentralizate.

Pentru a face acest lucru, ar trebui să efectuați un studiu asupra proceselor de afaceri și a metodelor de lucru ale întreprinderii. Pe baza informațiilor primite, se poate decide despre cine va fi responsabil organizarea muncii contractuale:

• o unitate structurală specifică (la alegerea unui principiu centralizat) sau
• angajați individuali din diferite divizii structurale (la alegerea unui principiu descentralizat).

Dupa analiza experiență în muncă pe bază de contractîn Rusia, autorul articolului poate spune că în majoritatea companiilor mici și mijlocii circulatia documentelor contractelor„Torn” - împărțit între muncitori individuali. Executorul responsabil întocmește proiectul de contract, organizează aprobarea acestuia, secretarul sau grefierul înregistrează, iar custodia contractului se realizează fie de către executorul responsabil, fie Contabil șefîntreprinderi, sau altcineva.

În companiile mari, de regulă, se utilizează principiul centralizării: executorul responsabil întocmește un proiect de contract și îl înaintează biroului (sau departamentului contract), care coordonează, încheie, înregistrează, înregistrează și stochează contractele și eliberează copii. dintre ei.

În acest moment, organizarea muncii contractuale pe bază centralizată este cea mai optimă pentru companii mari cu o rețea de subdiviziuni îndepărtate geografic.

Întocmirea unui proiect de contract

Întocmirea unui proiect de contract (întocmirea propriului proiect de contract sau contravaloarea celui primit de la contraparte) efectuat de executorul responsabil A merge unitate structurală, care inițiază încheierea contractului, împreună cu un avocat.

Conform articolului 161 din Codul civil al Federației Ruse, tranzacțiile entitati legaleîntre ei și cu cetățenii ar trebui să se facă într-un mod simplu scris, cu excepția tranzacțiilor care necesită legalizare notarală.

Proiectul de acord se supune spre aprobare si semnare in cele ce urmeaza numarul copiilor:

• de regulă, după numărul de părți;
• pentru contractele valabile de la data înregistrării de către organismul său împuternicit puterea statului sau administrația locală, (de exemplu, contracte de închiriere) - după numărul de părți + 1 copie pentru autoritatea de înregistrare.

În structura oricărui acord de afaceri, se recomandă să se prevadă următoarele secțiuni, care în unele cazuri pot fi combinate sau separate:

• Preambul.
• Obiectul contractului.
• Drepturile și obligațiile părților.
• Costul și procedura pentru efectuarea decontărilor.
• Conditii speciale contracta.
• Responsabilitatea părților.
• Modificarea, rezilierea si rezilierea contractului.
• Confidențialitate.
• Soluționare a litigiilor.
• împrejurări forță majoră.
• Durata contractului.
• Adresele și detaliile părților.
• Semnăturile părților.

Verificarea contrapartidei!

În etapa de lucru cu proiectul de contract, executorul responsabil este obligat să se asigure că contrapartea furnizează un pachet de documente. Acest lucru se datorează mai multor motive. Cert este că acordul încheiat poate să nu aibă forță juridică (de exemplu, dacă este semnat de o persoană neautorizată). Pentru a evita astfel de excese, trebuie abordat cu atentie verificarea documentelor contrapartidei.

Pe baza practicii, putem spune că o verificare completă a documentelor contrapărții (adică verificarea nu numai a înregistrării și acte constitutive, dar deasemenea hârtii valoroase, documentație corporativă, active, opinii ale auditorilor, situații financiare etc.) este recomandabil atunci când nu sunt încheiate toate contractele. Poate fi necesar, de exemplu, la aderarea la o organizație, deoarece este achiziționată o afacere funcțională, în cursul căreia s-ar fi putut crea anumite obligații.

Lista documentelor furnizate de contraparte este stabilită de departamentul juridic al organizației. Vă aducem la cunoștință o listă aproximativă a acestora:

• documente care conțin informații despre contrapărți:
  • documentele furnizate entitate legală:
    • copii ale actelor constitutive,
    • o copie a documentului care confirmă atribuțiile conducătorului persoanei juridice,
      • o copie a procurii, certificată în conformitate cu procedura stabilită de o persoană juridică, și o fotocopie a pașaportului reprezentantului (dacă în numele persoanei juridice contractul este semnat nu de șeful acesteia, ci de un reprezentant);
    • copie a certificatului înregistrare de stat o entitate juridică cu toate modificările,
    • copie după scrisoarea de organe observatie statistica privind atribuirea codurilor,
    • copia certificatului de instalare pe contabilitate fiscală,
    • documente care conțin informații inclusiv adresa poștală a companiei, telefon și detalii bancare,
      • copii ale licențelor certificate prin sigiliul organizației și semnătura conducătorului acesteia să desfășoare tipul de activitate corespunzător, certificate etc. (în cazurile prevăzute legislatia actuala Federația Rusă);
  • documente furnizate de contraparte - persoana naturala:
    • copie a pașaportului,
    • o copie a certificatului de înregistrare la organul fiscal de la locul de reședință,
      • copie după certificatul de înregistrare ca antreprenor individual (pentru persoane fizice - antreprenori individuali),
    • detalii bancare (dacă trebuie să plătiți printr-o bancă),
    • copie certificat de asigurare Fondul de pensii RF.

În prezent, nu există un act normativ general de reglementare care să stabilească procedura de verificare a documentelor contrapărții în toate organizațiile. Deși există unele reglementări speciale. De exemplu, institutii de creditși participanții profesioniști de pe piața valorilor mobiliare au dreptul de a solicita anumite informații despre contraparte:

• în legătură cu persoanele fizice - nume de familie, prenume și patronim (cu excepția cazului în care rezultă altfel din lege sau din obiceiurile naționale), cetățenia, detaliile unui act de identitate, datele cărții de migrație, un document care confirmă dreptul de cetățean străin sau apatrid persoana care urmează să stea (reședința) în Federația Rusă, adresa locului de reședință (înregistrare) sau a locului de ședere, numărul de identificare a contribuabilului (dacă există);
• în legătură cu persoanele juridice - numele, numărul de identificare a contribuabilului sau codul unei organizații străine, numărul de înregistrare de stat, locul înregistrării de stat și adresa locației.

Pe baza practicii muncii, putem spune că în majoritatea cazurilor documentele sunt depuse de contraparte fără probleme. A devenit norma comunicare de afaceri... Problemele încep la verificarea documentelor. Se poate dovedi, de exemplu, că licența sau împuternicirea a expirat. Dacă, din mai multe motive, contrapartea nu poate sau nu dorește să prezinte documente, aceasta ar trebui să vă avertizeze.

Coordonarea proiectului de acord

Proiect de contract pregătit executorul responsabil se depune la birou(sau departament contract) împreună cu pachet de documente.În compania noastră, acesta este format din:

• proiect de acord v formular electronic;
• documentele intocmite de contraparte;
• o fișă de aprobare care conține următoarele informații:
  • NUMELE COMPLET. director executiv responsabil cu indicarea funcției sale, numele unității structurale în care lucrează,
  • viza executiv responsabil,
  • vize executive ale ofițerului executiv,
  • tipul de document trimis spre aprobare (acord, acord suplimentar),
  • numele contrapartidei,
  • lista aprobatorilor,
  • data primirii documentului spre aprobare si data returnarii documentului de catre angajatii care au semnat acordul.

    Fișele de aprobare a proiectelor de acorduri sunt înregistrate într-un jurnal special, ceea ce face posibilă înregistrarea clară a numărului de proiecte de acorduri prezentate spre aprobare. Jurnalul reflectă, de asemenea, progresul proiectelor de acorduri. Prezența legăturilor către data primirii acordului de aprobare și data returului de la specialiștii avizați ajută la urmărirea termenilor de aprobare de către fiecare specialist autorizator, precum și a încălcării acestora;

  • o notă explicativă (dacă este necesar). O notă explicativă semnată de directorul responsabil trebuie să conțină următoarele informații:
    • justificarea nevoii încheierea contractului,
    • fundamentarea alegerii unei contrapartide,
    • despre contraparte,
    • obiectul contractului (pe scurt),
    • valoarea contractului,
    • conditii de plata,
    • condițiile de primire a plății sau îndeplinirea obligațiilor;
• un studiu de fezabilitate (studiu de fezabilitate) al proiectului, dacă este necesar. Acesta conține următoarele informații:
  • justificarea oportunității tranzacției,
  • subiectul tranzacției, suma totală a tranzacției, alte condiții esențiale,
  • o estimare a costurilor asociate cu executarea tranzacției, consecințe economice făcând o înțelegere,
  • termenii de executare a tranzacției,
  • descrierea contrapartidei: ce perioada de timp este prezenta pe piata pentru acest produs (lucrare, servicii), cum s-a dovedit etc.

De menționat că lista de documente dată este aproximativă, deoarece fiecare întreprindere își stabilește propria ordine de lucru contractuală, care depinde în mare măsură de tipul de activitate al organizației și de volumul contractelor. Din lista de mai sus, fiecare companie are dreptul de a alege acele documente care sunt cele mai optime pentru ea.

Deci, de exemplu, în marile companii comerciale și de producție, prezența unei note explicative la contract este de dorit. Oferă o idee clară a scopului încheierii unui contract. Dacă șeful întreprinderii trebuie să semneze un număr mare de contracte în fiecare zi, atunci nota explicativă reduce semnificativ timpul pe care îl petrece studierea contractului. În plus, furnizează informațiile necesare personalului de aprobare.

Pe larg societăţi comerciale oferind bunuri sau servicii s-au elaborat contracte tip, in acest caz dispare necesitatea intocmirii unei note explicative, si eventual a unei fise de avizare. Nu este nevoie de aceste documente in firmele mici, unde managerul poate semna pana la 2 contracte pe zi. Prin urmare, organizarea muncii contractuale trebuie abordată creativ, analizând mulți factori și alegând cea mai optimă modalitate de negociere a contractelor.

Coordonarea proiectului de acord organizează munca de birou(sau departament contract).

Întrucât relația contractuală este deservită atât de juridic, cât și de contabilitate, și asistență financiară, atunci se dovedește că lucrarea contractuală ar trebui să pătrundă în întregime activitate economicăîntreprinderilor. Este precis organizat negocierea contractelor ajută la eliminarea posibilității consecințe negative legate de nulitatea contractului sau pierderi suplimentare economice, fiscale, valutare, vamale și de altă natură.

Fiecare întreprindere poate determina independent lista persoanelor care efectuează aprobarea unui proiect de acord care ar trebui fixat în local act normativ... De obicei, pozițiile de „aprobare” sunt:

• avocat;
• CFO;
• Contabil șef;
• şeful departamentului în cauză.

Disponibilitatea vizelor suplimentare depinde de specificul acordului trimis spre aprobare.

Pentru a optimiza procesul de negociere a contractelor în organizație, forme standard de contracte, care trebuie aprobat prin ordin al conducătorului organizaţiei (vezi Exemplul 2). De regulă, acest lucru se aplică contractelor, a căror încheiere este asociată cu activitatea principală a întreprinderii: în organizațiile comerciale sunt contracte standard de furnizare, se dezvoltă companiile de asigurări contracte standard de asigurare.

La concluzie contract standard proiectul acestuia este convenit numai cu serviciul juridic, care verifică proiectul de document depus pentru conformitatea cu cel standard și verifică documentele contrapărții. Acest lucru reduce semnificativ timpul necesar pentru a conveni asupra unui proiect de contract.

Distinge contracte model aprobate în organizație și așa-numitele modele de contract, care reprezintă texte de contract exemplare. Spre deosebire de proiecte de contracte standard proiectele de contracte, care sunt întocmite folosind un șablon, trebuie coordonate cu întregul cerc de specialiști dintr-o anumită întreprindere.

Toți specialiștii care sunt de acord asupra proiectului de contract fac notițe în Fișa de omologare(vezi Exemplul 3), iar în caz de dezacord cu proiectul de contract trebuie să scrie o concluzie motivată în lista de comentarii sau să o întocmească sub forma unui document separat (vezi Exemplul 4).

Fișa de aprobare elaborată la întreprinderea noastră și prezentată în Exemplul 3 conține secțiunea „Semnarea unui contract”. Dar este relevant doar pentru întreprinderile mari cu un număr mare de persoane îndreptățite să semneze contracte. Secțiunea „Note” ajută la confirmarea transferului documentelor (lista acestora) de către angajații de birou (departamentul contract) către executorul responsabil pentru trimiterea documentelor către contrapartidă, lucru foarte important în cazul pierderii documentelor.

Fără note explicative la întreprindere în foaia de aprobare, puteți introduce informații suplimentare plasându-le în fața secțiunii „Aprobare”:

Momentul aprobării proiectului de contract de către fiecare specialist ar trebui stabilit într-un act de reglementare local, acesta poate fi Regulamentul privind munca contractuală. în care responsabilitatea respectării termenilor de aprobare se încredințează specialiștilor care efectuează avizul, iar controlul asupra respectării termenelor se atribuie șefului serviciului de birou (șef compartiment contract).

Dacă există comentarii pentru persoanele de vedere să proiect de tratat este transferat de către angajații biroului (departamentul contractual) către antreprenor pentru a elimina comentariile și apoi retrimis spre aprobare. Dacă dezacordurile persistă, atunci executivul responsabil inițiază o întâlnire cu participarea șefilor departamentelor interesate. Întâlnirea este înregistrată, iar pe baza rezultatelor acesteia, directorul organizației ia o decizie cu privire la oportunitatea sau inadecvarea încheierii unui acord.

Atunci când se organizează procesul de negociere a contractelor, trebuie luată în considerare o nuanță. Într-un document de reglementare local, de regulă, se consemnează funcţiile de specialişti care au dreptul de a aviza contracte fără a preciza numele acestora. Acest lucru este recomandabil deoarece în cazul demiterii sau transferului persoanei avizoare nu sunt necesare modificări ale actului de reglementare local.

Totuși, în lipsa angajaților (când sunt trimiși în călătorie de afaceri, fiind în concediu medical), care au dreptul avizarea contractelor, nu întotdeauna numiți specialiști interimar ai specialiștilor menționați mai sus. Prin urmare, să pună în aplicare proces continuu acordul de acorduri prin ordin al organizației i se poate acorda dreptul de a semna proiecte de acorduri în plus anumiți angajați. O ordine de eșantion este dată în Exemplul 5.

Încheierea unui contract
(semnat și certificat cu sigiliul)

Proiectul de acord, agreat de toți specialiștii, este pregătit de către serviciul de management al biroului (sau angajații departamentului contract) pentru semnare.

Există cazuri când una dintre părți, după ce a primit un acord semnat și sigilat de cealaltă parte, înlocuit o parte din pagini,încălcarea acordurilor încheiate anterior. Pentru a evita apariția unor astfel de situații, în practica muncii contractuale, există mai multe modalități:

• avizarea (initierarea) fiecărei pagini a acordului de către persoanele care o semnează. Poate aprobarea textului acorduluișeful uneia dintre diviziile structurale, căruia i s-a acordat un astfel de drept, care ar trebui consacrat în mod corespunzător în actul normativ local al organizației, de exemplu, șeful serviciului juridic. În acest caz, inițierea poate fi efectuată folosind o ștampilă specială, care indică:
  • Numele organizației,
  • numărul foii acordului din numărul total de foi, de exemplu, „Foaie nr. 1 din 5 foi”,
  • semnătura managerului relevant;
• coaserea foilor acordului indicând numărul de foi cusate, numerotate şi aplicarea acestor informații cu sigiliile și semnăturile părților. De obicei, inscripția arată ca cea prezentată în Exemplul 6. Ar trebui să acordați o atenție deosebită aplicării unui sigiliu atunci când certificați un document. El trebuie să surprindă o parte din numele postului celui care semnează documentul, și o parte din foaia pe care este scris „Cusut, numerotat, sigilat cu ___ coli”. Această aranjare a sigiliilor este cea care ajută la evitarea falsificării documentelor.

Dreptul de a semna un contract avea:

• persoanele care ocupă funcția relevantă, în conformitate cu constituentul documentele organizatiei,
• persoanele care au primit o împuternicire.

Trebuie avut în vedere faptul că chiar și cândcontractul este semnat nu un reprezentant, A prima persoană a companiei - este posibil să nu aibă întotdeauna autoritatea de a finaliza tranzacția.

De exemplu, luarea deciziei de a încheia o tranzacție majoră, al cărei subiect este proprietatea societate pe actiuni, a cărui valoare este mai mare de 50% din valoarea contabilă a activelor societății la data deciziei privind tranzacția, trebuie aprobată. intalnire generala acționarii (articolul 79 din Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni”).

O procedură similară a fost introdusă pentru conducătorii întreprinderilor unitare. În conformitate cu articolul 23 din Legea federală din 14.11.2002 nr. 161-FZ „Cu privire la întreprinderile unitare de stat și municipale”, șeful unei întreprinderi unitare este limitat în dimensiunea tranzacțiilor. Deci, tranzacția pentru înstrăinarea proprietății nu trebuie să depășească 10% din capitalul autorizat sau 50 mii stabilit prin lege dimensiuni minime salariile (în prezent este de 5.000.000 de ruble). Pentru o concluzie mai mult tranzacții majore trebuie obtinut acordul proprietarului.

Restricții similare sunt prevăzute și de art. 46 din Legea federală din 08.02.1998 nr.14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”.

În plus, în actele constitutive ale întreprinderii pot fi cuprinse restricții suplimentare privind atribuțiile primei persoane a companiei. Dacă există astfel de restricții, este necesar să se asigure că decizia de a încheia un contract este aprobată de persoanele corespunzătoare. În caz contrar, contractul poate fi invalidat în temeiul art. 174 din Codul civil al Federației Ruse.

Dacă contractul este semnat de o persoană pe baza unei procuri, este necesar să se acorde atenție tipului căruia îi aparține. În funcție de conținutul competențelor specificate în document, așa-numitele:

• general împuterniciri (eliberate pentru ca reprezentantul să efectueze o mare varietate de tranzacții în numele reprezentatului),
• împuterniciri speciale (eliberate pentru încheierea de tranzacții similare (acorduri), de exemplu, numai contracte de vânzare și cumpărare) și
• imputerniciri unice (eliberate pentru semnarea unui anumit contract, in timp ce imputernicirea trebuie sa indice numarul si data contractului, numele contrapartidei cu care trebuie incheiat acest contract, pe scurt obiectul contractului, ca precum şi suma pentru care se încheie contractul).

De ce trebuie să știi această diferență? Însuși faptul că persoana care semnează acordul are o împuternicire nu înseamnă că persoana respectivă are autoritatea de a încheia acest acord. Imaginați-vă situații specifice (vezi exemplele 7 și 8). În ambele cazuri, tranzacțiile vor fi invalide.

De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că se emite procura pentru o anumită perioadă, care se stabilește la latitudinea persoanei care l-a emis, dar nu poate depăși 3 ani (articolul 186 din Codul civil al Federației Ruse). Dacă perioada de valabilitate nu este specificată în procură, aceasta rămâne în vigoare timp de un an de la data emiterii acesteia. O procură care nu indică data emiterii acesteia este nulă. Acest document trebuie semnat de șeful organizației sau de o persoană căreia i s-a acordat dreptul de a semna împuterniciri. O împuternicire eliberată prin transfer este valabilă numai în cazul legalizării notariale în conformitate cu paragraful 3 al art. 187 din Codul civil al Federației Ruse (cu excepția lui cazuri individuale), perioada de valabilitate a unei astfel de procuri nu poate depăși perioada de valabilitate a procurii în baza căreia a fost eliberată.

Un exemplu de executare a împuternicirii speciale este prezentat în Exemplul 9. Trebuie remarcat că amprenta sigiliului trebuie să cuprindă o parte din titlul persoanei care semnează împuternicirea. În plus, vom oferi un exemplu de emitere a unui ordin de revocare a unei împuterniciri pentru un motiv atât de comun precum concedierea unui angajat (a se vedea Exemplul 10).

În munca de birou (departamentul contract) trebuie copii (sau originale) stocate ale procurii pentru dreptul de a semna contracte. Pentru sistematizarea informaţiilor prin împuterniciri se întocmește un registru de împuterniciri pentru dreptul de a semna contracte (vezi Exemplul 11). Copii ale împuternicirilor ar trebui să fie furnizate șefilor de departamente care pregătesc proiectele de contracte. Pe baza împuternicirilor emise se întocmește un Registru de mostre de semnături ale persoanelor îndreptățite să semneze contracte (vezi Exemplul 12).

Vă prezentăm atenției o matrice a procesului de negociere și semnare a contractelor (vezi exemplul 13 pentru un eșantion).

Legendă: P - semne; MP - poate semna; B - aprobă. Acordați o atenție deosebită simbol MP - poate semna. Din punct de vedere juridic, mai multe persoane pot avea dreptul de a semna aceleași acorduri simultan (în primul rând, aceasta este prima persoană a organizației, precum și alte persoane care au împuternicirile corespunzătoare). Totuși, conform procedurii stabilite în cadrul organizației, acordurile omogene pot fi semnate de o singură persoană, în timp ce alte persoane au posibilitatea de a-și exercita atribuțiile numai în cazul absenței acesteia (boală, aflare într-o călătorie de afaceri etc.) .

Dacă firma are o practică de a trimite scrisori de intenție împreună cu contracte, funcția de pregătire a acestora poate fi atribuită biroului (departamentul de contracte). Se depun scrisorile să fie semnată de şeful împreună cu proiectul de acord.

Toate contractele semnate de prima persoană a organizației sau de o persoană împuternicită de aceasta în baza unei procuri sunt certificate de sigiliul organizației. Sigiliul este pus pe contract atunci când:

• prezența unei semnături;
• disponibilitatea vizelor persoanelor solicitate;
• dacă semnătura de pe acord coincide cu eșantionul de semnătură a persoanei autorizate din Registrul Mostrelor de semnături.

Înregistrarea contractelor

Toate contractele semnate de șeful companiei (persoană autorizată) sunt transferate serviciului de management al biroului (departamentul contract) pentru înregistrare cu atribuirea unui număr corespunzător contractului.

Fiecare parte la contract trebuie, după semnare, să îi atribuie un număr de serie și să asigure înregistrarea internă a acestuia. Prin urmare, numărul contractului este de obicei complex, constă din numere separate de contrapărți, care sunt scrise printr-o fracție, ceea ce nu este întotdeauna convenabil (vezi Exemplul 14).

În practică, o altă cale este posibilă. atribuirea unui număr unui contract: dacă organizația primește deja un contract care a atribuit un număr uneia dintre părți, apoi a doua parte, după ce a efectuat înregistrarea internă, indică numărul său de înregistrare pe spatele ultimei pagini a documentului. În acest caz, se folosește o ștampilă specială, care indică numele organizației, numărul de înregistrare al contractului și data (vezi Exemplul 15). În acest caz, numărul contractului va fi considerat numărul atribuit de contraparte (a se vedea contractul nr. AB104 cu Leos LLC în Exemplul 16).

Atunci când un contract este încheiat într-o organizație fără număr, i se atribuie un număr care coincide cu numărul de înregistrare, apoi este pus pe prima pagină a documentului (vezi contractul cu MOR CJSC Nr. 116/10/06 în Exemplul 16).

Pentru companiile mari se poate recomanda următoarea structură numărul de înregistrare al contractului: numărul de ordine al înscrierii în serviciul de muncă de birou, numărul unității structurale în conformitate cu clasificarea aprobată în organizație sau litera de desemnare a unității structurale, anul încheierii contractului. De exemplu: 108/07/06 sau 199-KS / 06, unde KS este litera de desemnare a unui serviciu comercial.

Înregistrarea contractelor efectuat într-un jurnal special, care, de regulă, este păstrat în în format electronic... Vă recomandăm următoarea structură a coloanelor din Jurnalul de înregistrare a contractelor:

• număr de înregistrare;
• număr suplimentar (numărul contrapartidei);
• data acordului;
• denumirea contrapartidei;
• obiectul contractului;
• valabilitate;
• unitate responsabilă (executor responsabil);
• pretul contractului;
• disponibilitatea aplicațiilor;
• care a semnat contractul.

Dacă organizația folosește numerotarea contractelor printr-o fracțiune, atunci în locul celor două coloane „număr de înregistrare” și „număr suplimentar (număr contrapartidă)”, se introduce una - „număr contract”.

Într-un număr de cazuri, determinate de lege, contractele necesită înregistrarea de stat. De exemplu:

• un contract de închiriere pentru o clădire sau structură, încheiat pe o perioadă de cel puțin un an, este supus înregistrării de stat și se consideră încheiat din momentul înregistrării respective;
• contracte de licență (înregistrarea și reînregistrarea numelor de companii, mărcilor comerciale, mărcilor de servicii, cesiunea drepturilor de revendicare în temeiul mărci comerciale) intră în vigoare numai după înregistrarea lor la Rospatent;
• tranzacțiile cu terenuri și alte imobile sunt supuse înregistrării de stat în conformitate cu art. 164 din Codul civil al Federației Ruse.

Transferul contractului semnat către contrapartidă

Contractul semnat în numele organizației dumneavoastră este transferat executorului responsabil contra semnăturii din fișa de aprobare (vezi Exemplul 3 din prima parte a articolului de la pagina 35 din numărul din martie 2006 a revistei) pentru transfer către contraparte. În organizația noastră, responsabilitatea pentru livrarea contractului către contrapartidă revine contractantului conform contractului. De regulă, în întreprinderile mari, trimiterea documentelor este încredințată serviciul preșcolar, care trebuie să țină Registrul documentelor ce urmează a fi transmise.

Contractul poate fi trimis prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire. Poate fi predată împotriva semnăturii persoanei autorizate oficiali organizație-contraparte sau într-un alt mod care vă permite să confirmați în mod fiabil faptul primirii contractului.

Atunci când trimiteți documente importante prin poștă, ar trebui să faceți acest lucru prin poștă certificată cu confirmare de primire. Urmărirea returnării notificărilor vă va permite să monitorizați progresul livrării contractelor către parteneri. În unele cazuri, este oportun să trimiteți documente cu o listă de atașamente (sub formă de scrisori valoroase și colete poștale).

Din păcate, atunci când sunt trimise prin poștă, documentele pot fi pierdute, deteriorate sau livrate cu întârziere. În toate aceste cazuri, în conformitate cu Regulile pentru furnizarea de servicii poștale (aprobate prin decretul Guvernului Federației Ruse din 15 aprilie 2005 nr. 221), puteți contacta oficiul poștal cu o reclamație. Mai mult, atât operatorului poștal care a acceptat expedierea, cât și operatorului poștal de la destinația expedierii poștale. Poștașii sunt obligați să accepte cererea dumneavoastră cu titlu oneros în termen de 6 luni de la data trimiterii documentelor pe care le căutați sau deteriorate de ei.

Reclamația se face în scris. Copii ale tuturor documentelor legate de problema luată în considerare sunt atașate la acesta. În primul rând, aceasta este o chitanță pentru expediere și un inventar al atașamentului (dacă vorbim despre un articol de valoare). O copie a contractului de prestare a serviciilor poștale se anexează numai dacă acesta a fost încheiat. Dacă esența revendicării se referă la întârzierea livrării unui articol simplu, atunci este necesar să se prezinte învelișul acestuia cu datele de primire și de primire a trimiterii poștale indicate pe acesta.

Condițiile de examinare a revendicărilor depind de geografia deplasării trimiterii poștale cu care au existat probleme. Ar trebui să vi se dea un răspuns despre expedierile într-o singură localitate în termen de 5 zile. În raport cu toate celelalte trimiteri poştaleși transferuri - în termen de 2 luni.

Eliberarea de originale și copii ale contractelor

Eliberarea de originale și copii ale contractelor efectuate de angajații serviciului de birou (departamentul contract) pe baza unei cereri scrise. În compania noastră, acest lucru este documentat într-un memoriu. Trebuie să indice justificarea necesității obținerii documentului, cui (nume complet, O., funcție) și pentru cât timp este eliberat. Pentru exemple de memorii de serviciu, vezi Exemplele 17 și 18. Pentru metoda de completare a unui jurnal special, care înregistrează faptul emiterii și returnării documentelor, vezi Exemplul 19.

La emiterea originalului contractului Angajatii biroului (departamentul contract), conform procedurii stabilite in firma noastra, sunt obligati sa faca o fotocopie a contractului si sa o puna in carcasa.

Pentru a asigura ordinea și a evita pierderile documente importante, puteți efectua periodic următoarea procedură. Lucrările de birou (departamentul contract) întocmesc un raport privind mișcarea contractelor la sfârșitul lunii. Pe baza acesteia, sunt trimiși toți șefii diviziilor structurale note de birou cu o listă de contracte care urmează să fie returnate (vezi Exemplul 20).

Contabilitatea documentelor contrapartidelor

Documentul de reglementare intern trebuie să definească o listă a documentelor de înregistrare și constitutive care ar trebui solicitate de la contraparte înainte de a încheia o tranzacție cu aceasta. Compoziția documentelor depinde de cine are de-a face organizația dvs. - așa este individual sau legal, rezident sau nerezident al Federației Ruse (am discutat mai detaliat această problemă în prima parte a articolului publicat în numărul precedent al revistei).

Toate documentele necesare despre contraparte sunt furnizate de către executorul responsabil, împreună cu contractul, biroului (departamentul contract), unde urmează să fie depozitate. Documentele contrapartidelor se alcatuiesc in dosare conform sistemului de clasare in ordine alfabetica cu un caiet general de referinta, care se pastreaza, de regula, in format electronic (contine numarul cazului in care sunt stocate documentele contrapartidei) . Fiecărui partener de afaceri i se poate atribui un cod.

La încheierea mai multor contracte cu aceeași contraparte, nu este necesară reprezentarea documentelor. La primirea fiecărui nou contract, documentele sunt verificate pentru:

• dreptul de a semna contractul, durata mandatului conducătorului întreprinderii;
• perioada de valabilitate a licenței, împuterniciri;
• adrese de înregistrare;
• conformitatea obiectului contractului cu conducerea activitatilor contrapartidei conform cartii.

În cazul în care este nevoie, se pot solicita documente suplimentare de la contraparte.

Stocarea contractelor

Contractele semnate de o persoană autorizată a organizației sunt transferate de către angajații biroului (departamentul de contracte) executorului responsabil, iar contractele semnate de toate părțile (de regulă, acestea sunt tranzacții bilaterale) rămân în birou pentru depozitare operațională. .

Toate contractele sunt formate în cazuri în conformitate cu nomenclatorul de cazuri al muncii de birou (departamentul contractual), care face parte din Nomenclatorul consolidat de cazuri al întreprinderii. La compilarea nomenclaturii, este foarte important să alegeți schemele de clasificare pentru construcția acestuia.

Cerința principală este ca titlul cauzei să reflecte în mod clar și într-o formă generalizată conținutul și componența principală a documentelor complexului, întrucât tocmai prin titlu se efectuează percheziția. documente necesare... Titlurile cazurilor pot fi specificate în procesul de formare și prelucrare a cazurilor, cu toate acestea, în orice caz, la compilarea acestora, ar trebui să respectați regulile stabilite. Elementele obligatorii ale antetului cazului sunt: denumirea tipului de complex (caz, corespondență) sau denumirea tipului de documente (protocoale, contracte etc.); apoi urmează datele clarificatoare, a căror componență și succesiune de localizare sunt determinate de natura actelor cauzei: numele autorului documentelor (numele organizației sau unității structurale); destinatar sau corespondent (numele organizației la care au fost trimise documentele sau de la care au fost primite); generalizat rezumat acte de caz; o indicație a locației organizațiilor corespunzătoare (teritoriu, localitate); datele la care se referă actele cauzei; indicarea autenticității sau a numărului de copie a documentelor cuprinse în cauză.

În unele cazuri, este posibil să se formeze cazuri pe baza obiectului. Deci, într-un caz, se vor forma acorduri, încheiate cu o anumită organizație, care va acționa ca obiect specific.

Prin urmare, atunci când se elaborează nomenclaturi de cazuri, este necesar în primul rând să se elaboreze principiul clasificării contractelor la întreprindere, astfel încât să ofere cea mai rapidă căutare posibilă a contractelor, să vă permită să distribuiți în mod rezonabil documente și să formeze cazuri. Într-adevăr, contractele sunt adesea încheiate nu pe un an, ci cu posibilitatea prelungirii ulterioare a acestora. Prin urmare, de obicei la birou (departamentul contract) pot fi stocate un număr mare de contracte valabile încheiate cu câțiva ani în urmă.

Perioadele de păstrare a documentelor sunt stabilite în conformitate cu „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare” (M., 2000), cu liste departamentale de documente și alte documente de reglementare... În acest caz, contractele cu o perioadă de stocare permanentă ar trebui să fie distinse separat, de exemplu:

• acorduri de cadouri;
• contracte de vânzare terenuri, clădiri, spații;
• acorduri de creditare și investiții pe termen lung;
• contracte pentru dreptul de proprietate, deținere, folosință, înstrăinare a proprietății (perioada de păstrare permanentă pentru toate contractele din acest grup este stabilită prin articolul 57, în același timp pentru contractele individuale ale acestui grup, Lista stabilește excepții - perioade mai scurte de depozitare , de exemplu, articolul 28 obligă la stocarea contractelor de cumpărare -vânzarea acțiunilor de către acționari la numai 5 ani de la expirarea acestora);
• acorduri de înregistrare și reînregistrare a numelor de companii, mărci comerciale, mărci de servicii;
• contracte de închiriere pentru spații;
• acorduri de privatizare;
• acorduri privind relațiile economice, științifice și culturale;
• contracte de furnizare de materiale (materii prime), produse, echipamente pentru nevoi guvernamentale.

Trebuie remarcat faptul că, în timpul depozitării și formării cazurilor, fiecare contract ar trebui completat nu numai cu acorduri suplimentare privind modificarea și adăugarea acestuia, ci și, dacă acest lucru este determinat de termenii contractului, scrisori privind modificarea detaliilor părților, precum și scrisorile privind rezilierea contractului în acord unilateral. Astfel de scrisori primite de la contraparte trebuie să fie înregistrate. Scrisorile trimise de organizația dumneavoastră către contrapartidă trebuie, de asemenea, să fie înregistrate și să aibă o marcă de primire de către o persoană autorizată a contrapărții. Pe lângă fiecare contract se pot adăuga foi de avizare cu vize de specialitate.

Să dăm ca exemplu un fragment din nomenclatorul cazurilor serviciului de birou, direct legat de munca contractuală:

1 Cf. legea federală din 07.08.2001 Nr. 115-FZ „Cu privire la combaterea legalizării (spălării) veniturilor obținute în mod penal și a finanțării terorismului”.