Formiranje toka kadrovske dokumentacije preduzeća. Tok dokumenata u kadrovskom odjelu organizacije Formiranje kadrovske rezerve

Menadžmentu osoblja danas je potreban kompetentan pristup svakom aspektu rada sa osobljem. To je dobro organiziran radni tok koji će pomoći da se višestruko pojednostavi odabir osoblja.

Kao i svaka aktivnost, regrutovanje za sebe zahteva pažnju, efikasno upravljanje i poštovanje određenih standarda. Ne treba to shvatiti kao jednostavnu potragu za pravim kandidatom za poziciju, a ako su akcije ishitrene i haotične, rezultat će biti vrlo katastrofalan. Da bi sam proces bio efikasan i dao željeni rezultat, vrijedno je izraditi jasan i jasan sistem u vezi sa odabirom, detaljno opisujući sve korak po korak.

Primjer aplikacije za zapošljavanje bit će opisan u ovom članku. Kao i svaki dokument interne aktivnosti kompanije, sama Uredba je usklađena sa drugim odjeljenjima u kompaniji, odobrena od strane menadžmenta i dovedena do znanja svakom zaposlenom. Sam proces odabira kandidata za poziciju ne bi trebalo da bude u suprotnosti sa opštom politikom i položajem kompanije i da ide u korak sa njenim korporativnim ciljevima.

Po pravilu, sam Plan se uglavnom izrađuje na period od godinu dana – to će omogućiti Menadzer ljudskih resursa biti dobar u snalaženju u osoblju, kategorijama traženih zaposlenika u određenoj oblasti i odjelu. Upravo ovaj dokument finansijsko odjeljenje uzima u obzir prilikom sastavljanja besplatnog budžeta za odjel za zapošljavanje.

Ako govorimo o tome kako brzo pronaći zaposlene, u inostranstvu mnoge kompanije koriste automatizovani sistemi i poslovi za zapošljavanje osoblja. Ako kompanija nije u mogućnosti da nabavi poseban softver, onda je optimalno u tom pogledu razviti odgovarajuće šablone dokumenata za internu upotrebu, ili kreirati svoje. S tim u vezi, vrijedno je razmotriti najčešće predloške za takvu dokumentaciju.

Kao što pokazuje praksa, mnogim stručnjacima je često teško zapamtiti sve obavljene intervjue zbog prometa i velikog broja kandidata, dokumenata i informacija. Upravo će list za intervju u tom smislu pomoći da se u pamćenju osvježe sve potrebne informacije, pozitivni ili negativni rezultat intervjua.

Izveštaji su još jedna vrsta dokumenta za bazu podataka menadžera za zapošljavanje. Uprkos činjenici da u Moskvi ili Sankt Peterburgu, Permu ili Krasnodaru postoje uobičajena i vruća slobodna radna mjesta, takvi dokumenti će, uz kompetentan izvještaj, pokazati sve potrebne informacije. Konkretno, u praksi je optimalno koristiti takve vrste izvještaja kao što su:

1. Dostignuća za određeni period kada se podnosi izvještaj za dodjelu, deceniju ili mjesec, koji sadrži listu kandidata, rezultate intervjua.

Ovaj članak je za one koji zaključuju ugovor o radu sa zaposlenim. Ako sastavljate ugovor o radu ili uslugama, ovi dokumenti nisu potrebni.

Prilikom zapošljavanja stranog radnika važe dodatna pravila -.

Elba će pripremiti isplate plata, poreza i doprinosa zaposlenih. Servis će generisati sve potrebne izvještaje za zaposlene za individualne preduzetnike i DOO. Isprobajte 30 dana besplatno.

Uzmite dokumente od zaposlenog

1. Pasoš.
2. Radna knjižica.
3. Potvrda o penzionom osiguranju ili SNILS - ako postoji.
4. Vojna registracija - vojna knjižica za vojni obveznik i uvjerenje za regrute.
5. Dokumentacija o obrazovanju ili kvalifikaciji - ako posao zahtijeva posebnu obuku. Na primjer, vozač mora imati dozvolu, a ljekar mora imati diplomu medicine.
6. Uvjerenje o nekažnjavanju, ako se rad odnosi na maloljetnike. Za više informacija o tome kada je takva potvrda još potrebna, pogledajte članove 351.1 Zakona o radu.
7. Medicinska knjižica ako se rad odnosi na hranu i vodu za piće, odgoj i obrazovanje djece, komunalne i potrošačke usluge za stanovništvo.

Radna i medicinska dokumentacija, uvjerenje o neosuđivanosti čuvaju se kod Vas dok zaposlenik radi. Napravite kopije vojne knjižice i isprave o školovanju, ovjerite potpisom i pečatom, a originale vratite zaposleniku. I prepišite podatke o pasošu - bit će potrebni za popunjavanje kadrovskih dokumenata, ali je zabranjeno čuvati kopiju pasoša zaposlenika.

Činjenica da ste uzeli radnu knjižicu od zaposlenog, upišite u knjižicu kretanja radne knjižice... A nabavku i potrošnju kupljenih radnih knjižica upišite u knjigu prihoda i rashoda.

Izdati nedostajuća dokumenta

Ako je vašem zaposleniku ovo prvi posao, on još nema radnu knjižicu i penziono uvjerenje. Vaš zadatak je da ih uredite.

Potvrda o penziji ili SNILS

SNILS je zelena karta koju izdaje Penzioni fond prema prijavi. Svaki zaposleni treba da ima SNILS, potreban je za izvještavanje.

Za izdavanje SNILS-a:

1. Uzmite prijavu slobodnog obrasca od zaposlenog. Na primjer, .
2. Popunite upitnik prema obrascu ADV-1, zamolite zaposlenog da ga potpiše.
3. Popunite spisak dokumenata na obrascu ADV-6-1.
4. Pošaljite svoj upitnik i inventar na PFR filijala na mjestu registracije individualnog preduzetnika ili DOO na papiru ili u elektronskom obliku.
5. Nakon 5 radnih dana uzmite gotovu penzijsku potvrdu i prateći list od FOJ.
6. Dajte zaposleniku SNILS-a i zamolite ga da potpiše izjavu.
7. Vratite prateću izjavu sa potpisom zaposlenog u FOJ.

Historija zapošljavanja

Radnu knjižicu izdati u roku od nedelju dana od dana zasnivanja radnog odnosa. Za ovo:

1. Uzmite od zaposlenog prijavu za izradu radne knjižice u kojoj piše zašto je nema. Na primjer, ovo mu je prvi posao ili je izgubio prethodnu knjigu. Koristi.
2. Popunite naslovnu stranu radne knjižice.
3. Zakažite termin za posao.

Ako je potrebno, pošaljite zaposlenog na ljekarski pregled

Neki zaposleni su obavezni da prođu ljekarski pregled prije početka rada. To uključuje:

1. Radnici Prehrambena industrija, ugostiteljstvo i trgovinu, objekte vodosnabdijevanja, zdravstvene organizacije i dječje ustanove. Na primjer, prodavci, kuhari, konobari, edukatori.
2. Radnici sa štetnim i opasnih uslova rada i onih čije su obaveze vezane za saobraćaj. Provjerite kontrolne liste da vidite da li vaš zaposlenik pripada ovoj kategoriji.
3. Zaposleni ispod 18 godina.
4. Zaposleni iz drugih gradova koji rade na krajnjem sjeveru i istim područjima.

Prije registracije obavlja se ljekarski pregled ugovor o radu... Ako kandidat odbije, nemojte ga zaposliti.

Zaposleni se podvrgava ljekarskom pregledu o vašem trošku. Da biste to učinili, zaključujete ugovor sa bolnicom i tamo šaljete zaposlenog. Na osnovu rezultata ljekarskog pregleda izdat će mu se uvjerenje ili izvršiti upis u medicinsku knjižicu.

Razvijte lokalne akte ako želite

Lokalni akti su zasebni dokumenti koji regulišu neka pitanja u organizaciji: interni pravilnik o radu, čuvanje i korišćenje ličnih podataka, propisi o naknadama, uputstva o zaštiti na radu.

Ranije su lokalni akti bili obavezni, ali je od 2017. mikro preduzećima bilo dozvoljeno da ih napuste. A sve što oni regulišu treba da bude uvršteno u ugovor o radu po standardnom obrascu. O tome ćemo detaljno govoriti u sljedećem odjeljku.

Kako znate da imate mikropreduzeće? Ako godišnji prihod ne prelazi 120 miliona rubalja i ima manje od 15 zaposlenih, spadate u ovu kategoriju.

Ako želite, možete sve zapisati u posebne dokumente i svaki od njih pokazati zaposleniku. I potpisaće da je sve pročitao.

Potpišite ugovor o radu

Ugovor o radu je osnov odnosa sa zaposlenim. U njemu navodite njegovu poziciju, odgovornosti, raspored rada, platu i finansijsku odgovornost... Svi uslovi su navedeni u članu 57. Zakona o radu.

Potpišite ugovor o radu u roku od tri dana od dana kada ste stvarno počeli da radite. Ako ste isključili lokalne akte koristite standardni obrazac sporazum koji je vlada razvila. Jednostavno i popunite praznine.

Ako neke stavke ne odgovaraju vašoj situaciji, uklonite ih iz ugovora. Na primjer, o posebnosti posla, ako se radi o običnom kancelarijskom radniku, ili o naknadi za korištenje ličnih stvari, ako će raditi na vašoj opremi.

Odštampajte ugovor u duplikatu. Dajte jedan zaposlenom, a na svom zamolite da napišete "primio sam kopiju ugovora o radu" sa datumom i potpisom.

Izdajte nalog za posao

Pripremite narudžbu u roku od 3 dana od datuma stvarnog početka rada.

Neplanirani i ciljani brifinzi se provode ako se nešto dogodi. Na primjer, promijenjeno je zakonodavstvo o zaštiti na radu, radnici su prekršili sigurnosne propise ili su vladine agencije izdale naredbu za provođenje brifinga. Takvi brifinzi su rjeđi, pa nećemo o njima detaljno.

Prije davanja instrukcija radnicima, sami prođite obuku iz zaštite na radu. Davati brifinge bez obuke je kao da ih uopće ne dajete. Školarina se plaća - oko 2.500-4.000 rubalja.

Da biste obavili uvodni brifing:

1. Razviti i odobriti program brifinga. Evo uzorka liste pitanja za nju i.
2. Budite odgovorni za zdravlje i sigurnost - ovo zahtijeva još jedan nalog.
3. Provedite uvod u radni dan prvog radnog dana zaposlenika.
4. O brifingu napravite zapisnik u dnevnik, sa svojim potpisima i potpisom zaposlenog.

Popunite ličnu kartu zaposlenog

Lična karta je profil zaposlenog, koji odražava podatke o njemu, njegovoj porodici, obrazovanju i vještinama.

O prijemu vojnih lica u radni odnos obavijestiti vojnu službu

Ako ste primili vojno obaveznika, prijavite to vojnim komesarijatima ili lokalnim vlastima u roku od dve nedelje.

Preuzmite obrazac obavještenja, popunite ga i pošaljite vojnom komesarijatu na prijavu zaposlenika.

Samo LLC preduzeća su obavezna da to urade. I IP možda neće voditi vojna registracija i ne prijavljuju prijem u radni odnos vojno obveznika.

Šta još?

Naveli smo šta treba uraditi kada zapošljavate zaposlenog. Osim toga, imate i druge obaveze. Evo glavnih:

• Provesti posebnu procjenu radnih mjesta. Više o tome pročitajte u članku Posebna procjena uslova rada.
• Održavajte raspored odmora. Više o tome pročitajte u članku Kako poslati zaposlenika na odmor.
• Olovo.
• I još: isplaćivati ​​plate na vrijeme, plaćati godišnji odmor i bolovanja, i predati gomilu izvještaja. Pročitajte članke našeg help deska u odjeljku "Rad sa zaposlenima" - tamo ćemo o tome detaljno govoriti.

Šta ako ne uradiš?

Sigurno mislite da je nerealno poštovati sva pravila, a popunjavanje gomile dokumenata je gubljenje vremena. Znate da neki ljudi rade bez toga, a i vi to tako želite. Evo rizika.

Kršenje zakona o radu nije lako otkriti - samo uviđajem. Neplanirani inspekcijski nadzor najčešće se obavlja na osnovu pritužbe zaposlenog ili klijenta, a mala preduzeća su izuzeta od planiranih do 2018. godine. kasnije zakazane inspekcije može se održati najviše jednom u tri godine.

Kažnjava se samo za prekršaje koji su utvrđeni u roku od godinu dana od dana izvršenja. Tada ističe rok zastarelosti krivičnog gonjenja.

Ali ako se prekršaj ipak otkrije na vrijeme, kazna će biti velika. Evo nekoliko primjera:

- Ne postoji ugovor o radu ili nije sastavljen prema pravilima: kazna za individualne preduzetnike - od 5 do 10 hiljada rubalja, LLC - od 50 do 100 hiljada rubalja prema tački 4 člana 5.27 Administrativnog zakonika.

- Nije bilo uputstva o zaštiti rada, lekarskom pregledu: kazna za individualne preduzetnike - od 15 do 25 hiljada rubalja, LLC - od 110 do 130 hiljada rubalja prema tački 3 člana 5.27.1 Administrativnog zakonika.

- Kršenje pravila vojne registracije u LLC-u: kazna od 300 do 1.000 rubalja.

- Ostala kršenja radnog zakonodavstva: kazna za individualne preduzetnike - od 1 do 5 hiljada rubalja, LLC - od 30 do 50 hiljada rubalja prema stavu 1 člana 5.27 Administrativnog zakonika.

Za mala i srednja preduzeća, novčana kazna za prvo kršenje Zakona o upravnim prekršajima može se zamijeniti upozorenjem, ako nije bilo štete za ljude i materijalne štete.

Memo

Sastavili smo listu dokumenata koje morate da čuvate ako imate barem jednog zaposlenog:

1. Ugovor o radu potpisan od strane radnika i dodatni ugovori njemu, ako ga ima.
2. Redoslijed prijema na posao.
3. Radna knjižica zaposlenih, knjiga prihoda i rashoda za vođenje radnih knjižica, knjiga za praćenje kretanja radnih knjižica.
4. Medicinski karton zaposlenog, ako je potrebno.
5. Raspored odmora.
6. Vremenski list.
7. Lična karta zaposlenog.
8. Staffing table.
9. Dnevnik brifinga o zaštiti na radu, lista pozicija izuzetih od primarnog brifinga.
10. Dokumenti o vojnoj registraciji.
11. Svi nalozi koje izdajete: o odobravanju odsustva, o upućivanju na službeni put i dr.

Neka bude pravilo čuvanje svih dokumenata vezanih za radne odnose. Izdao nalog za godišnji odmor - stavi ga tati. Dokumenti mogu dobro doći ako postoje sporovi sa zaposlenim ili Inspektorat rada doći će sa čekom.

SITUACIJA

"IZGRADNJA ŠEME TOKA DOKUMENTA"

Opis situacije

Broj AD za proizvodnju mliječnih proizvoda je 1320 ljudi. Jedinstvena služba za upravljanje kadrovima zapošljava 14 ljudi. Organizaciona šema službe za upravljanje kadrovima AD prikazana je na sl. 3.8.

Od sl. 3.8. vidi se da je glavni menadžer ljudskih resursa opsluživan sa nizom važnih odjeljenja za rad sa kadrovima i njihovim socijalnim i kućnim službama. Za normalan proces izrade, opravdanja i donošenja upravljačkih odluka, glavni menadžer mora značajan dio svog radnog vremena da iskoristi za rad sa dokumentima: da ih prima od drugih odjela, od svog šefa i uči, kao i da zaradi dokumentaciju u skladu sa sa funkcijama koje su mu dodijeljene.

Rice. 3.8. Organizaciona šema službe za upravljanje kadrovima AD

Table 3.9 prikazuje tok dokumenata glavnog menadžera ljudskih resursa službe upravljanja kadrovima DD.

Formulacija problema

1. Ispitajte tok dokumenata glavnog menadžera ljudskih resursa AO.

2. Napraviti dijagram toka dokumenata glavnog menadžera za ljudske resurse, koji odražava sastav, povezane odjele ili službenike, kao i nazive dokumenata, informacija koje prima i prenosi glavni menadžer za ljudske resurse.

3. Analizirajte šemu toka posla glavnog menadžera ljudskih resursa, identifikujući prisustvo repetitivnih, dupliranih informacionih odnosa, kao i odsustvo potrebnih tokova dokumentacije sa pojedinačnim odeljenjima i zvaničnici JSC.

Metodički uputstva

Dijagram toka posla (ili tokova informacija) između odjela i službenika je sastavljen u obliku prikazanom na Sl. 3.9 (uslovni primjer).

sto 3.9

Tok dokumentacije glavnog menadžera ljudskih resursa Službe upravljanja kadrovima dd

Funkcije glavnog HR menadžera	Dohvaća dokumentaciju	Izrađuje dokumentaciju	Predaje dokumentaciju	Bilješka
Izvođenje radova na studiji poslovanja i profesionalnih kvaliteta linijski menadžeri	1. Lični dosijei jedinice za zapošljavanje i selekciju (HRC) za zaposlenike.	1. Prijedlozi za upis u rezervu ili za zamjenu upražnjeno radno mjesto; dopis sa obrazloženjem odbijanja. 2. Ponuda za posao ili dopis sa obrazloženjem odbijanja	1.Zamjenik generalni direktor za administrativne poslove; načelniku službe za upravljanje kadrovima (Sl. UP) 2. Načelniku Sl. DO pododjeljenja NIOP za izradu nacrta naloga	Lični dosijei se prenose u odjeljenje NIOP
Kontrola načina rada AD		1. Memorandum 2. Memorandum sa nacrtom naloga	načelnik Sl. UP	Sa vizom pravnog savjetnika na nacrt naloga
Kontrola izvršenja naredbi i naredbi načelnika odjeljenja o izboru, rasporedu i kretanju kadrova		Memorandum sa nacrtom naredbe	načelnik Sl. UP	Visa pravnog savetnika

Nastavak tabele. 3.9.

Rukovođenje i organizacija rada regrutacije i selekcije kadrova, grupe za socijalnu infrastrukturu, medicinskog centra, kao i nadzor nad radom pravnog savjetnika	Uputstva načelnika Sl. UP	Zapisnik sa proizvodnog sastanka		načelnik Sl. UP, šefovi odjeljenja Sl. UP
Učešće u izradi i potkrepljivanju predračuna socijalnog i kulturnog fonda i sprovođenje, zajedno sa sindikalnim odborom, kontrole nad njihovim sprovođenjem	Društveni i kulturni akcioni plan, kolektivni ugovor		Procjena socijalnog i kulturnog fonda. Protokol verifikacije	načelnik Sl. UP, zamjenik generalnog direktora za ekonomiju
Organizacija rada na obezbjeđenju medicinskog centra i menze potrebnim inventarom i opremom	Dopis šefovima odjeljenja		Prijave za kupovinu inventara, opreme i popravke prostorija	Odeljenju za materijalno-tehničko snabdevanje, odeljenju glavnog mehaničara i servisno-građevinskoj radionici	Visa odeljenja za finansije
Razmatranje, zajedno sa sindikalnim odborom, prijava i pritužbi zaposlenih na poštovanje radnog i administrativnog zakonodavstva	Izjave zaposlenih		Protokoli o razmatranju pritužbi i prijava; memorandumima	Šefovi relevantnih odjeljenja	Legalni savjet
Blagovremeno dostavljanje utvrđenog izvještavanja o pitanjima kadrovska politika	Uputstva rukovodstva AD		Izvještaji, reference, izvještaji	Upravi akcionarskog društva i drugim organima

Nastavak tabele. 3.9.

Organizacija izvršavanja obaveza uprave akcionarskog društva koje proizilaze iz kolektivnog ugovora radi unapređenja svakodnevnih pitanja i sprovođenja kadrovske politike			Protokoli verifikacije i predlozi za otklanjanje uočenih nedostataka	Rukovodstvu AD, načelniku Sl.UP-a i rukovodiocima nadležnih službi
Razmatranje prijedloga strukturne jedinice AD o izmjenama njihove strukture i osoblja	Uslužne bilješke načelnika strukturnih odjeljenja			načelnik Sl. UP	Viza za šefove funkcionalnih odjela
Realizacija, zajedno sa sindikalnim odborom kontrole nad državom radna disciplina u preduzeću, organizacijom rada na njegovom jačanju, te zajedno sa sindikalnim odborom - preduzimati mjere administrativnog i društvenog pritiska prema narušiocima radne discipline		Disciplinski akcioni plan; prijedlozi mjera administrativnog i društvenog pritiska na prekršioce radne discipline		AO menadžment i linijski menadžeri	Visa pravnog savetnika

Kraj stola. 3.9.

Učešće u radu komisije AD za sertifikaciju rukovodilaca	Nalog generalnog direktora ad o držanju	Nacrt naredbe o sastavu atestacione komisije i atestiranja, raspored atestiranja; uputstvo za pripremu potrebnog paketa dokumenata za sertifikaciju	načelnik Sl. UP, odjeljenje NIOP-a
Razmatranje, zajedno sa resornim rukovodiocima odeljenja AO, predloga o imenovanju, premeštaju, razrešenju rukovodilaca, utvrđivanju službenih plata i naknada njima, podsticajima i izricanju disciplinarna akcija	Servisne bilješke načelnika odjeljenja	Nacrt naloga sa dopisom	načelnik Sl. UP	Visa pravnog savetnika
Sprovođenje sistematske analize fluktuacije zaposlenih u preduzeću	Reference odjela NIOP	Prijedlozi zadataka	načelnik Sl. UP

Bilješka. Brojevi označavaju serijske brojeve dokumenata iz opšta lista ulazna i izlazna dokumentacija službe za upravljanje kadrovima.

Rice 3.9. Šema toka dokumenata između odjeljenja i zvaničnici

Moderno upravljanje osoblje zahtijeva kompetentan pristup svim aspektima kadrovskog rada. Ispravno organiziran tok posla pomoći će HR-u da se nosi sa procesom koji zahtijeva "papir" prilikom zapošljavanja osoblja.

Kao i svaka aktivnost, regrutovanje zahteva efikasno upravljanje, uključujući standardizaciju i unifikaciju. Ne može se shvatiti kao situaciono traženje odgovarajućih ljudi za određene zadatke. Ako su radnje regrutera haotično, bez jasnog plana akcije, onda će rezultati biti vrlo skromni.

Da bi proces popunjavanja slobodnih radnih mjesta bio uspješan, potrebno je izgraditi jasan sistem selekcije i detaljno opisati sve njegove faze u uputama. Pretjerana birokratija? Ne, opis procesa zapošljavanja je neophodan za svaku modernu kompaniju.

Prije svega, treba izraditi Uredbu o izboru kadrova. U pravilu ga priprema odjel za ljudske resurse, međutim, preporučljivo je uključiti i druge rukovodioce u pripremu i odobravanje dokumenta: pravnike (pitanja radnog prava), finansijere (budžetiranje) itd.

Naravno, odražavaju se specifičnosti organizacije, njeni ciljevi i karakteristike kadrovske politike opšta šema odabir osoblja, u isto vrijeme, postoje glavne tačke koje se moraju evidentirati:

Mehanizam: Kako se vrši regrutacija?

Odgovornost: ko je odgovoran za odabir i podršku kandidata? ko donosi konačnu odluku?

Redoslijed, vrste i metode odabira.

Budžetiranje troškova za zapošljavanje osoblja.

Osim toga, sve Potrebni dokumenti: prijavni formular za izbor specijaliste, upitnik kandidata, obrazac za ocjenu rezultata intervjua itd. Da bi svi ovi dokumenti stekli status korporativnog standarda za rad internog regrutera, moraju biti odobreni kao aneksi Pravilnika o izboru kadrova.

Kao i svaki dokument, Pravilnik o izboru kadrova mora biti usaglašen sa drugim odjelima, odobren od strane čelnika kompanije i doveden do znanja svim učesnicima u ovom procesu (u tabela 1 data je približna struktura cijelog dokumenta i u Tabela 2- struktura odjeljka "Tehnologija selekcije kadrova").

Tab. jedan. Struktura uzorka Propisi o zapošljavanju

Poglavlje	Sadržaj
Opće odredbe	Naznačeno: svrha dokumenta glavni ciljevi (na primjer, privlačenje visoko kvalificiranih stručnjaka) zadatke koje treba rješavati (ocjenjivanje, odabir kandidata i sl.)
Tehnologija zapošljavanja	Navedeni su svi elementi procedure za popunjavanje konkursa: od prijema prijave za izbor radnika od strane kadrovske službe do odluke o prijemu u radni odnos. Faze, korišćene procedure i vreme selekcije su naznačeni *. Preduslov je dostupnost propisa za ovaj postupak
Radna mjesta zadužena za zapošljavanje	Odabir osoblja se po pravilu vrši kroz interakciju: interni regruter rukovodioci strukturnih odjeljenja gdje ima slobodnih radnih mjesta osoblje obezbeđenja psiholog (ako postoji takva pozicija). Svako od njih je odgovoran za određenu fazu rada u okviru svoje nadležnosti.
Kontrola i odgovornost	Opću kontrolu i odgovornost za poštivanje procedura traženja i odabira predviđenih propisom snosi direktor ljudskih resursa.
* Na primjer: procjena potrebe za osobljem (prijem prijave) >> razvijanje seta zahtjeva za kandidata za poziciju >> objavljivanje oglasa za radno mjesto >> održavanje tendera za zapošljavanje i agencije za zapošljavanje>> rad sa internim fondom talenata >> inicijalna selekcija (upitnik, životopis) >> intervju kandidata sa menadžerom za zapošljavanje >> intervju kandidata sa linijskim menadžerom >> donošenje odluke o zapošljavanju.

Tab. 2. Okvirna struktura odjeljka "Tehnologija selekcije kadrova" Pravilnik o izboru kadrova

Odjeljci Pravilnika
Odjeljak 1	Regrutacija osoblja	Priprema i odobravanje prijave za traženje kandidata
		Opis radnog mjesta i kompetencije potrebne za popunu upražnjenog radnog mjesta
		Izvori traženja kandidata
	Proces selekcije kandidata
Odjeljak 2	Regrutacija
	Prijave za posao
	Lični dosije zaposlenog
Odjeljak 3	Adaptacija
Odjeljak 4	Rotacija osoblja
Odjeljak 5	Otpuštanje radnika
Prijave	Obrasci, obrasci, šabloni dokumenata

Cijeli proces zapošljavanja treba da bude povezan sa cjelokupnom strategijom razvoja kompanije. Isporuke internog regrutera će doprinijeti korporativnim ciljevima samo ako organizacija ima jasnu viziju ljudskih resursa,

Dakle, u kompaniji "Kiev Investment Group", na inicijativu kadrovske službe i uz podršku menadžmenta, urađene su izmene i dopune standarda poslovnog planiranja u pogledu planiranja broja osoblja, promena u organizacionoj strukturi. i budžet troškova (za obračun plaća, i, shodno tome, za zapošljavanje). Kao rezultat toga, planiranje zapošljavanja je uključeno u opći dugoročni strateški plan holdinga - kako za pojedinačne projekte tako i za kompaniju u cjelini. "Plan zapošljavanja" ( tab. 3) formira se na osnovu potreba ljudi svih strukturnih odjeljenja "KIG-a". Horizont planiranja je jedna godina.

Tab. 3. Šablon plana zapošljavanja

Plan zapošljavanja za 200___ godinu

Radno mjesto	datum prijave	Plan rada	Period izvršenja
Naziv posla		Inicijalna selekcija kandidata koji ispunjavaju kvalifikacione uslove
		Analiza ličnih podataka, intervju, prenos paketa dokumenata kandidata koji učestvuju u finalnoj selekciji, odgovorna lica(šefovi strukturnih odjeljenja)
		Završni intervju sa menadžerom
		Donošenje odluke o prijemu/odbijanju kandidata
Pretražite kanale		objava na specijalizovanim sajtovima, u medijima

Izrada plana selekcije za period od godinu dana omogućava HR menadžeru da se unapred orijentiše u kategorijama zaposlenih koji će biti traženi u različitim sektorima kompanije. Ovaj dokument se mora uzeti u obzir prilikom formiranja konsolidovanog budžeta odjela za zapošljavanje. Dat je primjer jednog od odjeljaka budžeta (uvećane - glavne stavke). tabela 4.

Tab. 4. Budžet odeljenja za upravljanje i izbor osoblja

P / p br.	Naziv stavke troška	Četvrtine				Ukupno	Komentari (1)
		I	II	III	IV
	Zapošljavanje osoblja:
	preko agencija za zapošljavanje i zapošljavanje
	oglašavanje u medijima (uključujući TV)
	usluge specijalizovanih internet stranica
	rad sa kadrovskom rezervom
	prisustvovanje sajmovima karijera
	poziv diplomiranih studenata na testiranje
Ukupno za članak 1
	...
Direktor Odjela za menadžment i zapošljavanje						Puno ime, potpis

Razvojni prioriteti savremeno poslovanje mijenjaju se vrlo dinamično, pa preporučujemo da plan regrutacije detaljizirate na kvartalnom ili mjesečnom nivou i redovno ga prilagođavate (posebno ako je plata regrutera strogo vezana za implementaciju kalendarski plan). Detaljni detalji pomažu internom regruteru da razvije i implementira konkretne aktivnosti korak po korak, jasno razumijevajući koliko vremena i finansijskih resursa ima.

Naravno, strani programeri softvera HR profesionalci već dugo nude radne stanice za interne stručnjake za zapošljavanje. U pravilu, takvi programi podržavaju funkcije kao što su održavanje i obrada baza podataka, izračunavanje statističkih pokazatelja, generiranje različitih izvještaja itd. Menadžer odabira može koristiti gotove šablone dokumenata ili kreirati svoje, ovisno o specifičnostima posla i zahtjevima. menadžmenta.

Ako kompanija nema priliku kupiti specijalizovani softver, onda je bolje razviti posebne predloške dokumenata. Našim kolegama nudimo nekoliko šablona koji će im olakšati rad prilikom zapošljavanja. Na primjer, zgodno je zakazati intervjue u Excel ili Access programima - po analogiji s bazom podataka kandidata ( tab. 5).

Tab. 5. Raspored intervjua

P / p br.	Datum intervjua	Vrijeme sastanka	PUNO IME. kandidat	Pozicija	Pretraži izvor	Pozitivne tačke	Negativni poeni	Rezultat sastanka	Telefon	Adresa

Regruteru je često teško opozvati kandidata koji je već došao na razgovor, jer mu svakodnevno pred očima prođe mnogo dokumenata i ljudi. List za intervju, u kojem se navode pozitivne i negativne kvalitete kandidata, pomoći će da se, ako je potrebno, osvježi sjećanje na intervju od prije godinu dana. Teško je (i nije neophodno!) zadržati ogromnu količinu informacija u memoriji.

Izvještavanje je još jedno polje za standardizaciju osnovnih dokumenata: predlošci izvještaja će omogućiti regruteru da podnese tražene informacije upravi u bilo koje vrijeme. U našoj praksi koristimo sljedeće vrste dokumenata:

1. Dostignuća perioda. Na primjer:

Nedeljni izveštaj o radu stručnjaka za ljudske resurse, koji predstavlja spisak kandidata koji su intervjuisani, sa napomenom o efikasnosti sastanaka ( tab. 6).

Tab. 6. Sedmični izvještaj o intervjuu

Mjesečni izvještaj o radu na popunjavanju radnih mjesta ( tab. 7).

Tab. 7. Mjesečni izvještaj o radu na popunjavanju radnih mjesta

Spisak slobodnih radnih mjesta otvorenih u periodu od ... do ...
P / p br.	Pozicija	Visina plate		Društvo za upravljanje/filijala	Datum prijema prijave kadrovskoj službi	Bilješka
Rezultat rada na aplikacijama
P / p br.	Pozicija	Visina plate	Odgovoran za zatvaranje konkursa	Društvo za upravljanje/filijala	Datum prijema prijave kadrovskoj službi	Bilješka
Izvršitelj

Izveštaj o statusu posla. Ovo odražava rad internog regrutera na određenom slobodnom radnom mjestu ( tab. osam). Izvještaj se može prezentirati menadžeru u formi dopis, uključujući: opis onoga za šta je učinjeno izvještajni period rad, razloge neispunjavanja postavljenih zadataka, sugestije i preporuke za dalje postupanje.

Tab. 8. Izvještaj o stanju radova na konkursu ________________________

Datum prijema prijave
Kupac (strukturna jedinica)
Posao završen
PUNO IME. kandidat	Datum sastanka	kontakt broj	Rezultat
Preneseno na kupca
PUNO IME. kandidat	Datum prijenosa biografije	Rezultat
Izvršitelj

Izveštaj o regrutaciji zaposlenih. Sadrži listu kandidata koji su prošli sve faze odobrenja, a takođe navodi datume kada idu na posao ( tab. 9).

Tab. 9. Izvještaj o primljenim kandidatima

Izvještaj o otpuštanju: Tromjesečni izvještaj o broju ljudi koji su napustili kompaniju, uključujući detaljne informacije o razlozima njihovog napuštanja kompanije ( tab. 10).

Tab. 10. Izvještaj o zaposlenima koji su dali otkaz

Rice. 1. Razlozi otpuštanja u preduzeću N za _____ mjeseci 200__ godine

Rice. 2. Statistika otpuštanja u preduzeću N za period ______________

Rice. 3. Odnos zatvorenih i nepopunjenih radnih mjesta u preduzeću N za _______ 200__ godine

Izvještaj o fluktuaciji osoblja. Može poslužiti kao dopuna godišnjem izvještaju o radu kadrovske službe. Pored razloga za otpuštanje, preporučljivo je da se u njemu odrazi i procenat tehničkih stručnjaka i menadžera, da se navedu podaci o prosječnom stažu zaposlenih u kompaniji i drugi statistički parametri.

3. Finansijski izvještaji. Važni pokazatelji rada HR odjela sadržani su u sljedećim dokumentima:

Izvještaj o troškovima zapošljavanja osoblja za određeni period (za sedmicu, mjesec, kvartal, polugodište, godinu - u zavisnosti od zahtjeva menadžmenta). Primjer šablona za ovaj izvještaj je dat u Tabela 11.

Tab. 11. Izvještaj o finansijski troškovi ah za _________ 200__ godine prema člancima o regrutaciji

P / p br.	Troškovna stavka	Iznos, UAH	Bilješke (uredi)

Svaki izvještaj mora biti potpisan od strane zaposlenog koji ga je izradio, sa navođenjem njegovog imena i položaja, kao i datuma izrade.

Redoslijed u izvještajnim dokumentima omogućava šefu odjela za ljudske resurse da stalno prati rad stručnjaka za zapošljavanje, da blagovremeno procjenjuje rezultate i efikasnost njegovih aktivnosti.

Naše iskustvo pokazuje da nam vrijeme utrošeno na izradu izvještaja omogućava optimizaciju rada cjelokupnog HR odjela. Imajući jasnu sliku situacije sa snabdijevanjem kompanije ljudskim resursima, HR će moći postati strateški partner vlasnik preduzeća.

Članak je dostavljen našem portalu
redakcija

V savremeni uslovi stvarni pravac povećanja efikasnosti toka dokumenata preduzeća je njegova automatizacija. Implementacija sistema upravljanja dokumentima i automatizacije kancelarijskog rada omogućava: registraciju, računovodstvo i čuvanje dokumenata; brz pristup dokumentima i informacijama izvještavanja; efikasno upravljanje procesi toka dokumenata; smanjenje vremena potrebnog za odobravanje dokumenata i procedure donošenja odluka; poboljšanje discipline izvođenja; smanjenje finansijskih troškova za tok dokumenata i kancelarijski rad.
U DOO "Aktiv-kontrakt" kancelarijski rad i arhiva nisu organizovani, odgovornost za organizovanje toka rada u preduzeću je dodeljena rukovodiocima strukturnih odeljenja. Rukovodilac odjela ljudskih resursa bavi se upravljanjem tokom kadrovske dokumentacije...

Sadržaj
Uvod 3
POGLAVLJE 1. Teorijski i metodološki zahtjevi za organizaciju kadrovskog toka 5
1.1. Koncept i značenje toka posla 5
1.2. Organizacija kadrovskih aktivnosti pri zapošljavanju kadrova 9
Poglavlje 2. Analiza i procjena organizacije kadrovskog toka rada pri zapošljavanju kadrova na primjeru organizacije DOO „Aktiv-ugovor“ 16
2.1. Analiza aktivnosti organizacije DOO "Aktiv-contract" 16
2.2 Analiza sastava, strukture i kretanja osoblja 22
2.3. Analiza toka rada ljudskih resursa u organizaciji 27
POGLAVLJE 3. Preporuke za unapređenje kadrovskog toka i njihova procena na primeru organizacije DOO „Aktiv-contract“ 36
3.1. Nedostaci organizacije upravljanja kadrovskom dokumentacijom organizacije "Aktiv-contract" doo i glavni pravci njenog unapređenja 36
3.2 Evaluacija predloženih preporuka 42
Zaključak 44
Literatura 47

Uvod

Relevantnost teme istraživanja određena je činjenicom da u moderna organizacija HR workflow zauzima važno mjesto u sistemu procesa podrške i moćan je alat za upravljanje osobljem.
Administracija ljudskih resursa je grana djelatnosti koja dokumentira radni odnosi... Moderno upravljanje dokumentima u određenoj organizaciji diktira potrebu za razvojem vlastitog radnog lista primjenjivih oblika kadrovskih dokumenata, od kojih neki trebaju što više odgovarati uspostavljenim međusektorskim uniformne forme; drugi dio treba uzeti iz raznih regulatornih i metodoloških materijala i prilagoditi potrebama određene organizacije; a treći se razvija samostalno.
Potreba za striktnom regulacijom punog sastava i pravila za izradu svakog dokumenta proizilazi iz činjenice da su kadrovska dokumenta društveno značajna i zahtijevaju posebnu pažnju i tačnost prilikom obrade, evidentiranja i dugotrajnog čuvanja. Uloga i značaj efektivnosti organizacije kadrovskog toka rada određuju relevantnost teme teza.
Teorijska i metodološka osnova studije bili su radovi domaćih i stranih naučnika i praktičara kao što su: Alaverdov A.R., Lezhenkina T.I., Ashirov D.A., Belov A.A., Belov A.N., Grigoriev V.V. P., Zaitseva TV, Kirsanova MV, Kuznjecov SL. ; članci teoretičara i praktičara iz oblasti upravljanja ljudskim resursima, kao što su V. Andreev, A. Danilov.
Svrha rada: izrada preporuka za unapređenje organizacije toka kadrovske dokumentacije prilikom zapošljavanja kadrova u kompaniji „Active-contract“ doo.
Predmet istraživanja: DOO "Aktiv-contract".
Predmet istraživanja: HR dokument tok doo "Active-contract".
Na osnovu cilja, deklarisanog predmeta i objekta ovog rada, odredićemo sledeća runda ciljevi ove studije:
1. pojam i značenje toka posla;
2. organizacija kadrovskih aktivnosti.
3. analiza djelatnosti DOO "Aktiv-contract";
4. analiza sastava, strukture i kretanja osoblja preduzeća;
5. analiza organizacije kadrovskog toka.
6. izraditi preporuke za unapređenje kadrovskog toka doo "Aktiv-contract"
7. ocijeniti djelotvornost predloženih mjera.
U radu su korištene opće i posebne metode istraživanja: metode kvantitativne i kvalitativna procjena i obrada informacija, posmatranje, testiranje, ispitivanje, osoblje, metoda komparativna analiza, metode kadrovske revizije itd.

Fragment rada na recenziju

2
2
16,67
16,67
-
-
-
radno osoblje
4
4
53,33
53,33
-
-
-
Žene - sve
3
3
30,00
30,00
-
-
-
uključujući:

Administrativno i upravljačko osoblje
1
1
3,33
3,33
-
-
-
Radno osoblje
2
2
26,67
26,67
-
-
-
Ukupan broj zaposlenih:
9
9
100%
100
-
-
-
Struktura prema starosti prikazana je na slici 2.
Rice. 2. Struktura osoblja prema godinama
U "Produtovichu" funkcije upravljanja kadrovima obavlja viši menadžer.
Specijalista kadrovske službe zajedno sa zaposlenima u proizvodnom odjelu utvrđuje potrebu za osobljem, opći fond plate, bave se racionalizacijom radne snage itd. Specijalista za kadrove se bavi direktnom selekcijom i dopunom osoblje, razvoj mjera za osiguranje kadrova u proizvodnji. Njegove odgovornosti uključuju i izradu programa razvoja kadrova, motivacionih mehanizama za povećanje interesovanja i zadovoljstva poslom u cilju rješavanja aktuelnih i obećavajućim zadacima preduzeća itd.
Kao rezultat, određuju se apsolutne i relativne uštede ili prekoračenja troškova na plate. Izvor informacija je obrazac br. 1-PV „Izvještaj o radu“, platni spisak.
Analizirajući podatke u tabeli 4, vidimo da je pozitivno to što je platni spisak u 2015. godini povećan u odnosu na 2014. godinu, a smanjen u 2015. godini u odnosu na 2014. godinu, jer je smanjen broj zaposlenih. Posljedica toga je da je prosječna mjesečna zarada u 2014. godini iznosila 10.744 rublje, au 2015. godini 1.330,7 rubalja. Drugi pozitivan faktor je smanjenje broja radnih sati, uz povećanje plata.
Uzimajući u obzir uticaj faktora spoljašnjih i unutrašnje okruženje DOO "Aktiv-contract", treba napomenuti da organizacija ima dovoljan nivo konkurentnosti, zbog identifikovanih snage i mogućnosti. Također su identifikovani slabosti i prijetnje koje mogu usporiti dalji razvoj preduzeća. HR strategija u ovom slučaju treba biti fokusiran na osiguranje kadrova, njihovu prekvalifikaciju.
Dakle, generalno gledano, postoje stabilni pokazatelji produktivnosti rada i ključni ekonomski pokazatelji, fluktuacija osoblja je prosječna, ali kompanija stoji i ne razvija se. po ovom osnovu potrebno je povećati osnovnu ekonomski pokazatelji povećanjem produktivnosti i efikasnosti osoblja.
2.3. Analiza HR toka rada u organizaciji
U sklopu rada izvršena je analiza tijeka kadrova u DOO „Aktiv-contract“.
U prvoj fazi prikupljeni su potrebni podaci o radu kadrovske službe kompanije „Active-contract“, preliminarno su identifikovana moguća problematična područja i analizirani mogući rizici. U DOO "Aktiv-kontrakt" kancelarijski rad i arhiva nisu organizovani, odgovornost za organizovanje toka rada u preduzeću je dodeljena rukovodiocima strukturnih odeljenja. Shodno tome, rukovodilac kadrovske službe preduzeća i njegovi stručnjaci su angažovani na upravljanju kadrovskom dokumentacijom.
Za dobijanje potrebnih informacija proučen je propis o kadrovskoj službi Aktiv-contract doo, opisi poslova zaposlenima, sa njima su obavljeni razgovori. Tokom intervjua procijenjeno je i razumijevanje službenika za svoje dužnosti i suštinu obavljenog posla, nivo njihovog znanja iz oblasti zakonske regulative koja reguliše kadrovsku dokumentaciju, utvrđen stepen reakcije kadrovske službe na promjene. aktuelno zakonodavstvo... Nedostatak jasnog sistema raspodjele dužnosti među zaposlenima u DOO „Aktiv-contract“, vođenje kadrovske dokumentacije u kompaniji, opis ovih dužnosti „opštim frazama“ služe kao signal da su neki od obaveznih kadrovski rad zaposleni u službi DOO "Aktiv-kontrakt" to jednostavno ne ispunjavaju.
Provjera je započeta utvrđivanjem prisustva lokalnog dokumenta (uputstva, pravilnika i sl.) u preduzeću „Active-contract“, kojim se reguliše radni tok kadrova. U Aktiv-contract doo takvog dokumenta ne postoji, pa je procedura izrade kadrovske dokumentacije morala biti obnovljena „komad po komad“, definišući faze kreiranja i izvršavanja dokumenata u procesu razgovora sa zaposlenima u kadrovskoj službi i drugim odjelima. kompanije koja učestvuje u njihovoj pripremi.
Pododjeljci DOO „Aktiv-contract“ obavljaju svoje aktivnosti na osnovu „Pravila“ ovih pododjeljenja, koji definišu glavne ciljeve, zadatke, funkcije, dužnosti i prava njihovih rukovodilaca. Pozicija - pravni akt, kojim se utvrđuje postupak osnivanja, prava, obaveze i organizacija rada preduzeća ili strukturne jedinice, odnosno propis je akt kojim se uređuju sve vrste delatnosti svake strukturne jedinice i cele institucije (organizacije) kao cjelina.
Kadrovska dokumentacija Aktiv-contract doo uključuje sljedeću dokumentaciju:
- ugovor o radu (ugovor);
- nalog (naredba) za prijem u radni odnos (obrazac br. T-1);
- lična karta (obrazac br. T-2);
- registracijska karta naučnik(obrazac br. T-4);
- nalog (naredba) o premještaju na drugo radno mjesto (obrazac br. T-5);
- naredba (naredba) o davanju odsustva (obrazac br. T-6);
- nalog (naredba) o otkazu ugovora (ugovora) o radu (obrazac br. T-8);
- satnica za korištenje radnog vremena (obrazac br. T-13);
- obračun radnog vremena i platni spisak (obrazac br. T-12);
- lične izjave zaposlenih u preduzeću;
- raspored godišnjih odmora;
- Memorandumi;
- djeluje.
U DOO "Aktiv-contract" razvijena je sljedeća procedura za rad i računovodstvo dokumentacije:
1. Prijem i slanje dokumenata tokom toka dokumenata se obavljaju centralno. To znači da dokumente koje prima organizacija i dokumente koje šalje organizacija obrađuje službenik.
2. Određivanje prioriteta dokumenata - dokumenti od prvog značaja koji se odnose na finansijske obaveze dostavljaju se na potpis direktoru (rukovodioci) i (ili) glavnom računovođi preduzeća, a dokumente druge faze potpisuju ovlašćena lica (šefovi odeljenja). )
3. Dijagram toka dokumenata preduzeća "Aktiv-kontrakt" doo je tipičan, prikazan je na slici 1.
Slika 1 - Šema toka dokumenata DOO "Aktiv-ugovor"
U "Active-ugovoru" registraciona kartica postaje neka vrsta dosijea dokumenta, zahvaljujući kojem je moguće tačno utvrditi ko posjeduje dokument i u kojoj fazi izvršenja.
U kadrovskom toku DOO "Active-contract" koristi se obrazac za registraciju dnevnika. Provjeren je dnevnik upisa naloga o osoblju. Kako je preduzeće malo i ima malo porudžbina za kadrove, svi su registrovani u DOO "Aktiv-ugovor" u jednom časopisu. Također je provjereno da li su sva izdata naređenja o osoblju zaista odražena u evidenciji registracije.
DOO "Aktiv-kontrakt" uredno vodi Knjigu za evidentiranje kretanja radnih knjižica i uloške u iste - u njoj su popunjene sve rubrike, nema ispravki, ova knjiga je uvezana i zapečaćena. Knjiga ima utvrđeni oblik, kojoj ona nužno mora odgovarati.
Ukoliko Zakon o radu obavezuje poslodavca na zahtjev zaposlenog da mu ustupi kopije dokumenata u vezi sa radom, provjereno je i da preduzeće ima registracione formulare za izdavanje uvjerenja zaposlenima i prisustvo kopija izdatih dokumenata u ličnom dosijeu zaposlenog. . U DOO "Active-contract" podaci računovodstveni obrasci odsutan.
Zatim je napravljena analiza sastava kadrovske dokumentacije DOO "Aktiv-contract", njene usklađenosti sa zahtjevima važećeg zakonodavstva. Neophodno svojstvo dokumenta je njegova pravna snaga, što znači da ovaj dokument može poslužiti kao pravi dokaz informacija sadržanih u njemu. Pravna snaga personalni dokument zavisi od nekoliko uslova.
Zapošljavanje u DOO "Aktiv-contract" se odvija u dva pravca - internom i eksternom. Interno zapošljavanje osoblja može se priuštiti organizaciji zbog njene veličine i organizacione strukture, tj. postoji rotacija kadrova i kombinacija zanimanja.
Ali u osnovi DOO „Aktiv-contract“ koristi eksterne izvore regrutacije osoblja, odnosno medije (internet stranice, agencije za zapošljavanje i službe za zapošljavanje).
Proces selekcije kadrova za DOO „Aktiv-contract“ odvija se u skladu sa standardnom procedurom zapošljavanja, odnosno u nekoliko faza i faza. Faze zapošljavanja uključuju objavljivanje konkursa na Internetu (na web stranici kompanije ili u online izdavačima radi pronalaženja zaposlenih), zapošljavanje kandidata, odabir kandidata koji su se prijavili i registraciju zaposlenih.
Glavni nedostaci u analizi procesa zapošljavanja u DOO "Active-contract" nakon analize dokumentacije koju je dostavila organizacija pronađeni su u fazi odabira zaposlenih, sve ostale faze imaju standardne procedure i stoga nije bilo moguće izvršiti identifikuju sve posebne nedostatke. Međutim, potrebna je analiza cjelokupnog procesa zapošljavanja.
Kako bi se olakšao rad HR menadžera u DOO „Aktiv-contract“, kao dokumenti koji sadrže podatke o kandidatima koriste se biografije i upitnici. Prilikom prijave za posao, od budućeg zaposlenika se traži da sastavi i donese životopis. U LLC "Active-contract" obrazac za životopis je već razvijen i postavljen na službenu web stranicu. Mora se popuniti i poslati HR menadžeru. Uz pozitivnu opciju za razmatranje životopisa, od kandidata se traži da dođe u kancelariju i popuni upitnik. 15
DOO "Active-contract" počinje upoznavanje sa kandidatima u odsustvu - kroz proučavanje dokumentacije za prijavu koju su oni poslali. Analiza poslanih dokumenata omogućava vam da prosudite o podnosiocu prijave i prije sastanka, prije takozvane "kontakt komunikacije". Ova tehnika je veoma efikasna, posebno kod velikog broja slobodnih radnih mesta i onih koji žele da dobiju radno mjesto.
Glavni dokumenti za prijavu u DOO "Aktiv-ugovor" su:
1. Aplikacija.
2. Autobiografija.
(Oni se zovu glavni dokumenti za prijavu).
3. Dokazi.
4. Upitnici.
5. Fotografije.
6. Pisma preporuke.
7. Medicinski izvještaj.
8. Zaključak grafološkog ispitivanja.
Treba napomenuti da prije započinjanja procesa zapošljavanja radnika zaposleni u HR odjelu moraju poznavati pravne akte i smjernice sa kojim će izvršiti ovo zapošljavanje.
Ali ipak, na osnovu dokumenata proizilazi da se opisi poslova u DOO "Active-contract", na primjer, sastavljaju samo kada se ukaže potreba za nova pozicija... Potpuno je nefunkcionalan, neefikasan i oduzima mnogo vremena HR menadžeru.
POGLAVLJE 3. Preporuke za unapređenje kadrovskog toka i njihova procjena na primjeru organizacije DOO "Aktiv-contract"
3.1. Nedostaci organizacije upravljanja kadrovskom dokumentacijom organizacije "Aktiv-contract" doo i glavni pravci njegovog poboljšanja
U DOO "Aktiv-kontrakt" kancelarijski rad i arhiva nisu organizovani, odgovornost za organizovanje toka rada u preduzeću je dodeljena rukovodiocima strukturnih odeljenja. Rukovodilac kadrovske službe preduzeća i njegovi stručnjaci su zaduženi za upravljanje kadrovskom dokumentacijom. Nedostatak jasnog sistema raspodjele dužnosti među zaposlenima Aktiv-kontrakt doo, koji su odgovorni za upravljanje kadrovskom dokumentacijom u kompaniji, opis ovih dužnosti u „opštim frazama“ služe kao signal da neki od obavezan kadrovski rad uposlenika službe Aktiv-kontrakt doo jednostavno se ne obavlja. U preduzeću nije izrađen glavni normativni dokument o kancelarijskom radu, koji reguliše organizaciju, pravila, tehnike i procese izrade dokumenata, proceduru za rad sa njima, praćenje njihovog izvršenja – uputstva za kancelarijski rad.
U DOO "Aktiv-kontrakt" automatizacija toka dokumenata je fragmentarna, tok kadrovskih dokumenata je slabo automatizovan. Sistem koji funkcioniše u Aktiv-contract doo ne pruža mogućnost vođenja kadrovske evidencije u skladu sa zahtjevima USORD i USPUD, kao i drugim regulatornim zahtjevima važećeg zakonodavstva.
Nedostatak nomenklature predmeta ukazuje da sistem skladištenja u preduzeću nije dobro osmišljen i nije pravilno organizovan. U Aktiv-kontakt doo predmeti se neredovno predaju u arhivu, kadrovska služba sastavlja inventarizaciju predmeta, a ne sastavljaju se akti o davanju dokumenata na uništenje kojima je istekao rok čuvanja, pregled vrijednosti dokumenata prilikom njihove pripreme za predaju u arhiv ne vrši se.
Čini se da je trenutno najrelevantniji pravac unapređenja kancelarijskog rada DOO "Active-contract" izrada i implementacija uputstava za kancelarijski rad na pozadini postepene automatizacije dokumentacione podrške za upravljanje.
Saznali smo da se opisi poslova u doo "Aktiv-ugovor", na primjer, sastavljaju tek kada se ukaže potreba za novim radnim mjestom. Potpuno je nefunkcionalan, neefikasan i oduzima mnogo vremena HR menadžeru.
Kao dokumenti nižeg nivoa, koji se direktno odnose na izbor kadrova, je „Pravilnik o sistemu izbora i prijema kadrova“. Ovim dokumentom će biti propisan algoritam selekcije kadrova, faze i metode selekcije kadrova, a prilozi mogu sadržavati uzorke testova, kako psiholoških, tako i tehničkih. U "Pravilniku o sistemu selekcije kadrova" preporučuju se sljedeći odjeli:
1. Opšte odredbe (podaci o tome šta čini izbor kadrova);
2. Faze selekcije kadrova (detaljno je opisana preliminarna, primarna i sekundarna faza selekcije kadrova u DOO „Aktiv-ugovor“;
3. Spisak dokumentacije za prijavu na DOO "Aktiv-ugovor";
4. Metode ocjenjivanja kandidata za DOO „Aktiv-contract“;
5. Upitnik za podnosioce prijava DOO "Active-contract";
6. Psihološki i tehnički testovi za kandidate DOO „Active-contract“;
7. Forma kvalifikacija kandidata DOO "Aktiv-ugovor".
Tako će sve potrebne informacije za proces selekcije kadrova biti regulisane i strukturirane. Ovo će značajno uštedjeti vrijeme pri odabiru zaposlenih, kao i obuci novog HR menadžera kada je stari otpušten ili tokom privremene bolesti ili godišnjeg odmora.
Za stvaranje ovu odredbu potrebno je uneti još nekoliko dokumenata i to: testove, obrasce, kvalitet kandidata i upitnike za prijem zaposlenih.
Takođe je važno razviti formu osobine ličnosti zaposlenika koji će vam pomoći direktno na intervjuu tako što će staviti krstić u tražena polja kako biste zapamtili koje kvalitete posjeduje ovaj ili onaj kandidat. Ovaj oblik kvaliteta potencijalnog zaposlenika može se sastaviti prema profesiogramu određene pozicije. Profesiogram je dokument koji sadrži opis, prvo, sadržaja rada u određenoj profesiji (funkcije, dužnosti, zadaci, operacije), i drugo, uslove za nosioca određene profesije (profesionalne, poslovne, lične kvalitete) . Dokumentarni oblik profesiograma može biti verbalni opis, algoritam znakova, video film, kompjuterski program.16
Na osnovu ovih profesiograma (a nema toliko pozicija u Active-Contract doo) moguće je izraditi formulare sa ličnim kvalitetima zaposlenih kako se ne bi izgubili na intervjuu, već da bi se ispravno naznačili. Da li aplikant ima ove karakteristike ili ne (Tabela 3.4).
Tabela 3.4.
Oblik ličnih kvaliteta kandidata
Kvalitete i crte ličnosti kandidata
№1.
№2.
№3.
№4.
№5.
№6.
1. Analitičke vještine
2. Kreativnost
3. Administrativne sposobnosti
4. Integritet, takt
5. Društvena komunikacija
6. Sposobnost slušanja drugih
7. Odnosi sa kolegama
8. Inicijativa
9. Fleksibilnost uma
10. Samopouzdanje
11. Pisani govor
12. Usmeni govor
13. Preciznost
14. Izgled
15. Poza, izrazi lica, gestovi
Brojevi se odnose na kandidate za testiranje za određenu poziciju. Prilikom unosa ovih podataka jasno će se vidjeti koji kandidat ima prednosti u odnosu na druge u određenim parametrima.
Dakle, kreiranjem i implementacijom ovih dokumenata, te kao rezultatom kreiranjem „Pravila o sistemu selekcije kadrova“ u „Active-contract“ doo, menadžer ljudskih resursa će imati jasnu strukturu i metode odabira kadrova, kao i jasan proces radnji koje se poduzimaju za procjenu potencijalnih zaposlenika.
Stoga je preporučljivo da se na web stranici kompanije unese prijava za slobodna radna mjesta, kao i da se olakša rad HR menadžera, te upitnik za zapošljavanje radnika. Ova ponuda će biti skupa samo jednom kada se pozove IT stručnjak, ali će uštedjeti vrijeme HR stručnjaka.
Studija je identifikovala problem nedostatak efikasnosti postojeći HR workflow „Active-contract“, formuliran je cilj – unapređenje kvaliteta upravljanja kroz izradu i implementaciju uputstava za HR administracija na pozadini automatizacije kadrovskog toka u preduzeću.
Na osnovu zahteva formiranih kao rezultat proučavanja kadrovskog toka, odlučeno je da se implementira program 1C "1C: Tok rada dokumenata 8 PROF", koji ispunjava visoke kriterijume za rad sa dokumentima, savremene standarde kancelarijskog rada, poseduje potrebne svestranost i može se integrisati u postojeći u preduzeću.
Softverski proizvod "1C: Upravljanje dokumentima 8 PRO" se isporučuje kao gotov proizvod u kutiji i sadrži sljedeći skup funkcija:
- održavanje strukturiranog skladištenja informacija preduzeća
- računovodstvo dokumentacije u kontekstu ugovora, radnih grupa i projekata
- vođenje arhive dokumenata, vođenje evidencije dokumenata na fizičkim skladišnim lokacijama
- održavanje i računovodstvo normativnih i referentnih informacija odjeljenja i pravnih lica. osobe
- automatsko kreiranje dokumenti zasnovani na podacima skenera i/ili podacima iz imenika
- podrška za numerisanje dokumenata koje može konfigurisati korisnik
- održavanje liste predmeta u skladu sa GOST-om (uzimajući u obzir datume otvaranja i zatvaranja predmeta)
- čuvanje i korištenje potpisa i klišea zaposlenih
- integracija sa MS Office i OpenOffice (automatsko generisanje po šablonima)
- obilje mogućnosti prilagođavanja izgled dokumenata korisnicima
S obzirom na razlike u potrebama kompanija različitih nivoa, 1C nudi tri softverski proizvod različitog funkcionalnog sadržaja i složenosti. Po mišljenju autora teze za DOO „Aktiv-contract“, optimalno bi bilo uvesti PROF verziju proizvoda, koja omogućava ne samo vođenje kadrovske evidencije i obračun zarada u preduzećima sa složenom pravnom strukturom, već i automatizacija osnovnih funkcija upravljanja kadrovima (odabir, obuka, motivacija).
Komplet se razvijao na poslu normativni dokumenti DOO "Aktiv-kontrakt" rešava ove probleme i pogodno je za samoobavljanje kancelarijskog posla zalaganjem zaposlenih u organizaciji. Prednaručivanje procesa kancelarijskog rada takođe vam omogućava da izbegnete najčešće greške tokom implementacije. elektronsko upravljanje dokumentima- automatizacija neformalizovanih procesa. U ovom slučaju, kancelarijska automatizacija nije efikasna.
3.2 Evaluacija predloženih preporuka
Na osnovu zahtjeva formiranih kao rezultat proučavanja toka dokumenata, odlučeno je da se implementira sistem 1C: Document flow 8 PRO“ koji ispunjava visoke kriterijume za rad sa dokumentima, savremene standarde kancelarijskog rada i ima potrebnu svestranost. Faze implementacije programa moraju odgovarati fazama implementacije regulatornih dokumenata.
Ukupni troškovi projekta LLC preduzeća "Active-contract" iznosit će 1000 hiljada rubalja, uključujući: ljudske resurse - 400 hiljada rubalja, materijalno-tehničke - 350 hiljada rubalja, informacione tehnologije - 150 hiljada rubalja.

Bibliografija

1. „Ustav Ruska Federacija(Usvojeno narodnim glasanjem 12.12.1993.)
2. Civil Code Ruska Federacija (prvi dio): od 30.11.1994. br. 51-FZ // SZ RF. 05.12.1994. br. 32. čl. 3301.
3. "Kodeks rada Ruske Federacije" od 30.12.2001. N 197-FZ (sa izmjenama i dopunama od 25.03.2016.)
4. saveznog zakona od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji";
5. Federalni zakon od 10. januara 2002. br. 1-FZ „O elektronskom digitalni potpis»;
6. Federalni zakon od 1. juna 2005. br. 53-FZ "O državnom jeziku Ruske Federacije"
7. Federalni zakon od 27. jula 2006. N 149-FZ "O informacijama, informacione tehnologije i o zaštiti informacija“;
8. Uredba Vlade Ruske Federacije od 15.6.2009. br. 477 „O odobravanju Pravila kancelarijskog rada u saveznih organa izvršna vlast"
9.GOST R 6.30-2003. Objedinjeni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju. - M.: Izdavačka kuća standarda, 2003.-17.
10. GOST R 51141-98. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije - M.: Izdavačka kuća standarda, 1998. -12s.
11. Averin A.N. Menadžment osoblja, osoblje i socijalna politika u organizaciji: udžbenik. M.: Flinta, 2015. S. 10.
12. Alaverdov A.R. Menadžment osoblja. Tutorial... Grif UMO MO RF / M.: Univerzitetska serija. -M., 2015.-- 351 str.
13. Alaverdov A.R. Upravljanje ljudskim resursima organizacije / M.: Univerzitetska serija. - M., 2012.-- 656 str.
14. Aleksakhina Yu.V. Menadžment kadrova: udžbenik. M.: MGOU, 2014. S. 5-49.
15. Ansoff I. Umetnost rešavanja problema / Per. sa engleskog - M., 2012.-- S. 215.
16. Armstrong M. Praksa upravljanja ljudskim resursima. - M., 2014.-- 404s.
17. Artemenko V.G. Analiza finansijski izvještaji: udžbenik / V.G. Artemenko, V.V. Ostapov. Omega-L, 2013. 270 str.
18. Bannikova L.N. Menadžment osoblja. dodatak. Ekaterinburg: USTU-UPI, 2015. 151 str.
19. Bell D. Nadolazeće postindustrijsko društvo. Iskustvo društvenog predviđanja. - M.: Akademija, 2014.- S. 661.
20. Bialiatskiy N.P. Menadžment osoblja. M.: Moderna škola, 2008. S. 22.
21. Bobrova, L. Počni od sebe // Priručnik za upravljanje kadrovima. 2014. br. 6. S. 93-96.
22. Boddy D., Peyton R. Osnove menadžmenta. Per sa engleskog. - SPb: Petar, 2013.-- S. 555 .; Menadžment osoblja javna služba... Udžbenik ed. Turchinova L.I. - M.: KRPE, 2013. - S. 41 .;
23. Butenko T. Savremene metode dijagnostika radne motivacije: Vodič za upravljanje kadrovima. br. 4. 2016.S. 57.
24. Bukhalkov M.I. Upravljanje kadrovima.Udžbenik. M.: Infra-M, 2016. S. 39.
25. A. Bychkova. Menadžment kadrova: udžbenik. Penza: Penz. stanje un-ta, 2015.C 14.
26. Vesnin V.R. Menadžment osoblja. - M.: TD "Elita-2000", 2013. - 356s
27. Vesnin V.R. Menadžment osoblja. Teorija i praksa: Udžbenik. Moskva: TK Welby, Izdavačka kuća Prospect, 2016.-- 688 str.
28. Gerchikova I.N. Menadžment. Udžbenik. M.: UNITI., 2015. S. 21-23.
29. Golubkova E.N., Mikhailov O.Z. Interni marketing i upravljanje osobljem - alati za poboljšanje efikasnosti upravljanja / Marketing u Rusiji i inostranstvu. - 2008. - br. 3. - S. 27-34.
30. Drfa V.V., Polovinko V.S. Menadžment osoblja istraživačkih i proizvodnih organizacija. - M.: Inform-Knowledge; Omsk: Izdavačka kuća Heritage. Dijalog-Sibir, 2016.-- 208str. strana 13.
31. Durakova I. Evolucija kadrovske službe // Kadrovik. Upravljanje ljudskim resursima. - 2011. - br. 7. - S. 22-23.
32. Egorshin A.P. Menadžment kadrova: udžbenik. N. Novgorod: NIMB, 2015. S. 21.
33. Ezhov G.P. Upravljanje kadrovima u kontekstu demokratizacije upravljanja / Aktuelni problemi moderna nauka... - 2014. - br. 1. - S. 39-44.
34. Eremina E.V., Retinskaya V.N. Menadžment osoblja. Penza: Izdavačka kuća Penza državni univerzitet, 2013.S. 16.
35. Zhuravlev P.V., Kulapov M.N., Sukharev S.A. Svjetsko iskustvo u upravljanju osobljem. Pregled stranih izvora. Monografija. - M.: Ed. Odrasti. ekonomičnost. Akademija, Jekaterinburg: Poslovna knjiga, 2013.-- Str. 10.
36. Žuravljev P.V., Olegov Yu.G., Volgin N.A. Upravljanje ljudskim resursima. - M.: Ispitivanje, 2012.-- Str. 131.
37. Zaitseva T.V. Menadžment osoblja. M.: Infra-M, 2015. 319 str.
38. Ivantsevich J. M., Lobanov A. A. Ljudski resursi menadžmenta. - M.: Delo, 2014, str. 274.
39. Ivantsevich J., Lobanov A.A. Upravljanje ljudskim resursima. - M.: Delo, 2014.-- S. 328.
40. L.V. Kartashova. Upravljanje ljudskim resursima. M.: INFRA-M, 2013. S. 13.
41. V. V. Kafidov. Menadžment osoblja. SPb.: Petar, 2013. 208 str.
42. Kibanov A.Ya. Upravljanje kadrovima u organizaciji: udžbenik. M.: Infra-M, 2013. S. 29.
43. Kibanov A.Ya. Menadžment kadrova: udžbenik. M.: Ispitivanje, 2016. S. 12-92.
44. Kibanov A.Ya., Durakova I.B. Upravljanje ljudskim resursima organizacije: aktuelne tehnologije zapošljavanja, adaptacije i sertifikacije. M.: Knorus, 2012. 357 str.
45. V. V. Kovalev Finansijska analiza: metode i postupci / V.V. Kovaljev, Vit. V. Kovalev. Moskva: Finansije i statistika, 2015. 560 str.
46. ​​Korgova M.A. Sociodijagnostika kao prva faza optimizacije upravljanje osobljem organizacije // Bilten Pjatigorskog državnog lingvističkog univerziteta. - 2013, br. 2 - 3. - str.10.
47. Korgova MA Formiranje upravljanja kadrovima u organizacijama moderna Rusija(na osnovu materijala iz regiona južne Rusije). Monografija - M .: Socijalno-humanitarna znanja, 2012. - P 249.
48. Korgova M.A., Salogub A.M. Istorija upravljanja. Ed. 2., revidirano i dopunjeno. - Rostov na Donu: Feniks, 2012.-- str. 49-71.
49. Koritsky Ye.B. , Nincieva G.V., Shestov V.Kh. Naučni menadžment: ruska istorija... - SPb.: Izdavačka kuća. Petar, 2014.
50. Krichevsky R.L. Ako ste lider: elementi psihologije upravljanja u vašem svakodnevnom radu. Ed. 2nd. - M., 2012.-- S. 210.
51. Kunz G, O'Donnell S. Menadžment: sistemska i situacijska analiza funkcija upravljanja. Per. sa engleskog-M .: Progres, 2015.-P.43
52. Loginov A.A., Shukhman P.U. Savremene metode upravljanja kompanijom: organizacioni razvoj i upravljanje kadrovima / Upravljanje razvojem osoblja. - 2013. br. 2. - str. 112-121.
53. Lukicheva L.I. Menadžment osoblja. M.: Omega-L, 2015. S. 6.
54. Makarova I.K. Menadžment personala: Vizuelna edukacija - metodološki materijali... M .: IMPE im. A.S. Griboedova, 2014. S. 24.
55. Mamedzade G.A. Regulativa rada rukovodećeg osoblja. M.: GUU, 2014. S. 78.
56. Markova V.D., Strateški menadžment... / V.D. Markova, S.A. Kuznetsova. M: INFRA-M, 2013.
57. Maslov E.V. Upravljanje kadrovima preduzeća: udžbenik. M.: INFRA-M, 2015. S. 110.
58. V.V. Muzychenko. Majstorska klasa upravljanja kadrovima. M.: GrossMedia, ROSBUH, 2014. S. 11.
59. Nordstrom K, Ridderstrale J. Funky business. - Sankt Peterburg: Izdavačka kuća Štokholmske ekonomske škole u Sankt Peterburgu, 2009. - str. 63.
60. Odegov Yu.G. Upravljanje kadrovima u strukturnim i logičkim dijagramima. M.: Alfa-Press, 2013.944 str.
61. Odegov Yu.G., Kotova L.R. Organizacija službe za upravljanje kadrovima: moderan pristup... - M.: Alfa, - 2010, - str. 54
62. Polovinko B.C. Menadžment osoblja: sistemski pristup i njegova implementacija - M., 2012. Press, 2013. - str. 32.
63. Polovinko B.C., Timoshenko O.Yu. Koncept upravljanja po ciljevima: suština i njegova implementacija u sistemu upravljanja kadrovima / Ekonomske nauke. - 2014. - br. 36. - str. 276-281.
64. Prigogine A.I. Restrukturiranje. Prolazni procesi i mehanizmi. - M., 2010.-- str.4.
65. Rukavishnikov A.A., Sokolova M.V. Norme profesionalna etika za programere i korisnike psihodijagnostičkih tehnika. Standardni zahtjevi za psihološki testovi... - Jaroslavlj: Debi, 2013, -Str.43
66. Scarbro G. Upravljanje znanjem, upravljanje osobljem i inovacijski proces / Management Digest. - 2014. - br. 5. - S. 2-17.
67. Torrington D., Hall L., Taylor S. Upravljanje ljudskim resursima: Udžbenik / Per. 5. eng. izdanja. Sci. ed. prijevod Khachaturov A.E. - M.: Izdavačka kuća "Delo i servis", 2015. - Str. 192.
68. Shekshnya S. V., Ermoshkin N. H. Strateški menadžment osoblje u doba interneta. Ed. 6., rev. i dodati. (serija "Biblioteka časopisa" Menadžment osoblja ") - M.: ZAO "Poslovna škola "Intel-Sinteza", 2012. - Str. 13.

Molimo vas da pažljivo proučite sadržaj i fragmente rada. Novac za kupljeno završen posao zbog neusklađenosti ovog rada sa vašim zahtjevima ili njegove jedinstvenosti, neće biti vraćeni.

* Kategorija rada je evaluativna u skladu sa kvalitativnim i kvantitativnim parametrima dostavljenog materijala. Ovaj materijal, ni u cjelini, niti bilo koji njegov dio, nije gotov naučni rad, diplomski kvalifikacioni rad, naučni izvještaj ili drugi predviđeni rad državni sistem naučna certifikacija ili potrebna za polaganje srednje ili završne certifikacije. Ovaj materijal je subjektivni rezultat obrade, strukturiranja i formatiranja informacija koje je prikupio njegov autor i namijenjen je prije svega korištenju kao izvor za samopripremu rada na ovu temu.