» »

Kako pozvati ugovor o uslugama. Standardni ugovor o pružanju usluga: uslovi, obrazac, uzorak

Ugovor o uslugama jedan je od najčešćih ugovora. U takvim je pravni oblik pokrivaju komunikacijske usluge, medicinske, savjetodavne, one vezane za obrazovanje, itd. Napominjemo da je ponekad prilično teško povući jasnu granicu između usluga i posla (npr. popravka opreme). Kako sklopiti transakcije za pružanje usluga i koje su vrste ovog ugovora, možete saznati dalje.

Šta je usluga?

Usluga je aktivnost čiji rezultat ne može imati materijalni izraz, već mora biti u potpunosti implementiran i utrošen u procesu realizacije. Rad se smatra djelatnošću koja ima čisto materijalni izraz. Ugovor o pružanju usluga podrazumijeva da izvođač mora izvršiti određene radnje, a kupac je, shodno tome, dužan da ih plati. Pravila ugovora o pružanju usluga uz naknadu uređuju se Civil Code. Poglavlje 39 Građanskog zakonika Ruske Federacije primjenjuje se na prilično širok spektar usluga:

revizija;

informativni;

medicinski;

Konsalting;

Veterinarski;

Turist;

Usluge obuke itd.

Šta nije uključeno u usluge?

Treba napomenuti da se sljedeće vrste ugovora ne primjenjuju na ugovore o uslugama:

Ugovor o radu;

Za tehničke radove;

provizije;

Za realizaciju razvojnih radova;

Prijevoz;

Bankovni račun;

transportna ekspedicija;

skladištenje;

bankovni depozit;

Upravljanje imovinom od poverenja.

Predmet ugovora

Kao što je već pomenuto, predmet ovakvih ugovora je isključivo nematerijalna usluga. S obzirom da kvalitet njenog pružanja direktno zavisi od osobe koja će je pružati, takvu uslugu mora izvršiti izvođač lično (osim ako ugovorom ugovorom nije drugačije određeno). Takav sporazum mora biti sačinjen u pisanoj formi. Svaki od učesnika takođe treba da ima u rukama kopiju takvog sporazuma. Kupci mogu biti pravna lica, samostalni preduzetnici i sposobna fizička lica. Isti krug osoba može biti uključen kao izvođač.

Sastavljamo ugovor

Da biste sastavili ispravan ugovor o pružanju usluga, potrebno je striktno pridržavati se odredbi Građanskog zakonika Ruske Federacije:

Obavezno naznačite predmet ugovora; i nije dovoljno pisati marketinško istraživanje“, potrebno je po točkama precizirati o kakvoj se djelatnosti radi;

Navedite sva dospjela ovlaštenja i obaveze stranaka;

Odrediti jasne rokove u kojima se aktivnosti moraju završiti;

Također bi bilo korisno naznačiti kriterije po kojima će se određivati ​​kvalitet usluge;

U takvom ugovoru je, naravno, propisana cijena usluga izvođača;

Ne zaboravite da odredite i odgovornost učesnika u transakciji; takođe je poželjno da se ugovorom propiše i visina naknade u slučaju jednostranog odbijanja iste.

Karakteristike ugovora

U pojedinim slučajevima moguće je zaključiti ugovor o pružanju usluga samo sa onim subjektima koji imaju dozvolu za obavljanje te djelatnosti. Na primjer, ako govorimo o sporazumu za pružanje medicinsku njegu, tada medicinska ustanova mora imati licencu. Istovremeno, mora važiti i za one vrste medicinske zaštite za koje ste se, zapravo, prijavili. Ako bolnica pruža njegu pacijentima bez dozvole, suočit će se s odgovornošću. Osim toga, ako izvođač nema licencu, onda se ovaj sporazum na sudu može proglasiti nevažećim. Odnosno, takav sporazum neće imati nikakvu pravnu težinu. Sljedeće pravilo se također može pripisati karakteristikama ugovora o usluzi: u nekim slučajevima, ugovor o usluzi podliježe opšte odredbe o ugovaranju i domaćem ugovaranju.

Raskid ugovora

Treba naglasiti da, za razliku od drugih vrsta transakcija, građanski ugovor za pružanje usluga može se prekinuti ne samo zajedničkim dogovorom strana, već i jedan od njegovih učesnika (izvršilac ili kupac) jednostrano. Zakon predviđa da naručilac može odustati od ugovora, pod uslovom da nadoknadi izvođaču sve troškove koje je napravio. Osim toga, kupac može odbiti usluge izvođača kako prije početka pružanja usluge, tako i neposredno u procesu njenog pružanja. Izvođač, zauzvrat, također ima ovlaštenje da odustane od ugovora. Ako takvo odbijanje prouzrokuje gubitke kupcu, druga strana je dužna da ih nadoknadi.

Agencijski ugovor

Agencijski ugovor o pružanju usluga je ugovor između nalogodavca (u stvari žiranta) i zastupnika (posrednika, izvođača), prema kojem prvi nalaže pružanje određenih usluga od strane druge osobe ( pravne usluge itd.) u ime principala ili direktno u ime agenta. Za takve radnje agent ima pravo na nagradu.

Obavezni uslovi

Za sklapanje ugovora o zastupanju u skladu sa svim pravilima potrebno je navesti:

Funkcija koju agent mora obavljati;

Hoće li djelovati u svoje ime ili u ime kupca;

Kako će se prijaviti direktoru;

Iznos naknade i vrijeme njenog plaćanja;

Obaveze i prava stranaka;

Postoje li ograničenja ovlaštenja agenta;

Uslovi raskida ugovora;

Odgovornost strana.

Određene vrste ugovora

Varijanta ugovora koji se razmatra je sporazum o pružanju konsultantskih usluga. Mogu biti i dugotrajne i jednokratne. Ova vrsta ugovora se često sklapa između različitih stručnjaka i kompanija. Sljedeće su najpopularnije konsultantske usluge: pravni, finansijski, strateški, reklamni, informativni. U procesu sklapanja raznih transakcija nekretninama često se koristi ugovor sa nekretninama. Mnogi biznismeni se obraćaju marketinškim agencijama kako bi promovirali svoj brend u modernom svijetu. Takve kompanije obično pružaju mnogo usluga: definisanje ciljne publike, razvoj profila brenda, izrada strategije brenda itd. Pored svih ovih vrsta ugovora, postoji mnogo drugih, a svakim danom ih je sve više. Stoga je navesti sve njih u okviru jednog članka jednostavno nerealno.

Važni naglasci

Kako se pokazalo, ugovor o pružanju usluga ima svoje specifičnosti. Stoga se njegov zaključak mora shvatiti više nego ozbiljno. Osim toga, kupac može raskinuti takav ugovor, zapravo, u bilo koje vrijeme. Dakle, izvođač je u početku zainteresiran za kvalitetno izvođenje dogovorenih radnji, inače može izgubiti zaradu. Također, ne zaboravite da se prilikom sklapanja ovakvih ugovora od izvođača često traži licenca. Ako pojedinac ili preduzeće nema licencu, jednostavno nema smisla sklapati ugovor sa njim. Zaista, u slučaju neslaganja na sudu, takav sporazum se proglašava nevažećim i biće izuzetno teško dobiti, na primjer, naknadu za gubitke.

Spektar usluga koje izvođač može da pruži kupcu prema standardu oblik ugovora o uslugama je izuzetno širok, zahvaljujući raznim akcijama za zadovoljenje potreba u sferi građanskog prava.

Razvoj privrede i rast informacija (znanja) u intelektualnoj oblasti doprineli su nastanku velikog broja novih usluga, čija se realizacija vrši na osnovu zaključivanja ugovornih odnosa za pružanje usluga. konsultantske, informativne i druge usluge, uključujući usluge obuke.

Imamo oblike ugovora koje je prikladno zaključiti prilikom pružanja sljedećih usluga:

  • general;
  • pravni;
  • računovodstvo;
  • informacije;
  • konsalting;
  • revizija;
  • turist;
  • komunikacije;
  • marketing;
  • sigurnost;
  • oglašavanje;
  • nekretnina;
  • transport.

Kakve su usluge potrebne vama ili vašem klijentu odlučuje se pojedinačno u svakom pojedinačnom slučaju, u našem servisu možete pronaći sve ove ugovore o uslugama sa potrebnim aneksima.

Pravna regulativa ugovora

Pravna regulativa ovih sporazuma provodi se normama Građanskog zakonika Ruske Federacije. Konkretno, poglavlje 39 Građanskog zakonika Ruske Federacije („Plaćene usluge“). Pravila poglavlja primjenjuju se na ugovore o pružanju medicinskih, revizorskih, informatičkih, savjetodavnih, veterinarskih, obuka i nekih drugih usluga.

A član 783 Građanskog zakonika Ruske Federacije kaže da se na ovaj sporazum mogu primijeniti opće odredbe ugovora, ako to nije u suprotnosti sa predmetom ugovora. Vrijedno je zapamtiti da ovi dokumenti imaju značajnu razliku između njih: u jednom slučaju usluge se pružaju kupcu, u drugom se obavlja posao. Prilično je teško razlikovati dokumente zbog nedostatka definicija pojmova "rad" i "usluga" u Građanskom zakoniku Ruske Federacije.

Međutim, ovi koncepti su definirani u Poreznom zakoniku Ruske Federacije. Rad je aktivnost čiji rezultati imaju materijalni izraz. Usluge se smatraju djelatnostima čiji rezultati nemaju materijalni izraz, a troše se u procesu obavljanja ove djelatnosti. Dakle, prilikom sklapanja ugovora o pružanju usluga, kupac ne plaća rezultat rada, već direktno proces pružanja određenih usluga.

Proces „pružanja usluge“ odnosi se na komercijalnu (preduzetničku) aktivnost pojedinca, pravnog lica ili individualnog preduzetnika, u cilju zadovoljavanja potreba drugih. Usluge se, najčešće, pružaju na osnovu odgovarajuće forme ugovora o pružanju usluga zaključenog između izvođača i naručioca.

Koncept ugovora o uslugama

Prema ugovoru o uslugama, izvođač se obavezuje, po uputstvu naručioca, da pruži neku uslugu/usluge (izvrši određene radnje ili izvrši određene aktivnosti), a korisnik se obavezuje da će ove usluge platiti.

Prema navedenoj definiciji, ugovor o pružanju usluga ili njegov uzorak je sporazuman, naplativ i bilateralni.

Ugovori o pružanju usluga: karakteristike zaključenja

Za ugovore zaključene prilikom pružanja bilo koje usluge u 2019. godini važe sljedeća pravila:

  • Prema članu 780 Građanskog zakonika Ruske Federacije, izvođač je dužan da lično pruži usluge, osim ako zaključenim dokumentom nije drugačije određeno. Međutim, to ne lišava izvođača prava da u uzorak ugovora o pružanju usluga uključi uslov o uključivanju suizvršitelja, nakon usaglašavanja uslova sa naručiocem.
  • Za neke aktivnosti potrebna je licenca.
  • Pismeni zadatak je osnova za kompetentno definisanje predmeta u uzorku takvog ugovora o pružanju usluga. Formulisanje zadatka je jedna od osnovnih obaveza naručioca, uz plaćanje izvršenih usluga na vreme i na način određen ugovorom.
  • Ukoliko ugovorom nije predviđena mogućnost prijevremenog pružanja određene usluge, korisnik ima pravo ne platiti izvršene usluge prije roka.
  • U slučaju nemogućnosti ispunjenja obaveza koje su nastale krivnjom kupca, dužan je platiti usluge u cijelosti, osim ako ugovorom ili zakonom nije drugačije određeno.
  • U slučaju da je nemoguće ispuniti obaveze koje proizilaze iz okolnosti koje su van kontrole strana, naručilac je dužan nadoknaditi izvođaču stvarno nastale troškove, osim ako ugovorom ili zakonom nije drugačije određeno.
  • Kupac ima pravo da raskine ugovor o pružanju usluga, pod uslovom da izvršiocu plati troškove koje je on stvarno napravio.
  • Izvođač ima pravo da raskine ugovor samo pod uslovom pune naknade troškova kupcu.

Uzroci sporova po ugovoru o pružanju usluga

  • Najčešće, sporovi nastaju zbog nedovoljno jasno formuliranog zadatka, nepostojanja rokova i drugih specifičnih pokazatelja u ugovoru.
  • Čest uzrok sporova je nelikvidnost kupca, kao i nepostojanje mehanizama za osiguranje ispunjenja obaveza.

Kako osigurati ispunjenje ugovornih uslova?

Ispunjenje obaveza iz ugovora o pružanju bilo koje usluge osigurava se na sljedeće načine:

  • odšteta (u obliku novčanih kazni);
  • bankarska garancija;
  • zadržavanje imovine dužnika;
  • jamstvo;
  • ugovorno osiguranje;
  • depozit i na druge načine predviđene ugovorom ili zakonom.

Takođe je preporučljivo primijeniti osiguranje zaključenih ugovora. Takve mjere pomoći će da se eliminišu ili minimiziraju imovinski gubici prilikom sklapanja uzorka ugovora o pružanju usluga, koji možete preuzeti u našoj usluzi.

Koncept ugovora kao pravnog dokumenta regulisan je članovima 779-783 Poglavlja 39 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Sastavljanje ugovora o pružanju usluga neophodno je u slučajevima kada se jedna strana obavezuje da će izvršiti određene poslove ili radnje, pružiti usluge, a druga strana da ih plati. Takvi ugovori se nazivaju ugovori o uslugama i obično se sklapaju u pisanoj formi. Predmet ugovora mogu biti različite vrste usluga: revizija, računovodstvo, pravna podrška, obrazovne i medicinske usluge, usluge za različite vrste radovi, za isporuku robe i sl. Posebno pitanje je izrada ugovora za koje je potrebna notarska overa. To uključuje:

  • transakcije između fizičkih i pravnih lica ili samo pravnih lica;
  • transakcije za određene iznose (preko minimalne plate najmanje deset puta);
  • transakcije predviđene zakonom (navedene u članu 161. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

TO opće informacije Ugovori o uslugama uključuju sljedeće informacije:

1) Predmet ugovora: vrsta i oblik pruženih usluga i obaveze potrošača ovih usluga;

2) Vrsta ugovora: jednokratni, okvirni, obnovljivi i dr.;

3) Vrsta ugovora: sastavljanje ugovora o pružanju usluga, kupoprodaji, obavljanju poslova (ugovoru), posredovanju, radnih odnosa itd.;

4) Ugovorne strane: fizička i pravna lica;

5) Oblik ugovora: nije predviđeno zakonom, ali je potrebno pismeno izvršenje u 2 primerka - nepoštovanje ovog uslova u slučaju spora ne potvrđuje postojanje transakcije;

6) Uslovi ugovora: Zakon definiše tri kategorije uslova pri sastavljanju takvih ugovora:

- obične, koje su propisane zakonima i moraju biti uključene u tekst ugovora;

- bitne uslove predviđene zakonima za ovu vrstu sporazuma i uslove na kojima jedna od strana insistira;

- nasumični uslovi - da se dopune ili promene uobičajeni uslovi (tu spadaju: oznaka osiguranja od rizika, nestandardni broj primeraka, postupak izmene sadržaja itd.);

  • uvodni dio;
  • oznaka predmeta ugovora (lista radnji ili aktivnosti izvođača);
  • obaveze i prava stranaka;
  • rok trajanja ugovora (po dogovoru stranaka);
  • cijena usluga (roba, radova), mehanizam i uslovi plaćanja;
  • odgovornost strana u sporazumu;
  • zaključak.

Ugovor o pružanju usluga uz naknadu smatra se službeno zaključenim u slučaju postigao dogovor pod redovnim i bitnim uslovima, koji moraju biti potvrđeni potpisima strana (u skladu sa članom 432. Građanskog zakonika Ruske Federacije). Treba napomenuti da većina standardnih ugovora ne zahtijeva posebno pravno znanje. Ali važni sporazumi, transakcije za velike iznose, transakcije u toku kojih mogu nastati okolnosti više sile ili komplikacije, moraju nužno proći pravno ispitivanje. Izričito preporučujemo da izradu ugovora o uslugama povjerite iskusnim advokatima, koji će garantovati uspješno rješavanje sporova u slučaju da do njih dođe.

Ugovor za izradu tehničkih specifikacija

Izrada tehničkog zadatka je jedna od ključnih faza mnogih vrsta poslova i usluga, na primjer, arhitektonskog, dizajnerskog, inženjerskog dizajna, izrade web stranice, kreiranja kreativnih objekata, proizvodnje nestandardnih proizvoda, itd. Ali, da nacrtate izgraditi tehnički i pravno kompetentnu TK, koja je osnova za realizaciju svih narednih poslova nije lak i vrlo odgovoran zadatak. Stoga se mora u skladu s tim platiti. Za to je potreban ugovor za izradu tehničkih specifikacija – pravna potvrda dogovora između naručioca i izvođača da će potonji izraditi tehničku specifikaciju, a prvi platiti ove radove u skladu sa ugovornim uslovima.

Po pravilu, izrada ugovora za pružanje usluga za izradu projektnog zadatka uključuje sljedeće stavke:

  • svrha, principi i ciljevi budućeg rada (dizajn, kreativni, drugi);
  • uslove i postupak za njihovo sprovođenje;
  • rokovi;
  • Očekivani rezultati.

Od strane naručioca, ovaj ugovor zahtijeva davanje početnih tehničkih podataka i jasnu naznaku šta mu je potrebno od izvođača - to mora biti uključeno u tekst ugovora. Treba imati na umu da usmeni dogovori nisu pravno obavezujući i neće se uzeti u obzir u slučaju sporova. Standardni trošak izrade tehničkih specifikacija je 10-15%. ukupni troškovi projekat ili rad.

Ugovor za izradu predračunske dokumentacije

Takav sporazum nije ništa manji važna tačka u izvođenju određenih radova; to je vrsta ugovora. Riječ je o ugovoru da se izvođač (izvođač radova) obavezuje da izradi predračun i dostavi ga naručiocu u ugovorenom roku, koji je dužan platiti radove u skladu sa uslovima. Ugovor o izradi predračunske dokumentacije sastavlja se u pisanoj formi i ne zahtijeva notarsku ovjeru, bez obzira na visinu naknade za usluge. Ova vrsta ugovora obavezno mora da sadrži određene bitne uslove, i to: TOR za izradu predračunske dokumentacije, uslove za predračun, iznos i uslove plaćanja za obavljeni posao. U nedostatku jednog od ovih uslova, ugovor se može priznati kao nezaključen. Budući da izrada predračuna nije samo komplikovana, već i veoma odgovorna stvar, onda se, po pravilu, u ugovorima za predračunsku dokumentaciju dovoljno velika količina dodatni uslovi. Neke od najvažnijih su sankcije za neispunjenje uslova, garancije za rezultat i odgovornost izvođača za rezultate.

Izrada ugovora

Najčešće sklapana vrsta ugovora je sastavljanje ugovora o djelu ili, drugim riječima, o obavljanju poslova. Postoji nekoliko vrsta takvih ugovora:

  • ugovor o građenju (izgradnja zgrada i objekata, inženjerske mreže, putevi);
  • za istraživanje i dizajnerski rad(geodezija, geologija, arhitektura, projektovanje inženjerskih mreža itd.);
  • ugovor o radu za opštinske i državne potrebe(odvoz smeća, održavanje stambenog fonda i infrastrukture itd.);
  • kućni ugovor (za popravku ili druge radove).

Izvršenje naloga za podugovore takođe je uključeno u pripremu takvog ugovora i sprovodi se u slučajevima kada generalni izvođač (obično u građevinarstvu) angažuje druge izvođače za izvođenje posebnih radova. Po obliku, ugovor o podugovoru je sličan ugovoru o djelu, ali zahtijeva uzimanje u obzir mnogih pravnih suptilnosti u pogledu rješavanja sporova u građevinarstvu. Stoga je poželjnije sastavljanje ugovora povjeriti stručnjaku ili izvršiti njegovu pravnu ekspertizu, posebno ako su obim posla i iznos plaćanja značajni.

Zaključak

Izrada ugovora o pružanju usluga mora ispuniti sljedeći važan zahtjev: formulacije odredbi moraju biti što jasnije i razumljivije i davati nedvosmislene odgovore na pitanje ko, šta i kada treba da radi, pod kojim uslovima, šta naknade i kojim redosledom će biti primljeni, šta će biti ako se prekrše uslovi ugovora. Zakonski kompetentno sastavljen ugovor otklanja gotovo sve moguće rizike i omogućava vansudsko rješavanje svih potraživanja i sporova.

Možda će vas zanimati i:

Gdje podnijeti zahtjev za razvod: tri načina za razvod

Kada se iscrpe svi argumenti i preostaje samo da se raziđemo i počnemo novi zivot, pred supružnicima se postavlja organizacijsko pitanje: gdje podnijeti zahtjev za razvod? Nije tako jednostavno kao...

Rješavanje zemljišnih sporova

Zemljište je temelj čitavog društva, čak i ako, kada govorimo o zemljištu, mislimo na parcelu. Posjedovati zemlju znači biti siguran u svoju budućnost...

Sporazum - sporazum između dvije ili više osoba o uspostavljanju, promjeni ili prestanku građanskih prava i obaveza (u skladu sa članom 420. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Pravilno podešen sistem rada po ugovoru u preduzeću može sprečiti nepotrebne greške i nesporazume koji odlažu ljudske i finansijskih sredstava. Osim toga, pomoći će da se izbjegnu mnogi sporovi.

Na primjer, najjednostavnija greška u rad po ugovoru može dovesti vašu organizaciju ne samo na arbitražni sud, već i postati razlogom za pokretanje „poreskog” krivičnog postupka. Ovo zauzvrat može uticati na reputaciju organizacije, au slučaju tendera, negativno uticati na njihove rezultate.

Autor članka, popevši se na ljestvici karijere od mjesta pomoćnika sekretara do zamjenika šefa pravnog odjela velike savezne jedinstveno preduzeće dijeli svoje iskustvo stečeno na terenu organizacija prometa dokumenata ugovora u preduzeću. U ovom članku ćemo detaljnije pogledati:

  • priprema nacrta ugovora;
  • njegovo odobrenje;
  • zaključivanje ugovora (potpisivanje i pečat);
  • registracija (uključujući državnu registraciju);
  • računovodstveno i operativno skladištenje, izdavanje kopija (originala) ugovora;
  • formiranje baze podataka prema dokumentima ugovornih strana;
  • organizovanje izvršenja ugovora;
  • priprema ugovora za arhiviranje.

Glavna stvar je princip!

U početnoj fazi izgradnje sistemi rada po ugovoru potrebno je odrediti princip na kojem će se graditi:

  • centralizovan ili
  • decentralizovano.

Da biste to učinili, trebali biste provesti istraživanje poslovnih procesa i metoda rada poduzeća. Na osnovu dobijenih informacija postavlja se pitanje ko će odgovarati organizacija poslova po ugovoru:

  • određenu strukturnu jedinicu (pri izboru centralizovanog principa) ili
  • pojedinačni zaposlenici u različitim strukturnim odjeljenjima (pri izboru decentralizovanog principa).

Nakon analize radno iskustvo po ugovoru u Rusiji, autor članka može reći da u većini malih i srednjih preduzeća tok dokumenata ugovora"pocijepano" - podijeljeno između pojedinih radnika. Odgovorni izvršilac priprema nacrt ugovora, organizuje njegovo odobrenje, registruje sekretaricu ili referent, a čuvanje ugovora vrši ili odgovorni izvršilac, ili Glavni računovođa preduzeća ili bilo koga drugog.

U velikim kompanijama se po pravilu primenjuje princip centralizacije: odgovorni izvršilac priprema nacrt ugovora i dostavlja ga službi za upravljanje kancelarijama (ili ugovornom odeljenju), koja koordinira, zaključuje, registruje, evidentira i čuva ugovore i izdaje njihove kopije.

Trenutno je najoptimalnija organizacija ugovornog rada na centraliziranoj osnovi velike kompanije sa mrežom geografski udaljenih podjela.

Priprema nacrta sporazuma

Priprema nacrta sporazuma (sastavljanje vlastitog nacrta ugovora ili pregled primljenog od druge strane) vrši odgovorno lice Ići strukturna jedinica, koji inicira zaključenje ugovora, zajedno sa advokatom.

Prema članu 161 Građanskog zakonika Ruske Federacije transakcije pravna lica između sebe i sa građanima treba da se sprovedu na jednostavan način pisanje, sa izuzetkom transakcija za koje je potrebna notarska overa.

Nacrt ugovora se dostavlja na odobrenje i potpisivanje i to: broj primjeraka:

  • obično po broju strana;
  • za ugovore koji su na snazi ​​od dana registracije od strane ovlašćenog organa državna vlast ili lokalna uprava, (na primjer, ugovori o zakupu) - po broju stranaka + 1 primjerak za organ za registraciju.

U strukturi svakog poslovnog ugovora preporučuje se da se predvidi sljedeće: sekcije, koji se u nekim slučajevima mogu kombinovati ili razdvajati:

  • Preambula.
  • Predmet ugovora.
  • Prava i obaveze stranaka.
  • Troškovi i postupak plaćanja.
  • Posebni uslovi ugovore.
  • Odgovornost strana.
  • Izmjena, raskid i raskid ugovora.
  • Povjerljivost.
  • Rješavanje sporova.
  • Okolnosti viša sila.
  • Vrijeme ugovora.
  • Adrese i detalji stranaka.
  • Potpisi stranaka.

Provjeravamo drugu stranu!

U fazi rada sa nacrtom ugovora, odgovorni izvršilac je dužan da obezbedi da druga strana obezbedi paket dokumenata. To je zbog brojnih razloga. Činjenica je da zaključen ugovor možda nema pravnu snagu (npr. ako ga je potpisala neovlašćena osoba). Da bi se izbjegli takvi ekscesi, potrebno je pažljivo pristupiti provjeri dokumenata druge ugovorne strane.

Na osnovu prakse, može se reći puna provjera dokumenti druge strane (odnosno, provjera ne samo registracije i konstitutivni dokumenti, ali takođe vredne papire, korporativna dokumentacija, imovina, mišljenja revizora, finansijski izvještaji i sl.) nije primjeren pri sklapanju svih ugovora. To može biti potrebno, na primjer, prilikom učlanjenja u organizaciju, pošto se stječe radni posao, pri čemu bi se mogle stvoriti određene obaveze.

Spisak dokumenata koje dostavlja druga strana utvrđuje pravna služba organizacije. Evo uzorka njihove liste za razmatranje:

  • dokumenti koji sadrže informacije o ugovornim stranama:
    • dostavljena dokumenta pravno lice:
      • kopije konstitutivnih dokumenata,
      • kopiju dokumenta kojim se potvrđuju ovlašćenja rukovodioca pravnog lica,
        • kopiju punomoćja uredno ovjerenu od strane pravnog lica i fotokopiju pasoša zastupnika (ako ugovor u ime pravnog lica ne potpisuje njegov rukovodilac, već zastupnik),
      • kopija potvrde o državna registracija pravno lice sa svim promjenama,
      • kopija pisma nadležnih statističko posmatranje o dodjeli kodova,
      • kopija potvrde o registraciji poresko računovodstvo,
      • dokumente koji sadrže informacije uključujući poštansku adresu kompanije, broj telefona i bankovni detalji,
        • kopije licenci ovjerene pečatom organizacije i potpisom njenog rukovodioca za realizaciju odgovarajuće vrste aktivnosti, sertifikati itd. (u predviđenim slučajevima aktuelno zakonodavstvo Ruska Federacija);
    • dokumente koje dostavlja druga strana - pojedinac:
      • kopija pasoša,
      • kopiju potvrde o registraciji kod poreske uprave u mjestu prebivališta,
      • bankovni podaci (ako je potrebno, plaćanje preko banke),
      • kopija potvrde o osiguranju penzioni fond RF.

U Rusiji trenutno ne postoji opšti regulatorni pravni akt koji uspostavlja proceduru za provjeru dokumenata druge strane u svim organizacijama. Iako postoje posebni posebni pravni akti. Na primjer, kreditne organizacije a profesionalni učesnici na tržištu hartija od vrijednosti imaju pravo zahtijevati određene podatke o drugoj strani:

  • u odnosu na fizička lica - prezime, ime i patronim (ako drugačije ne proizilazi iz zakona ili nacionalnog običaja), državljanstvo, podaci iz lične isprave, podaci o migracijskoj kartici, isprava kojom se potvrđuje pravo stranog državljanina ili apatrida lice koje boravi (prebivalište) u Ruskoj Federaciji, adresu prebivališta (registracije) ili mjesta boravka, identifikacioni broj poreskog obveznika (ako postoji);
  • u odnosu na pravna lica - naziv, matični broj ili šifru poreskog obveznika strane organizacije, državni registarski broj, mjesto državne registracije i adresu lokacije.

Na osnovu prakse rada, možemo reći da u većini slučajeva dokumente od strane druge ugovorne strane prezentiraju bez problema. To je postalo norma poslovnu komunikaciju. Problemi počinju prilikom provjere dokumenata. Može se ispostaviti, na primjer, da je licenca ili punomoć istekla. Ako, iz više razloga, druga strana ne može ili ne želi da podnese dokumente, to bi vas trebalo upozoriti.

Koordinacija nacrta sporazuma

Pripremljen nacrt ugovora odgovorni izvršilac dostavlja službi za vođenje evidencije(ili ugovorno odjeljenje) zajedno sa paket dokumenata. U našoj kompaniji se sastoji od:

  • nacrt ugovora in elektronski oblik;
  • dokumente koje je pripremila druga strana;
  • list odobrenja koji sadrži sljedeće informacije:
    • PUNO IME. odgovorni izvršilac sa naznakom radnog mjesta, naziv strukturne jedinice u kojoj radi,
    • viza odgovornog izvršioca,
    • vize rukovodilaca odgovornog izvršioca,
    • vrsta dokumenta koji se šalje na odobrenje (ugovor, dopunski ugovor),
    • naziv druge ugovorne strane,
    • lista odobrenja,
    • datum prijema dokumenta na odobrenje i datum vraćanja dokumenta od strane zaposlenih koji odobravaju ugovor.

      Liste za odobravanje nacrta sporazuma evidentiraju se u posebnom časopisu, što omogućava da se jasno evidentira broj nacrta sporazuma koji se podnose na odobrenje. Časopis takođe odražava napredak u koordinaciji nacrta sporazuma. Prisutnost veza do datuma prijema ugovora na odobrenje i datuma povratka od stručnjaka za odobravanje pomaže u praćenju uslova odobrenja od strane svakog stručnjaka za odobravanje, kao i njihovog kršenja;

    • objašnjenje (ako je potrebno). Obrazloženje koje potpisuje odgovorni izvršilac mora sadržavati sljedeće podatke:
      • obrazloženje potrebe zaključenje ugovora,
      • opravdanje za odabir druge ugovorne strane,
      • o drugoj strani
      • predmet ugovora (ukratko),
      • iznos ugovora,
      • uslovi plaćanja,
      • uslove za primanje plaćanja ili ispunjavanje obaveza;
  • studija izvodljivosti (studija izvodljivosti) projekta, ako je potrebno. Sadrži sljedeće informacije:
    • potvrđivanje svrsishodnosti transakcije,
    • predmet transakcije, ukupan iznos transakcije, drugi materijalni uslovi,
    • procjenu troškova povezanih s izvršenjem transakcije, ekonomske posledice sklapanje dogovora,
    • uslovi transakcije,
    • opis druge ugovorne strane: koji period je prisutan na tržištu za ovaj proizvod (radove, usluge), kako se etablirao itd.

Treba napomenuti da je gornja lista dokumenata približna, jer. svako preduzeće uspostavlja sopstvenu proceduru za ugovorni rad, koja u velikoj meri zavisi od vrste delatnosti organizacije i obima ugovora. Sa gornje liste, svaka kompanija ima pravo da izabere one dokumente koji su za nju najoptimalniji.

Tako je, na primjer, u velikim trgovačkim i proizvodnim kompanijama poželjno imati obrazloženje ugovora. Daje jasnu predstavu o svrsi ugovora. Ako rukovodilac preduzeća dnevno mora da potpisuje veliki broj ugovora, onda objašnjenje značajno smanjuje vreme koje troši na proučavanje ugovora. Osim toga, pruža potrebne informacije za odobravanje zaposlenih.

U velikom trgovačke kompanije koji nude robu ili usluge, razvijeni su standardni ugovori, u kom slučaju nema potrebe za izradom obrazloženja, a eventualno i lista odobrenja. Nema potrebe za ovim dokumentima u malim preduzećima, gde direktor može da potpiše do 2 ugovora dnevno. Stoga organizaciji ugovornog rada treba pristupiti kreativno, analizirajući mnoge faktore i birajući najoptimalniji način pregovaranja o ugovorima.

Koordinacija nacrta sporazuma organizuje kancelarijski rad(ili ugovorno odjeljenje).

Budući da ugovorne odnose servisiraju i pravni, i računovodstveni, i finansijske usluge, ispada da ugovorni posao treba da se provuče kroz čitavu ekonomska aktivnost preduzeća. Pravilno je organizovan pregovaranje o ugovorima pomaže u otklanjanju mogućnosti negativne posljedice povezane sa nevažećim ugovorom ili dodatnim ekonomskim, poreskim, valutnim, carinskim i drugim gubicima.

Svako preduzeće može samostalno odrediti listu lica koja obavljaju poslove odobrenje nacrta ugovora, što bi trebalo popraviti u lokalu normativni akt. Po pravilu, "vizing" pozicije su:

Dostupnost dodatnih viza zavisi od specifičnosti ugovora koji se šalje na odobrenje.

Za optimizaciju procesa pregovaranja o ugovorima u organizaciji, standardne forme ugovore, koji mora biti odobren naredbom rukovodioca organizacije (vidi primjer 2). To se po pravilu odnosi na ugovore čije je zaključivanje vezano za osnovnu djelatnost preduzeća: u trgovinske organizacije oni su standardni ugovori o nabavci, osiguravajuća društva se razvijaju standardni ugovori o osiguranju.

Na kraju standardni ugovor njegov nacrt se dogovara samo sa pravnom službom, koja provjerava usklađenost dostavljenog nacrta dokumenta sa standardnim i ovjerava dokumente druge ugovorne strane. Ovo značajno skraćuje vrijeme za pregovore o nacrtu sporazuma.

treba razlikovati standardni ugovori, koje je odobrila organizacija, i takozvani šabloni ugovora, koji predstavljaju ogledne tekstove ugovora. Za razliku od nacrt modela ugovora nacrti ugovora koji se sastavljaju pomoću šablona moraju biti dogovoreni sa cijelim spektrom stručnjaka u određenom preduzeću.

Svi stručnjaci koji se slažu oko nacrta ugovora prave bilješke u list odobrenja(vidi primjer 3), a u slučaju neslaganja sa nacrtom ugovora, moraju napisati obrazloženi zaključak u listu za primjedbe ili ga izdati u obliku posebnog dokumenta (vidi primjer 4).

List odobrenja koji je razvijen u našem preduzeću i prikazan vam u Primeru 3 sadrži odeljak „Potpisivanje ugovora“. Ali to je relevantno samo za velika preduzeća sa velikim brojem lica koja imaju pravo da potpisuju ugovore. Odjeljak "Napomene" pomaže da se potvrdi prijenos dokumenata (njihov popis) od strane službenika službe (ugovornog odjela) odgovornom izvršiocu za slanje dokumenata drugoj strani, što je vrlo važno u slučaju gubitka dokumenata.

Sa odsustvom objašnjenja u preduzeću, dodatne informacije se mogu uneti u list odobrenja stavljajući ih ispred odeljka „Ugovor“:

Uslovi za odobrenje nacrta ugovora od strane svakog specijaliste moraju biti određeni u lokalnom regulatornom aktu, to može biti Uredba o ugovornom radu. Gde odgovornost za poštovanje rokova dodjeljuje se specijalistima koji vrše uviđaj, a kontrola poštivanja rokova dodijeljena je šefu službe za vođenje evidencije (šef ugovornog odjeljenja).

Ako ima komentara kod uočenih lica da nacrt ugovora Uposlenici administrativne službe (ugovorno odjeljenje) ga prenose izvođaču radi otklanjanja komentara, a zatim ga ponovo šalju na odobrenje. Ako neslaganja ostanu, onda odgovorni izvršilac inicira sastanak uz učešće rukovodilaca dotičnih odjeljenja. Sastanak se snima, a na osnovu njegovih rezultata direktor organizacije odlučuje o svrsishodnosti ili nesvrsishodnosti zaključivanja ugovora.

Prilikom organizovanja procesa pregovaranja o ugovorima treba uzeti u obzir jednu nijansu. U lokalnom regulatornom dokumentu, po pravilu, fiksne su pozicije stručnjaka koji imaju pravo na ugovore o vizama bez navođenja njihovih imena. Ovo je svrsishodno, jer u slučaju otpuštanja ili premještanja davaoca saglasnosti, nisu potrebne izmjene lokalnog regulatornog akta.

Međutim, u nedostatku zaposlenih (kada su poslani na službeni put, na bolovanju) koji imaju pravo odobravanje ugovora, vršioci dužnosti specijalista gore navedenih specijalista nisu uvijek imenovani. Stoga, u cilju implementacije kontinuirani proces odobravanje ugovora po nalogu organizacije, može se dati pravo na potvrđivanje nacrta ugovora određene zaposlene dodatno. Uzorak narudžbe je prikazan u primjeru 5.

Zaključivanje sporazuma
(potpisivanje i pečat)

Nacrt ugovora o kojem su se dogovorili svi stručnjaci pripremaju službe za vođenje evidencije (ili zaposleni u ugovornoj službi) za potpisivanje.

Postoje slučajevi kada jedna od strana, nakon što je dobila ugovor potpisan i zapečaćen od druge strane, zamenio neke od stranica kršenje prethodnih sporazuma. Kako bi se izbjegla pojava ovakvih situacija, u praksi ugovornog rada postoji nekoliko načina:

  • uvid (inicijalizacija) svake stranice ugovora od strane lica koja ga potpisuju. Možda usvajanje teksta sporazumašefa jednog od strukturnih odjela kojem je dodijeljeno takvo pravo, što bi trebalo biti utvrđeno u skladu s lokalnim regulatornim aktom organizacije, na primjer, šef pravne službe. U ovom slučaju, parafiranje se može izvršiti pomoću posebnog pečata, koji označava:
    • naziv organizacije,
    • broj lista ugovora od ukupnog broja listova, na primjer, "list br. 1 od 5 listova",
    • potpis dotičnog rukovodioca;
  • ušivenih listova ugovora sa naznakom broja ušivenih, numerisanih listova i stavljanje ovih informacija pečatima i potpisima stranaka. Tipično, natpis izgleda kao što je prikazano u primjeru 6. Posebnu pažnju treba obratiti na žigosanje pečata prilikom ovjere dokumenta. Trebao bi obuhvatiti dio naziva radnog mjesta osobe koja potpisuje dokument i dio lista na kojem piše "Ušiveni, numerirani, zapečaćeni ___ listova." Upravo ovakav raspored otisaka pečata pomaže da se izbjegne krivotvorenje dokumenata.

Pravo na potpisivanje ugovora imati:

To treba uzeti u obzir čak i kadaugovor je potpisan nije predstavnik ali prva osoba kompanije - možda neće uvijek imati ovlaštenje da završi transakciju.

Na primjer, donošenje odluke o zaključivanju veće transakcije čiji je predmet imovina akcionarsko društvo, čija je vrijednost veća od 50% bilansne vrijednosti imovine društva na dan donošenja odluke o zaključivanju transakcije, mora se odobriti generalna skupština dioničari (član 79 Saveznog zakona od 26. decembra 1995. br. 208-FZ “O dioničkim društvima”).

Slična procedura je uvedena i za rukovodioce unitarnih preduzeća. U skladu sa članom 23. Federalnog zakona od 14. novembra 2002. br. 161-FZ „O državnim i opštinskim jedinstvenim preduzećima“, rukovodilac jedinstvenog preduzeća je ograničen u iznosu izvršenih transakcija. Dakle, transakcija za otuđenje imovine ne bi trebalo da prelazi 10% odobrenog kapitala ili 50 hiljada zakonski minimalne dimenzije plate (trenutno je 5.000.000 rubalja). Da zaključim više veliki poslovi potrebna je saglasnost vlasnika.

Slična ograničenja predviđena su i čl. 46 Saveznog zakona od 8. februara 1998. br. 14-FZ "O društvima sa ograničenom odgovornošću".

Osim toga, dodatna ograničenja ovlasti prvog lica društva mogu biti sadržana u osnivačkim dokumentima preduzeća. Ako takva ograničenja postoje, mora se voditi računa da odluku o zaključivanju ugovora odobre relevantna lica. U suprotnom, ugovor se može proglasiti nevažećim na osnovu čl. 174 Građanskog zakonika Ruske Federacije.

Ako ugovor potpisuje lice na osnovu punomoći, Treba obratiti pažnju kojoj vrsti pripada. U zavisnosti od sadržaja ovlašćenja navedenih u dokumentu, postoje tzv.

  • general punomoćja (izdaju se za zastupnika za obavljanje raznih transakcija u ime zastupanog),
  • posebna punomoći (izdaju se za sklapanje homogenih transakcija (ugovora), na primjer samo kupoprodajnih ugovora) i
  • jednokratna punomoćja (izdaju se za potpisivanje konkretnog ugovora, pri čemu se u punomoćju mora navesti broj i datum ugovora, naziv druge ugovorne strane sa kojom je potrebno zaključiti ovaj ugovor, ukratko predmet ugovora , kao i iznos za koji se zaključuje ugovor).

Zašto je važno znati ovu razliku? Sama činjenica da osoba koja potpisuje ugovor ima punomoćje ne znači da je osoba ovlaštena da zaključi ovaj ugovor. Zamislite specifične situacije (vidi primjere 7 i 8). U oba slučaja transakcije će biti nevažeće.

Treba uzeti u obzir i to izdaje se punomoćje za određeni period, koji se određuje prema nahođenju osobe koja ga je izdala, ali ne može biti duže od 3 godine (član 186. Građanskog zakonika Ruske Federacije). Ako u punomoćju nije određen rok važenja, ono važi godinu dana od dana izdavanja. Punomoć u kojoj nije naveden datum izdavanja je ništava. Ovaj dokument mora biti potpisan od strane rukovodioca organizacije, odnosno od lica kome je dato pravo potpisivanja punomoćja. Punomoćje izdato zamenom važi samo u slučaju overe u skladu sa stavom 3. čl. 187 Građanskog zakonika Ruske Federacije (s izuzetkom pojedinačni slučajevi), rok važenja takvog punomoćja ne može biti duži od roka važenja punomoćja na osnovu kojeg je izdato.

Uzorak posebnog punomoćja prikazan je u primjeru 9. Treba napomenuti da otisak pečata mora obuhvatiti dio titule osobe koja potpisuje punomoć. Osim toga, dat ćemo primjer izdavanja naloga za opoziv punomoći iz tako uobičajenog razloga kao što je otpuštanje zaposlenika (vidi primjer 10).

U činovničkoj službi (ugovorni odjel) mora čuvaju se kopije (ili originali) punomoćja za pravo potpisivanja ugovora. Za sistematizacija informacija po punomoćju sastavlja se Registar punomoćja za pravo potpisivanja ugovora (vidi primjer 11). Kopije punomoćja treba dostaviti šefovima odjela koji pripremaju nacrte ugovora. Na osnovu izdatih punomoćja sastavlja se Registar uzoraka potpisa lica koja imaju pravo potpisivanja ugovora (vidi primjer 12).

Predstavljamo Vam matricu procesa ugovaranja i potpisivanja ugovora (vidi primjer u primjeru 13).

Simboli: P - znaci; MP - može potpisati; B - znamenitosti. Obratite posebnu pažnju na simbol MP - može potpisati. Sa pravne tačke gledišta, više osoba može imati pravo da potpiše iste ugovore odjednom (prije svega, to je prva osoba organizacije, kao i druga lica koja imaju odgovarajuća punomoćja). Međutim, prema proceduri utvrđenoj u organizaciji, homogene ugovore može potpisati samo jedno lice, dok druga lica imaju mogućnost da vrše svoja ovlaštenja samo u slučaju njegovog odsustva (bolest, službeno putovanje i sl.).

Ako preduzeće ima praksu slanja propratnih pisama uz ugovore, kancelarijskoj službi (ugovornom odjeljenju) može se povjeriti funkcija njihove pripreme. Pisma su predata potpisuje upravnik zajedno sa nacrtom sporazuma.

Svi ugovori koje potpisuje prvo lice organizacije ili lice koje on ovlasti na osnovu punomoćja ovjereni su pečatom organizacije. Pečat se stavlja na ugovor kada:

  • prisustvo potpisa;
  • dostupnost viza za potrebna lica;
  • ako se potpis na ugovoru poklapa sa uzorkom potpisa ovlašćenog lica u Registru uzoraka potpisa.

Registracija ugovora

Svi ugovori koje je potpisao rukovodilac preduzeća (ovlašćeno lice) prenose se u službu za upravljanje kancelarijama (ugovorno odeljenje) na registraciju uz dodelu odgovarajućeg broja ugovoru.

Svaka strana u ugovoru mora nakon potpisivanja da joj dodijeli serijski broj i osigura internu registraciju. Stoga je broj ugovora obično složen, sastoji se od odvojenih brojeva ugovornih strana, koji su napisani kroz razlomak,što nije uvijek zgodno (vidi primjer 14).

U praksi postoji i drugi način dodeljivanje broja ugovora: ako organizacija dobije ugovor koji već ima dodijelio broj jednoj strani, zatim druga strana, nakon što je izvršila internu registraciju, označava svoj registarski broj na poleđini poslednje stranice dokumenta. U ovom slučaju koristi se poseban pečat koji označava naziv organizacije, registarski broj ugovora i datum (vidi primjer 15). U ovom slučaju, broj ugovora će biti broj koji je dodijelila druga strana (vidi ugovor br. AB104 sa Leos LLC u primjeru 16).

Kada organizacija primi ugovor bez broja, dodjeljuje joj se broj koji odgovara registracionom broju, a zatim se stavlja na prvu stranicu dokumenta (vidi ugovor sa MOR CJSC br. 116/10/06 u primjeru 16).

Za velike kompanije može se preporučiti sljedeća struktura registarski broj ugovora: redni broj registracije u službi vođenja evidencije, broj strukturne jedinice prema odobrenoj klasifikaciji u organizaciji ili slovna oznaka strukturne jedinice, godina zaključenja ugovora. Na primjer: 108/07/06 ili 199-KS/06, gdje je KS slovna oznaka komercijalne službe.

Registracija ugovora vrši se u posebnom dnevniku, koji se po pravilu vodi u elektronskom formatu. Preporučujemo sljedeći sastav rubrika časopisa za registraciju ugovora:

  • matični broj;
  • dodatni broj (broj druge strane);
  • datum dogovora;
  • naziv druge ugovorne strane;
  • predmet ugovora;
  • valjanost;
  • odgovorna jedinica (odgovorni izvršilac);
  • ugovorna cijena;
  • dostupnost aplikacija;
  • koji je potpisao ugovor.

Ako organizacija koristi numeraciju ugovora kroz razlomak, tada se umjesto dvije kolone „broj registracije“ i „dodatni broj (broj druge strane) upisuje jedna – „broj ugovora“.

U određenom broju slučajeva, utvrđenih zakonom, ugovori zahtijevaju državnu registraciju. Na primjer:

  • ugovor o zakupu zgrade ili objekta zaključen na period od najmanje godinu dana podliježe državnoj registraciji i smatra se zaključenim od trenutka registracije;
  • licencni ugovori (registracija i preregistracija trgovačkih imena, žigova, uslužnih znakova, ustupanje potraživanja po zaštitni znakovi) stupaju na snagu tek nakon registracije kod Rospatenta;
  • bavi se zemljištem i dr nekretnina podliježe državnoj registraciji u skladu sa čl. 164 Građanskog zakonika Ruske Federacije.

Prenos potpisanog ugovora na drugu stranu

Ugovor potpisan u ime vaše organizacije prenosi se odgovornom izvršiocu uz potpis u listu odobrenja (vidi primjer 3 u prvom dijelu članka na strani 35. martovskog broja časopisa za 2006. godinu) radi prijenosa na drugu stranu. U našoj organizaciji, odgovornost za isporuku ugovora drugoj strani leži na izvođaču prema ugovoru. Po pravilu, u velikim preduzećima, slanje dokumenata se dodeljuje predškolske usluge, koja treba da vodi Registar poslanih dokumenata.

Ugovor se može poslati preporučena pošta sa potvrdom o prijemu. Može se predati ovlaštenim zvaničnici organizacija druge ugovorne strane ili na bilo koji drugi način koji vam omogućava da pouzdano potvrdite činjenicu prijema ugovora.

Prilikom slanja važnih dokumenata poštom, potrebno je to učiniti preporučenom poštom sa potvrdom o prijemu. Praćenje povrata obavještenja omogućit će vam da kontrolirate napredak isporuke ugovora partnerima. U nekim slučajevima je prikladno poslati dokumente sa spiskom priloga (u obliku vrijednih pisama i paketa).

Nažalost, dokumenti mogu biti izgubljeni, oštećeni ili dostavljeni sa zakašnjenjem kada se pošalju poštom. U svim ovim slučajevima, u skladu sa Pravilima za pružanje poštanskih usluga (odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. aprila 2005. br. 221), možete se obratiti pošti sa reklamacijom. Štaviše, kako poštanskom operateru koji je primio pošiljku, tako i poštanskom operateru na odredištu poštanske pošiljke. Poštari su dužni prihvatiti Vaš zahtjev na razmatranje u roku od 6 mjeseci od dana slanja dokumenata koje tražite ili oštećenih od njih.

Zahtev se podnosi u pisanoj formi. Uz njega su priložene kopije svih dokumenata koji se odnose na pitanje koje se razmatra. Prije svega, ovo je račun za slanje i popis priloga (ako je riječ o vrijednoj pošiljci). Primjerak ugovora o pružanju poštanskih usluga prilaže se samo ako je isti zaključen. Ako se suština reklamacije odnosi na kašnjenje u isporuci jednostavne pošiljke, tada je potrebno predočiti njenu ljusku sa naznačenim datumima prijema i prijema poštanske pošiljke.

Rokovi za razmatranje reklamacija zavise od geografije kretanja poštanske pošiljke sa kojom su nastali problemi. Za pošiljke unutar istog lokaliteta, treba vam odgovoriti u roku od 5 dana. Za sve ostale poštanske pošiljke a transferi - u roku od 2 mjeseca.

Izdavanje originala i kopija ugovora

Izdavanje originala i kopija ugovora sprovode službenici službe za vođenje evidencije (ugovorno odjeljenje) na osnovu pismenog zahtjeva. U našem preduzeću to je dokumentovano memorandumom. Trebalo bi navesti obrazloženje potrebe za pribavljanjem dokumenta, kome (ime i prezime, radno mjesto) i koliko dugo se izdaje. Vidjeti primjere dopisa u primjerima 17 i 18. Vidi primjer 19 za popunjavanje posebnog dnevnika koji bilježi činjenicu izdavanja i vraćanja dokumenata.

At izdavanje originalnog ugovora zaposleni službe za vođenje evidencije (ugovorno odeljenje), po proceduri koja je uspostavljena u našem preduzeću, dužni su da urade fotokopiju ugovora i prilože je u slučaju.

Za osiguranje reda i izbjegavanje gubitka važnih dokumenata, možete periodično provoditi sljedeću proceduru. Na kraju mjeseca kancelarijska služba (ugovorno odjeljenje) priprema izvještaj o kretanju ugovora. Na osnovu njega se šalju svi rukovodioci strukturnih odjeljenja kancelarijske bilješke sa listom ugovora koje treba vratiti (vidi primjer 20).

Računovodstvo dokumenata drugih ugovornih strana

Interni regulatorni dokument treba da definiše listu registracionih i konstitutivnih dokumenata koje treba tražiti od druge ugovorne strane pre zaključenja transakcije sa njom. Sastav dokumenata zavisi od toga s kim vaša organizacija ima posla – to su pojedinac ili pravni, rezident ili nerezident Ruske Federacije (o ovom pitanju smo detaljnije govorili u prvom dijelu članka objavljenog u prethodnom broju časopisa).

Svu potrebnu dokumentaciju o drugoj ugovornoj strani odgovorni izvršilac uz ugovor dostavlja službi za upravljanje kancelarijama (ugovorno odjeljenje), gdje se čuvaju. Dokumenti ugovornih strana se formiraju u predmete prema sistemu kartoteke po abecednom redu sa opštim imenikom, koji se obično vodi u elektronskom obliku (označava i broj predmeta u kojem se pohranjuju dokumenti druge ugovorne strane). Svakoj drugoj strani može se dodijeliti šifra.

Prilikom sklapanja više ugovora sa istom drugom stranom nije potrebno ponovno dostavljanje dokumenata. Po prijemu svakog novog ugovora, dokumentacija se provjerava na:

  • pravo potpisivanja ugovora, mandat rukovodioca preduzeća;
  • rok važenja licence, punomoćja;
  • adrese registracije;
  • usklađenost predmeta ugovora sa pravcem aktivnosti druge ugovorne strane u skladu sa poveljom.

Ako je potrebno, od druge ugovorne strane mogu se tražiti dodatna dokumenta.

Čuvanje ugovora

Ugovore koje je potpisala ovlašćena osoba organizacije zaposleni u evidencijskoj službi (ugovorno odeljenje) prenose odgovornom izvršiocu, a ugovori koje su potpisale sve strane (obično su to bilateralne transakcije) ostaju u evidencijskoj službi za operativno skladištenje. .

Svi ugovori su formirani u predmete u skladu sa nomenklaturom predmeta činovničke službe (ugovorno odeljenje), koja je deo Konsolidovane nomenklature predmeta preduzeća. Prilikom sastavljanja nomenklature vrlo je važno odabrati klasifikacijske šeme za njenu izradu.

Glavni zahtjev je da naslov predmeta treba jasno i u generaliziranom obliku odražavati glavni sadržaj i sastav dokumenata kompleksa, jer se po naslovu vrši pretraga potrebna dokumenta. Zaglavlja predmeta mogu se odrediti u procesu formiranja i izvršenja predmeta, međutim, u svakom slučaju, prilikom njihovog sastavljanja treba se pridržavati utvrđenih pravila.

Obavezni elementi naslova predmeta su:

  • naziv vrste kompleksa (predmet, prepiska) ili naziv vrste dokumenata (protokoli, ugovori i sl.);
  • slijede razjašnjavajući podaci, čiji sastav i redoslijed određuju priroda dokumenata predmeta:
  • ime autora dokumenata (naziv organizacije ili strukturne jedinice);
  • adresat ili dopisnik (naziv organizacije u koju su dokumenti poslani ili od koje su primljeni);
  • generalizovano sažetak dokumenti predmeta;
  • navođenje lokacije dopisnih organizacija (teritorija, lokalitet);
  • datume na koje se dokumenti predmeta odnose;
  • naznaku autentičnosti ili kopije dokumenata sadržanih u dosijeu.

U nekim slučajevima moguće je formirati slučajeve na bazi objekta. Dakle, u jednom slučaju će se formirati ugovori, zaključeni sa određenom organizacijom, koja će delovati kao određeni objekat.

Stoga je pri izradi nomenklatura predmeta potrebno prije svega razviti princip klasifikacije ugovora u preduzeću na način da omogućava najbržu moguću pretragu ugovora, omogućava razumnu distribuciju dokumenata i formiranje predmeta. Zaista, često se ugovori ne sklapaju na godinu dana, već uz mogućnost njihovog naknadnog produženja. Stoga, obično u službenoj službi (ugovorno odjeljenje) može se pohraniti veliki broj važećih ugovora sklopljenih prije nekoliko godina.

Periodi čuvanja dokumenata utvrđuju se u skladu sa "Listom standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja" (M., 2000), sa spiskovima odeljenskih dokumenata i dr. normativni dokumenti. Istovremeno, ugovore sa fiksnim rokom trajanja treba izdvojiti posebno, na primjer:

  • ugovori o poklonu;
  • kupoprodajne ugovore zemljišne parcele, zgrade, prostorije;
  • ugovori o dugoročnom kreditiranju i investicionim aktivnostima;
  • ugovori o pravu svojine, posedovanja, korišćenja, raspolaganja imovinom (trajni rok čuvanja za sve ugovore ove grupe utvrđen je članom 57, au isto vreme za pojedinačne ugovore ove grupe Listom su utvrđeni izuzeci - kraći rokovi skladištenje, na primjer, član 28 obavezuje da se skladišti kupoprodajni ugovori - prodaja dionica od strane dioničara samo 5 godina nakon njihovog isteka);
  • ugovori o registraciji i preregistraciji trgovačkih imena, žigova, uslužnih znakova;
  • ugovori o prijemu i predaji prostorija u zakup;
  • privatizacioni ugovori;
  • sporazumi o ekonomskim, naučnim i kulturnim odnosima;
  • ugovori o nabavci materijala (sirovina), proizvoda, opreme za državne potrebe.

Treba napomenuti da prilikom skladištenja i formiranja predmeta svaki ugovor treba da bude praćen ne samo dodatnim sporazumima o njegovoj izmeni i dopuni, već i, ako je to određeno uslovima ugovora, pisma o promeni detalja strane, kao i pisma o raskidu ugovora u jednostranom okeanu. Takva pisma primljena od druge ugovorne strane moraju biti registrovana. Pisma koja vaša organizacija šalje drugoj strani takođe moraju biti registrovana i označena kao primljena od strane ovlašćenog lica druge ugovorne strane. Uz svaki ugovor mogu se priložiti listovi odobrenja sa specijalističkim vizama.

Navedimo kao primjer fragment nomenklature predmeta činovničke službe, direktno vezanih za ugovorni rad:

1 Vidi saveznog zakona od 07.08.2001. br. 115-FZ „O suzbijanju legalizacije (pranja) prihoda stečenih kriminalom i finansiranja terorizma“.