» »

Elektronsko upravljanje dokumentima Tatneft. DOCFLOW: elektronsko upravljanje dokumentima, teorija i praksa EDMS (elektronski sistem upravljanja dokumentima), ECM, sistem upravljanja dokumentima, automatizacija, upravljanje dokumentima, program za elektronsko upravljanje dokumentima

Sa uvođenjem elektronskog sistema za upravljanje dokumentima u posljednje dvije godine sve češće se moramo suočiti EDMS "praksa" razvijena ovde u Tatarstanu. Naletim i na drzavne strukture i na komercijalne, sto je naravno lepo, sistem je nas tatarski kako se kaze « Bik Aybat", ali s obzirom na oskudnu funkcionalnost sistema, suočeni ste sa nerazumljivošću, zašto kupcima treba ovako jadan sistem koji se ne može ni nazvati EDMS???

Ali prvo stvari.

Zlatna kiša od ministra "prakse"

EDMS "Praksa" je 2006. godine razvila kazanska kompanija "Document Management Systems". Sistem je usluga u oblaku gdje se mjesečno naplaćuje naknada za svakog korisnika EDMS-a. Sistem je zapravo stvoren po nalogu vlade Tatarstana, nakon čega se proširio po republici uz pomoć administrativnih odluka i pritisaka.

Sada se politika distribucije nije promijenila, EDMS "Praksa" se i dalje distribuira uz pomoć administrativnog pritiska ministra komunikacija Nikiforova, čiji su bivši partneri i prijatelji Nikifrov Timur Yakubov i Dmitry Yurtaev prema Kazanskom portalu (http://e-kazan.ru/) su vlasnici kompanije Document Management Systems. Takođe, Nikiforov i Yakubov su zajedno radili kao programeri na Istraživačkom institutu za matematiku i mehaniku. Čebotarjev u Kazanju državni univerzitet sponzorirao George Soros.

Naš ministar komunikacija Nikolaj Nikiforov je najbolji „menadžer prodaje“ SED prakse

Na ovog trenutka Praktika EDMS koristi oko 4.000 organizacija: Ministarstvo unutrašnjih poslova Ruske Federacije, Ministarstvo kulture Ruske Federacije, Ministarstvo prirodnih resursa Ruske Federacije, Ruska akademija nacionalne privrede i javne uprave pod predsjednikom Ruska Federacija, Vlada Moskve, Primorski kraj, Republika Tuva, Tatneft, Kamaz i druge organizacije.

4000 klijenata u samo 9 godina postojanja kompanije- ovo je stvarno super, s obzirom da je 90% njih "Document Management Systems" uspio dobiti samo u posljednje 3 godine. Ovo je samo neka vrsta fenomenalnog uspjeha, jer ako uporedimo glavne oldtajmere tržišta, onda oni imaju slabe pokazatelje - Directum ima samo 1700 kupaca za 12 godina, a EOS ima 6.000 kupaca za 20 godina.

Timur Yakubov - suvlasnik "Document Management Systems" i dobar prijatelj Ministar komunikacija Nikolaj Nikiforov

Ispostavilo se da postoje veze na nivou vlade, što znači da ćete imati i gesheft i profitabilan posao, nema veze - idi na posao i ne plači. Dobar primjer nepotizam, koji vjerovatno svi već znaju.

Zanimljivo, da li Vladimir Vladimirovič uopšte zna?

Mogućnosti EDMS "praksa"

Na službenoj web stranici EDMS "Praksa" predstavljene su sljedeće prednosti:
  • Jednostavnost održavanja i implementacije
  • Intuitivno sučelje
  • Mogućnost rada na daljinu
  • Online saradnja sa drugim organizacijama
  • Upotreba elektronski potpis
  • Fleksibilnost u postavljanju prava pristupa
  • 24/7 tehnička podrška
  • Fleksibilna skalabilnost
  • Mobilna kancelarija šefa

Neću još dugo pobijati prednosti koje je naznačio developer, samo ću vam reći šta sam vidio i naučio od Praksa EDMS, gledajući jedan od objekata u Republici. Shvatićete mogućnosti ovog takozvanog SED-a.

Dakle, evo stožerne tabele:

OPĆE INFORMACIJE
Korišćene tehnologije Razvijen u PHP programskom jeziku
DBMS Oracle/MySQL
Principi rada izbor:
  • Tanki klijent (web)
  • iPad klijent
  • Android klijent
Mogućnosti
  • Ukupno postoje 4 vrste grupa dokumenata:
    • inbox
    • odlazni
    • Apeli građana
    • Interni
  • Registriranje samo unaprijed postavljenih 4 vrste dokumenata
  • Koordinacija / Potpisivanje samo 3 vrste dokumenata: izlazni, interni, odgovori na apele građana
  • Elektronska arhiva
Lokacija ugradnje SaaS rješenje, serveri se nalaze u Republici Tatarstan, Kazan

Rješenje je moguće instalirati i na opremu kupca, ali u ovom trenutku je u tome uspjela samo kancelarija gradonačelnika Moskve.

U stvari, sistem je SaaS rješenje.
EDMS FUNKCIONALNOST
Registracija prepiske

    Ukupno 4 funkcije:

    • ručna registracija,

      dodati skenirane stranice u registrovani dokument,

      kreirajte novu karticu i dodajte joj stranice iz raznih aplikacija i sa skenera,

      dodajte stranice u najnoviji dokument.

    Postoji samo 1 dolazna i 1 odlazna grupa. One. ne postoji način za kreiranje dodatnih grupa:

    • podijeliti prepisku u različite grupe,

      dodijeliti im različita prava pristupa, automatska pravila za obradu ovih dokumenata i postaviti pojedinačna obavještenja za svaku grupu, pravila arhiviranja itd.

Sva pisma dolaze samo na dolazna ili odlazna sa istim karticama dokumenata i pravilima rada.

    Ne postoji registar i kretanje papirnih dokumenata, ne postoji mogućnost praćenja lokacije originalnih dokumenata, tj. u stvari, sistem ne podržava mešoviti radni tok, već samo elektronski.

Ova funkcionalnost je neophodna kako za dalje otpisivanje predmeta tako i za minimiziranje dupliciranja informacija, jer morat ćete uzeti u obzir njihovu lokaciju u nekom dodatnom sistemu.
Koordinacija
  • Možete odobravati i potpisivati ​​samo nacrte dokumenata koji se odnose na grupe odlaznih, internih, odgovora na apele građana.
  • Nije moguće izdvojiti posebne grupe: ugovori, narudžbe, fakture itd.
  • Nema procesnog rutera, procesni predlošci
Naredbe
  • Izvršenje naloga i kontrola izvršne discipline
  • Sistem podržava sljedeće vrste instrukcija:
    • rezoluciju
    • stav
    • podređeni nalog
    • nacrte naloga i podređenih naredbi
arhiva Sistem ne podržava upravljanje skladištem, tj. postavljanje perioda skladištenja i radnji po njihovom isteku (na primjer, pohraniti 5 godina, a zatim uništiti).

One. nemoguće je garantovati sigurnost dokumenata tokom rok dospijeća i spriječiti njihovo brisanje, plus postoji skladištenje dokumenata iznad utvrđenih standarda, što može uzrokovati pravne rizike.

Postoji samo priručnik „Nomenklatura predmeta“ za označavanje gde se nalazi dokument, tj. neki analog ličnih foldera u koje korisnici mogu premještati dokumente.
Traži
  • Pretražujte samo po atributima kartice dokumenta
  • U sistemu nema pretraživanja po cijelom tekstu; mogućnost traženja dokumenta po tekstu.
Izvještaji
  • U osnovnom paketu već postoje 2 vrste izvještaja:
    • prema dokumentima,
    • i izvođenje sa detaljnim detaljima svake stavke
  • Mogućnost kreiranja novih izvještaja samo uz dodatnu naknadu i samo kontaktiranjem tehničke podrške u Kazanju.
  • Svi izvještaji se prikazuju u web pretraživaču
Rad sa fajlovima U sistemu Praktika dokument se transformiše u niz zasebnih datoteka – slika („stranice dokumenata“ u smislu Praktika sistema).

Na karticu dokumenta možete priložiti MS Word / Excel, PDF, TIFF fajlove, ali će svi oni biti konvertovani u JPG format, tako da svi dokumenti u sistemu Praktika

  • nije moguće uređivati
  • nema kontekstualne pretrage u dokumentima
  • nema istorije verzija fajla sa izmenama
Održavanje imenika Postoje samo sljedeće vrste direktorija:
  • Organizacije - samo privilegovani korisnici mogu kreirati nove ugovorne strane
  • Korisnici - samo korisnici Super administratora i tehnička podrška u Kazanju mogu kreirati i dodjeljivati ​​prava
  • Rubrikator - samo tehnička podrška u Kazanju može pokrenuti nove rubrike
Provjera ponovljivosti
  • Provjera ponavljanja se provodi samo u karticama "Apeli građana" punim imenom na zahtjev Vlade Moskve
  • Za druge grupe dokumenata, na primjer, za dolazne dokumente, ne postoji provjera ponavljanja
Stream skeniranje i rad sa bar kodovima EDMS "Praksa" ne podržava funkciju strimovanja skeniranja, prepoznavanja, bar-kodiranja i automatskog pričvršćivanja skeniranog dokumenta na AC.
Istovremeno uređivanje jednog fajla Ne, jer ne postoje sami fajlovi koji se mogu uređivati, već samo JPG slike.
Integracija sa Active Directoryjem Ne
Automatski sistem zamene zaposlenih da,
  • zaposlenik može odrediti zamjenskog korisnika tako što će označiti potvrdni okvir i izabrati korisnika. Ne postoji mogućnost specificiranja termina i vremena zamjene.
  • Trajna zamjena se konfiguriše samo kontaktiranjem tehničke podrške u Kazanu
Prisustvo procesnog rutera. Mogućnost prilagođavanja procesa pripreme / odobravanja / potpisivanja / pregleda / upoznavanja dokumenata br.

Ne postoji ruter ili uređivač poslovnih procesa, primaoci se dodaju ručno.

One. za postavljanje fleksibilnih ruta odobrenja, na primjer, ugovori neće funkcionirati ni na koji način. Pa, osim ako ne platite puno novca programeru i on implementira ovu funkcionalnost umjesto vas.
Paralelne/serijske/mješovite rute Da, svaki put iznova je naznačeno u kartici kome se dokument šalje na odobrenje i potpis.
Ruta po ulogama/pozicijama Ne
Verzija kartica dokumenata (ponovno pokretanje rute nakon N broja uređivanja i neslaganja) Ne
Verzija fajla Ne
Mogućnost korištenja odgovarajućih šablona ruta Ne
Upravljanje vitalnim statusom dokumenata Da.

Radite samo sa kreiranim statusima, ne postoji mogućnost kreiranja sopstvenih i konfigurisanja procesa i prava pristupa za svaki status.
MOBILNE APLIKACIJE
Dostupnost i mogućnosti iPAD klijenta
  • Rad sa narudžbama
  • Ne postoji arhiva zadataka i dokumenata sa kojima sam radio
Sigurnost prijenosa podataka na iPad-u Zaštita informacija pri radu sa mobilnog uređaja, veza se vrši preko VipNet kanala.

ALI samo ako su ispunjeni sljedeći uslovi:

  • iOS operativni sistem:
    • verzije 4.2.x, 4.3.2, 4.3.3 - za iPad 1, iPhone 3G, iPhone 3GS, iPhone 4;
    • verzija 4.3.3 - za iPad 2;
    • verzija 5.0.1 - za iPad 2, iPhone 4S;
    • verzija 5.1.1 - za iPad 1, iPad 2, iPhone 4, iPhone 4S, iPhone 3GS.
  • Uređaj mora biti jailbreak, odnosno pristup njegovom sistemu datoteka je otključan i instaliran Cydia paket menadžer.
Odnosno
  • iOS ažuriranja ne bi trebalo da se instaliraju
  • Ako postoji potreba za instaliranjem nekih drugih aplikacija, onda može doći do problema s instalacijom, njihovim stabilnim radom i podrškom.
Korištenje e-potpisa na iPad-u
  • Ne postoji kvalifikovani elektronski potpis.
  • Crypto Pro koji se isporučuje s Practice nije kvalificiran. A onaj za koji je dobijena dozvola FSB-a vezan je za određeni IOS. (IOS 6.1.)
  • Certifikat elektronskog potpisa je pohranjen na iPad-u, tako da ako se iPad izgubi, certifikat će biti izgubljen zajedno s njim
Pametne kartice nisu podržane
Dostupnost Windows aplikacije za rukovodioce, mogućnosti
  • Razmatranje/upoznavanje dokumenata
  • Koordinacija / potpisivanje dokumenata
  • Rad sa narudžbama
  • Sigurnost podataka: elektronski potpis
  • Zaštita informacija pri radu sa mobilnog uređaja, veza se vrši preko VipNet kanala.
Dostupnost rješenja za tablete na Windows 8.1, karakteristike br.
Prisustvo Android klijenta Da
DRŽAVNI ORGANI
MEDO Da.

Svi MEDO dokumenti se šalju u "Inbox" bez brojeva i dostupni su kroz "MEDO" filter
SMEV Da, ali integracija sa jednim državni portal nema usluga.
Apeli građana Da
SIGURNOST
Upotreba kvalifikovanog elektronskog potpisa ne,
  • koristi Crypto Pro
  • kartica dokumenta ni na koji način ne pokazuje da je dokument potpisan EDS-om
  • elektronski potpis ne radi kako treba - digitalni potpis ni na koji način ne reaguje na promene napravljene ni na kartici dokumenta ni prilikom zamene datoteke.
Podržani kripto provajderi Crypto Pro
Elektronsko potpisivanje dokumenata Da
Elektronsko potpisivanje instrukcija Da
Šifrovanje fajla Ne
Razlikovanje prava pristupa dokumentima

Samo tri (diferencijacija po pravima pristupa dokumentu, razlikovanje korisnika po ulogama, dnevnik radnji korisnika).

Ne postoji postavka za korisničke grupe; kada kreirate novog korisnika, morate više puta izvoditi iste radnje.
Upotrebljivost
Principi rada Workplace prema modelu računarstva u oblaku.
  • Nedostatak interfejsa je veliki broj polja i ručne operacije.
  • Ne postoji način da sortirate liste dokumenata i zadataka tako što ćete kliknuti, na primjer, sortirati kolonu po abecednom redu ili u opadajućem redoslijedu itd.
Mogućnost brendiranja sistema Da.
  • Mogućnost postavljanja logotipa u zaglavlje sistema
  • Mogućnost postavljanja logotipa na početnu stranicu iPAD aplikacije
IMPLEMENTACIJA
Kursevi studija Da, postoje samo kursevi na daljinu za korisnike i sistemske tehnologe.
Dokumentacija Prisustvo samo korisničke dokumentacije.

Ne postoji dokumentacija o implementaciji rješenja, o njegovoj konfiguraciji i podršci.
Principi implementacije, pružene usluge
  • Radovi na implementaciji uključuju:
    • Pregled poslovnih procesa i strukture kupaca
    • Razvoj zahtjeva za tehnologijom
    • Omogućava pristup tipičnoj i jednoobraznoj za sve EDMS konfiguracije
    • Povezivanje korisnika na udaljeni sistem putem IP adrese
    • Prava pristupa konfiguriše služba tehničke podrške u Kazanju
PRILAGOĐAVANJE, DALJNJI RAZVOJ & PODRŠKA
Podešavanje polja u kartici dokumenta Skup metapodataka je fiksan, nije moguće dodati potrebna polja na karticu dokumenta. Ne postoji način rada sa različitim specifičnim vrstama dokumenata, na primjer, administrativnim ili ugovornim.
Integracija sa drugim IT sistemima Ne
Kreiranje novih predložaka izvještaja Ne
Podrška Korisnička podrška i konsultacije se obavljaju samo preko stručnjaka call centra u Kazanju.
LICENCIRANJE I TROŠKOVI
Principi licenciranja
  1. Mjesečna uplata za korištenje licence samog sistema
  1. Plus mjesečno plaćanje za svakog povezanog korisnika
Cijena

Trošak rada sa EDMS "Praksa" iznosi 5 hiljada rubalja. mjesečno za licencu plus 250 rubalja. za svakog korisnika.

One. na primjer, za 100 korisnika, cijena samog sistema licenci, bez njegove konfiguracije i podrške, iznosit će oko 360.000 rubalja. u godini. Nije tako povoljno.

ZAKLJUČCI:

Sistem Praktika je prvenstveno prilagođeni razvoj. Osnovna funkcionalnost sistema su osnovne mogućnosti registracije, odobravanja, izvršenja i kontrole izvršenja dokumenata. Ova funkcionalnost je razvijena u skladu sa procedurom rada koju su usvojile Vlade Moskve i Republike Tatarstan.

Sistem samo podržava elektronsko upravljanje dokumentima i ne podržava kretanje papirnih originala.

Sistem je loše prilagođen komercijalne organizacije zbog nedostatka mogućnosti prilagođavanja sistema vašim zahtjevima, postavljanja ruta odobrenja, postavljanja polja, slabe sigurnosti podataka, nedostatka mogućnosti kreiranja vlastitih grupa dokumenata sa potrebnim skupom polja.

"Vježba" ne odgovara i vladine agencije, zbog prisustva zapravo samo osnovne funkcionalnosti EDMS-a i slabih mogućnosti rada sa MEDO i SMEV.

Osim toga, ima pritužbi na stabilnost sistema, posebno nakon što je služba tehničke podrške napravila globalne promjene.

Sistem se stalno unapređuje, a sve inovacije se odmah primjenjuju na radni Saas server bez provođenja preliminarne procedure testiranja.

Mišljenje "Gilda menadžera dokumentacije" o EDMS "Praksa"

Da ne biste mislili da nisam fer prema EDMS "Praksa" želim dati povratnu informaciju o sistemu Sergeja Afanasjeva izvršni direktor Cehovi sa web stranice CNews:
“Sistem je u velikoj mjeri usmjeren na obezbjeđivanje rada službene korespondencije i apela građana, a uglavnom na operativne aspekte ovog posla. Duboka modernizacija sistema je veoma poželjna. Istovremeno se mogu sačuvati glavni koncepti, tehnička i interfejs rješenja. Istraživanje je sprovedeno u vezi sa ozbiljnim problemima koji su nastali tokom rada i dorade ovog sistema za potrebe određenog uređaja.. http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - Mišljenje o tatarskom EDMS "Praksa", tok dokumenata iz Tatarstana

PJSC TATNEFT je organizovao brzu razmenu elektronskih dokumenata između 22 svoje divizije, kao i sa 73 spoljne strane koristeći "1C: Enterprise 8"

Specijalisti kazanskog ureda "1C-Rarus" implementirali su elektronski sistem upravljanja dokumentima u PJSC "Tatneft". Novi sistem, kreiran na osnovu rješenja 1C:Upravljanje dokumentima 8 CORP i usluge 1C-Taxcom, pokrio je 2.500 radnih mjesta u 22 divizije holdinga. Najveći dio toka dokumenata je prebačen na elektronski oblik. Smanjeno vrijeme za formiranje, odobravanje i potpisivanje dokumenata. Značajno ubrzana razmjena dokumenata unutar kompanije. Organizovana elektronska razmjena pravno značajnih dokumenata sa 73 eksterne ugovorne strane. Implementirana automatska provjera ispravnosti popunjavanja ulaznih dokumenata. Vrijeme unosa primarnih podataka u računovodstvene sisteme preduzeća svedeno je na minimum. Osigurana ciljana dostava elektronski dokumenti određenim primaocima - svaki dokument sada automatski pronalazi svog primaoca među stotinama odgovornih osoba koje se nalaze u stotinama objekata preduzeća. Dokumenti se više ne gube. U bliskoj budućnosti, menadžment PJSC TATNEFT planira da

PJSC "Tatneft" je organizovao brzu razmenu elektronskih dokumenata između 22 sopstvene divizije,
kao i sa 73 vanjske ugovorne strane koje koriste "1C:Enterprise 8"

Specijalisti Kazanjska kancelarija "1C-Rarus" implementirao sistem elektronskog upravljanja dokumentima u PJSC "Tatneft". Novi sistem, kreiran na osnovu rješenja 1C:Upravljanje dokumentima 8 CORP i usluge 1C-Taxcom, pokrio je 2.500 radnih mjesta u 22 divizije holdinga. Najveći dio toka dokumenata prebačen je u elektronski oblik. Smanjeno vrijeme za formiranje, odobravanje i potpisivanje dokumenata.Značajno ubrzana razmjena dokumenata unutar kompanije. Organizovana elektronska razmjena pravno značajnih dokumenata sa 73 eksterne ugovorne strane. Implementirana automatska provjera ispravnosti popunjavanja ulaznih dokumenata. Vrijeme unosa primarnih podataka u računovodstvene sisteme preduzeća svedeno je na minimum. Osigurana je adresirana isporuka elektronskih dokumenata određenim primaocima - svaki dokument sada automatski pronalazi svog adresata među stotinama odgovornih lica smještenih u stotinama objekata preduzeća. Dokumenti se više ne gube. U bliskoj budućnosti, menadžment PJSC TATNEFT planira da replicira sistem na svih 160 preduzeća holdinga.

PJSC Tatneft je jedan od najvećih ruskih naftne kompanije, međunarodno priznati vertikalno integrisan holding. U sklopu proizvodnog kompleksa kompanije, proizvodnja nafte i gasa, prerada nafte, petrohemija, kompleks guma, mreža benzinskih pumpi i blok uslužnih struktura.

Svakodnevno zaposleni u PJSC TATNEFT rade sa hiljadama dokumenata, od kojih značajan deo čine dokumenti za prodaju robe - ugovori, sporazumi, tovarni listovi, fakture, akti itd. U cilju povećanja efikasnosti preduzeća, menadžment PJSC TATNEFT je odlučio da uvede sistem elektronskog upravljanja dokumentima (EDM), koji bi ubrzao formiranje, odobravanje i potpisivanje ovih dokumenata. Bilo je potrebno standardizirati i automatizirati lance odobravanja dokumenata, osigurati potpisivanje dokumenata sa poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom, te organizirati brzu razmjenu potpisanih dokumenata kako unutar kompanije, tako i sa trećim stranama.

Za pilot implementaciju sistema izabrano je Odeljenje Tatneftesnab, koje se bavi logistikom podsektora PJSC Tatneft. 1C-Rarus Kazan je pozvan kao implementacijski partner. Osnova za kreiranje sistema bila je „1C: Upravljanje dokumentima 8 CORP“ ​​i usluga elektronske razmjene dokumenata „1C-Taxcom“.

Za 8,5 mjeseci novi sistem EDI je raspoređen na 2.500 radnih mjesta. U prvoj fazi projekta organizovana je razmena pravno značajnih dokumenata između Uprave Tatneftesnaba i jednog od glavnih partnera PJSC Tatneft, kompanije TMS-group, koja je deo naftnog servisnog holdinga TAGRAS-Holding. U drugoj fazi projekta, sva 73 preduzeća TAGRAS-Holdinga povezana su na sistem elektronskog upravljanja dokumentima sa upravom Tatneftesnaba. Na godišnjem nivou, tok dokumenata PJSC TATNEFT sa ovim holdingom iznosi oko 44,8% ukupnog toka eksternih dokumenata kompanije. U trećoj fazi automatizovana je razmena dokumenata unutar kompanije - između uprave Tatneftesnaba i 22 strukturna odeljenja PJSC Tatneft.

Ključni rezultati implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima:

  • Organizirana je brza razmjena pravno značajne dokumentacije sa izvođačima radova. EDI sistem je integrisan sa računovodstvenim sistemima kompanije. Za operacije otpreme, korisnik EDF-a kreira dokument u svom računovodstvenom sistemu, učitava ga u sistem elektronskog upravljanja dokumentima, gdje se automatski pokreće proces odobravanja predefinisanog za ovu vrstu dokumenata. Dokument potpisan od strane ovlaštene osobe automatski ide preko EDI operatera do druge ugovorne strane.
  • Značajno smanjena količina papirnog toka rada unutar preduzeća. U skladu sa odredbama savezni zakon 402-FZ i93st. NCRF kompanija je razvila vlastiti format elektronskog tovarnog lista za puštanje materijala u stranu i njihovo kretanje između vlastitih odjeljenja - format M-15 koristeći poboljšani kvalifikovani elektronski potpis. Upotreba ovog dokumenta omogućila je značajno smanjenje obima interne papirologije i smanjenje vremena za pripremu i podnošenje dokumenata poreskim organima.
  • Ubrzano odobravanje dokumenata. Više od 400 standardnih lanaca je konfigurisano u sistemu za koordinaciju svake vrste dokumenata u kontekstu poslovnih procesa i podela kompanije. U koordinaciji učestvuje oko 2500 korisnika, uklj. više od 200 zaposlenih koji imaju pravo na digitalni potpis.
  • Omogućena je adresirana dostava elektronskog dokumenta određenom primaocu. U tu svrhu dodato je 15 dodatnih polja u obrasce elektronskih dokumenata koja sadrže podatke o adresi otpreme i mjestu isporuke. materijalna sredstva i elektronski dokumenti njima. Suprotna strana (kupac, ako je organizacija treće strane) ili primalac (ako je strukturna jedinica) podnosi zahtev za nabavku bilo koje opreme ili materijala računovodstvenom sistemu Odeljenja Tatneftesnaba putem web interfejsa i popunjava dodatna polja. Elektronski dokument koji se obrađuje u sistemu automatski se šalje primaocu pomoću podataka navedenih u ovim poljima. Time je eliminisana potreba da se ručno odredi u koje skladište i u koje odjeljenje dokument treba poslati. Svaki dokument sada automatski pronalazi svog primaoca među stotinama odgovornih lica lociranih u stotinama objekata preduzeća – i prilikom slanja i prilikom prijema.
  • Pojednostavljeno formiranje i kontrola ispravnog popunjavanja dokumenata. Danas u "Tatneft" ulazi u sistem primarni dokumenti po ugovorima ne obavljaju računovođe, već inicijatori ugovora. Druga strana je, u skladu sa uslovima ugovora, dužna da prilikom generisanja dokumenta koristi šifre referentne nomenklature Tatnefta. Po prijemu dokumenta, sistem automatski provjerava usklađenost kodnih brojeva sa imenikom, a također kontrolira dostupnost podataka potrebnih za pokretanje dokumenta u lancu odobravanja sa odgovorna lica. Time je smanjen broj ručnih operacija i grešaka pri unosu primarnih dokumenata u sistem. U budućnosti se planira implementacija mogućnosti unakrsne provjere kompletirane dokumentacije u EDI sistemu i računovodstvenom sistemu, što će, prema procjenama menadžmenta, smanjiti troškove rada za vođenje evidencije za nekoliko posto.

Trenutno, EDI sistem u PJSC TATNEFT nastavlja da se aktivno razvija:

  • Kompanija planira da pređe na EDI sa maksimalnim brojem svojih partnera, uključujući i one sa malim partnerske kompanije koje trenutno nisu spremne za implementaciju elektronskog sistema upravljanja dokumentima. Oni će moći da razmjenjuju elektronske dokumente putem web portala: druga strana na portalu će izraditi elektronski dokument, ovjeriti ga ličnim ključem elektronskog potpisa i poslati ga pododjelima Tatnefta preko EDI operatera.
  • Drugi pravac razvoja sistema je implementacija automatskog generisanja knjiženja. Zbog toga se trenutno radi na besprekornoj integraciji EDI-ja sa različitim računovodstvenim sistemima kompanije. EDI sistem će informisati računovodstveni sistem o promenama statusa određenih dokumenata (dokument je odbijen, potpisan od strane primaoca, potpisan od obe strane itd.), na osnovu ovih statusa automatski će se generisati potrebni unosi u računovodstveni sistem. Sa takvom šemom rada, računovodstvo preduzeća će odražavati poslovanje samo na elektronskim dokumentima koje su potpisale obje strane, a računovodstveno odjeljenje će biti oslobođeno potrebe za storniranjem u vanrednim situacijama. To će smanjiti troškove rada, smanjiti porezne rizike i smanjiti broj dokumenata za pojašnjenje za poreznu inspekciju.
  • Pored toga, planira se implementacija mogućnosti rada sa EDI kroz mobilna aplikacija, koji će zaposlenima dati mogućnost koordinacije i potpisivanja dokumenata u bilo koje vrijeme, u bilo kojem objektu i sa bilo kojeg mobilnog uređaja povezanog na internet.
  • Da bi se optimizovao rad sa bankama koje opslužuju preduzeća Tatneft, biće organizovana direktna razmena dokumenata putem usluge 1C: DirectBank, koja će omogućiti slanje naloga za plaćanje banci i primanje izvoda tekućeg računa direktno iz računovodstvenih sistema, bez prelaska na klijent-banku. ". Time će se smanjiti vrijeme preuzimanja i učitavanja elektronskih fajlova, kao i dodatno usaglašavanje računovodstvenih dokumenata sa podacima iz izvoda.

Akhmetshin Ramil Akhmetovich, zamjenik glavnog računovođe, kustos projekta u Tatneft PJSC, napominje:“Krenuli smo putem po sljedećem principu: formiranje elektronskog dokumenta u bilo kojem informacioni sistem treba izvršiti samo jednom na strani izvođača - druga strana je kreirala dokument, potpisala ga i poslala elektronskim putem. Sa ovim dokumentom ne bismo trebali ništa raditi osim odobrenja i potpisivanja. Sve bi trebalo da bude automatizovano: koordinacija duž jedinstvenog lanca, potpisivanje, automatsko slanje potpisanog dokumenta drugoj strani i automatsko generisanje transakcija u računovodstvenom sistemu. Istovremeno, troškovi unosa dokumenata u računovodstvene sisteme trebali bi biti jednaki nuli. Ovo nova prilika, koji nam EDI sistem daje u integraciji sa računovodstvenim sistemom. A ovo je značajna promjena u filozofiji rada sa dokumentima u preduzeću. Rešenja sistema "1C:Enterprise 8" pomažu nam da realizujemo ove zadatke.

Danas 2.500 zaposlenih u PJSC TATNEFT već uspešno radi u EDI sistemu zasnovanom na 1C, organizovana je efikasna razmena dokumenata kako unutar preduzeća tako i sa spoljnim partnerima. Naš zadatak za stratešku budućnost je da sav interni tok dokumenata pretvorimo u elektronski oblik i da EDI sistem učinimo sistemom na nivou holdinga, na koji će sve podružnice Tatnefta (više od 160 organizacija) biti povezane u fazama, kao i uključiti maksimalni iznos naših partnera, kojih ima na desetine hiljada.

PJSC "Tatneft"- jedna od najvećih ruskih naftnih kompanija, međunarodno priznati vertikalno integrisani holding. U okviru proizvodnog kompleksa Kompanije, kontinuirano se razvijaju proizvodnja nafte i gasa, prerada nafte, petrohemija, kompleks guma, mreža benzinskih stanica i blok uslužnih struktura. Tatneft takođe učestvuje u kapitalu kompanija u finansijskom (bankarskom i osiguravajućem) sektoru.

Uprava "Tatneftesnab" je moderan visokotehnološki kompleks koji obezbeđuje snabdevanje preduzeća grupe kompanija PJSC TATNEFT visokokvalitetnim proizvodima za industrijske i tehničke svrhe. Odjel uključuje: administrativni aparat (Bugulma), bazu Almetjevsk, bazu Bugulma, bazu Leninogorsk, bazu Nižnjekamsk.

"TMS grupa" je mlada kompanija koja se dinamično razvija i posluje na tržištu naftnih usluga u Republici Tatarstan i Ruska Federacija općenito. Stvorena na osnovu moćnog bloka uslužnih preduzeća OAO Tatneft 2005. godine, TMS Grupa pruža efikasan sveobuhvatna usluga naftnih polja i opreme za bušenje, vrši svoje operativni zakup, proizvodnja opreme, tehnička dijagnostika i vještačenje industrijske sigurnosti.
Holding TMS grupe uključuje kompanije Managing Company OOO TMS Group, OOO NPO-MehService, OOO Tatneft-RNO-MekhService, OOO TMS-Logistika, OOO NKT-Service, OOO TMS-Burovoy Service, LLC "TMS-TruboprovodServis", LLC "TMS-Technovek". Ukupno, kompanija zapošljava više od 4.500 hiljada ljudi.

"1C-Rarus"- zajedničko ulaganje firmi "1C" i "Rarus", osnovano 1994. godine. Danas je "1C-Rarus" holding, čije filijale posluju u 14 gradova Rusije i Ukrajine.
Preko 21 godine rada na tržištu, više od 100.000 preduzeća u Rusiji i zemljama ZND, kao i odjeljenja najvećih svjetskih kompanija, postali su klijenti 1C-Rarus-a. Stručnjaci 1C-Rarus razvili su 70 standardnih rješenja za 17 poslovnih sektora.
"1C-Rarus" je vodeći partner "1C", sertifikovani partner Microsoft, Google, zlatni partner Beeline-a i 1C-Bitrix, član udruženja Neprofitno partnerstvo Dobavljači Softverski proizvodi(NP JPP).
Više od 2.500 zaposlenih radi u grupi kompanija 1C-Rarus, od kojih je većina certificirana od strane 1C. Sistem upravljanja "1C-Rarus" je usklađen međunarodni standard ISO kvaliteta 9001:2008.
Web stranica grupe kompanija: http://www.rarus.ru/.

09.11.2016

Sa uvođenjem elektronskog sistema za upravljanje dokumentima u posljednje dvije godine sve češće se moramo suočiti EDMS "praksa" razvijena ovde u Tatarstanu. Naletim i na drzavne strukture i na komercijalne, sto je naravno lepo, sistem je nas tatarski kako se kaze « Bik Aybat", ali s obzirom na oskudnu funkcionalnost sistema, suočeni ste sa nerazumljivošću, zašto kupcima treba ovako jadan sistem koji se ne može ni nazvati EDMS???

Ali prvo stvari.

Zlatna kiša od ministra "prakse"

EDMS "Praksa" je 2006. godine razvila kazanska kompanija "Document Management Systems". Sistem je usluga u oblaku gdje se mjesečno naplaćuje naknada za svakog korisnika EDMS-a. Sistem je zapravo stvoren po nalogu vlade Tatarstana, nakon čega se proširio po republici uz pomoć administrativnih odluka i pritisaka.

Sada se politika distribucije nije promijenila, EDMS "Praksa" se i dalje distribuira uz pomoć administrativnog pritiska ministra komunikacija Nikiforova, čiji su bivši partneri i prijatelji Nikifrov Timur Yakubov i Dmitry Yurtaev prema Kazanskom portalu (http://e-kazan.ru/) su vlasnici kompanije Document Management Systems. Takođe, Nikiforov i Yakubov su zajedno radili kao programeri na Istraživačkom institutu za matematiku i mehaniku. Čebotarjev na Kazanskom državnom univerzitetu, stvoren uz podršku Georgea Sorosa.

Naš ministar komunikacija Nikolaj Nikiforov je najbolji „menadžer prodaje“ SED prakse

Trenutno, EDMS "Praksa" koristi oko 4000 organizacija: Ministarstvo unutrašnjih poslova Ruske Federacije, Ministarstvo kulture Ruske Federacije, Ministarstvo prirodnih resursa Ruske Federacije, Ruska akademija narodne privrede i javnog Uprava pri predsjedniku Ruske Federacije, Vlada Moskve, Primorski kraj, Republika Tuva, Tatneft, Kamaz i druge organizacije.

4000 klijenata u samo 9 godina postojanja kompanije- ovo je stvarno super, s obzirom da je 90% njih "Document Management Systems" uspio dobiti samo u posljednje 3 godine. Ovo je samo neka vrsta fenomenalnog uspjeha, jer ako uporedimo glavne oldtajmere tržišta, onda oni imaju slabe pokazatelje - Directum ima samo 1700 kupaca za 12 godina, a EOS ima 6.000 kupaca za 20 godina.

Timur Yakubov je suvlasnik Document Management Systems i dobar prijatelj ministra komunikacija Nikolaja Nikiforova

Ispada da postoje veze na nivou vlade, što znači da ćete imati i gešeft i profitabilan posao, ako nema veza idite na posao i ne plačite. Dobar primjer nepotizma, za koji vjerovatno svi već znaju.

Zanimljivo, da li Vladimir Vladimirovič uopšte zna?

Mogućnosti EDMS "praksa"

Na službenoj web stranici EDMS "Praksa" predstavljene su sljedeće prednosti:
  • Jednostavnost održavanja i implementacije
  • Intuitivno sučelje
  • Mogućnost rada na daljinu
  • Online saradnja sa drugim organizacijama
  • Korištenje elektronskog potpisa
  • Fleksibilnost u postavljanju prava pristupa
  • 24/7 tehnička podrška
  • Fleksibilna skalabilnost
  • Mobilna kancelarija šefa

Neću još dugo pobijati prednosti koje je naznačio developer, samo ću vam reći šta sam vidio i naučio od Praksa EDMS, gledajući jedan od objekata u Republici. Shvatićete mogućnosti ovog takozvanog SED-a.

Dakle, evo stožerne tabele:

OPĆE INFORMACIJE
Korišćene tehnologije Razvijen u PHP programskom jeziku
DBMS Oracle/MySQL
Principi rada izbor:
  • Tanki klijent (web)
  • iPad klijent
  • Android klijent
Mogućnosti
  • Ukupno postoje 4 vrste grupa dokumenata:
    • inbox
    • odlazni
    • Apeli građana
    • Interni
  • Registriranje samo unaprijed postavljenih 4 vrste dokumenata
  • Koordinacija / Potpisivanje samo 3 vrste dokumenata: izlazni, interni, odgovori na apele građana
  • Elektronska arhiva
Lokacija ugradnje SaaS rješenje, serveri se nalaze u Republici Tatarstan, Kazan

Rješenje je moguće instalirati i na opremu kupca, ali u ovom trenutku je u tome uspjela samo kancelarija gradonačelnika Moskve.

U stvari, sistem je SaaS rješenje.
EDMS FUNKCIONALNOST
Registracija prepiske

    Ukupno 4 funkcije:

    • ručna registracija,

      dodati skenirane stranice u registrovani dokument,

      kreirajte novu karticu i dodajte joj stranice iz raznih aplikacija i sa skenera,

      dodajte stranice u najnoviji dokument.

    Postoji samo 1 dolazna i 1 odlazna grupa. One. ne postoji način za kreiranje dodatnih grupa:

    • podijeliti prepisku u različite grupe,

      dodijeliti im različita prava pristupa, automatska pravila za obradu ovih dokumenata i postaviti pojedinačna obavještenja za svaku grupu, pravila arhiviranja itd.

Sva pisma dolaze samo na dolazna ili odlazna sa istim karticama dokumenata i pravilima rada.

    Ne postoji registar i kretanje papirnih dokumenata, ne postoji mogućnost praćenja lokacije originalnih dokumenata, tj. u stvari, sistem ne podržava mešoviti radni tok, već samo elektronski.

Ova funkcionalnost je neophodna kako za dalje otpisivanje predmeta tako i za minimiziranje dupliciranja informacija, jer morat ćete uzeti u obzir njihovu lokaciju u nekom dodatnom sistemu.
Koordinacija
  • Možete odobravati i potpisivati ​​samo nacrte dokumenata koji se odnose na grupe odlaznih, internih, odgovora na apele građana.
  • Nije moguće izdvojiti posebne grupe: ugovori, narudžbe, fakture itd.
  • Nema procesnog rutera, procesni predlošci
Naredbe
  • Izvršenje naloga i kontrola izvršne discipline
  • Sistem podržava sljedeće vrste instrukcija:
    • rezoluciju
    • stav
    • podređeni nalog
    • nacrte naloga i podređenih naredbi
arhiva Sistem ne podržava upravljanje skladištem, tj. postavljanje perioda skladištenja i radnji po njihovom isteku (na primjer, pohraniti 5 godina, a zatim uništiti).

One. nemoguće je garantovati sigurnost dokumenata u utvrđenom roku i sprečiti njihovo brisanje, plus postoji skladištenje dokumenata iznad utvrđenih standarda, što može dovesti do pravnih rizika.

Postoji samo priručnik „Nomenklatura predmeta“ za označavanje gde se nalazi dokument, tj. neki analog ličnih foldera u koje korisnici mogu premještati dokumente.
Traži
  • Pretražujte samo po atributima kartice dokumenta
  • U sistemu nema pretraživanja po cijelom tekstu; mogućnost traženja dokumenta po tekstu.
Izvještaji
  • U osnovnom paketu već postoje 2 vrste izvještaja:
    • prema dokumentima,
    • i izvođenje sa detaljnim detaljima svake stavke
  • Mogućnost kreiranja novih izvještaja samo uz dodatnu naknadu i samo kontaktiranjem tehničke podrške u Kazanju.
  • Ne postoji mogućnost samostalnog kreiranja izvještaja
  • Svi izvještaji se prikazuju u web pretraživaču
Rad sa fajlovima U sistemu Praktika dokument se transformiše u niz zasebnih datoteka – slika („stranice dokumenata“ u smislu Praktika sistema).

Na karticu dokumenta možete priložiti MS Word / Excel, PDF, TIFF fajlove, ali će svi oni biti konvertovani u JPG format, tako da svi dokumenti u sistemu Praktika

  • nije moguće uređivati
  • nema kontekstualne pretrage u dokumentima
  • nema istorije verzija fajla sa izmenama
Održavanje imenika Postoje samo sljedeće vrste direktorija:
  • Organizacije - samo privilegovani korisnici mogu kreirati nove ugovorne strane
  • Korisnici - samo korisnici Super administratora i tehnička podrška u Kazanju mogu kreirati i dodjeljivati ​​prava
  • Rubrikator - samo tehnička podrška u Kazanju može pokrenuti nove rubrike
Provjera ponovljivosti
  • Provjera ponavljanja se provodi samo u karticama "Apeli građana" punim imenom na zahtjev Vlade Moskve
  • Za druge grupe dokumenata, na primjer, za dolazne dokumente, ne postoji provjera ponavljanja
Stream skeniranje i rad sa bar kodovima EDMS "Praksa" ne podržava funkciju strimovanja skeniranja, prepoznavanja, bar-kodiranja i automatskog pričvršćivanja skeniranog dokumenta na AC.
Istovremeno uređivanje jednog fajla Ne, jer ne postoje sami fajlovi koji se mogu uređivati, već samo JPG slike.
Integracija sa Active Directoryjem Ne
Automatski sistem zamene zaposlenih da,
  • zaposlenik može odrediti zamjenskog korisnika tako što će označiti potvrdni okvir i izabrati korisnika. Ne postoji mogućnost specificiranja termina i vremena zamjene.
  • Trajna zamjena se konfiguriše samo kontaktiranjem tehničke podrške u Kazanu
Prisustvo procesnog rutera. Mogućnost prilagođavanja procesa pripreme / odobravanja / potpisivanja / pregleda / upoznavanja dokumenata br.

Ne postoji ruter ili uređivač poslovnih procesa, primaoci se dodaju ručno.

One. za postavljanje fleksibilnih ruta odobrenja, na primjer, ugovori neće funkcionirati ni na koji način. Pa, osim ako ne platite puno novca programeru i on implementira ovu funkcionalnost umjesto vas.
Paralelne/serijske/mješovite rute Da, svaki put iznova je naznačeno u kartici kome se dokument šalje na odobrenje i potpis.
Ruta po ulogama/pozicijama Ne
Verzija kartica dokumenata (ponovno pokretanje rute nakon N broja uređivanja i neslaganja) Ne
Verzija fajla Ne
Mogućnost korištenja odgovarajućih šablona ruta Ne
Upravljanje vitalnim statusom dokumenata Da.

Radite samo sa kreiranim statusima, ne postoji mogućnost kreiranja sopstvenih i konfigurisanja procesa i prava pristupa za svaki status.
MOBILNE APLIKACIJE
Dostupnost i mogućnosti iPAD klijenta
  • Rad sa narudžbama
  • Ne postoji arhiva zadataka i dokumenata sa kojima sam radio
Sigurnost prijenosa podataka na iPad-u Zaštita informacija pri radu sa mobilnog uređaja, veza se vrši preko VipNet kanala.

ALI samo ako su ispunjeni sljedeći uslovi:

  • iOS operativni sistem:
    • verzije 4.2.x, 4.3.2, 4.3.3 - za iPad 1, iPhone 3G, iPhone 3GS, iPhone 4;
    • verzija 4.3.3 - za iPad 2;
    • verzija 5.0.1 - za iPad 2, iPhone 4S;
    • verzija 5.1.1 - za iPad 1, iPad 2, iPhone 4, iPhone 4S, iPhone 3GS.
  • Uređaj mora biti jailbreak, odnosno pristup njegovom sistemu datoteka je otključan i instaliran Cydia paket menadžer.
Odnosno
  • iOS ažuriranja ne bi trebalo da se instaliraju
  • Ako postoji potreba za instaliranjem nekih drugih aplikacija, onda može doći do problema s instalacijom, njihovim stabilnim radom i podrškom.
Korištenje e-potpisa na iPad-u
  • Ne postoji kvalifikovani elektronski potpis.
  • Crypto Pro koji se isporučuje s Practice nije kvalificiran. A onaj za koji je dobijena dozvola FSB-a vezan je za određeni IOS. (IOS 6.1.)
  • Certifikat elektronskog potpisa je pohranjen na iPad-u, tako da ako se iPad izgubi, certifikat će biti izgubljen zajedno s njim
Pametne kartice nisu podržane
Dostupnost Windows aplikacije za rukovodioce, mogućnosti
  • Razmatranje/upoznavanje dokumenata
  • Koordinacija / potpisivanje dokumenata
  • Rad sa narudžbama
  • Sigurnost podataka: elektronski potpis
  • Zaštita informacija pri radu sa mobilnog uređaja, veza se vrši preko VipNet kanala.
Dostupnost rješenja za tablete na Windows 8.1, karakteristike br.
Prisustvo Android klijenta Da
DRŽAVNI ORGANI
MEDO Da.

Svi MEDO dokumenti se šalju u "Inbox" bez brojeva i dostupni su kroz "MEDO" filter
SMEV Da, ali nema integracije sa portalom jedinstvene državne službe.
Apeli građana Da
SIGURNOST
Upotreba kvalifikovanog elektronskog potpisa ne,
  • koristi Crypto Pro
  • kartica dokumenta ni na koji način ne pokazuje da je dokument potpisan EDS-om
  • elektronski potpis ne radi kako treba - digitalni potpis ni na koji način ne reaguje na promene napravljene ni na kartici dokumenta ni prilikom zamene datoteke.
Podržani kripto provajderi Crypto Pro
Elektronsko potpisivanje dokumenata Da
Elektronsko potpisivanje instrukcija Da
Šifrovanje fajla Ne
Razlikovanje prava pristupa dokumentima

Samo tri (diferencijacija po pravima pristupa dokumentu, razlikovanje korisnika po ulogama, dnevnik radnji korisnika).

Ne postoji postavka za korisničke grupe; kada kreirate novog korisnika, morate više puta izvoditi iste radnje.
Upotrebljivost
Principi rada Cloud Computing Workplace.
  • Nedostatak interfejsa je veliki broj polja i ručne operacije.
  • Ne postoji način da sortirate liste dokumenata i zadataka tako što ćete kliknuti, na primjer, sortirati kolonu po abecednom redu ili u opadajućem redoslijedu itd.
Mogućnost brendiranja sistema Da.
  • Mogućnost postavljanja logotipa u zaglavlje sistema
  • Mogućnost postavljanja logotipa na početnu stranicu iPAD aplikacije
IMPLEMENTACIJA
Kursevi studija Da, postoje samo kursevi na daljinu za korisnike i sistemske tehnologe.
Dokumentacija Prisustvo samo korisničke dokumentacije.

Ne postoji dokumentacija o implementaciji rješenja, o njegovoj konfiguraciji i podršci.
Principi implementacije, pružene usluge
  • Radovi na implementaciji uključuju:
    • Pregled poslovnih procesa i strukture kupaca
    • Razvoj zahtjeva za tehnologijom
    • Omogućava pristup tipičnoj i jednoobraznoj za sve EDMS konfiguracije
    • Povezivanje korisnika na udaljeni sistem putem IP adrese
    • Prava pristupa konfiguriše služba tehničke podrške u Kazanju
PRILAGOĐAVANJE, DALJNJI RAZVOJ & PODRŠKA
Podešavanje polja u kartici dokumenta Skup metapodataka je fiksan, nije moguće dodati potrebna polja na karticu dokumenta. Ne postoji način rada sa različitim specifičnim vrstama dokumenata, na primjer, administrativnim ili ugovornim.
Integracija sa drugim IT sistemima Ne
Kreiranje novih predložaka izvještaja Ne
Podrška Korisnička podrška i konsultacije se obavljaju samo preko stručnjaka call centra u Kazanju.
LICENCIRANJE I TROŠKOVI
Principi licenciranja
  1. Mjesečna uplata za korištenje licence samog sistema
  1. Plus mjesečno plaćanje za svakog povezanog korisnika
Cijena

Trošak rada sa EDMS "Praksa" iznosi 5 hiljada rubalja. mjesečno za licencu plus 250 rubalja. za svakog korisnika.

One. na primjer, za 100 korisnika, cijena samog sistema licenci, bez njegove konfiguracije i podrške, iznosit će oko 360.000 rubalja. u godini. Nije tako povoljno.

ZAKLJUČCI:

Sistem Praktika je prvenstveno prilagođeni razvoj. Osnovna funkcionalnost sistema su osnovne mogućnosti registracije, odobravanja, izvršenja i kontrole izvršenja dokumenata. Ova funkcionalnost je razvijena u skladu sa procedurom rada koju su usvojile Vlade Moskve i Republike Tatarstan.

Sistem podržava samo elektronsko upravljanje dokumentima i ne podržava kretanje papirnih originala.

Sistem je slabo prikladan za komercijalne organizacije zbog nedostatka mogućnosti prilagođavanja sistema vašim zahtjevima, konfigurisanja ruta odobrenja, konfigurisanja polja, slabe sigurnosti podataka i nedostatka mogućnosti kreiranja vlastitih grupa dokumenata sa potreban skup polja.

"Praksa" nije pogodna ni za državne agencije, zbog postojanja samo osnovne funkcionalnosti EDMS-a i loših mogućnosti za rad sa MEDO-om i SMEV-om.

Osim toga, ima pritužbi na stabilnost sistema, posebno nakon što je služba tehničke podrške napravila globalne promjene.

Sistem se stalno unapređuje, a sve inovacije se odmah primjenjuju na radni Saas server bez provođenja preliminarne procedure testiranja.

Mišljenje "Gilda menadžera dokumentacije" o EDMS "Praksa"

Da ne biste mislili da nisam fer prema EDMS "Praksa", želim da dam osvrt na sistem Sergeja Afanasjeva, izvršnog direktora Ceha, sa sajta CNews:
“Sistem je u velikoj mjeri usmjeren na obezbjeđivanje rada službene korespondencije i apela građana, a uglavnom na operativne aspekte ovog posla. Duboka modernizacija sistema je veoma poželjna. Istovremeno se mogu sačuvati glavni koncepti, tehnička i interfejs rješenja. Istraživanje je sprovedeno u vezi sa ozbiljnim problemima koji su nastali tokom rada i dorade ovog sistema za potrebe određenog uređaja.. http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - Mišljenje o tatarskom EDMS "Praksa", tok dokumenata iz Tatarstana

|
DIREKTUM: Apeli građana

Rješenje. Poslovno rješenje "DIRECTUM: Apeli građana" dozvoljava vladine agencije efikasno raditi na apelima građana i povećati transparentnost njihovih aktivnosti. Rešeni poslovni zadaci: Izgradnja rada sa nomenklaturom slučajevimažalbe građana (kreiranje, održavanje, otpis). Izrada i vođenje registra prijavljenih građana. Fiksacija usmena komunikacija sa prijavljenim građanima. Razmatranje apela građana i formiranje uputstava izvođačima (internih i eksternih)....

Način: Glavna stranica / Odaberi EDMS / Katalog proizvoda EDMS Corporation "Informacione tehnologije" završila je projekat "Upravljanje uredom" baziran na IT-Enterprise ERP sistemu za najveći ukrajinski građevinski holding "Kyivmiskstroy"

Mobilni uređaji(tablet, telefon). Integracija sa korporativnim portalom na bazi Microsoft office SharePoint Server za objavljivanje i rad sa dokumentima, podizvođačima i dobavljačima. Case Management (Upravljanje poslovnim slučajevima/zadacima/ poslovi) - formiranje poslovnog portfolia projekta i rad sa njim kroz integraciju sa modulom „Upravljanje projektima“ IT-Enterprise sistema.

Put: Glavna stranica / Odaberite EDMS / Katalog implementacija EDMS « POSAO» na Transbajkalskoj teritoriji: jedinstveni sistem upravljanja dokumentima pokriva sve regionalne izvršne vlasti

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima" POSAO“, koji je razvio EOS, prema analitičarima DSS Consultinga, već dugi niz godina je neprikosnoveni lider na ruskom EDMS / ECM tržištu. Liderstvo POSAO» pokazuje i po broju realizovanih projekata i po broju automatizovanih radnika...

Put: Glavna stranica / Odaberite EDMS / Katalog EDMS implementacija Defile-2013: DOCFLOW kao haute couture, Ready-to-wear trendovi u IT-u – to je DOCFLOW danas. I kao što Tjedan visoke mode u Parizu nema nikakve veze sa stvarnim rasprodajama kuća Chanel i Christian Dior, tako konferencija-izložba okuplja stručnjake kako bi širili: "Mini

Društveni mediji, mobilnost, upotrebljivost, inteligentna pretraga, analitičnost - ove "mantre" su se čule prošle godine, zvučale su danas. Prvi put u šest godina na konferenciji nisu bili predstavnici AIIM-a sa izvještajem o stanju u svijetu slučajevima u ECM-u - vjerovatno, Međunarodna asocijacija također nema svježe vijesti. Ali njihov nastup sljedeće godine treba očekivati ​​samo ovdje - na DOCFLOW-u.

Put: Početna / EDMS Forum Prakse skladištenja elektronskih potpisa

Nakon ovog vremena. U Rusiji postoji vrlo malo prakse skladištenja elektronskih dokumenata. Ovo uprkos činjenici da je Savezni zakon-1 „O EDS-u“ na snazi ​​od 2002. godine i da je moguće podnositi izveštaje u elektronskom obliku, odnosno ispostavilo se da sa elektronskom arhivom imamo posao već više od 10 godina. Istina, izvještavanje je specifičan zadatak u okviru kojeg su rokovi čuvanja neznatni. Vidimo da mnoge kontradikcije i dalje postoje u praksi. Šta bi operateri elektronskog upravljanja dokumentima trebali učiniti s tim? Možda oni...

Put: Glavna stranica / Materijali / Analiza tržišta EDMS i ECM

Od januara 2013. godine u Vladi Kamčatske teritorije funkcioniše jedinstveni sistem elektronskog upravljanja dokumentima, kreiran na osnovu EDMS-a. POSAO» kompanije Electronic Office Systems (EOS), koja objedinjuje 34 izvršni organ državna vlast i 7 strukturne podjele Ured guvernera i Vlada Kamčatske teritorije. O rezultatima implementacije sistema i o korištenju elektronskih ...

Put: Početna / Resursi / Analitika tržišta za EDS i ECM EOS za SharePoint implementaciju/operaciju

Zaustavili smo pogled na EOS-u za SharePoint... Mnogi ljudi pišu da su imali/imaju iskustva sa ovim sistemom. S tim u vezi, mene zanima da li ste imali nekih globalnih ili ne baš velikih problema tokom njegovog rada, kako ste ih riješili? Šta je zaista djelo može se dobiti u tehničkoj službi EOS-a? Čini mi se da je to proglašeno besplatnom uslugom tokom godine.... Čitao sam o drugim EDMS-ima da se mnogi "klizavi" momenti, uključujući i nepredviđene troškove, javljaju prilikom kontaktiranja te podrške. O EOS informacijama...

Put: Početna / EDMS Forum Implementacija EDMS-a « POSAO» u upravi vlade Hanti-Mansijskog autonomnog okruga-Jugre

Voljom guvernera Hanti-Mansijskog autonomnog okruga - Jugre i naporima direktora Odjela informacione tehnologije u regionu je rad sa dokumentima gotovo potpuno automatizovan. Trenutno u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima" POSAO» razvijen od strane Electronic Office Systems (EOS) zapošljava do 2200 korisnika. Sigurnost i zaštita konekcija stavljeni su u prvi plan prilikom realizacije projekta, čime je, uz dostupnost punopravnog web pristupa sistemu, stvorena ...

Put: Glavna stranica / Odaberite EDMS / Katalog implementacije EDMS-a Ministarstvo telekomunikacija i masovnih komunikacija istražilo je EDMS u ministarstvima i resorima

Više od jednog sistema funkcioniše u Ministarstvu kulture, Ministarstvu saobraćaja, Federalnoj poreskoj službi i Federalnoj službi za sudske izvršitelje Rusije. EDMS nisu implementirani u FSTEC, FSB, SVR, Rostourism i Ministarstvo unutrašnjih poslova (u posljednjem ministarstvu, krivično posao). 17 EDMS je povezano sa sistemima međuresorne elektronske interakcije (SMEV) i međuresornog elektronskog upravljanja dokumentima (MEDO) saveznih organa(23% od ukupnog broja saveznih organa izvršne vlasti sa EDS, 21% svih resora). Povezani u isto vrijeme...

Put: Glavna stranica / Materijali / Analitika EDMS i ECM tržišta ASCON rješenja na Docflow konferenciji - za one koji žele voditi projektnu dokumentaciju!

Elektronska arhiva projektno-predračunske dokumentacije. Distribuiran rad sa udaljenim odjelima, gradilištima i izvođačima putem globalnog interneta. Mobilni klijent za iOS i Android za praćenje statusa slučajevima o projektima i odobravanju dokumenata. Formiranje izvještaja. Vidimo se na Docflow-2013!

Način: Glavna stranica / Materijali / Novosti o EDMS i ECM tržištu Implementacija jedinstvenog elektronskog sistema upravljanja dokumentima zasnovanog na EMC Documentum 6.7 u OJSC Rostelecom

Najnovija verzija Documentum u Rusiji i ZND. O napretku implementacije i prvim rezultatima govorit će direktni učesnici projekta na konferenciji DOCFLOW 2013. Pozivamo vas da poslušate zajedničku prezentaciju Elene Kazačinske, direktorke Uprave za upravljanje poslovi Rostelecom i Tatyana Milyaeva, projekt menadžer iz AT Consulting. Tokom prezentacije saznaćete zašto je Rostelecom preferirao platformu EMC Documentum, kakvi su prvi utisci o sistemu i budući planovi za...

Put: Glavna stranica / Materijali / Vijesti o EDMS i ECM tržištu

Računovodstvo i kontrola preusmjeravanja dokumenata u i od trećih organizacija; podrška za međuresorno elektronsko upravljanje dokumentima (MEDO); mogućnost povezivanja sa sistemom međuodeljenske elektronske interakcije (SMEV); upravljanje nomenklaturom slučajevima institucije, formiranje slučajevima, transfer zatvoren slučajevima arhivirano, uništeno slučajevima; preuzimanje datoteka sa skenera, uključujući streaming skeniranje s automatskim prepoznavanjem crtičnog koda; barkodiranje papirnih dokumenata, automatsko otiskivanje...

Put: Glavna stranica / Materijali / Novosti tržišta EDMS i ECM Karakteristike arhivskog skladištenja pravno značajnih elektronskih dokumenata

Postoji li čvrsta pravna osnova za elektronsko arhiviranje. Trenutno postoji sve veća potreba za pretvaranjem dokumenata u elektronski oblik, ne samo za privremenu upotrebu, već i za dugo, pa čak i trajno skladištenje. Posao u tome vam elektronsko upravljanje dokumentima omogućava rad sa dokumentima bez umnožavanja na papir. Dakle, broj elektronskih dokumenata stalno raste. Posebno je važno zadržati zakonsku tzv značajnih dokumenata- fakture...




Karakteristike EDMS "Praksa" Jednostavnost održavanja i implementacije Intuitivan interfejs Mogućnost rada na daljinu Saradnja sa drugim organizacijama onlajn Upotreba alata elektronskog potpisa Fleksibilnost podešavanja prava pristupa Skalabilnost Mobilna kancelarija šefa




Scenarij sheme toka dokumenta VANJSKI ULAZNI DOKUMENT Eksterna organizacija Kancelarija CJSC "_________". Sekretar Šef Odeljenja 1Odeljenje 2 1 Dolazno pismo 6. Potpis 4. Odobrenje 5. Odlazno pismo 3. Nacrt odlaznog pisma 7. Registracija 1. Registracija Na izvršenju 2. Rešenje 4. Odobrenje


Faza 1. Registracija dokumenata u EDMS Automatsko numerisanje dokumenata; Automatsko dovršavanje polja iz unaprijed konfiguriranih direktorija; Link na povezane dokumente; Slanje dokumenta na e-mail; Provjera pravopisa unesenog teksta dokumenta; Kontrola izvršenja dokumenata; Potpun rad sa fajlovima; Diferencijacija prava pristupa; Potpis EP dokumenta. Funkcionalnost:




Faza 2. Rezolucija. Rad sa zadacima: nacrti rezolucija i rezolucija: grafički tekst i glas; Neograničen broj rezolucija; Automatska distribucija rezolucija; Automatsko praćenje po sistemu rokova za izvršenje dokumenata; Grupno tiskanje rezolucija; Grupno slanje dokumenata primaocima. Funkcionalnost: