Dom » Državna podrška » Služba za podršku upravljačkoj dokumentaciji (DOE) u organizaciji. Dokumentaciona podrška za rad kadrovske službe Organizacija dokumentacione podrške za aktivnosti plana kadrovske službe

Služba za podršku upravljačkoj dokumentaciji (DOE) u organizaciji. Dokumentaciona podrška za rad kadrovske službe Organizacija dokumentacione podrške za aktivnosti plana kadrovske službe

Održavanje……………………………………………………………………………………………

POGLAVLJE. Služba dokumentacione podrške menadžmenta (DOW) modernog preduzeća, njegova namena, zadaci, struktura i sastav……………………………………………………………………………………………… …………

1.1. Usluga dokumentarne podrške menadžmentu (DOE) modernog preduzeća, njegova svrha, zadaci ……………………………

1.2. Indikativna lista normativni dokumenti koji regulišu organizaciju dokumentarne podrške menadžmentu preduzeća ......

1.3. Dnevne aktivnosti DOW službe regulisane su ………………

1.4. Organizacijske strukture i snaga usluge………………..

1.5. Kvalifikacioni sastav……………………………………………………………..

POGLAVLJE II. Organizaciona i administrativna dokumentacija službe DOW………………………………………………………………………………………………

2.1 Kadrovi u preduzeću…………………………………………

2.2. Pravilnik o službi DOW-a. Pravilnik o strukturnoj podeli preduzeća (organizacije, ustanove)………………………………………

2.3. Upute za dokumentaciju podrške menadžmentu…………

2.4. Uputstva za vrste (područja) djelatnosti DOW službe .....

2.5. Uputstvo za organizovanje poslova za osoblje predškolske obrazovne ustanove ......

2.6. Norme vremena za obavljanje poslova na DOW-u…………………………………………

2.7. Planska i izvještajna dokumentacija DOW službe………………………………..

2.8. Dokumenti za unapređenje rada DOW službe……….

2.9. Opisi poslova osoblje službe predškolske obrazovne ustanove………………………………..

Zaključak ……………………………………………………………………………………

Spisak korišćene literature………………………………………………………

Dodatak……………………………………………………………………………………

Uvod

Informacije zabilježene u dokumentima su odraz aktivnosti organizacije i čine osnovu svakog poslovanja.

Prema mišljenju stručnjaka, priprema dokumenata i rad sa njima u prosjeku zauzimaju do 60% radnog vremena rukovodnog osoblja. Moderno poslovanje je u velikoj mjeri kontinuirani proces sastavljanja i premeštanja dokumenata. Transakcije se zaključuju i raskidaju, kupuju i prodaju hartije od vrednosti, nekretnine i druga imovina preduzeća, formalizuju se odnosi između poslodavaca i osoblja, prenose se informacije između preduzeća i građana - sve je to potkrepljeno dokumentima.

Dokumentaciona podrška menadžmentu (činovništvo) je specifično područje djelatnosti koje se sastoji u pripremi, izvršenju dokumenata, njihovoj obradi i čuvanju. Pravovremenost i ispravnost donošenja upravljačke odluke u velikoj mjeri zavisi od toga koliko su dokumenti pravilno sastavljeni i izvršeni, organizovan rad s njima. Dobro napisan, pravno obavezujući dokument glavni je argument u spornim situacijama i garant uspješne transakcije.

Tema mog nastavnog rada: organizacija službe predškolskih obrazovnih ustanova u uslovima funkcionisanja savremenog preduzeća.

Cilj je sagledavanje svih aspekata u organizaciji službe predškolske vaspitne ustanove.

POGLAVLJE. Služba dokumentarne podrške menadžmenta (DOE) modernog preduzeća, njegova namjena, zadaci, struktura i sastav

1.1. Služba dokumentacione podrške menadžmenta (DOE) modernog preduzeća, njegova namena, zadaci

“U skladu sa zahtjevima Državnog sistema dokumentarne podrške menadžmentu (u daljem tekstu DOW), dokumentarna podrška menadžmentu na savremena preduzeća treba da obavlja posebna služba - služba dokumentacione podrške za upravljanje (u daljem tekstu - služba DOW-a). Takva služba funkcioniše u preduzeću kao samostalna strukturna jedinica, na čijem čelu je rukovodilac službe i koja je direktno podređena rukovodiocu preduzeća. U preduzećima sa osobljem do 100 zaposlenih i relativno malom količinom toka posla, dozvoljeno je da se dužnosti za DOW dodijele jednom od stalno zaposlenih.

Svrha DOW servisa je organizovanje, održavanje i unapređenje sistema dokumentarne podrške menadžmentu preduzeća na osnovu jedinstvene tehničke politike i korišćenja savremenih tehničkih sredstava u radu sa dokumentima. Istovremeno, glavni zadaci službe DOE su:

1.2. Približna lista normativnih dokumenata koji regulišu organizaciju dokumentarne podrške za upravljanje preduzećem

Ustav Ruska Federacija.

Civil Code Ruska Federacija (dio I i II).

Savezni zakon od 28. avgusta 1995. br. 154-FZ „O opšti principi lokalna samouprava u Ruskoj Federaciji” (sa naknadnim amandmanima).

Federalni zakon Ruske Federacije od 25. januara 1995. godine G."O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija".

Federalni ustavni zakon Ruske Federacije od 25. decembra 2000. br. 2-FKZ "O državnom grbu Ruske Federacije".

Federalni zakon Ruske Federacije od 10. januara 2002. „O elektronskim digitalni potpis».

Federalni zakon Ruske Federacije od 27. decembra 2002. br. 184-FZ "O tehničkoj regulaciji".

Zakon Ruske Federacije od 25. oktobra 1991. br. 1807-1 „O jezicima naroda Ruske Federacije“ (izmijenjen i dopunjen Saveznim zakonom od 24. jula 1998. br. 126-FZ).

Osnovni zahtjevi za koncept i razvoj nacrta saveznih zakona (odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. avgusta 2001. br. 576).

Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 02.05.1996. br. 638 "O postupku pripreme nacrta ukaza, naredbi predsjednika Ruske Federacije, koji predviđaju donošenje odluka, naredbi Vlade Ruske Federacije."

Pravila za pripremu podzakonskih akata saveznih organa izvršne vlasti i njihova državna registracija(odobreno Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13. avgusta 1997. br. 1009 (sa naknadnim izmjenama)).

Uredba Vlade Ruske Federacije od 31. oktobra 2000. br. 1547-r „O unapređenju kancelarijskog rada u saveznim izvršnim organima i jačanju izvršne discipline“.

GOSG R51141-98 „Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije” (odobreno Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 27. februara 1998. br. 28).

GOST R6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju” (odobreno Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 03.03.2003. br. 65-st).

Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Osnovne odredbe (odobrene od strane Upravnog odbora Glavnog arhiva SSSR-a 27. aprila 1988. Usvojene Naredbom Glavnog arhiva SSSR-a od 25. maja 1988. br. 33).

Tipično uputstvo o papirologiji u saveznim organima izvršne vlasti (odobrena Naredbom Saveznog arhiva od 27. novembra 2000. godine br. 68).

Kvalifikacioni imenik pozicija menadžera, stručnjaka zaposlenih (odobren Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 21. avgusta 1998. br. 37).

Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije OK 011-93 (odobren Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 30. decembra 1993. br. 299).

Spisak tipičnih upravljačkih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda čuvanja (odobren od Federalnog arhiva 06.10.2000.).

Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom Upravnog odbora Saveznog arhiva od 6. februara 2002. godine).

Norme vremena za rad na dokumentarnoj podršci upravljačkih struktura saveznih organa izvršne vlasti (odobrene Uredbom Ministarstva rada i društveni razvoj RF od 26. marta 2002. br. 23).

1.3. Dnevne aktivnosti DOW službe regulisane su:

Pravilnik o radu predškolske obrazovne ustanove;

Pravilnik o strukturnim odjeljenjima (ako su ovi dio službe DOW-a);

Upute za DOW;

Uputstva za pojedine vrste (pravce) djelatnosti službe;

Upute za organiziranje radnih mjesta za uslužno osoblje;

Norme vremena za obavljanje poslova u predškolskoj obrazovnoj ustanovi;

Dokumenti planiranja i izvještavanja;

Opisi poslova uslužnog osoblja.

Po potrebi, DOW služba izrađuje i druge dokumente -

posebno dokumente o unapređenju aktivnosti predškolske obrazovne ustanove.

1.4. Organizaciona struktura i snaga službe

Organizaciona struktura i snaga PEI službe će se odrediti u skladu sa tabelom osoblja.

Odrediti optimalnu organizacionu strukturu DOW servisa, koja najbolje odgovara potrebama određenog preduzeća u dokumentovane informacije, čini se prikladnim pozvati se na relevantne odredbe GDPS-a. Ovaj dokument pruža sljedeće tipične opcije za organizacionu strukturu službe PEI:

“U državnim preduzećima (udruženjima) - odjel dokumentacijske podrške za menadžment ili kancelariju. Oni obično uključuju:

a) odjeljenja za računovodstvo i registraciju, kontrolu, unapređenje rada sa dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava;

b) razmatranje pisama (žalbi);

c) sekretarijat;

d) ekspedicija;

e) daktilografski biro;

f) ured za kopiranje i reprodukciju;

U udruženjima i koncernima sastav i strukturu službe PEI određuje rukovodstvo organizacije. U zajedničkim ulaganjima (organizacijama) - od strane odbora. V akcionarska društva ah - osnivačka konferencija. U zadrugama - sastav i strukturu službe predškolske obrazovne ustanove utvrđuje skupština zadrugara. U organima lokalne samouprave i u aparatima, odeljenjima javnih organizacija - opšti odsek. Opšte odjeljenje uključuje:

a) sekretarijat;

b) ured;

c) kontrolna grupa;

d) protokol grupa;

e) grupa za unapređenje rada sa dokumentima;

f) grupa pisama (žalbi);

g) daktilografski biro;

h) ured za kopiranje i reprodukciju;

U organizacijama koje nemaju službu za upravljanje dokumentima, u strukturnim odjeljenjima, sa dokumentima radi sekretar rukovodioca (inspektor) ili drugo posebno određeno lice.

Opcija 1. Propisano je osiguranje potreba za dokumentovanim informacijama ministarstava (departmana) Ruske Federacije i subjekata federacije, drugih sličnih organizacija i institucija. o upravljanju predmetima(Sl. 1), koji uključuju:

Sekretarijat, uključujući prijem, sekretarijat ministra (šef odjeljenja, organizacije, ustanove), sekretarijati zamjenika ministara (šef), sekretarijat odbora, protokolarni biro;

Inspekcija pod ministrom (šef odeljenja, organizacije, ustanove), uključujući kancelariju (biro za korespondenciju), biro za računovodstvo i registraciju dokumenata, ekspediciju, biro za daktilografiju, biro za kopiranje i umnožavanje, teletip;

Odjeljenje za pisma (žalbe), odnosno odjeljenje za rad sa žalbama koje prima ministarstvo (odsjek, organizacija, ustanova);

Odjeljenje za unapređenje rada sa dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava (TS) (sredstva za automatizaciju i mehanizaciju) kancelarijskih procesa;

Centralni arhiv (arhiv).

Fig.1. Približna organizaciona struktura upravljanja predmetima

Opcija 2. Zadovoljavanje potreba za dokumentovanim informacijama državnih preduzeća, istraživačkih, projektantskih, inženjerskih organizacija i računarskih centara, viših obrazovne institucije i druge slične organizacije dužni su povjeriti odeljenja (službe) dokumentacione podrške menadžmenta (kancelarija)(Sl. 2), koji uključuju:

Grupa (odjel) računovodstva i registracije;

Grupa (odjel) kontrole;

Grupa (odjeljenje) za unapređenje rada sa dokumentacijom i uvođenje tehničkih sredstava (sredstva automatizacije i mehanizacije);

Grupa (odjel) za razmatranje žalbi primljenih od strane preduzeća (organizacije);

Sekretarijat; ekspedicija; ured za kucanje; Ured za kopiranje i reprodukciju; arhiva.

Opcija 3. Osiguravanje potreba za dokumentovanim informacijama nedržavnih preduzeća (organizacija), uključujući udruženja, koncerne, akcionarska društva (uključujući i zajednička), zadruge i dr., propisano je da se dodijeli službama DOE, struktura koju (drugu sličnu jedinicu) određuju organi upravljanja preduzeća (organizacije) (slika 3).

Slika 2. Približna organizaciona struktura odeljenja (službe) predškolske obrazovne ustanove (kancelarije) nedržavnog preduzeća

Slika 3. Okvirna organizaciona struktura službe PEI nedržavnog preduzeća (organizacije)

Opcija 4. Osiguravanje potreba za dokumentovanim informacijama lokalnih samouprava (vlasti) i aparata (odbora) javne organizacije propisano je da se dodeljuje obilju odeljenja (slika 4), koji uključuju:

Sekretarijat;

Ured (grupa za upravljanje uredima);

Kontrolna grupa;

protokol grupa;

Grupa za unapređenje rada sa dokumentima (implementacija tehničkih sredstava);

Grupa za razmatranje pisama (žalbi);

Ured za pisanje;

Ured za kopiranje i reprodukciju;

arhiva.

Rice. 4. Okvirna organizaciona struktura opšteg odjeljenja

Preporučljivo je odrediti veličinu službe PEI - po strukturnim odjeljenjima i općenito - na osnovu odgovarajućih proračuna. Takve proračune treba izvršiti na osnovu podataka o standardnom vremenu utrošenom na obavljanje određenih vrsta poslova (radnji), kao i na osnovu stvarnih potreba preduzeća u dokumentovanim informacijama, uzimajući u obzir:

Obim toka dokumenata;

Glavne vrste upravljačkih dokumenata;

Učestalost njihove primjene u cilju obezbjeđivanja dnevnih aktivnosti preduzeća i dr.) Metodologija obračuna je prikazana u agregiranim međusektorskim vremenskim standardima za rad na DOW-u.

Primjer izračuna prikazan je u tabeli. 1. (Vidi Dodatak)

1.5. Kvalifikacioni sastav

Određivanje kvalifikacionog sastava službe PEI vrši se na osnovu ukupnih potreba preduzeća u vrstama poslova na DOW-u, za čiju realizaciju se pretpostavlja da zaposleni imaju odgovarajuće kvalifikacije. Kvalifikacioni uslovi za glavne kategorije zaposlenih u predškolskoj službi dati su u Dodatku 2 ovog priručnika.

Konačni rezultati proračuna, nakon detaljne provjere pouzdanosti, uzimaju se kao osnova za izradu nacrta dokumenata koji određuju kvalifikacije i snagu službe PEI (najvažniji od njih je osoblje, vidi ispod). Približna kvalifikacija i snaga službe predškolske obrazovne ustanove preduzeća sa do 1000 zaposlenih prikazana je u tabeli. 2. (Vidi Dodatak)

POGLAVLJE II. Organizaciona i administrativna dokumentacija DOW službe

2.1 Osoblje preduzeća

Kadrovska tabela je organizacioni dokument koji utvrđuje kvantitativni i kvalitativni sastav zaposlenih u preduzeću (organizaciji, ustanovi) u cjelini i za svaki od njegovih strukturnih odjela. Kadrovski raspored predškolske obrazovne ustanove sastavlja se na propisanom obrascu.

Navedeni obrazac - obrazac br. T-3 "Kadrovi" (pogledajte obrazac obrasca na CD-u u prilogu knjige) - namijenjen je za dokumentaciju strukturu, kadrovsku i kadrovsku popunjenost i odobrava se godišnje od 1. januara naredbom rukovodioca preduzeća. Promjene u kadrovskoj tabeli, uključujući one zbog formiranja novih strukturnih odjela u preduzeću (na primjer, predškolske obrazovne ustanove), vrše se u skladu sa naredbom (uputstvom) rukovodioca preduzeća ili osobe koju on ovlasti . Uzorak takvog naloga je predstavljen na CD-u.

Opći postupak izrade kadrovskog rasporeda određen je „Uputstvom za prijavu i popunjavanje obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja“.

„Popis osoblja sastavlja ovlašćeni službenik preduzeća (obično ovlašćeni radnik kadrovske službe), potpisuje ga programer i odobrava rukovodilac preduzeća. Tabela osoblja uključuje:

Naziv preduzeća;

Njegov kod prema OKPO;

Datum stupanja na snagu kadrovskog rasporeda;

Datum i broj dokumenta;

Datum i broj naredbe, u skladu sa kojom je odobren kadrovski raspored;

Broj osoblja u jedinicama;

Veličina fonda plate(u rubljama);

Naziv strukturne jedinice;

Naziv profesije (pozicije) zaposlenog;

Broj jedinica osoblja;

Veličina mjesečnog platnog fonda za svako radno mjesto (profesiju)”.

2.2. Pravilnik o službi DOW-a. Pravilnik o strukturnoj podeli preduzeća (organizacije, ustanove)

Prilikom pripreme teksta pravilnika o službi predškolske obrazovne ustanove, čini se primjerenim da se kao osnova koristi okvirna odredba o uslugama predškolske vaspitne ustanove data u Prilogu 12 GSDOU. Tekst odredbe o pružanju usluga predškolske obrazovne ustanove dat je u Prilogu 3 ovog priručnika.

Pravilnik o strukturnoj podeli preduzeća (organizacije, ustanove)

Prilikom pripreme teksta odredbe o strukturnoj jedinici kao dijelu službe DOW-a, čini se primjerenim koristiti odgovarajuće primjerne odredbe kao osnovu. Konkretno, okvirna uredba o arhivskom odjeljenju, koji funkcionira kao strukturna jedinica u sklopu DOW službe, nalazi se u Dodatku 4 ovog priručnika. (Približna uredba o arhivi preduzeća (organizacije, ustanove) koja djeluje kao samostalna strukturna jedinica (van službe predškolske obrazovne ustanove) odobrena je Uredbom Saveznog arhiva od 18. avgusta 1992. br. 176.)

2.3. Uputstva za dokumentaciju podrške menadžmentu

Prilikom pripreme teksta uputstva o dokumentarnoj podršci menadžmentu, preporučuje se i korištenje odgovarajućih standardnih dokumenata kao osnova, na primjer, Uputstvo o kancelarijskom radu u saveznim organima izvršne vlasti.

(Odobreno Naredbom Saveznog arhiva od 27. novembra 2000. br. 68.)

Istovremeno, relevantne odredbe drugih dokumenata kojima se uređuju određene oblasti DOE treba uzeti u obzir u potrebnoj mjeri. Pored GSDOU, to su, posebno, GOST R6.30-2003. Na osnovu njih se sastavlja tekst uputstva o dokumentacionoj podršci za upravljanje preduzećem (organizacijom, ustanovom).

2.4. Uputstva za vrste (područja) djelatnosti DOW službe

Uputstvo o vrsti delatnosti - regulatorni dokument kojim se utvrđuje postupak za obavljanje bilo koje delatnosti (postupak za primenu odredaba drugih regulatornih pravnih akata za sprovođenje takvih aktivnosti) od strane službenika (strukturnih jedinica) preduzeća (organizacija, institucije). Opšti postupak i pravila za izdavanje uputstava za vrstu djelatnosti definisani su stavom 4.2 Standardnog uputstva za kancelarijski rad.

Uputstvo za vrstu delatnosti potpisuje rukovodilac odgovarajuće strukturne jedinice odgovorne za izradu dokumenta, a odobrava rukovodilac preduzeća. Odobrenje dokumenta mora se izvršiti u vidu pečata odobrenja ili izdavanjem administrativnog dokumenta o njihovom odobrenju.

Uputstva za vrstu djelatnosti treba sastaviti na opštem memorandumu preduzeća. Tekst dokumenta treba da bude naveden u skladu sa zahtevima Smernica VNIIDAD FAS RF (1998) i uzimajući u obzir specifičnosti vrste delatnosti preduzeća (strukturne jedinice), regulisane odgovarajućim uputstvom.

Glavni tekst uputstva za rad obično je podeljen na poglavlja, paragrafe i podstavke. Poglavlja dokumenta treba da imaju naslove i da budu numerisana rimskim brojevima.

2.5. Uputstvo za organizovanje radnih mesta za osoblje predškolske obrazovne ustanove

Uputstvo za organizovanje poslova - regulatorni dokument kojim se utvrđuje postupak organizovanja poslova za osoblje strukturne jedinice preduzeća (osoblje određene kvalifikacije ili kategorije stručne pozicije). Prilikom izrade ovakvog uputstva treba se rukovoditi navedenim zahtevima koji regulišu postupak izrade uputstva, kao i odredbama dokumenata kojima se utvrđuju posebni uslovi za organizaciju poslova u određenoj oblasti delatnosti.

Uputstvo potpisuje rukovodilac odgovarajuće strukturne jedinice odgovorne za izradu dokumenta, a odobrava rukovodilac preduzeća.

Odobrenje dokumenta mora se izvršiti u obliku pečata odobrenja ili izdavanjem administrativnog dokumenta o njegovom odobrenju.

Uputstvo mora biti sastavljeno na opštem memorandumu preduzeća. Tekst dokumenta treba da bude naveden u skladu sa zahtevima Smernica VNIIDAD FAS RF (1998) i uzimajući u obzir specifičnosti vrste delatnosti preduzeća (strukturne jedinice), regulisane odgovarajućim uputstvom.

Numeraciju paragrafa i podstavova dokumenta treba izvršiti arapskim brojevima.

2.6. Norme vremena za obavljanje poslova u predškolskoj obrazovnoj ustanovi

Racioniranje vremena za obavljanje poslova u predškolskoj obrazovnoj ustanovi, po pravilu, vrši se na osnovu relevantnih dokumenata - vremenskih normi i vremenskih normi koje donose organi za racioniranje vremena utrošenog na obavljanje pojedinih vrsta rada. rad. Dakle, kako bi se pravilno standardiziralo vrijeme za obavljanje poslova na DOW-u u preduzećima (u organizacijama, institucijama), primjenjuju se međusektorski agregirani standardi vremena za rad na DOW-u, odobreni Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 25. novembra 1994. br. 72 i u upravljačke strukture savezni organi izvršne vlasti - normativi vremena za rad na dokumentacionoj podršci, odobreni Uredbom Ministarstva rada i socijalnog razvoja od 26. marta 2002. godine broj 23. Na osnovu normativa (normativa) vremena:

Utvrđuje se i opravdava broj zaposlenih u predškolskim službama;

Instalirano službene dužnosti radnici;

Radovi se raspoređuju među zaposlenima (kategorija "tehnički izvođač").

U neophodnim slučajevima, na osnovu ovih dokumenata, preduzeća (organizacije, institucije) izrađuju revidirane vremenske standarde. Ova pravila obično uključuju:

Vrijeme izvršenja određene vrste radovi koji nisu predviđeni konsolidovanim standardima (normativima);

Vremenski troškovi za obavljanje određenih vrsta poslova - ako se, zbog specifičnosti predškolske obrazovne ustanove u uslovima određenog preduzeća (organizacije, ustanove), stvarni troškovi vremena za njihovu realizaciju značajno razlikuju od onih utvrđenih zbirnim standardi (norme).

„Obračun navedenih normativa se po pravilu vrši metodom tehničkog racioniranja, na osnovu fiksiranja (hronometrije sa naknadnim evidentiranjem) radnog vremena utrošenog na obavljanje odgovarajućih vrsta poslova. Istovremeno, potrebno je uzeti u obzir i vrijeme utrošeno na organizaciono-tehničko održavanje radnih mjesta, odmor i lične potrebe zaposlenih.

Vrijednosti vremenskih standarda postavljaju se u satima (djelići sata) po jedinici mjere za svaku određenu vrstu posla - na primjer, list, kutija, fascikla, kutija.

Vremenski rokovi za obavljanje najčešćih poslova za predškolske obrazovne ustanove prikazani su u Dodatku 5 ovog priručnika.

2.7. Planska i izvještajna dokumentacija predškolske obrazovne ustanove

„Osiguranje planiranja i izvještavanja, kao i pravovremena i ispravna priprema relevantnih dokumenata – planova, izvještaja – jedna je od glavnih odgovornosti rukovodioca predškolske obrazovne ustanove preduzeća. U opštem slučaju, plan rada je dokument koji definiše sastav i sadržaj glavnih aktivnosti (zadataka), čija se realizacija poverava zaposlenom (strukturnoj jedinici, preduzeću kojim on rukovodi), rokovima, mestima i odgovoran za njihovu realizaciju u određenom vremenskom periodu (u toku dana, sedmice, mjeseca, tromjesečja i sl.)”.

Početni podaci za planiranje aktivnosti DOW službe za narednu kalendarsku godinu su:

Finansijski i ekonomski razvoj preduzeća za planirani period;

Glavni rezultati rada službe PEI za protekli period;

Ciljevi i zadaci PEI službe, koji proizilaze iz sadržaja relevantnih odjeljaka dugoročnih i srednjoročnih planskih dokumenata (uključujući poslovne planove, programe organizacijskog razvoja preduzeća, itd.).

Na osnovu pokazatelja plana rada predškolske obrazovne ustanove utvrđuju se i u konačnom obliku odobravaju planovi rada strukturnih odjeljenja predškolske službe.

Individualno planiranje rada zaposlenih u službi PEI vrši se na osnovu planova relevantnih strukturnih jedinica i uzimajući u obzir uputstva njihovih direktni nadređeni. Glavni planski dokument individualni rad zaposlenik je lični plan rad.

Izvještaj je dokument u proširenom obliku koji odražava konačne rezultate obrade (sistematizacije, obračuna i usaglašavanja) i analize statističkih podataka koji karakterišu obavljanje bilo koje vrste posla (bilo koje aktivnosti) za duži vremenski period (mjesec, kvartal ili više). Izvještavanje o radu službe PEI vrši se na način propisan odredbama relevantnih regulatornih, metodoloških i organizacionih i administrativnih akata, kao i uputstvima rukovodioca preduzeća.

Obrasce planske i izvještajne dokumentacije o radu službe PEI odobrava rukovodilac preduzeća na osnovu odgovarajućeg podneska rukovodioca službe PEI. Primjer plana rada rukovodioca službe predškolske vaspitne ustanove predstavljen je na CD-u, a primjer izvještaja o radu sa pisanim zahtjevima građana nalazi se u Prilogu 6 ovog priručnika.

2.8. Dokumenti za unapređenje rada predškolske obrazovne ustanove

Posebnu grupu u organizacionoj i administrativnoj dokumentaciji službe DOE čine dokumenti o unapređenju njenih aktivnosti. Unapređenje aktivnosti službe PEI podrazumijeva sistematsko sprovođenje seta mjera u cilju postizanja viših pokazatelja uspješnosti svih strukturnih jedinica (radnih područja) kao dijela službe PEI i službe u cjelini. Sadržaj aktivnosti određuje se u zavisnosti od smera u kome su koncentrisani upravljački napori menadžmenta službe PEI. Međutim, u praksi se održavanje ovakvih događaja najčešće povezuje sa uvođenjem u svakodnevne aktivnosti službe novih regulatornih i metodoloških (organizacionih i administrativnih) dokumenata o pojedinim pitanjima dokumentarne podrške menadžmentu.

Kako je navedeno, implementacija seta mjera za unapređenje rada službe PEI treba da bude sistemska. U tu svrhu rukovodstvo službe izrađuje nacrt plana (ako je potrebno, u saradnji sa drugim službenicima (strukturnim odjeljenjima) preduzeća). Takav plan može uključivati aktivnosti vezane za:

Izrada novih (pojašnjenja postojećih) regulatornih i metodoloških (organizacionih i administrativnih) dokumenata preduzeća o pitanjima predškolskog vaspitanja i obrazovanja;

Promjene u postojećem toku rada preduzeća, uzimajući u obzir nove zahtjeve za njegovu organizaciju;

Obuka osoblja službe predškolske obrazovne ustanove i, po potrebi, drugih službenika preduzeća primljenih na rad sa upravljačkom dokumentacijom;

Pružanje relevantne dokumentacije za strukturne podjele preduzeća.

Sprovođenje mjera predviđenih planom se ogleda u aktu. Predlošci akcionog plana za unapređenje rada predškolske obrazovne ustanove preduzeća i odgovarajući akt predstavljeni su na CD-u u prilogu knjige.

2.9. Opisi poslova osoblja predškolske obrazovne ustanove

„Uputstvo o radu je regulatorni dokument kojim se uređuje rad određenog službenika (kategorije zaposlenih - menadžment, specijalisti, izvršioci i sl.) preduzeća (organizacije, ustanove) i utvrđuje postupak za primjenu odredbi ovih lica od strane ovih lica. drugih regulatornih pravnih akata. Opšti postupak i pravila za izdavanje opisa poslova regulisani su stavom 4.2 Standardnog uputstva za kancelarijski rad.

Opis posla mora biti potpisan od strane lica odgovornog za njegovu izradu i odobren od strane rukovodioca preduzeća - u obliku pečata odobrenja ili izdavanjem administrativnog dokumenta o odobrenju. Naslov teksta opisa poslova formuliše se u dativu, na primjer: "Uputstvo glavnom metrologu".

Tekst uputstva štampa se na opštem memorandumu preduzeća i navodi se u trećem licu jednine ili množine. Tekst uputstva može se podijeliti na poglavlja, paragrafe i podstavke. Poglavlja treba da imaju naslove i da budu numerisana rimskim brojevima. Stavovi i podstavovi su numerisani arapskim brojevima.

Uslovi za opis poslova pojedinih kategorija zaposlenih regulisani su relevantnim resornim zakonskim aktima i organizacionim i administrativnim aktima. Dakle, u skladu sa Dodatkom 2 Dodatku 12 GSDOU, odjeljak opisa poslova "Opšte odredbe" utvrđuje:

Zadaci zaposlenika (na primjer, za službenika - primanje, evidentiranje ulaznih i slanje odlaznih dokumenata);

Procedura za popunjavanje radnog mjesta, odnosno ko se postavlja i razrješava ovaj radnik;

Profesionalni uslovi i zaposleni (stepen stručne spreme, radno iskustvo i sl.);

Glavni dokumenti i materijali kojima se zaposlenik mora rukovoditi u svojim aktivnostima.

U dijelu opisa posla "Funkcije zaposlenika" definiraju se:

Predmet ili oblast rada koja se dodeljuje zaposlenom;

Spisak vrsta poslova koji čine obavljanje dodijeljenih funkcija (na primjer, registracija dokumenata može uključivati popunjavanje kartica, održavanje ormarića za datoteke, izdavanje potvrda itd.).

U odjeljku opisa posla "Dužnosti zaposlenika" navedene su karakteristike djelatnosti:

Vezano za pripremu dokumenata, prijem, obradu i izdavanje informacija;

Uz pretpostavku obavezne upotrebe određenih oblika i metoda rada (npr. periodična kontrola formiranja predmeta u strukturnim odjeljenjima, brifinzi i sl.);

Zahtjev za poštivanje rokova za provođenje konkretnih radnji;

U vezi sa procedurom izvršenja instrukcija;

Utječe na etičke standarde koji se moraju poštovati u timu.

U odeljku opisa poslova „Prava zaposlenih” utvrđuju se prava zaposlenog za obavljanje funkcija koje su mu poverene i obavljanje poslova. Odjeljak „Odnosi“ u opisu posla označava odjele i zaposlenike od kojih izvođač prima i kojima prenosi informacije, njihovu strukturu i uslove prijenosa, ko je uključen u izvršenje određenih dokumenata, s kim su koordinirani itd. .

U odeljku opisa posla „Evaluacija rada“ navedeni su kriterijumi koji vam omogućavaju da procenite stepen u kome zaposleni ispunjava svoje funkcije i obaveze, korišćenje prava itd.

Zaključak

Proučavajući naučni i praktični materijal o ovoj temi, možemo izvući sljedeće zaključke:

U skladu sa zahtjevima Državnog sistema podrške upravljačkoj dokumentaciji (u daljem tekstu - DOW), podršku u upravljanju dokumentacijom u savremenim preduzećima treba da obavlja posebna služba - služba za podršku upravljačkoj dokumentaciji (u daljem tekstu - DOW služba). Takva služba funkcioniše u preduzeću kao samostalna strukturna jedinica, na čijem čelu je rukovodilac službe i koja je direktno podređena rukovodiocu preduzeća.

Glavni zadaci službe DOE su:

Sprovođenje u preduzeću jedinstvene procedure za rad sa dokumentima u skladu sa GSDOU i drugim regulatornim, metodološkim i organizacionim i administrativnim dokumentima;

Sprovođenje metodološkog upravljanja organizacijom rada sa dokumentima u strukturnim podjelama preduzeća;

Osiguravanje efektivne kontrole poštivanja utvrđene procedure za rad sa dokumentima;

Unapređenje oblika i metoda rada službenika preduzeća sa dokumentima.

Dokumentaciona podrška menadžmentu - aktivnost koja obuhvata organizaciju upravljanja dokumentacijom i dokumentacijom u procesu realizacije funkcija institucije, organizacije i preduzeća.

Dokumentacionu podršku menadžmenta u organizacijama, ustanovama i preduzećima vrši posebna služba, koja djeluje kao samostalna strukturna jedinica, direktno podređena rukovodiocu organizacije.

Spisak korišćene literature:

Pravila

1. Dekret Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara 2004. br. 1 „O odobrenju unificirane forme primarnu knjigovodstvenu dokumentaciju za obračun rada i njegovog plaćanja.

2. GOST R6.30-2003. Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju. - M.: Izdavačka kuća standarda, 2003.

3. GOST R 51141-98 Kancelarijski rad i arhiviranje: Termini i definicije. - M: Izdavačka kuća standarda, 1998.

4. DR-191-98. Unifikacija tekstova administrativnih dokumenata. Smjernice za VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.

5. O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja. Dekret Državnog komiteta za statistiku Rusije od 05.01.2004. br. 1.

6. Tipična uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti (odobrena naredbom Federalne arhivske službe Rusije od 27. novembra 2000. br. 68). - M., 2001.

7. Savezni zakon "o informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" od 20. februara 1995. br. 24-FZ.

Obrazovna literatura

8. Andreeva V.I. Rad u kancelariji. - M.: Intel-Sintez, 2002

9. Belov A.N. Papirologija i tok dokumenata: Proc. Dodatak - M.: Eksmo, 2007

10. Basakov M.I. Kancelarijski rad i korespondencija u pitanjima i odgovorima: Udžbenik - Rostov n/D.: Phoenix, 2004.

11. Basakov M.I., Zamytskova O.I. Rad u kancelariji. - Rostov na Donu: Feniks, 2004

12. Vasiljeva L.M., Skvorcova R.E., Shkatova L.A. Upravljanje dokumentima. - Čeljabinsk: knj. Izdavačka kuća, 2000

13. Galakhov V.V. Kancelarijski rad: Uzorci, dokumenti, organizacija i tehnologija rada. - M.: TK Velby doo, 2005

14. Demin Yu.M. Kancelarijski poslovi: Priprema kancelarijske dokumentacije. - Sankt Peterburg: Petar, 2004

15. Zinovjeva N.B. Dokumentacija: Nastavno-metodički priručnik. - M.: PROFIZDAT, 2003

16. Kolesnik E.N. Uvod u upravljačku dokumentaciju. Tutorial. - M.: INFRA-M, 2003

17. Kraiskaya Z.V., Cellini E.V. Arhiviranje: udžbenik za srednje specijalizovane obrazovne ustanove. - M.: Izdavačka kuća NORMA, 1996

18. Krylova I.Yu. Dokumentacija aktivnosti menadžmenta: Proc. dodatak. - Sankt Peterburg: Poslovna štampa, 2004

19. Kuznjecova T.V. Kancelarijski rad: Organizacija i tehnologije podrške dokumentarističkom poslovanju. - M.: Jedinstvo-Dana, 2003

20. Kushnarenko N.N. Upravljanje dokumentima. Udžbenik. - Kijev: Znanje, 2000

21. Lysenko N.A., Serbinovsky B.Yu. Dokumentacija upravljačkih aktivnosti u preduzeću: kancelarijski rad i korespondencija. - Rostov na Donu: Mart ITs, 2002

22. Okhotnikov A.V., Bulavina E.A. Vođenje evidencije i kancelarijski rad: Osnove upravljanja dokumentima; Vrste, funkcije dokumenata; Kancelarijska tehnologija: udžbenik za univerzitete.- M: ICC mart, 2004

23. Rogozhin M.Yu. Priručnik za kancelarijski rad - Sankt Peterburg: Pmter, 2006

24. Spivak V.A. Rad u kancelariji. - Sankt Peterburg, 2003

25. Spivak V.A. Dokumentacija aktivnosti menadžmenta: Kancelarijski rad - Sankt Peterburg: Peter, 2005

26. Stenyukov M.V. Kancelarijski rad: Bilješke sa predavanja. - M.: Prethodno, 2005

Dodatak

Tabela 1

Primjer izračuna za određivanje ukupnog utrošenog vremena (TCO)

po vrsti rada na predškolskom vaspitanju i obrazovanju

	Naziv vrste posla	Obim godišnje	Vrijednost norme, h	Troškovi, čovjek-sat
	Obrada ulaznih dokumenata
	Obrada odlaznih dokumenata
	Kontrola izvršenja dokumenta
	Razvoj normi.-met. beneficije
	Tematsko izvođenje. zahtjevi
	Provjera organizacije rada u odjeljenjima
UKUPNO radnih sati:

Bilješke.

SZV, uzimajući u obzir vrijeme utrošeno na organizaciono-tehničko održavanje radnih mjesta i odmor osoblja, su: SZVp = 12.651 x Ku = 13.916 čovjek-sati, gdje je Ku obračunski koeficijent sa vrijednošću 1,1.

Približan broj specijalista (uzimajući u obzir kvalifikacioni zahtevi prikazano sadržajem rada), na osnovu vrijednosti pokazatelja fonda korisnog radnog vremena jednog zaposlenog (Fpv) bit će: SZVp: Fpv = 13916: 2006 = 7 jedinica.

Tabela 2.

Okvirna kvalifikacija i broj zaposlenih u predškolskoj obrazovnoj ustanovi preduzeća do 1000 zaposlenih

			Broj jedinica osoblja	Bilješka
	Administrativna grupa - uprava predškolske obrazovne ustanove
	Šef službe	Supervizor
	Zamjenik šefa službe	Supervizor		Ne može se unijeti
	Inspektor za izvršenje naloga	Specijalista
	specijalista za dokumente	Specijalista
	sekretarica daktilograf	Tech. izvođač		Ne može se unijeti
	Naziv struke (specijalnosti)		Broj jedinica osoblja	Bilješka
	Grupa tehnička obuka i umnožavanje dokumenata
	Vođa grupe	Supervizor		Ne može se unijeti
	Viši daktilograf - operater računara	Tech. izvođač
	Daktilograf - PC operater	Tech. izvođač	2-5 ili više	Zavisi od količine posla
	kancelarijska radna grupa
	Vođa grupe	Supervizor		Ne može se unijeti
	Art. službenik	Tech. izvođač
	službenik	Tech. izvođač	2-5 ili više	Zavisi od količine posla
	Grupa za pohranu dokumenata
	Vođa grupe	Supervizor		Ne može se unijeti
	Viši arhivar	Tech. izvođač
	Arhivista	Tech. izvođač	2-5 ili više	Zavisi od količine posla
	Grupa za podršku
	Vođa grupe	Supervizor		Ne može se unijeti
	Stenograf	Tech. izvođač
	Kurir za prosleđivanje	Tech. izvođač
	Općenito, za uslugu DOW-a
Supervizor	Specijalista	Tech. izvođač
			12-20 i više

Održavanje……………………………………………………………………………………………

1.1. Usluga dokumentarne podrške menadžmentu (DOE) modernog preduzeća, njegova svrha, zadaci ……………………………

1.2. Približna lista regulatornih dokumenata koji regulišu organizaciju dokumentarne podrške za upravljanje preduzećem ......

1.3. Dnevne aktivnosti DOW službe regulisane su ………………

1.4. Organizaciona struktura i snaga službe ………..

1.5. Kvalifikacioni sastav……………………………………………………………..

POGLAVLJE II. Organizaciona i administrativna dokumentacija službe DOW………………………………………………………………………………………………

2.1 Kadrovi u preduzeću…………………………………………

2.2. Pravilnik o službi DOW-a. Pravilnik o strukturnoj podeli preduzeća (organizacije, ustanove)………………………………………

2.3. Upute za dokumentaciju podrške menadžmentu…………

2.4. Uputstva za vrste (područja) djelatnosti DOW službe .....

2.5. Uputstvo za organizovanje poslova za osoblje predškolske obrazovne ustanove ......

2.6. Norme vremena za obavljanje poslova na DOW-u…………………………………………

2.7. Planska i izvještajna dokumentacija DOW službe………………………………..

2.8. Dokumenti za unapređenje rada DOW službe……….

2.9. Opisi poslova osoblja predškolske obrazovne ustanove…………………………………..

Zaključak ……………………………………………………………………………………

Spisak korišćene literature………………………………………………………

Dodatak……………………………………………………………………………………

UVOD

Informacije zabilježene u dokumentima su odraz aktivnosti organizacije i čine osnovu svakog poslovanja.

Prema mišljenju stručnjaka, priprema dokumenata i rad sa njima u prosjeku zauzimaju do 60% radnog vremena rukovodnog osoblja. Moderno poslovanje je u velikoj mjeri kontinuirani proces sastavljanja i premeštanja dokumenata. Transakcije se zaključuju i raskidaju, kupuju i prodaju hartije od vrednosti, nekretnine i druga imovina preduzeća, formalizuju se odnosi između poslodavaca i osoblja, prenose informacije između preduzeća i građana - iza svega stoje dokumenti.

Tema mog nastavnog rada: organizacija službe predškolskih obrazovnih ustanova u uslovima funkcionisanja savremenog preduzeća.

Cilj je sagledavanje svih aspekata u organizaciji službe predškolske vaspitne ustanove.

POGLAVLJE. Služba dokumentarne podrške menadžmenta (DOE) modernog preduzeća, njegova namjena, zadaci, struktura i sastav

1.1. Služba dokumentacione podrške menadžmenta (DOE) modernog preduzeća, njegova namena, zadaci

„U skladu sa zahtjevima Državnog sistema dokumentacione podrške menadžmentu (u daljem tekstu DOW), dokumentarnu podršku menadžmentu u savremenim preduzećima treba da obavlja posebna služba - služba za dokumentaciju podrške menadžmentu (u daljem tekstu: kao DOW servis). Takva služba funkcioniše u preduzeću kao samostalna strukturna jedinica, na čijem čelu je rukovodilac službe i koja odgovara direktno rukovodiocu preduzeća. U preduzećima sa osobljem do 100 zaposlenih i relativno malom količinom toka posla, dozvoljeno je da se dužnosti za DOW dodijele jednom od stalno zaposlenih.

1.2 . Približna lista regulatornih dokumenata koji regulišu organizaciju dokumentarne podrške za upravljanje preduzećem

* Ustav Ruske Federacije.

* Građanski zakonik Ruske Federacije (dijelovi I i II).

* Savezni zakon od 28. avgusta 1995. br. 154-FZ „O opštim principima lokalne samouprave u Ruska Federacija” (sa naknadnim amandmanima).

* Federalni zakon Ruske Federacije od 25.01.1995 G."O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija".

* Federalni ustavni zakon Ruske Federacije od 25. decembra 2000. br. 2-FKZ „O državnom grbu Ruske Federacije“.

* Federalni zakon Ruske Federacije od 10. januara 2002. "O elektronskom digitalnom potpisu".

* Federalni zakon Ruske Federacije od 27. decembra 2002. br. 184-FZ „O tehničkoj regulaciji“.

* Zakon Ruske Federacije od 25. oktobra 1991. br. 1807-1 „O jezicima naroda Ruske Federacije“ (izmijenjen i dopunjen Federalnim zakonom od 24. jula 1998. br. 126-FZ).

* Osnovni zahtjevi za koncept i razvoj nacrta saveznih zakona (odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. avgusta 2001. br. 576).

* Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 02.05.1996. br. 638 „O postupku pripreme nacrta dekreta, naredbi predsjednika Ruske Federacije, koji predviđaju donošenje odluka, naredbi Vlade Ruske Federacije. "

* Pravila za pripremu regulatornih pravnih akata federalnih organa izvršne vlasti i njihovu državnu registraciju (odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13. avgusta 1997. br. 1009 (sa naknadnim izmjenama)).

* Uredba Vlade Ruske Federacije od 31.10.2000. br. 1547-r „O unapređenju kancelarijskog rada u saveznim izvršnim organima i jačanju izvršne discipline“.

* GOSG R51141-98 „Kancelarski rad i arhiviranje. Termini i definicije” (odobreno Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 27. februara 1998. br. 28).

* GOST R6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju” (odobreno Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 03.03.2003. br. 65-st).

* Državni sistem dokumentarne podrške upravljanja. Osnovne odredbe (odobrene od strane Upravnog odbora Glavnog arhiva SSSR-a 27. aprila 1988. Usvojene Naredbom Glavnog arhiva SSSR-a od 25. maja 1988. br. 33).

* Standardno uputstvo o kancelarijskom radu u saveznim organima izvršne vlasti (odobreno Naredbom Saveznog arhiva od 27. novembra 2000. godine br. 68).

* Kvalifikacioni imenik pozicija menadžera, stručnjaka zaposlenih (odobren Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 21. avgusta 1998. br. 37).

* Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije OK 011-93 (odobren Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 30. decembra 1993. br. 299).

* Spisak standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda čuvanja (odobren od Federalnog arhiva 06.10.2000.).

* Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom odbora Rosarhiva od 6. februara 2002.).

* Norme vremena za rad na dokumentarnoj podršci administrativnih struktura federalnih izvršnih organa (odobrene Uredbom Ministarstva rada i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 26. marta 2002. br. 23).

1.3 . Dnevne aktivnosti DOW službe regulisane su:

* Pravilnik o službi predškolske obrazovne ustanove;

* pravilnik o strukturnim podjelama (ako su ovi u sastavu službe predškolske obrazovne ustanove);

* uputstva za predškolske obrazovne ustanove;

* uputstva za pojedine vrste (područja) djelatnosti službe;

* uputstva za organizovanje poslova za uslužno osoblje;

* normativa vremena za obavljanje poslova u predškolskoj obrazovnoj ustanovi;

* planska i izvještajna dokumentacija;

* opis poslova uslužnog osoblja.

Po potrebi, DOW služba izrađuje i druge dokumente -

posebno dokumente o unapređenju aktivnosti predškolske obrazovne ustanove.

1.4. Organizaciona struktura i snaga službe

Organizaciona struktura i snaga službe predškolske vaspitne ustanove utvrđuje se u skladu sa kadrovskim rasporedom.

Da bi se odredila optimalna organizaciona struktura službe DOE, koja najbolje odgovara potrebama određenog preduzeća za dokumentovanim informacijama, čini se prikladnim pozvati se na relevantne odredbe GSDOU. Ovaj dokument pruža sljedeće tipične opcije za organizacionu strukturu službe PEI:

“U državnim preduzećima (udruženjima) - odjel dokumentacijske podrške za menadžment ili kancelariju. Oni obično uključuju:

a) odjeljenja za računovodstvo i registraciju, kontrolu, unapređenje rada sa dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava;

b) razmatranje pisama (žalbi);

c) sekretarijat;

d) ekspedicija;

e) daktilografski biro;

f) ured za kopiranje i reprodukciju;

U udruženjima i koncernima sastav i strukturu službe PEI određuje rukovodstvo organizacije. U zajedničkim ulaganjima (organizacijama) - odbor. U akcionarskim društvima - osnivačka konferencija. U zadrugama sastav i strukturu službe predškolske vaspitne ustanove utvrđuje skupština zadrugara. U jedinicama lokalne samouprave iu aparatima, odeljenjima javnih organizacija – opšti odsek. Opšte odjeljenje uključuje:

a) sekretarijat;

b) ured;

c) kontrolna grupa;

d) protokol grupa;

e) grupa za unapređenje rada sa dokumentima;

f) grupa pisama (žalbi);

g) daktilografski biro;

h) ured za kopiranje i reprodukciju;

U organizacijama koje nemaju službu za upravljanje dokumentima, u strukturnim odjeljenjima, poslove sa dokumentima obavlja sekretar rukovodioca (inspektor) ili drugo posebno određeno lice.

* sekretarijat, uključujući prijem, sekretarijat ministra (šef odjeljenja, organizacije, ustanove), sekretarijati zamjenika ministara (šef), sekretarijat odbora, biro za protokol;

* inspekcija pri ministru (šef odjeljenja, organizacije, ustanove), uključujući kancelariju (biro za prepisku), biro za računovodstvo i registraciju dokumenata, ekspediciju, daktilografski biro, biro za kopiranje i umnožavanje, teletip;

* odjeljenje za pisma (žalbe), odnosno odjeljenje za rad sa žalbama koje prima ministarstvo (agencija, organizacija, institucija);

* odjel za unapređenje rada sa dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava (TS) (sredstva za automatizaciju i mehanizaciju) kancelarijskih procesa;

* centralni arhiv (arhiv).

Fig.1. uzorni poslovi

Opcija 2. Osiguranje potreba za dokumentovanim informacijama državnih preduzeća, istraživačkih, projektantskih, projektantskih organizacija i računarskih centara, visokoškolskih ustanova i drugih sličnih organizacija propisano je za odeljenja (službe) dokumentacione podrške menadžmenta (kancelarija)(Sl. 2), koji uključuju:

* grupa (odjeljenje) računovodstva i registracije;

* grupa (odjel) kontrole;

* grupa (odjeljenje) za unapređenje rada sa dokumentacijom i uvođenje tehničkih sredstava (sredstva automatizacije i mehanizacije);

* grupa (odjel) za razmatranje žalbi primljenih od strane preduzeća (organizacije);

* sekretarijat; ekspedicija; ured za kucanje; Ured za kopiranje i reprodukciju; arhiva.

Opcija 3. Osiguranje potreba za dokumentovanim informacijama nedržavnih preduzeća (organizacija), uključujući udruženja, koncerne, akcionarska društva (uključujući i zajednička), zadruge i dr., propisano je da se ustupe u službu predškolske obrazovne ustanove, čiju strukturu (druga slična jedinica) određuju organi upravljanja preduzeća (organizacije) (Sl. 3).

Slika 2. Približna organizaciona struktura odeljenja (službe) predškolske obrazovne ustanove (kancelarije) nedržavnog preduzeća

Slika 3. Okvirna organizaciona struktura službe PEI nedržavnog preduzeća (organizacije)

Opcija 4. Osiguranje potreba za dokumentovanim informacijama lokalnih samouprava (organa) i aparata (odbora) javnih organizacija propisano je da bude raspoređeno u obilje resora. (Sl. 4), koji uključuju:

* sekretarijat;

* kancelarija (grupa za upravljanje uredima);

* kontrolna grupa;

* grupa protokola;

* grupa za unapređenje rada sa dokumentima (implementacija tehničkih sredstava);

* grupa za razmatranje pisama (žalbi);

* daktilografski biro;

* biro za kopiranje i umnožavanje;

Rice. 4. Okvirna organizaciona struktura opšteg odjeljenja

Određivanje snage PEI službe – po strukturnim odjeljenjima i općenito – preporučuje se da se vrši na osnovu odgovarajućih proračuna. Izvođenje ovakvih proračuna treba izvršiti na osnovu podataka o standardnom vremenu utrošenom na obavljanje određenih vrsta poslova (radnji), kao i na osnovu stvarnih potreba preduzeća u dokumentovanim informacijama, uzimajući u obzir :

* obim cirkulacije dokumenata;

* glavne vrste upravljačkih dokumenata;

* učestalost njihove primjene u cilju obezbjeđivanja svakodnevnih aktivnosti preduzeća itd.).

Primjer izračuna prikazan je u tabeli. 1. (Vidi Dodatak)

1.5. Kvalifikacijespoj

Konačni rezultati proračuna, nakon detaljne provjere pouzdanosti, uzimaju se kao osnova za pripremu nacrta dokumenata koji određuju kvalifikacije i snagu službe PEI (najvažniji od njih je tabela osoblja, vidi dolje). Okvirni kvalifikacioni i brojčani sastav službe predškolske obrazovne ustanove preduzeća sa do 1000 zaposlenih prikazan je u tabeli. 2. (Vidi Dodatak)

POGLAVLJE II. Organizaciona i administrativna dokumentacija DOW službe

2.1 Osoblje preduzeća

Navedeni obrazac - obrazac br. T-3 "Kadrovi" (pogledajte obrazac obrasca na CD-u u prilogu knjige) - namijenjen je dokumentovanju strukture, kadrovske i kadrovske popunjenosti i odobrava se godišnje od 1. januara naredbom načelnika preduzeće. Promjene u kadrovskoj tabeli, uključujući one zbog formiranja novih strukturnih odjela u preduzeću (na primjer, predškolske obrazovne ustanove), vrše se u skladu sa naredbom (uputstvom) rukovodioca preduzeća ili osobe koju on ovlasti . Uzorak takvog naloga je predstavljen na CD-u.

Opći postupak izrade kadrovskog rasporeda određen je „Uputstvom za prijavu i popunjavanje obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja“.

„Popis osoblja sastavlja ovlašćeni službenik preduzeća (obično ovlašćeni radnik kadrovske službe), potpisuje ga programer i odobrava rukovodilac preduzeća. Tabela osoblja uključuje:

* Naziv preduzeća;

* njegov kod prema OKPO;

* datum stupanja na snagu kadrovskog rasporeda;

* datum i broj dokumenta;

* datum i broj naloga, u skladu sa kojim je odobren kadrovski raspored;

* broj osoblja u jedinicama;

* veličina platnog fonda (u rubljama);

* naziv strukturne jedinice;

* naziv profesije (pozicije) zaposlenog;

* broj jedinica osoblja;

* veličina mjesečnog fonda plata za svako radno mjesto (profesiju)”.

2.2. Pravilnik o službi predškolske obrazovne ustanove.

Prilikom pripreme teksta odredbe o uslugama predškolske obrazovne ustanove, čini se primjerenim da se kao osnova koristi okvirna odredba o uslugama predškolske obrazovne ustanove, data u Dodatku 12. GSDOU. Tekst odredbe o pružanju usluga predškolske obrazovne ustanove dat je u Prilogu 3 ovog priručnika.

Pravilnik o strukturnoj podeli preduzeća (organizacije, ustanove)

Prilikom pripreme teksta odredbe o strukturnoj jedinici kao dijelu službe PEI, čini se primjerenim koristiti odgovarajuće primjerne odredbe kao osnovu. Konkretno, okvirna odredba o arhivskom odjeljenju, koji funkcionira kao strukturna jedinica u sklopu službe DOE, nalazi se u Dodatku 4 ovog priručnika. (Približna uredba o arhivi preduzeća (organizacije, ustanove) koja djeluje kao samostalna strukturna jedinica (van službe predškolske obrazovne ustanove) odobrena je Uredbom Saveznog arhiva od 18. avgusta 1992. br. 176.)

2.3 . Uputstva za dokumentaciju podrške menadžmentu

(Odobreno Naredbom Saveznog arhiva od 27. novembra 2000. br. 68.)

Istovremeno, relevantne odredbe drugih dokumenata kojima se uređuju određene oblasti DOE treba uzeti u obzir u potrebnoj mjeri. Pored GSDOU, to su, posebno, GOST R6.30-2003. Na osnovu njih sastavlja se tekst uputstva o dokumentacionoj podršci za upravljanje preduzećem (organizacijom, ustanovom).

2.4 . Uputstva za vrste (područja) djelatnosti DOW službe

Uputstvo za vrstu delatnosti - regulatorni dokument koji propisuje postupak obavljanja bilo koje delatnosti (postupak za primenu odredaba drugih regulatornih pravnih akata za sprovođenje takvih aktivnosti) od strane službenika (strukturnih jedinica) preduzeća (organizacija, institucije). Opšti postupak i pravila za izdavanje uputstava za vrstu djelatnosti definisani su stavom 4.2 Standardnog uputstva za papirologiju.

Uputstva za vrstu djelatnosti treba sastaviti na opštem memorandumu preduzeća. Tekst dokumenta treba da bude naveden u skladu sa zahtevima Metodoloških preporuka VNIIDAD FAS RF (1998) i uzimajući u obzir specifičnosti vrste delatnosti preduzeća (strukturne jedinice), regulisane relevantnim uputstvom.

Glavni tekst uputstva za rad obično je podeljen na poglavlja, paragrafe i podstavke. Poglavlja dokumenta treba da imaju naslove i da budu numerisana rimskim brojevima.

2.5 . Uputstvo za organizovanje radnih mesta za osoblje predškolske obrazovne ustanove

Uputstvo za organizovanje poslova - regulatorni dokument koji propisuje postupak organizovanja poslova za osoblje strukturne jedinice preduzeća (osoblje određene kvalifikacije ili kategorije profesionalnog položaja). Prilikom izrade takvih uputstava treba se rukovoditi navedenim zahtjevima koji regulišu postupak izrade uputstava, kao i odredbama dokumenata kojima se utvrđuju posebni zahtjevi za organizaciju radnih mjesta u određenom području djelatnosti.

Uputstvo potpisuje rukovodilac odgovarajuće strukturne jedinice odgovorne za izradu dokumenta, a odobrava rukovodilac preduzeća.

Odobrenje dokumenta mora se izvršiti u obliku pečata odobrenja ili izdavanjem administrativnog dokumenta o njegovom odobrenju.

Uputstvo mora biti sastavljeno na opštem memorandumu preduzeća. Tekst dokumenta treba da bude predstavljen u skladu sa zahtevima Metodoloških preporuka VNIIDAD FAS RF (1998) i uzimajući u obzir specifičnosti vrste delatnosti preduzeća (strukturne jedinice), regulisane odgovarajućim uputstvom.

Numeraciju paragrafa i podstavova dokumenta treba izvršiti arapskim brojevima.

2.6 . Norme vremena za obavljanje poslova u predškolskoj obrazovnoj ustanovi

Racioniranje vremena za obavljanje poslova u predškolskoj obrazovnoj ustanovi, po pravilu, vrši se na osnovu relevantnih dokumenata - vremenskih standarda i vremenskih standarda koje su izradile vlasti za racioniranje vremena utrošenog na obavljanje poslova. određene vrste poslova. Dakle, kako bi se pravilno standardiziralo vrijeme za obavljanje poslova na DOW-u u preduzećima (u organizacijama, institucijama), Međusektorski prošireni standardi za vrijeme rada na DOW-u, odobreni Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 25. novembra 1994. godine broj 72 primjenjuju se, au upravljačkim strukturama organa saveznih organa izvršne vlasti - normativi vremena za rad na dokumentarnoj podršci, odobreni Uredbom Ministarstva rada i socijalnog razvoja od 26. marta 2002 br. 23. Na osnovu standarda (normi) vremena:

* broj zaposlenih u predškolskim službama je utvrđen i opravdan;

* utvrđuju se radne obaveze zaposlenih;

* rad se raspoređuje na zaposlene (kategorija "tehnički izvođač").

U neophodnim slučajevima, na osnovu ovih dokumenata, preduzeća (organizacije, institucije) izrađuju revidirane vremenske standarde. U takvim su normama, u pravilu, fiksirane:

* vremenski troškovi za obavljanje određenih vrsta poslova koji nisu predviđeni proširenim standardima (normativi);

* vremenski troškovi za obavljanje određenih vrsta poslova - ako se, zbog specifičnosti predškolske obrazovne ustanove u uslovima određenog preduzeća (organizacije, ustanove), stvarni vremenski troškovi za njihovu realizaciju značajno razlikuju od onih utvrđenih od strane konsolidovani standardi (norme).

„Obračun navedenih normativa se po pravilu vrši metodom tehničkog racioniranja, na osnovu fiksiranja (hronometrije sa naknadnim evidentiranjem) radnog vremena utrošenog na obavljanje odgovarajućih vrsta poslova. Pri tome treba uzeti u obzir i vrijeme utrošeno na organizaciono-tehničko održavanje radnih mjesta, odmor i lične potrebe radnika.

Vrijednosti vremenskih normi postavljaju se u satima (djelići sata) po jedinici mjere za svaku određenu vrstu posla - na primjer, list, kutija, fascikla, kutija.

Vremenski rokovi za najčešće operacije za predškolske obrazovne ustanove prikazani su u Dodatku 5 ovog priručnika.

2.7 . Planska i izvještajna dokumentacija predškolske obrazovne ustanove

„Osiguranje planiranja i izvještavanja, kao i pravovremena i ispravna priprema relevantnih dokumenata – planova, izvještaja – jedna je od glavnih odgovornosti rukovodioca predškolske obrazovne ustanove preduzeća. U opštem slučaju, plan rada je dokument koji definiše sastav i sadržaj glavnih aktivnosti (zadataka), čija je realizacija poverena zaposlenom (strukturna jedinica, preduzeće kojim rukovodi), rokovi, mesta i odgovorni za njihovu realizaciju u određenom vremenskom periodu (u toku dana, sedmice, mjeseca, tromjesečja itd.)”.

Početni podaci za planiranje aktivnosti DOW službe za narednu kalendarsku godinu su:

* indikatori finansijskog i ekonomskog razvoja preduzeća za planirani period;

* glavni rezultati rada predškolske obrazovne ustanove za protekli period;

* ciljevi i zadaci PEI službe, koji proizilaze iz sadržaja relevantnih odjeljaka dugoročnih i srednjoročnih planskih dokumenata (uključujući poslovne planove, programe organizacijskog razvoja preduzeća, itd.).

Na osnovu pokazatelja plana rada predškolske obrazovne ustanove utvrđuju se i u konačnom obliku odobravaju planovi rada strukturnih odjeljenja predškolske službe.

Individualno planiranje rada zaposlenih u predškolskoj obrazovnoj ustanovi vrši se na osnovu planova relevantnih strukturnih jedinica i uzimajući u obzir uputstva njihovih neposrednih rukovodilaca. Glavni dokument za planiranje individualnog rada zaposlenog je lični plan rada.

Izvještaj je dokument u proširenom obliku koji odražava konačne rezultate obrade (sistematizacije, obračuna i usaglašavanja) i analize statističkih podataka koji karakterišu obavljanje bilo koje vrste posla (bilo koje aktivnosti) za duži vremenski period (mjesec, kvartal i više). Izvještavanje o radu službe PEI vrši se na način utvrđen odredbama relevantnih regulatornih, metodoloških i organizacionih i administrativnih akata, kao i uputstvima rukovodioca preduzeća.

Obrasce planskih i izvještajnih dokumenata o radu službe predškolske obrazovne ustanove odobrava rukovodilac preduzeća na osnovu odgovarajuće prezentacije rukovodioca službe predškolske vaspitne ustanove. Primjer plana rada rukovodioca službe predškolske vaspitne ustanove predstavljen je na CD-u, a primjer izvještaja o radu sa pisanim zahtjevima građana nalazi se u Prilogu 6 ovog priručnika.

2.8 . Dokumenti za unapređenje rada predškolske obrazovne ustanove

Posebnu grupu u organizacionoj i administrativnoj dokumentaciji službe predškolske obrazovne ustanove čine dokumenti o unapređenju njenih aktivnosti. Unapređenje aktivnosti službe PEI podrazumijeva sistematsko sprovođenje seta mjera u cilju postizanja viših pokazatelja uspješnosti svih strukturnih jedinica (radnih područja) kao dijela službe PEI i službe u cjelini. Sadržaj aktivnosti određuje se u zavisnosti od smjera u kojem su koncentrisani upravljački napori uprave predškolske obrazovne ustanove. Istovremeno, u praksi se održavanje ovakvih događaja najčešće povezuje sa uvođenjem u svakodnevne aktivnosti službe novih regulatornih i metodoloških (organizacionih i administrativnih) dokumenata o pojedinim pitanjima dokumentacione podrške menadžmentu.

* izrada novih (razjašnjenje postojećih) regulatornih i metodoloških (organizacionih i administrativnih) dokumenata preduzeća o pitanjima predškolskog vaspitanja i obrazovanja;

* promene u postojećem toku rada preduzeća, uzimajući u obzir nove zahteve za njegovu organizaciju;

* obuka osoblja službe predškolske obrazovne ustanove i, po potrebi, drugih službenika preduzeća primljenih na rad sa upravljačkom dokumentacijom;

* obezbjeđivanje relevantne dokumentacije strukturnih podjela preduzeća.

2.9 . Opisi poslova osoblja predškolske obrazovne ustanove

„Uputstvo o radu je regulatorni dokument kojim se uređuje rad određenog službenika (kategorije zaposlenih - rukovodioci, specijalisti, izvršioci itd.) preduzeća (organizacije, ustanove) i utvrđuje postupak za primjenu odredaba od strane ovih lica. drugih regulatornih pravnih akata. Opšti postupak i pravila za izdavanje opisa poslova regulisani su stavom 4.2 Standardnog uputstva za kancelarijski rad.

Tekst uputstva štampa se na opštem memorandumu preduzeća i navodi se u trećem licu jednine ili množine. Tekst uputstva može se podijeliti na poglavlja, paragrafe i podstavke. Poglavlja treba da imaju naslove i da budu numerisana rimskim brojevima. Numeracija stavova i podstavova vrši se arapskim brojevima.

* zadaci zaposlenog (npr. za referenta - prijem, evidentiranje ulaznih i slanje odlaznih dokumenata);

* postupak popunjavanja radnog mjesta, odnosno ko postavlja i razrješava ovog radnika;

* profesionalnih zahtjeva i zaposlenika (stepen obrazovanja, radno iskustvo i sl.);

* glavni dokumenti i materijali kojima se zaposlenik mora rukovoditi u svojim aktivnostima.

U dijelu opisa posla "Funkcije zaposlenika" definiraju se:

* Referentni predmet ili oblast rada koja se dodeljuje zaposlenom;

* popis vrsta poslova koji čine obavljanje dodijeljenih funkcija (na primjer, registracija dokumenata može uključivati popunjavanje kartica, održavanje ormarića za datoteke, izdavanje potvrda itd.).

U odjeljku opisa posla "Dužnosti zaposlenika" navedene su karakteristike djelatnosti:

* vezano za pripremu dokumenata, primanje, obradu i izdavanje informacija;

* podrazumijeva obavezno korištenje određenih oblika i metoda rada (na primjer, periodična kontrola formiranja predmeta u strukturnim odjeljenjima, brifinzi i sl.);

* traženje poštovanja rokova za sprovođenje konkretnih radnji;

* koji se tiče redosleda izvršenja instrukcija;

* utiče na etičke standarde koji se moraju poštovati u timu.

U odeljku opisa poslova „Prava zaposlenih” utvrđuju se prava zaposlenog za obavljanje funkcija koje su mu poverene i obavljanje poslova. Odjeljak „Odnosi“ u opisu posla označava pododjele i zaposlenike od kojih izvođač prima i kojima prenosi informacije, njihovu strukturu i uslove prijenosa, ko je uključen u izvršenje određenih dokumenata, s kim su dogovoreni itd. .

U odeljku opisa poslova „Vrednovanje rada“ navedeni su kriterijumi koji omogućavaju procenu stepena u kome zaposleni ispunjava svoje funkcije i dužnosti, koristi prava itd.

Zaključak

Proučavajući naučni i praktični materijal o ovoj temi, možemo izvući sljedeće zaključke:

U skladu sa zahtjevima Državnog sistema podrške upravljačkoj dokumentaciji (u daljem tekstu DOW), podršku u upravljanju dokumentacijom u savremenim preduzećima treba da obavlja posebna služba - služba za podršku upravljačkoj dokumentaciji (u daljem tekstu - DOW služba). Takva služba funkcioniše u preduzeću kao samostalna strukturna jedinica, na čijem čelu je rukovodilac službe i koja odgovara direktno rukovodiocu preduzeća.

Glavni zadaci službe predškolske obrazovne ustanove su:

* uvođenje u preduzeću jedinstvene procedure za rad sa dokumentima u skladu sa GSDOU i drugim regulatornim, metodološkim i organizacionim i administrativnim dokumentima;

* sprovođenje metodološkog upravljanja organizacijom rada sa dokumentima u strukturnim delovima preduzeća;

* Osiguranje efektivne kontrole poštivanja utvrđene procedure za rad sa dokumentima;

* unapređenje oblika i metoda rada službenika preduzeća sa dokumentima.

Dokumentaciona podrška menadžmentu je aktivnost koja obuhvata organizaciju upravljanja dokumentacijom i dokumentacijom u procesu realizacije funkcija institucije, organizacije i preduzeća.

Dokumentacionu podršku menadžmenta u organizacijama, ustanovama i preduzećima vrši posebna služba, kao samostalna strukturna jedinica, podređena direktno rukovodiocu organizacije.

Spisak korišćene literature:

Pravila

1. Uredba Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara 2004. br. 1 „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja”.

2. GOST R6.30-2003. Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju. - M.: Izdavačka kuća standarda, 2003.

3. GOST R 51141-98 Kancelarijski rad i arhiviranje: Termini i definicije. - M: Izdavačka kuća standarda, 1998.

4. DR-191-98. Unifikacija tekstova administrativnih dokumenata. Metodološke preporuke VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.

5. O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja. Dekret Državnog komiteta za statistiku Rusije od 05.01.2004. br. 1.

6. Tipična uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti (odobrena naredbom Federalne arhivske službe Rusije od 27. novembra 2000. br. 68). - M., 2001.

7. Savezni zakon "o informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" od 20. februara 1995. br. 24-FZ.

Obrazovna literatura

8. Andreeva V.I. Rad u kancelariji. - M.: Intel-Sintez, 2002

9. Belov A.N. Papirologija i tok dokumenata: Proc. Dodatak - M.: Eksmo, 2007

10. Basakov M.I. Kancelarijski rad i korespondencija u pitanjima i odgovorima: Udžbenik - Rostov n/D.: Phoenix, 2004.

11. Basakov M.I., Zamytskova O.I. Rad u kancelariji. - Rostov na Do-nu: Phoenix, 2004

12. Vasiljeva L.M., Skvorcova R.E., Shkatova L.A. Upravljanje dokumentima. - Čeljabinsk: knj. Izdavačka kuća, 2000

13. Galakhov V.V. Kancelarijski rad: Uzorci, dokumenti, organizacija i tehnologija rada. - M.: TK Velby doo, 2005

14. Demin Yu.M. Kancelarijski poslovi: Izrada servisne dokumentacije. - Sankt Peterburg: Petar, 2004

15. Zinovjeva N.B. Dokumentacija: Nastavno-metodički priručnik. - M.: PROFIZDAT, 2003

16. Kolesnik E.N. UVOD u upravljačku dokumentaciju. Tutorial. - M.: INFRA-M, 2003

17. Kraiskaya Z.V., Cellini E.V. Arhiviranje: udžbenik za srednje specijalizovane obrazovne ustanove. - M.: Izdavačka kuća NORMA, 1996

18. Krylova I.Yu. Dokumentacija aktivnosti menadžmenta: Proc. dodatak. - Sankt Peterburg: Poslovna štampa, 2004

19. Kuznjecova T.V. Kancelarijski rad: Organizacija i tehnologije podrške dokumentarističkom poslovanju. - M.: Jedinstvo-Dana, 2003

20. Kushnarenko N.N. Upravljanje dokumentima. Udžbenik. - Kijev: Znanje, 2000

21. Lysenko N.A., Serbinovsky B.Yu. Dokumentacija menadžerske djelatnosti u preduzeću: kancelarijski rad i korespondencija. - Rostov na Donu: Mart ITs, 2002

23. Rogozhin M.Yu. Priručnik za kancelarijski rad - Sankt Peterburg: Pmter, 2006

24. Spivak V.A. Rad u kancelariji. - Sankt Peterburg, 2003

25. Spivak V.A. Dokumentacija aktivnosti menadžmenta: Kancelarijski rad - Sankt Peterburg: Peter, 2005

26. Stenyukov M.V. Kancelarijski rad: Bilješke sa predavanja. - M.: Prethodno, 2005

Dodatak

Tabela 1

Primjer izračuna za određivanje ukupnog utrošenog vremena (TCO)

po vrsti rada na predškolskom vaspitanju i obrazovanju

Naziv vrste posla	Obim godišnje	Vrijednost norme, h	Troškovi, čovjek-sat
Obrada ulaznih dokumenata
Obrada odlaznih dokumenata
Kontrola izvršenja dokumenta
Razvoj normi.-met. beneficije
Tematsko izvođenje. zahtjevi
Provjera organizacije rada u odjeljenjima
UKUPNO radnih sati:

Bilješke.

SZV, uzimajući u obzir vrijeme utrošeno na organizaciono-tehničko održavanje radnih mjesta i odmor osoblja, su: SZVp = 12.651 x Ku = 13.916 radnih sati, gdje je Ku obračunski koeficijent vrijednosti 1,1.

Približan broj stručnjaka (uzimajući u obzir kvalifikacijske zahtjeve koje nameće sadržaj posla), na osnovu vrijednosti pokazatelja fonda korisnog radnog vremena jednog zaposlenog (Fpv) bit će: SZVp: Fpv \u003d 13916: 2006 \u003d 7 jedinica.

Tabela 2.

Okvirna kvalifikacija i broj zaposlenih u predškolskoj obrazovnoj ustanovi preduzeća do 1000 zaposlenih

		Broj jedinica osoblja	Bilješka
Administrativna grupa - uprava predškolske obrazovne ustanove
Šef službe	Supervizor
Zamjenik šefa službe	Supervizor		Ne može se unijeti
Inspektor za izvršenje naloga	Specijalista
specijalista za dokumente	Specijalista
sekretarica daktilograf	Tech. izvođač		Ne može se unijeti
Naziv struke (specijalnosti)		Broj jedinica osoblja	Bilješka
Grupa tehničke pripreme i umnožavanja dokumenata
Vođa grupe	Supervizor		Ne može se unijeti
Viši daktilograf - operater računara	Tech. izvođač
Daktilograf - PC operater	Tech. izvođač	2-5 ili više	Zavisi od količine posla
kancelarijska radna grupa
Vođa grupe	Supervizor		Ne može se unijeti
Art. službenik	Tech. izvođač
službenik	Tech. izvođač	2-5 ili više	Zavisi od količine posla
Grupa za pohranu dokumenata
Vođa grupe	Supervizor		Ne može se unijeti
Viši arhivar	Tech. izvođač
Arhivista	Tech. izvođač	2-5 ili više	Zavisi od količine posla
Grupa za podršku
Vođa grupe	Supervizor		Ne može se unijeti
Stenograf	Tech. izvođač
Kurir za prosleđivanje	Tech. izvođač
Općenito, za uslugu DOW-a
	Supervizor	Specijalista	Tech. izvođač
			12-20 i više

MINISTARSTVO PROSVETE I NAUKE RUJSKE FEDERACIJE

budžet savezne države obrazovne ustanove visoko stručno obrazovanje

RUSKI DRŽAVNI UNIVERZITET ZA HUMANISTIČKE NAUKE (RSUH)

ISTORIJSKO-ARHIVSKI INSTITUT

Fakultet za gramofonske nauke i tehnotronički arhiv

Odjel za dokumentaciju

Organizacija dokumentacione podrške za rad kadrovske službe i pravci njenog unapređenja na primeru Akcionarskog društva „Informacioni satelitski sistemi“

Specijalnost "Dokumentologija i upravljanje dokumentacijom"

Teza

student 5. godine dopisnog obrazovanja

Maksimov Aleksej Aleksandrovič

Moskva 2015

UVOD

POGLAVLJE 1 RESHETNEVA

1.2 Organizaciona struktura i upravljanje pravni dokumenti AD "ISS" im. M.F. Reshetnev

1.3 Odeljenje ljudskih resursa ISS dd

POGLAVLJE 2. ANALIZA KARAKTERISTIKA ORGANIZACIJE DOO HR SLUŽBE AD "ISS"

2.1 Osnovni propisi za tok rada AD "ISS"

2.2 Dokumentacija o radnim odnosima u AD "ISS"

2.3 Načini poboljšanja DOE kadrovske službe JSC "ISS"

ZAKLJUČAK

Spisak korištenih izvora i literature

DODATAK 1

DODATAK 2

DODATAK 3

UVOD

dokumentarni kadrovski administrativni propisi

Povećanje uloge osoblja i promjena odnosa prema njima povezano je, prije svega, sa dubokim transformacijama u proizvodnji. Stabilizacija proizvodnih procesa omogućila je široku upotrebu niskokvalifikovane radne snage, što je omogućilo uštedu na troškovima vezanim za zapošljavanje, obuku i plaćanje rada. Naučni koncepti organizacije rada i upravljanja polazili su od ovih zahtjeva.

Naučno-tehnološki proces posljednjih decenija izazvao je velike promjene u radnoj djelatnosti. Moderna proizvodnja sve više zahtijeva radne kvalitete koje ne samo da nisu formirane u uvjetima masovne proizvodnje, već su i namjerno minimizirane, što je omogućilo pojednostavljenje rada i smanjenje cijene rada. Jedna od prepoznatljivih karakteristika moderne proizvodnje je njena snažna zavisnost od kvaliteta radne snage, oblika njene upotrebe i stepena uključenosti u poslove organizacije. Upravljanje kadrovima postaje sve važnije kao faktor povećanja konkurentnosti i dugoročnog razvoja. Karakteristična karakteristika u organizaciji rada sa kadrovima u postojećim uslovima je želja kadrovskih službi da integrišu sve aspekte rada sa ljudskim resursima, sve faze njihovog životni ciklus od trenutka prijema u radni odnos do isplate otpremnina.

Donedavno je u našoj upravljačkoj praksi izostajao sam koncept „upravljanja kadrovima“. Istina, sistem menadžmenta svake organizacije imao je funkcionalni podsistem za upravljanje kadrovima i društveni razvoj tima, ali najveći dio posla na upravljanju kadrovima obavljali su linijski rukovodioci odjeljenja.

Glavna strukturna jedinica za upravljanje kadrovima u organizaciji je kadrovska služba, kojoj su povjerene funkcije zapošljavanja i otpuštanja zaposlenih, kao i organizovanje njihove obuke, usavršavanja i prekvalifikacije. Za obavljanje ovih potonjih funkcija često se stvaraju odjeli za obuku ili odjeli za tehničku obuku.

Kadrovske službe nisu ni metodološki, ni informacioni, ni koordinacioni centar kadrovski rad. Oni su strukturno odvojeni od odjeljenja za rad i obračun plaća, odjela za zaštitu zdravlja i sigurnost na radu, pravnih odjela i drugih odjela koji obavljaju funkcije upravljanja kadrovima.

Kadrovske službe se prilikom obavljanja djelatnosti u organizacijama moraju baviti pitanjima kao što su organizacija rada, vođenje radnih odnosa između zaposlenog i poslodavca i regulisanje ovih pitanja. Primjer propisa je skup dokumenata – kadrovska dokumentacija.

Trenutno je od velikog značaja rešavanje problema predškolskog vaspitanja i obrazovanja, uz pomoć kojeg procesi organizovanja dokumenata, toka rada u preduzeću dobijaju normativni i uređeni karakter. Organiziranje dokumenata vam omogućava da kreirate informacioni resurs o poslovnim aktivnostima i pružanje odgovornosti organizacijama i društvu.

Relevantnost ove teme leži u činjenici da je povećan značaj kadrovskih usluga u strukturi upravljanja preduzećem, a pravilna organizacija njegovih aktivnosti dovodi do poboljšanja izbora kadrova i kao rezultat toga povećanja ukupnog broja zaposlenih. potencijal preduzeća.

Predmet istraživanja je kadrovska služba Akcionarskog društva „Informacioni satelitski sistemi“ (AD „ISS“).

Predmet studije je skup dokumenata i proces organizovanja predškolske obrazovne ustanove kadrovske službe AD "ISS".

Svrha diplomskog rada: izvršiti sveobuhvatnu analizu organizacije dokumentarne podrške za aktivnosti kadrovske službe AD "ISS" i izraditi prijedloge za njeno unapređenje.

Zadaci diplomskog rada:

1. Proučavanje zakonskih, podzakonskih akata, organizacionih i administrativnih dokumenata kojima se uređuje organizacija kadrovske službe, naučne, metodološke i posebne literature;

Razmotriti organizacionu strukturu AD "ISS" i kadrovsku službu kao komponentu ove strukture;

Analizirati organizaciju dokumentacione podrške i aktivnosti kadrovske službe AD „ISS“;

Izraditi predloge oblasti za unapređenje aktivnosti organizacije predškolske obrazovne ustanove kadrovske službe AD „ISS“.

Kao i svaka druga aktivnost, rad kadrovske službe mora biti dokumentovan. Priprema, izvršenje dokumenata, rad sa njima i skladištenje regulisani su zakonskim i podzakonskim aktima, čija je primena obavezna za svaku kadrovsku službu, bez obzira na njenu veličinu. Osim toga, svako preduzeće razvija lokalne propise koji regulišu rad kadrovske službe ove organizacije. Svake godine kadrovska služba priprema nomenklaturu predmeta, čije je formiranje također priznato kao obavezno za kadrovske službenike.

Značaj kadrovskih dokumenata određuje činjenica da oni sadrže podatke neophodne građanima za ostvarivanje prava na rad, obrazovanje, penziju i dr. Dakle, kadrovska služba preduzeća treba da se rukovodi zakonima, propisima, uputstvima i drugim dokumentima koji sadrže norme radnog prava. Za kršenje normi sadržanih u ovim pravnim aktima, strane u radnom odnosu mogu odgovarati za različite vrste pravne odgovornosti.

Problemi implementacije kadrovska politika i realizacija kadrovskog rada u organizacijama različitih organizaciono-pravnih oblika svojine razmatraju se u knjizi „Kadrovska služba i upravljanje organizacionim kadrovima“ V.M. Anisimov. Publikacija sadrži skup konkretnih dokumenata, uputstava, preporuka, obrazaca, potvrda, uzoraka naredbi (uputstava) o osoblju i druge informacije vezane za vođenje kadrovske evidencije i rad sa kadrovima.

U publikaciji G.Yu. Kasyanova "Priručnik kadrovskog službenika" daje praktične preporuke o organizaciji rada kadrovske službe i vođenju kadrovske dokumentacije. Knjiga sadrži veliki broj konkretnih primjera i primjera dokumenata.

Pitanja regulatornog okvira za dokumentarnu podršku upravljanja kadrovima, procesi dokumentovanja radne aktivnosti zaposlenih i klasifikacija dokumenata po osoblju detaljno su opisana u knjizi A.S. Krasavina “Dokumentarna podrška upravljanja kadrovima. Praktični vodič".

Za analizu rada kadrovske službe AD „ISS“ proučeni su interni dokumenti preduzeća: statut, pravilnici, naredbe o kadru i druga dokumenta, na osnovu kojih su doneti relevantni zaključci.

Praktični značaj diplomskog rada je u tome što se prijedlozi za unapređenje rada kadrovske službe mogu ponuditi menadžmentu organizacije radi poboljšanja kvaliteta i efikasnosti rada ove jedinice.

Struktura rada: uvod, 2 glavna poglavlja, zaključak, lista literature, aplikacije.

U uvodu je utvrđena relevantnost teme, prikazan je niz glavnih izvora literature, naznačena svrha i ciljevi rada.

U prvom poglavlju ovog rada razmatraju se pojam i funkcije kadrovske službe, teorijske osnove djelovanja i regulatorna podrška.

U drugom poglavlju dat je pregled osnovnih pojmova, vrsta dokumenata kadrovske službe (dokumenti pri zapošljavanju, otpuštanju, unapređenju zaposlenog, itd.) preduzeća AD "ISS".

U zaključku se sumiraju glavni rezultati rada na tezi.

U aneksima je predstavljena struktura preduzeća i kadrovske službe ISS ad, kao i nacrt Uputstva za vođenje kadrovske evidencije sa kojim se predlaže da se upozna preduzeće.

Prilikom izrade diplomskog rada koristili smo se sljedećim metodama: metodom proučavanja dokumenata organizacije, metodom posmatranja, metodom anketiranja; metoda poređenja; statističke metode.

Praktični značaj je u tome što se rukovodstvu organizacije mogu ponuditi prijedlozi za unapređenje rada kadrovske službe radi poboljšanja kvaliteta i efikasnosti rada ove jedinice.

POGLAVLJE 1 RESHETNEVA

AD "Informacioni satelitski sistemi" po imenu akademika M.F. Rešetnjev je jedno od vodećih preduzeća u ruskoj svemirskoj industriji. Kompanija se u svojim aktivnostima rukovodi zakonodavstvom Ruske Federacije, kao i Statutom Društva. Ubuduće dd "ISS" je pravno lice.

Rukovođenje tekućim aktivnostima Društva vrši generalni direktor Društva (jedini izvršni organ), koji je odgovoran Upravnom odboru i Skupštini akcionara Društva.

Kompanija zapošljava više od 8.000 ljudi. Struktura AD "ISS" je predstavljena u Dodatku 1.

AD „ISS“ ima sopstvenu kadrovsku politiku, čija je svrha: formiranje visokokvalifikovanog i motivisanog tima sposobnog da poveća konkurentnost i učvrsti lidersku poziciju kompanije na tržištu svemirske tehnologije.

Glavni zadaci kadrovske politike preduzeća:

Definicija strategije, ciljeva upravljanje osobljem, formiranje ideologije kadrovskog rada;

Planiranje potreba organizacije za osobljem;

Traženje i privlačenje kadrova, selekcija i obuka, upravljanje timom;

Procjena potencijala zaposlenih u preduzeću;

Prekvalifikacija i usavršavanje kadrova;

Određivanje poslova, uslova rada, izgradnja procesa rada u celini.

Principi kadrovske politike:

atrakcija najbolji specijalisti uz pomoć ciljanog zapošljavanja na univerzitetima u zemlji među najdarovitijim diplomcima gradskih škola u specijalnostima koje zahtijeva preduzeće, pružajući mogućnost da se podvrgnu svim vrstama stažiranja i sertifikuju direktno u preduzeću;

Podsticanje visokih rezultata, unapređenje sistema motivacije osoblja;

Razvoj vještina i obuka zaposlenih kroz uspostavljen i dobro uspostavljen sistem obuke, prekvalifikacije i usavršavanja kadrova;

Objektivna procjena rada cjelokupnog osoblja preduzeća;

Planiranje karijere zaposlenih kroz formiranje kadrovske rezerve za rukovodeće pozicije;

Briga o zdravlju i dobrobiti zaposlenih pridržavajući se principa društveno odgovornog poslovanja.

Svim ovim pitanjima bavi se Služba za ljudske resurse, koja trenutno broji 56 ljudi. Blok dijagram menadžmenta za rad sa osobljem DD "ISS" prikazan je u Dodatku 2.

Dokumentacionu podršku menadžmentu vrši kadrovska služba, odnosno biro za organizacioni dizajn, koji je u njegovom sastavu. Razmotrite glavne funkcije odjela za ljudske resurse i njegovog organizacijskog dizajnerskog biroa.

Prema uredbi „O Sektoru za ljudske resurse ISS ad“, glavni zadatak odeljenja je: formiranje visokokvalifikovanog i motivisanog tima koji može povećati konkurentnost i ojačati lidersku poziciju ISS dd na tržištu satelitskih usluga.

Služba za ljudske resurse obavlja sljedeće funkcije (djelatnosti):

Sprovođenje kadrovske politike Društva i formiranje ideologije kadrovskog rada;

Formiranje planova kadrovskih potreba za kratke, srednje i dugoročno zajedno sa strukturnim odjeljenjima Društva;

Pretraga, privlačenje i odabir osoblja;

Formiranje i rad sa kadrovskom rezervom za rukovodeća mjesta;

Procjena potencijala zaposlenih u Kompaniji;

Unapređenje programa i metoda moralnog i materijalnog stimulisanja kadrova i politika u oblasti društvenog razvoja;

Zajedno sa primarnom sindikalnom organizacijom Kompanije i savetom mladih stručnjaka AD „ISS“: organizovanje i održavanje korporativnih događaja, podrška aktivnostima amaterskih grupa Kompanije, interakcija sa kulturnim institucijama grada i regiona;

Izvršenje dokumenata za zaposlene u Kompaniji za putovanja u inostranstvo i izvršenje dokumenata za strane državljane koji posećuju ISS dd;

Učešće u politici kvaliteta kompanije.

Strukturna podjela odjela za ljudske resurse - biro za organizacioni dizajn:

Realizacija aktivnosti za organizacioni dizajn u cilju poboljšanja efikasnosti aktivnosti u oblasti upravljanja kadrovima;

Praćenje efikasnosti postojećih organizacionih struktura i osoblja. Izrada prijedloga za njihovo unapređenje;

Razvoj i unapređenje sistema motivacije u Kompaniji;

Prijem, premještaj i otpuštanje rukovodilaca, specijalista, radnika i namještenika, vođenje kadrovske evidencije rukovodilaca;

Registracija upitnika za zaposlene osobe;

Prijem, popunjavanje, čuvanje i izdavanje radnih knjižica;

Registracija prijemnih, prijenosnih i zaobilaznih listova, izdavanje potvrda;

Objavljivanje informacija u osobnim dosjeima, registracija dodataka upitnicima;

Registracija praznika i obračun njihovog korištenja;

Upis jednokratnih jednokratnih naknada pri rođenju djeteta;

Održavanje kartica obrasca T-2;

Registracija podnesaka za nagrade, počasna zvanja u skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije;

Naoružavanje i razoružavanje vojna registracija zaposleni u Kompaniji, rezervacija, interakcija sa gradskom vojnom komisijom;

Registracija i vođenje evidencije naučnog osoblja;

Organizacija certificiranja specijalista i menadžera u strukturnim odjeljenjima Kompanije;

Izrada planova za potrebe osoblja;

Održavanje elektroničke baze podataka ljudskih potencijala;

Računovodstvo i kontrola dostupnosti propisa o strukturnim podjelima, službenim i uputstva za proizvodnju zaposleni u Kompaniji;

Ažuriraj blok dijagram menadžment kompanije.

Organizacijski biro za projektovanje se u svojim aktivnostima rukovodi Zakon o radu Ruske Federacije, zakonodavni akti i rezolucije, regulatorni pravni akti, regulatorni i metodološki materijali koji se odnose na ekonomske aktivnosti institucije, lokalni propisi koji regulišu aktivnosti ISS dd.

1.1 Regulatorni okvir za aktivnosti kadrovske službe u Ruskoj Federaciji

Kadrovska služba preduzeća je skup specijalizovanih strukturnih jedinica u oblasti upravljanja preduzećem, zajedno sa službenicima (menadžerima, specijalistima, izvođačima) koji su u njima zaposleni, osmišljenih da upravljaju kadrovima u okviru izabrane kadrovske politike.

Osnovna svrha kadrovske službe nije samo da se u sprovođenju kadrovske politike rukovodi interesima preduzeća, već i da deluje u skladu sa radnim zakonodavstvom, sprovođenje socijalnih programa usvojenih kako na saveznom, tako i na teritorijalnom nivou. nivo.

Funkcije, struktura i zadaci kadrovske službe usko su povezani sa prirodom razvoja privrede, razumevanjem od strane menadžmenta preduzeća (organizacije) uloge osoblja u ispunjavanju ciljeva i zadataka proizvodnje (organizacije) .

U kontekstu orijentacije privrede na upotrebu ekstenzivnih metoda, kadrovsku službu su najčešće predstavljali mali kadrovski odjel, odjel za obuku kadrova (tehnička obuka) i služba socijalne skrbi.

Funkcije kadrovske službe u domaćim preduzećima svodile su se uglavnom na zapošljavanje i otpuštanje radne snage, te vođenje evidencije. Time je kadrovska služba svedena na sekundarnu strukturnu jedinicu, u stvari, ispunjavajući samo instrukcije rukovodstva preduzeća i naloge šefova strukturnih odeljenja u vezi sa angažovanjem radne snage izvana.

U isto vrijeme razne vrste Kadrovskim radom su se bavili i drugi odjeli rukovodstva pogona: odjel rada i nadnica (obračun broja zaposlenih, organizacija, normiranje i nadnice), odjel za planiranje (planiranje broja zaposlenih, planiranje troškova rada), partijski komitet (rezerva za napredovanje). , izbor rukovodećih kadrova, vaspitno-obrazovni rad u timu), sindikalna organizacija (organizacija svakodnevnog života, rekreacije, kulturnog provoda), odeljenje bezbednosti, služba glavnog tehnologa (formiranje operativne podele rada koja određuje obuku radnici i njihov raspored, sadržaj rada), odjel za tehničko osposobljavanje (obuku) itd.

Za pravilno funkcionisanje organizacije neophodna je kontrola dokumentacije, bez obzira na pravni oblik i oblik vlasništva.

Stručnjaci za ljudske resurse vode kadrovsku dokumentaciju direktno vezanu za aktivnosti institucije i lično su odgovorni za održavanje, čuvanje i početnu obradu dokumenata.

Dokumenti se sastavljaju u skladu sa postupkom koji predviđa ispravno sastavljanje, dovođenje izvršiocima i izvršenje, kao i organizaciju kancelarijskog rada regulisanu nizom zakonskih i podzakonskih akata koji su na snazi u cijeloj Ruskoj Federaciji.

Osnovni su:

Ustav Ruske Federacije, član 37 proklamuje pravo na slobodan rad, izbor djelatnosti; pravo na uslove rada koji ispunjavaju sanitarno-higijenske uslove; pravo odlučivanja radnih sporova pravna sredstva, uključujući pravo na štrajk;

Zakon o radu Ruske Federacije, koji reguliše regulisanje radnih odnosa između institucije i zaposlenog. Jedinstvena procedura za dokumentovanje radnih odnosa u ustanovi uspostavlja se na osnovu članova Zakona o radu, koji navodi zakonodavne i druge regulatorne i pravni akti, koji vladaju radni odnosi(član 5).

Oni uključuju:

Radno zakonodavstvo (uključujući zakonodavstvo o zaštiti rada), Zakon o radu, drugi savezni zakoni i zakoni konstitutivnih entiteta Ruske Federacije koji sadrže norme radnog prava;

Drugi podzakonski akti koji sadrže norme radnog prava;

Dekreti predsjednika Ruske Federacije;

Uredbe Vlade Ruske Federacije i podzakonski akti federalnih organa izvršne vlasti;

Regulatorni pravni akti izvršne vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije;

Normativni pravni akti organa lokalne samouprave i uređeni interni statut organizacije.

Poseban odjeljak Zakona o radu (10) posvećen je osnovama zaštite rada u Ruskoj Federaciji u organizacijama.

Federalni zakon od 27. jula 2006. N 152-FZ "O ličnim podacima" u potpunosti je posvećen ličnim podacima i njihovoj zaštiti. Svrha Zakona je „obezbeđivanje zaštite prava i sloboda čoveka i građanina u obradi njegovih ličnih podataka, uključujući zaštitu prava na privatnost, lične i porodične tajne“. Službenik za kadrove treba da se rukovodi odredbom člana 1. Zakona, koji reguliše odnose u vezi sa obradom podataka o ličnosti, uz upotrebu alata za automatizaciju i bez upotrebe takvih alata – odnosno odredbe Zakona i primjenjuju se na tradicionalne tehnologije za rad sa dokumentima koji sadrže lične podatke.

Član 7. Zakona naglašava povjerljivost ličnih podataka, na osnovu čega kadrovska služba organizacije izrađuje svoj propis o radu sa ličnim podacima.

Federalni zakon br. 149-FZ od 27. jula 2006. „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“ reguliše odnose koji proizilaze iz ostvarivanja prava na pretraživanje, primanje, prenos, proizvodnju i širenje informacija, tj. informacije (poruke, podaci) bez obzira na oblik njihovog predstavljanja, korištenje informacionih tehnologija, osiguranje zaštite informacija.

Prema navedenim principima zakonska regulativa odnosi u oblasti informacija, informacionih tehnologija i zaštite informacija: sloboda traženja, primanja, prenosa, proizvodnje, širenja informacija na zakonit način; pouzdanost, pravovremenost, otvorenost; jednakost jezika u stvaranju informacija; osiguranje sigurnosti i privatnosti, nedopustivost prikupljanja, čuvanja, korišćenja i širenja podataka o privatnom životu osobe bez njegovog pristanka.

Zakonodavni akti koji regulišu proces dokumentacije uključuju Federalni zakon od 1. juna 2005. N 53-FZ "O državnom jeziku Ruske Federacije". Njime se utvrđuje upotreba državnog jezika u pripremi i izvršenju službenih dokumenata. Prema članu 68. Ustava Ruske Federacije: "državni jezik Ruske Federacije na cijeloj njenoj teritoriji je ruski jezik."

U koncept je uključeno i skladištenje i korišćenje dokumenata u tekućoj delatnosti ustanove, ispitivanje vrednosti i dostava dokumenata na arhivsko skladište. rad kadrovske kancelarije.

Federalni zakon br. 125-FZ od 22. oktobra 2004. „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“ reguliše odnose koji proizilaze iz organizacije skladištenja, nabavke, računovodstva i upotrebe dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata, bez obzira na njihovog oblika svojine, kao i odnosa u oblasti arhivskog upravljanja u Ruskoj Federaciji u interesu građana, društva i države.

Za kadrovske usluge komercijalne organizacije, koji dokumente ne prenose na državnu pohranu, već ih čuvaju kod kuće, Pravilnikom se uređuje organizacija pravila za vođenje njihove arhive.

Važno je istaći važnost sljedećih zakona za djelovanje privrednih društava:

Federalni zakon "O akcionarskim društvima" utvrđuje postupak za osnivanje i pravni status akcionarskih društava, prava i obaveze njihovih dioničara, a također osigurava zaštitu prava i interesa dioničara.

Saveznim zakonom „O poslovnoj tajni“ uređuju se odnosi u vezi sa svrstavanjem podataka u komercijalnu tajnu, prenosom tih informacija, zaštitom njihove povjerljivosti i sprječavanjem nelojalne konkurencije. Zakon se primjenjuje na podatke koji predstavljaju poslovnu tajnu, bez obzira na vrstu medija na kojem su snimljeni.

Registracija i računovodstvo kadrova vrši se u skladu sa Jedinstvenim obrascima primarne računovodstvene dokumentacije, odobrenim Rešenjem br. 1 od 5. januara 2004. godine „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja“. Obrasce primarne računovodstvene dokumentacije predstavljene u njemu treba da koriste sva pravna lica koja posluju na teritoriji Ruske Federacije. Dokument također pruža smjernice o tome kako ispuniti predložene obrasce.

Federalni zakon br. 402-FZ od 6. decembra 2011. godine „O računovodstvu“ utvrđuje da kompanija ima pravo samostalno izraditi bilo koji dokument, bez obzira da li se njegov oblik nalazi u albumima objedinjenih obrazaca ili ne. Glavna stvar je da obrazac sadrži obavezne detalje, uključujući: naziv dokumenta i datum njegovog sastavljanja; Naziv organizacije; vrsta dokumenta; opis kadrovske radnje i vrijednost njene mjere u fizičkom i (ili) novčanom smislu, nazive radnih mjesta odgovornih lica i njihove potpise sa dešifriranjem prezimena i inicijala (tačka 2 člana 9 Zakona br. 402-FZ).

Novi zakon ne zabranjuje upotrebu jedinstvenih oblika "T" - oni se mogu i dalje koristiti.

U 2013. godini ostaju obavezna samo dva obrasca o obračunu radnog vremena i obračuna sa osobljem: platni list (obrazac br. T-49) i platni spisak (obrazac br. T-53). Ovi obrasci se pominju u trenutnoj Uredbi br. 373-P, stoga ne možete umjesto njih koristiti vlastiti dokument.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 „O radnim knjižicama“ i Uredba Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. oktobra 2003. br. 69 „O odobravanju uputstava za popunjavanje radnih knjižica ” utvrditi osnovna pravila za rad sa radnim knjižicama zaposlenih u kadrovskim službama.

Zahtjevi za izvršenje dokumenata organizacijske i administrativne dokumentacije sadržani su u GOST R 6.30-2003. Opseg ovog standarda obuhvata organizacione i administrativne dokumente kao što su: rezolucije, naredbe, odluke, protokoli, akti, pisma i druga dokumenta uključena u OKUD (klasa 020000). Svim ovim dokumentima se bavi kadrovska služba.

U aktivnostima kadrovske službe koriste se i: Sveruski klasifikator profesija radnika, pozicija zaposlenih i tarifne kategorije(OKPDTR), Jedinstveni tarifno kvalifikovani imenik radova i zanimanja radnika (ETKS) i Kvalifikacioni imenik za radna mesta rukovodilaca, specijalista i drugih zaposlenih (KSD). Klasifikatori su osmišljeni za rješavanje problema vezanih za procjenu broja radnika i zaposlenih, obračun sastava i distribucije osoblja po kategorijama osoblja, stepenu stručnosti, a služe i kao osnova za izradu opisa poslova.

Zakonodavni i pravno normativni dokumenti opisuju različite aspekte dokumentacije, uređuju vrste dokumenata i uslove za njihovo izvršenje, daju definicije pojmova, pojmova i postupaka za njihovo čuvanje, obradu i uništavanje.

Papirologija je striktno u skladu sa setom zakonskih akata, posebno upravljanja radnim odnosima u organizaciji.

1.2 Organizaciona struktura i regulatorni pravni dokumenti DD "ISS" im. M.F. Reshetnev

Dokumenti koji se odnose na vođenje kadrovske evidencije i koje sastavlja kadrovska služba preduzeća (organizacije) dijele se na:

Organizaciona dokumenta o osoblju (osoblju);

Administrativni dokumenti o osoblju (za osoblje ili za osoblje);

Računovodstveni dokumenti za osoblje (osoblje);

Informacije i referentni dokumenti o osoblju (osoblju).

Za pravilnu organizaciju rada sa osobljem u bilo kom preduzeću ili organizaciji, oni u početku moraju biti sastavljeni i odobreni na propisan način. organizacioni dokumenti od strane osoblja.

Glavni organizacioni dokumenti JSC "ISS" uključuju:

osoblje;

Pravilnik o platama i bonusima zaposlenih;

Pravilnik o ličnim podacima zaposlenih;

Opisi poslova zaposlenih;

Uputstva o zaštiti na radu.

Povelja- jedan od glavnih osnivačkih dokumenata pravno lice(organizacija) koja utvrđuje pravni status privrednog društva, njegov naziv, lokaciju, postupak vođenja delatnosti društva, predmet i ciljeve njegovog delovanja, kao i druge bitne podatke predviđene zakonom za pravna lica odgovarajuće vrste.

Povelja ISS dd sadrži sljedeće dijelove:

Opće odredbe;

Naziv i lokacija Društva;

Pravni status Društva. Prava i obaveze Društva;

Svrha i predmet aktivnosti Društva;

Odgovornost Kompanije;

Filijale i predstavništva Društva. Podružnice i zavisna društva;

Ovlašteni kapital;

Akcije Društva. Prava dioničara;

Obveznice i druge vlasničke hartije od vrijednosti Društva;

Otuđenje dionica dioničarima;

Dividende Društva. Fondacije i neto imovine društvo;

Registar dioničara Društva;

Organi upravljanja i kontrole Društva. Naučno-tehničko vijeće;

Skupština akcionara;

Upravni odbor Društva; izvršna agencija društvo;

Odgovornost članova odbora direktora i generalnog direktora Društva;

Računovodstvo i izvještavanje Društva. Dokumenti Društva;

Kontrola finansijskih i ekonomskih aktivnosti Društva;

Reorganizacija i likvidacija Društva.

Charter in novo izdanje odobren je naredbom Federalne agencije za upravljanje državnom imovinom od 18.04.2013.

Interni propisi o radu- lokalni normativni akt izrađen i koji radi u skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije, drugo savezni zakoni i regulatorni pravni akti Ruske Federacije, koji regulišu postupak zapošljavanja i otpuštanja zaposlenih, osnovna prava, obaveze i odgovornosti stranaka ugovora o radu, radno vreme, vreme odmora, podsticaje i disciplinske sankcije koje se primenjuju na zaposlene zbog prekršaja radna disciplina, kao i druga pitanja uređenja radnih odnosa.

Interni pravilnik o radu ISS dd sadrži sledeće odeljke:

Opće odredbe;

Postupak prijema i otpuštanja radnika;

Osnovna prava i obaveze zaposlenih i poslodavca;

Radno vrijeme i vrijeme odmora;

radna disciplina;

Podsticanje zaposlenih za uspeh u radu;

Suspenzija sa posla.

Svaki radnik je dužan da poslove koji mu se zadaju obavlja u skladu sa pravilnikom o radu.

osoblje- dokument koji je odobrio rukovodilac organizacije i koji sadrži podatke o broju zaposlenih relevantnih kategorija (osobnih jedinica) za svako radno mjesto, nazivima poslova, službenim platama i bonusima za njih.

Kadrovska lista AD „ISS“ sadrži spisak strukturnih jedinica, nazive poslova i kvalifikacija, broj kadrovskih jedinica, visinu plata i naknada.

U skladu sa Statutom Društva, generalni direktor utvrđuje organizacionu strukturu AD „ISS“ i odobrava kadrovski raspored.

Uredba "O naknadama i bonusima za zaposlene DD" ISS" uključuje sljedeće odjeljke:

Opće odredbe;

Certifikacija zaposlenih;

Službene plate zaposlenih;

Dodatne vrste plata;

isplate kompenzacija;

stimulativne isplate. Nagrade;

Odgovornost poslodavca.

Pored glavne Uredbe „O naknadama i bonusima za zaposlene u DD „ISS“, u organizaciji su na snazi i druge odredbe o bonusima:

Pravilnik o bonusima za glavne rezultate privredne djelatnosti;

Pravilnik o bonusima za glavne rezultate finansijskih i ekonomskih aktivnosti;

Pravilnik o podsticajima za traženje dodatnog (inicijativnog) posla;

Pravilnik o nagradama za obavljanje posebno važnih poslova;

Pravilnik o isplati naknade za podsticanje stvaranja i korišćenja pronalazaka i predlozi racionalizacije.

Uredba "O ličnim podacima zaposlenih u DD" ISS" je interni lokalni regulatorni akt Kompanije, obavezan za poslodavca i sve zaposlene u Kompaniji.

Uredbom se utvrđuje postupak pribavljanja, obrade, čuvanja, korišćenja i zaštite ličnih podataka zaposlenih u Kompaniji u skladu sa važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Uredba je izrađena u skladu sa Ustavom Ruske Federacije, Zakonom o radu Ruske Federacije, Federalnim zakonom "O ličnim podacima" br. 152-FZ od 27. jula 2006. godine, naredbom Federalne svemirske agencije br. VD-19 od 13. februara 2007. i drugi važeći regulatorni pravni akti Ruske Federacije.

Uredba „O ličnim podacima zaposlenih u ISS dd” uključuje sledeće odeljke:

Opće odredbe;

Termini, definicije koje se koriste u uredbi;

Pojam i sastav ličnih podataka;

Prikupljanje, obrada i čuvanje ličnih podataka zaposlenih;

Pristup ličnim podacima zaposlenika;

Zaštita ličnih podataka zaposlenih;

Prava i obaveze zaposlenog u oblasti zaštite ličnih podataka;

Saglasnost zaposlenog za obradu ličnih podataka;

Odgovornost za kršenje pravila koja uređuju obradu i zaštitu ličnih podataka zaposlenog.

Uredba se stavlja na znanje svim zaposlenima Kompanije uz potpis. U slučaju odbijanja ili izbjegavanja upoznavanja radnika sa Pravilnikom uz potpis, sastavlja se odgovarajući akt.

Opis posla- lokalni normativni akt kojim se uređuju aktivnosti određenog službenika (kategorije službenika (zaposlenih) - menadžment, specijalisti, tehnički izvođači itd.) preduzeća i utvrđuje postupak za primjenu ovih lica (zaposlenih) u toku svoje aktivnosti prema odredbama relevantnih zakonskih i podzakonskih akata, kao i lokalnih propisa kompanije.

Opis posla sadrži:

Opće odredbe;

Poslovne obaveze;

Odgovornost.

Prilikom konkurisanja za posao, svaki zaposlenik se uz potpis upoznaje sa opisom poslova od strane rukovodioca jedinice.

Uputstvo o zaštiti na radu utvrđuje sigurnosne zahtjeve za radnike.

U skladu sa članom 212. Zakona o radu Ruske Federacije, odgovornost za osiguranje sigurnih uslova i zaštite rada u JSC "ISS" je dodijeljena poslodavcu - generalnom direktoru.

AD "ISS" ima opšte uputstvo o zaštiti rada, kao i posebna uputstva za zanimanja i vrste poslova.

Glavni odjeljci koji uključuju opće upute o zaštiti rada:

Opća pravila za zaštitu rada prilikom putovanja na posao i s posla;

Opšta pravila zaštite rada pri kretanju na teritoriji Društva;

Opća pravila za zaštitu rada pri kretanju unutar industrijskih i upravnih zgrada;

Uslovi zaštite na radu na kraju rada;

Istraga nesreća na radu;

Istraga profesionalne bolesti(trovanja);

Naknada štete prouzrokovane životu i zdravlju zaposlenog;

Istraga drugih nesreća;

Zaključak.

Uputstva o zaštiti na radu za zanimanja i vrste poslova sadrže samo neke dijelove namijenjene samo određenim kategorijama radnika:

Opšti zahtjevi za zaštitu rada;

Uslovi zaštite na radu prije početka rada;

Zahtjevi zaštite na radu pri obavljanju poslova;

Zahtjevi zaštite rada u vanrednim situacijama;

Uslovi za zaštitu rada na kraju rada.

Za kršenje uslova zakonskih i drugih propisa o zaštiti rada zaposleni u Kompaniji mogu biti podvrgnuti disciplinskoj, au odgovarajućim slučajevima i materijalnoj, građanskoj, administrativnoj i krivičnoj odgovornosti na način utvrđeno zakonodavstvom RF.

TO administrativna dokumenta za osoblje (osoblje) uključuju naredbe (uputstva) rukovodioca preduzeća o:

Prijem, premještanje na drugo radno mjesto i otpuštanje radnika;

Davanje odsustva zaposleniku (zaposlenima);

Podsticaji i kazne;

Izmjena radne knjižice (promjena prezimena, promjena radnog mjesta i sl.).

Red- ovo je dokumentovana upravljačka odluka regulatorne prirode koju donosi direktor kompanije kako bi regulisao postupanje svojih podređenih, po pravilu, po dva ili više pitanja glavne (svakodnevne) djelatnosti.

Odeljenje za ljudske resurse ISS dd koristi sledeće oblike naloga:

1) o zapošljavanju:

- Ne. T-1 „Naredba (uputstvo) o prijemu radnika u radni odnos”;

- Ne. T-1a "Naredba (uputstvo) o prijemu radnika u radni odnos."

2) nalozi za prenos:

- br. T-5 "Naredba (uputstvo) o premještaju radnika na drugo radno mjesto";

- br. T-5a "Naredba (uputstvo) o premještaju radnika na drugo radno mjesto."

) nalozi za otpuštanje:

- br. T-8 „Naredba (uputstvo) o otkazu (prestanku) ugovora o radu zaposleniku (otkaz)“;

- br. T-8a „Naredba (uputstvo) o raskidu (prekidanju) ugovor o radu sa zaposlenikom (otpuštanje).

) dodijeliti naloge:

- br. T-11 "Naredba (uputstvo) o unapređenju radnika";

- br. T-11a "Naredba (uputstvo) o unapređenju radnika."

) ostavite narudžbe:

- br. T-6 "Naredba (uputstvo) o davanju odsustva zaposlenom";

- br. T-6a "Naredba (uputstvo) o davanju odsustva zaposlenom."

Nacrte naredbi o kadrovskim pitanjima ISS ad priprema Sektor za ljudske resurse na osnovu relevantnih podnesaka, koje potvrđuje načelnik Odeljenja za ljudske resurse (šef Odeljenja za ljudske resurse).

Generalni direktor ISS dd potpisuje naredbe:

O zapošljavanju svih kategorija menadžera;

Prilikom premeštaja na drugo radno mesto i preseljenja (od zamenika rukovodioca samostalne strukturne jedinice i više);

O raskidu ugovora o radu po osnovu predviđenim članom 77. Zakona o radu (ZK) Ruske Federacije, sa rukovodiocima (od zamjenika načelnika samostalne strukturne jedinice i više);

O odobravanju (opozivu, produženju, odlaganju) godišnjeg plaćenog odmora, neplaćenog odsustva šefovima direktnog podređenosti Državnoj dumi itd.

Zamenik generalnog direktora za ljudske resurse AD „ISS“ potpisuje naloge:

O zapošljavanju radnika i specijalista, kao i studenata i učenika za period polaganja svih vrsta prakse i sertifikacije;

O premeštaju (premeštanju) na drugo radno mesto, uključujući privremeni premeštaj (premeštanje) rukovodilaca, specijalista i radnika, kao i studenata i studenata tokom trajanja svih vrsta prakse i sertifikacije;

Pri premještaju na drugo radno mjesto prema ljekarskom nalazu;

O raskidu ugovora o radu po osnovu predviđenim članom 77. Zakona o radu Ruske Federacije sa radnicima, specijalistima i menadžerima, kao i sa studentima i učenicima na kraju perioda polaganja svih vrsta praksi i sertifikacije , itd.

Prije početka odobravanja, nacrti naloga moraju biti dostavljeni kancelariji Društva radi provjere usklađenosti sa zahtjevima kancelarijskog uputstva za rad. Nakon izvršene gore navedene provjere, stručnjaci ureda Društva stavljaju oznaku ili pečat na nacrt naloga.

1.3 Odeljenje ljudskih resursa ISS dd

Kancelarijski rad je grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima.

Kancelarijski rad obuhvata čitav niz poslova na izradi i izvršenju dokumenata, njihovom izvršavanju i kontroli rokova, na knjiženju dokumenata, formiranju predmeta od izvršenih dokumenata, čuvanju i korišćenju tekućih predmeta, i njihovoj pripremi za arhiviranje. .

Trenutno, termin "papirologija" češće zvuči kao "dokumentarna podrška menadžmentu" (DOE), obavlja posebna služba, koja djeluje kao samostalna strukturna jedinica. To može biti: uprava poslova, opšti odjel, kancelarija ili sekretarijat.

Dokumentaciona podrška upravljačkim aktivnostima organizacije najvažnija je funkcija upravljanja uslužnom djelatnošću od čije racionalne organizacije zavisi brzina i kvalitet menadžerskog odlučivanja, efikasnost organizacije u cjelini, a od odluke menadžmenta zavisi i i sam DOW servis. Propis izabranog oblika rada sa dokumentima fiksiran je u uputstvu za kancelarijski rad.

Rad kadrovske službe mora biti dokumentovan. Priprema, izvršenje dokumenata, rad sa njima i skladištenje regulisani su zakonskim i podzakonskim aktima, čija je primena obavezna za svaku kadrovsku službu, bez obzira na njenu veličinu. Osim toga, svako preduzeće razvija lokalne propise koji regulišu rad kadrovske službe ove organizacije. Svake godine kadrovska služba priprema nomenklaturu predmeta, čije je formiranje također priznato kao obavezno za kadrovske službenike.

Regulatorno-metodološki okvir je skup zakona, podzakonskih akata i metodoloških dokumenata koji uređuju tehnologiju izrade dokumenata, njihovu obradu, čuvanje i korištenje u tekućim aktivnostima organizacije, kao i djelatnosti službe za upravljanje dokumentima. : njegova struktura, funkcije, osoblje, tehnička podrška i neki drugi aspekti.

Normativno-metodološka osnova kancelarijskog rada je:

) zakonodavni akti Ruske Federacije u oblasti informacija i dokumentacije;

) uredbe i naredbe predsjednika Ruske Federacije, rezolucije Vlade Ruske Federacije;

) normativno-pravni akti saveznih organa izvršne vlasti kojima se uređuju pravna pitanja dokumentacione podrške za poslove upravljanja;

) državni standardi za dokumente;

) sveruski klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija;

a) jedinstveni dokumentacioni sistemi;

) podzakonskim aktima, kao i metodološkim dokumentima o kancelarijskom radu, koje objavljuje rukovodstvo organizacija i preduzeća.

Regulatorni i metodološki okvir za kancelarijski rad uključuje i zakonodavne akte konstitutivnih subjekata Ruske Federacije i pravne akte koje su usvojili organi izvršne vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije. Ove akte treba uzeti u obzir prilikom organizovanja kancelarijskog rada, prvenstveno od strane predstavničke i izvršne vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, kao i organizacija i preduzeća koja posluju na njihovoj teritoriji.

Prije svega, zaposlenici odgovorni za kancelarijski rad na osoblju trebali bi poznavati Zakon o radu Ruske Federacije (u daljem tekstu - Zakon o radu Ruske Federacije). Na osnovu članova Zakona o radu Ruske Federacije, preduzeće uspostavlja jedinstvenu proceduru za obradu dokumenata kadrovske službe.

Zakon o radu Ruske Federacije od 30. decembra 2001. br. 197-FZ je glavni zakonodavni akt zasnovan na opšte priznatim principima i normama međunarodnog prava i Ustava Ruske Federacije, reguliše odnose u sferi rada.

Doing rad kadrovske kancelarije omogućava vam da efikasno rešite nekoliko problema odjednom:

Dokumentirati radne odnose, formalizirati kadrovske procedure za određenog poslodavca;

Izgradite koherentan sistem upravljanja osobljem koji ispunjava strateški ciljevi vodiči;

Urediti odnos između zaposlenog i poslodavca. Vođenje kadrovske evidencije omogućava postizanje određene „ravnoteže“ u odnosu između poslodavca i zaposlenih jasnim regulisanjem njihovih prava i obaveza (npr. opisi poslova regulišu šta tačno svaki zaposleni treba da radi, njegov opseg prava, dužnosti, obim poslova). odgovornost);

Stvoriti organizacionu i pravnu osnovu za radnu aktivnost, kako za zaposlene tako i za poslodavca. S jedne strane, kadrovska dokumenta podržavaju interese poslodavca, as druge ga upućuju da spriječi ignorisanje zahtjeva radnog zakonodavstva. Prisustvo dobro napisanih kadrovskih dokumenata je obostrano korisno za obje strane ugovora o radu;

Rješavanje radnih sporova. Uspješnost pozicije poslodavca u slučaju konfliktnih situacija zavisi od kvaliteta izrade kadrovske dokumentacije, posebno kada kadrovska dokumentacija predstavlja jedan od pisanih dokaza u parnicama u radnim sporovima.

U procesu nastajanja i uspostavljanja radnih odnosa u kadrovskoj službi formira se veliki broj dokumenata pod opštim nazivom "kadrovska dokumentacija". Čitav kompleks ovih dokumenata može se sistematizirati prema različitim kriterijima.

Na primjer, dvije velike grupe kadrovskih dokumenata razlikuju se po ciljnoj pripadnosti:

Dokumenti o računovodstvu zaposlenih koji obuhvataju naloge za prijem u radni odnos, premeštaj na drugo radno mesto, davanje odsustva, otpuštanje, lični karton radnika i dr. Glavni dio dokumenata o osoblju uključen je u jedinstvene obrasce primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegove isplate, odobrene Uredbom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 5. januara 2004. br. 1 „O odobrenju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja."

Drugu grupu čine dokumenti koji se odnose na realizaciju funkcija upravljanja kadrovima i organizacije rada (pravilnik internog radnog pravilnika, pravilnik o strukturnoj jedinici, opis poslova, struktura i broj zaposlenih, osoblje). U "Sve-ruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije" OK 011-93, odobrenom Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 30. decembra 1993. br. 299 (u daljem tekstu OKUD), ovi dokumenti se nazivaju "dokumentacija o organizacionoj i regulatorno regulisanje delatnosti organizacije, preduzeća."

Osim toga, programeri gornjeg klasifikatora primjenjuju još jedan princip za sistematizaciju kadrovske dokumentacije, naime, prema glavnim kadrovskim procedurama razlikuju se sljedeće vrste kadrovskih dokumenata:

. Dokumentacija za zapošljavanje: prijava za posao; ugovor o imenovanju; Redoslijed prijema na posao; zapisnik sa skupštine radnog kolektiva o prijemu u radni odnos.

. Dokumentacija za prenos posla: molba za premještaj na drugo radno mjesto; zastupanje prelaska na drugo radno mjesto; nalog za prelazak na drugi posao.

. Dokumentacija o odlasku u penziju: pismo ostavke; nalog za razrešenje; protokol generalna skupština radnog kolektiva o otpuštanju.

. Ostavite dokumentaciju: raspored odmora; molba za odsustvo; nalog za odmor.

. Podsticajna dokumentacija: zastupanje promocije; poticajni nalog; zapisnik sa skupštine radnog kolektiva o podsticanju.

. Dokumentacija o registraciji disciplinskih sankcija: memorandum o povredi radne discipline; obrazloženje o povredi radne discipline; nalog za izricanje disciplinske sankcije; zapisnik sa skupštine radnog kolektiva o izricanju disciplinske sankcije.

Na osnovu glavnog menadžerskih zadataka, kompleks kadrovskih dokumenata može se predstaviti i kao sistem koji uključuje sljedeće grupe (podsisteme) dokumenata povezanih jedinstvom porijekla i koji se razlikuju po svojoj funkcionalnoj namjeni:

Organizaciona i pravna dokumentacija:

Interni propisi o radu;

osoblje;

Pravilnik o strukturnoj jedinici;

Raspored odmora;

Uputstva za posao.

Lična dokumentacija:

Historija zapošljavanja;

Privatni biznis;

Lična karta zaposlenog.

Ugovorna dokumentacija:

Kolektivni ugovor (ugovor);

Ugovor o radu.

Administrativna dokumentacija (nalozi o osoblju).

Računovodstveni obrasci (knjige, časopisi, itd.) kadrovske dokumentacije;

Dokumentacija o obračunu radnog vremena i obračuna sa osobljem.

Informacije i referentna dokumentacija.

Sastav dokumenata kadrovske službe u stvarnosti je mnogo širi, uključuje korespondenciju sa drugim trećim organizacijama, regulatornim organizacijama, izvještavanje, plansku dokumentaciju, kao i značajnu količinu regulatorne i referentne dokumentacije.

Regulatorna i referentna dokumentacija reguliše jedinstvenu praksu primjene pravnih propisa i predstavlja pravni osnov za djelovanje kadrovske službe.

U podsistemu upravljanja kadrovima, kao iu sistemu upravljanja, cjelokupna organizacija implementirala je i održava sljedeće objedinjene sisteme dokumentacije:

Planirani (planirani zadaci o kadrovskim pitanjima, prijave za mlade specijaliste, nalozi, planirani obračuni broja, plata i sl.);

Primarno računovodstvo (računovodstvo rada i nadnica);

Izvještajno-statistički (prema broju, bilansu radnih sati i sl.);

Socijalno osiguranje (penzije, naknade, beneficije, itd.);

Organizacioni i administrativni (akti, pisma, memorandumi, itd.).

Svaki odjel službe za upravljanje kadrovima razvija, izrađuje, izvršava dokumentaciju koja odgovara njegovoj funkcionalnoj namjeni. Dakle, kadrovska služba bez greške vodi sljedeću kadrovsku dokumentaciju:

Lični dosijei zaposlenih u organizaciji, uključujući lični list, upitnik, autobiografiju, kopije dokumenata o obrazovanju, preporuke itd.;

osobne kartice;

Radne knjižice, penzioni slučajevi, ugovori o radu itd.

Procedura rada sa ovim dokumentima regulisana je, po pravilu, industrijskim i resornim regulativnim i metodološkim materijalima.

Kadrovske službe izrađuju niz dokumenata u skladu sa navedenom klasifikacijom: nacrte naredbi o kadrovskim pitanjima (o prijemu i otpuštanju, premještaju, premeštaju, nagrade i sl.), plan (izvještaj) za obuku i usavršavanje kadrova, uvjerenja o stanju radne discipline, podaci o fluktuaciji kadrova, raspored godišnjih odmora, prijedlozi za formiranje kadrovske rezerve za napredovanje, plan broja zaposlenih sa raspodjelom po odjeljenjima i kategorijama, kadrovska popunjenost, satnici zaposlenih, prijave za potreban broj specijalista i radnika, ugovori o radu, rasporedi certificiranja radnika, uputnice za prijem specijalista i radnika i dr.

Većina dokumentacije je interna za organizaciju. Procedura za rad sa njim je uređena internim pravilima i propisima. Posebna pažnja se poklanja kontroli izvršenja kadrovske dokumentacije koju sprovode ili rukovodilac sistema upravljanja kadrovima, njegov sekretar, ili rukovodioci kadrovskih službi.

TO računovodstveni dokumenti za osoblje (osoblje) vezati:

Personal card;

Knjiga prihoda i rashoda za računovodstvene obrasce radne knjižice i uložak u nju;

Knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i priloga u njima;

Raspored odmora;

Ostali dokumenti.

Lična karta zaposlenog- glavni dokument sistema kadrovskog knjigovodstva, izdaje se za sve zaposlene u preduzeću primljene po osnovu ugovora o radu, bez obzira da li je ovo mesto rada glavno ili je radnik zaposlen na nepuno radno vreme, on se angažuje za stalni, privremeni ili sezonski rad. Sprovodi se u svim preduzećima, bez obzira na oblik vlasništva, tokom čitavog perioda radne aktivnosti zaposlenog u ovoj organizaciji i zatvara se tek nakon otpuštanja.

U OA "ISS" službenik kadrovske službe popunjava ličnu kartu obrasca T-2. Kartice obrasca T-2 čuvaju se u posebnoj zaključanoj prostoriji u Odjeljenju za ljudske resurse.

Lične karte obrasca T-2 popunjavaju se za zaposlene na osnovu naloga za prijem. Za to se koriste informacije iz dokumenata koje je predao zaposlenik (u skladu sa članom 65. Zakona o radu Ruske Federacije): pasoš, radna knjižica, uvjerenje o osiguranju državnog penzijskog osiguranja, dokumenti o vojnoj registraciji (za one koji su obveznici vojnog roka). služba), dokument o stručnoj spremi, kao i dodatne informacije koje zaposlenik prijavljuje o sebi.

Osim toga, potrebne su informacije koje se ne mogu izvući iz dokumenata. Kontakt telefon, sastav porodice, datumi rođenja rođaka, nivo stručnosti strani jezici- Zaposleni mora dati ove podatke o sebi. Stoga je neophodno da zaposleni bude prisutan prilikom izdavanja lične karte (a ne da je sam popunjava). Lična karta obrazac T-2 je dokument stroga odgovornost, a odgovornost za njegovo pravilno izvršenje snosi zaposlenik kadrovske službe.

Lična karta obrasca T-2 radnika izrađuje se u količini od 1 primjerka. Ovaj dokument se čuva 75 godina, odvojeno od ličnih dosijea.

Knjiga prihoda i rashoda za obračunske obrasce radne knjižice i uložak u nju AD "ISS" je odgovorno za računovodstvo. Registruje sve poslove za prijem i trošenje obrazaca radne knjižice i uloška u nju.

Knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i priloga u njima u AD "ISS" vodi službenik kadrovske službe. U ovoj knjizi se upisuju sve radne knjižice zaposlenih koji rade u Preduzeću. Trošak obrasca radne knjižice i priloga uz nju snosi zaposlenik.

Licima odgovornim za vođenje radnih knjižica obrasci radnih knjižica izdaju se samo na zahtjev. Odgovornost za održavanje, čuvanje, knjigovodstvo i izdavanje radnih knjižica i priloga uz njih snosi posebno ovlašćeno lice imenovano nalogom poslodavca. Odgovorno lice za vođenje radnih knjižica (referent za kadrove) dužno je na kraju svakog mjeseca računovodstvu dostaviti izvještaj o raspoloživosti obrazaca i o primljenim iznosima za radne knjižice. U tom slučaju, odgovorno lice mora priložiti nalog za prijem blagajne organizacije.

Obrasci knjige prihoda i rashoda za knjiženje obrazaca radne knjižice i uloška u njoj, kao i knjige za obračun kretanja radnih knjižica i priloga dati su, odnosno u Prilogu br. Dodatak br. 3 Uredbi Ministarstva rada Rusije od 10. oktobra 2003. br. 69.

Sve stranice knjige su podeljene u potrebne kolone, numerisane, formular za registraciju je zaheftan (prepleten), overen potpisom (šefa kadrovske službe, zamenika rukovodioca preduzeća za kadrove, rukovodioca preduzeća) i zapečaćeno. Knjiga obračuna kretanja radnih knjižica ovjerava se samo potpisom rukovodioca preduzeća.

Raspored odmora- dokument kojim se utvrđuje redosled davanja godišnjih odmora zaposlenima.

U ISS ad, godišnji odmori se obezbeđuju u skladu sa rasporedom odmora samostalnih strukturnih odeljenja Kompanije. Raspored godišnjih odmora odobrava poslodavac, uzimajući u obzir mišljenje izabranog sindikalnog organa Društva, najkasnije dvije sedmice prije početka kalendarske godine. Odražava informacije o vremenu raspodjele plaćenog odmora za zaposlene za kalendarsku godinu.

Raspored odmora obavezan je i za poslodavca i za zaposlenog (dio 2 člana 123 Zakona o radu Ruske Federacije).

Da bi se prikazale informacije o raspodjeli godišnjih plaćenih odmora za zaposlene u svim strukturnim odjelima, koristi se jedinstveni obrazac br. T-7 (odobren Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 01.05.2004. N 1).

Raspored godišnjih odmora u samostalnim strukturnim jedinicama Kompanije sastavlja se pomoću programa ACS FEP.

Prema uredbi „O odmorima za zaposlene u ISS dd“, do 15. novembra svake godine, gotove rasporede godišnjih odmora se prenose od strane nezavisnih strukturnih jedinica u kadrovsku službu u količini od dva primjerka. Raspored godišnjih odmora dogovara načelnik Odjeljenja za ljudske resurse najkasnije do 14. decembra svake godine, a prvi primjerak dokumenta čuva se u kadrovskoj službi. Drugi primjerak dogovorenog rasporeda godišnjih odmora vraća se samostalnoj strukturnoj jedinici.

Ako je u rasporedu godišnjih odmora planiran određeni kalendarski datum godišnjeg odmora, onda je najkasnije dvije sedmice prije početka godišnjeg odmora poslodavac dužan o tome obavijestiti zaposlenog uz potpis (dio 3. člana 123. Zakona o radu). Ruska Federacija). Ako u rasporedu godišnjih odmora nije naveden konkretan datum početka godišnjeg odmora, onda najkasnije petnaest dana prije njegovog početka zaposleni ima pravo da napiše zahtjev za odobravanje godišnjeg odmora u mjesecu utvrđenom rasporedom godišnjih odmora na adresu neposredni rukovodilac samostalne strukturne jedinice, sa naznakom određenog datuma početka godišnjeg odmora.

U slučaju promene (odlaganja) perioda godišnjeg plaćenog odmora (njegovih posebnih delova) na inicijativu zaposlenog ili u vezi sa proizvodnim potrebama, kao i u slučaju opoziva zaposlenog sa godišnjeg plaćenog odmora, ove promjene podliježu uvođenju u odobreni raspored godišnjih odmora.

Rukovodilac samostalne strukturne jedinice snosi disciplinsku odgovornost za blagovremenost i ispravnost rasporeda godišnjih odmora, njegovo poštovanje, kao i za unošenje odgovarajućih izmjena u isti u slučajevima.

TO informacije i referentna dokumenta u kadrovskom radu vezati:

Pomoć;

Izvještavanje, dopisi;

Objašnjenja itd.

Ovi dokumenti su namijenjeni ili za prijenos informacija od jednog primatelja do drugog, ili za snimanje bilo koje informacije. Na osnovu rješenja načelnika, takvi dokumenti mogu poslužiti kao osnova za donošenje pojedinačnih odluka ili pripremu upravnih dokumenata.

Informativni i referentni dokumenti u AD "ISS" izdaju se o pitanjima predviđenim Statutom preduzeća i propisima o njegovim strukturnim podjelama.

Act - dokument koji je sačinilo više osoba i koji potvrđuje činjenice ili događaje koje su oni utvrdili.

Akti su različiti po svrsi i sadržaju:

Prihvatanje (radovi, materijalna sredstva, dokumenti);

Ankete (stanje sigurnosti, sigurnost od požara, uslovi rada, rezultati rada);

Izdvajanja za uništavanje (materijalna sredstva, dokumenti);

Transferi (dokumenti);

Kršenja utvrđenih pravila;

Istraga nesreća, nezgoda itd.

Akti se sastavljaju zbirno (najmanje dva sastavljača). Često akte sastavljaju posebno formirane komisije, čiji sastav odobrava administrativni dokument šefa organizacije. Akt se smatra usvojenim i stupa na snagu nakon što ga potpišu svi članovi komisije ili sva lica koja su učestvovala u njegovoj izradi.

Lice koje se ne slaže sa sadržajem akta dužno je da ga potpiše uz rezervu o svom neslaganju. Izdvojeno mišljenje člana komisije sastavlja se na posebnom listu i prilaže aktu.

Sektor za ljudske resurse ISS dd sastavlja akte na memorandumu Društva sa logom kompanije, koji sadrži tražene podatke:

Radionica (odjel) koji čini akt;

Mjesto sastavljanja;

Naslov (sadržaj);

Potpisi.

Uobičajeno, odjel za ljudske resurse pri JSC "ISS" ostavlja akte o pitanjima vezanim za disciplinu, kao što su:

Akt odbijanja upoznavanja sa naredbom;

Čin odbijanja da se upozna sa nalogom i dobije kopiju akta;

Čin odbijanja davanja pismenog objašnjenja o činjenici odsustva sa radnog mjesta;

Akt provođenja interne istrage povodom gubitka sigurnosnog dokumenta – službene propusnice (plastične kartice) za pristup teritoriji Kompanije.

V reference opisane su ili potvrđene različite činjenice i događaji. Reference su obično dvije vrste:

potvrđujući jedno ili drugo pravne činjenice i izdaje zainteresovanim licima.

Reference mogu biti interne ili eksterne. Interni sertifikat potpisuje izvođač, a sertifikate sačinjene na zahtev eksternih organizacija potpisuje rukovodilac preduzeća.

Prema čl. 62 Zakona o radu Ruske Federacije, uprava je dužna izdati zaposleniku, na njegov zahtjev, potvrdu o radu u ovoj organizaciji s naznakom specijalnosti, kvalifikacija, položaja, radnog vremena i plaća.

Odeljenje za ljudske resurse ISS dd najčešće izdaje ove sertifikate. Potvrda se izdaje na A4 listu.

Obavezni referentni detalji:

Naziv organizacije (za internu - naziv strukturne jedinice);

Naziv vrste dokumenta;

Datum i registarski broj;

Mjesto sastavljanja (za eksternu referencu);

Odredište;

Naslov (sadržaj);

Potpis;

memorandum- dokument upućen rukovodiocu više organizacije, rukovodiocu odjeljenja ili organizacije i u kojem se izlaže eventualno pitanje sa zaključcima i prijedlozima sastavljača.

dopis- bilješku o obavljanju posla koju službeno lice šalje drugom službeniku.

Memorandum je vrsta memoranduma.

Izveštaji i beleške AD „ISS“ štampaju se na utvrđenim obrascima sa logom preduzeća i podacima o preduzeću.

Kada pravite bilješku na dvije ili više stranica, druga i sljedeće stranice se numeriraju na sredini gornje margine lista.

Tekst izvještaja ili memoranduma, po pravilu, treba da se odnosi na jedno pitanje ili više pitanja ako su međusobno povezani i razmatraće se u jednoj strukturnoj jedinici organizacije kojoj se obraća.

Pismo sa obrazloženjem - dokument sastavljen radi objašnjenja pojedinih odredbi obavljenog posla (projekat, razvoj, izvještaj).

Objašnjenja su dvije vrste:

U napomenama prvog tipa objašnjavaju sadržaj pojedinih odredbi glavnog dokumenta;

U bilješkama druge vrste zaposlenici preduzeća pišu o razlozima svojih postupaka ili komentarišu bilo koje događaje.

Objašnjenja se sastavljaju slično memorandumima (samo što ne sadrže zaključke i prijedloge) i potpisuje ih sastavljač navodeći poziciju i dešifriranje potpisa.

S obzirom da je AD „ISS“ osetljivo preduzeće gde se koristi automatizovani sistem praćenja vremena, najčešći razlog zašto kadrovska služba AD „ISS“ piše memorandum je činjenje disciplinskog prekršaja.

Ne postoje posebna pravila za pisanje objašnjenja, zaposleni ga može napisati rukom ili otkucati na računaru u bilo kom obliku. On mora navesti činjenicu koja je poslužila kao razlog za pisanje memoranduma i razloge koji bi mogli objasniti ovu situaciju.

Odeljenje ljudskih resursa AD "ISS" igra važnu ulogu u preduzeću, jer on mora da stvara velika količina različita dokumenta neophodna za organizovanje rada Društva.

Dakle, možemo zaključiti da svu dokumentaciju koju kadrovska služba razvija i koristi treba nazvati normativno-metodološkom podrškom sistema upravljanja kadrovima.

Regulatorna i metodološka podrška stvara uslove za efikasan proces pripreme, donošenja i provođenja odluka o pitanjima upravljanja kadrovima. Sastoji se od organizovanja izrade i primene metodoloških dokumenata, kao i održavanja regulatorne ekonomije u sistemu upravljanja kadrovima.

Odgovornost za obezbjeđivanje sistema upravljanja kadrovima regulatornim i metodološkim dokumentima snose relevantni odjeli upravljačkog aparata organizacije (odjel za standardizaciju, odjel za upravljačku organizaciju, pravni odjel).

Na osnovu standardni dokumenti uzimajući u obzir karakteristike organizacije, zaposleni u službi upravljanja osobljem razvijaju dokumente za internu upotrebu. Dakle, važan organizacioni i administrativni dokument je interni pravilnik o radu koji reguliše raspored rada u organizaciji. U skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije, radnik je dužan da posao koji mu je dodeljen obavlja u skladu sa internim propisima o radu.

Najvažniji organizacioni dokument je kolektivni ugovor, razvijen uz direktno učešće odjela službe za upravljanje kadrovima (odjel za ljudske resurse, odjel organizacije rada i plata, pravni odjel).

Kolektivni ugovor- ovo je ugovor koji sklapa radni kolektiv sa upravom radi regulisanja njihovog odnosa u procesu proizvodnje i privrednih aktivnosti na period od jedne do tri godine.

Postupak i uslovi za zaključivanje kolektivnog ugovora utvrđeni su Zakonom Ruske Federacije "O kolektivnim ugovorima i ugovorima" od 11. marta 1992. br. 2490-1 sa izmjenama i dopunama Saveznog zakona br. 176-FZ od 24. decembra 1995. . Dio II izdanje Moskovski zakoni i zakonici Ruske Federacije 2011-2014, Zakon o radu Ruske Federacije, Poglavlje 7, čl. 49, čl. 50, čl. 51.

Dokumenti organizacione, metodološke i metodološke prirode obuhvataju one koji regulišu obavljanje funkcija upravljanja kadrovima. Ovo uključuje: odredbe za formaciju kadrovska rezerva U organizaciji; stav o organizaciji adaptacije radnika; preporuke o organizaciji regrutovanja i selekcije kadrova; stav o uređenju odnosa u timu; platna pozicija; uputstvo o poštovanju sigurnosnih propisa i sl. Izradu ovih dokumenata vrše zaposleni u relevantnim dijelovima sistema upravljanja kadrovima.

Za izradu ovih i drugih dokumenata, kao i za obavljanje niza funkcija upravljanja osobljem, kao što je regulatorni dokument kao što je Kvalifikacioni imenik za pozicije menadžera, stručnjaka i drugih zaposlenih, odobren od strane Ministarstva rada Ruske Federacije 1998. (sa izmjenama i dopunama 2007.), koristi se. Dizajniran da reguliše organizaciju rada ovih kategorija radnika, da obezbedi racionalan izbor, raspored i korišćenje kadrova, da utvrdi plate radnika u zavisnosti od stepena njihove kvalifikacije. Imenik uključuje kvalifikacione karakteristike pozicije, od kojih svaka ima sljedeće sekcije:

Poslovne obaveze;

Mora znati;

Kvalifikacijski zahtjevi.

Za karakterizaciju radnih mjesta, ocjenjivanje rada, dodjelu kvalifikacionih kategorija radnicima, izradu programa obuke i usavršavanja radnika, koristi se regulatorni dokument kao što je Jedinstvena tarifna i kvalifikaciona referentna knjiga radova i zanimanja radnika (ETKS). Tarifne i kvalifikacijske karakteristike zanimanja radnika date su po kategorijama i sastoje se od odjeljaka:

- "Karakteristike rada" - spisak radnih vještina koje radnik mora posjedovati da bi dobio kategoriju koja odgovara poslu koji obavlja;

- "Mora biti sposoban" - minimum posebnih znanja i vještina potrebnih za rad u ovoj kategoriji;

- "Primjeri rada" - lista najtipičnijih poslova za datu profesiju i datu tarifnu kategoriju.

Zaključak: Dakle, predškolska obrazovna ustanova je pod regulativom zakonskih propisa koji utvrđuju Opšti zahtjevi na dokumentovanje aktivnosti organizacije, kao i rad sa ovim dokumentima, ispravnost njihovog vođenja i popunjavanja. Voditi računa o vođenju ličnog dosijea svakog zaposlenog uz vođenje zabilješki u ličnom dosijeu i radnoj knjižici.

Izrada naloga i administrativnih dokumenata striktno u skladu sa standardizovanim obrascima (npr. T obrasci, itd.) i odredbama kancelarijskog rada i upravljanja osobljem navedenim u zakonodavstvu i uzimajući u obzir internu administrativnu dokumentaciju preduzeća.

AD "ISS" je osetljivo preduzeće, gde se koristi sistem automatizovanog obračuna radnog vremena, uzimajući u obzir principe sistematizacije kadrovske dokumentacije o glavnim kadrovskim procedurama.

POGLAVLJE 2. ANALIZA KARAKTERISTIKA ORGANIZACIJE DOO HR SLUŽBE AD "ISS"

Kompanija ima odredbe i klauzule u skladu sa Zakonom Ruske Federacije "O državnim tajnama" od 21. jula 1993. (sa izmjenama i dopunama od 21. decembra 2013.) i Federalnim zakonom "O poslovnim tajnama" od 29. jula 2004. br. 98-FZ, (sa izmjenama i dopunama od 12. marta 2004.) .2014).

Pitanja korišćenja informacija klasifikovanih kao državna tajna i drugih poverljivih informacija utvrđena su Zakonom Ruske Federacije od 21. jula 1993. N 5485-I "O državnim tajnama" (08.11.2011.).

Zakonom se utvrđuje lista podataka koji čine državnu tajnu i utvrđuju ovlašćenja državnih organa i funkcionera koji su zaduženi da obezbede čuvanje i zaštitu državne tajne. Zakonodavstvo Ruske Federacije reguliše i druge oblasti aktivnosti koje su usko povezane sa dokumentacionom podrškom.

Pravni akti koje donose predsjednik Ruske Federacije i Vlada Ruske Federacije razvijaju odredbe utvrđene u zakonodavnim aktima o informacijama i dokumentaciji.

Brojni ukazi predsjednika Ruske Federacije usmjereni su na osiguranje zaštite informacija:

Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 24. januara 1998. br. 61 "O spisku informacija klasifikovanih kao državne tajne",

Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 6. marta 1997. br. 188 "O odobravanju liste povjerljivih informacija" (sa izmjenama i dopunama 23. septembra 2005.),

Uredba Vlade Ruske Federacije od 4. septembra 1995. br. 870 "O usvajanju Pravila za klasifikaciju podataka koji predstavljaju državnu tajnu kao različite informacije tajne."

Uredba Vlade Ruske Federacije od 17. oktobra 2009. br. br. 822 Deo III "Osobine standardizacije odbrambenih proizvoda (radova, usluga) koji se koriste za zaštitu informacija koje predstavljaju državnu tajnu...", uključujući i uredbu u stavu 27 Državne korporacije o nuklearne energije Rosatom.

Ukazima predsjednika Ruske Federacije i rezolucijama Vlade Ruske Federacije uređuju se pitanja pripreme, objavljivanja, državne registracije i implementacije regulatornih pravnih akata koje donose državni organi. Pravila za pripremu regulatornih pravnih akata federalnih organa izvršne vlasti i njihovu državnu registraciju odobrena su Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13. avgusta 1997. N 1009 (sa izmjenama i dopunama od 11. decembra 2014.)

Pravilnik „O davanju saglasnosti na administrativne propise za izvr Federalna služba po nalogu odbrane (Rosoboronzakaz) državne funkcije za razmatranje pritužbi na radnje (nečinjenje) državnih kupaca, ovlašćenih organa, specijalizovanih organizacija, operatera elektronskih platformi, tenderskih, aukcijskih ili kotacijskih komisija prilikom davanja naloga za isporuku robe, izvršenje rada, pružanja usluga za potrebe savezne države koje nisu u vezi sa državnim odbrambenim nalogom i podaci o kojima je državna tajna“ naredba od 03.12.2013. godine broj 27.

Savezni zakon "O poslovnoj tajni" od 29. jula 2004. godine br. 98-FZ (sa izmjenama i dopunama od 12. marta 2014. godine) reguliše odnose u vezi sa uspostavljanjem, promjenom i prestankom režima poslovne tajne u odnosu na informacije koje imaju stvarne podatke. ili potencijalnu komercijalnu vrijednost zbog svoje nejasnosti za treća lica, dio 1, sa izmjenama i dopunama. savezni zakon<#"876221.files/image001.gif">

DODATAK 2

Strukturni dijagram upravljanja ljudskim resursima AD "ISS"

DODATAK 3

UPUTSTVO (PROJEKT)

za HR in

AD "ISS" nazvan po akademiku M.F. Reshetnev

OPĆE ODREDBE

1 Ovim Uputstvom o vođenju kadrovske evidencije (u daljem tekstu Uputstvo) utvrđuju se jedinstvena pravila vođenja kadrovske evidencije u Akcionarskom društvu „Informacioni satelitski sistemi“ po imenu akademika M.F. Reshetnev (u daljem tekstu - Kompanija) i ima za cilj unapređenje kadrovskog rada u Kompaniji.

2 Uputstvo je izrađeno u skladu sa važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.

3 Odgovornost za organizaciju vođenja kadrovske evidencije, poštovanje utvrđenih pravila i procedura za rad sa kadrovska dokumenta u Preduzeću je raspoređen u Službu za ljudske resurse. Odjeljenje za ljudske resurse je samostalna strukturna jedinica i odgovara zamjeniku generalnog direktora za ljudske resurse.

4 Odgovorni za vođenje kadrovske evidencije su rukovodioci strukturnih odjeljenja odjeljenja za rad sa kadrovima.

5. Odgovorni za vođenje kadrovske evidencije su lično odgovorni za sprovođenje zahteva uputstva, sigurnost svojih službenih dokumenata. Njihov gubitak se odmah prijavljuje načelniku strukturne jedinice i prijavljuje zamjeniku generalnog direktora za ljudske resurse.

6 Prava i obaveze lica odgovornog za vođenje kadrovske evidencije u Društvu utvrđuju se opisom poslova.

SASTAV KADROVSKE DOKUMENTACIJE

1 Delatnost preduzeća obezbeđena je sistemom međusobno povezanih upravljačkih dokumenata koji čine njegovu dokumentaciju.

U skladu sa važećom zakonskom regulativom, u Društvu se kreiraju sledeća kadrovska dokumenta:

Instrukcije;

ugovori o radu;

opisi poslova;

Kadrovska dokumenta;

Ostalo.

2.2 Kadrovska dokumenta treba da budu krajnje koncizna i jasna po sadržaju, sveobuhvatno obrazložena, ne dozvoljavajući različita tumačenja.

3 Odgovornost za kvalitet izrade dokumenata i pouzdanost informacija sadržanih u njima snose osobe koje su takve dokumente pripremile, ovjerile i potpisale.

4 Obrasci organizacionih i administrativnih kadrovskih dokumenata.

Kompanija ima sledeće forme:

Nalog generalnog projektanta i generalnog direktora;

Opšti oblik;

Red.

Sastav tipova obrazaca koji se koriste u preduzeću odobravaju generalni projektant i generalni direktor.

PRIPREMA DOKUMENATA

1 Prilikom pripreme kadrovskih dokumenata, od onih koji su odgovorni za vođenje kadrovske evidencije se traži da se pridržavaju pravila za izdavanje detalja navedenih u nastavku.

2 Prelazak na tekst dokumenta.

Naslov teksta dokumenta treba da bude sažet i da tačno prenosi značenje teksta. Naslov sastavlja lice koje priprema nacrt dokumenta.

3 Datum dokumenta.

Datum potpisivanja ili događaj zabilježen u dokumentu (administrativni dokumenti, pisma, akt),

Datum odobrenja (za odobreni dokument: uputstvo, propis).

Sve oznake na dokumentu koje se odnose na njegovo porijeklo i izvršenje moraju biti datirane i potpisane.

4 Odobrenje dokumenta.

Odobrenje dokumenta se sastavlja uz vizu na dokumentu ili pečatom odobrenja.

Odobrenje nacrta dokumenta vrši se, ako je potrebno, radi ocjene valjanosti dokumenta, njegove usklađenosti sa važećim zakonodavstvom i pravnim aktima.

Kadrovski dokument mora biti usklađen sa glavnim računovođom, šefom ekonomskog odjela i šefom pravne službe.

Vize uključuju lični potpis i poziciju davaoca dokumenta, prepis potpisa (inicijal, prezime) i datum.

5 Potpis dokumenta.

Kadrovsku dokumentaciju potpisuju generalni projektant i generalni direktor, odnosno po njegovom pismenom nalogu, njegovi zamjenici.

Sastav potpisa uključuje: naziv pozicije osobe koja je potpisala dokument (kada se koristi službeni memorandum, naziv radnog mjesta se ne navodi), lični potpis i njegov transkript (inicijal, prezime).

6 Odobrenje dokumenta.

Na dokumentima koji podliježu odobrenju, pečat odobrenja stavlja se u gornji desni ugao prve stranice dokumenta.

Ukoliko su potrebna dodatna uputstva i pojašnjenja, dokument se može odobriti nalogom generalnog projektanta i generalnog direktora.

7 Upotreba pečata i pečata

Za potvrdu autentičnosti kadrovske dokumentacije ili usaglašenosti kopija kadrovskih dokumenata, u preduzeću se koriste pečati kompanije.

OSOBINE REGISTRACIJE DOKUMENATA ZA POJEDINAČNE HR POSTUPKE

1 Naredbe o osoblju

1.2 Nalozi o osoblju su primarni računovodstveni dokumenti koji evidentiraju činjenicu prijema, premeštaja ili otpuštanja zaposlenog, kao i osnovu za obračun njegovih plata i drugih isplata.

1.3 Registraciju naloga za osoblje (o promjeni imena, o zamjeni, itd.) vrši odjel za kadrove.

1.4 Naredbe za osoblje se izdaju u jednom primjerku. Zabranjeno je izdavanje originalnih naredbi za osoblje. Na zahtjev zaposlenog ili strukturne jedinice, radi izvršavanja njegovih zadataka, kadrovska služba izdaje uredno ovjerene kopije ili izvode iz naloga.

Kopije ili izvode iz naloga za osoblje, u utvrđenim slučajevima, kadrovska služba prenosi računovodstvu.

1.5 Nalog se izvršava na jedinstvenom obrascu ili na memorandumu Kompanije.

1.6 Nalog potpisuju generalni direktor i generalni projektant Kompanije ili lice koje kao takve.

2.1 Akt - dokument sastavljen od strane više službenika i koji potvrđuje činjenice, događaje (akt prijema - prenos radne knjižice) koji se dešavaju u Kompaniji.

2.2 Akt se sastavlja na opštem memorandumu Društva.

2.3 Akt potpisuju članovi komisije za aktiviranje.

3 Poslovna korespondencija

3.1 Poslovna korespondencija je bitno sredstvo komunikacije sa vanjskim organizacijama.

4 Opis posla

4.1 Opis poslova - regulatorni dokument koji definiše funkcije, prava i obaveze zaposlenog u Kompaniji.

4.2 Na osnovu opisa posla sa zaposlenim se sastavlja ugovor o radu.

o 4.4.3 Opis posla treba da sadrži sljedeće dijelove:

Opće odredbe;

Kvalifikacijski zahtjevi;

Poslovne obaveze;

Odgovornost.

5 Dokumenti o zasnivanju radnog odnosa

5.1 Radni odnos u Preduzeću obavlja se na osnovu ugovora o radu zaključenog između zaposlenog i Društva. Ugovor o radu sastavlja se u dva primjerka, od kojih svaki potpisuju strane. Jedan primjerak ugovora o radu čuva se u kadrovskoj službi Kompanije, a drugi se predaje zaposleniku.

Ugovor o radu se može zaključiti:

Na neodređeno vrijeme;

Za određeni period od najmanje godinu dana.

Izmjene i dopune ugovora o radu, uključujući i pri premještaju na drugo radno mjesto, sprovode strane ugovora o radu zaključenjem dodatni dogovor na ugovor o radu.

Dopunski ugovor uz ugovor o radu sastavlja se između njegovih strana u pisanje najmanje dva primjerka.

5.2 Osnov za zapošljavanje u Preduzeću (zaključivanje ugovora o radu) je prijava kandidata za prijem u radni odnos.

Prijavu za prijem u radni odnos kandidat piše sam, u skladu sa obrascem Društva

5.3 Lični list za kadrovsku evidenciju je dokument koji sadrži podatke lične i biografske prirode o zaposlenom.

Lični list za kadrovsku evidenciju popunjava zaposlenik sam bez mrlja i ispravki u jednom primjerku. Odgovori na pitanja daju se u skladu sa podacima sadržanim u ličnim dokumentima kandidata za rad.

5.4 Poslodavac je dužan da najkasnije u roku od jednog radnog dana od zaključenja ugovora o radu, na osnovu ugovora o radu, izda nalog o prijemu u radni odnos, na koji se uz potpis stavlja na znanje zaposlenog u roku od br. više od 3 kalendarska dana.

Nalog za prijem u radni odnos sastavlja se prema jedinstvenom obrascu broj T-1.

Originalni nalog za prijem u radni odnos ostaje na čuvanju kadrovske službe, kopija se prenosi u računovodstvo radi registracije ličnog računa i platnog spiska.

Jedinstveni obrazac naloga broj T-1 je osnov za popunjavanje obrasca za upis „Lična karta T-2“, upisivanje oznake o radnom odnosu u radnu knjižicu ili njeno izdavanje (za prvo zaposlene).

5.5 Lična karta T-2 je glavni knjigovodstveni dokument, koji se sastavlja za svakog zaposlenog radnika, i služi kao osnova za obračun sastava i analize kretanja osoblja.

Lična karta T-2 popunjava se na osnovu ankete novoprimljenog radnika i lične dokumentacije koju dostavlja zaposlenik.

Sve naknadne promjene podataka o zaposlenom (o stručnoj spremi, o promjeni mjesta stanovanja i sl.) od strane odgovornog službenika kadrovske službe odražavaju se u ličnom kartonu T-2.

Nakon popunjavanja lične kartice T-2, novoprimljeni radnik potpisuje ličnu kartu T-2 i upisuje datum popunjavanja.

5.6 Na osnovu popunjene lične karte T-2, odgovorni radnik kadrovske službe vrši upis u radnu knjižicu zaposlenog (ako postoji) u skladu sa uslovima utvrđenim aktom nadležnog državnog organa za rad. .

5.7 Naredba za kretanje, premještaj se izdaje na jedinstvenom obrascu br. T-5.

Obrazac T-5 je dizajniran da dokumentuje prelazak na drugi posao.

Osnov za izdavanje naloga je molba za premeštaj na drugo radno mesto, koja sadrži sledeće podatke: adresat (šef organizacije sa naznakom njegovog radnog mesta, inicijala i prezimena), autora (pozicija, strukturna jedinica, inicijali i prezime), ime vrsta dokumenta (prijava), tekst, potpis i datum. Tekst sadrži zahtjev zaposlenika da ga premjesti na drugo radno mjesto i (ili) u drugu strukturnu jedinicu. Na zahtjevu se stavljaju vize rukovodilaca strukturnih odjeljenja Društva - za ranije i novo radno mjesto i rješenje rukovodioca Društva.

Nalog za prenos se objavljuje zaposleniku Kompanije uz prijem. Originalni nalog ostaje na čuvanju kadrovske službe Kompanije, kopija se prenosi u računovodstvo.

5.8 Otpuštanje radnika Kompanije, tj. otkaz ugovora o radu, dokumentovati obrazac broj T-8 „Naredba (uputstvo) o otkazu ugovora o radu zaposlenom“.

5.9 Ostavka je pisani oblik upozorenja poslodavca o otkazu ugovora o radu na inicijativu zaposlenog. Prijava je pisana rukom, upućena rukovodiocu, tekst sadrži zahtjev zaposlenog za otkaz, razlog i datum otkaza. Dokument mora sadržavati datum podnošenja zahtjeva. Prijava se stavlja u lični dosije zajedno sa kopijom naredbe o razrješenju.

Datum otpuštanja je neophodan uslov naloga, jer je u skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije, dan otpuštanja zaposlenog u svim slučajevima poslednji dan njegovog rada (član 77. Zakona o radu Ruske Federacije). Ruska Federacija).

Nacrt naloga o otkazu potvrđuje rukovodilac kadrovske službe Kompanije, rukovodilac strukturne jedinice iz koje se radnik otpušta, pravnik, ako je otkaz iniciran na inicijativu poslodavca, nalog potpisuje generalni direktor i generalni projektant preduzeća ili lice koje on ovlasti. Prvi primjerak naloga (uputstva) ostaje u Uredu, drugi se prenosi u računovodstvo radi obračuna sa zaposlenikom.

5.10 Naredba (instrukcija) o davanju odsustva zaposlenom se izdaje na jedinstvenom obrascu broj T-6.

Osnov za izdavanje naloga za odsustvo je prijava zaposlenog i raspored godišnjih odmora.

5.11 Redoslijed odobravanja plaćenog godišnjeg odmora utvrđuje se godišnje u skladu sa rasporedom godišnjih odmora koji odobravaju generalni direktor i generalni projektant Preduzeća ili lice koje on ovlasti, najkasnije 2 sedmice prije početka kalendarske godine.

Raspored godišnjih odmora sastavljaju zaposleni u Odjeljenju za ljudske resurse Društva, odobravaju ga rukovodioci strukturnih odjela i odobrava generalni direktor i generalni projektant Preduzeća ili lice koje on ovlasti.

Kada se period godišnjeg odmora pomjeri na drugo vrijeme, uz saglasnost zaposlenog i rukovodioca strukturne jedinice, vrše se odgovarajuće izmjene rasporeda godišnjih odmora.

Zaposleni mora biti obaviješten o vremenu početka godišnjeg odmora najkasnije 2 sedmice prije njegovog početka.

5.12. Naredba (instrukcija) za podsticanje radnika Društva izdaje se na jedinstvenom obrascu T-11.

Originalna naredba ostaje na čuvanje u kadrovskoj službi Društva, na osnovu čega se podaci o stimulaciji upisuju u radnu knjižicu, Ličnu kartu obrasca broj T-2 radnika Društva.

5.13 Naredba o izricanju disciplinske sankcije sastavlja se u tekstualnom obliku na obrascu naloga na osnovu odluke generalnog direktora i generalnog projektanta Društva ili lica koje on ovlasti, obrazloženja i memoranduma.

Naredba o izricanju disciplinske sankcije sa navođenjem motiva za njeno izdavanje objavljuje se (prijavljuje) zaposlenom koji je podvrgnut disciplinskoj kazni uz prijem u roku od tri radna dana od dana donošenja. Ako zaposleni odbije da potpiše nalog, sastavlja se odgovarajući akt.

Prvi primjerak naloga ostaje za čuvanje u kadrovskoj službi u dosijeu naloga.

5.14 Prije primjene kazne, potrebno je pismeno objašnjenje zatražiti od zaposlenika Kompanije. U slučajevima kada zaposleni odbije da da takvo objašnjenje, sastavlja se odgovarajući akt. U obrazloženju se pojašnjavaju razlozi za ono što se dogodilo – povreda radne discipline, neizvršavanje nekog zadatka i sl. Obrazloženje je napisano vlastitom rukom, u jednom primjerku.

5.15 Memorandum o povredi radne discipline sastavlja rukovodilac strukturnog odjeljenja Društva na osnovu obrazloženja zaposlenog u Kompaniji. Rješenje je napisano na memorandumu i mora sadržavati odluku o vrsti disciplinske sankcije.

6 Kadrovska evidencija

6.1 Radna knjižica zaposlenog je glavni dokument o radnoj aktivnosti i radnom iskustvu zaposlenog. Radne knjižice se vode na način propisan "Pravilima za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radne knjižice i njihovo pružanje poslodavcima", odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. N 225 ( sa izmjenama i dopunama od 6. februara 2004.)

6.2 Lični dosije - skup dokumenata koji sadrže potpune informacije o zaposlenom i njegovoj radnoj aktivnosti. Lični dosijei se vode sa ciljem da se svi podaci o jednom zaposlenom koncentrišu u poseban kompleks (dosije).

Lični dosijei se vode za rukovodioce, stručnjake, materijalno odgovorna lica.

Lični dosije se sastavlja nakon izdavanja naloga za zapošljavanje, formiran tokom čitavog radnog vremena zaposlenog i dopunjen dokumentima koji karakterišu radna aktivnost.

Dokumenti u ličnom dosijeu zaposlenika poređani su hronološkim redom (po datumu objavljivanja ili sastavljanja).

Lični dosijei zaposlenih čuvaju se 75 godina, rukovodioci organizacije - trajno.

Lični dosijei se čuvaju u Službi za ljudske resurse. kao strogi izvještajni dokumenti. Odgovornost za čuvanje ličnih dosijea snosi zaposlenik kadrovske službe zadužen za vođenje kadrovske evidencije.

6.3 Po prestanku ugovora o radu, poslodavac je dužan da zaposlenom na dan otkaza (poslednji dan rada) izda radnu knjižicu i, na pismeni zahtjev zaposlenog, kopije dokumenata u vezi sa radom (čl. 62 Zakona o radu Ruske Federacije). Prijavu sastavlja zaposleni u pisanoj proizvoljnoj formi, sa tačnom naznakom određene vrste dokumenata, čije kopije zaposleni želi da dobije, i obrazloženjem odgovarajućeg uslova sa pozivom na član 62. Zakona o radu Ruske Federacije, a podnosi se najkasnije tri dana prije datuma razrješenja.

6.4 Zakon o radu Ruske Federacije dodatno predviđa obavezu poslodavca da zaposleniku izda: pravilno ovjerenu kopiju naloga (uputstva) o zapošljavanju (dio 2 člana 68 Zakona o radu Ruske Federacije); radna knjižica i drugi dokumenti u vezi sa radom, nakon prestanka ugovora o radu na inicijativu zaposlenog (dio 5 člana 80 Zakona o radu Ruske Federacije); kopije bilo koje evidencije koja sadrži lične podatke zaposlenog, osim u slučajevima predviđenim saveznim zakonima (član 89. Zakona o radu Ruske Federacije).

Poslodavac je dužan da zaposlenom, na njegov zahtjev, izda kopije dokumenata koji se odnose na rad u roku od tri dana od dana podnošenja odgovarajuće prijave bez plaćanja od zaposlenog.

6.5 Ovjeru kopija u vezi sa poslom može izvršiti, u zavisnosti od vrste određenog dokumenta, kadrovska služba ili računovodstvena služba Kompanije.

ORGANIZACIJA TOKA DOKUMENTA

1 Sva korespondencija koju primi Odeljenje Kompanije upisuje se u registar ulaznih dokumenata.

2 Dokumenti potpisani od strane rukovodioca Društva o kadrovskim pitanjima i namijenjeni za slanje trećim licima prenose se u Opšti odjel Društva, gdje se evidentiraju u dnevniku izlaznih dokumenata, pripremaju se za slanje i šalju.

Kopije poslane kadrovske korespondencije sa vizama čuvaju se u dosijeima Odjeljenja za ljudske resurse Kompanije.

REGISTRACIJA DOKUMENATA

1 Osnova za izgradnju pretraživača je registracija dokumenata – evidencija vjerodajnica o dokumentu u propisanom obliku, fiksiranje činjenice njegovog nastanka, slanja ili prijema.

2 Sva kadrovska dokumenta koja zahtijevaju registraciju, izvršenje i korištenje u referentne svrhe podliježu registraciji.

3 Kadrovska dokumenta se evidentiraju jednokratno: pristigla - na dan prijema, kreirana - na dan potpisivanja ili odobrenja.

4 Registracija kadrovskih dokumenata se vrši centralno. Istovremeno, sve radnje za registraciju kadrovskih dokumenata obavlja kadrovska služba.

Upis kadrovske dokumentacije vrši se u grupama, u zavisnosti od vrste dokumenta.

5 Kadrovska dokumenta se evidentiraju na tradicionalan način - karton, časopis; kao i u elektronskom obliku.

6 Registarski broj dokumenta sastoji se od serijskog broja, koji se može dopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta. Komponente registarskog broja odvojene su jedna od druge crticom ili kosom crticom.

KONTROLA IZVRŠENJA DOKUMENATA

1 Izvršenje dokumenata vrši se u skladu sa uslovima utvrđenim zakonodavstvom Ruske Federacije. Rokovi za izvršenje dokumenata koji nisu predviđeni zakonodavstvom Ruske Federacije izvršavaju se u skladu sa rokovima utvrđenim internim dokumentima Kompanije.

Rokovi izvršenja računaju se u kalendarskim danima od dana potpisivanja ili odobravanja dokumenta. Rok za izvršenje dokumenta može promijeniti samo lice koje ga je utvrdilo.

2 Izvršenje dokumenta vrši se sljedećim redoslijedom:

Prikupljanje i obrada potrebnih informacija;

Izrada projekta i izrada dokumenta;

Usvajanje i dostavljanje dokumenta na potpis generalnom direktoru i generalnom projektantu Društva;

Upoznavanje sa dokumentom zaposlenih u Kompaniji.

ORGANIZACIJA TOKA DOKUMENTA U KANCELARIJSKOM POSLU

1 Organizacija dokumenata u vođenju kadrovske evidencije je skup vrsta poslova kojima se obezbjeđuje sigurnost, sistematizacija dokumenata, formiranje i vođenje dosijea u kadrovskoj evidenciji i njihov prijenos u arhivu Društva u skladu sa zahtjevima koje utvrđuje država. standarde za dokumente, kao i metodološke dokumente za arhiviranje.

Glavne vrste pružanja poslova pravilnu organizaciju dokumenti u vođenju kadrovske evidencije su sastavljanje nomenklature predmeta i formiranje predmeta.

2 Nomenklatura predmeta - sistematizovan spisak naziva predmeta otvorenih u Preduzeću, sa naznačenim rokovima njihovog čuvanja, sastavljen na propisan način.

Nomenklatura predmeta je osmišljena tako da organizuje grupisanje izvršenih dokumenata u predmete, sistematizuje i evidentira predmete, određuje rokove njihovog čuvanja i predstavlja osnovu za sastavljanje inventara predmeta trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, kao i za evidentiranje. slučajevi privremenog (do zaključno 10 godina) skladištenja.

3 Grupisanje izvršenih dokumenata u predmete vrši se u skladu sa nomenklaturom predmeta.

Prilikom kreiranja slučajeva potrebno je pridržavati se sljedećih pravila:

Stavljati u predmet samo izvršena, pravilno izvršena dokumenta u skladu sa zaglavljem predmeta prema nomenklaturi;

Sastaviti sve dokumente koji se odnose na rješavanje jednog pitanja;

Grupisati dokumente jedne kalendarske godine u dosije, sa izuzetkom prenosnih predmeta;

Posebno grupirati dokumente trajnog skladištenja i perioda privremenog skladištenja u fajlove. Dokumente koje treba vratiti, dodatne kopije, nacrte ne treba stavljati u dosije.

4. Od osnivanja pa do predaje u arhiv Društva, dosije se čuvaju na mjestu formiranja.

Izdavanje predmeta drugim odjeljenjima ili trećim organizacijama vrši se uz dozvolu uprave. Za izdati kovčeg izdaje se kartica - zamjena za kofer. Predmeti se izdaju trećim organizacijama u skladu sa aktima.

Povlačenje dokumenata iz dosijea trajnog čuvanja dozvoljeno je u izuzetnim slučajevima i vrši se uz dozvolu rukovodioca preduzeća uz obavezno napuštanje u slučaju ovjerene kopije dokumenta i akta o razlozima izdavanja originala. .

PRENOS PREDMETA NA ARHIVU

1. Radi utvrđivanja vrijednosti kadrovskih dokumenata radi njihovog odabira za čuvanje u arhivu Društva i utvrđivanja rokova čuvanja vrši se ispitivanje vrijednosti dokumenata.

Odabir kadrovske dokumentacije za trajno čuvanje vrši se na osnovu spiskova dokumenata u kojima su naznačeni rokovi njihovog čuvanja i nomenklatura dosijea Društva, pregledom dosijea jedan po jedan.

Na osnovu rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata sastavljaju se popisi predmeta za trajno, privremeno skladištenje i osoblje, kao i akti o raspodjeli predmeta na uništavanje.

2 Za završene predmete trajnog, privremenog skladištenja i za osoblje Društva koje je prošlo provjeru vrijednosti, sačinjenu u skladu sa ovim zahtjevima, popisi se sastavljaju godišnje.

Prilikom sastavljanja inventara predmeta poštuju se sljedeći zahtjevi:

Zaglavlja predmeta unose se u inventar u skladu sa prihvaćenom šemom sistematizacije na osnovu nomenklature predmeta;

Kolone inventara popunjavaju se strogo u skladu sa podacima koji se nalaze na omotu kućišta.

Popisi predmeta sastavljaju se prema utvrđenom obrascu u tri primjerka.

3 Dokumenti nastali u aktivnostima kadrovske službe Kompanije, koji imaju istorijske, društvene, ekonomski značaj, bez obzira na vrijeme nastanka, mjesto čuvanja, tehniku i način obezbjeđivanja podataka, podliježu predaji na čuvanje u Državni arhiv.

Prenos predmeta se vrši prema opisima.

Do danas, glavni problem u dokumentacionoj podršci za aktivnosti kadrovskih službi je osigurati da sva izdata kadrovska dokumentacija bude u skladu sa zahtjevima radnog zakonodavstva, važećih GOST-ova, raznih uputstava i dovođenje svih preduzeća u skladu sa standardom utvrđenim od strane kompanija za upravljanje u dokumentovanju kadrovskog rada.

Normativna i metodološka podrška PM sistema je određeni skup dokumenata organizacione, organizaciono-metodičke, organizaciono-administrativne, tehničke i normativno-tehničke prirode.

Jedan od važnih dokumenata UE su

interni pravilnik o radu

dužnosti zaposlenika i administracije

Upravljanje kadrovskom i upravljačkom dokumentacijom prvenstveno uključuje izradu kadrovske tabele, opisa poslova, naloga za osoblje i vođenje ličnih dosijea. Najčešće to može uključivati i informacije o obračunu plaća zaposlenih u organizaciji.

Osnovni pristupi ocjenjivanju aktivnosti službi za upravljanje kadrovima.

Evaluacija aktivnosti jedinica za upravljanje kadrovima je sistematski, dobro organiziran proces koji ima za cilj upoređivanje troškova i rezultata povezanih s aktivnostima kadrovskih službi, kao i korelaciju ovih rezultata sa rezultatima aktivnosti organizacije u prošlosti, sa rezultate aktivnosti drugih organizacija. Rezultati evaluacije služe kao indikatori koji se fokusiraju na glavne probleme u radu sa kadrovima, kao što su kvalitet obavljenog posla, zadovoljstvo zaposlenih, disciplina u radu i fluktuacija osoblja.

Kvantifikacija efektivnosti aktivnosti službi upravljanja osobljem podrazumeva obavezno utvrđivanje troškova koji prate sprovođenje kadrovske politike organizacije. Istovremeno, potrebno je voditi računa o troškovima kako održavanja osoblja, tako i popune njegovog broja i obuke. Drugi indikator koji karakteriše aktivnosti službi upravljanja osobljem je trošak kadrovskih aktivnosti po zaposlenom. Prilikom evaluacije efektivnosti pojedinačnih kadrovskih programa utvrđuje se uticaj svakog od njih na učinak zaposlenih i organizacije u cjelini.

Druga grupa indikatora za ocjenu aktivnosti službi za upravljanje kadrovima je popunjenost osoblja. Kvantifikuje se - upoređivanjem stvarnog broja zaposlenih sa potrebnom (obračunatom) vrednošću za složenost poslovanja ili sa planiranim brojem predviđenim kadrovskom tabelom; kao i kvalitativno - u skladu sa stepenom stručne spreme, profilom obrazovanja, praktičnim iskustvom zaposlenih sa uslovima poslova (pozicija) koje zauzimaju.

Stepen zadovoljstva zaposlenih procjenjuje se na osnovu analize njihovih mišljenja o kadrovskoj politici organizacije i njenim pojedinim oblastima. Takva mišljenja se utvrđuju putem upitnika ili intervjua.

Učinkovitost rada jedinica za upravljanje kadrovima zaposleni mogu ocijeniti na osnovu sljedećih objektivnih kriterija:

stepen saradnje različitih odjela i službi sa službom upravljanja kadrovima;

mišljenje linijskih rukovodilaca o efikasnosti službe upravljanja kadrovima;

spremnost službe za upravljanje kadrovima da sarađuje sa svim zaposlenima u rješavanju kadrovskih problema;

povjerenje u odnosima sa zaposlenima;

brzinu, kvalitet i efikasnost ispunjavanja zahtjeva upućenih službi za upravljanje kadrovima, te usluga koje ova služba pruža drugim odjeljenjima;

procjena kvaliteta informacija i savjeta koje služba daje višem rukovodstvu.

Analiziraju se podaci dobijeni anketom o mišljenjima zaposlenih, upoređuju se s rezultatima prethodnih anketa kako bi se utvrdilo ima li pozitivnih ili negativnih promjena.

Glavni indirektni kriterijumi za efektivnost aktivnosti službi za upravljanje kadrovima su pokazatelji fluktuacije osoblja i izostanaka sa posla. Fluidnost i izostanak s posla usko su povezani sa takvim indirektnim oblicima evaluacije kao što su pritužbe i nezadovoljstvo izraženo na bilo koji način.

Nezadovoljstvo je izraz u bilo kom obliku nezadovoljstva ili kritike od strane zaposlenog prema menadžeru.

Žalba je pritužba upućena menadžmentu usmeno ili pismeno.

Naravno, pritužbe i nezadovoljstvo nisu uvijek vezani za upravljanje kadrovima. Mogu se odnositi na različite oblasti organizacije. Ali u svakom slučaju, rast broja i objektivnosti pritužbi ukazuje na nezadovoljstvo radom, što zauzvrat dovodi do povećanja izostanaka i fluktuacija. Ovi faktori su pokazatelji koliko su efikasne aktivnosti službe za upravljanje kadrovima u stvaranju uslova za povećanje zadovoljstva zaposlenih radom u organizaciji.

Procjena aktivnosti osoblja organizacije bit će nepotpuna bez ocjene kvaliteta rada kadrovskih radnika prema sljedećim pokazateljima:

ispunjenje obaveza za izbor broja zaposlenih predviđenih kadrovskim sistemom organizacije;

ispunjenje obaveza obezbjeđivanja organizacije rukovodiocima, specijalistima i radnicima traženih struka, specijalnosti i kvalifikacija;

broj slučajeva kršenja utvrđene procedure obrade kadrovske dokumentacije (ugovori, penzijski predmeti, radne knjižice, potvrde, izvještaji itd.);

stepen sigurnosti pune rezerve za unapređenje menadžera i stručnjaka;

blagovremenost i kvalitet registracije uspostavljenog izvještavanja;

broj slučajeva kršenja radne discipline od strane kadrovskih službenika;

broj slučajeva kršenja rasporeda za provjeru i analizu poštovanja radne discipline od strane zaposlenih;

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Ministarstvo kulture Ruske Federacije

Kazanski državni univerzitet za kulturu i umjetnost

Fakultet za informacione i dokumentarne komunikacije

Odjel za dokumentaciju

Rad na kursu

DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA AKTIVNOSTI

HR USLUGE

Izvršilac posla:

učenik 0-103-e grupe E. Stankevich

Naučni savjetnik: dr, vanr. Matveeva G.V.

Kazanj, 2012

- Uvod

Uvod

dokumentacija HR odjel

Relevantnost teme rada proizlazi iz činjenice da je dokumentacija za rad kadrovske službe važan dio aktivnosti upravljanja institucijom bilo kojeg organizaciono-pravnog oblika vlasništva, budući da je kadrovska dokumentacija osnova. za obračun penzija, obračun staža i plata i druga lična pitanja. Složenost dokumentarne podrške kadrovskim aktivnostima organizacije objašnjava se činjenicom da nikada nije izrađen sveobuhvatan jedinstveni regulatorni ili regulatorno-metodološki dokument opšteg djelovanja koji bi utvrdio zahtjeve za kompleksnost i izvođenje dokumentacije o osoblju. Sistem kadrovske dokumentacije evoluirao je godinama i „proizvod“ je rada brojnih odjela. U ovakvom stanju stvari neminovno se pojavljuju kontradiktorni zahtjevi, kako za vrste dokumenata, tako i za njihov dizajn. Treba dodati da su se u posljednjoj deceniji pojavile poteškoće sa distribucijom regulatornih dokumenata koji regulišu rad kadrovskih službi i automatizacijom njihovog rada. Sve navedeno je utvrdilo relevantnost proučavanja dokumentacione podrške za rad kadrovske službe.

Predmet proučavanja

Stvaristraživanja

Svrha studije- proučiti dokumentaciju potpore kadrovske službe MUK-a "CBS of Kazan" i mogućnosti njenog poboljšanja.

Ciljevi istraživanja:

Proučiti teorijske osnove upravljanja kadrovskom evidencijom;

Analizirati aktivnosti kadrovskog odjela MUK-a "CBS of Kazan";

Da okarakteriše regulatorni i metodološki okvir koji reguliše dokumentaciju podrške kadrovske službe MUK-a "CBS of Kazan";

Analizirati karakteristike dokumentacije i organizacije rada sa dokumentima u kadrovskoj službi MUK-a "CBS of Kazan";

Zadaci su rješavani etapno korištenjem sljedećih metoda: analitičko-sintetičke, komparativno-deskriptivne i sistemske metode.

Izbor ovih metoda je zbog potrebe sagledavanja dokumentacione podrške za rad kadrovske službe kao sistema u okviru kojeg funkcionišu podsistemi i pojedinačni elementi. Proučavanjem ovih podsistema i elemenata (metode, metode i sredstva dokumentovanja, nizovi i tokovi dokumenata i sl.) otkriće se stanje dokumentarne podrške kadrovske aktivnosti ustanove i naznačiti načini za njeno unapređenje. Dakle, sistematska metoda je u osnovi ove studije.

Metode analize i sinteze korišćene su u proučavanju a) literature na temu studije, b) dokumenata koji regulišu delatnost ustanove i kadrovske službe u sastavu ove ustanove, c) dokumenata kao proizvoda dokumentacije, kao i postavljanje kancelarijskog posla u kadrovsku službu ustanove.

Komparativna deskriptivna metoda je uključena u prezentaciju materijala publikacija i rezultata istraživanja.

Što se tiče literature na ovu temu, njen krug je prilično raznolik. To su udžbenici, nastavna, referentna i praktična i metodička pomagala. Među njima su i publikacije posljednjih godina: T.V. Kuznjecova, L.M. Vyalova, L.V. Sankina, A.V. Pšenko itd.

Knjige L.M. Vyalova "Dokumentarna podrška aktivnostima kadrovske službe", V.A. Kudryaeva „Kancelarski rad: Uzorci, dokumenti. Organizacija i tehnologija rada. Više od 120 dokumenata”, T.V. Kuznjecova "Kadrovski kancelarijski rad", L.V. Sankina "Priručnik o vođenju kadrovskih evidencija: Uzimajući u obzir novi zakon o radu Ruske Federacije" - najpotpunije otkriva pitanja vođenja kadrovskih evidencija.

Poslovna zaduženja stručnjaka za ljudske resurse;

Pravilnik o plaćama;

Uredba o zaštiti rada;

Interni propisi o radu; itd.

Na osnovu postavljenih zadataka, ovaj rad se sastoji od uvoda, tri poglavlja, zaključka i liste literature.

1. Dokumentaciona podrška kadrovskim aktivnostima: opšte karakteristike

1.1 Kadrovska djelatnost i njena dokumentacija u savremenim uslovima

Svaki poslodavac, bez obzira da li se radi o pravnom ili fizičkom licu, u procesu obavljanja poslovne djelatnosti uvijek se suočava sa pitanjima organizacije rada, upravljanja radnim odnosima i regulisanja ovih procesa. Jasan rezultat uređenja internih radnih i drugih srodnih odnosa od strane određenog poslodavca je skup dokumenata koji se nazivaju kadrovska dokumentacija.

Prema V.I. Andreeva, kadrovska djelatnost je djelatnost državnih organa, organa upravljanja pojedinačnih organizacija, kadrovskih službi i službenika, usmjerena na sprovođenje kadrovske politike.

Oblasti kadrovske aktivnosti su:

Formiranje sistema upravljanja kadrovima i njegove strategije;

Planiranje ljudskih resursa, zapošljavanje, odabir i zapošljavanje;

Procjena poslovanja, karijerno vođenje i prilagođavanje osoblja;

Upravljanje obukom, karijerom i promocijom;

Motivacija, organizacija rada i osiguranje sigurnosti osoblja;

Stvaranje normalnog psihološkog okruženja u timu.

Prema publikacijama Sh.A. Yankovich, kadrovske aktivnosti su osmišljene tako da doprinesu implementaciji ciljeva određene organizacije, za koje ona mora riješiti niz važnih zadataka, uključujući:

Pružanje organizaciji iskusnog, kvalifikovanog osoblja;

Efikasno korišćenje potencijala svakog zaposlenog;

Stvaranje ugodnih uslova za rad i sistema od materijalnog interesa, koji obezbjeđuje visok stepen zadovoljstva osoblja svojim radom;

Podsticanje težnji zaposlenih da održe pristojnu moralnu i psihološku klimu u organizaciji;

Probuditi interesovanje zaposlenih za inovacije i izvući najveću korist od aktivnosti svoje organizacije.

Kao što vidite, definicija kadrovske aktivnosti ukazuje da je njena ključna oblast kadrovska politika, određena skupom važnih, fundamentalnih odredbi izraženih u odlukama upravljanja na duži rok ili u posebnom periodu.

Važna oblast delovanja kadrovske službe je vođenje kadrovske evidencije, odnosno dokumentovanje svih oblasti kadrovske delatnosti i organizovanje rada sa tim dokumentima.

Dokumentaciona podrška za rad kadrovske službe sastavni je dio života svake organizacije. U bilo kojoj organizaciji zaposleni se zapošljavaju i otpuštaju, šalju se na odmor, poslovna putovanja i dodjeljuju im se bonusi. Rješenje ovih tekućih pitanja mora biti propraćeno relevantnim dokumentima, izdati nalozi, upisi u radne knjižice, a potrebno je pratiti i promjene u zakonskoj regulativi. Svakodnevna rutina zahtijeva pažnju, vrijeme i izuzetno otežava fokusiranje na rješavanje strateških zadataka s kojima se suočavaju menadžment i HR odjel.

Prema postojećim definicijama, upravljanje kadrovskom evidencijom (DOE) je:

Ovo je skup metoda i procesa za rad sa kadrovskim dokumentima koje sprovodi preduzeće u obavljanju svojih funkcija;

Ovo je uži koncept, koji podrazumijeva organizaciju rada sa dokumentima koji se odnose na kadrovska pitanja;

Dokumentarna podrška upravljanja kadrovima Kompanije u skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije i zahtjevima za vođenje kadrovske evidencije.

Upravljanje ljudskim resursima vam omogućava da efikasno rešite nekoliko problema odjednom:

Dokumentirati radne odnose, formalizirati kadrovske procedure za određenog poslodavca;

Izgradite koherentan sistem upravljanja osobljem koji ispunjava strateške ciljeve menadžmenta, ovo je zgodan alat sa kojim možete izgraditi i dokumentovati jedinstvene principe korporativnih odnosa;

Urediti odnos između zaposlenog i poslodavca. Uvođenje kadrovskih dokumenata omogućava postizanje „ravnoteže interesa“ poslodavca i zaposlenih kroz jasnu regulativu: šta tačno svaki zaposleni treba da radi (npr. u opisima poslova) i koje su funkcije poslodavca;

Stvoriti organizacioni i pravni okvir za radne odnose za zaposlene i poslodavca. S jedne strane, kadrovska dokumenta podržavaju interese poslodavca, as druge ga upućuju da spriječi ignorisanje zahtjeva radnog zakonodavstva. Prisustvo dobro napisanih kadrovskih dokumenata je obostrano korisno za obje strane ugovora o radu;

Rješavanje radnih sporova. Često uspjeh pozicije poslodavca u slučaju konfliktnih situacija zavisi od kvaliteta izrade kadrovske dokumentacije, posebno kada kadrovska dokumentacija predstavlja jedan od pisanih dokaza u parnicama u radnim sporovima.

Upravljanje kadrovskom evidencijom uključuje izradu kadrovske tabele, opisa poslova, naloga za osoblje i vođenje ličnog dosijea. Ovo takođe uključuje informacije o platnom spisku zaposlenih u organizaciji.

Dokumentovanje kadrovskih procedura je neotuđiva dužnost svakog poslodavca, bez obzira na obim njegovih aktivnosti i organizaciono-pravnu formu. Nažalost, danas svi menadžeri ne pridaju dužnu pažnju i značaj „upravljanju papirima“. Često se menadžeri prisjećaju kadrovske evidencije i kadrovske dokumentacije kada zaposleni u regulatornim tijelima dođu sa revizijom ili bivši uposlenik podnese tužbu sudu. U takvim ekstremnim slučajevima, ispravljanje postojećeg stanja iziskuje značajne finansijske i vremenske troškove, koji su daleko od uvijek ključ uspjeha na sudu i malo je vjerovatno da će pomoći da se izbjegne odgovornost poslodavca, nadležnih službenika ili organizacije. Zbog toga je važno uspostaviti ispravno vođenje kadrovske evidencije, uključujući i dokumentaciju radnih odnosa u skladu sa važećim radnim zakonodavstvom.

Glavni zadatak kadrovske službe (službe) je organizacija i provođenje efikasne kadrovske politike koju su usvojili čelnici ove institucije i kadroviranje radne snage visokokvalifikovanim stručnjacima i visokim moralnim kvalitetima, stvaranje uslova za povećanje njihove efikasnosti, odgovornosti za zadati posao.

1.2. Zakonodavni i regulatorni okvir koji reguliše organizaciju vođenja kadrovskih evidencija

Zaposleni u kadrovskim službama, kao i druga lica sistemi upravljanja, po prirodi svojih aktivnosti, svakodnevno moraju sastavljati mnogo dokumenata. Za pravilno vođenje kadrovske dokumentacije potrebno je poznavati i rukovoditi se regulatornom, metodološkom i zakonodavnom dokumentacijom.

Zakonska i podzakonska i metodološka dokumentacija o pitanjima vođenja kadrovske evidencije uređuje jedinstvenu praksu vođenja kadrovske evidencije. Kompetentno postavljanje i vođenje kadrovske evidencije nije zamislivo bez poznavanja i proučavanja regulatornih dokumenata iz ove oblasti.

Dakle, V.V. Fedin smatra da nam poznavanje zakonske i regulatorne i metodološke dokumentacije o vođenju kadrovske evidencije omogućava rješavanje sljedećih zadataka:

Ispravno pripremiti dokumente u skladu sa zahtjevima aktuelno zakonodavstvo davanje pravne snage;

Osigurati čuvanje i operativno korištenje dokumenata u tekućim aktivnostima;

Da bi spriječili negativne posljedice za svoje zaposlene, moguće u slučaju kršenja pravila za vođenje kadrovske dokumentacije, a za poslodavca u ovom slučaju - da izbjegnu odgovornost utvrđenu važećim zakonom;

Spriječite mogućnost neovlaštenog korištenja informacija.

Općenito, zakonodavni i regulatorni okvir koji reguliše dokumentaciju radne aktivnosti zaposlenih može se uslovno podijeliti u nekoliko grupa.

U prvu grupu spadaju savezni propisi koji se odnose na pitanja radnog prava zaposlenih. Jedan od važnih dokumenata uključenih u ovu grupu je Ustav, koji je glavni dokument države i „ima najveću pravnu snagu“.

Zatim slijedi Zakon o radu Ruske Federacije (Labor Code of Russian Federation). Zakon o radu unio je neke dopune i izmjene u sistem kadrovske dokumentacije, ali ga suštinski i suštinski nije promijenio. Ostala je stabilna, odražavajući radne odnose između zaposlenog i poslodavca.

Art. 5 Zakona o radu i dalje definiše sistem normativno-pravnih akata koji sadrže norme radnog prava.

Kodeks Ruske Federacije na upravni prekršaji(Zakon o upravnim prekršajima Ruske Federacije) u nizu članova se odnosi na prekršaje u oblasti kadrovske dokumentacije, ličnih podataka itd.

Na primjer, čl. 13.11 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije kaže da je kršenje zakonski postupak prikupljanja, čuvanja, korišćenja ili širenja informacija o građanima (lični podaci) - podrazumeva upozorenje ili izricanje administrativne kazne građanima u iznosu od trista do pet stotina rubalja; za službenike - od petsto do hiljadu rubalja; za pravna lica - od pet hiljada do deset hiljada rubalja.

Građanski zakonik Ruske Federacije (Građanski zakonik Ruske Federacije) također obraća pažnju na pitanja predškolskih obrazovnih ustanova: osnivački dokumenti pravno lice (čl. 52), osnivanje društva sa ograničenom odgovornošću i njegova osnivačka isprava (čl. 89), osnivačka akta udruženja i saveza (čl. 122), hartije od vrednosti bez papira (čl. 149), posledice neispunjavanja obaveza prenosa stvari i dokumenata u vezi sa robom (čl. 464), tehničke dokumentacije i predračuna (čl. 743), izmene i dopune tehnička dokumentacija(član 744), isprave i druge informacije date špediteru (član 804), odbijanje prihvatanja dokumenata (član 871), nacrte službene isprave, simbole i znakove (član 1264), izmjene dokumenata zahtjeva za izdavanje pronalazak, korisni model ili industrijski dizajn (član 1378), pravo na uvid u dokumentaciju o prijavi žiga (član 1493), ispitivanje prijave žiga i dopunu dokumentacije za prijavu (član 1497), ispitivanje prijave za žig porijekla i unošenje izmjena u dokumentaciju za prijavu (član 1523).

Zakonski akti imaju značajan uticaj na dokumentaciju kadrovskih aktivnosti i dokumentaciju upravljanja kadrovima.

Federalni zakon Ruske Federacije "O poslovnim tajnama" otkriva pitanje povjerljivosti informacija u okviru radnih odnosa (član 11), čije se odredbe moraju uzeti u obzir prilikom prijavljivanja za radna mjesta koja uključuju rad s povjerljivim informacijama, uključujući lične podatke.

Savezni zakon "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" utvrđuje principe pravnog uređenja odnosa u oblasti informacija, informacionih tehnologija i zaštite informacija: sloboda pretraživanja, primanja, prenosa, proizvodnje, širenja informacija na zakonit način. ; pouzdanost, pravovremenost, otvorenost; jednakost jezika u stvaranju informacija; osiguranje sigurnosti i privatnosti, nedopustivost prikupljanja, čuvanja, korištenja i širenja informacija o privatnom životu osobe bez njegovog pristanka.

Savezni zakon „O ličnim podacima“ u potpunosti je posvećen ličnim podacima i njihovoj zaštiti. Svrha Zakona je „obezbeđivanje zaštite prava i sloboda čoveka i građanina u obradi njegovih ličnih podataka, uključujući zaštitu prava na privatnost, lične i porodične tajne“. Za svakog zaposlenog u kadrovskoj službi, odredba čl. 1. zakona, koji navodi da se zakonom uređuju odnosi u vezi sa obradom podataka o ličnosti, uz upotrebu alata za automatizaciju i bez upotrebe takvih alata, odnosno odredbe zakona se odnose i na tradicionalne tehnologije za rad sa dokumente koji sadrže lične podatke.

Najvažniji zakonodavni akti koji utiču na proces dokumentacije uključuju zakone Ruske Federacije „O jezicima naroda Ruske Federacije“ i federalni zakon „O državnom jeziku Ruske Federacije“. Oni regulišu upotrebu državnog jezika u pripremi i izvršenju službenih dokumenata. Prije svega, podsjećamo da je čl. 68 Ustava Ruske Federacije utvrđuje: "državni jezik Ruske Federacije na cijeloj njenoj teritoriji je ruski jezik".

Art. 16-19 Zakona "O jezicima naroda Ruske Federacije" posvećeni su upotrebi jezika u službenom kancelarijskom radu, uključujući pripremu kadrovske dokumentacije, i čl. 3 federalnog zakona "O državnom jeziku Ruske Federacije" utvrđuje se zahtjev za identitetom sadržaja i tehničkog dizajna tekstova izrađenih na više jezika.

S obzirom na to da kadrovska služba mora da se bavi žalbama građana, potrebno je poznavati i rukovoditi se federalnim zakonom „O postupku razmatranja žalbi građana Ruske Federacije“, koji definiše šta se podrazumeva pod žalbom, predlogom. , izjava, žalba. Njime se utvrđuju uslovi za sastav sadržaja pismene žalbe: ime adresata (naziv državnog organa ili organa lokalne samouprave) ili položaj ili položaj, prezime, ime, patronimija funkcionera, poštansku adresu na koju se može dati odgovor, suštinu žalbe (izjave), lični potpis i datum.

Na osnovu zahtjeva zakona za strukturu teksta žalbe zapravo se izgrađuju zahtjevi kadrovske službe za prijave koje podnose zaposleni prilikom konkurisanja za posao, otpuštanja, napredovanja, odmora i sl.

Zakon propisuje tehnologiju za rad sa žalbama: registraciju (prema članu 8. „u roku od tri dana od dana prijema u vladina agencija, organ lokalne samouprave ili službeno lice"), obavezno razmatranje (do 30 dana od dana registracije i može se produžiti do 30 dana u slučaju ovjere), kontrola izvršenja.

Federalni zakon "O arhivskoj djelatnosti u Ruskoj Federaciji" utvrđuje rokove obračuna i skladištenja arhivskih dokumenata, nabavku arhiva sa arhivskim dokumentima, pristup arhivskim dokumentima i njihovu upotrebu.

Savezni zakon "O radnim penzijama u Ruskoj Federaciji" utvrđuje listu osoba koje imaju pravo na radnu penziju; vrste radnih penzija i njihove veličine; uslovi za određivanje radnih penzija; iskustvo osiguranja; imenovanje, preračunavanje veličina, isplata i dostava radnih penzija.

Za kadrovske službe koje služe državnim službenicima, sastav potrebnih zakonodavnih akata značajno je proširen, budući da je pravni status državnih službenika određen saveznim zakonom "O sistemu javnih službi Ruske Federacije" i saveznim zakonom " O državi državna služba Ruska Federacija”, kao i ukazi predsjednika Ruske Federacije.

Ukaz predsjednika Ruske Federacije "O odobravanju liste povjerljivih informacija" sadrži kadrovske podatke o činjenicama, događajima i okolnostima privatnog života građanina, koji omogućavaju identifikaciju njegove ličnosti (lični podaci), s izuzetkom informacija koje će se širiti u medijima masovni medij u slučajevima utvrđenim saveznim zakonima.

Uredba „O postupku davanja saglasnosti na Jedinstvenu tarifu kvalifikacioni priručnik poslova i zanimanja radnika, jedinstveni kvalifikacioni imenik radnih mjesta rukovodilaca, specijalista i namještenika” sadrži tarifne i kvalifikacione karakteristike glavnih vrsta poslova po strukama, kao i zahtjeve za stručnim znanjima i vještinama radnika.

Uredbom "O radnim knjižicama" utvrđen je postupak uvođenja novih radnih knjižica.

Uredbom „O odobravanju Uputstva za popunjavanje radnih knjižica” usvaja se Uputstvo za popunjavanje radnih knjižica, obrazac knjige prihoda i rashoda za obračun obrazaca radne knjižice i uloška u njoj, obrasca radne knjižice. knjiga za obračun kretanja knjiga i priloga u njima.

Stoga je za ispravnu izradu kadrovskih dokumenata potrebno imati kompletan paket zakonodavnih akata, posebno koji se tiču radnih odnosa u organizaciji, te se njima rukovoditi prilikom registracije radnih odnosa.

Druga grupa uključuje regulatorne i metodološke dokumente o radu, računovodstvu, kancelarijskom radu o kadru, klasifikaciji i standardizaciji kadrovske dokumentacije i arhiviranju:

Kvalifikacioni imenik pozicija menadžera, stručnjaka i zaposlenih;

Model internog pravilnika o radu za radnike i namještenike preduzeća, ustanova i organizacija;

Međusektorski prošireni standardi vremena za rad na zapošljavanju i računovodstvu kadrova;

Uputstvo za popunjavanje radnih knjižica u preduzećima, ustanovama, organizacijama;

Sveruski klasifikatori: zanimanja radnika, položaji zaposlenih i kategorije plata (OKPDTR); informacije o stanovništvu (OKIN); specijalnosti u obrazovanju (OKSO); upravljačka dokumentacija (OKUD); preduzeća i organizacije (OKPO); informacije o socijalna zaštita stanovništvo (OKISZN); tijela državna vlast i menadžment (OKOGU); objekti administrativno-teritorijalne podjele (OKATO); specijalnosti najviše naučne kvalifikacije (OKSVNK);

Državni standardi (GOST R 51142-98 "Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije"; GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtevi za papirologiju"; itd.);

Spisak standardnih upravljačkih dokumenata generisanih u aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja.

U treću grupu spadaju lokalni propisi poslodavca.

U vezi sa vođenjem kadrovske evidencije, najvažniji su zahtjevi iz čl. 8 Zakona o radu Ruske Federacije o lokalnim propisima.

Poslodavci osim poslodavaca pojedinci, koji nisu individualni preduzetnici, donose lokalne propise koji sadrže norme radnog prava, iz svoje nadležnosti u skladu sa zakonodavstvom o radu i drugim podzakonskim aktima koji sadrže norme radnog prava, kolektivne ugovore, ugovore.

U slučajevima predviđenim Kodeksom, drugim saveznim zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije, kolektivnim ugovorom, ugovorima, poslodavac, prilikom donošenja lokalnih propisa, uzima u obzir mišljenje predstavničkog tijela zaposlenih (ako je takvo predstavničko tijelo postoji).

Kolektivnim ugovorom, ugovorima može se predvideti donošenje lokalnih propisa u dogovoru sa predstavničkim telom zaposlenih.

Lokalni propisi koji pogoršavaju položaj zaposlenih u odnosu na utvrđeno radno zakonodavstvo i druge podzakonske akte koji sadrže norme radnog prava, kolektivne ugovore, ugovore, kao i lokalne propise donete bez poštovanja utvrđenog čl. 372. Zakonika o računovodstvenom postupku po mišljenju predstavničkog tijela zaposlenih ne podliježu primjeni. U takvim slučajevima primjenjuje se radno zakonodavstvo i drugi podzakonski akti koji sadrže norme radnog prava, kolektivni ugovor, ugovore:

Osoblje (član 57. Zakona o radu Ruske Federacije);

Interni propisi o radu (član 190. Zakona o radu Ruske Federacije);

Pravilnik o ličnim podacima zaposlenog (član 8, član 86 Zakona o radu Ruske Federacije);

Raspored smjena (član 103. Zakona o radu Ruske Federacije);

Raspored odmora (član 123 Zakona o radu Ruske Federacije);

Propisi o sistemu plata i bonusa (član 135. Zakona o radu Ruske Federacije);

Propisi o standardima rada (član 162 Zakona o radu Ruske Federacije).

Glavni lokalni regulatorni akt u oblasti rada sa dokumentima je Uputstvo o vođenju kadrovske evidencije. Uputstvo o vođenju kadrovske evidencije rješava mnoge praktične probleme. Uputstvom se odobravaju šabloni za sve dokumente o osoblju, redoslijed njihovog izvođenja i redoslijed prolaska unutar organizacije, te uzima u obzir specifičnosti organizacije. I što je najvažnije, odobrava se lista dokumenata potrebnih za obavljanje određene kadrovske radnje. Sve to smanjuje vrijeme utrošeno na obradu kadrovskih dokumenata i pomaže u izbjegavanju mnogih pritužbi inspekcija rada.

Uputstvo se sastoji iz nekoliko delova: opšte odredbe, tematske rubrike i aplikacije.

Pored lokalnih propisa predviđenih Zakonom o radu Ruske Federacije, poslodavac može prihvatiti i druge dokumente koji sadrže norme radnog prava neophodne za rješavanje nastalih problema u odnosima sa zaposlenima: pravilnik o radu, pravilnik o komisiji za radne sporove, propis o strukturnom odjeljenja, opisi poslova zaposlenih u organizaciji.

Izradu lokalnih propisa treba voditi uzimajući u obzir sljedeće zahtjeve:

1) lokalne propise koji uređuju režim i uslove rada donosi poslodavac, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tela zaposlenih (čl. 103, 123, 135, 144, 162, 190 Zakona o radu Ruske Federacije);

2) kadrovski spisak, pravilnik o strukturnim podjelama, sistemski raspored poslova usvaja se pojedinačno;

3) drugi lokalni propisi se mogu donositi uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela zaposlenih, koje je poželjnije od njihovog samostalnog donošenja, jer ukazuje na učešće zaposlenih i njihovih predstavnika u upravljanju organizacijom, odnosno razvoju organizacije. oblika socijalnog partnerstva (član 27. Zakona o radu Ruske Federacije).

Četvrta grupa obuhvata literaturu o radno pravo, kancelarijski rad na kadrovima, dokumentovanje radne aktivnosti zaposlenih itd.

Specijalizovana literatura obuhvata opšta pitanja organizacije i funkcionisanja kadrovskih službi, rad sa kadrovskom dokumentacijom, te pojedine oblasti kadrovske delatnosti (kadrovske evidencije, lični dosijei i radne knjižice i dr.).

U petu grupu spadaju regulatorni dokumenti o kadrovima samih organizacija, koji uključuju opšte propise izvučene iz federalnih i resornih regulatorno-metodoloških dokumenata, te posebne odredbe donesene u organizacijama (pravilnici o kadrovskoj službi i opisi poslova službenika).

U normativnim i metodološkim dokumentima o radu i literaturi o kadrovskim aktivnostima, pitanja izrade pravilnika o kadrovskoj službi i opisima poslova njenih zaposlenih, detaljno su navedeni sastav ovih dokumenata, spiskovi odjeljaka propisa i opisi poslova. su dati, a sadržaj odjeljaka je otkriven.

Značajan nedostatak nekih odredbi i opisa poslova je minimalna informacija o pravima službe i njenih zaposlenih, ali su funkcije službe i dužnosti zaposlenih detaljno opisane.

Stoga se preporučuje izrada regulatornih ili metodoloških dokumenata (uputstava, preporuka i sl.) koji bi odražavali tehnologiju procesa kadrovske aktivnosti, uključujući i pitanja rada sa kadrovskim dokumentima.

1.3 Tehnologija dokumentarne podrške kadrovskih aktivnosti

Dokumentaciona podrška kadrovskim aktivnostima može se uslovno podijeliti na dva međusobno povezana dijela: dokumentaciju kadrovskih aktivnosti i organizaciju rada sa kadrovskom dokumentacijom.

Dokumentacija kadrovskih aktivnosti je izrada kadrovskih dokumenata koji osiguravaju rješavanje kadrovskih zadataka. Proces dokumentovanja se vrši korišćenjem tradicionalne metode obrada kadrovske dokumentacije i to na automatizovan način.

Organizacija dokumentacije procesa upravljanja kadrovima uključuje:

Sastav dokumenata o osoblju;

Zahtjevi za projektovanje detalja i izradu tekstova dokumenata o kadru;

Dokumentovanje aktivnosti kadrovske službe obuhvata sljedeće poslove upravljanja kadrovima:

Organizacija rada zaposlenih;

Zaključivanje ugovora o radu (ugovora) i radni odnos;

Prelazak na drugi posao;

Omogućavanje godišnjih odmora zaposlenicima;

Podsticanje zaposlenih;

Izricanje disciplinskih sankcija zaposlenima;

Certifikacija zaposlenih;

Obračun korištenja radnog vremena;

Angažiranje zaposlenih za rad vikendom;

Registracija poslovnih putovanja;

Raskid ugovora o radu i otpuštanje sa posla.

Za svaki personalni zadatak kreira se maksimalni skup objedinjeni dokumenti, koji odražavaju specifičnosti svakog konkretnog zadatka i nalaze se u kadrovskim dokumentima.

Organizacija rada sa dokumentima je organizacija toka rada, čuvanja i korišćenja dokumenata u tekućim aktivnostima ustanove.

Protok dokumenata podrazumijeva kretanje dokumenata od trenutka kada su primljeni ili kreirani do završetka izvršenja, slanja ili dostave u predmet.

Sva dokumentacija sastavljena u kadrovskoj službi organizacije podliježe računovodstvu. Grupa računovodstvene dokumentacije obavlja funkciju kadrovskog računovodstva i predstavlja skladište ličnih podataka dobijenih prilikom inicijalne registracije i naknadne obrade potrebnih informacija o sastavu i kretanju osoblja.

Sa stanovišta redoslijeda registracije i akumulacije vjerodajnica o zaposlenima u računovodstvenoj dokumentaciji, mogu se razlikovati dvije podgrupe:

1) primarne računovodstvene isprave;

2) sekundarne računovodstvene isprave.

Primarne računovodstvene isprave sadrže početne podatke i popunjavaju se na osnovu ličnih dokumenata koje zaposleni dostavljaju prilikom konkurisanja za posao.

Uključuju: lični dosije, lični kadrovski karton, dodatak ličnom kadrovskom listu.

U početku se dokumenti koji sastavljaju postupak zapošljavanja grupišu u lični dosije, a zatim - svi glavni dokumenti koji nastaju tokom perioda zaposlenja radnika kod ovog poslodavca.

U ličnim dosijeima, u skladu sa pravilima arhivske službe, dokumenti se grupišu u sljedećem redoslijedu (ako postoji):

Interni popis dokumenata dostupnih u ličnom dosijeu;

Prijava za posao, uputnica ili zastupanje;

Upitnik (lični list za kadrovsku evidenciju);

Dodatak upitniku (lični list za kadrovsku evidenciju);

Životopis (autobiografija);

Kopije dokumenata o obrazovanju;

Izvodi iz naredbi o imenovanju, raspoređivanju, razrješenju;

Potvrde i druga dokumenta u vezi sa ovim licem;

List za verifikaciju slučaja.

Svi dokumenti koji se odnose na lični dosije, kako budu primljeni, pohranjuju se u fasciklu. Listovi predmeta se numerišu u procesu formiranja predmeta. Kada se novi dokument stavi u lični dosije, podaci o njemu se prvo unose u inventar predmeta, zatim se listovi dokumenta numerišu, a tek nakon toga dokument se zavodi.

Omot ličnog dosijea, kao i omoti kutija za trajno skladištenje, sastavljaju se i sastavljaju u obliku utvrđenom GOST 17914-72 „Omoti dosijea za dugotrajno skladištenje. Vrste, sorte, tehnički zahtjevi"(uveden Uredbom Državnog komiteta za standarde SSSR-a od 17. jula 1972. br. 1411).

Na omotu ličnog dosijea u cijelosti su navedeni: naziv organizacije, naslov predmeta, puno ime. zaposlenog u imenskom padežu, stavlja se indeks predmeta, redni broj predmeta. Pod ovim brojem upisuje se lični dosije u „Knjigu (Dnevnik) računovodstva ličnih poslova“, u kojoj su predviđene sledeće kolone: redni broj, puno ime. zaposlenika, datum registracije predmeta i datum odjave.

Lični dosijei se čuvaju u sefu, metalnim ormanima ili posebnim prostorijama koje omogućavaju njihovu sigurnost, kao dokumenti stroge odgovornosti, odvojeno od radnih knjižica. Odgovornost za njihovo skladištenje snosi lica koja vode kadrovsku dokumentaciju.

Prilikom rada sa dokumentima koji su dio ličnog dosijea, mora se imati na umu da se oni odnose na lične podatke zaposlenog zaštićene u skladu sa važećim zakonom.

Nakon otpuštanja zaposlenika, njegov lični dosije se uklanja iz fascikle i obrađuje za prijenos u arhivu. Lični dosijei otpuštenih radnika u skladu sa "Listom standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u djelatnostima organizacija, sa naznačenim rokovima čuvanja", koji je odobrio Federalni arhiv 6. oktobra 2000. godine, čuvaju se 75 godina. Lični dosijei menadžera se čuvaju trajno.

Sekundarne računovodstvene isprave su derivativne, zasnovane na početnim informacijama primarnih računovodstvenih isprava. Glavni ciljevi kreiranja ove podgrupe dokumenata su:

Osiguravanje potpunosti, pouzdanosti i dinamičnosti informacija u radu sa kadrovima;

Osiguravanje operativnog skladištenja kadrovske dokumentacije;

Osiguravanje efektivne pretrage kadrovskih dokumenata.

Sekundarna knjigovodstvena dokumentacija obuhvata: ličnu kartu zaposlenog (jedinstveni obrasci br. T-2, br. T-2GS (MS), br. T-4), dokumentaciju o evidentiranju radnog vremena i obračuna sa kadrovima, te razne registracione forme računovodstva informacije.

Registracijski obrasci se održavaju radi evidentiranja kadrovske evidencije.

Postoje sljedeće vrste obrazaca za registraciju:

Registracijske i kontrolne kartice (RKK);

Registracijski dnevnici (knjige);

Forme ekrana (kada se koristi kompjuterska tehnologija).

Obrasce nekih časopisa i knjiga odobravaju zvanični organi. Na primjer, obrazac računovodstvene knjige kretanja radnih knjižica i priloga u njih odobren je Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. oktobra 2003. br. 69 „O odobravanju uputstava za popunjavanje radne knjižice”. Ali većina obrazaca je dizajnirana prema nahođenju poslodavca.

Uzimajući u obzir specifičnosti organizacije rada na lokalnom nivou, mogu se kreirati i:

Registar radnika sa nepunim radnim vremenom;

Dnevnik nagrada i kazni;

Dnevnik registracije naloga o studijski odmori, odsustvo bez plaće i sl.;

Registar bolovanja itd.

Svi dokumenti kreirani u kadrovskoj službi formiraju se u predmete.

Formiranje predmeta - grupisanje izvršenih isprava u predmet, u skladu sa nomenklaturom predmeta i sistematizacijom spisa unutar predmeta. Kada kreirate slučajeve, trebali biste:

Posebno grupirati dokumente trajnog i privremenog čuvanja u fajlove;

U dosije stavlja samo izvršena, pravilno izvršena dokumenta u skladu sa predmetima prema nomenklaturi;

Postaviti sve dokumente koji se odnose na rješavanje jednog pitanja;

Prijave sa zapreminom većom od 100 listova treba grupisati u posebne slučajeve, kako je navedeno u dokumentu;

Dokumente u dosijeu treba poredati hronološkim redom prema datumu registracije dokumenta, numeracijom;

U skladu sa normama obima dokumenata koje treba staviti u ovom slučaju, ne može se podnijeti više od 250 listova, tada novi folder sa istim indeksom;

Uključite samo jednu kopiju svakog dokumenta u fajlove.

Listovi dosijea su numerisani, na početku se vodi interni popis dokumenata, na kraju dosijea - overeni natpis, koji brojkama i slovima označava broj numerisanih listova, listovi internog inventara su odvojeno numerisani, njihov broj je naveden u natpisu sertifikata iza ukupno listove predmeta kroz znak + (plus).

Zatim slijedi sastavljanje nomenklature predmeta. Nomenklatura predmeta je sistematizovan spisak naziva predmeta koji se vode u organizaciji, sa naznakom uslova njihovog čuvanja, sastavljen na propisan način. Nomenklaturu poslova kadrovske službe sastavlja njen rukovodilac, u saglasnosti sa arhivom, odobrava rukovodilac preduzeća. Vodite se standardnim i uzornim nomenklaturama spisa, standardnim odeljenjskim spiskovima dokumenata sa rokovima čuvanja i osnovnim pravilima za rad odeljenske arhive.

Nomenklatura predmeta uključuje naslove predmeta, koji odražavaju sva dokumentovana područja rada kadrovske službe, naslov treba jasno i u generaliziranom obliku odražavati glavni sadržaj i sastav dokumenata predmeta.

Zaposlenici kadrovskog odjela u nomenklaturi predmeta trebaju predvidjeti sljedeće odjeljke:

Prijem, preseljenje (transfer), otpuštanje zaposlenih;

Utvrđivanje kvalifikacija zaposlenih;

Stručno osposobljavanje i usavršavanje zaposlenih;

Nagrađivanje.

Poslovi kadrovske službe podliježu registraciji u njihovoj ustanovi, ako za njima nema potrebe i na kraju kalendarske godine. Upis predmeta je kompleks radova na njihovoj tehničkoj obradi i obavljaju ga zaposleni u kadrovskoj službi.

Evidentiranje predmeta predviđa: sistematizaciju spisa u predmetu, arhiviranje ili uvezivanje predmeta, numerisanje listova predmeta, sastavljanje spisa dokaza, sastavljanje (po potrebi) internog popisa dokumenata.

Od trenutka osnivanja pa do predaje u arhiv, dosije se čuvaju na mjestu formiranja. Dosijei stalnog, privremenog čuvanja i osoblja prenose se u centralnu arhivu, njihov prenos se vrši samo prema popisima.

1.4 Automatizacija HR aktivnosti

Istorija automatizacije kadrovskih usluga u Rusiji počela je gotovo istovremeno sa uvođenjem informacionih tehnologija u menadžment. Međutim, rast potražnje za specijalizovanim programima za kadrovske službenike bio je neuporediv sa tempom distribucije softverskih proizvoda dizajniranih za organizaciju rada računovodstva ili upravljanja proizvodnjom. To je dijelom zbog činjenice da menadžeri dugo vremena nisu smatrali automatizaciju kadrovskih službi najvažnijim zadatkom.

Trenutno je većina ruskih preduzeća već završila automatizaciju glavnih odjela i sada se približavaju potrebi za uvođenjem novih tehnologija u kadrovske usluge. To ne diktira moda, već rastuća konkurencija, potreba za brzim donošenjem odluka, potreba za optimizacijom osoblja itd.

Sistemi za automatizaciju ljudskih resursa imaju sljedeće mogućnosti:

Unošenje, priprema i uređivanje dokumenata;

Izrada dokumenata na osnovu standardnih šablona - objedinjenih obrazaca pohranjenih u memoriji računara;

Unošenje i obrada podataka o dokumentima (njihova registracija);

Sprovođenje kontrole izvršenja dokumenata;

Sistematizacija dokumenata, formiranje fascikli sa datotekama;

Čuvanje i preuzimanje potrebna dokumenta ili informacije od njih;

Razmjena dokumenata sa rukovodiocem i zaposlenima u režimu istovremenog pristupa;

Slanje dokumenata primaocu;

Diferencijacija pristupa informacijama;

Ispitivanje vrijednosti dokumenata i njihovo arhiviranje;

Sastavljanje izvještajnih, analitičkih i drugih podataka;

Stvaranje jedinstvene arhive elektronski dokumenti.

Osoblje informacione tehnologije(HR tehnologije) - skup metoda i organizacionih postupaka usmjerenih na optimizaciju donesenih kadrovskih odluka.

Vodeće pozicije po broju implementacija informacionih sistema u upravljanju kadrovima zauzimaju sistemi zasnovani na finansijskoj komponenti i integrisani sa ukupnim finansijskim i računovodstvenim sistemom kompanije. Među ovim sistemima izdvajamo: "Boss-HR", "1C: Plata i kadrovi", Platinum, Ultima-S, Scala, "Galaktika", "Sail", "BEST", "Infosoft". Dobro se nosi sa izazovima finansijske usluge kompanijama, ovakvi programi, nažalost, ne uzimaju u obzir potrebe u oblasti samog upravljanja kadrovima.

Prilikom odabira sistema za implementaciju, potrošačka kompanija treba da postavi pitanje za koje svrhe joj je sistem potreban, koje će zadatke rješavati i da li će to biti samo automatizacija upravljanja kadrovskom evidencijom i toka rada, ili kompanija želi preuzeti cijeli proces upravljanja osobljem na novi nivo?

Prema D.V. Silantiev, moguće je klasifikovati programe namenjene kadrovskim uslugama prema nekoliko kriterijuma: cena, funkcionalnost, obim prodaje proizvoda. Međutim, ispravnije je koristiti određeni generalizirani, uporedno-tipološki kriterij, prema kojem se programi dijele u tri grupe:

HR moduli u integrisanim sistemima upravljanja preduzećima (ERP sistemi);

Univerzalni softverski proizvodi koje su objavili ruski programeri;

Mali programi koji ne pretenduju na potpunu automatizaciju upravljanja kadrovskom evidencijom.

Danas tržište softvera za automatizaciju kadrovske evidencije tek počinje da se razvija. Programeri osjećaju snažan interes preduzeća svih veličina i vrsta djelatnosti. To stimuliše dodatna ulaganja u razvoj i promociju novih proizvoda. Nema sumnje da će u budućnosti biti sve više ponuda na tržištu - automatizacija kadrovske evidencije postaje hitna potreba.

Ali praksa pokazuje da uvođenje informacionih sistema, automatizacija dokumentovanja kadrovskih aktivnosti preduzeća ne donosi rezultate zbog problema povezanih sa ljudskim faktorom. Svako preduzeće koje je već prošlo kroz faze implementacije ili kompanija koja pruža takve usluge složit će se da glavna poteškoća koja čeka kompaniju leži u otvorenom ili prikrivenom otporu osoblja na nadolazeće promjene, u nespremnosti zaposlenih u kompaniji da preuzeti odgovornost i standardizirati (tipizirati) svoju dnevnu rutinu.

Način da se izborimo sa ovakvim stavom zaposlenih je vođenje orijentacijskih sesija, na kojima će im se ukazati na pozitivne promjene u radu. Svaka osoba uključena u implementaciju mora biti sigurna u neophodnost (korist) ovog procesa za njega, a onda menadžment kompanije i stručnjaci za implementaciju neće morati da zagonetkaju kako da "savladaju inertne mase".

Kao što vidite, kadrovska dokumentacija igra veliku ulogu direktno u životu određene osobe. Stoga se nameću povećani zahtjevi za pripremu i izvođenje kadrovske dokumentacije, organizaciju rada s njom.

2. Metodologija i metodologija istraživanja

Program istraživanja je iskaz teorijskih i metodoloških preduslova u skladu sa glavnim ciljevima rada i hipotezama istraživanja, sa naznakom pravila procedure, kao i logičkog slijeda operacija za provjeru hipoteza. Program istraživanja je konceptualna shema istraživanja koja sadrži opći logički plan, na osnovu kojeg se vrši prelazak sa teorijskih odredbi na korištenje istraživačkih metoda, registraciju i analizu podataka.

2.1 Metodološki blok studije

Polazna tačka bilo koje vrste istraživanja je problemska situacija. Njegovi najvažniji aspekti su epistemološki i predmetni.

Epistemološka strana karakteriše postojeći obim znanja koje istraživač ima da reši konkretan problem bibliotekarstva, sadrži procenu korespondencije ovih znanja sa praktičnim radnjama neophodnim za efikasno funkcionisanje biblioteke u zadovoljavanju čitalačkih potreba. Drugim riječima, epistemološka strana obuhvata i opisuje nedostatak socioloških informacija koje se odnose na bilo koji sadržaj bibliotečko-informacionih usluga: resurse, informacijske potrebe i oblike pružanja resursa korisnicima. Ovo je "znanje o neznanju".

Druga strana problematične situacije naziva se objektivnom i odnosi se na stvarne odnose koji se razvijaju u procesu organizovanja bibliotekarstva ili aktivnosti određene biblioteke: odnosi između različitih grupa bibliotečkog osoblja, odnosi između bibliotečkog osoblja i čitalaca o kvalitet usluge, odnosi sa konkretnim bibliotečko-informacionim uslugama na tržištu, odnosi sa bibliotečkim partnerima i sponzorima. Ovi odnosi se mogu odnositi na interese različitih grupa čitalaca u vezi sa nabavkom, prioritetnom uslugom, ako postoji, pružanjem usluga besplatno ili komercijalnu osnovu itd.

Formalni zahtjevi za definiranje istraživačkog problema su sljedeći:

Neophodno je što strože odvojiti nepoznato, neshvatljivo, „problematično“ od već opisanog, objašnjenog i razumljivog;

Odvojiti bitno za proučavanje problema od beznačajnog, pratećeg, sporednog;

Neophodno je opšti problem podijeliti na njegove sastavne elemente i rasporediti ih prema nivou općenitosti i prioriteta.

Problematična situacija našeg istraživanja je sljedeća.

Kreirano u moderna Rusija sistem upravljanja kadrovskom evidencijom bio je solidna osnova za razvoj kadrovske dokumentacije. Danas stručnjaci za dokumentaciju aktivno rade na poboljšanju metodologije za dokumentovanje i organizaciju rada sa kadrovskim dokumentima na osnovu zakonske i regulatorne i metodološke regulative.

Kadrovska evidencija igra važnu ulogu u životu svake organizacije. Značaj pravilnog izvođenja i čuvanja kadrovskih dokumenata, zaštita ličnih podataka u njima, razvoj normativni dokument, koji bi definisao jedinstven pristup sastavu i pravilima za pripremu i izvođenje kadrovske dokumentacije i drugih aktuelnih pitanja.

Danas se kadrovska dokumentacija vodi u ustanovama, organizacijama, preduzećima, bez obzira na njihov organizaciono-pravni oblik i vrstu djelatnosti u skladu sa Zakonom o radu, Uputstvom za vođenje radnih knjižica i drugim propisima.

Rukovodilac organizacije lično je odgovoran za ispravno vođenje dokumentacije, a u slučaju kršenja pravila za vođenje, čuvanje i korištenje kadrovske dokumentacije, rukovodilac može biti kažnjen novčanom kaznom. U zavisnosti od vrste organizacije, broja zaposlenih, kadrovskim pitanjima se bavi strukturna jedinica (odsek za ljudske resurse) ili posebna izvršni. U malim organizacijama (sa malim brojem zaposlenih), funkciju kadrovskog radnika obično kombinuju sekretar ili računovođa.

Relevantnost teme rada proizlazi iz činjenice da je dokumentarna podrška kadrovskim aktivnostima organizacije bilo kojeg organizaciono-pravnog oblika vlasništva važan dio aktivnosti upravljanja organizacijom, budući da je kadrovska dokumentacija osnova za obračun penzije, budući da se evidentira radni staž i plate. Sve navedeno je odredilo relevantnost teme našeg istraživanja.

Među faktorima koji utiču na kvalitet dokumentacije o kadru treba navesti i objektivnu specifičnost dokumentovanja kadrovskih aktivnosti organizacije, koja proizilazi iz njene resorne pripadnosti ili posebnim uslovima rad. Izvršenje pojedinih dokumenata regulisano je resornim podzakonskim aktima, koji su često jedini dokumenti koji uređuju određenu oblast u kadrovskom radu.

Formulacija problematične situacije studije omogućava vam da pređete na sljedeću fazu programa - definiciju objekta i predmeta istraživanja.

Predmet proučavanja je ono na šta je znanje usmjereno. Shodno tome, može se proučavati bilo koji element, fragment, proces, bilo koji odnos koji se razvija u bibliotekarstvu ili u određenoj biblioteci koji stvara problemsku situaciju.

Drugim riječima, objekt može biti sve što eksplicitno ili implicitno sadrži društvenu kontradikciju i stvara problemsku situaciju.

Predmet proučavanja- aktivnosti kadrovskog odjela MUK-a "CBS of Kazan".

Pored objekta izdvajaju se i predmet proučavanja, odnosno ona najznačajnija sa praktičnog ili teorijskog stanovišta svojstva, aspekti, osobine predmeta koji su predmet neposrednog proučavanja. Ostale strane ili karakteristike objekta koji sadrži društveni problem, budući da su objekt ona njegova svojstva i strane koje najjasnije izražavaju različitost interesa društvenih subjekata, pojedinaca i organizacija, formiraju, takoreći, polove društvene kontradikcije ili sukoba.

Predmet istraživanja je rezultat preliminarnih analitičkih aktivnosti usmjerenih na identifikaciju potrebnih i dovoljnih svojstava, osobina, faktora, aspekata koje treba proučiti za rješavanje teorijskog ili praktičnog problema. Odnos između objekta i subjekta nije odnos cjeline i dijelova, budući da je definicija subjekta, u krajnjoj liniji, usmjerena na objašnjenje i razumijevanje onih pojava koje imaju različite strane objekta na problemsku situaciju.

Obično predmet istraživanja sadrži centralno pitanje problema, povezano sa pretpostavkom o mogućnosti otkrivanja pravilnosti ili centralnog trenda u njemu.

Stvaristraživanja- dokumentacija i organizacija rada sa kadrovskom dokumentacijom u kadrovskoj službi MUK "CBS of Kazan".

...

Slični dokumenti

Dokumentacijska podrška za aktivnosti kadrovske službe Rostovske regionalne filharmonije. Analiza strukture kadrovske službe. Dokumenti koji potvrđuju radnu aktivnost zaposlenog. Interna poslovna korespondencija. Zvanični sastav Rostovske filharmonije.

izvještaj o praksi, dodan 04.07.2013

Dokumentaciona podrška upravljanja kadrovima. Racionalizacija i optimizacija tokova informacija u javnom servisu. Dokumentovanje evaluacije rada osoblja. Organizacija rada sa kadrovskom dokumentacijom, kretanje dokumenata.

sažetak, dodan 22.04.2015

Pojam i suština kadrovske službe, njena uloga u savremeni uslovi. Organizacija kadrovske službe, struktura pravilnika o kadrovskoj službi. Opisi poslova zaposlenih u kadrovskoj službi. Savjeti za unapređenje rada kadrovskih službi u savremenim uslovima.

seminarski rad, dodan 09.06.2011

Karakteristike OJSC "Sanatorij-preventorij" Energetik "". Normativni akti, interna struktura, organizacija aktivnosti strukturnih podjela preduzeća. Zakonska regulativa koja reguliše rad kadrovske službe. Vođenje kadrovske evidencije.

izvještaj o praksi, dodan 10.11.2008

Regulatorna i metodološka osnova za organizaciju dokumentacijske podrške. Termini i definicije u kancelarijskom radu. Kancelarijske funkcije sistema upravljanja osobljem. Dokumentovanje procjene učinka osoblja, organizacija toka posla.

sažetak, dodan 21.03.2010

Organizacija kadrovske službe, struktura pravilnika o kadrovskoj službi. Ključne odgovornosti šefa ljudskih resursa. Ovlašćenja, struktura i funkcije odjela. Načini unapređenja rada kadrovskih službi u savremenim uslovima.

seminarski rad, dodan 25.06.2014

Studija o teorijske osnove rad kadrovske službe. Karakteristike djelatnosti hotela "Gulfstream". Studija organizacije rada kadrovske službe u hotelu, ocjena njene efikasnosti, preporuke za dalje unapređenje djelatnosti.

seminarski rad, dodan 12.05.2015

Racionalna dokumentarna podrška menadžmenta (DOE). Analiza naučna organizacija rad zaposlenih u jedinici predškolske obrazovne ustanove Ministarstva unutrašnjih poslova - OVO Vasileostrovskog okruga Sankt Peterburga. Određivanje metoda za unapređenje sistema kancelarijskog rada.

disertacije, dodato 24.07.2012

Pojava koncepta "dokumentarnog menadžmenta". Načini dokumentovanja (hvatanje informacija). Uslovi za izvođenje organizacionih i administrativnih dokumenata i njihovo arhivsko čuvanje. Uredba: dizajn i sastav detalja.

test, dodano 30.12.2012

Imenovanje i rad glavnih sektora fabrike Mechel-Coke doo, obavljane funkcije. Opis delatnosti odeljenja interne kontrole preduzeća. Dokumentaciona podrška preduzeća, korišćeni programi za automatizaciju upravljanja.

Služba za podršku upravljačkoj dokumentaciji (DOE) u organizaciji. Dokumentaciona podrška za rad kadrovske službe Organizacija dokumentacione podrške za aktivnosti plana kadrovske službe

1.1 Regulatorni okvir za aktivnosti kadrovske službe u Ruskoj Federaciji

Osnovni pristupi ocjenjivanju aktivnosti službi za upravljanje kadrovima.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Rad na kursu

Kazanj, 2012

Uvod

1.1 Kadrovska djelatnost i njena dokumentacija u savremenim uslovima

1.2. Zakonodavni i regulatorni okvir koji reguliše organizaciju vođenja kadrovskih evidencija

1.3 Tehnologija dokumentarne podrške kadrovskih aktivnosti

1.4 Automatizacija HR aktivnosti

2. Metodologija i metodologija istraživanja

2.1 Metodološki blok studije

Slični dokumenti

Popularno