Dom » Trgovanje » Primjer kontrolne liste interne revizije. Interna revizija je garancija unapređenja aktivnosti preduzeća

Primjer kontrolne liste interne revizije. Interna revizija je garancija unapređenja aktivnosti preduzeća

Zapamtite, mi smo se podijelili ISO zahtjevi 9001:2015 internim revizijama. Upravo smo sada uglavnom pričali o prvom dijelu. Praktična implementacija ostalih odredbi ISO 9001 u poduzeću će biti teže provjeriti. Međutim, ovaj zadatak je na svakome. Ovisi o specifičnostima konkretnog procesa koji se provjerava, naravno. Kao što znate, mnoge kompanije pribjegavaju ključnim indikatorima učinka (KPIs - Key Performance Indicators, - prim. aut.) kako bi ocijenile učinak, uključujući kada postignu usklađenost sa ISO 9001:2015. , mjerenje specifičnog indikatora iz kojeg se sa sigurnošću mogu izvoditi zaključci o stanju procesa.

Ovo govorim o činjenici da ako KPI implementiraju i podržavaju vlasnici procesa, onda se procjena efikasnosti QMS-a na osnovu postojećih KPI može uključiti kao jedan od elemenata kontrolne liste interne revizije. Ako KPI nisu uključeni u praksu revidirane kompanije, onda bi bilo dobro da se u kontrolnu listu uključi pitanje vlasniku procesa: kako on sam utvrđuje da je njegov proces efikasan. Ako ovo saznate, dobit ćete više od procesa interne revizije.

Za više informacija o ključni indikatori aktivnosti, posjetite stranicu "".

Tabela 3.1

Kontrolni list revizije br. _____

Broj i naslov klauzule važećeg standarda	Scroll kontrolna pitanja(zahtjevi)	Usklađenost (Ne baš)	№ čin neusklađenosti	Bilješka

Poželjno je da svaka kontrolna lista sadrži referencu na određenu stavku u primjenjivom standardu, Smjernicama za cijeli sistem ili drugom dokumentu prema kojem se usaglašenost testira, kao i polje za oznake usklađenosti, neusklađenosti i komentare. Revizor treba unaprijed da razmisli o pitanjima koja će postaviti u jedinici koja se revidira i da ih fiksira u kontrolnoj listi. Tokom revizije, revizor pravi svoje bilješke u kontrolnoj listi, što dodatno olakšava rad na sastavljanju revizorskih zaključaka. Upotreba kontrolnih lista i obrazaca ne bi trebalo da ograničava obim revizorskih aktivnosti, koji mogu varirati u zavisnosti od informacija prikupljenih tokom revizije. Radnu dokumentaciju, uključujući evidenciju o rezultatima njihove upotrebe, treba čuvati najmanje do kraja revizije. Dokumente koji sadrže povjerljive ili vlasničke informacije treba da čuvaju članovi angažiranog tima u svakom trenutku na način koji je na odgovarajući način osiguran.

3.4. Sprovođenje revizije na licu mjesta
Sprovođenje revizije na licu mjesta uključuje održavanje preliminarnog sastanka, razmjenu informacija tokom revizije, prikupljanje i provjeru informacija, donošenje zaključaka o reviziji, pripremu mišljenja o rezultatima revizije i održavanje završnog sastanka.

Uvodni sastanak se održava do 26:

upoznaje revizorski tim sa predstavnicima revidirane organizacije;
dogovoriti (potvrditi) plan revizije;
utvrditi šta se traži od osoblja organizacije tokom revizije;
osigurati da su osobe u pratnji dodijeljene revizorima;
odgovori na pitanja revidirane organizacije.

Uvodni sastanak se održava odmah nakon što revizorski tim stigne kod subjekta revizije i prije početka revizije. Sastanku prisustvuju svi članovi revizorskog tima, rukovodioci revidirane organizacije i predstavnici odjeljenja. Sastankom predsjedava vođa revizorskog tima. Međusobno upoznaje učesnike sastanka, najavljuje ciljeve revizije, potvrđuje obim i kriterijume revizije.

Vođa revizorskog tima može objasniti revizorske metode i postupke po kojima se revizija sprovodi. Preporučuje se da se na uvodnom sastanku jasno definiše uloga održavatelja, posebno ako je u postupku interne revizije predviđen potpis održavača na izvještaju o neusklađenosti. U ovom slučaju mora se objasniti da pratnja djeluje samo kao svjedok, a njegov potpis potvrđuje da se dogodila ova ili ona činjenica, a ne da je situacija neusklađenost sa utvrđenim zahtjevima. Osobe u pratnji treba da obavljaju sljedeće dužnosti: obezbjeđivanje kontakata i zakazivanje vremena za intervjue, osiguravanje posjeta određenim lokacijama u organizaciji, osiguravanje da su sigurnosne politike i procedure poznate članovima revizorskog tima i da ih slijede, djeluju kao svjedoci tokom revizije u ime subjekta revizije, pružanje pojašnjenja ili pomaganje u prikupljanju informacija. Takođe treba objasniti da pratioci nisu članovi revizorskog tima i stoga ne bi trebalo da utiču ili ometaju sprovođenje revizije.

Tokom sastanka, vođa revizorskog tima treba da saopšti datum, vrijeme i mjesto završnog sastanka i da subjektu revizije da postavi pitanja.

Prije nego što revizori započnu svoje dužnosti, vođa tima mora osigurati da su revizori upoznati sa sigurnosnim propisima.

Prilikom obavljanja revizije u maloj organizaciji, nema potrebe da se revizori upoznaju sa revidiranim osobljem i da im se obezbjede lica u pratnji. U ovom slučaju, uvodni sastanak može se jednostavno sastojati od prezentacije vođe revizorskog tima o tome kako će se revizija provesti.

Tokom procesa revizije, treba postojati stalna razmjena informacija između revizorskog tima i subjekta revizije. Revizorski tim treba da se sastaje povremeno kako bi razmijenio informacije, procijenio napredak revizije i, ako je potrebno, preraspodijelio odgovornosti među revizorima. Tokom revizije, vođa revizorskog tima treba periodično komunicirati sa subjektom revizije i klijentom o napretku revizije i svim pitanjima, ako je primjenjivo. Dokazi prikupljeni u reviziji koji uključuju značajan rizik (na primjer, sigurnost, okoliš ili kvalitet) treba odmah skrenuti pažnju subjektu revizije i, ako je potrebno, klijentu. Svaki problem u vezi sa pitanjem koje je izvan djelokruga revizije treba zabilježiti i skrenuti pažnju vođi revizorskog tima radi mogućeg informiranja klijenta revizije i subjekta revizije. Ako raspoloživi dokazi ukazuju da ciljevi revizije nisu ostvarivi, tada vođa revizorskog tima treba da saopšti razloge klijentu revizije i subjektu revizije kako bi se odredilo kako dalje. Ove radnje mogu uključivati ponovno potvrđivanje ili promjenu plana revizije, ili promjenu ciljeva ili opsega revizije, ili završetak revizije. Sve promjene u obimu revizije, koje mogu biti uočljive tokom revizije, treba pregledati i odobriti prema potrebi.

U procesu sprovođenja revizije, informacije koje se odnose na ciljeve, obim i kriterijume revizije, uključujući informacije o interakciji funkcija, aktivnosti i procesa, treba prikupiti odgovarajućim uzorkovanjem i treba ih verificirati. Svrha prikupljanja informacija je generiranje revizijskih dokaza. Revizorski dokaz može biti samo informacija koja se može provjeriti. Revizorski dokazi moraju biti evidentirani. Oni se zasnivaju na odabiru odgovarajućih podataka. Dakle, postoji element neizvjesnosti u reviziji i oni koji pripremaju revizorsko mišljenje toga trebaju biti svjesni.

Izbor izvora informacija vrši revizor u zavisnosti od obima i složenosti revizije. Izvori početnih informacija za revizora tokom revizije su 27:

dokumenti koji regulišu aktivnosti jedinice i/ili procese (pravilnici o jedinici, opisi poslova, procedure, uputstva za rad, metode, naredbe, naredbe, dozvole itd.);
planovi, akti, evidencije (dnevnici mjerenja), zapisnici sa sastanaka, programi i dnevnici obuke, alati za rad, kompjuterske baze, elementi infrastrukture, proizvodno okruženje, itd.;
podaci primljeni izvan jedinice revizije, na primjer, od službe kvaliteta, od drugih jedinica itd.

Metoda prikupljanja informacija je način rješavanja problema u vezi sa prikupljanjem informacija. Informacije koje se odnose na ciljeve, predmete i kriterijume revizije prikuplja revizor razne metode: na primjer, korištenjem inspekcije i ispitivanja 28 .

Inspekcija je pregled koji se vrši tokom revizije i zasniva se na vizuelnoj percepciji revizora. Poznato je da zahvaljujući viziji osoba prima do 85% informacija koje mu dolaze. Tokom inspekcije, revizor prvenstveno traži materijalne dokaze o usklađenosti. Ovo je posebno važno prilikom prijave industrijskih prostorija, u laboratorijama, u skladištima proizvoda itd. Objekti revizorske inspekcije mogu biti 29:

dokumentaciju, procedure i evidenciju (dostupnost, status, dostupnost);
radno okruženje, stanje radnih mjesta (usaglašenost tehnologije, sigurnost);
infrastruktura: oprema, alati, alati, snabdijevanje energijom, transport, komunikacije (dostupnost, stanje, usklađenost tehnologije);
sredstva mjerenja, kontrole i ispitivanja (dostupnost, stanje, usklađenost sa tehnologijom, metrološkim pravilima i normama);
osoblje (dostupnost, kvalifikacije, ponašanje);
proizvodi (redoslijed prometa, usklađenost tehnologije).

Anketa - način dobijanja primarnih informacija o objektu revizije u obliku odgovora na pitanja. Anketa se može provesti u obliku upitnika (kroz upitnik) ili u obliku direktnog razgovora (intervjua). Prilikom sprovođenja ankete, revizor treba da se pridržava sljedećih preporuka o organizaciji i tehnici razgovora 30:

Izbor sagovornika treba vršiti između onih koji direktno sprovode revidiranu aktivnost. Poželjno je da se radi o zaposlenima različitih zvaničnih nivoa upravljanja. Proces planiranja revizije treba da uključi razgovore sa vlasnikom (menadžerom) procesa i, ako je potrebno, sa dobavljačem i potrošačem procesa.
Svaki razgovor treba voditi samo sa jednim zaposlenim: razgovor sa nekoliko zaposlenih odjednom je obično neefikasan.
Razlozi i teme razgovora moraju biti saopšteni zaposleniku prije početka razgovora.
Razgovor treba voditi na način koji odgovara situaciji (okruženju) i ličnosti sagovornika. Poželjno je da tokom razgovora auditor i sagovornik budu, ako je moguće, izolovani od spoljašnjih smetnji (razgovor jedan na jedan).
Intervju treba da se održi samo tokom uobičajenog perioda radno vrijeme na uobičajenom radnom mestu zaposlenog.
Razgovor se može započeti tako što ćete zamoliti sagovornika da opiše svoj svakodnevni rad (redosled njegovog sprovođenja, dostupnost resursa, usklađenost sa utvrđenim zahtevima, kriterijume i metode za procenu kvaliteta rada).
Ako razgovor vode dva (ili više) revizora odjednom, onda pitanja postavlja uglavnom jedan od njih, a drugi treba da vodi beleške (upravo tokom razgovora, a ne nakon njega).
Tokom razgovora, auditor može zaustaviti sagovornika, ali samo ako je jasno skrenut sa teme. Međutim, to treba učiniti na način da sagovornik ne stekne utisak da su informacije koje je on dao od male važnosti.
Za organizaciju razgovora je od velike važnosti pravi izbor način formulisanja pitanja. Dodatak 3 daje vrste pitanja koja se preporučuju i ne preporučuju u praksi revizora i primjere njihove formulacije. Koju vrstu pitanja odabrati zavisi od toga specifične svrhe razgovor i situaciju u kojoj se vodi. Preferirani tipovi pitanja za revizora su otvorena i pojašnjavajuća. Sugestivna, alternativna, asertivna i opstruirajuća komunikacija se ne preporučuju. Personificirajući tip pitanja je nevažeći.
Tokom razgovora, revizor treba zapamtiti da se dokazi sagovornika mogu smatrati objektivnim samo kada su potkrijepljeni relevantnim činjenicama. Inače su subjektivni i stoga izuzetno teški za korištenje u revizijskim dokazima.
Tokom razgovora koristite pitanja koja počinju riječima “Šta”, “Ko”, “Za šta”, “Gdje”, “Kada”, “Kako”, “Zašto” i “Možete li mi pokazati ovo, molim vas? » (Engleski stručnjaci ove riječi-pitanja smatraju riječima-pomoćnicima revizora):

Pitanje "šta?" podrazumijeva odgovor koji otkriva sagovornikovo razumijevanje predmeta rasprave.
Pitanje "Ko?" implicira odgovor koji otkriva šta izvršni radi dotični posao (ne osoba).
Pitanje "Za šta?" podrazumijeva odgovor o ciljevima i zadacima obavljenog posla (postupka).
Pitanje "Gdje?" podrazumijeva odgovor o mjestu rada.
Pitanje "Kada?" podrazumijeva odgovor u kojoj fazi postupka se radnja izvodi.
Pitanje "Kako?" podrazumijeva odgovor o načinu i načinu rada.
Pitanje "Zašto?" podrazumijeva odgovor koji otkriva razloge iza prethodnih odgovora.
Zahtjev „Prikaži“ omogućava revizoru da dobije vizuelnu potvrdu informacija sadržanih u odgovorima sagovornika.

Revizorova pitanja ne bi trebala biti pristrasna, jer odgovori na njih također mogu biti pristrasni.
Revizor ne mora odgovarati na postavljena pitanja.
Tokom razgovora ne treba koristiti terminologiju koja je nerazumljiva sagovorniku. Ako je potrebno koristiti poseban izraz, onda bi sagovorniku trebalo objasniti njegovo značenje.
Razgovor koji se vodi na radnom mjestu ne bi trebao biti dug, kako ne bi izazivao nervozu sagovornika.
Nedosljednosti (postojeće ili potencijalne) identificirane tokom razgovora treba evidentirati u revizorovom dnevniku (kontrolnoj listi) uz neizostavnu referencu na neispunjenu stavku (odjeljak) regulatornog dokumenta.
Revizor treba da sumira informacije primljene tokom razgovora, formuliše glavne (pozitivne i negativne) utiske i ključne tačke. Dozvoljeno je dozvoliti sagovorniku da pročita komentare revizora.
Na kraju razgovora revizor treba zahvaliti sagovorniku na pomoći i saradnji.
Informacije dobijene tokom razgovora treba analizirati upoređujući ih sa informacijama o temi dobijenim iz razgovora sa drugim zaposlenima, i lična zapažanja revizora.
Treba imati na umu da razlozi neuspješnog razgovora mogu biti u samom revizoru: nejasna pitanja, govor prezasićen posebnim terminima, loša sklonost za razgovor, želja da se čuje ono što očekujete u odgovorima, pogrešna linija ponašanje.

U slučajevima kada su primljene informacije nedovoljne za potvrdu usklađenosti, vodeći revizor treba da obavijesti klijenta revizije kako bi odredio sljedeće korake. Takve radnje mogu biti: revizija plana revizije, njegovo okončanje ili promjena svrhe revizije.

Rezultat prikupljanja informacija su revizijski dokazi. Revizorski dokazi - zapisnici, izjavu o činjenicama ili drugim informacijama koje se odnose na kriterije revizije i koje se mogu provjeriti 31 . Revizorski dokazi mogu biti kvalitativni ili kvantitativno . Na osnovu prikupljenih revizijskih dokaza potrebno je formirati revizijska zapažanja korištenjem metoda provjere informacija.

Zapažanja revizije - Ocjena prikupljenih revizorskih dokaza u zavisnosti od revizorskih kriterija 32 . Zapažanja revizije mogu ukazivati na usklađenost ili neusklađenost kriterijume revizije ili mogućnosti za poboljšanje . Zapažanja su, pak, osnova revizorskog zaključka. Revizijski zaključak je rezultat revizije koju je obezbijedio revizijski tim nakon razmatranja ciljeva revizije i svih revizijskih zapažanja 33 .

Metode za provjeru informacija i generiranje zapažanja revizije uključuju 34:

analiza;
dokaz;
evaluacija.

Revizijski dokazi i sve druge informacije prikupljene tokom revizije analiziraju se u smislu ciljeva revizije. Da bi se ovi dokazi koristili u formiranju zapažanja revizije, oni moraju biti sistematizovani, sažeti i pažljivo analizirani, uključujući, ako je potrebno, statističke metode. Tokom analitička analiza Važno je odvojiti bitne informacije od nebitnih informacija. Za one dokaze koji izazivaju sumnju revizora (na primjer, ispravnost interpretacije primljenih informacija), potrebno je primijeniti metodu dokazivanja, razgovarati u revizorskom timu, a tek nakon takve rasprave može se donijeti konačna odluka. sačinjeno na formiranju zapažanja revizije.

Kada su podaci koje je revizor dobio u kvantitativnom obliku (na primjer, podaci o rezultatima tehnička kontrola, podatke o broju otkrivenih neusklađenosti, podatke o uzrocima neusklađenosti i sl.) preporučljivo ih je prikazati i analizirati statističkim metodama. Jednostavne statističke metode: grafikoni; kontrolna lista, histogram; Ishikawa shema; Pareto grafikon; Scatter chart. Objekti analize dokumentacije su:

dokumente o sistemu upravljanja kvalitetom i (ili) životnom sredinom koji se odnose na aktivnosti jedinice ili procesa revizije;
evidenciju implementacije određenog procesa ili aktivnosti i postignutih rezultata.

Pregled dokumentacije je selektivne prirode, jer ograničeno vrijeme i resursi revizije ne dozvoljavaju revizoru da analizira svaki list dokumenta ili svaki kompjuterski fajl sa zapisom, posebno kada je obim dokumentacije koja se provjerava velika. O pitanju veličine uzorka odlučuje revizor. Neprihvatljivo je prepustiti odluku o ovom pitanju revidiranoj jedinici. Uzorak dokumenata treba da bude što reprezentativniji.

Pregled dokumenata i zapisa uključuje i analizu njihovog sadržaja i upravljanje dokumentima i zapisima. Najznačajniji rezultati pregleda dokumentacije, uključujući prikupljanje informacija, treba da se evidentiraju u dnevniku revizora.

Značajne karakteristike revizijskih dokaza su njihova pouzdanost i dovoljnost. Dokazi se smatraju pouzdanim ako ulijevaju povjerenje revizora, ako su objektivni i provjerljivi. dovoljnost dokaza je određena njegovom potpunošću, što u velikoj mjeri zavisi od količine prikupljenih informacija. Nepoštivanje zahtjeva za dokazom obezvređuje rezultat revizije.

Dobijanje sertifikata jedan je od najvažnijih i najtežih trenutaka u radu revizora. Slijede brojne odredbe koje mogu biti korisne revizoru u ovoj oblasti 35:

dokazi čine osnovu revizorskog izvještaja i stoga, bez potrebnih dokaza, takvo mišljenje ne može biti pouzdano;
dokaz se može smatrati objektivnim ako sadrži informacije koje se mogu prepoznati kao istinite, zasnovane na činjenicama i dobijene pregledom, mjerenjem, ispitivanjem i drugim sredstvima;
prilikom pribavljanja dokaza o usklađenosti sa procedurama (uputstvima), revizor mora biti siguran da će se te procedure pridržavati u budućnosti, najmanje do sljedeće revizije;
pouzdanost revizorskog sertifikata zavisi od mnogih faktora, ali prvenstveno od stepena njegove potvrde i kvalifikacija revizora;
što su dokazi pouzdaniji, to je manji rizik od pogrešnog revizorskog izvještaja (treba napomenuti da niko nije oslobođen pogrešnih zaključaka i stoga su određeni elementi rizika inherentni revizorskom izvještaju).

Objektivan dokaz usklađenosti tokom revizije su činjenice koje potvrđuju 36:

identičnost (ponovljivost u vremenu i mjestima primjene) praktičnih radnji prema pravilima i normama utvrđenim u dokumentaciji sistema upravljanja kvalitetom;
ispunjenje zahtjeva onih odjeljaka ISO 9001 koji su obavezni za dokumentaciju u organizaciji;
dostupnost i realizaciju planiranih aktivnosti u oblasti kvaliteta;
evaluacija efektivnosti procesa;
efikasnost korektivnih i preventivnih radnji;
kontinuirano unapređenje aktivnosti, procesa i sistema upravljanja općenito.

Revizijski dokazi se ocjenjuju u odnosu na kriterije revizije. Rezultati takve procjene se tretiraju kao zapažanje revizije. Nalazi revizije mogu ukazivati na usklađenost ili neusklađenost sa kriterijumima revizije, ili na priliku za poboljšanje. Istovremeno, uočene nedosljednosti zaslužuju posebnu pažnju revizora. Evaluacija neusklađenosti se vrši razvrstavanjem na značajne (kritične) i manje (nekritične), kao i po obliku ispoljavanja – stvarni i potencijalni.

Prilikom ocjenjivanja dokaza postoji mogućnost pogrešnih (netačnih) zaključaka i, kao rezultat, pogrešnog zaključka na osnovu rezultata revizije. Vjerovatnoća netačnih zaključaka se smanjuje kada se koriste objektivni podaci, tj. podaci zasnovani na merenjima.

Revizorski dokazi treba da se ocjenjuju u odnosu na kriterije revizije za

formiranje revizorskih zapažanja. Nalazi revizije mogu ukazivati na usklađenost ili neusklađenost sa kriterijumima revizije. Ako je to utvrđeno ciljevima revizije, zapažanja mogu ukazivati na mogućnosti za poboljšanje.

Neusklađenost - neispunjenje utvrđenog zahtjeva. Revizor treba da identifikuje svako odstupanje koje je pronašao i klasifikuje ga prema obliku ispoljavanja i stepenu značaja.

U obliku manifestacije, diskrepancija može biti stvarna ili potencijalna. IN Za razliku od stvarnih, dokazanih dokaza o konkretnoj neusklađenosti sa utvrđenim zahtjevom, potencijalna neusklađenost je neusklađenost čija vjerovatnoća u budućnosti može biti samo predviđeno sa određenim stepenom tačnosti. Primjeri potencijalnih neusklađenosti mogu biti nekvalifikovana uputstva operatera proizvodne opreme, nedovoljna stručnost zaposlenih u obavljanju dokumentovane procedure, - vrijednost indikatora ispuštanja štetnih materija se približava maksimalno dozvoljenoj, itd. 37 .

Prema stepenu značaja (veličina rizika negativne posljedice ako se neusaglašenost ne ispravi) neusaglašenosti mogu biti veće (kategorija 1), manje (kategorija 2) i obaveštenja.

Velika neusaglašenost je neusaglašenost u sistemu upravljanja kvalitetom koja će verovatno dovesti do neusaglašenosti sa zahtevima proizvoda.

Primjeri značajne neusklađenosti mogu biti - nerazumno izostanak aktivnosti predviđenih zahtjevima ISO 9001, neusklađenost sa bilo kojim zahtjevom ISO 9001, ponovljeno (više od 2 puta) neusklađenost sa odredbama dokumenta sistema upravljanja kvalitetom , neefikasnost procesa itd. 38 .

Manjom neusaglašenošću smatra se poseban nesistematski propust, greška, nedostatak u funkcionisanju sistema upravljanja kvalitetom, koji može dovesti do neispunjavanja zahteva proizvoda, kao i do smanjenja efektivnosti funkcionisanja proces ili sistem upravljanja u cjelini. Primeri manjih nedoslednosti su nedostatak objektivnih dokaza da su se zaposleni u jedinici upoznali sa dokumentima sistema upravljanja kvalitetom, - odvojena nejasna evidencija prilikom registracije podataka o kvalitetu, nedostatak ažuriranih kopija dokumentovanih procedura, registracija podataka o kvalitetu u kršenje ustaljene forme 39 .

Obavijest - kritički sud o stanju pregledanog objekta. Primeri obaveštenja (primedbi) mogu biti zajedničko skladištenje postojećih i poništenih dokumenata sistema upravljanja, nedostatak potvrde o upoznavanju izvođača sa tehnička dokumentacija, - nedostatak odobrene liste priznatih dobavljača za organizaciju, nedostatak dokaza o posebnoj korektivnoj akciji 40 . Obavještenja revizora su, u stvari, upozorenje, jer neriješena primjedba može na kraju postati neusklađenost. S tim u vezi, evidentiranje komentara, kao i nedosljednosti, može se smatrati dodatnom vrijednošću revizije.

Nepodudarnost ili obavještenje koje je otkrio revizor treba razmotriti zajedno sa predstavnikom revidirane jedinice kako bi se dobila potvrda (priznanje) da su revizijski dokazi tačni i da je nepodudarnost shvaćena. Sve moguće razlike u mišljenjima u ovom slučaju treba dokumentirati.

Neusklađenosti ne bi trebale uključivati odstupanja ili odstupanja ovlaštena od strane ovlaštenih osoba i (ili) potrošača. Dozvola za odlazak - Dozvola za odstupanje od prvobitno specificiranih zahtjeva za proizvod prije nego što bude proizveden. Takvo odobrenje je obično ograničeno na količinu proizvodnje ili vremenski period. Dozvola za odstupanje - dozvola za korištenje ili puštanje u promet proizvoda koji ne ispunjavaju određene zahtjeve. Dozvola za odstupanje obično pokriva isporuku proizvoda sa neusklađenim karakteristikama, uz dogovor sa potrošačem o ograničenjima vremena ili količine ovih proizvoda. Svaki slučaj odstupanja ili odstupanja mora biti dokumentovan. Izlazak iz okvira odricanja ili odstupanja treba se smatrati neusklađenošću.

Neusklađenost koju je otkrio (identificirao) revizor i potvrdio predstavnik revidirane jedinice mora se dokumentovati u obliku protokola (akta), u kojem se mora navesti sljedeće:

vrijeme i mjesto otkrivanja (detekcije);
sažetak neslaganja; - značaj neusaglašenosti;
upućivanje na kršenje zahtjeva određenog dokumenta;
potreba za korekcijom ili korektivnom radnjom.

Protokol o neusklađenosti ne treba da sadrži nikakva mišljenja revizora, niti njegove preporuke za otklanjanje neusklađenosti, a još manje bilo kakva kategorička uputstva.

Neusaglašenosti treba pregledati zajedno s predstavnikom subjekta revizije kako bi se dobila potvrda da su revizijski dokazi tačni i da su neusaglašenosti shvaćene. Treba uložiti svaki napor da se razriješi bilo kakvo neslaganje u vezi sa revizijskim dokazima i/ili zapažanjima, a neriješena pitanja trebaju biti zabilježena.

Zaključak revizorskog tima na osnovu rezultata revizije može sadržati konačnu ocjenu od 41:

stepen usklađenosti proces, aktivnosti jedinice ili sistema upravljanja u cjelini, kriteriji revizije;
performanse i efektivnost procesa, aktivnosti jedinice koje prolaze kroz sistem upravljanja u cjelini;
liderske sposobnosti osigurati kontinuiranu adekvatnost i efektivnost procesa, aktivnosti jedinice ili sistema upravljanja u cjelini;
preporuke za ispravnost utvrđivanja indikatori učinka i efikasnosti procesa;
mogućnosti poboljšanja proces, aktivnosti jedinice ili sistem upravljanja u cjelini.

Prilikom procjene stepena usklađenosti predmeta revizije (posebne jedinice ili više jedinica uključenih u implementaciju određenog procesa), revizorski tim treba da dobije nedvosmislene odgovore na pitanja:

Da li je moguće konstatovati da osoblje revidirane jedinice (više jedinica) poznaje, ima na raspolaganju, razumije i koristi dokumente sistema upravljanja kvalitetom koji su za njih obavezni?
Da li je usklađenost sa zahtjevima dokumenata sistema upravljanja kvalitetom potvrđena potrebnim podacima o registraciji, činjenicama i drugim dokazima?
Da li svi zahtjevi dokumenata koji se koriste u jedinici(ama) osiguravaju postizanje ciljeva jedinice(a) u oblasti kvaliteta?

Prilikom ocjenjivanja efektivnosti implementacije, održavanja i poboljšanja objekta revizije, revizorski tim treba da dobije odgovore na sljedeća pitanja:

Da li su planirani rezultati postignuti u procesu revizije, aktivnosti jedinice ili sistema upravljanja u cjelini?
Da li se dodijeljeni resursi koriste dovoljno efikasno za implementaciju procesa, aktivnosti jedinice ili sistema upravljanja u cjelini?

Prilikom procjene sposobnosti menadžmenta da osigura kontinuiranu adekvatnost i efektivnost procesa, aktivnosti jedinice ili sistema upravljanja kvalitetom u cjelini, revizorski tim treba da dobije odgovore na pitanja:

Da li je potvrđeno da proces, aktivnosti jedinice ili sistem upravljanja u cjelini funkcioniraju pod kontroliranim uvjetima?
da li se može tvrditi da menadžment izdvaja resurse dovoljne za efikasno funkcionisanje procesa, aktivnosti jedinice ili sistema upravljanja u celini?

Prilikom procjene mogućnosti poboljšanja učinka, revizorski tim bi trebao dobiti odgovore na sljedeća pitanja:

postoji li potreba i prava prilika poboljšati proces (smanjenje vremena, troškova, poboljšanje kvaliteta, smanjenje negativnog uticaja na okruženje), aktivnosti jedinice ili sistema upravljanja u cjelini?
koje preporuke revizorskog tima može dati za poboljšanje objekta revizije?

Izvještaj mora istinito i tačno odražavati aktivnosti revizorskog tima. Zaključak može biti odštampan ili pisan rukom i sastavljen u obliku samog „Zaključka“ ili „Akta o inspekcijskom nadzoru“. Zaključak se dogovara i potpisuje od strane svih članova revizorskog tima. Ako se u toku revizije otkriju nedosljednosti, onda se u zaključku u formi priloga uvrštavaju i izvršeni protokoli o utvrđenim nedosljednostima.

Tokom završnog sastanka, kojim predsjedava vođa revizorskog tima, revizorski nalazi i zaključci revizije trebaju biti predstavljeni na način koji je razumljiv i prihvaćen od strane subjekta revizije i, ako je potrebno, dogovoriti vremenski okvir za podnošenje korektivnog i preventivnog akcioni plan. Učesnici završnog sastanka trebaju biti predstavnici subjekta revizije, a mogu uključivati i klijenta revizije i druge strane. U slučaju da se tokom procesa revizije pojave situacije koje mogu uticati na pouzdanost revizorskih zaključaka, rukovodilac revizorskog tima treba o tome obavijestiti revidiranu organizaciju.

U mnogim slučajevima, na primjer, prilikom obavljanja internih revizija u mala organizacija, završni sastanak može se sastojati samo od priopćavanja nalaza revizije i zaključka revizije. U drugim slučajevima, sastanak mora biti formalan sa zapisnikom i spiskom prisutnih.

Svako neslaganje u vezi sa revizijskim zapažanjima i/ili zaključcima revizije između revizorskog tima i subjekta revizije treba da se raspravi i, ako je moguće, riješi. U suprotnom, sva mišljenja moraju biti registrovana. Ako to zahtijevaju ciljevi revizije, treba dati preporuke za poboljšanje. Treba, međutim, naglasiti da preporuke nisu obavezujuće.

Zapamtite, identifikovali smo dva dijela zahtjeva ISO 9001:2015 za interne revizije. Upravo smo sada uglavnom pričali o prvom dijelu. Praktična implementacija ostalih odredbi ISO 9001 u poduzeću će biti teže provjeriti. Međutim, ovaj zadatak je na svakome. Ovisi o specifičnostima konkretnog procesa koji se provjerava, naravno. Kao što znate, mnoge kompanije pribjegavaju ključnim indikatorima učinka (KPIs - Key Performance Indicators, - prim. aut.) kako bi ocijenile učinak, uključujući kada postignu usklađenost sa ISO 9001:2015. , mjerenje specifičnog indikatora iz kojeg se sa sigurnošću mogu izvoditi zaključci o stanju procesa.

Za više informacija o ključnim pokazateljima učinka, posjetite stranicu "".

Područje potrebe za kontrolom ovisi o strukturi i vrsti djelatnosti određene organizacije. Za ispravna provjera rad kompanije se mora obavljati redovno. Ovaj postupak je jednostavno nemoguć bez ispravno sastavljene kontrolne liste.

Koncept kontrolne liste za internu reviziju

Kontrolna lista revizije može biti potrebna za reviziju cjelokupne aktivnosti organizacije ili pojedinačne industrije, procesa ili odjela. Ovaj dokument nekada su se popunjavale u papirnom obliku, kasnije su se elektronske verzije počele pojavljivati u Wordu i Excelu. Sada postoje specijalizirane aplikacije za, ali prethodne metode su još uvijek relevantne.

Standardni obrazac kontrolne liste revizije sadrži 6 kolona:

Brojevna linija.
Provjerljivi ISO zahtjev.
Detaljna pitanja.
Metoda za procjenu zahtjeva koji se testira.
Provjerite oznaku rezultata.
Komentari revizora ili komisije.

Sam koncept kontrolne liste doslovno se prevodi kao "kontrolna lista" i može se koristiti čak i za reviziju aktivnosti 1 zaposlenog u kompaniji.

Pravni okvir

Prema Federalnom zakonu od 30. decembra 2008. br. 307 "O reviziji", regulisana je priprema kontrolnih lista. razne vrste, ali ovo se odnosi na eksternu reviziju. Zakonski je dozvoljeno obavljanje interne revizije od strane uključenih kompanija. Uprava može pozvati zaposlenog da izvrši reviziju, umjesto da stvara proviziju od svojih zaposlenika.

čl.19 savezni zakon„O računovodstvu“ od 06.12.2011. godine obavezuje se da izvrši internu reviziju. Ovo se odnosi na verifikaciju računovodstvene oblasti, ostale oblasti aktivnosti se kontrolišu prema ličnim preferencijama organizacije.

Funkcije dokumenta

Glavni zadaci kontrolne liste su kontrola i strukturiranje informacija o tekućim procesima bilo koje vrste aktivnosti. Ovo je neka vrsta kontrolne liste pitanja koja vam omogućava da izvršite sistematsku analizu i identifikujete nedostatke u radu određene veze u organizaciji.

Osim kontrolne funkcije, na osnovu podataka kontrolne liste moguće je izraditi dalji razvojni plan ili promijeniti strukturu kompanije. Takođe, na osnovu rezultata interne revizije, dozvoljena je procjena kompetentnosti zaposlenih u revidiranom odjelu kompanije ili u cjelini.

Koraci za popunjavanje kontrolne liste za internu reviziju QMS-a sa primerima su opisani u nastavku.

Koraci punjenja

U procesu kontrole važna je struktura kontrolne liste. Prilikom njegovog razvoja potrebno je uzeti u obzir logičku sekvencijalnu proceduru koja isključuje stalno vraćanje na aspekte koji su već razmatrani. Ovo će vam omogućiti da izgradite ispravnu strukturu ne samo same kontrolne liste, već i pomoći u njenom ispravnom popunjavanju.

Zapravo, popunjavanje dobro napisane kontrolne liste je vrlo jednostavno.

U prvoj fazi potrebno je udubiti se u sadržaj kontrolne stavke, pročitati pitanje ili se upoznati s kontroliranim kriterijem.
Dalje, metod evaluacije treba da bude specificiran i sproveden u skladu sa ovim stavom. Ovo može biti inspekcija, intervju, anketa, pregled dokumentacije ili drugi oblik procjene.
U trećoj fazi potrebno je upisati ili unijeti rezultate kontrole u odgovarajuću kolonu kontrolne liste.
Takođe u nizu dokumenata postoji paragraf sa komentarima revizora. Ako se nalazi na kontrolnoj listi, onda se mora popuniti prije prelaska na sljedeće pitanje.

Možete preuzeti uzorak kontrolne liste za internu reviziju.

Uzorak kontrolne liste za internu reviziju

Uzorak kontrolne liste za internu reviziju - 1

Uzorak kontrolne liste za internu reviziju - 2

Uzorak kontrolne liste za internu reviziju - 3

Uzorak kontrolne liste za internu reviziju - 4

Uzorak kontrolne liste za internu reviziju - 5

Kreativan, pažljiv i ozbiljan odnos prema poslu je važna komponenta savremeno poslovanje. Međutim, kreativnost je uvijek bila usko povezana s nepredviđenim troškovima radnog vremena, nesigurnošću u procjeni rada i potrebom da se razjasni trošak obavljenog posla.

Postoji veliki broj zadataka koji ne zahtijevaju visoke kvalifikacije i mogu se riješiti preciznim i kvalitetnim izvršavanjem niza jednostavnih radnji. Kontrolna lista je upravo takva opcija za rješavanje problema.

Obim ideje

Redoslijed jednostavnih operacija ima primjenu kako za rješavanje kritičnih zadataka koje obavljaju kvalifikovani stručnjaci, tako i za druge zadatke s kojima se može nositi običan radnik, student ili školarac.

Kontrolna lista je uzorak ispravne napisane kao niz najjednostavnijih, najpreciznijih i najsažetijih, ali potpunih radnji koje je potrebno izvršiti, na primjer, kako bi se:

avion je poleteo;
idi u prodavnicu i kupi ono što je mama tražila;
izgraditi posao;
postići neki cilj;
provjeriti ili učiniti nešto za nešto.

Transporter je svojevremeno napravio revoluciju u industriji i pokazao se korisnim u proizvodnji ne samo jednostavnih dijelova, već i složenih mašina, mehanizama, hrane, sportske opreme, odjeće i obuće.

U idealnom slučaju, kada je kontrolna lista desetak minimalno potrebnih, jednostavnih radnji:

idealna jednostavna akcija - jednostavna, bezuslovna instrukcija da se nešto učini;
idealna indikacija ne stvara opcije, već se sljedeća radnja izvodi strogo redom;
nema nasumičnih pokreta, sve se radi striktno po planu i prema sadržaju svake stavke na listu.

Cilj (zadatak) može biti odličan, a ne može svako rješenje stati na jedan list. Međutim, ništa vas ne sprečava da sastavite nekoliko kontrolnih lista koje se uzastopno izvršavaju od strane različitih radnika u određenim intervalima.

Planiranje rješenja zadatka

Planiranje je važan dio svakog posla. Kontrolna lista je također plan, a ne samo rješenje problema. Možete napraviti plan akcije u slučaju nepredviđene situacije, plan ponašanja u slučaju nesreće ili elementarne nepogode, svakodnevnu rutinu u kampu za odmor za djecu. Raspored časova na institutu ili školi je takođe testni proizvod za "jednostavnu inteligenciju", budući da postoje uslovi u ovoj vrsti kontrolne liste. Na primjer, parni ili neparni dani, sedmice.

Čovjek je uvijek planirao sve što je radio, ali je to radio nesvjesno. Pojava koncepta "kontrolne liste" primjer je kako obično i uobičajeno nesvjesno ulazi u nadležnost svjesnog, dobiva novo značenje i radikalno novu kvalitetu.

Sam termin je relativno mlad, ali istorija njegove ideje i njegove primene seže stotinama godina unazad. Najvjerovatnije su prvi papirusi s regulacijom redoslijeda jednostavnih radnji korišteni u antičko doba, inače je teško objasniti trenutke procvata drevnih civilizacija, kao i razloge njihovog pada.

Primjer: Kontrolna lista za instalaciju FTP Daemon-a

Ovo je obrazac napisan jednom i korišten dugi niz godina. Ništa ovdje nije lijepo dizajnirano, napisano u Unixoid stilu, ali praktično.

Uopšteno govoreći, takve kontrolne liste nastaju kao rezultat dugotrajne administracije koju obavlja administrator sistema. U pravilu, nakon dvije-tri godine, nakon stotina instalacija, administrator napiše takav dopis sebi i svojim kolegama. Ovo je prava kontrolna lista: ružna, ali praktična.

Uzorak lijepe nepraktične kontrolne liste

Ovdje je sve ispravno napisano, ali ovo nije kontrolna lista. Konkretno, "Logo" su prvenstveno glagoli:

stvoriti;
kako kreirati;
šta treba uzeti u obzir;
šta odbaciti.

Iza svakog takvog glagola treba stajati nekoliko preporuka.

Apel na slogan je razuman, ali kreiranje slogana je kreativnost, a njegova provjera je duga praksa (na stvarnom živom Internetu sa masivnim prilivom posjetitelja), od čega se ni jedno ni drugo ne odnosi na kontrolnu listu.

I tako dalje za svaku stavku.

Zaista "leteća" kontrolna lista (fragment) za Boeing 737

Ovakva bi trebala biti kontrolna lista. Fraza je jednostavan odgovor. To je jednostavna akcija i jednostavan rezultat.

Ovo je samo djelić dokumenta i napisano engleski jezik, ali u ovom konkretnom slučaju nije bitan jezik, već tačnost deklaracije radnje i provjere rezultata njenog izvršenja.

Test Applications

Praktične primjene jasnog akcionog plana:

sportska takmičenja;
Računovodstvo;
provjeravanje proizvoda kompanije;
revizija preduzeća;
istražne aktivnosti;
lansiranje svemirskih letjelica itd.

Gotovo svako područje ljudskog života i aktivnosti može se definirati nizom raznih malih planova: kontrolna lista #1, #2, #3, itd.

Strogo regulisanje postupanja od posebnog je značaja u kritičnim oblastima aktivnosti, na primer, u pripremi hirurga za operaciju, kada medicinsko osoblje, svi uključeni lekari i medicinske sestre – svaka u okviru svoje nadležnosti – obavljaju strogo regulisanu listu radnji. Obično se sve radi "na mašini", ali profesionalna etika zahtijeva da se sve radnje izvode „na komadu papira“.

Kontrolna lista je nezaobilazan dokument za sertifikaciju i regulisanje proizvodnje i ispitivanja prehrambenih proizvoda, dečije robe, ispitivanja rada mašina i mehanizama.

Internet tehnologije i jednostavne operacije

Svaka hirurška intervencija zahteva visokokvalifikovanog hirurga. Ali to također zahtijeva pravilno izvođenje jednostavnih operacija. Konkretno, svi instrumenti na operacionom stolu moraju ležati striktno na određenim mestima, pacijent mora biti spreman za operaciju ne samo fiziološki, već i psihički.

Kontrolna lista (primjerni slijed radnji) nije program, nije algoritam i teško ga je pripisati programiranju u doslovnom smislu riječi, ali internetske tehnologije dovele su do potrebe za kreiranjem i izvođenjem mnogih rutinskih, ali veoma važne operacije.

Kreiranje web resursa zahtijeva najmanje trostruki Apache, PHP i MySQL ili njegov ekvivalent baziran na drugom serveru, drugom tumaču i bazi podataka. Instaliranje ovog trojstva je minimalno potreban jasan slijed radnji.

Greška je ovdje prepuna nemogućnosti rada. Moderno internet programiranje karakteriše činjenica da algoritmi programskog jezika servera, interpretatora i pretraživača „ne misle“, ali ako nešto „ne razumeju“, onda definitivno „ne rade“!

Evidentiranje grešaka mora biti deklarirano, ali često ono što je zapisano u dnevnik nije dovoljno da se pronađe problem.

Internet programiranje: jednostavna rješenja za složene probleme

Kontrolna lista je rješenje problema. Praksa Internet programiranja u JavaScript-u i PHP-u, posebno, sa objektno orijentisanim stilom pisanja, dozvoljava samo dve opcije za rešavanje problema:

profesionalna intuicija.
Testni slučaj.

Trećeg nema. Alati za testiranje u programiranju su već dugo razvijeni. Postoje i mnogi dodatni alati za provjeru koda, a programeri programskih jezika posvećuju puno vremena i truda kreiranju alata za otklanjanje grešaka i pronalaženje grešaka.

Ali da se odredi na kom mestu, na kom nivou, u kom konkretnom podsistemu objekata zajednički sistem postojala je prilika, možda samo kreator (autor) koda, pa ili napredni test slučaj, u čijem kreiranju je učestvovao iskusni majstor.

Idealno rješenje je napraviti kontrolnu listu na nivou koda, kada ne osoba, već objekt koji je kreirala brine o izvršavanju vlastite funkcionalnosti, a također kontrolira svoje stanje i svoje odnose s drugim objektima.

Internet promocija, SEO

Otkad je Internet postao dostupan masovnom posjetiocu (a tema "kontrolna lista kao testni proizvod" uvijek je bila dostupna masama), tok monotonih ideja izlio se u polje SEO-a. Ponuđene su apsolutno trivijalne sekvence, a iz lakovjernih kupaca se istiskivao potpuno pravi novac na praznim i neosnovanim osnovama.

tehnička komponenta;
unutrašnja idealizacija sadržaja;
semantički sadržaj jezgra resursa;
sadržaj: kakav jeste i kakav treba da bude;
komercijalni trenutak, monetizacija resursa;
vanjske okolnosti;
region promocije;
bihejvioralni momenat u slici posetioca itd.

Ali cilj popularnih riječi bio je novac. Lakovjerni kupci su, plaćajući "rad" autora kontrolnih lista, stimulisali proizvodnju ovakvih proizvoda, što nikako nije dobro. Ali ovaj proces je doveo do toga da se tema promocije proširila do najveće moguće granice i stvorila uslove za generalizaciju informacija.

Reprodukcija u oblasti informacija je prirodan proces, a danas svako ko želi ostvaruje pravi napredak vlastiti resurs u svakom slučaju:

minimalni troškovi, kroz sopstveni potencijal;
maksimalni troškovi, preko kvalifikovanog majstora.

Kontrolna lista danas je stvarna i efikasan alat postizanje željenog u njegovom formalnom dijelu i apsolutno potpunu slobodu u kreativnom trenutku cilja koji se postiže.

Virtuelni prostor jednostavnih ideja

Materijalna komponenta u životu, na poslu, u društveno-ekonomskoj sferi u cjelini je zadobila stabilnost. Osnovni razlozi za uspješno postizanje željenog postali su jasni. Kontrolna lista je primjer kako je kreativna komponenta otišla u virtualni prostor.

Nivo kvalifikacije potrošača i autora ideja prešao je na novi kvalitet. To je poništilo pozicije i dovelo do formiranja asortimana novih zadataka i potrebe za novim rješenjima. Svijet je opet postao savršeniji, i opet je novi kvalitet nastao zbog jednostavnog i prirodnog iskoraka naprijed.