doma » Državna podpora » Služba za podporo upravljavski dokumentaciji (DOE) v organizaciji. Dokumentacijska podpora delu kadrovske službe Organizacija dokumentacijske podpore za aktivnosti načrta kadrovske službe

Služba za podporo upravljavski dokumentaciji (DOE) v organizaciji. Dokumentacijska podpora delu kadrovske službe Organizacija dokumentacijske podpore za aktivnosti načrta kadrovske službe

Vzdrževanje………………………………………………………………………………

ODSEK. Storitev dokumentarne podpore upravljanja (DOE) sodobnega podjetja, njen namen, naloge, struktura in sestava…………………………………………………………………………………………… …………

1.1. Storitev dokumentarne podpore upravljanja (DOE) sodobnega podjetja, njen namen, naloge ……………………………

1.2. Okvirni seznam normativni dokumenti, ki urejajo organizacijo dokumentarne podpore za upravljanje podjetij ......

1.3. Dnevne dejavnosti službe DOW ureja ………………

1.4. Organizacijska struktura in moč storitve…………………..

1.5. Kvalifikacijska sestava……………………………………………………………..

POGLAVJE II. Organizacijska in administrativna dokumentacija službe DOW…………………………………………………………………………………………………………

2.1 Zaposlovanje v podjetju…………………………………………

2.2. Pravilnik o službi DOW. Pravilnik o strukturni delitvi podjetja (organizacije, ustanove)…………………………………………………

2.3. Navodila za dokumentacijsko podporo upravljanja …………

2.4. Navodila za vrste (področja) dejavnosti službe DOW .......

2.5. Navodila za organizacijo delovnih mest za osebje predšolskega vzgojnega zavoda ......

2.6. Časovni normativi za opravljanje dela na DOW…………………………………………

2.7. Dokumenti o načrtovanju in poročanju službe DOW…………………..

2.8. Dokumenti za izboljšanje delovanja službe DOW……….

2.9. Opisi delovnih mest osebje službe predšolske vzgojne ustanove………………………………..

Zaključek ……………………………………………………………………………………

Seznam uporabljene literature………………………………………………………

Dodatek……………………………………………………………………………………

Uvod

Informacije, zapisane v dokumentih, so odraz dejavnosti organizacije in so osnova vsakega poslovanja.

Po mnenju strokovnjakov priprava dokumentov in delo z njimi v povprečju vzame do 60 % delovnega časa vodstvenega osebja. Sodobno poslovanje je v veliki meri neprekinjen proces sestavljanja in premikanja dokumentov. Transakcije se sklepajo in prekinjajo, kupujejo in prodajajo vrednostni papirji, nepremičnine in drugo premoženje podjetja, formalizirajo se odnosi med delodajalci in zaposlenimi, prenašajo se informacije med podjetji in državljani - vse to je podprto z dokumenti.

Dokumentacijska podpora vodenju (pisarniško delo) je posebno področje dejavnosti, ki je sestavljeno iz priprave, izvedbe dokumentov, njihove obdelave in hrambe. Pravočasnost in pravilnost sprejemanja poslovodnih odločitev je v veliki meri odvisna od tega, kako pravilno so dokumenti sestavljeni in izvedeni, organizirano delo z njimi. Dobro napisan, pravno zavezujoč dokument je glavni argument v spornih situacijah in porok za uspešen posel.

Tema mojega predmetnega dela: organizacija službe predšolskih vzgojno-izobraževalnih ustanov v pogojih delovanja sodobnega podjetja.

Cilj je upoštevati vse vidike organizacije službe predšolske vzgoje.

ODSEK. Storitev dokumentarne podpore upravljanja (DOE) sodobnega podjetja, njegov namen, naloge, struktura in sestava

1.1. Storitev dokumentacijske podpore upravljanja (DOE) sodobnega podjetja, njegov namen, naloge

"V skladu z zahtevami državnega sistema dokumentarne podpore za upravljanje (v nadaljnjem besedilu DOW) dokumentarna podpora za upravljanje na sodobna podjetja mora izvajati posebna služba - služba dokumentacijske podpore za upravljanje (v nadaljnjem besedilu - služba DOW). Takšna služba deluje v podjetju kot samostojna strukturna enota, ki jo vodi vodja službe in je neposredno podrejena vodji podjetja. V podjetjih z do 100 zaposlenimi in sorazmerno majhnim obsegom dela je dovoljeno dodeliti naloge DOW enemu od redno zaposlenih.

Namen storitve DOW je organizirati, vzdrževati in izboljšati sistem dokumentarne podpore vodenju podjetij na podlagi enotne tehnične politike in uporabe sodobnih tehničnih sredstev pri delu z dokumenti. Hkrati so glavne naloge službe DOE:

1.2. Približen seznam normativnih dokumentov, ki urejajo organizacijo dokumentarne podpore za upravljanje podjetja

ustava Ruska federacija.

Civilni zakonik Ruska federacija (del I in II).

Zvezni zakon z dne 28. avgusta 1995 št. 154-FZ „O splošna načela lokalna samouprava v Ruski federaciji« (z naknadnimi spremembami).

Zvezni zakon Ruske federacije z dne 25. januarja 1995 G."O informacijah, informatizaciji in varovanju informacij".

Zvezni ustavni zakon Ruske federacije z dne 25. decembra 2000 št. 2-FKZ "O državnem grbu Ruske federacije".

Zvezni zakon Ruske federacije z dne 10. januarja 2002 "O elektronskih digitalni podpis».

Zvezni zakon Ruske federacije z dne 27. decembra 2002 št. 184-FZ "O tehnični ureditvi".

Zakon Ruske federacije z dne 25. oktobra 1991 št. 1807-1 "O jezikih narodov Ruske federacije" (kakor je bil spremenjen z zveznim zakonom z dne 24. julija 1998 št. 126-FZ).

Osnovne zahteve za zasnovo in razvoj osnutkov zveznih zakonov (odobrenih z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 2. avgusta 2001 št. 576).

Odlok predsednika Ruske federacije z dne 02.05.1996 št. 638 "O postopku za pripravo osnutkov odlokov, odredb predsednika Ruske federacije, ki predvidevajo sprejemanje sklepov, odredb vlade Ruske federacije."

Pravila za pripravo regulativnih pravnih aktov zveznih izvršilnih organov in njihova državna registracija(odobren z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 13. avgusta 1997 št. 1009 (z naknadnimi spremembami)).

Odlok vlade Ruske federacije z dne 31. oktobra 2000 št. 1547-r "O izboljšanju pisarniškega dela v zveznih izvršilnih organih in krepitvi izvršilne discipline".

GOSG R51141-98 "Pisarno delo in arhiviranje. Pogoji in definicije« (odobren z Odlokom državnega standarda Ruske federacije z dne 27. februarja 1998 št. 28).

GOST R6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo" (odobren z Odlokom državnega standarda Ruske federacije z dne 3. 3. 2003 št. 65-st).

Državni sistem dokumentacijske podpore za upravljanje. Osnovne določbe (odobren s strani Upravnega odbora Glavnega arhiva ZSSR 27. aprila 1988. Uveljavil se z odredbo Glavnega arhiva ZSSR z dne 25. maja 1988 št. 33).

Tipično navodilo o papirologiji v zveznih izvršilnih organih (potrjeno z Odredbo zveznega arhiva z dne 27. novembra 2000 št. 68).

Kvalifikacijski imenik delovnih mest menedžerjev, strokovnjakov zaposlenih (odobren z Odlokom Ministrstva za delo Ruske federacije z dne 21. avgusta 1998 št. 37).

Vseruski klasifikator dokumentacije za upravljanje OK 011-93 (odobren z Odlokom državnega standarda Ruske federacije z dne 30. decembra 1993 št. 299).

Seznam standardnih dokumentov upravljanja, ki nastanejo v dejavnostih organizacij, z navedbo rokov shranjevanja (odobren s strani Zveznega arhiva 06.10.2000).

Osnovna pravila za delo arhivov organizacij (potrjena s sklepom upravnega odbora Zveznega arhiva z dne 6. februarja 2002).

Časovni normativi za delo na dokumentarni podpori vodstvenih struktur zveznih izvršilnih organov (odobreni z Odlokom Ministrstva za delo in delo). družbeni razvoj RF z dne 26. marca 2002 št. 23).

1.3. Dnevne dejavnosti službe DOW urejajo:

Pravilnik o službi predšolskega vzgojnega zavoda;

Pravilnik o strukturnih oddelkih (če so slednji del službe DOW);

Navodila za DOW;

Navodila za določene vrste (smeri) dejavnosti službe;

Navodila za organizacijo delovnih mest za servisno osebje;

Časovni normativi za opravljanje dela v predšolski vzgojni ustanovi;

Dokumenti za načrtovanje in poročanje;

Opisi delovnih mest serviserja.

Po potrebi služba DOW pripravi druge dokumente -

zlasti dokumenti o izboljšanju dejavnosti predšolske vzgojne ustanove.

1.4. Organizacijska struktura in moč storitve

Organizacijska struktura in moč službe PEI bosta določena v skladu s kadrovsko tabelo.

Določiti optimalno organizacijsko strukturo storitve DOW, ki najbolje ustreza potrebam posameznega podjetja v dokumentirane informacije, se zdi primerno sklicevanje na ustrezne določbe GDPS. Ta dokument predvideva naslednje tipične možnosti za organizacijsko strukturo službe PEI:

»V državnih podjetjih (združenjih) - oddelek za dokumentacijsko podporo za upravljanje ali pisarno. Običajno vključujejo:

a) oddelki za računovodstvo in registracijo, nadzor, izboljšanje dela z dokumenti in uvedbo tehničnih sredstev;

b) obravnavanje pisem (pritožbe);

c) sekretariat;

d) odprava;

e) tipkarski urad;

f) pisarna za kopiranje in reprodukcijo;

V društvih in koncernih sestavo in strukturo službe PEI določa vodstvo organizacije. V skupnih podjetjih (organizacijah) - s strani uprave. AT delniške družbe ah - ustanovna konferenca. V zadrugah - sestavo in strukturo službe predšolskega vzgojnega zavoda določi skupščina članov zadruge. V organih lokalne samouprave in v aparatih, oddelkih javnih organizacij - splošni oddelek. Splošni oddelek vključuje:

a) sekretariat;

b) pisarna;

c) kontrolna skupina;

d) protokolarna skupina;

e) skupina za izboljšanje dela z dokumenti;

f) skupina pisem (pritožbe);

g) tipkarski urad;

h) pisarna za kopiranje in reprodukcijo;

V organizacijah, ki nimajo službe za upravljanje z dokumenti, v strukturnih oddelkih z dokumenti dela sekretar vodje (inšpektor) ali druga posebej imenovana oseba.

1. možnost. Predpisano je zagotavljanje potreb po dokumentiranih informacijah ministrstev (oddelkov) Ruske federacije in subjektov federacije, drugih podobnih organizacij in institucij. o vodenju primerov(slika 1), ki vključujejo:

Sekretariat, vključno z recepcijo, sekretariat ministra (vodja oddelka, organizacije, ustanove), sekretariati namestnikov ministrov (vodja), sekretariat sveta, protokolarni urad;

Inšpekcijski nadzor pri ministru (vodja oddelka, organizacije, ustanove), vključno z uradom (birojem za dopisovanje), uradom za računovodstvo in registracijo dokumentov, ekspedicijo, tipkopisom, prepisovalnico, teletipizacijo;

Oddelek za pisma (pritožbe), to je oddelek za delo s pritožbami, ki jih prejme ministrstvo (oddelek, organizacija, ustanova);

Oddelek za izboljšanje dela z dokumenti in uvajanje tehničnih sredstev (TS) (sredstva za avtomatizacijo in mehanizacijo) pisarniških procesov;

Centralni arhiv (arhiv).

sl.1. Približna organizacijska struktura vodenja primerov

2. možnost. Zadovoljevanje potreb po dokumentiranih informacijah državnih podjetij, raziskovalnih, projektantskih, inženirskih organizacij in računalniških centrov, višjih izobraževalne ustanove in druge podobne organizacije so dolžni zaupati oddelki (službe) dokumentacijske podpore vodstva (pisarna)(slika 2), ki vključujejo:

Skupina (oddelek) za računovodstvo in registracijo;

Skupina (oddelek) za kontrolo;

Skupina (oddelek) za izboljšanje dela z dokumenti in uvajanje tehničnih sredstev (sredstva za avtomatizacijo in mehanizacijo);

Skupina (oddelek) za obravnavanje pritožb, ki jih prejme podjetje (organizacija);

sekretariat; odprava; pisalni biro; pisarna za kopiranje in reprodukcijo; arhiv.

3. možnost. Zagotavljanje potreb po dokumentiranih informacijah nedržavnih podjetij (organizacij), vključno z združenji, koncerni, delniškimi družbami (vključno skupnimi), zadrugami ipd., je predpisano, da se dodeli službam DOE, struktura ki jo (drugo podobno enoto) določijo organi upravljanja podjetja (organizacije) (slika 3).

Slika 2 Približna organizacijska struktura oddelka (službe) predšolske izobraževalne ustanove (pisarne) nedržavnega podjetja

Slika 3 Približna organizacijska struktura službe PEI nedržavnega podjetja (organizacije)

4. možnost. Zagotavljanje potreb po dokumentiranih informacijah lokalnih samouprav (organov) in aparatov (odborov) javne organizacije predpisano je, da se dodeli številčnosti oddelkov (slika 4), ki vključujejo:

sekretariat;

Pisarna (skupina za vodenje pisarne);

Kontrolna skupina;

protokolarna skupina;

Skupina za izboljšanje dela z dokumenti (izvedba tehničnih sredstev);

Skupina za obravnavo pisem (pritožbe);

Pisalni urad;

pisarna za kopiranje in reprodukcijo;

arhiv.

riž. 4. Okvirna organizacijska struktura splošnega oddelka

Velikost službe PEI je priporočljivo določiti – po strukturnih oddelkih in na splošno – na podlagi ustreznih izračunov. Takšne izračune je treba narediti na podlagi podatkov o standardnem času, porabljenem za opravljanje določenih vrst dela (akcij), pa tudi na podlagi dejanskih potreb podjetja po dokumentiranih informacijah, ob upoštevanju:

Obseg pretoka dokumentov;

Glavne vrste dokumentov upravljanja;

Pogostost njihove uporabe za zagotavljanje dnevnih dejavnosti podjetja itd.) Metodologija izračuna je predstavljena v agregiranih medsektorskih časovnih standardih za delo na DOW.

Primer izračuna je predstavljen v tabeli. 1. (Glej dodatek)

1.5. Kvalifikacijska sestava

Ugotavljanje kvalifikacijske sestave službe PEI se izvede na podlagi skupnih potreb podjetja po vrstah dela na DOW, katerih izvajanje predpostavlja, da imajo zaposleni ustrezno usposobljenost. Kvalifikacijske zahteve za glavne kategorije zaposlenih v vrtcu so predstavljene v Dodatku 2 tega priročnika.

Končni rezultati izračunov so po temeljitem preverjanju zanesljivosti vzeti kot osnova za pripravo osnutkov dokumentov, ki določajo usposobljenost in moč službe PEI (najpomembnejši med njimi je kadrovanje, glej spodaj). Približna usposobljenost in moč storitve predšolske vzgojne ustanove podjetja z do 1000 zaposlenimi je predstavljena v tabeli. 2. (Glej dodatek)

POGLAVJE II. Organizacijska in administrativna dokumentacija službe DOW

2.1 Zaposlovanje v podjetju

Kadrovska tabela je organizacijski dokument, ki določa kvantitativno in kvalitativno sestavo zaposlenih v podjetju (organizaciji, ustanovi) kot celoti in za vsak njegov strukturni oddelek. Kadrovski razpored predšolske vzgojne ustanove je sestavljen v predpisani obliki.

Navedeni obrazec - obrazec št. T-3 "Kadrovanje" (glej predlogo obrazca na zgoščenki, ki je priložen knjigi) - je namenjen dokumentacijo strukturo, kadrovsko in kadrovsko zasedbo in se letno potrdi od 1. januarja z odredbo vodje podjetja. Spremembe v kadrovski tabeli, vključno s tistimi zaradi oblikovanja novih strukturnih oddelkov v podjetju (na primer predšolske vzgojne ustanove), se izvedejo v skladu z ukazom (navodilom) vodje podjetja ali osebe, ki jo pooblasti. . Vzorec takega naročila je predstavljen na CD-ju.

Splošni postopek za pripravo kadrovske tabele je določen z "Navodili za prijavo in izpolnjevanje obrazcev primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje dela in njegovo plačilo."

„Lista osebja sestavi pooblaščena uradna oseba podjetja (običajno pooblaščeni uslužbenec kadrovske službe), ki ga podpiše razvijalec in odobri vodja podjetja. Kadrovska miza vključuje:

Ime podjetja;

Njegova koda po OKPO;

Datum začetka veljavnosti kadrovske razporeditve;

Datum in številka dokumenta;

Datum in številka naročila, v skladu s katerim je bila potrjena kadrovska razporeditev;

število osebja v enotah;

Velikost sklada plače(v rubljih);

Ime strukturne enote;

Ime poklica (položaja) zaposlenega;

Število kadrovskih enot;

Velikost mesečnega plačilnega sklada za posamezno delovno mesto (poklic)«.

2.2. Pravilnik o službi DOW. Pravilnik o strukturni delitvi podjetja (organizacije, ustanove)

Pri pripravi besedila pravilnika o storitvi predšolskega vzgojnega zavoda se zdi primerno uporabiti okvirno določbo o storitvi predšolskega vzgojnega zavoda, predstavljeno v prilogi 12 GSDOU. Besedilo določbe o storitvi predšolskega vzgojnega zavoda je podano v prilogi 3 tega priročnika.

Pravilnik o strukturni delitvi podjetja (organizacije, ustanove)

Pri pripravi besedila določbe o strukturni enoti kot delu službe DOW se zdi primerno uporabiti ustrezne zgledne določbe kot osnovo. Predvsem okvirna uredba o arhivskem oddelku, ki deluje kot strukturna enota v okviru službe DOW, se nahaja v Dodatku 4 tega priročnika. (Približna uredba o arhivu podjetja (organizacije, ustanove), ki deluje kot samostojna strukturna enota (izven službe predšolske vzgojne ustanove), je bila odobrena z Odlokom Zveznega arhiva z dne 18. avgusta 1992 št. 176.)

2.3. Navodila za dokumentacijsko podporo vodenja

Pri pripravi besedila navodil o dokumentarni podpori upravljanja je za osnovo priporočljivo uporabiti tudi ustrezne standardne dokumente, na primer Navodilo o pisarniškem delu v zveznih izvršilnih organih.

(Odobreno z odredbo Zveznega arhiva z dne 27. novembra 2000 št. 68.)

Hkrati je treba v potrebnem obsegu upoštevati ustrezne določbe drugih dokumentov, ki urejajo določena področja DOE. Poleg GSDOU so to zlasti GOST R6.30-2003. Na podlagi njih je sestavljeno besedilo navodil o dokumentarni podpori vodenja podjetja (organizacije, ustanove).

2.4. Navodila za vrste (področja) dejavnosti službe DOW

Navodilo o vrsti dejavnosti - regulativni dokument, ki določa postopek za izvajanje katere koli dejavnosti (postopek za uporabo določb drugih regulativnih pravnih aktov za izvajanje takšnih dejavnosti) uradnikov (strukturnih oddelkov) podjetij (organizacij, institucije). Splošni postopek in pravila za izdajo navodil za vrsto dejavnosti so opredeljena v odstavku 4.2 Standardnih navodil za pisarniško delo.

Navodilo za vrsto dejavnosti podpiše vodja ustrezne strukturne enote, odgovorne za pripravo dokumenta, potrdi pa vodja podjetja. Potrditev dokumenta mora biti izvedena v obliki žiga odobritve ali z izdajo upravnega dokumenta o njihovi odobritvi.

Navodila za vrsto dejavnosti je treba sestaviti na splošni pisemski glavi podjetja. Besedilo dokumenta je treba navesti v skladu z zahtevami Smernic VNIIDAD FAS RF (1998) in ob upoštevanju posebnosti vrste dejavnosti podjetja (strukturne enote), ki jo ureja ustrezno navodilo.

Glavno besedilo navodil za dejavnost je običajno razdeljeno na poglavja, odstavke in pododstavke. Poglavja dokumenta morajo imeti naslove in biti oštevilčena z rimskimi številkami.

2.5. Navodila za organizacijo delovnih mest za osebje predšolske vzgojne ustanove

Navodila za organizacijo delovnih mest - regulativni dokument, ki določa postopek za organizacijo delovnih mest za osebje strukturne enote podjetja (osebje določene kvalifikacije ali poklicne kategorije). Pri pripravi takih navodil se je treba ravnati po zgoraj navedenih zahtevah, ki urejajo postopek priprave navodil, ter po določbah dokumentov, ki določajo posebne zahteve za organizacijo delovnih mest na posameznem področju dejavnosti.

Navodilo podpiše vodja ustrezne strukturne enote, odgovorne za pripravo dokumenta, potrdi pa vodja podjetja.

Potrditev dokumenta mora biti izvedena v obliki žiga odobritve ali z izdajo upravnega dokumenta o njegovi odobritvi.

Navodilo mora biti sestavljeno na splošni pisemski glavi podjetja. Besedilo dokumenta je treba navesti v skladu z zahtevami Smernic VNIIDAD FAS RF (1998) in ob upoštevanju posebnosti vrste dejavnosti podjetja (strukturne enote), ki jo ureja ustrezno navodilo.

Oštevilčenje odstavkov in pododstavkov dokumenta mora biti v arabskih številkah.

2.6. Časovni normativi za opravljanje dela v predšolski vzgojni ustanovi

Razporeditev časa za opravljanje dela v predšolski vzgojni ustanovi se praviloma izvaja na podlagi ustreznih dokumentov - časovnih standardov in časovnih normativov, ki jih pripravijo organi za racionalizacijo časa, porabljenega za opravljanje določenih vrst dejavnosti. delo. Torej, da bi pravilno standardizirali čas za opravljanje dela na DOW v podjetjih (v organizacijah, ustanovah), so bili medsektorski agregirani časovni standardi za delo na DOW, odobreni z Odlokom Ministrstva za delo Ruske federacije. z dne 25. novembra 1994 št. 72, se uporabljajo, in v strukture upravljanja zvezni izvršilni organi - normativi časa za delo na dokumentacijski podpori, odobreni z Odlokom Ministrstva za delo in socialni razvoj z dne 26. marca 2002 št. 23. Na podlagi normativov (normativov) časa:

Število zaposlenih v vrtcih je določeno in utemeljeno;

Nameščeno uradne dolžnosti delavci;

Dela so razporejena med zaposlene (kategorija "tehnični izvajalec").

V nujnih primerih na podlagi teh dokumentov podjetja (organizacije, ustanove) razvijejo popravljene časovne standarde. Ta pravila običajno vključujejo:

Čas izvedbe določene vrste dela, ki niso predvidena s konsolidiranimi standardi (normi);

Časovni stroški za opravljanje določenih vrst dela - če se zaradi posebnosti predšolske vzgojne ustanove v razmerah določenega podjetja (organizacije, ustanove) dejanski časovni stroški za njihovo izvajanje bistveno razlikujejo od tistih, ki jih določa agregat standardi (normi).

»Izračun določenih normativov se praviloma izvaja po metodi tehničnega racioniranja, ki temelji na fiksaciji (kronometrija z naknadnim beleženjem) delovnega časa, porabljenega za opravljanje ustreznih vrst dela. Hkrati je treba upoštevati tudi čas, porabljen za organizacijsko in tehnično vzdrževanje delovnih mest, počitek in osebne potrebe zaposlenih.

Vrednosti časovnih standardov so določene v urah (delci ure) na mersko enoto za vsako posebno vrsto dela - na primer list, škatlo, mapo, kovček.

Roki za izvajanje najpogostejših operacij za predšolske vzgojne ustanove so predstavljeni v prilogi 5 tega priročnika.

2.7. Dokumenti o načrtovanju in poročanju predšolske vzgojne ustanove

»Zagotavljanje načrtovanja in poročanja ter pravočasne in pravilne priprave ustreznih dokumentov - načrtov, poročil - je ena glavnih nalog vodje predšolske vzgojne ustanove v podjetju. V splošnem primeru je delovni načrt dokument, ki opredeljuje sestavo in vsebino glavnih dejavnosti (nalog), katerih izvajanje je zaupano zaposlenemu (strukturna enota, podjetje, ki ga vodi), čas, kraje in tiste odgovoren za njihovo izvedbo v določenem časovnem obdobju (čez dan, teden, mesec, četrtletje itd.)«.

Začetni podatki za načrtovanje dejavnosti službe DOW za prihodnje koledarsko leto so:

Finančna in ekonomski razvoj podjetja za načrtovano obdobje;

Glavni rezultati delovanja službe PEI za preteklo obdobje;

Cilji in cilji službe PEI, ki izhajajo iz vsebine ustreznih razdelkov dokumentov dolgoročnega in srednjeročnega načrtovanja (vključno s poslovnimi načrti, programi organizacijskega razvoja podjetij itd.).

Na podlagi kazalnikov načrta dela predšolske vzgojne ustanove se v končni obliki opredelijo in potrdijo načrti dela strukturnih oddelkov predšolske službe.

Individualno načrtovanje dela zaposlenih v službi predšolskega vzgojnega zavoda se izvaja na podlagi načrtov ustreznih strukturnih enot in ob upoštevanju navodil njihovih neposredni nadrejeni. Glavni načrtovalni dokument individualno delo zaposleni je osebni načrt delo.

Poročilo je dokument v razširjeni obliki, ki odraža končne rezultate obdelave (sistematizacije, izračuna in uskladitve) in analize statističnih podatkov, ki označujejo opravljanje katere koli vrste dela (kakršne koli dejavnosti) za daljše časovno obdobje (mesec, četrtletje oz. več). Poročanje o dejavnosti službe PEI se izvaja na način, ki ga predpisujejo določbe ustreznih regulativnih, metodoloških in organizacijskih in upravnih dokumentov ter navodila vodje podjetja.

Obrazce dokumentov načrtovanja in poročanja o dejavnostih službe PEI odobri vodja podjetja na podlagi ustrezne vloge vodje službe PEI. Primer načrta dela vodje službe predšolskega vzgojnega zavoda je predstavljen na zgoščenki, primer poročila o delu s pisnimi prošnjami občanov pa je v prilogi 6 tega priročnika.

2.8. Dokumenti za izboljšanje dejavnosti predšolske vzgojne ustanove

Posebno skupino v organizacijski in upravni dokumentaciji službe DOE tvorijo dokumenti o izboljšanju njenega delovanja. Izboljšanje delovanja službe PEI vključuje sistematično izvajanje sklopa ukrepov za doseganje višjih kazalnikov uspešnosti vseh strukturnih enot (delovnih področij) kot dela službe PEI in službe kot celote. Vsebina dejavnosti je določena glede na smer, v katero so koncentrirana vodstvena prizadevanja vodstva službe PEI. Vendar je v praksi izvajanje tovrstnih dogodkov najpogosteje povezano z uvajanjem v vsakodnevne dejavnosti službe novih regulativnih in metodoloških (organizacijskih in upravnih) dokumentov o določenih vprašanjih dokumentarne podpore za upravljanje.

Kot je navedeno, mora biti izvajanje sklopa ukrepov za izboljšanje dejavnosti službe PEI sistematično. V ta namen vodstvo službe pripravi osnutek načrta (če je potrebno, v sodelovanju z drugimi uradniki (strukturnimi oddelki) podjetja). Tak načrt lahko vključuje dejavnosti, povezane z:

Razvoj novih (pojasnila obstoječih) regulativnih in metodoloških (organizacijskih in upravnih) dokumentov podjetja o vprašanjih predšolske vzgoje;

Spremembe obstoječega poteka dela podjetja ob upoštevanju novih zahtev za njegovo organizacijo;

Usposabljanje osebja službe predšolske vzgoje in po potrebi drugih uradnikov podjetja, ki so bili sprejeti za delo z poslovodno dokumentacijo;

Zagotavljanje ustrezne dokumentacije za strukturne oddelke podjetja.

Izvajanje ukrepov, predvidenih z načrtom, se odraža v aktu. Na zgoščenki, priloženi knjigi, so predstavljene predloge akcijskega načrta za izboljšanje dejavnosti predšolske vzgojne ustanove podjetja in ustrezni akt.

2.9. Opisi delovnih mest osebja predšolske vzgojne ustanove

„Navodilo za delo je regulativni dokument, ki ureja dejavnosti določenega uradnika (kategorije zaposlenih - vodstva, specialisti, izvajalci itd.) podjetja (organizacije, ustanove) in določa postopek za uporabo določb s strani teh oseb. drugih regulativnih pravnih aktov. Splošni postopek in pravila za izdajo opisa delovnega mesta ureja odstavek 4.2 Standardnih navodil za pisarniško delo.

Opis delovnega mesta mora podpisati oseba, odgovorna za njegov razvoj, odobriti pa ga mora vodja podjetja - v obliki odobritvenega žiga ali z izdajo upravnega dokumenta o odobritvi. Naslov v besedilu opisa delovnega mesta je oblikovan v dativnem primeru, na primer: "Navodilo glavnemu meroslovu".

Besedilo navodil je natisnjeno na splošni pisemski glavi podjetja in je navedeno v tretji osebi ednine ali množine. Besedilo navodil lahko razdelimo na poglavja, odstavke in pododstavke. Poglavja morajo imeti naslove in biti oštevilčena z rimskimi številkami. Odstavki in pododstavki so oštevilčeni z arabskimi številkami.

Zahteve za opis delovnih mest določenih kategorij delavcev urejajo ustrezni resorni pravni akti ter organizacijski in upravni akti. Torej je v skladu z Dodatkom 2 k Dodatku 12 GSDOU v razdelku »Splošne določbe« opisa delovnega mesta določeno naslednje:

Naloge zaposlenega (na primer za referenta - sprejemanje, registracija vhodnih in pošiljanje odhodnih dokumentov);

Postopek za zasedbo delovnega mesta, to je, kdo je imenovan in razrešen s funkcije ta delavec;

Poklicne zahteve in zaposleni (stopnja izobrazbe, delovne izkušnje itd.);

Glavni dokumenti in materiali, ki jih mora zaposleni voditi pri svojih dejavnostih.

V razdelku opisa delovnega mesta "Funkcije zaposlenih" so opredeljene:

Referenčni predmet ali področje dela, ki je dodeljeno zaposlenemu;

Seznam vrst dela, ki sestavljajo izvajanje dodeljenih funkcij (na primer, registracija dokumentov lahko vključuje izpolnjevanje kartic, vzdrževanje omare za datoteke, izdajanje potrdil itd.).

V razdelku opisa delovnega mesta "Naloge zaposlenega" so navedene značilnosti dejavnosti:

V zvezi s pripravo dokumentov, prejemanjem, obdelavo in izdajo informacij;

Ob predpostavki obvezne uporabe določenih oblik in metod dela (na primer periodični nadzor nad oblikovanjem primerov v strukturnih oddelkih, brifingi itd.);

Zahtevanje skladnosti z roki za izvedbo določenih ukrepov;

o postopku za izvršitev navodil;

Vpliv na etične standarde, ki jih je treba spoštovati v ekipi.

V razdelku opisa delovnega mesta »Pravice delavca« so določene pravice delavca za izvajanje nalog, ki so mu dodeljene, in opravljanje nalog. V razdelku »Raznosi« v opisu delovnega mesta so navedeni oddelki in zaposleni, od katerih izvajalec prejema in na katere posreduje informacije, njihovo strukturo in pogoje posredovanja, kdo sodeluje pri izvajanju določenih dokumentov, s kom so usklajeni itd. .

V razdelku opisa delovnega mesta "Vrednotenje dela" so navedena merila, ki vam omogočajo, da ocenite stopnjo, v kateri zaposleni izpolnjuje svoje funkcije in obveznosti, uporabo pravic itd.

Zaključek

Če preučimo znanstveno in praktično gradivo o tej temi, lahko naredimo naslednje zaključke:

V skladu z zahtevami državnega sistema podpore poslovodne dokumentacije (v nadaljnjem besedilu - DOW) mora podporo za upravljanje dokumentov v sodobnih podjetjih izvajati posebna služba - služba za podporo upravljavske dokumentacije (v nadaljnjem besedilu - služba DOW). Takšna služba deluje v podjetju kot samostojna strukturna enota, ki jo vodi vodja službe in je neposredno podrejena vodji podjetja.

Glavne naloge službe DOE so:

Izvajanje v podjetju enotnega postopka za delo z dokumenti v skladu z GSDOU in drugimi regulativnimi, metodološkimi in organizacijskimi in upravnimi dokumenti;

Izvajanje metodološkega vodenja organizacije dela z dokumenti v strukturnih oddelkih podjetja;

Zagotavljanje učinkovitega nadzora nad spoštovanjem uveljavljenega postopka za delo z dokumenti;

Izboljšanje oblik in metod dela uradnikov podjetja z dokumenti.

Dokumentacijska podpora vodenju - dejavnost, ki zajema organizacijo vodenja dokumentacije in dokumentacije v procesu izvajanja funkcij institucije, organizacije in podjetja.

Dokumentacijsko podporo upravljanja v organizacijah, ustanovah in podjetjih izvaja posebna služba, ki deluje kot samostojna strukturna enota, neposredno podrejena vodji organizacije.

Seznam uporabljene literature:

Predpisi

1. Odlok Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 5. januarja 2004 št. 1 "O odobritvi enotne oblike primarna računovodska dokumentacija za obračunavanje dela in njegovega plačila.

2. GOST R6.30-2003. Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo. - M.: Založba standardov, 2003.

3. GOST R 51141-98 Pisarniško delo in arhiviranje: izrazi in definicije. - M: Založba standardov, 1998.

4. DR-191-98. Poenotenje besedil upravnih dokumentov. Smernice za VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.

5. O odobritvi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje dela in njegovega plačila. Odlok Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 05.01.2004 št. št. 1

6. Tipična navodila za pisarniško delo v zveznih izvršilnih organih (odobrena z odredbo Zvezne arhivske službe Rusije z dne 27. novembra 2000 št. 68). - M., 2001.

7. Zvezni zakon "o informacijah, informatizaciji in zaščiti informacij" z dne 20. februarja 1995 št. 24-FZ.

Izobraževalna literatura

8. Andreeva V.I. Pisarniško delo. - M.: Intel-Sintez, 2002

9. Belov A.N. Papirologija in tok dokumentov: Proc. Dodatek - M .: Eksmo, 2007

10. Basakov M.I. Pisarniško delo in dopisovanje v vprašanjih in odgovorih: Učbenik. - Rostov n/D .: Phoenix, 2004

11. Basakov M.I., Zamytskova O.I. Pisarniško delo. - Rostov na Donu: Phoenix, 2004

12. Vasiljeva L.M., Skvortsova R.E., Shkatova L.A. Upravljanje z dokumenti. - Čeljabinsk: knjig. Založba, 2000

13. Galakhov V.V. Pisarniško delo: Vzorci, dokumenti, organizacija in tehnologija dela. - M.: TK Velby LLC, 2005

14. Demin Yu.M. Pisarniško delo: Priprava pisarniške dokumentacije. - Sankt Peterburg: Peter, 2004

15. Zinovieva N.B. Dokumentacija: Učno-metodični priročnik. - M.: PROFIZDAT, 2003

16. Kolesnik E.N. Uvod v poslovodno dokumentacijo. Vadnica. - M.: INFRA-M, 2003

17. Kraiskaya Z.V., Cellini E.V. Arhiviranje: Učbenik za srednje specializirane izobraževalne ustanove. - M.: Založba NORMA, 1996

18. Krylova I.Yu. Dokumentacija vodstvenih dejavnosti: Proc. dodatek. - Sankt Peterburg: Poslovni tisk, 2004

19. Kuznetsova T.V. Pisarniško delo: Organizacija in tehnologije podpore dokumentarnega vodenja. - M.: Unity-Dana, 2003

20. Kushnarenko N.N. Upravljanje z dokumenti. Učbenik. - Kijev: Znanje, 2000

21. Lysenko N.A., Serbinovsky B.Yu. Dokumentacija vodstvenih dejavnosti v podjetju: pisarniško delo in korespondenca. - Rostov na Donu: marec ITs, 2002

22. Okhotnikov A.V., Bulavina E.A. Vodenje evidenc in pisarniško delo: Osnove upravljanja z dokumenti; Vrste, funkcije dokumentov; Pisarniška tehnologija: Učbenik za univerze.- M: ICC marec, 2004

23. Rogozhin M.Yu. Priročnik za pisarniško delo - Sankt Peterburg: Pmter, 2006

24. Spivak V.A. Pisarniško delo. - Sankt Peterburg, 2003

25. Spivak V.A. Dokumentacija vodstvenih dejavnosti: Pisarniško delo - Sankt Peterburg: Peter, 2005

26. Stenyukov M.V. Pisarniško delo: zapiski predavanj. - M.: Prej, 2005

Dodatek

Tabela 1

Primer izračuna za določitev skupnega porabljenega časa (TCO)

po vrsti dela na predšolski vzgoji

	Ime vrste dela	Obseg na leto	Normirana vrednost, h	Stroški, človek-ura
	Obdelava vhodnih dokumentov
	Obdelava odhodnih dokumentov
	Nadzor izvajanja dokumentov
	Razvoj norm.-met. ugodnosti
	Tematska izvedba. zahteve
	Preverjanje organizacije dela v oddelkih
SKUPAJ delovnih ur:

Opombe.

SZV ob upoštevanju časa, porabljenega za organizacijsko-tehnično vzdrževanje delovnih mest in počitek osebja, so: SZVp = 12.651 x Ku = 13.916 delovnih ur, kjer je Ku obračunski koeficient z vrednostjo 1,1.

Približno število strokovnjakov (ob upoštevanju kvalifikacijske zahteve predstavljeno z vsebino dela), na podlagi vrednosti kazalnika sklada uporabnega delovnega časa enega zaposlenega (Fpv) bo: SZVp: Fpv \u003d 13916: 2006 \u003d 7 enot.

Tabela 2.

Približna usposobljenost in število zaposlenih v predšolski izobraževalni ustanovi podjetja z do 1000 zaposlenimi

			Število kadrovskih enot	Opomba
	Upravna skupina - vodstvo predšolske vzgojne ustanove
	Vodja službe	Nadzornik
	Namestnik vodje službe	Nadzornik		Ni mogoče vnesti
	Inšpektor za izvrševanje naročil	Specialist
	specialist za dokumente	Specialist
	tajnik tipkam	Tehn. izvajalec		Ni mogoče vnesti
	Ime poklica (specialnosti)		Število kadrovskih enot	Opomba
	Skupina tehnično usposabljanje in podvajanje dokumentov
	Vodja skupine	Nadzornik		Ni mogoče vnesti
	Višji tipkam - operater osebnega računalnika	Tehn. izvajalec
	Tipkovnik - operater osebnega računalnika	Tehn. izvajalec	2-5 ali več	Odvisno od količine dela
	pisarniško delovno skupino
	Vodja skupine	Nadzornik		Ni mogoče vnesti
	Umetnost. uradnik	Tehn. izvajalec
	uradnik	Tehn. izvajalec	2-5 ali več	Odvisno od količine dela
	Skupina za shranjevanje dokumentov
	Vodja skupine	Nadzornik		Ni mogoče vnesti
	Višji arhivar	Tehn. izvajalec
	Arhivist	Tehn. izvajalec	2-5 ali več	Odvisno od količine dela
	Skupina za podporo
	Vodja skupine	Nadzornik		Ni mogoče vnesti
	Stenograf	Tehn. izvajalec
	Kurir za posredovanje	Tehn. izvajalec
	Na splošno za storitev DOW
Nadzornik	Specialist	Tehn. izvajalec
			12-20 in več

Vzdrževanje………………………………………………………………………………

1.1. Storitev dokumentarne podpore upravljanja (DOE) sodobnega podjetja, njen namen, naloge ……………………………

1.2. Približen seznam regulativnih dokumentov, ki urejajo organizacijo dokumentarne podpore za upravljanje podjetja ......

1.3. Dnevne dejavnosti službe DOW ureja ………………

1.4. Organizacijska struktura in moč službe ………..

1.5. Kvalifikacijska sestava……………………………………………………………..

POGLAVJE II. Organizacijska in administrativna dokumentacija službe DOE………………………………………………………………………………………………

2.1 Zaposlovanje v podjetju…………………………………………

2.2. Pravilnik o službi DOW. Pravilnik o strukturni delitvi podjetja (organizacije, ustanove)…………………………………………………

2.3. Navodila za dokumentacijsko podporo upravljanja …………

2.4. Navodila za vrste (področja) dejavnosti službe DOW .......

2.5. Navodila za organizacijo delovnih mest za osebje predšolskega vzgojnega zavoda ......

2.6. Časovni normativi za opravljanje dela na DOW…………………………………………

2.7. Dokumenti o načrtovanju in poročanju službe DOW…………………..

2.8. Dokumenti za izboljšanje delovanja službe DOW……….

2.9. Opisi delovnih mest osebja predšolske vzgojne ustanove………………………………..

Zaključek ……………………………………………………………………………………

Seznam uporabljene literature………………………………………………………

Dodatek……………………………………………………………………………………

UVOD

Informacije, zapisane v dokumentih, so odraz dejavnosti organizacije in so osnova vsakega poslovanja.

Po mnenju strokovnjakov priprava dokumentov in delo z njimi v povprečju vzame do 60 % delovnega časa vodstvenega osebja. Sodobno poslovanje je v veliki meri neprekinjen proces sestavljanja in premikanja dokumentov. Transakcije se sklepajo in prekinjajo, kupujejo in prodajajo vrednostni papirji, nepremičnine in drugo premoženje podjetja, formalizirajo se odnosi med delodajalci in osebjem, prenašajo se informacije med podjetji in državljani - za vsem tem stojijo dokumenti.

Dokumentacijska podpora vodenju (pisarniško delo) je posebno področje dejavnosti, ki je sestavljeno iz priprave, izvedbe dokumentov, njihove obdelave in hrambe. Pravočasnost in pravilnost sprejemanja vodstvenih odločitev je v veliki meri odvisna od tega, kako pravilno so dokumenti sestavljeni in izvedeni, organizirano delo z njimi. Dobro napisan, pravno zavezujoč dokument je glavni argument v spornih situacijah in porok za uspešen posel.

Tema mojega predmetnega dela: organizacija službe predšolskih vzgojno-izobraževalnih ustanov v pogojih delovanja sodobnega podjetja.

Cilj je upoštevati vse vidike organizacije službe predšolske vzgoje.

ODSEK. Storitev dokumentarne podpore upravljanja (DOE) sodobnega podjetja, njegov namen, naloge, struktura in sestava

1.1. Storitev dokumentacijske podpore upravljanja (DOE) sodobnega podjetja, njegov namen, naloge

"V skladu z zahtevami državnega sistema dokumentacijske podpore za upravljanje (v nadaljnjem besedilu DOW) mora dokumentarno podporo za upravljanje v sodobnih podjetjih izvajati posebna služba - služba za dokumentacijsko podporo za upravljanje (v nadaljnjem besedilu: kot storitev DOW). Takšna služba deluje v podjetju kot samostojna strukturna enota, ki jo vodi vodja službe in je neposredno podrejena vodji podjetja. V podjetjih z do 100 zaposlenimi in sorazmerno majhnim obsegom dela je dovoljeno dodeliti naloge DOW enemu od redno zaposlenih.

1.2 . Okvirni seznam regulativnih dokumentov, ki urejajo organizacijo dokumentarne podpore za upravljanje podjetja

* Ustava Ruske federacije.

* Civilni zakonik Ruske federacije (dela I in II).

* Zvezni zakon z dne 28. avgusta 1995 št. 154-FZ "O splošnih načelih lokalne samouprave v Ruska federacija« (z naknadnimi spremembami).

* Zvezni zakon Ruske federacije z dne 25.1.1995 G."O informacijah, informatizaciji in varovanju informacij".

* Zvezni ustavni zakon Ruske federacije z dne 25. decembra 2000 št. 2-FKZ "O državnem grbu Ruske federacije".

* Zvezni zakon Ruske federacije z dne 10. januarja 2002 "O elektronskem digitalnem podpisu".

* Zvezni zakon Ruske federacije z dne 27. decembra 2002 št. 184-FZ "O tehnični ureditvi".

* Zakon Ruske federacije z dne 25. oktobra 1991 št. 1807-1 "O jezikih narodov Ruske federacije" (kakor je bil spremenjen z zveznim zakonom z dne 24. julija 1998 št. 126-FZ).

* Osnovne zahteve za zasnovo in razvoj osnutkov zveznih zakonov (odobrenih z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 2. avgusta 2001 št. 576).

* Odlok predsednika Ruske federacije z dne 02.05.1996 št. 638 "O postopku za pripravo osnutkov odlokov, odredb predsednika Ruske federacije, ki predvidevajo sprejemanje sklepov, odredb vlade Ruske federacije. "

* Pravila za pripravo regulativnih pravnih aktov zveznih izvršilnih organov in njihovo državno registracijo (odobrena z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 13. avgusta 1997 št. 1009 (z naknadnimi spremembami)).

* Odlok vlade Ruske federacije z dne 31. oktobra 2000 št. 1547-r "O izboljšanju pisarniškega dela v zveznih izvršilnih organih in krepitvi izvršilne discipline."

* GOSG R51141-98 „Pisarno delo in arhiviranje. Pogoji in definicije« (odobren z Odlokom državnega standarda Ruske federacije z dne 27. februarja 1998 št. 28).

* GOST R6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo" (odobren z Odlokom državnega standarda Ruske federacije z dne 3. 3. 2003 št. 65-st).

* Državni sistem dokumentarne podpore upravljanja. Osnovne določbe (odobren s strani Upravnega odbora Glavnega arhiva ZSSR 27. aprila 1988. Uveljavil se z odredbo Glavnega arhiva ZSSR z dne 25. maja 1988 št. 33).

* Standardno navodilo o pisarniškem delu v zveznih izvršilnih organih (odobreno z Odredbo Zveznega arhiva z dne 27. novembra 2000 št. 68).

* Kvalifikacijski imenik delovnih mest menedžerjev, strokovnjakov zaposlenih (odobren z Odlokom Ministrstva za delo Ruske federacije z dne 21. avgusta 1998 št. 37).

* Vseruski klasifikator dokumentacije za upravljanje OK 011-93 (odobren z Odlokom državnega standarda Ruske federacije z dne 30. decembra 1993 št. 299).

* Seznam standardnih dokumentov upravljanja, ki nastanejo v dejavnostih organizacij, z navedbo rokov shranjevanja (odobren s strani Zveznega arhiva 06. 10. 2000).

* Osnovna pravila za delo arhivov organizacij (potrjena s sklepom sveta Zveznega arhiva z dne 6. februarja 2002).

* Časovni normativi za delo na dokumentarni podpori upravnih struktur zveznih izvršilnih organov (odobreni z Odlokom Ministrstva za delo in socialni razvoj Ruske federacije z dne 26. marca 2002 št. 23).

1.3 . Dnevne dejavnosti službe DOW urejajo:

* Pravilnik o službi predšolskega vzgojnega zavoda;

* predpisi o strukturnih oddelkih (če so slednji vključeni v službo predšolske vzgojne ustanove);

* navodila za predšolske vzgojne ustanove;

* navodila za določene vrste (področja) dejavnosti službe;

* navodila za organizacijo delovnih mest za servisno osebje;

* normativi časa za opravljanje dela v predšolski vzgojni ustanovi;

* dokumenti načrtovanja in poročanja;

* opisi delovnih mest serviserja.

Po potrebi služba DOW pripravi druge dokumente -

zlasti dokumenti o izboljšanju dejavnosti predšolske vzgojne ustanove.

1.4. Organizacijska struktura in moč storitve

Organizacijska struktura in moč službe predšolskega vzgojno-izobraževalnega zavoda se določi v skladu s kadrovsko tabelo.

Za določitev optimalne organizacijske strukture službe DOE, ki najbolje ustreza potrebam posameznega podjetja po dokumentiranih informacijah, se zdi primerno, da se sklicujemo na ustrezne določbe GSDOU. Ta dokument predvideva naslednje tipične možnosti za organizacijsko strukturo službe PEI:

»V državnih podjetjih (združenjih) - oddelek za dokumentacijsko podporo za upravljanje ali pisarno. Običajno vključujejo:

a) oddelki za računovodstvo in registracijo, nadzor, izboljšanje dela z dokumenti in uvedbo tehničnih sredstev;

b) obravnavanje pisem (pritožbe);

c) sekretariat;

d) odprava;

e) tipkarski urad;

f) pisarna za kopiranje in reprodukcijo;

V društvih in koncernih sestavo in strukturo službe PEI določa vodstvo organizacije. V skupnih podjetjih (organizacijah) - odbor. V delniških družbah - ustanovna konferenca. V zadrugah sestavo in strukturo službe predšolskega vzgojnega zavoda določi skupščina članov zadruge. V lokalnih upravah in v aparatih, oddelkih javnih organizacij - splošni oddelek. Splošni oddelek vključuje:

a) sekretariat;

b) pisarna;

c) kontrolna skupina;

d) protokolarna skupina;

e) skupina za izboljšanje dela z dokumenti;

f) skupina pisem (pritožbe);

g) tipkarski urad;

h) pisarna za kopiranje in reprodukcijo;

V organizacijah, ki nimajo službe za upravljanje z dokumenti, v strukturnih oddelkih delo z dokumenti opravlja sekretar vodje (inšpektor) ali druga posebej za to določena oseba.

* sekretariat, vključno z recepcijo, sekretariat ministra (vodja resorja, organizacije, ustanove), sekretariati namestnikov ministrov (vodja), sekretariat sveta, protokolarni urad;

* inšpekcijski nadzor pri ministru (vodja oddelka, organizacije, ustanove), vključno z uradom (birojem za korespondenco), uradom za računovodstvo in evidentiranje dokumentov, ekspedicijo, tipkarskim uradom, prepisovalnikom in teletipom;

* oddelek za pisma (pritožbe), to je oddelek za delo s pritožbami, ki jih prejme ministrstvo (oddelek, organizacija, ustanova);

* oddelek za izboljšanje dela z dokumenti in uvedbo tehničnih sredstev (TS) (sredstva za avtomatizacijo in mehanizacijo) pisarniških procesov;

* centralni arhiv (arhiv).

sl.1. zgledne zadeve

2. možnost. Zagotavljanje potreb po dokumentiranih informacijah državnih podjetij, raziskovalnih, projektantskih, projektantskih organizacij in računalniških centrov, visokošolskih zavodov in drugih podobnih organizacij je predpisano za oddelki (službe) dokumentacijske podpore vodstva (pisarna)(slika 2), ki vključujejo:

* skupina (oddelek) za računovodstvo in registracijo;

* skupina (oddelek) za kontrolo;

* skupina (oddelek) za izboljšanje dela z dokumenti in uvajanje tehničnih sredstev (sredstva za avtomatizacijo in mehanizacijo);

* skupina (oddelek) za obravnavanje pritožb, ki jih prejme podjetje (organizacija);

* sekretariat; odprava; pisalni biro; pisarna za kopiranje in reprodukcijo; arhiv.

3. možnost. Zagotavljanje potreb po dokumentiranih informacijah nedržavnih podjetij (organizacij), vključno z združenji, koncerni, delniškimi družbami (vključno skupnimi), zadrugami ipd., je predpisano, da se dodelijo službam predšolske ustanove, katere struktura (druga podobna enota) so določeni organi upravljanja podjetja (organizacije) (slika 3).

Slika 2 Približna organizacijska struktura oddelka (službe) predšolske izobraževalne ustanove (pisarne) nedržavnega podjetja

Slika 3 Približna organizacijska struktura službe PEI nedržavnega podjetja (organizacije)

4. možnost. Zagotavljanje potreb po dokumentiranih informacijah lokalnih samouprav (organov) in aparatov (odborov) javnih organizacij je predpisano, da se dodelijo številnim resorjem. (slika 4), ki vključujejo:

* sekretariat;

* pisarna (skupina za vodenje pisarne);

* kontrolna skupina;

* protokolarna skupina;

* skupina za izboljšanje dela z dokumenti (izvedba tehničnih sredstev);

* skupina za obravnavanje pisem (pritožbe);

* tipkarski urad;

* kopirni in razmnoževalni biro;

riž. 4. Okvirna organizacijska struktura splošnega oddelka

Določanje moči službe PEI - po strukturnih oddelkih in na splošno - je priporočljivo izvesti na podlagi ustreznih izračunov. Izvajanje takšnih izračunov je treba opraviti na podlagi podatkov o standardnem času, porabljenem za opravljanje določenih vrst dela (akcij), pa tudi na podlagi dejanskih potreb podjetja po dokumentiranih informacijah, ob upoštevanju :

* obseg dokumentnega obtoka;

* glavne vrste dokumentov upravljanja;

* pogostost njihove uporabe za zagotavljanje vsakodnevnih dejavnosti podjetja itd.).

Primer izračuna je predstavljen v tabeli. 1. (Glej dodatek)

1.5. Kvalifikacijespojina

Končni rezultati izračunov se po temeljitem preverjanju zanesljivosti vzamejo kot osnova za pripravo osnutkov dokumentov, ki določajo usposobljenost in moč službe PEI (najpomembnejša med njimi je kadrovska tabela, glej spodaj). Približna kvalifikacija in številčna sestava službe predšolske vzgojne ustanove podjetja z do 1000 zaposlenimi je predstavljena v tabeli. 2. (Glej dodatek)

POGLAVJE II. Organizacijska in administrativna dokumentacija službe DOW

2.1 Zaposlovanje v podjetju

Navedeni obrazec - obrazec št. T-3 "Kadrovanje" (glej predlogo obrazca na zgoščenki, ki je priložen knjigi) - je namenjen dokumentiranju strukture, kadrovske in kadrovske zasedbe in se letno potrjuje od 1. januarja z odredbo vodje podjetje. Spremembe v kadrovski tabeli, vključno s tistimi zaradi oblikovanja novih strukturnih oddelkov v podjetju (na primer predšolske vzgojne ustanove), se izvedejo v skladu z ukazom (navodilom) vodje podjetja ali osebe, ki jo pooblasti. . Vzorec takega naročila je predstavljen na CD-ju.

Splošni postopek za pripravo kadrovske tabele je določen z "Navodili za prijavo in izpolnjevanje obrazcev primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje dela in njegovo plačilo."

„Lista osebja sestavi pooblaščena uradna oseba podjetja (običajno pooblaščeni uslužbenec kadrovske službe), ki ga podpiše razvijalec in odobri vodja podjetja. Kadrovska miza vključuje:

* Ime podjetja;

* njegova koda po OKPO;

* datum začetka veljavnosti kadrovske razporeditve;

* datum in številka dokumenta;

* datum in številka naročila, v skladu s katerim je bila potrjena kadrovska razporeditev;

* število osebja v enotah;

* velikost plačnega sklada (v rubljih);

* ime strukturne enote;

* naziv poklica (položaja) zaposlenega;

* število kadrovskih enot;

* velikost mesečnega plačilnega sklada za posamezno delovno mesto (poklic)«.

2.2. Pravilnik o službi predšolskega vzgojnega zavoda.

Pri pripravi besedila določbe o storitvi predšolskega vzgojno-izobraževalnega zavoda se zdi primerno uporabiti okvirno določbo o storitvi predšolskega vzgojnega zavoda, predstavljeno v Prilogi 12 GSDOU. Besedilo določbe o storitvi predšolskega vzgojnega zavoda je podano v prilogi 3 tega priročnika.

Pravilnik o strukturni delitvi podjetja (organizacije, ustanove)

Pri pripravi besedila določbe o strukturni enoti kot delu službe PEI se zdi primerno uporabiti ustrezne zgledne določbe kot osnovo. Zlasti okvirna določba o arhivskem oddelku, ki deluje kot strukturna enota v okviru službe DOE, je v Dodatku 4 tega priročnika. (Približna uredba o arhivu podjetja (organizacije, ustanove), ki deluje kot samostojna strukturna enota (izven službe predšolske vzgojne ustanove), je bila odobrena z Odlokom Zveznega arhiva z dne 18. avgusta 1992 št. 176.)

2.3 . Navodila za dokumentacijsko podporo vodenja

(Odobreno z odredbo Zveznega arhiva z dne 27. novembra 2000 št. 68.)

Hkrati je treba v potrebnem obsegu upoštevati ustrezne določbe drugih dokumentov, ki urejajo določena področja DOE. Poleg GSDOU so to zlasti GOST R6.30-2003. Na njihovi podlagi se sestavi besedilo navodil o dokumentarni podpori vodenja podjetja (organizacije, ustanove).

2.4 . Navodila za vrste (področja) dejavnosti službe DOW

Navodilo za vrsto dejavnosti - regulativni dokument, ki določa postopek za izvajanje katere koli dejavnosti (postopek za uporabo določb drugih regulativnih pravnih aktov za izvajanje takšnih dejavnosti) uradnikov (strukturnih oddelkov) podjetij (organizacij, institucije). Splošni postopek in pravila za izdajo navodil za vrsto dejavnosti so opredeljena v odstavku 4.2 Standardnih navodil za delo.

Navodilo za vrsto dejavnosti podpiše vodja ustrezne strukturne enote, ki je odgovorna za pripravo dokumenta, potrdi pa vodja podjetja. Potrditev dokumenta mora biti izvedena v obliki žiga odobritve ali z izdajo upravnega dokumenta o njihovi odobritvi.

Navodila za vrsto dejavnosti je treba sestaviti na splošni pisemski glavi podjetja. Besedilo dokumenta je treba navesti v skladu z zahtevami Metodoloških priporočil VNIIDAD FAS RF (1998) in ob upoštevanju posebnosti vrste dejavnosti podjetja (strukturne enote), ki jo urejajo ustrezni navodili.

Glavno besedilo navodil za dejavnost je običajno razdeljeno na poglavja, odstavke in pododstavke. Poglavja dokumenta morajo imeti naslove in biti oštevilčena z rimskimi številkami.

2.5 . Navodila za organizacijo delovnih mest za osebje predšolske vzgojne ustanove

Navodila za organizacijo delovnih mest - regulativni dokument, ki določa postopek za organizacijo delovnih mest za osebje strukturne enote podjetja (osebje določene kvalifikacije ali poklicne kategorije). Pri pripravi takih navodil se je treba ravnati po zgornjih zahtevah, ki urejajo postopek priprave navodil, pa tudi po določbah dokumentov, ki določajo posebne zahteve za organizacijo delovnih mest na posameznem področju dejavnosti.

Navodilo podpiše vodja ustreznega strukturnega oddelka, odgovornega za pripravo dokumenta, odobri pa ga vodja podjetja.

Potrditev dokumenta mora biti izvedena v obliki žiga odobritve ali z izdajo upravnega dokumenta o njegovi odobritvi.

Navodilo mora biti sestavljeno na splošni pisemski glavi podjetja. Besedilo dokumenta mora biti predstavljeno v skladu z zahtevami Metodoloških priporočil VNIIDAD FAS RF (1998) in ob upoštevanju posebnosti vrste dejavnosti podjetja (strukturne enote), ki jo urejajo ustrezni navodili.

Oštevilčenje odstavkov in pododstavkov dokumenta mora biti v arabskih številkah.

2.6 . Časovni normativi za opravljanje dela v predšolski vzgojni ustanovi

Razporeditev časa za opravljanje dela v predšolski vzgojno-izobraževalni ustanovi se praviloma izvaja na podlagi ustreznih dokumentov - časovnih standardov in časovnih standardov, ki so jih pripravili organi za racionalizacijo časa, porabljenega za opravljanje dela. določene vrste dela. Torej, da bi pravilno standardizirali čas za opravljanje dela na DOW v podjetjih (v organizacijah, ustanovah), so medsektorski razširjeni standardi za čas za delo na DOW, odobreni z Odlokom Ministrstva za delo Ruske federacije. z dne 25. novembra 1994 št. 72 se uporabljajo, v vodstvenih strukturah organov zveznih izvršilnih organov pa se uporabljajo normativi časa za delo na dokumentarni podpori, odobreni z Odlokom Ministrstva za delo in socialni razvoj z dne 26. marca, 2002 št. 23. Na podlagi standardov (normativov) časa:

* število zaposlenih v vrtcih je določeno in utemeljeno;

* določijo se delovne obveznosti zaposlenih;

* delo je razporejeno med zaposlene (kategorija "tehnični izvajalec").

V nujnih primerih na podlagi teh dokumentov podjetja (organizacije, ustanove) razvijejo popravljene časovne standarde. V takšnih normah so praviloma določeni:

* časovni stroški za opravljanje nekaterih vrst del, ki niso predvideni s razširjenimi standardi (normi);

* časovni stroški za opravljanje določenih vrst dela - če se zaradi posebnosti predšolske vzgojne ustanove v razmerah določenega podjetja (organizacije, ustanove) dejanski časovni stroški za njihovo izvedbo bistveno razlikujejo od tistih, ki jih določa konsolidirani standardi (normi).

Vrednosti časovnih norm so določene v urah (delci ure) na mersko enoto za vsako posamezno vrsto dela - na primer list, škatlo, mapo, kovček.

Roki najpogostejših operacij za predšolske vzgojne ustanove so predstavljeni v prilogi 5 tega priročnika.

2.7 . Dokumenti o načrtovanju in poročanju predšolske vzgojne ustanove

»Zagotavljanje načrtovanja in poročanja ter pravočasne in pravilne priprave ustreznih dokumentov - načrtov, poročil - je ena glavnih nalog vodje predšolske vzgojne ustanove v podjetju. V splošnem je delovni načrt dokument, ki opredeljuje sestavo in vsebino glavnih dejavnosti (nalog), katerih izvajanje je zaupano zaposlenemu (strukturna enota, podjetje, ki ga vodi), termini, kraji in odgovorni za njihovo izvedbo v določenem časovnem obdobju (čez dan, teden, mesec, četrtletje itd.)«.

Začetni podatki za načrtovanje dejavnosti službe DOW za prihodnje koledarsko leto so:

* kazalniki finančnega in gospodarskega razvoja podjetja za načrtovano obdobje;

* glavni rezultati dejavnosti predšolske vzgojne ustanove za preteklo obdobje;

* cilji in cilji službe PEI, ki izhajajo iz vsebine ustreznih razdelkov dokumentov dolgoročnega in srednjeročnega načrtovanja (vključno s poslovnimi načrti, programi organizacijskega razvoja podjetij ipd.).

Na podlagi kazalnikov načrta dela predšolske vzgojne ustanove se v končni obliki opredelijo in potrdijo načrti dela strukturnih oddelkov predšolske službe.

Individualno načrtovanje dela zaposlenih v službi predšolskega vzgojnega zavoda se izvaja na podlagi načrtov ustreznih strukturnih enot in ob upoštevanju navodil njihovih neposrednih nadrejenih. Glavni dokument za načrtovanje individualnega dela zaposlenega je osebni delovni načrt.

Poročilo je dokument v razširjeni obliki, ki odraža končne rezultate obdelave (sistematizacije, izračuna in uskladitve) in analize statističnih podatkov, ki označujejo opravljanje katere koli vrste dela (katere koli dejavnosti) za daljše časovno obdobje (mesec, četrtletje in več). Poročanje o dejavnosti službe PEI se izvaja na način, ki ga predpisujejo določbe ustreznih regulativnih, metodoloških in organizacijskih in upravnih dokumentov ter navodila vodje podjetja.

Obrazce dokumentov načrtovanja in poročanja o dejavnosti službe PEI odobri vodja podjetja na podlagi ustrezne predstavitve vodje službe PEI. Primer načrta dela vodje službe predšolskega vzgojnega zavoda je predstavljen na zgoščenki, primer poročila o delu s pisnimi prošnjami občanov pa je v prilogi 6 tega priročnika.

2.8 . Dokumenti za izboljšanje dejavnosti predšolske vzgojne ustanove

Posebno skupino v organizacijski in upravni dokumentaciji službe predšolske vzgojne ustanove tvorijo dokumenti o izboljšanju njene dejavnosti. Izboljšanje delovanja službe PEI vključuje sistematično izvajanje sklopa ukrepov za doseganje višjih kazalnikov uspešnosti vseh strukturnih enot (delovnih področij) kot dela službe PEI in službe kot celote. Vsebina dejavnosti je določena glede na smer, v katero so osredotočena vodstvena prizadevanja vodstva predšolske vzgojne ustanove. Hkrati je v praksi izvajanje tovrstnih dogodkov najpogosteje povezano z uvajanjem v vsakodnevne dejavnosti službe novih regulativnih in metodoloških (organizacijskih in upravnih) dokumentov o določenih vprašanjih dokumentacijske podpore vodstvu.

* razvoj novih (pojasnitev obstoječih) regulativnih in metodoloških (organizacijskih in upravnih) dokumentov podjetja o vprašanjih predšolske vzgoje;

* spremembe obstoječega poteka dela podjetja ob upoštevanju novih zahtev za njegovo organizacijo;

* usposabljanje osebja službe predšolske vzgojne ustanove in po potrebi drugih uradnikov podjetja, ki so bili sprejeti za delo z poslovodno dokumentacijo;

* zagotavljanje ustrezne dokumentacije strukturnih oddelkov podjetja.

2.9 . Opisi delovnih mest osebja predšolske vzgojne ustanove

„Navodilo za delo je regulativni dokument, ki ureja dejavnosti določenega uradnika (kategorije zaposlenih - vodje, specialisti, izvajalci itd.) podjetja (organizacije, ustanove) in določa postopek za uporabo teh predpisov s strani teh oseb. drugih regulativnih pravnih aktov. Splošni postopek in pravila za izdajo opisa delovnega mesta ureja odstavek 4.2 Standardnih navodil za pisarniško delo.

Opis delovnega mesta mora podpisati oseba, odgovorna za njegov razvoj, odobriti pa ga mora vodja podjetja - v obliki odobritvenega žiga ali z izdajo upravnega dokumenta o odobritvi. Naslov besedila opisa delovnega mesta je oblikovan v dativu, na primer: "Navodilo glavnemu meroslovu."

Besedilo navodil je natisnjeno na splošni pisemski glavi podjetja in je navedeno v tretji osebi ednine ali množine. Besedilo navodil lahko razdelimo na poglavja, odstavke in pododstavke. Poglavja morajo imeti naslove in biti oštevilčena z rimskimi številkami. Oštevilčenje odstavkov in pododstavkov je narejeno z arabskimi številkami.

* naloge zaposlenega (na primer za referenta - sprejemanje, evidentiranje vhodnih in pošiljanje odhodnih dokumentov);

* postopek za zasedbo delovnega mesta, to je, kdo imenuje in razrešuje tega zaposlenega;

* poklicne zahteve in zaposlenega (stopnja izobrazbe, delovne izkušnje itd.);

* glavni dokumenti in materiali, ki jih mora zaposleni voditi pri svojih dejavnostih.

V razdelku opisa delovnega mesta "Funkcije zaposlenih" so opredeljene:

* referenčni predmet ali delovno področje, ki je dodeljeno zaposlenemu;

* seznam vrst dela, ki sestavljajo opravljanje dodeljenih funkcij (na primer, registracija dokumentov lahko vključuje izpolnjevanje kartic, vzdrževanje omare za datoteke, izdajanje potrdil itd.).

V razdelku opisa delovnega mesta "Naloge zaposlenega" so navedene značilnosti dejavnosti:

* povezana s pripravo dokumentov, prejemanjem, obdelavo in izdajanjem informacij;

* ki vključuje obvezno uporabo določenih oblik in metod dela (na primer periodični nadzor nad oblikovanjem primerov v strukturnih oddelkih, brifingi itd.);

* zahteva spoštovanje rokov za izvedbo določenih ukrepov;

* glede vrstnega reda izvajanja navodil;

* vpliva na etične standarde, ki jih je treba spoštovati v ekipi.

V razdelku opisa delovnega mesta »Pravice delavca« so določene pravice delavca za izvajanje nalog, ki so mu dodeljene, in opravljanje nalog. V razdelku »Raznosi« v opisu delovnega mesta so navedeni pododdelki in uslužbenci, od katerih izvajalec prejema in jim posreduje informacije, njihovo strukturo in pogoje posredovanja, kdo sodeluje pri izvajanju določenih dokumentov, s kom so dogovorjeni itd. .

V razdelku opisa delovnega mesta "Vrednotenje dela" so navedena merila, ki omogočajo oceno stopnje, v kateri zaposleni opravlja svoje funkcije in dolžnosti, uporablja pravice itd.

Zaključek

Če preučimo znanstveno in praktično gradivo o tej temi, lahko naredimo naslednje zaključke:

V skladu z zahtevami državnega sistema podpore poslovodni dokumentaciji (v nadaljnjem besedilu - DOW) mora podporo za upravljanje dokumentov v sodobnih podjetjih izvajati posebna služba - služba za podporo upravljavskih dokumentov (v nadaljnjem besedilu - služba DOW). Takšna služba deluje v podjetju kot samostojna strukturna enota, ki jo vodi vodja službe in je neposredno podrejena vodji podjetja.

Glavne naloge službe predšolskih izobraževalnih zavodov so:

* uvedba enotnega postopka za delo z dokumenti v podjetju v skladu z GSDOU in drugimi regulativnimi, metodološkimi ter organizacijskimi in upravnimi dokumenti;

* izvajanje metodičnega vodenja organizacije dela z dokumenti v strukturnih oddelkih podjetja;

* Zagotavljanje učinkovitega nadzora nad skladnostjo z uveljavljenim postopkom za delo z dokumenti;

* izboljšanje oblik in metod dela uradnikov podjetja z dokumenti.

Dokumentacijska podpora vodenja je dejavnost, ki zajema organizacijo dokumentacije in vodenja dokumentacije v procesu izvajanja funkcij ustanove, organizacije in podjetja.

Dokumentacijsko podporo vodenja v organizacijah, ustanovah in podjetjih izvaja posebna služba, ki deluje kot samostojna strukturna enota, podrejena neposredno vodji organizacije.

Seznam uporabljene literature:

Predpisi

1. Odlok Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 05.01.2004 št. 1 "O odobritvi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje dela in njegovega plačila".

2. GOST R6.30-2003. Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo. - M.: Založba standardov, 2003.

3. GOST R 51141-98 Pisarniško delo in arhiviranje: izrazi in definicije. - M: Založba standardov, 1998.

4. DR-191-98. Poenotenje besedil upravnih dokumentov. Metodološka priporočila VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.

5. O odobritvi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje dela in njegovega plačila. Odlok Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 05.01.2004 št. št. 1

6. Tipična navodila za pisarniško delo v zveznih izvršilnih organih (odobrena z odredbo Zvezne arhivske službe Rusije z dne 27. novembra 2000 št. 68). - M., 2001.

7. Zvezni zakon "o informacijah, informatizaciji in zaščiti informacij" z dne 20. februarja 1995 št. 24-FZ.

Izobraževalna literatura

8. Andreeva V.I. Pisarniško delo. - M.: Intel-Sintez, 2002

9. Belov A.N. Papirologija in tok dokumentov: Proc. Dodatek - M .: Eksmo, 2007

10. Basakov M.I. Pisarniško delo in dopisovanje v vprašanjih in odgovorih: Učbenik. - Rostov n/D .: Phoenix, 2004

11. Basakov M.I., Zamytskova O.I. Pisarniško delo. - Rostov na Do-nu: Phoenix, 2004

12. Vasiljeva L.M., Skvortsova R.E., Shkatova L.A. Upravljanje z dokumenti. - Čeljabinsk: knjig. Založba, 2000

13. Galakhov V.V. Pisarniško delo: Vzorci, dokumenti, organizacija in tehnologija dela. - M.: TK Velby LLC, 2005

14. Demin Yu.M. Pisarniško delo: Priprava servisne dokumentacije. - Sankt Peterburg: Peter, 2004

15. Zinovieva N.B. Dokumentacija: Učno-metodični priročnik. - M.: PROFIZDAT, 2003

16. Kolesnik E.N. UVOD v poslovodno dokumentacijo. Vadnica. - M.: INFRA-M, 2003

17. Kraiskaya Z.V., Cellini E.V. Arhiviranje: Učbenik za srednje specializirane izobraževalne ustanove. - M.: Založba NORMA, 1996

18. Krylova I.Yu. Dokumentacija vodstvenih dejavnosti: Proc. dodatek. - Sankt Peterburg: Poslovni tisk, 2004

19. Kuznetsova T.V. Pisarniško delo: Organizacija in tehnologije podpore dokumentarnega vodenja. - M.: Unity-Dana, 2003

20. Kushnarenko N.N. Upravljanje z dokumenti. Učbenik. - Kijev: Znanje, 2000

21. Lysenko N.A., Serbinovsky B.Yu. Dokumentacija vodstvene dejavnosti v podjetju: pisarniško delo in korespondenca. - Rostov na Donu: marec ITs, 2002

22. Okhotnikov A.V., Bulavina E.A. Vodenje evidenc in pisarniško delo: Osnove upravljanja z dokumenti; Vrste, funkcije dokumentov; Pisarniška tehnologija: Učbenik za univerze.- M: ICC marec, 2004

23. Rogozhin M.Yu. Priročnik za pisarniško delo - Sankt Peterburg: Pmter, 2006

24. Spivak V.A. Pisarniško delo. - Sankt Peterburg, 2003

25. Spivak V.A. Dokumentacija vodstvenih dejavnosti: Pisarniško delo - Sankt Peterburg: Peter, 2005

26. Stenyukov M.V. Pisarniško delo: zapiski predavanj. - M.: Prej, 2005

Dodatek

Tabela 1

Primer izračuna za določitev skupnega porabljenega časa (TCO)

po vrsti dela na predšolski vzgoji

Ime vrste dela	Obseg na leto	Normirana vrednost, h	Stroški, človek-ura
Obdelava vhodnih dokumentov
Obdelava odhodnih dokumentov
Nadzor izvajanja dokumentov
Razvoj norm.-met. ugodnosti
Tematska izvedba. zahteve
Preverjanje organizacije dela v oddelkih
SKUPAJ delovnih ur:

Opombe.

SZV, ob upoštevanju časa, porabljenega za organizacijsko in tehnično vzdrževanje delovnih mest in počitek osebja, so: SZVp = 12.651 x Ku = 13.916 delovnih ur, kjer je Ku obračunski koeficient z vrednostjo 1,1.

Približno število strokovnjakov (ob upoštevanju kvalifikacijskih zahtev, ki jih nalaga vsebina dela), na podlagi vrednosti kazalnika sklada uporabnega delovnega časa enega zaposlenega (Fpv) bo: SZVp: Fpv \u003d 13916: 2006 \u003d 7 enot.

Tabela 2.

Približna usposobljenost in število zaposlenih v predšolski izobraževalni ustanovi podjetja z do 1000 zaposlenimi

		Število kadrovskih enot	Opomba
Upravna skupina - vodstvo predšolske vzgojne ustanove
Vodja službe	Nadzornik
Namestnik vodje službe	Nadzornik		Ni mogoče vnesti
Inšpektor za izvrševanje naročil	Specialist
specialist za dokumente	Specialist
tajnik tipkam	Tehn. izvajalec		Ni mogoče vnesti
Ime poklica (specialnosti)		Število kadrovskih enot	Opomba
Skupina tehnične priprave in podvajanja dokumentov
Vodja skupine	Nadzornik		Ni mogoče vnesti
Višji tipkam - operater osebnega računalnika	Tehn. izvajalec
Tipkovnik - operater osebnega računalnika	Tehn. izvajalec	2-5 ali več	Odvisno od količine dela
pisarniško delovno skupino
Vodja skupine	Nadzornik		Ni mogoče vnesti
Umetnost. uradnik	Tehn. izvajalec
uradnik	Tehn. izvajalec	2-5 ali več	Odvisno od količine dela
Skupina za shranjevanje dokumentov
Vodja skupine	Nadzornik		Ni mogoče vnesti
Višji arhivar	Tehn. izvajalec
Arhivist	Tehn. izvajalec	2-5 ali več	Odvisno od količine dela
Skupina za podporo
Vodja skupine	Nadzornik		Ni mogoče vnesti
Stenograf	Tehn. izvajalec
Kurir za posredovanje	Tehn. izvajalec
Na splošno za storitev DOW
	Nadzornik	Specialist	Tehn. izvajalec
			12-20 in več

MINISTRSTVO ZA IZOBRAŽEVANJE IN ZNANOST RUJSKE FEDERACIJE

zvezni državni proračun izobraževalna ustanova višja strokovna izobrazba

RUSKA DRŽAVNA UNIVERZA ZA HUMANISTIČNE vede (RSUH)

ZGODOVINSKI IN ARHIVSKI INŠTITUT

Fakulteta za zapiseslovje in tehnotronski arhiv

Oddelek za dokumentacijo

Organizacija dokumentacijske podpore za dejavnosti kadrovske službe in usmeritve za njeno izboljšanje na primeru delniške družbe "Informacijski satelitski sistemi"

Posebnost "Dokumentoslovje in upravljanje dokumentacije"

Diplomsko delo

študent 5. letnika dopisnega izobraževanja

Maksimov Aleksej Aleksandrovič

Moskva 2015

UVOD

POGLAVJE 1 RESHETNEVA

1.2 Organizacijska struktura in upravljanje pravni dokumenti JSC "ISS" jih. M.F. Rešetnev

1.3 Kadrovska služba ISS JSC

POGLAVJE 2. ANALIZA ZNAČILNOSTI ORGANIZACIJE DOE HR SLUŽBE JSC "ISS"

2.1 Osnovni predpisi za potek dela JSC "ISS"

2.2 Dokumentacija delovnih razmerij v JSC "ISS"

2.3 Načini za izboljšanje DOE kadrovske službe JSC "ISS"

ZAKLJUČEK

Seznam uporabljenih virov in literature

PRILOGA 1

PRILOGA 2

PRILOGA 3

UVOD

dokumentarni kadrovski upravni predpisi

Povečanje vloge osebja in spreminjanje odnosa do njih je povezano predvsem z globokimi spremembami v proizvodnji. Stabilizacija proizvodnih procesov je omogočila široko uporabo nizko kvalificirane delovne sile, kar je omogočilo prihranek pri stroških, povezanih z najemom, usposabljanjem in plačilom dela. Iz teh zahtev so izhajali znanstveni koncepti organizacije in upravljanja dela.

Znanstveno-tehnološki proces v zadnjih desetletjih je povzročil velike spremembe v delovni dejavnosti. Sodobna proizvodnja vse bolj zahteva delovne lastnosti, ki niso bile oblikovane v pogojih množične proizvodnje, ampak so bile tudi namerno zmanjšane, kar je omogočilo poenostavitev dela in znižanje stroškov dela. Ena od posebnosti sodobne proizvodnje je njena močna odvisnost od kakovosti delovne sile, oblik njene uporabe in stopnje vključenosti v zadeve organizacije. Upravljanje s kadri postaja vse pomembnejše kot dejavnik povečanja konkurenčnosti in dolgoročnega razvoja. Značilnost organizacije dela s kadri v trenutnih razmerah je želja kadrovskih služb po integraciji vseh vidikov dela s kadri, vseh stopenj njihovega delovanja. življenski krog od trenutka zaposlitve do izplačila odpravnine ob upokojitvi.

Sam koncept »personal management« je bil do nedavnega v naši praksi vodenja odsoten. Res je, da je imel sistem vodenja vsake organizacije funkcionalen podsistem za upravljanje kadrov in družbeni razvoj ekipe, vendar so večino dela na področju upravljanja s kadri opravili linijski vodje oddelkov.

Glavna strukturna enota za upravljanje osebja v organizaciji je kadrovska služba, ki ji je zaupana funkcija zaposlovanja in odpuščanja zaposlenih ter organiziranje njihovega usposabljanja, izpopolnjevanja in preusposabljanja. Za izvajanje slednjih funkcij se pogosto ustanovijo oddelki za usposabljanje ali oddelki za tehnično usposabljanje.

Kadrovske službe niso ne metodološki, ne informacijski, ne koordinacijski center kadrovsko delo. Strukturno so ločeni od oddelkov za delo in plače, oddelkov za varnost in zdravje pri delu, pravnih oddelkov in drugih služb, ki opravljajo funkcije upravljanja s kadri.

Kadrovske službe se morajo pri izvajanju dejavnosti v organizacijah ukvarjati z vprašanji, kot so organizacija dela, upravljanje delovnih razmerij med delavcem in delodajalcem ter urejanje teh vprašanj. Primer ureditve je sklop dokumentov – kadrovska dokumentacija.

Trenutno je zelo pomembna rešitev problema predšolske vzgoje, s pomočjo katere procesi organiziranja dokumentov, poteka dela v podjetju pridobijo normativni in urejen značaj. Organiziranje dokumentov vam omogoča ustvarjanje informacijski vir o poslovnih dejavnostih in zagotavljanje odgovornosti do organizacij in družbe.

Pomen te teme je v tem, da se je pomen kadrovskih storitev v strukturi upravljanja podjetja povečal, pravilna organizacija njegovih dejavnosti vodi k izboljšanju izbire osebja in posledično k povečanju celotnega potencial podjetja.

Predmet študije je kadrovska služba delniške družbe "Informacijski satelitski sistemi" (JSC "ISS").

Predmet študije je nabor dokumentov in proces organiziranja predšolske izobraževalne ustanove kadrovskega oddelka JSC "ISS".

Namen diplomskega dela: izvesti celovito analizo organizacije dokumentarne podpore dejavnostim kadrovske službe JSC "ISS" in razviti predloge za njeno izboljšanje.

Naloge diplomskega dela:

1. preučiti zakonodajne, podzakonske akte, organizacijske in upravne dokumente, ki urejajo organizacijo kadrovske službe, znanstveno, metodološko in posebno literaturo;

Upoštevajte organizacijsko strukturo JSC "ISS" in kadrovsko službo kot sestavni del te strukture;

Analizirati organizacijo dokumentacijske podpore in dejavnosti kadrovske službe JSC "ISS";

Razviti predloge o področjih za izboljšanje dejavnosti organizacije predšolske izobraževalne ustanove kadrovske službe JSC "ISS".

Kot vsaka druga dejavnost mora biti tudi delo kadrovske službe dokumentirano. Pripravo, izvedbo dokumentov, delo z njimi in hrambo urejajo zakonodajni in podzakonski akti, katerih izvajanje je obvezno za vsako kadrovsko službo, ne glede na njeno velikost. Poleg tega vsako podjetje razvija lokalne predpise, ki urejajo delo kadrovske službe te organizacije. Kadrovska služba vsako leto pripravi nomenklaturo zadev, katere oblikovanje je tudi priznano kot obvezno za kadrovske uradnike.

Pomen kadrovskih dokumentov je določen s tem, da vsebujejo informacije, potrebne za državljane za uveljavljanje pravice do dela, izobraževanja, pokojnine itd. Zato bi morali kadrovsko službo podjetja voditi zakoni, predpisi, navodila in drugi dokumenti, ki vsebujejo norme delovnega prava. Za kršitev norm, ki jih vsebujejo ti pravni akti, so lahko stranke delovnih razmerij odgovorne za različne vrste pravne odgovornosti.

Težave pri izvajanju kadrovska politika in izvajanje kadrovskega dela v organizacijah različnih organizacijskih in pravnih oblik lastništva obravnavana v knjigi »Kadrovska služba in upravljanje organizacijskega kadra« V.M. Anisimov. Publikacija vsebuje nabor posebnih dokumentov, navodil, priporočil, obrazcev, potrdil, vzorcev odredb (navodil) o kadru in drugih informacij v zvezi z vodenjem kadrovske evidence in delom s kadri.

V publikaciji G.Yu. Kasyanova "Priročnik kadrovskega uradnika" ponuja praktična priporočila o organizaciji dela kadrovske službe in vodenju kadrovskih evidenc. Knjiga vsebuje veliko število konkretnih primerov in vzorčnih dokumentov.

Vprašanja regulativnega okvira za dokumentarno podporo kadrovskega upravljanja, procese dokumentiranja delovne dejavnosti zaposlenih in razvrstitev dokumentov po kadrih so podrobno opisani v knjigi A.S. Krasavina “Dokumentarna podpora kadrovskemu upravljanju. Praktični vodnik".

Za analizo dela kadrovske službe JSC "ISS" so bili preučeni notranji dokumenti podjetja: listina, predpisi, ukazi o osebju in drugi dokumenti, na podlagi katerih so bili sprejeti ustrezni sklepi.

Praktični pomen diplomskega dela je v tem, da se vodstvu organizacije lahko ponudijo predlogi za izboljšanje dejavnosti kadrovske službe za izboljšanje kakovosti in učinkovitosti dela te enote.

Struktura dela: uvod, 2 glavni poglavji, zaključek, seznam literature, aplikacije.

V uvodu je določena relevantnost teme, predstavljeni so številni glavni viri literature, navedeni namen in cilji dela.

V prvem poglavju tega dela so obravnavani pojem in funkcije kadrovske službe, teoretični temelji delovanja in regulativna podpora.

V drugem poglavju so opisani osnovni koncepti, vrste dokumentov kadrovske službe (dokumenti ob zaposlovanju, odpuščanju, spodbujanju zaposlenega itd.) podjetja JSC "ISS".

Na koncu so povzeti glavni rezultati diplomskega dela.

V prilogah je predstavljena struktura podjetja in kadrovske službe ISS dd ter osnutek Navodil za vodenje kadrovske evidence, ki se predlaga v uvedbo v podjetje.

Pri pisanju diplomskega dela smo uporabili naslednje metode: metodo proučevanja dokumentov organizacije, metodo opazovanja, metodo anketiranja; primerjalna metoda; statistične metode.

Praktični pomen je v tem, da se vodstvu organizacije lahko ponudijo predlogi za izboljšanje dejavnosti kadrovske službe za izboljšanje kakovosti in učinkovitosti dela te enote.

POGLAVJE 1 RESHETNEVA

JSC "Informacijski satelitski sistemi" poimenovani po akademiku M.F. Reshetnev je eno vodilnih podjetij v ruski vesoljski industriji. Pri svojem delovanju se družba ravna po zakonodaji Ruske federacije, pa tudi po statutu družbe. V prihodnosti je JSC "ISS" pravna oseba.

Vodenje tekočih dejavnosti družbe izvaja generalni direktor družbe (edini izvršilni organ), ki je odgovoren upravnemu odboru in skupščini delničarjev družbe.

Podjetje zaposluje več kot 8.000 ljudi. Struktura JSC "ISS" je predstavljena v Dodatku 1.

JSC "ISS" ima lastno kadrovsko politiko, katere namen je: oblikovanje visoko usposobljene in motivirane ekipe, ki bo sposobna povečati konkurenčnost in okrepiti vodilni položaj podjetja na trgu vesoljske tehnologije.

Glavne naloge kadrovske politike podjetja:

Opredelitev strategije, ciljev upravljanje osebja, oblikovanje ideologije kadrovskega dela;

Načrtovanje potreb organizacije po osebju;

Iskanje in privabljanje kadra, selekcija in usposabljanje, vodenje ekipe;

Ocena potenciala zaposlenih v podjetju;

Preusposabljanje in izpopolnjevanje osebja;

Določitev delovnih mest, delovnih pogojev, konstrukcija delovnega procesa kot celote.

Načela kadrovske politike:

privlačnost najboljši strokovnjaki s pomočjo ciljnega zaposlovanja na univerzah v državi izmed najbolj nadarjenih diplomantov mestnih šol na specialnostih, ki jih podjetje povprašuje, kar zagotavlja možnost opravljanja vseh vrst pripravništva in certificiranja neposredno v podjetju;

Spodbujanje visokih rezultatov, izboljšanje sistema motivacije kadrov;

Razvoj spretnosti in usposabljanja zaposlenih z vzpostavljenim in uveljavljenim sistemom usposabljanja, preusposabljanja in izpopolnjevanja kadrov;

Objektivna ocena dela celotnega osebja podjetja;

Načrtovanje kariere zaposlenih z oblikovanjem kadrovske rezerve za vodilne položaje;

Skrb za zdravje in dobro počutje zaposlenih ob upoštevanju načela družbeno odgovornega poslovanja.

Vsa ta vprašanja rešuje Kadrovska služba, ki trenutno šteje 56 ljudi. Blok diagram vodstva za delo z osebjem JSC "ISS" je predstavljen v Dodatku 2.

Dokumentarno podporo vodenju izvaja kadrovska služba, in sicer organizacijski oblikovalski biro, ki je del nje. Razmislite o glavnih funkcijah kadrovskega oddelka in njegovega organizacijskega oblikovalskega biroja.

V skladu z uredbo "O kadrovski službi ISS JSC" je glavna naloga oddelka: oblikovanje visoko usposobljene in motivirane ekipe, ki lahko poveča konkurenčnost in okrepi vodilni položaj ISS JSC na trgu satelitskih storitev.

Kadrovska služba opravlja naslednje naloge (dejavnosti):

Izvajanje kadrovske politike družbe in oblikovanje ideologije kadrovskega dela;

Oblikovanje načrtov kadrovskih potreb za kratke, srednje in dolgoročno skupaj s strukturnimi deli družbe;

Iskanje, privabljanje in izbira osebja;

Oblikovanje in delo s kadrovsko rezervo za vodstvena mesta;

Ocena potenciala zaposlenih v družbi;

Izboljšanje programov in metod moralnih in materialnih spodbud kadrov in politik na področju družbenega razvoja;

Skupaj s primarno sindikalno organizacijo podjetja in svetom mladih strokovnjakov JSC "ISS": organiziranje in vodenje korporativnih dogodkov, podpiranje dejavnosti ljubiteljskih skupin podjetja, interakcija s kulturnimi ustanovami mesta in regije;

Izvedba dokumentov za zaposlene v družbi za potovanja v tujino in izvedba dokumentov za tuje državljane, ki obiščejo ISS JSC;

Sodelovanje pri politiki kakovosti družbe.

Strukturni oddelek kadrovske službe - biro za organizacijsko oblikovanje:

Izvajanje aktivnosti za organizacijsko zasnovo z namenom izboljšanja učinkovitosti dejavnosti na področju upravljanja s kadri;

Spremljanje učinkovitosti obstoječih organizacijskih struktur in kadrov. Izdelava predlogov za njihovo izboljšanje;

Razvoj in izboljšanje sistema motivacije v podjetju;

Sprejem, premestitev in odpuščanje vodstvenih delavcev, specialistov, delavcev in zaposlenih, vodenje kadrovske evidence vodij;

Registracija vprašalnikov za zaposlene osebe;

Sprejem, polnjenje, shranjevanje in izdajanje delovnih knjižic;

Registracija prevzemnih, prenosnih in obvodnih listov, izdaja potrdil;

Objava informacij v osebnih datotekah, registracija dodatkov k vprašalnikom;

Registracija praznikov in obračunavanje njihove uporabe;

Registracija enkratnih enkratnih dajatev ob rojstvu otroka;

Vzdrževanje izkaznic obrazca T-2;

Registracija vlog za nagrade, častne nazive v skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije;

Oborožitev in razorožitev vojaška registracija zaposleni v podjetju, rezervacije, interakcija z mestnim vojaškim uradom;

Registracija in vzdrževanje evidenc znanstvenega osebja;

Organizacija certificiranja strokovnjakov in vodij v strukturnih oddelkih družbe;

Oblikovanje načrtov za kadrovske potrebe;

Vzdrževanje elektronske baze človeških virov;

Računovodstvo in nadzor razpoložljivosti predpisov o strukturnih oddelkih, uradnih in navodila za izdelavo zaposleni v podjetju;

Nadgradnja blok diagram upravljanje družbe.

Organizacijski oblikovalski biro pri svojih dejavnostih vodi delovni zakonik Ruske federacije, zakonodajni akti in sklepi, regulativni pravni akti, regulativna in metodološka gradiva, povezana z gospodarskimi dejavnostmi ustanove, lokalni predpisi, ki urejajo dejavnosti ISS JSC.

1.1 Regulativni okvir za dejavnosti kadrovske službe v Ruski federaciji

Kadrovska služba podjetja je skupek specializiranih strukturnih enot na področju upravljanja podjetja, skupaj z v njih zaposlenimi uradniki (vodje, specialisti, izvajalci), ki so namenjeni vodenju osebja v okviru izbrane kadrovske politike.

Glavni namen kadrovske službe ni le, da se pri izvajanju kadrovske politike vodijo interesi podjetja, temveč tudi ravnanje v skladu z delovno zakonodajo, izvajanje socialnih programov, sprejetih tako na zvezni kot na teritorialni ravni. ravni.

Funkcije, struktura in naloge kadrovske službe so tesno povezane z naravo razvoja gospodarstva, razumevanjem s strani vodstva podjetja (organizacije) vloge osebja pri izpolnjevanju ciljev in ciljev proizvodnje (organizacije) .

V okviru usmerjenosti gospodarstva k uporabi ekstenzivnih metod so kadrovsko službo najpogosteje predstavljali mali kadrovski oddelek, oddelek za usposabljanje kadrov (tehnično izobraževanje) in služba za socialno skrbstvo.

Funkcije kadrovske službe v domačih podjetjih so se zmanjšale predvsem na zaposlovanje in odpuščanje delovne sile ter vodenje evidenc. To je kadrovsko službo zmanjšalo na sekundarno strukturno enoto, v resnici pa je izpolnjevala le navodila vodstva podjetja in ukaze vodij strukturnih oddelkov glede zaposlovanja delovne sile od zunaj.

Istočasno različne vrste S kadrovskim delom so se ukvarjali drugi oddelki vodstva tovarne: oddelek za delo in plače (izračun števila zaposlenih, organizacija, normiranje in plače), oddelek za načrtovanje (načrtovanje števila zaposlenih, načrtovanje stroškov dela), partijski odbor (rezerva za napredovanje). , izbor vodstvenega kadra, vzgojno-izobraževalno delo v timu), sindikalna organizacija (organizacija vsakdanjega življenja, rekreacije, kulturnih zabav), varnostni oddelek, služba glavnega tehnologa (formiranje operativne delitve dela, ki določa usposabljanje delavci in njihova razporeditev, vsebina dela), oddelek za tehnično usposabljanje (usposabljanje) itd.

Za pravilno delovanje organizacije je nujen nadzor dokumentacije, ne glede na pravno obliko in obliko lastništva.

Kadrovski strokovnjaki vodijo kadrovsko dokumentacijo, neposredno povezano z dejavnostjo zavoda, in so osebno odgovorni za vzdrževanje, hrambo in začetno obdelavo dokumentov.

Dokumenti so sestavljeni v skladu s postopkom, ki zagotavlja pravilno sestavljanje, njihovo posredovanje izvršiteljem in izvedbo ter organizacijo pisarniškega dela, ki jo urejajo številni zakonodajni in podzakonski predpisi, ki veljajo po vsej Ruski federaciji.

Temeljne so:

Ustava Ruske federacije, člen 37 razglaša pravico do brezplačnega dela, izbire dejavnosti; pravica do delovnih pogojev, ki izpolnjujejo sanitarne in higienske zahteve; pravica do odločitve delovnih sporov pravna sredstva, vključno s pravico do stavke;

Delovni zakonik Ruske federacije, ki ureja ureditev delovnih razmerij med institucijo in zaposlenim. Enoten postopek dokumentiranja delovnih razmerij v zavodu je vzpostavljen na podlagi členov delovnega zakonika, ki našteva zakonodajne in druge regulativne in pravni akti, ki urejajo delovna razmerja(5. člen).

Vključujejo:

delovna zakonodaja (vključno z zakonodajo o varstvu dela), delovni zakonik, drugi zvezni zakoni in zakoni sestavnih delov Ruske federacije, ki vsebujejo norme delovnega prava;

Drugi regulativni pravni akti, ki vsebujejo delovnopravne norme;

Odloki predsednika Ruske federacije;

Odloki vlade Ruske federacije in podzakonski akti zveznih izvršilnih organov;

Normativni pravni akti izvršilnih organov sestavnih subjektov Ruske federacije;

Normativni pravni akti organov lokalne samouprave in urejena notranja listina organizacije.

Ločen razdelek delovnega zakonika (10) je namenjen osnovam varstva dela v Ruski federaciji v organizacijah.

Zvezni zakon z dne 27. julija 2006 N 152-FZ "O osebnih podatkih" je v celoti posvečen osebnim podatkom in njihovi zaščiti. Namen zakona je »zagotoviti varstvo pravic in svoboščin osebe in državljana pri obdelavi njegovih osebnih podatkov, vključno z varstvom pravice do zasebnosti, osebne in družinske skrivnosti«. Kadrovskega delavca bi morala voditi določba 1. člena zakona, ki ureja razmerja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, z uporabo orodij za avtomatizacijo in brez uporabe teh orodij – torej določbe zakona tudi veljajo za tradicionalne tehnologije za delo z dokumenti, ki vsebujejo osebne podatke.

V 7. členu zakona je poudarjena zaupnost osebnih podatkov, na podlagi česar kadrovska služba organizacije oblikuje svoj pravilnik o delu z osebnimi podatki.

Zvezni zakon št. 149-FZ z dne 27. julija 2006 "O informacijah, informacijskih tehnologijah in zaščiti informacij" ureja razmerja, ki izhajajo iz uveljavljanja pravice do iskanja, prejemanja, prenosa, proizvodnje in razširjanja informacij, t.j. informacije (sporočila, podatki) ne glede na obliko njihove predstavitve, uporabo informacijskih tehnologij, zagotavljanje varovanja informacij.

Po navedenih načelih pravna ureditev odnosi na področju informacij, informacijske tehnologije in varstva informacij: svoboda iskanja, prejemanja, prenosa, proizvodnje, razširjanja informacij na zakonit način; zanesljivost, pravočasnost, odprtost; enakost jezikov pri ustvarjanju informacij; zagotavljanje varnosti in zasebnosti, nedopustnost zbiranja, hrambe, uporabe in razširjanja informacij o zasebnem življenju osebe brez njene privolitve.

Zakonodajni akti, ki urejajo postopek dokumentiranja, vključujejo zvezni zakon z dne 1. junija 2005 N 53-FZ "O državnem jeziku Ruske federacije". Določa uporabo državnega jezika pri pripravi in izvedbi uradnih listin. V skladu s členom 68 Ustave Ruske federacije: "državni jezik Ruske federacije na celotnem njenem ozemlju je ruski jezik."

V koncept je vključena tudi hramba in uporaba dokumentov v tekoči dejavnosti zavoda, pregled vrednosti in oddaja dokumentov v arhivsko hrambo. kadrovsko pisarniško delo.

Zvezni zakon št. 125-FZ z dne 22. oktobra 2004 "O arhiviranju v Ruski federaciji" ureja odnose, ki izhajajo iz organizacije shranjevanja, pridobivanja, računovodstva in uporabe dokumentov Arhivskega sklada Ruske federacije in drugih arhivskih dokumentov, ne glede na to. njihove oblike lastništva, pa tudi odnosov na področju arhivskega upravljanja v Ruski federaciji v interesu državljanov, družbe in države.

Za kadrovske storitve komercialne organizacije ki dokumentov ne prenašajo v državno hrambo, temveč jih hranijo doma, ureja pravilnik o organizaciji pravil za vodenje njihovega arhiva.

Pomembno je poudariti pomen naslednjih zakonov za delovanje gospodarskih organizacij:

Zvezni zakon "o delniških družbah" določa postopek za ustanovitev in pravni status delniških družb, pravice in obveznosti njihovih delničarjev ter zagotavlja tudi zaščito pravic in interesov delničarjev.

Zvezni zakon "O poslovnih skrivnostih" ureja razmerja v zvezi z razvrščanjem informacij kot poslovne skrivnosti, prenosom teh informacij, varovanjem njihove zaupnosti in preprečevanjem nelojalne konkurence. Zakon se uporablja za podatke, ki so poslovna skrivnost, ne glede na vrsto nosilca, na katerem so posneti.

Registracija in računovodstvo osebja se izvaja v skladu z enotnimi obrazci primarne računovodske dokumentacije, odobrenimi s sklepom št. 1 z dne 5. januarja 2004 "O odobritvi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje dela in njegovega plačila." Obrazce primarne računovodske dokumentacije, predstavljene v njej, bi morale uporabljati vse pravne osebe, ki delujejo na ozemlju Ruske federacije. Dokument vsebuje tudi navodila za izpolnjevanje predlaganih obrazcev.

Zvezni zakon št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011 "O računovodstvu" določa, da ima podjetje pravico samostojno razviti kateri koli dokument, ne glede na to, ali je njegova oblika v albumih enotnih obrazcev ali ne. Glavna stvar je, da obrazec vsebuje obvezne podatke, vključno z: imenom dokumenta in datumom njegove sestave; Ime organizacije; vrsta dokumenta; opis kadrovske akcije in vrednost njenega merjenja v fizičnem in (ali) denarnem smislu, imena delovnih mest odgovornih oseb in njihovi podpisi z dešifriranjem priimka in začetnic (2. člen 9. člena zakona št. 402-FZ).

Novi zakon ne prepoveduje uporabe enotnih obrazcev "T" - lahko se uporabljajo še naprej.

V letu 2013 ostajata obvezna le dva obrazca o obračunu delovnega časa in obračuna osebja: plačilni list (obrazec št. T-49) in obračun plač (obrazec št. T-53). Ti obrazci so omenjeni v veljavni Uredbi št. 373-P, zato namesto tega ne morete uporabljati lastnega dokumenta.

Uredba Vlade Ruske federacije z dne 16. 4. 2003 št. 225 "O delovnih knjižicah" in Uredba Ministrstva za delo Ruske federacije z dne 10. 10. 2003 št. 69 "O odobritvi navodil za izpolnjevanje delovnih knjižic" določajo osnovna pravila za delo z delovnimi knjižicami zaposlenih v kadrovskih službah.

Zahteve za izvedbo dokumentov organizacijske in administrativne dokumentacije so zapisane v GOST R 6.30-2003. Področje uporabe tega standarda vključuje organizacijske in administrativne dokumente, kot so: sklepi, odredbe, odločbe, protokoli, akti, pisma in drugi dokumenti, vključeni v OKUD (razred 020000). Vse te dokumente obravnava kadrovska služba.

V dejavnostih kadrovske službe se uporabljajo tudi: vseruski klasifikator poklicev delavcev, položajev zaposlenih in tarifne kategorije(OKPDTR), Enotni tarifno usposobljeni imenik del in poklicev delavcev (ETKS) in Kvalifikacijski imenik za delovna mesta vodstvenih delavcev, specialistov in drugih delavcev (KSD). Klasifikatorji so zasnovani za reševanje problemov, povezanih z oceno števila delavcev in zaposlenih, upoštevanjem sestave in razporeditve osebja po kategorijah osebja, stopnji usposobljenosti in služijo tudi kot osnova za razvoj opisov delovnih mest.

Zakonodajni in pravno normativni dokumenti opisujejo različne vidike dokumentacije, urejajo vrste dokumentov in zahteve za njihovo izvedbo, določajo pojme, izraze in postopke za njihovo shranjevanje, obdelavo in uničenje.

Papirologija je strogo v skladu z nizom zakonodajnih aktov, zlasti z upravljanjem delovnih razmerij v organizaciji.

1.2 Organizacijska struktura in regulativni pravni dokumenti JSC "ISS" jih. M.F. Rešetnev

Dokumenti, povezani z vodenjem kadrovskih evidenc in ki jih pripravi kadrovska služba podjetja (organizacije), so razdeljeni na:

Organizacijski dokumenti o osebju (osebje);

Upravni dokumenti o osebju (za osebje ali za osebje);

Računovodski dokumenti za osebje (osebje);

Informacije in referenčni dokumenti o osebju (osebju).

Za pravilno organizacijo dela z osebjem v katerem koli podjetju ali organizaciji morajo biti najprej sestavljeni in odobreni na predpisan način. organizacijske dokumente s strani osebja.

Glavni organizacijski dokumenti JSC "ISS" vključujejo:

kadrovanje;

Pravilnik o plačah in bonusih za zaposlene;

Pravilnik o osebnih podatkih zaposlenih;

Opisi delovnih mest zaposlenih;

Navodila za varstvo pri delu.

Listina- eden glavnih ustanovnih dokumentov pravna oseba(organizacija), ki določa pravni status družbe, njeno ime, lokacijo, postopek vodenja dejavnosti družbe, predmet in cilje njenega delovanja ter druge bistvene podatke, ki jih zakon določa za pravne osebe ustrezne vrste.

Ustanovna listina ISS JSC vsebuje naslednje dele:

Splošne določbe;

Ime in lokacija podjetja;

Pravni status družbe. Pravice in obveznosti družbe;

Nameni in predmet dejavnosti družbe;

Odgovornost družbe;

Podružnice in predstavništva družbe. Odvisne in odvisne družbe;

odobreni kapital;

Delnice družbe. pravice delničarjev;

Obveznice in drugi lastniški vrednostni papirji družbe;

Odtujitev delnic delničarjem;

Dividende družbe. Temelji in čistih sredstev družba;

Organi upravljanja in nadzora družbe. Znanstveno-tehnični svet;

skupščina delničarjev;

Upravni odbor družbe; izvršna agencija družba;

Odgovornost članov upravnega odbora in generalnega direktorja družbe;

Računovodstvo in poročanje družbe. Dokumenti društva;

Nadzor nad finančno-gospodarsko dejavnostjo družbe;

Reorganizacija in likvidacija družbe.

Listina v nova izdaja je bila odobrena z odredbo Zvezne agencije za upravljanje državnega premoženja 18. aprila 2013.

Notranji delovni predpisi- lokalni normativni akt, ki je bil razvit in deluje v skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije, drugo zvezni zakoni in regulativni pravni akti Ruske federacije, ki urejajo postopek zaposlovanja in odpuščanja delavcev, osnovne pravice, obveznosti in odgovornosti strank pogodbe o zaposlitvi, delovni čas, čas počitka, spodbude in disciplinske sankcije, ki se uporabljajo za zaposlene zaradi kršitve. delovna disciplina, kot tudi druga vprašanja urejanja delovnih razmerij.

Notranji delovni predpisi ISS JSC vsebujejo naslednje dele:

Splošne določbe;

Postopek zaposlovanja in odpuščanja delavcev;

Osnovne pravice in obveznosti delavcev in delodajalca;

Delovni čas in čas počitka;

delovna disciplina;

Spodbujanje zaposlenih za uspeh pri delu;

Prekinitev z dela.

Vsak delavec je dolžan opravljati delo, ki mu je dodeljeno, v skladu z internimi predpisi.

kadrovanje- dokument, ki ga odobri vodja organizacije in vsebuje podatke o številu zaposlenih ustreznih kategorij (kadrovskih enot) za vsako delovno mesto, nazive delovnih mest, uradne plače in bonuse zanje.

Kadrovska tabela ISS JSC vsebuje seznam strukturnih enot, nazivov delovnih mest in kvalifikacij, število kadrovskih enot, velikost uradne plače in dodatkov.

V skladu z statutom družbe generalni direktor določi organizacijsko strukturo JSC "ISS" in potrdi kadrovsko razporeditev.

Uredba "O prejemkih in bonusih za zaposlene JSC" ISS " vključuje naslednje razdelke:

Splošne določbe;

Certificiranje zaposlenih;

Uradne plače zaposlenih;

Dodatne vrste plač;

odškodninska plačila;

spodbujevalna plačila. Nagrade;

Odgovornost delodajalca.

Poleg glavne uredbe "O prejemkih in bonusih za zaposlene v JSC" ISS "obstajajo tudi druge določbe o bonusih v organizaciji:

Pravilnik o bonusih za glavne rezultate gospodarske dejavnosti;

Pravilnik o nagradah za glavne rezultate finančne in gospodarske dejavnosti;

Pravilnik o spodbudah za iskanje dodatnega (iniciativnega) dela;

Pravilnik o nagradah za opravljanje posebno pomembnega dela;

Pravilnik o plačilu nadomestila za spodbujanje nastajanja in uporabe izumov in racionalizacijskih predlogov.

Uredba "O osebnih podatkih zaposlenih v JSC" ISS " je interni lokalni regulativni akt družbe, obvezen za delodajalca in vse zaposlene v družbi.

Uredba določa postopek za pridobivanje, obdelavo, shranjevanje, uporabo in varstvo osebnih podatkov zaposlenih v podjetju v skladu z veljavno zakonodajo Ruske federacije.

Uredba je bila razvita v skladu z ustavo Ruske federacije, delovnim zakonikom Ruske federacije, zveznim zakonom "o osebnih podatkih" št. 152-FZ z dne 27. julija 2006, ukazom Zvezne vesoljske agencije št. VD-19 z dne 13. februarja 2007 in drugi veljavni regulativni pravni akti Ruske federacije.

Uredba "O osebnih podatkih zaposlenih v ISS JSC" vključuje naslednje razdelke:

Splošne določbe;

Izrazi, definicije, uporabljene v uredbi;

Pojem in sestava osebnih podatkov;

Zbiranje, obdelava in shranjevanje osebnih podatkov zaposlenega;

Dostop do osebnih podatkov zaposlenega;

Varovanje osebnih podatkov zaposlenega;

Pravice in obveznosti zaposlenega na področju varstva osebnih podatkov;

Privolitev zaposlenega za obdelavo osebnih podatkov;

Odgovornost za kršitev pravil, ki urejajo obdelavo in varstvo osebnih podatkov zaposlenega.

Uredba je proti podpisu seznanjena vsem zaposlenim v družbi. V primeru zavrnitve ali utaje delavca od seznanitve s pravilnikom se pod podpis sestavi ustrezen akt.

Opis dela- lokalni normativni akt, ki ureja vprašanja opravljanja dejavnosti določenega uradnika (kategorije uradnikov (zaposlenih) - vodstvo, strokovnjaki, tehnični izvajalci itd.) podjetja in določa postopek za uporabo teh oseb (zaposlenih) ) pri opravljanju dejavnosti upoštevajo določbe ustreznih zakonodajnih in podzakonskih aktov ter lokalnih predpisov družbe.

Opis delovnega mesta vsebuje:

Splošne določbe;

Delovne obveznosti;

Odgovornost.

Ob prijavi na delovno mesto se vsakemu delavcu ob podpisu vodje enote seznani z opisom delovnega mesta.

Navodilo za varstvo dela določa varnostne zahteve za delavce.

V skladu s členom 212 delovnega zakonika Ruske federacije je odgovornost za zagotavljanje varnih pogojev in varstva dela v JSC "ISS" dodeljena delodajalcu - generalnemu direktorju.

JSC "ISS" ima splošno navodilo o varstvu dela, pa tudi ločena navodila za poklice in vrste dela.

Glavni razdelki, ki vključujejo splošna navodila o varstvu dela:

Splošna pravila za varstvo dela pri potovanju na delo in z dela;

Splošna pravila varstva dela pri gibanju po ozemlju družbe;

Splošna pravila za varstvo dela pri gibanju v industrijskih in upravnih stavbah;

Zahteve za varstvo dela ob koncu dela;

Preiskava nesreč pri delu;

Preiskava poklicne bolezni(zastrupitev);

Odškodnina za škodo, povzročeno življenju in zdravju zaposlenega;

Preiskava drugih nesreč;

Zaključek.

Navodila za varstvo pri delu za poklice in vrste dela vključujejo le nekaj poglavij, namenjenih samo določenim kategorijam delavcev:

Splošne zahteve za varstvo dela;

Zahteve za varstvo dela pred začetkom dela;

Zahteve za varnost pri delu pri opravljanju dela;

Zahteve za varstvo dela v izrednih razmerah;

Zahteve za varstvo dela ob koncu dela.

Za kršitev zahtev zakonskih in drugih predpisov o varstvu dela so lahko zaposleni v podjetju disciplinsko, v ustreznih primerih pa tudi materialno, civilno, upravno in kazensko odgovorni na način določene z zakonodajo RF.

Za upravni dokumenti za osebje (osebje) vključujejo ukaze (navodila) vodje podjetja o:

Zaposlovanje, premestitev na drugo delo in odpuščanje zaposlenih;

Odobritev dopusta delavcu (zaposlenim);

Spodbude in kazni;

Izvedba sprememb delovne knjižice (sprememba priimka, sprememba delovnega mesta ipd.).

Naročite- to je dokumentirana vodstvena odločitev regulativne narave, ki jo izda direktor podjetja, da bi uredil dejanja svojih podrejenih praviloma pri dveh ali več vprašanjih glavne (vsakdanje) dejavnosti.

Kadrovska služba ISS JSC uporablja naslednje oblike naročil:

1) o zaposlovanju:

- Ne. T-1 "Odredba (navodilo) o zaposlitvi delavca";

- Št. T-1a "Odredba (navodilo) o najemu delavcev."

2) nalogi za prenos:

- št. T-5 "Odredba (navodilo) o premestitvi delavca na drugo delovno mesto";

- št. T-5a "Odredba (navodilo) o premestitvi delavca na drugo delovno mesto."

) odredbe o razrešitvi:

- št. T-8 "Odredba (navodilo) o odpovedi (odpovedi) pogodbe o zaposlitvi delavcu (odpuščanje)";

- št. T-8a "Odredba (navodilo) o prenehanju (odpovedi)" pogodba o zaposlitvi z zaposlenim (odpuščanje).

) dodeli naročila:

- št. T-11 "Odredba (navodilo) o napredovanju zaposlenega";

- št. T-11a "Odredba (navodilo) o napredovanju zaposlenega."

) pusti naročila:

- št. T-6 "Odredba (navodilo) o odobritvi dopusta delavcu";

- št. T-6a "Odredba (navodilo) o odobritvi dopusta delavcu."

Osnutke odredb o kadrovskih zadevah ISS dd pripravi Kadrovska služba na podlagi ustreznih vlog, ki jih potrdi vodja kadrovske službe (vodja kadrovske službe).

Generalni direktor ISS JSC podpisuje ukaze:

O zaposlovanju vseh kategorij menedžerjev;

Ob premestitvi na drugo delovno mesto in premestitvi (od namestnika vodje samostojne strukturne enote in višje);

o odpovedi pogodb o zaposlitvi iz razlogov, določenih v členu 77 delovnega zakonika (ZK) Ruske federacije, z vodji (od namestnika vodje samostojne strukturne enote in zgoraj);

O odobritvi (preklicu, podaljšanju, preložitvi) letnega plačanega dopusta, neplačanega dopusta vodjem neposredne podrejenosti Državni dumi itd.

Namestnik generalnega direktorja za kadre JSC "ISS" podpisuje ukaze:

o zaposlovanju delavcev in specialistov ter študentov in učencev za čas opravljanja vseh vrst prakse in certificiranja;

o premestitvi (premestitvi) na drugo delovno mesto, vključno z začasnim premestitvijo (premestitvijo) vodij, specialistov in delavcev ter študentov in študentov v času vseh vrst prakse in certificiranja;

ob premestitvi na drugo delovno mesto v skladu z zdravniškim izvidom;

O odpovedi pogodb o zaposlitvi iz razlogov, določenih v členu 77 delovnega zakonika Ruske federacije, z delavci, specialisti in vodstvenimi delavci, pa tudi s študenti in učenci ob koncu obdobja opravljanja vseh vrst praks in certificiranja , itd

Pred pričetkom potrjevanja je treba osnutke odredb predložiti v pisarno družbe za preverjanje skladnosti z zahtevami navodil za pisarniško delo. Po opravljenem zgornjem preverjanju strokovnjaki pisarne društva na osnutku naročila naredijo oznako ali žig.

1.3 Kadrovska služba ISS JSC

Pisarniško delo je veja dejavnosti, ki zagotavlja dokumentacijo in organizacijo dela z uradnimi dokumenti.

Pisarniško delo obsega celotno paleto del na področju oblikovanja in izvrševanja dokumentov, njihove izvedbe in nadzora rokov, na knjigovodstvu dokumentov, oblikovanju zadev iz izvršenih dokumentov, hrambi in uporabi tekočih zadev ter njihovi pripravi za arhiviranje. .

Trenutno izraz "papirologija" pogosteje zveni kot "dokumentarna podpora za upravljanje" (DOE), izvaja posebna služba, ki deluje kot neodvisna strukturna enota. Lahko je: uprava za zadeve, splošni oddelek, urad ali sekretariat.

Dokumentacijska podpora vodstvenim dejavnostim organizacije je najpomembnejša funkcija upravljanja storitev, od katere racionalne organizacije je odvisna hitrost in kakovost vodstvenega odločanja, učinkovitost organizacije kot celote in je odvisna od odločitve vodstva. in sama storitev DOW. Ureditev izbrane oblike dela z dokumenti je določena v navodilih za pisarniško delo.

Delo kadrovske službe mora biti dokumentirano. Pripravo, izvedbo dokumentov, delo z njimi in hrambo urejajo zakonodajni in podzakonski akti, katerih izvajanje je obvezno za vsako kadrovsko službo, ne glede na njeno velikost. Poleg tega vsako podjetje razvija lokalne predpise, ki urejajo delo kadrovske službe te organizacije. Kadrovska služba vsako leto pripravi nomenklaturo zadev, katere oblikovanje je tudi priznano kot obvezno za kadrovske uradnike.

Regulativni in metodološki okvir je skupek zakonov, regulativnih pravnih aktov in metodoloških dokumentov, ki urejajo tehnologijo za ustvarjanje dokumentov, njihovo obdelavo, shranjevanje in uporabo v tekočih dejavnostih organizacije, pa tudi v dejavnostih službe za vodenje evidenc. : njegova struktura, funkcije, kadrovska zasedba, tehnična podpora in nekateri drugi vidiki.

Normativna in metodološka osnova pisarniškega dela je:

) zakonodajni akti Ruske federacije na področju informacij in dokumentacije;

) odloki in ukazi predsednika Ruske federacije, sklepi vlade Ruske federacije;

) normativni pravni akti zveznih izvršilnih organov, ki urejajo pravna vprašanja dokumentarne podpore dejavnosti upravljanja;

) državni standardi za dokumente;

) vseruski klasifikatorji tehničnih, ekonomskih in družbenih informacij;

a) enotni dokumentacijski sistemi;

) regulativni pravni akti, pa tudi metodološki dokumenti o pisarniškem delu, ki jih je objavilo vodstvo organizacij in podjetij.

Regulatorna in metodološka osnova pisarniškega dela vključuje tudi zakonodajne akte sestavnih subjektov Ruske federacije in pravne akte, ki so jih sprejeli izvršilni organi sestavnih subjektov Ruske federacije. Te akte je treba upoštevati pri organizaciji pisarniškega dela, predvsem predstavniških in izvršilnih organov sestavnih subjektov Ruske federacije, pa tudi organizacij in podjetij, ki delujejo na njihovem ozemlju.

Najprej bi morali zaposleni, odgovorni za pisarniško delo na osebju, poznati delovni zakonik Ruske federacije (v nadaljnjem besedilu - delovni zakonik Ruske federacije). Na podlagi členov delovnega zakonika Ruske federacije podjetje vzpostavi enoten postopek za obdelavo dokumentov za kadrovsko službo.

Delovni zakonik Ruske federacije z dne 30. decembra 2001 št. 197-FZ je glavni zakonodajni akt, ki temelji na splošno priznanih načelih in normah mednarodnega prava ter Ustave Ruske federacije, ureja odnose na področju dela.

delati kadrovsko pisarniško delo vam omogoča učinkovito reševanje več težav hkrati:

Dokumentirajte delovna razmerja, formalizirajte kadrovske postopke za določenega delodajalca;

Zgradite skladen sistem upravljanja osebja, ki ustreza strateške cilje vodniki;

Urediti razmerje med delavcem in delodajalcem. Vodenje kadrovske evidence vam omogoča, da dosežete določeno »ravnotežje« v razmerju med delodajalcem in zaposlenimi, tako da jasno uredite njihove pravice in obveznosti (npr. opisi delovnih mest določajo, kaj točno mora vsak delavec opravljati, njegov nabor pravic, dolžnosti, obseg dela). odgovornost);

Ustvariti organizacijsko in pravno podlago za delovno dejavnost, tako za zaposlene kot za delodajalca. Po eni strani kadrovski dokumenti podpirajo interese delodajalca, po drugi strani pa ga usmerjajo k preprečevanju ignoriranja zahtev delovne zakonodaje. Prisotnost dobro napisanih kadrovskih dokumentov je obojestransko koristna za obe stranki pogodbe o zaposlitvi;

Reševanje delovnih sporov. Uspešnost položaja delodajalca v primeru konfliktnih situacij je odvisna od kakovosti izdelave kadrovskih listin, še posebej, kadar kadrovska dokumentacija predstavlja enega od pisnih dokazov v sodnih postopkih v delovnih sporih.

V procesu nastanka in vzpostavitve delovnih razmerij v kadrovski službi se oblikuje veliko dokumentov pod splošnim imenom "kadrovska dokumentacija". Celoten kompleks teh dokumentov je mogoče sistematizirati po različnih merilih.

Na primer, dve veliki skupini kadrovskih dokumentov se razlikujeta po ciljni pripadnosti:

Dokumenti o računovodstvu zaposlenih, ki vključujejo naloge za zaposlitev, premestitev na drugo delovno mesto, odobritev dopusta, odpuščanje, osebno izkaznico zaposlenega in drugo. Glavni del dokumentov o osebju je bil vključen v enotne obrazce primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje dela in njegovega plačila, odobreno z Odlokom Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 5. januarja 2004 št. 1 "O odobritvi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije za obračunavanje dela in njegovega plačila."

Drugo skupino sestavljajo dokumenti, ki se nanašajo na izvajanje funkcij upravljanja kadrov in organizacije dela (pravilnik internih delovnih predpisov, pravilnik o strukturni enoti, opisi delovnih mest, struktura in število oseb, kadrovanje). V "vseruskem klasifikatorju dokumentacije za upravljanje" OK 011-93, odobrenem z Odlokom državnega standarda Ruske federacije z dne 30. decembra 1993 št. 299 (v nadaljnjem besedilu OKUD), se ti dokumenti imenujejo "dokumentacija o organizacijski in regulativni ureditvi dejavnosti organizacije, podjetja."

Poleg tega razvijalci zgornjega klasifikatorja uporabljajo drugo načelo za sistematizacijo kadrovske dokumentacije, in sicer glede na glavne kadrovske postopke ločimo naslednje vrste kadrovskih dokumentov:

. Dokumentacija za zaposlovanje: prijava za zaposlitev; pogodba o imenovanju; vrstni red sprejema na delo; zapisnik skupščine delovnega kolektiva o zaposlitvi.

. Dokumentacija o prenosu zaposlitve: prošnja za premestitev na drugo delovno mesto; zastopanje premestitve na drugo delovno mesto; naročilo za premestitev na drugo delovno mesto.

. Dokumentacija o upokojitvi: odstopno pismo; odredba o razrešitvi; protokol skupščina delovnega kolektiva o odpuščanju.

. Pustite dokumentacijo: urnik počitnic; prošnja za dopust; naročilo za dopust.

. Spodbujevalna dokumentacija: zastopanje promocije; spodbujevalni nalog; zapisnik skupščine delovnega kolektiva o vzpodbujanju.

. Dokumentacija o registraciji disciplinskih sankcij: memorandum o kršitvi delovne discipline; pojasnilo o kršitvi delovne discipline; odreditev disciplinske sankcije; zapisnik skupščine delovnega kolektiva o izreku disciplinske sankcije.

Na podlagi glavnega vodstvene naloge, kompleks kadrovskih dokumentov je mogoče predstaviti tudi kot sistem, ki vključuje naslednje skupine (podsisteme) dokumentov, povezanih z enotnostjo izvora in se razlikujejo po svojem funkcionalnem namenu:

Organizacijsko-pravna dokumentacija:

Notranji delovni predpisi;

kadrovanje;

Pravilnik o strukturni enoti;

Urnik počitnic;

Navodila za delo.

Osebna dokumentacija:

Zaposlitvena zgodovina;

zasebni posel;

Osebna izkaznica zaposlenega.

Pogodbena dokumentacija:

Kolektivna pogodba (pogodba);

Pogodba o delu.

Upravna dokumentacija (odredbe o kadru).

Računovodski obrazci (knjige, revije itd.) kadrovske dokumentacije;

Dokumentacija o obračunavanju delovnega časa in obračunih z osebjem.

Informacije in referenčna dokumentacija.

Sestava dokumentov kadrovske službe je v resnici veliko širša, vključuje korespondenco z drugimi organizacijami tretjih oseb, regulativnimi organizacijami, poročanje, načrtovalno dokumentacijo, pa tudi znatno količino regulativne in referenčne dokumentacije.

Regulatorna in referenčna dokumentacija ureja enotno prakso uporabe pravnih pravil in je pravna podlaga za delovanje kadrovske službe.

V podsistemu upravljanja s kadri, pa tudi v sistemu vodenja, je celotna organizacija implementirala in vzdržuje naslednje enotne dokumentacijske sisteme:

Načrtovani (načrtovani cilji za kadrovska vprašanja, vloge za mlade strokovnjake, naročila, načrtovani izračuni za število, plače itd.);

Primarno računovodstvo (obračun dela in plač);

Poročevalsko in statistično (po številu, bilanci delovnih ur itd.);

Socialna varnost (pokojnine, dodatki, prejemki itd.);

Organizacijsko in administrativno (akti, pisma, memorandumi itd.).

Vsak oddelek službe za upravljanje s kadri razvija, sestavlja, izvaja dokumentacijo, ki ustreza njegovemu funkcionalnemu namenu. Torej, kadrovska služba brez napak vzdržuje naslednje kadrovske dokumente:

Osebne datoteke zaposlenih v organizaciji, vključno z osebnim listom, vprašalnikom, avtobiografijo, kopijami dokumentov o izobraževanju, priporočili itd.;

osebne kartice;

Delovne knjižice, pokojninske zadeve, pogodbe o zaposlitvi itd.

Postopek dela s temi dokumenti praviloma urejajo industrijski in oddelčni regulativni in metodološki materiali.

Kadrovske službe sestavljajo številne dokumente v skladu z zgornjo klasifikacijo: osnutke odredb o kadrovskih zadevah (o zaposlovanju in odpuščanju, premestitvi, premestitvi, nagradi itd.), načrt (poročilo) za usposabljanje in izpopolnjevanje kadrov, potrdila o stanju delovne discipline, podatki o fluktuaciji osebja, urnik dopustov, predlogi za oblikovanje kadrovske rezerve za napredovanje, načrt števila zaposlenih z razporeditvijo po oddelkih in kategorijah, osebje, urniki zaposlenih, prijave za potrebno število specialistov in delavcev, pogodbe o zaposlitvi, urnike potrjevanja delavcev, napotnice za zaposlitev specialistov in delavcev itd.

Velik del dokumentacije je notranji za organizacijo. Postopek dela z njim urejajo interni predpisi. Posebna pozornost je namenjena nadzoru nad izvajanjem kadrovske dokumentacije, ki ga izvaja bodisi vodja kadrovskega sistema, njegov sekretar ali vodje kadrovskih oddelkov.

Za računovodski dokumenti za osebje (osebje) povezani:

Osebna izkaznica;

Knjiga prihodkov in odhodkov za računovodske obrazce delovne knjige in vložka v njej;

Knjiga obračunavanja gibanja delovnih knjižic in vložkov v njih;

Urnik počitnic;

Drugi dokumenti.

Osebna izkaznica zaposlenega- glavni dokument kadrovskega računovodskega sistema se izda za vse zaposlene v podjetju, zaposlene pod pogoji pogodbe o zaposlitvi, ne glede na to, ali je ta kraj dela glavni ali je delavec zaposlen za krajši delovni čas, se zaposli za stalno, začasno ali sezonsko delo. Izvaja se v vseh podjetjih, ne glede na obliko lastništva, skozi celotno obdobje delovne dejavnosti zaposlenega v tej organizaciji in se zapre šele ob odpustu.

V OA "ISS" uslužbenec kadrovske službe izpolni osebno izkaznico obrazca T-2. Kartice obrazca T-2 se hranijo v ločeni zaklenjeni sobi v kadrovski službi.

Osebne izkaznice obrazca T-2 se izpolnijo za zaposlene na podlagi sklepa o sprejemu. Za to se uporabljajo podatki iz dokumentov, ki jih predloži zaposleni (v skladu s členom 65 delovnega zakonika Ruske federacije): potni list, delovna knjižica, potrdilo o zavarovanju državnega pokojninskega zavarovanja, dokumenti o vojaški registraciji (za vojaške zavezance). storitev), dokument o izobrazbi, pa tudi dodatne informacije, ki poročajo zaposlenemu o sebi.

Poleg tega so potrebne informacije, ki jih ni mogoče razbrati iz dokumentov. Kontaktna telefonska številka, sestava družine, datumi rojstva sorodnikov, stopnja usposobljenosti tuji jeziki Te podatke mora posredovati zaposleni sam. Zato je nujno, da je delavec prisoten pri izdaji osebne izkaznice (in je ne izpolni sam). Osebna izkaznica obrazec T-2 je dokument stroga odgovornost, odgovornost za njegovo pravilno izvedbo pa nosi uslužbenec kadrovske službe.

Osebna izkaznica obrazca T-2 zaposlenega je izdelana v količini 1 izvoda. Ta dokument se hrani 75 let, ločeno od osebnih datotek.

Knjiga prihodkov in odhodkov za računovodske obrazce delovne knjige in vložka v njej JSC "ISS" je odgovoren za računovodstvo. Registrira vse operacije za sprejem in trošenje obrazcev delovne knjižice in vložka v njej.

Knjiga obračuna gibanja delovnih knjižic in vložkov v njih v JSC "ISS" vodi uslužbenec kadrovske službe. V to knjigo so vpisane vse delovne knjižice zaposlenih, ki delajo v družbi. Stroške obrazca delovne knjižice in priloge k njej plača delavec.

Obrazci delovnih knjižic se osebam, odgovornim za vodenje delovnih knjižic, izdajo le na zahtevo. Za vzdrževanje, hrambo, knjigovodstvo in izdajo delovnih knjižic in prilog k njim je odgovorna posebej pooblaščena oseba, ki jo imenuje delodajalec. Ob koncu vsakega meseca je odgovorna oseba za vodenje delovnih knjižic (kadrovec) dolžan računovodstvu predložiti poročilo o razpoložljivosti obrazcev in o prejetih zneskih za delovne knjižice. V tem primeru mora odgovorna oseba priložiti prejemni nalog blagajne organizacije.

Obrazci knjige prihodkov in odhodkov za obračunavanje obrazcev delovne knjižice in vložka v njej ter knjige za obračun gibanja delovnih knjižic in vložkov so podani v Dodatku št. 2 in Dodatku št. 3 k Odloku Ministrstva za delo Rusije z dne 10. oktobra 2003 št. 69.

Vse strani knjige so razdeljene v potrebne stolpce, oštevilčene, registracijski obrazec je spenjen (zapleten), overjen s podpisom (vodje kadrovske službe, namestnika vodje podjetja za osebje, vodje podjetja) in zapečatena. Knjiga obračuna gibanja delovnih knjižic je potrjena samo s podpisom vodje podjetja.

Urnik počitnic- dokument, ki določa vrstni red priznavanja dopusta zaposlenim.

V ISS dd so dopusti zagotovljeni v skladu z urniki dopustov samostojnih strukturnih oddelkov družbe. Urnik dopustov letno potrdi delodajalec ob upoštevanju mnenja izvoljenega sindikalnega organa družbe najkasneje dva tedna pred začetkom koledarskega leta. Odraža podatke o času razdelitve plačanih dopustov za zaposlene za koledarsko leto.

Urnik počitnic je obvezen tako za delodajalca kot za zaposlenega (2. del 123. člena delovnega zakonika Ruske federacije).

Za odražanje informacij o razporeditvi letnih plačanih dopustov za zaposlene v vseh strukturnih oddelkih se uporablja enoten obrazec št. T-7 (odobren z Resolucijo Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 05.01.2004 N 1).

Urnik počitnic v samostojnih strukturnih enotah družbe je sestavljen s programom ACS FEP.

V skladu z uredbo "O dopustih zaposlenih v ISS JSC" pred 15. novembrom vsako leto neodvisne strukturne enote prenesejo pripravljene urnike dopustov v kadrovsko službo v količini dveh izvodov. Urnik dopustov se s strani vodje kadrovske službe dogovori najkasneje do 14. decembra vsako leto, prvi izvod dokumenta pa se hrani v kadrovski službi. Drugi izvod dogovorjenega urnika dopustov se vrne samostojni strukturni enoti.

Če je v urniku dopustov predviden določen koledarski datum dopusta, je delodajalec dolžan najkasneje dva tedna pred začetkom počitnic o tem obvestiti zaposlenega pod podpis (3. del 123. Ruska federacija). Če v urniku dopustov ni določen določen datum začetka dopusta, ima delavec najkasneje petnajst dni pred začetkom dopusta pravico napisati vlogo za odobritev dopusta v mesecu, ki ga določa urnik dopustov, naslovljen na neposredni vodja samostojne strukturne enote z navedbo določenega datuma začetka počitnic.

V primeru spremembe (prestavitve) obdobja letnega plačanega dopusta (njegovih ločenih delov) na pobudo delavca ali v zvezi s proizvodnimi potrebami, pa tudi v primeru odpoklica delavca z letnega plačanega dopusta, te spremembe so predmet uvedbe v potrjeni urnik dopustov.

Vodja samostojne strukturne enote je disciplinsko odgovoren za pravočasnost in pravilnost razporeda dopustov, njegovo spoštovanje, pa tudi za ustrezno spremembo le-tega v primerih.

Za informacije in referenčne dokumente pri kadrovskem delu povezani:

pomoč;

Poročanje, beležke;

Pojasnila itd.

Ti dokumenti so namenjeni bodisi prenosu informacij od enega naslovnika do drugega ali beleženju kakršnih koli informacij. Na podlagi sklepa predstojnika lahko taki dokumenti služijo kot podlaga za sprejemanje posameznih odločitev ali pripravo upravnih dokumentov.

Informacijski in referenčni dokumenti v JSC "ISS" se izdajajo o vprašanjih, ki jih določa statut podjetja in predpisi o njegovih strukturnih oddelkih.

Zakon - dokument, ki ga sestavi več oseb in potrjuje dejstva ali dogodke, ki so jih ugotovili.

Zakoni so po svojem namenu in vsebini različni:

Sprejem (dela, materialna sredstva, dokumenti);

Ankete (varnostno stanje, požarna varnost, delovni pogoji, rezultati delovanja);

Sredstva za uničenje (materialna sredstva, dokumenti);

Prenosi (dokumenti);

Kršitve uveljavljenih pravil;

Preiskava nesreč, nesreč itd.

Akti se sestavljajo skupno (vsaj dva pripravljavca). Pogosto akte sestavijo posebej ustanovljene komisije, katerih sestava je odobrena z upravnim dokumentom vodje organizacije. Šteje se, da je akt sprejet in začne veljati po tem, ko ga podpišejo vsi člani komisije oziroma vse osebe, ki so sodelovale pri njegovi pripravi.

Kdor se z vsebino akta ne strinja, ga je dolžan podpisati s pridržkom glede svojega nestrinjanja. Odklonilno mnenje člana komisije mora biti sestavljeno na posebnem listu in priloženo aktu.

Kadrovska služba ISS dd sestavi akte na pismu družbe z logotipom podjetja, ki vsebuje zahtevane podatke:

Delavnica (oddelek), ki sestavlja akt;

Kraj sestavljanja;

Naslov (vsebina);

Podpisi.

Oddelek za kadre pri JSC "ISS" običajno izda akte o vprašanjih, povezanih z disciplino, kot so:

akt o zavrnitvi seznanitve z naročilom;

Dejanje o zavrnitvi seznanitve z odredbo in prejema kopije akta;

akt o zavrnitvi pisne razlage o dejstvu odsotnosti z delovnega mesta;

Akt o izvedbi interne preiskave v zvezi z izgubo varnostnega dokumenta - uradne izkaznice (plastične kartice) za dostop na ozemlje družbe.

AT reference opisana ali potrjena so različna dejstva in dogodki. Reference so običajno dveh vrst:

potrjuje eno ali drugo pravna dejstva in izdana zainteresiranim stranem.

Reference so lahko notranje ali zunanje. Notranje potrdilo podpiše izvajalec, potrdila, sestavljena na zahtevo zunanjih organizacij, pa podpiše vodja podjetja.

Po čl. 62 delovnega zakonika Ruske federacije je uprava dolžna izdati zaposlenemu na njegovo zahtevo potrdilo o delu v tej organizaciji, ki navaja posebnost, kvalifikacije, položaj, delovni čas in plače.

Ta potrdila najpogosteje izdaja kadrovska služba ISS JSC. Potrdilo se izda na listu A4.

Obvezni referenčni podatki:

Ime organizacije (za interno - ime strukturne enote);

Ime vrste dokumenta;

Datum in registracijska številka;

Kraj sestavljanja (za zunanjo referenco);

Destinacija;

Naslov (vsebina);

podpis;

memorandum- dokument, naslovljen na vodjo višje organizacije, vodjo oddelka ali organizacije, v katerem so navedene morebitne težave s sklepi in predlogi sestavljavca.

beležka- zaznamek o opravljanju katerega koli dela, ki ga uradna oseba pošlje drugi uradni osebi.

Memorandum je vrsta memoranduma.

Poročila in beležke JSC "ISS" so natisnjene na uveljavljenih obrazcih z logotipom podjetja in podatki o podjetju.

Ko naredite opombo na dveh ali več straneh, so druga in naslednje strani oštevilčene na sredini zgornjega roba lista.

Besedilo poročila ali beležke naj bi se praviloma nanašalo na eno ali več vprašanj, če so med seboj povezana in se bodo obravnavala v eni strukturni enoti organizacije naslovnice.

Pojasnilo - dokument, sestavljen za razlago določenih določil opravljenega dela (projekt, razvoj, poročilo).

Pojasnila so dveh vrst:

V opombah prve vrste pojasnjujejo vsebino posameznih določb glavne listine;

V zapiskih druge vrste zaposleni v podjetju pišejo o razlogih za svoja dejanja ali komentirajo kakršne koli dogodke.

Pojasnila so sestavljena podobno kot memorandumi (le da ne vsebujejo sklepov in predlogov) in jih podpiše sestavljalec z navedbo položaja in dešifriranja podpisa.

Ker je ISS JSC občutljivo podjetje, kjer se uporablja avtomatiziran sistem evidentiranja delovnega časa, je najpogostejši razlog, zakaj kadrovska služba ISS JSC piše memorandum, storjenje disciplinskega prekrška.

Posebnih pravil za pisanje pojasnila ni, zaposleni ga lahko napiše ročno ali napiše na računalnik v kateri koli obliki. Navesti mora dejstvo, ki je služilo kot razlog za pisanje memoranduma, in razloge, ki bi lahko pojasnili to situacijo.

Oddelek za človeške vire JSC "ISS" igra pomembno vlogo v podjetju, ker mora ustvariti velika količina različne dokumente, ki so potrebni za organizacijo dela društva.

Tako lahko sklepamo, da je treba vso dokumentacijo, ki jo kadrovska služba razvija in uporablja, imenovati normativno in metodološko podporo sistema upravljanja s kadri.

Regulatorna in metodološka podpora ustvarja pogoje za učinkovit proces priprave, sprejemanja in izvajanja odločitev o vprašanjih upravljanja s kadri. Sestoji iz organizacije razvoja in uporabe metodoloških dokumentov ter vzdrževanja regulativne ekonomije v sistemu upravljanja s kadri.

Odgovornost za oskrbo sistema upravljanja s kadri z regulativnimi in metodološkimi dokumenti nosijo ustrezni oddelki vodstvenega aparata organizacije (oddelek za standardizacijo, oddelek za organizacijo vodenja, pravni oddelek).

Temelji standardni dokumenti ob upoštevanju značilnosti organizacije zaposleni v službi za upravljanje s kadri razvijajo dokumente za notranjo uporabo. Torej je pomemben organizacijski in upravni dokument interni delovni predpisi, ki urejajo urnik dela v organizaciji. V skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije je delavec dolžan opravljati delo, ki mu je dodeljeno, v skladu z notranjimi delovnimi predpisi.

Najpomembnejši organizacijski dokument je kolektivna pogodba, razvit z neposrednim sodelovanjem oddelkov službe za upravljanje s kadri (oddelek za kadre, oddelek za organizacijo dela in plač, pravni oddelek).

Kolektivna pogodba- to je pogodba, ki jo delovni kolektiv sklene z upravo za ureditev razmerja v procesu proizvodne in gospodarske dejavnosti za obdobje od enega do treh let.

Postopek in pogoji za sklenitev kolektivne pogodbe so določeni z Zakonom Ruske federacije "O kolektivnih pogodbah in pogodbah" z dne 11. marca 1992 št. 2490-1 s spremembami zveznega zakona št. 176-FZ z dne 24. decembra 1995. . Del II izdaja Moskovski zakoni in zakoniki Ruske federacije 2011-2014, Zakonik o delu Ruske federacije, poglavje 7, čl. 49, čl. 50, čl. 51.

Dokumenti organizacijske, metodološke in metodološke narave vključujejo tiste, ki urejajo opravljanje kadrovskih funkcij. To vključuje: zagotavljanje formacije kadrovska rezerva V organizaciji; stališče o organizaciji prilagajanja delavcev; priporočila o organizaciji zaposlovanja in izbire kadra; stališče do urejanja odnosov v timu; plačilni položaj; navodila o spoštovanju varnostnih predpisov ipd. Razvoj teh dokumentov izvajajo zaposleni v ustreznih delih sistema upravljanja s kadri.

Za razvoj teh in drugih dokumentov ter za izvajanje številnih funkcij upravljanja osebja, kot je regulativni dokument, kot je Imenik kvalifikacij za delovna mesta vodij, strokovnjakov in drugih zaposlenih, ki ga je leta 1998 odobrilo Ministrstvo za delo Ruske federacije. (kakor je bil spremenjen leta 2007), se uporablja. Zasnovan za urejanje organizacije dela teh kategorij delavcev, za zagotavljanje racionalne izbire, razporeditve in uporabe osebja, za določitev plač delavcev glede na njihovo raven usposobljenosti. Imenik vključuje kvalifikacijske značilnosti položaji, od katerih ima vsak naslednje razdelke:

Delovne obveznosti;

Mora vedeti;

Zahteve za kvalifikacijo.

Za karakterizacijo delovnih mest, ocenjevanje dela, dodeljevanje kvalifikacijskih kategorij delavcem, pripravo programov usposabljanja in izpopolnjevanja delavcev se uporablja regulativni dokument, kot je Enotni tarifni in kvalifikacijski referenčni priročnik za dela in poklice delavcev (ETKS). Tarifne in kvalifikacijske značilnosti poklicev delavcev so podane po kategorijah in so sestavljene iz razdelkov:

- "značilnosti dela" - seznam delovnih veščin, ki jih mora imeti delavec, da pridobi kategorijo, ki ustreza opravljenemu delu;

- "Mora biti sposoben" - najmanj posebnih znanj in veščin, potrebnih za delo v tej kategoriji;

- "Primeri dela" - seznam najbolj tipičnih delovnih mest za določen poklic in dano tarifno kategorijo.

Sklep: tako je predšolski vzgojno-izobraževalni zavod pod regulacijo zakonskih predpisov, ki ust Splošni pogoji za dokumentiranje dejavnosti organizacije, pa tudi za delo s temi dokumenti, pravilnost njihovega vzdrževanja in izpolnjevanja. Upoštevajte vodenje osebnega dosjeja vsakega zaposlenega z zapiski v osebni kartoteki in delovni knjižici.

Izdelava naročil in upravnih dokumentov strogo v skladu s standardiziranimi obrazci (na primer obrazci T itd.) in določbami pisarniškega dela in upravljanja osebja, določenimi v zakonodaji ter ob upoštevanju interne upravne dokumentacije podjetja.

JSC "ISS" je občutljivo podjetje, kjer se uporablja sistem avtomatiziranega obračunavanja delovnega časa ob upoštevanju načel sistematizacije kadrovske dokumentacije o glavnih kadrovskih postopkih.

POGLAVJE 2. ANALIZA ZNAČILNOSTI ORGANIZACIJE DOE HR SLUŽBE JSC "ISS"

Podjetje ima določbe in klavzule v skladu z Zakonom Ruske federacije "O državnih skrivnostih" z dne 21. julija 1993 (s spremembami 21. decembra 2013) in Zveznim zakonom "O poslovnih skrivnostih" z dne 29. julija 2004 št. 98-FZ, (s spremembami 12. marca 2004) .2014).

Vprašanja uporabe informacij, ki so označene kot državna skrivnost, in drugih zaupnih informacij določa Zakon Ruske federacije z dne 21. julija 1993 N 5485-I "O državnih skrivnostih" (08.11.2011).

Zakon določa seznam podatkov, ki so državna skrivnost, ter določa pristojnosti državnih organov in uradnikov, ki so dolžni zagotavljati varovanje in varstvo državne skrivnosti. Zakonodaja Ruske federacije ureja tudi druga področja dejavnosti, ki so tesno povezana z dokumentacijsko podporo.

Pravni akti, ki jih sprejmeta predsednik Ruske federacije in Vlada Ruske federacije, razvijajo določbe, določene v zakonodajnih aktih o informacijah in dokumentaciji.

Številni odloki predsednika Ruske federacije so namenjeni zagotavljanju zaščite informacij:

Odlok predsednika Ruske federacije z dne 24. januarja 1998 št. 61 "O seznamu podatkov, ki so označeni kot državna skrivnost",

Odlok predsednika Ruske federacije z dne 6. marca 1997 št. 188 "O odobritvi seznama zaupnih informacij" (s spremembami in dopolnitvami 23. septembra 2005),

Odlok vlade Ruske federacije z dne 4. septembra 1995 št. 870 "O odobritvi pravil za razvrščanje podatkov, ki predstavljajo državno skrivnost, med različnimi podatki tajnosti."

Odlok vlade Ruske federacije z dne 17. oktobra 2009 št. št. 822, del III "Posebnosti standardizacije obrambnih izdelkov (gradenj, storitev), ki se uporabljajo za zaščito informacij, ki predstavljajo državno skrivnost ...", vključno z odlokom v 27. odstavku Državne korporacije o jedrska energija Rosatom.

Odloki predsednika Ruske federacije in sklepi Vlade Ruske federacije urejajo vprašanja priprave, objave, državne registracije in izvajanja regulativnih pravnih aktov, ki jih izdajo vladni organi. Pravila za pripravo regulativnih pravnih aktov zveznih izvršilnih organov in njihovo državno registracijo so bila odobrena z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 13. avgusta 1997 N 1009 (s spremembami 11. decembra 2014).

Pravilnik "O potrditvi upravnih predpisov za izvr Zvezna služba po obrambnem nalogu (Rosoboronzakaz) državne funkcije za obravnavanje pritožb zoper dejanja (nedelovanje) državnih odjemalcev, pooblaščenih organov, specializiranih organizacij, operaterjev elektronskih platform, razpisnih, dražbenih ali kotacijskih komisij pri oddaji naročil za dobavo blaga, izvedbo dela, opravljanja storitev za potrebe zvezne države, ki niso povezane z državnim obrambnim redom, in podatki, o katerih je državna skrivnost "odredba z dne 03. 12. 2013 št. 27

Zvezni zakon "O poslovnih skrivnostih" z dne 29. julija 2004 št. 98-FZ (s spremembami 12. marca 2014) ureja razmerja v zvezi z vzpostavitvijo, spremembo in prenehanjem režima poslovne skrivnosti v zvezi z informacijami, ki imajo dejanske podatke. ali potencialno komercialno vrednostjo zaradi svoje nejasnosti za tretje osebe, 1. del, kakor je bil spremenjen. zvezni zakon<#"876221.files/image001.gif">

PRILOGA 2

Strukturni diagram upravljanja kadrov JSC "ISS"

PRILOGA 3

NAVODILA (PROJEKT)

za HR v

JSC "ISS" poimenovan po akademiku M.F. Rešetnev

SPLOŠNE DOLOČBE

1 S tem Navodilom o upravljanju kadrovskih evidenc (v nadaljnjem besedilu: Navodilo) so določena enotna pravila za vodenje kadrovske evidence v delniški družbi "Informacijski satelitski sistemi" po imenu akademika M.F. Reshetnev (v nadaljnjem besedilu - Družba) in je namenjen izboljšanju kadrovskega dela v podjetju.

2 Navodilo je izdelano v skladu z veljavno zakonodajo Ruske federacije.

3 Odgovornost za organizacijo vodenja kadrovskih evidenc, spoštovanje uveljavljenih pravil in postopkov za delo z kadrovski dokumenti v družbi je dodeljen kadrovski službi. Kadrovska služba je samostojna strukturna enota in je odgovorna namestniku generalnega direktorja za kadre.

4 Za vodenje kadrovske evidence so odgovorni vodje strukturnih oddelkov službe za delo s kadri.

5. Odgovorni za vodenje kadrovske evidence so osebno odgovorni za izvajanje zahtev Navodila, varnost svojih uradnih dokumentov. O njihovi izgubi se nemudoma prijavi vodja strukturne enote in obvesti namestnika generalnega direktorja za kadre.

6 Pravice in obveznosti osebe, odgovorne za vodenje kadrovske evidence v družbi, so določene z opisom delovnih mest.

SESTAVA KADROVSKE DOKUMENTACIJE

1 Dejavnost podjetja zagotavlja sistem medsebojno povezanih poslovodnih dokumentov, ki sestavljajo njegovo dokumentacijsko bazo.

V skladu z veljavno zakonodajo se v podjetju sestavljajo naslednji kadrovski dokumenti:

Navodila;

pogodbe o zaposlitvi;

opisi delovnih mest;

Kadrovski dokumenti;

Drugo.

2.2 Kadrovski dokumenti morajo biti izjemno jedrnati in vsebinsko jasni, celovito utemeljeni, brez različnih interpretacij.

3 Odgovornost za kakovost priprave dokumentov in zanesljivost v njih vsebovanih informacij nosijo osebe, ki so takšne dokumente pripravile, potrdile in podpisale.

4 Obrazci organizacijskih in administrativnih kadrovskih dokumentov.

Podjetje ima naslednje oblike:

Odredba generalnega projektanta in generalnega direktorja;

Splošna oblika;

Naročite.

Sestavo vrst obrazcev, ki se uporabljajo v podjetju, odobrita generalni projektant in generalni direktor.

PRIPRAVA DOKUMENTOV

1 Pri izdelavi kadrovskih dokumentov se od odgovornih za vodenje kadrovske evidence zahteva, da upoštevajo spodaj navedena pravila za izdajo podatkov.

2 Naslov na besedilo dokumenta.

Naslov besedila dokumenta mora biti jedrnat in natančno odražati pomen besedila. Naslov sestavi oseba, ki pripravlja osnutek dokumenta.

3 Datum dokumenta.

Datum podpisa ali dogodek, zabeležen v dokumentu (upravni dokumenti, pisma, akt),

Datum odobritve (za odobreni dokument: navodilo, predpis).

Vse oznake na dokumentu v zvezi z njegovim izvorom in izvedbo morajo biti datirane in podpisane.

4 Odobritev dokumenta.

Potrditev dokumenta se sestavi z vizumom na dokumentu ali z žigom odobritve.

Odobritev osnutka dokumenta se po potrebi izvede za oceno veljavnosti dokumenta, njegove skladnosti z veljavno zakonodajo in pravnimi akti.

Kadrovski dokument mora biti usklajen z glavnim računovodjo, vodjo gospodarskega oddelka in vodjo pravne službe.

Vizumi vključujejo osebni podpis in položaj odobritelja dokumenta, prepis podpisa (inicialke, priimek) in datum.

5 Podpis dokumenta.

Kadrovske listine podpišeta generalni projektant in generalni direktor oziroma po njegovem pisnem ukazu njegovi namestniki.

Sestava podpisa vključuje: ime delovnega mesta osebe, ki je podpisala dokument (pri uporabi uradnega pisma se naziv delovnega mesta ne navede), osebni podpis in njen prepis (inicialke, priimek).

6 Odobritev dokumenta.

Na dokumentih, ki so predmet odobritve, je žig odobritve odtisnjen v zgornjem desnem kotu prvega lista dokumenta.

Če so potrebna dodatna navodila in pojasnila, se dokument lahko potrdi s sklepom generalnega projektanta in generalnega direktorja.

7 Uporaba pečatov in žigov

Za potrditev pristnosti kadrovskih dokumentov ali skladnosti kopij kadrovskih dokumentov se v podjetju uporabljajo pečati podjetja.

LASTNOSTI REGISTRACIJE DOKUMENTOV ZA POSAMEZNE HR POSTOPKE

1 Naročila o osebju

1.2 Naročila o osebju so primarni računovodski dokumenti, ki evidentirajo dejstvo sprejema, premestitve ali odpuščanja zaposlenega ter osnovo za izračun njegovih plač in drugih plačil.

1.3 Registracijo naročil za osebje (o spremembi imena, o zamenjavi itd.) izvaja kadrovska služba.

1.4 Naročila za osebje so izdana v enem izvodu. Izdajanje izvirnih ukazov za osebje je prepovedano. Na zahtevo zaposlenega ali strukturne enote za izpolnjevanje njegovih nalog izda kadrovska služba ustrezno overjene kopije ali izvlečke iz naročil.

Kopije ali izpiske iz naročil za osebje v ugotovljenih primerih kadrovska služba prenese v računovodstvo.

1.5 Naročilo se izvede na enotnem obrazcu ali na pisemski glavi družbe.

1.6 Naročilo podpišeta generalni direktor in generalni projektant podjetja oziroma oseba, ki kot takšna nastopa.

2.1 Akt - dokument, ki ga sestavi več uradnikov in potrjuje dejstva, dogodke (akt prevzema - prenos delovne knjižice), ki se dogajajo v podjetju.

2.2 Akt je sestavljen na splošnem pismu družbe.

2.3 Akt podpišejo člani komisije za aktivacijo.

3 Poslovna korespondenca

3.1 Poslovna korespondenca je bistveno sredstvo komunikacije z zunanjimi organizacijami.

4 Opis delovnega mesta

4.1 Opis delovnega mesta - regulativni dokument, ki opredeljuje funkcije, pravice in obveznosti zaposlenega v podjetju.

4.2 Na podlagi opisa delovnega mesta se z delavcem sestavi pogodba o zaposlitvi.

o 4.4.3 Opis delovnega mesta mora vsebovati naslednje razdelke:

Splošne določbe;

Zahteve glede kvalifikacij;

Delovne obveznosti;

Odgovornost.

5 Dokumenti o vzpostavitvi delovnega razmerja

5.1 Zaposlitev v družbi poteka na podlagi pogodbe o zaposlitvi, sklenjene med delavcem in družbo. Pogodba o zaposlitvi je sestavljena v dveh izvodih, od katerih vsak podpišeta stranki. En izvod pogodbe o zaposlitvi hranimo v kadrovski službi družbe, drugega pa izročimo delavcu.

Pogodba o zaposlitvi se lahko sklene:

Za nedoločen čas;

Za določeno obdobje najmanj enega leta.

Spremembe in dopolnitve pogodbe o zaposlitvi, tudi pri premestitvi na drugo delo, izvajata pogodbeni stranki s sklenitvijo dodatni dogovor na pogodbo o zaposlitvi.

Med pogodbenima strankama se sklene dodatni sporazum k pogodbi o zaposlitvi pisanje vsaj dva izvoda.

5.2 Podlaga za zaposlitev v družbi (sklenitev pogodbe o zaposlitvi) je prijava kandidata za zaposlitev.

Prošnjo za zaposlitev napiše kandidat sam, v skladu z obrazcem društva

5.3 Osebni list za kadrovsko evidenco je dokument, ki vsebuje podatke osebne in biografske narave o zaposlenem.

Osebni list za kadrovsko evidenco izpolni zaposleni sam brez pik in popravkov v enem izvodu. Odgovori na vprašanja so podani v skladu s podatki iz osebnih dokumentov kandidata za delo.

5.4 Delodajalec je dolžan najkasneje en delovni dan po sklenitvi pogodbe o zaposlitvi na podlagi pogodbe o zaposlitvi izdati odredbo o zaposlitvi delavca, s katero se seznani delavca proti podpisu v roku št. več kot 3 koledarske dni.

Odredba o zaposlitvi je sestavljena v skladu z enotnim obrazcem št. T-1.

Izvirnik naloga za zaposlitev ostane v hrambi kadrovske službe, kopija se prenese v računovodstvo za registracijo osebnega računa in plačilne liste.

Enotni obrazec naloga št. T-1 je osnova za izpolnjevanje vpisnega obrazca »Osebna izkaznica T-2«, vpis oznake o zaposlitvi v delovno knjižico ali njeno izdajo (za novozaposlene).

5.5 Osebna izkaznica T-2 je glavni računovodski dokument, ki se sestavi za vsakega zaposlenega zaposlenega in služi kot osnova za obračunavanje sestave in analize gibanja osebja.

Osebna izkaznica T-2 se izpolni na podlagi ankete novozaposlenega delavca in osebnih dokumentov, ki jih predloži delavec.

Vse naknadne spremembe podatkov o zaposlenem (o izobrazbi, spremembi prebivališča itd.) s strani odgovornega uslužbenca kadrovske službe se odražajo v osebni izkaznici T-2.

Po izpolnitvi osebne izkaznice T-2 novozaposleni podpiše osebno izkaznico T-2 in izpiše datum izpolnitve.

5.6 Na podlagi izpolnjene osebne izkaznice T-2 odgovorni delavec kadrovske službe opravi vpis v delovno knjižico zaposlenega (če obstaja) v skladu z zahtevami, določenimi z aktom pooblaščenega državnega organa za delo. .

5.7 Nalog za gibanje, prenos se izda v enotnem obrazcu št. T-5.

Obrazec T-5 je zasnovan za dokumentiranje premestitve na drugo delovno mesto.

Osnova za izdajo naročila je vloga za premestitev na drugo delovno mesto, ki vsebuje naslednje podatke: naslovnik (vodja organizacije z navedbo njegovega položaja, začetnice in priimka), avtorja (položaj, strukturna enota, začetnice in priimek), ime vrsta dokumenta (vloge), besedilo, podpis in datum. Besedilo vsebuje zahtevo zaposlenega, da ga premesti na drugo delovno mesto in (ali) v drugo strukturno enoto. Vizumi vodij strukturnih enot družbe so pritrjeni na vlogo - za prejšnje in novo delovno mesto ter sklep vodje družbe.

Nalog za prenos se sporoči zaposlenemu v Družbi proti prejemu. Izvirnik naročila ostane v hrambi kadrovske službe družbe, kopija se prenese v računovodstvo.

5.8 Odpuščanje zaposlenega v Družbi, t.j. odpoved pogodbe o zaposlitvi, dokumentirati obrazec št. T-8 "Odredba (navodilo) o odpovedi pogodbe o zaposlitvi delavcu."

5.9 Odpoved je pisna oblika opozorila delodajalca o odpovedi pogodbe o zaposlitvi na pobudo delavca. Vloga je napisana ročno, naslovljena na vodjo, besedilo vsebuje zahtevo zaposlenega za odpuščanje, razlog in datum odpovedi. Dokument mora vsebovati datum oddaje vloge. Vloga se vloži v osebni spis skupaj s kopijo sklepa o razrešitvi.

Datum odpovedi je nujen pogoj za odredbo, saj je v skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije dan, ko je delavec odpuščen, v vseh primerih zadnji dan njegovega dela (člen 77 delovnega zakonika Ruske federacije). federacije).

Osnutek odredbe o razrešitvi potrdi vodja kadrovske službe družbe, vodja strukturne enote, iz katere je delavec odpuščen, odvetnik, če je pobudo za odpuščanje delodajalec, odredbo podpiše generalni direktor. in generalni projektant podjetja ali od njega pooblaščena oseba. Prvi izvod odredbe (navodila) ostane v pisarni, drugi se prenese v računovodstvo za poravnavo z zaposlenim.

5.10 Odredba (navodilo) o odobritvi dopusta delavcu se izda v enotnem obrazcu št. T-6.

Podlaga za izdajo odredbe o odobritvi dopusta je prijava delavca in urnik dopustov.

5.11 Zaporedje odobritve plačanega dopusta se določi letno v skladu z urnikom dopustov, ki ga potrdita generalni direktor in generalni projektant družbe ali od njega pooblaščena oseba, najkasneje 2 tedna pred začetkom koledarskega leta.

Urnik dopustov sestavijo zaposleni v kadrovski službi družbe, potrdijo ga vodje strukturnih oddelkov in potrdijo generalni direktor in generalni projektant družbe ali od njega pooblaščena oseba.

Ko se dopust prestavi na drug čas, se s soglasjem zaposlenega in vodje strukturne enote ustrezno spremeni urnik dopustov.

Zaposleni mora biti o začetku dopusta obveščen najkasneje 2 tedna pred njegovim začetkom.

5.12 Odredba (navodilo) za spodbujanje delavca družbe se izda v enotnem obrazcu T-11.

Izvirno naročilo ostane za hrambo v kadrovski službi družbe, na podlagi katere se podatki o spodbudi vpišejo v delovno knjižico, osebno izkaznico obrazca št. T-2 zaposlenega v podjetju.

5.13 Odredba o izreku disciplinske sankcije je sestavljena v besedilni obliki na naročilnici na podlagi sklepa generalnega direktorja in generalnega projektanta družbe ali od njega pooblaščene osebe, obrazložitve in memoranduma.

Odredba o izreku disciplinske sankcije z navedbo razlogov za njeno izdajo se delavcu, ki je izrečena disciplinski sankciji, objavi (sporoči) s prejemom v treh delovnih dneh od dneva izdaje. Če delavec zavrne podpis odredbe, se sestavi ustrezen akt.

Prvi izvod naročila ostane za hrambo v kadrovski službi v spisu naročila.

5.14 Pred uporabo kazni je treba od zaposlenega v Družbi zahtevati pisno pojasnilo. V primerih, ko delavec takšne razlage noče dati, se sestavi ustrezen akt. Pojasnilo pojasnjuje razloge za to, kar se je zgodilo - kršitev delovne discipline, neizpolnitev katere koli naloge itd. Pojasnilo je napisano lastnoročno, v enem izvodu.

5.15 Memorandum o kršitvi delovne discipline sestavi vodja strukturne enote družbe na podlagi pojasnila uslužbenca družbe. Sklep je napisan na memorandumu in mora vsebovati sklep o vrsti disciplinske sankcije.

6 Kadrovska evidenca

6.1 Delovna knjižica zaposlenega je glavni dokument o delovni dejavnosti in delovnih izkušnjah zaposlenega. Delovne knjižice se vodijo na način, ki ga določajo "Pravila za vodenje in shranjevanje delovnih knjižic, izdelavo obrazcev delovne knjižice in njihovo zagotavljanje delodajalcem", ki jih je potrdila Uredba Vlade Ruske federacije z dne 16. aprila 2003 N 225 ( s spremembami 6. februarja 2004)

6.2 Osebni spis - niz dokumentov, ki vsebujejo popolne podatke o zaposlenem in njegovi delovni dejavnosti. Osebne datoteke se hranijo z namenom, da se vse informacije o enem zaposlenem združijo v ločen kompleks (dosje).

Osebne mape se hranijo za vodstvene delavce, strokovnjake, finančno odgovorne osebe.

Osebni spis se sestavi po izdaji naloga o zaposlitvi, ki se oblikuje v celotnem obdobju dela zaposlenega in dopolnjuje dokumente, ki označujejo delovna dejavnost.

Dokumenti v osebnem dosjeju delavca so urejeni v kronološkem vrstnem redu (po datumu objave ali sestavljanja).

Osebne mape zaposlenih se hranijo 75 let, vodje organizacije - stalno.

Osebni spisi se hranijo v kadrovski službi. kot dokumenti strogega poročanja. Za hrambo osebnih spisov je odgovoren uslužbenec kadrovske službe, odgovoren za vodenje kadrovske evidence.

6.3 Delodajalec je dolžan ob odpovedi pogodbe o zaposlitvi delavcu na dan odpovedi (zadnji dan dela) izdati delovno knjižico in na pisno vlogo delavca kopije dokumentov v zvezi z delom (čl. 62 delovnega zakonika Ruske federacije). Prijavo delavec sestavi v pisni poljubni obliki, z natančno navedbo posameznih vrst dokumentov, katerih kopije želi delavec prejeti, in utemeljitvijo ustrezne zahteve s sklicevanjem na 62. člen delovnega zakonika Ruske federacije in se predloži najkasneje tri dni pred datumom razrešitve.

6.4 Delovni zakonik Ruske federacije dodatno določa obveznost delodajalca, da zaposlenemu izda: ustrezno overjeno kopijo odredbe (navodila) o zaposlitvi (2. del 68. člena delovnega zakonika Ruske federacije); delovna knjižica in drugi dokumenti, povezani z delom, ob odpovedi pogodbe o zaposlitvi na pobudo zaposlenega (5. del 80. člena delovnega zakonika Ruske federacije); kopije vseh evidenc, ki vsebujejo osebne podatke zaposlenega, razen če to določajo zvezni zakoni (člen 89 delovnega zakonika Ruske federacije).

Delodajalec je dolžan delavcu na njegovo zahtevo izdati kopije dokumentov v zvezi z delom v treh dneh od dneva vložitve ustrezne vloge, ne da bi od delavca zahteval plačilo.

6.5 Overitev kopij v zvezi z delom lahko, odvisno od vrste posameznega dokumenta, izvede kadrovska služba ali računovodstvo družbe.

ORGANIZACIJA DOKUMENTNOTOKA

1 Vsa korespondenca, ki jo prejme oddelek družbe, se evidentira v registru prejetih dokumentov.

2 Dokumenti, ki jih podpiše vodja družbe za kadrovske zadeve in so namenjeni pošiljanju tretjim osebam, se prenesejo v Splošno službo družbe, kjer se evidentirajo v dnevniku izhodnih dokumentov, pripravljenih za pošiljanje in poslanih.

Kopije poslane kadrovske korespondence z vizumom se hranijo v spisih kadrovske službe družbe.

REGISTRACIJA DOKUMENTOV

1 Osnova za izdelavo iskalnikov je registracija dokumentov - zapis poverilnic o dokumentu v predpisani obliki, ki določa dejstvo njegovega nastanka, pošiljanja ali prejema.

2 Vsi kadrovski dokumenti, ki zahtevajo registracijo, izvedbo in uporabo za referenčne namene, so predmet registracije.

3 Kadrovski dokumenti se evidentirajo enkrat: vhodni - na dan prejema, ustvarjeni - na dan podpisa ali odobritve.

4 Registracija kadrovskih dokumentov se izvaja centralno. Hkrati vse operacije za registracijo kadrovskih dokumentov izvaja kadrovska služba.

Registracija kadrovskih dokumentov se izvaja znotraj skupin, odvisno od vrste dokumenta.

5 Kadrovski dokumenti se evidentirajo na tradicionalen način - izkaznica, revija; kot tudi v elektronski obliki.

6 Registrska številka dokumenta je sestavljena iz zaporedne številke, ki jo je mogoče dopolniti z indeksom zadeve po nomenklaturi zadev. Sestavni deli registrske številke so med seboj ločeni s pomišljajem ali poševnico.

NADZOR IZVAJANJA DOKUMENTOV

1 Izvedba dokumentov se izvaja v skladu s pogoji, ki jih določa zakonodaja Ruske federacije. Roki za izvedbo dokumentov, ki niso predvideni z zakonodajo Ruske federacije, se izvajajo v skladu z roki, določenimi z notranjimi dokumenti družbe.

Pogoji izvedbe se izračunajo v koledarskih dneh od dneva podpisa ali odobritve dokumenta. Rok za izvršitev dokumenta lahko spremeni samo oseba, ki ga je sestavila.

2 Izvedba dokumenta poteka v naslednjem vrstnem redu:

Zbiranje in obdelava potrebnih informacij;

Priprava projekta in izvedba dokumenta;

Potrditev in predložitev dokumenta v podpis generalnemu direktorju in generalnemu projektantu družbe;

Seznanitev z dokumentom zaposlenih v podjetju.

ORGANIZACIJA DOKUMENTOTOKA PRI PISARNIČNEM DELU

1 Organizacija dokumentov pri upravljanju kadrovskih evidenc je sklop vrst dela, ki zagotavlja varnost, sistematizacijo dokumentov, oblikovanje in izvajanje spisov pri upravljanju kadrovskih evidenc in njihov prenos v arhiv družbe v skladu z zahtevami, ki jih določa država. standarde za dokumente, pa tudi metodološke dokumente za arhiviranje.

Glavne vrste zagotavljanja dela primerna organizacija dokumenti pri vodenju kadrovske evidence so sestavljanje nomenklature zadev in oblikovanje zadev.

2 Nomenklatura zadev - sistematiziran seznam imen zadev, odprtih v podjetju, z navedbo rokov njihovega shranjevanja, sestavljen na predpisan način.

Nomenklatura zadev je zasnovana tako, da organizira združevanje izvršenih dokumentov v zadeve, sistematizira in evidentira zadeve, določi njihovo obdobje hrambe in je osnova za sestavljanje popisov zadev stalne in začasne (več kot 10 let) hrambe, kot tudi za evidentiranje. primeri začasnega (do vključno 10 let) skladiščenja .

3 Združevanje izvršenih listin v zadeve se izvaja v skladu z nomenklaturo zadev.

Pri ustvarjanju primerov je treba upoštevati naslednja pravila:

V zadevo umestiti le izpolnjene, pravilno izpolnjene listine v skladu z naslovi zadev po nomenklaturi;

Sestavite vse dokumente v zvezi z rešitvijo enega vprašanja;

Združite dokumente enega koledarskega leta v datoteko, razen prenosnih zadev;

Ločeno združite dokumente trajnega in začasnega shranjevanja v datoteke. Dokumentov, ki jih je treba vrniti, dodatnih kopij, osnutkov ne smete odlagati v datoteko.

4 Od ustanovitve do predaje v arhiv društva se spisi hranijo na kraju nastanka.

Izdaja zadev drugim oddelkom ali tretjim organizacijam se izvaja z dovoljenjem vodstva. Za izdano zadevo se izda izkaznica - nadomestek za zadevo. Zadeve se izdajo tretjim organizacijam v skladu z akti.

Odvzem dokumentov iz spisov trajne hrambe je dovoljen v izjemnih primerih in se izvede z dovoljenjem vodje podjetja z obveznim odhodom v primeru overjene kopije dokumenta in akta o razlogih za izdajo izvirnika. .

PRENOS ZADEV V ARHIV

1 Za ugotavljanje vrednosti kadrovskih dokumentov z namenom njihovega izbora za hrambo v arhivu družbe in za določitev rokov hrambe se opravi pregled vrednosti dokumentov.

Izbira kadrovskih dokumentov za trajno hrambo se izvaja na podlagi seznamov dokumentov, ki navajajo pogoje njihove hrambe in nomenklaturo spisov družbe s pregledovanjem datotek enega za drugim.

Na podlagi rezultatov pregleda vrednosti dokumentov se sestavijo popisi zadev za stalno, začasno hrambo in osebje ter akti o dodelitvi zadev za uničenje.

2 Za zaključene primere trajne, začasne hrambe in za osebje družbe, ki je opravilo preverjanje vrednosti, sestavljeno v skladu s temi zahtevami, se popisi sestavljajo letno.

Pri sestavljanju popisa zadev se upoštevajo naslednje zahteve:

Naslovi zadev se vpisujejo v popis v skladu s sprejeto sistematizacijo na podlagi nomenklature zadev;

Stolpci inventarja so izpolnjeni strogo v skladu s podatki, ki so navedeni na ovitku ohišja.

Popisi zadev se sestavljajo po ustaljenem obrazcu v treh izvodih.

3 Dokumenti, nastali v okviru dejavnosti kadrovske službe družbe, ki imajo zgodovinske, družbene, gospodarski pomen, ne glede na čas nastanka, kraj hrambe, tehniko in način varovanja podatkov, so predmet prenosa v hrambo v Državni arhiv.

Prenos zadev se izvaja po opisih.

Do danes je glavna težava pri dokumentarni podpori dejavnosti kadrovskih služb zagotoviti, da so vsi izdani kadrovski dokumenti v skladu z zahtevami delovne zakonodaje, veljavnih GOST-ov, različnih navodil in vsa podjetja uskladiti s standardom, ki ga je določilo vodstvo. podjetje v dokumentarni podpori kadrovskega dela.

Normativna in metodološka podpora sistema PM je določen niz dokumentov organizacijske, organizacijsko-metodične, organizacijsko-administrativne, tehnične in normativno-tehnične narave.

Eden od pomembnih dokumentov UE so

notranji delovni predpisi

dolžnosti zaposlenega in uprave

Upravljanje kadrovske in vodstvene evidence vključuje predvsem izdelavo kadrovske razporeditve, opisov delovnih mest, naročil kadrov in vodenje osebnih kartotek. Najpogosteje lahko to vključuje tudi podatke o izračunu plač zaposlenih v organizaciji.

Osnovni pristopi k ocenjevanju dejavnosti kadrovskih služb.

Vrednotenje dejavnosti kadrovskih enot je sistematičen, dobro organiziran proces, katerega cilj je primerjati stroške in rezultate, povezane z dejavnostjo kadrovskih služb, ter povezati te rezultate z rezultati dejavnosti organizacije v preteklosti, z rezultatov dejavnosti drugih organizacij. Rezultati ocenjevanja služijo kot kazalniki, ki usmerjajo pozornost na glavne probleme dela s kadri, kot so kakovost opravljenega dela, zadovoljstvo zaposlenih, delovna disciplina in fluktuacija osebja.

Količinsko določanje učinkovitosti dejavnosti služb za upravljanje osebja vključuje obvezno določitev stroškov, ki spremljajo izvajanje kadrovske politike organizacije. Hkrati je treba upoštevati stroške tako vzdrževanja osebja kot dopolnjevanja njegovega števila in usposabljanja. Drug kazalnik, ki označuje dejavnosti služb za upravljanje s kadri, so stroški kadrovskih dejavnosti na zaposlenega. Pri ocenjevanju učinkovitosti posameznih kadrovskih programov se ugotavlja vpliv vsakega od njih na uspešnost zaposlenih in organizacije kot celote.

Druga skupina kazalnikov za ocenjevanje dejavnosti kadrovskih služb je kadrovska raven. Količinsko se opredeli - s primerjavo dejanskega števila zaposlenih z zahtevano (izračunano) vrednostjo za zahtevnost poslovanja ali z načrtovanim številom, ki ga predvideva kadrovska tabela; pa tudi kvalitativno - v skladu s stopnjo strokovne usposobljenosti, izobrazbenim profilom, praktičnimi izkušnjami zaposlenih z zahtevami delovnih mest (položaj), ki jih zasedajo.

Stopnjo zadovoljstva zaposlenih ocenjujemo na podlagi analize njihovih mnenj o kadrovski politiki organizacije in njenih posameznih področjih. Takšna mnenja se ugotavljajo z vprašalniki ali intervjuji.

Učinkovitost dela kadrovskih enot lahko zaposleni ocenijo na podlagi naslednjih objektivnih meril:

stopnja sodelovanja različnih oddelkov in služb s službo za upravljanje s kadri;

mnenje linijskih vodij o učinkovitosti službe za upravljanje s kadri;

pripravljenost kadrovske službe za sodelovanje z vsemi zaposlenimi pri reševanju kadrovskih problemov;

zaupanje v odnose z zaposlenimi;

hitrost, kakovost in učinkovitost izpolnjevanja zahtev, naslovljenih na službo za upravljanje s kadri, ter storitev, ki jih ta služba zagotavlja drugim službam;

ocena kakovosti informacij in nasvetov, ki jih služba daje višjemu vodstvu.

Podatke, pridobljene z anketo o mnenjih zaposlenih, analiziramo, rezultate primerjamo z rezultati preteklih anket, da ugotovimo, ali gre za pozitivne ali negativne spremembe.

Glavna posredna merila za učinkovitost dejavnosti služb za upravljanje osebja so kazalniki fluktuacije in odsotnosti z dela. Fluidnost in odsotnost sta tesno povezana s takšnimi posrednimi oblikami ocenjevanja, kot so pritožbe in kakor koli izraženo nezadovoljstvo.

Nezadovoljstvo je izraz v kakršni koli obliki nezadovoljstva ali kritike od zaposlenega do vodje.

Pritožba je pritožba, ki se vodstvu poda ustno ali pisno.

Seveda pa pritožbe in nezadovoljstvo niso vedno povezani z upravljanjem osebja. Lahko se nanašajo na različna področja organizacije. Vsekakor pa rast števila in objektivnosti pritožb kaže na nezadovoljstvo z delom, kar posledično vodi v povečanje odsotnosti in fluktuacije. Ti dejavniki so pokazatelji, kako učinkovite so aktivnosti službe za upravljanje s kadri pri ustvarjanju pogojev za povečanje zadovoljstva zaposlenih z delom v organizaciji.

Ocena dejavnosti osebja organizacije bo nepopolna brez ocene kakovosti dela kadrovskih delavcev po naslednjih kazalnikih:

izpolnjevanje obveznosti glede izbire števila zaposlenih, ki jih predvideva kadrovska razporeditev organizacije;

izpolnjevanje obveznosti zagotavljanja vodstvenih delavcev, strokovnjakov in delavcev zahtevanih poklicev, specialnosti in kvalifikacij;

število primerov kršitve uveljavljenega postopka za obdelavo kadrovske dokumentacije (pogodbe, pokojninske zadeve, delovne knjižice, potrdila, poročila itd.);

stopnja varnosti polne rezerve za napredovanje menedžerjev in strokovnjakov;

pravočasnost in kakovost evidentiranja vzpostavljenega poročanja;

število primerov kršitve delovne discipline s strani kadrovskih uradnikov;

število primerov kršitve urnika za preverjanje in analizo spoštovanja delovne discipline s strani zaposlenih;

Pošljite svoje dobro delo v bazo znanja je preprosto. Uporabite spodnji obrazec

Študentje, podiplomski študenti, mladi znanstveniki, ki uporabljajo bazo znanja pri študiju in delu, vam bodo zelo hvaležni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Ministrstvo za kulturo Ruske federacije

Kazanska državna univerza za kulturo in umetnost

Fakulteta za informacijske in dokumentne komunikacije

Oddelek za dokumentacijo

Tečajno delo

DOKUMENTACIJSKA PODPORA AKTIVNOSTIM

HR STORITVE

Izvajalec dela:

študent 0-103-s skupine E. Stankevich

Znanstveni svetovalec: dr., izr. Matveeva G.V.

Kazan, 2012

- Uvod

Uvod

kadrovska služba za dokumentacijo

Relevantnost teme dela je posledica dejstva, da je dokumentarna podpora dejavnostim kadrovske službe pomemben del dejavnosti upravljanja institucije katere koli organizacijske in pravne oblike lastništva, saj je kadrovska dokumentacija osnova. za izračun pokojnin, obračunavanje delovne dobe in plač ter druga osebna vprašanja. Kompleksnost dokumentarne podpore kadrovskih dejavnosti organizacije je razložena z dejstvom, da še nikoli ni bil izdelan celovit enoten regulativni ali regulativno-metodološki dokument splošnega delovanja, ki bi določal zahteve za kompleksnost in izvedbo dokumentacije o osebju. Sistem kadrovske dokumentacije se je skozi leta razvijal in je »produkt« dela številnih oddelkov. V tem stanju se neizogibno pojavljajo nasprotujoče si zahteve, tako za vrste dokumentov kot za njihovo obliko. Naj dodamo, da so se v zadnjem desetletju pojavljale težave pri razširjanju predpisov, ki urejajo dejavnost kadrovskih služb, in avtomatizaciji njihovega delovanja. Vse navedeno je določilo pomen preučevanja dokumentacijske podpore za delovanje kadrovske službe.

Predmet študija

Stvarraziskave

Namen študije- preučiti dokumentacijsko podporo kadrovske službe MUK "CBS of Kazan" in možnost njenega izboljšanja.

Raziskovalni cilji:

Preučiti teoretične osnove upravljanja kadrovskih evidenc;

Analizirati dejavnosti kadrovskega oddelka MUK "CBS of Kazan";

Opisati regulativni in metodološki okvir, ki ureja dokumentacijsko podporo kadrovske službe MUK "CBS of Kazan";

Analizirati značilnosti dokumentacije in organizacije dela z dokumenti v kadrovskem oddelku MUK "CBS of Kazan";

Naloge smo reševali po fazah z uporabo naslednjih metod: analitično-sintetične, primerjalno-opisne in sistemske metode.

Izbira teh metod je posledica potrebe po upoštevanju dokumentacijske podpore za delovanje kadrovske službe kot sistema, znotraj katerega delujejo podsistemi in posamezni elementi. Preučevanje teh podsistemov in elementov (metode, načini in sredstva dokumentiranja, dokumentni nizi in tokovi itd.) bo razkrilo stanje dokumentarne podpore kadrovski dejavnosti zavoda in začrtalo načine za njeno izboljšanje. Tako je osnova te študije sistematična metoda.

Metode analize in sinteze so bile uporabljene pri proučevanju a) literature na temo študija, b) dokumentov, ki urejajo delovanje zavoda in kadrovske službe v okviru te ustanove, c) dokumentov kot produkta dokumentacije, kot tudi postavitev pisarniškega dela v kadrovski službi zavoda.

Pri predstavitvi gradiva publikacij in rezultatov študije je bila vključena primerjalna deskriptivna metoda.

Kar zadeva literaturo na to temo, je njen krog precej raznolik. To so učbeniki, izobraževalni, referenčni ter praktični in metodični pripomočki. Med njimi so publikacije V zadnjih letih: T.V. Kuznetsova, L.M. Vyalova, L.V. Sankina, A.V. Pšenko itd.

Knjige L.M. Vyalova "Dokumentarna podpora dejavnostim kadrovske službe", V.A. Kudryaeva "Pisarniško delo: vzorci, dokumenti. Organizacija in tehnologija dela. Več kot 120 dokumentov”, T.V. Kuznetsova "Kadrovsko pisarniško delo", L.V. Sankina "Priročnik za upravljanje kadrovskih evidenc: ob upoštevanju novega delovnega zakonika Ruske federacije" - najbolj popolno razkriva vprašanja vodenja kadrovskih evidenc.

Delovne odgovornosti kadrovskih strokovnjakov;

Pravilnik o plačah;

Uredba o varstvu dela;

Notranji delovni predpisi; itd.

Na podlagi zastavljenih nalog je to delo sestavljeno iz uvoda, treh poglavij, zaključka in seznama literature.

1. Dokumentacijska podpora kadrovski dejavnosti: splošne značilnosti

1.1 Kadrovska dejavnost in njena dokumentarna podpora v sodobnih razmerah

Vsak delodajalec, ne glede na to, ali je pravna ali fizična oseba, se v procesu opravljanja dejavnosti vedno sooča z vprašanji organizacije dela, upravljanja delovnih razmerij in urejanja teh procesov. Jasen rezultat urejanja notranjih delovnih in drugih sorodnih razmerij s strani posameznega delodajalca je nabor dokumentov, imenovanih kadrovska dokumentacija.

Po mnenju V.I. Andreeva, kadrovska dejavnost je dejavnost državnih organov, organov upravljanja posameznih organizacij, kadrovskih služb in uradnikov, namenjena izvajanju kadrovske politike.

Področja kadrovske dejavnosti so:

Oblikovanje sistema upravljanja s kadri in njegove strategije;

Kadrovsko načrtovanje, zaposlovanje, izbor in zaposlovanje;

Ocenjevanje poslovanja, poklicno usmerjanje in prilagajanje osebja;

Upravljanje usposabljanja, kariere in napredovanja;

Motivacija, organizacija dela in zagotavljanje varnosti osebja;

Ustvarjanje normalnega psihološkega okolja v ekipi.

Po publikacijah Sh.A. Yankovich, kadrovske dejavnosti so zasnovane tako, da prispevajo k uresničevanju ciljev določene organizacije, za kar mora rešiti številne pomembne naloge, vključno z:

Zagotavljanje organizacije z izkušenim, usposobljenim osebjem;

Učinkovito izkoriščanje potenciala vsakega zaposlenega;

Ustvarjanje udobnih delovnih pogojev in sistema materialnega interesa, ki zagotavlja visoko stopnjo zadovoljstva zaposlenih s svojim delom;

Spodbujanje težnje zaposlenih po ohranjanju dostojne moralne in psihološke klime v organizaciji;

Vzbudite zanimanje zaposlenih za inovacije in kar najbolje izkoristite dejavnosti svoje organizacije.

Kot vidite, definicija kadrovske dejavnosti nakazuje, da je njeno ključno področje kadrovska politika, ki jo določa sklop pomembnih, temeljnih določil, izraženih v vodstvenih odločitvah za daljše obdobje ali v ločenem obdobju.

Pomembno področje delovanja kadrovske službe je vodenje kadrovske evidence, to je dokumentiranje vseh področij kadrovske dejavnosti in organizacija dela s temi dokumenti.

Dokumentacijska podpora dejavnostim kadrovske službe je sestavni del življenja vsake organizacije. V kateri koli organizaciji se zaposleni zaposlijo in odpustijo, jih pošljejo na dopust, poslovna potovanja in dobijo bonuse. Rešitev teh aktualnih vprašanj je treba spremljati z ustreznimi dokumenti, izdati ukaze, opraviti vpise v delovne knjižice, spremljati pa je treba tudi spremembe zakonodaje. Vsakodnevna rutina zahteva pozornost, čas in izjemno otežuje osredotočanje na reševanje strateških nalog, s katerimi se soočata vodstvo in kadrovska služba.

Po obstoječih definicijah je upravljanje kadrovskih evidenc (DOE):

To je niz metod in postopkov za delo s kadrovskimi dokumenti, ki jih podjetje izvaja pri opravljanju svojih funkcij;

To je ožji koncept, ki pomeni organizacijo dela z dokumenti, ki se nanašajo na kadrovska vprašanja;

Dokumentarna podpora kadrovskemu upravljanju družbe v skladu z delovno zakonodajo Ruske federacije in zahtevami za vodenje kadrovskih evidenc.

Upravljanje kadrov vam omogoča učinkovito reševanje več težav hkrati:

Dokumentirajte delovna razmerja, formalizirajte kadrovske postopke za določenega delodajalca;

Zgradite skladen sistem upravljanja osebja, ki izpolnjuje strateške cilje upravljanja, to je priročno orodje, s katerim lahko zgradite in dokumentirate enotna načela korporativnih odnosov;

Urediti razmerje med delavcem in delodajalcem. Uvedba kadrovskih dokumentov omogoča doseganje "ravnovesja interesov" delodajalca in zaposlenih z jasno regulacijo: kaj natančno naj vsak delavec počne (na primer v opisih delovnih mest) in kakšne so funkcije delodajalca;

Oblikovati organizacijski in pravni okvir za delovna razmerja za zaposlene in delodajalca. Po eni strani kadrovski dokumenti podpirajo interese delodajalca, po drugi strani pa ga usmerjajo k preprečevanju ignoriranja zahtev delovne zakonodaje. Prisotnost dobro napisanih kadrovskih dokumentov je obojestransko koristna za obe stranki pogodbe o zaposlitvi;

Reševanje delovnih sporov. Pogosto je uspešnost položaja delodajalca v primeru konfliktnih situacij odvisna od kakovosti izdelave kadrovskih listin, še posebej, kadar kadrovska dokumentacija nastopa kot eden od pisnih dokazov v sodnih postopkih v delovnih sporih.

Vodenje kadrovske evidence obsega izdelavo kadrovske tabele, opisov delovnih mest, naročil kadrov in vodenje osebnega spisa. To vključuje tudi podatke o plačilni listi zaposlenih v organizaciji.

Dokumentiranje kadrovskih postopkov je neodtujljiva dolžnost vsakega delodajalca, ne glede na obseg njegove dejavnosti ter organizacijsko-pravno obliko. Žal danes vsi menedžerji ne posvečajo ustrezne pozornosti in pomena "papirnemu upravljanju". Pogosto se vodje spomnijo na kadrovske evidence in kadrovsko dokumentacijo, ko pridejo zaposleni v regulatornih organih z revizijo oz. bivši zaposleni vloži tožbo na sodišču. V takih skrajnih primerih popravljanje trenutnega stanja zahteva znatne finančne in časovne stroške, ki še zdaleč niso ključ do uspeha na sodišču in verjetno ne bodo pomagali, da bi se izognili odgovornosti delodajalca, ustreznih uradnikov ali organizacije. Zato je pomembno vzpostaviti pravilno vodenje kadrovske evidence, vključno z dokumentacijo delovnih razmerij v skladu z veljavno delovno zakonodajo.

Glavna naloga kadrovske službe (službe) je organizacija in izvajanje učinkovite kadrovske politike, ki so jo sprejeli vodje te institucije, in kadrovanje delovne sile z visoko usposobljenimi strokovnjaki in visokimi moralnimi lastnostmi, ustvarjanje pogojev za povečanje njihove učinkovitosti, odgovornost za dodeljeno delo.

1.2. Zakonodajni in podzakonski okvir, ki ureja organizacijo vodenja kadrovskih evidenc

Zaposleni v kadrovskih službah, pa tudi druge osebe sistemi upravljanja, po naravi dejavnosti morajo vsak dan sestaviti veliko dokumentov. Za pravilno vodenje kadrovske dokumentacije je potrebno poznati in voditi regulativno, metodološko in zakonodajno dokumentacijo.

Zakonodajna in podzakonska ter metodološka dokumentacija o vprašanjih vodenja kadrovske evidence ureja enotno prakso vodenja kadrovske evidence. Kompetentna postavitev in vzdrževanje vodenja kadrovske evidence si ni mogoče zamisliti brez poznavanja in proučevanja regulativnih dokumentov na tem področju.

Torej, V.V. Fedin meni, da nam poznavanje zakonodajne in regulativne ter metodološke dokumentacije o vodenju kadrovskih evidenc omogoča reševanje naslednjih nalog:

Pravilno pripravite dokumente v skladu z zahtevami veljavne zakonodaje daje jim pravno moč;

Zagotavljanje hrambe in operativne uporabe dokumentov v tekočih dejavnostih;

Da preprečijo negativne posledice za svoje zaposlene, ki so možne v primeru kršitve pravil za vodenje kadrovskih dokumentov, in za delodajalca v tem primeru - da se izognejo odgovornosti, ki jo določa veljavna zakonodaja;

Preprečite možnost nepooblaščene uporabe informacij.

Na splošno lahko zakonodajni in regulativni okvir, ki ureja dokumentacijo delovne dejavnosti zaposlenih, pogojno razdelimo v več skupin.

V prvo skupino spadajo zvezni predpisi, ki se nanašajo na vprašanja delovnega prava za zaposlene. Eden od pomembnih dokumentov, vključenih v to skupino je ustava, ki je glavni dokument države in »ima najvišjo pravno moč«.

Nato sledi delovni zakonik Ruske federacije (Labor Code of Ruska federacija). Delovni zakonik je v sistem kadrovskih dokumentov vnesel nekaj dodatkov in sprememb, vendar ga bistveno in v bistvu ni spremenil. Ostala je stabilna, kar odraža delovna razmerja med delavcem in delodajalcem.

Umetnost. 5 delovnega zakonika še vedno opredeljuje sistem normativnih pravnih aktov, ki vsebujejo delovnopravne norme.

Kodeks Ruske federacije dne upravni prekrški(Zakonik o upravnih prekrških Ruske federacije) se v številnih členih nanaša na kršitve na področju kadrovske dokumentacije, osebnih podatkov itd.

Na primer, čl. 13.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije pravi, da je kršitev zakonsko določeno postopek zbiranja, shranjevanja, uporabe ali razširjanja informacij o državljanih (osebnih podatkov) - pomeni opozorilo ali naložitev upravne globe državljanom v višini od tristo do petsto rubljev; za uradnike - od petsto do tisoč rubljev; za pravne osebe - od pet tisoč do deset tisoč rubljev.

Civilni zakonik Ruske federacije (Civilni zakonik Ruske federacije) je pozoren tudi na vprašanja predšolskih izobraževalnih ustanov: ustanovitvene listine pravna oseba (52. člen), ustanovitev družbe z omejeno odgovornostjo in njena ustanovitvena listina (89. člen), ustanovitvene listine društev in sindikatov (122. člen), brezpapirni vrednostni papirji (149. člen), posledice neizpolnjevanja obveznost prenosa stvari in dokumentov v zvezi z blagom (464. člen), tehnične dokumentacije in predračunov (743. člen), spremembe tehnično dokumentacijo(čl. 744), dokumenti in drugi podatki, posredovani špediterju (čl. 804), zavrnitev sprejema dokumentov (čl. 871), osnutki uradnih listin, simboli in znaki (čl. 1264), spremembe dokumentov prijava izuma, uporabnega modela ali industrijskega modela (1378. člen), pravica do vpogleda v dokumentacijo prijave znamke (1493. člen), pregled prijave znamke in sprememb prijavne dokumentacije (1497. člen), pregled prijave za označbo porekla in spremembo prijavnih dokumentov (1523. člen).

Zakonodajni akti imajo pomemben vpliv na dokumentacijo kadrovske dejavnosti in dokumentacijo kadrovskega upravljanja.

Zvezni zakon Ruske federacije "O poslovnih skrivnostih" razkriva vprašanje zaupnosti informacij v okviru delovnih razmerij (člen 11), katerega določbe je treba upoštevati pri prijavi na delovna mesta, ki vključujejo delo z zaupnimi informacijami, vključno z osebni podatki.

Zvezni zakon "O informacijah, informacijskih tehnologijah in zaščiti informacij" določa načela pravne ureditve razmerij na področju informacij, informacijskih tehnologij in varstva informacij: svoboda iskanja, prejemanja, prenosa, proizvodnje, širjenja informacij na zakonit način. ; zanesljivost, pravočasnost, odprtost; enakost jezikov pri ustvarjanju informacij; zagotavljanje varnosti in zasebnosti, nedopustnost zbiranja, shranjevanja, uporabe in razširjanja informacij o zasebnem življenju osebe brez njegove privolitve.

Zvezni zakon "O osebnih podatkih" je v celoti posvečen osebnim podatkom in njihovi zaščiti. Namen zakona je »zagotoviti varstvo pravic in svoboščin osebe in državljana pri obdelavi njegovih osebnih podatkov, vključno z varstvom pravice do zasebnosti, osebne in družinske skrivnosti«. Za vsakega zaposlenega v kadrovski službi velja določba čl. 1 zakona, ki pravi, da zakon ureja razmerja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, z uporabo orodij za avtomatizacijo in brez uporabe teh orodij, torej se določbe zakona uporabljajo tudi za tradicionalne tehnologije za delo z dokumente, ki vsebujejo osebne podatke.

Najpomembnejši zakonodajni akti, ki vplivajo na postopek dokumentiranja, vključujejo zakone Ruske federacije "O jezikih narodov Ruske federacije" in zvezni zakon "O državnem jeziku Ruske federacije". Urejajo uporabo državnega jezika pri pripravi in izvedbi uradnih listin. Najprej opozorimo, da čl. 68 Ustave Ruske federacije določa: "državni jezik Ruske federacije na celotnem njenem ozemlju je ruski jezik."

Umetnost. 16-19 zakona "O jezikih narodov Ruske federacije" so namenjeni uporabi jezika v uradnem pisarniškem delu, vključno s pripravo kadrovske dokumentacije, in čl. 3 zveznega zakona "O državnem jeziku Ruske federacije" določa zahtevo po identiteti vsebine in tehničnega oblikovanja besedil, izdelanih v več jezikih.

Glede na to, da mora kadrovska služba obravnavati pritožbe državljanov, je treba poznati in voditi zvezni zakon "O postopku obravnavanja pritožb državljanov Ruske federacije", ki opredeljuje, kaj pomeni pritožba, predlog , izjava, pritožba. Določa zahteve za sestavo vsebine pisne pritožbe: ime naslovnika (ime državnega organa ali lokalne samouprave) ali položaj oziroma položaj, priimek, ime, patronim uradnika, poštni naslov na naslovu na katerega je mogoče dati odgovor, bistvo pritožbe (izjave), osebni podpis in datum.

Na podlagi zahtev zakona za strukturo besedila pritožbe so dejansko zgrajene zahteve kadrovske službe za prijave, ki jih vložijo zaposleni ob prijavi na delovno mesto, odpuščanju, napredovanju, dopustu itd.

Zakon določa tehnologijo dela s pritožbami: registracija (v skladu s členom 8 "v treh dneh od dneva prejema v vladna agencija, organ lokalne samouprave ali uradna oseba"), obvezno obravnavo (do 30 dni od dneva registracije in se v primeru preverjanja lahko podaljša za največ 30 dni), nadzor nad izvedbo.

Zvezni zakon "O arhiviranju v Ruski federaciji" določa obdobja obračunavanja in hrambe arhivskih dokumentov, pridobivanje arhivov z arhivskimi dokumenti, dostop do arhivskih dokumentov in njihovo uporabo.

Zvezni zakon "O delovnih pokojninah v Ruski federaciji" določa seznam oseb, ki so upravičene do delovne pokojnine; vrste delovnih pokojnin in njihove velikosti; pogoji za dodelitev delovnih pokojnin; zavarovalne izkušnje; imenovanje, preračun velikosti, izplačilo in dostava delovnih pokojnin.

Za kadrovske službe, ki služijo javnim uslužbencem, se je sestava potrebnih zakonodajnih aktov znatno razširila, saj pravni status državnih javnih uslužbencev določata zvezni zakon "O sistemu javnih storitev Ruske federacije" in zvezni zakon " O državi civilna služba Ruska federacija", kot tudi odloki predsednika Ruske federacije.

Odlok predsednika Ruske federacije "O odobritvi seznama zaupnih informacij" vsebuje osebne podatke o dejstvih, dogodkih in okoliščinah zasebnega življenja državljana, ki omogočajo identifikacijo njegove osebnosti (osebni podatki), razen informacij, ki jih je treba razširjati v medijih množični mediji v primerih, določenih z zveznimi zakoni.

Uredba »O postopku za odobritev enotne tarife kvalifikacijski priročnik del in poklicev delavcev, enotni kvalifikacijski imenik delovnih mest vodstvenih delavcev, specialistov in zaposlenih ”vsebuje tarifne in kvalifikacijske značilnosti glavnih vrst dela po poklicu ter zahteve po strokovnih znanjih in spretnostih delavcev.

Uredba »O delovnih knjižicah« določa postopek uvedbe novih delovnih knjižic.

Odlok »O potrditvi Navodil za izpolnjevanje delovnih knjižic« potrjuje Navodila za izpolnjevanje delovnih knjižic, obrazec knjige prihodkov in odhodkov za obračunavanje obrazcev delovne knjižice in vložka v njej, obrazca knjiga za obračunavanje gibanja knjig in vložkov v njih.

Zato je za pravilno sestavo kadrovskih dokumentov potreben celoten paket zakonodajnih aktov, ki zlasti zadevajo delovna razmerja v organizaciji, in se po njih voditi pri registraciji delovnih razmerij.

Druga skupina vključuje regulativne in metodološke dokumente o delu, računovodstvu, pisarniškem delu o kadru, klasifikaciji in standardizaciji kadrovske dokumentacije ter arhiviranju:

Kvalifikacijski imenik delovnih mest vodij, specialistov in zaposlenih;

Model internih delovnih predpisov za delavce in zaposlene v podjetjih, zavodih in organizacijah;

Medsektorski povečani standardi časa za delo pri zaposlovanju in obračunavanju kadrov;

Navodila za izpolnjevanje delovnih knjižic v podjetjih, ustanovah, organizacijah;

Vseruski klasifikatorji: poklici delavcev, položaji zaposlenih in plačne kategorije (OKPDTR); informacije o populaciji (OKIN); specialnosti v izobraževanju (OKSO); poslovodna dokumentacija (OKUD); podjetja in organizacije (OKPO); informacije o socialno varstvo prebivalstvo (OKISZN); telesa državna oblast in upravljanje (OKOGU); objekti upravno-teritorialne delitve (OKATO); specialnosti najvišje znanstvene kvalifikacije (OKSVNK);

Državni standardi (GOST R 51142-98 "Pisarniško delo in arhiviranje. Pogoji in definicije"; GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo"; itd.);

Seznam standardnih dokumentov upravljanja, ustvarjenih v dejavnostih organizacij, z navedbo obdobja skladiščenja.

Tretja skupina vključuje lokalne predpise delodajalca.

V zvezi z vodenjem kadrovskih evidenc so najpomembnejše zahteve iz čl. 8 delovnega zakonika Ruske federacije o lokalnih predpisih.

Delodajalci, ki niso delodajalci posamezniki, ki pa niso samostojni podjetniki, sprejemajo lokalne predpise, ki vsebujejo delovnopravne norme, v okviru svoje pristojnosti v skladu z delovno zakonodajo in drugimi podzakonskimi akti, ki vsebujejo delovnopravne norme, kolektivne pogodbe, pogodbe.

V primerih, določenih s kodeksom, drugimi zveznimi zakoni in drugimi regulativnimi pravnimi akti Ruske federacije, kolektivno pogodbo, pogodbami, delodajalec pri sprejemanju lokalnih predpisov upošteva mnenje predstavniškega organa delavcev (če je tako predstavniški organ obstaja).

Kolektivna pogodba, pogodbe lahko predvidevajo sprejemanje lokalnih predpisov v dogovoru s predstavniškim organom delavcev.

Lokalni predpisi, ki poslabšujejo položaj delavcev v primerjavi z uveljavljeno delovno zakonodajo in drugimi podzakonskimi akti, ki vsebujejo delovnopravne norme, kolektivne pogodbe, pogodbe, ter lokalni predpisi, sprejeti brez upoštevanja uveljavljenega čl. 372 Zakonika o računovodskem postopku po mnenju predstavniškega organa delavcev niso predmet uporabe. V takih primerih se uporablja delovna zakonodaja in drugi regulativni pravni akti, ki vsebujejo delovnopravne norme, kolektivno pogodbo, pogodbe:

Zaposlovanje (člen 57 delovnega zakonika Ruske federacije);

Notranji delovni predpisi (člen 190 delovnega zakonika Ruske federacije);

Pravilnik o osebnih podatkih zaposlenega (člen 8, člen 86 delovnega zakonika Ruske federacije);

Izmenski urnik (člen 103 delovnega zakonika Ruske federacije);

Razpored počitnic (člen 123 delovnega zakonika Ruske federacije);

Pravilnik o sistemu plač in bonitet (člen 135 delovnega zakonika Ruske federacije);

Pravilnik o delovnih standardih (člen 162 delovnega zakonika Ruske federacije).

Glavni lokalni regulativni akt na področju dela z dokumenti je Navodilo o vodenju kadrovske evidence. Navodilo za vodenje kadrovske evidence rešuje številne praktične probleme. Navodilo odobri predloge za vse dokumente o osebju, zaporedje njihove izvedbe in vrstni red prehoda znotraj organizacije ter upošteva posebnosti organizacije. In kar je najpomembneje, seznam dokumentov, potrebnih za izvedbo določenega kadrovskega dejanja, je odobren. Vse to zmanjša čas, porabljen za obdelavo kadrovskih dokumentov, in pomaga preprečiti številne pritožbe inšpektorat za delo.

Navodilo je sestavljeno iz več delov: splošne določbe, tematske rubrike in aplikacije.

Poleg lokalnih predpisov, ki jih določa delovni zakonik Ruske federacije, lahko delodajalec sprejme tudi druge dokumente, ki vsebujejo delovnopravne norme, potrebne za reševanje nastajajočih težav v odnosih z zaposlenimi: kadrovski predpisi, predpisi o komisiji za delovne spore, predpisi o strukturnih oddelki, opisi delovnih mest zaposlenih v organizaciji.

Razvoj lokalnih predpisov je treba izvesti ob upoštevanju naslednjih zahtev:

1) delodajalec sprejme lokalne predpise, ki urejajo režim in delovne pogoje, ob upoštevanju mnenja predstavništva delavcev (členi 103, 123, 135, 144, 162, 190 delovnega zakonika Ruske federacije);

2) kadrovski seznam, pravilnik o strukturnih oddelkih, opis delovnih mest se odobri posamično;

3) drugi lokalni predpisi se lahko sprejemajo ob upoštevanju mnenja predstavniškega telesa delavcev, ki je zaželeno kot samostojna, saj kaže na sodelovanje delavcev in njihovih predstavnikov pri upravljanju organizacije, tj. oblik socialnega partnerstva (člen 27 delovnega zakonika Ruske federacije).

V četrto skupino spada literatura o delovno pravo, pisarniško delo na kadru, dokumentiranje delovne aktivnosti zaposlenih itd.

Specializirana literatura vključuje splošna vprašanja organizacije in delovanja kadrovskih služb, delo s kadrovsko dokumentacijo ter določena področja kadrovske dejavnosti (kadrovske evidence, osebne mape in delovne knjižice itd.).

Peta skupina vključuje regulativne dokumente o osebju samih organizacij, ki vključujejo splošne predpise, izvlečene iz zveznih in resornih regulativnih in metodoloških dokumentov, ter posebne določbe, sprejete v organizacijah (predpisi o kadrovski službi in opisi delovnih mest službenih delavcev).

V normativnih in metodoloških dokumentih o delu in v literaturi o kadrovskih dejavnostih so vprašanja razvoja uredbe o kadrovski službi in opisi delovnih mest njenih zaposlenih podrobna sestava teh dokumentov, seznami razdelkov uredbe in opisi delovnih mest. so na voljo, vsebina razdelkov pa je razkrita.

Bistvena pomanjkljivost nekaterih določb in opisov delovnih mest je minimalna informacija o pravicah službe in njenih zaposlenih, vendar so funkcije službe in dolžnosti zaposlenih podrobno opisane.

Zato je priporočljivo razviti regulativne ali metodološke dokumente (navodila, priporočila itd.), ki bi odražali tehnologijo procesa kadrovske dejavnosti, vključno z vprašanji dela s kadrovskimi dokumenti.

1.3 Tehnologija dokumentarne podpore kadrovskih dejavnosti

Dokumentacijsko podporo kadrovskih dejavnosti lahko pogojno razdelimo na dva medsebojno povezana dela: dokumentiranje kadrovskih dejavnosti in organizacijo dela s kadrovskimi dokumenti.

Dokumentacija kadrovskih dejavnosti je izdelava kadrovskih dokumentov, ki zagotavljajo reševanje kadrovskih nalog. Postopek dokumentacije se izvaja z uporabo tradicionalne metode obdelava kadrovskih dokumentov in na avtomatiziran način.

Organizacija dokumentacije procesa upravljanja s kadri vključuje:

Sestava dokumentov o osebju;

Zahteve za oblikovanje podrobnosti in pripravo besedil dokumentov o osebju;

Dokumentiranje dejavnosti kadrovske službe zajema naslednje naloge upravljanja s kadri:

Organizacija dela zaposlenih;

Sklenitev pogodbe o zaposlitvi (pogodbe) in zaposlitev;

Premestitev na drugo delovno mesto;

Omogočanje dopusta zaposlenim;

Spodbujanje zaposlenih;

Izrekanje disciplinskih sankcij zaposlenim;

Certificiranje zaposlenih;

Obračun porabe delovnega časa;

Zaposlitev zaposlenih za delo ob vikendih;

Registracija poslovnih potovanj;

Odpoved pogodbe o zaposlitvi in odpuščanje z dela.

Za vsako kadrovsko nalogo se ustvari največji nabor poenotenih dokumentov, ki odražajo posebnosti posamezne naloge in so vključeni v kadrovske dokumente.

Organizacija dela z dokumenti je organizacija poteka dela, hrambe in uporabe dokumentov v tekočih dejavnostih zavoda.

Dokumentni tok vključuje gibanje dokumentov od trenutka, ko so prejeti ali ustvarjeni do zaključka izvršitve, pošiljanja ali dostave v zadevo.

Vsa dokumentacija, sestavljena v kadrovski službi organizacije, je predmet računovodstva. Skupina računovodske dokumentacije opravlja funkcijo kadrovskega računovodstva in je skladišče osebnih podatkov, pridobljenih med prvo registracijo in naknadno obdelavo potrebnih informacij o sestavi in gibanju osebja.

Z vidika zaporedja registracije in kopičenja poverilnic o zaposlenih v računovodski dokumentaciji lahko ločimo dve podskupini:

1) primarne računovodske listine;

2) sekundarne računovodske listine.

Primarni računovodski dokumenti vsebujejo izhodiščne podatke in se izpolnjujejo na podlagi osebnih dokumentov, ki jih zaposleni predložijo ob prijavi na delovno mesto.

Sem spadajo: osebni spis, osebni kadrovski evidenčni list, dodatek k osebnemu kadrovskemu listu.

Na začetku so dokumenti, ki sestavljajo postopek zaposlovanja, združeni v osebni spis, nato pa - vsi glavni dokumenti, ki nastanejo v obdobju zaposlitve zaposlenega pri tem delodajalcu.

V osebnih mapah so v skladu s pravili arhivske službe dokumenti razvrščeni v naslednjem zaporedju (če obstaja):

Interni popis dokumentov, ki so na voljo v osebnem spisu;

Prošnja za zaposlitev, napotitev ali zastopanje;

Vprašalnik (osebni list za kadrovsko evidenco);

Dodatek k vprašalniku (osebni list za kadrovsko evidenco);

Življenjepis (avtobiografija);

Kopije izobraževalnih dokumentov;

Izvlečki iz odredb o imenovanju, razporeditvi, razrešitvi;

Potrdila in drugi dokumenti v zvezi s to osebo;

List za preverjanje primera.

Vsi dokumenti, ki se nanašajo na osebni spis, se po prejemu shranijo v mapo. Listi zadeve so v postopku oblikovanja zadeve oštevilčeni. Ko se nov dokument vnese v osebni spis, se podatki o njem najprej vnesejo v popis zadeve, nato se listi dokumenta oštevilčijo in šele nato se dokument vloži.

Ovitek osebnega dosjeja, kot tudi ovitki zadev trajnega skladiščenja, so sestavljeni in izvedeni v obliki, ki jo določa GOST 17914-72 "Ovitki zadev za dolgotrajno skladiščenje. Vrste, sorte, tehnične zahteve"(Uvedeno z Resolucijo Državnega odbora za standarde ZSSR z dne 17. julija 1972 št. 1411).

Na naslovnici osebnega spisa so v celoti navedeni: ime organizacije, naslov zadeve, polno ime. delavec v poimenu, se napiše indeks zadeve, zaporedna številka zadeve. Pod to številko je osebna datoteka vpisana v "Knjigo (Dnevnik) računovodstva osebnih zadev", ki vsebuje naslednje stolpce: serijska številka, polno ime. zaposlenega, datum vpisa zadeve in datum odjave.

Osebni spisi so shranjeni v sefu, kovinskih omarah ali posebnih prostorih, ki omogočajo, da se hranijo kot dokumenti stroge odgovornosti, ločeno od delovnih knjižic. Za njihovo shranjevanje so odgovorne osebe, ki vodijo kadrovsko dokumentacijo.

Pri delu z dokumenti, ki so del osebnih spisov, je treba upoštevati, da se nanašajo na osebne podatke zaposlenega, varovane v skladu z veljavno zakonodajo.

Po odpustitvi zaposlenega se njegova osebna datoteka odstrani iz mape in obdela za prenos v arhiv. Osebne datoteke odpuščenih delavcev v skladu s "Seznamom standardnih dokumentov upravljanja, ustvarjenih v dejavnostih organizacij, z navedbo rokov shranjevanja", ki jih je odobril Zvezni arhiv 6. oktobra 2000, se hranijo 75 let. Osebni spisi upravljavcev se hranijo trajno.

Sekundarne računovodske listine so izpeljane in temeljijo na začetnih informacijah primarnih računovodskih listin. Glavni cilji ustvarjanja te podskupine dokumentov so:

Zagotavljanje popolnosti, zanesljivosti in dinamičnosti informacij pri delu s kadri;

Zagotavljanje operativne hrambe kadrovskih dokumentov;

Zagotavljanje učinkovitega iskanja kadrovskih dokumentov.

Sekundarne računovodske listine vključujejo: osebno izkaznico zaposlenega (enotni obrazci št. T-2, št. T-2GS (MS), št. T-4), dokumentacijo o evidentiranju delovnega časa in obračunov s kadri ter različne oblike evidentiranja računovodstva. informacije.

Za evidentiranje kadrovske evidence se vodijo registracijski obrazci.

Obstajajo naslednje vrste obrazcev za registracijo:

Registracijske in kontrolne kartice (RKK);

Registracijski dnevniki (knjige);

Zaslonske oblike (pri uporabi računalniške tehnologije).

Obrazce nekaterih revij in knjig odobrijo uradni organi. Na primer, obrazec računovodske knjige gibanja delovnih knjižic in vložkov k njim je bil odobren z Odlokom Ministrstva za delo Ruske federacije z dne 10. oktobra 2003 št. 69 "O odobritvi navodil za izpolnjevanje delovne knjige«. Toda večina obrazcev je oblikovana po presoji delodajalca.

Ob upoštevanju posebnosti organizacije dela na lokalni ravni se lahko ustvarijo tudi:

Dnevnik nagrad in kazni;

Dnevnik registracije naročil o študijske počitnice, dopust brez plačila itd.;

Evidenca bolniških listov itd.

Vsi dokumenti, ki nastanejo v kadrovski službi, so oblikovani v primere.

Oblikovanje zadeve - združevanje izvršenih listin v zadevo, v skladu z nomenklaturo zadev in sistematizacijo listin znotraj zadeve. Pri ustvarjanju primerov morate:

Ločeno združite dokumente stalne in začasne hrambe v datoteke;

V spis vlagati le izpolnjene, pravilno izvedene dokumente v skladu s primeri po nomenklaturi;

Postavite vse dokumente, povezane z rešitvijo enega vprašanja;

Prijave z obsegom več kot 100 listov je treba razvrstiti v ločene primere, kot je navedeno v dokumentu;

Dokumente v spisu je treba razvrstiti v kronološkem vrstnem redu po datumu registracije dokumenta, po oštevilčenju;

Upoštevajte norme količine dokumentov, ki jih je treba vložiti v tem primeru, lahko vložite največ 250 listov, nato novo mapo z enakim indeksom;

V datoteke vključite samo eno kopijo vsakega dokumenta.

Listi spisa so oštevilčeni, na začetku se vloži interni popis dokumentov, na koncu spisa - overitveni napis, ki s številkami in z besedami označuje število oštevilčenih listov, listi internega popisa so oštevilčene ločeno, njihova številka je navedena v certifikacijskem napisu za skupaj liste zadeve skozi znak + (plus).

Nato sledi sestavljanje nomenklature zadev. Nomenklatura zadev je sistematiziran seznam imen zadev, vloženih v organizaciji, z navedbo pogojev njihovega shranjevanja, sestavljen na predpisan način. Nomenklaturo zadev kadrovske službe sestavi njen vodja, se dogovori z arhivom, odobri vodja podjetja. Voditi vas morajo standardne in zgledne nomenklature spisov, standardni oddelčni seznami dokumentov z roki hrambe ter osnovna pravila za delo oddelčnih arhivov.

Nomenklatura zadev vključuje naslove zadev, ki odražajo vsa dokumentirana področja dela kadrovske službe, pri čemer mora naslov jasno in v posplošeni obliki odražati glavno vsebino in sestavo dokumentov zadeve.

Zaposleni v kadrovski službi bi morali v nomenklaturi primerov predvideti naslednje razdelke:

Sprejem, premestitev (premestitev), odpuščanje zaposlenih;

Ugotavljanje usposobljenosti zaposlenih;

Strokovno usposabljanje in izpopolnjevanje zaposlenih;

Nagrajevanje.

Posli kadrovske službe so predmet registracije pri njihovi ustanovi, če po njih ni potrebe in ob koncu koledarskega leta. Registracija zadev je kompleks del na njihovi tehnični obdelavi in jo izvajajo zaposleni v kadrovski službi.

Vpis zadev predvideva: sistematizacijo spisov v zadevi, vložitev ali vezanje zadeve, oštevilčenje listov zadeve, sestavo dokaznega lista o zadevi, sestavo (če je potrebno) internega popisa listin.

Od trenutka ustanovitve do prenosa v arhiv so datoteke shranjene na mestu nastanka. Spisi stalne, začasne hrambe in osebje se prenašajo v centralni arhiv, njihov prenos se izvaja le po popisih.

1.4 Avtomatizacija kadrovskih dejavnosti

Zgodovina avtomatizacije kadrovskih storitev v Rusiji se je začela skoraj sočasno z uvedbo informacijske tehnologije v upravljanje. Vendar pa je bila rast povpraševanja po specializiranih programih za osebje neprimerljiva s hitrostjo distribucije programskih izdelkov, namenjenih organizaciji dela računovodstva ali vodenja proizvodnje. To je deloma posledica dejstva, da menedžerji dolgo časa niso šteli za avtomatizacijo kadrovskih služb za najpomembnejšo nalogo.

Trenutno je večina ruskih podjetij že dokončala avtomatizacijo glavnih oddelkov in se zdaj približuje potrebi po uvedbi novih tehnologij v kadrovske storitve. Tega ne narekuje moda, temveč naraščajoča konkurenca, potreba po hitrem odločanju, potreba po optimizaciji kadra itd.

Sistemi kadrovske avtomatizacije imajo naslednje zmogljivosti:

Vnos, priprava in urejanje dokumentov;

Sestavljanje dokumentov na podlagi standardnih predlog - enotnih obrazcev, shranjenih v pomnilniku osebnega računalnika;

Vnos in obdelava informacij o dokumentih (njihova registracija);

Izvajanje nadzora nad izvedbo dokumentov;

Sistematizacija dokumentov, oblikovanje map z datotekami;

Shranjevanje in pridobivanje zahtevane dokumente ali informacije od njih;

Izmenjava dokumentov z vodjo in zaposlenimi v načinu hkratnega dostopa;

pošiljanje dokumentov naslovniku;

Razlikovanje dostopa do informacij;

Preverjanje vrednosti dokumentov in njihovo arhiviranje;

Zbiranje poročevalskih, analitičnih in drugih podatkov;

Ustvarjanje enotnega arhiva elektronski dokumenti.

Osebje Informacijska tehnologija(HR tehnologije) - niz metod in organizacijskih postopkov za optimizacijo sprejetih kadrovskih odločitev.

Vodilna mesta po številu implementacij informacijskih sistemov v kadrovskem upravljanju zasedajo sistemi, ki temeljijo na finančni komponenti in so integrirani v celoten finančno-računovodski sistem podjetja. Med temi sistemi lahko ločimo, kot so: "Šef-HR", "1C: Plača in kadri", Platinum, Ultima-S, Scala, "Galaktika", "Sail", "BEST", "Infosoft". Dobro soočanje z izzivi finančna storitev podjetij, takšni programi žal ne upoštevajo potreb na samem področju upravljanja s kadri.

Pri izbiri sistema za implementacijo se mora potrošniško podjetje vprašati, za kakšne namene potrebuje sistem, katere naloge bo reševalo in ali bo šlo le za avtomatizacijo vodenja kadrovske evidence in poteka dela, ali želi podjetje prevzeti celoten proces upravljanja s kadri na novo raven?

Po mnenju D.V. Silantiev, je mogoče programe, namenjene kadrovskim službam, razvrstiti po več merilih: stroški, funkcionalnost, obseg prodaje izdelkov. Vendar je bolj pravilno uporabiti določeno posplošeno, primerjalno-tipološko merilo, po katerem so programi razdeljeni v tri skupine:

Kadrovski moduli v integriranih sistemih upravljanja podjetij (ERP sistemi);

Univerzalni programski izdelki, ki so jih izdali ruski razvijalci;

Majhni programi, ki ne trdijo, da so popolna avtomatizacija upravljanja kadrovskih evidenc.

Danes trg programske opreme za avtomatizacijo kadrovske evidence se šele začenja razvijati. Razvijalci čutijo veliko zanimanje podjetij vseh velikosti in dejavnosti. To spodbuja dodatna vlaganja v razvoj in promocijo novih izdelkov. Ni dvoma, da bo v prihodnosti na trgu vedno več ponudb – avtomatizacija kadrovske evidence postaja nujna potreba.

Toda praksa kaže, da uvedba informacijskih sistemov, avtomatizacija dokumentiranja kadrovskih dejavnosti podjetij ne prinaša rezultatov zaradi težav, povezanih s človeškim faktorjem. Vsako podjetje, ki je že šlo skozi faze implementacije, ali podjetje, ki ponuja takšne storitve, se strinja, da je glavna težava, ki čaka podjetje, v očitnem ali prikritem odporu osebja na prihajajoče spremembe, v nepripravljenosti zaposlenih v podjetju, da prevzeti odgovornost in standardizirati (tipizirati) svojo dnevno rutino.delo.

S takšnim odnosom zaposlenih se lahko spopademo z orientacijskimi sestanki, na katerih se jim pokažejo pozitivne spremembe v njihovem delu. Vsaka oseba, ki sodeluje pri izvajanju, mora biti prepričana o nujnosti (koristi) tega procesa zanj, nato pa se vodstvu in izvajalcem podjetja ne bo treba ugajati, kako "premagati inertne mase".

Kot lahko vidite, ima kadrovska dokumentacija veliko vlogo neposredno v življenju določene osebe. Zato se nalagajo povečane zahteve za pripravo in izvedbo kadrovske dokumentacije, organizacijo dela z njo.

2. Metodologija in metodologija raziskovanja

Raziskovalni program je izjava o teoretičnih in metodoloških predpogojih v skladu z glavnimi cilji dela in raziskovalnih hipotez, z navedbo postopkovnih pravil in logičnega zaporedja operacij za preverjanje hipotez. Raziskovalni program je konceptualna raziskovalna shema, ki vsebuje splošni logični načrt, na podlagi katerega se izvede prehod s teoretičnih določil na uporabo raziskovalnih metod, evidentiranje in analizo podatkov.

2.1 Metodološki blok študije

Izhodišče katere koli vrste raziskav je problemska situacija. Njena najpomembnejša vidika sta epistemološka in predmetna.

Epistemološka plat označuje obstoječo količino znanja, ki ga ima raziskovalec za reševanje specifičnega problema knjižničarstva, vsebuje oceno skladnosti tega znanja s praktičnimi dejanji, potrebnimi za učinkovito delovanje knjižnice za zadovoljevanje potreb bralcev. Z drugimi besedami, epistemološka plat zajema in opisuje pomanjkanje socioloških informacij v zvezi s katero koli vsebino knjižnično-informacijskih storitev: viri, informacijske potrebe in oblike zagotavljanja virov uporabnikom. To je "znanje o nevednosti".

Druga plat problematične situacije se imenuje objektivna in je povezana z resničnimi odnosi, ki se razvijajo v procesu organiziranja knjižničarstva oziroma dejavnosti posamezne knjižnice: odnosi med različnimi skupinami knjižničnega osebja, odnosi med knjižničnimi delavci in bralci o kakovost storitev, odnosi s specifičnimi knjižničnimi in informacijskimi storitvami na trgu, odnosi s knjižničnimi partnerji in sponzorji. Ta razmerja se lahko nanašajo na interese različnih skupin bralcev glede pridobivanja, prednostne storitve, če sploh, opravljanja storitev brezplačno oz. komercialno podlago itd.

Formalne zahteve za opredelitev raziskovalnega problema so naslednje:

Treba je čim strožje ločiti neznano, nerazumljivo, »problematično« od že opisanega, razloženega in razumljivega;

Ločiti bistveno za preučevanje problema od nepomembnega, spremljevalnega, stranskega;

Splošni problem je treba razdeliti na njegove sestavne elemente in jih razporediti po stopnji splošnosti in prioritete.

Problematična situacija naše študije je naslednja.

Ustvarjeno v moderna Rusija sistem vodenja kadrovske evidence je bil trdna osnova za razvoj kadrovske dokumentacije. Danes si strokovnjaki za dokumente aktivno prizadevajo za izboljšanje metodologije za dokumentiranje in organizacijo dela s kadrovskimi dokumenti na podlagi zakonodajne in regulativne ter metodološke ureditve.

Kadrovske evidence igrajo pomembno vlogo v življenju vsake organizacije. Pomen pravilne izvedbe in hrambe kadrovskih dokumentov, varovanje osebnih podatkov v njih, razvoj normativni dokument, ki bi opredelila enoten pristop k sestavi in pravilniku za pripravo in izvedbo kadrovske dokumentacije ter drugih aktualnih vprašanj, se povečuje.

Danes se kadrovska dokumentacija vodi v ustanovah, organizacijah, podjetjih, ne glede na njihovo organizacijsko-pravno obliko in vrsto dejavnosti v skladu z delovnim zakonikom, Navodili za vodenje delovnih knjižic in drugimi predpisi.

Vodja organizacije je osebno odgovoren za pravilno vzdrževanje dokumentacije, v primeru kršitve pravil za vodenje, shranjevanje in uporabo kadrovske dokumentacije pa se lahko vodja kaznuje z denarno kaznijo. Glede na vrsto organizacije, število zaposlenih, kadrovska vprašanja obravnava strukturna enota (oddelek za kadre) ali ločena izvršni. V majhnih organizacijah (z majhnim osebjem) funkcijo kadrovskega delavca običajno združuje sekretar ali računovodja.

Relevantnost teme dela je posledica dejstva, da je dokumentarna podpora kadrovskim dejavnostim organizacije katere koli organizacijske in pravne oblike lastništva pomemben del dejavnosti upravljanja organizacije, saj je kadrovska dokumentacija osnova za izračun pokojnine, saj evidentira delovno dobo in plače. Vse našteto je določalo aktualnost teme našega študija.

Med dejavniki, ki vplivajo na kakovost dokumentacije o kadru, je treba navesti tudi objektivno specifičnost dokumentiranja kadrovske dejavnosti organizacije, ki izhaja iz njene resorne pripadnosti oz. posebne pogoje delo. Izvedbo posameznih dokumentov urejajo resorni podzakonski akti, ki so pogosto edini dokumenti, ki urejajo posamezno področje kadrovskega dela.

Oblikovanje problematične situacije študije vam omogoča, da nadaljujete na naslednjo stopnjo programa - opredelitev predmeta in predmeta raziskave.

Predmet študija je tisto, na kar je znanje usmerjeno. Posledično je mogoče preučevati kateri koli element, fragment, proces, vsak odnos, ki se razvije v bibliotekarstvu ali v določeni knjižnici, ki generira problemsko situacijo.

Z drugimi besedami, objekt je lahko vse, kar eksplicitno ali implicitno vsebuje družbeno protislovje in generira problemsko situacijo.

Predmet študija- dejavnosti kadrovskega oddelka MUK "CBS of Kazan".

Poleg predmeta se izpostavi tudi predmet študija oziroma tiste, ki so s praktičnega ali teoretičnega vidika najpomembnejše lastnosti, vidiki, značilnosti predmeta, ki so predmet neposrednega preučevanja. Druge strani ali značilnosti predmeta, ki ga vsebuje socialni problem, saj so predmet tiste njegove lastnosti in strani, ki najbolj jasno izražajo različnost interesov družbenih subjektov, posameznikov in organizacij, tako rekoč tvorijo pole družbenega protislovja ali konflikta.

Predmet študije je rezultat predhodnih analitičnih aktivnosti, katerih cilj je ugotoviti potrebne in zadostne lastnosti, značilnosti, dejavnike, vidike, ki jih je treba preučiti za rešitev teoretičnega ali praktičnega problema. Razmerje med objektom in subjektom ni razmerje celote in delov, saj je definicija subjekta navsezadnje namenjena razlagi in razumevanju tistih pojavov, ki imajo različne strani predmeta na problemski situaciji.

Običajno predmet raziskave vsebuje osrednje vprašanje problema, povezano s predpostavko o možnosti odkrivanja zakonitosti ali osrednjega trenda v njej.

Stvarraziskave- dokumentacija in organizacija dela s kadrovskimi dokumenti v kadrovskem oddelku MUK "CBS Kazan".

...

Podobni dokumenti

Dokumentacijska podpora za dejavnosti kadrovske službe Rostovske regionalne filharmonije. Analiza strukture kadrovske službe. Dokumenti, ki potrjujejo delovno dejavnost zaposlenega. Interna poslovna korespondenca. Uradna sestava Rostovske filharmonije.

poročilo o praksi, dodano 07.04.2013

Dokumentacijska podpora kadrovskemu upravljanju. Racionalizacija in optimizacija informacijskih tokov v javni službi. Dokumentiranje ocene uspešnosti osebja. Organizacija dela s kadrovsko dokumentacijo, gibanje dokumentov.

povzetek, dodan 22.04.2015

Pojem in bistvo kadrovske službe, njena vloga v sodobnih razmerah. Organizacija kadrovske službe, struktura pravilnika o kadrovski službi. Opisi delovnih mest zaposlenih v kadrovski službi. Nasveti za izboljšanje dela kadrovskih služb v sodobnih razmerah.

seminarska naloga, dodana 09.06.2011

Značilnosti OJSC "Sanatorij-preventorij" Energetik ". Normativni akti, notranja struktura, organizacija dejavnosti strukturnih oddelkov podjetja. Zakonodaja, ki ureja delovanje kadrovske službe. Vodenje kadrovske evidence.

poročilo o praksi, dodano 11.10.2008

Regulatorna in metodološka podlaga za organizacijo dokumentacijske podpore. Izrazi in definicije v pisarniškem delu. Pisarniške funkcije sistema upravljanja s kadri. Dokumentiranje ocene uspešnosti osebja, organizacija poteka dela.

povzetek, dodan 21.03.2010

Organizacija kadrovske službe, struktura pravilnika o kadrovski službi. Ključne odgovornosti vodje kadrovske službe. Pristojnosti, struktura in funkcije oddelka. Načini za izboljšanje dela kadrovskih služb v sodobnih razmerah.

seminarska naloga, dodana 25.06.2014

Študija o teoretične osnove delo kadrovske službe. Značilnosti dejavnosti hotela "Gulfstream". Študija organizacije dela kadrovske službe v hotelu, ocena njene učinkovitosti, priporočila za nadaljnje izboljšanje dejavnosti.

seminarska naloga, dodana 12.05.2015

Racionalna dokumentarna podpora upravljanja (DOE). Analiza znanstvena organizacija delo zaposlenih v enoti predšolske vzgojne ustanove Ministrstva za notranje zadeve - OVO okrožja Vasileostrovsky v Sankt Peterburgu. Določitev metod za izboljšanje sistema pisarniškega dela.

diplomsko delo, dodano 24.07.2012

Pojav koncepta "dokumentarnega upravljanja". Načini dokumentiranja (zajem informacij). Zahteve za izvedbo organizacijskih in administrativnih dokumentov in njihovo arhivsko hrambo. Odlok: oblikovanje in sestava detajlov.

test, dodan 30.12.2012

Imenovanje in dejavnosti glavnih oddelkov tovarne Mechel-Coke LLC, opravljene funkcije. Opis dejavnosti oddelka za notranji nadzor podjetja. Dokumentacijska podpora podjetja, uporabljeni programi za avtomatizacijo upravljanja.

Služba za podporo upravljavski dokumentaciji (DOE) v organizaciji. Dokumentacijska podpora delu kadrovske službe Organizacija dokumentacijske podpore za aktivnosti načrta kadrovske službe

1.1 Regulativni okvir za dejavnosti kadrovske službe v Ruski federaciji

Osnovni pristopi k ocenjevanju dejavnosti kadrovskih služb.

Pošljite svoje dobro delo v bazo znanja je preprosto. Uporabite spodnji obrazec

Tečajno delo

Kazan, 2012

Uvod

1.1 Kadrovska dejavnost in njena dokumentarna podpora v sodobnih razmerah

1.2. Zakonodajni in podzakonski okvir, ki ureja organizacijo vodenja kadrovskih evidenc

1.3 Tehnologija dokumentarne podpore kadrovskih dejavnosti

1.4 Avtomatizacija kadrovskih dejavnosti

2. Metodologija in metodologija raziskovanja

2.1 Metodološki blok študije

Podobni dokumenti

Priljubljeno