doma » davki » namestnik sekretarja. Delovne naloge tajnika

namestnik sekretarja. Delovne naloge tajnika

Glavni sekretar

Predloga opisa delovnega mesta izvršnega sekretarja

Vzorec opisa delovnega mesta se sestavi ob upoštevanju strokovnega standarda

1. Splošne določbe

1.1. Sekretar vodje spada v kategorijo specialistov.

1.2. Oseba, ki ima:

1) višja izobrazba- dodiplomska ali srednja strokovno izobraževanje o programih usposabljanja specialistov srednje stopnje in dodatnega strokovnega izobraževanja;

1) najmanj dve leti dela na organizacijskem in podpora dokumentaciji dejavnosti vodje organizacije s srednjo poklicno izobrazbo.

1.3. Upraviteljeva tajnica mora vedeti:

1) posebnosti glavne dejavnosti organizacije;

2) osnove upravnega prava in delovne zakonodaje Ruske federacije;

3) vodstvena ekipa organizacije in njenih oddelkov;

4) samoupravne funkcije;

5) načela in pravila za načrtovanje delovnega časa;

6) postavljanje ciljev;

7) pravila za vodenje poslovnih pogajanj;

8) oblikovne značilnosti načrtovalca (na elektronskih in papirnih medijih);

9) osnove upravljanja s časom;

10) telefonski stiki vodje;

11) funkcije, naloge, struktura organizacije, njene povezave navpično in horizontalno;

12) pravila interakcije s partnerji, strankami, množičnimi mediji;

13) pravila za ohranjanje in razvijanje medosebnih odnosov;

14) pravila za varstvo zaupnih podatkov;

15) postopek priprave in vodenja službenih potovanj;

16) postopek izdaje dokumentov za službeno potovanje in poročevalskih listin za službeno potovanje predstojnika;

17) poslovni protokol;

18) etika poslovna komunikacija;

19) pravila za organizacijo sprejema obiskovalcev;

20) pravila govornega bontona;

21) pravila za navezovanje stikov, vzdrževanje in razvijanje medosebnih odnosov;

22) strukturo organizacije in porazdelitev funkcij med strukturnimi enotami in specialisti;

23) pravila za serviranje čajne (kavne) mize;

24) pravila za pripravo in postrežbo toplih napitkov in prigrizkov zanje;

25) sklop organizacijskih in tehničnih ukrepov za pripravo in izvedbo sestankov in pogajanj, vključno z mednarodnimi;

26) pravila za vodenje, pripravo in formalizacijo protokola in drugih dokumentov, ki nastanejo v postopku priprave konference;

27) priprava predračunov;

28) osnove pisanja govorov in poročil vodje;

29) pravila poslovne komunikacije, poslovni bonton;

30) bonton in načela mednarodnega protokola;

31) Splošni pogoji do rokov za izvedbo dokumentov in kontrolne funkcije službe za podporo dokumentaciji;

32) načela, metode obveščanja zaposlenih;

33) strukturo upravljanja organizacije, vodstvo organizacije, vzorci podpisov vodilnih delavcev, pogoji njihovih pooblastil in omejitve njihovih področij odgovornosti;

34) navodila za pisarniško delo in drugo krajevno predpisi vzpostavitev postopka za izvajanje postopkov upravljanja;

35) zahteve za varstvo dela, industrijske sanitarije, varstvo pred požarom;

36) osnove primerna organizacija delo in metode za izboljšanje njegove učinkovitosti;

37) osnove pisarniške ergonomije in cvetličarstva;

39) sestavo organizacijske tehnologije, njeno strukturo in postopek dela z njo;

40) pravne osnove upravljanja (osnove upravnega, delovnega in civilnega prava);

41) veljavni pravni akti, regulativni in metodološki dokumenti, državni standardi, opredelitev postopka za dokumentacijsko podporo vodenja;

42) strukturo, vodenje strukturnih oddelkov, vzorce podpisov oseb, ki so pooblaščene za podpisovanje in potrjevanje dokumentov, in omejitve njihovih pristojnosti;

43) pravila za dokumentarno podporo dejavnosti organizacije;

44) zahteve za dokumentacijo v skladu s predpisi in državnimi standardi;

45) pravila za pripravo organizacijskih dokumentov (predpisov, navodil, predpisov);

46) vrste dokumentov, njihov namen;

47) osnove dokumentarne lingvistike;

48) pravila za usklajevanje dokumentov organizacije (notranje in zunanje);

49) pravila za podpisovanje in potrjevanje listin;

50) pravila za pripravo in izvedbo informacijskih in referenčnih, poslovodnih dokumentov in službenih pisem;

51) slovnična pravila ruskega jezika;

52) regulativni pravni akti, regulativni in metodološki dokumenti, državni standardi, ki določajo postopek dokumentarne podpore upravljanja;

53) moderno Informacijska tehnologija delo z dokumenti;

54) postopek dela z dokumenti, sheme toka dokumentov;

55) pravila za delo z vhodnimi, odhodnimi in internimi dokumenti;

56) pravila za organizacijo nadzora nad izvršitvijo listin in standardne roke za izvršitev listin;

57) pravila za pripravo analitičnih poročil o organizaciji dela z dokumenti in nadzoru nad izvajanjem listin;

58) pravila za ustvarjanje in vzdrževanje zbirk uradnih dokumentov v organizaciji;

59) sistemi elektronsko upravljanje dokumentov;

60) vrste nomenklature, splošne zahteve za nomenklaturo, metodologijo za njeno sestavljanje in izvedbo;

61) postopek oblikovanja in izvrševanja zadev z navedbo posebnosti oblikovanja nekaterih kategorij zadev;

62) pravila za vodenje zadev, vključno z dokumenti z omejenim dostopom;

63) pravila za izdajo in uporabo dokumentov iz ustvarjenih datotek;

64) pravila za pripravo in prenos zadev v arhiv organizacije;

65) značilnosti oblikovanja zunanjih in notranjih informacijskih tokov;

66) sestava zunanjih informacijskih tokov;

67) sestava notranjih informacijskih tokov;

68) strukturo organizacije in postopek interakcije med službami in službami;

69) značilnosti oblikovanja baz podatkov v organizaciji;

70) sodobne znanstvene metode in tehnična sredstva, ki prispevajo k zbiranju, obdelavi, ohranjanju in prenosu informacijskih tokov;

71) metode obdelave informacij z uporabo sodobnih tehnična sredstva komunikacije in komunikacije, računalniška tehnologija;

72) regulativni pravni akti, regulativni in metodološki dokumenti, državni standardi na področju dejavnosti organizacije;

73) strukturo organizacije, vodenje strukturnih oddelkov, dejavnosti organizacije in pristojnosti strukturnih oddelkov in uradnikov;

74) razvrstitev vodstvenih informacij, vrste poslovodnih informacij;

75) oblike posredovanja vodstvenih informacij;

76) viri poslovodnih informacij;

77) metodologija izbire virov informacij;

78) zahteve za vodstvene informacije;

79) ……… (drugi dokumenti, gradivo itd.)

1.4. Izvršni sekretar mora biti sposoben:

1) postaviti cilje, določiti hierarhijo ciljev;

2) določi prioriteto in zaporedje dela ter učinkovito razporedi delovni čas;

3) pomaga vodji pri razporeditvi njegovega delovnega časa;

4) izbrati najboljše načine obveščanja partnerjev, strank, obiskovalcev, vodij oddelkov in zaposlenih o načrtovanih dogodkih;

5) zagotoviti varnost informacij dejavnosti organizacije;

6) izbrati in oblikovati načrtovalec;

7) vnašanje in sledenje informacij na elektronskih in/ali papirnih medijih;

8) dajati prednost, poudarjati pomembno in nujno;

9) izbrati optimalen ritem dela;

10) analizira razloge za neizpolnjevanje nalog;

11) uporablja informacijske in komunikacijske tehnologije;

12) vzdržuje in uporablja pri delu bazo telefonskih kontaktov predstojnika;

13) uporablja komunikacijsko pisarniško opremo za sprejemanje in prenos informacij;

14) vodi računovodske registracijske obrazce, jih uporablja za informacijsko delo in delo za nadzor izvrševanja sklepov vodje;

15) zgladi konflikte in težke situacije medosebne komunikacije;

16) uporabljajo tehnične in programsko opremo za vodenje glasovnih ali video konferenc;

17) spoštovati uradni bonton;

18) sestavlja predhodna poročila vodje;

19) organizira srečanja predstojnika z gostiteljem;

20) sestavlja potne listine;

21) obdeluje dokumente in materiale na podlagi rezultatov vodje potovanja;

22) zagotavlja delo urada v času odsotnosti vodje;

23) uporablja metode poslovnega komuniciranja;

24) uporablja komunikacijska sredstva za zagotavljanje interakcije z vodjo na službenem potovanju;

25) organizira in zagotavlja osebne stike predstojnika;

26) obvladovanje konfliktov;

27) upoštevajo psihološke značilnosti posameznika, ko različne vrste profesionalna komunikacija;

28) uporablja ustaljena pravila in postopke za komuniciranje znotraj organizacije;

29) ustvariti pozitivno podobo organizacije;

30) sprejema ukrepe za reševanje konfliktnih situacij;

31) zagotavlja zaupnost v sprejemni sobi in pisarni predstojnika, hrani zaupne podatke v tajnosti;

32) samostojno in v okviru delovne skupine organizira postopek priprave na izvedbo konference;

33) dokument različne faze postopki za pripravo in izvedbo konference;

34) prenaša informacije, dokumente in gradivo udeležencem konference;

35) pripravi in opremi mizo predsedstva in delovna mesta udeležencev seje (seje);

36) med odmori za kavo postrežemo čajno (kavno) mizico;

37) spoštuje pravila poslovnega bontona in protokola;

38) ohranja podobo organizacije;

39) ustvari podobo sekretarja, ki ustreza podobi organizacije;

40) dela z informacijami, jih analizira in sistematično predstavlja;

41) zagotavlja varnost dejavnosti organizacije;

42) zagotavlja udobje udeležencev konference, pomoč pri vprašanjih nastanitve, prevoza;

43) vodi kartoteko časovne kartice;

44) dela s kontrolnimi informacijami, jih sistematizira in predstavi v obliki zbirnih dokumentov;

45) uporablja komunikacijska sredstva za prenos navodil vodje;

46) uporaba sodobnih objektov zbiranje in obdelava kontrolnih informacij;

47) vrednoti rezultate v okviru zastavljenih nalog;

48) izvaja nadzor nad izvrševanjem navodil predstojnika s strani zaposlenih;

49) ustvarja pogoje, ki zagotavljajo učinkovito delo vodje;

50) uporaba sredstev organizacijske tehnologije, pisarniškega materiala v skladu z namenom;

51) opremiti delovno mesto vodja in njegovo delovno mesto s potrebno opremo;

52) izvaja zamenjavo potrošnega materiala, vzdrževanje pisarniške opreme;

53) za vsakodnevno nego kopirnega stroja, zamenjavo in shranjevanje kartuš, tonerja;

54) spremlja stanje in dopolnjuje zaloge pisalne potrebščine, higienska sredstva, hrana;

55) pripravlja in sestavlja organizacijske in metodološke dokumente;

56) ureja besedila uradnih dokumentov;

57) delo s celotnim naborom informacijskih in dokumentacijskih virov organizacije;

58) uporablja zbirke podatkov, vključno z oddaljenimi bazami podatkov;

59) uporablja referenčne pravne sisteme;

60) delo z računalnikom, imeniki (mape) in datotekami, skenerjem;

61) uporabite pisarniški paket ( urejevalnik besedil, tabele);

62) uporablja periferne naprave in pisarniško opremo;

63) uporabljati elektronsko pošto;

64) uporablja sisteme za elektronsko upravljanje z dokumenti;

65) uporablja enotne oblike dokumentov;

66) sestavi denarno finančno dokumentacijo in dokumentacijo o obračunu režijskih stroškov;

67) tiskanje uradnih dokumentov;

68) delo z računalnikom, skenerjem;

69) delo z vhodno, odhodno, interno dokumentacijo;

70) uporablja sisteme elektronskega upravljanja z dokumenti za registracijo, nadzor dokumentov in informacij ter referenčno delo z dokumenti;

71) pripravlja in sestavlja normativne akte;

72) razvija nomenklaturo zadev organizacije ob upoštevanju veljavnih regulativnih in metodoloških dokumentov;

73) uporablja nomenklaturo primerov pri preučevanju strukture organizacije, sestavljanju popisov primerov;

74) oblikuje in sestavlja zadeve v skladu s potrjeno nomenklaturo zadev organizacije;

75) zagotavlja varnost dokumentov organizacije;

76) pripravlja zadeve za predajo v arhiv;

77) zbira, obdeluje in analizira informacije v skladu z zahtevami po kratkosti, jasnosti besedila, pravočasnosti prejema, točnosti in zanesljivosti, optimalni sistematizaciji, kontinuiteti zbiranja in obdelave informacij;

78) izvaja registracijo, zbiranje in prenos, sistematizirano shranjevanje in izdajanje informacij v zahtevani obliki;

79) sestavlja in sestavlja zbirne, poročevalske, statistične dokumente;

80) izvaja obdelavo in strukturiranje informacij ter oblikovanje informacijskih virov;

81) vnaša nove podatke v referenčne in informacijske sisteme;

82) vnaša elektronske slike dokumentov v pomnilnik računalnika;

83) išče informacije v obstoječih zbirkah podatkov, izvaja informacijsko in referenčno delo na podlagi različnih kombinacij iskalnih funkcij;

84) uporaba sodobne tehnologije zbiranje in prenos informacij;

85) zbira in obdeluje informacije, potrebne za delovanje predstojnika;

86) sistematizirati prejete in posredovane podatke;

87) preverjati zanesljivost, popolnost in doslednost podatkov, se izogibati podvajanju informacij;

88) zagotavlja podatke v enotni in lahko berljivi obliki;

89) ponovno uporabiti prejete informacije, nenehno posodabljati podatke;

90) zagotavlja učinkovitost informacijskih tokov;

91) delo z računalnikom, uporaba pisarniškega paketa (urejevalnik besedil, preglednice);

92) ……… (druge veščine in sposobnosti)

1.5. Sekretarja predstojnika pri svojih dejavnostih vodijo:

1) ……… (ime sestavnega dokumenta)

2) Pravilnik o ……… (ime strukturna enota)

3) ta opis delovnega mesta;

4) ……… (imena lokalnih predpisov, ki urejajo delovne funkcije po delovnih mestih)

1.6. Sekretar predstojnika poroča neposredno ……… (naziv delovnega mesta predstojnika)

1.7. ……… (druge splošne določbe)

2. Delovne funkcije

2.1. organizacijsko, dokumentacijsko in Informacijska podpora dejavnosti vodje organizacije:

1) pomoč vodji pri načrtovanju delovnega časa;

2) načrtovanje delovnega dne sekretarja;

3) organizacija telefonskih pogovorov vodje;

4) organizacija službenih potovanj vodje;

5) organizacija dela z obiskovalci v sprejemni sobi vodje;

6) organizacija priprave, izvedbe in servisiranja konferenčnih dogodkov;

7) organizira izvrševanje sklepov, spremlja izvrševanje navodil predstojnika;

8) organizacija in vzdrževanje funkcionalnega delovnega prostora recepcije in poslovodne pisarne;

9) priprava lokalnih predpisov, ki urejajo delo sekretarja;

10) priprava in izvajanje poslovodne dokumentacije;

11) organizacija dela z dokumenti v sprejemni sobi vodje;

12) organiziranje hrambe dokumentov v sprejemni sobi vodje;

13) zagotavljanje informacij predstojniku;

14) organizacija izmenjava informacij vodja z oddelki in uradniki organizacije.

2.2. ……… (druge funkcije)

3. Delovne obveznosti

3.1. Izvršni sekretar ima naslednje odgovornosti:

3.1.1. V okviru delovne funkcije pomoč vodji pri načrtovanju delovnega časa:

1) izvaja izbiro oblike načrtovanja in zasnove načrtovalca (organizatorja) vodje;

2) vnese podatke v planer (organizator);

3) se strinja z vodjo začasnih načrtov;

4) koordinira telefonske pogovore, sestanke in dogodke s partnerji, strankami, vodji oddelkov in zaposlenimi;

5) obvešča vodjo o načrtu načrtovanih aktivnosti;

6) izda opozorilo o bližanju načrtovanih dogodkov;

7) izvaja oblikovanje rezerve časa za nepredvidene situacije;

3.1.2. V okviru delovne funkcije načrtovanje delovnega dne sekretarja:

1) izbere in sestavi planerskega sekretarja;

2) vodi dnevnik (v elektronski in/ali papirni obliki);

3) usklajuje načrte z načrti in delovnimi pogoji vodje;

4) naredi razporeditev delovnega časa (na dan, teden, perspektivo);

5) prerazporediti nerešene načrtovane naloge;

6) opravljajo tipične dnevne dejavnosti;

3.1.3. V okviru delovne funkcije je organizacija telefonskih pogovorov vodje:

1) vodi bazo telefonskih kontaktov vodje;

2) povezuje upravitelja z določenimi naročniki;

3) pripravlja gradivo za telefonske pogovore predstojnika;

4) evidentira dohodne telefonske klice na recepcijo;

5) preusmerja posamezne telefonske klice na podpredsednike in druge zaposlene;

6) sprejema potrebne informacije in posreduje pooblaščene informacije po telefonu;

7) vzpostavi stik s sogovornikom, vzdržuje in razvija poslovni pogovor med telefonskimi pogovori;

8) nudi pomoč predstojniku pri organizaciji in vodenju telefonskih pogovorov in video konferenc;

3.1.4. V okviru delovne funkcije je organizacija službenih potovanj za vodjo:

1) pripravi osnutek naloge vodje;

2) pripravi osnutek odredbe za službeno potovanje;

3) izda potno potrdilo in po potrebi njegovo registracijo;

4) pripravlja dokumente za pridobitev vizuma, tujega potnega lista;

5) naredi naročilo za železniške in letalske vozovnice, hotele, transportno podporo za vodjo;

6) sestavi program potovanja, razjasni značilnosti protokola načrtovanih dogodkov;

7) pripravlja dokumente za pot vodje;

8) opravi razjasnitev datuma, delovnih mest, priimkov v programu službenega potovanja;

9) izvaja študijo poti glave, ki jo povezuje z voznim redom prevoza;

10) obdeluje gradivo s službenega potovanja, sestavlja poročilo o službenem potovanju;

3.1.5. V okviru delovne funkcije je organizacija dela z obiskovalci v sprejemni sobi vodje:

1) organizira osebni sprejem obiskovalcev s strani vodje;

2) določa vrstni red sprejema za različne kategorije obiskovalci;

3) vodi dnevnik predhodnega imenovanja;

4) registrirati obiskovalce;

5) omogoča hitro obravnavo zahtev in predlogov obiskovalcev in zaposlenih v organizaciji;

6) organizira sprejem poslovnih partnerjev v pisarni;

7) organizira službo predstojnika in njegovih poslovnih partnerjev v pisarni;

8) služi čajno (kavno) mizo v pisarni;

9) izvaja ukrepe za ohranjanje poslovnih skrivnosti med sprejemom obiskovalcev in njihovim bivanjem v recepciji in pisarni predstojnika;

3.1.6. V okviru delovne funkcije organizira pripravo, izvedbo in servis konference:

1) pripravlja dnevni red dogodka;

2) opravi vpis seznama udeležencev dogodka;

3) obvešča udeležence o prihajajočem dogodku in pogojih udeležbe;

4) izbere kraj in čas dogodka;

5) izdela predračun stroškov;

7) zbira besedila poročil in osnutkov končnih dokumentov od govornikov;

9) sestavi liste udeležbe in seznam prijav udeležencev dogodka;

10) nakup pisarniškega materiala in izdelkov za odmore za kavo;

11) rešuje vprašanja tehnične opremljenosti prireditve;

12) pomaga pri pripravi poročila vodje, predstavitvenega gradiva;

13) organizira pripravo predsedstva in delovnih mest udeležencev;

14) organizira srečanje in evidentira udeležence dogodka;

15) vodi zapisnik dogodka;

16) organizira servisno vzdrževanje med odmori za kavo;

17) organizira kulturnih prireditev, transportna in hotelska podpora;

3.1.7. V okviru delovne funkcije organizira izvrševanje odločb, spremlja izvajanje navodil vodje:

1) proizvaja dokumentiranje odločitve upravitelja;

2) izvaja seznanjanje zaposlenih v organizaciji z ukazi vodje;

3) izvaja koordinacijo dejavnosti za izvrševanje sklepov predstojnika;

4) izvaja vzdrževanje časovno omejenega tekočega in preventivnega nadzora;

5) v predpisanem roku preverja izvrševanje navodil predstojnika;

6) delavce opozori na potek roka za izvršitev navodil predstojnika;

7) opravi fiksiranje izvajanja navodil;

8) izdeluje poročila in analitična poročila o izvajanju navodil in sklepov predstojnika;

3.1.8. V okviru delovne funkcije je organizacija in vzdrževanje funkcionalnega delovnega prostora recepcije in poslovodne pisarne:

1) zagotavlja delovno mesto vodje s potrebnimi sredstvi organizacijske tehnologije, pisarniškim materialom;

2) organizira sprejemno pisarno v skladu z zahtevami ergonomije in delovne kulture;

3) organizira notranjo opremo upravnikove sprejemne sobe;

4) izdeluje opremo delovnega mesta s pisarniško opremo, osebnim računalnikom, pomožno opremo;

5) organizira opremo sprejemne sobe s sistemi za shranjevanje, potrebnimi napravami, oskrbo s pisalnim materialom;

6) zagotavlja shranjevanje in zamenjavo potrošnega materiala, dnevno vzdrževanje pisarniške opreme;

7) naredi naročilo za pisalne potrebščine, higienske izdelke, prehrambene izdelke;

3.1.9. V okviru delovne funkcije je razvoj lokalnih predpisov, ki urejajo delo sekretarja:

1) izdela opis delovnega mesta tajnika;

2) pripravi pravilnik o sekretariatu;

3) izdela navodila za pisarniško delo;

3.1.10. V okviru delovne funkcije je priprava in izvedba poslovodne dokumentacije:

1) opravlja pripravo administrativnih (odredb, navodil) in informacijskih in referenčnih dokumentov (uradni dopisi, potrdila, poročila in zaznamki);

2) tiskanje uradnih dokumentov in drugih materialov;

3) izvaja reprodukcijo uradnih dokumentov;

4) nadzoruje potek dokumentov v organizaciji (usklajevanje, podpis in odobritev dokumenta);

3.1.11. Kot del delovne funkcije je organizacija dela z dokumenti v recepciji vodje:

1) opravlja sprejem, predhodno obravnavo in razvrščanje dokumentov, prejetih na sprejemu vodje;

2) opravlja pripravo dokumentov za obravnavo predstojnika;

3) vodi evidenco prejetih dokumentov na ime predstojnika;

4) organizira dostavo dokumentov izvajalcem;

5) izvaja oblikovanje in vzdrževanje baze dokumentov predstojnika;

6) opravlja informacijsko in referenčno delo;

7) nadzoruje izvajanje dokumentov in navodil predstojnika;

3.1.12. Kot del delovne funkcije je organizacija hrambe dokumentov v recepciji vodje:

1) razvija oddelke nomenklature zadev organizacije;

2) izdela oblikovanje in evidentiranje primerov trajnih, dolgotrajnih rokov skladiščenja;

3) opravlja pripravo in prenos zadev v arhiv organizacije;

3.1.13. Kot del delovne funkcije zagotavljanje informacij vodji:

1) zbira in obdeluje informacije, potrebne za sprejemanje informiranih poslovodnih odločitev;

2) preverja zanesljivost, popolnost in doslednost podatkov, izključuje podvajanje informacij;

3) zagotavljanje podatkov v enotni in lahko berljivi obliki;

4) opredeli najpomembnejša merila za sistematizacijo informacij za ustvarjanje baz podatkov;

5) ustvarja in uporablja baze podatkov v organizaciji;

3.1.14. Kot del delovne funkcije je organizacija informacijske interakcije vodje z oddelki in uradniki organizacije:

1) obvešča zaposlene v organizaciji o odločitvah vodje;

2) organizira izmenjavo informacij med oddelki in uradniki organizacije;

3) obvešča zaposlene o prihajajočih dogodkih;

4) organizira sestanke delovnega kolektiva z vodstvom;

5) obvešča vodjo o pritožbah zaposlenih na delovna in osebna vprašanja;

3.1.15. V okviru opravljanja svojih delovnih funkcij izvaja navodila svojega neposrednega vodje.

3.1.16. ……… (druge dolžnosti)

3.2. ……… (drugi opisi delovnih mest)

4. Pravice

Tajnik predstojnika ima pravico:

4.1. Sodelovati pri obravnavi osnutkov sklepov, na sejah o njihovi pripravi in izvedbi.

4.2. Za pojasnila in pojasnila o teh navodilih, izdanih nalogah prosite neposrednega vodjo.

4.3. Zahtevajte v imenu neposrednega vodjo in od drugih zaposlenih v organizaciji zahtevajte potrebne informacije, dokumente, potrebne za izvedbo naloge.

4.4. Seznaniti se z osnutki sklepov poslovodstva glede funkcije, ki jo opravlja, z dokumenti, ki opredeljujejo njegove pravice in obveznosti na svojem položaju, merila za ocenjevanje kakovosti opravljanja njegovih delovnih funkcij.

4.5. Predloge o organizaciji dela v okviru svojih delovnih funkcij predložiti v obravnavo neposrednemu vodji.

4.6. Sodelujte pri razpravi o vprašanjih v zvezi z opravljenimi nalogami.

4.7. ……… (druge pravice)

5. Odgovornost

5.1. Izvršni sekretar je odgovoren za:

Za neustrezno opravljanje ali neizpolnjevanje svojih uradnih nalog, določenih s tem opisom delovnega mesta - na način, ki ga določa veljavna delovna zakonodaja Ruska federacija;

Za kazniva dejanja in kazniva dejanja, storjena med njihovim delovna dejavnost, - na način, ki ga določa veljavna upravna in kazenska zakonodaja Ruske federacije;

Za povzročitev škode organizaciji - na način, ki ga predpisuje veljavna delovna zakonodaja Ruske federacije.

5.2. ……… (druge določbe o odgovornosti)

6. Končne določbe

6.1. Ta opis delovnega mesta je bil razvit na podlagi poklicni standard"", potrjeno z Odredbo Ministrstva za delo in socialno varstvo Ruska federacija z dne 6. maja 2015 N 276n, ob upoštevanju ... ... ... (podrobnosti lokalnih predpisov organizacije)

6.2. Seznanitev delavca s tem opisom delovnega mesta se izvede ob zaposlitvi (pred podpisom pogodba o zaposlitvi).

Da je delavec seznanjen s tem opisom delovnega mesta, potrjuje ……… (podpis na seznanitvenem listu, ki je sestavni del tega navodila (v dnevniku seznanitve z opisi delovnih mest); v kopiji opisa delovnega mesta hrani delodajalec; sicer)

6.3. ……… (druge končne določbe).

Vsako podjetje opravlja svojo dejavnost na podlagi lokalnih predpisov, ki so sestavljeni v skladu z normativi veljavne zakonodaje. In ker je vsako podjetje ločen organizem, mora delovati harmonično.

Eden od pomembne dokumente, na katerem temeljijo dejavnosti strokovnjakov podjetja, je opis delovnega mesta. To je dokument, ki določa funkcionalne naloge zaposlenega v eni ali drugi smeri, specialnosti. Zaposlene je treba temeljito seznaniti ne le z njihovimi dolžnostmi, temveč tudi z njihovimi pravicami, pooblastili in funkcijami.

Opis dela- To je lokalni dokument, ki navaja pravice in obveznosti vsakega zaposlenega, odvisno od položaja in opravljene delovne funkcije.
Ta dokument pripravijo strokovnjaki kadrovske službe skupaj z odvetniki. Navodilo potrdi delodajalec ali najeti vodja, če ima tako pooblastilo.

Delodajalec je dolžan prosilca seznaniti z opisom delovnega mesta pred podpisom pogodbe o zaposlitvi. Če se to ne naredi, vključite zaposlenega disciplinska odgovornost za neizpolnjevanje svojih dolžnosti delodajalec ne bo mogel.

V dokumentu morajo biti podrobno opisane naloge tajnika, odvisno od posebnosti dela. Bolj podrobne so te naloge, lažje bo reševati predkazenske in sodne spore med delavcem in delodajalcem.

Zakaj potrebujete opis delovnega mesta

Pri sestavljanju tega dokumenta, Odgovorna oseba mora temeljiti na normah trenutne zvezne, regionalne in lokalne ravni. Vodja podjetja kot oseba, odgovorna za pravilno vodenje dokumentov, mora to skladnost preveriti. poleg tega vodja osebja se mora zavedati tudi skladnosti navodil z veljavno zakonodajo.

Sestavljen je bodisi za skupino enakih položajev bodisi za določeno posamezno pozicijo. Delavec mora biti seznanjen z dokumentom proti podpisu. To morate storiti ob prijavi na delovno mesto. Če se ne sestavi pravilno, bosta med zaposlenim in vodjem zagotovo prišlo do nesoglasij in konfliktnih situacij glede delitve dela in funkcij, ki jih opravlja delavec.

S pravilno sestavo opisov delovnih mest bi moralo vodstvo slediti specifične cilje in reši naslednje naloge:

pravilno razdeliti delovne obveznosti med zaposlene na podobnih delovnih mestih. Za dosego najbolj uporabnega rezultata je treba jasno uskladiti njihova dejanja;
izboljšanje psihološke klime v ekipi, izboljšanje razmer. Treba je zmanjšati odstotek verjetnosti konfliktov;
jasno razmejiti pravice in obveznosti strokovnjakov iste ravni, navesti podrobnosti o njihovih pooblastilih, jasno opredeliti odgovornost vsakega. Po potrebi se lahko ločeno osredotočimo na disciplinske sankcije, ki jih je mogoče uporabiti za specialista v obliki odgovornosti za zanemarjanje svojih dolžnosti;
izvajati psihološko in uradno raztovarjanje zaposlenih, ki so prisiljeni kombinirati več delovnih mest. Ni dovolj, da jih samo raztovorimo, ta obremenitev mora biti pravilno in enakomerno porazdeljena;
vzpostaviti sistem psiholoških in finančnih spodbud in motivacije;
primerna porazdelitev odgovornosti med vodje.

Vodstvo podjetja s pomočjo opisa delovnega mesta izvaja vse vidike interakcije med vodstvenim aparatom in osebjem. Vendar ni vedno mogoče doseči največjega možnega rezultata. Zato je treba pravilno izbrati in imenovati osebo, ki bo odgovorna za sestavljanje opisov delovnih mest.

Glede na velikost podjetja in število zaposlenih se za skupino enakih delovnih mest sestavi standardno navodilo. Po potrebi lahko prilagodite določen položaj. Če je podjetje majhno, ima le 25-50 ljudi, se dokument sestavi za vsako delovno mesto posebej. Odgovorni je član kadrovske službe.

Osnovna pravila za sestavo opisa delovnega mesta tajnika

Ni razvitih enotna oblika opis dela. Zato ima vsako podjetje pravico izbrati, kako sestaviti dokument.

Pri sestavljanju dokumenta se mora odgovorna oseba spomniti, da je treba upoštevati posebnosti dejavnosti določenega podjetja. V podjetjih različnih smeri lahko sekretarji opravljajo različne funkcije in naloge. To je treba upoštevati pri pripravi osnutka.

Lahko se zanesete na splošno sprejet vzorec. Vsak opis delovnega mesta mora vsebovati naslednje:

Po potrebi se lahko opisu delovnega mesta tajnika dodajo dodatni razdelki:

"delovni pogoji". Tukaj se lahko s sklicevanjem na interni pravilnik določite način delovanja tajnice. Če je treba vodjo spremljati na službenih potovanjih, se lahko ta odtenek odraža tudi tukaj;
"pravica do podpisa". Sekretar lahko podpisuje listine v okviru svojih pooblastil.

Opis delovnega mesta, ki ga sestavi odgovorni uslužbenec kadrovske službe, mora iti skozi postopek usklajevanja z vodjo kadrovska služba. Poleg tega mora biti tajnik sam seznanjen z njim proti podpisu.

Priprava opisa delovnega mesta za tajnika

Dokument je sestavljen v enem izvodu. Podpiše ga tajnik sam, potem ko ga natančno prebere in preuči. Če ima podjetje več sekretarjev po državi, lahko natisnete več izvodov, pri čemer naredite ustrezne spremembe za vsakega posebej, odvisno od položaja vodje, na katerega je sekretar "privezan".

Če tajnik sam potrebuje dodatno kopijo za osebno uporabo, lahko naredi kopijo že podpisanega opisa delovnega mesta. Ni prepovedano!

Če želite pravilno sestaviti dokument, morate upoštevati nekatera pravila. Zlasti v zgornjem desnem kotu je treba oblikovati "glavo". To je prostor za potrditev navodil s strani vodje celotnega podjetja. Tukaj morate izpolniti nekaj vrstic:

mora biti beseda "odobravam";
sledi položaj vodje. Na primer, " direktor" ali "direktor";
Polno ime vodje;
podpis vodje.

Nato na sredini lista morate navesti ime dokumenta. To je opis delovnega mesta tajnice. Šele po tem so registrirane vse glavne točke.

Razdelki, ki naj bi jih sestavljalo navodilo tajnika, so bili omenjeni zgoraj. Predpisani so v skladu s predpisi o opravljanju nalog. Funkcionalne naloge sekretarja vodje oddelka so lahko na primer nekoliko "ožje" od nalog pomočnika vodje celotnega podjetja.

Po izdelavi navodilo se mora dogovoriti z uslužbencem, ki je odgovoren za tajništvo. To je lahko vodja ustrezne strukturne enote. Če takšne osebe v državi ni, potem z vodjo kadrovske službe ali drugim uslužbencem, katerega naloge vključujejo takšno usklajevanje.

Oznaka homologacije je nameščena na koncu dokumenta. Izpolniti morate nekaj vrstic:

obvezno navedite besedo "dogovorjeno";
odgovornost za položaj osebe;
ime podjetja v skrajšani različici;
Ime tega zaposlenega;
koledarski datum za odobritev;
podpis osebe, ki je potrdila navodilo.

Po tem morate dokument dati v pregled samemu sekretarju. Prav tako morate izpolniti nekaj vrstic:

obvezno navesti besedno zvezo »navodila sem seznanjen«;
položaj sekretarja, kot je navedeno v kadrovskem seznamu;
ime podjetja v skrajšani različici;
Ime tega zaposlenega;
podatki o potnem listu. Po potrebi lahko naredite kopijo strani potnega lista, kjer so navedeni osebni podatki tajnika. Navodilom priložite kopijo kot potrditev navedenih podatkov;
koledarski datum za odobritev;
podpis delavca, ki potrjuje, da je res prebral opis delovnega mesta.

Ne "prestavljajte" dokumenta, ne da bi ga pozorno prebrali. Skrbno seznanitev je zagotovilo, da bo zvesto opravljal svoje dolžnosti in ne bo opravljal dela za druge zaposlene. Če sekretar odstopa od svojih funkcijskih dolžnosti ali jih ne izpolnjuje, odgovarja.

Nasprotno, če je odgovoren za domnevno neizpolnitev, se lahko vedno sklicuje na navodila in izpodbija odredbo vodstva o imenovanju. disciplinski ukrep. V pomoč bo tudi pri vložitvi ovadbe na inšpektorat za delo ali pri vložitvi tožbe na sodišču. Zato morate biti previdni!

Delovne naloge tajnika

Vsaka organizacija potrebuje sekretarja. Zato je opis delovnega mesta takšnega zaposlenega koristen za vsako podjetje. Sekretar je lahko tako vodja podjetja kot vodja strukturne enote. To je funkcija tajnika.

Naloge tajnika vključujejo:

sprejemanje in razvrščanje prejete korespondence za vodjo;
vodenje pisarniškega dela v okviru dejavnosti oddelka ali strukturne enote;
sprejemanje osebnih izjav zaposlenih v podpis vodje;
priprava dokumentov in materialov, ki so potrebni za delo šefa;
delo z računalnikom, fotokopirnim strojem in drugo pisarniško opremo;
vodenje kontrolne in registracijske datoteke;
tiskanje dokumentov, ki so potrebni za delo šefa;
opravljanje dela na pripravi raznih srečanj, sestankov in drugih srečanj;
priprava in tiskanje dokumentov, potrebnih za tovrstna srečanja;
organiziranje sprejema obiskovalcev;
vodenje registra vhodnih in odhodnih dokumentov;
vljudna komunikacija po telefonu;
druge naloge, ki so odvisne od posebnosti dejavnosti oddelka ali strukturne enote.

Opis delovnega mesta tajnika vodje

Upraviteljeva tajnica ima tudi opis delovnega mesta. Odgovornosti izvršnega sekretarja vključujejo:

opravljajo delo pri organizaciji tehnične podpore za dejavnosti vodje;
sprejme in razvrsti vso korespondenco, ki prihaja v imenu vodje;
če obstaja taka potreba, razvrstite vso korespondenco po strukturnih oddelkih in organizirajte dostavo te korespondence ustreznim strukturnim oddelkom;
organizacija telefonskih pogovorov vodje;
sprejem in snemanje dohodnih informacij v času odsotnosti vodje;
delo s pisarniško opremo;
Organizacija sestankov, srečanj in sestankov;
priprava in tisk potrebnega gradiva za sestanke;
izvajanje posameznih navodil predstojnika.

Prenesi

Vzorčni opis delovnega mesta tajnice lahko prenesete v formatu .doc

Sekretarji so zaposleni, brez sodelovanja, znanja in veščin katerih je težko zagotoviti usklajeno delo gospodarskega subjekta. Obseg tajniških nalog je precej velik. Vredno se je seznaniti z njimi, da bi imeli predstavo o pomenu tega poklica v sodobni realnosti.

Značilnosti poklica tajnika in zahteve za zaposlenega

To delo od človeka ne zahteva le organiziranosti, komunikativnosti in zbranosti, temveč mu lahko obeta tudi odlične poklicne možnosti. Na primer, v prihodnosti lahko računa na položaj vodje pisarne uslužbenca oddelka itd.

Glavne zahteve za tega strokovnjaka so naslednje:

Srednje, visokošolsko izobraževanje;
Delovne izkušnje;
znanje osebnega računalnika in sposobnost dela s pisarniško opremo;
Poznavanje osnov pisarniškega dela;
Znanje tujega jezika (pogosto angleščine).

Prav tako se veliko delodajalcev osredotoča na osebne kvalitete oseba (dobra volja, odzivnost, točnost), njegov odnos do najmanjših podrobnosti, sposobnost obvladovanja širokega spektra dolžnosti in nalog, prijeten videz.

Plača specialista se giblje od 15.000 rubljev do 40.000 rubljev. Odvisno je od obsega dela in finančnega stanja same organizacije.

Obstaja več glavnih specializacij tajnika:

Pomočnik direktorja;

Odgovornosti izvršnega sekretarja

Imenovanje in razrešitev ta zaposleni lahko poteka le po nalogu vodje, v čigar podrejenosti je. Na voljo je tudi izvršni, na katerega se v času njegove odsotnosti z dela prenesejo naloge tajnika predstojnika.

Pri svojem delu tega zaposlenega vodijo:

regulativni pravni akti zvezne in regionalne ravni;
Listina in lokalni interni predpisi;
določila opisa delovnega mesta.

Odgovornosti izvršnega sekretarja vključujejo:

zagotavljanje administrativnih in upravnih dejavnosti vodje (sistematizacija in strukturiranje vsega za to potrebnega gradiva);
zagotavljanje vodje vsega, kar je potrebno za delo - uporabna organizacijska oprema, pisalne potrebščine;
priprava sestankov in sestankov, ki jih vodi vodja;
organizacija poslovnega potovanja za vodjo (naročanje vstopnic in rezervacija hotela);
priprava prošenj in pisem v imenu nadrejenih;
organizacija sprejema obiskovalcev (če je potrebno - srečanje in namestitev gostov);
odgovarjanje na dohodne klice, popravljanje prejetih informacij in njihovo posredovanje upravitelju;
sprejem vlog in njihov prenos v podpis vodje;
prenos informacij od vodstva do končnih uporabnikov (določenih izvajalcev, partnerjev, strank);
nadzor nad časom in kakovostjo izvajanja naročil in navodil vodstva zaposlenih v podjetju;
izvajanje kopiranja in razmnoževanja del katere koli zahtevnosti in obsega;
vzdrževanje operativne komunikacije z drugimi podjetji (tako državnimi kot komercialnimi), posamezniki o vprašanjih, povezanih z neposrednimi dejavnostmi podjetja.
izdajanje potrebnih potrdil o delovni dobi zaposlenih, pa tudi o njihovih plačah.

Sekretar mora opravljati tudi ločene službene naloge svojega neposrednega nadrejenega.

Poleg dolžnosti ima ta specialist tudi pravice. On lahko:

Izvršni sekretar je odgovoren za:

kršitve internih delovnih predpisov in varnostnih predpisov;
neupoštevanje ukazov, navodil in drugih lokalnih aktov;
neizpolnjevanje nalog, predpisanih v opisu delovnega mesta;
izvedba dokumentov, ki se predložijo v podpis vodji;
razkritje podatkov, ki so mu zaupani.

Delovne obveznosti tajnice

Sekretar je za korak nižji od referenta. Toda to ne zmanjša njegovega obsega odgovornosti.

Torej, naloge tajnika-uslužbenca vključujejo:

Veliko nalog, ki so dodeljene referentu, lahko opravlja tudi tajnik predstojnika, vendar velja pojasniti, da je njegova funkcionalnost opazno širša. To je predvsem posledica potrebe po dejavnosti upravljanjašefi.

Uslužbenec, tako kot vsak drug specialist, ima številne pravice, zlasti:

pravico do dostopa do informacij, potrebnih za njegovo delovanje;
pravico do overitve določenih dokumentov z lastnim podpisom;
pravico do seznanitve z dokumenti in odločitvami, ki jih sprejema vodstvo glede obsega njihovih delovnih nalog;
pravico braniti svoje interese.

Za zaposlitev kot tajnica morate pravilno sestaviti življenjepis. Pomembno je, da navedete vse svoje glavne poklicne prednosti, osebne lastnosti in seveda profilne delovne izkušnje. Ustrezen življenjepis lahko tudi prenesete z interneta, ga izpolnite in pošljete potencialni delodajalec za obravnavo.

2.3. Kaj mora in kaj lahko tajnica

Kaj mora tajnica vedeti in znati narediti, je navedeno v kvalifikacijskem profilu.

Kvalifikacijska lastnost- to normativni dokument, ugotavljanje, kaj naj ta ali oni delavec počne na svojem delovnem mestu, kaj bi moral za to znati in biti sposoben in kakšna naj bo raven njegove usposobljenosti.

Delovne odgovornosti(tajnica mora biti sposobna) Opravlja tehnične funkcije za zagotavljanje in servisiranje dela vodje podjetja (ali oddelka), pomaga načrtovati delovni dan vodje. Prejmite informacije, ki jih potrebuje vodja, od oddelkov ali izvajalcev, pokličite zaposlene v njegovem imenu. Organizirati telefonske pogovore z vodjo, sprejemati in prenašati telefonska sporočila, beležiti prejeta sporočila v njegovi odsotnosti in seznanjati vodjo z njihovo vsebino. Organizirajte potovanja in poslovna potovanja vodje. Izvajati delo na pripravi sestankov in sestankov, ki jih vodi vodja (zbiranje potrebnega gradiva, obveščanje udeležencev o času, kraju in dnevnem redu seje ali sestanka, njihovo prijavo), vodenje in sestavljanje zapisnikov. Oskrbite vodstveno delovno mesto s pisarniškimi materiali, organizacijsko opremo, ustvarite pogoje za njegovo učinkovito delo. Prenos in sprejemanje informacij o sprejemnih in domofonskih napravah, hitro tiskanje različnih materialov v smeri glave. Izvajati dokumentacijsko delo, sprejemati korespondenco, naslovljeno na vodjo, jo organizirati v skladu s postopkom, sprejetim v podjetju, in ga po obravnavi prenesti vodjem oddelkov ali določenim izvajalcem za uporabo v procesu njihovega dela ali za pripravo odgovora. novice informacijska služba vodja in zaposleni (ustni, dokumentarni, pisati kritike za medije, zagotoviti kopije zanimivih člankov). Upoštevajte roke za izpolnjevanje navodil predstojnika o osebnih izjavah občanov. Organizirati sprejem obiskovalcev, pri čemer do njih izkazovati takt in pozornost, prispevati k hitremu obravnavi prošenj in predlogov zaposlenih, oblikovati zadeve v skladu s potrjeno nomenklaturo zadev, zagotoviti njihovo varnost in roki v arhiv. Ustvarjanje in uporaba podatkovnih baz (vključno z internetnimi informacijami).

Tajnik mora vedeti: dejavnosti družbe ter dolžnosti in kompetence zaposlenih; določbe in navodila za dokumentacijsko podporo; tipkopis; delati za osebni računalnik, sodobni računalniški urejevalniki (Word, Excel, itd.); pravopisna in ločilna pravila; vrstni red razporeditve gradiva pri tiskanju različnih dokumentov; pravila za delovanje pisarniške opreme (faksi, mini-ATS, fotokopirni stroji, diktafoni, magnetofoni); pravila za uporabo sprejemnih in domofonskih naprav; standardi enotnega sistema organizacijske in administrativne dokumentacije; notranji delovni predpisi; osnove znanstvena organizacija tajniško delo; psihologija ljudi in zakoni učinkovite komunikacije; pisarniški bonton; pravila in norme varstva dela, varnostnih ukrepov, industrijske sanitarne in požarne zaščite; tuji jezik strank in partnerjev; delovni zakonik RF.

Za razvoj in specifikacijo kvalifikacijska lastnost podjetja (podjetja) razvijejo opise delovnih mest.

Opis delovnega mesta - glavni organizacijski in pravni dokument, ki ureja dejavnosti sekretarja, opredeljuje njegove pravice, položaj v organizaciji, naravo dela. Sekretar se v svojih odnosih z zaposlenimi opira na ta dokument. Kar piše v opisu delovnega mesta, potem se bo vprašalo, kakšne pravice so v njem podane, tajnica jih ima.

Opis delovnega mesta tajnika je posamezen dokument, saj ima delovno mesto tajnika veliko stopenj. V majhni organizaciji (ali podjetju) bo en sekretar (sekretar-referent). V večjih organizacijah imajo lahko vodja in njegovi namestniki sekretarje v vsaki strukturni enoti. Obstajajo sekretarji upravnega odbora, znanstveni sekretarji znanstvenih svetov itd. Vsak sekretar vedno, na podlagi obsega in posebnosti dejavnosti organizacije, zahtev vodje in njegovega zaupanja v tajnika, razvije svoj nabor dolžnosti in pravic. , različne kombinacije ustvarjalnih, logičnih in tehničnih vrst dela. Hkrati obstaja tipičen sklop poslov upravljanja za dokumentarne in nedokumentarne storitve, ki jih opravljajo vsi sekretarji. Poleg tega sta posebnost in zapletenost sestavljanja opisa delovnega mesta tajnika posledica vsestranskosti njegovih dejavnosti. Zato je nemogoče govoriti o nobenem posameznem standardu opisa delovnega mesta tajnika (sekretarja-referenta).

Vendar, tako kot pri vsakem opisu delovnega mesta, zanj obstajajo splošne zahteve. Najprej ima že vzpostavljeno enotno strukturo besedila, in sicer razdelke:

1. Splošne določbe;

2) funkcije;

3) uradne dolžnosti;

5) odgovornost;

6) razmerja;

7) komunikacije po položaju.

Doda se lahko razdelek "Vrednotenje dela" in v Zadnja leta vse pogosteje se pojavlja rubrika »Organizacija dela (dnevna rutina)«.

Odsek " Splošne določbe» vsebuje točen naziv delovnega mesta v skladu z kadrovanje, mesto v sistemu vodenja, to je naziv strukturne enote in podrejenosti, postopek imenovanja in razrešitve ter postopek zamenjave. V velikih organizacijah, ki imajo službo DOW, ima sekretar dvojno podrejenost – neposredno svojemu vodji in vodji službe DOW. Sekretarji se imenujejo in razrešujejo z odredbo predstojnika (v velika organizacija- na predlog vodje službe predšolskega vzgojnega zavoda). V istem delu so navedene zahteve za strokovno usposobljenost in delovne izkušnje. Danes so se odnos do tajnika in zahteve do njega močno spremenili. Podjetja iščejo tajnico z višjo ali srednjo specialno izobrazbo, ki zna tuji jezik in tekoče obvlada računalnik. Vse pogosteje se od tajnika, pa tudi v tujini, zahteva, da pozna ne enega, ampak dva ali več tuji jeziki, saj imajo podjetja številne stike s tujimi partnerji, tajnica pa z njimi komunicira. Vsebuje tudi navedbe glavnih zakonodajnih, regulativnih, regulativnih, metodoloških, organizacijskih, upravnih dokumentov, po katerih se sekretar pri svojem delu vodi.

V razdelku »Funkcije« so navedene glavne dejavnosti tajnika (sekretar-referent), na primer: informacijsko-dokumentacijska podpora vodji, organizacijska podpora delu vodje, sodelovanje pri pripravi razstav in predstavitev itd.

V razdelku »Odgovornosti« so navedene vse vrste del, operacij in tehnologij, ki se uporabljajo pri njihovem izvajanju. V logičnem zaporedju navaja delo, ki ga opravlja tajnica. Vse vrste dela so razdeljene na operacije z navedbo tehnologije izvedbe. Funkcija »informacijsko-dokumentacijska podpora« je na primer razdeljena na dva dela: dokumentacija in delo z dokumenti. Dokumentacija pa po navodilih vodje projekta vključuje sestavljanje pisem (vabila, opomini itd.), telegramov itd.; tiskanje dokumentov glave na računalnik; preverjanje pravilnosti izvedbe dokumentov, ko so predloženi v podpis vodji (vizumi, razpoložljivost in pravilnost podrobnosti v skladu z zahtevami standarda itd.); izdelava in overitev kopij dokumentov ipd. Delo z dokumenti vključuje sprejemanje vhodnih dokumentov (navedene so ure npr.: ob 09. in 16. uri), prejemanje faksov in E-naslov(čez dan); primarna obdelava prejetih dokumentov v skladu z zahtevami navodil za pisarniško delo; predogled dokumentov (če je zaupan tajnici); registracija dokumentov v skladu s pravili, ki jih določi organizacija; poročilo o dokumentih predstojniku itd.

Razdelek »Pravice« je morda najpomembnejši. Poudarja mesto sekretarja v sistemu vodenja, njegov pomen, položaj v organizaciji. Skozi pravice so razvidna pooblastila, ki jih predstojnik prenese na sekretarja, in stopnja njegove neodvisnosti. Ta razdelek omogoča sekretarju, da sprosti čas vodje za reševanje glavnih strateških in taktičnih nalog.

Prav ta del opisa delovnega mesta daje tajniku (sekretarju-referentu) večja ali manjša pooblastila in določa stopnjo njegovih sposobnosti.

Oddelek "Odgovornost" je sestavljen v strogem skladu z zakonom.

Rubrika »Odnosi (povezave po delovnih mestih)« je zelo pomembna tudi za organizacijo dela katerega koli uslužbenca upravnega aparata, kar je predvsem posledica aktivnega izvajanja avtomatizirani sistemi, ki zahtevajo natančno navedbo, katere informacije, v kakšni obliki, komu se posredujejo in od koga prihajajo.

V zadnjih letih se v opisih delovnih mest pogosto pojavlja rubrika za vrednotenje delovnih mest. Običajno označuje merila za ažurnost dela in njegovo kakovost, na primer: odsotnost reklamacij, reklamacij in reklamacij; odsotnost napak v dokumentih; spoštovanje rokov za izvršitev navodil poslovodstva ipd.

Opis delovnega mesta se praviloma konča z navedbo postopka njegove revizije. Pogoji za revizijo opisa delovnega mesta so lahko spremembe v strukturi organizacije, ki so povzročile prerazporeditev nalog zaposlenih, spremembo vrst dela, ki ga opravlja sekretar, in uvedbo računalniške tehnologije. Toda veliko pogosteje je navedeno obdobje obvezne revizije ali ponovne odobritve navodil (3 leta ali 5 let).

Izbirni razdelek je "Organizacija dela", vendar v Zadnje čase je zelo priljubljena in vse pogostejša. Podaja okviren dnevni urnik dela tajnice. Lahko izgleda takole.

PRVA POLOVICA DELOVNEGA DNEVA:

1) pride na delo 10 minut pred vodjo, da preveri stanje na delovnem mestu (svojem in predstojniku), se spravi v red, sestavi ali razjasni načrt za prihodnji dan;

2) prevzem po načrtu zahtevane dokumente in dejanja;

3) prejemati korespondenco, se seznaniti z vsebino, odložiti dokumente, ki zahtevajo prednostno odločitev vodje;

4) telegrame, nujne fakse in telefonska sporočila takoj prenesti na vodjo;

5) pripravi možnosti možnih odgovorov ali sklepov za ostale dokumente, razdeli med izvršitelje;

6) pregledovati prejete ocene, poročila, vabila ipd.; Zapišite datume in ure vseh dogodkov v svoj dnevnik-koledar;

7) hrani dokumente, potrebne za tekoče informativno in referenčno delo;

8) poroča vodji o prejeti korespondenci;

9) skupaj z vodjo razjasni vsebino načrtovanih dejavnosti za tekoči dan;

10) posreduje po telefonu in osebno navodila predstojnika ustreznim izvršiteljem in opozori na iztekajoče se roke za izvedbo dokumentov.

POPOLDAN:

1) zbiranje in priprava na podpis izvedenih dokumentov;

2) poročati vodji o izvedenih dokumentih, prevzeti dokumente, ki jih je obdelal, od upravitelja;

3) obdelava in pošiljanje izhodnih dokumentov;

4) načrtujte aktivnosti za naslednji dan.

Ves delovni dan so:

a) delo z obiskovalci, telefonski pogovori;

b) vložitev izvršenih listin v zadeve;

c) opravljanje dela na računalniku;

d) organiziranje kopiranja dokumentov v skladu z navodili predstojnika.

KONEC DELOVNEGA DNEVA:

1) pregledati svoj dnevnik in obvestiti pristojne službe o potrebi po pripravi na določene aktivnosti;

2) če vodja ostane na delu po koncu delovnega dne, mu je treba zagotoviti vse potrebne informacije, materiale;

3) pospravite svoje delovno mesto, odstranite dokumente, zaklenite sef in vse omare s ključem, izklopite elektronsko in tehnično opremo iz omrežja.

Opis delovnega mesta je sestavni del celoten paket dokumentov, potrebnih za organizacijo dela upravnega aparata.

NASVET. Organizirajte svoj delovni dan tako, da zmorete vse in boste koristni vsem. Predajte se svojemu delu, vendar ne pozabite, da obstajajo vprašanja, ki niso v vaši pristojnosti. Zato delajte samo tisto, kar morate.

povzetek: Ponovno je treba opozoriti, da je opis delovnega mesta tajnika individualen dokument, saj ima delovno mesto sekretarja številne stopnje. Vsak sekretar ima glede na obseg in posebnosti dejavnosti organizacije, zahteve vodje in njegovo zaupanje v tajnika svoj obseg dolžnosti in pravic, različne kombinacije ustvarjalnih, logičnih in tehničnih vrst dela.

Glavni inženir podjetja se običajno šteje za desno roko direktorja, namestnik za trgovino pa je leva, ko pa je tajnik odsoten, je direktor popolnoma brez rok.

Delovno mesto sekretarja se v delovnem pravu uvršča kot tehnična kategorija izvršni uradniki. Svoje dejavnosti izvaja v okviru standardnega pravnega akta, ki ureja razmerje med strankama, udeležencema v postopku - delodajalec in delavec, in spada v kvalifikacijski oddelek opisi delovnih mest vključen večsektorski načrt proizvodna podjetja, podjetja, vladne organizacije, občinskih in zasebnih zavodov.

Struktura navodil

Dobro napisan dokument mora v celoti odražati naslednja glavna poglavja napisano v določenem vrstnem redu. Priporočljivo jih je podrobneje preučiti.

Državljan, ki je diplomiral na višji strokovni stopnji izobraževalna ustanova brez trditev o prisotnosti kakršnih koli delovnih izkušenj na tej specialnosti ali osebe, ki je prejela srednje specializirano izobraževanje. V slednjem primeru predpogoj za zaposlitev lahko imeti neprekinjene izkušnje v tem poklicu najmanj 2 leti.

Pooblastila za zaposlovanje in razrešitev z mesta sekretarja imajo zakon vodja organizacije.

Oseba, ki deluje kot prosilec, mora imeti naslednji seznam znanj in strokovnih veščin:

poznati pravila za registracijo, postopek sprejemanja in hrambe regulativnih dokumentov in dokumentov višjih organizacij, od katerih je odvisno delovanje podjetja - odredbe, sklepi, akti;
imeti osnovno znanje o postopku vodenja pisarniškega dela, biti dobro seznanjen in razumeti pomen navodila za model, določbe, s katerimi se bo moral zaposleni soočiti pri svojem delu;
poznati strukturno razvrstitev podjetja po oddelkih;
znati sestaviti dokumente in osnovna načela dela z njimi;
jasno razumeti hrambo dokumentov in uporabo arhiva;
imeti visoka hitrost računalniško tipkanje ali tipkanje;
izkazovati komunikacijske, pogajalske in diplomatske lastnosti;
znati uporabljati pisarniško in komunikacijsko opremo;
poznati osnovne standarde za oblikovanje administrativnih listin;
jasno razumeti osnove etičnega in estetskega vedenja ter jih kompetentno uporabljati;
lasti potrebno količino upravnih in pravni okvir državni predpisi, ki urejajo delovno dejavnost.

neposredna oddaja - vodja organizacije oz vodja oddelka.

V primeru prisilne odsotnosti tega delavca se njegova pooblastila lahko prenesejo na drugega izvajalca, ki je začasno imenovan na delovno mesto z internim ukazom za podjetje.

Funkcije in uradne pravice

Poklic tajnice je večnamensko in precej večplastno delovno mesto, ki vključuje izvajanje naslednji koraki, kot je predvideno:

Osnovne pravice:

samostojno odloča o zadevah v okviru svojih nalog in pristojnosti;
ne opravljajo nalog in nalog, ki mejijo na tveganje za zdravje in življenje;
zahtevati od neposredni nadzornik zagotavljanje normalnega delovnega mesta in spoštovanje pravil varstva dela pri delu;
imajo dostop do vseh informacij, potrebnih za opravljanje svojih nalog;
pripraviti predloge racionalizacije v okviru ureditve svojih dejavnosti in dela zaposlenih;
obvestiti vodstveno ekipo o ugotovljenih kršitvah in pomanjkljivostih v delovnem procesu ter samostojno sprejeti ukrepe za njihovo odpravo;
od zaposlenih zahtevati pisno poročilo v primeru nespoštovanja ukazov in navodil šefa z navedbo razlogov.

Odgovornost

Tajniku je v okviru svojih uradnih dejavnosti zaupano naslednja odgovornost zadaj:

izvajanje zastopanja interesov njega osebno ali organizacije, v kateri se vodi vodstvo, v nasprotju z poveljniškim štabom;
lastne odločitve in dejanja;
neustrezno opravljanje svojih neposrednih nalog;
neskladnosti splošna pravila predpisana s paketom upravljanja listin družbe;
napačen odnos do osebnih, zaupnih podatkov, pa tudi razkritje informacij, ki predstavljajo poslovno skrivnost;
povzročitev materialne škode organizaciji;
neskladnosti delovna disciplina, dnevna rutina, kršitev varnostnih predpisov pri delu;
zanemarjanje norm bontona in družabnega vedenja v ekipi.

Delovni pogoji

Delovni dan zaposlenega je sestavljen iz splošni poslovnik za posamezno ekipo, sprejet z statutom organizacije. Po potrebi se lahko pošlje tajnik na poslovno potovanje lokalnega in regionalnega pomena.

potne stroške in plača za to obdobje se obračunajo v skladu z veljavno zakonodajo.

Glede na posebnosti dejavnosti družbe je uprava pooblaščena za vključitev dodatnih klavzul, ki urejajo službeno dejavnost sekretarja.

Pravica do podpisa

V nekaterih primerih ima tajnik pravico do podpisa, kar velja le za seznam papirjev in dokumentov, ki so neposredno povezani z njegovimi uradnimi dejavnostmi. Pravno je takšna pravica do podpisa razvrščena kot omejeno.

Drugo

Po presoji vodje podjetja lahko dokument vsebuje dodatne postavke, ki niso obvezne. Na primer, možnost spreminjanja, dopolnjevanja in odobritve tega navodila.

Poleg tega razdelek »drugo« vsebuje informacije, na podlagi katerih je bil dokument sprejet in s katerimi akti je urejen.

Vzorec navodil za uporabo

Kljub temu, da ima vsako navodilo, ki vsebuje funkcionalne naloge tajnika, standardni obrazec, je še vedno sestavljeno ob upoštevanju posebnosti podjetja in njegove vrste dejavnosti.

Posebnosti

Glede na vrsto poklica so lahko naloge sekretarja različnih organizacij nekoliko drugače glede na seznam funkcij. Kot primer so podana glavna področja dejavnosti zaposlenega ob upoštevanju posebnosti delovnega mesta.

Referenca

Sekretar-referent se poglobi proizvodnih procesov, zato mora imeti gotovo osnovno znanje in imajo visoko izobrazbo. Njegovo glavne naloge:

pripraviti dokumente, ki zagotavljajo popolno opravljanje dela organizacije;
preveriti pravilnost izvedbe dokumentov, predloženih v obravnavo vodji;
sprejemati obiskovalce;
svinec kadrovsko delo- izdelati interne naloge za zaposlene, sestaviti delovne knjige, urnik, sestavite potovanje, bolniško, izdajte potrdila osebje na koga se to lahko nanaša;
sproti izvajati trenutna navodila vodstvene ekipe.

sodna seja

Poklic spada v kategorijo državne izvršilne službe. Deluje samo na sodiščih. Zaposleni pomaga pri sodniškem delu, sodeluje na sestankih in skrbi za vodenje dokumentacije. Njemu je zaupano naslednje funkcije:

izbira in oblikovanje gradiva za preučevanje primera na sodišču;
vodenje pisne evidence;
sestavljanje in pošiljanje sodnih pozivov, ki pozivajo vse udeležence v postopku na sodišče;
registracija primerov, ki jih vodijo regulativni pravni in zakonodajni akti.

uradnik

Zaposleni na tem delovnem mestu je odgovoren za celotno cirkulacijo dokumentov v podjetju. Njegovo glavne odgovornosti:

pogajanja s strankami - tako v neposredni kot telefonski komunikaciji;
nadzor nad izpolnjevanjem nalog in reševanjem nalog, predpisanih v ukazih in navodilih vodstva;
obdelava vhodne in odhodne dokumentacije, njena registracija v okviru veljavne nomenklature zadev v podjetju;
Izvedba tujih prevodov;
delna kombinacija funkcij arhivista.

Vodja pisarne

Vodja pisarne je tajnica širši profil. Poleg standardnih nalog mora:

skrbno preučiti vso korespondenco, notranja naročila na njihovi podlagi za sodelovanje pri pripravi proizvodnih projektov;
razdeljevanje vhodnih papirjev in dokumentov;
pošiljanje odhodnih naročil;
voditi zapisnike sestankov in sestankov;
sestaviti pooblastila za odgovornost;
sprejeti telefonski klici in jih posredovati po predvidenem namenu;
usklajevanje dejavnosti službenega in podrejenega osebja - tehnični delavci, vozniki, kurirji.

Glava

Ključne funkcije ob upoštevanju posebnosti delovnega mesta:

opravlja administrativne in organizacijske dejavnosti;
sprejema osebno dokumentacijo, namenjeno neposrednemu vodji;
zagotavlja vse potrebne informacije direktorju o proizvodnih, servisnih, kadrovskih vprašanjih;
po navodilih vodje sestavlja pisma, zahteve, zahteve in zahtevke tretjim organizacijam in je odgovoren za njihovo pošiljanje;
zagotavlja vzdrževanje delovnega mesta vodje na ustrezni ravni, ustvarja udobne pogoje za opravljanje njegovih neposrednih nalog;
organizira proces sprejema obiskovalcev;
oblikuje notranje zadeve družbe;
tekoče obvlada osebno pisarniško opremo.