doma » Gotovinske transakcije » Kako poklicati pogodbo o storitvi. Standardna pogodba za opravljanje storitev: pogoji, obrazec, vzorec

Kako poklicati pogodbo o storitvi. Standardna pogodba za opravljanje storitev: pogoji, obrazec, vzorec

Pogodba o storitvi je ena najpogostejših pogodb. V takem je legalna oblika zajemajo komunikacijske storitve, zdravstvene, svetovalne, tiste, ki so povezane z izobraževanjem itd. Opozoriti je treba, da je včasih precej težko začrtati jasno mejo med storitvami in delom (npr. popravilo opreme). Kako skleniti transakcije za opravljanje storitev in kakšne so sorte te pogodbe, lahko izveste naprej.

Kaj je storitev?

Storitev je dejavnost, katere rezultat ne more imeti materialnega izraza, mora se v celoti izvajati in porabiti v procesu izvajanja. Delo se šteje za dejavnost, ki ima izključno materialni izraz. Pogodba o opravljanju storitev pomeni, da mora izvajalec izvesti določena dejanja, naročnik pa jih je dolžan plačati. Pravila pogodbe o opravljanju storitev za plačilo so urejena z Civilni zakonik. Poglavje 39 Civilnega zakonika Ruske federacije se nanaša na precej širok nabor storitev:

revizija;

informativni;

medicinski;

svetovanje;

Veterinarska;

Turistična;

Storitve usposabljanja itd.

Kaj ni vključeno v storitve?

Opozoriti je treba, da se naslednje vrste sporazumov ne uporabljajo za pogodbe o storitvah:

Delovna pogodba;

Za tehnično delo;

provizije;

Za izvajanje razvojnega dela;

Prevoz;

Bančni račun;

transportna odprava;

skladiščenje;

bančni depozit;

Zaupniško upravljanje premoženja.

Predmet pogodbe

Kot že rečeno, je predmet tovrstnih pogodb izključno nematerialna storitev. Ker je kakovost njenega izvajanja neposredno odvisna od osebe, ki jo bo izvajala, mora tovrstno storitev izvajalec opraviti osebno (če pogodbeni stranki v pogodbi nista določili drugače). Takšen dogovor mora biti sklenjen v pisni obliki. Vsak od udeležencev naj ima v rokah tudi izvod takšne pogodbe. Stranke so lahko pravne osebe, samostojni podjetniki in sposobne fizične osebe. Kot izvajalec je lahko vključen isti krog oseb.

Sestavimo pogodbo

Za sestavo pravilne pogodbe o opravljanju storitev je treba strogo upoštevati določbe Civilnega zakonika Ruske federacije:

Ne pozabite navesti predmeta pogodbe; in ni dovolj pisati tržne raziskave«, je treba po točkah določiti, za kakšno dejavnost bo šlo;

Navedite vsa dolžna pooblastila in obveznosti strank;

Določite jasne roke, v katerih morajo biti dejavnosti zaključene;

Koristno bi bilo tudi navesti kriterije, po katerih se bo določala kakovost storitve;

V takem dogovoru je seveda predpisana cena storitev izvajalca;

Ne pozabite določiti tudi odgovornosti udeležencev v transakciji; zaželeno je, da se v pogodbi predpiše tudi višina odškodnine v primeru enostranske zavrnitve le-te.

Značilnosti pogodbe

V nekaterih primerih je možno skleniti pogodbo o opravljanju storitev le s tistimi subjekti, ki imajo dovoljenje za opravljanje tovrstnih dejavnosti. Na primer, če govorimo o dogovoru o zagotavljanju zdravstvena oskrba, potem mora imeti zdravstvena ustanova licenco. Hkrati mora veljati in za tiste vrste zdravstvene oskrbe, za katere ste se dejansko prijavili. Če bolnišnica nudi oskrbo pacientom brez licence, se sooči z odgovornostjo. Poleg tega, če izvajalec nima licence, se lahko ta sporazum na sodišču razglasi za neveljavno. To pomeni, da tak sporazum ne bo imel pravne teže. Značilnostim pogodbe o storitvi je mogoče pripisati tudi naslednje pravilo: v nekaterih primerih velja pogodba o storitvi splošne določbe o pogodbenih in domačih pogodbah.

Prekinitev pogodbe

Treba je poudariti, da za razliko od drugih vrst transakcij, civilna pogodba za izvajanje storitev lahko odpove ne le sporazumno strank, ampak tudi eden od njegovih udeležencev (izvršitelj ali stranka) enostransko. Zakon določa, da lahko naročnik odstopi od pogodbe, pod pogojem, da izvajalcu povrne vse stroške, ki jih ima. Poleg tega lahko stranka zavrne storitve izvajalca tako pred začetkom opravljanja storitve kot že neposredno v postopku njenega izvajanja. Izvajalec pa ima tudi pooblastilo, da odstopi od pogodbe. Če takšna zavrnitev povzroči škodo stranki, jo je druga stranka dolžna povrniti.

Agencijska pogodba

Agencijska pogodba o opravljanju storitev je dogovor med naročnikom (pravzaprav garantom) in zastopnikom (posrednikom, izvajalcem), po katerem prvi naroči opravljanje določenih storitev drugi osebi ( pravne storitve itd.) v imenu principala ali neposredno v imenu zastopnika. Za taka dejanja je zastopnik upravičen do nagrade.

Obvezni pogoji

Za sklenitev zastopniške pogodbe v skladu z vsemi pravili je potrebno navesti:

Funkcija, ki jo mora opravljati agent;

Ali bo deloval v svojem imenu ali v imenu stranke;

Kako bo poročal ravnatelju;

Višina pristojbine in čas njenega plačila;

Obveznosti in pravice strank;

Ali obstajajo kakršne koli omejitve pooblastil zastopnika;

Pogoji odpovedi pogodbe;

Odgovornost strank.

Nekatere vrste pogodb

Različica obravnavane pogodbe je pogodba za opravljanje svetovalnih storitev. Lahko so tako dolgotrajne kot enkratne. To vrsto pogodbe pogosto sklepajo različni strokovnjaki in podjetja. Najbolj priljubljeni so naslednji svetovalne storitve: pravni, finančni, strateški, oglaševalski, informacijski. V procesu sklepanja različnih nepremičninskih transakcij se pogosto uporablja nepremičninska pogodba. Mnogi poslovneži se za promocijo svoje blagovne znamke v sodobnem svetu obrnejo na marketinške agencije. Takšna podjetja običajno ponujajo veliko storitev: določanje ciljne publike, razvoj profila blagovne znamke, sestavljanje strategije blagovne znamke itd. Poleg vseh teh vrst pogodb obstaja še veliko drugih in jih je vsak dan več. Zato je našteti vse v okviru enega članka preprosto nerealno.

Pomembni poudarki

Kot se je izkazalo, ima pogodba o opravljanju storitev svoje posebnosti. Zato je treba njegov sklep jemati več kot resno. Poleg tega lahko stranka takšno pogodbo dejansko kadar koli odpove. Izvajalca torej sprva zanima kakovostno izvedbo dogovorjenih dejanj, sicer lahko izgubi zaslužek. Prav tako ne pozabite, da se pri sklepanju takšnih pogodb od izvajalca pogosto zahteva licenca. Če posameznik ali podjetje nima licence, z njim preprosto nima smisla sklepati pogodbe. Dejansko se v primeru nesoglasja na sodišču tak sporazum razglasi za neveljavno in bo izredno težko prejeti, na primer, odškodnino za izgube.

Nabor storitev, ki jih izvajalec lahko po standardu zagotovi naročniku oblika pogodbe o storitvi je izjemno široka, zahvaljujoč različnim dejanjem za zadovoljevanje potreb na področju civilnega prava.

Razvoj gospodarstva in rast informacij (znanja) na intelektualnem področju sta prispevala k nastanku velikega števila novih storitev, katerih izvajanje se izvaja na podlagi sklenitve pogodbenih razmerij za opravljanje storitev. svetovalne, informacijske in druge storitve, vključno s storitvami usposabljanja.

Imamo oblike pogodb, ki so primerne za sklenitev pri opravljanju naslednjih storitev:

splošno;
pravni;
računovodstvo;
informacije;
svetovanje;
revizija;
turistični;
komunikacije;
trženje;
varnost;
oglaševanje;
nepremičnina;
transport.

Kakšne storitve potrebujete vi ali vaša stranka, se v vsakem posameznem primeru odločite posebej, v našem servisu najdete vse te storitvene pogodbe s potrebnimi prilogami.

Pravna ureditev pogodb

Pravno urejanje teh sporazumov izvajajo norme Civilnega zakonika Ruske federacije. Zlasti poglavje 39 Civilnega zakonika Ruske federacije ("Plačljive storitve"). Pravila poglavja veljajo za pogodbe o opravljanju zdravstvenih, revizijskih, informacijskih, svetovalnih, veterinarskih, izobraževalnih in nekaterih drugih storitev.

In člen 783 Civilnega zakonika Ruske federacije določa, da se za ta sporazum lahko uporabljajo splošne določbe o pogodbi, če to ni v nasprotju s predmetom sporazuma. Ne smemo pozabiti, da se ti dokumenti med seboj bistveno razlikujejo: v enem primeru so storitve zagotovljene stranki, v drugem pa se delo opravi. Med dokumenti je precej težko razlikovati zaradi pomanjkanja definicij pojmov "delo" in "storitev" v Civilnem zakoniku Ruske federacije.

Vendar pa so ti koncepti opredeljeni v davčnem zakoniku Ruske federacije. Delo je dejavnost, katere rezultati imajo materialni izraz. Za storitve se štejejo dejavnosti, katerih rezultati nimajo materialnega izraza in se porabijo v procesu izvajanja te dejavnosti. Tako naročnik pri sklenitvi pogodbe o opravljanju storitev ne plača za rezultat dela, temveč neposredno za proces opravljanja določenih storitev.

Postopek »opravljanja storitve« se nanaša na poslovno (podjetniško) dejavnost posameznika, pravne osebe ali samostojnega podjetnika, ki je namenjena zadovoljevanju potreb drugih. Storitve se najpogosteje izvajajo na podlagi ustrezne oblike pogodbe o opravljanju storitev, sklenjene med izvajalcem in naročnikom.

Koncept storitvene pogodbe

V skladu s pogodbo o storitvi se izvajalec zaveže, da bo po navodilih naročnika opravil nekatere storitve/storitve (izvedel določena dejanja ali izvedel določena dejavnost), stranka pa se zavezuje, da bo te storitve plačala.

Po zgornji definiciji je pogodba o opravljanju storitev oziroma njen vzorec sporazumna, povračljiva in dvostranska.

Pogodbe o opravljanju storitev: značilnosti sklenitve

Za pogodbe, sklenjene ob opravljanju kakršnih koli storitev v letu 2019, veljajo naslednja pravila:

V skladu s členom 780 Civilnega zakonika Ruske federacije je izvajalec dolžan opravljati storitve osebno, razen če sklenjeni dokument določa drugače. Izvajalcu pa to ne odvzame pravice, da v vzorec pogodbe o opravljanju storitev vključi pogoj o sodelovanju soizvajalcev, po dogovoru o pogojih z naročnikom.
Nekatere dejavnosti zahtevajo licenco.
Pisna naloga je podlaga za kompetentno opredelitev predmeta v vzorcu takšne pogodbe o opravljanju storitev. Oblikovanje naloge je ena izmed glavnih nalog naročnika, skupaj s plačilom opravljenih storitev v roku in na način, določen v pogodbi.
Če s pogodbo ni predvidena možnost predčasne izvedbe določene storitve, ima naročnik pravico, da opravljenih storitev ne plača pred predvidenim rokom.
V primeru nezmožnosti izpolnitve obveznosti, ki so nastale po krivdi naročnika, je dolžan storitve plačati v celoti, razen če pogodba ali zakonodaja ne določa drugače.
V primeru nemogoče izpolnitve obveznosti iz okoliščin, na katere stranke ne morejo vplivati, je naročnik dolžan izvajalcu povrniti dejansko nastale stroške, razen če pogodba ali zakonodaja določa drugače.
Stranka ima pravico odpovedati pogodbo o opravljanju storitev, pod pogojem, da izvajalcu plača dejansko nastale stroške.
Izvajalec ima pravico odpovedati pogodbo le pod pogojem, da naročniku v celoti povrne stroške.

Vzroki za spore po pogodbi o opravljanju storitev

Najpogosteje se spori pojavijo zaradi nezadostno jasno oblikovane naloge, odsotnosti rokov in drugih posebnih kazalnikov v pogodbi.
Pogost vzrok za spore je plačilna nesposobnost stranke, pa tudi pomanjkanje mehanizmov za zagotavljanje izpolnjenih obveznosti.

Kako zagotoviti izpolnjevanje pogodbenih pogojev?

Izpolnjevanje obveznosti iz pogodbe o opravljanju kakršnih koli storitev je zagotovljeno na naslednje načine:

odškodnina (v obliki globe);
bančna garancija;
zadržanje dolžnikovega premoženja;
poroštvo;
pogodbeno zavarovanje;
depozita in na druge načine, ki jih določa pogodba ali zakonodaja.

Priporočljivo je tudi zavarovanje sklenjenih pogodb. Takšni ukrepi bodo pomagali odpraviti ali čim bolj zmanjšati premoženjske izgube pri sklenitvi vzorca pogodbe o opravljanju storitev, ki ga lahko prenesete v naši storitvi.

Koncept pogodbe kot pravnega dokumenta urejajo členi 779-783 poglavja 39 Civilnega zakonika Ruske federacije. Sestavljanje pogodb za opravljanje storitev je potrebno v primerih, ko se ena stranka zaveže, da bo opravila določeno delo ali dejanja, opravila storitve, druga pa se zavezuje, da jih bo plačala. Takšni dogovori se imenujejo pogodbe o storitvah in so običajno sklenjeni v pisni obliki. Predmet pogodbe so lahko različne vrste storitev: revizija, računovodstvo, pravna podpora, izobraževalne in zdravstvene storitve, storitve za različni tipi dela, za dobavo blaga itd. Ločeno vprašanje je priprava pogodb, ki zahtevajo notarsko overitev. Tej vključujejo:

posli med fizičnimi in pravnimi osebami ali samo pravnimi osebami;
transakcije za določene zneske (preseganje minimalne plače vsaj desetkrat);
transakcije, določene z zakonom (opredeljene v členu 161 Civilnega zakonika Ruske federacije).

TO splošne informacije Pogodbe o storitvah vključujejo naslednje informacije:

1) Predmet pogodbe: vrsta in oblika opravljenih storitev ter obveznosti potrošnika teh storitev;

2) Vrsta pogodbe: enkratna, okvirna, obnovljiva itd.;

3) Vrsta pogodbe: sestavljanje pogodb o opravljanju storitev, nakupu in prodaji, opravljanju del (pogodbi), posredovanju, delovna razmerja itd.;

4) Stranke pogodbe: fizične in pravne osebe;

5) Oblika pogodbe: ni določena z zakonom, vendar je potrebna pisna izvedba v 2 izvodih - neupoštevanje te zahteve v primeru sporov ne potrjuje obstoja posla;

6) Pogoji pogodbe: zakon opredeljuje tri kategorije pogojev pri sestavljanju takšnih pogodb:

- navadni, ki so določeni v zakonih in morajo biti vključeni v besedilo pogodbe;

- bistveni pogoji, ki jih za tovrstno pogodbo določajo zakoni, in pogoji, pri katerih ena od strank vztraja;

- naključni pogoji - za dopolnitev ali spremembo običajnih pogojev (ti vključujejo: določitev zavarovanja tveganja, nestandardno število izvodov, postopek spreminjanja vsebine itd.);

uvodni del;
navedba predmeta naročila (seznam dejanj ali dejavnosti izvajalca);
obveznosti in pravice strank;
trajanje pogodbe (po dogovoru strank);
stroški storitev (blago, dela), mehanizem in plačilni pogoji;
odgovornost strank sporazuma;
sklep.

Pogodba o opravljanju storitev za plačilo se šteje za uradno sklenjeno v primeru dosegli dogovor pod običajnimi in bistvenimi pogoji, ki morajo biti potrjeni s podpisi strank (v skladu s členom 432 Civilnega zakonika Ruske federacije). Treba je opozoriti, da večina standardnih pogodb ne zahteva posebnega pravnega znanja. Toda pomembne pogodbe, transakcije za velike zneske, transakcije, pri katerih lahko nastanejo okoliščine višje sile ali zapleti, morajo nujno opraviti pravni pregled. Toplo priporočamo, da sestavo pogodb za opravljanje storitev zaupate izkušenim odvetnikom, ki bodo zagotovili uspešno reševanje sporov v primeru njihovega nastanka.

Dogovor za pripravo tehničnih specifikacij

Priprava tehnične naloge je ena ključnih faz številnih vrst del in storitev, na primer arhitekturnega, oblikovanja, inženirskega oblikovanja, razvoja spletne strani, ustvarjanja kreativnih predmetov, izdelave nestandardnih izdelkov itd. izdelati tehnično in pravno kompetenten TK, ki je osnova za izvedbo vseh nadaljnjih del, ni lahka in zelo odgovorna naloga. Zato ga je treba ustrezno plačati. Za to je potreben dogovor za pripravo tehničnih specifikacij - pravno potrditev dogovora med naročnikom in izvajalcem, da bo slednji izdelal tehnično specifikacijo, prvi pa bo ta dela plačal v skladu s pogodbenimi pogoji.

Praviloma priprava pogodb za opravljanje storitev za razvoj nalog vključuje naslednje postavke:

namen, načela in cilji prihodnjega dela (oblikovalsko, ustvarjalno, drugo);
pogoje in postopek za njihovo izvajanje;
roki;
Pričakovani rezultati.

Ta pogodba s strani naročnika zahteva predložitev začetnih tehničnih podatkov in jasno navedbo, kaj potrebuje od izvajalca - to mora biti vključeno v besedilo pogodbe. Upoštevati je treba, da ustni dogovori niso pravno zavezujoči in se v primeru sporov ne bodo upoštevali. Standardni stroški razvoja tehničnih specifikacij so 10-15%. Skupni stroški projekt ali delo.

Pogodba za izdelavo predračunske dokumentacije

Takšen dogovor ni nič manj pomembna točka pri izvajanju določenih del; je vrsta pogodbe. Gre za dogovor, da se izvajalec (izvajalec) zaveže, da bo izdelal predračun in ga v dogovorjenem roku posredoval naročniku, ki mora plačati delo v skladu s pogoji. Pogodba o izdelavi predračunske dokumentacije je sestavljena v pisni obliki in ne zahteva notarske overitve, ne glede na višino nadomestila za storitve. Ta vrsta pogodbe mora nujno vključevati nekatere bistvene pogoje, in sicer: TOR za pripravo ocenjevalne dokumentacije, zahteve za predračune, višino in pogoje plačila za opravljeno delo. Če enega od teh pogojev ni, se pogodba lahko prizna kot nesklenjena. Ker priprava predračuna ni le zapletena zadeva, ampak tudi zelo odgovorna, potem praviloma v pogodbah za predračunska dokumentacija dovolj velika količina dodatni pogoji. Med najpomembnejšimi so sankcije za neustrezno izpolnjevanje pogojev, jamstva za rezultat in odgovornost izvajalca za rezultate.

Priprava pogodbe

Najpogosteje sklenjena vrsta pogodbe je sklenitev pogodbe o delu ali drugače povedano za opravljanje dela. Obstaja več vrst takšnih pogodb:

gradbena pogodba (gradnja zgradb in objektov, inženirska omrežja, ceste);
za raziskave in oblikovalsko delo(geodezija, geologija, arhitektura, projektiranje inženirskih omrežij itd.);
pogodba o delu za občinsko in državne potrebe(odvoz smeti, vzdrževanje stanovanjskega fonda in infrastrukture itd.);
gospodinjska pogodba (za popravilo ali druga dela).

Izvedba naročila za podizvajalska dela je tudi vključena v pripravo takšne pogodbe in se izvaja v primerih, ko generalni izvajalec (običajno v gradbeništvu) za izvedbo posebnih del angažira druge izvajalce. Po obliki je pogodba o podizvajalcu podobna pogodbi o delu, vendar zahteva upoštevanje številnih pravnih tankosti pri reševanju sporov v gradbeništvu. Zato je bolje, da sestavo pogodbe zaupate strokovnjaku ali opravite njegovo pravno strokovno znanje, še posebej, če sta obseg dela in višina plačila pomembna.

Zaključek

Priprava pogodb za opravljanje storitev mora izpolnjevati naslednjo pomembno zahtevo: besedilo določb mora biti čim bolj jasno in razumljivo ter nedvoumno odgovoriti na vprašanje, kdo, kaj in kdaj naj dela, pod kakšnimi pogoji, kaj plačilo in v kakšnem vrstnem redu bo prejeto, kaj bo, če bodo kršeni pogoji pogodbe. Pravno kompetentno sestavljena pogodba odpravlja skoraj vsa možna tveganja in omogoča izvensodno reševanje vseh zahtevkov in sporov.

Morda vas bo zanimalo tudi:

Kam vložiti vlogo za ločitev: trije načini za ločitev

Ko so vsi argumenti izčrpani in ostane le, da se razidemo in začnemo novo življenje, se pred zakoncema postavlja organizacijsko vprašanje: kje zaprositi za ločitev? Ni tako preprosto kot ...

Reševanje zemljiških sporov

Zemljišče je temelj temeljev celotne družbe, četudi, ko govorimo o zemlji, mislimo na parcelo. Imeti zemljo pomeni biti prepričan v svojo prihodnost ...

Sporazum - sporazum med dvema ali več osebami o vzpostavitvi, spremembi ali prenehanju državljanskih pravic in obveznosti (v skladu s členom 420 Civilnega zakonika Ruske federacije).

Pravilno prilagojeno sistem pogodbenega dela v podjetju lahko prepreči nepotrebne napake in nesporazume, ki zadržujejo človeško in finančna sredstva. Poleg tega se bo pomagal izogniti številnim sodnim sporom.

Na primer, najpreprostejša napaka v pogodbeno delo lahko vašo organizacijo pripelje ne le na arbitražno sodišče, ampak postane tudi razlog za sprožitev "davčne" kazenske zadeve. To pa lahko vpliva na ugled organizacije, v primeru razpisov pa negativno vpliva na njihove rezultate.

Avtor članka, ki se je povzpel po karierni lestvici od mesta pomočnika sekretarja do namestnika vodje pravne službe velike zvezne enotno podjetje deli svoje izkušnje, pridobljene na tem področju organizacija dokumentnega obtoka pogodbe v podjetju. V tem članku si bomo podrobneje ogledali:

priprava osnutka pogodbe;
njegovo odobritev;
sklenitev pogodbe (podpis in pečat);
registracija (vključno z državno registracijo);
računovodstvo in operativno skladiščenje, izdajanje kopij (izvirnikov) pogodb;
oblikovanje baze podatkov po dokumentih nasprotnih strank;
organiziranje izvajanja pogodb;
priprava pogodb za arhiviranje.

Glavna stvar je načelo!

V začetni fazi gradnje sistemi pogodbenega dela treba je določiti načelo, po katerem bo zgrajen:

centralizirano oz
decentralizirano.

Če želite to narediti, morate opraviti raziskavo poslovnih procesov in načinov delovanja podjetja. Na podlagi prejetih informacij se postavlja vprašanje, za koga bo odgovoren organizacija pogodbenega dela:

določeno strukturno enoto (pri izbiri centraliziranega principa) oz
posamezni zaposleni v različnih strukturnih oddelkih (pri izbiri decentraliziranega principa).

Po analizi pogodbene delovne izkušnje v Rusiji lahko avtor članka reče, da v večini malih in srednje velikih podjetij dokumentarni tok pogodb"raztrgan" - razdeljen med posamezne delavce. Odgovorni izvajalec pripravi osnutek pogodbe, organizira njegovo potrditev, tajnik ali referent vpiše, pogodbo pa hrani bodisi odgovorni izvajalec oz. Glavni računovodja podjetja ali kdorkoli drug.

V velikih podjetjih se praviloma uporablja načelo centralizacije: odgovorni izvajalec pripravi osnutek pogodbe in ga predloži službi za vodenje pisarn (ali pogodbeni službi), ki usklajuje, sklepa, evidentira, evidentira in hrani pogodbe ter izdaja njihove kopije.

Do danes je organizacija pogodbenega dela na centralizirani osnovi najbolj optimalna za velika podjetja z mrežo geografsko oddaljenih pododdelkov.

Priprava osnutka pogodbe

Priprava osnutka pogodbe (sestavljanje lastnega osnutka pogodbe ali pregled prejetega od nasprotne stranke) izvaja odgovorna oseba Iti strukturna enota, ki sproži sklenitev pogodbe, skupaj z odvetnikom.

V skladu s členom 161 Civilnega zakonika Ruske federacije so transakcije pravne osebe med seboj in z državljani je treba izvajati na preprost pisanje, razen poslov, ki zahtevajo notarsko overitev.

Osnutek pogodbe se predloži v potrditev in podpis, kot sledi: število izvodov:

običajno po številu stranic;
za pogodbe, ki veljajo od dneva registracije s strani pooblaščenega organa državna oblast oz lokalna vlada, (na primer najemne pogodbe) - po številu strank + 1 izvod za registracijski organ.

V strukturi vsake poslovne pogodbe je priporočljivo predvideti naslednje: odseki, ki jih je v nekaterih primerih mogoče združiti ali ločiti:

Preambula.
Predmet pogodbe.
Pravice in obveznosti strank.
Stroški in postopek plačil.
Posebni pogoji pogodbe.
Odgovornost strank.
Sprememba, odpoved in odpoved pogodbe.
Zaupnost.
Reševanje sporov.
okoliščine višja sila.
Pogodbeni čas.
Naslovi in podrobnosti strank.
Podpisi strank.

Preverimo nasprotno stranko!

V fazi dela z osnutkom pogodbe je odgovorni izvajalec dolžan zagotoviti, da nasprotna stranka zagotovi paket dokumentov. To je posledica številnih razlogov. Dejstvo je, da sklenjena pogodba morda nima pravne veljavnosti (če jo na primer podpiše nepooblaščena oseba). Da bi se izognili takšnim presežkom, je treba skrbno pristopiti k preverjanju dokumentov nasprotne stranke.

Glede na prakso lahko rečemo, da popoln pregled dokumenti nasprotne stranke (to je preverjanje ne samo registracije in ustanovne dokumente, ampak tudi dragoceni papirji, korporativna dokumentacija, sredstva, revizorska mnenja, finančna poročila ipd.) ni ustrezna pri sklepanju vseh pogodb. Morda bo potrebno na primer ob vstopu v organizacijo, saj se pridobi delujoče podjetje, pri katerem bi lahko nastale določene obveznosti.

Seznam dokumentov, ki jih predloži nasprotna stranka, določi pravna služba organizacije. Tukaj je njihov vzorčni seznam za vašo obravnavo:

dokumenti, ki vsebujejo podatke o nasprotnih strankah:
- predloženi dokumenti pravna oseba:
  - kopije ustanovnih dokumentov,
  - kopija dokumenta, ki potrjuje pooblastila vodje pravne osebe,
    - kopija pooblastila, ki ga pravilno overi pravna oseba, in fotokopija potnega lista zastopnika (če pogodbo v imenu pravne osebe ne podpiše njen vodja, ampak zastopnik),
  - kopijo potrdila o državna registracija pravna oseba z vsemi spremembami,
  - kopijo dopisa pristojnih organov statistično opazovanje o dodelitvi kod,
  - kopija potrdila o registraciji davčno računovodstvo,
  - dokumente, ki vsebujejo informacije, vključno s poštnim naslovom podjetja, telefonsko številko in bančne podrobnosti,
    - kopije licenc, overjene s pečatom organizacije in podpisom njenega vodje za izvajanje ustrezne vrste dejavnosti, potrdila itd. (v določenih primerih veljavne zakonodaje Ruska federacija);
- dokumenti, ki jih predloži nasprotna stranka - posameznik:
  - kopija potnega lista,
  - kopijo potrdila o registraciji pri davčnem organu v kraju stalnega prebivališča,
    - kopija potrdila o registraciji kot samostojni podjetnik posameznik (za fizične osebe — samostojni podjetniki),
  - bančni podatki (če je potrebno, plačilo prek banke),
  - kopija zavarovalnega potrdila pokojninski sklad RF.

Splošni regulativni pravni akt, ki bi določal postopek za preverjanje dokumentov nasprotne stranke v vseh organizacijah, trenutno v Rusiji ne obstaja. Čeprav obstajajo ločeni posebni pravni akti. na primer kreditne organizacije in poklicni udeleženci na trgu vrednostnih papirjev imajo pravico zahtevati določene podatke o nasprotni stranki:

v zvezi s posamezniki - priimek, ime in patronim (če iz zakona ali nacionalnega običaja ne izhaja drugače), državljanstvo, podatki o osebnem dokumentu, podatki o migracijski kartici, dokument, ki potrjuje pravico tujega državljana ali osebe brez državljanstva. oseba, ki biva (prebivališče) v Ruski federaciji, naslov kraja stalnega prebivališča (registracije) ali kraja bivanja, identifikacijska številka davčnega zavezanca (če obstaja);
v zvezi s pravnimi osebami - ime, identifikacijska številka davčnega zavezanca ali koda tuje organizacije, številka državne registracije, kraj državne registracije in naslov lokacije.

Na podlagi prakse dela lahko rečemo, da v večini primerov dokumente nasprotna stranka predloži brez težav. To je postalo norma poslovna komunikacija. Težave se začnejo pri preverjanju dokumentov. Lahko se izkaže na primer, da je licenca ali pooblastilo poteklo. Če nasprotna stranka iz več razlogov ne more ali ne želi predložiti dokumentov, vas to mora opozoriti.

Usklajevanje osnutka sporazuma

Pripravljen osnutek pogodbe odgovorni izvršitelj predloži službi za vodenje evidenc(ali pogodbeni oddelek) skupaj z paket dokumentov. V našem podjetju ga sestavljajo:

osnutek pogodbe v elektronski obliki;
dokumenti, ki jih pripravi nasprotna stranka;
homologacijski list, ki vsebuje naslednje informacije:
- POLNO IME. odgovorni izvajalec z navedbo njegovega položaja, naziv strukturne enote, v kateri dela,
- vizum odgovornega izvajalca,
- vizumi vodij odgovornega izvajalca,
- vrsta dokumenta, poslanega v odobritev (dogovor, dopolnilna pogodba),
- ime nasprotne stranke,
- seznam potrdil,
- datum prejema dokumenta v odobritev in datum vrnitve dokumenta s strani zaposlenih, ki so potrdili pogodbo.
  Listi za odobritev osnutkov sporazumov so evidentirani v posebnem dnevniku, ki omogoča jasno beleženje števila osnutkov sporazumov, predloženih v odobritev. Revija odraža tudi napredek pri usklajevanju osnutkov sporazumov. Prisotnost povezav do datuma prejema sporazuma v odobritev in datuma vrnitve strokovnjakov za odobritev pomaga spremljati pogoje odobritve s strani vsakega strokovnjaka za odobritev in njihovo kršitev;
- pojasnilo (če je potrebno). Pojasnilo, ki ga podpiše odgovorni izvajalec, mora vsebovati naslednje podatke:
  - utemeljitev potrebe sklenitev pogodbe,
  - utemeljitev izbire nasprotne stranke,
  - o nasprotni stranki
  - predmet pogodbe (na kratko),
  - znesek pogodbe,
  - plačilni pogoji,
  - pogoje za prejem plačila ali izpolnjevanje obveznosti;
študija izvedljivosti (študija izvedljivosti) projekta, če je potrebno. Vsebuje naslednje informacije:
- utemeljitev smotrnosti posla,
- predmet posla, skupni znesek posla, drugi materialni pogoji,
- oceno stroškov, povezanih z izvedbo posla, ekonomske posledice sklepanje dogovora,
- pogoji posla,
- opis nasprotne stranke: kakšno časovno obdobje je prisotno na trgu za ta izdelek (dela, storitve), kako se je uveljavil itd.

Opozoriti je treba, da je zgornji seznam dokumentov približen, ker. vsako podjetje vzpostavi svoj postopek za pogodbeno delo, ki je v veliki meri odvisen od vrste dejavnosti organizacije in obsega pogodb. Iz zgornjega seznama ima vsako podjetje pravico izbrati tiste dokumente, ki so zanj najbolj optimalni.

Tako je na primer v velikih trgovskih in proizvodnih podjetjih zaželeno imeti pojasnilo k pogodbi. Daje jasno predstavo o namenu pogodbe. Če mora vodja podjetja dnevno podpisati veliko število pogodb, potem pojasnilo bistveno zmanjša čas, ki ga porabi za preučevanje pogodbe. Poleg tega zagotavlja potrebne informacije za odobritev zaposlenih.

V velikem trgovske družbe ponudbe blaga ali storitev, so bile oblikovane standardne pogodbe, v tem primeru ni treba pripravljati pojasnila, morda tudi soglasja. V majhnih podjetjih, kjer lahko vodja podpiše do 2 pogodbi na dan, ti dokumenti niso potrebni. Zato je treba k organizaciji pogodbenega dela pristopiti kreativno, analizirati številne dejavnike in izbrati najbolj optimalen način za pogajanja o pogodbah.

Usklajevanje osnutka sporazuma organizira pisarniško delo(ali pogodbeni oddelek).

Ker pogodbena razmerja servisirajo tako pravni kot računovodski in finančna storitev, se izkaže, da bi pogodbeno delo moralo prežemati skozi in skozi celotno gospodarska dejavnost podjetja. Je pravilno organiziran pogajanja o pogodbah pomaga odpraviti možnost negativne posledice povezane z neveljavnostjo pogodbe ali dodatnimi gospodarskimi, davčnimi, valutnimi, carinskimi in drugimi izgubami.

Vsako podjetje lahko samostojno določi seznam izvajalcev odobritev osnutka pogodbe, kar bi bilo treba popraviti v lokalnem normativni akt. Praviloma so »vising« položaji:

odvetnik;
finančni direktor;
Glavni računovodja;
vodja oddelka.

Razpoložljivost dodatnih vizumov je odvisna od posebnosti poslane v odobritev pogodbe.

Za optimizacijo procesa pogajanj o pogodbah v organizaciji, standardni obrazci pogodbe, ki jih mora odobriti vodja organizacije (glej primer 2). Praviloma to velja za pogodbe, katerih sklenitev je povezana z glavno dejavnostjo podjetja: in trgovske organizacije so standardne pogodbe o dobavi, se zavarovalnice razvijajo standardne zavarovalne pogodbe.

Ob zaključku standardna pogodba njen osnutek je dogovorjen le s pravno službo, ki preveri skladnost predloženega osnutka dokumenta s standardnim in preveri dokumente nasprotne stranke. To bistveno skrajša čas za pogajanja o osnutku sporazuma.

treba razlikovati standardne pogodbe, ki jih odobri organizacija, in tako imenovane predloge pogodb, ki predstavljajo zgledna besedila pogodb. Za razliko od osnutki vzorčnih pogodb osnutke pogodb, ki so sestavljene na podlagi predloge, je treba dogovoriti s celotno paleto strokovnjakov v določenem podjetju.

Vsi strokovnjaki, ki se strinjajo z osnutkom pogodbe, naredijo zapiske v homologacijski list(glej primer 3), v primeru nestrinjanja z osnutkom sporazuma pa morajo na list za pripombe napisati obrazložen sklep ali ga izdati v obliki ločenega dokumenta (glej primer 4).

List odobritve, ki smo ga razvili v našem podjetju in vam ga prikazali v primeru 3, vsebuje razdelek »Podpis pogodbe«. Vendar je pomembno le za velika podjetja z velikim številom oseb, ki so upravičene do podpisa pogodb. Razdelek "Opombe" pomaga potrditi prenos dokumentov (njihov seznam) s strani zaposlenih v pisarniški službi (pogodbeni oddelek) odgovornemu izvajalcu za pošiljanje dokumentov nasprotni stranki, kar je zelo pomembno v primeru izgube dokumentov.

Z odsotnostjo pojasnila v podjetju lahko dodatne informacije vnesete v list za odobritev, tako da jih postavite pred razdelek »Sporazum«:

Pogoje za odobritev osnutka pogodbe s strani vsakega strokovnjaka je treba določiti v lokalnem regulativnem aktu, lahko je uredba o pogodbenem delu. Pri čemer odgovornost za izpolnjevanje rokov je dodeljen specialistom, ki izvajajo opazovanje, nadzor nad spoštovanjem rokov pa je dodeljen vodji službe za vodenje evidenc (vodja pogodbenega oddelka).

Če so komentarji pri opazovanih osebah do osnutek pogodbe ga uslužbenci pisarniške službe (pogodbeni oddelek) prenesejo izvajalcu za odpravo pripomb, nato pa ga ponovno pošljejo v potrditev. Če nesoglasja ostanejo, potem odgovorni izvajalec sproži sestanek, na katerem sodelujejo vodje zadevnih oddelkov. Sestanek se snema, na podlagi rezultatov pa se direktor organizacije odloči o smotrnosti ali nesmiselnosti sklenitve sporazuma.

Pri organizaciji postopka pogajanj o pogodbah je treba upoštevati en odtenek. V lokalnem regulativnem dokumentu praviloma določena so delovna mesta strokovnjakov, ki imajo pravico do vizumskih pogodb brez navedbe njihovih imen. To je smotrno, ker v primeru razrešitve ali premestitve odobritelja niso potrebne spremembe lokalnega regulativnega akta.

Vendar pa imajo v odsotnosti zaposlenih (ko so poslani na službeno pot, so na bolniški), ki imajo pravico odobritev pogodb, vršilci dolžnosti strokovnjakov zgoraj navedenih specialistov niso vedno imenovani. Zato za izvajanje neprekinjen proces odobritev pogodb po naročilu organizacije, se lahko podeli pravica do potrjevanja osnutkov pogodb dodatno določene zaposlene. Vzorčni vrstni red je prikazan v primeru 5.

Sklenitev sporazuma
(podpis in pečat)

Evidenčna služba (ali zaposleni pogodbenega oddelka) pripravi osnutek sporazuma, o katerem se dogovorijo vsi strokovnjaki, za podpis.

Obstajajo primeri, ko ena od strank, ko prejme sporazum, ki ga je podpisala in zapečatila druga stranka, zamenjal nekaj strani kršitev prejšnjih dogovorov. Da bi se izognili pojavu takšnih situacij, v praksi pogodbenega dela obstaja več načinov:

vpogled (inicializacija) vsake strani pogodbe s strani oseb, ki jo podpišejo. mogoče potrditev besedila sporazuma vodja enega od strukturnih oddelkov, ki mu je bila podeljena taka pravica, ki bi morala biti ustrezno določena v lokalnem regulativnem aktu organizacije, na primer vodja pravne službe. V tem primeru se parafiranje lahko izvede s posebnim žigom, ki označuje:
- ime organizacije,
- številka lista pogodbe iz skupnega števila listov, na primer "list št. 1 od 5 listov",
- podpis ustreznega upravitelja;
šivanje listov pogodbe z navedbo števila šivanih, oštevilčenih listov in pritrditev teh podatkov s pečati in podpisi strank. Običajno je napis videti, kot je prikazano v primeru 6. Posebno pozornost je treba posvetiti žigosanju pečata pri overitvi dokumenta. Vsebovati mora del naslova osebe, ki podpisuje dokument, in del lista, na katerem piše "Zašiti, oštevilčeni, zapečateni ___ listov." Prav ta razporeditev odtisov pečatov pomaga preprečiti ponarejanje dokumentov.

Pravica do podpisa pogodbe imajo:

osebe, ki zasedajo ustrezen položaj, v skladu s sestavo organizacijske dokumente,
pooblaščene osebe.

To je treba upoštevati četudipogodba je podpisana ne zastopnik ampak prva oseba podjetja - morda nima vedno pooblastila za dokončanje transakcije.

Na primer, odločitev o sklenitvi večjega posla, katerega predmet je premoženje delniška družba, katerega vrednost je več kot 50 % bilančne vrednosti premoženja družbe na dan odločitve o sklenitvi posla, je treba odobriti skupščina delničarji (člen 79 zveznega zakona z dne 26. decembra 1995 št. 208-FZ "O delniških družbah").

Podoben postopek je bil uveden za vodje enotnih podjetij. V skladu s členom 23 Zveznega zakona z dne 14. novembra 2002 št. 161-FZ "O državnih in občinskih enotnih podjetjih" je vodja enotnega podjetja omejen v količini opravljenih transakcij. Tako transakcija za odtujitev premoženja ne sme presegati 10% odobrenega kapitala ali 50 tisoč zakonsko določeno minimalne dimenzije plače (trenutno je 5.000.000 rubljev). Da zaključim več velike posle potrebno je soglasje lastnika.

Podobne omejitve predvideva tudi čl. 46 Zveznega zakona z dne 8. februarja 1998 št. 14-FZ "O družbah z omejeno odgovornostjo".

Poleg tega lahko v ustanovnih dokumentih podjetja vsebujejo dodatne omejitve pooblastil prve osebe družbe. Če takšne omejitve obstajajo, je treba paziti, da odločitev o sklenitvi pogodbe potrdijo ustrezne osebe. V nasprotnem primeru se pogodba lahko razglasi za neveljavno na podlagi čl. 174 Civilnega zakonika Ruske federacije.

Če pogodbo podpiše oseba na podlagi pooblastila, Pozorni morate biti na to, kateri vrsti pripada. Glede na vsebino pooblastil, določenih v dokumentu, obstajajo tako imenovani:

splošno pooblastila (izdana zastopniku za opravljanje najrazličnejših poslov v imenu zastopnika),
posebna pooblastila (izdana za sklepanje homogenih poslov (pogodb), na primer samo prodajnih pogodb) in
enkratna pooblastila (izdajo se za podpis določene pogodbe, pri čemer mora biti v pooblastilu navedena številka in datum pogodbe, ime nasprotne stranke, s katero je treba to pogodbo skleniti, na kratko predmet pogodbe , kot tudi znesek, za katerega je pogodba sklenjena).

Zakaj je pomembno vedeti to razliko? Že samo dejstvo, da ima oseba, ki podpisuje pogodbo, pooblastilo, še ne pomeni, da je oseba pooblaščena za sklenitev te pogodbe. Predstavljajte si posebne situacije (glejte primera 7 in 8). V obeh primerih bodo transakcije neveljavne.

Upoštevati je treba tudi to se izda pooblastilo za določeno obdobje, ki se določi po presoji osebe, ki ga je izdala, vendar ne sme presegati 3 let (člen 186 Civilnega zakonika Ruske federacije). Če v pooblastilu ni določen rok veljavnosti, ostane v veljavi eno leto od dneva izdaje. Pooblastilo, v katerem ni naveden datum izdaje, je nično. Ta dokument mora biti podpisan s strani vodje organizacije ali osebe, ki ima pravico do podpisa pooblastil. Nadomestno izdano pooblastilo je veljavno le v primeru notarske overitve v skladu s 3. odstavkom čl. 187 Civilnega zakonika Ruske federacije (z izjemo posameznih primerih), čas veljavnosti takega pooblastila ne sme biti daljši od obdobja veljavnosti pooblastila, na podlagi katerega je bilo izdano.

Vzorec posebnega pooblastila je prikazan v primeru 9. Upoštevajte, da mora odtis pečata vsebovati del naziva osebe, ki podpisuje pooblastilo. Poleg tega bomo navedli primer izdaje odredbe za preklic pooblastila za tako pogost razlog, kot je odpuščanje zaposlenega (glej primer 10).

V pisarniški službi (pogodbeni oddelek) naj hranijo se kopije (ali izvirniki) pooblastil za pravico do podpisa pogodb. Za sistematizacija informacij po pooblaščencu sestavi se register pooblastil za pravico do podpisa pogodb (glej primer 11). Vodjam oddelkov, ki pripravljajo osnutke pogodb, je treba zagotoviti kopije pooblastil. Na podlagi izdanih pooblastil se sestavi Register vzorcev podpisov oseb, ki so upravičene do podpisovanja pogodb (glej primer 12).

Predstavljamo vam matriko postopka dogovarjanja in podpisovanja pogodb (glej primer v primeru 13).

Simboli: P - znaki; MP - lahko podpiše; B - znamenitosti. Posebno pozornost posvetite simbol MP - lahko podpiše. S pravnega vidika ima lahko več ljudi pravico do podpisa istih pogodb hkrati (najprej je to prva oseba organizacije, pa tudi druge osebe, ki imajo ustrezna pooblastila). Vendar pa lahko po postopku, določenem v organizaciji, homogene pogodbe podpiše samo ena oseba, druge osebe pa dobijo možnost izvrševanja svojih pooblastil le v primeru njegove odsotnosti (bolezen, službeno potovanje itd.).

Če ima podjetje prakso pošiljanja spremnih pisem skupaj s pogodbami, se lahko služba za vodenje pisarne (pogodbeni oddelek) zaupa funkcijo njihove priprave. Pisma so poslana podpiše upravnik skupaj z osnutkom sporazuma.

Vse pogodbe, ki jih podpiše prva oseba organizacije ali od nje pooblaščena oseba na podlagi pooblastila, so overjene s pečatom organizacije. Pečat je na pogodbi nameščen, ko:

prisotnost podpisa;
razpoložljivost vizumov za zahtevane osebe;
če se podpis na pogodbi ujema z vzorcem podpisa pooblaščene osebe v registru vzorcev podpisov.

Registracija pogodb

Vse pogodbe, ki jih podpiše vodja podjetja (pooblaščena oseba), se prenesejo v službo za vodenje pisarne (pogodbeni oddelek) za registracijo z dodelitvijo ustrezne številke pogodbi.

Vsaka pogodbena stranka ji mora po podpisu dodeliti serijsko številko in zagotoviti njeno interno registracijo. Zato je številka pogodbe običajno zapletena, sestavljeno iz ločenih številk nasprotnih strank, ki so zapisane skozi ulomek, kar ni vedno priročno (glej primer 14).

V praksi obstaja še en način dodelitev pogodbene številke: če organizacija prejme pogodbo, ki jo je že eni strani dodelil številko, potem druga stranka, ki je opravila interno registracijo, na zadnji strani zadnje strani dokumenta navede svojo registrsko številko. V tem primeru se uporablja poseben žig, ki označuje ime organizacije, registrsko številko pogodbe in datum (glej primer 15). V tem primeru bo številka pogodbe številka, ki jo je dodelila nasprotna stranka (glej pogodbo št. AB104 z Leos LLC v primeru 16).

Ko organizacija prejme pogodbo brez številke, se ji dodeli številka, ki se ujema z registrsko številko, nato pa se prilepi na prvo stran dokumenta (glej pogodbo z MOR CJSC št. 116/10/06 v primeru 16).

Za velika podjetja je mogoče priporočiti naslednjo strukturo registrska številka pogodbe: zaporedna številka vpisa v službo za vodenje evidenc, številka strukturne enote v skladu s potrjeno klasifikacijo v organizaciji ali črkovna oznaka strukturne enote, leto sklenitve pogodbe. Na primer: 108/07/06 ali 199-KS/06, kjer je KS črkovna oznaka komercialne službe.

Registracija pogodb se izvaja v posebnem dnevniku, ki se praviloma vodi v v elektronski obliki. Priporočamo naslednjo sestavo stolpcev Dnevnika registracije pogodb:

Registrska številka;
dodatna številka (številka nasprotne stranke);
datum dogovora;
ime nasprotne stranke;
predmet pogodbe;
veljavnost;
odgovorna enota (odgovorni izvajalec);
pogodbena cena;
razpoložljivost aplikacij;
ki je podpisal pogodbo.

Če organizacija uporablja oštevilčenje pogodb skozi ulomek, se namesto dveh stolpcev "registrska številka" in "dodatna številka (številka nasprotne stranke)" vnese ena - "številka pogodbe".

V številnih primerih, določenih z zakonom, pogodbe zahtevajo državno registracijo. Na primer:

najemna pogodba za stavbo ali objekt, sklenjena za obdobje najmanj enega leta, je predmet državne registracije in se šteje za sklenjeno od trenutka take registracije;
licenčne pogodbe (registracija in ponovna registracija trgovskih imen, blagovnih znamk, storitvenih znamk, odstop terjatev pod blagovnih znamk) začnejo veljati šele po njihovi registraciji pri Rospatentu;
ukvarja z zemljo in drugo nepremičnina predmet državne registracije v skladu s čl. 164 Civilnega zakonika Ruske federacije.

Prenos podpisane pogodbe na nasprotno stranko

Pogodba, podpisana v imenu vaše organizacije, se proti podpisu v odobritvenem listu prenese na odgovornega izvajalca (glej primer 3 v prvem delu članka na strani 35 marčevske številke revije za leto 2006) za prenos na nasprotno stranko. V naši organizaciji je za dostavo pogodbe nasprotni stranki odgovoren izvajalec po pogodbi. Praviloma je v velikih podjetjih pošiljanje dokumentov dodeljeno predšolska služba, ki naj vodi Register poslanih dokumentov.

Pogodbo je mogoče poslati registrirana pošta s potrdilom o prejemu. Lahko se preda pooblaščenemu uradniki organizacija nasprotne stranke ali na kakršen koli drug način, ki vam omogoča, da zanesljivo potrdite dejstvo o prejemu pogodbe.

Pri pošiljanju pomembnih dokumentov po pošti naj to storite s priporočeno pošto s potrdilom o prejemu. Sledenje vračanju obvestil vam bo omogočilo nadzor nad potekom dostave pogodb partnerjem. V nekaterih primerih je primerno poslati dokumente s seznamom prilog (v obliki dragocenih pisem in paketov).

Na žalost se dokumenti lahko izgubijo, poškodujejo ali dostavijo pozno, ko jih pošljete po pošti. V vseh teh primerih se lahko v skladu s Pravili za opravljanje poštnih storitev (potrjenim z Uredbo Vlade Ruske federacije z dne 15. aprila 2005 št. 221) obrnete na pošto z zahtevkom. Poleg tega tako poštnemu operaterju, ki je pošiljko sprejel, kot tudi poštnemu operaterju na naslovu poštne pošiljke. Poštni delavci so dolžni vaš zahtevek sprejeti v obravnavo v 6 mesecih od dneva pošiljanja dokumentov, ki jih iščete ali poškodovanih.

Zahtevek je vložen pisno. Priložene so mu kopije vseh dokumentov v zvezi z obravnavano problematiko. Najprej je to potrdilo o pošiljanju in popis priloge (če govorimo o dragocenem predmetu). Kopija pogodbe o opravljanju poštnih storitev je priložena le, če je sklenjena. Če se bistvo reklamacije nanaša na zamudo pri dostavi preproste pošiljke, je treba predložiti njeno lupino z datumi prejema in prejema poštne pošiljke, ki so navedeni na njej.

Pogoji za obravnavanje zahtevkov so odvisni od geografije gibanja poštne pošiljke, s katero so nastale težave. Za pošiljke znotraj istega kraja vam je treba odgovoriti v 5 dneh. Za vse ostale poštne pošiljke in prenosi - v 2 mesecih.

Izdaja izvirnikov in kopij pogodb

Izdaja izvirnikov in kopij pogodb izvajajo delavci službe za vodenje evidence (pogodbeni oddelek) na podlagi pisne zahteve. V našem podjetju je to dokumentirano z beležko. Navesti mora utemeljitev potrebe po pridobitvi dokumenta, komu (polno ime, delovno mesto) in za koliko časa je izdan. Glejte vzorce beležk v primerih 17 in 18. Glej primer 19 za izpolnjevanje posebnega dnevnika, ki beleži dejstvo izdaje in vračanja dokumentov.

Pri izdaja prvotne pogodbe zaposleni v službi za vodenje evidence (pogodbeni oddelek) so po postopku, ki je vzpostavljen v našem podjetju, dolžni izdelati fotokopijo pogodbe in jo priložiti v zadevi.

Da zagotovite red in se izognete izgubi pomembne dokumente, lahko občasno izvajate naslednji postopek. Konec meseca pisarniška služba (pogodbeni oddelek) pripravi poročilo o gibanju pogodb. Na podlagi tega so poslani vsi vodje strukturnih oddelkov pisarniški zapiski s seznamom pogodb, ki jih je treba vrniti (glej primer 20).

Obračun dokumentov nasprotnih strank

Notranji regulativni dokument bi moral opredeliti seznam registracijskih in sestavnih dokumentov, ki jih je treba zahtevati od nasprotne stranke pred sklenitvijo posla z njo. Sestava dokumentov je odvisna od tega, s kom se vaša organizacija ukvarja – to so posameznika ali zakoniti, rezident ali nerezident Ruske federacije (o tem vprašanju smo podrobneje razpravljali v prvem delu članka, objavljenem v prejšnji številki revije).

Vso potrebno dokumentacijo o nasprotni stranki odgovorni izvajalec skupaj s pogodbo posreduje pisarniški službi (pogodbeni oddelek), kjer se hrani. Dokumenti nasprotnih strank so oblikovani v zaloge po sistemu kartoteke po abecednem redu s splošnim imenikom, ki se običajno vodi v elektronski obliki (označuje tudi številko zadeve, v kateri so shranjene listine nasprotne stranke). Vsaki nasprotni stranki je mogoče dodeliti kodo.

Pri sklenitvi več pogodb z isto nasprotno stranko ponovna predložitev dokumentov ni potrebna. Po prejemu vsake nove pogodbe se dokumenti preverijo za:

pravica do podpisa pogodbe, mandat vodje podjetja;
rok veljavnosti licence, pooblastila;
naslovi za registracijo;
skladnost predmeta pogodbe z usmeritvijo dejavnosti nasprotne stranke v skladu z listino.

Po potrebi se lahko od nasprotne stranke zahtevajo dodatni dokumenti.

Shranjevanje pogodb

Pogodbe, ki jih podpiše pooblaščena oseba organizacije, zaposleni v evidenci (pogodbenem oddelku) prenesejo na odgovornega izvajalca, pogodbe, ki jih podpišejo vse stranke (običajno so to dvostranski posli), pa ostanejo v evidenci za operativno hrambo. .

Vse pogodbe so oblikovane v zadeve v skladu z nomenklaturo zadev pisarniške službe (pogodbeni oddelek), ki je del Skupne nomenklature zadev podjetja. Pri sestavljanju nomenklature je zelo pomembno izbrati klasifikacijske sheme za njeno izdelavo.

Glavna zahteva je, da mora naslov zadeve jasno in v posplošeni obliki odražati glavno vsebino in sestavo dokumentov kompleksa, saj je iskanje po naslovu zahtevane dokumente. Naslove zadev je mogoče določiti v postopku oblikovanja in izvrševanja zadev, v vsakem primeru pa je treba pri njihovem sestavljanju upoštevati uveljavljena pravila.

Obvezni elementi naslova primera so:

ime vrste kompleksa (zadeva, korespondenca) ali ime vrste dokumentov (protokoli, pogodbe itd.);
naslednji so razjasnitveni podatki, katerih sestava in zaporedje sta določena z naravo dokumentov zadeve:
ime avtorja dokumentov (ime organizacije ali strukturne enote);
naslovnik ali dopisnik (ime organizacije, kamor so bili dokumenti poslani ali od katere so bili prejeti);
posplošeno povzetek dokumenti primera;
navedba lokacije dopisnih organizacij (ozemlje, kraj);
datume, na katere se nanašajo dokumenti zadeve;
navedba pristnosti ali kopije dokumentov, ki jih vsebuje spis.

V nekaterih primerih je mogoče oblikovati primere na objektni osnovi. Torej bodo v enem primeru oblikovani sporazumi, sklenjeni z določeno organizacijo, ki bo delovala kot poseben predmet.

Zato je treba pri razvoju nomenklature primerov najprej razviti načelo klasifikacije pogodbe v podjetju na tak način, da omogoča najhitrejše iskanje pogodb, omogoča razumno distribucijo dokumentov in oblikovanje primerov. Dejansko se pogodbe pogosto ne sklepajo za eno leto, ampak z možnostjo njihovega naknadnega podaljšanja. Zato običajno v pisarniški službi (pogodbeni oddelek) shrani se lahko veliko število veljavnih pogodb, sklenjenih pred nekaj leti.

Obdobja hrambe dokumentov so oblikovani v skladu s "Seznamom standardnih dokumentov za upravljanje, ki nastanejo v dejavnostih organizacij, z navedbo rokov shranjevanja" (M., 2000), z oddelčnimi seznami dokumentov in drugim normativni dokumenti. Hkrati je treba posebej izpostaviti pogodbe s fiksnim rokom uporabnosti, na primer:

darilne pogodbe;
prodajne pogodbe zemljiške parcele, zgradbe, prostori;
pogodbe o dolgoročnem kreditiranju in investicijskih dejavnostih;
pogodbe o lastnini, posesti, uporabi, razpolaganju s premoženjem (trajni rok hrambe za vse pogodbe te skupine je določen s 57. členom, hkrati pa za posamezne pogodbe te skupine Seznam določa izjeme - krajša obdobja skladiščenje, na primer 28. člen zavezuje k skladiščenju kupoprodajne pogodbe – prodajo delnic delničarji šele 5 let po njihovem izteku);
pogodbe o registraciji in ponovni registraciji trgovskih imen, blagovnih znamk, storitvenih znamk;
pogodbe o prevzemu in dostavi prostorov v najem;
privatizacijske pogodbe;
sporazumi o gospodarskih, znanstvenih in kulturnih odnosih;
pogodbe za dobavo materialov (surovin), izdelkov, opreme za državne potrebe.

Opozoriti je treba, da morajo med shranjevanjem in oblikovanjem zadev vsako pogodbo spremljati ne le dodatni dogovori o njeni spremembi in dopolnitvi, temveč tudi pisma o spremembi podrobnosti pogodbe, če je tako določeno s pogoji pogodbe. strank, kot tudi pisma o odpovedi pogodbe v enostranskem okej. Taka pisma, prejeta od nasprotne stranke, morajo biti registrirana. Pisma, ki jih vaša organizacija pošlje nasprotni stranki, morajo biti tudi registrirana in označena, da jih je prejela pooblaščena oseba nasprotne stranke. Poleg vsake pogodbe je mogoče priložiti liste odobritev s specialističnimi vizumami.

Naj za primer navedemo delček nomenklature primerov pisarniške službe, ki so neposredno povezani s pogodbenim delom:

1 Glej zvezni zakon z dne 07.08.2001 št. 115-FZ "O preprečevanju legalizacije (pranja) premoženjske koristi, pridobljene s kaznivim dejanjem, in financiranju terorizma".