Kaj pomeni elektronski dokument? Kaj je elektronski dokument? Pravna kopija kot vrsta dokumentirane informacije

Trenutno so poravnave, ki se izvajajo z bančnimi podjetniškimi karticami, zelo razširjene. To olajša njihova vsestranskost. Uporaba korporativnih kartic je primerna za službena potovanja predstavnikov organizacije znotraj države ali v tujino, pri plačilu zastopniških in gospodinjski stroški, pri prejemu gotovine na bankomatih in gotovinskih mestih.

Uporaba poslovnih kartic s strani organizacij.

Za pridobitev poslovne kartice organizacija sklene pogodbo z banko izdajateljico za njeno izdajo in vzdrževanje. Hkrati organizacija odpre poseben kartični račun v banki.

V skladu z navodili za uporabo kontnega načrta za finančne in gospodarske dejavnosti organizacij, odobrenim z odredbo Ministrstva za finance Rusije z dne 31. oktobra 2000 N 94n, za povzetek informacij o razpoložljivosti in gibanju denar v valuti Ruske federacije na tekočih, posebnih in drugih posebnih računih je namenjen račun 55 "Posebni računi v bankah".
Bančna kartica je v bistvu instrument, prek katerega imetnik opravlja transakcije za bančni račun, odprto na podlagi ustreznega sporazuma z banko (točke 1.5, 1.8, 1.12 Uredbe N 266-P). Zato transakcije z uporabo podjetij bančna kartica na račun v kreditna institucija se odražajo na posebnem podračunu, odprtem na računu 55.

V kontnem načrtu v programu 1C Računovodstvo 8.3 se odpre podračun 55.04 "Drugi posebni računi". Račun se analizira glede na bančne račune, odprte za kartice, in (če to določajo računovodski parametri) po postavkah denarnega toka.

Razmislite o glavnih operacijah na korporativnih karticah: kakšni računovodski vnosi se ustvarijo in kako se te operacije odražajo v računovodstvu 1C.

Dopolnitev kartice podjetja.

Prenos sredstev s strani organizacije na račun, na katerega je izdana korporativna kartica zaposlenega, se odraža v vnosu:
V breme 55.04, v dobro 51.

V programu 1C Računovodstvo podjetja se ta operacija odraža z uporabo dokumenta "Odpis s tekočega računa" (razdelek "Banka in blagajna", "Bančni izpiski", gumb "Odpis"):

V obliki novega dokumenta »Bremenitev s tekočega računa« navedemo vrsto operacije - »Prenos na drug račun organizacije«, kot račun prejemnika izberemo račun, odprt za poslovno kartico, v razdelku »Bančni računi« ” imenik. Kot bremenitveni račun izberite račun 55.04.

Po objavi bo dokument ustvaril objavo:

Dvig denarja z bankomata s kartice podjetja.

Pri dvigu denarja s podjetniške kartice ga zaposleni dejansko vzame iz poročila, nato pa mora prijaviti organizaciji o njihovi uporabi.

Recimo, da zaposleni dvigne denar s poslovne kartice na bankomatu in z njim plača v trgovini pri nakupu blaga in materiala.

Operacija dviga denarja z bankomata se odraža v računovodstvu 1C z dokumentom "Debet s tekočega računa". V tem primeru je treba navesti vrsto operacije - »Prenos na odgovorno osebo«, računovodski račun - 55.04, izbrati račun, s katerim je kartica podjetja povezana kot bančni račun, in navesti zaposlenega - imetnika kartice kot odgovorna oseba.

Pri izvajanju se ustvari ožičenje V breme 71.01, v dobro 55.04.

Bančna provizija pri dvigu gotovine s kartice podjetja.

Pri dvigu gotovine banka zadrži provizijo. Ta operacija se odraža tudi v računovodstvu 1C z dokumentom "Debet s tekočega računa". Za vrsto posla je izbran »Drugi odpisi«, računovodski račun je 55.04, bančni račun je račun, na katerega je vezana kartica podjetja.

V skupini podrobnosti navedemo bremenitveni račun - račun, na katerega se nanaša bančna provizija - 91.02, kot tudi analitiko - iz imenika "Drugi prihodki in odhodki" izberemo postavko, ki vključuje stroške bančnih storitev.

Ko se izvede, se ustvari ožičenje: V breme 91,02, v dobro 55,04.

Potrdilo o stroških na kartici podjetja.

Po opravljenem strošku je dolžna poročati odgovorna oseba - imetnik kartice. V programu računovodstva 1C se to odraža v dokumentu "Napredno poročilo" (podrobno sem govoril o postopku izpolnjevanja tega dokumenta).

Pri izpolnjevanju dokumenta na zavihku "Napredek" je izbran dokument "Debet s tekočega računa", ki odraža bremenitev s kartice podjetja:

Na zavihku "Blago" se izpolnijo podatki o kupljenem blagu in materialu, računu blaga in materiala ter DDV:

Ob objavi bo dokument ustvaril objave:

Tako v programu 1C računovodsko podjetje 8 odseva osnovne operacije obračunov s podjetniškimi karticami.

– sodoben objekt računovodstvo, ki vam omogoča registracijo različnih transakcij, vključno s prejemom denarja na bančni račun ali odpisom z njega.

Najprej morate izpolniti podatke o tekočem računu (ali več računih) naše organizacije. Če želite to narediti, uporabite zavihek "Bančni računi" v obliki informacij o organizaciji:

Prav tako morajo biti izpolnjeni poravnalni računi nasprotnih strank, ki nam bodo nakazale denar in na katere bomo nakazali mi. Izpolnite jih lahko v imeniku "" ali neposredno v bančnih dokumentih programa.

Sodobne bančne transakcije se praviloma izvajajo prek internetne povezave s programi, kot je "Bank-client". Hkrati se v bazo podatkov 1C naložijo že pripravljeni bančni izpiski. V 1C morate izpolniti samo plačilne naloge. Vendar pa program omogoča ročno ustvarjanje bančnih transakcijskih dokumentov.

Razmislite, kako izgleda odpis in prejem denarja prek banke v 1C: Računovodstvo.

Odpis sredstev s tekočega računa v 1C 8.3

1. Običajno se dokument najprej izpolni Plačilni nalog". Ne izvaja računovodskih vpisov, ampak služi za prenos v banko informacij, da je treba izvesti nakazilo z našega TRR na račun prejemnika. Če si želite ogledati ali ustvariti plačilni nalog, morate iti v menijski razdelek "Banka in blagajna" (Banka - Plačilni nalogi).

Na sliki je razvidno, da ima dokument polje "Vrsta operacije". Podrobnosti in držanje dokumenta so odvisne od izbire vrednosti v njem. Privzeto je samodejno nastavljena vrsta "Plačilo dobavitelju", po potrebi lahko izberete drugo.

Plačilni nalog mora vsebovati podatke, kot so prejemnik (izvajalec) in njegov račun, vrsta in vrstni red plačila, znesek in namen plačila. Če obstaja več organizacij ali več poravnalnih računov, izberite organizacijo in njen račun. Za vrste transakcij, ki odražajo poravnave z nasprotnimi strankami, navedite pogodbo in stopnjo DDV.

Upoštevajte, da se mora vrsta pogodbe ujemati z vrsto operacije:

• za "Plačilo dobavitelju" potrebujete pogodbo "Z dobaviteljem";
• za "Vrnitev kupcu" - "S kupcem".

Polje "ID plačila" se uporablja za določitev UIN, če je potrebno. Če je program nastavljen za računovodstvo, bo v plačilnem nalogu (kot v vseh "denarnih" dokumentih) polje "Člen DDS", ki ga je treba tudi izpolniti.

Brezplačne video lekcije 267 1C:

V dokumentu so podatki o organizaciji in nasprotni stranki prikazani kot povezave, s klikom na te povezave pa lahko urejate podrobnosti. Poleg tega lahko z gumbom "Nastavitve" konfigurirate prikaz imena in KPP nasprotne stranke in organizacije, namen plačila, mesec, znesek.

Na dnu dokumenta je zastavica »Plačano«. Ni priporočljivo, da ga nastavite ročno, ta zastavica se nastavi samodejno ob registraciji plačila v programu. Plačilni nalog se knjiži in shrani v dnevnik. Neplačano "plačilo" je mogoče prepoznati po odsotnosti oznake plačila:

Po izpolnitvi se plačilni nalog v elektronski ali tiskani obliki posreduje banki. V 1C je elektronska izmenjava z banko možna neposredno iz programa, vendar je za to potrebna predhodna konfiguracija, ki jo izvede strokovnjak.

1. Ko je plačilo naročila prešlo skozi banko, se dokument » Odpis s tekočega računa". Ko se izvede, se ta dokument samodejno ustvari po nalaganju podatkov iz banke. V nasprotnem primeru ga morate vnesti ročno. Najbolj priročen način za to je iz plačilnega naloga, za katerega želimo prikazati plačilo: odpreti morate "plačilo" in v njem klikniti povezavo "Vnesite bremenitveni dokument s tekočega računa".

Ustvarjeno bo samodejno nov dokument»Bremenitev TRR«, v celoti izpolnjena na podlagi našega plačilnega naloga. Vse podrobnosti pa se lahko spremenijo.

Računovodski račun je privzeto napolnjen - to je računovodski račun za sredstva na poravnalnih računih organizacije.

Račun obračunov z nasprotno stranko in račun predujmov se nastavi samodejno glede na vrsto posla. Med knjiženjem dokumenta se bo program sam odločil, ali je to plačilo akontacija (po analizi izračunov po pogodbi), in bo opravil ustrezno knjiženje.

Atribut "Poplačilo dolga" določa algoritem za analizo poravnav z nasprotno stranko. Če namesto »Samodejno« izberete »Po dokumentu«, boste morali izbrati dokument poravnave.

Pri knjiženju se knjiži računovodstvo za odpis sredstev s TRR glede na vrsto dokumentnega poslovanja in nastavitve.

Po opravljeni obremenitvi s TRR se v izvirnem plačilnem nalogu samodejno nastavi zastavica »Plačano« in pojavi se povezava do bremenitvenega dokumenta:

V dnevniku plačilnih nalogov se pojavi tudi opomba o plačilu.

Vneseni dokument o odpisu s TRR se shrani v dnevnik, ki je dostopen v rubriki »Banka in blagajna« (Banka - bančni izpiski).

Program omogoča vnos "Odpis z računa" in neposredno v dnevnik bančnih izpiskov z gumbom "- Odpis", ne da bi prej izdali plačilni nalog.

Prejem sredstev na TRR

Za registracijo te operacije v 1C 8.3 se uporablja dokument "Prejem na tekoči račun". Praviloma se v program naloži v končani obliki pri menjavi z banko. Ročni vnos dokumenta je na voljo iz istega dnevnika "Bančni izpiski" s klikom na gumb "+ Potrdilo".

Tako kot dokument o odpisu ima tudi »Prejemek na tekoči račun« polje »Vrsta poslovanja«, podrobnosti in parametri dokumenta so odvisni od izpolnjevanja. Tudi ostali podatki so podobni dokumentu o odpisu: računovodski račun, nasprotna stranka (v tem primeru je plačnik), znesek in namen plačila ter glede na vrsto in nastavitve dokumenta tudi pogodba , stopnja DDV, obračunski računi,. Če dokument odraža plačilo s strani kupca na predhodno izstavljenem računu, ga lahko izberete v polju "Račun za plačilo".

Ustvarjanje informacijski vir katere koli vrste se začne z oblikovanjem informacij dokument. Dokumentirane informacije pa lahko biti vključen v katero koli informacijsko zbirko.

Regulatorna podpora

V skladu z določbami zveznega zakona št. 149, dokumentirane informacije so fiksne na materialnem nosilcu. Za identifikacijo podatkov ali njihovega vira se uporabljajo določeni rekviziti.

Beseda "dokument" ima latinske korenine. V prevodu pomeni "dokaz". IN terminološki slovar V teoriji in praksi iz leta 1964 je beseda "dokument" opredeljena kot materialni objekt, ki vsebuje informacije v fiksni obliki.

Teoretična osnova

V vsakem dokumentu so 3 elementi: vsebina informacij, oblike njihovega posredovanja in nosilec dokumentiranih informacij.

Študija metod za pritrditev podatkov in znakov njihovih nosilcev se izvaja v okviru takšne discipline, kot je upravljanje dokumentov. Ta znanstvena smer raziskuje procese arhiviranja, pisarniškega dela, poteka dela. Glavna pozornost je namenjena ureditvi oblike tradicionalnih dokumentov, določitvi njihovih podrobnosti.

Značilnosti pritrjevanja informacij

Dokumentirane informacije so informacije, ki je na nekem materialnem nosilcu, po podrobnostih katerega je mogoče prepoznati informacije. Trenutno obstaja veliko načinov za združevanje informacij. Običajno so razdeljeni v več razredov.

Papirni dokumenti so nosilci informacij, ki so na voljo za zaznavanje brez uporabe dodatnih tehničnih sredstev. Ta način dokumentiranja velja za najpogostejši.

IN Zadnje čase, vendar so mediji vse bolj razširjeni, informacije iz katerih je mogoče pridobiti le s tehničnimi sredstvi. To so lahko elektronski dokumenti, video, zvočni posnetki (datoteke), kodirane informacije itd.

Identifikacija

Predpogoj za delo s podatki je razpoložljivost podrobnosti, s katerimi se dokumentirane informacije.

Opredelitev vira podatkov je potrebna za uskladitev izvirne vsebine medija z vsebino dokumenta, ki ga prejme uporabnik. Po potrebi se v procesu preučevanja informacij ugotovi dejstvo identitete, naključja podatkov.

Regulativna ureditev

Pravni režim dokumentiranih informacij, postopek za določanje informacij s strani zveznih izvršilnih struktur določi vlada. Pravila za cirkulacijo dokumentov, pisarniško delo, ki jih odobrijo drugi državni organi, organi teritorialne samouprave v okviru svojih pristojnosti, ne smejo biti v nasprotju z določbami vladnih predpisov.

Državna struktura, ki izvaja normativno in metodološko ureditev dokumentirane informacije so Zvezna agencija za tehnično regulacijo in meroslovje. Prej je te funkcije opravljal Gosstandart. Med reformami se je preoblikovala v Agencijo.

Vprašanja, povezana s standardizacijo dokumentov, urejajo določbe zveznega zakona št. 184 "O tehnični ureditvi". Medsektorsko vodenje v organizacijah je v pristojnosti Zvezne arhivske agencije. Sektorsko upravljanje podpora dokumentaciji izvajajo pristojna ministrstva ob upoštevanju priporočil Agencije za arhiv.

Posebnosti identifikacije

Obstaja več načinov za shranjevanje dokumentirane informacije. Opredelitev posebna možnost je odvisna od posebnosti panoge, v kateri se informacije uporabljajo.

Podatke je mogoče predstaviti v elektronski obliki in shranjeni v specializiranih bazah podatkov. V takšni situaciji ima identifikacija nekaj posebnosti. Sestavljeni so iz dejstva, da mora zanesljivost informacij potrditi lastnik baze podatkov ali pooblaščena uradna oseba.

Obstajajo tudi drugi načini za potrditev dokumentirane informacije. Te informacije se lahko zlasti certificira digitalni podpis. Elektronski dokument, potrjen elektronski podpis ali analog ročno poslikane slike, je priznan kot enakovreden papirju. Lahko se določijo izjeme zvezni zakoni ali drugih predpisov.

Informacijski viri

Štejejo se za objekte razmerij med pravnimi osebami, državljani in državo. Obstoječa zagotavlja zaščito podatkov.

Izvaja se regulativna regulacija zakonske določbe, popravljanje:

• Pravila za dokumentiranje informacij.
• Lastništvo dokumentov in njihovih nizov, tudi v informacijskih sistemih.
• Kategorija podatkov glede na stopnjo dostopa do njih.
• Postopek zagotavljanja varstva informacij.

Informacijske vire ustvarjajo državni organi katere koli ravni, poslovni subjekti, javna združenja, institucije, posamezniki. Vsak subjekt oblikuje ta ali oni vir za svoje namene in uporabo dokumentirane informacije. tole lahko industrijske, vodstvene, izobraževalne, znanstvene namene.

Informacijski viri se med seboj bistveno razlikujejo po obsegu. Nekatere predstavlja več referenčnih knjig, druge - velike knjižnične zbirke. Poleg tega obstaja klasifikacija glede na način organizacije in vrstni red, v katerem so podatki posredovani.

Državni informacijski viri

Lastniki so Ruska federacija, regije in občine dokumentirane informacije. Te informacije se zbirajo, ustvarjajo, pridobivajo predvsem na račun proračunskih sredstev.

Državne informacijske vire upravljajo državni organi in strukture teritorialne samouprave v okviru podeljenih pooblastil.

Država ima pravico do uporabe, odkupa dokumentirane informacije. tole možnost se uresniči v primerih, ko so podatki, ki pripadajo drugim osebam (pravnim osebam ali državljanom), označeni kot državna skrivnost, ter v drugih primerih, določenih z zakonom.

Pravna kopija kot vrsta dokumentirane informacije

Obvezna se imenuje kopija podvojenega dokumenta, ki jo proizvajalec prenese ustrezni organizaciji. Dokument je v tem primeru priznan kot materialni nosilec informacij. Predstavljen je lahko v obliki besedila, zvočnega posnetka, ilustracije ali njihove kombinacije. Kopija je vzorec dokumenta, ki je enak izvirniku.

Za to sorto dokumentirane informacije pravni režim je določeno v zveznem zakonu št. 77. Normativni akt opredeljuje javna politika o oblikovanju legalnih izvodov kot virske baze za pridobivanje nacionalnega knjižničnega fonda in razvoju bibliografskega sistema. Zakon določa pravila za zagotavljanje varnosti nosilcev informacij, značilnosti njihove javne uporabe.

Prejemniki

Pravne kopije se distribuirajo med pravne osebe, ki imajo pravico hraniti, prejemati, dajati informacije v uporabo brezplačno ali proti plačilu. Prejemniki so:

• Knjižna zbornica, državna, znanstvena, tehnična in nacionalna RAS, Sibirska podružnica RAS, Daljni vzhod znanstvena knjižnica. Te ustanove prejemajo publikacije.
• Ruska knjižnica za slepe. Ta ustanova prejema publikacije za ljudi s težavami z vidom.
• Zvezni inštitut za industrijsko lastnino. Ta organ prejema patentne elektronske dokumente.
• Parlamentarna knjižnica. Vsebuje uradne dokumente.
• Zvezni sklad za državne standarde, vseruskega klasifikatorja tehnične in ekonomske podatke ter regionalna/mednarodna pravila, priporočila in standardizacijske norme tujih držav.

To ni celoten seznam prejemnikov. Obstajajo tudi posebne ustanove, ki prejemajo video in zvočne informacije, računalniške programe itd. V Ruski federaciji so bili ustanovljeni znanstveni in tehnični centri za shranjevanje dokumentov v elektronski obliki. Informacije prejemajo v smereh, ki ustrezajo njihovi specifikaciji.

Vse te organizacije redno objavljajo informacije o brezplačnem uradnem depozitu, ki so ga prejele. Ustanove oblikujejo zbirko dokumentov nacionalne knjižnice.

Dostava materialov, njihova centralizirana distribucija, obveščanje potrošnikov se izvajajo pravočasno, določene z zakonom in predpisi zadevnih organizacij. Kršitev uveljavljenih zahtev s strani ustvarjalcev dokumentov pomeni upravno odgovornost.

dokument je strukturiran niz informacij, namenjen človekovi percepciji, ki je lahko sestavni predmet izmenjave med uporabniki in/ali informacijskimi sistemi.

elektronskidokument je dokument, ki je pritrjen na strojni medij in vsebuje identificirane podatke, katerih pristnost je potrjena z elektronskim digitalnim podpisom.

Videz izraza elektronski dokument» je povezana z intenzivno uporabo informacijskih tehnologij v podjetjih in organizacijah ter oblikovanjem različnih informacij na strojnih medijih: znanstvenih, tehničnih, industrijskih, vodstvenih itd.

Zaradi nepoznavanja regulativnih dokumentov, ki določajo status elektronskega dokumenta, se ta izraz pogosto uporablja pri ustvarjanju elektronskih kopij poročil, pisem, plačilnih nalogov, potrdil in drugih vrst. besedilne informacije, kot tudi baze podatkov na strojnih medijih.

V skladu z zakonom Republike Belorusije z dne 10.01.2000 št. 357-Z "O elektronskem dokumentu" je elektronski dokument informacija, posneta na strojnem mediju in izpolnjuje zahteve, določene s tem zakonom.

Strojni medij - magnetni disk, magnetni trak, laserski disk in drugi materialni mediji, ki se uporabljajo za zapisovanje in shranjevanje informacij z uporabo elektronskih računalnikov.

Osnovne zahteve za elektronski dokument

Elektronski dokument mora izpolnjevati naslednje zahteve:

biti ustvarjen, obdelan, posredovan in shranjen s programsko in strojno opremo;

imajo strukturo določene z zakonom RB z dne 10.01.2000 št. 357-Z "O elektronskem dokumentu" in vsebuje podatke, ki omogočajo njegovo identifikacijo;

predstaviti v človeku berljivi obliki.

Struktura elektronskega dokumenta

Elektronski dokument je sestavljen iz dveh sestavnih delov - splošno in poseben.

General del elektronskega dokumenta sestavljajo informacije, ki sestavljajo vsebino dokumenta. Podatki o naslovniku sodijo v splošni del.

poseben del elektronskega dokumenta je sestavljen iz enega ali več elektronskih digitalnih podpisov.

Elektronski digitalni podpis(EDS) - niz znakov, ki nastane z elektronskim digitalnim podpisom in je sestavni del elektronskega dokumenta.

EDS uporabljajo fizične in pravne osebe kot analog lastnoročnega podpisa za pridobitev pravne veljavnosti elektronskega dokumenta, ki je enaka pravni veljavi papirnega dokumenta, ki ga lastnoročno podpiše pooblaščena oseba in zapečati.

Sredstva za elektronski digitalni podpis so programska in strojna orodja, ki zagotavljajo razvoj in preverjanje elektronskega digitalnega podpisa in imajo potrdilo o skladnosti ali potrdilo o priznavanju certifikata, ki ga izda Nacionalni sistem certificiranja Republike Belorusije.

Za oblikovanje EDS se uporabljajo orodja za kriptografsko zaščito informacij (CIPF), ki uporabljajo tako imenovane asimetrične algoritme, v katerih se uporabljajo javni in zasebni ključi vsakega uporabnika.

Zasebni ključ za podpisovanje- niz znakov, ki pripadajo določeni osebi in se uporabljajo pri razvoju elektronskega digitalnega podpisa.

Javni ključ za preverjanje podpisa- nabor znakov, ki je na voljo vsem zainteresiranim in se uporablja pri preverjanju elektronskega digitalnega podpisa.

Kartica javnega ključa za preverjanje podpisa– dokument v papirni obliki, ki vsebuje vrednost javnega ključa za preverjanje podpisa in potrditev njegove pripadnosti kateri koli fizični ali pravni osebi.

Zasebni ključ uporabnika je shranjen na strojnem mediju na mestu, ki je drugim osebam nedostopno, javni ključ posredovana vsem udeležencem pri izmenjavi informacij.

Elektronski dokument se lahko uporablja na vseh področjih dejavnosti, kjer se uporablja programska in strojna oprema, potrebna za ustvarjanje, obdelavo, shranjevanje, prenos in sprejemanje informacij. S pomočjo elektronskih dokumentov je mogoče sklepati transakcije (sklepati pogodbe), izvajati poravnave, izvajati korespondenco in prenos dokumentov ter drugih informacij.

Elektronske dokumente je mogoče poslati s katerim koli komunikacijskim sredstvom, vključno z informacijskimi sistemi in omrežji, če to ni v nasprotju z zakonodajo Republike Belorusije in mednarodnimi pogodbami Republike Belorusije.

Elektronski dokument ima notranje in zunanje predstavitvene oblike.

Obrazec za interno zastopanje Elektronski dokument je zapis informacij, ki sestavljajo elektronski dokument na strojnem mediju.

Obrazec zunanjega zastopanja Elektronski dokument je reprodukcija elektronskega dokumenta na zaslonu, na papirju ali drugem materialnem predmetu, ki je ločljiv od strojnega medija, v vizualno dostopni obliki (brez dodatnih tehničnih pripomočkov) in v obliki, razumljivi človekovi zaznavi.

Zakon Republike Belorusije "O elektronskem dokumentu" opredeljuje osnovne pojme, povezane s pravno veljavo izvirnika in kopije elektronskega dokumenta.

Izvirni elektronski dokument obstaja samo na strojnem mediju. Vse kopije elektronskega dokumenta, pritrjene na strojni medij in med seboj enake, so izvirniki in imajo enako pravno veljavo.

V primeru, ko ena oseba ustvari papirni in elektronski dokument, ki sta vsebinsko enaki, oba dokumenta priznan neodvisni dokumenti. V tem primeru papirni dokument ni kopija elektronskega dokumenta.

Kopije elektronskega dokumenta nastanejo s potrjevanjem po postopku, določenem z zakonom, oblike zunanje predstavitve elektronskega dokumenta na papirju. Kopije elektronskega dokumenta na papirju morajo vsebovati navedbo, da gre za kopije ustreznega elektronskega dokumenta.

Identiteta zunanjega obrazca za oddajo elektronski dokument na papirju se lahko izvede:

notar ali druga oseba, ki je pooblaščena za opravljanje notarskih dejanj;

samostojni podjetnik ali pravna oseba, ki ima pravico opravljati takšne dejavnosti v skladu z zakonodajo Republike Belorusije.

Reprodukcija elektronskega dokumenta na materialnem predmetu, ki ni papir, ki ga je mogoče ločiti od strojnega nosilca, ali njegova kopija na papirju, ki ni ustrezno overjena, nimajo pravno veljavnih kopij elektronskega dokumenta.

Elektronski dokument na strojnem mediju je izenačen z dokumentom na papirju in ima enako z njim pravni učinek.

Če zakonodaja Republike Belorusije zahteva, da je dokument sestavljen pisno ali predložen pisno oz pisanje, potem se šteje, da je elektronski dokument skladen s temi zahtevami.

Izvirniki elektronskih dokumentov in njihove kopije na papirju imajo enako pravno moč.

Glavna vprašanja dajanja pravnega statusa elektronskim dokumentom in zaščite elektronskih dokumentov urejajo naslednji zakonodajni akti in regulativni dokumenti Republike Belorusije:

Zakon Republike Belorusije z dne 10.01.2000 št. 357-Z "O elektronskem dokumentu", ki določa pravni status elektronskega dokumenta kot uradnega dokumenta, zahteve za njegovo izvedbo ter pravice, obveznosti in odgovornosti udeležencev v pravnih razmerjih, ki nastanejo na področju obtoka elektronskih dokumentov;

STB 1221-2000, ki določa enotne zahteve za postopek oblikovanja, operativnega kroženja in arhivske hrambe uradnih elektronskih dokumentov, ne glede na način izmenjave, obdelave informacij in obsega;

STB RB 1176.1-99 "Informacijska tehnologija. Varovanje podatkov. postopek zgoščevanja";

STB RB 1176.2-99 "Informacijska tehnologija. Varovanje podatkov. Postopki za razvoj in preverjanje elektronskih digitalnih podpisov«;