Šta znači elektronski dokument? Šta je elektronski dokument? Pravna kopija kao vrsta dokumentovane informacije

Trenutno su široko rasprostranjena poravnanja koja se vrše korištenjem bankarskih korporativnih kartica. To je olakšano njihovom svestranošću. Korištenje korporativnih kartica pogodno je za službena putovanja predstavnika organizacije u zemlji ili inostranstvu, pri plaćanju predstavnika i kućni troškovi, prilikom prijema gotovine na bankomatima i blagajnama.

Primjena korporativnih kartica od strane organizacija.

Za dobijanje korporativne kartice, organizacija sklapa ugovor sa bankom izdavaocem za njeno izdavanje i održavanje. Istovremeno, organizacija otvara poseban račun kartice u banci.

Prema Uputstvu za primjenu kontnog plana za finansijske i ekonomske aktivnosti organizacija, odobrenog naredbom Ministarstva finansija Rusije od 31. oktobra 2000. N 94n, da se sumiraju informacije o dostupnosti i kretanju Novac u valuti Ruske Federacije na tekućim, posebnim i drugim posebnim računima namijenjen je račun 55 „Posebni računi u bankama“.
Bankovna kartica je u suštini instrument preko kojeg imalac obavlja transakcije za bankovni račun, otvoren na osnovu relevantnog ugovora sa bankom (klauzule 1.5, 1.8, 1.12 Uredbe N 266-P). Dakle, transakcije koriste korporativne bankovnu karticu na račun u kreditna institucija iskazuju se na posebnom podračunu otvorenom na računu 55.

U kontnom okviru u programu 1C Računovodstvo 8.3 otvara se podračun 55.04 "Ostali posebni računi". Račun se analizira u pogledu bankovnih računa otvorenih za kartice i (ako je to predviđeno računovodstvenim parametrima) prema stavkama novčanih tokova.

Razmotrite glavne operacije na korporativnim karticama: koji se računovodstveni unosi generiraju i kako se te operacije odražavaju u 1C računovodstvu.

Dopuna korporativne kartice.

Prenos sredstava od strane organizacije na račun na koji je izdata korporativna kartica zaposlenog odražava se u unosu:
Debit 55.04, Kredit 51.

U programu 1C Računovodstvo preduzeća, ova operacija se odražava pomoću dokumenta "Otpis sa tekućeg računa" (odjeljak "Banka i blagajna", "Izvodi iz banke", dugme "Otpis"):

U obliku novog dokumenta „Debit sa tekućeg računa“ označavamo vrstu operacije - „Prenos na drugi račun organizacije“, kao račun primaoca, izaberite račun otvoren za korporativnu karticu iz „Bankovskih računa“ ” imenik. Kao debitni račun odaberite račun 55.04.

Nakon objavljivanja, dokument će generirati knjiženje:

Podizanje novca sa bankomata sa korporativne kartice.

Prilikom podizanja novca sa korporativne kartice, zaposlenik ga zapravo uzima ispod izvještaja, a nakon toga mora prijaviti organizaciji o njihovom korištenju.

Pretpostavimo da zaposlenik podiže novac s korporativne kartice na bankomatu i plaća njime u trgovini prilikom kupovine robe i materijala.

Operacija podizanja novca sa bankomata ogleda se u 1C računovodstvu sa dokumentom „Debit s tekućeg računa“. U tom slučaju potrebno je naznačiti vrstu operacije - „Prenos na odgovorno lice“, računski račun - 55.04, kao bankovni račun odabrati račun na koji je vezana korporativna kartica i navesti zaposlenog - vlasnika kartice kao odgovorno lice.

Prilikom provođenja, generira se ožičenje Debit 71.01, Kredit 55.04.

Bankarska provizija pri podizanju gotovine sa korporativne kartice.

Prilikom podizanja gotovine banka zadržava proviziju. Ova operacija se također odražava u 1C računovodstvu s dokumentom „Zaduživanje s tekućeg računa“. Kao tip poslovanja se bira „Ostali otpis“, obračunski račun je 55.04, bankovni račun je račun na koji je vezana korporativna kartica.

U grupi detalja označavamo račun zaduženja - račun na koji se odnosi provizija banke - 91.02, kao i analitiku - iz imenika "Ostali prihodi i rashodi" biramo stavku koja uključuje troškove bankarskih usluga.

Kada se izvrši, generiraće se ožičenje: Debit 91.02, Kredit 55.04.

Potvrda troškova na korporativnoj kartici.

Nakon izvršenog troška, ​​odgovorno lice - korisnik kartice je dužan da se prijavi. U programu 1C računovodstva to se odražava u dokumentu „Napredni izvještaj“ (detaljno sam govorio o postupku popunjavanja ovog dokumenta).

Prilikom popunjavanja dokumenta na kartici "Avansi" selektuje se dokument "Zaduživanje tekućeg računa" koji odražava zaduženje sa korporativne kartice:

Na kartici „Roba“ popunjavaju se podaci o kupljenoj robi i materijalu, računu robe i materijala i PDV-u:

Prilikom knjiženja, dokument će generirati knjiženja:

Tako u programu 1C računovodstveno preduzeće 8 reflektovano osnovne operacije obračuna korporativnim karticama.

– moderan objekat računovodstvo, koje vam omogućava da registrujete razne transakcije, uključujući primanje novca na bankovni račun ili otpis sa njega.

Prije svega, potrebno je da popunite podatke o tekućem računu (ili nekoliko računa) naše organizacije. Da biste to učinili, koristite karticu "Bankovski računi" u obliku informacija o organizaciji:

Takođe, moraju biti popunjeni računi za poravnanje ugovornih strana koje će nam prenositi novac i kojima ćemo mi prenositi. Mogu se popuniti u imeniku "" ili direktno u bankovnim dokumentima programa.

U pravilu, moderne bankarske transakcije se obavljaju putem internetske veze pomoću programa kao što je "Banka-klijent". Istovremeno, gotovi bankovni izvodi se učitavaju u bazu podataka 1C. U 1C trebate samo ispuniti naloge za plaćanje. Međutim, program vam omogućava da ručno kreirate dokumente o bankovnim transakcijama.

Razmotrite kako izgleda otpis i prijem novca preko banke u 1C: Računovodstvu.

Otpis sredstava sa tekućeg računa u 1C 8.3

1. Obično se prvo popunjava dokument Nalog za plaćanje". Ne vrši knjigovodstvena knjiženja, već služi za prijenos u banku informacija da se mora izvršiti prijenos sa našeg bankovnog tekućeg računa na račun primaoca. Za pregled ili kreiranje naloga za plaćanje potrebno je da odete u odeljak menija „Banka i blagajna“ (Banka – Nalozi za plaćanje).

Na slici se vidi da dokument ima polje "Vrsta operacije". Detalji i držanje samog dokumenta zavise od izbora vrednosti u njemu. Standardno se automatski postavlja tip "Plaćanje dobavljaču", ako je potrebno, možete odabrati drugi.

Nalog za plaćanje mora sadržavati podatke kao što su primalac (izvođač) i njegov račun, vrsta i red plaćanja, iznos i svrha plaćanja. Ako postoji više organizacija ili više računa za poravnanje, potrebno je odabrati organizaciju i njen račun. Za vrste transakcija koje odražavaju obračune sa drugim ugovornim stranama, navedite ugovor i stopu PDV-a.

Imajte na umu da vrsta ugovora mora odgovarati tipu operacije:

• za "Plaćanje dobavljaču" potreban vam je ugovor "Sa dobavljačem";
• za "Povratak kupcu" - "Sa kupcem".

Polje "ID plaćanja" koristi se za određivanje UIN-a, ako je potrebno. Ako je program podešen za računovodstvo, tada će se u nalogu za plaćanje (kao i u svim "monetarnim" dokumentima) nalaziti polje "DDS članak", koje se također mora popuniti.

Nabavite 267 1C video lekcija besplatno:

U dokumentu su detalji organizacije i druge ugovorne strane prikazani kao veze, a klikom na ove veze možete uređivati ​​detalje. Osim toga, pomoću dugmeta "Postavke" možete podesiti prikaz imena i KPP-a druge strane i organizacije, svrhu plaćanja, mjesec, iznos.

Na dnu dokumenta nalazi se zastavica "Plaćeno". Nije preporučljivo da ga postavljate ručno, ova zastavica se postavlja automatski prilikom registracije plaćanja u programu. Nalog za plaćanje se knjiži i pohranjuje u dnevnik. Neplaćeno "plaćanje" može se prepoznati po odsustvu oznake plaćanja:

Nakon popunjavanja, nalog za plaćanje se elektronski ili u štampanom obliku prenosi u banku. U 1C je moguća elektronska razmjena s bankom direktno iz programa, ali to zahtijeva preliminarnu konfiguraciju koju obavlja stručnjak.

1. Nakon što uplata naloga prođe kroz banku, dokument “ Otpis sa tekućeg računa". Kada se izvrši, ovaj dokument se kreira automatski nakon učitavanja podataka iz banke. U suprotnom, morate ga unijeti ručno. Najpogodniji način da to uradite je iz naloga za plaćanje za koji želimo da prikažemo uplatu: potrebno je da otvorite „uplatu“ i u njoj kliknete na link „Unesite dokument zaduženja sa tekućeg računa“.

Biće automatski kreiran novi dokument„Duženje tekućeg računa“, u potpunosti popunjeno na osnovu našeg naloga za plaćanje. Međutim, svi detalji su podložni promjenama.

Računovodstveni račun je po zadanom popunjen - ovo je računski račun za sredstva koja se drže na računima poravnanja organizacije.

Račun obračuna sa drugom stranom i račun avansa se postavljaju automatski prema vrsti posla. Prilikom knjiženja dokumenta, program će sam odlučiti da li je ovo plaćanje avansno (nakon analize obračuna po ugovoru), te će izvršiti odgovarajuće knjiženje.

Atribut "Otplata duga" određuje algoritam za analizu poravnanja sa drugom stranom. Ako umjesto "Automatski" odaberete "Po dokumentu", tada ćete morati odabrati dokument poravnanja.

Prilikom knjiženja vrši se knjiženje za otpis sredstava sa tekućeg računa prema vrsti dokumenta i postavkama.

Nakon izvršenja „Zaduživanje sa tekućeg računa“, na originalnom nalogu za plaćanje automatski se postavlja oznaka „Plaćeno“ i pojavljuje se link na dokument zaduženja:

U dnevniku naloga za plaćanje pojavljuje se i napomena o plaćanju.

Uneseni otpis sa tekućeg računa čuva se u dnevniku koji je dostupan u rubrici "Banka i blagajna" (Banka - Izvodi).

Program vam omogućava da unesete "Otpis sa računa" i direktno u dnevnik bankovnih izvoda pomoću dugmeta "- Otpis" bez prethodnog izvršenja naloga za plaćanje.

Prijem sredstava na tekući račun

Za registraciju ove operacije u 1C 8.3 koristi se dokument "Prijem na tekući račun". Po pravilu se učitava u program u gotovom obliku prilikom razmjene sa bankom. Ručni unos dokumenta dostupan je iz istog dnevnika "Izvodi" klikom na dugme "+ Potvrda".

Kao i dokument za otpis, „Priznanica na tekući račun“ ima polje „Vrsta poslovanja“, detalji i parametri dokumenta zavise od popunjavanja istog. Ostatak podataka je također sličan dokumentu o otpisu: obračunski račun, druga ugovorna strana (u ovom slučaju je uplatitelj), iznos i svrha plaćanja, a također, ovisno o vrsti rada i postavki dokumenta, ugovor , stopa PDV-a, računi poravnanja,. Ako dokument odražava uplatu od strane kupca na prethodno ispostavljenoj fakturi, onda se može odabrati u polju "Račun za plaćanje".

Kreacija informacioni resurs bilo koje vrste počinje sa oblikovanjem informacija dokument. Dokumentovane informacije, zauzvrat, mogu biti uključeni u bilo koju bazu podataka.

Regulatorna podrška

Prema odredbama saveznog zakona br. 149, dokumentovane informacije su fiksne na materijalnom nosaču. Određeni rekviziti se koriste za identifikaciju podataka ili njihovog izvora.

Riječ "dokument" ima latinske korijene. U prijevodu to znači "dokaz". IN terminološki rečnik U teoriji i praksi iz 1964. godine, riječ "dokument" je definirana kao materijalni objekt koji sadrži informacije u fiksnom obliku.

Teorijska osnova

U svakom dokumentu postoje 3 elementa: sadržaj informacija, oblici njihovog pružanja i nosilac dokumentovane informacije.

Proučavanje metoda za fiksiranje podataka i znakova njihovih nositelja provodi se u okviru takve discipline kao što je upravljanje dokumentima. Ovaj naučni pravac istražuje procese arhiviranja, kancelarijskog rada, toka posla. Glavna pažnja je posvećena regulisanju forme tradicionalnih dokumenata, fiksiranju njihovih detalja.

Karakteristike fiksiranja informacija

Dokumentovane informacije su informacije, koji se nalazi na nekom materijalnom nosaču, po čijim detaljima se može identifikovati informacija. Trenutno postoji mnogo načina za konsolidaciju informacija. Uobičajeno su podijeljeni u nekoliko klasa.

Papirni dokumenti su nosioci informacija dostupnih za percepciju bez upotrebe dodatnih tehničkih sredstava. Ova metoda dokumentacije smatra se najčešćom.

IN U poslednje vreme, međutim, sve su rašireniji mediji iz kojih se informacije mogu dobiti samo tehničkim sredstvima. To mogu biti elektronski dokumenti, video zapisi, audio snimci (datoteke), kodirane informacije itd.

Identifikacija

Preduvjet za rad s podacima je dostupnost detalja pomoću kojih se dokumentovane informacije.

Definicija izvora podataka je neophodna kako bi se izvorni sadržaj medija uskladio sa sadržajem dokumenta koji je primio korisnik. Po potrebi, u procesu proučavanja informacije utvrđuje se činjenica identiteta, podudarnosti podataka.

Regulatorna regulativa

Pravni režim dokumentovanih informacija, postupak utvrđivanja informacija od strane saveznih izvršnih struktura utvrđuje Vlada. Pravila o prometu dokumenata, kancelarijskom poslovanju, odobrena od strane drugih državnih organa, organa teritorijalne samouprave iz svoje nadležnosti, ne bi trebalo da budu u suprotnosti sa odredbama državnih propisa.

Državna struktura koja sprovodi normativno i metodološku regulativu dokumentovana informacija je Federalna agencija za tehničku regulaciju i mjeriteljstvo. Ranije je ove funkcije obavljao Gosstandart. Tokom reformi transformisana je u Agenciju.

Pitanja u vezi sa standardizacijom dokumenata regulisana su odredbama Federalnog zakona br. 184 "O tehničkoj regulaciji". Međusektorsko rukovođenje organizacijama je u nadležnosti Federalne arhivske agencije. Sektorski menadžment podrška dokumentaciji sprovode nadležna ministarstva, uzimajući u obzir preporuke Agencije za arhiviranje.

Specifičnosti identifikacije

Postoji nekoliko načina skladištenja dokumentovane informacije. Definicija specifična opcija ovisi o specifičnostima industrije u kojoj se informacije koriste.

Podaci se mogu predstaviti u elektronski oblik i pohranjene u specijalizovanim bazama podataka. U takvoj situaciji identifikacija ima neke posebnosti. Oni se sastoje u činjenici da pouzdanost informacija mora potvrditi vlasnik baze podataka ili ovlašteno službeno lice.

Postoje i drugi načini za potvrdu dokumentovane informacije. Ove informacije može, posebno, biti certificiran digitalni potpis. Elektronski dokument, potvrđen elektronski potpis ili analoga ručno oslikane slike, prepoznat je kao ekvivalent papiru. Izuzeci se mogu postaviti savezni zakoni ili drugim propisima.

Informativni resursi

Oni se smatraju objektima odnosa između pravnih lica, građana i države. Postojeći omogućava zaštitu podataka.

Regulatorna regulacija se sprovodi zakonske odredbe, popravljati:

• Pravila za dokumentovanje informacija.
• Vlasništvo nad dokumentima i njihovim nizovima, uključujući i informacione sisteme.
• Kategorija podataka prema stepenu pristupa njima.
• Postupak za osiguranje zaštite informacija.

Informativne resurse kreiraju vladine agencije bilo kojeg nivoa, privredni subjekti, javna udruženja, institucije, pojedinci. Svaki subjekt formira ovaj ili onaj resurs za svoje potrebe i upotrebu dokumentovane informacije. Ovo mogu biti industrijske, menadžerske, obrazovne, naučne svrhe.

Informacioni resursi se međusobno značajno razlikuju po obimu. Neki su predstavljeni sa nekoliko priručnika, drugi - velikim bibliotečkim zbirkama. Osim toga, postoji klasifikacija prema načinu organizacije i redoslijedu dostavljanja podataka.

Državni informacioni resursi

Ruska Federacija, regije i opštine su vlasnici dokumentovane informacije. Ove informacije se akumuliraju, kreiraju, stiču uglavnom na teret budžetskih sredstava.

Državnim informacionim resursima upravljaju državni organi i strukture teritorijalne samouprave u okviru ovlašćenja koja su im data.

Država ima pravo korištenja, otkupa dokumentovane informacije. Ovo mogućnost se ostvaruje u slučajevima kada su podaci koji pripadaju drugim licima (pravnim licima ili građanima) označeni kao državna tajna, kao iu drugim slučajevima predviđenim zakonom.

Pravna kopija kao vrsta dokumentovane informacije

Obavezna se naziva kopija umnoženog dokumenta koju proizvođač prenosi odgovarajućoj organizaciji. Dokument se u ovom slučaju prepoznaje kao materijalni nosilac informacija. Može se predstaviti u obliku teksta, zvučne podloge, ilustracije ili njihove kombinacije. Kopija je uzorak dokumenta koji je identičan originalu.

Za ovu sortu dokumentovane informacije pravni režim fiksirano je Saveznim zakonom br. 77. Normativni akt definiše javna politika o stvaranju legalnih primeraka kao resursne baze za nabavku nacionalnog bibliotečkog fonda i razvoj bibliografskog sistema. Zakon predviđa pravila za obezbjeđivanje sigurnosti nosilaca informacija, karakteristike njihove javne upotrebe.

Primaoci

Pravne kopije se distribuiraju među pravnim licima koja imaju pravo pohranjivanja, primanja, davanja informacija na korištenje bez naknade ili uz naknadu. Primaoci su:

• Knjižna komora, Državna, naučna, tehnička i nacionalna RAS, Sibirski ogranak RAN, Daleki istok naučna biblioteka. Ove institucije dobijaju publikacije.
• Ruska biblioteka za slijepe. Ova ustanova prima publikacije za osobe sa problemima vida.
• Federalni zavod za industrijsko vlasništvo. Ovo tijelo prima patentne elektronske dokumente.
• Parlamentarna biblioteka. Sadrži službene dokumente.
• Savezni fond državnih standarda, sveruskog klasifikatora tehnički i ekonomski podaci i regionalna/međunarodna pravila, preporuke i norme standardizacije stranih zemalja.

Ovo nije cijela lista primalaca. Postoje i posebne institucije koje primaju video i audio informacije, kompjuterske programe itd. U Ruskoj Federaciji su stvoreni naučno-tehnički centri za skladištenje dokumenata u elektronskom obliku. Oni primaju informacije u smjerovima koji odgovaraju njihovoj specifikaciji.

Sve ove organizacije redovno objavljuju informacije o besplatnom obaveznom depozitu koji su dobili. Institucije formiraju zbirku dokumenata nacionalne biblioteke.

Isporuka materijala, njihova centralizovana distribucija, obavještavanje potrošača se vrši na vrijeme, utvrđeno zakonom i propise dotičnih organizacija. Kršenje utvrđenih zahtjeva od strane kreatora dokumenata povlači administrativnu odgovornost.

dokument je strukturirani skup informacija namijenjen ljudskoj percepciji, koji može biti sastavni objekt razmjene između korisnika i/ili informacionih sistema.

Electronicdokument je dokument fiksiran na mašinskom mediju i koji sadrži identifikovane podatke, čija je autentičnost ovjerena elektronskim digitalnim potpisom.

Pojava pojma elektronski dokument» povezana je sa intenzivnom upotrebom informacionih tehnologija u preduzećima i organizacijama i formiranjem različitih informacija na mašinskim medijima: naučnim, tehničkim, industrijskim, menadžerskim itd.

Zbog nepoznavanja regulatornih dokumenata koji određuju status elektronskog dokumenta, ovaj termin se često koristi pri kreiranju elektronskih kopija izvještaja, pisama, naloga za plaćanje, priznanica i drugih vrsta. tekstualne informacije, kao i baze podataka na mašinskim medijima.

Prema Zakonu Republike Bjelorusije od 10. januara 2000. br. 357-Z „O elektronskom dokumentu“, elektronski dokument je informacija snimljena na mašinskom mediju i ispunjava zahtjeve utvrđene ovim zakonom.

Mašinski medij - magnetni disk, magnetna traka, laserski disk i drugi materijalni mediji koji se koriste za snimanje i skladištenje informacija pomoću elektronskih računara.

Osnovni zahtjevi za elektronski dokument

Elektronski dokument mora ispunjavati sljedeće uslove:

biti kreirani, obrađeni, prenošeni i pohranjeni pomoću softvera i hardvera;

imaju strukturu utvrđeno zakonom RB od 10.01.2000. br. 357-Z „O elektronskom dokumentu“ i sadrži detalje koji omogućavaju njegovu identifikaciju;

biti predstavljeni u ljudskom čitljivom obliku.

Struktura elektronskog dokumenta

Elektronski dokument se sastoji iz dva sastavna dela - general I poseban.

Generale dio elektronskog dokumenta čine informacije koje čine sadržaj dokumenta. Podaci o adresatu spadaju u opšti dio.

poseban dio elektronskog dokumenta sastoji se od jednog ili više elektronskih digitalnih potpisa.

Elektronski digitalni potpis(EDS) - skup znakova generiranih pomoću elektronskog digitalnog potpisa i koji je sastavni dio elektronskog dokumenta.

EDS koriste fizička i pravna lica kao analog svojeručnog potpisa kako bi elektronskom dokumentu dali pravnu snagu jednaku pravnoj snazi ​​papirnog dokumenta koji je svojeručno potpisao ovlašćeno lice i zapečaćen.

Sredstva elektronskog digitalnog potpisa su softverski i hardverski alati koji obezbeđuju razvoj i verifikaciju elektronskog digitalnog potpisa i imaju sertifikat o usklađenosti ili sertifikat o priznavanju sertifikata koji izdaje Nacionalni sistem sertifikacije Republike Belorusije.

Za formiranje EDS-a koriste se kriptografski alati za zaštitu informacija (CIPF), koristeći takozvane asimetrične algoritme, u kojima se koriste javni i privatni ključevi svakog korisnika.

Privatni ključ za potpisivanje- skup znakova koji pripadaju određenoj osobi i koji se koriste u razvoju elektronskog digitalnog potpisa.

Javni ključ za provjeru potpisa- skup znakova koji je dostupan svim zainteresovanim stranama i koji se koristi pri verifikaciji elektronskog digitalnog potpisa.

Javna kartica za provjeru potpisa– papirni dokument koji sadrži vrijednost javnog ključa za provjeru potpisa i potvrđivanje da pripada nekom fizičkom ili pravnom licu.

Privatni ključ korisnika je pohranjen na mašinskom mediju na mjestu nedostupnom drugim osobama, javni ključ prenosi se svim učesnicima u razmjeni informacija.

Elektronski dokument se može koristiti u svim oblastima aktivnosti u kojima se koristi softver i hardver neophodan za kreiranje, obradu, skladištenje, prenos i prijem informacija. Uz pomoć elektronskih dokumenata moguće je izvršiti transakcije (zaključiti ugovore), izvršiti namirenja, izvršiti prepisku i prijenos dokumenata i drugih informacija.

Elektronski dokumenti se mogu slati bilo kojim sredstvima komunikacije, uključujući informacione sisteme i mreže, ako to nije u suprotnosti sa zakonodavstvom Republike Bjelorusije i međunarodnim ugovorima Republike Bjelorusije.

Elektronski dokument ima unutrašnji i eksterni oblici predstavljanja.

Forma unutrašnjeg zastupanja Elektronski dokument je zapis informacija koji čine elektronski dokument na mašinskom mediju.

Forma eksternog zastupanja Elektronski dokument je reprodukcija elektronskog dokumenta na ekranu, na papiru ili drugom materijalnom objektu odvojenom od mašinskog medijuma u vizuelno dostupnom obliku (bez dodatnih tehničkih uređaja) i u obliku razumljivom ljudskoj percepciji.

Zakon Republike Bjelorusije „O elektronskom dokumentu“ definira osnovne koncepte koji se odnose na pravnu snagu originala i kopije elektronskog dokumenta.

Originalni elektronski dokument postoji samo na mašinskom mediju. Sve kopije elektronskog dokumenta fiksirane na mašinskom mediju i identične jedna drugoj su originali i imaju istu pravnu snagu.

U slučaju kada jedno lice kreira papirni dokument i elektronski dokument koji su identični po sadržaju, oba dokumenta prepoznat nezavisni dokumenti. U ovom slučaju, papirni dokument nije kopija elektronskog dokumenta.

Kopije elektronskog dokumenta nastaju ovjeravanjem, u skladu sa zakonom utvrđenom procedurom, oblika eksternog predstavljanja elektronskog dokumenta na papiru. Kopije elektronskog dokumenta na papiru moraju sadržavati naznaku da su kopije odgovarajućeg elektronskog dokumenta.

Identitet eksternog obrasca za podnošenje elektronski dokument na papiru može se izvršiti:

notar ili drugo lice ovlašteno za vršenje javnobilježničkih radnji;

individualni preduzetnik ili pravno lice koje ima pravo da obavlja takve aktivnosti u skladu sa zakonodavstvom Republike Belorusije.

Reprodukcija elektronskog dokumenta na materijalnom objektu koji nije papir, koji se može odvojiti od mašinskog medija, ili njegova kopija na papiru, koja nije propisno ovjerena, nemaju pravosnažne kopije elektronskog dokumenta.

Elektronski dokument na mašinskom mediju izjednačen je sa dokumentom na papiru i ima isto s njim pravnu snagu.

Ako zakonodavstvo Republike Bjelorusije zahtijeva da dokument bude sastavljen u pisanoj formi ili dostavljen u pisanoj formi ili pisanje, tada se smatra da je elektronski dokument usklađen sa ovim zahtjevima.

Originali elektronskih dokumenata i njihove kopije na papiru imaju jednaku pravnu snagu.

Glavna pitanja davanja pravnog statusa elektronskim dokumentima, kao i zaštita elektronskih dokumenata regulisana su sledećim zakonodavnim aktima i regulatornim dokumentima Republike Belorusije:

Zakon Republike Bjelorusije od 10.01.2000. br. 357-Z „O elektronskom dokumentu“, koji utvrđuje pravni status elektronskog dokumenta kao službenog dokumenta, uslove za njegovo izvršenje, kao i prava, obaveze i odgovornosti učesnika u pravnim odnosima koji nastaju u oblasti prometa elektronskih dokumenata;

STB 1221-2000, kojim se utvrđuju jedinstveni zahtjevi za postupak kreiranja, operativnog prometa i arhivskog čuvanja službenih elektronskih dokumenata, bez obzira na metode razmjene, obrade informacija i obim;

STB RB 1176.1-99 “Informaciona tehnologija. Zaštita podataka. postupak haširanja";

STB RB 1176.2-99 “Informaciona tehnologija. Zaštita podataka. Procedure za izradu i verifikaciju elektronskih digitalnih potpisa”;