Dom » porezi » zamjenik sekretara. Poslove dužnosti sekretara

zamjenik sekretara. Poslove dužnosti sekretara

Glavni sekretar

Obrazac opisa poslova izvršnog sekretara

Uzorak opisa posla sastavlja se uzimajući u obzir profesionalni standard

1. Opće odredbe

1.1. Sekretar načelnika spada u kategoriju specijalista.

1.2. Osoba koja ima:

1) više obrazovanje- diploma ili srednja škola stručno obrazovanje o programima obuke za specijaliste srednjeg nivoa i dodatnog stručnog obrazovanja;

1) najmanje dve godine rada na organizacionom i podrška dokumentaciji aktivnosti rukovodioca organizacije sa srednjim stručnim obrazovanjem.

1.3. Sekretarica direktora mora znati:

1) specifičnosti osnovne delatnosti organizacije;

2) osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva Ruske Federacije;

3) upravljački tim organizacije i njenih odjeljenja;

4) samoupravne funkcije;

5) načela i pravila planiranja radnog vremena;

6) postavljanje ciljeva;

7) pravila za vođenje poslovnih pregovora;

8) karakteristike dizajna planera (na elektronskim i papirnim medijima);

9) osnove upravljanja vremenom;

10) telefonski kontakti rukovodioca;

11) funkcije, zadaci, struktura organizacije, njene veze po vertikali i horizontali;

12) pravila interakcije sa partnerima, klijentima, medijima;

13) pravila za održavanje i razvijanje međuljudskih odnosa;

14) pravila zaštite poverljivih informacija;

15) postupak pripreme i obavljanja službenih putovanja;

16) postupak izdavanja isprava za službeno putovanje i izveštajnih isprava za službeno putovanje rukovodioca;

17) poslovni protokol;

18) etika poslovnu komunikaciju;

19) pravila za organizovanje prijema posetilaca;

20) pravila govornog bontona;

21) pravila za uspostavljanje kontakta, održavanje i razvijanje međuljudskih odnosa;

22) strukturu organizacije i raspored funkcija između strukturnih jedinica i specijalista;

23) pravila za posluživanje čajnog (kafe) stola;

24) pravila za pripremu i usluživanje toplih napitaka i grickalica za njih;

25) skup organizacionih i tehničkih mera za pripremu i održavanje sastanaka i pregovora, uključujući i međunarodne;

26) pravila za vođenje, pripremu i formalizovanje protokola i drugih dokumenata nastalih u procesu pripreme skupa;

27) izradu troškovnika;

28) osnove pisanja govora i izveštaja rukovodioca;

29) pravila poslovne komunikacije, poslovni bonton;

30) bonton i načela međunarodnog protokola;

31) Opšti zahtjevi na rokove za izvršenje dokumenata i kontrolne funkcije službe za podršku dokumentaciji;

32) principe, metode informisanja zaposlenih;

33) struktura menadžmenta organizacije, rukovodstvo organizacije, uzorci potpisa viših službenika, uslovi njihovih ovlaštenja i ograničenja njihovih područja odgovornosti;

34) uputstva za kancelarijski rad i druge lokalne propise kojima se utvrđuje postupak za sprovođenje postupaka upravljanja;

35) uslove zaštite rada, industrijske sanitacije, zaštite od požara;

36) osnove pravilnu organizaciju rad i metode za poboljšanje njegove efikasnosti;

37) osnove kancelarijske ergonomije i cvjećarstva;

39) sastav organizacione tehnologije, njenu strukturu i postupak rada sa njom;

40) pravne osnove upravljanja (osnove upravnog, radnog i građanskog prava);

41) v.d pravni akti, regulatorna i metodološka dokumenta, državni standardi, definisanje postupka dokumentacione podrške menadžmentu;

42) strukturu, upravljanje strukturnim odeljenjima, uzorke potpisa lica ovlašćenih za potpisivanje i odobravanje dokumenata i ograničenja u oblasti njihove nadležnosti;

43) pravila za dokumentarnu podršku delatnosti organizacije;

44) uslove za dokumentaciju u skladu sa propisima i državnim standardima;

45) pravila za izradu organizacionih dokumenata (pravilnika, uputstva, pravilnika);

46) vrste dokumenata, njihovu namenu;

47) osnove dokumentarne lingvistike;

48) pravila za koordinaciju dokumenata organizacije (internih i eksternih);

49) pravila za potpisivanje i odobravanje dokumenata;

50) pravila za pripremu i izvršenje informacija i referentnih, upravljačkih dokumenata i dopisa;

51) gramatička pravila ruskog jezika;

52) podzakonski akti, regulativna i metodološka dokumenta, državni standardi kojima se utvrđuje postupak dokumentacione podrške upravljanja;

53) moderan informacione tehnologije rad sa dokumentima;

54) postupak rada sa dokumentima, šeme toka dokumenata;

55) pravila za rad sa ulaznim, izlaznim i internim dokumentima;

56) pravila za organizovanje kontrole izvršenja isprava i standardne rokove za izvršenje isprava;

57) pravila za izradu analitičkih izveštaja o organizaciji rada sa dokumentima i kontroli izvršenja dokumenata;

58) pravila za kreiranje i vođenje baza službenih dokumenata u organizaciji;

59) sistemi elektronsko upravljanje dokumentima;

60) vrste nomenklature, opšte uslove za nomenklaturu, metodologiju za njeno sastavljanje i izvođenje;

61) postupak za formiranje i izvršenje predmeta sa naznakom specifičnosti formiranja pojedinih kategorija predmeta;

62) pravila za vođenje predmeta, uključujući i one sa ograničenim pristupom ispravama;

63) pravila za izdavanje i korišćenje dokumenata iz formiranih dosijea;

64) pravila za pripremu i prenos predmeta u arhivu organizacije;

65) karakteristike formiranja spoljnih i unutrašnjih tokova informacija;

66) sastav spoljnih tokova informacija;

67) sastav internih tokova informacija;

68) strukturu organizacije i postupak interakcije između odeljenja i službi;

69) karakteristike formiranja baza podataka u organizaciji;

70) savremene naučne metode i tehnička sredstva koja doprinose prikupljanju, obradi, očuvanju i prenošenju tokova informacija;

71) metode obrade informacija korišćenjem savremenih tehničkih sredstava komunikacije i komunikacije, računarske tehnologije;

72) podzakonski akti, regulativna i metodološka dokumenta, državni standardi iz oblasti delatnosti organizacije;

73) strukturu organizacije, rukovodstvo strukturnih odeljenja, delatnost organizacije i nadležnost strukturnih odeljenja i službenika;

74) klasifikacija upravljačkih informacija, vrste upravljačkih informacija;

75) oblici pružanja upravljačkih informacija;

76) izvore upravljačkih informacija;

77) metodologiju za izbor izvora informacija;

78) zahtjeve za informacijama upravljanja;

79) ……… (drugi dokumenti, materijali itd.)

1.4. Izvršni sekretar mora biti u stanju da:

1) postavlja ciljeve, utvrđuje hijerarhiju ciljeva;

2) utvrđuje prioritet i redosled poslova i efektivno raspoređuje radno vreme;

3) pomaže rukovodiocu u raspodeli njegovog radnog vremena;

4) biraju najbolje načine za informisanje partnera, kupaca, posetilaca, rukovodilaca sektora i zaposlenih o planiranim događajima;

5) obezbediti sigurnost informacija aktivnosti organizacije;

6) bira i dizajnira planer;

7) unos i praćenje informacija na elektronskim i/ili papirnim medijima;

8) davanje prioriteta, isticanje važnih i hitnih;

9) izabrati optimalni ritam rada;

10) analizira razloge za neizvršavanje zadataka;

11) primenjuje informaciono-komunikacione tehnologije;

12) vodi i koristi u radu bazu podataka telefonskih kontakata rukovodioca;

13) koristi sredstva komunikacione kancelarijske opreme za prijem i prenos informacija;

14) vodi računovodstvene upisne obrasce, koristi ih za informacioni rad i rad na kontroli izvršenja odluka rukovodioca;

15) izglađuje konflikte i teške situacije međuljudske komunikacije;

16) koriste tehničke i softvera za vođenje glasovnih ili video konferencija;

17) poštuje službeni bonton;

18) sačinjava unapred izveštaje rukovodioca;

19) organizuje sastanke starešine sa domaćinom;

20) sastavlja putne isprave;

21) obrađuje dokumente i materijale na osnovu rezultata putovanja rukovodioca;

22) obezbeđuje rad kabineta za vreme odsustva rukovodioca;

23) primenjuje metode poslovne komunikacije;

24) koristi sredstva komunikacije radi obezbeđenja interakcije sa rukovodiocem tokom njegovog službenog putovanja;

25) organizuje i obezbeđuje lične kontakte rukovodioca;

26) upravlja sukobima;

27) vodi računa o psihološkim karakteristikama pojedinca kada razne vrste profesionalna komunikacija;

28) koristi utvrđena pravila i procedure za komunikaciju unutar organizacije;

29) kreirati pozitivan imidž organizacije;

30) preduzima mere za rešavanje konfliktnih situacija;

31) obezbeđuje poverljivost u prijemnoj prostoriji i kabinetu starešine, čuva poverljive podatke u tajnosti;

32) samostalno iu okviru radne grupe organizuje proces pripreme za održavanje konferencije;

33) dokument različite faze procedure za pripremu i održavanje konferencijskog događaja;

34) prenosi informacije, dokumente i materijale učesnicima skupa;

35) priprema i oprema sto predsedništva i radna mesta učesnika sednice (sednice);

36) služi sto za čaj (kafu) u pauzama za kafu;

37) poštuje pravila poslovnog bontona i protokola;

38) održava imidž organizacije;

39) stvara imidž sekretara koji odgovara imidžu organizacije;

40) radi sa informacijama, analizira ih i prezentuje na sistematski način;

41) obezbeđuje bezbednost delatnosti organizacije;

42) obezbjeđuje udobnost učesnika skupa, pomaže u smještaju, prevozu;

43) vodi kartoteku;

44) radi sa kontrolnim informacijama, sistematizuje ih i prezentuje u vidu objedinjene dokumentacije;

45) koristi sredstva komunikacije za prenos instrukcija rukovodioca;

46) koristi savremena sredstva za prikupljanje i obradu kontrolnih informacija;

47) ocenjuje rezultate u okviru postavljenih zadataka;

48) vrši kontrolu izvršavanja uputstava rukovodioca od strane zaposlenih;

49) stvara uslove koji obezbeđuju efikasan rad rukovodioca;

50) koristi u skladu sa namenom sredstva organizacione tehnologije, kancelarijski materijal;

51) opremiti radno mjesto rukovodilac i njegovo radno mjesto sa potrebnom opremom;

52) vrši zamenu potrošnog materijala, održavanje kancelarijske opreme;

53) obavlja svakodnevnu negu fotokopir aparata, zamenu i skladištenje kertridža, tonera;

54) prati stanje i popunjava zalihe dopisnica, sredstva za higijenu, hrana;

55) sačinjava i izrađuje organizaciona i metodološka dokumenta;

56) uređuje tekstove službenih dokumenata;

57) radi sa celokupnim skupom informacionih i dokumentacionih resursa organizacije;

58) koristi baze podataka, uključujući i udaljene baze podataka;

59) koristi referentne pravne sisteme;

60) rad sa računarom, direktorijumima (folderima) i datotekama, skenerom;

61) koristiti kancelarijski paket ( uređivač teksta, tablice);

62) koristi periferne uređaje i kancelarijsku opremu;

63) koristi elektronsku poštu;

64) koristi sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima;

65) koristi objedinjene forme dokumenata;

66) sastavlja novčanu finansijsku dokumentaciju i dokumentaciju o obračunu režijskih troškova;

67) štampa službena dokumenta;

68) rad sa računarom, skenerom;

69) rad sa ulaznom, izlaznom, internom dokumentacijom;

70) koristi sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima za registraciju, kontrolu dokumenata i informacija i referentni rad sa dokumentima;

71) donosi i izrađuje normativne akte;

72) izrađuje nomenklaturu poslova organizacije, uzimajući u obzir važeće regulativne i metodološke akte;

73) koristi nomenklaturu predmeta pri proučavanju strukture organizacije, sastavljanju inventara predmeta;

74) formira i sastavlja predmete u skladu sa odobrenom nomenklaturom predmeta organizacije;

75) obezbjeđuje sigurnost dokumenata organizacije;

76) priprema predmete za predaju u arhiv;

77) prikuplja, obrađuje i analizira informacije u skladu sa zahtevima sažetosti, jasnoće teksta, blagovremenosti prijema, tačnosti i pouzdanosti, optimalne sistematizacije, kontinuiteta prikupljanja i obrade informacija;

78) vrši registraciju, prikupljanje i prenos, sistematizovano čuvanje i izdavanje informacija u potrebnom obliku;

79) sačinjava i sačinjava zbirnu, izvještajnu, statističku dokumentaciju;

80) vrši obradu i strukturiranje informacija, formiranje informacionih resursa;

81) unosi nove podatke u referentne i informacione sisteme;

82) unosi elektronske slike dokumenata u memoriju računara;

83) traži informacije u postojećim bazama podataka, obavlja informativni i referentni rad na osnovu različitih kombinacija karakteristika pretraživanja;

84) upotreba moderne tehnologije prikupljanje i prijenos informacija;

85) prikuplja i obrađuje informacije potrebne za rad rukovodioca;

86) sistematizuje primljene i prenete podatke;

87) proverava pouzdanost, potpunost i konzistentnost podataka, izbegava dupliranje informacija;

88) daje podatke u jedinstvenom i lako čitljivom formatu;

89) ponovo koristi primljene informacije, stalno ažurira podatke;

90) obezbeđuje efikasnost tokova informacija;

91) rad sa računarom, korišćenje kancelarijskog paketa (uređivač teksta, tabele);

92) ……… (ostale vještine i sposobnosti)

1.5. Sekretar načelnika u svojim aktivnostima rukovodi se:

1) ……… (naziv konstitutivnog dokumenta)

2) Pravilnik o ……… (ime strukturna jedinica)

3) ovaj opis poslova;

4) ……… (nazivi lokalnih propisa kojima se uređuju radne funkcije po poslovima)

1.6. Sekretar načelnika odgovara direktno ……… (naziv funkcije načelnika)

1.7. ……… (ostale opšte odredbe)

2. Radne funkcije

2.1. organizacione, dokumentacione i Informaciona podrška aktivnosti rukovodioca organizacije:

1) pomoć rukovodiocu u planiranju radnog vremena;

2) planiranje radnog dana sekretara;

3) organizovanje telefonskih razgovora rukovodioca;

4) organizovanje službenih putovanja rukovodioca;

5) organizacija rada sa posetiocima u prijemnoj prostoriji starešine;

6) organizovanje pripreme, održavanja i servisiranja konferencijskih događaja;

7) organizuje izvršenje odluka, prati izvršenje uputstava rukovodioca;

8) organizacija i održavanje funkcionalnog radnog prostora recepcije i kabineta upravnika;

9) izradu lokalnih propisa kojima se uređuje rad sekretara;

10) izradu i izvršenje upravljačke dokumentacije;

11) organizacija rada sa dokumentima u prijemnoj prostoriji starešine;

12) organizovanje čuvanja dokumentacije u prostoriji za prijem starešine;

13) davanje informacija rukovodiocu;

14) organizacija razmjena informacija menadžer sa odjelima i službenici organizacije.

2.2. ……… (ostale funkcije)

3. Poslovna zaduženja

3.1. Izvršni sekretar ima sljedeće dužnosti:

3.1.1. U okviru radne funkcije, pomoć menadžeru u planiranju radnog vremena:

1) vrši izbor oblika planiranja i dizajna planera (organizatora) rukovodioca;

2) unosi podatke u planer (organizator);

3) saglasi se sa rukovodiocem privremenih planova;

4) koordinira telefonske razgovore, sastanke i događaje sa partnerima, klijentima, rukovodiocima sektora i zaposlenima;

5) obaveštava rukovodioca o rasporedu planiranih aktivnosti;

6) izdaje upozorenje o približavanju zakazanih događaja;

7) vrši formiranje rezerve vremena za nepredviđene situacije;

3.1.2. U okviru radne funkcije, planiranje radnog dana sekretara:

1) bira i sastavlja sekretara planera;

2) vodi dnevnik (u elektronskom i/ili papirnom obliku);

3) vrši usaglašavanje planova sa planovima i rokovima rada rukovodioca;

4) vrši raspodjelu radnog vremena (po danu, sedmici, perspektivi);

5) reprogramirati nerešene zakazane zadatke;

6) obavlja uobičajene dnevne aktivnosti;

3.1.3. U okviru radne funkcije, organizacija telefonskih razgovora šefa:

1) vodi bazu podataka telefonskih kontakata rukovodioca;

2) povezuje menadžera sa određenim pretplatnicima;

3) priprema materijale za telefonske razgovore rukovodioca;

4) evidentira dolazne telefonske pozive na recepciji;

5) preusmerava pojedinačne telefonske pozive na zamenike načelnika i druge zaposlene;

6) prima potrebne informacije i prenosi ovlašćene informacije telefonom;

7) uspostavlja kontakt sa sagovornikom, vodi i razvija poslovni razgovor u toku telefonskih razgovora;

8) pruža pomoć rukovodiocu u organizovanju i vođenju telefonskih razgovora i video konferencija;

3.1.4. U okviru radne funkcije, organizacija službenih putovanja za šefa:

1) priprema nacrt rasporeda rukovodioca;

2) priprema nacrt naloga za službeno putovanje;

3) izdaje putnu potvrdu i njenu registraciju, po potrebi;

4) priprema dokumenta za dobijanje vize, stranog pasoša;

5) daje nalog za železničke i avionske karte, hotele, transportnu podršku za rukovodioca;

6) sačinjava program putovanja, pojašnjava karakteristike protokola planiranih događaja;

7) priprema dokumentaciju za put rukovodioca;

8) vrši razjašnjenje datuma, položaja, prezimena u programu službenog putovanja;

9) vrši proučavanje trase voza, povezujući je sa redom prevoza;

10) obrađuje materijale o službenom putovanju, sačinjava zapisnik o službenom putovanju;

3.1.5. U sklopu radne funkcije, organizacija rada sa posjetiocima u prijemnoj sobi šefa:

1) organizuje lični prijem posetilaca od strane rukovodioca;

2) utvrđuje redoslijed prijema za razne kategorije posjetitelji;

3) vodi dnevnik preliminarnog imenovanja;

4) registruje posetioce;

5) omogućava brzo razmatranje zahteva i sugestija posetilaca i zaposlenih u organizaciji;

6) organizuje prijem poslovnih partnera u kancelariji;

7) organizuje službu rukovodioca i njegovih poslovnih partnera u kancelariji;

8) služi čaj (kafe) sto u kancelariji;

9) preduzima mere za čuvanje poslovne tajne tokom prijema posetilaca i njihovog boravka u prijemu i kabinetu rukovodioca;

3.1.6. U okviru radne funkcije, organizacija pripreme, održavanja i servisiranja konferencijskih događaja:

1) priprema dnevni red skupa;

2) vrši registraciju liste učesnika priredbe;

3) obaveštava učesnike o predstojećoj manifestaciji i uslovima učešća;

4) bira mesto i vreme održavanja;

5) izrađuje preliminarni troškovnik;

7) prikuplja tekstove izveštaja i nacrta završnih dokumenata od govornika;

9) sačinjava evidenciju prisustva i spisak upisa učesnika priredbe;

10) kupuje kancelarijski materijal i proizvode za kafe pauze;

11) rešava pitanja tehničke opremljenosti manifestacije;

12) pomaže u pripremi izveštaja rukovodioca, materijala za prezentaciju;

13) organizuje pripremu predsedništva i radnih mesta učesnika;

14) organizuje skup i registruje učesnike priredbe;

15) vodi zapisnik o događaju;

16) organizuje servisno održavanje za vreme pauze za kafu;

17) organizuje kulturnih dešavanja, transportna i hotelska podrška;

3.1.7. U okviru radne funkcije, organizovanje izvršenja odluka, praćenje izvršenja uputstava rukovodioca:

1) proizvodi dokumentovanje odluke menadžera;

2) vrši dostavljanje naredbi rukovodioca zaposlenima u organizaciji;

3) vrši koordinaciju poslova za izvršenje odluka rukovodioca;

4) vrši održavanje vremenski ograničene tekuće i preventivne kontrole;

5) proverava izvršenje uputstava rukovodioca u propisanom roku;

6) upozorava zaposlene o isteku roka za izvršenje uputstava rukovodioca;

7) vrši fiksiranje izvršenja instrukcija;

8) izrađuje izveštaje i analitičke izveštaje o sprovođenju uputstava i odluka rukovodioca;

3.1.8. U okviru radne funkcije, organizacija i održavanje funkcionalnog radnog prostora recepcije i kancelarije upravnika:

1) obezbjeđuje radno mjesto rukovodioca potrebnim sredstvima organizacione tehnologije, kancelarijskim materijalom;

2) organizuje prijemnu kancelariju u skladu sa zahtevima ergonomije i kulture rada;

3) organizuje uređenje enterijera prijemne sobe upravnika;

4) izrađuje opremanje radnog mesta kancelarijskom opremom, personalnim računarom, pomoćnom opremom;

5) organizuje opremanje prijemne sobe sistemima za skladištenje, potrebnim uređajima, obezbeđivanje kancelarijskog materijala;

6) obezbeđuje skladištenje i zamenu potrošnog materijala, svakodnevno održavanje kancelarijske opreme;

7) naručuje kancelarijski materijal, sredstva za higijenu, prehrambene proizvode;

3.1.9. U okviru radne funkcije, izrada lokalnih propisa koji regulišu rad sekretara:

1) izrađuje opis poslova sekretara;

2) donosi pravilnik o sekretarijatu;

3) izrađuje uputstva za kancelarijski rad;

3.1.10. U okviru radne funkcije priprema i izvođenje upravljačke dokumentacije:

1) vrši izradu administrativnih (naredbi, instrukcija) i informativno-referentnih dokumenata (službenih dopisa, potvrda, izvještaja i dopisa);

2) štampa službena dokumenta i druge materijale;

3) vrši umnožavanje službenih dokumenata;

4) kontroliše prolaznost dokumenata u organizaciji (usklađivanje, potpisivanje i odobravanje dokumenta);

3.1.11. U sklopu radne funkcije, organizacija rada sa dokumentima u recepciji šefa:

1) vrši prijem, prethodno razmatranje i razvrstavanje dokumenata primljenih na prijemu kod rukovodioca;

2) vrši pripremu dokumenata na razmatranje rukovodiocu;

3) vodi evidenciju primljenih dokumenata na ime rukovodioca;

4) organizuje dostavljanje dokumentacije izvođačima;

5) vrši kreiranje i održavanje baze dokumenata rukovodioca;

6) obavlja informativno-referentni rad;

7) kontroliše izvršenje dokumenata i uputstava rukovodioca;

3.1.12. Kao dio radne funkcije, organizacija čuvanja dokumenata u recepciji šefa:

1) izrađuje delove nomenklature poslova organizacije;

2) vrši formiranje i evidentiranje predmeta trajnog, dugotrajnog skladištenja;

3) vrši pripremu i prenos predmeta u arhivu organizacije;

3.1.13. Kao dio radne funkcije, pružanje informacija menadžeru:

1) prikuplja i obrađuje informacije potrebne za donošenje informiranih upravljačkih odluka;

2) proverava pouzdanost, potpunost i konzistentnost podataka, isključuje dupliranje informacija;

3) pruža podatke u jedinstvenom i lako čitljivom formatu;

4) identifikuje najznačajnije kriterijume za sistematizaciju informacija za kreiranje baza podataka;

5) generiše i koristi baze podataka u organizaciji;

3.1.14. Kao dio radne funkcije, organizacija informacijske interakcije šefa sa odjelima i službenicima organizacije:

1) obaveštava zaposlene u organizaciji o odlukama rukovodioca;

2) organizuje razmenu informacija između službi i službenika organizacije;

3) obaveštava zaposlene o predstojećim događajima;

4) organizuje sastanke radnog kolektiva sa upravom;

5) obaveštava rukovodioca o žalbama zaposlenih na radna i lična pitanja;

3.1.15. U okviru obavljanja radnih funkcija izvršava instrukcije svog neposrednog rukovodioca.

3.1.16. ……… (ostale dužnosti)

3.2. ……… (ostali opisi poslova)

4. Prava

Sekretar direktora ima pravo:

4.1. Učestvuje u raspravi o nacrtima odluka, na sastancima o njihovoj pripremi i implementaciji.

4.2. Pitajte neposrednog rukovodioca za pojašnjenja i pojašnjenja ovih uputstava, izdatih zadataka.

4.3. Zatražite, u ime neposrednog rukovodioca, i primite od drugih zaposlenih u organizaciji potrebne informacije, dokumenta neophodna za izvršenje zadatka.

4.4. Upoznati se sa nacrtima odluka rukovodstva u vezi funkcije koju obavlja, sa dokumentima kojima se definišu njegova prava i obaveze na radnom mestu, kriterijumi za ocenu kvaliteta obavljanja njegovih radnih funkcija.

4.5. Podnose prijedloge o organizaciji rada u okviru svojih radnih funkcija na razmatranje neposrednom rukovodiocu.

4.6. Učestvuje u raspravi o pitanjima vezanim za obavljanje poslova.

4.7. ……… (ostala prava)

5. Odgovornost

5.1. Izvršni sekretar je odgovoran za:

Za nepravilno obavljanje ili neobavljanje službenih dužnosti predviđenih ovim opisom poslova - na način utvrđen važećim zakonodavstvom o radu Ruska Federacija;

Za krivična djela i zločine počinjene u toku njihovog radna aktivnost, - na način propisan važećim administrativnim i krivičnim zakonodavstvom Ruske Federacije;

Za nanošenje štete organizaciji - na način propisan važećim radnim zakonodavstvom Ruske Federacije.

5.2. ……… (ostale odredbe o odgovornosti)

6. Završne odredbe

6.1. Ovaj opis posla je razvijen na osnovu profesionalni standard"", odobreno Naredbom Ministarstva rada i socijalna zaštita Ruska Federacija od 6. maja 2015. N 276n, uzimajući u obzir ... ... ... (detalji lokalnih propisa organizacije)

6.2. Upoznavanje radnika sa ovim opisom posla vrši se po prijemu u radni odnos (prije potpisivanja ugovor o radu).

Činjenicu da je zaposlenik upoznat sa ovim opisom poslova potvrđuje ……… (potpis na listu za upoznavanje, koji je sastavni dio ovog uputstva (u dnevniku upoznavanja sa opisom poslova); u kopiji opisa poslova čuva poslodavac; u suprotnom)

6.3. ……… (ostale završne odredbe).

Svako preduzeće svoju delatnost obavlja na osnovu lokalnih propisa, koji su sačinjeni u skladu sa normama aktuelno zakonodavstvo. A pošto je svaka kompanija zaseban organizam, mora raditi skladno.

Jedan od važnih dokumenata, na kojem se zasnivaju aktivnosti stručnjaka preduzeća, je opis posla. Ovo je dokument koji navodi funkcionalne dužnosti zaposlenika jednog ili drugog smjera, specijalnosti. Neophodno je detaljno upoznati zaposlene ne samo sa njihovim dužnostima, već i sa pravima, ovlaštenjima i funkcijama.

Opis posla- Ovo je lokalni dokument koji ukazuje na prava i obaveze svakog zaposlenog u zavisnosti od radnog mesta i radne funkcije koju obavlja.
Ovaj dokument izrađuju stručnjaci kadrovske službe zajedno sa pravnicima. Uputstvo odobrava poslodavac ili angažovani rukovodilac, ako ima takva ovlašćenja.

Poslodavac je dužan da prije potpisivanja ugovora o radu upozna kandidata sa opisom posla. Ako to nije učinjeno, onda uključite zaposlenog disciplinsku odgovornost za neizvršavanje svojih obaveza poslodavac neće moći.

Dokument mora detaljno opisati dužnosti sekretara u zavisnosti od specifičnosti posla. Što su ove dužnosti detaljnije, lakše će se rješavati pretpretresni i sudski sukobi između zaposlenog i poslodavca.

Zašto vam je potreban opis posla

Prilikom sastavljanja ovog dokumenta, odgovorna osoba treba zasnivati na normama sadašnjeg federalnog, regionalnog i lokalnog nivoa. Rukovodilac preduzeća, kao osoba odgovorna za ispravno upravljanje dokumentima, mora provjeriti ovu usklađenost. Štaviše, šef osoblja također mora biti svjestan usklađenosti instrukcije sa važećim zakonodavstvom.

Sastavlja se ili za grupu identičnih pozicija, ili za određenu pojedinačnu poziciju. Zaposleni mora biti upoznat sa dokumentom uz potpis. To morate učiniti kada se prijavljujete za posao. Ako nije pravilno sastavljen, onda će zaposleni i rukovodilac sigurno imati nesuglasice i konfliktne situacije u pogledu podjele rada i funkcija koje obavlja zaposlenik.

Uz ispravnu izradu opisa poslova, menadžment treba da nastavi specifične ciljeve i riješiti sljedeće zadatke:

pravilno podijeliti radne obaveze između zaposlenih na sličnim pozicijama. Potrebno je jasno koordinirati njihove akcije kako bi se postigao najkorisniji rezultat;
poboljšanje psihološke klime u timu, poboljšanje situacije. Potrebno je minimizirati procenat vjerovatnoće sukoba;
jasno razgraničiti prava i obaveze specijalista istog nivoa, dati pojedinosti o njihovim ovlastima, jasno definisati odgovornost svakog od njih. Ako je potrebno, možete se posebno fokusirati na disciplinske sankcije koje se mogu primijeniti na specijaliste u obliku odgovornosti za zanemarivanje svojih dužnosti;
da izvrši psihološki i službeni rasterećenje zaposlenih koji su primorani da kombinuju više pozicija. Nije ih dovoljno samo istovariti, ovo opterećenje mora biti pravilno i ravnomjerno raspoređeno;
uspostaviti sistem psiholoških i finansijskih podsticaja i motivacije;
odgovarajuća raspodjela odgovornosti među menadžerima.

Uz pomoć opisa poslova, menadžment preduzeća sprovodi sve aspekte interakcije između upravljačkog aparata i osoblja. Ali nije uvijek moguće postići maksimalni mogući rezultat. Stoga je potrebno pravilno odabrati i imenovati osobu koja će biti odgovorna za sastavljanje opisa poslova.

U zavisnosti od veličine preduzeća i broja zaposlenih, sastavlja se standardno uputstvo za grupu identičnih radnih mesta. Ako je potrebno, možete izvršiti podešavanja za određenu poziciju. Ako je kompanija mala, ima samo 25-50 ljudi, onda se dokument sastavlja za svaku poziciju posebno. Odgovorni je član Odjeljenja za ljudske resurse.

Osnovna pravila za sastavljanje opisa poslova sekretara

Za funkciju kao što je sekretar (može biti višestepena, od sekretara rukovodioca strukturne jedinice do sekretara rukovodioca holdinga ili koncerna) ne postoji razvijena jedinstvena forma opisa poslova. Dakle, svako preduzeće ima pravo da izabere kako će sastaviti dokument.

Prilikom sastavljanja dokumenta, odgovorni službenik mora imati na umu da je potrebno uzeti u obzir specifičnosti aktivnosti određenog preduzeća. U firmama različitih smjerova sekretari mogu obavljati različite funkcije i dužnosti. Ovo se mora uzeti u obzir prilikom izrade nacrta.

Možete se osloniti na općeprihvaćeni obrazac. Svaki opis posla treba da sadrži sljedeće:

Ako je potrebno, opisu poslova sekretara mogu se dodati i dodatne rubrike:

"uslovi rada". Ovdje možete napraviti referencu na interne propise kako biste odredili način rada sekretarice. Ako postoji potreba za pratnjom menadžera na službenim putovanjima, ova nijansa se može odraziti i ovdje;
"pravo na potpisivanje". Sekretar može potpisivati dokumente u okviru svojih ovlaštenja.

Opis posla, koji sastavlja odgovorni radnik kadrovske službe, mora proći proceduru usaglašavanja sa šefom kadrovska služba. Osim toga, sam sekretar mora biti upoznat s tim uz potpis.

Izrada opisa poslova za sekretaricu

Dokument je sastavljen u jednom primjerku. Potpisuje ga sam sekretar nakon što ga pažljivo pročita i prouči. Ako preduzeće ima više sekretara po državi, onda možete odštampati nekoliko primeraka, praveći odgovarajuće izmene za svakog posebno, u zavisnosti od pozicije rukovodioca za koju je sekretar „vezan“.

Ako je sekretaru potreban dodatni primjerak za ličnu upotrebu, može napraviti kopiju opisa posla koji je već potpisao. Nije zabranjeno!

Da biste pravilno sastavili dokument, morate slijediti neka pravila. Konkretno, „zaglavlje“ treba da bude dizajnirano u gornjem desnom uglu. Ovo je mjesto za odobravanje instrukcija od strane rukovodioca cijelog preduzeća. Ovdje morate popuniti nekoliko redova:

mora biti riječ "odobravam";
slijedi pozicija lidera. Na primjer, " generalni direktor" ili "direktor";
Puno ime rukovodioca;
potpis lidera.

Zatim u sredini lista morate navesti naziv dokumenta. Ovo je opis posla sekretarice. Tek nakon toga se registruju sve glavne tačke.

Gore su pomenuti odeljci iz kojih bi trebalo da se sastoji instrukcija sekretara. Propisuju se u skladu sa propisima o obavljanju poslova. Na primjer, funkcionalne dužnosti sekretara šefa odjeljenja mogu biti nešto „uže“ od dužnosti pomoćnika rukovodioca cijelog preduzeća.

Nakon sastavljanja uputstva, ono se mora usaglasiti sa službenikom koji je zadužen za sekretarijat. To može biti rukovodilac relevantne strukturne jedinice. Ako takva osoba ne postoji u državi, onda kod šefa kadrovske službe ili drugog zaposlenika čije dužnosti uključuju takvu koordinaciju.

Oznaka odobrenja se nalazi na kraju dokumenta. Potrebno je da popunite nekoliko redova:

obavezno naznačite riječ "dogovoreno";
odgovornost za položaj osobe;
naziv kompanije u skraćenoj verziji;
Ime ovog zaposlenog;
kalendarski datum za odobrenje;
potpis osobe koja je odobrila instrukciju.

Nakon toga, morate dati dokument na pregled samom sekretaru. Također morate popuniti nekoliko redova:

obavezno navesti izraz „Upoznat sam sa uputstvom“;
mjesto sekretara kako je navedeno u spisku osoblja;
naziv kompanije u skraćenoj verziji;
Ime ovog zaposlenog;
podaci o pasošu. Ako je potrebno, možete napraviti kopiju stranice pasoša na kojoj su navedeni lični podaci sekretara. Priložite kopiju uputstva kao potvrdu navedenih podataka;
kalendarski datum za odobrenje;
potpis radnika koji potvrđuje da je zaista pročitao opis svog radnog mjesta.

Nemojte "premeštati" dokument bez pažljivog čitanja. Pažljivo upoznavanje je garancija da će vjerno ispunjavati svoje dužnosti i da neće raditi posao za druge zaposlene. Ako sekretar odstupi od svojih funkcionalnih dužnosti ili ih ne ispunjava, odgovaraće.

Naprotiv, ako se smatra odgovornim za navodno neizvršavanje, uvijek se može pozvati na uputstva i osporiti nalog uprave o imenovanju disciplinarna akcija. Također će pomoći prilikom podnošenja pritužbe inspekciji rada ili prilikom podnošenja tužbe na sudu. Stoga, morate biti oprezni!

Poslove dužnosti sekretara

Svakoj organizaciji je potreban sekretar. Stoga je opis posla takvog radnika koristan svakoj kompaniji. Sekretar može biti i rukovodilac preduzeća i rukovodilac strukturne jedinice. Ovo je funkcija sekretara.

Dužnosti sekretara uključuju:

prijem i razvrstavanje primljene korespondencije za rukovodioca;
obavljanje kancelarijskog rada u okviru djelatnosti odjeljenja ili strukturne jedinice;
prihvatanje ličnih izjava zaposlenih na potpis rukovodioca;
priprema dokumentacije i materijala koji su neophodni za rad šefa;
rad sa računarom, fotokopir aparatom i ostalom kancelarijskom opremom;
vođenje kontrolne i registracijske datoteke;
štampanje dokumenata koji su neophodni za rad šefa;
obavljanje poslova na pripremi raznih sastanaka, sastanaka i drugih sastanaka;
priprema i štampanje dokumenata neophodnih za takve sastanke;
organiziranje prijema posjetitelja;
vođenje registra ulaznih i odlaznih dokumenata;
ljubazna komunikacija na telefonu;
druge poslove koji zavise od specifičnosti djelatnosti odjela ili strukturne jedinice.

Opis poslova sekretara načelnika

Sekretarica direktora također ima opis posla. Odgovornosti Izvršnog sekretara uključuju:

obavlja poslove na organizaciji tehničke podrške za poslove rukovodioca;
prihvatiti i sortirati svu prepisku koja dolazi na ime šefa;
ako postoji takva potreba, razvrstati svu korespondenciju po strukturnim odjeljenjima i organizirati dostavu ove korespondencije relevantnim strukturnim odjeljenjima;
organizacija telefonskih razgovora šefa;
prijem i snimanje dolaznih informacija za vrijeme odsustva rukovodioca;
rad sa kancelarijskom opremom;
Organizacija sastanaka, sastanaka i sastanaka;
priprema i štampanje potrebnog materijala za sastanke;
izvršavanje pojedinačnih instrukcija rukovodioca.

Skinuti

Uzorak opisa posla sekretarice možete preuzeti u .doc formatu

Sekretari su zaposleni, bez čijeg učešća, znanja i vještina je teško obezbijediti usklađen rad privrednog subjekta. Raspon dužnosti sekretara je prilično velik. Vrijedi se upoznati s njima kako biste stekli predstavu o značaju ove profesije u modernoj stvarnosti.

Karakteristike profesije sekretara i uslovi za zaposlenog

Ovaj posao ne samo da zahteva od osobe organizovanost, komunikativnost i sabranost, već joj može obećati i odlične izglede za karijeru. Na primjer, u budućnosti može računati na poziciju kancelarijskog menadžera službenika odjela itd.

Glavni zahtjevi za ovog stručnjaka su sljedeći:

Srednje, visoko obrazovanje;
Radno iskustvo;
Poznavanje računara i rad sa kancelarijskom opremom;
Poznavanje osnova kancelarijskog rada;
Poznavanje stranog jezika (često engleskog).

Takođe, mnogi poslodavci se fokusiraju na lični kvaliteti osoba (dobra volja, odzivnost, tačnost), njegov odnos do najsitnijih detalja, sposobnost da se nosi sa širokim spektrom dužnosti i zadataka, ugodan izgled.

Plata specijaliste varira od 15.000 rubalja do 40.000 rubalja. Zavisi od obima posla i finansijske situacije same organizacije.

Postoji nekoliko glavnih specijalizacija sekretara:

Pomoćnik menadžera;

Odgovornosti Izvršnog sekretara

Imenovanje i razrešenje ovaj zaposlenik može se odvijati samo po nalogu rukovodioca u čijoj je podređenosti. Također dostupan je izvršni, na koga se povjeravaju poslovi sekretara načelnika za vrijeme njegovog odsustva sa posla.

U svom radu ovaj zaposlenik se rukovodi:

podzakonski akti federalnog i regionalnog nivoa;
Povelja i lokalni interni propisi;
odredbe opisa poslova.

Odgovornosti Izvršnog sekretara uključuju:

obezbjeđivanje administrativnih i administrativnih poslova rukovodioca (sistematizacija i strukturiranje svih potrebnih materijala za to);
obezbeđivanje rukovodioca svim potrebnim za rad - ispravna organizaciona oprema, kancelarijski materijal;
priprema sastanaka i sastanaka koje održava rukovodilac;
organizacija službenog putovanja za šefa (naručivanje karata i rezervacija hotela);
sastavljanje zahtjeva i pisama u ime nadređenih;
organizacija prijema posjetitelja (po potrebi - sastanak i smještaj gostiju);
odgovaranje na dolazne pozive, fiksiranje primljenih informacija i njihovo prenošenje menadžeru;
prihvatanje prijava i njihovo prenošenje na potpis rukovodiocu;
prijenos informacija od menadžmenta do krajnjih korisnika (konkretnih izvođača, partnera, kupaca);
kontrolu vremena i kvaliteta izvršenja od strane zaposlenih u preduzeću naloga i uputstava uprave;
izvođenje kopiranja i umnožavanja radova bilo koje složenosti i obima;
održavanje operativne komunikacije sa drugim kompanijama (državnim i komercijalnim), pojedincima o pitanjima vezanim za direktnu delatnost preduzeća.
izdavanje potrebnih uverenja o radnom stažu zaposlenih, kao io njihovim zaradama.

Sekretar mora obavljati i posebne zadatke službene prirode svog neposrednog pretpostavljenog.

Osim dužnosti, ovaj specijalista ima i prava. On može:

Izvršni sekretar je odgovoran za:

kršenja internih propisa o radu i sigurnosnih propisa;
nepoštovanje naredbi, uputstava i drugih lokalnih akata;
neizvršavanje poslova propisanih opisom poslova;
izvršenje dokumenata koji se podnose na potpis rukovodiocu;
otkrivanje informacija koje su mu povjerene.

Poslovna zaduženja sekretara

Sekretar je korak niže od referenta. Ali to ne umanjuje njegov raspon odgovornosti.

Dakle, dužnosti sekretara-službenika uključuju:

Mnoge poslove koji su dodijeljeni referentu može obavljati i sekretar načelnika, ali vrijedi pojasniti da je njegova funkcionalnost znatno šira. To je prvenstveno zbog potrebe da se aktivnosti upravljanjašefovi.

Službenik, kao i svaki drugi specijalist, ima niz prava, posebno:

pravo na pristup informacijama potrebnim za njegovo djelovanje;
pravo na ovjeru određenih dokumenata vlastitim potpisom;
pravo upoznavanja sa dokumentacijom, kao i odlukama koje uprava donosi u pogledu obima svojih radnih obaveza;
pravo da brane svoje interese.

Za zaposlenje kao sekretarica morate pravilno sastaviti životopis. Važno je navesti sve vaše glavne profesionalne prednosti, lične kvalitete i, naravno, profilno radno iskustvo. Također možete preuzeti odgovarajući životopis sa interneta, popuniti ga i poslati na potencijalni poslodavac na razmatranje.

2.3. Šta treba, a šta može sekretarica

Šta sekretar treba da zna i ume da uradi je navedeno u kvalifikacionom profilu.

Kvalifikaciona karakteristika- to normativni dokument, utvrđivanje šta ovaj ili onaj zaposleni treba da radi na svom poslu, šta za to treba da zna i ume da uradi i koji treba da bude stepen njegove obuke.

Poslove odgovornosti(sekretar mora biti u stanju) Obavlja tehničke funkcije za osiguranje i servisiranje rada rukovodioca preduzeća (ili odjeljenja), pomaže planiranje radnog dana šefa. Primajte informacije potrebne za menadžera od odjela ili izvođača, pozovite zaposlene u njegovo ime. Organizovati telefonske razgovore sa rukovodiocem, primati i prenositi telefonske poruke, snimati primljene poruke u njegovom odsustvu i sa njima saopštavati načelniku. Organizujte putovanja i poslovna putovanja rukovodioca. Vrši rad na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi rukovodilac (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje učesnika o vremenu, mjestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, njihovo evidentiranje), vođenje i sastavljanje zapisnika. Omogućiti radnom mjestu menadžera kancelarijski materijal, organizacionu opremu, stvoriti uslove pogodne za njegov efikasan rad. Prenosite i primajte informacije o prijemnim i interfonskim uređajima, brzo štampajte različite materijale u pravcu glave. Vijesti rad na dokumentaciji, primaju korespondenciju upućenu rukovodiocu, sistematizuju je u skladu sa procedurom usvojenom u preduzeću i nakon razmatranja je prosleđuju rukovodiocima odeljenja ili određenim izvršiocima na korišćenje u procesu svog rada ili za pripremu odgovora. Vijesti informativna služba menadžer i zaposleni (usmeno, dokumentarno, pisati kritike za štampu, dati kopije zanimljivih članaka). Poštujte rokove za ispunjavanje uputstava načelnika o ličnim izjavama građana. Organizuje prijem posetilaca, pokazujući takt i pažnju prema njima, doprinosi blagovremenom razmatranju zahteva i predloga zaposlenih, formira predmete u skladu sa odobrenom nomenklaturom predmeta, obezbeđuje njihovu bezbednost i rokovi arhivirati. Kreirajte i koristite baze podataka (uključujući informacije o Internetu).

Sekretar mora znati: delatnosti preduzeća i dužnosti i nadležnosti zaposlenih; odredbe i uputstva za dokumentaciju; strojopis; rade za PC, savremeni kompjuterski uređivači (Word, Excel, itd.); pravila pravopisa i interpunkcije; redosled rasporeda materijala pri štampanju raznih dokumenata; pravila za rad kancelarijske opreme (faksovi, mini-ATS, fotokopir aparati, diktafoni, kasetofoni); pravila za upotrebu prijemnih i interfonskih uređaja; standarde jedinstvenog sistema organizacione i administrativne dokumentacije; interni propisi o radu; osnove naučna organizacija tajnički posao; psihologija ljudi i zakoni efektivne komunikacije; uredski bonton; pravila i norme zaštite na radu, sigurnosnih mjera, industrijske sanitacije i zaštite od požara; strani jezik klijenata i partnera; Zakon o radu RF.

Za razvoj i specifikaciju kvalifikaciona karakteristika preduzeća (firme) razvijaju opise poslova.

Opis poslova - glavni organizaciono-pravni dokument koji reguliše rad sekretara, definiše njegova prava, položaj u organizaciji, prirodu posla. Sekretar se oslanja na ovaj dokument u svojim odnosima sa zaposlenima. Šta piše u opisu posla, onda će se pitati koja su prava u njemu data, sekretarica ih ima.

Opis poslova sekretara je individualan dokument, budući da radno mjesto sekretara ima mnogo gradacija. U maloj organizaciji (ili firmi) biće jedan sekretar (sekretar-referent). U većim organizacijama, rukovodilac i njegovi zamjenici mogu imati sekretare u svakoj strukturnoj jedinici. Postoje sekretari odbora, naučni sekretari naučnih veća itd. Svaki sekretar uvek, na osnovu obima i specifičnosti delatnosti organizacije, zahteva predsednika i poverenja u sekretara, razvija sopstveni niz dužnosti i prava. , razne kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta rada. Istovremeno, postoji tipičan skup poslova upravljanja dokumentarnim i nedokumentarnim uslugama koje obavljaju svi sekretari. Osim toga, posebnost i složenost sastavljanja opisa poslova sekretara su posljedica svestranosti njegovih aktivnosti. Dakle, nemoguće je govoriti ni o jednom standardu opisa poslova sekretara (sekretara-referenta).

Međutim, kao i za svaki opis posla, za njega postoje opći zahtjevi. Prije svega, ima već uspostavljenu jedinstvenu strukturu teksta, odnosno odjeljke:

1. Opšte odredbe;

2) funkcije;

3) službene dužnosti;

5) odgovornost;

6) odnosi;

7) komunikacije po položaju.

Može se dodati rubrika "Evaluacija rada" i u poslednjih godina sve češće se pojavljuje rubrika „Organizacija posla (dnevna rutina)“.

poglavlje " Opće odredbe» sadrži tačan naziv radnog mjesta u skladu sa osoblje, mjesto u sistemu upravljanja, odnosno naziv strukturne jedinice i potčinjenosti, postupak imenovanja i razrješenja i postupak zamjene. U velikim organizacijama koje imaju DOW službu, sekretar ima dvostruku podređenost – direktno svom šefu i šefu DOW službe. Sekretari se imenuju i razrješavaju nalogom načelnika (u velika organizacija- na prijedlog rukovodioca službe predškolske vaspitne ustanove). U istoj rubrici su navedeni uslovi za stručno osposobljavanje i radno iskustvo. Danas su se odnos prema sekretaru i zahtjevi prema njemu drastično promijenili. Firme traže sekretaricu sa višom ili srednjom stručnom spremom koja zna strani jezik i tečno koristi računar. Sve češće se od sekretarice, kao iu inostranstvu, traži da poznaje ne jednog, već dva ili više strani jezici, jer firme imaju brojne kontakte sa inostranim partnerima, a sekretarica sa njima komunicira. Sadrži i naznake glavnih zakonodavnih, regulatornih, regulatornih, metodoloških, organizacionih, administrativnih dokumenata kojima se sekretar rukovodi u svom radu.

U odeljku „Funkcije“ navedene su glavne aktivnosti sekretara (sekretara-referenta), na primer: informaciono-dokumentaciona podrška rukovodiocu, organizaciona podrška radu rukovodioca, učešće u pripremi izložbi i prezentacija itd.

U odeljku "Odgovornosti" navedene su sve vrste poslova, operacija i tehnologije koje se koriste u njihovoj implementaciji. U njemu su logičnim redoslijedom navedeni poslovi koje obavlja sekretar. Sve vrste radova podijeljene su na operacije s naznakom tehnologije izvođenja. Na primjer, funkcija "informaciono-dokumentacijska podrška" podijeljena je na dva dijela: dokumentaciju i rad sa dokumentima. Dokumentacija, zauzvrat, uključuje sastavljanje pisama (pozivna pisma, pisma podsjetnika, itd.), telegrama, itd., po uputama voditelja projekta; štampanje dokumenata glave na kompjuteru; provjera ispravnosti izvršenja dokumenata kada se predaju na potpis šefu (vize, dostupnost i ispravnost detalja u skladu sa zahtjevima standarda, itd.); izrada i ovjera kopija dokumenata i sl. Rad sa dokumentima uključuje prijem ulaznih dokumenata (označeni su sati npr. u 09 i 16 sati), prijem faksova i Email(tokom dana); primarna obrada primljenih dokumenata u skladu sa zahtjevima kancelarijskog uputstva; pregled dokumenata (ako je poveren sekretaru); registraciju dokumenata u skladu s pravilima koje je ustanovila organizacija; izvještaj o dokumentima rukovodiocu itd.

Odjeljak "Prava" je možda najvažniji. Ističe mjesto sekretara u sistemu upravljanja, njegov značaj, poziciju u organizaciji. Kroz prava su vidljiva ovlašćenja koja je načelnik delegirao sekretaru i stepen njegove nezavisnosti. Ovaj odjeljak omogućava sekretaru da oslobodi vrijeme menadžera za rješavanje glavnih strateških i taktičkih zadataka.

Upravo ovaj dio opisa poslova daje sekretaru (sekretaru-referentu) veća ili manja ovlaštenja i određuje stepen njegovih sposobnosti.

Odjeljak "Odgovornost" sastavljen je u skladu sa zakonom.

Rubrika „Odnosi (veze po pozicijama)” takođe je veoma važna za organizaciju rada svakog službenika administrativnog aparata, a to je prvenstveno zahvaljujući aktivnoj implementaciji automatizovani sistemi, koji zahtijevaju detaljnu naznaku koje informacije, u kom obliku, kome se prenose i od koga dolaze.

Posljednjih godina u opisima poslova često se pojavljuje odjeljak za evaluaciju poslova. Obično ukazuje na kriterijume blagovremenosti rada i njegovog kvaliteta, na primer: odsustvo pritužbi, reklamacija i pritužbi; odsustvo grešaka u dokumentima; poštivanje rokova za izvršenje uputstava uprave i dr.

Opis posla se po pravilu završava naznakom postupka njegove revizije. Uvjeti za reviziju opisa poslova mogu biti promjene u strukturi organizacije koje su podrazumijevale preraspodjelu dužnosti zaposlenih, promjenu vrste poslova koje obavlja sekretar i uvođenje računarske tehnologije. Ali mnogo češće se navodi period obavezne revizije ili ponovnog odobrenja uputstva (3 godine ili 5 godina).

Fakultativni dio je "Organizacija rada", ali u U poslednje vreme veoma je popularan i sve češći. Daje okvirni dnevni raspored rada sekretara. Moglo bi izgledati ovako.

PRVA POLOVINA RADNOG DANA:

1) dođe na posao 10 minuta prije rukovodioca, kako bi provjerio stanje na radnom mjestu (svoje i rukovodioca), doveo se u red, izradio ili razjasnio plan za naredni dan;

2) preuzimanje prema planu potrebna dokumenta i djela;

3) prima prepisku, upoznaje se sa sadržajem, odlaže dokumente za koje je potrebna prioritetna odluka rukovodioca;

4) telegrame, hitne faksove i telefonske poruke da se odmah prenesu rukovodiocu;

5) priprema opcije mogućih odgovora ili rešenja za ostale dokumente, distribuira izvršiocima;

6) pregleda primljene recenzije, izvještaje, pozive i sl.; Zabilježite datume i vremena svih događaja u svoj dnevnik-kalendar;

7) čuva dokumentaciju potrebnu za tekući informativni i referentni rad;

8) izveštava rukovodioca o primljenoj prepisci;

9) zajedno sa rukovodiocem pojašnjava sadržaj planiranih aktivnosti za tekući dan;

10) dostavlja telefonom i lično uputstva rukovodioca nadležnim izvršiocima i podseća na istekle rokove za izvršenje dokumenata.

popodne:

1) prikupljanje i priprema za potpisivanje izvršenih dokumenata;

2) izvještava rukovodioca o izvršenim dokumentima, preuzima od upravnika dokumente koje obrađuje;

3) obrađuje i šalje izlaznu dokumentaciju;

4) planirati aktivnosti za naredni dan.

Tokom radnog dana su:

a) rad sa posjetiocima, telefonski razgovori;

b) dostavljanje izvršenih dokumenata u predmete;

c) obavljanje poslova na računaru;

d) organizovanje kopiranja dokumenata u skladu sa uputstvima rukovodioca.

KRAJ RADNOG DANA:

1) pregledate svoj dnevnik i obavestite nadležne službe o potrebi pripreme za određene aktivnosti;

2) ako rukovodilac ostane da radi nakon završetka radnog dana, potrebno mu je dati sve potrebne informacije, materijale;

3) srediti svoje radno mesto, izvaditi dokumente, zaključati sef i sve ormare ključem, isključiti elektronsku i tehničku opremu sa mreže.

Opis posla je sastavni dio kompletan paket dokumenata neophodnih za organizovanje rada administrativnog aparata.

SAVJET. Organizujte svoj radni dan tako da možete sve i da budete svima korisni. Prepustite se svom poslu, ali ne zaboravite da postoje pitanja koja nisu u vašoj nadležnosti. Stoga, radite samo ono što morate.

Sažimanje: još jednom treba napomenuti da je opis poslova sekretara individualan dokument, budući da pozicija sekretara ima mnogo gradacija. Svaki sekretar, na osnovu obima i specifičnosti aktivnosti organizacije, zahteva rukovodioca i njegovog poverenja u sekretara, ima svoj niz dužnosti i prava, različite kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta posla.

Glavni inženjer preduzeća obično se smatra desnom rukom direktora, a zamjenikom za trgovinu lijevom, ali kada je sekretar odsutan, direktor je potpuno bez ruku.

Radno mjesto sekretara se u radnom pravu klasificira kao tehnička kategorija izvršni službenici. Svoje aktivnosti obavlja u okviru standardnog pravnog akta koji reguliše odnos između dve strane, učesnika u procesu - poslodavac i radnik, i pripada kvalifikacionoj sekciji opisi poslova multisektorski plan uključen u proizvodna preduzeća, kompanije, vladine organizacije, opštinske i privatne institucije.

Struktura instrukcija

Dobro napisan dokument treba u potpunosti da odražava sljedeća glavna poglavlja napisano određenim redosledom. Preporučljivo ih je detaljnije razmotriti.

Građanin koji je završio višu stručnu spremu obrazovne ustanove bez tvrdnji o postojanju bilo kakvog radnog iskustva u ovoj specijalnosti, ili osobe koja je stekla srednje specijalizovano obrazovanje. U potonjem slučaju preduslov za zapošljavanje može biti da imaju kontinuirano iskustvo u ovoj struci u trajanju od najmanje 2 godine.

Ovlašćenja za zapošljavanje i razrješenje sa funkcije sekretara su data zakonom šefa organizacije.

Osoba koja djeluje kao aplikant mora imati sljedeću listu znanja i profesionalnih vještina:

biti upoznat sa pravilima registracije, procedurom prijema i čuvanja regulatornih dokumenata i dokumenata viših organizacija od kojih zavisi funkcionisanje preduzeća - naredbi, rešenja, akata;
posjedovati osnovna znanja o proceduri vođenja kancelarijskog procesa, biti dobro upućeni i razumjeti značenje uputstva za model, odredbe sa kojima će se zaposleni morati suočiti u toku svog rada;
poznaju strukturnu klasifikaciju preduzeća po odjeljenjima;
znati sastavljanje dokumenata i osnovne principe rada sa njima;
imati jasno razumijevanje o skladištenju papira i korištenju arhive;
imati velika brzina kompjutersko kucanje ili kucanje;
pokažu komunikativne, pregovaračke i diplomatske kvalitete;
znati koristiti kancelarijsku i komunikacionu opremu;
poznaju osnovne standarde za izradu administrativnih dokumenata;
imati jasno razumijevanje osnova etičkog i estetskog ponašanja i kompetentno ih koristiti;
posjeduju potrebnu količinu administrativnih i pravni okvir državni propisi koji regulišu radnu delatnost.

direktno podnošenje - šefa organizacije ili šef odjeljenja.

U slučaju prinudnog odsustva ovog radnika, njegova ovlašćenja mogu biti preneta na drugog izvršioca privremeno postavljenog na radno mesto internim nalogom za preduzeće.

Funkcije i službena prava

Profesija sekretara je multifunkcionalna i prilično višestruka pozicija koja uključuje i implementaciju naredni koraci kako je predviđeno:

Osnovna prava:

samostalno odlučuje o pitanjima iz svog djelokruga i nadležnosti;
ne izvršavaju zadatke i zadatke koji graniče sa rizikom po zdravlje i život;
potražnja od neposredni rukovodilac obezbjeđivanje normalnog radnog mjesta i poštovanje pravila zaštite rada na radu;
imaju pristup svim informacijama potrebnim za obavljanje svojih dužnosti;
daju prijedloge racionalizacije u sklopu regulacije svojih djelatnosti i rada zaposlenih;
obavještava upravljački tim o uočenim povredama i nedostacima u procesu rada, kao i samostalno preduzima mjere za njihovo otklanjanje;
zahtijevati od zaposlenih pismeni izvještaj u slučaju nepoštovanja naredbi i uputstava šefa, sa navođenjem razloga.

Odgovornost

Sekretaru se, u okviru službenih poslova, povjerava sledeća odgovornost po:

sprovođenje zastupanja interesa njega lično ili organizacije u kojoj se rukovodi, u suprotnosti sa komandnim štabom;
sopstvene odluke i akcije;
neadekvatno obavljanje svojih neposrednih dužnosti;
neusklađenost opšta pravila propisano upravljačkim paketom akata društva;
netačan odnos prema ličnim, povjerljivim podacima, kao i odavanje podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu;
nanošenje materijalnih gubitaka organizaciji;
nepoštivanje radne discipline, dnevne rutine, kršenje zaštite na radu;
zanemarivanje normi bontona i društvenog ponašanja u timu.

Uslovi rada

Radni dan zaposlenog se sastoji od opšti poslovnik za određeni tim, usvojen statutom organizacije. Po potrebi se može poslati sekretar poslovno putovanje lokalnog i regionalnog značaja.

putni troškovi i nadnica za ovaj period se obračunavaju u skladu sa važećim zakonodavstvom.

U zavisnosti od specifičnosti delatnosti društva, uprava je ovlašćena da unese dodatne odredbe kojima se reguliše službena delatnost sekretara.

Pravo na potpisivanje

U nekim slučajevima, sekretar ima pravo potpisa, što se odnosi samo na spisak papira i dokumenata koji su direktno povezani sa njegovim službenim aktivnostima. Pravno se takvo pravo na potpisivanje klasifikuje kao ograničeno.

Ostalo

Po nahođenju rukovodioca preduzeća, dokument može sadržati dodatne stavke koje nisu obavezne. Na primjer, mogućnost izmjena, dopuna i odobrenja ovog uputstva.

Osim toga, odjeljak „ostalo“ sadrži podatke na osnovu čega je dokument usvojen i kojim aktima je uređen.

Uzorak uputstva za upotrebu

Unatoč činjenici da svako uputstvo koje sadrži funkcionalne dužnosti sekretara ima standardni obrazac, ono se i dalje sastavlja uzimajući u obzir specifičnosti kompanije i njene vrste djelatnosti.

Posebnosti

U zavisnosti od vrste zanimanja, dužnosti sekretara različitih organizacija mogu donekle drugačije prema listi funkcija. Kao primjer, date su glavne oblasti aktivnosti zaposlenika, uzimajući u obzir specifičnosti radnog mjesta.

Referent

Sekretar-referent ulazi dublje proizvodni procesi, tako da mora imati sigurno osnovno znanje i imaju visoko obrazovanje. Njegovo glavni zadaci:

pripremaju dokumente koji osiguravaju potpuno vođenje rada organizacije;
provjerava ispravnost izvršenja dokumenata dostavljenih na razmatranje rukovodiocu;
primati posjetitelje;
voditi kadrovski rad - izraditi interne naloge za zaposlene, izraditi radne knjižice, satnica, dogovoriti putovanje, bolovanje, izdavanje sertifikata članovi osoblja kome se to može ticati;
promptno izvršavati trenutne instrukcije upravljačkog tima.

sudska sednica

Profesija spada u kategoriju državne izvršne službe. Funkcioniše samo u sudovima. Zaposlenik pomaže u radu pravosuđa, učestvuje na sastancima i osigurava vođenje dokumentacije. Njemu je povjereno sljedeće karakteristike:

izbor i dizajn materijala za proučavanje predmeta na sudu;
vođenje pismene evidencije;
sastavljanje i slanje sudskih poziva kojima se pozivaju svi učesnici u postupku da dođu na sud;
registracija predmeta, vođena regulatornim pravnim i zakonodavnim aktima.

službenik

Zaposleni na ovoj poziciji odgovoran je za cjelokupni promet dokumenata u preduzeću. Njegovo glavne odgovornosti:

pregovaranje sa klijentima - u direktnoj i telefonskoj komunikaciji;
kontrolu izvršavanja poslova i rješavanja zadataka propisanih naredbama i uputstvima uprave;
obrada ulazne i izlazne dokumentacije, njena registracija u okviru važeće nomenklature predmeta u preduzeću;
Izvođenje stranih prijevoda;
djelomična kombinacija funkcija arhivista.

Office Manager

Voditelj kancelarije je sekretar širi profil. Pored standardnih obaveza, on mora:

pažljivo proučite svu prepisku, interne naloge, na osnovu njih da učestvujete u pripremi proizvodnih projekata;
distribuirati ulazne papire i dokumente;
slanje odlaznih naloga;
vodi zapisnike sa sastanaka i sastanaka;
sastaviti punomoćje o odgovornosti;
prihvatiti telefonski pozivi i proslijediti ih prema njihovoj namjeni;
koordinira aktivnosti uslužnog i nižeg osoblja - tehničkih radnika, vozača, kurira.

Glava

Ključne karakteristike uzimajući u obzir specifičnosti obavljanja funkcije:

obavlja administrativne i organizacione poslove;
prima ličnu dokumentaciju namijenjenu neposrednom rukovodiocu;
daje sve potrebne informacije direktoru o proizvodnji, servisu, kadrovskim pitanjima;
po nalogu rukovodioca sastavlja pisma, zahtjeve, zahtjeve i potraživanja prema trećim organizacijama i odgovoran je za njihovo slanje;
osigurava održavanje radnog mjesta menadžera na odgovarajućem nivou, stvara ugodne uslove za obavljanje njegovih direktnih dužnosti;
organizuje proces prijema posjetilaca;
formira unutrašnje poslove preduzeća;
tečno koristi ličnu kancelarijsku opremu.