քարտուղարի տեղակալ. Քարտուղարի աշխատանքային պարտականությունները
Գլխավոր քարտուղար
Գործադիր քարտուղարի աշխատանքի նկարագրության ձևանմուշ
Աշխատանքի նկարագրության նմուշը կազմվում է՝ հաշվի առնելով մասնագիտական ստանդարտը
1. Ընդհանուր դրույթներ
1.1. Ղեկավարի քարտուղարը պատկանում է մասնագետների կատեգորիային։
1.2. Մարդ, ով ունի.
1) բարձրագույն կրթություն- բակալավրի կամ միջնակարգ մասնագիտական կրթությունմիջին մակարդակի մասնագետների վերապատրաստման և լրացուցիչ մասնագիտական կրթության ծրագրերի վերաբերյալ.
1) առնվազն երկու տարվա աշխատանք կազմակերպչական և փաստաթղթերի աջակցությունմիջին մասնագիտական կրթությամբ կազմակերպության ղեկավարի գործունեությունը.
1.3. Կառավարչի քարտուղարը պետք է իմանա.
1) կազմակերպության հիմնական գործունեության առանձնահատկությունները.
2) Ռուսաստանի Դաշնության վարչական իրավունքի և աշխատանքային օրենսդրության հիմունքները.
3) կազմակերպության և նրա ստորաբաժանումների կառավարման թիմը.
4) ինքնակառավարման գործառույթները.
5) աշխատաժամանակի պլանավորման սկզբունքներն ու կանոնները.
6) նպատակադրում.
7) գործարար բանակցությունների վարման կանոնները.
8) պլանավորողի նախագծման առանձնահատկությունները (էլեկտրոնային և թղթային կրիչների վրա).
9) ժամանակի կառավարման հիմունքները.
10) ղեկավարի հեռախոսային կապերը.
11) կազմակերպության գործառույթները, խնդիրները, կառուցվածքը, ուղղահայաց և հորիզոնական կապերը.
12) գործընկերների, հաճախորդների, ԶԼՄ-ների հետ փոխգործակցության կանոնները.
13) միջանձնային հարաբերությունների պահպանման և զարգացման կանոնները.
14) գաղտնի տեղեկատվության պաշտպանության կանոնները.
15) գործուղումների նախապատրաստման և անցկացման կարգը.
16) գործուղման և ղեկավարի գործուղման համար փաստաթղթերի տրամադրման կարգը.
17) գործարար արձանագրություն.
18) էթիկա բիզնես հաղորդակցություն;
19) այցելուների ընդունելության կազմակերպման կանոնները.
20) խոսքի վարվելակարգի կանոններ.
21) կապի հաստատման, միջանձնային հարաբերությունների պահպանման և զարգացման կանոնները.
22) կազմակերպության կառուցվածքը և գործառույթների բաշխումը կառուցվածքային ստորաբաժանումների և մասնագետների միջև.
23) թեյի (սուրճի) սեղանի մատուցման կանոններ.
24) նրանց համար տաք ըմպելիքների և խորտիկների պատրաստման և մատուցման կանոնները.
25) հանդիպումների և բանակցությունների նախապատրաստման և անցկացման կազմակերպչական և տեխնիկական միջոցառումների, այդ թվում` միջազգային.
26) կոնֆերանսի միջոցառման նախապատրաստման գործընթացում ստեղծված արձանագրության և այլ փաստաթղթերի պահպանման, պատրաստման և ձևակերպման կանոնները.
27) ծախսերի նախահաշիվների կազմում.
28) ղեկավարի ելույթների և հաշվետվությունների գրման հիմունքները.
29) գործարար կապի կանոնները. բիզնեսի վարվելակարգ;
30) էթիկետը և միջազգային արարողակարգի սկզբունքները.
31) Ընդհանուր պահանջներփաստաթղթերի կատարման վերջնաժամկետներին և փաստաթղթային ապահովման ծառայության վերահսկողական գործառույթներին.
32) աշխատողների իրազեկման սկզբունքները, եղանակները.
33) կառավարման կառուցվածքըկազմակերպությունները, կազմակերպության ղեկավարությունը, ավագ աշխատողների ստորագրությունների նմուշները, նրանց լիազորությունների ժամկետները և նրանց պատասխանատվության ոլորտների սահմանափակումները.
34) ցուցումներ գրասենյակային աշխատանքի և այլ տեղական կանոնակարգերըկառավարման ընթացակարգերի իրականացման կարգի սահմանում.
35) աշխատանքի պաշտպանության, արդյունաբերական սանիտարական, հրդեհային պաշտպանության պահանջներ.
36) հիմունքներ պատշաճ կազմակերպումաշխատուժ և դրա արդյունավետությունը բարելավելու մեթոդներ.
37) գրասենյակային էրգոնոմիկայի և ծաղկաբանության հիմունքները.
39) կազմակերպչական տեխնոլոգիայի կազմը, կառուցվածքը և դրա հետ աշխատելու կարգը.
40) կառավարման իրավական հիմքերը (վարչական, աշխատանքային և քաղաքացիական իրավունքի հիմունքներ).
41) գործող իրավական ակտերը, կարգավորող և մեթոդական փաստաթղթերը. պետական ստանդարտներըԿառավարման փաստաթղթային ապահովման կարգի սահմանում.
42) կառուցվածքային ստորաբաժանումների կառուցվածքը, ղեկավարումը, փաստաթղթեր ստորագրելու և հաստատելու իրավունք ունեցող անձանց ստորագրությունների նմուշները, նրանց պատասխանատվության ոլորտների սահմանափակումները.
43) կազմակերպության գործունեության փաստաթղթային ապահովման կանոնները.
44) փաստաթղթերին ներկայացվող պահանջները` կարգավորող իրավական ակտերին և պետական ստանդարտներին համապատասխան.
45) կազմակերպչական փաստաթղթերի (կանոնակարգեր, հրահանգներ, կանոնակարգեր) կազմման կանոններ.
46) փաստաթղթերի տեսակները, դրանց նպատակը.
47) վավերագրական լեզվաբանության հիմունքներ.
48) կազմակերպության փաստաթղթերի (ներքին և արտաքին) համաձայնեցման կանոնները.
49) փաստաթղթերի ստորագրման և հաստատման կանոնները.
50) տեղեկատվության և տեղեկանքների, կառավարման փաստաթղթերի և ծառայողական նամակների պատրաստման և կատարման կանոնները.
51) ռուսաց լեզվի քերականական կանոնները.
52) կառավարման փաստաթղթային ապահովման կարգը սահմանող կարգավորող իրավական ակտերը, կարգավորող և մեթոդական փաստաթղթերը, պետական ստանդարտները.
53) ժամանակակից Ինֆորմացիոն տեխնոլոգիաաշխատել փաստաթղթերի հետ;
54) փաստաթղթերի, փաստաթղթաշրջանառության սխեմաների հետ աշխատելու կարգը.
55) մուտքային, ելքային և ներքին փաստաթղթերի հետ աշխատելու կանոնները.
56) փաստաթղթերի կատարման նկատմամբ վերահսկողության կազմակերպման կանոնները և փաստաթղթերի կատարման ստանդարտ ժամկետները.
57) փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպման և փաստաթղթերի կատարման նկատմամբ հսկողության վերաբերյալ վերլուծական հաշվետվությունների պատրաստման կանոնները.
58) կազմակերպությունում պաշտոնական փաստաթղթերի տվյալների բազաների ստեղծման և վարման կանոնները.
59) համակարգեր էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում;
60) անվանացանկի տեսակները, անվանացանկին ներկայացվող ընդհանուր պահանջները, դրա կազմման և կատարման մեթոդաբանությունը.
61) գործերի ձևավորման և կատարման կարգը` նշելով գործերի առանձին կատեգորիաների ձևավորման առանձնահատկությունները.
62) գործերի պահպանման կանոնները, այդ թվում՝ սահմանափակ մուտքի փաստաթղթերով.
63) առաջացած դեպքերից փաստաթղթերի տրամադրման և օգտագործման կանոնները.
64) գործերի նախապատրաստման և կազմակերպության արխիվ փոխանցելու կանոնները.
65) արտաքին և ներքին տեղեկատվական հոսքերի ձևավորման առանձնահատկությունները.
66) արտաքին տեղեկատվական հոսքերի կազմը.
67) ներքին տեղեկատվական հոսքերի կազմը.
68) կազմակերպության կառուցվածքը և գերատեսչությունների և ծառայությունների միջև փոխգործակցության կարգը.
69) կազմակերպությունում տվյալների շտեմարանների ձեւավորման առանձնահատկությունները.
70) ժամանակակից գիտական մեթոդներն ու տեխնիկական միջոցները, որոնք նպաստում են տեղեկատվական հոսքերի հավաքագրմանը, մշակմանը, պահպանմանն ու հաղորդմանը.
71) տեղեկատվության մշակման մեթոդները` օգտագործելով ժամանակակից տեխնիկական միջոցներկապ և հաղորդակցություն, համակարգչային տեխնոլոգիա;
72) կազմակերպության գործունեության ոլորտում կարգավորող իրավական ակտերը, կարգավորող և մեթոդական փաստաթղթերը, պետական ստանդարտները.
73) կազմակերպության կառուցվածքը, կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարումը, կազմակերպության գործունեությունը և կառուցվածքային ստորաբաժանումների և պաշտոնատար անձանց իրավասությունը.
74) կառավարման տեղեկատվության դասակարգումը, կառավարման տեղեկատվության տեսակները.
75) կառավարման տեղեկատվության տրամադրման ձեւերը.
76) կառավարման տեղեկատվության աղբյուրները.
77) տեղեկատվության աղբյուրների ընտրության մեթոդիկա.
78) կառավարման տեղեկատվության պահանջները.
79) ……… (այլ փաստաթղթեր, նյութեր և այլն)
1.4. Գործադիր քարտուղարը պետք է կարողանա.
1) սահմանել նպատակներ, որոշել նպատակների հիերարխիան.
2) որոշում է աշխատանքի առաջնահերթությունն ու հաջորդականությունը և արդյունավետ բաշխում աշխատաժամանակը.
3) աջակցում է ղեկավարին նրա աշխատաժամանակի բաշխման հարցում.
4) ընտրել գործընկերներին, հաճախորդներին, այցելուներին, ստորաբաժանումների ղեկավարներին և աշխատակիցներին պլանավորված միջոցառումների մասին տեղեկացնելու լավագույն ուղիները.
5) ապահովել տեղեկատվական անվտանգությունկազմակերպության գործունեությունը;
6) ընտրել և նախագծել պլանավորող.
7) մուտքագրել և հետևել տեղեկատվության էլեկտրոնային և (կամ) թղթային կրիչներին.
8) առաջնահերթություն տալ, ընդգծել կարևոր և հրատապ.
9) ընտրել աշխատանքի օպտիմալ ռիթմը.
10) վերլուծում է առաջադրանքների չկատարման պատճառները.
11) կիրառել տեղեկատվական և հաղորդակցական տեխնոլոգիաներ.
12) վարում և աշխատանքում օգտագործում է ղեկավարի հեռախոսային կապերի բազա.
13) տեղեկատվություն ստանալու և փոխանցելու համար օգտագործել կապի գրասենյակային սարքավորումներ.
14) վարում է հաշվապահական հաշվառման ձևաթղթեր, օգտագործում դրանք տեղեկատվական աշխատանքների և ղեկավարի որոշումների կատարումը վերահսկելու համար.
15) հարթել հակամարտությունը և միջանձնային հաղորդակցության բարդ իրավիճակները.
16) օգտագործել տեխնիկական և ծրագրային ապահովումձայնային կամ վիդեո կոնֆերանս անցկացնելու համար;
17) պահպանել ծառայողական վարվելակարգը.
18) կազմում է պետի նախնական հաշվետվությունները.
19) կազմակերպում է ղեկավարի հանդիպումներ հյուրընկալողի հետ.
20) կազմում է ճանապարհորդական փաստաթղթեր.
21) ղեկավարի գործուղման արդյունքների հիման վրա մշակում է փաստաթղթեր և նյութեր.
22) ապահովում է գրասենյակի աշխատանքը ղեկավարի բացակայության ժամանակ.
23) կիրառել գործարար կապի մեթոդներ.
24) գործուղման ընթացքում ղեկավարի հետ փոխգործակցությունն ապահովելու համար օգտագործել կապի միջոցներ.
25) կազմակերպում և ապահովում է ղեկավարի անձնական շփումները.
26) կառավարել հակամարտությունները.
27) հաշվի առնել անհատի հոգեբանական առանձնահատկությունները, երբ տարբեր տեսակներմասնագիտական հաղորդակցություն;
28) օգտագործել կազմակերպության ներսում հաղորդակցության համար սահմանված կանոններն ու ընթացակարգերը.
29) ստեղծել դրական պատկերկազմակերպություններ;
30) միջոցներ է ձեռնարկում կոնֆլիկտային իրավիճակները լուծելու համար.
31) ապահովում է ղեկավարի ընդունելության սենյակում և աշխատասենյակում գաղտնիությունը, գաղտնի պահում գաղտնի տեղեկությունները.
32) կազմակերպում է գիտաժողովի անցկացման նախապատրաստական գործընթացը անհատապես և աշխատանքային խմբի կազմում.
33) փաստաթուղթ տարբեր փուլերկոնֆերանսի միջոցառման նախապատրաստման և անցկացման ընթացակարգերը.
34) տեղեկատվություն, փաստաթղթեր և նյութեր փոխանցել կոնֆերանսի միջոցառման մասնակիցներին.
35) նախապատրաստում և վերազինում է ժողովի (նիստի) մասնակիցների նախագահության աղյուսակը և աշխատատեղերը.
36) սուրճի ընդմիջումների ժամանակ մատուցել թեյի (սուրճի) սեղան.
37) պահպանել գործարար վարվելակարգի և արձանագրության կանոնները.
38) պահպանել կազմակերպության իմիջը.
39) ստեղծում է կազմակերպության իմիջին համապատասխան քարտուղարի կերպար.
40) աշխատել տեղեկատվության հետ, վերլուծել և համակարգված ներկայացնել այն.
41) ապահովում է կազմակերպության գործունեության անվտանգությունը.
42) ապահովել կոնֆերանսի միջոցառման մասնակիցների հարմարավետությունը, օգնությունը կացարանի, փոխադրման հարցերում.
43) պահում է ժամանակային քարտի ֆայլ.
44) աշխատել վերահսկողական տեղեկատվության հետ, համակարգել դրանք և ներկայացնել համախմբված փաստաթղթերի տեսքով.
45) կապի միջոցներից օգտագործում է ղեկավարի ցուցումները փոխանցելու համար.
46) օգտագործել ժամանակակից հարմարություններվերահսկողության տեղեկատվության հավաքագրում և մշակում;
47) առաջադրված խնդիրների շրջանակներում գնահատում է արդյունքները.
48) հսկողություն է իրականացնում աշխատողների կողմից ղեկավարի հանձնարարականների կատարման նկատմամբ.
49) ստեղծում է պայմաններ, որոնք ապահովում են ղեկավարի արդյունավետ աշխատանքը.
50) կազմակերպչական տեխնոլոգիայի միջոցների, գրենական պիտույքների նշանակությանը համապատասխան օգտագործել.
51) վերազինել աշխատավայրղեկավարը և նրա աշխատավայրը անհրաժեշտ սարքավորումներով.
52) իրականացնում է ծախսվող նյութերի փոխարինում, գրասենյակային սարքավորումների սպասարկում.
53) իրականացնել պատճենահանող սարքի ամենօրյա խնամք, փամփուշտների, տոների փոխարինում և պահպանում.
54) վերահսկում է վիճակը և համալրում պաշարները գրենական պիտույքներ, հիգիենայի միջոցներ, սնունդ;
55) կազմում և կազմում է կազմակերպչական և մեթոդական փաստաթղթեր.
56) խմբագրում է պաշտոնական փաստաթղթերի տեքստերը.
57) աշխատել կազմակերպության տեղեկատվական և փաստաթղթային ռեսուրսների ողջ փաթեթի հետ.
58) օգտագործել տվյալների բազաները, ներառյալ հեռավոր տվյալների բազաները.
59) օգտվել տեղեկատու իրավական համակարգերից.
60) աշխատել համակարգչով, գրացուցակներով (թղթապանակներով) և ֆայլերով, սկաներով.
61) օգտագործել գրասենյակային փաթեթ ( տեքստային խմբագիր, սեղաններ);
62) օգտագործել ծայրամասային սարքեր և գրասենյակային սարքավորումներ.
63) օգտվել էլ.
64) օգտվել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերից.
65) օգտագործում է փաստաթղթերի միասնական ձևեր.
66) կազմում է կանխիկ ֆինանսական փաստաթղթեր և վերադիր ծախսերի հաշվառման փաստաթղթեր.
67) տպել պաշտոնական փաստաթղթեր.
68) աշխատել համակարգչով, սկաներով.
69) աշխատել մուտքային, ելքային, ներքին փաստաթղթերով.
70) հաշվառման, փաստաթղթերի և տեղեկատվության վերահսկման և փաստաթղթերի հետ տեղեկանք աշխատելու համար օգտագործել փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգեր.
71) կազմում և կազմում է նորմատիվ ակտեր.
72) մշակում է կազմակերպության գործերի նոմենկլատուրան` հաշվի առնելով գործող կարգավորող և մեթոդական փաստաթղթերը.
73) կազմակերպության կառուցվածքն ուսումնասիրելիս, գործերի գույքագրում կատարելիս օգտագործում է գործերի անվանացանկը.
74) ձևավորում և կազմում է գործեր` համաձայն կազմակերպության գործերի հաստատված անվանացանկի.
75) ապահովում է կազմակերպության փաստաթղթերի անվտանգությունը.
76) նախապատրաստում է գործեր` արխիվ փոխանցելու համար.
77) հավաքում, մշակում և վերլուծում է տեղեկատվությունը հակիրճության, ձևակերպման հստակության, ստացման ժամանակին, ճշգրտության և հավաստիության, օպտիմալ համակարգման, տեղեկատվության հավաքագրման և մշակման շարունակականության պահանջներին համապատասխան.
78) իրականացնում է անհրաժեշտ ձևով տեղեկատվության գրանցում, կուտակում և փոխանցում, համակարգված պահպանում և տրամադրում.
79) կազմում և կազմում է ամփոփ, հաշվետվական, վիճակագրական փաստաթղթեր.
80) իրականացնում է տեղեկատվության մշակում և կառուցվածքում, ձևավորում տեղեկատվական ռեսուրսներ.
81) նոր տվյալներ մուտքագրում է տեղեկատու և տեղեկատվական համակարգեր.
82) համակարգչային հիշողության մեջ մուտքագրում է փաստաթղթերի էլեկտրոնային պատկերներ.
|
84) օգտագործել ժամանակակից տեխնոլոգիաներտեղեկատվության հավաքում և փոխանցում;
85) հավաքում և մշակում է ղեկավարի գործունեության համար անհրաժեշտ տեղեկատվություն.
86) համակարգել ստացված և փոխանցված տվյալները.
87) ստուգել տվյալների հավաստիությունը, ամբողջականությունը և համապատասխանությունը, խուսափել տեղեկատվության կրկնությունից.
88) տրամադրում է տվյալները մեկ և հեշտ ընթեռնելի ձևաչափով.
89) վերօգտագործել ստացված տեղեկատվությունը, անընդհատ թարմացնել տվյալները.
90) ապահովում է տեղեկատվական հոսքերի արդյունավետությունը.
91) աշխատել համակարգչով, օգտվել գրասենյակային փաթեթից (տեքստային խմբագիր, աղյուսակներ).
92) ……… (այլ հմտություններ և կարողություններ)
1.5. Ղեկավարի քարտուղարն իր գործունեության մեջ առաջնորդվում է.
1) ……… (բաղկացուցիչ փաստաթղթի անվանումը)
2) Կանոնակարգ ……… (անուն կառուցվածքային միավոր)
3) աշխատանքի այս նկարագրությունը.
4) ……… (աշխատանքային գործառույթները կարգավորող տեղական կանոնակարգերի անվանումներն ըստ պաշտոնի)
1.6. Ղեկավարի քարտուղարն ուղղակիորեն զեկուցում է ……… (ղեկավարի պաշտոնի անվանումը)
1.7. ……… (այլ ընդհանուր դրույթներ)
2. Աշխատանքային գործառույթներ
2.1. կազմակերպչական, փաստաթղթային և Տեղեկատվական աջակցությունկազմակերպության ղեկավարի գործունեությունը.
1) օժանդակել ղեկավարին աշխատանքային ժամանակի պլանավորման հարցում.
2) քարտուղարի աշխատանքային օրվա պլանավորումը.
3) ղեկավարի հեռախոսային խոսակցությունների կազմակերպումը.
4) ղեկավարի գործուղումների կազմակերպումը.
5) ղեկավարի ընդունելության սենյակում այցելուների հետ աշխատանքի կազմակերպումը.
6) համաժողովի միջոցառումների նախապատրաստման, անցկացման և սպասարկման կազմակերպումը.
7) որոշումների կատարման կազմակերպումը, ղեկավարի հանձնարարականների կատարման մշտադիտարկումը.
8) ընդունարանի և կառավարչի աշխատասենյակի ֆունկցիոնալ աշխատանքային տարածքի կազմակերպումն ու պահպանումը.
9) քարտուղարի աշխատանքը կարգավորող տեղական կանոնակարգերի մշակում.
10) կառավարման փաստաթղթերի կազմում և կատարում.
11) փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպում պետի ընդունարանում.
12) ղեկավարի ընդունելության սենյակում փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպումը.
13) ղեկավարին տեղեկատվություն տրամադրելը.
14) կազմակերպում տեղեկատվության փոխանակումղեկավար՝ կազմակերպության ստորաբաժանումների և պաշտոնատար անձանց հետ:
2.2. ……… (այլ գործառույթներ)
3. Աշխատանքային պարտականություններ
3.1. Գործադիր քարտուղարն ունի հետևյալ պարտականությունները.
3.1.1. Որպես աշխատանքային գործառույթի մաս, կառավարչին օգնելը աշխատանքային ժամանակի պլանավորման հարցում.
1) իրականացնում է ղեկավարի պլանավորման ձևի և նախագծման ընտրությունը.
2) մուտքագրում է տեղեկատվություն ժամանակացույցի (կազմակերպիչի) մեջ.
3) համաձայնում է ժամանակավոր հատակագծերի ղեկավարի հետ.
4) համակարգում է հեռախոսային խոսակցությունները, հանդիպումները և միջոցառումները գործընկերների, հաճախորդների, ստորաբաժանումների ղեկավարների և աշխատակիցների հետ.
5) տեղեկացնում է պետին պլանային աշխատանքների ժամանակացույցը.
6) նախազգուշացում է տալիս նախատեսված միջոցառումների մոտենալու ժամի մասին.
7) իրականացնում է չնախատեսված իրավիճակների համար ժամանակի պահուստի ձեւավորում.
3.1.2. Որպես աշխատանքային գործառույթի մաս՝ քարտուղարի աշխատանքային օրը պլանավորելը.
1) ընտրում և կազմում է պլանավորող քարտուղար.
2) պահում է օրագիր (էլեկտրոնային և (կամ) թղթային ձևով).
3) կատարում է պլանների համաձայնեցումը պետի պլանների և աշխատանքի ժամկետների հետ.
4) կատարում է աշխատանքային ժամանակի բաշխումը (օրական, շաբաթական, հեռանկարային).
5) վերադասավորել նախատեսված չմարված առաջադրանքները.
6) իրականացնել տիպիկ ամենօրյա գործունեություն.
3.1.3. Աշխատանքային գործառույթի շրջանակներում ղեկավարի հեռախոսային խոսակցությունների կազմակերպումը.
1) վարում է ղեկավարի հեռախոսային կապերի բազա.
2) կառավարչին կապում է կոնկրետ բաժանորդների հետ.
3) նյութեր է նախապատրաստում պետի հեռախոսային խոսակցությունների համար.
4) գրանցում է ընդունարան մուտքային հեռախոսազանգերը.
5) վերահղում է անհատական հեռախոսազանգերը պետի տեղակալներին և այլ աշխատողներին.
6) ստանում է անհրաժեշտ տեղեկատվություն և հեռախոսով փոխանցում լիազորված տեղեկատվությունը.
7) կապ է հաստատում զրուցակցի հետ, հեռախոսային խոսակցությունների ընթացքում վարում և զարգացնում է գործնական խոսակցություն.
8) օգնություն է ցուցաբերում ղեկավարին հեռախոսային խոսակցությունների և տեսակոնֆերանսների կազմակերպման և անցկացման հարցում.
3.1.4. Աշխատանքային գործառույթի շրջանակներում ղեկավարի գործուղումների կազմակերպումը.
1) նախապատրաստում է պետի աշխատանքային հանձնարարության նախագիծը.
2) կազմում է գործուղման հրամանի նախագիծ.
3) անհրաժեշտության դեպքում տալիս է ճանապարհորդության վկայական և դրա գրանցումը.
4) նախապատրաստում է փաստաթղթեր վիզա, օտարերկրյա անձնագիր ստանալու համար.
5) կատարում է պետի երկաթուղային և ավիատոմսերի, հյուրանոցների, տրանսպորտային սպասարկման պատվեր.
6) կազմում է ճամփորդության ծրագիրը, հստակեցնում նախատեսվող միջոցառումների արձանագրության առանձնահատկությունները.
7) փաստաթղթեր է պատրաստում պետի ճամփորդության համար.
8) կատարում է գործուղման ծրագրում ամսաթվի, պաշտոնների, ազգանունների ճշգրտում.
9) իրականացնում է ղեկավարի երթուղու ուսումնասիրություն՝ այն կապելով տրանսպորտային չվացուցակի հետ.
10) մշակում է գործուղման նյութերը, կազմում գործուղման հաշվետվություն.
3.1.5. Աշխատանքային գործառույթի շրջանակներում ղեկավարի ընդունելության սենյակում այցելուների հետ աշխատանքի կազմակերպումը.
1) կազմակերպում է այցելուների անհատական ընդունելությունը ղեկավարի կողմից.
2) սահմանում է ընդունելության կարգը տարբեր կատեգորիաներայցելուներ;
3) վարում է նախնական նշանակման մատյան.
4) գրանցել այցելուներին.
5) նպաստում է կազմակերպության այցելուների և աշխատակիցների խնդրանքների և առաջարկությունների արագ քննարկմանը.
6) կազմակերպում է գործարար գործընկերների ընդունելությունը գրասենյակում.
7) կազմակերպում է ղեկավարի և նրա գործարար գործընկերների սպասարկումը գրասենյակում.
8) աշխատասենյակում սպասարկում է թեյի (սուրճի) սեղանը.
9) միջոցներ է ձեռնարկում այցելուների ընդունելության և ղեկավարի ընդունարանում և աշխատասենյակում գտնվելու ընթացքում առևտրային գաղտնիքները պահպանելու համար.
3.1.6. Աշխատանքային գործառույթի շրջանակներում կոնֆերանսի միջոցառումների նախապատրաստման, անցկացման և սպասարկման կազմակերպումը.
1) նախապատրաստում է միջոցառման օրակարգը.
2) կատարում է միջոցառման մասնակիցների ցուցակի գրանցում.
3) մասնակիցներին տեղեկացնում է կայանալիք միջոցառման և մասնակցության պայմանների մասին.
4) ընտրում է միջոցառման վայրն ու ժամը.
5) կազմում է նախնական ծախսերի նախահաշիվ.
7) բանախոսներից հավաքում է զեկույցների տեքստերը և վերջնական փաստաթղթերի նախագծերը.
9) կազմում է մասնակցության թերթիկներ և միջոցառման մասնակիցների գրանցման ցուցակ.
10) գնում է գրենական պիտույքներ և ապրանքներ սուրճի ընդմիջումների համար.
11) լուծում է միջոցառման տեխնիկական հագեցվածության հարցեր.
12) աջակցում է ղեկավարի հաշվետվության, ներկայացման նյութերի պատրաստմանը.
13) կազմակերպում է մասնակիցների նախագահության և աշխատատեղերի նախապատրաստումը.
14) կազմակերպում է ժողովը և գրանցում միջոցառման մասնակիցներին.
15) վարում է միջոցառման արձանագրությունը.
16) կազմակերպում է սպասարկման սպասարկում սուրճի ընդմիջումների ժամանակ.
17) կազմակերպում է մշակութային միջոցառումներ, տրանսպորտ և հյուրանոցային աջակցություն;
3.1.7. Որպես աշխատանքային գործառույթի մաս, որոշումների կատարումը կազմակերպելը, ղեկավարի կողմից ցուցումների կատարման մոնիտորինգը.
1) արտադրում է փաստաթղթավորումղեկավարի որոշումներ;
2) իրականացնում է կազմակերպության աշխատողների ուշադրությանը ղեկավարի հրամանները.
3) իրականացնում է ղեկավարի որոշումների կատարման աշխատանքների համակարգումը.
4) իրականացնում է ժամանակով սահմանափակ ընթացիկ և կանխարգելիչ հսկողություն.
5) ստուգում է ղեկավարի հանձնարարականների կատարումը սահմանված ժամկետում.
6) աշխատակիցներին զգուշացնում է պետի հանձնարարականների կատարման ժամկետը լրանալու մասին.
7) կատարում է հրահանգների կատարման ամրագրում.
8) կազմում է հաշվետվություններ և վերլուծական հաշվետվություններ պետի հանձնարարականների և որոշումների կատարման վերաբերյալ.
3.1.8. Որպես աշխատանքային գործառույթի մաս, ընդունարանի և կառավարչի գրասենյակի ֆունկցիոնալ աշխատանքային տարածքի կազմակերպումն ու պահպանումը.
1) ղեկավարի աշխատավայրն ապահովում է կազմակերպչական տեխնիկայի անհրաժեշտ միջոցներով, գրենական պիտույքներով.
2) կազմակերպում է ընդունելության գրասենյակը էրգոնոմիկայի և աշխատանքային մշակույթի պահանջներին համապատասխան.
3) կազմակերպում է կառավարչի ընդունարանի ներքին հարդարման աշխատանքները.
4) արտադրում է աշխատավայրի սարքավորումներ գրասենյակային սարքավորումներով, անհատական համակարգիչով, օժանդակ սարքավորումներով.
5) կազմակերպում է ընդունելության սենյակի պահեստավորման համակարգերով, անհրաժեշտ սարքերով հագեցումը, գրենական պիտույքների ապահովումը.
6) ապահովում է ծախսվող նյութերի պահեստավորում և փոխարինում, գրասենյակային սարքավորումների ամենօրյա սպասարկում.
7) կատարում է գրենական պիտույքների, հիգիենայի ապրանքների, սննդամթերքի պատվեր.
3.1.9. Որպես աշխատանքային գործառույթի մաս, քարտուղարի աշխատանքը կարգավորող տեղական կանոնակարգերի մշակում.
1) մշակում է քարտուղարի աշխատանքի նկարագրությունը.
2) մշակում է քարտուղարության մասին կանոնակարգը.
3) մշակում է գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներ.
3.1.10. Որպես աշխատանքային գործառույթի մաս, կառավարման փաստաթղթերի պատրաստում և կատարում.
1) իրականացնում է վարչական (հրամաններ, հրահանգներ) և տեղեկատվական և տեղեկանք փաստաթղթերի (պաշտոնական նամակներ, տեղեկանքներ, հաշվետվություններ և հուշագրեր) կազմում.
2) տպել պաշտոնական փաստաթղթեր և այլ նյութեր.
3) կատարել պաշտոնական փաստաթղթերի վերարտադրում.
4) վերահսկում է կազմակերպությունում փաստաթղթերի ընդունումը (փաստաթղթի համակարգումը, ստորագրումը և հաստատումը).
3.1.11. Որպես աշխատանքային գործառույթի մաս, ղեկավարի ընդունարանում փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպումը.
1) իրականացնում է պետի ընդունարանում ստացված փաստաթղթերի ստացումը, նախնական քննարկումը և տեսակավորումը.
2) կատարում է փաստաթղթերի նախապատրաստումը ղեկավարի քննարկմանը.
3) վարում է ղեկավարի անունով ստացված փաստաթղթերի հաշվառում.
4) կազմակերպում է կատարողներին փաստաթղթերի հանձնումը.
5) իրականացնում է ղեկավարի փաստաթղթերի բազայի ստեղծում և վարում.
6) իրականացնում է տեղեկատվական և տեղեկատու աշխատանք.
7) վերահսկում է ղեկավարի փաստաթղթերի և ցուցումների կատարումը.
3.1.12. Որպես աշխատանքային գործառույթի մաս, ղեկավարի ընդունարանում փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպումը.
1) մշակում է կազմակերպության գործերի անվանացանկի բաժինները.
2) արտադրում է մշտական, երկարատև պահպանման ժամկետների դեպքերի ձևավորում և գրանցում.
3) կատարում է գործերի նախապատրաստումը և տեղափոխումը կազմակերպության արխիվ.
3.1.13. Որպես աշխատանքային գործառույթի մաս, ղեկավարին տեղեկատվություն տրամադրելը.
1) հավաքում և մշակում է կառավարման տեղեկացված որոշումներ կայացնելու համար անհրաժեշտ տեղեկատվություն.
2) ստուգում է տվյալների հավաստիությունը, ամբողջականությունը և համապատասխանությունը, բացառում է տեղեկատվության կրկնությունը.
3) տվյալներ տրամադրել միասնական և հեշտ ընթեռնելի ձևաչափով.
4) սահմանում է տվյալների բազաների ստեղծման համար տեղեկատվության համակարգման առավել նշանակալից չափանիշները.
5) ստեղծում և օգտագործում է կազմակերպությունում տվյալների բազաներ.
3.1.14. Որպես աշխատանքային գործառույթի մաս, ղեկավարի տեղեկատվական փոխգործակցությունը կազմակերպության ստորաբաժանումների և պաշտոնատար անձանց հետ.
1) ղեկավարի որոշումների մասին տեղեկացնում է կազմակերպության աշխատակիցներին.
2) կազմակերպում է տեղեկատվության փոխանակումը ստորաբաժանումների և կազմակերպության պաշտոնատար անձանց միջև.
3) տեղեկացնում է աշխատակիցներին առաջիկա միջոցառումների մասին.
4) կազմակերպում է աշխատանքային կոլեկտիվի հանդիպումներ ղեկավարության հետ.
5) տեղեկացնում է ղեկավարին աշխատանքային և անձնական հարցերի վերաբերյալ աշխատողների դիմումների մասին.
3.1.15. Աշխատանքային գործառույթների կատարման շրջանակներում նա կատարում է իր անմիջական ղեկավարի հանձնարարականները։
3.1.16. ……… (այլ պարտականություններ)
3.2. ……… (այլ աշխատանքի նկարագրություններ)
4. Իրավունքներ
Ղեկավարի քարտուղարն իրավունք ունի.
4.1. Մասնակցել որոշումների նախագծերի քննարկմանը, դրանց նախապատրաստման և իրականացման վերաբերյալ խորհրդակցություններին.
4.2. Խնդրեք անմիջական ղեկավարին պարզաբանումներ և պարզաբանումներ այս հրահանգների, տրված հանձնարարականների վերաբերյալ:
4.3. Անմիջական ղեկավարի անունից պահանջել և կազմակերպության այլ աշխատակիցներից ստանալ հանձնարարականի կատարման համար անհրաժեշտ տեղեկատվություն, փաստաթղթեր:
4.4. Ծանոթանալ իր կողմից կատարվող գործառույթի վերաբերյալ ղեկավարության որոշումների նախագծերին, իր պաշտոնում իր իրավունքներն ու պարտականությունները սահմանող փաստաթղթերին, աշխատանքային գործառույթների կատարման որակի գնահատման չափանիշներին.
4.5. Իրենց աշխատանքային գործառույթների շրջանակներում աշխատանքի կազմակերպման վերաբերյալ առաջարկություններ ներկայացնել իրենց անմիջական ղեկավարի քննարկմանը:
4.6. Մասնակցել կատարվող պարտականությունների հետ կապված հարցերի քննարկմանը.
4.7. ……… (այլ իրավունքներ)
5. Պատասխանատվություն
5.1. Գործադիր քարտուղարը պատասխանատու է.
Սույն աշխատանքի նկարագրով նախատեսված իրենց ծառայողական պարտականությունները ոչ պատշաճ կատարելու կամ չկատարելու համար՝ գործող աշխատանքային օրենսդրությամբ սահմանված կարգով. Ռուսաստանի Դաշնություն;
Իրենց ընթացքում կատարված իրավախախտումների և հանցագործությունների համար աշխատանքային գործունեություն, - Ռուսաստանի Դաշնության գործող վարչական և քրեական օրենսդրությամբ սահմանված կարգով.
Կազմակերպությանը վնաս պատճառելու համար` Ռուսաստանի Դաշնության գործող աշխատանքային օրենսդրությամբ սահմանված կարգով:
5.2. ……… (այլ պարտավորությունների դրույթներ)
6. Վերջնական դրույթներ
6.1. Աշխատանքի այս նկարագրությունը մշակվել է հիման վրա մասնագիտական ստանդարտ«», հաստատված է Աշխատանքի նախարարության հրամանով և սոցիալական պաշտպանությունՌուսաստանի Դաշնության 2015 թվականի մայիսի 6-ի N 276n, հաշվի առնելով ... ... ... (կազմակերպության տեղական կանոնակարգի մանրամասները)
6.2. Աշխատանքի այս նկարագրին աշխատողի ծանոթացումն իրականացվում է աշխատանքի ընդունվելիս (մինչ ստորագրումը աշխատանքային պայմանագիր).
Այն փաստը, որ աշխատողը ծանոթ է աշխատանքի այս նկարագրին, հաստատվում է ……… (ստորագրությունը ծանոթության թերթիկի վրա, որը հանդիսանում է սույն հրահանգի անբաժանելի մասը (աշխատանքի նկարագրություններին ծանոթանալու ամսագրում). աշխատանքի նկարագրության պատճենում. պահվում է գործատուի մոտ, հակառակ դեպքում)
6.3. ……… (այլ վերջնական դրույթներ):
Յուրաքանչյուր ձեռնարկություն իր գործունեությունն իրականացնում է տեղական կանոնակարգերի հիման վրա, որոնք կազմվում են նորմերին համապատասխան գործող օրենսդրությունը. Եվ քանի որ յուրաքանչյուր ընկերություն առանձին օրգանիզմ է, այն պետք է ներդաշնակ աշխատի։
Մեկը կարևոր փաստաթղթեր, որի վրա հիմնված է ձեռնարկության մասնագետների գործունեությունը, աշխատանքի նկարագրությունն է։ Սա փաստաթուղթ է, որը հստակեցնում է այս կամ այն ուղղության, մասնագիտության աշխատողի ֆունկցիոնալ պարտականությունները: Անհրաժեշտ է աշխատակիցներին մանրակրկիտ ծանոթացնել ոչ միայն իրենց պարտականություններին, այլև նրանց իրավունքներին, լիազորություններին և գործառույթներին:
Աշխատանքի նկարագրություն- Սա տեղական փաստաթուղթ է, որը ցույց է տալիս յուրաքանչյուր աշխատողի իրավունքներն ու պարտականությունները՝ կախված զբաղեցրած պաշտոնից և կատարվող աշխատանքային գործառույթից։
Այս փաստաթուղթը մշակվում է կադրերի բաժնի մասնագետների կողմից իրավաբանների հետ միասին։ Հրահանգը հաստատում է գործատուն կամ վարձու ղեկավարը, եթե նա ունի նման լիազորություն:
Գործատուն պարտավոր է դիմողին ծանոթացնել աշխատանքի նկարագրին մինչև աշխատանքային պայմանագիրը կնքելը: Եթե դա չի արվում, ապա ներգրավեք աշխատողին կարգապահական պատասխանատվությունիրենց պարտականությունները չկատարելու համար գործատուն չի կարողանա։
Փաստաթուղթը պետք է մանրամասն նկարագրի քարտուղարի պարտականությունները՝ կախված աշխատանքի առանձնահատկություններից։ Որքան ավելի մանրամասն լինեն այդ պարտականությունները, այնքան ավելի հեշտ կլինի լուծել մինչդատական և դատական հակասությունները աշխատողի և գործատուի միջև:
Ինչու՞ է ձեզ անհրաժեշտ աշխատանքի նկարագրությունը
Այս փաստաթուղթը կազմելիս՝ պատասխանատուպետք է հիմնված լինի ներկայիս դաշնային, տարածաշրջանային և տեղական մակարդակների նորմերի վրա: Ձեռնարկության ղեկավարը, որպես փաստաթղթերի ճիշտ կառավարման համար պատասխանատու անձ, պետք է ստուգի այդ համապատասխանությունը: Բացի այդ, անձնակազմի պետպետք է նաև տեղյակ լինի հրահանգի համապատասխանության մասին գործող օրենսդրությանը:
Այն կազմվում է կա՛մ միանման դիրքերի խմբի, կա՛մ կոնկրետ անհատական դիրքի համար։ Աշխատակիցը պետք է ծանոթ լինի ստորագրությանը հակառակ փաստաթղթին: Դուք պետք է դա անեք աշխատանքի համար դիմելիս: Եթե այն ճիշտ կազմված չէ, ապա աշխատողը և ղեկավարը, անշուշտ, կունենան տարաձայնություններ և կոնֆլիկտային իրավիճակներ՝ կապված աշխատանքի բաժանման և աշխատողի կողմից իրականացվող գործառույթների հետ։
Աշխատանքի նկարագրությունների ճիշտ ձևակերպմամբ ղեկավարությունը պետք է հետամուտ լինի կոնկրետ նպատակներև լուծել հետևյալ խնդիրները.
- պատշաճ կերպով բաշխել աշխատանքային պարտականությունները նմանատիպ պաշտոնների աշխատակիցների միջև. Առավել օգտակար արդյունքի հասնելու համար անհրաժեշտ է հստակ համակարգել նրանց գործողությունները.
- թիմում հոգեբանական մթնոլորտի բարելավում, իրավիճակի բարելավում. Անհրաժեշտ է նվազագույնի հասցնել հակամարտությունների հավանականության տոկոսը.
- հստակ ուրվագծել նույն մակարդակի մասնագետների իրավունքներն ու պարտականությունները, հստակեցնել նրանց լիազորությունները, հստակ սահմանել յուրաքանչյուրի պատասխանատվությունը: Անհրաժեշտության դեպքում կարելի է առանձին-առանձին կենտրոնանալ կարգապահական տույժերի վրա, որոնք կարող են կիրառվել մասնագետի նկատմամբ՝ իր պարտականությունները անտեսելու պատասխանատվության տեսքով.
- իրականացնել մի քանի հաստիքներ հարկադրված աշխատողների հոգեբանական և ծառայողական բեռնաթափում. Բավական չէ միայն դրանք բեռնաթափել, այդ բեռը պետք է ճիշտ և հավասարաչափ բաշխվի.
- ստեղծել հոգեբանական և ֆինանսական խթանների և մոտիվացիայի համակարգ.
- մենեջերների միջև պարտականությունների պատշաճ բաշխում.
Աշխատանքի նկարագրության օգնությամբ ձեռնարկության ղեկավարությունն իրականացնում է կառավարման ապարատի և անձնակազմի միջև փոխգործակցության բոլոր ասպեկտները: Բայց միշտ չէ, որ հնարավոր է առավելագույն հնարավոր արդյունքի հասնել։ Ուստի անհրաժեշտ է ճիշտ ընտրել և նշանակել անձ, ով պատասխանատու կլինի աշխատանքի նկարագրությունները կազմելու համար։
Կախված ընկերության չափից և աշխատողների թվից, միանման պաշտոնների խմբի համար կազմվում է ստանդարտ հրահանգ: Անհրաժեշտության դեպքում կարող եք ճշգրտումներ կատարել կոնկրետ դիրքի համար: Եթե ընկերությունը փոքր է, ունի ընդամենը 25-50 մարդ, ապա փաստաթուղթը կազմվում է յուրաքանչյուր պաշտոնի համար առանձին։ Պատասխանատուն Մարդկային ռեսուրսների բաժնի անդամ է:
Քարտուղարի աշխատանքի նկարագրությունը կազմելու հիմնական կանոնները
Զարգացած չկա միասնական ձևաշխատանքի նկարագրությունը. Հետևաբար, յուրաքանչյուր ձեռնարկություն իրավունք ունի ընտրելու, թե ինչպես կազմել փաստաթուղթ:
Փաստաթուղթը կազմելիս պատասխանատու սպան պետք է հիշի, որ անհրաժեշտ է հաշվի առնել որոշակի ձեռնարկության գործունեության առանձնահատկությունները: Տարբեր ուղղությունների ֆիրմաներում քարտուղարները կարող են կատարել տարբեր գործառույթներ և պարտականություններ: Սա պետք է հաշվի առնել նախագիծ կազմելիս:
Դուք կարող եք ապավինել ընդհանուր ընդունված օրինակին: Յուրաքանչյուր աշխատանքի նկարագրությունը պետք է ներառի հետևյալը.
Անհրաժեշտության դեպքում քարտուղարի աշխատանքի նկարագրին կարող են ավելացվել լրացուցիչ բաժիններ.
- "աշխատանքային պայմանները". Այստեղ կարող եք հղում կատարել ներքին կանոնակարգին՝ քարտուղարի աշխատանքի ռեժիմը որոշելու համար։ Եթե կառավարչին գործուղումների ժամանակ ուղեկցելու անհրաժեշտություն կա, այս նրբերանգը կարող է արտացոլվել նաև այստեղ.
- «ստորագրելու իրավունք». Քարտուղարն իր լիազորությունների սահմաններում կարող է ստորագրել փաստաթղթեր:
Անձնակազմի բաժնի պատասխանատու աշխատակցի կողմից կազմված աշխատանքի նկարագրությունը պետք է անցնի պետի հետ համաձայնեցման ընթացակարգով. անձնակազմի սպասարկում. Բացի այդ, ստորագրության դիմաց պետք է ծանոթ լինի հենց քարտուղարին։
Քարտուղարի աշխատանքի նկարագրության կազմում
Փաստաթուղթը կազմվում է մեկ օրինակով: Այն ստորագրում է անձամբ քարտուղարը՝ ուշադիր կարդալուց և ուսումնասիրելուց հետո։ Եթե ձեռնարկությունն ունի պետական մի քանի քարտուղար, ապա կարող եք տպել մի քանի օրինակ՝ յուրաքանչյուրի համար առանձին կատարելով համապատասխան փոփոխություններ՝ կախված այն ղեկավարի պաշտոնից, որին «կցված է» քարտուղարը։
Եթե քարտուղարին անձնական օգտագործման համար անհրաժեշտ է լրացուցիչ օրինակ, ապա նա կարող է պատճենել աշխատանքի նկարագրությունը՝ արդեն իսկ ստորագրված: Դա արգելված չէ!
Փաստաթուղթը ճիշտ կազմելու համար դուք պետք է հետևեք որոշ կանոնների. Մասնավորապես, վերին աջ անկյունում պետք է նախագծված լինի «վերնագիր»: Սա ամբողջ ձեռնարկության ղեկավարի կողմից հրահանգների հաստատման վայրն է։ Այստեղ դուք պետք է լրացնեք մի քանի տող.
- պետք է լինի «հավանություն եմ տալիս» բառը.
- հաջորդում է առաջատարի պաշտոնը. Օրինակ, " գործադիր տնօրեն«կամ «տնօրեն»;
- Գլխի լրիվ անվանումը;
- ղեկավարի ստորագրությունը.
Այնուհետև թերթի մեջտեղում պետք է նշեք փաստաթղթի անվանումը: Սա քարտուղարի աշխատանքի նկարագրությունն է։ Դրանից հետո միայն գրանցվում են բոլոր հիմնական կետերը։
Այն բաժինները, որոնցից պետք է կազմված լինի քարտուղարի հանձնարարականը, վերը նշված են։ Դրանք սահմանվում են կատարվող պարտականությունների կանոնակարգին համապատասխան: Օրինակ՝ վարչության պետի քարտուղարի ֆունկցիոնալ պարտականությունները կարող են որոշ չափով «նեղ» լինել, քան ամբողջ ձեռնարկության ղեկավարի օգնականի պարտականությունները։
Հանձնարարականը կազմելուց հետո այն պետք է համաձայնեցվի քարտուղարության համար պատասխանատու աշխատակցի հետ։ Սա կարող է լինել համապատասխան կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարը։ Եթե պետությունում այդպիսի անձ չկա, ապա կադրային ծառայության պետի կամ այլ աշխատակցի հետ, որի պարտականությունները ներառում են նման համակարգում։
Փաստաթղթի վերջում դրվում է հաստատման նշանը: Դուք պետք է լրացնեք մի քանի տող.
- անպայման նշեք «համաձայնեցված» բառը.
- անձի պաշտոնի պատասխանատվությունը;
- ընկերության անվանումը կրճատ տարբերակով.
- Այս աշխատակցի անունը;
- հաստատման օրացուցային ամսաթիվ;
- հանձնարարականը հաստատած անձի ստորագրությունը.
Դրանից հետո անհրաժեշտ է փաստաթուղթը վերանայման հանձնել հենց քարտուղարին։ Դուք նաև պետք է լրացնեք մի քանի տող.
- պարտադիր է նշել «Ես ծանոթ եմ հրահանգներին» արտահայտությունը.
- քարտուղարի պաշտոնը, ինչպես նշված է հաստիքացուցակում.
- ընկերության անվանումը կրճատ տարբերակով.
- Այս աշխատակցի անունը;
- անձնագրի մանրամասները. Անհրաժեշտության դեպքում կարող եք պատճենել անձնագրի էջի պատճենը, որտեղ նշված են քարտուղարի անձնական տվյալները։ Կցեք պատճենը հրահանգներին որպես նշված տվյալների հաստատում.
- հաստատման օրացուցային ամսաթիվ;
- աշխատողի ստորագրությունը, որը հաստատում է, որ նա իսկապես կարդացել է իր աշխատանքի նկարագրությունը.
Մի «տեղափոխեք» փաստաթուղթն առանց ուշադիր կարդալու։ Ուշադիր ծանոթացումը երաշխիք է, որ նա հավատարմորեն կկատարի իր պարտականությունները և աշխատանք չի կատարի այլ աշխատողների համար։ Եթե քարտուղարը շեղվի իր ֆունկցիոնալ պարտականություններից կամ չկատարի դրանք, կենթարկվի պատասխանատվության։
Ընդհակառակը, եթե նա պատասխանատվություն է կրում ենթադրյալ չկատարման համար, նա միշտ կարող է դիմել հրահանգներին և վիճարկել նշանակման վերաբերյալ ղեկավարության հրամանը: կարգապահական գործողություն. Դա կօգնի նաև աշխատանքի տեսչություն բողոք ներկայացնելիս կամ դատարան հայց ներկայացնելիս։ Ուստի պետք է զգույշ լինել։
Քարտուղարի աշխատանքային պարտականությունները
Յուրաքանչյուր կազմակերպության կարիք ունի քարտուղար։ Հետևաբար, նման աշխատողի աշխատանքի նկարագրությունը օգտակար է յուրաքանչյուր ընկերության համար: Քարտուղարը կարող է լինել և՛ ձեռնարկության, և՛ կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարը: Սա քարտուղարի գործառույթն է։
Քարտուղարի պարտականությունները ներառում են.
- ղեկավարի համար ստացված նամակագրության ընդունում և տեսակավորում.
- գերատեսչության կամ կառուցվածքային ստորաբաժանման գործունեության շրջանակներում գրասենյակային աշխատանք իրականացնելը.
- Աշխատակիցների անձնական հայտարարությունների ընդունումը ղեկավարի ստորագրության համար.
- փաստաթղթերի և նյութերի պատրաստում, որոնք անհրաժեշտ են ղեկավարի աշխատանքի համար.
- աշխատել համակարգչի, պատճենահանման և գրասենյակային այլ սարքավորումների հետ;
- հսկողության և գրանցման ֆայլի վարում.
- տպել փաստաթղթեր, որոնք անհրաժեշտ են ղեկավարի աշխատանքի համար.
- տարբեր հանդիպումների, հանդիպումների և այլ հանդիպումների նախապատրաստման աշխատանքների կատարում.
- նման հանդիպումների համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի պատրաստում և տպագրում.
- այցելուների ընդունելության կազմակերպում;
- մուտքային և ելքային փաստաթղթերի գրանցամատյանի վարում.
- քաղաքավարի հաղորդակցություն հեռախոսով;
- այլ պարտականություններ, որոնք կախված են վարչության կամ կառուցվածքային ստորաբաժանման գործունեության առանձնահատկություններից:
Ղեկավարի քարտուղարի աշխատանքի նկարագրությունը
Կառավարչի քարտուղարուհին ունի նաև աշխատանքի նկարագրություն. Գործադիր քարտուղարի պարտականությունները ներառում են.
- իրականացնել աշխատանքներ ղեկավարի գործունեության տեխնիկական աջակցության կազմակերպման ուղղությամբ.
- ընդունել և տեսակավորել բոլոր նամակագրությունները, որոնք գալիս են ղեկավարի անունով.
- եթե այդպիսի անհրաժեշտություն կա, ապա դասակարգել ամբողջ նամակագրությունը ըստ կառուցվածքային ստորաբաժանումների և կազմակերպել այդ նամակագրության առաքումը համապատասխան կառուցվածքային ստորաբաժանումներին.
- ղեկավարի հեռախոսային խոսակցությունների կազմակերպում;
- ղեկավարի բացակայության ժամանակ մուտքային տեղեկատվության ընդունում և գրանցում.
- աշխատել գրասենյակային սարքավորումների հետ;
- հանդիպումների, հանդիպումների և հանդիպումների կազմակերպում;
- հանդիպումների համար անհրաժեշտ նյութերի պատրաստում և տպագրում.
- ղեկավարի անհատական ցուցումների կատարումը.
Բեռնել
Դուք կարող եք ներբեռնել քարտուղարի աշխատանքի նկարագրության նմուշը .doc ձևաչափով
Քարտուղարներն այն աշխատողներն են, առանց որոնց մասնակցության, գիտելիքների և հմտությունների դժվար է ապահովել տնտեսվարող սուբյեկտի համակարգված աշխատանքը։ Քարտուղարի պարտականությունների շրջանակը բավականին մեծ է. Արժե ծանոթանալ դրանց՝ պատկերացում կազմելու համար ժամանակակից իրականության մեջ այս մասնագիտության նշանակության մասին։
Քարտուղարի մասնագիտության առանձնահատկությունները և աշխատողին ներկայացվող պահանջները
Այս աշխատանքը մարդուց ոչ միայն պահանջում է կազմակերպված, շփվող ու հավաքված լինել, այլեւ կարող է նրան խոստանալ կարիերայի գերազանց հեռանկարներ։ Օրինակ, ապագայում նա կարող է հույս դնել բաժնի աշխատակցի գրասենյակի ղեկավարի պաշտոնի վրա և այլն։
Այս մասնագետին ներկայացվող հիմնական պահանջները հետևյալն են.
- Միջնակարգ, բարձրագույն կրթություն;
- Աշխատանքային փորձ;
- ԱՀ-ի իմացություն և գրասենյակային սարքավորումների հետ աշխատելու ունակություն;
- Գրասենյակային աշխատանքի հիմունքների իմացություն;
- Օտար լեզվի (հաճախ անգլերենի) իմացություն։
Բացի այդ, շատ գործատուներ կենտրոնանում են Անձնական որակներմարդ (բարի կամք, արձագանքողություն, ճշտապահություն), նրա վերաբերմունքը ամենափոքր մանրուքներին, պարտականությունների և առաջադրանքների լայն շրջանակը հաղթահարելու ունակություն, հաճելի արտաքին:
Մասնագետի աշխատավարձը տատանվում է 15 000 ռուբլիից մինչև 40 000 ռուբլի: Դա կախված է աշխատանքի ծավալից և բուն կազմակերպության ֆինանսական վիճակից։
Քարտուղարի մի քանի հիմնական մասնագիտացում կա.
- մենեջերի օգնական;
Գործադիր քարտուղարի պարտականությունները
Նշանակում և աշխատանքից ազատում այս աշխատակիցըկարող է տեղի ունենալ միայն այն ղեկավարի հրամանով, որի ենթակայության տակ է նա։ Առկա է նաև գործադիր, որին վերապահված են ղեկավարի քարտուղարի պարտականությունները աշխատանքից բացակայելու ընթացքում։
Իր աշխատանքում այս աշխատողն առաջնորդվում է.
- դաշնային և տարածաշրջանային մակարդակների կարգավորող իրավական ակտեր.
- Կանոնադրություն և տեղական ներքին կանոնակարգեր;
- աշխատանքի նկարագրության դրույթները.
Գործադիր քարտուղարի պարտականությունները ներառում են.
- ղեկավարի վարչական և վարչական գործունեության ապահովում (դրա համար անհրաժեշտ բոլոր նյութերի համակարգում և կառուցվածքում).
- ղեկավարին ապահովել աշխատանքի համար անհրաժեշտ ամեն ինչով՝ սպասարկվող կազմակերպչական սարքավորումներ, գրենական պիտույքներ.
- ղեկավարի կողմից անցկացվող հանդիպումների և հանդիպումների նախապատրաստում.
- ղեկավարի համար գործուղման կազմակերպում (տոմսերի պատվիրում և հյուրանոցի ամրագրում);
- վերադասների անունից հարցումների և նամակների կազմում.
- այցելուների ընդունելության կազմակերպում (անհրաժեշտության դեպքում՝ հյուրերի հանդիպում և տեղավորում);
- պատասխանել մուտքային զանգերին, ֆիքսել ստացված տեղեկատվությունը և փոխանցել այն մենեջերին.
- դիմումների ընդունումը և դրանց փոխանցումը ղեկավարի ստորագրությանը.
- տեղեկատվության փոխանցումը ղեկավարությունից վերջնական օգտագործողներին (հատուկ կապալառուներ, գործընկերներ, հաճախորդներ);
- ձեռնարկության աշխատակիցների կողմից ղեկավարության պատվերների և հրահանգների կատարման ժամանակի և որակի վերահսկում.
- ցանկացած բարդության և ծավալի աշխատանքների պատճենահանման և կրկնօրինակման կատարում.
- այլ ընկերությունների (պետական և առևտրային), ֆիզիկական անձանց հետ գործառնական կապի պահպանում ձեռնարկության անմիջական գործունեության հետ կապված հարցերի վերաբերյալ:
- աշխատողների ստաժի, ինչպես նաև նրանց աշխատավարձի վերաբերյալ անհրաժեշտ տեղեկանքների տրամադրում.
Քարտուղարը պետք է կատարի նաև իր անմիջական ղեկավարի ծառայողական բնույթի առանձին հանձնարարություններ։
Բացի պարտականություններից, այս մասնագետն ունի նաև իրավունքներ. Նա կարող է:
Գործադիր քարտուղարը պատասխանատու է.
- աշխատանքային ներքին կանոնակարգերի և անվտանգության կանոնակարգերի խախտում.
- հրամաններին, հրահանգներին և այլ տեղական ակտերին չկատարելը.
- աշխատանքի նկարագրով նախատեսված պարտականությունները չկատարելը.
- ղեկավարին ստորագրության ներկայացվող փաստաթղթերի կատարում.
- իրեն վստահված տեղեկատվության բացահայտում.
Քարտուղարի աշխատանքային պարտականությունները
Քարտուղարը ռեֆերենտից մեկ քայլ ցածր է. Բայց դա չի նվազեցնում նրա պարտականությունների շրջանակը:
Այսպիսով, քարտուղար-գործավարի պարտականությունները ներառում են.
Գործավարի վրա դրված բազմաթիվ պարտականություններ կարող է կատարել նաև պետի քարտուղարը, սակայն հարկ է պարզաբանել, որ նրա ֆունկցիոնալությունը նկատելիորեն ավելի լայն է։ Սա առաջին հերթին պայմանավորված է անհրաժեշտությամբ կառավարման գործունեությունղեկավարները.
Գործավարը, ինչպես ցանկացած այլ մասնագետ, ունի մի շարք իրավունքներ, մասնավորապես.
- իր գործունեության համար անհրաժեշտ տեղեկատվության հասանելիության իրավունքը.
- որոշակի փաստաթղթեր ձեր սեփական ստորագրությամբ վավերացնելու իրավունքը.
- փաստաթղթերին, ինչպես նաև ղեկավարության կայացրած որոշումներին ծանոթանալու իրավունք՝ կապված իրենց աշխատանքային պարտականությունների շրջանակի հետ.
- իրենց շահերը պաշտպանելու իրավունք։
Որպես քարտուղար աշխատելու համար դուք պետք է ճիշտ կազմեք ռեզյումեն: Կարևոր է նշել ձեր բոլոր հիմնական մասնագիտական առավելությունները, անձնական որակները և, իհարկե, պրոֆիլային աշխատանքային փորձը: Կարող եք նաև ներբեռնել համապատասխան ռեզյումեն ինտերնետից, լրացնել այն և ուղարկել այն պոտենցիալ գործատուդիտարկման համար։
2.3. Ինչ պետք է և ինչ կարող է քարտուղարը
Այն, ինչ քարտուղարը պետք է իմանա և կարողանա անել, նշված է որակավորման պրոֆիլում:
Որակավորման բնութագիր- սա նորմատիվ փաստաթուղթ, հաստատելով, թե ինչ պետք է անի այս կամ այն աշխատողն իր աշխատանքում, ինչ պետք է իմանա և կարողանա անել դրա համար և ինչպիսին պետք է լինի նրա պատրաստվածության մակարդակը։
Աշխատանքային պարտականություններ(քարտուղարը պետք է կարողանա)Կատարել տեխնիկական գործառույթներ ձեռնարկության (կամ ստորաբաժանման) ղեկավարի աշխատանքն ապահովելու և սպասարկելու համար, օգնել պլանավորել ղեկավարի աշխատանքային օրը: Ստացեք կառավարչի համար անհրաժեշտ տեղեկատվությունը բաժիններից կամ կատարողներից, զանգահարեք աշխատակիցներին նրա անունից: Կազմակերպել հեռախոսային խոսակցություններ ղեկավարի հետ, ստանալ և փոխանցել հեռախոսային հաղորդագրությունները, ձայնագրել ստացված հաղորդագրությունները նրա բացակայության դեպքում և դրանց բովանդակությունը հասցնել ղեկավարի ուշադրությանը: Կազմակերպել ղեկավարի գործուղումներ և գործուղումներ. Աշխատանքներ կատարել ղեկավարի կողմից անցկացվող ժողովների և ժողովների նախապատրաստման ուղղությամբ (անհրաժեշտ նյութերի հավաքում, հանդիպման կամ հանդիպման ժամանակի, վայրի և օրակարգի մասին մասնակիցների ծանուցում, գրանցում), արձանագրությունների վարում և կազմում. Ղեկավարի աշխատավայրը ապահովել գրենական պիտույքներով, կազմակերպչական սարքավորումներով, ստեղծել նրա արդյունավետ աշխատանքի համար նպաստավոր պայմաններ. Փոխանցել և ստանալ տեղեկատվություն ստացող և ինտերկոմ սարքերի մասին, արագ տպել տարբեր նյութեր գլխի ուղղությամբ: Իրականացնել փաստաթղթային աշխատանք, ընդունել ղեկավարին հասցեագրված նամակագրությունը, կազմակերպել այն ձեռնարկությունում ընդունված կարգով և քննարկելուց հետո փոխանցել ստորաբաժանումների ղեկավարներին կամ կոնկրետ կատարողներին՝ իրենց աշխատանքի ընթացքում օգտագործելու կամ պատասխան պատրաստելու համար: Նորություններ տեղեկատվական ծառայությունղեկավար և աշխատակիցներ (բանավոր, վավերագրական, գրել մամուլի ակնարկներ, տրամադրել հետաքրքիր հոդվածների պատճեններ): Հետևեք քաղաքացիների անձնական հայտարարությունների վերաբերյալ ղեկավարի հանձնարարականների կատարման ժամկետներին. Կազմակերպել այցելուների ընդունելությունը՝ նրանց նկատմամբ նրբանկատություն և ուշադրություն ցուցաբերելով, նպաստել աշխատակիցների խնդրանքների և առաջարկների արագ քննարկմանը, գործերի հաստատված անվանացանկին համապատասխան ձևավորել գործեր, ապահովել նրանց անվտանգությունը և ժամկետներարխիվացնել։ Ստեղծել և օգտագործել տվյալների շտեմարաններ (ներառյալ ինտերնետային տեղեկատվությունը):
Քարտուղարը պետք է իմանա.ընկերության գործունեությունը և աշխատողների պարտականություններն ու իրավասությունները. փաստաթղթային աջակցության դրույթներ և հրահանգներ. մեքենագրագիր; աշխատել համար անհատական համակարգիչ, ժամանակակից համակարգչային խմբագիրներ (Word, Excel և այլն); ուղղագրական և կետադրական կանոններ; տարբեր փաստաթղթեր տպելիս նյութի դասավորության կարգը. գրասենյակային սարքավորումների շահագործման կանոններ (ֆաքսեր, մինի-ATS, լուսապատճենահանող սարքեր, ձայնագրիչներ, մագնիտոֆոններ); ընդունող և ինտերկոմ սարքերի օգտագործման կանոններ. կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգի ստանդարտներ. ներքին աշխատանքային կանոնակարգ; հիմունքներ գիտական կազմակերպությունքարտուղարական աշխատանք; մարդկանց հոգեբանությունը և արդյունավետ հաղորդակցության օրենքները. գրասենյակային էթիկետը; աշխատանքի պաշտպանության, անվտանգության միջոցառումների, արդյունաբերական սանիտարական և հրդեհային պաշտպանության կանոններ և նորմեր. հաճախորդների և գործընկերների օտար լեզու; Աշխատանքային օրենսգիրքՌԴ
Մշակման և ճշգրտման համար որակավորման բնութագիրձեռնարկությունները (ֆիրմաները) մշակում են աշխատանքի նկարագրություններ:
Աշխատանքի նկարագրությունը` քարտուղարի գործունեությունը կարգավորող հիմնական կազմակերպաիրավական փաստաթուղթը, որը սահմանում է նրա իրավունքները, կազմակերպությունում պաշտոնը, աշխատանքի բնույթը: Աշխատակիցների հետ հարաբերություններում քարտուղարը հիմնվում է այս փաստաթղթի վրա: Աշխատանքի նկարագրության մեջ ինչ է գրված, հետո կհարցնեն, թե դրանում ինչ իրավունքներ են տրված, քարտուղարն ունի դրանք։
Քարտուղարի աշխատանքի նկարագրությունը անհատական փաստաթուղթ է, քանի որ քարտուղարի պաշտոնն ունի բազմաթիվ աստիճանավորումներ։ Փոքր կազմակերպությունում (կամ ֆիրմայում) կլինի մեկ քարտուղար (քարտուղար-ռեֆերենտ): Ավելի մեծ կազմակերպություններում ղեկավարը և նրա տեղակալները կարող են քարտուղարներ ունենալ յուրաքանչյուր կառուցվածքային միավորում: Կան խորհրդի քարտուղարներ, գիտական խորհուրդների գիտական քարտուղարներ և այլն: Յուրաքանչյուր քարտուղար միշտ, ելնելով կազմակերպության գործունեության ծավալից և առանձնահատկություններից, ղեկավարի պահանջներից և քարտուղարի նկատմամբ ունեցած վստահությունից, մշակում է իր պարտականությունների և իրավունքների շրջանակը: , ստեղծագործական, տրամաբանական և տեխնիկական տեսակի աշխատանքի տարբեր համակցություններ։ Միևնույն ժամանակ, գոյություն ունի փաստաթղթային և ոչ փաստաթղթային ծառայությունների կառավարման գործառնությունների մի շարք, որոնք կատարում են բոլոր քարտուղարները: Բացի այդ, քարտուղարի աշխատանքի նկարագրության կազմման առանձնահատկությունն ու բարդությունը պայմանավորված են նրա գործունեության բազմակողմանիությամբ։ Հետևաբար, անհնար է խոսել քարտուղարի (քարտուղար-ռեֆերենտ) աշխատանքի նկարագրի որևէ ստանդարտի մասին:
Այնուամենայնիվ, ինչպես ցանկացած աշխատանքի նկարագրության դեպքում, դրա համար կան ընդհանուր պահանջներ: Առաջին հերթին, այն ունի տեքստի արդեն հաստատված միասնական կառուցվածք, այն է՝ բաժինները.
1. Ընդհանուր դրույթներ;
2) գործառույթներ.
3) ծառայողական պարտականությունները.
5) պատասխանատվություն.
6) հարաբերություններ.
7) հաղորդակցություններն ըստ դիրքի.
Կարելի է ավելացնել «Աշխատանքի գնահատում» բաժինը, իսկ ներս վերջին տարիները«Աշխատանքի կազմակերպում (առօրյա ռեժիմ)» բաժինը ավելի ու ավելի հաճախ է հայտնվում:
Գլուխ « Ընդհանուր դրույթներ» պարունակում է պաշտոնի ստույգ անվանումը` համաձայն կադրային համալրում, տեղը կառավարման համակարգում, այսինքն՝ կառուցվածքային ստորաբաժանման և ենթակայության անվանումը, նշանակման և ազատման կարգը և փոխարինման կարգը։ Խոշոր կազմակերպություններում, որոնք ունեն DOW ծառայություն, քարտուղարն ունի երկակի ենթակայություն՝ անմիջապես իր ղեկավարին և DOW ծառայության ղեկավարին: Քարտուղարները նշանակվում և ազատվում են ղեկավարի հրամանով (ք խոշոր կազմակերպություն- նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության ղեկավարի առաջարկությամբ). Նույն բաժնում նշված են մասնագիտական պատրաստվածության և աշխատանքային փորձի պահանջները։ Այսօր կտրուկ փոխվել է վերաբերմունքը քարտուղարի նկատմամբ, նրան ներկայացվող պահանջները։ Ընկերությունները փնտրում են բարձրագույն կամ միջնակարգ մասնագիտական կրթությամբ քարտուղար, ով տիրապետում է օտար լեզվի և տիրապետում է համակարգչին։ Քարտուղարից, ինչպես նաև արտասահմանում, գնալով պահանջվում է իմանալ ոչ թե մեկ, այլ երկու կամ ավելի օտար լեզուներ, քանի որ ֆիրմաները բազմաթիվ կապեր ունեն արտասահմանյան գործընկերների հետ, և քարտուղարը շփվում է նրանց հետ։ Այն պարունակում է նաև հիմնական օրենսդրական, կարգավորող, կարգավորող, մեթոդական, կազմակերպչական, վարչական փաստաթղթերի ցուցումներ, որոնցով քարտուղարն առաջնորդվում է իր աշխատանքում:
«Գործառույթներ» բաժնում թվարկված են քարտուղարի (քարտուղար-ռեֆերենտ) հիմնական գործունեությունը, օրինակ՝ ղեկավարի տեղեկատվական և փաստաթղթային աջակցություն, ղեկավարի աշխատանքի կազմակերպչական աջակցություն, ցուցահանդեսների և շնորհանդեսների պատրաստմանը մասնակցություն և այլն:
«Պարտականություններ» բաժնում թվարկված են բոլոր տեսակի աշխատանքները, գործողությունները և տեխնոլոգիաները, որոնք օգտագործվում են դրանց իրականացման համար: Այն տրամաբանական հաջորդականությամբ թվարկում է քարտուղարի կատարած աշխատանքը։ Աշխատանքի բոլոր տեսակները բաժանված են գործառնությունների՝ կատարման տեխնոլոգիայի ցուցումով: Օրինակ, «տեղեկատվական և փաստաթղթային աջակցություն» գործառույթը բաժանված է երկու մասի՝ փաստաթղթավորում և փաստաթղթերի հետ աշխատանք: Փաստաթղթերը, իրենց հերթին, ներառում են նամակների (հրավեր նամակներ, հիշեցման նամակներ և այլն), հեռագրերի պատրաստում և այլն՝ ծրագրի ղեկավարի հանձնարարությամբ. գլխի փաստաթղթերի տպում համակարգչում; փաստաթղթերի կատարման ճշգրտության ստուգում, երբ դրանք ներկայացվում են ղեկավարին (վիզաներ, մանրամասների առկայությունը և ճշգրտությունը ստանդարտի պահանջներին համապատասխան և այլն). Փաստաթղթերի պատճենների պատրաստում և հաստատում և այլն: Փաստաթղթերի հետ աշխատանքը ներառում է մուտքային փաստաթղթերի ստացում (նշված են ժամերը, օրինակ՝ 09 և 16), ֆաքսեր և Էլ(օրվա ընթացքում); ստացված փաստաթղթերի առաջնային մշակում՝ գրասենյակային աշխատանքի հրահանգների պահանջներին համապատասխան. փաստաթղթերի նախադիտում (եթե դա վստահված է քարտուղարին); փաստաթղթերի գրանցում կազմակերպության կողմից սահմանված կանոնների համաձայն. փաստաթղթերի հաշվետվություն ղեկավարին և այլն:
«Իրավունքներ» բաժինը թերեւս ամենակարեւորն է։ Նա կարեւորում է քարտուղարի տեղը կառավարման համակարգում, նրա կարեւորությունը, պաշտոնը կազմակերպությունում։ Իրավունքների միջոցով է, որ տեսանելի են պետի կողմից քարտուղարին պատվիրակված լիազորությունները և նրա անկախության աստիճանը։ Այս բաժինը քարտուղարին հնարավորություն է տալիս ազատել ղեկավարի ժամանակը հիմնական ռազմավարական և մարտավարական խնդիրները լուծելու համար:
Աշխատանքի նկարագրության այս բաժինն է, որ քարտուղարին (քարտուղար-ռեֆերենտ) տալիս է մեծ կամ փոքր լիազորություններ և որոշում նրա հնարավորությունների աստիճանը։
«Պատասխանատվություն» բաժինը կազմված է օրենքով սահմանված կարգով։
«Հարաբերություններ (կապեր ըստ պաշտոնի)» բաժինը նույնպես շատ կարևոր է վարչական ապարատի ցանկացած աշխատակցի աշխատանքը կազմակերպելու համար, և դա առաջին հերթին պայմանավորված է ակտիվ իրականացմամբ. ավտոմատացված համակարգեր, որոնք պահանջում են մանրամասն մատնանշում, թե ինչ տեղեկատվություն, ինչ ձևով, ում է այն փոխանցվում և ումից է այն գալիս:
Վերջին տարիներին աշխատանքի նկարագրություններում հաճախ է հայտնվում Աշխատանքի գնահատման բաժինը: Այն սովորաբար նշում է աշխատանքի ժամանակին և որակի չափանիշները, օրինակ՝ բողոքների, պահանջների և բողոքների բացակայություն; փաստաթղթերում սխալների բացակայություն; ղեկավարության հանձնարարականների կատարման ժամկետների պահպանում և այլն:
Որպես կանոն, աշխատանքի նկարագրությունը ավարտվում է դրա վերանայման ընթացակարգի ցուցումով: Աշխատանքի նկարագրության վերանայման պայմանները կարող են լինել կազմակերպության կառուցվածքի փոփոխությունները, որոնք ենթադրել են աշխատողների պարտականությունների վերաբաշխում, քարտուղարի կողմից կատարված աշխատանքի տեսակների փոփոխություն և համակարգչային տեխնոլոգիաների ներդրում: Բայց շատ ավելի հաճախ նշվում է հրահանգի պարտադիր վերանայման կամ վերահաստատման ժամկետը (3 տարի կամ 5 տարի):
Ընտրովի բաժինն է «Աշխատանքի կազմակերպում», բայց Վերջերսայն շատ տարածված է և ավելի ու ավելի տարածված: Այն տրամադրում է քարտուղարի աշխատանքի մոտավոր օրվա գրաֆիկ։ Այն կարող է նման լինել.
ԱՇԽԱՏԱՆՔԱՅԻՆ ՕՐՎԱ ԱՌԱՋԻՆ ԿԵՍ.
1) աշխատանքի գալ ղեկավարից 10 րոպե առաջ՝ աշխատավայրի (իր և ղեկավարի) վիճակը ստուգելու, իրեն կարգի բերելու, առաջիկա օրվա պլան կազմելու կամ հստակեցնելու համար.
2) վերցնել ըստ պլանի պահանջվող փաստաթղթերև գործեր;
3) ստանալ նամակագրություն, ծանոթանալ բովանդակությանը, մի կողմ դնել փաստաթղթեր, որոնք պահանջում են ղեկավարի առաջնահերթ որոշում.
4) հեռագրերը, շտապ ֆաքսերը և հեռախոսային հաղորդագրությունները՝ անմիջապես ղեկավարին փոխանցելու համար.
5) մնացած փաստաթղթերի համար հնարավոր պատասխանների կամ լուծումների տարբերակներ պատրաստել, բաշխել կատարողների միջև.
6) վերանայել ստացված ակնարկները, հաշվետվությունները, հրավերները և այլն. Գրանցեք բոլոր իրադարձությունների ամսաթվերը և ժամերը ձեր օրագիր-օրացույցում.
7) պահպանում է ընթացիկ տեղեկատվական և տեղեկատու աշխատանքի համար անհրաժեշտ փաստաթղթերը.
8) կառավարչին զեկուցել ստացված գրագրության մասին.
9) պետի հետ պարզաբանում է ընթացիկ օրվա համար նախատեսված աշխատանքների բովանդակությունը.
10) հեռախոսով և անձամբ ղեկավարի ցուցումները փոխանցել համապատասխան կատարողներին և հիշեցնել փաստաթղթերի կատարման ժամկետների ավարտի մասին.
ԿԵՍՕՐԵՐ.
1) կազմված փաստաթղթերի հավաքագրում և ստորագրման նախապատրաստում.
2) կառավարչին զեկուցել կատարված փաստաթղթերի մասին, կառավարչից վերցնել նրա կողմից մշակված փաստաթղթերը.
3) մշակել և ուղարկել ելքային փաստաթղթեր.
4) պլանավորել հաջորդ օրվա անելիքները.
Ամբողջ աշխատանքային օրվա ընթացքում են.
ա) աշխատել այցելուների հետ, հեռախոսային խոսակցություններ.
բ) գործերով կատարվող փաստաթղթերի ներկայացումը.
գ) համակարգչով աշխատանքի կատարումը.
դ) ղեկավարի ցուցումներին համապատասխան փաստաթղթերի պատճենահանման կազմակերպում.
ԱՇԽԱՏԱՆՔԱՅԻՆ ՕՐԻ ԱՎԱՐՏ.
1) վերանայել ձեր օրագիրը և տեղեկացնել համապատասխան գերատեսչություններին որոշակի գործողությունների նախապատրաստվելու անհրաժեշտության մասին.
2) եթե աշխատանքային օրվա ավարտից հետո ղեկավարը շարունակում է աշխատել, ապա անհրաժեշտ է նրան տրամադրել բոլոր անհրաժեշտ տեղեկությունները, նյութերը.
3) կարգի բերել աշխատավայրը, հեռացնել փաստաթղթերը, փակել պահարանը և բոլոր պահարանները բանալիով, անջատել էլեկտրոնային և տեխնիկական սարքավորումները ցանցից:
Աշխատանքի նկարագրությունն է անբաժանելի մասն էվարչական ապարատի աշխատանքը կազմակերպելու համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի ողջ փաթեթը.
ԽՈՐՀՈՒՐԴ.Աշխատանքային օրը կազմակերպեք այնպես, որ կարողանաք ամեն ինչ անել և օգտակար լինել բոլորին։ Տվեք ձեր գործին, բայց մի մոռացեք, որ կան հարցեր, որոնք ձեր իրավասության մեջ չեն։ Հետևաբար, արեք միայն այն, ինչ պետք է անեք։
Ամփոփելով.Կրկին պետք է նշել, որ քարտուղարի աշխատանքի նկարագրությունը անհատական փաստաթուղթ է, քանի որ քարտուղարի պաշտոնն ունի բազմաթիվ աստիճանավորումներ։ Յուրաքանչյուր քարտուղար, ելնելով կազմակերպության գործունեության ծավալից և առանձնահատկություններից, ղեկավարի պահանջներից և քարտուղարի նկատմամբ ունեցած վստահությունից, ունի իր պարտականությունների և իրավունքների շրջանակը, ստեղծագործական, տրամաբանական և տեխնիկական տեսակի աշխատանքի տարբեր համակցություններ:
Ձեռնարկության գլխավոր ինժեները սովորաբար համարվում է տնօրենի աջ ձեռքը, իսկ կոմերցիայի գծով տեղակալը՝ ձախը, բայց երբ քարտուղար չկա, տնօրենն ամբողջովին անձեռնմխելի է։
Քարտուղարի պաշտոնը աշխատանքային օրենսդրությամբ դասակարգվում է որպես տեխնիկական կատեգորիագործադիր սպաներ. Նրա գործունեությունն իրականացվում է ստանդարտ իրավական ակտի շրջանակներում, որը կարգավորում է երկու կողմերի հարաբերությունները, գործընթացի մասնակիցները՝ գործատուԵվ բանվոր, և պատկանում է որակավորման բաժնին աշխատանքի նկարագրություններըընդգրկված բազմոլորտ պլան արտադրական ձեռնարկություններ, ընկերություններ, պետական կազմակերպություններ, քաղաքային և մասնավոր հաստատություններ։
Հրահանգի կառուցվածքը
Լավ գրված փաստաթուղթը պետք է ամբողջությամբ արտացոլի հետևյալ հիմնական գլուխներըգրված է կոնկրետ հերթականությամբ. Ցանկալի է դրանք ավելի մանրամասն դիտարկել:
Քաղաքացի, ով ավարտել է բարձրագույն մասնագիտական կրթությունը ուսումնական հաստատությունառանց պահանջների այս մասնագիտությամբ աշխատանքային փորձի առկայության կամ միջնակարգ մասնագիտացված կրթություն ստացած անձի: Վերջին դեպքում նախադրյալաշխատանքի համար կարող է լինել ունենալ այս մասնագիտության շարունակական փորձ՝ առնվազն 2 տարի ժամկետով.
Քարտուղարի պաշտոնից աշխատանքի ընդունելու և պաշտոնից ազատելու լիազորությունները վերապահված են օրենքով կազմակերպության ղեկավարը.
Որպես դիմորդ հանդես եկող անձը պետք է ունենա գիտելիքների և մասնագիտական հմտությունների հետևյալ ցանկը:
- տեղյակ լինել գրանցման կանոններին, կարգավորող փաստաթղթերի և բարձրագույն կազմակերպությունների փաստաթղթերի ստացման և պահպանման կարգին, որոնցից կախված է ձեռնարկության գործունեությունը` հրամաններ, որոշումներ, ակտեր.
- ունենալ տարրական գիտելիքներ գրասենյակային աշխատանքի գործընթացի անցկացման կարգի մասին, լավ տեղյակ լինել և հասկանալ դրա իմաստը մոդելի հրահանգներ, դրույթներ, որոնց հետ աշխատողը պետք է հանդիպի իր աշխատանքի ընթացքում.
- իմանալ ընկերության կառուցվածքային դասակարգումն ըստ ստորաբաժանումների.
- իմանալ, թե ինչպես կազմել փաստաթղթեր և դրանց հետ աշխատելու հիմնական սկզբունքները.
- հստակ պատկերացում ունենալ թղթերի պահպանման և արխիվի օգտագործման մասին.
- ունեն բարձր արագությունհամակարգչային մուտքագրում կամ մեքենագրում;
- ցուցադրել հաղորդակցական, բանակցային և դիվանագիտական որակներ.
- կարողանալ օգտագործել գրասենյակային սարքավորումներ և կապի սարքավորումներ;
- իմանալ վարչական փաստաթղթերի նախագծման հիմնական չափանիշները.
- հստակ պատկերացում ունենալ էթիկական և գեղագիտական վարքի հիմունքների մասին և գրագետ օգտագործել դրանք.
- տիրապետել անհրաժեշտ քանակությամբ վարչական եւ իրավական դաշտըաշխատանքային գործունեությունը կարգավորող պետական կանոնակարգերը.
ուղղակի ներկայացում - կազմակերպության ղեկավարըկամ բաժնի վարիչ.
Այս աշխատողի հարկադիր բացակայության դեպքում նրա լիազորությունները կարող են փոխանցվել ձեռնարկության ներքին հրամանով պաշտոնում ժամանակավորապես նշանակված մեկ այլ կատարողի:
Գործառույթները և պաշտոնական իրավունքները
Քարտուղարի մասնագիտությունը բազմաֆունկցիոնալ և բավականին բազմակողմանի պաշտոն է, որը ներառում է իրականացումը հաջորդ քայլերը, ինչպես նախատեսված է:
Հիմնական իրավունքներ:
- ինքնուրույն որոշումներ կայացնել իր պարտականությունների և իրավասությունների շրջանակում գտնվող հարցերի վերաբերյալ.
- չկատարել առաջադրանքներ և առաջադրանքներ, որոնք սպառնում են առողջությանը և կյանքին.
- պահանջարկից անմիջական ղեկավարնորմալ աշխատավայրի ապահովում և աշխատանքի պաշտպանության կանոնների պահպանում.
- մուտք ունենալ իրենց պարտականությունների կատարման համար անհրաժեշտ ողջ տեղեկատվությանը.
- հանդես գալ ռացիոնալացման առաջարկներով՝ որպես իրենց գործունեության և աշխատակազմի անդամների աշխատանքի կարգավորման մաս.
- տեղեկացնել կառավարման թիմին աշխատանքային գործընթացում հայտնաբերված խախտումների և թերությունների մասին, ինչպես նաև ինքնուրույն միջոցներ ձեռնարկել դրանք վերացնելու ուղղությամբ.
- Աշխատակիցներից պահանջել գրավոր հաշվետվություն՝ նրանց կողմից ղեկավարի հրամաններն ու ցուցումները չկատարելու դեպքում՝ նշելով պատճառները։
Պատասխանատվություն
Քարտուղարին իր ծառայողական գործունեության շրջանակներում վստահված է հաջորդ պատասխանատվությունըհետևում:
- անձամբ իր կամ այն կազմակերպության շահերի ներկայացումը, որում իրականացվում է ղեկավարությունը, որը չի համապատասխանում հրամանատարական կազմին.
- սեփական որոշումներ և գործողություններ;
- իրենց անմիջական պարտականությունների ոչ պատշաճ կատարումը.
- անհամապատասխանություն ընդհանուր կանոններսահմանված է ընկերության փաստաթղթերի կառավարման փաթեթով.
- սխալ վերաբերմունք անձնական, գաղտնի տեղեկատվության, ինչպես նաև առևտրային գաղտնիք կազմող տեղեկատվության բացահայտմանը.
- կազմակերպությանը նյութական վնասներ պատճառելը.
- անհամապատասխանություն աշխատանքային կարգապահություն, ամենօրյա ռեժիմ, աշխատանքի անվտանգության կանոնների խախտում;
- թիմում էթիկետի և շփվող վարքագծի նորմերի անտեսում.
Աշխատանքային պայմանները
Աշխատողի աշխատանքային օրը կազմված է կազմակերպության կանոնադրությամբ ընդունված որոշակի թիմի աշխատանքի ընդհանուր կանոնները. Անհրաժեշտության դեպքում քարտուղարը կարող է ուղարկվել գործուղումտեղական և տարածաշրջանային նշանակությունը։
ճանապարհածախս և աշխատավարձայս ժամանակահատվածի համար հաշվարկվում են գործող օրենսդրությանը համապատասխան:
Կախված ընկերության գործունեության առանձնահատկություններից՝ ղեկավարությունը իրավասու է ներառել քարտուղարի պաշտոնական գործունեությունը կարգավորող լրացուցիչ կետեր։
Ստորագրելու իրավունք
Որոշ դեպքերում քարտուղարին վերապահված է ստորագրելու իրավունք, որը վերաբերում է միայն նրա պաշտոնական գործունեությանն անմիջականորեն առնչվող փաստաթղթերի և փաստաթղթերի ցանկին: Իրավաբանորեն, նման ստորագրության իրավունքը դասակարգվում է որպես սահմանափակված.
Այլ
Ձեռնարկության ղեկավարի հայեցողությամբ փաստաթուղթը կարող է պարունակել լրացուցիչ տարրեր, որոնք պարտադիր չեն: Օրինակ՝ այս հրահանգում փոփոխություններ, լրացումներ և հաստատումներ կատարելու հնարավորություն:
Բացի այդ, «այլ» բաժինը պարունակում է տեղեկատվություն, թե ինչի հիման վրա է ընդունվել փաստաթուղթը և ինչ ակտերով է այն կարգավորվում։
Հրահանգների ձեռնարկի նմուշ
Չնայած այն հանգամանքին, որ քարտուղարի գործառական պարտականությունները պարունակող յուրաքանչյուր հանձնարարական ունի ստանդարտ ձև, այն դեռ կազմվում է՝ հաշվի առնելով ընկերության առանձնահատկությունները և գործունեության տեսակը:
Առանձնահատկություններ
Կախված զբաղմունքի տեսակից՝ տարբեր կազմակերպությունների քարտուղարի պարտականությունները կարող են ինչ-որ չափով տարբերըստ գործառույթների ցանկի։ Որպես օրինակ բերված են աշխատողի գործունեության հիմնական ոլորտները՝ հաշվի առնելով զբաղեցրած պաշտոնի առանձնահատկությունները:
Ռեֆերենտ
Քարտուղար-տեղեկատուն ավելի է խորանում արտադրական գործընթացները, ուստի այն պետք է ունենա որոշակի հիմնական գիտելիքև ունենալ բարձրագույն կրթություն։ Նրան հիմնական առաջադրանքներ:
- պատրաստել փաստաթղթեր, որոնք ապահովում են կազմակերպության աշխատանքի լիարժեք ընթացքը.
- ստուգել ղեկավարին քննարկման համար ներկայացված փաստաթղթերի կատարման ճիշտությունը.
- ընդունել այցելուներ;
- առաջնորդել կադրային աշխատանք- աշխատողների համար ներքին պատվերներ կազմել, կազմել աշխատանքային գրքեր, ժամանակացույց, կազմել ճանապարհորդություն, հիվանդության արձակուրդ, տրամադրել վկայականներ անձնակազմի անդամներում դա կարող է վերաբերել;
- անհապաղ կատարել ղեկավար թիմի ընթացիկ ցուցումները:
դատական նիստ
Մասնագիտությունը պատկանում է պետական գործադիր ծառայության կատեգորիային։ Գործում է միայն դատարաններում։ Աշխատակիցն օգնում է դատական աշխատանքներին, մասնակցում ժողովներին, ապահովում փաստաթղթերի կառավարումը։ Նրան վստահված է հետեւյալ հատկանիշները:
- դատարանում գործն ուսումնասիրելու համար նյութերի ընտրություն և ձևավորում.
- գրավոր գրառումների պահպանում;
- դատավարության բոլոր մասնակիցներին դատարան ներկայանալու կոչով դատավարությունների կազմում և ուղարկում.
- գործերի գրանցումը՝ ղեկավարվելով կարգավորող իրավական և օրենսդրական ակտերով։
գործավար
Այս պաշտոնում աշխատողը պատասխանատու է ձեռնարկությունում փաստաթղթերի ամբողջ շրջանառության համար: Նրան հիմնական պարտականությունները:
- հաճախորդների հետ բանակցություններ՝ ինչպես ուղղակի, այնպես էլ հեռախոսային հաղորդակցության մեջ.
- վերահսկողություն ղեկավարության հրամաններով և ցուցումներով նախատեսված պարտականությունների կատարման և խնդիրների լուծման նկատմամբ.
- մուտքային և ելքային փաստաթղթերի մշակում, դրանց գրանցում ընկերությունում գործերի ընթացիկ անվանացանկում.
- արտասահմանյան թարգմանությունների կատարում;
- արխիվավարի գործառույթների մասնակի համադրություն.
Գրասենյակի մենեջեր
Գրասենյակի ղեկավարը քարտուղարն է ավելի լայն պրոֆիլ. Բացի ստանդարտ պարտականություններից, նա պետք է.
- ուշադիր ուսումնասիրել բոլոր նամակագրությունները, ներքին պատվերները, դրանց հիման վրա մասնակցել արտադրական նախագծերի նախապատրաստմանը.
- բաշխել մուտքային փաստաթղթեր և փաստաթղթեր.
- ուղարկել ելքային պատվերներ;
- պահել հանդիպումների և հանդիպումների արձանագրությունները.
- կազմում է լիազորագրեր պատասխանատվության մասին.
- ընդունել հեռախոսազանգև ուղարկել դրանք իրենց նպատակային նպատակին.
- համակարգում է սպասարկման և ենթակա անձնակազմի գործունեությունը. տեխնիկական աշխատողներ, վարորդներ, առաքիչներ.
Գլուխ
ԿԱՐԵՎՈՐ մասերհաշվի առնելով զբաղեցրած պաշտոնի առանձնահատկությունները.
- իրականացնում է վարչական և կազմակերպչական գործունեություն.
- ընդունում է անձնական փաստաթղթերը, որոնք նախատեսված են անմիջական ղեկավարի համար.
- Տնօրենին տրամադրում է բոլոր անհրաժեշտ տեղեկությունները արտադրության, սպասարկման, կադրային հարցերի վերաբերյալ.
- ղեկավարի հանձնարարությամբ կազմում է գրություններ, հարցումներ, պահանջներ և պահանջներ երրորդ կողմի կազմակերպություններին և պատասխանատու է դրանք ուղարկելու համար.
- ապահովում է ղեկավարի աշխատավայրի պահպանումը համապատասխան մակարդակով, ստեղծում է հարմարավետ պայմաններ նրա անմիջական պարտականությունների կատարման համար.
- կազմակերպում է այցելուների ընդունման գործընթացը.
- ձևավորում է ընկերության ներքին գործերը.
- տիրապետում է անհատական գրասենյակային սարքավորումներին.
Հանրաճանաչ
- Torpedo boat G 5 torpedo boat
- Գիտություն և կյանք (ամսագրի արխիվ)
- Ստատուսներ քո մասին երջանիկ Կարգավիճակ երջանկության մասին կարճ VK նշանակությամբ
- Աշխարհի ամենաթանկ ապրանքանիշերը
- Մեր նախնիների հնագույն, հնագույն մասնագիտությունները
- Ոգեշնչող մեջբերումներ լուսանկարչության վարպետներից Լոզունգ լուսանկարչի համար անգլերեն լեզվով
- Որտեղ գնալ արտագնա աշխատանքի:
- Ինչ է գնորդը բրենդային առևտրում
- Հարցազրույց գնորդի հետ. մասնագիտության գաղտնիքները
- Ինչպիսի կրթություն են իրականացվում ԱԻՆ-ում