Pisalne potrebščine na debelo po nizkih cenah. Kupite pisalne potrebščine na debelo

Posebnost elektronska pisarna Olympus je njegova bogata funkcionalnost, ki izvira iz klasičnega pisarniškega dela.

Na velikem industrijsko podjetje Naloge tajnika (uslužbenca) niso le registracija dokumentov, ampak tudi vrsta drugih nalog:

• določitev predstojnika, komu bo prešel v reševanje prispeli dokument
• priprava predhodnih sklepov
• izročitev dokumenta izvajalcu
• originalni nadzor vračanja
• povzetek analize uspešnosti nalog
• nadzor nad izvajanjem naročil
• oblikovanje končnega poročila o nerešenih nalogah
• pošiljanje izhodnih dokumentov
• na zahtevo poiščite želeni dokument
• tiskanje, skeniranje
• in celo shranjevanje velika količina dokumenti. Za vse to je odgovoren dober referent.

Elektronska pisarna Olympus lahko opravi svoje delo dobri ljudje lažje in učinkovitejše!

Samodejna registracija:

Dohodna e-pošta	Zaradi vgrajenega poštnega odjemalca sistem prebere podatke iz e-pošte in z njimi izpolni registracijsko kartico Dopisnik se določi samodejno Priložene ugnezdene komponente V skladu s pravili se oblikuje registracijski indeks Določi se vsebina in izhodni podatki dokumentov
Tehnologija priprave izhodnih in internih dokumentov v Olympusu je podobna, zato dogovorjeni in odobreni dokumenti samodejno pridejo v registracijo z že znanimi podrobnostmi.	Odhodna pisma in interni dokumenti

Samodejni nadzor ponovno dohodnih dokumentov

Sistem sam zajame dokumente, ki ponovno vstopijo v organizacijo, in na to opozori.

Samodejna obvestila za vračilo originala

Sistem zagotavlja shemo gibanja originala, in če le-ta ne bo pravočasno vrnjen, bo o tem obvestil registrarja.

Priročen komunikacijski sistem

Povezave dokumentov v Olympusu nakazujejo možnost pridobitve podrobne zgodovine vseh povezanih dokumentov, vključno z arhivskimi, ki so nastali dodatno, ob preklicu ali spremembi.

Oblikovalec poročil

Z uporabo oblikovalca poročil sistema Olympus lahko zaposleni ustvari poročila, ki jih potrebuje, ne da bi se zatekla k pomoči skrbnika ali programerja. Tako se pogosto generirajo poročila o neizpolnjenih ali kontrolnih dokumentih.

Fleksibilni filtrirni sistem

Sistem Olympus ponuja možnost izvedbe zahteve za iskanje dokumentov z uporabo filtrirnega niza. Vrstica filtra vam omogoča, da oblikujete številne spremenljive pogoje iskanja za želeni dokument.

Elektronska pisarna v sistemu Olympus je orodje za organizacijo digitalnega pisarniškega dela. Ta segment zbira vse informacije v zvezi z dokumenti podjetja. Vsebuje uporabnikovo delovno zgodovino; shranjuje vse povezave dokumentov; obvešča o roku; vključuje vse datoteke, ustvarjene z dokumentom; daje odgovore na vprašanja izvršiteljev in odgovornih za dokument ter rezultate njihovega dela.

Nadzor izvedbe

Nadzor izvajanja v sistemu Olympus- to je globoka funkcionalnost, ki zagotavlja informacije o času, fazah in rezultatih izvajanja navodil. Ta funkcionalnost je prisotna v celotnem sistemu, od elektronske pisarne do strukturiranega pomnilnika. Funkcionalnost je zgrajena na rokih za izvedbo dokumenta in navodil ter obveščanju o izpadu teh rokov.

Vizualizacija nadzora izvedbe

1. Barvna indikacija in sporočila sistema Olympus o izpadu roka.
2. Namenski način z skupaj prejete naloge, sprejete v delo, opravljene pravočasno, opravljene z zamudo po obdobjih, neopravljene v roku.
3. Celoten sistem poročil o izvajanju navodil v kontekstu dokumenta, izvajalci, kontrolorji.

Poseben nadzor

Za pravočasno in kakovostno izvajanje nalog ima Olympus sistem posebnega nadzora. Njegovo bistvo je, da morajo vse najpomembnejše naloge, ki so pod nadzorom, iti skozi postopek odstranitve iz nadzora, tj. zapiranje. V nekaterih primerih je za odstranitev naloge iz nadzora potrebna ocena kakovosti dela, ki ga opravi pristojni strokovnjak. Nato lahko sistem dodatno uporabi postopek potrditve.

Oblikovanje kontrolnega naloga

1. Izdajo nalogov za kontrolo spremlja imenovanje nadzornika in po potrebi potrjevanje kakovostnega dela zaposlenega.
2. Za kontrolne naloge se samodejno izračuna koeficient izvedbene discipline.
3. Posebni način "Analiza izvedbe kontrolnih nalog" prikazuje informacije o pravočasnosti izvajanja kontrolnih nalog.
4. Namizne nadzorne plošče pretvorijo te informacije v grafični pogled.

Upravljanje z dokumenti

Ustrezno upravljanje z dokumenti je ključ do učinkovitega dela oddelka, enote, službe in organizacije kot celote. "Upravljanje dokumentov" v sistemu Olympus je sodobno orodje za upravljanje velikega podjetja, posebej osredotočeno na poslovne procese na visoki ravni.

"Upravljanje z dokumenti" je segment modula za upravljanje z dokumenti - Olympus, zgrajen po principu planerja, t.j. vse naloge in dokumenti, ki jih prejme zaposleni, so razvrščeni v en seznam.

Seznam prikazuje vrsto opravila, temo, vsebino, datum prejema, rok, od koga je prišlo. Ta seznam je mogoče enostavno dopolniti z želenim stolpcem.

Rdeče ozadje označuje prepozno nalogo, ki vam bo pomagala, da se spomnite, da jo dokončate. Sistem ima napredno kontrolo, ko barvna indikacija sporoča, da se bliža rok za dokument.

Pod seznamom na zavihkih si lahko ogledate vse dodatne informacije, ki so potrebne za odločitev. To je besedilo dokumenta, podrobna naloga, zgodovina gibanja in povezani dokumenti.

Program je enostavno najti želeni dokument, kot tudi dvig zgodovine dela z njim. Še več, v zgodovini lahko vidite, koliko krogov dokument že hodi, kdo ga je sprejel v delo in kdo še ne.

Hiter prejem informacij:

• kdo je izdal dokument;
• kdo se je strinjal;
• kdo ga ima v tem trenutku;
• kakšne pripombe in kdo je dal na dokument;
• ali je ta dokument povezan z drugimi dokumenti in kako, z možnostjo odpiranja vključno s povezanimi dokumenti;
• za zaposlenega, službo, divizijo ali celotno podjetje kot celoto glej sliko izvedenih in neizpolnjenih naročil.

Enostavnost dela z veliko paleto dokumentov:

• sistem sam ustvari seznam dokumentov za obravnavo;
• sistem pozove, o katerih dokumentih je treba sprejeti nujno odločitev;
• sistem obvešča o obdobju, ki se izteka;
• sistem omogoča delegiranje vašega dela in enostaven nadzor pravočasne izvedbe;
• sistem vam omogoča, da dobite zgodovino dela na katerem koli dokumentu;
• sistem vam bo omogočil, da v času vaše odsotnosti imenujete namestnike in vidite, kako je namestnik deloval.

Enostavnost upravljanja z dokumenti:

• povečanje hitrosti izmenjave informacij;
• dvig nivoja izvršilne discipline zaposlenih;
• spoštovanje rokov za izvedbo pogodb;
• sposobnost hitrega pridobivanja potrebnih informacij brez vstajanja z delovnega mesta.

Struktura shranjevanja

Strukturirano shranjevanje dokumentov sistema Olympus ni le knjižnica z omejenim dostopom do map, je individualna »baza znanja« vsakega zaposlenega. Načelo gradnje repozitorija Olympus temelji na pravicah uporabnika do dostopa do razdelkov, map, dokumentov, datotek. Sistem samodejno zgradi individualno arhivsko strukturo za vsakega zaposlenega. Uporabnik vidi le tiste razdelke in dokumente, za katere ima pravice.

Poleg tega ima zaposleni možnost kopiranja dela strukture arhiva, map, dokumentov v osebno shrambo. Ta funkcija bo uporabniku omogočila, da pridobi informacije, ki jih potrebuje, dokument še hitreje.

Polnjenje trezorja

Shramba v sistemu Olympus se samodejno napolni z dokumenti kot rezultat zaključka cikla dela z dokumentom. Ta tehnologija vam omogoča kopičenje potrebnih dokumentov v ustreznih razdelkih, ne da bi posebej dodelili čas za to delo.

Ko se v repozitoriju pojavi nov dokument, sistem obvesti zaposlenega, če je na takšna obvestila naročen.

Enostavnost dela z dokumenti

Shrambo Olympus odlikujejo funkcionalne storitve, ki določajo udobje dela z dokumenti:

• Različice;
• Povezave dokumentov (razveljavljene, razveljavljene, poleg tega);
• Izvleček iz arhiva;
• Izdaja izvirnika;
• Atributi shranjevanja (inventarna številka, skladišče, regal, polica, število izvodov).

Nakup različnih dodatkov za mobilne in potrošniške elektronike v trgovini Sotovik-M ob poti priporočamo zalogo pisarniškega materiala - delovni procesi katerega koli posla oz. neprofitna ustanova. Če želite kupiti pisalne potrebščine v razsutem stanju, si oglejte našo ponudbo.

Nakup pisarniških potrebščin na debelo od proizvajalca (veleprodaja pisarniških potrebščin, veleprodaja pisarniških potrebščin Moskva) je učinkovit način za znatno prihranek pri nenehnem zagotavljanju pisarne podjetja na debelo. Želite poceni pisalne potrebščine na debelo? Če enkrat na četrtletje ali pol leta naročite veliko serijo peres, svinčnikov, sponk za papir, beležnic in drugih majhnih predmetov, vam ni treba porabiti časa za še eno mesečno dostavo. Koristni so tudi nakupi pisarniškega materiala v razsutem stanju vladne organizacije- številne uprave izobraževalne ustanove kupiti pisalne potrebščine v razsutem stanju za šolo, vrtec ali univerzo. Veleprodajna podjetja pisarniški material je primeren cenovna politika, zato "Sotovik-M" prodaja pisalne pripomočke po ugodni ceni - veleprodajne pisalne potrebščine so poceni. Pisalne potrebščine na debelo v Moskvi (pisalnice veleprodaja Moskva, pisalne potrebščine na debelo Moskva) v naši spletni trgovini.

Pisalne potrebščine na debelo so zelo poceni. Pisalne potrebščine na debelo v Moskvi

Pisalne potrebščine v razsutem stanju v naši trgovini za enega najbolj ugodne cene. Če nameravate kupiti šolske tiskovine v razsutem stanju, veleprodajno pisalne potrebščine na nizke cene ali naročite nenavadne pisalne potrebščine za trgovino s spominki na veliko, Sotovik-M je tisto, kar potrebujete! Kupite pisalne potrebščine v razsutem stanju, od navadnih zvezkov do izdelkov za žigosanje in vizitk, po privlačni ceni s hitro dostavo po Rusiji. Veleprodaja pisalne potrebščine je zelo poceni!

Običajno breme zagotavljanja "papirnega" pretoka dokumentov in spremljanja izvajanja navodil nosijo oddelki organizacije, ki se ukvarjajo s pisarniškim delom: pisarna, vodenje primerov, pa tudi odgovorni za pisarniško delo v strukturnih oddelkih. Prav njim je namenjen modul "Office" sistema elektronskega upravljanja dokumentov DIRECTUM in upravljanja interakcij. Ta modul olajša izvajanje rutinskih operacij za obdelavo papirnih dokumentov v skladu z zahtevami GSDOU, na katerih temelji tradicionalna ruska pisarniška tehnologija:

• enotna registracija vse dohodne in odhodne korespondence ter internih dokumentov z uporabo registracijskih in kontrolnih kartic (RCC);
• registracija lokacije papirnega dokumenta na kateri koli stopnji njegovega življenski krog: obravnava vodstva, potrditev osnutka dokumenta, izvedba ipd.;
• nadzor nad pravočasnim izvrševanjem navodil, sklepov in navodil poslovodstva;
• odpis dokumentov v zadevi v skladu z nomenklaturo zadev, sprejeto v organizaciji;
• hitro iskanje potrebnih informacij o stanju, razpoložljivosti, gibanju papirnatih dokumentov;
• pridobivanje potrebnih standardnih obrazcev in dnevnikov ter statističnih poročil o poteku dela organizacije.

Poleg tega vam modul "Office" omogoča organiziranje izmenjave med različne organizacije. S to izmenjavo je možna uporaba elektronski podpis(ES) in posebni mehanizmi sistema vam omogočajo nadzor dostave dokumentov. Načela izmenjave temeljijo na industrijskem standardu za izmenjavo elektronskih dokumentov "Interakcija sistemov avtomatizacije podpora dokumentaciji Management", ki ga je odobril Ceh upraviteljev zapisov.

Vzdrževanje nomenklature zadev in registracijskih dnevnikov

Prilagodljiv sistem številčenja vam omogoča, da dokumentu v razdelku dodelite številko elektronski časopis registracija. Za vsako revijo je nastavljen poljuben način samodejnega številčenja dokumentov znotraj revije. Številka lahko vključuje kodo oddelka, kodo dnevnika in vse druge potrebne podrobnosti.

Pri pripravi dokumentov za prenos v arhiv za posamezno nomenklaturno datoteko lahko natisnete naslovnico zadeve, pa tudi popis spisov zadeve, kar bistveno skrajša čas za pripravo dokumentov za arhivsko hrambo.

Registracija dokumentov

Za registracijo dokumentov v modulu Pisarna se uporabljajo registracijske in kontrolne kartice (RCC), ki vsebujejo vse primarne podatke (korespondenca, organizacijska enota, predstavnik organizacije, datum registracije, registrska številka, predmet in povzetek dokument, način dostave itd.), kot tudi potrebne informacije o statusu katerega koli papirnega dokumenta organizacije (lokacija, stanje izvedbe itd.). Za odhodne dokumente lahko določite seznam razdeljevanja za organizacije.

Sistem izvaja možnost registracije dokumentov tako organizacij kot državljanov.

Za organizacije, ki uporabljajo decentralizirano registracijo dokumentov, sistem uporablja mesta za registracijo - delovna mesta sekretarjev in pisarniškega osebja. Vsak kraj registracije lahko služi enemu ali več oddelkom. Glede na kraje registracije je mogoče ločiti pravice dostopa do podatkov.

Pri premikanju dokumenta med oddelki ima lahko vsak kraj registracije svoj RSC. Tako se pojavi veriga RKK, po kateri je mogoče slediti gibanju papirnega dokumenta ne le med zaposlenimi znotraj oddelka, temveč tudi med oddelki. Poleg tega so preko RKK registrirani dokumenti sistema medsebojno povezani, kot so: "V odgovor", "V skladu" itd.

Postopek registracije je preprost in sestoji iz izpolnjevanja zahtevanih polj RKK, medtem ko se registracijska številka dodeli samodejno.

Pri registraciji neposredno iz RKK je možno v modul »Upravljanje elektronskih dokumentov« vnesti skeniran (elektronski) dokument z njegovo samodejno priklopom na RKK. Za hiter vnos velike količine dokumentov se uporabljajo sistemske vnosne storitve, ki zagotavljajo in-line vnos dokumentov v modul. V prihodnosti RSC, pa tudi našteti elektronski dokument, je mogoče zlahka najti s črtno kodo na papirnatem analogu dokumenta, zahvaljujoč tehnologiji hitre identifikacije, ki je vgrajena v sistem.

Po podatkih RKK se natisnejo dnevniki vhodnih in odhodnih dokumentov. Za odhodne dokumente lahko samodejno ustvarite in natisnete nalepko na ovojnico.

Premikanje in izvedba dokumentov

Po registraciji gre vhodni dokument skozi faze obravnave, reševanja, nadzora in izvedbe dokumenta. Hkrati se lahko nadaljnje delo izvršiteljev z dokumentom v celoti izvaja v elektronski obliki. To močno zmanjša čas izvajalcev in prepreči nenamerno izgubo izvirnika.

Glede na slog dela vodje dokument obravnava bodisi v papirni bodisi v elektronski obliki.

Na podlagi sklepa, ki ga izda predstojnik, se dokument lahko da v nadzor z imenovanjem izvršiteljev, navodili in roki. Za vodstvene delavce, ki delajo z modulom Upravljanje poslovnih procesov, lahko tajnik ali vodja sam hitro ustvari nalogo neposredno iz RKK. Delo z nalogami omogoča, da se v največji meri izkoristijo takšne možnosti sistema za spremljanje izvajanja navodil, kot so: določitev popolne korespondence pri izvajanju navodil; možnost pošiljanja v revizijo; prilagodljive nastavitve usmerjanja itd.

Nato lahko za naloge, povezane z RSC, hitro poustvarite zgodovino dela na dokumentu, postopek odobritve in utemeljitev odločitve.

Če se modul »Kancir« uporablja samostojno, vsa navodila, izdana izvajalcem, tajnik vnese v RSC dokumenta, nato pa spremlja njihovo pravočasno izvedbo. Hkrati se lahko za neavtomatizirane uporabnike natisnejo navodila.

Pri delu z elektronskimi dokumenti se vsa gibanja dokumentov izvajajo skozi naloge, lokacija papirnega dokumenta v vsakem trenutku pa je zabeležena na posebnem zavihku RKK. Tako lahko hitro najdete papirnati izvirnik dokumenta prek RKK. Delo z odhodnimi in internimi dokumenti temelji na enakih načelih.

Izmenjava elektronskih dokumentov med sistemi

S pomočjo sistema je mogoče organizirati izmenjavo uradnih, pravno pomembnih elektronskih dokumentov med organizacijami. Izmenjava dokumentov temelji na uporabi industrijskega standarda za izmenjavo elektronskih dokumentov "Interakcija sistemov avtomatizacije za upravljanje z dokumenti", ki ga je odobril Ceh upravljavcev dokumentov.

Dokumente je mogoče izmenjati med strukturne delitve eno podjetje (holding) in med neodvisnimi partnerskimi organizacijami. V tem primeru lahko stranke v izmenjavi uporabljajo različni sistemi elektronsko upravljanje dokumentov ali pa sploh ne delajo s takšnimi sistemi.

Če se izmenjava izvaja med oddelki enega podjetja (holdinga), potem delo z dokumenti poteka v modulih "Elektronsko upravljanje dokumentov", "Upravljanje poslovnih procesov" in "Pisarna". Če izmenjava poteka med tretjimi osebami, se elektronski dokument izvozi iz sistema v datoteko ESD. Druga oseba lahko uvozi ESD dokument v svoj sistem za upravljanje elektronskih dokumentov (pod pogojem, da ta format podpira ta sistem; format ESD je odprt) ali pa za delo z ESD dokumentom uporabi prosto distribuirani program DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc vam omogoča ogled dokumenta, njegovih atributov in vseh ES, s katerimi je bil dokument podpisan, vključno z oznako pristnosti.

Iskanje in analiza informacij

Od trenutka registracije katerega koli dokumenta v sistemu lahko najdete tako njegovo registracijsko kartico, skupaj z informacijami o lokaciji in postopku izvedbe dokumenta, kot tudi sam elektronski dokument.

Sistem išče po registrskih številkah, dopisniku, avtorju resolucije, pa tudi po vseh podrobnostih RKK in njihovi poljubni kombinaciji.

Poleg tega sistem zagotavlja specializirana poročila, ki znatno povečajo učinkovitost dela uporabnikov: dokumenti v obravnavi, zapadla naročila, dokumenti za vračilo itd.

Spletni modul "Pisarna"

Spletni modul "Office" je zasnovan za avtomatizacijo dela z uradnimi papirnimi dokumenti, kot so upravni dokumenti, dohodna in odhodna pisma, navodila, memorandumi in beležke. Olajša ravnanje s papirnatimi dokumenti.

Obdelava papirnih dokumentov se izvaja v skladu z zahtevami GSDOU, na katerih temelji tradicionalna ruska pisarniška tehnologija.

Spletni modul "Office" je namenjen reševanju naslednjih nalog:

• enotna registracija vse dohodne in odhodne korespondence ter internih dokumentov z uporabo registracijskih in kontrolnih kartic;
• nadzor nad pravočasnim izvrševanjem navodil, sklepov in navodil poslovodstva;
• hitro iskanje potrebnih informacij o stanju, razpoložljivosti, gibanju papirnatih dokumentov;
• pridobivanje potrebnih standardnih obrazcev in dnevnikov ter statističnih poročil o poteku dela organizacije.

Osnovo spletnega modula "Kancelarija" sestavljajo referenčne knjige "Registracijske in kontrolne kartice", "Naloge za RRC", "Nomenklatura zadev".

Prednosti integracije modula "Office" z drugimi moduli sistema

Tako zahvaljujoč interakciji modulov "Elektronsko upravljanje dokumentov", "Upravljanje poslovnih procesov" in "Pisarna" znotraj enoten sistem povečanje učinkovitosti dela organizacije je zagotovljeno ob popolni skladnosti z domačimi tradicijami in standardi pisarniškega dela. Vse mehanizme, ki jih nudi posamezni modul, je mogoče uporabiti v različnih kombinacijah "papirnate" in "elektronske" faze dela z dokumenti. Hkrati se harmonično prilega tradicionalno "papirnato" pisarniško delo elektronsko upravljanje dokumentov organizacije z razvitimi horizontalnimi povezavami.

IN velika podjetja Letno poteka dopisovanje z več deset tisoč nasprotnimi strankami, na tisoče zaposlenih pa ustvarja interne dokumente. Del korespondence se lahko sprejme in obdela v papirni obliki. Sistemi elektronskega upravljanja pisarn podjetjem pomagajo večkrat povečati učinkovitost dela in oblikovati enotno skladišče vseh dokumentov.

"Pisarna" zajema celoten cikel dela s papirnatimi dokumenti: od vnosa in registracije do oddaje v arhiv. Funkcionalnost je popolnoma skladna ruski standardi pisarniško delo, ki vam omogoča avtomatizacijo večine »ročnih« operacij.

Vzdrževanje nomenklature zadev in registracijskih dnevnikov

Potrjena sestava nomenklature zadev se hrani v posebnem imeniku sistema. V primeru decentraliziranega računovodstva dokumentov so predvidena mesta registracije znotraj strukturnih oddelkov.

Nomenklatura primerov

Pri pripravi dokumentov za prenos v arhiv za posamezno nomenklaturno zadevo lahko samodejno natisnete naslovnico zadeve, pa tudi popis dokumentov. Čas priprave na arhivsko hrambo in iskanje po arhivu se večkrat skrajša.

Registracija dokumentov

Za vnos dokumenta v DIRECTUM izpolnite obvezna polja registracijske kontrolne kartice (RCC) in registracijska številka bo dodeljena samodejno. Prilagodljiv sistem številčenja vam omogoča, da poljubno in samodejno dodelite številko dokumentu v okviru vsakega registracijskega dnevnika. Številka lahko vključuje kodo oddelka, kodo revije in vse potrebne podrobnosti. Z implementacijo rešitve se povprečni čas za registracijo dokumentov skrajša za 35-50%.

Primer RKK

RKK vsebuje primarne podatke (pododdelek, datum registracije, registrska številka itd.), Pa tudi informacije o statusu katerega koli papirnega dokumenta, na primer njegovo lokacijo. Pri premikanju dokumenta med oddelki ima vsak kraj registracije svoj RSC. Po verigi ustvarjenih RCM-jev lahko spremljate gibanje papirnega dokumenta znotraj podjetja.

Na RKK lahko priložite tudi dokument ali njegovo skenirano sliko. Za hiter vnos velike količine dokumentov se uporablja storitev pretakanja vnosa DIRECTUM Capture Service. Podpira različne načine vnosa dokumentov: zajemanje iz E-naslov ali iz datotečnega sistema (na primer iz optičnega bralnika).

Funkcijo ustvarjanja RSC in izpolnjevanja podatkov je mogoče prenesti Pametni gibi Ario. Ko dokument prejmejo, ga samostojno razvrstijo, prepoznajo besedilo in izpolnijo RKK z izvlečenimi smiselnimi informacijami. Referent lahko preveri le pravilnost izpolnjevanja. To vam omogoča dodatno skrajšanje časa za registracijo in zmanjšanje števila rutinskih operacij.

Obravnava in izvedba vhodnih dokumentov

Po registraciji vhodnega dokumenta ga referent v nekaj klikih pošlje v obravnavo vodji. Na podlagi rezultatov obravnave dokumenta sekretar ali vodja sam oblikuje navodila za dokument.

Če ima vodja pomočnika, predhodni pregled dokumenta s pripravo osnutka sklepa opravi njegov pomočnik. Vodja lahko osnutek sklepa le potrdi in pošlje navodila za izvršitev.

V procesu izvrševanja naročil je zagotovljeno naslednje:

• določanje korespondence ob izvedbi;
• možnost delegiranja in pošiljanja v revizijo;
• nadzor rokov, zahteve za nov rok.

Nadzorniki vizualno spremljajo uspešnost. Vsi udeleženci dela imajo dostop do kratkega povzetka, ki odraža stanje povezanih nalog.

Drevo iskanj

Pošiljanje pisem dopisnikom

Rešitev je tesno povezana z modulom "Izmenjava s partnerji". Ko je odhodno pismo odobreno, ga je enostavno poslati prejemnikom prek sistemov za izmenjavo dokumentov – to odpravlja potrebo po večkratnem tiskanju dokumenta in zmanjša stroške dostave.

Poleg tega lahko za odhodne dokumente določite poštni seznam za organizacije in samodejno pošiljate e-pošto prejemnikom ali natisnete ovojnice, ki ustrezajo standardom ruske pošte.

Tiskanje ovojnic

Priprava in seznanitev z organizacijskimi in administrativnimi dokumenti

Registracija in pošiljanje upravnih dokumentov v odobritev je popolnoma avtomatizirano. Dovolj je, da izpolnite potrebne podatke v čarovniku za dejanja, po katerem bo sistem ustvaril dokument in ga poslal pravih zaposlenih za odobritev in podpis:

Po podpisu se lahko organizacijski in upravni dokument pošlje zainteresiranim zaposlenim v pregled. Če želite to narediti, morate izpolniti poštni seznam v RKK. Ta seznam se lahko v prihodnosti uporablja tudi za distribucijo drugega dokumenta.

Zaposleni z mailing liste prejmejo naloge za seznanitev z dokumentom. V sistemu DIRECTUM je za potrditev seznanjenosti dovolj, da dokončate nalogo. In če je poslana naloga za seznanitev z dokumentom, ki ni vnesen v sistem, je to navedeno v besedilu naloge in izvajalci se seznanijo z dokumentom v papirni obliki.

Iskanje in analiza

Glede na znane podrobnosti je mogoče najti tako elektronski dokument kot njegov RKK skupaj s podatki o lokaciji in fazi izvedbe dokumenta.

Iskanje po RKK

Želeni dokument skupaj z RKK lahko hitro najdete tudi po črtni kodi na papirnatem analogu dokumenta. Zahvaljujoč tehnologiji hitre identifikacije črtno kodo prebere poseben skener, po katerem sistem samodejno poišče dokument in sorodna opravila.

Okno za dejanja za najdeni dokument

Za analizo učinkovitosti dela uporabnikov sistem zagotavlja specializirana poročila: "Seznanitveni seznam", "Nadzor časa izvedbe naročil", "Statistika izvedbe naročil", "Dokumenti, ki jih je treba vrniti" itd.

Primer poročila

Spletni odjemalec se lahko uporablja v oddaljene pisarne geografsko porazdeljena organizacija ali kot glavna stranka, ki zagotavlja več platform in enostavno upravljanje. Vse kar potrebujete je dostop do interneta za delo.

Dohodni RKK v spletni pisarni

Izvedbeni učinek

Z uporabo rešitve bodo zaposleni pravočasno prejemali naročila in navodila za izvedbo. Nadzor izvedbe odločitve upravljanja postane popolnoma pregleden.

• Na minimum zmanjša tveganje izgube dokumentov
• 2-krat skrajša se čas za pripravo in odobritev odhodnega pisma
• 12-krat pospešiti iskanje lokacije papirnatih dokumentov
• 2-krat pospešila se bo priprava informacij vodstvu za izvršitev navodil
• za 20 % povečati izvajanje navodil vodstva