doma » Vladna podpora » Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore vodstvu. Predmet: Sistem vodstvene dokumentacije Tuje izkušnje pri organizaciji podpore poslovodni dokumentaciji

Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore vodstvu. Predmet: Sistem vodstvene dokumentacije Tuje izkušnje pri organizaciji podpore poslovodni dokumentaciji

Ali je danes nujna reforma predšolske vzgoje na državni ravni? Domače tradicije, svetovne izkušnje, ureditev predšolskih izobraževalnih ustanov v državah CIS, praktična potreba - vse to priča v prid posodabljanju regulativni okvir pisarniško delo v Ruska federacija... Kakšni so obeti za reformo pisarniškega dela pri nas?

Upravna reforma, ki se izvaja pri nas, je usmerjena v izboljšanje procesov pod nadzorom vlade, kar poveča njegovo učinkovitost. Sestavni del reforme bo postala tudi dokumentarna podpora državnih organov. na različnih ravneh... Danes DOE služi tudi kot orodje učinkovito upravljanje, in najpomembnejše komunikacijsko orodje v odnosu vladnih agencij s prebivalstvom države, strukturami civilne družbe, gospodarstvom.

Po našem mnenju je treba v okviru reforme na državni ravni vzpostaviti enotna načela za poenotenje in standardizacijo storitev in tehnologij predšolskih vzgojno-izobraževalnih zavodov ter dokumentacije – za boljšo interakcijo med državnimi organi. Posebej pomembna je državna ureditev na tem področju podpora dokumentaciji pridobi v zvezi z uporabo elektronskih dokumentov in elektronskih komunikacij. Povečanje količine informacij in dokumentacije v državnih organih nakazuje potrebo po nenehnem spremljanju in vodenju teh procesov s strani države.

Domače tradicije, svetovne izkušnje, priporočila Mednarodnega arhivskega sveta jasno kažejo na potrebo po državni ureditvi upravljanja z dokumenti, pa tudi po razumnem zmanjšanju obsega obtoka dokumentov v državi.

Državna arhivska služba je tradicionalno sodelovala pri poenostavitvi upravljanja dokumentacije v Rusiji.

Na primer, zadnji pravilnik o Zvezni arhivski službi Rusije z dne 28. 12. 98 št. 1562 je vključeval naslednjo nalogo: "razvoj in izboljšanje skupaj z zveznimi organi državna oblast in javni organi sestavnih subjektov Ruske federacije za arhiviranje in vodenje evidenc, vključno z državni sistem pisarniško delo in enotni dokumentacijski sistemi«.

Preberite tudi:

Metodologija projekta: Ruski standardi za projektne dejavnosti

Ta članek bo obravnaval domače standarde za projektne dejavnosti.

To stanje vnaša negotovost v možnosti za nadaljnje izboljšanje predšolskih vzgojno-izobraževalnih ustanov na državni ravni. Vendar pa v vseh razvite države v takšni ali drugačni obliki so funkcije upravljanja z dokumenti dodeljene ustreznim državnim organom, kar se upravičuje.

Regulativni okvir za upravljanje z dokumenti v tujini

Mednarodni akti, nacionalni zakoni, vladni predpisi, priporočilni akti, kot so mednarodni in nacionalni standardi, pogodbena dokumentacija. V zadnjem desetletju se ti zakoni nanašajo predvsem na uporabo elektronskih dokumentov in smeri njihove uporabe.

V Združenih državah ima Nacionalna uprava za arhive in evidence (NARA) posebno vlogo pri oblikovanju regulativnega okvira (upravljanje zapisov).

NARA od vodje vsake zvezne agencije zahteva, da upravlja elektronske zapise. Če želite to narediti, morate:

imenovati odgovorno osebo za uporabo znotrajresorskega programa za vodenje vse dokumentacije - ustvarjene, prejete, uporabljene ali shranjene na elektronskih medijih;
integrirati sistem elektronskega upravljanja z dokumenti z drugimi dokumenti in informacijskimi viri zavoda;
zagotoviti skladnost sistema upravljanja z dokumenti z zakonskimi zahtevami;
usposobiti uporabnike, posodobiti dokumentacijo programske opreme, upoštevati uveljavljena pravila shranjevanje dokumentov, zagotoviti njihovo skladnost z veljavnimi standardi.

Zanimiv je ameriški zakon "O zmanjšanju dela z dokumenti" (1980), ki se iz neznanih razlogov ne odraža v domačih dogodkih. Njegovo bistvo je v oblikovanju sektorskih - oddelčnih - informacijskih centrov, na katere bi se morala obrniti katera koli organizacija, če je treba zbrati kakršne koli informacije, in le, če te informacije niso na voljo v informacijskih centrih, dobi organizacija dovoljenje, da samostojno zbirati informacije, ki vas zanimajo. Za obveščanje na vseh medijih veljajo določbe zakona.

Združeno kraljestvo ima vladni program za izboljšanje upravljanja dokumentov. V uradnem britanskem dokumentu "Modernizing Public Administration" je vsem vladnim organizacijam zastavljen cilj - preiti na upravljanje z dokumenti s pomočjo elektronskih sredstev do leta 2004, hkrati pa obdržati papirnate dokumente. Zakon o varstvu podatkov (1998) se uporablja za dokumente na katerem koli mediju.

Urad za evidence Združenega kraljestva je izdal smernice o tem, kako se ta zakon uporablja pri upravljanju dokumentov, in objavil standarde, smernice in metodologije za upravljanje dokumentov na katerem koli mediju med njihovim popolnim življenski krog- od ustvarjanja do prenosa v stanje shranjevanja.

Leta 2002 g. Državni arhiv Združeno kraljestvo je razvilo funkcionalne zahteve za sisteme za upravljanje elektronskih dokumentov. Podjetja v Združenem kraljestvu so razvijalci sistemov za upravljanje z dokumenti, ki želijo zagotoviti, da so njihovi programskih izdelkov so bili ocenjeni glede skladnosti s temi zahtevami, ustrezno testirani v Državnem arhivu.

V Nemčiji je leta 2000 vlada sprejela Splošna pravila delo zveznih ministrstev, v katerem so podrobno predstavljeni organizacijski in tehnološki postopki obdelave dokumentov na papirni osnovi ter podana temeljna navodila za delo z elektronskimi dokumenti. Zakonodaja Zvezne republike Nemčije je državnim arhivskim organom podelila pravico in dolžnost, da pomagajo vladnim organom različnih ravni pri zadevah upravljanja z dokumenti.

Na primer, zakon "o zagotavljanju hrambe in uporabe arhivskih dokumentov na zvezni ravni" (1988) določa, da zvezni arhiv svetuje najvišjim organom državne oblasti, zvezne institucije, društva in sodišče v zadevah upravljanja z dokumenti.

Na Finskem skladno z Zakonom o arhivih (1981) in Odlokom o javnih arhivih (1983) državni arhiv in pokrajinski arhiv upravljata in pregledujeta dokumente. vladne agencije... Državni arhiv je izdelal in v obliki pravnega akta sprejel Navodilo o vodenju evidenc za državne in druge ustanove.

Državni arhiv Avstralija v skladu z Zakonom o arhivih (1983) ima vodilno vlogo pri upravljanju evidenc državnih organov, izdaja pomembne regulativne spremembe na področju upravljanja z dokumenti in arhiviranja.

Avstralski nacionalni arhiv je marca 1995 izdal priročnik za upravljanje elektronskih dokumentov. Leta 1996 je Avstralija prvič na svetu sprejela nacionalni standard upravljanja evidenc, ki vsebuje zahteve za delo s tradicionalnimi papirnatimi dokumenti in s sodobnimi elektronskimi dokumenti.

Tako v razvitih tuje države ah, obstaja regulativni in metodološki okvir za upravljanje dokumentov, katerega eno vodilnih mest pri oblikovanju pripada državnim arhivskim organizacijam.

Ureditev predšolskih izobraževalnih ustanov v državah CIS

Indikativne so tudi izkušnje naših kolegov iz držav CIS. Republika Belorusija je ena prvih držav, ki je uspešno razvila in izvajala zakonodajni in regulativni okvir za upravljanje vse dokumentacije, vključno z elektronsko. Zakon "o informatizaciji" (1995), Civilni zakonik Republike Belorusije (1998), Zakon o elektronskih dokumentih (2000), državni standard STB 1221-2000 "Elektronski dokumenti. Pravila o izvajanju, ravnanju in skladiščenju ”so pomembni državni akti na področju predšolskih vzgojnih zavodov.

Upoštevajte Zakon Republike Belorusije z dne 06. 10. 94 št. 3277-XII "O nacionalnem arhivskem skladu in arhivih v Republiki Belorusiji", v katerem se razvija in izvaja sistem upravljanja dokumentov, nadzor skladnosti z zakonodajo o vodenje evidence so dodeljene organom upravljanja arhivske službe in njenih zavodov.

V Ukrajini je bil sprejet zakon z dne 13. 12. 2001 št. 288-111 "O nacionalnem arhivskem skladu in arhivskih ustanovah". Zakon določa, da se za delo na področju arhivskega in pisarniškega dela pooblasti osrednji izvršilni organ. To telo izvaja pravna ureditev odnosov na področju arhivistike in pisarniškega dela, nadzoruje dejavnost arhivskih zavodov in pisarniških služb. Akti centralne izvršilne oblasti so zavezujoči za državne organe, lokalne organe, podjetja, ustanove, organizacije, ne glede na njihovo podrejenost in obliko lastništva, pa tudi za državljane.

Leta 2003 je bil sprejet zakon Ukrajine „O elektronski dokumenti in elektronsko upravljanje dokumentov«. Leta 2004 so bila sprejeta Osnovna pravila za arhiv Ukrajine. Vzpostavljajo pravno podlago za vodenje arhivske zadeve in vodenje evidenc s strani državnih arhivskih organov.

Ukrajinski uradniki so pripravili osnutek zakona o pisarniškem delu (2003).

Od leta 1994 je začel delovati Ukrajinski državni raziskovalni inštitut za arhivske zadeve in upravljanje dokumentov.

Z Resolucijo kabineta ministrov Ukrajine z dne 17. 10. 97 št. 1153 je bilo odobreno Vzorčno navodilo o pisarniškem delu na ministrstvih in drugih državnih organih.

Republika Kazahstan je sprejela zakon "O Nacionalnem arhivskem skladu in arhivih Republike Kazahstan" z dne 22. decembra 98 št. 326-1.

Poglavje 5 tega zakona "Državna ureditev vodenja arhivske zadeve" se nanaša na ureditvena vprašanja: javna politika pri arhiviranju in vodenju dokumentov; razvoj projektov in izvajanje državnih programov razvoja arhivistike in dokumentacije; razvoj raziskovalne in znanstveno-metodološke dejavnosti na področju arhivistike in dokumentarnega upravljanja.

Zakon še ugotavlja, da so navodila pooblaščenega organa o vodenju dokumentacije zavezujoča za vse fizične in pravne osebe.

Uredba o Odboru za upravljanje arhivov in dokumentacije Ministrstva za kulturo, informacije in javno soglasje Republike Kazahstan (ki jo je potrdila Vlada Republike Kazahstan z dne 07. 5. 99 št. 543) določa nalogo izboljšanja državni sistem pisarniškega dela. Za izvajanje te in drugih nalog komisija pripravlja osnutke predpisov, izvaja programe razvoja pisarniškega dela, spodbuja raziskovalno in metodično delo, izvaja pa tudi državni nadzor skladnosti z zakonodajo.

Komisija za upravljanje arhivov in dokumentacije je izdala odredbo z dne 12. 7. 00 št. 44 »O regulativni in znanstveno-metodološki podlagi za razvoj arhivistike«, s katero je potrdil okvirni načrt regulativne in znanstveno-metodološke podpore arhivistike. na dolgi rok. Načrt se že izvaja.

Tako je komisija razvila Zahteve za oblikovanje organizacijskih in administrativnih dokumentov, Standardna pravila za dokumentiranje in upravljanje z dokumenti v vladne organizacije Republike Kazahstan, Vzorčni pravilnik o pooblaščenem državnem organu za upravljanje arhivov in dokumentacije.

V Kirgiški republiki je zakonodajna skupščina sprejela Zakon o Nacionalnem arhivskem skladu Kirgiške republike (1999), ki vzpostavlja in ureja organizacijske, pravne in ekonomske temelje za pridobivanje, računovodstvo, hrambo in uporabo dokumentov iz Državnega arhiva. republiški sklad in vodenje dokumentacije v republiki.

25. člen zakona "Postopek za opravljanje pisarniškega dela" določa, da je izdelava regulativnih in metodoloških dokumentov, ki urejajo organizacijo in vzdrževanje pisarniškega dela v državnih organih, podjetjih, ustanovah in organizacijah, ne glede na obliko lastništva, zaupana republiški organ za vodenje arhiva. Poleg tega so vsa podjetja, ustanove in organizacije, ne glede na obliko lastništva, dolžna upoštevati norme in zahteve za delo z dokumenti in njihovo hrambo.

Podobne pravice in obveznosti obstajajo v ustreznih predpisih. pravni akti nekatere druge države CIS, ki urejajo upravljanje arhivov in določajo pristojnosti organov upravljanja na področju vodenja evidenc na državni ravni.

Tako analiza mednarodnih izkušenj kaže: prvič, da je upravljanje z dokumenti (DOE) predmet pravna ureditev in je v središču pozornosti številnih držav. Drugič, praviloma so te naloge dodeljene arhivskim organom.

Možnosti razvoja regulativnega okvira za pisarniško delo v Rusiji

Rusija bi morala biti pozorna na izkušnje tujih držav. Dejansko je danes, po izvedbi upravnih preobrazb, državna funkcija upravljanja z dokumenti (DOU) prvič v zadnjih treh stoletjih izpadla iz vidnega polja države. Arhivska agencija ne more opravljati koordinacijske, nadzorne, nadzorne funkcije na področju predšolskih vzgojnih zavodov. Te naloge ni dobila nobena druga vladna agencija. Seveda bo to stanje negativno vplivalo na stanje predšolske izobraževalne ustanove v državi.

V sedanjih razmerah, pomembno delo o osnutku zveznega zakona "O dokumentarni podpori dejavnosti upravljanja«, katerega razvoj je bil izveden v preteklih letih. Reforma državnih struktur zahteva obsežno revizijo zbrane pravne in metodološke baze predšolskih vzgojnih institucij.

Potrebna je zlasti revizija standardov za podporo dokumentaciji, ki delujejo na meddržavni, državni in medsektorski ravni vlade, ob upoštevanju tekočega dela v okviru zveznega ciljnega programa "Elektronska Rusija (2002-2010)", a število mednarodnih sporazumov in področij izmenjave informacij. Hkrati je treba ustaviti nenadzorovano rast obsega dokumentnega obtoka.

Obseg dokumentacije, ki nastane v dejavnostih državnih organov, je približno 250 milijard listov dokumentov letno. Hkrati so vzorčne raziskave državne uprave pokazale, da se letno poveča obseg dokumentacije za 8-15%.

Posebej je treba opozoriti na povečano raven informatizacije državnih organov - to je dodaten dejavnik, ki vpliva na stanje predšolskih vzgojno-izobraževalnih ustanov.

Ocena neposrednih stroškov dokumentiranja vodstvenih ukrepov kaže precejšnja nihanja zneskov glede na področje in raven državnih organov.

Stroški dokumentiranja in obdelave dokumentov na dokument v povprečju znašajo približno 50 rubljev. V zvezi s tem zmanjšanje vrstne sestave dokumentov z poenotenjem in standardizacijo za 10% omogoča računanje na neposredni gospodarski učinek z zmanjšanjem stroškov dokumentiranja in obdelave dokumentov. Prihranki znašajo približno 12,5 milijarde rubljev.
Ureditev funkcij državnih organov in postopkov za njihovo dokumentacijsko podporo omogoča z zmanjšanjem časa, porabljenega za dokumentiranje in obdelavo dokumentov (v povprečju od 15–20 minut na 3–4 minute), prihraniti do 40–50 % skupni čas, porabljen za dokumentarne postopke. To pa bo omogočilo pridobitev neposrednega gospodarskega učinka v višini najmanj 2,5–3,0 milijarde rubljev.

Trenutno poteka prehod ruskega gospodarstva od pretežno surovin k širitvi proizvodnje visokotehnoloških znanstveno intenzivnih izdelkov, ki uporabljajo najvišje znanstvene in tehnološke dosežke ter intelektualni potencial države. V skladu s predhodno sprejetimi sklepi Varnostnega sveta (SB) pri predsedniku Ruske federacije je treba glavno pozornost nameniti zagotavljanju konkurenčnosti domačih proizvodov, zlasti tuji trg... To zahteva dokumentacijo in informacijsko podporo izdelkov v skladu z mednarodnimi standardi v vseh fazah življenjskega cikla, kar je zabeleženo v Zvezni zakon"O tehnični ureditvi" z dne 27. decembra 2002 št. 184-FZ.

Komisija na varnost informacij Varnostni svet Ruske federacije marca 2003, ki je opozoril na problem elektronsko upravljanje dokumentov, sprejel odločitev o potrebi po oblikovanju sklopa normativnih pravnih aktov na tem področju.

vzpostavitev enotnih enotnih pravil in metod predšolskih vzgojnih zavodov v državne strukture ne glede na njihovo oddelčno podrejenost;
spremljanje in nadzor nad spoštovanjem pravil in normativov medoddelčnega poteka dela, nad procesi oblikovanja dokumentov in obsegom poteka dela;
znanstveno in metodološko delo na področju dokumentacijske podpore in uvajanje najbolj racionalnih metod dela z dokumenti v organih upravljanja in državnih organizacijah;
centraliziran razvoj standardnih predpisov za reševanje naloge upravljanja vladne organizacije;
zagotavljanje varnosti dokumentov v državnih organih, oblikovanje dokumentarnih skladov kot informacij virov organizacij, določitev rokov hrambe dokumentov ter skladnost z zakonskimi določili o dostopu do dokumentov organov upravljanja in organizacij;
pregled programske opreme in drugih informacijskih orodij, ki se uporabljajo v državnih organih in državnih organizacijah za elektronske dokumentarne komunikacije;
strokovno usposabljanje in izpopolnjevanje specialistov s področja predšolskih vzgojnih zavodov.

Izvajanje teh nalog, ki so osnova upravljanja z dokumenti, bo povečalo raven kakovosti in strokovnosti v družbeno-ekonomski sferi Rusije ter z izboljšanjem dejavnosti vodstvenega aparata doseglo skupni neposredni gospodarski učinek v višini 13,75-14,25 milijarde rubljev. In učinek, ki je veliko večji od neposrednega, je posredni ekonomski učinek, ki se kaže v rasti bruto nacionalnega proizvoda in konkurenčnosti ruskih proizvajalcev.

Seveda, za reševanje zgornjih nalog, poseben vladna agencija ravni zvezna služba... Za ta namen je najprimernejši organ arhivskega upravljanja z ustreznimi pooblastili.

DIPLOMADelo

na temo

"Organizacija dokumentnega obtoka v tujini"

Uvod

Prvo poglavje. Značilnosti upravljanja z dokumenti v tujini

1.1 Pravna ureditev upravljanja z dokumenti

1.2 Sistem mednarodnih standardih

1.3 Regulatorna ureditev elektronskega dokumentnega toka in dokumentnega upravljanja

1.3.1 Koncept poteka dela, organizacija dela z dokumenti. Značilnosti upravljanja elektronskih dokumentov

1.3.2 Značilnosti regulativnega okvira elektronskega upravljanja dokumentov v državah Evropske unije

1.3.3 Posebnosti upravljanja z dokumenti in regulativna ureditev upravljanja elektronskih dokumentov v Združenih državah

1.3.4 Značilnosti regulativnega okvira za organizacijo dela z dokumenti v Italiji

1.3.5 Značilnosti regulativnega okvira za upravljanje elektronskih dokumentov v Franciji

1.3.6 Značilnosti regulativnega okvira elektronskega upravljanja dokumentov v Nemčiji

1.3.7 Značilnosti regulativnega okvira za upravljanje elektronskih dokumentov v Združenem kraljestvu

1.3.8 Problemi mednarodnega upravljanja elektronskih dokumentov

Drugo poglavje. Glavne smeri izboljšanja organizacije dela z dokumenti v Rusiji ob upoštevanju tujih izkušenj

2.1 Primerjalne značilnosti Ruske in tuje smeri razvoja sistemov za upravljanje dokumentov

2.2 Težave pri izboljšanju dokumentacije upravljanja v Rusiji in načini za njihovo reševanje

2.3 Sprememba sistema nacionalnih standardov na področju poslovodne dokumentacije kot dejavnik integracije Rusije v svetovno skupnost

Zaključek

Seznam uporabljene literature

Uvod

Prehod v tržno gospodarstvo postavlja vprašanje ustvarjanja ustreznih sodobnih razmerah enotne normative in zahteve za sistem dokumentacijske podpore za vodenje dejavnosti.

Povečanje pomena ekonomskega dejavnika in pravne moči dokumentov v upravljanju povzroča raziskave znanstvenikov in eksperimente praktikov na področju upravljanje z dokumenti namenjen prehodu iz tradicionalnega pisarniškega dela, od klasične delitve dokumentacije "po sistemih" k ustvarjanju visoko učinkovitih, z uporabo sodobnih tehničnih in tehnoloških dosežkov sistemov vodenja celotnega kompleksa informacijskih in dokumentarnih virov ob doseganju strateškega in operativnega upravljanja. cilji v kateri koli organizaciji, še posebej v državnem upravnem aparatu ...

Ena od pomembnih komponent tega dela je preučevanje relativno novega koncepta v ruski dokumentarni znanosti - upravljanje z dokumenti in njeno uvedbo ne le v znanstveni obtok, ampak tudi v prakso.

Izraz »upravljanje z dokumenti« je v svetu zelo razširjen. Na primer, v Združenih državah se organizacija, ki je zadolžena za dokumente, imenuje National Archives and Records Management. (Uprava za državne arhive in evidence)... Dobesedni prevod nemškega izraza "Schriftgutverwaltung" pomeni "pisno upravljanje dokumentov". Angleški izraz "Records Management" je preveden tudi kot upravljanje z dokumenti.

Funkcija moderna družba je stalna izmenjava informacij. Dejanske, popolne, zanesljive, pravočasne informacije so nujen pogoj uspešno delovanje katere koli organizacije.

Dejavnosti upravljanja so povezane z izmenjavo informacij med predmeti in predmeti upravljanja... V odsotnosti potrebnih informacij je nemogoče pravočasno sprejemati odločitve, določiti razvojno strategijo organizacije.

Eden glavnih dejavnikov vpliva znanstvenega in tehnološkega napredka na vsa področja človeške dejavnosti je široka uporaba informacijske tehnologije ... Na trenutni stopnji njihovega razvoja delo z informacijami (zbiranje, analiza, shranjevanje, distribucija ipd.) poteka hitreje in učinkoviteje. Pod vplivom novih informacijskih tehnologij se v sistemu vodenja dogajajo temeljne spremembe (postopki utemeljitve in odločanja, organizacija njihovega izvajanja so avtomatizirani), povečuje se strokovnost strokovnjakov, ki se ukvarjajo z dejavnostmi upravljanja.

Smo pod upravljanje z dokumenti razumeli bomo eno ključnih področij dejavnosti, ki se izvajajo v okviru upravljanja z dokumenti organizacije, in obsega trenutno delovanje in optimizacijo podsistema upravljanja z dokumenti.

V procesu upravljanja z dokumenti organizacije se rešujejo naslednje glavne naloge:

Organizacija racionalnega pretoka dokumentov;

Nadzor nad izvedbo dokumentov;

Operativno shranjevanje dokumentov, vključno z njihovo ustrezno pripravo za prenos v arhivsko hrambo v državni ali oddelčni (glede na organizacijo) arhiv;

Naknadno shranjevanje dokumentov v arhiv.

Končni cilj upravljanja z dokumenti je ustvariti okolje za učinkovito obdelavo dokumentirane informacije v rokih, ki jih določa vsebina dejavnosti organizacije in z najnižjimi materialnimi stroški.

Menimo, da je relevantnost predstavljenega seminarska naloga očitno, ker izboljšati sistem poteka dela v dejavnostih ruske organizacije in znatno povečanje konkurenčnosti pri izbiri najbolj racionalne in učinkovite organizacije dela z dokumenti, je treba analizirati tuje izkušnje na tem področju pri gradnji zakonodajni okvir in pri neposrednem upravljanju dokumentacije.

Velik pomen in nezadostna praktična obdelava problema določata nedvomno novost te študije.

Proučevanje vprašanj, povezanih s to temo, je tako teoretičnega kot tudi praktičnega pomena.

Rezultate raziskave je mogoče uporabiti za razvoj metodologije za analizo "Organizacija dokumentnega toka v tujini". Teoretični pomen je v tem, da je problematika, izbrana za obravnavo, na stičišču več znanstvenih disciplin hkrati.

Namen predmetno delo je celovit in sistematičen študij dela z dokumenti v tujini, študij mednarodnega regulativnega okvira, uporaba ugotovitev za razvoj in pripravo predlogov za izboljšanje poteka dela v Rusiji.

Za dosego tega cilja, teoretični in znanstveno-praktičninaloge:

1) študija sistema virov pravne ureditve obtoka dokumentov v Rusiji;

2) preučevanje značilnosti zakonodajne ureditve cirkulacije dokumentov tako na mednarodni pravni ravni kot na nacionalni ravni;

4) izvedbo primerjalne pravne analize ruska zakonodaja in normativni pravni akti drugih držav na področju dela z dokumenti;

5) določitev vloge tujih izkušenj pri organizaciji in delovanju sistemov za upravljanje dokumentov v Rusiji.

Raziskovalni objekt so procesi, ki se pojavljajo med organizacijo in delovanjem sistemov za upravljanje z dokumenti.

Predmet raziskovanja je značilnost normativne ureditve dokumentnega obtoka v Rusiji in v tujini.

Analiza znanstveni članki, učni pripomočki, raziskave kažejo, da zanimanje za tuje izkušnje delo z dokumenti raste.

V procesu priprave predmetnega dela so bile uporabljene številne periodične publikacije v revijah "Tajniška dejavnost", "Pisarniško delo", "Referent", "Tajnik-pomočnik".

Pri pisanju seminarske naloge so bila uporabljena dela ruskih strokovnjakov s področja poslovodne dokumentacije (A.Yu. Arnd, M.N. Kostomarov, S.L. Kuznetsov, M.V. Larin, O.A. Romanov, O.I. Ryskov, N.A. Khramtsovskaya in drugi).

Posebna pozornost je namenjena standardom ISO 15489-2001 "Informacije in dokumentacija - Upravljanje z dokumenti" in GOST R ISO 15489-1-2007 "Sistem standardov za informiranje, bibliotekarstvo in založništvo. Upravljanje z dokumenti. Splošni pogoji".

Prvo poglavje

Značilnosti upravljanja z dokumenti v tujini

1.1 Pravna ureditev upravljanja z dokumenti

Globalizacija mednarodni odnosi na sedanji fazi privedla do povečanja pomena mednarodnopravne ureditve dokumentnega obtoka.

Oblikovanje posebnih aktov na domači ravni ne prispeva k razvoju mednarodnih odnosov, saj legalizacija različne države različni pristopi k opredelitvi temeljnih pravnih institucij in načel pravne ureditve.

V Zadnja leta v evropskih državah se pozornost javnosti ne posveča le problematiki dela z dolgotrajnimi arhivskimi dokumenti, temveč tudi upravljanju z dokumenti kot bistveni element dejavnosti operativnega upravljanja. Več dejavnikov prispeva k aktivnemu izvajanju programov upravljanja z dokumenti ter razvoju korporativnih informacijskih in dokumentacijskih strategij tako v državnih kot v gospodarskih organizacijah.

Ti dejavniki so najprej sprejetje in delovanje zakonodaje na področju arhiviranja, varstva podatkov, svobode obveščanja in človekovih pravic. Zakonodajni in drugi normativni akti evropskih držav vsebujejo zahteve za vrste dokumentov, ki jih je treba ustvariti, in za obdobja hrambe dokumentov. Poleg tega lahko obstajajo pravice ali omejitve dostopa do dokumentov ali njihove vsebine (na primer v zakonodaji o svobodi obveščanja), zahteve glede oblike dokumentov (na primer v zakonodaji o varstvu osebnih podatkov), prenos dokumentov v arhive. (na primer v arhivski zakonodaji), procesi upravljanja z dokumenti (zakonodaja lahko na primer vzpostavi postopek indeksiranja (registracije) dokumentov za izboljšanje njihove hrambe).

Predavanje 1. Sodobna tehnologija in organizacija pisarniškega dela. Ocena trenutnega stanja dokumentacijske podpore za upravljanje (DOU).

Tečaj "Organizacija in tehnologija podpore poslovodni dokumentaciji" je sestavljen iz dveh oddelkov: "Zgodovina organizacije pisarniškega dela v Rusiji" in "Sodobna organizacija in tehnologija podpore upravljavske dokumentacije".

Namen predmeta je študentom dati predstavo o posebnostih nastajanja in razvoja nacionalnih pisarniških sistemov v različnih zgodovinskih obdobjih ter jih seznaniti s teorijo in prakso organiziranja sodobne dokumentacijske podpore, ki temelji na znanstveno utemeljenih načelih in metode za njegovo izboljšanje.

Cilji tečaja:

izpostaviti mesto dokumentarne podpore upravljanja v procesih upravljanja;

seznaniti se z zgodovino razvoja sistema državnega uradništva;

oblikovati racionalne pristope študentov k reševanju problemov organizacije dela z dokumenti v zavodu;

seznanjati študente s sodobno tipične strukture predšolske vzgojne ustanove;

pregledati sodobne tehnologije dokumentacijsko podporo vodenja.

Dokumentacija je osnova tehnologije upravljanja

Pisarniško delo-panoga dejavnosti, ki zagotavlja dokumentacijo in organizacijo dela z uradnimi dokumenti..

Sprva se je izraz pojavil v ustnem govoru (verjetno v 17. stoletju) in je pomenil proces reševanja (proizvodnje) primera: "poslovati" - rešiti vprašanje. Med odločitvijo je bilo potrebno utrditi rezultat, na primer dosežen dogovor. Za to so bili dokumenti ustvarjeni že od antičnih časov, saj je govorjena beseda kratkotrajna, jo je mogoče pozabiti, popačiti med prenosom ali ne razumeti tako. Že v XVI stoletju. beseda se uporablja Ovitek kot zbirka dokumentov v zvezi s katerim koli primerom, vprašanjem. Prvič v tem konceptu je bila beseda "poslovanje" zapisana v dokumentih leta 1584.

Sodobno pisarniško delo vključuje:

zagotavljanje pravočasne in pravilne izdelave dokumentov (dokumentacije);

organizacija dela z dokumenti (prejem, prenos, obdelava, računovodstvo, registracija, kontrola, hramba, sistematizacija, priprava dokumentov za vložitev, uničenje).

Vzporedno z izrazom "pisarniško delo" V zadnjih desetletjih se uporablja izraz poslovodna dokumentacija(DOE). Njen pojav je povezan z uvajanjem računalniških sistemov v upravljanje in njihovo organizacijsko, programsko in informacijsko podporo približati terminologijo, ki se uporablja v računalniških programih in literaturi. Trenutno sta izraza "pisarniško delo" in "poslovodna dokumentacija" sinonima in se uporabljata za isto dejavnost.

Upravljavska dokumentacija (DOU) je vrsta upravljanja organizacije, ki vključuje določanje, prenos in shranjevanje informacij o stanju organizacije ter nadzorne ukrepe za spremembo njenega stanja. Predšolska izobraževalna ustanova vključuje naslednje glavne procese:

določanje kontrolnih dejanj ali podatkov o stanju Organizacije na uradnih medijih, t.j. " dokumentiranje"ali" izdelava dokumentov ";

pravočasno posredovanje informacij na uraden način, t.j. prenos dokumentov oz. tok dokumentov";

hitro in dolgotrajno hrambo dokumentov, tj. "arhivsko shranjevanje".

Upravljavska dokumentacija je veja dejavnosti, katere glavni namen je vodstvu zagotoviti informacije o stanju v organizaciji za sprejemanje premišljenih vodstvenih odločitev in spremljanje njihovega izvajanja.

Dokumentiranje Je postopek ustvarjanja in oblikovanja dokumenta. Državni standard opredeljuje dokumentacijo kot "snemanje informacij na različne medije po uveljavljenih pravilih."

Danes je predšolska vzgojna ustanova hkrati orodje za učinkovito vodenje in najpomembnejše komunikacijsko orodje v odnosih med vladnimi organi in prebivalci države, strukturami civilne družbe in gospodarstvom. Po našem mnenju je treba v okviru reforme na državni ravni vzpostaviti enotna načela za poenotenje in standardizacijo storitev in tehnologij predšolskih vzgojno-izobraževalnih zavodov ter dokumentacije – za boljšo interakcijo med državnimi organi. Državna ureditev na področju dokumentarne podpore je še posebej pomembna v zvezi z uporabo elektronskih dokumentov in elektronskih komunikacij. Povečanje količine informacij in dokumentacije v državnih organih nakazuje potrebo po nenehnem spremljanju in vodenju teh procesov s strani države.

Državna arhivska služba je tradicionalno sodelovala pri poenostavitvi upravljanja dokumentacije v Rusiji.

Na primer, zadnji pravilnik o Zvezni arhivski službi Rusije z dne 28.12.98 št. 1562 je vključeval naslednjo nalogo: "razvoj in izboljšanje, skupaj z zveznimi vladnimi organi in vladnimi organi sestavnih delov Ruske federacije, arhiviranja in vodenje evidenc, vključno z državnim sistemom vodenja evidenc in dokumentacijo enotnih sistemov.

Novi organ upravljanja - Zvezna arhivska agencija (glej odlok vlade Ruske federacije z dne 17. junija 2004 št. 290) v skladu s sklepi o upravni reformi nima funkcij upravljanja z dokumenti. Ima samo funkcijo usklajevanja približnih nomenklatur zadev, navodil za pisarniško delo zveznih izvršilnih organov, pa tudi seznamov dokumentov, ki nastanejo v okviru dejavnosti zveznih organov državne oblasti in organizacij, ki so jim podrejene, z navedbo pogojev. njihovega skladiščenja. Kot lahko vidite, je celo zelo abstraktna naloga »razvoja« pisarniškega dela izpadla iz pravilnika. To stanje vnaša negotovost v možnosti za nadaljnje izboljšanje predšolskih vzgojno-izobraževalnih ustanov na državni ravni. Hkrati so v vseh razvitih državah v takšni ali drugačni obliki funkcije upravljanja z dokumenti dodeljene ustreznim državnim organom, kar se upravičuje.

V sedanjih razmerah je pomembno delo na osnutku zveznega zakona "O dokumentarni podpori upravljavskih dejavnosti", katerega razvoj je potekal v zadnjih letih, ovirano. Reforma državnih struktur zahteva obsežno revizijo zbrane pravne in metodološke baze predšolskih vzgojnih institucij.

Posebej je treba opozoriti na povečano raven informatizacije državnih organov - to je dodaten dejavnik, ki vpliva na stanje predšolskih vzgojno-izobraževalnih ustanov.

Ocena neposrednih stroškov dokumentiranja vodstvenih ukrepov kaže precejšnja nihanja zneskov glede na področje in raven državnih organov.

Ureditev funkcij državnih organov in postopkov za njihovo dokumentacijsko podporo omogoča z zmanjšanjem časa, porabljenega za dokumentiranje in obdelavo dokumentov (v povprečju od 15–20 minut na 3–4 minute), prihraniti do 40–50 % skupni čas, porabljen za dokumentarne postopke. To pa bo omogočilo pridobitev neposrednega gospodarskega učinka v višini najmanj 2,5–3,0 milijarde rubljev.

Trenutno poteka prehod ruskega gospodarstva od pretežno surovin k širitvi proizvodnje visokotehnoloških znanstveno intenzivnih izdelkov, ki uporabljajo najvišje znanstvene in tehnološke dosežke ter intelektualni potencial države. V skladu s predhodno sprejetimi sklepi Varnostnega sveta (SB) pri predsedniku Ruske federacije je treba glavno pozornost nameniti zagotavljanju konkurenčnosti domačih izdelkov, zlasti na tujem trgu. To zahteva dokumentacijo in informacijsko podporo izdelkov v skladu z mednarodnimi standardi na vseh stopnjah življenjskega cikla, kar je določeno v Zveznem zakonu o tehnični ureditvi z dne 27. decembra 2002 št. 184-FZ.

Komisija za informacijsko varnost Varnostnega sveta Ruske federacije je marca 2003, ko je opozorila na problem elektronskega pretoka dokumentov, odločila, da je treba oblikovati sklop normativnih pravnih aktov na tem področju.

vzpostavitev enotnih enotnih pravil in metod predšolskih izobraževalnih ustanov v državnih strukturah, ne glede na njihovo oddelčno podrejenost;

spremljanje in nadzor nad spoštovanjem pravil in normativov medoddelčnega poteka dela, nad procesi oblikovanja dokumentov in obsegom poteka dela;

znanstveno in metodološko delo na področju dokumentacijske podpore in uvajanje najbolj racionalnih metod dela z dokumenti v organih upravljanja in državnih organizacijah;

centraliziran razvoj standardnih predpisov za reševanje vodstvenih problemov državnih organizacij;

zagotavljanje varnosti dokumentov v državnih organih, oblikovanje dokumentarnih skladov kot informacijski viri organizacije, določitev rokov hrambe dokumentov ter skladnost z zakonskimi določbami o dostopu do dokumentov organov upravljanja in organizacij;

pregled programske opreme in drugih informacijskih orodij, ki se uporabljajo v državnih organih in državnih organizacijah za elektronske dokumentarne komunikacije;

strokovno usposabljanje in izpopolnjevanje specialistov s področja predšolskih vzgojnih zavodov.

Seveda je za reševanje zgornjih težav potreben poseben državni organ na ravni zvezne službe. Za ta namen je najprimernejši organ arhivskega upravljanja z ustreznimi pooblastili.

Pisarniško delo je danes v standardu opredeljeno kot »panoja dejavnosti«, ki zagotavlja dokumentacijo in organizacijo dela z dokumenti »2, torej celoten proces od trenutka nastanka dokumenta do njegovega uničenja ali prenosa v hrambo v arhiv«.

Izraz se sprva pojavlja v ustnem govoru (predvidoma v 17. stoletju) in pomeni sam proces odločanja (proizvodnja zadeve - "poslovati" (reševati zadevo). Ker so pri reševanju kakršne koli težave nastali dokumenti v da bi utrdili doseženi dogovor, sprejeto odločitev (ker je ustna beseda kratkotrajna, jo je mogoče pozabiti, popačiti med prenosom ali ne razumeti tako že v 16. stoletju. 1584 g.

Vzporedno z izrazom "pisarniško delo" se v zadnjih desetletjih uporablja izraz "podpora poslovodni dokumentaciji". Pojav tega izraza je povezan z uvedbo računalniških sistemov v upravljanja, njihove organizacijske, programske in informacijske varnost. Za približevanje terminologije, ki se uporablja v računalniških programih in literaturi s področja pisarniškega dela, se je začel podobno uporabljati izraz »podporna dokumentacija vodstva«, ki je v bistvu sinonim za izraz »pisarniško delo«. Na primer, v naslovih normativnih dokumentov "Državni sistem dokumentacijske podpore upravljanja" in "Tipična navodila za pisarniško delo v ministrstvih in oddelkih Ruske federacije."

Širši pojem, ki se danes uporablja - informacijsko-dokumentacijska podpora vodenju, vključuje poleg tradicionalnega dela z dokumenti in informacijskimi storitvami še ustvarjanje, vzdrževanje in delo z bazami podatkov.

Tako postopek ustvarjanja dokumentov kot organizacija dela z njimi sta bila vedno urejena s posebnimi zakonodajnimi in regulativnimi ter regulativnimi in metodološkimi akti. V predrevolucionarnem obdobju so bili največji zakonodajni akti, ki so določali organizacijo pisarniškega dela, "Splošni predpisi", ki jih je potrdil Peter I 28. februarja 1720 4, "Ustanova za upravljanje province" leta 1775 Katarine II, "Splošna ustanovitev ministrstev" leta 1811. Ti akti so določili temeljna načela dela z dokumenti, ki veljajo danes (na primer obvezna registracija dokumentov, registracija, nadzor, oblikovanje zadev, oblikovanje arhiva zavoda itd.).

Regulativni in metodološki akti za pisarniško delo:

Upravlja se državni sistem dokumentarne podporein jaz.Osnovne določbe. Splošne zahteve za dokumente in dokumentacijske storitve. - M.,1991.

Trenutno se v skladu z zveznim ciljnim programom zaključuje razvoj nove različice GSSOU - sistema predpisov, ki določajo osnovna pravila za delo z dokumenti v organizacijah. Sistem je osredotočen tudi na komercialne strukture. Sestavljen bo iz dveh delov: normativnega in metodološkega. V normativnem delu, tako kot v dokumentu, ki obstaja danes, so določene glavne naloge in funkcije, pravna ureditev dejavnosti službe za podporo dokumentom v organizaciji, njena približna struktura; postopek priprave in izvedbe dokumentov; vse faze dela z njimi: dostava, prehod, obdelava, računovodstvo, registracija, nadzor izvedbe, informacijsko in referenčno delo, operativno shranjevanje dokumentov, iskanje dokumentov in informacij; zaščita sistemov za iskanje informacij; priprava dokumentov za arhiv; postopek preverjanja vrednosti dokumentov; organizacija hrambe dokumentov.

Glavna razlika nov sistem je v tem, da bo to en sam kompleks avtomatizirane dokumentacije, ki temelji na sodobnih urejevalnikih besedil, avtomatiziran potek dela (vključno z E-naslov), baze podatkov ter avtomatsko shranjevanje in uporaba dokumentov (vključno z avtomatiziranimi nomenklaturami zadev, popisi zadev itd.) 9.

Tipična navodila za pisarniško delo zveznih izvršilnih organov Ruske federacije. - M., .2005.

Nova izdaja Navodila. Vključuje tako splošen postopek za pripravo in izvedbo dokumentov kot posebnosti priprave nekaterih vrst dokumentov: ukazov, navodil, navodil, zapisnikov. Opisuje postopek registracije dokumentov, izgradnjo iskalnikov za referenčno delo, organiziranje nadzora nad izvrševanjem dokumentov, postopek sestave in dela z nomenklaturo zadev, oblikovanje zadev, izvajanje pregleda vrednosti dokumentov, obdelavo zadev. , sestavljanje popisov, operativno hrambo zadev, prenos v arhivsko hrambo. V prilogi so obrazci nomenklature zadev, akta o dodelitvi dokumentov v uničenje, popisov itd. Kot je razvidno iz kratkega navajanja vsebine navodil, odraža skoraj vsa vprašanja organizacije pisarniškega dela. Čeprav je namenjen predvsem ministrstvom in resorjem, se lahko uporablja in bo našel veliko uporabnih storitev upravljanja pisarn organizacij katere koli oblike lastništva. Lahko se uporablja kot osnova za razvoj navodil za pisarniško delo določene organizacije.

Osnovna pravila za delo oddelčnih arhivov. - M., 1988.

Pravila lahko v grobem razdelimo na dva dela. Prvi (oddelki 2-4) podrobno obravnava vprašanja pisarniškega dela:

zahteve za nomenklature zadev, njihove vrste, postopek za njihovo pripravo, polnjenje, vzdrževanje;

postopek oblikovanja zadev v pisarniškem delu;

organizacija in postopek preverjanja vrednosti dokumentov pri pisarniškem delu;

postopek izbire dokumentov za uničenje; 4 priprava zadev za oddajo v arhiv: evidentiranje zadev (številčenje, vpis, dopis ovitka ipd.), sestavljanje popisov, oddaja v arhiv.

V drugem delu pravilnika (oddelek 5-14) je podrobneje razkrito delo z dokumenti v arhivu.

Za gospodarske organizacije, ki dokumentov ne prenašajo v državno hrambo, ampak jih hranijo doma, je pravilnik nenadomestljiv pripomoček pri urejanju njihovega arhiva.

Seznam dokumentov, ki označujejo obdobja skladiščenja (običajno><ми ведомственный) 10 .

Vzorčni predpis o opravljanju pisarniškega dela o predlogih, vlogah in pritožbah državljanov v državnih organih, podjetja, ustanove in organizacije.

Ta zakon opisuje temeljne določbe za organizacijo dela s to kategorijo dokumentov: značilnosti registracije, roki za izvršitev, vodenje referenčne dokumentacije, oblikovanje zadev, roki hrambe zadev, vodenje analitičnih informacij o pritožbah. Metodologija, določena v Pravilniku, se lahko uporablja za organizacijo dela s poljubnimi dokumenti posameznikov.

Predavanje 2. Organizacija predšolske vzgojne ustanove. Naloge in funkcije predšolske vzgojne ustanove.

Organizacijske oblike dokumentacijske podpore (pisarniško delo).

Storitev DOE: namen in mesto v strukturi organizacije

Tipične strukture predšolskih izobraževalnih ustanov v organizacijah različnih ravni upravljanja.

Funkcije zaposlenih v predšolski vzgojni ustanovi

Racioniranje dela delavcev

Uradna oseba in število osebja predšolske vzgojne ustanove.

Ureditev dejavnosti predšolske vzgojne ustanove.

1. Dokumentacijska podpora kot funkcija upravljanja je prisotna v vsaki organizaciji, ne glede na njeno organizacijsko in pravno obliko, naravo in vsebino dejavnosti, kompetence in druge dejavnike. Po definiciji, ki je zapisana v GOST R 51141-98, je dokumentacija za upravljanje veja dejavnosti, ki zagotavlja dokumentacijo in organizacijo dela z uradnimi dokumenti.

Dokument je glavni način fiksiranja in prenosa vodstvenih in drugih informacij v sistemu upravljanja, od tega, kako učinkovito je organizirano delo z dokumenti, pa je v veliki meri odvisna kakovost sprejetih odločitev in posledično učinkovitost delovanja institucije. Zato je v vsaki organizaciji izjemno pomembno, da posebno pozornost posvetimo organizaciji službe pisarniškega dela in dosežemo čim bolj racionalno organizacijo dela z dokumenti.

Za to je najprej treba rešiti naslednja vprašanja na organizacijski ravni:

Izbira optimalne organizacijske oblike pisarniškega dela;

Razvoj organizacijske in funkcionalne strukture pisarniške službe in izbira njenega specifičnega imena;

Razmejitev funkcij, dolžnosti, pravic in odgovornosti med posameznimi strukturnimi deli pisarne in zaposlenih ter njihova utrjevanje v ustreznih organizacijskih in pravnih dokumentih;

Delovno normiranje zaposlenih v službi za pisarniško delo;

Določitev številčne in uradne sestave službe pisarniškega dela;

Izbira optimalne tehnologije za delo z dokumenti in potrditev v delovnih navodilih za Office;

Racionalna organizacija delovnih mest in ustvarjanje ugodnih delovnih pogojev;

Izboljšanje usposobljenosti zaposlenih in kulture dela z dokumenti.

Prvo vprašanje - izbira optimalne organizacijske oblike pisarniškega dela - se odloči v začetni fazi organizacije pisarniškega dela. Pri reševanju tega vprašanja je treba izhajati iz dejstva, da so v preteklosti obstajale tri glavne oblike organizacije pisarniškega dela: centralizirana, decentralizirana in mešana.

Centralizirani obrazec vključuje izvajanje vseh operacij obdelave dokumentov (od sprejema in evidentiranja dokumentov do pošiljanja dokumentov, oblikovanja zadev in njihovega shranjevanja) v eni enoti - službi pisarniškega dela.

Decentralizirana oblika organizacije pisarniškega dela vključuje oblikovanje neodvisne službe za vodenje pisarne v vsaki strukturni enoti in se trenutno redko uporablja. Decentralizirana oblika pisarniškega dela se uporablja le v geografsko razpršenih organizacijah, pa tudi v posameznih oddelkih, ki delajo s specifično dokumentacijo.

z dokumenti omejenega dostopa, ki morajo biti ločeni od dokumentov odprtega pisarniškega dela.

Mešana oblika organizacije pisarniškega dela vključuje izvajanje nekaterih pisarniških poslov v pisarniški službi, drugih v oddelkih. Uradna služba praviloma prevzame prevzem in pošiljanje dokumentov, njihovo registracijo, organizacijo pretoka dokumentov, nadzor nad izvajanjem dokumentov, medtem ko ustvarjanje in izvajanje dokumentov, njihovo sistematizacijo, oblikovanje zadev in shranjevanje se izvajajo v strukturnih oddelkih. Poleg tega se pri mešani obliki pisarniškega dela lahko izvaja ista tehnološka operacija (na primer registracija vhodnih in odhodnih dokumentov) v službi pisarniškega dela in v strukturnih oddelkih, odvisno od kategorije dokumentov. Dokumenti, naslovljeni na vodstvo, se evidentirajo v službi za pisarniško delo, naslovljeni na strukturne oddelke v ustreznih oddelkih.

Večina organizacij uporablja mešano obliko organizacije pisarniškega dela, manj pogosto - centralizirano obliko, čeprav ima slednja seveda številne prednosti. Centralizirana oblika organizacije pisarniškega dela vam omogoča, da osredotočite vse tehnične operacije za obdelavo dokumentov v enem oddelku, druge strukturne oddelke pa prepustite ustvarjalnemu delu z dokumenti, omogoča oblikovanje enotne baze podatkov za vse dokumente, prejete in ustvarjene v organizaciji. , kar zagotavlja zanesljivejše iskanje dokumentov in s tem referenčno delo na dokumentih. Centralizirani obrazec razbremeni strukturne enote potrebe po oblikovanju izvedenih dokumentov v zadeve in njihovem shranjevanju, saj to delo opravlja služba za vodenje pisarne. Poleg tega centralizirana oblika omogoča učinkovitejšo in celovitejšo uporabo pisarniške opreme in računalniške opreme za opravljanje pisarniških operacij za obdelavo dokumentov.

Seveda pri centralizirani obliki služba pisarniškega dela opravi veliko večji obseg dela kot pri mešani obliki, kar seveda zahteva večje število delavcev, in ker se vsi primeri obdelujejo, oblikujejo in hranijo v pisarni servis, nato pa tudi večje število posebnih službenih prostorov, namenjenih obdelavi dokumentov, oblikovanju in shranjevanju tekočega arhiva organizacije. Hkrati je treba upoštevati, da vam uvedba sodobnih računalniških tehnologij, zlasti omrežnih tehnologij za obdelavo dokumentov, omogoča ustvarjanje enotne baze podatkov o dokumentih organizacije in v mešani obliki pisarniškega dela.

Izbrana oblika organizacije pisarniškega dela v veliki meri določa tehnologijo dela z dokumenti, ki je določena v navodilih za pisarniško delo.

2. Pomembno je poudariti, da v sodobnih razmerah, ko delo z poslovodno dokumentacijo v številnih ustanovah temelji na računalniški tehnologiji, funkcije pisarniškega dela niso omejene le na organizacijo delovnega procesa zavoda, evidenco dokumentov, kontrolo. njihove izvedbe in hrambe dokumentov. Služba za vodenje pisarne neposredno sodeluje pri postavljanju nalog pri razvoju avtomatiziranih informacijskih tehnologij za delo z dokumenti, pri zagotavljanju dostopa do informacij in varovanju informacij, pri izboljšanju dela z dokumenti.

Služba za pisarniško delo - pisarniško upravljanje, pisarna, splošni oddelek, sekretariat, oddelek za pisarniško delo - samostojna strukturna enota organizacije, ustanove, podjetja (v nadaljnjem besedilu: organizacija), ki opravlja funkcijo dokumentarne podpore dejavnosti upravljanja (DOW) in podrejena neposredno vodji organizacije. Konkretno ime službe pisarniškega dela se izbere glede na vrsto organizacije, njeno organizacijsko strukturo, mesto v hierarhiji organov upravljanja, obseg dejavnosti in druge značilnosti. V majhnih organizacijah pisarniške funkcije običajno opravlja en sam uslužbenec.

3. Izbira posebnega imena za pisarniško delo poteka sočasno z razvojem organizacijske in funkcionalne strukture službe. Državni sistem poslovodne dokumentacije (GSDOU) vsebuje priporočila za izbiro najustreznejšega imena storitve in njene strukture.

Glede na status organizacije, njene cilje, naloge, število strukturnih enot in uradnikov ima služba predšolske vzgoje različna imena organizacijskih oblik, strukture in uradne sestave.

Za predšolske vzgojne ustanove organizacije ustvarjajo:

poslovni management;

pisarna;

Skupni oddelek;

predšolska vzgojna ustanova ali oddelek predšolske vzgojne ustanove.

V zveznih izvršilnih organih (ministrstva, oddelki) je to upravljanje zadev, ki ima praviloma zapleteno strukturo. Vključuje: sekretariat, inšpekcijo pri ministru, sekretariat kolegija, urad.

sekretariat sestavljajo recepcija ministra, sekretariat ministra, recepcija in sekretariati namestnikov ministrov. Sekretariat pripravlja dokumente za poročilo in organizira delo z dokumenti, poslanimi vodstvu.

Inšpekcija pri ministru nadzoruje izvrševanje vladnih aktov, upravnih aktov organov, odredb ministra.

sekretariat kolegij je odgovoren za tehnično in dokumentarno podporo sestankov kolegija.

Kancelarija je sestavljen iz strukturnih oddelkov.

Sem spadajo: ekspedicija, urad za vladno korespondenco, urad za knjigovodstvo in registracijo dokumentov, kontrolna skupina, strojopisni urad ali računalniški center za obdelavo dokumentov, kopirni in razmnoževalni urad, teletip, centralni arhiv.

V različnih podjetjih - državnih, nedržavnih, raziskovalnih, projektantskih, inženirskih, visokošolskih ustanovah - se ustvari oddelek za dokumentacijsko podporo ali pisarna. Lahko imajo strukturne oddelke (sektor, skupina) ali pa je vodenje določenega področja dela zaupano določenim izvajalcem (izvajalcem).

V pisarni ali oddelku predšolske vzgojne ustanove se oblikujejo oddelki, ki izvajajo računovodstvo in registracijo dokumentov, nadzor, izboljšave, delo z dokumenti in uvedbo tehničnih sredstev, obravnavanje pritožb državljanov. Vključujejo lahko sekretariat, ekspedicijo, strojnopisni urad, prepisovalnico, arhiv.

V izvršilnih organih oblasti lokalna uprava ustanovi splošni oddelek. Struktura splošnega oddelka vključuje oddelke, enake kot urad. Vendar njegova struktura nujno vsebuje takšne pododdelke, kot so protokolarni oddelek, skupina pisem, sprejem. V protokolarnem oddelku pripravljajo osnutke dokumentov v imenu poslovodstva, analizirajo dokumente, pripravljene v strukturnih oddelkih, zaposleni pripravljajo seje poslovodnega organa. Skupina (biro, oddelek) opravlja delo s pritožbami občanov. Sprejemnica sprejema občane, ki se prijavijo s predlogi, prijavami, pritožbami osebne narave.

Pozitivno dejstvo je treba šteti za vključitev enote, ki se ukvarja z izboljšanjem oblik in metod dela z dokumenti, v strukturo predšolske vzgojne ustanove. To enoto lahko imenujemo oddelek za izboljšanje dela z dokumenti in implementacijo tehničnih sredstev ali skupina (sektor, biro) za izboljšanje dela z dokumenti.

V pisarni in na splošnem oddelku (oddelek predšolske vzgojne ustanove), pa tudi kot samostojna enota, se lahko ustanovi sekretariat, ki vključuje vse sekretarje vodij organizacije.

Glavni pogoj za ustanovitev te službe, ne glede na njeno ime, ki ga je treba strogo upoštevati, je naslednji: "Dokumentacijsko podporo vodenja v organizacijah, ustanovah in podjetjih izvaja posebna služba, ki deluje kot samostojna podrejena strukturna enota. neposredno vodji organizacije."

V ministrstvih in resorjih - poslovni management. Vodenje zadev praviloma obsega: sekretariat (sprejemnica, sekretariat ministra, sekretariati namestnikov ministrov, sekretariat kolegija, protokolarni urad), inšpekcijo pri ministru (vodja oddelka), kancelarijo (biro vladne korespondence). , biro za računovodstvo in registracijo, ekspedicijo, strojnopisni biro, kopirni in razmnoževalni urad, teletip itd.), oddelek za pisma (pritožbe), oddelek za izboljšanje dela z dokumenti in implementacijo tehničnih sredstev, centralni arhiv);

V podjetjih (društvih), v raziskovalnih, projektantskih, projektantskih organizacijah in računalniških centrih, visokošolskih zavodih in drugih organizacijah - od primeri dokumentacijske podpore uprave ali pisarne. V njihovih spojina, praviloma obsega: oddelke za knjigovodstvo in evidentiranje listin, nadzor izvrševanja, izboljšanje dela z dokumenti in uvedbo tehničnih sredstev, obravnavanje pritožb državljanov, sekretariat, ekspedicijo, pisarniški urad, prepisovalnico. , arhiv;

V izvršilnih organih (upravah, mestnih hišah, prefekturah itd.) in upravljalnem aparatu javnih organizacij - Skupni oddelek. Splošni oddelek obsega: sekretariat, pisarno, kontrolno skupino, protokolarno skupino, skupino za izboljšanje dela z dokumenti, skupino pisem (pritožbe), pisarniško pisarno, kopirnico, arhiv;

V organizacijah, ki v strukturi nimajo pisarniške službe, njene funkcije opravljajo Izvršni sekretar, v strukturnih oddelkih - sekretar divizije ali druga posebej določena oseba.

4. Storitev pisarniškega dela rešuje dva glavna sklopa nalog:

Zagotavljanje enotnega postopka dokumentiranja poslovodnih dejavnosti in organizacije dela z dokumenti;

Izboljšanje oblik in metod dela z dokumenti.

Naloge, s katerimi se sooča pisarniško delo, določajo njegove funkcije. Zagotavljanje enotnega postopka za dokumentiranje dejavnosti upravljanja se rešuje z izvajanjem naslednjih funkcij:

razvoj in oblikovanje pisemskih glav, zagotavljanje njihove izdelave;

zagotavljanje izdelave dokumentov, kopiranja in podvajanja dokumentov;

nadzor nad kakovostjo priprave in izvedbe dokumentov, skladnost z uveljavljenim postopkom za odobritev in potrjevanje dokumentov.

Naloga organizacije dela z dokumenti se rešuje z izvajanjem naslednjih funkcij:

vzpostavitev enotnega postopka za prehod dokumentov (dokumentni tok institucije);

posredovanje obdelave vhodnih in odhodnih dokumentov;

registracija in obračunavanje vhodnih, odhodnih in internih dokumentov organizacije;

nadzor nad izvedbo dokumentov;

sistematizacija dokumentov, zagotavljanje njihove hrambe in kasnejše uporabe pri upravljavskih dejavnostih;

organizacija dela s pritožbami občanov;

zagotavljanje varovanja dokumentarnih informacij.

Naloga izboljšanja oblik in metod dela z dokumenti vključuje:

izdelava in obdelava normativnih, inštruktorskih, metodoloških dokumentov za pisarniško delo (navodila za pisarniško delo, nomenklatura zadev ipd.);

metodološko vodenje in nadzor nad spoštovanjem uveljavljenih pravil za delo z dokumenti v strukturnih oddelkih organizacije;

strokovni razvoj zaposlenih v zavodu, njihovo svetovanje o vprašanjih dela z dokumenti;

Poenostavitev dokumentov institucije, izvajanje dela na poenotenju dokumentov, razvoj urnika in albuma obrazcev dokumentov, ki se uporabljajo v dejavnosti organizacije;

Razvoj in implementacija novih oblik in metod dela z dokumenti, izboljšanje dokumentnega toka institucije, povečanje izvršilne discipline pri delu z dokumenti;

postavljanje nalog za razvoj ali izboljšanje avtomatiziranih informacijskih tehnologij, ki se uporabljajo pri delu z dokumenti.

5. Delovni standardi so razviti na podlagi raziskav in so namenjeni večkratni uporabi pri določanju specifičnih stroškov dela.

Materiali, ki se uporabljajo za ocenjevanje dela zaposlenih, so glede na njihov namen razdeljeni na:

časovni standardi- urejeni izdatki časa za opravljanje enote normirane vrste dela ali njenega elementa v določenih organizacijskih in tehničnih pogojih;

standardi števila zaposlenih- urejeno število zaposlenih strokovne in kvalifikacijske strukture, potrebno za kakovostno opravljanje določene funkcije v določenih organizacijskih in tehničnih pogojih;

standardi centralizacije dela- urejeno razmerje med številom zaposlenih v upravnem aparatu in skupnim številom zaposlenih v podjetju po vodstvenih funkcijah ali po podjetju kot celoti;

standardi obvladljivosti- standardi za število podrejenih (ali odsluženih) delavcev;

standardi storitev- predpisano število vodenih (ali servisiranih) delavcev (oddelkov), ki jih mora pod določenimi organizacijsko-tehničnimi pogoji voditi (ali servisirati) en delavec;

standardi za razmerje med številom različnih kategorij zaposlenih- regulirana vrednost, ki zagotavlja najboljšo izrabo normiranih delavcev v skladu s stopnjo njihove usposobljenosti v določenih organizacijskih in tehničnih pogojih;

standardizirane naloge- obseg dela, določen na podlagi časovnih standardov, ki ga morajo izvajalci opraviti za določeno koledarsko obdobje v skladu z uveljavljenimi zahtevami za kakovost rezultatov dela.

Glede na področje uporabe so delovni standardi razdeljeni na medsektorske, sektorske in lokalne (uporabljajo se v ločenem podjetju). Medsektorski standardi so namenjeni urejanju dela delavcev istih poklicev ali specialnosti, ki se ukvarjajo z izvajanjem homogenih tehnoloških procesov v različnih podjetjih. Ti standardi so razviti za najbolj tipične tehnološke postopke za iste vrste dela s standardnimi delovnimi pogoji in so zato poenoteni.

Na primer, za racionalizacijo dela pisarniškega osebja so bili razviti in se uporabljajo medsektorski konsolidirani normativi časa za delo na dokumentacijski podpori vodstva (M., 1995).

Razširjeni časovni standardi so zasnovani za izvajanje kompleksa tehnološko in organizacijsko povezanih delovnih tehnik (operacij).

Povečani standardi za izvedbo posameznih operacij se izračunajo po formuli:

Standardi temeljijo na delovnih standardih, ki določajo višino in strukturo porabe delovnega časa in so merilo, s katerim se primerja dejansko porabljen čas, da se ugotovi njihova racionalnost. Ko se uporablja normiranje dela:

časovne norme;

stopnje proizvodnje;

standardi storitev;

populacijske norme;

standardi obvladljivosti;

standardizirane naloge.

Če so časovni standardi namenjeni predvsem določanju časovne stopnje za enoto dela, so standardi storitev, število namenjeni izračunu stopenj storitev in skupnega števila delavcev, ki med letom opravljajo določeno količino dela. .

Pri sestavljanju časovnih normativov se najprej izračunajo časovni normativi za posamezne ponavljajoče se operacije (delo), nato se določi delovna intenzivnost vseh del – kot vsota zmnožkov delovne intenzivnosti opravljanja posameznih del z njihovim številom. Po tem se določi število zaposlenih.

Predavanje 3. Uradno in tehnično osebje predšolske vzgojne ustanove. Funkcionalne odgovornosti zaposlenih v predšolski vzgojni ustanovi. Regulativni okvir, ki ureja organizacijo in tehnologijo informacijske in dokumentacijske podpore dejavnosti zavoda.

Regulatorna in metodološka osnova dokumentarne podpore upravljanja (DOU) - niz zakonov, regulativnih pravnih aktov, metodoloških dokumentov, državnih standardov, ki urejajo tehnologijo ustvarjanja, obdelave, shranjevanja in uporabe dokumentov v tekočih dejavnostih organizacije, kot tudi kot dejavnosti pisarniškega dela: njegova struktura, funkcije, kadrovska, tehnična podpora in nekateri drugi vidiki.

Regulativne in metodološke dokumente za predšolske vzgojne ustanove pripravljajo različni državni in upravni organi v skladu s svojo pristojnostjo.

Regulatorna in metodološka osnova predšolske vzgojne ustanove vključuje:

Pravni akti, ki jih izdajo najvišji organi državne oblasti in uprave;

Pravni akti, ki jih izdajajo zvezni izvršilni organi: ministrstva, odbori, oddelki tako sektorskega kot resornega značaja;

Pravni akti, ki jih izdajo zakonodajni in izvršilni organi sestavnih subjektov Ruske federacije in njihovih teritorialnih subjektov, ki urejajo vprašanja pisarniškega dela;

Pravni akti normativne in instruktivne narave ter metodološki dokumenti o dokumentaciji upravljanja, ki jih izda vodstvo podjetij in organizacij.

Ne glede na posebno ime službe pisarniškega dela in njeno strukturo je pravna podlaga za njeno delovanje določba o storitvi in določbe o njenih strukturnih delih ter opisi delovnih mest zaposlenih, ki so obvezni za vsako organizacijo. Ti dokumenti utrjujejo razmejitev funkcij, dolžnosti, pravic in odgovornosti med posameznimi strukturnimi enotami urada in zaposlenimi.

Pravilnik o službi predšolskega vzgojnega zavoda- pravni akt, ki opredeljuje organizacijsko-pravni položaj enote v strukturi zavoda, njene naloge, funkcije, pravice, odgovornost ter razmerja z drugimi enotami in ustanovami.

Opis dela- pravni akt, ki opredeljuje organizacijsko-pravni položaj zaposlenega v strukturi zavoda in enote. njegove funkcionalne dolžnosti, pravice, odgovornosti in odnose z drugimi zaposlenimi in službami.

Predpise o pisarniški službi in predpise o njenih strukturnih delih, če obstajajo, pripravi njen vodja z vključevanjem usposobljenih strokovnjakov, ki dobro poznajo delo oddelka in organizacije kot celote, in so odobreni. po glavi.

Ena od funkcij pisarniške službe je izbira optimalne tehnologije za delo z dokumenti in njeno fiksiranje v pisarniških navodilih. Navodilo za pisarniško delo- pravni akt, ki določa tehnologijo za ustvarjanje ali prejemanje dokumentov, njihovo obdelavo, shranjevanje in uporabo v dejavnostih organizacije. Navodilo za pisarniško delo določa enotna pravila za dokumentiranje dejavnosti, organizacijo pretoka dokumentov, vodenje evidenc, evidentiranje, spremljanje izvajanja dokumentov in njihovo hrambo. Navodilo potrdi vodja organizacije in je obvezno za vse zaposlene.

Namen inštrukcije je izboljšati delo z dokumenti, zmanjšati število in izboljšati kakovost priprave dokumentov, racionalizirati dokumentni tok in optimizirati vodstveno delo.

Navodilo za pisarniško delo je razvito na podlagi določb državnega sistema dokumentacijske podpore za upravljanje, državnih standardov za dokumente. Ministrstva in oddelki razvijajo navodila za pisarniško delo na podlagi Vzorčnega navodila za pisarniško delo v zveznih izvršilnih organih. navodila so dosledno odražala vse faze dela z dokumenti od njihovega nastanka ali prejema do izvedbe, pošiljanja in/ali dostave v arhiv.

Navodilo naj vsebuje razdelke: splošne določbe; dokumentacija dejavnosti (zahteve za obrazce, registracija podrobnosti dokumentov, registracija nekaterih vrst dokumentov); organizacija dokumentnega toka (obdelava vhodnih in odhodnih dokumentov, registracija dokumentov. nadzor izvedbe dokumentov); organizacija hrambe dokumentov (izdelava nomenklature zadev, oblikovanje in izvrševanje zadev, prenos zadev v arhiv). Poleg tega je v navodilo priporočljivo vključiti dele, ki se nanašajo na izdelavo dokumentov z uporabo računalniške tehnologije; hramba, knjigovodstvo in uporaba obrazcev, pečatov, žigov: uporaba faksimilne opreme in elektronske pošte; fotokopiranje in razmnoževanje dokumentov in nekatere druge. Odvisno od posebnosti dejavnosti ustanove, njene strukture, postopka sprejemanja dokumentov, prisotnosti ločenih področij dela, uporabljenih tehničnih sredstev in drugih dejavnikov. Navodila za pisarniško delo se lahko dopolnjujejo z drugimi oddelki, na primer: dokumentiranje dela kolegijskega organa (kolegija, upravnega odbora, akademskega sveta ipd.); registracija pisem, poslanih v tujino, itd.

Pravila navodil dopolnjujejo priloge (vzorci pisemske glave ; glavne vrste dokumentov; klasifikatorji, registracijski obrazci itd.).

Regulativni in metodološki dokumenti, ki urejajo predšolske vzgojne ustanove, vključujejo:

Seznam dokumentov z roki hrambe (standardnih in oddelčnih).

Tipični seznami, ki jih izdelajo arhivi, določajo dobe hrambe dokumentacije, značilne za večino institucij, organizacij in podjetij. Na podlagi standardnih seznamov se razvijejo seznami oddelkov, vključno z najbolj popolnim in sistematičnim seznamom dokumentacije organizacij in podjetij njihovega sistema.

Pravilnik o službi predšolskega vzgojnega zavoda so razviti na podlagi tipičnih, ki vsebujejo največji nabor funkcij. Pri izdelavi posameznih predpisov se določi sestava nalog in funkcij službe, odvisno od dejanskih pogojev njenega delovanja. Standardnim tehnološkim funkcijam za druge strukturne oddelke lahko na primer dodamo funkcije napovedovanja razvoja dokumentacijske podpore, poenotenja dokumentov, metodoloških napotkov za postavitev pisarniškega dela v strukturnih oddelkih itd.

Oblika položaja in struktura besedila sta poenotena v USORD.

Če pododdelek nima notranje strukture v obliki sektorjev, oddelkov, skupin, uradov ipd., rubrika "Struktura" ni vključena v določbo. Če ima oddelek notranjo strukturo, se za vsako strukturno enoto izdela samostojen pravilnik.

Prvi odstavek "Splošne določbe" določa natančen naziv predšolske vzgojne ustanove, njeno mesto v organizacijski strukturi organizacije, stopnjo neodvisnosti službe. Razmislite o dveh formulacijah te klavzule:

"Urad je samostojna strukturna enota JSC in je neposredno podrejena generalnemu direktorju."

"Pisarna je del splošnega oddelka delniške družbe in je podrejena njenemu vodji."

V prvem primeru je zagotovljena neodvisnost urada, v drugem - njegova pomožna vrednost.

Nadalje pravilnik navaja ime položaja vodje službe - vodja, zapuščino, vodja; postopek imenovanja in razrešitve, pogoje za njegovo usposobljenost in delovno dobo.

Naslednja točka je seznam glavnih zakonskih, direktivnih, regulativnih in poučnih dokumentov, ki jih predšolska vzgojna ustanova vodi pri svojem delu. Najprej so navedeni zakonodajni in nacionalni, normativno-metodološki in normativno-tehnični dokumenti, nato pa notranji organizacijski in upravni dokumenti.

Če ima pisarna svoj pečat (pečate), so v pravilniku navedeni njeni opisi, pogoji skladiščenja in uporabe.

Razdelek »Glavne naloge« je namenjen oblikovanju ciljev, s katerimi se sooča enota, z drugimi besedami, problemov, ki jih mora enota rešiti.

V razdelku »Funkcije« so naštete vrste dela ali dejavnosti, ki jih oddelek opravlja glede na naloge, s katerimi se sooča.

Za izvajanje nalog, ki so mu dodeljene, je pisarniško delo obdarjeno z določenim naborom pravic, za neizpolnjevanje pa funkcije nosi odgovornost, določeno v uredbi.

V razdelku "Pravice" so navedena dejanja, ki jih mora enota, ki jo zastopa njen vodja, izvesti, da izpolni funkcije, ki so ji dodeljene. Pri sestavljanju tega oddelka morate upoštevati enaka pravila kot pri sestavljanju ustreznega dela opisa delovnega mesta (glej spodaj), vendar v zvezi z enoto.

V razdelku »Odgovornost« so določene vrste odgovornosti, ki jih lahko nosi vodja oddelka v primeru, da oddelek ne opravlja svojih nalog. Urad za evidenco je odgovoren za kršitev ustaljenega postopka za delo z dokumenti v zavodu, izgubo ali poškodovanje dokumentov, za neupoštevanje režima tajnosti ali zaupnosti pri delu z dokumenti, za neupoštevanje navodil in navodila vodstva.

V procesu opravljanja nalog, ki so dodeljene službi pisarniškega dela, sodeluje z vodstvom zavoda, vsemi funkcionalnimi enotami in podpornimi službami ter posameznimi zaposlenimi, službo za vodenje pisarn matične organizacije, arhivskimi organi, raziskovalnimi ali drugimi ustanovami na organizacija in izboljšanje dela z dokumenti. Razdelek »Odnosi« ureja informacijske in dokumentarne povezave enote; osnovne dokumente, ki jih je ustvaril ali prejel; navedeno je, s katerimi oddelki in organizacijami se izvaja interakcija, katere informacije prejme in predstavi oddelek, pogostost in čas oddaje, kateremu naročilu in kdo obravnava nesoglasja, ki nastanejo pri delu oddelka.

Podobno veljajo določbe o strukturne enote službe pisarniškega vodenja: pravilnik o sekretariatu, pravilnik o protokolarnem uradu, pravilnik o arhivu ipd.

Skupaj s uredbo o pisarniški službi in določbami o njeni posamični strukturne enote za vsakega zaposlenega v pisarni, se razvijejo opisi delovnih mest. Opisi delovnih mest urejajo organizacijski in pravni status zaposlenih ter zagotavljajo pogoje za učinkovito delo. Omogočajo objektivno ocenjevanje dejavnosti zaposlenih in so normativna podlaga za izvajanje upravnih ukrepov za zaposlene. Opisi delovnih mest omogočajo izvajanje osnovnega načela racionalne organizacije dela - načela delitve in sodelovanja dela.

Za pripravo kakovostnega opisa delovnega mesta je treba natančno in poglobljeno analizirati vrste dela, ki jih opravlja zaposleni na določenem delovnem mestu, z drugimi besedami, sestaviti opis položaja ali delovnega mesta. Podroben opis opravljenega dela vam omogoča, da oblikujete nabor zahtev za določeno delovno mesto ali delovno mesto, zahteve za znanje, ki ga mora imeti zaposleni, njegove sposobnosti, izkušnje itd.

Pri razvoju opisov delovnih mest za pisarniške delavce se je treba ravnati po "Tarifnih in kvalifikacijskih značilnostih za delovna mesta zaposlenih" (odobrenih z Resolucijo Ministrstva za delo. izvršilni organi "(pismo Ministrstva za delo Rusije z dne 13. marca). , 1996 št. 482-BK), če so uradniki razvrščeni kot javni uslužbenci. Tarifne in kvalifikacijske značilnosti se objavljajo tudi skoraj vsako leto v obliki Kvalifikacijskega priročnika o delovnih mestih menedžerjev, strokovnjakov in drugih zaposlenih (Moskva: Ministrstvo za delo Rusije, 2001).

Tarifne in kvalifikacijske značilnosti zajemajo glavne kategorije vodstvenih delavcev - vodje, specialiste, tehnične izvajalce in določajo obseg delovnih obveznosti, kvalifikacij in izobrazbenih zahtev, razpoložljivost posebnih znanj in veščin.

Približna struktura besedila opisa delovnega mesta za zaposlene v službi za pisarniško delo je podana v SSSOU: splošne določbe, funkcije zaposlenih; delovne obveznosti; pravice zaposlenih; odnosi (povezave po položaju); odgovornost zaposlenih, ocena uspešnosti.

V primeru podrejenosti službe za vodenje pisarne vodji zavoda opise delovnih mest njenih delavcev potrdi vodja zavoda oziroma namestnik kadrovske vodje. Če je pisarniško delo podrejeno enemu od namestnikov

Predavanje 4. Splošna načela in metodološke osnove organizacije dokumentnega toka. Informacijsko-dokumentacijska podpora kot najpomembnejša funkcija upravljanja storitev potrebuje skrbno in premišljeno organizacijo.

Hitrost pridobivanja informacij, potrebnih za odločitev, je odvisna od jasnosti in učinkovitosti obdelave in gibanja dokumenta. Pozna obdelava dokumentov, predvsem finančnih, lahko povzroči negativne ekonomske posledice. Zato je racionalni organizaciji pretoka dokumentov, hitrosti in jasnosti obdelave in prenosa dokumentov za izvedbo vedno posvečena velika pozornost.

"Premik dokumentov v organizaciji od trenutka, ko so ustvarjeni ali prejeti do zaključka izvedbe ali pošiljanja" 1 se imenuje tok dokumentov.

Vsa dokumentacija zavoda je razdeljena na tri dokumentne tokove

dohodni (vhodni) dokumenti;

odhodni (poslani) dokumenti;

interne dokumente.

Vsak od tokov dokumentov ima svojo posebnost glede količine, obdelave in gibanja.

Število dokumentov vseh tokov na leto bo obseg delovnega toka ustanove. Velikost poteka dela je potrebna za izračun potrebnega števila pisarniškega osebja za izračun učinkovitosti uporabe sredstev mehanizacije in avtomatizacije pisarne. Na splošno prikazuje obremenjenost celotnega upravljavskega aparata, saj vsi njegovi zaposleni se morajo ukvarjati z dokumenti.

V tehnološki verigi obdelave in gibanja dokumentov lahko ločimo naslednje faze:

sprejem in primarna obdelava dokumentov;

predhodna obravnava in distribucija dokumentov;

registracija;

nadzor nad izvedbo;

informacijsko in referenčno delo;

izvedba in pošiljanje dokumentov.

ROS-FORMACIJA

Državna izobraževalna ustanova

Višja strokovna izobrazba

"DON DRŽAVNA TEHNIČKA

UNIVERZA "

Oddelek za "dokumentologijo in jezikovno komunikacijo"

TEČAJNO DELO

Po disciplini: »organizacija in tehnologija dokumentacije

podpora za upravljanje"

Na temo: Izkušnje pri organizaciji dela z dokumenti v tujini

Opravljeno delo:

Študent 3. letnika

skupine GDU-32

Vasilenko Anastazija

Anatolievna

Delo so preverili:

Vatolina Marina

Vladimirovna

Datum dokončanja:

Rostov na Donu

Uvod ………………………………………………………………… ..3

1. Tuje izkušnje standardizacije ……………………………………… 4-11

1.1 Zgodovina nastanka in razvoja mednarodne organizacije za standardizacijo ……………………………………………………………………… 4-5

1.2 Trenutno stanje mednarodne standardizacije na področju upravljanja z dokumenti …………………………………………………………… ..6-11

2. Izkušnje pri organizaciji dela z dokumenti v tujini …… 12-20

2.1 Izkušnje z dokumenti v Avstralski uniji ……………… .12-16

2.1.1 Commonwealth of Australia ... 12-13

2.1.2 Arhiv Commonwealtha …………………………… ..14-16

2.1 Izkušnje z dokumenti v Italiji ……………………………… ... 17-20

3. Analiza trenutnega stanja upravljanja z dokumenti v Rusiji .. 21-27

Zaključek ………………………………………………………………………… ..28-29

Seznam uporabljenih virov ……………………………………… 30

Uvod

Tema tečaja je pomembna, saj je s preučevanjem izkušenj z organizacijo dela z dokumenti v tujini mogoče izslediti glavne trende v razvoju pisarniškega dela in jih analizirati, te novosti uporabiti v Rusiji.

Namen dela je analizirati izkušnje z organizacijo dela z dokumenti v tujini.

Delovne naloge:

Študij tujih izkušenj s standardizacijo;

Analizirati izkušnje z organizacijo dela z dokumenti v tujini;

Analizirajte trenutno stanje upravljanja z dokumenti v Rusiji.

Za pisanje seminarske naloge so bili uporabljeni:

predpisi;

Internetni viri;

Periodične publikacije ("Pisarniško delo", "Tajniška dejavnost").

Metode raziskovanja so: primerjalna analiza, zgodovinska.

1. Tuje izkušnje standardizacije

1.1 Zgodovina nastanka in razvoja mednarodne organizacije za standardizacijo

Mednarodna standardizacija je skupek mednarodnih standardizacijskih organizacij in produktov njihovega delovanja – standardov, priporočil, tehničnih poročil in drugih znanstvenih in tehničnih izdelkov. Obstajajo tri takšne organizacije: Mednarodna organizacija za standardizacijo - ISO (ISO), Mednarodna elektrotehnična komisija - IEC (IEC), Mednarodna telekomunikacijska zveza - ITU (ITU).

Mednarodna organizacija za standardizacijo (ISO) je globalna mreža, ki določa, kateri standardi so potrebni za delovanje komercialnih, vladnih in javnih organizacij. Uradno je bil ustanovljen 23. februarja 1947.

Njegov glavni cilj je oblikovan v listini ISO: "...spodbujati razvoj standardizacije v svetovnem merilu, da bi zagotovili mednarodno izmenjavo blaga in medsebojno pomoč ter razširili sodelovanje na področjih intelektualnega, znanstvenega, tehničnega in gospodarske dejavnosti."

ISO združuje 64 držav. ISO je nevladna organizacija: njeni člani niso vladni delegati, kot na primer v Združenih narodih. Vendar ima ISO poseben položaj med vladnimi in nevladnimi organizacijami. To je zato, ker so po eni strani številne institucije ISO del vladnih struktur v svojih državah ali so pod taktirko svoje vlade. Po drugi strani so drugi člani ISO popolnoma zasebni, ki so jih ustvarili lokalni sindikati industrijskih organizacij.

O obsegu dejavnosti organizacije pričajo naslednja dejstva: več kot 30 tisoč strokovnjakov sodeluje pri tehničnem delu, ki se izvaja v okviru 187 tehničnih odborov, 576 pododborov, 2057 delovnih skupin. Letno se po svetu izvede več kot 800 srečanj omenjenih tehničnih teles. Park standardov ISO presega 14 tisoč enot, letno je objavljenih več kot 800 novih in prenovljenih standardov.

Mednarodni standardi ISO nimajo statusa zavezujoče za vse sodelujoče države. Vsaka stran sveta jih ima pravico prilagoditi ali ne. Odločitev o uporabi mednarodnega standarda ISO je povezana predvsem s stopnjo udeležbe države v mednarodni delitvi dela in stanjem njene zunanje trgovine. Približno polovica mednarodnih standardov ISO se uporablja v ruskem standardizacijskem sistemu.

Tako je glavna naloga mednarodnih standardov ustvariti na mednarodni ravni enotno metodološko osnovo za razvoj novih in izboljšanje obstoječih sistemov kakovosti ter njihovo certificiranje.

1.2 Trenutno stanje mednarodne standardizacije na področju upravljanja z dokumenti

Organizacijsko ISO vključuje vodstvena in delovna telesa. Organi upravljanja: občni zbor (najvišji organ), svet, urad za tehnično upravljanje. Delovna telesa - tehnični odbori (TC), pododbori, tehnične svetovalne skupine (TCG).

Generalna skupščina je zbirka uradnikov in delegatov, ki jih imenujejo odbori članic. Vsak član ima pravico zastopati največ tri delegate, lahko pa jih spremljajo opazovalci. Dopisni člani in člani naročniki sodelujejo kot opazovalci.

Svet vodi delo NOS med sejami generalne skupščine. Svet ima pravico, da brez sklica občnega zbora pošlje vprašanja odborom članicam v posvetovanje ali odborom članicam zaupa njihovo odločitev. Na sejah sveta se odločitve sprejemajo z večino glasov na seji prisotnih komisij - članov sveta. Svet lahko v času med sejami in po potrebi sprejema odločitve dopisno.

Svetu ISO je podrejenih sedem odborov: PLACO (tehnični biro), PROFCO (metodološka in informacijska pomoč); CASCO (komite za ocenjevanje skladnosti); INFCO (Odbor za znanstvene in tehnične informacije); DEVCO (odbor za pomoč državam v razvoju); KOPOLKO (Odbor za varstvo interesov potrošnikov); REMCO (odbor za referenčne materiale).

PLACO (PLACO - Planning Committee) pripravlja predloge za načrtovanje dela ISO, za organizacijo in usklajevanje tehničnih vidikov dela. Področje dela PLACO obsega obravnavo predlogov za ustanovitev in razpustitev tehničnih odborov, ki opredeljujejo področje standardizacije, s katerim naj se odbori ukvarjajo.

PROFCO je dolžan Svetu ISO zagotavljati metodološko in informacijsko pomoč o načelih in metodah razvoja mednarodnih standardov. Komisija preučuje temeljna načela standardizacije in pripravlja priporočila za doseganje optimalnih rezultatov na tem področju. PROFCO se ukvarja tudi s terminologijo in organizacijo seminarjev o uporabi mednarodnih standardov za razvoj trgovine.

CASCO (CASCO - Odbor za ugotavljanje skladnosti) se ukvarja s potrjevanjem skladnosti proizvodov, storitev, procesov in sistemov kakovosti z zahtevami standardov, proučuje prakso te dejavnosti in analizira informacije. Komisija oblikuje smernice za preskušanje in ugotavljanje skladnosti (certificiranje) izdelkov, storitev, sistemov kakovosti, potrjevanje usposobljenosti preskuševalnih laboratorijev in certifikacijskih organov. Pomembno področje dela CASCO je spodbujanje medsebojnega priznavanja in sprejemanja nacionalnih in regionalnih sistemov certificiranja ter uporabe mednarodnih standardov na področju testiranja in potrjevanja skladnosti. CASCO je skupaj z IEC pripravil vrsto vodnikov o različnih vidikih certificiranja, ki se široko uporabljajo v državah članicah ISO in IEC: načela, navedena v teh dokumentih, se upoštevajo v nacionalnih certifikacijskih sistemih in služijo tudi kot osnova. za sporazume o ugotavljanju skladnosti medsebojno povezanih izdelkov v trgovini -gospodarski odnosi držav v različnih regijah.

DEVCO (DEVCO - Odbor za zadeve držav v razvoju) preučuje zahteve držav v razvoju na področju standardizacije in razvija priporočila za pomoč tem državam na tem področju. Glavne funkcije DEVCO: organizacija obsežne razprave o vseh vidikih standardizacije v državah v razvoju, ustvarjanje pogojev za izmenjavo izkušenj z razvitimi državami; usposabljanje specialistov za standardizacijo na podlagi različnih izobraževalnih centrov v razvitih državah; omogočanje študijskih potovanj strokovnjakov iz organizacij za standardizacijo v državah v razvoju; priprava učbenikov o standardizaciji za države v razvoju; spodbujanje razvoja dvostranskega sodelovanja med industrializiranimi državami in državami v razvoju na področju standardizacije in meroslovja.

COPOLCO (Odbor za potrošniško politiko) proučuje vprašanja zagotavljanja interesov potrošnikov in možnosti spodbujanja tega s standardizacijo; povzema izkušnje s sodelovanjem potrošnikov pri oblikovanju standardov in oblikuje programe za izobraževanje potrošnikov na področju standardizacije ter jim približa potrebne informacije o mednarodnih standardih. To omogoča občasno objavljanje Seznama mednarodnih in nacionalnih standardov ter uporabnih smernic za potrošnike: "Primerjalno testiranje potrošniškega blaga", "Informacije o potrošniških blagu", "Razvoj standardnih metod za merjenje uspešnosti potrošnikov". blago" itd.

REMCO (REMCO - Odbor za referenčne materiale) zagotavlja metodološko pomoč ISO z razvojem ustreznih smernic o vprašanjih, povezanih z referenčnimi materiali (merilni standardi). Tako je bila pripravljena referenčna knjiga o referenčnih materialih in več smernic: »Sklic na referenčne materiale v mednarodnih standardih«, »Certificiranje referenčnih materialov. Splošna in statistična načela ", itd. Poleg tega je REMCO koordinator dejavnosti ISO na referenčnih materialih z mednarodnimi meroslovnimi organizacijami, zlasti z OIML - Mednarodno organizacijo za zakonsko meroslovje.

Razvoj mednarodnih norm in standardov na področju informacij in dokumentacije v ISO je zaupan tehničnemu odboru št. 46 "Informacije in dokumentacija", v katerem sodeluje 34 nacionalnih komitejev - članov ISO, vključno z Zvezno agencijo za tehnično regulacijo in Meroslovje Rusije, Rostekhregulirovanie.

Ta odbor se ukvarja s standardizacijo na področju informacijske dejavnosti, založništva, indeksiranja in abstrahiranja, praktične dejavnosti knjižnic, dokumentarnih in informacijskih centrov, arhivov.

V svoji strukturi ima štiri pododbore: Pododbor št. 4 »Tehnično sodelovanje«; Pododbor št. 8 "Kakovost - statistika in ocena uspešnosti"; Pododbor št. 9, Identifikacija in opis; Pododbor št. 11 Arhivi / Upravljanje evidenc.

Pododbor št. 11, ustanovljen za razvoj standardizacije na področju pisarniškega dela in arhiviranja, je razvil 3 mednarodne standarde: dva dela ISO 15489-2001 "Informacije in dokumentacija - Upravljanje z dokumenti" (ISO 15489-2001, Informacije in dokumentacija - Upravljanje dokumentov) in prvi del standarda ISO 23081, Informacije in dokumentacija – Procesi upravljanja z dokumenti – Metapodatki za zapise – 1. del: Načela. Standard ISO 15489 ureja upravljanje dokumentov vseh formatov in na vseh medijih, ki jih ustvarijo in prejmejo različne organizacije v okviru svojih dejavnosti. Drugi del standarda zajema postopke za vodenje dokumentov organizacije v skladu z načeli, standardiziranimi v prvem delu standarda ISO 15489-1:2001. Ta dokument je pravzaprav tehnično poročilo, ki se po pravilih ISO nanaša na informativne dokumente in nima statusa standarda; namen njegovega razvoja je predlagati eno od možnih metodologij za implementacijo sistemov upravljanja z dokumenti, ki so v organizaciji ustvarjeni na podlagi načel prvega dela ISO 15489-1:2001. Ta metodologija temelji na avstralskih izkušnjah. Hkrati je treba opozoriti, da so bili med razpravo o drugem delu standarda ISO 15489-1: 2001 podani predlogi, da se v tehnično poročilo vključi več možnosti metodologij za implementacijo sistemov za upravljanje dokumentov in s tem odstrani protislovja, povezana z nacionalnimi posebnostmi upravljanja z dokumenti in upravljanjem z dokumenti. Toda zaradi kompleksnosti in variabilnosti teh metodologij je bilo odločeno, da se v tehnično poročilo vključi samo ena različica in se delo na razvoju potrebne metodologije napoti na področje dejavnosti nacionalnih organov za standardizacijo, upravljanje dokumentov in arhivov.

Zato je v večini razvitih držav sveta pri razvoju nacionalnega standarda posebna pozornost namenjena prvemu delu ISO 15489-1: 2001, drugi se uporablja kot pomožni (razjasni številne določbe prvega dela) dokument.

Standard ISO 23081 je namenjen vodenju evidence metapodatkov v upravljavskih dejavnostih, njihovim vrstam, funkcijam za podporo procesom vodenja in vodenja evidenc ter upravljanju metapodatkov.

Marca 2005 je ISO 22310 “Informacije in dokumentacija. Zahteve za upravljanje dokumentov v standardih "(ISO/DIS 22310, Informacije in dokumentacija - Zahteve za upravljanje evidenc/dokumentov v standardih).

Tehnični odbor št. 46 je v svojih dejavnostih povezan z odborom št. 154 "Procesi, podatkovni elementi in dokumenti v trgovini, industriji in upravljanju", ki je razvil tako široko uporabljene standarde, kot je ISO 8439-1990 "Obrazci. Osnovna postavitev "(ISO 8439: 1990, Oblikovanje obrazcev - Osnovna postavitev) in ISO 8601-2000" Podatkovni elementi in formati izmenjave - Izmenjava informacij - Predstavitev datumov in ur "(ISO 8601: 2000, Podatkovni elementi in formati izmenjave - Izmenjava informacij - Predstavitev datumov in ur).

Med standardi, ki jih je razvil TC št. 46, je treba omeniti mednarodni standard ISO 5127-2001 "Informacije in dokumentacija - Besednjak" (ISO 5127: 2001, Informacije in dokumentacija - Besednjak), ki vsebuje osnovne izraze in pojme, uporabljene v področje dela z informacijami in dokumentacijo ... Standard se uporablja pri razvoju uporabnih standardov za informacijsko znanost, vključno s bibliotekarstvom, upravljanjem dokumentov in arhivskimi dokumenti.

Mednarodni standard ISO 2384-1977 "Dokumentacija - Predstavitev prevodov" (ISO 2384: 1977, Dokumentacija - Predstavitev prevodov) določa pravila za predstavitev prevodov v standardni obliki, ki poenostavlja njihovo uporabo različnim kategorijam uporabnikov.

Leta 2003 je bil sprejet mednarodni standard ISO 14416-2003 "Informacije in dokumentacija - zahteve za vezavo knjižnih, periodičnih, serijskih publikacij in drugih papirnih dokumentov za uporabo v arhivih in knjižnicah - Metode in gradiva" (ISO 14416: 2003, Informacije in dokumentacija - Zahteve za vezavo knjig, periodike, serijske publikacije in drugih dokumentov za arhivsko in knjižnično uporabo - Metode in gradivo).

Iz navedenega lahko sklepamo, da je trenutno na področju upravljanja z dokumenti razvito zadostno število standardov, ki omogočajo urejanje upravljanja dokumentov katere koli oblike in na katerem koli nosilcu, ki ga ustvarjajo in prejemajo različne organizacije. pri svojem delovanju vzpostavljajo pravila za predstavitev prevodov v standardni obliki, kar poenostavlja njihovo uporabo različnim kategorijam uporabnikov.

2.1 Izkušnje z dokumenti v Avstralski uniji

2.1.1 Commonwealth of Australia

Celotna izkušnja Avstralije na področju upravljanja dokumentacije je bistvo najboljših praks njenih strokovnjakov.

Državni sistem standardizacije Avstralske unije predstavljajo avstralski standardi, organizacija, ustanovljena leta 1922. Regulativni in metodološki okvir za upravljanje dokumentov Avstralske unije je precej obsežen. Povsem pravilno je reči, da je Avstralija ena izmed vodilnih v regiji. Primer tega je njen nacionalni standard AS 4390-1996, ki ga je Mednarodna organizacija za standardizacijo vzela za osnovo za razvoj ISO 15489: 2001, kar pomeni, da se priporoča vsem državam, katerih nacionalni organi za standardizacijo so zastopani v ISO kot referenca pri oblikovanju ustreznih nacionalnih standardov.

Avstralski standardi kot del svojega dela pri ISO podpirajo pododbor za arhive/zapise v okviru tehničnega odbora za informacije in dokumentacijo, ki tvori njegov sekretariat. Slednji je odgovoren za razvoj in implementacijo naslednjih mednarodnih standardov:

ISO 15489-1: 2001;

ISO 15489 / TR-2: 2001;

ISO 22310: 2006;

ISO / TS 23081-2: 2007

Leta 2002 je Avstralija sprejela enakovredni nacionalni standard za upravljanje dokumentov ISO 15489: 2001 – AS ISO 15489-2002. Razvil ga je Odbor za upravljanje dokumentov, strukturni oddelek avstralskih standardov. Nato so avstralski standardi ustanovili tudi tehnični odbor za skladnost predpisov z zakonodajo za pripravo spremljevalnega dokumenta za AS ISO 15489-2002, ki zagotavlja praktične smernice za spremljanje in revizijske organizacije.

Čeprav standard AS ISO 15489-2002 v veliki meri ponavlja vsebino standarda AS 4309-1996, pa obstajajo številne pomembne razlike med njimi glede terminologije, strukture in pristopa k pokrivanju različnih vrst vprašanj.

Standard AS ISO 15489-2002 je bil razvit in implementiran kot mednarodni standard, nekateri pogoji pa so bili spremenjeni, da bi zagotovili skladnost z njegovimi normami, sprejetimi v mednarodni praksi.

AS 4390-1996 in sorodni standardi so bili revidirani, razširjeni in posodobljeni ter tako postali AS ISO 15489-2002. Medtem ko AS 4390-1996 vsebuje šest delov, ima AS ISO 15489-2002 dva (sam standard in tehnični pomožni materiali). V skladu s tem se informacije v AS ISO 15489-2002 bistveno razlikujejo od tistih, predstavljenih v AS 4390-1996, predvsem zaradi kratkosti in jedrnatosti. Po objavi AS ISO 15489-2002 so avstralski standardi skušali izpostaviti ključne sestavine AS 4390-1996, ki niso bile vključene v novi standard, in jih objaviti kot priloge, dodatke k veljavnemu regulativnemu in metodološkemu aktu o organizaciji dokumenta. upravljanje.

Tako je treba poudariti, da je globalizacija, za katero je med drugim značilna standardizacija gospodarskih in tehnoloških procesov, jasno zasledena na področju poslovodne dokumentacije. Osupljiv primer tega je razvoj na podlagi nacionalnega standarda Avstralske unije AS 4390-1996 mednarodnega normativno-metodološkega akta ISO 15489: 2001 in sprejetje verodostojnih standardov v številnih državah, katerih nacionalni organi za standardizacijo so zastopane v ISO.

2.1.2 Arhiv Commonwealtha

Arhiv Avstralske unije predstavlja mreža specializiranih organov, ki so odgovorni ne le za shranjevanje dokumentov arhiva države, temveč tudi za razvoj zakonodajnih in regulativnih aktov na področju arhiviranja. Ta mreža vključuje Nacionalni arhiv Avstralije, Avstralsko društvo arhivistov in arhive zvezne vlade.

Nacionalni arhiv Avstralije je bil ustanovljen leta 1961, ko se je Urad za arhive Uniona ločil od Nacionalne knjižnice Avstralije. Leta 1975 se je ustanova preimenovala v Arhiv Avstralije, leta 1998 pa je dobila današnje ime.

Hkrati se je spremenil tudi status Državnega arhiva Avstralije. Zakon o arhivih iz leta 1983 je določil institucije, ki zagotavljajo hrambo dokumentov državnih organov in institucij. Leta 2001 je Avstralski nacionalni arhiv postal zvezni izvršilni organ pod ministrom za kulturo in šport.

Položaj vodje avstralskega nacionalnega arhiva je uradno "CEO". Svet za nacionalni arhiv Avstralije je bil ustanovljen v skladu z oddelkom 10 (1) Zakona o arhivih iz leta 1983. Svet sestavljajo senator, član predstavniškega doma in 11 drugih članov, za katere je državni sekretar za kulturo in šport je odgovoren.

Strukturno je avstralski nacionalni arhiv sestavljen iz petih oddelkov: dostop in komunikacije, svetovalne storitve, nacionalno usklajevanje, upravljanje in hramba dokumentov, upravljanje vladnih informacij, od katerih vsakega vodi eden od namestnikov generalnega direktorja.

Avstralsko združenje arhivistov je javna organizacija, ki je nastala leta 1975 zaradi pomanjkanja usposobljenega kadra med arhivisti.

Funkcije Avstralskega društva arhivistov vključujejo:

Izobraževanje lastnih kvalifikacij, ki vključuje izvedbo specializiranih izobraževanj in seminarjev;

Pomoč pri organizaciji hrambe dokumentarnega gradiva Arhivskega sklada države, nadzor nad njihovo uporabo na ustrezen način;

Celovita pomoč pri izvajanju znanstvenih raziskav na področju arhivske zadeve;

Objava in drugo razširjanje informacij v zvezi z arhivsko organizacijo Zveze Avstralije.

Odločitev o dosedanjih dejavnostih Avstralskega društva arhivistov je zaupana svetu, katerega člani so izvoljeni z internim glasovanjem.

Delovna telesa Avstralskega društva arhivistov so ciljne skupine, ki vključujejo:

Ciljna skupina "Arhivi organizacij";

Ciljna skupina "Elektronski dokumenti";

Ciljna skupina “Problemi avtohtonega prebivalstva”;

Ciljna skupina "Arhivi lokalnih izvršilnih organov";

Ciljna skupina "Arhivi šol";

Ciljna skupina "Arhivi univerz".

Državni arhiv Viktorije je bil ustanovljen z Zakonom o javnih evidencah iz leta 1973 za izbiro, dolgoročno shranjevanje in dolgoročno shranjevanje evidenc državne uprave.

Državni arhiv Victoria upravljata Oddelek za kulturo predsednika vlade in kabineta.

Državna evidenca Victoria je odgovorna za:

Priprava standardov, ki urejajo postopke oblikovanja dokumentov državne vlade;

Posvetovanje s predstavniki državnih organov o izvajanju določil standardov v praksi. Izvajanje izobraževanj in seminarjev.

Če analiziramo strukturni diagram organizacije Arhivskega sklada Avstralske unije, lahko sklepamo, da so specializirani organi kombinacija zvezne državne organizacije, zvezne javne organizacije in državnih organizacij subjektov in opravljajo "troeno funkcijo":

Oblikovalec zakonodajnih in podzakonskih aktov na področju arhiviranja;

kontrolor-revizor, ki je poklican spremljati izvajanje njihovih določb v praksi;

Izobraževalno okolje.

Torej Avstralska unija zavzema eno prvih mest na svetu pri razvoju standardov na področju pisarniškega dela in arhiviranja, številni standardi, sprejeti v Avstralski uniji, postanejo mednarodni in s tem aktivno vplivajo na razvoj pisarniškega dela po vsem svetu. svetu.

2.2 Izkušnje z dokumenti v Italiji

Pisarniško delo v sodobni Italiji obstaja že od začetka 19. stoletja – od časa, ko so bile italijanske države pod oblastjo Napoleonove Francije. Francoska vlada je v Italiji uvedla klasifikacijo dokumentov in sistem registracije, katerih glavne značilnosti ostajajo še danes. Štirinajst let po nastanku Italijanske republike, ki se je zgodila leta 1861, se je v Rimu odprla vlada - Archivio Centralle dello Stato(Osrednji državni arhiv). Arhiv, ki se nahaja v Rimu, vsebuje dokumente, ki so jih izdali osrednji upravni organi italijanske nacionalne vlade. Poleg tega arhiv ureja hierarhijo državnih arhivskih organizacij po vsej Italiji in tvori strukturo vsedržavne evidence.

Lahko rečemo, da se je sodobno pisarniško delo v Italiji začelo z objavo kraljevega odloka iz leta 1900 (dokument je začrtal temeljna načela dela uradov in arhivskih ustanov državne vlade). Šele leta 1963 pa se je struktura pisarniškega dela oblikovala v obliki, v kateri uradno obstaja danes. V tem času je izšel D ecreto del Presidente dello Republica(predsedniški odlok), ki je določil osnovne zahteve za arhivsko hrambo in pisarniško delo, ki se z manjšimi spremembami uporabljajo še danes. Razmislimo o bistvu teh zahtev.

Italijanski sistem registracije je bil določen v kraljevem odloku iz leta 1900 in se malo razlikuje od drugih evropskih sistemov. Vsaka kategorija dokumentov, združena s skupnim naslovom ali temo, ustreza več dokumentom v dnevniku. Praviloma se za vsako kategorijo dokumentov ustvari ločen dnevnik. Kot v večini sistemov registracije je vsak dokument, ki ga prejme ali ustvari v pisarni, predmet obvezne registracije v dnevnik. Registrirani dokumenti so zaporedno oštevilčeni; evidenca vhodnih in odhodnih dokumentov se vodi v dnevniku ločeno. Dejstvo o registraciji dokumenta je uradna potrditev ne le obstoja dokumenta, temveč tudi njegove pristnosti.

Pri evidentiranju vhodnih dokumentov v dnevnik se žigosajo datum prejema, ime pošiljatelja in predmet zadeve. Pri registraciji izhodnih dokumentov se navedejo datum nastanka, naslovnik in predmet zadeve. Poleg tega se vsi dokumenti evidentirajo v dnevniku urada, v katerem so prejeti.

Evropski uradi običajno uporabljajo nekakšno standardno shemo klasifikacije primerov v povezavi z registri in Italija ni izjema. Kraljevi odlok iz leta 1900 je uvedel "sistematično klasifikacijo po mandatu (komisiji)". Ta standardni sistem predvideva tako splošne kot posebne kategorije predmetov, ki so osnova za poslovanje na vladnih ministrstvih.

Splošne kategorije zadev omogočajo razvrščanje upravnih dokumentov, skupnih vsem ali večini ministrstev (kot so na primer osebni spisi), posebne kategorije pa odražajo potrebe posameznega ministrstva zaradi posebnosti njegove dejavnosti. Različne kategorije predmetov sestavljajo hierarhijo razredov in podrazredov, od katerih je vsakemu dodeljena lastna alfanumerična koda. Podoben sistem se pogosto uporablja v Severni Ameriki.

Poleg zgoraj omenjenih revij italijanske pisarne uporabljajo posebno kategorijo registracijskih revij, imenovano reporterio... Te revije so seznam vseh primerov v vsaki predmetni kategoriji. Kazala revij sestavljata dve registrski reviji z abecednim seznamom oseb, ki so ustvarile, poslale ali prejele dokumente, tretja revija pa vsebuje predmetna kazala evidentiranih dokumentov.

Dokumenti, ki so izšli iz aktivne uporabe, se iz italijanskih vladnih služb preselijo v tako imenovane "depozitarne arhive" - vmesne repozitorije, ki so zapleten nacionalni sistem za shranjevanje. Enkrat letno se dokumenti iz medoddelčnega arhiva pošljejo v deponski arhiv, kjer se hranijo 40 let od dneva prejema. Po tem obdobju se dokumenti zgodovinske vrednosti prenesejo v ustrezno arhivsko hrambo, vse preostale pa uničijo.

Že omenjeni predsedniški odlok iz leta 1963 opredeljuje pogoje arhivske hrambe za vse kategorije vladnih dokumentov, vključno z dokumenti vlade, pokrajin in pokrajin ter občin.

Kot je navedeno, Centralni arhivski urad s sedežem v Rimu upravlja vladno mrežo arhivskih ustanov, ki vključuje Državni osrednji arhiv, Organ za nadzor arhivov, regionalne arhive za posamezna ozemlja in province ter druge organizacije.

Organi arhivskega nadzora delujejo neodvisno od državnega arhiva in rešujejo zadeve na regionalni ravni v zvezi z dokumenti v lasti posameznikov ali organizacij.

Tako se je pisarniško delo v Italiji začelo razvijati pozno. Francoska vlada je bila zelo vplivna na področjih, kot so klasifikacija dokumentov in sistemi registracije. Danes se italijanski pisarniški sistem ne razlikuje veliko od drugih evropskih sistemov.

3. Analiza trenutnega stanja upravljanja z dokumenti v Rusiji

Trenutno se urejanje dokumentacije, organizacije in tehnologije dokumentarne podpore upravljanja izvaja v več smereh: zakonodajna ureditev, standardizacija, razvoj normativnih in normativno-metodoloških dokumentov nacionalnega delovanja.

Najvišji pravni pomen imajo zakoni Ruske federacije.

Zvezni zakon Ruske federacije "O informacijah, informacijskih tehnologijah in zaščiti informacij" je zagotovil obveznost dokumentiranja informacij, določil številne izraze (informacije, informatizacija, informacijski viri, dokumentirane informacije itd.), uredil razmerja, ki izhajajo iz nastanka in uporabo informacijskih tehnologij, vzpostavljeno obvezno posredovanje informacij državnim organom.

Obvezna dokumentacija je omenjena tudi v drugih zakonskih aktih. Tako je Civilni zakonik Ruske federacije določil pravno podlago ne le za dejavnosti pravnih oseb, temveč tudi za njihovo dokumentacijo. Številni členi postavljajo zahteve glede sestave informacij (vsebine) dokumentov in njihovega oblikovanja. Torej, Art. 52 Civilnega zakonika Ruske federacije vsebuje zahtevo po vsebini listine in ustanovnega sporazuma, na podlagi katerega delujejo pravne osebe; Umetnost. 185 in 186 opredeljujeta podrobnosti takega dokumenta kot pooblastila; v st. 878 definiran ček obrazec itd.

Zakonodaja Ruske federacije o Arhivskem skladu Ruske federacije in arhivih določa, da Arhivski sklad Ruske federacije vključuje dokumente, ki se nahajajo na njenem ozemlju, ne glede na obliko lastništva organizacij, v katerih so bili ustanovljeni. Zato je treba številne dokumente institucij, organizacij in podjetij po določenem času prenesti v državni arhiv v hrambo na način, določen z regulativnimi dokumenti.

Zakonodajni akti Ruske federacije urejajo zahteve za dokumente, poslane z različnimi komunikacijskimi sredstvi (pošta, telegraf, faks in elektronska sporočila), zahteve za zaščito informacij na različnih stopnjah njihovega ustvarjanja in shranjevanja, ki dajejo dokumentom formalizacijo (pravno veljavo) . Vsebujejo tudi temelje za urejanje procesov informatizacije. Zakon določa lastninsko pravico do posameznih dokumentov in nizov dokumentacije, kategorije informacij po stopnjah dostopa do njih.

Številni pravni akti vsebujejo norme, ki jih je treba upoštevati pri pripravi in izvedbi poslovodnih dokumentov. Takšni akti vključujejo na primer zakon Ruske federacije "O blagovnih znamkah, storitvenih znamkah in označbah porekla blaga", ki določa postopek za registracijo emblema podjetja na pisemski glavi; Odlok vlade Ruske federacije "O poenostavitvi proizvodnje, uporabe, skladiščenja in uničenja pečatov in obrazcev z reprodukcijo državnega grba Ruske federacije" itd.

Trenutno v skladu z zveznim ciljnim programom deluje GSDOU - sistem predpisov, ki določajo osnovna pravila za delo z dokumenti v organizacijah. Sistem je osredotočen tudi na komercialne strukture. Sestavljen je iz dveh delov: normativnega in metodološkega. V normativnem delu so določene glavne naloge in funkcije, pravna ureditev dejavnosti službe za podporo dokumentom v organizaciji, njena približna struktura; postopek priprave in izvedbe dokumentov; vse faze dela z njimi: dostava, prehod, obdelava, računovodstvo, registracija, nadzor izvedbe, informacijsko in referenčno delo, operativno shranjevanje dokumentov, iskanje dokumentov in informacij; zaščita sistemov za iskanje informacij; priprava dokumentov za arhiv; postopek preverjanja vrednosti dokumentov; organizacija hrambe dokumentov. Je enoten kompleks avtomatizirane dokumentacije, ki temelji na sodobnih urejevalnikih besedil, avtomatiziranem upravljanju dokumentov (vključno z e-pošto), bazah podatkov ter avtomatiziranem shranjevanju in uporabi dokumentov (vključno z avtomatizirano nomenklaturo zadev, popisi zadev itd.).

GOST R 6.30-2003 USD Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo.

Standard se nanaša na »organizacijske in upravne dokumente, povezane z Enotnim sistemom organizacijske in upravne dokumentacije (USORD), - odloke, odredbe, odredbe, sklepe, protokole, akte, pisma ipd., ki se uporabljajo v dejavnostih:

Zvezni organi državne oblasti, organi državne oblasti sestavnih delov Ruske federacije, vključno s sestavnimi subjekti Ruske federacije, ki imajo poleg ruščine kot državnega jezika organe lokalne samouprave;

Podjetja, organizacije in njihova združenja, ne glede na organizacijsko in pravno obliko."

Trenutno je na področju predšolskih vzgojno-izobraževalnih ustanov mogoče razlikovati več problemov in načinov njihovega reševanja. Uvesti je treba zakon o dokumentaciji.

Temeljno vlogo pri reševanju problemov predšolskih izobraževalnih ustanov bi moral imeti zakon o dokumentaciji Ruske federacije. Zakon bo omogočil ureditev splošnih načel in najpomembnejših določb dokumentacije, vključno z obveznostjo dokumentiranja dejavnosti vseh organizacij, oblik in načinov dokumentiranja, elektronske dokumentacije, izmenjave dokumentiranih informacij za zadovoljevanje potreb po dokumentaciji. pravnih oseb, ukrepi odgovornosti za kršitve. Zakon bi moral postati temeljni regulativni okvir, ki ne bo le rešil številnih spornih vprašanj elektronskega upravljanja z dokumenti in elektronskega arhiva, temveč bo v določeni meri tudi določil smeri in nadaljnje možnosti za razvoj avtomatizacije predšolskih vzgojnih zavodov. Uveljavitev dokumentarnega zakona je nujna naloga v bližnji prihodnosti. Za zagotovitev poenotenja je treba razviti nove standarde.

Rešitev tehnoloških problemov dokumentacije omogoča razvit VNIIDAD in odobren z državnim standardom Ruske federacije GOST 6.30-2003. "USD. OSD sistem. Zahteve za papirologijo". Standard, ki predstavlja zahteve za poenotenje elementov dokumentacije, močno olajša ustvarjanje standardnih, enotnih in enotnih procesov tako tradicionalne kot avtomatizirane dokumentacije, hrambe in prenosa dokumentiranih informacij. Nadaljnji razvoj in vzdrževanje (posodabljanje) vseruskih klasifikatorjev tehničnih, ekonomskih in družbenih informacij, vklj. oblike poslovodne dokumentacije na ravni oddelkov, podjetij in organizacij. Poglejmo izkušnje drugih držav. Združene države Amerike imajo od leta 1976 zvezni zakon o upravljanju evidenc. Izraz "Upravljanje z dokumenti" pomeni načrtovanje, nadzor, vodenje, organizacijo, usposabljanje, promocijo in druge administrativne in upravljavske dejavnosti, ki vključujejo ustvarjanje dokumentov, njihovo shranjevanje, uporabo in možnost razpolaganja z dokumenti. Leta 1980 je bil sprejet "Zakon o zmanjšanju dela z dokumenti", katerega cilj je ustvariti enotno pravno podlago na tem področju upravne dejavnosti. Sistem nacionalnih arhivov Združenih držav Amerike ima močno enoto, ki je zadolžena za upravljanje dokumentov. Vzemimo evropske primere, ki so nam bližji.

Anglija: Vladni program za izboljšanje upravljanja dokumentov je v veljavi od leta 1985. V okviru kabineta ministrov deluje drugi upravni oddelek, ki se skupaj z Državnim arhivom Velike Britanije ob ustrezni finančni podpori vlade ukvarja z vprašanji upravljanja z dokumenti na sodobni tehnični in tehnološki ravni. V Nemčiji, kjer je, kot vemo, federalizem povzdignjen v načelo državne strukture, je vlada 21. junija 1995 potrdila centraliziran sistem pisarniškega dela, ki temelji na splošnih pravilih o delovnem redu zveznih ministrstev. Nemški strokovnjaki za dokumente in arhivisti to dejstvo ocenjujejo kot svojo veliko zmago, ki je zahtevala dolgotrajen trud osebja in vodij Bundesarhiva. Poleg tega ta pravni akt ni prvi v zgodovini Nemčije. Od leta 1926 je veljal "cesarski zakon o splošnem postopku za pisarniško delo", leta 1958 pa je nastal "Zakon o splošnem postopku za delo zveznih ministrstev". Zanimivo je, da so si razvijalci sodobnega sistema pisarniškega dela v zveznih ministrstvih Zvezne republike Nemčije zastavili eno svojih glavnih nalog oblikovanje enotnih nomenklatur zadev zveznih ministrstev in upreti se skušnjavi opustitve strogih sistemskih shem za združevanje v skupine. in šifriranje dokumentov s pomočjo sodobne računalniške tehnologije. Ta seznam bi lahko nadaljevali z drugimi primeri iz zakonodaje, na primer na Češkem, kjer je bil zakon o arhivih 1994/1997-2002. jasno je zapisana obveznost vseh organizacij, ne glede na obliko lastništva, da redno hranijo dokumentacijo, skrbijo za njeno vodenje in hrambo. Podobna norma je zapisana v podobnem zakonodajnem aktu Belorusije in drugih držav. Spomnimo se lahko tudi izkušenj Avstralije, kjer je bil leta 1996 prvič na svetu sprejet nacionalni standard vodenja evidenc, ki vsebuje priporočila za delo s tradicionalnimi papirnatimi dokumenti in s sodobnimi elektronskimi dokumenti.

Problem elektronskega dokumenta je tesno povezan s problemom upravljanja z elektronskimi dokumenti, avtomatizacijo predšolskih vzgojnih zavodov. Trenutno so različna podjetja razvila in implementirala veliko število avtomatiziranih sistemov za upravljanje dokumentov (ASUD), za katere so značilni specifični pristopi in računalniško-komunikacijska sredstva implementacije. Na žalost v tem razvoju ni dosledne terminologije. Izdelki podjetij razvijalcev nosijo imena, kot so: sistem za avtomatizacijo pretoka dokumentov, sistem za avtomatizacijo računalniških pisarn in dokumentnega toka, sistem za upravljanje pisarne, porazdeljeni sistem za upravljanje dokumentov, elektronski arhiv itd. Raznolikost imen razvitih in razvitih sistemov samo kaže na to, da se danes to področje informacijskega trga še ni oblikovalo kot samostojen segment, v številnih primerih pa se izdelki ASUD pojavljajo kot spremljevalni razvoj ali stranska stran. izdelek pri reševanju drugih zahtevnejših problemov. Kljub temu število ASUD-ov precej hitro raste.

Možno je oblikovati določene zahteve za sodoben sistem upravljanja z dokumenti v organizaciji. Najprej mora ASUD v celoti opraviti vse naloge dokumentarne podpore upravljanja: pripravo dokumentov, njihovo registracijo, nadzor nad izvedbo, iskanje dokumentov, njihovo shranjevanje in referenčno delo na nizu dokumentov. Sistem naj bo zgrajen na enotnih metodoloških načelih, programski, strojni in tehnoloških rešitvah ter v okviru obstoječih organizacijskih in pravnih pogojev v obliki domače zakonodaje, državnih standardov, navodil in zahtev. ASUD mora zagotavljati polno uporabo (integracijo) zbranega informacijskega vira ter izvajati načelo enotnega vnosa informacij in njihove večkratne uporabe, tako dokumentarno kot dejansko. Sistem bi moral skrbnikom pomagati tudi pri izbiri poti za gibanje dokumentov znotraj organizacije in zagotavljati potrebno stopnjo zaščite informacij pred nepooblaščenim dostopom. ASUD bi se v sodobnih razmerah moral biti sposoben širiti glede na določene komponente (število tehničnih naprav in tehnologij, število dokumentov (količina informacij), število uporabnikov) in se v razumnih mejah prilagajati spreminjajočim se zahtevam uporabnikov.

Ne mislite, da so te težave izključno ruski problemi. S podobnimi težavami se ukvarja ves poslovni svet. Britanska študija iz leta 1996 je na primer pokazala, da ima skoraj polovica anketiranih institucij Združenega kraljestva velike težave z informacijami in dokumentacijo. V teh ustanovah je sistem iskanja potrebne dokumentacije slabo vzpostavljen. 77,6 % menedžerjev različnih rangov je priznalo, da sami iščejo informacije, le 18 % pa se po pomoč obrne na pomočnike in tajnice. Ta situacija verjetno ne ponazarja učinkovitega upravljanja.

Tako veljavna zakonodaja vsebuje veliko število obveznih norm, pravil in zahtev za dokumentiranje različnih področij dejavnosti državnih in nedržavnih organizacij, za oblikovanje nekaterih vrst dokumentov, njihovo vsebino in strukturo besedila.

Zaključek

Poudariti je treba, da so v tujini (Evropa, ZDA itd.) precej napredovali pri uporabi informacijskih tehnologij v dokumentacijski podpori, zlasti v zadevah elektronsko upravljanje dokumentov in uporabo elektronskih dokumentov. To je seveda prva najpomembnejša razlika. ISO je že leta 2001 sprejel standard za upravljanje dokumentov (ISO: 15489-1-2001); tudi v Evropi je bila leta 2001 razvita in sprejeta specifikacija "Tipične evropske zahteve za sisteme za upravljanje elektronskih dokumentov".

Ta dejstva kažejo, da si v razvitih državah upravljanja z dokumenti ne moremo predstavljati brez uporabe informacijske tehnologije. Tam se že dolgo niso razdelili pisarniško delo na tradicionalno, kot je pri nas še sprejeto, in z uporabo informacijskih tehnologij. Vsako pisarniško delo zanje temelji na uporabi sodobnih informacijskih tehnologij, drugega preprosto ne more biti.

Druga stvar, ki jo je treba omeniti, je, da obstaja nekaj specifičnih pristopov k upravljanju dokumentov dproizvodnja drevesa Zahodna Evropa in ZDA, kar se, mimogrede, odraža v standardu ISO-15489, v razdelku, ki določa zahteve za procese upravljanja z dokumenti. V standardu se procesi upravljanja z dokumenti ne začnejo z registracijo dokumentov, temveč s pregledom in določitvijo rokov hrambe dokumentov. Imajo tudi registracijo, a ni na prvem mestu. Na splošno v tem ni protislovja, saj določimo tudi roke hrambe dokumentov, pri nas pa se to praviloma izvede po izvedbi dokumenta, ko se ta (ali kopija) prenese na datoteko za shranjevanje.

Druga razlika: ena od funkcij pisarniško delo v Rusiji je to nadzor nad izvajanjem dokumentov.. V obliki, v kateri se ta funkcija izvaja v ruski pisarni, verjetno ni nikjer tako. Vsaka država ima svoje posebnosti pisarniško delo zato lahko rečemo, da je nadzor nad roki za izvedbo dokumentov ruska posebnost.

Trenutno je na področju upravljanja z dokumenti razvito zadostno število standardov, ki omogočajo urejanje upravljanja dokumentov v Mednarodnem združenju za standardizacijo katere koli oblike in na vseh medijih, ki jih ustvarijo in prejmejo različne organizacije v okviru svojih dejavnosti, vzpostaviti pravila za predstavitev prevodov v standardni obliki, ki poenostavlja njihovo uporabo različnim kategorijam uporabnikov.

Glavna naloga mednarodnih standardov je ustvariti na mednarodni ravni enotno metodološko podlago za razvoj novih in izboljšanje obstoječih sistemov kakovosti ter njihovo certificiranje.

Avstralska unija zaseda eno prvih mest na svetu pri razvoju standardov na področju pisarniškega dela in arhiviranja, mnogi standardi, sprejeti v Avstralski uniji, postanejo mednarodni in s tem aktivno vplivajo na razvoj pisarniškega dela po vsem svetu.

Globalizacijo, za katero je med drugim značilna poenotenost gospodarskih in tehnoloških procesov, je jasno zaslediti tudi na področju poslovodne dokumentacije. Osupljiv primer tega je razvoj na podlagi nacionalnega standarda Avstralske unije AS 4390-1996 mednarodnega normativno-metodološkega akta ISO 15489: 2001 in sprejetje verodostojnih standardov v številnih državah, katerih nacionalni organi za standardizacijo so zastopane v ISO.

Veljavna zakonodaja Ruske federacije vsebuje veliko število obveznih norm, pravil in zahtev za dokumentiranje različnih področij dejavnosti državnih in nedržavnih organizacij, za oblikovanje nekaterih vrst dokumentov, njihovo vsebino in strukturo besedila.

Seznam uporabljenih virov

Zvezni zakon "o informacijah, informacijskih tehnologijah in zaščiti informacij" z dne 27. julija 2006 št. 149-FZ

Državni sistem dokumentacijske podpore za upravljanje. Splošne zahteve za dokumente in storitve dokumentacijske podpore upravljanja.-M., 1991

GOST R 6.30-2003 USD Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo

ISO 15489-2001 "Informacije in dokumentacija - Upravljanje z dokumenti"

ISO 23081-1: 2004 "Informacije in dokumentacija - Procesi upravljanja z dokumenti - Metapodatki dokumenta"

ISO 22310 Informacije in dokumentacija. Zahteve za upravljanje dokumentov v standardih "

ISO 5127-2001 "Informacije in dokumentacija - besednjak"

ISO 2384-1977 "Dokumentacija - obdelava prevodov"

AS ISO 15489-2002 "Generalni upravitelj zapisov"

Volkova D.V. Dejavnost Mednarodne organizacije za standardizacijo. Pisarniško delo.2006 št.2.p 66-70

A.S. Holotnik. Državni sistem standardizacije Avstralske unije kot indikator procesov svetovne globalizacije // Pisarniško delo 2007.-№4.p.66-70

per

v tujini

Izkušnje

delo

per

v tujini

per

dokument

organizacija

organizacije

Motivacija osebja per v tujini
Povzetek >> Upravljanje
O oblikovanju ustrezne regulative dokument uvedba tega pravila ... pisalni stroj, štetje Delo itd. V praksi regulativnih raziskav delo per v tujini rabljeno in ... zanimanje izkušnje velika zahodna podjetja organizacija notranji sistem ...
Psihološko-pedagoška podpora otrokom s kompleksnimi motnjami v razvoju per v tujini
Izpit >> Psihologija
... per v tujini 2.1 Organizacija poučevanje gluhoslepih otrok per v tujini(70-80) 2.2 Organizacija ... per v tujini... Pomembno je upoštevati ne samo izkušnje, ampak tudi napake tujih strokovnjakov v delo... poučevanje gluhoslepih in normativno dokumenti vzeto v določenem ...
Tehnologije delo Z dokumenti omejen dostop
Povzetek >> Industrija, proizvodnja
Kateri so najbolj resni mejah zaščita varovanih elektronskih informacij ... Na začetku primera interni inventar dokumenti ki jih vsebuje, na koncu ... primerov. Nadzor per delo Z dokumenti omejen dostop izvaja glava organizacija, njegov...
Socialni status ruskih priseljencev per v tujini
Predmet >> Sociologija
Dodeljen posebnemu organizacija- nacionalne službe ... komisij, s strani Rusov na dokumenti izkazalo se je le 6 tisoč ... študij oz delo ampak preostali per v tujini... Destinacije emigracije ... delo v drugi državi ali nezadostno znanje tujega jezika. Ampak izkušnje ...

ključne besede: Pisarniško delo, Kadrovsko upravljanje, Državna in občinska uprava, Osnove certificiranja in standardizacije.

Predmet raziskave je analiza pogojev "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore upravljanja". Predmet raziskave je obravnava posameznih vprašanj, ki so oblikovana kot cilji te raziskave.

Cilj raziskave je preučiti temo »Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore menedžmentu« z vidika najnovejših domačih in tujih raziskav podobnih vprašanj.

V okviru dela je bila opravljena teoretična in metodološka analiza teme »Tuje izkušnje pri organizaciji podpore poslovodne dokumentacije«, vključno s teoretičnimi vidiki proučevanja fenomena »Tuje izkušnje pri organiziranju podpore poslovodne dokumentacije«, naravo proučevala se je tema "Tuje izkušnje pri organizaciji podpore upravljavske dokumentacije".

Nadalje je bila izvedena študija pomembnosti "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore upravljanja" v sodobnih razmerah z vključevanjem statističnih podatkov in znanstvenih publikacij zadnjih let.

Kot rezultat študije so bili identificirani in kvantitativno utemeljeni specifični načini reševanja problema "Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore vodstvu", vključno z nekaterimi možnostmi reševanja problema "Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore vodstvu" in trendi v razvoj teme "Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore za upravljanje".

Stopnja izvajanja - predlogi in specifične aktivnosti so preizkušeni v dejavnosti organizacije, ki je služila kot osnova za izobraževalno prakso.

Predlagani ukrepi z določenimi specifikacijami se lahko uporabljajo pri delu kadrovskih služb ruskih podjetij.

Izvedba predlaganih ukrepov omogoča natančnejše razumevanje narave in aktualne problematike »Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore vodstvu«.

Pregled virov na temo "Tuje izkušnje z organizacijo dokumentacijske podpore vodstvu"

Seznam referenc, uporabljenih pri pripravi tega dela, vsebuje 36 bibliografskih virov. Opišimo nekatere izmed njih:

Označeni problem "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore za upravljanje" obravnava M. Yu. Rogozhin v knjigi "", ki je izšla leta 2009 in vsebuje 384 strani. Iz opisa knjige je mogoče sklepati, da

Tudi problemi urejanja sodobnih vprašanj na temo "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore za upravljanje" zadevajo M. Yu. Rogozhina v monografiji "Dokumentacijska podpora za upravljanje". Ta knjiga je izšla pri založbi "Prospect" leta 2009, vsebuje 0 strani.

Univerzalni izobraževalni in praktični vodnik ponuja odgovore na vsa ključna vprašanja učinkovite organizacije dokumentacijske podpore za vodenje (DOW) dejavnosti podjetja (organizacije, ustanove). Gradivo priročnika je predstavljeno izčrpno, na podlagi zakonodaje in predpisov o predšolskih vzgojnih zavodih. Glavno mesto v priročniku je namenjeno obravnavi vprašanj upravljanja z dokumenti (upravljanje dokumentov) in dokumentacije dejavnosti, vključno s službo predšolskih izobraževalnih zavodov, kadrovsko službo in računovodstvom podjetja. Za vodje podjetij, njihove namestnike za upravljanje, zaposlene v predšolskih vzgojno-izobraževalnih ustanovah, kadrovskih službah in računovodstvu ter študente specialnosti 350800 "Upravljanje dokumentov in dokumentna podpora vodenju."

Številne aktualne probleme smo dotaknili v knjigi "Dokumentacijska podpora vodenju". R. Ye. Bulat je v svoji raziskavi, objavljeni leta 2012 v založbi Business-Press, ugotovil aktualnost in novost te teme. Opis knjige se glasi takole.

Vsebina priročnika za usposabljanje ustreza učnemu načrtu za disciplino "Pisarniško delo v kadrovski službi", ki je vključen v blok posebnih disciplin specialnosti 080505.65 "Upravljanje s kadri", kot tudi učnem načrtu za disciplino "Dokumentacija podpora kadrovskemu upravljanju", ki je vključen v osnovni del strokovnega cikla okvirnega osnovnega izobraževalnega programa visokega strokovnega izobraževanja v smeri usposabljanja "Upravljanje s kadri" - 080400, ki ga je razvil UMO ruskih univerz za izobraževanje v področje upravljanja. V publikaciji predstavljene regulativne zahteve (vključno s tistimi, ki so začele veljati leta 2012) in metodološka priporočila za dokumentiranje vodstvenih dejavnosti in uvedbo sistematičnega pristopa k dokumentarni podpori za vodenje sodobne organizacije bodo koristne tako študentom, podiplomskim študentom in učiteljem. , in praktiki s področja dokumentiranja dejavnosti upravljanja.

Poleg tega so bili pri preučevanju teme "Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore za upravljanje" uporabljeni takšni periodični viri, kot so:

Tuje izkušnje pravne ureditve javnih služb. A.F. Vasiljeva, "Časopis ruskega prava", št. 12, december 2007.
Alternativno reševanje gospodarskih sporov. Izkušnje v tujini. D. Stoletova, "Kadrovnik. Upravljanje s kadri", št. 10, oktober 2007.
Problem konkurenčnosti pri upravljanju osebja organizacije. V. Shapovalov, "Upravljanje s človeškimi viri", št. 18, september 2007.
1C: Enterprise 8 - izkušnje pri organizaciji prehoda. "BUKH.1S", št. 9, september 2007.
Posel zbiranja še naprej pridobiva moč in izkušnje. I.E. Smirnov, "Upravljanje v kreditni organizaciji", št. 5, september-oktober 2007.

Vzorec uvoda

Predstavljeno delo je posvečeno temi "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore menedžmentu".

Problem te študije je aktualen v sodobnem svetu. To dokazuje pogosto preučevanje zastavljenih vprašanj.

Tema "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore menedžmentu" se preučuje na stičišču več med seboj povezanih disciplin. Za sedanje stanje znanosti je značilen prehod na globalno obravnavanje problemov predmeta "Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore za upravljanje."

Veliko del je posvečenih raziskovalnim vprašanjem. V osnovi je predstavljeno gradivo v izobraževalni literaturi splošne narave, v številnih monografijah na to temo pa se obravnavajo ožja vprašanja problematike »Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore menedžmentu«. Vendar pa je treba pri preučevanju problematike določene teme upoštevati sodobne razmere.

Velik pomen in nezadostna praktična obdelava problema "Tuje izkušnje organizacije dokumentacijske podpore za upravljanje" določata nedvomno novost te študije.

Za globlje in razumnejšo rešitev posameznih aktualnih problemov predmeta te študije je potrebna nadaljnja pozornost problematiki "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore vodstvu".

Relevantnost tega dela je po eni strani posledica velikega zanimanja za temo "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore menedžmentu" v sodobni znanosti, po drugi strani pa njenega nezadostnega razvoja. Obravnava vprašanj, povezanih s to temo, je tako teoretičnega kot tudi praktičnega pomena.

Rezultate je mogoče uporabiti za razvoj metodologije za analizo "Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore za upravljanje."

Teoretični pomen preučevanja problema "Tuje izkušnje z organizacijo dokumentacijske podpore za upravljanje" je v tem, da je problematika, izbrana za obravnavo, na stičišču več znanstvenih disciplin hkrati.

Predmet raziskave je analizirati pogoje "Tuje izkušnje z organizacijo dokumentacijske podpore menedžmentu".

V tem primeru je predmet študije obravnava posameznih vprašanj, ki so oblikovana kot cilji te študije.

Cilj raziskave je preučiti temo »Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore menedžmentu« z vidika najnovejših domačih in tujih raziskav podobnih vprašanj.

Preučiti teoretične vidike in razkriti naravo "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore upravljanja".
Povedati o nujnosti problema "Tuje izkušnje z organizacijo dokumentacijske podpore za upravljanje" v sodobnih razmerah.
Začrtati možnosti reševanja predmeta "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore upravljanja".
Oris razvojnih trendov predmeta "Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore vodstvu".

Delo ima tradicionalno strukturo in vključuje uvod, glavni del, sestavljen iz 3 poglavij, zaključek in bibliografijo.

Uvod utemeljuje relevantnost izbire teme, postavlja cilj in cilje raziskave, opisuje raziskovalne metode in vire informacij.

Prvo poglavje razkriva splošna vprašanja, razkriva zgodovinske vidike problema "Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore za upravljanje." Določeni so temeljni koncepti, ugotovljena je aktualnost zvočenja vprašanj "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore upravljanja".

V drugem poglavju so podrobneje obravnavana vsebina in sodobna problematika "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore za upravljanje".

Tretje poglavje je praktične narave in na podlagi posameznih podatkov je narejena analiza trenutnega stanja ter analiza perspektiv in razvojnih trendov "Tuje izkušnje organiziranja dokumentacijske podpore vodstvu".

Glede na rezultate študije so se odkrili številni problemi v zvezi z obravnavano tematiko in narejeni sklepi o potrebi po nadaljnjem preučevanju/izboljševanju stanja problematike.

Tako je nujnost tega problema določila izbiro teme dela "Tuje izkušnje organizacije dokumentacijske podpore za upravljanje", obseg vprašanj in logično shemo njegove konstrukcije.

Teoretična in metodološka podlaga za študij so bili zakonodajni akti, normativni dokumenti na temo dela.

Viri informacij za pisanje dela na temo »Tuje izkušnje pri organiziranju dokumentacijske podpore menedžmentu« so bili temeljna izobraževalna literatura, temeljna teoretična dela največjih mislecev obravnavanega področja, rezultati praktičnih raziskav uglednih domačih in tujih avtorjev, članki in recenzije v specializiranih in periodičnih publikacijah na temo "Tuje izkušnje z organizacijo dokumentacijske podpore menedžmentu", referenčne knjige, drugi ustrezni viri informacij.

Tuje izkušnje pri organizaciji dokumentacijske podpore vodstvu. Predmet: Sistem vodstvene dokumentacije Tuje izkušnje pri organizaciji podpore poslovodni dokumentaciji

Regulativni okvir za upravljanje z dokumenti v tujini

Ureditev predšolskih izobraževalnih ustanov v državah CIS

Možnosti razvoja regulativnega okvira za pisarniško delo v Rusiji

Dokumentacija je osnova tehnologije upravljanja

ROS-FORMACIJA

Trenutno se urejanje dokumentacije, organizacije in tehnologije dokumentarne podpore upravljanja izvaja v več smereh: zakonodajna ureditev, standardizacija, razvoj normativnih in normativno-metodoloških dokumentov nacionalnega delovanja.

Najvišji pravni pomen imajo zakoni Ruske federacije.

Tako veljavna zakonodaja vsebuje veliko število obveznih norm, pravil in zahtev za dokumentiranje različnih področij dejavnosti državnih in nedržavnih organizacij, za oblikovanje nekaterih vrst dokumentov, njihovo vsebino in strukturo besedila.

Motivacija osebja per v tujini

Psihološko-pedagoška podpora otrokom s kompleksnimi motnjami v razvoju per v tujini

Tehnologije delo Z dokumenti omejen dostop

Socialni status ruskih priseljencev per v tujini

Priljubljeno