HR จากศูนย์ การเก็บรักษาบันทึกบุคลากร

การบัญชีบุคลากร พร้อมกับการบัญชีและการบัญชีภาษี ช่วยให้คุณสามารถสะท้อนข้อมูลที่เชื่อถือได้ซึ่งจำเป็นสำหรับการทำงานเต็มรูปแบบของบริษัท คุณสมบัติของบัญชีประเภทนี้รวมถึงเอกสารหลักที่เกี่ยวข้องจะกล่าวถึงในบทความของเรา

การเก็บรักษาบันทึกบุคลากร

ทำ บันทึกบุคลากร เกี่ยวข้องกับการดำเนินการของเอกสารจำนวนมากที่จะสะท้อนถึงข้อมูลทั้งแยกต่างหากสำหรับพนักงานแต่ละคนและโดยทั่วไปสำหรับทั้งบริษัทตลอดจนการสร้างกฎเกณฑ์ที่ควบคุมขั้นตอน กิจกรรมแรงงาน.

ทำ บันทึกบุคลากรหมายถึงการกำหนดจำนวนพนักงานซึ่งเป็นไปได้เฉพาะกับการติดตามการเคลื่อนไหวทั้งหมดที่มีคุณภาพสูงเท่านั้น งานหลัก บันทึกบุคลากรเป็นการจัดทำเอกสารหลักฐานการเคลื่อนไหวเฉพาะของพนักงาน ตั้งแต่การว่าจ้าง การโยกย้ายไปยังตำแหน่งอื่น การขึ้นทะเบียนลางาน และการเลิกจ้าง

แน่นอน, การบัญชีบุคลากรสามารถบำรุงรักษาด้วยตนเองอย่างไรก็ตาม บันทึกบุคลากรผ่านแอพพลิเคชั่น เครื่องมือซอฟต์แวร์ช่วยลดเวลาในการจัดเตรียมเอกสาร โดยเฉพาะในกรณีที่บริษัทมีพนักงานจำนวนมาก

ประวัติทรัพยากรบุคคล

เอกสาร บันทึกบุคลากรสามารถเป็นได้ทั้งแบบบังคับ การรวบรวมซึ่งจัดทำโดยประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย และไม่บังคับ

ไปยังเอกสารที่จำเป็น บันทึกบุคลากรเกี่ยวข้อง:

• ใบสั่งจ้างงาน (T-1);
• สัญญากับพนักงาน (TD-1);
• หนังสืองาน (พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225“ เกี่ยวกับหนังสืองาน”);

เกี่ยวกับคุณสมบัติการออกแบบ หนังสือทำงานดูวัสดุ .

• บัตรประจำตัวพนักงาน (T-2);
• เอกสารการโอน (T-5);
• ออกคำสั่ง (T-6);
• ตารางวันหยุด (T-7);
• พนักงาน(T-3);
• ใบบันทึกเวลา (T-12);
• คำสั่งเลิกจ้าง (T-8)

ส่วนใหญ่ เอกสารบุคลากรมันมี แบบฟอร์มรวม. เอกสารบางอย่างที่นายจ้างควรจัดทำขึ้นเอง:

• ข้อตกลงร่วมกัน;
• กฎระเบียบภายใน
• ระเบียบค่าจ้าง;
• ข้อบังคับเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
• ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองแรงงาน
• บทบัญญัติโบนัส;

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารบุคลากร โปรดดูเอกสารประกอบ .

สิ่งสำคัญ!ตามศิลปะ. 8 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียบทบัญญัติที่จัดตั้งขึ้นโดยองค์กรที่ละเมิดสิทธิของพนักงานไม่สามารถใช้เพื่อควบคุมได้ แรงงานสัมพันธ์.

เอกสารทางบัญชีทั้งหมดที่จัดทำโดยบุคลากรบุคลากรได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร หลังจากนั้นพนักงานต้องทำความคุ้นเคยกับพวกเขาและลงลายมือชื่อ

ควรสังเกตว่าในบางสถานการณ์ สามารถหลีกเลี่ยงการจัดเตรียมเอกสารบุคลากรได้ ตัวอย่างเช่น ไม่จำเป็นต้องร่างรายละเอียดงานหากสัญญาจ้างได้กำหนดไว้สำหรับการทำงานของพนักงาน เช่นเดียวกับเงื่อนไขการจ่ายเงินซึ่งเป็นทางเลือกหากสัญญาระบุรายได้ในอนาคตของพนักงาน

การมีอยู่ของเอกสารนี้หรือเอกสารนั้นในบันทึกบุคลากรนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของงานของพนักงานแต่ละคนและของบริษัทโดยรวม หากบริษัทจัดหางานเป็นกะ ก็ควรจัดทำตารางกะขึ้น เมื่อปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงานในสถานที่ที่มีความปลอดภัยสูงควรมีการเขียนข้อความเกี่ยวกับการรักษาความลับทางการค้าไว้ในสัญญารวมทั้งควรมีการร่างบทบัญญัติที่เหมาะสมซึ่งจะกำหนดขั้นตอนการเข้าถึงความลับความรับผิดชอบในการเปิดเผยข้อมูล ตลอดจนเงื่อนไขการยกเลิกการเข้าถึงดังกล่าว จำเป็นต้องร่างสัญญาฉบับเต็ม ความรับผิดกับพนักงานถ้าเขาเกี่ยวข้องกับสินค้าหรือสิ่งของมีค่า

ความรับผิดชอบในการกระทำความผิดในการดำเนินการบันทึกบุคลากร

หน่วยงานกำกับดูแลหลักที่รับผิดชอบการดำเนินการที่ถูกต้องของ บันทึกบุคลากร, เป็น สารวัตรรัฐแรงงาน. ได้รับการออกแบบมาเพื่อควบคุมการปฏิบัติงานของบุคลากรและถ้า การบัญชีบุคลากรจะดำเนินการกับการละเมิดเพื่อนำไปสู่ความรับผิดชอบในการบริหารสำหรับการละเมิดกฎหมายแรงงาน

ความรับผิดชอบประเภทต่อไปนี้มีความโดดเด่น (มาตรา 419 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย):

• ธุรการ - ค่าปรับสำหรับ เจ้าหน้าที่และบริษัทต่าง ๆ สะท้อนอยู่ในงานศิลปะ 5.7, 5.27-5.34, 5.39 แห่งประมวลกฎหมายปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย ความรับผิดชอบในการบริหารมักเกิดขึ้นในกรณีที่ไม่มีเอกสารบุคลากรที่จำเป็นหรือการไม่ส่งตามคำขอของพนักงานหรือองค์กร

ตัวอย่าง:Ivanov I.A. ตัดสินใจกู้เงิน ในการทำเช่นนี้ เขาต้องมีสำเนาสมุดงานและใบรับรอง 2-NDFL นายจ้างปฏิเสธที่จะออกสำเนาสมุดงาน ลูกจ้างมีสิทธิรายงานการกระทำที่ผิดกฎหมายของนายจ้างต่อพนักงานตรวจแรงงาน ซึ่งจะทำให้บริษัทต้องรับผิดชอบ (เจ้าหน้าที่) ตามมาตรา 5.39 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซียจำนวน 1,000 ถึง 3,000 รูเบิล

• กฎหมายแพ่ง - การลงโทษจัดทำโดย Art 15, 151 และตอน 59 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

ตัวอย่าง:Petrov S.F. ได้รับบาดเจ็บในที่ทำงาน สอดคล้องกับศิลปะ 1,085 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย นายจ้างมีหน้าที่ต้องชดเชยค่าจ้างที่เสียไประหว่างการรักษาตัวของพนักงานตลอดจนค่ารักษาพยาบาลและการกู้คืนของเขา

• ความรับผิดทางอาญา - ศิลปะ 143 ศิลปะ. 145, ศิลปะ. 145.1 ศิลปะ 146-147 ศิลปะ. 215-217 แห่งประมวลกฎหมายอาญาของสหพันธรัฐรัสเซีย

นอกจากนี้หน่วยงานภาษีอาจร้องขอเอกสารการบริการบุคคลในกรณีที่ไม่สามารถส่งได้ความรับผิดจะเกิดขึ้นภายใต้ศิลปะ 126 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

ผล

ถูกต้องและทันท่วงที การบัญชีบุคลากรช่วยให้ผู้บริหารทำให้บริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในปัจจุบัน มีเครื่องมือซอฟต์แวร์มากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเวลาในการรวบรวมเอกสารของบุคลากรและบรรลุความถูกต้องในการรายงานข้อมูล บุคลากรการบัญชี.

องค์กรและการบำรุงรักษาการจัดการบันทึกกำลังพลเป็นความรับผิดชอบโดยตรงของพนักงานในการให้บริการด้านบุคลากร ในสถานการณ์การสร้างองค์กรใหม่ การเปลี่ยนแปลงทางเลือกเก่าหรือการปรับโครงสร้างอื่นๆ ฝ่ายบริหารและฝ่ายบุคคลจำเป็นต้องรู้ประเด็นหลักในการทำงาน ได้แก่ การฝึกอบรมและการค้นหาพนักงาน การว่าจ้าง การโยกย้ายและเลิกจ้างบุคลากร ตลอดจนกฎเกณฑ์ของทั้งสอง การจัดเก็บเอกสารและการดำเนินงานของเอกสาร

องค์กรที่มีความสามารถของการจัดการบันทึกบุคลากรเป็นพื้นฐานสำหรับความมั่นคงของบริษัท

ในองค์กรใด ๆ ไม่ว่ารูปแบบการเป็นเจ้าของจะมีพนักงานอยู่ มันแตกต่างกันในขนาดและองค์ประกอบในหน้าที่ที่ทำและระดับของคุณสมบัติ งานของแผนกบุคคลคือตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำถามและปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขององค์กรได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็วและมีความสามารถที่สุด

ความมั่นคงขององค์กรขึ้นอยู่กับพนักงานโดยตรง งานหลักของการบริการบุคลากรคือการคัดเลือกพนักงานที่มีความสามารถและทันเวลา การดำเนินการจัดการบันทึกกำลังพลตามกฎหมาย และการจัดส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวรตามกำหนดเวลา นี่เป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานที่มั่นคงขององค์กรใดๆ

การฝึกอบรมบุคลากรเพื่อทำงานกับบุคลากร

คำแนะนำในการจัดการบันทึกกำลังพลแสดงให้เห็นชัดเจนว่าจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมวิชาชีพสำหรับบุคลากรผู้เชี่ยวชาญ อย่างไรก็ตามในทางปฏิบัติมักมีปัญหากับการฝึกอบรมพนักงานตามโปรไฟล์ที่กำหนด

พิเศษระดับสูงและรอง สถานศึกษาพวกเขาไม่ได้ผลิตผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติแคบเช่น "งานบุคลากรในสำนักงาน" การฝึกอบรมมักจะเกิดขึ้นที่จุดหรือในหลักสูตรเฉพาะทาง นอกจากนี้ยังสามารถฝึกอบรมพนักงานโดยตรงในที่ทำงานด้วยการให้คำปรึกษา

การจัดการระเบียนทรัพยากรบุคคลการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวข้องกับวิธีต่อไปนี้:

• การอบรมขึ้นใหม่ขึ้นอยู่กับวินาที อุดมศึกษา;
• อุดมศึกษา โปรไฟล์ที่อยู่ติดกันตัวอย่างเช่น "การจัดการเอกสาร", "นิติศาสตร์", "การจัดการบุคคล", "การปกป้องข้อมูล";
• การฝึกอบรมในหลักสูตรพิเศษระยะยาว (อย่างน้อยสามเดือน) ตามด้วยการสอบ
• ภาคปฏิบัติตามด้วยการพัฒนาวิชาชีพอย่างสม่ำเสมอ

เอกสารกำกับดูแลการทำงานของบริการบุคลากร

กิจกรรมของฝ่ายบุคคล องค์กรทั่วไปการจัดการบันทึกกำลังพลขึ้นอยู่กับกฎหมายปัจจุบันและเอกสารกำกับดูแลภายใน คุณลักษณะนี้เกี่ยวข้องกับความแตกต่างในการทำงานกับเอกสารส่วนบุคคลจำนวนมาก ซึ่งมักเป็นความลับ

งานสำนักงานในการบริการบุคลากรถูกควบคุมโดยการกระทำดังต่อไปนี้:

• รัฐธรรมนูญ ประมวลกฎหมายแพ่งและแรงงาน ตลอดจนคดีอาญาและครอบครัวบางส่วน
• นิติบัญญัติเกี่ยวกับโปรไฟล์ขององค์กรในเรื่องที่เกี่ยวกับการทำงานกับบุคลากร
• การกระทำเชิงบรรทัดฐานที่มีความสำคัญในท้องถิ่น
• ตัวแยกประเภทกฎและคำแนะนำระดับรัฐบาลกลาง
• เอกสารกำกับดูแลภายใน เช่น คำแนะนำสำหรับการจัดการบันทึกกำลังพล
• คำสั่งและคำสั่งจากผู้บริหาร

พนักงานบริการบุคลากรมีหน้าที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายอย่างเคร่งครัดและเหนือสิ่งอื่นใดคือประมวลกฎหมายแรงงาน

ค้นหาและเอกสารของพนักงาน

การบริหารทรัพยากรบุคคลเริ่มต้นด้วยการค้นหาและลงทะเบียนบุคลากร ก่อนอื่น จำเป็นต้องตัดสินใจเกี่ยวกับตัวเลือกในการหาพนักงานใหม่ ในหมู่พวกเขาสิ่งต่อไปนี้โดดเด่น:

• หน่วยงานและสำนักงานจัดหางาน
• การจ้างงาน;
• งานแสดงสินค้า;
• สถานศึกษา
• กระดานงานและประวัติย่อในแหล่งข้อมูลต่างๆ
• องค์กรอื่นๆ
• คนรู้จักและเพื่อน

ตัวเลือกการค้นหาสำหรับพนักงานทั้งหมดมีข้อดีและข้อเสีย พนักงานของแผนกบุคคลจะต้องใช้โอกาสทั้งหมดในการปิดตำแหน่งที่ว่างให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เมื่อพบผู้สมัคร จะมีการนัดสัมภาษณ์กับเขา ขอแนะนำให้จัดทำเอกสารความคืบหน้า: ง่ายกว่าในการตัดสินใจจ้างหรือปฏิเสธอย่างมีข้อมูล ในกรณีหลังบุคคลจะได้รับแจ้งเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรภายในห้าวันทำการ หากผู้สมัครมีสิทธิ์ได้รับ ตำแหน่งว่างก็ควรที่จะนับ จากนี้ไปการลงทะเบียนสำหรับพนักงานเฉพาะจะเริ่มขึ้น

• บทสรุปของสัญญาจ้างงาน;
• การออกคำสั่งรับสมัคร;
• พนักงานใหม่หรือสถาบันของเธอ
• การลงทะเบียนบัตรส่วนบุคคล
• หากเป็นที่ยอมรับในองค์กร - การจัดตั้งไฟล์ส่วนบุคคล
• การทำความคุ้นเคยและการลงนามโดยพนักงานของเอกสารและคำแนะนำด้านกฎระเบียบภายใน

บันทึกบุคลากร (บัตรส่วนบุคคล รายชื่อพนักงาน)

การจัดการทรัพยากรบุคคลต้องลงทะเบียนบังคับ เอกสารทางบัญชีโดยเฉพาะบัตรพนักงานและบัตรส่วนบุคคล เอกสารเหล่านี้จำเป็นสำหรับองค์กรที่เป็นเจ้าของทุกรูปแบบ

บุคลากรและจำนวนพนักงานควรเป็นปัจจุบันและตรงตามความต้องการขององค์กร ประกอบด้วยชื่อตำแหน่งทั้งหมด จำนวนอัตรา ระบุตำแหน่งงานว่างในช่วงเวลาที่กำหนด

บัตรส่วนบุคคลเป็นเอกสารรวมที่มีข้อมูลสั้น ๆ เกี่ยวกับกิจกรรมการทำงานของพนักงานและข้อมูลส่วนบุคคล พวกเขาอยู่ภายใต้การบัญชีที่เข้มงวดและ เงื่อนไขพิเศษการจัดเก็บในสถานที่ที่ป้องกันความเสียหายและการโจรกรรม

คำสั่งเกี่ยวกับบุคลากร ความแตกต่าง และคุณสมบัติการออกแบบ

ธุรกิจทั่วไปใน งานบุคลากรส่วนใหญ่แสดงออกในคำสั่งและคำแนะนำของผู้นำ เอกสารเหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับทั้งพนักงานแต่ละคนและพนักงานทั้งหมดโดยรวม คุณสมบัติการออกแบบและการใช้งานแตกต่างกัน

คำสั่งและคำแนะนำส่วนใหญ่เกี่ยวกับการดำเนินการเฉพาะกับพนักงานมีแบบฟอร์มที่เป็นหนึ่งเดียว พวกเขาอยู่ภายใต้ข้อตกลงบังคับกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดและทำความคุ้นเคยโดยพนักงานเมื่อไม่ได้รับ สำเนาคำสั่งบุคลากรจะถูกเก็บไว้ในไฟล์ส่วนบุคคลและต้นฉบับในโฟลเดอร์แยกต่างหาก

วารสารเกี่ยวกับการจัดการบันทึกบุคลากร กฎการลงทะเบียนและการจัดเก็บ

เพื่อรองรับความเคลื่อนไหวในการบริการบุคลากร จำเป็นต้องมีการบำรุงรักษาวารสารเฉพาะทาง เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารแบบตารางที่มีรูปแบบหลายหน้า ซึ่งส่วนใหญ่มักจะรวมเป็นหนึ่งเดียว โดยปกติพวกเขาจะเริ่มต้นในโน้ตบุ๊กขนาดใหญ่หรือซื้อสำเร็จรูปในร้านค้าเฉพาะ

ประเภทของนิตยสารบุคลากร:

• การลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออก รวมทั้งจดหมาย
• การลงทะเบียนคำสั่ง;
• การลงทะเบียนขาเข้าและขาออกของพนักงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• การลงทะเบียนการสมัคร การส่ง การแจ้งเตือน ทางการและบันทึกช่วยจำ
• การลงทะเบียนแบบฟอร์มสมุดงานส่วนแทรก
• หนังสือบัญชีการเคลื่อนย้ายเอกสารบุคคลต่างๆ เป็นต้น

นิตยสารทั้งหมดต้องปิดและปิดผนึก และแผ่นงานจะต้องมีหมายเลข ควรเก็บแยกจากเอกสารทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตู้นิรภัยหรือตู้พิเศษ

คุณสมบัติของการดูแลและจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคล

การเก็บบันทึกส่วนตัวไม่จำเป็น อย่างไรก็ตาม องค์กรส่วนใหญ่รวบรวมบันทึกของพนักงานในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง แน่นอน การทำเช่นนี้สะดวกกว่าในโฟลเดอร์เดียว

ไฟล์ส่วนบุคคลคือชุดของข้อมูลส่วนบุคคลที่จัดทำเป็นเอกสารเกี่ยวกับพนักงาน ซึ่งรวบรวมและจัดรูปแบบตามลำดับที่แน่นอน อาจรวมถึงเอกสารและสำเนาที่หลากหลาย:

• สำเนาคำสั่งเกี่ยวกับพนักงาน
• สำเนาคำชี้แจง;
• สำเนาเอกสารแสดงตนเพื่อยืนยันคุณสมบัติ การศึกษา ผลประโยชน์ และสถานภาพการสมรส
• แบบสอบถาม;
• ลักษณะและการทบทวน;
• อ้างอิง ฯลฯ

ไฟล์ส่วนบุคคลรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลและควรเก็บแยกจากเอกสารอื่นๆ อนุญาตให้เข้าถึงได้เฉพาะกลุ่มเจ้าหน้าที่เท่านั้น เมื่อมีการเลิกจ้างพนักงาน ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกส่งไปจัดเก็บจดหมายเหตุ

กฎการลงทะเบียน การจัดเก็บ และการออกสมุดงาน ตลอดจนส่วนแทรก

ทุกองค์กรต้องเก็บสมุดงานสำหรับพนักงาน ยกเว้นพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างนอกเวลา ในการรับเข้าเรียนครั้งแรก นายจ้างจะได้รับแบบฟอร์มเปล่าโดยอิสระและทำรายการแรกในแบบฟอร์มนั้น ในหน้าชื่อเรื่องให้ป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับพนักงาน ต่อจากนั้น มีความจำเป็นต้องตรวจสอบความเกี่ยวข้องและทำการเปลี่ยนแปลงในเวลา

ในการแพร่กระจายของส่วนหลัก รายการจะทำเกี่ยวกับแรงงานและ กิจกรรมสังคมพนักงานรับถาวรของเขา รายการทั้งหมดมีหมายเลขใน คำสั่งทั่วไปและจัดทำขึ้นตามคำสั่ง บันทึกการเลิกจ้างจะมาพร้อมกับตราประทับขององค์กรและลายเซ็นของหัวหน้า

ทำด้วยมือ สีน้ำเงิน ปากกาลูกลื่น, ลายมือชัดเจนและอ่านง่าย ตรวจสอบความเกี่ยวข้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ป้อนอย่างระมัดระวัง หากจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลจะต้องขีดฆ่าอย่างระมัดระวังด้วยหนึ่งบรรทัดและต้องป้อนข้อมูลปัจจุบัน การดำเนินการนี้ต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของหัวหน้าและตราประทับ

เก็บสมุดงานแยกจากเอกสารอื่นในตู้นิรภัย ห้ามมิให้ส่งมอบให้กับพนักงานหรือบุคคลที่สามโดยไม่ได้รับคำสั่งพิเศษจากหน่วยงานที่รับผิดชอบ

คุณสมบัติของการจัดเก็บเอกสารการปฏิบัติงานและจดหมายเหตุ

การจัดเก็บเอกสารบุคลากรถูกกำหนดโดยความสำคัญพิเศษของพวกเขา พวกเขามีข้อมูลส่วนบุคคลและเป็นความลับ ข้อมูลดังกล่าวไม่อยู่ภายใต้การเปิดเผยโดยไม่ได้รับอนุญาต มิฉะนั้นคนงาน บริการบุคลากรและหัวหน้าองค์กรถูกปรับ

ในการจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารบุคลากรในการให้บริการบุคลากรอย่างเหมาะสม ควรมีห้องแยกต่างหาก ต้องมีทางเข้าหนึ่งทางและต้องติดตั้งประตูโลหะที่มีสัญญาณเตือนภัย

เอกสารควรเก็บไว้ในตู้โลหะหรือตู้เซฟ หลีกเลี่ยงการสัมผัสกับแสงแดดและฝุ่นละออง รวมทั้งความผันผวนของอุณหภูมิและความชื้นที่มากเกินไป ขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้จะช่วยบันทึกข้อมูลส่วนบุคคล

บันทึกบุคลากรควรได้รับการดูแลในองค์กรใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของและจำนวนพนักงาน จำนวนพนักงานไม่กระทบต่อการดำเนินการจัดการบันทึกกำลังพล ทุกองค์กรอยู่ภายใต้ข้อกำหนดเดียวกัน โดยยึดตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเป็นหลัก ดังนั้นบริษัทที่เพิ่งจดทะเบียนควรมีความรอบรู้ใน กฎหมายแรงงานและประกอบธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มีไว้เพื่ออะไร

ไม่ใช่องค์กรเดียว แม้แต่องค์กรที่มีเทคโนโลยีขั้นสูงที่สุดก็สามารถทำได้โดยไม่มีพนักงาน ดังนั้น . ของพวกเขา ต้องควบคุมการเคลื่อนไหว. องค์กรของการควบคุมที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับพนักงานขององค์กรเป็นหนึ่งในงานหลักของหัวหน้า

การบัญชีบุคลากรเป็นชุดของขั้นตอน ประเด็นขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบการดำเนินการใด ๆ ของบุคลากรขององค์กร ธุรกิจประเภทนี้ช่วยให้ กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างขององค์กรอย่างชัดเจน.

ต้องมีการบันทึกความเคลื่อนไหวของผู้ปฏิบัติงานภายในองค์กร การจัดการบันทึกพนักงานให้การลงทะเบียนทางกฎหมายของแรงงานสัมพันธ์ระหว่างองค์กรและพนักงาน

กฎหมายของรัสเซียมีหน้าที่ควบคุมบุคลากรในแต่ละองค์กร เจ้าหน้าที่บุคคลหนึ่งคนหรือทั้งแผนกอาจทำงานได้ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานเต็มเวลาในองค์กร นอกจากนี้ จำนวนผู้จัดการ HR ยังขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของบริษัทอีกด้วย สถานประกอบการที่มีอันตราย สภาพอันตรายแรงงานต้องใช้การบัญชีที่ยุ่งยากมากขึ้น ดังนั้น รัฐจะมีเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลเพิ่มมากขึ้น

หากคุณไม่ได้รับความแตกต่างเล็กน้อย โดยทั่วไป การบัญชีบุคลากรจะแก้ไขงานต่อไปนี้:

แต่ละองค์กรมีสิทธิที่จะให้อำนาจบางอย่างแก่พนักงานของแผนกบุคคล หน้าที่ความรับผิดชอบอาจแตกต่างกันไปตามองค์ประกอบเชิงปริมาณและลักษณะของบริษัท

คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการจัดระเบียบบัญชีตั้งแต่เริ่มต้น

เมื่อจัดระเบียบองค์กร พนักงานที่รับผิดชอบต้องเผชิญกับงานยาก - การสร้างเวิร์กโฟลว์พร้อมกับเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด.

ซึ่งส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติของพนักงาน ดังนั้นบุคคลที่คุ้นเคยกับกฎหมายแรงงานของรัสเซียและมีประสบการณ์ในการทำงานดังกล่าวควรได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งของผู้รับผิดชอบด้านบันทึกบุคลากร

ในขั้นเริ่มต้น ร่วมกับหัวหน้าบริษัท คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับรายการทางเลือก แต่จำเป็นสำหรับการทำงาน เอกสารประกอบ

ก่อนจัดทำแผนปฏิบัติการเพื่อจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือบุคคลอื่นที่รับผิดชอบในการทำงานกับหน่วยงานควรศึกษากรอบการกำกับดูแลปัจจุบันและ เอกสารการก่อตั้งรัฐวิสาหกิจ เอกสารบุคลากรทั้งหมดจัดทำขึ้นตามนั้น

คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการสร้างบันทึกบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นมีขั้นตอนดังต่อไปนี้:

1. รับสมัครผู้นำ. ประเด็นนี้เป็นข้อแรก เพราะต้องลงนามในข้อบังคับด้านแรงงาน สัญญา พนักงาน และเอกสารบังคับอื่นๆ คนที่มีความรับผิดชอบซึ่งเป็นกรรมการหรือหน่วยงานที่ได้รับมอบอำนาจจากเขา
2. จากนั้นจึงจำเป็นต้องสร้างกฎภายใน
3. ในขั้นตอนที่สาม โต๊ะพนักงานจะเสร็จสมบูรณ์
4. ตาม กฎหมายของรัสเซียมีการร่างสัญญาจ้างตัวอย่าง
5. ก่อนจ้างบุคลากร จำเป็นต้องพัฒนาความยินยอมของพนักงานในการจัดหาข้อมูลส่วนบุคคลตลอดจนข้อกำหนดในการคุ้มครอง
6. การขึ้นทะเบียนลูกจ้างอย่างเป็นทางการโดยการทำสัญญา
7. การพัฒนาคำสั่งความรับผิด ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองแรงงาน และเอกสารอื่นๆ

หลังจากรับพนักงานเข้ารัฐหมดแล้ว ฝ่ายบุคคลก็เริ่มทำงานตามปกติ กฎหลักคือเหตุการณ์ใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ในการทำงานจะมีการบันทึกไว้ในเอกสารหลัก

หลักเกณฑ์การจัดเตรียม การดำเนินการ การลงนามในเอกสาร ถูกควบคุมโดยคำแนะนำภายในขององค์กร. ผู้จัดการฝ่ายบุคคลหรือพนักงานคนอื่นที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่รักษาเอกสารด้านบุคลากรมีหน้าที่รับผิดชอบงานสำนักงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร

เอกสารที่ต้องใช้

สำหรับองค์กรที่มีการควบคุมอย่างสม่ำเสมอ จำเป็นต้องเก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับประวัติบุคลากร นี่คือชุดคำสั่ง บันทึกช่วยจำ และสิ่งอื่น ๆ ที่บันทึกความสัมพันธ์ในการทำงานทั้งหมดภายในบริษัทระหว่างฝ่ายบริหารและพนักงาน

กฎหมายควบคุมบุคลากรให้ การจดทะเบียนทางกฎหมายและการเสริมสร้างแรงงานสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและพนักงาน

ห้ามมิให้จัดทำเอกสารภายในที่องค์กรเพื่อความสะดวกในการทำงานกับพนักงาน ปริมาณและการออกแบบขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของสถาบัน

ในระดับนิติบัญญัติ จำเป็นต้องมีข้อบังคับดังต่อไปนี้:

• ข้อบังคับแรงงานภายใน (PWTR) พวกเขาควบคุมการจดทะเบียนแรงงานสัมพันธ์ทั้งหมดภายในองค์กร: การว่าจ้างและการเลิกจ้าง การสรุปสัญญาจ้าง และการระงับข้อพิพาท ขึ้นอยู่กับมัน พวกเขาสร้าง หน้าที่ราชการคนงาน ตารางการทำงานของพวกเขาพร้อมกำหนดงานและเวลาพักอย่างชัดเจน การมีอยู่ของกฎข้อบังคับบังคับตามประมวลกฎหมายแรงงาน
• ตารางการจัดบุคลากร กำหนดจำนวนบุคลากร สะท้อนถึงโครงสร้างขององค์กร มันแสดงรายการตำแหน่งทั้งหมดที่มีและเงินเดือนและเบี้ยเลี้ยงที่เกี่ยวข้อง จากรายชื่อพนักงาน คุณสามารถรับข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างได้ กำหนดการมีผลบังคับใช้หลังจากลงนามโดยหัวหน้าหรือหน่วยงานที่ได้รับมอบอำนาจจากเขา
• สัญญาจ้างงาน. เอกสารนี้กำหนดความสัมพันธ์ด้านแรงงานทั้งหมดระหว่างหน่วยงานนายจ้างและพนักงานอย่างชัดเจน ระบุอย่างชัดเจนถึงความรับผิดชอบในงานของพนักงาน สิทธิและหน้าที่ของคู่กรณีและ บทบัญญัติทั่วไป. เนื้อหาของสัญญาจ้างงานต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียศิลปะ 56;
• บัตรส่วนบุคคล เอกสารนี้สะท้อนถึงข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงาน เรียกได้ว่าเป็นเรื่องส่วนตัวก็ได้ ไม่มีบทบัญญัติทางกฎหมายที่ชัดเจนเกี่ยวกับกฎเกณฑ์ในการดำเนินกิจการส่วนตัว สิ่งสำคัญคือต้องป้อนข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการเคลื่อนไหว การลาพักร้อน สิ่งจูงใจพนักงาน และอื่นๆ ลงในการ์ด คดีนี้เกิดขึ้นจากข้อมูลส่วนบุคคล ภาพถ่าย และสำเนาเอกสารประกอบ
• คำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการว่าจ้าง เลิกจ้าง หรือโยกย้ายไปยังงานอื่น การอนุญาตให้ลา;
• ตารางวันหยุด โดยคำนึงถึงความต้องการของพนักงาน ความคิดเห็นขององค์กรสหภาพแรงงาน และสิทธิที่คนงานบางประเภทมี
• ใบบันทึกเวลา ออกให้เพื่อควบคุมเวลาทำงานจริงของพนักงานแต่ละคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่มีตารางเวลาที่ยืดหยุ่น
• หนังสือทำงาน พวกเขาบันทึกประสบการณ์การทำงานทั้งหมดของบุคคล สอดคล้องกับศิลปะ 66 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียจะต้องนำเสนอต่อคนงานในกรณีที่เกิดอาชญากรรมในที่ทำงาน หนังสือการจ้างงานจะถูกจัดเก็บและกรอกตามคำแนะนำที่ได้รับอนุมัติจากกระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
• คำสั่งคุ้มครองแรงงาน
• ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ข้อกำหนดของกฎหมายนี้มักถูกละเมิดโดยนายจ้าง บทบัญญัติบังคับกำหนดไว้ในกฎหมายของรัฐบาลกลางและประมวลกฎหมายแรงงาน

การบำรุงรักษา กรอก และจัดเก็บเอกสารบุคลากรทั้งหมดจะต้องดำเนินการด้วยความรับผิดชอบ

หากไม่มีเอกสารบังคับหรือการบำรุงรักษาที่ไม่ถูกต้อง จะมีความรับผิดทางปกครอง จำนวนเงินค่าปรับสำหรับ นิติบุคคลสามารถเข้าถึง 50,000 rubles

การฟื้นฟูบันทึกบุคลากร

ไม่สามารถเก็บบันทึกบุคลากรได้อย่างถูกต้องเสมอไป มีเหตุผลหลายประการนี้:

• ขาดเจ้าหน้าที่ควบคุมบุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
• บริการบุคลากรไม่ได้เกิดขึ้นในองค์กรและพนักงานที่ได้รับ "ภาระ" ของการจัดการบันทึกบุคลากรไม่สามารถรับมือกับหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายได้
• ฝ่ายบริหารของบริษัทไม่สนใจแผนกนี้และด้วยเหตุผลที่คล้ายคลึงกัน

หากบันทึกบุคลากรอยู่ในสภาพทรุดโทรม สามารถกู้คืนได้ ไม่ได้ทำระยะเวลานานขึ้น งานปกติยิ่งทำได้ยากขึ้นเท่านั้น อันดับแรก คุณต้องหาพนักงานที่มีประสบการณ์และมีความรับผิดชอบ ซึ่งรู้กฎหมายแรงงานของรัสเซียเป็นอย่างดี

การกู้คืนดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ศึกษาเอกสารที่มีอยู่อย่างละเอียดถี่ถ้วนและจัดเรียงตามหมวดและลำดับเหตุการณ์ การวิเคราะห์ควรเริ่มต้นด้วยเอกสารทางกฎหมายตั้งแต่เปิดบริษัท จากนั้นคุณควรตรวจสอบเอกสารของบุคลากรโดยตรง
2. มีการตรวจสอบการมีอยู่ของเอกสารที่จำเป็นสำหรับการรักษาบัญชี
3. ตรวจสอบเนื้อหาของเอกสารที่มีอยู่ คุณควรเริ่มต้นด้วยหนังสืองาน ต้องมีบันทึกการเริ่มต้นความสัมพันธ์ในการจ้างงาน
4. ดำเนินการวิเคราะห์การปฏิบัติตามเนื้อหาของตารางการรับพนักงานสัญญาจ้างและใบแจ้งเงินเดือน ค่าจ้าง. ไม่ว่าการคำนวณจะดำเนินการบนพื้นฐานของใบบันทึกเวลาหรือไม่
5. เรียนรู้วิธีกรอกแบบฟอร์มที่ถูกต้อง มีความจำเป็นทั้งหมดหรือไม่ บันทึกสำนักงานสำหรับการทำงานในวันหยุดหรือวันหยุดสุดสัปดาห์ไม่ว่าจะได้รับความยินยอมจากลูกจ้างหรือไม่ก็ตามการกระทำเหล่านี้ได้รับการประสานงานกับองค์กรสหภาพแรงงานหรือไม่
6. กำลังตรวจสอบตารางวันหยุดและสะท้อนให้เห็นในแผ่นเวลา
7. การวิเคราะห์บุคลากร การเปลี่ยนแปลงในอาชีพ เบี้ยเลี้ยง ตำแหน่งงานว่าง ควรแสดงในตารางการจัดบุคลากรใหม่
8. เราเริ่มศึกษาความพร้อมของสัญญาจ้างงาน คำสั่งซื้อ และเอกสารอื่นๆ
9. เราจัดทำแผนเป็นระยะสำหรับการกู้คืนเอกสาร มาเริ่มการกู้คืนกันเถอะ

พนักงานที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานในพื้นที่ที่ซับซ้อนดังกล่าวต้องยอมรับกรณีต่างๆ หลังจากศึกษาสถานะของเอกสารแล้ว ในขั้นตอนนี้ เขาอธิบายว่าเอกสารใดที่เฉพาะเจาะจงและในสถานะใดที่เขายอมรับ จากนั้นการกู้คืนจะเริ่มขึ้นเท่านั้น

ควรเริ่มต้นด้วย ฟื้นฟูสัญญาจ้าง. อาจเป็นเรื่องยากที่จะอธิบายให้พนักงานทราบถึงความจำเป็นในการเซ็นสัญญา คำสั่งซื้อที่ "ย้อนหลัง" ยากขึ้นไปอีก เชิญพนักงานที่ไม่ทำงานมาที่บริษัทเพื่อกรอกเอกสาร

ลำดับเหตุการณ์มีความสำคัญในบันทึกบุคลากร คุณสามารถลองสรุปสัญญาจ้างจากวันที่ปัจจุบันและระบุวันที่ยอมรับการทำงานจริงในสัญญานั้น แต่ ตรวจแรงงานเอกสารดังกล่าวจะไม่ถือว่าดำเนินการอย่างถูกต้อง

ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการปรับค่าปรับที่มีนัยสำคัญ การดำเนินการเอกสารด้านบุคลากรจะต้องได้รับการจัดการอย่างทันท่วงที

จำเป็นหรือไม่สำหรับองค์กรขนาดเล็ก

ในองค์กรใดๆ แม้ว่าจะมีพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างเพียงคนเดียว การควบคุมบุคลากรก็เป็นสิ่งจำเป็น โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบของการเก็บภาษี ประเภทของกิจกรรม หรือเฉพาะของการผลิต ต้องมีบุคคลที่รับผิดชอบในความสมบูรณ์และถูกต้องของการลงทะเบียนของเอกสารทางบัญชี ข้อกำหนดของกฎหมายแรงงานรัสเซียนี้ใช้กับผู้ประกอบการรายบุคคล (IP)

กล่าวคือถ้าลูกจ้างปรากฏในรัฐ ผู้ประกอบการรายบุคคลจำเป็นต้องมีการบันทึกบุคลากร หากผู้ประกอบการแต่ละรายดำเนินกิจกรรมอย่างอิสระก็ไม่จำเป็นต้องบันทึกบุคลากร

ผู้จัดการมีสิทธิ์เลือกวิธีการควบคุมอย่างอิสระ:

• ได้ด้วยตัวเอง. สำหรับสิ่งนี้จะมีการว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
• การมีส่วนร่วมขององค์กรบุคคลที่สามที่ให้บริการเอาท์ซอร์ส
• การใช้บริการอินเทอร์เน็ตแบบชำระเงิน

สำหรับการลงทะเบียนพนักงานที่ไม่เหมาะสม ผู้ประกอบการแต่ละรายอาจต้องรับผิดทั้งทางปกครองและทางอาญา.

รายการเอกสารที่จำเป็นสำหรับการรักษาจะเหมือนกันสำหรับทั้งผู้ประกอบการรายบุคคลและนิติบุคคล

ความแตกต่างปรากฏขึ้นเมื่อผู้ประกอบการรายบุคคลกลายเป็นนายจ้างเป็นครั้งแรก เขาต้องลงทะเบียนกับหน่วยงานท้องถิ่น:

• ใน กองทุนบำเหน็จบำนาญภายใน 30 วันนับจากวันที่พนักงานคนแรกมาถึง
• ในกองทุนประกันสังคมภายใน 10 วัน

ความล้มเหลว ข้อกำหนดนี้มีบทลงโทษร้ายแรงจากหน่วยงานตรวจสอบ

โปรแกรมที่ช่วยเก็บบันทึกบุคลากร

หากมีพนักงานเพียงคนเดียวในรัฐ ประวัติบุคลากรก็ไม่ยาก กฎหมาย ไม่จำกัด พนักงานคนงานจากผู้ประกอบการรายบุคคล. ดังนั้น ด้วยการขยายธุรกิจ จำเป็นต้องมีระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

ผู้ประกอบการมีสิทธิเลือกโปรแกรมพิเศษได้อย่างอิสระ ใน เมื่อเร็ว ๆ นี้ซอฟต์แวร์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุด "1C: เงินเดือนและบุคลากร". ช่วยให้การจัดการบันทึกบุคลากรเป็นแบบอัตโนมัติ แต่ยังอำนวยความสะดวกในการทำบัญชีอีกด้วย

นอกจากโปรแกรมนี้แล้ว ผู้ประกอบการสามารถใช้แพลตฟอร์มต่อไปนี้เพื่อทำงานกับบุคลากรได้โดยอัตโนมัติ:

• คอร์-คาดรี;
• เฟรมพลัส;
• ฝ่ายทรัพยากรบุคคล;
• พนักงานบริษัทและอื่นๆ

หลายโปรแกรมได้รับการพัฒนา บางส่วนได้รับเงิน แต่อนุญาตให้คุณใช้เวอร์ชันการดูเพื่อการตรวจสอบ ส่วนเวอร์ชันอื่นๆ นั้นฟรีทั้งหมด แต่มีข้อจำกัดหลายประการ มีบางโปรแกรมใน "คลาวด์" ซึ่งการใช้งานต้องชำระเงินรายเดือน

ควรสังเกตว่าไม่มีโปรแกรม ไม่ปลดเปลื้องความรับผิดชอบสำหรับ การออกแบบที่ถูกต้องและกรอกเอกสาร. ซอฟต์แวร์ทำให้ง่ายต่อการทำงานและมีเทมเพลตสำหรับคนส่วนใหญ่ เอกสารที่ต้องใช้.

การบัญชีบุคลากรมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำงานขององค์กรใดๆ ช่วยให้คุณติดตามลำดับเหตุการณ์ของงานได้อย่างชัดเจน ปกป้องสิทธิ์ของทั้งพนักงานและการบริหารบริษัท การบริการบุคลากรเป็นหน้าตาขององค์กร โดยการทำงาน ซึ่งพิจารณาจากกิจกรรมของบริษัทโดยรวม

ในวิดีโอนี้ ภาพและ คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบบันทึกบุคลากรในองค์กรทีละขั้นตอน

การจัดระเบียบบันทึกบุคลากรในองค์กรนั้นไม่ใช่เรื่องยาก แต่เป็นงานที่ต้องใช้ความอุตสาหะ มันถูกแก้ไขโดยการเปิดตัวกระบวนการบุคลากรอย่างต่อเนื่องซึ่งถูกควบคุมโดยกฎหมายปัจจุบัน

โดยทั่วไป การบำรุงรักษาบันทึกบุคลากรที่ถูกต้องไม่เพียงแต่ช่วยให้องค์กรไม่ต้องถูกตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแลเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาต่างๆ เช่น การออกเงินบำนาญหรือโอกาสในการสมัครอื่นๆ ประกันสังคม. มักเกิดขึ้นเนื่องจากการทำงานในสำนักงานที่ไม่เหมาะสมในที่ทำงาน ผู้คนจึงต้องใช้จ่าย จำนวนมากเวลา การเงิน และความกังวลในการพิสูจน์สิทธิ์ในการรับผลประโยชน์ เบี้ยเลี้ยง และการจ่ายเงินอื่น ๆ ต่อหน่วยงานที่มีอำนาจ ดังนั้นผู้จัดการทุกคนต้องจำไว้ว่าบุคลากรบันทึกและ องค์กรที่เหมาะสมงานในสำนักงานเป็นหนึ่งในงานหลักที่เขาต้องรับผิดชอบต่อพนักงานและรัฐ

บทความนี้จะบอกคุณเกี่ยวกับความถูกต้องของการสร้างกระบวนการนี้รวมถึงความแตกต่างทั้งหมด นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่จะได้รับคำตอบสำหรับคำถามเกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบบันทึกบุคลากรอย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้นทีละขั้นตอนและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

แนวคิดและคำจำกัดความ

ก่อนทำความเข้าใจการปรับกระบวนการนี้ จำเป็นต้องกำหนดแนวคิดพื้นฐานก่อน ดังนั้นบันทึกบุคลากรจึงเป็นกระบวนการจัดระเบียบบันทึกพนักงานซึ่งเกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนการจ้างงานอย่างเป็นทางการการย้ายจากตำแหน่งหนึ่งไปยังอีกตำแหน่งหนึ่งและการปล่อยตัวบุคลากรตลอดจนการบัญชีสำหรับแรงงานสัมพันธ์ขององค์กรและบุคลากร

การจัดการบันทึกบุคลากรเป็นกิจกรรมที่รับประกันการบำรุงรักษาเอกสารและการจัดระเบียบการทำงานกับเอกสารบุคลากร

ดังนั้นจึงเป็นที่ชัดเจนว่า การจัดการบันทึกกำลังพลและการบัญชีบุคลากรเป็นปรากฏการณ์สองประการที่สัมพันธ์กันซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อนำนโยบายด้านบุคลากรขององค์กรไปปฏิบัติ

เป้าหมายและวัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์ของการบันทึกบุคลากรคือเพื่อสร้างระบบการทำงานของการจัดการบันทึกกำลังพลที่มีประสิทธิผลและจัดระเบียบความสัมพันธ์ด้านแรงงานระหว่างนายจ้าง (องค์กร) กับลูกจ้าง (พนักงาน) ได้โดยตรง

แต่งานที่บันทึกของบุคลากรได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขมีดังต่อไปนี้ - ระเบียบความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างขององค์กรและการสร้างพื้นฐานองค์กรและกฎหมายสำหรับแรงงานสัมพันธ์

เมื่อเข้าใจแล้วว่าบันทึกบุคลากรคืออะไร คุณสามารถเริ่มพิจารณาวิธีจัดระเบียบบันทึกบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นอย่างเป็นขั้นเป็นตอนได้

ขั้นตอนการจัดทำบันทึกบุคลากร

ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเริ่มจัดระเบียบบันทึกบุคลากรทีละขั้นตอน คุณจำเป็นต้องมีแผนปฏิบัติการที่ชัดเจน โดยแบ่งออกเป็นขั้นตอน ที่จะช่วยให้คุณไม่พลาด จุดสำคัญในกระบวนการนี้

ดังนั้น การจัดระเบียบบันทึกบุคลากรโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับการผ่านขั้นตอนต่อไปนี้:

1. การสร้างบริการบุคลากร (แผนก) หากองค์กรวางแผนที่จะจ้างพนักงานจำนวนมากหรือมอบหมายความรับผิดชอบทางบัญชีให้กับผู้เชี่ยวชาญบางคนหากองค์กรวางแผนที่จะมีพนักงานจำนวนน้อย
2. การพัฒนาเอกสารกำกับดูแลหลัก (ในด้านการจัดการบุคลากรขององค์กร)
3. การจัดระเบียบงานในสำนักงาน (การกำหนดว่าใครและอย่างไรจะเป็นผู้จัดทำเอกสาร พัฒนารูปแบบคำสั่งเกี่ยวกับบุคลากร จัดทำสมุดรายวันการรายงาน ฯลฯ)
4. ระบบอัตโนมัติของบันทึกบุคลากร (ถ้าจำเป็น)
5. การกำหนดวิธีการควบคุมความถูกต้องของการบัญชี (ระเบียบและการกำหนดอำนาจให้เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการบัญชีที่เหมาะสม)

แต่ละขั้นตอนเหล่านี้มีงานและงานย่อยบางอย่าง ทั้งหมดของพวกเขาต้องได้รับการพิจารณา

ใครควรเก็บบันทึก?

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ มีสองวิธีในการพิจารณาว่าใครจะต้องรับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรในองค์กร โดยทั่วไปแล้วขึ้นอยู่กับจำนวนคนที่วางแผนว่าจะจ้างงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย (ตามกฎแล้ว เป้าหมายขององค์กรคือการจัดระเบียบ กิจกรรมเชิงพาณิชย์เพื่อหากำไร)

สำหรับ บริษัทขนาดใหญ่ขอแนะนำให้สร้างบริการบุคลากรหรือแผนกบุคลากรที่เต็มเปี่ยม สำหรับวิสาหกิจขนาดย่อม การมอบหมายหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลให้กับนักบัญชีหรือเลขานุการเป็นเรื่องที่ยอมรับได้ อย่างไรก็ตาม มีทางเลือกที่สาม - การโอนกรณีการเก็บบันทึกไปยังการเอาท์ซอร์ส องค์กรเฉพาะทาง.

เมื่อสร้างบริการหรือแผนก คุณจะต้องสร้างเอกสารกำกับดูแลบางอย่าง กล่าวคือ ข้อบังคับเกี่ยวกับบริการ (แผนก) และรายละเอียดงานของพนักงาน ในกรณีมอบหมายหน้าที่ให้นักบัญชีหรือเลขานุการ จำเป็นต้องกำหนดหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลไว้ในลักษณะงานของพนักงานที่ได้รับการคัดเลือก หากมีความจำเป็นดังกล่าว ขอแนะนำให้ส่งนักบัญชีหรือเลขานุการหลักสูตร HR ซึ่งจะช่วยพัฒนาทักษะของพนักงานที่จะรับผิดชอบในเรื่องบุคลากร แต่ถ้ามีการตัดสินใจที่จะร่วมมือกับองค์กรบุคคลที่สามในการโอนความรับผิดชอบทางบัญชีให้กับพวกเขา ข้อสรุปของข้อตกลงก็เป็นสิ่งจำเป็น

การพัฒนาเอกสารบุคลากรภาคบังคับ

มีเอกสารจำนวนหนึ่งที่จำเป็นสำหรับผู้ที่เก็บรักษาบันทึกบุคลากรและงานในสำนักงาน ประการแรกเอกสารดังกล่าวคือตารางการรับพนักงาน เป็นเอกสารแสดงองค์ประกอบ จำนวนพนักงาน และค่าจ้างของพนักงาน ตลอดจนชื่อตำแหน่งงาน ในตารางการจัดหาพนักงาน ตำแหน่งของพนักงานแบ่งออกเป็นแผนกต่างๆ ซึ่งทำให้สามารถวิเคราะห์เชิงปริมาณและเชิงคุณภาพของทั้งองค์กรได้

ขั้นตอนต่อไปคือการพัฒนา แบบฟอร์มมาตรฐานคำสั่งบุคลากรซึ่งจะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับการรับเข้าเรียน การย้ายไปยังตำแหน่งอื่น การส่งวันหยุดและการเลิกจ้างพนักงานขององค์กร

ต่อไป เอกสารผูกพันเหล่านี้เป็นข้อบังคับแรงงานภายใน พวกเขาแสดงประเด็นหลักที่ควบคุมกิจกรรมแรงงานของพนักงานทุกคนในองค์กร ตามเอกสารนี้ หากพนักงานฝ่าฝืนกฎที่อธิบายไว้ในเอกสาร เขาสามารถถูกลงโทษโดยการนำเขาไปสู่ความรับผิดทางวินัย

นอกจากนี้ เอกสารบันทึกบุคลากรอีกประเภทหนึ่งคือ สัญญามาตรฐานว่าด้วยบทสรุปของแรงงานสัมพันธ์ระหว่างวิสาหกิจกับลูกจ้าง สัญญาจ้างงานอาจเป็นแบบเดียวกันหรือแยกเป็นแต่ละตำแหน่งก็ได้ นอกจากนี้ บริษัทต้องจัดทำใบบันทึกเวลาที่จะแสดงชั่วโมงจริงที่พนักงานจะได้รับค่าจ้าง

คุณควรจำเกี่ยวกับตารางวันหยุดที่องค์กรด้วย เอกสารนี้จัดทำขึ้นไม่เกินสองสัปดาห์ก่อนสิ้นปี ตารางวันหยุดแสดง แผนปฏิทินการส่งคนลาพักร้อน เมื่อร่างแผนดังกล่าวควรจำไว้ว่าควรส่งพนักงานไปพักผ่อนในลักษณะที่การขาดงานพร้อมกันของพนักงานบางคนไม่ได้ทำให้เกิดการหยุดพัก กระบวนการแรงงานรัฐวิสาหกิจ

เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับการพัฒนากฎระเบียบเกี่ยวกับค่าจ้าง เอกสารนี้แสดงขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนสำหรับบุคลากรขององค์กร และยังควบคุมเงินคงค้าง การชำระเงินเพิ่มเติมตัวอย่างเช่น เบี้ยเลี้ยง สิ่งจูงใจ หรือโบนัส ขั้นตอนสุดท้ายคือการพัฒนากฎระเบียบเกี่ยวกับแผนกต่างๆขององค์กรและ รายละเอียดงานมืออาชีพและคนงาน นอกจากนี้ ขอแนะนำให้พัฒนากฎระเบียบเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล หลังจากเตรียมเอกสารกำกับดูแลแล้ว คุณสามารถเริ่มจัดระเบียบงานในสำนักงานได้

งานสำนักงาน

งานในสำนักงานรวมถึงการรักษาเอกสารที่เหมาะสมที่เกี่ยวข้องกับการรับเข้า การเคลื่อนย้าย และการปล่อยตัวของบุคลากร

ข้อบังคับคือการบำรุงรักษาไฟล์ส่วนบุคคลที่ยื่นให้กับพนักงานแต่ละคนในองค์กร ประกอบด้วย บัตรประจำตัวบุคคล ใบสมัครเข้าศึกษา สำเนาหนังสือเดินทาง สำเนาเอกสารเกี่ยวกับการศึกษา หนังสือรับรองการผ่าน การตรวจสุขภาพสำเนาบัตรประจำตัวทหาร (ถ้ามี) และเอกสารอื่น ๆ ที่สร้างขึ้นระหว่างกิจกรรมด้านแรงงานของพนักงาน และอีกงานที่สำคัญมากคือการกรอกสมุดงาน

นอกเหนือจากทั้งหมดข้างต้น เอกสารอื่น ๆ สามารถพัฒนาที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับข้อมูลเฉพาะขององค์กร เพื่อให้มั่นใจว่างานที่ถูกต้องในด้านบัญชีบุคลากร

นิตยสารใดที่ควรอยู่ในการจัดการบันทึกบุคลากร

ก่อนอื่น คุณต้องสร้างบันทึกต่อไปนี้:

• ทำความคุ้นเคยกับกฎข้อบังคับด้านแรงงานภายใน
• การลงทะเบียนคำสั่งบุคลากร
• การลงทะเบียนคำสั่งการจ้างงาน
• การลงทะเบียนคำสั่งซื้อสำหรับวันหยุดปกติ
• การบัญชี ลาป่วย;
• การจดทะเบียนสัญญาจ้างงาน
• การบัญชีสำหรับคนงานสำรอง
• การบัญชีเวลาทำงาน
• การบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงาน
• การบัญชีสำหรับบัตรส่วนบุคคล
• การตรวจสอบบัญชี

นอกจากตัวบันทึกแล้ว คุณยังสามารถพัฒนาคำแนะนำในการทำให้เสร็จได้ และเอกสารทั้งหมดที่ลงทะเบียนในวารสารเหล่านี้ยังถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหากตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ

ระบบบัญชีอัตโนมัติ

เนื่องจากเป็นที่ชัดเจนว่าจากข้อมูลข้างต้น บันทึกบุคลากรจึงเป็นกระบวนการที่ต้องใช้ความอุตสาหะอย่างยิ่ง ซึ่งต้องได้รับความสนใจเป็นพิเศษจากพนักงานที่รับผิดชอบในการดูแลปัญหานี้ ดังนั้นวันนี้จึงสามารถทำให้ง่ายขึ้นได้ด้วยระบบอัตโนมัติ

มีโปรแกรมมากมายที่ช่วยให้งานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลง่ายขึ้นและลดโอกาสในการทำผิดพลาด ตามกฎแล้ว องค์กรจำเป็นต้องติดตั้งเวอร์ชันลิขสิทธิ์ดังกล่าว ซอฟต์แวร์. อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่าการซื้อโปรแกรมดังกล่าวจะจ่ายเองในระยะเวลาอันสั้น และจะไม่อนุญาตให้คุณทำผิดพลาดร้ายแรงในการทำงานของคุณ โดยทั่วไปโปรแกรมดังกล่าวจะแก้ปัญหาดังกล่าว:

• รักษาบันทึกบุคลากรตามกฎหมายแรงงาน
• จัดทำและจัดทำรายงานด้านบุคลากร
• การผลิตการอนุมัติทันเวลาของกระบวนการบุคลากรทั้งหมดกับแผนกบัญชีหรือแผนกบัญชี

หนึ่งในโปรแกรมที่ได้รับความนิยมและเป็นที่ต้องการมากที่สุดในปัจจุบันคือ 1C ที่มีการกำหนดค่า "การจัดการบุคลากร"

จะทำอย่างไรถ้าไม่สามารถจัดระเบียบบันทึกบุคลากรอย่างอิสระทีละขั้นตอนตั้งแต่เริ่มต้น?

หากองค์กรต้องเผชิญกับปัญหาดังกล่าวเมื่อไม่สามารถสร้างกระบวนการด้านบุคลากรอย่างอิสระได้ก็ไม่ยากที่จะแก้ไขสถานการณ์นี้ เพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้ มีบริษัทที่สามารถให้บริการดังกล่าวได้

ผู้เชี่ยวชาญ บริษัทที่ปรึกษาดำเนินการตรวจสอบและพัฒนาชุดเอกสารที่จำเป็น โดยทั่วไป องค์กรดังกล่าวจะถูกเรียกร้องให้แก้ไขงานต่อไปนี้:

1. เพื่อเลือกระบบที่เหมาะสมที่สุดของการจัดการบันทึกกำลังพลในองค์กร
2. พัฒนากฎระเบียบภายใน
3. พัฒนา คำแนะนำที่จำเป็นและตำแหน่ง

นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวสามารถเป็นผู้นำในการสร้างบริการบริหารงานบุคคลและแผนกจัดการเอกสารหากจำเป็น โดยทั่วไปแล้ว การมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกจะช่วยให้ฝ่ายจัดการสร้างงานใน ทิศทางนี้. สิ่งนี้มีประโยชน์มากสำหรับองค์กรโดยรวม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสร้างมันขึ้นมา

บทสรุป

สรุปบทความนี้เป็นที่น่าสังเกตว่าบันทึกบุคลากรและการบริหารงานบุคคลเป็นกระบวนการที่สัมพันธ์กันซึ่งคุณภาพขององค์กรแรกจะขึ้นอยู่กับอย่างสมบูรณ์ นโยบายบุคลากรรัฐวิสาหกิจ

ไม่ว่าในกรณีใดปัญหาด้านบุคลากรไม่ควรมองข้ามเพราะไม่เพียง แต่กิจกรรมขององค์กรเท่านั้น แต่ส่วนใหญ่มักขึ้นอยู่กับชะตากรรมของพนักงาน มีเพียงจินตนาการว่าคนเหล่านั้นโกรธเคืองเพียงใดที่ไม่สามารถรับเงินบำนาญที่สมควรได้รับหรือเงินอื่น ๆ เนื่องจากการปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่ดีโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล

เมื่อพิจารณาถึงคำถามเกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบบันทึกบุคลากรอย่างถูกต้องตั้งแต่ต้นจนจบ คุณสามารถเริ่มใช้โปรแกรมเพื่อสร้างกระบวนการนี้ในองค์กรได้ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือไม่ละเลยคำแนะนำ รหัสแรงงานมติของกระทรวงแรงงาน คณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ หอจดหมายเหตุกลาง และหน่วยงานของรัฐอื่นๆ

หลังจากสร้างกระบวนการด้านบุคลากรภายในเรียบร้อยแล้ว คุณไม่ควรมองข้ามพวกเขา สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าอย่างน้อยพนักงานที่จัดการกับบันทึกบุคลากรควรถูกส่งไปยังหลักสูตร HR เป็นครั้งคราวเพื่อพัฒนาทักษะของพวกเขา และยังจำเป็นต้องดำเนินการตรวจสอบตามแผนของกระบวนการบัญชีในด้านบุคลากร ซึ่งจะช่วยรักษางานในทิศทางนี้ให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม

ทุกวันนี้ ขั้นตอนการว่าจ้างพนักงานโดยไม่คำนึงถึงกิจกรรมขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง ถูกควบคุมโดยบรรทัดฐานทางกฎหมายในปัจจุบัน

เรียนผู้อ่าน! บทความกล่าวถึงวิธีการทั่วไปในการแก้ปัญหาทางกฎหมาย แต่แต่ละกรณีเป็นรายบุคคล ถ้าอยากรู้ว่าเป็นยังไง แก้ปัญหาของคุณได้ตรงจุด- ติดต่อที่ปรึกษา:

มันเร็วและ ฟรี!

ต้องจำไว้ว่าขั้นตอนประเภทนี้ทั้งหมดถูกควบคุมโดยบรรทัดฐานทางกฎหมาย การเบี่ยงเบนใด ๆ จากพวกเขานั้นไม่เป็นที่ยอมรับ

หากหน่วยงานกำกับดูแลตรวจพบการละเมิด อาจมีบทลงโทษที่ค่อนข้างร้ายแรง

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทุกประเภท จึงได้มีการพัฒนาซอฟต์แวร์พิเศษขึ้น ช่วยให้คุณสามารถบันทึกบุคลากรโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและข้อบกพร่องต่างๆ

ด้านทั่วไป

วันนี้กระบวนการบัญชีบุคลากรถูกควบคุมในระดับกฎหมาย นั่นคือเหตุผลที่องค์กรขนาดใหญ่ทุกแห่งที่มีจำนวนพนักงานมากพอ มักจะมีการจัดตั้งแผนกบุคคลขึ้น

พนักงานมีหน้าที่ดำเนินการเอกสารตามมาตรฐานที่กำหนด

นอกจากนี้ หากเอกสารแยกเป็นหนึ่งเดียวและต้องรวบรวมตามตัวอย่าง จะมีการสร้างเอกสารอื่นขึ้นที่องค์กร

มีความแตกต่างหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาบันทึกบุคลากรในองค์กร

นั่นคือเหตุผลที่จำเป็นต้องจัดการกับคำถามพื้นฐานต่อไปนี้ล่วงหน้า:

• มันคืออะไร?
• ดำเนินการไปเพื่ออะไร?
• กฎระเบียบทางกฎหมาย

มันคืออะไร?

ก่อนที่จะดำเนินการจัดระบบบันทึกบุคลากรในองค์กรใด ๆ จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับคำจำกัดความของแนวคิดนี้ เพราะนี่เป็นวิธีเดียวที่จะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่สำคัญได้

คำว่า "ประวัติบุคคล" หมายถึง การบัญชีความเคลื่อนไหวของพนักงาน ลูกจ้างในตำแหน่งต่างๆ

ในเวลาเดียวกัน การบัญชีประเภทนี้ควรเก็บไว้ไม่เฉพาะสำหรับนิติบุคคลเท่านั้น แต่สำหรับผู้ประกอบการแต่ละรายด้วย

การบัญชีบุคลากรโดยไม่ล้มเหลวแสดงถึงประเด็นต่อไปนี้:

• เอกสาร ;
• ระเบียบแรงงานสัมพันธ์ระหว่างพนักงานเองกับฝ่ายบริหาร
• องค์การแรงงาน
• มิฉะนั้น.

นอกจากนี้ การบัญชีจะมีคุณสมบัติที่แตกต่างกันออกไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสาขาของกิจกรรมขององค์กรหนึ่งๆ

วันนี้นอกเหนือจากเอกสารกำกับดูแลที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปซึ่งควบคุมกระบวนการบัญชีแล้วยังมีเอกสารเฉพาะทางอีกด้วย การดำเนินการของพวกเขาขยายไปถึงองค์กรที่ดำเนินงานในบางพื้นที่

ตัวอย่างเช่น, องค์กรเทศบาล, คนอื่น. เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องระมัดระวังในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรของข้าราชการ

มีไว้เพื่ออะไร

มันจะค่อนข้างมีปัญหาในการศึกษาบันทึกบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นทีละขั้นตอน แต่ถ้าผู้จัดการวางแผนที่จะจ้างพนักงานจำนวนมากในอนาคตก็ควรให้ความสนใจกับช่วงเวลานี้

บันทึกบุคลากรที่จัดอย่างเหมาะสมช่วยให้คุณแก้ปัญหาได้มากที่สุดพร้อมกันจำนวนมาก งานต่าง ๆ. วัตถุประสงค์หลักของการจัดการบันทึกกำลังพลแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสาขาของกิจกรรม

แต่เป็นไปได้ที่จะกำหนดภารกิจหลักซึ่งการแก้ปัญหาเป็นสิ่งจำเป็นในทุกองค์กรโดยไม่มีข้อยกเว้น:

เรียบเรียงและแก้ไขภายหลัง	โดยคำนึงถึงบรรทัดฐานทางกฎหมายและความประสงค์ของผู้จัดการฝ่ายจัดจ้าง
การบัญชีสำหรับระยะเวลาดำเนินการ เช่นเดียวกับการควบคุม	เพื่อหลีกเลี่ยงการละเมิดกฎหมายที่บังคับใช้
การดำเนินการบัญชีส่วนบุคคล	ตามกฎหมายปัจจุบัน
รูปแบบ	คำแนะนำเพิ่มเติมและคำสั่งต่างๆ (เกี่ยวกับการจ้าง การเลิกจ้าง การเลื่อนตำแหน่ง และอื่นๆ)
การเก็บรักษาเอกสารตามระเบียบกฎหมาย	เรื่องส่วนตัว; บัตรส่วนบุคคล บัตรส่วนบุคคล (ในรูปแบบหมายเลข T-2); หนังสือทำงาน; ลาป่วย
การคัดเลือกพนักงานตามคุณสมบัติส่วนบุคคล	การวิเคราะห์กิจกรรมแรงงานตามบรรทัดฐานของกฎหมาย
การจัดเตรียมเอกสารเพิ่มเติมในบางสถานการณ์	ข้อมูลเกี่ยวกับความเป็นจริงของการจ้างงาน สำเนาสมุดงาน - รับรองสำเนาถูกต้อง
ตารางวันหยุด	ตามกฎหมายปัจจุบัน เช่นเดียวกับการแก้ไขในภายหลัง หากจำเป็น
รวบรวมและจัดเตรียมเอกสารทั้งหมด	จำเป็นสำหรับพนักงานที่เข้าแล้ว
ทำ ทะเบียนทหาร	ช่วงเวลานี้ถูกควบคุมโดยบรรทัดฐานของกฎหมายซึ่งมีผลบังคับใช้อย่างเคร่งครัด

หากด้วยเหตุผลบางอย่างนายจ้างไม่ต้องการมีส่วนร่วมในกิจกรรมดังกล่าวอย่างอิสระและในเวลาเดียวกันก็ไม่รีบร้อนที่จะจัดระเบียบแผนกของตัวเองคุณสามารถใช้บริการบันทึกบุคลากรได้

ปัจจุบัน ธุรกิจบุคคลที่สามจำนวนมากเสนอบริการที่คล้ายคลึงกัน มีการจัดทำเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดโดยมีค่าธรรมเนียม

กิจกรรมสารคดีอื่น ๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบันทึกบุคลากรก็มีการดำเนินการเช่นกัน

ข้อบังคับทางกฎหมาย

สิ่งสำคัญคือต้องจำเอกสารกำกับดูแลจำนวนมากที่ควบคุมการบำรุงรักษาบันทึกบุคลากร สิ่งสำคัญคือต้องจำความแตกต่างจำนวนมากที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการเก็บบันทึก

สู่พื้นฐาน เอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมประเภทนี้ในปัจจุบันมีดังต่อไปนี้:

สิ่งสำคัญคือต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับ GOST ประเภทต่างๆ รวมถึงระบบที่เป็นหนึ่งเดียวทุกประเภท

เมื่อทำการตรวจสอบผู้ตรวจแรงงานจะดึงสมุดงานเป็นหลักโดยไม่คำนึงถึงเหตุผลของเหตุการณ์ดังกล่าว

ในขณะนี้เอกสารพื้นฐานที่ควบคุมกระบวนการบำรุงรักษาแรงงานคือ "กฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงาน"

อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียฉบับที่ 255 ลงวันที่ 16 เมษายน พ.ศ. 2546 ค่อนข้างยากที่จะศึกษาเอกสารกำกับดูแลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบันทึกบุคลากร

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงองค์กรที่ดำเนินการหลาย ๆ อย่างพร้อม ๆ กัน ทิศทางต่างๆ. ในกรณีนี้ ขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงการลงทะเบียนด้วยตนเอง

หนึ่งในโปรแกรมยอดนิยมและมีคุณภาพสูงในปัจจุบันผลิตใน 1C โครงสร้างนี้นำเสนอรายการโปรแกรมอัตโนมัติสำหรับการผลิตให้กับลูกค้ามากมาย

วิธีการเก็บบันทึกบุคลากรในองค์กร

มีความจำเป็นต้องดำเนินการบันทึกบุคลากรในองค์กรให้สอดคล้องกับปัจจุบัน เอกสารกฎเกณฑ์. ความเบี่ยงเบนจาก จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายไม่อนุญาตให้ใช้กฎเกณฑ์

แต่ประชาชนส่วนใหญ่ที่พบความต้องการในการเก็บรักษาบันทึกของประชาชนในครั้งแรกนั้นมีปัญหา นั่นคือเหตุผลที่ควรพิจารณาคำถามล่วงหน้า:

• จะเริ่มต้นที่ไหน
• ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง
• นิตยสารบังคับในงานสำนักงานบุคลากร (ตัวอย่าง)

จะเริ่มต้นที่ไหน

สิ่งที่ยากที่สุดในการจัดตั้งธุรกิจบุคลากรในปัจจุบันคือจุดเริ่มต้น สิ่งแรกที่พนักงานหรือผู้จัดการโดยตรงจะต้องทำเมื่อตั้งค่าให้เป็นศูนย์คืองานเอกสาร

เอกสารจะต้องได้รับการจัดระเบียบตามลำดับ จะต้องดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

• พัฒนาระเบียบข้อบังคับในท้องถิ่นทั้งหมดที่องค์กรต้องการ:

1. กฎระเบียบภายในองค์กร
2. ตำแหน่งหลักในเรื่องค่าจ้าง
3. ข้อบังคับสำหรับแผนกโครงสร้างส่วนบุคคล
4. ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลพนักงาน

• โต๊ะพนักงานส่วนบุคคลได้รับการพัฒนาสำหรับหน่วยพนักงานแต่ละหน่วย
• มีการจัดบุคลากร
• เตรียมมาตรฐานหรือเฉพาะทาง สัญญาจ้างเช่นกัน ;
• การจัดทำตารางแบบฟอร์มสำหรับบุคลากร
• ออกบัตรส่วนบุคคลของพนักงาน - ในรูปแบบหมายเลข T-2;
• กำลังพัฒนาแบบฟอร์มใบสมัครส่วนบุคคลสำหรับพนักงาน
• กำลังเตรียมคำสั่งมาตรฐานภายในประเภทต่างๆ (ในการมอบหมายหน้าที่ในการรักษาบันทึกทางทหารรวมถึงแรงงาน)

ในเวลาเดียวกัน ควรจำไว้ว่าการลงทะเบียนกิจกรรมบุคลากรทั้งหมดจะต้องดำเนินการโดยไม่ล้มเหลวโดยใช้เอกสารหลัก

รายการแสดงอยู่ในส่วนที่เกี่ยวข้องของเอกสารทางกฎหมาย รูปภาพมีความสำคัญที่ต้องพิจารณาล่วงหน้า

กับความเป็นไปได้และขาดหายไป ระบบอัตโนมัติการเก็บบันทึกจะต้องดาวน์โหลดตัวอย่างเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดจากอินเทอร์เน็ต การใช้แหล่งที่เชื่อถือได้เป็นสิ่งสำคัญ

ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง

ทุกวันนี้ ในการเก็บบันทึกบุคลากร จำเป็นต้องจัดทำเอกสารต่าง ๆ จำนวนมาก แต่ถ้ามีรายการที่ควรร่างขึ้นก่อน

เอกสารดังกล่าวเรียกว่า "หลัก" รายการนี้รวมถึงรายการต่อไปนี้ (ทั้งหมดตามลำดับ):

เลขที่ T-1	คำสั่งจ้างลูกจ้าง (หนึ่ง) เข้าทำงาน
เลขที่ T-1a	คำสั่งรับสมัครพนักงาน (พร้อมกันหลายคน) เข้าทำงาน
	ตัวอย่างการลงทะเบียนบัตรส่วนบุคคลของพนักงานเฉพาะราย
	มีความจำเป็นต้องร่างขึ้นหากการจ้างงานดำเนินการโดยพนักงานเทศบาล (รัฐ)
	เป็นตารางตัวอย่าง
	มีความจำเป็นต้องร่างขึ้นสำหรับนักวิจัย / อาจารย์ผู้สอน
หมายเลข T-5	รูปแบบของคำสั่งที่ออกหากจำเป็นต้องโอนพนักงานคนใดคนหนึ่งไปยังงานอื่น
	คำสั่งที่ออกในกรณีที่มีการย้ายพนักงานหลายคนไปยังงานอื่นพร้อมกัน
	คำสั่งดังกล่าวจะออกเมื่ออนุญาตให้ลา
	หากมีการอนุญาตให้ลางานพร้อมกันกับพนักงานหลายคนพร้อมกัน
	หมายถึงตารางวันหยุด
หมายเลข T-8	คำสั่งที่ออกในกรณีที่มีการยกเลิก
	หากจำเป็นต้องดำเนินการตามขั้นตอนการเลิกจ้าง
	จำเป็นเมื่อส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ
	หากจำเป็นต้องเดินทาง
หมายเลข T-10	ใบรับรองการเดินทางถูกสร้างขึ้น
	แสดงถึงรูปแบบการมอบหมายบริการแบบครบวงจร รวมถึงรายงาน (หากจำเป็นเป็นกรณีพิเศษ)
	หากคุณต้องการให้รางวัลพนักงาน
	การให้กำลังใจพนักงานตั้งแต่สองคนขึ้นไปในคราวเดียว
	เอกสารการเข้างาน รูปแบบการคำนวณ
	วิธีทำใบบันทึกเวลา

รายการรูปแบบสำหรับเอกสารทางบัญชีประเภทต่างๆ ประกอบด้วยเอกสารประเภทต่าง ๆ มากกว่าโหล

ดังนั้นคุณควรระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อทำ มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดประเภทต่างๆ ได้สูง

วารสารบังคับในการจัดการระเบียน HR

วันนี้มีนิตยสารบางเล่มที่ต้องเก็บไว้ในการจัดการข้อมูลบุคคล

บางส่วนของพวกเขาเป็นปึกแผ่น ต้องรวบรวมอย่างเคร่งครัดตามมาตรฐานปัจจุบัน

นอกจากนี้ยังมีรายชื่อนิตยสารซึ่งจำเป็นต้องมี แต่สามารถเลือกรูปแบบได้ตามกฎหมายที่บังคับใช้

รายการวารสารบุคลากรที่จำเป็นสำหรับวันนี้มีดังต่อไปนี้:

• - จัดทำขึ้นเพื่อบุคลากรโดยเฉพาะ
• การเคลื่อนไหวของแรงงาน
• การลงทะเบียนของผู้ที่ต้องรับราชการทหาร
• การบัญชีวันหยุด
• การลงทะเบียนและการควบคุมเอกสาร (เข้า/ส่ง);
• การตรวจสุขภาพ
• คนอื่น.

รายชื่อวารสารบังคับทั้งหมดจะสะท้อนให้เห็นในกฎหมาย เทมเพลตการรวบรวมสามารถพบได้บนอินเทอร์เน็ต

คำถามที่พบบ่อย

การจัดทำบันทึกบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นในปัจจุบันมีจำนวนมากที่สุด คุณสมบัติที่แตกต่างและความแตกต่าง

สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาคำถามต่อไปนี้ล่วงหน้า:

• ขั้นตอนการกู้คืน;
• ความแตกต่างของผู้ประกอบการรายบุคคลกับพนักงาน
• ซึ่งเป็นผู้นำธุรกิจขนาดเล็ก

คำสั่งกู้คืน

ขั้นตอนการกู้คืนบัญชีไม่ได้สะท้อนอยู่ในกฎหมาย แต่โดยปกติขั้นตอนดังกล่าวประกอบด้วยขั้นตอนหลักดังต่อไปนี้:

• กำลังศึกษาเอกสารการกำกับดูแลในปัจจุบัน
• กำหนดรายการเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด
• มีการคาดการณ์สำหรับกิจกรรมในอนาคตขององค์กร
• กำหนดบุคคลที่รับผิดชอบในเอกสาร;
• มีการจัดตารางการรับพนักงาน
• ตรวจสอบความถูกต้องของการจดทะเบียนลูกจ้าง
• เราตรวจสอบให้แน่ใจว่าการรวมกันทั้งหมด การเปลี่ยนแปลงบุคลากรถูกทำให้เป็นทางการตามนั้น
• ตรวจสอบปัญหาการขึ้นทะเบียนเลิกจ้าง (ทั้งในอดีตและปัจจุบัน)
• ความถูกต้องตามกฎหมายของ "เวลาทำงาน" ในองค์กรใดองค์กรหนึ่งได้รับการจัดตั้งขึ้น

ความแตกต่างของผู้ประกอบการรายบุคคลกับพนักงาน

ขั้นตอนการบัญชีบุคลากร พนักงาน IP ดำเนินการในลักษณะมาตรฐาน

ข้อสรุปของข้อตกลงดำเนินการในหลายขั้นตอนหลัก:

• รับเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดในกรณีนี้
• ดำเนินการลงทะเบียน
• ข้อตกลงถูกร่างขึ้น/ลงนามโดยคู่สัญญา
• ใบสั่งงานถูกร่างขึ้น
• เริ่มใช้บัตรส่วนบุคคลของพนักงาน
• มีการทำรายการที่เหมาะสมในการทำงาน

ใครเป็นผู้นำในธุรกิจขนาดเล็ก

โดยปกติ บุคลากรเฉพาะทางจะได้รับการว่าจ้างให้เก็บบันทึกประเภทที่เป็นปัญหา แต่ในองค์กรขนาดเล็ก หัวหน้าสามารถเก็บบันทึกได้ด้วยตนเอง ช่วงเวลานี้ไม่ได้ถูกกำหนดโดยกฎหมาย

แอปพลิเคชันและการโทรได้รับการยอมรับ 24/7 และ 7 วันต่อสัปดาห์.