ev » vergiler » Genel Sekreter Yardımcısı. sekreterin görevleri

Genel Sekreter Yardımcısı. sekreterin görevleri

Baş Sekreter

Yönetici sekreteri iş tanımı şablonu

Mesleki standart dikkate alınarak örnek bir iş tanımı hazırlanır.

1. Genel Hükümler

1.1. Başkanın sekreteri uzmanlar kategorisine aittir.

1.2. Sahip bir kişi:

1) Yüksek öğretim- lisans veya ortaokul profesyonel eğitim orta düzey uzmanlar için eğitim programları ve ek mesleki eğitim hakkında;

1) organizasyonda en az iki yıl çalışma ve dokümantasyon desteği orta mesleki eğitim ile kuruluş başkanının faaliyetleri.

1.3. Yöneticinin sekreteri şunları bilmelidir:

1) kuruluşun ana faaliyetinin özellikleri;

2) Rusya Federasyonu'nun idare hukuku ve çalışma mevzuatının temelleri;

3) organizasyonun yönetim ekibi ve bölümleri;

4) öz-yönetim işlevleri;

5) çalışma süresinin planlanması için ilke ve kurallar;

6) hedef belirleme;

7) iş görüşmeleri yürütme kuralları;

8) planlayıcının tasarım özellikleri (elektronik ve kağıt ortamında);

9) zaman yönetiminin temelleri;

10) kafanın telefon bağlantıları;

11) kuruluşun işlevleri, görevleri, yapısı, dikey ve yatay bağlantıları;

12) ortaklar, müşteriler, kitle iletişim araçları ile etkileşim kuralları;

13) kişiler arası ilişkileri sürdürmek ve geliştirmek için kurallar;

14) gizli bilgilerin korunmasına ilişkin kurallar;

15) iş gezileri hazırlama ve yürütme prosedürü;

16) bir iş gezisi için belge düzenleme ve bir iş gezisi için belge raporlama prosedürü;

17) iş protokolü;

18) etik iş iletişimi;

19) ziyaretçilerin kabulünü organize etme kuralları;

20) konuşma görgü kuralları;

21) kişilerarası ilişkiler kurma, sürdürme ve geliştirme kuralları;

22) organizasyonun yapısı ve yapısal birimler ile uzmanlar arasındaki işlevlerin dağılımı;

23) çay (kahve) masası servis kuralları;

24) onlar için sıcak içecekler ve atıştırmalıklar hazırlama ve sunma kuralları;

25) uluslararası olanlar da dahil olmak üzere toplantı ve müzakerelerin hazırlanması ve yürütülmesi için bir dizi organizasyonel ve teknik önlem;

26) bir konferans etkinliğinin hazırlanması sürecinde oluşturulan protokolün ve diğer belgelerin korunması, hazırlanması ve resmileştirilmesi için kurallar;

27) maliyet tahminlerinin hazırlanması;

28) liderin konuşmalarını ve raporlarını yazmanın temelleri;

29) iş iletişimi kuralları, iş etiği;

30) uluslararası protokolün görgü kuralları ve ilkeleri;

31) Genel Gereksinimler belgelerin yürütülmesi için son tarihler ve belge destek hizmetinin kontrol işlevleri;

32) çalışanları bilgilendirme ilkeleri, yöntemleri;

33) Yönetim yapısı kuruluşlar, kuruluş yönetimi, üst düzey çalışanların imza örnekleri, yetki ve sorumluluk alanlarının sınırları;

34) ofis işleri ve diğer yerel talimatlar için talimatlar düzenlemeler yönetim prosedürlerinin uygulanması için prosedürün oluşturulması;

35) işgücü koruması, endüstriyel sanitasyon, yangından korunma gereklilikleri;

36) temel bilgiler uygun organizasyon verimliliğini artırmak için emek ve yöntemler;

37) ofis ergonomisi ve çiçekçiliğinin temelleri;

39) örgütsel teknolojinin bileşimi, yapısı ve onunla çalışma prosedürü;

40) yönetimin yasal temelleri (idari, iş ve medeni hukukun temelleri);

41) mevcut yasal düzenlemeler, düzenleyici ve metodolojik belgeler, devlet standartları yönetimin dokümantasyon desteği için prosedürün tanımlanması;

42) yapı, yapısal bölümlerin yönetimi, belgeleri imzalamaya ve onaylamaya yetkili kişilerin imza örnekleri ve sorumluluk alanlarına ilişkin kısıtlamalar;

43) kuruluşun faaliyetlerinin belgesel olarak desteklenmesine ilişkin kurallar;

44) düzenleyici düzenlemelere ve devlet standartlarına uygun belgeler için gereklilikler;

45) organizasyonel belgelerin hazırlanmasına ilişkin kurallar (yönetmelikler, talimatlar, düzenlemeler);

46) belge türleri, amaçları;

47) belgesel dilbilimin temelleri;

48) kuruluşun belgelerinin koordinasyonuna ilişkin kurallar (iç ve dış);

49) belgeleri imzalama ve onaylama kuralları;

50) bilgi ve referans, yönetim belgeleri ve hizmet mektuplarının hazırlanması ve uygulanmasına ilişkin kurallar;

51) Rus dilinin gramer kuralları;

52) düzenleyici yasal düzenlemeler, düzenleyici ve metodolojik belgeler, yönetimin belgesel desteği prosedürünü belirleyen devlet standartları;

53) modern Bilişim teknolojisi belgelerle çalışmak;

54) belgelerle çalışma prosedürü, belge akış şemaları;

55) gelen, giden ve dahili belgelerle çalışma kuralları;

56) belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol düzenleme kuralları ve belgelerin yürütülmesi için standart süreler;

57) belgelerle çalışmanın organizasyonu ve belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol hakkında analitik raporların hazırlanmasına ilişkin kurallar;

58) kuruluştaki resmi belgelerin veri tabanlarını oluşturma ve sürdürme kuralları;

59) sistemler elektronik belge yönetimi;

60) isimlendirme türleri, isimlendirme için genel gereklilikler, derleme ve yürütme metodolojisi;

61) belirli dava kategorilerinin oluşumunun özelliklerini gösteren davaların oluşturulması ve yürütülmesi prosedürü;

62) kısıtlı erişim belgelerine sahip olanlar da dahil olmak üzere davaları saklama kuralları;

63) oluşturulan dosyalardan belgelerin verilmesi ve kullanılmasına ilişkin kurallar;

64) vakaların organizasyonun arşivine hazırlanması ve aktarılmasına ilişkin kurallar;

65) dış ve iç bilgi akışlarının oluşumunun özellikleri;

66) dış bilgi akışlarının bileşimi;

67) dahili bilgi akışlarının bileşimi;

68) organizasyonun yapısı ve departmanlar ve hizmetler arasındaki etkileşim prosedürü;

69) kuruluşta veritabanlarının oluşumunun özellikleri;

70) bilgi akışlarının toplanmasına, işlenmesine, korunmasına ve iletilmesine katkıda bulunan modern bilimsel yöntemler ve teknik araçlar;

71) modern kullanarak bilgi işleme yöntemleri teknik araçlar iletişim ve iletişim, bilgisayar teknolojisi;

72) düzenleyici yasal düzenlemeler, düzenleyici ve metodolojik belgeler, kuruluşun faaliyet alanındaki devlet standartları;

73) organizasyonun yapısı, yapısal bölümlerin yönetimi, organizasyonun faaliyetleri ve yapısal bölümlerin ve yetkililerin yetkinliği;

74) yönetim bilgilerinin sınıflandırılması, yönetim bilgilerinin türleri;

75) yönetim bilgisi sağlama biçimleri;

76) yönetim bilgisi kaynakları;

77) bilgi kaynaklarının seçilmesi için metodoloji;

78) yönetim bilgileri için gereklilikler;

79) ……… (diğer belgeler, materyaller vb.)

1.4. Yönetici sekreteri şunları yapabilmelidir:

1) hedefler belirleyin, hedeflerin hiyerarşisini belirleyin;

2) işin önceliğini ve sırasını belirlemek ve çalışma süresini etkin bir şekilde tahsis etmek;

3) yöneticiye çalışma süresinin dağılımında yardımcı olmak;

4) planlanan etkinlikler hakkında ortakları, müşterileri, ziyaretçileri, departman başkanlarını ve çalışanları bilgilendirmenin en iyi yollarını seçin;

5) sağlamak bilgi Güvenliği organizasyonun faaliyetleri;

6) bir planlayıcı seçin ve tasarlayın;

7) elektronik ve/veya kağıt ortamlara bilgi girmek ve bunları takip etmek;

8) öncelik verin, önemli ve acil olanı vurgulayın;

9) işin optimal ritmini seçin;

10) görevlerin yerine getirilmemesinin nedenlerini analiz etmek;

11) bilgi ve iletişim teknolojilerini uygular;

12) işte şefin telefon irtibatlarının bir veritabanını korumak ve kullanmak;

13) bilgi almak ve iletmek için iletişim ofisi ekipmanı araçlarını kullanmak;

14) muhasebe kayıt formlarını tutmak, bunları bilgi çalışması için kullanmak ve başkanı kararlarının yürütülmesini kontrol etmek için çalışmak;

15) kişilerarası iletişimin çatışmasını ve zor durumlarını yumuşatmak;

16) teknik ve yazılım sesli veya görüntülü konferans yapmak için;

17) resmi görgü kurallarına uymak;

18) başın ön raporlarını hazırlamak;

19) ev sahibi ile başkanın toplantılarını organize etmek;

20) seyahat belgeleri hazırlamak;

21) başın gezisinin sonuçlarına dayalı olarak belge ve materyalleri işlemek;

22) Başkanın yokluğunda ofisin çalışmasını sağlamak;

23) iş iletişimi yöntemlerini uygular;

24) iş gezisi sırasında yönetici ile etkileşimi sağlamak için iletişim araçlarını kullanmak;

25) başın kişisel temaslarını organize etmek ve sağlamak;

26) çatışmaları yönetmek;

27) Bireyin psikolojik özelliklerini dikkate alırken çeşitli tipler profesyonel iletişim;

28) kuruluş içinde iletişim için belirlenmiş kural ve prosedürleri kullanmak;

29) yaratmak olumlu imaj kuruluşlar;

30) çatışma durumlarını çözmek için önlemler almak;

31) Başkanın kabul odası ve ofisinde gizliliği sağlamak, gizli bilgileri gizli tutmak;

32) bireysel olarak ve bir çalışma grubunun parçası olarak bir konferans etkinliği düzenlemek için hazırlık sürecini organize etmek;

33) belge Farklı aşamalar bir konferans etkinliği hazırlama ve düzenleme prosedürleri;

34) konferans etkinliğinin katılımcılarına bilgi, belge ve materyal aktarmak;

35) toplantıya (oturum) katılanların başkanlık ve işyerlerinin masasını hazırlamak ve donatmak;

36) kahve molalarında çay (sehpa) servisi yapmak;

37) iş görgü ve protokol kurallarına uymak;

38) kuruluşun imajını korumak;

39) organizasyonun imajına karşılık gelen sekreter imajını yaratın;

40) bilgi ile çalışmak, analiz etmek ve sistematik bir şekilde sunmak;

41) kuruluşun faaliyetlerinin güvenliğini sağlamak;

42) konferans etkinliğine katılanların rahatını sağlamak, konaklama, ulaşım konularında yardımcı olmak;

43) bir zaman çizelgesi dosyası tutmak;

44) kontrol bilgileriyle çalışın, sistematikleştirin ve konsolide belgeler şeklinde sunun;

45) başın talimatlarını iletmek için iletişim araçlarını kullanmak;

46) kullanmak Modern imkanlar kontrol bilgilerinin toplanması ve işlenmesi;

47) belirlenen görevler çerçevesinde sonuçları değerlendirmek;

48) şefin talimatlarının çalışanlar tarafından yerine getirilmesi üzerinde kontrol uygulamak;

49) yöneticinin etkin çalışmasını sağlayan koşullar yaratmak;

50) örgütsel teknoloji, kırtasiye araçlarının amacına uygun olarak kullanmak;

51) donatmak iş yeri gerekli donanıma sahip yönetici ve işyeri;

52) sarf malzemelerinin değiştirilmesini, ofis ekipmanlarının bakımını yapmak;

53) fotokopi makinesinin günlük bakımını yapmak, kartuşların, tonerin değiştirilmesi ve saklanması;

54) durumu izlemek ve stokları yenilemek Kırtasiye, hijyen araçları, yiyecek;

55) organizasyonel ve metodolojik belgeler hazırlamak ve hazırlamak;

56) resmi belgelerin metinlerini düzenlemek;

57) kuruluşun tüm bilgi ve belge kaynakları ile çalışmak;

58) uzak veri tabanları dahil veri tabanlarını kullanmak;

59) referans hukuk sistemlerini kullanmak;

60) bir bilgisayar, dizinler (klasörler) ve dosyalar, bir tarayıcı ile çalışmak;

61) bir ofis paketi kullanın ( Metin düzeltici, tablolar);

62) çevresel aygıtları ve ofis ekipmanlarını kullanmak;

63) e-posta kullanmak;

64) elektronik belge yönetim sistemlerini kullanmak;

65) birleşik belge biçimleri kullanmak;

66) genel giderlerin muhasebeleştirilmesine ilişkin nakit finansal belgeler ve belgeler hazırlamak;

67) resmi belgeleri basmak;

68) bir bilgisayar, tarayıcı ile çalışmak;

69) gelen, giden, dahili belgelerle çalışmak;

70) kayıt, belge ve bilgilerin kontrolü ve belgelerle referans çalışmaları için elektronik belge yönetim sistemlerini kullanmak;

71) normatif eylemler hazırlamak ve hazırlamak;

72) mevcut düzenleyici ve metodolojik belgeleri dikkate alarak kuruluşun işlerinin isimlendirmesini geliştirmek;

73) organizasyonun yapısını incelerken, vaka envanterlerini derlerken vakaların isimlendirmesini kullanın;

74) kuruluşun vakalarının onaylanmış isimlendirmesine uygun olarak vakaları oluşturmak ve hazırlamak;

75) kuruluşun belgelerinin güvenliğini sağlamak;

76) arşive aktarılmak üzere davaları hazırlamak;

77) bilgileri kısalık, ifadenin açıklığı, alınma zamanında, doğruluk ve güvenilirlik, optimal sistemleştirme, bilgilerin toplanması ve işlenmesinin sürekliliği gerekliliklerine uygun olarak toplamak, işlemek ve analiz etmek;

78) gerekli biçimde bilgi kaydı, biriktirme ve aktarma, sistematik depolama ve düzenleme yapmak;

79) özet, raporlama, istatistiksel belgeler hazırlamak ve hazırlamak;

80) bilginin işlenmesi ve yapılandırılması, bilgi kaynaklarının oluşturulması;

81) referans ve bilgi sistemlerine yeni veriler girmek;

82) belgelerin elektronik görüntülerini bilgisayar belleğine girmek;

83) mevcut veritabanlarında bilgi aramak, çeşitli arama özellikleri kombinasyonlarına dayalı bilgi ve referans çalışmaları yürütmek;

84) kullanmak modern teknolojiler bilgilerin toplanması ve iletilmesi;

85) Başkanın faaliyetleri için gerekli bilgileri toplamak ve işlemek;

86) alınan ve iletilen verilerin sistemleştirilmesi;

87) verilerin güvenilirliğini, eksiksizliğini ve tutarlılığını kontrol edin, bilgilerin tekrarından kaçının;

88) verileri tek ve okunması kolay bir biçimde sağlamak;

89) alınan bilgileri yeniden kullanmak, verileri sürekli güncellemek;

90) bilgi akışlarının etkinliğini sağlamak;

91) bir bilgisayarla çalışın, bir ofis paketi kullanın (metin düzenleyici, elektronik tablolar);

92) ……… (diğer beceriler ve yetenekler)

1.5. Başkanın sekreteri faaliyetlerinde aşağıdakiler tarafından yönlendirilir:

1) ……… (kurucu belgenin adı)

2) ……… ile ilgili düzenlemeler (isim yapısal birim)

3) bu iş tanımı;

4) ……… (pozisyona göre işgücü işlevlerini düzenleyen yerel yönetmeliklerin adları)

1.6. Başkanın sekreteri doğrudan ………'a rapor verir (başkanın pozisyonunun başlığı)

1.7. ……… (diğer genel hükümler)

2. Emek işlevleri

2.1. organizasyon, dokümantasyon ve Bilgi Desteği kuruluş başkanının faaliyetleri:

1) yöneticiye çalışma zamanını planlamada yardımcı olmak;

2) sekreterin çalışma gününü planlamak;

3) başın telefon görüşmelerinin organizasyonu;

4) başın iş gezilerinin organizasyonu;

5) başın kabul odasında ziyaretçilerle çalışmanın organizasyonu;

6) konferans etkinliklerinin hazırlanması, düzenlenmesi ve sunulmasının organizasyonu;

7) kararların yürütülmesini organize etmek, başkanın talimatlarının yürütülmesini izlemek;

8) resepsiyon ve yönetici ofisinin işlevsel çalışma alanının organizasyonu ve bakımı;

9) sekreterin çalışmalarını yöneten yerel düzenlemelerin geliştirilmesi;

10) yönetim belgelerinin hazırlanması ve yürütülmesi;

11) başın kabul odasındaki belgelerle çalışmanın organizasyonu;

12) başın kabul odasında belgelerin depolanmasını organize etmek;

13) kafaya bilgi sağlamak;

14) organizasyon bilgi değişimi organizasyonun departmanları ve yetkilileri ile yönetici.

2.2. ……… (diğer fonksiyonlar)

3. İş sorumlulukları

3.1. İcra Sekreteri aşağıdaki sorumluluklara sahiptir:

3.1.1. İşgücü işlevinin bir parçası olarak, yöneticiye çalışma süresini planlamada yardımcı olmak:

1) planlama biçiminin seçimini ve kafanın planlayıcısının (organizatörünün) tasarımını gerçekleştirir;

2) zamanlayıcıya (organizatör) bilgi girer;

3) geçici planların başkanıyla hemfikir;

4) ortaklar, müşteriler, bölüm başkanları ve çalışanlarla telefon görüşmelerini, toplantıları ve etkinlikleri koordine eder;

5) planlanan faaliyetlerin programını başkanına bildirir;

6) planlanan etkinliklerin yaklaşan zamanı hakkında bir uyarı verir;

7) öngörülemeyen durumlar için bir zaman rezervi oluşturur;

3.1.2. Emek fonksiyonunun bir parçası olarak, sekreterin çalışma gününü planlamak:

1) bir planlamacı sekreteri seçer ve hazırlar;

2) bir günlük tutar (elektronik ve / veya kağıt biçiminde);

3) Başkanın plan ve çalışma şartları ile planların koordinasyonunu yapar;

4) çalışma süresinin (günlük, haftalık, perspektif) dağılımını yapar;

5) bekleyen zamanlanmış görevleri yeniden planlayın;

6) tipik günlük aktiviteleri gerçekleştirin;

3.1.3. Emek işlevinin bir parçası olarak, başın telefon görüşmelerinin organizasyonu:

1) Başkanın telefon bağlantılarının bir veritabanını tutar;

2) yöneticiyi belirli abonelere bağlar;

3) kafanın telefon görüşmeleri için materyaller hazırlar;

4) gelen telefon görüşmelerini resepsiyona kaydeder;

5) bireysel telefon görüşmelerini müdür yardımcılarına ve diğer çalışanlara yönlendirir;

6) gerekli bilgileri alır ve yetkili bilgileri telefonla iletir;

7) muhatap ile temas kurar, telefon görüşmeleri sırasında bir iş görüşmesini sürdürür ve geliştirir;

8) telefon görüşmeleri ve video konferansları organize etme ve yürütme konusunda şefe yardım sağlar;

3.1.4. Emek fonksiyonunun bir parçası olarak, baş için iş gezilerinin organizasyonu:

1) şefin taslak iş atamasını hazırlar;

2) bir iş gezisi için taslak sipariş hazırlar;

3) gerekirse bir seyahat belgesi ve kaydını düzenler;

4) vize, yabancı pasaport almak için belgeler hazırlar;

5) demiryolu ve uçak biletleri, oteller, baş için ulaşım desteği siparişi verir;

6) gezi programını hazırlar, planlanan olayların protokolünün özelliklerini netleştirir;

7) başın gezisi için belgeler hazırlar;

8) iş gezisi programında yer alan tarih, pozisyon, soyadı açıklamasını yapar;

9) başın rotasının çalışmasını, ulaşım programı ile ilişkilendirerek gerçekleştirir;

10) iş gezisi materyallerini işler, bir iş gezisi raporu hazırlar;

3.1.5. Emek işlevinin bir parçası olarak, başın resepsiyon odasında ziyaretçilerle çalışmanın organizasyonu:

1) ziyaretçilerin kişisel resepsiyonunu başkan tarafından organize eder;

2) için kabul sırasını belirler çeşitli kategoriler Ziyaretçi;

3) bir ön randevu günlüğü tutar;

4) ziyaretçileri kaydetmek;

5) kuruluş ziyaretçilerinin ve çalışanlarının istek ve önerilerinin hızlı bir şekilde değerlendirilmesini kolaylaştırır;

6) iş ortaklarının ofiste kabulünü organize eder;

7) ofisteki şefin ve iş ortaklarının hizmetlerini organize eder;

8) ofiste çay (kahve) masası servisi yapar;

9) ziyaretçilerin kabulü ve müdürün resepsiyonunda ve ofisinde kalmaları sırasında ticari sırların korunması için önlemler alır;

3.1.6. Emek işlevinin bir parçası olarak, konferans etkinliklerinin hazırlanmasını, düzenlenmesini ve sunulmasını organize etmek:

1) etkinliğin gündemini hazırlar;

2) etkinliğe katılanların listesinin kaydını yapar;

3) katılımcıları yaklaşan etkinlik ve katılım koşulları hakkında bilgilendirir;

4) etkinliğin yerini ve saatini seçer;

5) bir ön maliyet tahmini hazırlar;

7) konuşmacılardan rapor metinlerini ve taslak nihai belgeleri toplar;

9) etkinliğe katılım belgeleri ve katılımcıların kayıt listesini hazırlar;

10) kahve molaları için kırtasiye ve ürünler satın alır;

11) etkinliğin teknik ekipmanıyla ilgili sorunları çözmek;

12) Başkanın raporunun, sunum materyallerinin hazırlanmasına yardımcı olur;

13) Başkanlık Divanı ve katılımcıların işyerlerinin hazırlanmasını organize eder;

14) toplantıyı düzenler ve etkinliğe katılanları kaydeder;

15) olayın tutanaklarını tutar;

16) kahve molalarında servis bakımını organize eder;

17) organize eder kültürel etkinlikler, ulaşım ve otel desteği;

3.1.7. Emek işlevinin bir parçası olarak, kararların yürütülmesini organize etmek, talimatların yürütülmesini baştan izlemek:

1) üretir belgelemek yönetici kararları;

2) Başkanın emirlerini kuruluş çalışanlarının dikkatine sunar;

3) Başkanın kararlarının yerine getirilmesi için faaliyetlerin koordinasyonunu gerçekleştirir;

4) zaman sınırlı akım ve önleyici kontrolün bakımını yapar;

5) Başkanın talimatlarının öngörülen süre içinde yerine getirilip getirilmediğini kontrol eder;

6) çalışanları, şefin talimatlarının yerine getirilmesi için son tarihin sona ermesi konusunda uyarır;

7) talimatların yürütülmesini tespit eder;

8) Başkanın talimatlarının ve kararlarının uygulanması hakkında raporlar ve analitik raporlar üretir;

3.1.8. Emek işlevinin bir parçası olarak, resepsiyon ve yönetici ofisinin işlevsel çalışma alanının organizasyonu ve bakımı:

1) kafanın işyerine gerekli organizasyon teknolojisi, kırtasiye araçları sağlar;

2) resepsiyon ofisini ergonomi ve çalışma kültürünün gereklerine göre düzenler;

3) yöneticinin kabul odasının iç tasarımını düzenler;

4) ofis ekipmanı, kişisel bilgisayar, yardımcı ekipman ile işyeri ekipmanını üretir;

5) kabul odasının donanımını depolama sistemleri, gerekli cihazlar, kırtasiye temini ile düzenler;

6) sarf malzemelerinin depolanmasını ve değiştirilmesini, ofis ekipmanlarının günlük bakımını sağlar;

7) kırtasiye, hijyen ürünleri, gıda ürünleri siparişi verir;

3.1.9. Çalışma işlevinin bir parçası olarak, sekreterin çalışmalarını yöneten yerel düzenlemelerin geliştirilmesi:

1) sekreterin iş tanımını geliştirir;

2) sekreteryaya ilişkin yönetmeliği geliştirir;

3) ofis işleri için talimatlar geliştirir;

3.1.10. Emek fonksiyonunun bir parçası olarak, yönetim belgelerinin hazırlanması ve yürütülmesi:

1) idari (emirler, talimatlar) ve bilgi ve referans belgelerinin (resmi mektuplar, sertifikalar, raporlar ve notlar) hazırlanmasını gerçekleştirir;

2) resmi belgeleri ve diğer materyalleri yazdırın;

3) resmi belgelerin çoğaltılması;

4) organizasyondaki belgelerin geçişini kontrol eder (belgenin koordinasyonu, imzalanması ve onaylanması);

3.1.11. Emek işlevinin bir parçası olarak, başın kabulünde belgelerle çalışmanın organizasyonu:

1) başın resepsiyonunda alınan belgelerin alınmasını, ön değerlendirmesini ve tasnifini gerçekleştirir;

2) başkan tarafından değerlendirilmek üzere belgelerin hazırlanmasını gerçekleştirir;

3) Başkan adına alınan belgelerin kayıtlarını tutar;

4) sanatçılara belgelerin teslimini organize eder;

5) başın belgelerinin bir veritabanının oluşturulmasını ve bakımını gerçekleştirir;

6) bilgi ve referans çalışmaları yürütmek;

7) başın belgelerinin ve talimatlarının yürütülmesini kontrol eder;

3.1.12. Emek işlevinin bir parçası olarak, başın kabulünde belgelerin saklanmasının organizasyonu:

1) kuruluşun işlerinin isimlendirilmesinin bölümlerini geliştirir;

2) kalıcı, uzun süreli saklama süreleri vakalarının oluşumunu ve kaydını üretir;

3) Vakaların hazırlanmasını ve kuruluş arşivine aktarılmasını gerçekleştirir;

3.1.13. Emek fonksiyonunun bir parçası olarak, yöneticiye bilgi sağlamak:

1) bilinçli yönetim kararları almak için gerekli bilgileri toplar ve işler;

2) verilerin güvenilirliğini, eksiksizliğini ve tutarlılığını kontrol eder, bilgilerin tekrarını hariç tutar;

3) verileri birleştirilmiş ve okunması kolay bir biçimde sağlayın;

4) veritabanları oluşturmak için bilgiyi sistemleştirmek için en önemli kriterleri tanımlar;

5) kuruluşta veri tabanları oluşturur ve kullanır;

3.1.14. Emek işlevinin bir parçası olarak, başın organizasyonun bölümleri ve yetkilileri ile bilgi etkileşiminin organizasyonu:

1) örgütün çalışanlarını başkanının kararları hakkında bilgilendirir;

2) organizasyonun departmanları ve yetkilileri arasında bilgi alışverişini organize eder;

3) çalışanları yaklaşan etkinlikler hakkında bilgilendirir;

4) yönetim ile işçi kolektifinin toplantılarını organize eder;

5) çalışanların iş ve kişisel konulardaki itirazları hakkında yöneticiyi bilgilendirir;

3.1.15. Emek işlevlerinin yerine getirilmesinin bir parçası olarak, amirinin talimatlarını yerine getirir.

3.1.16. ……… (diğer görevler)

3.2. ……… (diğer iş tanımları)

4. Haklar

Başkanın sekreteri şu haklara sahiptir:

4.1. Taslak kararların tartışılmasına, bunların hazırlanması ve uygulanmasına ilişkin toplantılara katılın.

4.2. Bu talimatlar, verilen görevler hakkında açıklamalar ve açıklamalar için en yakın amirden isteyin.

4.3. Görevin yerine getirilmesi için gerekli bilgi ve belgeleri doğrudan amir adına talep edin ve kuruluşun diğer çalışanlarından alın.

4.4. Yönetimin kendisi tarafından gerçekleştirilen işleve ilişkin taslak kararları, pozisyonundaki hak ve yükümlülüklerini tanımlayan belgeler, emek işlevlerinin performansının kalitesini değerlendirme kriterleri hakkında bilgi edinin.

4.5. Birincil amirleri tarafından değerlendirilmek üzere emek işlevleri çerçevesinde emeğin organizasyonuna ilişkin teklifler sunar.

4.6. Gerçekleştirilen görevlerle ilgili konuların tartışılmasına katılın.

4.7. ……… (diğer haklar)

5. Sorumluluk

5.1. İcra Sekreteri şunlardan sorumludur:

Bu iş tanımında öngörülen resmi görevlerinin uygunsuz bir şekilde yerine getirilmesi veya yerine getirilmemesi için - mevcut iş mevzuatı tarafından belirlenen şekilde Rusya Federasyonu;

Görevleri sırasında işlenen suçlar ve suçlar için emek faaliyeti, - Rusya Federasyonu'nun mevcut idari ve cezai mevzuatında öngörülen şekilde;

Kuruluşa zarar vermek için - Rusya Federasyonu'nun mevcut çalışma mevzuatında öngörülen şekilde.

5.2. ……… (diğer sorumluluk hükümleri)

6. Son hükümler

6.1. Bu iş tanımı temel alınarak geliştirilmiştir. profesyonel standart"", Çalışma Bakanlığı Emri ile onaylanmıştır ve sosyal koruma 6 Mayıs 2015 tarihli Rusya Federasyonu N 276n, dikkate alınarak ... ... ... (kuruluşun yerel düzenlemelerinin ayrıntıları)

6.2. Çalışanın bu iş tanımına aşina olması işe alındıktan sonra (imzalanmadan önce) gerçekleştirilir. iş sözleşmesi).

Çalışanın bu iş tanımına aşina olduğu gerçeği ……… tarafından onaylanır (bu talimatın ayrılmaz bir parçası olan alıştırma sayfasındaki imza (iş tanımlarına aşinalık dergisinde); iş tanımının bir kopyasında işveren tarafından tutulur; aksi halde)

6.3. ……… (diğer nihai hükümler).

Her işletme, normlara uygun olarak hazırlanmış yerel yönetmeliklere göre faaliyetlerini yürütür. Mevcut mevzuat. Ve her şirket ayrı bir organizma olduğu için uyumlu bir şekilde çalışması gerekir.

Biri önemli evraklarİşletmenin uzmanlarının faaliyetlerinin dayandığı iş tanımıdır. Bu, belirli bir yöndeki bir çalışanın uzmanlık alanındaki işlevsel görevlerini açıklayan bir belgedir. Çalışanları sadece görevlerini değil, aynı zamanda haklarını, yetkilerini ve işlevlerini de iyice tanımak gerekir.

İş tanımı- Bu, tutulan pozisyona ve gerçekleştirilen iş işlevine bağlı olarak her çalışanın hak ve yükümlülüklerini gösteren yerel bir belgedir.
Bu belge, personel departmanı uzmanları tarafından avukatlarla birlikte geliştirilmiştir. Talimat, yetkisi varsa, işveren veya işe alınan yönetici tarafından onaylanır.

İşveren, iş sözleşmesini imzalamadan önce başvuru sahibini iş tanımına alıştırmakla yükümlüdür. Bu yapılmazsa, çalışanı sürece dahil edin. disiplin sorumluluğu görevlerini yerine getirmediği için işveren yapamaz.

Belge, işin özelliklerine bağlı olarak sekreterin görevlerini ayrıntılı olarak açıklamalıdır. Bu görevler ne kadar ayrıntılı olursa, işçi ile işveren arasındaki mahkeme öncesi ve adli uyuşmazlıkların çözümü o kadar kolay olacaktır.

Neden bir iş tanımına ihtiyacınız var?

Bu belgeyi derlerken, sorumluluk sahibi kişi mevcut federal, bölgesel ve yerel seviyelerin normlarına dayanmalıdır. Belgelerin doğru yönetiminden sorumlu kişi olarak işletme başkanı bu uygunluğu kontrol etmelidir. Ayrıca, personel şefi ayrıca talimatın yürürlükteki mevzuata uygunluğunun da farkında olmalıdır.

Bir grup aynı pozisyon için veya belirli bir bireysel pozisyon için derlenir. Çalışan, imza karşılığı belgeye aşina olmalıdır. Bir işe başvururken bunu yapmanız gerekir. Doğru bir şekilde derlenmediği takdirde, iş bölümü ve çalışanın gerçekleştirdiği işlevler konusunda çalışan ve yönetici arasında mutlaka anlaşmazlık ve çatışma durumları olacaktır.

İş tanımlarının doğru bir şekilde hazırlanması ile yönetim, Özel hedefler ve aşağıdaki görevleri çözün:

iş sorumluluklarını benzer pozisyonlardaki çalışanlar arasında uygun şekilde paylaştırın. En faydalı sonucu elde etmek için eylemlerini açıkça koordine etmek gerekir;
takımdaki psikolojik iklimin iyileştirilmesi, durumun iyileştirilmesi. Çatışma olasılığının yüzdesini en aza indirmek gerekir;
aynı seviyedeki uzmanların hak ve yükümlülüklerini açıkça tanımlayın, yetkileri hakkında ayrıntılı bilgi verin, her birinin sorumluluğunu açıkça tanımlayın. Gerekirse, bir uzmana görevlerini ihmal etme sorumluluğu şeklinde uygulanabilecek disiplin yaptırımlarına ayrı ayrı odaklanabilirsiniz;
birkaç pozisyonu birleştirmek zorunda kalan çalışanların psikolojik ve resmi olarak boşaltılmasını sağlamak. Bunları sadece boşaltmak yetmez, bu yükün doğru ve eşit bir şekilde dağıtılması gerekir;
psikolojik ve mali teşvikler ve motivasyon sistemi kurmak;
Yöneticiler arasında sorumlulukların uygun dağılımı.

İş tanımının yardımıyla, işletmenin yönetimi, yönetim aparatı ve personel arasındaki etkileşimin tüm yönlerini uygular. Ancak mümkün olan maksimum sonucu elde etmek her zaman mümkün değildir. Bu nedenle iş tanımlarının derlenmesinden sorumlu olacak bir kişinin doğru seçilmesi ve atanması gerekmektedir.

Şirketin büyüklüğüne ve çalışan sayısına bağlı olarak, bir grup özdeş pozisyon için standart bir talimat hazırlanır. Gerekirse, belirli bir pozisyon için ayarlamalar yapabilirsiniz. Şirket küçükse, sadece 25-50 kişiden oluşuyorsa, belge her pozisyon için ayrı ayrı düzenlenir. Sorumlusu, İnsan Kaynakları Departmanı üyesidir.

Bir sekreterin iş tanımını derlemek için temel kurallar

gelişmiş yok birleşik biçim iş tanımı. Bu nedenle, her işletmenin bir belgenin nasıl hazırlanacağını seçme hakkı vardır.

Belgeyi derlerken, sorumlu memur, belirli bir işletmenin faaliyetlerinin özelliklerini dikkate almanın gerekli olduğunu hatırlamalıdır. Farklı yönlerdeki firmalarda sekreterler çeşitli işlev ve görevleri yerine getirebilirler. Taslak hazırlanırken bu dikkate alınmalıdır.

Genel kabul görmüş bir kalıba güvenebilirsiniz. Her iş tanımı aşağıdakileri içermelidir:

Gerekirse sekreterin görev tanımına ek bölümler eklenebilir:

"çalışma şartları". Burada sekreterin çalışma şeklini belirlemek için iç düzenlemelere atıfta bulunabilirsiniz. İş gezilerinde yöneticiye eşlik etmek gerekirse bu nüans buraya da yansıyabilir;
"imza hakkı". Sekreter, yetkisi dahilindeki belgeleri imzalayabilir.

Personel departmanının sorumlu çalışanı tarafından hazırlanan iş tanımı, baş ile koordinasyon prosedüründen geçmelidir. personel servisi. Ek olarak, sekreterin kendisi imzaya karşı aşina olmalıdır.

Sekreter için iş tanımı hazırlamak

Belge tek bir kopya halinde düzenlenir. Sekreter dikkatlice okuyup inceledikten sonra kendisi tarafından imzalanır. İşletmenin devlete göre birkaç sekreteri varsa, sekreterin “ekli” olduğu kafa pozisyonuna bağlı olarak, her biri için ayrı ayrı uygun değişiklikleri yaparak birkaç kopya yazdırabilirsiniz.

Sekreterin kişisel kullanım için ek bir kopyaya ihtiyacı varsa, kendisi tarafından imzalanmış olan iş tanımının bir kopyasını alabilir. Yasak değil!

Bir belgeyi düzgün bir şekilde oluşturmak için bazı kurallara uymalısınız. Özellikle sağ üst köşede bir “başlık” tasarlanmalıdır. Bu, tüm işletmenin başkanı tarafından talimatların onaylandığı yerdir. Burada birkaç satırı doldurmanız gerekiyor:

"Onaylıyorum" kelimesi olmalı;
ardından liderin konumu gelir. Örneğin, " CEO" veya "yönetmen";
Başın tam adı;
liderin imzası.

Ardından, sayfanın ortasında belgenin adını belirtmelisiniz. Bu sekreterin görev tanımıdır. Ancak bundan sonra tüm ana noktalar kaydedilir.

Sekreterin talimatının içermesi gereken kısımlar yukarıda belirtilmiştir. Yürütülen görevlerin tüzüğüne göre belirlenirler. Örneğin, bölüm başkanı sekreterinin işlevsel görevleri, asistanın tüm işletme başkanına olan görevlerinden biraz daha "dar" olabilir.

Talimat düzenlendikten sonra, sekreterlikten sorumlu çalışan ile kararlaştırılmalıdır. Bu, ilgili yapısal birimin başkanı olabilir. Devlette böyle bir kişi yoksa, personel servisi başkanı veya görevleri bu tür koordinasyonu içeren diğer çalışanlarla.

Onay işareti belgenin sonuna yerleştirilir. Birkaç satırı doldurmanız gerekiyor:

"kabul edildi" kelimesini belirttiğinizden emin olun;
kişinin pozisyon sorumluluğu;
kısaltılmış bir versiyonda şirketin adı;
Bu çalışanın adı;
onay için takvim tarihi;
talimatı onaylayan kişinin imzası.

Bundan sonra, inceleme için belgeyi sekreterin kendisine vermeniz gerekir. Ayrıca birkaç satırı doldurmanız gerekir:

“Talimatlara aşinayım” ibaresinin belirtilmesi zorunludur;
sekreterin personel listesinde belirtildiği gibi konumu;
kısaltılmış bir versiyonda şirketin adı;
Bu çalışanın adı;
pasaport detayları. Gerekirse, sekreterin kişisel verilerinin belirtildiği pasaport sayfasının bir kopyasını alabilirsiniz. Belirtilen verilerin teyidi olarak talimatlara bir kopya ekleyin;
onay için takvim tarihi;
çalışanın iş tanımını gerçekten okuduğunu doğrulayan imzası.

Belgeyi dikkatlice okumadan "taşımayın". Dikkatli alıştırma, görevlerini sadakatle yerine getireceğinin ve diğer çalışanlar için çalışmayacağının garantisidir. Sekreter, fonksiyonel görevlerinden saparsa veya bunları yerine getirmezse, sorumlu tutulacaktır.

Aksine, iddia edilen bir ifa etmemesinden sorumlu tutulursa, her zaman talimatlara başvurabilir ve atamayla ilgili yönetimin emrine itiraz edebilir. disiplin eylemi. İş müfettişliğine şikayette bulunurken veya mahkemede dava açarken de yardımcı olacaktır. Bu nedenle, dikkatli olmanız gerekir!

sekreterin görevleri

Her kurumun bir sekretere ihtiyacı vardır. Bu nedenle, böyle bir çalışanın görev tanımı her şirket için faydalıdır. Sekreter, hem işletmenin başkanı hem de yapısal birimin başkanı olabilir. Bu sekreterin görevidir.

Sekreterin görevleri şunlardır:

kafa için alınan yazışmaların kabulü ve sınıflandırılması;
bir bölümün veya yapısal birimin faaliyetleri çerçevesinde ofis işleri yapmak;
Başkanın imzası için çalışanlardan kişisel beyanların kabulü;
patronun çalışması için gerekli olan belge ve malzemelerin hazırlanması;
bilgisayar, fotokopi makinesi ve diğer ofis ekipmanlarıyla çalışmak;
bir kontrol ve kayıt dosyasının tutulması;
patronun çalışması için gerekli olan belgeleri yazdırmak;
çeşitli toplantıların, oturumların ve diğer toplantıların hazırlanmasına yönelik çalışmaların yapılması;
bu tür toplantılar için gerekli belgelerin hazırlanması ve yazdırılması;
ziyaretçilerin resepsiyonunu organize etmek;
gelen ve giden belgelerin kaydını tutmak;
telefonda kibar iletişim;
departman veya yapısal birimin faaliyetlerinin özelliklerine bağlı olan diğer görevler.

Baş sekreterin iş tanımı

Yöneticinin sekreterinin de bir iş tanımı vardır. İcra Sekreterinin sorumlulukları şunları içerir:

Başkanın faaliyetleri için teknik destek organizasyonu konusunda çalışmalar yapmak;
kafa adına gelen tüm yazışmaları kabul etmek ve sıralamak;
böyle bir ihtiyaç varsa, tüm yazışmaları yapısal bölümlere göre ayırın ve bu yazışmaların ilgili yapısal bölümlere iletilmesini organize edin;
kafanın telefon görüşmelerinin organizasyonu;
başın yokluğunda gelen bilgilerin alınması ve kaydedilmesi;
ofis ekipmanlarıyla çalışmak;
toplantı, toplantı ve toplantıların organizasyonu;
toplantılar için gerekli materyallerin hazırlanması ve basımı;
başın bireysel talimatlarının yürütülmesi.

İndirmek

Bir sekreterin örnek iş tanımını .doc formatında indirebilirsiniz.

Sekreterler, katılımı, bilgisi ve becerileri olmadan ekonomik bir varlığın koordineli çalışmasını sağlamanın zor olduğu çalışanlardır. Bir sekreterin görev yelpazesi oldukça geniştir. Bu mesleğin modern gerçeklikteki önemi hakkında bir fikir sahibi olmak için onları tanımaya değer.

Sekreter mesleğinin özellikleri ve bir çalışan için gereksinimler

Bu iş sadece bir kişinin organize olmasını, iletişim kurmasını ve toplanmasını gerektirmez, aynı zamanda ona mükemmel kariyer beklentileri vaat edebilir. Örneğin, gelecekte, bir departman çalışanının ofis yöneticisinin pozisyonuna vb. güvenebilir.

Bu uzman için temel gereksinimler şunlardır:

Orta, yüksek öğrenim;
İş deneyimi;
PC yeterliliği ve ofis ekipmanlarıyla çalışabilme becerisi;
Büro çalışmasının temelleri hakkında bilgi;
Yabancı dil bilgisi (genellikle İngilizce).

Ayrıca birçok işveren, kişisel nitelikleri kişi (iyi niyet, yanıt verme, dakiklik), en küçük ayrıntılara karşı tutumu, çok çeşitli görev ve görevlerle başa çıkma yeteneği, hoş görünüm.

Bir uzmanın maaşı 15.000 ruble ile 40.000 ruble arasında değişmektedir. İşin hacmine ve kuruluşun mali durumuna bağlıdır.

Bir sekreterin birkaç ana uzmanlığı vardır:

Müdür Yardımcısı;

İcra Sekreterinin Sorumlulukları

Randevu ve görevden alma bu çalışan ancak bağlı bulunduğu yöneticinin emriyle gerçekleşebilir. Ayrıca mevcut yönetici, işten yokluğunda başkanın sekreterinin görevlerinin devredildiği kişi.

Çalışmasında, bu çalışana rehberlik edilir:

federal ve bölgesel seviyelerin düzenleyici yasal işlemleri;
Şartname ve yerel iç düzenlemeler;
iş tanımının hükümleri.

İcra Sekreterinin sorumlulukları şunları içerir:

başın idari ve idari faaliyetlerinin sağlanması (bunun için gerekli tüm malzemelerin sistemleştirilmesi ve yapılandırılması);
kafaya iş için gerekli her şeyi sağlamak - servis verilebilir organizasyon ekipmanı, kırtasiye;
başkan tarafından yapılan toplantı ve toplantıların hazırlanması;
baş için bir iş gezisi organizasyonu (bilet siparişi ve otel rezervasyonu);
üstler adına taleplerin ve mektupların hazırlanması;
ziyaretçilerin kabulünün organizasyonu (gerekirse - konukların buluşması ve konaklaması);
gelen aramaları cevaplamak, gelen bilgileri düzeltmek ve yöneticiye aktarmak;
başvuruların kabulü ve başkanının imzasına aktarılması;
yönetimden son kullanıcılara bilgi aktarımı (belirli yükleniciler, ortaklar, müşteriler);
yönetimin emir ve talimatlarının işletme çalışanları tarafından yürütülmesinin zamanlaması ve kalitesi üzerinde kontrol;
herhangi bir karmaşıklık ve hacimdeki çalışmaların kopyalanması ve çoğaltılması;
işletmenin doğrudan faaliyetleri ile ilgili konularda diğer şirketlerle (hem devlet hem de ticari), bireylerle operasyonel iletişimi sürdürmek.
çalışanların hizmet süreleri ve ücretleri hakkında gerekli sertifikaların verilmesi.

Sekreter ayrıca, en yakın amirinin resmi nitelikteki ayrı görevlerini de yerine getirmelidir.

Görevlere ek olarak, bu uzmanın hakları da vardır. Yapabilir:

İcra Sekreteri şunlardan sorumludur:

iç çalışma düzenlemelerinin ve güvenlik düzenlemelerinin ihlalleri;
emirlere, talimatlara ve diğer yerel düzenlemelere uyulmaması;
iş tanımında belirtilen görevlerin yerine getirilmemesi;
başa imza için sunulan belgelerin yürütülmesi;
kendisine emanet edilen bilgilerin açıklanması.

Bir sekreterin iş sorumlulukları

Sekreter katibi, referanstan bir adım aşağıdadır. Ama bu onun sorumluluklarını daha az yapmaz.

Bu nedenle, sekreter katibinin görevleri şunları içerir:

Katiplere verilen görevlerin çoğu, başkanın sekreteri tarafından da yerine getirilebilir, ancak işlevselliğinin gözle görülür şekilde daha geniş olduğunu açıklığa kavuşturmaya değer. Bu öncelikle ihtiyaçtan kaynaklanmaktadır. Yönetim aktiviteleri patronlar.

Katip, diğer herhangi bir uzman gibi, özellikle bir takım haklara sahiptir:

faaliyetleri için gerekli bilgilere erişim hakkı;
bazı belgeleri kendi imzanızla onaylama hakkı;
iş görevlerinin kapsamıyla ilgili olarak yönetimin aldığı kararların yanı sıra belgelere aşina olma hakkı;
çıkarlarını savunma hakkı.

Sekreter olarak çalışmak için doğru bir özgeçmiş oluşturmalısınız. Tüm temel profesyonel avantajlarınızı, kişisel niteliklerinizi ve elbette profil iş deneyiminizi belirtmeniz önemlidir. Ayrıca internetten uygun bir özgeçmiş indirebilir, doldurup adresine gönderebilirsiniz. potansiyel işveren dikkate almak için.

2.3. Sekreter ne yapmalı ve ne yapabilir?

Sekreterin bilmesi ve yapabilmesi gerekenler yeterlilik profilinde belirtilmiştir.

Yeterlilik özelliği- Bugün nasılsın normatif belge, şu veya bu çalışanın işinde ne yapması gerektiğini, bunun için ne bilmesi ve yapabilmesi gerektiğini ve eğitim seviyesinin ne olması gerektiğini belirlemek.

İş sorumlulukları(sekreter yetenekli olmalı)İşletme başkanının (veya bölümün) çalışmasını sağlamak ve hizmet etmek için teknik işlevleri yerine getirmek, başkanının iş gününü planlamaya yardımcı olmak. Yönetici için gerekli bilgileri departmanlardan veya icracılardan alın, onun adına çalışanları arayın. Başkanla telefon görüşmeleri düzenleyin, telefon mesajlarını alın ve iletin, yokluğunda alınan mesajları kaydedin ve içeriklerini şefin dikkatine sunun. Başın gezilerini ve iş gezilerini düzenleyin. Başkan tarafından yapılan toplantı ve toplantıların hazırlanması (gerekli materyallerin toplanması, toplantının veya toplantının zaman, yer ve gündeminin katılımcılara bildirilmesi, kaydedilmesi), tutanakların tutulması ve düzenlenmesi ile ilgili çalışmalar yapmak. Yöneticinin işyerine kırtasiye, organizasyon ekipmanı sağlayın, etkili çalışmasına elverişli koşullar yaratın. Alıcı ve interkom cihazları hakkında bilgi iletin ve alın, çeşitli malzemeleri kafa yönünde hızlı bir şekilde yazdırın. Dokümantasyon çalışması yapın, müdüre gönderilen yazışmaları kabul edin, işletmede kabul edilen prosedüre göre düzenleyin ve iş sürecinde kullanmak veya bir yanıt hazırlamak için bölüm başkanlarına veya belirli sanatçılara düşündükten sonra aktarın. Haberler bilgi Servisi yönetici ve çalışanlar (sözlü, belgesel, basın incelemeleri yazma, ilginç makalelerin kopyalarını sağlama). Vatandaşların kişisel ifadeleriyle ilgili başkanın talimatlarını yerine getirmek için son tarihleri takip edin. Ziyaretçilerin resepsiyonunu, onlara incelik ve dikkat göstererek organize etmek, çalışanların istek ve önerilerinin hızlı bir şekilde değerlendirilmesine katkıda bulunmak, onaylanmış vaka isimlendirmesine göre vakalar oluşturmak, güvenliklerini sağlamak ve son tarihler arşivlemek. Veritabanları oluşturun ve kullanın (İnternet bilgileri dahil).

Sekreter şunları bilmelidir:şirketin faaliyetleri ve çalışanların görev ve yetkinlikleri; dokümantasyon desteği için hükümler ve talimatlar; daktilo yazısı; için çalışıyorum kişisel bilgisayar, modern bilgisayar editörleri (Word, Excel, vb.); yazım ve noktalama kuralları; çeşitli belgeleri yazdırırken malzemenin düzenlenme sırası; ofis ekipmanının çalışması için kurallar (fakslar, mini ATS, fotokopi makineleri, ses kayıt cihazları, teypler); alıcı ve interkom cihazlarının kullanımına ilişkin kurallar; birleşik kurumsal ve idari dokümantasyon sisteminin standartları; iç çalışma düzenlemeleri; temel bilgiler bilimsel organizasyon Sekreter işi; insan psikolojisi ve etkili iletişim yasaları; ofis görgü kuralları; işgücü koruma kuralları ve normları, güvenlik önlemleri, endüstriyel sanitasyon ve yangından korunma; müşterilerin ve ortakların yabancı dili; İş Kanunu RF.

Geliştirme ve spesifikasyon için yeterlilik özelliği işletmeler (firmalar) iş tanımları geliştirir.

İş tanımı - sekreterin faaliyetlerini düzenleyen, haklarını, kuruluştaki konumunu, işin doğasını tanımlayan ana örgütsel ve yasal belge. Sekreter, çalışanlarla olan ilişkilerinde bu belgeye güvenir. Görev tanımında ne yazıyorsa, o sekreterin ne gibi haklara sahip olduğu sorulacaktır.

Bir sekreterin görev tanımı bireysel bir belgedir, çünkü sekreterin pozisyonunun birçok derecesi vardır. Küçük bir organizasyonda (veya firmada) bir sekreter (sekreter-referans) olacaktır. Daha büyük organizasyonlarda, başkan ve yardımcılarının her yapısal birimde sekreterleri olabilir. Kurulun sekreterleri, bilimsel konseylerin bilimsel sekreterleri vb. vardır. Her sekreter, her zaman, kuruluşun faaliyetlerinin hacmine ve özelliklerine, başkanın gereksinimlerine ve sekretere olan güvenine bağlı olarak, kendi görev ve haklarını geliştirir. , yaratıcı, mantıksal ve teknik çalışma türlerinin çeşitli kombinasyonları. Aynı zamanda, tüm sekreterlerin gerçekleştirdiği belgesel ve belgesel olmayan hizmetler için tipik bir dizi yönetim işlemi vardır. Ek olarak, sekreterin iş tanımını derlemenin özelliği ve karmaşıklığı, faaliyetlerinin çok yönlülüğünden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle, bir sekreterin (sekreter-referans) görev tanımının tek bir standardından bahsetmek mümkün değildir.

Ancak, herhangi bir iş tanımında olduğu gibi, bunun için de genel şartlar vardır. Her şeyden önce, metnin zaten kurulmuş birleşik bir yapısına, yani bölümlere sahiptir:

1. Genel Hükümler;

2) fonksiyonlar;

3) resmi görevler;

5) sorumluluk;

6) ilişkiler;

7) konuma göre iletişim.

"İşin değerlendirilmesi" bölümü eklenebilir ve son yıllar“İş organizasyonu (günlük rutin)” bölümü giderek daha sık ortaya çıkıyor.

Bölüm " Genel Hükümler» göre pozisyonun tam başlığını içerir personel, yönetim sistemindeki yeri, yani yapısal birimin ve bağlılığın adı, atama ve görevden alma prosedürü ve değiştirme prosedürü. DOW hizmetine sahip büyük kuruluşlarda, sekreterin ikili tabiiyeti vardır - doğrudan başkanına ve DOW hizmetinin başkanına. Sekreterler, başkanın emriyle atanır ve görevden alınır. büyük organizasyon- okul öncesi eğitim kurumu hizmet başkanının önerisi üzerine). Aynı bölümde mesleki eğitim ve iş deneyimi için gerekli şartlar belirtilmiştir. Bugün, sekretere karşı tutum ve onun için gereklilikler önemli ölçüde değişti. Firmalar, yabancı dil bilen ve bilgisayarda akıcı olan, yüksek veya orta uzmanlık eğitimi almış bir sekreter arıyorlar. Giderek, sekreterin yanı sıra yurtdışında da bir değil iki veya daha fazlasını bilmesi gerekiyor. yabancı Diller, firmaların yabancı ortaklarla çok sayıda teması olduğundan ve sekreter onlarla iletişim kurduğundan. Ayrıca, sekreterin çalışmalarında rehberlik ettiği ana yasal, düzenleyici, düzenleyici, metodolojik, örgütsel, idari belgelerin göstergelerini içerir.

"İşlevler" bölümü, sekreterin (sekreter-referans) ana faaliyetlerini listeler, örneğin: başkan için bilgi ve belge desteği, başkanın çalışması için örgütsel destek, sergi ve sunumların hazırlanmasına katılım, vb.

"Sorumluluklar" bölümü, bunların uygulanmasında kullanılan her türlü iş, işlem ve teknolojiyi listeler. Sekreter tarafından gerçekleştirilen işi mantıksal bir sırayla listeler. Her türlü iş, yürütme teknolojisinin bir göstergesi olan işlemlere ayrılır. Örneğin, "bilgi ve belge desteği" işlevi iki bölüme ayrılmıştır: belgeleme ve belgelerle çalışma. Dokümantasyon, proje yöneticisinin talimatları üzerine mektupların (davet mektupları, hatırlatma mektupları vb.), telgrafların vb. hazırlanmasını içerir; kafanın belgelerini bilgisayara yazdırmak; başa imza için sunulduğunda belgelerin yürütülmesinin doğruluğunun doğrulanması (vizeler, detayların standardın gerekliliklerine uygun olarak mevcudiyeti ve doğruluğu vb.); belgelerin kopyalarını yapmak ve onaylamak vb. Belgelerle çalışmak, gelen belgelerin alınmasını (saatler belirtilmiştir, örneğin: 09 ve 16. saatlerde), faksların alınmasını ve E-posta(gün boyunca); ofis çalışma talimatlarının gerekliliklerine uygun olarak alınan belgelerin birincil işlenmesi; belgelerin önizlemesi (sekrete emanet edilmişse); kuruluş tarafından belirlenen kurallara göre belgelerin kaydı; belgelerin başa raporlanması vb.

"Haklar" bölümü belki de en önemlisidir. Sekreterin yönetim sistemindeki yerini, önemini, organizasyondaki konumunu vurgular. Başkan tarafından sekretere devredilen yetkiler ve bağımsızlığının derecesi, haklar aracılığıyla görünür. Bu bölüm sekreterin yöneticinin ana stratejik ve taktik görevleri çözmesi için zaman ayırmasını sağlar.

Sekretere (sekreter-referans) daha fazla veya daha az yetki veren ve yeteneklerinin derecesini belirleyen iş tanımının bu bölümüdür.

"Sorumluluk" bölümü, kesinlikle yasalara uygun olarak derlenmiştir.

“İlişkiler (pozisyona göre bağlantılar)” bölümü, idari aygıtın herhangi bir çalışanının çalışmalarını organize etmek için de çok önemlidir ve bu öncelikle aktif uygulamadan kaynaklanmaktadır. otomatik sistemler hangi bilgilerin, hangi biçimde, kime iletildiğini ve kimden geldiğinin ayrıntılı bir göstergesini gerektirir.

Son yıllarda, iş tanımlarında genellikle bir İş Değerlendirme bölümü ortaya çıkmıştır. Genellikle işin güncelliği ve kalitesi için kriterleri belirtir, örneğin: şikayetlerin, iddiaların ve şikayetlerin olmaması; belgelerde hata olmaması; yönetimden gelen talimatların yerine getirilmesi için son tarihlere uygunluk vb.

Kural olarak, iş tanımı, revizyon prosedürünün bir göstergesi ile sona erer. İş tanımını gözden geçirme koşulları, çalışanların görevlerinin yeniden dağıtılmasını, sekreter tarafından gerçekleştirilen iş türlerinde bir değişiklik ve bilgisayar teknolojisinin tanıtılmasını gerektiren organizasyon yapısındaki değişiklikler olabilir. Ancak çok daha sık olarak, talimatın zorunlu revizyonu veya yeniden onaylanması (3 yıl veya 5 yıl) dönemini gösterir.

İsteğe bağlı bir bölüm "İşin organizasyonu"dur, ancak Son zamanlardaçok popüler ve giderek daha yaygın. Sekreterin çalışması için yaklaşık bir günlük program sağlar. Bu gibi görünebilir.

İŞ GÜNÜNÜN İLK YARISI:

1) işyerinin durumunu (kendisinin ve başkanının) kontrol etmek için şeften 10 dakika önce işe gelmek, kendini düzene sokmak, gelecek gün için bir plan hazırlamak veya netleştirmek;

2) plana göre almak gerekli belgeler ve işler;

3) yazışmaları alın, içeriği öğrenin, başkanının öncelikli kararını gerektiren belgeleri bir kenara koyun;

4) telgraflar, acil fakslar ve telefon mesajlarını derhal kafaya iletmek;

5) belgelerin geri kalanı için olası cevaplar veya kararlar için seçenekler hazırlamak, uygulayıcılar arasında dağıtmak;

6) alınan incelemeleri, raporları, davetleri vb. gözden geçirmek; Günlük-takviminizdeki tüm olayların tarihlerini ve saatlerini kaydedin;

7) Güncel bilgi ve referans çalışması için gerekli belgeleri saklamak;

8) alınan yazışmalar hakkında yöneticiye rapor vermek;

9) mevcut gün için planlanan faaliyetlerin içeriğini başkanla birlikte netleştirin;

10) Başkanın talimatlarını telefonla ve şahsen ilgili uygulayıcılara iletmek ve belgelerin yürütülmesi için sona eren süreleri hatırlatmak.

ÖĞLEDEN SONRA:

1) yürütülen belgelerin imzalanması için toplanması ve hazırlanması;

2) yürütülen belgeler hakkında yöneticiye rapor vermek, kendisi tarafından işlenen belgeleri yöneticiden almak;

3) giden belgeleri işlemek ve göndermek;

4) Ertesi gün için aktiviteler planlayın.

Çalışma günü boyunca:

a) ziyaretçilerle çalışmak, telefon görüşmeleri;

b) davalarda yürütülen belgelerin dosyalanması;

c) bilgisayarda çalışmanın performansı;

d) Başın talimatlarına uygun olarak belgelerin kopyalanmasını organize etmek.

ÇALIŞMA GÜNÜNÜN SONU:

1) günlüğünüzü gözden geçirin ve ilgili departmanları belirli faaliyetlere hazırlanma ihtiyacı hakkında bilgilendirin;

2) kafa iş gününün bitiminden sonra çalışmaya devam ederse, ona gerekli tüm bilgi, materyalleri sağlamak gerekir;

3) iş yerinizi toplayın, belgeleri kaldırın, kasayı ve tüm dosya dolaplarını bir anahtarla kilitleyin, elektronik ve teknik ekipmanları ağdan kapatın.

İş tanımı ayrılmaz parça idari aygıtın çalışmalarını organize etmek için gerekli tüm belge paketi.

TAVSİYE.İş gününüzü, her şeyi yapabileceğiniz ve herkese faydalı olabileceğiniz şekilde düzenleyin. Kendinizi işinize verin ama yetkinliğinizde olmayan konular olduğunu da unutmayın. Bu nedenle, sadece yapmanız gerekeni yapın.

Özetliyor: Sekreterlik pozisyonunun birçok kademesi olduğu için sekreterin görev tanımının bireysel bir belge olduğu tekrar belirtilmelidir. Her sekreter, kuruluşun faaliyetlerinin hacmine ve özelliklerine, başkanın gereksinimlerine ve sekretere olan güvenine bağlı olarak, kendi görev ve haklarına, çeşitli yaratıcı, mantıksal ve teknik çalışma kombinasyonlarına sahiptir.

Bir işletmenin baş mühendisi genellikle müdürün sağ eli olarak kabul edilir ve ticaret yardımcısı soldur, ancak sekreter olmadığında, müdür tamamen elsizdir.

Sekreter pozisyonu, iş hukukunda şu şekilde sınıflandırılır: teknik kategori yöneticiler. Faaliyetleri, iki taraf arasındaki ilişkiyi düzenleyen standart bir yasal düzenleme çerçevesinde yürütülür, sürece katılanlar - iş veren Ve çalışan, ve yeterlilik bölümüne aittir iş tanımlarıçok sektörlü plan dahil üretim işletmeleri, şirketler, devlet kurumları, belediye ve özel kurumlar.

Talimat Yapısı

İyi yazılmış bir belge tam olarak yansıtmalıdır aşağıdaki ana bölümler belirli bir sırayla yazılır. Bunları daha ayrıntılı olarak ele almanız önerilir.

Daha yüksek bir profesyonelden mezun olan bir vatandaş Eğitim kurumu bu uzmanlıkta herhangi bir iş deneyiminin varlığı veya ortaöğretim uzmanlık eğitimi almış bir kişi iddiası olmaksızın. son durumda ön koşul istihdam için olabilir Bu meslekte en az 2 yıl süreyle sürekli deneyime sahip olmak.

Sekreterlik görevinden alma ve görevden alma yetkileri kanunla örgütün başı.

Başvuru sahibi olarak hareket eden kişi, aşağıdaki bilgi ve mesleki beceriler listesi:

kayıt kurallarının, düzenleyici evrakların ve işletmenin işleyişinin bağlı olduğu daha yüksek kuruluşların belgelerinin alınması ve saklanmasına ilişkin prosedürden haberdar olun - emirler, kararlar, eylemler;
Büro çalışma sürecini yürütme prosedürü hakkında temel bilgiye sahip olmak, bilgili olmak ve ne anlama geldiğini anlamak model talimatları, çalışanın işi sırasında karşılaşacağı hükümler;
şirketin bölümlere göre yapısal sınıflandırmasını bilir;
belgelerin nasıl hazırlanacağını ve onlarla çalışmanın temel ilkelerini bilmek;
kağıtların saklanması ve arşivin kullanımı hakkında net bir anlayışa sahip olmak;
sahip olmak yüksek hız bilgisayar yazarak veya daktiloyla yazma;
iletişimsel, müzakereci ve diplomatik nitelikler sergilemek;
ofis araç ve gereçlerini ve iletişim araçlarını kullanabilme;
idari evrakların tasarımı için temel standartları bilir;
etik ve estetik davranışın temelleri hakkında net bir anlayışa sahip olmak ve bunları yetkin bir şekilde kullanmak;
gerekli miktarda idari ve Yasal çerçeve emek faaliyetini düzenleyen devlet düzenlemeleri.

doğrudan gönderim - örgütün başı veya Daire Başkanı.

Bu çalışanın zorunlu yokluğu durumunda, yetkileri, işletmenin iç emriyle geçici olarak göreve atanan başka bir yöneticiye devredilebilir.

İşlevler ve resmi haklar

Bir sekreterin mesleği, uygulamayı içeren çok işlevli ve oldukça çok yönlü bir pozisyondur. sonraki adımlar amaçlandığı gibi:

Temel haklar:

görev ve yetki alanına giren konularda bağımsız kararlar alır;
sağlık ve yaşam için risk oluşturan görev ve görevleri yerine getirmeyin;
gelen talep acil süpervizör normal bir işyerinin sağlanması ve işyerinde işçi koruma kurallarına uyulması;
görevlerini yerine getirmek için gerekli tüm bilgilere erişim;
faaliyetlerinin ve personel üyelerinin çalışmalarının düzenlenmesinin bir parçası olarak rasyonalizasyon önerileri bulmak;
yönetim ekibine iş sürecinde bulunan ihlalleri ve eksiklikleri bildirmek ve bunları ortadan kaldırmak için bağımsız olarak önlemler almak;
amirin emir ve talimatlarına uymadıkları takdirde, çalışanlardan sebeplerini de gösteren yazılı bir rapor talep eder.

Sorumluluk

Sekreter, resmi faaliyetleri çerçevesinde, sonraki sorumluluk arka:

kişisel olarak veya liderliğin yürütüldüğü kuruluşun çıkarlarının komuta kadrosuyla tutarsız olarak temsil edilmesi;
kendi kararları ve eylemleri;
doğrudan görevlerinin yetersiz performansı;
uyumsuzluk Genel kurallarşirket belgelerinin yönetim paketi tarafından öngörülen;
kişisel, gizli bilgilere karşı yanlış tutum ve ticari sır oluşturan bilgilerin ifşası;
kuruluşta maddi kayıplara neden olmak;
uyumsuzluk iş disiplini, günlük rutin, iş yerinde güvenlik kurallarının ihlali;
takımda görgü kuralları ve sosyal davranış normlarının ihmali.

Çalışma şartları

Çalışanın çalışma günü oluşur belirli bir ekip için organizasyonun tüzüğü tarafından kabul edilen genel prosedür kuralları. Gerekirse sekreter gönderilebilir. iş gezisi yerel ve bölgesel önemi.

seyahat masrafları ve maaş bu süre için yürürlükteki mevzuata göre tahakkuk ettirilir.

Şirketin faaliyetlerinin özelliklerine bağlı olarak, yönetim, sekreterin resmi faaliyetlerini düzenleyen ek maddeler eklemeye yetkilidir.

İmza hakkı

Bazı durumlarda, sekretere, yalnızca resmi faaliyetleriyle doğrudan ilgili kağıt ve belgelerin listesi için geçerli olan imzalama hakkı verilir. Yasal olarak, böyle bir imza hakkı şu şekilde sınıflandırılır: sınırlı.

Diğer

İşletme başkanının takdirine bağlı olarak, belge zorunlu olmayan ek öğeler içerebilir. Örneğin, bu talimatta değişiklik, ekleme ve onay yapma yeteneği.

Ek olarak, “diğer” bölümü, belgenin hangi esasa göre kabul edildiğine ve hangi kanunlarla düzenlendiğine ilişkin bilgileri içerir.

Örnek kullanım kılavuzu

Bir sekreterin işlevsel görevlerini içeren her talimatın standart bir forma sahip olmasına rağmen, yine de şirketin özellikleri ve faaliyet türü dikkate alınarak hazırlanır.

özellikler

Mesleğin türüne bağlı olarak, çeşitli kuruluşların sekreterinin görevleri değişebilir. biraz farklı fonksiyon listesine göre. Örnek olarak, bir çalışanın ana faaliyet alanları, tutulan pozisyonun özellikleri dikkate alınarak verilmiştir.

Açıklaması

Sekreter referansı daha derine iniyor üretim süreçleri yani kesin olmalı temel bilgi ve yüksek bir eğitime sahip olmak. Onun ana görevler:

kuruluşun çalışmalarının tam olarak yürütülmesini sağlayan belgeler hazırlamak;
başa değerlendirilmek üzere sunulan belgelerin yürütülmesinin doğruluğunu kontrol edin;
ziyaretçi almak;
öncülük etmek personel işi- çalışanlar için iç siparişler hazırlamak, hazırlamak çalışma kitapları, zaman çizelgesi, seyahat hazırlamak, hastalık izni, sertifika vermek Personel üyeleri ilgili makama;
Yönetim ekibinin mevcut talimatlarını derhal yerine getirin.

mahkeme oturumu

Meslek, devlet yürütme hizmeti kategorisine aittir. Sadece mahkemelerde görev yapar. Çalışan adli işlerde yardımcı olur, toplantılara katılır, belge yönetimini sağlar. ona emanet aşağıdaki özellikler:

davayı mahkemede incelemek için malzemelerin seçimi ve tasarımı;
yazılı bir kayıt tutmak;
süreçteki tüm katılımcıların mahkemeye gelmesini isteyen mahkeme celbi hazırlamak ve göndermek;
düzenleyici yasal ve yasal düzenlemelerin rehberliğinde davaların kaydı.

katip

Bu pozisyondaki çalışan, işletmedeki belgelerin tüm dolaşımından sorumludur. Onun ana sorumluluklar:

müşterilerle müzakere - hem doğrudan hem de telefon iletişiminde;
görevlerin yerine getirilmesi ve yönetimin emir ve talimatlarında belirtilen görevlerin çözümü üzerinde kontrol;
gelen ve giden belgelerin işlenmesi, şirkette yürürlükte olan davaların isimlendirilmesi çerçevesinde tescili;
yabancı çevirilerin yürütülmesi;
arşivci işlevlerin kısmi kombinasyonu.

Ofis Yöneticisi

Büro yöneticisi sekreterdir daha geniş profil. Standart görevlere ek olarak şunları yapmalıdır:

üretim projelerinin hazırlanmasına katılmak için tüm yazışmaları, iç siparişleri dikkatlice inceleyin;
gelen evrak ve belgeleri dağıtmak;
giden siparişleri göndermek;
toplantı ve toplantı tutanakları tutmak;
sorumluluk konusunda vekaletname hazırlamak;
kabul telefon çağrıları ve bunları amaçlanan amaçlarına iletin;
hizmet ve alt personelin faaliyetlerini koordine etmek - teknik işçiler, sürücüler, kuryeler.

Kafa

Ana Özellikler tutulan pozisyonun özelliklerini dikkate alarak:

idari ve organizasyonel faaliyetler yürütür;
acil denetçiye yönelik kişisel belgeleri kabul eder;
üretim, hizmet, personel konularında yöneticiye gerekli tüm bilgileri sağlar;
Başkanın talimatı üzerine, üçüncü taraf kuruluşlara mektup, istek, talep ve iddialar hazırlar ve bunları göndermekten sorumludur;
şefin işyerinin uygun düzeyde bakımını sağlar, doğrudan görevlerinin yerine getirilmesi için rahat koşullar yaratır;
ziyaretçi alma sürecini organize eder;
şirketin iç işlerini oluşturur;
Kişisel ofis ekipmanlarına hakim.