ev » Hükümet desteği » Yönetim için dokümantasyon desteği düzenlemede yabancı deneyim. Kurs: Yönetim dokümantasyon sistemi Yönetim dokümantasyonu desteğini organize etmede yabancı deneyim

Yönetim için dokümantasyon desteği düzenlemede yabancı deneyim. Kurs: Yönetim dokümantasyon sistemi Yönetim dokümantasyonu desteğini organize etmede yabancı deneyim

Bugün okul öncesi eğitim kurumunu ulusal düzeyde reforme etmek gerekli mi? Yerli gelenekler, dünya deneyimi, BDT ülkelerinde okul öncesi eğitim kurumlarının düzenlenmesi, pratik gereklilik - tüm bunlar güncelleme lehine tanıklık ediyor düzenleyici yapı ofis işi Rusya Federasyonu... Ülkemizde büro işlerinde reforma yönelik beklentiler nelerdir?

Ülkemizde yürütülen idari reform, süreçlerin iyileştirilmesine yöneliktir. hükümet kontrollü, verimliliğini artırıyor. Devlet organlarının belge desteği de reformun ayrılmaz bir parçası olacaktır. çeşitli seviyelerde... Bugün, DOE aynı zamanda bir araç olarak da hizmet vermektedir. Etkili yönetim devlet kurumlarının ülke nüfusu, sivil toplum yapıları, iş dünyası ile olan ilişkilerinde en önemli iletişim aracıdır.

Görüşümüze göre, ulusal düzeyde reform sırasında, devlet kurumları arasında daha iyi etkileşim için okul öncesi eğitim kurumlarının hizmet ve teknolojilerinin ve belgelerinin birleştirilmesi ve standartlaştırılması için tek tip ilkelerin oluşturulması gerekmektedir. Özellikle önemli olan, bu alandaki devlet düzenlemesidir. dokümantasyon desteği elektronik belgelerin ve elektronik iletişimin kullanımı ile bağlantılı olarak edinir. Devlet organlarındaki bilgi ve belge hacmindeki büyüme, bu süreçlerin devlet tarafından sürekli olarak izlenmesi ve yönetilmesi ihtiyacını ortaya koymaktadır.

Yerel gelenekler, dünya deneyimi, Uluslararası Arşivler Konseyi'nin tavsiyeleri, belge yönetiminin devlet düzenlemesine ve ülkedeki belge dolaşım hacminde makul bir azalmaya duyulan ihtiyacı açıkça göstermektedir.

Devlet arşiv hizmeti, geleneksel olarak Rusya'da yönetim belgelerinin düzenlenmesine dahil olmuştur.

Örneğin, 28.12.98 tarih ve 1562 sayılı Rusya Federal Arşiv Servisi ile ilgili son Yönetmelik şu görevi içeriyordu: “federal organlarla birlikte geliştirme ve iyileştirme Devlet gücü ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının kamu makamları dahil olmak üzere arşivleme ve kayıt tutma; Devlet sistemi ofis işleri ve birleşik dokümantasyon sistemleri ”.

Ayrıca okuyun:

Proje metodolojisi: Proje faaliyetleri için Rus standartları

Bu makale proje faaliyetleri için yerel standartları ele alacaktır.

Bu durum, devlet düzeyinde okul öncesi eğitim kurumlarının daha da iyileştirilmesi beklentilerinde belirsizliği ortaya çıkarmaktadır. Ancak hepsinde Gelişmiş ülkelerşu veya bu şekilde, belge yönetiminin işlevleri ilgili devlet organlarına atanır ve bu uygulama kendini haklı çıkarır.

Yurtdışında belge yönetimi için düzenleyici çerçeve

Uluslararası kanunlar, ulusal kanunlar, hükümet düzenlemeleri, uluslararası ve uluslararası kanunlar gibi tavsiye kanunları ulusal standartlar, sözleşme belgeleri. Son on yılda, bu eylemler esas olarak elektronik belgelerin kullanımı ve bunların uygulama yönergeleri ile ilgilidir.

Amerika Birleşik Devletleri'nde, Ulusal Arşivler ve Kayıtlar İdaresi (NARA), düzenleyici çerçevenin (kayıt yönetimi) şekillendirilmesinde özel bir rol oynamaktadır.

NARA, her federal kurumun başkanının elektronik kayıtları yönetmesini gerektirir. Bunu yapmak için şunları yapmalısınız:

elektronik ortamda oluşturulan, alınan, kullanılan veya saklanan tüm belgelerin yönetimi için departman içi programın uygulanmasından sorumlu bir kişi atamak;
elektronik belge yönetim sistemini kurumun diğer belge ve bilgi kaynakları ile entegre etmek;
doküman yönetim sisteminin yasal gerekliliklere uygunluğunu sağlamak;
kullanıcıları eğitin, yazılım belgelerini güncelleyin, yerleşik kuralları izleyin belgelerin saklanması, geçerli standartlara uygunluklarını sağlamak.

İlgi çekici olan, bilinmeyen nedenlerle iç gelişmelere yansıtılmayan “Belgelerle çalışmanın azaltılmasına ilişkin” (1980) ABD yasasıdır. Özü, herhangi bir bilginin toplanması gerektiğinde herhangi bir kuruluş tarafından temasa geçilmesi gereken sektörel - departman - bilgi merkezlerinin oluşturulmasında yatmaktadır ve yalnızca bu bilgiler bilgi merkezlerinde mevcut değilse, kuruluşa bağımsız olarak izin verilir. ilgilendiğiniz bilgileri toplayın. Kanun hükümleri, herhangi bir medyadaki bilgiler için geçerlidir.

Birleşik Krallık'ın kayıt yönetimini iyileştirmeye yönelik bir hükümet programı vardır. Resmi Birleşik Krallık belgesi "Modernizasyon Kamu Yönetimi"nde, tüm devlet kurumları bir hedef belirledi - yardımıyla belge yönetimine geçmek. Elektronik araçlar 2004 yılına kadar, kağıt belgeleri korurken. Veri Koruma Yasası (1998), herhangi bir ortamdaki belgeler için geçerlidir.

Birleşik Krallık Kayıt Ofisi, bu yasanın kayıtların yönetiminde nasıl uygulanacağına dair bir kılavuz yayınlamış ve kayıtların tamamlanması sırasında herhangi bir ortamdaki kayıtların yönetimi için standartlar, yönergeler ve metodolojiler yayınlamıştır. yaşam döngüsü- oluşturmadan devlet deposuna aktarmaya.

2002 g. Devlet Arşivleri Birleşik Krallık, Elektronik Belge Yönetim Sistemleri için İşlevsel Gereksinimler geliştirmiştir. Birleşik Krallık firmaları, belgelerinin doğruluğunu sağlamakla ilgilenen belge yönetim sistemi geliştiricileridir. yazılım ürünleri bu gerekliliklere uygunluk açısından değerlendirilmişse, Ulusal Arşivlerde uygun testlere tabi tutulmuşlardır.

Almanya'da 2000 yılında hükümet, Genel kurallar belgelerin kağıt bazında işlenmesi için örgütsel ve teknolojik prosedürlerin ayrıntılı olarak sunulduğu ve elektronik belgelerle çalışmak için temel talimatların verildiği federal bakanlıkların çalışmaları. Federal Almanya Cumhuriyeti mevzuatı, devlet arşiv organlarına, belge yönetimi konularında çeşitli düzeylerdeki devlet kurumlarına yardım etme hakkı ve görevi vermiştir.

Örneğin, “Federal Düzeydeki Arşiv Belgelerinin Korunması ve Kullanılmasının Sağlanması Hakkında Kanun” (1988), federal arşivin en yüksek devlet iktidar organlarına tavsiyede bulunmasını şart koşar, federal kurumlar, dernekler ve belge yönetimi konularında mahkeme.

Finlandiya'da, Arşivler Yasası (1981) ve Kamu Arşivleri Yönetmeliği (1983) uyarınca, Ulusal Arşivler ve İl Arşivleri belgeleri yönetir ve denetler. Devlet kurumları... Ulusal Arşivler, Devlet ve diğer kurumlar için Belge Yönetimi Yönergesi'ni yasal bir düzenleme şeklinde geliştirmiş ve kabul etmiştir.

Ulusal Arşivler Avustralya Arşivler Yasası (1983) kapsamında, devlet kurumlarının kayıtlarının yönetiminde lider bir rol oynar, kayıt yönetimi ve arşivlemede önemli düzenleyici gelişmeler yayınlar.

Mart 1995'te, Avustralya Ulusal Arşivleri Elektronik Belge Yönetimi kılavuzunu yayınladı. 1996 yılında Avustralya, geleneksel kağıt tabanlı belgeler ve modern elektronik belgelerle çalışma gerekliliklerini içeren Ulusal Kayıt Yönetimi Standardını dünyada ilk kez kabul etti.

Böylece, gelişmiş yabancı ülkeler ah, oluşumunda önde gelen yerlerden biri devlet arşiv kuruluşlarına ait olan belge yönetimi için düzenleyici ve metodolojik bir çerçeve var.

BDT ülkelerinde okul öncesi eğitim kurumlarının düzenlenmesi

BDT ülkelerinden meslektaşlarımızın deneyimi de gösterge niteliğindedir. Belarus Cumhuriyeti, elektronik de dahil olmak üzere tüm belgeleri yönetmek için yasal ve düzenleyici bir çerçeveyi başarıyla geliştiren ve uygulayan ilk devletlerden biridir. "Bilgilendirme Yasası" (1995), Medeni Kanun Belarus Cumhuriyeti (1998), “Elektronik Belge Hakkında Kanun” (2000), eyalet standardı STB 1221-2000 “Elektronik belgeler. Yürütme, taşıma ve saklama kuralları ”, okul öncesi eğitim kurumları alanında önemli devlet eylemleridir.

Belge yönetim sistemlerinin geliştirilmesi ve uygulanmasının, ilgili mevzuata uygunluğun denetiminin yapıldığı 06.10.94 sayılı 3277-XII tarihli “Belarus Cumhuriyeti Ulusal Arşiv Fonu ve Arşivler Hakkında” Belarus Cumhuriyeti Kanununa dikkat edin. kayıt tutma, arşiv hizmetinin yönetim organlarına ve kurumlarına verilir.

Ukrayna'da 13.12.01 sayılı 288-111 sayılı “Ulusal Arşiv Fonu ve Arşiv Kurumları Hakkında Kanun” kabul edildi. Kanun, merkezi yürütme organına arşivleme ve büro işleri alanında çalışmak üzere yetki verilmesine karar verir. Bu beden yürütür yasal düzenleme arşivleme ve büro işleri alanındaki ilişkileri, arşiv kurumlarının faaliyetlerini ve büro yönetimi hizmetlerini denetler. Merkezi yürütme yetkisinin eylemleri, tabi olmaları ve mülkiyet biçimlerine bakılmaksızın devlet yetkilileri, yerel yönetimler, işletmeler, kurumlar, kuruluşlar ve vatandaşlar için bağlayıcıdır.

2003 yılında, Ukrayna Kanunu “On elektronik belgeler ve elektronik belge yönetimi”. 2004 yılında, Ukrayna Arşivleri için Temel Kurallar onaylandı. Devlet arşiv organları adına arşiv işlerini yönetmek ve kayıt tutmak için yasal temeli oluştururlar.

Ukraynalı memurlar, büro işleriyle ilgili bir yasa tasarısı geliştirdiler (2003).

1994 yılından bu yana, Ukrayna Devlet Arşiv İşleri ve Kayıt Yönetimi Araştırma Enstitüsü faaliyetlerine başlamıştır.

Ukrayna Bakanlar Kurulunun 17.10.97 tarih ve 1153 sayılı Kararı ile onaylanmıştır. Örnek talimat bakanlıklarda ve diğer devlet kurumlarında ofis işlerinde.

Kazakistan Cumhuriyeti 22 Aralık 98 tarih ve 326-1 sayılı "Kazakistan Cumhuriyeti Ulusal Arşiv Fonu ve Arşivleri Hakkında Kanun"u kabul etti.

Bu yasanın 5. Bölümü "Arşiv işlerinin yönetimine ilişkin devlet düzenlemesi" düzenleme konularına atıfta bulunmaktadır: kamu politikası arşivleme ve belge yönetiminde; arşivleme ve belgelemenin geliştirilmesi için projelerin geliştirilmesi ve devlet programlarının uygulanması; arşiv bilimi ve kayıt yönetimi alanında araştırma ve bilimsel ve metodolojik faaliyetlerin geliştirilmesi.

Kanun ayrıca, yetkili organın belgelerin korunmasına ilişkin talimatlarının tüm gerçek ve tüzel kişiler için bağlayıcı olduğunu belirtmektedir.

Kazakistan Cumhuriyeti Kültür, Bilgi ve Kamu Mutabakatı Bakanlığı Arşiv ve Dokümantasyon Yönetimi Komisyonu Yönetmeliği (Kazakistan Cumhuriyeti Hükümeti tarafından 07.05.99 tarih ve 543 sayılı onaylanmıştır) devlet ofis çalışması sistemi. Bu ve diğer görevleri yerine getirmek için Komite, taslak düzenlemeler geliştirir, ofis çalışmasının geliştirilmesi için programlar uygular, araştırmayı teşvik eder ve metodik çalışma ve ayrıca mevzuata uygunluğun devlet denetimini yürütür.

Arşiv ve Dokümantasyon Yönetimi Komitesi, arşivlemenin düzenleyici ve bilimsel-metodolojik desteği için kaba bir planı onaylayan 12.07.00 No. 44 “Arşivlemenin geliştirilmesi için düzenleyici ve bilimsel-metodolojik temelde” bir emir yayınladı. uzun vadede. Plan zaten uygulanıyor.

Bu nedenle, Komite, organizasyonel ve idari belgelerin tasarımı için Gereksinimler, belgelendirme ve belge yönetimi için standart kurallar geliştirdi. devlet kurumları Kazakistan Cumhuriyeti, Arşiv ve Belgelerin Yönetimine İlişkin Yetkili Devlet Organına İlişkin Örnek Düzenlemeler.

Kırgız Cumhuriyeti'nde Yasama Meclisi, Ulusal Arşivden belgelerin alınması, muhasebeleştirilmesi, saklanması ve kullanılması için örgütsel, yasal ve ekonomik temelleri oluşturan ve düzenleyen Kırgız Cumhuriyeti Ulusal Arşiv Fonu Yasasını (1999) kabul etti. Cumhuriyet Fonu ve cumhuriyette belgelerin yönetimi.

“Büro işlerinin yürütülmesine ilişkin usul” Kanununun 25. Maddesi, mülkiyet biçiminden bağımsız olarak devlet organlarında, işletmelerinde, kurum ve kuruluşlarında büro işlerinin düzenlenmesini ve sürdürülmesini düzenleyen düzenleyici ve metodolojik belgelerin geliştirilmesinin, cumhuriyet arşiv yönetim organı. Ayrıca tüm işletme, kurum ve kuruluşlar, mülkiyet şekli ne olursa olsun, belgelerle çalışma ve bunların saklanmasına ilişkin norm ve gerekliliklere uymakla yükümlüdür.

Benzer hak ve yükümlülükler ilgili mevzuatta da mevcuttur. yasal işlemler arşivlerin yönetimini düzenleyen ve devlet düzeyinde kayıt tutma alanında yönetim organlarının yetkilerini belirleyen diğer bazı BDT ülkeleri.

Bu nedenle, uluslararası deneyimin bir analizi şunu gösterir: ilk olarak, belge yönetiminin (DOE) bir konu olduğunu yasal düzenleme ve birçok devletin ilgi odağındadır. İkincisi, kural olarak, bu görevler arşiv organlarına atanır.

Rusya'da ofis çalışmaları için düzenleyici çerçevenin geliştirilmesi için beklentiler

Rusya, yabancı ülkelerin deneyimlerine dikkat etmelidir. Nitekim bugün, idari dönüşümlerin uygulanmasından sonra, belge yönetiminin (DOU) devlet işlevi, son üç yüzyılda ilk kez devletin görüş alanının dışına çıkmıştır. Arşiv kurumu okul öncesi eğitim kurumları alanında koordinasyon, kontrol, denetim işlevlerini yerine getiremez. Başka hiçbir devlet kurumuna bu görev verilmemiştir. Elbette bu durum ülkenin okul öncesi eğitim kurumunun durumunu olumsuz etkileyecektir.

Mevcut koşullar altında, önemli iş federal yasa taslağı hakkında "Belgesel destek hakkında Yönetim aktiviteleri”, Gelişimi son yıllarda gerçekleştirilen. Devlet yapılarının reforme edilmesi, okul öncesi eğitim kurumlarının birikmiş yasal ve metodolojik temelinin büyük ölçekli bir revizyonunu gerektirmektedir.

Özellikle, “Elektronik Rusya (2002-2010)” federal hedef programı kapsamında devam eden çalışmaları dikkate alarak, devletin eyaletler arası, eyaletler ve sektörler arası seviyelerinde faaliyet gösteren belge desteği standartlarının gözden geçirilmesi gerekmektedir. uluslararası anlaşmaların sayısı ve bilgi alışverişi alanları. Aynı zamanda, belge dolaşım hacminin kontrolsüz büyümesini durdurmak gerekir.

Devlet organlarının faaliyetlerinde üretilen belge hacmi, yılda yaklaşık 250 milyar sayfa belgedir. Aynı zamanda, devlet idaresinin örnek anketleri, belgeleme hacminde yıllık %8-15 oranında bir artış gözlemlendiğini ortaya koymuştur.

Devlet organlarının artan bilgisayarlaşma düzeyine özellikle dikkat edilmelidir - bu, okul öncesi eğitim kurumlarının durumunu etkileyen ek bir faktördür.

Yönetim eylemlerinin belgelenmesinin doğrudan maliyetlerinin tahmini, hükümet organlarının alanına ve düzeyine bağlı olarak miktarlarda önemli dalgalanmalar gösterir.

Belge başına belgeleme ve işleme maliyeti ortalama olarak yaklaşık 50 ruble. Bu bağlamda, birleştirme ve standardizasyon yoluyla belgelerin tür bileşiminin %10 oranında azaltılması, belgeleme ve işleme belgelerinin maliyetini azaltarak doğrudan bir ekonomik etki elde edilmesine güvenmeyi mümkün kılar. Tasarruf miktarı yaklaşık 12,5 milyar ruble.
Devlet organlarının işlevlerinin ve belgelendirme destek prosedürlerinin düzenlenmesi, belgelerin belgelenmesi ve işlenmesi için harcanan süreyi (ortalama olarak 15-20 dakikadan 3-4 dakikaya) azaltarak, %40-50'ye kadar tasarruf edilmesini sağlar. belgesel süreçlerine harcanan toplam süre. Bu da, en az 2,5-3,0 milyar ruble tutarında doğrudan bir ekonomik etki elde etmeyi mümkün kılacaktır.

Şu anda, Rus ekonomisi ağırlıklı olarak hammaddeden, en yüksek bilimsel ve teknolojik başarıları ve ülkenin entelektüel potansiyelini kullanan yüksek teknoloji bilim yoğun ürünlerin üretiminin genişletilmesine doğru ilerliyor. Rusya Federasyonu Başkanı altında Güvenlik Konseyi'nin (SB) daha önce kabul edilen kararları uyarınca, yerli ürünlerin rekabet gücünün sağlanmasına, özellikle de yabancı market... Bu, ürünlerin yaşam döngüsünün tüm aşamalarında uluslararası standartlara uygun olarak belgelendirilmesini ve bilgi desteğini gerektirir. Federal yasa 27 Aralık 2002 tarihli 184-FZ sayılı “Teknik düzenleme hakkında”.

komisyon bilgi Güvenliği Mart 2003'te Rusya Federasyonu Güvenlik Konseyi, soruna dikkat çekerek elektronik belge yönetimi, bu alanda bir dizi normatif yasal işlem oluşturma ihtiyacına karar verdi.

okul öncesi eğitim kurumlarının tek tip birleşik kural ve yöntemlerinin oluşturulması devlet yapıları departman bağlılığına bakılmaksızın;
departmanlar arası iş akışının kural ve normlarına, belge oluşturma süreçleri ve iş akışı hacmine uyulmasının izlenmesi ve kontrolü;
dokümantasyon desteği alanında bilimsel ve metodolojik çalışma ve yönetim organlarında ve devlet kuruluşlarında belgelerle çalışmanın en rasyonel yöntemlerinin tanıtılması;
çözmek için standart düzenlemelerin merkezi olarak geliştirilmesi yönetim görevleri devlet kuruluşları;
devlet organlarında belgelerin güvenliğinin sağlanması, bilgi olarak belgesel fonların oluşturulması kuruluşların kaynakları, belgeler için saklama sürelerinin belirlenmesi ve ayrıca yönetim organları ve kuruluşlarının belgelerine erişimle ilgili yasal hükümlere uyulması;
elektronik belgeli iletişim için devlet kurumlarında ve devlet kuruluşlarında kullanılan yazılım ve diğer bilgi araçlarının incelenmesi;
okul öncesi eğitim kurumları alanında uzmanların mesleki eğitimi ve ileri eğitimi.

Belge yönetiminin temelini oluşturan bu görevlerin uygulanması, Rusya'nın sosyo-ekonomik alanındaki kalite ve profesyonellik düzeyini artıracak ve yönetim aygıtının faaliyetlerinin iyileştirilmesi nedeniyle toplam doğrudan ekonomik etki elde edecektir. 13.75-14.25 milyar ruble tutarında. Ve doğrudan etkiden çok daha büyük olan etki, gayri safi milli hasılanın büyümesine ve Rus üreticilerin rekabet gücüne yansıyan dolaylı bir ekonomik etkidir.

Tabii ki, yukarıdaki görevleri çözmek için özel bir Devlet kurumu seviye federal hizmet... Uygun yetkilere sahip bir arşiv yönetim organı bu amaç için en uygun olanıdır.

DİPLOMAÇalışmak

konusunda

"Yurtdışında belge dolaşımının organizasyonu"

Tanıtım

Bölüm ilk. Yurtdışında belge yönetiminin özellikleri

1.1 Belge yönetiminin yasal düzenlemesi

1.2 Sistem Uluslararası standartlar

1.3 Elektronik belge akışı ve belge yönetiminin düzenleyici düzenlemesi

1.3.1 İş akışı kavramı, belgelerle çalışmanın organizasyonu. Elektronik belge yönetiminin özellikleri

1.3.2 Avrupa Birliği ülkelerinde elektronik belge yönetiminin düzenleyici çerçevesinin özellikleri

1.3.3 Amerika Birleşik Devletleri'nde Belge Yönetiminin Özellikleri ve Elektronik Belge Yönetiminin Düzenleyici Düzenlemesi

1.3.4 İtalya'da belgelerle çalışmanın organizasyonu için düzenleyici çerçevenin özellikleri

1.3.5 Fransa'daki elektronik belge yönetiminin düzenleyici çerçevesinin özellikleri

1.3.6 Almanya'daki elektronik belge yönetiminin düzenleyici çerçevesinin özellikleri

1.3.7 Birleşik Krallık'ta elektronik belge yönetiminin düzenleyici çerçevesinin özellikleri

1.3.8 Uluslararası elektronik belge yönetiminin sorunları

İkinci bölüm. Yabancı deneyimi dikkate alarak, Rusya'daki belgelerle çalışma organizasyonunu iyileştirmenin ana yönleri

2.1 karşılaştırmalı özellikler Belge yönetim sistemlerinin geliştirilmesinin Rus ve yabancı yönleri

2.2 Rusya'da yönetim belgelerini iyileştirme sorunları ve bunları çözmenin yolları

2.3 Rusya'nın dünya topluluğuna entegrasyonunun bir faktörü olarak yönetim dokümantasyonu alanındaki ulusal standartlar sisteminin değiştirilmesi

Çözüm

kullanılmış literatür listesi

Tanıtım

Piyasa ekonomisine geçiş, uygun ekonomi yaratma sorununu gündeme getiriyor. modern koşullar yönetim faaliyetleri için dokümantasyon desteği sistemi için tek tip normlar ve gereksinimler.

Yönetimde ekonomik faktörün öneminin ve belgelerin yasal gücünün artması, bilim adamlarının araştırmalarını ve uygulamacıların deneylerini bu alanda daha da zorlaştırmaktadır. Doküman yönetimi Stratejik ve operasyonel yönetimin elde edilmesinde tüm bilgi ve belgesel kaynakları kompleksi için yönetim sistemlerinin modern teknik ve teknolojik başarılarını kullanarak, geleneksel ofis çalışmalarından, "sistemlere göre" klasik dokümantasyon bölümünden yüksek verimliliğe geçişi amaçladı. herhangi bir kuruluştaki hedefler, özellikle devlet yönetiminde ...

Bu çalışmanın önemli bileşenlerinden biri, Rus belge biliminde nispeten yeni bir kavramın incelenmesidir - Doküman yönetimi ve sadece bilimsel dolaşıma değil, aynı zamanda pratiğe de girmesi.

"Doküman yönetimi" terimi dünyada yaygın olarak kullanılmaktadır. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri'nde kayıtlardan sorumlu kuruluşa Ulusal Arşivler ve Kayıtlar Yönetimi denir. (Ulusal Arşivler ve Kayıtlar İdaresi)... Almanca "Schriftgutverwaltung" teriminin gerçek çevirisi "yazılı belge yönetimi" anlamına gelir. İngilizce "Kayıt Yönetimi" terimi de belge yönetimi olarak çevrilmiştir.

Özellik modern toplum sürekli bilgi alışverişidir. Güncel, eksiksiz, güvenilir, zamanında bilgi gerekli kondisyon herhangi bir organizasyonun başarılı işleyişi.

Yönetim faaliyetleri arasında bilgi alışverişi ile ilişkilidir. konular ve yönetim nesneleri... Gerekli bilgilerin yokluğunda, zamanında kararlar almak, kuruluşun gelişim stratejisini belirlemek imkansızdır.

Bilimsel ve teknolojik ilerlemenin insan faaliyetinin tüm alanları üzerindeki etkisinin ana faktörlerinden biri, yaygın kullanımıdır. Bilişim Teknolojileri ... Mevcut gelişim düzeyinde, bilgi ile çalışma (toplama, analiz, depolama, dağıtım vb.) daha hızlı ve daha verimli bir şekilde gerçekleştirilir. Yeni bilgi teknolojilerinin etkisi altında, yönetim sisteminde temel değişiklikler meydana geliyor (doğrulama ve karar verme süreçleri, uygulamalarının organizasyonu otomatikleştirildi), yönetim faaliyetlerinde bulunan uzmanların profesyonelliği artıyor.

altındayız Doküman yönetimi organizasyonun doküman yönetimi çerçevesinde yürütülen temel faaliyet alanlarından birini anlayacağız ve doküman yönetimi alt sisteminin mevcut işleyişini ve optimizasyonunu içerecektir.

Kuruluşun belgelerini yönetme sürecinde aşağıdaki ana görevler çözülür:

Rasyonel belge akışının organizasyonu;

Belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol;

Devlet veya departman (kuruluşa göre) arşivindeki arşiv deposuna transfer için uygun hazırlıkları da dahil olmak üzere belgelerin operasyonel olarak saklanması;

Belgelerin daha sonra arşivde saklanması.

Belge yönetiminin nihai amacı, belgelerin verimli bir şekilde işlenmesi için bir ortam yaratmaktır. belgelenmiş bilgi organizasyonun faaliyetlerinin içeriğine göre belirlenen şartlar dahilinde ve en düşük malzeme maliyeti ile.

Sunulanların alaka düzeyinin dönem ödevi bariz, çünkü faaliyetlerde iş akışı sistemini iyileştirmek Rus kuruluşları ve belgelerle çalışmanın en rasyonel ve etkili organizasyonunu seçerken rekabet gücünde önemli bir artış, bu alandaki yabancı deneyimi binada analiz etmek gerekir. Yasama çerçevesi ve belgelerin doğrudan yönetiminde.

Sorunun yüksek önemi ve yetersiz pratik detaylandırılması, bu çalışmanın şüphesiz yeniliğini belirlemektedir.

Bu konuyla ilgili konuların incelenmesi hem teorik hem de pratik öneme sahiptir.

Araştırmanın sonuçları, "Yurtdışında belge akışının organizasyonu" analizi için bir metodoloji geliştirmek için kullanılabilir. Teorik önem, ele alınmak üzere seçilen sorunsalın aynı anda birkaç bilimsel disiplinin kavşağında olması gerçeğinde yatmaktadır.

Amaç kurs çalışması, yurtdışındaki belgelerle çalışmanın kapsamlı ve sistematik bir çalışması, uluslararası düzenleyici çerçevenin incelenmesi, bulguların Rusya'daki iş akışını iyileştirmek için geliştirmek ve önerilerde bulunmak için kullanılmasıdır.

Bu hedefi başarmak için, teorik ve bilimsel-pratikgörevler:

1) Rusya'da belge dolaşımının yasal düzenleme kaynakları sisteminin incelenmesi;

2) hem uluslararası yasal düzeyde hem de ulusal düzeyde belge dolaşımının yasal düzenlemesinin özelliklerinin incelenmesi;

4) karşılaştırmalı bir yasal analiz yapmak Rus mevzuatı ve diğer devletlerin belgelerle çalışma alanındaki normatif yasal işlemleri;

5) Rusya'da belge yönetim sistemlerinin organizasyonu ve işleyişinde yabancı deneyimin rolünün belirlenmesi.

Araştırma nesnesi doküman yönetim sistemlerinin organizasyonu ve işletilmesi sırasında meydana gelen süreçlerdir.

araştırma konusu Rusya'da ve yurtdışında belge dolaşımının normatif düzenlemesinin özelliğidir.

analiz bilimsel makaleler, öğretim yardımcıları araştırmalar gösteriyor ki ilgi yabancı deneyim belgelerle çalışma artıyor.

Ders çalışmasının hazırlanma sürecinde “Sekreterlik İşleri”, “Büro İşleri”, “Katip”, “Sekreter-Asistanı” dergilerinde çok sayıda süreli yayın kullanılmıştır.

Dönem ödevi yazarken, yönetim belgeleri alanındaki Rus uzmanların çalışmaları kullanıldı (A.Yu. Arnd, M.N. Kostomarov, S.L. Kuznetsov, M.V. Larin, O.A. Romanov, O.I. Ryskov, N.A. Khramtsovskaya ve diğerleri).

Standartlara özellikle dikkat edilir ISO 15489-2001 "Bilgi ve dokümantasyon - Doküman yönetimi" ve GOST R ISO 15489-1-2007 “Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık için standartlar sistemi. Doküman yönetimi. Genel Gereksinimler".

ilk bölüm

Yurtdışında belge yönetiminin özellikleri

1.1 Belge yönetiminin yasal düzenlemesi

Küreselleşme Uluslararası ilişkilerüzerinde şimdiki aşama belge dolaşımının uluslararası yasal düzenlemesinin öneminin artmasına neden olmuştur.

Yerel düzeyde özel eylemlerin oluşturulması, uluslararası ilişkilerin gelişmesine katkıda bulunmaz, çünkü mevzuat Farklı ülkeler temel yasal kurumların tanımına ve yasal düzenleme ilkelerine farklı yaklaşımlar.

V son yıllar Avrupa ülkelerinde, yalnızca uzun vadeli arşiv belgeleriyle çalışma konularına değil, aynı zamanda belge yönetimine de kamuoyunun dikkati gösterilmektedir. temel unsuru operasyonel yönetim faaliyetleri. Hem devlet hem de ticari kuruluşlarda belge yönetimi programlarının aktif olarak uygulanmasına ve kurumsal bilgi ve belge stratejilerinin geliştirilmesine çeşitli faktörler katkıda bulunur.

Her şeyden önce, bu tür faktörler arasında arşivleme, veri koruma, bilgi özgürlüğü ve insan haklarına ilişkin mevzuatın kabulü ve işleyişi yer almaktadır. Avrupa ülkelerinin yasal ve diğer normatif düzenlemeleri, oluşturulması gereken belge türleri ve belgelerin saklama süreleri için gereklilikleri içerir. Ayrıca, belgelere veya içeriğine erişim (örneğin, bilgi edinme özgürlüğü mevzuatında), belgelerin biçimine ilişkin gereklilikler (örneğin, kişisel verilerin korunması mevzuatında), belgelerin arşiv kurumlarına devri ile ilgili haklar veya kısıtlamalar olabilir. (örneğin, arşiv mevzuatında), belge yönetim süreçleri (örneğin, mevzuat, saklanmalarını iyileştirmek için belgelerin indekslenmesi (kayıt edilmesi) için bir prosedür oluşturabilir).

Ders 1. Modern teknoloji ve ofis işlerinin organizasyonu. Yönetim için dokümantasyon desteğinin (DOU) mevcut durumunun değerlendirilmesi.

"Yönetim dokümantasyon desteğinin organizasyonu ve teknolojisi" kursu iki bölümden oluşmaktadır: "Rusya'da ofis çalışmalarının organizasyonunun tarihi" ve "Modern organizasyon ve yönetim dokümantasyon desteği teknolojisi".

Dersin amacı, öğrencilere farklı tarihsel dönemlerde ulusal büro çalışma sistemlerinin oluşum ve gelişiminin özellikleri hakkında bir fikir vermek ve onları bilimsel temelli ilkelere dayalı modern dokümantasyon desteğini organize etme teori ve pratiği ile tanıştırmaktır. iyileştirilmesi için yöntemler.

Kursun amaçları:

yönetim süreçlerinde yönetimin belgesel desteğinin yerini vurgulamak;

devlet dairesi çalışma sisteminin gelişim tarihi hakkında bilgi sahibi olmak;

öğrencilerin kurumda belgelerle çalışma düzenleme problemlerini çözmede rasyonel yaklaşımlar oluşturmak;

öğrencileri modern teknolojiyle tanıştırmak tipik yapılar okul öncesi eğitim kurumları;

incelemek modern teknolojiler yönetimin dokümantasyon desteği.

Dokümantasyon yönetim teknolojisinin temelidir

Ofis işi-Resmi belgelerle işlerin belgelenmesini ve düzenlenmesini sağlayan faaliyet dalı..

Başlangıçta, terim sözlü konuşmada (muhtemelen 17. yüzyılda) ortaya çıktı ve bir davayı çözme (üretme) süreci anlamına geliyordu: “iş yapmak” - bir sorunu çözmek. Karar sürecinde, örneğin varılan anlaşma gibi sonucu konsolide etmek gerekli hale geldi. Bunun için eski çağlardan beri belgeler oluşturulmuştur, konuşulan söz kısa ömürlü olduğu için unutulabilir, aktarım sırasında bozulabilir veya pek anlaşılamayabilir. Zaten XVI yüzyılda. kelime kullanılır dava herhangi bir dava, konu ile ilgili bir belge koleksiyonu olarak. Bu kavramda ilk kez 1584 yılında "iş" kelimesi belgelere geçmiştir.

Modern ofis işleri şunları içerir:

belgelerin zamanında ve doğru şekilde oluşturulmasını sağlamak (belgeler);

belgelerle çalışmanın organizasyonu (makbuz, transfer, işleme, muhasebe, kayıt, kontrol, depolama, sistemleştirme, dosyalama için belgelerin hazırlanması, imha).

"Ofis işi" terimine paralel olarak son yıllarda terim kullanılmaya başlandı. yönetim belgeleri(DOE). Görünüşü, bilgisayar sistemlerinin yönetime girmesi ve bunların organizasyon, yazılım ve bilgi desteği bilgisayar programlarında ve literatürde kullanılan terminolojiye yaklaşmak. Şu anda, "ofis çalışması" ve "yönetim belgeleri" terimleri eş anlamlıdır ve aynı faaliyete atıfta bulunmak için kullanılmaktadır.

Yönetim dokümantasyonu (DOU), kuruluşun durumu hakkında bilgilerin sabitlenmesini, aktarılmasını ve depolanmasını ve durumunu değiştirmek için kontrol eylemlerini içeren bir kuruluş yönetimi türüdür. Okul öncesi eğitim kurumu aşağıdaki ana süreçleri içerir:

Kontrol eylemlerinin veya Örgütün durumuna ilişkin verilerin resmi medyada sabitlenmesi, yani. " belgelemek"veya" belgelerin üretimi";

resmi bir şekilde zamanında bilgi sağlanması, yani. belgelerin transferi veya " belge akışı";

belgelerin hızlı ve uzun süreli saklanması, yani. "arşiv depolama".

Yönetim dokümantasyonu, temel amacı yönetime, bilinçli yönetim kararları vermek ve bunların uygulanmasını izlemek için Organizasyondaki işlerin durumu hakkında bilgi sağlamak olan bir faaliyet dalıdır.

belgeleme Belge oluşturma ve biçimlendirme işlemidir. Devlet standardı, dokümantasyonu "belirlenmiş kurallara göre çeşitli ortamlara bilgi kaydetmek" olarak tanımlar.

Günümüzde okul öncesi eğitim kurumu hem etkin bir yönetim aracı olarak hem de devlet kurumları ile ülke nüfusu, sivil toplum yapıları ve iş dünyası arasındaki ilişkilerde en önemli iletişim aracı olarak hizmet vermektedir. Görüşümüze göre, ulusal düzeyde reform sırasında, devlet kurumları arasında daha iyi etkileşim için okul öncesi eğitim kurumlarının hizmet ve teknolojilerinin ve belgelerinin birleştirilmesi ve standartlaştırılması için tek tip ilkelerin oluşturulması gerekmektedir. Belgesel destek alanındaki devlet düzenlemesi, elektronik belgelerin ve elektronik iletişimin kullanımıyla bağlantılı olarak özellikle önemlidir. Devlet organlarındaki bilgi ve belge hacmindeki büyüme, bu süreçlerin devlet tarafından sürekli olarak izlenmesi ve yönetilmesi ihtiyacını ortaya koymaktadır.

Devlet arşiv hizmeti, geleneksel olarak Rusya'da yönetim belgelerinin düzenlenmesine dahil olmuştur.

Örneğin, 28 Aralık 1998 tarih ve 1562 sayılı Rusya Federal Arşiv Hizmetine İlişkin son Yönetmelik şu görevi içeriyordu: “Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının federal hükümet organları ve devlet organları ile birlikte arşivlemenin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi ve devlet kayıt tutma sistemi ve birleşik sistem belgeleri de dahil olmak üzere kayıt tutma ”.

Yeni yönetim organı - Federal Arşiv Ajansı (bkz. 17 Haziran 2004 tarih ve 290 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti kararnamesi), idari reform kararlarına uygun olarak, belge yönetimi işlevlerine sahip değildir. Sadece davaların yaklaşık isimlendirmeleri, federal yürütme organlarının ofis çalışmaları için talimatlar ve ayrıca federal devlet organlarının ve bunlara bağlı kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan belge listeleri üzerinde anlaşmaya varma işlevine sahiptir. saklama koşulları. Gördüğünüz gibi, çok soyut bir ofis işi “geliştirme” görevi bile Yönetmelikten çıkarıldı. Bu durum, devlet düzeyinde okul öncesi eğitim kurumlarının daha da iyileştirilmesi beklentilerinde belirsizliği ortaya çıkarmaktadır. Aynı zamanda, tüm gelişmiş ülkelerde, şu veya bu şekilde, ilgili devlet organlarına belge yönetimi işlevleri atanır ve bu uygulama kendini haklı çıkarır.

Mevcut koşullarda, gelişimi son yıllarda gerçekleştirilen “Yönetim faaliyetleri için belgesel destek” taslağı üzerinde önemli çalışmalar engellenmektedir. Devlet yapılarının reforme edilmesi, okul öncesi eğitim kurumlarının birikmiş yasal ve metodolojik temelinin büyük ölçekli bir revizyonunu gerektirmektedir.

Devlet organlarının artan bilgisayarlaşma düzeyine özellikle dikkat edilmelidir - bu, okul öncesi eğitim kurumlarının durumunu etkileyen ek bir faktördür.

Yönetim eylemlerinin belgelenmesinin doğrudan maliyetlerinin tahmini, hükümet organlarının alanına ve düzeyine bağlı olarak miktarlarda önemli dalgalanmalar gösterir.

Devlet organlarının işlevlerinin ve belgelendirme destek prosedürlerinin düzenlenmesi, belgelerin belgelenmesi ve işlenmesi için harcanan süreyi (ortalama olarak 15-20 dakikadan 3-4 dakikaya) azaltarak, %40-50'ye kadar tasarruf edilmesini sağlar. belgesel süreçlerine harcanan toplam süre. Bu da, en az 2,5-3,0 milyar ruble tutarında doğrudan bir ekonomik etki elde etmeyi mümkün kılacaktır.

Şu anda, Rus ekonomisi ağırlıklı olarak hammaddeden, en yüksek bilimsel ve teknolojik başarıları ve ülkenin entelektüel potansiyelini kullanan yüksek teknoloji bilim yoğun ürünlerin üretiminin genişletilmesine doğru ilerliyor. Rusya Federasyonu Başkanı altında Güvenlik Konseyi'nin (SB) daha önce kabul edilen kararları uyarınca, özellikle dış pazarda yerli ürünlerin rekabet gücünün sağlanmasına büyük önem verilmelidir. Bu, 27 Aralık 2002 tarihli ve 184-FZ sayılı "Teknik Düzenleme Üzerine" Federal Kanunda belirtilen, yaşam döngüsünün tüm aşamalarında ürünlerin uluslararası standartlara uygun olarak belgelenmesi ve bilgi desteğini gerektirir.

Mart 2003'te, Rusya Federasyonu Güvenlik Konseyi Bilgi Güvenliği Komisyonu, elektronik belge akışı sorununa dikkat çekerek, bu alanda bir dizi düzenleyici yasal düzenleme oluşturma gereğine karar verdi.

departman bağlılığına bakılmaksızın devlet yapılarında okul öncesi eğitim kurumlarının tek tip birleşik kural ve yöntemlerinin oluşturulması;

departmanlar arası iş akışının kural ve normlarına, belge oluşturma süreçleri ve iş akışı hacmine uyulmasının izlenmesi ve kontrolü;

dokümantasyon desteği alanında bilimsel ve metodolojik çalışma ve yönetim organlarında ve devlet kuruluşlarında belgelerle çalışmanın en rasyonel yöntemlerinin tanıtılması;

devlet kurumlarının yönetim problemlerini çözmek için standart düzenlemelerin merkezi olarak geliştirilmesi;

devlet organlarında belgelerin güvenliğinin sağlanması, belgesel fonların oluşturulması bilgi kaynakları kuruluşlar, belgeler için saklama sürelerinin belirlenmesi ve ayrıca yönetim organları ve kuruluşlarının belgelerine erişimle ilgili yasal hükümlere uyulması;

elektronik belgeli iletişim için devlet kurumlarında ve devlet kuruluşlarında kullanılan yazılım ve diğer bilgi araçlarının incelenmesi;

okul öncesi eğitim kurumları alanında uzmanların mesleki eğitimi ve ileri eğitimi.

Tabii ki, yukarıdaki sorunları çözmek için federal hizmet düzeyinde özel bir devlet organına ihtiyaç vardır. Uygun yetkilere sahip bir arşiv yönetim organı bu amaç için en uygun olanıdır.

Büro çalışması, günümüzde standart tarafından "2, yani bir belgenin oluşturulmasından imhasına veya arşivde depolanmasına aktarılmasına kadar olan tüm süreç" ile belgeleme ve çalışma organizasyonunu sağlayan bir "faaliyet dalı" olarak tanımlanmaktadır.

Terim başlangıçta sözlü konuşmada (muhtemelen 17. yüzyılda) ortaya çıkar ve karar sürecinin kendisi anlamına gelir (vakanın üretimi - "iş yapmak" (sorunu çözmek için). Herhangi bir sorunu çözme sürecinde belgeler ortaya çıktı. varılan anlaşmayı pekiştirmek için verilen karar (sözlü bir kelime kısa ömürlüdür, unutulabilir, aktarım sırasında bozulabilir veya 16. yüzyılda zaten pek anlaşılmayabilir. 1584 g.

Son yıllarda “büro çalışması” kavramına paralel olarak “yönetim dokümantasyon desteği” terimi kullanılmaya başlanmıştır. Bu terimin ortaya çıkışı, bilgisayar sistemlerinin tanıtılmasıyla ilişkilidir. v yönetimi, organizasyonu, programı ve bilgileri güvenlik. Bilgisayar programlarında kullanılan terminolojiye ve büro işleri alanındaki literatüre yakınlaştırmak için, benzer şekilde "yönetim destek belgeleri" terimi kullanılmaya başlandı ve bu aslında "büro çalışması" terimiyle eşanlamlı. Örneğin, normatif belgelerin başlıklarında "Devlet yönetim dokümantasyon desteği sistemi" ve "Rusya Federasyonu bakanlıklarında ve departmanlarında ofis çalışmaları için tipik talimatlar".

Bugün kullanılan daha geniş bir terim - yönetimin bilgi ve belge desteği, belgeler ve bilgi hizmetleriyle geleneksel çalışmaya ek olarak, veri tabanlarıyla oluşturma, bakım ve çalışmayı içerir.

Hem belge oluşturma süreci hem de onlarla çalışmanın organizasyonu her zaman özel yasal ve düzenleyici ve düzenleyici ve metodolojik düzenlemelerle düzenlenmiştir. Devrim öncesi dönemde, ofis çalışmalarının organizasyonunu belirleyen en büyük yasama eylemleri, 28 Şubat 1720'de Peter I tarafından onaylanan "Genel Yönetmelikler", 4, Catherine II tarafından 1775'te "İl Yönetiminin Kuruluşu", 1811'de "Bakanlıklar Genel Kurulması". Bu yasalar, bugün yürürlükte olan belgelerle çalışmanın temel ilkelerini oluşturmuştur (örneğin, belgelerin zorunlu kaydı, kayıt, kontrol, davaların oluşturulması, bir kurum arşivinin oluşturulması vb.).

Ofis işleri için düzenleyici ve metodolojik eylemler:

Belgesel desteğin devlet sistemi yönetilirve ben.Temel hükümler. Belgeler ve belgeleme hizmetleri için genel şartlar. - M.,1991.

Şu anda, federal hedef programa uygun olarak, GSSOU'nun yeni bir versiyonunun geliştirilmesi tamamlanmaktadır - kuruluşlarda belgelerle çalışmak için temel kuralları belirleyen bir düzenleme sistemi. Sistem ticari yapılara da odaklanmıştır. Normatif ve metodolojik olmak üzere iki bölümden oluşacaktır. Normatif kısımda, günümüzde var olan belgede olduğu gibi, temel görev ve işlevleri, kuruluştaki belge destek hizmetinin faaliyetlerinin yasal düzenlemesi, yaklaşık yapısı belirlenir; belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi prosedürü; onlarla çalışmanın tüm aşamaları: teslimat, geçiş, işleme, muhasebe, kayıt, yürütme kontrolü, bilgi ve referans çalışması, belgelerin operasyonel depolanması, belge ve bilgi arama; bilgi alma sistemlerinin korunması; arşiv için belgelerin hazırlanması; belgelerin değerinin incelenmesi için prosedür; belgelerin saklanmasının organizasyonu.

Ana fark yeni sistem modern metin editörlerine, otomatik iş akışına (dahil olmak üzere) dayalı tek bir otomatik belgeleme kompleksi olacağı gerçeğinde yatmaktadır. e-posta), veri tabanları ve belgelerin otomatik olarak depolanması ve kullanılması (vakaların otomatik isimlendirilmesi, vaka envanterleri vb. dahil) 9.

Rusya Federasyonu federal yürütme organlarının ofis çalışmaları için tipik talimatlar. - M., .2005.

Talimatın yeni baskısı. Hem belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için genel prosedürü hem de belirli belge türlerinin hazırlanmasının özelliklerini içerir: emirler, talimatlar, talimatlar, tutanaklar. Belgeleri kaydetme prosedürünü, referans çalışması için arama motorları oluşturma, belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol organize etme, davaların isimlendirilmesini hazırlama ve çalışma prosedürünü, davaları oluşturma, belgelerin değerini incelemeyi, davaları işlemeyi açıklar. , envanterlerin derlenmesi, vakaların operasyonel olarak saklanması, arşiv deposuna aktarılması. Ek, davaların isimlendirilmesinin biçimlerini, belgelerin imha için tahsisine ilişkin kanunu, envanterleri vb. İçerir. Talimatın içeriğinin kısa listesinden de görülebileceği gibi, neredeyse tüm ofis işlerini düzenleme konularını yansıtmaktadır. Öncelikle bakanlıklar ve departmanlar için tasarlanmasına rağmen, herhangi bir mülkiyet türündeki kuruluşların ofis yönetimi hizmetleri için kullanılabilir ve kendileri için çok yararlı bulacaktır. Belirli bir kuruluşun ofis çalışmaları için talimatların geliştirilmesi için bir temel olarak kullanılabilir.

Bölüm arşivlerinin çalışması için temel kurallar. - M., 1988.

Kurallar kabaca iki kısma ayrılabilir. İlki (2-4. Kısımlar) ofis-çalışma konularını ayrıntılı olarak kapsar:

vakaların isimlendirilmesi, türleri, hazırlanma prosedürü, doldurulması, bakımı için gereklilikler;

ofis işlerinde davaların oluşum prosedürü;

büro işlerinde belgelerin değerinin incelenmesi için organizasyon ve prosedür;

imha için belgelerin seçim prosedürü; 4 davaların arşive aktarılması için hazırlanması: davaların kaydı (numaralandırma, dosyalama, kapağın ek kaydı vb.), envanterlerin derlenmesi, arşive aktarım.

Kuralların başka bir bölümünde (bölüm 5-14), arşivdeki belgelerle yapılan çalışma ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

Belgeleri devlet depolaması için transfer etmeyen, ancak evde tutan ticari kuruluşlar için kurallar, arşivlerini düzenlemede yeri doldurulamaz bir yardımcıdır.

Saklama sürelerini gösteren belgelerin listesi (Tipik><ми ведомственный) 10 .

Devlet organlarında vatandaşların öneri, başvuru ve şikayetlerine ilişkin ofis çalışmalarının yürütülmesine ilişkin model düzenleme, işletme, kurum ve kuruluşlar.

Bu yasa, bu belge kategorisiyle çalışmayı organize etmek için temel hükümleri açıklar: kayıt özellikleri, yürütme için son tarihler, bir referans dosyasının korunması, davaların oluşturulması, davalar için saklama süreleri, temyizlere ilişkin analitik bilgilerin korunması. Yönetmelikte belirtilen metodoloji, bireylerin herhangi bir belgesiyle çalışmayı düzenlemek için kullanılabilir.

Anlatım 2. Okul öncesi eğitim kurumunun organizasyonu. Okul öncesi eğitim kurumunun görev ve işlevleri.

Dokümantasyon desteğinin organizasyonel biçimleri (ofis çalışması).

DOE hizmeti: kuruluş yapısında amaç ve yer

Çeşitli yönetim seviyelerindeki organizasyonlarda okul öncesi eğitim kurumlarının tipik yapıları.

Okul öncesi eğitim kurumu çalışanlarının işlevleri

İşçilerin iş tayınlaması

Okul öncesi eğitim kurumunun resmi ve personel sayısı.

Okul öncesi eğitim kurumunun faaliyetlerinin düzenlenmesi.

1. Bir yönetim işlevi olarak dokümantasyon desteği, örgütsel ve yasal şekli, faaliyetlerin doğası ve içeriği, yeterlilik ve diğer faktörlerden bağımsız olarak herhangi bir kuruluşta mevcuttur. Tanım olarak, GOST R 51141-98'de yer alan yönetim belgeleri, resmi belgelerle belgeleme ve iş organizasyonunu sağlayan bir faaliyet dalıdır.

Belge, yönetim sistemindeki yönetimsel ve diğer bilgileri sabitlemenin ve aktarmanın ana yoludur ve alınan kararların kalitesi ve dolayısıyla kurumun faaliyetlerinin etkinliği, büyük ölçüde belgelerle çalışmanın ne kadar etkili organize edildiğine bağlıdır. Bu nedenle, herhangi bir organizasyonda, ofis işleri hizmetinin organizasyonuna özel önem vermek ve belgelerle en rasyonel çalışma organizasyonunu elde etmek son derece önemlidir.

Bunun için öncelikle organizasyonel düzeyde aşağıdaki konuların çözülmesi gerekmektedir:

Ofis çalışmasının en uygun organizasyon biçimini seçmek;

Ofis işleri hizmetinin organizasyonel ve işlevsel yapısının geliştirilmesi ve özel adının seçimi;

Büro çalışmasının bireysel yapısal bölümleri ve çalışanlar arasındaki işlevlerin, görevlerin, hakların ve sorumlulukların tanımlanması ve bunların ilgili organizasyonel ve yasal belgelerde birleştirilmesi;

Büro çalışması hizmeti çalışanlarının emeğinin paylaştırılması;

Büro çalışması hizmetinin sayısal ve resmi bileşiminin belirlenmesi;

Belgelerle çalışmak ve bunu Office çalışma talimatlarında düzeltmek için en uygun teknolojiyi seçmek;

İşyerlerinin rasyonel organizasyonu ve uygun çalışma koşullarının yaratılması;

Çalışanların niteliklerini ve belgelerle çalışma kültürünü geliştirmek.

İlk soru - ofis çalışmasının en uygun örgütsel biçiminin seçimi - ofis çalışmasını organize etmenin ilk aşamasında karar verilir. Bu sorunu çözerken, tarihsel olarak ofis çalışmasının üç ana örgütlenme biçimi olduğu gerçeğinden hareket edilmelidir: merkezi, merkezi olmayan ve karma.

Merkezileştirilmiş form, belgelerin işlenmesi için tüm işlemlerin (belgelerin alınmasından ve kaydedilmesinden belgelerin gönderilmesine, davaların oluşturulmasına ve saklanmasına kadar) tek bir birimde - ofis işi hizmetinin uygulanmasını içerir.

Büro çalışmasının merkezi olmayan organizasyonu, her yapısal birimde bağımsız bir ofis yönetim hizmetinin oluşturulmasını içerir ve şu anda nadiren kullanılmaktadır. Merkezi olmayan ofis çalışması biçimi, yalnızca coğrafi olarak dağınık kuruluşlarda ve ayrıca belirli belgelerle çalışan bireysel bölümlerde kullanılır.

açık ofis çalışması belgelerinden ayrılması gereken sınırlı erişim belgeleri ile.

Büro çalışmasının karma bir organizasyonu, bazı ofis operasyonlarının ofis çalışması hizmetinde, diğerlerinin de departmanlarda uygulanmasını içerir. Kural olarak, büro hizmeti, belgelerin alınması ve gönderilmesi, bunların kaydedilmesi, belge akışının düzenlenmesi, belgelerin yürütülmesinin kontrolü, belgelerin oluşturulması ve yürütülmesi, sistematikleştirilmesi, davaların oluşturulması ve saklanmasını üstlenir. yapısal bölümlerde gerçekleştirilir. Ek olarak, karışık bir ofis çalışması biçimiyle, aynı teknolojik işlem (örneğin, gelen ve giden belgelerin kaydı) ofis işleri hizmetinde ve belge kategorisine bağlı olarak yapısal bölümlerde gerçekleştirilebilir. Yönetime yönelik belgeler, ilgili bölümlerdeki yapısal bölümlere yönelik ofis işleri hizmetine kaydedilir.

Çoğu kuruluş, daha az sıklıkla, karışık bir ofis çalışması organizasyonu biçimi kullanır - elbette, ikincisinin bir takım avantajları olmasına rağmen, merkezi bir form. Büro çalışmasının merkezileştirilmiş şekli, belgeleri işlemek için tüm teknik işlemleri bir departmanda yoğunlaştırmanıza, diğer yapısal departmanları belgelerle yaratıcı çalışmaya bırakmanıza olanak tanır, kuruluşta alınan ve oluşturulan tüm belgelerin tek bir veritabanını oluşturmayı mümkün kılar. , böylece daha güvenilir bir arama belgeleri ve buna bağlı olarak belgeler üzerinde referans çalışması sağlar. Merkezileştirilmiş form, bu iş ofis yönetim hizmeti tarafından yürütüldüğünden, yapısal birimleri, yürütülen belgeleri kasalar halinde oluşturma ve saklama ihtiyacından kurtarır. Ek olarak, merkezileştirilmiş form, belgelerin işlenmesi için ofis işlemlerini gerçekleştirmek için ofis ekipmanı ve bilgisayar ekipmanının daha verimli ve kapsamlı bir şekilde kullanılmasını mümkün kılar.

Doğal olarak, merkezi bir formla, ofis yönetimi hizmeti, karma bir forma göre çok daha fazla miktarda iş gerçekleştirir ve bu, doğal olarak daha büyük bir işçi kadrosu gerektirir ve tüm vakalar ofis yönetiminde işlendiğinden, oluşturulduğundan ve depolandığından hizmet, daha sonra, buna göre, belgelerin işlenmesi, kuruluşun mevcut arşivinin oluşturulması ve depolanması için tasarlanmış daha fazla sayıda özel resmi bina. Aynı zamanda, modern bilgisayar teknolojilerinin, özellikle de belgeleri işlemek için ağ teknolojilerinin tanıtılmasının, kuruluşun belgelerinin tek bir veritabanını ve karışık bir biçimde ofis çalışmasını oluşturmanıza izin verdiği akılda tutulmalıdır.

Seçilen ofis çalışması organizasyon şekli, ofis çalışması talimatlarında sabitlenen belgelerle çalışma teknolojisini büyük ölçüde belirler.

2. Modern koşullarda, birçok kurumda yönetim dokümantasyonu ile çalışmanın bilgisayar teknolojisine dayalı olduğu durumlarda, ofis çalışmasının işlevlerinin sadece kurumun iş akışının organizasyonu, belge kayıtları, kontrol ile sınırlı olmadığını vurgulamak önemlidir. belgelerin yürütülmesi ve saklanması. Büro yönetim hizmeti, belgelerle çalışmak için otomatik bilgi teknolojilerinin geliştirilmesinde, bilgilere erişim sağlanmasında ve bilgilerin korunmasında, belgelerle çalışmayı iyileştirmede görevlerin belirlenmesinde doğrudan yer alır.

Büro çalışması hizmeti - vaka yönetimi, ofis, genel departman, sekreterlik, ofis çalışması departmanı - yönetim faaliyetleri için belgesel destek (DOW) işlevini yerine getiren bir organizasyonun, kurumun, işletmenin (bundan sonra organizasyon olarak anılacaktır) bağımsız bir yapısal birimi ve doğrudan kuruluşun başkanına tabidir. Büro çalışması hizmetinin özel adı, organizasyonun türüne, organizasyon yapısına, yönetim organları hiyerarşisindeki yerine, faaliyet kapsamına ve diğer özelliklere bağlı olarak seçilir. Küçük kuruluşlarda, ofis işlevleri tipik olarak tek bir memur tarafından gerçekleştirilir.

3. Ofis işi için belirli bir isim seçimi, hizmetin organizasyonel ve fonksiyonel yapısının geliştirilmesi ile eş zamanlı olarak gerçekleştirilir. Yönetim Belgeleri için Devlet Sistemi (GSDOU), hizmetin ve yapısının en uygun adını seçmek için öneriler içerir.

Kuruluşun durumuna, amaçlarına, görevlerine, yapısal birimlerin ve yetkililerin sayısına bağlı olarak, okul öncesi eğitim kurumu hizmetinin çeşitli organizasyon biçimleri, yapısı ve resmi kompozisyonu vardır.

Okul öncesi eğitim kurumları için kuruluşlar şunları yaratır:

şirket yönetimi;

ofis;

Ortak departman;

okul öncesi eğitim kurumu veya okul öncesi eğitim kurumu bölümü.

Federal yürütme organlarında (bakanlıklar, bölümler), bu, kural olarak karmaşık bir yapıya sahip olan işlerin yönetimidir. Şunları içerir: sekreterlik, bakana bağlı teftiş, kolej sekreterliği, ofis.

Sekreterlik bakanın kabulü, bakanın sekretaryasının, resepsiyonun ve bakan yardımcılarının sekretaryalarından oluşur. Sekreterya, rapora ilişkin dokümanları hazırlar ve yönetime gönderilen dokümanlar ile çalışmaları düzenler.

Bakan gözetiminde inceleme hükümet belgelerinin, yetkililerin idari belgelerinin, bakanın emirlerinin yürütülmesini kontrol eder.

Sekreterlik kolej, kolej toplantılarının teknik ve belgesel desteğinden sorumludur.

kançılarya yapısal bölümlerden oluşur.

Bunlar şunları içerir: keşif, devlet yazışmaları bürosu, muhasebe ve belgelerin kayıt bürosu, kontrol grubu, daktilo bürosu veya belgeleri işlemek için bilgisayar merkezi, kopyalama ve çoğaltma bürosu, teletip, merkezi arşiv.

Çeşitli işletmelerde - devlet, devlet dışı, araştırma, tasarım, mühendislik, yüksek öğretim kurumları - bir dokümantasyon destek departmanı veya bir ofis oluşturulur. Yapısal bölümleri (sektör, grup) olabilir veya belirli bir çalışma alanının yürütülmesi belirli sanatçılara (sanatçı) emanet edilebilir.

Okul öncesi eğitim kurumunun ofisinde veya bölümünde, belgelerin muhasebeleştirilmesi ve kaydedilmesi, kontrol edilmesi, iyileştirilmesi, belgelerle çalışılması ve teknik araçların tanıtılması, vatandaşların temyizlerinin dikkate alınmasını sağlayan bölümler oluşturulur. Bir sekreterlik, bir keşif gezisi, daktiloyla yazılmış bir büro, bir kopyalama bürosu, bir arşiv içerebilirler.

İktidarın yürütme organlarında, yerel yönetim genel bir departman oluşturur. Genel bölümün yapısı, ofis ile aynı bölümleri içerir. Ancak yapısı mutlaka protokol departmanı, mektup grubu, resepsiyon gibi alt bölümleri içerir. Protokol bölümünde yönetim adına taslak dokümanlar hazırlanır, yapısal bölümlerde hazırlanan dokümanlar incelenir, çalışanları yönetim organının toplantılarını hazırlar. Grup (büro, departman) vatandaşların temyizleriyle çalışır. Kabul odası, kişisel nitelikteki teklifler, başvurular, şikayetler ile başvuran vatandaşları kabul eder.

Olumlu bir gerçek, belgelerle çalışma biçimlerini ve yöntemlerini geliştirmekle uğraşan bir birimin okul öncesi eğitim kurumunun yapısına dahil edilmesi olarak düşünülmelidir. Bu birime, belgelerle çalışmayı iyileştirmek ve teknik araçların uygulanması için departman veya belgelerle çalışmayı iyileştirmek için bir grup (sektör, büro) denilebilir.

Ofiste ve genel bölümde (okul öncesi eğitim kurumunun bölümü) ve bağımsız bir birimin yanı sıra, kuruluş liderlerinin tüm sekreterlerini içeren bir sekreterlik oluşturulabilir.

Adı ne olursa olsun, kesinlikle uyulması gereken bu hizmetin yaratılmasının ana koşulu aşağıdaki gibidir: "Kuruluşlarda, kurumlarda ve işletmelerde yönetimin dokümantasyon desteği, bağımsız bir yapısal birim astı olarak hareket eden özel bir hizmet tarafından gerçekleştirilir. doğrudan örgütün başkanına."

Bakanlıklarda ve departmanlarda - şirket yönetimi. Kural olarak işlerin yönetimi şunları içerir: sekreterlik (resepsiyon, bakanın sekreterliği, bakan yardımcılarının sekreterlikleri, kolej sekreterliği, protokol bürosu), bakana bağlı teftiş (departman başkanı), başbakanlık (hükümet yazışmaları bürosu , muhasebe ve kayıt bürosu, keşif, daktilo bürosu, kopyalama ve çoğaltma bürosu, teletype, vb.), mektuplar bölümü (şikayetler), belgelerle çalışmayı iyileştirme ve teknik araçların uygulanması için bölüm, merkezi arşiv);

İşletmelerde (derneklerde), araştırma, tasarım, tasarım organizasyonlarında ve bilgi işlem merkezlerinde, yüksek öğretim kurumlarında ve diğer organizasyonlarda - yönetim veya ofisin dokümantasyon desteği vakaları. onların içinde birleştirmek, kural olarak şunları içerir: belgelerin muhasebeleştirilmesi ve tescili, yürütmenin kontrolü, belgelerle çalışmanın iyileştirilmesi ve teknik araçların tanıtılması, vatandaşların itirazlarının değerlendirilmesi, sekreterlik, keşif gezisi, daktilo bürosu, kopyalama bürosu , bir arşiv;

Yürütme makamlarında (yönetimler, belediyeler, valilikler vb.) ve kamu kuruluşlarının yönetim organlarında - Ortak departman. Genel departman şunları içerir: bir sekreterlik, bir ofis, bir kontrol grubu, bir protokol grubu, belgelerle çalışmayı geliştirmek için bir grup, bir mektup grubu (şikayetler), bir daktilo bürosu, bir kopyalama bürosu, bir arşiv;

Bünyesinde büro hizmeti bulunmayan kuruluşlarda işlevleri, yönetici Sekreteri, yapısal bölümlerde - bölüm sekreteri veya özel olarak belirlenmiş başka bir kişi.

4. Ofis işleri hizmeti iki ana görev grubunu çözer:

Yönetim faaliyetlerini belgelemek ve belgelerle çalışmayı düzenlemek için birleşik bir prosedür sağlamak;

Belgelerle çalışma biçimlerinin ve yöntemlerinin iyileştirilmesi.

Büro çalışmasının karşı karşıya olduğu görevler, işlevlerini belirler. Yönetim faaliyetlerini belgelemek için birleşik bir prosedürün sağlanması, aşağıdaki işlevleri yerine getirerek çözülür:

antetli kağıtların geliştirilmesi ve tasarımı, üretimlerinin sağlanması;

belgelerin üretilmesini, belgelerin kopyalanmasını ve çoğaltılmasını sağlamak;

belgelerin hazırlanması ve yürütülmesinin kalitesi, belgelerin onaylanması ve sertifikalandırılması için belirlenmiş prosedüre uygunluk üzerinde kontrol.

Belgelerle çalışmayı düzenleme görevi, aşağıdaki işlevleri yerine getirerek çözülür:

belgelerin geçişi için birleşik bir prosedürün oluşturulması (kurumun belge akışı);

gelen ve giden belgelerin iletilmesi;

kuruluşun gelen, giden ve iç belgelerinin kaydı ve muhasebesi;

belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol;

belgelerin sistemleştirilmesi, depolanmasının sağlanması ve yönetim faaliyetlerinde daha sonra kullanılması;

vatandaşların temyizleriyle iş organizasyonu;

belgesel bilgilerin korunmasını sağlamak.

Belgelerle çalışma biçimlerini ve yöntemlerini geliştirme görevi şunları içerir:

ofis işleri için normatif, öğretici, metodolojik belgelerin geliştirilmesi ve işlenmesi (ofis çalışması için talimatlar, davaların isimlendirilmesi vb.);

kuruluşun yapısal bölümlerindeki belgelerle çalışmak için belirlenmiş kurallara uyulması üzerinde metodolojik rehberlik ve kontrol;

kurum çalışanlarının mesleki gelişimi, belgelerle çalışma konularında tavsiyeleri;

Kurumun belgelerini düzene sokmak, belgelerin birleştirilmesine yönelik çalışmaları yürütmek, kuruluşun faaliyetlerinde kullanılan belge formlarının Zaman Çizelgesi ve Albümünü geliştirmek;

Belgelerle çalışmanın yeni form ve yöntemlerinin geliştirilmesi ve uygulanması, kurumun belge akışının iyileştirilmesi, belgelerle çalışırken yürütme disiplininin artırılması;

belgelerle çalışırken kullanılan otomatik bilgi teknolojilerinin geliştirilmesi veya iyileştirilmesi için görevler belirleme.

5. Çalışma standartları, araştırma temelinde geliştirilir ve belirli işçilik maliyetlerinin belirlenmesinde tekrar tekrar kullanım için tasarlanmıştır.

Amaçlarına göre, çalışanların emeğini derecelendirmek için kullanılan malzemeler şu şekilde ayrılır:

zaman standartları- belirli organizasyonel ve teknik koşullarda standartlaştırılmış bir iş biriminin veya unsurunun performansı için düzenlenmiş zaman harcamaları;

personel sayısı standartları- belirli organizasyonel ve teknik koşullarda belirli bir işlevin yüksek kalitede performansı için gerekli olan mesleki ve nitelik yapısının düzenlenmiş çalışan sayısı;

iş merkezileştirme standartları- idari aygıtın çalışan sayısının, yönetim işlevleri veya bir bütün olarak işletme tarafından işletmenin toplam çalışan sayısına düzenlenmiş oranı;

kontrol edilebilirlik standartları- bağımlı (veya hizmet verilen) çalışanların sayısı için standartlar;

hizmet standartları- belirli organizasyonel ve teknik koşullar altında bir çalışan tarafından yönetilmesi (veya hizmet verilmesi) gereken, yönetilen (veya hizmet verilen) çalışanların (alt bölümlerin) düzenlenmiş sayısı;

farklı çalışan kategorilerinin sayısının oranı için standartlar- belirli organizasyonel ve teknik koşullarda niteliklerinin düzeyine göre standartlaştırılmış çalışanların en iyi şekilde kullanılmasını sağlayan düzenlenmiş bir değer;

standartlaştırılmış görevler- işçilik sonuçlarının kalitesi için belirlenmiş gerekliliklere uygun olarak, sanatçılar tarafından belirli bir takvim süresi boyunca yapılması gereken zaman standartları temelinde oluşturulan işin kapsamı.

Uygulama kapsamına göre, çalışma standartları sektörler arası, sektörel ve yerel olarak ayrılmıştır (ayrı bir işletmede uygulanır). Sektörler arası standartlar, çeşitli işletmelerde homojen teknolojik süreçlerin uygulanmasında yer alan aynı meslek veya uzmanlık alanlarındaki işçilerin emeğinin düzenlenmesi için tasarlanmıştır. Bu standartlar, standart çalışma koşullarına sahip aynı tür işler için en tipik teknolojik süreçler için geliştirilmiştir ve bu nedenle birleştirilmiştir.

Örneğin, büro personelinin çalışmalarının paylaştırılması için, yönetimin dokümantasyon desteği üzerine çalışmak için Sektörler arası konsolide zaman normları geliştirildi ve uygulandı (M., 1995).

Genişletilmiş zaman standartları teknolojik ve organizasyonel olarak ilgili emek teknikleri (operasyonlar) kompleksi gerçekleştirmek için tasarlanmıştır.

Bireysel işlemlerin performansı için genişletilmiş standartlar aşağıdaki formül kullanılarak hesaplanır:

Standartlar, emek zamanı harcamalarının miktarını ve yapısını belirleyen çalışma standartlarına dayanmaktadır ve rasyonelliklerini oluşturmak için harcanan fiili zamanın karşılaştırıldığı bir ölçüttür. İşçi tayınlaması uygulandığında:

zaman normları;

üretim oranları;

hizmet standartları;

nüfus normları;

kontrol edilebilirlik standartları;

standartlaştırılmış görevler

Zaman standartları öncelikle bir iş birimi için zaman oranını belirlemeyi amaçlıyorsa, o zaman hizmet standartları, sayı sırasıyla hizmet oranlarını ve yıl boyunca belirli bir miktarda iş yapan toplam işçi sayısını hesaplamak için tasarlanmıştır. .

Zaman standartları derlenirken, önce bireysel tekrarlayan işlemler (iş) için zaman normları hesaplanır, daha sonra tüm işlerin emek yoğunluğu belirlenir - bireysel işleri gerçekleştirme emek yoğunluğunun ürünlerinin toplamı olarak sayılarına göre. Daha sonra çalışan sayısı belirlenir.

Anlatım 3. Okul öncesi eğitim kurumunun resmi ve teknik kadrosu. Okul öncesi eğitim kurumu çalışanlarının fonksiyonel sorumlulukları. Kurumun faaliyetlerinin bilgi ve belge desteğinin organizasyonunu ve teknolojisini düzenleyen düzenleyici çerçeve.

Yönetimin belgesel desteğinin (DOU) normatif ve metodolojik temeli, kuruluşun mevcut faaliyetlerinde belgelerin oluşturma, işleme, depolama ve kullanma teknolojisini düzenleyen bir dizi yasa, düzenleyici yasal işlem, metodolojik belge, devlet standardıdır. ofis yönetim hizmetinin faaliyetleri olarak: yapısı, işlevleri, personel alımı, teknik desteği ve diğer bazı yönleri.

Okul öncesi eğitim kurumları için düzenleyici ve metodolojik belgeler, çeşitli hükümet ve idari organlar tarafından yeterliliklerine uygun olarak geliştirilir.

Okul öncesi eğitim kurumunun düzenleyici ve metodolojik temeli şunları içerir:

Devlet iktidarının ve yönetiminin en yüksek organları tarafından çıkarılan yasal işlemler;

Federal yürütme organları tarafından çıkarılan yasal düzenlemeler: bakanlıklar, komiteler, hem sektör çapında hem de departman niteliğindeki departmanlar;

Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının ve bunların bölgesel kuruluşlarının yasama ve yürütme makamları tarafından çıkarılan ve ofis işleri konularını düzenleyen yasal düzenlemeler;

Normatif ve öğretici nitelikteki yasal işlemlerin yanı sıra, işletme ve kuruluşların yönetimi tarafından verilen yönetim belgelerine ilişkin metodolojik belgeler.

Büro çalışması hizmetinin özel adı ve yapısı ne olursa olsun, faaliyetlerinin yasal dayanağı, hizmetin sağlanması ve yapısal kısımlarına ilişkin hükümler ile her kuruluş için zorunlu olan çalışanların görev tanımlarıdır. Bu belgeler, ofisin bireysel yapısal birimleri ve çalışanlar arasındaki işlevlerin, görevlerin, hakların ve sorumlulukların tanımını pekiştirir.

Okul öncesi eğitim kurumunun hizmetine ilişkin düzenlemeler- bir kurumun yapısındaki bir birimin örgütsel ve yasal konumunu, görevlerini, işlevlerini, haklarını, sorumluluğunu ve diğer birim ve kurumlarla ilişkilerini tanımlayan yasal bir işlem.

İş tanımı- çalışanın kurum ve birim yapısındaki örgütsel ve yasal konumunu tanımlayan yasal bir işlem. fonksiyonel görevleri, hakları, sorumlulukları ve diğer çalışanlar ve departmanlarla ilişkileri.

Büro çalışması hizmetine ilişkin yönetmelikler ve varsa yapısal bölümlerine ilişkin yönetmelikler, hem birimin hem de organizasyonun çalışmalarını iyi bilen kalifiye uzmanların katılımıyla başkanı tarafından geliştirilir ve onaylanır. kafa tarafından.

Büro hizmetinin işlevlerinden biri, belgelerle çalışmak ve onu büro talimatlarına sabitlemek için en uygun teknolojinin seçimidir. Ofis işleri için talimat- belgelerin oluşturulması veya alınması, işlenmesi, saklanması ve kuruluşun faaliyetlerinde kullanılması için teknolojiyi oluşturan yasal bir işlem. Büro çalışması talimatı, faaliyetlerin belgelenmesi, belge akışının düzenlenmesi, kayıtların tutulması, kaydedilmesi, belgelerin yürütülmesinin izlenmesi ve saklanması için tek tip kurallar belirler. Talimat, kuruluş başkanı tarafından onaylanır ve tüm çalışanlar için zorunludur.

Talimatın amacı, belgelerle çalışmayı iyileştirmek, sayıyı azaltmak ve belge hazırlama kalitesini iyileştirmek, belge akışını kolaylaştırmak ve yönetim çalışmalarını optimize etmektir.

Büro çalışması için talimat, yönetim için Devlet belgelendirme desteği sistemi, belgeler için devlet standartları hükümleri temelinde geliştirilmiştir. Bakanlıklar ve departmanlar, Federal Yürütme Organlarında Büro Çalışmaları için Model Talimatı temel alan büro çalışmaları için talimatlar geliştirir. talimatlar, belgelerin oluşturulmasından veya alınmasından yürütülmesine, gönderilmesine ve / veya teslimine, arşive kadar belgelerle çalışmanın tüm aşamalarını tutarlı bir şekilde yansıttı.

Talimat şu bölümleri içermelidir: genel hükümler; faaliyetlerin belgelenmesi (formlar için gereklilikler, belge ayrıntılarının kaydı, belirli belge türlerinin kaydı); belge akışının organizasyonu (gelen ve giden belgelerin işlenmesi, belgelerin kaydı. belgelerin yürütülmesinin kontrolü); belgelerin saklanmasının organizasyonu (vakaların isimlendirilmesi, davaların oluşturulması ve yürütülmesi, davaların arşiv deposuna aktarılması). Ayrıca, bilgisayar teknolojisi kullanılarak belge üretimi ile ilgili talimat bölümlerine dahil edilmesi tavsiye edilir; formların, mühürlerin, pulların saklanması, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması: faks ekipmanı ve e-posta kullanımı; belgelerin ve diğer bazılarının fotokopisi ve çoğaltılması. Kurumun faaliyetlerinin özelliklerine, yapısına, belgeleri geçme prosedürüne, ayrı çalışma alanlarının varlığına, kullanılan teknik araçlara ve diğer faktörlere bağlı olarak. Büro çalışması talimatı diğer bölümlerle desteklenebilir, örneğin: bir meslektaş topluluğunun (kolej, yönetim kurulu, akademik konsey, vb.) çalışmalarının belgelenmesi; yurt dışına gönderilen mektupların kaydı vb.

Talimatın düzenlemeleri ekler ile desteklenir (antetli kağıt örnekleri ; ana belge türleri; sınıflandırıcılar, kayıt formları vb.).

Okul öncesi eğitim kurumlarını yöneten düzenleyici ve metodolojik belgeler şunları içerir:

Saklama süreleri olan belgelerin listesi (standart ve departman).

Arşiv kurumları tarafından geliştirilen tipik listeler, çoğu kurum, kuruluş ve işletme için tipik olan belgelerin saklama sürelerini belirler. Standart listeler temelinde, kuruluşların ve işletmelerinin sistemlerinin belgelerinin en eksiksiz ve sistematik listesi de dahil olmak üzere departman listeleri geliştirilir.

Okul öncesi eğitim kurumunun hizmetine ilişkin düzenlemeler maksimum işlev kümesini içeren tipik işlevler temelinde geliştirilmiştir. Bireysel düzenlemeler geliştirilirken, faaliyetlerinin gerçek koşullarına bağlı olarak hizmetin görev ve işlevlerinin bileşimi belirlenir. Örneğin, diğer yapısal bölümler için standart teknolojik fonksiyonlara dokümantasyon desteğinin gelişimini tahmin etme, dokümanların birleştirilmesi, yapısal bölümlerde ofis işi kurmak için metodolojik rehberlik vb. fonksiyonlar eklenebilir.

Konum formu ve metnin yapısı USORD'de birleştirilmiştir.

Alt bölümün sektörler, bölümler, gruplar, bürolar vb. şeklinde bir iç yapısı yoksa, "Yapı" bölümü hükme dahil edilmez. Departmanın iç yapısı varsa, her yapısal birim için bağımsız bir yönetmelik geliştirilir.

İlk paragraf "Genel hükümler", okul öncesi eğitim kurumunun tam adını, organizasyonun organizasyon yapısındaki yerini, hizmetin bağımsızlık derecesini belirler. Bu maddenin iki formülasyonunu düşünün:

"Ofis, JSC'nin bağımsız bir yapısal birimidir ve doğrudan genel müdüre rapor verir."

"Ofis, anonim şirketin genel bölümünün bir parçasıdır ve şefine tabidir."

İlk durumda, ofisin bağımsızlığı, ikincisinde - yardımcı değeri güvence altına alınır.

Ayrıca, Yönetmelikler, hizmet başkanının pozisyonunun adını gösterir - başkan, miras, yönetici; atanma ve görevden alınma prosedürü, nitelikleri ve hizmet süresi için gereklilikler.

Bir sonraki nokta, okul öncesi eğitim kurumunun çalışmalarında rehberlik ettiği ana yasal, yönlendirici, düzenleyici ve öğretici belgelerin bir listesidir. İlk olarak, yasal ve ulusal, normatif-metodolojik ve normatif-teknik belgeler listelenir, ardından - iç organizasyonel ve idari belgeler.

Ofisin kendi mührü (mühürleri) varsa, Yönetmelikler açıklamalarını, saklama ve kullanım koşullarını verir.

"Ana görevler" bölümü, birimin karşı karşıya olduğu hedefleri, diğer bir deyişle birimin çözmesi gereken sorunları formüle etmeyi amaçlamaktadır.

"İşlevler" bölümü, karşı karşıya olduğu görevlere göre departman tarafından gerçekleştirilen iş veya faaliyetlerin türlerini listeler.

Kendisine atanan işlevleri yerine getirmek için, ofis çalışmasına belirli bir dizi hak verilir ve yerine getirilmemesi için fonksiyonlar yönetmelikte belirtilen sorumluluğu taşır.

"Haklar" bölümü, başkanı tarafından temsil edilen birimin kendisine verilen işlevleri yerine getirmek için gerçekleştirmesi gereken eylemleri listeler. Bu bölümü hazırlarken, iş tanımının ilgili bölümünü (aşağıya bakın) hazırlarken kullandığınız kuralların aynısını, ancak birime ilişkin olarak izlemelisiniz.

"Sorumluluk" bölümü, bölümün görevlerini yerine getirmemesi durumunda bölüm başkanının üstlenebileceği sorumluluk türlerini belirler. Belge Yönetimi, kurumdaki belgelerle çalışma için belirlenmiş prosedürün ihlali, belgelerin kaybolması veya zarar görmesinden, belgelerle çalışırken gizlilik veya gizlilik rejimine uyulmaması, talimatlara uyulmaması ve yönetimin talimatları.

Büro çalışması hizmetine atanan işlevlerin yerine getirilmesi sürecinde kurumun yönetimi, tüm fonksiyonel birimler ve destek hizmetleri ve bireysel çalışanlar, üst kuruluşun büro yönetim hizmeti, arşiv yetkilileri, araştırma veya diğer kurumlarla etkileşim halindedir. belgelerle çalışmanın organizasyonu ve iyileştirilmesi. "İlişkiler" bölümü, birimin bilgi ve belgesel bağlantılarını düzenler; kendisi tarafından oluşturulan veya alınan temel belgeler; etkileşimin hangi departman ve kuruluşlarla yürütüldüğü, departmanın hangi bilgileri alıp sunduğu, hangi sıraya sunulma sıklığı ve zamanlaması ile departmanın çalışmalarında ortaya çıkan anlaşmazlıkların kimler tarafından dikkate alındığı belirtilir.

Benzer şekilde, ilgili hükümler büro yönetim hizmetinin yapısal bölümleri: sekreterya düzenlemeleri, protokol bürosu düzenlemeleri, arşiv düzenlemeleri vb.

Büro çalışması hizmetine ilişkin yönetmelik ve bireysel Ofis işlerinin her çalışanı için yapısal birimler, iş tanımları geliştirilir. Görev tanımları, çalışanların örgütsel ve yasal durumlarını düzenler ve etkin çalışma koşulları sağlar. Çalışanların faaliyetlerini objektif olarak değerlendirmeyi mümkün kılar ve çalışanlara idari önlemlerin uygulanması için normatif temel oluştururlar. İş tanımları, emeğin rasyonel organizasyonunun temel ilkesini - iş bölümü ve işbirliği ilkesini - uygulamayı mümkün kılar.

Kaliteli bir iş tanımı hazırlamak için, belirli bir pozisyonda bulunan bir çalışanın yaptığı iş türlerini dikkatli ve derinlemesine analiz etmek, başka bir deyişle pozisyonun veya işyerinin bir tanımını oluşturmak gerekir. Gerçekleştirilen işin ayrıntılı bir açıklaması, belirli bir pozisyon veya işyeri için bir dizi gereksinim, bir çalışanın sahip olması gereken bilgi gereksinimleri, becerileri, deneyimi vb.

Ofis çalışanları için iş tanımları geliştirirken, "Çalışanların pozisyonları için tarife ve nitelik özellikleri" (Çalışma Bakanlığı Kararı ile onaylanmıştır. yürütme makamları "(Rusya Çalışma Bakanlığı'nın 13 Mart tarihli mektubu) tarafından yönlendirilmelidir. , 1996 No. 482-BK), büro çalışanları memur olarak sınıflandırılırsa. Tarife ve nitelik özellikleri de yöneticilerin, uzmanların ve diğer çalışanların pozisyonlarının bir Yeterlilik El Kitabı şeklinde neredeyse her yıl yayınlanmaktadır (Moskova: Rusya Çalışma Bakanlığı, 2001).

Tarife ve nitelik özellikleri, yöneticiler, uzmanlar, teknik yöneticiler gibi ana yönetim çalışanları kategorilerini kapsar ve iş sorumluluklarının, niteliklerin ve eğitim gereksinimlerinin kapsamını ve özel bilgi ve becerilerin mevcudiyetini belirler.

Büro çalışması hizmetinin çalışanları için iş tanımı metninin yaklaşık yapısı SSSOU'da verilmiştir: genel hükümler, çalışan işlevleri; iş sorumlulukları; çalışan hakları; ilişkiler (konuma göre bağlantılar); çalışan sorumluluğu, performans değerlendirmesi.

Büro yönetimi hizmetinin kurum başkanına bağlı olması durumunda, çalışanlarının görev tanımları kurum başkanı veya personel başkan yardımcısı tarafından onaylanır. Büro işi milletvekillerinden birine bağlıysa

Anlatım 4. Belge akışının organizasyonunun genel ilkeleri ve metodolojik temelleri. En önemli hizmet yönetimi işlevi olan bilgi ve belge desteği, dikkatli ve iyi düşünülmüş bir organizasyon gerektirir.

Bir karar vermek için gerekli bilgileri edinme hızı, belgenin işlenmesi ve taşınmasının netliğine ve verimliliğine bağlıdır. Belgelerin, özellikle finansal olanların geç işlenmesi, olumsuz ekonomik sonuçlara yol açabilir. Bu nedenle, belge akışının rasyonel organizasyonuna, belgelerin işlenmesinin hızı ve netliğine ve yürütme için belgelerin aktarılmasına her zaman büyük önem verilir.

"Belgelerin bir kuruluşta oluşturulduğu veya alındığı andan yürütmenin tamamlanması veya gönderilmesine kadar olan hareketi" 1 belge akışı olarak adlandırılır.

Kurumun tüm belgeleri üç belge akışına bölünmüştür

gelen (gelen) belgeler;

giden (gönderilen) belgeler;

dahili belgeler.

Belge akışlarının her birinin miktar, işleme ve hareket açısından kendine has özellikleri vardır.

Yıldaki tüm akışların belge sayısı, kurumun iş akışının hacmi olacaktır. Mekanizasyon ve ofis otomasyonu araçlarının kullanımının etkinliğini hesaplamak için gerekli ofis personeli sayısını hesaplamak için iş akışının boyutuna ihtiyaç vardır. Genel olarak, tüm yönetim aygıtının iş yükünü gösterir, çünkü tüm çalışanları belgelerle uğraşmak zorunda.

Belgelerin işlenmesi ve taşınmasının teknolojik zincirinde, aşağıdaki aşamalar ayırt edilebilir:

belgelerin alınması ve birincil işlenmesi;

belgelerin ön değerlendirmesi ve dağıtımı;

kayıt;

yürütme üzerinde kontrol;

bilgi ve referans çalışması;

belgelerin yürütülmesi ve gönderilmesi.

ROS-FORMASYONU

Devlet eğitim kurumu

Yüksek mesleki eğitim

"DON DEVLET TEKNİK

ÜNİVERSİTE "

"Belge Bilimi ve Dil İletişimi" Bölümü

DERS ÇALIŞMASI

Disipline göre: "dokümantasyon organizasyonu ve teknolojisi

Yönetim desteği "

Konuyla ilgili: Yurtdışındaki belgelerle çalışma düzenleme deneyimi

İş tamamlandı:

3. sınıf öğrencisi

GDU-32 grupları

Vasilenko Anastasia

Anadolu

İş kontrol edildi:

Vatolina Marina

Vladimirovna

Tamamlama tarihi:

Rostov-na-Donu

Giriş ……………………………………………………………… ..3

1. Yabancı standardizasyon deneyimi ……………………………………… 4-11

1.1 Uluslararası standardizasyon organizasyonunun oluşum ve gelişim tarihi …………………………………………………………… 4-5

1.2 Belge yönetimi alanında uluslararası standardizasyonun mevcut durumu ……………………………………………… ..6-11

2. Yabancı ülkelerdeki belgelerle çalışmayı organize etme deneyimi …… 12-20

2.1 Avustralya Birliğindeki belgelerle ilgili deneyim ……………… .12-16

2.1.1 Avustralya Bağımsız Devletler Topluluğu Sistemi ... 12-13

2.1.2 İngiliz Milletler Topluluğu Arşivleri …………………………… ..14-16

2.1 İtalya'daki belgelerle ilgili deneyim ………………………………… ... 17-20

3. Rusya'daki mevcut belge yönetiminin durumunun analizi .. 21-27

Sonuç ………………………………………………………… ..28-29

Kullanılan kaynakların listesi ……………………………………… 30

Tanıtım

Ders çalışmasının konusu önemlidir, çünkü yurtdışındaki belgelerle çalışma düzenleme deneyimini inceleyerek, ofis çalışmasının gelişimindeki ana eğilimleri izleyebilir ve bunları analiz ederek bu yenilikleri Rusya'da uygulayabilirsiniz.

Çalışmanın amacı, yurtdışındaki belgelerle çalışma düzenleme deneyimini analiz etmektir.

İş görevleri:

Standardizasyonda yabancı deneyimi inceleyin;

Yabancı ülkelerdeki belgelerle çalışma düzenleme deneyimini analiz edin;

Rusya'daki mevcut belge yönetiminin durumunu analiz edin.

Terim kağıdını yazmak için kullanıldı:

Yönetmelikler;

İnternet kaynakları;

Süreli yayınlar ("Ofis işleri", "Sekreterlik işleri").

Araştırma yöntemleri şunlardır: karşılaştırmalı analiz, tarihsel.

1. Standardizasyon konusunda yabancı deneyim

1.1 Uluslararası standardizasyon organizasyonunun oluşum ve gelişim tarihi

Uluslararası standardizasyon, uluslararası standardizasyon kuruluşlarının ve faaliyetlerinin ürünlerinin bir koleksiyonudur - standartlar, öneriler, teknik raporlar ve diğer bilimsel ve teknik ürünler. Bu tür üç kuruluş vardır: Uluslararası Standardizasyon Örgütü - ISO (ISO), Uluslararası Elektroteknik Komisyonu - IEC (IEC), Uluslararası Telekomünikasyon Birliği - ITU (ITU).

Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO), ticari, devlet ve kamu kuruluşlarının çalışması için hangi standartların gerekli olduğunu tanımlayan küresel bir ağdır. Resmi olarak 23 Şubat 1947'de kuruldu.

Temel amacı ISO Şartı'nda formüle edilmiştir: "... uluslararası ticaret ve karşılıklı yardım sağlamak için küresel ölçekte standardizasyonun geliştirilmesini teşvik etmenin yanı sıra entelektüel, bilimsel, teknik ve ekonomik faaliyetler alanlarında işbirliğini genişletmek. "

ISO 64 ülkeyi bir araya getiriyor. ISO bir sivil toplum kuruluşudur: üyeleri, örneğin Birleşmiş Milletler'de olduğu gibi hükümet delegeleri değildir. Ancak ISO'nun devlet ve sivil toplum kuruluşları arasında özel bir yeri vardır. Bunun nedeni, bir yandan ISO kurumlarının birçoğunun kendi ülkelerindeki hükümet yapılarının parçası olmaları veya hükümetlerinin vesayeti altında olmalarıdır. Öte yandan, diğer ISO üyeleri tamamen özeldir ve yerel sanayi kuruluşları birlikleri tarafından oluşturulmuştur.

Kuruluşun faaliyetlerinin ölçeği aşağıdaki gerçeklerle kanıtlanmaktadır: 187 teknik komite, 576 alt komite, 2057 çalışma grubu çerçevesinde yürütülen teknik çalışmalara 30 binden fazla uzman katılmaktadır. Her yıl dünya çapında bahsi geçen teknik kuruluşların 800'den fazla toplantısı düzenlenmektedir. ISO standartları parkı 14 bin birimi aşıyor, her yıl 800'den fazla yeni ve revize standart yayınlanıyor.

ISO Uluslararası Standartları, tüm katılımcı ülkeler için bağlayıcılık statüsüne sahip değildir. Dünyanın herhangi bir tarafı bunları uyarlama veya uyarlamama hakkına sahiptir. ISO uluslararası standardının uygulanmasına ilişkin karar, esas olarak ülkenin uluslararası işbölümüne katılım derecesi ve dış ticaretinin durumu ile ilgilidir. Uluslararası ISO standartlarının yaklaşık yarısı Rus standardizasyon sisteminde kullanılmaktadır.

Bu nedenle, uluslararası standartların ana görevi, yeni kalite sistemlerinin geliştirilmesi ve mevcut kalite sistemlerinin iyileştirilmesi ve sertifikalandırılması için uluslararası düzeyde birleşik bir metodolojik temel oluşturmaktır.

1.2 Belge yönetimi alanında uluslararası standardizasyonun mevcut durumu

Organizasyonel olarak ISO, yönetim ve çalışma organlarını içerir. Yönetim organları: Genel Kurul (yüksek organ), Konsey, Teknik Yönetim Bürosu. Çalışma organları - teknik komiteler (TC), alt komiteler, teknik danışma grupları (TCG).

Genel Kurul, üye komiteler tarafından atanan memur ve delegelerden oluşan bir topluluktur. Her üye organın en fazla üç delegeyi temsil etme hakkı vardır, ancak bunlara gözlemciler eşlik edebilir. Muhabir Üyeler ve Abone Üyeler gözlemci olarak katılırlar.

Konsey, ISO'nun çalışmalarını Genel Kurul oturumları arasında yönetir. Konsey, Genel Kurulu toplantıya çağırmadan üye komitelere danışma için soru gönderme veya kararlarını üye komitelere emanet etme hakkına sahiptir. Konsey toplantılarında kararlar, toplantıda hazır bulunan Konsey komitelerinin-üyelerinin oy çokluğu ile alınır. Toplantılar arasında ve gerektiğinde Konsey yazışma yoluyla karar alabilir.

ISO Konseyine bağlı yedi komite vardır: PLACO (teknik büro), PROFCO (metodolojik ve bilgi yardımı); CASCO (Uygunluk Değerlendirme Komitesi); INFCO (Bilimsel ve Teknik Bilgi Komitesi); DEVCO (Gelişmekte Olan Ülkelere Yardım Komitesi); KOPOLKO (Tüketici Menfaatlerinin Korunması Komitesi); REMCO (referans malzemeleri komitesi).

PLACO (PLACO - Planlama Komitesi), işin teknik yönlerini organize etmek ve koordine etmek için ISO çalışmalarını planlamak için teklifler hazırlar. PLACO'nun çalışma kapsamı, komitelerin ilgilenmesi gereken standardizasyon alanını tanımlayan teknik komitelerin kurulması ve feshedilmesi için tekliflerin değerlendirilmesini içerir.

PROFCO, uluslararası standartların geliştirilmesi ilkeleri ve yöntemleri konusunda ISO Konseyine metodolojik ve bilgilendirici yardım sağlamakla yükümlüdür. Komite, standardizasyonun temel ilkelerini incelemekte ve bu alanda en iyi sonuçları elde etmek için öneriler hazırlamaktadır. PROFCO ayrıca, ticaretin geliştirilmesi için uluslararası standartların uygulanması konusunda terminoloji ve seminerler düzenleme ile ilgilenir.

CASCO (CASCO - Uygunluk değerlendirmesi komitesi), ürünlerin, hizmetlerin, süreçlerin ve kalite sistemlerinin standartların gerekliliklerine uygunluğunun teyidi, bu faaliyetin pratiğinin incelenmesi ve bilgilerin analizi ile ilgilenir. Komite, ürünlerin, hizmetlerin, kalite sistemlerinin test edilmesi ve uygunluk değerlendirmesi (belgelendirmesi), test laboratuvarlarının ve belgelendirme kuruluşlarının yeterliliğinin teyidi için kılavuzlar geliştirir. CASCO çalışmasının önemli bir alanı, ulusal ve bölgesel sertifikasyon sistemlerinin karşılıklı tanınmasını ve benimsenmesini ve ayrıca test ve uygunluk değerlendirmesi alanında uluslararası standartların kullanımını teşvik etmektir. CASCO, IEC ile birlikte, ISO ve IEC üye ülkelerinde yaygın olarak kullanılan belgelendirmenin çeşitli yönleri hakkında bir dizi kılavuz hazırlamıştır: bu belgelerde belirtilen ilkeler ulusal belgelendirme sistemlerinde dikkate alınır ve aynı zamanda temel teşkil eder. ticarette birbirine bağlı ürünlerin uygunluk değerlendirmesine ilişkin anlaşmalar için - farklı bölgelerdeki ülkelerin ekonomik ilişkileri.

DEVCO (DEVCO - Gelişmekte Olan Ülke Konularında Komite), gelişmekte olan ülkelerin standardizasyon alanındaki taleplerini inceler ve bu ülkelere bu alanda yardımcı olacak öneriler geliştirir. DEVCO'nun temel işlevleri: gelişmekte olan ülkelerde standardizasyonun tüm yönleriyle ilgili geniş bir ölçekte tartışma organizasyonu, gelişmiş ülkelerle deneyim alışverişi için koşullar yaratmak; gelişmiş ülkelerdeki çeşitli eğitim merkezleri temelinde standardizasyon konusunda uzmanların eğitimi; gelişmekte olan ülkelerdeki standardizasyon kuruluşlarından uzmanların çalışma turlarını kolaylaştırmak; gelişmekte olan ülkeler için standardizasyon üzerine ders kitaplarının hazırlanması; standardizasyon ve metroloji alanında sanayileşmiş ve gelişmekte olan ülkeler arasında ikili işbirliğinin geliştirilmesini teşvik etmek.

COPOLCO (Tüketici Politikası Komitesi), tüketicilerin çıkarlarının güvence altına alınması ve bunun standardizasyon yoluyla teşvik edilmesi olasılığını araştırır; tüketicilerin standartların oluşturulmasına katılım deneyimlerini özetler ve tüketicileri standardizasyon alanında eğitmek ve onlara uluslararası standartlar hakkında gerekli bilgileri getirmek için programlar hazırlar. Bu, uluslararası ve ulusal standartlar listesinin yanı sıra tüketiciler için yararlı kılavuzların periyodik olarak yayınlanmasıyla kolaylaştırılmıştır: "Tüketim mallarının karşılaştırmalı testi", "Tüketiciler için mallar hakkında bilgi", "Performansı ölçmek için standart yöntemlerin geliştirilmesi. tüketim malları" vb.

REMCO (REMCO - Referans malzemeler komitesi), referans malzemelerle (ölçüm standartları) ilgili konularda uygun yönergeler geliştirerek ISO'ya metodolojik yardım sağlar. Böylece referans materyallerle ilgili bir referans kitabı ve çeşitli kılavuzlar hazırlanmıştır: “Uluslararası standartlarda referans materyallere referans”, “Referans materyallerin sertifikalandırılması. Genel ve istatistiksel ilkeler ”, vb. Ek olarak, REMCO, uluslararası metroloji kuruluşlarıyla, özellikle OIML - Uluslararası Yasal Metroloji Örgütü ile referans malzemeler üzerindeki ISO faaliyetlerinin koordinatörüdür.

ISO'da bilgi ve belgeleme alanındaki uluslararası normların ve standartların geliştirilmesi, Federal Teknik Düzenleme Ajansı da dahil olmak üzere 34 ulusal komitenin - ISO üyelerinin yer aldığı 46 No'lu "Bilgi ve Belgeleme" teknik komitesine emanet edilmiştir ve Rusya Metrolojisi, Rostekhregulirovanie.

Bu komite, bilgi faaliyetleri, yayıncılık, indeksleme ve soyutlama faaliyetleri, kütüphanelerin pratik faaliyetleri, belge ve bilgi merkezleri, arşivler alanında standardizasyon ile ilgilenir.

Bünyesinde dört alt komite bulunmaktadır: 4 Nolu “Teknik İşbirliği” Alt Komitesi; 8 Nolu Alt Komite "Kalite - İstatistik ve Performans Değerlendirmesi"; 9 Nolu Alt Komite, Tanımlama ve Tanımlama; 11 Sayılı Alt Komite Arşiv / Kayıt Yönetimi.

Büro çalışmaları ve arşivleme alanında standardizasyonu geliştirmek amacıyla oluşturulan 11 Nolu Alt Komite, 3 uluslararası standart geliştirmiştir: ISO 15489-2001 "Bilgi ve dokümantasyon - Doküman yönetimi"nin iki bölümü (ISO 15489-2001, Bilgi ve Dokümantasyon - Kayıt yönetimi) ve ISO 23081'in ilk bölümü, Bilgi ve Belgeler - Kayıt yönetimi süreçleri - Kayıtlar için meta veriler - Bölüm 1: İlkeler. ISO 15489 standardı, faaliyetleri sırasında çeşitli kuruluşlar tarafından oluşturulan ve alınan herhangi bir formattaki ve herhangi bir ortamdaki belgelerin yönetimini düzenler. Standardın ikinci bölümü, ISO 15489-1: 2001'in ilk bölümünde standart hale getirilen ilkelere uygun olarak kuruluşun belgelerinin yönetilmesine ilişkin prosedürleri kapsar. Bu belge aslında ISO kurallarına göre bilgi belgelerine atıfta bulunan ve standart statüsünde olmayan teknik bir rapordur; geliştirilmesinin amacı, kuruluşta ISO 15489-1: 2001'in ilk bölümünün ilkeleri temelinde oluşturulan belge yönetim sistemlerinin uygulanması için olası metodolojilerden birini önermektir. Bu metodoloji Avustralya deneyimine dayanmaktadır. Aynı zamanda, ISO 15489-1: 2001'in ikinci bölümünün tartışılması sırasında, teknik rapora belge yönetim sistemlerinin uygulanmasına yönelik metodolojiler için çeşitli seçeneklerin dahil edilmesi ve böylece teknik rapora dahil edilmesi için teklifler sunulduğu belirtilmelidir. belge yönetimi ve belge yönetiminin ulusal özellikleriyle ilgili çelişkiler. Ancak, bu metodolojilerin karmaşıklığı ve değişkenliği nedeniyle, teknik rapora sadece bir versiyonun dahil edilmesine ve gerekli metodolojinin geliştirilmesi çalışmalarını ulusal standart kuruluşlarının faaliyet alanına, belge ve arşiv yönetimine yönlendirmeye karar verildi.

Bu nedenle, dünyanın çoğu gelişmiş ülkesinde, ulusal bir standart geliştirirken, ISO 15489-1: 2001'in ilk bölümüne çok dikkat edilir, ikincisi yardımcı olarak kullanılır (birinci bölümün bir takım hükümlerini açıklayan) belge.

ISO 23081 standardı, yönetim faaliyetlerinde kayıt tutma meta verilerine, bunların türlerine, yönetim ve kayıt tutma süreçlerini destekleme işlevlerine ve ayrıca meta veri yönetimine ayrılmıştır.

Mart 2005'te ISO 22310 “Bilgi ve dokümantasyon. Standartlarda yer alan belge yönetimi gereksinimleri "(ISO/DIS 22310, Bilgi ve Belgeler - Standartlarda kayıtlar/belge yönetimi için gereklilikler).

46 No'lu Teknik Komite, faaliyetlerinde, ISO 8439-1990 "Formlar" gibi yaygın olarak kullanılan standartları geliştiren 154 No'lu "Ticaret, endüstri ve yönetimdeki süreçler, veri unsurları ve belgeler" ile ilişkilidir. Temel yerleşim düzeni "(ISO 8439: 1990, Form tasarımı - Temel düzen) ve ISO 8601-2000" Veri öğeleri ve değiş tokuş biçimleri - Bilgi değişimi - Tarih ve saatlerin gösterimi "(ISO 8601: 2000, Veri öğeleri ve değiş tokuş biçimleri - Bilgi değişim - Tarih ve saatlerin gösterimi).

TC No. 46 tarafından geliştirilen standartlar arasında, uluslararası standart olan ISO 5127-2001 "Bilgi ve Dokümantasyon - Kelime Bilgisi" (ISO 5127: 2001, Bilgi ve Belge - Kelime Bilgisi) not edilmelidir. bilgi ve belgelerle çalışma alanı. ... Standart, kütüphanecilik, kayıt yönetimi ve arşiv kayıtları dahil olmak üzere bilgi bilimi için uygulamalı standartların geliştirilmesinde kullanılır.

Uluslararası ISO 2384-1977 standardı "Dokümantasyon - Çevirilerin Sunumu" (ISO 2384: 1977, Dokümantasyon - Çevirilerin Sunumu), çevirilerin çeşitli kullanıcı kategorileri tarafından uygulanmasını basitleştiren standart bir biçimde sunulmasına ilişkin kuralları belirler.

2003 yılında, uluslararası standart ISO 14416-2003 "Bilgi ve belgeler - arşivlerde ve kütüphanelerde kullanılmak üzere kitap, süreli yayın, seri yayınlar ve diğer kağıt belgelerin ciltlenmesi için gereklilikler - Yöntemler ve malzemeler" (ISO 14416: 2003, Bilgi ve belgeleme) - Arşiv ve kütüphane kullanımı için kitap, süreli yayın, süreli yayın ve diğer belgelerin ciltlenmesi için gereklilikler - Yöntemler ve materyaller).

Yukarıdakilerden, şu anda belge yönetimi alanında, çeşitli kuruluşlar tarafından oluşturulan ve alınan herhangi bir formattaki ve herhangi bir medyadaki belgelerin yönetimini düzenlemeye izin veren yeterli sayıda standart geliştirildiği sonucuna varabiliriz. faaliyetleri sırasında, çevirileri çeşitli kullanıcı kategorileri tarafından kullanımlarını basitleştiren standart bir biçimde sunmak için kurallar oluştururlar.

2.1 Avustralya Birliği'ndeki belgelerle ilgili deneyim

2.1.1 Avustralya Topluluğu

Avustralya'nın yönetim dokümantasyonu alanındaki tüm deneyimi, uzmanlarının en iyi uygulamalarının özüdür.

Avustralya Birliği'nin devlet standardizasyon sistemi, 1922'de kurulmuş bir kuruluş olan Avustralya Standartları tarafından temsil edilmektedir. Avustralya Birliği'nin belgesel yönetimi için düzenleyici ve metodolojik çerçeve oldukça kapsamlıdır. Avustralya'nın bölgedeki liderlerden biri olduğunu söylemek oldukça doğru. Bunun bir örneği, Uluslararası Standardizasyon Örgütü tarafından ISO 15489: 2001'in geliştirilmesi için temel alınan ulusal standardı AS 4390-1996'dır; bu, ulusal standardizasyon kuruluşlarının temsil edildiği tüm ülkelere tavsiye edildiği anlamına gelir. İlgili ulusal standartları oluştururken referans olarak ISO.

Avustralya Standartları, ISO'daki çalışmalarının bir parçası olarak, Sekreteryasını oluşturan Bilgi ve Belge Teknik Komitesi bünyesindeki Arşivler / Kayıt Yönetimi Alt Komitesini destekler. İkincisi, aşağıdaki uluslararası standartların geliştirilmesinden ve uygulanmasından sorumludur:

ISO 15489-1: 2001;

ISO 15489 / TR-2: 2001;

ISO 22310: 2006;

ISO/TS 23081-2:2007

2002'de Avustralya, eşdeğer ISO 15489: 2001 ulusal belge yönetimi standardını kabul etti - AS ISO 15489-2002. Avustralya Standartlarının yapısal bir bölümü olan Kayıt Yönetim Komitesi tarafından geliştirilmiştir. Daha sonra, Avustralya Standartları ayrıca izleme ve denetleme kuruluşları için pratik rehberlik sağlayan AS ISO 15489-2002'ye eşlik eden bir belge hazırlamak üzere bir Kayıt Yönetimi Düzenleyici Uygunluk Teknik Komitesi kurdu.

AS ISO 15489-2002 standardı, AS 4309-1996 standardının içeriğini büyük ölçüde tekrarlasa da, terminoloji, yapı ve çeşitli konuları kapsayan yaklaşım açısından aralarında bir takım önemli farklılıklar vardır.

AS ISO 15489-2002 standardı, uluslararası bir standart olarak geliştirilmiş ve uygulanmış olup, uluslararası uygulamada kabul edilen normlarına uygunluğu sağlamak için bazı terimler değiştirilmiştir.

AS 4390-1996 ve ilgili standart revize edilmiş, genişletilmiş ve modernize edilerek AS ISO 15489-2002 olmuştur. AS 4390-1996 altı bölümden oluşurken, AS ISO 15489-2002 iki bölümden oluşur (standartın kendisi ve teknik yardımcı malzemeler). Buna göre, AS ISO 15489-2002'de yer alan bilgiler, temel olarak kısa ve öz olması nedeniyle AS 4390-1996'da sunulanlardan önemli ölçüde farklıdır. AS ISO 15489-2002'nin yayınlanmasından sonra, Avustralya standartları, AS 4390-1996'nın yeni standartta yer almayan temel bileşenlerini vurgulamaya ve bunları, ilgili mevcut düzenleyici ve metodolojik yasaya ekler, eklemeler şeklinde yayınlamaya çalıştı. belge yönetiminin organizasyonu.

Bu nedenle, diğer şeylerin yanı sıra ekonomik ve teknolojik süreçlerin standardizasyonu ile karakterize edilen küreselleşmenin yönetim belgeleri alanında açıkça izlendiği vurgulanmalıdır. Bunun çarpıcı bir örneği, uluslararası normatif-metodolojik eylem ISO 15489: 2001'in Avustralya Birliği AS 4390-1996 ulusal standardı temelinde geliştirilmesi ve ulusal standart organları olan bir dizi ülkede özgün standartların benimsenmesidir. ISO'da temsil edilir.

2.1.2 İngiliz Milletler Topluluğu Arşivleri

Avustralya Birliği Arşivleri, yalnızca ülke Arşivlerinin belgelerinin saklanmasından değil, aynı zamanda arşivleme alanındaki yasa ve yönetmeliklerin geliştirilmesinden de sorumlu bir uzman organlar ağı tarafından temsil edilir. Bu ağ, Avustralya Ulusal Arşivlerini, Avustralya Arşivciler Derneği'ni ve federal hükümet arşivlerini içerir.

Avustralya Ulusal Arşivleri, 1961'de Birlik Arşivleri Ofisi'nin Avustralya Ulusal Kütüphanesinden ayrılmasıyla kuruldu. 1975'te kurumun adı Avustralya Arşivleri olarak değiştirildi ve 1998'de bugünkü adını aldı.

Aynı zamanda, Avustralya Ulusal Arşivlerinin durumu da değişti. 1983 Arşiv Yasası, kurumları devlet kurum ve kuruluşlarından gelen belgelerin korunmasını sağlamakla görevlendirdi. 2001 yılında, Avustralya Ulusal Arşivleri, Kültür ve Spor Bakanı'na bağlı federal bir yürütme organı haline geldi.

Avustralya Ulusal Arşivleri başkanının pozisyonu resmi olarak “CEO” dur. Avustralya Ulusal Arşivler Konseyi, 1983 Arşiv Yasası'nın 10 (1) bölümü uyarınca kurulmuştur. Konsey, bir Senatör, bir Temsilciler Meclisi Üyesi ve Kültür Bakanı tarafından atanan diğer 11 üyeden oluşur. ve Spor.

Yapısal olarak, Avustralya Ulusal Arşivleri beş bölümden oluşur: Erişim ve İletişim, Danışmanlık Hizmetleri, Ulusal Koordinasyon, Belge Yönetimi ve Koruma, Devlet Bilgi Yönetimi, bunların her birine Genel Müdür Yardımcısı başkanlık eder ".

Avustralya Arşivciler Derneği, arşivciler arasında kalifiye personel eksikliği nedeniyle 1975 yılında kurulmuş bir kamu kuruluşudur.

Avustralya Arşivciler Derneği'nin işlevleri şunları içerir:

Uzmanlaşmış eğitim ve seminerlerin yürütülmesini içeren kendi niteliklerimizin eğitimi;

Ülkenin Arşiv Fonunun belgesel materyallerinin depolanmasını organize etmede yardım, kullanımlarını uygun şekilde denetlemek;

Arşiv işleri alanında bilimsel araştırmaların yürütülmesinde kapsamlı yardım;

Avustralya Birliği'nin arşivleme organizasyonu ile ilgili bilgilerin yayınlanması ve diğer şekilde yayılması.

Avustralya Arşivciler Derneği'nin mevcut faaliyetlerinin kararı, üyeleri iç oylama ile seçilen konseye emanet edilmiştir.

Avustralya Arşivciler Derneği'nin çalışma organları, aşağıdakileri içeren hedef gruplardır:

Hedef grup "Kuruluşların arşivleri";

Hedef grup "Elektronik belgeler";

Hedef grup “Yerli Nüfusun Sorunları”;

Hedef grup "Yerel yürütme makamlarının arşivleri";

Hedef grup "Okulların arşivleri";

Hedef grup "Üniversite Arşivleri".

Victoria Eyalet Arşivleri, 1973 tarihli Kamu Kayıtları Yasası ile eyalet hükümet kayıtlarının seçimi, uzun vadeli ve kalıcı olarak korunması ve uzun vadeli ve kalıcı olarak korunması için kurulmuştur.

Victoria Eyalet Arşivleri, Başbakan ve Kabine Dairesi Kültür Bölümü tarafından yönetilmektedir.

Victoria Eyalet Kayıtları şunlardan sorumludur:

Eyalet hükümetinin belgelerini oluşturma süreçlerini yöneten standartların hazırlanması;

Standartların hükümlerinin pratikte uygulanması konusunda devlet kurumlarının temsilcilerine danışmak. Eğitim ve seminerler düzenlemek.

Avustralya Birliği Arşiv Fonu'nun organizasyonunun yapısal şemasını analiz ederek, uzmanlaşmış organların federal devlet organizasyonu, federal kamu organizasyonu ve konuların devlet kuruluşlarının bir kombinasyonu olduğu ve bir "üçlü işlevi" yerine getirdiği sonucuna varabiliriz:

Arşivleme alanındaki yasal ve düzenleyici işlemlerin geliştiricisi;

Uygulamadaki hükümlerinin uygulanmasını izlemeye çağrılan kontrolör-denetçi;

Eğitim ortamı.

Böylece, Avustralya Birliği, ofis çalışması ve arşivleme alanında standartların geliştirilmesinde dünyadaki ilk yerlerden birini alır, Avustralya Birliği'nde kabul edilen standartların çoğu uluslararası hale gelir, böylece ofis çalışmalarının gelişimini aktif olarak etkiler. Dünya.

2.2 İtalya'daki belgelerle ilgili deneyim

Modern İtalya'da büro işleri, 19. yüzyılın başından beri - İtalyan devletlerinin Napolyon Fransa'sının egemenliği altında olduğu zamandan beri var olmuştur. Fransız hükümeti, İtalya'ya, temel özellikleri bugün kalan bir belge sınıflandırması ve bir kayıt sistemi aşıladı. 1861'de gerçekleşen İtalyan Cumhuriyeti'nin kurulmasından on dört yıl sonra, hükümet Roma'da açıldı - Archivio Centralle dello Stato(Merkezi Devlet Arşivleri). Roma'da bulunan Arşivler, İtalyan ulusal hükümetinin merkezi idari organları tarafından verilen belgeleri içerir. Ayrıca, Arşivler, İtalya genelindeki devlet arşiv kuruluşlarının hiyerarşisini yönetir ve ülke çapında kayıt tutmanın yapısını oluşturur.

İtalya'da modern büro çalışmalarının 1900 Kraliyet Kararnamesi'nin yayınlanmasıyla başladığı söylenebilir (belge, devlet hükümetinin ofislerinin ve arşiv kurumlarının çalışmalarının temel ilkelerini özetledi). Ancak, ofis çalışmasının yapısının bugün resmi olarak var olduğu biçimde oluşması ancak 1963 yılında olmuştur. Bu sırada D çıktı. ecreto del Presidente dello Republica(Cumhurbaşkanlığı kararnamesi), küçük değişikliklerle bu güne hala uygulanan arşiv depolama ve ofis işleri için temel gereksinimleri belirleyen. Bu gereksinimlerin özünü ele alalım.

İtalyan kayıt sistemi 1900 Kraliyet Kararnamesi'nde belirtilmiştir ve diğer Avrupa sistemlerinden çok az farklıdır. Ortak bir başlık veya konu ile birleştirilen her belge kategorisi, kayıt defterindeki bir dizi belgeye karşılık gelir. Kural olarak, her belge kategorisi için ayrı bir günlük oluşturulur. Çoğu kayıt sisteminde olduğu gibi, ofiste alınan veya oluşturulan her belge, dergide zorunlu kayıt işlemine tabidir. Kayıtlı belgeler sırayla numaralandırılır; Gelen ve giden evrakın kayıtları ayrı ayrı yevmiye defterinde tutulur. Bir belgenin tescili gerçeği, yalnızca belgenin varlığının değil, aynı zamanda gerçekliğinin de resmi bir teyididir.

Gelen evrakları yevmiye defterine kaydederken, alındığı tarih, gönderenin adı ve davanın konusu damgalanır. Giden belgeleri kaydederken, oluşturulma tarihi, muhatap ve davanın konusu belirtilir. Ayrıca, tüm belgeler alındıkları ofisin günlüğüne kaydedilir.

Avrupa Ofisleri genellikle sicillerle bağlantılı olarak bir tür standart vaka sınıflandırma şeması kullanır ve İtalya da bir istisna değildir. 1900 Kraliyet Kararnamesi, "yetki (komisyon) tarafından sistematik bir sınıflandırma" getirdi. Bu standart sistem, devlet bakanlıklarında işlerin yürütülmesi için temel oluşturan hem genel hem de özel konu kategorilerini sağlar.

Genel dava kategorileri, bakanlıkların tümü veya çoğu için ortak olan idari belgeleri (kişisel dosyalar gibi) sınıflandırmanıza izin verirken, özel kategoriler, faaliyetlerinin özellikleri nedeniyle belirli bir bakanlığın ihtiyaçlarını yansıtır. Çeşitli konu kategorileri, her birine kendi alfanümerik kodunun atandığı bir sınıf ve alt sınıf hiyerarşisi oluşturur. Benzer bir sistem Kuzey Amerika'da yaygın olarak kullanılmaktadır.

Yukarıda belirtilen dergilere ek olarak, İtalyan Kançılaryaları, adı verilen özel bir kayıt dergileri kategorisi kullanır. muhabir... Bu dergiler, her konu kategorisindeki tüm vakaların bir listesidir. Dergi dizinleri, belgeleri oluşturan, gönderen veya alan kişilerin alfabetik listelerini içeren iki kayıt dergisinden oluşurken, üçüncü dergi kayıtlı belgelerin konu dizinlerini içerir.

Aktif kullanımdan çıkan belgeler, İtalyan devlet dairelerinden, karmaşık bir ulusal depolama sistemi olan "depo arşivleri" olarak adlandırılan ara depolara taşınır. Yılda bir kez departman içi arşivlerden gelen belgeler, alındığı tarihten itibaren 40 yıl süreyle saklanacakları depo arşivlerine gönderilir. Bu süreden sonra tarihi değeri olan belgeler uygun arşiv deposuna aktarılır ve kalanların tamamı imha edilir.

Yukarıda bahsedilen 1963 Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi, hükümet belgeleri, iller ve iller ile belediyeler de dahil olmak üzere tüm hükümet belgeleri kategorileri için arşiv saklama şartlarını tanımlar.

Belirtildiği gibi, Roma merkezli Merkez Arşivler Ofisi, Devlet Merkez Arşivlerini, Arşiv Denetim Otoritesini, tek tek bölgeler ve iller için bölgesel arşivleri ve diğer kuruluşları içeren hükümetin arşiv kurumları ağını yönetir.

Arşiv denetim organları, devlet arşivinden bağımsız olarak çalışır ve kişi veya kuruluşların sahip olduğu belgelerle ilgili sorunları bölgesel düzeyde çözer.

Böylece İtalya'da ofis işleri geç gelişmeye başladı. Fransız hükümeti, belge sınıflandırma ve kayıt sistemleri gibi alanlarda çok etkili olmuştur. Bugün İtalyan ofis sistemi diğer Avrupa sistemlerinden pek farklı değil.

3. Rusya'daki mevcut belge yönetiminin durumunun analizi

Şu anda, yönetimin belgesel desteğinin dokümantasyon, organizasyon ve teknolojisinin düzenlenmesi çeşitli yönlerde gerçekleştirilmektedir: yasal düzenleme, standardizasyon, ulusal eylemin normatif ve normatif-metodolojik belgelerinin geliştirilmesi.

Rusya Federasyonu yasaları en yüksek yasal öneme sahiptir.

Rusya Federasyonu "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruması Hakkında" Federal Yasası, bilgileri belgeleme yükümlülüğünü güvence altına aldı, bir dizi terim oluşturdu (bilgi, bilgi, bilgi kaynakları, belgelenmiş bilgiler vb.), Yaratılıştan kaynaklanan yerleşik ilişkiler ve bilgi teknolojilerinin kullanımı, devlet organlarına zorunlu bilgi sağlanması.

Zorunlu belgelere diğer yasal düzenlemelerde de değinilmiştir. Böylece, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu, yalnızca tüzel kişilerin faaliyetleri için değil, aynı zamanda belgeleri için de yasal temeli belirlemiştir. Bir dizi makale, belgelerin bilgi (içeriği) bileşimi ve tasarımı için gereksinimleri belirler. Yani, Sanat. Rusya Federasyonu Medeni Kanununun 52'si, tüzüğün içeriği ve tüzel kişilerin faaliyet gösterdiği kurucu anlaşma için bir gereklilik içerir; Sanat. 185 ve 186 vekaletname gibi bir belgenin ayrıntılarını tanımlar; st. 878 tanımlı kontrol formu vb.

Rusya Federasyonu'nun Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ve arşivleri ile ilgili mevzuatı, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun, kuruldukları kuruluşların mülkiyet biçiminden bağımsız olarak kendi topraklarında bulunan belgeleri içerdiğini belirlemiştir. Bu nedenle kurum, kuruluş ve işletmelerin birçok belgesinin belirli bir süre sonra düzenleyici belgelerde belirlenen şekilde saklanmak üzere devlet arşivlerine aktarılması gerekmektedir.

Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemeleri, çeşitli iletişim araçları (posta, telgraf, faks ve elektronik mesajlar) kullanılarak gönderilen belgelerin gerekliliklerini, oluşturulmasının ve saklanmasının farklı aşamalarında bilgilerin korunması gerekliliklerini, belgelerin resmileştirilmesini (yasal güç) düzenlemektedir. . Bilgilendirme süreçlerinin düzenlenmesi için temelleri de içerirler. Kanun, bireysel belgelere ve belge dizilerine, erişim seviyelerine göre bilgi kategorilerine sahip olma hakkını belirler.

Bir dizi yasal işlem, yönetim belgelerinin hazırlanmasında ve yürütülmesinde dikkate alınması gereken normları içerir. Bu tür eylemler arasında, örneğin, bir antetli kağıda yerleştirilmiş bir kurumsal amblemin tescil prosedürünü belirleyen Rusya Federasyonu "Ticari Markalar, Hizmet Markaları ve Mal Menşei Temyizleri Hakkında" kanunu; Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi "Rusya Federasyonu devlet ambleminin çoğaltılmasıyla mühürlerin ve formların üretimi, kullanımı, depolanması ve imhasının düzenlenmesi hakkında" vb.

Şu anda, federal hedef programa uygun olarak, GSDOU faaliyet göstermektedir - kuruluşlardaki belgelerle çalışmak için temel kuralları belirleyen bir düzenleme sistemi. Sistem ticari yapılara da odaklanmıştır. Normatif ve metodolojik olmak üzere iki bölümden oluşur. Normatif kısımda, ana görev ve işlevler, kuruluştaki belge destek hizmetinin faaliyetlerinin yasal düzenlemesi, yaklaşık yapısı belirlenir; belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi prosedürü; onlarla çalışmanın tüm aşamaları: teslimat, geçiş, işleme, muhasebe, kayıt, yürütme kontrolü, bilgi ve referans çalışması, belgelerin operasyonel depolanması, belge ve bilgi arama; bilgi alma sistemlerinin korunması; arşiv için belgelerin hazırlanması; belgelerin değerinin incelenmesi için prosedür; belgelerin saklanmasının organizasyonu. Modern metin editörlerine, otomatik belge yönetimine (e-posta dahil), veritabanlarına ve belgelerin otomatik depolanmasına ve kullanımına (otomatik vaka isimlendirmesi, vaka envanterleri vb. dahil) dayalı tek bir otomatik belgelendirme kompleksidir.

GOST R 6.30-2003 USD Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak için gereklilikler.

Standart, “Birleşik Örgütsel ve İdari Belgeleme Sistemi (USORD) ile ilgili kurumsal ve idari belgeler, - faaliyetlerde kullanılan kararnameler, emirler, emirler, kararlar, protokoller, eylemler, mektuplar vb. için geçerlidir:

Federal devlet iktidar organları, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşları da dahil olmak üzere Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet iktidar organları, devlet dili olarak Rusça ile birlikte yerel özyönetim organlarına sahiptir;

Örgütsel ve yasal şekli ne olursa olsun işletmeler, kuruluşlar ve dernekleri.

Şu anda, okul öncesi eğitim kurumları alanında, çeşitli problemler ve bunları çözmenin yolları ayırt edilebilir. Belgeler hakkında bir yasa çıkarmak gerekiyor.

Okul öncesi eğitim kurumlarının sorunlarının çözümünde temel bir rol, Rusya Federasyonu Belgeleme Yasası tarafından oynanmalıdır. Kanun, tüm kuruluşların faaliyetlerini belgeleme yükümlülüğü, belgeleme formları ve yöntemleri, elektronik belgeler, belgeleme ihtiyaçlarını karşılamak için belgelenmiş bilgi alışverişi dahil olmak üzere belgelemenin genel ilkelerini ve en önemli hükümlerini düzenlemeyi mümkün kılacaktır. tüzel kişilerin, ihlaller için sorumluluk önlemleri. Yasa, yalnızca elektronik belge yönetimi ve elektronik arşivlerle ilgili birçok tartışmalı konuyu çözmekle kalmayacak, aynı zamanda bir dereceye kadar okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonunun geliştirilmesi için yönleri ve daha fazla beklentileri belirleyecek temel düzenleyici çerçeve haline gelmelidir. Belgesel bir yasanın çıkarılması yakın gelecek için zorunlu bir görevdir. Birleşmeyi sağlamak için yeni standartlar geliştirmek gerekiyor.

Belgelemenin teknolojik sorunlarının çözümü, geliştirilen VNIIDAD tarafından kolaylaştırılır ve Rusya Federasyonu Devlet Standardı GOST 6.30-2003 tarafından onaylanır. "USD. OSD sistemi. Evrak için gereklilikler". Dokümantasyon unsurlarının birleştirilmesi için gereksinimleri sunan standart, hem geleneksel hem de otomatik dokümantasyonun standart, birleşik ve birleşik süreçlerinin oluşturulmasını, dokümante edilmiş bilgilerin depolanmasını ve iletilmesini büyük ölçüde kolaylaştırır. Tüm Rus teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcılarının müteakip geliştirilmesi ve bakımı (güncellenmesi). departmanlar, işletmeler ve kuruluşlar düzeyinde yönetim dokümantasyonu biçimleri. Diğer ülkelerin deneyimlerine bakalım. Amerika Birleşik Devletleri 1976'dan beri Federal Kayıt Yönetimi Yasasına sahiptir. "Belge Yönetimi" terimi, belgelerin oluşturulmasını, saklanmasını, kullanılmasını ve belgelerin imha edilmesini içeren planlama, kontrol, liderlik, organizasyon, eğitim, terfi ve diğer idari ve yönetim faaliyetleri anlamına gelir. 1980 yılında - bu idari faaliyet alanında birleşik bir yasal temel oluşturmayı amaçlayan "Belgelerle çalışmanın azaltılmasına ilişkin Kanun" kabul edildi. Amerika Birleşik Devletleri Ulusal Arşivleri sistemi, kayıt yönetiminden sorumlu güçlü bir birime sahiptir. Bize daha yakın olan Avrupa örneklerini ele alalım.

İngiltere: 1985'ten beri kayıt yönetimini iyileştirmeye yönelik bir hükümet programı uygulanmaktadır. Bakanlar Kurulu'nun altında, Hükümetten uygun mali destekle Büyük Britanya Devlet Arşivleri ile birlikte, modern teknik ve teknolojik düzeyde belge yönetimi konularıyla ilgilenen ikinci bir idari bölüm bulunmaktadır. Bildiğimiz gibi, federalizmin devlet yapısı ilkesine yükseltildiği Almanya'da, hükümet 21 Haziran 1995'te federal bakanlıkların çalışma düzeninin genel kurallarına dayanan merkezi bir ofis çalışması sistemini onayladı. Alman belge uzmanları ve arşivciler, bu gerçeği, Bundesarchive personelinin ve liderlerinin uzun vadeli çabalarını gerektiren büyük zaferleri olarak görüyorlar. Üstelik bu yasal işlem Almanya tarihinde bir ilk değil. 1926'dan beri, "büro çalışmaları için genel prosedür hakkında imparatorluk yasası" yürürlükteydi ve 1958'de "Federal bakanlıkların çalışmaları için genel prosedür hakkında yasa" oluşturuldu. İlginçtir ki, Federal Almanya Cumhuriyeti'nin federal bakanlıklarındaki modern ofis çalışması sisteminin geliştiricileri, ana görevlerinden birini federal bakanlıkların birleşik isimlendirmelerini oluşturmak ve gruplandırma için katı sistemleştirme planlarını terk etme cazibesine direnmek olarak belirlediler. ve modern bilgi işlem teknolojisi aracılığıyla belgeleri şifrelemek. Bu liste, örneğin 1994/1997-2002 arşiv yasasının uygulandığı Çek Cumhuriyeti gibi mevzuattan diğer örneklerle devam ettirilebilir. Mülkiyet şekli ne olursa olsun tüm kuruluşların belgeleri düzenli tutma, muhasebesine ve saklamasına dikkat etme yükümlülüğü açıkça kaydedilir. Benzer bir norm, Belarus ve diğer ülkelerin benzer bir yasama eyleminde kaydedilir. Ayrıca, 1996 yılında dünyada ilk kez geleneksel kağıt tabanlı belgeler ve modern elektronik belgelerle çalışmak için öneriler içeren Ulusal Kayıt Yönetim Standardının kabul edildiği Avustralya deneyimini de hatırlayabiliriz.

Elektronik belge sorunu, elektronik belge yönetimi sorunu, okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonu ile yakından ilgilidir. Şu anda, çeşitli firmalar, belirli yaklaşımlar ve bilgisayar-iletişim uygulama araçları ile karakterize edilen çok sayıda otomatik belge yönetim sistemi (ASUD) geliştirmiş ve uygulamıştır. Ne yazık ki, bu gelişmelerde tutarlı bir terminoloji yok. Geliştirici şirketlerinin ürünleri, belge akışı otomasyon sistemi, bilgisayar ofis otomasyon sistemi ve belge akışı, ofis yönetim sistemi, dağıtılmış belge yönetim sistemi, elektronik arşiv vb. Gelişmiş ve geliştirilmiş sistemlerin adlarındaki çeşitlilik, yalnızca bugün bilgi piyasasının bu alanının henüz bağımsız bir segment olarak şekillenmediğini ve bazı durumlarda ASUD ürünlerinin eşlik eden gelişmeler veya yan ürünler olarak ortaya çıktığını göstermektedir. diğer daha karmaşık sorunları çözerken ürün. Bununla birlikte, ASUD'ların sayısı oldukça hızlı bir şekilde artmaktadır.

Bir kuruluşta modern bir belge yönetim sistemi için belirli gereksinimleri formüle etmek mümkündür. Her şeyden önce, ASUD, yönetimin belgesel desteğinin tüm görevlerini tam olarak yerine getirmelidir: belgelerin hazırlanması, kaydı, yürütme üzerinde kontrol, belge arama, saklama ve bir dizi belge üzerinde referans çalışması. Sistem, tek tip metodolojik ilkeler, yazılım, donanım ve teknolojik çözümler üzerine ve mevcut organizasyonel ve yasal koşullar çerçevesinde iç mevzuat, devlet standartları, talimatlar ve gereksinimler şeklinde oluşturulmalıdır. ASUD, birikmiş bilgi kaynağının tam kullanımını (entegrasyonunu) sağlamalı ve tek bir bilgi girişi ve bunun hem belgesel olarak hem de fiili olarak tekrar tekrar kullanılması ilkesini uygulamalıdır. Sistem ayrıca, bilgilerin yetkisiz erişime karşı gerekli düzeyde korunmasını sağlayarak, yöneticilerin kuruluş içinde belgelerin hareketi için yolları seçmelerine yardımcı olmalıdır. Modern koşullarda ASUD, belirli bileşenlere (teknik cihaz ve teknoloji sayısı, belge sayısı (bilgi miktarı), kullanıcı sayısı) göre genişleyebilmeli ve değişen gereksinimlere makul sınırlar içinde uyum sağlayabilmelidir. kullanıcılar.

Bu sorunların yalnızca Rus sorunları olduğunu düşünmeyin. Tüm iş dünyası benzer sorunlarla meşgul. Örneğin, 1996 yılında İngiltere'de yapılan bir araştırma, incelenen Birleşik Krallık kurumlarının neredeyse yarısının önemli bilgi ve belge sorunlarına sahip olduğunu buldu. Bu kurumlarda, gerekli belgeleri bulma sistemi zayıf bir şekilde oluşturulmuştur. Çeşitli kademelerdeki yöneticilerin %77,6'sı kendi başlarına bilgi aradıklarını itiraf ederken, sadece %18'i yardım için asistanlara ve sekreterlere başvurmaktadır. Bu durumun etkili yönetimi göstermesi olası değildir.

Bu nedenle, mevcut mevzuat, devlet ve devlet dışı kuruluşların çeşitli faaliyet alanlarını belgelemek, belirli belge türlerinin tasarımı, içeriği ve metin yapısı için önemli sayıda zorunlu norm, kural ve gereklilik içermektedir.

Çözüm

Yurtdışında (Avrupa, ABD, vb.), bilgi teknolojilerinin dokümantasyon desteğinde, özellikle de aşağıdaki konularda çok daha fazla ilerleme kaydettiğini belirtmek gerekir. elektronik belge yönetimi ve elektronik belgelerin kullanımı. Bu, elbette, ilk en önemli farktır. ISO 2001 yılında bir belge yönetim standardını benimsemiştir (ISO: 15489-1-2001); Avrupa'da da 2001 yılında "Elektronik Belge Yönetim Sistemleri için Tipik Avrupa Gereksinimleri" spesifikasyonu geliştirilmiş ve kabul edilmiştir.

Bu gerçekler, gelişmiş ülkelerde belge yönetiminin bilgi teknolojisi kullanılmadan hayal edilemeyeceğini göstermektedir. Orada uzun süredir bölünmediler. Ofis işiÜlkemizde hala kabul edildiği şekliyle geleneksele ve bilgi teknolojilerinin kullanımıyla Onlar için herhangi bir ofis işi, modern bilgi teknolojilerinin kullanımına dayanmaktadır, başka bir şey olamaz.

Unutulmaması gereken ikinci şey, belge yönetimine özgü bazı özel yaklaşımların olmasıdır. Dağaç üretimi Bu arada, belge yönetimi süreçleri için gereksinimleri belirleyen bölümde ISO-15489 standardına yansıyan Batı Avrupa ve Amerika Birleşik Devletleri. Standartta doküman yönetim süreçleri, dokümanların kayıt altına alınması ile değil, dokümanların incelenmesi ve saklanma sürelerinin belirlenmesi ile başlamaktadır. Ayrıca kayıtları var, ancak ilk etapta değil. Genel olarak, bunda bir çelişki yoktur, çünkü belgeler için saklama sürelerini de belirleriz, ancak ülkemizde bu, kural olarak, belgenin yürütülmesinden sonra, (veya bir kopyası) aktarıldığında yapılır. depolama için dosya.

Başka bir fark: işlevlerden biri Ofis işi Rusya'da belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontroldür.. Bu işlevin Rus ofis işlerinde uygulandığı biçimde, muhtemelen hiçbir yerde durum böyle değildir. Her ülkenin kendine has özellikleri vardır Ofis işi bu nedenle, belgelerin yürütülmesi için son tarihler üzerindeki kontrolün bir Rus özelliği olduğunu söyleyebiliriz.

Halihazırda, belge yönetimi alanında, Uluslararası Standardizasyon Birliği'ndeki belgelerin herhangi bir formatta ve faaliyetleri sırasında çeşitli kuruluşlar tarafından oluşturulan ve alınan herhangi bir ortamda yönetimini düzenlemeye izin veren yeterli sayıda standart geliştirilmiştir, çevirilerin çeşitli kullanıcı kategorileri tarafından uygulanmasını kolaylaştıran standart bir biçimde sunulması için kurallar oluşturmak.

Uluslararası standartların ana görevi, mevcut kalite sistemlerinin ve sertifikalarının yenilerinin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi için uluslararası düzeyde birleşik bir metodolojik temel oluşturmaktır.

Avustralya Birliği, ofis çalışması ve arşivleme alanında standartların geliştirilmesinde dünyadaki ilk yerlerden birini alır, Avustralya Birliği'nde kabul edilen standartların çoğu uluslararası hale gelir ve böylece dünya çapında ofis çalışmalarının gelişimini aktif olarak etkiler.

Diğer şeylerin yanı sıra, ekonomik ve teknolojik süreçlerin standardizasyonu ile karakterize edilen küreselleşme, yönetim belgeleri alanında açıkça izlenebilir. Bunun çarpıcı bir örneği, uluslararası normatif-metodolojik eylem ISO 15489: 2001'in Avustralya Birliği AS 4390-1996 ulusal standardı temelinde geliştirilmesi ve ulusal standart organları olan bir dizi ülkede özgün standartların benimsenmesidir. ISO'da temsil edilir.

Rusya Federasyonu'nun mevcut mevzuatı, devlet ve devlet dışı kuruluşların çeşitli faaliyet alanlarını belgelemek, belirli belge türlerinin tasarımı, içeriği ve metin yapısı için önemli sayıda zorunlu norm, kural ve gereklilik içermektedir.

Kullanılan kaynakların listesi

27 Temmuz 2006 tarihli ve 149-FZ sayılı "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Korumasına İlişkin Federal Kanun"

Yönetim için devlet dokümantasyon desteği sistemi. Yönetimin dokümantasyon desteğinin dokümanları ve hizmetleri için genel şartlar.-M., 1991

GOST R 6.30-2003 USD Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. evrak gereksinimleri

ISO 15489-2001 "Bilgi ve dokümantasyon - Doküman yönetimi"

ISO 23081-1: 2004 "Bilgi ve belgeler - Belge yönetim süreçleri - Belge meta verileri"

ISO 22310 Bilgi ve belgeler. Standartlarda yer alan belge yönetimi gereksinimleri "

ISO 5127-2001 "Bilgi ve Dokümantasyon - Kelime Bilgisi"

ISO 2384-1977 "Belgeler - Çeviri İşleme"

AS ISO 15489-2002 "Kayıt Yöneticisi-Genel"

D.V. Volkova, Uluslararası Standardizasyon Örgütü'nün Faaliyetleri. Büro işi.2006 No. 2.p 66-70

OLARAK. Holotnik. Dünya küreselleşme süreçlerinin bir göstergesi olarak Avustralya Birliği'nin devlet standardizasyon sistemi // Ofis çalışması 2007.-№4.p.66-70

başına

denizaşırı

Tecrübe etmek

İş

başına

denizaşırı

başına

belge

organizasyon

kuruluşlar

Personel motivasyonu başına denizaşırı
Özet >> Yönetim
Uygun bir düzenleyicinin oluşturulması hakkında belge bu kuralı tanıtmak ... daktilo, sayma Çalışmak vb. Düzenleyici araştırma pratiğinde İş başına denizaşırı kullanılmış ve ... faiz tecrübe etmek büyük Batılı firmalar organizasyonşirket içi sistem...
Karmaşık gelişimsel bozuklukları olan çocukların psikolojik ve pedagojik desteği başına denizaşırı
Sınav >> Psikoloji
... başına denizaşırı 2.1 organizasyon sağır-kör çocuklara öğretmek başına denizaşırı(70-80s) 2.2 organizasyon ... başına denizaşırı... Sadece dikkate almak önemlidir tecrübe etmek değil, aynı zamanda yabancı uzmanların hatalarını da İş... sağır-kör ve normatif öğretim belgeler belirli bir şekilde alınmış...
teknolojiler İşİle belgeler Sınırlı erişim
Özet >> Sanayi, üretim
en ciddi olanlar nelerdir sınırlar korunan elektronik bilgilerin korunması ... Davanın başında dahili bir envanter belgeler içinde bulunan, sonunda ... vakalar. Kontrol başına İşİle belgeler sınırlı erişim kafa tarafından gerçekleştirilir organizasyon, onun...
Rus göçmenlerin sosyal statüsü başına denizaşırı
Kurs >> Sosyoloji
Özel olarak atandı organizasyon- Ruslar tarafından ... komisyonların ulusal hizmetleri belgeler sadece 6 bin olduğu ortaya çıktı ... çalışmalar veya İş ama kalan başına denizaşırı... Göç eden yerler... İş başka bir ülkede veya yetersiz yabancı dil bilgisi. Fakat tecrübe etmek ...

Anahtar Kelimeler: Büro işleri, Personel yönetimi, Devlet ve belediye idaresi, Belgelendirme ve standardizasyonun temelleri.

Araştırmanın amacı, "Yönetimin dokümantasyon desteğini organize etme konusunda yabancı deneyim" koşullarının analizidir. Araştırmanın konusu, bu araştırmanın amaçları olarak formüle edilen bireysel konuların dikkate alınmasıdır.

Araştırmanın amacı, "Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesi konusunda yabancı deneyim" konusunu, benzer konulardaki en son yerli ve yabancı araştırmalar açısından incelemektir.

Çalışma sırasında, "Yönetim dokümantasyon desteğini organize etmede yabancı deneyim" olgusunun incelenmesinin teorik yönleri de dahil olmak üzere, "Yönetim dokümantasyon desteğinin düzenlenmesinde yabancı deneyim" konusunun teorik ve metodolojik bir analizi yapılmıştır. "Yönetim dokümantasyon desteğinin düzenlenmesinde yabancı deneyim" konusu incelenmiştir.

Ayrıca, son yıllarda istatistiksel verilerin ve bilimsel yayınların katılımıyla, modern koşullarda "Yönetimin dokümantasyon desteğini organize etme konusunda yabancı deneyim" in uygunluğu üzerine bir çalışma yapılmıştır.

Çalışmanın sonucunda, "Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesinde yabancı deneyim" sorununu çözmenin belirli yolları belirlendi ve "Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesinde yabancı deneyim" sorununu çözmek için bazı olasılıklar ve dünyadaki eğilimler de dahil olmak üzere nicel olarak doğrulandı. "Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesinde yabancı deneyim" konusunun geliştirilmesi belirlendi.

Uygulama derecesi - teklifler ve belirli faaliyetler, eğitim uygulamalarının temeli olarak hizmet eden organizasyonun faaliyetlerinde test edilmiştir.

Bazı spesifikasyonlarla birlikte önerilen önlemler, Rus işletmelerinin personel hizmetlerinin çalışmalarında kullanılabilir.

Önerilen önlemlerin uygulanması, "Yönetim için dokümantasyon desteğini organize etmede yabancı deneyim", doğası ve topikal sorunların daha doğru bir şekilde anlaşılmasını sağlar.

"Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" konulu kaynakların gözden geçirilmesi

Bu çalışmanın hazırlanmasında kullanılan referans listesi 36 bibliyografik kaynak içermektedir. Bazılarını karakterize edelim:

"Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" sorunu, M. Yu. Rogozhin tarafından 2009 yılında yayınlanan ve 384 sayfa içeren "" kitabında ele alınmaktadır. Kitabın açıklamasından,

Ayrıca, "Yönetim için belge desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" konusundaki modern konuların düzenlenmesi sorunları, "Yönetim için belge desteği" monografında M. Yu. Rogozhin ile ilgilidir. Bu kitap, 2009 yılında "Prospect" yayınevi tarafından basılmıştır, 0 sayfadan oluşmaktadır.

Evrensel bir eğitim ve pratik rehber, bir işletmenin (kuruluş, kurum) faaliyetlerinin yönetimi (DOW) için etkili bir dokümantasyon desteği organizasyonunun tüm önemli sorularına cevaplar sağlar. Kılavuzun materyali, okul öncesi eğitim kurumları ile ilgili mevzuat ve yönetmeliklere dayalı olarak kapsamlı bir şekilde sunulmaktadır. Kılavuzdaki ana yer, okul öncesi eğitim kurumu hizmeti, personel hizmeti ve işletmenin muhasebe departmanı dahil olmak üzere belge yönetimi (belge yönetimi) ve faaliyetlerin belgelenmesi konularının dikkate alınmasına ayrılmıştır. İşletme başkanları, yönetim yardımcıları, okul öncesi eğitim kurumları çalışanları, personel hizmetleri ve muhasebe ile 350800 "Belge yönetimi ve yönetimin dokümantasyon desteği" uzmanlığındaki öğrenciler için.

"Yönetimin dokümantasyon desteği" kitabında bir dizi güncel soruna değinildi. R. Ye Bulat, 2012 yılında "Business-Press" yayınevinde yayınlanan araştırmasında bu konunun alaka düzeyini ve yeniliğini belirledi. Kitabın açıklaması şu şekildedir.

Eğitim kılavuzunun içeriği, 080505.65 "Personel yönetimi" uzmanlığının özel disiplinleri bloğunda yer alan "Personel hizmetinde ofis işleri" disiplininin müfredatına ve ayrıca "Belgeler" disiplininin müfredatına karşılık gelir. Rus üniversitelerinin UMO'su tarafından Rusya'da eğitim için geliştirilen "Personel Yönetimi" - 080400 eğitimi yönünde yüksek mesleki eğitimin yaklaşık temel eğitim programının profesyonel döngüsünün temel bölümünde yer alan personel yönetimi desteği" yönetim alanı. Yayında sunulan düzenleyici gereklilikler (2012'de yürürlüğe girenler dahil) ve yönetim faaliyetlerini belgelemek ve modern bir organizasyonun yönetimi için belgesel desteğe sistematik bir yaklaşım getirmek için metodolojik öneriler hem öğrenciler, hem de yüksek lisans öğrencileri ve öğretmenler için faydalı olacaktır. , ve alandaki uygulayıcılar yönetim faaliyetlerini belgeliyor.

Ek olarak, "Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesinde yabancı deneyim" konusunu incelerken, bu tür periyodik kaynaklar şu şekilde kullanılmıştır:

Kamu hizmetlerinin yasal düzenlemesi konusunda yabancı deneyim. A.F. Vasilyeva, "Rus Hukuku Dergisi", No. 12, Aralık 2007.
Ticari uyuşmazlıkların alternatif çözümü. Yurtdışı deneyimi. D. Stoletova, "Personel memuru. Personel yönetimi", No. 10, Ekim 2007.
Bir organizasyonun personel yönetiminde rekabet edebilirlik sorunu. V. Shapovalov, "İnsan Kaynakları Yönetimi", No. 18, Eylül 2007.
1C: Enterprise 8 - geçişi organize etme deneyimi. "BUKH.1S", No. 9, Eylül 2007.
Koleksiyon işi güç ve tecrübe kazanmaya devam ediyor. I.E. Smirnov, "Bir Kredi Kuruluşunda Yönetim", No. 5, Eylül-Ekim 2007.

Örnek giriş

Sunulan çalışma, "Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" konusuna ayrılmıştır.

Bu çalışmanın sorunu modern dünya ile ilgilidir. Bu, gündeme getirilen konuların sık sık incelenmesiyle kanıtlanmıştır.

"Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" konusu, birbiriyle ilişkili birkaç disiplinin kavşağında incelenir. Mevcut bilim durumu, "Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesinde yabancı deneyim" konusunun sorunlarının küresel bir değerlendirmesine geçiş ile karakterizedir.

Araştırma sorularına çok sayıda çalışma ayrılmıştır. Temel olarak, eğitim literatüründe sunulan materyal genel niteliktedir ve bu konuyla ilgili çok sayıda monografide, "Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" sorununun daha dar konuları ele alınmaktadır. Ancak, belirlenen konunun sorunlarının incelenmesinde modern koşulların dikkate alınması gerekmektedir.

"Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" sorununun yüksek önemi ve yetersiz pratik detaylandırılması, bu çalışmanın şüphesiz yeniliğini belirlemektedir.

Bu çalışmanın konusunun belirli güncel sorunlarını daha derinden ve makul bir şekilde çözmek için "Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesi konusunda yabancı deneyim" sorununa daha fazla dikkat edilmesi gerekmektedir.

Bu çalışmanın alaka düzeyi, bir yandan modern bilimde "Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesi konusunda yabancı deneyim" konusuna olan büyük ilgiden, diğer yandan yetersiz gelişimine bağlıdır. Bu konuyla ilgili konuların ele alınması hem teorik hem de pratik öneme sahiptir.

Sonuçlar, "Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesinde yabancı deneyim" analizi için bir metodoloji geliştirmek için kullanılabilir.

"Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" sorununu incelemenin teorik önemi, dikkate alınmak üzere seçilen problemin aynı anda birkaç bilimsel disiplinin kavşağında olmasıdır.

Bu araştırmanın amacı, "Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" koşullarını analiz etmektir.

Bu durumda, çalışmanın konusu, bu çalışmanın amaçları olarak formüle edilen bireysel konuların dikkate alınmasıdır.

Teorik yönleri incelemek ve "Yönetimin dokümantasyon desteğini organize etme konusunda yabancı deneyim" nin doğasını ortaya çıkarmak.
Modern koşullarda "Yönetim için belge desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" sorununun aciliyetini anlatmak.
"Yönetimin dokümantasyon desteğini organize etme konusunda yabancı deneyim" konusunu çözme olasılıklarını özetlemek.
"Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesinde yabancı deneyim" konusunun gelişim eğilimlerini ana hatlarıyla belirtin.

Geleneksel bir yapıya sahip olan eser, giriş, 3 bölümden oluşan ana bölüm, sonuç ve bibliyografyadan oluşmaktadır.

Giriş, konu seçiminin uygunluğunu doğrular, araştırmanın amaç ve hedeflerini belirler, araştırma yöntemlerini ve bilgi kaynaklarını tanımlar.

Birinci bölüm genel sorunları ortaya koyuyor, sorunun tarihsel yönlerini ortaya koyuyor "Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesinde yabancı deneyim". Temel kavramlar belirlenir, "Yönetim dokümantasyon desteğinin düzenlenmesi konusunda yabancı deneyim" sorularının sondajının uygunluğu belirlenir.

İkinci bölüm, "Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" içeriği ve modern sorunları ile daha ayrıntılı olarak ilgilenmektedir.

Üçüncü bölüm pratik niteliktedir ve bireysel verilere dayanarak mevcut durumun bir analizinin yanı sıra beklentilerin ve gelişme eğilimlerinin bir analizi "Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" yapılır.

Çalışmanın sonuçlarına göre, ele alınan konuyla ilgili bir takım sorunlar ortaya çıkarıldı ve konunun durumunun daha fazla araştırılması / iyileştirilmesi gerektiği hakkında sonuçlar çıkarıldı.

Bu nedenle, bu sorunun aciliyeti, "Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim" çalışmasının konusunun seçimini, konu yelpazesini ve yapısının mantıksal şemasını belirledi.

Çalışmanın teorik ve metodolojik temeli, çalışma konusundaki yasal düzenlemeler, normatif belgelerdi.

"Yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesinde yabancı deneyim" konulu bir çalışma yazmak için bilgi kaynakları, temel eğitim literatürü, söz konusu alandaki en büyük düşünürlerin temel teorik çalışmaları, önde gelen yerli ve yabancı yazarların pratik araştırmalarının sonuçları, "Yönetim için dokümantasyon desteği düzenleme konusunda yabancı deneyim", referans kitapları, diğer ilgili bilgi kaynakları konusuna ayrılmış özel ve süreli yayınlarda makaleler ve incelemeler.

Yönetim için dokümantasyon desteği düzenlemede yabancı deneyim. Kurs: Yönetim dokümantasyon sistemi Yönetim dokümantasyonu desteğini organize etmede yabancı deneyim

Yurtdışında belge yönetimi için düzenleyici çerçeve

BDT ülkelerinde okul öncesi eğitim kurumlarının düzenlenmesi

Rusya'da ofis çalışmaları için düzenleyici çerçevenin geliştirilmesi için beklentiler

Dokümantasyon yönetim teknolojisinin temelidir

ROS-FORMASYONU

Şu anda, yönetimin belgesel desteğinin dokümantasyon, organizasyon ve teknolojisinin düzenlenmesi çeşitli yönlerde gerçekleştirilmektedir: yasal düzenleme, standardizasyon, ulusal eylemin normatif ve normatif-metodolojik belgelerinin geliştirilmesi.

Rusya Federasyonu yasaları en yüksek yasal öneme sahiptir.

Bu nedenle, mevcut mevzuat, devlet ve devlet dışı kuruluşların çeşitli faaliyet alanlarını belgelemek, belirli belge türlerinin tasarımı, içeriği ve metin yapısı için önemli sayıda zorunlu norm, kural ve gereklilik içermektedir.

Personel motivasyonu başına denizaşırı

Karmaşık gelişimsel bozuklukları olan çocukların psikolojik ve pedagojik desteği başına denizaşırı

teknolojiler İşİle belgeler Sınırlı erişim

Rus göçmenlerin sosyal statüsü başına denizaşırı

Popüler