Düşük fiyatlarla kırtasiye toptan satışı. Toptan kırtasiye satın al

Ayırt edici özellik elektronik ofis Olympus, klasik ofis çalışmalarından kaynaklanan zengin işlevselliğidir.

büyük sanayi kuruluşu Sekreterin (katip) görevleri yalnızca belgelerin kaydı değil, aynı zamanda bir dizi başka görevdir:

• çözüm için gelen belgenin kime devredileceği başkanının belirlenmesi
• ön kararların hazırlanması
• belgenin yükleniciye teslimi
• orijinal dönüş kontrolü
• görev performansının özet analizi
• emirlerin yürütülmesi üzerinde kontrol
• bekleyen görevler hakkında nihai raporlamanın oluşturulması
• giden belgeleri gönderme
• istek üzerine istenen belgeyi arayın
• yazdırma, tarama
• ve hatta depolama büyük miktar belgeler. Bütün bunlardan iyi bir katip sorumludur.

Olympus elektronik ofisi işi yapabilir iyi insanlar daha kolay ve daha verimli!

Otomatik kayıt:

gelen e-postalar	Yerleşik posta istemcisi nedeniyle, sistem e-postadaki ayrıntıları okur ve kayıt kartını onlarla birlikte doldurur. Muhabir otomatik olarak belirlenir Ekli iç içe bileşenler Kurallara uygun olarak bir kayıt indeksi oluşturulur. Belgelerin içeriği ve giden detayları belirlenir
Olympus'ta giden ve dahili belgeleri hazırlama teknolojisi benzerdir, bu nedenle, kabul edilen ve onaylanan belgeler, önceden bilinen ayrıntılarla otomatik olarak kayıt için gelir.	Giden mektuplar ve dahili belgeler

Yeniden gelen belgelerin otomatik kontrolü

Sistem, kuruluşa yeniden giren belgeleri yakalar ve bu konuda uyarır.

Orijinalin iadesi için otomatik bildirimler

Sistem, orijinalin taşınması için bir şema sağlar ve zamanında iade edilmezse kayıt memuruna bildirir.

Kullanışlı iletişim sistemi

Olympus'taki belgelerin bağlantıları, ek olarak oluşturulan, iptal veya değişiklik durumunda, arşiv belgeleri de dahil olmak üzere tüm ilgili belgelerin ayrıntılı bir geçmişini elde etme olasılığını önerir.

Rapor Tasarımcısı

Bir çalışan, Olympus sisteminin rapor tasarımcısını kullanarak, bir yönetici veya programcının yardımına başvurmadan ihtiyaç duyduğu raporları oluşturabilir. Bu, doldurulmamış veya kontrol belgelerinde raporların genellikle bu şekilde oluşturulmasıdır.

Esnek Filtrasyon Sistemi

Olympus sistemi, bir filtre dizisi kullanarak belge aramak için bir talep yürütme yeteneği sağlar. Filtre satırı, istenen belge için birçok değişken arama koşulunu formüle etmenize olanak tanır.

Olympus sisteminde elektronik ofis dijital ofis işlerini düzenlemek için bir araçtır. Bu segment, kurumsal belgelerle ilgili tüm bilgileri toplar. Kullanıcının çalışma geçmişini içerir; belgelerin tüm bağlantılarını saklar; son tarih hakkında bilgi verir; belgeyle oluşturulan tüm dosyaları içerir; Uygulayıcıların ve belgeden sorumlu olanların sorularına ve çalışmalarının sonuçlarına cevap verir.

Yürütme denetimi

Olympus sisteminde yürütme kontrolü- bu, talimatların yürütülmesinin zamanlaması, aşamaları ve sonuçları hakkında bilgi sağlayan derin bir işlevselliktir. Bu işlevsellik, elektronik ofisten yapılandırılmış depolamaya kadar tüm sistemde mevcuttur. İşlevsellik, belgenin ve talimatların yürütülmesi için son tarihler ve bu son tarihlerin başarısızlığı hakkında bilgi verilmesi üzerine kurulmuştur.

Yürütme kontrolünün görselleştirilmesi

1. Olympus sisteminden renk göstergesi ve son teslim tarihinin başarısızlığı hakkında mesajlar.
2. Özel mod ile Toplam alınan, işe alınan, zamanında tamamlanan, dönemlere göre gecikmeli olarak tamamlanan, zamanında yapılmayan işler.
3. Belge, uygulayıcılar, kontrolörler bağlamında talimatların yürütülmesine ilişkin bütün bir rapor sistemi.

Özel kontrol

Olympus, görevlerin zamanında ve yüksek kalitede yürütülmesi için özel bir kontrol sistemine sahiptir. Özü, kontrol altına alınan en önemli görevlerin kontrolden çıkarma prosedüründen geçmesi gerektiğidir, yani. kapanış. Bazı durumlarda, görevi kontrolden çıkarmak için yetkin bir uzman tarafından yapılan işin kalitesinin değerlendirilmesi gerekir. Ardından sistem ayrıca onay prosedürünü uygulayabilir.

Bir kontrol emrinin oluşturulması

1. Kontrol emirlerinin verilmesine, bir denetleme atanması ve gerekirse bir çalışanın yüksek kaliteli performansının onaylanması eşlik eder.
2. Kontrol emirleri için disiplin uygulama katsayısı otomatik olarak hesaplanır.
3. "Kontrol görevlerinin yürütülmesinin analizi" özel modu, kontrol görevlerinin yürütülmesinin zamanlaması hakkında bilgi gösterir.
4. Masaüstü panoları dönüştürme bu bilgi grafik görünümüne dönüştürülür.

Doküman yönetimi

Yetkili belge yönetimi, bir bütün olarak departman, birim, hizmet ve organizasyonun etkin çalışmasının anahtarıdır. Olympus sisteminde "Belge yönetimi"özellikle üst düzey iş süreçlerine odaklanan büyük ölçekli bir işletmeyi yönetmek için modern bir araçtır.

"Belge Yönetimi", bir zamanlayıcı ilkesine dayanan Olympus - Belge Yönetimi modülünün bir Bölümüdür, yani. çalışan tarafından alınan tüm görevler ve belgeler tek bir listede sıralanır.

Liste, görevin türünü, konusunu, içeriğini, alınma tarihini, son tarihini, kimden geldiğini gösterir. Bu liste, istenen sütunla kolayca tamamlanabilir.

Kırmızı bir arka plan, gecikmiş bir görevi belirtir ve bu, tamamlamayı hatırlamanıza yardımcı olur. Renk göstergesi, belgenin son teslim tarihini bildirdiğinde, sistem gelişmiş kontrole sahiptir.

Sekmelerdeki listenin altında, karar vermek için gereken tüm ek bilgileri görebilirsiniz. Bu belgenin metni, ayrıntılı görev, hareketin tarihi ve ilgili belgeler.

Programı bulmak kolaydır istenilen belge, hem de onunla çalışma tarihini yükseltmek. Dahası, tarihte belgenin halihazırda kaç daire dolaştığını, kimin işe aldığını ve kimin henüz almadığını görebilirsiniz.

Bilginin anında alınması:

• belgeyi kim başlattı;
• kim kabul etti;
• şu anda kimde var;
• belgede hangi yorumlar ve kimler tarafından verildi;
• bu belgenin başka belgelerle ilişkisi olup olmadığı ve nasıl, ilgili belgeler dahil açabilme özelliği ile;
• bir çalışan, hizmet, bölüm veya bir bütün olarak işletmenin tamamı için, yürütülen ve yerine getirilmeyen siparişlerin bir resmini görün.

Çok çeşitli belgelerle çalışma kolaylığı:

• sistemin kendisi değerlendirilmek üzere bir belge listesi oluşturur;
• sistem, hangi belgeler üzerinde acil bir karar verilmesi gerektiğini sorar;
• sistem sona ermekte olan dönem hakkında bilgi verir;
• sistem, işinizi devretmeyi ve zamanında yürütmeyi kolayca kontrol etmeyi mümkün kılar;
• sistem, herhangi bir belge üzerinde çalışma geçmişini almanızı sağlar;
• sistem, yokluğunuz sırasında vekil atamanıza ve vekilin nasıl çalıştığını görmenize izin verecektir.

Belge yönetimi kolaylığı:

• bilgi alışverişinin hızını artırmak;
• çalışanların idari disiplin düzeyini artırmak;
• sözleşmelerin yerine getirilmesi için son tarihlere uygunluk;
• iş yerinden kalkmadan gerekli bilgileri hızlı bir şekilde alma yeteneği.

Depolama Yapısı

Olympus sisteminin yapılandırılmış belge depolaması, yalnızca klasörlere sınırlı erişimi olan bir kitaplık değil, her çalışanın bireysel bir "bilgi tabanı"dır. Olympus deposunu oluşturma ilkesi, kullanıcının bölümlere, klasörlere, belgelere, dosyalara erişim haklarına dayanır. Sistem otomatik olarak her çalışan için ayrı bir arşiv yapısı oluşturur. Kullanıcı yalnızca haklarına sahip olduğu bölümleri ve belgeleri görür.

Ayrıca, çalışanın arşiv yapısının bir kısmını, klasörleri, belgeleri kişisel bir depoya kopyalama fırsatı vardır. Bu özellik, kullanıcının ihtiyacı olan bilgiye, belgeye daha da hızlı ulaşmasını sağlayacaktır.

kasayı doldurmak

Olympus sistemindeki depolama, belge ile çalışma döngüsünün tamamlanması sonucunda otomatik olarak belgelerle doldurulur. Bu teknoloji, bu iş için özel olarak zaman ayırmadan gerekli belgeleri uygun bölümlerde toplamanıza olanak tanır.

Depoda yeni bir belge göründüğünde, sistem bu tür bildirimlere abone olup olmadığını çalışana bildirir.

Belgelerle çalışma kolaylığı

Olympus depolama, belgelerle çalışmanın rahatlığını belirleyen işlevsel hizmetlerle ayırt edilir:

• Sürüm oluşturma;
• Belgelerin bağlantıları (iptal edildi, geçersiz kılındı, ayrıca);
• Arşivden alıntı;
• Orijinalin Sayısı;
• Depolama özellikleri (envanter numarası, depolama, raf, raf, kopya sayısı).

Mobil cihazlar için çeşitli aksesuarlar satın alma ve tüketici elektroniği Sotovik-M mağazasında, yol boyunca kırtasiye malzemeleri stoklamanızı öneririz - herhangi bir işletmenin iş süreçleri veya kar amacı gütmeyen kurum. Toplu olarak kırtasiye satın almak istiyorsanız, ürün yelpazemizi inceleyin.

Üreticiden toptan kırtasiye satın almak (kırtasiye toptan satışı, kırtasiye toptan satışı Moskova), şirketin ofisinin toptan kırtasiye ile sürekli sağlanmasından önemli ölçüde tasarruf etmenin etkili bir yoludur. Ucuza toptan kırtasiye malzemeleri mi istiyorsunuz? Çeyrek veya yarım yılda bir büyük miktarda kalem, kurşun kalem, ataş, not defteri ve diğer küçük eşyaları sipariş ederek, aylık teslimat yapmak için zaman harcamanıza gerek kalmaz. Toplu kırtasiye malzemelerinin toplu alımları da aşağıdakiler için faydalıdır: devlet kurumları- birçok yönetim Eğitim Kurumları okul için toplu kırtasiye satın al, çocuk Yuvası ya da üniversite. Toptan satış şirketleri ofis malzemeleri yeterli fiyatlandırma politikası, bu nedenle "Sotovik-M" yazma aksesuarlarını uygun fiyata satıyor - toptan kırtasiye malzemeleri ucuz. Moskova'da toptan kırtasiye malzemeleri (Moskova kırtasiye toptan, Moskova toptan kırtasiye) online mağazamızda.

Toptan kırtasiye malzemeleri çok ucuz. Moskova'da kırtasiye toptancılığı

En çok biri için mağazamızda toplu kırtasiye uygun fiyatlar. Okul kırtasiyesini toplu olarak almayı planlıyorsanız, toptan kırtasiye düşük fiyatlar veya toplu olarak bir hediyelik eşya dükkanı için alışılmadık kırtasiye malzemeleri sipariş edin, ihtiyacınız olan şey Sotovik-M! Sıradan defterlerden damga ürünlerine ve kartvizitlere kadar toplu olarak kırtasiye malzemeleri satın alın ve Rusya'nın her yerine hızlı teslimat ile cazip bir fiyatla. Toptan kırtasiye malzemelerimiz çok ucuz!

Tipik olarak, "kağıt" iş akışını sağlama ve siparişlerin yürütülmesini izleme yükü, kuruluşun ofis işleriyle ilgili bölümlerine düşer: ofis, vaka yönetimi ve yapısal bölümlerdeki ofis işlerinden sorumlu olanlar. DIRECTUM elektronik belge yönetimi ve etkileşim yönetim sisteminin “Ofis” modülünün onlar için tasarlanması amaçlanmıştır. Bu modül, geleneksel Rus ofis teknolojisinin dayandığı GSDOU'nun gereksinimlerine uygun olarak kağıt belgelerin işlenmesi için rutin işlemleri gerçekleştirmeyi kolaylaştırır:

• tüm gelen ve giden yazışmaların ve ayrıca kayıt ve kontrol kartlarını (RCC) kullanan dahili belgelerin birleşik kaydı;
• bir kağıt belgenin konumunun herhangi bir aşamasında kaydedilmesi yaşam döngüsü: yönetim tarafından değerlendirilmesi, taslak belgenin onaylanması, yürütülmesi vb.;
• yönetimin talimatlarının, kararlarının ve talimatlarının zamanında yerine getirilmesi üzerinde kontrol;
• kuruluşta kabul edilen davaların isimlendirilmesine göre davadaki belgelerin silinmesi;
• kağıt belgelerin durumu, mevcudiyeti, hareketi hakkında gerekli bilgileri hızlı arama;
• gerekli standart formların ve dergilerin yanı sıra kuruluşun iş akışına ilişkin istatistiksel raporların elde edilmesi.

Ek olarak, "Ofis" modülü, arasındaki alışverişi düzenlemenizi sağlar. farklı organizasyonlar. Bu değişim ile kullanmak mümkündür Elektronik İmza(ES) ve sistemin özel mekanizmaları, belgelerin teslimini kontrol etmenizi sağlar. Değişim ilkeleri, elektronik belgelerin değişimi için endüstri standardına dayanmaktadır "Otomasyon sistemlerinin etkileşimi dokümantasyon desteği Yönetim", Guild of Records Managers tarafından onaylandı.

Vakaların isimlendirilmesinin ve kayıt günlüklerinin tutulması

Esnek numaralandırma sistemi, bir bölümdeki bir belgeye numara atamanıza olanak tanır elektronik dergi kayıt. Her dergi için, dergi içindeki belgelerin rastgele bir otomatik numaralandırma yöntemi belirlenir. Numara, bir departman kodu, bir günlük kodu ve diğer gerekli ayrıntıları içerebilir.

Her bir isimlendirme dosyası için arşive aktarım için belgeler hazırlarken, davanın kapağının yanı sıra dava belgelerinin bir envanterini yazdırabilirsiniz, bu da arşiv depolaması için belge hazırlama süresini önemli ölçüde azaltır.

Belgelerin kaydı

Belgeleri "Ofis" modülüne kaydetmek için, tüm birincil verileri (muhabir, kuruluş birimi, kuruluş temsilcisi, kayıt tarihi, kayıt numarası, konu ve bilgileri) içeren kayıt ve kontrol kartları (RCC'ler) kullanılır. Özet belge, teslimat yöntemi vb.) ve ayrıca kuruluşun herhangi bir kağıt belgesinin durumu (yer, yürütme durumu vb.) hakkında gerekli bilgiler. Giden belgeler için kuruluşlar için bir dağıtım listesi belirleyebilirsiniz.

Sistem, hem kuruluşlardan hem de vatandaşlardan belge kaydetme olasılığını uygular.

Merkezi olmayan belge kaydını kullanan kuruluşlar için, sistem kayıt yerlerini kullanır - sekreterlerin ve ofis personelinin işyerleri. Her kayıt yeri bir veya daha fazla bölüme hizmet edebilir. Kayıt yerlerine göre, verilere erişim haklarını ayırt etmek mümkündür.

Bir belgeyi departmanlar arasında taşırken, her kayıt yerinin kendi RSC'si olabilir. Böylece, bir kağıt belgenin yalnızca bir departman içindeki çalışanlar arasında değil, aynı zamanda departmanlar arasında hareketini izlemenin mümkün olduğu bir RKK zinciri ortaya çıkar. Ek olarak, RSC aracılığıyla, sistemin kayıtlı belgelerinin kendi aralarında bağlanması, örneğin: “Yanıt olarak”, “Yürütmede” vb.

Kayıt prosedürü basittir ve kayıt numarası otomatik olarak atanırken RKK'nın gerekli alanlarının doldurulmasından oluşur.

Doğrudan RKK'dan kayıt olurken, taranmış (elektronik) bir belgeyi, RKK'ya otomatik eki ile "Elektronik Belge Yönetimi" modülüne girmek mümkündür. Çok sayıda belgenin hızlı girişi için, belgelerin modüle satır içi girişini sağlayan sistem giriş hizmetleri kullanılır. Gelecekte, RSC ve ayrıca listelenen elektronik belge, sistemde yerleşik olan hızlı tanımlama teknolojisi sayesinde bir belgenin kağıt analogu üzerindeki bir barkodla kolayca bulunabilir.

RKK'ya göre gelen ve giden evrakların logları yazdırılır. Giden belgeler için, zarfın üzerine otomatik olarak bir çıkartma oluşturabilir ve yazdırabilirsiniz.

Belgelerin taşınması ve yürütülmesi

Kayıttan sonra gelen belge, belgenin değerlendirilmesi, çözümlenmesi, kontrolü ve yürütülmesi aşamalarından geçer. Aynı zamanda, uygulayıcıların belge ile daha fazla çalışması tamamen yapılabilir. elektronik formatta. Bu, sanatçılar tarafından harcanan zamanı büyük ölçüde azaltır ve orijinalin kazara kaybolmasını önler.

Yöneticinin çalışma tarzına bağlı olarak, belge kendisi tarafından kağıt veya elektronik biçimde değerlendirilir.

Başkan tarafından verilen karara göre, belge, uygulayıcıların atanması, talimatlar ve son tarihler ile kontrol altına alınabilir. İş Süreçleri Yönetimi modülü ile çalışan yöneticiler için sekreter veya yöneticinin kendisi doğrudan RKK'dan hızlı bir şekilde görev oluşturabilir. Görevlerle çalışmak, talimatların yürütülmesini izlemek için sistemin bu tür olanaklarını tam olarak kullanmayı mümkün kılar, örneğin: talimatların yürütülmesine ilişkin tam yazışmayı sabitlemek; revizyon için gönderme imkanı; esnek yönlendirme ayarları vb.

Ardından, RSC ile ilgili görevler için belge üzerindeki çalışma geçmişini, onay prosedürünü ve kararın gerekçesini hızla yeniden oluşturabilirsiniz.

"Chancery" modülü bağımsız olarak kullanılıyorsa, sanatçılara verilen tüm talimatlar sekreter tarafından belgenin RSC'sine girilir ve ardından zamanında yürütülmesi izlenir. Aynı zamanda, otomatik olmayan kullanıcılar için talimatlar yazdırılabilir.

Elektronik belgelerle çalışırken, belgelerin tüm hareketleri görevler aracılığıyla gerçekleştirilir, kağıt belgenin yeri herhangi bir zamanda RKK'nın özel bir sekmesinde kaydedilir. Bu, belgenin kağıt orijinalini RKK aracılığıyla hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar. Giden ve dahili belgelerle çalışmak aynı ilkelere dayanmaktadır.

Sistemler arasında elektronik belge alışverişi

Sistem yardımıyla, kuruluşlar arasında resmi, yasal olarak önemli elektronik belgelerin değişimini organize etmek mümkündür. Belgelerin değişimi, Guild of Document Managers tarafından onaylanan "Belge yönetimi için otomasyon sistemlerinin etkileşimi" elektronik belgelerin değişimi için endüstri standardının kullanımına dayanmaktadır.

Belgeler arasında değiştirilebilir yapısal bölümler bir şirket (holding) ve bağımsız ortak kuruluşlar arasında. Bu durumda, borsa tarafları kullanabilir farklı sistemler elektronik belge yönetimi veya bu tür sistemlerle hiç çalışmaz.

Değişim bir şirketin (holding) bölümleri arasında yapılırsa, belgelerle çalışma "Elektronik Belge Yönetimi", "İş Süreçleri Yönetimi" ve "Ofis" modüllerinde gerçekleşir. Değişim üçüncü şahıslar arasında yapılırsa, elektronik belge sistemden bir ESD dosyasına aktarılır. İkinci taraf, bir ESD belgesini kendi elektronik belge yönetim sistemine aktarabilir (bu biçimin bu sistem tarafından desteklenmesi; ESD biçiminin açık olması şartıyla) veya bir ESD belgesiyle çalışmak için serbestçe dağıtılan DIRECTUM OverDoc programını kullanabilir. DIRECTUM OverDoc, belgeyi, niteliklerini ve orijinallik işareti de dahil olmak üzere belgenin imzalandığı tüm ES'leri görüntülemenize olanak tanır.

Bilgi arama ve analizi

Herhangi bir belgenin sisteme kaydedildiği andan itibaren, hem kayıt kartını, hem de belgenin yeri ve yürütme süreci ile ilgili bilgileri ve elektronik belgenin kendisini bulabilirsiniz.

Sistem, kayıt numaralarına, muhabire, kararın yazarına ve ayrıca RKK'nın tüm ayrıntılarına ve bunların keyfi kombinasyonuna göre arama yapar.

Ayrıca sistem, kullanıcıların iş verimliliğini önemli ölçüde artıran özel raporlar sağlar: İncelenen belgeler, Vadesi geçmiş siparişler, İade edilecek belgeler vb.

Web modülü "Ofis"

"Ofis" web modülü, örneğin idari belgeler, gelen ve giden mektuplar, talimatlar, muhtıralar ve resmi belgelerle çalışmayı otomatikleştirmek için tasarlanmıştır. notlar. Kağıt belgelerin işlenmesini kolaylaştırır.

Kağıt belgelerin işlenmesi, geleneksel Rus ofis teknolojisinin dayandığı GSDOU'nun gerekliliklerine uygun olarak gerçekleştirilir.

"Ofis" web modülü aşağıdaki görevleri çözmeyi amaçlamaktadır:

• tüm gelen ve giden yazışmaların yanı sıra dahili belgelerin kayıt ve kontrol kartlarını kullanarak birleşik kaydı;
• yönetimin talimatlarının, kararlarının ve talimatlarının zamanında yerine getirilmesi üzerinde kontrol;
• kağıt belgelerin durumu, mevcudiyeti, hareketi hakkında gerekli bilgileri hızlı arama;
• gerekli standart formların ve dergilerin yanı sıra kuruluşun iş akışına ilişkin istatistiksel raporların elde edilmesi.

"Chancery" web modülünün temeli, "Kayıt ve kontrol kartları", "RRC için Görevler", "Vakaların isimlendirilmesi" referans kitaplarından oluşur.

"Ofis" modülünü sistemin diğer modülleri ile entegre etmenin faydaları

Böylece “Elektronik Belge Yönetimi”, “İş Süreçleri Yönetimi” ve “Ofis” modüllerinin etkileşimi sayesinde birleşik sistem organizasyonun iş verimliliğindeki artış, yerel geleneklere ve ofis çalışma standartlarına tam olarak uyularak sağlanır. Her modülün sağladığı tüm mekanizmalar, belgelerle çalışmanın "kağıt" ve "elektronik" aşamalarının çeşitli kombinasyonlarında kullanılabilir. Aynı zamanda, geleneksel "kağıt" ofis işleri uyumlu bir şekilde uyum sağlar. elektronik belge yönetimi gelişmiş yatay bağlantıları olan kuruluşlar.

İÇİNDE büyük şirketler Her yıl on binlerce karşı taraf ile yazışmalar yapılmakta ve binlerce çalışan dahili dokümanlar oluşturmaktadır. Yazışmanın bir kısmı kağıt biçiminde alınabilir ve işlenebilir. E-ofis sistemleri, şirketlerin verimliliklerini birkaç kat artırmalarına ve tüm belgelerin tek bir deposunu oluşturmalarına yardımcı olur.

"Ofis", kağıt belgelerle çalışma döngüsünün tamamını kapsar: giriş ve kayıttan arşive gönderime kadar. İşlevsellik tamamen tutarlı Rus standartları ofis işleri, "manuel" işlemlerin çoğunu otomatikleştirmenize izin verir.

Vakaların isimlendirilmesinin ve kayıt günlüklerinin tutulması

Vakaların isimlendirilmesinin onaylanmış bileşimi, sistemin özel bir dizininde tutulur. Belgelerin merkezi olmayan muhasebesi durumunda, yapısal bölümler içinde kayıt yerleri sağlanır.

vaka terminolojisi

Her bir isimlendirme vakası için arşive aktarım için belgeler hazırlarken, belge envanterinin yanı sıra vakanın kapağını da otomatik olarak yazdırabilirsiniz. Arşiv depolama ve arşivde arama için hazırlanma süresi birkaç kez azalır.

Belgelerin kaydı

DIRECTUM'a bir belge girmek için, kayıt kontrol kartının (RCC) gerekli alanlarını doldurun, kayıt numarası otomatik olarak atanacaktır. Esnek bir numaralandırma sistemi, her kayıt günlüğü bağlamında bir belgeye keyfi ve otomatik olarak bir numara atamanıza olanak tanır. Numara, bir departman kodu, bir günlük kodu ve gerekli tüm ayrıntıları içerebilir. Çözümün uygulanmasıyla, belgelerin kaydedilmesi için ortalama süre %35-50 oranında azalır.

RKK örneği

RKK, birincil verileri (alt bölüm, kayıt tarihi, kayıt numarası vb.) ve ayrıca herhangi bir kağıt belgenin durumu, örneğin konumu hakkında bilgileri içerir. Bir belgeyi departmanlar arasında taşırken, her kayıt yerinin kendi RSC'si vardır. Oluşturulan RCM'ler zinciri boyunca bir kağıt belgenin şirket içindeki hareketini takip edebilirsiniz.

Ayrıca bir belgeyi veya taranmış görüntüsünü RKK'ya ekleyebilirsiniz. Çok sayıda belgenin hızlı girişi için akışlı giriş hizmeti DIRECTUM Capture Service kullanılır. Belge girmenin çeşitli yollarını destekler: E-posta veya dosya sisteminden (örneğin, bir tarayıcıdan).

RSC oluşturma ve veri doldurma işlevi aktarılabilir Ario akıllı hareketler. Belgeyi aldıktan sonra, bağımsız olarak sınıflandırır, metni tanır ve çıkarılan anlamlı bilgilerle RKK'yı doldururlar. Katip sadece doldurmanın doğruluğunu kontrol edebilir. Bu, kayıt süresini daha da azaltmanıza ve rutin işlemlerin sayısını azaltmanıza olanak tanır.

Gelen belgelerin değerlendirilmesi ve yürütülmesi

Gelen belgeyi kaydettikten sonra, katip onu birkaç tıklamayla değerlendirilmek üzere müdüre gönderir. Belgenin değerlendirilmesinin sonuçlarına dayanarak, sekreter veya başkanın kendisi belge için talimatlar oluşturur.

Liderin yardımcısı varsa, karar taslağının hazırlanmasıyla birlikte belgenin ön incelemesi yardımcısı tarafından yapılır. Lider yalnızca karar taslağını onaylayabilir ve yürütme talimatı gönderebilir.

Emirlerin yürütülmesi sürecinde aşağıdakiler sağlanır:

• yürütme yazışmalarını sabitlemek;
• yetkilendirme ve revizyon için gönderme imkanı;
• son teslim tarihlerinin kontrolü, yeni bir son tarih talepleri.

Süpervizörler performansı görsel olarak takip eder. Çalışmadaki tüm katılımcılar, ilgili görevlerin durumunu yansıtan kısa bir özete erişebilir.

Görev Ağacı

Muhabirlere mektup gönderme

Çözüm, modülle sıkı bir şekilde entegre edilmiştir "Ortaklarla değiş tokuş". Giden bir mektup onaylandıktan sonra, belge değişim sistemleri aracılığıyla alıcılara göndermek kolaydır - bu, bir belgeyi tekrar tekrar yazdırma ihtiyacını ortadan kaldırır ve teslimat maliyetlerini azaltır.

Ek olarak, giden belgeler için, kuruluşlar için bir posta listesi belirleyebilir ve alıcılara otomatik olarak e-posta gönderebilir veya Rus Postasının standartlarını karşılayan zarfları yazdırabilirsiniz.

Zarf yazdırma

Organizasyonel ve idari belgelerin hazırlanması ve tanıtılması

Kayıt ve idari belgelerin onay için gönderilmesi tamamen otomatiktir. Eylem sihirbazında gerekli verileri doldurmanız yeterlidir, ardından sistem bir belge oluşturacak ve gönderecektir. doğru çalışanlar onay ve imza için:

İmzalandıktan sonra, organizasyonel ve idari belge, inceleme için ilgilenen çalışanlara gönderilebilir. Bunu yapmak için, RKK'da bir posta listesi doldurmanız gerekir. Bu liste gelecekte başka bir belgeyi dağıtmak için de kullanılabilir.

Posta listesindeki çalışanlar, kendilerini belgeye alıştırmak için görevler alır. DIRECTUM sisteminde, aşinalığı onaylamak için görevi tamamlamak yeterlidir. Ve sisteme girilmemiş bir belge ile tanışmak için bir görev gönderilirse, bu görev metninde belirtilir ve icracılar belge ile kağıt olarak tanışırlar.

Arama ve analiz

Bilinen ayrıntılara göre, hem elektronik belgenin kendisi hem de RKK'sı, belgenin yeri ve yürütme aşaması hakkında bilgilerle birlikte bulunabilir.

RKK ile ara

Belgenin kağıt analogu üzerindeki barkod ile RKK ile birlikte istediğiniz belgeyi de hızlıca bulabilirsiniz. Hızlı tanımlama teknolojisi sayesinde, barkod özel bir tarayıcı tarafından okunur, ardından sistem belgeyi ve ilgili görevleri otomatik olarak bulur.

Bulunan belge için eylem penceresi

Sistem, kullanıcıların çalışmalarının verimliliğini analiz etmek için özel raporlar sunar: "Alıştırma listesi", "Siparişlerin yerine getirilmesinin zamanlamasının kontrolü", "Siparişlerin yürütülmesine ilişkin istatistikler", "İade edilecek belgeler" vb.

Rapor örneği

Web istemcisi şurada kullanılabilir: uzak ofisler coğrafi olarak dağıtılmış organizasyon veya ana müşteri olarak, platformlar arası ve yönetim kolaylığı sağlar. İhtiyacınız olan tek şey çalışmak için internet erişimi.

Web ofisinde gelen RKK

uygulama etkisi

Çözümü kullanarak, çalışanlar zamanında uygulama için emir ve talimat alacaklardır. Yürütme denetimi yönetim kararları tamamen şeffaf hale gelir.

• minimuma belgeleri kaybetme riskini azaltır
• 2 kez giden bir mektubu hazırlama ve onaylama süresi azaltılacaktır
• 12 kez kağıt belgelerin yerini aramayı hızlandırın
• 2 kez talimatların yürütülmesi için yönetime bilgi hazırlanması hızlandırılacaktır
• %20 oranında yönetimden gelen talimatların yürütülmesini artırmak