Kancelarijski rad i kancelarija

Nalog i nalog: postupak izdavanja u preduzeću

Ekaterina Kameneva
12. novembar 2008. 16:13

Postupak izdavanja naloga i naloga sastoji se od zasebnih faza, koje se sprovode u određenom redoslijedu. Bilo bi pogrešno započeti članak direktnim razmatranjem ovih faza. Prvo treba da odredite glavnu svrhu naloga i naloga, da identifikujete sličnosti i razlike koje postoje između ovih vrsta dokumenata.

Red i red: koje su sličnosti, a koje razlike

Odmah treba napomenuti da se naredba i naredba odnose na upravne akte izdate u uslovima samostalnog odlučivanja. U takvim okolnostima, nadležnost po svim pitanjima upravljanja u preduzeću u celini pripada njegovom rukovodiocu, a o pitanjima upravljanja unutar strukturne jedinice - rukovodiocu odgovarajućeg nivoa.

Nalozi i odluke sadržani u tekstu naredbe ili naredbe mogu se uputiti na:

• poboljšanje organizacijske strukture preduzeća;
• izbor sredstava i metoda za sprovođenje glavnih (ili proizvodnih) aktivnosti preduzeća;
• obezbeđivanje preduzeća finansijskim, radnim, materijalnim, informacionim i drugim resursima;
• odobravanje organizacionih dokumenata i izmjena istih i dr.

Istovremeno, treba napomenuti da su uputstva i odluke sadržane u naredbama ili uputstvima obavezujuće za sve ili pojedine zaposlene u preduzeću.

A sada ćemo pokušati identificirati razlike između vrsta dokumenata koje razmatramo.

Red - ovo je pravni akt koji donosi rukovodilac preduzeća (njegove strukturne jedinice), delujući na osnovu jedinstva komandovanja u cilju rešavanja glavnih i operativnih zadataka sa kojima se preduzeće suočava.

1. Pokretanje izdavanja naloga ili naloga.
2. Prikupljanje i analiza informacija za izradu nacrta dokumenta.
3. Priprema nacrta naloga ili naloga.
4. Koordinacija nacrta dokumenta.
5. Dorada nacrta naloga ili naloga prema komentarima odobravatelja.
6. Potpisivanje naloga ili naloga.
7. Registracija naloga ili naloga.
8. Dovođenje reda ili reda izvođačima.

Gore navedene faze se izvode uzastopno, od prve do osme faze, osim toga, peta faza može izostati u potpunosti ako nema komentara na nacrt dokumenta u fazi odobravanja.

Razmotrimo svaku fazu posebno.

Pokretanje izdavanja naloga ili naloga

Nacrti naredbi i uputstava mogu se izraditi u sljedećim slučajevima:

• na planskoj osnovi (u skladu sa prethodno izrađenim planom ili programom);
• u ime rukovodstva preduzeća;
• na inicijativu čelnika strukturne podjele ili - podređena preduzeća, kao i pojedini stručnjaci.

Obrazloženje potrebe izdavanja naredbe ili naredbe može biti navedeno u memorandumu, uvjerenju analitičkog ili informativnog sadržaja, prijedlogu, zaključku, aktu, službenom dopisu. Ovi dokumenti služe kao inicirajuća odluka.

P. 3.11. GOST R 6.30-2003. Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

Datum dokumenta ispisuje se arapskim brojevima u slijedu: dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec izvlače se u dva para. arapski brojevi, odvojeno tačkom; godina - četiri arapska broja.

Dozvoljeno je formatiranje datuma na verbalno-numerički način, na primjer 05.06.2003., kao i formatiranje datuma u nizu: godina, mjesec, dan u mjesecu, na primjer: 2003.06.05.

Primjer 1

LLC "Novostroyregion-A" prima pismo-poruku od programera softvera OJSC "Technologies of the 21st Century" o izdavanju nove verzije softvera za računovodstvo skladišta "Warehouse +", kao i CD-ROM sa ažuriranjem modul i uputstva za ažuriranje. Nakon što je primio ovo pismo, šef Novostroyregion-A LLC donosi odluku u kojoj daje uputstva upravitelju skladišta A. V. Stepanovu. analizirati nove mogućnosti sistema automatizacije knjigovodstvo skladišta i prijaviti potrebu za prelaskom na novu verziju programa. Stepanov A.V. priprema memorandum upućen generalnom direktoru, u kojem izvještava da će prelazak na novu verziju sistema omogućiti efikasniju organizaciju rada na knjigovodstvu robe i povećati efikasnost rada osoblja. Nakon pregleda ovog izvještaja, CEO donosi novo rješenje kojim nalaže izradu nacrta naloga za puštanje u rad nove verzije sistema automatizacije skladišnog knjigovodstva. Odnosno, u ovoj situaciji, početni dokumenti za izdavanje naloga bili su pismo JSC Technologies 21. veka i dopis upravnika skladišta Stepanov A.V. Na osnovu ovih dokumenata, rukovodilac preduzeća je dao uputstva za izradu nacrta naloga.

Prikupljanje i analiza informacija za izradu nacrta naloga ili naloga

Ova faza podrazumijeva prije svega prikupljanje i analizu objektivnih, dovoljnih i pravovremenih informacija neophodnih za razvoj odluka menadžmenta, što će se naknadno odraziti na izdatu naredbu ili uputstvo.

Izvori informacija mogu biti:

• zakonodavni akti i normativni dokumenti;
• aktuelna dokumentacija organizacije;
• dokumente primljene od drugih organizacija;
• arhivska dokumenta;
• publikacije u časopisima;
• naučni materijali itd.

Rezultat prikupljanja i analize informacija je razvoj upravljačke odluke. Vrijedi obratiti pažnju na činjenicu da se u procesu analize informacija obično razrađuje razne opcije odluke i nakon njihove sveobuhvatne evaluacije bira se jedna, najprihvatljivija.

Nastavak primjera 1

Priprema nacrta naloga ili naloga

Govoreći o pripremi projekta, treba napomenuti da stručnjak (ili programer) priprema projekat, a ne dokument. Projekat nema pravnu snagu, a da bi nacrt upravnog dokumenta postao naredba ili uputstvo mora proći proceduru odobravanja i potpisivanja. Osim toga, nakon potpisivanja potrebna je registracija dokumenta.

Nacrt naloga ili naloga priprema specijalista ili stručnjaci strukturnih jedinica. Ako nacrt dokumenta utiče na interese različitih odjela, onda odlukom uprave preduzeća treba formirati privremenu komisiju ili imenovati grupu radnika za pripremu projekta.

Nacrti naredbi i uputstava su sastavljeni u skladu sa zahtjevima GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju” (u daljem tekstu - GOST R 6.30-2003).

dakle, nacrti naredbi i instrukcija štampani su na memorandumima A4 format, tj. 210 × 297 mm. Obično se razvijaju posebni obrasci za narudžbe i narudžbe. Prema GOST R 6.30-2003, oni se nazivaju "obrasci određenih vrsta dokumenata". Takvi oblici (osim slova), ovisno o konstitutivni dokumenti organizacije uključuju sljedeće:

• Nacionalni amblem Ruska Federacija(ili grb konstitutivnog entiteta Ruske Federacije, ili amblem organizacije, ili zaštitni znak(uslužni znak);
• naziv kompanije;
• naziv vrste dokumenta;
• mjesto sastavljanja ili objavljivanja dokumenta;
• kao i ograničavajuće oznake za detalje:

Datum dokumenta;

Registracijski broj dokumenta.

Veličina margina formulara zaslužuje posebnu pažnju. Dakle, u skladu sa GOST R 6.30-2003, obrazac mora imati polja od najmanje:

• 20 mm - lijevo;
• 10 mm - desno;
• 20 mm - vrh;
• 20 mm - niže.

Lijeva margina se koristi za uvezivanje dokumenta u kutiju. Iz ovoga možemo zaključiti da je pri izradi obrazaca dokumenata za duge (preko 10 godina) i trajne periode skladištenja (koji uključuju naredbe i uputstva) bolje postaviti lijevu marginu u rasponu od 30-35 mm, a ne 20 mm. .

Tabela 1. Obavezni detalji naloga i uputstva

	Naziv rekvizita	Trenutak registracije rekviziti
Izdanje dokumenta
	naziv kompanije
	naziv vrste dokumenta	nema potrebe za popunjavanjem, prisutno na obrascu
	mjesto sastavljanja ili objavljivanja dokumenta	nema potrebe za popunjavanjem, prisutno na obrascu
	datum dokumenta
	registarski broj dokumenta	izdaje nakon potpisivanja u trenutku registracije dokumenta
	naslov na tekst
	tekst dokumenta	sačinjen tokom pripreme nacrta dokumenta
	vizno odobrenje dokumenta (može biti i, ako je potrebno, pečat odobrenja dokumenta)	su u potpunosti sastavljeni tokom usvajanja nacrta dokumenta
	puni potpis	izdati u trenutku potpisivanja dokumenta
	ovisno o konstitutivnim dokumentima, može biti prisutan državni grb Ruske Federacije (ili grb subjekta Ruske Federacije, ili amblem organizacije, ili zaštitni znak)	nema potrebe za popunjavanjem, prisutno na obrascu
Izjava za kontrolu i izvršenje
	oznaka kontrole	izdaje se prilikom predaje dokumenta na kontrolu
Skidanje sa kontrole i slanje dokumenta na predmet
	zabilješku o izvršenju isprave i njenom slanju na predmet	izdaje se po skidanju sa kontrole i slanju dokumenta na predmet

Sada pređimo na razmatranje karakteristika dizajna nacrta naloga i naloga. Počnimo sa pravila sastava teksta. On uvek izraženo u prvom licu jednine i sastoji se iz dva dela:

• navodeći (ili preambulu) i
• menadžerski.

IN konstatujući deo dat je obrazloženje za propisane radnje. Ako je osnov za izdavanje naredbe ili naredbe bio zakonski ili podzakonski akt više organizacije ili dokument koji je ova organizacija ranije izdala, u konstatativnom dijelu se navodi njegov naziv, datum i broj. U ovom slučaju mogu se koristiti formulacije kao što su „Na osnovu“, „U izvršenju“, „U skladu sa“. Ako se naredba ili naredba izdaje na inicijativu, u navodnom dijelu formulišu se ciljevi i ciljevi propisanih radnji, navode se činjenice ili događaji koji su uslovili izdavanje naredbe ili naredbe.

Utvrdni dio obično počinje riječima "Po redu", "U vezi" itd.

Postoje slučajevi kada konstatujući dio može izostati zbog činjenice da propisane radnje ne zahtijevaju pojašnjenje ili obrazloženje.

Utvrdni dio u nalozima je odvojen od administrativnog dijela riječju “NARUČUJEM:”, a u nalozima riječju “NUDIM:” ili “OBAVEZUJEM se:”. Ove riječi se štampaju u novom redu iz polja velikim slovima.

Administrativni dio treba da sadrži listu propisanih radnji, sa naznakom izvršioca svake radnje i rokova za realizaciju.

Često dolazi do podjele administrativnog dijela na paragrafe zbog činjenice da se pretpostavlja da postoji više izvršilaca različitih instrukcija sa svojim rokovima.

Fragment dokumenta

Organizaciona i administrativna dokumentacija. Zahtjevi za dokumentaciju: Smjernice za implementaciju GOST R 6.30-2003. U slučaju da radnja uključuje određenog izvođača, odgovarajući pasus dokumenta treba da počinje naznakom pozicije i prezimena izvođača (inicijal u tekstu se stavlja iza prezimena) u dativu. Kao izvršioci mogu se navesti organizacije ili strukturne jedinice. Informaciju o upravljačkoj radnji prenosi glagol u neodređenom obliku i dodatak s oznakom objekta radnje. Na primjer: 1. Šef Odjeljenja za međunarodne operacije A.D. Kotov pripremiti nacrt "Uputstva o organizaciji rada na ...". 2. Šef pravnog odjela S.G. Melnikov obezbijedi Odjeljenju za međunarodne operacije potrebne regulativne pravne akte i metodološke dokumente. Oznaka roka dospijeća se daje u posebnom redu i ispisuje se kao datum završetka izvršenja. Na primjer: 3. Rok za podnošenje je 15.07.2003. U posljednjem stavu upravnog dijela navode se konkretna lica kojima je povjerena kontrola nad izvršenjem upravne isprave. Na primjer: Kontrola nad izvršenjem naloga povjerava se zamjeniku predsjednika Upravnog odbora banke Sidorov K.M.

Fragment dokumenta

Standardno uputstvo o kancelarijskom radu u saveznim organima izvršne vlasti, odobreno naredbom Ministarstva kulture Rusije od 8. novembra 2005. godine br. 536. Ako se naredbom mijenja ili ukida neka od njegovih odredbi, tada jedan od stavova upravnog dijela teksta mora sadržavati upućivanje na poništeni dokument (paragraf dokumenta) sa navođenjem njegovog datuma, broja i naslova. Tekst paragrafa treba da počinje rečima "Prepoznati - poništeno...". Naredba ne treba da sadrži stavku "Nalog da se upozori ...". Pododjeljci (službenici) kojima se upućuje nalog navedeni su u indeksu raspodjele, koji izvođač priprema uz nacrt naloga.

Tekst svakog organizacionog i administrativnog dokumenta sastavljen na A4 papiru mora biti odštampan kroz jedan i po prored.

Naredba ili instrukcija može imati različite primjene: propise, pravilnike, liste, liste, grafikone, tabele, uzorke dokumenata itd. na naredbama i uputstvima nikada se ne izdaje potrebna "Oznaka prisutnosti prijave". zbog činjenice da je link na aplikaciju dat direktno u tekstu administrativnog dokumenta.

Ako je prijava referentne ili analitičke prirode (dijagram, tabela, lista i sl.), onda tekst naredbe ili uputstva sadrži referencu „prema Prilogu 2“ ili „(Prilog 2)“. Istovremeno, na prvoj stranici prijave u gornjem desnom uglu ispisana je riječ „Dodatak“, ispod je link na naredbu ili uputstvo. Ako postoji više aplikacija, one su numerisane.

Primjer 2

header moraju biti sastavljene bez greške na svim nacrtima naredbi i uputstava i uključiti sažetak dokument.

Trebao bi odgovoriti na pitanje "o čemu (o kome)?", na primjer, "O odobravanju uputstava za kancelarijski rad", "O sertifikaciji zaposlenih CJSC Svyazinvestcom", "O implementaciji koncepta poboljšanja podrška dokumentaciji menadžment".

Istovremeno, naslov treba da zauzima najviše pet redova ukupne dužine do 150 karaktera, da se štampa od margine (tj. bez uvlačenja pasusa) kroz jedan prored bez navodnika i ne podvlači, počinje velikim slovima slovo i kraj bez upotrebe tačke.

Nećemo se zadržavati na pitanjima registracije obaveznih detalja obrasca naloga ili uputstva, jer je to detaljno opisano u članku E.M. Kameneva "Izrada obrazaca organizacionih i administrativnih dokumenata", objavljena u časopisima br. 8' i br. 9'2005.

Kada se pripremi nacrt naredbe ili naredbe, počinje sljedeća faza - usvajanje nacrta administrativnog dokumenta. Neraskidivo je povezan sa još jednom fazom - finalizacijom nacrta prema komentarima odobravatelja zvaničnici. Stoga ćemo obje ove faze razmotriti istovremeno.

Koordinacija nacrta naloga ili naloga i finalizacija nacrta prema komentarima službenika za koordinaciju

Koordinacija nacrta dokumenta podrazumijeva:

Osiguravanje kvalitetne izrade nacrta dokumenata i njihovu koordinaciju sa zainteresovanim licima povjereno je rukovodiocima odjela koji podnose projekat.

Fragment dokumenta

Tačka 2.7.1.2. Model Instruction o kancelarijskom radu u saveznim izvršnim tijelima, odobreno naredbom Ministarstva kulture Rusije od 8. novembra 2005. br. 536.

Fragment dokumenta

Tačka 2.7.1.2. Standardna uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti, odobrena naredbom Ministarstva kulture Rusije od 8. novembra 2005. br. 536. Nacrte naredbi (uputstava) i priloga uz njih potvrđuju izvršilac i šef odjeljenja koje je uvodilo projekat, rukovodioci odjeljenja za koje su projektom predviđeni zadaci i uputstva, kao i rukovodilac predškolske obrazovne ustanove. i pravna služba (potpisuje nacrte regulatornih pravnih akata). Primjedbe na nacrt naredbe (uputstva) koje nastaju prilikom odobravanja navode se u potvrdi koja se prilaže uz nacrt. Ako se tokom procesa odobravanja na nacrtu narudžbe izvrše promjene fundamentalne prirode, on podliježe ponovnom štampanju i ponovnom odobrenju. Nacrte naredbi (naredbi) koji se podnose načelniku na potpisivanje potvrđuju zamjenici načelnika u skladu sa rasporedom poslova.

Preduzeće treba da izradi listu vrsta i podvrsta dokumenata u kojima se navode osobe čije su vize potrebne po odobrenju, tj. sa naznakom glavne koordinacije ili vremenskog okvira obrazaca dokumenata.

Faze pripreme nacrta dokumenta, njegovog odobravanja i dorade prema komentarima odobravatelja mogu se odvijati na tzv. „tradicionalan“ način ili uz pomoć sistema automatizacije – kancelarijski rad i elektronsko upravljanje dokumentima.

Na "tradicionalni" način izrađuje se nacrt administrativnog dokumenta na blanko i dostavlja na odobrenje u papirnoj formi.

U ovom slučaju, službene vize se stavljaju na dno poleđine posljednje stranice nacrta dokumenta. Specijalista koji priprema nacrt naredbe ili naloga može napraviti osnovu za dalje pričvršćivanje viza tako što će na poleđini posljednje stranice nacrta dokumenta navesti pozicije i imena koordinatora. Potrebna "viza za odobrenje dokumenata" mora biti sastavljena u skladu sa GOST R 6.30-2003.

Fragment dokumenta

Tačka 3.24. GOST R 6.30-2003. Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju. Odobrenje dokumenta se formalizuje vizom za odobrenje dokumenta (u daljem tekstu viza), koja sadrži potpis i poziciju davaoca dokumenta, dešifrovanje potpisa (inicijal, prezime) i datum potpisivanja. Na primjer: Lični potpis A.S. Orlov datum Ako postoje komentari na dokument, viza se izdaje na sljedeći način: Komentari u prilogu Šef pravnog odjela Lični potpis A.S. Orlov datum Komentari su navedeni na posebnom listu, potpisani i priloženi uz dokument.

Po nahođenju organizacije, dozvoljeno je pojedinačno odobrenje nacrta dokumenta ili mogućnost izdavanja dokument vize na posebnom listu odobrenja. Istovremeno, oblik lista odobrenja nije reguliran ni GOST-ovima ni pravnim aktima, te u skladu s tim, različite organizacije List odobrenja može imati različite oblike.

Prilikom dostavljanja na odobrenje nacrta administrativnog dokumenta na papiru, moguća je samo jedna vrsta rute projekta: sekvencijalna. To znači da u isto vrijeme samo jedan od koordinatora može imati nacrt dokumenta. U praksi se često dešavaju slučajevi kada nacrt dokumenta moraju koordinirati rukovodioci istog nivoa, a redosled kojim se odobrava nije bitan. Shodno tome, sekvencijalni put odobrenja dokumenata nije uvijek najbolje rješenje.

Osim toga, „tradicionalna“ metoda koordinacije „jede“ mnogo radnog vremena zaposlenima u preduzeću. Na kraju krajeva, nacrt dokumenta na papiru mora biti nezavisno pripisan službenicima za koordinaciju ili prenijeti preko službe za upravljanje dokumentima (u daljem tekstu DOW služba). U potonjem slučaju, odobravanje dokumenta se dugo razvlači, budući da se projekat prvo mora pripisati DOW službi, zatim je potrebno da sekretarica ili voditelj ureda iz DOW službe željenu jedinicu uzeo je i predao projekat na odobrenje svom rukovodiocu, a nakon odobrenja vratio projekat u službu predškolske obrazovne ustanove... Ova procedura treba da se nastavi dok projekat ne odobre sva potrebna službena lica. Kao rezultat toga, u srednjim i velikim preduzećima, odobravanje jednog nacrta dokumenta može potrajati nekoliko dana.

Koordinacija nacrta dokumenata korišćenjem sistema i elektronskog upravljanja dokumentima ima mnoge prednosti u odnosu na "tradicionalnu" metodu. Ovim pristupom, programer nacrta dokumenta kreira projekat u sistemu, ukazuje na vrstu rute za kretanje nacrta dokumenta tokom odobravanja i aktivira proceduru odobravanja.

Mogući su sljedeći pregovarački putevi:

• sekvencijalno: kada projekat prvi put ide prvom odobravaču; nakon što on izvrši koordinaciju, projekat automatski ide drugom koordinatoru itd.;
• paralelno: kada je projekat istovremeno primljen od strane svih strana koje odobravaju i one se slažu oko nacrta dokumenta bilo kojim redoslijedom;
• paralelno-sekvencijski (ili mješoviti): kada nacrt dokumenta prvo dođe do jedne grupe službenika koji mogu vršiti koordinaciju bilo kojim redoslijedom; i tek nakon što se svi zvaničnici iz prve grupe slože, projekat se šalje sljedećoj grupi službenika.

Ako uzmemo u obzir koordinaciju nacrta naloga i naloga, može se primijetiti da bi najoptimalnija bila paralelno-sekvencijalna ruta. U tom slučaju možete organizirati koordinaciju duž sljedećeg lanca:

• 1 grupa odobravatelja - izvršilac (ili izrađivač) nacrta dokumenta;
• 2 grupa koordinatora - šef izvođača;
• 3 grupa koordinatora - rukovodilac (ili službenik predškolske obrazovne ustanove), koji provjerava ispravnost nacrta upravnog akta;
• 4 grupa koordinatora - šefovi odjeljenja kojima su projektom predviđeni zadaci i uputstva, kao i šef pravne službe;
• 5 grupa koordinatora - zamenik (ili zamenici) rukovodioca preduzeća.

Pregovaranje koristeći automatizovani sistemi ima više cela linija prednosti u odnosu na "tradicionalno" podudaranje. Navedimo glavne:

1. 1. Programer ne mora trošiti vrijeme na isporuku projekta službenicima za koordinaciju, jer to radi sistem u skladu sa navedenom rutom.
2. 2. Nosilac projekta može odrediti vreme tokom kojeg je službenik dužan da se usaglasi sa nacrtom dokumenta.
3. 3. Autor nacrta dokumenta može u svakom trenutku vidjeti kako se dokument koordinira, ko je od službenika sklopio sporazum i koja je viza izdata.
4. 4. Službenici za koordinaciju će blagovremeno saznati o prijemu nacrta dokumenta na odobrenje zahvaljujući posebnom sistemu obavještavanja.
5. 5. Nacrt dokumenta se usaglašava u najkraćem mogućem roku.
6. 6. Nacrt dokumenta se ne može izgubiti tokom procesa odobravanja.
7. 7. Sistem može pohraniti sve verzije projekta, vize i bilješke o odobrenjima.

Uprkos gore navedenim, prilično značajnim prednostima "elektronskog" odobrenja, ono se trenutno koristi u malom broju preduzeća. A razlog tome je sljedeći: moguće je automatizirati rad sa nacrtima dokumenata, uključujući i fazu odobravanja, samo ako svi menadžeri postanu aktivni korisnici sistema i elektronskog upravljanja dokumentima, jer su oni glavni koordinatori. Nažalost, današnja praksa pokazuje da su u većini organizacija i preduzeća glavni korisnici sistema automatizacije sekretarice i službenici zaduženi za kancelarijski rad, u čiju nadležnost ne spada koordinacija nacrta dokumenata.

Sada razmislite šta se dešava ako se jedan od odobravalaca ne slaže sa sadržajem nacrta dokumenta.

U slučaju izdavanja od strane jednog ili više odobravatelja osnovne napomene, mijenjajući suštinu dokumenta, nacrt se mora ponovo odštampati (tj. mora se kreirati nova verzija nacrt dokumenta) i ponovo usaglašen.

Ako su tokom koordinacije napravljene urednički komentari, koji ne mijenjaju sadržaj projekta, tada je i projekat podložan ponovnom štampanju, ali ponovno odobrenje u ovom slučaju nije potrebno.

Potpisivanje naloga ili naloga

Odobreni nacrt dokumenta dostavlja se upravniku na potpis.

Ako su vize za odobrenje izdate ne na poleđini posljednjeg lista projekta, već na posebnom listu odobrenja, tada je i u ovom slučaju potrebno prenijeti list odobrenja projektnog dokumenta menadžeru.

Potpis menadžera pretvara nacrt dokumenta u punopravni dokument, nakon čega se mora registrovati.

Registracija naloga ili uputstva

Registracija dokumenta je zapis vjerodajnica o dokumentu od strane propisanom obliku, fiksiranje činjenice njegovog stvaranja, slanja ili primanja.

U našem slučaju, registracija će zabilježiti činjenicu stvaranja dokumenta. Treba napomenuti da je registracija potrebna i za dalje knjiženje dokumenata i organizaciju referentnog rada.

Registracija se može izvršiti na jedan od tri načina:

• zapis dokumenta u papirni časopis(obrazac za registraciju časopisa);
• upis u papirnu registarsko-kontrolnu karticu - (kartonski obrazac registracije);
• unos podataka o dokumentu u sistem kancelarijske automatizacije i elektronskog upravljanja dokumentima - (automatizovan obrazac za registraciju).

Treba napomenuti da je u ovom trenutku svrsishodna automatska registracija dokumenata, jer ima mnogo prednosti u odnosu na evidenciju dnevnika i kartice. Da navedemo neke od ovih prednosti:

• brza pretraga dokumenata po bilo kojem rekvizitu ili rekvizitima;
• automatsko generiranje izvještaja, sažetaka, izvođenje referentnog i analitičkog rada na dokumentima;
• automatska kontrola za izvršenje instrukcija (dokumenata);
• mogućnost istovremene registracije dokumenata na više radnih mjesta i drugo.

Štaviše, automatska registracija dokumenata je moguća bez uvođenja specijalizovanog softvera u preduzeću.

U većini malih kompanija to se izvodi pomoću MS Excel-a popunjavanjem obične tabele.

Prilikom registracije dokument se dodjeljuje registarski broj i datum dokumenta. Datum naloga i naloga treba da bude datum potpisivanja, pa možemo zaključiti da naloge i naloge treba registrovati danom potpisivanja.

Registracija dokumenata se vrši u grupama, u zavisnosti od naziva vrste dokumenta. Osim toga, posebno se evidentiraju nalozi (kao i nalozi) za glavnu djelatnost, za kadrove i za administrativna i ekonomska pitanja. To znači da gore navedene podvrste naredbi i instrukcija neće imati zajedničku, već zasebnu numeraciju.

Sada ćemo dati zahtjeve za registraciju registracijskog broja i datuma dokumenta, sadržane u GOST R 6.30-2003.

Fragment dokumenta

Fragment dokumenta

Obično se za izdavanje datuma naloga i naloga koristi digitalna metoda, na primjer, 05.02.2007.

Donošenje naloga ili uputstva izvršiocima

Donošenje administrativnog dokumenta izvođačima je umnožavanje dokumenta, njegova distribucija (što je prije moguće) ili prijenos izvođačima.

Kod „tradicionalne“ organizacije kancelarijskog posla najčešće se izrađuju kopije naredbi i uputstava, rjeđe se izvode izvodi, koji se zatim šalju izvođačima ili zaposlenima u organizaciji u skladu sa indeksom distribucije (također se sastavlja i potpisuje od strane izvođača).

Ako se u radu sa dokumentima koristi sistem kancelarijske automatizacije i elektronskog upravljanja dokumentima, onda u većini slučajeva (kada zaposleni ne treba da se upozna sa dokumentom uz potpis, što je relevantno, na primer, prilikom izrade nekih administrativnih dokumenata za osoblje), registrovani dokument se šalje zaposlenima pomoću sistema. Ovakav pristup omogućava primaocima da dobiju dokument u najkraćem mogućem roku, kao i uštedu materijalnih i vremenskih resursa koji se troše „tradicionalnim“ pristupom za kopiranje dokumenata i prijenos kopija.

Treba napomenuti da je većina administrativnih dokumenata stavljena pod kontrolu služba predškolske obrazovne ustanove. Međutim, kontrola izvršenja je već posebna velika tema, kojoj smo prošle godine posvetili dovoljno pažnje. , .

Tema se nastavlja u članku V.P. Kozyreva "Izrada nacrta administrativnih dokumenata: interakcija između odgovornog izvršioca i stručnjaka za kancelarijski rad."

Kada iskusni stručnjak podijeli svoje iskustvo, uvijek je zanimljivo. A posebno kada je u pitanju uspostavljanje konstruktivne interakcije sa kolegama iz drugih odjela. Naučićete kako da pripremite nacrt administrativnog dokumenta u skladu sa pravilima kancelarijskog rada i svim suptilnostima ruskog jezika. GOST R 6.30-2003 fiksira samo najosnovnije zahtjeve za izvršenje administrativnih dokumenata. Autor govori kako su finalizirani (prošireni) i implementirani u međuregionalnoj telekomunikacijskoj kompaniji. Konkretni primjeri formulacije za razne situacije i prisustvo uzoraka dizajna čine članak vrlo pogodnim za nju praktična primjena u svom poslu. Članak je objavljen u julskom broju časopisa

13 Redni brojevi se dodjeljuju u toku kalendarske godine, tj. kao prvo sljedeće godine serijski brojevi će ponovo početi sa jedan.

14 Pogledajte članak O.V. Ryskova „Kontrola nad izvršavanjem uputstava: zahtjevi propisa saveznih organa izvršna vlast” na strani 24 časopisa br. 1’ 2006.

15 Pogledajte članke E.M. Kameneva o načinima kontrole izvršenja instrukcija na strani 72 časopisa br. 9 '2006 i na strani 76 časopisa br. 10 '2006.

FEDERALNA AGENCIJA ZA KOMUNIKACIJE

Federal State Educational organizacija koju finansira država visoko stručno obrazovanje

"St. Petersburg Državni univerzitet telekomunikacije im. prof. -Bruevich"

ORDER

"___" 2013. br. ___________

St. Petersburg

O poboljšanju redosleda cirkulacije dokumenata

U cilju poboljšanja poretka rada Univerziteta i jačanja izvršne discipline prilikom naručivanja:

2. Odobreti listu službenika odgovornih za interno elektronsko upravljanje dokumentima po odsjecima (CFD) Univerziteta, kao i e-mail adrese koje katedre koriste za primanje (slanje) informacija u okviru internog upravljanja dokumentima, u skladu sa Prilogom br. 2 na ovu naredbu.

3. Odobreti u skladu sa Dodatkom br. 3 ove naredbe:

spisak službenika Univerziteta odgovornih za eksterno upravljanje elektronskim dokumentima u oblastima djelatnosti, kao i e-mail adrese koje Univerzitet koristi za primanje (slanje) informacija za potrebe eksternog upravljanja dokumentima;

spisak univerzitetskih službenika odgovornih za blagovremenost pripreme i kvalitet elektronski dokumenti u oblastima djelovanja usmjerenim na vanjske korisnike.

4. Odobreti rok za obradu elektronskog dokumenta od strane jedinica primaoca najkasnije 1 radni dan od dana njegove distribucije.

5. Prorektor za informatizaciju do 1. marta 2013. godine obezbjeđuje:

postavljanje na web stranici Univerziteta elektronskog šablona mailing liste za administrativne i normativni dokumenti Univerzitet na papiru;

liste e-mail adresa odobrenih ovom naredbom u cilju poboljšanja elektronskog upravljanja dokumentima;

izdavanje pristupnih ključeva novoformiranim poštanskim sandučićima službenicima odgovornim za upravljanje elektronskim dokumentima;

6. Šef administrativnog i kadrovskog odjeljenja treba da obezbijedi da se spiskovi službenika odgovornih za elektronsko upravljanje dokumentima ažuriraju najmanje jednom mjesečno.

7. Prorektori, rukovodioci strukturnih jedinica, počev od 1. marta 2013. godine, obezbjeđuju poštivanje procedure raspodjele i obrade dokumentacije u skladu sa ovom naredbom.

8. Zadržavam kontrolu nad izvršenjem naloga.

Rektor profesor

Nacrt naredbe uvodi:

prorektor za ekonomiju i razvoj

DOGOVOREN:

prorektor za informatizaciju

prorektor za bezbjednost

Šef administrativnog i kadrovskog odjeljenja

U posebnom nalogu o puštanju sistema u probni rad mora biti naznačeno:

• Uslovi probnog rada;
• Spisak odjeljenja (radnih mjesta);
• Uslovi njihove opreme softverom i hardverom;
• Odgovoran za izvođenje probnog rada u jedinicama.

Ista naredba može sadržavati naznaku davanja saglasnosti na privremene propise (pravila, procedure) za rad sa EDMS-om. Nakon pilot operacije potrebno je pripremiti listu prijedloga ili preporuka za prelazak na EDMS, koja se, po pravilu, ako su prijedloge pripremili zaposleni u organizaciji naručioca, sastavljaju u obliku internog servisni dokument. Ovaj dokument sadrži informacije o problemima koji su nastali tokom probnog rada, kao i prijedloge za rekonfiguraciju sistema.

Regulatorna podrška za implementaciju EDMS-a

Efikasnost uvođenja elektronskog sistema za upravljanje dokumentima je, naravno, posledica kako njegove cene, tako i obima obrađenih dokumenata, kao i specifičnosti delatnosti kompanije.

Bitan

Proračuni pokazuju da se, generalno, uvođenje elektronskog sistema upravljanja dokumentima isplati za godinu-dvije.

Faze implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima Prije ili kasnije, svaki menadžer uviđa potrebu automatizacije sistema upravljanja dokumentima u preduzeću, čiji je cilj optimizacija njegovih proizvodnih i organizacionih aktivnosti.

Uzorak naloga za odobrenje toka dokumenata

Nakon odabira softverskog proizvoda i izvođača radova potrebno je izraditi administrativni dokument koji će definirati:

• Vođa tima za implementaciju u ime kupca;
• Kompozicija radna grupa;
• Poslovi izrade rasporeda rada, uključivanje drugih stručnjaka uključenih u implementaciju EDMS-a (priprema tehničke opreme, informacija i softvera, itd.).

Primjer naloga za formiranje radne grupe Ubuduće će biti potrebno izdati nalog za odobravanje plana rada za implementaciju EDMS-a.

Na osnovu ovog plana provode se sve naredne faze implementacije.

Primjer naloga za odobravanje rasporeda 3. Odobrenje liste korisnika i definicija sistem administratora.

Implementacija elektronskog sistema upravljanja dokumentima

Predprojektna anketa, izbor softverskog proizvoda.
Administrativni dokument (po pravilu je to naredba) koji je izdao menadžment u prvoj fazi implementacije sadrži obrazloženje za potrebu implementacije EDMS-a, a u tekstu je naznačeno odgovorna osoba, ili više osoba koje moraju:

• Odrediti kojim snagama će se sistem implementirati (vlastite ili uz uključivanje izvođača radova);
• Odrediti generalnog izvođača radova;
• Odrediti okvirni obim realizacije i planirani budžet.

Rezultat rada po navedenom nalogu najčešće je komercijalni prijedlog razrađen na obje strane.
2. Formiranje radne grupe i odobravanje rasporeda rada.

• kontrolu putanje i obrade svakog dokumenta, uključujući poštovanje rokova za njihovo izvršenje i koordinaciju;
• poboljšanje discipline u radu i minimiziranje rizika od gubitka dokumenata i neovlaštenog pristupa povjerljivim informacijama;
• mogućnost brzog traženja bilo kojeg dokumenta ili paketa dokumenata u skladu sa zahtjevima koje generiraju izvođači;
• smanjenje vremena prolaska kontrolnih signala i vertikalno i horizontalno;
• povećanje produktivnosti zaposlenih i efikasnosti cele organizacije u celini.

Navedeni zadaci određuju i prednosti uvođenja sistema elektronskog upravljanja dokumentima, posebno u onim preduzećima u kojima se godišnji dokumentotok računa u hiljadama obračunskih jedinica, a arhiva u desetinama hiljada.

Odgovoran za formiranje i potpisivanje elektronskih dokumenata za imenovanje [pozicija, F.

I O.]. 7. Uvesti red u sve strukturne podjele organizacije.

8. Kontrolu nad izvršenjem naloga dodjeljujem [poziciji, F.

I O.]. [pozicija, potpis, inicijali, prezime] Sledeće osobe su upoznate sa redosledom: [pozicija, potpis, inicijali, prezime] Trenutna verzija dokumenta koji vas zanima dostupna je samo u komercijalnoj verziji GARANT sistema.

Dokument možete kupiti za 54 rublje ili dobiti pun pristup na GARANT sistem besplatno 3 dana.

Kupite dokument Dobijte pristup sistemu GARANT Ako ste korisnik internet verzije sistema GARANT, ovaj dokument možete odmah otvoriti ili zatražiti putem hotline u sistemu.

5. mart 2018. Prijava Registracija © NPP GARANT-SERVIS doo, 2018.

Naredba o uvođenju uzorka ED

• Kupi sistem GARANT
• Dobijte demo pristup
• Saznajte cijenu
• banka informacija
• Uzmi komplet

Nalog za implementaciju sistema elektronskog upravljanja dokumentima [datum, mjesec, godina] N [vrijednost] Da bi [popunio traženo] Naručujem: 1.

Počevši od [dan, mjesec, godina] implementirati sistem elektronskog upravljanja dokumentima [naziv] u [naziv pravnog lica].

Radno mjesto, puno ime] do [dan, mjesec, godina] za izradu i odobrenje procedure za elektronsko upravljanje dokumentima.

Pažnja

Odgovoran za održavanje elektronskog upravljanja dokumentima imenuje [poziciju, F.

I O.]. 4. [Pozicija, puno ime] organizovati elektronsku arhivu primljenih i poslatih dokumenata. pet. [

Radno mesto, puni naziv] da se računovodstvenoj politici [naziv pravnog lica] dodaju pravila za kreiranje, prijem i čuvanje elektronskih dokumenata.

Tim treba da identifikuje potrebe upravljanja višim rukovodiocima, kao i potrebe korisnika koji rade na prvoj liniji.

To će pomoći da se formiraju osnovni zahtjevi za sistem i navedu ih u obliku tehničkog zadatka. U drugoj fazi, uzimajući u obzir razvijene zahtjeve, odabir je elektronski sistem tok dokumenata, koji će biti optimalan i po funkcionalnosti i po cijeni. Ako su zadaci koje rješava sistem upravljanja dokumentima kompanije prilično specifični, elektronski sistem se može razvijati po principu ključ u ruke, a tada će članovi radne grupe najtješnje komunicirati sa programerima, formulirajući im konkretne zadatke. U trećoj fazi implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima biće instaliran i, po potrebi, ažuriran vozni park tehničkih sredstava, nadogradnja zastarjele opreme i nabavka nove opreme.

Danas elektronsko upravljanje dokumentima hrabro upada u naše živote, danas gotovo sve kompanije koriste elektronske dokumente, koriste email, elektronske deklaracije, pogotovo što su za oporezivanje PDV-om obavezne prijave utvrđene zakonom. Neko je prešao i koristi elektronske sisteme za upravljanje dokumentima u svakodnevnom životu i preveo sva izveštavanja i izvorni dokumenti u elektronski oblik.

Koncept elektronskog upravljanja dokumentima i prednosti elektronskog upravljanja dokumentima

Elektronsko upravljanje dokumentima je način rada sa dokumentima. Karakteristike elektronskog upravljanja dokumentima su da se elektronski dokumenti potpisuju elektronskim digitalnim potpisom. Takav dokument, potpisan EDS-om, po vrijednosti je jednak dokumentu na papiru.

Elektronsko upravljanje dokumentima ima svoje prednosti i nedostatke.

sto
Prednosti i mane elektronskog upravljanja dokumentima

Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima	Nedostaci elektronskog upravljanja dokumentima
Mogućnost brzog pronalaženja dokumenata; Dostupnost centralizirane strukture upravljanja dokumentima; Sistematizovano skladištenje dokumenata u elektronskoj arhivi; Jednostavnost u registraciji i koordinaciji dokumenata; Mogućnost potpisivanja i slanja dokumenata putem elektronskih komunikacijskih kanala, čime se štedi vrijeme; Mogućnost izrade sličnih dokumenata; Sprovođenje elektronske revizije	Potreba za kupovinom elektronskih digitalni potpis; Nemogućnost upotrebe ako druga strana ne koristi elektronsko upravljanje dokumentima; Dodatni troškovi za elektronsko upravljanje dokumentima; Nedostatak jedinstvenih formata toka dokumenata; Nepovjerenje pojedinih korisnika prema elektronskim dokumentima

Istovremeno, elektronsko upravljanje dokumentima se sve više razvija. A za to postoje preduslovi.

Prvo, elektronsko upravljanje dokumentima je predviđeno poreskim zakonodavstvom. Na primjer, kada se podnosi izvještaj o premijama osiguranja ili porezu na dohodak fizičkih lica, isti se mora dostaviti u elektronskom formatu ako je broj preduzeća veći od 25 ljudi. Elektronsko izvještavanje se mora dostaviti elektronski. Osim toga, obrazloženja, ukoliko se izvještaj dostavlja elektronski, u 2017. godini će biti potrebno dati iu formi elektronskog dokumenta.

Drugo, u računovodstvu je prihvaćeno elektronsko upravljanje dokumentima. Prema Zakonu br. 402-FZ "O računovodstvu", primarni računovodstveni dokument se sastavlja na papiru i (ili) u obliku potpisanog elektronskog dokumenta elektronski potpis.
Treće, u 2017. godini dalje će se razvijati elektronsko upravljanje dokumentima u pravnim postupcima. Tako su mnogi navikli da se sudske odluke objavljuju elektronski na internetu. Prema članu 4 Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, tužba, izjava, žalba, prezentacija i drugi dokumenti mogu se podnijeti sudu na papiru ili u elektronskom obliku, uključujući iu obliku elektronskog dokumenta potpisanog sa elektronski potpis na način utvrđeno zakonom Ruska Federacija, popunjavanjem obrasca objavljenog na službenoj web stranici suda u internet informaciono-telekomunikacionoj mreži. Slične odredbe utvrđene su iu dijelu parničnog postupka.

četvrto, elektronska tehnologijačvrsto ušao u naše živote u smislu upotrebe elektronskog upravljanja dokumentima u tenderskoj dokumentaciji, provođenju elektronskih aukcija. Prema članku savezni zakon od 04.05.2013. br. 44-FZ (sa izmjenama i dopunama od 07.03.2016.) „O sistemu ugovora u oblasti nabavke roba, radova, usluga za osiguranje javnog i opštinske potrebe» na aukciji u elektronski oblik (elektronska aukcija) označava aukciju u kojoj kupac saopštava informacije o kupovini neograničenom broju osoba stavljajući ih u jedan informacioni sistem obavještenja o takvoj licitaciji i dokumentacije o njoj, učesnici nabavke podliježu jedinstvenim zahtjevima i Dodatni zahtjevi, održavanje takve aukcije je predviđeno na elektronska platforma njegov operater.

Peti razlog je vezan za činjenicu da danas mnoge kompanije posluju u različitim regionima, sa različitim gradovima, tako da za organizaciju efikasno poslovanje potrebno je ubrzati tok dokumenata i pojednostaviti odnos između strana. U tom smislu, intuitivno, mnoge kompanije uvode elektronsko upravljanje dokumentima.

Kako uvesti elektronsko upravljanje dokumentima?

Prvi korak je poduzeti odluka u principu o uvođenju elektronskog upravljanja dokumentima. Takva odluka se donosi po nalogu preduzeća. Neke kompanije razvijaju posebne lokalne akte koji regulišu tok dokumenata i koordinaciju dokumenata unutar kompanije, a takve karakteristike uključuju koordinaciju dokumenata između odeljenja, kontrolu, potpisivanje od strane menadžmenta i čuvanje arhivske dokumentacije.

U drugoj fazi morate odabrati koji će potpis kompanija koristiti prilikom obrade dokumenata.

Jednostavan elektronski potpis je elektronski potpis koji upotrebom kodova, lozinki ili na drugi način potvrđuje činjenicu formiranja elektronskog potpisa od strane određene osobe.

Nekvalifikovani elektronski potpis je elektronski potpis koji:

1. dobiveni kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem ključa za elektronički potpis;
2. omogućava vam da identifikujete osobu koja je potpisala elektronski dokument;
3. omogućava vam da otkrijete činjenicu unošenja izmjena u elektronski dokument nakon trenutka njegovog potpisivanja;
4. kreirane pomoću alata za elektronski potpis.

Kvalifikovani elektronski potpis je elektronski potpis koji ispunjava sve karakteristike nekvalifikovanog elektronskog potpisa i sledeće dodatne karakteristike:

1. ključ za verifikaciju elektronskog potpisa je naveden u kvalifikovanom sertifikatu;
2. za kreiranje i verifikaciju elektronskog potpisa koriste se alati za elektronski potpis koji imaju potvrdu o usklađenosti sa zahtevima (član 5 Saveznog zakona od 6. aprila 2011. br. Iz bezbednosnih razloga, to je poboljšani kvalifikovani potpis.

Treći korak će biti izbor posebnog sertifikacionog centra. da biste odabrali kompaniju specijaliziranu za elektronsko upravljanje dokumentima, važno je procijeniti pogodnost rada s određenom kompanijom. Važno je utvrditi cijenu pruženih usluga, mogućnost dodatnih funkcija, kao i usluge za elektronsko upravljanje dokumentima, važno je utvrditi i kakvu odgovornost snosi kompanija sertifikacijski centar u slučaju tehničkih kvarova i problema u upravljanju dokumentima. .

U četvrtoj fazi potrebno je obezbijediti dokumentaciju za zaključenje ugovora.

Peta faza je zaključivanje ugovora sa sertifikacionim centrom. Prema članu 2 Saveznog zakona od 6. aprila 2011. br. 63-FZ (sa izmjenama i dopunama od 30. decembra 2015.) "O elektronskom potpisu", centar za sertifikaciju - entiteta, individualni preduzetnik ili vladina agencija ili organ lokalne samouprave koji obavlja poslove kreiranja i izdavanja potvrda o ključevima za provjeru elektronskog potpisa, kao i druge funkcije.

Šesta faza je uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću, organizovanje specifične razmjene elektronskih dokumenata. Fakture se sastavljaju u elektronskoj formi uz zajednički dogovor učesnika u transakciji i ako raspolažu kompatibilnim tehničkim sredstvima i mogućnostima za prijem i obradu ovih računa u skladu sa odobrenim formatom.

Šta treba da sadrži ugovor sa certifikacijskim centrom?

Prilikom sklapanja ugovora sa sertifikacionim centrom potrebno je obratiti pažnju legalni status certifikacijski centar. Akreditacija centra za sertifikaciju vrši se pod uslovom, posebno, da ispunjava uslove za dostupnost finansijskog obezbeđenja za odgovornost za gubitke prouzrokovane trećim licima kao rezultat njihovog poverenja u informacije navedene u sertifikatu elektronskog ključ za verifikaciju potpisa izdat od strane takvog centra za sertifikaciju, ili informacije sadržane u registru sertifikata, koji vodi takav sertifikacioni centar, u iznosu od najmanje 1,5 miliona rubalja.

Prilikom sklapanja ugovora sa sertifikacionim centrom važno je obratiti pažnju na predmet ugovora. Prema članu 432 Građanskog zakonika Ruske Federacije, ovo su uslovi koji su obavezni za ugovore ove vrste. Ugovor se smatra zaključenim ako strane, u formi koja je potrebna u relevantnim slučajevima, postignu sporazum o svim bitnim uslovima ugovora. Odnosno, važno je što jasnije propisati predmet ugovora.

Predmet ugovora proizilazi iz zakona "O elektronskom potpisu".

Centar za verifikaciju:

1. kreira sertifikate ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa i izdaje takve sertifikate;
2. utvrđuje rokove važenja sertifikata ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa;
3. opoziva sertifikate ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa koje je izdalo ovo sertifikaciono telo;
4. izdaje, na zahtjev podnosioca, sredstva elektronskog potpisa;
5. vodi registar izdatih i poništenih sertifikata od strane ovog centra za verifikaciju elektronskih potpisa;
6. utvrđuje postupak vođenja registra sertifikata;
7. izrađuje, na zahtjev podnosioca, ključeve za elektronske potpise i ključeve za provjeru elektronskih potpisa;
8. provjerava jedinstvenost ključeva za provjeru elektronskih potpisa u registru certifikata;
9. provjerava elektronske potpise na zahtjev učesnika u elektronskoj interakciji;
10. obavlja i druge poslove u vezi sa upotrebom elektronskog potpisa.

Odgovornost sertifikacionog centra dolazi u sljedećim slučajevima:

1. neispunjavanje ili neuredno ispunjenje obaveza koje proizilaze iz ugovora o pružanju usluga od strane sertifikacionog centra;
2. neizvršavanje ili nepravilno obavljanje dužnosti (član 3. člana 13. Federalnog zakona od 06.04.2011. br. 63-FZ (sa izmjenama i dopunama od 30.12.2015.) "O elektronskom potpisu").

As dodatni uslovi ugovori sa certifikacijskim centrom mogu predvidjeti osiguranje.

Kako organizovati elektronsko upravljanje dokumentima unutar kompanije?

Unutar kompanije, elektronsko upravljanje dokumentima treba biti organizirano kao sat. Uostalom, važno je da elektronsko upravljanje dokumentima uključuje skeniranje dokumenata, potpisivanje elektronskim digitalnim potpisom. A to znači da je potreban stručnjak koji je odgovoran za elektronske skenirane kopije, i to poseban softvera, koji vam omogućava potpisivanje dokumenata.

Sastavljanje, izvođenje i odobravanje nacrta elektronskih dokumenata vrši se prema opšta pravila kancelarijski rad uspostavljen u vezi sa sličnim dokumentima na papiru. Elektronski dokument mora imati sve detalje za sličan dokument na papiru, osim pečata, jer pečat nije obavezan atribut. Unutar kompanije mogu se koristiti metode potvrđivanja radnji elektronskim dokumentima u kojima se ne koristi elektronski digitalni potpis. Na primjer, bez elektronskog digitalnog potpisa, dokumenti se mogu staviti pod kontrolu.

Ako želite da organizujete tok dokumenata sa svojim ugovornim stranama, onda morate da uključite relevantne odredbe u ugovor sa drugom stranom.

Dokumenti se generišu i potpisuju elektronski. Sredstva elektronskog digitalnog potpisa koja se koriste moraju biti ovjerena u skladu sa utvrđenom procedurom.

Najlakši način je organizirati elektronsko upravljanje dokumentima kod nadležnih organa, na primjer, kod poreske službe. za to je potrebno pribaviti i elektronski potpis i zaključiti ugovor sa sertifikacionim centrom. Poreski obveznici najčešće podnose prijave, objašnjenja i fakture poreskom organu. kao " povratne informacije» dokumente generira poreski organ u skladu sa Naredbom Federalne poreske službe Rusije od 15. aprila 2015. br. MMV-7-2 /149@ „O odobravanju postupka za slanje dokumenata koje koriste poreski organi u vršenje svojih ovlaštenja u odnosima uređenim zakonima o porezima i naknadama, u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala i o stavljanju van snage pojedinih odredbi naredbe Saveznog poreska služba od 17. februara 2011. godine broj MMV-7-2 /169@”.

Ovi dokumenti uključuju:

1. zahtjevi za pojašnjenje;
2. obavijesti kontrolisanih stranih kompanija;
3. obavještenja o pozivu poreskog obveznika (platioca naknade, poreskog agenta);
4. poresko obaveštenje;
5. odluke o obustavi poslovanja na računima poreskog obveznika (obveznika naknade, poreskog agenta) u banci i prenosa njegovog elektronskog novca;
6. odluke o ukidanju obustave poslovanja na računima poreskog obveznika (obveznika naknade, poreskog agenta) u banci i prenosa njegovog elektronskog novca;
7. odluka o sprovođenju poreske kontrole na licu mjesta;
8. drugi dokumenti.

Dakle, ako govorimo o elektronskim dokumentima unutar kompanije, onda će njihov promet biti regulisan internim lokalnim aktima, ako govorimo o odnosima sa ugovornim stranama, onda takve odnose regulišu strane, a ako je tok dokumenata organizovan sa nadležnima, tada će nadležni postupiti u skladu sa procedurom za elektronski protok dokumenata koja je usvojena za određenu kompaniju.

Kako organizovati skladištenje elektronskih dokumenata?

Main normativni akt koja uređuju čuvanje elektronskih dokumenata su Pravila organizacije čuvanja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organima. državna vlast, lokalne samouprave i organizacije (odobrene Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 31. marta 2015. br. 526, u daljem tekstu Pravila). Po prvi put, ovaj dokument utvrđuje pravila za čuvanje elektronskih dokumenata.

Kako treba čuvati dokumente?

Prvo, potrebno je pripremiti nomenklaturu poslova određene organizacije. Nomenklatura predmeta će varirati u zavisnosti od kompanije, oblasti delatnosti.

Nomenklatura predmeta služi za grupisanje izvršenih dokumenata u predmete, sistematizaciju i evidentiranje predmeta, određivanje uslova njihovog čuvanja i traženje dokumenata. Nomenklatura predmeta je osnova za sastavljanje inventara predmeta trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, kao i za evidentiranje predmeta privremenog (do zaključno 10 godina) čuvanja.

Drugo, potrebno je formirati slučajeve. Da biste to učinili, potrebno je izvršiti ispitivanje vrijednosti dokumenata koji će biti pohranjeni u elektronskom obliku. Podsjetimo da postoji normativni pojmovičuvanje pojedinačnih dokumenata. Na primjer, računovodstveni dokumenti se čuvaju 5 godina, a porezni dokumenti 4 godine.

Treće, potrebno je u nomenklaturi predmeta staviti oznaku da se podaci čuvaju u elektronskom obliku. Na primjer, „Timesheets. Elektronski dokumenti.

Četvrto, potrebno je da arhivirate dokumente.

Prije stavljanja elektroničke datoteke na pohranu, ona mora:
- istovar iz elektronskog sistema (ako je dokument kreiran u nekom posebnom softverskom proizvodu);
- zaštititi od moguće promjene, pohranjivanje u odgovarajućem formatu;
- pisati na medij za pohranu.

Općeprihvaćeni format za skladištenje i arhiviranje elektronskih dokumenata je PDF/A. Treba ga razlikovati od uobičajenog PDF-a, sa svakim ažuriranjem kojeg se pojavljuju nove mogućnosti za rad s datotekama. PDF/A je namijenjen nečemu drugom: to je format za dugotrajno arhivsko skladištenje elektronskih dokumenata.

Peti korak je pisati opise. Inventar uključuje sve elektronske fajlove koji su generisani u vezi sa elektronskim dokumentima. Međutim, umjesto broja listova, koji je naznačen pri formiranju predmeta na papiru, naveden je obim elektronskih dokumenata.

Format opisa može izgledati ovako:

Naziv pozicije šefa strukturna jedinica
	Potpis	Dešifrovanje
Datum potpisa
DOGOVOREN Naziv posla šef službe DOE
	Potpis	Dešifrovanje
Datum potpisa
Upravitelj arhive (osoba zadužena za arhiv)
	Potpis	Dešifrovanje
Datum potpisa

Općenito, mnogo je praktičnije pohranjivati ​​dokumente u elektronskom obliku, jer nema potrebe pretraživati ​​cijelu prostoriju papirnih dokumenata prilikom traženja dokumenata. Takođe je lakše dostaviti dokumente u elektronskom obliku na zahtjev porezne, penzioni fond i drugi inspektori.

U nekim slučajevima potrebno je uništiti dokumente. Na primjer, dovoljno dugo pohranjeni kancelarijske bilješke rok skladištenja je istekao i mora se uništiti. U tom slučaju se vrši ispitivanje vrijednosti dokumenata. Takav pregled može obaviti posebna komisija. Na osnovu rezultata ispitivanja donosi se akt o dodjeli dokumentacije za uništavanje. Obrazac takvog akta kompanija razvija samostalno. A na osnovu akta, diskovi ili drugi mediji za skladištenje jednostavno se uništavaju.

U zaključku, treba napomenuti da, naravno, budućnost pripada elektronskim dokumentima. Međutim, važno je pravilno organizirati elektronsko upravljanje dokumentima. Mnoga preduzeća se suočavaju sa problemima nepravilne organizacije upravljanja dokumentima, kada je samo jedan dokument povezan sa sistemom elektronskog upravljanja dokumentima. radno mjesto u odjeljenju ili čak odjelu, kada se većina dokumenata još uvijek čuva na papiru. Dakle, sva pitanja koja se tiču ​​elektronskog upravljanja dokumentima potrebno je rješavati "na banci" u fazi implementacije sistema.

URED FEDERALNE SLUŽBE NADZORA

U ZAŠTITI POTROŠAČA I LJUDSKOJ BROBI

U REPUBLICI KALMIKIJA

FBUZ "CENTAR ZA HIGIJENU I EPIDEMIOLOGIJU U REPUBLICI KALMIKIJA"

ORDER

od 23. decembra 2011. godine
br. 208-p/298-pr
Elista

O elektronskom upravljanju dokumentima.

U cilju provođenja naredbe Federalne službe za nadzor zaštite prava potrošača i dobrobiti ljudi od 22. decembra 2011. godine broj 923 „O postupku razmjene dokumenata kreiranih u elektronskom obliku“

NARUČUJEM:

1. Šefovi odjela i teritorijalnih odjela (Bogoslavskaya G.I., Solomkina L.B. Savchenko S.P., Pronicheva T.A., Namsinova E.I., Frantsuzov A.A., Dževakov E.O., Ubushiev A. .B., Kharinov V.G., Kharinov V.G., Teldzhi V.B., Tarbazhi V.B. Glavni lekar FBUZ-a "Centar za higijenu i epidemiologiju u Republici Kalmikiji" (Darbakova TA, Mikhalyaeva LB) glavnim doktorima filijala FBUZ-a (Boichenko EL, Lidzheev AA-S., Nasunova NN, Mankirov MA, Ubushieva NA, Ubushaeva GS, Tserenov Sh.B.) prihvataju na izvršenje nalog Federalne službe za nadzor zaštite prava potrošača i dobrobiti ljudi od 22. decembra 2011. godine br. 923 „O postupku razmjene dokumenata kreiranih u elektronskom obliku ”.

2. Protok dokumenata između Ureda Rospotrebnadzora u Republici Kalmikiji, FBUZ-a "Centar za higijenu i epidemiologiju u Republici Kalmikiji" i centralnog ureda Federalne službe za nadzor zaštite prava potrošača i blagostanja ljudi, koji treba izvršiti isključivo u obliku elektronskih dokumenata potpisanih elektronskim potpisom ovlašćenog lica, osim dokumenata navedenih u spisku (Prilog 1).

3. Otkažite slanje papirnih dokumenata.

4. Dokumenti navedeni u listi (Dodatak 1) moraju se dostaviti Rospotrebnadzoru samo na papiru.

5. Priprema i odobravanje (odobrenje) organizacionih i administrativnih dokumenata u odeljenjima i teritorijalnim odeljenjima Kancelarije Rospotrebnadzora u Republici Kalmikiji, FBUZ "Centar za higijenu i epidemiologiju u Republici Kalmikiji" treba da se izvrši u obliku elektronski dokumenti.

6. Nametnuti kontrolu nad izvršenjem ovog naloga zamjeniku šefa Odjeljenja za nadzor zaštite prava potrošača i blagostanja u Republici Kalmikiji D.N. Sandzhieva

Šef Yashkulov K.B.

Glavni liječnik FBUZ "TsGiE" u Republici Kazahstan Dzhambinov S.D.

Aneks 1 naredbe

od "___" _______ 2011. br. ____

Scroll

dokumenta dostavljena Federalna služba o nadzoru u oblasti zaštite prava potrošača i ljudskog blagostanja na papiru

1. Nacrti odluka o nepoželjnosti boravka (boraviška) stranog državljanina i (ili) lica bez državljanstva na teritoriji Ruske Federacije.
2. Planovi finansijskih i ekonomskih aktivnosti podređenih institucija.
3. Budžetske procjene i procjene prihoda i rashoda teritorijalnih organa i državnih institucija.
4. Ugovori o postupku i uslovima za dodjelu subvencija za finansijsku sigurnost ispunjenje državnog zadatka za obezbjeđenje javne usluge(izvođenje posla).
5. Akti inspekcijskog nadzora finansijsko-ekonomske djelatnosti teritorijalnih organa i podređenih institucija.
6. Godišnji finansijski izvještaji.
7. Dokumenti žigosane iverice.
8. Akti o otpisu osnovnih sredstava (u obliku odobrenom Uredbom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 21. januara 2003. br. 7).
9. Akti o otpisu vozila (u obliku OS-4a, odobren dekretom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 21. januara 2003. br. 7).
10. Akti o prijemu i prenosu nepokretnosti (obrazac OS-1a).
11. Programi aktivnosti FSUE.
12. Dokumenti o državnom nalogu odbrane.
13. Odluke po žalbama na rješenja u predmetima od upravni prekršaji.
14. Dokumenti o izvršenju odluke privatnog suda.