Veleprodaja kancelarijskog materijala po niskim cijenama. Kupujte kancelarijski materijal na veliko

Prepoznatljiva karakteristika elektronska kancelarija Olympus je svojom bogatom funkcionalnošću koja je nastala iz klasičnog kancelarijskog rada.

Na velikom industrijsko preduzeće Zadaci sekretara (službenika) nisu samo registracija dokumenata, već i niz drugih poslova:

• određivanje rukovodioca kome će se prenijeti pristigli dokument na rješavanje
• priprema predrezolucija
• isporuka dokumenta izvođaču
• originalna kontrola povrata
• zbirna analiza izvođenja zadatka
• kontrolu izvršenja naloga
• formiranje završnog izvještaja o neriješenim zadacima
• slanje odlaznih dokumenata
• potražite željeni dokument na zahtjev
• štampanje, skeniranje
• pa čak i skladištenje veliki iznos dokumenata. Za sve ovo odgovoran je dobar službenik.

Elektronska kancelarija Olympus u stanju da obavi posao dobri ljudi lakše i efikasnije!

automatska registracija:

Incoming emails	Zbog ugrađenog mail klijenta, sistem čita podatke iz e-pošte i njima popunjava registracijsku karticu Dopisnik se automatski određuje Priložene ugniježđene komponente U skladu sa pravilima formira se registarski indeks Određuje se sadržaj i izlazni detalji dokumenata
Tehnologija pripreme odlaznih i internih dokumenata u Olympusu je slična, stoga ugovoreni i odobreni dokumenti automatski dolaze na registraciju sa već poznatim detaljima	Odlazna pisma i interni dokumenti

Automatska kontrola ponovnog pristizanja dokumenata

Sam sistem hvata dokumente koji ponovo ulaze u organizaciju i upozorava na to.

Automatska obavještenja za vraćanje originala

Sistem obezbeđuje šemu za kretanje originala, a ukoliko se isti ne vrati na vreme, obavestiće matičara.

Pogodan komunikacioni sistem

Linkovi dokumenata u Olympusu sugerišu mogućnost dobijanja detaljne istorije svih povezanih dokumenata, uključujući i arhivske, nastalih dodatno, u poništenju ili promeni.

Dizajner izvještaja

Koristeći dizajner izveštaja Olympus sistema, zaposleni može kreirati izveštaje koji su mu potrebni bez pribegavanja pomoći administratora ili programera. Ovako se često generišu izvještaji o neispunjenim ili kontrolnim dokumentima.

Fleksibilni sistem filtriranja

Olympus sistem pruža mogućnost izvršavanja zahtjeva za traženje dokumenata pomoću niza filtera. Filter linija vam omogućava da formulišete mnogo promenljivih uslova pretraživanja za željeni dokument.

Elektronski ured u Olympus sistemu je alat za organiziranje digitalnog uredskog posla. Ovaj segment akumulira sve informacije vezane za dokumente preduzeća. Sadrži radnu istoriju korisnika; pohranjuje sve linkove dokumenata; obavještava o roku; uključuje sve datoteke kreirane sa dokumentom; daje odgovore na pitanja izvršilaca i odgovornih za dokument, kao i rezultate njihovog rada.

Kontrola izvršenja

Kontrola izvršenja u Olympus sistemu- ovo je duboka funkcionalnost koja pruža informacije o vremenu, fazama i rezultatima izvršenja instrukcija. Ova funkcionalnost je prisutna u cijelom sistemu, od elektronske kancelarije do strukturiranog skladišta. Funkcionalnost je izgrađena na rokovima za izvršenje dokumenta i uputstva i obaveštavanju o nepoštovanju ovih rokova.

Vizualizacija kontrole izvršenja

1. Indikacija u boji i poruke iz Olympus sistema o propadanju roka.
2. Namjenski način rada sa ukupno zadaci primljeni, uzeti u rad, obavljeni na vrijeme, završeni sa zakašnjenjem po periodima, neurađeni na vrijeme.
3. Čitav sistem izvještaja o izvršenju instrukcija u kontekstu dokumenta, izvršioci, kontrolori.

Posebna kontrola

Za blagovremeno i kvalitetno izvršavanje zadataka, Olympus ima sistem posebne kontrole. Njegova suština je da svi najvažniji poslovi koji se stavljaju pod kontrolu moraju proći kroz proceduru uklanjanja iz kontrole, tj. zatvaranje. U nekim slučajevima, da bi se zadatak uklonio iz kontrole, potrebna je procjena kvalitete obavljenog posla od strane kompetentnog stručnjaka. Tada sistem može dodatno primijeniti proceduru potvrde.

Formiranje kontrolnog naloga

1. Izdavanje kontrolnih naloga prati imenovanje nadzornika, a po potrebi i potvrđivanje kvalitetnog rada radnika.
2. Za kontrolne naloge automatski se izračunava koeficijent izvođenja discipline.
3. Poseban način rada „Analiza izvršenja kontrolnih zadataka“ prikazuje podatke o blagovremenosti izvršenja kontrolnih zadataka.
4. Desktop kontrolne ploče pretvaraju ove informacije u grafički prikaz.

Upravljanje dokumentima

Kompetentno upravljanje dokumentima je ključ za efikasan rad odjela, jedinice, službe i organizacije u cjelini. "Upravljanje dokumentima" u Olympus sistemu je moderan alat za upravljanje velikim preduzećem, posebno fokusiran na poslovne procese visokog nivoa.

"Upravljanje dokumentima" je segment modula za upravljanje dokumentima - Olympus, izgrađen na principu planera, tj. svi zadaci i dokumenti koje primi zaposlenik su poređani u jednu listu.

Lista prikazuje vrstu zadatka, temu, sadržaj, datum prijema, rok, od koga je došao. Ova lista se lako može dopuniti željenom kolonom.

Crvena pozadina ukazuje na zakasnili zadatak, što će vam pomoći da zapamtite da ga završite. Sistem ima naprednu kontrolu, kada indikacija u boji obaveštava o približavanju roka dokumenta.

Ispod liste na karticama možete vidjeti sve dodatne informacije koje će vam biti potrebne za donošenje odluke. Ovo je tekst dokumenta, detaljan zadatak, istorija pokreta i povezani dokumenti.

Program je lako pronaći željeni dokument, kao i podizanje istorije rada sa njim. Štaviše, u istoriji se vidi koliko krugova dokument već kruži, ko ga je uzeo u rad, a ko još nije.

Brzi prijem informacija:

• ko je inicirao dokument;
• ko se složio;
• ko ga ima u ovom trenutku;
• koje je komentare dao i ko na dokument;
• da li je ovaj dokument povezan sa drugim dokumentima i kako, sa mogućnošću otvaranja uključujući i povezane dokumente;
• za zaposlenog, službu, diviziju ili celo preduzeće u celini pogledajte sliku izvršenih i neispunjenih naloga.

Lakoća rada sa velikom lepezom dokumenata:

• sistem sam generiše listu dokumenata za razmatranje;
• sistem traži o kojim dokumentima treba donijeti hitnu odluku;
• sistem obavještava o periodu koji se bliži kraju;
• sistem omogućava delegiranje vašeg posla i laku kontrolu blagovremenog izvršenja;
• sistem vam omogućava da dobijete istoriju rada na bilo kom dokumentu;
• sistem će vam omogućiti da imenujete zamjenike tokom vašeg odsustva i vidite kako je zamjenik radio.

Jednostavnost upravljanja dokumentima:

• povećanje brzine razmjene informacija;
• povećanje nivoa izvršne discipline zaposlenih;
• poštovanje rokova za izvršenje ugovora;
• mogućnost dobijanja potrebnih informacija, brzo bez ustajanja sa radnog mesta.

Struktura skladištenja

Strukturirano skladištenje dokumenata Olympus sistema nije samo biblioteka sa ograničenim pristupom fasciklama, to je individualna „baza znanja“ svakog zaposlenog. Princip izgradnje Olympus repozitorija zasniva se na pravima korisnika na pristup sekcijama, fasciklama, dokumentima, fajlovima. Sistem automatski gradi individualnu strukturu arhive za svakog zaposlenog. Korisnik vidi samo one dijelove i dokumente za koje ima prava.

Štaviše, zaposleni ima mogućnost kopiranja dijela strukture arhive, fascikli, dokumenata u ličnu pohranu. Ova funkcija će omogućiti korisniku da dobije informacije koje su mu potrebne, a dokument još brže.

Punjenje trezora

Skladište u Olympus sistemu se automatski puni dokumentima kao rezultat završetka ciklusa rada sa dokumentom. Ova tehnologija vam omogućava da akumulirate potrebne dokumente u odgovarajućim odjeljcima, bez posebnog izdvajanja vremena za ovaj posao.

Kada se novi dokument pojavi u repozitorijumu, sistem obaveštava zaposlenog da li je pretplaćen na takva obaveštenja.

Lakoća rada sa dokumentima

Olympus skladište odlikuje se funkcionalnim uslugama koje određuju praktičnost rada s dokumentima:

• Versioning;
• Linkovi dokumenata (poništeni, poništeni, dodatno);
• Izvod iz arhive;
• Izdavanje originala;
• Atributi skladištenja (inventarni broj, skladište, stalak, polica, broj primjeraka).

Kupovina raznih dodataka za mobilne i potrošačka elektronika u prodavnici Sotovik-M, usput preporučujemo zalihe kancelarijskog materijala - radnih procesa bilo kojeg posla ili neprofitna institucija. Ako želite kupiti kancelarijski materijal na veliko, pogledajte naš asortiman.

Kupovina kancelarijskog materijala na veliko od proizvođača (velika dopisnica, veleprodaja kancelarijskog materijala Moskva) efikasan je način da se značajno uštedi na stalnom opskrbi ureda kompanije veleprodajnim materijalom. Želite jeftino veleprodaju kancelarijskog materijala? Naručujući veliku seriju olovaka, olovaka, spajalica, blokova i drugih sitnica jednom u kvartalu ili pola godine, ne morate trošiti vrijeme na još jednu mjesečnu isporuku. Kupovina kancelarijskog materijala na veliko je također korisna za vladine organizacije- mnoge uprave obrazovne institucije kupiti kancelarijski materijal na veliko za školu, vrtić ili univerzitet. Veleprodajne kompanije kancelarijski materijal je adekvatan politika cijena, dakle, Sotovik-M prodaje pribor za pisanje po povoljnim cijenama - kancelarijski materijal na veliko je jeftin. Dopisnica veleprodaja u Moskvi (velika dopisnica Moskva, veleprodaja dopisnica Moskva) u našoj online trgovini.

Veleprodaja kancelarijskog materijala je veoma jeftina. Kancelarijski materijal na veliko u Moskvi

Dopisnica na veliko u našoj trgovini za jednu od najskupljih povoljne cijene. Ukoliko planirate da kupujete školsku dopisnicu na veliko, veleprodajna dopisnica na niske cijene ili naručite neobične dopisnice za suvenirnicu na veliko, Sotovik-M je ono što vam treba! Kupujte kancelarijski materijal na veliko, od običnih sveska do proizvoda za pečate i vizitkarte, po atraktivnoj ceni uz brzu isporuku širom Rusije. Veleprodaja dopisnica je vrlo jeftina!

Uobičajeno, teret obezbjeđivanja „papirnog“ toka dokumenata i praćenja izvršenja instrukcija pada na odjele organizacije koji se bave kancelarijskim radom: kancelariju, upravljanje predmetima, kao i odgovorne za kancelarijski rad u strukturnim odjeljenjima. Za njih je namijenjen modul “Office” DIRECTUM elektronskog sistema upravljanja dokumentima i interakcijom. Ovaj modul olakšava izvođenje rutinskih operacija za obradu papirnih dokumenata u skladu sa zahtjevima GSDOU, na kojima se zasniva tradicionalna ruska kancelarijska tehnologija:

• objedinjena registracija sve dolazne i odlazne korespondencije, kao i internih dokumenata pomoću registracionih i kontrolnih kartica (RCC);
• registraciju lokacije papirnog dokumenta u bilo kojoj fazi njegovog životni ciklus: razmatranje rukovodstva, odobravanje nacrta dokumenta, izvršenje i sl.;
• kontrolu blagovremenog izvršavanja uputstava, odluka i uputstava uprave;
• otpis dokumenata u predmetu u skladu sa nomenklaturom predmeta usvojenom u organizaciji;
• brzo traženje potrebnih informacija o statusu, dostupnosti, kretanju papirne dokumentacije;
• pribavljanje potrebnih standardnih obrazaca i časopisa, kao i statističkih izvještaja o toku rada organizacije.

Osim toga, modul "Office" vam omogućava da organizirate razmjenu između različite organizacije. Uz ovu razmjenu moguće je koristiti elektronski potpis(ES), a posebni mehanizmi sistema omogućavaju vam kontrolu isporuke dokumenata. Principi razmene zasnovani su na industrijskom standardu za razmenu elektronskih dokumenata „Interakcija sistema automatizacije podrška dokumentaciji Menadžment", koji je odobrio Guild of Records Managers.

Održavanje nomenklature predmeta i evidencije registracije

Fleksibilni sistem numerisanja omogućava vam da dodelite broj dokumentu u sekciji elektronski časopis registracija. Za svaki časopis je postavljen proizvoljan način automatskog numerisanja dokumenata unutar časopisa. Broj može uključivati ​​šifru odjela, šifru časopisa i sve druge potrebne detalje.

Prilikom pripreme dokumenata za predaju u arhivu za svaki nomenklaturni spis, moguće je odštampati korice predmeta, kao i inventar dokumentacije predmeta, što značajno skraćuje vrijeme pripreme dokumenata za arhivsko skladištenje.

Registracija dokumenata

Za registraciju dokumenata u modulu "Office" koriste se registracione i kontrolne kartice (RCC) koje sadrže sve primarne podatke (dopisnik, organizaciona jedinica, predstavnik organizacije, datum registracije, matični broj, subjekt i sažetak dokument, način isporuke i sl.), kao i potrebne informacije o statusu bilo kojeg papirnog dokumenta organizacije (lokacija, stanje izvršenja itd.). Za odlazne dokumente možete odrediti listu distribucije za organizacije.

Sistem implementira mogućnost registracije dokumenata kako od organizacija tako i od građana.

Za organizacije koje koriste decentralizovanu registraciju dokumenata, sistem koristi mesta za registraciju - radna mesta sekretara i kancelarijskog osoblja. Svako mjesto registracije može služiti jednom ili više odjeljenja. Prema mjestima registracije moguće je razlikovati prava pristupa podacima.

Prilikom premeštanja dokumenta između odeljenja, svako mesto registracije može imati svoj RSC. Tako se pojavljuje RKK lanac duž kojeg je moguće pratiti kretanje papirnog dokumenta ne samo između zaposlenih unutar odjela, već i između odjela. Osim toga, preko RSC-a se vrši međusobno povezivanje registrovanih dokumenata sistema, kao što su: „U odgovoru“, „U izvršenju“ itd.

Procedura registracije je jednostavna i sastoji se od popunjavanja obaveznih polja RKK, dok se registracijski broj dodjeljuje automatski.

Prilikom registracije direktno iz RKK-a moguće je unijeti skenirani (elektronski) dokument u modul "Elektronsko upravljanje dokumentima" sa njegovim automatskim pričvršćivanjem na RKK. Za brzi unos velikog obima dokumenata koriste se sistemski ulazni servisi koji obezbeđuju in-line unos dokumenata u modul. U budućnosti, RSC, kao i nabrojane elektronski dokument, lako se može pronaći po barkodu na papirnom analogu dokumenta, zahvaljujući tehnologiji brze identifikacije ugrađene u sistem.

Prema RKK, štampaju se dnevnici dolaznih i odlaznih dokumenata. Za odlazne dokumente možete automatski generirati i odštampati naljepnicu na koverti.

Kretanje i izvršenje dokumenata

Nakon registracije, ulazni dokument prolazi kroz faze razmatranja, rješavanja, kontrole i izvršenja dokumenta. Istovremeno, dalji rad izvršitelja sa dokumentom može se u potpunosti obaviti u elektronskom formatu. Ovo uvelike smanjuje vrijeme koje izvođači provedu i sprječava slučajni gubitak originala.

U zavisnosti od stila rada rukovodioca, dokument on razmatra u papirnom ili elektronskom obliku.

Na osnovu rješenja načelnika, dokument se može staviti u kontrolu uz određivanje izvršilaca, uputstva i rokove. Za rukovodioce koji rade sa modulom za upravljanje poslovnim procesima, sekretar ili sam menadžer može brzo kreirati zadatak direktno iz RKK-a. Rad sa zadacima omogućava da se u najvećoj meri iskoriste takve mogućnosti sistema za praćenje izvršenja instrukcija, kao što su: fiksiranje potpune korespondencije o izvršenju instrukcija; mogućnost slanja na reviziju; fleksibilne postavke rutiranja, itd.

Nakon toga, za zadatke koji se odnose na RSC, možete brzo ponovo kreirati istoriju rada na dokumentu, proceduru odobravanja i obrazloženje odluke.

Ukoliko se modul „Kancelarija“ koristi samostalno, sva uputstva koja se izdaju izvođačima sekretar unosi u RSC dokumenta, nakon čega se prati njihovo blagovremeno izvršenje. U isto vrijeme, za neautomatizirane korisnike, upute se mogu ispisati.

Prilikom rada sa elektronskim dokumentima sva kretanja dokumenata se odvijaju kroz zadatke, dok se lokacija papirnog dokumenta u svakom trenutku bilježi na posebnoj kartici RKK. Ovo vam omogućava da brzo pronađete papirni original dokumenta putem RKK. Rad sa izlaznim i internim dokumentima zasniva se na istim principima.

Razmjena elektronskih dokumenata između sistema

Uz pomoć sistema moguće je organizovati razmenu službenih, pravno značajnih elektronskih dokumenata između organizacija. Razmjena dokumenata zasniva se na korištenju industrijskog standarda za razmjenu elektronskih dokumenata „Interakcija automatiziranih sistema za upravljanje dokumentima“, odobrenog od strane Ceha menadžera dokumenata.

Dokumenti se mogu razmjenjivati ​​između strukturne podjele jedne kompanije (holdinga), i između nezavisnih partnerskih organizacija. U ovom slučaju, strane u razmjeni mogu koristiti različiti sistemi elektronsko upravljanje dokumentima ili uopšte ne rade sa takvim sistemima.

Ukoliko se razmena vrši između divizija jedne kompanije (holdinga), onda se rad sa dokumentima odvija u modulima „Upravljanje elektronskim dokumentima“, „Upravljanje poslovnim procesima“ i „Kancelarija“. Ako se razmjena vrši između trećih strana, tada se elektronski dokument izvozi iz sistema u ESD datoteku. Druga strana može ili da uveze ESD dokument u sopstveni sistem za elektronsko upravljanje dokumentima (pod uslovom da ovaj format podržava ovaj sistem; ESD format je otvoren) ili da koristi besplatno distribuirani program DIRECTUM OverDoc za rad sa ESD dokumentom. DIRECTUM OverDoc vam omogućava da vidite dokument, njegove atribute i sve ES sa kojima je dokument potpisan, uključujući oznaku autentičnosti.

Pretraga i analiza informacija

Od trenutka registracije bilo kojeg dokumenta u sistemu, možete pronaći i njegovu registracijsku karticu, zajedno sa informacijama o lokaciji i postupku izvršenja dokumenta, i sam elektronski dokument.

Sistem pretražuje po matičnim brojevima, dopisniku, autoru rješenja, kao i po svim detaljima RKK i njihovoj proizvoljnoj kombinaciji.

Pored toga, sistem obezbeđuje specijalizovane izveštaje koji značajno povećavaju efikasnost rada korisnika: Dokumenti u razmatranju, Zakasneli nalozi, Dokumenti za vraćanje itd.

Web modul "Office"

Web modul "Office" je dizajniran za automatizaciju rada sa službenim papirnim dokumentima, na primjer, administrativnim dokumentima, dolaznim i odlaznim pismima, uputama, memorandumima i memos. Olakšava rukovanje papirnim dokumentima.

Obrada papirnih dokumenata vrši se u skladu sa zahtjevima GSDOU, na kojima se zasniva tradicionalna ruska kancelarijska tehnologija.

Web modul "Office" je usmjeren na rješavanje sljedećih zadataka:

• objedinjena registracija sve dolazne i odlazne korespondencije, kao i internih dokumenata, korišćenjem registracionih i kontrolnih kartica;
• kontrolu blagovremenog izvršavanja uputstava, odluka i uputstava uprave;
• brzo traženje potrebnih informacija o statusu, dostupnosti, kretanju papirne dokumentacije;
• pribavljanje potrebnih standardnih obrazaca i časopisa, kao i statističkih izvještaja o toku rada organizacije.

Osnovu web modula "Kancelarija" čine priručnici "Registarske i kontrolne kartice", "Zadaci za RRC", "Nomenklatura predmeta".

Prednosti integracije "Office" modula sa ostalim modulima sistema

Dakle, zahvaljujući interakciji modula „Upravljanje elektronskim dokumentima“, „Upravljanje poslovnim procesima“ i „Kancelarija“ u okviru unificirani sistem povećanje efikasnosti rada organizacije osigurano je u potpunom skladu sa domaćom tradicijom i standardima kancelarijskog rada. Svi mehanizmi predviđeni svakim modulom mogu se koristiti u različitim kombinacijama "papirne" i "elektronske" faze rada sa dokumentima. U isto vrijeme, tradicionalni "papirni" kancelarijski rad se skladno uklapa elektronsko upravljanje dokumentima organizacije sa razvijenim horizontalnim vezama.

V velike kompanije Godišnje se vodi korespondencija sa desetinama hiljada ugovornih strana, a hiljade zaposlenih kreiraju interne dokumente. Dio korespondencije može se primiti i obraditi u papirnom obliku. Sistemi e-kancelarije pomažu kompanijama da povećaju svoju efikasnost za nekoliko puta i formiraju jedinstveno skladište svih dokumenata.

"Kancelarija" pokriva čitav ciklus rada sa papirnom dokumentacijom: od unosa i registracije do predaje u arhivu. Funkcionalnost je u potpunosti konzistentna Ruski standardi kancelarijski rad, što vam omogućava da automatizujete većinu "ručnih" operacija.

Održavanje nomenklature predmeta i evidencije registracije

Odobreni sastav nomenklature predmeta vodi se u posebnom imeniku sistema. U slučaju decentralizovanog knjigovodstva dokumenata, predviđena su mjesta registracije u okviru strukturnih podjela.

Nomenklatura predmeta

Prilikom pripreme dokumenata za prenos u arhivu za svaki nomenklaturni predmet možete automatski odštampati korice predmeta, kao i popis dokumenata. Vrijeme pripreme za arhivsku pohranu i pretraživanje u arhivi je nekoliko puta smanjeno.

Registracija dokumenata

Za unos dokumenta u DIRECTUM popunite obavezna polja registracijske kontrolne kartice (RCC) i registracijski broj će biti dodijeljen automatski. Fleksibilni sistem numerisanja vam omogućava da proizvoljno i automatski dodelite broj dokumentu u kontekstu svakog dnevnika registracije. Broj može uključivati ​​šifru odjela, šifru časopisa i sve potrebne detalje. Implementacijom rješenja prosječno vrijeme za registraciju dokumenata se smanjuje za 35-50%.

RKK primjer

RKK sadrži primarne podatke (pododjel, datum registracije, registarski broj, itd.), kao i informacije o statusu bilo kojeg papirnog dokumenta, na primjer, njegovu lokaciju. Prilikom premeštanja dokumenta između odeljenja, svako mesto registracije ima svoj RSC. Možete pratiti kretanje papirnog dokumenta unutar kompanije duž lanca kreiranih RCM-ova.

Također možete priložiti dokument ili njegovu skeniranu sliku na RKK. Za brzi unos velike količine dokumenata koristi se servis streaminga za unos DIRECTUM Capture Service. Podržava različite načine unosa dokumenata: snimanje iz Email ili iz sistema datoteka (na primjer, sa skenera).

Može se prenijeti funkcija kreiranja RSC-a i popunjavanja podataka Ario pametni pokreti. Nakon što dobiju dokument, samostalno ga klasifikuju, prepoznaju tekst i popunjavaju RKK izdvojenim smislenim informacijama. Službenik može samo provjeriti ispravnost popunjavanja. Ovo vam omogućava da dodatno smanjite vrijeme za registraciju i smanjite broj rutinskih operacija.

Razmatranje i izvršenje pristiglih dokumenata

Nakon registracije pristiglog dokumenta, službenik ga u par klikova šalje šefu na razmatranje. Na osnovu rezultata razmatranja dokumenta, sekretar ili sam rukovodilac formira uputstva za dokument.

Ako voditelj ima pomoćnika, preliminarni pregled dokumenta sa izradom nacrta rješenja vrši njegov pomoćnik. Voditelj može samo odobriti nacrt rješenja i poslati uputstva za izvršenje.

U procesu izvršavanja naloga osigurava se sljedeće:

• fiksiranje prepiske o izvršenju;
• mogućnost delegiranja i slanja na reviziju;
• kontrola rokova, zahtjevi za novi rok.

Supervizori prate performanse vizuelno. Svi učesnici u radu imaju pristup kratkom rezimeu koji odražava stanje na srodnim zadacima.

Quest Tree

Slanje pisama dopisnicima

Rješenje je čvrsto integrirano s modulom "Razmjena sa partnerima". Nakon što je odlazno pismo odobreno, lako ga je poslati primaocima putem sistema za razmjenu dokumenata - to eliminiše potrebu za ponovnim štampanjem dokumenta i smanjuje troškove dostave.

Osim toga, za odlazne dokumente možete odrediti mailing listu za organizacije i automatski slati e-poštu primaocima ili odštampati koverte koje zadovoljavaju standarde Ruske pošte.

Štampanje koverte

Priprema i upoznavanje sa organizacionom i administrativnom dokumentacijom

Registracija i slanje na odobrenje administrativnih dokumenata je potpuno automatizovano. Dovoljno je popuniti potrebne podatke u čarobnjaku za radnju, nakon čega će sistem generirati dokument i poslati ga pravi zaposlenici za odobrenje i potpisivanje:

Nakon potpisivanja, organizacioni i administrativni dokument se može poslati zainteresovanim zaposlenima na uvid. Da biste to učinili, potrebno je popuniti mailing listu u RKK. Ova lista se također može koristiti u budućnosti za distribuciju drugog dokumenta.

Zaposleni sa mailing liste dobijaju zadatke da se upoznaju sa dokumentom. U sistemu DIRECTUM, za potvrdu upoznavanja, dovoljno je izvršiti zadatak. A ako se šalje zadatak da se upozna sa dokumentom koji nije unesen u sistem, to je naznačeno u tekstu zadatka i izvođači se upoznaju sa dokumentom u papirnom obliku.

Pretraga i analiza

Prema poznatim detaljima, može se pronaći i sam elektronski dokument i njegov RKK uz podatke o lokaciji i fazi izvršenja dokumenta.

Pretraga po RKK

Također možete brzo pronaći željeni dokument zajedno sa RKK po barkodu na papirnom analogu dokumenta. Zahvaljujući tehnologiji brze identifikacije, bar kod čita poseban skener, nakon čega sistem automatski pronalazi dokument i povezane poslove.

Prozor akcije za pronađeni dokument

Za analizu efikasnosti rada korisnika, sistem obezbeđuje specijalizovane izveštaje: „Lista upoznavanja“, „Kontrola vremena izvršenja naloga“, „Statistika izvršenja naloga“, „Dokumenti za vraćanje“ itd.

Primjer izvještaja

Web klijent se može koristiti u udaljene kancelarije geografski distribuirana organizacija ili kao glavni klijent, pružajući više platformi i jednostavnost administracije. Sve što vam treba je pristup internetu za posao.

Dolazni RKK u web uredu

Efekat implementacije

Koristeći rešenje, zaposleni će blagovremeno dobijati naloge i uputstva za izvršenje. Kontrola izvršenja upravljačke odluke postaje potpuno transparentan.

• Na minimum smanjuje rizik od gubitka dokumenata
• 2 puta vrijeme za pripremu i odobravanje odlaznog pisma će se smanjiti
• 12 puta ubrzati traženje lokacije papirnih dokumenata
• 2 puta ubrzaće se priprema informacija menadžmentu za izvršenje instrukcija
• za 20% povećati izvršenje instrukcija menadžmenta