Dom » Državna podrška » Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu. Nastavni rad: Sistem dokumentarne podrške menadžmentu Strana iskustva u organizaciji dokumentarne podrške menadžmenta

Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu. Nastavni rad: Sistem dokumentarne podrške menadžmentu Strana iskustva u organizaciji dokumentarne podrške menadžmenta

Da li je danas potrebno reformisati predškolske obrazovne ustanove na nacionalnom nivou? Domaće tradicije, svjetsko iskustvo, regulacija predškolskih obrazovnih ustanova u zemljama ZND, praktična potreba - sve to svjedoči u prilog ažuriranju regulatorni okvir kancelarijski rad u Ruska Federacija. Kakvi su izgledi za reformu kancelarijskog rada u našoj zemlji?

Upravna reforma koja se sprovodi u našoj zemlji ima za cilj unapređenje procesa pod kontrolom vlade, povećavajući njegovu efikasnost. Sastavni dio reforme biće i dokumentacija državnih organa različitim nivoima. Danas DOE također služi kao alat efektivno upravljanje, i najvažniji komunikacijski alat u odnosu državnih organa sa stanovništvom zemlje, strukturama civilnog društva i biznisom.

Smatramo da je u toku reforme na nacionalnom nivou neophodno uspostaviti jedinstvene principe za ujednačavanje i standardizaciju usluga i tehnologija predškolskih vaspitno-obrazovnih ustanova, kao i dokumentacije – radi bolje interakcije između državnih organa. Od posebnog značaja je državna regulativa u oblasti podrška dokumentaciji stiče u vezi sa korišćenjem elektronskih dokumenata i sredstava elektronskih komunikacija. Rast obima informacija i dokumentacije u organima vlasti nameće potrebu stalnog praćenja i upravljanja ovim procesima od strane države.

Domaće tradicije, svjetsko iskustvo, preporuke Međunarodnog arhivskog vijeća jasno ukazuju na potrebu državne regulative upravljanja dokumentacijom, kao i razumnog smanjenja obima cirkulacije dokumenata u zemlji.

Državna arhivska služba tradicionalno je uključena u racionalizaciju dokumentacije upravljanja u Rusiji.

Na primjer, najnoviji Pravilnik o Federalnoj arhivskoj službi Rusije od 28. decembra 1998. br. 1562 uključivao je sljedeći zadatak: „razvoj i unapređenje, zajedno sa saveznim vlastima državna vlast i državni organi konstitutivnih entiteta Ruske Federacije za arhive i kancelarijski rad, uključujući državni sistem upravljanje evidencijom i jedinstveni dokumentacioni sistemi”.

Pročitajte također:

Metodologija projekta: Ruski standardi za projektne aktivnosti

Ovaj članak će razmotriti domaće standarde za projektne aktivnosti.

Ovakva situacija unosi neizvjesnost u izglede za dalje unapređenje predškolskih obrazovnih ustanova na državnom nivou. Međutim, u svemu razvijene države u ovom ili onom obliku, funkcije upravljanja dokumentima su dodijeljene nadležnim državnim organima i ova praksa se opravdava.

Regulatorni okvir za upravljanje dokumentima u inostranstvu

Kao regulatorni akti, međunarodni akti, nacionalni zakoni, vladini propisi, preporuke kao što su međunarodni i nacionalni standardi, ugovorna dokumentacija. U posljednjoj deceniji ovi akti se uglavnom tiču upotrebe elektronskih dokumenata i područja njihove primjene.

U Sjedinjenim Državama, Nacionalna uprava za arhive i dokumente (NARA) igra posebnu ulogu u formiranju regulatornog okvira (upravljanje dokumentima).

NARA zahtijeva od šefa svake federalne agencije da upravlja elektronskim zapisima. Za ovo trebate:

imenuje osobu odgovornu za primjenu internog programa za vođenje cjelokupne dokumentacije – kreirane, primljene, korištene ili pohranjene na elektronskim medijima;
integriše sistem upravljanja elektronskom dokumentacijom sa drugim dokumentima i informacionim resursima ustanove;
obezbjeđuje usklađenost sistema upravljanja dokumentima sa zahtjevima zakonodavstva;
obučavati korisnike, ažurirati softversku dokumentaciju, pridržavati se utvrđenih pravila skladištenje dokumenata osigurati da su u skladu sa trenutnim standardima.

Zanimljiv je američki zakon „O smanjenju rada sa dokumentima“ (1980), koji se, iz nepoznatih razloga, ne odražava u domaćim dešavanjima. Njegova suština je u stvaranju sektorskih – resornih – informacionih centara, kojima bi se svaka organizacija trebala obratiti ukoliko je potrebno prikupiti bilo kakvu informaciju, a samo ako ti podaci nisu dostupni u informativnim centrima, organizaciji se daje dopuštenje da samostalno prikuplja podatke. informacije od interesa. Odredbe zakona primjenjuju se na informacije na svim medijima.

UK ima vladin program za poboljšanje upravljanja dokumentima. U bijeloj knjizi UK “Modernizacija javne uprave” postavljen je cilj da sve javne organizacije pređu na upravljanje dokumentima uz pomoć elektronskim sredstvima do 2004. godine, uz održavanje papirne dokumentacije. Zakon o zaštiti podataka (1998.) primjenjuje se na dokumente u bilo kojem mediju.

Nacionalni arhiv Velike Britanije izdao je smjernice kojima se utvrđuje primjena ovog zakona u upravljanju dokumentima, te je objavio standarde, smjernice i prakse za upravljanje dokumentima na bilo kojem mediju u procesu njihovog kompletiranja. životni ciklus- od stvaranja do prijenosa u javno skladište.

Godine 2002 Državni arhiv Velika Britanija je razvila funkcionalne zahtjeve za sisteme upravljanja elektronskim dokumentima. Britanske firme - programeri sistema za upravljanje dokumentima, zainteresovani za svoje softverskih proizvoda su ocijenjeni u skladu sa ovim zahtjevima, podvrgnuti odgovarajućem testiranju u Državnom arhivu.

U Njemačkoj je 2000. godine vlada usvojila Opća pravila rad federalnih ministarstava, koja detaljno uređuju organizacione i tehnološke procedure obrade papirnih dokumenata i daju osnovna uputstva za rad sa elektronskim dokumentima. Zakonodavstvo Savezne Republike Njemačke dalo je državnim arhivskim organima pravo i obavezu da pomažu državnim agencijama na različitim nivoima u pitanjima upravljanja dokumentima.

Na primjer, Zakon o čuvanju i korištenju saveznih arhivskih dokumenata (1988) predviđa da savezni arhiv savjetuje najviše državne organe, savezne agencije, udruženja i sud u poslovima vođenja evidencije.

U Finskoj, prema Zakonu o arhivima (1981) i Uredbi o javnim arhivima (1983), Nacionalni arhiv i Pokrajinski arhiv upravljaju dokumentima i pregledavaju ih javne institucije. Državni arhiv je izradio i usvojio u formi pravnog akta Uputstvo o kancelarijskom radu za državne i druge institucije.

Nacionalni arhiv australija prema Zakonu o arhivima (1983.) igra vodeću ulogu u upravljanju dokumentima vladinih agencija, donosi značajne regulatorne promjene u upravljanju dokumentima i arhivama.

U martu 1995. godine, Nacionalni arhiv Australije objavio je Priručnik za upravljanje elektronskim zapisima. Australija je 1996. godine po prvi put u svijetu usvojila Nacionalni standard za upravljanje dokumentima, koji sadrži zahtjeve za rad sa tradicionalnim papirnim dokumentima i sa modernim elektronskim dokumentima.

Dakle, u razvijenim stranim zemljama ah, postoji regulatorni i metodološki okvir za vođenje dokumentacije, u čijem formiranju jedno od vodećih mjesta pripada državnim arhivskim organizacijama.

Regulativa predškolskih obrazovnih ustanova u zemljama ZND

Indikativno je i iskustvo naših kolega iz zemalja ZND. Republika Bjelorusija je jedna od prvih država koja je uspješno razvila i implementirala zakonodavni i regulatorni okvir za vođenje cjelokupne dokumentacije, uključujući i elektronsku. Zakon o informatizaciji (1995), Civil Code Republika Bjelorusija (1998), Zakon „O elektronskom dokumentu” (2000), državni standard STB 1221-2000 “Elektronski dokumenti. Pravila za sprovođenje, promet i čuvanje” su važni državni akti u oblasti predškolskog vaspitanja i obrazovanja.

Napominjemo Zakon Republike Bjelorusije od 06.10.94. br. 3277-XII „O Nacionalnom arhivskom fondu i arhivima u Republici Bjelorusiji“, u kojem se razvija i implementira sistem upravljanja dokumentima, nadzor usklađenosti sa zakonodavstvom. o vođenju evidencije dodeljuju se organima upravljanja arhivskom službom i njenim ustanovama.

U Ukrajini je usvojen Zakon br. 288-111 od 13. decembra 2001. „O Nacionalnom arhivskom fondu i arhivskim institucijama“. Zakonom je odlučeno da se centralni organ izvršne vlasti ovlasti za rad u oblasti arhivskog i kancelarijskog rada. Ovo tijelo izvodi zakonska regulativa odnose u oblasti arhivskog i kancelarijskog rada, vrši nadzor nad radom arhivskih ustanova i službi za kancelarijski rad. Akti centralnog izvršnog organa obavezni su za organe državne uprave, lokalne samouprave, preduzeća, ustanove, organizacije, bez obzira na njihovu podređenost i oblik svojine, kao i za građane.

Godine 2003. Zakon Ukrajine „O elektronski dokumenti i elektronsko upravljanje dokumentima. Godine 2004. usvojena su Osnovna pravila za rad arhiva Ukrajine. Njima se uspostavlja pravni osnov za upravljanje arhivom i kancelarijskim radom od strane državnih arhivskih organa.

Ukrajinski stručnjaci za dokumente izradili su nacrt zakona o kancelarijskom radu (2003).

Od 1994. godine počeo je sa radom Ukrajinski državni istraživački institut za arhivistiku i dokumentaciju.

Odobren je dekret Kabineta ministara Ukrajine od 17. oktobra 1997. br. 1153 Uzorak uputstva kancelarijski rad u ministarstvima i drugim državnim organima.

Republika Kazahstan je usvojila Zakon „O Nacionalnom arhivskom fondu i arhivu Republike Kazahstan“ od 22. decembra 1998. godine br. 326-1.

Poglavlje 5. ovog zakona „Državno uređenje upravljanja arhivima“ odnosi se na regulatorna pitanja: obezbeđivanje jedinstvene javna politika u arhiviranju i dokumentaciji; izradu projekata i realizaciju državnih programa razvoja arhivske građe i dokumentacije; razvoj istraživačke i naučno-metodološke djelatnosti u oblasti arhiviranja i upravljanja dokumentima.

Zakon takođe navodi da su uputstva nadležnog organa o vođenju evidencije obavezujuća za sva fizička i pravna lica.

Pravilnikom o Komitetu za upravljanje arhivom i dokumentacijom Ministarstva kulture, informisanja i javnog dobra Republike Kazahstan (odobren Uredbom Vlade Republike Kazahstan od 07.05.99. br. 543) se utvrđuje zadatak unapređenja državnog sistema kancelarijskog rada. Za realizaciju ovog i drugih zadataka, Odbor izrađuje nacrte propisa, sprovodi programe razvoja ureda, stimuliše istraživanja i metodičkih radova a takođe sprovodi državne inspekcije za poštovanje zakona.

Komisija za upravljanje arhivom i dokumentacijom izdala je Naredbu broj 44 od 12. jula 2000. godine „O pravnom, naučnom i metodološkom okviru za razvoj arhivistike“, kojom je odobren okvirni plan pravne, naučne i metodološke podrške arhivistike. na dugi rok. Plan se već sprovodi.

Tako je Komisija izradila Uslove za izvršenje organizacionih i administrativnih dokumenata, Model pravila za dokumentovanje i vođenje dokumentacije u vladine organizacije Republika Kazahstan, Model pravilnika o ovlaštenom državnom tijelu za upravljanje arhivom i dokumentacijom.

U Republici Kirgiskoj, Zakonodavna skupština usvojila je Zakon o Nacionalnom arhivskom fondu Republike Kirgizije (1999), kojim se uspostavljaju i uređuju organizacione, pravne i ekonomske osnove za nabavku, računovodstvo, čuvanje i korištenje dokumenata Državnog arhiva. Republički fond i upravljanje dokumentacijom u republici.

Članom 25. Zakona „Postupak vođenja evidencije“ utvrđeno je da se izrada regulativnih i metodoloških akata kojima se uređuje organizacija i vođenje evidencije u državnim organima, preduzećima, ustanovama i organizacijama, bez obzira na vlasništvo, povjerava republičkom organu upravljanja arhivom. Pored toga, sva preduzeća, ustanove i organizacije, bez obzira na oblik svojine, dužni su da poštuju norme i uslove za rad sa dokumentima i njihovo skladištenje.

Slična prava i obaveze nalaze se u relevantnim propisima pravni akti neke druge zemlje ZND koje regulišu upravljanje arhivima i utvrđuju nadležnosti organa upravljanja u oblasti kancelarijskog rada na državnom nivou.

Dakle, analiza međunarodnog iskustva pokazuje: prvo, da je upravljanje dokumentima (DOM) predmet zakonska regulativa i u fokusu je pažnje mnogih država. Drugo, ovi poslovi se po pravilu poveravaju arhivskim organima.

Izgledi za razvoj regulatornog okvira za kancelarijski rad u Rusiji

Rusija treba da obrati pažnju na iskustva stranih zemalja. Uostalom, danas je, nakon implementacije administrativnih promjena, državna funkcija upravljanja dokumentima (DOM) prvi put u posljednja tri stoljeća ispala iz vida države. Arhivska agencija ne može obavljati koordinacione, kontrolne, nadzorne funkcije u oblasti predškolskih obrazovnih ustanova. Ovaj zadatak nije povjeren drugom državnom organu. Naravno, ova situacija će negativno uticati na stanje predškolskih obrazovnih ustanova u zemlji.

U sadašnjim uslovima usporava važan posao o nacrtu saveznog zakona „O dokumentacionoj podršci aktivnosti upravljanja“, čiji se razvoj odvijao proteklih godina. Reforma državnih struktura zahtijeva veliku reviziju akumulirane zakonske i metodološke osnove predškolskih obrazovnih ustanova.

Konkretno, potrebno je revidirati standarde za podršku dokumentaciji koji su na snazi na međudržavnom, državnom i međusektorskom nivou vlasti, uzimajući u obzir tekući rad na saveznom ciljnom programu „Elektronska Rusija (2002-2010)“, a broj međunarodnih sporazuma i standarda u oblastima razmjene informacija. Istovremeno, potrebno je zaustaviti nekontrolisani rast obima prometa dokumenata.

Obim dokumentacije koja se stvara u radu državnih organa iznosi oko 250 milijardi listova dokumenata godišnje. Istovremeno, selektivnim istraživanjima aparata javne uprave utvrđeno je da godišnje dolazi do povećanja obima dokumentacije za 8-15%.

Posebno treba istaći povećan nivo informatizacije državnih organa – to je dodatni faktor koji utiče na stanje predškolskih obrazovnih ustanova.

Procjena direktnih troškova dokumentovanja upravljačkih radnji pokazuje značajne fluktuacije u iznosima u zavisnosti od obima i nivoa javne uprave.

Troškovi dokumentovanja i obrade dokumenata u smislu jednog dokumenta u prosjeku su oko 50 rubalja. S tim u vezi, smanjenje specifičnog sastava dokumenata za 10% kroz ujednačavanje i standardizaciju omogućava nam da očekujemo direktan ekonomski efekat smanjenjem troškova dokumentovanja i obrade dokumenata. Ušteda iznosi oko 12,5 milijardi rubalja.
Regulisanje funkcija državnih organa i postupaka za njihovu dokumentaciju omogućava, smanjenjem vremena utrošenog na dokumentovanje i obradu dokumenata (u prosjeku sa 15–20 minuta na 3–4 minute), uštedu do 40–50% ukupnog vremena utrošenog na procese dokumentacije. To će zauzvrat omogućiti postizanje direktnog ekonomskog efekta u iznosu od najmanje 2,5-3,0 milijardi rubalja.

Ruska privreda trenutno prelazi sa pretežno sirovinske na širenje proizvodnje visokotehnoloških naučno intenzivnih proizvoda koji koriste najviša naučna i tehnološka dostignuća i intelektualni potencijal zemlje. U skladu sa ranijim odlukama Saveta bezbednosti (SB) pri predsedniku Ruske Federacije, glavnu pažnju treba posvetiti obezbeđivanju konkurentnosti domaćih proizvoda, posebno strano tržište. To zahtijeva dokumentaciju i informatičku podršku proizvoda u svim fazama životnog ciklusa koji zadovoljavaju svjetske standarde, što je evidentirano u savezni zakon“O tehničkoj regulativi” od 27. decembra 2002. br. 184-FZ.

Komisija na sigurnost informacija Vijeće sigurnosti Ruske Federacije u martu 2003. godine, skrećući pažnju na problem elektronsko upravljanje dokumentima, odlučio o potrebi izrade seta pravnih akata iz ove oblasti.

uspostavljanje jedinstvenih jedinstvenih pravila i metoda rada predškolskih obrazovnih ustanova u državne strukture bez obzira na njihovu resornu podređenost;
praćenje i kontrola poštivanja pravila i normativa međuresornog prometa dokumenata, procesa formiranja dokumenata i obima prometa dokumenata;
naučno-metodološki rad u oblasti dokumentacione podrške i uvođenje najracionalnijih metoda rada sa dokumentima u vladi i državnim organizacijama;
centralizovani razvoj standardne regulative za rešavanje menadžerskih zadataka vladine organizacije;
obezbjeđenje sigurnosti dokumenata u državnim organima, formiranje dokumentarnih fondova kao informacija organizacione resurse, utvrđivanje rokova za čuvanje dokumenata, kao i poštovanje zakonski utvrđenih odredbi o pristupu dokumentima državnih organa i organizacija;
ispitivanje softvera i drugih informacionih alata koji se koriste u organima i državnim organizacijama za elektronske dokumentarne komunikacije;
stručno osposobljavanje i usavršavanje specijalista iz oblasti predškolskog vaspitanja i obrazovanja.

Realizacija ovih zadataka, koji čine osnovu upravljanja dokumentacijom, poboljšaće nivo kvaliteta i profesionalizma u društveno-ekonomskoj sferi Rusije i dobiti, unapređenjem aktivnosti administrativnog aparata, ukupan direktni ekonomski efekat u iznosu od od 13,75–14,25 milijardi rubalja. A efekat, koji je mnogo veći od direktnog, jeste indirektni ekonomski efekat koji se ogleda u rastu bruto nacionalnog proizvoda i konkurentnosti ruskih proizvođača.

Naravno, u cilju rješavanja navedenih problema, poseban vladina agencija nivo savezna služba. Najbolji za ove svrhe je organ upravljanja arhivom, koji ima odgovarajuća ovlaštenja.

DIPLOMAPosao

na temu

"Organizacija toka dokumenata u inostranstvu"

Uvod

Prvo poglavlje. Karakteristike upravljanja dokumentima u inostranstvu

1.1 Pravna regulativa upravljanja dokumentima

1.2 Sistem međunarodnim standardima

1.3 Regulatorno uređenje elektronskog upravljanja dokumentima i upravljanja dokumentacijom

1.3.1 Koncept toka posla, organizacija rada sa dokumentima. Karakteristike elektronskog upravljanja dokumentima

1.3.2 Karakteristike regulatorne regulative upravljanja elektronskim dokumentima u zemljama Evropske unije

1.3.3 Karakteristike upravljanja dokumentima i regulisanje elektronskog upravljanja dokumentima u Sjedinjenim Državama

1.3.4 Karakteristike regulatorne regulative organizacije rada sa dokumentima u Italiji

1.3.5 Regulatorne karakteristike elektronskog upravljanja dokumentima u Francuskoj

1.3.6 Regulatorne karakteristike elektronskog upravljanja dokumentima u Njemačkoj

1.3.7 Regulatorne karakteristike elektronskog upravljanja dokumentima u UK

1.3.8 Problemi međunarodnog elektronskog upravljanja dokumentima

Poglavlje drugo. Glavni pravci za poboljšanje organizacije rada sa dokumentima u Rusiji, uzimajući u obzir strano iskustvo

2.1 Komparativne karakteristike Ruski i strani pravci razvoja sistema za upravljanje dokumentima

2.2 Problemi poboljšanja dokumentacijske podrške menadžmenta u Rusiji i načini njihovog rješavanja

2.3 Promjena sistema nacionalnih standarda u oblasti dokumentarne podrške menadžmentu kao faktor integracije Rusije u svjetsku zajednicu

Zaključak

Spisak korišćene literature

Uvod

Prelazak na ekonomiju tržišnog tipa postavlja pitanje kreiranja odgovarajućeg savremenim uslovima jedinstvene norme i zahtjeve za sistem dokumentacijske podrške za poslove upravljanja.

Povećanje značaja ekonomskog faktora i pravne snage dokumenata u menadžmentu čini istraživanja naučnika i eksperimente praktičara u oblasti upravljanje dokumentacijom usmjerena na prelazak sa tradicionalnog kancelarijskog rada, sa klasične podjele dokumentacije "po sistemima" na stvaranje visoko efikasnih, uz korištenje savremenih tehničko-tehnoloških dostignuća, sistema upravljanja cjelokupnim kompleksom informacionih i dokumentarnih resursa uz postizanje strateškog i operativnog upravljanja. ciljeve u svim organizacijama, a posebno u aparatu državne uprave.

Jedna od važnih komponenti ovog rada je proučavanje relativno novog koncepta u ruskoj nauci o dokumentima - upravljanje dokumentacijom i njegovo uvođenje ne samo u naučni promet, već iu praksu.

U svijetu se uveliko koristi termin „upravljanje dokumentima“. Na primjer, u Sjedinjenim Državama, organizacija odgovorna za pitanja dokumentacije zove se Nacionalni arhiv i upravljanje dokumentima. (Nacionalna uprava za arhive i spise). Doslovni prijevod njemačkog izraza "Schriftgutverwaltung" znači "upravljanje pisanim dokumentima". Engleski izraz "Records Management" se također prevodi kao upravljanje dokumentima.

karakteristika moderno društvo je stalna razmjena informacija. Ažurne, potpune, pouzdane, pravovremene informacije su neophodno stanje uspješno funkcionisanje bilo koje organizacije.

Aktivnosti upravljanja povezane su sa razmjenom informacija između subjekti i kontrolni objekti. U nedostatku potrebnih informacija, nemoguće je donijeti pravovremene odluke i odrediti strategiju razvoja organizacije.

Jedan od glavnih faktora koji utiču na naučni i tehnološki napredak u svim sferama ljudske delatnosti je široka upotreba informacione tehnologije . Na sadašnjem nivou njihovog razvoja, rad sa informacijama (prikupljanje, analiza, skladištenje, distribucija i sl.) se odvija brže i efikasnije. Pod uticajem novih informacionih tehnologija dešavaju se fundamentalne promene u sistemu upravljanja (automatizovani su procesi potkrepljenja i donošenja odluka, organizacija njihove implementacije), povećava se profesionalnost stručnjaka uključenih u aktivnosti upravljanja.

Mi smo ispod upravljanje dokumentacijom shvatićemo jednu od ključnih aktivnosti koja se sprovodi u okviru upravljanja dokumentima organizacije, a obuhvata trenutno funkcionisanje i optimizaciju podsistema za upravljanje dokumentima.

U procesu upravljanja dokumentacijom organizacije rješavaju se sljedeći glavni zadaci:

Organizacija racionalnog toka rada;

Kontrola izvršenja dokumenata;

Operativno skladištenje dokumenata, uključujući njihovu odgovarajuću pripremu za prenošenje u arhivu u državnom ili resornom (prema organizaciji) arhivu;

Naknadno čuvanje dokumenata u arhivi.

Krajnji cilj upravljanja dokumentima je stvaranje uslova za efikasnu obradu dokumentovane informacije u terminima utvrđenim sadržajem aktivnosti organizacije i uz najniže materijalne troškove.

Smatramo da je relevantnost prezentiranog seminarski rad očigledno, jer unaprijediti sistem upravljanja dokumentima u aktivnostima Ruske organizacije i značajno povećanje konkurentnosti pri izboru najracionalnije i efikasnije organizacije rada sa dokumentima, potrebno je analizirati inostrano iskustvo u ovoj oblasti u izgradnji zakonodavni okvir iu direktnom upravljanju dokumentima.

Visok značaj i nedovoljan praktični razvoj problema određuju nesumnjivu novinu ove studije.

Proučavanje pitanja vezanih za ovu temu ima i teorijski i praktični značaj.

Rezultati studije mogu se koristiti za izradu metodologije za analizu "Organizacije prometa dokumenata u inostranstvu". Teorijski značaj leži u činjenici da se pitanja odabrana za razmatranje nalaze na spoju nekoliko naučnih disciplina odjednom.

cilj Kursni rad je sveobuhvatno i sistematično proučavanje rada sa dokumentima u inostranstvu, proučavanje međunarodnog regulatornog okvira, korišćenje nalaza za razvoj i davanje predloga za unapređenje upravljanja dokumentima u Rusiji.

Da bi se postigao ovaj cilj, teorijska i naučno-praktičnazadataka:

1) proučavanje sistema izvora pravne regulative prometa dokumenata u Rusiji;

2) proučavanje karakteristika zakonske regulative prometa dokumenata kako na međunarodno-pravnom nivou tako i na nacionalnom nivou;

4) sprovođenje uporedno pravne analize rusko zakonodavstvo i podzakonski akti drugih država iz oblasti rada sa dokumentima;

5) utvrđivanje uloge stranog iskustva u organizaciji i funkcionisanju sistema upravljanja dokumentima u Rusiji.

Predmet proučavanja su procesi koji se javljaju tokom organizacije i funkcionisanja sistema za upravljanje dokumentima.

Predmet studija je karakteristika normativnog regulisanja prometa dokumenata u Rusiji i inostranstvu.

Analiza naučni članci, nastavna sredstva, istraživanja pokazuju da je interesovanje za strano iskustvo papirologija raste.

U procesu izrade nastavnog rada korišćene su brojne periodične publikacije u časopisima „Poslovanje sekretara“, „Kancelarijski menadžment“, „Referent“, „Sekretar-referent“.

Prilikom pisanja seminarskog rada korišćeni su radovi ruskih stručnjaka iz oblasti dokumentarne podrške menadžmentu (A.Yu. Arnd, M.N. Kostomarov, S.L. Kuznjecov, M.V. Larin, O.A. Romanov, O.I. Ryskov, N.A. Khramcovskaya i drugi).

Posebna pažnja posvećena je standardima ISO 15489-2001 Informacije i dokumentacija - Upravljanje dokumentima i GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi".

Prvo poglavlje

Karakteristike upravljanja dokumentima u inostranstvu

1.1 Pravna regulativa upravljanja dokumentacijom

Globalizacija međunarodnih odnosa na sadašnjoj fazi dovelo do povećanja značaja međunarodno-pravnog regulisanja prometa dokumenata.

Stvaranje posebnih akata na domaćem nivou ne doprinosi razvoju međunarodnih odnosa, jer zakonodavstvo različite zemlje različiti pristupi definisanju osnovnih pravnih institucija i principa pravne regulative.

AT poslednjih godina u evropskim zemljama posebna pažnja javnosti poklanja se ne samo pitanjima rada sa dugoročnim arhivskim dokumentima, već i vođenju dokumenata kao suštinski element aktivnosti operativnog upravljanja. Postoji nekoliko faktora koji podstiču aktivno usvajanje programa upravljanja dokumentima i razvoj korporativnih informacija i strategija za evidenciju kako u vladinim tako iu komercijalnim organizacijama.

Prije svega, takvi faktori uključuju donošenje i djelovanje zakonodavstva o arhivima, zaštiti podataka, slobodi informisanja i ljudskim pravima. Zakonodavni i drugi propisi evropskih zemalja sadrže uslove za vrste dokumenata koji se moraju izraditi i za rokove čuvanja dokumenata. Osim toga, mogu postojati prava ili ograničenja pristupa dokumentima ili njihovom sadržaju (na primjer, u zakonodavstvu o slobodi informacija), zahtjevi za format dokumenata (na primjer, u zakonodavstvu o zaštiti ličnih podataka), prijenos dokumenata arhivskim institucijama (na primjer, u zakonodavstvu o arhivima), procesi upravljanja dokumentima (na primjer, zakonodavstvo može uspostaviti proceduru za indeksiranje (registraciju) dokumenata kako bi se poboljšalo njihovo skladištenje).

Predavanje 1. Savremena tehnologija i organizacija kancelarijskog rada. Procjena trenutnog stanja dokumentacijske podrške menadžmentu (DOE).

Kurs "Organizacija i tehnologija dokumentarne podrške menadžmenta" sastoji se od dva dijela: "Istorija organizacije kancelarijskog rada u Rusiji" i "Savremena organizacija i tehnologija dokumentarne podrške menadžmenta".

Svrha predmeta je da studentima da predstavu o karakteristikama formiranja i razvoja nacionalnih evidencionih sistema u različitim istorijskim periodima i da ih upozna sa teorijom i praksom organizovanja savremene dokumentacione podrške zasnovane na naučno utemeljenim principima i metodama za njegovo poboljšanje.

Ciljevi kursa:

istaći mjesto dokumentarne podrške menadžmenta u procesima upravljanja;

upoznavanje sa istorijatom razvoja sistema državne evidencije;

formirati racionalne pristupe učenika rješavanju problema organizacije rada sa dokumentima u ustanovi;

upoznati učenike sa modernim tipične strukture DOW usluge;

istražiti moderne tehnologije podrška za upravljanje dokumentacijom.

Dokumentacija je osnova tehnologije upravljanja

rad u kancelariji-grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima..

U početku se termin pojavio u usmenom govoru (vjerovatno u 17. stoljeću) i označavao je proces rješavanja (proizvodnje) slučaja: „proizvesti slučaj“ - riješiti problem. U toku donošenja odluke postalo je neophodno konsolidovati rezultat, na primjer, postignuti dogovor. Za to su dokumenti kreirani od davnina, budući da je izgovorena riječ kratkog vijeka, može se zaboraviti, iskriviti tokom prijenosa ili se ne razumjeti. Već u XVI veku. reč se koristi slučaj kao zbirka dokumenata vezanih za bilo koji slučaj, pitanje. Po prvi put u ovom konceptu, riječ "slučaj" zabilježena je u dokumentima 1584. godine.

Savremeni kancelarijski rad uključuje:

obezbjeđivanje blagovremenog i pravilnog kreiranja dokumenata (dokumentacije);

organizacija rada sa dokumentima (prijem, prenos, obrada, računovodstvo, registracija, kontrola, čuvanje, sistematizacija, priprema dokumentacije za arhiviranje, uništavanje).

Paralelno sa terminom "kancelarijski rad" Poslednjih decenija koristi se termin upravljačka dokumentacija(DOE). Njegova pojava je povezana sa uvođenjem računarskih sistema u upravljanje i njihovu organizacionu, softversku i informatička podrška da se približi terminologiji koja se koristi u kompjuterskim programima i literaturi. Trenutno su pojmovi "činovnički rad" i "dokumentarni menadžment" sinonimi i koriste se za označavanje iste djelatnosti.

Dokumentarna podrška menadžmentu (DOE) je vrsta podrške menadžmentu organizacije koja uključuje fiksiranje, prijenos i pohranjivanje informacija o stanju organizacije i kontrolne akcije za promjenu njenog stanja. DOW uključuje sljedeće glavne procese:

utvrđivanje kontrolnih radnji ili podataka o stanju Organizacije na službenim medijima, tj. " dokumentaciju" ili "proizvodnja dokumenata";

blagovremeno davanje informacija na službeni način, tj. prijenos dokumenata ili tok dokumenata";

brzo i dugotrajno čuvanje dokumenata, tj. "arhivsko skladište".

Podrška upravljačkoj dokumentaciji je grana djelatnosti čija je osnovna svrha pružanje informacija menadžmentu o stanju stvari u Organizaciji u cilju donošenja informiranih upravljačkih odluka i praćenja njihove implementacije.

Dokumentacija je proces kreiranja i obrade dokumenta. Državni standard definira dokumentaciju kao "snimanje informacija na različitim medijima prema utvrđenim pravilima".

Predškolska obrazovna ustanova danas služi i kao efikasno upravljačko oruđe i kao najvažnije komunikacijsko sredstvo u odnosu između državnih organa i stanovništva zemlje, struktura civilnog društva i biznisa. Smatramo da je u toku reforme na nacionalnom nivou neophodno uspostaviti jedinstvene principe za ujednačavanje i standardizaciju usluga i tehnologija predškolskih vaspitno-obrazovnih ustanova, kao i dokumentacije – radi bolje interakcije između državnih organa. Državna regulativa u oblasti dokumentacione podrške dobija poseban značaj u vezi sa korišćenjem elektronskih dokumenata i sredstava elektronskih komunikacija. Rast obima informacija i dokumentacije u organima vlasti nameće potrebu stalnog praćenja i upravljanja ovim procesima od strane države.

Državna arhivska služba tradicionalno je uključena u racionalizaciju dokumentacije upravljanja u Rusiji.

Na primjer, najnoviji Pravilnik o Federalnoj arhivskoj službi Rusije od 28. decembra 1998. br. 1562 uključivao je sljedeći zadatak: „razvoj i unapređenje, zajedno sa saveznim državnim organima i državnim organima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, arhiva i kancelarijskog rada, uključujući državni sistem kancelarijskog rada i dokumentaciju jedinstvenih sistema."

Novi organ upravljanja - Federalna arhivska agencija (vidi Uredbu Vlade Ruske Federacije od 17. juna 2004. br. 290) u skladu sa odlukama o administrativnoj reformi, nema funkcije upravljanja dokumentacijom. Dodijeljena mu je samo funkcija koordinacije primjernih nomenklatura predmeta, uputstava za kancelarijski rad saveznih organa izvršne vlasti, kao i spiskova dokumenata nastalih u toku aktivnosti organa savezne vlade i njima podređenih organizacija, s naznakom perioda njihovog čuvanja. . Kao što vidite, čak je i vrlo apstraktan zadatak „razvoja“ kancelarijskog posla ispao iz Pravilnika. Ovakva situacija unosi neizvjesnost u izglede za dalje unapređenje predškolskih obrazovnih ustanova na državnom nivou. Istovremeno, u svim razvijenim zemljama, u ovom ili onom obliku, funkcije upravljanja dokumentima su dodijeljene nadležnim državnim organima i ova praksa se opravdava.

U sadašnjim uslovima, otežan je važan rad na nacrtu saveznog zakona „O dokumentacionoj podršci za poslove upravljanja“, koji je razvijen proteklih godina. Reforma državnih struktura zahtijeva veliku reviziju akumulirane zakonske i metodološke osnove predškolskih obrazovnih ustanova.

Posebno treba istaći povećan nivo informatizacije državnih organa – to je dodatni faktor koji utiče na stanje predškolskih obrazovnih ustanova.

Procjena direktnih troškova dokumentovanja upravljačkih radnji pokazuje značajne fluktuacije u iznosima u zavisnosti od obima i nivoa javne uprave.

Regulisanje funkcija državnih organa i postupaka za njihovu dokumentaciju omogućava, smanjenjem vremena utrošenog na dokumentovanje i obradu dokumenata (u prosjeku sa 15–20 minuta na 3–4 minute), uštedu do 40–50% ukupnog vremena utrošenog na procese dokumentacije. To će zauzvrat omogućiti postizanje direktnog ekonomskog efekta u iznosu od najmanje 2,5-3,0 milijardi rubalja.

Ruska privreda trenutno prelazi sa pretežno sirovinske na širenje proizvodnje visokotehnoloških naučno intenzivnih proizvoda koji koriste najviša naučna i tehnološka dostignuća i intelektualni potencijal zemlje. U skladu sa ranijim odlukama Savjeta bezbjednosti (SB) pri predsjedniku Ruske Federacije, glavnu pažnju treba posvetiti osiguranju konkurentnosti domaćih proizvoda, posebno na stranom tržištu. Za to je potrebna dokumentacija i informatička podrška proizvoda u svim fazama životnog ciklusa koji zadovoljavaju svjetske standarde, što je zabilježeno u Federalnom zakonu „O tehničkoj regulaciji“ od 27. decembra 2002. br. 184-FZ.

U martu 2003. godine Komisija za informacionu sigurnost Savjeta bezbjednosti Ruske Federacije, skrećući pažnju na problem upravljanja elektronskim dokumentima, odlučila je o potrebi stvaranja seta regulatornih pravnih akata u ovoj oblasti.

uspostavljanje jedinstvenih jedinstvenih pravila i metoda rada predškolskih obrazovnih ustanova u državnim strukturama, bez obzira na njihovu resornu podređenost;

praćenje i kontrola poštivanja pravila i normativa međuresornog prometa dokumenata, procesa formiranja dokumenata i obima prometa dokumenata;

naučno-metodološki rad u oblasti dokumentacione podrške i uvođenje najracionalnijih metoda rada sa dokumentima u vladi i državnim organizacijama;

centralizovana izrada standardnih propisa za rešavanje upravljačkih zadataka državnih organizacija;

obezbjeđenje sigurnosti dokumenata u državnim organima, formiranje dokumentarnih fondova kao informacionih resursa organizacije, utvrđivanje rokova za čuvanje dokumenata, kao i poštovanje zakonski utvrđenih odredbi o pristupu dokumentima organa upravljanja i organizacija;

ispitivanje softvera i drugih informacionih alata koji se koriste u organima i državnim organizacijama za elektronske dokumentarne komunikacije;

stručno osposobljavanje i usavršavanje specijalista iz oblasti predškolskog vaspitanja i obrazovanja.

Naravno, za rješavanje navedenih problema potreban je poseban državni organ na nivou federalne službe. Najbolji za ove svrhe je organ upravljanja arhivom, koji ima odgovarajuća ovlaštenja.

Kancelarijski rad danas se standardom definiše kao „grana delatnosti“ koja obezbeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa dokumentima „2, odnosno ceo proces od trenutka kreiranja dokumenta do njegovog uništenja ili prenošenja u arhivu na čuvanje“.

Termin se prvobitno javlja u usmenom govoru (pretpostavlja se da je u 17. veku) i označava sam proces odlučivanja (proizvodnju slučaja – „slučaj za proizvodnju“ (za rešavanje pitanja). Budući da se u toku rešavanja bilo kog pitanja, dokumenti su nastali da konsoliduju postignuti dogovor, donetu odluku (jer je usmena reč kratkotrajna, može se zaboraviti, iskriviti tokom prenošenja ili nije tako shvaćena već u 16. veku, reč padež se koristi kao „zbirka dokumenata vezano za bilo koji slučaj, pitanje" 3. Po prvi put se ovdje razumije riječ "slučaj", zabilježena u dokumentima 1584.

Paralelno sa terminom „kancelarijski menadžment“ poslednjih decenija koristi se i termin „podrška upravljačkoj dokumentaciji“. Pojava ovog pojma povezana je sa uvođenjem računarskih sistema in menadžment, njihovu organizaciju, program i informacije sigurnost. Da bi se približila terminologija koja se koristi u kompjuterskim programima i literaturi iz oblasti kancelarijskog rada, na sličan način se koristi termin „upravljanje dokumentacijom“, koji je, u suštini, sinonim za pojam „kancelarijski rad“. Na primjer, u naslovima standarda dokumenata "Državni sistem dokumentarne podrške menadžmentu" i "Tipična uputstva za kancelarijski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije".

Širi pojam koji se danas koristi - upravljanje informacijama i dokumentacijom, obuhvata, pored tradicionalnog rada sa dokumentima i informacionim uslugama, kreiranje, održavanje i rad sa bazama podataka.

I proces kreiranja dokumenata i organizacija rada sa njima oduvijek su bili regulirani posebnim zakonodavnim i regulatornim i regulatornim i metodološkim aktima. U predrevolucionarnom periodu, najveći zakonodavni akti koji su određivali organizaciju kancelarijskog rada bili su „Opšti propisi“ koje je Petar I odobrio 28. februara 1720. 4 , „Ustanova za upravu pokrajine“ iz 1775. godine od Katarine II. i „Opšte osnivanje ministarstava“ iz 1811. Ovim aktima utvrđeni su osnovni principi rada sa dokumentima koji su danas na snazi (npr. obavezno evidentiranje dokumenata, registracija, kontrola, formiranje dosijea, stvaranje arhive ustanove i dr.).

Regulatorni i metodološki akti o kancelarijskom radu:

Upravlja se državnim sistemom dokumentarne podrškei ja.Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i usluge podrške dokumentaciji. - M.,1991.

Trenutno, u skladu sa saveznim ciljnim programom, završava se izrada nove verzije GSDOU - sistema odredbi koje definišu osnovna pravila za rad sa dokumentima u organizacijama. Sistem je takođe orijentisan na komercijalne strukture. Sastojiće se iz dva dijela: normativnog i metodičkog. U normativnom dijelu, kao iu sadašnjem dokumentu, definirani su glavni zadaci i funkcije, zakonska regulativa djelatnosti službe za podršku dokumentaciji u organizaciji, njena okvirna struktura; postupak pripreme i izvršenja dokumenata; sve faze rada sa njima: isporuka, prolaz, obrada, računovodstvo, registracija, kontrola izvršenja, informacioni i referentni rad, operativno skladištenje dokumenata, traženje dokumenata i informacija; zaštita sistema za pronalaženje informacija; priprema dokumentacije za arhiv; postupak provođenja ispitivanja vrijednosti dokumenata; organizacija skladištenja dokumenata.

Glavna razlika novi sistem leži u činjenici da će to biti jedinstven kompleks automatizovane dokumentacije zasnovan na savremenim uređivačima teksta, automatizovanom upravljanju dokumentima (uključujući email), baze podataka i automatizovano skladištenje i korišćenje dokumenata (uključujući automatizovane nomenklature predmeta, inventare predmeta itd.) 9 .

Standardno uputstvo o kancelarijskom radu federalnih organa izvršne vlasti Ruske Federacije. - M., .2005.

Novo izdanje Uputstva. Obuhvata kako opšti postupak pripreme i izvršenja dokumenata, tako i specifičnosti pripreme pojedinih vrsta dokumenata: naredbe, uputstva, uputstva, protokoli. Opisuje se postupak registracije dokumenata, izgradnja pretraživača za referentni rad, organizovanje kontrole izvršenja dokumenata, postupak sastavljanja i rada sa nomenklaturom dosijea, formiranje dosijea, sprovođenje ispitivanja vrednosti dokumenata, obrada dosijea, sastavljanje inventara, promptno skladištenje dosijea, njihovo prebacivanje u arhivu. Dodatak sadrži obrasce za nomenklaturu predmeta, akt o raspodjeli dokumentacije za uništavanje, popise itd. Kao što se vidi iz kratkog navođenja sadržaja uputstva, on odražava gotovo sva pitanja organizacije kancelarijskog rada. Iako je prvenstveno namijenjen ministarstvima i resorima, može se koristiti i naći će dosta korisnih kancelarijskih usluga za organizacije bilo kojeg oblika vlasništva. Može se koristiti kao osnova za izradu uputstava za kancelarijski rad određene organizacije.

Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive. - M., 1988.

Pravila se uslovno mogu podijeliti na dva dijela. Prvi (odjeljci 2-4) detaljno pokriva pitanja kancelarijskog rada:

zahtjevi za nomenklaturu predmeta, njihove vrste, postupak za njihovu pripremu, popunjavanje, održavanje;

postupak formiranja predmeta u kancelarijskom radu;

organizacija i postupak ispitivanja vrijednosti dokumenata u kancelarijskom radu;

postupak dodjele dokumenata za uništavanje; 4 priprema dosijea za predaju u arhivu: evidentiranje dosijea (numeracija, kartoteka, dorada korica i sl.), sastavljanje inventara, prenos u arhiv.

U drugom dijelu pravila (odjeljak 5-14) detaljno je opisan rad sa dokumentima u arhivi.

Za komercijalne organizacije koje ne predaju dokumente na državnu pohranu, već ih čuvaju kod kuće, pravila su nezaobilazan alat u organizaciji njihove arhive.

Spisak dokumenata koji ukazuju na periode skladištenja (uobičajeno><ми ведомственный) 10 .

Model pravilnika o obavljanju kancelarijskog rada po prijedlozima, prijavama i pritužbama građana u državnim organima, preduzeća, ustanove i organizacije.

Ovaj zakon opisuje osnovne odredbe za organizovanje rada sa ovom kategorijom dokumenata: karakteristike registracije, rokovi, vođenje referentnog dosijea, kreiranje dosijea, vođenje dosijea, vođenje analitičkih informacija o žalbama. Metodologija propisana Pravilnikom može se koristiti za organizaciju rada sa bilo kojim dokumentima pojedinaca.

Predavanje 2. Organizacija predškolske obrazovne ustanove. Zadaci i funkcije DOW službe.

Organizacioni oblici dokumentacione podrške (kancelarijski rad).

DOW služba: svrha i mjesto u strukturi organizacije

Tipične strukture službe predškolskih obrazovnih ustanova u organizacijama različitih nivoa upravljanja.

Funkcije zaposlenih u predškolskoj obrazovnoj ustanovi

Racioniranje rada radnika

Službeni i brojčani sastav osoblja službe predškolske obrazovne ustanove.

Regulacija aktivnosti DOW službe.

1. Dokumentaciona podrška kao funkcija upravljanja prisutna je u svakoj organizaciji, bez obzira na njen organizaciono-pravni oblik, prirodu i sadržaj aktivnosti, kompetencije i druge faktore. Prema definiciji sadržanoj u GOST R 51141-98, dokumentovna podrška za upravljanje je grana djelatnosti koja pruža dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima.

Dokument je glavni način fiksiranja i prenošenja upravljačkih i drugih informacija u sistemu upravljanja, a od toga koliko je efikasno organizovan rad sa dokumentima umnogome zavisi i kvalitet donetih odluka, a samim tim i efikasnost rada institucije. Zato je u svakoj organizaciji izuzetno važno posvetiti posebnu pažnju organizaciji službe kancelarijskog rada i postići što racionalniju organizaciju rada sa dokumentima.

Da biste to učinili, prije svega, potrebno je riješiti sljedeća pitanja na organizacijskom nivou:

Izbor optimalnog organizacionog oblika kancelarijskog rada;

Razvoj organizacione i funkcionalne strukture službe kancelarijskog rada i izbor njenog specifičnog naziva;

Razgraničenje funkcija, dužnosti, prava i odgovornosti između pojedinih strukturnih jedinica službe za vođenje evidencije i zaposlenih i njihovo objedinjavanje u relevantnim organizacionim i pravnim aktima;

Racioniranje rada uredskih radnika;

Određivanje brojnog i službenog sastava službe za vođenje evidencije;

Odabir optimalne tehnologije za rad sa dokumentima i fiksiranje u Uputstvu za kancelarijski rad;

Racionalna organizacija poslova i stvaranje povoljnih uslova za rad;

Unapređenje veština zaposlenih i kulture rada sa dokumentima.

Prvo pitanje - izbor optimalnog organizacionog oblika kancelarijskog rada - odlučuje se u početnoj fazi organizovanja službe kancelarijskog rada. Prilikom rješavanja ovog pitanja treba poći od činjenice da su historijski postojala tri glavna oblika organizacije kancelarijskog rada: centralizovana, decentralizovana i mješovita.

Centralizovana forma podrazumeva realizaciju svih operacija obrade dokumenata (od prijema dokumenata i njihovog evidentiranja do slanja dokumenata, kreiranja predmeta i njihovog čuvanja) u jednoj jedinici – službi kancelarijskog rada.

Decentralizovani oblik organizacije kancelarijskog rada podrazumeva stvaranje nezavisne službe kancelarijskog rada u svakoj strukturnoj jedinici i trenutno se retko koristi. Decentralizovani oblik kancelarijskog rada koristi se samo u teritorijalno raštrkanim organizacijama, kao iu posebnim odeljenjima koja rade sa specifičnom dokumentacijom.

sa dokumentima ograničenog pristupa, koji moraju biti odvojeni od dokumenata otvorene evidencije.

Mješoviti oblik organizacije kancelarijskog rada podrazumijeva obavljanje nekih kancelarijskih poslova u službi kancelarijskog rada, drugih u odjeljenjima. Po pravilu, pisarnica preuzima na sebe prijem i slanje dokumenata, njihovu registraciju, organizaciju toka rada, kontrolu nad izvršenjem dokumenata, dok se kreiranje i izvođenje dokumenata, njihova sistematizacija, formiranje predmeta i čuvanje vrši. u strukturnim podjelama. Osim toga, kod mješovitog oblika kancelarijskog rada, ista tehnološka operacija (na primjer, registracija ulaznih i odlaznih dokumenata) može se obavljati u službi kancelarijskog upravljanja i u strukturnim odjeljenjima, ovisno o kategoriji dokumenata. Dokumenti upućeni upravi evidentiraju se u službi za vođenje evidencije, upućeni strukturnim odjeljenjima u odgovarajućim odjeljenjima.

Većina organizacija koristi mješoviti oblik organizacije kancelarijskog rada, rjeđe centralizirani oblik, iako, naravno, ovaj drugi ima niz prednosti. Centralizirani oblik organizacije kancelarijskog rada omogućava vam da koncentrišete sve tehničke operacije za obradu dokumenata u jednu jedinicu, ostavljajući drugim strukturnim jedinicama da se bave kreativnim radom sa dokumentima, omogućava formiranje jedinstvene baze podataka za sve dokumente primljene i kreirane u organizaciju, čime se obezbeđuje pouzdanija pretraga dokumenata i, shodno tome, referentni rad na dokumentima. Centralizirani obrazac oslobađa strukturne podjele od potrebe da se izvršena dokumenta formiraju u predmete i pohranjuju, budući da ovaj posao obavlja kancelarijska služba. Pored toga, centralizovani obrazac omogućava efikasnije i sveobuhvatnije korišćenje kancelarijske opreme i računarske opreme za obavljanje kancelarijskih poslova za obradu dokumenata.

Naravno, kod centralizovane forme, pisarnica obavlja mnogo veći obim posla nego kod mešovite forme, a to, naravno, zahteva veći kadar radnika, a pošto se svi predmeti obrađuju, formiraju i čuvaju u pisarnici. , zatim, shodno tome, veći broj posebnih kancelarijskih prostorija namenjenih za obradu dokumenata, formiranje i čuvanje tekuće arhive organizacije. Istovremeno, treba imati na umu da vam uvođenje modernih računara, posebno mrežnih tehnologija za obradu dokumenata, omogućava stvaranje jedinstvene baze podataka o dokumentima organizacije i, u mješovitom obliku, kancelarijskog rada.

Odabrani oblik organizacije kancelarijskog rada u velikoj mjeri određuje tehnologiju rada sa dokumentima, koja je fiksirana u uputstvima za kancelarijski rad.

2. Važno je naglasiti da se u savremenim uslovima, kada se rad sa upravljačkom dokumentacijom u mnogim ustanovama zasniva na računarskoj tehnologiji, funkcije službe kancelarijskog upravljanja ne svode samo na organizovanje toka dokumenata u ustanovi, vođenje dokumentacije, praćenje njihovo izvršenje i čuvanje dokumenata. Služba za upravljanje dokumentima direktno je uključena u postavljanje zadataka u razvoju automatizovanih informacionih tehnologija za rad sa dokumentima, u obezbeđivanju pristupa informacijama i zaštiti informacija, kao i u unapređenju rada sa dokumentima.

Služba za vođenje evidencije - vođenje predmeta, kancelarija, opšte odeljenje, sekretarijat, odeljenje za kancelarijsko poslovanje - samostalna strukturna jedinica organizacije, ustanove, preduzeća (u daljem tekstu: organizacija), koja obavlja funkciju dokumentarne podrške poslovima upravljanja (DOE ) i odgovara direktno rukovodiocu organizacije. Konkretan naziv službe za vođenje evidencije bira se u zavisnosti od vrste organizacije, njene organizacione strukture, mjesta u hijerarhiji organa upravljanja, obima djelatnosti i drugih karakteristika. U malim organizacijama kancelarijske funkcije obično obavlja jedan sekretarski radnik.

3. Izbor konkretnog naziva službe kancelarijskog rada vrši se istovremeno sa razvojem organizacione i funkcionalne strukture službe. Sistem podrške državnoj dokumentaciji za upravljanje (GSDOU) sadrži preporuke koje vam omogućavaju da odaberete najprikladniji naziv usluge i njenu strukturu.

U zavisnosti od statusa organizacije, njenih ciljeva, zadataka, broja strukturnih jedinica i službenika, služba PEI ima različite nazive organizacionih oblika, strukture i službenog sastava.

Za predškolske obrazovne ustanove u organizacijama kreiraju:

upravljanje predmetima;

ured;

Zajednički odjel;

služba predškolske vaspitne ustanove ili odjeljenja predškolske vaspitne ustanove.

U saveznim organima izvršne vlasti (ministarstva, odjeli) - to je upravljanje poslovima, koje, po pravilu, ima složenu strukturu. Uključuje: sekretarijat, inspekciju pri ministru, sekretarijat odbora, kancelariju.

Sekretarijat čine prijem ministra, sekretarijat ministra, prijem i sekretarijati zamjenika ministara. Sekretarijat priprema dokumentaciju za izvještaj i organizuje rad sa dokumentima koje dobija rukovodstvo.

Inspekcija pod ministrom kontroliše izvršenje vladinih akata, upravnih akata organa, naredbi ministra.

Sekretarijat Odbor je odgovoran za tehničku i dokumentaciju podrške sjednicama odbora.

ured sastoji se od strukturnih podjela.

Uključuju: ekspediciju, biro za vladinu korespondenciju, biro za računovodstvo i registraciju dokumenata, kontrolnu grupu, biro za kucanje ili kompjuterski centar za obradu dokumenata, biro za kopiranje i kopiranje, teletip sobu i centralnu arhivu. .

U raznim preduzećima - državnim, nedržavnim, istraživačkim, projektantskim, inženjerskim, visokoškolskim ustanovama - stvara se odjel za dokumentaciju ili kancelarija. Mogu imati strukturne podjele (sektor, grupu), ili održavanje određene oblasti rada može biti povjereno određenim izvođačima (izvođaču).

U kancelariji ili odjeljenju predškolske obrazovne ustanove formiraju se odjeli koji vrše registraciju i registraciju dokumenata, kontrolu, unapređenje, rad sa dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava, razmatranje žalbi građana. Oni mogu uključivati sekretarijat, ekspediciju, biro za kucanje, biro za fotokopiranje i arhiv.

U organima izvršne vlasti, lokalne samouprave formiraju zajednički resor. Struktura opšteg odjeljenja uključuje pododjele iste kao i ured. Međutim, njegova struktura nužno sadrži jedinice kao što su protokolarni odjel, grupa pisama, prijem. Odjeljenje za protokol priprema nacrte dokumenata u ime uprave, analizira dokumentaciju pripremljenu u strukturnim odjeljenjima, a zaposleni pripremaju sjednice organa upravljanja. Grupa (biro, odjeljenje) obavlja rad sa apelima građana. Prijem prima građane koji se javljaju sa prijedlozima, izjavama, pritužbama lične prirode.

Pozitivnom činjenicom treba smatrati uključivanje u strukturu DOW službe jedinice koja unapređuje oblike i metode rada sa dokumentima. Ovo odjeljenje se može nazvati odjeljenjem za unapređenje rada sa dokumentima i uvođenjem tehničkih sredstava ili grupom (sektor, biro) za unapređenje rada sa dokumentima.

U kancelariji i na opštem odeljenju (odeljenje predškolske obrazovne ustanove), kao i kao samostalna jedinica, može se formirati sekretarijat koji uključuje sve sekretare rukovodilaca organizacije.

Glavni uslov za stvaranje ove službe, bez obzira na njen naziv, koji se mora strogo poštovati, je sledeći: „Dokumentacionu podršku menadžmentu u organizacijama, ustanovama i preduzećima vrši posebna služba, koja deluje kao samostalna strukturna jedinica. , direktno podređen rukovodiocu organizacije”.

U ministarstvima i resorima - upravljanje slučajem. Upravljanje poslovima, po pravilu, obuhvata: sekretarijat (prijemni ured, sekretarijat ministra, sekretarijati zamjenika ministara, sekretarijat odbora, biro za protokole), inspekciju pri ministru (šef odjeljenja), kancelariju (biro vlade). korespondencija, biro za računovodstvo i registraciju, ekspediciju, biro za mašinopise (kopirno-kopirni biro, teletajp ured, itd.), odeljenje za pisma (žalbe), odeljenje za unapređenje rada sa dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava, centralna arhiva);

U preduzećima (udruženjima), u istraživačkim, projektantskim, projektantskim organizacijama i računarskim centrima, visokoškolskim ustanovama i drugim organizacijama - od poslove vođenja dokumentacije uprave ili ureda. U njihovom spoj, po pravilu obuhvata: odeljenja za računovodstvo i evidentiranje dokumenata, kontrolu izvršenja, unapređenje rada sa dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava, razmatranje žalbi građana, sekretarijat, ekspediciju, daktilografiju, zavod za umnožavanje, arhiv;

U izvršnim organima vlasti (upravama, gradskim vijećnicima, prefekturama itd.) i administrativnom aparatu javnih organizacija - Zajednički odjel. Opšte odeljenje obuhvata: sekretarijat, kancelariju, kontrolnu grupu, protokolarnu grupu, grupu za unapređenje rada sa dokumentima, grupu pisama (žalbi), daktilografiju, zavod za kopiranje i umnožavanje, arhiv;

U organizacijama koje nemaju kancelarijski rad u strukturi, njegove funkcije obavljaju glavni službenik, u strukturnim podjelama - sekretar jedinice ili druga određena osoba.

4. Usluga upravljanja dokumentima rješava dva glavna skupa zadataka:

Osiguravanje jedinstvene procedure za dokumentovanje aktivnosti upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima;

Unapređenje oblika i metoda rada sa dokumentima.

Zadaci s kojima se suočava službenička služba određuju njene funkcije. Osiguravanje jedinstvene procedure za dokumentovanje aktivnosti upravljanja rješava se obavljanjem sljedećih funkcija:

razvoj i dizajn memoranduma, obezbeđivanje njihove izrade;

osiguravanje izrade dokumenata, kopiranje i umnožavanje dokumenata;

kontrolu kvaliteta pripreme i izvršenja dokumenata, poštovanje utvrđene procedure za odobravanje i ovjeru dokumenata.

Zadatak organizacije rada s dokumentima rješava se obavljanjem sljedećih funkcija:

uspostavljanje jedinstvene procedure za prolaz dokumenata (dokumentotok institucije);

prosljeđivanje obrade ulaznih i odlaznih dokumenata;

registraciju i računovodstvo ulaznih, izlaznih i internih dokumenata organizacije;

kontrola izvršenja dokumenata;

sistematizacija dokumenata, osiguranje njihovog čuvanja i naknadne upotrebe u poslovima upravljanja;

organizacija rada sa apelima građana;

osiguravanje zaštite dokumentarnih informacija.

Zadatak poboljšanja oblika i metoda rada sa dokumentima uključuje:

izrada i obrada normativnih, instruktivnih, metodoloških dokumenata o kancelarijskom radu (Uputstva o kancelarijskom radu, nomenklatura predmeta i dr.);

metodološko vođenje i kontrolu poštivanja utvrđenih pravila za rad sa dokumentima u strukturnim odjeljenjima organizacije;

usavršavanje zaposlenih u ustanovi, njihov savet u radu sa dokumentima;

Usavršavanje dokumentacije ustanove, obavljanje poslova na objedinjavanju dokumenata, izrada izvještaja i Albuma obrazaca dokumenata koji se koriste u radu organizacije;

Razvoj i implementacija novih oblika i metoda rada sa dokumentima, unapređenje toka rada ustanove, unapređenje radne discipline u radu sa dokumentima;

postavljanje zadataka za razvoj ili unapređenje automatizovanih informacionih tehnologija koje se koriste u radu sa dokumentima.

5. Standardi u svijetu rada razvijeni su na osnovu istraživanja i dizajnirani su da se ponovo koriste u određivanju specifičnih troškova rada.

Prema namjeni, materijali koji se koriste za standardizaciju rada zaposlenih dijele se na:

vremenska ograničenja- propisano vrijeme utrošeno na obavljanje jedinice normirane vrste posla ili njenog elementa u određenim organizaciono-tehničkim uslovima;

standardi stanovništva- propisani broj zaposlenih stručnog i kvalifikovanog osoblja neophodnog za kvalitetno obavljanje određene funkcije u određenim organizaciono-tehničkim uslovima;

standardi centralizacije rada- regulisani odnos broja zaposlenih u upravljačkom aparatu prema ukupnom broju zaposlenih u preduzeću po funkcijama upravljanja ili uopšte za preduzeće;

standardi upravljivosti- standardi za broj podređenih (ili servisiranih) radnika;

standardi usluga- propisani broj rukovođenih (ili opsluživanih) zaposlenih (odsjeka), kojima, pod određenim organizaciono-tehničkim uslovima, mora rukovoditi (ili opsluživati) jedan zaposleni;

omjeri broja različitih kategorija zaposlenih- regulisanu vrijednost koja osigurava najbolje korištenje standardizovanih radnika u skladu sa njihovim nivoom vještina u određenim organizacionim i tehničkim uslovima;

normalizovani zadaci- obim posla utvrđen na osnovu vremenskih normi koje izvođači moraju obaviti za određeni kalendarski period u skladu sa utvrđenim zahtjevima za kvalitet rezultata rada.

Prema obimu primjene, standardi rada se dijele na međusektorske, sektorske i lokalne (koriste se u posebnom preduzeću). Međusektorski standardi su dizajnirani da standardizuju rad radnika istih profesija ili specijalnosti koji se bave implementacijom homogenih tehnoloških procesa u različitim preduzećima. Ovi standardi su razvijeni za najtipičnije tehnološke procese za iste vrste poslova sa tipičnim radnim uslovima i stoga su unificirani.

Na primjer, za standardizaciju rada kancelarijskog osoblja razvijene su i primjenjuju se međusektorske agregirane norme vremena za rad na dokumentarnoj podršci menadžmenta (M., 1995).

Agregirani vremenski standardi dizajnirani su za izvođenje kompleksa tehnološki i organizacijski međusobno povezanih metoda rada (operacija).

Zbirni standardi za izvođenje pojedinačnih operacija izračunavaju se po formuli:

Standardi su zasnovani na standardima rada koji određuju visinu i strukturu troškova radnog vremena i standard su sa kojim se upoređuje stvarno utrošeno vrijeme kako bi se utvrdila njihova racionalnost. Prilikom normiranja rada vrijedi sljedeće:

vremenske norme;

standardi proizvodnje;

standardi usluga;

populacione norme;

standardi upravljivosti;

standardizovani zadaci.

Ako su normativi vremena prvenstveno namijenjeni utvrđivanju vremenske norme za obavljanje jedinice rada, onda su standardi usluga, odnosno broj zaposlenih namijenjeni za izračunavanje standarda usluga i ukupnog broja zaposlenih koji obavljaju određenu količinu posla. tokom godine.

Prilikom sastavljanja normativa vremena prvo se izračunavaju normativi vremena za pojedine radnje koje se ponavljaju (radove), zatim se utvrđuje intenzitet rada svih radova - kao zbir proizvoda intenziteta rada izvođenja pojedinih radova na njihov broj. Nakon toga se utvrđuje broj zaposlenih.

Predavanje 3. Službeni i tehnički sastav zaposlenih u predškolskoj obrazovnoj ustanovi. Funkcionalne dužnosti zaposlenih u službi predškolske obrazovne ustanove. Regulatorni okvir kojim se uređuje organizacija i tehnologija informaciono-dokumentacione podrške za rad ustanove.

Regulatorni i metodološki okvir za podršku upravljanju dokumentima (DOE) - skup zakona, regulatornih pravnih akata, metodoloških dokumenata, državnih standarda koji regulišu tehnologiju kreiranja, obrade, skladištenja i korišćenja dokumenata u tekućim aktivnostima organizacije, kao i aktivnosti službe kancelarijskog rada: njena struktura, funkcije, kadrovska popunjenost, tehnička podrška i neki drugi aspekti.

Regulatorne i metodičke dokumente za predškolske obrazovne ustanove izrađuju različiti državni organi i uprave u skladu sa svojom nadležnošću.

Normativno-metodička osnova predškolske obrazovne ustanove uključuje:

Pravni akti koje donose najviši organi državne vlasti i uprave;

Pravni akti koje donose savezni organi izvršne vlasti: ministarstva, odbori, odeljenja opšteprivredne i resorne prirode;

Pravni akti koje donose zakonodavna i izvršna vlast konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i njihovih teritorijalnih entiteta, koji uređuju pitanja kancelarijskog rada;

Zakonski akti regulatornog i instruktivnog karaktera, kao i metodološka dokumenta o dokumentacionoj podršci upravljanja, koje objavljuje menadžment preduzeća i organizacija.

Bez obzira na konkretan naziv službe za vođenje evidencije i njenu strukturu, pravni osnov za njeno djelovanje je propis o službi i odredbe o njenim strukturnim dijelovima, kao i opisi poslova zaposlenih koji su obavezni za svaku organizaciju. Ovim dokumentima se utvrđuje razgraničenje funkcija, dužnosti, prava i odgovornosti između pojedinih strukturnih jedinica službe za vođenje evidencije i zaposlenih.

Pravilnik o službi predškolske obrazovne ustanove- pravni akt koji definiše organizaciono-pravni položaj jedinice u strukturi ustanove, njene zadatke, funkcije, prava, odgovornosti, kao i odnose sa drugim jedinicama i institucijama.

Opis posla- pravni akt kojim se utvrđuje organizaciono-pravni položaj zaposlenog u strukturi ustanove i jedinice. njegove funkcionalne dužnosti, prava, odgovornosti i odnose sa drugim zaposlenima i odjeljenjima.

Pravilnik o službi za vođenje evidencije i odredbe o njenim strukturnim dijelovima, ako ih ima, izrađuje njen rukovodilac uz uključivanje kvalifikovanih stručnjaka koji dobro poznaju rad jedinice i organizacije u cjelini, te se odobrava po glavi.

Jedna od funkcija službe kancelarijskog rada je odabir optimalne tehnologije za rad sa dokumentima i fiksiranje u Uputstvu za kancelarijski rad. Uputstvo za kancelarijski rad- pravni akt koji utvrđuje tehnologiju za kreiranje ili prijem dokumenata, njihovu obradu, skladištenje i upotrebu u aktivnostima organizacije. Uputstvom za kancelarijski rad utvrđuju se jedinstvena pravila za dokumentovanje aktivnosti, organizovanje toka rada, vođenje evidencije, evidentiranje, praćenje izvršenja dokumenata i njihovo čuvanje. Uputstvo odobrava rukovodilac organizacije i obavezujuće je za sve zaposlene.

Svrha uputstva je da unapredi rad sa dokumentima, smanji broj i unapredi kvalitet izrade dokumenata, pojednostavi radni proces i optimizuje menadžerski rad.

Uputstvo za kancelarijski rad izrađeno je na osnovu odredbi Državnog sistema upravljanja dokumentacijom, državnih standarda za dokumente. Ministarstva i resori izrađuju uputstva za kancelarijski rad na osnovu Standardnog uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti. uputstva su dosledno odražavala sve faze rada sa dokumentima od njihovog kreiranja ili prijema do izvršenja, slanja i/ili dostavljanja u arhiv.

Uputstvo treba da sadrži odjeljke: opšte odredbe; dokumentacija aktivnosti (zahtjevi za obrasce, registraciju detalja dokumenata, izvođenje pojedinih vrsta dokumenata); organizacija prometa dokumenata (obrada ulaznih i odlaznih dokumenata, registracija dokumenata, kontrola izvršenja dokumenata); organizovanje čuvanja dokumenata (sastavljanje nomenklature predmeta, formiranje i izvršenje predmeta, prenošenje predmeta u arhivsko skladište). Pored toga, preporučljivo je uključiti dijelove u instrukciji koji se odnose na izradu dokumenata korištenjem računarske tehnologije; čuvanje, računovodstvo i korištenje obrazaca, pečata, pečata: korištenje faksimilne opreme i elektronske pošte; fotokopiranje i umnožavanje dokumenata i neke druge. U zavisnosti od specifičnosti delatnosti ustanove, njene strukture, procedure za donošenje dokumenata, prisustva posebnih oblasti rada, tehničkih sredstava koja se koriste i drugih faktora. Uputstvo za kancelarijski rad može se dopuniti drugim odjeljcima, na primjer: dokumentovanje rada kolegijalnog tijela (kolegija, upravnog odbora, akademskog vijeća i sl.); priprema pisama upućenih u inostranstvo itd.

Regulatorne odredbe uputstva dopunjene su prilozima (uzorci memoranduma ; glavne vrste dokumenata; klasifikatori, obrasci za registraciju itd.).

Normativni i metodološki dokumenti koji uređuju predškolsku obrazovnu ustanovu uključuju:

Spisak dokumenata sa uslovima skladištenja (standardni i resorni).

Model liste koje su izradile arhivske ustanove određuju rokove čuvanja dokumentacije tipične za većinu institucija, organizacija i preduzeća. Na osnovu standardnih lista izrađuju se odeljenjske liste, uključujući najpotpuniji i najsistematičniji popis dokumentacije organizacija i preduzeća njihovog sistema.

Pravilnik o službi predškolske obrazovne ustanove razvijeni su na osnovu tipičnih, koji sadrže maksimalan skup funkcija. Prilikom izrade pojedinačnih odredbi, sastav zadataka i funkcija službe precizira se u zavisnosti od stvarnih uslova njenog djelovanja. Na primjer, tipičnim tehnološkim funkcijama mogu se dodati funkcije predviđanja razvoja dokumentacijske podrške, objedinjavanja dokumenata, metodoloških smjernica o organizaciji kancelarijskog rada u strukturnim odjeljenjima itd. Nasuprot tome, u posebnoj odredbi moguće je isključiti iz tipičnih funkcija one koje ne obavlja DOW služba u ovoj organizaciji ili su određene za druge strukturne jedinice.

Forma pozicije i struktura teksta objedinjeni su u USORD-u.

Ako jedinica nema internu strukturu u vidu sektora, odjeljenja, grupa, biroa i sl., odjeljak „Struktura“ nije uključen u propis. Ako jedinica ima internu strukturu, za svaku strukturnu jedinicu se izrađuje nezavisna odredba.

Stavom prvim "Opšte odredbe" utvrđuje se tačan naziv službe predškolske vaspitne ustanove, njeno mjesto u organizacionoj strukturi organizacije, stepen samostalnosti službe. Razmotrite dvije formulacije ovog paragrafa:

„Kancelarija je nezavisna strukturna jedinica DD i odgovara direktno generalnom direktoru.“

"Kancelarija je dio opšteg odjeljenja AO i odgovara svom šefu."

U prvom slučaju, nezavisnost kancelarije je fiksna, u drugom - njena pomoćna vrednost.

Dalje, u Pravilniku se navodi naziv radnog mjesta rukovodioca službe - rukovodilac, ostavilac, rukovodilac; postupak imenovanja i razrješenja, uslove za njegovu kvalifikaciju i dužinu praktičnog rada.

U narednom pasusu dat je spisak glavnih zakonskih, direktivnih, regulatornih i instruktivnih dokumenata kojima se služba PEI rukovodi u svom radu. Prvo se navode zakonodavni i nacionalni, normativno-metodički i normativno-tehnički dokumenti, zatim interni organizacioni i administrativni dokumenti.

Ako kancelarija ima svoj pečat (pečate), njeni opisi, uslovi skladištenja i upotrebe dati su u Pravilniku.

Odjeljak „Glavni zadaci“ ima za cilj da formuliše ciljeve sa kojima se jedinica suočava, odnosno probleme koje jedinica mora da reši.

U odeljku „Funkcije“ navode se vrste poslova ili aktivnosti koje obavlja jedinica na osnovu zadataka s kojima se suočava.

Da bi izvršila funkcije koje su joj dodijeljene, službenička služba je obdarena određenim skupom prava, a za neizvršavanje funkcije snosi odgovornost utvrđenu propisom.

Odjeljak "Prava" navodi radnje koje je jedinica, koju predstavlja njen rukovodilac, dužna izvršiti kako bi ispunila funkcije koje su joj dodijeljene. Prilikom sastavljanja ovog odjeljka morate slijediti ista pravila kao i prilikom sastavljanja odgovarajućeg dijela opisa posla (vidi dolje), ali u odnosu na jedinicu.

Odjeljak „Odgovornost“ utvrđuje vrste odgovornosti koje rukovodilac jedinice može snositi ako jedinica ne ispunjava svoje funkcije. Služba za vođenje evidencije odgovorna je za kršenje utvrđene procedure za rad sa dokumentima u ustanovi, gubitak ili oštećenje dokumenata, za nepoštivanje režima tajnosti ili povjerljivosti u radu sa dokumentima, za nepoštivanje uputstava i uputstava. menadžmenta.

U procesu obavljanja funkcija dodijeljenih službi za vođenje evidencije, ostvaruje interakciju sa rukovodstvom ustanove, svim funkcionalnim jedinicama i službama podrške i pojedinim zaposlenima, službom za vođenje evidencije više organizacije, arhivskim organima, istraživačkim ili drugim institucijama na organizovanje i unapređenje rada sa dokumentima. U dijelu „Odnosi“ regulisana je informativna i dokumentarna komunikacija jedinice; glavne dokumente koje je kreirao ili primio; naznačeno je sa kojim se odjeljenjima i organizacijama ostvaruje interakcija, koje informacije odjel prima i prezentira, učestalost i vrijeme podnošenja, kojim redoslijedom i ko razmatra nesuglasice nastale u radu odjeljenja.

Slično, razvijaju se odredbe za strukturne jedinice službe za vođenje evidencije: pravilnik o sekretarijatu, pravilnik o protokolarnom birou, propis o arhivi i dr.

Uz propis o službi vođenja evidencije i odredbe o njenom pojedinačnom Izrađuju se konstruktivni dijelovi za svakog radnika službeničke službe. Opisi poslova regulišu organizaciono-pravni status zaposlenih i obezbeđuju uslove za efikasan rad. Oni omogućavaju objektivnu procjenu aktivnosti zaposlenih i predstavljaju normativnu osnovu za primjenu administrativnih mjera prema zaposlenima. Opisi poslova omogućavaju implementaciju osnovnog principa racionalne organizacije rada - principa podjele i saradnje rada.

Za sastavljanje kvalitetnog opisa posla potrebno je pažljivo i duboko analizirati vrste poslova koje obavlja zaposlenik na određenoj poziciji, drugim riječima, sastaviti opis pozicije ili radnog mjesta. Detaljan opis obavljenog posla omogućava nam da formulišemo skup zahteva za konkretnu poziciju ili radno mesto, zahteve za znanjem koje zaposleni mora da poseduje, njegovim veštinama, iskustvom itd.

Prilikom izrade opisa poslova za kancelarijske radnike, treba se rukovoditi „Tarifnim i kvalifikacionim karakteristikama za radna mesta zaposlenih“ (odobrenim Uredbom Ministarstva rada. izvršne vlasti“ (pismo Ministarstva rada Rusije od marta 13, 1996. br. 482-BK), ako se službenici službenika svrstavaju u državne službenike. Tarifne i kvalifikacione karakteristike se takođe objavljuju skoro svake godine u obliku Kvalifikacionog imenika za radna mesta menadžera, specijalista i drugih zaposlenih (M.: Mintrud Rossii, 2001).

Tarifne i kvalifikacione karakteristike pokrivaju glavne kategorije zaposlenih u odeljenju - rukovodioce, specijaliste, tehničke izvođače i utvrđuju obim poslova, uslove za kvalifikacije i obrazovanje, dostupnost posebnih znanja i veština.

Približna struktura teksta opisa poslova kancelarijskih radnika data je u GSDOU: opšte odredbe, funkcije zaposlenih; službene dužnosti; prava zaposlenih; odnosi (veze po položaju); odgovornost zaposlenih, ocjenjivanje rada.

U slučaju podređenosti službe za vođenje evidencije rukovodiocu ustanove, opis poslova zaposlenih u njoj odobrava rukovodilac ustanove ili zamenik kadrovskog rukovodioca. Ako službena služba odgovara nekom od zamjenika

Predavanje 4. Opšti principi i metodološke osnove organizacije toka rada. Informaciono-dokumentaciona podrška, kao najvažnija uslužna funkcija menadžmenta, zahteva pažljivu, promišljenu organizaciju.

Brzina dobijanja informacija potrebnih za donošenje odluke zavisi od jasnoće i brzine obrade i kretanja dokumenta. Kasna obrada dokumenata, posebno finansijskih, može dovesti do negativnih ekonomskih posljedica. Stoga se racionalnoj organizaciji toka posla, brzini i tačnosti obrade i prenošenja dokumenata na izvršenje uvijek poklanja velika pažnja.

"Kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su kreirani ili primljeni do završetka izvršenja ili otpreme" 1 naziva se tok posla.

Sva dokumentacija institucije podijeljena je u tri toka dokumenata

ulazni (ulazni) dokumenti;

odlazni (poslani) dokumenti;

interna dokumenta.

Svaki od tokova dokumenata ima svoju posebnost u pogledu količine, obrade i kretanja.

Broj dokumenata svih tokova godišnje će biti obim toka rada institucije. Vrijednost toka posla je potrebna za izračunavanje potrebnog broja kancelarijskog osoblja za izračunavanje efektivnosti upotrebe mehanizacije i automatizacije kancelarijskog rada. Uopšteno govoreći, pokazuje i opterećenost cjelokupnog administrativnog aparata. svi njegovi zaposleni moraju da se bave dokumentima.

U tehnološkom lancu obrade i kretanja dokumenata mogu se izdvojiti sljedeće faze:

prijem i primarna obrada dokumenata;

prethodno razmatranje i distribucija dokumentacije;

registracija;

kontrola izvršenja;

informativni i referentni rad;

izvršenje dokumenata i slanje.

ROSOFORMACIJA

Državna obrazovna ustanova

Visoko stručno obrazovanje

„DON DRŽAVNI TEHNIČKI

UNIVERZITET"

Odjel za dokumentologiju i jezičnu komunikaciju

NASTAVNI RAD

Po disciplini: „organizacija i tehnologija dokumentacije

podrška menadžmentu"

Na temu: Iskustvo u organizaciji rada sa dokumentima u inostranstvu

Radovi završeni:

Student 3. godine

Grupe GDU-32

Vasilenko Anastasia

Anatolievna

Provjeren rad:

Vatolina Marina

Vladimirovna

Datum dostave:

Rostov na Donu

Uvod …………………………………………………………………………………..3

1. Strano iskustvo standardizacije…………………………………………4-11

1.1 Istorija formiranja i razvoja međunarodne organizacije za standardizaciju……………………………………………………………………4-5

1.2 Trenutno stanje međunarodne standardizacije u oblasti upravljanja dokumentima……………………………………………………………..6-11

2. Iskustvo u organizaciji rada sa dokumentima u stranim državama ...... 12-20

2.1 Iskustvo sa dokumentima u Commonwealthu Australije……………….12-16

2.1.1 Sistem standarda Australijske unije..12-13

2.1.2 Arhivski fond Commonwealtha………………………………..14-16

2.1 Iskustvo sa dokumentima u Italiji………………………………………………17-20

3. Analiza trenutnog stanja upravljanja dokumentima u Rusiji..21-27

Zaključak………………………………………………………………………………..28-29

Spisak korištenih izvora………………………………………30

Uvod

Tema nastavnog rada je relevantna, jer proučavanjem iskustva organizacije rada s dokumentima u inostranstvu možete pratiti glavne trendove u razvoju kancelarijskog rada i, analizirajući ih, primijeniti ove inovacije u Rusiji.

Svrha rada je analiza iskustva organizovanja rada sa dokumentima u inostranstvu.

Radni zadaci:

Proučiti strano iskustvo standardizacije;

Analizirati iskustvo organizovanja rada sa dokumentima u stranim zemljama;

Analizirajte trenutno stanje upravljanja dokumentima u Rusiji.

Za pisanje kursa korišteni su:

Pravila;

Internet resursi;

Periodične publikacije ("Kancelarski rad", "Poslovanje sekretara").

Metode istraživanja su: komparativna analiza, historijska.

1. Strana iskustva standardizacije

1.1 Istorija formiranja i razvoja međunarodne organizacije za standardizaciju

Međunarodna standardizacija je skup međunarodnih organizacija za standardizaciju i proizvoda njihove djelatnosti - standarda, preporuka, tehničkih izvještaja i drugih naučno-tehničkih proizvoda. Postoje tri takve organizacije: Međunarodna organizacija za standardizaciju - ISO (ISO), Međunarodna elektrotehnička komisija - IEC (IEC), Međunarodna telekomunikacijska unija - ITU (ITU).

Međunarodna organizacija za standardizaciju (ISO) je globalna mreža koja određuje koji su standardi potrebni za rad komercijalnih, vladinih i javnih organizacija. Zvanično je osnovana 23. februara 1947. godine.

Njegov glavni cilj je formulisan u ISO povelji: „...da promoviše razvoj standardizacije na globalnom nivou kako bi se osigurala međunarodna razmena dobara i međusobna pomoć, kao i da se proširi saradnja u oblastima intelektualnih, naučnih, tehničkih i ekonomske aktivnosti."

ISO okuplja 64 zemlje. ISO je nevladina organizacija: njeni članovi nisu vladini delegati, kao, na primjer, u Ujedinjenim nacijama. Međutim, ISO zauzima poseban položaj između vladinih i nevladinih organizacija. To je zato što su, s jedne strane, mnoge ISO institucije dio vladinih struktura u svojim zemljama ili su pod nadzorom svoje države. S druge strane, ostali članovi ISO-a su potpuno privatni, stvoreni od strane lokalnih sindikata industrijskih organizacija.

O razmjerima aktivnosti organizacije svjedoče sljedeće činjenice: preko 30.000 stručnjaka učestvuje u tehničkom radu, koji se odvija u okviru 187 tehničkih komiteta, 576 pododbora, 2057 radnih grupa. Godišnje se širom svijeta održava više od 800 sastanaka gore navedenih tehničkih tijela. Park ISO standarda premašuje 14.000 artikala, a godišnje se objavljuje preko 800 novih i revidiranih standarda.

ISO međunarodni standardi nemaju status obaveznih za sve zemlje učesnice. Bilo koja strana svijeta ima pravo da se prilagodi ili ne prilagodi. Odluka o primjeni međunarodnog standarda ISO uglavnom se odnosi na stepen učešća zemlje u međunarodnoj podjeli rada i stanje njene vanjske trgovine. Otprilike polovina međunarodnih ISO standarda našla je primenu u ruskom sistemu standardizacije.

Dakle, glavni zadatak međunarodnih standarda je stvaranje na međunarodnom nivou jedinstvene metodološke osnove za razvoj novih i unapređenje postojećih sistema kvaliteta i njihovu sertifikaciju.

1.2 Sadašnje stanje međunarodne standardizacije u oblasti upravljanja dokumentima

Organizaciono, NOS obuhvata upravljačka i radna tela. Organi upravljanja: Generalna skupština (vrhovni organ), Savjet, Tehnički vodeći biro. Radna tijela - tehnički komiteti (TC), pododbori, tehničke savjetodavne grupe (TCG).

Generalna skupština je skup službenika i delegata koje imenuju članovi odbora. Svako člansko tijelo ima pravo predstaviti najviše tri delegata, ali ih mogu pratiti i posmatrači. Dopisni članovi i članovi pretplatnici učestvuju kao posmatrači.

Vijeće rukovodi radom NOS-a između sjednica Generalne skupštine. Savjet ima pravo, bez sazivanja Generalne skupštine, da uputi pitanja odborima članicama na konsultacije ili da odborima članicama povjeri njihovu odluku. Na sjednicama Savjeta odluke se donose većinom glasova prisutnih članova odbora Savjeta. Između sjednica i po potrebi Vijeće može donositi odluke putem prepiske.

Savjetu ISO podređeno je sedam komiteta: PLACO (tehnički biro), PROFCO (metodološka i informativna pomoć); CASCO (komitet za ocjenjivanje usklađenosti); INFCO (komitet za naučne i tehničke informacije); DEVCO (Komitet za pomoć zemljama u razvoju); COPOLCO (komitet za zaštitu potrošača); REMCO (Komitet za referentne materijale).

PLACO (PLACO - Planning Committee) priprema prijedloge za planiranje rada NOS-a, za organizaciju i koordinaciju tehničkih aspekata rada. Djelokrug rada PLACO-a uključuje razmatranje prijedloga za stvaranje i raspuštanje tehničkih komiteta, određivanje oblasti standardizacije kojom bi se odbori trebali baviti.

PROFCO je dužan da pruži metodološku i informativnu pomoć Vijeću ISO-a o principima i metodama razvoja međunarodnih standarda. Komitet proučava osnovne principe standardizacije i priprema preporuke za postizanje optimalnih rezultata u ovoj oblasti. PROFCO se također bavi terminologijom i organizira seminare o primjeni međunarodnih standarda za razvoj trgovine.

CASCO (CASCO - Komitet za ocenjivanje usaglašenosti) bavi se pitanjima potvrđivanja usaglašenosti proizvoda, usluga, procesa i sistema kvaliteta sa zahtevima standarda, proučavanjem prakse ove delatnosti i analizom informacija. Komisija izrađuje smjernice za ispitivanje i ocenjivanje usaglašenosti (certifikaciju) proizvoda, usluga, sistema kvaliteta, potvrđivanje kompetentnosti ispitnih laboratorija i sertifikacionih tela. Važna oblast rada CASCO-a je promocija međusobnog priznavanja i usvajanja nacionalnih i regionalnih sistema sertifikacije, kao i korišćenje međunarodnih standarda u oblasti ispitivanja i ocjenjivanja usklađenosti. CASCO je, zajedno sa IEC-om, pripremio niz smjernica o različitim aspektima sertifikacije, koje se široko koriste u zemljama članicama ISO i IEC: principi izloženi u ovim dokumentima uzimaju se u obzir u nacionalnim sistemima sertifikacije, a služe i kao osnova za sporazume o ocjenjivanju usklađenosti međusobno isporučenih proizvoda u trgovinsko-ekonomskim odnosima zemalja različitih regiona.

DEVCO (DEVCO - Komitet za pitanja zemalja u razvoju) proučava zahtjeve zemalja u razvoju u oblasti standardizacije i razvija preporuke za pomoć tim zemljama u ovoj oblasti. Glavne funkcije DEVCO-a su: organizacija diskusije na širokoj skali o svim aspektima standardizacije u zemljama u razvoju, stvaranje uslova za razmjenu iskustava sa razvijenim zemljama; obuka specijalista za standardizaciju na bazi različitih centara za obuku u razvijenim zemljama; omogućavanje studijskih putovanja za stručnjake iz organizacija za standardizaciju u zemljama u razvoju; priprema priručnika za obuku o standardizaciji za zemlje u razvoju; podsticanje razvoja bilateralne saradnje između industrijalizovanih država i država u razvoju u oblasti standardizacije i metrologije.

COPOLCO (COPOLCO - Komitet za potrošačku politiku) proučava pitanja osiguranja interesa potrošača i mogućnosti da se to promovira kroz standardizaciju; sumira iskustvo učešća potrošača u kreiranju standarda i izrađuje programe za edukaciju potrošača u oblasti standardizacije i pružanje potrebnih informacija o međunarodnim standardima. Ovo je olakšano periodičnim objavljivanjem Liste međunarodnih i nacionalnih standarda, kao i korisnih vodiča za potrošače: „Uporedni testovi potrošačkih proizvoda“, „Informacije o proizvodima za potrošače“, „Razvoj standardnih metoda za merenje performansi proizvodi široke potrošnje” itd.

REMCO (REMCO - Komitet za referentne materijale) pruža metodološku pomoć ISO-u razvijanjem odgovarajućih smjernica o pitanjima vezanim za referentne materijale (standarde). Tako je pripremljen priručnik o referentnim materijalima i nekoliko priručnika: „Referenca na referentne materijale u međunarodnim standardima“, „Sertifikacija referentnih materijala. Opšti i statistički principi, itd. Pored toga, REMCO je koordinator aktivnosti ISO na referentnim materijalima sa međunarodnim metrološkim organizacijama, posebno sa OIML – Međunarodnom organizacijom za zakonsku metrologiju.

Izrada međunarodnih normi i standarda u oblasti informacija i dokumentacije u ISO povjerena je Tehničkom komitetu br. 46 „Informacije i dokumentacija“, u kojem učestvuju 34 nacionalna komiteta – članice ISO, uključujući i Federalnu agenciju za tehničku regulaciju i mjeriteljstvo. Rusije, Rostekhregulirovanie.

Ova komisija se bavi standardizacijom u oblasti informacione delatnosti, izdavačke delatnosti, indeksiranja i apstrahovanja, praktične delatnosti biblioteka, dokumentaciono-informacionih centara, arhiva.

U svojoj strukturi ima četiri pododbora: Pododbor br. 4 "Tehnička saradnja"; Pododbor br. 8 „Kvalitet – Statistika i evaluacija učinka“; Pododbor br. 9 "Identifikacija i opis"; Pododbor br. 11 Upravljanje arhivama/dokumentima.

Pododbor br. 11, osnovan u cilju razvoja standardizacije u oblasti kancelarijskog rada i arhiviranja, izradio je 3 međunarodna standarda: dva dela ISO 15489-2001 „Informacije i dokumentacija – Upravljanje zapisima“ (ISO 15489-2001, Informacije i dokumentacija - Upravljanje dokumentima) i prvi dio ISO 23081 Informacije i dokumentacija - Procesi upravljanja dokumentima - Metapodaci za dokumente - Dio 1: Principi). Standard ISO 15489 reguliše upravljanje dokumentima bilo kog formata i na bilo kom mediju koje kreiraju i primaju različite organizacije u toku svojih aktivnosti. Drugi dio standarda pokriva procedure upravljanja dokumentima organizacije u skladu sa principima standardizovanim u prvom dijelu ISO 15489-1:2001. Ovaj dokument je zapravo tehnički izvještaj, koji se prema ISO pravilima odnosi na informativne dokumente i nema status standarda; Svrha njegovog razvoja je da ponudi jednu od mogućih metodologija za implementaciju sistema upravljanja dokumentima, kreiranih u organizaciji zasnovanoj na principima prvog dijela ISO 15489-1:2001. Ova metodologija je zasnovana na iskustvu Australije. Istovremeno, treba napomenuti da su prilikom rasprave o drugom dijelu ISO 15489-1:2001 izneseni prijedlozi da se u tehnički izvještaj uključi nekoliko opcija metodologija za implementaciju sistema upravljanja dokumentima i na taj način otklone kontradikcije povezane sa nacionalne posebnosti vođenja evidencije i upravljanja dokumentima. Ali zbog složenosti i raznolikosti ovih metodologija, odlučeno je da se u tehnički izvještaj uključi samo jedna verzija i da se rad na razvoju potrebne metodologije pripiše djelokrugu aktivnosti nacionalnih tijela za standardizaciju, upravljanje dokumentima i arhivu.

Stoga se u većini razvijenih zemalja svijeta pri izradi nacionalnog standarda velika pažnja posvećuje prvom dijelu ISO 15489-1:2001, drugi se koristi kao pomoćni (razjašnjavajući niz odredbi prvog dijela) dokument.

Standard ISO 23081 bavi se poslovnim metapodacima u aktivnostima upravljanja, njihovim vrstama, funkcijama za obezbeđivanje upravljanja i poslovnim procesima, kao i upravljanjem metapodacima.

U martu 2005. ISO 22310 Informacije i dokumentacija. Zahtjevi za upravljanje zapisima/dokumentima u standardima” (ISO/DIS 22310, Informacije i dokumentacija - Zahtjevi za upravljanje zapisima/dokumentima u standardima).

Tehnički komitet br. 46 je u svojim aktivnostima povezan sa Komitetom br. 154 „Procesi, elementi podataka i dokumenti u trgovini, industriji i menadžmentu“, koji je razvio standarde koji se široko koriste kao što su obrasci ISO 8439-1990. Osnovni izgled" (ISO 8439:1990, Dizajn obrazaca - Osnovni izgled) i ISO 8601-2000 "Elementi podataka i formati razmjene - Razmjena informacija - Predstavljanje datuma i vremena" (ISO 8601:2000, Elementi podataka i formati razmjene - Razmjena informacija - Prikaz datuma i vremena).

Među standardima koje je izradio TC br. 46 treba istaći međunarodni standard ISO 5127-2001 "Informacije i dokumentacija - Rečnik" (ISO 5127:2001, Informacije i dokumentacija - Rečnik), koji sadrži glavne termine i koncepte koji se koriste u oblast rada sa informacijama i dokumentacijom. Standard se koristi u razvoju primijenjenih standarda za informacione nauke, uključujući bibliotekarstvo, upravljanje dokumentima i arhivske zapise.

Međunarodni standard ISO 2384-1977 "Dokumentacija - Prezentacija prevoda" (ISO 2384:1977, Dokumentacija - Prezentacija prevoda) utvrđuje pravila za prezentaciju prevoda u standardnom obliku, što pojednostavljuje njihovu primenu od strane različitih kategorija korisnika.

2003. godine uveden je međunarodni standard ISO 14416-2003 "Informacije i dokumentacija - zahtjevi za uvezivanje knjiga, periodike, serijskih i drugih papirnih dokumenata za upotrebu u arhivima i bibliotekama - Metode i materijali" (ISO 14416:2003, Informacije i dokumentacija - Uslovi za uvezivanje knjiga, periodike, serijskih i drugih dokumenata za arhivsko-bibliotečko korišćenje - Metode i građa) .

Iz navedenog možemo zaključiti da je trenutno u oblasti upravljanja dokumentima razvijen dovoljan broj standarda koji omogućavaju reguliranje upravljanja dokumentima bilo kojeg formata i na bilo kojem mediju koji kreiraju i primaju različite organizacije u toku kursa. svojih aktivnosti, uspostavljaju pravila za dostavljanje prijevoda u standardnom obliku, čime se pojednostavljuje njihovo korištenje različitim kategorijama korisnika.

2.1 Iskustvo s dokumentima u Commonwealthu Australije

2.1.1 Sistem standarda Australijske unije

Cjelokupno iskustvo Australije u oblasti upravljanja dokumentacijom je kvintesencija dostignuća njenih stručnjaka.

Državni sistem standardizacije Komonvelta Australije predstavljaju Standardi Australije, organizacija osnovana 1922. Regulatorna i metodološka baza za dokumentarnu podršku menadžmenta Komonvelta Australije je prilično opsežna. Sasvim je legitimno reći da je Australija jedan od lidera u regionu. Primjer za to je njen nacionalni standard, AS 4390-1996, koji je Međunarodna organizacija za standardizaciju uzela kao osnovu za razvoj ISO 15489:2001, te stoga preporučila svim zemljama čija su nacionalna tijela za standardizaciju zastupljena u ISO, kao referenca prilikom kreiranja svojih nacionalnih standarda.

Kao dio svojih aktivnosti u okviru ISO-a, Standardi Australije obezbjeđuju rad podkomiteta za upravljanje arhivama/dokumentima osnovanog u okviru tehničkog komiteta za informacije i dokumente, koji formira njegov sekretarijat. Potonji je odgovoran za razvoj i implementaciju sljedećih međunarodnih standarda:

ISO 15489-1:2001;

ISO 15489/TR-2:2001;

ISO 22310:2006;

ISO/TS 23081-2:2007

Australija je 2002. godine usvojila ISO 15489:2001 ekvivalentan nacionalni standard za upravljanje dokumentima, AS ISO 15489-2002. Razvio ga je Odbor za upravljanje dokumentima, pododjel australijskih standarda. Nakon toga, australijski standardi su takođe uspostavili Tehnički komitet za usklađenost upravljanja dokumentima kako bi obezbedili prateći dokument za AS ISO 15489-2002 koji pruža praktične smernice za praćenje i reviziju od strane organizacija.

Iako standard AS ISO 15489-2002 u velikoj mjeri ponavlja sadržaj standarda AS 4309-1996, međutim, postoji niz značajnih razlika između njih u pogledu terminologije, strukture i pristupa pokrivanju različitih vrsta pitanja.

AS ISO 15489-2002 je razvijen i implementiran kao međunarodni standard, a neki pojmovi su promijenjeni kako bi se osiguralo da je u skladu sa međunarodnom praksom.

AS 4390-1996 i srodni standardi su revidirani, prošireni i modernizirani, čime su postali AS ISO 15489-2002. Dok AS 4390-1996 sadrži šest delova, AS ISO 15489-2002 ima dva (sam standard i materijal za tehničku podršku). Shodno tome, informacije sadržane u AS ISO 15489-2002 značajno se razlikuju od onih predstavljenih u AS 4390-1996, uglavnom zbog kratkoće i sažetosti. Australijski standardi su nakon objavljivanja AS ISO 15489-2002 pokušali da istaknu ključne komponente AS 4390-1996 koje nisu uključene u novi standard, te ih objave u obliku aneksa, dodataka važećem normativnom i metodološkom aktu o organizacija upravljanja dokumentima.

Dakle, mora se naglasiti da je globalizacija, koju, između ostalog, karakteriše standardizacija ekonomskih i tehnoloških procesa, jasno vidljiva u oblasti dokumentarne podrške menadžmentu. Upečatljiv primjer za to je razvoj na osnovu nacionalnog standarda Australijske unije AS 4390-1996 međunarodnog normativnog i metodološkog akta ISO 15489:2001 i usvajanje autentičnih standarda u nizu zemalja čija su nacionalna tijela za standardizaciju zastupljena u ISO.

2.1.2 Arhiv Commonwealtha

Arhivski fond Komonvelta Australije predstavlja mreža specijalizovanih tela odgovornih ne samo za čuvanje dokumenata Arhivskog fonda zemlje, već i za izradu zakonodavnih i regulatornih akata u oblasti arhivske građe. Ova mreža uključuje: Nacionalni arhiv Australije, Australsko društvo arhivista i Državni arhiv Federacije.

Nacionalni arhiv Australije formiran je 1961. godine kada se Ured arhiva Unije odvojio od Nacionalne biblioteke Australije. Godine 1975. ustanova je preimenovana u Arhiv Australije, a 1998. godine dobila je današnji naziv.

Paralelno s tim, mijenjao se i status Nacionalnog arhiva Australije. Zakonom o arhivima iz 1983. godine institucije su dale funkciju obezbjeđivanja sigurnosti dokumenata državnih organa i institucija. Godine 2001. Nacionalni arhiv Australije postao je savezno izvršno tijelo pod nadležnošću ministra kulture i sporta.

Zvanična titula šefa Nacionalnog arhiva Australije je "Generalni direktor". Odbor Nacionalnog arhiva Australije osnovan je prema članu 10(1) Zakona o arhivima iz 1983. Odbor se sastoji od senatora, člana Predstavničkog doma i 11 drugih članova koje imenuje ministar kulture i sporta .

Strukturno, Nacionalni arhiv Australije je organizovan u pet odeljenja: pristup i komunikacije, savetodavne usluge, nacionalna koordinacija, upravljanje i skladištenje dokumenata i upravljanje informacijama vlade, na čijem čelu je jedan od zamenika generalnog direktora.

Australijsko društvo arhivista je javna organizacija koja je osnovana 1975. godine zbog nedostatka kvalifikovanih arhivskih radnika.

Funkcije Australijskog društva arhivista uključuju:

Obrazovanje vlastitog kvalifikovanog osoblja, uključujući provođenje specijalizovanih obuka i seminara;

Pomoć u organizaciji čuvanja dokumentarne građe Arhivskog fonda zemlje, nadzor nad njihovom pravilnom upotrebom;

Sveobuhvatna pomoć u provođenju naučnih istraživanja u oblasti arhivske građe;

Objavljivanje i širenje putem drugih sredstava informacija koje se odnose na organizaciju arhiva Commonwealtha.

Odluka o dosadašnjim aktivnostima Australijskog društva arhivista povjerena je vijeću, čiji se članovi biraju na osnovu rezultata internog glasanja.

Radna tijela Australijskog društva arhivista su radne grupe koje uključuju:

Radna grupa "Arhivi organizacija";

Radna grupa "Elektronski dokumenti";

Radna grupa za pitanja starosjedilaca;

Radna grupa "Arhivi lokalne izvršne vlasti";

Radna grupa "Arhiv škola";

Radna grupa "Arhivi univerziteta".

Ured za javne evidencije Viktorije osnovan je Zakonom o javnim evidencijama iz 1973. za prikupljanje, obezbjeđenje i osiguranje dugoročnog i trajnog čuvanja evidencije državne uprave.

Državnim arhivom Viktorije upravlja Odsek za kulturu premijerovog i kabineta.

Nadležnost Državnog arhiva Viktorije uključuje:

Izrada standarda koji uređuju procese izrade dokumenata državne uprave;

Savjetovanje predstavnika državnih organa o primjeni odredbi standarda u praksi. Sprovođenje obuka i seminara.

Analizirajući strukturni dijagram organizacije Arhivskog fonda Komonvelta Australije, možemo zaključiti da su relevantni organi kombinacija savezne državne organizacije, savezne javne organizacije i državnih organizacija subjekata, i da obavljaju „trojičnu funkciju“ :

Izrađivač zakonskih i podzakonskih akata u oblasti arhivske građe;

Kontrolor-revizor, koji je pozvan da prati primjenu njihovih odredbi u praksi;

obrazovno okruženje.

Dakle, Commonwealth of Australia zauzima jedno od prvih mjesta u svijetu po razvoju standarda u oblasti vođenja dokumentacije i arhiviranja, mnogi standardi usvojeni u Commonwealthu postaju međunarodni, čime aktivno utječu na razvoj evidencije u cijelom svijetu.

2.2 Iskustvo sa dokumentima u Italiji

Kancelarijski rad u modernoj Italiji postoji od početka 19. veka - od vremena kada je italijanskim državama dominirala Napoleonova Francuska. Francuska vlada je u Italiji uvela klasifikaciju dokumenata i sistem registracije, čije glavne karakteristike ostaju i danas. Četrnaest godina nakon formiranja Talijanske Republike, koje se dogodilo 1861. godine, u Rimu je otvorena vlada - Archivio Centrale dello Stato(Središnji državni arhiv). Smješten u Rimu, Arhiv čuva dokumente koje su izdala centralna administrativna tijela italijanske nacionalne vlade. Pored toga, Arhiv upravlja hijerarhijom državnih arhivskih organizacija širom Italije i formira strukturu kancelarijskog rada širom zemlje.

Možemo reći da je savremeni kancelarijski rad u Italiji započeo izdavanjem Kraljevskog dekreta iz 1900. godine (dokument je izneo temeljna načela rada kancelarija i arhivskih institucija državne vlade). Međutim, tek 1963. godine formirana je struktura kancelarijskog rada u obliku u kojem zvanično postoji danas. D je izašao u to vrijeme. Ecreto del Presidente dello Republica(Ukaz predsjednika), kojim su utvrđeni osnovni zahtjevi za arhivsko skladištenje i vođenje evidencije, koji se, uz manje izmjene, primjenjuju i danas. Razmotrimo suštinu ovih zahtjeva.

Italijanski sistem registracije postavljen je u Kraljevskom dekretu iz 1900. godine i malo se razlikuje od drugih evropskih sistema. Svaka kategorija dokumenata, objedinjena zajedničkim naslovom ili temom, odgovara određenom broju dokumenata u dnevniku. Po pravilu se za svaku kategoriju dokumenata kreira poseban časopis. Kao i kod većine sistema registracije, svaki dokument primljen ili kreiran u kancelariji podliježe obaveznoj registraciji u časopisu. Registrovani dokumenti su uzastopno numerisani; evidencija ulaznih i odlaznih dokumenata vodi se odvojeno u dnevniku. Činjenica registracije dokumenta zvanična je potvrda ne samo samog postojanja dokumenta, već i njegove autentičnosti.

Prilikom evidentiranja pristiglih dokumenata u dnevnik se upisuje datum prijema, ime pošiljaoca i predmet predmeta. Prilikom registracije odlaznih dokumenata navodi se datum nastanka, adresat i predmet predmeta. Osim toga, svi dokumenti se evidentiraju u dnevniku kancelarije u koju su primljeni.

Evropski uredi obično koriste neku vrstu standardne šeme klasifikacije predmeta u vezi sa registrima, a Italija nije izuzetak. Kraljevskim dekretom iz 1900. godine uvedena je "sistematska klasifikacija prema mandatu (misiji)". Ovaj standardni sistem predviđa i opšte i posebne kategorije predmeta koji čine osnovu poslovanja u vladinim ministarstvima.

Opšte kategorije predmeta omogućavaju klasifikaciju upravnih dokumenata koji su zajednički za sva ili većinu ministarstava (kao što su lični dosijei), dok posebne kategorije odražavaju potrebe pojedinog ministarstva, zbog specifičnosti njegovih aktivnosti. Različite kategorije predmeta čine hijerarhiju klasa i potklasa, od kojih je svakoj dodijeljen svoj alfanumerički kod. Sličan sistem se široko koristi u Sjevernoj Americi.

Pored gore navedenih časopisa, italijanske kancelarije koriste posebnu kategoriju registarskih časopisa tzv reportorio. Ovi dnevnici su lista svih slučajeva u svakoj kategoriji predmeta. Indeksi časopisa sastoje se od dva registra sa abecednim spiskovima lica koja su kreirala, poslala ili primila dokumente, dok se predmetni indeksi registrovanih dokumenata upisuju u treći časopis.

Dokumenti koji su izašli iz aktivne upotrebe premeštaju se iz italijanskih vladinih odeljenja u takozvane "depozitne arhive" - međuskladišta, koja predstavljaju složen sistem skladištenja širom zemlje. Dokumenti iz unutarresornih arhiva se jednom godišnje šalju u depozitarnu arhivu, gdje se čuvaju 40 godina od dana prijema. Nakon tog perioda dokumenti od istorijske vrijednosti se prenose u odgovarajuću arhivsku pohranu, a svi preostali se uništavaju.

Predsednički dekret iz 1963. godine, koji je već pomenut, definiše arhivske periode za sve kategorije vladinih dokumenata, uključujući one vlade, regiona i pokrajina i opština.

Kao što je već navedeno, Centralna arhivska uprava sa sjedištem u Rimu upravlja državnom mrežom arhivskih institucija, koja uključuje Centralni državni arhiv, tijela za nadzor arhiva, regionalne arhive pojedinih teritorija i provincija i druge organizacije.

Organi arhivskog nadzora funkcionišu nezavisno od državnog arhiva i rešavaju pitanja na regionalnom nivou u vezi sa dokumentima u vlasništvu pojedinaca ili organizacija.

Dakle, kancelarijski rad u Italiji počeo se kasno razvijati. Francuska vlada imala je veliki uticaj u oblastima kao što su klasifikacija dokumenata i sistem registracije. Danas se italijanski kancelarijski sistem ne razlikuje mnogo od drugih evropskih sistema.

3. Analiza trenutnog stanja upravljanja dokumentima u Rusiji

Trenutno se uređenje dokumentacije, organizacije i tehnologije dokumentacione podrške menadžmentu odvija u nekoliko pravaca: zakonodavna regulativa, standardizacija, izrada normativnih i normativno-metodoloških dokumenata opštenarodnog delovanja.

Zakoni Ruske Federacije imaju najveći pravni značaj.

Federalni zakon Ruske Federacije "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" fiksirao je obavezu dokumentovanja informacija, uspostavio niz pojmova (informacije, informatizacija, informacioni resursi, dokumentovane informacije, itd.), regulisao odnose koji proizilaze iz stvaranja i korišćenje informacionih tehnologija, utvrđeno je obavezno davanje informacija državnim organima.

Obaveza dokumentacije pominje se iu drugim zakonskim aktima. Dakle, Građanski zakonik Ruske Federacije utvrdio je pravni osnov ne samo za aktivnosti pravnih lica, već i za njegovu dokumentaciju. Brojni članovi postavljaju zahtjeve za sastav informacija (sadržaja) dokumenata i njihov dizajn. Da, čl. 52 Građanskog zakonika Ruske Federacije sadrži zahtjev za sadržaj statuta i osnivačkog akta, na osnovu kojih djeluju pravna lica; Art. 185 i 186 definišu detalje takvog dokumenta kao punomoćja; u čl. 878 je definiran obrazac za provjeru itd.

Zakonodavstvom Ruske Federacije o Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima utvrđeno je da Arhivski fond Ruske Federacije uključuje dokumente koji se nalaze na njenoj teritoriji, bez obzira na oblik vlasništva organizacija u kojima su formirani. Stoga se mnoga dokumenta ustanova, organizacija i preduzeća nakon određenog vremena moraju predati na čuvanje u državne arhive na način propisan regulatornim dokumentima.

Zakonski akti Ruske Federacije uređuju zahtjeve za dokumente koji se šalju korištenjem različitih sredstava komunikacije (pošta, telegraf, faksimil i elektroničke poruke), zahtjeve za zaštitu informacija u različitim fazama njihovog stvaranja i skladištenja, davanje službenih dokumenata (pravna snaga) . Sadrže i osnove regulacije procesa informatizacije. Zakon utvrđuje pravo svojine na pojedinačne dokumente i nizove dokumentacije, kategorije informacija prema nivoima pristupa njima.

Određeni broj pravnih akata sadrži norme koje se moraju uzeti u obzir pri pripremi i izvršenju upravljačkih dokumenata. Takvi akti uključuju, na primjer, zakon Ruske Federacije „O žigovima, uslužnim znacima i nazivima porijekla robe“, koji utvrđuje postupak registracije amblema preduzeća koji se nalazi na memorandumu; Uredba Vlade Ruske Federacije "O racionalizaciji proizvodnje, upotrebe, skladištenja i uništavanja pečata i memoranduma sa reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije" itd.

Trenutno, u skladu sa saveznim ciljnim programom, funkcioniše GSDOU - sistem odredbi koje definišu osnovna pravila za rad sa dokumentima u organizacijama. Sistem je takođe orijentisan na komercijalne strukture. Sastoji se iz dva dijela: normativnog i metodičkog. U normativnom dijelu definisani su glavni zadaci i funkcije, zakonska regulativa rada službe za podršku dokumentaciji u organizaciji, njena okvirna struktura; postupak pripreme i izvršenja dokumenata; sve faze rada sa njima: isporuka, prolaz, obrada, računovodstvo, registracija, kontrola izvršenja, informacioni i referentni rad, operativno skladištenje dokumenata, traženje dokumenata i informacija; zaštita sistema za pronalaženje informacija; priprema dokumentacije za arhiv; postupak provođenja ispitivanja vrijednosti dokumenata; organizacija skladištenja dokumenata. To je jedinstven kompleks automatizovane dokumentacije zasnovan na savremenim uređivačima teksta, automatizovanom toku rada (uključujući e-poštu), bazama podataka i automatizovanom skladištenju i korišćenju dokumenata (uključujući automatizovane nomenklature predmeta, inventare predmeta, itd.).

GOST R 6.30-2003 USD Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

Standard se odnosi na „organizacione i administrativne dokumente koji se odnose na Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije (USORD) – rezolucije, naredbe, naredbe, odluke, protokoli, akti, pisma i sl... koji se koriste u delatnostima:

Savezni organi državne vlasti, organi državne vlasti subjekata Ruske Federacije, uključujući subjekte Ruske Federacije, koji uz ruski jezik kao državni nacionalni jezik imaju i organe lokalne samouprave;

Preduzeća, organizacije i njihova udruženja, bez obzira na organizacioni i pravni oblik.

Trenutno se u oblasti predškolskog vaspitanja i obrazovanja može identifikovati nekoliko problema i načina za njihovo rešavanje. Potrebno je donijeti zakon o dokumentaciji.

Zakon o dokumentaciji Ruske Federacije trebao bi imati temeljnu ulogu u rješavanju problema predškolskih obrazovnih ustanova. Zakon će omogućiti formalizovanje opštih principa i najznačajnijih odredbi dokumentacione podrške, uključujući obavezu dokumentovanja aktivnosti svih organizacija, oblike i metode dokumentacije, elektronsku dokumentaciju, razmenu dokumentovanih informacija radi zadovoljavanja potreba. za dokumentaciju subjekata prava, te mjere odgovornosti za prekršaje. Zakon bi trebao postati temeljni regulatorni okvir koji će ne samo riješiti mnoga sporna pitanja elektronskog upravljanja dokumentima i elektronskom arhivom, već će u određenoj mjeri odrediti pravce i dalje perspektive razvoja automatizacije predškolskih obrazovnih ustanova. Usvajanje zakona o dokumentaciji je hitan zadatak u bliskoj budućnosti. Da bi se osiguralo ujedinjenje, potrebno je razviti nove standarde.

Rješenje tehnoloških problema dokumentacije olakšava razvijeni VNIIDAD i odobren od strane Državnog standarda Ruske Federacije GOST 6.30-2003. "USD. ORD sistem. Zahtjevi za papirologiju." Standard, koji predstavlja zahtjeve za objedinjavanje elemenata dokumentacije, u velikoj mjeri olakšava kreiranje standardnih, unificiranih i unificiranih procesa kako za tradicionalnu tako i za automatiziranu dokumentaciju, skladištenje i prijenos dokumentiranih informacija. Od izuzetne važnosti je i naknadni razvoj i održavanje (ažuriranje) sveruskih klasifikatora tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija, uklj. oblici upravljačke dokumentacije na nivou odeljenja, preduzeća i organizacija. Osvrnimo se na iskustva drugih zemalja. Sjedinjene Američke Države imaju Federalni zakon o upravljanju dokumentima od 1976. godine. Izraz "Upravljanje dokumentima" označava planiranje, kontrolu, usmjeravanje, organizaciju, obuku, promociju i druge administrativne i upravljačke aktivnosti koje uključuju kreiranje dokumenata, njihovo skladištenje, korištenje i mogućnost raspolaganja dokumentima. Godine 1980. usvojen je „Zakon o smanjenju rada sa dokumentima“ koji je imao za cilj stvaranje jedinstvenog pravnog okvira u ovoj oblasti upravne djelatnosti. Američki nacionalni arhiv ima moćnu jedinicu koja je zadužena za upravljanje dokumentima. Uzmimo bliže evropske primjere.

Engleska: Od 1985. postoji vladin program za poboljšanje upravljanja dokumentima. U okviru Kabineta ministara postoji i drugi upravni odjel, koji se zajedno sa Državnim arhivom Velike Britanije, uz odgovarajuću finansijsku podršku Vlade, bavi vođenjem dokumentacije na savremenom tehničko-tehnološkom nivou. U Njemačkoj, gdje je, kao što znamo, federalizam uzdignut na princip državnog uređenja, Vlada je 21. 06. 95. odobrila centralizovani sistem kancelarijskog rada na osnovu opštih pravila za rad saveznih ministarstava. Njemački stručnjaci za dokumentaciju i arhivisti ovu činjenicu smatraju svojom velikom pobjedom, koja je zahtijevala dugoročne napore osoblja i čelnika Bundesarhiva. Štaviše, ovaj pravni akt nije prvi u istoriji Njemačke. Od 1926. godine bio je na snazi "carski zakon o opštem postupku za kancelarijski rad", a 1958. godine nastao je "Zakon o opštem postupku za rad saveznih ministarstava". Zanimljivo je da su programeri modernog sistema kancelarijskog rada u saveznim ministarstvima Nemačke postavili jedan od svojih glavnih zadataka da stvore jedinstvenu nomenklaturu predmeta saveznih ministarstava i da se suprotstave iskušenju napuštanja strogih sistematizovanih šema za grupisanje i šifrovanje dokumenata kroz sredstvima savremene kompjuterske tehnologije. Ovaj spisak bi se mogao nastaviti drugim primjerima iz zakonodavstva, na primjer, Češka Republika, gdje je Zakon o arhivima 1994/1997-2002. jasno je napisana obaveza svih organizacija, bez obzira na oblik vlasništva, da dokumentaciju održavaju uredno, vode računa o njenom knjigovodstvu i čuvanju. Slična norma je napisana u sličnom zakonodavnom aktu Bjelorusije i drugih zemalja. Može se prisjetiti i iskustva Australije, gdje je prvi put u svijetu 1996. godine usvojen Nacionalni standard za upravljanje dokumentima koji sadrži preporuke za rad sa tradicionalnim papirnim dokumentima i sa modernim elektronskim dokumentima.

Problem upravljanja elektronskim dokumentima, automatizacija predškolskih obrazovnih ustanova usko je povezan sa problemom elektronskog dokumenta. Trenutno su različite kompanije razvile i implementirale veliki broj automatizovanih sistema za upravljanje dokumentima (ADMS), koje karakterišu specifični pristupi i kompjutersko-komunikacijska sredstva implementacije. Nažalost, ne postoji jedinstvena terminologija u ovim razvojima. Proizvodi razvojnih firmi nose nazive kao što su: sistem za upravljanje dokumentima, kompjuterski sistem za automatizaciju kancelarijskog rada i toka posla, sistem za upravljanje kancelarijama, distribuirani sistem za upravljanje dokumentima, elektronska arhiva itd. Raznolikost u nazivima razvijenih i razvijenih sistema samo ukazuje na to da se danas ovo područje informatičkog tržišta još nije oblikovalo kao samostalan segment, a u nekim slučajevima se ASUD proizvodi pojavljuju kao povezani razvoj ili nusproizvod pri rješavanju druge složenije zadatke. Međutim, broj ASUD-ova raste prilično brzo.

Moguće je formulisati određene zahtjeve za savremeni sistem upravljanja dokumentima u organizaciji. Prije svega, ASUD mora u potpunosti obavljati sve poslove dokumentarne podrške menadžmentu: pripremu dokumenata, njihovu registraciju, kontrolu izvršenja, traženje dokumenata, njihovo čuvanje i referentni rad na nizu dokumenata. Sistem treba graditi na jedinstvenim metodološkim principima, softverskim, hardverskim i tehnološkim rješenjima iu okviru postojećih organizaciono-pravnih uslova u vidu domaćeg zakonodavstva, državnih standarda, uputstava i zahtjeva. ASUD treba da osigura punu upotrebu (integraciju) akumuliranog informacionog resursa i da implementira princip jedinstvenog unosa informacija i njihove višestruke upotrebe kako dokumentarno tako i stvarno. Sistem takođe treba da pomogne administratorima da izaberu rute kretanja dokumenata unutar organizacije, obezbeđujući neophodan stepen zaštite informacija od neovlašćenog pristupa. Automatizovani sistem upravljanja u savremenim uslovima treba da bude sposoban da se proširi određenim komponentama (broj tehničkih uređaja i tehnologija, broj dokumenata (količina informacija), broj korisnika) i da se u razumnim granicama prilagodi promenljivom korisniku. zahtjevi.

Ne treba misliti da su ovi problemi isključivo ruski. Čitav poslovni svijet zabrinut je za slične probleme. Na primjer, engleska studija iz 1996. godine pokazala je da je gotovo polovina ispitanih britanskih institucija imala velike probleme u području informacija i dokumentacije. U ovim institucijama sistem traženja potrebne dokumentacije je loše uspostavljen. 77,6% menadžera različitih rangova priznalo je da sami traže informacije, a samo 18% se za pomoć obraća pomoćnicima i sekretaricama. Malo je vjerovatno da ova situacija ilustruje efikasno upravljanje.

Dakle, sadašnje zakonodavstvo sadrži značajan broj obaveznih normi, pravila i zahtjeva za dokumentovanje različitih aktivnosti državnih i nedržavnih organizacija, za izvršenje određenih vrsta dokumenata, njihov sadržaj i strukturu teksta.

Zaključak

Treba napomenuti da su u inostranstvu (Evropa, SAD i dr.) znatno napredovali u primeni informacionih tehnologija u dokumentacionoj podršci, posebno u pitanjima elektronsko upravljanje dokumentima i korišćenje elektronskih dokumenata. Ovo je, naravno, prva najvažnija razlika. ISO je još 2001. godine usvojio standard za upravljanje dokumentima (ISO:15489-1-2001); I u Evropi je 2001. godine razvijena i usvojena specifikacija „Model evropskih zahteva za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima“.

Ove činjenice ukazuju da u razvijenim zemljama ne predstavljaju upravljanje dokumentima bez upotrebe informacionih tehnologija. Dugo se nisu dijelili rad u kancelariji na tradicionalno, kako je to kod nas još uvijek uobičajeno, i uz korištenje informacionih tehnologija. Imaju bilo kakvu papirologiju zasnovanu na korišćenju savremenih informacionih tehnologija, druge jednostavno ne može biti.

Druga stvar koju treba napomenuti su neki od specifičnih pristupa upravljanju dokumentima koji su specifični za njih dproizvodnja smreke Zapadne Evrope i Sjedinjenih Država, što se, uzgred budi rečeno, ogleda u standardu ISO-15489, u odjeljku koji utvrđuje zahtjeve za procese upravljanja dokumentima. U standardu, procesi upravljanja dokumentima ne počinju registracijom dokumenata, već ispitivanjem i određivanjem perioda čuvanja dokumenata. Imaju i registraciju, ali ona nije na prvom mjestu. Uglavnom, u tome nema kontradiktornosti, jer mi određujemo i uslove za čuvanje dokumenata, ali kod nas se to obično radi nakon izvršenja dokumenta, kada se on (ili kopija) prenosi u fajl na čuvanje.

Još jedna razlika: jedna od funkcija rad u kancelariji u Rusiji je kontrola izvršenja dokumenata.. U obliku u kojem je ova funkcija implementirana u ruskom kancelarijskom radu, to se vjerovatno nigdje ne može naći. Svaka država ima svoje specifičnosti rad u kancelariji stoga možemo reći da je kontrola vremena izvršenja dokumenata ruska specifičnost.

Trenutno je u oblasti upravljanja dokumentima razvijen dovoljan broj standarda koji omogućavaju regulisanje upravljanja dokumentima u Međunarodnom udruženju za standardizaciju bilo kojeg formata i na bilo kojem mediju koje kreiraju i primaju različite organizacije u toku svojih aktivnosti, uspostavljaju pravila za prezentaciju prevoda u standardnom obliku, što pojednostavljuje njihovu primenu od strane različitih kategorija korisnika.

Osnovni zadatak međunarodnih standarda je stvaranje na međunarodnom nivou jedinstvene metodološke osnove za razvoj novih i unapređenje postojećih sistema kvaliteta i njihovu sertifikaciju.

Komonvelt Australije zauzima jedno od prvih mesta u svetu po razvoju standarda u oblasti kancelarijskog rada i arhiviranja, mnogi standardi usvojeni u Commonwealthu postaju međunarodni, čime aktivno utiču na razvoj kancelarijskog rada širom sveta.

Globalizacija, koju, između ostalog, karakteriše i standardizacija ekonomskih i tehnoloških procesa, jasno se može uočiti u oblasti dokumentarne podrške menadžmentu. Upečatljiv primjer za to je razvoj na osnovu nacionalnog standarda Australijske unije AS 4390-1996 međunarodnog normativnog i metodološkog akta ISO 15489:2001 i usvajanje autentičnih standarda u nizu zemalja čija su nacionalna tijela za standardizaciju zastupljena u ISO.

Važeće zakonodavstvo Ruske Federacije sadrži značajan broj obaveznih normi, pravila i zahtjeva za dokumentovanje različitih aktivnosti državnih i nedržavnih organizacija, za izvršenje određenih vrsta dokumenata, njihov sadržaj i strukturu teksta.

Spisak korištenih izvora

Federalni zakon "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" od 27. jula 2006. br. 149-FZ

Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Opšti zahtjevi za dokumente i usluge dokumentarne podrške menadžmentu.-M., 1991

GOST R 6.30-2003 USD Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju

ISO 15489-2001 Informacije i dokumentacija - Upravljanje dokumentima

ISO 23081-1:2004 Informacije i dokumentacija - Procesi upravljanja dokumentima - Metapodaci dokumenta

ISO 22310 „Informacije i dokumentacija. Zahtjevi za upravljanje dokumentima sadržani u standardima”

ISO 5127-2001 "Informacije i dokumentacija - Rečnik"

ISO 2384-1977 "Dokumentacija - Izvođenje prijevoda"

AS ISO 15489-2002 "Generalni menadžer evidencije"

DV Volkova Aktivnosti međunarodne organizacije za standardizaciju. Kancelarijski rad.2006 br.2.pp 66-70

A.S. Golotnik. Državni standardizacijski sistem Australijske unije kao indikator svjetskih globalizacijskih procesa// Uredski rad 2007.-№4.pp 66-70

iza

u inostranstvu

Iskustvo

rad

iza

u inostranstvu

iza

dokument

organizacije

Motivacija osoblja iza u inostranstvu
Sažetak >> Menadžment
Stvaranjem odgovarajuće regulative dokument uvođenje ovog pravila ... pisaća mašina, brojanje Posao itd. U praksi regulatornog istraživanja rad iza u inostranstvu korišteno i... kamata iskustvo velike zapadne firme organizacije unutrašnji sistemi...
Psihološko-pedagoška podrška djeci sa složenim smetnjama u razvoju iza u inostranstvu
Testni rad >> Psihologija
... iza u inostranstvu 2.1 Organizacija podučavanje gluvoslijepe djece iza u inostranstvu(70-80) 2.2 Organizacija ... iza u inostranstvu. Važno je uzeti u obzir ne samo iskustvo, ali i greške stranih stručnjaka u rad... nastava gluhoslijepo i normativno dokumenata uzeti u određenom...
Tehnologija rad sa dokumenata ograničen pristup
Sažetak >> Industrija, proizvodnja
Šta su najozbiljnije granice zaštita zaštićenih elektronskih informacija... Na početku slučaja interni inventar dokumenata sadržano u njemu, na kraju ... slučajeva. Kontrola iza rad sa dokumenata ograničen pristup koji vrši glava organizacije, njegov...
Društveni status ruskih imigranata iza u inostranstvu
Predmet >> Sociologija
Dodijeljen posebnom organizacije- nacionalne službe ... komisije, Rusi za dokumenata pokazalo se samo 6 hiljada ... studija ili rad, ali preostalih iza u inostranstvu. Destinacije emigracije... rad u drugoj zemlji ili nedovoljno poznavanje stranog jezika. Ali iskustvo ...

Ključne riječi: Kancelarijski rad, Upravljanje kadrovima, Državna i opštinska uprava, Osnove sertifikacije i standardizacije.

Predmet studije je analiza uslova „Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“. Predmet studije je razmatranje pojedinačnih pitanja formulisanih kao ciljevi ove studije.

Cilj rada je proučavanje teme „Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu“ sa stanovišta najnovijih domaćih i stranih istraživanja o sličnim pitanjima.

U toku rada izvršena je teorijsko-metodološka analiza teme „Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu“, uključujući teorijske aspekte proučavanja fenomena „Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu“, prirode na temu "Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu".

Zatim je urađena studija o važnosti „Stranog iskustva u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“ u savremenim uslovima uz uključivanje statističkih podataka i naučnih publikacija poslednjih godina.

Kao rezultat studije, identifikovani su i kvantitativno potkrijepljeni konkretni načini rješavanja problema „Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu“, uključujući i neke mogućnosti za rješavanje problema „Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu“ i trendove u razvoj teme "Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu".

Stepen implementacije - prijedlozi i konkretne aktivnosti testirane su u aktivnostima organizacije koje su poslužile kao osnova za obrazovnu praksu.

Predložene mjere sa određenim specifikacijama mogu se koristiti u radu kadrovskih službi ruskih preduzeća.

Implementacija predloženih mjera omogućava preciznije razumijevanje prirode i aktuelnih problema „Stranog iskustva u organizovanju Dokumentacione podrške menadžmentu“.

Pregled izvora na temu "Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu"

Spisak literature korišćene pri izradi ovog rada sadrži 36 bibliografskih izvora. Okarakterizirajmo neke od njih:

Označeni problem "Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu" razmatra M. Yu. Rogozhin u knjizi "", objavljenoj 2009. godine i koja sadrži 384 stranice. Iz opisa knjige možemo zaključiti da

Takođe, o problemima regulisanja savremenih pitanja na temu "Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu" govori M. Yu. Rogozhin u monografiji "Dokumentaciona podrška menadžmentu". Ovu knjigu objavila je izdavačka kuća "Prospect" 2009. godine, sadrži 0 stranica.

Univerzalni edukativni i praktični vodič daje odgovore na sva ključna pitanja efikasne organizacije dokumentarne podrške za upravljanje (DOE) aktivnostima preduzeća (organizacije, institucije). Materijal priručnika je prikazan na sveobuhvatan način, na osnovu zakonske regulative i propisa o pitanjima predškolskog vaspitanja i obrazovanja. Glavno mjesto u priručniku zauzima razmatranje pitanja upravljanja dokumentima (upravljanje dokumentima) i dokumentacije aktivnosti, uključujući službu predškolske obrazovne ustanove, kadrovsku službu i računovodstvo preduzeća. Za rukovodioce preduzeća, njihove zamjenike za rukovodstvo, zaposlene u predškolskim obrazovnim ustanovama, kadrovske službe i računovodstvene službe, kao i studente specijalnosti 350800 "Dokumentacija i dokumentacija podrške za upravljanje".

U knjizi "Upravljačka dokumentacija" pokrenut je niz aktuelnih pitanja. R. E. Bulat je utvrdio relevantnost i novinu ove teme u svojoj studiji koju je 2012. objavila izdavačka kuća „Business Press“. Opis knjige glasi kako slijedi.

Sadržaj nastavnog sredstva odgovara nastavnom planu i programu za disciplinu „Dokumentacija u kadrovskoj službi“ koja je uključena u blok specijalnih disciplina specijalnosti 080505.65 „Upravljanje kadrovima“, kao i nastavnom planu i programu za disciplinu „Dokumentarna podrška upravljanja kadrovima“, koji je dio osnovnog dijela stručnog ciklusa uzornog glavnog obrazovnog programa visokog stručnog obrazovanja na smjeru obuke „Upravljanje kadrovima“ – 080400, koji je razvila Obrazovna ustanova visokoškolskih ustanova Rusije za obrazovanje iz oblasti menadžmenta. Regulatorni zahtjevi predstavljeni u publikaciji (uključujući i one koji su stupili na snagu 2012. godine) i metodološke preporuke za dokumentovanje aktivnosti upravljanja i implementaciju sistematskog pristupa dokumentovanju upravljanja modernom organizacijom biće korisni kako studentima, diplomiranim studentima i nastavnicima, kao i kao i praktičari iz oblasti dokumentacije upravljačkih aktivnosti.

Osim toga, prilikom proučavanja teme "Strano iskustvo u organizaciji dokumentacijske podrške menadžmentu", korišteni su periodični izvori kao što su:

Strana iskustva pravnog regulisanja javnih usluga. A.F. Vasiljeva, časopis ruskog prava, br. 12, decembar 2007.
Alternativno rješavanje privrednih sporova. Strano iskustvo. D. Stoletova, "Službenik za ljudske resurse. Upravljanje personalom", br. 10, oktobar 2007.
Problem konkurentnosti u upravljanju kadrovima organizacije. V. Šapovalov, „Upravljanje kadrovima“, br. 18, septembar 2007.
1C:Enterprise 8 - iskustvo u organizaciji tranzicije. "BUH.1S", br. 9, septembar 2007.
Posao sakupljanja nastavlja da stječe snagu i iskustvo. I.E. Smirnov, "Menadžment u kreditnoj instituciji", br. 5, septembar-oktobar 2007.

Uvodni uzorak

Predstavljeni rad posvećen je temi "Strano iskustvo u organizaciji upravljanja dokumentacijom".

Problem ove studije je aktuelan u savremenom svetu. O tome svjedoči učestalo proučavanje postavljenih pitanja.

Tema "Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu" proučava se na spoju nekoliko međusobno povezanih disciplina odjednom. Sadašnje stanje nauke karakteriše prelazak na globalno razmatranje problematike teme „Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu“.

Mnogi radovi su posvećeni istraživačkim pitanjima. U osnovi, materijal predstavljen u obrazovnoj literaturi je opšte prirode, au brojnim monografijama na ovu temu razmatraju se uža pitanja problematike „Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu“. Međutim, potrebno je uzeti u obzir savremene uslove u proučavanju problematike naznačene teme.

Visok značaj i nedovoljna praktična razrada problema „Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“ određuju nesumnjivu novinu ove studije.

Dalja pažnja na problematiku „Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“ neophodna je kako bi se dublje i potkrijepilo rješavanje pojedinih aktuelnih problema predmeta ove studije.

Aktuelnost ovog rada je, s jedne strane, zbog velikog interesovanja za temu „Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“ u savremenoj nauci, sa druge strane, zbog njene nedovoljne razvijenosti. Razmatranje pitanja vezanih za ovu temu ima i teorijski i praktični značaj.

Rezultati se mogu koristiti za izradu metodologije za analizu „Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“.

Teorijski značaj proučavanja problema "Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu" leži u činjenici da se pitanja koja se biraju za razmatranje nalaze na spoju nekoliko naučnih disciplina odjednom.

Predmet ove studije je analiza uslova „Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“.

Istovremeno, predmet studije je razmatranje pojedinačnih pitanja formulisanih kao ciljevi ove studije.

Cilj rada je proučavanje teme „Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu“ sa stanovišta najnovijih domaćih i stranih istraživanja o sličnim pitanjima.

Proučiti teorijske aspekte i identifikovati prirodu „Stranog iskustva u organizaciji upravljanja dokumentacijom“.
Reći o aktuelnosti problema "Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu" u savremenim uslovima.
Ocrtati mogućnosti rješavanja teme „Strano iskustvo u organizovanju dokumentacijske podrške menadžmentu“.
Označiti trendove u razvoju teme „Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“.

Rad ima tradicionalnu strukturu i uključuje uvod, glavni dio koji se sastoji od 3 poglavlja, zaključka i bibliografskog popisa.

U uvodu se potkrepljuje relevantnost izbora teme, postavlja cilj i zadaci studije, karakterišu metode istraživanja i izvori informacija.

Prvo poglavlje otkriva opšta pitanja, otkriva istorijske aspekte problema „Strano iskustvo u organizovanju upravljanja dokumentacijom“. Utvrđuju se osnovni koncepti, utvrđuje se relevantnost zvučanja pitanja „Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“.

U drugom poglavlju detaljnije su razmotreni sadržaj i savremeni problemi „Stranog iskustva u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“.

Treće poglavlje je praktične prirode i na osnovu pojedinačnih podataka vrši se analiza postojećeg stanja, kao i analiza perspektiva i trendova u razvoju „Strana iskustva u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu“.

Na osnovu rezultata studije otkriven je niz problema u vezi sa temom koja se razmatra, te su doneseni zaključci o potrebi daljeg proučavanja/poboljšanja stanja problematike.

Dakle, relevantnost ovog problema odredila je izbor teme rada „Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“, opseg pitanja i logičku šemu njegove konstrukcije.

Teorijska i metodološka osnova za proučavanje bili su zakonski akti, propisi o temi rada.

Izvori informacija za pisanje rada na temu „Strano iskustvo u organizovanju dokumentacione podrške menadžmentu“ bili su osnovna nastavna literatura, fundamentalni teorijski radovi najvećih mislilaca razmatrane oblasti, rezultati praktičnih istraživanja istaknutih domaćih i stranih autori, članci i prikazi u specijalizovanim i periodičnim publikacijama posvećenim temi „Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu“, referentna literatura, drugi relevantni izvori informacija.

Strano iskustvo u organizaciji dokumentacione podrške menadžmentu. Nastavni rad: Sistem dokumentarne podrške menadžmentu Strana iskustva u organizaciji dokumentarne podrške menadžmenta

Regulatorni okvir za upravljanje dokumentima u inostranstvu

Regulativa predškolskih obrazovnih ustanova u zemljama ZND

Izgledi za razvoj regulatornog okvira za kancelarijski rad u Rusiji

Dokumentacija je osnova tehnologije upravljanja

ROSOFORMACIJA

Trenutno se uređenje dokumentacije, organizacije i tehnologije dokumentacione podrške menadžmentu odvija u nekoliko pravaca: zakonodavna regulativa, standardizacija, izrada normativnih i normativno-metodoloških dokumenata opštenarodnog delovanja.

Zakoni Ruske Federacije imaju najveći pravni značaj.

Dakle, sadašnje zakonodavstvo sadrži značajan broj obaveznih normi, pravila i zahtjeva za dokumentovanje različitih aktivnosti državnih i nedržavnih organizacija, za izvršenje određenih vrsta dokumenata, njihov sadržaj i strukturu teksta.

Motivacija osoblja iza u inostranstvu

Psihološko-pedagoška podrška djeci sa složenim smetnjama u razvoju iza u inostranstvu

Tehnologija rad sa dokumenata ograničen pristup

Društveni status ruskih imigranata iza u inostranstvu

Popularno