Opis delovnega mesta pomočnika (pomočnika) generalnega direktorja, delovne naloge pomočnika (pomočnika) generalnega direktorja, vzorec opisa delovnega mesta pomočnika (pomočnika) generalnega direktorja. Kaj počne pomočnik vodje?

Delo vodje je bogato in intenzivno, za uspešno delovanje podjetja pa mora direktor pravilno prenesti svoja pooblastila med podrejene.

Naučil se boš:

• Zakaj vodja potrebuje osebnega pomočnika?
• Kaj naj stori pomočnik vodje?
• Kakšne so zahteve za osebo, ki se prijavi na delovno mesto vašega asistenta.
• Koliko plačati pomočnika direktorja.
• Kako najti popolnega izvršnega pomočnika.

Poleg ozkih strokovnjakov - računovodje, ekonomista, tehnologa in drugih podobnih delovnih mest - so številne organizacije ustanovile položaj pomočnika vodje. Takšni oglasi se vse pogosteje pojavljajo v rubrikah sodobnih komercialnih publikacij in to ni naključje.

Kot "desna roka" direktorja podjetja pomočnik opravlja funkcije različnih strokovnjakov: psihologa, organizatorja, referenta. Hkrati je dejavnost celotnega podjetja odvisna od rezultatov njegovega dela: rezultatov pomembnega, poslovnega razpoloženja šefa, uspeha novih projektov, stopnje usklajenosti med strokovnjaki. strukturne delitve itd.

Pomočnik vodje: značilnosti poklica

Dober izvršni pomočnik bo nedvomno koristen za vsako organizacijo, saj je zelo pogosto pravzaprav druga oseba v podjetju. Aktiven, odgovoren, učen in namenski strokovnjak, ki deluje kot pomočnik vodje, je sposoben opraviti kakovostno in brezhibno delo katere koli zapletenosti: od registracije vhodne korespondence do pogajanj o donosni pogodbi s partnerji. Zato so v vsakem podjetju zelo cenjeni zaposleni, ki brezhibno in profesionalno opravljajo delovne funkcije.

Praksa organiziranja dela je taka, da uveljavljeni sekretarji, vodje strukturnih oddelkov ali vodje pisarn pogosto postanejo pomočniki vodje. Uspešno združevanje funkcij odvetnika, svetovalca z delom pomočnika vodje, nadarjeni in kompetentni strokovnjaki zagotavljajo oprijemljiv rezultat za celotno podjetje.

Če že govorimo o opis dela tega specialista ga ni mogoče natančno sestaviti, teoretično pa seveda lahko poskusite. Toda kako določiti mejo, preko katere je intuitivno razumevanje med vodjo in njegovim pomočnikom in od katere je odvisen uspeh sodelovanja in medsebojnega razumevanja? Seveda ni vsak človek obdarjen s takšnimi lastnostmi. Ignorirajte živčne zlome šefa, bodite družabni, diplomatski in ne glede na razpoloženje vedno izgledajte predstavljivo - to vsak vodja pričakuje od pomočnika.

Enako pomembno je naključje »notranje ure« oziroma tempa dela. Če šef doživlja nenehno pomanjkanje časa, mora biti njegov pomočnik mobilen, operativen in hkrati ne kazati znakov naglice.

Osebni pomočnik vodje je najprej predan zaposleni v njegovem podjetju, ki naravno in iskreno zastopa njegove interese na katerem koli področju dejavnosti: pri preverjanju varnostnih alarmov in reševanju neželenih nesoglasij med strokovnjaki. Najboljša spodbuda zanj je moralna nagrada. Ne moremo reči, da mu je višina plač brezbrižna, vendar ne dela za denar.

Osebni odnos z vodjo - ločen, zelo pomemben vidik psihološka klima. Poleg tega pomočnik vodje pogosto preživi čas v neformalnem okolju, ve veliko o družini svojega šefa, o prednostih in slabostiživljenje tako vodje samega kot celotnega podjetja kot celote. Izkušen direktor bo vedno lahko ugotovil, kako predan je zaposleni ekipi in ali njegov pomočnik ceni interese podjetja.

Ni skrivnost, da bodo podatki o podjetju, njegovih prednostih, rešitvah, razvojnih strategijah in drugi zaupni podatki, ki jih pomočnik direktorja dobro pozna, dragoceni za konkurente. Iz tega, kako pošten je ta zaposleni, kako samozavesten, diplomatski in predstavljiv je pomočnik direktorja, lahko potencialni partnerji podjetja sklepajo o stanju v podjetju, notranji psihološki klimi, uspešnosti in stabilnosti.

Kako delati 4 ure manj na dan in uspeti narediti vse: algoritem Gazprom

Izgubljate svoj čas, ko ure in ure odgovarjate na nepomembna e-poštna sporočila, kaotično dokončate zapadla opravila in posledično nimate časa narediti ničesar.

Uredniki revije " Komercialni direktor» izvedel za učinkovita orodja ki bo pomagal rešiti to težavo. Potrebovali boste osebni načrtovalec opravil in podrobna navodila.

Delovni čas pomočnika vodje

Tako kot drugi zaposleni tudi osebni pomočnik vodje opravlja svoje funkcije delovni čas, ki ga določajo pogoji delovna pogodba. Praviloma je to 8-urni delovnik s petdnevnim delovnim tednom.

Vendar je praksa taka, da dejansko opravljene ure pogosto presegajo pogodbene obveznosti, najpomembnejše funkcije pa se opravljajo v nedelovni čas. V dejavnosti asistenta, ki izvaja dodatne odgovornosti na priporočilo nadrejenih.

Pravice in odgovornosti pomočnika vodje

Na tako pomembnem in odgovornem položaju je pomočnik vodje obdarjen z nekaterimi pravicami, ki so v povezavi z njegovimi dolžnostmi. Zlasti delo z izvorno dokumentacijo pomeni pravico pomočnika, da te dokumente odobri. Hkrati lahko pomočnik, da v celoti preuči gradivo primera, zahteva potrebne dodatne informacije od vodje in strokovnjakov podjetja.

Ta delavec je upravičen do potrebne pogoje za delo. Udobni delovni pogoji, pozitivna psihološka klima, ustrezna raven tehnične opreme so kazalniki, od katerih je neposredno odvisen rezultat dela specialista. Od racionalizacije delovni proces vključuje delitev delovnih funkcij, številne delovne operacije vključujejo interakcijo več strokovnjakov. Zlasti obdelava dohodne korespondence ne izključuje interakcije sekretarja in pomočnika vodje.

Pogoji pogodbe o zaposlitvi določajo seznam nalog pomočnika direktorja, ki pa se lahko glede na okoliščine v praksi bistveno razširi. Kot del vodstvene ekipe je pomočnik odgovoren za:

• nepravilno opravljanje delovnih funkcij, navodil in neposrednih nalog, ki jih predvideva vsebina odobrenih opisov delovnih mest, ki niso v nasprotju z delovnim zakonikom Ruske federacije;
• nezakonita dejanja, ki jih predvidevajo norme veljavne zakonodaje;
• povzročiti podjetju kakršno koli škodo, ki jo določajo delovni zakonik Ruske federacije, Civilni zakonik Ruske federacije in drugi zakonodajni akti in predpisi zveznega, regionalnega in lokalnega pomena.

obeti

Izkušeni in nadarjeni izvršni pomočniki imajo zagotovo resne možnosti. Njihovo delo je zelo cenjeno, saj so prav oni tisti, ki najprej dobijo priložnost, da se hitro povzpnejo po korporativni lestvici in dosežejo visoke rezultate pri gradnji kariere.

Široke možnosti se odpirajo predvsem tistim, ki so sposobni v kratkem času preučiti in sistematizirati obsežne informacije, izbrati taktiko obnašanja in zagotoviti vse potrebno za strateško pomembna pogajanja. Strokovnjaki, ki so pri svojem delu pokazali pozitivne rezultate, imajo veliko možnosti za napredovanje v karieri in pridobitev prestižnega položaja.

Kakšnega izvršnega pomočnika potrebujete? 10 vrst tajnic in pomočnikov

Pooblastila in odgovornosti pomočnika vodje se razlikujejo glede na ciljno dejavnost in strategijo upravljanja podjetja.

Poslovni pomočnik

Kdo ga potrebuje: vodstvo podjetij, ki izvajajo obsežno upravljanje dokumentov.

Prijavljen: neposredni nadzornik.

Poslovni pomočnik je specialist, ki je odgovoren za številne procese: pripravo in organizacijo pogajanj in dokumentacije zanje, razvoj urnika dela direktorja. Rezultat pogajanj, srečanj in drugih podobnih dogodkov je odvisen od stopnje njegove organiziranosti, lojalnosti in diplomacije. Iz tega sledi, da je pomočnik vodje raznovrstno prosto delovno mesto, ki zahteva določena znanja, veščine, erudicijo in kompetence.

Poslovni pomočnik ne opravlja le tehničnih funkcij, ki so mu dodeljene, temveč tudi na licu mesta določa strukturo tekočih nalog in jih izvaja. Poleg tega ta specialist v odsotnosti ali v imenu vodje opravlja del dela direktorja, katerega rezultate vodja uporablja pri svojem delu. Zato asistent potrebuje določeno znanje in prakso v profilu podjetja.

Praksa je taka, da moški pogosteje kot ženske delajo kot pomočniki glave. Pri izbiri osebe za to delovno mesto vodja izhaja iz stopnje usposobljenosti specialista, njegovih izkušenj na tem delovnem mestu, stopnje znanja tujih jezikov, ker. osebni pomočnik vodje mora biti pripravljen na srečanje s tujo delegacijo. Pomembne so tudi veščine, kot so organizacijske sposobnosti, sposobnost pravilnega in racionalnega ravnanja poslovna pogajanja in pripravljenost za sprejemanje učinkovitih odločitev na podlagi analize trenutnega stanja.

Med kandidati za takšno delovno mesto so praviloma specialisti, stari 30-40 let z višjo specializirano izobrazbo in izkušnjami uspešno delo v tej industriji. Poleg drugih poslovnih lastnosti potencialnega pomočnika je na prvem mestu sposobnost, da se ustrezno odzove na kritiko, sposobnost, da ne daje duška ambicioznim občutkom, saj bo rezultate njegovega dela dejansko uporabila druga oseba. Tako delo vodstvenega pomočnika ni primerno za kandidate z visokimi osebnimi ambicijami.

Osebni pomočnik

Kdo to potrebuje: vodje velikih podjetij.

Komu poroča: samo svojemu neposrednemu nadrejenemu.

Položaj osebnega pomočnika vodje je pomemben za veliko podjetje, kjer je že dovolj oblikovan kader administrativnih delavcev. V tem primeru je to sekretariat in druge kategorije specialistov, ki so »desna roka« direktorja. Njihove pristojnosti vključujejo zagotavljanje administrativnih potreb direktorjev pri rezervaciji vozovnic za potovanje na kraj službenih potovanj, rezervaciji hotelskih sob in opravkih za družino vodje. Omeniti velja, da delo pomočnika vodje presega pisarno.

Pomočnik dejansko osvobodi šefa izvajanja organizacijskih postopkov administrativne narave, s čimer daje priložnost za racionalno upravljanje podjetja in njegovo uporabo z največjo učinkovitostjo. lastnih sredstev. Za izpolnjevanje vseh zgoraj navedenih pogojev mora delavec imeti potrebne delovne izkušnje na delovnem mestu osebni pomočnik vodja ali tajnik-referent od 3 let, pri starosti 25–35 let pa pridobiti visoko specializirano izobrazbo.

• Vodstvo prodaje: 17 univerzalnih pravil

• Osebni pomočnik

Kdo potrebuje: vodje velikih zahodnih podjetij.

Komu poroča: izključno vodji.

Za izvajanje nalog osebne narave, ki so precej pogoste v praksi menedžerja, v kadrovanje vključiti položaj, kot je osebni asistent. Običajno je takšno delo povezano z izvajanjem nekaterih nalog za družinske člane in bližnje ljudi glave. Tak uslužbenec je pogosto zaposlen z organizacijo družinskih dogodkov, počitnic, organiziranjem prostočasnih dejavnosti za direktorjeve otroke itd.

Povprečna starost osebnega asistenta je 26 - 35 let, višja profilna izobrazba, maksimalne organizacijske sposobnosti, zadržanost in družabnost.

sekretar

Kdo potrebuje: velika, srednja in mala podjetja.

Komu poroča: vodstveni skupini.

Položaj sekretarja je potreben v skoraj vsakem podjetju, ne glede na pravno obliko. Naloge tega zaposlenega vključujejo sprejemanje in registracijo dohodne korespondence, odgovarjanje telefonski klici in pravočasen preklop komunikacije na vodjo, nadzor kroženja dokumentov, zagotavljanje normalno delovanje v pisarni, ustvarjanje in vzdrževanje pozitivne mikroklime v sprejemnem prostoru vodstva.

Najpogosteje so najbolj dekleta, stara 22-30 let z višjo, srednje posebno (redkeje splošno) izobrazbo, ki tekoče obvladajo veščine samozavestnega uporabnika osebnega računalnika, ki je sposoben hitro tiskati dokumente in obdelati veliko količino vhodnih informacij. pogosto vabljeni na takšno mesto. ne zadnje mesto pripisujejo osebnim lastnostim, kot so odgovornost, družabnost, marljivost in poslovni bonton.

Pomočnik sekretarja

Kdo ga potrebuje: vodje podjetij z največ 25 zaposlenimi.

Pomočnik sekretarja je isti pomočnik vodje, ki skrbi za normalno delo pisarniških strokovnjakov. Ta zaposleni tipka odhodno pošto, pozdravlja goste in streže pijačo, odgovarja na vprašanja gostov in zagotavlja prijetno, prijetno okolje.

Visoka izobrazba je dobrodošla, sposobnost hitre uporabe pisarniške opreme in hitrega tiskanja, obdelave vhodne korespondence. Prosilci z praktične izkušnje veliko lažje najti službo. Praviloma je v vsakem podjetju izvršna in odgovorna sekretarka z urejenim videzom in dobre manire.

Receptorka

Kdo potrebuje: podjetje z več kot 60 zaposlenimi, z velikim pretokom obiskovalcev.

Komu poroča: vodji pisarne, pomočniku vodje ali samemu vodji.

Naloga pomočnika vodje ni omejena na delo s korespondenco in odgovarjanje na dohodne klice. Za velika podjetja, ki so v stiku s številnimi poslovnimi partnerji, je zelo pomembno, da jih sreča prijazna tajnica lepega videza, s prijetnim nasmehom in pravimi manirami. Tako je tajnica na recepciji odgovorna za sprejem gostov, strežbo pijač in sladic, delo s kurirji v smislu sprejemanja naročil in pošiljanja korespondence. Ker so receptorji med prvimi, ki po svojih dolžnostih pridejo v stik z obiskovalci, morajo biti prijazni, ustrežljivi in ​​osredotočeni predvsem na srečanje in spremljanje strank.

Pomočnik sekretarja

Kdo ga potrebuje: podjetja srednjega razreda.

Komu poroča: vodja.

Ta položaj se običajno šteje za "vmesnega", saj so njegove inherentne funkcije značilne tako za osebnega pomočnika vodje kot za tajnika. Zlasti pomočnik sekretarja je prisoten na pogajanjih organov s partnerji in vodji oddelkov družbe, vodi zapisnike sestankov in pogajanj ter dokumentarno podpira seje vodje. Treba je opozoriti, da se funkcije pomočnika sekretarja postopoma spreminjajo, opis delovnega mesta pomočnika vodje pa vključuje opravljanje različnih sorodnih funkcij.

skrbnik

Kdo to potrebuje: podjetja, specializirana za zagotavljanje storitev.

Kdo poroča: vodji podjetja, direktorju ali upravnemu direktorju.

Treba je opozoriti, da uradne dolžnosti pomočnika vodje so podobne dolžnostim tajnice, osebnega pomočnika in pomočnika tajnika. Po natančnejšem pregledu se funkcije skrbnika nekoliko razlikujejo od njih.

Delovno mesto administrator je ustanovljeno v podjetjih, specializiranih za opravljanje storitev. Upravitelj se ukvarja predvsem s srečevanjem gostov, organizacijo poslovnih srečanj in pogajanj ter spremlja urnik obiskov (sprejemov). Glavna naloga skrbnika je zagotoviti maksimalno udobje in udobje obiskovalcem, ko so v pisarni podjetja. Ni presenetljivo, da so najpogosteje na delovno mesto povabljeni dekleta in fantje lepega videza, ki poznajo pravila poslovnega in korporativnega bontona, so odporni na stres in so sposobni opravljati več funkcij hkrati. skrbnik.

Vodja pisarne

Kdo potrebuje: srednje velika podjetja z več kot 25 zaposlenimi.

Komu poroča: predstojniku, upravnemu direktorju.

Naloge tega specialista vključujejo reševanje problemov tehnične podpore zaposlenim, ki delajo v pisarni. Za pravilno obračunavanje vseh poslov vodi vodja pisarne potrebno knjigovodsko dokumentacijo. Treba je opozoriti, da zahodnoevropski vodje pisarn opravljajo jasno opredeljene funkcije. Za razliko od njih ruski strokovnjaki tega profila pogosto opravljajo delo tajnika.

Optimalna starost kandidatov za delovno mesto vodje pisarn je 23 - 35 let. Za to delovno mesto mora specialist imeti visoke komunikacijske sposobnosti, biti odporen na stres in prijetnega videza. Prednost bodo imele izkušnje kot pomočnik vodje.

uradnik

Kdo potrebuje: vladne organizacije, kot tudi podjetja, v katerih je tok dokumentov jasno naveden v skladu z GOST.

Komu poroča: upravnemu direktorju, vodji urada ali predstojniku.

AT državna podjetja in družb z mešano obliko lastništva, je v kadrovskem seznamu delovno mesto referentka, tako kot tudi druga strogo urejena delovna mesta. Ta uslužbenec spremlja tok dokumentov, razčlenjuje in sistematizira pisma, ukaze vodje, arhivsko dokumentacijo in druge dokumente podjetja.

Med zahtevami za kandidata za to delovno mesto je treba navesti: pozornost, hitro izvajanje navodil, poznavanje pravil za izpolnjevanje dokumentov, pismenost. Uslužbenca pogosto imenujejo "vodja urada", vendar to ne spremeni bistva in vsebine tega dela.

Pomočnik je že tesna oseba!

Jurij Vodilov,

Izvršni direktor Sibripproma, Tyumen

Osem let delam z osebnim asistentom in moram reči, da mi ta oseba pomaga pri organizacijskih in administrativnih zadevah. V času pogodbe o zaposlitvi je bila ta punca zaposlena kot tajnica. V procesu dela je izkazala dobre organizacijske in komunikacijske sposobnosti, sčasoma pa je bila odobrena kot osebna asistentka.

Kako sem se odločil odobriti tega kandidata? Najprej moram opozoriti na ustrezen odziv na pripombe vodje, visoke organizacijske sposobnosti, sposobnost pravilnega in razumnega izražanja svojega stališča. Poleg povedanega sem visoka stopnja samoorganiziranost in disciplina, odlične strokovne sposobnosti in skladnost korporativna etika.

S sprejemom obiskovalcev v podjetje k nastanku prispeva osebni asistent pozitivno podobo direktorati. Njegove odgovornosti vključujejo pripravo potrebne dokumentacije, načrtovanje sestankov vodje s partnerji in obiskovalci, organizacijo poslovnih in osebnih srečanj. Asistent seveda ustvarja harmonično psihološko klimo, ki je zelo pomembna pri daljšem osebnem stiku.

Odgovornosti pomočnika vodje: kaj naj naredi?

Omeniti velja, da pomočnik uspešno združuje funkcije različnih profilov: od preprostega tajnika do bolj odgovornega in pomembnega namestnika.

Katere delovne funkcije so običajno dodeljene asistentu, kakšen je obseg njegovega dela?

Upravljanje časa:

• Izdelava in usklajevanje urnika dela direktorja - dogovarjanje o terminih obiskov, sestankov, sestankov, spremljanje urnika in pogojev za te dogodke;
• Zabeležite in pravočasno obveščajte vodjo o urniku prihajajočih sestankov, izletov in drugih rokov. Če je v življenjepisu vodstvenega pomočnika navedeno, da ima prosilec izkušnje s tem delom, bo to imelo odločilno vlogo pri izbiri zaposlenega.

Organizacija in zagotavljanje delovnih dogodkov:

• Priprava in organizacija sestankov, pomembna pogajanja, vodenje zapisnikov sej predstojnika in obveščanje udeležencev sestankov in sestankov, priprava zahtevane dokumente kot rezultat teh srečanj;
• Priprava potnih potrdil, zagotovitev vozovnic za prevoz, nastanitev gostov v hotelu itd.

Upravljanje zapisov:

• Prejemanje, razvrščanje in posredovanje dohodne pošte. Razvrščanje po nujnosti, stopnji pomembnosti (pomembnosti), dostava pisem vodji v pregled in odobritev.
• Delo z dokumentacijo - strokovno sestavljanje poslovno korespondenco in ostalo dokumentacijo, obdelavo vlog v skladu z zahtevami poslovni bonton in potek dela, urejanje pisem, ki jih sestavi vodja.

Vzdrževanje poslovnih stikov:

• Taktično in vljudno odgovarjajte na dohodne klice, imejte informacije o tem, kdaj in kako povezati naročnika z upraviteljem. Pomembnost postopka je v tem, da je treba v vsakem primeru samostojno odločati o smotrnosti povezovanja.
• Da bi čim bolj zaščitili direktorja pred nepotrebnim zapravljanjem časa, neuporabnimi stiki, hkrati pa ohranili podobo podjetja in neposrednega vodje.

Delo vodje pisarne:

• Zagotovite, da delovno mesto vodje izpolnjuje standardne zahteve racionalizacije, udobja in maksimalne funkcionalnosti.
• Ohranite stik s partnerji, znajte hitro reševati vprašanja tehnične podpore in druge nujne naloge.

namestniško delo:

• Hitro in natančno najti koristne informacije za vodjo, pravočasno obravnavati naslove in kontakte potencialnih partnerjev in strank;
• Zastopati vodjo ali interese podjetja na predstavniških sestankih, poslovnih dogodkih, znati najti odgovore na zastavljena vprašanja, jasno izraziti stališča vodje.

Osebni pomočnik vodje mora ustrezati potrebam tako neposrednega nadrejenega kot statusa podjetja. V majhnih (če je potrebno, tudi v velikih) podjetjih lahko pomočnik vodje deli delovne funkcije z drugimi zaposlenimi in obratno, združuje delo pomočnika z drugimi funkcijami po glavni pogodbi.

Pratik izkušnja

Regis Lomm,

Vodja predstavništva Pfizerja v Rusiji, Moskva

Specialist, ki v podjetju dela kot osebni asistent, opravlja naslednja dela:

• razvija in usklajuje urnik poslovanja za dan in za teden;
• vodi dela v zvezi z organizacijo službenih potovanj, poslovnih srečanj in predstavitev;
• odgovoren za pravočasno obveščanje vodje o prihajajočih stikih s partnerji in obiskovalci ipd.

Seveda bi moral imeti tak specialist optimalen nabor komunikacijskih veščin: korporativno etiko, visoko prilagodljivost v hitro spreminjajočih se razmerah, natančnost in točnost, pozornost in dobro voljo. Najboljši pomočnik je tisti, ki razume in se zaveda, kaj je še treba narediti za izboljšanje delovnih pogojev direktorja.

Sodobna navodila ne pokrivajo v celoti delovnih obveznosti pomočnika vodje, vendar ima izkušena tajnica dobro predstavo o bistvu tega dela. Iskreno ko je zaposlenemu mar za podjetje, uspešnejša bo njegova kariera, ne glede na položaj. Osebni pomočnik vodje, ki kaže zdravo in pravočasno skrb za delovne razmere vodstva, bo vedno zaznamovan z zaslugami, saj je za vodjo zelo pomembno, da je ob njem vedno oseba, ki v celoti deli njegove interese. in položaj, ne glede na to, v kateri državi ali regiji so.

Specialist, ki mi pomaga pri delu in je zaposlen kot asistent, zagotavlja udobne pogoje za opravljanje pomembnih administrativnih in organizacijskih dejavnosti. Naj dodam, da ti pogoji niso pomembni samo zame osebno, ampak tudi za partnerje, kar na koncu vpliva na interese celotnega podjetja.

Še več, z veseljem razumem, da ob meni v stalnem stiku deluje ustrezna, samoorganizirana in odgovorna oseba, ki zna trezno oceniti situacijo in hitro sprejeti koristne odločitve. Poleg tega svojemu tajniku zaupam na intuitivni ravni, saj se zavedam, da z mano v celoti deli interese podjetja in moje lastne interese.

Idealen izvršni pomočnik:

• Popolnoma poseduje veščine sorodnih strokovnjakov. Uspešno komunicira z ljudmi in vzbuja zaupanje med obiskovalci;
• Racionalno in učinkovito organizira proces poslovnih pogajanj;
• Ker je intelektualno razvit, je sposoben vzdrževati pogovor o splošnih temah, vendar zastopa interese svojega vodstva;
• Ima dobre manire, odličen okus in je vdan vodji;
• Vljuden in korekten;
• Tekoče obvlada zakone logike, dobro se zaveda narave in položaja vodje, sposoben je zastopati svoje interese pred drugimi podjetji brez poseganja v interese šefa. Funkcija pomočnika vodje pomeni brezkompromisen in načelen položaj v različnih sektorjih, tako v politiki kot v gospodarstvu;
• Samostojno določa in opredeljuje meje svoje odgovornosti in pristojnosti, svojega dela ne prelaga na koga drugega, hkrati pa si jasno predstavlja meje prenosa nalog z enega zaposlenega specialista na drugega.
• Ima hiter odziv, sposobnost hitrega upravljanja zaposlenih v podjetju in natančno razumeti: ali je vredno skrbeti šefa glede tega vprašanja.

Glede na zgoraj navedeno je enostavno ugotoviti, katere značilnosti veljajo za kandidata za to delovno mesto. V vsakem primeru mora imeti ta specialist zadostno izobrazbo in praktične izkušnje, da zagotovi svoj pozitiven ugled. Natančen seznam zahtev je odvisen od posebnosti dela zaposlenega.

Zlasti, če se bo pomočnik ukvarjal predvsem z opravljanjem nalog referenta, bo seznam zahtev vključeval naslednje postavke:

• srednješolska izobrazba;
• malo izkušenj na tem položaju;
• Uporabniško znanje osebnih računalnikov in pisarniške opreme.

Začetni pomočnik vodje podjetja lahko začne svojo kariero z navedenimi lastnostmi.

Če pa pomočnik združuje delo tajnice z delom vodje, je enostavno domnevati, da se bodo zahteve za takšnega strokovnjaka nekoliko razširile. Glede na raven nalog v tem primeru bi moral imeti kandidat za delovno mesto pomočnika vodje višjo stopnjo usposobljenosti.

Tipičen nabor spretnosti mora vključevati naslednje elemente:

• znanje tujih jezikov (najbolj iskani jeziki: angleščina, francoščina, nemščina, kitajščina);
• Samozavestno poznavanje priljubljenega paketa računalniških programov;
• osebne lastnosti zaposlenega: korektnost, odgovornost, vljudnost, učinkovitost;
• starost do 35 let (številna podjetja povabijo starejše strokovnjake k delu, ob upoštevanju obstoječih praktičnih izkušenj).

Medtem ko je večja verjetnost, da bodo upoštevani višji vodstveni delavci, imajo izvršni pomočniki z manj delovne dobe, ki izkazujejo vzorne organizacijske sposobnosti in odlično obvladajo korporativno etiko, tudi poštene možnosti za uspeh.

To je razloženo z dejstvom, da vodja raje samostojno usposablja svojega pomočnika "iz nič", tako da zaposleni takoj razvije določen stereotip vedenja. poleg tega sodobne tehnologije bolje obvladajo mladi strokovnjaki, ki niso obremenjeni z zastarelim znanjem. Pogosto opis delovnega mesta pomočnika vodje neposredno označuje delo z novimi vrstami programsko opremo, izbor kandidatov pa poteka po določenih pravilih.

• Vodja prodaje: Kako postati odličen menedžer

Kakšna bi morala biti plača pomočnika vodje

Plača osebnih asistentov

zvezno okrožje	Približna raven plače (v rubljih)
Daljni vzhod Vladivostok Khabarovsk	6500-21 000 9000-21 000 6500
Volga Kazan, Tatarstan Nižnji Novgorod Orenburg	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
severozahodni Vologda Pskov	7000-11 700 7000 11 700
sibirski Barnaul, Altajsko ozemlje Irkutsk Novosibirsk	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Ural Jekaterinburg Čeljabinsk	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Centralno Voronež Tula	17 200-19 500 17 200 19 500
Južni Rostov na Donu Stavropol	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Tečaji za izvršnega pomočnika: kaj učijo

1. Strokovno-psihološki profil osebnega asistenta (asistenta) predstojnika

• Seznam zahtev za kvalifikacije, stopnjo strokovne izobrazbe, pa tudi zahteve za osebne lastnosti pomočnika vodje.
• Pomen, dolžnosti, kompetence pomočnika vodje.
• Osnove korporativne etike in poslovne interakcije pomočnika vodje.

2. Dokumentiranje dejavnosti vodje in organizacije kot celote

• Enoten sistem upravljanja z dokumenti, osnove pisarniškega dela.
• Načela klasifikacije dokumentov. Različne organizacijske in administrativne dokumentacije. Modeli dokumentov.
• Obrazci dokumentov, zahteve za njihovo izpolnjevanje. Osnovne in dodatne podrobnosti.
• Pravila za oblikovanje pogodbene dokumentacije. Registracija administrativnih in organizacijskih zadev.

3. Organizacija toka dokumentov

• Delajte z dokumentacijo. Vrste dokumentnih tokov.
• Načela upravljanja z dokumenti. Interni, vhodni, odhodni dokumenti. Registracija dokumentov z naknadnim nadzorom nad izvajanjem navodil vodje.
• Osnove organizacijska struktura. Oblikovanje primerov ob upoštevanju glavne nomenklature.
• Koncept preverjanja vrednosti dokumenta. Pomočnik vodje brez posebnega usposabljanja, če je potrebno, lahko pridobi potrebne veščine in znanja na posebnih tečajih za organizacijo pretoka dokumentov.

4. poslovna interakcija in učinkovito komunikacijo z vodstvom

• Izzivi in ​​priložnosti informacijsko podporo režisersko delo. Organizacijska in tehnična sredstva za predstavitve.
• Načrtovanje in načrtovanje delovnega dne direktorja.
• Nove vrste programske in strojne opreme, ki zagotavljajo učinkovito delovanje vodja.
• Osnove medosebne komunikacije med vodjo in pomočnikom. Plača pomočnika vodje je neposredno odvisna od sposobnosti pomočnika, da vzpostavi udobne pogoje za zagotavljanje pozitivne interakcije.

5. Organizacija posebnih in poslovnih dogodkov (sestankov, pogajanj, konferenc)

• Priprava konferenčne dvorane in potrebne dokumentacije za dogodke.
• Vzdrževanje dokumentacije med dogodki.
• Organizacija sprejemov, kave in drugih dobrot za udeležence konference.
• Priprava kulturnega programa, nakup darilnih pripomočkov.

6. Obvladujte stres in svoje stanje.

• Razvijanje odpornosti na stres, ohranjanje udobnega stanja.
• Sposobnost prilagajanja spreminjajočim se razmeram, sposobnost preprečevanja stresnih situacij, oblikovanje pozitivne psihološke klime.
• Sposobnost osredotočanja na pozitivne trenutke, sprostitve in okrevanja ob koncu delovnega dne.
• Ohranjanje predstavljivega videz, ohranjanje estetske oblike, spoštovanje racionalnega režima dela in počitka.

7. Upravljanje s časom

• Identifikacija prednostnih področij v službi in osebnem življenju.
• Posedovanje znanja o notranjih bioritmih, ciklih energijskih tokov.
• Sposobnost razporeditve ciljev po vlogah.
• Določanje obsega vpliva in smeri skrbi.

8. Reševanje kompleksnih in konfliktnih situacij

• Algoritem za reševanje sporov in nesoglasij.
• Empatično poslušanje.

9. Organizacija službenih potovanj direktorja

• Priprava dokumentov za potovanja vodje.
• Prednaročite potne dokumente in hotele.
• Priprava na pot vodje v tujino.
• Srečanje in sprejemanje tujih partnerjev. Navodilo pomočnika vodje nekaterih podjetij predvideva komunikacijo s tujci in znanje tujih jezikov.

10. Podoba sodobnega osebnega asistenta (osebni asistent)

Podpora za osebni kodeks oblačenja.

11. Praktične veščine za razgovore in pisanje življenjepisa.

• Sposobnost pogajanj na ravni prvih menedžerjev, lastnikov podjetij.
• Sposobnost pravilne predstavitve sebe in družbe, sposobnost ohranjanja razumnega ravnovesja v procesu pogovora, gojenje estetsko privlačnih manir.

• Organizacija team buildinga: ideje za team building dogodke

Potrebujem samopomoč

Julia Konelskaya,

Generalni direktor skupine podjetij Galaktika, Moskva

Kot bazo strank smo pri izbiri pomočnika vodje uporabili tako zunanji kot notranji viri. Objava "Potreben izvršni pomočnik" je bila objavljena v lokalnih medijih, da bi pritegnili pozornost kandidatov z izkušnjami v velika podjetja ali upravnih oddelkih. Pri primarni selekciji kandidatov je bila angažirana kadrovska služba.

Najprej so strokovnjaki ugotovili, kako dobro so prijavitelji izpolnjevali naše zahteve, identificirali potencialne priložnosti. Med razgovorom so kandidati reševali testne primere in obravnavali konkretne situacije. Po testiranju smo prejeli začetne informacije o zmožnostih in sposobnostih kandidatov.

Nadalje so bili izbrani prijavitelji testirani glede skladnosti z normami korporativne etike, sprejetimi v podjetju. Ugotovili smo, ali je specialist lahko prevzel odgovornost in situacijo rešil v korist podjetja. Osebno me bolj navduši pomočnik, pripravljen na samostojne odločitve.

4 koraki za iskanje popolnega izvršnega pomočnika

1. korak. Odločite se, koga točno potrebujete

Narediti prava izbira, morate jasno vedeti: kakšen specialist je potreben kot pomočnik vodje? Katere delovne funkcije mu bodo dodeljene, kakšne naloge mu bo postavil vodja? Pri izbiri pomočnika je pomembno upoštevati psihološko združljivost, naključje bioloških ritmov in tempo dela. Znano je, da poslovne lastnosti ena in ista oseba se lahko v različnih pogojih manifestira na različne načine.

Pomočnik vodje brez izkušenj se lahko zaposli v rastočem podjetju, pri menedžerju, ki uvaja inovativne modele v administrativno in vodstveno prakso. Kadar direktor pogosto potuje, mora biti pomočnik sposoben racionalno in pravočasno reševati vprašanja v zvezi s hotelskimi rezervacijami, vozovnicami in transferji. Če pa poslovna potovanja niso pogosta, ni treba usposobiti strokovnjaka za opravljanje pripravljalnega dela. Hkrati bo izvršni pomočnik z izkušnjami najverjetneje iskal delo, ki mu zagotavlja polno zaposlitev in možnost razvoja.

2. korak. Iskanje pravega kandidata

Obstajata dve možnosti:

• kadrovska služba se ukvarja z iskanjem primernega kandidata;
• izbor se izvaja s prizadevanji kadrovske službe.

Službi za zaposlovanje bo treba predložiti podroben opis lastnosti in veščin potencialnega pomočnika. Bolj podroben je opis specialista, bolj plodno bo delo in dejavnosti vodje. Predizbirni postopek bo izločil neprimerne kandidate, vodja pa se bo veliko lažje odločil med preostalimi kandidati. Poleg tega, če oseba ne izpolnjuje zahtev za več parametrov.

Tečaji pomočnika vodje pomagajo prepoznati prednostne naloge vsakega kandidata, razkriti potencialne priložnosti. Diplomanti brez delovnih izkušenj lahko najprej opravljajo tajniške naloge, pridobijo potrebna znanja in spretnosti ter se šele nato prijavijo na delovno mesto pomočnika vodje podjetja.

Upoštevajte, da je zavrnitev vlog na podlagi starosti, spola in narodnosti v nasprotju z zakonom. Med razgovorom ne smete izražati osebnih nevšečnosti, obstajajo tudi druge, bolj pravilne oblike za zavrnitev storitev prosilca. Če se izkaže, da je prosilec izkušen specialist, bodo izkušnje z delom pomočnika vodje takšnemu kandidatu zagotovo povedale razlog za vašo zavrnitev.

3. korak. Preverimo usposobljenost kandidatov

Če se na razpis za pomočnika vodje prijavi 10-15 kandidatov, je priporočljivo poučiti kadrovska služba ugotovi, kako pošteno so izpolnili vprašalnik. Nato vsakega od kandidatov povabite, da reši dejansko delovno situacijo in analizira svoje odgovore.

Poseben primer: ponudite kandidatu takšno nalogo. »Pošljiti moraš pošto. Vaša dejanja?". Na podlagi možnosti odgovorov se boste natančno odločili.

Prva možnost. Kuverto bom poslal po pošti ali uporabil kurirsko službo, kot zahteva opis delovnega mesta pomočnika vodje.

Druga možnost. Kako nujna je dostava, bom preveril pri upravitelju. Glede na to se bom odločil, kako poslati korespondenco: po pošti, kurirju ali (če je pomembne dokumente) dostavi osebno. Na pot se odpravite po določitvi kontaktne osebe, točnega naslova in urnika dela prejemnika. Dejstvo dostave je mogoče preveriti po telefonu, nato pa je potrebno poročati vodji o opravljenem delu.

4. korak. Izbira

Na podlagi rezultatov predhodnega izbora v vidnem polju glave ostane več prijavljenih. To je pomembna faza, v kateri se morate odločiti, zakaj so se kandidati prijavili prav v to podjetje? Prosilce vprašajte, kakšni so njihovi razlogi za prijavo in zakaj želijo delati na delovnem mestu izvršnega pomočnika? Naj vas ne bo nerodno, če je bilo to vprašanje zastavljeno večkrat. Če se zaposleni ne želi še enkrat obremenjevati s potrditvijo svojih namenov, se na to osebo skoraj ni vredno posvetiti pozornosti. Druga stvar je, ko kandidat z zanimanjem spregovori o bodočem položaju, razloži svojo vizijo situacije in ponudi nove, nestandardne rešitve. Prepričajte se, da je prosilec čustveno združljiv z vami.

V kratkoročnem intervjuju je izjemno težko določiti stopnjo kompatibilnosti. Poslušajte svojo intuicijo: vam je všeč oseba, ki izkazuje znanje, izkušnje, pripravljenost za delo? Če ob prisotnosti vseh teh lastnosti ni želje po nadaljevanju pogovora z njim - to je zaskrbljujoč znak, ne smete se prepirati sami s seboj. Vprašanje psihološke združljivosti je še toliko bolj aktualno, ko je izbran pomočnik vodje oddelka.

V razmerah naraščajoče konkurence sta kakovost vodenja in usmerjanje strateških administrativnih in organizacijskih virov bistvenega pomena. Uspeh celotnega podjetja je odvisen od tega, kako pravilno in hitro je izbrana strategija upravljanja. Zato je treba dejavnosti vodje zagotoviti najudobnejše pogoje, sredstva in vire, ki omogočajo učinkovito reševanje strateško pomembnih vprašanj brez formalnih ali organizacijskih obremenitev. Osebni pomočnik vodje je oseba, ki ji je v vsakem vremenu zaupan "kompas ladje", ki ga nadzoruje kapitan.

Podatki o avtorju in podjetju

Jurij Vodilov, generalni direktor Sibripproma, Tjumen. Sibrybprom LLC je raznoliko podjetje, specializirano za proizvodnjo ribjih izdelkov. Ima tri podjetja za vzrejo in gojenje živih rib, tri obrate za predelavo rib, delavnico za prekajevanje in sušenje, skladiščne prostore in ladjedelnico.

Regis Lomm, vodja predstavništva Pfizerja v Rusiji, Moskva. Pfizer, ustanovljen leta 1849, razvija in proizvaja farmacevtske izdelke za različna področja medicine (kardiologija, onkologija, urologija, psihiatrija, oftalmologija, endokrinologija, dermatovenerologija), vključno z antibiotiki nove generacije. Pfizer ima več kot 150 lokacij po vsem svetu. Podjetje vsako leto veliko vlaga v raziskave in razvoj novih zdravil. Rusko zastopstvo podjetje (Pfizer International LLC) deluje od leta 1992.

Julia Konelskaya, generalni direktor skupine podjetij Galakta, Moskva. Skupina podjetij "Galakta" - Ruski proizvajalec znamki vodke "Poltina" in "Frost and Sun". Podjetje je med 10 najboljšimi proizvajalci vodke. Distribucijska mreža izdelkov pokriva vse regije Ruske federacije in jo sestavlja več kot 100 distributerjev. Regionalna predstavništva skupine so bila ustanovljena v 24 največjih regijah. Leta 2006 je skupni obseg proizvodnje podjetij skupine znašal 2.520 tisoč ameriških dolarjev. Število osebja je 600 ljudi.

Pogosto govorijo o njegovem mestu v sistemu vodenja, o njegovi vlogi v sodobno poslovanje veliko je napisanega, širi se njegov vplivni okvir, funkcionalnost pa iz leta v leto bolj zapletena. Samo njegov status ostaja nespremenjen. Pomočnik - kdo je on? Kaj počne? Zakaj njegova skromna osebnost pritegne toliko pozornosti nase?

Iz zgodovine poklica

Menijo, da so se prvi pomočniki pojavili v starem Rimu. Rimska sodna praksa, ki je razvila formule za pravne posle, jih je morala oblikovati v tradicionalno pisno obliko. Postopoma mehansko delo na legalnih materialih postaja ne le bolj samostojno, ustvarjalno, ampak skoraj izključno. Njeni predstavniki v dobi republike so bili scribae in exceptionoreset notarii - pisarji, ki so sodelovali pri preoblikovanju pravnega gradiva v dokumentarno obliko. Scribae so bili v javni službi, exceptionores et notarii - v službi zasebnikov. Položaj scribae so lahko imeli le rimski državljani, ki niso bili prikrajšani za državljansko čast, osebe, ki so bile podvržene odstopanju od državljanskih pravic, pa niso imele dostopa do tega položaja. Njihova izvolitev je bila dosmrtna in ni bila omejena na mandat, ampak je bila razširjena na naslednike. Scribae je lahko za plačilo prepustil svoje mesto drugi osebi.

Izmed bolj sposobnih pisarjev so magistrati izbrali svoje pomočnike, katerih dolžnost je bila priprava javnih listin (tabulae publicae) in vodenje javnih računov (rationes), zaradi česar so se imenovali scribae librarii. Pomočniki so zasedli visoko socialni status. Eno od imen, ki so do nas prišle iz globine stoletij, je ime tesnega pomočnika starorimskega cesarja Avgusta - Mecenasa, ki je opravljal diplomatske, politične in zasebne naloge. Zaradi njegovega pokroviteljstva pesnikov, umetnikov in znanstvenikov je ime "Mecena" postalo domače ime.

Kdo je zaposlen kot pomočnik?

Današnji vodja je najprej vodja, ki ga odlikujejo inteligenca, fleksibilno razmišljanje, sposobnost analize in introspekcije, čustvena zrelost, organizacijske sposobnosti in neverjetna zmogljivost. Seveda tak vodja ne more obstajati v vakuumu. Potrebuje povezavo, dirigenta svojih idej, nalog, osebo, ki bo nase prevzela reševanje številnih težav, ga osvobodila bremena rutine. Hitreje ko se podjetje razvija, večje je podjetje in uspešnejši je vodja, kar pomeni, da postaja potreba po resnem pomočniku nujna.

Uspešen vodja pri izbiri osebnega asistenta razglasi najvišje možne zahteve ne le po svoji izobrazbi, poklicnih lastnostih, delovnih izkušnjah, praktičnih spretnostih, temveč tudi po osebnih lastnostih Osebni asistent ni toliko položaj, kot poseben status zaupanja vrednega. oseba, ki jo vodja potrebuje. Osebni asistent je strokovna, odgovorna oseba, ki je sposobna prevzeti velike odgovornosti za zagotavljanje dejavnosti vodje, da ga osvobodi izgubljanja časa.

Težko je najti res profesionalnega pomočnika. Izkušeni zaposlovalec pristopa k izbiri osebnega pomočnika vodje z vso odgovornostjo: niti ne upošteva predlogov prosilcev, ki pogosto menjajo službo, brez izobrazbe, delovnih izkušenj in življenjepisov, sestavljenih s slovničnimi in slogovnimi napakami, ne bo vzbudil njegovega. obresti.

Obstaja mnenje, da je lahko pomočnik oseba, stara od 25 do 30 let. Mnogi strokovnjaki so zelo skeptični glede vzpostavitve takšnih meja. Delo, ki zahteva visoko napetost in visoko koncentracijo pozornosti, zahteva posebne zahteve po strokovnosti, psihični stabilnosti in komunikacijskih veščinah, ki se pridobivajo izključno z znanjem, izkušnjami in ugledom. Zato v zadnji čas Položaj osebnega asistenta je močno dozorel. Če se osredotočimo na niz objektivnih in subjektivnih parametrov in značilnosti, se lahko oseba, ki je dosegla popolno osebno in poklicno zrelost, šteje za zanesljivega pomočnika. S tega vidika 30. rojstni dan ni končna faza asistentkine kariere, temveč njeno izhodišče.

V zadnjem času so osebne pomočnice postale predvsem pripadnice lepšega spola. Danes moški pomočnik ni več redkost.- odlikujejo ga namenskost, odločnost in čustvena zadržanost, ima inteligenco, sposobnost strateškega razmišljanja. Po drugi strani pa so pomočnice bolj odporne na stres, se bolje prilagajajo, zaradi svoje prilagodljivosti bolje čutijo nianse odnosov, hitro najdejo izhod iz težke situacije, so pozorne na podrobnosti in imajo sposobnost poslušanja ter so bolj potrpežljive. pri opravljanju rutinskega dela. Zato bi morala izbira pomočnika temeljiti ne na njegovem spolu, temveč na strokovnosti, naboru veščin.

Izobrazbene zahteve za kandidata za delovno mesto osebnega asistenta niso prestroge: lahko je specialist z višja izobrazba na katerem koli področju je glavna stvar prisotnost drugih komponent, potrebnih za izvajanje funkcionalnosti za ta položaj. Najpogosteje humanistike uspejo v vlogi pomočnikov – specialistov s področja turistično podjetje, odnosi z javnostmi in podpora dokumentaciji vodstvo, zgodovinarji, prevajalci, novinarji, filologi. Asistent ima lahko tehnično, ekonomsko ali pravno ozadje - takšni strokovnjaki imajo pogosto analitično miselnost, izkazujejo svoje sposobnosti pri pripravi pregledov, poročil ali nadzora projekta ter opravljajo naloge večje zahtevnosti. Seveda pa je izobrazba, ki ustreza profilu podjetja, vedno dobrodošla.

Hkrati so zahteve po delovnih izkušnjah in strokovnih sposobnostih asistenta zelo visoke. Tisti, ki menijo, da je dovolj, da ima osebni pomočnik tajniške veščine - znanje tujega jezika, uporabo računalnika, izkušnje pri sestavljanju poslovna pisma ter zagotavljanje poslovnih potovanj, rezervacija vstopnic in organizacija poslovnih srečanj. Poleg vsega naštetega mora pomočnik:

● imeti analitično miselnost in sposobnost logično razmišljanje;

● imeti dober spomin, imajo hiter odziv;

● biti delaven, vzdržljiv, odporen na stres;

● imajo širok pogled, kompetenten govor;

● biti sposoben prevzeti odgovornost;

● imeti dober okus;

● Bodite zavezani korporativnim interesom in osebnim interesom svojega vodje.

Odgovornosti pomočnika

Glavne odgovornosti pomočnika vodje vključujejo:

● administrativna podpora predstojnika;

● načrtovanje vodstvenega delovnika, koordinacija in organizacijska podpora sestankom in sprejemom obiskovalcev;

● informacijsko-analitična podpora upravljavcu: iskanje in obdelava potrebnih informacij; priprava informacijskega, analitičnega in predstavitvenega gradiva, poročil in govorov, analitičnih pregledov, poročil ipd.;

● vodenje poslovne korespondence predstojnika;

● priprava sestankov, svetov, sestankov predstojnika, formalizacija rezultatov poslovnih sestankov/pogajanj;

● sodelovanje na pogajanjih, poslovnih sestankih, sprejemih; spremstvo vodje na sestankih, izletih itd.;

● organizacija in zagotavljanje poslovnih potovanj in sestankov (logistika optimalnih poti, rezervacije vozovnic, hotelskih sob, transferja; vizumska podpora; prijave udeležbe na konferencah in seminarjih; organizacija prostočasnih dejavnosti);

● izvajanje odnosov s predstavniki podjetij, podjetij, organizacij, organov državna oblast in vodstvo za reševanje vprašanj, ki ne zahtevajo neposredne udeležbe vodje; pridobivanje dokumentov in informacij od državnih organov in vodstva v imenu predstojnika;

● ustno in pisni prevodi, jezikovna podpora za poslovna pogajanja in sestanke;

● organizacija predstavitev in protokolarnih dogodkov, reprezentativne dejavnosti;

●izdelava poročil o stroških;

● izvajanje osebnih nalog predstojnika.

Ta seznam ni popoln, v določeno podjetje Naloge pomočnika se lahko razlikujejo.

O zaupanju

Vprašanje zaupanja je temeljni kamen, temelj temeljev, na katerih je zgrajen celoten sistem odnosov »pomočnik – vodja«. Za marsikaterega voditelja pomočnik ni le zaupnik, oseba, ki je izpostavljena skrivnosti znanja, ampak tudi skoraj član družine. Stopnja zaupanja je včasih tako visoka, da mu zaupajo zaupne podatke, številke bančnih računov, plačilne kartice in pin kode, velike vsote denarja, varne kode, pečate podjetja in osebne skrivnosti. Zato številni pomočniki ne zagotavljajo le organizacije uradnih dejavnosti vodje, temveč tudi rešujejo njegove družinske in domače težave: kupujejo darila za družinske člane, naročajo cvetlične košare za ljubljene, izberejo gospodinjsko osebje, organizirajo otroške počitnice itd. .

Pomembno si je zapomniti, da zaupamo pomočniku, ki:

● spretno poseduje veščine poslovna komunikacija;

● zna slišati in poslušati;

● opazuje podrejenost;

● ohranja nevtralnost in zaupnost;

● ohranja ravnotežje med zaupanjem in skladnostjo, ima svoje mnenje, pripravljen je braniti svoje stališče, vendar dobro razume, kdaj je to potrebno in kam se umakniti.

Prednosti in slabosti poklica

Začnimo s tem, kar običajno na koncu skromno pustijo »za kasneje« – z vprašanjem plač. Zelo visoke zahteve za kandidate za prosto delovno mesto "osebni pomočnik vodje" ter resne ponudbe prijavljenih so močno dvignile letvico glede plačnih pričakovanj in ponudb. V Moskvi je približno povprečje plača pomočnik vodje se giblje od 40 do 60 tisoč rubljev, v regijah - od 20 do 30 tisoč. Izkušnje, priporočila, znanje tuji jeziki omogočiti kandidatu, da je upravičen do višjega plačila.

Vsakodnevne vodstvene izkušnje, naraščajoča raven odgovornosti, spreminjanje narave nalog, ki jih je treba reševati, omogočajo pomočniku, da pridobi neprecenljivo znanje na tem delovnem mestu. Pomočnik - položaj, ki vključuje stalna rast in samouresničitev, izboljšanje osebnih lastnosti, sposobnosti, talentov; odpiranje resničnih možnosti za poklicno dejavnost. Glede na vse našteto se lahko strokovni sodelavec v prihodnje prijavi vsaj za delovno mesto vodje sekretariata, pisarne, poslovnega vodstva, možni pa so tudi drugi razvoji – izvršni, upravni, poslovodni ali organizacijski lastni. posel.

Nasprotna stran vsakega poklica je cena, ki jo plačamo za obvladovanje poklicnih veščin. Delovnik pomočnika traja dlje kot delavnik vodje, zato se pogosto začne zgodaj zjutraj in konča pozno zvečer. Poleg tega bi moral biti osebni pomočnik svojemu šefu skoraj 24 ur na voljo. Če ima vodja samo enega pomočnika, si je včasih celo težko vzeti prost dan, iti na dopust - pomočnik je strogo omejen z dopustnimi mejami svojega vodje.

Poleg tega vzpostavljeni odnosi, harmonija, osebna navezanost na vodjo pogosto igrajo v nasprotju z željami in težnjami, da bi nekaj spremenili, naredijo pomočnika za talca določenega uradno in s tem poklici.

Položaj pomočnika je treba obravnavati kot izhodišče, njegovo kariero in Osebna rast odvisno od namenske usmeritve, jasnega zavedanja svojih zmožnosti, želja in količine vloženega truda.

Ime v zgodovini

Imena osebnosti, ki so pustili pečat v zgodovini svetovne politike, kulture, znanosti, diplomacije, so znana vsem, imena njihovih pomočnikov, ki so se lotili trdega in včasih nehvaležnega dela, prispevali k rojstvu številnih dosežkov, zgodovine. ne ohranja vedno za zanamce.

Pavel Ivanovič Jagužinski ( 1683-1736) - pomočnik Petra I, državnika in diplomata. Aktiven in energičen človek je od leta 1701 postal stalni spremljevalec Petra I v vseh pohodih in potovanjih v tujino, povsod se je znašel na svojem mestu in si prislužil naklonjenost kralja. AT različnih let služil kot generalni tožilec senata, pooblaščeni minister v poljskem sejmu v Grodnem, kabinetni minister, bil odposlanec na Dunaju, veleposlanik v Berlinu. Peter I. mu je večkrat zaupal pomembne diplomatske misije. Pavel Ivanovič je vodil zelo težka pogajanja s kralji Danske in Prusije. Jagužinski je kot osebni zaupanja vredni car sodeloval na vseh evropskih kongresih brez izjeme. Vključno zato, ker je govoril angleško, nemško, špansko in francosko, da ne omenjam poljščine in litovščine. Cesar se ni zmotil pri izbiri generalnega prokurista. Jagužinski je vneto in zelo hitro izvajal vsa navodila Petra I. Usmrtitve ni nikoli vlekel, kot so pogosto vadili drugi plemiči, ampak je, ko je prejel kakršno koli nalogo, po dnevu ali dveh poročal Petru I. o rezultatih.

Sodobniki, ki so gledali Jagužinskega v službi, so enotni v svojih ocenah: »Viden človek z nepravilnim obrazom, a izrazit in živahen, svoboden, muhast, ponosen, je bil pameten in zelo aktiven; v enem dnevu je naredil toliko, kolikor drugi ni mogel narediti v enem tednu.

Pjotr ​​Petrovič Konovnicin(1764–1822) – pomočnik Mihaila Kutuzova, generalnega adjutanta grofa. Nenavadno pogumen in nepremišljen v vojaških zadevah, Pjotr ​​Petrovič je bil hkrati odličen štabni delavec, izjemno natančen, priden in točen.

Sodobniki so ga ocenili kot "izreden tip ruske narave". Po umiku iz Moskve je Kutuzov imenoval Konovnicina za dežurnega generala štaba ruske vojske, na čigar ramenih je ležalo ogromno breme organizacijskega dela v vojski: oskrba s strelivom in hrano, krmo in zdravili, uniformami in transportom. To imenovanje ni bilo naključno: Mihail Illarionovich je ob splošni zmedi po izgubi Moskve potreboval uravnoteženo in trdno osebo poleg sebe. Poleg tega je pošteni Konovnitsyn tako rekoč nevtraliziral vodjo kabineta L. Bennigsena, ki je intriganten proti Kutuzovu. Od takrat je Pyotr Petrovich postal prvi govornik pri vrhovnem poveljniku, skozi njega je potekala vsa bojna korespondenca Kutuzova z njegovimi podrejenimi vojaškimi voditelji.

V letih 1815–1819 Konovnitsyn je služil kot vojni minister, od leta 1819 - član državnega sveta, vodja vojaških izobraževalnih ustanov, glavni direktor Straža in drugih kadetskih zborov ter liceja Carskoe Selo.

Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – pomočnik Napoleona Bonaparteja, izjemnega francoskega poveljnika in državnika. Z njegovim imenom je povezano celo obdobje: kraljevstvo, revolucija, Napoleonov imperij, obnova, julijska revolucija. Usoda je te ljudi vezala za 14 let. Napoleon je cenil Talleyranda: "Je človek spletk, človek velike nemoralnosti, a velike inteligence in seveda najbolj sposoben od vseh ministrov, ki sem jih imel." Talleyrand je postal vitez vseh francoskih redov in skoraj vseh tujih. Leta 1807, na vrhuncu Napoleonove moči, se je Talleyrand spraševal, kako dolgo bo trajalo cesarjev triumf. Talleyrand je kot prefinjen politik začutil, da je čas za odhod, in zapustil ministrsko mesto. Izkušeni diplomat se ni zmotil pri napovedovanju Napoleonovega zloma. Talleyrand je, ko je pokazal čudeže diplomacije, prepričal zaveznike, naj prestol prepustijo ne Napoleonovim dedičem, ampak kraljevi družini - Bourbonom, in, znova se je znašel naklonjen, postal minister za zunanje zadeve in vodja vlade za tretjič.

Aleksej AndrejevičArakčejev(1769-1834) - pomočnik treh kraljev - Pavla I., Aleksandra I., Nikolaja I.

Služil je v garnizonu Gatchina, premeščen pod popoln nadzor careviča Pavla Petroviča, bodočega cesarja Pavla I. Na enem od teh pregledov je izvršni poročnik Arakčejev opazil bodočega cesarja. Kmalu je Arakčejev postal poveljnik palače, skrbno in skrbno je obravnaval svoje dolžnosti - v službi je bil kadar koli v dnevu. Pod Pavlom I. se je Arakčejev pri 28 letih povzpel v čin poveljnika Sankt Peterburga in prejel baronov grb, v katerega je z dovoljenjem cesarja vnesel geslo: »Brez laskanja, izdano. " Pod Aleksandrom I je začel na široko zasajati vojaška naselja, zamisel o ustvarjanju katerih je že dolgo okupirala njegove misli, od leta 1815 je v svojih rokah dejansko osredotočil vodstvo državnega sveta, odbora ministrov in svojega cesarskega Majesty's Own Chancellery je bil edini govornik carju na večini oddelkov. Od leta 1817, v času vladavine Nikolaja I., je služil kot glavni poveljnik vojaških naselij. Arakčejev je zavrnil sodelovanje pri zadušitvi vstaje decembristov, zaradi česar ga je Nikolaj I.

Friedrich Engels(1820–1895) – pomočnik Karla Marxa, enega od utemeljiteljev znanstvenega komunizma. Srečanje z Marxom, ki je potekalo v Parizu leta 1844, je pomenilo začetek ustvarjalne skupnosti, ki se je nadaljevala vse do Marxove smrti. Engels je aktivno sodeloval pri organizaciji in dejavnosti Zveze komunistov, skupaj z Marxom je napisal program Unije - Komunistični manifest in izdal Novi renski list, leta 1849 je sodeloval v oboroženem uporu v jugozahodni Nemčiji. Ko je Engels prejel dediščino od očeta, je Marxu zagotavljal stalno materialno pomoč. Skupaj z Marxom je vodil delovanje Prve internacionale. Po njegovi smrti se je lotil izdajanja zvezkov Kapitala in sestavil končno besedilo iz Marxovih osnutkov rokopisov.

Nicholas Roerich(1874-1947) - ruski umetnik, filozof, znanstvenik, pisatelj, popotnik, javna osebnost, politik. Naslikal je okoli 7000 slik in ustvaril skoraj 30 literarnih del, avtor in pobudnik Mednarodne pogodbe za varstvo umetniških in znanstvenih ustanov ter zgodovinskih spomenikov (pakt Roerich), ustanovitelj mednarodnega gibanja v obrambo kulture. Pri 24 letih je postal pomočnik direktorja muzeja pri Cesarskem društvu za spodbujanje umetnosti in hkrati pomočnik urednika likovne revije Art and Art Industry. Tri leta pozneje je prevzel mesto tajnika Cesarskega društva za spodbujanje umetnosti.

Evgenij Petrovič Petrov (Kataev)(1903-1942) - pomočnik ruskega prozaista Ilya Ilfa, pisatelja. Skupaj z I. Ilfom je napisal zelo priljubljena romana Dvanajst stolov in Zlato tele. V letih 1932-1937 sta Ilf in Petrov pisala feljtone za časopis Pravda, v tem obdobju sta potovala po Združenih državah, kar je povzročilo skupno knjigo One-Story America.

Ustvarjalno sodelovanje pisateljev je prekinila Ilfova smrt leta 1937. Petrov vstopi v službo časopisa Pravda, piše filmske scenarije.

V času velikega domovinska vojna dela kot dopisnik za časopise Pravda, Krasnaya zvezda in Sovjetski informacijski urad. Odlikovan z redom Lenina.

Igor VasiljevičKurčatov(1902-1960) - pomočnik fizika Abrama Fedoroviča Ioffeja, izjemnega fizika, akademika Akademije znanosti ZSSR, prvega in dolgoletnega vodje sovjetskega jedrskega programa.

Kurchatov je organsko združil talente fizika in organizatorja. Prav njega je izbral akademik A.F. Ioffe, ki je pridobil dovoljenje za organizacijo oddelka za jedrsko fiziko na svojem inštitutu in priporočil, da se Kurchatov imenuje za vodjo atomskega programa - in to je v veliki meri določilo hiter uspeh razvoja jedrskega orožja. Leta 1943 je Igor Vasiljevič ustanovil in vodil inštitut, ki je kasneje postal znan kot Inštitut za atomsko energijo Akademije znanosti ZSSR. Pod njegovim vodstvom je bil prvi ciklotron v Moskvi, prvi atomski reaktor v Evropi, prva sovjetska atomska bomba, prva termonuklearna bomba na svetu, prva industrijska bomba na svetu. Nuklearna elektrarna in največji objekt za izvajanje raziskav o izvajanju nadzorovanih termonuklearnih reakcij. 104. element Mendelejevega periodnega sistema je po njem poimenovan kurchatovium.

Jurij Mihajlovič Baturin(rojen 1949) - pomočnik predsednika Ruska federacija, ruski politik, znanstvenik (pravnik in politolog), kozmonavt (382. kozmonavt sveta in 90. kozmonavt Rusije), heroj Ruske federacije, sekretar Zveze novinarjev Ruske federacije.

Od leta 1993 do 1994 delal kot pomočnik predsednika Rusije za pravna vprašanja, v letih 1994-1996 - za vprašanja nacionalne varnosti, v letih 1996-1998 - pomočnik predsednika Rusije. Leta 1998 je bil imenovan na delovno mesto testnega kozmonavta v Ruskem državnem raziskovalnem in preizkušalnem centru za usposabljanje kozmonavtov. Yu.A. Gagarin. Od leta 2000 - namestnik poveljnika kozmonavtskega zbora za raziskovalno in preizkusno delo. V odredu vojaških kozmonavtov, ki je odred KPK, je to prvič, da je bil na upravni položaj imenovan civilist. Od leta 2008 je član znanstvenega sveta Varnostnega sveta Ruske federacije.

M.E. Tarasova,
vodja organizacijsko-administrativne službe
ZAO NK Rusneftekhim

Na direktor Podjetje ima veliko odgovornosti. Ko organizacija raste, se ta obseg odgovornosti širi. Veliko je "bruha", za katerega mora vodja porabiti čas, namesto da bi reševal probleme, usmerjene neposredno v razvoj podjetja. To zmanjša učinkovitost specialista. Nekatere naloge, ki ne zahtevajo visoke kvalifikacije, se lahko prenesejo na pomočnika generalnega direktorja.

Položaj pomočnika generalnega direktorja: ključne značilnosti

Delu pomočnika generalnega direktorja je težko dati določene značilnosti. Dejstvo je, da so mandati tega strokovnjaka določeni na podlagi potreb generalnega direktorja. Dejavnost zaposlenega se lahko osredotoči na en vidik. Razmislite o položajih, na katerih delajo asistenti v praksi:

• uradnik. Ta strokovnjak je odgovoren za delo z dokumentacijo. Na njegovem področju odgovornosti so klici, različna dnevna opravila.
• Osebni pomočnik. Specializirano je za organizacijo delovnega dne generalnega direktorja, poslovnih srečanj in konferenc. Specialist spremlja vodjo tudi na službenih potovanjih.
• namestnik generalnega direktorja. Delavec ima pravico odločati o omejenem obsegu vprašanj.

Praviloma dejansko pomočnik združuje funkcije več strokovnjakov. V velikih podjetjih ima lahko izvršni direktor dva pomočnika. Eden na primer organizira delovni čas vodje, drugi pa se ukvarja s papirologijo.

Pomočnik spada v kategorijo voditeljev. Poroča neposredno generalnemu direktorju. Zahteve, ki se običajno postavljajo za zaposlenega:

• Visoka izobrazba na ustreznem področju (na primer pravna).
• Delovne izkušnje tri leta.

Pomočniku generalnega direktorja so praviloma podrejeni drugi zaposleni. Ima široka pooblastila: od pravice izdajanja ukazov do nadzora nad delom različnih oddelkov.

POMEMBNO! Imenovanje pomočnika sploh ni pretirano. Ta ukrep omogoča vodji, da se osredotoči na reševanje problemov, ki zahtevajo visoko strokovnost in ustvarjalnost. »Cerkev« je delegirana na pomočnika. To bistveno poveča učinkovitost tako generalnega direktorja kot podjetja samega.

Pravna ureditev

Delovanje pomočnika generalnega direktorja urejajo naslednji predpisi:

• metodična priporočila.
• Listina.
• Pogodba o delu.
• Naročila vodje.
• Navodilo za delo.

Kakšne so odgovornosti pomočnika generalnega direktorja?

Naloge pomočnika generalnega direktorja se razlikujejo glede na velikost podjetja. V majhnih podjetjih zaposleni nadzorujejo delo kurirjev, menedžerjev in življenjsko podporo pisarne. V velikih organizacijah ima generalni direktor običajno dva pomočnika. En osebni asistent organizira delovni dan vodje, drugi skrbi za vse ostale zadeve. Seznam nalog specialista se lahko zelo razlikuje. Vsekakor bi morale biti odgovornosti navedene v opisu delovnega mesta. Razmislite o vzorčnem seznamu:

• Organizacija pogajanj, tudi po telefonu.
• Sprejem dopisov.
• Organizacija sej in sestankov: priprava sorodnega gradiva, nadzor nad spoštovanjem predpisov, evidentiranje zapisnikov, stenografija.
• Nadzor nad izvajanjem navodil generalnega direktorja.
• Dajanje papirjev v podpis predstojniku.
• Sprejem obiskovalcev generalnega direktorja.
• Organizacija poslovnih potovanj (na primer rezervacija sob, naročanje vstopnic).
• Zagotavljanje učinkovitosti izvršnega direktorja.
• Priprava načrta za dan.
• Informacijska podpora generalnemu direktorju.
• Udeležba na sestankih in poslovnih sestankih.
• Organizacija poslovnih srečanj.
• Organizacija predstavitev.
• Priprava poročil o stroških.
• Izpolnjevanje osebnih naročil.
• Izdelava baz podatkov, virtualne predstavitve z uporabo osebnega računalnika.

Pomočnik je direktorju najbližja oseba. Pogosto njegov delovni dan ni standardiziran. Zaposleni rešuje najrazličnejše naloge, zato mora imeti ustrezne osebne lastnosti.

Pravice zaposlenih

Pomočnik generalnega direktorja ima naslednje pravice:

• Seznanitev s projekti in odločitvami vodje glede dejavnosti asistenta.
• Pravica do pridobitve potrebnih informacij.
• Pravica do odločanja v okviru uradnih pooblastil.

Pomočnik generalnega direktorja je lahko obdarjen z velikimi pooblastili. Na primer, zaposleni ima lahko pravico do podpisa dokumentov.

Odgovornost pomočnika

Odgovornost, dodeljena pomočniku, mora biti navedena v opisu delovnega mesta. Delavec je odgovoren za naslednje:

• Neupoštevanje navodil za delo.
• Dejanja, ki kršijo zakone Ruske federacije.
• Povzročanje škode.

Če je pomočnik zagrešil prekršek, se pred naložitvijo odgovornosti opravi preiskava. Ugotoviti je treba stopnjo krivde. Sodelovanje v preiskavi ključnih zaposlenih podjetja. Kot rezultat je sestavljen dokument. Glede na stopnjo krivde se lahko delavcu izreče kazen. Pomočnika je mogoče tudi odpustiti.

Katere osebne lastnosti se zahtevajo od pomočnika?

Osebnemu pomočniku je dodeljen najširši obseg nalog. Nekateri strokovnjaki delujejo v eni smeri, vendar to ne velja za pomočnika. Zahteva večopravilnost, vsestranskost. Razmislite o osebnih lastnostih, ki jih mora imeti pomočnik generalnega direktorja:

• Proaktiven, proaktiven.
• Sposobnost predvidevanja nadaljnji razvoj situacije.
• Preprečevanje zapletov.
• Vsestranskost.
• Prilagajanje hitro spreminjajočemu se okolju.
• Tekoče znanje enega ali več tujih jezikov.
• Sposobnost dela z informacijskimi tokovi.
• Sposobnost ohranjanja zaupnosti.
• Sposobnost sistemska analiza situacije.
• Sposobnost ponuditi več rešitev hkrati.
• Obvladanje osebnega računalnika na srednji do višji ravni.
• Poznavanje osnov upravljanja s časom.
• Sposobnost usklajevanja dejavnosti več zaposlenih.
• Diplomacija.
• Komunikacijske sposobnosti in sposobnost reševanja konfliktov.
• Operativno delo z velikimi količinami informacij.
• Dober spomin.
• Sposobnost določanja prioritet.

Pomočnik mora biti kompetenten, odporen na stres. Zaželeno je poznavanje sorodnih specialnosti (na primer poznavanje osnov sodne prakse).

Kdaj direktor potrebuje osebnega pomočnika?

Pomočnik se najame, če ima izvršni direktor velik seznam odgovornosti. Tudi če se vodja spopade z zastavljenimi nalogami, lahko večina "odmetavanja" upočasni delo. Za delo z vsakodnevnimi zadevami se najame pomočnik. Ti zaposleni so praviloma vabljeni v velika podjetja. Izvršni direktorji majhnih organizacij so sposobni opraviti vse delo sami.

Osebni pomočnik vodje - poklic je trenutno precej iskana. To je predvsem posledica razvoja tržno gospodarstvo ker ob hudi konkurenci finančno stanje vsako podjetje je odvisno od pravilnega in pravočasnega odločitve upravljanja. Uspeh direktorja je v veliki meri odvisen od spretnosti, sposobnosti vodenja poslovanja in osebnih lastnosti.Pomočnik direktorja, katerega naloge segajo v širokem razponu od banalnih pisarniških zadev do operativnih odločitev, bo postal nepogrešljiv uslužbenec, »desna roka« šefa in kar je najpomembnejše. , porok za izpolnitev zastavljenih nalog v predvidenem času .

Osebne lastnosti asistenta

Pri izbiri "desne roke" direktor podjetja pogosto ni pozoren na izobraževanje, ampak na osebne. Najverjetneje bo dal prednost osebi z manj izkušnjami, vendar s podobnim mnenjem, kot specialistom z odličnimi priporočili, ampak drugačna življenjska prepričanja. Pomočnik vodje, katerega naloge je skoraj nemogoče oblikovati, mora biti sposoben brati misli in na prvi pogled določiti razpoloženje šefa. Opravite vse naloge, ne glede na posebnosti - to so lahko naloge osebne narave. Če vedno vse jemljete osebno, potem to ni služba za vas. Pomočnik vodje ne bi smel biti pozoren na nezadovoljstvo in zlome šefa. Pomočnik mora biti predan in zvest svojim nadrejenim. Njegovo delo poleg denarne nagrade motivira en sam cilj – povečanje blaginje in konkurenčnosti podjetja kot celote. Pomočnik vodje, katerega naloge so pogajanja in sklepanje pogodb ob odsotnosti prve osebe podjetja, je do neke mere obraz podjetja. Po njem konkurenti presojajo stanje, kupci in partnerji pa odločajo o sodelovanju.

Delovne funkcije

Torej, če nameravate postati osebni asistent, se morate seznaniti s področjem dejavnosti in seznamom nalog, ki jih pomočnik vodje opravlja dnevno. Njegove naloge, kot je bilo že omenjeno, segajo od izvršnega do namestnika.

• načrtovanje in načrtovanje prihajajočih zadev in sestankov predstojnika;
• opomnik na načrtovana srečanja, prihajajoča potovanja, organizacijo dogodkov in poslovnih kosil;
• nadzor in načrtovanje službenih potovanj: naročanje vozovnic, rezervacija hotelov, delo tolmača;
• dokumentacijo in organizacijske vidike za racionalizacijo delovnega mesta.

Nadomestne odgovornosti vključujejo:

• iskanje potrebnih informacij, hitro reševanje nastajajočih vprašanj, nadzor nad delom strukturnih enot;
• po potrebi zastopanje podjetja in šefa na poslovnih sestankih.

V določenem podjetju se lahko pooblastila razlikujejo glede na posebnosti podjetja in osebne

obeti

Visoko usposobljeni delavci, ki opravljajo te funkcije, so zelo cenjeni. Najpogosteje so osebni asistenti vodje pisarn, tajnice, vodje oddelkov, ki so si med službovanjem prislužili odličen ugled in so prerasli svoje dolžnosti. Nekateri zaposleni vidijo položaj osebnega asistenta kot izhodišče za napredovanje po karierni lestvici. Izkušnje in poznavanje strukture podjetja, njegovih dejavnosti, specializacije, pa tudi pogajalske veščine v prihodnosti odpirajo široke možnosti. Izkušeni in ugledni delavci lahko sprejmejo višjih položajih, ki je njihov visok cilj in glavne sanje.

Pripovedujejo zgodbo, da ji je v starih časih en šef, preden je zaposleni dal prost dan, rekel, naj pod okna posadi sedem grmov vrtnic, pomije tla, pleve postelje, sedem tednov melje kavo in še marsikaj. Kdo ve, mogoče lažejo. Je nekaj starega.

"Kompetentnost je sposobnost odkrivanja in zadovoljevanja osebnih okusov nadrejenih" (Laurence Peter).

Toda glede rožnih grmov so ljudje še vedno razdeljeni v dve kategoriji: prvi vestno hodijo na vrt, drugi pa poskušajo ugotoviti, kaj je res mislil šef.

Tolmačenje navodil šefa je umetnost, a se je lahko in se je treba naučiti. Na katero koli proizvodna naloga je treba pristopiti zavestno. In to velja tudi za svete direktive šefa: najboljši uspeh včasih doseže tisti, ki bere med vrsticami in pravilno razlaga naloge oblasti.

Uporabno, ko je vprašanje "Zakaj?" pred vsemi "Kako?", "Kdaj?" in "Kaj se bo zgodilo z mano za to?", ni pa nujno (in včasih škodljivo) to prvo vprašanje postaviti neposredno šefu. V idealnem primeru je cilj naučiti se delati pred rokom in zavreči očitno nepotrebne naloge, a hkrati ne škodovati sebi in svojemu podjetju.

predvidevam sam

Enkrat sem pobegnil na kosilo s Tanjo. Skupaj sva študirala, nato pa sem zavil na pot novinarstva, ona pa je samozavestno hodila skozi življenje kot pomočnica generalnega direktorja velike turistične agencije. Vroče hrane še niso prinesli, a njen mobilnik je že vztrajno dajal glas iz torbice.

Tanya je bliskovito odprla dnevnik in začela nekaj zapisovati ter občasno ponavljala: "Da. Dobro. Vse bom naredil ... Ja! Absolutno! Absolutno!" Ko je napisala dve strani, je končala pogovor in prosila za še minuto, da uredi svoje zapiske.

10 sekund je pozorno brala, nato pa dobro tretjino točk prečrtala, polovico preostalih pa označila s plusom. Bil sem presenečen, a Tanya je hitro postavila pike na i.

Na vprašanje, kako postati izvršna pomočnica, je odgovorila, da jo vodi preprosto načelo: preden začnete opravljati nalogo, se morate vprašati, zakaj jo potrebujete. Odgovor nanj samodejno prenese številna navodila na seznam izbirnih.

Recimo, če šef zaprosi za analizo cen med več podjetji v regiji, potem bo verjetno prenavljal prostore, a ji tega še ni pripravljen povedati. Ni pripravljena - in ni potrebna, je ugibala.

In ima tudi prijatelja v gradbeni agenciji, ki bo našel najboljšo pisarno najboljša cena, kar pomeni, da analiza ni potrebna (glavno je, da kasneje pravilno oblikujete svoj predlog). Rezultat je minus nekaj ur mukotrpnega dela.

Kako postati pomočnik menedžerja: psihološki portret

Osebni pomočnik vodje - poklic je trenutno precej iskana. Najprej je to posledica razvoja tržnega gospodarstva, saj je v pogojih ostre konkurence finančno stanje katerega koli podjetja odvisno od pravilnih in pravočasnih vodstvenih odločitev.

Uspeh direktorja je v veliki meri odvisen od spretnosti, poslovnih sposobnosti in osebnih lastnosti zaupanja vredne osebe. Pomočnik vodje, katerega naloge segajo v širokem razponu od banalnih pisarniških zadev do operativnih odločitev, bo postal nepogrešljiv uslužbenec, "desna roka" šefa in, kar je najpomembneje, porok za dokončanje nalog ob načrtovanem času.

Pri izbiri "desne roke" direktor podjetja pogosto ni pozoren na izobrazbo, temveč na osebne človeške lastnosti. Najverjetneje bo imela prednost oseba z manj izkušnjami, vendar s podobnim mnenjem, kot specialist z odličnimi priporočili, a drugačnimi življenjskimi prepričanji.

Pomočnik vodje, katerega naloge je skoraj nemogoče oblikovati, mora biti sposoben brati misli in na prvi pogled določiti razpoloženje šefa. Opravite vse naloge, ne glede na posebnosti - to so lahko naloge osebne narave. Če ste sentimentalna oseba in vedno vse jemljete osebno, potem to delo ni za vas.

Pomočnik vodje ne bi smel biti pozoren na nezadovoljstvo in zlome šefa. Pomočnik mora biti predan in zvest svojim nadrejenim. Njegovo delo poleg denarne nagrade motivira en sam cilj – povečanje blaginje in konkurenčnosti podjetja kot celote.

Pomočnik vodje, katerega naloge so pogajanja in sklepanje pogodb ob odsotnosti prve osebe podjetja, je do neke mere obraz podjetja. Po njem konkurenti presojajo stanje, kupci in partnerji pa odločajo o sodelovanju.

Video materiali na temo članka

Kaj bi moral vedeti vsak vodja:

Odgovornosti osebnega pomočnika:

Kako poteka intervju: