doma » Navodila » Kaj je osebni pomočnik izvršnega direktorja? Pomočnik vodje: naloge in zahteve.

Kaj je osebni pomočnik izvršnega direktorja? Pomočnik vodje: naloge in zahteve.

Osebni pomočnik (pomočnik) - po povpraševanju menedžerjev velika podjetja, ki že imajo razvit kader administrativnega osebja (recepcija, sekretariat).

Njegove funkcije vključujejo administrativno podporo vodji, od pogajanj do rezervacije izletov, letalskih kart za vodjo in njegovo družino. Tudi vodenje telefonskih pogovorov, priprava dnevnega načrta za predstojnika in spremljanje njegovega izvajanja, organiziranje sestankov, vodenje korespondence, priprava gradiva za predstavitve, organizacija službenih potovanj in izvajanje drugih navodil direktorja.

Ko govorimo o popolnem osebnem asistentu, mislimo na niz prirojenih veščin, načel in navad. Ena od teh veščin je sposobnost načrtovanja svojega dela in dela vodje. Dober vodstveni pomočnik je nepogrešljiva oseba, ki opravlja najširši nabor funkcij, od sekretarja do namestnika vodje, zaupnika in včasih druge osebe v podjetju. Zato so visoko usposobljeni in osebno predani ljudje, ki opravljajo to delo, zelo cenjeni.

Pogosto pomočniki vodje postanejo sekretarji, vodje pisarn, vodje oddelkov blizu vodje oddelkov, ki so prerasli svoje neposredne dolžnosti. Zelo pogosto pomočnik vodje svoje naloge združuje z opravljanjem drugih funkcij - na primer prevajalca ali odvetnika.

Skoraj nemogoče je oblikovati celotne delovne obveznosti osebnega asistenta. Mora biti sposoben prebrati misli vodje, že s klicem, da ugotovi slabo razpoloženje šefa, in ne bo pozoren na nezadovoljstvo na njegov naslov, ko je bilo zlo na vas preprosto strgano. Najpomembnejše zahteve, ki jih vodje postavljajo do osebnega asistenta, so visoke človeške lastnosti bodoče »desne roke«. Vodja bo bolj verjetno dal prednost osebi z manj skromnimi dosežki, ki pa je z njim "na isti valovni dolžini", kot kul specialistu, vendar z hrapavostjo na prvem srečanju.

Šef mora biti popolnoma prepričan v svojega pomočnika, saj o njem ve vse, ima precej ekskluzivnih informacij, ki jih je mogoče uporabiti v škodo podjetja in šefa. Po besedah osebnega asistenta lahko partnerji in stranke presojajo zadeve podjetja.

Vloga pomočnika vodje v kateri koli organizaciji je ogromna, saj je od njegovega vrhunskega dela odvisna produktivnost delovnega časa prvih oseb podjetja. Njihovo pomoč potrebujejo tako vrhunski menedžerji malih podjetij kot direktorji največjih holdingov. V idealnem primeru bi morala strokovnost pomočnika omogočiti delodajalcu, da nanj prenese pomemben del svojih dolžnosti, ki ne zahtevajo osebne udeležbe.

Prednosti in slabostina delovnem mestu pomočnika vodje

Glavna prednost pri delu pomočnika vodje je priložnost za pridobitev neprecenljivih vodstvenih izkušenj in možnost neomejenega izboljšanja lastnih lastnosti in talentov. V sodelovanju s pametnim in uspešnim vodjo se lahko vsak dan učiš logike in načel postavljanja in reševanja strateških in taktičnih poslovnih problemov, sprejemanja optimalnih odločitev, vodenja poslovnih pogajanj, reševanja konfliktov, komuniciranja z ljudmi različnih socialnih, finančnih in starostnih skupin. ravni. Pridobljeno znanje in veščine vam bodo v prihodnosti pomagale napredovati po karierni lestvici ali celo odpreti lastno podjetje.

Med minusi je mogoče prepoznati:

naporen urnik dela - način, kot pravijo, 24/7/365, ker pogosto delovni dan pomočnika traja dlje kot vodja;
nekateri menedžerji so izrazito negativni do želje njihovega pomočnika, da se preseli na drugo delovno mesto, včasih pa osebni asistenti postanejo "talci svojega poklica";
starostne omejitve: delodajalci praviloma obravnavajo kandidate za to delovno mesto, stare najmanj 25 let, kariera pomočnika vodje pa traja v povprečju 35-40 let.

Pri oblikovanju osebja mora vodja katere koli organizacije najetega delavca nujno obvestiti o njegovih uradnih dolžnostih. Pri pisanju navodil mora vodja vzdrževati vrstni red svojih razdelkov, specifično strukturo. b Običajno opisuje značilnosti poklica, navaja uradni položaj zaposlenega v strukturi, zahteve, njegove pravice in odgovornosti. Pomočnik vodje, tako kot ostali zaposleni v organizaciji, je dolžan delovati in izpolnjevati vse zahteve tega dokumenta.

Priročnik je napisal vodja v skladu z uveljavljenimi standardi, ne bi smel kršiti delovnega zakonika Ruske federacije. Nujno mora biti usklajen z ustreznimi službami (odvetnik, vodja kadrovske službe), seznanjen s kandidatom za delovno mesto, podpisan s strani obeh strank. Hkrati nekateri odvetniki menijo, da prisotnost takega dokumenta ni obvezna za formalizacijo službenih razmerij.

Uporabnost opisa delovnega mesta

Glavni namen:

pomoč vodji pri njegovih vsakodnevnih dejavnostih;
čim več informacij o dolžnostih, funkcijah, zahtevah za zaposlene;
v primeru sojenja bo lažje dokazati neskladnost z zasedbo;
odsotnost v pogodbi podrobne informacije o značilnostih funkcij in neposrednih dolžnostih zaposlenega;
omogoča kandidatu za delovno mesto, da poda utemeljeno zavrnitev zaradi neizpolnjevanja zahtev za delovno mesto;
omogoča razmejitev odgovornosti med zaposlenimi v organizaciji;
omogoča oceno uspešnosti vsakega zaposlenega;

Prisotnost navodil je koristna za samega pomočnika. Jasno pozna svoje pravice in obveznosti. Ni potrebno izvajati funkcij, ki niso navedene v navodilih.

Normativno – pravni okvir za pripravo opisov delovnih mest

V bistvu izgleda takole:

veljavna zakonodaja Ruske federacije;

Zakonodaja vam omogoča, da zaposlenemu zagotovite kakršne koli funkcije, če mu zaupate, ima dovolj znanja, izkušenj, kvalifikacij za reševanje takšnih vprašanj. Upoštevajte, da mora pooblastilo izdati vodja svojega reda.

opis dela;

Opis delovnega mesta je sestavljen ob upoštevanju posebnosti delovnega mesta, določa naloge. Odražati mora dejansko delo, ki ga je opravil pomočnik vodje.

interni dokumenti:
statut organizacije, usmeritve vodstva, interni predpisi in ravnanje.

Pomočnik mora hitro krmariti po pravnem okviru, ki ureja njegove dejavnosti in delo njemu podrejenih uradnikov. Mora preučiti zvezno, regionalno zakonodajo, predpisi organizacije.

Glavni deli opisa delovnega mesta

Struktura je predstavljena v državnih priročnikih o usposobljenosti zaposlenih. Vsebuje vse osnovne zahteve za pomočnika vodje in nakazuje njegovo mesto v strukturi organizacije.

Glavne sestavine navodil:

njene splošne določbe. Predpisani so pogoji za vpis v državo, postopek razrešitve, podrejenost v organizaciji, pravila za zamenjavo pomočnika v njegovi odsotnosti. Navedena je stopnja kvalifikacije, izobrazbe, spretnosti, izkušenj;
zahteve in spretnosti;
delovne obveznosti. Glavne funkcije pomočnika so jasno navedene;
pooblastila. Ta odstavek predpisuje stopnjo usposobljenosti, pravice asistenta;
odgovornost. Predpisana je splošna stopnja posebne odgovornosti za napake in kršitve pri delu, naveden je njihov seznam (na zahtevo vodje);
službene povezave. Razdelek opredeljuje obseg uradne interakcije z drugimi člani ekipe. Navedeno je, s kom in pri katerih konkretnih vprašanjih je potrebno sodelovanje.

Oglejmo si podrobneje vsak odsek.

Splošne določbe

Osnovne določbe:

pomočnik - specialist, ki mu pomaga pri tehničnih in dokumentarnih zadevah;
imenovanje na položaj in razrešitev z njega se izvede po odredbi vodje organizacije;
v procesu dela pomočnik upošteva le ukaze in navodila predstojnika;
v času njegove odsotnosti se zagotovi ustrezna zamenjava, navede se položaj njegovega nadomeščanja, izda se ukaz za zamenjavo organizacije;
pomočnik mora imeti profil višja izobrazba. Izkušnje v profilu - najmanj dve leti. Morda boste morali nadgraditi svoje kvalifikacije, ko se prijavite za zaposlitev.

Zahteve

Vloga izvršnega pomočnika lahko vključuje zelo različne funkcije.

Oseba, ki v praksi opravlja ta položaj, je lahko:

pravzaprav njegov namestnik in poroča neposredno vodji in samo njemu. Pogosto ima podrejene druge zaposlene;
osebni pomočnik. Opravlja delo tajnika in je v sprejemnem prostoru, sodi tudi med specialiste. Hkrati pa ne poroča le vodji, ampak tudi vodji. kadrovska služba glede funkcij sekretariata.

Tak pomočnik ima veliko manj pravic in pooblastil kot specialist, ki po svojih funkcijah ustreza namestniku vodje. Morda ima srednješolsko izobrazbo, izkušnje na specialnosti morda niti niso potrebne.

Napačno je identificirati te položaje. Ena pomeni opravljanje pretežno pomožnih funkcij, pomočnik vodje pa opravlja organizacijske in administrativne funkcije.

Osnovne zahteve za asistenta z organizacijskimi in administrativnimi funkcijami:

izpolnjevati zahteve pogodba o zaposlitvi, opis dela;
poznati pravila korporativnega bontona in poslovna komunikacija;
temeljito poznati potek dela, vodenje poročevalske dokumentacije in strukturo organizacije;
kompetentno ravnati poslovna pogajanja;
biti sposoben sestaviti pomembne dokumente;
obveščati vodjo na področju oddaje pomembnih poročil;
delajo na osebnem računalniku, uporabljajo opremo v pisarni (skener in tiskalnik) za opravljanje svojih neposrednih nalog;
zaželeno znanje tuji jeziki(na ravni komunikacije);
biti sposoben sestaviti standardne pogodbe.

Vodja podjetja, glede na pomen položaja svojega pomočnika, lahko dopolni navedeni seznam ob upoštevanju posebnosti organizacije in njenega dela.

Odgovornosti pomočnika vodje

Pomočnik ima veliko odgovornosti, dela neposredno z vodjo.

Glavne odgovornosti so:

strogo upoštevajte vsa naročila, ukaze vodstva;
načrtujte vodstveno dnevno rutino za naslednji dan. Razvijte, uskladite čas obiskov, sprejemov. Pravočasno predložite urnik vodji;
spremljati glavo na sprejemih, na potovanjih;
sprejemati obiskovalce, ustvariti sezname obiskov vodstva, se odzvati na telefonski klici in predložiti različna potrdila v skladu s svojimi pooblastili;
zagotavljanje dejavnosti vodje, reševanje tehničnih težav (organiziranje pogajanj, sestankov, rezervacija vstopnic, rezervacija hotelov);
pripravlja seje, sestanke, seje predstojnika, obvešča vse udeležence o dnevnem redu in času seje;
vodi zapisnike o poteku in rezultatih sestankov, sestankov, pogajanj, dokumentira njihove rezultate;
usklajuje delo oddelkov, oddelkov organizacije v skladu z navodili in ukazi vodje;
opozoriti menedžerje strukturne delitve naročila vodstva, nadzoruje čas njihovega izvajanja;
sprejme, registrira dokumente in vloge, predložene v podpis vodje, jih prenese vodji;
pripravlja pisma, prošnje, druge dokumente v imenu vodje;
zagotoviti, da se upoštevajo pooblastila, ki jih izda predstojnik;
samostojno komunicirati z zaposlenimi v oddelkih in drugih organizacijah, reševati številna nastajajoča vprašanja, ki jih je mogoče rešiti brez vodje;
prejeti potrebne informacije - zbrati zahtevano dokumentacijo na zahtevo vodje;
pripraviti vizualne pripomočke, dokumentacijo, potrebno za sestanke;
organizirati pisarniško delo, voditi, nadzorovati dejavnosti referentov;
prejeti, registrirati in predložiti vodji korespondenco, poslano vodji;
komunicirati z obiskovalci. Spoznava stranke, osebje organizacije, vodi evidenco in organizira osebni sprejem obiskovalcev pri vodji. Odgovori tudi na njihova vprašanja, ki jih lahko reši sam.

nalog

Glavne pristojnosti in pravice pomočnika:

registrirati, podpisati dokumente iz svoje pristojnosti;
pridobite dostop do zaprtega javni dostop informacije po potrebi;
študijske dokumente, povezane z poklicna dejavnost;
poznati strukturo, vodstvo vseh oddelkov organizacije;
- sestavljajo pisma, prošnje, druge dokumente, pripravljajo odgovore na prošnje (v imenu predstojnika);
vprašajte predstavnike strukturnih oddelkov Zahtevani dokumenti, gradiva, prejemajo informacije v obsegu, ki je potreben za izvajanje svojih neposrednih nalog;
seznanjati se s sklepi, ukazi in ukazi predstojnika;
sodelujejo na sestankih, sestankih vodij organizacije;
predložiti vodji zahtevo za dovoljenje za posredovanje pomembnih dokumentov strukturnim enotam;
pošiljati predloge za izboljšanje svojega dela in dejavnosti podjetja;
organizacija delovnega mesta vodje, ustvarjanje pogojev za uspešno in učinkovito delo.

Ob upoštevanju posebnosti dela same organizacije in posebnosti dela pomočnika se lahko predlagani seznam pooblastil in pravic spremeni, znatno razširi ali, nasprotno, zmanjša.

Ponavadi dokončno klavzula-določbe o ukrepih odgovornosti, ki veljajo za delavca.

Odgovornost pomočnika

Kazni za kršitev pogodbe, opisa delovnega mesta, internih predpisov, zakonov naj bodo le v skladu z veljavno zakonodajo. Običajno stopnjo odgovornosti ureja delovni zakonik Ruske federacije.

Pomočnik vodje je odgovoren za:

nepravilna izvedba uradne dolžnosti, neuspeh pri izvajanju;
kršitev rokov za opravljanje zahtevanega dela;
kršitev ukazov, sklepov, sklepov vodje;
dejanja, ki niso v njihovi pristojnosti;
neprijazno, nesramno ravnanje s partnerji organizacije, obiskovalci, zaposlenimi, neupoštevanje poslovne komunikacije in bontona;
materialna škoda organizaciji, njenim izvajalcem, zaposlenim;
posredovanje napačnih informacij zaposlenim;
nezadosten nadzor nad dejavnostmi podrejenih zaposlenih;
razkritje osebnih podatkov, zaupnih informacij, ki imajo omejen dostop.

Obstajajo kazni za:

neizpolnjevanje uradnih dolžnosti v celoti ali nezadostno v dobri veri (v skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije);
kazniva dejanja (v skladu z zakonodajo: upravna, civilna, kazenska);
povzročena materialna škoda (po delovnih in Civilni zakoniki RF).

Predpisana kazen je lahko v obliki odvzema materialnega prejemka, celo odpovedi. Na koncu besedila dokumenta morajo biti vize zaposlenih, ki se z njim strinjajo, in podpis pomočnika vodje.

Vodja organizacije razvija navodila, ki jih usklajujejo: odvetnik, vodja kadrovske službe, varstvo dela. Po spremembah, dopolnitvah vodja odobri. Naveden je njegov položaj, priimek (z dešifriranjem), datum odobritve in podpis.

Njegov podpis potrjuje strinjanje s spremembami pri spreminjanju in zakonitost tega dokumenta.

Zaključek

Položaj - pomočnik vodje je zelo večplasten, odgovoren, poseben položaj. Neposredno poroča samo vodji in mora brezhibno upoštevati vsa njegova navodila - glavna stvar pri njegovem delu. Za nepošten odnos do dela ima povečano odgovornost. V tem primeru so možne posledice s škodo za delodajalca samega.

Pomočnik mora imeti posebne osebne lastnosti: zavzetost pri opravljanju svojih funkcij, vestnost, družabnost, biti zahteven do sebe, biti sposoben komunicirati z velikim številom ljudi. Imeti mora določeno prirojeno karizmo in šarm.

Podrobno smo preučili sestavne dele navodil, naloge, funkcije in zahteve. Lahko jih dodajamo in izpopolnjujemo glede na posebnosti in velikost organizacije. Glavna stvar je, da navodilo sestavi vodja, usklajen z ustreznimi službami. Kandidat za to delovno mesto mora biti z njim seznanjen pod osebnim podpisom in je zaželeno, da ga dobi v roke.

Poslovnega pomočnika potrebuje vsak menedžer, ki med vodenjem veliko podjetje, lahko zaupa opravljanje številnih svojih dolžnosti. To mora biti oseba s potrebnim znanjem, veščinami, kompetencami, ki ji morate v vsem zaupati. Pomočnik je "desna roka" vodje, nujno pameten, delaven, kompetenten, zanesljiv pomočnik, ki ga v odsotnosti vodje lahko v veliki meri nadomesti. ne za nič vodnik za kvalifikacije ga navezuje na specialiste - vodje.

Delovne odgovornosti pomočnik (pomočnik) direktor - to je najprej pomoč prvi osebi podjetja. Opis delovnega mesta pomočnika (pomočnika) generalnega direktorja lahko vključuje posebne zahteve (na primer znanje dveh tujih jezikov) in dolžnosti. Vsekakor vam bo pri sestavi kadrovskega dokumenta pomagal vzorec opisa delovnega mesta pomočnika (pomočnika) generalnega direktorja.

Opis delovnega mesta pomočnika generalnega direktorja
(Opis delovnega mesta pomočnika generalnega direktorja)

ODOBRITE
Generalni direktor
Priimek I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Splošne določbe

1.1. Pomočnik (pomočnik) generalnega direktorja spada v kategorijo specialistov.
1.2. Pomočnik (pomočnik) generalnega direktorja se imenuje in razreši z odredbo generalnega direktorja družbe.
1.3. Pomočnik (pomočnik) generalnega direktorja je neposredno podrejen generalnemu direktorju družbe.
1.4. V času odsotnosti pomočnika (pomočnika) generalnega direktorja se njegove pravice in obveznosti prenesejo na drugega. uradno, ki je objavljena v odredbi za organizacijo.
1.5. Na delovno mesto pomočnika (pomočnika) generalnega direktorja se imenuje oseba, ki izpolnjuje naslednje pogoje: izobrazba - višja ali nepopolna višja, izkušnje s podobnim delom od enega leta, poznavanje pisarniške opreme (faks, fotokopirni stroj, skener, tiskalnik) , programi Microsoft Office(Word, Excel), pisarniško delo.
1.6. Pomočnik (pomočnik) generalnega direktorja pri svojih dejavnostih vodi:
- zakonodajni akti Ruske federacije;
- Statut podjetja, Interni delovni predpisi, drugo predpisi podjetja;
- odredbe in navodila poslovodstva;
- ta opis delovnega mesta.

2. Delovne obveznosti pomočnika (pomočnika) generalnega direktorja

Pomočnik (pomočnik) generalnega direktorja opravlja naslednje naloge:
2.1. Načrtuje delovni dan generalnega direktorja (sestanki, klici, sprejemi itd.).
2.2. Zagotavlja tehnično podporo dejavnosti generalnega direktorja (naročanje prevozov, vozovnic; organizacija sestankov, pogajanj itd.)
2.3. Spremlja generalnega direktorja na sestankih, na potovanjih itd.
2.4. Sodeluje pri pogajanjih, poslovnih srečanjih, posebnih sprejemih; vodi protokole in druge dokumente, ki dokumentirajo potek in rezultate sestankov in pogajanj.
2.5. V imenu generalnega direktorja usklajuje določene zadeve z zaposlenimi v strukturnih oddelkih, jim prinaša navodila in ukaze vodje; nadzoruje izvajanje navodil in naročil.
2.6. Zbira gradiva in informacije, ki jih zahteva generalni direktor, pripravlja analitična, informativna, referenčna in druga gradiva ter jih posreduje vodji.
2.7. Opravlja pisarniško delo, sprejema korespondenco, ki jo predloži v obravnavo generalni direktor, sprejema dokumente in osebne izjave v podpis generalnega direktorja, vodi evidenco in registracijo ter jih posreduje predstojniku.
2.8. Vodi se dogovori za sestanek, organizira sprejem obiskovalcev.
2.9. V imenu generalnega direktorja sestavlja pisma, prošnje in druge dokumente.
2.10. Opravlja delo pri pripravi sej in sej, ki jih vodi generalni direktor (zbiranje potrebnega gradiva, obveščanje udeležencev o času in kraju seje, dnevnem redu, njihovi prijavi), vodi in sestavlja zapisnike sej in sej.
2.11. Opravlja posamezne uradne naloge generalnega direktorja.

3. Pravice pomočnika (pomočnika) generalnega direktorja

Pomočnik (pomočnik) generalnega direktorja ima pravico:
3.1. Prejemati informacije, vključno z zaupnimi informacijami, v obsegu, ki je potreben za reševanje dodeljenih nalog.
3.2. Vodstvu dajte predloge za izboljšanje svojega dela in dela podjetja.
3.3. Osebno ali v imenu vodje zahtevajte od oddelkov podjetja in drugih strokovnjakov informacije in dokumente, potrebne za opravljanje njegovih nalog.
3.4. Od poslovodstva zahtevati, da ustvari normalne pogoje za opravljanje uradnih nalog in varnost vseh dokumentov, ki izhajajo iz dejavnosti podjetja.
3.5. Sprejemajte odločitve v okviru svojih pristojnosti.

4. Odgovornost pomočnika (pomočnika) generalnega direktorja

Pomočnik (pomočnik) generalnega direktorja je odgovoren za:
4.1. Za neizpolnjevanje in/ali nepravočasno, malomarno opravljanje svojih dolžnosti.
4.2. Za neupoštevanje veljavnih navodil, odredb in odredb za varovanje poslovnih skrivnosti in zaupnih podatkov.
4.3. Zaradi kršitve notranjih delovnih predpisov, delovna disciplina, varnostni predpisi in požarna varnost.

Opis delovnega mesta je dokument, ki določa naloge, ki jih opravlja delavec, opredeljuje njegove delovne obveznosti in meje njegovega dela.
Čeprav je razvoj opisov delovnih mest za vsak poklic ali delovno mesto v Ruska federacija ni urejena z delovno zakonodajo, pri veliki večini delodajalcev (tako državnih kot zasebnih), je ta dokument nujno na voljo.

Opis delovnega mesta pomočnika vodje vsebuje največ informacij

Primernost priprave opisa delovnega mesta je razložena z dejstvom, da bo v primeru sojenja brez njega težko dokazati, da delavec ne izpolni svojega (in njihov izčrpen seznam je določen v navodilu), ker zaposlitev pogodbo z delavcem v skladu z 2. delom 57. člena delovni zakonik RF vsebuje samo položaj in njegovo splošno delovno funkcijo.

Opis delovnega mesta delodajalcu omogoča:

Utemeljite zavrnitev iskalca zaposlitve zaradi neizpolnjevanja v njem določenih zahtev
Jasno razmejite odgovornosti med posameznimi zaposlenimi
Ocenite uspešnost med preskusom in po njem
Utemeljiti neskladnost zaposlenega s položajem, ki ga zaseda (ob upoštevanju rezultatov certificiranja).

Prisotnost opisa delovnega mesta je koristna tudi za delavca samega, saj določa meje njegovih dolžnosti in odgovornosti ter opravlja funkcije, ki niso predvidene niti s pogodbo o zaposlitvi oz. uradne dolžnosti nihče ne bi smel.

Razdelki za razvoj in navodila

Pri sestavljanju navodil običajno uporabljajo določbe GOST R 6.30-2003 in kvalifikacijski imenik za delovna mesta vodij, strokovnjakov in drugih zaposlenih (ki ga je leta 1998 odobrilo rusko ministrstvo za delo). Navodilo v obliki projekta potrdijo razvijalci, se dogovorijo s predstavniškim organom zaposlenih (če obstaja) in potrdi vodja.

Navodilo začne veljati z določenim datumom, delavca pa mora biti z njim seznanjen proti podpisu. Priporočljivo je, da zaposlenemu izročite kopijo tega dokumenta (tudi proti podpisu). V skladu z ustaljeno prakso navodila vsebujejo tipične pododdelke:

Splošne določbe
Delovne odgovornosti
Odgovornost

Pomembno si je zapomniti, da navodilo ni sestavljeno za nobenega zaposlenega, ampak za določeno delovno mesto / poklic. Zato navodilo ob upoštevanju posebnosti posameznega delovnega mesta določa obseg nalog, ki jih bo delavec opravljal na tem delovnem mestu.

Značilnosti opisa delovnega mesta pomočnika vodje

Izvršni pomočnik - odgovorno mesto

Pomočnik vodje je posebno mesto. Delovna funkcija pomočnika vodje je graditi delo svojega vodje, tako tehnično kot organizacijsko.

Načrtovanje sestankov in dogodkov, načrtovanje delovnega dne, tedna, daljšega obdobja, organizacija izletov in dogodkov, spremljanje izvedbe pomembne dokumente- to je le majhen del nalog kvalificiranega pomočnika vodje.

Napačno je opredeliti delovna mesta in s tem tudi naloge, ki jih opravljajo sekretar, pomočnik, vodja pisarne in pomočnik vodje. Če prva delovna mesta pomenijo več pomožnih funkcij, se od pomočnika vodje zahtevajo organizacijske in administrativne funkcije. Ni naključje, da imenik kvalifikacij to delovno mesto uvršča v kategorijo menedžerjev.

V skladu s tem so predstavljene zahteve za zaposlenega na delovnem mestu pomočnika vodje: od stopnje izobrazbe do kvalifikacij in izkušenj predhodnega dela. Zelo pomembne so tudi osebne lastnosti.

Ker niti pogodba o zaposlitvi niti drugi dokumenti ne vsebujejo podrobnega opisa kompetenc pomočnika vodje, jih je treba čim bolj natančno odražati v opisu delovnega mesta. Značilnosti navodil za položaj "Pomočnik vodje":

Podrobni pogoji poslovanja
Priprava navodil po analogiji z navodili vodje (seveda razen funkcije neposrednega upravljanja in sprejemanja samostojnih odločitev)
Upoštevanje zaupne narave nekaterih nalog
Povečana odgovornost za slabo vero (ob upoštevanju možnih posledic povzročitve škode delodajalcu)
Sposobnost dodatnega opravljanja funkcij, ki jih prenese vodja.

Splošne zahteve za pomočnika vodje

Pogosto obstajajo posebne zahteve za delovno mesto pomočnika vodje

Razdelek »Splošna določila« lahko poleg navajanja zahtev za izkušnje in izobrazbo vključuje tudi potrebne veščine, podrejanje in nadomestni postopek. Najpogostejši pogoji so:

Višja izobrazba
Izkušnje (običajno vsaj 1 leto, včasih več)
Znanje tujih jezikov.
Poslovna komunikacija, pisanje in bonton
Lastništvo pisarniške opreme
Odpornost na stres

Poleg tega mora zaposleni na tem delovnem mestu poznati lokalne akte podjetja, se razumeti z zaposlenimi in vodstvom. Kar zadeva tuje jezike, je od znanja vredno zahtevati le v primerih, ko jih bo pomočnik pri opravljanju svojih nalog praktično uporabljal.

Delodajalec pomočnika vodje mora znati uporabljati in hraniti zaupne podatke.

Dolžnosti in pravice

Običajno naloge pomočnika vodje vključujejo:

Izpolnjevanje neposrednih nalog vodstva
Načrtovanje in usklajevanje delovnega časa vodje
Nadzor in organizacija pogajanj (tako telefonskih kot ustno)
Sestavljanje in urejanje
Zaupnost dokumentov in varnostni nadzor

Funkcije, kot so kopiranje, vzdrževanje informacijske baze podatkov, druga tehnična in pomožna dela običajno opravlja tajnik (sekretar-referent). Za uspešno delo Pomočnik upravitelja ima precej široke pravice:

Zastopajte interese organizacije na sestankih in telefonskih pogovorih
Zahtevajte vse potrebne informacije, dokumente od zaposlenih za izpolnjevanje navodil vodje
V okviru prenesenih pooblastil za vodenje korespondence in pogajanj potrjuje dokumente za reševanje tekočih vprašanj.

Seveda vsaka organizacija ob upoštevanju narave svojih dejavnosti dopolnjuje ali spreminja seznam pravic, podeljenih zaposlenemu.

Meje odgovornosti

Opis delovnega mesta izvršnega pomočnika se v prihodnosti izogne sodnim postopkom

Pri ugotavljanju odgovornosti se je treba spomniti zakonskih norm:

Za neizpolnjevanje uradnih dolžnosti - v skladu z delovnim zakonikom
Za - v mejah upravne, civilne in kazenske zakonodaje
Za - v skladu z normami delovnega in civilnega zakonika.

Razviti opis delovnega mesta za pomočnika vodje ob upoštevanju normativov veljavne zakonodaje in posebnosti dejavnosti določene organizacije, ne morete izbrati le največ primeren delavec na tako odgovorno mesto, pa tudi, da bi se izognili morebitnim sodnim sporom v prihodnosti.

Mnenje pravnega strokovnjaka:

Odstavek 3 člena 81 delovnega zakonika Ruske federacije vsebuje podlago za odpoved pogodbe o zaposlitvi na pobudo delodajalca. Povezan je s strokovno ustreznostjo zaposlenega. To osnovo je treba potrditi z rezultati certificiranja. Pri sestavljanju opisa delovnega mesta pomočnika vodje je treba vse podrobno navesti kvalifikacijske zahteve specialistu.

Delovni pogoji osebe in njena/njena učinkovitost so lahko odvisni od stopnje podrobnosti in specifikacij. Navsezadnje vodja potrebuje pravega vestnega pomočnika. Svoje bralce moramo opozoriti tudi na dejstvo, da ima upravnik lahko več pomočnikov. Lahko se specializirajo za tehnične zadeve, finančni itd.

Obstaja vrsta voditeljev, ki v štabu nimajo namestnikov. Vse naredi sam, nekaj pomočnikov pa mu pri tem le pomaga. Vse odločitve sprejema sam. Za pripravo kakovostnega opisa delovnega mesta pomočnika vodje je treba v proces vključiti vodjo samega. V nasprotnem primeru bo to le kos papirja.

Video material vas bo naučil, kako postati samozavesten in opraviti razgovor za službo: