สิ่งที่ไม่รวมอยู่ในหน้าที่ของเลขาหัวหน้า ลักษณะงานของเลขาหัวหน้า

รายละเอียดงาน - เอกสารหลักขององค์กรและกฎหมายที่ควบคุมกิจกรรมของเลขานุการ, การกำหนดสิทธิ์, ตำแหน่งในองค์กร, ลักษณะงาน เลขานุการอาศัยเอกสารนี้ในความสัมพันธ์ของเขากับพนักงาน

มีเลขาฯทุกสถาบัน แต่อย่างที่บอกไปแล้วว่าตำแหน่งเลขามีหลายระดับ ในองค์กรขนาดเล็ก (หรือบริษัท) จะมีเลขานุการ-ผู้อ้างอิง (เลขา) คนหนึ่ง มากขึ้น องค์กรขนาดใหญ่เลขานุการสามารถอยู่กับหัวหน้าและเจ้าหน้าที่ของเขาในแต่ละหน่วยโครงสร้าง มีเลขานุการวิทยาลัย เลขานุการวิทยาศาสตร์ของสภาวิทยาศาสตร์ และอื่นๆ เลขานุการแต่ละคนเสมอ ตามขอบเขตและเฉพาะของกิจกรรมขององค์กร ข้อกำหนดของหัวหน้าและความไว้วางใจในเลขานุการ พัฒนาเงื่อนไขหน้าที่และสิทธิของตนเอง การผสมผสานประเภทต่างๆ ของงานที่สร้างสรรค์ ตรรกะ และทางเทคนิค ในเวลาเดียวกัน มีชุดของการดำเนินการจัดการทั่วไปสำหรับบริการด้านเอกสารและที่ไม่ใช่เอกสารที่เลขานุการทั้งหมดดำเนินการ

หน้าที่ สิทธิและประเภทของงานที่เลขานุการคนใดคนหนึ่งต้องปฏิบัติ ข้อกำหนดสำหรับความรู้และทักษะทางวิชาชีพได้กำหนดไว้ในรายละเอียดงาน

หากมีรายละเอียดงานสำหรับตำแหน่งเลขานุการว่าง ผู้สมัครจะทราบทันทีว่าตนเองต้องการอะไรและสัมพันธ์กับความสามารถของตนกับข้อกำหนดดังกล่าว

หากเลขานุการงานยังไม่มีลักษณะงานต้องร่างขึ้นเพื่อร่างขอบเขตหน้าที่และไม่ "ติดเบ็ด" สำหรับงานทุกประเภท เพื่อประกันสิทธิ สร้างสัมพันธ์ แลกเปลี่ยนกับพนักงานคนอื่นได้ ในกรณีที่ขาดหรือเนื่องจากการโอเวอร์โหลดชั่วคราว

รายละเอียดงานเป็นเอกสารระยะยาวและถูกนำไปใช้จนกว่าจะมีคำอธิบายงานใหม่เข้ามาแทนที่ ดังนั้นการรวบรวมควรดำเนินการด้วยความรับผิดชอบอย่างยิ่ง สิ่งที่เขียนในรายละเอียดงานคือสิ่งที่จะถูกถาม สิ่งที่ได้รับในนั้นคือสิ่งที่คุณมี

เมื่อเริ่มร่างรายละเอียดงาน ก่อนอื่นคุณต้องใช้ "ไดเรกทอรีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานอื่นๆ" ก่อน ได้รับการพัฒนาโดยสถาบันแรงงานและได้รับความเห็นชอบจากพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานและ การพัฒนาสังคม สหพันธรัฐรัสเซีย 21 สิงหาคม 2541 (หมายเลข 37) คู่มือนี้เป็นเอกสารเชิงบรรทัดฐานและควรเน้นทันทีว่าคุณลักษณะคุณสมบัติใหม่ได้รับการแนะนำสำหรับใช้ในองค์กร สถาบัน และองค์กร อุตสาหกรรมต่างๆเศรษฐกิจโดยไม่คำนึงถึงความเป็นเจ้าของและรูปแบบองค์กรและกฎหมาย

วัตถุประสงค์ของคู่มือนี้มีการกำหนดไว้ค่อนข้างชัดเจน: "คู่มือคุณสมบัตินี้ ตำแหน่งผู้นำ, ผู้เชี่ยวชาญและพนักงานคนอื่น ๆ (ผู้ปฏิบัติงานด้านเทคนิค) ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่ามีการแบ่งงานอย่างมีเหตุผลสร้างกลไกที่มีประสิทธิภาพสำหรับการแบ่งหน้าที่อำนาจและความรับผิดชอบกฎระเบียบที่ชัดเจน กิจกรรมแรงงานคนงานใน สภาพที่ทันสมัยการพัฒนาความสัมพันธ์ทางการตลาด"

ในไดเรกทอรีซึ่งแตกต่างจาก "การเก็บภาษีศุลกากรและ .ก่อนหน้านี้ คุณสมบัติคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งงานในอุตสาหกรรมของพนักงาน "มีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอย่างหนึ่ง - ไม่ได้ระบุประเภทค่าจ้างตามเดียว มาตราส่วนภาษีและในส่วน "บทบัญญัติทั่วไป" มีเขียนไว้ว่า " หมวดหมู่คุณสมบัติเกี่ยวกับค่าตอบแทนของผู้เชี่ยวชาญได้รับการจัดตั้งขึ้นโดยหัวหน้าองค์กร, สถาบัน, องค์กร โดยคำนึงถึงระดับความเป็นอิสระของพนักงานในการปฏิบัติหน้าที่ราชการ ความรับผิดชอบในการตัดสินใจ ทัศนคติต่อการทำงาน ประสิทธิภาพและคุณภาพของงาน ตลอดจนความรู้และประสบการณ์ในวิชาชีพ กิจกรรมภาคปฏิบัติกำหนดโดยอายุงานเฉพาะทาง เป็นต้น"

ดังนั้นเงินเดือนเลขาขึ้นอยู่กับความรู้ ทักษะ คุณภาพงาน ความรับผิดชอบเป็นหลัก นี่เป็นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่ช่วยให้ผู้จัดการสามารถประเมินผลงานของพนักงานในผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงได้

จากลักษณะคุณสมบัติ คุณสามารถใช้ส่วนต่างๆ ได้อย่างเต็มที่: " ความรับผิดชอบต่อหน้าที่และ "ฉันต้องรู้"

หากองค์กร (บริษัท) มีขนาดเล็ก และเลขานุการ (เลขานุการ-ผู้อ้างอิง) ดำเนินการบริการด้านองค์กรและเอกสารทั้งหมดเพียงลำพัง กล่าวคือ ทำหน้าที่ของสำนักงานได้จริง แต่ในระดับที่น้อยกว่า คุณสามารถใช้คุณสมบัติคุณสมบัติของหัวหน้าสำนักงานได้ หน้าที่ของมันมีดังนี้:

รับรองการประมวลผลจดหมายขาเข้าและขาออกในเวลาที่เหมาะสม การส่งมอบไปยังปลายทาง

ควบคุมกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการเอกสารและการดำเนินการที่ถูกต้อง

จัดระเบียบงานทะเบียน บัญชี จัดเก็บ และโอนไปยังหน่วยโครงสร้างที่เหมาะสมของเอกสารของงานสำนักงานปัจจุบัน รวมถึงคำสั่งและคำสั่งของฝ่ายบริหาร

จัดระเบียบงานเกี่ยวกับการก่อตัวของคดีและเงินฝากของพวกเขา

พัฒนาคำแนะนำสำหรับการจัดเก็บบันทึกในองค์กร สถาบัน องค์กร และจัดระเบียบการนำไปใช้

ใช้มาตรการเพื่อให้พนักงานได้รับสื่อการเรียนการสอนและเอกสารอ้างอิงที่จำเป็นตลอดจนสินค้าคงคลัง อุปกรณ์ เครื่องจักรและระบบอัตโนมัติของงานบริหาร

ให้คำแนะนำระเบียบวิธีสำหรับการจัดระเบียบงานสำนักงานในแผนก ควบคุมรูปแบบที่ถูกต้อง จัดเก็บและจัดส่งกรณีไปยังที่เก็บถาวรตามกำหนดเวลา การเตรียมใบรับรองตามกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร

ให้บริการพิมพ์และทำสำเนาเอกสารสำนักงาน

มีส่วนร่วมในการเตรียมการประชุมที่ผู้บริหารเรียกประชุมและจัดการบำรุงรักษา

จัดระเบียบการดำเนินการเอกสารการเดินทาง, การลงทะเบียนของพนักงานที่เดินทางมาเพื่อธุรกิจไปยังองค์กร

เขาต้องรู้

■ มติ คำสั่ง คำสั่ง แนวทางอื่นๆ และ กฎระเบียบหน่วยงานระดับสูงที่เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบงานสำนักงาน

■ ระบบรัฐการสนับสนุนการจัดการเอกสาร

■ มาตรฐานสำหรับระบบรวมของเอกสารขององค์กรและการบริหาร

■ โครงสร้างองค์กร สถาบัน องค์กร;

■ การจัดระเบียบงานในสำนักงาน

■ แผนงานเวิร์กโฟลว์

■ ขั้นตอนการรวบรวมการตั้งชื่อของคดี, สินค้าคงคลังของกรณีของการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว, การรายงานที่จัดตั้งขึ้น;

■ เงื่อนไขและขั้นตอนในการยื่นเรื่องไปยังที่เก็บถาวร;

■ ระบบสำหรับจัดระเบียบการควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

■เครื่องใช้สำนักงานและอื่น ๆ วิธีการทางเทคนิคงานบริหาร

■ พื้นฐานของเศรษฐศาสตร์ การจัดระเบียบการผลิต แรงงานและการจัดการ

■ กฎหมายแรงงาน

■ ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน

■ กฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน8. .

ใหม่เป็นคุณสมบัติคุณสมบัติของเลขานุการหัวหน้า ลองพิจารณาดู

ความรับผิดชอบต่อหน้าที่.

♦ ดำเนินการเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคของกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร

♦ ยอมรับการติดต่อเข้ามาเพื่อให้หัวหน้าพิจารณา โอนตามการตัดสินใจของฝ่ายโครงสร้างหรือผู้ดำเนินการเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมคำตอบ

♦ ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการจัดเตรียมและนำการตัดสินใจไปใช้

♦ ยอมรับเอกสารและข้อความส่วนตัวสำหรับลายเซ็นของหัวหน้าองค์กร

♦จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ

♦ ตรวจทานและยื่นคำร้องอย่างทันท่วงที แผนกโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ได้รับสำหรับการดำเนินการ

♦ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารฉบับร่างที่จัดเตรียมไว้ซึ่งส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม รับรองการแก้ไขคุณภาพสูง

♦ จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเสนอเนื้อหาไปยังความสนใจ ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรสาร โทรสาร ฯลฯ) ตลอดจนข้อความทางโทรศัพท์ ข้อมูลความสนใจของเขาได้รับผ่านช่องทางการสื่อสาร

♦ ในนามของหัวหน้า ร่างจดหมาย คำขอ เอกสารอื่น ๆ เตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย

♦ ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยหัวหน้า (การรวบรวมเอกสารที่จำเป็น, การแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของการประชุม, ระเบียบวาระ, การลงทะเบียนของพวกเขา) รักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

♦ ดำเนินการควบคุมการดำเนินการโดยพนักงานขององค์กรตามคำสั่งที่ออกและคำสั่งซื้อตลอดจนการปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าองค์กรภายใต้การควบคุม รักษาไฟล์การควบคุมและการลงทะเบียน

♦ให้ ที่ทำงานด้วยวิธีการที่จำเป็นของเทคโนโลยีองค์กร เครื่องเขียน สร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา

♦ พิมพ์ตามทิศทางของหัวหน้าเอกสารสำนักงานที่จำเป็นสำหรับการทำงานของเขาหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในข้อมูลธนาคาร

♦ จัดงานเลี้ยงต้อนรับผู้มาเยี่ยม มีส่วนทำให้การพิจารณาคำขอและข้อเสนอของพนักงานเป็นไปอย่างทันท่วงที

♦ จัดทำกรณีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับรองความปลอดภัยและส่งไปยังที่เก็บถาวรภายในระยะเวลาที่กำหนด

♦ ถ่ายเอกสารด้วยเครื่องถ่ายเอกสารส่วนบุคคล

ต้องรู้:

♦ มติ คำสั่ง คำสั่ง และเอกสารแนวทางอื่น ๆ และเอกสารเชิงบรรทัดฐานที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก

♦ โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและหน่วยงาน

♦ การจัดระเบียบงานในสำนักงาน

♦ วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร;

♦ การเก็บถาวร;

♦พิมพ์ดีด;

♦ กฎสำหรับการใช้อินเตอร์คอม;

♦ รากฐานของจริยธรรมและสุนทรียภาพ

♦กฎ การสื่อสารทางธุรกิจ;

♦ พื้นฐานของการจัดองค์กรแรงงานและการจัดการ

♦ กฎสำหรับการทำงานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

♦ พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน

♦ กฎและบรรทัดฐานของการคุ้มครองแรงงาน9.

ดังที่เห็นได้จากลักษณะคุณสมบัติข้างต้น เลขานุการของหัวหน้ากำหนดให้มีความต้องการค่อนข้างสูงทั้งในด้านความรู้และทักษะ และสำหรับขอบเขตของงานที่ทำโดยเขา สิ่งนี้ถือว่ามีความคล่องแคล่วในเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ การเตรียมเอกสารอย่างอิสระในนามของหัวหน้า การแก้ไขเอกสารฉบับร่างที่ได้รับ การตรวจสอบการดำเนินการ ฯลฯ ข้อกำหนดและข้อกำหนดในการอ้างอิงเหล่านี้ ซึ่งรวมถึงงานสร้างสรรค์หลายประเภท กำหนดความต้องการการศึกษาระดับอุดมศึกษาไว้ล่วงหน้า แต่อนุญาตให้มีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาได้เช่นกัน การศึกษาระดับมืออาชีพด้วยประสบการณ์การทำงาน

คุณสมบัติคุณสมบัติของเลขานุการ-พิมพ์ดีดและเลขานุการ-ชวเลข ระบุใน คู่มือคุณสมบัติถูกนำเสนอในลักษณะเดียวกัน โดยเพิ่มงานพิมพ์ดีดโดยเลขา-พิมพ์ดีดและชวเลขโดยเลขา-ชวเลขเท่านั้น ดังนั้นเมื่อพัฒนารายละเอียดงานก็เพียงพอแล้วที่จะใช้คุณสมบัติคุณสมบัติอย่างใดอย่างหนึ่งเหล่านี้

ตัวอย่างเช่น หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการ-พิมพ์ดีดมีดังนี้:

> ทำหน้าที่ทางเทคนิคเพื่อรับรองและให้บริการงานของหัวหน้าองค์กรหรือหน่วยงาน

> รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการจากแผนกหรือนักแสดง เรียกพนักงานตามคำแนะนำของเขา

> จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ รับและส่งข้อความทางโทรศัพท์ บันทึกข้อความที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเสนอเนื้อหาให้ผู้จัดการสนใจ

> ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยหัวหน้า (การรวบรวมเอกสารที่จำเป็น, การแจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลา, สถานที่, วาระการประชุมหรือการประชุม, การลงทะเบียนของพวกเขา) จัดเก็บและจัดทำรายงาน

> จัดหาเครื่องเขียน อุปกรณ์ในองค์กร ให้กับสถานที่ทำงานของผู้จัดการ สร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานของผู้จัดการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

> ส่งและรับข้อมูลเกี่ยวกับอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (เทเล็กซ์ โทรสาร โทรสาร ฯลฯ)

> พิมพ์สื่อต่างๆ ตามคำสั่งของผู้จัดการ

> ปฏิบัติงานในสำนักงาน รับจดหมายโต้ตอบที่ส่งถึงหัวหน้า จัดระบบตามขั้นตอนที่องค์กรใช้ และโอนหลังจากการพิจารณาของหัวหน้าไปยังแผนกหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ

> ปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการปฏิบัติตามคำแนะนำของหัวหน้าซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม

> ยอมรับเอกสารที่จะลงนามโดยหัวหน้า

> จัดงานเลี้ยงต้อนรับผู้มาเยี่ยม มีส่วนในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานโดยทันที

> จัดทำกรณีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับรองความปลอดภัยและ กำหนดเวลาส่งไปยังที่เก็บถาวร

> เตรียมเอกสารสำหรับการจำลองอุปกรณ์ทำซ้ำ และคัดลอกเอกสารบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนบุคคล

ต้องรู้:

♦ กฎระเบียบ คำแนะนำ แนวทางและบรรทัดฐานอื่น ๆ

เอกสารจูงใจในการบันทึกข้อมูล

♦ โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและหน่วยงาน : typescript;

♦ กฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน

♦ ลำดับการจัดเรียงวัสดุเมื่อพิมพ์เอกสารต่างๆ

♦การพิมพ์กฎ จดหมายธุรกิจโดยใช้ แบบฟอร์มมาตรฐาน;

♦ กฎการใช้งานเครื่องพิมพ์ดีด เครื่องอัดเสียง เครื่องบันทึกเทป

♦ กฎสำหรับการใช้อินเตอร์คอม;

♦ มาตรฐานของระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร

♦ ฐานองค์กรแรงงาน

♦ พื้นฐานของกฎหมายแรงงาน

♦ ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน

♦ หลักเกณฑ์และหลักเกณฑ์การคุ้มครองแรงงาน10.

ที่ให้ไว้ รายละเอียดงานอธิบายรายละเอียดที่เพียงพอเกี่ยวกับหน้าที่ของเลขานุการซึ่งต้องการความรู้และจะช่วยไม่ให้พลาดสิ่งใดเมื่อเขียนหัวข้อของรายละเอียดงานเฉพาะ

รายละเอียดงานหมายถึงเอกสารที่มีรูปแบบรวมและโครงสร้างข้อความที่กำหนดไว้:

■ บทบัญญัติทั่วไป

■ ฟังก์ชั่น

■ ความรับผิดชอบ

■ ความรับผิดชอบ

ข้อกำหนดทั่วไปในรายละเอียดงานประกอบด้วยชุดข้อมูลต่อไปนี้: ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับตำแหน่ง การอยู่ใต้บังคับบัญชาและผู้บริหาร ข้อกำหนดสำหรับการศึกษา (สูงกว่าหรือมัธยมศึกษา) และประสบการณ์จริง (ประสบการณ์เฉพาะด้าน) ขั้นตอนการแต่งตั้งและเลิกจ้าง ทดแทนในช่วงที่ขาดเรียน

ทุกวันนี้ ส่วนใหญ่แล้ว ผู้ช่วยเลขานุการและเลขานุการที่มีการศึกษาเฉพาะทางระดับสูงหรือระดับมัธยมศึกษา ที่รู้ภาษาต่างประเทศ ทำงานบนคอมพิวเตอร์ และมีประสบการณ์การทำงานบางอย่างเป็นสิ่งจำเป็น

ข้อกำหนดเหล่านี้ตามกฎแล้วจะบันทึกไว้ในรายละเอียดงานของผู้ช่วยเลขานุการ (เลขานุการ) ของ บริษัท ขนาดใหญ่ เลขานุการมักจะรายงานต่อหัวหน้า ในองค์กรขนาดใหญ่ เลขานุการมีหน้าที่สองส่วน คือ หัวหน้างานและหัวหน้าฝ่ายบริการ DOW ได้รับการแต่งตั้งและไล่ออกตามคำสั่งของหัวหน้า

ย่อหน้าสุดท้ายของส่วนนี้ของรายละเอียดงานมีข้อบ่งชี้ของเอกสารทางกฎหมายหลักระเบียบระเบียบวิธีการจัดการองค์กรและการบริหารที่เลขานุการได้รับคำแนะนำจากในการทำงานของเขา ในรูปแบบทั่วไป การกระทำเหล่านี้ระบุไว้ในลักษณะคุณสมบัติข้างต้น * วรรคนี้ต้องขึ้นต้นด้วยรัฐธรรมนูญแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ประมวลกฎหมายแรงงาน กฎหมายของรัฐบาลกลางระบุพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาล GOST ที่กำหนดขั้นตอนการประมวลผลเอกสารคำแนะนำและกฎมาตรฐานมาตรฐานเวลา ย่อหน้าลงท้ายด้วยการระบุเอกสารองค์กรและการบริหารของผู้บังคับบัญชาและองค์กร (บริษัท): กฎบัตร, ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกโครงสร้าง, คำสั่งและคำแนะนำ, คำแนะนำสำหรับงานสำนักงาน, รายละเอียดงานนี้

ส่วนถัดไปคือ "ฟังก์ชัน" ระบุพื้นที่หลักของกิจกรรมและในส่วน "ความรับผิดชอบ" ได้ระบุประเภทของงานเฉพาะที่รับประกันประสิทธิภาพของฟังก์ชันเหล่านี้แล้ว บ่อยครั้งที่ส่วนเหล่านี้รวมกันเป็นหนึ่งเดียว - "หน้าที่และความรับผิดชอบงาน" (หรือ "งานหลักและความรับผิดชอบ") ส่วนนี้ควรเขียนให้ละเอียดที่สุด เมื่อรวบรวมส่วนนี้ ถ้อยคำจำนวนมากสามารถนำมาจากคุณลักษณะคุณสมบัติ เนื่องจากมีการระบุหน้าที่ความรับผิดชอบในรายละเอียดเพียงพอ ยิ่งส่วนระบุว่าไม่เฉพาะอะไร แต่ยังรวมถึงวิธีที่เลขานุการดำเนินการบางอย่างตามเทคโนโลยีการทำงานกับเอกสารที่นำมาใช้ในองค์กร รายละเอียดงานจะยิ่งมีค่ามากขึ้น ความสามารถในการเปลี่ยนได้แสดงไว้ที่นี่ด้วย

ส่วน "สิทธิ" มีความสำคัญมากสำหรับเลขานุการ เป็นที่ประดิษฐานอำนาจของเขาในการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับความสามารถของเขาอย่างอิสระ ด้านขวาเขียนไว้ที่นี่:

มีการแสดงตัวอย่างเอกสารและกำหนดว่าเอกสารใดบ้างที่สามารถโอนไปยังนักแสดงได้ โดยไม่ต้องผ่านหัว

> การจัดแผนกต้อนรับและจัดลำดับความสำคัญของการต้อนรับแขก

ทำการ "กรอง" การโทร;

> ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งของหัวหน้าและกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร

> ควบคุมการดำเนินการเอกสารให้ถูกต้องก่อนส่งให้ผู้จัดการลงนามและส่ง

มีการเข้าถึงข้อมูล

> การขอข้อมูลและเอกสารสำหรับผู้จัดการ

> เป็นตัวแทนขององค์กรของคุณ ฯลฯ

ส่วน "ความรับผิดชอบ" สามารถเขียนได้โดยทั่วไปเช่น "พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่และการไม่ใช้สิทธิ์ที่ให้ไว้โดยการกระทำทางกฎหมายและคำแนะนำนี้" หรืออธิบายในรายละเอียดเพิ่มเติมตามประเด็น ของหน้าที่ ตัวอย่างเช่นความรับผิดชอบ: สำหรับการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องของเอกสารที่ส่งสำหรับลายเซ็นไปที่หัวหน้าการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GOST R 6.30-97 สำหรับการจัดส่งเอกสารที่มีระยะเวลาจัดเก็บถาวรไปยังที่เก็บถาวรก่อนเวลาอันควร ฯลฯ

ความรับผิดชอบอาจเป็นงานธุรการ วินัย วัสดุและแม้กระทั่งความผิดทางอาญา เมื่อดำเนินการในส่วนนี้ ควรจำไว้ว่าความรับผิดนั้นถูกกำหนดขึ้นตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด ดังนั้นตามอาร์ท 15 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครอง "เจ้าหน้าที่ต้องรับผิดทางปกครองสำหรับ ความผิดทางปกครองเกี่ยวข้องกับการไม่ปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ในด้านการคุ้มครองคำสั่งของผู้บริหารรัฐและ ความสงบเรียบร้อยของประชาชน...และกฎเกณฑ์อื่น ๆ การบังคับใช้ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ราชการ "สำหรับการละเมิด วินัยแรงงานมีการลงโทษทางวินัย (มาตรา 135 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน) ในกรณีที่ต้องรับผิดต่อความเสียหายที่เกิดกับองค์กรให้เป็นไปตามข้อ 121 ประมวลกฎหมายแรงงานที่ลูกจ้างต้องรับ ความรับผิด, เช่น. ชดใช้ค่าใช้จ่าย

ส่วน "ความสัมพันธ์" (ความสัมพันธ์ตามตำแหน่ง) ก็มีความสำคัญมากสำหรับการจัดระเบียบงานของเลขานุการ โดยปกติจะมีการบันทึกโดยทั่วไปว่าเลขานุการในงานของเขาโต้ตอบกับพนักงานทั้งหมดหรือแผนกโครงสร้างเพื่อรวบรวมประมวลผลและถ่ายโอนข้อมูลและเอกสาร แต่เลขานุการจะทำงานได้ง่ายกว่ามากหากส่วนนี้ระบุว่าแผนกหรือพนักงานใดที่เขาโต้ตอบด้วยโดยเฉพาะ ในเรื่องใด และเอกสารใด เขาได้รับเมื่อใดและในรูปแบบใด เช่น รายงานฐานะการเงินประจำสัปดาห์ของบริษัทจากฝ่ายบัญชีเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร ขอแนะนำให้นำเสนอส่วนนี้ในรูปแบบตารางซึ่งระบุได้ชัดเจนว่าเลขานุการได้รับจากใครซึ่งเขาประสานงานกับใครซึ่งเขาโอนเอกสารให้ในกรอบเวลาใด

วี เมื่อเร็ว ๆ นี้ในหลายลักษณะงาน มีส่วน "การประเมินงาน" ปรากฏขึ้น เกณฑ์หลักคือความตรงต่อเวลาของงานและคุณภาพของงาน

คุณสามารถเสริมรายละเอียดงานกับส่วนอื่นๆ ได้ เช่น องค์กรในที่ทำงาน ชั่วโมงทำงาน ฯลฯ

คำแนะนำมักจะลงท้ายด้วยย่อหน้าเกี่ยวกับวิธีการแก้ไข เขียนได้ดังนี้ "จนกว่าจะเปลี่ยนใหม่" หรือ "คำสั่งอาจมีการแก้ไขในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงหน้าที่เลขานุการ" สามารถระบุติดตั้งล่วงหน้าได้ ระยะเวลาทดแทนเช่น ทุกๆ 5 ปี แต่ควรระบุเงื่อนไขในการแก้ไขรายละเอียดงานให้ละเอียดมากขึ้น เช่น การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร การเปลี่ยนตารางการจัดบุคลากร และการกระจายความรับผิดชอบ การแนะนำ เทคโนโลยีใหม่ที่เปลี่ยนลักษณะงาน เป็นต้น

จำได้ว่ารายละเอียดงานวาดขึ้นตามประเภทของแบบฟอร์มทั่วไปที่ได้รับอนุมัติจากหัวหน้าและออกให้กับพนักงาน

แสตมป์อนุมัติ

คณะวิชาธุรกิจ CJSC

"อินเทลสังเคราะห์"

รายละเอียดงาน

[เลขาฉัน

โครงสร้างข้อความ

■ ทั่วไป

■ ฟังก์ชั่น

Ш ความรับผิดชอบ

■ ความรับผิดชอบ

■ ความสัมพันธ์ (การเชื่อมต่อตามตำแหน่ง)

ลายเซ็นการถอดเสียง ลายเซ็นตำแหน่ง

ฉันได้อ่านคำแนะนำ ลายเซ็น การถอดรหัส ลายเซ็น

อนุมัติ:

[ตำแหน่งงาน]

_______________________________

_______________________________

[ชื่อบริษัท]

_______________________________

_______________________/[ชื่อเต็ม.]/

"______" _______________ 20___

รายละเอียดงาน

หัวหน้าเลขา

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. รายละเอียดงานนี้กำหนดและควบคุมอำนาจหน้าที่และหน้าที่งานสิทธิและความรับผิดชอบของเลขานุการหัวหน้า [ชื่อองค์กรในกรณีสัมพันธการก] (ต่อไปนี้จะเรียกว่า บริษัท )

1.2. เลขานุการหัวหน้าอยู่ในประเภทของผู้บริหารด้านเทคนิค ได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและไล่ออกจากตำแหน่งตามขั้นตอนที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานปัจจุบันตามคำสั่งของหัวหน้าบริษัท

1.3. เลขานุการของหัวหน้ารายงานโดยตรงต่อ [ชื่อตำแหน่งหัวหน้าโดยตรงในคดี dative] ของบริษัท

1.4. ผู้ที่มีวุฒิการศึกษาระดับวิชาชีพที่สูงขึ้นโดยไม่แสดงข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานหรืออาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาและประสบการณ์การทำงานเฉพาะทางอย่างน้อย 2 ปีได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการหัวหน้า

1.5. เลขานุการของผู้จัดการต้องทราบ:

• มติ คำสั่ง คำสั่ง และเอกสารแนวทางอื่น ๆ และเอกสารกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก
• โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและหน่วยงาน
• การจัดระเบียบงานสำนักงาน
• วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร
• ธุรกิจเก็บถาวร;
• พิมพ์ดีด;
• กฎการใช้อุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม
• มาตรฐานของระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร
• หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
• รากฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์
• กฎการสื่อสารทางธุรกิจ
• พื้นฐานของการจัดและการจัดการแรงงาน
• กฎการทำงานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
• พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน
• ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน
• กฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน

1.6. ในกิจกรรมของเขา เลขานุการของหัวหน้าได้รับคำแนะนำจาก:

• กฎระเบียบและ สื่อการสอนเกี่ยวกับงานที่ทำ
• ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน
• คำสั่งและคำสั่งของหัวหน้าบริษัทและหัวหน้างานในทันที
• รายละเอียดงานนี้
• หลักเกณฑ์การคุ้มครองแรงงาน สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย

1.7. ในระหว่างที่เลขาธิการหัวหน้าไม่อยู่ชั่วคราว หน้าที่ของเขาได้รับมอบหมายให้เป็น [ชื่อตำแหน่งรอง]

2. หน้าที่ความรับผิดชอบ

เลขานุการหัวหน้าทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

2.1. ดำเนินการเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคของกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร

2.2. รับจดหมายโต้ตอบสำหรับการพิจารณาโดยหัวหน้า โอนตามการตัดสินใจของแผนกโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมคำตอบ

2.3. ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่าง ๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการจัดเตรียมและตัดสินใจ

2.4. ยอมรับเอกสารและข้อความส่วนตัวสำหรับลายเซ็นของหัวหน้าองค์กร

2.5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของหัวหน้า

2.6. ตรวจสอบการพิจารณาและส่งโดยหน่วยงานโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ได้รับสำหรับการดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของการจัดเตรียมเอกสารร่างที่ส่งไปยังหัวหน้าเพื่อลงนามและรับรองการแก้ไขคุณภาพสูง

2.7. จัดระเบียบการสนทนาทางโทรศัพท์ของศีรษะบันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่ไม่อยู่และนำเสนอเนื้อหาส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรสารเทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์ ข้อมูลให้ทราบอย่างทันท่วงทีโดยได้รับผ่านช่องทางการสื่อสาร

2.8. ในนามของหัวหน้า ร่างจดหมาย คำขอ เอกสารอื่น ๆ เตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย

2.9. ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยหัวหน้า (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น, แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของการประชุม, ระเบียบวาระ, การลงทะเบียน) รักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

2.10. ดำเนินการควบคุมการดำเนินการโดยพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำสั่งที่ออกตลอดจนการปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าองค์กรที่อยู่ภายใต้การควบคุม

2.11. รักษาไฟล์การควบคุมและการลงทะเบียน

2.12. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของหัวหน้าด้วยวิธีที่จำเป็นของเทคโนโลยีองค์กรเครื่องเขียนสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา

2.13. พิมพ์เอกสารสำนักงานที่จำเป็นสำหรับงานของเขาตามทิศทางของหัวหน้าหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในคลังข้อมูล

2.14. จัดงานเลี้ยงต้อนรับผู้มาเยี่ยม มีส่วนทำให้การพิจารณาคำขอและข้อเสนอของพนักงานเป็นไปอย่างทันท่วงที

2.15. จัดทำกรณีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับรองความปลอดภัยและส่งไปยังที่เก็บถาวรในเวลาที่กำหนด

2.16. สำเนาเอกสารบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนบุคคล

ในกรณีที่มีความจำเป็นอย่างเป็นทางการ เลขานุการของหัวหน้าอาจมีส่วนร่วมในการปฏิบัติหน้าที่ราชการล่วงเวลาในลักษณะที่กำหนดโดยบทบัญญัติของกฎหมายแรงงานของรัฐบาลกลาง

3. สิทธิ

เลขาธิการหัวหน้ามีสิทธิ:

3.1. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของบริษัทช่วยปฏิบัติหน้าที่ตามหน้าที่

3.2. พัฒนาทักษะของคุณ

3.3. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของบริษัท

3.4. ส่งข้อเสนอในประเด็นกิจกรรมเพื่อพิจารณาโดยหัวหน้างานโดยตรง

3.5. รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินกิจกรรมจากพนักงานของบริษัท

4. ความรับผิดชอบและการประเมินผลการปฏิบัติงาน

4.1. เลขานุการของหัวหน้ามีหน้าที่บริหาร วินัย และวัสดุ (และใน แต่ละกรณีกำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย - และทางอาญา) ความรับผิดสำหรับ:

4.1.1. ไม่ปฏิบัติตามหรือปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างเป็นทางการของหัวหน้างานทันทีอย่างไม่เหมาะสม

4.1.2. ความล้มเหลวในการปฏิบัติงานหรือการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมของหน้าที่แรงงานและงานที่ได้รับมอบหมาย

4.1.3. การใช้อำนาจอย่างเป็นทางการที่ได้รับโดยไม่ชอบด้วยกฎหมาย ตลอดจนการใช้อำนาจดังกล่าวเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว

4.1.4. ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับสถานะของงานที่มอบหมายให้เขา

4.1.5. ความล้มเหลวในการใช้มาตรการเพื่อระงับการละเมิดกฎระเบียบด้านความปลอดภัย อัคคีภัย และกฎเกณฑ์อื่น ๆ ที่เป็นภัยคุกคามต่อกิจกรรมขององค์กรและพนักงาน

4.1.6. ความล้มเหลวในการบังคับใช้วินัยแรงงาน

4.1.7. ความผิดที่กระทำในระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายการบริหารงานทางอาญาและทางแพ่งในปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

4.1.8. ก่อให้เกิดความเสียหายอย่างมีนัยสำคัญและ/หรือความสูญเสียแก่บริษัทหรือบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับการกระทำหรือการละเลยระหว่างการดำเนินการ หน้าที่ราชการ.

4.2. การประเมินผลงานของเลขาธิการหัวหน้าดำเนินการ:

4.2.1. หัวหน้างานโดยตรง - เป็นประจำในระหว่างการปฏิบัติงานประจำวันโดยพนักงานของหน้าที่แรงงานของเขา

4.2.2. คณะกรรมการรับรองสถานประกอบการ - เป็นระยะ ๆ แต่อย่างน้อยทุก ๆ สองปีตามผลงานที่บันทึกไว้สำหรับระยะเวลาการประเมิน

4.3. เกณฑ์หลักในการประเมินงานของเลขานุการหัวหน้าคือคุณภาพ ความครบถ้วน และทันเวลาของการปฏิบัติงานตามคำสั่งนี้

5. สภาพการทำงาน

5.1. โหมดการทำงานของเลขานุการของหัวหน้าถูกกำหนดตามระเบียบข้อบังคับด้านแรงงานภายในที่บริษัทกำหนด

5.2. ในส่วนที่เกี่ยวกับความต้องการในการผลิต เลขาหัวหน้ามีหน้าที่ต้องเดินทางไปที่ การเดินทางเพื่อธุรกิจ(รวมถึงค่าท้องถิ่น)

6. สิทธิในการลงนาม

6.1. เพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมต่างๆ เลขานุการของหัวหน้าได้รับสิทธิ์ในการลงนามข้อมูลและเอกสารอ้างอิงในประเด็นที่เป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่หน้าที่ของเขา

ทำความคุ้นเคยกับคำสั่ง ___________ / ____________ / "___" _______ 20__

แต่ละองค์กรดำเนินกิจกรรมบนพื้นฐานของกฎระเบียบในท้องถิ่นซึ่งจัดทำขึ้นตามบรรทัดฐาน กฎหมายปัจจุบัน. และเนื่องจากแต่ละบริษัทเป็นองค์กรที่แยกจากกัน บริษัทจึงต้องทำงานอย่างกลมกลืน

หนึ่งใน เอกสารสำคัญซึ่งเป็นกิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญขององค์กรเป็นรายละเอียดงาน นี่คือเอกสารที่อธิบายหน้าที่การทำงานของพนักงานในทิศทางใดทิศทางหนึ่งโดยเฉพาะ จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับพนักงานอย่างถี่ถ้วนไม่เฉพาะกับหน้าที่ของตนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสิทธิอำนาจและหน้าที่ด้วย

รายละเอียดงานเป็นเอกสารท้องถิ่นที่ระบุสิทธิ์และภาระผูกพันของพนักงานแต่ละคน ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งและหน้าที่การทำงานที่ทำ
เอกสารนี้จัดทำโดยผู้เชี่ยวชาญของฝ่ายบุคคลพร้อมทนายความ คำแนะนำนี้ได้รับการอนุมัติจากนายจ้างหรือผู้จัดการที่ได้รับการว่าจ้างหากเขามีอำนาจดังกล่าว

นายจ้างจำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับลักษณะงานของผู้สมัครก่อนลงนาม สัญญาจ้าง. หากยังไม่เสร็จสิ้น ให้เกี่ยวข้องกับพนักงานใน ความรับผิดชอบทางวินัยนายจ้างไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้

เอกสารต้องอธิบายรายละเอียดหน้าที่ของเลขานุการโดยขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของงาน ยิ่งหน้าที่เหล่านี้มีรายละเอียดมากเท่าไร ก็ยิ่งง่ายต่อการแก้ไขข้อขัดแย้งก่อนการพิจารณาคดีและการพิจารณาคดีระหว่างลูกจ้างและนายจ้าง

ทำไมคุณถึงต้องการรายละเอียดงาน

เมื่อทำการคอมไพล์ เอกสารนี้, คนที่มีความรับผิดชอบควรเป็นไปตามบรรทัดฐานของระดับรัฐบาลกลาง ระดับภูมิภาคและระดับท้องถิ่นในปัจจุบัน หัวหน้าองค์กรในฐานะผู้รับผิดชอบการจัดการเอกสารที่ถูกต้องต้องตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้ นอกจากนี้, หัวหน้าฝ่ายบุคคลจะต้องตระหนักถึงการปฏิบัติตามคำสั่งของกฎหมายปัจจุบันด้วย

มันถูกรวบรวมสำหรับกลุ่มของตำแหน่งที่เหมือนกัน หรือสำหรับตำแหน่งเฉพาะเจาะจง พนักงานจะต้องคุ้นเคยกับเอกสารกับลายเซ็น คุณต้องทำเช่นนี้เมื่อสมัครงาน หากไม่ได้รวบรวมอย่างถูกต้อง พนักงานและผู้จัดการจะมีความขัดแย้งและสถานการณ์ที่ขัดแย้งกันอย่างแน่นอนเกี่ยวกับการแบ่งงานและหน้าที่ที่ดำเนินการโดยพนักงาน

ด้วยการร่างรายละเอียดงานที่ถูกต้อง ฝ่ายบริหารควรดำเนินการ เป้าหมายเฉพาะและแก้ไขงานต่อไปนี้:

• แบ่งหน้าที่การงานระหว่างพนักงานในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกันอย่างเหมาะสม จำเป็นต้องประสานการกระทำของพวกเขาอย่างชัดเจนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ที่สุด
• การปรับปรุงบรรยากาศทางจิตวิทยาในทีมการปรับปรุงสถานการณ์ จำเป็นต้องลดเปอร์เซ็นต์ความเป็นไปได้ของความขัดแย้งให้เหลือน้อยที่สุด
• กำหนดสิทธิและหน้าที่ของผู้เชี่ยวชาญในระดับเดียวกันให้ชัดเจน ระบุอำนาจเฉพาะ กำหนดความรับผิดชอบของแต่ละคนอย่างชัดเจน หากจำเป็น แยกกันไปเน้นที่การลงโทษทางวินัยที่สามารถนำไปใช้กับผู้เชี่ยวชาญในรูปแบบของความรับผิดชอบในการละเลยหน้าที่ของตน
• เพื่อดำเนินการขนถ่ายพนักงานทางจิตวิทยาและทางการที่ถูกบังคับให้รวมหลายตำแหน่ง ไม่เพียงพอเพียงแค่ขนถ่าย โหลดนี้ต้องกระจายอย่างถูกต้องและสม่ำเสมอ
• สร้างระบบแรงจูงใจและแรงจูงใจทางด้านจิตใจและการเงิน
• การกระจายความรับผิดชอบที่เหมาะสมระหว่างผู้จัดการ

ด้วยความช่วยเหลือของรายละเอียดงาน ฝ่ายบริหารขององค์กรดำเนินการทุกด้านของการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างเครื่องมือการจัดการและบุคลากร แต่ไม่สามารถบรรลุผลสูงสุดที่เป็นไปได้เสมอไป ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเลือกและแต่งตั้งบุคคลที่จะรับผิดชอบในการรวบรวมรายละเอียดงานอย่างถูกต้อง

ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและจำนวนพนักงาน คำสั่งมาตรฐานจะถูกร่างขึ้นสำหรับกลุ่มตำแหน่งที่เหมือนกัน หากจำเป็น คุณสามารถปรับเปลี่ยนตำแหน่งเฉพาะได้ หากบริษัทมีขนาดเล็ก มีเพียง 25-50 คน เอกสารจะถูกร่างขึ้นสำหรับแต่ละตำแหน่งแยกกัน รับผิดชอบเป็นสมาชิกของแผนกทรัพยากรบุคคล

กฎพื้นฐานสำหรับการรวบรวมรายละเอียดงานของเลขานุการ

ไม่มีการพัฒนา แบบฟอร์มรวมรายละเอียดงาน. ดังนั้นแต่ละองค์กรจึงมีสิทธิเลือกวิธีการจัดทำเอกสารได้

เมื่อรวบรวมเอกสารเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบต้องจำไว้ว่าจำเป็นต้องคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของกิจกรรมขององค์กรเฉพาะ ในสำนักงานต่างทิศทาง เลขานุการสามารถปฏิบัติหน้าที่และหน้าที่ต่างๆ ได้ สิ่งนี้จะต้องนำมาพิจารณาเมื่อร่าง

คุณสามารถพึ่งพารูปแบบที่ยอมรับโดยทั่วไปได้ รายละเอียดงานแต่ละรายการควรมีดังต่อไปนี้:

หากจำเป็น สามารถเพิ่มส่วนเพิ่มเติมในรายละเอียดงานของเลขานุการได้:

• "สภาพการทำงาน". ที่นี่คุณสามารถอ้างอิงถึงข้อบังคับภายในเพื่อกำหนดรูปแบบการทำงานของเลขานุการ หากจำเป็นต้องเดินทางไปกับผู้จัดการในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ความแตกต่างนี้สามารถสะท้อนให้เห็นได้ที่นี่
• "สิทธิในการลงนาม". เลขานุการสามารถลงนามในเอกสารที่อยู่ในขอบเขตอำนาจหน้าที่ของตนได้

รายละเอียดงานซึ่งจัดทำโดยพนักงานที่รับผิดชอบของแผนกบุคคลต้องผ่านขั้นตอนการประสานงานกับหัวหน้า บริการบุคลากร. นอกจากนี้เลขานุการเองก็ต้องทำความคุ้นเคยกับลายเซ็นด้วย

ร่างลักษณะงานให้เลขา

เอกสารถูกร่างขึ้นในสำเนาเดียว มันลงนามโดยเลขานุการเองหลังจากที่เขาอ่านและศึกษาอย่างละเอียด หากองค์กรมีเลขานุการหลายคนตามรัฐ คุณสามารถพิมพ์สำเนาได้หลายชุด โดยทำการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมสำหรับแต่ละส่วนแยกกัน ขึ้นอยู่กับตำแหน่งของหัวหน้าที่ "แนบ" เลขานุการ

หากเลขานุการต้องการสำเนาเพิ่มเติมสำหรับใช้ส่วนตัวเขาสามารถทำสำเนารายละเอียดของงานได้ลงนามโดยเขาแล้ว ไม่ได้ห้าม!

หากต้องการเขียนเอกสารอย่างถูกต้อง คุณต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ควรออกแบบ "ส่วนหัว" ที่มุมขวาบน นี่คือสถานที่สำหรับการอนุมัติคำแนะนำจากหัวหน้าองค์กรทั้งหมด ที่นี่คุณต้องกรอกสองสามบรรทัด:

• ต้องเป็นคำว่า "ฉันอนุมัติ";
• ตามด้วยตำแหน่งผู้นำ ตัวอย่างเช่น "ผู้จัดการทั่วไป" หรือ "ผู้อำนวยการ";
• ชื่อเต็มของหัว;
• ลายเซ็นของผู้นำ

จากนั้นคุณต้องระบุชื่อเอกสารตรงกลางแผ่นงาน นี่คือลักษณะงานของเลขานุการ หลังจากนั้นจะมีการลงทะเบียนจุดหลักทั้งหมด

ส่วนต่างๆ ที่คำแนะนำของเลขานุการควรประกอบด้วยได้ระบุไว้ข้างต้นแล้ว มีการกำหนดตามระเบียบการปฏิบัติหน้าที่ ตัวอย่างเช่น หน้าที่การทำงานของเลขานุการหัวหน้าแผนกอาจค่อนข้าง "แคบ" กว่าหน้าที่ของผู้ช่วยหัวหน้าองค์กรทั้งหมด

หลังจากจัดทำคำสั่งแล้วจะต้องตกลงกับพนักงานที่รับผิดชอบสำนักเลขาธิการ นี่อาจเป็นหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง หากไม่มีบุคคลดังกล่าวอยู่ในรัฐแล้วให้หัวหน้าฝ่ายบริการบุคคลหรือลูกจ้างอื่นซึ่งมีหน้าที่ประสานงานดังกล่าวด้วย

เครื่องหมายอนุมัติจะอยู่ท้ายเอกสาร คุณต้องกรอกสองสามบรรทัด:

• อย่าลืมระบุคำว่า "ตกลง";
• ตำแหน่งความรับผิดชอบของบุคคล
• ชื่อบริษัทในรูปแบบย่อ
• ชื่อพนักงานคนนี้;
• วันที่ในปฏิทินสำหรับการอนุมัติ
• ลายเซ็นของผู้อนุมัติคำสั่ง

หลังจากนั้นคุณต้องส่งเอกสารให้เลขานุการตรวจสอบเอง คุณต้องกรอกสองสามบรรทัดด้วย:

• จำเป็นต้องระบุวลี "ฉันคุ้นเคยกับคำแนะนำ"
• ตำแหน่งเลขานุการตามที่กำหนดไว้ใน พนักงาน;
• ชื่อบริษัทในรูปแบบย่อ
• ชื่อพนักงานคนนี้;
• รายละเอียดหนังสือเดินทาง หากจำเป็น คุณสามารถทำสำเนาหน้าหนังสือเดินทางที่ระบุข้อมูลส่วนบุคคลของเลขานุการ แนบสำเนาไปยังคำแนะนำเพื่อยืนยันข้อมูลที่ระบุ
• วันที่ในปฏิทินสำหรับการอนุมัติ
• ลายเซ็นของพนักงานซึ่งยืนยันว่าเขาอ่านรายละเอียดงานของเขาจริงๆ

อย่า "ย้าย" เอกสารโดยไม่ได้อ่านอย่างระมัดระวัง การทำความคุ้นเคยอย่างระมัดระวังเป็นการรับประกันว่าเขาจะทำหน้าที่ของตนอย่างซื่อสัตย์และจะไม่ทำงานให้กับพนักงานคนอื่น ถ้าเลขากลับจากเขา หน้าที่การงานหรือไม่ปฏิบัติตามเขาจะต้องรับผิดชอบ

ในทางตรงกันข้าม หากต้องรับผิดในข้อกล่าวหาว่าไม่ปฏิบัติตาม สามารถอ้างถึงคำแนะนำและคัดค้านคำสั่งของฝ่ายบริหารในการแต่งตั้งได้เสมอ การลงโทษทางวินัย. นอกจากนี้ยังจะช่วยเมื่อยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงานหรือเมื่อยื่นฟ้องต่อศาล ดังนั้นคุณต้องระวัง!

หน้าที่การงานเลขานุการ

ทุกองค์กรต้องมีเลขา ดังนั้นลักษณะงานของพนักงานดังกล่าวจึงเป็นประโยชน์กับทุกบริษัท เลขานุการสามารถเป็นได้ทั้งหัวหน้าองค์กรและหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง นี่คือหน้าที่ของเลขา

หน้าที่ของเลขา ได้แก่

• การยอมรับและการเรียงลำดับของจดหมายโต้ตอบที่ได้รับสำหรับหัวหน้า;
• ดำเนินการงานสำนักงานภายในกรอบกิจกรรมของแผนกหรือหน่วยงานโครงสร้าง
• การยอมรับข้อความส่วนตัวจากพนักงานเพื่อลงนามในหัวหน้า
• การเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับเจ้านายในการทำงาน
• ทำงานกับคอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร และอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ
• รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน
• การพิมพ์เอกสารที่จำเป็นสำหรับเจ้านายในการทำงาน
• การปฏิบัติงานในการจัดเตรียมการประชุม การประชุม และการประชุมอื่น ๆ
• การจัดเตรียมและพิมพ์เอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุมดังกล่าว
• การจัดงานเลี้ยงต้อนรับผู้มาเยือน
• จัดทำทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออก
• การสื่อสารทางโทรศัพท์อย่างสุภาพ
• หน้าที่อื่น ๆ ที่ขึ้นอยู่กับเฉพาะของกิจกรรมของแผนกหรือหน่วยโครงสร้าง

ลักษณะงานของเลขาหัวหน้า

เลขานุการของผู้จัดการก็มีรายละเอียดงานด้วย ความรับผิดชอบของเลขานุการบริหาร ได้แก่ :

• ดำเนินงานในองค์กรสนับสนุนด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมของหัวหน้า
• ยอมรับและจัดเรียงจดหมายทั้งหมดที่อยู่ในชื่อของหัวหน้า
• หากมีความต้องการดังกล่าว ให้จัดเรียงจดหมายโต้ตอบทั้งหมดตามแผนกโครงสร้างและจัดการส่งจดหมายโต้ตอบนี้ไปยังแผนกโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง
• การจัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของหัวหน้า
• การรับและบันทึกข้อมูลที่เข้ามาในช่วงที่ไม่มีศีรษะ
• ทำงานกับอุปกรณ์สำนักงาน
• การจัดการประชุม การประชุมและการประชุม
• การเตรียมและการพิมพ์เอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุม
• การดำเนินการตามคำแนะนำส่วนบุคคลของศีรษะ

ดาวน์โหลด

คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างลักษณะงานของเลขานุการในรูปแบบ .doc

เลขานุการทุกองค์กรต้องการ ดังนั้น ลักษณะงานของเลขานุการจึงเป็นประโยชน์กับทุกบริษัท สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดความรับผิดชอบในงานของเลขานุการให้ชัดเจน ซึ่งไม่จำกัดเฉพาะการรับสายและรอยยิ้มหวานๆ เราขอเสนอตัวอย่างลักษณะงานสำหรับเลขานุการของหัวหน้า - ผู้อำนวยการทั่วไป หัวหน้าแผนก ผู้อำนวยการสาขา ฯลฯ

รายละเอียดงานเลขา

อนุมัติ
ผู้จัดการทั่วไป
นามสกุล ________________
"________"_____________ ____ จี

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. เลขานุการอยู่ในหมวดนักแสดงทางเทคนิค
1.2. เลขานุการได้รับแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและให้พ้นจากตำแหน่งตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท
1.3. เลขานุการรายงานโดยตรง ถึง CEO/ หัวหน้าแผนกโครงสร้างของบริษัท
1.4. ในระหว่างที่ไม่มีเลขานุการ สิทธิและหน้าที่ของเขาจะถูกโอนไปให้ผู้อื่น เป็นทางการซึ่งได้ประกาศเป็นลำดับสำหรับองค์กร
1.5. บุคคลที่ตรงตามข้อกำหนดต่อไปนี้ได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ: การศึกษา - สูงกว่า, ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่สูงขึ้นหรือมัธยมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์, ประสบการณ์การทำงานที่คล้ายคลึงกันตั้งแต่หกเดือน, ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์, เครื่องถ่ายเอกสาร, สแกนเนอร์, เครื่องพิมพ์), โปรแกรม ไมโครซอฟ ออฟฟิศ(เวิร์ด, เอ็กเซล).
1.6. เลขานุการได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขาโดย:
- นิติบัญญัติของสหพันธรัฐรัสเซีย;
- กฎบัตรของบริษัท ระเบียบแรงงานภายใน ระเบียบข้อบังคับอื่น ๆ ของบริษัท
- คำสั่งและคำสั่งของฝ่ายบริหาร
- รายละเอียดงานนี้

2. หน้าที่เลขานุการ

เลขานุการทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:
2.1. ดำเนินการเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคของกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้า
2.2. รับจดหมายโต้ตอบเพื่อพิจารณาโดยหัวหน้างาน โอนตามการตัดสินใจของแผนกโครงสร้างหรือผู้รับเหมาเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมคำตอบ
2.3. ยอมรับเอกสารและข้อความส่วนตัวสำหรับลายเซ็นของหัวหน้า
2.4. ตอบกลับ โทรศัพท์รวบรวมและส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังหัวหน้า จัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของหัวหน้า
2.5. ในนามของหัวหน้า เขาเขียนจดหมาย คำขอ และเอกสารอื่นๆ
2.6. ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยหัวหน้า (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น, แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของการประชุม, ระเบียบวาระ, การลงทะเบียน) รักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
2.7. ดำเนินการควบคุมการดำเนินการโดยพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำสั่งที่ออกตลอดจนการปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าที่อยู่ภายใต้การควบคุม
2.8. จัดหาสถานที่ทำงานของหัวหน้าด้วยวิธีที่จำเป็นของเทคโนโลยีองค์กร, เครื่องเขียน, สร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพของหัวหน้า
2.9. จัดงานเลี้ยงต้อนรับผู้มาเยี่ยม มีส่วนทำให้การพิจารณาคำขอและข้อเสนอของพนักงานเป็นไปอย่างทันท่วงที
2.10. จัดทำกรณีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับรองความปลอดภัยและส่งไปยังที่เก็บถาวรในเวลาที่กำหนด
2.11. จัดทริปธุรกิจของหัวหน้า: สั่งซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟจองโรงแรม
2.12. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการเป็นรายบุคคลของผู้บังคับบัญชาทันที

3. สิทธิของเลขานุการ

เลขานุการมีสิทธิ:
3.1. รับข้อมูลรวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับเท่าที่จำเป็นเพื่อแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย
3.2. ให้คำแนะนำแก่ผู้บริหารในการปรับปรุงงานและผลงานของบริษัท
3.3. ขอข้อมูลส่วนบุคคลหรือในนามของหัวหน้าจากแผนกขององค์กรและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ และเอกสารที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ของเขา
3.4. กำหนดให้ผู้บริหารจัดทำเงื่อนไขปกติสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการและความปลอดภัยของเอกสารทั้งหมดที่เกิดจากกิจกรรมของบริษัท
3.5. ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

4. ความรับผิดชอบของเลขานุการ

เลขานุการมีหน้าที่:
4.1. สำหรับการไม่ปฏิบัติหน้าที่ และ/หรือ การปฏิบัติหน้าที่โดยประมาทเลินเล่อ
4.2. สำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง และคำสั่งปัจจุบันสำหรับการรักษาความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ
4.3. สำหรับการละเมิดกฎแรงงานภายใน ระเบียบวินัยแรงงาน กฎความปลอดภัยและความปลอดภัยจากอัคคีภัย

หน้าที่ของเลขาผู้จัดการมีความหลากหลายมาก: วางแผนวันทำงานของเจ้านาย, จัดระเบียบงานในสำนักงาน, เจรจากับลูกค้าและคู่ค้าตามคำแนะนำของเจ้านาย, ค้นหาและจัดหา ยานพาหนะสำหรับหัวหน้าและพนักงานและบริการอื่น ๆ การจัดประชุมทั้งในอาณาเขตของสำนักงานและในที่ที่ไม่เป็นทางการ, การรักษาเอกสารและเรื่องธุรกิจอื่น ๆ อีกมากมาย นอกจากนี้เจ้านายสามารถมอบหมายให้ผู้ช่วยของเขาและ ปัญหาส่วนตัวตัวอย่างเช่นเพื่อส่งคำแสดงความยินดี (ของขวัญ, ดอกไม้) สำหรับวันหยุดไม่เพียง แต่กับองค์กรที่ บริษัท ให้ความร่วมมือ แต่ยังรวมถึงญาติด้วย เนื่องจากวันทำงานของผู้จัดการมักจะไม่ปกติ เลขานุการจึงมักจะต้องทำงานจนดึก

ในการเป็นผู้ช่วยหัวหน้าที่ขาดไม่ได้ เลขาต้องมี คุณสมบัติส่วนบุคคลความพร้อมในการทำงาน ความขยัน ความถูกต้อง ความรับผิดชอบ ความละเอียดอ่อน ความสุภาพเรียบร้อย ความคิดริเริ่มปานกลาง ความสามารถในการจดจำและสรุปผล เป็นไปไม่ได้ที่จะดำรงตำแหน่งนี้โดยไม่มีทักษะการพิมพ์ (200 ครั้งต่อนาที) งานสำนักงาน ชวเลข ความรู้ที่ดีเกี่ยวกับพีซี ทักษะทั้งหมดเหล่านี้ได้มาโดยอิสระจากหนังสือและแบบฝึกหัด (มีหลายทักษะ) ในกระบวนการทำงานก่อนหน้าหรือในหลักสูตร ทักษะทางวิชาชีพ ความสามารถในการเจรจา การรู้หนังสือ และการพูดจาและการเขียนที่ดีก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน เพราะเลขาหัวหน้าต้องแก้ไขคำสั่งความประพฤติ จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจฯลฯ

หากงานของเลขาฯ ครอบงำโดยหลักแล้ว จำเป็นต้องมีการศึกษาภาษาศาสตร์ที่สูงขึ้น แต่ถ้าจำเป็นต้องมีผู้ช่วย อุดมศึกษาในด้านความเชี่ยวชาญของบริษัท

บทบาทที่สำคัญมากเล่นโดยความเข้ากันได้ทางจิตวิทยาความคล้ายคลึงกันของตัวละครรวมถึงความสามารถของเลขานุการในการอยู่เบื้องหลัง ผู้ที่ค่อนข้างพอใจในตำแหน่งผู้ช่วยมือขวาให้เข้าสู่อาชีพนี้ บางครั้งผู้นำก็ไม่ยุติธรรมกับเลขาของเขา เพราะเขาตกอยู่ภายใต้มือที่ร้อนแรงบ่อยกว่าคนอื่นๆ

อย่างไรก็ตาม หัวหน้าที่ดีและเลขาที่ฉลาดและมีประสบการณ์เป็นกลไกที่หล่อเลี้ยงอย่างดี มีตัวอย่างมากมาย โดยเฉพาะเลขานุการของนักวิทยาศาสตร์หรือนักเขียน มากมาย คนดังเริ่มต้นจากการเป็นเลขา

ปัญหาที่ละเอียดอ่อนอีกประการหนึ่งที่มองข้ามไม่ได้: ความสัมพันธ์ที่ไม่ทำงานระหว่างเจ้านายและเลขานุการของเขา เพื่อไม่ให้ตกอยู่ในสถานการณ์ที่คลุมเครือ คุณควรมองเข้าไปใกล้เจ้านายที่มีศักยภาพและไปสัมภาษณ์แต่งตัวในลักษณะที่จะเน้น คุณสมบัติทางธุรกิจมากกว่าผลบุญภายนอก หากคุณไม่ได้ตำแหน่งนี้ เจ้านายก็ต้องการบางสิ่งที่แตกต่างไปจากเลขานุการอย่างสิ้นเชิง และคุณก็สามารถหลีกเลี่ยงปัญหาได้สำเร็จ

การได้งาน คุณต้องหารือเกี่ยวกับความรับผิดชอบของคุณอย่างละเอียด และดียิ่งขึ้น - ขอรายละเอียดงาน บ่อยครั้งความไร้เดียงสาของเลขาซึ่งส่วนใหญ่เป็นเด็กผู้หญิงที่ไม่ค่อยรอบรู้ในคนและในชีวิตกลายเป็นหนึ่งในสาเหตุของผลที่ไม่พึงประสงค์ การยอมรับและสนับสนุนของกำนัล ตอบสนองต่อการเกี้ยวพาราสี การสนทนาที่สนุกสนานและเรื่องตลกที่คลุมเครือ การแต่งกายที่เปิดเผยหรือยั่วยุ เด็กผู้หญิงมักจะสร้างความประทับใจให้กับความพร้อมของเธอโดยไม่รู้ตัว ดังนั้น โดยไม่ดูถูกความผิดของผู้ที่ต้องการใช้ประโยชน์จากตำแหน่งราชการ ก็ยังควรเตือนพวกเขาถึงขั้นตอนที่ผิดพลาด

แม้ว่าเลขาจะอยู่ใกล้ผู้นำมากที่สุด แต่การเติบโตของอาชีพของเขาก็มีจำกัด แน่นอนว่ามีข้อยกเว้นสำหรับทุกกฎ แต่คุณไม่ควรหลอกตัวเองโดยเฉพาะ

ขึ้นอยู่กับชุดข้อกำหนด การใช้ความรู้ ภาษาต่างประเทศ, ประสบการณ์การทำงานและหน้าที่การทำงาน, เงินเดือนก็แตกต่างกันไป: จาก 200 ถึง 800 c.u. e. โปรดจำไว้ว่าหากตำแหน่งว่าง " ผู้ช่วยส่วนตัว”เงินเดือนมากกว่า 1,000 USD. นั่นคือมีความเป็นไปได้สูงที่สามารถสันนิษฐานได้ว่านี่คือการตลาดแบบเครือข่าย

หน้าที่หลัก ได้แก่ :

การดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคของกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร

บันทึกการรักษา;

องค์กรของการต้อนรับผู้เยี่ยมชม เอกสาร Zinoviev NB: สื่อการสอน - ป.75..

เลขานุการหัวหน้าควรอยู่ในกิจกรรมของเขา:

เพื่อดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคของกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร

ยอมรับจดหมายที่ได้รับสำหรับการพิจารณาโดยหัวหน้าโอนตามการตัดสินใจของแผนกโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมคำตอบ

ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่าง ๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการจัดเตรียมและตัดสินใจ

ยอมรับเอกสารและข้อความส่วนตัวสำหรับลายเซ็นของหัวหน้าองค์กร

เตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของหัวหน้า

ตรวจสอบการพิจารณาและส่งในเวลาที่เหมาะสมโดยแผนกโครงสร้างและผู้ดำเนินการเอกสารเฉพาะที่ได้รับสำหรับการดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของการดำเนินการของเอกสารร่างที่เตรียมไว้ซึ่งส่งไปยังหัวหน้าเพื่อลงนามให้แน่ใจว่ามีการแก้ไขคุณภาพสูง

จัดระเบียบการสนทนาทางโทรศัพท์ของศีรษะ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และนำเนื้อหามาสู่เขาส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรสารเทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์ ข้อมูลที่ได้รับผ่านช่องทางการสื่อสารอย่างทันท่วงที

ในนามของหัวหน้า, ร่างจดหมาย, คำขอ, เอกสารอื่น ๆ, เตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย;

ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยหัวหน้า (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น, แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของการประชุม, ระเบียบวาระ, การลงทะเบียน) การจัดเก็บและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

เพื่อใช้ควบคุมการดำเนินการโดยพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำสั่งที่ออกตลอดจนการปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าองค์กรที่อยู่ภายใต้การควบคุม

รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

จัดเตรียมสถานที่ทำงานของหัวหน้าด้วยวิธีที่จำเป็นของเทคโนโลยีองค์กร, เครื่องเขียน, สร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา

พิมพ์เอกสารราชการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาตามทิศทางของหัวหน้าหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในคลังข้อมูล

จัดระเบียบการต้อนรับผู้เยี่ยมชมมีส่วนร่วมในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอของพนักงานอย่างรวดเร็ว

จัดทำกรณีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับรองความปลอดภัยและส่งไปยังที่เก็บถาวรภายในระยะเวลาที่กำหนด

สำเนาเอกสารบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนบุคคล คำแนะนำทั่วไปหัวหน้าเลขา. รายละเอียดงานธนาคาร=http//www/kadrovik.ru/