กระบวนการทางธุรกิจคืออะไร? ตัวอย่างจะช่วยให้เราเข้าใจเรื่องนี้ได้ดีขึ้น ดังนั้นเราจะใช้มันอย่างจริงจัง

ข้อมูลทั่วไป

อันดับแรก มาทำความเข้าใจว่ากระบวนการทางธุรกิจคืออะไร นี่คือชื่อของลำดับสะสมของการกระทำบางอย่างที่มุ่งเปลี่ยนทรัพยากรที่ได้รับจากการป้อนข้อมูลให้เป็นผลิตภัณฑ์ที่สมบูรณ์ซึ่งมีคุณค่าสำหรับผู้บริโภคที่ผลลัพธ์ ด้วยคำจำกัดความนี้ จึงสามารถเข้าใจได้ว่ามีกระบวนการทางธุรกิจภายในทุกองค์กร จะเป็นทางการหรือไม่ก็ไม่สำคัญ ข้อควรจำ: คุณสามารถพบกับกระบวนการทางธุรกิจได้ทุกที่ ตัวอย่างจะได้รับในภายหลังในบทความ

มาดูตัวอย่างบ้านๆ มีแม่บ้านคนหนึ่งต้องการล้างจาน (กระบวนการทางธุรกิจ) เธอมอบหมายงานนี้ให้กับเครื่องล้างจาน ที่ทางเข้าเรามีจานสกปรก ในระหว่างกระบวนการจะใช้น้ำ ผงซักฟอก และไฟฟ้า และที่ทางออกเราได้รับจานสะอาด กระบวนการทางธุรกิจถูกสร้างขึ้นตามโครงการที่คล้ายคลึงกัน ตัวอย่างที่จะให้ในภายหลังจะยืนยันคำเหล่านี้เท่านั้น

แนวทางการทำงาน

เนื่องจากเราสนใจ (ตัวอย่างเฉพาะ) อย่าเลื่อนการพิจารณา แต่ลงมือทำธุรกิจทันที สมมติว่าเรามีบริษัทที่การจัดการมีความสำคัญ ตามที่เขาพูด องค์กรคือชุดของแผนกต่างๆ และแต่ละงานก็ทำหน้าที่เฉพาะของมัน แต่ในกรณีเช่นนี้ เมื่อแต่ละแผนกมุ่งเน้นที่การบรรลุผลตามตัวชี้วัด ประสิทธิภาพโดยรวมของบริษัทมักจะได้รับผลกระทบ

มาดูกระบวนการขัดแย้งทั่วไปกัน ฝ่ายขายต้องการการเพิ่มการแบ่งประเภทสูงสุดที่เป็นไปได้เพื่อเพิ่มมูลค่าการซื้อขาย อย่างไรก็ตาม พวกเขายังต้องการมีสต็อคสินค้าอยู่เสมอ ในขณะที่ฝ่ายจัดหามีแผนที่จะซื้อช่วงแคบและในปริมาณมาก ท้ายที่สุด ในกรณีเช่นนี้ พวกเขาจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และตัวบ่งชี้หลักของพวกเขาจะเพิ่มขึ้น (แม่นยำกว่านั้น ราคาจากซัพพลายเออร์จะลดลง) กล่าวคือ มีกระบวนการทางธุรกิจในการนำไปปฏิบัติที่แผนกต่างๆ มองแตกต่างกัน

แนวทางกระบวนการ

เขามองทุกอย่างที่เกิดขึ้นเป็นชุดของกระบวนการ มีพื้นฐานและสนับสนุน แต่ละกระบวนการมีเป้าหมายเฉพาะของตนเอง ซึ่งอยู่ใต้บังคับบัญชาของงานที่เผชิญทั้งบริษัท นอกจากนี้ยังมีเจ้าของที่จัดการทรัพยากรและรับผิดชอบในการดำเนินการทุกอย่างที่จำเป็น ควรมีระบบควบคุมคุณภาพและแก้ไขข้อผิดพลาด ดำเนินไปโดยไม่ได้บอกว่าไม่มีกระบวนการใดที่สามารถดำเนินการได้โดยไม่มีทรัพยากร และรายการส่วนประกอบเสร็จสมบูรณ์โดยระบบตัวบ่งชี้ตามกระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับการประเมิน อะไรคือตัวอย่างนี้เพราะได้รับสัญญาว่าพวกเขาจะ? ทีนี้ลองมาดูที่หนึ่ง

ลองนึกภาพแผนที่ อยู่ตรงกลางมากๆ ครับ แบ่งเป็นส่วนประกอบต่างๆ พวกเขาจะมาพร้อมกับกระบวนการจัดการและสนับสนุนที่รับรองว่าทุกอย่างจะดำเนินการตามที่ต้องการ นี่คือแนวทางกระบวนการ เมื่องานขององค์ประกอบหนึ่งเสร็จสิ้น การพัฒนาจะถูกโอนไปยังองค์ประกอบถัดไป

คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ

ตัวอย่างของสิ่งนี้ในรูปแบบทั่วไปสามารถเห็นได้ตลอดทั้งบทความ แต่เอกสารที่ครบถ้วนสมบูรณ์มักจะมีความหนาเทียบได้กับหนังสือเล่มเล็ก (หรือแม้แต่เล่มใหญ่หากคุณกำลังศึกษางานของบริษัทยักษ์ใหญ่)

(ตัวอย่างที่ให้ไว้ที่นี่ด้วย) กำหนดให้การดำเนินงานทั้งหมดขององค์กรมีความชัดเจนและโปร่งใสที่สุด ซึ่งจะช่วยให้วิเคราะห์ได้ดีที่สุดและระบุปัญหาต่างๆ ได้ก่อนที่จะล้มเหลว ต้องจำไว้ว่างานหลักของคำอธิบายคือการทำความเข้าใจการทำงานร่วมกันของหน่วยที่แตกต่างกันเพื่อติดตามสิ่งที่พวกเขาถ่ายโอนไปยังแต่ละขั้นตอนของงาน ด้วยเหตุนี้จึงเป็นไปได้ที่จะลดความซับซ้อนและลดการพึ่งพาความมั่นคงขององค์กรบนปัจจัยมนุษย์ที่ไม่เสถียรอย่างมีนัยสำคัญ ด้วยวิธีการที่มีความสามารถ พวกเขาจะลดลงและนั่นคือวิธีที่คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจช่วยได้ ตัวอย่างของการเพิ่มประสิทธิภาพดังกล่าวสามารถแสดงให้เห็นได้โดยผู้จัดการของบริษัทที่ประสบความสำเร็จเกือบทุกแห่ง

ลำดับการพัฒนา

มาดูตัวอย่างเชิงปฏิบัติของกระบวนการทางธุรกิจในองค์กร เริ่มแรกเราต้องดูแลทีมงานของโครงการ เกิดขึ้นจากพนักงานของบริษัท ส่วนใหญ่มักจะกลายเป็นว่าทีมงานคนเดียวไม่เพียงพอ แล้วจะทำอะไรได้? เพื่อเติมเต็มการขาดกำลังคุณสามารถดึงดูดกลุ่มชั่วคราว นอกจากนี้ยังช่วยสร้างคำอธิบายว่ากระบวนการทำงานอย่างไรในเวลาที่กำหนด ในเวลาเดียวกัน เราควรพยายามระบุความเชื่อมโยงระหว่างการกระทำทั้งหมด และไม่แก้ไขรายละเอียดที่เล็กที่สุด

คุณสามารถใช้แผนผังกระบวนการมาตรฐานและแบบฟอร์มเพื่อหลีกเลี่ยงการถูกกีดกัน ในการพัฒนากระบวนการ ขอแนะนำให้ใช้วิธีการประมาณแบบต่อเนื่องกัน กล่าวอีกนัยหนึ่ง จำเป็นต้องทำซ้ำวงจรของการดำเนินการปรับปรุงจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ยอมรับได้

สิ่งที่ควรให้ความสนใจ?

คุณควรเน้นในส่วนต่อไปนี้:

1. แบบฟอร์มมาตรฐาน
2. แผนที่.
3. เส้นทาง
4. เมทริกซ์
5. บล็อกไดอะแกรม
6. คำอธิบายของข้อต่อ
7. คำอธิบายที่เป็นประโยชน์
8. เอกสารประกอบ
9. คำอธิบายแบบขยาย
10. ความหมายของตัวชี้วัดและตัวชี้วัด
11. ระเบียบปฏิบัติ

เหนือสิ่งอื่นใด แนวคิดขององค์ประกอบที่จำเป็นสามารถให้ตัวอย่างที่แท้จริงได้ - การปรับรื้อกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรที่มีอยู่ แต่ในกรณีเช่นนี้ คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับข้อเท็จจริงที่ว่าคุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับเอกสารจำนวนมาก

มาพูดเกี่ยวกับการ์ดกันเถอะ

ดังนั้นเราจึงได้พิจารณาแล้วว่ากระบวนการทางธุรกิจคืออะไร ตัวอย่างของพวกเขาในชีวิตจริง ตอนนี้ มาดูเอกสารทางเทคนิค ซึ่งควรจะอยู่ที่นั่น หากเราต้องการคำอธิบายที่ถูกต้องและชัดเจน ดังนั้น ในตอนแรก ฉันต้องการให้ความสนใจกับแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ มันคือการแสดงกราฟิกที่ทำเป็นผังงาน ในเวลาเดียวกัน ต้องใช้ความระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีคอลัมน์แยกจากกัน เส้นมีช่วงเวลา แผนที่ที่ออกแบบอย่างสมบูรณ์ช่วยให้คุณตรวจสอบว่าการทำงานตรงกันหรือไม่

คุณยังสามารถติดตามว่าข้อมูลถูกส่งผ่านระหว่างแผนกต่างๆ ของบริษัทหรือไม่และอย่างไร ควรถามคำถามหลายข้อเพื่อให้ได้ผลดีที่สุด ใครเป็นผู้ดำเนินการนี้? ทำไมถึงต้องทำ? เธอเป็นตัวแทนของอะไร? ควรทำการผ่าตัดเมื่อใด? มันดำเนินการที่ไหน? เมื่อปรับปรุงกระบวนการต่อเนื่อง ควรถามด้วยว่าสามารถปรับปรุงได้หรือไม่

เมทริกซ์

สิ่งเหล่านี้จำเป็นต่อการเน้นย้ำถึงกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญที่สุดภายในองค์กร ในระหว่างการรวบรวมจะพิจารณาถึงความเชื่อมโยงของทุกสิ่งที่เกิดขึ้นตลอดจนระดับของอิทธิพลซึ่งกันและกัน

เมื่อวิเคราะห์ห่วงโซ่กระบวนการ ไม่ใช่เรื่องยากที่จะพบว่าการแลกเปลี่ยนข้อมูลย้ายจากมุมบนซ้ายไปขวาล่าง นั่นคือในรูปแบบทางคณิตศาสตร์นี้อธิบายความสัมพันธ์ระหว่างซัพพลายเออร์และผู้บริโภคในรูปของสี่เหลี่ยมผืนผ้า ในแต่ละเซลล์ของเมทริกซ์ มีการระบุข้อกำหนดที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการกระทำที่เคย / เป็น / จะถูกระบุ พวกเขาเป็นแบบจำลองสองมิติด้วยความช่วยเหลือซึ่งสามารถตัดสินได้ว่ากำลังทำอะไรอยู่และอย่างไรและเป้าหมายใดที่กำลังดำเนินการอยู่ ความยากลำบากในการคอมไพล์เมทริกซ์ในที่นี้คือ เพื่อการคำนวณที่มีความแม่นยำสูงสุด มักจะจำเป็นต้องใช้ข้อมูลจำนวนมาก และนี่ก็หมายความว่ามีจำนวนมาก นอกจากนี้ ในกรณีเช่นนี้ ข้อมูลดิจิทัลมักจะถูกใช้ซึ่งมักจะยังต้องคำนวณ

กระบวนการทางธุรกิจ (กระบวนการ) คือลำดับของการกระทำที่สะสมเพื่อแปลงทรัพยากรที่ได้รับที่อินพุตให้เป็นผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่มีคุณค่าสำหรับผู้บริโภคที่ผลลัพธ์

ด้วยคำจำกัดความนี้ทำให้เห็นชัดเจนว่า กระบวนการทางธุรกิจมีอยู่ในทุกองค์กรไม่ว่าจะเป็นทางการหรือไม่ก็ตาม องค์กรสามารถยอมรับ แนวทางการทำงานเพื่อการจัดการซึ่งถือว่าบริษัทเป็นชุดของแผนกต่างๆ ซึ่งแต่ละแผนกมีหน้าที่บางอย่าง
ในกรณีนี้ แต่ละแผนกจะมุ่งเน้นที่การปฏิบัติตามตัวชี้วัดของตนเอง แต่ไม่เสมอไปที่ผลลัพธ์สุดท้ายของบริษัท ซึ่งอาจทำให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ระหว่างแผนกต่างๆ และส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจ ทฤษฎีข้อจำกัด) ระหว่างฝ่ายขายและฝ่ายจัดซื้อของบริษัทการค้า ฝ่ายขายเพื่อเพิ่มการหมุนเวียนต้องแน่ใจว่ามีการแบ่งประเภทที่เป็นไปได้สูงสุดและรักษาความพร้อมของสินค้าในคลังสินค้าอย่างต่อเนื่องและฝ่ายจัดหาซื้อสินค้าประเภทแคบในปริมาณมากเนื่องจากเป็นตัวบ่งชี้หลักของงาน - การรับ ราคาที่ต่ำกว่าจากซัพพลายเออร์เพื่อลดต้นทุน - ไม่มีอะไรเกี่ยวข้องกับ ยอดขายของบริษัทเพิ่มขึ้น.

ข้อดีของวิธีการแบบกระบวนการมากกว่าแบบที่ใช้งานได้จริง

แนวทางกระบวนการพิจารณา ธุรกิจเป็นชุดของกระบวนการ- กระบวนการทางธุรกิจหลัก กระบวนการจัดการ (การกำหนดเป้าหมาย) และการสนับสนุน หลัก กระบวนการทางธุรกิจเป็นกระบวนการที่สร้างรายได้โดยตรง การสนับสนุน - กระบวนการที่ไม่มีกระบวนการหลัก กระบวนการทางธุรกิจซึ่งเป็นกระบวนการจัดหาทรัพยากรที่หลากหลาย

แต่ละกระบวนการทางธุรกิจมี:

• เป้าหมายเฉพาะ รองจากเป้าหมายทั่วไปของบริษัท
• เจ้าของที่สามารถจัดการทรัพยากรและรับผิดชอบในการดำเนินการตามกระบวนการ
• ทรัพยากร;
• ระบบการควบคุมคุณภาพและการแก้ไขข้อผิดพลาด
• ดัชนีชี้วัดกระบวนการ

ผลรวมของการดำเนินการทั้งหมดสำหรับการแปลงวัสดุและข้อมูลเป็นผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปสำหรับลูกค้าเรียกว่า กระแสคุณค่า. กระแสคุณค่าสะดวกในการแสดงแบบกราฟิก - ในรูปแบบของแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ รูปด้านล่างแสดง แผนที่กระบวนการธุรกิจของบริษัท. แผนที่ช่วยให้คุณเห็นกระแสคุณค่าโดยรวม เข้าใจลำดับและการเชื่อมต่อระหว่างกันของกระบวนการ ตลอดจนโอกาสในการปรับปรุง

เทคโนโลยี คำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจทำให้การดำเนินงานของบริษัททั้งหมดโปร่งใสและเข้าใจได้ ช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์การดำเนินงานและค้นหาปัญหาในการดำเนินการที่นำไปสู่ความล้มเหลวได้ ที่สำคัญคือ กระบวนการทางธุรกิจช่วยให้คุณเข้าใจปฏิสัมพันธ์ระหว่างหน่วยที่แตกต่างกัน: อะไร เพื่อใคร และทำไมพวกเขาถึงส่งหรือรับในแต่ละขั้นตอน เป็นผลให้แนวทางกระบวนการลดความซับซ้อนอย่างมาก การปรับตัวของพนักงานใหม่และลดการพึ่งพาบริษัทในปัจจัยมนุษย์ ที่สำคัญ ระบบกระบวนการทำให้ง่ายขึ้น การจัดการค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน.

การปรากฏตัวของการพัฒนาที่ดี ระบบกระบวนการทางธุรกิจช่วยลดความยุ่งยากในการดำเนินกิจกรรมของบริษัทให้ได้มาตรฐานคุณภาพ ISO 9001:2015. ภายใต้เงื่อนไขของการเข้าเป็นสมาชิก WTO ของรัสเซีย การปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO 9001:2015 ของบริษัทของบริษัทจะกลายเป็นข้อได้เปรียบทางการแข่งขันที่สำคัญ

การนำ QMS ไปใช้ในองค์กรจำเป็นต้องมีการสร้างและคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ

การพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ

พิจารณาคำสั่ง การพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ. ก่อนอื่นคุณต้องสร้างทีมงานของโครงการจากพนักงานของบริษัท โดยปกติทีมงานเดียวไม่เพียงพอ จากนั้นกลุ่มแผนกชั่วคราวของลูกค้าและซัพพลายเออร์ของกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะจะมีส่วนร่วมในกิจกรรมของตน ซึ่งให้ข้อมูลนำเข้า ผลลัพธ์ และทรัพยากรของกระบวนการทางธุรกิจ

เพื่อให้เข้าใจว่าระบบทำงานอย่างไรและเพื่อรักษาประสบการณ์ที่สะสมไว้ อันดับแรกจะมีการบันทึกว่ากระบวนการทำงานจริงอย่างไรในตอนนี้ ต้องจำไว้ว่าจุดประสงค์ของคำอธิบายคือเพื่อระบุความเชื่อมโยงระหว่างการดำเนินการ และไม่เก็บรายละเอียดที่เล็กที่สุด นั่นเป็นเหตุผลที่ คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจขอแนะนำให้สร้างมาตรฐานโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐานและแผนภูมิกระบวนการ

คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นส่วนต่อไปนี้:

• แบบฟอร์มกระบวนการทางธุรกิจมาตรฐาน
• แผนที่กระบวนการทางธุรกิจ
• เส้นทางกระบวนการทางธุรกิจ
• เมทริกซ์กระบวนการทางธุรกิจ
• ผังกระบวนการทางธุรกิจ
• คำอธิบายของข้อต่อกระบวนการทางธุรกิจ
• คำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจเสริม
• คำอธิบายโดยละเอียดของกระบวนการทางธุรกิจ
• เอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
• คำจำกัดความของตัวบ่งชี้และตัวบ่งชี้กระบวนการทางธุรกิจ
• กำหนดการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ

มาดูแต่ละขั้นตอนกันดีกว่า

1.รูปแบบมาตรฐานของคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ

เราขอแนะนำให้ใช้ตัวอย่างทั่วไปของแบบฟอร์มมาตรฐานเพื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจ สิ่งนี้จะช่วยให้บรรลุแนวทางที่เป็นหนึ่งเดียวในการแก้ไขกระบวนการโดยบุคคลต่างๆ ซึ่งจะทำให้การวิเคราะห์กระบวนการง่ายขึ้นอย่างมาก

2. แผนที่กระบวนการทางธุรกิจ

แผนที่กระบวนการทางธุรกิจ- การแสดงกราฟิกของกระบวนการทางธุรกิจในรูปแบบของผังงาน โปรดทราบว่าผู้เข้าร่วมในกระบวนการทางธุรกิจแต่ละคนมีคอลัมน์แยกจากกัน เส้นเป็นช่วงเวลา แผนที่ที่ออกให้ทำให้คุณสามารถซิงโครไนซ์การดำเนินงานและติดตามเส้นทางของข้อมูลที่ส่งผ่านระหว่างแผนกต่างๆ ของบริษัท

ในขั้นตอนของการร่างแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ พนักงานที่ปฏิบัติงานนี้ไม่จำเป็นต้องมีความสามารถในด้านของขั้นตอนกระบวนการทางธุรกิจที่อธิบายไว้ โดยจะรวบรวมเฉพาะความรู้ของนักแสดงเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำและอย่างไร คุณต้องได้รับคำตอบสำหรับคำถาม:

• เอกสารใดสิ้นสุดรอบการทำงานเพื่อให้สามารถเริ่มต้นใหม่ได้?
• เอกสารนี้ส่งให้ใคร
• อะไรมาก่อนนี้?
• ใครมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ทั้งในและนอกองค์กร?
• ใครเป็นผู้ออกงานเพื่อเริ่มกระบวนการ

เมื่อวาดแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ คุณควรใช้สูตรคำถาม 5W1H ยอดนิยม โดยสังเขปเหล่านี้คือคำถาม 5 W:

• ใคร (ใครเป็นผู้ดำเนินการนี้)
  
• ทำไม? (ทำไมหรือทำไมจึงดำเนินการนี้)
  
• อะไร? (การดำเนินการนี้คืออะไร?)
  
• เมื่อไร? (ควรทำเมื่อไร?)
  
• ที่ไหน? (ดำเนินการที่ไหน?)
  

และหนึ่งคำถาม H

• อย่างไร? (การดำเนินการนี้ทำอย่างไร สามารถทำได้แตกต่างหรือปรับปรุงได้หรือไม่)

หากแผนที่ดูซับซ้อนเกินไป แสดงว่าไม่มีระเบียบในการบริหารองค์กรอย่างเหมาะสม

3. เส้นทางกระบวนการทางธุรกิจ

ในกระบวนการทางธุรกิจจริง แผนกต่างๆ ขององค์กรมักเข้าร่วม สำหรับพวกเขา จำเป็นต้องกำหนดบทบาทในกระบวนการนี้ นอกจากนี้ยังมีการแตกแขนงและการกระทำแบบขนาน ดังนั้นการแสดงในรูปของเส้นทางจึงสะดวกมาก เส้นทางให้แผนภาพโลจิสติกของกระบวนการแก่เรา - การเคลื่อนไหวของวัสดุ ผู้คน เงินสด และกระแสข้อมูล. ผังงานใช้เพื่อถอดรหัสตรรกะของการกระทำของคำสั่ง

4. เมทริกซ์กระบวนการทางธุรกิจ

เมทริกซ์ (ตาราง) ของการวิเคราะห์ปฏิสัมพันธ์ของกระบวนการช่วยให้คุณเน้นย้ำถึงกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญที่สุด สร้างความสัมพันธ์ และประเมินระดับอิทธิพลของกระบวนการที่มีต่อการทำงานของ QMS

การวิเคราะห์ลูกโซ่กระบวนการตรวจพบว่ามีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกระบวนการย่อยทั้งหมด ห่วงโซ่กระบวนการเริ่มจากมุมบนซ้ายไปขวาล่าง ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ให้บริการกับผู้บริโภคจะแสดงเป็นกล่องที่ระบุข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการที่ดำเนินการก่อนหน้านี้

5. การวาดแผนภาพบล็อกของกระบวนการทางธุรกิจ

ไดอะแกรมโฟลว์กระบวนการเป็นไดอะแกรมที่มองเห็นได้ของห่วงโซ่ความสัมพันธ์ทั้งหมดระหว่างผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการทางธุรกิจ (ผู้บริโภค ซัพพลายเออร์ และนักแสดง) ในขั้นตอนการเขียนผังงาน มีคำถามดังนี้

• มูลค่าของกระบวนการทางธุรกิจนี้เทียบได้กับต้นทุนในการนำไปปฏิบัติหรือไม่?
• มีการบูรณาการกับกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ อย่างไร?
• ข้อผิดพลาดในกระบวนการทางธุรกิจนี้สามารถตรวจพบได้ทันทีหรือไม่?
• มีอะไรทำเพื่อปรับปรุงและรับรองคุณภาพของกระบวนการทางธุรกิจนี้

6. คำอธิบายของข้อต่อของกระบวนการทางธุรกิจ

สิ่งที่ยากที่สุดคือการอธิบายกิจกรรมขององค์กรที่จุดเชื่อมต่อของกระบวนการทางธุรกิจ ความยินยอมระหว่างเจ้าของกระบวนการในบางครั้งอาจเป็นเรื่องยากมากที่จะได้รับ

ขั้นแรกให้เขียนคำอธิบายของทางออก เขียนลงในทะเบียนก่อน จากนั้นกำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพและค่าที่จะตั้งเป้าไว้ อธิบายขั้นตอนการวัดตัวชี้วัดเหล่านี้ พิจารณาความเป็นไปได้ในการย้ายจากพวกเขาไปยังตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพอื่น ๆ ที่น่าสนใจสำหรับผู้ใช้รายอื่น

จากนั้นเขียนคำอธิบายที่คล้ายกันของอินพุต

7. คำอธิบายเสริมของกระบวนการทางธุรกิจ

เป็นคำอธิบายเสริม ไดอะแกรมเลย์เอาต์ ไดอะแกรมช่วยจำ แผนภูมิแกนต์ และไดอะแกรมเครือข่าย. สองอันสุดท้ายสะดวกต่อการใช้งานสำหรับกระบวนการ การจัดการโครงการ.

8. คำอธิบายโดยละเอียดของกระบวนการทางธุรกิจ

ขยาย คำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจสามารถอยู่ในรูปแบบใดก็ได้ที่สะดวกสำหรับองค์กร แต่ต้องมีข้อกำหนดหลัก:

• ชื่อเต็มของกระบวนการทางธุรกิจ
• รหัสกระบวนการทางธุรกิจ
• คำจำกัดความของกระบวนการทางธุรกิจ เปิดเผยเนื้อหาหลัก
• วัตถุประสงค์ของกระบวนการทางธุรกิจ
• เจ้าของกระบวนการทางธุรกิจที่รับผิดชอบในการวางแผนล่วงหน้าของกระบวนการ
• ผู้จัดการกระบวนการทางธุรกิจ รับผิดชอบในการบำรุงรักษากระบวนการอย่างต่อเนื่อง
• มาตรฐานกระบวนการทางธุรกิจ
• ข้อมูลเข้าในกระบวนการทางธุรกิจ (กระแสที่มาจากภายนอกและอาจมีการเปลี่ยนแปลง)
• ผลลัพธ์ของกระบวนการทางธุรกิจ (ผลการเปลี่ยนแปลง);
• ทรัพยากรที่มีอยู่ในกระบวนการทางธุรกิจ
• กระบวนการทางธุรกิจของผู้ให้บริการภายในและภายนอก - แหล่งที่มาของข้อมูล
• กระบวนการทางธุรกิจของผู้บริโภค - ผู้ใช้ผลลัพธ์ของกระบวนการทางธุรกิจที่พิจารณา
• พารามิเตอร์กระบวนการที่วัดได้
• ตัวชี้วัดประสิทธิภาพกระบวนการ

9. จัดทำเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

กระบวนการทางธุรกิจที่รวมอยู่ในระบบ QMSจะต้องจัดทำเป็นเอกสาร รูปแบบคำอธิบายที่สะดวกที่สุดคือขั้นตอน กระบวนการทางธุรกิจสามารถอธิบายได้ด้วยกระบวนการตั้งแต่หนึ่งขั้นตอนขึ้นไป ขึ้นอยู่กับความซับซ้อน สะดวกในการสร้างมุมมองเดียวเพื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด

10. คำจำกัดความของตัวบ่งชี้และตัวบ่งชี้ของกระบวนการทางธุรกิจ

กระบวนการทางธุรกิจต้องมีลักษณะเฉพาะด้วยตัวบ่งชี้บางอย่างเพื่อให้สามารถวัดกระบวนการและประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการได้ ตัวชี้วัดทั้งหมดรวมอยู่ใน 4 กลุ่มหลัก:

• คุณภาพ;
• เวลานำ;
• ตัวเลข;
• ค่าใช้จ่าย

นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องปกติที่จะแยกกลุ่มพิเศษออก - กลุ่มของตัวบ่งชี้กระบวนการทางธุรกิจ, กลุ่มของความต้องการ, กลุ่มเพื่อให้แน่ใจว่าโฟลว์ของกระบวนการที่ต้องการ, กลุ่มของคำแนะนำ

กลุ่มอินดิเคเตอร์กระบวนการทางธุรกิจแสดงให้เห็นถึงระดับความสำเร็จของเป้าหมาย

กลุ่มข้อกำหนดประกอบด้วย:

• ทรัพยากรมนุษย์;
• โครงสร้างพื้นฐาน
• สภาพแวดล้อมในการทำงาน

กลุ่มสำหรับการรับรองหลักสูตรที่ต้องการของกระบวนการ:

• ข้อมูล;
• คำแนะนำในการทำงาน
• เวลา.

• การเงิน;
• โลจิสติก;
• ซัพพลายเออร์;
• พันธมิตร ฯลฯ

11. กำหนดการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ

ใหญ่ กระบวนการทางธุรกิจควรเป็นทางการเป็นเอกสารแยกต่างหาก กฎสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ". กระบวนการทางธุรกิจที่เหลือสามารถทำให้เป็นทางการได้ในรูปแบบของข้อบังคับเกี่ยวกับหน่วยงานและรายละเอียดงาน

กฎระเบียบควรรวมถึงข้อกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับวัฏจักร Shewhart-Deming:

• การกำหนดเป้าหมายกระบวนการทางธุรกิจสำหรับงวดถัดไป
• การวิเคราะห์โดยเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจของการเบี่ยงเบนจากกระบวนการปกติและเอกสารประกอบ
• การวิเคราะห์ประสิทธิผลของมาตรการแก้ไข
• รายงานต่อผู้บริหารระดับสูง

การพัฒนาและคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ- ก้าวแรกระหว่างทาง การนำระบบ QMS มาใช้ที่สถานประกอบการ ข้างหน้าคือการทำงานอย่างต่อเนื่องและอุตสาหะที่จะนำพวกเขาไปสู่ความสนใจของบุคลากรทุกคน วิเคราะห์และดำเนินการแก้ไขหากจำเป็น

กระนั้น จิตใจของมนุษย์ได้พยายามอย่างไร้ผลที่จะเข้าใจมันมาเป็นเวลากว่า 2,000 ปี ในขณะที่ในทางกลับกัน อย่างน้อยก็ประมาณว่า ประสบความสำเร็จในการวิเคราะห์รูปแบบที่มีความหมายและซับซ้อนกว่ามาก ทำไมถึงเป็นอย่างนั้น? เพราะร่างกายที่พัฒนาแล้วนั้นง่ายต่อการศึกษามากกว่าเซลล์ของร่างกาย นอกจากนี้ เมื่อวิเคราะห์รูปแบบทางเศรษฐกิจ ไม่สามารถใช้กล้องจุลทรรศน์หรือสารเคมีใดๆ ได้ ทั้งสองจะต้องถูกแทนที่ด้วยพลังแห่งนามธรรม

คาร์ล มาร์กซ์. เมืองหลวง. เล่มที่ 1 คำนำของฉบับพิมพ์ครั้งแรก

กระบวนการทางธุรกิจได้รับการพูดคุยกันเป็นจำนวนมากและมักจะเกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติทางธุรกิจเป็นส่วนใหญ่ ฉันยังใช้คำนี้ รวมทั้งในบทความของฉันเกี่ยวกับระบบ CRM, ERP, การทำงานกับสัญลักษณ์ BPMN, IDEF0 และเครื่องมืออื่นๆ ที่อาจจำเป็นในการทำงานของที่ปรึกษาทางธุรกิจและการใช้งานระบบอัตโนมัติ ในเวลาเดียวกัน ฉันไม่พบคำจำกัดความที่เข้าใจได้และมีรายละเอียดของคำว่า "กระบวนการทางธุรกิจ" ใน Runet

ผู้เขียนหลายคนใช้คำว่า "โดยค่าเริ่มต้น" เป็นคำว่า "สัญชาตญาณ" โดยไม่ต้องถอดรหัส หรือโดยทั่วไปทำให้เกิดความสับสนเพิ่มเติมโดยใช้คำศัพท์ทางเลือก เช่น พวกเขาเขียน "องค์กรธุรกิจ" แทนที่จะเป็นกระบวนการทางธุรกิจ ฯลฯ

ในบทความนี้ ฉันตัดสินใจพูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ เล่าประวัติความเป็นมาของแนวคิดนี้ และสถานที่ที่สามารถและควรนำไปใช้ ฉันยังวางแผนที่จะอุทิศบทความถัดไปในหัวข้อกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งฉันจะบอกคุณถึงวิธีการใช้กระบวนการทางธุรกิจอย่างถูกต้อง

คำนิยามกระบวนการทางธุรกิจ

ดังนั้น อะไรคือความแตกต่างระหว่างกระบวนการทางธุรกิจและการทำงาน หรือแม้แต่กระบวนการปกติ? อะไรคือความแตกต่างระหว่างข้อกำหนดเหล่านี้? ฉันได้ข้อสรุปดังต่อไปนี้:

กระบวนการทางธุรกิจคือลำดับของการกระทำของบุคคล (หรือหลายคน) ในทีม วัตถุประสงค์ของคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจคือการวิเคราะห์และควบคุมการดำเนินการบางอย่างในทีม

เหตุใดฉันจึงให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับผู้คนและทีม:

1. กระบวนการทางธุรกิจมักเกิดขึ้นจากการมีส่วนร่วมของบุคคล หากดำเนินการโดยระบบหรือโปรแกรมอัตโนมัติ การดำเนินการนี้จะไม่ใช่กระบวนการทางธุรกิจอีกต่อไป แต่เป็นกระบวนการทางเทคโนโลยีหรือข้อกำหนด จากนั้นมาตรฐาน วิธีการอธิบาย และคุณลักษณะการใช้งานที่แตกต่างกันเล็กน้อยก็มีผลใช้บังคับ
2. กระบวนการทางธุรกิจมักเกี่ยวข้องกับคนหลายคน ไม่ว่าจะโดยชัดแจ้งหรือโดยปริยาย แม้ว่าบุคคลจะทำงานคนเดียว (เช่น นักเขียน) เขายังคงมีลูกค้า (ตัวแทนสำนักพิมพ์) และผู้บริโภค (ผู้อ่าน) นอกจากนี้ผู้ขายไม่ทำงานใน "สูญญากาศ" - เขามีซัพพลายเออร์และผู้ซื้อผลิตภัณฑ์และทุกคนเหล่านี้ก็มีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการทางธุรกิจไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง

เหตุใดฉันจึงเขียนเกี่ยวกับทีม ไม่ใช่เกี่ยวกับโครงสร้างทางการค้าหรือบริษัท เนื่องจากแนวคิดของกระบวนการทางธุรกิจสามารถนำมาใช้ได้ รวมทั้งสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร อาจเป็นการกุศล รถพยาบาลไปเยี่ยมผู้ป่วย หรือแม้แต่จัดงานเลี้ยงอาหารค่ำโดยไม่มียอดขายหรือผลกำไรใดๆ ในขณะเดียวกัน ก็สามารถอธิบายกระบวนการทางธุรกิจได้เช่นกัน เนื่องจากเรามีบุคคลที่ดำเนินการบางอย่างเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แน่นอน

คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ

สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ:

คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจคือคำอธิบายของลำดับการกระทำของพนักงานเมื่อดำเนินการบางอย่างในรูปแบบกราฟิกและข้อความเพื่อควบคุมการกระทำในทีม วิเคราะห์และปรับลำดับของพวกเขาให้เหมาะสม

และที่นี่จำเป็นต้องเข้าใจว่าไม่มีกระบวนการทางธุรกิจที่ไม่มีคำอธิบาย เฉพาะในกระบวนการของคำอธิบายเท่านั้นที่กระบวนการทางธุรกิจปรากฏขึ้น กล่าวคือ เป็นไปไม่ได้ที่จะตระหนักถึงสิ่งหนึ่งโดยปราศจากสิ่งอื่น
ในเวลาเดียวกัน การดำเนินการทั้งหมดที่อธิบายไว้ในกระบวนการทางธุรกิจจะต้องมีเหตุผล ลำดับของการดำเนินการจะต้องนำไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้

คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจเป็นงานสร้างสรรค์ แม้ว่าคุณจะอธิบายว่า "อะไรคือ" ความไม่ถูกต้องบางอย่างยังคงได้รับอนุญาต มุมจะ "เรียบ" และละเว้นการกระทำบางอย่างเพื่อให้ง่ายต่อการรับรู้ และหากมีการอธิบาย "สิ่งที่ควรเป็น" สิ่งใหม่จะถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของสิ่งที่มีอยู่ ในเวลาเดียวกัน นักวิเคราะห์ธุรกิจยังคงถูกจำกัดด้วยข้อจำกัดที่เข้มงวด - กฎ ไวยากรณ์ ข้อจำกัดเชิงตรรกะ

โดยส่วนตัวแล้ว ฉันเปรียบเทียบการสร้างกระบวนการทางธุรกิจใหม่กับการสร้างสมดุลบนเส้นบางๆ ซึ่งเป็นการผสมผสานที่ลงตัวระหว่างความคิดสร้างสรรค์ ศิลปะ และคณิตศาสตร์ที่เข้มงวด

ในขณะเดียวกัน คุณต้องเข้าใจว่าไม่มีกระบวนการทางธุรกิจใดที่สมบูรณ์แบบและสอดคล้องกับความเป็นจริงได้ 100% มีที่ว่างสำหรับการทำให้เข้าใจง่ายและสมมติฐานอยู่เสมอ ที่ใดที่หนึ่งในการดำเนินการตามกฎระเบียบที่เข้มงวดที่สุด ปัจจัยมนุษย์ทำการปรับเปลี่ยนด้วยตัวของมันเอง

นอกจากนี้ ดังที่คุณทราบ ในเอนทิตีใหม่ใด ๆ มีความเป็นไปได้ในการปรับปรุงเพิ่มเติมอยู่เสมอ และการสร้างกระบวนการทางธุรกิจยังเป็นการยืนยันวิทยานิพนธ์เชิงปรัชญานี้อีกด้วย ไม่ว่าคุณจะพยายามอธิบายกระบวนการทางธุรกิจให้สมบูรณ์แบบเพียงใด แต่ก็ยังมีบางสิ่งในนั้นที่สามารถปรับปรุงได้ทั้งในปัจจุบันและอนาคต

และในอีกด้านหนึ่ง การหยุดเวลาของตัวเองเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะกระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับการปรับปรุงจะดำเนินการโดยคนจริงที่คุ้นเคยกับการทำงาน "แบบเก่า" และคุณต้องคำนึงถึงความเฉื่อยของพวกเขา ของความคิดและระดับการเรียนรู้ นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติซึ่งมักจะรวมอยู่ในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้ทันสมัย ​​ยังต้องการการลงทุนบางอย่าง และที่นี่จำเป็นต้องดำเนินการตามความเป็นไปได้ที่แท้จริงของลูกค้า

ที่ปรึกษาทางธุรกิจต้องเข้าใจสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดอย่างชัดเจน รู้ว่าสมมติฐานของเขาอยู่ที่ไหนและในระดับใด เขาทำให้คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจง่ายขึ้น และที่ใดที่เขาตัดสินใจเลื่อนการตัดสินใจในอนาคตด้วยเหตุผลที่เป็นรูปธรรม (การเงิน ปัจจัยมนุษย์) และคุณต้องสามารถอธิบายทั้งหมดนี้ให้หัวหน้าธุรกิจเข้าใจได้ง่ายและชัดเจน

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างกระบวนการทางธุรกิจกับกระบวนการทางเทคโนโลยีก็คือ ในกระบวนการทางเทคโนโลยีนั้น ผลลัพธ์ที่แน่นอนค่อนข้างจะคาดหวังจากผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น หากเรากำลังพูดถึงการผลิต ผลลัพธ์ควรเป็นผลิตภัณฑ์ที่มีพารามิเตอร์บางอย่าง

แน่นอนว่าแม้ในกระบวนการทางเทคโนโลยีก็มีความเป็นไปได้ที่จะแต่งงาน แต่ไม่ใช่ทางเลือกตามธรรมชาติอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่เป็นผลมาจากการละเมิดกระบวนการทางเทคโนโลยี ขณะที่อยู่ในกระบวนการทางธุรกิจ ผลลัพธ์ "ผลลัพธ์" อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามเงื่อนไขบางประการใน "เนื้อหา" ของกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งดำเนินการโดยไม่มีการละเมิดและความล้มเหลว

เพื่อความชัดเจน คำอธิบายของกระบวนการทางเทคโนโลยีอาจมีลักษณะดังนี้:

1. เราใช้ชิ้นงาน A;
2. เราเชื่อมต่อกับชิ้นงาน B;
3. เราดำเนินการภายใต้พารามิเตอร์ C;
4. เราได้รับรายละเอียด

ทุกอย่างชัดเจนและไม่มี "ส้อม" แบบมีเงื่อนไข

ในกระบวนการทางธุรกิจ สถานการณ์ต่อไปนี้ถือว่าค่อนข้างปกติ:

1. เราได้รับข้อมูลอินพุต A:
   • หากข้อมูลตรงกับเงื่อนไข B ให้ไปที่ลำดับของการกระทำ C;
   • หากข้อมูลตรงกับเงื่อนไข D ให้ดำเนินการ E
2. ผลลัพธ์จะถูกส่งต่อไปยังเอาต์พุต

เหล่านั้น. ในอัลกอริธึมของกระบวนการแล้ว มีเงื่อนไขที่เป็นไปได้และการดำเนินการต่างๆ ขึ้นอยู่กับข้อมูลเริ่มต้นหรือข้อมูลกลาง

ประวัติของคำว่า

ฉันได้อ่านข้อมูลมากกว่าหนึ่งครั้งที่สัญลักษณ์กระบวนการทางธุรกิจของ IDEF0 ปรากฏขึ้นเกือบกลางศตวรรษที่ 19 ผู้เขียนที่สมจริงมากขึ้นเขียนเกี่ยวกับช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง แต่พวกเขาก็ผิดด้วย

ตัวอย่างเช่น เมื่อฉันเขียนบทความเกี่ยวกับ IDEF0 ผู้อ่านบางคนได้อ้างถึงตัวอย่างคำสั่งจากกระทรวงและหน่วยงานต่างๆ ในช่วงสงครามโลกครั้งที่หนึ่งหรือก่อนหน้านั้นว่าเป็นตัวอย่างของสัญกรณ์ และไดอะแกรมและการแสดงภาพการปฏิบัติการทางทหารถูกกล่าวถึงเป็นการแสดงภาพกราฟิก แต่ทั้งหมดนี้ไม่ใช่คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ จากทั้งหมดที่กล่าวมาสามารถเรียกได้ว่า วิธีการ การสาธิตด้วยสายตา คำแนะนำ แต่ไม่สามารถเรียกได้ว่าเป็นสัญลักษณ์

สัญกรณ์เป็นแนวคิดสมัยใหม่ ยิ่งกว่านั้น สัญกรณ์เป็นสิ่งที่เป็นที่ยอมรับ เป็นมาตรฐาน กล่าวคือ ชุดคำสั่งและสัญลักษณ์ที่ใช้โดยคนจำนวนมาก ไม่ใช่แค่หนึ่งหรือสององค์กร คุณสามารถสร้างภาษาพิเศษของคุณเองเพื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจหรือ ตัวอย่างเช่น การเขียนโปรแกรม แต่จนกว่าจะมี "การใช้ร่วมกัน" ในการใช้งานจำนวนมาก ความขัดแย้ง การตีความที่คลุมเครือ และข้อบกพร่องอื่นๆ จะไม่ถูกระบุและขจัด จนกว่าจะกลายเป็นมาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับและคุ้นเคยสำหรับผู้คน จึงไม่สามารถเรียกได้ว่าเป็นสัญกรณ์ ฉันวางแผนที่จะเขียนเพิ่มเติมเกี่ยวกับสัญกรณ์ในภายหลัง ตอนนี้ กลับมาที่ประเด็นของการเกิดขึ้นของคำว่า "กระบวนการทางธุรกิจ"

อันที่จริง คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจและสัญกรณ์ BPMN ปรากฏในยุค 70 ของศตวรรษที่ XX เมื่อระบบข้อมูลเริ่มถูกใช้ทุกที่ ทั้งคำศัพท์และสัญกรณ์เดิมจำเป็นสำหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างแม่นยำ

ความจริงก็คือหลังจากเริ่มใช้ระบบสารสนเทศแล้ว ความซับซ้อนในการจัดงานของคนในองค์กรก็เพิ่มขึ้นหลายเท่าตัว นอกจากนี้ เครื่องจักรไม่เข้าใจสิ่งที่เป็นนามธรรม พวกเขาต้องการอัลกอริธึมที่เข้มงวดและลำดับการป้อนข้อมูลและการประมวลผลข้อมูลที่แน่นอน หากก่อนเริ่มการทำงานอัตโนมัติ เมื่อข้อมูลถูกส่งผ่านโดยตรงจากคนสู่คน ปัญหาความเข้าใจซึ่งกันและกันอยู่ที่ระดับของการสื่อสารของมนุษย์ ตอนนี้มีความจำเป็นต้องควบคุมมันอย่างเข้มงวด

ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นต้องสร้างรายละเอียดงานไม่เฉพาะบุคคลในองค์กรเท่านั้น แต่ยังต้องมีปฏิสัมพันธ์กับระบบสารสนเทศด้วย และที่นี่ไม่มีข้อความที่เป็นข้อความเพียงพอ (คำแนะนำ) ซึ่งคำอธิบายทั้งหมดอยู่ในรูปแบบข้อความอิสระ กลับกลายเป็นว่าไม่เกี่ยวข้องและไม่สะดวก อันที่จริงมีความจำเป็นในการสร้างมาตรฐานเพื่อสร้างภาษาคำสั่งพิเศษและลำดับการกระทำที่ชัดเจน ยิ่งไปกว่านั้น ต่างจากภาษาเครื่อง สัญกรณ์เหล่านี้น่าจะสะดวกพอๆ กันสำหรับการแปลเป็นรหัสเครื่อง และสำหรับการรับรู้ของมนุษย์

สัญกรณ์ที่พัฒนาขึ้นตามระเบียบวิธีแรกของกระบวนการทางธุรกิจ (และฉันจะพูดถึงสัญกรณ์ที่พัฒนาขึ้นตามระเบียบวิธี เช่น IDEF3 ***) ปรากฏในกองทัพสหรัฐฯ เหตุผลนั้นชัดเจน - ถึงอย่างนั้น กองทัพในสหรัฐฯ ก็ใช้ระบบอัตโนมัติโดยใช้การเชื่อมต่อระยะไกล เช่น ระบบเดียวกับที่ต่อมากลายเป็นอินเทอร์เน็ต และด้วยการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศในระดับนี้ ความจำเป็นในการจดบันทึกกระบวนการทางธุรกิจจึงมีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษ

*** ในหัวข้อของการอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับระเบียบวิธี ฉันต้องการพูดสองสามคำด้วย เหตุใดฉันจึงอ้างถึง IDEF3 เป็นตัวอย่าง: ฉันยังไม่เห็นระบบที่พัฒนาขึ้นตามระเบียบวิธีอื่นใดในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจมากขึ้น แม้แต่ BPMN 2.0 ก็ยังได้รับการพัฒนาและปรับปรุง และถ้าคุณอ่านคำอธิบายภาษาอังกฤษของ IDEF3 (ฉันยังไม่เห็นคำแปลเป็นภาษารัสเซีย) คุณจะสามารถชื่นชมความลึกของการพัฒนาได้

วิธีการและสัญกรณ์ได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
สัญกรณ์ทำให้สามารถรับเครื่องมือสำหรับการอธิบายปฏิสัมพันธ์ของผู้คนและระบบข้อมูลดิจิทัล

ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา ทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจได้ กล่าวคือ ได้ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นด้วยต้นทุนที่เท่ากัน

โอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพเป็นที่สนใจของธุรกิจเป็นพิเศษ ดังที่คุณทราบ เพื่อที่จะปรับปรุงบางสิ่ง คุณต้องเข้าใจอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณมีและสิ่งที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงจากสิ่งนี้ และสัญลักษณ์กราฟิกแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนทั้งสองสถานการณ์ - จุดเริ่มต้นและผลลัพธ์ที่ต้องการตลอดจนพื้นที่ที่มีปัญหามากที่สุด จากข้อมูลเหล่านี้ ปรากฏว่าง่ายกว่ามากในการเลือกเส้นทางโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดและจำลองตัวเลือกการปรับให้ทันสมัยที่ดีที่สุด มากกว่าการไม่มีเครื่องมือที่สะดวกเช่นนี้

ในตอนนั้นเองที่แนวคิดของกระบวนการทางธุรกิจและสัญลักษณ์กระบวนการทางธุรกิจปรากฏขึ้น แนวคิดสองประการที่เชื่อมโยงกันอย่างแยกไม่ออก

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าไม่มี ตัวอย่างเช่น "กระบวนการทางธุรกิจการขาย" ที่แยกจากกัน มีกระบวนการขายที่จะกลายเป็นกระบวนการทางธุรกิจหากมีการอธิบายโดยใช้สัญกรณ์ เหล่านั้น. หากไม่มีคำอธิบายในกระบวนการทางธุรกิจ แสดงว่าคุณมีส่วนร่วมในการขาย ไม่มีใครโต้แย้งเรื่องนี้ แต่ในขณะที่ไม่มีคำอธิบายที่ชัดเจนและชัดเจน การขายของคุณเป็นปรากฏการณ์ เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติในบางวิธี และพวกเขาจะกลายเป็นกระบวนการทางธุรกิจหลังจากที่มีการอธิบายไว้ในกรอบของสัญกรณ์และการนำคำอธิบายนี้ไปปฏิบัติในทางปฏิบัติเท่านั้น

การขายเป็นตัวอย่างที่ง่ายและชัดเจนที่สุด เราแต่ละคนในบทบาทของผู้ซื้อ และเราหลายคนในบทบาทของผู้ขาย ต่างก็คุ้นเคยกับกระบวนการนี้ และเราทุกคนรู้ดีว่าแม้แต่คนๆ เดียวกันในสถานการณ์ที่ต่างกัน (สำหรับผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน ผู้ซื้อที่แตกต่างกัน ในสภาพอากาศที่แตกต่างกัน และโดยทั่วไป ขึ้นอยู่กับอารมณ์) ก็จะขายแตกต่างกันบ้าง แต่ถ้าคุณอธิบายและควบคุมกระบวนการทางธุรกิจบางอย่างอย่างชัดเจน ไม่ว่าผู้ขายจะตื่นขึ้นในตอนเช้าที่เท้าใด กระบวนการขายก็จะได้มาตรฐานในลักษณะใดรูปแบบหนึ่ง จำกัดขอบเขตที่แน่นอน และส่งผลให้มีเสถียรภาพมากขึ้น

ทำไมแบบจำลอง (อธิบาย) กระบวนการทางธุรกิจ

เมื่อฉันเขียนมากกว่าหนึ่งครั้ง ฉันทำงานเป็นหลักในธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ซึ่งฉันให้บริการที่หลากหลาย ตั้งแต่การระบุปัญหาและคอขวดในงานของบริษัท ไปจนถึงการนำโซลูชันที่ฉันเสนอไปใช้งานในระดับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และระบบอัตโนมัติ ระบบต่างๆ

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจช่วยแก้ปัญหาสองปัญหาพร้อมกัน:

• ศึกษาธุรกิจ.การแสดงกราฟิกในรูปแบบของไดอะแกรมเช่น การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้คุณเข้าใจคุณลักษณะของบริษัทได้อย่างรวดเร็วและระบุปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นได้
• ให้ทัศนวิสัยอย่างที่ทราบกันดีว่า “ภาพเดียวแทนคำพูดได้พันคำ” ดังนั้น การแสดงแผนผังของงานของบริษัทจึงช่วยให้ผู้จัดการและเจ้าของธุรกิจเข้าใจสาระสำคัญของปัญหาได้เร็วยิ่งขึ้น และประเมินแนวทางแก้ไขที่เสนอ ในการทำงานของที่ปรึกษาทางธุรกิจ (รวมถึงผู้เชี่ยวชาญด้านการใช้งานผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ด้วย) เป็นสิ่งสำคัญมากที่ลูกค้าจะเข้าใจถึงข้อดีทั้งหมดของโซลูชัน คำติชมมีความสำคัญไม่น้อย - ผู้จัดการบนไดอะแกรมจะสามารถเห็นข้อบกพร่องบางอย่างได้แม้ในขั้นตอนของการอภิปรายโครงการ และการดำเนินการจะทำโดยไม่มีปัญหาเพิ่มเติมและทำการเปลี่ยนแปลงโครงการ "ระหว่างเดินทาง"

และการรวมกันของการศึกษาประวัติความเป็นมาของคำศัพท์กับประสบการณ์ส่วนตัวของฉันให้คำจำกัดความต่อไปนี้:

กระบวนการทางธุรกิจจำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลที่ซับซ้อนในรูปแบบที่เข้าใจง่ายเพื่อการศึกษาและการตัดสินใจ

ลองนึกภาพบริษัททั่วไปที่มีแผนกต่างๆ เช่น การบัญชี ทรัพยากรบุคคล การขาย คลังสินค้า การขนส่ง การผลิต และอื่นๆ เหนือสิ่งอื่นใดคือคนเดียว - หัวหน้าธุรกิจ เขาไม่สามารถเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจทุกประเภทในระดับผู้เชี่ยวชาญได้ นั่นคือเหตุผลที่พวกเขาจ้างผู้เชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน แต่เขาต้องจัดการทั้งหมดนี้อย่างมีประสิทธิภาพ และในบางกรณี - เพื่อทำให้ทันสมัย

นี่คือที่มาของกระบวนการทางธุรกิจ ในเวลาเดียวกัน กิจกรรมของมนุษย์บางประเภทภายในบริษัทมีการอธิบายเป็นสัญลักษณ์กราฟิกและนำเสนอในรูปแบบที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงวิธีการทำงานในแต่ละขั้นตอน และสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ที่นี่ ในเวลาเดียวกัน หัวหน้าบริษัทไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงในโปรไฟล์เฉพาะ

แน่นอน ในระดับนี้ไม่มีใครสามารถทำได้โดยปราศจากการสูญเสียข้อมูล เป็นไปไม่ได้ที่จะอธิบายความแตกต่างและรายละเอียดของงานของพนักงานแต่ละคนด้วยสัญลักษณ์กราฟิก แต่การสูญเสียข้อมูลเหล่านี้กลับกลายเป็นว่าไม่มีนัยสำคัญสำหรับการทำความเข้าใจกระบวนการโดยทั่วไปและการตัดสินใจ

วิธีการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ

เพื่อให้ได้คำอธิบายของการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจจริง ๆ เพียงแค่ศึกษาลำดับการกระทำของพนักงานแต่ละคนอย่างรอบคอบก็เพียงพอแล้ว เหล่านั้น. จำเป็นต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลขาเข้าเพื่อเริ่มต้นกระบวนการบางอย่าง ขาออก - เช่น ผลลัพธ์ของการกระทำของพนักงานตลอดจนการแก้ไขการดำเนินการที่จำเป็นทีละขั้นตอน

หลังจากรวบรวมข้อมูลทั้งหมดแล้ว จะต้องแปลเป็นสัญกรณ์กราฟิก นี่เป็นสิ่งที่ควรค่าแก่ความเข้าใจว่าเป็นสัญลักษณ์กราฟิกที่ถือว่าเป็น "รูปแบบที่ดี" เมื่อรวบรวมคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ สำหรับตัวคุณเอง คุณสามารถเขียนสัญกรณ์ได้ตามต้องการ และยังมีตัวเลือกข้อความสำหรับคำอธิบายและใช้งาน ตัวอย่างเช่น โดยนักพัฒนาซอฟต์แวร์บางราย แต่ถ้าคุณกำลังเขียนโน้ตที่คนอื่นจะอ่าน ไม่ว่าจะเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์หรือผู้บริหารบริษัท ให้เลือกกราฟิก

เหตุผลสำหรับการตัดสินใจนี้ง่ายมาก: ข้อมูลจะรับรู้ได้ดีกว่าในรูปแบบกราฟิก หากคุณเสนอ "กรอบข้อความ" ให้กับบุคคล เขาจะต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการค้นหาว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร และการจะครอบคลุมงานทั้งหมดในกรณีนี้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย ไดอะแกรมกราฟิกเป็นอีกเรื่องหนึ่ง - คุณสามารถศึกษากระบวนการทางธุรกิจในระดับรายละเอียดต่างๆ ได้ที่นี่ และทุกคนสามารถ "ดูมุมมองทั่วไป" ของไดอะแกรมกราฟิกได้อย่างรวดเร็ว

1. เรารวบรวมผู้เข้าร่วมในกระบวนการ (พนักงาน);
2. เรารวบรวมข้อมูลที่เข้ามาซึ่งจำเป็นและเพียงพอที่จะเริ่มกระบวนการ
3. เรารวบรวมระบบที่ใช้แล้ว อาจเป็นระบบบัญชี, CRM, อีเมล, สเปรดชีต Excel เป็นต้น ทุกอย่างที่ใช้จริงในงานต้องจดบันทึกไว้
4. เรากำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวัง - จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อสิ้นสุดกระบวนการ
5. เรารวบรวมลำดับของการกระทำที่บุคคลทำ
6. เราแยกเงื่อนไข การดำเนินการอาจแตกต่างกันขึ้นอยู่กับข้อมูลอินพุตและผลลัพธ์ขั้นกลางที่แตกต่างกัน
7. เราอธิบายข้อมูลที่รวบรวมทั้งหมดในรูปแบบกราฟิกในรูปแบบที่สะดวก (IDEF3, BPMN 2.0 เป็นต้น)

กฎคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ

ข้างต้น ฉันได้พูดมากเกี่ยวกับแนวทางที่สร้างสรรค์ เกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการรวมเงื่อนไขและตัวเลือกสำหรับการดำเนินการในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ จึงอาจดูเหมือนว่าคำอธิบายใดๆ เกี่ยวกับการกระทำของบุคคล "ในที่ทำงาน" สามารถถือเป็นคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจได้ อันที่จริง มีกรอบและกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดซึ่งกำหนดว่ารายการการดำเนินการสามารถเรียกว่าคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ (ในรูปแบบกราฟิกหรือข้อความ) ได้หรือไม่:

• ความสมบูรณ์กระบวนการทางธุรกิจต้องตอบคำถามอย่างชัดเจน หากเรากำลังพูดถึงกระบวนการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการบางอย่าง กระบวนการทางธุรกิจจะต้องอธิบายการดำเนินการที่จำเป็นอย่างครบถ้วนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่กำหนด และจบลงด้วยผลลัพธ์ดังกล่าว (ด้วยสมมติฐานบางประการ ซึ่งผมได้กล่าวถึงข้างต้น)
• ความรัดกุมกระบวนการทางธุรกิจต้องผสมผสานความพอเพียง กล่าวคือ อธิบายขั้นตอนและการกระทำที่จำเป็นทั้งหมดในขณะที่กระชับที่สุดเพื่อให้ง่ายต่อการรับรู้ โดยส่วนตัวแล้ว ฉันคิด "กฎ 15 นาที" ขึ้นมาเอง - หากในช่วงเวลานี้ฉันสามารถอธิบายกระบวนการทางธุรกิจที่นำเสนอต่อฝ่ายบริหารของบริษัท ก็สามารถแสดงให้ลูกค้าเห็นได้ ปรากฎว่าเร็วขึ้น - เยี่ยมมาก ต้องใช้เวลาและคำพูดมากขึ้น - คุณต้องคิดถึงสิ่งที่สามารถลดทอนและทำให้ง่ายขึ้นได้
  ครั้งหนึ่งฉันเคยได้เห็นคำอธิบายแบบกราฟิกของกระบวนการทางธุรกิจ โดยสร้างบนแผ่นงานยาว 2 เมตร (และความกว้างที่สอดคล้องกัน) แม้แต่เพียงการพิจารณาและทำความเข้าใจว่าลูกศรใดนำไปสู่สิ่งใดที่ยากมาก และวิธีอธิบายให้ลูกค้าทราบโดยส่วนตัวผมนึกไม่ออก
  จำไว้ว่าบุคคลนั้นรับรู้จำนวนข้อมูลที่กำหนดไว้ด้วยสายตา จำกัด โดยขนาดของแผ่นงานหรือหน้าจอบางขนาด (นี่เป็นเพราะลักษณะเฉพาะของการมองเห็น) รวมถึงจำนวนขององค์ประกอบ (ความสามารถของสมองก็เช่นกัน ถูก จำกัด). ลูกค้าจะเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจที่เรียบง่ายและรัดกุมโดยเพียงแค่ "ครอบคลุม" โครงการได้อย่างรวดเร็ว ซับซ้อนและเต็มไปด้วยรายละเอียด คุณจะต้องศึกษานานกว่าหนึ่งชั่วโมงเพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่แสดงอยู่ที่นั่น เป็นไปได้มากว่าหัวหน้า บริษัท ซึ่งไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญในการทำงานของแต่ละแผนกและยังมีเวลาว่าง จำกัด จะไม่ศึกษาโครงสร้างที่ซับซ้อนดังกล่าวและจะไม่เข้าใจสาระสำคัญของแม้แต่มากที่สุด ข้อเสนอที่ให้ผลกำไร
• การใช้สัญกรณ์ที่ยอมรับโดยทั่วไปอย่าประดิษฐ์สัญกรณ์และกฎของคุณเอง ใช้สัญกรณ์ที่ใช้ทั่วโลก ฉันเห็นในหนังสือของนักเขียนในประเทศบางคนพยายามสร้างสัญกรณ์ของตนเอง และตามจริงแล้ว ฉันไม่เคยเข้าใจเลยว่าทำไมพวกเขาถึงทำให้ชีวิตยากสำหรับตัวเองและผู้อ่าน ที่นี่ เช่นเดียวกับภาษา - คุณสามารถสร้างภาษาพิเศษของคุณเองได้ แต่จะไม่มีใครเข้าใจมัน และหากปรากฎว่าคล้ายกับที่มีอยู่แล้วความสับสนก็อาจปรากฏขึ้นเช่นกัน หรือคุณจะถือว่าไม่รู้หนังสือ เพราะคุณไม่ใช้เครื่องหมายวรรคตอน ปฏิเสธคำ ฯลฯ ตามกฎของภาษาที่รู้จัก ดังนั้นจึงเป็นด้วยสัญกรณ์ - มีสัญกรณ์ที่เป็นที่ยอมรับ เป็นที่รู้จักของผู้คน และสัญกรณ์สัญชาตญาณที่สำคัญเช่นกัน นั่นเป็นเหตุผลที่พวกเขากลายเป็นที่นิยมเพราะในกระบวนการของการสร้างสรรค์และปรับปรุงพวกเขาได้รับการทดสอบอย่างต่อเนื่องเพื่อความเรียบง่าย ความชัดเจนและความสะดวกสบาย หากคุณใช้สัญกรณ์สำเร็จรูป คุณจะเข้าใจ ถูกมองว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญ และกฎของสัญกรณ์จะช่วยคุณประหยัดจากข้อผิดพลาดทางตรรกะ โดยส่วนตัวแล้วฉันแนะนำ IDEF3 และ BPMN 2.0
• ผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการทางธุรกิจจะต้องนำมาพิจารณาและระบุโดยตรงและสิ่งนี้จะต้องทำโดยไม่ใช้เชิงอรรถที่มีการนับ การแสดงความคิดเห็นในวัตถุเส้น Swimm (เชิงอรรถพิเศษ) เป็นต้น แฟนๆ มักจะ “ทำบาป” กับสิ่งนี้เพื่อสร้างการออกแบบของตัวเองแทนที่จะใช้สัญลักษณ์สำเร็จรูป ที่ไหนสักแห่งที่มีชื่อไม่ตรงกัน บางแห่งที่พวกเขาคิดว่าชื่อยาวในเนื้อหาของกระบวนการทางธุรกิจจะไม่สะดวก เป็นผลให้คุณต้องดูในเชิงอรรถว่าพวกเขากำลังพูดถึงใครหรือผู้สร้างกระบวนการทางธุรกิจดังกล่าวเพียงแค่ลืมระบุผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่ง
• คำอธิบายที่ใช้งานง่ายสิ่งที่สำคัญที่สุดคือผู้บริโภคของคุณที่จะอ่านหมายเหตุนี้จะต้องเข้าใจคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจอย่างรวดเร็วและในอุดมคติ

ทุกสิ่งทุกอย่างขึ้นอยู่กับคุณและผู้บริโภคของคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจเท่านั้น หากคุณชอบการใช้สีต่างๆ (สำหรับลูกศรหรือวัตถุ) ฉันคิดว่านี่ถือว่ายอมรับได้ คุณยังสามารถสร้างสัญกรณ์ไม่เพียงแค่ในเครื่องมือที่ฉันเสนอ แต่ในสภาพแวดล้อมที่คุณสะดวก หากสัญลักษณ์เป็นไปตามกฎที่ระบุไว้ข้างต้นและผู้บริโภคเข้าใจได้ แสดงว่าคุณได้สร้างสิ่งที่คุณต้องการอย่างแท้จริง และนี่คือคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ เป็นมืออาชีพ และเหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงาน

ตำนานและความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

อย่า "คิดค้นล้อใหม่"! ไม่จำเป็นต้องประดิษฐ์สัญกรณ์ของคุณเอง

บ่อยครั้ง แทนที่จะศึกษาคุณสมบัติของสัญกรณ์ที่มีอยู่ คนวาดกราฟอิสระในโปรแกรมกราฟิกต่างๆ

ฉันไม่แนะนำให้ทำเช่นนี้ ประการแรก เมื่อใช้เครื่องมือสำเร็จรูป คุณไม่จำเป็นต้องประดิษฐ์การกำหนดและมาตรฐานของคุณเอง ทุกอย่างคิดมานานแล้ว ในขณะเดียวกัน สัญกรณ์มาตรฐานก็เข้าใจง่าย อ่านได้ชัดเจน และหลายคนรู้จัก ประการที่สอง ระบบสำเร็จรูป (IDEF3, BPMN 2.0 เป็นต้น) มีวิธีการที่ได้รับการพัฒนามาอย่างดีและข้อจำกัดที่เข้มงวด พวกเขาสามารถรับรู้ได้ว่าเป็นภาษาโปรแกรมและสภาพแวดล้อมสำหรับการทำงานกับภาษานี้ ที่นี่คุณจะไม่สามารถทำผิดพลาดได้มากมาย มาตรฐานไวยากรณ์และสภาพแวดล้อม (ข้อจำกัดในตัวแก้ไข การตรวจสอบอัตโนมัติ) จะช่วยคุณประหยัดจากสิ่งนี้

อย่าสับสนกับรายละเอียดของกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทและกระบวนการทางธุรกิจของระบบไอที

ในระบบอัตโนมัติจำนวนมาก เช่น 1C หรือ Zoho CRM มีหน่วยงานของตนเองที่เรียกว่า "กระบวนการทางธุรกิจ" แต่หน่วยงานเหล่านี้ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจที่อธิบายไว้ในบทความนี้ ถือว่าพวกเขาเป็น "พ้องเสียง" เช่น เงื่อนไขดูเหมือนจะเหมือนกัน แต่ในกรณีของเรา มันเป็นคำอธิบายของงานของบริษัท และในระบบไอที มันเป็นชื่อของกลุ่มของฟังก์ชันและรายงาน

ข้อผิดพลาดทั่วไป: กระบวนการทางธุรกิจจำเป็นต้องสร้างมูลค่า (กำไร)

ฉันยังได้ยินจากวิทยากรที่มีชื่อเสียงว่ากระบวนการทางธุรกิจควรสร้างผลกำไร ยิ่งกว่านั้น ฉันยังเห็น "การวิเคราะห์ข้อผิดพลาด" เมื่อสร้างกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งได้รับความสนใจอย่างมากจากข้อเท็จจริงที่ว่า 70% ของการกระทำไม่มีค่าใดๆ

อันที่จริง กระบวนการทางธุรกิจนั้นแตกต่างกัน ผลลัพธ์บางอย่างย่อมทำกำไรได้จริง เช่น ขายตรง ในกรณีอื่น เป็นการยากที่จะพูดถึงการได้มาซึ่งคุณค่าและโดยทั่วไปเกี่ยวกับการประเมินการกระทำจากมุมมองนี้ ตัวอย่างเช่น คุณจะประเมินมูลค่าของกระบวนการทางธุรกิจในการขนส่งสินค้าหรือสร้างและส่งการคืนภาษีได้อย่างไร

ฉันเชื่อว่ากระบวนการทางธุรกิจไม่จำเป็นต้องสร้างมูลค่าใดๆ หากเราเข้าใจว่ามันเป็นผลกำไรโดยตรงของบริษัท การแนะนำแนวทางเชิงกระบวนการและการนำกระบวนการทางธุรกิจไปใช้นั้นเน้นไปที่อย่างอื่นมากกว่า - ในการรักษามูลค่า กล่าวคือ ได้ประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยต้นทุนเท่าเดิม

เป็นไปได้ไหมที่จะสร้างกระบวนการทางธุรกิจในอุดมคติ - คุณควรหยุดเมื่อใด

ไม่. กระบวนการทางธุรกิจควรเรียบง่าย เข้าใจ สะดวก อ่านง่าย แต่มันจะไม่มีวันสมบูรณ์แบบ

เมื่อฉันเริ่มทำงาน ฉันคิดว่าตัวเองไม่ได้ทำงานอะไรสักอย่าง ที่ไหนสักแห่งน่าจะทำได้ดีกว่านี้ และบ่อยครั้งที่ลูกค้าขอให้ฉันอธิบายรายละเอียดและอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการนี้หรือกระบวนการนั้น และฉันก็ถือว่าเป็นข้อบกพร่องของฉันด้วย

อันที่จริง ตามที่กล่าวมาทั้งหมด การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจเป็นการสันนิษฐานบางอย่าง ซึ่งเป็นกระบวนการที่สร้างสรรค์ ในทางกลับกัน ครั้งหนึ่งฉันไม่รู้ด้วยซ้ำว่าจะตอบคำขอเพื่ออธิบาย "สิ่งนี้" และ "ที่นั่น" เพิ่มเติมอย่างไร แต่เมื่อเวลาผ่านไป ฉันก็ตระหนักว่าการสร้างแบบจำลองทางธุรกิจไม่ใช่แค่ความคิดสร้างสรรค์ แต่เป็นกระบวนการทางวิภาษ และการสร้างกระบวนการทางธุรกิจก็มักจะมีการปฏิเสธในตัวของมันเองเสมอ ที่นี่คุ้มค่าที่จะเข้าหาปัญหาจากมุมมองทางปรัชญา และเมื่อสร้างกระบวนการทางธุรกิจ เราต้องจำไว้ว่าเราไม่สามารถครอบคลุมทุกอย่างได้ในคราวเดียว ดังนั้นจึงจะไม่สมบูรณ์เสมอ แต่ในขณะเดียวกัน เรากำลังวางสิ่งที่เราจะปรับปรุงในอนาคต มันคุ้มค่าที่จะเข้าใกล้สิ่งนี้เพียงตามความเป็นจริง

กระบวนการทางธุรกิจของคุณต้องแก้ไขงาน ตอบคำถามที่พิจารณาภายในกรอบของโครงการ ทุกสิ่งทุกอย่างเป็นเรื่องของความร่วมมือที่เป็นไปได้ในอนาคต นี่คือสิ่งที่ควรค่าแก่การอธิบายให้ลูกค้าฟังว่าทำไมคุณไม่ให้รายละเอียดกระบวนการบางอย่างหรือวาดกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่กล่าวถึง

แผนภาพกระบวนการทางธุรกิจสะท้อนถึงสาระสำคัญและกลไกการทำงาน การสร้างวงจรในตัวเองไม่ใช่เรื่องยาก ก็เพียงพอแล้วที่จะเข้าใจว่าคำถามใดที่โครงการควรตอบแล้วทำตามอัลกอริธึมการสร้าง หากคุณแทบรอไม่ไหวที่จะเริ่มสร้างแบบจำลองหรือไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน บทความนี้เหมาะสำหรับคุณ

ฉันต้องการเตือนคุณว่าก่อนที่จะเริ่มคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ มีความจำเป็น บริษัทต่างๆ เป็นแพลตฟอร์มในการเริ่มต้น

อัลกอริธึมที่ฉันนำเสนอในที่นี้จะมีประโยชน์สำหรับผู้ที่เพิ่งจะอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ สำหรับผู้ที่ได้รับการฝึกฝนจากฉันบทความจะเป็นการทำซ้ำที่ยอดเยี่ยมของสิ่งที่ผ่าน))))

แผนภาพกระบวนการทางธุรกิจ - คำแนะนำสำหรับคนใจร้อน

1 - กำหนดขอบเขตของกระบวนการ

ทุกกระบวนการทางธุรกิจเริ่มต้นและจบลงด้วยเหตุการณ์ สิ่งแรกที่ต้องทำคือการทำเครื่องหมายเหตุการณ์เริ่มต้นและสิ้นสุด

2 - วาดบล็อคหลักของกระบวนการ

จัดเรียงบล็อกหลัก (กระบวนการย่อย การดำเนินการ) ตามลำดับที่ดำเนินการ

อย่าทำให้โครงการซับซ้อนในขั้นตอนนี้ แสดงบล็อกราวกับว่ากระบวนการทำงานอย่างสมบูรณ์

3 - เพิ่มส้อมและกิจกรรมอื่น ๆ

และตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะทำให้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย เพิ่มตัวเลือกหลักสำหรับการพัฒนากระบวนการและเหตุการณ์ระดับกลางหลัก ทำไดอะแกรมให้สมบูรณ์ด้วยการดำเนินการที่ขาดหายไป

4 - กำหนดบทบาทของผู้เข้าร่วมในกระบวนการ

ไม่มีตำแหน่งหรือพนักงานเฉพาะในกระบวนการทางธุรกิจ จะใช้แนวคิดเรื่อง "บทบาท" แทน พนักงานคนหนึ่งสามารถทำหน้าที่ได้หลายอย่าง พนักงานหลายคนสามารถทำได้หนึ่งบทบาท ตำแหน่งประกอบด้วยชุดของบทบาท

เพิ่มการดำเนินการที่ขาดหายไปตามความจำเป็น

5 - วางเอกสารบนไดอะแกรม

เอกสารไม่จำเป็นต้องเป็นเอกสารราชการที่มีลายเซ็นเจ็ดฉบับ จากมุมมองของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ เอกสารคือข้อมูลเกี่ยวกับผู้ให้บริการข้อมูลใดๆ อีเมล รายงาน การนำเสนอ SMS - ทั้งหมดนี้เป็นเอกสาร

บางครั้งจำเป็นต้องแสดงผลิตภัณฑ์ขั้นกลาง สิ่งเหล่านี้คือช่องว่าง ผลิตภัณฑ์กึ่งสำเร็จรูป หรือเพียงส่วนสำคัญของงานที่ส่งผ่านจากบล็อกกระบวนการหนึ่งไปยังอีกบล็อกหนึ่ง เพิ่มพวกเขาในขั้นตอนนี้ มีความจำเป็น

6 - เพิ่มโปรแกรมและฐานข้อมูลที่ใช้แล้ว

กระบวนการควรสะท้อนถึงโปรแกรมและฐานข้อมูลที่ใช้

7 - จัดเรียงเครื่องมือและวัสดุ

หากใช้เครื่องมือและ/หรือวัสดุในกระบวนการ ควรแสดงข้อมูลนี้ด้วย ประเด็นหลักสามารถระบุได้ในไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจ คำอธิบายโดยละเอียดควรระบุไว้ในความคิดเห็นและส่วนพิเศษของคำอธิบาย ทางเลือกที่ดีคือการวาดไดอะแกรมที่เน้นไปที่การใช้เครื่องมือและวัสดุโดยเฉพาะ ในโครงการดังกล่าว ไม่ได้เน้นที่การไหลของงาน แต่เน้นที่วิธีการ ปริมาณ และวัสดุที่ใช้ในกระบวนการทางธุรกิจ

8 - กำหนดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพในกระบวนการทางธุรกิจ

วางบนไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่นำมาพิจารณาในระบบไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง

9 - เชื่อมโยงโครงร่างที่ได้รับกับกระบวนการอื่น

แต่ละกระบวนการทางธุรกิจเป็นเพียงส่วนหนึ่งของระบบที่ใหญ่ขึ้น กระบวนการทั้งหมดเชื่อมต่อถึงกัน โดยพื้นฐานแล้ว ลิงก์คือสิ่งที่กระบวนการแลกเปลี่ยนกับกระบวนการอื่นๆ โปรดทราบว่าคุณต้องระบุกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการปัจจุบัน รวมถึงสิ่งที่พวกเขาแลกเปลี่ยน

การเชื่อมโยงกระบวนการทางธุรกิจกับกระบวนการอื่นๆ

10 - ตรวจสอบรูปแบบกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นผลลัพธ์

โดยหลักการแล้วโครงการพร้อมแล้ว ไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจควรตอบคำถามต่อไปนี้:

• กระบวนการทางธุรกิจเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด
• มันเกี่ยวข้องกับกระบวนการอะไร? แลกอะไร?
• มีการดำเนินการอะไรบ้าง? ในลำดับใด?
• ใครเป็นผู้ดำเนินกิจกรรมในกระบวนการ?
• เอกสารใดบ้างที่ใช้และปรากฏในกระบวนการ? เอกสารเหล่านี้ใช้ / ปรากฏในการดำเนินการใด?
• เครื่องมือ วัสดุ ซอฟต์แวร์ และฐานข้อมูลใดบ้างที่ใช้ในกระบวนการและในการดำเนินการใด
• ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพใดบ้างและที่ใดถูกบันทึกไว้ในกระบวนการทางธุรกิจ

แผนผังที่เตรียมไว้อย่างดีควรเข้าใจง่ายและให้ข้อมูลเพียงพอ
แผนภาพกระบวนการทางธุรกิจควรเข้าใจได้สำหรับ "ผู้ชายข้างถนน"
ไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจที่ขั้นตอนคำอธิบายควรสะท้อนถึงกระบวนการดำเนินการในชีวิตจริง

อัลกอริทึมนี้จะช่วยให้คุณสามารถอธิบายกระบวนการทางธุรกิจที่จำเป็นได้ค่อนข้างง่ายและรวดเร็ว ต่อไป ฉันจะพูดถึงรายละเอียดเกี่ยวกับคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ อยู่ในการติดต่อ

กระนั้น จิตใจของมนุษย์ได้พยายามอย่างไร้ผลที่จะเข้าใจมันมาเป็นเวลากว่า 2,000 ปี ในขณะที่ในทางกลับกัน อย่างน้อยก็ประมาณว่า ประสบความสำเร็จในการวิเคราะห์รูปแบบที่มีความหมายและซับซ้อนกว่ามาก ทำไมถึงเป็นอย่างนั้น? เพราะร่างกายที่พัฒนาแล้วนั้นง่ายต่อการศึกษามากกว่าเซลล์ของร่างกาย นอกจากนี้ เมื่อวิเคราะห์รูปแบบทางเศรษฐกิจ ไม่สามารถใช้กล้องจุลทรรศน์หรือสารเคมีใดๆ ได้ ทั้งสองจะต้องถูกแทนที่ด้วยพลังแห่งนามธรรม

คาร์ล มาร์กซ์. เมืองหลวง. เล่มที่ 1 คำนำของฉบับพิมพ์ครั้งแรก

กระบวนการทางธุรกิจได้รับการพูดคุยกันเป็นจำนวนมากและมักจะเกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติทางธุรกิจเป็นส่วนใหญ่ ฉันยังใช้คำนี้ รวมทั้งในบทความของฉันเกี่ยวกับระบบ CRM, ERP, การทำงานกับสัญลักษณ์ BPMN, IDEF0 และเครื่องมืออื่นๆ ที่อาจจำเป็นในการทำงานของที่ปรึกษาทางธุรกิจและการใช้งานระบบอัตโนมัติ ในเวลาเดียวกัน ฉันไม่พบคำจำกัดความที่เข้าใจได้และมีรายละเอียดของคำว่า "กระบวนการทางธุรกิจ" ใน Runet

ผู้เขียนหลายคนใช้คำว่า "โดยค่าเริ่มต้น" เป็นคำว่า "สัญชาตญาณ" โดยไม่ต้องถอดรหัส หรือโดยทั่วไปทำให้เกิดความสับสนเพิ่มเติมโดยใช้คำศัพท์ทางเลือก เช่น พวกเขาเขียน "องค์กรธุรกิจ" แทนที่จะเป็นกระบวนการทางธุรกิจ ฯลฯ

ในบทความนี้ ฉันตัดสินใจพูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ เล่าประวัติความเป็นมาของแนวคิดนี้ และสถานที่ที่สามารถและควรนำไปใช้ ฉันยังวางแผนที่จะอุทิศบทความถัดไปในหัวข้อกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งฉันจะบอกคุณถึงวิธีการใช้กระบวนการทางธุรกิจอย่างถูกต้อง

คำนิยามกระบวนการทางธุรกิจ

ดังนั้น อะไรคือความแตกต่างระหว่างกระบวนการทางธุรกิจและการทำงาน หรือแม้แต่กระบวนการปกติ? อะไรคือความแตกต่างระหว่างข้อกำหนดเหล่านี้? ฉันได้ข้อสรุปดังต่อไปนี้:

กระบวนการทางธุรกิจคือลำดับของการกระทำของบุคคล (หรือหลายคน) ในทีม วัตถุประสงค์ของคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจคือการวิเคราะห์และควบคุมการดำเนินการบางอย่างในทีม

เหตุใดฉันจึงให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับผู้คนและทีม:

1. กระบวนการทางธุรกิจมักเกิดขึ้นจากการมีส่วนร่วมของบุคคล หากดำเนินการโดยระบบหรือโปรแกรมอัตโนมัติ การดำเนินการนี้จะไม่ใช่กระบวนการทางธุรกิจอีกต่อไป แต่เป็นกระบวนการทางเทคโนโลยีหรือข้อกำหนด จากนั้นมาตรฐาน วิธีการอธิบาย และคุณลักษณะการใช้งานที่แตกต่างกันเล็กน้อยก็มีผลใช้บังคับ
2. กระบวนการทางธุรกิจมักเกี่ยวข้องกับคนหลายคน ไม่ว่าจะโดยชัดแจ้งหรือโดยปริยาย แม้ว่าบุคคลจะทำงานคนเดียว (เช่น นักเขียน) เขายังคงมีลูกค้า (ตัวแทนสำนักพิมพ์) และผู้บริโภค (ผู้อ่าน) นอกจากนี้ผู้ขายไม่ทำงานใน "สูญญากาศ" - เขามีซัพพลายเออร์และผู้ซื้อผลิตภัณฑ์และทุกคนเหล่านี้ก็มีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการทางธุรกิจไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง

เหตุใดฉันจึงเขียนเกี่ยวกับทีม ไม่ใช่เกี่ยวกับโครงสร้างทางการค้าหรือบริษัท เนื่องจากแนวคิดของกระบวนการทางธุรกิจสามารถนำมาใช้ได้ รวมทั้งสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร อาจเป็นการกุศล รถพยาบาลไปเยี่ยมผู้ป่วย หรือแม้แต่จัดงานเลี้ยงอาหารค่ำโดยไม่มียอดขายหรือผลกำไรใดๆ ในขณะเดียวกัน ก็สามารถอธิบายกระบวนการทางธุรกิจได้เช่นกัน เนื่องจากเรามีบุคคลที่ดำเนินการบางอย่างเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แน่นอน

คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ

สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ:

คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจคือคำอธิบายของลำดับการกระทำของพนักงานเมื่อดำเนินการบางอย่างในรูปแบบกราฟิกและข้อความเพื่อควบคุมการกระทำในทีม วิเคราะห์และปรับลำดับของพวกเขาให้เหมาะสม

และที่นี่จำเป็นต้องเข้าใจว่าไม่มีกระบวนการทางธุรกิจที่ไม่มีคำอธิบาย เฉพาะในกระบวนการของคำอธิบายเท่านั้นที่กระบวนการทางธุรกิจปรากฏขึ้น กล่าวคือ เป็นไปไม่ได้ที่จะตระหนักถึงสิ่งหนึ่งโดยปราศจากสิ่งอื่น
ในเวลาเดียวกัน การดำเนินการทั้งหมดที่อธิบายไว้ในกระบวนการทางธุรกิจจะต้องมีเหตุผล ลำดับของการดำเนินการจะต้องนำไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้

คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจเป็นงานสร้างสรรค์ แม้ว่าคุณจะอธิบายว่า "อะไรคือ" ความไม่ถูกต้องบางอย่างยังคงได้รับอนุญาต มุมจะ "เรียบ" และละเว้นการกระทำบางอย่างเพื่อให้ง่ายต่อการรับรู้ และหากมีการอธิบาย "สิ่งที่ควรเป็น" สิ่งใหม่จะถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของสิ่งที่มีอยู่ ในเวลาเดียวกัน นักวิเคราะห์ธุรกิจยังคงถูกจำกัดด้วยข้อจำกัดที่เข้มงวด - กฎ ไวยากรณ์ ข้อจำกัดเชิงตรรกะ

โดยส่วนตัวแล้ว ฉันเปรียบเทียบการสร้างกระบวนการทางธุรกิจใหม่กับการสร้างสมดุลบนเส้นบางๆ ซึ่งเป็นการผสมผสานที่ลงตัวระหว่างความคิดสร้างสรรค์ ศิลปะ และคณิตศาสตร์ที่เข้มงวด

ในขณะเดียวกัน คุณต้องเข้าใจว่าไม่มีกระบวนการทางธุรกิจใดที่สมบูรณ์แบบและสอดคล้องกับความเป็นจริงได้ 100% มีที่ว่างสำหรับการทำให้เข้าใจง่ายและสมมติฐานอยู่เสมอ ที่ใดที่หนึ่งในการดำเนินการตามกฎระเบียบที่เข้มงวดที่สุด ปัจจัยมนุษย์ทำการปรับเปลี่ยนด้วยตัวของมันเอง

นอกจากนี้ ดังที่คุณทราบ ในเอนทิตีใหม่ใด ๆ มีความเป็นไปได้ในการปรับปรุงเพิ่มเติมอยู่เสมอ และการสร้างกระบวนการทางธุรกิจยังเป็นการยืนยันวิทยานิพนธ์เชิงปรัชญานี้อีกด้วย ไม่ว่าคุณจะพยายามอธิบายกระบวนการทางธุรกิจให้สมบูรณ์แบบเพียงใด แต่ก็ยังมีบางสิ่งในนั้นที่สามารถปรับปรุงได้ทั้งในปัจจุบันและอนาคต

และในอีกด้านหนึ่ง การหยุดเวลาของตัวเองเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะกระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับการปรับปรุงจะดำเนินการโดยคนจริงที่คุ้นเคยกับการทำงาน "แบบเก่า" และคุณต้องคำนึงถึงความเฉื่อยของพวกเขา ของความคิดและระดับการเรียนรู้ นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติซึ่งมักจะรวมอยู่ในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้ทันสมัย ​​ยังต้องการการลงทุนบางอย่าง และที่นี่จำเป็นต้องดำเนินการตามความเป็นไปได้ที่แท้จริงของลูกค้า

ที่ปรึกษาทางธุรกิจต้องเข้าใจสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดอย่างชัดเจน รู้ว่าสมมติฐานของเขาอยู่ที่ไหนและในระดับใด เขาทำให้คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจง่ายขึ้น และที่ใดที่เขาตัดสินใจเลื่อนการตัดสินใจในอนาคตด้วยเหตุผลที่เป็นรูปธรรม (การเงิน ปัจจัยมนุษย์) และคุณต้องสามารถอธิบายทั้งหมดนี้ให้หัวหน้าธุรกิจเข้าใจได้ง่ายและชัดเจน

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างกระบวนการทางธุรกิจกับกระบวนการทางเทคโนโลยีก็คือ ในกระบวนการทางเทคโนโลยีนั้น ผลลัพธ์ที่แน่นอนค่อนข้างจะคาดหวังจากผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น หากเรากำลังพูดถึงการผลิต ผลลัพธ์ควรเป็นผลิตภัณฑ์ที่มีพารามิเตอร์บางอย่าง

แน่นอนว่าแม้ในกระบวนการทางเทคโนโลยีก็มีความเป็นไปได้ที่จะแต่งงาน แต่ไม่ใช่ทางเลือกตามธรรมชาติอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่เป็นผลมาจากการละเมิดกระบวนการทางเทคโนโลยี ขณะที่อยู่ในกระบวนการทางธุรกิจ ผลลัพธ์ "ผลลัพธ์" อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามเงื่อนไขบางประการใน "เนื้อหา" ของกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งดำเนินการโดยไม่มีการละเมิดและความล้มเหลว

เพื่อความชัดเจน คำอธิบายของกระบวนการทางเทคโนโลยีอาจมีลักษณะดังนี้:

1. เราใช้ชิ้นงาน A;
2. เราเชื่อมต่อกับชิ้นงาน B;
3. เราดำเนินการภายใต้พารามิเตอร์ C;
4. เราได้รับรายละเอียด

ทุกอย่างชัดเจนและไม่มี "ส้อม" แบบมีเงื่อนไข

ในกระบวนการทางธุรกิจ สถานการณ์ต่อไปนี้ถือว่าค่อนข้างปกติ:

1. เราได้รับข้อมูลอินพุต A:
   • หากข้อมูลตรงกับเงื่อนไข B ให้ไปที่ลำดับของการกระทำ C;
   • หากข้อมูลตรงกับเงื่อนไข D ให้ดำเนินการ E
2. ผลลัพธ์จะถูกส่งต่อไปยังเอาต์พุต

เหล่านั้น. ในอัลกอริธึมของกระบวนการแล้ว มีเงื่อนไขที่เป็นไปได้และการดำเนินการต่างๆ ขึ้นอยู่กับข้อมูลเริ่มต้นหรือข้อมูลกลาง

ประวัติของคำว่า

ฉันได้อ่านข้อมูลมากกว่าหนึ่งครั้งที่สัญลักษณ์กระบวนการทางธุรกิจของ IDEF0 ปรากฏขึ้นเกือบกลางศตวรรษที่ 19 ผู้เขียนที่สมจริงมากขึ้นเขียนเกี่ยวกับช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง แต่พวกเขาก็ผิดด้วย

ตัวอย่างเช่น เมื่อฉันเขียนบทความเกี่ยวกับ IDEF0 ผู้อ่านบางคนได้อ้างถึงตัวอย่างคำสั่งจากกระทรวงและหน่วยงานต่างๆ ในช่วงสงครามโลกครั้งที่หนึ่งหรือก่อนหน้านั้นว่าเป็นตัวอย่างของสัญกรณ์ และไดอะแกรมและการแสดงภาพการปฏิบัติการทางทหารถูกกล่าวถึงเป็นการแสดงภาพกราฟิก แต่ทั้งหมดนี้ไม่ใช่คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ จากทั้งหมดที่กล่าวมาสามารถเรียกได้ว่า วิธีการ การสาธิตด้วยสายตา คำแนะนำ แต่ไม่สามารถเรียกได้ว่าเป็นสัญลักษณ์

สัญกรณ์เป็นแนวคิดสมัยใหม่ ยิ่งกว่านั้น สัญกรณ์เป็นสิ่งที่เป็นที่ยอมรับ เป็นมาตรฐาน กล่าวคือ ชุดคำสั่งและสัญลักษณ์ที่ใช้โดยคนจำนวนมาก ไม่ใช่แค่หนึ่งหรือสององค์กร คุณสามารถสร้างภาษาพิเศษของคุณเองเพื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจหรือ ตัวอย่างเช่น การเขียนโปรแกรม แต่จนกว่าจะมี "การใช้ร่วมกัน" ในการใช้งานจำนวนมาก ความขัดแย้ง การตีความที่คลุมเครือ และข้อบกพร่องอื่นๆ จะไม่ถูกระบุและขจัด จนกว่าจะกลายเป็นมาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับและคุ้นเคยสำหรับผู้คน จึงไม่สามารถเรียกได้ว่าเป็นสัญกรณ์ ฉันวางแผนที่จะเขียนเพิ่มเติมเกี่ยวกับสัญกรณ์ในภายหลัง ตอนนี้ กลับมาที่ประเด็นของการเกิดขึ้นของคำว่า "กระบวนการทางธุรกิจ"

อันที่จริง คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจและสัญกรณ์ BPMN ปรากฏในยุค 70 ของศตวรรษที่ XX เมื่อระบบข้อมูลเริ่มถูกใช้ทุกที่ ทั้งคำศัพท์และสัญกรณ์เดิมจำเป็นสำหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างแม่นยำ

ความจริงก็คือหลังจากเริ่มใช้ระบบสารสนเทศแล้ว ความซับซ้อนในการจัดงานของคนในองค์กรก็เพิ่มขึ้นหลายเท่าตัว นอกจากนี้ เครื่องจักรไม่เข้าใจสิ่งที่เป็นนามธรรม พวกเขาต้องการอัลกอริธึมที่เข้มงวดและลำดับการป้อนข้อมูลและการประมวลผลข้อมูลที่แน่นอน หากก่อนเริ่มการทำงานอัตโนมัติ เมื่อข้อมูลถูกส่งผ่านโดยตรงจากคนสู่คน ปัญหาความเข้าใจซึ่งกันและกันอยู่ที่ระดับของการสื่อสารของมนุษย์ ตอนนี้มีความจำเป็นต้องควบคุมมันอย่างเข้มงวด

ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นต้องสร้างรายละเอียดงานไม่เฉพาะบุคคลในองค์กรเท่านั้น แต่ยังต้องมีปฏิสัมพันธ์กับระบบสารสนเทศด้วย และที่นี่ไม่มีข้อความที่เป็นข้อความเพียงพอ (คำแนะนำ) ซึ่งคำอธิบายทั้งหมดอยู่ในรูปแบบข้อความอิสระ กลับกลายเป็นว่าไม่เกี่ยวข้องและไม่สะดวก อันที่จริงมีความจำเป็นในการสร้างมาตรฐานเพื่อสร้างภาษาคำสั่งพิเศษและลำดับการกระทำที่ชัดเจน ยิ่งไปกว่านั้น ต่างจากภาษาเครื่อง สัญกรณ์เหล่านี้น่าจะสะดวกพอๆ กันสำหรับการแปลเป็นรหัสเครื่อง และสำหรับการรับรู้ของมนุษย์

สัญกรณ์ที่พัฒนาขึ้นตามระเบียบวิธีแรกของกระบวนการทางธุรกิจ (และฉันจะพูดถึงสัญกรณ์ที่พัฒนาขึ้นตามระเบียบวิธี เช่น IDEF3 ***) ปรากฏในกองทัพสหรัฐฯ เหตุผลนั้นชัดเจน - ถึงอย่างนั้น กองทัพในสหรัฐฯ ก็ใช้ระบบอัตโนมัติโดยใช้การเชื่อมต่อระยะไกล เช่น ระบบเดียวกับที่ต่อมากลายเป็นอินเทอร์เน็ต และด้วยการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศในระดับนี้ ความจำเป็นในการจดบันทึกกระบวนการทางธุรกิจจึงมีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษ

*** ในหัวข้อของการอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับระเบียบวิธี ฉันต้องการพูดสองสามคำด้วย เหตุใดฉันจึงอ้างถึง IDEF3 เป็นตัวอย่าง: ฉันยังไม่เห็นระบบที่พัฒนาขึ้นตามระเบียบวิธีอื่นใดในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจมากขึ้น แม้แต่ BPMN 2.0 ก็ยังได้รับการพัฒนาและปรับปรุง และถ้าคุณอ่านคำอธิบายภาษาอังกฤษของ IDEF3 (ฉันยังไม่เห็นคำแปลเป็นภาษารัสเซีย) คุณจะสามารถชื่นชมความลึกของการพัฒนาได้

วิธีการและสัญกรณ์ได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
สัญกรณ์ทำให้สามารถรับเครื่องมือสำหรับการอธิบายปฏิสัมพันธ์ของผู้คนและระบบข้อมูลดิจิทัล

ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา ทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจได้ กล่าวคือ ได้ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นด้วยต้นทุนที่เท่ากัน

โอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพเป็นที่สนใจของธุรกิจเป็นพิเศษ ดังที่คุณทราบ เพื่อที่จะปรับปรุงบางสิ่ง คุณต้องเข้าใจอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณมีและสิ่งที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงจากสิ่งนี้ และสัญลักษณ์กราฟิกแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนทั้งสองสถานการณ์ - จุดเริ่มต้นและผลลัพธ์ที่ต้องการตลอดจนพื้นที่ที่มีปัญหามากที่สุด จากข้อมูลเหล่านี้ ปรากฏว่าง่ายกว่ามากในการเลือกเส้นทางโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดและจำลองตัวเลือกการปรับให้ทันสมัยที่ดีที่สุด มากกว่าการไม่มีเครื่องมือที่สะดวกเช่นนี้

ในตอนนั้นเองที่แนวคิดของกระบวนการทางธุรกิจและสัญลักษณ์กระบวนการทางธุรกิจปรากฏขึ้น แนวคิดสองประการที่เชื่อมโยงกันอย่างแยกไม่ออก

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าไม่มี ตัวอย่างเช่น "กระบวนการทางธุรกิจการขาย" ที่แยกจากกัน มีกระบวนการขายที่จะกลายเป็นกระบวนการทางธุรกิจหากมีการอธิบายโดยใช้สัญกรณ์ เหล่านั้น. หากไม่มีคำอธิบายในกระบวนการทางธุรกิจ แสดงว่าคุณมีส่วนร่วมในการขาย ไม่มีใครโต้แย้งเรื่องนี้ แต่ในขณะที่ไม่มีคำอธิบายที่ชัดเจนและชัดเจน การขายของคุณเป็นปรากฏการณ์ เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติในบางวิธี และพวกเขาจะกลายเป็นกระบวนการทางธุรกิจหลังจากที่มีการอธิบายไว้ในกรอบของสัญกรณ์และการนำคำอธิบายนี้ไปปฏิบัติในทางปฏิบัติเท่านั้น

การขายเป็นตัวอย่างที่ง่ายและชัดเจนที่สุด เราแต่ละคนในบทบาทของผู้ซื้อ และเราหลายคนในบทบาทของผู้ขาย ต่างก็คุ้นเคยกับกระบวนการนี้ และเราทุกคนรู้ดีว่าแม้แต่คนๆ เดียวกันในสถานการณ์ที่ต่างกัน (สำหรับผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน ผู้ซื้อที่แตกต่างกัน ในสภาพอากาศที่แตกต่างกัน และโดยทั่วไป ขึ้นอยู่กับอารมณ์) ก็จะขายแตกต่างกันบ้าง แต่ถ้าคุณอธิบายและควบคุมกระบวนการทางธุรกิจบางอย่างอย่างชัดเจน ไม่ว่าผู้ขายจะตื่นขึ้นในตอนเช้าที่เท้าใด กระบวนการขายก็จะได้มาตรฐานในลักษณะใดรูปแบบหนึ่ง จำกัดขอบเขตที่แน่นอน และส่งผลให้มีเสถียรภาพมากขึ้น

ทำไมแบบจำลอง (อธิบาย) กระบวนการทางธุรกิจ

เมื่อฉันเขียนมากกว่าหนึ่งครั้ง ฉันทำงานเป็นหลักในธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ซึ่งฉันให้บริการที่หลากหลาย ตั้งแต่การระบุปัญหาและคอขวดในงานของบริษัท ไปจนถึงการนำโซลูชันที่ฉันเสนอไปใช้งานในระดับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และระบบอัตโนมัติ ระบบต่างๆ

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจช่วยแก้ปัญหาสองปัญหาพร้อมกัน:

• ศึกษาธุรกิจ.การแสดงกราฟิกในรูปแบบของไดอะแกรมเช่น การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้คุณเข้าใจคุณลักษณะของบริษัทได้อย่างรวดเร็วและระบุปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นได้
• ให้ทัศนวิสัยอย่างที่ทราบกันดีว่า “ภาพเดียวแทนคำพูดได้พันคำ” ดังนั้น การแสดงแผนผังของงานของบริษัทจึงช่วยให้ผู้จัดการและเจ้าของธุรกิจเข้าใจสาระสำคัญของปัญหาได้เร็วยิ่งขึ้น และประเมินแนวทางแก้ไขที่เสนอ ในการทำงานของที่ปรึกษาทางธุรกิจ (รวมถึงผู้เชี่ยวชาญด้านการใช้งานผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ด้วย) เป็นสิ่งสำคัญมากที่ลูกค้าจะเข้าใจถึงข้อดีทั้งหมดของโซลูชัน คำติชมมีความสำคัญไม่น้อย - ผู้จัดการบนไดอะแกรมจะสามารถเห็นข้อบกพร่องบางอย่างได้แม้ในขั้นตอนของการอภิปรายโครงการ และการดำเนินการจะทำโดยไม่มีปัญหาเพิ่มเติมและทำการเปลี่ยนแปลงโครงการ "ระหว่างเดินทาง"

และการรวมกันของการศึกษาประวัติความเป็นมาของคำศัพท์กับประสบการณ์ส่วนตัวของฉันให้คำจำกัดความต่อไปนี้:

กระบวนการทางธุรกิจจำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลที่ซับซ้อนในรูปแบบที่เข้าใจง่ายเพื่อการศึกษาและการตัดสินใจ

ลองนึกภาพบริษัททั่วไปที่มีแผนกต่างๆ เช่น การบัญชี ทรัพยากรบุคคล การขาย คลังสินค้า การขนส่ง การผลิต และอื่นๆ เหนือสิ่งอื่นใดคือคนเดียว - หัวหน้าธุรกิจ เขาไม่สามารถเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจทุกประเภทในระดับผู้เชี่ยวชาญได้ นั่นคือเหตุผลที่พวกเขาจ้างผู้เชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน แต่เขาต้องจัดการทั้งหมดนี้อย่างมีประสิทธิภาพ และในบางกรณี - เพื่อทำให้ทันสมัย

นี่คือที่มาของกระบวนการทางธุรกิจ ในเวลาเดียวกัน กิจกรรมของมนุษย์บางประเภทภายในบริษัทมีการอธิบายเป็นสัญลักษณ์กราฟิกและนำเสนอในรูปแบบที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงวิธีการทำงานในแต่ละขั้นตอน และสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ที่นี่ ในเวลาเดียวกัน หัวหน้าบริษัทไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงในโปรไฟล์เฉพาะ

แน่นอน ในระดับนี้ไม่มีใครสามารถทำได้โดยปราศจากการสูญเสียข้อมูล เป็นไปไม่ได้ที่จะอธิบายความแตกต่างและรายละเอียดของงานของพนักงานแต่ละคนด้วยสัญลักษณ์กราฟิก แต่การสูญเสียข้อมูลเหล่านี้กลับกลายเป็นว่าไม่มีนัยสำคัญสำหรับการทำความเข้าใจกระบวนการโดยทั่วไปและการตัดสินใจ

วิธีการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ

เพื่อให้ได้คำอธิบายของการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจจริง ๆ เพียงแค่ศึกษาลำดับการกระทำของพนักงานแต่ละคนอย่างรอบคอบก็เพียงพอแล้ว เหล่านั้น. จำเป็นต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลขาเข้าเพื่อเริ่มต้นกระบวนการบางอย่าง ขาออก - เช่น ผลลัพธ์ของการกระทำของพนักงานตลอดจนการแก้ไขการดำเนินการที่จำเป็นทีละขั้นตอน

หลังจากรวบรวมข้อมูลทั้งหมดแล้ว จะต้องแปลเป็นสัญกรณ์กราฟิก นี่เป็นสิ่งที่ควรค่าแก่ความเข้าใจว่าเป็นสัญลักษณ์กราฟิกที่ถือว่าเป็น "รูปแบบที่ดี" เมื่อรวบรวมคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ สำหรับตัวคุณเอง คุณสามารถเขียนสัญกรณ์ได้ตามต้องการ และยังมีตัวเลือกข้อความสำหรับคำอธิบายและใช้งาน ตัวอย่างเช่น โดยนักพัฒนาซอฟต์แวร์บางราย แต่ถ้าคุณกำลังเขียนโน้ตที่คนอื่นจะอ่าน ไม่ว่าจะเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์หรือผู้บริหารบริษัท ให้เลือกกราฟิก

เหตุผลสำหรับการตัดสินใจนี้ง่ายมาก: ข้อมูลจะรับรู้ได้ดีกว่าในรูปแบบกราฟิก หากคุณเสนอ "กรอบข้อความ" ให้กับบุคคล เขาจะต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการค้นหาว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร และการจะครอบคลุมงานทั้งหมดในกรณีนี้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย ไดอะแกรมกราฟิกเป็นอีกเรื่องหนึ่ง - คุณสามารถศึกษากระบวนการทางธุรกิจในระดับรายละเอียดต่างๆ ได้ที่นี่ และทุกคนสามารถ "ดูมุมมองทั่วไป" ของไดอะแกรมกราฟิกได้อย่างรวดเร็ว

1. เรารวบรวมผู้เข้าร่วมในกระบวนการ (พนักงาน);
2. เรารวบรวมข้อมูลที่เข้ามาซึ่งจำเป็นและเพียงพอที่จะเริ่มกระบวนการ
3. เรารวบรวมระบบที่ใช้แล้ว อาจเป็นระบบบัญชี, CRM, อีเมล, สเปรดชีต Excel เป็นต้น ทุกอย่างที่ใช้จริงในงานต้องจดบันทึกไว้
4. เรากำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวัง - จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อสิ้นสุดกระบวนการ
5. เรารวบรวมลำดับของการกระทำที่บุคคลทำ
6. เราแยกเงื่อนไข การดำเนินการอาจแตกต่างกันขึ้นอยู่กับข้อมูลอินพุตและผลลัพธ์ขั้นกลางที่แตกต่างกัน
7. เราอธิบายข้อมูลที่รวบรวมทั้งหมดในรูปแบบกราฟิกในรูปแบบที่สะดวก (IDEF3, BPMN 2.0 เป็นต้น)

กฎคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ

ข้างต้น ฉันได้พูดมากเกี่ยวกับแนวทางที่สร้างสรรค์ เกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการรวมเงื่อนไขและตัวเลือกสำหรับการดำเนินการในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ จึงอาจดูเหมือนว่าคำอธิบายใดๆ เกี่ยวกับการกระทำของบุคคล "ในที่ทำงาน" สามารถถือเป็นคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจได้ อันที่จริง มีกรอบและกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดซึ่งกำหนดว่ารายการการดำเนินการสามารถเรียกว่าคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ (ในรูปแบบกราฟิกหรือข้อความ) ได้หรือไม่:

• ความสมบูรณ์กระบวนการทางธุรกิจต้องตอบคำถามอย่างชัดเจน หากเรากำลังพูดถึงกระบวนการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการบางอย่าง กระบวนการทางธุรกิจจะต้องอธิบายการดำเนินการที่จำเป็นอย่างครบถ้วนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่กำหนด และจบลงด้วยผลลัพธ์ดังกล่าว (ด้วยสมมติฐานบางประการ ซึ่งผมได้กล่าวถึงข้างต้น)
• ความรัดกุมกระบวนการทางธุรกิจต้องผสมผสานความพอเพียง กล่าวคือ อธิบายขั้นตอนและการกระทำที่จำเป็นทั้งหมดในขณะที่กระชับที่สุดเพื่อให้ง่ายต่อการรับรู้ โดยส่วนตัวแล้ว ฉันคิด "กฎ 15 นาที" ขึ้นมาเอง - หากในช่วงเวลานี้ฉันสามารถอธิบายกระบวนการทางธุรกิจที่นำเสนอต่อฝ่ายบริหารของบริษัท ก็สามารถแสดงให้ลูกค้าเห็นได้ ปรากฎว่าเร็วขึ้น - เยี่ยมมาก ต้องใช้เวลาและคำพูดมากขึ้น - คุณต้องคิดถึงสิ่งที่สามารถลดทอนและทำให้ง่ายขึ้นได้
  ครั้งหนึ่งฉันเคยได้เห็นคำอธิบายแบบกราฟิกของกระบวนการทางธุรกิจ โดยสร้างบนแผ่นงานยาว 2 เมตร (และความกว้างที่สอดคล้องกัน) แม้แต่เพียงการพิจารณาและทำความเข้าใจว่าลูกศรใดนำไปสู่สิ่งใดที่ยากมาก และวิธีอธิบายให้ลูกค้าทราบโดยส่วนตัวผมนึกไม่ออก
  จำไว้ว่าบุคคลนั้นรับรู้จำนวนข้อมูลที่กำหนดไว้ด้วยสายตา จำกัด โดยขนาดของแผ่นงานหรือหน้าจอบางขนาด (นี่เป็นเพราะลักษณะเฉพาะของการมองเห็น) รวมถึงจำนวนขององค์ประกอบ (ความสามารถของสมองก็เช่นกัน ถูก จำกัด). ลูกค้าจะเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจที่เรียบง่ายและรัดกุมโดยเพียงแค่ "ครอบคลุม" โครงการได้อย่างรวดเร็ว ซับซ้อนและเต็มไปด้วยรายละเอียด คุณจะต้องศึกษานานกว่าหนึ่งชั่วโมงเพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่แสดงอยู่ที่นั่น เป็นไปได้มากว่าหัวหน้า บริษัท ซึ่งไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญในการทำงานของแต่ละแผนกและยังมีเวลาว่าง จำกัด จะไม่ศึกษาโครงสร้างที่ซับซ้อนดังกล่าวและจะไม่เข้าใจสาระสำคัญของแม้แต่มากที่สุด ข้อเสนอที่ให้ผลกำไร
• การใช้สัญกรณ์ที่ยอมรับโดยทั่วไปอย่าประดิษฐ์สัญกรณ์และกฎของคุณเอง ใช้สัญกรณ์ที่ใช้ทั่วโลก ฉันเห็นในหนังสือของนักเขียนในประเทศบางคนพยายามสร้างสัญกรณ์ของตนเอง และตามจริงแล้ว ฉันไม่เคยเข้าใจเลยว่าทำไมพวกเขาถึงทำให้ชีวิตยากสำหรับตัวเองและผู้อ่าน ที่นี่ เช่นเดียวกับภาษา - คุณสามารถสร้างภาษาพิเศษของคุณเองได้ แต่จะไม่มีใครเข้าใจมัน และหากปรากฎว่าคล้ายกับที่มีอยู่แล้วความสับสนก็อาจปรากฏขึ้นเช่นกัน หรือคุณจะถือว่าไม่รู้หนังสือ เพราะคุณไม่ใช้เครื่องหมายวรรคตอน ปฏิเสธคำ ฯลฯ ตามกฎของภาษาที่รู้จัก ดังนั้นจึงเป็นด้วยสัญกรณ์ - มีสัญกรณ์ที่เป็นที่ยอมรับ เป็นที่รู้จักของผู้คน และสัญกรณ์สัญชาตญาณที่สำคัญเช่นกัน นั่นเป็นเหตุผลที่พวกเขากลายเป็นที่นิยมเพราะในกระบวนการของการสร้างสรรค์และปรับปรุงพวกเขาได้รับการทดสอบอย่างต่อเนื่องเพื่อความเรียบง่าย ความชัดเจนและความสะดวกสบาย หากคุณใช้สัญกรณ์สำเร็จรูป คุณจะเข้าใจ ถูกมองว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญ และกฎของสัญกรณ์จะช่วยคุณประหยัดจากข้อผิดพลาดทางตรรกะ โดยส่วนตัวแล้วฉันแนะนำ IDEF3 และ BPMN 2.0
• ผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการทางธุรกิจจะต้องนำมาพิจารณาและระบุโดยตรงและสิ่งนี้จะต้องทำโดยไม่ใช้เชิงอรรถที่มีการนับ การแสดงความคิดเห็นในวัตถุเส้น Swimm (เชิงอรรถพิเศษ) เป็นต้น แฟนๆ มักจะ “ทำบาป” กับสิ่งนี้เพื่อสร้างการออกแบบของตัวเองแทนที่จะใช้สัญลักษณ์สำเร็จรูป ที่ไหนสักแห่งที่มีชื่อไม่ตรงกัน บางแห่งที่พวกเขาคิดว่าชื่อยาวในเนื้อหาของกระบวนการทางธุรกิจจะไม่สะดวก เป็นผลให้คุณต้องดูในเชิงอรรถว่าพวกเขากำลังพูดถึงใครหรือผู้สร้างกระบวนการทางธุรกิจดังกล่าวเพียงแค่ลืมระบุผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่ง
• คำอธิบายที่ใช้งานง่ายสิ่งที่สำคัญที่สุดคือผู้บริโภคของคุณที่จะอ่านหมายเหตุนี้จะต้องเข้าใจคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจอย่างรวดเร็วและในอุดมคติ

ทุกสิ่งทุกอย่างขึ้นอยู่กับคุณและผู้บริโภคของคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจเท่านั้น หากคุณชอบการใช้สีต่างๆ (สำหรับลูกศรหรือวัตถุ) ฉันคิดว่านี่ถือว่ายอมรับได้ คุณยังสามารถสร้างสัญกรณ์ไม่เพียงแค่ในเครื่องมือที่ฉันเสนอ แต่ในสภาพแวดล้อมที่คุณสะดวก หากสัญลักษณ์เป็นไปตามกฎที่ระบุไว้ข้างต้นและผู้บริโภคเข้าใจได้ แสดงว่าคุณได้สร้างสิ่งที่คุณต้องการอย่างแท้จริง และนี่คือคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ เป็นมืออาชีพ และเหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงาน

ตำนานและความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

อย่า "คิดค้นล้อใหม่"! ไม่จำเป็นต้องประดิษฐ์สัญกรณ์ของคุณเอง

บ่อยครั้ง แทนที่จะศึกษาคุณสมบัติของสัญกรณ์ที่มีอยู่ คนวาดกราฟอิสระในโปรแกรมกราฟิกต่างๆ

ฉันไม่แนะนำให้ทำเช่นนี้ ประการแรก เมื่อใช้เครื่องมือสำเร็จรูป คุณไม่จำเป็นต้องประดิษฐ์การกำหนดและมาตรฐานของคุณเอง ทุกอย่างคิดมานานแล้ว ในขณะเดียวกัน สัญกรณ์มาตรฐานก็เข้าใจง่าย อ่านได้ชัดเจน และหลายคนรู้จัก ประการที่สอง ระบบสำเร็จรูป (IDEF3, BPMN 2.0 เป็นต้น) มีวิธีการที่ได้รับการพัฒนามาอย่างดีและข้อจำกัดที่เข้มงวด พวกเขาสามารถรับรู้ได้ว่าเป็นภาษาโปรแกรมและสภาพแวดล้อมสำหรับการทำงานกับภาษานี้ ที่นี่คุณจะไม่สามารถทำผิดพลาดได้มากมาย มาตรฐานไวยากรณ์และสภาพแวดล้อม (ข้อจำกัดในตัวแก้ไข การตรวจสอบอัตโนมัติ) จะช่วยคุณประหยัดจากสิ่งนี้

อย่าสับสนกับรายละเอียดของกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทและกระบวนการทางธุรกิจของระบบไอที

ในระบบอัตโนมัติจำนวนมาก เช่น 1C หรือ Zoho CRM มีหน่วยงานของตนเองที่เรียกว่า "กระบวนการทางธุรกิจ" แต่หน่วยงานเหล่านี้ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจที่อธิบายไว้ในบทความนี้ ถือว่าพวกเขาเป็น "พ้องเสียง" เช่น เงื่อนไขดูเหมือนจะเหมือนกัน แต่ในกรณีของเรา มันเป็นคำอธิบายของงานของบริษัท และในระบบไอที มันเป็นชื่อของกลุ่มของฟังก์ชันและรายงาน

ข้อผิดพลาดทั่วไป: กระบวนการทางธุรกิจจำเป็นต้องสร้างมูลค่า (กำไร)

ฉันยังได้ยินจากวิทยากรที่มีชื่อเสียงว่ากระบวนการทางธุรกิจควรสร้างผลกำไร ยิ่งกว่านั้น ฉันยังเห็น "การวิเคราะห์ข้อผิดพลาด" เมื่อสร้างกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งได้รับความสนใจอย่างมากจากข้อเท็จจริงที่ว่า 70% ของการกระทำไม่มีค่าใดๆ

อันที่จริง กระบวนการทางธุรกิจนั้นแตกต่างกัน ผลลัพธ์บางอย่างย่อมทำกำไรได้จริง เช่น ขายตรง ในกรณีอื่น เป็นการยากที่จะพูดถึงการได้มาซึ่งคุณค่าและโดยทั่วไปเกี่ยวกับการประเมินการกระทำจากมุมมองนี้ ตัวอย่างเช่น คุณจะประเมินมูลค่าของกระบวนการทางธุรกิจในการขนส่งสินค้าหรือสร้างและส่งการคืนภาษีได้อย่างไร

ฉันเชื่อว่ากระบวนการทางธุรกิจไม่จำเป็นต้องสร้างมูลค่าใดๆ หากเราเข้าใจว่ามันเป็นผลกำไรโดยตรงของบริษัท การแนะนำแนวทางเชิงกระบวนการและการนำกระบวนการทางธุรกิจไปใช้นั้นเน้นไปที่อย่างอื่นมากกว่า - ในการรักษามูลค่า กล่าวคือ ได้ประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยต้นทุนเท่าเดิม

เป็นไปได้ไหมที่จะสร้างกระบวนการทางธุรกิจในอุดมคติ - คุณควรหยุดเมื่อใด

ไม่. กระบวนการทางธุรกิจควรเรียบง่าย เข้าใจ สะดวก อ่านง่าย แต่มันจะไม่มีวันสมบูรณ์แบบ

เมื่อฉันเริ่มทำงาน ฉันคิดว่าตัวเองไม่ได้ทำงานอะไรสักอย่าง ที่ไหนสักแห่งน่าจะทำได้ดีกว่านี้ และบ่อยครั้งที่ลูกค้าขอให้ฉันอธิบายรายละเอียดและอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการนี้หรือกระบวนการนั้น และฉันก็ถือว่าเป็นข้อบกพร่องของฉันด้วย

อันที่จริง ตามที่กล่าวมาทั้งหมด การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจเป็นการสันนิษฐานบางอย่าง ซึ่งเป็นกระบวนการที่สร้างสรรค์ ในทางกลับกัน ครั้งหนึ่งฉันไม่รู้ด้วยซ้ำว่าจะตอบคำขอเพื่ออธิบาย "สิ่งนี้" และ "ที่นั่น" เพิ่มเติมอย่างไร แต่เมื่อเวลาผ่านไป ฉันก็ตระหนักว่าการสร้างแบบจำลองทางธุรกิจไม่ใช่แค่ความคิดสร้างสรรค์ แต่เป็นกระบวนการทางวิภาษ และการสร้างกระบวนการทางธุรกิจก็มักจะมีการปฏิเสธในตัวของมันเองเสมอ ที่นี่คุ้มค่าที่จะเข้าหาปัญหาจากมุมมองทางปรัชญา และเมื่อสร้างกระบวนการทางธุรกิจ เราต้องจำไว้ว่าเราไม่สามารถครอบคลุมทุกอย่างได้ในคราวเดียว ดังนั้นจึงจะไม่สมบูรณ์เสมอ แต่ในขณะเดียวกัน เรากำลังวางสิ่งที่เราจะปรับปรุงในอนาคต มันคุ้มค่าที่จะเข้าใกล้สิ่งนี้เพียงตามความเป็นจริง

กระบวนการทางธุรกิจของคุณต้องแก้ไขงาน ตอบคำถามที่พิจารณาภายในกรอบของโครงการ ทุกสิ่งทุกอย่างเป็นเรื่องของความร่วมมือที่เป็นไปได้ในอนาคต นี่คือสิ่งที่ควรค่าแก่การอธิบายให้ลูกค้าฟังว่าทำไมคุณไม่ให้รายละเอียดกระบวนการบางอย่างหรือวาดกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่กล่าวถึง