ผู้ช่วยส่วนตัวของผู้บริหารคืออะไร? ผู้ช่วยผู้จัดการ: หน้าที่และข้อกำหนด

ผู้ช่วยส่วนตัว (ผู้ช่วย) - เป็นที่ต้องการของผู้จัดการ บริษัทขนาดใหญ่ซึ่งมีการพัฒนาบุคลากรฝ่ายธุรการ (แผนกต้อนรับ สำนักเลขาธิการ) แล้ว

หน้าที่ของมันรวมถึงการสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับหัวหน้าตั้งแต่การเจรจาไปจนถึงการจองทัวร์ ตั๋วเครื่องบินสำหรับหัวหน้าและครอบครัวของเขา นอกจากนี้ การสนทนาทางโทรศัพท์ จัดทำแผนสำหรับผู้จัดการประจำวันและติดตามการดำเนินการ จัดการประชุม ดำเนินการโต้ตอบ เตรียมเอกสารสำหรับการนำเสนอ การจัดเตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจ และดำเนินการตามคำแนะนำอื่นๆ ของผู้อำนวยการ

เมื่อเราพูดถึงผู้ช่วยส่วนตัวที่สมบูรณ์แบบ เราหมายถึงชุดทักษะ หลักการ และนิสัยโดยธรรมชาติ หนึ่งในทักษะเหล่านี้คือความสามารถในการวางแผนงานและการทำงานของผู้นำ ผู้ช่วยผู้บริหารที่ดีคือบุคคลที่ขาดไม่ได้ซึ่งทำหน้าที่ที่หลากหลายที่สุด ตั้งแต่เลขานุการจนถึงรองหัวหน้า คนสนิท และบางครั้งก็เป็นบุคคลที่สองในบริษัท ดังนั้นบุคคลที่มีคุณวุฒิสูงและอุทิศตนเพื่อทำงานนี้จึงมีค่ายิ่ง

บ่อยครั้ง เลขานุการ ผู้จัดการสำนักงาน หัวหน้าแผนกที่ใกล้ชิดกับหัวหน้าแผนกที่โตเกินหน้าที่โดยตรงจะกลายเป็นผู้ช่วยหัวหน้า บ่อยครั้งที่ผู้ช่วยผู้จัดการรวมหน้าที่ของเขากับการปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ เช่น นักแปลหรือทนายความ

แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ช่วยส่วนตัวอย่างเต็มที่ เขาจะต้องสามารถอ่านความคิดของผู้นำได้โดยการเรียกร้องให้ตัดสินอารมณ์ไม่ดีของเจ้านายและไม่ต้องสนใจกับความไม่พอใจในที่อยู่ของเขาเมื่อความชั่วร้ายถูกหลอกมาที่คุณ ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดที่ผู้นำทำกับผู้ช่วยส่วนตัวคือคุณสมบัติของมนุษย์ระดับสูงของ "มือขวา" ในอนาคต ผู้นำมีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญกับบุคคลที่มีประวัติน้อยกว่า แต่ใคร "อยู่ในช่วงคลื่นเดียวกัน" กับเขามากกว่าผู้เชี่ยวชาญที่ยอดเยี่ยม แต่มีความหยาบในการพบกันครั้งแรก

เจ้านายต้องมั่นใจในผู้ช่วยของเขาอย่างแน่นอน เพราะเขารู้ทุกอย่างเกี่ยวกับตัวเขา มีข้อมูลพิเศษเฉพาะจำนวนมากที่สามารถนำมาใช้สร้างความเสียหายต่อบริษัทและเจ้านายได้ ตามที่ผู้ช่วยส่วนตัว คู่ค้าและลูกค้าสามารถตัดสินกิจการของบริษัทได้

บทบาทของผู้ช่วยผู้จัดการในองค์กรใด ๆ นั้นยิ่งใหญ่มากเพราะเป็นงานระดับสูงของเขาที่ผลผลิตของเวลาทำงานของบุคคลแรกในบริษัทขึ้นอยู่กับงาน ทั้งผู้จัดการระดับสูงของบริษัทขนาดเล็กและซีอีโอของผู้ถือหุ้นรายใหญ่ที่สุดต้องการความช่วยเหลือจากพวกเขา ตามหลักการแล้วความเป็นมืออาชีพของผู้ช่วยควรอนุญาตให้นายจ้างโอนส่วนสำคัญของหน้าที่ของเขาเองซึ่งไม่ต้องการการมีส่วนร่วมส่วนตัว

ข้อดีข้อเสียในตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการ

ข้อได้เปรียบหลักในการทำงานของผู้ช่วยผู้จัดการคือโอกาสในการได้รับประสบการณ์การบริหารที่ประเมินค่าไม่ได้และโอกาสในการพัฒนาคุณภาพและความสามารถของตนเองอย่างไม่จำกัด การทำงานเคียงข้างกันกับผู้นำที่ฉลาดและประสบความสำเร็จ คุณสามารถเรียนรู้ตรรกะและหลักการในแต่ละวันของการกำหนดและแก้ไขปัญหาทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์และยุทธวิธี การตัดสินใจที่เหมาะสมที่สุด การเจรจาทางธุรกิจ การแก้ไขข้อขัดแย้ง การสื่อสารกับผู้คนในสังคม การเงิน และอายุที่แตกต่างกัน ระดับ ในอนาคต ความรู้และทักษะที่ได้รับจะช่วยให้คุณก้าวขึ้นบันไดทางอาชีพหรือแม้กระทั่งเปิดธุรกิจของคุณเอง

ท่ามกลาง minuses สามารถระบุได้:

• ตารางงานหนัก - โหมดอย่างที่พวกเขาพูด 24/7/365 เพราะบ่อยครั้งวันทำงานของผู้ช่วยใช้เวลานานกว่าผู้จัดการ
• ผู้จัดการบางคนมีแง่ลบอย่างมากเกี่ยวกับความปรารถนาให้ผู้ช่วยของพวกเขาย้ายไปยังตำแหน่งอื่น และบางครั้งผู้ช่วยส่วนตัวก็กลายเป็น "ตัวประกันในอาชีพการงาน";
• ข้อ จำกัด ด้านอายุ: ตามกฎแล้วนายจ้างจะพิจารณาผู้สมัครตำแหน่งนี้อย่างน้อย 25 ปีและอาชีพผู้ช่วยผู้จัดการมีค่าเฉลี่ย 35-40 ปี

ในการจัดตั้งพนักงานหัวหน้าองค์กรใด ๆ จำเป็นต้องแจ้งให้พนักงานที่ได้รับการว่าจ้างทราบเกี่ยวกับหน้าที่ราชการของเขา เมื่อเขียนคำสั่งผู้จัดการจะต้องรักษาลำดับของส่วนโครงสร้างเฉพาะ ข มักจะอธิบายลักษณะของอาชีพระบุ ตำแหน่งทางการพนักงานในโครงสร้าง ข้อกำหนด สิทธิและความรับผิดชอบของเขา ผู้ช่วยผู้จัดการ เช่นเดียวกับพนักงานคนอื่นๆ ในองค์กร มีหน้าที่ต้องดำเนินการและปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดของเอกสารนี้

คู่มือนี้เขียนโดยหัวหน้าตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ ไม่ควรละเมิดประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย จำเป็นต้องประสานงานกับบริการที่เกี่ยวข้อง (ทนายความหัวหน้าแผนกบุคคล) คุ้นเคยกับผู้สมัครตำแหน่งซึ่งลงนามโดยทั้งสองฝ่าย ในเวลาเดียวกัน นักกฎหมายบางคนไม่ถือว่าการมีอยู่ของเอกสารดังกล่าวเป็นข้อบังคับสำหรับการจัดทำความสัมพันธ์ด้านการบริการอย่างเป็นทางการ

ประโยชน์ของรายละเอียดงาน

วัตถุประสงค์หลัก:

• ช่วยเหลือผู้จัดการในกิจกรรมประจำวันของเขา
• ข้อมูลสูงสุดเกี่ยวกับหน้าที่ หน้าที่ ข้อกำหนดสำหรับพนักงาน
• ในกรณีของการทดลองใช้ จะเป็นการง่ายกว่าที่จะพิสูจน์ว่าไม่ปฏิบัติตามตำแหน่งที่ถืออยู่
• ขาดในสัญญา รายละเอียดข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติของการทำงานและหน้าที่โดยตรงของพนักงาน
• อนุญาตให้ผู้ยื่นคำร้องสำหรับตำแหน่งสามารถให้การปฏิเสธอย่างสมเหตุสมผลเนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับตำแหน่งนั้น
• อนุญาตให้คุณกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบระหว่างพนักงานขององค์กร
• ช่วยให้คุณประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานแต่ละคน

การมีคำแนะนำมีประโยชน์ต่อผู้ช่วยเอง เขารู้สิทธิและหน้าที่ของตนอย่างชัดเจน ไม่จำเป็นต้องดำเนินการฟังก์ชันที่ไม่ได้ระบุไว้ในคำแนะนำ

กฎเกณฑ์ - กรอบกฎหมายในการจัดทำรายละเอียดงาน

โดยทั่วไปดูเหมือนว่านี้:

• กฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

กฎหมายอนุญาตให้คุณจัดหาหน้าที่ใด ๆ ให้กับพนักงานได้ หากเขาได้รับความไว้วางใจ เขามีความรู้ ประสบการณ์ คุณสมบัติเพียงพอในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว โปรดทราบว่าหัวหน้าคำสั่งต้องออกอำนาจ

• รายละเอียดงาน;

รายละเอียดงานถูกร่างขึ้นโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของตำแหน่ง กำหนดเงื่อนไขในการอ้างอิง ควรสะท้อนถึงงานจริงที่ทำโดยผู้ช่วยผู้จัดการ

• เอกสารภายใน:
• กฎบัตรขององค์กร คำสั่งของฝ่ายบริหาร กฎระเบียบภายในและการปฏิบัติ

ผู้ช่วยต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วตามกรอบกฎหมายที่ควบคุมกิจกรรมและการทำงานของเจ้าหน้าที่ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของเขา เขาต้องศึกษากฎหมายของรัฐบาลกลาง ระดับภูมิภาค กฎระเบียบองค์กรต่างๆ

ส่วนหลักของรายละเอียดงาน

โครงสร้างถูกนำเสนอในคู่มือของรัฐเกี่ยวกับคุณสมบัติของพนักงาน ประกอบด้วยข้อกำหนดพื้นฐานทั้งหมดสำหรับผู้ช่วยผู้จัดการและระบุตำแหน่งของเขาในโครงสร้างขององค์กร

ส่วนประกอบหลักของคำแนะนำ:

• บทบัญญัติทั่วไป มีการกำหนดเงื่อนไขสำหรับการลงทะเบียนในรัฐ, ขั้นตอนการเลิกจ้าง, การอยู่ใต้บังคับบัญชาในองค์กร, กฎสำหรับการเปลี่ยนผู้ช่วยในกรณีที่เขาไม่อยู่ มีการระบุระดับของวุฒิการศึกษา ทักษะ ประสบการณ์
• ข้อกำหนดและทักษะ
• ความรับผิดชอบต่อหน้าที่. มีการระบุหน้าที่หลักของผู้ช่วยอย่างชัดเจน
• อำนาจ วรรคนี้กำหนดระดับความสามารถ สิทธิของผู้ช่วย
• ความรับผิดชอบ. มีการกำหนดระดับความรับผิดชอบพิเศษทั่วไปสำหรับข้อผิดพลาดและการละเมิดในการทำงานโดยระบุรายการ (ตามคำร้องขอของหัวหน้า)
• การเชื่อมต่องาน ส่วนนี้จะกำหนดช่วงของการโต้ตอบอย่างเป็นทางการกับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม มีการระบุว่าใครต้องการความร่วมมือในประเด็นใดโดยเฉพาะ

มาดูแต่ละส่วนกันดีกว่า

บทบัญญัติทั่วไป

บทบัญญัติพื้นฐาน:

• ผู้ช่วย - ผู้เชี่ยวชาญที่ช่วยเขาในเรื่องทางเทคนิคและสารคดี
• การแต่งตั้งตำแหน่งและการเลิกจ้างจะดำเนินการตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กร
• ในกระบวนการทำงานผู้ช่วยปฏิบัติตามคำสั่งและคำแนะนำของหัวหน้าเท่านั้น
• ในระหว่างที่เขาไม่อยู่มีการจัดหาผู้ทดแทนที่เพียงพอระบุตำแหน่งของการแทนที่ของเขาออกคำสั่งให้องค์กรเปลี่ยน
• ผู้ช่วยต้องมีโปรไฟล์ อุดมศึกษา. ประสบการณ์ในโปรไฟล์ - อย่างน้อยสองปี คุณอาจต้องอัพเกรดคุณสมบัติของคุณเมื่อสมัครงาน

ความต้องการ

บทบาทของผู้ช่วยผู้บริหารอาจเกี่ยวข้องกับหน้าที่ที่แตกต่างกันมาก

ผู้ดำรงตำแหน่งนี้ในทางปฏิบัติอาจเป็น:

• ในความเป็นจริงรองของเขาและรายงานโดยตรงต่อผู้นำและมีเพียงเขาเท่านั้น เขามักจะมีลูกน้องกับพนักงานคนอื่น
• ผู้ช่วยส่วนตัว. เขาทำงานเป็นเลขาและอยู่ในแผนกต้อนรับ เขาเป็นผู้เชี่ยวชาญด้วย ในเวลาเดียวกัน เขาไม่เพียงรายงานต่อผู้นำเท่านั้น แต่ยังรายงานต่อผู้นำด้วย บริการบุคลากรว่าด้วยหน้าที่ของสำนักเลขาธิการ

ผู้ช่วยดังกล่าวมีสิทธิและอำนาจน้อยกว่าผู้เชี่ยวชาญที่ทำหน้าที่รองหัวหน้ามาก เขาอาจมีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ในด้านพิเศษ

การระบุตำแหน่งเหล่านี้ไม่ถูกต้อง หนึ่งหมายถึงประสิทธิภาพของฟังก์ชันเสริมส่วนใหญ่ และผู้ช่วยผู้จัดการทำหน้าที่ขององค์กรและธุรการ

ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับผู้ช่วยที่มีหน้าที่ในองค์กรและการบริหาร:

• ปฏิบัติตามข้อกำหนด สัญญาจ้าง, รายละเอียดงาน;
• รู้กฎจรรยาบรรณองค์กรและ การสื่อสารทางธุรกิจ;
• เพื่อทราบขั้นตอนการทำงาน การบำรุงรักษาเอกสารการรายงาน และโครงสร้างองค์กรอย่างละเอียดถี่ถ้วน
• นำอย่างเก่ง การเจรจาธุรกิจ;
• สามารถจัดทำเอกสารสำคัญได้
• แจ้งผู้จัดการในด้านการส่งรายงานที่สำคัญ
• ทำงานบนพีซี ใช้อุปกรณ์ในสำนักงาน (สแกนเนอร์และเครื่องพิมพ์) เพื่อปฏิบัติหน้าที่โดยตรง
• ความรู้ที่พึงประสงค์ ภาษาต่างประเทศ(ในระดับของการสื่อสาร);
• สามารถร่างข้อตกลงมาตรฐานได้

หัวหน้าองค์กรตามความสำคัญของตำแหน่งผู้ช่วยของเขาสามารถเสริมรายการที่ระบุโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กรและงานขององค์กร

ความรับผิดชอบของผู้ช่วยผู้จัดการ

ผู้ช่วยมีความรับผิดชอบมาก ทำงานโดยตรงกับผู้จัดการ

ความรับผิดชอบหลักคือ:

• ปฏิบัติตามคำสั่งคำสั่งของผู้บริหารอย่างเคร่งครัด
• วางแผนกิจวัตรประจำวันของผู้จัดการสำหรับวันถัดไป พัฒนา ประสานงาน ช่วงเวลาของการเยี่ยมชม แผนกต้อนรับ ส่งกำหนดการให้ผู้จัดการในเวลาที่เหมาะสม
• ไปกับหัวหน้าที่แผนกต้อนรับในการเดินทาง
• เพื่อรับผู้เยี่ยมชม, สร้างรายการของการจัดการเยี่ยมชม, ตอบกลับ โทรศัพท์และส่งใบรับรองต่างๆ ตามอำนาจหน้าที่
• รับรองกิจกรรมของหัวหน้า, การแก้ปัญหาทางเทคนิค (จัดการเจรจา, การประชุม, จองตั๋ว, จองโรงแรม);
• จัดเตรียมการประชุม การประชุม การประชุมของหัวหน้า แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดเกี่ยวกับวาระและเวลาของการประชุม
• เก็บรายงานหลักสูตรและผลการประชุม การประชุม การเจรจา บันทึกผลการประชุม
• ประสานการทำงานของแผนก แผนกต่างๆ ขององค์กร ตามคำสั่งและคำสั่งของหัวหน้า
• มาสู่ความสนใจของผู้จัดการ แผนกโครงสร้างคำสั่งของฝ่ายบริหาร ควบคุมระยะเวลาในการดำเนินการ
• ยอมรับ, ลงทะเบียนเอกสารและใบสมัครที่ส่งสำหรับลายเซ็นของหัวหน้า, โอนไปยังหัวหน้า;
• เตรียมจดหมาย คำขอ เอกสารอื่น ๆ ในนามของหัวหน้า
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คำนึงถึงหนังสือมอบอำนาจที่ออกโดยหัวหน้า
• สื่อสารอย่างอิสระกับพนักงานของแผนกและองค์กรอื่น ๆ แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่จำนวนหนึ่งที่สามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องมีผู้จัดการ
• รับข้อมูลที่จำเป็น - รวบรวมเอกสารที่จำเป็นตามคำร้องขอของหัวหน้า
• เตรียมโสตทัศนูปกรณ์ เอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุม
• จัดระเบียบงานสำนักงาน จัดการ ควบคุมกิจกรรมของพนักงาน
• รับ ลงทะเบียน และนำเสนอจดหมายโต้ตอบที่ส่งไปยังหัวหน้าต่อหัวหน้า
• สื่อสารกับผู้เข้าชม พบปะลูกค้า พนักงาน ขององค์กร เก็บบันทึก และจัดการต้อนรับแขกผู้มาเยี่ยมเป็นส่วนตัว ตอบคำถามของพวกเขาด้วยซึ่งเขาสามารถแก้ได้ด้วยตัวเอง

เงื่อนไขอ้างอิง

อำนาจหลักและสิทธิของผู้ช่วย:

• ลงทะเบียน ลงนามในเอกสารตามความสามารถ
• เข้าถึงการปิด การเข้าถึงสาธารณะข้อมูลเมื่อจำเป็น
• เอกสารการศึกษาที่เกี่ยวข้องกับ กิจกรรมระดับมืออาชีพ;
• รู้โครงสร้าง ความเป็นผู้นำของทุกหน่วยงานในองค์กร
• - จัดทำจดหมาย คำขอ เอกสารอื่น ๆ เตรียมการตอบสนองต่อคำขอ (ในนามของหัวหน้า)
• สอบถามตัวแทนฝ่ายโครงสร้าง เอกสารที่ต้องใช้, เอกสาร, รับข้อมูลเท่าที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่โดยตรง;
• ทำความคุ้นเคยกับการตัดสินใจคำสั่งและคำสั่งของหัวหน้า
• เข้าร่วมการประชุม การประชุมผู้นำองค์กร
• ยื่นคำร้องต่อหัวหน้าเพื่อขออนุญาตจัดเตรียมเอกสารสำคัญให้กับหน่วยงานโครงสร้าง
• ส่งข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงงานและกิจกรรมของบริษัท
• การจัดสถานที่ทำงานของผู้จัดการการสร้างเงื่อนไขสำหรับการทำงานที่ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพ

โดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของงานขององค์กรและลักษณะเฉพาะของงานของผู้ช่วยรายการอำนาจและสิทธิ์ที่เสนอสามารถเปลี่ยนแปลงได้ขยายอย่างมีนัยสำคัญหรือในทางกลับกันลดลง

มักจะสิ้นสุด ข้อบทบัญญัติเกี่ยวกับมาตรการรับผิดชอบที่บังคับใช้กับพนักงาน

หน้าที่ความรับผิดชอบ

บทลงโทษสำหรับการละเมิดสัญญา ลักษณะงาน ข้อบังคับภายใน กฎหมายควรเป็นไปตามกฎหมายที่บังคับใช้เท่านั้น โดยปกติระดับความรับผิดชอบจะถูกควบคุมโดยประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

ผู้ช่วยผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

• ประสิทธิภาพที่ไม่เหมาะสม หน้าที่ราชการ, ล้มเหลวในการดำเนินการ;
• การละเมิดกำหนดเวลาสำหรับการปฏิบัติงานที่จำเป็น
• การละเมิดคำสั่ง การตัดสินใจ มติของหัวหน้า;
• การกระทำที่ไม่อยู่ในความสามารถ;
• ไม่เป็นมิตร หยาบคายต่อพันธมิตรขององค์กร ผู้เยี่ยมชม พนักงาน การไม่ปฏิบัติตามการสื่อสารทางธุรกิจและมารยาท
• ความเสียหายทางวัตถุต่อองค์กร ผู้รับเหมา พนักงาน
• การให้ข้อมูลเท็จแก่พนักงาน
• การควบคุมกิจกรรมของพนักงานรองไม่เพียงพอ
• การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลลับที่มีการเข้าถึงอย่างจำกัด

มีบทลงโทษสำหรับ:

• ความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการโดยสุจริตหรือไม่เพียงพอ (ตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย);
• ความผิด (ตามกฎหมาย: การบริหาร, ทางแพ่ง, ทางอาญา);
• ความเสียหายของวัสดุที่เกิดขึ้น (ตามแรงงานและ ประมวลกฎหมายแพ่งอาร์เอฟ).

บทลงโทษที่กำหนดอาจอยู่ในรูปแบบของการลิดรอนค่าตอบแทนที่เป็นสาระสำคัญ แม้กระทั่งการเลิกจ้าง ท้ายข้อความต้องมีวีซ่าของพนักงานที่ยินยอมพร้อมลายเซ็นผู้ช่วยผู้จัดการ

หัวหน้าองค์กรพัฒนาคำสั่ง ประสานงานโดย: ทนายความ หัวหน้าแผนกบุคคล การคุ้มครองแรงงาน หลังจากทำการแก้ไขเพิ่มเติมหัวหน้าอนุมัติ ระบุตำแหน่งนามสกุล (พร้อมการถอดรหัส) วันที่อนุมัติและลายเซ็น

ลายเซ็นของเขายืนยันข้อตกลงกับการเปลี่ยนแปลงเมื่อทำการแก้ไขและถูกต้องตามกฎหมายของเอกสารนี้

บทสรุป

ตำแหน่ง - ผู้ช่วยหัวหน้าเป็นตำแหน่งพิเศษที่หลากหลาย มีความรับผิดชอบ เขารายงานตรงต่อผู้นำเท่านั้นและต้องปฏิบัติตามคำแนะนำทั้งหมดของเขาอย่างไม่มีที่ติ - สิ่งสำคัญในงานของเขา เขามีความรับผิดชอบเพิ่มขึ้นสำหรับทัศนคติที่ไม่ซื่อสัตย์ต่อการทำงาน ในกรณีนี้ ผลที่ตามมาอาจเกิดกับตัวนายจ้างเองเสียหายได้

ผู้ช่วยต้องมีคุณสมบัติส่วนตัวพิเศษ: ความมุ่งมั่นในการปฏิบัติหน้าที่, ความขยันหมั่นเพียร, ความเป็นกันเอง, ความต้องการของตัวเอง, สามารถสื่อสารกับผู้คนจำนวนมาก เขาต้องมีพรสวรรค์และเสน่ห์โดยกำเนิด

เราตรวจสอบรายละเอียดส่วนประกอบของคำสั่ง เงื่อนไขการอ้างอิง ฟังก์ชัน และข้อกำหนดอย่างละเอียด สามารถเพิ่มและปรับแต่งได้ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะและขนาดขององค์กร สิ่งสำคัญคือหัวหน้าควรร่างคำสั่งโดยประสานงานกับบริการที่เกี่ยวข้อง ผู้สมัครตำแหน่งนี้จะต้องคุ้นเคยกับมันภายใต้ลายเซ็นส่วนตัวและเป็นที่พึงปรารถนาที่จะได้รับในมือ

ผู้ช่วยทางธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้จัดการทุกคนที่ในขณะที่จัดการ บริษัทใหญ่เขาสามารถมอบความไว้วางใจให้ปฏิบัติหน้าที่ได้หลายอย่าง นี่ควรเป็นคนที่มีความรู้ ทักษะ ความสามารถที่จำเป็น ซึ่งคุณต้องวางใจในทุกสิ่ง ผู้ช่วยคือ "มือขวา" ของผู้นำ ซึ่งจำเป็นต้องเป็นผู้ช่วยที่ฉลาด ขยัน มีความสามารถ และเชื่อถือได้ ซึ่งในกรณีที่ไม่มีผู้นำ ส่วนใหญ่สามารถแทนที่เขาได้ ไม่ใช่เพื่ออะไร คู่มือคุณสมบัติเกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญ - ผู้นำ

ความรับผิดชอบต่อหน้าที่ ผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ผู้บริหารสูงสุด - ประการแรกคือการช่วยเหลือบุคคลแรกของบริษัท รายละเอียดงานของผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ต่อผู้อำนวยการทั่วไปอาจรวมถึงข้อกำหนดเฉพาะ (เช่น ความรู้ภาษาต่างประเทศสองภาษา) และหน้าที่ ไม่ว่าในกรณีใด ตัวอย่างลักษณะงานสำหรับผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ของผู้อำนวยการทั่วไปจะช่วยคุณในการร่างเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร

ลักษณะงานของผู้ช่วยผู้อำนวยการทั่วไป
(รายละเอียดงานผู้ช่วยผู้จัดการทั่วไป)

อนุมัติ
ผู้บริหารสูงสุด
นามสกุล ________________
"________"_____________ ____ จี

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. ผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ของผู้อำนวยการทั่วไปอยู่ในประเภทของผู้เชี่ยวชาญ
1.2. ผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ของผู้อำนวยการทั่วไปได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและถูกไล่ออกจากตำแหน่งตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของ บริษัท
1.3. ผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ผู้อำนวยการทั่วไปรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท
1.4. ในระหว่างที่ไม่มีผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ของอธิบดี สิทธิและหน้าที่ของเขาจะถูกโอนไปยังอีกคนหนึ่ง เป็นทางการซึ่งได้ประกาศเป็นลำดับสำหรับองค์กร
1.5. บุคคลที่ตรงตามข้อกำหนดต่อไปนี้ได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ให้กับผู้อำนวยการทั่วไป: การศึกษา - สูงกว่าหรือไม่สมบูรณ์สูงกว่า, ประสบการณ์การทำงานที่คล้ายกันจากหนึ่งปี, ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์, เครื่องถ่ายเอกสาร, สแกนเนอร์, เครื่องพิมพ์) , โปรแกรม ไมโครซอฟ ออฟฟิศ(Word,Excel)งานสำนักงาน
1.6. ผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ผู้อำนวยการทั่วไปได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขาโดย:
- นิติบัญญัติของสหพันธรัฐรัสเซีย;
- กฎบัตรของบริษัท, ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน, อื่นๆ กฎระเบียบบริษัท;
- คำสั่งและคำสั่งของฝ่ายบริหาร
- รายละเอียดงานนี้

2. หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ต่อผู้อำนวยการทั่วไป

ผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ผู้อำนวยการทั่วไปทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:
2.1. วางแผนวันทำงานของ CEO (การประชุม การโทร การรับ ฯลฯ)
2.2. ให้การสนับสนุนด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมของอธิบดี (สั่งขนส่ง ตั๋ว จัดประชุม เจรจา ฯลฯ)
2.3. มาพร้อมกับ CEO ในการประชุม, ในการเดินทาง, ฯลฯ.
2.4. มีส่วนร่วมในการเจรจา การประชุมทางธุรกิจ งานเลี้ยงต้อนรับพิเศษ รักษาโปรโตคอลและเอกสารอื่น ๆ ที่บันทึกหลักสูตรและผลลัพธ์ของการประชุมและการเจรจา
2.5. ในนามของผู้อำนวยการทั่วไป เขาประสานงานปัญหาบางอย่างกับพนักงานของแผนกโครงสร้าง นำคำแนะนำและคำสั่งของหัวหน้ามาให้พวกเขา ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งและคำสั่ง
2.6. รวบรวมเอกสารและข้อมูลที่จำเป็นโดยผู้อำนวยการทั่วไป จัดเตรียมการวิเคราะห์ ข้อมูล ข้อมูลอ้างอิง และวัสดุอื่นๆ และส่งไปยังหัวหน้า
2.7. ปฏิบัติงานในสำนักงาน รับจดหมายโต้ตอบที่อธิบดีส่งมาให้พิจารณา รับเอกสารและข้อความส่วนตัวสำหรับลายเซ็นของอธิบดี เก็บรักษาบันทึกและการลงทะเบียน และโอนไปยังหัวหน้า
2.8. นัดหมายกับหัวหน้าจัดงานเลี้ยงต้อนรับผู้มาเยือน
2.9. ในนามของอธิบดี เขาร่างจดหมาย คำขอ และเอกสารอื่นๆ
2.10. ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยอธิบดี (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของการประชุม ระเบียบวาระ การลงทะเบียนของพวกเขา) จัดเก็บและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
2.11. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการเป็นรายบุคคลของอธิบดี

3. สิทธิของผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ต่อผู้อำนวยการทั่วไป

ผู้ช่วย (ผู้ช่วย) อธิบดีมีสิทธิที่จะ:
3.1. รับข้อมูลรวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับในขอบเขตที่จำเป็นเพื่อแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย
3.2. ให้คำแนะนำแก่ผู้บริหารในการปรับปรุงงานและผลงานของบริษัท
3.3. ขอข้อมูลและเอกสารผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ เป็นการส่วนตัวหรือในนามของหัวหน้าจากแผนกขององค์กรและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ของเขา
3.4. กำหนดให้ผู้บริหารจัดทำเงื่อนไขปกติสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการและความปลอดภัยของเอกสารทั้งหมดที่เกิดจากกิจกรรมของบริษัท
3.5. ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

4. ความรับผิดชอบของผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ผู้อำนวยการทั่วไป

ผู้ช่วย (ผู้ช่วย) ผู้อำนวยการทั่วไปมีหน้าที่รับผิดชอบ:
4.1. สำหรับการไม่ปฏิบัติหน้าที่ และ/หรือ การปฏิบัติหน้าที่โดยประมาทเลินเล่อ
4.2. สำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง และคำสั่งปัจจุบันสำหรับการรักษาความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ
4.3. สำหรับการละเมิดกฎเกณฑ์แรงงานภายใน วินัยแรงงาน, กฎความปลอดภัยและความปลอดภัยจากอัคคีภัย

รายละเอียดงานคือเอกสารที่กำหนดงานที่ดำเนินการโดยพนักงาน กำหนดความรับผิดชอบในงานและขีดจำกัดของเขา
แม้ว่าการพัฒนาลักษณะงานของแต่ละอาชีพหรือตำแหน่งใน สหพันธรัฐรัสเซียไม่ได้ควบคุมโดยกฎหมายแรงงาน ในนายจ้างส่วนใหญ่ (ทั้งที่เป็นของรัฐและเอกชน) เอกสารนี้จำเป็นต้องมีอยู่

รายละเอียดงานของผู้ช่วยผู้จัดการประกอบด้วยข้อมูลสูงสุด

ความได้เปรียบในการเตรียมรายละเอียดงานอธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าในกรณีที่มีการทดลองใช้ หากไม่มีการทดลอง จะเป็นการยากที่จะพิสูจน์ว่าพนักงานล้มเหลวในการปฏิบัติตามข้อกำหนด (และรายการละเอียดถี่ถ้วนจะระบุไว้ในเอกสารคำแนะนำ) เนื่องจากการจ้างงาน สัญญากับพนักงานตามส่วนที่ 2 ของข้อ 57 รหัสแรงงาน RF มีเพียงตำแหน่งและหน้าที่ของแรงงานทั่วไปเท่านั้น

รายละเอียดงานทำให้นายจ้างสามารถ:

1. ให้เหตุผลในการปฏิเสธผู้หางานเนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในนั้น
2. กำหนดความรับผิดชอบระหว่างพนักงานแต่ละคนอย่างชัดเจน
3. ประเมินประสิทธิภาพทั้งในระหว่างและหลังการทดลองใช้
4. เพื่อยืนยันความไม่สอดคล้องของพนักงานกับตำแหน่งที่เขาครอบครอง (โดยคำนึงถึงผลลัพธ์ของการรับรอง)

การปรากฏตัวของรายละเอียดงานยังมีประโยชน์สำหรับพนักงานด้วยเนื่องจากเป็นการกำหนดขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบของเขาและทำหน้าที่ที่ไม่ได้ระบุไว้ในสัญญาจ้างหรือ หน้าที่ราชการไม่มีใครควร

ส่วนการพัฒนาและการสอน

เมื่อรวบรวมคำแนะนำ พวกเขามักจะใช้บทบัญญัติของ GOST R 6.30-2003 และไดเรกทอรีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานอื่น ๆ (อนุมัติโดยกระทรวงแรงงานของรัสเซียในปี 2541) คำแนะนำในรูปแบบของโครงการได้รับการรับรองโดยนักพัฒนา เห็นด้วยกับตัวแทนของพนักงาน (ถ้ามี) และได้รับการอนุมัติจากหัวหน้า

คำสั่งมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่กำหนด และพนักงานต้องทำความคุ้นเคยกับการลงนาม ขอแนะนำให้ให้สำเนาเอกสารนี้แก่พนักงาน ตามแนวทางปฏิบัติที่กำหนดไว้ คำแนะนำรวมถึงส่วนย่อยทั่วไป:

1. บทบัญญัติทั่วไป
2. ความรับผิดชอบต่อหน้าที่
3. ความรับผิดชอบ

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคำสั่งไม่ได้จัดทำขึ้นสำหรับพนักงานคนใด แต่สำหรับตำแหน่ง / อาชีพเฉพาะ ดังนั้นโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง คำสั่งจึงกำหนดขอบเขตหน้าที่ที่พนักงานจะดำเนินการในตำแหน่งนี้โดยเฉพาะ

คุณสมบัติของรายละเอียดงานของผู้ช่วยผู้จัดการ

ผู้ช่วยผู้บริหาร - ตำแหน่งที่รับผิดชอบ

ผู้ช่วยผู้จัดการเป็นตำแหน่งพิเศษ หน้าที่ด้านแรงงานของผู้ช่วยผู้จัดการคือการสร้างงานของผู้จัดการของเขาทั้งในเชิงเทคนิคและเชิงองค์กร

กำหนดการประชุมและงานต่างๆ การวางแผนวันทำงาน หนึ่งสัปดาห์ ระยะเวลาที่ยาวนานขึ้น การจัดทริปและกิจกรรมต่างๆ การติดตามการดำเนินการ เอกสารสำคัญ- นี่เป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของหน้าที่ผู้ช่วยผู้จัดการที่มีคุณสมบัติเท่านั้น

การระบุตำแหน่งและหน้าที่ของเลขานุการ ผู้ช่วย ผู้จัดการสำนักงาน และผู้ช่วยผู้จัดการเป็นสิ่งที่ไม่ถูกต้อง หากตำแหน่งแรกบ่งบอกถึงหน้าที่เสริม ผู้ช่วยผู้จัดการก็ต้องการฟังก์ชันองค์กรและการบริหาร ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่ไดเร็กทอรีคุณสมบัติอ้างอิงตำแหน่งนี้กับหมวดหมู่ของผู้จัดการ

ดังนั้นข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างในตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการจึงถูกนำเสนอสำหรับการจัดการ: จากระดับการศึกษาไปจนถึงคุณสมบัติและประสบการณ์ของงานก่อนหน้านี้ คุณสมบัติส่วนบุคคลก็มีความสำคัญเช่นกัน

เนื่องจากทั้งสัญญาจ้างและเอกสารอื่น ๆ ไม่ได้ระบุรายละเอียดของความสามารถของผู้ช่วยผู้จัดการจึงจะต้องสะท้อนให้เห็นอย่างถูกต้องที่สุดในรายละเอียดงาน คุณสมบัติของคำแนะนำสำหรับตำแหน่ง "ผู้ช่วยหัวหน้า":

• เงื่อนไขการอ้างอิงโดยละเอียด
• จัดทำคำสั่งโดยเปรียบเทียบกับคำสั่งของหัวหน้า (ไม่รวมหน้าที่ของการจัดการโดยตรงและการตัดสินใจเพียงผู้เดียว)
• การบัญชีสำหรับลักษณะที่เป็นความลับของหน้าที่บางอย่าง
• ความรับผิดที่เพิ่มขึ้นสำหรับการไม่สุจริต (คำนึงถึงผลที่เป็นไปได้ของการก่อให้เกิดความเสียหายต่อนายจ้าง)
• ความสามารถในการทำหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าเพิ่มเติม

ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับผู้ช่วยผู้จัดการ

มักจะมีข้อกำหนดพิเศษสำหรับตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการ

ส่วน "บทบัญญัติทั่วไป" อาจรวมถึง นอกเหนือจากการแสดงรายการข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์และการศึกษาแล้ว ยังรวมถึงทักษะที่จำเป็น ขั้นตอนการอยู่ใต้บังคับบัญชาและกระบวนการทดแทน เงื่อนไขที่พบบ่อยที่สุดคือ:

1. อุดมศึกษา
2. ประสบการณ์ (โดยปกติอย่างน้อย 1 ปีหรืออาจมากกว่านั้น)
3. ความชำนาญในภาษาต่างประเทศ
4. ทักษะการสื่อสาร การเขียน และมารยาททางธุรกิจ
5. กรรมสิทธิ์ในเครื่องใช้สำนักงาน
6. ต้านทานความเครียด

นอกจากนี้ พนักงานในตำแหน่งนี้ต้องรู้จักการกระทำขององค์กรในท้องถิ่น เข้ากับพนักงานและผู้บริหาร สำหรับภาษาต่างประเทศนั้นควรเรียกร้องจากความรู้เฉพาะในกรณีที่ผู้ช่วยจะใช้พวกเขาในทางปฏิบัติในการปฏิบัติหน้าที่ของเขา

ตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการจะต้องสามารถใช้และจัดเก็บข้อมูลที่เป็นความลับได้

หน้าที่และสิทธิ

โดยปกติ หน้าที่ของผู้ช่วยผู้จัดการรวมถึง:

• การปฏิบัติตามงานโดยตรงของการจัดการ
• วางแผนและประสานงานเวลาการทำงานของผู้จัดการ
• ควบคุมและจัดการเจรจา (ทั้งทางโทรศัพท์และทางวาจา)
• เรียบเรียงและตัดต่อ
• เอกสารการรักษาความลับและการควบคุมความปลอดภัย

ฟังก์ชันต่างๆ เช่น การทำสำเนา การบำรุงรักษา ฐานข้อมูลข้อมูลงานด้านเทคนิคและงานเสริมอื่น ๆ มักจะดำเนินการโดยเลขานุการ (เลขานุการผู้อ้างอิง) สำหรับ งานที่ประสบความสำเร็จผู้ช่วยผู้จัดการมีสิทธิ์ค่อนข้างกว้าง:

1. เป็นตัวแทนผลประโยชน์ขององค์กรในการประชุมและสนทนาทางโทรศัพท์
2. ขอข้อมูลที่จำเป็น เอกสารจากพนักงาน เพื่อปฏิบัติตามคำแนะนำของหัวหน้า
3. ภายในอำนาจที่ได้รับมอบหมายในการดำเนินการโต้ตอบและการเจรจา รับรองเอกสารเพื่อแก้ไขปัญหาปัจจุบัน

แน่นอนว่าแต่ละองค์กรโดยคำนึงถึงธรรมชาติของกิจกรรม เพิ่มเติม หรือแก้ไขรายการสิทธิ์ที่มอบให้กับพนักงาน

ข้อจำกัดความรับผิด

คำอธิบายงานผู้ช่วยผู้บริหารหลีกเลี่ยงการดำเนินคดีในอนาคต

เมื่อสร้างความรับผิดจำเป็นต้องจำบรรทัดฐานของกฎหมาย:

• สำหรับการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ราชการ - ตามประมวลกฎหมายแรงงาน
• สำหรับ - ภายในขอบเขตของกฎหมายปกครอง แพ่ง และอาญา
• สำหรับ - เป็นไปตามบรรทัดฐานของแรงงานและประมวลกฎหมายแพ่ง

มีการพัฒนาลักษณะงานสำหรับผู้ช่วยผู้จัดการโดยคำนึงถึงบรรทัดฐาน กฎหมายปัจจุบันและรายละเอียดเฉพาะของกิจกรรมขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง คุณไม่เพียงแต่เลือกได้มากที่สุด พนักงานที่เหมาะสมในตำแหน่งที่รับผิดชอบดังกล่าว แต่ยังเพื่อหลีกเลี่ยงการดำเนินคดีที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย:

มาตรา 81 ข้อ 3 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียมีพื้นฐานสำหรับการยกเลิกสัญญาจ้างตามความคิดริเริ่มของนายจ้าง เกี่ยวข้องกับความเหมาะสมทางวิชาชีพของพนักงาน พื้นฐานนี้จะต้องได้รับการยืนยันโดยผลการรับรอง เมื่อรวบรวมลักษณะงานสำหรับผู้ช่วยผู้จัดการ จำเป็นต้องสะกดให้ละเอียดทุกอย่าง ข้อกำหนดคุณสมบัติให้กับผู้เชี่ยวชาญ

สภาพการทำงานของบุคคลและประสิทธิผลของเขา/เธออาจขึ้นอยู่กับระดับของรายละเอียดและข้อกำหนด ในท้ายที่สุด ผู้นำต้องการผู้ช่วยที่ขยันขันแข็งอย่างแท้จริง เราควรดึงความสนใจของผู้อ่านของเราให้สนใจด้วยว่าผู้จัดการอาจมีผู้ช่วยหลายคน พวกเขาอาจเชี่ยวชาญใน เรื่องทางเทคนิค, การเงิน ฯลฯ

มีผู้นำประเภทหนึ่งที่ไม่มีเจ้าหน้าที่อยู่ในพนักงาน เขาทำทุกอย่างด้วยตัวเอง และผู้ช่วยสองสามคนก็ช่วยเขาในเรื่องนี้ เขาตัดสินใจทุกอย่างโดยลำพัง ในการจัดทำรายละเอียดงานคุณภาพสูงสำหรับผู้ช่วยผู้จัดการ จำเป็นต้องให้ผู้จัดการมีส่วนร่วมด้วย ไม่อย่างนั้นมันจะเป็นแค่กระดาษแผ่นเดียว

เนื้อหาวิดีโอจะสอนวิธีมั่นใจในตนเองและผ่านการสัมภาษณ์งาน: