në shtëpi » taksat » Zëvendës Sekretari. Detyrat e punës së sekretarit

Zëvendës Sekretari. Detyrat e punës së sekretarit

Kryesekretari

Modeli i përshkrimit të punës së Sekretarit Ekzekutiv

Një përshkrim shembull i punës është hartuar duke marrë parasysh standardin profesional

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Sekretari i titullarit i përket kategorisë së specialistëve.

1.2. Një person që ka:

1) arsimin e lartë- bachelor ose i mesëm arsimi profesional mbi programet e trajnimit për specialistët e nivelit të mesëm dhe edukimin profesional shtesë;

1) të paktën dy vjet punë në organizimin dhe mbështetje dokumentacioni aktivitetet e drejtuesit të organizatës me arsim të mesëm profesional.

1.3. Sekretari i menaxherit duhet të dijë:

1) specifikat e veprimtarisë kryesore të organizatës;

2) bazat e ligjit administrativ dhe legjislacionit të punës të Federatës Ruse;

3) ekipi drejtues i organizatës dhe divizionet e saj;

4) funksionet e vetëadministrimit;

5) parimet dhe rregullat për planifikimin e kohës së punës;

6) vendosja e qëllimeve;

7) rregullat për zhvillimin e negociatave afariste;

8) tiparet e projektimit të planifikuesit (në media elektronike dhe letre);

9) bazat e menaxhimit të kohës;

10) kontaktet telefonike të shefit;

11) funksionet, detyrat, struktura e organizatës, lidhjet e saj vertikalisht dhe horizontalisht;

12) rregullat e ndërveprimit me partnerët, klientët, mediat masive;

13) rregullat për mbajtjen dhe zhvillimin e marrëdhënieve ndërpersonale;

14) rregullat për mbrojtjen e informacionit konfidencial;

15) procedurën për përgatitjen dhe kryerjen e udhëtimeve afariste;

16) procedurën për lëshimin e dokumenteve për udhëtim pune dhe dokumentet e raportimit për udhëtim pune të udhëheqësit;

17) protokollin e biznesit;

18) etika komunikimi i biznesit;

19) rregullat për organizimin e pritjes së vizitorëve;

20) rregullat e mirësjelljes së të folurit;

21) rregullat për vendosjen e kontaktit, mbajtjen dhe zhvillimin e marrëdhënieve ndërpersonale;

22) struktura e organizimit dhe shpërndarja e funksioneve ndërmjet njësive strukturore dhe specialistëve;

23) rregullat për servirjen e një tavoline çaji (kafeje);

24) rregullat për përgatitjen dhe servirjen e pijeve dhe ushqimeve të nxehta për ta;

25) një sërë masash organizative dhe teknike për përgatitjen dhe mbajtjen e takimeve dhe negociatave, përfshirë ato ndërkombëtare;

26) rregullat për mbajtjen, përgatitjen dhe formalizimin e protokollit dhe dokumenteve të tjera të krijuara në procesin e përgatitjes së një konference;

27) përgatitja e vlerësimit të kostos;

28) bazat e shkrimit të fjalimeve dhe raporteve të udhëheqësit;

29) rregullat e komunikimit të biznesit, etiketa e biznesit;

30) etiketat dhe parimet e protokollit ndërkombëtar;

31) Kërkesat e përgjithshme për afatet e ekzekutimit të dokumenteve dhe funksionet e kontrollit të shërbimit mbështetës të dokumentacionit;

32) parimet, metodat e informimit të punonjësve;

33) struktura e menaxhimit organizatat, menaxhmenti i organizatës, mostrat e nënshkrimit të punonjësve të vjetër, kushtet e kompetencave të tyre dhe kufizimet e fushave të tyre të përgjegjësisë;

34) udhëzime për punë në zyrë dhe të tjera lokale rregulloret vendosjen e procedurës për zbatimin e procedurave të menaxhimit;

35) kërkesat për mbrojtjen e punës, kanalizimet industriale, mbrojtjen nga zjarri;

36) bazat organizimin e duhur puna dhe metodat për të përmirësuar efikasitetin e saj;

37) bazat e ergonomisë dhe floristikës së zyrës;

39) përbërjen e teknologjisë organizative, strukturën e saj dhe procedurën e punës me të;

40) bazat juridike të menaxhimit (bazat e të drejtës administrative, të punës dhe civile);

41) aktet aktuale ligjore, dokumentet rregullative dhe metodologjike, standardet shtetërore, përcaktimin e procedurës për mbështetjen e dokumentacionit të menaxhmentit;

42) struktura, drejtimi i njësive strukturore, mostrat e nënshkrimeve të personave që kanë të drejtë të nënshkruajnë dhe miratojnë dokumente, si dhe kufizimet në fushat e tyre të përgjegjësisë;

43) rregullat për mbështetje dokumentare të veprimtarisë së organizatës;

44) kërkesat për dokumente në përputhje me aktet rregullatore dhe standardet shtetërore;

45) rregullat për përgatitjen e dokumenteve organizative (rregullore, udhëzime, rregullore);

46) llojet e dokumenteve, qëllimi i tyre;

47) bazat e gjuhësisë dokumentare;

48) rregullat për koordinimin e dokumenteve të organizatës (të brendshme dhe të jashtme);

49) rregullat për nënshkrimin dhe miratimin e dokumenteve;

50) rregullat për përgatitjen dhe ekzekutimin e informacionit dhe referencës, dokumenteve drejtuese dhe letrave të shërbimit;

51) rregullat gramatikore të gjuhës ruse;

52) aktet rregullatore juridike, dokumentet rregullative dhe metodologjike, standardet shtetërore që përcaktojnë procedurën e mbështetjes dokumentare të menaxhmentit;

53) moderne Teknologjia e Informacionit punë me dokumente;

54) procedurën e punës me dokumente, skemat e rrjedhës së dokumenteve;

55) rregullat për punën me dokumentet hyrëse, dalëse dhe të brendshme;

56) rregullat për organizimin e kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe afatet standarde për ekzekutimin e dokumenteve;

57) rregullat për përgatitjen e raporteve analitike për organizimin e punës me dokumente dhe kontrollin mbi ekzekutimin e dokumenteve;

58) rregullat për krijimin dhe mbajtjen e bazave të të dhënave të dokumenteve zyrtare në organizatë;

59) sistemet menaxhimi elektronik i dokumenteve;

60) llojet e nomenklaturës, kërkesat e përgjithshme për nomenklaturën, metodologjia për përpilimin dhe zbatimin e saj;

61) procedura për formimin dhe ekzekutimin e lëndëve, duke treguar specifikat e formimit të kategorive të caktuara të lëndëve;

62) rregullat për mbajtjen e lëndëve, përfshirë ato me dokumente me qasje të kufizuar;

63) rregullat për lëshimin dhe përdorimin e dokumenteve nga dosjet e krijuara;

64) rregullat për përgatitjen dhe transferimin e lëndëve në arkivin e organizatës;

65) tiparet e formimit të flukseve të informacionit të jashtëm dhe të brendshëm;

66) përbërjen e flukseve të informacionit të jashtëm;

67) përbërjen e flukseve të brendshme të informacionit;

68) strukturën e organizatës dhe procedurën e ndërveprimit ndërmjet departamenteve dhe shërbimeve;

69) veçoritë e formimit të bazave të të dhënave në organizatë;

70) metodat moderne shkencore dhe mjetet teknike që kontribuojnë në mbledhjen, përpunimin, ruajtjen dhe transmetimin e rrjedhave të informacionit;

71) metodat e përpunimit të informacionit duke përdorur moderne mjete teknike komunikimet dhe komunikimet, teknologjia kompjuterike;

72) aktet ligjore rregullatore, dokumentet rregullative dhe metodologjike, standardet shtetërore në fushën e veprimtarisë së organizatës;

73) struktura e organizatës, drejtimi i njësive strukturore, veprimtaritë e organizatës dhe kompetencat e njësive strukturore dhe zyrtarët;

74) klasifikimi i informacionit të menaxhimit, llojet e informacionit të menaxhimit;

75) format e dhënies së informacionit drejtues;

76) burimet e informacionit të menaxhmentit;

77) metodologjia për zgjedhjen e burimeve të informacionit;

78) kërkesat për informacione drejtuese;

79) ……… (dokumente të tjera, materiale, etj.)

1.4. Sekretari ekzekutiv duhet të jetë në gjendje të:

1) vendosni qëllime, përcaktoni hierarkinë e qëllimeve;

2) të përcaktojë prioritetin dhe sekuencën e punës dhe të ndajë në mënyrë efektive kohën e punës;

3) ndihmon menaxherin në shpërndarjen e kohës së tij të punës;

4) zgjidhni mënyrat më të mira për të informuar partnerët, klientët, vizitorët, drejtuesit e departamenteve dhe punonjësit për ngjarjet e planifikuara;

5) të sigurojë siguria e informacionit aktivitetet e organizatës;

6) zgjidhni dhe hartoni një planifikues;

7) futni dhe gjurmoni informacionin në media elektronike dhe/ose në letër;

8) prioritizimi, nënvizimi i rëndësishëm dhe urgjent;

9) zgjidhni ritmin optimal të punës;

10) analizojnë arsyet e mospërmbushjes së detyrave;

11) aplikojnë teknologjitë e informacionit dhe komunikimit;

12) të mbajë dhe përdorë në punë një bazë të dhënash të kontakteve telefonike të drejtuesit;

13) të përdorë mjetet e komunikimit të pajisjeve të zyrës për marrjen dhe transmetimin e informacionit;

14) të mbajë formularët e regjistrimit të kontabilitetit, t'i përdorë ato për punë informative dhe punë për të kontrolluar ekzekutimin e vendimeve të drejtuesit;

15) zbut konfliktin dhe situatat e vështira të komunikimit ndërpersonal;

16) përdorin teknike dhe software për kryerjen e konferencave me zë ose video;

17) respektoni etiketën zyrtare;

18) harton raporte paraprake të drejtuesit;

19) organizon takime të kryetarit me nikoqirin;

20) harton dokumentet e udhëtimit;

21) përpunon dokumente dhe materiale në bazë të rezultateve të udhëtimit të kreut;

22) siguron punën e zyrës gjatë mungesës së udhëheqësit;

23) zbaton metodat e komunikimit afarist;

24) përdor mjete komunikimi për të siguruar ndërveprim me menaxherin gjatë udhëtimit të tij të punës;

25) organizon dhe siguron kontakte personale të shefit;

26) menaxhon konfliktet;

27) të merren parasysh karakteristikat psikologjike të individit kur lloje të ndryshme komunikim profesional;

28) të përdorë rregullat dhe procedurat e vendosura për komunikim brenda organizatës;

29) krijoni imazh pozitiv organizatat;

30) merr masa për zgjidhjen e situatave konfliktuale;

31) të sigurojë konfidencialitet në dhomën e pritjes dhe zyrën e shefit, të mbajë sekret informacionin konfidencial;

32) organizon procesin e përgatitjes për mbajtjen e një konference në mënyrë individuale dhe si pjesë e grupit punues;

33) dokument faza të ndryshme procedurat për përgatitjen dhe mbajtjen e një ngjarje konference;

34) të transferojë informacione, dokumente dhe materiale te pjesëmarrësit e ngjarjes së konferencës;

35) përgatit dhe pajis tabelën e presidiumit dhe vendet e punës së pjesëmarrësve në mbledhje (seancë);

36) të shërbejë një tryezë çaji (kafeje) gjatë pushimeve të kafesë;

37) respekton rregullat e mirësjelljes dhe protokollit të biznesit;

38) të ruajë imazhin e organizatës;

39) të krijojë imazhin e sekretarit, që korrespondon me imazhin e organizatës;

40) punojnë me informacionin, analizojnë dhe prezantojnë në mënyrë sistematike;

41) të sigurojë sigurinë e aktiviteteve të organizatës;

42) siguron komoditetin e pjesëmarrësve të ngjarjes së konferencës, ndihmë në çështjet e akomodimit, transportit;

43) të mbajë dosjen e kartës së kohës;

44) punon me informacionin e kontrollit, sistematizon dhe prezanton në formën e dokumenteve të konsoliduara;

45) të përdorë mjetet e komunikimit për të transmetuar udhëzimet e shefit;

46) përdorni objekte moderne mbledhjen dhe përpunimin e informacionit të kontrollit;

47) vlerëson rezultatet në kuadër të detyrave të caktuara;

48) ushtron kontroll mbi zbatimin e udhëzimeve të drejtorit nga punonjësit;

49) krijojnë kushte që sigurojnë punën efektive të menaxherit;

50) përdorimi në përputhje me qëllimin e mjeteve të teknologjisë organizative, kancelari;

51) pajis vendin e punës menaxherin dhe vendin e tij të punës me pajisjet e nevojshme;

52) kryen ndërrimin e materialeve shpenzuese, mirëmbajtjen e pajisjeve të zyrës;

53) të kryejë kujdesin e përditshëm të fotokopjuesit, ndërrimin dhe ruajtjen e fishekëve, tonerit;

54) monitoroni gjendjen dhe plotësoni stoqet artikuj shkrimi, mjetet e higjienës, ushqimi;

55) harton dhe harton dokumente organizative dhe metodologjike;

56) redakton tekstet e dokumenteve zyrtare;

57) punoni me të gjithë grupin e burimeve të informacionit dhe dokumentacionit të organizatës;

58) përdor bazat e të dhënave, duke përfshirë bazat e të dhënave në distancë;

59) përdorin sisteme juridike referuese;

60) punë me një kompjuter, drejtori (dosje) dhe skedarë, një skaner;

61) përdorni një paketë zyre ( redaktori i tekstit, tabela);

62) përdor pajisje periferike dhe pajisje zyre;

63) përdorni e-mail;

64) përdorin sisteme elektronike të menaxhimit të dokumenteve;

65) përdor formularë të unifikuar të dokumenteve;

66) harton dokumente financiare në para dhe dokumente për kontabilitetin e shpenzimeve të përgjithshme;

67) shtypja e dokumenteve zyrtare;

68) punë me kompjuter, skaner;

69) punë me dokumentacionin hyrës, dalës, të brendshëm;

70) përdor sisteme elektronike të menaxhimit të dokumenteve për regjistrim, kontroll të dokumenteve dhe informacioneve dhe punë referimi me dokumente;

71) harton dhe harton akte normative;

72) zhvillon nomenklaturën e punëve të organizatës, duke marrë parasysh dokumentet aktuale rregullatore dhe metodologjike;

73) përdor nomenklaturën e rasteve kur studion strukturën e organizatës, përpilon inventarin e rasteve;

74) formon dhe harton lëndë në përputhje me nomenklaturën e miratuar të lëndëve të organizatës;

75) garanton sigurinë e dokumenteve të organizatës;

76) përgatit lëndë për transferim në arkiv;

77) mbledhin, përpunojnë dhe analizojnë informacionin në përputhje me kërkesat e shkurtësisë, qartësisë së formulimit, afatit kohor të marrjes, saktësisë dhe besueshmërisë, sistematizimit optimal, vazhdimësisë së mbledhjes dhe përpunimit të informacionit;

78) kryen regjistrimin, grumbullimin dhe transferimin, ruajtjen e sistemuar dhe dhënien e informacionit në formën e kërkuar;

79) harton dhe harton dokumente përmbledhëse, raportuese, statistikore;

80) kryen përpunimin dhe strukturimin e informacionit, duke formuar burime informacioni;

81) fut të dhëna të reja në sistemet referente dhe informative;

82) futni imazhe elektronike të dokumenteve në memorien e kompjuterit;

83) kërkimi i informacionit në bazat e të dhënave ekzistuese, kryerja e informacionit dhe puna referuese bazuar në kombinime të ndryshme të veçorive të kërkimit;

84) përdorni teknologjive moderne mbledhjen dhe transmetimin e informacionit;

85) mbledh dhe përpunon informacionin e nevojshëm për veprimtarinë e drejtuesit;

86) të sistematizojë të dhënat e marra dhe të transmetuara;

87) kontrolloni besueshmërinë, plotësinë dhe konsistencën e të dhënave, shmangni dyfishimin e informacionit;

88) të sigurojë të dhëna në një format të vetëm dhe të lehtë për t'u lexuar;

89) ripërdorni informacionin e marrë, përditësoni vazhdimisht të dhënat;

90) siguron efikasitetin e rrjedhës së informacionit;

91) punoni me një kompjuter, përdorni një paketë zyre (redaktues teksti, spreadsheets);

92) ……… (aftësi dhe aftësi të tjera)

1.5. Sekretari i kreut në aktivitetet e tij udhëhiqet nga:

1) ……… (emri i dokumentit përbërës)

2) Rregulloret për ……… (emër njësi strukturore)

3) këtë përshkrim të punës;

4) ……… (emrat e rregulloreve lokale që rregullojnë funksionet e punës sipas pozicionit)

1.6. Sekretari i drejtuesit i raporton drejtpërdrejt ……… (titulli i pozicionit të drejtuesit)

1.7. ……… (dispozita të tjera të përgjithshme)

2. Funksionet e punës

2.1. organizative, dokumentuese dhe Mbështetja e informacionit aktivitetet e kreut të organizatës:

1) ndihmën e menaxherit në planifikimin e kohës së punës;

2) planifikimi i ditës së punës së sekretarit;

3) organizimi i bisedave telefonike të shefit;

4) organizimi i udhëtimeve afariste të shefit;

5) organizimi i punës me vizitorët në dhomën e pritjes së shefit;

6) organizimi i përgatitjes, mbajtjes dhe servisimit të ngjarjeve të konferencave;

7) organizimi i ekzekutimit të vendimeve, monitorimi i ekzekutimit të udhëzimeve të udhëheqësit;

8) organizimi dhe mirëmbajtja e hapësirës funksionale të punës së recepsionit dhe zyrës së menaxherit;

9) hartimi i rregulloreve lokale që rregullojnë punën e sekretarit;

10) hartimin dhe ekzekutimin e dokumentacionit të menaxhimit;

11) organizimi i punës me dokumente në dhomën e pritjes së shefit;

12) organizimi i ruajtjes së dokumenteve në dhomën e pritjes së kryetarit;

13) sigurimin e informacionit të drejtuesit;

14) organizimi shkëmbimi i informacionit menaxher me departamentet dhe zyrtarët e organizatës.

2.2. ……… (funksione të tjera)

3. Përgjegjësitë e punës

3.1. Sekretari Ekzekutiv ka këto përgjegjësi:

3.1.1. Si pjesë e funksionit të punës, duke ndihmuar menaxherin në planifikimin e kohës së punës:

1) kryen zgjedhjen e formës së planifikimit dhe dizajnit të planifikuesit (organizatorit) të drejtuesit;

2) fut informacion në planifikues (organizator);

3) pajtohet me drejtuesin e planeve të përkohshme;

4) koordinon bisedat telefonike, takimet dhe ngjarjet me partnerët, klientët, drejtuesit e departamenteve dhe punonjësit;

5) e informon udhëheqësin për orarin e aktiviteteve të planifikuara;

6) jep paralajmërim për kohën e afrimit të ngjarjeve të planifikuara;

7) kryen formimin e një rezerve kohe për situata të paparashikuara;

3.1.2. Si pjesë e funksionit të punës, planifikimi i ditës së punës së sekretarit:

1) zgjedh dhe harton një sekretar planifikues;

2) mban një ditar (në formë elektronike dhe/ose letre);

3) bën bashkërendimin e planeve me planet dhe afatet e punës së udhëheqësit;

4) bën shpërndarjen e kohës së punës (për ditë, javë, perspektivë);

5) të riprogramojë detyrat e planifikuara të pazgjidhura;

6) kryejnë aktivitete tipike ditore;

3.1.3. Si pjesë e funksionit të punës, organizimi i bisedave telefonike të drejtuesit:

1) mban një bazë të dhënash të kontakteve telefonike të drejtuesit;

2) lidh menaxherin me pajtimtarë të veçantë;

3) përgatit materiale për bisedat telefonike të shefit;

4) regjistron thirrjet telefonike hyrëse në recepsion;

5) ridrejton telefonatat individuale te zëvendësdrejtorët dhe punonjësit e tjerë;

6) merr informacionin e nevojshëm dhe i transmeton të dhënat e autorizuara me telefon;

7) vendos kontakte me bashkëbiseduesin, mban dhe zhvillon një bisedë afariste gjatë bisedave telefonike;

8) i ofron ndihmë udhëheqësit në organizimin dhe zhvillimin e bisedave telefonike dhe video-konferencave;

3.1.4. Si pjesë e funksionit të punës, organizimi i udhëtimeve të biznesit për kreun:

1) përgatit draft caktimin e detyrës së udhëheqësit;

2) përgatit një projekt-urdhër për një udhëtim pune;

3) lëshon certifikatën e udhëtimit dhe regjistrimin e saj, nëse është e nevojshme;

4) përgatit dokumente për marrjen e vizës, pasaportës së huaj;

5) bën porosi për bileta hekurudhore dhe ajrore, hotele, mbështetje transporti për kreun;

6) harton programin e udhëtimit, sqaron tiparet e protokollit të ngjarjeve të planifikuara;

7) përgatit dokumentet për udhëtimin e kreut;

8) bën sqarimin e datës, pozitave, mbiemrave në programin e udhëtimit afarist;

9) kryen studimin e itinerarit të kokës, duke e lidhur atë me orarin e transportit;

10) përpunon materialet e udhëtimit të punës, harton një raport udhëtimi pune;

3.1.5. Si pjesë e funksionit të punës, organizimi i punës me vizitorët në dhomën e pritjes së kreut:

1) organizon pritjen personale të vizitorëve nga kreu;

2) përcakton rendin e pranimit për kategori të ndryshme vizitorë;

3) mban një ditar të takimeve paraprake;

4) regjistroni vizitorët;

5) lehtëson shqyrtimin e shpejtë të kërkesave dhe sugjerimeve të vizitorëve dhe punonjësve të organizatës;

6) organizon pritjen e ortakëve afarist në zyrë;

7) organizon shërbimin e drejtuesit dhe ortakëve të tij afarist në zyrë;

8) shërben tryezën e çajit (kafes) në zyrë;

9) merr masa për ruajtjen e sekreteve tregtare gjatë pritjes së vizitorëve dhe qëndrimit të tyre në recepsionin dhe zyrën e drejtuesit;

3.1.6. Si pjesë e funksionit të punës, organizimi i përgatitjes, mbajtjes dhe servisimit të ngjarjeve të konferencave:

1) përgatit agjendën e ngjarjes;

2) bën regjistrimin e listës së pjesëmarrësve të ngjarjes;

3) i informon pjesëmarrësit për ngjarjen e ardhshme dhe kushtet e pjesëmarrjes;

4) zgjedh vendin dhe kohën e ngjarjes;

5) përgatit një vlerësim paraprak të kostos;

7) mbledh tekstet e raporteve dhe draft dokumentet përfundimtare nga folësit;

9) harton fletët e pjesëmarrjes dhe listën e regjistrimit të pjesëmarrësve në ngjarje;

10) blen kancelari dhe produkte për pushime për kafe;

11) zgjidh çështjet e pajisjeve teknike të ngjarjes;

12) ndihmon në përgatitjen e raportit të drejtuesit, materialet prezantuese;

13) organizon përgatitjen e presidiumit dhe të vendeve të punës të pjesëmarrësve;

14) organizon mbledhjen dhe regjistron pjesëmarrësit e manifestimit;

15) mban procesverbalin e ngjarjes;

16) organizon mirëmbajtjen e shërbimit gjatë pushimeve për kafe;

17) organizon ngjarje kulturore mbështetje për transportin dhe hotelin;

3.1.7. Si pjesë e funksionit të punës, organizimi i ekzekutimit të vendimeve, monitorimi i ekzekutimit të udhëzimeve nga drejtuesi:

1) prodhon duke dokumentuar vendimet e menaxherit;

2) kryen vënien në vëmendje të punonjësve të organizatës urdhrat e drejtuesit;

3) kryen koordinimin e aktiviteteve për ekzekutimin e vendimeve të kryetarit;

4) kryen mirëmbajtjen e kontrollit aktual dhe parandalues me afat të kufizuar;

5) kontrollon zbatimin e udhëzimeve të drejtorit në afatin e caktuar;

6) paralajmëron punonjësit për skadimin e afatit për zbatimin e udhëzimeve të drejtorit;

7) bën një fiksim të ekzekutimit të udhëzimeve;

8) përgatit raporte dhe raporte analitike për zbatimin e udhëzimeve dhe vendimeve të kryetarit;

3.1.8. Si pjesë e funksionit të punës, organizimi dhe mirëmbajtja e hapësirës funksionale të punës së recepsionit dhe zyrës së menaxherit:

1) siguron vendin e punës së kreut me mjetet e nevojshme të teknologjisë organizative, shkrimi;

2) organizon zyrën e pritjes në përputhje me kërkesat e ergonomisë dhe kulturës së punës;

3) organizon dizajnin e brendshëm të dhomës së pritjes së menaxherit;

4) prodhon pajisje të vendit të punës me pajisje zyre, kompjuter personal, pajisje ndihmëse;

5) organizon pajisjen e dhomës së pritjes me sisteme magazinimi, pajisje të nevojshme, sigurimin e kancelari;

6) siguron ruajtjen dhe ndërrimin e materialeve shpenzuese, mirëmbajtjen e përditshme të pajisjeve të zyrës;

7) bën porosi për kancelari, produkte higjienike, produkte ushqimore;

3.1.9. Si pjesë e funksionit të punës, zhvillimi i rregulloreve lokale që rregullojnë punën e sekretarit:

1) harton përshkrimin e punës së sekretarit;

2) harton rregulloren për sekretariatin;

3) harton udhëzime për punë në zyrë;

3.1.10. Si pjesë e funksionit të punës, përgatitja dhe ekzekutimi i dokumentacionit të menaxhimit:

1) kryen hartimin e dokumenteve administrative (urdhra, udhëzime) dhe informacione dhe referencë (letra zyrtare, vërtetime, raporte dhe shkresa);

2) shtypja e dokumenteve zyrtare dhe materialeve të tjera;

3) kryen riprodhimin e dokumenteve zyrtare;

4) kontrollon kalimin e dokumenteve në organizatë (koordinimin, nënshkrimin dhe miratimin e dokumentit);

3.1.11. Si pjesë e funksionit të punës, organizimi i punës me dokumente në pritjen e kreut:

1) kryen marrjen, shqyrtimin paraprak dhe renditjen e dokumenteve të marra në pritjen e drejtuesit;

2) kryen përgatitjen e dokumenteve për shqyrtim nga titullari;

3) mban evidencë për dokumentet e pranuara në emër të titullarit;

4) organizon dorëzimin e dokumenteve te interpretuesit;

5) kryen krijimin dhe mirëmbajtjen e bazës së të dhënave të dokumenteve të titullarit;

6) kryen punë informative dhe referuese;

7) kontrollon ekzekutimin e dokumenteve dhe udhëzimeve të shefit;

3.1.12. Si pjesë e funksionit të punës, organizimi i ruajtjes së dokumenteve në pritjen e kreut:

1) zhvillon seksione të nomenklaturës së punëve të organizatës;

2) prodhon formimin dhe regjistrimin e rasteve të periudhave të ruajtjes së përhershme, afatgjatë;

3) kryen përgatitjen dhe transferimin e lëndëve në arkivin e organizatës;

3.1.13. Si pjesë e funksionit të punës, duke i ofruar menaxherit informacion:

1) mbledh dhe përpunon informacionin e nevojshëm për marrjen e vendimeve të informuara të menaxhimit;

2) kontrollon besueshmërinë, plotësinë dhe konsistencën e të dhënave, përjashton dyfishimin e informacionit;

3) të sigurojë të dhëna në një format të unifikuar dhe të lehtë për t'u lexuar;

4) identifikon kriteret më të rëndësishme për sistematizimin e informacionit për krijimin e bazave të të dhënave;

5) gjeneron dhe përdor bazat e të dhënave në organizatë;

3.1.14. Si pjesë e funksionit të punës, organizimi i ndërveprimit të informacionit të drejtuesit me departamentet dhe zyrtarët e organizatës:

1) informon punonjësit e organizatës për vendimet e drejtuesit;

2) organizon shkëmbimin e informacionit ndërmjet departamenteve dhe zyrtarëve të organizatës;

3) njofton punonjësit për ngjarjet e ardhshme;

4) organizon takime të kolektivit të punës me menaxhmentin;

5) e informon menaxherin për ankesat e punëtorëve për çështje pune dhe personale;

3.1.15. Si pjesë e kryerjes së funksioneve të tij të punës, ai kryen udhëzimet e eprorit të tij të menjëhershëm.

3.1.16. ……… (detyra të tjera)

3.2. ……… (përshkrime të tjera të punës)

4. Të drejtat

Sekretari i drejtuesit ka të drejtë:

4.1. Merr pjesë në diskutimin e projektvendimeve, në mbledhjet për përgatitjen dhe zbatimin e tyre.

4.2. Kërkoni nga mbikëqyrësi i menjëhershëm për sqarime dhe sqarime mbi këto udhëzime, detyra të lëshuara.

4.3. Kërkoni në emër të mbikëqyrësit të menjëhershëm dhe merrni nga punonjësit e tjerë të organizatës informacionin e nevojshëm, dokumentet e nevojshme për ekzekutimin e detyrës.

4.4. Njihuni me projektvendimet e drejtimit në lidhje me funksionin e kryer prej tij, me dokumentet që përcaktojnë të drejtat dhe detyrimet e tij në pozicionin e tij, kriteret për vlerësimin e cilësisë së kryerjes së funksioneve të tij të punës.

4.5. Paraqesin propozime për organizimin e punës brenda kuadrit të funksioneve të tyre të punës për shqyrtim nga mbikëqyrësi i tyre i menjëhershëm.

4.6. Merrni pjesë në diskutimin e çështjeve që lidhen me kryerjen e detyrave zyrtare.

4.7. ……… (të drejta të tjera)

5. Përgjegjësia

5.1. Sekretari Ekzekutiv është përgjegjës për:

Për kryerjen e pahijshme ose moskryerjen e detyrave të tyre zyrtare të parashikuara nga ky përshkrim i punës - në mënyrën e përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës Federata Ruse;

Për veprat penale dhe krimet e kryera në rrjedhën e tyre veprimtaria e punës, - në mënyrën e përcaktuar me legjislacionin aktual administrativ dhe penal të Federatës Ruse;

Për shkaktimin e dëmtimit të organizatës - në mënyrën e përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës i Federatës Ruse.

5.2. ……… (dispozita të tjera të përgjegjësisë)

6. Dispozitat përfundimtare

6.1. Ky përshkrim i punës është zhvilluar në bazë të standard profesional"", miratuar me Urdhër të Ministrisë së Punës dhe mbrojtjes sociale Federata Ruse e datës 6 maj 2015 N 276n, duke marrë parasysh ... ... ... (detajet e rregulloreve lokale të organizatës)

6.2. Njohja e punonjësit me këtë përshkrim të punës kryhet në momentin e punësimit (para nënshkrimit kontrata e punës).

Fakti që punonjësi është njohur me këtë përshkrim të punës konfirmohet nga ……… (nënshkrimi në fletën e njohjes, që është pjesë përbërëse e këtij udhëzimi (në ditarin e njohjes me përshkrimet e punës); në një kopje të përshkrimit të punës mbahet nga punëdhënësi; përndryshe)

6.3. ……… (dispozita të tjera përfundimtare).

Çdo ndërmarrje i zhvillon aktivitetet e saj në bazë të rregulloreve vendore, të cilat hartohen në përputhje me normat legjislacionin aktual. Dhe duke qenë se çdo kompani është një organizëm më vete, ajo duhet të funksionojë në mënyrë harmonike.

Nje nga dokumente të rëndësishme, mbi të cilin bazohen veprimtaritë e specialistëve të ndërmarrjes, është përshkrimi i punës. Ky është një dokument që përshkruan detyrat funksionale të një punonjësi të një drejtimi ose një specialiteti tjetër. Është e nevojshme që punonjësit të njihen plotësisht jo vetëm me detyrat e tyre, por edhe me të drejtat, kompetencat dhe funksionet e tyre.

Përshkrimi i punës- Ky është një dokument vendor që tregon të drejtat dhe detyrimet e çdo punonjësi, në varësi të pozicionit të mbajtur dhe funksionit të punës që kryen.
Ky dokument është zhvilluar nga specialistë të departamentit të personelit së bashku me avokatët. Udhëzimi miratohet nga punëdhënësi ose drejtuesi i punësuar, nëse ai ka një autoritet të tillë.

Punëdhënësi është i detyruar të njohë aplikantin me përshkrimin e punës përpara nënshkrimit të kontratës së punës. Nëse kjo nuk është bërë, atëherë përfshini punonjësin përgjegjësi disiplinore për moskryerjen e detyrave të tyre, punëdhënësi nuk do të jetë në gjendje.

Dokumenti duhet të përshkruajë me detaje detyrat e sekretarit, në varësi të specifikave të punës. Sa më të detajuara të jenë këto detyra, aq më e lehtë do të jetë zgjidhja e konflikteve paraprake dhe gjyqësore midis punëmarrësit dhe punëdhënësit.

Pse keni nevojë për një përshkrim pune

Gjatë përpilimit të këtij dokumenti, person përgjegjës duhet të bazohet në normat e nivelit aktual federal, rajonal dhe lokal. Kreu i ndërmarrjes, si personi përgjegjës për menaxhimin korrekt të dokumenteve, duhet të kontrollojë këtë përputhshmëri. Përveç kësaj, shefi i personelit duhet të jetë gjithashtu i vetëdijshëm për përputhjen e udhëzimit me legjislacionin aktual.

Ai përpilohet ose për një grup pozicionesh identike, ose për një pozicion specifik individual. Punonjësi duhet të njihet me dokumentin kundrejt nënshkrimit. Ju duhet ta bëni këtë kur aplikoni për një punë. Nëse nuk është përpiluar saktë, atëherë punonjësi dhe menaxheri sigurisht që do të kenë mosmarrëveshje dhe situata konflikti në lidhje me ndarjen e punës dhe funksionet që kryen punonjësi.

Me hartimin e saktë të përshkrimeve të punës, menaxhmenti duhet të ndjekë synime specifike dhe zgjidhni detyrat e mëposhtme:

ndani siç duhet përgjegjësitë e punës midis punonjësve të pozicioneve të ngjashme. Është e nevojshme të koordinohen qartë veprimet e tyre për të arritur rezultatin më të dobishëm;
përmirësimi i klimës psikologjike në ekip, përmirësimi i situatës. Është e nevojshme të minimizohet përqindja e gjasave të konflikteve;
të përcaktojë qartë të drejtat dhe detyrimet e specialistëve të të njëjtit nivel, të japë specifika për kompetencat e tyre, të përcaktojë qartë përgjegjësinë e secilit. Nëse është e nevojshme, ju mund të përqendroheni veçmas në sanksionet disiplinore që mund të zbatohen ndaj një specialisti në formën e përgjegjësisë për neglizhencën e detyrave të tyre;
për të kryer shkarkime psikologjike dhe zyrtare të punonjësve që detyrohen të kombinojnë disa pozicione. Nuk mjafton vetëm shkarkimi i tyre, kjo ngarkesë duhet të shpërndahet në mënyrë korrekte dhe të barabartë;
të krijojë një sistem stimujsh dhe motivimi psikologjik dhe financiar;
shpërndarja e duhur e përgjegjësive ndërmjet menaxherëve.

Me ndihmën e përshkrimit të punës, menaxhmenti i ndërmarrjes zbaton të gjitha aspektet e ndërveprimit ndërmjet aparatit drejtues dhe personelit. Por nuk është gjithmonë e mundur të arrihet rezultati maksimal i mundshëm. Prandaj, është e nevojshme të zgjidhet dhe të caktohet saktë një person që do të jetë përgjegjës për përpilimin e përshkrimeve të punës.

Në varësi të madhësisë së kompanisë dhe numrit të punonjësve, hartohet një udhëzim standard për një grup pozicionesh identike. Nëse është e nevojshme, mund të bëni rregullime për një pozicion specifik. Nëse kompania është e vogël, ka vetëm 25-50 persona, atëherë dokumenti hartohet për secilin pozicion veç e veç. Përgjegjës është një anëtar i Departamentit të Burimeve Njerëzore.

Rregullat bazë për përpilimin e përshkrimit të punës së një sekretari

Nuk ka asnjë të zhvilluar formë e unifikuar Përshkrimi i punës. Prandaj, çdo ndërmarrje ka të drejtë të zgjedhë se si të hartojë një dokument.

Gjatë përpilimit të dokumentit, zyrtari përgjegjës duhet të kujtojë se është e nevojshme të merren parasysh specifikat e aktiviteteve të një ndërmarrje të caktuar. Në firmat e drejtimeve të ndryshme, sekretarët mund të kryejnë funksione dhe detyra të ndryshme. Kjo duhet të merret parasysh gjatë hartimit.

Ju mund të mbështeteni në një model të pranuar përgjithësisht. Çdo përshkrim i punës duhet të përfshijë sa vijon:

Nëse është e nevojshme, seksione shtesë mund të shtohen në përshkrimin e punës së sekretarit:

"Kushtet e punës". Këtu mund t'i referoheni rregulloreve të brendshme për të përcaktuar mënyrën e funksionimit të sekretarit. Nëse ka nevojë për të shoqëruar menaxherin në udhëtime pune, kjo nuancë mund të pasqyrohet edhe këtu;
"e drejta për të nënshkruar". Sekretari mund të nënshkruajë dokumente në kuadër të kompetencave të tij.

Përshkrimi i punës, i hartuar nga punonjësi përgjegjës i departamentit të personelit, duhet të kalojë në procedurën e koordinimit me drejtuesin. shërbimi i personelit. Përveç kësaj, vetë sekretari duhet të njihet me të kundër nënshkrimit.

Hartimi i një përshkrimi të punës për një sekretare

Dokumenti përpilohet në një kopje të vetme. Ajo nënshkruhet nga vetë sekretari pasi e lexon dhe studion me kujdes. Nëse ndërmarrja ka disa sekretarë nga shteti, atëherë mund të printoni disa kopje, duke bërë ndryshimet e duhura për secilin veç e veç, në varësi të pozicionit të drejtuesit në të cilin sekretari është "i lidhur".

Nëse vetë sekretari ka nevojë për një kopje shtesë për përdorim personal, ai mund të bëjë një kopje të përshkrimit të punës të nënshkruar tashmë prej tij. Nuk është e ndaluar!

Për të hartuar siç duhet një dokument, duhet të ndiqni disa rregulla. Në veçanti, një "kokë" duhet të projektohet në këndin e sipërm të djathtë. Ky është vendi për miratimin e udhëzimeve nga drejtuesi i të gjithë ndërmarrjes. Këtu ju duhet të plotësoni disa rreshta:

duhet të jetë fjala "Unë miratoj";
pasuar nga pozicioni i liderit. Për shembull, " CEO" ose "drejtor";
Emri i plotë i kokës;
nënshkrimi i liderit.

Pastaj në mes të fletës, duhet të specifikoni emrin e dokumentit. Ky është përshkrimi i punës së sekretarit. Vetëm pas kësaj regjistrohen të gjitha pikat kryesore.

Seksionet nga të cilat duhet të përbëhet udhëzimi i sekretarit janë përmendur më sipër. Ato përshkruhen në përputhje me rregulloret e detyrave të kryera. Për shembull, detyrat funksionale të sekretarit të drejtuesit të departamentit mund të jenë disi "më të ngushta" sesa detyrat e ndihmësit të drejtuesit të të gjithë ndërmarrjes.

Pas hartimit të udhëzimit, ai duhet të bihet dakord me punonjësin që është përgjegjës për sekretariatin. Ky mund të jetë drejtuesi i njësisë strukturore përkatëse. Nëse nuk ka një person të tillë në shtet, atëherë me drejtuesin e shërbimit të personelit ose punonjës tjetër, detyrat e të cilit përfshijnë një koordinim të tillë.

Shenja e miratimit vendoset në fund të dokumentit. Ju duhet të plotësoni disa rreshta:

sigurohuni që të tregoni fjalën "dakord";
përgjegjësia e pozicionit të personit;
emri i kompanisë në një version të shkurtuar;
Emri i këtij punonjësi;
data kalendarike për miratim;
nënshkrimi i personit që miratoi udhëzimin.

Pas kësaj, duhet t'ia jepni dokumentin për shqyrtim vetë sekretarit. Ju gjithashtu duhet të plotësoni disa rreshta:

është e detyrueshme të tregohet shprehja "Jam njohur me udhëzimet";
pozicioni i sekretarit siç tregohet në listën e personelit;
emri i kompanisë në një version të shkurtuar;
Emri i këtij punonjësi;
detajet e pasaportës. Nëse është e nevojshme, mund të bëni një kopje të faqes së pasaportës që përmban të dhënat personale të sekretarit. Bashkangjitni një kopje me udhëzimet si konfirmim të të dhënave të specifikuara;
data kalendarike për miratim;
nënshkrimi i punonjësit, i cili konfirmon se ai e ka lexuar vërtet përshkrimin e punës së tij.

Mos e “lëvizni” dokumentin pa e lexuar me kujdes. Njohja e kujdesshme është një garanci që ai do të përmbushë me besnikëri detyrat e tij dhe nuk do të bëjë punë për punonjësit e tjerë. Në rast se sekretari devijon nga detyrat e tij funksionale ose nuk i përmbush ato, do të mbajë përgjegjësi.

Përkundrazi, nëse ai mbahet përgjegjës për një mospërmbushje të pretenduar, ai gjithmonë mund t'i referohet udhëzimit dhe të kundërshtojë urdhrin e menaxhmentit për emërimin. masa disiplinore. Do të ndihmojë gjithashtu kur paraqisni një ankesë në inspektoratin e punës ose kur bëni një padi në gjykatë. Prandaj, duhet të keni kujdes!

Detyrat e punës së sekretarit

Çdo organizatë ka nevojë për një sekretar. Prandaj, përshkrimi i punës së një punonjësi të tillë është i dobishëm për çdo kompani. Sekretari mund të jetë edhe drejtuesi i ndërmarrjes edhe drejtuesi i njësisë strukturore. Ky është funksioni i sekretarit.

Detyrat e sekretarit përfshijnë:

pranimi dhe renditja e korrespondencës së marrë për kreun;
kryerja e punës në zyrë në kuadër të veprimtarive të një departamenti ose njësie strukturore;
pranimi i deklaratave personale nga punonjësit për nënshkrimin e drejtuesit;
përgatitja e dokumenteve dhe materialeve që i nevojiten shefit për të punuar;
punë me kompjuter, fotokopjues dhe pajisje të tjera zyre;
mbajtja e dosjes së kontrollit dhe regjistrimit;
printimi i dokumenteve që janë të nevojshme për të punuar shefi;
kryerja e punës për përgatitjen e takimeve të ndryshme, seancave dhe takimeve të tjera;
përgatitjen dhe shtypjen e dokumenteve të nevojshme për takime të tilla;
organizimi i pritjes së vizitorëve;
mbajtja e regjistrit të dokumenteve hyrëse dhe dalëse;
komunikim i sjellshëm në telefon;
detyra të tjera që varen nga specifikat e veprimtarive të departamentit ose njësisë strukturore.

Përshkrimi i punës së sekretarit të titullarit

Sekretari i menaxherit ka gjithashtu një përshkrim të punës. Përgjegjësitë e Sekretarit Ekzekutiv përfshijnë:

të kryejë punë për organizimin e mbështetjes teknike për aktivitetet e drejtuesit;
pranoni dhe renditni të gjithë korrespondencën që vjen në emër të kreut;
nëse ekziston një nevojë e tillë, atëherë renditni të gjithë korrespondencën sipas divizioneve strukturore dhe organizoni dërgimin e kësaj korrespondence në divizionet strukturore përkatëse;
organizimi i bisedave telefonike të drejtuesit;
pranimi dhe regjistrimi i informacionit të ardhur gjatë mungesës së drejtuesit;
punë me pajisje zyre;
organizimi i takimeve, takimeve dhe takimeve;
përgatitja dhe shtypja e materialeve të nevojshme për takime;
ekzekutimi i udhëzimeve individuale të kreut.

Shkarko

Ju mund të shkarkoni një shembull përshkrimi të punës së një sekretari në formatin .doc

Sekretarët janë punonjës, pa pjesëmarrjen, njohuritë dhe aftësitë e të cilëve është e vështirë të sigurohet puna e koordinuar e një subjekti ekonomik. Gama e detyrave të një sekretari është mjaft e madhe. Vlen të njiheni me ta në mënyrë që të keni një ide për rëndësinë e këtij profesioni në realitetin modern.

Karakteristikat e profesionit të sekretarit dhe kërkesat për një punonjës

Kjo punë jo vetëm që kërkon që një person të jetë i organizuar, komunikues dhe i mbledhur, por gjithashtu mund t'i premtojë atij perspektiva të shkëlqyera karriere. Për shembull, në të ardhmen, ai mund të llogarisë në pozicionin e një menaxheri zyre të një punonjësi departamenti, etj.

Kërkesat kryesore për këtë specialist janë si më poshtë:

Arsimi i mesëm, i lartë;
Eksperience pune;
Aftësi për PC dhe aftësi për të punuar me pajisje zyre;
Njohuri të bazave të punës në zyrë;
Njohuri të një gjuhe të huaj (shpesh anglisht).

Gjithashtu, shumë punëdhënës fokusohen në cilësitë personale një person (vullneti i mirë, përgjegjshmëria, përpikmëria), qëndrimi i tij ndaj detajeve më të vogla, aftësia për të përballuar një gamë të gjerë detyrash dhe detyrash, pamje e këndshme.

Paga e një specialisti varion nga 15,000 rubla në 40,000 rubla. Varet nga vëllimi i punës dhe gjendja financiare e vetë organizatës.

Ekzistojnë disa specializime kryesore të një sekretari:

Asistent menaxher;

Përgjegjësitë e Sekretarit Ekzekutiv

Emërimi dhe shkarkimi këtë punonjës mund të bëhet vetëm me urdhër të drejtuesit në varësinë e të cilit ndodhet. Gjithashtu në dispozicion është ekzekutiv, të cilit i delegohen detyrat e sekretarit të titullarit gjatë mungesës së tij në punë.

Në punën e tij, ky punonjës udhëhiqet nga:

aktet rregullatore ligjore të niveleve federale dhe rajonale;
Karta dhe rregulloret e brendshme lokale;
dispozitat e përshkrimit të punës.

Përgjegjësitë e Sekretarit Ekzekutiv përfshijnë:

sigurimin e veprimtarive administrative dhe administrative të drejtuesit (sistemimi dhe strukturimi i të gjitha materialeve të nevojshme për këtë);
pajisja e kokës me gjithçka të nevojshme për punë - pajisje organizative të shërbimit, shkrimi;
përgatitja e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga drejtuesi;
organizimi i një udhëtimi pune për kreun (porositja e biletave dhe prenotimi i një hoteli);
hartimin e kërkesave dhe letrave në emër të eprorëve;
organizimi i pritjes së vizitorëve (nëse është e nevojshme - takimi dhe akomodimi i mysafirëve);
përgjigjja e thirrjeve në hyrje, rregullimi i informacionit të marrë dhe transferimi i tij te menaxheri;
pranimi i aplikacioneve dhe transferimi i tyre në nënshkrimin e drejtuesit;
transferimi i informacionit nga menaxhmenti tek përdoruesit përfundimtarë (kontraktorët specifikë, partnerët, klientët);
kontroll mbi kohën dhe cilësinë e ekzekutimit nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të menaxhmentit;
kryerja e kopjimit dhe dyfishimit të veprave të çdo kompleksiteti dhe vëllimi;
mbajtja e komunikimit operacional me kompani të tjera (shtetërore dhe tregtare), individë për çështje që lidhen me aktivitetet e drejtpërdrejta të ndërmarrjes.
lëshimin e vërtetimeve të nevojshme për kohëzgjatjen e shërbimit të punonjësve, si dhe për pagat e tyre.

Sekretari duhet të kryejë edhe detyra të veçanta të natyrës zyrtare të mbikëqyrësit të tij të drejtpërdrejtë.

Përveç detyrave, ky specialist ka edhe të drejta. Ai mundet:

Sekretari Ekzekutiv është përgjegjës për:

shkelje të rregulloreve të brendshme të punës dhe rregulloreve të sigurisë;
mosrespektimi i urdhrave, udhëzimeve dhe akteve të tjera vendore;
mospërmbushja e detyrave të përcaktuara në përshkrimin e punës;
ekzekutimi i dokumenteve që i dorëzohen për nënshkrim drejtuesit;
zbulimi i informacionit që i është besuar.

Përgjegjësitë e punës së një sekretari

Sekretari është një shkallë më poshtë se referenti. Por kjo nuk e pakëson gamën e tij të përgjegjësive.

Pra, detyrat e sekretarit-nëpunës përfshijnë:

Shumë nga detyrat që i ngarkohen nëpunësit mund t'i kryejë edhe sekretari i titullarit, por vlen të sqarohet se funksionaliteti i tij është dukshëm më i gjerë. Kjo është kryesisht për shkak të nevojës për të aktivitetet e menaxhimit shefat.

Nëpunësi, si çdo specialist tjetër, ka një sërë të drejtash, në veçanti:

të drejtën për akses në informacionin e nevojshëm për aktivitetet e tij;
të drejtën për të vërtetuar dokumente të caktuara me nënshkrimin tuaj;
të drejtën për t'u njohur me dokumentet, si dhe me vendimet që merr drejtuesit, në lidhje me gamën e detyrave të tyre të punës;
të drejtën për të mbrojtur interesat e tyre.

Për t'u punësuar si sekretare, duhet të hartoni saktë një CV. Është e rëndësishme të tregoni të gjitha avantazhet tuaja kryesore profesionale, cilësitë personale dhe, natyrisht, përvojën e punës në profil. Ju gjithashtu mund të shkarkoni një rezyme të përshtatshme nga Interneti, ta plotësoni dhe ta dërgoni te punëdhënësi potencial për shqyrtim.

2.3. Çfarë duhet dhe çfarë mund sekretari

Ajo që sekretari duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të bëjë është e përcaktuar në profilin e kualifikimit.

Karakteristikë e kualifikimit- kjo dokument normativ, duke përcaktuar se çfarë duhet të bëjë ky apo ai punonjës në punën e tij, çfarë duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të bëjë për këtë dhe cili duhet të jetë niveli i trajnimit të tij.

Përgjegjësitë e Punës(sekretari duhet të jetë në gjendje) Kryeni funksione teknike për të siguruar dhe shërbyer punën e drejtuesit të ndërmarrjes (ose divizionit), ndihmoni në planifikimin e ditës së punës së drejtuesit. Merrni informacionin e nevojshëm për menaxherin nga departamentet ose interpretuesit, thirrni punonjësit në emër të tij. Organizoni biseda telefonike me drejtuesin, merrni dhe transmetoni mesazhe telefonike, regjistroni mesazhet e marra në mungesë të tij dhe sillni përmbajtjen e tyre në vëmendjen e drejtuesit. Organizoni udhëtime dhe udhëtime pune të kreut. Kryen punë për përgatitjen e mbledhjeve dhe mbledhjeve të mbajtura nga titullari (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën, vendin dhe axhendën e mbledhjes ose mbledhjes, regjistrimi i tyre), mbajtja dhe hartimi i procesverbaleve. Siguroni vendin e punës së menaxherit me artikuj shkrimi, pajisje organizative, krijoni kushte të favorshme për punën e tij efektive. Transmetoni dhe merrni informacione për pajisjet marrëse dhe intercom, printoni shpejt materiale të ndryshme në drejtim të kokës. Kryeni punën e dokumentacionit, pranoni korrespondencën drejtuar drejtuesit, organizoni atë në përputhje me procedurën e miratuar në ndërmarrje dhe transferoni atë pas shqyrtimit te drejtuesit e departamenteve ose interpretuesit specifikë për t'u përdorur në procesin e punës së tyre ose për përgatitjen e një përgjigjeje. Lajme shërbim informacioni menaxher dhe punonjës (gojore, dokumentare, shkruani komente për shtypin, ofroni kopje të artikujve interesantë). Ndiqni afatet për përmbushjen e udhëzimeve të kreut për deklaratat personale të qytetarëve. Organizoni pritjen e vizitorëve, duke treguar takt dhe vëmendje ndaj tyre, kontribuoni në shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe propozimeve të punonjësve, formoni raste në përputhje me nomenklaturën e miratuar të rasteve, siguroni sigurinë e tyre dhe afatet për të arkivuar. Krijoni dhe përdorni bazat e të dhënave (përfshirë informacionin e Internetit).

Sekretari duhet të dijë: aktivitetet e shoqërisë dhe detyrat dhe kompetencat e punonjësve; dispozitat dhe udhëzimet për mbështetjen e dokumentacionit; makinë shkrimi; punojnë për Kompjuter personal, redaktorë kompjuterikë modernë (Word, Excel, etj.); rregullat drejtshkrimore dhe të pikësimit; renditja e rregullimit të materialit gjatë shtypjes së dokumenteve të ndryshme; rregullat për funksionimin e pajisjeve të zyrës (fakse, mini-ATS, fotokopje, regjistrues zëri, magnetofon); rregullat për përdorimin e pajisjeve marrëse dhe intercom; standardet e sistemit të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ; rregulloret e brendshme të punës; bazat organizimi shkencor punë sekretarie; psikologjinë e njerëzve dhe ligjet e komunikimit efektiv; etiketa e zyrës; rregullat dhe normat e mbrojtjes së punës, masat e sigurisë, kanalizimet industriale dhe mbrojtjen nga zjarri; gjuha e huaj e klientëve dhe partnerëve; Kodi i Punës RF.

Për zhvillim dhe specifikim karakteristikë e kualifikimit ndërmarrjet (firmat) zhvillojnë përshkrimet e vendeve të punës.

Përshkrimi i punës - dokumenti kryesor organizativ dhe ligjor që rregullon veprimtarinë e sekretarit, përcakton të drejtat e tij, pozicionin në organizatë, natyrën e punës. Sekretari mbështetet në këtë dokument në marrëdhëniet e tij me punonjësit. Çfarë shkruhet në përshkrimin e punës, atëherë do të pyetet se çfarë të drejtash jepen në të, ato i ka sekretari.

Përshkrimi i punës për një sekretare është një dokument individual, pasi pozicioni i sekretarit ka shumë gradime. Në një organizatë (ose firmë) të vogël do të ketë një sekretar (sekretar-referent). Në organizatat më të mëdha, kreu dhe zëvendësit e tij mund të kenë sekretarë në çdo njësi strukturore. Ka sekretarë të bordit, sekretarë shkencorë të këshillave shkencorë etj. Secili sekretar gjithmonë, bazuar në vëllimin dhe specifikat e veprimtarisë së organizatës, kërkesat e drejtuesit dhe besimin e tij te sekretari, zhvillon gamën e tij të detyrave dhe të drejtave. , kombinime të ndryshme të llojeve krijuese, logjike dhe teknike të punës. Në të njëjtën kohë, ekziston një grup tipik i operacioneve të menaxhimit për shërbimet dokumentare dhe jodokumentare që kryejnë të gjithë sekretarët. Për më tepër, veçantia dhe kompleksiteti i përpilimit të përshkrimit të punës së sekretarit janë për shkak të shkathtësisë së aktiviteteve të tij. Prandaj, është e pamundur të flitet për ndonjë standard të vetëm të përshkrimit të punës së një sekretari (sekretari-referent).

Megjithatë, si me çdo përshkrim të punës, ka kërkesa të përgjithshme për të. Para së gjithash, ai ka një strukturë të unifikuar tashmë të krijuar të tekstit, përkatësisht seksionet:

1. Dispozitat e Përgjithshme;

2) funksionet;

3) detyrat zyrtare;

5) përgjegjësia;

6) marrëdhëniet;

7) komunikimet sipas pozicionit.

Një seksion "Vlerësimi i punës" mund të shtohet, dhe në vitet e fundit rubrika “Organizimi i punës (rutinë ditore)” shfaqet gjithnjë e më shpesh.

kapitulli " Dispozitat e përgjithshme» përmban titullin e saktë të pozicionit në përputhje me personelin, vendin në sistemin e menaxhimit, pra emrin e njësisë strukturore dhe vartësisë, procedurën e emërimit dhe shkarkimit dhe procedurën e zëvendësimit. Në organizatat e mëdha që kanë një shërbim DOW, sekretari ka vartësi të dyfishtë - drejtpërdrejt te kreu i tij dhe shefi i shërbimit DOW. Sekretarët emërohen dhe shkarkohen me urdhër të titullarit (në organizate e madhe- me propozimin e drejtuesit të shërbimit të institucionit arsimor parashkollor). Në të njëjtin seksion tregohen kërkesat për formim profesional dhe përvojë pune. Sot qëndrimi ndaj sekretarit dhe kërkesat ndaj tij kanë ndryshuar në mënyrë dramatike. Firmat kerkojne nje sekretare me arsim te larte ose te mesem te specializuar qe te njohe nje gjuhe te huaj dhe te njohe mire kompjuterin. Gjithnjë e më shumë, sekretari, si dhe jashtë vendit, kërkohet të njohë jo një, por dy ose më shumë gjuhë të huaja, pasi firmat kanë kontakte të shumta me partnerë të huaj dhe sekretari komunikon me ta. Ai gjithashtu përmban tregues të dokumenteve kryesore legjislative, rregullatore, rregullatore, metodologjike, organizative, administrative me të cilat sekretari udhëhiqet në punën e tij.

Në rubrikën "Funksionet" renditen aktivitetet kryesore të sekretarit (sekretari-referent), për shembull: mbështetje informacioni dhe dokumentacioni për drejtuesin, mbështetje organizative për punën e drejtuesit, pjesëmarrje në përgatitjen e ekspozitave dhe prezantimeve, etj.

Seksioni "Përgjegjësitë" liston të gjitha llojet e punës, operacioneve dhe teknologjive të përdorura në zbatimin e tyre. Ai rendit në një sekuencë logjike punën e kryer nga sekretari. Të gjitha llojet e punës ndahen në operacione me një tregues të teknologjisë së ekzekutimit. Për shembull, funksioni "mbështetje informacioni dhe dokumentacioni" ndahet në dy pjesë: dokumentacion dhe punë me dokumente. Dokumentacioni, nga ana tjetër, përfshin përgatitjen e letrave (letra ftese, letra rikujtuese, etj.), telegrame, etj., sipas udhëzimeve të menaxherit të projektit; printimi i dokumenteve të kokës në kompjuter; verifikimi i korrektësisë së ekzekutimit të dokumenteve kur dorëzohen për nënshkrim tek drejtuesi (vizat, disponueshmëria dhe korrektësia e detajeve në përputhje me kërkesat e standardit, etj.); bërja dhe vërtetimi i kopjeve të dokumenteve, etj. Puna me dokumente përfshin marrjen e dokumenteve hyrëse (orët tregohen, për shembull: në 09 dhe 16), marrjen e fakseve dhe Email(gjate dites); përpunimi parësor i dokumenteve të pranuara në përputhje me kërkesat e udhëzimeve të punës së zyrës; pamje paraprake e dokumenteve (nëse i është besuar sekretarit); regjistrimi i dokumenteve sipas rregullave të përcaktuara nga organizata; raportin e dokumenteve te titullari etj.

Seksioni "Të drejtat" është ndoshta më i rëndësishmi. Ai thekson vendin e sekretarit në sistemin e menaxhimit, rëndësinë e tij, pozicionin në organizatë. Pikërisht nëpërmjet të drejtave duken kompetencat që i delegon shefi sekretarit dhe shkalla e pavarësisë së tij. Ky seksion i mundëson sekretarit të lirojë kohën e menaxherit për zgjidhjen e detyrave kryesore strategjike dhe taktike.

Është ky seksion i përshkrimit të punës që i jep sekretarit (sekretarit-referent) kompetenca më të mëdha ose më të vogla dhe përcakton shkallën e aftësive të tij.

Seksioni "Përgjegjësia" është hartuar në përputhje të plotë me ligjin.

Seksioni "Marrëdhëniet (lidhjet sipas pozicionit)" është gjithashtu shumë i rëndësishëm për organizimin e punës së çdo punonjësi të aparatit administrativ, dhe kjo kryesisht për shkak të zbatimit aktiv. sisteme të automatizuara, të cilat kërkojnë një tregues të detajuar se çfarë informacioni, në çfarë forme, kujt i transmetohet dhe nga kush vjen.

Vitet e fundit, një seksion i Vlerësimit të Punës është shfaqur shpesh në përshkrimet e vendeve të punës. Zakonisht tregon kriteret për kohëzgjatjen e punës dhe cilësinë e saj, për shembull: mungesa e ankesave, pretendimeve dhe ankesave; mungesa e gabimeve në dokumente; respektimin e afateve për ekzekutimin e udhëzimeve nga menaxhmenti etj.

Si rregull, përshkrimi i punës përfundon me një tregues të procedurës për rishikimin e tij. Kushtet për rishikimin e përshkrimit të punës mund të jenë ndryshime në strukturën e organizatës, e cila shkaktoi një rishpërndarje të detyrave të punonjësve, një ndryshim në llojet e punës së kryer nga sekretari dhe futjen e teknologjisë kompjuterike. Por shumë më shpesh tregoni periudhën e rishikimit ose ri-miratimit të detyrueshëm të udhëzimit (3 vjet ose 5 vjet).

Një seksion opsional është "Organizimi i punës", por në Kohët e funditështë shumë popullor dhe gjithnjë e më i zakonshëm. Ai siguron një orar të përafërt ditor për punën e sekretarit. Mund të duket kështu.

GJYSMA E PARË TË DITËS SË PUNËS:

1) të vijë në punë 10 minuta para kreut, për të kontrolluar gjendjen e vendit të punës (të tij dhe të kokës), të vendoset në rregull, të hartojë ose të sqarojë një plan për ditën e ardhshme;

2) marr sipas planit dokumentet e kërkuara dhe veprat;

3) merrni korrespondencë, njihuni me përmbajtjen, lini mënjanë dokumentet që kërkojnë një vendim prioritar të drejtuesit;

4) telegrame, fakse urgjente dhe mesazhe telefonike për t'i transferuar menjëherë në kokë;

5) të përgatisë opsione për përgjigjet ose zgjidhjet e mundshme për pjesën tjetër të dokumenteve, të shpërndajë midis ekzekutuesve;

6) shqyrton komentet e pranuara, raportet, ftesat, etj.; Regjistroni datat dhe orët e të gjitha ngjarjeve në kalendarin tuaj ditar;

7) ruan dokumentet e nevojshme për punën aktuale informative dhe referuese;

8) raporton te menaxheri për korrespondencën e pranuar;

9) sqarojë, së bashku me titullarin, përmbajtjen e aktiviteteve të planifikuara për ditën aktuale;

10) të transferojë me telefon dhe personalisht udhëzimet e titullarit te ekzekutorët përkatës dhe të kujtojë afatet e skadimit të ekzekutimit të dokumenteve.

PADSDE:

1) grumbullimi dhe përgatitja për nënshkrimin e dokumenteve të ekzekutuara;

2) i raporton menaxherit për dokumentet e ekzekutuara, merr nga menaxheri dokumentet e përpunuara prej tij;

3) përpunon dhe dërgon dokumente dalëse;

4) planifikoni aktivitetet për ditën e nesërme.

Gjatë gjithë ditës së punës janë:

a) punë me vizitorë, biseda telefonike;

b) depozitimin e dokumenteve të ekzekutuara në rastet;

c) kryerja e punës në kompjuter;

d) organizimin e kopjimit të dokumenteve në përputhje me udhëzimet e titullarit.

FUNDIMI I DITËS SË PUNËS:

1) rishikoni ditarin tuaj dhe informoni departamentet përkatëse për nevojën për t'u përgatitur për aktivitete të caktuara;

2) nëse drejtuesi mbetet në punë pas përfundimit të ditës së punës, është e nevojshme t'i jepet atij të gjitha informacionet, materialet e nevojshme;

3) rregulloni vendin tuaj të punës, hiqni dokumentet, mbyllni kasafortën dhe të gjitha kabinetet e dosjeve me çelës, fikni pajisjet elektronike dhe teknike nga rrjeti.

Përshkrimi i punës është pjesë integrale të gjithë paketën e dokumenteve të nevojshme për organizimin e punës së aparatit administrativ.

KËSHILLA. Organizoni ditën tuaj të punës në atë mënyrë që të mund të bëni gjithçka dhe të jeni të dobishëm për të gjithë. Jepini vetes punës tuaj, por mos harroni se ka çështje që nuk janë në kompetencën tuaj. Prandaj, bëni vetëm atë që duhet të bëni.

Duke përmbledhur: Duhet theksuar sërish se përshkrimi i punës për sekretaren është një dokument individual, pasi pozicioni i sekretarit ka shumë gradime. Secili sekretar, bazuar në vëllimin dhe specifikat e veprimtarisë së organizatës, kërkesat e drejtuesit dhe besimin e tij tek sekretari, ka gamën e tij të detyrave dhe të drejtave, kombinime të ndryshme të llojeve krijuese, logjike dhe teknike të punës.

Kryeinxhinieri i një ndërmarrje zakonisht konsiderohet dora e djathtë e drejtorit, dhe deputeti për tregti është e majta, por kur nuk ka sekretar, drejtori është plotësisht pa duar.

Pozicioni i sekretarit është klasifikuar në të drejtën e punës si kategori teknike zyrtarët ekzekutivë. Veprimtaritë e tij kryhen në kuadër të një akti ligjor standard që rregullon marrëdhëniet ndërmjet dy palëve, pjesëmarrësve në proces - punëdhënësi Dhe punëtor, dhe i përket seksionit të kualifikimit përshkrimet e punës plani multisektorial i përfshirë në ndërmarrjet prodhuese, kompanitë, organizatat qeveritare, institucionet komunale dhe private.

Struktura e udhëzimit

Një dokument i shkruar mirë duhet të pasqyrojë plotësisht kapitujt kryesorë në vijim shkruar në një rend të caktuar. Këshillohet që t'i konsideroni ato në mënyrë më të detajuar.

Qytetar i diplomuar nga një profesionist i lartë institucion arsimor pa pretendime për praninë e ndonjë eksperience pune në këtë specialitet, ose një person që ka marrë arsim të mesëm të specializuar. Në rastin e fundit parakusht për punësim mund të jetë të ketë një përvojë të vazhdueshme në këtë profesion për një periudhë të paktën 2 vjet.

Kompetencat për të punësuar dhe shkarkuar nga posti i sekretarit i jepen me ligj kreut të organizatës.

Personi që vepron si aplikant duhet të ketë listën e mëposhtme të njohurive dhe aftësive profesionale:

të jetë i vetëdijshëm për rregullat për regjistrimin, procedurën për marrjen dhe ruajtjen e dokumenteve rregullatore dhe dokumenteve të organizatave më të larta nga të cilat varet funksionimi i ndërmarrjes - urdhra, rezoluta, akte;
të ketë njohuri bazë për procedurën e kryerjes së procesit të punës në zyrë, të jetë njohës i mirë dhe të kuptojë kuptimin e udhëzimet e modelit, dispozitat me të cilat punëmarrësi do të duhet të përballet gjatë punës së tij;
të njohë klasifikimin strukturor të shoqërisë sipas divizioneve;
dinë të hartojnë dokumente dhe parimet bazë të punës me to;
të ketë një kuptim të qartë të ruajtjes së letrave dhe përdorimit të arkivit;
kanë shpejtësi e lartë shtypje kompjuterike ose makinë shkrimi;
demonstrojnë cilësi komunikuese, negociuese dhe diplomatike;
të jetë në gjendje të përdorë pajisjet e zyrës dhe pajisjet e komunikimit;
të njohë standardet bazë për hartimin e dokumenteve administrative;
të kenë një kuptim të qartë të bazave të sjelljes etike dhe estetike dhe t'i përdorin ato me kompetencë;
zotërojnë sasinë e nevojshme administrative dhe kuadri ligjor rregulloret shtetërore që rregullojnë veprimtarinë e punës.

paraqitje e drejtpërdrejtë - kreut të organizatës ose kreu i departamentit.

Në rast të mungesës së detyruar të këtij punonjësi, kompetencat e tij mund t'i transferohen një ekzekutuesi tjetër të caktuar përkohësisht në pozicion me një urdhër të brendshëm për ndërmarrjen.

Funksionet dhe të drejtat zyrtare

Profesioni i sekretarit është një pozicion shumëfunksional dhe mjaft i shumëanshëm, i cili përfshin zbatimin hapat e ardhshëm sipas synimit:

Të drejtat themelore:

merr vendime të pavarura për çështje që janë brenda fushëveprimit të detyrave dhe kompetencave të tij;
nuk kryen detyra dhe detyra që kufizohen me rrezik për shëndetin dhe jetën;
kërkesë nga mbikëqyrësi i menjëhershëm sigurimin e një vendi normal të punës dhe respektimin e rregullave të mbrojtjes së punës në punë;
të kenë akses në të gjithë informacionin e nevojshëm për kryerjen e detyrave të tyre;
të dalin me propozime racionalizimi si pjesë e rregullimit të aktiviteteve të tyre dhe punës së anëtarëve të stafit;
të njoftojë ekipin drejtues për shkeljet dhe mangësitë e konstatuara në procesin e punës, si dhe të marrë në mënyrë të pavarur masat për eliminimin e tyre;
Kërkoni nga punonjësit një raport me shkrim në rast të dështimit të tyre në përputhje me urdhrat dhe udhëzimet e shefit, duke treguar arsyet.

Përgjegjësia

Sekretarit në kuadër të veprimtarisë së tij zyrtare i besohet përgjegjësia e radhës mbrapa:

zbatimin e përfaqësimit të interesave të tij personalisht ose të organizatës në të cilën kryhet udhëheqja, në kundërshtim me stafin komandues;
vendimet dhe veprimet e veta;
kryerja joadekuate e detyrave të tyre të drejtpërdrejta;
mospërputhje Rregulla të përgjithshme të përcaktuara nga paketa e menaxhimit të letrave të shoqërisë;
qëndrimi i pasaktë ndaj informacionit personal, konfidencial, si dhe zbulimi i informacionit që përbën një sekret tregtar;
duke shkaktuar humbje materiale për organizatën;
mospërputhje disiplinën e punës, rutina e përditshme, shkelje e rregullave të sigurisë në punë;
neglizhimi i normave të mirësjelljes dhe sjelljes së shoqërueshme në ekip.

Kushtet e punës

Dita e punës së punonjësit përbëhet nga rregullat e përgjithshme të procedurës për një ekip të caktuar, të miratuara nga statuti i organizatës. Nëse është e nevojshme, sekretari mund të dërgohet tek Udhëtim biznesi rëndësi lokale dhe rajonale.

shpenzimet e udhëtimit dhe pagë për këtë periudhë llogariten në përputhje me legjislacionin aktual.

Në varësi të specifikave të aktiviteteve të kompanisë, menaxhmenti ka të drejtë të përfshijë klauzola shtesë që rregullojnë aktivitetet zyrtare të sekretarit.

E drejta për të nënshkruar

Në disa raste, sekretarit i është dhënë e drejta për të nënshkruar, e cila vlen vetëm për listën e letrave dhe dokumenteve që lidhen drejtpërdrejt me veprimtarinë e tij zyrtare. Ligjërisht, një e drejtë e tillë për nënshkrim klasifikohet si kufizuar.

Të tjera

Me diskrecionin e drejtuesit të ndërmarrjes, dokumenti mund të përmbajë artikuj shtesë që nuk janë të detyrueshëm. Për shembull, aftësia për të bërë ndryshime, shtesa dhe miratime në këtë udhëzim.

Për më tepër, seksioni "tjetër" përmban informacion mbi bazën e të cilit është miratuar dokumenti dhe me cilat akte rregullohet.

Shembull manual udhëzimi

Pavarësisht se çdo udhëzim që përmban detyrat funksionale të një sekretari ka një formë standarde, ai ende hartohet duke marrë parasysh specifikat e kompanisë dhe llojin e veprimtarisë së saj.

Veçoritë

Në varësi të llojit të profesionit, detyrat e sekretarit të organizatave të ndryshme mund të disi ndryshe sipas listës së funksioneve. Si shembull, jepen fushat kryesore të veprimtarisë së një punonjësi, duke marrë parasysh specifikat e pozicionit të mbajtur.

Referent

Sekretari-referent thellohet në proceset e prodhimit, kështu që duhet të ketë të caktuar njohuri themelore dhe të ketë arsim të lartë. E tij detyrat kryesore:

përgatit dokumente që sigurojnë kryerjen e plotë të punës së organizatës;
kontrolloni korrektësinë e ekzekutimit të dokumenteve të paraqitura për shqyrtim tek kreu;
pranoni vizitorë;
plumbi puna e personelit- hartoni urdhra të brendshëm për punonjësit, hartoni librat e punës, fletë kohore, hartoni udhëtimin, pushimin mjekësor, lëshoni certifikata anëtarët e stafit atij që mund t'i interesojë;
zbatoni menjëherë udhëzimet aktuale të ekipit drejtues.

seancë gjyqësore

Profesioni i përket kategorisë së shërbimit ekzekutiv shtetëror. Funksionon vetëm në gjykata. Punonjësi ndihmon në punën gjyqësore, merr pjesë në mbledhje dhe siguron menaxhimin e dokumenteve. Atij i është besuar karakteristikat e mëposhtme:

përzgjedhja dhe hartimi i materialeve për studimin e çështjes në gjykatë;
mbajtja e një shënimi me shkrim;
hartimin dhe dërgimin e fletëthirrjeve që kërkojnë që të gjithë pjesëmarrësit në proces të paraqiten në gjykatë;
regjistrimin e rasteve, të udhëhequra nga akte rregullatore ligjore dhe legjislative.

nëpunës

Punonjësi në këtë pozicion është përgjegjës për të gjithë qarkullimin e dokumenteve në ndërmarrje. E tij Përgjegjësitë kryesore:

negocimi me klientët - si në komunikim të drejtpërdrejtë ashtu edhe në atë telefonik;
kontroll mbi përmbushjen e detyrave dhe zgjidhjen e detyrave të përcaktuara në urdhrat dhe udhëzimet e menaxhmentit;
përpunimi i dokumentacionit hyrës dhe dalës, regjistrimi i tij brenda nomenklaturës aktuale të lëndëve në shoqëri;
kryerja e përkthimeve të huaja;
kombinim i pjesshëm i funksioneve të arkivistit.

Menaxher zyre

Menaxheri i zyrës është sekretari profil më të gjerë. Përveç detyrave standarde, ai duhet:

studioni me kujdes të gjithë korrespondencën, urdhrat e brendshëm, në bazë të tyre për të marrë pjesë në përgatitjen e projekteve të prodhimit;
shpërndani letrat dhe dokumentet hyrëse;
dërgoni porosi në dalje;
mbaj procesverbalet e mbledhjeve dhe takimeve;
të hartojë autorizime për përgjegjësinë;
pranoj telefonata dhe t'i përcjellë ato në qëllimin e tyre të synuar;
koordinimi i aktiviteteve të personelit të shërbimit dhe vartës - punëtorë teknik, shoferë, korrierë.

kokë

Karakteristikat kryesore duke marrë parasysh specifikat e pozicionit të mbajtur:

kryen veprimtari administrative dhe organizative;
pranon dokumentacionin personal të dedikuar për mbikëqyrësin e menjëhershëm;
i jep drejtorit të gjithë informacionin e nevojshëm për çështjet e prodhimit, shërbimit, personelit;
me udhëzimet e drejtuesit, harton letra, kërkesa, kërkesa dhe pretendime për organizatat e palëve të treta dhe është përgjegjës për dërgimin e tyre;
siguron mirëmbajtjen e vendit të punës së menaxherit në një nivel të duhur, krijon kushte të rehatshme për kryerjen e detyrave të tij të drejtpërdrejta;
organizon procesin e pritjes së vizitorëve;
formon punët e brendshme të shoqërisë;
zotëron rrjedhshëm pajisjet e zyrës personale.