në shtëpi » Mbështetja e shtetit » Përvojë e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhim. Lënda: Sistemi i mbështetjes dokumentare të menaxhimit Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes dokumentare të menaxhimit

Përvojë e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhim. Lënda: Sistemi i mbështetjes dokumentare të menaxhimit Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes dokumentare të menaxhimit

A është e nevojshme sot reformimi i institucioneve arsimore parashkollore në nivel kombëtar? Traditat e brendshme, përvoja botërore, rregullimi i institucioneve arsimore parashkollore në vendet e CIS, domosdoshmëria praktike - e gjithë kjo dëshmon në favor të përditësimit kuadri rregullator punë zyre në Federata Ruse. Cilat janë perspektivat për reformimin e punës në zyrë në vendin tonë?

Reforma administrative e kryer në vendin tonë synon përmirësimin e proceseve të kontrolluara nga qeveria, duke rritur efikasitetin e tij. Pjesë përbërëse e reformës do të jetë edhe mbështetja në dokumentacion e organeve shtetërore nivele të ndryshme. Sot, DOE shërben gjithashtu si një mjet menaxhim efektiv, dhe mjeti më i rëndësishëm i komunikimit në marrëdhëniet e agjencive qeveritare me popullsinë e vendit, strukturat e shoqërisë civile dhe biznesin.

Sipas mendimit tonë, në rrjedhën e reformës në nivel kombëtar, është e nevojshme të vendosen parime uniforme për unifikimin dhe standardizimin e shërbimeve dhe teknologjive të institucioneve arsimore parashkollore, si dhe dokumentacionin - për ndërveprim më të mirë midis organeve qeveritare. Rëndësi të veçantë ka rregullimi shtetëror në fushën e mbështetje dokumentacioni fiton në lidhje me përdorimin e dokumenteve elektronike dhe mjeteve të komunikimit elektronik. Rritja e vëllimit të informacionit dhe dokumentacionit në autoritetet shtron nevojën e monitorimit dhe menaxhimit të vazhdueshëm të këtyre proceseve nga shteti.

Traditat e brendshme, përvoja botërore, rekomandimet e Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave tregojnë qartë nevojën për rregullimin shtetëror të menaxhimit të dokumentacionit, si dhe një reduktim të arsyeshëm të vëllimit të qarkullimit të dokumenteve në vend.

Shërbimi arkivor shtetëror tradicionalisht është përfshirë në thjeshtimin e dokumentacionit të menaxhimit në Rusi.

Për shembull, Rregulloret e fundit mbi Shërbimin Arkivor Federal të Rusisë, datë 28 dhjetor 1998, nr. 1562, përfshinin detyrën e mëposhtme: “zhvillimi dhe përmirësimi, së bashku me autoritetet federale pushteti shtetëror dhe autoritetet shtetërore të subjekteve përbërëse të Federatës Ruse të arkivave dhe punës së zyrës, duke përfshirë sistemi shtetëror menaxhimin e të dhënave dhe sistemet e unifikuara të dokumentacionit”.

Lexoni gjithashtu:

Metodologjia e projektit: Standardet ruse për aktivitetet e projektit

Ky artikull do të shqyrtojë standardet e brendshme për aktivitetet e projektit.

Kjo situatë sjell pasiguri në perspektivat për përmirësimin e mëtejshëm të institucioneve arsimore parashkollore në nivel shtetëror. Megjithatë, në të gjitha shtete të zhvilluara në një formë ose në një tjetër, funksionet e menaxhimit të dokumenteve u ngarkohen organeve shtetërore përkatëse dhe kjo praktikë e justifikon veten.

Kuadri rregullator për menaxhimin e dokumenteve jashtë vendit

Si akte rregullatore, akte ndërkombëtare, ligje kombëtare, rregullore qeveritare, akte rekomanduese si ndërkombëtare dhe standardet kombëtare, dokumentet e kontratës. Në dekadën e fundit, këto akte kanë të bëjnë kryesisht me përdorimin e dokumenteve elektronike dhe fushat e zbatimit të tyre.

Në Shtetet e Bashkuara, Administrata Kombëtare e Arkivave dhe Regjistrimeve (NARA) luan një rol të veçantë në formimin e kuadrit rregullator (menaxhimi i të dhënave).

NARA kërkon që kreu i çdo agjencie federale të menaxhojë të dhënat elektronike. Për këtë ju duhet:

të caktojë një person përgjegjës për aplikimin e një programi të brendshëm për menaxhimin e të gjithë dokumentacionit - të krijuar, marrë, përdorur ose ruajtur në media elektronike;
të integrojë sistemin elektronik të menaxhimit të dokumentacionit me dokumentet dhe burimet e tjera të informacionit të institucionit;
të sigurojë përputhjen e sistemit të menaxhimit të dokumenteve me kërkesat e legjislacionit;
trajnoni përdoruesit, përditësoni dokumentacionin e softuerit, respektoni rregullat e vendosura ruajtjen e dokumenteve të sigurohet se ato janë në përputhje me standardet aktuale.

Me interes është ligji i SHBA-së “Për pakësimin e punës me dokumente” (1980), i cili për arsye të panjohura nuk është reflektuar në zhvillimet e brendshme. Thelbi i tij qëndron në krijimin e qendrave informative sektoriale - departamentale, të cilat çdo organizatë duhet t'i kontaktojë nëse është e nevojshme për të mbledhur ndonjë informacion dhe vetëm nëse ky informacion nuk është i disponueshëm në qendrat e informacionit, organizatës i jepet leja të mbledhë në mënyrë të pavarur informacion me interes. Dispozitat e ligjit zbatohen për informacionin në çdo media.

MB ka një program qeveritar për të përmirësuar menaxhimin e të dhënave. Në librin e bardhë të Mbretërisë së Bashkuar "Modernizimi i Administratës Publike", synohet që të gjitha organizatat publike të kalojnë në menaxhimin e dokumenteve me ndihmën e mjete elektronike deri në vitin 2004, duke ruajtur dokumente në letër. Ligji për Mbrojtjen e të Dhënave (1998) zbatohet për dokumentet në çdo mjet.

Arkivi Kombëtar i Britanisë së Madhe ka nxjerrë udhëzim që përcakton zbatimin e këtij ligji në menaxhimin e të dhënave dhe ka publikuar standarde, udhëzime dhe praktika për menaxhimin e të dhënave në çdo medium në procesin e plotësimit të tyre. cikli i jetes- nga krijimi në transferimin në ruajtjen publike.

Në vitin 2002 Arkivat Shtetërore MB ka zhvilluar Kërkesa Funksionale për Sistemet e Menaxhimit të Regjistrimeve Elektronike. Firmat britanike - zhvillues të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve, të interesuar në to produkte softuerike janë vlerësuar për përmbushjen e këtyre kërkesave, i nënshtrohen testimit të duhur në Arkivin Kombëtar.

Në Gjermani, në vitin 2000, qeveria miratoi Rregulla të përgjithshme puna e ministrive federale, të cilat detajojnë procedurat organizative dhe teknologjike për përpunimin e dokumenteve të bazuara në letër dhe japin udhëzime themelore për punën me dokumentet elektronike. Legjislacioni i Republikës Federale të Gjermanisë u ka dhënë autoriteteve shtetërore arkivore të drejtën dhe detyrimin për të ndihmuar agjencitë qeveritare në nivele të ndryshme në çështjet e menaxhimit të dokumenteve.

Për shembull, Ligji për ruajtjen dhe përdorimin e dokumenteve arkivore federale (1988) parashikon që arkivi federal këshillon autoritetet më të larta shtetërore, agjencitë federale, shoqatat dhe gjykata në çështjet e menaxhimit të të dhënave.

Në Finlandë, sipas Aktit të Arkivave (1981) dhe Urdhëresës së Arkivave Publike (1983), Arkivat Kombëtare dhe Arkivat Provinciale menaxhojnë dhe inspektojnë dokumentet institucionet publike. Arkivi Kombëtar ka zhvilluar dhe miratuar në formën e një akti ligjor Udhëzime për punën në zyrë për institucionet shtetërore dhe të tjera.

Arkivi Kombëtar australia sipas Aktit të Arkivave (1983) luan një rol udhëheqës në menaxhimin e të dhënave të agjencive qeveritare, nxjerr zhvillime të mëdha rregullatore në menaxhimin e të dhënave dhe arkivave.

Në mars 1995, Arkivi Kombëtar i Australisë publikoi Manualin Menaxhimi i Regjistrimeve Elektronike. Në vitin 1996, Australia, për herë të parë në botë, miratoi Standardin Kombëtar të Menaxhimit të Regjistrimeve, i cili përmban kërkesa për të punuar me dokumente tradicionale të bazuara në letër dhe me dokumente elektronike moderne.

Kështu, në të zhvilluara vendet e huaja ah, ekziston një kuadër rregullator dhe metodologjik për menaxhimin e dokumentacionit, një nga vendet kryesore në formimin e të cilit i përket organizatave arkivore shtetërore.

Rregullimi i institucioneve arsimore parashkollore në vendet e CIS

Përvoja e kolegëve tanë nga vendet e CIS është gjithashtu tregues. Republika e Bjellorusisë është një nga shtetet e para që zhvilloi dhe zbatoi me sukses kuadrin legjislativ dhe rregullator për menaxhimin e të gjithë dokumentacionit, përfshirë elektronik. Ligji për Informatizimin (1995), Kodi Civil Republika e Bjellorusisë (1998), Ligji "Për Dokumentin Elektronik" (2000), standard shtetëror STB 1221-2000 “Dokumentet elektronike. Rregullat e zbatimit, qarkullimit dhe ruajtjes” janë akte të rëndësishme shtetërore në fushën e edukimit parashkollor.

Le të vërejmë Ligjin e Republikës së Bjellorusisë, datë 06.10.94 Nr. 3277-XII "Për Fondin Arkiv Kombëtar dhe Arkivat në Republikën e Bjellorusisë", në të cilin zhvillimi dhe zbatimi i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve, mbikëqyrja e përputhshmërisë me legjislacionin në mbajtjen e evidencës u caktohen organeve drejtuese të shërbimit arkivor dhe institucioneve të tij.

Në Ukrainë, u miratua ligji nr. 288-111 i datës 13 dhjetor 2001 “Për Fondin Arkivor Kombëtar dhe Institucionet Arkivore”. Ligji vendos të fuqizojë organin qendror ekzekutiv për të punuar në fushën e arkivimit dhe punës në zyrë. Ky organ kryen rregullimi ligjor marrëdhëniet në fushën e arkivimit dhe punës në zyrë, mbikëqyr veprimtarinë e institucioneve arkivore dhe shërbimet e punës në zyrë. Aktet e organit ekzekutiv qendror janë të detyrueshme për autoritetet shtetërore, pushtetin vendor, ndërmarrjet, institucionet, organizatat, pavarësisht nga vartësia dhe forma e pronësisë së tyre, si dhe për qytetarët.

Në vitin 2003, ligji i Ukrainës “Për dokumente elektronike dhe menaxhimin elektronik të dokumenteve. Në vitin 2004, u miratuan Rregullat Themelore për punën e arkivave të Ukrainës. Ato vendosin bazën ligjore për menaxhimin e arkivave dhe punës së zyrës nga autoritetet arkivore shtetërore.

Specialistët ukrainas të dokumenteve zhvilluan një projektligj për punën në zyrë (2003).

Që nga viti 1994, Instituti Shtetëror i Kërkimeve të Arkivimit dhe Dokumentacionit të Ukrainës filloi veprimtarinë e tij.

U miratua Dekreti i Kabinetit të Ministrave të Ukrainës, datë 17 tetor 1997 Nr. 1153 Shembull i udhëzimit punë në zyrë në ministri dhe organe të tjera qeveritare.

Republika e Kazakistanit miratoi ligjin “Për Fondin Arkiv Kombëtar dhe Arkivat e Republikës së Kazakistanit”, datë 22 dhjetor 1998 nr. 326-1.

Kreu 5 i këtij ligji “Rregullorja shtetërore e menaxhimit të arkivave” i referohet çështjeve rregullatore: sigurimit të një Politika publike në arkivim dhe dokumentacion; zhvillimi i projekteve dhe zbatimi i programeve shtetërore për zhvillimin e arkivave dhe dokumentacionit; zhvillimin e veprimtarive kërkimore dhe shkencore e metodologjike në fushën e arkivimit dhe menaxhimit të dokumenteve.

Ligji thekson gjithashtu se udhëzimet e organit të autorizuar për mbajtjen e evidencës janë të detyrueshme për të gjithë personat fizikë dhe juridikë.

Rregullorja për Komitetin për Menaxhimin e Arkivave dhe Dokumentacionit të Ministrisë së Kulturës, Informacionit dhe Marrëveshjes Publike të Republikës së Kazakistanit (miratuar me Dekret të Qeverisë së Republikës së Kazakistanit, datë 07.05.99 Nr. 543) përcakton detyra e përmirësimit të sistemit shtetëror të punës në zyrë. Për zbatimin e kësaj dhe detyrave të tjera, Komiteti harton projekt-rregullore, zbaton programet e zhvillimit të zyrës, stimulon kërkimin dhe punime metodike si dhe kryen inspektime shtetërore për respektimin e ligjit.

Komisioni i Menaxhimit të Arkivave dhe Dokumentacionit nxori urdhrin nr.44, datë 12.07.2000 “Për kuadrin ligjor, shkencor dhe metodologjik për zhvillimin e arkivimit”, i cili miratoi një plan të përafërt për mbështetjen ligjore, shkencore dhe metodologjike të arkivimit. për një afat të gjatë. Plani tashmë po zbatohet.

Kështu, Komiteti hartoi Kërkesat për ekzekutimin e dokumenteve organizative dhe administrative, Rregullat model për dokumentimin dhe menaxhimin e dokumentacionit në organizatat qeveritare Republika e Kazakistanit, Rregullore model për Organin e Autorizuar Shtetëror për Menaxhimin e Arkivave dhe Dokumentacionit.

Në Republikën e Kirgistanit, Asambleja Legjislative miratoi Ligjin për Fondin Arkiv Kombëtar të Republikës së Kirgistanit (1999), i cili përcakton dhe rregullon bazat organizative, ligjore dhe ekonomike për blerjen, kontabilitetin, ruajtjen dhe përdorimin e dokumenteve të Arkivit Kombëtar. Fondi i Republikës dhe administrimi i dokumentacionit në republikë.

Neni 25 i ligjit “Procedura e mbajtjes së evidencës” përcakton se hartimi i dokumenteve rregullatore dhe metodologjike që rregullojnë organizimin dhe mbajtjen e evidencës në organet shtetërore, ndërmarrjet, institucionet dhe organizatat, pavarësisht nga pronësia, i ngarkohet organit republikan të administrimit të arkivit. Gjithashtu, të gjitha ndërmarrjet, institucionet dhe organizatat, pavarësisht nga forma e tyre e pronësisë, janë të detyruara të respektojnë normat dhe kërkesat për punën me dokumentet dhe ruajtjen e tyre.

Të drejta dhe detyrime të ngjashme gjenden në rregulloren përkatëse aktet juridike disa vende të tjera të CIS që rregullojnë menaxhimin e arkivave dhe vendosin kompetencat e organeve drejtuese në fushën e punës së zyrës në nivel shtetëror.

Kështu, analiza e përvojës ndërkombëtare tregon: së pari, se menaxhimi i të dhënave (DOM) është një temë rregullimi ligjor dhe është në qendër të vëmendjes së shumë shteteve. Së dyti, si rregull, këto detyra u besohen organeve arkivore.

Perspektivat për zhvillimin e kuadrit rregullator për punën e zyrës në Rusi

Rusia duhet t'i kushtojë vëmendje përvojës së vendeve të huaja. Në fund të fundit, sot, pas zbatimit të ndryshimeve administrative, funksioni shtetëror i menaxhimit të dokumenteve (DOM) për herë të parë në tre shekujt e fundit ka rënë jashtë syve të shtetit. Agjencia arkivore nuk mund të kryejë funksione koordinuese, kontrolluese, mbikëqyrëse në fushën e institucioneve arsimore parashkollore. Kjo detyrë nuk i është besuar një organi tjetër shtetëror. Natyrisht, kjo situatë do të ndikojë negativisht në gjendjen e institucioneve arsimore parashkollore të vendit.

Në kushtet aktuale, ajo ngadalësohet punë e rëndësishme për projektligjin federal “Për mbështetjen e dokumentacionit aktivitetet e menaxhimit”, zhvillimi i të cilit është kryer gjatë viteve të fundit. Reforma e strukturave shtetërore kërkon një përpunim në shkallë të gjerë të bazës së akumuluar ligjore dhe metodologjike të institucioneve arsimore parashkollore.

Në veçanti, kërkohet të rishikohen standardet për mbështetjen e dokumentacionit që janë në fuqi në nivelet ndërshtetërore, shtetërore dhe ndërsektorale të qeverisjes, duke marrë parasysh punën e vazhdueshme për programin e synuar federal "Rusia elektronike (2002-2010)", një numri i marrëveshjeve dhe standardeve ndërkombëtare në fushat e shkëmbimit të informacionit. Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të ndalohet rritja e pakontrolluar e vëllimeve të qarkullimit të dokumenteve.

Vëllimi i dokumentacionit të gjeneruar në aktivitetet e organeve qeveritare është afërsisht 250 miliardë fletë dokumentesh në vit. Në të njëjtën kohë, anketat selektive të aparatit të administratës publike zbuluan se çdo vit ka një rritje të vëllimit të dokumentacionit me 8-15%.

Vëmendje e veçantë është rritja e nivelit të kompjuterizimit të organeve qeveritare - ky është një faktor shtesë që ndikon në gjendjen e institucioneve arsimore parashkollore.

Vlerësimi i kostove direkte të dokumentimit të veprimeve menaxheriale tregon luhatje të konsiderueshme në shuma në varësi të fushës dhe nivelit të administratës publike.

Kostoja e dokumentimit dhe përpunimit të dokumenteve për sa i përket një dokumenti është mesatarisht rreth 50 rubla. Në këtë drejtim, një ulje prej 10% e përbërjes specifike të dokumenteve nëpërmjet unifikimit dhe standardizimit na lejon të presim një efekt të drejtpërdrejtë ekonomik duke ulur koston e dokumentimit dhe përpunimit të dokumenteve. Kursimet arrijnë në rreth 12.5 miliardë rubla.
Rregullimi i funksioneve të organeve qeveritare dhe procedurat për mbështetjen e tyre të dokumentacionit lejon, duke ulur kohën e shpenzuar për dokumentimin dhe përpunimin e dokumenteve (mesatarisht nga 15–20 minuta në 3–4 minuta), të kurseni deri në 40–50%. nga koha totale e shpenzuar për proceset e dokumentimit. Kjo, nga ana tjetër, do të bëjë të mundur marrjen e një efekti të drejtpërdrejtë ekonomik në shumën prej të paktën 2.5-3.0 miliardë rubla.

Aktualisht, ekonomia ruse po zhvendoset nga një lëndë e parë kryesisht drejt zgjerimit të prodhimit të produkteve me intensitet shkencor të teknologjisë së lartë që përdorin arritjet më të larta shkencore dhe teknologjike dhe potencialin intelektual të vendit. Në përputhje me vendimet e mëparshme të Këshillit të Sigurimit (KS) nën Presidentin e Federatës Ruse, vëmendja kryesore duhet t'i kushtohet garantimit të konkurrencës së produkteve vendase, veçanërisht tregu i huaj. Kjo kërkon dokumentacion dhe mbështetje informacioni të produkteve në të gjitha fazat e ciklit jetësor që plotëson standardet botërore, e cila regjistrohet në ligji federal“Për rregullimin teknik” datë 27 dhjetor 2002 Nr. 184-FZ.

Komisioni në siguria e informacionit Këshilli i Sigurimit i Federatës Ruse në mars 2003, duke tërhequr vëmendjen për problemin menaxhimi elektronik i dokumenteve, vendosi për nevojën e krijimit të një sërë aktesh ligjore në këtë fushë.

vendosja e rregullave dhe metodave të unifikuara të unifikuara të institucioneve arsimore parashkollore në strukturat shtetërore pavarësisht nga vartësia e tyre e departamentit;
monitorimin dhe kontrollin e respektimit të rregullave dhe normave të qarkullimit ndërinstitucional të dokumenteve, proceseve të formimit të dokumenteve dhe vëllimeve të qarkullimit të dokumenteve;
Puna shkencore dhe metodologjike në fushën e mbështetjes së dokumentacionit dhe futja e metodave më racionale të punës me dokumente në qeveri dhe organizata qeveritare;
zhvillimi i centralizuar i rregulloreve standarde për zgjidhje detyrat menaxheriale organizatat qeveritare;
garantimi i sigurisë së dokumenteve në organet qeveritare, formimi i fondeve dokumentare si informacion burimet e organizatës, përcaktimin e periudhave për ruajtjen e dokumenteve, si dhe respektimin e dispozitave të përcaktuara ligjërisht për aksesin në dokumentet e organeve dhe organizatave qeveritare;
ekzaminimi i softuerit dhe mjeteve të tjera informative të përdorura në autoritetet dhe organizatat shtetërore për komunikimet elektronike dokumentare;
formimi profesional dhe formimi i avancuar i specialistëve në fushën e arsimit parashkollor.

Zbatimi i këtyre detyrave, të cilat përbëjnë bazën e menaxhimit të dokumentacionit, do të përmirësojë nivelin e cilësisë dhe profesionalizmit në sferën socio-ekonomike të Rusisë dhe do të marrë, duke përmirësuar aktivitetet e aparatit administrativ, një efekt total të drejtpërdrejtë ekonomik në masën prej 13,75-14,25 miliardë rubla. Dhe efekti, i cili është shumë më i madh se ai i drejtpërdrejtë, është një efekt ekonomik indirekt i reflektuar në rritjen e produktit kombëtar bruto dhe konkurrencën e prodhuesve rusë.

Natyrisht, për të zgjidhur problemet e mësipërme, një e veçantë agjenci qeveritare niveli shërbimi federal. Më e mira për këto qëllime është organi drejtues i arkivave, i pajisur me kompetencat e duhura.

DIPLOMAPuna

në temën e

"Organizimi i qarkullimit të dokumenteve jashtë vendit"

Prezantimi

Kapitulli i parë. Karakteristikat e menaxhimit të dokumenteve jashtë vendit

1.1 Rregullimi ligjor i menaxhimit të të dhënave

1.2 Sistemi standardet ndërkombëtare

1.3 Rregullorja rregullatore e menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe menaxhimit të dokumentacionit

1.3.1 Koncepti i rrjedhës së punës, organizimi i punës me dokumente. Karakteristikat e menaxhimit të dokumenteve elektronike

1.3.2 Veçoritë e rregullimit rregullator të menaxhimit të dokumenteve elektronike në vendet e Bashkimit Evropian

1.3.3 Karakteristikat e menaxhimit të dokumenteve dhe rregullimit të menaxhimit të dokumenteve elektronike në Shtetet e Bashkuara

1.3.4 Veçoritë e rregullimit rregullator të organizimit të punës me dokumente në Itali

1.3.5 Karakteristikat rregullatore të menaxhimit të dokumenteve elektronike në Francë

1.3.6 Karakteristikat rregullatore të menaxhimit të dokumenteve elektronike në Gjermani

1.3.7 Karakteristikat rregullatore të menaxhimit të dokumenteve elektronike në MB

1.3.8 Probleme të menaxhimit ndërkombëtar të dokumenteve elektronike

Kapitulli i dytë. Drejtimet kryesore për përmirësimin e organizimit të punës me dokumente në Rusi, duke marrë parasysh përvojën e huaj

2.1 Karakteristikat krahasuese Drejtimet ruse dhe të huaja të zhvillimit të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve

2.2 Problemet e përmirësimit të mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit në Rusi dhe mënyrat për t'i zgjidhur ato

2.3 Ndryshimi i sistemit të standardeve kombëtare në fushën e mbështetjes dokumentare të menaxhimit si një faktor në integrimin e Rusisë në komunitetin botëror

konkluzioni

Lista e literaturës së përdorur

Prezantimi

Kalimi në një ekonomi të tipit tregu ngre çështjen e krijimit të duhur kushte moderne normat dhe kërkesat uniforme për sistemin e mbështetjes së dokumentacionit për veprimtaritë e menaxhimit.

Rritja e rëndësisë së faktorit ekonomik dhe fuqisë juridike të dokumenteve në menaxhim bën kërkimin e shkencëtarëve dhe eksperimentet e praktikantëve në fushën e menaxhimin e dokumentacionit synon kalimin nga puna tradicionale e zyrës, nga ndarja klasike e dokumentacionit "sipas sistemeve" në krijimin e sistemeve të menaxhimit të të gjithë kompleksit të informacionit dhe burimeve dokumentare me efikasitet të lartë, duke përdorur arritje moderne teknike dhe teknologjike, për të gjithë kompleksin e burimeve të informacionit dhe dokumentarëve, duke arritur menaxhimin strategjik dhe operacional. synimet në çdo organizatë, veçanërisht në aparatin e administratës shtetërore.

Një nga komponentët e rëndësishëm të kësaj pune është studimi i një koncepti relativisht të ri në shkencën ruse të dokumenteve - menaxhimin e dokumentacionit dhe futja e tij jo vetëm në qarkullimin shkencor, por edhe në praktikë.

Termi "menaxhimi i dokumenteve" përdoret gjerësisht në botë. Për shembull, në Shtetet e Bashkuara, organizata përgjegjëse për çështjet e të dhënave quhet Arkiva Kombëtare dhe Menaxhimi i Regjistrimeve. (Administrata Kombëtare e Arkivave dhe Regjistrimeve). Përkthimi fjalë për fjalë i termit gjerman "Schriftgutverwaltung" do të thotë "menaxhimi i dokumenteve të shkruara". Termi anglisht "Menaxhimi i të dhënave" përkthehet gjithashtu si menaxhim dokumentesh.

veçori shoqëri moderneështë shkëmbimi i vazhdueshëm i informacionit. Informacioni i përditësuar, i plotë, i besueshëm, në kohë është kusht i nevojshëm funksionimin e suksesshëm të çdo organizate.

Aktivitetet e menaxhimit janë të lidhura me shkëmbimin e informacionit ndërmjet lëndët dhe objektet e kontrollit. Në mungesë të informacionit të nevojshëm, është e pamundur të merren vendime në kohë dhe të përcaktohet strategjia e zhvillimit të organizatës.

Një nga faktorët kryesorë që ndikon në përparimin shkencor dhe teknologjik në të gjitha sferat e veprimtarisë njerëzore është përdorimi i gjerë teknologjitë e informacionit . Në nivelin aktual të zhvillimit të tyre, puna me informacionin (mbledhja, analiza, ruajtja, shpërndarja, etj.) kryhet më shpejt dhe me efikasitet. Nën ndikimin e teknologjive të reja të informacionit, në sistemin e menaxhimit po ndodhin ndryshime thelbësore (proceset e vërtetimit dhe vendimmarrjes janë të automatizuara, organizimi i zbatimit të tyre), profesionalizmi i specialistëve të përfshirë në aktivitetet e menaxhimit po rritet.

Ne jemi nën menaxhimin e dokumentacionit ne do të kuptojmë një nga aktivitetet kryesore të kryera në kuadrin e menaxhimit të dokumenteve të organizatës, dhe përfshin funksionimin aktual dhe optimizimin e nënsistemit të menaxhimit të dokumenteve.

Në procesin e menaxhimit të dokumentacionit të organizatës, zgjidhen detyrat kryesore të mëposhtme:

Organizimi i rrjedhës racionale të punës;

Kontrolli i ekzekutimit të dokumenteve;

Ruajtja operacionale e dokumenteve, përfshirë përgatitjen e duhur të tyre për transferimin në ruajtje arkivore në arkivin shtetëror ose departamental (sipas organizatës);

Ruajtja e mëvonshme e dokumenteve në arkiv.

Qëllimi përfundimtar i menaxhimit të të dhënave është krijimi i kushteve për përpunim efikas informacion të dokumentuar në terma të përcaktuar nga përmbajtja e aktiviteteve të organizatës dhe me kosto materiale më të ulëta.

Ne besojmë se rëndësia e paraqitur punim terminor qartë, sepse për të përmirësuar sistemin e menaxhimit të dokumenteve në aktivitete Organizatat ruse dhe një rritje e konsiderueshme e konkurrencës kur zgjedh organizimin më racional dhe efikas të punës me dokumente, është e nevojshme të analizohet përvoja e huaj në këtë fushë në ndërtim kuadri legjislativ dhe në menaxhimin e drejtpërdrejtë të dokumenteve.

Rëndësia e lartë dhe zhvillimi i pamjaftueshëm praktik i problemit përcaktojnë risinë e padyshimtë të këtij studimi.

Studimi i çështjeve që lidhen me këtë temë ka rëndësi teorike dhe praktike.

Rezultatet e studimit mund të përdoren për të zhvilluar një metodologji për analizën e "Organizimit të qarkullimit të dokumenteve jashtë vendit". Rëndësia teorike qëndron në faktin se çështjet e zgjedhura për shqyrtim janë të vendosura në kryqëzimin e disa disiplinave shkencore njëherësh.

synojnë puna e kursit është një studim gjithëpërfshirës dhe sistematik i punës me dokumente jashtë vendit, studimi i kuadrit rregullator ndërkombëtar, përdorimi i gjetjeve për të zhvilluar dhe bërë propozime për përmirësimin e menaxhimit të dokumenteve në Rusi.

Për të arritur këtë qëllim, teorike dhe shkencore-praktikedetyrat:

1) studimi i sistemit të burimeve të rregullimit ligjor të qarkullimit të dokumenteve në Rusi;

2) studimi i veçorive të rregullimit legjislativ të qarkullimit të dokumenteve si në nivelin juridik ndërkombëtar ashtu edhe në atë kombëtar;

4) kryerja e një analize juridike krahasuese Legjislacioni rus dhe aktet rregullatore ligjore të shteteve të tjera në fushën e punës me dokumente;

5) përcaktimi i rolit të përvojës së huaj në organizimin dhe funksionimin e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve në Rusi.

Objekti i studimit janë proceset që ndodhin gjatë organizimit dhe funksionimit të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve.

Lënda e studimitështë një karakteristikë e rregullimit normativ të qarkullimit të dokumenteve në Rusi dhe jashtë saj.

Analiza artikuj shkencorë, mjete mësimore, hulumtimi sugjeron se interesi për përvojë e huaj shkresat po rriten.

Në procesin e përgatitjes së punës së kursit janë shfrytëzuar botime të shumta periodike në revistat "Çështje të Sekretarit", "Menaxhimi i Zyrës", "Zyrtar nëpunës", "Sekretar-Referent".

Gjatë shkrimit të një letre afatshkurtër, u përdorën veprat e specialistëve rusë në fushën e mbështetjes dokumentare për menaxhimin (A.Yu. Arnd, M.N. Kostomarov, S.L. Kuznetsov, M.V. Larin, O.A. Romanov, O.I. Ryskov, N.A. Khramtsovskaya dhe të tjerë).

Vëmendje e veçantë i kushtohet standardeve ISO 15489-2001 Informacion dhe dokumentacion - Menaxhimi i dokumenteve dhe GOST R ISO 15489-1-2007 "Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekari dhe botim. Menaxhimi i dokumenteve. Kërkesat e përgjithshme".

Kapitulli i parë

Karakteristikat e menaxhimit të dokumenteve jashtë vendit

1.1 Rregullimi ligjor i menaxhimit të dokumentacionit

Globalizimi marrëdhëniet ndërkombëtare në fazën aktualeçoi në një rritje të rëndësisë së rregullimit juridik ndërkombëtar të qarkullimit të dokumenteve.

Krijimi i akteve të veçanta në nivel të brendshëm nuk kontribuon në zhvillimin e marrëdhënieve ndërkombëtare, sepse legjislacioni vende të ndryshme qasje të ndryshme për përcaktimin e institucioneve kryesore juridike dhe parimeve të rregullimit juridik.

V vitet e fundit në vendet evropiane, vëmendje e veçantë e publikut i kushtohet jo vetëm çështjeve të punës me dokumente arkivore afatgjata, por edhe menaxhimit të dokumenteve si element thelbësor aktivitetet e menaxhimit operacional. Ka disa faktorë që nxisin miratimin aktiv të programeve të menaxhimit të të dhënave dhe zhvillimin e informacionit të korporatës dhe strategjive të regjistrimeve si në qeveri ashtu edhe në organizata tregtare.

Para së gjithash, faktorë të tillë përfshijnë miratimin dhe funksionimin e legjislacionit për arkivat, mbrojtjen e të dhënave, lirinë e informacionit dhe të drejtat e njeriut. Rregulloret legjislative dhe rregullat e tjera të vendeve evropiane përmbajnë kërkesa për llojet e dokumenteve që duhet të krijohen dhe për periudhat e ruajtjes së dokumenteve. Përveç kësaj, mund të ketë të drejta ose kufizime për aksesin në dokumente ose përmbajtjen e tyre (për shembull, në legjislacionin e lirisë së informacionit), kërkesat për formatin e dokumenteve (për shembull, në legjislacionin për mbrojtjen e të dhënave personale), transferimin e dokumenteve në institucionet arkivore (për shembull, në legjislacionin e arkivave), proceset e menaxhimit të dokumenteve (për shembull, legjislacioni mund të vendosë procedurën për indeksimin (regjistrimin) e dokumenteve në mënyrë që të përmirësojë ruajtjen e tyre).

Leksioni 1. Teknologjia moderne dhe organizimi i punës në zyrë. Vlerësimi i gjendjes aktuale të mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin (DOE).

Kursi "Organizimi dhe teknologjia e mbështetjes dokumentare të menaxhimit" përbëhet nga dy seksione: "Historia e organizimit të punës së zyrës në Rusi" dhe "Organizimi dhe teknologjia moderne e mbështetjes dokumentare të menaxhimit".

Qëllimi i lëndës është t'u japë studentëve një ide mbi veçoritë e formimit dhe zhvillimit të sistemeve kombëtare të mbajtjes së të dhënave në periudha të ndryshme historike dhe t'i njohë ata me teorinë dhe praktikën e organizimit të mbështetjes moderne të dokumentacionit bazuar në parimet dhe metodat e bazuara shkencërisht. përmirësimin e saj.

Objektivat e kursit:

nxjerr në pah vendin e mbështetjes dokumentare të menaxhmentit në proceset e menaxhimit;

të njihet me historinë e zhvillimit të sistemit të mbajtjes së të dhënave shtetërore;

të formojë qasje racionale të studentëve për zgjidhjen e problemeve të organizimit të punës me dokumente në një institucion;

njohja e nxënësve me modernen struktura tipike shërbimet DOW;

eksplorojnë teknologjive moderne mbështetje për menaxhimin e dokumentacionit.

Dokumentacioni është baza e teknologjisë së kontrollit

pune zyre-një degë veprimtarie që siguron dokumentacionin dhe organizimin e punës me dokumente zyrtare..

Fillimisht, termi u shfaq në fjalimin gojor (me sa duket në shekullin e 17-të) dhe nënkuptonte procesin e zgjidhjes (prodhimit) të një rasti: "për të prodhuar një çështje" - për të zgjidhur një problem. Gjatë vendimit, u bë e nevojshme të konsolidohej rezultati, për shembull, një marrëveshje e arritur. Për këtë, dokumentet u krijuan që nga kohërat e lashta, pasi fjala e folur është jetëshkurtër, mund të harrohet, të shtrembërohet gjatë transmetimit ose të mos kuptohet aq. Tashmë në shekullin XVI. përdoret fjala rast si një koleksion dokumentesh që kanë të bëjnë me çdo çështje, çështje. Për herë të parë në këtë koncept, fjala "rast" u regjistrua në dokumente në 1584.

Puna moderne në zyrë përfshin:

sigurimin e krijimit në kohë dhe korrekt të dokumenteve (dokumentacionit);

organizimi i punës me dokumente (marrja, transmetimi, përpunimi, kontabiliteti, regjistrimi, kontrolli, ruajtja, sistemimi, përgatitja e dokumenteve për arkivim, asgjësimi).

Paralelisht me termin “punë zyre” Në dekadat e fundit është përdorur termi dokumentacionin e menaxhimit(DOE). Shfaqja e tij lidhet me futjen e sistemeve kompjuterike në menaxhim dhe organizimin e tyre, softuer dhe mbështetje informacioni për të përafruar terminologjinë e përdorur në programet kompjuterike dhe në literaturë. Aktualisht, termat "punë nëpunës" dhe "menaxhimi dokumentar" janë sinonime dhe përdoren për t'iu referuar të njëjtit aktivitet.

Mbështetja dokumentare e menaxhimit (DOE) është një lloj mbështetjeje për menaxhimin e organizatës, e cila përfshin fiksimin, transferimin dhe ruajtjen e informacionit për gjendjen e organizatës dhe veprimet e kontrollit për të ndryshuar gjendjen e saj. DOW përfshin proceset kryesore të mëposhtme:

fiksimin e veprimeve të kontrollit ose të të dhënave për gjendjen e punëve të Organizatës në mediat zyrtare, d.m.th. " dokumentacionin" ose "prodhimi i dokumenteve";

dhënia me kohë e informacionit në mënyrë zyrtare, d.m.th. transferimi i dokumenteve ose rrjedha e dokumentit";

ruajtja e shpejtë dhe afatgjatë e dokumenteve, d.m.th. "ruajtje arkivore".

Mbështetja e dokumentacionit të menaxhimit është një degë e veprimtarisë, qëllimi kryesor i së cilës është t'i sigurojë menaxhmentit informacion për gjendjen e punëve në Organizatë, në mënyrë që të marrë vendime të informuara të menaxhimit dhe të monitorojë zbatimin e tyre.

Dokumentacioni është procesi i krijimit dhe përpunimit të një dokumenti. Standardi shtetëror e përkufizon dokumentacionin si "regjistrimi i informacionit në media të ndryshme sipas rregullave të përcaktuara".

Sot, institucioni arsimor parashkollor shërben si një mjet efektiv menaxhimi dhe mjeti më i rëndësishëm i komunikimit në marrëdhëniet ndërmjet agjencive qeveritare dhe popullsisë së vendit, strukturave të shoqërisë civile dhe biznesit. Sipas mendimit tonë, në rrjedhën e reformës në nivel kombëtar, është e nevojshme të vendosen parime uniforme për unifikimin dhe standardizimin e shërbimeve dhe teknologjive të institucioneve arsimore parashkollore, si dhe dokumentacionin - për ndërveprim më të mirë midis organeve qeveritare. Rregullimi shtetëror në fushën e mbështetjes së dokumentacionit merr një rëndësi të veçantë në lidhje me përdorimin e dokumenteve elektronike dhe mjeteve të komunikimit elektronik. Rritja e vëllimit të informacionit dhe dokumentacionit në autoritetet shtron nevojën e monitorimit dhe menaxhimit të vazhdueshëm të këtyre proceseve nga shteti.

Shërbimi arkivor shtetëror tradicionalisht është përfshirë në thjeshtimin e dokumentacionit të menaxhimit në Rusi.

Për shembull, Rregulloret e fundit mbi Shërbimin Arkivor Federal të Rusisë, datë 28 dhjetor 1998, nr. 1562, përfshinin detyrën e mëposhtme: “zhvillimin dhe përmirësimin, së bashku me autoritetet e qeverisë federale dhe autoritetet qeveritare të entiteteve përbërëse të Federatës Ruse, të arkivave dhe punë në zyrë, duke përfshirë sistemin shtetëror të punës në zyrë dhe dokumentacionin e sistemeve të unifikuara."

Organi i ri drejtues - Agjencia Federale e Arkivave (shih Dekretin e Qeverisë së Federatës Ruse të 17 qershorit 2004 nr. 290) në përputhje me vendimet për reformën administrative, nuk është i pajisur me funksionet e menaxhimit të dokumentacionit. I është caktuar vetëm funksioni i koordinimit të nomenklaturës shembullore të rasteve, udhëzimeve për punën e zyrës së organeve ekzekutive federale, si dhe listat e dokumenteve të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organeve të qeverisë federale dhe organizatave në varësi të tyre, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre. . Siç mund ta shihni, edhe detyra shumë abstrakte e "zhvillimit" të punës së zyrës doli jashtë Rregullores. Kjo situatë sjell pasiguri në perspektivat për përmirësimin e mëtejshëm të institucioneve arsimore parashkollore në nivel shtetëror. Në të njëjtën kohë, në të gjitha vendet e zhvilluara, në një formë ose në një tjetër, funksionet e menaxhimit të dokumenteve u ngarkohen organeve shtetërore përkatëse dhe kjo praktikë e justifikon veten.

Në kushtet aktuale, po pengohet puna e rëndësishme për projektligjin federal "Për mbështetjen e dokumentacionit për veprimtaritë e menaxhimit", i cili është zhvilluar gjatë viteve të fundit. Reforma e strukturave shtetërore kërkon një përpunim në shkallë të gjerë të bazës së akumuluar ligjore dhe metodologjike të institucioneve arsimore parashkollore.

Vëmendje e veçantë është rritja e nivelit të kompjuterizimit të organeve qeveritare - ky është një faktor shtesë që ndikon në gjendjen e institucioneve arsimore parashkollore.

Vlerësimi i kostove direkte të dokumentimit të veprimeve menaxheriale tregon luhatje të konsiderueshme në shuma në varësi të fushës dhe nivelit të administratës publike.

Rregullimi i funksioneve të organeve qeveritare dhe procedurat për mbështetjen e tyre të dokumentacionit lejon, duke ulur kohën e shpenzuar për dokumentimin dhe përpunimin e dokumenteve (mesatarisht nga 15–20 minuta në 3–4 minuta), të kurseni deri në 40–50%. nga koha totale e shpenzuar për proceset e dokumentimit. Kjo, nga ana tjetër, do të bëjë të mundur marrjen e një efekti të drejtpërdrejtë ekonomik në shumën prej të paktën 2.5-3.0 miliardë rubla.

Aktualisht, ekonomia ruse po zhvendoset nga një lëndë e parë kryesisht drejt zgjerimit të prodhimit të produkteve me intensitet shkencor të teknologjisë së lartë që përdorin arritjet më të larta shkencore dhe teknologjike dhe potencialin intelektual të vendit. Në përputhje me vendimet e mëparshme të Këshillit të Sigurimit (KS) nën Presidentin e Federatës Ruse, vëmendja kryesore duhet t'i kushtohet garantimit të konkurrencës së produkteve vendase, veçanërisht në tregun e jashtëm. Kjo kërkon dokumentacion dhe mbështetje informacioni të produkteve në të gjitha fazat e ciklit jetësor që plotëson standardet botërore, e cila është e regjistruar në Ligjin Federal "Për Rregulloren Teknike", datë 27 dhjetor 2002 Nr. 184-FZ.

Në Mars 2003, Komisioni për Sigurinë e Informacionit të Këshillit të Sigurimit të Federatës Ruse, duke tërhequr vëmendjen për problemin e menaxhimit të dokumenteve elektronike, vendosi për nevojën e krijimit të një sërë aktesh ligjore rregullatore në këtë fushë.

vendosjen e rregullave dhe metodave të unifikuara të unifikuara të institucioneve arsimore parashkollore në strukturat shtetërore, pavarësisht nga vartësia e tyre departamentale;

monitorimin dhe kontrollin e respektimit të rregullave dhe normave të qarkullimit ndërinstitucional të dokumenteve, proceseve të formimit të dokumenteve dhe vëllimeve të qarkullimit të dokumenteve;

Puna shkencore dhe metodologjike në fushën e mbështetjes së dokumentacionit dhe futja e metodave më racionale të punës me dokumente në qeveri dhe organizata qeveritare;

zhvillimi i centralizuar i rregulloreve standarde për zgjidhjen e detyrave menaxheriale të organizatave shtetërore;

garantimi i sigurisë së dokumenteve në organet qeveritare, formimi i fondeve dokumentare si burimet e informacionit organizatat, përcaktimin e afateve për ruajtjen e dokumenteve, si dhe respektimin e dispozitave të përcaktuara ligjërisht për aksesin në dokumentet e organeve dhe organizatave drejtuese;

ekzaminimi i softuerit dhe mjeteve të tjera informative të përdorura në autoritetet dhe organizatat shtetërore për komunikimet elektronike dokumentare;

formimi profesional dhe formimi i avancuar i specialistëve në fushën e arsimit parashkollor.

Natyrisht për zgjidhjen e problemeve të mësipërme nevojitet një organ i posaçëm shtetëror në nivel të shërbimit federal. Më e mira për këto qëllime është organi drejtues i arkivave, i pajisur me kompetencat e duhura.

Puna në zyrë sot përkufizohet nga standardi si një "degë veprimtarie" që siguron dokumentacionin dhe organizimin e punës me dokumentet "2, d.m.th. i gjithë procesi nga momenti i krijimit të një dokumenti deri në shkatërrimin e tij ose transferimin në një arkiv për ruajtje".

Termi fillimisht shfaqet në fjalimin gojor (me sa duket në shekullin e 17-të) dhe nënkupton vetë procesin e vendimit (prodhimi i një çështjeje - "çështja për të prodhuar" (për të zgjidhur çështjen). Meqenëse gjatë zgjidhjes së çdo çështjeje, dokumentet u ngritën për të konsoliduar marrëveshjen e arritur, vendimin e marrë (për shkak se fjala gojore është jetëshkurtër, mund të harrohet, shtrembërohet gjatë transmetimit ose nuk kuptohet aq tashmë në shekullin e 16-të, fjala rast përdoret si "një koleksion dokumentesh lidhur me ndonje rast ceshtje” 3. Per here te pare ne kete kuptohet fjala “rast” shenuar ne dokumente ne vitin 1584.

Paralelisht me termin "menaxhimi i zyrës" në dekadat e fundit, është përdorur termi "mbështetje e dokumentacionit të menaxhimit". Shfaqja e këtij termi shoqërohet me prezantimin e sistemeve kompjuterike v menaxhimin, organizimin, programin dhe informacionin e tyre sigurinë. Për të përafruar terminologjinë e përdorur në programet kompjuterike dhe në literaturën në fushën e punës në zyrë, në mënyrë të ngjashme ka ardhur në përdorim termi "menaxhimi i dokumentacionit", i cili, në thelb, është sinonim i termit "punë zyre". Për shembull, në titujt e dokumenteve standarde "Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" dhe "Udhëzimet tipike për punën në zyrë në ministritë dhe departamentet e Federatës Ruse".

Termi më i gjerë i përdorur sot - menaxhim informacioni dhe dokumentacioni, përfshin, përveç punës tradicionale me dokumente dhe shërbime informacioni, krijimin, mirëmbajtjen dhe punën me bazat e të dhënave.

Si procesi i krijimit të dokumenteve ashtu edhe organizimi i punës me to kanë qenë gjithmonë të rregulluara me akte të veçanta legjislative dhe rregullatore dhe rregullatore dhe metodologjike. Në periudhën para-revolucionare, aktet më të mëdha legjislative që përcaktuan organizimin e punës së zyrës ishin "Rregulloret e Përgjithshme" të miratuara nga Pjetri I më 28 shkurt 1720 4 , "Institucioni për Administrimin e Provincës" i vitit 1775 nga Katerina II. , dhe "Themelimi i Përgjithshëm i Ministrive" të 1811. Këto akte vendosën parimet bazë të punës me dokumentet që janë në fuqi sot (për shembull, kontabiliteti i detyrueshëm i dokumenteve, regjistrimi, kontrolli, formimi i dosjeve, krijimi i një arkivi të një institucioni, etj.).

Aktet rregullatore dhe metodologjike për punën në zyrë:

Menaxhohet sistemi shtetëror i mbështetjes dokumentareedhe une.Dispozitat themelore. Kërkesat e përgjithshme për shërbimet mbështetëse të dokumenteve dhe dokumentacionit. - M.,1991.

Aktualisht, në përputhje me programin e synuar federal, po përfundon zhvillimi i një versioni të ri të GSDOU - një sistem dispozitash që përcaktojnë rregullat themelore për të punuar me dokumente në organizata. Sistemi është i orientuar edhe në strukturat tregtare. Ai do të përbëhet nga dy pjesë: normative dhe metodike. Në pjesën normative, si dhe në dokumentin aktual, përcaktohen detyrat dhe funksionet kryesore, rregullimi ligjor i veprimtarive të shërbimit mbështetës të dokumentacionit në organizatë, struktura e përafërt e tij; procedura për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve; të gjitha fazat e punës me ta: dorëzimi, kalimi, përpunimi, kontabiliteti, regjistrimi, kontrolli i ekzekutimit, puna e informacionit dhe referencës, ruajtja operacionale e dokumenteve, kërkimi i dokumenteve dhe informacionit; mbrojtja e sistemeve të marrjes së informacionit; përgatitja e dokumenteve për arkivin; procedura për kryerjen e ekzaminimit të vlerës së dokumenteve; organizimi i ruajtjes së dokumenteve.

Dallimi kryesor sistemi i ri qëndron në faktin se do të jetë një kompleks i vetëm dokumentacioni i automatizuar i bazuar në redaktuesit modern të tekstit, menaxhimin e automatizuar të dokumenteve (përfshirë email), bazat e të dhënave dhe ruajtja dhe përdorimi i automatizuar i dokumenteve (përfshirë nomenklaturën e automatizuar të lëndëve, inventarin e lëndëve, etj.) 9 .

Udhëzime standarde për punën në zyrë të autoriteteve ekzekutive federale të Federatës Ruse. - M., .2005.

Botimi i ri i Udhëzimeve. Ai përfshin si procedurën e përgjithshme për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve, ashtu edhe specifikat e përgatitjes së llojeve të caktuara të dokumenteve: urdhra, udhëzime, udhëzime, protokolle. Ai përshkruan procedurën e regjistrimit të dokumenteve, ndërtimin e motorëve të kërkimit për punë referencë, organizimin e kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve, procedurën e përpilimit dhe punës me nomenklaturën e dosjeve, formimin e dosjeve, kryerjen e një ekzaminimi të vlerës së dokumenteve, përpunimin e skedarëve, përpilimi i inventarëve, ruajtja e shpejtë e skedarëve, transferimi i tyre në ruajtje arkivore. Shtojca përmban formularët për nomenklaturën e lëndëve, një akt për ndarjen e dokumenteve për asgjësim, inventarët etj. Siç shihet nga një listë e shkurtër e përmbajtjes së udhëzimit, ai pasqyron pothuajse të gjitha çështjet e organizimit të punës në zyrë. Megjithëse është menduar kryesisht për ministritë dhe departamentet, ai mund të përdoret dhe do të gjejë shumë shërbime të dobishme të punës në zyrë për organizata të çdo forme pronësie. Mund të përdoret si bazë për zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës së një organizate të caktuar.

Rregullat bazë për punën e arkivave të departamenteve. - M., 1988.

Rregullat mund të ndahen me kusht në dy pjesë. E para (seksionet 2-4) mbulon në detaje çështjet e punës në zyrë:

kërkesat për nomenklaturën e lëndëve, llojet e tyre, procedurën e përgatitjes, mbushjes, mirëmbajtjes së tyre;

procedura për formimin e lëndëve në punë në zyrë;

organizimin dhe procedurën për shqyrtimin e vlerës së dokumenteve në punë në zyrë;

procedura për ndarjen e dokumenteve për shkatërrim; 4 Përgatitja e dosjeve për transferim në arkiv: regjistrimi i dosjeve (numërimi, arkivimi, dizajni shtesë i kopertinës etj.), përpilimi i inventareve, transferimi në arkiv.

Në një pjesë tjetër të rregullave (Seksioni 5-14), puna me dokumentet në arkiv përshkruhet në detaje.

Për organizatat tregtare që nuk dorëzojnë dokumente për ruajtje shtetërore, por i ruajnë ato në shtëpi, rregullat janë një mjet i domosdoshëm në organizimin e arkivit të tyre.

Lista e dokumenteve që tregojnë periudhat e ruajtjes (Tipike><ми ведомственный) 10 .

Model rregullore për kryerjen e punës në zyrë për propozime, aplikime dhe ankesa të qytetarëve në organet shtetërore, ndërmarrjeve, institucioneve dhe organizatave.

Ky akt përshkruan dispozitat themelore për organizimin e punës me këtë kategori dokumentesh: veçoritë e regjistrimit, afatet, mbajtja e dosjes së referencës, krijimi i dosjeve, mbajtja e dosjeve, mbajtja e informacionit analitik për ankesat. Metodologjia e përcaktuar në Rregullore mund të përdoret për të organizuar punën me çdo dokument të individëve.

Leksioni 2. Organizimi i institucionit arsimor parashkollor. Detyrat dhe funksionet e shërbimit DOW.

Format organizative të mbështetjes së dokumentacionit (punë zyre).

Shërbimi DOW: qëllimi dhe vendi në strukturën e organizatës

Strukturat tipike të shërbimit të institucioneve arsimore parashkollore në organizata të niveleve të ndryshme të menaxhimit.

Funksionet e punonjësve të institucionit arsimor parashkollor

Racionimi i punës së punëtorëve

Përbërja zyrtare dhe numerike e personelit të shërbimit të institucionit arsimor parashkollor.

Rregullimi i aktiviteteve të shërbimit DOW.

1. Mbështetja e dokumentacionit si funksion drejtues është e pranishme në çdo organizatë, pavarësisht nga forma e saj organizative dhe juridike, natyra dhe përmbajtja e aktiviteteve, kompetenca dhe faktorë të tjerë. Sipas përkufizimit të parashikuar në GOST R 51141-98, mbështetja e dokumentacionit për menaxhimin është një degë e veprimtarisë që siguron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumente zyrtare.

Dokumenti është mënyra kryesore e fiksimit dhe transmetimit të informacioneve menaxheriale dhe të tjera në sistemin e menaxhimit, dhe cilësia e vendimeve të marra dhe, rrjedhimisht, efektiviteti i aktiviteteve të institucionit varet kryesisht nga sa efikasitet është organizuar puna me dokumentet. Kjo është arsyeja pse në çdo organizatë është jashtëzakonisht e rëndësishme t'i kushtohet vëmendje e veçantë organizimit të shërbimit të punës në zyrë dhe të arrihet organizimi sa më racional i punës me dokumente.

Për ta bërë këtë, para së gjithash, është e nevojshme të zgjidhen çështjet e mëposhtme në nivel organizativ:

Zgjedhja e formës optimale organizative të punës në zyrë;

Zhvillimi i strukturës organizative dhe funksionale të shërbimit të punës në zyrë dhe zgjedhja e emrit të tij specifik;

Përcaktimi i funksioneve, detyrave, të drejtave dhe përgjegjësive ndërmjet njësive individuale strukturore të shërbimit të mbajtjes së evidencës dhe punonjësve dhe konsolidimi i tyre në dokumentet përkatëse organizative dhe ligjore;

Racionimi i punës së punonjësve të zyrës;

Përcaktimi i përbërjes numerike dhe zyrtare të shërbimit të menaxhimit të të dhënave;

Zgjedhja e teknologjisë optimale për të punuar me dokumente dhe rregullimi i saj në Udhëzimet e Punës së Zyrës;

Organizimi racional i vendeve të punës dhe krijimi i kushteve të favorshme të punës;

Përmirësimi i aftësive të punonjësve dhe i kulturës së punës me dokumente.

Pyetja e parë - zgjedhja e formës optimale organizative të punës në zyrë - vendoset në fazën fillestare të organizimit të shërbimit të punës në zyrë. Kur zgjidhet kjo çështje, duhet të vazhdohet nga fakti se historikisht kanë ekzistuar tre forma kryesore të organizimit të punës në zyrë: e centralizuar, e decentralizuar dhe e përzier.

Forma e centralizuar përfshin zbatimin e të gjitha operacioneve të përpunimit të dokumenteve (nga marrja e dokumenteve dhe regjistrimi i tyre deri te dërgimi i dokumenteve, krijimi i rasteve dhe ruajtja e tyre) në një njësi - shërbimi i punës së zyrës.

Forma e decentralizuar e organizimit të punës në zyrë përfshin krijimin e një shërbimi të pavarur të punës në zyrë në çdo njësi strukturore dhe aktualisht përdoret rrallë. Forma e decentralizuar e punës në zyrë përdoret vetëm në organizata të shpërndara territoriale, si dhe në departamente të veçanta që punojnë me dokumentacion specifik.

me dokumente me akses të kufizuar, të cilat duhet të ndahen nga dokumentet e mbajtjes së të dhënave të hapura.

Një formë e përzier e organizimit të punës në zyrë përfshin kryerjen e disa operacioneve të zyrës në shërbimin e punës në zyrë, të tjera në departamente. Si rregull, shërbimi nëpunës merr mbi vete marrjen dhe dërgimin e dokumenteve, regjistrimin e tyre, organizimin e rrjedhës së punës, kontrollin mbi ekzekutimin e dokumenteve, ndërsa kryhen dhe ekzekutohen dokumentet, sistemimi i tyre, formimi i çështjeve dhe ruajtja. në ndarjet strukturore. Për më tepër, me një formë të përzier të punës në zyrë, i njëjti operacion teknologjik (për shembull, regjistrimi i dokumenteve hyrëse dhe dalëse) mund të kryhet në shërbimin e menaxhimit të zyrës dhe në ndarjet strukturore, në varësi të kategorisë së dokumenteve. Dokumentet që i drejtohen menaxhmentit regjistrohen në shërbimin e menaxhimit të regjistrave, drejtuar divizioneve strukturore në divizionet përkatëse.

Shumica e organizatave përdorin një formë të përzier të organizimit të punës në zyrë, më rrallë një formë të centralizuar, megjithëse, natyrisht, kjo e fundit ka një sërë avantazhesh. Forma e centralizuar e organizimit të punës në zyrë ju lejon të përqendroni të gjitha operacionet teknike për përpunimin e dokumenteve në një njësi, duke i lënë njësitë e tjera strukturore të bëjnë punë krijuese me dokumente, bën të mundur formimin e një baze të vetme të dhënash për të gjitha dokumentet e marra dhe të krijuara në organizimi, duke siguruar kështu një kërkim më të besueshëm të dokumenteve dhe, në përputhje me rrethanat, punë referimi në dokumente. Forma e centralizuar i çliron ndarjet strukturore nga nevoja për të formuar dokumente të ekzekutuara në raste dhe për t'i ruajtur ato, pasi kjo punë kryhet nga shërbimi nëpunës. Përveç kësaj, forma e centralizuar lejon përdorimin më efikas dhe gjithëpërfshirës të pajisjeve të zyrës dhe pajisjeve kompjuterike për të kryer operacione zyre për përpunimin e dokumenteve.

Natyrisht, me një formë të centralizuar, shërbimi nëpunës kryen një sasi shumë më të madhe të punës sesa me një formë të përzier, dhe kjo natyrisht kërkon një staf më të madh punëtorësh dhe meqenëse të gjitha rastet përpunohen, formohen dhe ruhen në shërbimin nëpunës. , pastaj, në përputhje me rrethanat, një numër më i madh i ambienteve të posaçme zyre të destinuara për përpunimin e dokumenteve, formimin dhe ruajtjen e arkivit aktual të organizatës. Në të njëjtën kohë, duhet të kihet parasysh se prezantimi i kompjuterit modern, në veçanti teknologjive të përpunimit të dokumenteve në rrjet, ju lejon të krijoni një bazë të dhënash të vetme të dokumenteve të organizatës dhe, në një formë të përzier, punë zyre.

Forma e zgjedhur e organizimit të punës në zyrë përcakton kryesisht teknologjinë e punës me dokumente, e cila është e fiksuar në udhëzimet e punës së zyrës.

2. Është e rëndësishme të theksohet se në kushtet moderne, kur puna me dokumentacionin drejtues në shumë institucione bazohet në teknologjinë kompjuterike, funksionet e shërbimit të menaxhimit të zyrës nuk kufizohen në organizimin e rrjedhës së dokumenteve të institucionit, kontabilitetin e dokumenteve, monitorimin. ekzekutimin dhe ruajtjen e dokumenteve të tyre. Shërbimi i menaxhimit të të dhënave është i përfshirë drejtpërdrejt në vendosjen e detyrave në zhvillimin e teknologjive të automatizuara të informacionit për të punuar me dokumente, në ofrimin e aksesit në informacion dhe mbrojtjen e informacionit dhe në përmirësimin e punës me dokumente.

Shërbimi i menaxhimit të të dhënave - menaxhimi i rasteve, zyra, departamenti i përgjithshëm, sekretariati, departamenti i menaxhimit të zyrës - një njësi e pavarur strukturore e një organizate, institucioni, ndërmarrje (në tekstin e mëtejmë: organizata), e cila kryen funksionin e mbështetjes dokumentare për aktivitetet e menaxhimit (DOE ) dhe raporton drejtpërdrejt te drejtuesi i organizatës. Emri specifik i shërbimit të mbajtjes së të dhënave zgjidhet në varësi të llojit të organizatës, strukturës së saj organizative, vendit në hierarkinë e organeve drejtuese, fushëveprimit të veprimtarive dhe veçorive të tjera. Në organizatat e vogla, funksionet e punës në zyrë zakonisht kryhen nga një punëtor sekretar.

3. Zgjedhja e një emri specifik të shërbimit të punës në zyrë kryhet njëkohësisht me zhvillimin e strukturës organizative dhe funksionale të shërbimit. Sistemi i Mbështetjes së Dokumentacionit Shtetëror për Menaxhimin (GSDM) përmban rekomandime që ju lejojnë të zgjidhni emrin më të përshtatshëm të shërbimit dhe strukturën e tij.

Në varësi të statusit të organizatës, qëllimeve, objektivave, numrit të njësive strukturore dhe zyrtarëve, shërbimi PEI ka emra të ndryshëm të formave organizative, strukturës dhe përbërjes zyrtare.

Për institucionet arsimore parashkollore në organizata krijojnë:

menaxhimin e rastit;

zyrë;

Departamenti i përbashkët;

shërbimi i institucionit arsimor parashkollor ose departamenti i institucionit arsimor parashkollor.

Në autoritetet ekzekutive federale (ministritë, departamentet) - ky është menaxhimi i punëve, i cili, si rregull, ka një strukturë komplekse. Ai përfshin: sekretariatin, inspektimin pranë ministrit, sekretariatin e bordit, zyrën.

Sekretariati përbëhet nga Pritja e Ministrit, Sekretariati i Ministrit, Pritja dhe Sekretariatet e Zëvendës Ministrave. Sekretariati përgatit dokumente për raportin dhe organizon punën me dokumentet e marra nga menaxhmenti.

Inspektimi në varësi të ministrit mbikëqyr ekzekutimin e dokumenteve qeveritare, dokumenteve administrative të autoriteteve, urdhrave të ministrit.

Sekretariati Bordi është përgjegjës për mbështetjen teknike dhe dokumentuese të mbledhjeve të bordit.

zyrë përbëhet nga ndarje strukturore.

Ato përfshijnë: një ekspeditë, një byro të korrespondencës qeveritare, një zyrë të kontabilitetit dhe regjistrimit të dokumenteve, një grup kontrolli, një zyrë shkrimi ose një qendër kompjuterike për përpunimin e dokumenteve, një zyrë kopjimi dhe kopjimi, një dhomë teletipi dhe një arkiv qendror. .

Në ndërmarrje të ndryshme - shtetërore, joshtetërore, kërkimore, projektuese, inxhinierike, institucione të arsimit të lartë - po krijohet një departament i mbështetjes së dokumentacionit ose një zyrë. Ato mund të kenë nënndarje strukturore (sektori, grupi), ose mirëmbajtja e një zone specifike të punës mund t'i besohet interpretuesve të veçantë (performuesit).

Në zyrën ose departamentin e institucionit arsimor parashkollor krijohen divizione që kryejnë regjistrimin dhe regjistrimin e dokumenteve, kontrollin, përmirësimin, punën me dokumentet dhe futjen e mjeteve teknike, shqyrtimin e ankesave të qytetarëve. Ato mund të përfshijnë një sekretariat, një ekspeditë, një zyrë shkrimi, një zyrë fotokopjimi dhe një arkiv.

Në organet ekzekutive, vetëqeverisja lokale krijon një departament të përbashkët. Struktura e departamentit të përgjithshëm përfshin nënndarje të njëjta me zyrën. Sidoqoftë, struktura e tij domosdoshmërisht përmban njësi të tilla si departamenti i protokollit, grupi i letrave, pritja. Departamenti i protokollit përgatit draft dokumentet në emër të menaxhmentit, analizon dokumentet e përgatitura në divizionet strukturore dhe punonjësit e tij përgatisin mbledhjet e organit drejtues. Grupi (byroja, departamenti) kryen punë me ankesat e qytetarëve. Pritja pranon qytetarë që aplikojnë me propozime, deklarata, ankesa të karakterit personal.

Një fakt pozitiv duhet konsideruar përfshirja në strukturën e shërbimit DOW i një njësie që përmirëson format dhe metodat e punës me dokumentet. Kjo nënndarje mund të quhet departament për përmirësimin e punës me dokumente dhe futjen e mjeteve teknike ose një grup (sektor, byro) për përmirësimin e punës me dokumente.

Në zyrë dhe në departamentin e përgjithshëm (departamenti i institucionit arsimor parashkollor), si dhe si një njësi e pavarur, mund të krijohet një sekretariat, i cili përfshin të gjithë sekretarët e drejtuesve të organizatës.

Kushti kryesor për krijimin e këtij shërbimi, pavarësisht nga emri i tij, i cili duhet respektuar rreptësisht, është si vijon: “Mbështetja dokumentare për menaxhimin në organizata, institucione dhe ndërmarrje kryhet nga një shërbim i veçantë, që vepron si një njësi strukturore e pavarur. , në varësi të drejtpërdrejtë të titullarit të organizatës”.

Në ministri dhe departamente - menaxhimin e rastit. Si rregull, administrimi i punëve përfshin: sekretariatin (zyrën e pritjes, sekretariatin e ministrit, sekretariatet e zëvendësministrave, sekretariatin e bordit, byronë e protokollit), inspektimin pranë ministrit (shefin e departamentit), zyrën (zyrën e qeverisë). korrespodencë, byro kontabiliteti dhe regjistrimi, ekspeditë, byro me daktilografi (zyre kopjimi-kopjimi, zyrë teletipi, etj.), departamenti i letrave (ankesave), departamenti për përmirësimin e punës me dokumente dhe prezantimin e mjeteve teknike, arkivi qendror);

Në ndërmarrje (shoqata), në organizata kërkimore, projektuese, projektuese dhe qendra kompjuterike, institucione të arsimit të lartë dhe organizata të tjera - nga punët e mirëmbajtjes dokumentare të menaxhmentit ose zyrës. Në të tyre kompleks, si rregull përfshin: nënndarjet për kontabilitetin dhe regjistrimin e dokumenteve, kontrollin e ekzekutimit, përmirësimin e punës me dokumente dhe futjen e mjeteve teknike, shqyrtimin e ankesave të qytetarëve, sekretariatin, ekspeditën, zyrën e daktilografisë, byronë e kopjimit dhe riprodhimit, arkivin;

Në organet ekzekutive të pushtetit (administratat, bashkitë, prefekturat, etj.) dhe aparatin administrativ të organizatave publike - Departamenti i përbashkët. Departamenti i përgjithshëm përfshin: sekretariatin, zyrën, grupin e kontrollit, grupin e protokollit, grupin e përmirësimit të punës me dokumentet, grupin e letrave (ankesave), zyrën e daktilografit, zyrën e kopjimit dhe riprodhimit, arkivin;

Në organizatat që nuk kanë punë zyre në strukturë, funksionet e saj kryhen nga kryeshefi, në ndarjet strukturore - sekretar i njësisë ose person tjetër të caktuar.

4. Shërbimi i menaxhimit të të dhënave zgjidh dy grupe kryesore detyrash:

Sigurimi i një procedure të unifikuar për dokumentimin e aktiviteteve të menaxhimit dhe organizimin e punës me dokumente;

Përmirësimi i formave dhe metodave të punës me dokumente.

Detyrat me të cilat përballet shërbimi nëpunës përcaktojnë funksionet e tij. Sigurimi i një procedure të unifikuar për dokumentimin e aktiviteteve të menaxhimit zgjidhet duke kryer funksionet e mëposhtme:

zhvillimi dhe dizajnimi i letrave me letra, duke siguruar prodhimin e tyre;

sigurimi i prodhimit të dokumenteve, kopjimi dhe përsëritja e dokumenteve;

kontroll mbi cilësinë e përgatitjes dhe ekzekutimit të dokumenteve, respektimin e procedurës së vendosur për miratimin dhe certifikimin e dokumenteve.

Detyra e organizimit të punës me dokumente zgjidhet duke kryer funksionet e mëposhtme:

vendosja e një procedure të unifikuar për kalimin e dokumenteve (rrjedha e dokumenteve të institucionit);

përcjellja e përpunimit të dokumenteve hyrëse dhe dalëse;

regjistrimin dhe kontabilizimin e dokumenteve hyrëse, dalëse dhe të brendshme të organizatës;

kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve;

sistematizimi i dokumenteve, duke siguruar ruajtjen e tyre dhe përdorimin e mëvonshëm në aktivitetet e menaxhimit;

organizimi i punës me ankesat e qytetarëve;

sigurimin e mbrojtjes së informacionit dokumentar.

Detyra e përmirësimit të formave dhe metodave të punës me dokumente përfshin:

zhvillimi dhe përpunimi i dokumenteve normative, udhëzuese, metodologjike për punën në zyrë (Udhëzime për punë në zyrë, nomenklatura e lëndëve, etj.);

udhëzime metodologjike dhe kontroll mbi pajtueshmërinë me rregullat e vendosura për të punuar me dokumente në njësitë strukturore të organizatës;

trajnime të avancuara të punonjësve të institucionit, këshillat e tyre për punën me dokumente;

Rritja e dokumentacionit të institucionit, kryerja e punës për unifikimin e dokumenteve, hartimi i Kartës së Raportit dhe Albumi i formularëve të dokumenteve të përdorura në veprimtarinë e organizatës;

Zhvillimi dhe zbatimi i formave dhe metodave të reja të punës me dokumente, përmirësimi i rrjedhës së dokumenteve të institucionit, përmirësimi i disiplinës së performancës gjatë punës me dokumente;

vendosja e detyrave për zhvillimin ose përmirësimin e teknologjive të automatizuara të informacionit të përdorura gjatë punës me dokumente.

5. Standardet në botën e punës zhvillohen në bazë të hulumtimit dhe janë projektuar për t'u ripërdorur në përcaktimin e kostove specifike të punës.

Sipas qëllimit të tyre, materialet e përdorura për standardizimin e punës së punonjësve ndahen në:

standardet e kohës- koha e rregulluar e shpenzuar për kryerjen e një njësie të një lloji të standardizuar të punës ose elementit të saj në kushte të caktuara organizative dhe teknike;

standardet e popullsisë- numrin e rregulluar të punonjësve të stafit profesional dhe kualifikues të nevojshëm për kryerjen me cilësi të lartë të një funksioni të caktuar në kushte të caktuara organizative dhe teknike;

standardet e centralizimit të punës- raporti i rregulluar i numrit të punonjësve të aparatit drejtues ndaj numrit të përgjithshëm të punonjësve të ndërmarrjes sipas funksioneve drejtuese ose në përgjithësi për ndërmarrjen;

standardet e menaxhimit- standardet për numrin e punëtorëve vartës (ose të shërbimit);

standardet e shërbimit- numrin e rregulluar të punonjësve (nënndarjeve) të menaxhuara (ose të servisuara), të cilat, në kushte të caktuara organizative dhe teknike, duhet të menaxhohen (ose të servisohen) nga një punonjës;

raportet e numrit të kategorive të ndryshme të punonjësve- një vlerë e rregulluar që siguron përdorimin më të mirë të punëtorëve të standardizuar në përputhje me nivelin e tyre të aftësive në kushte të caktuara organizative dhe teknike;

detyrat e normalizuara- sasia e punës e vendosur në bazë të standardeve kohore që interpretuesit duhet të kryejnë për një periudhë të caktuar kalendarike kohore në përputhje me kërkesat e vendosura për cilësinë e rezultateve të punës.

Sipas fushës së aplikimit, standardet e punës ndahen në ndërsektoriale, sektoriale dhe lokale (të përdorura në një ndërmarrje të veçantë). Standardet ndërsektoriale janë krijuar për të standardizuar punën e punëtorëve të të njëjtave profesione ose specialitete të angazhuar në zbatimin e proceseve teknologjike homogjene në ndërmarrje të ndryshme. Këto standarde janë zhvilluar për proceset teknologjike më tipike për të njëjtat lloje të punës me kushte tipike pune dhe për këtë arsye janë të unifikuara.

Për shembull, për të standardizuar punën e personelit të zyrës, janë zhvilluar dhe janë duke u zbatuar normat e agreguara ndërsektoriale të kohës për punë për mbështetjen dokumentare të menaxhmentit (M., 1995).

Standardet e përmbledhura të kohës janë krijuar për të kryer një kompleks metodash (operacionesh) të ndërlidhura teknologjikisht dhe organizative të punës.

Standardet e grumbulluara për kryerjen e operacioneve individuale llogariten me formulën:

Standardet bazohen në standardet e punës që përcaktojnë sasinë dhe strukturën e kostove të kohës së punës dhe janë standardi me të cilin krahasohen kostot aktuale të kohës për të përcaktuar racionalitetin e tyre. Kur racionin e punës, zbatohen sa vijon:

normat e kohës;

standardet e prodhimit;

standardet e shërbimit;

normat e popullsisë;

standardet e menaxhimit;

detyra të standardizuara.

Nëse standardet kohore para së gjithash synojnë të përcaktojnë normën kohore për kryerjen e një njësie pune, atëherë standardet e shërbimit dhe numri i punonjësve synojnë përkatësisht të llogaritin standardet e shërbimit dhe numrin e përgjithshëm të punonjësve që kryejnë një sasi të caktuar pune. gjatë vitit.

Gjatë përpilimit të standardeve kohore, së pari llogariten standardet kohore për operacionet (punimet) individuale të përsëritura, më pas përcaktohet intensiteti i punës i të gjitha punëve - si shuma e produkteve të intensitetit të punës së kryerjes së punëve individuale sipas numrit të tyre. Pas kësaj, përcaktohet numri i punonjësve.

Leksioni 3. Përbërja zyrtare dhe teknike e punonjësve të institucionit arsimor parashkollor. Detyrat funksionale të punonjësve të shërbimit të institucionit arsimor parashkollor. Kuadri rregullator që rregullon organizimin dhe teknologjinë e mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit për aktivitetet e institucionit.

Kuadri rregullator dhe metodologjik për mbështetjen e menaxhimit të dokumenteve (DOE) - një grup ligjesh, aktesh ligjore rregullatore, dokumente metodologjike, standarde shtetërore që rregullojnë teknologjinë për krijimin, përpunimin, ruajtjen dhe përdorimin e dokumenteve në aktivitetet aktuale të organizatës, si dhe aktivitetet e shërbimit të punës në zyrë: struktura, funksionet, stafi, mbështetja teknike dhe disa aspekte të tjera.

Dokumentet rregullatore dhe metodologjike për institucionet arsimore parashkollore hartohen nga autoritete dhe administrata të ndryshme shtetërore në përputhje me kompetencën e tyre.

Baza normative dhe metodologjike e institucionit arsimor parashkollor përfshin:

Aktet juridike të nxjerra nga organet më të larta të pushtetit dhe administratës shtetërore;

Aktet ligjore të nxjerra nga organet ekzekutive federale: ministritë, komitetet, departamentet e natyrës së gjerë të industrisë dhe departamentit;

Aktet ligjore të nxjerra nga autoritetet legjislative dhe ekzekutive të subjekteve përbërëse të Federatës Ruse dhe subjekteve të tyre territoriale, që rregullojnë çështjet e punës në zyrë;

Aktet ligjore të natyrës rregullatore dhe udhëzuese, si dhe dokumentet metodologjike për mbështetjen e dokumentacionit të menaxhimit, të publikuara nga drejtuesit e ndërmarrjeve dhe organizatave.

Pavarësisht nga emri specifik i shërbimit të mbajtjes së evidencës dhe strukturës së tij, baza ligjore e veprimtarisë së tij është rregullorja për shërbimin dhe dispozitat për pjesët strukturore të tij, si dhe përshkrimet e detyrave të punonjësve që janë të detyrueshme për çdo organizatë. Këto dokumente vendosin përcaktimin e funksioneve, detyrave, të drejtave dhe përgjegjësive ndërmjet njësive strukturore individuale të shërbimit të mbajtjes së evidencës dhe punonjësve.

Rregullore për shërbimin e institucionit arsimor parashkollor- akti ligjor që përcakton pozicionin organizativ dhe juridik të një njësie në strukturën e një institucioni, detyrat, funksionet, të drejtat, përgjegjësitë e saj, si dhe marrëdhëniet me njësitë dhe institucionet e tjera.

Përshkrimi i punës- akt juridik që përcakton pozicionin organizativo-ligjor të punonjësit në strukturën e institucionit dhe të njësisë. detyrat e tij funksionale, të drejtat, përgjegjësitë dhe marrëdhëniet me punonjësit dhe departamentet e tjera.

Rregullorja për shërbimin e mbajtjes së evidencës dhe dispozitat për pjesët strukturore të saj, nëse ka, hartohen nga drejtuesi i saj me përfshirjen e specialistëve të kualifikuar, të cilët njohin mirë punën e njësisë dhe organizatës në tërësi dhe janë miratuar. nga koka.

Një nga funksionet e shërbimit të punës në zyrë është të zgjedhë teknologjinë optimale për të punuar me dokumente dhe ta rregullojë atë në Udhëzimet e Punës së Zyrës. Udhëzimet e punës në zyrë- një akt ligjor që përcakton teknologjinë për krijimin ose marrjen e dokumenteve, përpunimin, ruajtjen dhe përdorimin e tyre në veprimtaritë e organizatës. Udhëzimi i punës në zyrë përcakton rregulla uniforme për dokumentimin e aktiviteteve, organizimin e rrjedhës së punës, mbajtjen e shënimeve, regjistrimin, monitorimin e ekzekutimit të dokumenteve dhe ruajtjen e tyre. Udhëzimi miratohet nga drejtuesi i organizatës dhe është i detyrueshëm për të gjithë punonjësit.

Qëllimi i udhëzimit është të përmirësojë punën me dokumente, të zvogëlojë numrin dhe të përmirësojë cilësinë e përgatitjes së dokumenteve, të thjeshtojë rrjedhën e punës dhe të optimizojë punën menaxheriale.

Udhëzimi për punën në zyrë është zhvilluar në bazë të dispozitave të sistemit shtetëror të mbështetjes dokumentare për menaxhimin, standardeve shtetërore për dokumente. Ministritë dhe departamentet zhvillojnë udhëzime për punën në zyrë në bazë të Udhëzimit Standard për punën në zyrë në organet ekzekutive federale. udhëzimet pasqyronin vazhdimisht të gjitha fazat e punës me dokumentet nga krijimi ose marrja e tyre deri në ekzekutimin, dërgimi dhe / ose dërgimi në arkiv.

Udhëzimi duhet të përfshijë seksione: dispozita të përgjithshme; dokumentacioni i aktiviteteve (kërkesat për formularë, regjistrimi i detajeve të dokumenteve, ekzekutimi i llojeve të caktuara të dokumenteve); organizimi i qarkullimit të dokumenteve (përpunimi i dokumenteve hyrëse dhe dalëse, regjistrimi i dokumenteve, kontrolli mbi ekzekutimin e dokumenteve); organizimi i ruajtjes së dokumenteve (hartimi i një nomenklature të çështjeve, formimi dhe ekzekutimi i çështjeve, transferimi i çështjeve në ruajtje arkivore). Për më tepër, këshillohet të përfshini seksione në udhëzim në lidhje me prodhimin e dokumenteve duke përdorur teknologjinë kompjuterike; ruajtja, kontabiliteti dhe përdorimi i formularëve, vulave, vulave: përdorimi i pajisjeve faksimile dhe e-mail; fotokopjimi dhe dublikimi i dokumenteve dhe disa të tjera. Në varësi të specifikave të veprimtarisë së institucionit, strukturës së tij, procedurës së kalimit të dokumenteve, pranisë së fushave të veçanta të punës, mjeteve teknike të përdorura dhe faktorëve të tjerë. Udhëzimi i punës në zyrë mund të plotësohet me seksione të tjera, për shembull: dokumentimi i punës së një organi kolegjial (kolegjiumi, bordi drejtues, këshilli akademik, etj.); përgatitja e letrave të dërguara jashtë vendit etj.

Dispozitat rregullatore të udhëzimeve plotësohen me aplikacione (mostra të letrave me letra ; llojet kryesore të dokumenteve; klasifikuesit, formularët e regjistrimit, etj.).

Dokumentet normative dhe metodologjike që rregullojnë institucionin arsimor parashkollor përfshijnë:

Lista e dokumenteve me kushtet e ruajtjes (standarde dhe departamentale).

Listat modele të zhvilluara nga institucionet arkivore përcaktojnë periudhat e ruajtjes së dokumentacionit tipike për shumicën e institucioneve, organizatave dhe ndërmarrjeve. Në bazë të listave standarde, zhvillohen listat e departamenteve, duke përfshirë numërimin më të plotë dhe sistematik të dokumentacionit të organizatave dhe ndërmarrjeve të sistemit të tyre.

Rregullore për shërbimin e institucionit arsimor parashkollor janë zhvilluar në bazë të atyre standarde, të cilat përmbajnë grupin maksimal të funksioneve. Gjatë zhvillimit të dispozitave individuale, përbërja e detyrave dhe funksioneve të shërbimit specifikohet në varësi të kushteve aktuale të veprimtarisë së tij. Për shembull, funksioneve tipike teknologjike mund t'i shtohen funksionet e parashikimit të zhvillimit të mbështetjes së dokumentacionit, unifikimit të dokumenteve, udhëzimit metodologjik për organizimin e punës së zyrës në sektorët strukturorë etj.. Në të kundërt, në një dispozitë specifike, është e mundur të përjashtojnë nga funksionet tipike ato që nuk kryhen nga shërbimi DOW në këtë organizatë ose janë të fiksuara për njësi të tjera strukturore.

Forma e pozicionit dhe struktura e tekstit janë unifikuar në USD.

Nëse njësia nuk ka strukturë të brendshme në formë sektorësh, departamentesh, grupesh, byrosh etj., rubrika "Struktura" nuk përfshihet në rregullore. Nëse njësia ka një strukturë të brendshme, hartohet një dispozitë e pavarur për secilën njësi strukturore.

Paragrafi i parë "Dispozitat e Përgjithshme" përcakton emrin e saktë të shërbimit të institucionit arsimor parashkollor, vendin e tij në strukturën organizative të organizatës, shkallën e pavarësisë së shërbimit. Konsideroni dy formulime të këtij paragrafi:

“Zyra është një nënndarje e pavarur strukturore e SHA dhe i raporton drejtpërdrejt drejtorit të përgjithshëm”.

“Zyra është pjesë e departamentit të përgjithshëm të AO dhe i raporton shefit të saj”.

Në rastin e parë, pavarësia e zyrës është fikse, në të dytën - vlera e saj ndihmëse.

Më tej, në Rregullore shënohet emri i pozitës së shefit të shërbimit - drejtues, testator, menaxher; procedurën e emërimit dhe shkarkimit, kërkesat për kualifikimet e tij dhe kohëzgjatjen e punës praktike.

Paragrafi vijues jep një listë të dokumenteve kryesore ligjore, direktive, rregullatore dhe udhëzuese nga të cilat shërbimi PEI udhëhiqet në punën e tij. Së pari renditen dokumentet legjislative dhe kombëtare, normativo-metodike dhe normativo-teknike, pastaj dokumentet e brendshme organizative dhe administrative.

Nëse zyra ka vulën (vulat) e saj, Rregullorja jep përshkrimet, kushtet e ruajtjes dhe përdorimit.

Seksioni "Detyrat kryesore" synon të formulojë qëllimet me të cilat përballet njësia, me fjalë të tjera, problemet që njësia duhet të zgjidhë.

Seksioni "Funksionet" rendit llojet e punës ose aktiviteteve të kryera nga njësia në bazë të detyrave me të cilat përballet.

Për të zbatuar funksionet që i janë caktuar, shërbimi nëpunës është i pajisur me një grup të caktuar të drejtash dhe për moskryerje funksionet mban përgjegjësinë e përcaktuar në rregullore.

Në rubrikën "Të drejtat" renditen veprimet që njësia, e përfaqësuar nga drejtuesi i saj, duhet të kryejë për të përmbushur funksionet që i janë caktuar. Gjatë përpilimit të këtij seksioni, duhet të ndiqni të njëjtat rregulla si kur përpiloni seksionin përkatës të përshkrimit të punës (shih më poshtë), por në lidhje me njësinë.

Seksioni "Përgjegjësia" përcakton llojet e përgjegjësive që mund të mbajë titullari i njësisë nëse njësia nuk përmbush funksionet e saj. Shërbimi i menaxhimit të të dhënave është përgjegjës për shkeljen e procedurës së vendosur për punën me dokumentet në një institucion, humbjen ose dëmtimin e dokumenteve, për mosrespektimin e regjimit të fshehtësisë ose konfidencialitetit në punën me dokumentet, për mosrespektimin e udhëzimeve dhe udhëzimeve. të menaxhmentit.

Në procesin e kryerjes së funksioneve që i ngarkohen shërbimit të menaxhimit të të dhënave, ai ndërvepron me menaxhmentin e institucionit, të gjitha njësitë funksionale dhe shërbimet mbështetëse dhe punonjësit individualë, shërbimin e menaxhimit të të dhënave të një organizate më të lartë, autoritetet arkivore, kërkimore apo institucione të tjera mbi organizimi dhe përmirësimi i punës me dokumente. Në rubrikën "Marrëdhëniet" rregullohen komunikimet informative dhe dokumentare të njësisë; dokumentet kryesore të krijuara ose të marra prej tij; tregohet me cilat divizione dhe organizata kryhet ndërveprimi, çfarë informacioni merr dhe paraqet divizioni, shpeshtësia dhe koha e paraqitjes, në çfarë radhe dhe nga kush konsiderohen mosmarrëveshjet që lindin në punën e divizionit.

Në mënyrë të ngjashme, janë duke u zhvilluar dispozita për ndarjet strukturore të shërbimit të mbajtjes së evidencës: rregullore për sekretariatin, rregullore për byronë e protokollit, rregullore për arkivin etj.

Së bashku me rregulloren për shërbimin nëpunës dhe dispozitat për individin e saj pjesë strukturore për çdo punonjës të shërbimit nëpunës, zhvillohen përshkrimet e punës. Përshkrimet e vendeve të punës rregullojnë statusin organizativ dhe ligjor të punonjësve dhe ofrojnë kushte për punë efektive. Ato bëjnë të mundur vlerësimin objektiv të veprimtarisë së punonjësve dhe janë baza normative për zbatimin e masave administrative ndaj punonjësve. Përshkrimet e punës ju lejojnë të zbatoni parimin bazë të organizimit racional të punës - parimin e ndarjes dhe bashkëpunimit të punës.

Për të përpiluar një përshkrim pune me cilësi të lartë, është e nevojshme të analizohen me kujdes dhe thellësi llojet e punës së kryer nga një punonjës që mban një pozicion të caktuar, me fjalë të tjera, të hartohet një përshkrim i pozicionit ose vendit të punës. Një përshkrim i detajuar i punës së kryer na lejon të formulojmë një sërë kërkesash për një pozicion apo vend pune të caktuar, kërkesa për njohuritë që duhet të ketë një punonjës, aftësitë e tij, përvojën etj.

Kur hartoni përshkrimet e punës për punonjësit e zyrës, duhet të udhëhiqet nga "Karakteristikat e tarifave dhe kualifikimit për pozicionet e punonjësve" (miratuar me Dekret të Ministrisë së Punës. autoritetet ekzekutive" (letër e Ministrisë së Punës të Rusisë e datës mars 13, 1996 Nr. 482-BK), nëse punonjësit e shërbimit sekretar klasifikohen si nëpunës civilë. Karakteristikat e tarifave dhe të kualifikimit publikohen gjithashtu pothuajse çdo vit në formën e një Drejtorie Kualifikimi për pozicionet e menaxherëve, specialistëve dhe punonjësve të tjerë (M.: Mintrud Rossii, 2001).

Karakteristikat e tarifave dhe kualifikimit mbulojnë kategoritë kryesore të punonjësve të departamentit - menaxherët, specialistët, performuesit teknikë dhe përcaktojnë gamën e detyrave, kërkesat për kualifikime dhe arsimim, disponueshmërinë e njohurive dhe aftësive të veçanta.

Një strukturë e përafërt e tekstit të përshkrimit të punës për punonjësit e zyrës jepet në GSDOU: dispozitat e përgjithshme, funksionet e punonjësve; detyrat zyrtare; të drejtat e punonjësve; marrëdhëniet (lidhjet sipas pozicionit); përgjegjësia e punonjësve, vlerësimi i performancës.

Në rastin e varësisë së shërbimit të administrimit të evidencës nga titullari i institucionit, përshkrimet e punës së punonjësve të tij miratohen nga titullari i institucionit ose zëvendësdrejtuesi i personelit. Nëse shërbimi nëpunës i raporton njërit prej zëvendësve

Leksioni 4. Parimet e përgjithshme dhe bazat metodologjike të organizimit të rrjedhës së punës. Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit, duke qenë funksioni më i rëndësishëm i shërbimit të menaxhmentit, ka nevojë për një organizim të kujdesshëm dhe të menduar.

Shpejtësia e marrjes së informacionit të nevojshëm për të marrë një vendim varet nga qartësia dhe shpejtësia e përpunimit dhe lëvizjes së dokumentit. Përpunimi i vonuar i dokumenteve, veçanërisht atyre financiare, mund të sjellë pasoja negative ekonomike. Prandaj, organizimit racional të rrjedhës së punës, shpejtësisë dhe saktësisë së përpunimit dhe transferimit të dokumenteve për ekzekutim i kushtohet gjithmonë vëmendje e madhe.

"Lëvizja e dokumenteve në një organizatë nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit ose dërgimit" 1 quhet një rrjedhë pune.

I gjithë dokumentacioni i institucionit është i ndarë në tre flukse dokumentesh

dokumentet hyrëse (në hyrje);

dokumente dalëse (të dërguara);

dokumentet e brendshme.

Secila prej flukseve të dokumenteve ka veçantinë e saj për sa i përket sasisë, përpunimit dhe lëvizjes.

Numri i dokumenteve të të gjitha flukseve për vitin do të jetë vëllimi i fluksit të dokumenteve të institucionit. Vlera e rrjedhës së punës nevojitet për të llogaritur numrin e kërkuar të personelit të zyrës për të llogaritur efektivitetin e përdorimit të mekanizimit dhe automatizimit të punës në zyrë. Në përgjithësi, tregon ngarkesën e të gjithë aparatit administrativ, po ashtu. të gjithë punonjësit e tij duhet të merren me dokumente.

Në zinxhirin teknologjik të përpunimit dhe lëvizjes së dokumenteve, mund të dallohen fazat e mëposhtme:

pranimi dhe përpunimi parësor i dokumenteve;

shqyrtimi paraprak dhe shpërndarja e dokumenteve;

regjistrimi;

kontrolli i ekzekutimit;

punë informative dhe referuese;

ekzekutimi dhe dërgimi i dokumenteve.

ROZOFORMIMI

Institucion arsimor shtetëror

Arsimi i lartë profesional

“DON SHTETËRORE TEKNIKE

UNIVERSITET"

Departamenti i Shkencës së Dokumenteve dhe Komunikimit Gjuhësor

PUNA KURSI

Sipas disiplinës: “organizimi dhe teknologjia e dokumentacionit

mbështetje menaxheriale"

Me temën: Përvojë në organizimin e punës me dokumente jashtë vendit

Puna e përfunduar:

student i vitit të 3-të

GDU-32 grupe

Vasilenko Anastasia

Anatolievna

Puna e kontrolluar:

Vatolina Marina

Vladimirovna

Data e dorëzimit:

Rostov-on-Don

Hyrje ……………………………………………………………………………..3

1. Përvoja e huaj e standardizimit…………………………………………4-11

1.1 Historia e formimit dhe zhvillimit të organizatës ndërkombëtare për standardizim…………………………………………………………………………… 4-5

1.2 Gjendja aktuale e standardizimit ndërkombëtar në fushën e menaxhimit të dokumenteve………………………………………………………..6-11

2. Eksperiencë në organizimin e punës me dokumente në vende të huaja ...... 12-20

2.1 Përvojë me dokumente në Komonuelthin e Australisë………………….12-16

2.1.1 Sistemi i Standardeve Shtetërore të Bashkimit Australian..12-13

2.1.2 Fondi arkivor i Commonwealth……………………………………..14-16

2.1 Eksperiencë me dokumente në Itali……………………………………………………………………………………………………………………

3. Analiza e gjendjes aktuale të menaxhimit të dokumenteve në Rusi..21-27

përfundimi………………………………………………………………..28-29

Lista e burimeve të përdorura…………………………………………30

Prezantimi

Tema e punës së kursit është e rëndësishme, sepse duke studiuar përvojën e organizimit të punës me dokumente jashtë vendit, mund të gjurmoni tendencat kryesore në zhvillimin e punës në zyrë dhe, duke i analizuar ato, t'i zbatoni këto risi në Rusi.

Qëllimi i punës është të analizojë përvojën e organizimit të punës me dokumente jashtë vendit.

Detyrat e punës:

Të studiojë përvojën e huaj të standardizimit;

Analizoni përvojën e organizimit të punës me dokumente në vendet e huaja;

Analizoni gjendjen aktuale të menaxhimit të dokumenteve në Rusi.

Për të shkruar punën e kursit janë përdorur:

Rregulloret;

Burimet e internetit;

Revista periodike ("Punët në zyrë", "Sekretari i biznesit").

Metodat e hulumtimit janë: analiza krahasuese, historike.

1. Përvoja e huaj e standardizimit

1.1 Historia e formimit dhe zhvillimit të organizatës ndërkombëtare për standardizim

Standardizimi ndërkombëtar është një grup i organizatave ndërkombëtare të standardizimit dhe produkteve të aktiviteteve të tyre - standarde, rekomandime, raporte teknike dhe produkte të tjera shkencore dhe teknike. Janë tre organizata të tilla: Organizata Ndërkombëtare për Standardizim - ISO (ISO), Komisioni Ndërkombëtar Elektroteknik - IEC (IEC), Unioni Ndërkombëtar i Telekomunikacionit - ITU (ITU).

Organizata Ndërkombëtare për Standardizim (ISO) është një rrjet global që përcakton se cilat standarde kërkohen për funksionimin e organizatave tregtare, qeveritare dhe publike. Ajo u krijua zyrtarisht më 23 shkurt 1947.

Qëllimi i tij kryesor është formuluar në Kartën ISO: "... të promovojë zhvillimin e standardizimit në shkallë globale për të siguruar shkëmbimin ndërkombëtar të mallrave dhe ndihmën e ndërsjellë, si dhe për të zgjeruar bashkëpunimin në fushat intelektuale, shkencore, teknike dhe aktivitetet ekonomike”.

ISO bashkon 64 vende. ISO është një organizatë joqeveritare: anëtarët e saj nuk janë delegatë qeveritarë, si, për shembull, në Kombet e Bashkuara. Megjithatë, ISO merr një pozicion të veçantë midis organizatave qeveritare dhe joqeveritare. Kjo sepse, nga njëra anë, shumë prej institucioneve ISO janë pjesë e strukturave qeveritare në vendet e tyre ose janë nën tutelën e shtetit të tyre. Nga ana tjetër, anëtarët e tjerë të ISO janë krejtësisht privatë, të krijuar nga sindikatat lokale të organizatave industriale.

Faktet e mëposhtme dëshmojnë për shkallën e veprimtarisë së organizatës: mbi 30,000 ekspertë marrin pjesë në punën teknike, e cila kryhet në kuadrin e 187 komiteteve teknike, 576 nënkomisioneve, 2057 grupeve të punës. Më shumë se 800 takime të organeve teknike të lartpërmendura mbahen çdo vit në mbarë botën. Parku i standardeve ISO tejkalon 14,000 artikuj dhe mbi 800 standarde të reja dhe të rishikuara publikohen çdo vit.

Standardet ndërkombëtare ISO nuk kanë statusin e të qenit të detyrueshëm për të gjitha vendet pjesëmarrëse. Çdo anë e botës ka të drejtë t'i përshtatë ose jo t'i përshtatë ato. Vendimi për aplikimin e standardit ndërkombëtar ISO lidhet kryesisht me shkallën e pjesëmarrjes së vendit në ndarjen ndërkombëtare të punës dhe gjendjen e tregtisë së tij të jashtme. Rreth gjysma e standardeve ndërkombëtare ISO kanë gjetur aplikim në sistemin rus të standardizimit.

Kështu, detyra kryesore e standardeve ndërkombëtare është krijimi në nivel ndërkombëtar i një baze metodologjike të unifikuar për zhvillimin e sistemeve të reja dhe përmirësimin e cilësisë ekzistuese dhe certifikimin e tyre.

1.2 Gjendja aktuale e standardizimit ndërkombëtar në fushën e menaxhimit të të dhënave

Organizativisht, ISO përfshin organet qeverisëse dhe ato punuese. Organet drejtuese: Asambleja e Përgjithshme (organi suprem), Këshilli, Byroja Drejtuese Teknike. Trupat punues - Komitetet teknike (KT), nënkomitetet, grupet këshilluese teknike (KKT).

Asambleja e Përgjithshme është asambleja e zyrtarëve dhe delegatëve të emëruar nga komitetet anëtare. Çdo organ anëtar ka të drejtë të paraqesë maksimumi tre delegatë, por ata mund të shoqërohen nga vëzhgues. Anëtarët korrespondues dhe anëtarët abonent marrin pjesë si vëzhgues.

Këshilli drejton punën e ISO ndërmjet sesioneve të Asamblesë së Përgjithshme. Këshilli ka të drejtë, pa thirrur Asamblenë e Përgjithshme, t'u dërgojë pyetje komisioneve anëtare për konsultim ose t'u besojë komisioneve anëtare vendimin e tyre. Në mbledhjet e Këshillit, vendimet merren me shumicë votash të anëtarëve të komisionit të Këshillit të pranishëm në mbledhje. Ndërmjet mbledhjeve dhe nëse është e nevojshme, Këshilli mund të marrë vendime me korrespondencë.

Shtatë komitete janë në varësi të Këshillit ISO: PLACO (zyro teknike), PROFCO (ndihma metodologjike dhe informative); CASCO (komiteti i vlerësimit të konformitetit); INFCO (komiteti për informacionin shkencor dhe teknik); DEVCO (Komiteti për Asistencë për Vendet në Zhvillim); COPOLCO (komiteti për mbrojtjen e konsumatorit); REMCO (Komiteti i Materialeve të Referencës).

PLACO (PLACO - Komiteti i Planifikimit) përgatit propozime për planifikimin e punës së ISO, për organizimin dhe koordinimin e aspekteve teknike të punës. Fusha e punës së PLACO përfshin shqyrtimin e propozimeve për krijimin dhe shpërbërjen e komiteteve teknike, përcaktimin e fushës së standardizimit me të cilën duhet të merren komisionet.

PROFCO është i detyruar të ofrojë ndihmë metodologjike dhe informative për Këshillin ISO mbi parimet dhe metodat e zhvillimit të standardeve ndërkombëtare. Komiteti po studion parimet themelore të standardizimit dhe përgatit rekomandime për arritjen e rezultateve optimale në këtë fushë. PROFCO gjithashtu merret me terminologji dhe organizon seminare për zbatimin e standardeve ndërkombëtare për zhvillimin e tregtisë.

CASCO (CASCO - Komiteti për vlerësimin e konformitetit) merret me çështjet e konfirmimit të konformitetit të produkteve, shërbimeve, proceseve dhe sistemeve të cilësisë me kërkesat e standardeve, duke studiuar praktikën e këtij aktiviteti dhe duke analizuar informacionin. Komiteti zhvillon udhëzime për testimin dhe vlerësimin (certifikimin) e konformitetit të produkteve, shërbimeve, sistemeve të cilësisë, konfirmimin e kompetencës së laboratorëve testues dhe organizmave certifikues. Një fushë e rëndësishme e punës së CASCO-s është promovimi i njohjes dhe miratimit të ndërsjellë të sistemeve kombëtare dhe rajonale të certifikimit, si dhe përdorimi i standardeve ndërkombëtare në fushën e testimit dhe vlerësimit të konformitetit. CASCO, së bashku me IEC, ka përgatitur një sërë udhëzimesh për aspekte të ndryshme të certifikimit, të cilat përdoren gjerësisht në vendet anëtare të ISO dhe IEC: parimet e përcaktuara në këto dokumente merren parasysh në sistemet kombëtare të certifikimit dhe shërbejnë gjithashtu si bazë për marrëveshjet për vlerësimin e konformitetit të produkteve të furnizuara reciprokisht në marrëdhëniet tregtare - ekonomike të vendeve të rajoneve të ndryshme.

DEVCO (DEVCO - Komiteti për çështjet e vendeve në zhvillim) studion kërkesat e vendeve në zhvillim në fushën e standardizimit dhe zhvillon rekomandime për të ndihmuar këto vende në këtë fushë. Funksionet kryesore të DEVCO janë: organizimi i diskutimeve në një shkallë të gjerë të të gjitha aspekteve të standardizimit në vendet në zhvillim, krijimi i kushteve për shkëmbimin e përvojës me vendet e zhvilluara; trajnimi i specialistëve në standardizimin në bazë të qendrave të ndryshme të trajnimit në vendet e zhvilluara; lehtësimin e vizitave studimore për ekspertë nga organizatat e standardizimit në vendet në zhvillim; përgatitja e manualeve të trajnimit për standardizimin për vendet në zhvillim; stimulimi i zhvillimit të bashkëpunimit dypalësh ndërmjet shteteve të industrializuara dhe atyre në zhvillim në fushën e standardizimit dhe metrologjisë.

COPOLCO (COPOLCO - Komiteti për politikën e konsumatorit) po studion çështjet e sigurimit të interesave të konsumatorëve dhe mundësinë e promovimit të kësaj përmes standardizimit; përmbledh përvojën e pjesëmarrjes së konsumatorëve në krijimin e standardeve dhe harton programe për edukimin e konsumatorëve në fushën e standardizimit dhe për t'u sjellë atyre informacionin e nevojshëm për standardet ndërkombëtare. Kjo lehtësohet nga publikimi periodik i Listës së Standardeve Ndërkombëtare dhe Kombëtare, si dhe udhëzuesve të dobishëm për konsumatorët: "Testet krahasuese të produkteve të konsumit", "Informacioni për produktet për konsumatorët", "Zhvillimi i metodave standarde për matjen e performancës së produktet e konsumit”, etj.

REMCO (REMCO - Komiteti për materialet e referencës) ofron ndihmë metodologjike për ISO duke zhvilluar udhëzime të përshtatshme për çështjet që lidhen me materialet referente (standardet). Kështu, janë përgatitur një libër referimi për materialet referente dhe disa manuale: “Referenca në materialet referuese në standardet ndërkombëtare”, “Certifikimi i materialeve referuese. Parimet e përgjithshme dhe statistikore, etj. Përveç kësaj, REMCO është koordinator i aktiviteteve ISO për materialet referente me organizatat ndërkombëtare metrologjike, në veçanti me OIML - Organizata Ndërkombëtare e Metrologjisë Ligjore.

Zhvillimi i normave dhe standardeve ndërkombëtare në fushën e informacionit dhe dokumentacionit në ISO i është besuar Komitetit Teknik Nr.46 "Informacioni dhe Dokumentacioni", në të cilin marrin pjesë 34 komitete kombëtare - anëtarë ISO, duke përfshirë Agjencinë Federale për Rregullimin Teknik dhe Metrologjinë. e Rusisë, Rostekhregulirovanie.

Ky komitet merret me standardizimin në fushën e veprimtarive informative, botimit, indeksimit dhe abstragimit, veprimtarive praktike të bibliotekave, qendrave të dokumentacionit dhe informacionit, arkivave.

Ai ka në strukturën e tij katër nënkomisione: Nënkomiteti nr. 4 "Bashkëpunimi Teknik"; Nënkomisioni Nr. 8 "Cilësia - Statistikat dhe Vlerësimi i Performancës"; Nënkomisioni Nr. 9 "Identifikimi dhe Përshkrimi"; Nënkomisioni Nr. 11 Menaxhimi i Arkivave/Dokumenteve.

Nënkomiteti Nr. 11, i krijuar me qëllim zhvillimin e standardizimit në fushën e punës në zyrë dhe arkivimit, ka zhvilluar 3 standarde ndërkombëtare: dy pjesë të ISO 15489-2001 "Informacioni dhe Dokumentacioni - Menaxhimi i të dhënave" (ISO 15489-2001, Informacioni dhe Dokumentacioni - Menaxhimi i të dhënave) dhe pjesa e parë e ISO 23081 Informacioni dhe Dokumentacioni - Proceset e menaxhimit të të dhënave - Metadatat për regjistrimet - Pjesa 1: Parimet). Standardi ISO 15489 rregullon menaxhimin e dokumenteve të çdo formati dhe në çdo media të krijuar dhe marrë nga organizata të ndryshme gjatë aktiviteteve të tyre. Pjesa e dytë e standardit mbulon procedurat e menaxhimit të të dhënave të organizatës në përputhje me parimet e standardizuara në pjesën e parë të ISO 15489-1:2001. Ky dokument është në fakt një raport teknik, i cili sipas rregullave ISO i referohet dokumenteve informative dhe nuk ka statusin e standardit; Qëllimi i zhvillimit të tij është të ofrojë një nga metodologjitë e mundshme për zbatimin e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve, të krijuara në një organizatë bazuar në parimet e pjesës së parë të ISO 15489-1:2001. Kjo metodologji bazohet në përvojën australiane. Në të njëjtën kohë, duhet të theksohet se gjatë diskutimit të pjesës së dytë të ISO 15489-1:2001, u bënë propozime për të përfshirë në raportin teknik disa opsione për metodologjitë për zbatimin e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve dhe në këtë mënyrë të hiqen kontradiktat që lidhen me veçoritë kombëtare të mbajtjes së të dhënave dhe menaxhimit të dokumenteve. Por për shkak të kompleksitetit dhe diversitetit të këtyre metodologjive, u vendos që të përfshihej vetëm një version në raportin teknik dhe puna për zhvillimin e metodologjisë së nevojshme t'i atribuohej fushës së aktiviteteve të organeve kombëtare për standardizimin, menaxhimin e dokumenteve dhe arkivave.

Prandaj, në shumicën e vendeve të zhvilluara të botës, kur zhvillohet një standard kombëtar, vëmendje e madhe i kushtohet pjesës së parë të ISO 15489-1:2001, e dyta përdoret si ndihmëse (duke sqaruar një sërë dispozitash të pjesës së parë). dokument.

Standardi ISO 23081 merret me meta të dhënat e biznesit në aktivitetet e menaxhimit, llojet e tyre, funksionet për ofrimin e menaxhimit dhe proceseve të biznesit, si dhe menaxhimin e meta të dhënave.

Në mars 2005, ISO 22310 Informacioni dhe Dokumentacioni. Kërkesat për menaxhimin e të dhënave/dokumenteve në standarde” (ISO/DIS 22310, Informacioni dhe Dokumentacioni - Kërkesat për menaxhimin e të dhënave/dokumenteve në standarde).

Komiteti Teknik Nr. 46 është i lidhur në aktivitetet e tij me Komitetin Nr. 154 “Proceset, elementet e të dhënave dhe dokumentet në tregti, industri dhe menaxhim”, i cili zhvilloi standarde të tilla të përdorura gjerësisht si formularët ISO 8439-1990. Paraqitja bazë" (ISO 8439:1990, Dizajni i formularëve - Paraqitja bazë) dhe ISO 8601-2000 "Elementet e të dhënave dhe formatet e shkëmbimit - Shkëmbimi i informacionit - Përfaqësimi i datave dhe orëve" (ISO 8601:2000, Elementet e të dhënave dhe formatet e shkëmbimit - Shkëmbimi i informacionit - Paraqitja e datave dhe orëve).

Ndër standardet e zhvilluara nga TC nr.46, duhet theksuar standardi ndërkombëtar ISO 5127-2001 "Informacion dhe dokumentacion - Fjalor" (ISO 5127:2001, Informacion dhe dokumentacion - Fjalor), i cili përmban termat dhe konceptet kryesore të përdorura në fushën e punës me informacionin dhe dokumentacionin . Standardi përdoret në zhvillimin e standardeve të aplikuara për shkencat e informacionit, duke përfshirë bibliotekarinë, menaxhimin e të dhënave dhe të dhënat arkivore.

Standardi ndërkombëtar ISO 2384-1977 "Documentation - Presentation of translations" (ISO 2384:1977, Documentation - Presentation of translations) vendos rregullat për paraqitjen e përkthimeve në një formë standarde, e cila thjeshton aplikimin e tyre nga kategori të ndryshme përdoruesish.

Në 2003, standardi ndërkombëtar ISO 14416-2003 "Informacioni dhe dokumentacioni - Kërkesat për lidhjen e librave, periodikëve, serive dhe dokumenteve të tjera letre për përdorim në arkiva dhe biblioteka - Metoda dhe materiale" (ISO 14416: 2003, Informacion dhe dokumentacion - Kërkesat për lidhjen e librave, periodikëve, serive dhe dokumenteve të tjera për përdorim arkivor dhe bibliotekar - Metoda dhe materiale).

Nga sa më sipër, mund të konkludojmë se, aktualisht, një numër i mjaftueshëm standardesh janë zhvilluar në fushën e menaxhimit të dokumenteve që lejojnë rregullimin e menaxhimit të dokumenteve të çdo formati dhe në çdo media të krijuar dhe marrë nga organizata të ndryshme gjatë aktivitetet e tyre, vendosin rregulla për paraqitjen e përkthimeve në formë standarde, gjë që thjeshton përdorimin e tyre nga kategori të ndryshme përdoruesish.

2.1 Përvojë me dokumente në Commonwealth of Australia

2.1.1 Sistemi i Standardeve Shtetërore të Bashkimit Australian

E gjithë përvoja e Australisë në fushën e menaxhimit të dokumentarëve është kuintesenca e arritjeve të specialistëve të saj.

Sistemi shtetëror i standardizimit të Komonuelthit të Australisë përfaqësohet nga Standardet e Australisë, një organizatë e themeluar në vitin 1922. Baza rregullative dhe metodologjike për mbështetjen dokumentare të menaxhimit të Komonuelthit të Australisë është mjaft e gjerë. Është mjaft legjitime të thuhet se Australia është një nga liderët në rajon. Një shembull i kësaj është standardi i tij kombëtar, AS 4390-1996, i cili u mor nga Organizata Ndërkombëtare për Standardizim si bazë për zhvillimin e ISO 15489:2001, dhe për këtë arsye u rekomandohet të gjitha vendeve, organet kombëtare të standardeve të të cilave përfaqësohen në ISO, si referencë gjatë krijimit të standardeve të tyre kombëtare përkatëse.

Si pjesë e aktiviteteve të saj brenda ISO, Standards Australia siguron punën e nënkomitetit të Menaxhimit të Arkivave/Dokumenteve të krijuar brenda komitetit teknik të Informacionit dhe Dokumenteve, duke formuar sekretariatin e tij. Kjo e fundit është përgjegjëse për zhvillimin dhe zbatimin e standardeve ndërkombëtare të mëposhtme:

ISO 15489-1:2001;

ISO 15489/TR-2:2001;

ISO 22310:2006;

ISO/TS 23081-2:2007

Në vitin 2002, Australia miratoi standardin ekuivalent kombëtar të menaxhimit të dokumenteve ISO 15489:2001, AS ISO 15489-2002. Ai u zhvillua nga Komiteti i Menaxhimit të Dokumenteve, një nënndarje e Standardeve Australiane. Më pas, Standardet Australiane krijuan gjithashtu një Komitet Teknik të Pajtueshmërisë së Menaxhimit të Regjistrimeve për të ofruar një dokument shoqërues të AS ISO 15489-2002 që ofron udhëzime praktike për monitorimin dhe auditimin nga organizatat.

Megjithëse standardi AS ISO 15489-2002 përsërit në masë të madhe përmbajtjen e standardit AS 4309-1996, ka gjithashtu një sërë dallimesh domethënëse midis tyre në lidhje me terminologjinë, strukturën dhe qasjen për mbulimin e llojeve të ndryshme të çështjeve.

AS ISO 15489-2002 është zhvilluar dhe zbatuar si një standard ndërkombëtar dhe disa terma janë ndryshuar për të siguruar që ai të jetë në përputhje me praktikën ndërkombëtare.

AS 4390-1996 dhe standardet përkatëse janë rishikuar, zgjeruar dhe modernizuar, duke u bërë kështu AS ISO 15489-2002. Ndërsa AS 4390-1996 përmban gjashtë pjesë, AS ISO 15489-2002 ka dy (vetë standardin dhe materialet mbështetëse teknike). Prandaj, informacioni i përfshirë në AS ISO 15489-2002 ndryshon ndjeshëm nga ai i paraqitur në AS 4390-1996, kryesisht për shkak të shkurtësisë dhe koncizitetit. Standardet australiane pas publikimit të AS ISO 15489-2002 u përpoqën të nxjerrin në pah komponentët kryesorë të AS 4390-1996 që nuk janë përfshirë në standardin e ri dhe t'i publikojnë ato në formën e anekseve, shtesave në aktin aktual normativ dhe metodologjik mbi organizimi i menaxhimit të dokumenteve.

Pra, duhet theksuar se globalizimi, i cili veç të tjerash karakterizohet nga standardizimi i proceseve ekonomike dhe teknologjike, është qartë i dukshëm në fushën e mbështetjes dokumentare të menaxhimit. Një shembull i mrekullueshëm i kësaj është zhvillimi mbi bazën e standardit kombëtar të Unionit Australian AS 4390-1996 i aktit normativ dhe metodologjik ndërkombëtar ISO 15489:2001 dhe miratimi i standardeve autentike në një sërë vendesh, organet kombëtare të standardizimit të të cilëve janë të përfaqësuar në ISO.

2.1.2 Arkivat e Commonwealth

Fondi Arkivor i Komonuelthit të Australisë përfaqësohet nga një rrjet organesh të specializuara përgjegjëse jo vetëm për ruajtjen e dokumenteve të Fondit Arkivor të vendit, por edhe për zhvillimin e akteve legjislative dhe rregullatore në fushën e arkivimit. Ky rrjet përfshin: Arkivin Kombëtar të Australisë, Shoqatën Australiane të Arkivistëve dhe Arkivin Shtetëror të Federatës.

Arkivi Kombëtar i Australisë u formua në vitin 1961 kur Zyra e Arkivave të Unionit u nda nga Biblioteka Kombëtare e Australisë. Në vitin 1975, institucioni u riemërua Arkivi i Australisë, dhe në 1998 mori emrin e tij aktual.

Paralelisht, statusi i Arkivit Kombëtar të Australisë po ndryshonte gjithashtu. Akti i Arkivave i vitit 1983 u caktoi institucioneve funksionin e garantimit të sigurisë së dokumenteve të organeve dhe institucioneve shtetërore. Në vitin 2001, Arkivi Kombëtar i Australisë u bë një organ ekzekutiv federal nën autoritetin e Ministrit të Kulturës dhe Sportit.

Titulli zyrtar i kreut të Arkivit Kombëtar të Australisë është "Drejtor i Përgjithshëm". Bordi i Arkivave Kombëtare të Australisë u krijua sipas nenit 10(1) të Aktit të Arkivave të vitit 1983. Bordi përbëhet nga një Senator, një anëtar i Dhomës së Përfaqësuesve dhe 11 anëtarë të tjerë të emëruar nga Ministri i Kulturës dhe Sporteve .

Strukturisht, Arkivi Kombëtar i Australisë është i organizuar në pesë departamente: Qasja dhe Komunikimet, Shërbimet Këshillimore, Koordinimi Kombëtar, Menaxhimi dhe Ruajtja e Regjistrimeve dhe Menaxhimi i Informacionit të Qeverisë, secili i kryesuar nga një nga Zëvendës Drejtorët e Përgjithshëm.

Shoqëria Australiane e Arkivistëve është një organizatë publike që u formua në vitin 1975 në lidhje me mungesën e personelit të kualifikuar midis punonjësve të arkivave.

Funksionet e Shoqatës Australiane të Arkivistëve përfshijnë:

Edukimi i personelit të kualifikuar, duke përfshirë zhvillimin e trajnimeve dhe seminareve të specializuara;

Ndihma në organizimin e ruajtjes së materialeve dokumentare të Fondit Arkivor të vendit, mbikëqyrja e përdorimit të tyre të mirëfilltë;

Ndihmë gjithëpërfshirëse në kryerjen e kërkimeve shkencore në fushën e arkivimit;

Publikimi dhe shpërndarja me mjete të tjera informacioni në lidhje me organizimin e arkivave të Commonwealth.

Vendimi për aktivitetet aktuale të Shoqatës Australiane të Arkivistëve i besohet këshillit, anëtarët e të cilit zgjidhen në bazë të rezultateve të votimit të brendshëm.

Trupat punuese të Shoqatës Australiane të Arkivistëve janë task forca, të cilat përfshijnë:

Task Forca “Arkivat e Organizatave”;

Task Forca “Dokumentet Elektronike”;

Task Forca për Çështjet Indigjene;

Task Forca “Arkivat e autoriteteve ekzekutive vendore”;

Task Forca “Arkivat e Shkollave”;

Task Forca “Arkivat e Universiteteve”.

Zyra e Regjistrimeve Publike të Viktorias është themeluar nga Ligji i Regjistrimeve Publike të 1973 për të mbledhur, siguruar dhe siguruar ruajtjen afatgjatë dhe të përhershme të të dhënave të qeverisë shtetërore.

Arkivi Shtetëror i Viktorias administrohet nga Seksioni Kulturor i Departamentit të Kryeministrit dhe Kabinetit.

Kompetenca e Arkivit Shtetëror të Viktorias përfshin:

Përgatitja e standardeve që rregullojnë proceset e krijimit të dokumenteve të qeverisë shtetërore;

Këshillimi i përfaqësuesve të agjencive qeveritare për zbatimin e dispozitave të standardeve në praktikë. Kryerja e trajnimeve dhe seminareve.

Duke analizuar diagramin strukturor të organizimit të Fondit Arkivor të Komonuelthit të Australisë, mund të konkludojmë se organet përkatëse janë një kombinim i një organizate shtetërore federale, një organizate publike federale dhe organizatave shtetërore të subjekteve, dhe kryejnë një "funksion të trefishtë". :

Hartues i akteve legjislative dhe rregullative në fushën e arkivimit;

Kontrollor-auditor, i cili thirret të monitorojë zbatimin e dispozitave të tyre në praktikë;

mjedisi arsimor.

Pra, Commonwealth of Australia zë një nga vendet e para në botë në zhvillimin e standardeve në fushën e mbajtjes dhe arkivimit të të dhënave, shumë standarde të miratuara në Commonwealth bëhen ndërkombëtare, duke ndikuar kështu në mënyrë aktive në zhvillimin e mbajtjes së të dhënave në të gjithë botën.

2.2 Eksperiencë me dokumenta në Itali

Puna në zyrë në Italinë moderne ka ekzistuar që nga fillimi i shekullit të 19-të - që nga koha kur shtetet italiane dominoheshin nga Franca Napoleonike. Qeveria franceze futi në Itali një klasifikim dokumentesh dhe një sistem regjistrimi, tiparet kryesore të të cilit mbeten edhe sot. Katërmbëdhjetë vjet pas formimit të Republikës Italiane, e cila u zhvillua në 1861, qeveria u hap në Romë - Archivio Centrale dello Stato(Arkivi Qendror i Shtetit). I vendosur në Romë, Arkivi ruan dokumente të lëshuara nga organet administrative qendrore të qeverisë kombëtare të Italisë. Gjithashtu, Arkivi menaxhon hierarkinë e organizatave shtetërore arkivore në të gjithë Italinë dhe formon strukturën e një pune zyre mbarëkombëtare.

Mund të themi se puna moderne e zyrës në Itali filloi me nxjerrjen e Dekretit Mbretëror të vitit 1900 (dokumenti përshkruante parimet themelore të punës së zyrave dhe institucioneve arkivore të qeverisë shtetërore). Sidoqoftë, vetëm në vitin 1963 u formua struktura e punës së zyrës në formën në të cilën ekziston zyrtarisht sot. D doli në atë kohë. Ecreto del Presidente dello Republica(Dekret Presidencial), i cili përcaktonte kërkesat bazë për ruajtjen arkivore dhe mbajtjen e evidencës, të cilat me ndryshime të vogla zbatohen edhe sot e kësaj dite. Le të shqyrtojmë thelbin e këtyre kërkesave.

Sistemi italian i regjistrimit u parashikua në Dekretin Mbretëror të vitit 1900 dhe ndryshon pak nga sistemet e tjera evropiane. Çdo kategori dokumentesh, të bashkuara nga një titull ose subjekt i përbashkët, korrespondon me një numër dokumentesh në regjistër. Si rregull, një ditar i veçantë krijohet për secilën kategori dokumentesh. Ashtu si me shumicën e sistemeve të regjistrimit, çdo dokument i marrë ose i krijuar në zyrë është subjekt i regjistrimit të detyrueshëm në ditar. Dokumentet e regjistruara numërohen në mënyrë të njëpasnjëshme; të dhënat e dokumenteve hyrëse dhe dalëse mbahen veçmas në ditar. Fakti i regjistrimit të një dokumenti është një konfirmim zyrtar jo vetëm i vetë ekzistencës së dokumentit, por edhe i origjinalitetit të tij.

Gjatë regjistrimit të dokumenteve hyrëse, data e marrjes, emri i dërguesit dhe subjekti i çështjes futen në ditar. Gjatë regjistrimit të dokumenteve dalëse, tregohet data e krijimit, adresuesi dhe subjekti i çështjes. Gjithashtu, të gjitha dokumentet regjistrohen në ditarin e zyrës në të cilën janë pranuar.

Zyrat evropiane zakonisht përdorin një lloj skeme standarde të klasifikimit të rasteve në lidhje me regjistrat, dhe Italia nuk bën përjashtim. Me Dekret Mbretëror të vitit 1900, u prezantua një "klasifikimi sistematik sipas mandatit (misionit)". Ky sistem standard parashikon kategori lëndore të përgjithshme dhe specifike që përbëjnë bazën e sjelljes së biznesit në ministritë e qeverisë.

Kategoritë e përgjithshme të rasteve lejojnë klasifikimin e dokumenteve administrative që janë të përbashkëta për të gjitha ose shumicën e ministrive (siç janë dosjet personale), ndërsa kategoritë e veçanta pasqyrojnë nevojat e një ministrie të caktuar, për shkak të specifikave të veprimtarisë së saj. Kategoritë e ndryshme të lëndëve formojnë një hierarki klasash dhe nënklasash, secilës prej të cilave i është caktuar kodi i vet alfanumerik. Një sistem i ngjashëm përdoret gjerësisht në Amerikën e Veriut.

Përveç revistave të përmendura më sipër, kancelaritë italiane përdorin një kategori të veçantë të revistave të regjistrimit të quajtur reportorio. Këto regjistra janë një listë e të gjitha rasteve në secilën kategori lëndore. Indekset për ditar përbëhen nga dy regjistra me lista alfabetike të personave që kanë krijuar, dërguar ose marrë dokumente, ndërsa indekset e lëndëve të dokumenteve të regjistruara futen në ditarin e tretë.

Dokumentet që kanë dalë nga përdorimi aktiv, zhvendosen nga departamentet e qeverisë italiane në të ashtuquajturat "arkivë depozitash" - depo të ndërmjetme, të cilat janë një sistem kompleks magazinimi mbarëkombëtar. Një herë në vit, dokumentet nga arkivat ndërdepartamentale dërgohen në arkivin e depozitimit, ku ruhen për 40 vjet nga data e marrjes. Pas kësaj periudhe, dokumentet me vlerë historike transferohen në magazinat përkatëse arkivore dhe të gjitha ato të mbetura asgjësohen.

Dekreti Presidencial i vitit 1963, i përmendur tashmë më lart, përcakton periudhat arkivore për të gjitha kategoritë e dokumenteve qeveritare, duke përfshirë ato të qeverisë, rajoneve dhe krahinave dhe bashkive.

Siç u përmend tashmë, Administrata Qendrore e Arkivave me bazë në Romë menaxhon rrjetin shtetëror të institucioneve arkivore, i cili përfshin Arkivat Qendrore Shtetërore, Organet e Mbikëqyrjes Arkivi, arkivat rajonale të territoreve dhe provincave individuale dhe organizata të tjera.

Organet e mbikëqyrjes arkivore funksionojnë në mënyrë të pavarur nga arkivi shtetëror dhe zgjidhin çështjet në nivel rajonal në lidhje me dokumentet në pronësi të individëve ose organizatave.

Pra, puna në zyrë në Itali filloi të zhvillohej vonë. Qeveria franceze kishte një ndikim të madh në fusha të tilla si klasifikimi i dokumenteve dhe sistemi i regjistrimit. Sot, sistemi italian i zyrave nuk është shumë i ndryshëm nga sistemet e tjera evropiane.

3. Analiza e gjendjes aktuale të menaxhimit të dokumenteve në Rusi

Aktualisht, rregullimi i dokumentacionit, organizimi dhe teknologjia e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin kryhet në disa drejtime: rregullimi legjislativ, standardizimi, zhvillimi i dokumenteve normative dhe normativo-metodologjike të veprimit mbarëkombëtar.

Ligjet e Federatës Ruse kanë rëndësinë më të lartë juridike.

Ligji Federal i Federatës Ruse "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit" caktoi detyrimin për të dokumentuar informacionin, vendosi një sërë termash (informacion, informatizimi, burime informacioni, informacion të dokumentuar, etj.), Rregulloi marrëdhëniet që lindin nga krijimi dhe përdorimi i teknologjive të informacionit, vendosi dhënien e detyrueshme të informacionit për organet shtetërore.

Detyrimi i dokumentacionit përmendet edhe në akte të tjera legjislative. Kështu, Kodi Civil i Federatës Ruse përcaktoi bazën ligjore jo vetëm për aktivitetet e personave juridikë, por edhe për dokumentacionin e tij. Një numër artikujsh vendosin kërkesa për përbërjen e informacionit (përmbajtjen) e dokumenteve dhe hartimin e tyre. Po, Art. 52 i Kodit Civil të Federatës Ruse përmban një kërkesë për përmbajtjen e statutit dhe memorandumit të shoqërimit, në bazë të të cilit veprojnë personat juridikë; Art. 185 dhe 186 përcaktojnë detajet e një dokumenti të tillë si autorizim; në Art. 878 është përcaktuar formulari i kontrollit, etj.

Legjislacioni i Federatës Ruse për Fondin Arkivor të Federatës Ruse dhe arkivat përcaktoi që Fondi Arkivor i Federatës Ruse përfshin dokumente të vendosura në territorin e saj, pavarësisht nga forma e pronësisë së organizatave në të cilat janë formuar. Prandaj, shumë dokumente të institucioneve, organizatave dhe ndërmarrjeve, pas një periudhe të caktuar kohore, duhet të transferohen për ruajtje në arkivat shtetërore në mënyrën e përcaktuar nga dokumentet rregullatore.

Aktet legjislative të Federatës Ruse rregullojnë kërkesat për dokumentet e dërguara duke përdorur mjete të ndryshme komunikimi (postë, telegraf, faksimile dhe mesazhe elektronike), kërkesat për mbrojtjen e informacionit në faza të ndryshme të krijimit dhe ruajtjes së tij, duke dhënë dokumente zyrtare (fuqi juridike). . Ato përmbajnë gjithashtu bazat e rregullimit të proceseve të informatizimit. Ligji përcakton të drejtën e pronësisë për dokumentet individuale dhe grupet e dokumentacionit, kategoritë e informacionit sipas niveleve të aksesit në të.

Një sërë aktesh ligjore përmbajnë norma që duhet të merren parasysh në përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve të menaxhimit. Akte të tilla përfshijnë, për shembull, ligjin e Federatës Ruse "Për Markat Tregtare, Markat e Shërbimit dhe Emërtimet e Origjinës së Mallrave", i cili përcakton procedurën për regjistrimin e një embleme të ndërmarrjes të vendosur në një kokë letre; Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse "Për thjeshtimin e prodhimit, përdorimit, ruajtjes dhe shkatërrimit të vulave dhe letrave me riprodhim të stemës shtetërore të Federatës Ruse", etj.

Aktualisht, në përputhje me programin e synuar federal, funksionon GSDOU - një sistem dispozitash që përcaktojnë rregullat themelore për të punuar me dokumente në organizata. Sistemi është i orientuar edhe në strukturat tregtare. Ai përbëhet nga dy pjesë: normative dhe metodike. Në pjesën normative përcaktohen detyrat dhe funksionet kryesore, rregullimi ligjor i veprimtarive të shërbimit mbështetës të dokumentacionit në organizatë, struktura e përafërt e tij; procedura për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve; të gjitha fazat e punës me ta: dorëzimi, kalimi, përpunimi, kontabiliteti, regjistrimi, kontrolli i ekzekutimit, puna e informacionit dhe referencës, ruajtja operacionale e dokumenteve, kërkimi i dokumenteve dhe informacionit; mbrojtja e sistemeve të marrjes së informacionit; përgatitja e dokumenteve për arkivin; procedura për kryerjen e ekzaminimit të vlerës së dokumenteve; organizimi i ruajtjes së dokumenteve. Është një kompleks i vetëm dokumentacioni i automatizuar i bazuar në redaktuesit modern të tekstit, rrjedhën e automatizuar të punës (përfshirë postën elektronike), bazat e të dhënave dhe ruajtjen dhe përdorimin e automatizuar të dokumenteve (përfshirë nomenklaturën e automatizuar të rasteve, inventarin e rasteve, etj.).

GOST R 6.30-2003 USD Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.

Standardi zbatohet për "dokumentet organizative dhe administrative që lidhen me Sistemin e Unifikuar të Dokumentacionit Organizativ dhe Administrativ (USORD) - rezolutat, urdhrat, urdhrat, vendimet, protokollet, aktet, letrat, etj. ... të përdorura në aktivitetet:

Organet federale të pushtetit shtetëror, organet e pushtetit shtetëror të subjekteve përbërëse të Federatës Ruse, përfshirë subjektet përbërëse të Federatës Ruse, të cilat kanë, së bashku me gjuhën ruse si gjuhë kombëtare shtetërore, organe të vetëqeverisjes lokale;

Ndërmarrjet, organizatat dhe shoqatat e tyre, pavarësisht nga forma organizative dhe juridike.

Aktualisht, në fushën e arsimit parashkollor, mund të evidentohen disa probleme dhe mënyra për t'i zgjidhur ato. Është e nevojshme të futet një ligj për dokumentacionin.

Ligji për Dokumentacionin e Federatës Ruse duhet të luajë një rol themelor në zgjidhjen e problemeve të institucioneve arsimore parashkollore. Ligji do të bëjë të mundur formalizimin e parimeve të përgjithshme dhe dispozitave më domethënëse të mbështetjes së dokumentacionit, duke përfshirë detyrimin për të dokumentuar aktivitetet e të gjitha organizatave, format dhe metodat e dokumentimit, dokumentacionin elektronik, shkëmbimin e informacionit të dokumentuar për të përmbushur nevojat. për dokumentimin e subjekteve të së drejtës dhe masat e përgjegjësisë për shkeljet. Ligji duhet të bëhet një kuadër rregullator themelor që jo vetëm do të zgjidhë shumë çështje kontestuese të menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe arkivave elektronike, por edhe në një masë të caktuar do të përcaktojë drejtimet dhe perspektivat e mëtejshme për zhvillimin e automatizimit të institucioneve arsimore parashkollore. Miratimi i ligjit për dokumentacionin është një detyrë urgjente për të ardhmen e afërt. Për të siguruar unifikimin, është e nevojshme të zhvillohen standarde të reja.

Zgjidhja e problemeve teknologjike të dokumentacionit lehtësohet nga VNIIDAD i zhvilluar dhe i miratuar nga Standardi Shtetëror i Federatës Ruse GOST 6.30-2003. "USD. Sistemi ORD. Kërkesat për dokumentet." Standardi, duke paraqitur kërkesa për unifikimin e elementeve të dokumentacionit, lehtëson shumë krijimin e proceseve standarde, të unifikuara dhe të unifikuara si për dokumentacionin tradicional, ashtu edhe për atë të automatizuar, ruajtjen dhe transmetimin e informacionit të dokumentuar. Me rëndësi të jashtëzakonshme është gjithashtu zhvillimi dhe mirëmbajtja (azhurnimi) i mëvonshëm i klasifikuesve gjithë-rusë të informacionit teknik, ekonomik dhe social, përfshirë. format e dokumentacionit të menaxhimit në nivel departamentesh, ndërmarrjesh dhe organizatash. Le të kthehemi te përvoja e vendeve të tjera. Shtetet e Bashkuara të Amerikës kanë Aktin Federal të Menaxhimit të Regjistrimeve që nga viti 1976. Termi "Menaxhimi i Dokumenteve" nënkupton planifikimin, kontrollin, drejtimin, organizimin, trajnimin, promovimin dhe aktivitete të tjera administrative dhe menaxhuese që përfshijnë krijimin e dokumenteve, ruajtjen e tyre, përdorimin dhe aftësinë për të asgjësuar dokumentet. Në vitin 1980 u miratua "Ligji për pakësimin e punës me dokumente", me qëllim krijimin e një kuadri ligjor të unifikuar në këtë fushë të veprimtarisë administrative. Arkivi Kombëtar i SHBA-së ka një njësi të fuqishme që është përgjegjëse për menaxhimin e të dhënave. Le t'i marrim shembujt evropianë më afër nesh.

Angli: Që nga viti 1985 ka pasur një program qeveritar për të përmirësuar menaxhimin e të dhënave. Në kuadër të Kabinetit të Ministrave, ekziston një departament i dytë administrativ, i cili së bashku me Arkivin Shtetëror të Britanisë së Madhe, me mbështetjen e duhur financiare nga Qeveria, merret me menaxhimin e dokumentacionit në nivel teknik dhe teknologjik modern. Në Gjermani, ku, siç e dimë, federalizmi është ngritur në parimin e strukturës shtetërore, më 21.06.95 qeveria miratoi një sistem të centralizuar të punës së zyrës në bazë të rregullave të përgjithshme për punën e ministrive federale. Specialistët dhe arkivistët gjermanë të dokumenteve e konsiderojnë këtë fakt si fitoren e tyre të madhe, e cila kërkonte përpjekje afatgjata të stafit dhe drejtuesve të Bundesarchiv-it. Për më tepër, ky akt juridik nuk është i pari në historinë e Gjermanisë. Që nga viti 1926 ishte në fuqi "ligji perandorak për procedurën e përgjithshme të punës në zyrë" dhe në vitin 1958 u krijua "Ligji për procedurën e përgjithshme për punën e ministrive federale". Është interesante që zhvilluesit e sistemit modern të punës së zyrës në ministritë federale të Gjermanisë vendosën një nga detyrat e tij kryesore për të krijuar një nomenklaturë të unifikuar të rasteve të ministrive federale dhe për t'iu kundërvënë tundimit për të braktisur skemat strikte sistematizuese për grupimin dhe enkriptimin e dokumenteve përmes mjetet e teknologjisë moderne kompjuterike. Kjo listë mund të vazhdohet me shembuj të tjerë nga legjislacioni, për shembull, Republika Çeke, ku ligji për arkivat 1994/1997-2002. detyrimi i të gjitha organizatave, pavarësisht nga forma e pronësisë, është i shkruar qartë për të mbajtur dokumentacionin në rregull, për t'u kujdesur për kontabilitetin dhe ruajtjen e tij. Një normë e ngjashme është shkruar në një akt të ngjashëm legjislativ të Bjellorusisë dhe vendeve të tjera. Mund të kujtohet edhe përvoja e Australisë, ku për herë të parë në botë në vitin 1996 u miratua Standardi Kombëtar i Menaxhimit të Dokumenteve, i cili përmban rekomandime për të punuar me dokumente tradicionale të bazuara në letër dhe me dokumente elektronike moderne.

Problemi i menaxhimit të dokumenteve elektronike, automatizimi i institucioneve arsimore parashkollore është i lidhur ngushtë me problemin e një dokumenti elektronik. Aktualisht, kompani të ndryshme kanë zhvilluar dhe zbatuar një numër të madh të sistemeve të automatizuar të menaxhimit të dokumenteve (ADMS), të karakterizuara nga qasje specifike dhe mjete të komunikimit kompjuterik të zbatimit. Fatkeqësisht, nuk ka një terminologji të unifikuar në këto zhvillime. Produktet e firmave zhvilluese mbajnë emra të tillë si: një sistem i menaxhimit të dokumenteve, një sistem kompjuterik për punën në zyrë dhe automatizimin e rrjedhës së punës, një sistem menaxhimi zyre, një sistem i menaxhimit të dokumenteve të shpërndarë, një arkiv elektronik, etj. Shumëllojshmëria në emrat e sistemeve të zhvilluara dhe të zhvilluara tregon vetëm se sot kjo zonë e tregut të informacionit nuk ka marrë ende formë si një segment i pavarur, dhe në disa raste, produktet ASUD shfaqen si zhvillime të lidhura ose një nënprodukt kur zgjidhen detyra të tjera më komplekse. Megjithatë, numri i ASUD-ve po rritet mjaft shpejt.

Është e mundur të formulohen kërkesa të caktuara për një sistem modern të menaxhimit të dokumenteve në një organizatë. Para së gjithash, ASUD duhet të kryejë plotësisht të gjitha detyrat e mbështetjes dokumentare për menaxhimin: përgatitjen e dokumenteve, regjistrimin e tyre, kontrollin mbi ekzekutimin, kërkimin e dokumenteve, ruajtjen e tyre dhe punën referuese në një sërë dokumentesh. Sistemi duhet të ndërtohet mbi parime uniforme metodologjike, zgjidhje softuerike, harduerike dhe teknologjike dhe në kuadrin e kushteve aktuale organizative dhe ligjore në formën e legjislacionit vendas, standardeve shtetërore, udhëzimeve dhe kërkesave. ASUD duhet të sigurojë përdorimin (integrimin) e plotë të burimit të informacionit të akumuluar dhe të zbatojë parimin e një hyrjeje të vetme informacioni dhe përdorimin e tij të shumëfishtë si në mënyrë dokumentare ashtu edhe në fakt. Sistemi gjithashtu duhet të ndihmojë administratorët të zgjedhin rrugët e lëvizjes së dokumenteve brenda organizatës, duke siguruar shkallën e nevojshme të mbrojtjes së informacionit nga aksesi i paautorizuar. Sistemi i automatizuar i kontrollit në kushte moderne duhet të jetë në gjendje të zgjerohet me komponentë të caktuar (numri i pajisjeve dhe teknologjive teknike, numri i dokumenteve (sasia e informacionit), numri i përdoruesve) dhe të jetë në gjendje të përshtatet brenda kufijve të arsyeshëm me ndryshimin e përdoruesit. Kërkesat.

Nuk duhet menduar se këto probleme janë ekskluzivisht probleme ruse. E gjithë bota e biznesit është e shqetësuar me probleme të ngjashme. Për shembull, një studim në anglisht i vitit 1996 tregoi se pothuajse gjysma e institucioneve britanike të anketuara kishin probleme të mëdha në fushën e informacionit dhe dokumentacionit. Në këto institucione, sistemi i kërkimit të dokumentacionit të nevojshëm është i vendosur keq. 77.6% e menaxherëve të rangjeve të ndryshme pranuan se kërkojnë informacion vetë, dhe vetëm 18% i drejtohen ndihmësve dhe sekretarëve për ndihmë. Nuk ka gjasa që kjo situatë të ilustron një menaxhim efektiv.

Pra, legjislacioni aktual përmban një numër të konsiderueshëm normash, rregullash dhe kërkesash të detyrueshme për dokumentimin e veprimtarive të ndryshme të organizatave shtetërore dhe joshtetërore, për ekzekutimin e llojeve të caktuara të dokumenteve, përmbajtjen dhe strukturën e tyre tekstuale.

konkluzioni

Duhet theksuar se jashtë vendit (Evropë, SHBA, etj.) kanë avancuar shumë më tej në aplikimin e teknologjive të informacionit në mbështetjen e dokumentacionit, veçanërisht në çështjet e menaxhimi elektronik i dokumenteve dhe përdorimi i dokumenteve elektronike. Ky është, natyrisht, ndryshimi i parë më i rëndësishëm. ISO në vitin 2001 miratoi një standard të menaxhimit të dokumenteve (ISO:15489-1-2001); edhe në Evropë, në vitin 2001, u zhvillua dhe u miratua specifikimi "Modeli i kërkesave evropiane për sistemet e menaxhimit elektronik të dokumenteve".

Këto fakte tregojnë se në vendet e zhvilluara nuk përfaqësojnë menaxhimin e dokumenteve pa përdorimin e teknologjisë së informacionit. Ata nuk e kanë ndarë për një kohë të gjatë pune zyre ndaj tradicionales, siç është ende zakon tek ne, dhe me përdorimin e teknologjisë së informacionit. Ata kanë ndonjë dokument të bazuar në përdorimin e teknologjive moderne të informacionit, thjesht nuk mund të ketë një tjetër.

Gjëja e dytë që duhet theksuar janë disa nga qasjet specifike për menaxhimin e dokumenteve që janë specifike dprodhimi i bredhit Evropa Perëndimore dhe Shtetet e Bashkuara, e cila, rastësisht, pasqyrohet në standardin ISO-15489, në seksionin që përcakton kërkesat për proceset e menaxhimit të dokumenteve. Në standard, proceset e menaxhimit të dokumenteve nuk fillojnë me regjistrimin e dokumenteve, por me ekzaminimin dhe përcaktimin e periudhave të ruajtjes së dokumenteve. Edhe ata kanë regjistrim, por nuk është në radhë të parë. Në përgjithësi, nuk ka asnjë kontradiktë në këtë, sepse ne përcaktojmë edhe kushtet për ruajtjen e dokumenteve, por tek ne kjo zakonisht bëhet pas ekzekutimit të dokumentit, kur ai (ose një kopje) transferohet në skedar për ruajtje.

Një tjetër ndryshim: një nga funksionet pune zyre në Rusi është kontrolli i ekzekutimit të dokumenteve.. Në formën në të cilën zbatohet ky funksion në punën e zyrës ruse, kjo ndoshta nuk gjendet askund. Çdo vend ka specifikat e veta pune zyre prandaj, mund të themi se kontrolli mbi kohën e ekzekutimit të dokumenteve është një specifikë ruse.

Aktualisht, në fushën e menaxhimit të dokumenteve, janë zhvilluar një numër i mjaftueshëm standardesh që lejojnë rregullimin e menaxhimit të dokumenteve në Shoqatën Ndërkombëtare për Standardizim të çdo formati dhe në çdo media të krijuar dhe marrë nga organizata të ndryshme gjatë aktiviteteve të tyre, vendos rregulla për paraqitjen e përkthimeve në formë standarde që i thjeshton ato.aplikimin nga kategori të ndryshme përdoruesish.

Detyra kryesore e standardeve ndërkombëtare është krijimi në nivel ndërkombëtar i një baze metodologjike të unifikuar për zhvillimin dhe përmirësimin e sistemeve ekzistuese të cilësisë dhe certifikimin e tyre.

Commonwealth of Australia zë një nga vendet e para në botë në zhvillimin e standardeve në fushën e punës në zyrë dhe arkivimit, shumë standarde të miratuara në Commonwealth bëhen ndërkombëtare, duke ndikuar kështu në mënyrë aktive në zhvillimin e punës së zyrës në të gjithë botën.

Globalizimi, i cili veç të tjerash karakterizohet nga standardizimi i proceseve ekonomike dhe teknologjike, mund të shihet qartë në fushën e mbështetjes dokumentare të menaxhimit. Një shembull i mrekullueshëm i kësaj është zhvillimi mbi bazën e standardit kombëtar të Unionit Australian AS 4390-1996 i aktit normativ dhe metodologjik ndërkombëtar ISO 15489:2001 dhe miratimi i standardeve autentike në një sërë vendesh, organet kombëtare të standardizimit të të cilëve janë të përfaqësuar në ISO.

Legjislacioni aktual i Federatës Ruse përmban një numër të konsiderueshëm normash, rregullash dhe kërkesash të detyrueshme për dokumentimin e aktiviteteve të ndryshme të organizatave shtetërore dhe joshtetërore, për ekzekutimin e llojeve të caktuara të dokumenteve, përmbajtjen e tyre dhe strukturën e tekstit.

Lista e burimeve të përdorura

Ligji Federal "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit", datë 27 korrik 2006 Nr. 149-FZ

Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin. Kërkesat e përgjithshme për dokumentet dhe shërbimet e mbështetjes dokumentare për menaxhimin.-M., 1991

GOST R 6.30-2003 USD Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion

ISO 15489-2001 Informacion dhe dokumentacion - Menaxhimi i dokumenteve

ISO 23081-1:2004 Informacioni dhe dokumentacioni - Proceset e menaxhimit të të dhënave - Meta të dhënat e dokumentit

ISO 22310 “Informacion dhe dokumentacion. Kërkesat e menaxhimit të dokumenteve të përfshira në standarde”

ISO 5127-2001 "Informacion dhe dokumentacion - Fjalor"

ISO 2384-1977 "Dokumentimi - Ekzekutimi i përkthimeve"

AS ISO 15489-2002 "Menaxheri i Përgjithshëm i të dhënave"

DV Volkova Veprimtaritë e Organizatës Ndërkombëtare për Standardizim. Punë zyre.2006 Nr 2.fq 66-70

A.S. Golotnik. Sistemi shtetëror i standardizimit të Unionit Australian si një tregues i proceseve të globalizimit botëror// Puna e zyrës 2007.-№4.pp 66-70

per

jashtë vendit

Përvoja

puna

per

jashtë vendit

per

dokument

organizatave

Motivimi i stafit per jashtë vendit
Abstrakt >> Menaxhimi
Duke krijuar një rregullator të përshtatshëm dokument duke futur këtë rregull ... makinë shkrimi, duke numëruar Puna etj Në praktikën e kërkimit rregullator puna per jashtë vendit të përdorura dhe... interesi përvojë firmat e mëdha perëndimore organizatave sistemet e brendshme...
Mbështetje psikologjike dhe pedagogjike për fëmijët me çrregullime komplekse të zhvillimit per jashtë vendit
Punë testuese >> Psikologji
... per jashtë vendit 2.1 Organizimi duke mësuar fëmijët që nuk dëgjojnë per jashtë vendit(70-80) 2.2 Organizimi ... per jashtë vendit. Është e rëndësishme të merret parasysh jo vetëm përvojë, por edhe gabimet e ekspertëve të huaj në puna... mësimi i të verbërve të shurdhër dhe normativ dokumentet marrë në një...
teknologjitë puna Me dokumentet akses i kufizuar
Abstrakt >> Industria, prodhimi
Cilat janë më seriozet kufijtë mbrojtja e informacionit elektronik të mbrojtur ... Në fillim të çështjes, një e brendshme inventari dokumentet të përfshira në të, në fund ... të rasteve. Kontrolli per puna Me dokumentet aksesi i kufizuar i kryer nga kreu organizatave, e tij...
Statusi social i emigrantëve rusë per jashtë vendit
Lëndë >> Sociologji
Caktuar në speciale organizatave- shërbimet kombëtare ... komisionet, rusët për dokumentet rezultuan të ishin vetëm 6 mijë ... studime ose puna, por pjesa e mbetur per jashtë vendit. Destinacionet e emigrimit... puna në një vend tjetër ose njohuri të pamjaftueshme të një gjuhe të huaj. Por përvojë ...

Fjalë kyçe: Puna në zyrë, Menaxhimi i personelit, Administrata shtetërore dhe komunale, Bazat e certifikimit dhe standardizimit.

Objekti i studimit është analiza e kushteve “Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin”. Objekti i studimit është shqyrtimi i çështjeve individuale të formuluara si objektiva të këtij studimi.

Qëllimi i studimit është studimi i temës "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" nga këndvështrimi i kërkimeve më të fundit vendase dhe të huaja për çështje të ngjashme.

Gjatë punës, u krye një analizë teorike dhe metodologjike e temës "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin", duke përfshirë aspektet teorike të studimit të fenomenit "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin", natyrën të temës “Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin”.

Më pas, u bë një studim i rëndësisë së "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" në kushtet moderne me përfshirjen e të dhënave statistikore dhe botimeve shkencore të viteve të fundit.

Si rezultat i studimit, u identifikuan dhe u vërtetuan në mënyrë sasiore mënyra specifike të zgjidhjes së problemit "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin", duke përfshirë disa mundësi për zgjidhjen e problemit "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" dhe tendencat në u identifikuan zhvillimin e temës "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin".

Shkalla e zbatimit - propozimet dhe aktivitetet specifike u testuan në aktivitetet e organizatës, të cilat shërbyen si bazë për praktikën arsimore.

Masat e propozuara me disa specifikime mund të përdoren në punën e shërbimeve të personelit të ndërmarrjeve ruse.

Zbatimi i masave të propozuara mundëson një kuptim më të saktë të natyrës dhe problemeve aktuale të "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin".

Rishikimi i burimeve me temën "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin"

Lista e literaturës së përdorur në përgatitjen e kësaj vepre përmban 36 burime bibliografike. Le të karakterizojmë disa prej tyre:

Problemi i përcaktuar "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" është konsideruar nga M. Yu. Rogozhin në librin "", botuar në 2009 dhe përmban 384 faqe. Nga përshkrimi i librit, mund të konkludojmë se

Gjithashtu, problemet e rregullimit të çështjeve moderne në temën "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" diskutohen nga M. Yu. Rogozhin në monografinë "Mbështetja e dokumentacionit për menaxhimin". Ky libër është botuar nga shtëpia botuese "Prospect" në vitin 2009, përmban 0 faqe.

Një udhëzues universal arsimor dhe praktik jep përgjigje për të gjitha pyetjet kryesore të organizimit efektiv të mbështetjes dokumentare për menaxhimin (DOE) të një ndërmarrje (organizate, institucion). Materiali i manualit është paraqitur në mënyrë gjithëpërfshirëse, në bazë të legjislacionit dhe rregulloreve për çështjet e edukimit parashkollor. Vendin kryesor në manual e zë shqyrtimi i çështjeve të menaxhimit të dokumenteve (menaxhimi i dokumenteve) dhe dokumentimi i aktiviteteve, duke përfshirë shërbimin e institucionit arsimor parashkollor, shërbimin e personelit dhe departamentin e kontabilitetit të ndërmarrjes. Për drejtuesit e ndërmarrjeve, zëvendësit e tyre për drejtimin, punonjësit e institucioneve arsimore parashkollore, departamentet e personelit dhe kontabilitetit, si dhe studentët e specialitetit 350800 "Mbështetje Dokumentacioni dhe Dokumentacioni për Menaxhimin".

Një sërë çështjesh aktuale u ngritën në librin "Dokumentacioni i Menaxhimit". R. E. Bulat përcaktoi aktualitetin dhe risinë e kësaj teme në studimin e tij, botuar në vitin 2012 nga shtëpia botuese “Business Press”. Përshkrimi i librit është si më poshtë.

Përmbajtja e mjeteve mësimore korrespondon me kurrikulën për disiplinën "Dokumentacioni në departamentin e personelit", e cila përfshihet në bllokun e disiplinave të veçanta të specialitetit 080505.65 "Menaxhimi i personelit", si dhe kurrikulën për disiplinën "Mbështetje dokumentare". i menaxhimit të personelit", i cili është pjesë e pjesës bazë të ciklit profesional të programit shembullor arsimor kryesor të arsimit të lartë profesional në drejtim të trajnimit "Menaxhimi i personelit" - 080400, i zhvilluar nga Institucioni Arsimor i Institucioneve të Arsimit të Lartë të Rusisë për arsimimi në fushën e menaxhimit. Kërkesat rregullatore të paraqitura në botim (përfshirë ato që hynë në fuqi në vitin 2012) dhe rekomandimet metodologjike për dokumentimin e aktiviteteve të menaxhimit dhe zbatimin e një qasjeje sistematike për dokumentimin e menaxhimit të një organizate moderne do të jenë të dobishme si për studentët, studentët e diplomuar dhe mësuesit. si dhe praktikantë në fushën e dokumentimit të veprimtarive drejtuese.

Për më tepër, gjatë studimit të temës "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhim", u përdorën burime të tilla periodike si:

Përvoja e huaj e rregullimit ligjor të shërbimeve publike. A.F. Vasilyeva, Gazeta e së Drejtës Ruse, Nr. 12, Dhjetor 2007.
Zgjidhja alternative e mosmarrëveshjeve tregtare. Përvojë jashtë shtetit. D. Stoletova, "Oficer HR. Menaxhimi i personelit", nr. 10, tetor 2007.
Problemi i konkurrencës në menaxhimin e personelit të organizatës. V. Shapovalov, "Menaxhimi i personelit", nr. 18, shtator 2007.
1C: Ndërmarrja 8 - përvojë e organizimit në tranzicion. "BUH.1S", nr.9, shtator 2007.
Biznesi i grumbullimit vazhdon të fitojë forcë dhe përvojë. I.E. Smirnov, "Menaxhimi në një institucion krediti", nr. 5, shtator-tetor 2007.

Shembull i hyrjes

Punimi i paraqitur i kushtohet temës "Përvoja e huaj në organizimin e menaxhimit të dokumentacionit".

Problemi i këtij studimi është i rëndësishëm në botën moderne. Këtë e dëshmon studimi i shpeshtë i çështjeve të ngritura.

Tema "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" studiohet në kryqëzimin e disa disiplinave të ndërlidhura menjëherë. Gjendja aktuale e shkencës karakterizohet nga një kalim në një shqyrtim global të problemeve të temës "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin".

Shumë vepra u janë kushtuar pyetjeve kërkimore. Në thelb, materiali i paraqitur në literaturën arsimore është i një natyre të përgjithshme, dhe në monografi të shumta për këtë temë, trajtohen çështje më të ngushta të problemit "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhim". Sidoqoftë, kërkohet të merren parasysh kushtet moderne në studimin e problemeve të temës së caktuar.

Rëndësia e lartë dhe shtjellimi i pamjaftueshëm praktik i problemit “Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin” përcaktojnë risinë e padyshimtë të këtij studimi.

Vëmendje e mëtejshme në çështjen e problemit "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" është e nevojshme me qëllim që të zgjidhet më thellë dhe më e vërtetuar zgjidhja e problemeve të veçanta aktuale të lëndës së këtij studimi.

Rëndësia e kësaj pune i detyrohet, nga njëra anë, interesit të madh për temën "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" në shkencën moderne, nga ana tjetër, zhvillimi i pamjaftueshëm i saj. Shqyrtimi i çështjeve që lidhen me këtë temë ka rëndësi teorike dhe praktike.

Rezultatet mund të përdoren për të zhvilluar një metodologji për analizën "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin".

Rëndësia teorike e studimit të problemit "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" qëndron në faktin se çështjet e zgjedhura për shqyrtim janë në kryqëzimin e disa disiplinave shkencore njëherësh.

Objekti i këtij studimi është analiza e kushteve “Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin”.

Në të njëjtën kohë, objekt i studimit është shqyrtimi i çështjeve individuale të formuluara si objektiva të këtij studimi.

Të studiojë aspektet teorike dhe të identifikojë natyrën e "Përvojës së huaj në organizimin e menaxhimit të dokumentacionit".
Për të thënë për rëndësinë e problemit "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" në kushte moderne.
Paraqisni mundësitë e zgjidhjes së temës “Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin”.
Përcaktoni tendencat në zhvillimin e temës "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin".

Punimi ka një strukturë tradicionale dhe përfshin një hyrje, pjesën kryesore, të përbërë nga 3 kapituj, një përfundim dhe një listë bibliografike.

Hyrja vërteton rëndësinë e zgjedhjes së temës, përcakton qëllimin dhe objektivat e studimit, përshkruan metodat e kërkimit dhe burimet e informacionit.

Kapitulli i parë shpalos pyetjet e përgjithshme, zbulon aspektet historike të problemit "Përvoja e huaj në organizimin e menaxhimit të dokumentacionit". Përcaktohen konceptet bazë, përcaktohet rëndësia e tingullit të pyetjeve "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin".

Në kapitullin e dytë trajtohen më hollësisht përmbajtja dhe problemet moderne të “Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin”.

Kapitulli i tretë është i natyrës praktike dhe, në bazë të të dhënave individuale, bëhet një analizë e gjendjes aktuale, si dhe një analizë e perspektivave dhe tendencave në zhvillimin e "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin". i bërë.

Bazuar në rezultatet e studimit, u zbuluan një sërë problematikash në lidhje me temën në shqyrtim dhe u nxorën përfundime për nevojën e studimit të mëtejshëm/përmirësimit të gjendjes së çështjes.

Kështu, rëndësia e këtij problemi përcaktoi zgjedhjen e temës së punës "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin", gamën e çështjeve dhe skemën logjike të ndërtimit të saj.

Baza teorike dhe metodologjike për studimin ishin aktet legjislative, rregulloret për temën e punës.

Burimet e informacionit për shkrimin e një punimi me temën "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhim" ishin literatura bazë arsimore, punimet teorike themelore të mendimtarëve më të mëdhenj në fushën në shqyrtim, rezultatet e kërkimeve praktike nga të shquar vendas dhe të huaj. autorë, artikuj dhe rishikime në revista të specializuara dhe periodike kushtuar temës "Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin", literaturë referuese, burime të tjera përkatëse informacioni.

Përvojë e huaj në organizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhim. Lënda: Sistemi i mbështetjes dokumentare të menaxhimit Përvoja e huaj në organizimin e mbështetjes dokumentare të menaxhimit

Kuadri rregullator për menaxhimin e dokumenteve jashtë vendit

Rregullimi i institucioneve arsimore parashkollore në vendet e CIS

Perspektivat për zhvillimin e kuadrit rregullator për punën e zyrës në Rusi

Dokumentacioni është baza e teknologjisë së kontrollit

ROZOFORMIMI

Aktualisht, rregullimi i dokumentacionit, organizimi dhe teknologjia e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin kryhet në disa drejtime: rregullimi legjislativ, standardizimi, zhvillimi i dokumenteve normative dhe normativo-metodologjike të veprimit mbarëkombëtar.

Ligjet e Federatës Ruse kanë rëndësinë më të lartë juridike.

Motivimi i stafit per jashtë vendit

Mbështetje psikologjike dhe pedagogjike për fëmijët me çrregullime komplekse të zhvillimit per jashtë vendit

teknologjitë puna Me dokumentet akses i kufizuar

Statusi social i emigrantëve rusë per jashtë vendit

Popullore