Genel müdür yardımcısının (asistanının) görev tanımı, genel müdür yardımcısının (asistanının) iş sorumlulukları, genel müdür yardımcısının (asistanının) örnek iş tanımı. Müdür yardımcısı ne iş yapar?

Bir liderin işi zengin ve yoğundur ve şirketin başarılı çalışması için yönetici yetkisini astları arasında doğru bir şekilde devretmelidir.

Öğreneceksiniz:

• Bir yönetici neden kişisel bir asistana ihtiyaç duyar?
• Müdür yardımcısı ne yapmalıdır?
• Asistanınız pozisyonuna başvuran bir kişi için şartlar nelerdir.
• müdür yardımcısı ne kadar ödenir.
• Mükemmel yönetici asistanı nasıl bulunur?

Dar uzmanlara ek olarak - bir muhasebeci, ekonomist, teknoloji uzmanı ve diğer benzer pozisyonlar - birçok kuruluş müdür yardımcısı pozisyonunu oluşturmuştur. Bu tür reklamlar, modern ticari yayınların bölümlerinde giderek daha fazla görünüyor ve bu bir tesadüf değil.

Şirket müdürünün "sağ kolu" olan asistan, çeşitli uzmanların işlevlerini yerine getirir: bir psikolog, bir organizatör, bir katip. Aynı zamanda, tüm şirketin faaliyeti, çalışmalarının sonuçlarına bağlıdır: patronun önemli, iş gibi ruh halinin sonuçları, yeni projelerin başarısı, uzmanlar arasındaki koordinasyon derecesi yapısal bölümler vb.

Müdür yardımcısı: mesleğin özellikleri

İyi bir yönetici asistanı şüphesiz herhangi bir organizasyon için faydalı olacaktır, çünkü çoğu zaman aslında şirketteki ikinci kişidir. Başın yardımcısı olarak görev yapan aktif, sorumlu, bilgili ve amaçlı bir uzman, gelen yazışmaları kaydetmekten ortaklarla karlı bir sözleşme müzakere etmeye kadar her türlü karmaşıklıkta yüksek kaliteli ve kusursuz işler yapabilir. Bu nedenle, herhangi bir işletmede emek fonksiyonlarını kusursuz ve profesyonelce yerine getiren çalışanlara çok değer verilir.

İşi organize etme pratiği, köklü sekreterlerin, yapısal bölüm başkanlarının veya ofis yöneticilerinin genellikle başkanın asistanı olacağı şekildedir. Bir avukatın, danışmanın işlevlerini bir baş yardımcısının çalışmasıyla başarıyla birleştirmek, yetenekli ve yetkin uzmanlar, tüm şirket için somut bir sonuç sağlar.

hakkında konuşuyorsak iş tanımı Bu uzmanın tam olarak derlemesi mümkün değil, ancak teorik olarak elbette deneyebilirsiniz. Ancak, ötesinde lider ile yardımcısı arasında sezgisel bir anlayışın olduğu ve işbirliği ve karşılıklı anlayışın başarısının bağlı olduğu çizgi nasıl belirlenir? Tabii ki, her insan bu niteliklere sahip değildir. Patronun sinir krizlerini görmezden gelin, girişken, diplomatik olun ve ruh halinden bağımsız olarak her zaman şık görünün - herhangi bir liderin bir asistandan beklediği şey budur.

Aynı derecede önemli olan, "iç saatin" veya çalışma hızının tesadüfüdür. Patron sürekli bir zaman eksikliği yaşarsa, asistanı mobil, operasyonel olmalı ve aynı zamanda acele etme belirtileri göstermemelidir.

Yöneticinin kişisel asistanı, her şeyden önce, herhangi bir faaliyet alanındaki çıkarlarını doğal ve içtenlikle temsil eden, şirketinin özel bir çalışanıdır: güvenlik alarmlarını kontrol ederken ve uzmanlar arasındaki istenmeyen anlaşmazlıkları çözerken. Onun için en iyi teşvik, ahlaki bir ödüldür. Ücret miktarının ona kayıtsız olduğu söylenemez, ancak para için çalışmaz.

Liderle kişisel ilişki - ayrı, çok önemli yön psikolojik iklim. Ayrıca, genellikle resmi olmayan bir ortamda vakit geçiren müdür yardımcısı, patronunun ailesi, güçlü yönleri ve güçlü yönleri hakkında çok şey bilir. zayıflıklar hem liderin kendisinin hem de bir bütün olarak tüm şirketin hayatı. Deneyimli bir yönetici, bir çalışanın ekibe ne kadar bağlı olduğunu ve asistanının şirketin çıkarlarına değer verip vermediğini her zaman belirleyebilecektir.

Rakiplerin şirket, avantajları, çözümleri, geliştirme stratejileri ve müdür yardımcısı tarafından iyi bilinen diğer gizli bilgiler hakkındaki bilgilere değer vereceği bir sır değildir. Bu çalışanın ne kadar dürüst olduğundan, müdür yardımcısının ne kadar kendinden emin, diplomatik ve prezentabl göründüğünden şirketin potansiyel ortakları, şirketteki işlerin durumu, iç psikolojik iklim, başarı ve istikrar hakkında bir sonuç çıkarabilir.

Günde 4 saat daha az nasıl çalışılır ve her şeyi nasıl yapılır: Gazprom algoritması

Önemsiz e-postaları yanıtlamak, gecikmiş görevleri düzensiz bir şekilde tamamlamak için saatler harcadığınızda ve sonuç olarak hiçbir şey yapmaya zamanınız kalmadığında zamanınızı boşa harcarsınız.

Derginin editörleri " Ticari yönetmen» hakkında bilgi aldı etkili araçlar bu sorunu çözmeye yardımcı olacak. Kişisel bir yapılacaklar planlayıcısına ve ayrıntılı talimatlara ihtiyacınız olacak.

Müdür yardımcısının çalışma saatleri

Diğer çalışanlar gibi, yöneticinin kişisel asistanı da işlevlerini şu şekilde yerine getirir: çalışma zamanı, şartlara göre iş sözleşmesi. Kural olarak, bu, beş günlük bir çalışma haftası ile 8 saatlik bir çalışma günüdür.

Ancak uygulama öyledir ki, fiilen çalışılan saatler genellikle sözleşmeden doğan yükümlülüklerin ötesine geçer ve en önemli işlevler, çalışma dışı zaman. Resmi olmayan toplantılar, doğada "dinlenme" sırasında önemli müzakereler ve diğer benzer senaryolar, performans gösteren asistanın faaliyetlerinde beklenir. ek sorumluluklarüstlerin tavsiyesi üzerine.

Müdür yardımcısının hak ve sorumlulukları

Böylesine önemli ve sorumlu bir konuma sahip olan müdür yardımcısı, görevleriyle bağlantılı belirli haklara sahiptir. Özellikle kaynak belgelerle çalışmak, asistanın bu belgeleri onaylama hakkı anlamına gelir. Aynı zamanda, davanın materyallerini tam olarak incelemek için asistan, şirketin başkanından ve uzmanlarından gerekli ek bilgileri talep edebilir.

Bu çalışanın hakkı gerekli koşullar iş için. Rahat çalışma koşulları, olumlu bir psikolojik iklim, uygun düzeyde teknik ekipman, bir uzmanın çalışmasının sonucunun doğrudan bağlı olduğu göstergelerdir. rasyonalizasyon beri emek süreci işbölümü işlevlerini içerir, birçok iş operasyonu birkaç uzmanın etkileşimini içerir. Özellikle gelen yazışmaların işlenmesi, sekreter ve müdür yardımcısının etkileşimini dışlamaz.

İş sözleşmesinin şartları, bir müdür yardımcısının görev listesini sağlar, ancak bu, koşullara bağlı olarak uygulamada önemli ölçüde genişletilebilir. Yönetici ekibinin bir parçası olarak asistan şunlardan sorumludur:

• Rusya Federasyonu İş Kanunu ile çelişmeyen onaylanmış iş tanımlarının içeriği tarafından sağlanan çalışma işlevlerinin, talimatların ve doğrudan görevlerin uygunsuz şekilde yerine getirilmesi;
• mevcut mevzuat normlarının öngördüğü yasadışı eylemler;
• rusya Federasyonu İş Kanunu, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu ve federal, bölgesel ve yerel öneme sahip diğer yasal Kanun ve Yönetmelikler tarafından sağlanan teşebbüse herhangi bir zarar verilmesi.

umutlar

Deneyimli ve yetenekli yönetici asistanlarının kesinlikle ciddi beklentileri var. Çalışmaları çok değerlidir, çünkü her şeyden önce kurumsal merdiveni hızla tırmanma ve bir kariyer inşa etmede yüksek sonuçlar elde etme fırsatına sahip olanlar onlardır.

Geniş beklentiler, her şeyden önce, kısa bir süre içinde kapsamlı bilgileri çalışabilen ve sistemleştirebilen, davranış taktiklerini seçebilen ve stratejik açıdan önemli müzakereler için gerekli her şeyi sağlayanlara açılır. Çalışmalarında olumlu sonuçlar gösteren uzmanlar, kariyerlerini ilerletmek ve prestijli bir pozisyon almak için geniş fırsatlara sahiptir.

Ne tür bir yönetici asistanına ihtiyacınız var? 10 çeşit sekreter ve asistan

Bir müdür yardımcısının yetki ve sorumlulukları, şirketin hedef faaliyetine ve yönetim stratejisine bağlı olarak değişir.

İş asistanı

Kimin ihtiyacı var: Kapsamlı belge yönetimi yapan işletmelerin yönetimi.

Rapor edilen kişi: Doğrudan Süpervizör.

Bir iş asistanı, birçok süreçten sorumlu olan bir uzmandır: onlar için müzakereleri ve belgeleri hazırlamak ve organize etmek, bir müdürün çalışma programını geliştirmek. Müzakerelerin, toplantıların ve benzeri diğer olayların sonucu, teşkilatlanma derecesine, sadakatine ve diplomasiye bağlıdır. Bundan, müdür yardımcısının belirli bilgi, beceri, bilgi ve yetkinlik gerektiren çeşitli bir boşluk olduğu anlaşılmaktadır.

İş asistanı sadece kendisine verilen teknik görevleri yerine getirmekle kalmaz, aynı zamanda mevcut görevlerin yapısını yerinde belirler ve gerçekleştirir. Ayrıca, bu uzman, başın yokluğunda veya adına, müdürün çalışmalarının bir kısmını, başkanının çalışmalarında kullandığı sonuçları yerine getirir. Bu nedenle, asistanın şirket profilinde belirli bilgi ve pratiğe ihtiyacı vardır.

Uygulama, erkeklerin kadınlardan daha sık kafa asistanı olarak çalıştığı şekildedir. Bu pozisyon için bir kişi seçerken, baş uzmanın eğitim seviyesinden, bu pozisyondaki tecrübesinden, yabancı dil bilgi seviyesinden ilerler, çünkü. Başkanın kişisel asistanı yabancı delegasyonu karşılamaya hazır olmalıdır. Ayrıca, organizasyon becerileri, doğru ve rasyonel bir şekilde yürütme yeteneği gibi beceriler de önemlidir. iş görüşmeleri ve mevcut durumun analizine dayalı olarak etkili kararlar alma istekliliği.

Böyle bir pozisyon için başvuranlar arasında, kural olarak, yüksek uzmanlık eğitimi ve tecrübesi olan 30-40 yaş arası uzmanlar bulunmaktadır. başarılı çalışma bu sektörde. Potansiyel bir asistanın diğer iş niteliklerine ek olarak, ilk etapta eleştirilere yeterince cevap verme yeteneği, çalışmasının sonuçları aslında başka bir kişi tarafından kullanılacağından hırslı duygulara hava vermeme yeteneğidir. Bu nedenle, bir yönetici asistanının işi, kişisel hırsları yüksek olan adaylar için uygun değildir.

Kişisel asistan

Kimin ihtiyacı var: büyük şirketlerin liderleri.

Kime rapor veriyor: sadece en yakın amirine.

Kişisel asistanın başkanının konumu, tam bir idari çalışan kadrosunun yeterince oluşturulduğu büyük bir işletme için geçerlidir. Bu durumda, sekreterlik ve yönetmenin "sağ eli" olan diğer uzman kategorileri budur. Sorumlulukları arasında, iş gezilerinin yapılacağı yere seyahat için bilet rezervasyonu, otel odası rezervasyonu ve reisin ailesinin ayak işlerini yürütmede yöneticilerin idari ihtiyaçlarının karşılanması yer alır. Bir müdür yardımcısının işinin ofisin ötesine geçmesi dikkat çekicidir.

Asistan, patronu idari nitelikteki örgütsel prosedürlerin uygulanmasından kurtarır, böylece işletmeyi rasyonel bir şekilde yönetme ve maksimum verimlilikle kullanma fırsatı sunar. kendi kaynakları. Yukarıdaki koşulların tamamını yerine getirebilmesi için çalışanın, pozisyondaki gerekli iş tecrübesine sahip olması gerekir. kişisel asistan 3 yaşında ve 25-35 yaşlarında daha yüksek bir uzmanlık eğitimi almak için yönetici veya sekreter referansı.

• Satış Liderliği: 17 Evrensel Kural

• Kişisel asistan

Kimin ihtiyacı var: Batılı büyük şirketlerin liderleri.

Kime rapor veriyor: sadece kafaya.

Bir yöneticinin uygulamasında oldukça yaygın olan kişisel nitelikteki görevleri yerine getirmek, personel kişisel asistan gibi bir pozisyon içerir. Tipik olarak, bu tür çalışmalar, aile üyeleri ve yakın insanlar için bazı görevlerin yürütülmesi ile ilişkilidir. Böyle bir çalışan genellikle aile etkinlikleri, tatiller düzenlemek, müdürün çocukları için boş zaman etkinlikleri düzenlemek vb.

Kişisel asistanın ortalama yaşı 26 - 35, yüksek profilli eğitim, maksimum organizasyon becerileri, kısıtlama ve sosyalliktir.

Sekreter

Kimin ihtiyacı var: büyük, orta ve küçük işletmeler.

Kime rapor veriyor: yönetim ekibi.

Yasal biçimden bağımsız olarak, hemen hemen her işletmede sekreter pozisyonuna ihtiyaç vardır. Bu çalışanın görevleri arasında gelen yazışmaları almak ve kaydetmek, cevaplamak, telefon çağrıları ve amirle zamanında iletişimin sağlanması, belgelerin dolaşımının kontrolü, normal operasyon ofiste, yönetimin resepsiyon alanında olumlu bir mikro iklim yaratmak ve sürdürmek.

Çoğu zaman, belgeleri hızlı bir şekilde yazdırabilen ve büyük miktarda gelen bilgiyi işleyebilen kendine güvenen bir bilgisayar kullanıcısının becerilerinde akıcı olan, yüksek, orta dereceli özel (daha az genel) eğitime sahip 22-30 yaşlarındaki kızlar en çok tercih edilenlerdir. genellikle böyle bir pozisyona davet edilir. Değil son yer sorumluluk, girişkenlik, çalışkanlık ve iş görgü kuralları gibi kişisel niteliklere atanmıştır.

Asistan sekreter

Kimin ihtiyacı var: En fazla 25 çalışanı olan şirket başkanları.

Sekreter yardımcısı, ofis uzmanlarının normal çalışmasını sağlamaktan sorumlu, aynı başkan yardımcısıdır. Bu çalışan, giden postaları yazar, misafirleri selamlar ve içecek servisi yapar, misafir sorularını yanıtlar ve hoş, sıcak bir ortam sağlar.

Yüksek öğrenim memnuniyetle karşılanır, ofis ekipmanlarını hızlı bir şekilde kullanma ve gelen yazışmaları hızlı bir şekilde yazdırma, işleme yeteneği. Başvuranlar pratik tecrübe iş bulmak çok daha kolay. Kural olarak, herhangi bir işletmede, düzgün bir görünüme sahip bir yönetici ve sorumlu sekreter ve görgü.

Resepsiyonist

Kimin ihtiyacı var: 60'tan fazla çalışanı olan, geniş bir ziyaretçi akışına sahip bir şirket.

Kime rapor veriyor: ofis müdürüne, şefin asistanına veya müdürün kendisine.

Müdür yardımcısının görevi yazışmalarla çalışmak ve gelen aramaları cevaplamakla sınırlı değildir. Çok sayıda iş ortağıyla etkileşim halinde olan büyük şirketler için, onların güler yüzlü, güler yüzlü ve doğru tavırlarla dostane bir sekreter tarafından karşılanmaları çok önemlidir. Bu nedenle, resepsiyondaki sekreter, misafirleri almak, içecek ve tatlı servisi yapmak, siparişleri almak ve yazışmaları göndermek için kuryelerle çalışmaktan sorumludur. Resepsiyondaki sekreterler görevleri gereği ziyaretçilerle ilk temas kuran kişilerden olduklarından, güler yüzlü, yardımsever ve her şeyden önce müşterileri karşılamaya ve eşlik etmeye yönelik olmalıdırlar.

Asistan sekreter

Kimin ihtiyacı var: orta sınıf şirketler.

Kime rapor veriyor: kafa.

Bu pozisyon genellikle "orta" olarak kabul edilir, çünkü içsel işlevleri hem kişisel asistanın hem de sekreterin karakteristiğidir. Özellikle sekreter yardımcısı, yetkililerin ortaklar ve şirket daire başkanları ile yaptığı görüşmelerde hazır bulunur, toplantı ve müzakere tutanaklarını tutar, başkan toplantılarına belgesel desteği sağlar. Sekreter yardımcısının işlevlerinin giderek değiştiği ve müdür yardımcısının görev tanımının çeşitli ilgili işlevlerin yerine getirilmesini içerdiği unutulmamalıdır.

yönetici

Kimin ihtiyacı var: hizmet sunumunda uzmanlaşmış şirketler.

Kime rapor verir: şirket başkanı, müdür veya idari müdür.

bu not alınmalı resmi görevler müdür yardımcısı sekreter, kişisel asistan ve sekreter yardımcısının görevlerine benzer. Daha yakından incelendiğinde, yöneticinin işlevleri onlardan biraz farklıdır.

Yönetici pozisyonu, hizmet sunumunda uzmanlaşmış şirketlerde belirlenir. Özellikle yönetici, misafirleri karşılamak, iş toplantıları ve müzakereler düzenlemekle ilgilenir ve ziyaret (resepsiyon) programını izler. Yöneticinin ana görevi, şirket ofisinde bulunan ziyaretçiler için maksimum rahatlık ve rahatlık sağlamaktır. Çoğu zaman, iş ve kurumsal görgü kurallarını bilen, strese dayanıklı ve aynı anda birkaç işlevi yerine getirebilen iyi görünümlü kız ve erkeklerin yönetici pozisyonuna davet edilmesi şaşırtıcı değildir.

Ofis Yöneticisi

Kimin ihtiyacı var: 25'ten fazla çalışanı olan orta ölçekli şirketler.

Kime rapor veriyor: baş, idari müdür.

Bu uzmanın görevleri, ofiste çalışan çalışanlar için teknik destek sorunlarını çözmeyi içerir. Tüm işlemlerin doğru bir şekilde muhasebeleştirilmesi için ofis yöneticisi gerekli muhasebe belgelerini tutar. Batı Avrupa ofis yöneticilerinin açıkça tanımlanmış işlevleri yerine getirdiği belirtilmelidir. Onlardan farklı olarak, bu profilin Rus uzmanları genellikle bir sekreterin işini yapar.

Ofis yöneticileri pozisyonu için başvuranların en uygun yaşı 23 - 35'tir. Bir uzmanın bu pozisyona hak kazanabilmesi için iletişim becerileri yüksek, strese dayanıklı ve hoş bir görünüme sahip olması gerekir. Müdür yardımcısı olarak deneyim bir öncelik olacaktır.

katip

Kimin ihtiyacı var: devlet kurumları, ayrıca belge akışının GOST'lere göre açıkça belirtildiği şirketler.

Kime rapor verir: idari müdüre, ofis başkanına veya başkana.

V devlet işletmeleri ve karma bir mülkiyet biçimine sahip şirketlerde, personel listesi, gerçekten de sıkı şekilde düzenlenmiş diğer pozisyonlar gibi bir memurun pozisyonunu içerir. Bu çalışan, belge akışını izler, mektupları, şefin emirlerini, arşiv belgelerini ve işletmenin diğer belgelerini ayrıştırır ve sistematize eder.

Bu pozisyon için başvuranın gereksinimleri arasında şunlar belirtilmelidir: dikkat, talimatların hızlı uygulanması, belgeleri doldurma kurallarının bilgisi, okuryazarlık. Katip genellikle "ofis başkanı" olarak adlandırılır, ancak bu, bu çalışmanın özünü ve içeriğini değiştirmez.

Bir asistan zaten yakın bir kişidir!

Yuri Vodilov,

Sibribprom'un CEO'su Tyumen

Sekiz yıldır kişisel bir asistanla çalışıyorum ve bu kişinin bana organizasyonel ve idari konularda yardımcı olduğunu söylemeliyim. İş sözleşmesinin imzalanması sırasında bu kız sekreter olarak işe alındı. Çalışma sürecinde iyi organizasyon ve iletişim becerileri gösterdi ve zamanla kişisel asistan olarak onaylandı.

Bu adayı onaylamaya nasıl karar verdim? Her şeyden önce, yöneticinin açıklamalarına yeterli bir yanıt, yüksek organizasyon becerileri, pozisyonunu doğru ve makul bir şekilde ifade etme yeteneği not etmeliyim. Söylenenlere ek olarak, ben yüksek derece kendi kendine organizasyon ve disiplin, mükemmel mesleki beceriler ve uyum kurumsal etik.

Şirkete ziyaretçi kabul ederek, kişisel asistan oluşumuna katkıda bulunur. olumlu imaj müdürlükler. Sorumlulukları arasında gerekli dokümantasyonu hazırlamak, yöneticinin ortaklar ve ziyaretçilerle toplantılarını planlamak, iş toplantıları ve kişisel toplantılar düzenlemek yer almaktadır. Asistan, elbette, uzun süreli kişisel temas sırasında çok önemli olan uyumlu bir psikolojik iklim yaratır.

Bir müdür yardımcısının sorumlulukları: ne yapmalıdır?

Asistanın farklı profillerin işlevlerini başarıyla birleştirmesi dikkat çekicidir: basit sekreterlikten daha sorumlu ve önemli yardımcıya.

Bir asistana genellikle hangi iş işlevleri atanır, işinin kapsamı nelerdir?

Zaman yönetimi:

• Müdürün çalışma programının geliştirilmesi ve koordinasyonu - ziyaretlerin, toplantıların, toplantıların tarihlerini müzakere etmek, bu etkinliklerin programını ve koşullarını izlemek;
• Yaklaşan toplantıların, gezilerin ve diğer son teslim tarihlerinin programını kaydedin ve yöneticiyi zamanında bilgilendirin. Bir yönetici asistanının özgeçmişinde başvuru sahibinin bu işte deneyime sahip olduğu belirtilirse, bu çalışan seçiminde belirleyici bir rol oynayacaktır.

İş etkinliklerinin organizasyonu ve sağlanması:

• Toplantıların hazırlanması ve organizasyonu, önemli müzakereler, toplantı tutanaklarının tutulması ve toplantı ve toplantılarda katılımcıların bildirilmesi, hazırlık gerekli belgeler bu toplantılar sonucunda;
• Seyahat sertifikalarının hazırlanması, seyahat ulaşım biletlerinin sağlanması, misafirlerin bir otelde konaklaması vb.

Kayıt yönetimi:

• Gelen postaları alma, sıralama ve iletme. Aciliyete, önem düzeyine (önem) göre gruplandırma, mektupların gözden geçirilmesi ve onaylanması için yöneticiye teslimi.
• Belgelerle çalışma - profesyonel çizim İş yazışmaları ve diğer belgeler, başvuruların gereksinimlere uygun olarak işlenmesi iş etiği ve iş akışı, kafa tarafından hazırlanan harfleri düzenleme.

İş bağlantılarını sürdürmek:

• Gelen aramaları incelikle ve kibarca cevaplayın, aboneyi yöneticiye ne zaman ve nasıl bağlayacağınız hakkında bilgi sahibi olun. Prosedürün önemi, her durumda, bağlantının uygun olup olmadığına ilişkin kararın bağımsız olarak verilmesi gerektiği gerçeğinde yatmaktadır.
• Şirketin ve doğrudan yöneticinin imajını korurken, müdürü gereksiz zaman kaybından, gereksiz temaslardan mümkün olduğunca korumak.

Ofis yöneticisi işi:

• Yöneticinin iş yerinin standart rasyonalizasyon, konfor ve maksimum işlevsellik gereksinimlerini karşıladığından emin olun.
• Ortaklarla iletişimi sürdürün, teknik destek ve diğer acil görevleri hızla çözebileceksiniz.

Yardımcısı işi:

• Yönetici için yararlı bilgileri hızlı ve doğru bir şekilde bulun, potansiyel ortakların ve müşterilerin adreslerini ve bağlantılarını zamanında ele alın;
• Temsilci toplantılarında, iş etkinliklerinde şirketin başkanını veya çıkarlarını temsil etmek, sorulan sorulara cevap bulabilmek, başkanının pozisyonlarını açıkça ifade edebilmek.

Yöneticinin kişisel asistanı, hem acil amirin ihtiyaçlarını hem de şirketin durumunu karşılamalıdır. Küçük (gerekirse büyük) şirketlerde, bir müdür yardımcısı çalışma işlevlerini diğer çalışanlarla paylaşabilir ve bunun tersi de, bir yardımcının çalışmasını ana Sözleşme kapsamındaki diğer işlevlerle birleştirebilir.

pratik deneyim

Regis Lomm,

Pfizer'in Rusya Temsilciliği Başkanı, Moskova

Şirkette kişisel asistan olarak çalışan bir uzman aşağıdaki işlerle uğraşmaktadır:

• gün ve hafta için iş programını geliştirir ve koordine eder;
• iş gezileri, iş toplantıları ve sunumların organizasyonu ile ilgili işleri yönetir;
• ortaklar ve ziyaretçiler vb. ile yaklaşan temaslar hakkında yöneticinin zamanında bilgilendirilmesinden sorumludur.

Doğal olarak, böyle bir uzmanın en uygun iletişim becerilerine sahip olması gerekir: kurumsal etik, hızla değişen koşullara yüksek uyum, doğruluk ve dakiklik, dikkat ve iyi niyet. En iyi yardımcı, yönetmenin çalışma koşullarını iyileştirmek için daha ne yapılması gerektiğini anlayan ve fark edendir.

Modern talimatlar bir müdür yardımcısının iş sorumluluklarını tam olarak kapsamaz, ancak deneyimli bir sekreter bu işin özü hakkında iyi bir fikre sahiptir. Bir çalışan şirketi ne kadar içtenlikle önemsiyorsa, pozisyonu ne olursa olsun kariyeri o kadar başarılı olur. Yöneticinin çalışma koşulları hakkında sağlıklı ve zamanında endişe gösteren kişisel bir yönetici asistanı, her zaman liyakat ile işaretlenecektir, çünkü yönetici için her zaman yanında çıkarlarını tam olarak paylaşan bir kişinin olması çok önemlidir. ve konumları, hangi ülke veya bölgede olursa olsunlar.

İşimde bana yardımcı olan ve asistan olarak istihdam edilen bir uzman, önemli idari ve organizasyonel faaliyetlerin yürütülmesi için rahat koşullar sağlar. Bu koşulların sadece kişisel olarak benim için değil, sonuçta tüm şirketin çıkarlarını etkileyen ortaklar için de önemli olduğunu eklememe izin verin.

Ayrıca, yeterli, kendi kendini organize eden ve sorumlu bir kişinin yanımda sürekli temas halinde çalıştığını, durumu ayık bir şekilde değerlendirebildiğini ve hızlı bir şekilde faydalı kararlar aldığını anlamak bana zevk veriyor. Ayrıca, şirketin çıkarlarını ve kendi çıkarlarımı benimle tamamen paylaştığının farkında olarak, sekreterime sezgisel düzeyde güveniyorum.

İdeal Yönetici Asistanı:

• İlgili uzmanların becerilerine mükemmel şekilde sahiptir. İnsanlarla başarılı bir şekilde iletişim kurar ve ziyaretçiler arasında güven uyandırır;
• İş görüşmeleri sürecini rasyonel ve etkili bir şekilde organize eder;
• Entelektüel olarak gelişmiş olduğundan, liderliğinin çıkarlarını temsil eden genel konular hakkında bir konuşma sürdürebilir;
• Görgü sahibi, mükemmel bir zevke sahip ve lidere bağlı;
• Kibar ve doğru;
• Mantık yasalarında akıcıdır, liderin doğasının ve konumunun çok iyi farkındadır, patronun çıkarlarına halel getirmeksizin çıkarlarını diğer şirketler önünde temsil edebilir. Müdür yardımcısı pozisyonu, hem siyaset hem de ekonomi olmak üzere çeşitli sektörlerde tavizsiz ve ilkeli bir pozisyon anlamına gelir;
• Sorumluluğunun ve yetkinliğinin sınırlarını bağımsız olarak belirler ve tanımlar, işini başkasına kaydırmaz ve aynı zamanda, görevlendirilen bir uzmandan diğerine görev devrinin sınırlarını açıkça hayal eder.
• Hızlı tepki veriyor, şirketin çalışanlarını hızlı bir şekilde yönetme ve doğru bir şekilde anlama yeteneği var: patronu bu konuda endişelendirmeye değer mi?

Yukarıdakiler ışığında, bu pozisyon için başvuru sahibi için hangi karakteristik gereksinimlerin geçerli olduğunu belirlemek kolaydır. Her durumda, bu uzman, olumlu itibarını sağlamak için yeterli bir eğitim düzeyine ve pratik deneyime sahip olmalıdır. Gereksinimlerin tam listesi şunlara bağlıdır: iş özellikleriçalışan.

Özellikle, asistan esas olarak bir referansın işlevlerini yerine getirecekse, gereksinimler listesi aşağıdaki öğeleri içerecektir:

• orta öğretim;
• bu pozisyonda az deneyim;
• PC ve ofis ekipmanı kullanıcı becerileri.

Bir şirketin başına acemi bir asistan, kariyerine belirtilen özelliklerle başlayabilir.

Bununla birlikte, asistan bir sekreterin çalışmasını bir yöneticinin çalışmasıyla birleştirirse, böyle bir uzman için gereksinimlerin biraz genişleyeceğini varsaymak kolaydır. Bu durumda görev düzeyi göz önüne alındığında, müdür yardımcısı pozisyonu için başvuranın daha yüksek bir yeterlilik düzeyine sahip olması gerekir.

Tipik bir beceri seti aşağıdaki öğeleri içermelidir:

• yabancı dil bilgisi (en çok talep edilen diller: İngilizce, Fransızca, Almanca, Çince);
• Popüler bir bilgisayar programı paketi hakkında kendine güvenen bilgi;
• bir çalışanın kişisel nitelikleri: doğruluk, sorumluluk, nezaket, verimlilik;
• 35 yıla kadar yaş (birçok şirket mevcut pratik deneyimi dikkate alarak daha yaşlı uzmanları çalışmaya davet eder).

Üst düzey yöneticilerin dikkate alınması daha muhtemel olsa da, örnek teşkil eden organizasyon becerileri sergileyen ve kurumsal etik konusunda mükemmel bir hakimiyet sergileyen daha az kıdeme sahip yönetici asistanlarının da adil bir başarı şansı var.

Bu, yöneticinin asistanını bağımsız olarak “sıfırdan” eğitmeyi tercih etmesiyle açıklanır, böylece çalışan hemen belirli bir klişe davranış geliştirir. Dahası, modern teknolojiler modası geçmiş bilgilerle yükü olmayan genç uzmanlar tarafından daha iyi yönetilirler. Genellikle bir müdür yardımcısının iş tanımı, yeni türlerle çalışmayı doğrudan gösterir. yazılım, ve adayların seçimi belirli kurallara göre gerçekleşir.

• Satış Müdürü: Nasıl Büyük Yönetici Olunur?

müdür yardımcısı maaşı ne kadar olmalı

Kişisel asistanların maaşı

Federal Bölge	Yaklaşık maaş seviyesi (ruble olarak)
Uzak Doğu Vladivostok Habarovsk	6500-21 000 9000-21 000 6500
Volga Kazan, Tataristan Nijniy Novgorod Orenburg	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
Kuzeybatı Vologda Pskov	7000-11 700 7000 11 700
Sibirya Barnaul, Altay Bölgesi Irkutsk Novosibirsk	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Ural Yekaterinburg Çelyabinsk	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Merkez Voronej Tula	17 200-19 500 17 200 19 500
Güney Rostov-na-Donu Stavropol	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Yönetici Asistanlığı Kursları: Ne Öğretiyorlar

1. Başın kişisel asistanının (asistanının) profesyonel ve psikolojik profili

• Nitelikler, mesleki eğitim seviyesi ve bir müdür yardımcısının kişisel nitelikleri için gereksinimlerin bir listesi.
• Müdür yardımcısının önemi, görevleri, yetkinlikleri.
• Müdür yardımcısının kurumsal etik ve iş etkileşiminin temelleri.

2. Yöneticinin ve organizasyonun faaliyetlerinin bir bütün olarak belgelenmesi

• Birleşik belge yönetim sistemi, ofis çalışmalarının temelleri.
• Belgelerin sınıflandırılması ilkeleri. Organizasyonel ve idari dokümantasyon çeşitleri. Model belgeleri.
• Belge formları, tamamlanması için gereksinimler. Temel ve ek ayrıntılar.
• Sözleşme belgelerinin oluşumu için kurallar. İdari ve organizasyonel işlerin kaydı.

3. Belge akışının organizasyonu

• Belgelerle çalışma. Belge akış türleri.
• Belge yönetimi ilkeleri. Dahili, gelen, giden belgeler. Başın talimatlarının yerine getirilmesi üzerinde müteakip kontrol ile belgelerin kaydı.
• temel bilgiler örgütsel yapı. Ana isimlendirmeyi dikkate alarak vakaların oluşumu.
• Belgenin değerinin incelenmesi kavramı. Gerekirse, özel eğitimi olmayan bir müdür yardımcısı, belgelerin dolaşımını organize etme konusunda özel kurslarda gerekli beceri ve bilgileri edinebilir.

4. iş etkileşimi ve yönetimle etkin iletişim

• Zorluklar ve Fırsatlar bilgi desteği yönetmenin işi. Sunumlar için organizasyonel ve teknik araçlar.
• Yönetmenin çalışma gününü planlamak ve programlamak.
• sağlayan yeni yazılım ve donanım türleri etkili operasyonÖnder.
• Lider ve asistan arasındaki kişilerarası iletişimin temelleri. Bir müdür yardımcısının maaşı, doğrudan asistanın olumlu etkileşimi sağlamak için rahat koşullar oluşturma yeteneğine bağlıdır.

5. Özel ve iş etkinliklerinin organizasyonu (toplantılar, müzakereler, konferanslar)

• Konferans salonunun hazırlanması ve etkinlikler için gerekli dokümantasyon.
• Etkinlikler sırasında belgeleri koruyun.
• Konferans katılımcıları için resepsiyon, kahve ve diğer ikramların organizasyonu.
• Kültürel bir programın hazırlanması, hediyelik aksesuarların satın alınması.

6. Stresi ve durumunuzu yönetin.

• Strese karşı direnç geliştirmek, rahat bir durumu sürdürmek.
• Değişen koşullara uyum sağlama yeteneği, stresli durumları önleme yeteneği, olumlu bir psikolojik iklimin oluşumu.
• Olumlu anlara konsantre olma, iş gününün sonunda rahatlama ve iyileşme yeteneği.
• Prezentabl Olmak görünüm, estetik bir formu korumak, rasyonel bir çalışma ve dinlenme rejimini gözlemlemek.

7. Zaman yönetimi

• İş ve özel yaşamda öncelikli alanların belirlenmesi.
• İç biyoritmler, enerji akış döngüleri hakkında bilgi sahibi olma.
• Hedefleri rollere göre dağıtma yeteneği.
• Etki kapsamının ve endişelerin yönünün belirlenmesi.

8. Karmaşık ve çatışma durumlarının çözümü

• Anlaşmazlıkları ve anlaşmazlıkları çözmek için algoritma.
• Empatik dinleme.

9. Müdürün iş gezilerinin organizasyonu

• Başın gezileri için belgelerin hazırlanması.
• Seyahat belgeleri ve oteller için ön sipariş verin.
• Başın yurtdışı gezisinin hazırlanması.
• Yabancı ortaklarla tanışın ve kabul edin. Bazı şirketlerin başkan yardımcısının talimatı, yabancılarla iletişim ve yabancı dil bilgisi sağlar.

10. Modern bir kişisel asistanın görüntüsü (kişisel asistan)

Kişisel kıyafet yönetmeliği için destek.

11. Mülakat yapmak ve özgeçmiş yazmak için pratik beceriler.

• İlk yöneticiler, işletme sahipleri düzeyinde müzakere yeteneği.
• Kendinizi ve şirketi doğru bir şekilde sunma yeteneği, konuşma sürecinde makul bir dengeyi koruma yeteneği, estetik açıdan çekici tavırlar geliştirme.

• Ekip oluşturma organizasyonu: ekip oluşturma etkinlikleri için fikirler

kendi kendine yardımcıya ihtiyacım var

Julia Konelskaya,

Galaktika Şirketler Grubu Genel Müdürü, Moskova

Müdür yardımcısı seçilirken hem dış hem de iç kaynaklar müşteri tabanı olarak kullanılmıştır. Deneyimli adayların dikkatini çekmek için yerel basında "Gerekli Yönetici Asistanı" duyurusu yapılmıştır. büyük şirketler veya idari bölümler. Personel servisi, adayların birincil seçimi üzerinde çalışmaya başladı.

Her şeyden önce, uzmanlar başvuru sahiplerinin gereksinimlerimizi ne kadar iyi karşıladığını belirledi, potansiyel fırsatları belirledi. Mülakat sırasında adaylar test senaryolarını çözdüler ve belirli durumları değerlendirdiler. Testten sonra, adayların yetenekleri ve yetenekleri hakkında ilk bilgileri aldık.

Ayrıca, seçilen başvuru sahipleri, işletmede benimsenen kurumsal etik normlarına uygunluk açısından test edildi. Uzmanın sorumluluk alıp almadığını ve durumu şirket lehine çözüp çözemeyeceğini belirledik. Şahsen, bağımsız kararlar vermeye hazır asistandan daha çok etkilendim.

Mükemmel yönetici asistanını bulmak için 4 adım

Adım 1. Tam olarak kime ihtiyacınız olduğuna karar verin

Yapmak doğru seçim, açıkça bilmeniz gerekiyor: müdür yardımcısı olarak ne tür bir uzmana ihtiyaç var? Kendisine hangi iş fonksiyonları atanacak, yönetici onun için hangi görevleri belirleyecek? Bir asistan seçerken, psikolojik uyumluluğu, biyolojik ritimlerin tesadüfünü ve çalışma hızını dikkate almak önemlidir. olduğu biliniyor iş nitelikleri bir ve aynı kişi kendini farklı koşullarda farklı şekillerde gösterebilir.

Büyüyen bir şirkette tecrübesi olmayan bir müdür yardımcısı, idari ve yönetsel uygulamada yenilikçi modeller sunan bir liderle iş bulabilir. Müdür sık ​​sık seyahat ettiğinde, asistan otel rezervasyonları, biletler ve transferlerle ilgili sorunları rasyonel ve hızlı bir şekilde çözebilmelidir. Ancak iş gezileri sık değilse, hazırlık çalışması yapmak için bir uzman yetiştirmeye gerek yoktur. Aynı zamanda, deneyimli bir yönetici asistanı büyük olasılıkla kendisine tam istihdam ve gelişme fırsatı sağlayan bir iş arıyor olacaktır.

Adım 2. Doğru Adayı Bulma

İki seçenek var:

• personel departmanı uygun bir aday arayışı içindedir;
• seçim, personel departmanının çabalarıyla gerçekleştirilir.

Potansiyel bir asistanın niteliklerinin ve becerilerinin ayrıntılı bir açıklamasının işe alım servisine sunulması gerekecektir. Uzmanın tanımı ne kadar ayrıntılı olursa, yöneticinin çalışmaları ve faaliyetleri o kadar verimli olacaktır. Ön seçim süreci uygun olmayan adayları ayıklayacak ve yöneticinin kalan adaylar arasından seçim yapması çok daha kolay olacaktır. Ayrıca, bir kişi birkaç parametrenin gereksinimlerini karşılamıyorsa.

Müdür yardımcısı kursları, potansiyel fırsatları ortaya çıkarmak için her başvuru sahibinin önceliklerini belirlemeye yardımcı olur. İş tecrübesi olmayan mezunlar önce sekreterlik yapabilir, gerekli beceri ve bilgileri edinebilir ve ancak bundan sonra şirket başkanına asistanlık pozisyonuna başvurabilir.

Lütfen yaş, cinsiyet ve uyruk temelinde başvuruları reddetmenin yasalara aykırı olduğunu unutmayın. Görüşme sırasında kişisel hoşnutsuzluklar dile getirilmemelidir, başvuranın hizmetlerini reddetmek için daha doğru başka biçimler de vardır. Deneyimli bir uzmanın başvuru sahibi olduğu ortaya çıkarsa, baş asistanı olarak çalışma deneyimi kesinlikle böyle bir adaya reddetme nedeninizi söyleyecektir.

Adım 3. Adayların yetkinliğini kontrol ediyoruz

Müdür yardımcılığı pozisyonu için 10-15 kişi başvurursa, talimat verilmesi tavsiye edilir. personel servisi anketi ne kadar dürüst doldurduklarını belirlemek. Ardından, adayların her birini gerçek bir iş durumunu çözmeye ve cevaplarını analiz etmeye davet edin.

Özel bir örnek: adaya böyle bir görev teklif edin. "Posta göndermen gerekiyor. Senin eylemlerin?" Cevap seçeneklerine göre seçiminizi doğru yapacaksınız.

İlk seçenek. Müdür yardımcısının görev tanımının gerektirdiği şekilde zarfı postalayacağım veya kurye hizmeti kullanacağım.

İkinci seçenek. Teslimatın ne kadar acil olduğunu müdürle görüşeceğim. Bunu akılda tutarak, yazışmaları nasıl göndereceğime karar vereceğim: postayla, kurye ile veya (eğer varsa) önemli evraklar) bizzat teslim edilir. Alıcının irtibat kişisi, tam adresi ve çalışma takvimi belirlendikten sonra yola çıkmalısınız. Teslimat gerçeği telefonla doğrulanabilir, bundan sonra yapılan iş hakkında yöneticiye rapor vermek gerekir.

Adım 4. Bir seçim yapmak

Ön seçimin sonuçlarına dayanarak, başın görüş alanında birkaç başvuru sahibi kalır. Bu, adayların neden bu şirkete başvurduğuna karar vermeniz gereken önemli bir aşamadır? Başvuru sahiplerine başvuru nedenlerinin neler olduğunu ve neden yönetici asistanı pozisyonunda çalışmak istediklerini sorun. Bu soru birkaç kez sorulduysa utanmayın. Bir çalışan, niyetlerinin onaylanmasıyla bir kez daha kendini zorlamak istemiyorsa, bu kişiye dikkat etmeye değmez. Başka bir şey de, bir adayın gelecekteki bir pozisyon hakkında ilgiyle konuşması, duruma ilişkin vizyonunu açıklaması ve yeni, standart olmayan çözümler önermesidir. Başvuranın sizinle duygusal olarak uyumlu olduğundan emin olun.

Kısa süreli bir görüşmede, uyumluluk düzeyini belirlemek son derece zordur. Sezginizi dinleyin: bilgi, deneyim ve çalışma isteği gösteren birini sever misiniz? Tüm bu niteliklerin varlığında, onunla konuşmaya devam etme arzusu yoksa - bu endişe verici bir işarettir, kendinizle tartışmamalısınız. Bölüm başkanına bir asistan seçildiğinde, psikolojik uyumluluk konusu daha da önemlidir.

Artan rekabet koşullarında, yönetimin kalitesi ve stratejik idari ve organizasyonel kaynakların yönü büyük önem taşımaktadır. Tüm şirketin başarısı, yönetim stratejisinin ne kadar doğru ve hızlı seçildiğine bağlıdır. Bu nedenle, liderin faaliyetleri, stratejik olarak önemli konuları resmi veya örgütsel yük olmadan etkili bir şekilde çözmeye izin veren en rahat koşullar, araçlar ve kaynaklarla sağlanmalıdır. Liderin kişisel asistanı, herhangi bir havada, kaptan tarafından kontrol edilen "geminin pusulası" ile güvenilen kişidir.

Yazar ve şirket hakkında bilgi

Yuri Vodilov, Sibribprom Genel Müdürü, Tyumen. Sibrybprom LLC, balık ürünleri üretiminde uzmanlaşmış, çeşitlendirilmiş bir kuruluştur. Canlı balıkların yetiştirildiği ve yetiştirildiği üç işletmesi, üç balık işleme tesisi, bir sigara ve kurutma atölyesi, depolama tesisleri ve bir tersanesi bulunmaktadır.

Regis Lomm, Rusya, Moskova'daki Pfizer temsilciliği başkanı. 1849 yılında kurulan Pfizer, yeni nesil antibiyotikler de dahil olmak üzere tıbbın çeşitli alanları (kardiyoloji, onkoloji, üroloji, psikiyatri, oftalmoloji, endokrinoloji, dermatovenereoloji) için farmasötik ürünler geliştirmekte ve üretmektedir. Pfizer dünya çapında 150'den fazla lokasyona sahiptir. Şirket, her yıl yeni ilaçların araştırılması ve geliştirilmesine önemli miktarda yatırım yapmaktadır. Rus temsilişirketi (Pfizer International LLC) 1992'den beri faaliyet göstermektedir.

Julia Konelskaya, Galakta Şirketler Grubu Genel Müdürü, Moskova. "Galakta" şirketler grubu - Rus üretici votka markaları "Poltina" ve "Frost and Sun". Şirket, ilk 10 votka üreticisi arasında yer almaktadır. Ürün dağıtım ağı, Rusya Federasyonu'nun tüm bölgelerini kapsar ve 100'den fazla distribütörden oluşur. Grubun bölge temsilcilikleri en büyük 24 bölgede kurulmuştur. 2006 yılında grup işletmelerinin toplam üretim hacmi 2,520 bin ABD doları olmuştur. Personel sayısı 600 kişidir.

Sık sık onun yönetim sistemindeki yeri hakkında konuşurlar. modern işçok şey yazıldı, etki alanı genişliyor ve işlevsellik yıldan yıla daha karmaşık hale geliyor. Sadece statüsü değişmeden kalır. Asistan - o kim? O ne yapar? Mütevazı kişiliği neden kendine bu kadar dikkat çekiyor?

Meslek tarihinden

İlk yardımcıların antik Roma'da ortaya çıktığına inanılıyor. Hukuki işlemler için formüller geliştiren Roma hukuku, bunları geleneksel yazılı biçimde giydirmek zorundaydı. Yavaş yavaş, yasal malzemeler üzerindeki mekanik çalışma sadece daha bağımsız, yaratıcı değil, neredeyse ayrıcalıklı hale gelir. Cumhuriyet dönemindeki temsilcileri, yasal materyali belgesel biçimine sokmakla uğraşan kâtipler ve istisnai noter yazıcılarıydı. Scribae kamu hizmetindeydi, istisnalar ve notarii - özel kişilerin hizmetindeydi. Scribae pozisyonu sadece medeni onurdan mahrum olmayan Roma vatandaşları tarafından üstlenilebilirdi ve medeni hakların derogasyonuna maruz kalan kişilerin bu pozisyona erişimi yoktu. Seçimleri ömür boyu sürecekti ve hizmet süresiyle sınırlı değil, haleflerine kadar uzanıyordu. Scribae bir ücret karşılığında yerini başka birine bırakabilirdi.

Yargıçlar, daha yetenekli yazıcılardan, görevleri kamuya açık belgeler (tabulae publicae) hazırlamak ve kamu hesaplarını (rasyonlar) sürdürmek olan yardımcılarını seçtiler ve bunun sonucunda onlara scribae librarii denildi. Asistanlar yüksek bir yer işgal etti sosyal durum. Yüzyılların derinliklerinden bize ulaşan isimlerden biri, eski Roma imparatoru Augustus'un diplomatik, siyasi ve özel görevler yürüten yakın yardımcısı Maecenas'ın adıdır. Şairleri, sanatçıları ve bilim adamlarını himayesi, "Maecenas" adını bir ev ismi yaptı.

Kimler asistan olarak işe alınır?

Bugün bir lider, her şeyden önce, zeka, esnek düşünme, analiz etme ve iç gözlem yeteneği, duygusal olgunluk, organizasyon becerileri ve şaşırtıcı performans ile ayırt edilen bir liderdir. Doğal olarak, böyle bir lider boşlukta var olamaz. Bir bağlantıya, fikirlerinin, görevlerinin bir iletkenine, birçok sorunun çözümünü üstlenecek, onu rutinin yükünden kurtaracak bir kişiye ihtiyacı var. İş ne kadar hızlı gelişirse, şirket o kadar büyük ve lider o kadar başarılı olur, bu da ciddi bir asistan ihtiyacının acil hale geldiği anlamına gelir.

Başarılı bir lider, kişisel asistan seçerken, yalnızca eğitimi, mesleki nitelikleri, iş deneyimi, pratik becerileri için değil, aynı zamanda kişisel özellikleri için de mümkün olan en yüksek gereksinimleri beyan eder. bir liderin ihtiyaç duyduğu güvenilir kişi. Kişisel asistan, yöneticinin faaliyetlerini sağlamak, onu zaman kaybından kurtarmak için büyük sorumluluklar alabilen profesyonel, sorumlu bir kişidir.

Gerçekten profesyonel bir asistan bulmak zor. Deneyimli bir işe alım uzmanı, yöneticiye kişisel bir asistan seçimine tam sorumlulukla yaklaşır: eğitim, iş deneyimi ve dilbilgisi ve üslup hatalarıyla hazırlanan özgeçmişleri olmadan sık sık iş değiştiren başvuru sahiplerinin tekliflerini bile dikkate almaz. faiz.

25-30 yaş arası bir kişinin asistan olabileceğine dair bir görüş var. Birçok uzman, bu tür sınırların oluşturulması konusunda çok şüphecidir. Yüksek gerilim ve yüksek konsantrasyon gerektiren bir iş, yalnızca bilgi, deneyim ve itibar yoluyla kazanılan profesyonellik, psikolojik istikrar ve iletişim becerileri konusunda özel taleplerde bulunur. bu yüzden içinde Son zamanlarda Kişisel asistanın konumu önemli ölçüde olgunlaştı. Bir dizi nesnel ve öznel parametre ve özelliğe odaklanarak, tam kişisel ve profesyonel olgunluğa ulaşmış bir kişi güvenilir bir asistan olarak kabul edilebilir. Bu açıdan 30. yaş günü, asistanın kariyerinin son aşaması değil, başlangıç ​​noktasıdır.

Daha yakın zamanlarda, kişisel asistanlar çoğunlukla adil seksti. Bugün, bir erkek asistan artık nadir değil.- amaçlılık, kararlılık ve duygusal kısıtlama ile ayırt edilir, zekası, stratejik düşünme yeteneği vardır. Buna karşılık, kadın asistanlar strese daha dayanıklıdır, daha iyi uyum sağlar, esneklikleri nedeniyle ilişkilerin nüanslarını daha iyi hisseder, zor bir durumdan hızlı bir şekilde çıkış yolu bulur, ayrıntılara dikkat eder ve dinleme yeteneğine sahiptir ve daha sabırlıdır. rutin işler yaparken. Bu nedenle, bir asistanın seçimi cinsiyetine değil, profesyonelliğe, bir dizi beceriye dayanmalıdır.

Kişisel asistanlık pozisyonu için adayın eğitim gereksinimleri çok katı değildir: Yüksek öğretim herhangi bir alanda, ana şey, bu pozisyon için işlevselliğin uygulanması için gerekli diğer bileşenlerin varlığıdır. Çoğu zaman, beşeri bilimler asistan rolünde başarılı olur - alanında uzmanlar turizm işi, halkla ilişkiler ve dokümantasyon desteği yönetim, tarihçiler, çevirmenler, gazeteciler, filologlar. Asistanın teknik, ekonomik veya yasal bir geçmişi olabilir - bu tür uzmanlar genellikle analitik bir zihniyete sahiptir, inceleme, rapor veya proje denetimi hazırlama yeteneklerini gösterir ve artan karmaşıklıktaki görevleri yerine getirir. Ve elbette, şirketin profiline uygun eğitim her zaman memnuniyetle karşılanmaktadır.

Aynı zamanda, bir asistanın iş deneyimi ve mesleki becerileri için gereksinimler çok yüksektir. Kişisel asistan için sekreterlik becerilerine sahip olmanın -yabancı dil bilmenin, bilgisayar kullanmanın, derleme deneyimine sahip olmanın yeterli olduğunu düşünenler" iş mektupları ve iş gezileri sağlamak, bilet rezervasyonu yapmak ve iş toplantıları düzenlemek. Yukarıdakilerin tümüne ek olarak, asistan şunları yapmalıdır:

● analitik bir zihniyete ve mantıksal düşünme;

● sahip olmak güzel anı, hızlı yanıt verin;

● çalışkan, dayanıklı, strese dayanıklı olun;

● geniş bir bakış açısına sahip, yetkin bir konuşma;

● sorumluluk alabilmek;

● iyi bir zevke sahip olmak;

● Liderinizin kurumsal çıkarlarına ve kişisel çıkarlarına bağlı olun.

Asistan Sorumlulukları

Bir müdür yardımcısının ana sorumlulukları şunları içerir:

● başın idari desteği;

● yöneticinin çalışma gününün planlanması, toplantıların koordinasyonu ve organizasyon desteği ve ziyaretçilerin kabulü;

● yönetici için bilgi ve analitik destek: gerekli bilgilerin aranması ve işlenmesi; bilgilerin, analitik ve sunum materyallerinin, raporların ve konuşmaların, analitik incelemelerin, raporların vb. hazırlanması;

● Başkanın iş yazışmalarını yürütmek;

● toplantıların, konseylerin, başkan tarafından yapılan toplantıların hazırlanması, iş toplantılarının/müzakerelerinin sonuçlarının resmileştirilmesi;

● müzakerelere, iş toplantılarına, resepsiyonlara katılım; toplantılarda, gezilerde vb. başın eşlik etmesi;

● iş gezileri ve toplantıların organizasyonu ve sağlanması (optimum rotaların lojistiği, bilet rezervasyonu, otel odaları, transfer; vize desteği; konferans ve seminerlere katılım kaydı; boş zaman etkinliklerinin organizasyonu);

● şirketlerin, işletmelerin, kuruluşların, kuruluşların temsilcileriyle ilişkilerin uygulanması Devlet gücü ve yönetim başkanının doğrudan katılımını gerektirmeyen sorunları çözmek için; devlet makamlarından ve yönetimden başkan adına belge ve bilgi almak;

● sözlü ve yazılı çeviriler, iş görüşmeleri ve toplantılar için dil desteği;

• sunumların ve protokol etkinliklerinin organizasyonu, temsili faaliyetler;

●harcama raporlarının hazırlanması;

● başın kişisel atamalarının yürütülmesi.

Bu liste tam değil, belirli şirket Asistan görevleri değişebilir.

güven hakkında

Güven sorunu, tüm "asistan - lider" ilişkiler sisteminin üzerine inşa edildiği temellerin temeli olan temel taşıdır. Birçok lider için bir asistan sadece bir sırdaş, bilginin sırrına maruz kalan bir kişi değil, aynı zamanda neredeyse ailenin bir üyesidir. Güven derecesi bazen o kadar yüksektir ki, gizli bilgiler, banka hesap numaraları, ödeme kartları ve pin kodları, büyük miktarda para, kasa kodları, şirket mühürleri ve kişisel sırlar konusunda kendisine güvenilir. Bu nedenle birçok asistan, yalnızca başın resmi faaliyetlerinin organizasyonunu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda aile ve ev sorunlarını da çözer: aile üyeleri için hediyeler alır, sevdiklerine çiçek sepetleri sipariş eder, ev personeli seçer, çocuk tatilleri düzenler, vb. .

Aşağıdakileri yapan bir asistana güven verildiğini hatırlamak önemlidir:

● becerilere ustaca sahip olmak iş iletişimi;

● nasıl duyacağını ve dinleyeceğini bilir;

● itaati gözlemler;

● tarafsızlığı ve gizliliği korur;

● Güven ve itaat arasında bir denge kurar, kendi görüşüne sahiptir, konumunu savunmaya hazırdır, ancak ne zaman gerekli olduğunu ve nereye geri çekileceğini çok iyi anlar.

Mesleğin artıları ve eksileri

Genelde "sonraya" alçakgönüllülükle bıraktıkları şeyle başlayalım - ücretler sorunuyla. "Başa kişisel asistan" pozisyonu için adaylar için çok yüksek şartlar ve ayrıca başvuranların ciddi teklifleri, maaş beklentileri ve teklifleri konusunda çıtayı önemli ölçüde yükseltti. Moskova'da, yaklaşık ortalama maaş müdür yardımcısı bölgelerde 40 ila 60 bin ruble arasında değişiyor - 20 ila 30 bin arası Tecrübe, tavsiyeler, bilgi yabancı Diller adayın daha yüksek ücrete hak kazanmasını sağlar.

Günlük yönetsel deneyim, artan sorumluluk seviyesi, çözülmesi gereken görevlerin doğasının değiştirilmesi, asistanın bu pozisyonda çok değerli bilgiler edinmesini sağlar. Asistan - içeren bir pozisyon sürekli büyüme ve kendini gerçekleştirme, kişisel niteliklerin, yeteneklerin, yeteneklerin geliştirilmesi; profesyonel faaliyet için gerçek beklentiler açmak. Yukarıdakilerin tümü göz önüne alındığında, gelecekte bir profesyonel asistan, asgari olarak sekreterlik, ofis, işletme yönetimi başkanı pozisyonu için başvurabilir, ancak başka gelişmeler de mümkündür - yürütme, idari, genel müdür veya kendi işlerini organize etme işletme.

Herhangi bir mesleğin diğer yüzü, profesyonel becerilerde ustalaşmak için ödediğimiz bedeldir. Bir asistanın çalışma günü, yöneticinin çalışma gününden daha uzun sürer, bu nedenle genellikle sabah erken başlar ve akşam geç saatlerde sona erer. Ek olarak, patronunun neredeyse günün her saatinde kişisel bir asistanı bulunmalıdır. Yöneticinin yalnızca bir asistanı varsa, bazen bir gün izin almak, tatile çıkmak bile zordur - asistan, menajerinin tatil limitleriyle kesinlikle sınırlıdır.

Buna ek olarak, kurulan ilişkiler, uyum, lidere kişisel bağlılık, genellikle bir şeyi değiştirme arzu ve isteklerine karşı oynar, asistanı belirli bir kişinin rehinesi haline getirir. resmi ve dolayısıyla meslekler.

Bir asistanın konumu, bir fırlatma rampası olarak düşünülmeli, kariyeri ve kişisel Gelişim amaca, kişinin yeteneklerinin, arzularının ve harcanan çabanın miktarına ilişkin net bir farkındalığa bağlıdır.

Tarihte adı

Dünya siyaset, kültür, bilim, diplomasi tarihine damgasını vuran şahsiyetlerin isimleri herkes tarafından bilinir, ancak asistanlarının isimleri, zor ve bazen de şükretmeden birçok başarının doğuşuna katkıda bulunan, tarihin doğuşuna katkıda bulunan yardımcılarının isimleridir. her zaman gelecek nesiller için korumaz.

Pavel İvanoviç Yaguzhinsky ( 1683-1736) - Peter I'in asistanı, devlet adamı ve diplomat. Aktif ve enerjik bir adam, 1701'den beri, kendisini her yerde bulduğu ve kralın iyiliğini kazandığı her yerde, yurtdışındaki tüm kampanyalarda ve gezilerde Peter I'in sürekli arkadaşı oldu. V farklı yıllar Senato Başsavcısı olarak görev yaptı, Grodno'daki Polonya Sejm'de Tam Yetkili Bakan, Kabine Bakanı, Viyana'da bir elçi, Berlin'de bir büyükelçiydi. Peter defalarca ona önemli diplomatik görevler verdim. Pavel İvanoviç, Danimarka ve Prusya krallarıyla çok zorlu müzakereler yürüttü. Yaguzhinsky, kişisel güvenilir bir çar olarak, istisnasız tüm Avrupa kongrelerine katıldı. İngilizce, Almanca, İspanyolca ve Fransızca bildiği için Lehçe ve Litvanca'dan bahsetmiyorum bile. İmparator, başsavcı seçiminde yanılmadı. Yaguzhinsky, Peter I'in tüm talimatlarını gayretle ve çok hızlı bir şekilde yerine getirdi. Diğer soyluların sıklıkla uyguladığı gibi, infazı asla sürüklemedi, ancak herhangi bir görev aldıktan sonra, bir veya iki gün sonra Peter I'e sonuçlar hakkında rapor verdi.

Yaguzhinsky'yi hizmette izleyen çağdaşlar değerlendirmelerinde oybirliği ile: “Düzensiz bir yüze sahip, ancak etkileyici ve canlı, özgür, kaprisli, gururlu, akıllı ve çok aktif olan önde gelen bir adam; diğerinin bir haftada yapamadığını bir günde yaptı.

Pyotr Petrovich Konovnitsyn(1764–1822) – Korgeneral Mihail Kutuzov'un asistanı Kont Askeri işlerde alışılmadık derecede cesur ve pervasız olan Pyotr Petrovich, aynı zamanda mükemmel bir personel işçisi, son derece doğru, çalışkan ve dakikti.

Çağdaşlar onu "olağanüstü bir Rus doğası türü" olarak değerlendirdi. Moskova'dan geri çekildikten sonra Kutuzov, Konovnitsyn'i, omuzlarında orduda büyük bir örgütsel çalışma yükü taşıyan Rus ordusunun genel merkezinin genel görevine atadı: mühimmat ve yiyecek, yem ve ilaç temini, üniforma ve ulaşım. Bu randevu tesadüfi değildi: Moskova'nın kaybedilmesinden sonra genel bir kafa karışıklığı olan Mihail İllarionoviç'in yanında dengeli ve sağlam bir kişiye ihtiyacı vardı. Buna ek olarak, dürüst Konovnitsyn, olduğu gibi, Kutuzov'a karşı merak uyandıran genelkurmay başkanı L. Bennigsen'i etkisiz hale getirdi. O zamandan beri, Pyotr Petrovich başkomutanda ilk konuşmacı oldu, Kutuzov'un alt askeri liderleriyle olan tüm savaş yazışmaları onun içinden geçti.

1815–1819'da Konovnitsyn, 1819'dan beri savaş bakanı olarak görev yaptı - Danıştay üyesi, askeri eğitim kurumlarının başkanı, Page ve diğer Harbiyeli Kolordu ve Tsarskoye Selo lyceum'un baş direktörü.

Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – seçkin bir Fransız komutan ve devlet adamı olan Napolyon Bonapart'ın yardımcısı. Bütün bir dönem onun adıyla ilişkilendirilir: kraliyet, devrim, Napolyon'un imparatorluğu, restorasyon, Temmuz Devrimi. Kader bu insanları 14 yıl bağladı. Napolyon Talleyrand'ı takdir etti: "O entrikacı bir adam, büyük ahlaksız bir adam, ama çok zeki ve elbette sahip olduğum tüm bakanlar arasında en yeteneklisi." Talleyrand, tüm Fransız emirlerinin ve neredeyse tüm yabancıların şövalyesi oldu. 1807'de Napolyon'un gücünün zirvesindeyken Talleyrand, imparatorun zaferinin ne kadar süreceğini merak etti. Sofistike bir politikacı olan Talleyrand, ayrılma zamanının geldiğini hissetti ve bakanlık görevinden ayrıldı. Oldukça deneyimli diplomat, Napolyon'un çöküşünü tahmin ederken yanılmamıştı. Diplomasi mucizeleri gösteren Talleyrand, müttefikleri tahtı Napolyon'un mirasçılarına değil, kraliyet ailesine - Bourbons'a bırakmaya ikna etti ve yine kendini lehine bulan Dışişleri Bakanı ve hükümet başkanı oldu. üçüncü zaman.

Alexey AndreevichArakçeev(1769-1834) - üç kralın yardımcısı - Paul I, Alexander I, Nicholas I.

Gatchina garnizonunda görev yaptı, gelecekteki İmparator Paul I olan Tsarevich Pavel Petrovich'in tam kontrolüne devredildi. Bu incelemelerden birinde, icra teğmen Arakcheev gelecekteki imparatoru fark etti. Yakında Arakcheev sarayın komutanı oldu, görevlerini özenle ve özenle yaptı - günün herhangi bir saatinde hizmetteydi. I. Paul'un altında, 28 yaşına kadar Arakcheev, St. Petersburg komutanlığına yükseldi ve baronun armasını aldı, burada imparatorun izniyle sloganına girdi: "Yalakalık olmadan, ihanet etti. " Alexander I altında, uzun zamandır düşüncelerini işgal eden yaratma fikri olan askeri yerleşimleri yaygın bir şekilde yerleştirmeye başladı, 1815'ten beri aslında Devlet Konseyi, Bakanlar Komitesi ve İmparatorluk liderliğini elinde yoğunlaştırdı. Majesty'nin Kendi Şansölyesi, çoğu departmanda çarın tek konuşmacısıydı. 1817'den beri, I. Nicholas döneminde, askeri yerleşimlerin baş komutanı olarak görev yaptı. Arakcheev, I. Nicholas tarafından görevden alındığı Decembrist ayaklanmasının bastırılmasında yer almayı reddetti.

Friedrich Engels(1820-1895) - bilimsel komünizmin kurucularından biri olan Karl Marx'ın asistanı. 1844'te Paris'te Marx'la yapılan görüşme, Marx'ın ölümüne kadar devam eden yaratıcı bir topluluğun başlangıcı oldu. Engels, Komünistler Birliği'nin örgütlenmesine ve faaliyetlerine aktif olarak katıldı, Marx ile birlikte Birlik programını - Komünist Manifesto'yu yazdı ve Yeni Ren Gazetesini yayınladı, 1849'da güneybatı Almanya'da silahlı bir ayaklanmaya katıldı. Babasından bir miras alan Engels, Marx'a sürekli maddi yardım sağladı. Marx ile birlikte Birinci Enternasyonal'in faaliyetlerine öncülük etti. Ölümünden sonra, Marx'ın taslak elyazmalarından son metni derleyerek Kapital'in ciltlerini yayınlamaya başladı.

Nicholas Roerich(1874-1947) - Rus sanatçı, filozof, bilim adamı, yazar, gezgin, halk figürü, politikacı. Yaklaşık 7.000 resim yaptı ve yaklaşık 30 edebi eser yarattı, Uluslararası Sanatsal ve Bilimsel Kurumların ve Tarihi Anıtların Korunması Antlaşması'nın (Roerich Paktı) yazarı ve başlatıcısı, kurucusu uluslararası hareket kültürü savunmak için. 24 yaşında Imperial Society for the Encouragement of Arts'ta müze müdür yardımcısı ve aynı zamanda sanat dergisi Art and Art Industry'nin editör yardımcısı oldu. Üç yıl sonra, İmparatorluk Sanat Teşvik Derneği sekreterliği görevini üstlendi.

Evgeny Petrovich Petrov (Kataev)(1903-1942) - Rus nesir yazarı İlya Ilf'in asistanı, yazar. I. İlf ile birlikte çok popüler olan On İki Sandalye ve Altın Buzağı romanlarını yazdı. 1932-1937'de Ilf ve Petrov, Pravda gazetesi için feuilletonlar yazdılar, bu süre zarfında Amerika Birleşik Devletleri'ni dolaştılar ve bu da Tek Öykü Amerika ortak kitabıyla sonuçlandı.

Yazarların yaratıcı işbirliği, 1937'de Ilf'in ölümüyle kesintiye uğradı. Petrov, Pravda gazetesinin hizmetine giriyor, film senaryoları yazıyor.

Büyük sırasında Vatanseverlik Savaşı Pravda, Krasnaya Zvezda gazeteleri ve Sovyet Enformasyon Bürosu için muhabir olarak çalışıyor. Lenin Nişanı ile ödüllendirildi.

İgor VasilyeviçKurçatov(1902-1960) - Sovyet nükleer programının ilk ve uzun vadeli lideri olan SSCB Bilimler Akademisi akademisyeni, seçkin bir fizikçi olan fizikçi Abram Fedorovich Ioffe'nin asistanı.

Kurchatov, bir fizikçinin ve bir organizatörün yeteneklerini organik olarak birleştirdi. Akademisyen A.F. tarafından seçilen oydu. Enstitüsünde bir nükleer fizik bölümü düzenleme izni alan ve Kurchatov'un atom programının başına atanmasını tavsiye eden Ioffe - ve bu, nükleer silahların geliştirilmesinin hızlı başarısını büyük ölçüde belirledi. 1943'te Igor Vasilyevich, daha sonra SSCB Bilimler Akademisi Atom Enerjisi Enstitüsü olarak bilinen enstitüyü kurdu ve yönetti. Liderliği altında, Moskova'daki ilk siklotron inşa edildi, Avrupa'daki ilk atom reaktörü, ilk Sovyet atom bombası, dünyanın ilk termonükleer bombası, dünyanın ilk endüstriyel nükleer enerji santrali ve kontrollü termonükleer reaksiyonların uygulanması konusunda araştırma yapmak için en büyük tesis. Mendeleev'in periyodik sisteminin 104. elementi, adını kurchatovium'dan almıştır.

Yuri Mihayloviç Baturin(1949 doğumlu) - Başkan Yardımcısı Rusya Federasyonu, Rus politikacı, bilim adamı (avukat ve siyaset bilimci), kozmonot (dünyanın 382. kozmonotu ve Rusya'nın 90. kozmonotu), Rusya Federasyonu Kahramanı, Rusya Federasyonu Gazeteciler Birliği Sekreteri.

1993'ten 1994'e 1994-1996'da yasal konularda Rusya Devlet Başkanı'na asistan olarak - ulusal güvenlik konularında, 1996-1998'de - Rusya Devlet Başkanı'na asistan olarak çalıştı. 1998'de Rusya Devlet Araştırma ve Test Kozmonot Eğitim Merkezi'nde test kozmonotluğu görevine atandı. Yu.A. Gagarin. 2000'den beri - araştırma ve test çalışmaları için kozmonot kolordu komutan yardımcısı. Bu, ilk kez bir sivilin, TBM müfrezesi olan askeri bir kozmonot müfrezesinde idari bir pozisyona atanmasıdır. 2008'den beri - Rusya Federasyonu Güvenlik Konseyi altında Bilim Konseyi Üyesi.

BEN. Tarasova,
organizasyon ve idari hizmetler şefi
ZAO NK Rusneftekhim

Üzerinde CEOŞirketin çok fazla sorumluluğu var. Organizasyon büyüdükçe, bu sorumluluklar yelpazesi genişler. Yöneticinin doğrudan şirketin gelişimine yönelik sorunları çözmek yerine zaman harcaması gereken çok sayıda "çalkantı" var. Bu, uzmanın verimliliğini azaltır. Yüksek nitelik gerektirmeyen görevlerden bazıları genel müdür yardımcısına devredilebilir.

CEO Yardımcısı Pozisyonu: Temel Özellikler

Genel müdür yardımcılığı pozisyonuna belirli özellikler kazandırmak zordur. Gerçek şu ki, bu uzmanın görev tanımı CEO'nun ihtiyaçlarına göre belirlenir. Bir çalışanın faaliyeti bir yöne odaklanabilir. Asistanların pratikte çalıştığı pozisyonları düşünün:

• katip. Bu uzman, belgelerle çalışmaktan sorumludur. Sorumluluk alanında çağrılar, çeşitli günlük görevler vardır.
• Kişisel asistan. CEO'nun çalışma gününü, iş toplantılarını ve konferansları organize etme konusunda uzmanlaşmıştır. Uzman ayrıca iş gezilerinde yöneticiye eşlik eder.
• Genel Müdür Yardımcısı.Çalışanın sınırlı bir dizi konuda karar verme hakkı vardır.

Kural olarak, aslında, asistan birkaç uzmanın işlevlerini birleştirir. Büyük şirketlerde CEO'nun iki yardımcısı olabilir. Örneğin, biri yöneticinin çalışma süresini düzenler, diğeri ise evrak işleriyle ilgilenir.

Asistan, liderler kategorisine aittir. Doğrudan CEO'ya rapor verir. Genellikle bir çalışana uygulanan gereksinimler:

• İlgili alanda yüksek öğrenim (örneğin, hukuk).
• Üç yıllık iş deneyimi.

Kural olarak, diğer çalışanlar genel müdür yardımcısına tabidir. Geniş yetkilere sahiptir: emir verme hakkından çeşitli departmanların çalışmalarını kontrol etmeye kadar.

ÖNEMLİ! Bir asistanın atanması hiç de aşırıya kaçma değildir. Bu önlem, yöneticinin yüksek profesyonellik ve yaratıcılık gerektiren sorunları çözmeye odaklanmasını sağlar. “Kilise” bir yardımcıya devredilir. Bu, hem CEO'nun hem de şirketin kendisinin verimliliğini önemli ölçüde artırır.

Yasal düzenleme

Genel Müdür Yardımcısının faaliyetleri aşağıdaki yönetmeliklerle düzenlenir:

• metodik tavsiyeler.
• kiralama
• İş sözleşmesi.
• Liderin emirleri.
• İş talimatı.

Genel Müdür Yardımcısının sorumlulukları nelerdir?

Bir CEO yardımcısının görevleri şirketin büyüklüğüne göre değişir. Küçük şirketlerde çalışanlar, kuryelerin, yöneticilerin çalışmalarını ve ofisin yaşam desteğini kontrol eder. Büyük kuruluşlarda, CEO'nun genellikle iki asistanı vardır. Bir kişisel asistan, yöneticinin çalışma gününü organize eder, ikincisi ise diğer tüm konularla ilgilenir. Bir uzmanın görev listesi önemli ölçüde değişebilir. Her durumda, sorumluluklar iş tanımında belirtilmelidir. Örnek bir liste düşünün:

• Telefonla da dahil olmak üzere müzakerelerin organizasyonu.
• yazışmaların alınması.
• Toplantı ve toplantıların organizasyonu: ilgili materyallerin hazırlanması, yönetmeliklere uygunluğun kontrolü, tutanakların kaydedilmesi, stenografi.
• Genel Müdürün talimatlarının yerine getirilmesi üzerinde kontrol.
• Başkana imza için kağıtlar sağlamak.
• Genel Müdürün ziyaretçileri karşılaması.
• İş gezilerinin organizasyonu (örneğin, oda rezervasyonu, bilet siparişi).
• CEO'nun etkinliğini sağlamak.
• Gün için bir plan yapmak.
• CEO'nun bilgi desteği.
• Toplantılara ve iş toplantılarına katılım.
• İş toplantılarının organizasyonu.
• Sunumların organizasyonu.
• Masraf raporlarının hazırlanması.
• Kişisel siparişlerin yerine getirilmesi.
• Veritabanlarının oluşturulması, bir bilgisayar kullanılarak sanal sunumlar.

Asistan, CEO'ya en yakın kişidir. Genellikle çalışma günü standartlaştırılmamıştır. Çalışan çok çeşitli görevleri çözer, bu nedenle uygun kişisel niteliklere sahip olmalıdır.

Çalışan Hakları

Genel Müdür Yardımcısı aşağıdaki haklara sahiptir:

• Asistanın faaliyetleri ile ilgili liderin projeleri ve kararları hakkında bilgi.
• Gerekli bilgileri edinme hakkı.
• Resmi yetkiler dahilinde karar verme hakkı.

Genel müdür yardımcısına büyük yetkiler verilebilir. Örneğin, bir çalışanın belgeleri imzalama hakkı olabilir.

Asistan Sorumluluğu

Asistana verilen sorumluluk, görev tanımında belirtilmelidir. Çalışan aşağıdakilerden sorumludur:

• İş talimatlarına uyulmaması.
• Rusya Federasyonu yasalarını ihlal eden eylemler.
• Hasara sebep olan.

Asistan bir suistimal etmişse, sorumluluk yüklenmeden önce soruşturma yapılır. Suçluluk derecesini belirlemek gerekir. Soruşturmaya katılmak kilit çalışanlarşirketler. Sonuç olarak, bir belge düzenlenir. Suçun derecesine göre işçiye ceza verilebilir. Asistan da kovulabilir.

Asistandan hangi kişisel nitelikler aranır?

Kişisel asistana en geniş görev yelpazesi atanır. Bazı uzmanlar tek yönde çalışır, ancak bu asistan için geçerli değildir. Çoklu görev, çok yönlülük gerektirir. Bir CEO yardımcısının sahip olması gereken kişisel nitelikleri göz önünde bulundurun:

• Proaktif, proaktif.
• Öngörme yeteneği Daha fazla gelişme durumlar.
• Komplikasyonların önlenmesi.
• çok yönlülük
• Hızla değişen bir ortama uyum sağlamak.
• Bir veya daha fazla yabancı dilde akıcılık.
• Bilgi akışlarıyla çalışabilme.
• Gizliliği koruma yeteneği.
• Yetenek sistem Analizi durumlar.
• Aynı anda birden fazla çözüm sunabilme.
• Orta ve ileri düzeyde bilgisayar yeterliliği.
• Zaman yönetiminin temelleri hakkında bilgi.
• Birkaç çalışanın faaliyetlerini koordine etme yeteneği.
• Diplomasi.
• İletişim becerileri ve çatışmaları çözme yeteneği.
• Büyük miktarda bilgi içeren operasyonel çalışma.
• Güzel anı.
• Öncelik verme yeteneği.

Asistan, yetkin, strese dayanıklı olmalıdır. İlgili uzmanlıkların bilgisi arzu edilir (örneğin, hukuk biliminin temelleri bilgisi).

Bir CEO ne zaman kişisel bir asistana ihtiyaç duyar?

CEO'nun geniş bir sorumluluk listesi varsa, bir asistan işe alınır. Yönetici eldeki görevlerle başa çıksa bile, "çalkalığın" çoğu işi yavaşlatabilir. Bir asistanın işe alındığı günlük işlerle çalışmaktır. Kural olarak, bu çalışanlar büyük şirketlere davet edilir. Küçük kuruluşların CEO'ları tüm işleri kendi başlarına halledebilir.

Başın kişisel asistanı - şu anda meslek oldukça talep görüyor. Bu öncelikle gelişmeden kaynaklanmaktadır. Pazar ekonomisiçünkü şiddetli rekabet karşısında ekonomik durum herhangi bir firma doğru ve zamanında bağlıdır yönetim kararları. Yöneticinin başarısı büyük ölçüde becerilere, iş yönetimi becerilerine ve kişisel niteliklere bağlıdır.Görevleri sıradan ofis işlerinden operasyonel kararlara kadar geniş bir yelpazeye yayılan müdür yardımcısı, vazgeçilmez bir çalışan, patronun "sağ eli" ve en önemlisi olacaktır. , belirlenen zamanda belirlenen görevlerin yerine getirilmesinin garantörü .

Bir asistanın kişisel nitelikleri

“Sağ eli” seçerken, şirket müdürü genellikle eğitime değil kişisel olanlara dikkat eder.Büyük olasılıkla, daha az deneyime sahip, ancak benzer bir görüşe sahip bir kişiye, mükemmel tavsiyeleri olan bir uzmandan daha fazla tercih verilecektir, ama farklı yaşam inançları. Görevlerini formüle etmek neredeyse imkansız olan bir müdür yardımcısı, zihin okuma ve bir bakışta patronun ruh halini belirleme yeteneğine sahip olmalıdır. Özelliklerden bağımsız olarak tüm görevleri gerçekleştirin - bunlar kişisel nitelikteki görevler olabilir. Her şeyi her zaman kişisel olarak alırsanız, bu sizin için bir iş değildir. Müdür yardımcısı, patronun hoşnutsuzluğuna ve arızalarına dikkat etmemelidir. Bir asistan kendini üstlerine adamalı ve sadık olmalıdır. Çalışmaları, parasal ödüle ek olarak, tek bir amaç tarafından motive edilir - bir bütün olarak şirketin refahını ve rekabet gücünü artırmak. Görevleri, şirketin birinci kişisinin yokluğunda sözleşmeleri müzakere etmek ve akdetmek olan başkan yardımcısı, bir dereceye kadar şirketin yüzüdür. Rakiplerin durumu yargılaması ve müşteriler ve ortaklar işbirliği hakkında kararlar vermesidir.

Iş fonksiyonları

Bu nedenle, kişisel asistan olmayı planlıyorsanız, faaliyet alanını ve müdür yardımcısının günlük olarak gerçekleştirdiği görev listesini öğrenmelisiniz. Görevleri, daha önce de belirtildiği gibi, yöneticiden vekile kadar uzanmaktadır.

• yaklaşan işleri ve başın toplantılarını planlamak ve planlamak;
• planlanmış toplantıların, yaklaşan gezilerin, etkinliklerin ve iş yemeklerinin organizasyonunun hatırlatılması;
• iş gezilerinin kontrolü ve planlanması: bilet siparişi, otel rezervasyonu, tercüman çalışması;
• işyerinin rasyonelleştirilmesi için dokümantasyon ve organizasyonel yönler.

Yedek sorumluluklar şunları içerir:

• gerekli bilgileri aramak, ortaya çıkan sorunların hızlı bir şekilde çözülmesi, yapısal birimlerin çalışmaları üzerinde kontrol;
• iş toplantılarında gerekirse şirketi ve patronu temsil etmek.

Belirli bir şirkette, görev tanımı şirketin özelliklerine ve kişisel özelliklerine bağlı olarak değişebilir.

umutlar

Bu işlevleri yerine getiren yüksek nitelikli çalışanlar çok değerlidir. Çoğu zaman, kişisel asistanlar, hizmetleri sırasında mükemmel bir ün kazanmış ve görevlerini aşmış ofis yöneticileri, sekreterler, bölüm başkanlarıdır. Bazı çalışanlar, kişisel asistanın konumunu, kariyer basamaklarını tırmanmak için bir başlangıç ​​noktası olarak görür. Gelecekte, şirketin yapısı, faaliyetleri, uzmanlığı ve müzakere becerileri hakkındaki deneyim ve bilgi, geniş perspektifler açmaktadır. Deneyimli ve seçkin işçiler alabilir daha yüksek pozisyonlar, onların olan yüce hedef ve ana rüya.

Bir hikaye anlatırlar, derler ki, eski günlerde, bir patron, bir çalışana bir gün izin vermeden önce, ona pencerelerin altına yedi gül çalısı dikmesini, yerleri yıkamasını, yatakları otlamasını, yedi hafta boyunca kahve öğütmesini ve daha fazlasını söyledi. daha fazla. Kim bilir belki de yalan söylüyorlardır. Eski bir şey.

"Yetkinlik, üstlerin kişisel zevklerini keşfetme ve tatmin etme yeteneğidir" (Laurence Peter).

Ancak gül çalıları ile ilgili olarak, insanlar hala iki kategoriye ayrılır: ilki, görev bilinciyle bahçeye gider ve ikincisi, patronun gerçekte ne demek istediğini anlamaya çalışır.

Patronun talimatlarını yorumlamak bir sanattır, ancak öğrenilebilir ve öğrenilmelidir. herhangi birine üretim görevi bilinçli yaklaşılmalıdır. Ve bu aynı zamanda patronun kutsal direktifleri için de geçerlidir: en iyi başarı bazen satır aralarını okuyan ve yetkililerin görevlerini doğru yorumlayan kişi başarır.

"Neden?" Sorusu olduğunda kullanışlıdır. "Nasıl?", "Ne zaman?" ve "Bunun için bana ne olacak?", ancak bu ilk soruyu doğrudan patrona sormak gerekli (ve bazen zararlı) değildir. İdeal olarak amaç, açıkça gereksiz görevleri atarak, ancak aynı zamanda kendinize ve işinize zarar vermeden, programın ilerisinde çalışmayı öğrenmektir.

sanırım kendim

Bir keresinde Tanya ile öğle yemeği yemek için kaçtım. Birlikte çalıştık ve sonra gazetecilik yoluna döndüm ve büyük bir seyahat acentesinin genel müdürünün asistanı olarak güvenle yaşam boyunca yürüdü. Henüz sıcak yemek getirmemişlerdi ama cep telefonu çantasından ısrarla ses çıkarıyordu.

Tanya günlüğü yıldırım hızıyla açtı ve zaman zaman tekrarlayarak bir şeyler yazmaya başladı: "Evet. Güzel. Her şeyi yapacağım ... Evet! Kesinlikle! Kesinlikle!" İki sayfa yazdıktan sonra konuşmayı sonlandırdı ve notlarını sıraya koymak için bir dakika daha istedi.

10 saniye boyunca dikkatle okudu ve ardından puanların üçte birinin üzerini çizdi ve kalanların yarısını artı ile işaretledi. Şaşırdım ama Tanya i'leri çabucak noktaladı.

Nasıl yönetici asistanı olunacağı sorulduğunda, kendisine basit bir ilkenin rehberlik ettiğini söyledi: Bir görevi tamamlamaya başlamadan önce, ona neden ihtiyacınız olduğunu kendinize sormalısınız. Bunun cevabı, bir dizi talimatı otomatik olarak isteğe bağlı olanlar listesine aktarır.

Diyelim ki patron bölgedeki birkaç şirket arasında bir fiyat analizi isterse, o zaman muhtemelen binayı yenileyecek, ancak henüz bunu ona söylemeye hazır değil. Hazır değil - ve gerekli değil, diye tahmin etti.

Ayrıca bir inşaat şirketinde kendisi için en iyi ofisi bulan bir arkadaşı var. en iyi fiyat, bu, analizin gerekli olmadığı anlamına gelir (önemli olan teklifinizi daha sonra doğru bir şekilde formüle etmektir). Sonuç, eksi birkaç saatlik özenli çalışmadır.

Yönetici yardımcısı nasıl olunur: psikolojik bir portre

Başın kişisel asistanı - şu anda meslek oldukça talep görüyor. Her şeyden önce, bu bir piyasa ekonomisinin gelişmesinden kaynaklanmaktadır, çünkü şiddetli rekabet koşullarında herhangi bir şirketin finansal durumu doğru ve zamanında yönetim kararlarına bağlıdır.

Yönetmenin başarısı büyük ölçüde güvenilen kişinin becerilerine, iş becerilerine ve kişisel niteliklerine bağlıdır. Görevleri banal ofis işlerinden operasyonel kararlara kadar geniş bir yelpazede yer alan bir yönetici asistanı, vazgeçilmez bir çalışan, patronun "sağ eli" ve en önemlisi, görevlerin planlanan zamanda tamamlanmasının garantörü olacaktır.

“Sağ eli” seçerken, şirketin yöneticisi genellikle eğitime değil, kişisel insan niteliklerine dikkat eder. Büyük olasılıkla, daha az deneyime sahip, ancak benzer bir görüşü olan, mükemmel tavsiyeleri olan, ancak farklı yaşam inançları olan bir uzmana tercih edilecektir.

Görevlerini formüle etmek neredeyse imkansız olan bir müdür yardımcısı, zihin okuma ve bir bakışta patronun ruh halini belirleme yeteneğine sahip olmalıdır. Özelliklerden bağımsız olarak tüm görevleri gerçekleştirin - bunlar kişisel nitelikteki görevler olabilir. Duygusal bir insansanız ve her şeyi kişisel olarak alıyorsanız, bu sizin için uygun bir iş değildir.

Müdür yardımcısı, patronun hoşnutsuzluğuna ve arızalarına dikkat etmemelidir. Bir asistan kendini üstlerine adamalı ve sadık olmalıdır. Çalışmaları, parasal ödüle ek olarak, tek bir amaç tarafından motive edilir - bir bütün olarak şirketin refahını ve rekabet gücünü artırmak.

Görevleri, şirketin birinci kişisinin yokluğunda sözleşmeleri müzakere etmek ve akdetmek olan başkan yardımcısı, bir dereceye kadar şirketin yüzüdür. Rakiplerin durumu yargılaması ve müşteriler ve ortaklar işbirliği hakkında kararlar vermesidir.

Makalenin konusuyla ilgili video materyalleri

Her Liderin Bilmesi Gerekenler:

Kişisel Asistan Sorumlulukları:

Röportaj nasıl gidiyor: