Kişisel Yönetici Asistanı nedir? Müdür Yardımcısı: Sorumluluklar ve Gereksinimler.

Kişisel asistan (asistan) - yöneticiler tarafından talep ediliyor büyük şirketler Halihazırda gelişmiş bir idari personel kadrosuna sahip olan (resepsiyon, sekreterlik).

Görevleri arasında, müzakerelerden başlayıp kupon rezervasyonu, patron ve ailesi için uçak biletleri ile biten baş için idari destek yer alıyor. Ayrıca, telefon görüşmeleri yapmak, yönetici için bir gün planı hazırlamak ve uygulanmasını izlemek, toplantıları düzenlemek, yazışmaları sürdürmek, sunumlar için materyal hazırlamak, iş gezileri düzenlemek, müdürün diğer emirlerini yerine getirmek.

Mükemmel kişisel asistandan bahsettiğimizde, doğuştan gelen bir dizi beceri, ilke ve alışkanlıktan bahsediyoruz. Bu becerilerden biri, kendi işinizi ve bir yöneticinin işini planlama yeteneğidir. İyi bir yönetici asistanı, sekreterden müdür yardımcısına, sırdaşı ve bazen şirketteki ikinci kişiye kadar en geniş işlevleri yerine getiren yeri doldurulamaz bir kişidir. Bu nedenle, bu işi yapan yüksek beceriye ve kişisel özveriye sahip insanlar çok değerlidir.

Genellikle sekreterler, ofis yöneticileri ve şefe yakın bölüm başkanları yöneticinin asistanı olurlar. Çoğu zaman, bir yöneticinin asistanı, görevlerini diğer işlevleri yerine getirmekle birleştirir - örneğin bir çevirmen veya bir avukat.

Kişisel asistanın iş sorumluluklarını tam olarak formüle etmek neredeyse imkansızdır. Zaten patronun kötü ruh halini belirlemek için çağrıda bulunan liderin düşüncelerini okuyabilmeli ve kötülüğü üzerinizden söktüklerinde adresindeki memnuniyetsizliğe dikkat etmemelidir. Yöneticilerin bir kişisel asistana yüklediği en önemli gereksinimler, geleceğin "sağ kolu"nun yüksek insani nitelikleridir. Bir yönetici, daha az mütevazı bir sicili olan, ancak onunla "aynı dalga boyunda" olan, sert bir uzmandan, ancak ilk toplantıda pürüzlü bir kişiyi tercih eder.

Patron asistanına kesinlikle güvenmelidir, çünkü onun hakkında her şeyi bilir, şirketin ve patronun zararına kullanılabilecek önemli miktarda özel bilgiye sahiptir. Ortaklar ve müşteriler, şirketin işlerini yargılamak için kişisel bir asistan kullanabilir.

Herhangi bir kuruluşta müdür yardımcısının rolü çok büyüktür, çünkü şirketin üst düzey yetkililerinin çalışma süresinin verimliliği, yüksek kaliteli çalışmasına bağlıdır. Hem küçük şirketlerin üst düzey yöneticileri hem de en büyük holdinglerin CEO'larının yardımlarına ihtiyacı var. Asistanın profesyonelliği, ideal olarak, işverenin, kişisel katılım gerektirmeyen kendi görevlerinin önemli bir bölümünü kendisine kaydırmasına izin vermelidir.

Lehte ve aleyhte olanlarmüdür yardımcısı işinde

Bir yönetici asistanının çalışmasındaki ana avantaj, paha biçilmez yönetim deneyimi kazanma fırsatı ve kişinin kendi niteliklerini ve yeteneklerini sınırsız geliştirme beklentisidir. Akıllı ve başarılı bir liderin yanında çalışarak, stratejik ve taktik iş görevlerini belirleme ve çözme, optimal kararlar alma, iş görüşmeleri yapma, çatışmaları çözme, farklı sosyal, finansal ve yaş düzeylerinden insanlarla iletişim kurmanın mantığını ve ilkelerini günlük olarak öğrenebilirsiniz. Gelecekte, edinilen bilgi ve beceriler, kariyer basamaklarını yükseltmenize ve hatta kendi işinizi kurmanıza yardımcı olacaktır.

Eksileri arasında:

• ağır iş programı - rejim, dedikleri gibi, 24/7/365, çünkü genellikle asistanın çalışma günü yöneticininkinden daha uzun sürer;
• bazı yöneticiler, asistanlarının başka bir pozisyona geçme arzusuna karşı güçlü bir olumsuz tutuma sahiptir ve bazen kişisel asistanlar “mesleklerinin rehineleri” haline gelir;
• yaş kısıtlamaları: kural olarak, işverenler bu pozisyon için başvuranları en az 25 yaşında kabul eder ve bir müdür yardımcısının kariyeri ortalama 35-40 yıla kadar sürer.

Bir çalışan kadrosu oluştururken, herhangi bir kuruluşun başkanı, çalışanı resmi görevleri hakkında mutlaka bilgilendirmelidir. Bir talimat yazarken, yönetici bölümlerinin düzeninin sırasını, özel yapıyı korumalıdır.B Genellikle, mesleğin özellikleri tanımlanır, belirtilir resmi pozisyonçalışanın yapısı, gereksinimleri, hakları ve sorumlulukları. Müdür yardımcısı, kuruluşun diğer çalışanları gibi, belirtilen belgenin tüm gereklerini yerine getirmek ve bunlara uymakla yükümlüdür.

Kılavuz, başkan tarafından belirlenen standartlara göre yazılmıştır, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nu ihlal etmemelidir. Her iki tarafça imzalanan, pozisyon için başvurana aşina olan ilgili hizmetler (avukat, personel departmanı başkanı) ile mutlaka anlaşmaya varılmalıdır. Aynı zamanda, bazı avukatlar, resmi ilişkilerin resmileştirilmesi için böyle bir belgenin varlığını zorunlu görmemektedir.

İş tanımının uygunluğu

Ana amaç:

• lidere günlük faaliyetlerinde yardım;
• çalışanlar için sorumluluklar, işlevler, gereksinimler hakkında maksimum bilgi;
• bir mahkemenin devam etmesi durumunda, tutulan pozisyona uyulmadığını kanıtlamak daha kolay olacaktır;
• sözleşmede yokluk detaylı bilgi bir çalışanın işlevlerinin özellikleri ve doğrudan sorumlulukları hakkında;
• pozisyon için başvuranın pozisyonun gerekliliklerine uyulmaması nedeniyle haklı bir ret vermesine izin verir;
• kuruluşun çalışanları arasındaki sorumlulukları sınırlandırmanıza olanak tanır;
• her çalışanın performansını değerlendirmenize olanak tanır;

Talimatların varlığı, asistanın kendisi için de yararlıdır. Haklarını ve sorumluluklarını açıkça bilir. Talimatlarda belirtilmeyen işlevleri yerine getirmek zorunda değildir.

İş tanımlarının hazırlanması için düzenleyici ve yasal dayanak

Temelde şöyle görünür:

• Rusya Federasyonu'nun mevcut mevzuatı;

Mevzuat, çalışana herhangi bir işlev verilmesine izin verir, eğer güvenilirse, bu tür sorunları çözmek için yeterli bilgi, deneyim ve niteliklere sahiptir. Yetkinin sipariş başkanı tarafından resmileştirilmesi gerektiğini lütfen unutmayın.

• iş tanımı;

İş tanımı, pozisyonun özellikleri dikkate alınarak hazırlanır, görev tanımlarını oluşturur. Müdür yardımcısı tarafından yapılan fiili işi yansıtmalıdır.

• dahili belgeler:
• kuruluş tüzüğü, yönetimin emirleri, iç düzen ve davranış kuralları.

Asistan, faaliyetlerini ve kendisine bağlı yetkililerin çalışmalarını yöneten düzenleyici çerçeveyi hızla yönlendirmelidir. Federal, bölgesel mevzuatı incelemesi gerekiyor. düzenlemeler kuruluşlar.

İş tanımının ana bölümleri

Yapı, çalışan niteliklerine ilişkin hükümet referans kitaplarında sunulmaktadır. Bir yönetici asistanı için tüm temel gereksinimleri içerir ve kuruluş yapısındaki yerini gösterir.

Talimatın ana bileşenleri:

• genel hükümleri. Devlete kaydolma koşulları, işten çıkarılma prosedürü, kuruluşta itaat, yokluğunda bir asistanın değiştirilmesine ilişkin kurallar belirlenir. Nitelikler, eğitim, beceriler, deneyim düzeyi belirtilir;
• gereksinimleri ve becerileri;
• iş sorumlulukları. Asistanın ana işlevleri açıkça belirtilmiştir;
• güçler. Bu paragraf yeterlilik derecesini, yardımcının haklarını belirler;
• bir sorumluluk. Çalışmada işlenen hatalar ve ihlaller için genel özel sorumluluk düzeyi belirlenir, bunların bir listesi belirtilir (başkanın talebi üzerine);
• pozisyona göre iletişim. Bölüm, diğer ekip üyeleriyle hizmet etkileşim çemberini tanımlar. Kimlerle ve hangi konularda işbirliği yapılması gerektiği belirtilir.

Her bölüme daha yakından bakalım.

Genel Hükümler

Anahtar noktaları:

• asistan - teknik ve belgesel konularda kendisine yardımcı olan bir uzman;
• atama ve görevden alınma, kuruluş başkanının emriyle gerçekleştirilir;
• çalışma sürecinde asistan, yalnızca başın emirlerini ve emirlerini takip eder;
• bulunmadığı süre boyunca, yeterli bir değiştirme sağlanır, değiştirilmesinin konumu belirtilir, kuruluşun değiştirilmesi için bir emir verilir;
• asistanın bir profili olmalı Yüksek öğretim... Mesleki deneyim - en az iki yıl. İşe alırken niteliklerinizi geliştirmeniz gerekebilir.

Gereksinimler

Müdür yardımcısının rolü çok farklı işlevleri içerebilir.

Pratikte bu pozisyonu tutan bir kişi şunlar olabilir:

• aslında, yardımcısı ve doğrudan lidere ve sadece ona rapor verir. Sık sık diğer çalışanları astına alır;
• kişisel asistan. Bir sekreterin işini yapar ve bekleme odasındadır, aynı zamanda bir uzmandır. Aynı zamanda, sadece başa değil, başa da boyun eğiyor. personel servisi Sekreterliğin görevleri hakkında.

Böyle bir asistan, görevlerinde bir başkan yardımcısına karşılık gelen bir uzmandan çok daha az hak ve yetkiye sahiptir. Orta öğrenim görmüş olabilir, uzmanlık alanında iş tecrübesi bile gerekli olmayabilir.

Bu pozisyonları belirlemek yanlıştır. Biri, esas olarak destek işlevlerinin uygulanmasını içerir ve müdür yardımcısı, organizasyonel ve idari işlevleri yerine getirir.

Organizasyonel ve idari işlevlere sahip bir asistan için temel gereksinimler:

• gereklilikleri yerine getirmek iş sözleşmesi, iş tanımı;
• kurumsal görgü kurallarını bilmek ve iş iletişimi;
• iş akışını, raporlama belgelerinin bakımını ve organizasyonun yapısını tam olarak bilmek;
• yetkin bir şekilde liderlik etmek iş görüşmeleri;
• önemli belgeleri hazırlayabilme;
• önemli raporları dosyalama alanında yöneticiyi bilgilendirmek;
• bir bilgisayarda çalışın, doğrudan görevlerini yerine getirmek için ofis ekipmanını (tarayıcı ve yazıcı) kullanın;
• bilgi arzu edilir yabancı Diller(iletişim düzeyinde);
• standart anlaşmalar hazırlayabilir.

Asistanının pozisyonunun önemini göz önünde bulunduran işletme başkanı, kuruluşun özelliklerini ve çalışmalarını dikkate alarak belirtilen listeyi tamamlayabilir.

müdür yardımcısının görevleri

Asistanın, doğrudan süpervizörle birlikte çalışan birçok sorumluluğu vardır.

Başlıca sorumluluklar aşağıdaki gibidir:

• yönetimin tüm emirlerini, emirlerini kesinlikle takip edin;
• liderin bir sonraki gün için günlük rutinini planlayın. Ziyaretlerin, resepsiyonların zamanını geliştirin, koordine edin. Programı yöneticiye zamanında sağlamak;
• yöneticiye resepsiyonlarda, gezilerde eşlik etmek;
• ziyaretçi almak, yönetime ziyaret listeleri oluşturmak, yanıt vermek telefon çağrıları ve yetkilerine göre çeşitli sertifikalar sunmak;
• başın faaliyetlerini sağlamak, teknik nitelikteki sorunları çözmek (müzakereler, toplantılar, bilet siparişi, otel rezervasyonu yapmak);
• toplantıları, toplantıları, başkan toplantılarını hazırlamak, tüm katılımcıları toplantının gündemi ve zamanı hakkında bilgilendirmek;
• toplantıların, toplantıların, müzakerelerin ilerleme ve sonuçlarının tutanaklarını tutmak, sonuçlarını belgelemek;
• Başkanın talimatlarına ve emirlerine göre bölümlerin, organizasyonun bölümlerinin çalışmalarını koordine etmek;
• yöneticilerin dikkatine sunmak yapısal birimler yönetim emirleri, bunların uygulanmasının zamanlamasını kontrol edin;
• başın imzası için sunulan kabul, belge ve başvuruların kaydını yapmak, başa aktarmak;
• başkan adına mektuplar, talepler ve diğer belgeleri hazırlamak;
• başkan tarafından verilen vekaletnamelerin saklanmasını sağlamak;
• departmanların ve diğer kuruluşların çalışanları ile bağımsız olarak iletişim kurmak, lider olmadan çözülebilecek bir dizi ortaya çıkan sorunu çözmek;
• gerekli bilgileri alın - başkanının talebi üzerine gerekli belgeleri toplayın;
• toplantılar için gerekli görsel araçları, belgeleri hazırlamak;
• ofis işlerini organize etmek, ofis çalışanlarının faaliyetlerini yönetmek, kontrol etmek;
• kafaya gönderilen yazışmaları almak, kaydetmek ve kafaya sunmak;
• ziyaretçilerle iletişim kurun. Kuruluşun müşterileriyle, personelle tanışın, kayıtları tutun ve yöneticiye kişisel bir ziyaretçi resepsiyonu düzenleyin. Ayrıca, bağımsız olarak çözebileceği sorularını yanıtlayın.

Başvuru şartları

Asistanın ana yetki ve hakları:

• kayıt olmak, yetkileri dahilinde belgeleri imzalamak;
• için kapalı erişim elde edin genel erişim bilinmesi gereken bazında bilgiler;
• bunlarla ilgili çalışma belgeleri profesyonel aktivite;
• organizasyonun tüm bölümlerinin yapısını, yönetimini bilir;
• - mektuplar, talepler, diğer belgeler oluşturun, sorulara yanıtlar hazırlayın (başkan adına);
• yapısal bölümlerin temsilcilerinden talep Gerekli belgeler, materyalleri, doğrudan görevlerini yerine getirmek için gerekli olduğu ölçüde bilgi almak;
• alınan kararlar, emirler ve başkanın emirleri hakkında bilgi sahibi olmak;
• toplantılara, organizasyon liderlerinin toplantılarına katılmak;
• yapısal birimlere önemli belgeler sağlama izni için başkana bir talepte bulunmak;
• işinizi ve şirketin faaliyetlerini geliştirmek için öneriler göndermek;
• yöneticinin işyerinin organizasyonu, başarılı ve etkili çalışma için koşullar yaratır.

Kuruluşun çalışmasının özelliklerini ve asistanın çalışmasının özelliklerini dikkate alarak, önerilen yetkiler listesi, haklar değiştirilebilir, önemli ölçüde genişletilebilir veya tersine azaltılabilir.

Genellikle final madde - hükümlerçalışana sunulan sorumluluk önlemleri hakkında.

Asistanın sorumluluk alanı

Sözleşmeye, görev tanımına, iç düzenlemelere, yasalara aykırılık cezaları sadece yürürlükteki mevzuata uygun olmalıdır. Genellikle, sorumluluk derecesi Rusya Federasyonu İş Kanunu tarafından düzenlenir.

Müdür yardımcısı şunlardan sorumludur:

• uygunsuz performans resmi görevler, yürütmeyi reddetme;
• gerekli iş için son tarihlerin ihlali;
• emirlerin, kararların, başkanın kararlarının ihlali;
• yetkileri dahilinde olmayan eylemler;
• kuruluşun ortaklarına, ziyaretçilerine, çalışanlarına dostane olmayan, kaba davranılması, iş iletişimine ve görgü kurallarına uyulmaması;
• kuruluşa, karşı taraflara, çalışanlara maddi zarar;
• çalışanlara yanlış bilgi verilmesi;
• alt çalışanların faaliyetleri üzerinde yetersiz kontrol;
• kişisel verilerin ifşası, sınırlı erişime sahip gizli bilgiler.

Şunlar için cezalar var:

• resmi görevlerin iyi niyetle tam veya yetersiz olarak yerine getirilmemesi (Rusya Federasyonu İş Kanunu'na göre);
• suçlar (mevzuata göre: idari, hukuki, cezai);
• neden olunan maddi hasar (İşçi ve medeni kanunlar RF).

Öngörülen ceza, maddi ödülden yoksun bırakma, hatta işten çıkarma şeklinde olabilir. Belge metninin sonunda, onaylayan çalışanların vizesi ve müdür yardımcısının imzası bulunmalıdır.

Organizasyon başkanı talimatlar geliştirir, kabul eder: bir avukat, personel departmanı başkanı, işçi koruması. Değişiklikler, eklemeler yapıldıktan sonra başkan onaylar. Görevini, soyadını (kod çözme ile), onay tarihini ve imzasını belirtin.

İmzası, değişiklik üzerine değişikliklerin kabul edildiğini ve bu belgenin yasallığını teyit eder.

Çözüm

Pozisyon - müdür yardımcısı çok yönlü, sorumlu, özel bir pozisyondur. Doğrudan sadece lidere rapor verir ve tüm talimatlarını kusursuz bir şekilde takip etmelidir - işindeki ana şey. Çalışmaya karşı haksız tutum için artan bir sorumluluğu vardır. Bu durumda, işverenin kendisine zarar veren sonuçlar olabilir.

Bir asistanın özel kişisel nitelikleri olmalıdır: görevlerini yerine getirme konusundaki kararlılığı, vicdanlılığı, iletişim becerileri, kendisinden talepkar olması ve çok sayıda insanla iletişim kurabilmesi. Belli bir doğuştan gelen karizmaya ve karizmaya sahip olmalıdır.

Talimatların bileşenlerini, görev tanımlarını, işlevleri ve gereksinimleri ayrıntılı olarak inceledik. Kuruluşun özelliklerine ve boyutuna bağlı olarak eklenebilir ve geliştirilebilirler. Ana şey, talimatın ilgili servislerle kararlaştırılan baş tarafından hazırlanması gerektiğidir. Bu pozisyon için başvuran kişi, kişisel bir imza altında buna aşina olmalıdır ve elinize alınması arzu edilir.

Yönetirken her lider bir iş asistanına ihtiyaç duyar. büyük şirket, görevlerinin birçoğunun ifasını emanet edebilir. Bu, her şeye güvenmeniz gereken gerekli bilgi, beceri, yetkinliğe sahip bir kişi olmalıdır. Bir asistan, bir liderin yokluğunda büyük ölçüde onun yerini alabilecek, mutlaka akıllı, çalışkan, yetkin, güvenilir bir asistan olan bir liderin “sağ eli” dir. Boşuna değil yeterlilik el kitabı bunu uzmanlara - yöneticilere atfeder.

İş sorumlulukları asistan (asistan) genel müdür - bu, her şeyden önce, şirketin ilk kişisine yardımdır. Bir genel müdür yardımcısının (yardımcısının) görev tanımı, belirli gereksinimleri (örneğin, iki yabancı dil bilgisi) ve sorumlulukları içerebilir. Her durumda, bir yardımcı (asistan) CEO'nun örnek bir iş tanımı, bir personel belgesi hazırlamanıza yardımcı olacaktır.

Genel müdür yardımcısının görev tanımı
(Genel Müdür Yardımcısı için İş Tanımı)

ONAYLANDI
Genel Müdür
Soyadı I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Genel Hükümler

1.1. Genel müdür yardımcısı (asistanı) profesyonel kategoriye aittir.
1.2. CEO'ya bir yardımcısı (asistanı) şirketin CEO'sunun emriyle atanır ve görevden alınır.
1.3. CEO'nun yardımcısı (asistanı) doğrudan şirketin CEO'suna rapor verir.
1.4. Genel müdür yardımcısının (asistanının) yokluğunda hak ve yükümlülükleri başka birine devredilir. resmi, kuruluş sırasına göre duyurulur.
1.5. Aşağıdaki gereksinimleri karşılayan bir kişi genel müdür yardımcısı (asistanı) pozisyonuna atanır: eğitim - yüksek veya eksik yüksek öğrenim, bir yıldan itibaren benzer iş deneyimi, ofis ekipmanı bilgisi (faks, fotokopi, tarayıcı, yazıcı ), programlar Microsoft Office(Word, Excel), ofis işleri.
1.6. Genel müdür yardımcısı (asistanı) faaliyetlerinde aşağıdakiler tarafından yönlendirilir:
- Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemeleri;
- Şirket Tüzüğü, İç Çalışma Yönetmeliği, diğer düzenlemelerşirketler;
- yönetimin emirleri ve emirleri;
- bu iş tanımı.

2. Genel müdür yardımcısının (yardımcısının) görev sorumlulukları

Genel müdür yardımcısı (asistanı) aşağıdaki iş görevlerini yerine getirir:
2.1. CEO'nun çalışma gününü planlar (toplantılar, aramalar, resepsiyonlar vb.).
2.2. Genel Müdürün faaliyetlerine teknik destek sağlar (ulaşım, bilet siparişi; toplantı, müzakere organizasyonu vb.)
2.3. Toplantılarda, gezilerde vs. CEO'ya eşlik eder.
2.4. Müzakerelere, iş toplantılarına, özel davetlere katılır; toplantıların, müzakerelerin gidişatını ve sonucunu resmileştiren tutanakları ve diğer belgeleri tutar.
2.5. Genel Müdür adına, yapısal bölümlerin çalışanları ile bireysel sorunları koordine eder, onlara başın talimatlarını ve emirlerini getirir; talimatların ve emirlerin yürütülmesini kontrol eder.
2.6. CEO'nun ihtiyaç duyduğu materyal ve bilgileri toplar, analitik, bilgilendirici, referans ve diğer materyalleri hazırlar ve yöneticiye sunar.
2.7. Ofis işlerini yürütür, Genel Müdür tarafından değerlendirilmek üzere gelen yazışmaları alır, Genel Müdürün imzası için belgeleri ve kişisel başvuruları kabul eder, kayıtlarını ve kayıtlarını tutar ve müdüre devreder.
2.8. Yönetici ile randevu alır, ziyaretçilerin resepsiyonunu düzenler.
2.9. Genel Müdür adına mektup, soruşturma ve diğer belgeleri hazırlar.
2.10. Genel Müdür tarafından yapılan toplantı ve toplantıların hazırlanması (gerekli materyallerin toplanması, etkinliğin yeri ve zamanı, gündem, kayıtlarının katılımcılara bildirilmesi) ile ilgili çalışmaları yapar, toplantı ve toplantı tutanaklarını tutar ve düzenler.
2.11. Genel Müdürün belirli resmi görevlerini yerine getirir.

3. Genel müdür yardımcısının (asistanının) hakları

Genel müdür yardımcısı (asistanı) aşağıdaki haklara sahiptir:
3.1. Atanan görevleri çözmek için gerekli miktarda gizli bilgiler de dahil olmak üzere bilgi alın.
3.2. İşlerini ve şirketin çalışmalarını iyileştirmek için yönetime önerilerde bulunun.
3.3. Resmi görevlerinin yerine getirilmesi için gerekli bilgi ve belgeleri bizzat veya başkası adına işletmenin bölümlerinden ve diğer uzmanlardan ister.
3.4. Yönetimin, resmi görevlerin yerine getirilmesi için normal koşullar yaratmasını ve şirketin faaliyetleri sonucunda oluşturulan tüm belgelerin güvenliğini talep edin.
3.5. Yetkileri dahilinde kararlar verin.

4. Genel müdür yardımcısının (yardımcısının) sorumluluğu

Genel müdür yardımcısı (asistanı) şunlardan sorumludur:
4.1. Görevlerini yerine getirmeme ve/veya zamansız, ihmalkar bir şekilde yerine getirmeleri.
4.2. Ticari sırların ve gizli bilgilerin korunmasına ilişkin mevcut talimat, emir ve emirlere uyulmaması nedeniyle.
4.3. İç çalışma yönetmeliğinin ihlali nedeniyle, iş disiplini, güvenlik ve yangın güvenliği yönetmelikleri.

İş tanımı, çalışanın yerine getirdiği görevleri belirleyen, iş sorumluluklarını ve görev sınırlarını belirleyen bir belgedir.
Her meslek veya pozisyon için iş tanımlarının geliştirilmesi Rusya Federasyonuİş mevzuatı tarafından düzenlenmemiş, işveren kuruluşların ezici çoğunluğunda (hem devlete ait hem de özel), bu belge gereklidir.

Müdür yardımcısının görev tanımı mümkün olduğunca fazla bilgi içerir.

Bir iş tanımı hazırlamanın uygunluğu, bir deneme durumunda, onsuz, çalışanın kendisine uymadığını kanıtlamanın zor olacağı gerçeğiyle açıklanmaktadır (ve ayrıntılı listeleri talimat belgesinde oluşturulmuştur), 57. Maddenin 2. Kısmı uyarınca çalışanla iş sözleşmesi nedeniyle İş Kanunu RF yalnızca konumu ve genel emek işlevini içerir.

İş tanımı, işverenin şunları yapmasına izin verir:

1. İçinde belirlenen şartlara uyulmaması nedeniyle başvuranın bir pozisyon için reddini gerekçelendirin
2. Bireysel çalışanlar arasındaki sorumlulukları açıkça tanımlayın
3. Hem deneme sırasında hem de sonrasında performansı değerlendirin
4. Çalışanın yetersizliğini işgal ettiği pozisyona göre gerekçelendirin (belgelendirme sonuçlarını dikkate alarak).

Bir iş tanımının varlığı, görev ve sorumluluklarının sınırlarını belirlediği ve iş sözleşmesi veya iş sözleşmesi tarafından öngörülmeyen işlevleri yerine getirmesi nedeniyle çalışanın kendisi için de yararlıdır. iş sorumlulukları kimse yapmamalı.

Geliştirme ve talimat bölümleri

Talimatları hazırlarken, genellikle GOST R 6.30-2003 hükümlerini ve yöneticilerin, uzmanların ve diğer çalışanların pozisyonlarının yeterlilik referans kitabını kullanırlar (1998'de Rusya Çalışma Bakanlığı tarafından onaylanmıştır). Taslak şeklindeki talimat, geliştiriciler tarafından onaylanır, (varsa) çalışanların temsili organı ile kararlaştırılır ve başkan tarafından onaylanır.

Talimat belirli bir tarihten itibaren yürürlüğe girer ve çalışanın imza karşılığı tanıması gerekir. Çalışana bu belgenin bir kopyasını (imza karşılığında da) vermeniz önerilir. Yerleşik uygulamaya göre, talimat standart alt bölümleri içerir:

1. Genel Hükümler
2. İş sorumlulukları
3. Bir sorumluluk

Talimatın herhangi bir çalışan için değil, belirli bir pozisyon / meslek için hazırlandığını hatırlamak önemlidir. Bu nedenle, belirli bir pozisyonun özelliklerini dikkate alan talimat, çalışanın bu belirli pozisyonda gerçekleştireceği görev yelpazesini belirler.

Müdür yardımcısının iş tanımının özellikleri

Müdür Yardımcısı - Sorumlu Pozisyon

Müdür yardımcısı özel bir pozisyondur. Bir müdür yardımcısının iş işlevi, yöneticisinin çalışmalarını hem teknik hem de organizasyonel olarak organize etmektir.

Toplantıları ve etkinlikleri planlamak, bir iş günü, hafta, daha uzun süre planlama, geziler ve etkinlikler düzenleme, yürütmeyi izleme önemli belgeler- bu, nitelikli bir müdür yardımcısının sorumluluklarının sadece küçük bir kısmı.

Sekreter, müdür yardımcısı, büro müdürü ve müdür yardımcısının pozisyonlarını ve buna bağlı olarak yerine getirdiği görevleri belirlemek yanlıştır. İlk pozisyonlar daha fazla destek fonksiyonunu ima ediyorsa, müdür yardımcısından organizasyonel ve idari fonksiyonlar istenir. Yeterlilik el kitabının bu pozisyonu bir yönetici olarak sınıflandırması tesadüf değildir.

Buna göre, müdür yardımcısı pozisyonu için işe alınan bir çalışan için belirlenen şartlar, liderliğe göre belirlenir: eğitim seviyesinden önceki işlerin nitelikleri ve deneyimine kadar. Kişisel nitelikler de çok önemlidir.

Ne iş sözleşmesi ne de diğer belgeler müdür yardımcısının yetkinliklerinin ayrıntılı bir tanımını içermediğinden, iş tanımına mümkün olduğunca doğru bir şekilde yansıtılmalıdır. "Başın yardımcısı" pozisyonu için talimatın özellikleri:

• İş tanımının ayrıntılı tanımı
• Başkanın talimatlarına benzer şekilde talimatlar hazırlamak (elbette doğrudan yönetim ve bireysel kararlar verme işlevi hariç)
• Belirli sorumlulukların gizli niteliğinin dikkate alınması
• Artan kötü niyet sorumluluğu (işverene zarar vermenin olası sonuçlarını dikkate alarak)
• Ek olarak kafa tarafından verilen işlevleri yerine getirme yeteneği.

Yönetici asistanı için genel şartlar

Genellikle müdür yardımcısı pozisyonuna özel gereksinimler getirilir.

"Genel Hükümler" bölümü, deneyim ve eğitim için gereksinimlerin sıralanmasına ek olarak, gerekli beceriler, tabi olma ve ikame prosedürünü de içerebilir. Çoğu zaman, aşağıdaki koşullar belirlenir:

1. Yüksek öğretim
2. Deneyim (genellikle en az 1 yıl ve bazen daha fazla)
3. Yabancı dil bilgisi.
4. İş iletişimi, yazma ve görgü kuralları becerileri
5. Ofis ekipmanı bulundurma
6. Stres direnci

Ayrıca bu pozisyondaki bir çalışan, işletmenin yerel hareketlerini bilmeli, çalışanlar ve yönetimle iyi geçinmelidir. Yabancı dillere gelince, yalnızca bu durumlarda, asistanın görevlerini yerine getirirken bunları pratik olarak kullanacağı durumlarda bilgi talep etmeye değer.

Müdür yardımcısı pozisyonunda bulunan bir kişi, gizli bilgileri kullanabilmeli ve saklayabilmelidir.

Görevler ve haklar

Tipik olarak, bir müdür yardımcısının sorumlulukları şunları içerir:

• Yönetimin doğrudan görevlerinin uygulanması
• Yöneticinin çalışma süresinin planlanması ve koordinasyonu
• Müzakerelerin kontrolü ve organizasyonu (hem telefon hem de sözlü)
• Taslak oluşturma ve düzenleme
• Belgelerin gizliliğinin ve güvenliğinin kontrolü

Kopyalama, koruma gibi işlevler bilgi tabanları veriler, diğer teknik ve yardımcı işler genellikle sekreter (sekreter-asistanı) tarafından yapılır. İçin başarılı çalışma müdür yardımcısı oldukça geniş haklara sahiptir:

1. Toplantılarda ve telefon görüşmelerinde kuruluşun çıkarlarını temsil etmek
2. Başkanın emirlerini yerine getirmek için gerekli her türlü bilgi, belgeyi çalışanlardan talep etmek
3. Devredilen yetki sınırları içinde yazışma ve müzakereleri yürütmek, mevcut sorunları çözmek için belgeleri onaylamak.

Elbette her kuruluş, faaliyetlerinin niteliğini dikkate alarak, bir çalışana verilen haklar listesini tamamlar ve değiştirir.

Sorumluluk sınırları

Bir müdür yardımcısının iş tanımı gelecekteki davalardan kaçınır

Sorumluluk oluştururken, yasal normları hatırlamak gerekir:

• Resmi görevlerin yerine getirilmemesi için - İş Kanunu uyarınca
• - İdari, medeni ve cezai mevzuat sınırları içinde
• İçin - İş ve Medeni Kanun normlarına uygun olarak.

Normları dikkate alarak müdür yardımcısı görev tanımını geliştirmiş olmak Mevcut mevzuat ve belirli bir organizasyonun faaliyetlerinin özellikleri, sadece en iyisini seçemezsiniz. uygun çalışan böyle sorumlu bir pozisyon için değil, aynı zamanda gelecekte olası davalardan kaçınmak için.

Uzman bir avukatın görüşü:

Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 81. maddesinin 3. fıkrası, işverenin inisiyatifiyle bir iş sözleşmesinin feshedilmesinin temelini içerir. Çalışanın mesleki uygunluğu ile ilgilidir. Bu temel, tasdik sonuçlarıyla doğrulanmalıdır. Bir müdür yardımcısı için bir iş tanımı derlerken, içindeki her şeyi ayrıntılı olarak yazmak gerekir. kalite gereksinimleri bir uzmana.

Bir kişinin çalışma koşulları ve etkinliği, ayrıntı ve somutlaştırma derecesine bağlı olabilir. Sonuçta, liderin gerçek bir vicdani yardımcıya ihtiyacı var. Yöneticinin birden fazla asistanı olabileceği gerçeğine de okuyucularımızın dikkatini çekmeliyiz. konusunda uzmanlaşmış olabilirler teknik sorunlar, finansal vb.

Kadroda milletvekili olmayan bir yönetici tipi var. Her şeyi kendisi yapıyor ve birkaç asistan ona bu konuda yardım ediyor. Bütün kararları tek başına verir. Bir müdür yardımcısı için yüksek kaliteli bir iş tanımı hazırlamak için, yöneticinin kendisini sürece dahil etmesi gerekir. Aksi takdirde, sadece bir kağıt parçası olacaktır.

Video size nasıl özgüvenli olunacağını ve bir iş görüşmesini nasıl geçeceğinizi öğretecek: