Sıfırdan İK. Personel kayıtlarının tutulması

personel muhasebesi muhasebe ve vergi muhasebesi ile birlikte, şirketin tam işleyişi için gerekli olan güvenilir bilgileri yansıtmanıza olanak tanır. Bu tür muhasebenin özellikleri ve buna dahil olan ana belgeler makalemizde tartışılacaktır.

Personel kayıtlarının tutulması

Yapmak Personel kayıtları Hem her bir çalışan için ayrı ayrı hem de genel olarak tüm şirket için bilgileri yansıtacak büyük miktarda dokümantasyonun yürütülmesini ve ayrıca prosedürü yöneten kuralların oluşturulmasını içerir. emek faaliyeti.

Yapmak Personel kayıtları yalnızca tüm hareketlerin yüksek kalitede izlenmesi ile mümkün olan çalışan sayısının sabitlenmesi anlamına gelir. Ana görev Personel kayıtları bir çalışanın işe alım, başka bir pozisyona transfer, izin kaydı ve işten çıkarılma ile biten belirli bir hareketinin belgesel kanıtlarının hazırlanmasıdır.

Kesinlikle, personel muhasebesi manuel olarak korunabilir, ancak Personel kayıtları uygulama aracılığıyla yazılım araçlarıözellikle şirketin çok sayıda çalışanı varsa, belge hazırlama süresini en aza indirmenize olanak tanır.

İK kayıtları

belgeler Personel kayıtları derlenmesi Rusya Federasyonu İş Kanunu tarafından sağlanan zorunlu ve isteğe bağlı olabilir.

Gerekli belgelere Personel kayıtları ilgili olmak:

• iş emri (T-1);
• bir çalışanla sözleşme (TD-1);
• çalışma kitabı (16 Nisan 2003 tarih ve 225 sayılı “Çalışma kitaplarında” Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi);

Tasarım özellikleri hakkında çalışma kitapları malzemeye bakın .

• çalışanın kişisel kartı (T-2);
• transfer belgeleri (T-5);
• sipariş bırakın (T-6);
• tatil programı (T-7);
• personel(T-3);
• zaman çizelgesi (T-12);
• işten çıkarma emri (T-8).

Çoğunluk personel belgeleri sahip birleşik biçim. İşverenin bağımsız olarak geliştirmesi gereken bazı belgeler:

• toplu iş sözleşmesi;
• iç düzen kuralları;
• ücret düzenlemeleri;
• çalışanların kişisel verilerine ilişkin düzenleme;
• işgücü korumasına ilişkin düzenlemeler;
• ikramiye hükmü;

Personel belgelerinin saklama süreleri hakkında bilgi için materyale bakınız. .

ÖNEMLİ!Sanata göre. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 8'i, bir çalışanın haklarını ihlal eden kuruluş tarafından oluşturulan hükümler düzenlemek için kullanılamaz. iş ilişkileri.

Bir personel çalışanı tarafından hazırlanan tüm muhasebe belgeleri, kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Bundan sonra, çalışan kendilerini tanımalı ve imzasını atmalıdır.

Bazı durumlarda, personel belgelerinin hazırlanmasından kaçınılabileceğine dikkat edilmelidir: örneğin, iş sözleşmesi zaten çalışanın işlevselliğini sağlıyorsa, iş tanımlarının düzenlenmesi gerekli değildir. Aynı durum, sözleşmenin çalışanın gelecekteki gelirini belirtmesi durumunda isteğe bağlı olan ücret maddesi için de geçerlidir.

Bu veya bu belgenin personel kayıtlarında bulunması, bireysel bir çalışanın ve bir bütün olarak şirketin çalışmalarının özelliklerine bağlıdır. Şirket vardiyalı çalışma sağlıyorsa, bir vardiya programı hazırlanmalıdır. Yüksek güvenlikli tesislerde çalışma görevlerini yerine getirirken, sözleşmeye ticari sırların korunmasına ilişkin bir madde yazılmalı ve ayrıca sırlara erişim prosedürünü, ifşasının sorumluluğunu belirleyecek uygun bir hüküm hazırlanmalıdır. , ayrıca bu tür erişimi sonlandırma koşulları. Tam bir sözleşme hazırlamak gerekiyor yükümlülük değerli mallar veya nesnelerle ilgiliyse bir çalışanla.

Personel kayıtlarının yürütülmesindeki suçlardan sorumluluk

doğru yürütülmesinden sorumlu ana düzenleyici kurum Personel kayıtları, bir Devlet Müfettişliği emek. Personel operasyonlarını kontrol etmek için tasarlanmıştır ve eğer personel muhasebesi iş mevzuatının ihlali için idari sorumluluğa getirmek için ihlallerle yürütülür.

Aşağıdaki sorumluluk türleri ayırt edilir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 419. Maddesi):

• İdari - para cezaları memurlar ve şirketler Sanatta yansıtılır. Rusya Federasyonu İdari Kanunu'nun 5.7, 5.27-5.34, 5.39'u. İdari sorumluluk, çoğunlukla, herhangi bir gerekli personel belgesinin yokluğunda veya bir çalışanın veya kuruluşun talebi üzerine sunulmaması durumunda ortaya çıkar.

Örnek:Ivanov I.A. kredi almaya karar verdi. Bunu yapmak için çalışma kitabının bir kopyasına ve 2-NDFL sertifikasına ihtiyacı var. İşveren, çalışma kitabının bir kopyasını vermeyi reddetti. Çalışan, işverenin yasadışı eylemlerini, Sanat uyarınca şirketi (yetkililerini) sorumlu tutacak olan iş müfettişliğine bildirme hakkına sahiptir. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 5.39'u 1.000 ila 3.000 ruble tutarındadır.

• Medeni hukuk - ceza Sanat tarafından sağlanır. 15, 151 ve ch. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 59.

Örnek:Petrov S.F. işyerinde yaralandı. Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 1085'i, işveren, çalışanın tedavide kaldığı süre boyunca kaybedilen ücretlerin yanı sıra tedavi ve iyileşme maliyetlerini tazmin etmekle yükümlüdür.

• Cezai sorumluluk - Sanat. 143, sanat. 145, Sanat. 145.1, Sanat. 146-147, Sanat. Rusya Federasyonu Ceza Kanunu'nun 215-217'si.

Ayrıca, personel hizmetleri belgeleri vergi makamları tarafından talep edilebilir, ibraz edilmemesi durumunda Sanat uyarınca sorumluluk doğar. 126 Rusya Federasyonu Vergi Kanunu

Sonuçlar

Doğru ve zamanında personel muhasebesi yönetimin şirketi daha verimli hale getirmesini sağlar. Şu anda, personel belgelerini derleme süresini optimize etmeye ve verilerin raporlanmasında doğruluk elde etmeye yardımcı olan birçok yazılım aracı bulunmaktadır. personelmuhasebe.

Personel kayıt yönetiminin organizasyonu ve bakımı, personel servisi çalışanlarının doğrudan sorumluluğundadır. Yeni bir organizasyon oluşturma, eski veya diğer yeniden düzenleme seçeneklerini dönüştürme durumlarında, yönetim ve personel departmanı işin ana noktalarını bilmelidir: çalışanların eğitimi ve aranması, personelin işe alınması, transferi ve işten çıkarılması ve ayrıca kuralları belgelerin hem arşivlenmesi hem de operasyonel olarak saklanması.

Şirketin istikrarının temeli olarak personel kayıt yönetiminin yetkin organizasyonu

Herhangi bir kuruluşta, mülkiyet şekli ne olursa olsun, bir personel vardır. Boyut ve bileşimde, gerçekleştirilen işlevlerde ve yeterlilik düzeyinde farklılık gösterir. Personel departmanının görevi, işletme çalışanları ile ilgili tüm soru ve sorunların mümkün olduğunca hızlı ve yetkin bir şekilde çözülmesini sağlamaktır.

Bir organizasyonun istikrarı doğrudan çalışanlarına bağlıdır. Personel servisinin birincil görevi, çalışanların yetkin ve zamanında seçilmesi, özlük kayıt yönetiminin hukuka uygun olarak yürütülmesi ve belgelerin arşive zamanında teslim edilmesidir. Bu, herhangi bir işletmenin istikrarlı çalışmasının temelidir.

Personelle çalışmak için personel eğitimi

Personel kayıtları yönetimine ilişkin talimat, personel uzmanları için mesleki eğitim alma ihtiyacını açıkça göstermektedir. Bununla birlikte, uygulamada, genellikle gerekli profildeki işçilerin eğitimi ile ilgili bir sorun vardır.

Daha yüksek ve ikincil özel okullar"personel büro işleri" gibi dar bir niteliğe sahip uzmanlar yetiştirmezler. Eğitim genellikle yerinde veya özel kurslarda gerçekleşir. Mentorluk yaparak bir çalışanı doğrudan işyerinde eğitmek de mümkündür.

İK kayıtları yönetimi uzmanların eğitimi aşağıdaki yolları içerir:

• ikinciye dayalı yeniden eğitim Yüksek öğretim;
• Yüksek öğretim bitişik profilörneğin "belge yönetimi", "hukuk", "personel yönetimi", "bilgi güvenliği";
• özel uzun süreli kurslarda eğitim (en az üç ay), ardından bir sınav;
• pratik çalışma ve ardından düzenli mesleki gelişim.

Personel hizmetlerinin çalışmalarını düzenleyen düzenleyici belgeler

Personel departmanının faaliyetleri genel organizasyon personel kayıtları yönetimi, mevcut mevzuata ve iç düzenleyici belgelere çok bağlıdır. Bu özellik, genellikle gizli olan çok sayıda kişisel belgeyle çalışmanın nüansları ile ilişkilidir.

Personel hizmetindeki ofis çalışmaları aşağıdaki yasalarla düzenlenir:

• Anayasa, Medeni ve İş Kanunları ile kısmen Ceza ve Aile Kanunları;
• personelle çalışma ile ilgili konularda kuruluşun profiline ilişkin yasal düzenlemeler;
• yerel öneme sahip normatif eylemler;
• federal düzeyde çeşitli sınıflandırıcılar, kurallar ve talimatlar;
• iç düzenleyici belgeler, örneğin personel kayıt yönetimi talimatları;
• Yönetimden gelen emir ve direktifler.

Personel servisi çalışanları, yasal düzenlemelerin ve her şeyden önce İş Kanunu'nun gerekliliklerine kesinlikle uymakla yükümlüdür.

Çalışanların aranması ve belgelenmesi

İK yönetimi, personelin aranması ve kaydedilmesi ile başlar. Her şeyden önce, yeni çalışanlar bulma seçeneklerine karar vermek gerekir. Bunlar arasında aşağıdakiler öne çıkıyor:

• ajanslar ve istihdam büroları;
• iş;
• iş fuarları;
• okullar;
• çeşitli kaynaklarda iş panoları ve özgeçmişler;
• diğer kuruluşlar;
• tanıdıklar ve arkadaşlar.

Çalışanlar için tüm arama seçeneklerinin avantajları ve dezavantajları vardır, personel departmanı çalışanı, boşluğu kapatmak için tüm fırsatlardan en iyi şekilde yararlanmalıdır.

Bir aday bulunduğunda, onunla bir görüşme yapılır. İlerlemenin belgelenmesi arzu edilir: işe alma veya reddetme konusunda bilinçli bir karar vermek daha kolaydır. İkinci durumda, gerekçesi beş iş günü içinde kişiye yazılı olarak bildirilir. Başvuru sahibi uygunsa boş pozisyon, o zaman sayılmalıdır. Bundan, belirli bir çalışanın kaydı başlar.

• bir iş sözleşmesinin imzalanması;
• bir kabul emrinin verilmesi;
• yeni bir çalışan veya kurumu;
• kişisel bir kartın kaydı;
• kuruluşta kabul edilirse - kişisel bir dosyanın oluşturulması;
• iç düzenleyici belgelerin ve talimatların çalışan tarafından tanınması ve imzalanması.

Personel kayıtları (kişisel kartlar, personel listesi)

İK yönetimi zorunlu kayıt gerektirir muhasebe belgeleri, özellikle personel ve kişisel kartlar. Bu belgeler, her türlü mülkiyete sahip kuruluşlar için zorunludur.

Personel ve personel sayısı güncel olmalı ve kuruluşun ihtiyaçlarını karşılamalıdır. Tüm pozisyonların adlarını, oranların sayısını, belirli bir dönem için boş pozisyonları gösterir.

Kişisel kartlar, çalışanın iş faaliyeti ve kişisel bilgileri hakkında kısa veriler içeren birleşik belgelerdir. Sıkı muhasebeye tabidirler ve Özel durumlar saklanması, zarar görmelerini ve çalınmasını önleyen yerlerde.

Personel siparişleri, farklılıklar ve tasarım özellikleri

Genel iş personel işi esas olarak liderliğin emir ve talimatlarında ifade edilir. Bu belgeler hem bireysel çalışanları hem de bir bütün olarak tüm personeli ilgilendirebilir. Tasarım ve uygulama özelliklerinde farklılık gösterirler.

Bir çalışanla ilgili belirli eylemlerle ilgili çoğu sipariş ve talimat birleşik bir forma sahiptir. Tüm ilgili taraflarla zorunlu bir anlaşmaya ve çalışan tarafından makbuz karşılığında aşina olmalarına tabidirler. Personel siparişlerinin kopyaları kişisel bir dosyada ve asılları ayrı klasörlerde saklanır.

Personel kayıt yönetimi, kayıt ve saklama kuralları ile ilgili dergiler

Personel hizmetindeki hareketi hesaba katmak için özel dergilerin bakımını içerir. Bunlar, çoğu zaman birleşik, çok sayfalı bir formatın tablo belgeleridir. Genellikle ya büyük defterlerde başlatılırlar ya da özel mağazalardan hazır olarak satın alınırlar.

Personel dergi türleri:

• mektuplar dahil gelen ve giden belgelerin kaydı;
• siparişlerin kaydı;
• çalışanların iş gezilerine geliş ve gidişlerinin kaydı;
• başvuruların, sunumların, bildirimlerin, resmi ve notların kaydı;
• çalışma kitabı formlarının kaydı, ekleri;
• çeşitli personel belgelerinin vb. hareketleri için muhasebe defterleri.

Tüm dergiler ciltli ve mühürlü olmalı ve sayfalar numaralandırılmalıdır. Tüm belgelerden ayrı tutulmalıdırlar. Tercihen kasada veya özel bir dolapta.

Kişisel dosyaları koruma ve saklama özellikleri

Kişisel kayıtların tutulması zorunlu değildir. Ancak, çoğu kuruluş çalışan kayıtlarını şu veya bu biçimde toplar. Tabii ki, bunu tek bir klasörde yapmak daha uygundur.

Kişisel dosya, bir çalışan hakkında belirli bir sırayla toplanan ve oluşturulan bir dizi belgelenmiş kişisel bilgidir. Çeşitli belgeler ve kopyalar içerebilir:

• çalışanla ilgili siparişlerin kopyaları;
• ifadelerin kopyaları;
• nitelikleri, eğitimi, faydaları ve medeni durumu doğrulayan kimlik belgelerinin kopyaları;
• anket;
• özellikleri ve incelemeleri;
• referanslar vb.

Kişisel dosyalar kişisel bilgileri içerir ve diğer belgelerden ayrı tutulmalıdır. Onlara erişime yalnızca kesinlikle sınırlı bir memur çemberine izin verilir. Personel işten çıkarıldığında, kişisel dosyalar arşivde saklanmak üzere teslim edilir.

Çalışma kitaplarının yanı sıra eklerin kaydı, saklanması ve verilmesi için kurallar

Yarı zamanlı işe alınan çalışanlar hariç, tüm kuruluşların personeli için çalışma defterleri tutmaları gerekmektedir. İlk girişte, işveren bağımsız olarak boş formlar alır ve bunlara ilk girişi yapar. Başlık sayfasında çalışanla ilgili verileri girin. Daha sonra, alaka düzeylerini izlemek ve zaman içinde değişiklik yapmak gerekir.

Ana bölümün yayılmasında, emek ve işçilik hakkında girişler yapılır. sosyal aktivitelerçalışan, onun daimi resepsiyonu Tüm girişler şu şekilde numaralandırılmıştır: genel düzen ve sipariş bazında yapılır. İşten çıkarılma kaydına, kuruluşun mührünün bir baskısı ve başın imzası eşlik eder.

El yapımı, mavi tükenmez kalem, açık ve okunaklı el yazısı. Girilen verilerin alaka düzeyini ve güvenilirliğini dikkatlice izleyin. Bilgilerin düzeltilmesi gerekiyorsa, bir satırla dikkatlice çizilmeli ve mevcut bilgiler girilmelidir. Bu eylem, baş ve mühür imzasıyla onaylanmalıdır.

Çalışma kitaplarını diğer belgelerden ayrı olarak bir kasada saklayın. Sorumlu makamlardan özel bir talimat alınmadan çalışanlara veya üçüncü şahıslara teslim edilmesi yasaktır.

Personel belgelerinin operasyonel ve arşivsel depolanmasının özellikleri

Personel belgelerinin saklanması özel önemlerine göre belirlenir. Kişisel bilgiler içerirler ve gizlidirler. Bu tür veriler yetkisiz ifşaya tabi değildir. Aksi takdirde, işçiler personel servisi ve örgüt başkanı para cezasına çarptırılır.

Personel belgelerinin personel hizmetinde uygun şekilde saklanmasını organize etmek için ayrı bir odaya sahip olunması arzu edilir. Tek girişi olmalı ve alarmlı metal bir kapı ile donatılmış olmalıdır.

Belgelerin kendileri metal dolaplarda veya kasalarda saklanmalıdır. Güneş ışığına ve toza, ayrıca sıcaklık dalgalanmalarına ve aşırı neme maruz kalmaktan kaçının. Bu basit adımlar, kişisel verilerin kaydedilmesine yardımcı olacaktır.

Mülkiyet şekli ve çalışan sayısı ne olursa olsun, herhangi bir işletmede personel kayıtları tutulmalıdır. Çalışan sayısı, personel kayıtları yönetiminin yürütülmesini etkilemez. Tüm kuruluşlar, öncelikle Rusya Federasyonu İş Kanunu'na dayanan aynı gerekliliklere tabidir. Bu nedenle, yeni kayıt yaptıran şirketler, bu konuda bilgili olmalıdır. İş hukuku ve yetkin bir şekilde iş yapmak.

Bu ne için

Tek bir, hatta en yüksek teknolojik işletme bile çalışansız yapamaz. Bu nedenle, onların hareket kontrol edilmelidir.. İşletme personeli üzerinde nitelikli kontrolün organizasyonu, başın ana görevlerinden biridir.

Personel muhasebesi, işletme personelinin herhangi bir eyleminin izlenmesiyle ilgili bir dizi prosedür, organizasyonel sorundur. Bu tür bir iş izin verir işveren ve kuruluşun çalışanları arasındaki herhangi bir ilişkiyi açıkça düzenlemek.

İşçilerin kuruluş içindeki herhangi bir hareketi belgelenmelidir. Personel kayıt yönetimi, kuruluş ve çalışanları arasındaki iş ilişkilerinin yasal kaydını sağlar.

Rus mevzuatı, her işletmedeki personeli kontrol etmekle yükümlüdür. Kuruluştaki tam zamanlı çalışan sayısına bağlı olarak, bir personel görevlisi veya tüm bir departman çalışabilir. Ayrıca, İK yöneticilerinin sayısı şirketin özelliklerine bağlıdır. Zararlı işletmeler tehlikeli koşullar işçilik, daha hantal muhasebe gerektirir, bu nedenle devlette daha fazla personel memuru olacaktır.

Küçük nüanslara girmezseniz, genel olarak personel muhasebesi aşağıdaki görevleri çözer:

Her kuruluş, personel departmanının çalışanlarına belirli yetkiler verme hakkına sahiptir. Fonksiyonel sorumluluklarşirketin nicel kompozisyonuna ve özelliklerine bağlı olarak farklılık gösterebilir.

Sıfırdan muhasebe düzenlemek için adım adım talimatlar

Bir işletmeyi organize ederken, sorumlu çalışanları zor bir görevle karşı karşıya kalır - Gerekli tüm evraklarla birlikte iş akışının oluşturulması.

Bu büyük ölçüde personelin niteliklerine bağlıdır. Bu nedenle, personel kayıtlarından sorumlu kişi pozisyonuna Rus iş mevzuatına aşina olan ve bu tür işlerde deneyime sahip bir kişi atanmalıdır.

İlk aşamada, şirket başkanıyla birlikte, isteğe bağlı, ancak iş için gerekli belgeler listesine karar vermeniz gerekir.

Belge yönetiminin organizasyonu için bir eylem planı hazırlamadan önce, personel yöneticisi veya personel birimleriyle çalışmaktan sorumlu diğer kişi mevcut düzenleyici çerçeveyi incelemeli ve kuruluş belgeleri işletmeler. Tüm personel belgeleri bunlara uygun olarak hazırlanır.

Sıfırdan personel kayıtlarının oluşturulması için adım adım talimat aşağıdaki adımlara sahiptir:

1. Bir lider işe almak. Bu nokta ilktir, çünkü tüm iş düzenlemeleri, sözleşmeler, personel ve diğer zorunlu belgeler imzalanmalıdır. sorumluluk sahibi kişi müdür veya onun yetkilendirdiği organdır.
2. Daha sonra iç kuralların oluşturulması gerekir.
3. Üçüncü aşamada ise kadro tablosu tamamlanır.
4. Uyarınca Rus mevzuatıörnek bir iş sözleşmesi düzenlenir.
5. Personeli işe almadan önce, kişisel verilerin sağlanması için çalışanın rızasının yanı sıra bunların korunmasına ilişkin bir hüküm geliştirmek gerekir.
6. Sözleşmeler imzalayarak çalışanların resmi kaydı.
7. Sorumlulukla ilgili emirlerin geliştirilmesi, işgücü korumasına ilişkin düzenlemeler ve diğer belgeler.

Tüm çalışanları devlete kabul ettikten sonra personel departmanı her zamanki gibi çalışmaya başlar. Ana kural, çalışan bir ilişkiyle ilgili herhangi bir olayın birincil belgelerde belgelenmesidir.

Belgelerin hazırlanması, yürütülmesi, imzalanması için kurallar işletmenin iç talimatları ile düzenlenir. Personel ile ilgili tüm ofis işlerinden personel yöneticisi veya personel doküman yönetimini sürdürmekle görevlendirilen başka bir çalışan sorumludur.

Gerekli belgeler

Düzenli kontrolün organizasyonu için, personel kayıtlarına ilişkin belgelerin muhafaza edilmesi gerekir. Bu, şirket içindeki yönetim ve işçiler arasındaki tüm çalışma ilişkilerini kaydeden bir dizi emir, not ve diğer şeylerdir.

Personelin yasal kontrolü, yasal kayıt ve çalışma ilişkilerinin güçlendirilmesi işveren ve personel arasında.

Personelle çalışmanın rahatlığı için işletmede dahili belgelerin düzenlenmesi yasal olarak yasak değildir. Hacimleri ve tasarımları kurumun özelliklerine bağlıdır.

Yasama düzeyinde, aşağıdaki düzenlemeler gereklidir:

• dahili işgücü düzenlemeleri (PWTR). Kuruluş içindeki tüm iş ilişkilerinin kaydını düzenler: işe alma ve işten çıkarma, iş sözleşmelerinin imzalanması ve anlaşmazlıkların çözümü. Buna dayanarak, oluştururlar resmi görevlerçalışanlar, açıkça tanımlanmış çalışma ve mola süreleri ile çalışma programları. İş Kanunu uyarınca kuralların varlığı zorunludur;
• personel programı. Personel sayısını belirler, işletmenin yapısını yansıtır. Mevcut tüm pozisyonları ve ilgili maaşları ve ödenekleri listeler. Personel listesinden açık pozisyonlar hakkında bilgi alabilirsiniz. Program, baş veya yetkilendirdiği organ tarafından imzalandıktan sonra yürürlüğe girer;
• iş sözleşmesi. Bu belge, işveren ve personel birimleri arasındaki tüm çalışma ilişkilerini açıkça tanımlar. Çalışanın iş sorumluluklarını, tarafların hak ve yükümlülüklerini açıkça belirtir ve Genel Hükümler. İş sözleşmesinin içeriği, Rusya Federasyonu İş Kanunu, Art. 56;
• kişisel kartlar. Bu belge, çalışanla ilgili tüm bilgileri yansıtır. Kişisel bir mesele olarak da adlandırılabilir. Kişisel işlerin yürütülmesine ilişkin kurallar hakkında net bir yasal hüküm yoktur. Ana şey, hareket, tatil, çalışan teşvikleri ve benzerleriyle ilgili tüm bilgilerin karta girilmesi gerektiğidir. Dava, kişisel veriler, fotoğraflar ve beraberindeki belgelerin kopyaları pahasına oluşturulur;
• işe alma, işten çıkarma veya başka bir işe nakil, izin verilmesi ile ilgili emirler;
• tatil programı. Çalışanların istekleri, sendikal örgütün görüşleri ve belirli işçi kategorilerinin sahip olduğu haklar dikkate alınarak hazırlanır;
• zaman planı. Her çalışanın çalıştığı fiili zamanı kontrol etmek için verilir. Özellikle esnek çalışma saatleri olan işçiler için geçerlidir;
• çalışma kitapları. Bir kişinin toplam iş deneyimini kaydederler. Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 66'sı, işyerinde bir suç olması durumunda işçilere sunulmalıdır. İstihdam defterleri, Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı tarafından onaylanan Talimat uyarınca saklanır ve doldurulur;
• işçi koruma emirleri;
• kişisel verilerin korunmasına ilişkin yönetmelik. Yasanın bu gerekliliği, işveren tarafından çok sık ihlal edilmektedir. Bir hükmün zorunlu varlığı, federal mevzuatta ve iş kanununda tanımlanmıştır.

Tüm personel belgelerinin bakımı, doldurulması ve saklanması sorumlu bir şekilde yapılmalıdır.

Zorunlu belgelerin olmaması veya yanlış bakımları için idari sorumluluk sağlanır. için para cezası miktarı tüzel kişiler 50 bin rubleye ulaşabilir.

Personel kayıtlarının restorasyonu

Personel belgelerinin düzgün bir şekilde muhafaza edilmesi her zaman mümkün değildir. Bunun birkaç nedeni vardır:

• kalifiye bir personel kontrol görevlisinin olmaması;
• kuruluşta personel servisi oluşturulmamıştır ve personel kayıtları yönetiminin “yükü” verilen çalışan, fiziksel olarak verilen görevlerle başa çıkamamıştır;
• şirket yönetimi bu departmana ve benzeri sebeplere gereken önemi vermemiştir.

Personel kayıtları bakımsız durumdaysa, geri yüklenebilir. Daha uzun süre yapılmadı normal iş bunu yapmak o kadar zor olacak. Öncelikle, Rus iş mevzuatını iyi bilen deneyimli, sorumlu bir çalışan bulmanız gerekir.

Kurtarma aşağıdaki adımlardan geçer:

1. Mevcut belgelerin dikkatli bir şekilde incelenmesi ve bunları bölümlere ve kronolojiye göre sıralama. Analiz, şirketin açıldığı andan itibaren yasal belgelerle başlamalı, ardından doğrudan personel belgelerini kontrol etmelisiniz.
2. Hesabın tutulması için zorunlu belgelerin varlığı araştırılır.
3. Mevcut belgelerin içeriğinin kontrol edilmesi. Çalışma kitaplarıyla başlamalısın. İstihdam ilişkisinin başlangıcına dair bir kayıt içermelidirler.
4. Personel tablosu, iş sözleşmeleri ve bordro tablolarının içeriğinin uygunluğunun analizi yapılır. ücretler. Hesaplamanın zaman çizelgesine göre yapılıp yapılmadığı.
5. Doğru formları nasıl dolduracağınızı öğrenin. hepsi gerekli mi ofis notları tatillerde veya hafta sonlarında çalışmak için, çalışandan izin alınıp alınmadığı, bu eylemlerin sendika örgütü ile koordine edilip edilmediği.
6. Tatil programını kontrol etmek ve zaman çizelgesine yansıtmak.
7. Personel analizi. Mesleklerdeki, ödeneklerdeki, boş pozisyonlardaki herhangi bir değişiklik, yeni personel tablosuna yansıtılmalıdır.
8. İş sözleşmelerinin, siparişlerin ve diğer belgelerin mevcudiyetini incelemeye başlıyoruz.
9. Belgelerin restorasyonu için aşamalı bir plan hazırlıyoruz. Kurtarma işlemini başlatalım.

Böyle karmaşık bir alana atanan bir çalışan, belgelerin durumunu inceledikten sonra davaları kabul etmelidir. Bu aşamada, hangi belirli belgeleri ve hangi durumda kabul ettiğini açıklar. Ancak o zaman kurtarma başlar.

ile başlamalı iş sözleşmelerinin restorasyonu. Çalışanlara sözleşme imzalama ihtiyacını, "geçmiş tarihli" siparişleri açıklamak zor olabilir, hatta daha da zor çalışmayan bir çalışanı şirkete davet etmek belgeleri tamamlamak için.

Personel kayıtlarında olayların kronolojisi önemlidir. Geçerli tarihten itibaren bir iş sözleşmesi yapmayı deneyebilir ve iş için fiili kabul tarihini belirtebilirsiniz. Fakat İş Müfettişliği, böyle bir belge doğru şekilde yürütülmüş sayılmaz.

Bu nedenle, önemli para cezalarının verilmesini önlemek için, personel belgelerinin yürütülmesi zamanında ele alınmalıdır.

Küçük kuruluşlar için gerekli mi?

Herhangi bir işletmede, tek bir işe alınan çalışanı olsa bile, personel kontrolü gereklidir. Vergilendirme şekli, faaliyet türü veya üretim özellikleri ne olursa olsun, muhasebe belgelerinin kaydının eksiksizliğinden ve doğruluğundan sorumlu bir kişi bulunmalıdır. Rus iş kanununun bu gerekliliği bireysel girişimciler (IP) için geçerlidir.

Yani, işe alınmış bir çalışan eyalette görünürse, Bireysel girişimci personel kayıtlarına ihtiyaç vardır. Bireysel girişimci faaliyetlerini bağımsız olarak yürütüyorsa, personel kayıtlarına gerek yoktur.

Yönetici, kontrolü kullanma yöntemini bağımsız olarak seçme hakkına sahiptir:

• kendi başlarına. Bunun için uygun niteliklere sahip bir uzman işe alınır;
• dış kaynak hizmeti sağlayan üçüncü taraf kuruluşların katılımı;
• ücretli İnternet hizmetlerinin kullanımı.

Uygun olmayan personel kaydı için Bireysel bir girişimci hem idari hem de cezai sorumluluğa maruz kalabilir..

Bakım için gerekli belgelerin listesi hem bireysel girişimci hem de tüzel kişilik için aynıdır.

Bireysel bir girişimci ilk kez işveren olduğunda farklılıklar ortaya çıkar. Yerel makamlara kayıt yaptırmalıdır:

• v emeklilik fonu ilk çalışanın gelişinden itibaren 30 gün içinde;
• 10 gün içinde sosyal sigorta fonunda.

Arıza bu gereklilik teftiş makamlarından ciddi cezalar gerektirir.

Personel kayıtlarının tutulmasına yardımcı olan programlar

Devlette sadece bir çalışan varsa, personel kayıtları zor değildir. Mevzuat sınırlamaz personel bireysel girişimciden işçiler. Bu nedenle, işin genişlemesi ile birlikte iş akışının otomasyonu gerekecektir.

Girişimci, bağımsız olarak özel bir program seçme hakkına sahiptir. V Son zamanlarda en yaygın kullanılan yazılım "1C: Maaş ve Personel". Yalnızca personel kayıt yönetimini otomatikleştirmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda defter tutmayı da kolaylaştırır.

Bu programa ek olarak bir girişimci, personelle çalışmayı otomatikleştirmek için aşağıdaki platformları kullanabilir:

• Kors-Kadry;
• Çerçeveler Artı;
• İnsan Kaynakları Departmanı;
• Şirket çalışanları ve diğerleri.

Birçok program geliştirilmiştir. Bazıları ücretlidir, ancak inceleme için görüntüleme sürümlerini kullanmanıza izin verir, diğerleri tamamen ücretsizdir, ancak bir takım sınırlamaları vardır. "Bulutta" kullanımı aylık ödeme gerektiren bazı programlar vardır.

Unutulmamalıdır ki hiçbir program sorumluluğunu ortadan kaldırmaz doğru tasarım ve belgelerin doldurulması. Yazılım çalışmayı kolaylaştırır ve çoğu için şablonlar sağlar. gerekli belgeler.

Personel muhasebesi, herhangi bir organizasyonun işleyişi için büyük önem taşımaktadır. Herhangi bir iş etkinliğinin kronolojisini net bir şekilde izlemenize, hem çalışanların hem de şirket yönetiminin haklarını korumanıza olanak tanır. Personel hizmeti, bir bütün olarak şirketin faaliyetlerine göre değerlendirilen, işe göre işletmenin yüzüdür.

Bu videoda görsel ve detaylı talimatlar bir kuruluşta personel kayıtlarının adım adım nasıl organize edileceği hakkında.

İşletmedeki personel kayıtlarının organizasyonu zor değil, özenli bir iştir. Mevcut mevzuatla düzenlenen personel süreçlerinin istikrarlı bir şekilde başlatılmasıyla çözülür.

Genel olarak, personel kayıtlarının doğru tutulması, işletmeyi yalnızca düzenleyici makamlar tarafından yapılan denetimlerden kurtarmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanların, örneğin emekli maaşı verilmesi veya diğer emeklilik maaşlarına başvurma fırsatı ile ilgili sorunlardan kaçınmasına da olanak tanır. sosyal garantiler. Çoğu zaman, işyerinde uygun olmayan ofis çalışması nedeniyle, insanların harcamak zorunda kalması olur. büyük miktar Herhangi bir makama yardım, ödenek ve diğer ödemeleri alma haklarını kanıtlamak için zaman, finans ve sinirler. Bu nedenle, her yönetici, personel kayıtlarının ve uygun organizasyon büro işleri, personeline ve devlete karşı sorumlu olduğu temel görevlerden biridir.

Bu makale size bu süreci kurmanın doğruluğunu ve tüm nüanslarını anlatacaktır. Ayrıca, personel kayıtlarının adım adım nasıl doğru bir şekilde organize edileceği ve hatalardan kaçınılacağı sorusuna cevap almak mümkün olacaktır.

Kavramlar ve tanımlar

Bu sürecin uyumunu anlamadan önce temel kavramları tanımlamak gerekir. Bu nedenle, personel kayıtları, işe alımların resmi kaydı, bir pozisyondan diğerine geçiş ve personelin serbest bırakılması ile ilgili çalışan kayıtlarının düzenlenmesi ve ayrıca işletmenin ve personelinin iş ilişkilerinin muhasebeleştirilmesi sürecidir.

Personel kayıt yönetimi, dokümantasyonun sürdürülmesini ve personel dokümanları ile iş organizasyonunu sağlayan bir faaliyettir.

Böylece, personel kayıtları yönetimi ve personel muhasebesinin, bir işletmenin personel politikasını uygulamayı amaçlayan birbiriyle ilişkili iki olgu olduğu açıkça ortaya çıkıyor.

Hedefler ve hedefler

Personel kayıtlarının amacı, etkili, çalışan bir personel kayıtları yönetimi sistemi oluşturmak ve işveren (işletme) ile çalışan (personel) arasındaki iş ilişkilerini doğrudan uygun şekilde resmileştirmektir.

Ancak, personel kayıtlarının çözmek için tasarlandığı görevler şunlardır: işveren ile işletmenin çalışanları arasındaki ilişkinin düzenlenmesi ve iş ilişkileri için örgütsel ve yasal bir temelin oluşturulması.

Personel kayıtlarının ne olduğunu anladıktan sonra, personel kayıtlarını adım adım sıfırdan nasıl düzgün bir şekilde düzenleyeceğinizi düşünmeye başlayabilirsiniz.

Personel kayıtlarını düzenleme aşamaları

Bu nedenle, personel kayıtlarını adım adım sıfırdan düzenlemeye başlamadan önce, aşamalara ayrılmış net bir eylem planına ihtiyacınız var. Bu, kaçırmamanıza yardımcı olacaktır önemli noktalar bu süreçte.

Bu nedenle, genel olarak personel kayıtlarının organizasyonu aşağıdaki aşamaların geçişini içerir:

1. İşletme çok sayıda çalışan istihdam etmeyi planlıyorsa bir personel servisi (departman) oluşturulması veya işletme az sayıda çalışana sahip olmayı planlıyorsa muhasebe sorumluluklarının belirli bir uzmana verilmesi.
2. Ana düzenleyici belgelerin geliştirilmesi (kurumsal personel yönetimi alanında).
3. Büro çalışmasının organizasyonu (belgeleri kimin ve nasıl hazırlayacağını belirlemek, personel konularında sipariş formları geliştirmek, raporlama dergilerini tutmak vb.).
4. Personel kayıtlarının otomasyonu (gerekirse).
5. Muhasebenin doğruluğunu kontrol etme yollarının belirlenmesi (uygun muhasebeden sorumlu yetkililere yetkilerin düzenlenmesi ve atanması).

Bu aşamaların her birinin belirli görevleri ve alt görevleri vardır. Hepsinin dikkate alınması gerekiyor.

Kayıtları kim tutmalı?

Daha önce belirtildiği gibi, bir kuruluşta personel kayıtlarının tutulmasından kimin sorumlu olacağını belirlemenin iki yolu vardır. Genel olarak, hedeflere ulaşmak için kaç kişinin istihdam edilmesinin planlandığına bağlıdır (kural olarak, işletmenin amacı organize etmektir). ticari faaliyetler kar için).

İçin büyük şirketler bir personel servisi veya tam teşekküllü bir personel departmanı oluşturulması tavsiye edilir. Küçük işletmeler için, bir personel memurunun görevlerini bir muhasebeciye veya sekretere atamak kabul edilebilir. Ancak, üçüncü bir seçenek daha var - kayıt tutma vakalarının dış kaynak kullanımına devredilmesi uzman kuruluşlar.

Bir hizmet veya departman oluştururken, hizmet (departman) yönetmeliği ve çalışanların görev tanımları gibi belirli düzenleyici belgeler oluşturmanız gerekecektir. Bir muhasebeciye veya sekretere görev verilmesi durumunda, seçilen çalışanın görev tanımında bir personel memurunun işlevlerinin belirtilmesi gerekecektir. Böyle bir ihtiyaç varsa İK kurslarına muhasebeci veya sekreter gönderilmesi önerilir. Bu, personel konularından sorumlu olacak çalışanların becerilerini geliştirmeye yardımcı olacaktır. Ancak, muhasebe sorumluluklarının kendilerine devredilmesi konusunda üçüncü taraf kuruluşlarla işbirliği yapılmasına karar verilirse, bir anlaşma yapılması gerekir.

Zorunlu personel belgelerinin geliştirilmesi

Personel kayıtlarını tutanlar ve büro işleri yapanlar için zorunlu olan bir takım belgeler bulunmaktadır. Her şeyden önce, böyle bir belge personel tablosudur. Çalışanların kompozisyonunu, kadrolarını ve ücretlerini, ayrıca pozisyon adlarını gösteren bir belgedir. Personel tablosunda, çalışanların pozisyonları bölümlere ayrılmıştır, bu da tüm işletmenin nicel ve nitel bir analizini yapmayı mümkün kılar.

Bir sonraki adım geliştirmek standart biçim kabul, başka bir pozisyona transfer, tatile gönderme ve işletme çalışanlarının işten çıkarılması hakkında bilgi gösterecek olan personel siparişleri.

Sonraki bağlayıcı belge Bunlar iç çalışma düzenlemeleridir. İşletmenin tüm çalışanlarının emek faaliyetlerini düzenleyen ana noktaları gösterirler. Bu belgeye göre, bir çalışan, belgede açıklanan kuralları ihlal ederse, disiplin cezasına çarptırılarak cezalandırılabilir.

Ayrıca personel kayıtlarına ilişkin bir diğer belge ise; standart sözleşme işletme ile çalışan arasındaki iş ilişkilerinin sonuçlandırılması üzerine. İş sözleşmeleri aynı türden olabilir veya her bir pozisyon için ayrı ayrı işlenebilir. Ayrıca şirket, çalışanın maaş alacağı fiili saatleri gösterecek bir zaman çizelgesi geliştirmelidir.

Ayrıca işletmedeki tatil programını da hatırlamalısınız. Bu belge, yılın sonundan en geç iki hafta önce hazırlanır. Tatil programı görüntülenir takvim planı insanları zorunlu izne göndermek. Böyle bir plan hazırlanırken, personelin belirli işçilerin eşzamanlı yokluğunun bir mola gerektirmeyecek şekilde tatile gönderilmesi gerektiği unutulmamalıdır. emek süreci işletmeler.

Ücretlerle ilgili düzenlemelerin gelişimini unutmamalıyız. Bu belge, kuruluş personeli için bordro sürecini gösterir ve ayrıca tahakkukları düzenler. ek ödemelerörneğin, ödenekler, teşvikler veya ikramiyeler. Son aşama, işletmenin bölümlerine ilişkin düzenlemelerin geliştirilmesi ve iş tanımları profesyoneller ve işçiler. Ayrıca kişisel verilere ilişkin bir düzenlemenin geliştirilmesi tavsiye edilmektedir. Düzenleyici belgeler hazırlandıktan sonra ofis işlerini düzenlemeye başlayabilirsiniz.

Ofis işi

Büro çalışması, personelin kabulü, hareketi ve serbest bırakılması ile ilgili uygun belgelerin muhafaza edilmesini içerir.

Zorunlu, işletmenin her çalışanı için dosyalanan kişisel dosyaların bakımıdır. Kişisel personel kayıt kartı, kabul başvurusu, pasaport kopyası, eğitim belgelerinin kopyaları, geçiş belgesi içerir. tıbbi muayene, askeri kimliğin (varsa) bir kopyası ve çalışanın emek faaliyeti sırasında oluşturulan diğer belgeler. Ayrıca bir diğer ve çok önemli görev, çalışma kitaplarını doldurmaktır.

Yukarıdakilerin tümüne ek olarak, doğrudan işletmenin özellikleriyle ilgili olan ve personel muhasebesi alanında doğru çalışmayı sağlayan diğer belgeler geliştirilebilir.

Personel kayıtları yönetiminde hangi dergiler olmalıdır?

Her şeyden önce, aşağıdaki günlükleri oluşturmanız gerekir:

• iç işgücü düzenlemelerinin kurallarına aşinalık;
• personel siparişlerinin kaydı;
• istihdam siparişlerinin kaydı;
• normal tatiller için siparişlerin kaydı;
• muhasebe hastalık izni;
• iş sözleşmelerinin kaydı;
• geçici işçiler için muhasebe;
• çalışma süresinin hesaplanması;
• çalışma kitaplarının hareketinin muhasebeleştirilmesi;
• kişisel kartların muhasebesi;
• muhasebe kontrolleri.

Günlüklerin kendilerine ek olarak, bunları tamamlama talimatları bunlara ek olarak geliştirilebilir. Ayrıca bu dergilerde kayıtlı tüm belgeler, onaylanmış terminolojiye göre ayrı klasörlerde saklanır.

muhasebe otomasyonu

Yukarıdaki bilgilerden de anlaşılacağı gibi, personel kayıtları, bu konunun sürdürülmesinden sorumlu olan çalışanlar tarafından özel ilgi gösterilmesi gereken oldukça zahmetli bir süreçtir. Bu nedenle, bugün otomasyonla basitleştirilebilir.

Personel memurlarının işini kolaylaştıran ve hata yapma olasılığını azaltan birçok program vardır. Kural olarak, işletmenin bu tür yazılımların lisanslı sürümlerini yüklemesi gerekir. yazılım. Ancak, böyle bir programın satın alınmasının kısa sürede kendini amorti edeceğini ve işinizde ciddi hatalar yapmanıza izin vermeyeceğini belirtmekte fayda var. Genel olarak, bu tür programlar bu tür sorunları çözer:

• personel kayıtlarının iş mevzuatına uygun olarak tutulması;
• personel konusunda raporların hazırlanması ve oluşturulması;
• muhasebe departmanı veya muhasebe departmanı ile tüm personel süreçlerinin zamanında onaylarının üretilmesi.

Bugün en popüler ve aranan programlardan biri "Personel Yönetimi" konfigürasyonuna sahip 1C'dir.

Personel kayıtlarını sıfırdan adım adım bağımsız olarak düzenlemek mümkün değilse ne yapmalı?

Bir işletme, personel süreçlerini bağımsız olarak kurmak mümkün olmadığında böyle bir sorunla karşı karşıya kaldıysa, bu durumu çözmek zor değildir. Bu amaçlar için, böyle bir hizmeti sağlayabilen şirketler var.

uzmanlar danışmanlık şirketleri bir denetim yapın ve gerekli belge paketini geliştirin. Genel olarak, bu tür kuruluşlardan aşağıdaki görevleri çözmeleri istenir:

1. İşletmede en uygun personel kayıt yönetimi sistemini seçmek.
2. İç düzenlemeler geliştirin.
3. Geliştirmek gerekli talimatlar ve pozisyonlar.

Ek olarak, bu tür uzmanlar gerekirse bir personel yönetimi hizmeti ve bir belge yönetimi departmanı oluşturulmasına öncülük edebilir. Genel olarak, üçüncü taraf uzmanların katılımı, yönetimin iş kurmasına yardımcı olur. bu yönde. Bu, özellikle onu oluştururken, bir bütün olarak kuruluş için çok yararlıdır.

Çözüm

Bu makaleyi özetlemek gerekirse, personel kayıtları ve personel yönetiminin, ilk organizasyonun kalitesinin tamamen bağlı olacağı birbiriyle ilişkili süreçler olduğunu belirtmekte fayda var. personel politikası işletmeler.

Hiçbir durumda personel sorunları göz ardı edilmemelidir, çünkü yalnızca kuruluşun faaliyetleri değil, çoğu zaman çalışanların kaderi onlara bağlıdır. Personel memurunun görevlerini yerine getirmemesi nedeniyle hak ettiği emekli maaşını veya başka bir ödemeyi alamayan insanların ne kadar öfkeli olduklarını hayal etmek yeterli.

Personel kayıtlarının adım adım sıfırdan nasıl düzgün bir şekilde organize edileceği sorusunu düşündükten sonra, işletmede bu süreci kurmak için bir program uygulamaya başlayabilirsiniz. En önemli şey önerileri ihmal etmemek İş Kanunu, Çalışma Bakanlığı, Devlet İstatistik Komitesi, Federal Arşivler ve diğer devlet dairelerinin kararları.

İçerideki tüm personel süreçleri oluşturulduktan sonra gözden kaçırmamalısınız. Personel kayıtlarıyla ilgilenen çalışanların, becerilerini geliştirmek için en azından ara sıra İK kurslarına gönderilmesi gerektiğini hatırlamak önemlidir. Ayrıca personel alanında planlı bir muhasebe süreçleri denetimi yapılması gerekmektedir. Bu, bu yöndeki çalışmaların uygun seviyede sürdürülmesine yardımcı olacaktır.

Bugün, belirli bir işletmenin faaliyet alanına bakılmaksızın çalışanları işe alma prosedürü mevcut yasal normlarla düzenlenmektedir.

Sevgili okuyucular! Makale, yasal sorunları çözmenin tipik yollarından bahsediyor, ancak her vaka bireyseldir. nasıl olduğunu bilmek istersen tam olarak problemini çöz- bir danışmanla iletişime geçin:

hızlı ve BEDAVA!

Tüm bu tür prosedürlerin yasal normlarla düzenlendiği unutulmamalıdır. Onlardan herhangi bir sapma kabul edilemez.

Düzenleyici makamlar tarafından herhangi bir ihlal tespit edilirse oldukça ciddi cezalar uygulanabilir.

Her türlü zorluğun önüne geçebilmek için özel yazılımlar geliştirilmiştir. Personel kayıtlarını otomatikleştirmenize, çeşitli hata ve eksikliklerden kaçınmanıza olanak tanır.

Genel yönler

Günümüzde personel muhasebesi süreci yasama düzeyinde düzenlenmektedir. Bu nedenle, çalışan sayısının yeterince büyük olduğu her büyük işletmede genellikle bir personel departmanı oluşturulur.

Çalışanları, belirlenen standartlara uygun olarak evrak işlerini yürütmekle yükümlüdür.

Ayrıca, ayrı belgeler birleştirilirse ve örneklere göre derlenmesi gerekiyorsa, işletmede bir başkası oluşturulur.

İşletmede personel kayıtlarının bakımı ile ilgili birçok farklı nüans vardır.

Bu nedenle, aşağıdaki temel sorularla önceden ilgilenmek gerekecektir:

• ne olduğunu?
• hangi amaçla yapılır?
• yasal düzenleme.

Ne olduğunu?

Herhangi bir işletmede personel kayıtlarının organizasyonuna geçmeden önce, bu kavramın tanımını öğrenmeniz gerekecektir. Çünkü büyük hatalardan kaçınmanın tek yolu bu.

"Personel kayıtları" terimi, çalışanların, çeşitli pozisyonlardaki çalışanların hareketlerinin muhasebeleştirilmesi anlamına gelir.

Aynı zamanda, bu tür muhasebe sadece tüzel kişiler için değil, bireysel girişimciler için de yapılmalıdır.

Kesintisiz personel muhasebesi aşağıdaki noktaları ifade eder:

• belgelemek ;
• çalışanların kendileri ve yönetimleri arasındaki iş ilişkilerinin düzenlenmesi;
• Çalışma Örgütü;
• aksi halde.

Ayrıca, belirli bir işletmenin faaliyet alanına bağlı olarak, muhasebe farklı özelliklere sahip olacaktır.

Bugün, muhasebe prosedürünü düzenleyen genel kabul görmüş düzenleyici belgelere ek olarak, özel olanlar da var. Eylemleri, belirli alanlarda faaliyet gösteren işletmelere kadar uzanır.

Örneğin, belediye kuruluşları, diğerleri. Memurların personel kayıtlarını tutarken dikkatli olmak özellikle önemlidir.

ne amaçla

Personel kayıtlarını adım adım sıfırdan incelemek oldukça sorunlu olacaktır. Ancak yönetici gelecekte çok sayıda çalışanı işe almayı planlıyorsa, bu ana dikkat etmelidir.

Düzgün organize edilmiş personel kayıtları, aynı anda en çok sayıda sorunu çözmenize izin verir. farklı görevler. Personel kayıt yönetiminin temel amaçları, faaliyet alanına göre değişiklik göstermektedir.

Ancak, istisnasız tüm kuruluşlarda çözümü gerekli olan ana görevleri formüle etmek mümkündür:

Derleme ve sonraki düzenleme	Mevzuat normlarını ve personel yöneticilerinin isteklerini dikkate almak
İşlenen zamanın muhasebesi ve kontrolü	Yürürlükteki yasaları ihlal etmekten kaçınmak için
Kişiselleştirilmiş muhasebe uygulaması	Mevcut mevzuata uygun olarak
oluşum	Ek talimatlar ve çeşitli siparişler (işe alma, işten çıkarma, terfi ve diğerleri hakkında)
Belgelerin yasal mevzuata uygun olarak muhafaza edilmesi	kişisel ilişkiler; kişisel kartlar; kişisel kartlar (T-2 numaralı formda); çalışma kitapları; hastalık izni
Kişisel niteliklerine göre çalışanların seçimi	Emek faaliyetlerinin yasal normlara uygun olarak analizi
Belirli durumlarda ek belgelerin hazırlanması	istihdam gerçeği hakkında bilgi; çalışma kitaplarının kopyaları - usulüne uygun olarak onaylanmış
tatil planlaması	Mevcut mevzuata ve gerekirse müteakip düzenlemelerine uygun olarak
Tüm belgelerin toplanması ve hazırlanması	Girmiş olan çalışanlar için gerekli
Yapmak askeri kayıt	Bu an yasal normlarla düzenlenir, uygulanması için kesinlikle zorunludur.

Herhangi bir nedenle, işveren bu tür faaliyetlere bağımsız olarak katılmak istemiyorsa ve aynı zamanda kendi departmanını organize etmek için acelesi yoksa, personel kayıtlarının hizmetlerini kullanabilirsiniz.

Bugün, birçok üçüncü taraf işletme benzer hizmetler sunmaktadır. Bir ücret karşılığında, gerekli tüm belgeler hazırlanır.

Personel kayıtları ile ilgili diğer tüm belgelendirme faaliyetleri de yürütülmektedir.

Yasal düzenleme

Personel kayıtlarının tutulmasını düzenleyen çok sayıda düzenleyici belgeyi hatırlamak önemlidir. Doğrudan kayıt tutma ile ilgili çok sayıda çeşitli nüansı hatırlamak önemlidir.

temele yasal belgeler Bu tür faaliyetlerle ilişkili olarak, bugün aşağıdakileri içerir:

Her türlü birleşik sistemin yanı sıra çeşitli GOST türlerine özel dikkat gösterilmesi önemlidir.

Teftişler yapılırken, iş müfettişliği, böyle bir olayın nedeni ne olursa olsun, her zaman öncelikle çalışma kitaplarından yararlanır.

Şu anda, emeği sürdürme sürecini düzenleyen temel belge, "Çalışma kitaplarını koruma ve saklama kuralları" dır.

16 Nisan 2003 tarih ve 255 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanmıştır. Personel kayıtlarıyla ilgili tüm düzenleyici belgeleri incelemek oldukça zordur.

Özellikle aynı anda birden fazla alanda faaliyet gösteren bir işletme söz konusu olduğunda çeşitli yönler. Bu durumda, manuel kayıttan kaçınılması arzu edilir.

Bugün en popüler ve kaliteli programlardan biri 1C'de yapılmaktadır. Bu yapı, müşterilerine üretim için kapsamlı bir otomatik program listesi sunar.

Bir kuruluşta personel kayıtları nasıl tutulur

Kuruluşta personel kayıtlarının mevcut mevzuata uygun olarak yürütülmesi gerekmektedir. normatif belgeler. sapmalar kanunla kurulmuş kurallara izin verilmez.

Ancak vatandaşların bu tür kayıtlarını tutma ihtiyacıyla ilk karşılaşan vatandaşların çoğunluğu zorluklar yaşıyor. Bu nedenle, soruları önceden düşünmeye değer:

• nereden başlamalı;
• hangi belgelere ihtiyaç vardır;
• personel ofis işlerinde zorunlu dergiler (örnekler).

nereden başlamalı

Bugün bir personel işi kurmanın en zor yanı en başlangıçtır. Bir çalışanın veya doğrudan yöneticinin sıfıra ayarlarken yapması gereken ilk şey evrak işidir.

Belgelerin buna göre düzenlenmesi gerekecektir. Aşağıdaki adımların atılması gerekecektir:

• işletmenin gerektirdiği tüm düzenleyici yerel kodları geliştirin:

1. İşletmedeki iç düzenlemeler.
2. Ücretlerdeki ana konum.
3. Bireysel yapısal bölümler için düzenlemeler.
4. Çalışan verilerinin korunmasına ilişkin yönetmelik.

• her bir personel birimi için bir kişisel personel tablosu geliştirilmiştir;
• personel oluşturulur;
• standart veya özel hazırlamak iş sözleşmeleri, birlikte ;
• personel için bir form tablosunun hazırlanması;
• çalışanın kişisel kartı verilir - T-2 No'lu formda;
• çalışanlar için kişisel başvuru formları geliştirilmektedir;
• çeşitli iç standart emir türleri hazırlanmaktadır (askeri kayıtların yanı sıra emek kayıtlarının tutulması görevlerinin atanması üzerine).

Aynı zamanda, tüm personel olaylarının kaydının, birincil belgeler kullanılarak hatasız yapılması gerektiği unutulmamalıdır.

Listesi, yasal belgelerin ilgili bölümlerinde yansıtılmaktadır. Görsellerin önceden düşünülmesi önemlidir.

Olasılık ve yokluk ile otomatik sistem kayıt tutma, gerekli tüm belgelerin örneklerini İnternet'ten indirmek gerekli olacaktır. Güvenilir kaynakları kullanmak önemlidir.

Hangi belgelere ihtiyaç var

Bugün, personel kayıtlarını tutarken, çok sayıda çeşitli belge hazırlamak gerekecektir. Ama önce yapılması gereken bir liste varsa.

Bu tür belgelere "birincil" denir. Bu liste şu anda aşağıdakileri içermektedir (tümü buna göre numaralandırılmıştır):

T-1	İş için bir çalışan (bir) işe alma emri
No. T-1a	Çalışanların (bir kerede birkaç) işe kabulü için sipariş
	Belirli bir çalışanın kişisel kartının kayıt örneği
	İstihdamın bir belediye (devlet) çalışanı tarafından yürütülüp yürütülmediğini düzenlemek gerekir.
	Örnek bir programdır
	Bir araştırma / öğretim elemanı için hazırlanmak gereklidir.
T-5	Belirli bir çalışanı başka bir işe devretmek gerekirse verilen siparişin formatı
	Birden fazla çalışanın aynı anda başka bir işe devredilmesi durumunda verilen emir
	İzin verilirken böyle bir emir verilir.
	Aynı anda birkaç çalışana aynı anda izin verilirse
	Bir tatil programını temsil eder
T-8	Fesih durumunda verilen emir
	İşten çıkarılma prosedürünü yürütmek gerekirse
	Bir çalışanı iş gezisine gönderirken gereklidir
	seyahat etmeniz gerekiyorsa
T-10	Seyahat sertifikası oluşturulur
	Bir hizmet ataması için birleşik bir formatı temsil eder, bir rapor içerir (belirli bir durumda gerekliyse)
	Bir çalışanı ödüllendirmeniz gerekiyorsa
	Aynı anda iki veya daha fazla farklı çalışanın teşvik edilmesi
	Katılım Belgesi, Hesaplama Formatı
	Zaman çizelgesi nasıl yapılır

Çeşitli muhasebe belgeleri biçimleri listesi, bir düzineden fazla farklı belge türünü içerir.

Bu nedenle, bunları yaparken özellikle dikkatli olmalısınız. Çeşitli hatalar yapma olasılığı yüksektir.

İK kayıtları yönetiminde zorunlu dergiler

Günümüzde personel kayıt yönetiminde tutulması gereken belirli bir dergi listesi bulunmaktadır.

Bazıları birleşiktir. Kesinlikle mevcut standartlara uygun olarak derlenmelidirler.

Varlığı zorunlu olan dergilerin bir listesi de vardır. Ancak biçimleri geçerli yasalara göre seçilebilir.

Bugün için zorunlu personel dergilerinin listesi aşağıdakileri içerir:

• - personel için özel olarak derlenmiş;
• emek hareketleri;
• askerlik hizmetinden sorumlu kişilerin kaydı;
• tatil muhasebesi;
• belgeler üzerinde kayıt ve kontrol (gelen/gönderilen);
• tıbbi muayeneler;
• diğerleri.

Tüm zorunlu dergilerin tam listesi mevzuata yansıtılır. Derleme şablonları İnternette bulunabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Bugün sıfırdan personel kayıtları oluşturmak, en çok sayıda farklı özellikler ve nüanslar.

Aşağıdaki soruları önceden düşünmek önemlidir:

• kurtarma prosedürü;
• çalışanlarla bireysel girişimcilerin nüansları;
• küçük işletmeyi kim yönetiyor.

kurtarma emri

Muhasebeyi geri yükleme prosedürü mevzuata yansıtılmamıştır. Ancak genellikle böyle bir prosedür aşağıdaki ana adımları içerir:

• mevcut düzenleyici belgeler inceleniyor;
• gerekli tüm belgelerin bir listesi belirlenir;
• işletmenin gelecekteki faaliyetleri için bir tahmin yapılır;
• belgelerden sorumlu kişiler belirlenir;
• personel tablosu oluşturulur;
• çalışanın kaydının doğruluğunu kontrol etmek;
• tüm kombinasyonların, personel değişikliklerinin buna göre resmileştirilmesini sağlarız;
• işten çıkarmaların kaydı (hem geçmiş hem de şimdiki) kontrol edilir;
• belirli bir işletmede "çalışma süresinin" yasallığı belirlenir.

Çalışanları olan bireysel girişimcilerin nüansları

Personel muhasebesi prosedürü çalışanlar IP standart bir şekilde gerçekleştirilir.

Anlaşmanın imzalanması birkaç ana aşamada gerçekleştirilir:

• bu durumda gerekli tüm belgelerin alınması;
• kayıt yapılır;
• taraflarca bir sözleşme düzenlenir/imzalanır;
• bir iş emri hazırlanır;
• çalışanın kişisel kartı başlatılır;
• İşgücüne uygun bir giriş yapılır.

Küçük bir işletmede kim liderdir?

Genellikle, söz konusu türün kayıtlarını tutmak için uzman personel tutulur. Ancak küçük işletmelerde, şef kayıtları kendi başına da tutabilir. Bu an kanunla belirlenmemiştir.

BAŞVURULAR VE ARAMALAR 7 gün 24 saat KABUL EDİLMEKTEDİR..