në shtëpi » Llogaritjet » HR nga e para. Mbajtja e të dhënave të personelit

HR nga e para. Mbajtja e të dhënave të personelit

Kontabiliteti i personelit së bashku me kontabilitetin dhe kontabilitetin tatimor, ju lejon të pasqyroni informacione të besueshme të nevojshme për funksionimin e plotë të kompanisë. Karakteristikat e këtij lloji të kontabilitetit, si dhe dokumentet kryesore të përfshira në të, do të diskutohen në artikullin tonë.

Mbajtja e të dhënave të personelit

Duke bërë të dhënat e personelit përfshin ekzekutimin e një sasie të madhe dokumentacioni që do të pasqyrojë informacion si veçmas për secilin punonjës ashtu edhe në përgjithësi për të gjithë kompaninë, si dhe krijimin e rregullave që rregullojnë procedurën. veprimtaria e punës.

Duke bërë të dhënat e personelit nënkupton fiksimin e numrit të punonjësve, gjë që është e mundur vetëm me gjurmim cilësor të të gjitha lëvizjeve. Detyra kryesore të dhënat e personelitështë përgatitja e provave dokumentare të një lëvizjeje të caktuar të një punonjësi, nga marrja në punë, transferimi në një pozicion tjetër, regjistrimi i pushimit dhe përfundimi me largim nga puna.

Sigurisht, kontabiliteti i personelit megjithatë, mund të mbahet manualisht të dhënat e personelit përmes aplikacionit mjete softuerike ju lejon të minimizoni kohën për përgatitjen e dokumentacionit, veçanërisht nëse kompania ka shumë punonjës.

Të dhënat e burimeve njerëzore

Dokumentacioni të dhënat e personelit mund të jetë edhe e detyrueshme, përpilimi i të cilave parashikohet nga Kodi i Punës i Federatës Ruse, dhe opsional.

Tek dokumentet e kërkuara të dhënat e personelit lidhen:

urdhër punësimi (T-1);
kontratë me një punonjës (TD-1);
libri i punës (Dekreti i Qeverisë së Federatës Ruse të 16 Prillit 2003 Nr. 225 "Për librat e punës");

Rreth veçorive të dizajnit librat e punës shih materialin .

kartën personale të punonjësit (T-2);
dokumentet e transferimit (T-5);
urdhër largimi (T-6);
orari i pushimeve (T-7);
personelin(T-3);
fleta e kohës (T-12);
urdhër pushimi nga puna (T-8).

Shumica dokumentet e personelit Ajo ka formë e unifikuar. Disa dokumente që punëdhënësi duhet të zhvillojë në mënyrë të pavarur:

kontrata kolektive;
rregullat e rendit të brendshëm;
rregulloret e pagave;
rregullore për të dhënat personale të punonjësve;
rregulloret për mbrojtjen e punës;
provizion bonus;

Për informacion mbi periudhat e ruajtjes së dokumenteve të personelit, shihni materialin .

E RËNDËSISHME!Sipas Art. 8 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, dispozitat e formuara nga organizata që cenojnë të drejtat e një punonjësi nuk mund të përdoren për të rregulluar marrëdhëniet e punës.

Të gjitha dokumentet e kontabilitetit të përgatitura nga një punonjës i personelit miratohen nga drejtuesi i organizatës. Pas kësaj, punonjësi duhet të njihet me ta dhe të vendosë nënshkrimin e tij.

Duhet të theksohet se në disa situata, përgatitja e dokumenteve të personelit mund të shmanget: për shembull, nuk kërkohet të hartohen përshkrimet e punës nëse kontrata e punës tashmë parashikon funksionalitetin e punonjësit. E njëjta gjë vlen edhe për klauzolën e pagës, e cila është gjithashtu fakultative nëse kontrata specifikon të ardhurat e ardhshme të punonjësit.

Prania e këtij apo atij dokumenti në të dhënat e personelit varet nga specifikat e punës së një punonjësi individual dhe të kompanisë në tërësi. Nëse kompania parashikon punë me turne, atëherë duhet të hartohet një orar ndërrimi. Gjatë kryerjes së detyrave të punës në objektet e sigurisë së lartë, në kontratë duhet të shkruhet një klauzolë për ruajtjen e sekretit tregtar, si dhe të hartohet një dispozitë përkatëse, e cila do të rregullojë procedurën e hyrjes në sekret, përgjegjësinë për zbulimin e tij. , si dhe kushtet për përfundimin e një aksesi të tillë. Është e nevojshme të hartohet një kontratë e plotë përgjegjësi me një punonjës nëse ka lidhje me mallra ose objekte me vlerë.

Përgjegjësia për shkeljet në kryerjen e të dhënave të personelit

Organi kryesor rregullator përgjegjës për sjelljen korrekte të të dhënat e personelit, eshte nje Inspektorati Shtetëror punës. Është projektuar për të kontrolluar operacionet e personelit dhe, nëse kontabiliteti i personelit kryhet me shkelje, për të sjellë përgjegjësi administrative për shkelje të legjislacionit të punës.

Dallohen llojet e mëposhtme të përgjegjësisë (neni 419 i Kodit të Punës të Federatës Ruse):

Administrative - gjoba për zyrtarët dhe kompanitë janë pasqyruar në Art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 të Kodit Administrativ të Federatës Ruse. Përgjegjësia administrative më së shpeshti ndodh në mungesë të ndonjë dokumenti të nevojshëm të personelit ose mosdorëzimi i tij me kërkesë të një punonjësi ose organizate.

Shembull:Ivanov I.A. vendosi të marrë një hua. Për ta bërë këtë, atij i duhet një kopje e librit të punës dhe një certifikatë 2-NDFL. Punëdhënësi refuzoi të lëshonte një kopje të librit të punës. Punëmarrësi ka të drejtë të raportojë veprimet e paligjshme të punëdhënësit në inspektoratin e punës, i cili do të mbajë përgjegjësinë e kompanisë (zyrtarët e saj) sipas Artit. 5.39 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse në shumën prej 1000 deri në 3000 rubla.

E drejta civile - dënimi parashikohet nga Art. 15, 151 dhe kap. 59 i Kodit Civil të Federatës Ruse.

Shembull:Në vendin e punës është lënduar Petrov S.F. Në përputhje me Art. 1085 i Kodit Civil të Federatës Ruse, punëdhënësi është i detyruar të kompensojë pagat e humbura gjatë qëndrimit të punonjësit në trajtim, si dhe kostot e trajtimit dhe shërimit të tij.

Përgjegjësia penale - Art. 143, neni. 145, Art. 145.1, Art. 146-147, Art. 215-217 të Kodit Penal të Federatës Ruse.

Për më tepër, dokumentet e shërbimeve të personelit mund të kërkohen nga organet tatimore, në rast të mosdorëzimit të tyre, lind detyrimi sipas Artit. 126 Kodi Tatimor i Federatës Ruse

Rezultatet

E saktë dhe në kohë kontabiliteti i personelit lejon menaxhmentin ta bëjë kompaninë më efikase. Aktualisht, ka shumë mjete softuerike që ndihmojnë në optimizimin e kohës për përpilimin e dokumentacionit të personelit dhe arritjen e saktësisë në raportimin e të dhënave. personelitKontabiliteti.

Organizimi dhe mirëmbajtja e menaxhimit të të dhënave të personelit është një përgjegjësi e drejtpërdrejtë e punonjësve të shërbimit të personelit. Në situatat e krijimit të një organizate të re, transformimit të opsioneve të vjetra ose të tjera të riorganizimit, menaxhmenti dhe departamenti i personelit duhet të dinë pikat kryesore të punës: trajnimin dhe kërkimin e punonjësve, punësimin, transferimin dhe shkarkimin e personelit, si dhe rregullat për ruajtja arkivore dhe operacionale e dokumenteve.

Organizimi kompetent i menaxhimit të të dhënave të personelit si bazë për stabilitetin e kompanisë

Në çdo organizatë, pavarësisht nga forma e pronësisë, ekziston një staf. Ai ndryshon në madhësi dhe përbërje, në funksionet e kryera dhe në nivelin e kualifikimit. Detyra e departamentit të personelit është të sigurohet që të gjitha pyetjet dhe problemet që lidhen me punonjësit e ndërmarrjes të zgjidhen sa më shpejt dhe me kompetencë.

Stabiliteti i një organizate varet drejtpërdrejt nga punonjësit e saj. Detyra kryesore e shërbimit të personelit është përzgjedhja kompetente dhe në kohë e punonjësve, kryerja e menaxhimit të të dhënave të personelit në përputhje me ligjin dhe dërgimi në kohë i dokumenteve në arkiv. Kjo është baza për funksionimin e qëndrueshëm të çdo ndërmarrje.

Trajnimi i personelit për punë me personel

Udhëzimi për menaxhimin e të dhënave të personelit tregon qartë nevojën e trajnimit profesional për specialistët e personelit. Megjithatë, në praktikë shpesh ka problem me trajnimin e punëtorëve të profilit të kërkuar.

E veçanta e lartë dhe e mesme shkollat nuk nxjerrin specialistë me një kualifikim kaq të ngushtë si “punë në zyrë personeli”. Trajnimi zakonisht zhvillohet tashmë në vend ose në kurse të specializuara. Është gjithashtu e mundur që të trajnohet një punonjës direkt në vendin e punës duke mentoruar.

Menaxhimi i të dhënave të burimeve njerëzore trajnimi i specialistëve përfshin mënyrat e mëposhtme:

rikualifikim bazuar në të dytën arsimin e lartë;
arsimin e lartë profili ngjitur, për shembull, "menaxhimi i dokumenteve", "jurisprudenca", "menaxhimi i personelit", "siguria e informacionit";
trajnim në kurse të specializuara afatgjatë (të paktën tre muaj), të ndjekur nga një provim;
punë praktike e ndjekur nga zhvillimi i rregullt profesional.

Dokumentet rregullatore që rregullojnë punën e shërbimeve të personelit

Veprimtaritë e departamentit të personelit organizimi i përgjithshëm Menaxhimi i të dhënave të personelit është shumë i varur nga legjislacioni aktual dhe dokumentet rregullatore të brendshme. Kjo veçori shoqërohet me nuancat e punës me një numër të madh dokumentesh personale, të cilat shpesh janë konfidenciale.

Puna e zyrës në shërbimin e personelit rregullohet me aktet e mëposhtme:

Kushtetuta, Kodet Civile dhe të Punës, si dhe pjesërisht Penale dhe Familjare;
aktet legjislative për profilin e organizatës në çështjet që kanë të bëjnë me punën me personelin;
aktet normative me rëndësi vendore;
klasifikues, rregulla dhe udhëzime të ndryshme të nivelit federal;
dokumente rregullatore të brendshme, për shembull, udhëzime për menaxhimin e të dhënave të personelit;
urdhra dhe direktiva nga menaxhmenti.

Punonjësit e shërbimit të personelit janë të detyruar të respektojnë rreptësisht kërkesat e akteve rregullatore dhe mbi të gjitha të Kodit të Punës.

Kërkimi dhe dokumentacioni i punonjësve

Menaxhimi i burimeve njerëzore fillon me kërkimin dhe regjistrimin e personelit. Para së gjithash, është e nevojshme të vendosni për opsionet për gjetjen e punonjësve të rinj. Ndër to dallohen këto:

agjencitë dhe zyrat e punësimit;
punësimi;
panaire pune;
shkollat;
bordet e punës dhe rezyme për burime të ndryshme;
organizata të tjera;
të njohurit dhe miqtë.

Të gjitha opsionet e kërkimit për punonjësit kanë avantazhet dhe disavantazhet e tyre, punonjësi i departamentit të personelit duhet të shfrytëzojë sa më shumë të gjitha mundësitë për të mbyllur vendin e lirë.

Kur gjendet një kandidat, bëhet një intervistë me të. Është e dëshirueshme që progresi i tij të dokumentohet: është më e lehtë të merret një vendim i informuar për punësimin ose refuzimin. Në rastin e fundit personi njoftohet me shkrim për arsyen brenda pesë ditëve pune. Nëse aplikanti ka të drejtë për pozitë e lirë, atëherë duhet të numërohet. Nga kjo fillon regjistrimi për një punonjës të caktuar.

lidhja e një kontrate pune;
lëshimi i një urdhri pranimi;
një punonjës i ri ose institucioni i saj;
regjistrimi i një karte personale;
nëse pranohet në organizatë - krijimi i një dosjeje personale;
njohja dhe nënshkrimi nga punonjësi i dokumenteve dhe udhëzimeve rregullatore të brendshme.

Të dhënat e personelit (kartat personale, lista e stafit)

Menaxhimi i burimeve njerëzore kërkon regjistrim të detyrueshëm dokumentacioni kontabël, në veçanti, kartat e personelit dhe personale. Këto dokumente janë të detyrueshme për organizatat e të gjitha formave të pronësisë.

Stafi dhe numri i punonjësve duhet të jenë të përditësuar dhe të plotësojnë nevojat e organizatës. Ai përmban emrat e të gjitha pozicioneve, numrin e tarifave, duke treguar vendet e lira për një periudhë të caktuar.

Kartat personale janë dokumente të unifikuara që përmbajnë të dhëna të shkurtra për veprimtarinë e punës së punonjësit dhe informacione personale. Ato i nënshtrohen kontabilitetit të rreptë dhe kushte të veçanta ruajtje, në vende që parandalojnë dëmtimin dhe vjedhjen e tyre.

Porositë për personelin, dallimet dhe veçoritë e dizajnit

Biznesi i përgjithshëm në puna e personelit kryesisht të shprehura në urdhrat dhe udhëzimet e udhëheqjes. Këto dokumente mund të kenë të bëjnë me punonjësit individualë dhe të gjithë stafin në tërësi. Ato ndryshojnë në karakteristikat e projektimit dhe zbatimit.

Shumica e urdhrave dhe udhëzimeve në lidhje me veprimet specifike me një punonjës kanë një formë të unifikuar. Ato i nënshtrohen marrëveshjes së detyrueshme me të gjithë të interesuarit dhe njohjes nga punonjësi kundrejt faturës. Kopjet e urdhrave të personelit ruhen në një dosje personale dhe origjinalet në dosje të veçanta.

Ditar mbi menaxhimin e të dhënave të personelit, rregullat për regjistrimin dhe ruajtjen

Për të llogaritur lëvizjen në shërbimin e personelit, ajo përfshin mirëmbajtjen e revistave të specializuara. Këto janë dokumente tabelare të një formati shumëfaqesh, më shpesh të unifikuar. Zakonisht ato fillojnë ose në fletore të mëdha, ose blihen të gatshme në dyqane të specializuara.

Llojet e revistave të personelit:

regjistrimin e dokumentacionit hyrës dhe dalës, përfshirë letrat;
regjistrimi i porosive;
regjistrimi i mbërritjes dhe largimit të punonjësve në udhëtime pune;
regjistrimin e aplikacioneve, parashtresave, njoftimeve, zyrtarëve dhe shkresave;
regjistrimi i formularëve të librave të punës, inserteve të tyre;
librat e kontabilitetit për lëvizjet e dokumenteve të ndryshme të personelit etj.

Të gjitha revistat duhet të jenë të lidhura dhe të vulosura, dhe fletët duhet të jenë të numëruara. Ato duhet të mbahen të ndara nga të gjitha dokumentet. Mundësisht në një kasafortë ose një kabinet të veçantë.

Karakteristikat e ruajtjes dhe ruajtjes së skedarëve personalë

Mbajtja e të dhënave personale nuk është e detyrueshme. Megjithatë, shumica e organizatave mbledhin të dhënat e punonjësve në një formë ose në një tjetër. Sigurisht, është më e përshtatshme ta bëni këtë në një dosje.

Një dosje personale është një grup informacioni personal të dokumentuar për një punonjës, të mbledhur dhe të formuar në një mënyrë të caktuar. Mund të përfshijë një sërë dokumentesh dhe kopjesh:

kopjet e urdhrave për punonjësin;
kopjet e deklaratave;
kopjet e dokumenteve të identitetit që konfirmojnë kualifikimet, arsimin, përfitimet dhe statusin martesor;
pyetësor;
karakteristikat dhe rishikimet;
referenca etj.

Dosjet personale përfshijnë informacione personale dhe duhet të mbahen të ndara nga dokumentet e tjera. Qasja në to lejohet vetëm për një rreth rreptësisht të kufizuar zyrtarësh. Me shkarkimin e stafit, dosjet personale dorëzohen për ruajtje arkivore.

Rregulla për regjistrimin, ruajtjen dhe lëshimin e librave të punës, si dhe inserteve

Të gjitha organizatat janë të detyruara të mbajnë libra pune për stafin e tyre, me përjashtim të punonjësve të punësuar me kohë të pjesshme. Në pranimin fillestar, punëdhënësi merr në mënyrë të pavarur formularët bosh dhe bën hyrjen e parë në to. Në faqen e titullit shkruani të dhënat përkatëse për punonjësin. Më pas, është e nevojshme të monitorohet rëndësia e tyre dhe të bëhen ndryshime në kohë.

Në përhapjen e pjesës kryesore, bëhen shënime për punën dhe aktivitete sociale punonjësi, pritja e tij e përhershme Të gjitha hyrjet janë të numëruara rendit të përgjithshëm dhe bëhen në bazë të porosisë. Procesverbali i shkarkimit shoqërohet me një gjurmë të vulës së organizatës dhe nënshkrimin e drejtuesit.

E punuar me dorë, blu stilolaps me top, shkrim dore i qartë dhe i lexueshëm. Monitoroni me kujdes rëndësinë dhe besueshmërinë e të dhënave të futura. Nëse është e nevojshme të korrigjohen informacionet, atëherë ato duhet të kryqëzohen me kujdes me një rresht dhe duhet të futet informacioni aktual. Ky veprim duhet të konfirmohet me nënshkrimin e kokës dhe vulës.

Ruani librat e punës veçmas nga dokumentet e tjera, në kasafortë. Ndalohet dorëzimi i tyre nëpunësve apo të tretëve pa urdhër të posaçëm nga autoritetet përgjegjëse.

Karakteristikat e ruajtjes operacionale dhe arkivore të dokumenteve të personelit

Ruajtja e dokumenteve të personelit përcaktohet nga rëndësia e tyre e veçantë. Ato përmbajnë informacione personale dhe janë konfidenciale. Të dhëna të tilla nuk i nënshtrohen zbulimit të paautorizuar. Përndryshe, punëtorët shërbimi i personelit dhe drejtuesi i organizatës gjobitet.

Për të organizuar ruajtjen e duhur të dokumenteve të personelit në shërbimin e personelit, është e dëshirueshme që të ketë një dhomë të veçantë. Duhet të ketë një hyrje në të dhe duhet të jetë e pajisur me një derë metalike me alarm.

Vetë dokumentet duhet të ruhen në kabinete metalike ose kasaforta. Shmangni ekspozimin ndaj rrezeve të diellit dhe pluhurit, si dhe luhatjeve të temperaturës dhe lagështisë së tepërt. Këto hapa të thjeshtë do të ndihmojnë në ruajtjen e të dhënave personale.

Të dhënat e personelit duhet të mbahen në çdo ndërmarrje, pavarësisht nga forma e pronësisë dhe numri i punonjësve. Numri i punonjësve nuk ndikon në sjelljen e menaxhimit të të dhënave të personelit. Të gjitha organizatat i nënshtrohen të njëjtave kërkesa, të bazuara kryesisht në Kodin e Punës të Federatës Ruse. Prandaj, kompanitë që sapo janë regjistruar duhet të jenë të njohura mirë ligji i punës dhe të zhvillojë biznes me kompetencë.

Për çfarë është

As një ndërmarrje e vetme, madje edhe më teknologjike nuk mund të bëjë pa punonjës. Prandaj, e tyre lëvizja duhet të kontrollohet.. Organizimi i kontrollit të kualifikuar mbi stafin e ndërmarrjes është një nga detyrat kryesore të drejtuesit.

Kontabiliteti i personelit është një grup procedurash, çështjesh organizative që lidhen me monitorimin e çdo veprimi të personelit të ndërmarrjes. Ky lloj biznesi lejon rregullojnë qartë çdo marrëdhënie ndërmjet punëdhënësit dhe punonjësve të organizatës.

Çdo lëvizje e punëtorëve brenda organizatës duhet të dokumentohet. Menaxhimi i të dhënave të personelit siguron regjistrimin ligjor të marrëdhënieve të punës midis organizatës dhe punonjësve të saj.

Legjislacioni rus detyron të kontrollojë personelin në secilën ndërmarrje. Në varësi të numrit të punonjësve me kohë të plotë në organizatë, mund të punojë një oficer personeli ose një departament i tërë. Gjithashtu, numri i menaxherëve të burimeve njerëzore varet nga specifikat e kompanisë. Ndërmarrjet me të dëmshme kushte të rrezikshme punë, kërkojnë kontabilitet më të rëndë, prandaj do të ketë më shumë oficerë të personelit në shtet.

Nëse nuk futeni në nuanca të vogla, në përgjithësi, kontabiliteti i personelit zgjidh detyrat e mëposhtme:

Çdo organizatë ka të drejtë t'u japë punonjësve të departamentit të personelit kompetenca të caktuara. Përgjegjësitë funksionale mund të ndryshojnë në varësi të përbërjes sasiore dhe karakteristikave të kompanisë.

Udhëzime hap pas hapi për organizimin e kontabilitetit nga e para

Kur organizoni një ndërmarrje, punonjësit e saj përgjegjës përballen me një detyrë të vështirë - Krijimi i rrjedhës së punës, së bashku me të gjitha dokumentet e nevojshme.

Kjo varet kryesisht nga kualifikimet e stafit. Prandaj, një person që e njeh mirë legjislacionin rus të punës dhe ka përvojë në një punë të tillë duhet të emërohet në pozicionin e personit përgjegjës për të dhënat e personelit.

Në fazën fillestare, së bashku me drejtuesin e kompanisë, duhet të vendosni për një listë të dokumentacionit opsional, por të nevojshëm për punë.

Para hartimit të një plani veprimi për organizimin e menaxhimit të dokumenteve, menaxheri i personelit ose personi tjetër përgjegjës për të punuar me njësitë e stafit duhet të studiojë kuadrin aktual rregullator dhe dokumentet e themelimit ndërmarrjeve. I gjithë dokumentacioni i personelit hartohet në përputhje me to.

Udhëzimi hap pas hapi për formimin e të dhënave të personelit nga e para ka hapat e mëposhtëm:

Punësimi i një drejtuesi. Kjo pikë është e para, sepse duhet të nënshkruhen të gjitha rregulloret e punës, kontratat, personeli dhe dokumentet e tjera të detyrueshme person përgjegjës që është drejtori ose organ i autorizuar prej tij.
Pastaj është e nevojshme të formohen rregullat e brendshme.
Në fazën e tretë, plotësohet tabela e personelit.
Në përputhje me Legjislacioni rusështë hartuar një mostër e kontratës së punës.
Para punësimit të personelit, është e nevojshme të zhvillohet pëlqimi i punonjësit për të dhënë të dhëna personale, si dhe një dispozitë për mbrojtjen e tyre.
Regjistrimi zyrtar i punonjësve, me lidhjen e kontratave.
Zhvillimi i urdhrave mbi përgjegjësinë, rregulloret për mbrojtjen e punës dhe dokumentacion tjetër.

Pas pranimit të të gjithë punonjësve në shtet, departamenti i personelit fillon të punojë si zakonisht. Rregulli kryesor është që çdo ngjarje që lidhet me një marrëdhënie pune të dokumentohet në dokumentacionin parësor.

Rregullat për përgatitjen, ekzekutimin, nënshkrimin e dokumenteve rregullohen me udhëzimet e brendshme të ndërmarrjes. Menaxheri i personelit ose një punonjës tjetër, të cilit i janë besuar funksionet e mbajtjes së menaxhimit të dokumenteve të personelit, është përgjegjës për të gjitha punët e zyrës që lidhen me personelin.

Dokumentet e nevojshme

Për organizimin e kontrollit të rregullt, është e nevojshme mbajtja e dokumentacionit për të dhënat e personelit. Ky është një grup urdhrash, memorandumesh dhe gjëra të tjera që regjistrojnë të gjitha marrëdhëniet e punës brenda kompanisë midis administratës dhe punëtorëve.

Kontrolli ligjor i personelit siguron regjistrimi ligjor dhe forcimin e marrëdhënieve të punës ndërmjet punëdhënësit dhe personelit.

Nuk është e ndaluar ligjërisht të hartoni dokumente të brendshme në ndërmarrje për lehtësinë e punës me stafin. Vëllimi dhe dizajni i tyre varet nga specifikat e institucionit.

Në nivel legjislativ, kërkohen rregulloret e mëposhtme:

rregulloret e brendshme të punës (PWTR). Ato rregullojnë regjistrimin e të gjitha marrëdhënieve të punës brenda organizatës: punësimin dhe largimin nga puna, lidhjen e kontratave të punës dhe zgjidhjen e mosmarrëveshjeve. Në bazë të saj, ato formohen detyrat zyrtare punëtorët, orarin e tyre të punës me kohë të përcaktuara qartë të punës dhe pushimit. Prania e rregullave është e detyrueshme sipas Kodit të Punës;
orari i personelit. Përcakton numrin e stafit, pasqyron strukturën e ndërmarrjes. Ai liston të gjitha pozicionet e disponueshme dhe pagat dhe shtesat përkatëse. Nga lista e stafit, mund të merrni informacione për vendet e lira të disponueshme. Orari hyn në fuqi pas nënshkrimit nga titullari ose organi i autorizuar prej tij;
kontrata e punës. Ky dokument përcakton qartë të gjitha marrëdhëniet e punës ndërmjet punëdhënësit dhe njësive të personelit. Ai përcakton qartë përgjegjësitë e punës së punonjësit, të drejtat dhe detyrimet e palëve dhe dispozitat e përgjithshme. Përmbajtja e kontratës së punës duhet të përputhet plotësisht me kërkesat e Kodit të Punës të Federatës Ruse, Art. 56;
kartat personale. Ky dokument pasqyron të gjitha informacionet rreth punonjësit. Mund të quhet edhe një çështje personale. Nuk ka dispozita të qarta ligjore për rregullat për kryerjen e punëve personale. Gjëja kryesore është që të gjitha informacionet në lidhje me lëvizjen, pushimet, stimujt e punonjësve dhe të ngjashme duhet të futen në kartë. Rasti formohet në kurriz të të dhënave personale, fotografive dhe kopjeve të dokumenteve shoqëruese;
urdhra në lidhje me punësimin, largimin nga puna ose transferimin në një punë tjetër, dhënien e lejes;
orari i pushimeve. Ai hartohet duke marrë parasysh dëshirat e punonjësve, mendimin e organizatës sindikale dhe të drejtat që kanë kategori të caktuara punëtorësh;
fletën e kohës. Ai lëshohet për të kontrolluar kohën aktuale të punuar nga secili punonjës. Është veçanërisht e rëndësishme për punëtorët me orare fleksibël;
librat e punës. Ata regjistrojnë përvojën totale të punës së një personi. Në përputhje me Art. 66 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, ai duhet t'u paraqitet punëtorëve në rast të një krimi në punë. Librat e punës ruhen dhe plotësohen në përputhje me udhëzimin e miratuar nga Ministria e Punës e Federatës Ruse;
urdhra për mbrojtjen e punës;
rregullore për mbrojtjen e të dhënave personale. Kjo kërkesë e ligjit shumë shpesh shkelet nga punëdhënësi. Prania e detyrueshme e një dispozite përcaktohet në legjislacionin federal dhe kodin e punës.

Ruajtja, plotësimi dhe ruajtja e të gjithë dokumentacionit të personelit duhet të bëhet me përgjegjësi.

Për mungesën e dokumenteve të detyrueshme ose për mirëmbajtjen e gabuar të tyre, parashikohet përgjegjësi administrative. Shuma e gjobës për personat juridikë mund të arrijë 50 mijë rubla.

Rivendosja e të dhënave të personelit

Nuk është gjithmonë e mundur të mbahen të dhënat e personelit siç duhet. Ka disa arsye për këtë:

mungesa e një oficeri të kualifikuar të kontrollit të personelit;
shërbimi i personelit nuk u formua në organizatë, dhe punonjësi të cilit iu dha "ngarkesa" e menaxhimit të të dhënave të personelit fizikisht nuk arriti të përballonte detyrat e caktuara;
menaxhmenti i kompanisë nuk i kushtoi vëmendjen e duhur këtij departamenti dhe arsyeve të ngjashme.

Nëse të dhënat e personelit janë në gjendje të keqe, ato mund të rikthehen. Periudha më e gjatë nuk u krye punë normale aq më e vështirë do të jetë për ta bërë këtë. Së pari, ju duhet të gjeni një punonjës me përvojë, të përgjegjshëm që e njeh mirë legjislacionin rus të punës.

Rimëkëmbja kalon nëpër hapat e mëposhtëm:

Studimi i kujdesshëm i dokumenteve në dispozicion dhe renditja e tyre sipas ndarjes dhe kronologjisë. Analiza duhet të fillojë me dokumentacionin statutor që në momentin e hapjes së kompanisë, më pas duhet të kontrolloni direkt dokumentacionin e personelit.
Hetohet ekzistimi i dokumenteve të detyrueshme për mbajtjen e llogarisë.
Kontrollimi i përmbajtjes së dokumentacionit ekzistues. Duhet të filloni me librat e punës. Ato duhet të përmbajnë një procesverbal të fillimit të marrëdhënies së punës.
Është kryer një analizë e përputhshmërisë së përmbajtjes së tabelës së personelit, kontratave të punës dhe fletëve të pagave pagat. Nëse llogaritja është kryer në bazë të fletës kohore.
Mësoni si të plotësoni formularët e duhur. A ka të gjitha të nevojshme shënimet e zyrës për punë në ditë pushimi apo fundjavë, nëse është marrë pëlqimi nga punëmarrësi, nëse këto veprime janë koordinuar me organizatën sindikale.
Kontrollimi i orarit të pushimeve dhe pasqyrimi i tij në fletën e kohës.
Analiza e personelit. Çdo ndryshim në profesione, shtesa, vende të lira pune duhet të pasqyrohet në tabelën e re të personelit.
Ne fillojmë të studiojmë disponueshmërinë e kontratave të punës, urdhrave dhe dokumenteve të tjera.
Ne hartojmë një plan me faza për restaurimin e dokumenteve. Le të fillojmë rimëkëmbjen.

Një punonjës i caktuar në një zonë të tillë komplekse, pas studimit të gjendjes së dokumentacionit, duhet të pranojë rastet. Në këtë fazë, ai përshkruan se çfarë dokumentesh konkrete dhe në çfarë gjendje ka pranuar. Vetëm atëherë fillon rikuperimi.

Duhet të fillojë me rivendosjen e kontratave të punës. Mund të jetë e vështirë t'u shpjegosh punonjësve nevojën për të nënshkruar kontrata, urdhra "të prapambetura", edhe më e vështirë ftoni një punonjës që nuk punon në kompani për plotësimin e dokumenteve.

Kronologjia e ngjarjeve është e rëndësishme në të dhënat e personelit. Mund të përpiqeni të lidhni një kontratë pune nga data aktuale dhe të tregoni në të datën aktuale të pranimit për punë. Por Inspektorati i Punës, një dokument i tillë nuk do të konsiderohet i ekzekutuar saktë.

Prandaj, për të shmangur vendosjen e gjobave të konsiderueshme, ekzekutimi i dokumentacionit të personelit duhet të trajtohet në kohën e duhur.

A është e nevojshme për organizatat e vogla

Në çdo ndërmarrje, edhe nëse ka vetëm një punonjës të punësuar, kontrolli i personelit është i nevojshëm. Pavarësisht nga forma e taksimit, lloji i veprimtarisë apo specifikat e prodhimit, duhet të jetë i pranishëm një person përgjegjës për plotësinë dhe korrektësinë e regjistrimit të dokumentacionit kontabël. Kjo kërkesë e ligjit rus të punës zbatohet për sipërmarrësit individualë (IP).

Kjo do të thotë, nëse një punonjës i punësuar shfaqet në shtet, sipërmarrës individual nevojiten evidencat e personelit. Nëse sipërmarrësi individual i kryen aktivitetet e tij në mënyrë të pavarur, të dhënat e personelit nuk janë të nevojshme.

Menaxheri ka të drejtë të zgjedhë në mënyrë të pavarur metodën e ushtrimit të kontrollit:

më vete. Për këtë punësohet një specialist i kualifikimit përkatës;
përfshirja e organizatave të palëve të treta që ofrojnë shërbime të jashtme;
përdorimi i shërbimeve të internetit me pagesë.

Për regjistrim jo të duhur të stafit Një sipërmarrës individual mund të ketë përgjegjësi administrative dhe penale..

Lista e dokumenteve të kërkuara për mirëmbajtje është e njëjtë si për një sipërmarrës individual ashtu edhe për një person juridik.

Dallimet shfaqen kur një sipërmarrës individual bëhet punëdhënës për herë të parë. Ai duhet të regjistrohet në autoritetet lokale:

v Fondi i pensionit brenda 30 ditëve nga ardhja e punonjësit të parë;
në fondin e sigurimeve shoqërore brenda 10 ditëve.

Dështimi këtë kërkesë sjell dënime të rënda nga autoritetet inspektuese.

Programet që ndihmojnë në mbajtjen e të dhënave të personelit

Nëse ka vetëm një punonjës në shtet, të dhënat e personelit nuk janë të vështira. Legjislacioni nuk kufizon personelin punëtorë nga një sipërmarrës individual. Prandaj, me zgjerimin e biznesit, do të kërkohet automatizimi i rrjedhës së punës.

Sipërmarrësi ka të drejtë të zgjedhë në mënyrë të pavarur një program të veçantë. V Kohët e fundit softveri më i përdorur "1C: Paga dhe Personeli". Ndihmon për të automatizuar jo vetëm menaxhimin e të dhënave të personelit, por gjithashtu lehtëson mbajtjen e kontabilitetit.

Përveç këtij programi një sipërmarrës mund të përdorë platformat e mëposhtme për të automatizuar punën me personelin:

Kors-Kadry;
Frames Plus;
Departamenti i Burimeve Njerëzore;
Punonjësit e kompanisë dhe të tjerët.

Janë zhvilluar shumë programe. Disa paguhen, por ju lejojnë të përdorni versionet e shikimit për rishikim, të tjerët janë plotësisht falas, por kanë një sërë kufizimesh. Ka disa programe në "cloud", përdorimi i të cilave kërkon një pagesë mujore.

Duhet të theksohet se asnjë program nuk heq përgjegjësinë për dizajn i saktë dhe plotësimi i dokumenteve. Softueri e bën të lehtë punën dhe ofron shabllone për shumicën dokumentet e kërkuara.

Kontabiliteti i personelit ka një rëndësi të madhe për funksionimin e çdo organizate. Kjo ju lejon të gjurmoni qartë kronologjinë e çdo ngjarje pune, të mbroni të drejtat e punonjësve dhe administratës së kompanisë. Shërbimi i personelit është fytyra e ndërmarrjes, nga puna, e cila gjykohet nga veprimtaritë e kompanisë në tërësi.

Në këtë video, vizuale dhe udhëzime të hollësishme se si të organizohen të dhënat e personelit në një organizatë hap pas hapi.

Organizimi i të dhënave të personelit në ndërmarrje nuk është një detyrë e vështirë, por e mundimshme. Ajo zgjidhet duke nisur vazhdimisht proceset e personelit, të cilat rregullohen nga legjislacioni aktual.

Në përgjithësi, mirëmbajtja e saktë e të dhënave të personelit jo vetëm që e shpëton ndërmarrjen nga inspektimet nga autoritetet rregullatore, por gjithashtu i lejon punonjësit të shmangin problemet, për shembull, me dhënien e pensioneve ose mundësinë për të aplikuar për të tjera garanci sociale. Ndodh shpesh që për shkak të punës së papërshtatshme në zyrë në vendin e punës, njerëzit duhet të shpenzojnë sasi e madhe kohë, financa dhe nerva për t'i provuar çdo autoriteti të drejtën e tyre për të marrë përfitime, shtesa dhe pagesa të tjera. Prandaj, çdo menaxher duhet të kujtojë se të dhënat e personelit dhe organizimin e duhur Puna në zyrë është një nga detyrat kryesore për të cilën ai përgjigjet para stafit të tij dhe shtetit.

Ky artikull do t'ju tregojë për korrektësinë e vendosjes së këtij procesi, si dhe për të gjitha nuancat e tij. Më tej, do të jetë e mundur të merret një përgjigje për pyetjen se si të organizohen siç duhet të dhënat e personelit nga e para hap pas hapi dhe të shmangen gabimet.

Konceptet dhe përkufizimet

Para se të kuptojmë rregullimin e këtij procesi, është e nevojshme të përcaktohen konceptet bazë. Pra, kontabiliteti i personelit është procesi i organizimit të kontabilitetit të punonjësve, i cili shoqërohet me regjistrimin zyrtar të punësimit, lëvizjen nga një pozicion në tjetrin dhe lirimin e personelit, si dhe llogaritjen e marrëdhënieve të punës së ndërmarrjes dhe personelit të saj.

Menaxhimi i të dhënave të personelit është një aktivitet që siguron mbajtjen e dokumentacionit dhe organizimin e punës me dokumentet e personelit.

Kështu, bëhet e qartë se menaxhimi i të dhënave të personelit dhe kontabiliteti i personelit janë dy fenomene të ndërlidhura që synojnë zbatimin e politikës së personelit të një ndërmarrje.

Synimet dhe synimet

Qëllimi i të dhënave të personelit është krijimi i një sistemi efektiv dhe funksional të menaxhimit të të dhënave të personelit dhe formalizimi i duhur i marrëdhënieve të punës ndërmjet punëdhënësit (ndërmarrjes) dhe punonjësit (stafit) drejtpërdrejt.

Por detyrat që janë krijuar për të zgjidhur të dhënat e personelit janë si më poshtë - rregullimi i marrëdhënieve midis punëdhënësit dhe punonjësve të ndërmarrjes dhe krijimi i një baze organizative dhe ligjore për marrëdhëniet e punës.

Pasi të keni kuptuar se cilat janë të dhënat e personelit, mund të filloni të mendoni se si të organizoni siç duhet të dhënat e personelit nga e para hap pas hapi.

Fazat e organizimit të të dhënave të personelit

Pra, përpara se të filloni të organizoni të dhënat e personelit hap pas hapi nga e para, ju duhet një plan i qartë veprimi, i ndarë në faza. Kjo do t'ju ndihmojë të mos humbisni pika të rëndësishme në këtë proces.

Pra, organizimi i të dhënave të personelit në përgjithësi përfshin kalimin e fazave të mëposhtme:

Krijimi i një shërbimi personeli (departamenti) nëse ndërmarrja planifikon të punësojë një numër të madh punonjësish, ose caktimin e përgjegjësive të kontabilitetit tek një specialist i caktuar nëse ndërmarrja planifikon të ketë një numër të vogël punonjësish.
Zhvillimi i dokumentacionit kryesor rregullator (në fushën e menaxhimit të personelit të ndërmarrjes).
Organizimi i punës së zyrës (përcaktimi se kush dhe si do të hartojë dokumentacionin, zhvillimi i formularëve të urdhrave për çështjet e personelit, mbajtja e revistave raportuese, etj.).
Automatizimi i të dhënave të personelit (nëse është e nevojshme).
Përcaktimi i mënyrave për të kontrolluar korrektësinë e kontabilitetit (rregullimi dhe caktimi i kompetencave për zyrtarët përgjegjës për kontabilitetin e duhur).

Secila prej këtyre fazave ka detyra dhe nëndetyra të caktuara. Të gjithë ata duhet të merren parasysh.

Kush duhet të mbajë shënime?

Siç u përmend më herët, ekzistojnë dy mënyra për të përcaktuar se kush do të jetë përgjegjës për mbajtjen e të dhënave të personelit në një ndërmarrje. Në përgjithësi, varet nga sa njerëz është planifikuar të punësojë për të arritur qëllimet (si rregull, qëllimi i ndërmarrjes është të organizojë aktivitetet tregtare për fitim).

Për kompanitë e mëdha rekomandohet të krijohet një shërbim personeli ose një departament i plotë i personelit. Për ndërmarrjet e vogla, është e pranueshme që detyrat e një oficeri të personelit t'i caktohen një llogaritari ose sekretari. Sidoqoftë, ekziston një opsion i tretë - transferimi i rasteve të mbajtjes së të dhënave në kontraktimin e jashtëm organizata të specializuara.

Kur krijoni një shërbim ose departament, do t'ju duhet të krijoni disa dokumente rregullatore, përkatësisht rregulloren për shërbimin (departamentin) dhe përshkrimet e punës së punonjësve. Në rastin e caktimit të detyrave për një kontabilist ose sekretar, do të jetë e nevojshme të përshkruhen funksionet e një oficeri të personelit në përshkrimin e punës së punonjësit të përzgjedhur. Nëse ka një nevojë të tillë, rekomandohet të dërgoni një kontabilist ose sekretar në kurset e HR. Kjo do të ndihmojë në përmirësimin e aftësive të punonjësve të cilët do të jenë përgjegjës për çështjet e personelit. Por nëse vendoset të bashkëpunohet me organizata të palëve të treta për transferimin e përgjegjësive të kontabilitetit tek ata, atëherë kërkohet lidhja e një marrëveshjeje.

Zhvillimi i dokumentacionit të detyrueshëm të personelit

Ka një sërë dokumentesh që janë të detyrueshme për ata që mbajnë të dhënat e personelit dhe punën në zyrë. Para së gjithash, një dokument i tillë është tabela e personelit. Është një dokument që tregon përbërjen, personelin dhe pagat e punonjësve, si dhe emrat e pozicioneve. Në tabelën e personelit, pozicionet e punonjësve ndahen në departamente, gjë që bën të mundur kryerjen e një analize sasiore dhe cilësore të të gjithë ndërmarrjes.

Hapi tjetër është zhvillimi formë standarde urdhrat e personelit, të cilat do të shfaqin informacione në lidhje me pranimin, transferimin në një pozicion tjetër, dërgimin me pushime dhe shkarkimin e punonjësve të ndërmarrjes.

Tjetra dokument detyrues Këto janë rregullore të brendshme të punës. Ato shfaqin pikat kryesore që rregullojnë veprimtarinë e punës të të gjithë punonjësve të ndërmarrjes. Sipas këtij dokumenti, nëse një punonjës shkel rregullat e përshkruara në dokument, ai mund të ndëshkohet duke e vënë në përgjegjësi disiplinore.

Gjithashtu, një dokument tjetër i të dhënave të personelit është kontratë standarde për lidhjen e marrëdhënieve të punës ndërmjet ndërmarrjes dhe punëmarrësit. Kontratat e punës mund të jenë të të njëjtit lloj ose të përpunohen për secilin pozicion veç e veç. Përveç kësaj, kompania duhet të zhvillojë një fletë kohore që do të shfaqë orët aktuale për të cilat punonjësi do të marrë paga.

Ju gjithashtu duhet të mbani mend për orarin e pushimeve në ndërmarrje. Ky dokument zhvillohet jo më vonë se dy javë para fundit të vitit. Shfaqet orari i pushimeve plani kalendar dërgimi i njerëzve në pushim të detyrueshëm. Gjatë hartimit të një plani të tillë, duhet të mbahet mend se stafi duhet të dërgohet me pushime në atë mënyrë që mungesa e njëkohshme e disa punëtorëve të mos sjellë ndërprerje. procesi i punës ndërmarrjeve.

Nuk duhet të harrojmë për zhvillimin e rregulloreve për pagat. Ky dokument tregon procesin e listës së pagave për personelin e organizatës, si dhe rregullon llogaritjen pagesat shtesë, për shembull, shtesat, stimujt ose shpërblimet. Faza përfundimtare është zhvillimi i rregulloreve për ndarjet e ndërmarrjes dhe përshkrimet e punës profesionistët dhe punëtorët. Përveç kësaj, rekomandohet të hartohet një rregullore për të dhënat personale. Pasi të jenë përgatitur dokumentet rregullatore, mund të filloni të organizoni punën në zyrë.

pune zyre

Puna në zyrë përfshin mbajtjen e dokumentacionit të duhur në lidhje me pranimin, lëvizjen dhe lirimin e personelit.

E detyrueshme është mbajtja e dosjeve personale që depozitohen për çdo punonjës të ndërmarrjes. Ai përfshin një kartë regjistrimi personal të personelit, një aplikim për pranim, një kopje të një pasaporte, kopje të dokumenteve mbi arsimin, një certifikatë kalimi ekzaminim mjekësor, një kopje të letërnjoftimit ushtarak (nëse ka) dhe dokumente të tjera që krijohen gjatë veprimtarisë së punës së punonjësit. Dhe gjithashtu një detyrë tjetër dhe shumë e rëndësishme është plotësimi i librave të punës.

Përveç të gjitha sa më sipër, mund të zhvillohen dokumente të tjera që lidhen drejtpërdrejt me specifikat e ndërmarrjes, duke siguruar punën korrekte në fushën e kontabilitetit të personelit.

Cilat revista duhet të jenë në menaxhimin e të dhënave të personelit?

Para së gjithash, ju duhet të krijoni regjistrat e mëposhtëm:

njohja me rregullat e rregulloreve të brendshme të punës;
regjistrimi i urdhrave të personelit;
regjistrimin e urdhrave për punësim;
regjistrimi i porosive për pushime të rregullta;
Kontabiliteti pushim mjekësor;
regjistrimin e kontratave të punës;
llogaritja e punëtorëve të dërguar;
llogaritja e orarit të punës;
kontabiliteti i lëvizjes së librave të punës;
kontabiliteti për kartat personale;
kontrolle kontabël.

Përveç vetë regjistrave, udhëzimet për plotësimin e tyre mund të zhvillohen si shtesë e tyre. Gjithashtu i gjithë dokumentacioni që është i regjistruar në këto revista ruhet në dosje të veçanta sipas nomenklaturës së miratuar.

Automatizimi i kontabilitetit

Siç është bërë e qartë tashmë nga informacioni i mësipërm, të dhënat e personelit janë një proces shumë i mundimshëm që kërkon vëmendje të veçantë nga punonjësit që janë përgjegjës për mirëmbajtjen e kësaj çështje. Prandaj, sot mund të thjeshtohet me automatizim.

Ka shumë programe që thjeshtojnë punën e oficerëve të personelit dhe zvogëlojnë gjasat për të bërë ndonjë gabim. Si rregull, ndërmarrja duhet të instalojë versione të licencuara të tyre software. Sidoqoftë, vlen të përmendet se blerja e një programi të tillë do të paguajë vetë në një kohë të shkurtër dhe nuk do t'ju lejojë të bëni gabime serioze në punën tuaj. Në përgjithësi, programe të tilla zgjidhin probleme të tilla:

mbajtja e të dhënave të personelit në përputhje me legjislacionin e punës;
përgatitja dhe formimi i raporteve për çështjen e personelit;
prodhimi i miratimeve në kohë të të gjitha proceseve të personelit me departamentin e kontabilitetit ose departamentin e kontabilitetit.

Një nga programet më të njohura dhe më të kërkuara sot është 1C me konfigurimin "Menaxhimi i Personelit".

Çfarë duhet të bëni nëse është e pamundur të organizoni në mënyrë të pavarur të dhënat e personelit hap pas hapi nga e para?

Nëse një ndërmarrje duhet të përballet me një problem të tillë kur nuk është e mundur të vendosen në mënyrë të pavarur proceset e personelit, atëherë nuk është e vështirë të zgjidhet kjo situatë. Për këto qëllime, ka kompani që janë në gjendje të ofrojnë një shërbim të tillë.

Specialistët kompanitë e konsulencës të kryejë një auditim dhe të zhvillojë paketën e nevojshme të dokumenteve. Në përgjithësi, organizata të tilla thirren të zgjidhin detyrat e mëposhtme:

Për të zgjedhur sistemin optimal të menaxhimit të të dhënave të personelit në ndërmarrje.
Zhvillimi i rregulloreve të brendshme.
Zhvilloni udhëzimet e nevojshme dhe pozicionet.

Për më tepër, specialistë të tillë, nëse është e nevojshme, mund të udhëheqin krijimin e një shërbimi të menaxhimit të personelit dhe një departamenti të menaxhimit të dokumenteve. Në përgjithësi, përfshirja e specialistëve të palëve të treta ndihmon menaxhmentin të krijojë punë në këtë drejtim. Kjo është shumë e dobishme për ndërmarrjen në tërësi, veçanërisht gjatë krijimit të saj.

konkluzioni

Duke përmbledhur këtë artikull, vlen të përmendet se të dhënat e personelit dhe menaxhimi i personelit janë procese të ndërlidhura, ku cilësia e organizimit të të parës do të varet plotësisht politika e personelit ndërmarrjeve.

Në asnjë rast nuk duhet të anashkalohen çështjet e personelit, sepse prej tyre varen jo vetëm aktivitetet e organizatës, por më shpesh fati i punonjësve. Mjafton të imagjinohet se sa të indinjuar janë ata njerëz që nuk mund të marrin pensionin e merituar apo ndonjë pagesë tjetër për shkak të kryerjes së dobët të detyrës nga oficeri i personelit.

Duke marrë parasysh pyetjen se si të organizoni siç duhet të dhënat e personelit nga e para hap pas hapi, mund të filloni të zbatoni një program për të vendosur këtë proces në ndërmarrje. Gjëja më e rëndësishme është të mos neglizhoni rekomandimet Kodi i Punës, rezolutat e Ministrisë së Punës, Komitetit Shtetëror të Statistikave, Arkivave Federale dhe departamenteve të tjera qeveritare.

Pasi të jenë vendosur të gjitha proceset e personelit brenda, nuk duhet t'i humbisni nga sytë. Është e rëndësishme të mbani mend se punonjësit që merren me të dhënat e personelit duhet të paktën herë pas here të dërgohen në kurse të BNJ për të përmirësuar aftësitë e tyre. Dhe gjithashtu është e nevojshme të kryhet një auditim i planifikuar i proceseve të kontabilitetit në fushën e personelit. Kjo do të ndihmojë që puna në këtë drejtim të mbahet në nivelin e duhur.

Sot, procedura e punësimit të punonjësve, pavarësisht nga fusha e veprimtarisë së një ndërmarrje të caktuar, rregullohet nga normat aktuale legjislative.

Të nderuar lexues! Artikulli flet për mënyra tipike për të zgjidhur çështjet ligjore, por secili rast është individual. Nëse doni të dini se si zgjidhni saktësisht problemin tuaj- kontaktoni një konsulent:

Është i shpejtë dhe ESHTE FALAS!

Duhet mbajtur mend se e gjithë kjo lloj procedure rregullohet me norma legjislative. Çdo devijim prej tyre thjesht nuk është i pranueshëm.

Nëse zbulohet ndonjë shkelje nga autoritetet rregullatore, mund të shqiptohen dënime mjaft të rënda.

Për të shmangur të gjitha llojet e vështirësive, është zhvilluar softuer special. Kjo ju lejon të automatizoni të dhënat e personelit, të shmangni gabime dhe mangësi të ndryshme.

Aspekte të përgjithshme

Sot, procesi i kontabilitetit të personelit rregullohet në nivel legjislativ. Kjo është arsyeja pse në çdo ndërmarrje të madhe ku numri i punonjësve është mjaft i madh, zakonisht formohet një departament personeli.

Punonjësit e saj janë të detyruar të kryejnë dokumente në përputhje me standardet e përcaktuara.

Për më tepër, nëse dokumentacioni i veçantë është i unifikuar dhe duhet të përpilohet në përputhje me mostrat, një tjetër formohet në ndërmarrje.

Ka shumë nuanca të ndryshme që lidhen me mbajtjen e të dhënave të personelit në ndërmarrje.

Kjo është arsyeja pse do të jetë e nevojshme që paraprakisht të merren me pyetjet themelore të mëposhtme:

cfare eshte?
për çfarë qëllimi kryhet?
rregullimi ligjor.

Cfare eshte?

Para se të vazhdoni me organizimin e të dhënave të personelit në çdo ndërmarrje, do të jetë e nevojshme të njiheni me përkufizimin e këtij koncepti. Sepse kjo është mënyra e vetme për të shmangur gabimet e mëdha.

Termi "regjistrat e personelit" nënkupton llogaritjen e lëvizjes së punonjësve, punonjësve në pozicione të ndryshme.

Në të njëjtën kohë, ky lloj kontabiliteti duhet të mbahet jo vetëm për personat juridikë, por edhe për sipërmarrësit individualë.

Kontabiliteti i personelit pa dështuar nënkupton pikat e mëposhtme:

duke dokumentuar ;
rregullimi i marrëdhënieve të punës ndërmjet vetë punonjësve dhe menaxhmentit të tyre;
Organizata e Punës;
ndryshe.

Për më tepër, në varësi të fushës së veprimtarisë së një ndërmarrje të caktuar, kontabiliteti do të ketë karakteristika të ndryshme.

Sot, përveç dokumenteve rregullatore të pranuara përgjithësisht që rregullojnë procedurën e kontabilitetit, ekzistojnë edhe ato të specializuara. Veprimi i tyre shtrihet në ndërmarrjet që operojnë në fusha të caktuara.

Për shembull, organizatat komunale, të tjerët. Është veçanërisht e rëndësishme të jeni të kujdesshëm gjatë mbajtjes së të dhënave të personelit të nëpunësve civilë.

Për çfarë qëllimi është

Do të jetë mjaft problematike të studiohen të dhënat e personelit nga e para hap pas hapi. Por nëse menaxheri planifikon të punësojë një numër të madh punonjësish në të ardhmen, atëherë ai duhet t'i kushtojë vëmendje këtij momenti.

Të dhënat e organizuara siç duhet të personelit ju lejojnë të zgjidhni në të njëjtën kohë një numër të madh të shumicës detyra të ndryshme. Objektivat kryesore të menaxhimit të të dhënave të personelit ndryshojnë në varësi të fushës së veprimtarisë.

Por është e mundur të formulohen detyrat kryesore, zgjidhja e të cilave është e nevojshme në të gjitha organizatat pa përjashtim:

Përpilimi dhe redaktimi i mëvonshëm	Duke marrë parasysh normat legjislative dhe dëshirat e drejtuesve të personelit
Kontabilizimi i kohës së përpunuar, si dhe kontrolli i saj	Për të shmangur shkeljen e ligjeve në fuqi
Zbatimi i kontabilitetit të personalizuar	Në përputhje me legjislacionin aktual
Formimi	Udhëzime shtesë dhe urdhra të ndryshëm (për punësimin, largimin nga puna, promovimin dhe të tjera)
Mbajtja e dokumentacionit në përputhje me rregulloret ligjore	punët personale; karta personale; karta personale (në formën nr. T-2); libra pune; pushim mjekësor
Përzgjedhja e punonjësve bazuar në cilësitë e tyre personale	Analiza e veprimtarisë së tyre të punës në përputhje me normat legjislative
Përgatitja e dokumentacionit shtesë në situata të caktuara	informacion në lidhje me faktin e punësimit; kopje të librave të punës - të vërtetuara siç duhet
Planifikimi i pushimeve	Në përputhje me legjislacionin aktual, si dhe redaktimi i tij pasues, nëse është e nevojshme
Mbledhja dhe përgatitja e të gjitha dokumenteve	Kërkohet për punonjësit që kanë hyrë në të
Duke bërë regjistrimi ushtarak	Ky moment është i rregulluar me norma legjislative, është rreptësisht i detyrueshëm për zbatim

Nëse, për ndonjë arsye, punëdhënësi nuk dëshiron të angazhohet në mënyrë të pavarur në aktivitete të tilla dhe në të njëjtën kohë nuk po nxiton të organizojë departamentin e tij, mund të përdorni shërbimet e të dhënave të personelit.

Sot, shumë biznese të palëve të treta ofrojnë shërbime të ngjashme. Kundrejt tarifës hartohet i gjithë dokumentacioni i nevojshëm.

Gjithashtu kryhen të gjitha aktivitetet e tjera dokumentare që lidhen me të dhënat e personelit.

Rregullimi ligjor

Është e rëndësishme të mbani mend një numër të madh dokumentesh rregullatore që rregullojnë mirëmbajtjen e të dhënave të personelit. Është e rëndësishme të mbani mend një numër të madh nuancash të ndryshme që lidhen drejtpërdrejt me mbajtjen e shënimeve.

te themelore dokumentet ligjore të lidhura me këtë lloj aktiviteti, sot përfshijnë sa vijon:

Është e rëndësishme t'i kushtohet vëmendje e veçantë llojeve të ndryshme të GOST-ve, si dhe të gjitha llojeve të sistemeve të unifikuara.

Gjatë kryerjes së inspektimeve, inspektorati i punës, pavarësisht nga arsyeja e një ngjarje të tillë, gjithmonë mbështetet kryesisht në librat e punës.

Për momentin, dokumenti themelor që rregullon procesin e mbajtjes së punës është "Rregullat për mbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës".

Miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse nr. 255, datë 16 prill 2003. Është mjaft e vështirë të studiohen të gjitha dokumentet rregullatore që lidhen me të dhënat e personelit.

Sidomos kur bëhet fjalë për një ndërmarrje që operon njëkohësisht në disa drejtime të ndryshme. Në këtë rast, do të ishte e dëshirueshme të shmangni regjistrimin manual.

Një nga programet më të njohura dhe me cilësi të lartë sot është bërë në 1C. Kjo strukturë u ofron klientëve të saj një listë të gjerë të programeve të automatizuara për prodhim.

Si të mbani të dhënat e personelit në një organizatë

Është e nevojshme të kryhen të dhënat e personelit në organizatë në përputhje me aktualin dokumentet normative. Devijimet nga të përcaktuara me ligj rregullat nuk lejohen.

Por shumica e qytetarëve që kanë hasur për herë të parë nevojën e mbajtjes së evidencave të tilla të qytetarëve kanë vështirësi. Kjo është arsyeja pse ia vlen të merren parasysh pyetjet paraprakisht:

ku të fillojë;
çfarë dokumentesh nevojiten;
revista të detyrueshme në punën e zyrës së personelit (mostra).

Ku të fillojë

Gjëja më e vështirë në ngritjen e një biznesi personeli sot është fillimi. Gjëja e parë që një punonjës ose drejtpërdrejt menaxheri duhet të bëjë kur e vendos atë në zero është shkresa.

Dokumentacioni duhet të organizohet në përputhje me rrethanat. Do të duhet të ndërmerren hapat e mëposhtëm:

zhvilloni të gjitha kodet rregullatore lokale të kërkuara nga ndërmarrja:

Rregulloret e brendshme në ndërmarrje.
Qëndrimi kryesor për pagat.
Rregullore për ndarjet strukturore individuale.
Rregullore për mbrojtjen e të dhënave të punonjësve.

hartohet një tabelë personale e personelit për çdo njësi individuale të personelit;
formohet personeli;
të përgatisë standarde ose të specializuara kontratat e punës, si dhe ;
përgatitja e një tabele formularësh për personelin;
lëshohet një kartë personale e punonjësit - në formën Nr. T-2;
janë duke u zhvilluar formularët e aplikimit personal për punonjësit;
janë duke u përgatitur lloje të ndryshme të urdhrave të standardeve të brendshme (për caktimin e detyrave për mbajtjen e të dhënave ushtarake, si dhe ato të punës).

Në të njëjtën kohë, duhet të mbahet mend se regjistrimi i të gjitha ngjarjeve të personelit duhet të kryhet pa dështuar duke përdorur dokumentacionin parësor.

Lista e saj pasqyrohet në seksionet përkatëse të dokumentacionit ligjor. Imazhet janë të rëndësishme të merren parasysh paraprakisht.

Me mundësi dhe mungesë sistem i automatizuar mbajtjen e shënimeve, do të jetë e nevojshme të shkarkoni mostra të të gjitha dokumenteve të nevojshme nga Interneti. Është e rëndësishme të përdorni burime me reputacion.

Cilat dokumente nevojiten

Sot, kur mbani të dhënat e personelit, do të jetë e nevojshme të hartoni një numër shumë të madh dokumentesh të ndryshme. Por nëse ka një listë që duhet të hartohet së pari.

Dokumentet e tilla quhen "primare". Kjo listë aktualisht përfshin sa vijon (të gjitha të numëruara në përputhje me rrethanat):

Nr T-1	Urdhër për marrjen në punë të një punonjësi (një).
Nr T-1a	Urdhër për pranimin e punonjësve (disa njëherësh) në punë
	Shembull i regjistrimit të një karte personale të një punonjësi të caktuar
	Është e nevojshme të hartohet nëse punësimi kryhet nga një punonjës komunal (shtetëror).
	Është një skemë mostër
	Është e nevojshme të hartohet për një staf kërkimor/mësimor
Nr T-5	Formati i urdhrit të lëshuar nëse është e nevojshme të transferoni një punonjës specifik në një punë tjetër
	Një urdhër i lëshuar në rast të transferimit të disa punonjësve në një punë tjetër menjëherë
	Një urdhër i tillë lëshohet kur jepet leja.
	Nëse leja u jepet njëkohësisht disa punonjësve në të njëjtën kohë
	Përfaqëson një orar pushimesh
Nr T-8	Urdhri i lëshuar në rast përfundimi
	Nëse është e nevojshme të kryhet procedura e shkarkimit
	Kërkohet kur dërgoni një punonjës në një udhëtim pune
	Nëse keni nevojë të udhëtoni
Nr T-10	Krijohet një certifikatë udhëtimi
	Përfaqëson një format të unifikuar për një detyrë shërbimi, përfshin një raport (nëse është e nevojshme në një rast të veçantë)
	Nëse keni nevojë të shpërbleni një punonjës
	Inkurajimi i dy ose më shumë punonjësve të ndryshëm njëherësh
	Dokumenti i frekuentimit, Formati i Llogaritjes
	Si të bëni një fletë kohore

Lista e formateve për lloje të ndryshme të dokumentacionit kontabël përfshin më shumë se një duzinë lloje të ndryshme dokumentesh.

Prandaj, duhet të jeni veçanërisht të kujdesshëm kur i bëni ato. Ekziston një probabilitet i lartë për të bërë gabime të ndryshme.

Revista të detyrueshme në menaxhimin e të dhënave të burimeve njerëzore

Sot ekziston një listë e caktuar e revistave që duhet të mbahen në menaxhimin e të dhënave të personelit.

Disa prej tyre janë të unifikuar. Ato duhet të përpilohen në mënyrë rigoroze në përputhje me standardet aktuale.

Ekziston edhe një listë e revistave, prania e të cilave është e detyrueshme. Por formati i tyre mund të zgjidhet në përputhje me ligjet në fuqi.

Lista e revistave të detyrueshme të personelit për sot përfshin sa vijon:

- hartuar posaçërisht për personelin;
lëvizjet e punës;
regjistrimi i personave përgjegjës për shërbimin ushtarak;
kontabiliteti i pushimeve;
regjistrimi dhe kontrolli mbi dokumentet (të ardhura/dërguara);
ekzaminime mjekësore;
të tjerët.

Një listë e plotë e të gjitha revistave të detyrueshme është pasqyruar në legjislacion. Modelet e përpilimit mund të gjenden në internet.

Pyetjet e bëra më shpesh

Krijimi i regjistrave të personelit nga e para sot ka një numër të madh nga më të shumtët veçori të ndryshme dhe nuanca.

Është e rëndësishme të merren parasysh paraprakisht pyetjet e mëposhtme:

procedura e rikuperimit;
nuancat e sipërmarrësve individualë me punonjësit;
që drejton biznesin e vogël.

Urdhri i rikuperimit

Procedura për rivendosjen e kontabilitetit nuk pasqyrohet në legjislacion. Por zakonisht një procedurë e tillë përfshin hapat kryesorë të mëposhtëm:

dokumentet aktuale rregullatore janë duke u studiuar;
përcaktohet një listë e të gjitha dokumenteve të nevojshme;
bëhet një parashikim për aktivitetet e ardhshme të ndërmarrjes;
përcaktohen personat përgjegjës për dokumentet;
formohet tabela e personelit;
kontrollimi i korrektësisë së regjistrimit të punonjësit;
ne sigurohemi që të gjitha kombinimet, ndryshimet e personelit të zyrtarizohen në përputhje me rrethanat;
kontrollohet çështja e regjistrimit të shkarkimeve (si të kaluara ashtu edhe aktuale);
vërtetohet ligjshmëria e "kohës së punës" në një ndërmarrje të caktuar.

Nuancat e sipërmarrësve individualë me punonjësit

Procedura e kontabilitetit të personelit punonjësit IP kryhet në një mënyrë standarde.

Përfundimi i marrëveshjes kryhet në disa faza kryesore:

marrjen e të gjitha dokumenteve të nevojshme në këtë rast;
bëhet regjistrimi;
hartohet/nënshkruhet një marrëveshje nga palët;
hartohet një urdhër pune;
fillon kartela personale e punonjësit;
bëhet një hyrje e përshtatshme në punë.

Kush drejton një biznes të vogël

Zakonisht, personeli i specializuar punësohet për të mbajtur shënime të llojit në fjalë. Por në ndërmarrjet e vogla, drejtuesi mund të mbajë evidencë edhe vetë. Ky moment nuk përcaktohet me ligj.

APLIKIME DHE Thirrje pranohen 24/7 dhe 7 dite ne jave.