Si të telefononi një kontratë shërbimi. Kontrata standarde për ofrimin e shërbimeve: kushtet, formulari, mostra

Një marrëveshje shërbimi është një nga marrëveshjet më të zakonshme. Është në të tillë formë juridike ato mbulojnë shërbimet e komunikimit, mjekësinë, konsulencën, ato që lidhen me arsimin, etj. Dëshirojmë të theksojmë se ndonjëherë është mjaft e vështirë të vihet një vijë e qartë ndërmjet shërbimeve dhe punës (për shembull, riparimi i pajisjeve). Si të hyni në transaksione për ofrimin e shërbimeve, dhe cilat janë varietetet e kësaj marrëveshjeje, mund të mësoni më tej.

Çfarë është një shërbim?

Një shërbim është një aktivitet, rezultati i të cilit nuk mund të ketë një shprehje materiale, ai duhet të zbatohet plotësisht dhe të konsumohet në procesin e zbatimit të tij. Puna konsiderohet si një veprimtari që ka një shprehje thjesht materiale. Kontrata për ofrimin e shërbimeve nënkupton që kontraktori duhet të kryejë veprime të caktuara, dhe klienti, në përputhje me rrethanat, është i detyruar të paguajë për to. Rregullat e marrëveshjes për ofrimin e shërbimeve me tarifë rregullohen nga Kodi Civil. Kapitulli 39 i Kodit Civil të Federatës Ruse zbatohet për një gamë mjaft të gjerë shërbimesh:

Auditimi;

informative;

mjekësor;

Konsulencë;

Veterinar;

Turistike;

Shërbimet e trajnimit, etj.

Çfarë nuk përfshihet në shërbime?

Duhet të theksohet se llojet e mëposhtme të marrëveshjeve nuk zbatohen për kontratat e shërbimit:

Marrëveshja e punës;

Për punë teknike;

komisionet;

Për zbatimin e punës zhvillimore;

Transporti;

Llogari bankare;

ekspeditë transporti;

ruajtje;

depozitë bankare;

Menaxhimi i besimit të pronës.

Objekti i kontratës

Siç u përmend tashmë, objekti i kontratave të tilla është ekskluzivisht një shërbim jo-material. Meqenëse cilësia e ofrimit të tij varet drejtpërdrejt nga personi që do ta ofrojë atë, një shërbim i tillë duhet të kryhet nga kontraktori personalisht (përveç nëse palët kanë përcaktuar ndryshe në kontratë). Një marrëveshje e tillë duhet të bëhet me shkrim. Secili prej pjesëmarrësve duhet të ketë gjithashtu një kopje të një marrëveshjeje të tillë në duart e tij. Konsumatorët mund të jenë persona juridikë, sipërmarrës individualë dhe individë të aftë. I njëjti rreth personash mund të përfshihet si interpretues.

Ne hartojmë një kontratë

Për të hartuar një kontratë të saktë për ofrimin e shërbimeve, është e nevojshme t'i përmbahen rreptësisht dispozitave të Kodit Civil të Federatës Ruse:

Sigurohuni që të tregoni objektin e marrëveshjes; dhe nuk mjafton të shkruash hulumtim marketingu”, është e nevojshme të specifikohet me pikë se çfarë lloj aktiviteti do të jetë;

Specifikoni të gjitha kompetencat dhe detyrimet e duhura të palëve;

Vendosni afate të qarta brenda të cilave duhet të përfundojnë aktivitetet;

Do të ishte gjithashtu e dobishme të tregoheshin kriteret me të cilat do të përcaktohet cilësia e shërbimit;

Në një marrëveshje të tillë, sigurisht që parashikohet çmimi i shërbimeve të kontraktorit;

Mos harroni të përcaktoni gjithashtu përgjegjësinë e pjesëmarrësve në transaksion; Gjithashtu është e dëshirueshme që në marrëveshje të parashikohet shuma e kompensimit në rast të refuzimit të njëanshëm të tij.

Karakteristikat e kontratës

Në disa raste, është e mundur të lidhni një kontratë për ofrimin e shërbimeve vetëm me ato subjekte që kanë licencë për aktivitete të tilla. Për shembull, nëse po flasim për një marrëveshje për të siguruar kujdes mjekësor, atëherë institucioni mjekësor duhet të ketë licencë. Në të njëjtën kohë, ai duhet të jetë i vlefshëm dhe për ato lloje të kujdesit mjekësor për të cilat, në fakt, keni aplikuar. Nëse spitali ofron kujdes për pacientët pa licencë, ai do të përballet me përgjegjësi. Për më tepër, nëse interpretuesi nuk ka licencë, atëherë kjo marrëveshje në gjykatë mund të shpallet e pavlefshme. Domethënë, një marrëveshje e tillë nuk do të ketë asnjë peshë ligjore. Rregulli i mëposhtëm mund t'i atribuohet gjithashtu veçorive të marrëveshjes së shërbimit: në disa raste, marrëveshja e shërbimit i nënshtrohet dispozitat e përgjithshme në lidhje me kontraktimin dhe kontraktimin e brendshëm.

Zgjidhja e kontratës

Duhet theksuar se, ndryshe nga llojet e tjera të transaksioneve, kontrata civile për ofrimin e shërbimeve mund të ndërpritet jo vetëm me marrëveshje të ndërsjellë të palëve, por edhe nga një prej pjesëmarrësve të saj (ekzekutues ose klient) në mënyrë të njëanshme. Ligji parashikon që klienti mund të tërhiqet nga kontrata, me kusht që ai të kompensojë kontraktorin për të gjitha shpenzimet e bëra prej tij. Për më tepër, klienti mund të refuzojë shërbimet e kontraktorit si para fillimit të ofrimit të shërbimit, ashtu edhe tashmë drejtpërdrejt në procesin e ofrimit të tij. Kontraktuesi, nga ana tjetër, ka gjithashtu autoritetin të tërhiqet nga kontrata. Nëse një refuzim i tillë shkakton humbje për konsumatorin, pala tjetër është e detyruar t'i kompensojë ato.

Kontrata e agjencisë

Kontrata e agjencisë për ofrimin e shërbimeve është një marrëveshje ndërmjet porositësit (në fakt garantuesi) dhe agjentit (ndërmjetësi, ekzekutuesi), sipas së cilës i pari urdhëron ofrimin e shërbimeve të caktuara nga personi i dytë ( Shërbime ligjore etj.) në emër të porositësit ose drejtpërdrejt në emër të agjentit. Për veprime të tilla, agjenti ka të drejtën e një shpërblimi.

Kushtet e detyrueshme

Për të lidhur një marrëveshje agjencie në përputhje me të gjitha rregullat, është e nevojshme të tregoni:

Funksioni që duhet të kryejë agjenti;

A do të veprojë ai në emër të tij apo në emër të klientit;

Si do t'i raportojë drejtorit;

Shuma e tarifës dhe koha e pagesës së saj;

Detyrimet dhe të drejtat e palëve;

A ka ndonjë kufizim në autoritetin e agjentit;

Kushtet e përfundimit të marrëveshjes;

Përgjegjësia e palëve.

Lloje të caktuara të kontratave

Një variant i kontratës në shqyrtim është një marrëveshje për ofrimin e shërbimeve konsulente. Ato mund të jenë afatgjata dhe një herë. Kjo lloj kontrate lidhet shpesh ndërmjet profesionistëve dhe kompanive të ndryshme. Më poshtë janë më të njohurat sherbime konsulence: ligjore, financiare, strategjike, reklamuese, informative. Në procesin e kryerjes së transaksioneve të ndryshme të pasurive të paluajtshme, shpesh përdoret një marrëveshje sekserore. Shumë biznesmenë i drejtohen agjencive të marketingut për të promovuar markën e tyre në botën moderne. Kompani të tilla zakonisht ofrojnë shumë shërbime: përcaktimin e audiencës së synuar, zhvillimin e një profili marke, hartimin e një strategjie marke, etj. Përveç të gjitha këtyre llojeve të marrëveshjeve, ka shumë të tjera dhe çdo ditë ka më shumë të tilla. Prandaj, t'i renditësh të gjitha brenda kornizës së një artikulli është thjesht joreale.

Pikat kryesore të rëndësishme

Siç doli, kontrata për ofrimin e shërbimeve ka specifikat e veta. Prandaj, përfundimi i tij duhet marrë më shumë se seriozisht. Përveç kësaj, klienti mund të përfundojë një marrëveshje të tillë, në fakt, në çdo kohë. Pra, interpretuesi fillimisht është i interesuar për performancën cilësore të veprimeve të dakorduara, përndryshe ai mund të humbasë fitimet e tij. Gjithashtu, mos harroni se gjatë lidhjes së kontratave të tilla, kontraktuesit shpesh i kërkohet të ketë licencë. Nëse një individ ose një ndërmarrje nuk ka licencë, thjesht nuk ka kuptim të lidhni një marrëveshje me të. Në të vërtetë, në rast mosmarrëveshjeje në gjykatë, një marrëveshje e tillë shpallet e pavlefshme dhe do të jetë jashtëzakonisht e vështirë të marrësh, për shembull, kompensim për humbjet.

Gama e shërbimeve që kontraktori mund t'i ofrojë klientit sipas standardit forma e një marrëveshje shërbimi është jashtëzakonisht e gjerë, falë një sërë veprimesh për plotësimin e nevojave në sferën e së drejtës civile.

Zhvillimi i ekonomisë dhe rritja e informacionit (njohurisë) në fushën intelektuale kanë kontribuar në shfaqjen e një numri të madh shërbimesh të reja, zbatimi i të cilave kryhet në bazë të lidhjes së marrëdhënieve kontraktuale për ofrimin e këshillim, informacion dhe shërbime të tjera, duke përfshirë shërbimet e trajnimit.

Ne kemi forma të kontratave që janë të përshtatshme për të lidhur kur ofroni shërbimet e mëposhtme:

• i përgjithshëm;
• ligjore;
• Kontabiliteti;
• informacion;
• konsultimi;
• auditimi;
• turistike;
• komunikimet;
• marketing;
• siguria;
• reklamimi;
• pasuri të paluajtshme;
• transporti.

Se çfarë shërbimesh ju nevojiten ju ose klienti juaj vendoset individualisht në çdo rast individual, në shërbimin tonë mund t'i gjeni të gjitha këto marrëveshje shërbimi me anekset e nevojshme.

Rregullimi ligjor i kontratave

Rregullimi ligjor i këtyre marrëveshjeve kryhet sipas normave të Kodit Civil të Federatës Ruse. Në veçanti, Kapitulli 39 i Kodit Civil të Federatës Ruse ("Shërbimet me pagesë"). Rregullat e kapitullit zbatohen për kontratat për ofrimin e shërbimeve mjekësore, audituese, informative, konsulente, veterinare, trajnimi dhe disa shërbime të tjera.

Dhe neni 783 i Kodit Civil të Federatës Ruse thotë se dispozitat e përgjithshme të kontratës mund të zbatohen për këtë marrëveshje, nëse kjo nuk bie ndesh me objektin e marrëveshjes. Vlen të kujtohet se këto dokumente kanë një ndryshim të rëndësishëm midis tyre: në një rast, shërbimet i ofrohen klientit, në tjetrin, kryhet puna. Është mjaft e vështirë të bëhet dallimi midis dokumenteve për shkak të mungesës së përkufizimeve të koncepteve "punë" dhe "shërbim" në Kodin Civil të Federatës Ruse.

Sidoqoftë, këto koncepte përcaktohen në Kodin Tatimor të Federatës Ruse. Puna është një veprimtari, rezultatet e së cilës kanë një shprehje materiale. Shërbimet konsiderohen si veprimtari, rezultatet e të cilave nuk kanë shprehje materiale dhe konsumohen në procesin e kryerjes së kësaj veprimtarie. Kështu, kur lidh një kontratë për ofrimin e shërbimeve, klienti nuk paguan për rezultatin e punës, por drejtpërdrejt për procesin e ofrimit të shërbimeve të caktuara.

Procesi i "ofrimit të një shërbimi" i referohet veprimtarisë tregtare (sipërmarrëse) të një individi, personi juridik ose sipërmarrës individual, që synon plotësimin e nevojave të të tjerëve. Shërbimet, më së shpeshti, ofrohen në bazë të një forme të përshtatshme të një marrëveshjeje për ofrimin e shërbimeve të lidhura ndërmjet kontraktorit dhe klientit.

Koncepti i një kontrate shërbimi

Sipas marrëveshjes së shërbimit, kontraktori merr përsipër, me udhëzimet e klientit, të ofrojë disa shërbime/shërbime (të kryejë veprime të caktuara ose të kryejë aktivitet të caktuar), dhe klienti merr përsipër të paguajë për këto shërbime.

Sipas përcaktimit të mësipërm, një kontratë për ofrimin e shërbimeve, ose një mostër e saj, është konsensuale, e rimbursueshme dhe e dyanshme.

Kontratat për ofrimin e shërbimeve: veçoritë e përfundimit

Rregullat e mëposhtme zbatohen për kontratat e lidhura gjatë ofrimit të ndonjë shërbimi në vitin 2019:

• Sipas nenit 780 të Kodit Civil të Federatës Ruse, kontraktori është i detyruar të ofrojë shërbime personalisht, përveç nëse parashikohet ndryshe nga dokumenti i përfunduar. Megjithatë, kjo nuk i heq kontraktorit të drejtën për të përfshirë në marrëveshjen mostër për ofrimin e shërbimeve një kusht për përfshirjen e bashkëekzekutuesve, pasi të ketë rënë dakord për kushtet me klientin.
• Disa aktivitete kërkojnë licencë.
• Një detyrë me shkrim është baza për një përcaktim kompetent të subjektit në një mostër të një kontrate të tillë për ofrimin e shërbimeve. Formulimi i detyrës është një nga përgjegjësitë kryesore të klientit, së bashku me pagesën për shërbimet e kryera në kohë dhe në mënyrën e përcaktuar në kontratë.
• Nëse mundësia e ofrimit të hershëm të një shërbimi të caktuar nuk parashikohet nga marrëveshja, klienti ka të drejtë të mos paguajë për shërbimet e kryera përpara afatit.
• Në rast pamundësie për të përmbushur detyrimet që kanë lindur për faj të klientit, ai është i detyruar të paguajë plotësisht shërbimet, përveç rasteve kur parashikohet ndryshe nga kontrata ose legjislacioni.
• Në rast se është e pamundur të përmbushen detyrimet që rrjedhin nga rrethana jashtë kontrollit të palëve, klienti është i detyruar t'i rimbursojë kontraktorit shpenzimet e bëra realisht prej tij, përveç rasteve kur parashikohet ndryshe në kontratë ose legjislacion.
• Klienti ka të drejtë të zgjidhë kontratën për ofrimin e shërbimeve, me kusht që t'i paguajë kontraktorit shpenzimet e bëra në të vërtetë prej tij.
• Kontraktuesi ka të drejtë të zgjidhë kontratën vetëm me kushtin e rimbursimit të plotë të shpenzimeve ndaj klientit.

Shkaqet e mosmarrëveshjeve sipas kontratës për ofrimin e shërbimeve

• Më shpesh, mosmarrëveshjet lindin për shkak të një detyre të formuluar jo mjaftueshëm qartë, mungesës së afateve dhe treguesve të tjerë specifikë në kontratë.
• Një shkak i zakonshëm i mosmarrëveshjeve është paaftësia paguese e klientit, si dhe mungesa e mekanizmave për të siguruar përmbushjen e detyrimeve.

Si të sigurohet përmbushja e kushteve kontraktuale?

Përmbushja e detyrimeve sipas kontratës për ofrimin e çdo shërbimi sigurohet në mënyrat e mëposhtme:

• konfiskimi (në formën e gjobave);
• garanci bankare;
• mbajtja e pasurisë së debitorit;
• garanci;
• sigurimi i kontratës;
• depozitimi dhe disa mënyra të tjera të parashikuara nga marrëveshja ose legjislacioni.

Këshillohet gjithashtu të aplikoni sigurimin e kontratave të lidhura. Masa të tilla do të ndihmojnë në eliminimin ose minimizimin e humbjeve të pronës kur lidhni një kontratë mostër për ofrimin e shërbimeve, të cilën mund ta shkarkoni në shërbimin tonë.

Koncepti i një kontrate si një dokument ligjor rregullohet nga nenet 779-783 të Kapitullit 39 të Kodit Civil të Federatës Ruse. Hartimi i kontratave për ofrimin e shërbimeve është i nevojshëm në rastet kur njëra palë merr përsipër të kryejë punë ose veprime të caktuara, të ofrojë shërbime dhe pala tjetër merr përsipër të paguajë për to. Marrëveshje të tilla quhen kontrata shërbimi dhe zakonisht bëhen me shkrim. Subjekti i kontratës mund të jetë një sërë llojesh shërbimesh: auditim, kontabilitet, mbështetje ligjore, shërbime arsimore dhe mjekësore, shërbime për tipe te ndryshme punët, për furnizimin e mallrave etj. Një çështje më vete është hartimi i kontratave që kërkojnë noterizimin. Kjo perfshin:

• transaksionet ndërmjet individëve dhe personave juridikë ose vetëm personave juridikë;
• transaksione për shuma të caktuara (që tejkalojnë pagën minimale të paktën dhjetë herë);
• transaksionet e parashikuara me ligj (të specifikuara në nenin 161 të Kodit Civil të Federatës Ruse).

TE informacion i pergjithshem Kontratat e shërbimit përfshijnë informacionin e mëposhtëm:

1) Objekti i kontratës: lloji dhe forma e shërbimeve të ofruara dhe detyrimet e konsumatorit të këtyre shërbimeve;

2) Lloji i kontratës: një herë, kornizë, e rinovueshme etj.;

3) Lloji i kontratës: lidhja e kontratave për ofrimin e shërbimeve, blerjen dhe shitjen, kryerjen e punës (kontratës), ndërmjetësimin, marrëdhëniet e punës etj.;

4) Palët në marrëveshje: si personat fizikë ashtu edhe ata juridikë;

5) Forma e kontratës: nuk parashikohet me ligj, por kërkohet ekzekutimi me shkrim në 2 kopje - mosrespektimi i kësaj kërkese në rast mosmarrëveshjeje nuk konfirmon ekzistencën e një transaksioni;

6) Kushtet e marrëveshjes: ligji përcakton tre kategori kushtesh gjatë hartimit të kontratave të tilla:

- të zakonshme, të cilat janë të përcaktuara në ligje dhe duhet të përfshihen në tekstin e marrëveshjes;

- kushtet thelbësore të përcaktuara nga ligjet për këtë lloj marrëveshjeje dhe kushtet në të cilat këmbëngul njëra nga palët;

- kushte të rastësishme - për të plotësuar ose ndryshuar kushtet e zakonshme (këto përfshijnë: përcaktimin e sigurimit të rrezikut, një numër jo standard të kopjeve, procedurën për të bërë ndryshime në përmbajtje, etj.);

• pjesa hyrëse;
• përcaktimi i objektit të kontratës (lista e veprimeve ose aktiviteteve të kontraktorit);
• detyrimet dhe të drejtat e palëve;
• afati i kontratës (me marrëveshje të palëve);
• kostoja e shërbimeve (mallrave, punimeve), mekanizmi dhe kushtet e pagesës;
• përgjegjësia e palëve në marrëveshje;
• përfundimi.

Kontrata për ofrimin e shërbimeve me pagesë konsiderohet zyrtarisht e lidhur në rast të arritur marrëveshje në kushte të zakonshme dhe thelbësore, të cilat duhet të konfirmohen me nënshkrimet e palëve (në përputhje me nenin 432 të Kodit Civil të Federatës Ruse). Duhet të theksohet se shumica e kontratave standarde nuk kërkojnë njohuri të veçanta juridike. Por marrëveshjet e rëndësishme, transaksionet për shuma të mëdha, transaksionet në rrjedhën e të cilave mund të lindin rrethana të forcës madhore ose komplikime, duhet t'i nënshtrohen domosdoshmërisht shqyrtimit ligjor. Rekomandojmë fuqimisht që t'i besohet hartimi i kontratave të shërbimit avokatëve me përvojë, të cilët do të garantojnë zgjidhje të suksesshme të mosmarrëveshjeve nëse ato lindin.

Marrëveshje për përgatitjen e specifikimeve teknike

Hartimi i një detyre teknike është një nga fazat kryesore të shumë llojeve të punës dhe shërbimeve, për shembull, arkitektonike, dizajni, dizajni inxhinierik, zhvillimi i faqes në internet, krijimi i objekteve krijuese, prodhimi i produkteve jo standarde, etj. Por, për të vizatuar ngritja e një TK kompetente teknikisht dhe ligjërisht, e cila është baza për zbatimin e të gjithë punës së mëvonshme nuk është një detyrë e lehtë dhe shumë e përgjegjshme. Prandaj, duhet të paguhet në përputhje me rrethanat. Për këtë nevojitet një marrëveshje për përgatitjen e specifikimeve teknike - një konfirmim ligjor i marrëveshjes ndërmjet klientit dhe kontraktorit që ky i fundit do të zhvillojë specifikimin teknik dhe i pari do të paguajë për këto punime në përputhje me kushtet kontraktuale.

Si rregull, hartimi i kontratave për ofrimin e shërbimeve për zhvillimin e termave të referencës përfshin pikat e mëposhtme:

• qëllimi, parimet dhe objektivat e punës së ardhshme (dizajn, krijues, të tjera);
• kushtet dhe procedura për zbatimin e tyre;
• afatet;
• Rezultatet e pritura.

Nga ana e klientit, kjo kontratë kërkon sigurimin e të dhënave teknike fillestare dhe një tregues të qartë të asaj që ai ka nevojë nga kontraktori - kjo duhet të përfshihet në tekstin e marrëveshjes. Duhet të kihet parasysh se marrëveshjet verbale nuk janë ligjërisht të detyrueshme dhe nuk do të merren parasysh në rast mosmarrëveshjesh. Kostoja standarde e zhvillimit të specifikimeve teknike është 10-15% e kosto totale projekt apo punë.

Kontrata për përgatitjen e dokumentacionit të vlerësimit

Një marrëveshje e tillë nuk është më pak pikë e rëndësishme në kryerjen e punëve të caktuara; është një lloj kontrate. Kjo është një marrëveshje që kontraktori (kontraktori) merr përsipër të zhvillojë një vlerësim dhe t'ia dorëzojë klientit brenda kornizës kohore të rënë dakord, i cili duhet të paguajë për punën në përputhje me kushtet. Kontrata për përgatitjen e dokumentacionit të vlerësimit hartohet me shkrim dhe nuk kërkon vërtetim nga noteri, pavarësisht nga shuma e shpërblimit për shërbimet. Ky lloj i marrëveshjes duhet të përfshijë domosdoshmërisht disa kushte thelbësore, përkatësisht: TOR për përgatitjen e dokumentacionit të vlerësimit, kërkesat për vlerësime, shumën dhe kushtet e pagesës për punën e kryer. Në mungesë të njërit prej këtyre kushteve, kontrata mund të njihet si e pa përfunduar. Meqenëse përgatitja e një vlerësimi nuk është vetëm një çështje e ndërlikuar, por edhe shumë e përgjegjshme, atëherë, si rregull, në kontratat për dokumentacionin e vlerësimit një sasi mjaft të madhe kushte shtesë. Disa nga më të rëndësishmet janë sanksionet për përmbushje jo të duhur të kushteve, garancitë për rezultatin dhe përgjegjësia e kontraktorit për rezultatet.

Hartimi i një kontrate

Lloji i marrëveshjes që lidhet më shpesh është lidhja e kontratës së punës ose thënë ndryshe për kryerjen e punës. Ekzistojnë disa lloje të kontratave të tilla:

• kontrata e ndërtimit (ndërtimi i ndërtesave dhe strukturave, rrjetet inxhinierike, rrugë);
• për kërkime dhe punë projektimi(gjeodezia, gjeologjia, arkitektura, projektimi i rrjetit inxhinierik, etj.);
• kontrata për punë për komunën dhe nevojat e shtetit(depozitimi i plehrave, mirëmbajtja e stokut dhe infrastrukturës banesore, etj.);
• kontratë shtëpiake (për riparim ose punë tjetër).

Ekzekutimi i një urdhri për punë nënkontraktore përfshihet gjithashtu në përgatitjen e një marrëveshjeje të tillë dhe kryhet në rastet kur Kontraktori i Përgjithshëm (zakonisht në ndërtim) angazhon kontraktorë të tjerë për të kryer punë të veçanta. Në formë, një marrëveshje nënkontrate është e ngjashme me një kontratë pune, por kërkon të merren parasysh shumë hollësi ligjore në lidhje me zgjidhjen e mosmarrëveshjeve në ndërtim. Prandaj, është e preferueshme që hartimi i kontratës t'i besohet një specialisti ose të kryhet ekspertiza e tij ligjore, veçanërisht nëse sasia e punës dhe shuma e pagesës janë të konsiderueshme.

konkluzioni

Hartimi i kontratave për ofrimin e shërbimeve duhet të plotësojë këtë kërkesë të rëndësishme: formulimi i dispozitave duhet të jetë sa më i qartë dhe i kuptueshëm dhe të japë përgjigje të paqarta në pyetjen se kush, çfarë dhe kur duhet të bëjë, në çfarë kushtesh, çfarë. shpërblimi dhe në çfarë radhe do të merret, çfarë do të jetë nëse shkelen kushtet e marrëveshjes. Një kontratë e hartuar me kompetencë ligjore heq pothuajse të gjitha rreziqet e mundshme dhe bën të mundur zgjidhjen e të gjitha pretendimeve dhe mosmarrëveshjeve jashtë gjykatës.

Ju gjithashtu mund të jeni të interesuar në:

Ku të bëni kërkesë për divorc: Tre mënyra për të marrë një divorc

Kur të jenë ezauruar të gjitha argumentet dhe mbetet vetëm të shpërndahemi dhe të fillojmë jete e re, lind pyetja organizative para bashkëshortëve: ku të aplikoni për divorc? Nuk është aq e thjeshtë sa...

Zgjidhja e mosmarrëveshjeve për tokën

Toka është themeli i themeleve për të gjithë shoqërinë, edhe nëse, kur flasim për tokë, nënkuptojmë një parcelë toke. Të kesh tokë do të thotë të jesh i sigurt për të ardhmen tënde...

Marrëveshje - një marrëveshje midis dy ose më shumë personave për krijimin, ndryshimin ose përfundimin e të drejtave dhe detyrimeve civile (në përputhje me nenin 420 të Kodit Civil të Federatës Ruse).

E rregulluar siç duhet sistemi i punës me kontratë në ndërmarrje mund të parandalohen gabimet dhe keqkuptimet e panevojshme që vonojnë njerëzore dhe burimet financiare. Përveç kësaj, do të ndihmojë në shmangien e shumë mosmarrëveshjeve gjyqësore.

Për shembull, gabimi më i thjeshtë në punë me kontratë mund ta çojë organizatën tuaj jo vetëm në gjykatën e arbitrazhit, por edhe të bëhet shkak për fillimin e një çështje penale "tatimore". Kjo, nga ana tjetër, mund të ndikojë në reputacionin e organizatës, dhe në rastin e tenderëve, të ndikojë negativisht në rezultatet e tyre.

Autori i artikullit, pasi ka ngjitur shkallët e karrierës nga pozicioni i ndihmës sekretarit në nënkryetarin e departamentit juridik të një federale të madhe ndërmarrje unitare ndan përvojën e tij të fituar në këtë fushë organizimi i qarkullimit të dokumenteve kontratat në ndërmarrje. Në këtë artikull, ne do t'i hedhim një vështrim më të afërt:

• përgatitja e një projektmarrëveshjeje;
• miratimi i tij;
• lidhja e një marrëveshjeje (nënshkrimi dhe vulosja);
• regjistrimi (përfshirë regjistrimin shtetëror);
• kontabiliteti dhe ruajtja operacionale, lëshimi i kopjeve (origjinaleve) të kontratave;
• formimi i një baze të dhënash sipas dokumenteve të palëve;
• organizimi i ekzekutimit të kontratave;
• përgatitjen e kontratave për arkivim.

Gjëja kryesore është parimi!

Në fazën fillestare të ndërtimit sistemet e punës me kontratëështë e nevojshme të përcaktohet parimi mbi të cilin do të ndërtohet:

• e centralizuar ose
• të decentralizuara.

Për ta bërë këtë, duhet të bëni një studim të proceseve të biznesit dhe metodave të funksionimit të ndërmarrjes. Bazuar në informacionin e marrë, pyetja se kush do të jetë përgjegjës organizimi i punës me kontratë:

• një njësi strukturore specifike (kur zgjedh një parim të centralizuar) ose
• punonjës individualë në ndarje të ndryshme strukturore (kur zgjidhni një parim të decentralizuar).

Duke analizuar përvojë pune me kontratë në Rusi, autori i artikullit mund të thotë se në shumicën e kompanive të vogla dhe të mesme rrjedha e dokumenteve të kontratave"i grisur" - i ndarë midis punëtorëve individualë. Ekzekutuesi përgjegjës përgatit një projekt-kontratë, organizon miratimin e saj, sekretari ose nëpunësi regjistron dhe kontrata ruhet ose nga ekzekutuesi përgjegjës ose Kryekontabilist bizneset apo dikush tjetër.

Në kompanitë e mëdha, si rregull, përdoret parimi i centralizimit: ekzekutuesi përgjegjës përgatit një projekt-kontratë dhe ia paraqet atë shërbimit të menaxhimit të zyrës (ose departamentit të kontratës), i cili koordinon, lidh, regjistron, regjistron dhe ruan kontratat dhe lëshon. kopjet e tyre.

Për momentin, organizimi i punës kontraktuale në bazë të centralizuar është më optimali për kompanitë e mëdha me një rrjet nënndarjesh të largëta gjeografikisht.

Përgatitja e një projektmarrëveshjeje

Përgatitja e një projektmarrëveshjeje (hartimi i projektkontratës suaj ose rishikimi i marrë nga pala tjetër) kryhet nga personi përgjegjës Togo njësi strukturore, e cila fillon lidhjen e kontratës, së bashku me një avokat.

Sipas nenit 161 të Kodit Civil të Federatës Ruse, transaksionet personat juridikë mes tyre dhe me qytetarët duhet të kryhen në një të thjeshtë të shkruarit, me përjashtim të transaksioneve që kërkojnë noterizimin.

Projektmarrëveshja paraqitet për miratim dhe nënshkrim si më poshtë: Numri i kopjeve:

• zakonisht nga numri i anëve;
• për kontratat në fuqi nga data e regjistrimit nga organi i autorizuar i tij pushteti shtetëror ose pushteti vendor, (për shembull, marrëveshjet e qirasë) - nga numri i palëve + 1 kopje për autoritetin regjistrues.

Në strukturën e çdo kontrate biznesi, rekomandohet të parashikohen sa vijon: seksionet, të cilat në disa raste mund të kombinohen ose ndahen:

• Preambula.
• Objekti i kontratës.
• Të drejtat dhe detyrimet e palëve.
• Kostoja dhe procedura për kryerjen e pagesave.
• Kushtet e veçanta kontratat.
• Përgjegjësia e palëve.
• Modifikimi, zgjidhja dhe zgjidhja e kontratës.
• Konfidencialiteti.
• Zgjidhjen e kontesteve.
• Rrethanat forcë madhore.
• Koha e kontratës.
• Adresat dhe detajet e palëve.
• Nënshkrimet e palëve.

Ne kontrollojmë palën tjetër!

Në fazën e punës me projekt-kontratën, ekzekutuesi përgjegjës është i detyruar të sigurojë që pala tjetër të sigurojë një paketë dokumentesh. Kjo është për shkak të një sërë arsyesh. Fakti është se kontrata e lidhur mund të mos ketë fuqi juridike (për shembull, nëse është nënshkruar nga një person i paautorizuar). Për të shmangur teprime të tilla, është e nevojshme t'i qaseni me kujdes verifikimit të dokumenteve të palës tjetër.

Bazuar në praktikë, mund të thuhet se kontroll i plotë dokumentet e palës tjetër (d.m.th., duke kontrolluar jo vetëm regjistrimin dhe dokumentet përbërëse, por gjithashtu letra me vlerë, dokumentacioni i korporatës, asetet, opinionet e auditorëve, raportet financiare, etj.) nuk është i përshtatshëm për lidhjen e të gjitha kontratave. Mund të jetë e nevojshme, për shembull, kur anëtarësoheni në një organizatë, pasi fitohet një biznes që punon, gjatë të cilit mund të krijohen detyrime të caktuara.

Lista e dokumenteve të ofruara nga pala tjetër përcaktohet nga shërbimi ligjor i organizatës. Këtu është një listë mostër e tyre për shqyrtimin tuaj:

• dokumente që përmbajnë informacion në lidhje me palët:
  • dokumentet e ofruara person juridik:
    • kopjet e dokumenteve përbërës,
    • një kopje e dokumentit që konfirmon autoritetin e drejtuesit të personit juridik,
      • një kopje e prokurës, e vërtetuar siç duhet nga personi juridik dhe një fotokopje e pasaportës së përfaqësuesit (nëse kontrata është nënshkruar në emër të personit juridik jo nga drejtuesi i tij, por nga një përfaqësues),
    • kopje e certifikatës së regjistrimin shtetëror person juridik me te gjitha ndryshimet,
    • kopje e letrës së autoriteteve vëzhgimi statistikor në lidhje me caktimin e kodeve,
    • kopje e certifikatës së regjistrimit kontabiliteti tatimor,
    • dokumente që përmbajnë informacion duke përfshirë adresën postare të kompanisë, numrin e telefonit dhe te dhenat e Bankes,
      • kopjet e licencave të vërtetuara me vulën e organizatës dhe nënshkrimin e drejtuesit të saj për zbatimin e llojit përkatës të veprimtarisë, certifikata etj. (në rastet e përcaktuara legjislacionin aktual Federata Ruse);
  • dokumentet e ofruara nga pala tjetër - individual:
    • kopje të pasaportës,
    • një kopje të certifikatës së regjistrimit në organin tatimor në vendbanimin,
      • një kopje e certifikatës së regjistrimit si një sipërmarrës individual (për individë - sipërmarrësit individualë),
    • detajet bankare (nëse është e nevojshme, pagesa përmes një banke),
    • kopje e certifikatës së sigurimit Fondi i pensionit RF.

Një akt i përgjithshëm rregullator ligjor që përcakton procedurën për kontrollimin e dokumenteve të palëve në të gjitha organizatat nuk ekziston aktualisht në Rusi. Edhe pse ekzistojnë akte të veçanta juridike të veçanta. Për shembull, organizatat e kreditit dhe pjesëmarrësit profesionistë në tregun e letrave me vlerë kanë të drejtë të kërkojnë informacione të caktuara në lidhje me palën tjetër:

• në lidhje me individët - mbiemri, emri dhe patronimika (përveç rasteve kur parashikohet ndryshe nga ligji ose zakoni kombëtar), shtetësia, detajet e një dokumenti identiteti, detajet e një karte migracioni, një dokument që konfirmon të drejtën e një shtetasi të huaj ose pa shtetësi. personi për të qëndruar (rezidencë) në Federatën Ruse, adresën e vendbanimit (regjistrimit) ose vendbanimit, numrin e identifikimit të tatimpaguesit (nëse ka);
• në lidhje me personat juridikë - emri, numri i identifikimit të tatimpaguesit ose kodi i një organizate të huaj, numri i regjistrimit shtetëror, vendi i regjistrimit shtetëror dhe adresa e vendndodhjes.

Në bazë të praktikës së punës, mund të themi se në shumicën e rasteve dokumentet paraqiten nga pala tjetër pa probleme. Është bërë normë komunikimi i biznesit. Problemet fillojnë kur kontrolloni dokumentet. Mund të rezultojë, për shembull, se licenca ose prokura ka skaduar. Nëse, për një sërë arsyesh, pala tjetër nuk mund ose nuk dëshiron të paraqesë dokumente, kjo duhet t'ju paralajmërojë.

Koordinimi i projekt-marrëveshjes

Përgatit projekt-kontratën ekzekutuesi përgjegjës paraqet në shërbimin e menaxhimit të të dhënave(ose departamenti i kontratës) së bashku me një paketë dokumentesh. Në kompaninë tonë, ai përbëhet nga:

• draft traktati v formë elektronike;
• dokumentet e përgatitura nga pala tjetër;
• fletë miratimi që përmban informacionin e mëposhtëm:
  • EMRI I PLOTË. ekzekutuesi përgjegjës që tregon pozicionin e tij, emrin e njësisë strukturore në të cilën ai punon,
  • viza e ekzekutuesit përgjegjës,
  • vizat e drejtuesve të ekzekutuesit përgjegjës,
  • lloji i dokumentit të dërguar për miratim (marrëveshje, marrëveshje shtesë),
  • emri i palës tjetër,
  • lista e miratimit,
  • datën e marrjes së dokumentit për miratim dhe datën e kthimit të dokumentit nga punonjësit që miratojnë kontratën.

    Fletët për miratimin e projekt-marrëveshjeve regjistrohen në një ditar të posaçëm, i cili bën të mundur regjistrimin e qartë të numrit të projekt-marrëveshjeve të paraqitura për miratim. Revista pasqyron gjithashtu ecurinë e koordinimit të projekt-marrëveshjeve. Prania e lidhjeve me datën e marrjes së marrëveshjes për miratim dhe datën e kthimit nga specialistët miratues ndihmon në gjurmimin e kushteve të miratimit nga çdo specialist miratues, si dhe shkeljen e tyre;

  • shënim shpjegues (nëse është e nevojshme). Një shënim shpjegues i nënshkruar nga ekzekutuesi përgjegjës duhet të përmbajë informacionin e mëposhtëm:
    • arsyetimi për nevojën lidhjen e kontrates,
    • arsyetimi për zgjedhjen e një pale tjetër,
    • në lidhje me palën tjetër
    • objekt i kontratës (shkurtimisht),
    • shumën e kontratës,
    • kushtet e pagesës,
    • kushtet për marrjen e pagesës ose përmbushjen e detyrimeve;
• studim fizibiliteti (studim fizibiliteti) i projektit, nëse është e nevojshme. Ai përmban informacionin e mëposhtëm:
  • vërtetimi i përshtatshmërisë së transaksionit,
  • subjekti i transaksionit, shuma totale e transaksionit, kushte të tjera materiale,
  • një vlerësim të kostove të lidhura me ekzekutimin e transaksionit, pasojat ekonomike duke bërë një marrëveshje,
  • kushtet e transaksionit,
  • përshkrimi i palës tjetër: çfarë periudhe kohore është e pranishme në treg për këtë produkt (punime, shërbime), si është vendosur ai, etj.

Duhet theksuar se lista e mësipërme e dokumenteve është e përafërt, sepse. secila ndërmarrje vendos procedurën e saj për punën kontraktuale, e cila varet kryesisht nga lloji i veprimtarisë së organizatës dhe vëllimi i kontratave. Nga lista e mësipërme, çdo kompani ka të drejtë të zgjedhë ato dokumente që janë më optimale për të.

Kështu, për shembull, në kompanitë e mëdha tregtare dhe prodhuese, është e dëshirueshme të keni një shënim shpjegues për kontratën. Ai jep një ide të qartë të qëllimit të kontratës. Nëse drejtuesi i ndërmarrjes duhet të nënshkruajë një numër të madh kontratash çdo ditë, atëherë shënimi shpjegues redukton ndjeshëm kohën që ai shpenzon për studimin e kontratës. Përveç kësaj, ai ofron informacionin e nevojshëm për miratimin e punonjësve.

Në të mëdha kompanitë tregtare për ofrimin e mallrave ose shërbimeve, janë hartuar kontrata standarde, në këtë rast nuk ka nevojë të përgatitet një shënim shpjegues, dhe ndoshta një fletë miratimi. Nuk ka nevojë për këto dokumente në kompanitë e vogla, ku titullari mund të nënshkruajë deri në 2 kontrata në ditë. Prandaj, organizimi i punës kontraktuale duhet të trajtohet në mënyrë krijuese, duke analizuar shumë faktorë dhe duke zgjedhur mënyrën më optimale për negocimin e kontratave.

Koordinimi i projekt-marrëveshjes organizon punë në zyrë(ose departamenti i kontratave).

Meqenëse marrëdhëniet kontraktuale shërbehen si nga juridik, ashtu edhe nga kontabiliteti, dhe shërbim financiar, rezulton se puna kontraktuale duhet të depërtojë në të gjithë dhe në të gjithë aktivitet ekonomik ndërmarrjeve. Është i organizuar siç duhet negocimin e kontratave ndihmon në eliminimin e mundësisë pasoja negative lidhur me pavlefshmërinë e kontratës ose humbje shtesë ekonomike, tatimore, valutore, doganore dhe të tjera.

Çdo ndërmarrje mund të përcaktojë në mënyrë të pavarur listën e personave që kryen miratimi i projektkontrates, e cila duhet të fiksohet në lokal akt normativ. Si rregull, pozicionet "vizituese" janë:

• avokat;
• drejtor financiar;
• Kryekontabilist;
• kreu i departamentit.

Disponueshmëria e vizave shtesë varet nga specifikat e kontratës së dërguar për miratim.

Për të optimizuar procesin e negocimit të kontratave në organizatë, forma standarde kontratat, të cilat duhet të miratohen me urdhër të drejtuesit të organizatës (shih Shembullin 2). Si rregull, kjo vlen për kontratat, lidhja e të cilave lidhet me veprimtarinë kryesore të ndërmarrjes: në organizatat tregtare ata janë kontratat standarde të furnizimit, kompanitë e sigurimeve po zhvillohen kontratat standarde të sigurimit.

Në përfundim kontratë standarde drafti i tij bie dakord vetëm me shërbimin ligjor, i cili kontrollon përputhshmërinë e draft dokumentit të paraqitur me atë standard dhe kontrollon dokumentet e palës tjetër. Kjo redukton ndjeshëm kohën për negocimin e projekt-marrëveshjes.

duhet dalluar kontrata standarde, të miratuara nga organizata, dhe të ashtuquajturat shabllone të kontratave, të cilat përfaqësojnë tekste shembullore të kontratave. Ndryshe nga draft kontratat standarde draft kontratat që hartohen duke përdorur një shabllon duhet të bien dakord me gamën e plotë të specialistëve në një ndërmarrje të caktuar.

Të gjithë specialistët që bien dakord për projekt-kontratën bëjnë shënime në fletë miratimi(shih shembullin 3), dhe në rast mosmarrëveshjeje me projekt-marrëveshjen, ata duhet të shkruajnë një përfundim të arsyetuar në fletën e vërejtjeve ose ta lëshojnë atë në formën e një dokumenti të veçantë (shih shembullin 4).

Fleta e miratimit e zhvilluar në ndërmarrjen tonë dhe e paraqitur juve në shembullin 3 përmban seksionin "Nënshkrimi i kontratës". Por është e rëndësishme vetëm për ndërmarrjet e mëdha me një numër të madh personash që kanë të drejtë të nënshkruajnë kontrata. Seksioni "Shënime" ndihmon në konfirmimin e transferimit të dokumenteve (listës së tyre) nga punonjësit e shërbimit klerik (departamenti kontraktor) te ekzekutuesi përgjegjës për dërgimin e dokumenteve te pala tjetër, gjë që është shumë e rëndësishme në rast të humbjes së dokumenteve.

pa shënime shpjeguese në ndërmarrje, informacione shtesë mund të futen në fletën e miratimit duke e vendosur atë përpara seksionit "Marrëveshja":

Kushtet për miratimin e projekt-kontratës nga çdo specialist duhet të përcaktohen në aktin rregullator vendor, kjo mund të jetë Rregullorja për punën kontraktuale. ku përgjegjësia për respektimin e afateve u caktohet specialistëve që kryejnë shikimin dhe kontrolli i respektimit të afateve i caktohet përgjegjësit të shërbimit të menaxhimit të të dhënave (përgjegjësit të departamentit të kontratave).

Nëse ka komente në shikimin e personave të draft traktati ai transferohet nga punonjësit e shërbimit nëpunës (departamenti kontraktor) te kontraktori për eliminimin e komenteve dhe më pas ridërgohet për miratim. Nëse mbeten mosmarrëveshje, atëherë ekzekutuesi përgjegjës fillon një takim me pjesëmarrjen e drejtuesve të departamenteve përkatëse. Mbledhja regjistrohet dhe në bazë të rezultateve të saj, drejtori i organizatës vendos për përshtatshmërinë ose mospërshtatshmërinë e lidhjes së një marrëveshjeje.

Gjatë organizimit të procesit të negocimit të kontratave, duhet të merret parasysh një nuancë. Në një dokument rregullator lokal, si rregull, fiksohen pozicionet e specialistëve që kanë të drejtën e kontratave për vizë pa treguar emrat e tyre. Kjo është e përshtatshme, sepse në rast shkarkimi ose transferimi të miratuesit, nuk kërkohen ndryshime në aktin rregullator vendor.

Megjithatë, në mungesë të punonjësve (kur dërgohen në një udhëtim pune, duke qenë në pushim mjekësor) të cilët kanë të drejtë miratimin e kontratave, specialistët ushtrues detyre të specialistëve të sipërpërmendur nuk emërohen gjithmonë. Prandaj, për të zbatuar proces i vazhdueshëm miratimi i kontratave me urdhër të organizatës, mund të jepet e drejta për të miratuar projekt-kontratat punonjës të veçantë përveç kësaj. Një urdhër mostër tregohet në shembullin 5.

Përfundimi i një marrëveshjeje
(nënshkrimi dhe vulosja)

Një projekt-marrëveshje e rënë dakord nga të gjithë specialistët përgatitet nga shërbimi i mbajtjes së të dhënave (ose punonjësit e departamentit të kontratave) për nënshkrim.

Ka raste kur njëra nga palët, pasi ka marrë një marrëveshje të nënshkruar dhe të vulosur nga pala tjetër, zëvendësoi disa nga faqet duke shkelur marrëveshjet e mëparshme. Për të shmangur shfaqjen e situatave të tilla, në praktikën e punës kontraktuale, ekzistojnë disa mënyra:

• shikimi (inicializimi) i secilës faqe të kontratës nga personat që e nënshkruajnë atë. Ndoshta miratimi i tekstit të marrëveshjes drejtuesi i një prej divizioneve strukturore, të cilit i është dhënë një e drejtë e tillë, e cila duhet të përcaktohet në përputhje me rrethanat në aktin rregullator vendor të organizatës, për shembull, drejtuesi i shërbimit ligjor. Në këtë rast, inicializimi mund të kryhet duke përdorur një vulë të veçantë, e cila tregon:
  • Emri i organizatës,
  • numri i fletës së kontratës nga numri i përgjithshëm i fletëve, për shembull, "Fleta nr. 1 nga 5 fletë",
  • nënshkrimin e drejtuesit përkatës;
• fletët e qepura të kontratës që tregojnë numrin e fletëve të qepura, të numëruara dhe duke e vendosur këtë informacion me vula dhe nënshkrime të palëve. Në mënyrë tipike, mbishkrimi duket siç tregohet në shembullin 6. Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet vulosjes së vulës gjatë certifikimit të dokumentit. Duhet të përmbajë një pjesë të titullit të punës së personit që nënshkruan dokumentin dhe një pjesë të fletës në të cilën thotë "Fletë ___ të qepura, të numëruara, të vulosura". Është ky rregullim i printimeve të vulave që ndihmon në shmangien e falsifikimit të dokumenteve.

E drejta për të nënshkruar një kontratë kanë:

• personat që mbajnë pozicionin përkatës, në përputhje me përbërësin dokumentet e organizimit,
• personat e autorizuar.

Duhet pasur parasysh se madje edhe kurnënshkruhet kontrata jo përfaqësues a personi i parë i kompanisë - mund të mos ketë gjithmonë autoritetin për të përfunduar transaksionin.

Për shembull, marrja e një vendimi për të përfunduar një transaksion të madh, objekti i të cilit është prona shoqëri aksionare, vlera e së cilës është më shumë se 50% e vlerës së bilancit të aktiveve të shoqërisë në datën e vendimit për përfundimin e transaksionit, duhet të miratohet. mbledhjen e përgjithshme aksionarët (neni 79 i Ligjit Federal të 26 dhjetorit 1995 Nr. 208-FZ "Për shoqëritë aksionare").

Një procedurë e ngjashme është futur edhe për drejtuesit e ndërmarrjeve unitare. Në përputhje me nenin 23 të Ligjit Federal të 14 nëntorit 2002 Nr. 161-FZ "Për ndërmarrjet unitare shtetërore dhe komunale", drejtuesi i një ndërmarrje unitare është i kufizuar në shumën e transaksioneve të kryera. Kështu, një transaksion për tjetërsimin e pronës nuk duhet të kalojë 10% të kapitalit të autorizuar ose 50 mijë. statutore dimensionet minimale paga (për momentin është 5,000,000 rubla). Për të përfunduar më shumë marrëveshje të mëdha kërkohet pëlqimi i pronarit.

Kufizime të ngjashme parashikohen gjithashtu në Art. 46 i Ligjit Federal të 8 shkurtit 1998 Nr. 14-FZ "Për shoqëritë me përgjegjësi të kufizuar".

Për më tepër, kufizime shtesë mbi kompetencat e personit të parë të kompanisë mund të përmbahen në dokumentet përbërëse të ndërmarrjes. Nëse ekzistojnë kufizime të tilla, duhet pasur kujdes që vendimi për lidhjen e një kontrate të miratohet nga personat përkatës. Përndryshe, kontrata mund të shpallet e pavlefshme në bazë të Artit. 174 i Kodit Civil të Federatës Ruse.

Nëse kontrata nënshkruhet nga një person në bazë të një prokure, Duhet t'i kushtoni vëmendje se cilit lloj i përket. Në varësi të përmbajtjes së kompetencave të specifikuara në dokument, ekzistojnë të ashtuquajturat:

• të përgjithshme autorizimet (të lëshuara për një përfaqësues për të kryer një shumëllojshmëri të gjerë transaksionesh në emër të të përfaqësuarve),
• autorizime speciale (të lëshuara për të lidhur transaksione homogjene (kontrata), për shembull, vetëm kontratat e shitjes) dhe
• autorizimet e njëhershme (të lëshuara për nënshkrimin e një kontrate specifike, ndërsa autorizimi duhet të tregojë numrin dhe datën e kontratës, emrin e palës tjetër me të cilën është e nevojshme të lidhet kjo kontratë, shkurtimisht objekti i kontratës , si dhe shumën për të cilën është lidhur kontrata).

Pse është e rëndësishme të dimë këtë ndryshim? Thjesht fakti që personi nënshkrues i kontratës ka një prokurë nuk do të thotë se personi ka autoritetin për të lidhur këtë marrëveshje. Imagjinoni situata specifike (shih Shembujt 7 dhe 8). Në të dyja rastet, transaksionet do të jenë të pavlefshme.

Gjithashtu duhet pasur parasysh se lëshohet prokura për një periudhë të caktuar, i cili përcaktohet në diskrecionin e personit që e ka lëshuar atë, por nuk mund të kalojë 3 vjet (neni 186 i Kodit Civil të Federatës Ruse). Nëse në prokurë nuk përcaktohet afati i vlefshmërisë, ai do të mbetet në fuqi për një vit nga data e lëshimit të tij. Prokura që nuk tregon datën e lëshimit është e pavlefshme. Ky dokument duhet të nënshkruhet nga drejtuesi i organizatës, ose nga një person të cilit i është dhënë e drejta për të nënshkruar prokura. Një autorizim i lëshuar në mënyrë zëvendësimi është i vlefshëm vetëm në rastin e noterizimit në përputhje me paragrafin 3 të Artit. 187 i Kodit Civil të Federatës Ruse (me përjashtim të rastet individuale), periudha e vlefshmërisë së një prokure të tillë nuk mund të kalojë periudhën e vlefshmërisë së prokurës në bazë të së cilës është lëshuar.

Një mostër e një prokure të veçantë është paraqitur në shembullin 9. Duhet të theksohet se mbresa e vulës duhet të përfshijë një pjesë të titullit të personit që nënshkruan prokurën. Për më tepër, ne do të japim një shembull të lëshimit të një urdhri për revokimin e një autorizimi për një arsye kaq të zakonshme si shkarkimi i një punonjësi (shih Shembullin 10).

Në shërbimin nëpunës (reparti i kontratës) duhet mbahen kopje (ose origjinale) të prokurave për të drejtën e nënshkrimit të kontratave. Për sistematizimi i informacionit me prokurë është hartuar një regjistër i autorizimeve për të drejtën për të nënshkruar kontrata (shih Shembullin 11). Kopje të autorizimeve duhet t'u jepen drejtuesve të departamenteve që përgatisin projekt-kontratat. Në bazë të autorizimeve të lëshuara, përpilohet një regjistër i nënshkrimeve ekzemplar të personave që kanë të drejtë të nënshkruajnë kontrata (shih shembullin 12).

Ne paraqesim në vëmendjen tuaj një matricë të procesit të marrëveshjes dhe nënshkrimit të kontratave (shih shembullin në shembullin 13).

Simbolet: P - shenja; deputeti - mund të nënshkruajë; B - pamjet. Kushtojini vëmendje të veçantë simbol Deputeti - mund të nënshkruajë. Nga pikëpamja juridike, disa persona mund të kenë të drejtë të nënshkruajnë të njëjtat kontrata njëherësh (para së gjithash, ky është personi i parë i organizatës, si dhe persona të tjerë që kanë autorizimet përkatëse). Megjithatë, sipas procedurës së vendosur brenda organizatës, marrëveshje homogjene mund të nënshkruhen nga vetëm një person, ndërsa personat e tjerë kanë mundësinë të ushtrojnë kompetencat e tyre vetëm në rast të mungesës së tij (sëmundje, udhëtim pune, etj.).

Nëse ndërmarrja ka një praktikë të dërgimit të letrave motivuese së bashku me kontratat, shërbimi i menaxhimit të zyrës (departamenti i kontratave) mund t'i besohet funksioni i përgatitjes së tyre. Letrat dorëzohen të nënshkruhet nga menaxheri së bashku me projekt-marrëveshjen.

Të gjitha kontratat e nënshkruara nga personi i parë i organizatës ose një person i autorizuar prej tij në bazë të një prokure vërtetohen me vulën e organizatës. Vula në kontratë vendoset kur:

• prania e një nënshkrimi;
• disponueshmëria e vizave për personat e kërkuar;
• nëse nënshkrimi në marrëveshje përputhet me nënshkrimin mostër të personit të autorizuar në Regjistrin e Mostrave të Nënshkrimeve.

Regjistrimi i kontratave

Të gjitha kontratat e nënshkruara nga drejtuesi i ndërmarrjes (personi i autorizuar) transferohen në shërbimin klerik (departamenti i kontratës) për regjistrim me caktimin e numrit përkatës në kontratë.

Secila palë në kontratë, pas nënshkrimit, duhet t'i caktojë asaj një numër serial dhe të sigurojë regjistrimin e brendshëm të saj. Prandaj, numri i kontratës është zakonisht kompleks, përbëhet nga numra të veçantë të palëve, të cilat shkruhen përmes një thyese, e cila nuk është gjithmonë e përshtatshme (shih shembullin 14).

Në praktikë, ekziston një mënyrë tjetër caktimi i një numri kontrate: nëse organizata merr një kontratë që tashmë ka caktoi një numër në njërën anë, atëherë pala e dytë, pasi ka kryer regjistrimin e brendshëm, tregon numrin e saj të regjistrimit në anën e pasme të faqes së fundit të dokumentit. Në këtë rast, përdoret një vulë e veçantë, e cila tregon emrin e organizatës, numrin e regjistrimit të kontratës dhe datën (shih Shembullin 15). Në këtë rast, numri i kontratës do të jetë numri i caktuar nga pala tjetër (shih kontratën nr. AB104 me Leos LLC në shembullin 16).

Kur një organizatë merr një marrëveshje pa numër, i caktohet një numër që përputhet me numrin e regjistrimit, më pas ai vendoset në faqen e parë të dokumentit (shih marrëveshjen me MOR CJSC Nr. 116/10/06 në shembullin 16).

Për kompanitë e mëdha, struktura e mëposhtme mund të rekomandohet numri i regjistrimit të kontratës: numri serial i regjistrimit në shërbimin e menaxhimit të regjistrave, numri i njësisë strukturore në përputhje me klasifikimin e miratuar në organizatë ose përcaktimi me shkronja e njësisë strukturore, viti kur është lidhur kontrata. Për shembull: 108/07/06 ose 199-KS/06, ku KS është përcaktimi i shkronjave të shërbimit komercial.

Regjistrimi i kontratave kryhet në një ditar të veçantë, i cili, si rregull, mbahet në në format elektronik. Ne rekomandojmë përbërjen e mëposhtme të kolonave të Ditarit të Regjistrimit të Kontratës:

• numrin e regjistrimit;
• numër shtesë (numri i palës);
• data e marrëveshjes;
• emri i palës tjetër;
• objekt i kontratës;
• vlefshmëria;
• njësia përgjegjëse (ekzekutuesi përgjegjës);
• çmimi i kontratës;
• disponueshmëria e aplikacioneve;
• që nënshkroi kontratën.

Nëse organizata përdor numërimin e kontratave përmes një fraksioni, atëherë në vend të dy kolonave "numri i regjistrimit" dhe "numri shtesë (numri i palës tjetër)", futet një - "numri i kontratës".

Në një numër rastesh, të përcaktuara me ligj, kontratat kërkojnë regjistrim shtetëror. Për shembull:

• një marrëveshje qiraje për një ndërtesë ose strukturë të lidhur për një periudhë prej të paktën një viti i nënshtrohet regjistrimit shtetëror dhe konsiderohet e lidhur që nga momenti i regjistrimit të tillë;
• marrëveshjet e licencës (regjistrimi dhe ri-regjistrimi i emrave tregtarë, markave tregtare, markave të shërbimit, caktimi i pretendimeve sipas markat tregtare) hyjnë në fuqi vetëm pas regjistrimit të tyre në Rospatent;
• merret me tokën dhe të tjera pasuri të paluajtshme subjekt i regjistrimit shtetëror në përputhje me Art. 164 i Kodit Civil të Federatës Ruse.

Transferimi i kontratës së nënshkruar tek pala tjetër

Kontrata e nënshkruar në emër të organizatës suaj i transferohet ekzekutuesit përgjegjës kundrejt nënshkrimit në fletën e miratimit (shih Shembullin 3 në pjesën e parë të artikullit në faqen 35 të numrit të marsit të revistës për 2006) për t'ia transferuar palës tjetër. Në organizatën tonë, përgjegjësia për dorëzimin e kontratës tek pala tjetër i takon kontraktorit sipas kontratës. Si rregull, në ndërmarrjet e mëdha, dërgimi i dokumenteve u caktohet shërbimi parashkollor, e cila duhet të mbajë Regjistrin e dokumenteve të dërguara.

Kontrata mund të dërgohet postë e regjistruar me vërtetim pranimi. Mund t'i dorëzohet të autorizuarit zyrtarët organizatë palë ose në ndonjë mënyrë tjetër që ju lejon të konfirmoni me besueshmëri faktin e marrjes së kontratës.

Kur dërgoni dokumente të rëndësishme me postë, duhet ta bëni atë me postë të regjistruar me konfirmimin e marrjes. Ndjekja e kthimit të njoftimeve do t'ju lejojë të kontrolloni ecurinë e dorëzimit të kontratave te partnerët. Në disa raste, është e përshtatshme të dërgohen dokumente me një listë të bashkëngjitjeve (në formën e letrave dhe parcelave të vlefshme).

Fatkeqësisht, dokumentet mund të humbasin, dëmtohen ose dorëzohen me vonesë kur dërgohen me postë. Në të gjitha këto raste, në përputhje me Rregullat për ofrimin e shërbimeve postare (miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 15 Prill 2005 Nr. 221), ju mund të aplikoni në zyrën postare me një kërkesë. Për më tepër, si për operatorin postar që pranoi dërgesën, ashtu edhe për operatorin postar në destinacionin e artikullit postar. Punonjësit e postës janë të detyruar të pranojnë kërkesën tuaj për shqyrtim brenda 6 muajve nga data e dërgimit të dokumenteve që kërkoni ose të dëmtuara prej tyre.

Pretendimi bëhet me shkrim. Kopjet e të gjitha dokumenteve që lidhen me çështjen në shqyrtim i bashkëngjiten asaj. Para së gjithash, kjo është një faturë për dërgim dhe një inventar i bashkëngjitjes (nëse po flasim për një dërgesë të vlefshme). Një kopje e kontratës për ofrimin e shërbimeve postare i bashkëngjitet vetëm nëse kjo është lidhur. Nëse thelbi i kërkesës ka të bëjë me një vonesë në dorëzimin e një artikulli të thjeshtë, atëherë është e nevojshme të paraqitet guaska e saj me datat e marrjes dhe marrjes së sendit postar të treguar në të.

Kushtet për shqyrtimin e kërkesave varen nga gjeografia e lëvizjes së sendit postar me të cilin u shfaqën probleme. Për dërgesat brenda të njëjtit lokalitet, ju duhet të përgjigjeni brenda 5 ditëve. Për të gjitha të tjerat sendet postare dhe transfertat - brenda 2 muajve.

Lëshimi i origjinaleve dhe kopjeve të kontratave

Lëshimi i origjinaleve dhe kopjeve të kontratave kryhet nga punonjësit e shërbimit të menaxhimit të të dhënave (departamenti kontraktor) mbi bazën e një kërkese me shkrim. Në ndërmarrjen tonë, kjo është e dokumentuar nga një memo. Ai duhet të tregojë arsyetimin për nevojën për të marrë një dokument, kujt (emri i plotë, pozicioni) dhe për sa kohë është lëshuar. Shih shembujt e memorandumeve në Shembujt 17 dhe 18. Shih shembullin 19 për plotësimin e një ditari të veçantë që regjistron faktin e lëshimit dhe kthimit të dokumenteve.

Në lëshimi i kontratës origjinale Sipas procedurës së vendosur në ndërmarrjen tonë, punonjësit e shërbimit të mbajtjes së evidencës (departamenti i kontratave) janë të detyruar të bëjnë një fotokopje të kontratës dhe ta mbyllin atë në kasë.

Për të siguruar rendin dhe për të shmangur humbjen dokumente të rëndësishme, mund të kryeni periodikisht procedurën e mëposhtme. Në fund të muajit, shërbimi i mbajtjes së evidencës (departamenti i kontratave) përgatit një raport mbi lëvizjen e kontratave. Mbi bazën e tij dërgohen të gjithë drejtuesit e divizioneve strukturore shënimet e zyrës me një listë të kontratave që do të kthehen (shih Shembullin 20).

Kontabiliteti i dokumenteve të palëve

Një dokument i brendshëm rregullator duhet të përcaktojë një listë të dokumenteve të regjistrimit dhe përbërës që duhet të kërkohen nga pala tjetër përpara se të lidhni një transaksion me të. Përbërja e dokumenteve varet nga kë ka të bëjë organizata juaj - këto janë individual ose ligjor, rezident ose jorezident i Federatës Ruse (ne e diskutuam këtë çështje më në detaje në pjesën e parë të artikullit të botuar në numrin e mëparshëm të revistës).

Të gjitha dokumentet e nevojshme në lidhje me palën tjetër, së bashku me kontratën jepen nga përmbaruesi përgjegjës në shërbimin e menaxhimit të zyrës (departamenti i kontratës), ku do të ruhen. Dokumentet e palëve formohen në raste sipas sistemit të skedarëve të kartës në rend alfabetik me një drejtori të përgjithshme, e cila zakonisht mbahet në formë elektronike (ai tregon edhe numrin e çështjes në të cilën ruhen dokumentet e palës tjetër). Secilës palë mund t'i caktohet një kod.

Kur lidhni disa kontrata me të njëjtën palë, nuk kërkohet ridorëzimi i dokumenteve. Me marrjen e çdo kontrate të re, dokumentet kontrollohen për:

• e drejta për të nënshkruar kontratën, mandati i drejtuesit të ndërmarrjes;
• periudha e vlefshmërisë së licencës, autorizimet;
• adresat e regjistrimit;
• pajtueshmërinë e subjektit të kontratës me drejtimin e veprimtarive të palës tjetër në përputhje me statutin.

Nëse është e nevojshme, mund të kërkohen dokumente shtesë nga pala tjetër.

Ruajtja e kontratave

Kontratat e nënshkruara nga një person i autorizuar i organizatës transferohen nga punonjësit e shërbimit të mbajtjes së shënimeve (departamenti i kontratave) te ekzekutuesi përgjegjës, dhe kontratat e nënshkruara nga të gjitha palët (zakonisht këto janë transaksione dypalëshe) mbeten në shërbimin e mbajtjes së të dhënave për ruajtjen operacionale. .

Të gjitha kontratat formohen në raste në përputhje me nomenklaturën e rasteve të shërbimit nëpunës (departamenti i kontratave), i cili është pjesë e nomenklaturës së konsoliduar të rasteve të ndërmarrjes. Gjatë përpilimit të nomenklaturës, është shumë e rëndësishme të zgjidhni skemat e klasifikimit për ndërtimin e saj.

Kërkesa kryesore është që titulli i çështjes duhet të pasqyrojë qartë dhe në një formë të përgjithësuar përmbajtjen dhe përbërjen kryesore të dokumenteve të kompleksit, pasi kërkimi është bërë nga titulli. dokumentet e kërkuara. Titujt e çështjeve mund të specifikohen në procesin e formimit dhe ekzekutimit të çështjeve, por në çdo rast gjatë përpilimit të tyre duhet të respektohen rregullat e vendosura. Elementet e detyrueshme të titullit të çështjes janë: emri i llojit të kompleksit (rasti, korrespondenca) ose emri i llojit të dokumenteve (protokollet, kontratat, etj.); Më poshtë janë të dhëna sqaruese, përbërja dhe sekuenca e të cilave përcaktohet nga natyra e dokumenteve të çështjes: emri i autorit të dokumenteve (emri i organizatës ose njësisë strukturore); adresuesi ose korrespondenti (emri i organizatës ku janë dërguar dokumentet ose nga i cili janë marrë); të përgjithësuara përmbledhje dokumentet e rastit; treguesi i vendndodhjes së organizatave korrespondente (territori, lokaliteti); datat në të cilat referohen dokumentet e çështjes; një tregues i origjinalitetit ose kopje të dokumenteve të përfshira në dosje.

Në disa raste, është e mundur të formohen lëndë në bazë objekti. Pra, në një rast do të lidhen kontrata, të lidhura me një organizatë specifike, e cila do të veprojë si një objekt specifik.

Prandaj, gjatë zhvillimit të nomenklaturës së rasteve, para së gjithash është e nevojshme të zhvillohen parimi i klasifikimit të kontratës në ndërmarrje në mënyrë të tillë që të sigurojë kërkimin më të shpejtë të mundshëm të kontratave, ju lejon të shpërndani në mënyrë të arsyeshme dokumente dhe të formoni skedarë. Në të vërtetë, shpesh kontratat lidhen jo për një vit, por me mundësinë e zgjatjes së tyre të mëvonshme. Prandaj, zakonisht në shërbimin nëpunës (departamenti kontraktor) mund të ruhen një numër i madh i kontratave të vlefshme të lidhura disa vite më parë.

Periudhat e ruajtjes së dokumenteve janë krijuar në përputhje me "Lista e dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes" (M., 2000), me listat e departamenteve të dokumenteve dhe të tjera dokumentet normative. Në të njëjtën kohë, kontratat me një jetëgjatësi fikse duhet të veçohen veçmas, për shembull:

• marrëveshje dhuratë;
• kontratat e shitjes parcelat e tokës, ndërtesa, lokale;
• marrëveshjet për aktivitetet e huadhënies dhe investimit afatgjatë;
• marrëveshjet për të drejtën e pronësisë, posedimit, përdorimit, disponimit të pronës (periudha e përhershme e ruajtjes për të gjitha marrëveshjet e këtij grupi përcaktohet nga neni 57, në të njëjtën kohë për marrëveshjet individuale të këtij grupi, Lista përcakton përjashtime - periudha më të shkurtra të ruajtjes p.sh., neni 28 obligon ruajtjen e marrëveshjeve të shitblerjes - shitjes së aksioneve nga aksionarët vetëm 5 vjet pas datës së skadimit të tyre);
• kontratat për regjistrimin dhe riregjistrimin e emrave tregtarë, markave tregtare, markave të shërbimit;
• marrëveshjet për pranimin dhe dorëzimin e lokaleve me qira;
• marrëveshjet e privatizimit;
• marrëveshjet për marrëdhëniet ekonomike, shkencore dhe kulturore;
• kontrata për furnizimin e lëndëve (lëndëve të para), produkteve, pajisjeve për nevoja shtetërore.

Duhet të theksohet se gjatë ruajtjes dhe formimit të çështjeve, çdo kontratë duhet të shoqërohet jo vetëm me marrëveshje shtesë për ndryshimin dhe shtimin e saj, por edhe, nëse përcaktohet nga kushtet e kontratës, letra për ndryshimin e detajeve të palët, si dhe letrat për zgjidhjen e kontratës në një okay të njëanshëm. Letrat e tilla të marra nga pala tjetër duhet të regjistrohen. Letrat e dërguara nga organizata juaj palës tjetër duhet gjithashtu të regjistrohen dhe të shënohen si të marra nga një person i autorizuar i palës tjetër. Përveç çdo kontrate, mund t'i bashkëngjiten fletë miratimi me viza specialistike.

Le të japim si shembull një fragment të nomenklaturës së rasteve të shërbimit nëpunës, të lidhur drejtpërdrejt me punën me kontratë:

1 Shih ligji federal datë 07.08.2001 Nr. 115-FZ “Për kundërvënien e legalizimit (pastrimit) të produkteve të krimit dhe financimit të terrorizmit”.