Dom » Podatek » Zastępca sekretarza. Oficjalne obowiązki sekretarza

Zastępca sekretarza. Oficjalne obowiązki sekretarza

Główny sekretarz

Przykładowy opis stanowiska dla sekretarki menedżera

Sporządzono przykładowy opis stanowiska z uwzględnieniem standardu zawodowego

1. Postanowienia ogólne

1.1. Sekretarka kierownika należy do kategorii zawodowej.

1.2. Osoba, która posiada:

1) wyższa edukacja- licencjackie lub średnie profesjonalna edukacja w sprawie programów szkoleniowych dla specjalistów średniego szczebla i dodatkowego kształcenia zawodowego;

1) co najmniej dwa lata wykonywania prac organizacyjnych i obsługa dokumentacji działalność kierownika organizacji w szkolnictwie średnim zawodowym.

1.3. Sekretarz kierownika powinien wiedzieć:

1) specyfikę głównej działalności organizacji;

2) podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy Federacji Rosyjskiej;

3) kadrę kierowniczą organizacji i jej wydziałów;

4) funkcje samorządowe;

5) zasady i zasady planowania czasu pracy;

6) wyznaczanie celów;

7) zasady prowadzenia negocjacji handlowych;

8) specyfikę projektu planisty (w formie elektronicznej i papierowej);

9) podstawy zarządzania czasem;

10) kontakty telefoniczne kierownika;

11) funkcje, zadania, struktura organizacji, jej powiązania w pionie i poziomie;

12) zasady interakcji z partnerami, klientami, środkami masowego przekazu;

13) zasady utrzymywania i rozwijania relacji międzyludzkich;

14) zasady ochrony informacji poufnych;

15) tryb przygotowania i prowadzenia podróży służbowych;

16) tryb postępowania z dokumentami dotyczącymi podróży służbowej oraz dokumentami sprawozdawczymi z podróży służbowej kierownika;

17) protokół handlowy;

18) etyka komunikacja biznesowa;

19) zasady organizacji przyjmowania zwiedzających;

20) zasady etykiety mowy;

21) zasady nawiązywania kontaktu, utrzymywania i rozwijania relacji międzyludzkich;

22) strukturę organizacyjną i podział funkcji pomiędzy działy strukturalne i specjalistów;

23) zasady serwowania stolika do herbaty (kawy);

24) zasady przygotowywania i podawania im gorących napojów i przekąsek;

25) zestaw środków organizacyjnych i technicznych służących do przygotowania i prowadzenia posiedzeń i rokowań, w tym międzynarodowych;

26) zasady prowadzenia, sporządzania i sporządzania protokołów i innych dokumentów powstałych w procesie przygotowania wydarzenia konferencyjnego;

27) sporządzanie kosztorysów;

28) podstawy pisania przemówień i sprawozdań kierownika;

29) zasady komunikacji biznesowej, etykieta biznesowa;

30) etykieta i podstawy protokołu międzynarodowego;

31) Ogólne wymagania do terminów realizacji dokumentów oraz funkcji kontrolnych służby obsługi dokumentów;

32) zasady, sposoby informowania pracowników;

33) struktura zarządzania organizacje, kierownictwo organizacji, próbki podpisów wiodących pracowników, ich zakres uprawnień i ograniczenia dotyczące ich obszarów odpowiedzialności;

34) instrukcje pracy biurowej oraz inne przepisy miejscowe określające tryb wykonywania procedur zarządczych;

35) wymagania dotyczące ochrony pracy, sanitarnych obiektów przemysłowych, ochrony przeciwpożarowej;

36) podstawy właściwa organizacja praca i metody zwiększania jej wydajności;

37) podstawy ergonomii biura i florystyki;

39) skład technologii organizacyjnej, jej strukturę i tryb pracy z nią;

40) prawne podstawy zarządzania (podstawy prawa administracyjnego, pracy i cywilnego);

41) działając akty prawne, dokumenty regulacyjne i metodyczne, standardy państwowe ustalanie procedury dokumentacyjnego wsparcia kierownictwa;

42) strukturę, zarządzanie wydziałami strukturalnymi, wzory podpisów osób uprawnionych do podpisywania i zatwierdzania dokumentów oraz ograniczenia ich zakresu odpowiedzialności;

43) zasady dokumentowania działalności organizacji;

44) wymagania dotyczące dokumentów zgodnie z aktami prawnymi i normami państwowymi;

45) zasady sporządzania dokumentów organizacyjnych (regulaminy, instrukcje, regulaminy);

46) rodzaje dokumentów, ich przeznaczenie;

47) podstawy językoznawstwa dokumentalnego;

48) zasady zatwierdzania dokumentów organizacji (wewnętrznych i zewnętrznych);

49) zasady podpisywania i zatwierdzania dokumentów;

50) zasady sporządzania i wykonywania informacji i referencji, dokumentów zarządczych i pism służbowych;

51) reguły gramatyczne języka rosyjskiego;

52) regulacyjne akty prawne, dokumenty regulacyjne i metodologiczne, normy państwowe określające tryb dokumentacyjnego wspomagania zarządzania;

53) nowoczesny Technologia informacyjna praca z dokumentami;

54) tryb pracy z dokumentami, schematy obiegu dokumentów;

55) zasady pracy z dokumentami przychodzącymi, wychodzącymi i wewnętrznymi;

56) zasady organizowania kontroli nad wykonaniem dokumentów oraz standardowe terminy wykonania dokumentów;

57) zasady sporządzania raportów analitycznych z organizacji pracy z dokumentami i kontroli wykonania dokumentów;

58) zasady tworzenia i prowadzenia baz danych dokumentów urzędowych w organizacji;

59) systemy elektroniczne zarządzanie dokumentami;

60) rodzaje nomenklatur, ogólne wymagania dotyczące nomenklatury, metodykę jej sporządzania i projektowania;

61) tryb tworzenia i prowadzenia spraw, ze wskazaniem specyfiki tworzenia niektórych kategorii spraw;

62) zasady przechowywania akt, w tym z dokumentami zastrzeżonymi;

63) zasady wydawania i posługiwania się dokumentami z wszczętych spraw;

64) zasady przygotowania i przekazywania spraw do archiwum organizacji;

65) cechy kształtowania się zewnętrznych i wewnętrznych przepływów informacji;

66) skład zewnętrznych przepływów informacji;

67) skład wewnętrznych przepływów informacji;

68) strukturę organizacji i tryb współdziałania między działami i służbami;

69) cechy tworzenia baz danych w organizacji;

70) nowoczesne metody naukowe i środki techniczne, które przyczyniają się do gromadzenia, przetwarzania, przechowywania i przekazywania przepływów informacji;

71) sposoby przetwarzania informacji z wykorzystaniem nowoczesnych technicznych środków komunikacji i komunikacji, techniki komputerowej;

72) regulacyjne akty prawne, dokumenty regulacyjne i metodologiczne, normy państwowe w zakresie działalności organizacji;

73) strukturę organizacji, kierowanie wydziałami strukturalnymi, kierunki działania organizacji oraz kompetencje wydziałów strukturalnych i urzędników;

74) klasyfikacja informacji zarządczej, rodzaje informacji zarządczej;

75) formy udzielania informacji zarządczej;

76) źródła informacji zarządczej;

77) metodykę wyboru źródeł informacji;

78) wymagania dotyczące informacji zarządczej;

79) ……… (inne dokumenty, materiały itp.)

1.4. Sekretarz kierownika powinien być w stanie:

1) wyznaczać cele, określać hierarchię celów;

2) ustalać priorytet i kolejność pracy oraz efektywnie rozdzielać czas pracy;

3) pomagać kierownikowi w rozkładzie czasu pracy;

4) wybrać najlepsze sposoby informowania partnerów, klientów, gości, kierowników działów i pracowników o planowanych wydarzeniach;

5) zapewniają bezpieczeństwo informacji działalność organizacji;

6) wybrać i zaprojektować planner;

7) wprowadzania i śledzenia informacji w formie elektronicznej i/lub papierowej;

8) ustalać priorytety, podkreślać ważne i pilne;

9) wybrać optymalny rytm pracy;

10) analizować przyczyny niezrealizowania zadań;

11) stosować technologie informacyjno-komunikacyjne;

12) prowadzenia i korzystania z bazy kontaktów telefonicznych kierownika;

13) wykorzystywać środki łączności urządzeń biurowych do odbierania i przekazywania informacji;

14) prowadzenia ksiąg rachunkowych, wykorzystywania ich do pracy informacyjnej i pracy w celu kontroli wykonania decyzji kierownika;

15) łagodzić konfliktowe i trudne sytuacje komunikacji interpersonalnej;

16) używać technicznych i oprogramowanie do połączeń głosowych lub wideokonferencyjnych;

17) przestrzegać oficjalnej etykiety;

18) sporządzać raporty z wyprzedzeniem kierownika;

19) organizuje spotkania kierownika z gospodarzem;

20) sporządza dokumenty podróży;

21) przetwarza dokumenty i materiały na podstawie wyników wyjazdu kierownika;

22) zapewnia pracę urzędu podczas nieobecności kierownika;

23) stosować metody komunikacji biznesowej;

24) wykorzystywać narzędzia komunikacji w celu zapewnienia interakcji z menedżerem podczas jego podróży służbowej;

25) organizuje i zapewnia osobiste kontakty kierownika;

26) zarządzać konfliktami;

27) brać pod uwagę psychologiczne cechy jednostki, gdy: różne rodzaje profesjonalna komunikacja;

28) stosować ustalone zasady i procedury komunikacji wewnątrz organizacji;

29) tworzyć pozytywny wizerunek organizacje;

30) podejmuje działania w celu rozwiązania sytuacji konfliktowych;

31) zapewnienia poufności w recepcji i biurze kierownika, zachowania w tajemnicy informacji poufnych;

32) samodzielnie iw ramach grupy roboczej organizuje proces przygotowania do przeprowadzenia konferencji;

33) dokument różne etapy procedury przygotowania i przeprowadzenia konferencji;

34) przekazywania informacji, dokumentów i materiałów uczestnikom wydarzenia konferencyjnego;

35) przygotować i wyposażyć stół prezydialny i stanowiska pracy dla uczestników posiedzenia (sesji);

36) podawać stolik do herbaty (kawy) podczas przerw kawowych;

37) przestrzegać zasad etykiety i protokołu handlowego;

38) utrzymania wizerunku organizacji;

39) stworzyć wizerunek sekretarza zgodny z wizerunkiem organizacji;

40) pracować z informacjami, analizować i prezentować je w sposób systematyczny;

41) zapewnienia bezpieczeństwa działalności organizacji;

42) zapewnić komfort uczestnikom imprezy konferencyjnej, pomoc w sprawach zakwaterowania, transportu;

43) prowadzić kartotekę terminów;

44) pracować z informacją o kontroli, usystematyzować ją i przedstawić w formie skonsolidowanych dokumentów;

45) wykorzystywać środki komunikacji do przekazywania poleceń kierownikowi;

46) stosować nowoczesne sposoby zbierania i przetwarzania informacji kontrolnych;

47) ocenia wyniki w ramach wyznaczonych zadań;

48) monitoruje wykonywanie poleceń kierownika przez pracowników;

49) stworzyć warunki zapewniające efektywną pracę kierownika;

50) używania, zgodnie z przeznaczeniem, organizacyjnych środków technicznych, materiałów piśmiennych;

51) wyposażyć Miejsce pracy lider i jego miejsce pracy z niezbędnym sprzętem;

52) wymieniać materiały eksploatacyjne, dbać o sprzęt biurowy;

53) wykonywać codzienną pielęgnację kserokopiarki, wymianę i przechowywanie wkładów, tonerów;

54) monitoruj stan i uzupełniaj zapasy materiały piśmienne, produkty higieniczne, żywność;

55) sporządza i wykonuje dokumenty organizacyjno-metodyczne;

56) redaguje teksty dokumentów urzędowych;

57) pracować z całym zbiorem zasobów informacyjnych i dokumentacyjnych organizacji;

58) korzystać z baz danych, w tym zdalnych baz danych;

59) stosować referencyjne systemy prawne;

60) praca z komputerem, katalogami (folderami) i plikami, skanerem;

61) korzystać z pakietu biurowego ( Edytor tekstu, tabele);

62) używać urządzeń peryferyjnych i sprzętu biurowego;

63) korzystać z poczty elektronicznej;

64) korzystać z elektronicznych systemów zarządzania dokumentami;

65) stosować ujednolicone formy dokumentów;

66) sporządza kasowe dokumenty finansowe oraz dokumenty do rozliczenia kosztów ogólnych;

67) drukować dokumenty urzędowe;

68) praca z komputerem, skanerem;

69) praca z dokumentacją przychodzącą, wychodzącą, wewnętrzną;

70) korzystania z elektronicznych systemów zarządzania dokumentami w celu rejestracji, kontroli dokumentów oraz informacji i pracy referencyjnej z dokumentami;

71) sporządza i wykonuje akty normatywne;

72) opracować nomenklaturę spraw organizacji z uwzględnieniem aktualnych dokumentów regulacyjnych i metodycznych;

73) posługiwania się nomenklaturą spraw przy badaniu struktury organizacji, sporządzaniu inwentarzy spraw;

74) formuje i formalizuje sprawy zgodnie z przyjętą nomenklaturą spraw organizacji;

75) zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów organizacji;

76) przygotowuje akta do przekazania do archiwum;

77) gromadzić, przetwarzać i analizować informacje zgodnie z wymogami zwięzłości, jasności sformułowań, terminowości odbioru, dokładności i rzetelności, optymalności systematyzacji, ciągłości gromadzenia i przetwarzania informacji;

78) dokonuje rejestracji, gromadzenia i przekazywania, usystematyzowanego przechowywania i wydawania informacji w wymaganej formie;

79) sporządza i wykonuje dokumenty skonsolidowane, sprawozdawcze, statystyczne;

80) przetwarzać i porządkować informacje, tworząc zasoby informacyjne;

81) wprowadzać nowe dane do systemów referencyjnych i informacyjnych;

82) wprowadzać do pamięci komputera elektroniczne obrazy dokumentów;

83) wyszukiwanie informacji w istniejących bazach danych, prowadzenie prac informacyjnych i referencyjnych w oparciu o różne kombinacje funkcji wyszukiwania;

84) używać nowoczesne technologie zbieranie i przesyłanie informacji;

85) gromadzi i przetwarza informacje niezbędne do działalności kierownika;

86) przeprowadza systematyzację otrzymywanych i przesyłanych danych;

87) sprawdzić wiarygodność, kompletność i spójność danych, wykluczyć powielanie informacji;

88) podać dane w jednolitym i łatwym do odczytania formacie;

89) ponownie wykorzystywać otrzymane informacje, stale aktualizować dane;

90) zapewnić sprawność przepływu informacji;

91) pracować z komputerem, korzystać z pakietu biurowego (edytor tekstu, tabele);

92) ……… (inne umiejętności i zdolności)

1.5. Sekretarz kierownika w swoich działaniach kieruje się:

1) ……… (nazwa dokumentu założycielskiego)

2) Regulamin z dnia ……… (nazwa jednostka strukturalna)

3) ten opis stanowiska;

4) ……… (nazwy miejscowych przepisów regulujących funkcje pracy według stanowisk)

1.6. Sekretarz kierownika podlega bezpośrednio ……… (nazwa stanowiska kierownika)

1.7. ……… (pozostałe przepisy ogólne)

2. Funkcje pracy

2.1. Organizacyjne, dokumentacyjne i Wsparcie informacyjne działalność szefa organizacji:

1) pomoc kierownikowi w planowaniu godzin pracy;

2) planowanie dnia pracy sekretarza;

3) organizacja rozmów telefonicznych kierownika;

4) organizacja wyjazdów służbowych dla kierownika;

5) organizacja pracy z gośćmi w recepcji kierownika;

6) organizacja przygotowania, prowadzenia i obsługi imprez konferencyjnych;

7) organizowanie wykonania decyzji, monitorowanie wykonania poleceń kierownika;

8) organizacja i utrzymanie funkcjonalnej przestrzeni pracy recepcji i gabinetu kierownika;

9) opracowywanie lokalnych przepisów regulujących pracę sekretarza;

10) przygotowanie i wykonanie dokumentacji zarządczej;

11) organizacja pracy z dokumentami w recepcji kierownika;

12) organizacja przechowywania dokumentów w recepcji kierownika;

13) udzielanie kierownikowi informacji;

14) organizacja Komunikacja szef z departamentami i urzędnikami organizacji.

2.2. ……… (inne funkcje)

3. Obowiązki zawodowe

3.1. Sekretarz kierownika wykonuje następujące obowiązki:

3.1.1. W ramach funkcji pracowniczej asystowanie kierownikowi w planowaniu godzin pracy:

1) dokonuje wyboru formy planowania i projektu projektanta (organizatora) kierownika;

2) dokonuje wpisu informacji do terminarza (organizatora);

3) uzgadnia z kierownikiem planów czasowych;

4) koordynuje rozmowy telefoniczne, spotkania i imprezy z partnerami, klientami, kierownikami działów i pracownikami;

5) informuje kierownika o harmonogramie planowanych czynności;

6) wydaje ostrzeżenie o zbliżającym się terminie planowanych działań;

7) dokonuje tworzenia rezerwy czasu na nieprzewidziane sytuacje;

3.1.2. W ramach funkcji pracowniczej planowanie dnia pracy sekretarza:

1) dokonuje wyboru i realizacji planisty sekretarza;

2) prowadzi dziennik (w wersji elektronicznej i/lub papierowej);

3) dokonuje koordynacji planów z planami i terminami pracy kierownika;

4) dokonuje rozkładu czasu pracy (na dzień, tydzień, perspektywę);

5) dokonuje przekazania niezrealizowanych zaplanowanych zadań;

6) wykonuje wykonywanie typowych codziennych czynności;

3.1.3. W ramach funkcji pracy organizacja rozmów telefonicznych kierownika:

1) prowadzi bazę kontaktów telefonicznych kierownika;

2) łączy zarządcę z określonymi abonentami;

3) przygotowuje materiały do rozmów telefonicznych kierownika;

4) prowadzi rejestrację przychodzących połączeń telefonicznych;

5) przekierowuje indywidualne rozmowy telefoniczne do zastępców kierownika, innych pracowników;

6) dokonuje telefonicznego odbioru niezbędnych informacji oraz przekazywania autoryzowanych informacji;

7) dokonuje nawiązania kontaktu z rozmówcą, utrzymania i rozwoju konwersacji biznesowej w toku rozmów telefonicznych;

8) udziela pomocy kierownikowi w organizacji i prowadzeniu rozmów telefonicznych i wideokonferencji;

3.1.4. W ramach funkcji pracowniczej organizacja wyjazdów służbowych dla kierownika:

1) opracowuje projekt urzędowego powołania kierownika;

2) przygotowuje projekt zarządzenia w podróży służbowej;

3) dokonać wypisu zaświadczenia o podróży służbowej i jego ewidencji, jeżeli jest to konieczne;

4) przygotowuje dokumenty do uzyskania wizy, paszportu zagranicznego;

5) dokonuje zamówienia biletów kolejowych i lotniczych, hoteli, obsługi transportu dla kierownika;

6) opracowuje projekt programu wycieczki, wyjaśnia cechy protokołu planowanych wydarzeń;

7) przygotowuje dokumenty na wyjazd kierownika;

8) wyjaśnia termin, stanowiska, nazwiska w programie podróży służbowej;

9) wykonuje studium przebiegu trasy kierownika, powiązując je z rozkładem jazdy;

10) przetwarza materiały z podróży służbowej, sporządza protokół z podróży służbowej;

3.1.5. W ramach funkcji pracowniczej organizacja pracy z gośćmi w recepcji kierownika:

1) organizuje osobiste przyjmowanie gości przez kierownika;

2) dokonuje ustanowienia postępowania kwalifikacyjnego na różne kategorie goście;

3) prowadzi dziennik wstępnych nominacji;

4) dokonuje rejestracji zwiedzających;

5) pomaga w szybkim rozpatrywaniu próśb i propozycji gości i pracowników organizacji;

6) organizuje przyjmowanie partnerów biznesowych w urzędzie;

7) organizuje usługi dla kierownika i jego wspólników w urzędzie;

8) serwuje zastawę do herbaty (kawy) w biurze;

9) podejmuje działania mające na celu zachowanie tajemnicy handlowej podczas przyjmowania gości oraz ich obecności w recepcji i biurze kierownika;

3.1.6. W ramach funkcji pracowniczej organizacja przygotowania, prowadzenia i obsługi wydarzeń konferencyjnych:

1) przygotowuje program wydarzenia;

2) sporządza listę uczestników imprezy;

3) informuje uczestników o zbliżającym się wydarzeniu i warunkach uczestnictwa;

4) dokonuje wyboru miejsca i czasu imprezy;

5) przygotowuje wstępny kosztorys;

7) zbiera teksty raportów i projekty dokumentów końcowych od prelegentów;

9) sporządza listy obecności oraz listę rejestracji uczestników wydarzenia;

10) dokonuje zakupu artykułów biurowych i produktów zapewniających przerwy kawowe;

11) rozstrzygania kwestii wyposażenia technicznego imprezy;

12) pomaga w przygotowaniu raportu kierownika, materiałów prezentacyjnych;

13) organizuje przygotowanie prezydium i stanowisk pracy uczestników;

14) organizuje spotkanie i rejestrację uczestników wydarzenia;

15) prowadzi protokół z imprezy;

16) organizuje obsługę podczas przerw kawowych;

17) organizuje wydarzenia kulturalne, transport i obsługa hotelowa;

3.1.7. W ramach funkcji pracowniczej organizując wykonanie decyzji, monitorując realizację zleceń od kierownika:

1) produkuje dokumentowanie decyzje szefa;

2) zwraca uwagę pracowników organizacji na polecenia kierownika;

3) prowadzi koordynację działań w celu wykonania decyzji kierownika;

4) prowadzi konserwację terminową kontroli bieżącej i prewencyjnej;

5) sprawdza wykonanie poleceń kierownika w wyznaczonym terminie;

6) ostrzega pracowników o upływie terminu wykonania poleceń kierownika;

7) ustala realizację zamówień;

8) sporządza sprawozdania i raporty analityczne z wykonania poleceń i decyzji kierownika;

3.1.8. W ramach funkcji pracowniczej organizacja i utrzymanie funkcjonalnej przestrzeni pracy recepcji i gabinetu kierownika:

1) wyposaża stanowisko pracy kierownika w niezbędny sprzęt organizacyjny, artykuły papiernicze;

2) organizuje recepcję zgodnie z wymogami ergonomii i kultury pracy;

3) organizuje wystrój wnętrz gabinetu kierownika;

4) produkuje wyposażenie stanowiska pracy w sprzęt biurowy, komputer osobisty, sprzęt pomocniczy;

5) organizuje wyposażenie odbiorczych systemów magazynowych, niezbędne urządzenia, zaopatrzenie w artykuły biurowe;

6) zapewnia przechowywanie i wymianę materiałów eksploatacyjnych, codzienną pielęgnację sprzętu biurowego;

7) składa zamówienie na artykuły biurowe, artykuły higieniczne, artykuły spożywcze;

3.1.9. W ramach funkcji pracowniczej opracowywanie lokalnych przepisów regulujących pracę sekretarza:

1) opracowuje opis stanowiska sekretarza;

2) opracowuje regulamin sekretariatu;

3) wykonuje opracowanie instrukcji pracy biurowej;

3.1.10. W ramach funkcji pracowniczej przygotowanie i wykonanie dokumentacji zarządczej:

1) opracowuje projekty dokumentów administracyjnych (rozporządzenia, zarządzenia) oraz informacyjnych i referencyjnych (pisma serwisowe, zaświadczenia, protokoły i noty serwisowe);

2) wykonuje druk dokumentów urzędowych i innych materiałów;

3) dokonuje reprodukcji dokumentów urzędowych;

4) monitoruje przepływ dokumentów w organizacji (umowa, podpisanie i zatwierdzenie dokumentu);

3.1.11. W ramach funkcji pracy organizacja pracy z dokumentami w recepcji kierownika:

1) dokonuje odbioru, wstępnego badania i sortowania dokumentów przychodzących do recepcji kierownika;

2) przygotowuje dokumenty do rozpatrzenia przez kierownika;

3) prowadzi ewidencję dokumentów otrzymanych w imieniu kierownika;

4) organizuje dostarczanie dokumentów wykonawcom;

5) prowadzi tworzenie i prowadzenie bazy danych dokumentów kierownika;

6) prowadzi prowadzenie prac informacyjnych i referencyjnych;

7) monitoruje wykonanie dokumentów i poleceń kierownika;

3.1.12. W ramach funkcji pracowniczej organizowanie przechowywania dokumentów w recepcji kierownika:

1) prowadzi opracowywanie działów nomenklatury spraw organizacji;

2) dokonuje tworzenia i rejestracji przypadków trwałego, długoterminowego przechowywania;

3) przygotowuje i przekazuje sprawy do archiwum organizacji;

3.1.13. W ramach funkcji pracowniczej przekazywanie kierownikowi informacji:

1) gromadzi i przetwarza informacje niezbędne do podejmowania świadomych decyzji zarządczych;

2) sprawdza wiarygodność, kompletność i spójność danych, wyklucza powielanie informacji;

3) podaje dane w jednolitym i łatwym do odczytania formacie;

4) identyfikuje najistotniejsze kryteria systematyzacji informacji przy tworzeniu baz danych;

5) tworzy i wykorzystuje bazy danych w organizacji;

3.1.14. W ramach funkcji pracy organizacja interakcji informacyjnej między szefem a działami i urzędnikami organizacji:

1) informuje pracowników organizacji o decyzjach kierownika;

2) organizuje wymianę informacji między wydziałami a funkcjonariuszami organizacji;

3) powiadamia pracowników o nadchodzących wydarzeniach;

4) organizuje spotkania zespołu roboczego z kierownictwem;

5) informuje kierownika o wnioskach pracowników w sprawach pracowniczych i osobistych;

3.1.15. W ramach pełnienia funkcji pracowniczych wykonuje polecenia swojego bezpośredniego przełożonego.

3.1.16. ……… (inne obowiązki)

3.2. ……… (inne postanowienia dotyczące obowiązków służbowych)

4. Prawa

Sekretarka kierownika ma prawo:

4.1. Uczestniczyć w dyskusji nad projektami decyzji, w spotkaniach w celu ich przygotowania i wdrożenia.

4.2. Żądać wyjaśnień i wyjaśnień od bezpośredniego przełożonego w sprawie tych instrukcji, wydanych zadań.

4.3. Żądać w imieniu bezpośredniego przełożonego i otrzymywać od innych pracowników organizacji niezbędnych informacji, dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia.

4.4. Zapoznanie się z projektami decyzji kierownictwa dotyczących pełnionej przez niego funkcji, z dokumentami określającymi jego prawa i obowiązki na zajmowanym stanowisku, kryteriami oceny jakości pełnienia przez niego funkcji pracowniczych.

4.5. Przedstawiają propozycje dotyczące organizacji pracy w ramach ich funkcji pracowniczych do rozpatrzenia przez bezpośredniego przełożonego.

4.6. Uczestniczyć w dyskusji na tematy związane z wykonywanymi obowiązkami.

4.7. ……… (inne prawa)

5. Odpowiedzialność

5.1. Sekretarz kierownika ponosi odpowiedzialność:

Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska - w sposób określony w obowiązującym prawie pracy Federacja Rosyjska;

Za przestępstwa i przestępstwa popełnione w trakcie ich aktywność zawodowa, - w sposób określony w obowiązującym ustawodawstwie administracyjnym i karnym Federacji Rosyjskiej;

Za spowodowanie szkód w organizacji - w sposób określony w obowiązującym prawie pracy Federacji Rosyjskiej.

5.2. ……… (inne postanowienia dotyczące odpowiedzialności)

6. Postanowienia końcowe

6.1. Ten opis stanowiska został opracowany na podstawie Profesjonalny standard„”, zatwierdzonego rozporządzeniem Ministerstwa Pracy i ochrona socjalna Federacji Rosyjskiej z dnia 6 maja 2015 r. N 276n, biorąc pod uwagę ……… (szczegóły lokalnych przepisów organizacji)

6.2. Zapoznanie pracownika z tym opisem stanowiska pracy odbywa się podczas zatrudniania (przed podpisaniem umowa o pracę).

Fakt zapoznania się pracownika z niniejszym opisem stanowiska pracy potwierdza ……… (podpis na karcie zapoznawczej stanowiącej integralną część niniejszej instrukcji (w dzienniku zapoznania się z opisem stanowiska); w kopii opisu stanowiska prowadzonej przez pracodawca; w inny sposób)

6.3. ……… (inne postanowienia końcowe).

Każda firma prowadzi swoją działalność w oparciu o lokalne przepisy, które są sporządzone zgodnie z normami obecne prawodawstwo... A skoro każda firma to odrębny organizm, to musi działać harmonijnie.

Jeden z ważne dokumenty, na którym opiera się działalność specjalistów firmy, jest opis stanowiska. Jest to dokument, w którym sprecyzowane są funkcjonalne obowiązki pracownika danego kierunku, specjalności. Niezbędne jest dokładne zapoznanie pracowników nie tylko z ich obowiązkami, ale także z uprawnieniami, uprawnieniami i funkcjami.

Opis pracy- Jest to dokument lokalny, który wskazuje prawa i obowiązki każdego pracownika, w zależności od zajmowanego stanowiska i pełnionej funkcji.
Dokument ten jest opracowywany przez specjalistów działu HR wraz z prawnikami. Instrukcje są zatwierdzane przez pracodawcę lub zatrudnionego kierownika, jeżeli ma takie uprawnienia.

Pracodawca ma obowiązek zapoznać kandydata z opisem stanowiska przed podpisaniem umowy o pracę. Jeśli tego nie zrobisz, zaangażuj pracownika w odpowiedzialność dyscyplinarna za niewypełnienie swoich obowiązków pracodawca nie będzie mógł.

Dokument musi zawierać szczegółowy opis obowiązków sekretarza, w zależności od specyfiki pracy. Im bardziej szczegółowe są te obowiązki, tym łatwiej będzie rozwiązać konflikty przedprocesowe i sądowe między pracownikiem a pracodawcą.

Do czego służy opis stanowiska?

Przygotowując ten dokument, odpowiedzialna osoba powinna opierać się na normach obowiązujących na szczeblu federalnym, regionalnym i lokalnym. Kierownik przedsiębiorstwa, jako osoba odpowiedzialna za prawidłowe zarządzanie obiegiem dokumentów, musi sprawdzić tę zgodność. Ponadto, szef personelu musi być również świadomy zgodności instrukcji z obowiązującymi przepisami.

Dotyczy to albo grupy identycznych stanowisk, albo określonej indywidualnej pozycji. Pracownik musi zostać zapoznany z dokumentem do podpisu. Należy to zrobić przy ubieganiu się o pracę. Jeśli nie zostanie sporządzony poprawnie, to pracownik i kierownik z pewnością będą mieli spory i sytuacje konfliktowe dotyczące podziału pracy i funkcji pełnionych przez pracownika.

Przy prawidłowym zestawieniu opisów stanowisk kierownictwo powinno dążyć specjalne cele i rozwiąż następujące zadania:

prawidłowo podzielić obowiązki zawodowe między pracowników na podobnych stanowiskach. Konieczna jest wyraźna koordynacja ich działań, aby osiągnąć najbardziej użyteczny wynik;
poprawa klimatu psychologicznego w zespole, poprawa sytuacji. Konieczne jest zminimalizowanie procentu prawdopodobieństwa konfliktów;
jasno nakreśl prawa i obowiązki specjalistów tego samego szczebla, sprecyzuj ich uprawnienia, jasno określ odpowiedzialność każdego z nich. W razie potrzeby można osobno skoncentrować się na sankcjach dyscyplinarnych, które można nałożyć na specjalistę w postaci odpowiedzialności za zaniedbanie obowiązków;
przeprowadzanie rozładunku psychologicznego i urzędowego pracowników, którzy są zmuszeni łączyć kilka stanowisk. Nie wystarczy po prostu je rozładować, ten ładunek musi być prawidłowo i równomiernie rozłożony;
stworzyć system bodźców i motywacji psychologicznych i finansowych;
prawidłowo rozdzielać obowiązki między menedżerami.

Za pomocą opisu stanowiska kierownictwo przedsiębiorstwa realizuje wszystkie aspekty interakcji aparatu zarządzania i personelu. Ale nie zawsze jest możliwe osiągnięcie maksymalnego możliwego rezultatu. Dlatego musisz poprawnie wybrać i wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za sporządzanie opisów stanowisk.

W zależności od wielkości firmy i liczby zatrudnionych pracowników sporządzana jest typowa instrukcja dla grupy identycznych stanowisk. W razie potrzeby możesz dokonać korekty dla określonej pozycji. Jeśli firma jest mała, liczy tylko 25-50 osób, to dokument jest przygotowywany dla każdego stanowiska osobno. Osobą odpowiedzialną jest pracownik działu personalnego.

Podstawowe zasady sporządzania opisu stanowiska dla sekretarki

Dla takiego stanowiska jako sekretarz (może to być wielopoziomowe, od sekretarza kierownika jednostki strukturalnej do sekretarza kierownika holdingu lub koncernu) nie ma wypracowanej jednolitej formy opisu stanowiska. Dlatego każda firma ma prawo wybrać sposób sporządzenia dokumentu.

Przy sporządzaniu dokumentu odpowiedzialny pracownik musi pamiętać, że konieczne jest uwzględnienie specyfiki działalności konkretnego przedsiębiorstwa. W firmach o różnych kierunkach sekretarze mogą pełnić różne funkcje i obowiązki. Należy to wziąć pod uwagę podczas sporządzania.

Możesz polegać na ogólnie przyjętym szablonie. Każdy opis stanowiska powinien zawierać następujące zapisy:

W razie potrzeby do opisu stanowiska sekretarza można dodać dodatkowe sekcje:

"warunki pracy". Tutaj możesz odnieść się do regulaminu domu określającego tryb pracy sekretarki. Jeśli istnieje potrzeba towarzyszenia menedżerowi w podróżach służbowych, ten niuans może również znaleźć odzwierciedlenie w tym miejscu;
„Prawo do podpisania”. Sekretarz może podpisywać dokumenty w ramach swoich uprawnień.

Opis stanowiska sporządzony przez odpowiedzialnego pracownika działu personalnego musi przejść procedurę zatwierdzenia z kierownikiem obsługa personelu... Ponadto sam sekretarz musi się z nim zapoznać przed podpisem.

Sporządzanie opisu stanowiska pracy sekretarki

Dokument sporządzony jest w jednym egzemplarzu. Podpisuje go sam sekretarz po uważnym przeczytaniu i przestudiowaniu. Jeśli przedsiębiorstwo ma w stanie kilku sekretarzy, możesz wydrukować kilka kopii, dokonując odpowiednich zmian dla każdego z osobna, w zależności od stanowiska kierownika, do którego sekretarz jest „dołączony”.

Jeśli sekretarz sam potrzebuje dodatkowej kopii do użytku osobistego, może sporządzić kopię już podpisanego przez siebie opisu stanowiska. To nie jest zabronione!

Aby poprawnie sporządzić dokument, musisz przestrzegać kilku zasad. W szczególności powinien znajdować się „nagłówek” w prawym górnym rogu. Jest to miejsce akceptacji instrukcji przez kierownika całego przedsiębiorstwa. Tutaj musisz wypełnić kilka wierszy:

musi być słowo „aprobuję”;
następnie wskazana jest pozycja głowy. Na przykład, " główny menadżer"Lub" reżyser ";
Imię i nazwisko szefa;
podpis kierownika.

Następnie na środku arkusza należy wskazać nazwę dokumentu. To jest „opis stanowiska sekretarki”. Dopiero potem przepisane są wszystkie główne punkty.

Wyżej wymienione sekcje, które powinny składać się z instrukcji sekretarza. Są one przepisywane zgodnie z regulaminem wykonywanych obowiązków. Na przykład obowiązki funkcjonalne sekretarza kierownika działu mogą być nieco „węższe” niż obowiązki asystenta kierownika całego przedsiębiorstwa.

Po sporządzeniu instrukcji należy ją uzgodnić z pracownikiem odpowiedzialnym za sekretariat. Może to być kierownik odpowiedniej jednostki strukturalnej. Jeżeli nie ma takiej osoby wśród personelu, to z kierownikiem działu personalnego lub innym pracownikiem, do którego obowiązków należy taka koordynacja.

Znak homologacji umieszcza się na końcu dokumentu. Wypełnij kilka wierszy:

pamiętaj, aby wskazać słowo „zgoda”;
pozycja odpowiedzialności osoby;
skrócona nazwa firmy;
Imię i nazwisko tego pracownika;
data kalendarzowa zatwierdzenia;
podpis osoby, która zatwierdziła instrukcję.

Następnie musisz przekazać dokument do wglądu samemu sekretarzowi. Musisz również wypełnić kilka wierszy:

pamiętaj, aby wskazać frazę „zaznajomiony z instrukcjami”;
stanowisko sekretarza wskazane w tabeli kadrowej;
skrócona nazwa firmy;
Imię i nazwisko tego pracownika;
dane paszportowe. W razie potrzeby możesz sporządzić kopię ze strony paszportu, na której wskazane są dane osobowe sekretarza. Dołącz kopię do instrukcji jako potwierdzenie podanych danych;
data kalendarzowa zatwierdzenia;
podpis pracownika, który potwierdza, że naprawdę przeczytał swój opis stanowiska.

Nie należy „machać” dokumentem bez uważnego jego przeczytania. Dokładne zapoznanie się to gwarancja, że będzie wiernie wykonywał swoje obowiązki, nie będzie wykonywał pracy dla innych pracowników. Jeżeli sekretarz odstępuje od swoich obowiązków służbowych lub ich nie wypełnia, zostanie pociągnięty do odpowiedzialności.

Wręcz przeciwnie, jeśli zostanie pociągnięty do odpowiedzialności za rzekome niewykonanie, zawsze może odwołać się do polecenia i zakwestionować zarządzenie zarządu w sprawie powołania postępowanie dyscyplinarne... Pomoże to również przy składaniu skargi do inspekcji pracy lub przy składaniu pozwu w sądzie. Dlatego musisz być ostrożny!

Oficjalne obowiązki sekretarza

Każda organizacja potrzebuje sekretarza. Dlatego opis stanowiska takiego pracownika przyda się każdej firmie. Sekretarzem może być kierownik przedsiębiorstwa lub kierownik jednostki strukturalnej. Od tego zależą obowiązki sekretarza.

Do obowiązków sekretarza należy:

przyjmowanie i sortowanie korespondencji przychodzącej dla szefa;
zarządzanie pracą biurową w ramach działalności działu lub komórki strukturalnej;
przyjmowanie osobistych oświadczeń od pracowników do podpisu szefa;
przygotowanie dokumentów i materiałów niezbędnych szefowi do pracy;
pracować z komputerem, kopiarką i innym sprzętem biurowym;
prowadzenie indeksu kart kontrolnych i rejestracyjnych;
drukowanie dokumentów niezbędnych szefowi do pracy;
wykonywanie prac nad przygotowaniem różnych spotkań, sesji i innych spotkań;
przygotowywanie i drukowanie dokumentów niezbędnych do takich spotkań;
organizacja przyjmowania gości;
prowadzenie rejestru dokumentów przychodzących i wychodzących;
uprzejma komunikacja przez telefon;
inne obowiązki, które zależą od specyfiki działalności działu lub komórki strukturalnej.

Opis stanowiska sekretarza kierownika

Sekretarka kierownika ma również opis stanowiska. Do obowiązków sekretarza kierownika należy:

prowadzić prace nad organizacją wsparcia technicznego dla działań szefa;
przyjmuj i sortuj wszelką korespondencję, która dotyczy nazwiska kierownika;
jeśli jest taka potrzeba, to posortuj całą korespondencję według działów strukturalnych i zorganizuj doręczenie tej korespondencji do odpowiednich działów strukturalnych;
organizacja rozmów telefonicznych szefa;
odbiór i rejestrowanie napływających informacji podczas nieobecności kierownika;
praca ze sprzętem biurowym;
organizacja spotkań, spotkań i sesji;
przygotowanie i druk niezbędnych materiałów na spotkania;
realizacja indywidualnych zamówień kierownika.

Ściągnij

Możesz pobrać przykładowy opis stanowiska dla sekretarki w formacie .doc

Sekretarze to pracownicy, bez których udziału, wiedzy i umiejętności trudno zapewnić dobrze skoordynowaną pracę podmiotu gospodarczego. Zakres obowiązków sekretarza jest dość duży. Warto się z nimi zapoznać, aby mieć wyobrażenie o znaczeniu tego zawodu we współczesnej rzeczywistości.

Cechy zawodu sekretarki i wymagania dla pracownika

Ta praca nie tylko wymaga od osoby zorganizowanej, towarzyskiej i zebranej, ale może też obiecać jej doskonałe perspektywy zawodowe. Na przykład w przyszłości może liczyć na stanowisko kierownika biura pracownika działu itp.

Główne wymagania dla tego specjalisty są następujące:

Szkolnictwo średnie, wyższe;
Doświadczenie zawodowe;
Posiadanie komputera PC i umiejętność pracy ze sprzętem biurowym;
Znajomość podstaw pracy biurowej;
Znajomość języka obcego (często angielskiego).

Ponadto wielu pracodawców skupia się na cechy osobiste osoba (życzliwość, szybkość reakcji, punktualność), jego stosunek do najdrobniejszych szczegółów, umiejętność radzenia sobie z szerokim zakresem obowiązków i zadań, dobry wygląd.

Wynagrodzenie specjalisty waha się od 15 000 rubli do 40 000 rubli. Zależy to od nakładu pracy i sytuacji finansowej samej organizacji.

Istnieje kilka głównych specjalizacji sekretarza:

Asystent szefa;

Obowiązki sekretarza kierownika

Powołanie i zwolnienie ten pracownik może nastąpić tylko na polecenie kierownika, któremu podlega. Również do dyspozycji jest do uzgodnienia wykonawczy, któremu delegowane są obowiązki sekretarza kierownika w czasie jego nieobecności w pracy.

W swoich działaniach pracownik ten kieruje się:

regulacyjne akty prawne szczebla federalnego i regionalnego;
Karta i lokalne przepisy wewnętrzne;
postanowienia opisu stanowiska.

Do obowiązków sekretarza kierownika należy:

zapewnienie działań administracyjnych i administracyjnych kierownika (usystematyzowanie i strukturyzacja wszystkich niezbędnych do tego materiałów);
zapewnienie kierownikowi wszystkiego, co niezbędne do pracy - sprawnej technologii organizacyjnej, materiałów biurowych;
przygotowanie spotkań i sesji prowadzonych przez lidera;
zorganizowanie wyjazdu służbowego dla szefa (rezerwacja biletów i rezerwacja hotelu);
przygotowywanie próśb i pism w imieniu przełożonych;
organizacja przyjmowania gości (w razie potrzeby - spotkanie i zakwaterowanie gości);
odbieranie połączeń przychodzących, rejestrowanie otrzymanych informacji i przekazywanie ich do managera;
przyjmowanie wniosków i przekazywanie ich kierownikowi do podpisu;
przekazywanie informacji od kierownictwa do użytkowników końcowych (konkretni wykonawcy, partnerzy, klienci);
kontrola terminowości i jakości realizacji zamówień i poleceń kierownictwa przez pracowników przedsiębiorstwa;
kopiowanie i powielanie dzieł o dowolnej złożoności i objętości;
utrzymywanie komunikacji operacyjnej z innymi firmami (zarówno państwowymi jak i komercyjnymi), osobami fizycznymi w sprawach związanych z bezpośrednią działalnością przedsiębiorstwa.
wydawanie niezbędnych zaświadczeń o stażu pracy pracowników, a także o ich wynagrodzeniach.

Sekretarz musi również wykonywać indywidualne zadania o charakterze usługowym swojego bezpośredniego przełożonego.

Oprócz obowiązków ten specjalista ma również prawa. On może:

Sekretarz kierownika odpowiada za:

naruszenie wewnętrznych przepisów pracy i zasad bezpieczeństwa;
nieprzestrzeganie nakazów, nakazów i innych aktów lokalnych;
niedopełnienie obowiązków określonych w opisie stanowiska;
wykonanie dokumentów przedłożonych do podpisu kierownikowi;
ujawnienie powierzonych mu informacji.

Obowiązki sekretarza-urzędnika

Sekretarz jest o stopień niższy od asystenta. Ale od tego krąg jego obowiązków nie jest mniejszy.

Tak więc do obowiązków sekretarza-urzędnika należy:

Wiele obowiązków, które przypisuje się urzędnikowi, może wykonywać także sekretarz kierownika, ale warto wyjaśnić, że jego funkcjonalność jest znacznie szersza. Wynika to przede wszystkim z konieczności zapewnienia działania zarządcze szefowie.

Urzędnik, jak każdy inny specjalista, ma szereg uprawnień, w szczególności:

prawo do uzyskania dostępu do informacji niezbędnych do jej działalności;
prawo do poświadczania niektórych dokumentów własnym podpisem;
prawo do zapoznania się z dokumentami, a także decyzjami podejmowanymi przez kierownictwo w zakresie ich obowiązków służbowych;
prawo do obrony swoich interesów.

W przypadku zatrudnienia jako sekretarka konieczne jest prawidłowe sporządzenie CV. Ważne jest, aby wskazać w nim wszystkie swoje główne zalety zawodowe, cechy osobiste i oczywiście specjalistyczne doświadczenie zawodowe. Możesz również pobrać odpowiedni życiorys w Internecie, wypełnić go i wysłać potencjalny pracodawca do przemyślenia.

2.3. Co sekretarka powinna, a co może

To, co sekretarz powinien wiedzieć i umieć, określa profil kwalifikacji.

Charakterystyka kwalifikacji- to dokument normatywny, ustalając, co dany pracownik powinien robić w swojej pracy, co powinien wiedzieć i umieć w tym celu zrobić oraz jaki powinien być jego poziom wyszkolenia.

Odpowiedzialność zawodowa(sekretarka musi być w stanie) Wykonuj funkcje techniczne, aby zapewnić i utrzymać pracę kierownika przedsiębiorstwa (lub działu), pomóc zaplanować dzień pracy kierownika. Aby otrzymać informacje potrzebne szefowi od działów lub wykonawców, wezwać w jego imieniu pracowników. Organizuj rozmowy telefoniczne szefa, odbieraj i przesyłaj wiadomości telefoniczne, nagrywaj otrzymane wiadomości pod jego nieobecność i zwracaj uwagę szefa na ich treść. Organizuj podróże i wyjazdy służbowe dla głowy. Prowadzić prace nad przygotowaniem spotkań i zebrań prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o czasie, miejscu i porządku obrad spotkania lub zebrania, ich rejestracja), prowadzić i sporządzać protokoły. Zapewnij miejsce pracy kierownika w materiały biurowe, technologię organizacyjną, stwórz warunki sprzyjające jego efektywnej pracy. Przesyłaj i odbieraj informacje o urządzeniach odbiorczych i domofonowych, szybko drukuj różne materiały pod kierunkiem głowicy. Prowadzić praca dokumentacyjna, przyjmować korespondencję przychodzącą w imieniu kierownika, organizować ją zgodnie z przyjętą w przedsiębiorstwie procedurą i po rozpatrzeniu przekazać kierownikom działów lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie ich pracy lub przygotowania odpowiedzi. Prowadzić serwis informacyjny kierownik i pracownicy (ustne, dokumentalne, komponują recenzje prasowe, dostarczają kopie ciekawych artykułów). Monitoruj terminy realizacji zamówień z głowy na osobiste oświadczenia obywateli. Organizować przyjmowanie gości, z wyczuciem i dbałością o nich, ułatwiać szybkie rozpatrywanie próśb i propozycji pracowników, formować sprawy zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą spraw, zapewnić im bezpieczeństwo i terminy przesłać do archiwum. Tworzyć i wykorzystywać bazy danych (w tym informacje internetowe).

Sekretarz powinien wiedzieć: działalność firmy oraz obowiązki i kompetencje pracowników; regulaminy i instrukcje dotyczące dokumentacji; maszynopis; pracować nad komputer osobisty, nowoczesne edytory komputerowe (Word, Excel itp.); zasady pisowni i interpunkcji; kolejność ułożenia materiału podczas drukowania różnych dokumentów; zasady eksploatacji urządzeń biurowych (faksy, mini-automatyczne centrale telefoniczne, kserokopiarki, dyktafony, magnetofony); zasady korzystania z systemów domofonowych; standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej; wewnętrzne przepisy pracy; podstawy organizacja naukowa praca sekretarska; psychologia człowieka a prawa skutecznej komunikacji; etykieta obsługi; zasady i normy ochrony pracy, bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej; język obcy klientów i partnerów; Kodeks pracy RF.

Do rozwoju i konkretyzacji cechy kwalifikacji w przedsiębiorstwach (firmach) opracowywane są opisy stanowisk.

Opis stanowiska – główny dokument organizacyjno-prawny regulujący działalność sekretarza, określający jego uprawnienia, stanowisko w organizacji, charakter pracy. Sekretarz powołuje się na ten dokument w swoich relacjach z pracownikami. To, co jest napisane w opisie stanowiska, zostanie zapytane, jakie prawa są w nim podane, jakie ma sekretarka.

Opis stanowiska sekretarza jest dokumentem indywidualnym, ponieważ stanowisko sekretarza ma wiele stopniowań. W małej organizacji (lub firmie) będzie tylko jeden sekretarz (sekretarz pomocniczy). W większych organizacjach sekretarze mogą być na czele i jego zastępcami w każdej jednostce strukturalnej. Są sekretarze zarządów, sekretarze naukowi rad naukowych itp. Każdy sekretarz zawsze, w oparciu o wielkość i specyfikę działalności organizacji, wymagania lidera i jego zaufanie do sekretarza, ma swój zakres obowiązków i uprawnień, różne kombinacje kreatywnych, logicznych i technicznych rodzajów pracy. Jednocześnie istnieje standardowy zestaw czynności zarządczych dla usług dokumentowych i niedokumentowych, które wykonują wszystkie sekretarki. Ponadto specyfika i złożoność sporządzania opisu stanowiska sekretarza wynika z wszechstronności jego działań. Dlatego nie można mówić o jakimkolwiek pojedynczym standardzie opisu stanowiska sekretarza (sekretarza-asystenta).

Jednak, jak w przypadku każdego opisu stanowiska, nałożone są na niego ogólne wymagania. Przede wszystkim ma już ustaloną jednolitą strukturę tekstu, a mianowicie sekcje:

1. Postanowienia ogólne;

2) funkcje;

3) obowiązki służbowe;

5) odpowiedzialność;

6) relacje;

7) połączenia według pozycji.

Można dodać sekcję „Ocena pracy”, a w ostatnie lata Coraz częściej pojawia się sekcja „Organizacja pracy (codzienna rutyna)”.

Rozdział " Postanowienia ogólne„Zawiera dokładną nazwę stanowiska zgodnie z stół kadrowy, miejsce w systemie zarządzania, czyli nazwę jednostki strukturalnej i podległości, tryb powoływania i odwoływania oraz tryb zastępowania. W dużych organizacjach, które mają przedszkolną instytucję edukacyjną, sekretarz ma podwójne podporządkowanie - bezpośrednio swojemu liderowi i szefowi przedszkolnej instytucji edukacyjnej. Sekretarze są powoływani i odwoływani zarządzeniem kierownika (in duża organizacja- na sugestię kierownika przedszkolnej placówki oświatowej). W tej samej sekcji określono wymagania dotyczące szkolenia zawodowego i doświadczenia zawodowego. Dziś stosunek do sekretarza i wymagania wobec niego zmieniły się diametralnie. Firmy poszukują sekretarki z wyższym lub średnim wykształceniem specjalistycznym, znającą język obcy i biegle posługującą się komputerem. Coraz częściej sekretarz, podobnie jak za granicą, musi znać nie jedną, ale dwie lub więcej języki obce, ponieważ firmy mają liczne kontakty z partnerami zagranicznymi, a sekretarka komunikuje się z nimi. Zawiera również instrukcje dotyczące głównych dokumentów legislacyjnych i regulacyjnych, regulacyjnych, metodologicznych, organizacyjnych, administracyjnych, którymi sekretarz kieruje się w swojej pracy.

W dziale „Funkcje” wymieniono główne czynności sekretarza (sekretarza-asystenta), np.: obsługa informacyjna i dokumentacyjna kierownika, obsługa organizacyjna kierownika, udział w przygotowaniu wystaw i prezentacji itp.

W sekcji „Obowiązki związane z pracą” wymienione są wszystkie rodzaje prac, operacje i technologie wykorzystywane przy ich realizacji. Wymienia pracę wykonywaną przez sekretarza w logicznej kolejności. Wszystkie rodzaje prac są podzielone na operacje ze wskazaniem technologii wykonania. Na przykład funkcja „obsługa informacyjno-dokumentacyjna” podzielona jest na dwie części: dokumentację i pracę z dokumentami. Dokumentacja z kolei obejmuje przygotowywanie pism (zaproszenia, upomnienia itp.), telegramów itp. na polecenie kierownika projektu; drukowanie na komputerze dokumentów kierownika; sprawdzenie poprawności dokumentów w momencie ich przedstawienia kierownikowi do podpisu (wizy, dostępność i poprawność danych zgodnie z wymaganiami normy itp.); wykonywanie i poświadczanie kopii dokumentów itp. Praca z dokumentami obejmuje odbieranie dokumentów przychodzących (wskazano godziny np. 09 i 16), odbieranie faksów i E-mail(w ciągu dnia); pierwotne przetwarzanie otrzymanych dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji pracy biurowej; podgląd dokumentów (jeśli powierzono je sekretarzowi); rejestracja dokumentów zgodnie z zasadami ustalonymi w organizacji; raport dokumentów do kierownika itp.

Sekcja „Prawa” jest chyba najważniejsza. Podkreśla miejsce sekretarza w systemie zarządzania, jego znaczenie, pozycję w organizacji. To właśnie poprzez uprawnienia widoczne są uprawnienia delegowane przez szefa sekretarzowi i stopień jego samodzielności. Ta sekcja pozwala sekretarzowi uwolnić czas menedżera na rozwiązywanie głównych zadań strategicznych i taktycznych.

To właśnie ta część opisu stanowiska daje sekretarzowi (asystentowi) większe lub mniejsze uprawnienia i określa stopień jego możliwości.

Sekcja „Odpowiedzialność” została sporządzona w ścisłej zgodności z prawem.

Sekcja „Relacje (powiązania według stanowiska)” jest również bardzo ważna dla organizacji pracy każdego członka kadry kierowniczej, a przede wszystkim wynika to z aktywnego wdrażania systemy zautomatyzowane, które wymagają szczegółowego wskazania, jakie informacje, w jakiej formie, komu są przekazywane i od kogo są otrzymywane.

W ostatnich latach w opisie stanowiska często pojawiała się sekcja Ocena pracy. Zazwyczaj określa kryteria terminowości prac i ich jakości, na przykład: brak reklamacji, roszczeń i reklamacji; brak błędów w dokumentach; przestrzeganie terminów wykonania poleceń kierownictwa itp.

Z reguły opis stanowiska kończy się wskazaniem procedury jego rewizji. Warunkiem zrewidowania opisu stanowiska mogą być zmiany w strukturze organizacji, które pociągały za sobą redystrybucję obowiązków pracowników, zmianę rodzaju pracy wykonywanej przez sekretarkę, wprowadzenie technologii komputerowej. Ale znacznie częściej wskazują okres obowiązkowej rewizji lub ponownego zatwierdzenia instrukcji (3 lata lub 5 lat).

Sekcja opcjonalna to „Organizacja pracy”, ale w Ostatnio jest bardzo popularny i coraz bardziej powszechny. Podaje przybliżoną codzienną rutynę dla sekretarki. To może wyglądać tak.

PIERWSZA POŁOWA DNIA ROBOCZEGO:

1) przyjdź do pracy na 10 minut przed kierownikiem, aby sprawdzić stan stanowisk pracy (swojego i kierownika), uporządkować się, sporządzić lub doprecyzować plan na najbliższy dzień;

2) odebrać zgodnie z planem wymagane dokumenty i czyny;

3) odbierać korespondencję, zapoznawać się z treścią, przekładać dokumenty wymagające pierwszorzędnej decyzji kierownika;

4) niezwłocznie przekazywać kierownikowi telegramy, pilne faksy i wiadomości telefoniczne;

5) w pozostałych dokumentach przygotować warianty ewentualnych odpowiedzi lub uchwał, rozdysponować wśród wykonawców;

6) przeglądać otrzymane recenzje, raporty, zaproszenia itp.; zapisz daty i godziny wszystkich wydarzeń w swoim kalendarzu-dzienniku;

7) przechowywać dokumenty niezbędne do bieżącej informacji i pracy referencyjnej;

8) zgłosić kierownikowi otrzymanej korespondencji;

9) doprecyzować wraz z kierownikiem treść planowanych czynności na bieżący dzień;

10) przekazywać telefonicznie i osobiście polecenia kierownika właściwym wykonawcom oraz przypominać o upływających terminach wykonania dokumentów.

DRUGA POŁOWA DNIA:

1) zebranie i przygotowanie do podpisu podpisanych dokumentów;

2) zgłosić kierownikowi o wykonanych dokumentach, odebrać od kierownika przetwarzane przez niego dokumenty;

3) przetwarzać i przesyłać dokumenty wychodzące;

4) zaplanować zajęcia na następny dzień.

W ciągu całego dnia roboczego wykonywane są:

a) praca z gośćmi, rozmowy telefoniczne;

b) składanie wykonanych dokumentów do akt;

c) wykonywanie pracy na komputerze;

d) organizacja kopiowania dokumentów zgodnie z kierunkiem kierownika.

KONIEC DNIA ROBOCZEGO:

1) przeglądać swój dziennik i informować odpowiednie działy o konieczności przygotowania się do określonych wydarzeń;

2) jeżeli kierownik pozostaje w pracy po zakończeniu dnia pracy, należy udzielić mu wszelkich niezbędnych informacji i materiałów;

3) posprzątaj miejsce pracy, usuń dokumenty, zamknij sejf i wszystkie szafki z dokumentami, wyłącz sprzęt elektroniczny i techniczny z sieci.

Opis stanowiska to część cały pakiet dokumentów niezbędnych do zorganizowania pracy aparatu zarządzania.

RADA. Zorganizuj swój dzień pracy tak, abyś mógł robić wszystko i być użytecznym dla wszystkich. Poddaj się swojej pracy, ale nie zapominaj, że są pytania, które nie leżą w twoich kompetencjach. Więc rób tylko to, co musisz.

Podsumowując: należy raz jeszcze zaznaczyć, że opis stanowiska dla sekretarki jest dokumentem indywidualnym, ponieważ stanowisko sekretarki ma wiele stopniowań. Każdy sekretarz, w oparciu o wielkość i specyfikę działalności organizacji, wymagania kierownika i jego zaufanie do sekretarza, ma własny zakres obowiązków i uprawnień, różne kombinacje kreatywnych, logicznych i technicznych rodzajów pracy.

Naczelnego inżyniera przedsiębiorstwa uważa się zwykle za prawą rękę dyrektora, a zastępcę handlowego za lewą, ale gdy sekretarza nie ma, dyrektor w ogóle nie ma rąk.

Stanowisko sekretarza jest klasyfikowane w prawie pracy jako kategoria techniczna personel wykonawczy... Jej działania prowadzone są w ramach standardowego aktu prawnego regulującego stosunki dwóch stron, uczestników procesu – pracodawca oraz pracownik i należy do sekcji kwalifikacji charakterystyka pracy zróżnicowany plan zaangażowany w przedsiębiorstwa produkcyjne, firmy, organizacje rządowe, instytucje miejskie i prywatne.

Struktura instrukcji

Dobrze napisany dokument powinien w pełni odzwierciedlać następujące główne rozdziały, napisany w określonej kolejności. Wskazane jest, aby rozważyć je bardziej szczegółowo.

Na sekretarza przyjmuje się obywatela, który ukończył wyższe wykształcenie zawodowe. instytucja edukacyjna bez roszczeń do obecności jakiegokolwiek doświadczenia zawodowego w tej specjalności lub osoby, która otrzymała wykształcenie średnie specjalistyczne. W tym drugim przypadku warunek wstępny do rekrutacji może stać się obecność stałego doświadczenia zawodowego w tym zawodzie przez okres co najmniej 2 lat.

Uprawnienia do przyjmowania i odwoływania ze stanowiska sekretarza przysługują: szef organizacji.

Osoba występująca jako poszukująca pracy musi mieć poniższa lista wiedzy i umiejętności zawodowych:

mieć świadomość zasad wykonania, procedury przyjmowania i przechowywania dokumentów regulacyjnych i dokumentów wyższych organizacji, od których zależy funkcjonowanie przedsiębiorstwa - zarządzenia, uchwały, akty;
mieć podstawową wiedzę na temat kolejności procesu pracy biurowej, być dobrze zorientowanym i rozumieć znaczenie w instrukcje dotyczące modelu przepisy, z jakimi pracownik będzie musiał się zmierzyć w trakcie swojej pracy;
znać klasyfikację strukturalną firmy według działów;
własne metody pracy papierkowej i podstawowe zasady pracy z nimi;
mieć jasną wiedzę na temat przechowywania dokumentów i korzystania z archiwum;
mieć wysoka prędkość pisanie lub pisanie na komputerze;
wykazywać umiejętności komunikacyjne, negocjacyjne i dyplomatyczne;
umieć posługiwać się sprzętem biurowym i komunikacyjnym;
znać podstawowe standardy wykonywania pism administracyjnych;
mieć jasne zrozumienie podstaw zachowań etycznych i estetycznych i umiejętnie je wykorzystywać;
własne, w wysokości niezbędnej do pracy, administracji i ramy prawne państwowe przepisy regulujące działalność zawodową.

Raportowanie bezpośrednie - szef organizacji lub szef działu.

W przypadku mimowolnej nieobecności tego pracownika, jego uprawnienia mogą zostać przekazane innemu wykonawcy, tymczasowo wyznaczonemu na stanowisko na mocy wewnętrznego zamówienia dla przedsiębiorstwa.

Funkcje i uprawnienia urzędników

Zawód sekretarki to stanowisko wielofunkcyjne i raczej wieloaspektowe, w tym wdrożeniowe następujące działania zgodnie z przeznaczeniem:

Podstawowe prawa:

podejmować niezależne decyzje w sprawach, które mieszczą się w zakresie jego kompetencji i kompetencji;
nie wykonywać zadań i zadań graniczących z zagrożeniem zdrowia i życia;
żądać od bezpośredni przełożony zapewnienie normalnego miejsca pracy i przestrzeganie zasad ochrony pracy w pracy;
mieć dostęp do wszelkich informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych;
wysuwają propozycje racjonalizacji w ramach uregulowania ich działalności i pracy pracowników;
informować kadrę zarządzającą o stwierdzonych naruszeniach i niedociągnięciach w procesie pracy, a także samodzielnie podejmować działania w celu ich wyeliminowania;
żądać od pracowników pisemnego raportu w przypadku nieprzestrzegania poleceń i poleceń szefa, wskazując przyczyny.

Odpowiedzialność

Sekretarzowi, w ramach jego czynności urzędowych, powierza się następna odpowiedzialność za:

realizacja nieskoordynowanej ze sztabem dowodzenia reprezentowania interesów jego osobiście lub organizacji, w ramach której sprawuje się kierownictwo;
własne decyzje i działania;
niewłaściwe wykonywanie ich bezpośrednich obowiązków;
niezgodność Główne zasady, na podstawie obowiązującego pakietu papierów wartościowych spółki;
nieprawidłowego stosunku do danych osobowych, informacji poufnych, a także ujawnienia informacji stanowiących tajemnicę handlową;
powodowanie strat materialnych dla organizacji;
nieprzestrzeganie dyscypliny pracy, codziennej rutyny, naruszenie środków bezpieczeństwa w pracy;
lekceważenie norm etykiety i zachowań towarzyskich w zespole.

Warunki pracy

Na dzień pracy pracownika składają się ogólne zasady kolejności konkretnego zespołu, przyjęte statutem organizacji... W razie potrzeby sekretarz może zostać wysłany do podróż służbowa znaczenie lokalne i regionalne.

Koszty podróży i płaca za ten okres są naliczane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W zależności od specyfiki działalności spółki, kierownictwo ma prawo zawrzeć dodatkowe klauzule regulujące czynności służbowe sekretarza.

Podpis w prawo

W niektórych przypadkach sekretarzowi przysługuje prawo do podpisania, które dotyczy tylko wykazu pism i dokumentów, które są bezpośrednio związane z jego czynnościami służbowymi. Z prawnego punktu widzenia takie prawo do podpisu jest klasyfikowane jako ograniczony.

Inny

Według uznania kierownika przedsiębiorstwa dokument może zawierać dodatkowe klauzule, które nie są obowiązkowe. Na przykład możliwość dokonywania zmian, uzupełnień, zatwierdzeń do tych instrukcji.

Ponadto w sekcji „inne” znajdują się informacje, ale w oparciu o to, jaki dokument został przyjęty i jakimi aktami jest regulowany.

Próbka typowej instrukcji

Pomimo tego, że każda dyspozycja zawierająca czynnościowe obowiązki sekretarza ma standardową formę wykonania, to jednak jest sporządzana z uwzględnieniem specyfiki firmy i rodzaju jej działalności.

Osobliwości

W zależności od rodzaju zawodu obowiązki sekretarza różnych organizacji mogą: trochę inny zgodnie z listą obowiązków funkcjonalnych. Jako przykład podano główne kierunki działalności pracownika z uwzględnieniem specyfiki zajmowanego stanowiska.

Referencyjny

Sekretarka-asystentka zagłębia się w procesy produkcji, dlatego musi mieć pewność podstawowa wiedza i mieć wykształcenie wyższe. Jego główne zadania:

przygotowywać dokumenty, które zapewniają pełnoprawne prowadzenie działalności pracowniczej organizacji;
sprawdzić poprawność wykonania dokumentów przedłożonych kierownikowi do rozpatrzenia;
przyjmować gości;
prowadzić prace kadrowe - sporządzać zlecenia wewnętrzne dla pracowników, sporządzać zeszyty pracy, zestawiać, sporządzać podróże służbowe, zwolnienie lekarskie, wystawiać certyfikaty Pracownicy do tych których może to dotyczyć;
niezwłoczne wypełnianie aktualnych instrukcji zespołu zarządzającego.

Sesja sądowa

Zawód należy do kategorii państwowej służby wykonawczej. Funkcjonuje tylko w sądach. Pracownik pomaga w pracy sędziowskiej, uczestniczy w spotkaniach, dba o utrzymanie obiegu dokumentów. Powierzono mu następujące funkcje:

dobór i przygotowanie materiałów do badania sprawy na posiedzeniu sądu;
prowadzenie pisemnej ewidencji;
sporządzanie i wysyłanie wezwań wzywających wszystkich uczestników procesu do stawienia się w sądzie;
rejestracja spraw, kierując się normatywnymi aktami prawnymi i ustawodawczymi.

Urzędnik

Pracownik na tym stanowisku odpowiada za cały obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. Jego główne obowiązki:

negocjacje z klientami - zarówno w komunikacji bezpośredniej, jak i telefonicznej;
kontrola wykonywania obowiązków i rozwiązywanie zadań określonych w rozkazach i instrukcjach kierownictwa;
przetwarzanie dokumentacji przychodzącej i wychodzącej, jej rejestracja w ramach obowiązującej w firmie nomenklatury spraw;
realizacja przelewów zagranicznych;
częściowe połączenie funkcji archiwisty.

Kierownik biura

Kierownik biura jest sekretarką szerszy profil... Oprócz standardowych obowiązków musi:

dokładnie przestudiować wszelką korespondencję, zamówienia wewnętrzne, na ich podstawie uczestniczyć w przygotowaniu projektów produkcyjnych;
rozpowszechniać przychodzące dokumenty i dokumenty;
wysyłać zamówienia wychodzące;
prowadzić protokoły ze spotkań i sesji;
wystawiać pełnomocnictwo do odpowiedzialności materialnej;
zaakceptować rozmowy telefoniczne i przekierować ich do zamierzonego miejsca przeznaczenia;
koordynują działania służb i podległych pracowników – pracowników technicznych, kierowców, kurierów.

głowy

Kluczowe cechy biorąc pod uwagę specyfikę zajmowanego stanowiska:

prowadzi działalność administracyjną i organizacyjną;
przyjmuje dokumentację osobową przeznaczoną dla bezpośredniego przełożonego;
dostarcza wszystkich potrzebnych dyrektorowi informacji na temat produkcji, obsługi, spraw kadrowych;
na polecenie szefa sporządza pisma, prośby, żądania i roszczenia do organizacji zewnętrznych i odpowiada za ich przesyłanie;
zapewnia utrzymanie miejsca pracy menedżera na odpowiednim poziomie, stwarza komfortowe warunki do wykonywania jego bezpośrednich obowiązków;
organizuje proces przyjmowania gości;
tworzy sprawy wewnętrzne firmy;
biegle posługuje się osobistym sprzętem biurowym.