Praca biurowa i biuro

Zamówienie i zamówienie: procedura wydania przedsiębiorstwa

Ekaterina Kamieniewa
12 listopada 2008 16:13

Procedura wydawania zamówień i zamówień składa się z oddzielnych etapów, które są realizowane w określonej kolejności. Błędem byłoby rozpoczynanie artykułu od bezpośredniego rozważenia tych etapów. Najpierw musisz określić główny cel zamówienia i zamówienia, zidentyfikować podobieństwa i różnice, które istnieją między tego rodzaju dokumentami.

Porządek i porządek: jakie są podobieństwa i różnice

Należy od razu zauważyć, że nakaz i nakaz odnoszą się do dokumentów administracyjnych wydanych w warunkach samodzielności. W takich warunkach władza we wszystkich kwestiach zarządzania w przedsiębiorstwie jako całości należy do jego kierownika, a w kwestiach zarządzania w ramach jednostki strukturalnej - do kierownika odpowiedniego szczebla.

Dyspozycje i decyzje zawarte w treści nakazu lub nakazu mogą być kierowane do:

• doskonałość struktura organizacyjna przedsiębiorstwa;
• wybór środków i metod prowadzenia głównej (lub produkcyjnej) działalności przedsiębiorstwa;
• zapewnienie przedsiębiorstwu zasobów finansowych, pracy, - materiałów, informacji i innych zasobów;
• zatwierdzanie dokumentów organizacyjnych i zmian w nich itp.

Należy zauważyć, że instrukcje i decyzje zawarte w rozkazach lub instrukcjach są wiążące dla wszystkich lub niektórych pracowników przedsiębiorstwa.

A teraz postaramy się zidentyfikować różnice między rodzajami dokumentów, które rozważamy.

Zamówienie jest aktem prawnym wydanym przez kierownika przedsiębiorstwa (jego jednostki strukturalnej), działającego na zasadzie jednoosobowego zarządzania w celu rozstrzygnięcia głównych i operacyjnych zadań stojących przed przedsiębiorstwem.

1. Zainicjowanie wydania zlecenia lub dyspozycji.
2. Gromadzenie i analiza informacji do przygotowania projektu dokumentu.
3. Przygotowanie projektu zlecenia lub instrukcji.
4. Zatwierdzenie projektu dokumentu.
5. Finalizacja projektu zlecenia lub instrukcji zgodnie z uwagami zatwierdzających.
6. Podpisanie zamówienia lub zamówienia.
7. Rejestracja zamówienia lub dyspozycji.
8. Dostarczenie rozkazu lub dyspozycji wykonawcom.

Powyższe etapy realizowane są kolejno, od etapu pierwszego do ósmego, dodatkowo etap piąty może być całkowicie nieobecny, jeżeli na etapie zatwierdzania nie ma uwag do projektu dokumentu.

Rozważmy każdy etap osobno.

Inicjacja wydania zlecenia lub dyspozycji

Projekty zleceń i zleceń mogą być przygotowywane w następujących przypadkach:

• planowo (zgodnie z wcześniej opracowanym planem lub programem);
• w imieniu kierownictwa przedsiębiorstwa;
• z inicjatywy liderów jednostki strukturalne lub - przedsiębiorstwa podległe, a także indywidualni specjaliści.

Uzasadnienie konieczności wydania nakazu lub dyspozycji może być zawarte w memorandum, zaświadczeniu o treści analitycznej lub informacyjnej, wniosku, wniosku, akcie, piśmie urzędowym. Dokumenty te pełnią funkcję inicjującą decyzje.

Sekcja 3.11. GOST R 6.30-2003. Zunifikowane systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji.

Data dokumentu jest sporządzona cyframi arabskimi w kolejności: dzień miesiąca, miesiąc, rok. Dzień miesiąca i miesiąc losowane są w dwóch parach cyfry arabskie oddzielone kropką; rok - w czterech cyfrach arabskich.

Dozwolony jest słowny i numeryczny sposób formatowania daty np. 05.06.2003 oraz formatowanie daty w kolejności: rok, miesiąc, dzień miesiąca np.: 2003.06.05.

Przykład 1

LLC „Nowostrojregion-A” otrzymuje list-wiadomość od programisty JSC „Technologie XXI wieku” o wydaniu nowej wersji oprogramowania do księgowości magazynowej „Magazyn +”, a także płytę CD z moduł aktualizacji i instrukcje aktualizacji. Po otrzymaniu tego listu szef Nowostroyregion-A LLC wydaje rezolucję, w której instruuje kierownika magazynu A.V. Stepanova. przeanalizować nowe możliwości systemu automatyki księgowość magazynowa i zgłosić potrzebę przejścia na nową wersję programu. Stiepanow A.V. przygotowuje notatkę skierowaną do dyrektora generalnego, w której informuje, że przejście na nową wersję systemu pozwoli na sprawniejszą organizację pracy przy rozliczaniu towarów oraz zwiększy efektywność personelu. Po przestudiowaniu tej notatki, główny menadżer tworzy nową uchwałę, w której zleca przygotowanie projektu zlecenia na uruchomienie nowej wersji systemu automatyki sterowania magazynem. Oznacza to, że w tej sytuacji dokumentami inicjującymi wydanie zamówienia były pismo z OJSC „Technologie XXI wieku” i notatka od kierownika magazynu, A.V. Stepanowa. Na podstawie tych dokumentów kierownik przedsiębiorstwa wydał polecenie sporządzenia projektu zarządzenia.

Zbieranie i analiza informacji do przygotowania projektu zlecenia lub zlecenia

Ten etap obejmuje przede wszystkim zebranie i analizę obiektywnych, wystarczających i aktualnych informacji niezbędnych do rozwoju decyzja zarządu, co następnie zostanie odzwierciedlone w wydanym zamówieniu lub zamówieniu.

Źródłami informacji mogą być:

• akty prawne i dokumenty normatywne;
• aktualna dokumentacja organizacji;
• dokumenty pochodzące od innych organizacji;
• dokumenty archiwalne;
• publikacje w czasopismach;
• materiały naukowe itp.

Wynikiem zebrania i analizy informacji jest opracowanie decyzji zarządczej. Warto zwrócić uwagę na fakt, że w procesie analizy informacji, różne opcje decyzji i po ich kompleksowej ocenie wybierana jest jedna, najbardziej akceptowalna.

Kontynuacja przykładu 1

Przygotowanie projektu zlecenia lub instrukcji

Mówiąc o przygotowaniu projektu, należy zauważyć, że to specjalista (lub deweloper) przygotowuje projekt, a nie dokument. Projekt nie ma mocy prawnej i aby projekt dokumentu administracyjnego stał się zamówieniem lub zarządzeniem, musi przejść procedurę akceptacji i podpisania. Dodatkowo po podpisaniu wymagana jest rejestracja dokumentu.

Projekt zlecenia lub instrukcji przygotowuje specjalista lub specjaliści działów konstrukcyjnych. Jeżeli projekt dokumentu wpływa na interesy różnych działów, to decyzją kierownictwa przedsiębiorstwa należy utworzyć komisję tymczasową lub grupę pracowników powołaną do przygotowania projektu.

Projekty zamówień i zamówienia są sporządzane zgodnie z wymaganiami GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji ”(dalej - GOST R 6.30-2003).

Więc, projekty zamówień i zamówienia są drukowane na formularzach format A4, tj. 210 × 297 mm. Zazwyczaj dla zamówień i zamówień opracowywane są specjalne formularze. Według GOST R 6.30-2003 nazywane są „formularzami określonych rodzajów dokumentów”. Takie formy (oprócz listu), w zależności od dokumenty założycielskie organizacje zawierają następujące szczegóły:

• godło narodowe Federacja Rosyjska(lub herb podmiotu Federacji Rosyjskiej lub godło organizacji, lub znak towarowy(znakiem usługowym);
• Nazwa firmy;
• nazwa rodzaju dokumentu;
• miejsce kompilacji lub publikacji dokumentu;
• a także restrykcyjne oznaczenia dla rekwizytów:

Data dokumentu;

Numer rejestracyjny dokumentu.

Na szczególną uwagę zasługują rozmiary pól formularzy. Tak więc, zgodnie z GOST R 6.30-2003, formularz musi zawierać co najmniej pola:

• 20 mm - lewy;
• 10 mm - prawy;
• 20 mm - góra;
• 20 mm - dół.

Lewy margines służy do umieszczania dokumentu w pliku. Z tego możemy wnioskować, że opracowując formularze dla dokumentów o długich (powyżej 10 lat) i stałych okresach przechowywania (do których zaliczają się zamówienia i zamówienia) lepiej ustawić lewy margines w przedziale 30-35 mm, a nie 20 mm.

Tabela 1. Obowiązkowe szczegóły zamówienia i dyspozycji

	Nazwa rekwizytów	Moment rejestracji rekwizyty
Edycja dokumentu
	Nazwa firmy
	nazwa rodzaju dokumentu	nie trzeba sporządzać, przedstawić na formularzu
	miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu,	nie trzeba sporządzać, przedstawić na formularzu
	data dokumentu
	numer rejestracyjny dokumentu	sporządzone po podpisaniu w momencie rejestracji dokumentu
	nagłówek do tekstu
	tekst dokumentu	sporządzone podczas przygotowywania projektu dokumentu
	wiza zatwierdzająca dokument (może to być również, w razie potrzeby, dokument potwierdzający pieczątkę)	w pełni sformalizowane podczas zatwierdzania projektu dokumentu
	pełny podpis	sporządzone w momencie podpisywania dokumentu
	w zależności od dokumentów założycielskich może występować godło państwowe Federacji Rosyjskiej (lub godło podmiotu Federacji Rosyjskiej lub godło organizacji lub znak towarowy)	nie trzeba sporządzać, przedstawić na formularzu
Monitoring i wykonanie
	znak kontrolny	sporządzony w momencie przekazania dokumentu do kontroli
Usunięcie spod kontroli i przekazanie dokumentu do sprawy
	znak na wykonaniu dokumentu i jego kierunku w sprawie	sporządzony przy wyjęciu spod kontroli i przesłaniu dokumentu do sprawy

Przejdźmy teraz do rozważenia cech projektu zamówień roboczych i zamówień. Zacznijmy zasady komponowania tekstu. On zawsze pisane w pierwszej osobie liczby pojedynczej i składa się z dwóch części:

• stwierdzanie (lub preambuła) i
• Administracyjny.

V część ustalająca podano uzasadnienie dla zalecanych działań. Jeżeli podstawą wydania zarządzenia lub instrukcji był ustawowy lub wykonawczy akt prawny organizacji wyższej lub dokument wcześniej wydany przez tę organizację, w części ustalającej wskazuje się jej nazwę, datę i numer. W takim przypadku można stosować sformułowania takie jak „Na podstawie”, „W wykonaniu”, „Zgodnie z”. Jeżeli zarządzenie lub zarządzenie wydawane jest z inicjatywy własnej, część ustalająca formułuje cele i zadania przepisanych czynności, określa fakty lub zdarzenia, które spowodowały wydanie zarządzenia lub zarządzenia.

Część ustalająca zwykle zaczyna się od słów „Do celów”, „W komunikacji” itp.

Zdarzają się przypadki, w których część ustalająca może być nieobecna ze względu na to, że nakazane czynności nie wymagają wyjaśnienia ani uzasadnienia.

Część sprawdzająca w zleceniach oddzielona jest od słowa rozkazowego „ROZMAWIAM:”, aw zleceniach – słowem „PROPONUJĘ:” lub „OBOWIĄZUJĘ:”. Te słowa są drukowane w nowej linii z pola wielkimi literami.

Część administracyjna powinien zawierać wykaz nakazanych czynności ze wskazaniem wykonawcy każdej czynności i terminu wykonania.

Często dochodzi do podziału części administracyjnej na punkty ze względu na to, że przyjmuje się, iż dla różnych zleceń jest kilku wykonawców z własnymi terminami gotowości.

Fragment dokumentu

Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące dokumentacji: Wytyczne w sprawie wdrożenia GOST R 6.30-2003. W przypadku, gdy czynność dotyczy konkretnego wykonawcy, odpowiedni akapit dokumentu powinien zaczynać się od stanowiska i nazwiska wykonawcy (inicjały w tekście po nazwisku) w celowniku. Jako wykonawców można wskazać organizacje lub pododdziały strukturalne. Informację o czynności zarządczej przekazuje czasownik w formie nieokreślonej oraz dodatek z oznaczeniem przedmiotu czynności. Na przykład: 1. Kierownik Działu Operacji Międzynarodowych Kotov A.D. przygotować projekt „Instrukcji organizacji pracy nad…”. 2. Do kierownika działu prawnego Melnikov S.G. dostarczyć Działowi Operacji Międzynarodowych niezbędne akty prawne i dokumenty metodologiczne. Wskazanie terminu płatności znajduje się w osobnym wierszu i jest spisane jako data zakończenia egzekucji. Na przykład: 3. Termin nadsyłania zgłoszeń upływa 15.07.2003. W ostatnim akapicie części administracyjnej wskazuje się konkretne osoby, którym powierza się kontrolę nad wykonaniem dokumentu administracyjnego. Na przykład: Kontrolę wykonania zlecenia powierza się Wiceprezesowi Zarządu banku KM Sidorov.

Fragment dokumentu

Typowe instrukcje pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 8 listopada 2005 r. Nr 536. Jeśli zamówienie zmieni lub anuluje którekolwiek z jego postanowień, jeden z akapitów administracyjnej części tekstu musi zawierać link do anulowanego dokumentu (akapit dokumentu) wskazujący jego datę, numer i tytuł. Tekst klauzuli powinien zaczynać się od słów „Uznano za wygasły…”. Zamówienie nie powinno zawierać pozycji "Zamówienie do poinformowania...". Pododdziały (urzędnicy), do których przekazuje się nakaz, są wymienione w indeksie pocztowym, który wykonawca przygotowuje wraz z projektem nakazu.

Tekst każdego dokumentu organizacyjnego i administracyjnego sporządzony na papierze A4 musi być wydrukowany przez odstęp półtora wiersza.

Rozkaz lub instrukcja może mieć różne zastosowania: postanowienia, regulaminy, wykazy, wykazy, wykresy, tabele, wzory dokumentów itp. Jednak wymagany „Znak obecności wniosku” nigdy nie jest sporządzany na zamówieniach i instrukcjach ze względu na fakt, że link do wniosku podany jest bezpośrednio w tekście dokumentu administracyjnego.

Jeżeli załącznik ma charakter referencyjny lub analityczny (schemat, tabela, wykaz itp.), to w treści zamówienia lub instrukcji podaje się odniesienie „zgodnie z załącznikiem 2” lub „(załącznik 2)”. W takim przypadku na pierwszej stronie wniosku w prawym górnym rogu napisane jest słowo „Wniosek”, poniżej znajduje się link do zamówienia lub instrukcji. Jeśli jest wiele wniosków, są one ponumerowane.

Przykład 2

Nagłówek muszą być sporządzone bezbłędnie na wszystkich projektach zamówień i zamówień oraz zawierać streszczenie dokument.

Musi odpowiedzieć na pytanie „o czym (o kim)?” obsługa dokumentacji kierownictwo ".

W takim przypadku nagłówek powinien zajmować nie więcej niż pięć wierszy o łącznej długości do 150 znaków, być drukowany od marginesu (tj. bez wcięcia akapitu) przez pojedynczą interlinię bez cudzysłowów i niepodkreślanych, zaczynać się od dużej litery i zakończyć bez kropki.

Nie będziemy rozwodzić się nad kwestiami rejestracji obowiązkowych danych zamówienia lub formularza zamówienia, ponieważ jest to szczegółowo opisane w artykule E.M. Kameneva „Opracowanie formularzy dokumentów organizacyjnych i administracyjnych”, opublikowane w czasopismach nr 8’ i nr 9’2005

Po przygotowaniu projektu zarządzenia lub instrukcji rozpoczyna się kolejny etap - zatwierdzenie projektu dokumentu administracyjnego. Wiąże się to nierozerwalnie z kolejnym etapem - finalizacją projektu zgodnie z uwagami zatwierdzających urzędnicy... Dlatego rozważymy oba te etapy jednocześnie.

Koordynacja projektu zarządzenia lub instrukcji i korekta projektu zgodnie z uwagami koordynujących urzędników

Zatwierdzenie projektu dokumentu oznacza:

Zapewnienie wysokiej jakości przygotowania projektów dokumentów i ich koordynację z interesariuszami powierza się kierownikom działów składających projekt.

Fragment dokumentu

Sekcja 2.7.1.2. Typowe instrukcje w sprawie pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzonej zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 8 listopada 2005 r. Nr 536.

Fragment dokumentu

Sekcja 2.7.1.2. Wzorcowe instrukcje pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 8 listopada 2005 r. Nr 536. Wzory zleceń (zleceń) i załączników do nich aprobują wykonawca i kierownik działu, który przesłał projekt, naczelnicy działów, którym powierzono zadania i przydziały w projekcie, a także kierownik działu placówka wychowania przedszkolnego i obsługa prawna (zatwierdzenie projektów aktów wykonawczych). Zastrzeżenia do projektu zlecenia (instrukcji) wynikające z zatwierdzenia są określone w certyfikacie dołączonym do projektu. Jeżeli w trakcie zatwierdzania w projekcie zarządzenia wprowadzane są zmiany - o charakterze zasadniczym, to należy je przedrukować i ponownie zatwierdzić. Projekty zarządzeń (instrukcji) przedłożone kierownikowi do podpisu są zatwierdzane przez zastępców kierowników zgodnie z podziałem obowiązków.

Przedsiębiorstwo powinno opracować wykaz rodzajów i podtypów dokumentów wskazujących osoby, których wizy są wymagane przy zatwierdzeniu, tj. ze wskazaniem głównego koordynującego, czyli tabelą form dokumentów.

Etapy przygotowania projektu dokumentu, jego zatwierdzenie i weryfikacja zgodnie z uwagami akceptantów mogą być realizowane w sposób tzw. „tradycyjny” lub za pomocą systemu automatyzacji biznesu i elektroniczne zarządzanie dokumentami.

Metodą „tradycyjną” projekt dokumentu administracyjnego jest przygotowywany na formularzu i przedkładany do zatwierdzenia w formie papierowej.

W takim przypadku wizy urzędników umieszcza się na dole odwrotnej strony ostatniego arkusza projektu dokumentu. Specjalista przygotowujący projekt zarządzenia lub instrukcji może stanowić podstawę do dalszego umieszczania wiz, wskazując na odwrocie ostatniej kartki projektu dokumentu stanowiska i nazwiska osób zatwierdzających. Wymagana „wiza zatwierdzająca dokumenty” musi być sporządzona zgodnie z GOST R 6.30-2003.

Fragment dokumentu

Sekcja 3.24. GOST R 6.30-2003. Zunifikowane systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji. Zatwierdzenie dokumentu wydawane jest wraz z wizą zatwierdzającą dokument (zwaną dalej wizą), która zawiera podpis i stanowisko osoby zatwierdzającej dokument, odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko) oraz datę podpisania. Na przykład: Osobisty podpis JAK. Orłow Data W przypadku uwag do dokumentu wiza jest wydawana w następujący sposób: Załączone uwagi Kierownik Działu Prawnego Własny podpis A.S. Orłow Data Uwagi znajdują się na osobnej kartce, podpisane i dołączone do dokumentu.

Według uznania organizacji dopuszcza się oglądanie projektu dokumentu arkusz po arkuszu lub możliwość wydania wizy na dokument na osobnym arkuszu zatwierdzenia. Jednocześnie forma karty aprobaty nie jest regulowana ani przez GOST, ani przez akty prawne, i zgodnie z tym w różne organizacje arkusz aprobaty może mieć różne kształty.

Przesyłając projekt dokumentu administracyjnego w formie papierowej do zatwierdzenia, możliwy jest tylko jeden rodzaj trasy projektu: sekwencyjny. Oznacza to, że jednocześnie projekt dokumentu może być w posiadaniu tylko jednego z urzędników koordynujących. W praktyce często zdarza się, że projekt dokumentu musi być koordynowany przez kierowników tego samego szczebla, a kolejność ich akceptacji nie ma znaczenia. W związku z tym sekwencyjna ścieżka negocjacji dokumentów nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem.

Ponadto „tradycyjna” metoda zatwierdzania „pożera” dużo czasu pracy od pracowników przedsiębiorstwa. W końcu projekt dokumentu na papierze musi być niezależnie przypisany urzędnikom koordynującym lub przekazany za pośrednictwem służby dokumentacji zarządczej (zwanej dalej służbą DOE). W tym drugim przypadku zatwierdzenie dokumentu rozciąga się na długi czas, ponieważ najpierw projekt musi zostać skierowany do przedszkolnej placówki oświatowej, a następnie konieczne jest, aby sekretarz lub osoba odpowiedzialna za pracę biurową z przedszkolnej placówki oświatowej żądana jednostka wziął i przekazał projekt do zatwierdzenia swojemu kierownikowi, a po zatwierdzeniu zwrócił projekt przedszkolnej placówce oświatowej ... Ta procedura powinna trwać do momentu zatwierdzenia projektu przez wszystkich niezbędnych urzędników. W efekcie w średnich i dużych przedsiębiorstwach zatwierdzenie jednego projektu dokumentu może trwać kilka dni.

Koordynacja projektów dokumentów z wykorzystaniem systemów i elektronicznego zarządzania dokumentami ma wiele zalet w stosunku do metody „tradycyjnej”. Dzięki takiemu podejściu twórca projektu dokumentu tworzy projekt w systemie, wskazuje rodzaj trasy przemieszczania się projektu dokumentu podczas zatwierdzania oraz - uruchamia procedurę zatwierdzania.

Możliwe są następujące drogi zatwierdzenia:

• sekwencyjny: kiedy projekt po raz pierwszy trafia do pierwszego zatwierdzającego; po zakończeniu zatwierdzania projekt jest automatycznie przesyłany do drugiego zatwierdzającego itp.;
• równolegle: gdy projekt jest odbierany jednocześnie przez wszystkich zatwierdzających jednocześnie i uzgadniają oni projekt dokumentu w dowolnej kolejności;
• równoległa sekwencyjna (lub mieszana): kiedy projekt dokumentu po raz pierwszy dociera do jednej grupy urzędników, którzy mogą dokonać zatwierdzenia w dowolnej kolejności; i dopiero po wyrażeniu zgody przez wszystkich urzędników z pierwszej grupy, projekt jest przesyłany do następnej grupy urzędników.

Jeśli weźmiemy pod uwagę koordynację projektów zleceń i zleceń, można zauważyć, że najbardziej optymalna byłaby trasa równoległa sekwencyjna. W takim przypadku istnieje możliwość zorganizowania koordynacji w następującym łańcuchu:

• 1 grupa osób zatwierdzających - wykonawca (lub deweloper) projektu dokumentu;
• II grupa koordynatorów – kierownik wykonawcy;
• 3 grupa zatwierdzających - kierownik (lub pracownik przedszkolnej placówki oświatowej), który sprawdza projekt dokumentu administracyjnego pod kątem poprawności wykonania;
• 4 grupy koordynatorów - kierowników działów, którym powierza się zadania i przydziały w projekcie oraz kierownik służby prawnej;
• 5. grupa koordynatorów - zastępca (lub zastępcy) kierownika przedsiębiorstwa.

Koordynacja za pomocą systemy zautomatyzowane ma wiecej cała linia przewagi nad „tradycyjnymi” negocjacjami. Wymieńmy główne:

1. 1. Deweloper nie musi tracić czasu na dostarczenie projektu do urzędników koordynujących, gdyż robi to system zgodnie z wyznaczoną trasą.
2. 2. Deweloper może wskazać czas, w którym urzędnik ma obowiązek uzgodnić projekt dokumentu.
3. 3. Twórca projektu dokumentu może w każdej chwili zobaczyć, w jaki sposób dokument jest zatwierdzany, który z urzędników dokonał zatwierdzenia i która wiza została wydana.
4. 4. Zatwierdzający urzędnicy szybko dowiedzą się, że otrzymali projekt dokumentu do zatwierdzenia dzięki specjalnemu systemowi powiadomień.
5. 5. Projekt dokumentu jest zatwierdzany tak szybko, jak to możliwe.
6. 6. Projekt dokumentu nie może zostać utracony podczas procesu zatwierdzania.
7. 7. System może przechowywać wszystkie wersje projektu, wizy i komentarze osób zatwierdzających.

Pomimo powyższych, dość istotnych zalet homologacji „elektronicznej”, jest ona obecnie stosowana w niewielkiej liczbie przedsiębiorstw. A powodem tego jest to, że można zautomatyzować pracę z projektami dokumentów, w tym etap zatwierdzania, tylko wtedy, gdy wszyscy menedżerowie staną się aktywnymi użytkownikami systemów i elektronicznego zarządzania dokumentami, ponieważ są głównymi urzędnikami koordynującymi. Niestety, dzisiejsza praktyka pokazuje, że w większości organizacji i przedsiębiorstw głównymi użytkownikami systemów automatyki są sekretarki oraz osoby odpowiedzialne za pracę biurową, których kompetencje nie obejmują zatwierdzania projektów dokumentów.

Zastanówmy się teraz, co się stanie, jeśli jeden z zatwierdzających nie zgadza się z treścią projektu dokumentu.

W przypadku, gdy jedna lub więcej osób zatwierdzających uwagi o zasadniczym charakterze, zmieniając istotę dokumentu, projekt musi zostać przedrukowany (tj. musi zostać utworzony) nowa wersja projektu dokumentu) i ponownie uzgodnione.

Jeśli podczas zatwierdzania komentarze redakcyjne, nie zmieniać treści projektu, wówczas projekt podlega również przedrukowi, ale ponowne zatwierdzenie w tym przypadku nie jest wymagane.

Podpisanie zamówienia lub zamówienia

Uzgodniony projekt dokumentu jest przekazywany kierownikowi do podpisu.

Jeżeli wizy zatwierdzające zostały wydane nie na odwrocie ostatniego arkusza projektu, ale na osobnej karcie zatwierdzenia, to w tym przypadku konieczne jest również przekazanie kierownikowi arkusza zatwierdzenia projektu dokumentu.

Podpis kierownika zamienia projekt dokumentu w pełnoprawny dokument, po czym należy go zarejestrować.

Rejestracja zlecenia lub dyspozycji

Rejestracja dokumentu jest zapisem poświadczeń o dokumencie autorstwa ustalona forma, utrwalenie faktu jej utworzenia, wysłania lub odebrania.

W naszym przypadku rejestracja odnotuje fakt utworzenia dokumentu. Należy zauważyć, że rejestracja jest również potrzebna do dalszego rozliczania dokumentów i organizacji pracy referencyjnej.

Rejestracji można dokonać na trzy sposoby:

• zapis dokumentu w papierowy magazyn(dziennikowy formularz rejestracyjny);
• poprzez zapisanie na papierowej karcie meldunkowo-kontrolnej – (formularz rejestracji karty);
• wprowadzanie informacji o dokumencie do systemu automatyzacji biznesu i produkcji oraz elektronicznego zarządzania dokumentami - (zautomatyzowany formularz rejestracyjny).

Warto zauważyć, że obecnie wskazana jest właśnie automatyczna rejestracja dokumentów, ponieważ ma ona wiele zalet w porównaniu z formularzami rejestracji czasopism i kart. Oto kilka z tych korzyści:

• szybkie wyszukiwanie dokumentów według dowolnego rekwizytu lub rekwizytu;
• automatyczne generowanie raportów, zestawień, prowadzenie prac referencyjnych i analitycznych na dokumentach;
• automatyczna kontrola do realizacji zamówień (dokumentów);
• możliwość jednoczesnej rejestracji dokumentów na kilku stanowiskach pracy i innych.

Co więcej, automatyczna rejestracja dokumentów jest możliwa bez wprowadzania specjalistycznego oprogramowania w przedsiębiorstwie.

W większości małych firm odbywa się to za pomocą programu MS Excel poprzez wypełnienie zwykłej tabeli.

Podczas rejestracji dokument jest przypisywany numer rejestracyjny i datę dokumentu. Datą zamówienia i zamówienia musi być data podpisania, z której można wnioskować, że zamówienia i zamówienia muszą być zarejestrowane w dniu ich podpisania.

Rejestracja dokumentów odbywa się w grupach, w zależności od nazwy typu dokumentu. Ponadto oddzielnie rejestrowane są zamówienia (a także zamówienia) dotyczące głównej działalności, personelu oraz spraw administracyjnych i ekonomicznych. Oznacza to, że wyżej wymienione podgatunki zamówień i zamówień nie będą miały wspólnej, lecz odrębnej numeracji.

Teraz podamy wymagania dotyczące rejestracji numeru rejestracyjnego i daty dokumentu zapisanego w GOST R 6.30-2003.

Fragment dokumentu

Fragment dokumentu

Zazwyczaj metoda cyfrowa służy do sformalizowania daty zamówienia i dyspozycji, np. 05.02.2007.

Dostarczenie rozkazu lub dyspozycji wykonawcom

Wniesienie dokumentu administracyjnego do wykonawców to replikacja dokumentu, jego dystrybucja (jak najszybciej) lub przekazanie wykonawcom.

Przy „tradycyjnej” organizacji pracy biurowej najczęściej wykonuje się kopie zamówień i zamówień, rzadziej sporządzane są wypisy, które następnie wysyłane są do wykonawców lub pracowników organizacji zgodnie z listą mailingową (jest ona również sporządzana i podpisany przez wykonawcę).

Jeżeli podczas pracy z dokumentami wykorzystywany jest system automatyki biurowej i elektronicznego zarządzania dokumentami, to w większości przypadków (gdy pracownik nie musi zapoznawać się z dokumentem z podpisem, co jest ważne np. przy sporządzaniu niektórych dokumentów administracyjnych na personel), zarejestrowany dokument jest przesyłany do pracowników korzystających z wykorzystywanych systemów. Takie podejście pozwala adresatom na jak najszybsze otrzymanie dokumentu, a także na zaoszczędzenie zasobów materiałowych i czasowych, które są przeznaczane przy „tradycyjnym” podejściu do kopiowania dokumentów i przekazywania kopii.

Warto zauważyć, że większość dokumentów administracyjnych, przed przekazaniem ich wykonawcom, jest poddawana kontroli w obsługa przedszkola... Jednak kontrola nad egzekucją to już osobny duży temat, któremu poświęciliśmy wystarczająco dużo uwagi w zeszłym roku. , .

Kontynuacja tematu - w artykule V.P. Kozyreva „Opracowywanie projektów dokumentów administracyjnych: współdziałanie dyrektora wykonawczego i specjalisty od pracy biurowej”.

Kiedy doświadczony specjalista dzieli się najlepszymi praktykami, zawsze jest to interesujące. A zwłaszcza jeśli chodzi o nawiązywanie konstruktywnej interakcji z kolegami z innych działów. Dowiesz się, jak przygotować projekt dokumentu administracyjnego zgodnie z zasadami pracy biurowej i wszystkimi zawiłościami języka rosyjskiego. GOST R 6.30-2003 naprawia tylko najbardziej podstawowe wymagania dotyczące wykonywania dokumentów administracyjnych. Autor opowiada, jak zostały sfinalizowane (rozbudowane) i wdrożone w międzyregionalnej firmie telekomunikacyjnej. Konkretne przykłady sformułowania dla różne sytuacje a dostępność próbek projektowych sprawia, że ​​artykuł jest bardzo wygodny dla niego praktyczne zastosowanie w Twojej pracy. Artykuł ukazał się w lipcowym numerze czasopisma

13 Numery sekwencyjne nadawane są w ciągu roku kalendarzowego, tj. pierwszy Następny rok numery sekwencyjne zaczną się ponownie od jednego.

14 Zobacz artykuł O.V. Ryskov "Kontrola realizacji zamówień: wymagania regulaminu" organy federalne władza wykonawcza” na stronie 24 magazynu nr 1'2006.

15 Zobacz artykuły E.M. Kameneva o metodach kontroli realizacji zamówień na str. 72 magazynu nr 9 '2006 i na str. 76 magazynu nr 10' 2006.

FEDERALNA AGENCJA KOMUNIKACJI

Federalne państwo edukacyjne organizacja finansowana przez państwo wyższe wykształcenie zawodowe

Petersburg Uniwersytet stanowy telekomunikacja im. prof. -Bruevich ”

ZAMÓWIENIE

„___” 2013 nr ___________

Sankt Petersburg

O poprawie porządku obiegu dokumentów

W celu usprawnienia porządku obiegu dokumentów Uczelni oraz wzmocnienia dyscypliny wykonawczej obowiązują następujące zasady:

2. Zatwierdzanie wykazu urzędników odpowiedzialnych za wewnętrzny elektroniczny obieg dokumentów przez pododdziały (CFD) Uczelni oraz adresów e-mail wykorzystywanych przez pododdziały do ​​otrzymywania (przesyłania) informacji w ramach wewnętrznego obiegu dokumentów, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do niniejszego zamówienia.

3. Aby zatwierdzić, zgodnie z Załącznikiem nr 3 do niniejszego zamówienia:

· Wykaz urzędników Uczelni odpowiedzialnych za zewnętrzny elektroniczny obieg dokumentów w obszarach działalności oraz adresów e-mail wykorzystywanych przez Uczelnię do otrzymywania (wysyłania) informacji na potrzeby zewnętrznego obiegu dokumentów;

Lista urzędników Uczelni odpowiedzialnych za terminowość przygotowania i jakość dokumenty elektroniczne według obszarów działalności kierowanych na adres użytkowników zewnętrznych.

4. Zatwierdzenie czasu przetwarzania dokumentu elektronicznego przez pododdziały – odbiorców nie więcej niż 1 dzień roboczy od dnia jego dystrybucji.

5. Prorektor ds. Informatyzacji do dnia 01.03.2013 zapewnia:

Umieszczenie na stronie Uczelni szablonu elektronicznej listy mailingowej dla celów administracyjnych i dokumenty normatywne Uniwersytet na papierze;

· Listy adresów e-mail zatwierdzonych niniejszym zamówieniem w celu usprawnienia elektronicznego zarządzania dokumentami;

· Wydawanie kluczy dostępu do nowo utworzonych skrzynek pocztowych urzędnikom odpowiedzialnym za elektroniczne zarządzanie dokumentami;

6. Kierownik działu administracyjno-kadrowego zapewnia aktualizację wykazów urzędników odpowiedzialnych za elektroniczne zarządzanie dokumentami co najmniej raz w miesiącu.

7. Prorektorzy, kierownicy wydziałów strukturalnych począwszy od 01.03.2013 zapewniają przestrzeganie procedury przesyłania i przetwarzania dokumentów zgodnie z niniejszym zarządzeniem.

8. Zastrzegam sobie kontrolę nad realizacją zamówienia.

rektor profesor

Projekt rozporządzenia wprowadza:

Prorektor ds. Ekonomii i Rozwoju

ZGODA:

Prorektor ds. informatyzacji

Prorektor ds. bezpieczeństwa

Kierownik działu administracyjno-kadrowego

Specjalne zamówienie na oddanie systemu do eksploatacji próbnej powinno wskazywać:

• Warunki eksploatacji próbnej;
• Lista działów (miejsc pracy);
• czas ich wyposażenia w oprogramowanie i sprzęt;
• Odpowiedzialny za prowadzenie próbnej eksploatacji na wydziałach.

W tym samym zamówieniu może znajdować się instrukcja zatwierdzania tymczasowych przepisów (zasad, procedur) pracy z EDMS. Po przeprowadzeniu próbnej eksploatacji konieczne jest sporządzenie listy propozycji lub zaleceń dotyczących przejścia na EDMS, które z reguły, jeśli propozycje zostały przygotowane przez pracowników organizacji klienta, sporządzane są w formie wewnętrznej dokument serwisowy. Dokument ten zawiera informacje o problemach, które pojawiły się podczas eksploatacji próbnej, a także sugestie dotyczące dostosowania systemu.

Wsparcie regulacyjne procesu wdrażania SDS

Skuteczność wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami wynika oczywiście zarówno z jego kosztu, ilości przetwarzanych dokumentów, jak i specyfiki działalności firmy.

Ważny

Z obliczeń wynika, że ​​generalnie wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami opłaca się za rok lub dwa.

Etapy wdrażania elektronicznego systemu zarządzania dokumentami Każdy kierownik prędzej czy później uświadamia sobie potrzebę automatyzacji systemu zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie, którego celem jest optymalizacja jego działań produkcyjnych i organizacyjnych.

Przykładowe zamówienie do zatwierdzenia obiegu dokumentów

Po wybraniu oprogramowania i wykonawcy konieczne jest stworzenie dokumentu administracyjnego, który określi:

• kierownik grupy wdrożeniowej po stronie klienta;
• Pogarszać Grupa robocza;
• Zadania związane z przygotowaniem harmonogramu prac, pozyskiwaniem innych specjalistów zaangażowanych we wdrażanie EDMS (przygotowanie sprzętu technicznego, informacji i oprogramowania itp.).

Przykład zamówienia na utworzenie grupy roboczej W przyszłości konieczne będzie wydanie zamówienia na zatwierdzenie harmonogramu wdrożenia EDMS.

Uwzględniając ten plan, przechodzą wszystkie kolejne etapy realizacji.

Przykład zamówienia na zatwierdzenie harmonogramu 3. Zatwierdzenie listy użytkowników i ustalenie administratora systemu.

Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami

Ankieta przedprojektowa, wybór oprogramowania.
Dokument administracyjny (co do zasady jest to zarządzenie), wystawiony przez kierownictwo w pierwszym etapie realizacji, zawiera uzasadnienie konieczności wdrożenia EDMS, a tekst wskazuje odpowiedzialna osoba lub kilka osób, które muszą:

• określić jakimi siłami system zostanie wdrożony (samodzielnie lub przy udziale wykonawcy robót);
• Określ generalnego wykonawcę robót;
• Określ przybliżoną skalę realizacji i planowany budżet.

Efektem prac w ramach powyższego zlecenia jest najczęściej propozycja handlowa wypracowana przez obie strony.
2. Utworzenie grupy roboczej i zatwierdzenie harmonogramu prac.

• kontrola przebiegu i przetwarzania każdego dokumentu, w tym przestrzegania terminów ich wykonania i zatwierdzenia;
• poprawa dyscypliny wykonawczej oraz minimalizacja ryzyka utraty dokumentów i nieuprawnionego dostępu do informacji poufnych;
• możliwość szybkiego wyszukania dowolnego dokumentu lub pakietu dokumentów zgodnie z żądaniami wygenerowanymi przez wykonawców;
• skrócenie czasu przejścia sygnałów sterujących zarówno w pionie, jak iw poziomie;
• zwiększenie produktywności pracowników i efektywności całej organizacji jako całości.

Wymienione zadania określają również zalety wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, szczególnie w tych przedsiębiorstwach, w których roczny obieg dokumentów liczony jest w tysiącach jednostek księgowych, a archiwum – w dziesiątkach tysięcy.

Odpowiedzialny za tworzenie i podpisywanie dokumentów elektronicznych na powołanie [stanowisko, F.

I O.]. 7. Zamówienie zostanie przekazane do wszystkich pionów strukturalnych organizacji.

8. Kontrolę nad wykonaniem zlecenia powierzam [stanowisko, F.

I O.]. [stanowisko, podpis, inicjały, nazwisko] Zapoznaliśmy się z zamówieniem: [stanowisko, podpis, inicjały, nazwisko] Aktualna wersja interesującego Państwa dokumentu dostępna jest tylko w komercyjnej wersji systemu GARANT.

Możesz kupić dokument za 54 ruble lub dostać pełny dostęp do systemu GARANT bezpłatnie przez 3 dni.

Kup dokument Uzyskaj dostęp do systemu GARANT Jeżeli jesteś użytkownikiem internetowej wersji systemu GARANT, możesz otworzyć ten dokument już teraz lub poprosić Infolinia w systemie.

5 marca 2018 Logowanie Rejestracja © NPP GARANT-SERVICE LLC, 2018. System GARANT produkowany jest od 1990 roku.

Zamówienie na wykonanie próbki sed

• Kup system GARANT
• Uzyskaj dostęp do wersji demonstracyjnej
• Sprawdź koszt
• Bank informacji
• Zestaw do odbioru

Zlecenie na wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami [data, miesiąc, rok] N [wartość] W celu [wypełnić wymagane] Zamawiam: 1.

Od [data, miesiąc, rok] wprowadź elektroniczny system zarządzania dokumentami [nazwa] w [nazwa osoby prawnej].

Stanowisko, imię i nazwisko] do dnia [data, miesiąc, rok] na opracowanie i zatwierdzenie procedury elektronicznego zarządzania dokumentami.

Uwaga

Mianować [stanowisko, F.

I O.]. 4. [Stanowisko, imię i nazwisko] Organizuje elektroniczne archiwum otrzymanych i wysłanych dokumentów. 5. [

Stanowisko, imię i nazwisko], aby zawrzeć w polityce rachunkowości [nazwa osoby prawnej] zasady tworzenia, otrzymywania i przechowywania dokumentów elektronicznych.

Grupa musi określić potrzeby zarządcze kadry kierowniczej wyższego szczebla, a także potrzeby użytkowników kadry kierowniczej pierwszej linii.

Pomoże to sformułować podstawowe wymagania dla systemu i sporządzić je w formie specyfikacji technicznych. Na drugim etapie, biorąc pod uwagę opracowane wymagania, dokonuje się wyboru system elektroniczny przepływ pracy, który będzie optymalny zarówno pod względem funkcjonalności, jak i kosztów. Jeśli zadania rozwiązywane przez firmowy system zarządzania dokumentami są wystarczająco konkretne, system elektroniczny można zbudować pod klucz, a wtedy to członkowie grupy roboczej będą najściślej komunikować się z twórcami, formułując dla nich konkretne zadania. Na trzecim etapie wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami zostanie on zainstalowany i w razie potrzeby unowocześniony flota sprzętu technicznego, zmodernizowany przestarzały sprzęt i zakupiony nowy sprzęt.

Dziś elektroniczne zarządzanie dokumentami śmiało wdziera się w nasze życie, dziś prawie wszystkie firmy korzystają z dokumentów elektronicznych, używają e-mailem, deklaracje elektroniczne, zwłaszcza że dla opodatkowania VAT obowiązkowe deklaracje są ustanowione przez prawo. Ktoś przeniósł się i korzysta z elektronicznych systemów zarządzania dokumentami w życiu codziennym i przetłumaczył wszystkie raporty i dokumenty źródłowe w formie elektronicznej.

Pojęcie elektronicznego zarządzania dokumentami i zalety elektronicznego zarządzania dokumentami

Elektroniczne zarządzanie dokumentami to sposób pracy z dokumentami. Cechy elektronicznego zarządzania dokumentami to dokumenty elektroniczne podpisane elektronicznym podpisem cyfrowym. Taki dokument, podpisany EDS, ma taką samą wartość jak dokument papierowy.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami ma swoje wady i zalety.

Tabela
Plusy i minusy elektronicznego zarządzania dokumentami

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentami

Wady elektronicznego zarządzania dokumentami

Możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów; Obecność scentralizowanej struktury przepływu dokumentów; Usystematyzowane przechowywanie dokumentów w archiwum elektronicznym; Łatwość rejestracji i zatwierdzania dokumentów; Możliwość podpisywania i przesyłania dokumentów za pośrednictwem elektronicznych kanałów komunikacji, co oszczędza czas; Możliwość sporządzania podobnych dokumentów; Przeprowadzenie audytu elektronicznego

Konieczność zakupu elektronicznego podpis cyfrowy; Brak możliwości wykorzystania, jeśli kontrahent nie korzysta z elektronicznego zarządzania dokumentami; Dodatkowe koszty zarządzania dokumentami elektronicznymi; Brak ujednoliconych formatów obiegu dokumentów; Nieufność niektórych użytkowników do dokumentów elektronicznych

Jednocześnie coraz bardziej rozwija się elektroniczny obieg dokumentów. I są ku temu przesłanki.

Po pierwsze, elektroniczne zarządzanie dokumentami jest przewidziane w przepisach podatkowych. Np. składając sprawozdania dotyczące składek ubezpieczeniowych lub podatku dochodowego od osób fizycznych, należy je złożyć do: w formie elektronicznej jeśli firma zatrudnia więcej niż 25 pracowników. Do składania raportów w formie elektronicznej niezbędne jest złożenie oświadczenia w formie elektronicznej. Dodatkowo wyjaśnienia, jeśli raportowanie składane jest w formie elektronicznej, w 2017 r. będzie musiało być udzielone również w formie dokumentu elektronicznego.

Po drugie, w rachunkowości przyjęto elektroniczne zarządzanie dokumentami. Zgodnie z ustawą nr 402-FZ „O rachunkowości” główny dokument księgowy jest sporządzany na papierze i (lub) w formie podpisanego dokumentu elektronicznego podpis elektroniczny.
Po trzecie, w 2017 roku elektroniczne zarządzanie dokumentami zyska jeszcze większy rozwój w postępowaniu sądowym. Dlatego wielu jest przyzwyczajonych do tego, że orzeczenia sądów są publikowane elektronicznie w Internecie. Zgodnie z art. 4 Kodeksu postępowania arbitrażowego Federacji Rosyjskiej pozew, oświadczenie, skargę, przedstawienie i inne dokumenty można składać do sądu na papierze lub w formie elektronicznej, w tym w formie dokumentu elektronicznego podpisanego podpis elektroniczny w sposób ustanowiony przez prawo Federacja Rosyjska, wypełniając formularz zamieszczony na oficjalnej stronie sądu w sieci informacyjno-telekomunikacyjnej „Internet”. Podobne przepisy zostały ustanowione w części postępowania cywilnego.

Czwarty, elektroniczna technologia stały się częścią naszego życia w zakresie wykorzystania elektronicznego zarządzania dokumentami w dokumentach przetargowych, prowadzenia aukcji elektronicznych. Zgodnie z artykułem Prawo federalne z dn. 05.04.2013 nr 44-FZ (z późniejszymi zmianami 03.07.2016) „O systemie umownym w zakresie zamówień towarów, robót budowlanych, usług w zakresie świadczenia państwowego i potrzeby komunalne»Pod aukcją w formularz elektroniczny (aukcja elektroniczna) rozumie się licytację, w której informacja o zamówieniu jest przekazywana przez klienta nieograniczonej liczbie osób poprzez umieszczenie w jednym System informacyjny zawiadomienia o takiej aukcji i dokumentacji o niej, na uczestników przetargu nakładane są jednolite wymagania oraz Dodatkowe wymagania, przeprowadzenie takiej licytacji odbywa się o godz platforma elektroniczna jej operator.

Piąty powód związany jest z faktem, że dziś wiele firm działa w różnych regionach, z różnych miast, w związku z tym organizują się efektywny biznes konieczne jest przyspieszenie przepływu pracy i uproszczenie relacji między stronami. W związku z tym wiele firm intuicyjnie wprowadza elektroniczne zarządzanie dokumentami.

Jak wejść do elektronicznego zarządzania dokumentami?

Pierwszym krokiem jest zaakceptowanie pryncypialna decyzja w sprawie wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami. Taką decyzję formalizuje zamówienie dla przedsiębiorstwa. Niektóre firmy opracowują specjalne akty lokalne, które regulują obieg i zatwierdzanie dokumentów w firmie, takie funkcje obejmują zatwierdzanie dokumentów między działami, poddawanie kontroli, podpisywanie przez kierownictwo i przechowywanie dokumentów archiwalnych.

W drugim etapie musisz wybrać, jakiego podpisu firma będzie używać podczas przetwarzania dokumentów.

Prosty podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który za pomocą kodów, haseł lub innych środków potwierdza fakt złożenia podpisu elektronicznego przez określoną osobę.

Niekwalifikowany podpis elektroniczny jest podpisem elektronicznym, który:

1. uzyskane w wyniku kryptograficznej transformacji informacji przy użyciu klucza podpisu elektronicznego;
2. umożliwia identyfikację osoby, która podpisała dokument elektroniczny;
3. umożliwia wykrycie faktu dokonania zmian w dokumencie elektronicznym już po jego podpisaniu;
4. utworzone za pomocą podpisu elektronicznego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest podpisem elektronicznym, który spełnia wszystkie cechy niekwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz następujące cechy dodatkowe:

1. klucz weryfikacji podpisu elektronicznego jest określony w kwalifikowanym certyfikacie;
2. do tworzenia i weryfikacji podpisu elektronicznego stosuje się środki podpisu elektronicznego, które mają potwierdzenie zgodności z wymaganiami (art. 5 ustawy federalnej z dnia 06.04.2011 nr 63-FZ (zmieniony 30.12.2015) „O podpisie elektronicznym. " Jednak w wielu przypadkach dokumenty są wymagane ze względów bezpieczeństwa jest to rozszerzony podpis kwalifikowany.

Trzecim etapem będzie wybór specjalnego centrum certyfikacji. aby wybrać firmę specjalizującą się w elektronicznym zarządzaniu dokumentami, należy ocenić wygodę pracy z konkretną firmą. Ważne jest ustalenie kosztów świadczonych usług, możliwości dodatkowych funkcji, a także usług elektronicznego zarządzania dokumentami, ważne jest również ustalenie, jaką odpowiedzialność ponosi firma centrum certyfikacji w przypadku awarii technicznych i problemów w dokumencie kierownictwo.

Na czwartym etapie konieczne jest dostarczenie dokumentów do zawarcia umowy.

Piąty etap to zawarcie umowy z centrum certyfikacji. Zgodnie z art. 2 ustawy federalnej z dnia 06.04.2011 nr 63-FZ (zmienionej 30.12.2015) „O podpisie elektronicznym”, centrum certyfikacji - podmiot, przedsiębiorca indywidualny lub Agencja rządowa lub organ samorządu terytorialnego, który realizuje funkcje tworzenia i wydawania certyfikatów kluczy do weryfikacji podpisów elektronicznych oraz inne funkcje.

Szósty etap to wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami w firmie, organizacja swoistej wymiany dokumentów elektronicznych. Faktury wystawiane są w formie elektronicznej za obopólną zgodą stron transakcji oraz jeśli dysponują one zgodnymi środkami technicznymi i możliwościami otrzymywania i przetwarzania tych faktur zgodnie z zatwierdzonym formatem.

Co powinna zawierać umowa z centrum certyfikacji?

Zawierając umowę z centrum certyfikacji należy zwrócić uwagę na: status prawny centrum certyfikacji. Akredytacja ośrodka certyfikacji jest dokonywana pod warunkiem, w szczególności, że spełnia ono wymagania dotyczące dostępności zabezpieczenia finansowego odpowiedzialności za szkody wyrządzone osobom trzecim w związku z ich zaufaniem do informacji zawartych w certyfikacie weryfikacji podpisu elektronicznego klucz wydany przez takie centrum certyfikacji lub informacje zawarte w rejestrze certyfikatów prowadzonym przez takie centrum certyfikacji w wysokości co najmniej 1,5 mln rubli.

Przy zawieraniu umowy z centrum certyfikacji należy zwrócić uwagę na przedmiot umowy. Zgodnie z art. 432 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej są to warunki obowiązkowe dla tego typu umów. Umowę uważa się za zawartą, jeżeli strony, w formie wymaganej w odpowiednich przypadkach, osiągnęły porozumienie co do wszystkich istotnych warunków umowy. Oznacza to, że ważne jest, aby jak najdokładniej określić przedmiot umowy.

Przedmiot umowy wynika z Ustawy „O podpisie elektronicznym”.

Centrum weryfikacji:

1. tworzy certyfikaty kluczy do weryfikacji podpisów elektronicznych i wydaje takie certyfikaty;
2. ustala okres ważności certyfikatów kluczy do weryfikacji podpisów elektronicznych;
3. unieważnia certyfikaty kluczy do weryfikacji podpisów elektronicznych wydane przez ten urząd certyfikacji;
4. wydaje narzędzia podpisu elektronicznego na wniosek wnioskodawcy;
5. prowadzi rejestr certyfikatów kluczy do weryfikacji podpisów elektronicznych wydanych i unieważnionych przez to centrum certyfikacji;
6. ustanawia procedurę prowadzenia rejestru świadectw;
7. generuje klucze podpisu elektronicznego i klucze weryfikacji podpisu elektronicznego na żądanie wnioskodawców;
8. sprawdza unikalność kluczy do weryfikacji podpisów elektronicznych w rejestrze certyfikatów;
9. weryfikuje podpisy elektroniczne na żądanie uczestników interakcji elektronicznej;
10. wykonuje inne czynności związane ze stosowaniem podpisów elektronicznych.

Odpowiedzialność centrum certyfikacji występuje w następujących przypadkach:

1. niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy o świadczenie usług przez centrum certyfikacji;
2. niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków (klauzula 3 art. 13 ustawy federalnej z dnia 06.04.2011 nr 63-FZ (zmieniona 30.12.2015) „O podpisie elektronicznym”).

Jak dodatkowe warunki umowa z centrum certyfikacji może zapewnić ubezpieczenie.

Jak zorganizować elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

W firmie elektroniczne zarządzanie dokumentami powinno być zorganizowane jak w zegarku. W końcu ważne jest, że elektroniczne zarządzanie dokumentami obejmuje skanowanie dokumentów, podpisywanie elektronicznym podpisem cyfrowym. A to oznacza, że ​​potrzebny jest specjalista, który będzie odpowiedzialny za elektroniczne zeskanowane kopie, oraz specjalista oprogramowanie umożliwiające podpisywanie dokumentów.

Kompilacja, wykonanie i zatwierdzenie projektów dokumentów elektronicznych odbywa się zgodnie z Główne zasady pracy biurowej ustalonej w związku z podobnymi dokumentami na papierze. Dokument elektroniczny musi mieć wszystkie wymagania ustalone dla podobnego dokumentu na papierze, z wyjątkiem odcisku pieczęci, ponieważ pieczęć nie jest wymogiem obowiązkowym. Wewnątrz firmy można stosować metody potwierdzania działań dokumentami elektronicznymi, w których nie stosuje się elektronicznego podpisu cyfrowego. Na przykład bez elektronicznego podpisu cyfrowego dokumenty można przekazać do kontroli.

Jeśli chcesz uporządkować obieg pracy ze swoimi kontrahentami, musisz zawrzeć odpowiednie zapisy w umowie z kontrahentem.

Dokumenty są generowane i podpisywane elektronicznie. Stosowane środki elektronicznego podpisu cyfrowego muszą być certyfikowane zgodnie z ustaloną procedurą.

Najprostszym sposobem jest zorganizowanie elektronicznego obiegu dokumentów z urzędami, na przykład z urzędem podatkowym. w tym celu należy również uzyskać podpis elektroniczny i zawrzeć umowę z centrum certyfikacji. Najczęściej podatnicy składają do organu podatkowego deklaracje, wyjaśnienia, faktury. Jak " sprzężenie zwrotne„Dokumenty są generowane przez organy podatkowe zgodnie z rozporządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 15 kwietnia 2015 r. Nr ММВ-7-2 / 149 @” Po zatwierdzeniu Procedury przesyłania dokumentów wykorzystywanych przez organy podatkowe w wykonywania swoich uprawnień w stosunkach regulowanych przepisami o podatkach i opłatach, w formie elektronicznej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych oraz o uznaniu za nieważne niektórych przepisów rozporządzenia Federalnego obsługa podatkowa z dnia 17.02.2011 nr ММВ-7-2/169@”.

Dokumenty te obejmują:

1. wymagania dotyczące wyjaśnień;
2. kontrolowane zawiadomienia spółek zagranicznych;
3. zawiadomienie o wezwaniu podatnika (podatnika, agenta podatkowego);
4. zawiadomienie podatkowe;
5. decyzje w sprawie wstrzymania transakcji na rachunkach podatnika (płatnika opłaty, agenta podatkowego) w banku oraz przelewów jego pieniądza elektronicznego;
6. decyzje o anulowaniu wstrzymania transakcji na rachunkach podatnika (płatnika opłaty, agenta podatkowego) w banku oraz przelewów jego pieniądza elektronicznego;
7. decyzje o przeprowadzeniu kontroli podatkowej na miejscu;
8. inne dokumenty.

Tak więc, jeśli mówimy o wewnętrznych korporacyjnych dokumentach elektronicznych, to ich obieg będzie regulowany przez wewnętrzne akty lokalne, jeśli mówimy o relacjach z kontrahentami, to takie relacje są regulowane przez strony, a jeśli obieg dokumentów jest zorganizowany z władzami, wówczas organy będą działać zgodnie z przyjętą dla danej firmy procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.

Jak zorganizować przechowywanie dokumentów elektronicznych?

Główny rozporządzenie regulujące przechowywanie dokumentów elektronicznych są Zasady organizacji przechowywania, pozyskiwania, księgowania i wykorzystywania dokumentów z funduszu archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych w organach władza państwowa, władze i organizacje lokalne (zatwierdzone Rozporządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej nr 526 z dnia 31 marca 2015 r., zwanym dalej Regulaminem). Dokument ten po raz pierwszy określa zasady przechowywania dokumentów elektronicznych.

Jak przechowywać dokumenty?

Po pierwsze, konieczne jest sporządzenie listy spraw dla konkretnej organizacji. Nomenklatura spraw będzie się różnić w zależności od firmy i dziedziny działalności.

Nomenklatura spraw służy do grupowania sporządzonych dokumentów w sprawy, usystematyzowania i ewidencji spraw, określenia warunków ich przechowywania oraz wyszukiwania dokumentów. Nomenklatura spraw jest podstawą do sporządzania inwentaryzacji przypadków stałego i czasowego (powyżej 10 lat) przechowywania oraz rozliczania przypadków czasowego (do 10 lat włącznie) przechowywania.

Po drugie, konieczne jest tworzenie spraw. w tym celu konieczne jest przeprowadzenie badania wartości dokumentów, które będą przechowywane w formie elektronicznej. Przypomnij sobie, że istnieje terminy normatywne przechowywanie poszczególnych dokumentów. Np. dokumenty księgowe są przechowywane przez 5 lat, a dokumenty podatkowe przez 4 lata.

Po trzecie, konieczne jest sprawdzenie, czy dane są przechowywane w formie elektronicznej w przypadku nomenklatury. Na przykład „Harmonogramy czasu i obecności. Dokumenty elektroniczne”.

Czwarty, musisz zarchiwizować dokumenty.

Zanim będziesz mógł przechowywać plik elektroniczny, musisz:
- wyładować z systemu elektronicznego (jeżeli dokument jest tworzony w jakimkolwiek specjalnym oprogramowaniu);
- chronić przed możliwe zmiany zapisując w odpowiednim formacie;
- napisz na nośnik pamięci.

Powszechnie akceptowanym formatem przechowywania i archiwizacji dokumentów elektronicznych jest PDF/A. Należy go odróżnić od zwykłego PDFa, z każdą aktualizacją, którego pojawiają się nowe możliwości pracy z plikami. PDF/A służy do czegoś innego: to format do długoterminowego przechowywania archiwalnego dokumentów elektronicznych.

Piąty krok jest kompilacja inwentaryzacji. Inwentarz obejmuje wszystkie pliki elektroniczne, które zostały wygenerowane w związku z dokumentami elektronicznymi. Jednak zamiast liczby arkuszy, która jest wskazana podczas tworzenia skrzynek na papierze, wskazana jest objętość dokumentów elektronicznych.

Format inwentarza może wyglądać tak:

Nazwa stanowiska szefa jednostka strukturalna
	Podpis	Odszyfrowywanie
Data podpisu
ZGODA Stanowisko kierownik przedszkolnej placówki oświatowej
	Podpis	Odszyfrowywanie
Data podpisu
Kierownik archiwum (osoba odpowiedzialna za archiwum)
	Podpis	Odszyfrowywanie
Data podpisu

Generalnie dużo wygodniej jest przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, ponieważ nie ma potrzeby w przyszłości przeszukiwać całego pokoju dokumentów papierowych podczas wyszukiwania dokumentów. Łatwiejsze jest również składanie dokumentów drogą elektroniczną na żądanie podatku, Fundusz Emerytalny, a także innych weryfikatorów.

W niektórych przypadkach konieczne jest zniszczenie dokumentów. Na przykład były przechowywane przez długi czas notatki biurowe, upłynął okres przechowywania i konieczne jest ich zniszczenie. W takim przypadku przeprowadzane jest badanie wartości dokumentów. Takie badanie może przeprowadzić specjalna komisja. Na podstawie wyników badania sporządzana jest ustawa o przeznaczeniu dokumentów do zniszczenia. Formę takiego aktu firma opracowuje samodzielnie. A na podstawie ustawy dyski lub inne nośniki są po prostu niszczone.

Podsumowując, należy zauważyć, że oczywiście przyszłość należy do dokumentów elektronicznych. Ważna jest jednak odpowiednia organizacja elektronicznego obiegu dokumentów. Wiele firm boryka się z problemami nieprawidłowej organizacji obiegu dokumentów, gdy tylko jedna jest podłączona do elektronicznego obiegu dokumentów. Miejsce pracy w wydziale lub nawet wydziale, gdy ponad połowa dokumentów jest nadal w formie papierowej. Dlatego wszelkie kwestie związane z elektronicznym zarządzaniem dokumentami muszą być rozwiązywane „na lądzie” już na etapie wdrażania systemu.

DZIAŁ FEDERALNEJ SŁUŻBY NADZORU

W ZAKRESIE OCHRONY PRAW KONSUMENTA I DOBROBYTU CZŁOWIEKA

W RZECZPOSPOLITEJ KALMYKIJ

FBUZ „CENTRUM HIGIENY I EPIDEMIOLOGII W RZECZPOSPOLITEJ KAŁMUCKIM”

ZAMÓWIENIE

od 23.12.2011
nr 208-p/298-pr
Elista

O elektronicznym zarządzaniu dokumentami.

W celu realizacji zarządzenia Federalnej Służby Nadzoru Ochrony Praw Konsumentów i Dobrobytu Człowieka z dnia 22 grudnia 2011 r. nr 923 „W sprawie procedury wymiany dokumentów sporządzonych w formie elektronicznej”

ZAMAWIAM:

1. Naczelnicy wydziałów i oddziałów terytorialnych (Bogoslavskaya G.I., Solomkina L.B.Savchenko S.P., Pronicheva T.A., Namsinova E.I., Frantsuzov A.A., Dzhevakov E.O., Ubushiev A. B., Kharinov VG, Tarbaev B., U.B., lekarz Tel. FBUZ „Centrum Higieny i Epidemiologii w Republice Kałmucji” (Darbakova TA, Mikhalyaeva LB) naczelnym lekarzom oddziałów FBUZ (Boychenko EL, Lidzheev AA-S., Nasunova NN, Mankirov MA, Ubushieva NA , Ubushaeva GS, Tserenov Sh.B.) Przyjąć do wykonania zarządzenie Federalnej Służby Nadzoru Ochrony Praw Konsumentów i Opieki Społecznej z dnia 22.12.2011 nr 923 „W sprawie procedury wymiany dokumentów sporządzonych w formie elektronicznej”.

2. Przepływ dokumentów między Urzędem Rospotrebnadzor w Republice Kałmucji, FBUZ „Centrum Higieny i Epidemiologii w Republice Kałmucji” a centralnym urzędem Federalnej Służby Nadzoru Ochrony Praw Konsumentów i Dobrostanu Człowieka będzie realizowany wyłącznie w formie dokumentów elektronicznych podpisanych podpisem elektronicznym osoby upoważnionej, z wyłączeniem dokumentów wskazanych w wykazie (Załącznik 1).

3. Wysłanie dokumentów w formie papierowej należy anulować.

4. Dokumenty wymienione w wykazie (załącznik 1) należy składać do Rospotrebnadzor wyłącznie w formie papierowej.

5. Sporządzanie i zatwierdzanie (zatwierdzanie) dokumentów organizacyjno-administracyjnych w departamentach i wydziałach terytorialnych Administracji Rospotrebnadzor dla Republiki Kałmucji, FBUZ „Centrum Higieny i Epidemiologii w Republice Kałmucji” odbywa się w formie elektronicznej dokumenty.

6. Kontrolę nad realizacją niniejszego nakazu powierza Zastępcy Naczelnika Departamentu Nadzoru Ochrony Praw Konsumentów i Dobrostanu Człowieka w Republice Kałmucji D.N.Sandzhieva

Kierownik Yashkulov K.B.

Główny lekarz FBUZ „TsGiE” dla RK Dzhambinov S.D.

Załącznik nr 1 do zamówienia

z dnia „___” _______ 2011 nr ____

Zwój

dokumenty złożone do Służba Federalna o nadzorze w zakresie ochrony konsumentów i dobrostanu człowieka na papierze

1. Projekty decyzji o niepożądanym pobycie (zamieszkaniu) cudzoziemca i (lub) bezpaństwowca na terytorium Federacji Rosyjskiej.
2. Plany działalności finansowej i gospodarczej podległych instytucji.
3. Preliminarz budżetowy oraz preliminarz dochodów i wydatków jednostek terytorialnych i instytucji państwowych.
4. Umowy w sprawie trybu i warunków udzielania dotacji na zabezpieczenie finansowe spełnienie państwowego zadania świadczenia Usługi publiczne(wykonanie pracy).
5. Akty kontroli działalności finansowej i gospodarczej jednostek terytorialnych i instytucji podległych.
6. Coroczny sprawozdania finansowe.
7. Dokumenty z pieczątką z płyty wiórowej.
8. Ustawy o odpisywaniu środków trwałych (w formie zatwierdzonej dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 21 stycznia 2003 r. Nr 7).
9. Ustawy o umorzeniu pojazdów (zgodnie z formularzem OS-4a, zatwierdzonym dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 21 stycznia 2003 r. Nr 7).
10. Świadectwa przekazania i odbioru nieruchomości (formularz OS-1a).
11. Programy działalności FSUE.
12. Dokumenty do rozkazu obrony państwa.
13. Postanowienia w sprawie skargi na orzeczenie w sprawach: wykroczenia administracyjne.
14. Dokumenty dotyczące wykonania orzeczenia sądu prywatnego.