Dom » Obliczenia » Personel firmy. Rekrutacja: co to jest i jak to zrobić

Personel firmy. Rekrutacja: co to jest i jak to zrobić

Zazwyczaj w strukturze kadrowej każdej organizacji występują następujące kolumny:

Dane dotyczące stawek, wynagrodzeń, dodatków na dole harmonogramu są sumowane, tworząc całkowitą listę płac (fundusz płac) zatwierdzoną przez organizację.

Ważny! W niektórych przypadkach wymagane są dodatkowe informacje dla określonych stanowisk. W tym celu harmonogram może zawierać kolumnę „Uwagi”, w której zapisywane są dodatkowe informacje.

Czym się to reguluje?

W tym samym czasie, w chwili obecnej struktura organizacyjna listy pracowników nie jest nigdzie oficjalnie zatwierdzona. Do 2013 roku obowiązkowa, zatwierdzona Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego nr 1 z dnia 01.05.2004 r.

Jednak wraz z wejściem w życie ustawy federalnej „O rachunkowości” przedsiębiorstwa otrzymały prawo do samodzielnego opracowywania formularzy dokumentacja podstawowa chyba że zostało to specjalnie zatwierdzone przez właściwy organ. W odniesieniu do tabeli kadrowej takiej zgody nie było – dlatego w organizacjach można osobno zatwierdzić jej formularz.

Jednak mundur T-3 jest nadal szeroko stosowany. Jest wygodny do prowadzenia ewidencji, zawiera wszystkie niezbędne informacje, a oficerowie personelu z doświadczeniem od dawna potrafią go poprawnie wypełnić. Dlatego w przyszłości warto w pierwszej kolejności rozważyć użycie tej konkretnej formy.

Czy można dokonać zmian?

Istnieją dwa sposoby zarejestrowania takich pracowników w tabeli kadrowej:

W sezonie, kiedy istnieje potrzeba dodatkowych siła robocza, odpowiednie jednostki są wprowadzane do tabeli personelu. Po zakończeniu sezonu, kiedy ich kontrakty wygasły, zakłady są usuwane z harmonogramu.
W kolumnie „Uwaga” zaznaczono, że praca ma charakter sezonowy. Ta metoda jest wygodna, gdy używana jest forma T-3.

W przypadku, gdy wolne miejsca pracy są stale wskazane w harmonogramie, będą musiały być zgłaszane do służby zatrudnienia co miesiąc, nawet jeśli zostaną otwarte dopiero w przyszłym roku (klauzula 3 art. 25 ustawy Federacji Rosyjskiej z dnia 19 kwietnia 1991 r. nr 1032-1). W przypadku nieprzestrzegania tej zasady pracodawca może ponosić odpowiedzialność na podstawie art. 19.7 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej.

Zrzuty

Informacje odzwierciedlone w tabeli kadrowej obejmują również kategorie pracowników. Faktem jest, że na wiele stanowisk profesjonalne standardy a ETKS określił wymagany poziom wiedzy i umiejętności, który odpowiada pewnym kategoriom. Dopisując ich do listy pracowników, pracodawca tym samym ustanawia, zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wymagania dotyczące kwalifikacji pracownika.
Jeśli rangi są wskazane w harmonogramie, muszą odpowiadać tym, które pojawiają się w zamówieniach na zatrudnienie. Jeśli w przyszłości pracownik zda egzamin na wyższy kategoria kwalifikacyjna, wówczas można dostosować zarówno umowę o pracę, jak i tabelę personelu.

Numer

Wśród dodatkowych informacji odzwierciedlonych w tabeli personelu jest numeracja. Może to dotyczyć:

liczba podziałów strukturalnych;
liczba zakładów;
Numer dokumentu.

W każdym przypadku numeracja będzie wskazywana przez tę zatwierdzoną przez obowiązujące w przedsiębiorstwie urzędowe zasady pracy.

Grupa

Niektóre przedsiębiorstwa stosują „macierzową” strukturę organizacyjną gdy podczas pracy nad projektem gromadzą się tymczasowe grupy robocze spośród pracowników działu. Jednocześnie w grupie wyznaczany jest lider, który po zakończeniu prac nad projektem może stać się zwykłym specjalistą - aw innej grupie podlegać opiece innego lidera. Jak odzwierciedlić specyfikę tej formy pracy w tabeli kadrowej?

Możliwe są tutaj następujące podejścia:

Dokonywanie zmian w harmonogramie na czas trwania projektu. W takim przypadku najpierw zostanie przydzielony lider i jego zespół, a następnie, po rozwiązaniu, zostaną przeniesieni z powrotem na poprzednie stanowiska.
Sporządź dla szefa grupy umowę o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy na czas określony (?). W takim przypadku stanowisko to zwykle będzie wolne, a osoba zajmie je tylko przez chwilę.
Wniosek umowy cywilnoprawneświadczenie usług lub umowa (rozdział 37, 39 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Jednak w takim przypadku mogą wystąpić trudności z obliczaniem podatków zgodnie z kodeksem podatkowym Federacji Rosyjskiej. Ponadto przy takim podejściu pracownicy mogą próbować uznać takie umowy za umowy o pracę na drodze sądowej.

AUP

Co to jest AUP? AUP to personel administracyjny i kierowniczy. Jego liczba i normy dotyczące płatności nie są regulowane przez prawo, dlatego w tabeli kadrowej pracownicy tej kategorii są wyświetlani przez kierownictwo przedsiębiorstwa niezależnie, w oparciu wyłącznie o potrzeby i możliwości ekonomiczne firmy. W praktyce liczba AUP powyżej 10-15% ogółu pracowników przedsiębiorstwa jest uważana za nieefektywną.

Wysokość płatności dla pracowników AUP może być realizowana za pomocą jednej taryfowej sieci międzysektorowej, ale może być ustalana przez przedsiębiorstwo i niezależnie, w oparciu o potrzeby i możliwości firmy.

Zazwyczaj AUP składa się z następujących pozycji:

Szef organizacji.
Główny księgowy. Zgodnie z ustawą federalną „O rachunkowości” i kodeksem cywilnym Federacji Rosyjskiej dyrektor może również wykonywać swoje obowiązki. W takim przypadku, niezależnie od obecności lub nieobecności innych księgowych lub ekonomistów w przedsiębiorstwie, osobistą odpowiedzialność za przestrzeganie zasad rachunkowości będzie ponosić bezpośrednio szef organizacji.
Szefowie pionów, działów, sekcji, brygad lub innych pionów strukturalnych firmy.
Pracownicy działów związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem - finansowym, personalnym, planowania gospodarczego itp.

Ważny! Struktura AUP nie jest nigdzie regulowana. Lista stanowisk zależy wyłącznie od woli kierownictwa organizacji.

Przybory

Wreszcie, Na liście pracowników należy uwzględnić szczegóły następujących dokumentów:

Kolejność, według której została zatwierdzona.
Kolejność, która wprowadziła formularz w życie (jeśli nie jest używany T-3, to formularz opracowany przez siebie).

Dodatkowo sam harmonogram może zawierać szczegóły – numer zgodnie z regulaminem pracy urzędu, datę wprowadzenia oraz okres ważności.

Wniosek

personel powinno być wzięte pod uwagę wiążący dokument dla przedsiębiorstwa. Struktura harmonogramu powinna odzwierciedlać skład personalny samego przedsiębiorstwa - działy wewnętrzne, stawki, tytuły stanowisk itp. Ponadto dokument ten powinien również zawierać szczegóły księgowe.

Co to jest stół kadrowy? Jest to ujednolicony formularz, który służy do wskazania składu personelu organizacji i jej struktury. W tym artykule rozważymy wszystkie subtelności wypełniania listy jednostek pracowniczych i jej funkcji.

Ujednolicona forma obsady T-3

Od 2013 r. na szczeblu federalnym postanowiono nie używać zatwierdzonych formularzy do tworzenia niektórych dokumenty personalne. Organizacje otrzymały swobodę tworzenia własnych form kadrowych.

Uniwersalna forma T-3 jest jednak dość wygodna i już stała się w zwykły sposób tworzenie takiego harmonogramu. Ponadto formularz ten zawiera wszystkie niezbędne informacje. Dlatego nadal jest używany w wielu organizacjach. W tym artykule zostanie przedstawiona przykładowa tabela personelu.

Należy pamiętać, że ujednolicona forma formularza została opracowana i zatwierdzona przez Państwowy Komitet Statystyczny już w 2004 roku. Tak więc formularz T-3 tabeli personelu jest ogólnie akceptowanym modelem wypełniania listy stanowiska. Jeśli organizacja zdecyduje się na opracowanie własnej formy, nadal przyjmie tę formę jako uniwersalną i praktyczną podstawę.

Informacje w formularzu T-3

Co to jest stół kadrowy? Lista stanowisk jest obowiązkowym wewnętrznym dokumentem regulacyjnym, który musi być obecny w każdej organizacji, nawet jeśli jest przedsiębiorca indywidualny. Lista etatów powinna zawierać następujące informacje:

Lista działów w strukturze organizacji.
Lista specjalności, stanowisk i zawodów z wyszczególnieniem kwalifikacji pracownika.
Informacja o liczbie jednostek w stanie.
Informacje o wynagrodzeniach, a mianowicie: wynagrodzenia i stawki taryfowe, dodatki, fundusz płac, w tym ogólnie dla organizacji. Forma tabeli kadrowej powinna znajdować się w każdym przedsiębiorstwie.

Głównym zadaniem wykazu jednostek pracowniczych jest identyfikacja liczby personelu, struktury organizacji oraz wielkości funduszu płac. Dokument ten nie powinien zawierać danych osobowych pracowników i pośrednika pracy.

Nakaz kadrowy podpisuje kierownik organizacji.

Lista pracowników (lub tzw. zastępstwo pracowników) nie jest regulowana dokumentami regulacyjnymi. W przeciwieństwie do tabeli personelu zastępstwo nie jest uważane za obowiązkowy dokument regulacyjny w organizacji, jednak często jest wypełniane domyślnie. Można to tłumaczyć tym, że umożliwia kontrolę wakatów, a jednostkę kadrową, zatrudniając pracownika na część etatu, może dzielić kilku pracowników. Wymiana personelu jest opracowywana z reguły na podstawie tabeli personelu wypełnionej w formularzu T-3. Do niej dodawana jest kolumna, w której odnotowywane są dane osobowe pracowników. Zastępstwa są przechowywane w organizacji przez 75 lat. Przykładowy harmonogram pokazano poniżej.

Kod jednostki strukturalnej

Wypełnienie formularza kadrowego można powierzyć niemal każdemu pracownikowi pracującemu w organizacji. Musi być poświadczony podpisem szefa organizacji, a także zatwierdzony jego zamówieniem. Procedura, zgodnie z którą ten dokument jest zatwierdzany, musi być określona w: dokumenty założycielskie organizacje.

Po raz pierwszy tabela personelu w 1C otrzymuje pierwszą liczbę, aw przyszłości stosuje się numerację ciągłą. Obowiązkowe dane wskazane w tabeli kadrowej to data jej sporządzenia i data rozpoczęcia działalności. Te dwie daty mogą się różnić. Ponadto formularz T-3 tabeli kadrowej organizacji oznacza wskazanie okresu ważności listy stanowisk, a także dane dotyczące zamówienia na jego zatwierdzenie oraz liczbę jednostek w organizacji.

Sama główna tabela kadrowa z reguły zaczyna się sporządzać, wskazując kody podziałów strukturalnych organizacji. Najczęściej kody są wskazywane w kolejności umożliwiającej ustalenie hierarchii i samej struktury organizacji jako całości.

W przypadku, gdy organizacja posiada przedstawicielstwa i oddziały, jest to również uwzględniane w tabeli personelu jako jednostka strukturalna i jest odpowiednio wprowadzane. W przypadku przyznania kierownikowi oddziału prawa do samodzielnego zatwierdzania i zmiany tabeli kadrowej, jest ona sporządzana jako część dokumentu w całej organizacji.

Wypełnianie tabeli głównej

Kolumna trzecia powinna zawierać nazwę stanowiska na liście pracowników, specjalizację i obszary aktywności zawodowej. Muszą być wskazane bez użycia skróconych form w mianowniku. Pracodawca określa nazwę zawodu i stanowisko. Jeżeli jednak praca dotyczy trudnych warunków pracy, a także świadczenia świadczeń, to przy wypełnianiu formularza kadrowego należy wziąć pod uwagę następujące dokumenty:

Kiedy organizacja rejestruje pracownika w celu wykonywania określonego rodzaju pracy, a nie w celu objęcia określonego stanowiska, powinno to również znaleźć odzwierciedlenie w tabeli personelu.

Czwarta kolumna zawiera informacje o liczbie jednostek w stanie organizacji. Mogą to być zarówno stanowiska w pełnym, jak i niepełnym wymiarze godzin. Te ostatnie są wskazane w dokumencie w akcjach, a mianowicie 0,5, 0,75 itd. Zatwierdzenie tabeli personelu powierza się kierownikowi.

Na szczególną uwagę przy sporządzaniu listy jednostek kadrowych należy zwrócić uwagę piątą kolumnę. Obejmuje stawkę taryfową w rublach. Przy najprostszej opcji wypełnienia w tej kolumnie znajdują się informacje o stałej miesięcznej stawce.

Jednak w praktyce często pojawia się problem, ponieważ nie ma stałej stawki płac. Dotyczy to na przykład takiej formy wynagrodzenia, jak praca akordowa. W tym przypadku w kolumnie wstawia się myślnik, aw kolejnej dziesiątej kolumnie wskazana jest premia akordowa lub opłata akordowa. Wprowadzany jest również link do dokumentu regulacyjnego, który określa procedurę przydzielania wynagrodzenia, w tym jego wysokość dla konkretnego wydajność pracy. Na tej samej zasadzie zaleca się wypełnienie listy pracowników dla pracowników, dla których płatność godzinowa. W przypadku, gdy z tabeli obsadowej wynika obecność niekompletnej jednostki w państwie, kolumnę ze stawkami taryfowymi wypełnia się jak dla pełnego wynagrodzenia przewidzianego dla tego stanowiska.

Kolumny 6, 7 i 8 zawierają informacje o świadczeniach nie tylko akceptowanych bezpośrednio przez organizację, takich jak zwiększona odpowiedzialność, nieregularne godziny pracy, doświadczenie i wiedza języki obce, ale także przewidziane prawem np. do pracy w trudnych warunkach Dalekiej Północy.

Regulamin kadrowy przewiduje uzupełnienie tych pozycji w ekwiwalencie rubla. Jeśli w organizacji jest więcej dodatków niż w standardowej tabeli personelu, ich liczbę można zwiększyć na specjalne zamówienie, aby zmienić formę dokumentu. Jeśli uprawnienia są ustawione w procentach, postępuj jak w poprzednim przypadku.

Dziewiąta kolumna formularza kadrowego zawierająca pozycję „Ogółem za miesiąc” jest sporządzana tylko wtedy, gdy wszystkie dane zostały wprowadzone w ekwiwalencie rubla. Zasady wypełniania listy jednostek pracowniczych wskazują, że jeśli kolumn od 5 do 9 nie można wypełnić w rublach, dopuszczalne jest użycie innych wskaźników, na przykład procentów lub współczynników. W praktyce jest to jednak mało wykonalne. Dlatego w większości organizacji w tym przypadku we wszystkich wierszach umieszcza się myślniki, aw dziesiątej kolumnie zawierającej uwagi wskazany jest link do przepisów. Powołanie się na dokument uprawniający do ustalenia wysokości dodatku za staż pracy pozwala nie przerabiać tabeli kadrowej w przypadku zmiany wysokości. Kolumna dziesiąta służy również do wprowadzania wszelkich informacji.

Funkcje wypełnienia

Uniwersalny formularz T-3 tabeli kadrowej zakłada podpisy głównego księgowego i kierownika działu personalnego, ale nie jest stemplowany. Ustawa nie określa warunków zatwierdzania i częstotliwości sporządzania listy jednostek pracowniczych. Pracodawca ma możliwość samodzielnego rozwiązania tego problemu. Zmiany w wykazie jednostek kadrowych dokonywane są w przypadku konieczności włączenia do niej nowych jednostek strukturalnych lub stanowisk. To samo dotyczy wyłączenia pozycji harmonogramu, a także zmian wynagrodzeń, stanowisk czy działów. Wszelkie zmiany w harmonogramie muszą być poparte zarządzeniem kierownika organizacji.

Istnieją dwa sposoby zmiany listy ustalonych stanowisk, a mianowicie:

Polecenie dokonania pewnych zmian.
Zlecenie zatwierdzenia nowej listy jednostek pracowniczych.

Wykonanie stołu do personelu w 1C jest dość proste.

Jeśli personel lub liczba pracowników zostanie zmniejszona lub zmieni się wynagrodzenie, należy to również odzwierciedlić w tabeli personelu. Jednocześnie należy wziąć pod uwagę, że zmiany muszą wejść w życie nie później niż dwa miesiące po podpisaniu stosownego zamówienia. Zasada ta wynika z faktu, że pracownik musi zostać powiadomiony o obniżce lub zmianie wynagrodzenia z dwumiesięcznym wyprzedzeniem.

Jednak nie wszyscy wiedzą, jaka jest obsada. Jest to dokument stałego przechowywania w organizacji. Organizacje kontrolne i nadzorcze, na przykład Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej, organy podatkowe, inspekcja pracy itp., mogą wymagać dostarczenia im tego dokumentu podczas kontroli. Jednocześnie, jeśli organizacja nie spełni tego warunku, może zostać ukarana grzywną w wysokości 200 rubli za każdy dokument, który nie został dostarczony na żądanie organizacji audytującej.

Pisemne zapoznanie pracowników

Wiele osób ma pytanie, czy istnieje potrzeba pisemnego zapoznania pracowników z zarządzeniem o obsadzie personelu. organizacja federalna w sprawie pracy i zatrudnienia ludności w swoim piśmie z 2014 r. dostarcza niezbędnych wyjaśnień w tej kwestii. Wyjaśnia status harmonogramu sztabów organizacji. Z kolei Rostrud na poziomie legislacyjnym wyznaczył w 2004 r. funkcje informowania i konsultowania szefów organizacji oraz pracowników w zakresie przestrzegania norm i przepisów Kodeksu pracy i prawa. Należy pamiętać, że stanowisko Rostrud nie jest regulacyjnym aktem prawnym.

Kodeks pracy nakazuje pisemną znajomość pracownika przy zatrudnieniu i przed podpisaniem umowy z przepisami wewnętrznymi, a także innymi przepisami lokalnymi, które są bezpośrednio związane z działalność zawodowa nowy pracownik. Pakiet dokumentów do zapoznania się obejmuje również układ zbiorowy.

W 2004 r. Państwowy Komitet Statystyczny wydał dekret, zgodnie z którym formularz T-3 do wypełniania listy pracowników służy do kształtowania struktury, składu i wielkości organizacji, z uwzględnieniem jej statutu. Od 2013 roku mundur T-3 został wycofany z produkcji i jest opcjonalny.

Przepisy lokalne

Jak opisano powyżej, personel na rok jest lokalny akt normatywny, który określa skonsolidowany podział pracy wśród pracowników organizacji. Rostrud w swoim apelu podkreślił, że choć jest to lokalny akt normatywny, to jednak: aktywność zawodowa nie ma związku. Z tego powodu pracodawca nie musi przekazywać pracownikowi tego dokumentu do wglądu przy ubieganiu się o stanowisko. Nie jest jednak wykluczone, że obowiązkowa pisemna znajomość pracowników z listą pracowników może być zawarta w jednym z akapitów układ zbiorowy, lokalne przepisy lub umowy.

Zatrudnienie pracownika na stanowisko poza stałym harmonogramem

Podobny problem często pojawia się przed pracodawcą. Zanim zrozumiesz tę kwestię, powinieneś zrozumieć, czy rejestracja listy jednostek pracowniczych jest bezwzględnie obowiązkowa. Wiele organizacji zaniedbuje ten dokument.

Praca odnosi się do relacji między pracodawcą a pracownikiem, zapewniającej wykonywanie określonej funkcji pracy za opłatą, to znaczy pracę zgodnie ze stanowiskiem zgodnie z listą pracowników. Pozycję tę reguluje art. 15 Kodeksu pracy.

Umowa o pracę, zgodnie z art. 57, musi zawierać określone informacje, a mianowicie:

Imię i nazwisko pracownika oraz nazwa organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy, z którym zawarta jest umowa.
Dane potwierdzające tożsamość pracownika i potwierdzające dane pracodawcy.
Informacje o osobie reprezentującej pracodawcę, która podpisuje umowę, a także o podstawach takiego umocowania.
Data i miejsce podpisania umowy.

Oprócz informacji o pracowniku i jego pracodawcy umowa o pracę musi zawierać:

Miejsce pracy. Jeśli mówimy o pracy w przedstawicielstwie lub oddziale organizacji, to również należy to zaznaczyć.
funkcja pracy. Polega na wpisaniu informacji o korespondencji stanowiska do wykazu jednostek kadrowych, specjalności, zawodu i kwalifikacji. Wskazuje również na konkretny rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jeżeli Kodeks pracy lub inne przepisy przewidują wypłatę odszkodowania lub świadczenia świadczeń pracownikom niektórych zawodów i stanowisk, powinno to być również określone w umowie i zgodne z ustawodawstwem i dekretami rządu Federacji Rosyjskiej.
Data rozpoczęcia pracy w przypadku umowy na czas określony. Ponadto wskazano czas trwania umowy oraz przyczyny będące przyczyną jej podpisania.
Warunki odpłatności za pracę, w tym wynagrodzenie i stawkę celną, dodatki, dodatki i zachęty w formie dopłat.
Tryb pracy i odpoczynku, jeśli na tym stanowisku różni się od ogólnie przyjętych w organizacji.
Gwarancje wypłaty odszkodowań za wykonywanie prac z niebezpiecznymi lub szkodliwe warunki Praca. Jednocześnie umowa musi zawierać wszystkie warunki pracy, które mogą wyrządzić szkodę lub uszczerbek na zdrowiu lub życiu.
Charakter pracy i jej warunki. Obejmuje to podróże, aktywność mobilną i inne rodzaje aktywności.
Warunki pracy w miejscu pracy.
Obowiązkowe ubezpieczenie społeczne pracownika zgodnie z przepisami prawa pracy.

Jeżeli w chwili zawarcia umowy nie zostały podane wszystkie niezbędne informacje lub warunki przewidziane prawem, nie stanowi to podstawy do rozwiązania umowy i uznania jej za nieważną. Brakujące informacje mogą być zawarte w aneksie do umowy lub dodatkowej umowie. Wszystkie te dodatkowe dokumenty będą stanowić część umowy głównej.

Inne informacje

Umowa o pracę może przewidywać również inne warunki, jeśli nie są one sprzeczne z normami prawnymi i nie pogarszają pozycji pracownika. W szczególności takimi informacjami mogą być:

Wyjaśnienie miejsca pracy, na przykład wskazanie jednostki strukturalnej i jej lokalizacji.
Warunki okres próbny jeśli jest to przewidziane w umowie.
Umowa o nieujawnianiu tajemnic prawnie chronionych. Może to być tajemnica urzędowa, państwowa, handlowa i inne.
Obowiązek pracy pracownika przez określony czas w organizacji po ukończeniu studiów. Dzieje się tak, jeśli pracodawca zapłacił za szkolenie.
Warunki i rodzaje dodatkowych ubezpieczeń pracowniczych.
Poprawa warunków pracownika i jego rodziny w planie socjalno-domowym.
Wyjaśnienie warunków pracy, a także obowiązków i praw pracodawcy i pracownika, które określają normy prawa pracy i inne akty prawne.

Umowa o pracę zawiera również informację o dodatkowym ubezpieczeniu emerytalnym pracownika. Za zgodą stron może obejmować obowiązki i prawa pracownika i pracodawcy przewidziane w prawie pracy i innych aktach prawnych, a także wynikające z warunków układu zbiorowego danej organizacji.

Jeżeli którykolwiek z powyższych punktów nie został uwzględniony w warunkach umowy o pracę, nie można tego zakwalifikować jako przyczyny niewykonania lub odmowy wykonywania praw i obowiązków.

Wreszcie

Tak więc normy prawa pracy implikują obowiązkową rejestrację tabeli kadrowej przez organizację i jej dalsze wykorzystanie przy zatrudnianiu nowego pracownika i zawieraniu z nim umowy o pracę. Oznacza to, że okazuje się, że nie można zatrudnić pracownika na stanowisko, które nie znajduje odzwierciedlenia na liście pracowników. Byłoby to niezgodne z prawem Federacja Rosyjska. Lista etatów jest ściśle obowiązkowym dokumentem do rejestracji w dowolnej oficjalnej organizacji.

Zbadaliśmy, jaki jest personel.

Ten dokument nie jest wymagany przez prawo. A jednak jest w wielu, zwłaszcza dużych, firmach. W tym artykule analizujemy ważne pytania: jak wypełnić tabelę kadrową, kto powinien ją zatwierdzić i czy można bez niej pracować.

Z artykułu dowiesz się:

Co to jest personel i dlaczego go potrzebujesz

„Kadry decydują o wszystkim” – mówi się w czasy sowieckie, ale nie straciło na znaczeniu we współczesnym świecie biznesu. Rzeczywiście, jeśli porównamy organizację z żywym organizmem, personel będzie w niej odgrywał rolę szkieletu - struktury, na której „zbudowany jest” personel: pracownicy, menedżerowie, liderzy różnych szczebli.

Ilu pracowników w sumie potrzebuje firma? Ile z nich należy wziąć stanowiska kierownicze? Ile dywizji jest wymaganych? Jakie są perspektywy rozwoju? Ile należy zapłacić wszystkim tym ludziom? Jeśli zadajesz takie pytania losowo, prowadzenie biznesu nie będzie łatwe. Ale kiedy organizacja ma stół kadrowy, obraz staje się znacznie wyraźniejszy. Tak więc pierwszy powód kompilacji personelu jest praktyczny, pomaga:

Tworzą przejrzystą strukturę przedsiębiorstwa.
Rekrutuj skuteczny zespół i zawsze na czas odpowiadaj na wakaty.
Zarządzaj funduszem wynagrodzenie i kontroli płac.

Nie jest konieczne podawanie konkretnych nazwisk pracowników. Personel jest dokument strukturalny, na podstawie której służba zatrudnienia zapełnia personel pracownikami. Po zatrudnieniu pracownika lub po jego zwolnieniu dokument główny nie ulega zmianie.

Jak sporządzić tabelę kadrową

Pomimo faktu, że nie ma obowiązkowych norm i próbek do sporządzenia SR, każdy, kto jest odpowiedzialny za ten dokument, chciałby zobaczyć konkretny przykład prawidłowego wypełnienia.

Tutaj należy przyjąć jako podstawę ujednolicony formularz T3, który Państwowy Komitet Statystyczny Rosji zatwierdził w dniu 01.05.2004. Od 2013 roku decyzja w sprawie tego formularza została anulowana, a wszystkie próbki zmieniły się z obowiązkowych na zalecane. Oznacza to, że w razie potrzeby każda firma może dokonać zmian w szablonie zgodnie z wewnętrznymi potrzebami organizacji. Bezpieczniej, a nawet łatwiej jest jednak przestrzegać wcześniej opracowanych standardów.

Podczas opracowywania forma indywidualna SR musi monitorować zgodność drugiej części art. 9 ustawy „O rachunkowości”.

Rekrutację można podzielić na trzy główne sekcje: część nagłówkową, główną i końcową. Rozważmy szczegółowo każdą sekcję.

Kapelusz

Niezależnie od formatu (w formie T-3 lub bez) nagłówek zaczyna się od tytułu dokumentu. W naszym przypadku jest to „Personel”. Konieczne jest również wskazanie wszystkich danych firmy:

Nazwa, w tym forma prawna (LLC, JSC lub inna).
Numer rejestracyjny oraz kody OKUD i OKPO.

W tym miejscu należy również wpisać daty: zestawienie, zatwierdzenie, wejście w życie, wygaśnięcie. Warto też zapewnić pieczątkę aprobaty.

Uwaga: ujednolicony formularz nie zapewnia ścisłego formatu zatwierdzenia, więc powinieneś kierować się istniejącym standardy państwowe wypełnienie stempla aprobaty. Więcej o aprobacie SR – w dalszej części artykułu. Aby w praktyce poradzić sobie ze wszystkimi niuansami redakcyjnymi, pobierz przykładowy dokument.

Przykład wypełnienia formularza kadrowego formularza T3

Głównym elementem

Według ujednolicona forma, ta sekcja tabeli personelu jest utworzona na podstawie dziesięciu kolumn:

Kolumna 1: Nazwa działu (wielka litera).
Kolumna 2: Kod działu (powinien być wzięty z dokumentu o strukturze organizacji).
Kolumna 3: Tytuł i kod stanowiska. Jeśli w jednostce pracuje kilku specjalistów, lepiej wskazać ich w kolejności rozwijanej hierarchii – od kierowników po zwykłych pracowników. Jeśli istnieją wymagania dotyczące kwalifikacji lub kategorii - wskaż.
Kolumna 4: liczba wakatów dla każdego stanowiska. W tej kolumnie zsumowano pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin i zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Na przykład, jeśli dział ma 3 pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin i jednego pracownika w pełnym wymiarze godzin, wartość w kolumnie wynosi 2,5.
Kolumna 5: Skala płac lub pensji.
Kolumny 6–8: Dane dotyczące dodatków i rodzajów motywacji finansowej, jeśli takie istnieją.
Kolumna 9: Fundusz wynagrodzeń ostatecznych. Aby obliczyć, pomnóż liczbę z kolumny 4 przez sumę wartości z kolumn 6.7 i 8. Kolumnę tę należy wypełnić, nawet jeśli płace są mieszane lub bezcłowe.
Kolumna 10: Uwagi i uwagi, jeśli takie istnieją.

Część końcowa

Tutaj z reguły znajdują się podpisy osób odpowiedzialnych za przygotowanie i wykonanie „sztatki”. Na przykład główny księgowy i szef działu personalnego. W oficjalnej formie nie ma miejsca na nadruk, więc umieszcza się to według uznania głowy.

Jeżeli specyfika firmy wiąże się z wykorzystaniem pracowników tymczasowych lub sezonowych, warto uzupełnić SR o kolumnę „Warunki wykonania pracy”. Jeśli stan ma pracowników, którzy pracują w niebezpiecznych warunkach, ich tytuły zawodowe muszą odpowiadać tym wymienionym w stanowych klasyfikatorach i innych przepisach. W przypadku sporządzenia i zatwierdzenia tabeli zatrudnienia, nazwy stanowisk w umowach o pracę muszą odpowiadać wskazanym w niej.

Kto tworzy stół kadrowy w organizacji?

Pytanie, kto powinien opracować SR, jest jednym z najczęstszych na forach HR. I nie jest to zaskakujące, ponieważ nie ma prawnie zatwierdzonych standardów dotyczących „sztabu”. Co ważne, łączy kwestie personalne z finansowymi. Dlatego logiczne jest, że strukturę organizacji i tytuły stanowisk określaliby specjaliści działu personalnego, a ekonomiści lub księgowi zajmowaliby się kolumnami dotyczącymi stawki taryfowej, dodatków i innych kwestii finansowych. W małych firmach często wszystkie zadania związane z tworzeniem HR przejmuje główny księgowy.

Kiedy jest stół kadrowy?

Najlepszą opcją jest sporządzenie i zatwierdzenie natychmiast po założeniu firmy. Jeśli z jakiegoś powodu nie zostało to zrobione, nigdy nie jest za późno na taki harmonogram.

Nie ma ustawowej częstotliwości sporządzania SR. Według uznania kierownictwa można to zrobić raz w roku lub rzadziej. Najczęściej firmy wybierają ten tryb: dokument sporządzany jest corocznie, na etapie planowania Następny rok. W tym okresie, jeśli zajdzie taka potrzeba, dokonywane są w nim zmiany, potwierdzając je odpowiednimi zamówieniami.

Eksperci zalecają, aby formę SHR, a także tryb i częstotliwość jej aktualizacji ustalał odrębny lokalny akt normatywny.

Jak zatwierdzić

Tabela kadrowa jest zatwierdzana przez kierownika firmy lub pracownika posiadającego takie uprawnienia (należy to wskazać w dokumentach założycielskich). Niezbędne jest wystawienie odpowiedniego zamówienia, a na dokumencie, w pieczątce atestacyjnej, należy wpisać dane zamówienia: jego numer i datę wejścia w życie.

Okres trwałości

Podobnie jak inne dokumenty organizacyjne i regulacyjne firmy, ShR ma określony okres przechowywania. Aby ustalić, jak długo ten dokument powinien być przechowywany, zwracamy się do zarządzenia Ministerstwa Kultury nr 558 z dnia 25.08.2010. Posiada kilka pozycji:

Przechowywane na stałe, jeśli zostały opracowane w tym samym obiekcie. Jeśli z boku, to okres przydatności do spożycia wynosi tylko 3 lata.
Projekty i dokumenty robocze do przygotowania takiej dokumentacji - 5 lat.
Korespondencja wewnętrzna dotycząca zmian w regulaminie musi być przechowywana przez 3 lata po przyjęciu tych zmian.
Załączony dokument (uzgodnienia kadrowe) należy przechowywać przez 75 lat.

Tabela personelu jest ważnym dokumentem kadrowym, który zawiera najbardziej kompletne informacje o wszystkim, co dotyczy personelu organizacji. Dane w nim prezentowane są w kontekście działów strukturalnych i poszczególnych jednostek kadrowych, ze wskazaniem ich liczby oraz podstawowych danych dla każdego stanowiska, takich jak zajmowane stanowisko, wynagrodzenie itp.

Główną wartością tego dokumentu jest to, że jest on wygodnym narzędziem nie tylko do księgowości, ale także do zarządzania strukturą kadrową przedsiębiorstwa, ponieważ na podstawie zawartych w nim informacji bardzo wygodnie jest analizować wskaźniki charakteryzujące wydajność pracy, a także opracować sposoby optymalizacji wykorzystania zasoby pracy.

Tabela kadrowa jest ujednolicony dokument o rachunkowości personelu organizacji, zawierające dane dotyczące jego:

Struktura personelu.
Oficjalny skład.
Liczba pracowników.
zatwierdzone pensje i dodatki.
Inne niezbędne informacje.

Jego forma została zatwierdzona w 2004 roku i znajduje się w Albumie Jednolitych Form Dokumentów, jednak może być sporządzona dowolnie, pod warunkiem zachowania jej w ramach obowiązkowych danych.

Wraz z obowiązkowymi danymi zawartymi we wszystkich ujednoliconych formach dokumentów kadrowych, w tabeli personelu należy uwzględnić następujące wskaźniki:

Nazwa i kod jednostki strukturalnej.
Pozycja.
Liczba jednostek personelu.
Wynagrodzenie i należne dodatki.
Całkowita kwota wynagrodzenia.
Notatka.

Tabelę kadrową można zestawiać w dwóch wersjach: bieżącej (na podstawie istniejących danych) i planowanej.

Funkcje kadrowe

Tabela kadrowa zawiera zestaw najważniejszych informacji o personelu, zarówno w całej organizacji, jak i według jej jednostek strukturalnych i kadrowych. Tak więc wraz z zadaniami Dokumentację personelu, stanowi bazę informacyjną do efektywnej pracy w zakresie zarządzania personelem. Kompletność i szczegółowość danych przedstawionych w tym dokumencie stanowi podstawę do opracowania i przyjęcia decyzje zarządcze na wszystkich poziomach.

Istnieje kilka głównych funkcji tabeli personelu. Harmonogram zatrudnienia:

Demonstruje strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa.
Jest to jedno z najważniejszych źródeł informacji do analizy istniejącej struktury kadrowej.
Zawiera dane o liczbie personelu ogółem dla przedsiębiorstwa oraz w kontekście działów i stanowisk.
Zapewnia migawkę informacji o płacach.
Odzwierciedla aktualne potrzeby w zakresie ofert pracy.

Tabelę kadrową w przedsiębiorstwie może sporządzić każdy pracownik, któremu powierzyło kierownictwo ta funkcja. Powołanie pracownika odpowiedzialnego za pełnienie tej funkcji jest ustalane na zlecenie organizacji. Forma samego stołu kadrowego jest ustalana w podobny sposób, podczas gdy w zamówieniu (instrukcji) kierownika przedsiębiorstwa o jego zatwierdzeniu należy wskazać wszystkie zawarte w nim szczegóły.

Lista pracowników jest opracowywana bez określania nazwisk i innych indywidualnych cech pracowników pracujących w przedsiębiorstwie i zawiera informacje o struktura organizacyjna wskazując ich pozycje, a także nazwy jednostek strukturalnych.

W aktach ustawodawczych Federacji Rosyjskiej nie ma żadnych wymagań dotyczących okresu ważności tabeli obsadowej. Oznacza to, że każda organizacja ma prawo do samodzielnego określenia częstotliwości zatwierdzania w oparciu o specyfikę swojej działalności.

W tym artykule ujawnimy jedną z głównych koncepcji praca personelu. To jest zwykła jednostka. Zobaczmy, jakie miejsce zajmuje na liście pracowników, co konkretnie ma na myśli. Opiszemy szczegółowo, jak jest wprowadzane, ograniczane i uzasadnione.

Jednostka jest...

Zobaczmy, jak słowniki definiują ten termin. Tak więc jednostka personelu to:

Oficjalna jednostka, którą zapewnia personel organizacji, przedsiębiorstwa, instytucji.
Jednostka z całej listy stanowisk w tabeli kadrowej organizacji. Odpowiada jednemu miejscu pracy.
Jedno ze stanowisk grafiku kadrowego.

Różnice w stosunku do pokrewnych koncepcji

Jednostka kadrowa organizacji jest często mylona z powiązanymi terminami. Zobaczmy teraz różnicę.

Stanowisko i jednostka kadrowa. Zgodnie z pierwszą koncepcją ukryty jest pewien zestaw funkcji pracy, pod drugim - ilościowy składnik harmonogramu personelu. W związku z tym na jednym stanowisku może znajdować się jednocześnie kilka jednostek personalnych.
Jednostka stawki i personelu. Pierwsze pojęcie to wartość pieniężna, podstawa wynagrodzenia określonego pracownika. A 1 jednostka personelu to osoba żyjąca, pracownik. To jest różnica między terminami.
Miejsce pracy i personel. Pierwsza koncepcja to zorganizowane miejsce pracy pracownika. Drugi to pracownik, osoba. W jednym miejscu pracy może pracować jednocześnie kilka jednostek personelu. Na przykład zmiany pracujących sprzedawców, kasjerów.

Stan

Jednostka kadrowa jest odpowiednio elementem składowym państwa (sztabu) lub personelem organizacji. Tak nazywa się stały skład jej pracowników. Razem tworzą grupę uformowaną według cech zawodowych lub innych, wskazując stanowiska, a także przypisane im pensje (zgodnie ze stanowiskiem).

Państwo będzie również uprawnione do wymienienia całej grupy pracowników organizacji. Są to osoby zaangażowane w działalność zawodową oraz osoby, które znajdują się w bilansie instytucji, ale tymczasowo nie pracują z wielu powodów (zwolnienie chorobowe, urlop, urlop macierzyński itp.).

I jeszcze jedna definicja. Kadry - cały zestaw zasobów pracy, którymi dysponuje organizacja i które są niezbędne do realizacji określonych funkcji, osiągania wspólnych celów i rozwoju instytucji.

Zgodnie z rosyjskim ustawodawstwem terminy „personel”, „personel” są równoważne pojęciom „personel”, „kadra”.

personel

Jednostka personelu znajduje się w tabeli personelu. To znaczy dokumenty normatywne organizacja, która opracowuje strukturę, liczebność i obsadę kadrową danej firmy, przedsiębiorstwa, instytucji ze wskazaniem wysokości wynagrodzenia w zależności od stanowiska pracownika. Taki harmonogram odzwierciedla istniejący (lub planowany) podział pracy między pracownikami, określony w opisach stanowisk.

Rostrud definiuje ten dokument jako akt lokalny instytucji, który ustala w ujednoliconej formie podział obowiązków i warunki wynagradzania za działalność zawodową. Tabela kadrowa jest akceptowana przez pracodawcę w zakresie jego kompetencji (rosyjski kodeks pracy, art. 8). W związku z tym ma pełne prawo do samodzielnego dokonywania zmian w tym akcie.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie wymaga przygotowania i zatwierdzenia tabeli kadrowej. Co więcej, nie zawiera nawet definicji tego zjawiska.

Dokument ten jest cenny dla efektywnego wykorzystania siły roboczej pracowników. Dzięki niemu możesz porównywać działy i działy pod względem liczby pracowników i pracowników, płac i kwalifikacji. Są to dane niezbędne do analizy zakresu wykonywanej pracy, obciążenia pracowników oraz doprecyzowania opisów stanowisk. Również kadra pomaga zrozumieć wykonalność uformowanej struktury organizacji.

Ten dokument jest wydawany wyłącznie zgodnie z ujednoliconym formularzem T-3. Zawiera następujące kolumny:

Nazwa firmy.
Numer dokumentu.
Data przygotowania.
Czas trwania tego harmonogramu.
Ludność stanowa.

Nazwa i kod tego podziału.
Pozycja, ranga, kategoria, klasa.
Liczba stanowisk personelu w tabeli personelu.
wynagrodzenie albo stawka taryfowa.
Kolumny, które wskazują istniejące dopłaty, dodatki i ich wielkość. Kolumny „Ogółem” są sumowane.

Dokument podpisuje główny księgowy i kierownik działu personalnego. Zatwierdzany zarządzeniem szefa całej organizacji.

Wprowadzenie nowej jednostki kadrowej

W sytuacji obiektywnego niedoboru pracowników organizacja ma jedno rozsądne wyjście - dodać jeszcze jedną jednostkę personalną. Zgodnie z art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej jest całkowicie kompetentną decyzją. W przypadku konieczności organizacyjnej, produkcyjnej i ekonomicznej grafik kadrowy można uzupełnić o nowe stanowisko lub dodatkową jednostkę kadrową. Częstotliwość, częstotliwość takich zmian określa sam pracodawca.

Gotowa próbka wprowadzenia jednostki kadrowej ustawodawstwo rosyjskie nie oferuje. Jednak profesjonaliści zalecają przeprowadzenie tej procedury w trzech krokach.

Ustalenie potrzeby wjazdu jednostki w stan.
Opracowanie nowego opisu stanowiska.
Sporządzenie raportu do kierownika.

Przeanalizujmy te kroki bardziej szczegółowo.

Wprowadzanie nowej jednostki personalnej: krok 1

Od razu zauważamy, że jest to najtrudniejszy etap wprowadzania nowej jednostki kadrowej. Aby uzyskać ważkie argumenty w kierunku uzupełnienia personelu, konieczne jest przeanalizowanie standardów realizacji określonych obowiązki służbowe. I porównaj te dane z ilością pracy dla nowej jednostki. Następnie - złożona kalkulacja oparta na warunkach organizacyjno-technicznych wykonywania pracy w danej organizacji.

Dokładniej, pracownik personelu będzie musiał wykonać następujące czynności, aby uzasadnić jednostkę personelu.

Zbierz wszystkie informacje statystyczne dotyczące stanowiska. Obejmie jednostkę kadrową: funkcje, rodzaje pracy, operacje, koszty pracy.
W obliczeniach stosuje się normy produkcji, czas przeznaczony na określony rodzaj pracy. Jeśli organizacja nie posiada własnego dokumenty normatywne taki plan, wykorzystuje się dane zatwierdzone przez Ministerstwo Pracy Federacji Rosyjskiej.

Po dokonaniu obliczeń dotyczących kosztów pracy pracowników już pracujących na tym stanowisku można stwierdzić, że ich obciążenie (w godzinach pracy miesięcznie) przekracza normę. Stąd potrzeba ekspansji.

Wprowadzanie nowej jednostki personalnej: krok 2

Kolejnym krokiem przy wprowadzaniu jednostki personalnej jest przygotowanie nowego opisu stanowiska. Na podstawie przeprowadzonej już kalkulacji kosztów pracy ustalane są standardy pracy, które będzie wykonywał planowany pracownik. Na podstawie ich listy (prac) sporządzany jest projekt opisu stanowiska.

Przejdźmy do listu Rostrud nr 4412-6. Z dokumentu wynika, że chociaż Kodeks Pracy Federacji Rosyjskiej nie zawiera żadnej wzmianki o opisach stanowisk, to wciąż odwołują się one do ważnej dokumentacji organizacji. Należy to wskazać tutaj:

Kwalifikacje pracownicze pracownika.
Pełna lista jego obowiązki.
Lista wymagane kompetencje wymagane na stanowisko.

O sposobie wystawienia decyduje pracodawca Opis pracy jakie zmiany w nim wprowadzić.

Wprowadzanie nowej jednostki personalnej: krok 3

Nowa jednostka kadrowa, nowe stanowisko jest zwykle wprowadzane w określonym jednostka strukturalna organizacje. Stąd trzeci krok – apel szefa tego działu z memorandum do kierownictwa całej firmy. Istota dokumentu – uzasadnienie wprowadzenia Nowa pozycja lub ekspansja państwa.

Głównym argumentem będzie tutaj kalkulacja kosztów pracy. Pożądane jest, aby potwierdzić je również takimi informacjami:

Średnie wskaźniki zwiększające zakres odpowiedzialności za ten rodzaj pracy. Jeśli tendencja jest stabilna, warto byłoby przedstawić prognozę procesu na 2-3 lata naprzód.
Szacowanie przyszłych kosztów: porównanie kosztu podwyższenia wynagrodzenia dotychczasowych pracowników z kosztem wprowadzenia nowej jednostki kadrowej.
Analiza tego, jak skutecznie prawdziwi pracownicy radzą sobie z problemami, które mają dodatkowe obowiązki.
Cele, funkcje zadań, których nie można w pełni zrealizować personel w tej samej ilości.

Zmniejszenie rozmiaru

Redukcja jednostek kadrowych jest jednym z problematycznych punktów w pracy oficera kadrowego z powodu zwolnienia umowy o pracę z tego powodu. Ale jednocześnie jest to całkowicie legalne narzędzie do optymalizacji liczby pracowników w organizacji.

Redukcja odbywa się w kilku etapach:

Wydanie odpowiedniego zamówienia.
Powiadomienie pracownika i zaproponowanie mu alternatywy.
Zawiadomienia urzędu pracy i związków zawodowych.
W rzeczywistości zwolnienia.

Oświetlać ważne punkty ten proces.

Wystawienie nakazu redukcji

Decyzję o redukcji personelu podejmuje kierownik. Wydaje również odpowiedni rozkaz. Jego forma nie jest prawnie zatwierdzona. Jednak nakaz przeprowadzenia działań mających na celu ograniczenie musi koniecznie zawierać:

data tych wydarzeń;
warunki powiadamiania pracowników;
informacje o zmianach kadrowych.

proces redukcji

Powiadomienie pracowników, którzy zostali objęci ulgą – nie później niż 2 miesiące przed zwolnieniem. Dokument wręcza się każdemu z nich za podpisem. Pamiętaj, aby podać uzasadnienie decyzji i datę zwolnienia. Zawiera również listę stanowisk, na które pracownik może przejść, jeśli chce. Zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej należy je oferować do dnia zwolnienia.
Jeśli pracownik zgodzi się na alternatywę, następuje przelew. Nie - zwolnienie na podstawie art. 81 (klauzula 2 ust. 1) Kodeksu pracy.
Zawiadomienie organizacji związkowej i służby zatrudnienia na 2 miesiące przed zwolnieniem. Jeśli przewiduje się masową redukcję - za 3 miesiące.

Kiedy pracodawca ma do wyboru kilku pracowników, należy pamiętać o następujących kwestiach:

Zakończenie cięcia

Ostatnie trzy kroki:

Wydanie nakazu zwolnienia w formie T-3. Powodem jest nakaz redukcji personelu.
Odpowiedni wpis w zeszyt ćwiczeń pracownik na podstawie § 2 ust. 1 art. 81 Kodeksu pracy.
Naliczanie należnych wypłat: odprawa, a także średnie zarobki w ciągu 2 miesięcy od przeszukania Nowa praca. Dodatkowa rekompensata tych pracowników, którzy zdecydują się zrezygnować bez czekania na koniec 2-miesięcznego okresu.

Tak więc liczba jednostek kadrowych to liczba pracowników zatrudnionych na danym stanowisku. Ważne jest również, aby oficer personalny znał podstawowe aspekty wejścia i redukcji tych jednostek.