งานสำนักงานและสำนักงาน

คำสั่งและคำสั่ง: ขั้นตอนการออกองค์กร

Ekaterina Kameneva
12 พฤศจิกายน 2551 16:13 น

ขั้นตอนการออกคำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อประกอบด้วยขั้นตอนที่แยกจากกัน ซึ่งดำเนินการในลำดับที่แน่นอน การเริ่มบทความโดยพิจารณาขั้นตอนเหล่านี้โดยตรงถือเป็นสิ่งผิด ขั้นแรก คุณต้องกำหนดวัตถุประสงค์หลักของคำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อ ระบุความเหมือนและความแตกต่างที่มีอยู่ระหว่างเอกสารประเภทนี้

สั่งซื้อและสั่งซื้อ: ความเหมือนและความแตกต่างคืออะไร

ควรสังเกตทันทีว่าคำสั่งและคำสั่งอ้างถึงเอกสารการบริหารที่ออกให้ในเงื่อนไขของการตัดสินใจเพียงผู้เดียว ในเงื่อนไขดังกล่าว อำนาจในการจัดการปัญหาทั้งหมดในองค์กรโดยรวมเป็นของหัวหน้าและในประเด็นการจัดการภายในหน่วยโครงสร้าง - ถึงหัวหน้าระดับที่เกี่ยวข้อง

คำแนะนำและการตัดสินใจที่มีอยู่ในข้อความของคำสั่งหรือคำสั่งอาจถูกนำไปยัง:

• ความสมบูรณ์แบบ โครงสร้างองค์กรวิสาหกิจ;
• ทางเลือกของวิธีการและวิธีการดำเนินกิจกรรมหลัก (หรือการผลิต) ขององค์กร
• จัดหาเงินทุน แรงงาน - วัสดุ ข้อมูล และทรัพยากรอื่น ๆ ให้กับองค์กร
• การอนุมัติเอกสารองค์กรและการเปลี่ยนแปลง ฯลฯ

ควรสังเกตว่าคำสั่งและการตัดสินใจที่มีอยู่ในคำสั่งหรือคำสั่งมีผลผูกพันกับพนักงานทั้งหมดหรือบางคนขององค์กร

และตอนนี้เราจะพยายามระบุความแตกต่างระหว่างประเภทของเอกสารที่เรากำลังพิจารณา

คำสั่ง เป็นกฎหมายที่ออกโดยหัวหน้าองค์กร (หน่วยโครงสร้าง) ซึ่งดำเนินการบนพื้นฐานของการจัดการคนเดียวเพื่อแก้ไขงานหลักและการปฏิบัติงานที่องค์กรเผชิญอยู่

1. การเริ่มต้นของการออกคำสั่งหรือคำสั่ง
2. การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อจัดทำร่างเอกสาร
3. การจัดทำร่างคำสั่งหรือคำสั่ง
4. การอนุมัติร่างเอกสาร
5. การสรุปร่างคำสั่งหรือคำสั่งตามความเห็นของผู้อนุมัติ
6. ลงนามในคำสั่งหรือคำสั่ง
7. การลงทะเบียนคำสั่งหรือคำสั่ง
8. นำคำสั่งหรือคำสั่งแก่ผู้บังคับบัญชา

ขั้นตอนข้างต้นจะดำเนินการตามลำดับจากขั้นตอนแรกถึงขั้นตอนที่แปดนอกจากนี้ขั้นตอนที่ห้าอาจไม่มีอยู่ทั้งหมดหากอยู่ในขั้นตอนการอนุมัติไม่มีความคิดเห็นในร่างเอกสาร

ลองพิจารณาแต่ละขั้นตอนแยกกัน

การเริ่มต้นของการออกคำสั่งหรือคำสั่ง

ร่างคำสั่งซื้อและคำสั่งซื้ออาจจัดทำขึ้นในกรณีต่อไปนี้:

• ตามแผน (ตามแผนหรือโปรแกรมที่พัฒนาก่อนหน้านี้);
• ในนามของผู้บริหารสถานประกอบการ
• ตามความคิดริเริ่มของผู้นำ หน่วยโครงสร้างหรือ - วิสาหกิจรองเช่นเดียวกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะราย

เหตุผลความจำเป็นในการออกคำสั่งหรือคำสั่งสามารถระบุไว้ในบันทึกข้อตกลง ใบรับรองเนื้อหาการวิเคราะห์หรือข้อมูล ข้อเสนอ บทสรุป การกระทำ จดหมายอย่างเป็นทางการ เอกสารเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นการเริ่มต้นการตัดสินใจ

มาตรา 3.11. GOST R 6.30-2003 ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร

วันที่ของเอกสารเขียนด้วยตัวเลขอารบิกตามลำดับ: วันของเดือน, เดือน, ปี วันของเดือนและเดือนจะถูกวาดเป็นสองคู่ เลขอารบิกคั่นด้วยจุด ปี - ในเลขอารบิกสี่ตัว

Allowed เป็นวิธีการทางวาจาและตัวเลขในการจัดรูปแบบวันที่ เช่น 05 มิถุนายน 2546 ตลอดจนการจัดรูปแบบวันที่ตามลำดับ: ปี เดือน วันของเดือน เช่น 2003.06.05

ตัวอย่างที่ 1

LLC "Novostroyregion-A" ได้รับข้อความจดหมายจากผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ JSC "Technologies of the 21st" เกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่สำหรับการบัญชีคลังสินค้า "Warehouse +" รวมถึงซีดีดิสก์ด้วย โมดูลการอัพเดทและคำแนะนำในการอัพเดท หลังจากได้รับจดหมายฉบับนี้แล้ว หัวหน้าของ Novostroyregion-A LLC ได้ออกมติซึ่งเขาสั่งให้ผู้จัดการคลังสินค้า A.V. Stepanov วิเคราะห์ความสามารถใหม่ของระบบอัตโนมัติ การบัญชีคลังสินค้าและแจ้งความจำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมเวอร์ชั่นใหม่ Stepanov A.V. เตรียมบันทึกที่ส่งถึงผู้อำนวยการทั่วไปซึ่งเขาแจ้งว่าการเปลี่ยนไปใช้ระบบเวอร์ชันใหม่จะช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการทำงานด้านการบัญชีสินค้าและเพิ่มประสิทธิภาพของบุคลากร หลังจากศึกษาบันทึกนี้แล้ว ผู้จัดการทั่วไปสร้างความละเอียดใหม่ ซึ่งเขาแนะนำให้เตรียมร่างใบสั่งในการว่าจ้างเวอร์ชันใหม่ของระบบควบคุมอัตโนมัติของการควบคุมคลังสินค้า นั่นคือในสถานการณ์นี้เอกสารเริ่มต้นสำหรับการออกคำสั่งคือจดหมายจาก OJSC "เทคโนโลยีแห่งศตวรรษที่ 21" และบันทึกจากหัวหน้าคลังสินค้า A.V. Stepanov บนพื้นฐานของเอกสารเหล่านี้ หัวหน้าองค์กรได้ให้คำแนะนำในการจัดทำร่างคำสั่ง

การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อจัดทำร่างคำสั่งหรือคำสั่ง

ขั้นแรกเกี่ยวข้องกับการรวบรวมและวิเคราะห์วัตถุประสงค์ ข้อมูลที่เพียงพอและทันเวลาซึ่งจำเป็นสำหรับการพัฒนา การตัดสินใจของผู้บริหารซึ่งจะสะท้อนให้เห็นในคำสั่งหรือคำสั่งที่ออกในภายหลัง

แหล่งข้อมูลสามารถ:

• นิติบัญญัติและ เอกสารกฎเกณฑ์;
• เอกสารปัจจุบันขององค์กร
• เอกสารที่มาจากองค์กรอื่น
• เอกสารเก็บถาวร;
• สิ่งพิมพ์ในวารสาร;
• วัสดุทางวิทยาศาสตร์ ฯลฯ

ผลของการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลคือการพัฒนาการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ควรให้ความสนใจกับข้อเท็จจริงที่ว่าในกระบวนการวิเคราะห์ข้อมูล ตัวเลือกต่างๆการตัดสินใจและหลังจากการประเมินอย่างครอบคลุมแล้ว หนึ่งรายการจะถูกเลือก ซึ่งเป็นที่ยอมรับมากที่สุด

ความต่อเนื่องของตัวอย่าง 1

การจัดทำร่างคำสั่งหรือคำสั่ง

เมื่อพูดถึงการเตรียมโครงการ ควรสังเกตว่าผู้เชี่ยวชาญ (หรือนักพัฒนา) เตรียมโครงการ ไม่ใช่เอกสาร โครงการนี้ไม่มีอำนาจตามกฎหมาย และเพื่อให้ร่างเอกสารทางปกครองกลายเป็นคำสั่งหรือคำสั่ง จะต้องผ่านกระบวนการอนุมัติและลงนาม นอกจากนี้ จะต้องลงทะเบียนเอกสารหลังจากลงนามแล้ว

ร่างคำสั่งหรือคำสั่งจัดทำโดยผู้เชี่ยวชาญหรือผู้เชี่ยวชาญของแผนกโครงสร้าง หากร่างเอกสารกระทบต่อผลประโยชน์ของหน่วยงานต่าง ๆ การตัดสินใจของฝ่ายบริหารขององค์กรควรจัดตั้งคณะกรรมการชั่วคราวหรือกลุ่มคนงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เตรียมร่าง

ร่างคำสั่งและคำสั่งถูกร่างขึ้นตามข้อกำหนดของ GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร "(ต่อไปนี้ - GOST R 6.30-2003)

ดังนั้น, ร่างคำสั่งและคำสั่งพิมพ์บนแบบฟอร์ม รูปแบบ A4 เช่น 210 × 297 มม. โดยปกติจะมีการพัฒนารูปแบบพิเศษสำหรับคำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อ ตาม GOST R 6.30-2003 พวกเขาถูกเรียกว่า "รูปแบบของเอกสารเฉพาะประเภท" แบบฟอร์มดังกล่าว (ยกเว้นจดหมาย) ขึ้นอยู่กับ เอกสารประกอบการองค์กรมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ตราสัญลักษณ์ประจำชาติ สหพันธรัฐรัสเซีย(หรือตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซียหรือสัญลักษณ์ขององค์กรหรือ เครื่องหมายการค้า(เครื่องหมายบริการ);
• ชื่อบริษัท;
• ชื่อประเภทเอกสาร
• สถานที่รวบรวมหรือตีพิมพ์เอกสาร
• เช่นเดียวกับเครื่องหมายจำกัดสำหรับข้อกำหนด:

วันที่ของเอกสาร;

หมายเลขทะเบียนของเอกสาร

ขนาดของฟิลด์ของแบบฟอร์มสมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ ดังนั้นตาม GOST R 6.30-2003 แบบฟอร์มต้องมีฟิลด์อย่างน้อย:

• 20 มม. - ซ้าย;
• 10 มม. - ขวา;
• 20 มม. - ด้านบน;
• 20 มม. - ด้านล่าง

ระยะขอบด้านซ้ายใช้สำหรับยื่นเอกสารลงในไฟล์ จากนี้เราสามารถสรุปได้ว่าเมื่อพัฒนาแบบฟอร์มสำหรับเอกสารที่มีความยาว (มากกว่า 10 ปี) และระยะเวลาการจัดเก็บถาวร (ซึ่งรวมถึงคำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อ) จะเป็นการดีกว่าที่จะกำหนดระยะขอบด้านซ้ายในช่วง 30-35 มม. ไม่ใช่ 20 มม.

ตารางที่ 1. รายละเอียดบังคับของคำสั่งและคำสั่ง

	ชื่ออุปกรณ์ประกอบฉาก	ช่วงเวลาของการลงทะเบียน อุปกรณ์ประกอบฉาก
ฉบับเอกสาร
	ชื่อบริษัท
	ชื่อประเภทเอกสาร	ไม่ต้องร่างขึ้นนำเสนอในแบบฟอร์ม
	สถานที่รวบรวมหรือตีพิมพ์เอกสาร	ไม่ต้องร่างขึ้นนำเสนอในแบบฟอร์ม
	วันที่เอกสาร
	เลขทะเบียนเอกสาร	วาดขึ้นหลังจากลงนามในขณะที่ลงทะเบียนเอกสาร
	มุ่งหน้าไปยังข้อความ
	ข้อความเอกสาร	ร่างขึ้นตอนเตรียมร่างเอกสาร
	วีซ่าอนุมัติเอกสาร (หากจำเป็นอาจเป็นเอกสารอนุมัติตราประทับ)	เป็นทางการอย่างเต็มที่ในระหว่างการอนุมัติร่างเอกสาร
	ลายเซ็นเต็ม	วาดขึ้นในขณะที่ลงนามในเอกสาร
	อาจมีตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย (หรือสัญลักษณ์ของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียหรือตราสัญลักษณ์ขององค์กรหรือเครื่องหมายการค้า) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเอกสารที่เป็นส่วนประกอบ	ไม่ต้องร่างขึ้นนำเสนอในแบบฟอร์ม
การตรวจสอบและการดำเนินการ
	เครื่องหมายควบคุม	ร่างขึ้นเมื่อเอกสารถูกส่งเพื่อควบคุม
การถอดถอนจากการควบคุมและส่งต่อเอกสารไปยังคดี
	เครื่องหมายบนการดำเนินการของเอกสารและทิศทางในกรณี	ร่างขึ้นเมื่อถอดจากการควบคุมและส่งเอกสารไปยังคดี

ตอนนี้ เรามาพิจารณาถึงคุณลักษณะของการออกแบบร่างคำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อ มาเริ่มกันที่ กฎสำหรับการเขียนข้อความ เขาเสมอ สะกดเป็นเอกพจน์บุรุษที่หนึ่งและประกอบด้วยสองส่วน:

• ระบุ (หรือคำนำ) และ
• ธุรการ.

วี ส่วนที่สืบเสาะให้เหตุผลสำหรับการกระทำที่กำหนด หากพื้นฐานสำหรับการออกคำสั่งหรือคำสั่งเป็นการกระทำทางกฎหมายหรือข้อบังคับขององค์กรที่สูงกว่าหรือเอกสารที่ออกโดยองค์กรนี้ก่อนหน้านี้ ชื่อ วันที่และหมายเลขจะระบุไว้ในส่วนการตรวจสอบ ในกรณีนี้ สามารถใช้สูตรต่างๆ เช่น "ตาม" "ในการดำเนินการ" "ตาม" ได้ หากมีการออกคำสั่งหรือคำสั่งตามความคิดริเริ่ม ส่วนที่ตรวจสอบจะกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการกระทำที่กำหนด กำหนดข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่ก่อให้เกิดการออกคำสั่งหรือคำสั่ง

ส่วนการตรวจสอบมักจะเริ่มต้นด้วยคำว่า "เพื่อวัตถุประสงค์" "ในการสื่อสาร" ฯลฯ

มีหลายกรณีที่ส่วนที่สืบเสาะอาจขาดหายไปเนื่องจากการกระทำที่กำหนดไม่จำเป็นต้องมีคำอธิบายหรือเหตุผล

ส่วนการตรวจสอบในคำสั่งแยกจากคำคำสั่ง "I ORDER:" และตามลำดับ - โดยคำว่า "I OFFER:" หรือ "I OBLIGATE:" คำเหล่านี้พิมพ์ขึ้นบรรทัดใหม่จากฟิลด์ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

ส่วนบริหารควรมีรายการการกระทำที่กำหนดโดยระบุนักแสดงของแต่ละการกระทำและระยะเวลาของการแสดง

มักมีการแบ่งส่วนงานบริหารออกเป็นส่วน ๆ เนื่องจากสันนิษฐานว่ามีผู้ดำเนินการหลายรายสำหรับคำสั่งต่างๆ ที่มีเงื่อนไขความพร้อมของตนเอง

ส่วนของเอกสาร

เอกสารเกี่ยวกับองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร: แนวปฏิบัติในการดำเนินการตาม GOST R 6.30-2003 ในกรณีที่การดำเนินการเกี่ยวข้องกับนักแสดงเฉพาะ ย่อหน้าที่เกี่ยวข้องของเอกสารควรเริ่มต้นด้วยตำแหน่งและนามสกุลของนักแสดง (ตัวย่อในข้อความจะวางไว้หลังนามสกุล) ในกรณีเบื้องต้น องค์กรหรือส่วนย่อยของโครงสร้างสามารถระบุได้ว่าเป็นผู้ดำเนินการ ข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินการจัดการจะถูกถ่ายทอดโดยกริยาในรูปแบบที่ไม่แน่นอนและเพิ่มเติมด้วยการกำหนดวัตถุประสงค์ของการดำเนินการ ตัวอย่างเช่น: 1. หัวหน้าแผนกปฏิบัติการระหว่างประเทศ Kotov A.D. เตรียมร่าง "คำแนะนำในการจัดระเบียบงาน ... " 2. ถึงหัวหน้าแผนกกฎหมาย Melnikov S.G. จัดเตรียมการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบที่จำเป็นและเอกสารระเบียบวิธีปฏิบัติแก่ฝ่ายปฏิบัติการระหว่างประเทศ การระบุวันที่ครบกำหนดจะแสดงในบรรทัดที่แยกจากกัน และวาดขึ้นเป็นวันที่เสร็จสิ้นการดำเนินการ ตัวอย่างเช่น: 3. กำหนดส่งผลงานคือ 15.07.2003 ในย่อหน้าสุดท้ายของส่วนการบริหาร ระบุเฉพาะบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ควบคุมการดำเนินการของเอกสารการบริหาร ตัวอย่างเช่น: การควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งจะต้องมอบหมายให้รองประธานกรรมการธนาคาร KM Sidorov

ส่วนของเอกสาร

คำแนะนำทั่วไปสำหรับการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 ฉบับที่ 536 หากคำสั่งเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกข้อกำหนดใด ๆ วรรคหนึ่งของส่วนการบริหารของข้อความจะต้องมีลิงก์ไปยังเอกสารที่ถูกยกเลิก (ย่อหน้าของเอกสาร) ที่ระบุวันที่ หมายเลขและชื่อเรื่อง ข้อความของอนุประโยคควรขึ้นต้นด้วยคำว่า "รับรู้แล้วว่าหมดอายุแล้ว ... " คำสั่งซื้อไม่ควรรวมรายการ "คำสั่งแจ้ง ... " ส่วนย่อย (เจ้าหน้าที่) ที่มีการสื่อสารคำสั่งให้ความสนใจอยู่ในดัชนีการส่งจดหมายซึ่งผู้ดำเนินการเตรียมพร้อมกับร่างคำสั่ง

ต้องพิมพ์ข้อความของเอกสารองค์กรและการบริหารใด ๆ ที่วาดขึ้นบนกระดาษ A4 ผ่านระยะห่างหนึ่งและครึ่งบรรทัด

คำสั่งหรือคำสั่งอาจมีการใช้งานที่แตกต่างกัน: บทบัญญัติ ข้อบังคับ รายการ รายการ กราฟ ตาราง เอกสารตัวอย่าง ฯลฯ อย่างไรก็ตาม "เครื่องหมายของการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน" ที่จำเป็นจะไม่ถูกวาดขึ้นตามคำสั่งซื้อและคำแนะนำ เนื่องจากการเชื่อมโยงไปยังแอปพลิเคชันนั้นได้รับโดยตรงในข้อความของเอกสารการดูแลระบบ

หากภาคผนวกมีการอ้างอิงหรือลักษณะการวิเคราะห์ (แผนภาพ ตาราง รายการ ฯลฯ ) จากนั้นในข้อความของคำสั่งหรือคำสั่งจะมีการอ้างอิง "ตามภาคผนวก 2" หรือ "(ภาคผนวก 2)" ในกรณีนี้ ในหน้าแรกของแอปพลิเคชันที่มุมบนขวา คำว่า "แอปพลิเคชัน" จะถูกเขียน ด้านล่างคือลิงก์ไปยังคำสั่งหรือคำแนะนำ หากมีหลายแอพพลิเคชั่น จะมีหมายเลขกำกับไว้

ตัวอย่าง 2

หัวเรื่อง ต้องจัดทำขึ้นโดยไม่ล้มเหลวในทุกโครงการของคำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อและรวมถึง สรุปเอกสาร.

เขาต้องตอบคำถาม "เกี่ยวกับอะไร (เกี่ยวกับใคร)?" เอกสารสนับสนุนการจัดการ ".

ในกรณีนี้ ส่วนหัวควรมีไม่เกินห้าบรรทัดที่มีความยาวรวมสูงสุด 150 อักขระ พิมพ์จากระยะขอบ (เช่น ไม่มีการเยื้องย่อหน้า) โดยใช้การเว้นวรรคบรรทัดเดียวโดยไม่มีเครื่องหมายอัญประกาศ และไม่ขีดเส้นใต้ ขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ และสิ้นสุดโดยไม่ใช้จุด

เราจะไม่พูดถึงประเด็นการลงทะเบียนของรายละเอียดบังคับของคำสั่งซื้อหรือแบบฟอร์มคำสั่งซื้อ เนื่องจากมีการอธิบายรายละเอียดไว้ในบทความโดย E.M. Kameneva "การพัฒนารูปแบบเอกสารขององค์กรและการบริหาร" ตีพิมพ์ในนิตยสารฉบับที่ 8 'และฉบับที่ 9'2005

เมื่อมีการจัดเตรียมร่างคำสั่งหรือคำสั่ง ขั้นตอนต่อไปจะเริ่มขึ้น - การอนุมัติร่างเอกสารการบริหาร มีการเชื่อมโยงกับขั้นตอนอื่นอย่างแยกไม่ออก - การสรุปโครงการตามความคิดเห็นของผู้อนุมัติ เจ้าหน้าที่... ดังนั้น เราจะพิจารณาทั้งสองขั้นตอนนี้พร้อมกัน

ประสานงานร่างคำสั่งหรือคำสั่งแก้ไขร่างตามความเห็นของเจ้าพนักงานประสานงาน

การอนุมัติร่างเอกสารหมายถึง:

การจัดเตรียมเอกสารร่างคุณภาพสูงและการประสานงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นมอบหมายให้หัวหน้าแผนกที่ส่งโครงการ

ส่วนของเอกสาร

มาตรา 2.7.1.2. คำแนะนำทั่วไปในงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 ฉบับที่ 536

ส่วนของเอกสาร

มาตรา 2.7.1.2. คำแนะนำแบบจำลองสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 ฉบับที่ 536 ร่างคำสั่ง (คำสั่ง) และภาคผนวกได้รับการรับรองโดยผู้บริหารและหัวหน้าแผนกที่ส่งโครงการโดยหัวหน้าแผนกที่ได้รับมอบหมายงานและมอบหมายในโครงการรวมถึงหัวหน้าแผนก สถานศึกษาก่อนวัยเรียนและบริการด้านกฎหมาย (รับรองร่างพระราชบัญญัติระเบียบข้อบังคับ) การคัดค้านร่างคำสั่ง (คำสั่ง) ที่เกิดขึ้นจากการอนุมัติมีระบุไว้ในใบรับรองที่แนบมากับโครงการ หากในกระบวนการอนุมัติ มีการเปลี่ยนแปลงร่างคำสั่ง - ในลักษณะพื้นฐาน จะต้องพิมพ์ซ้ำและอนุมัติใหม่ ร่างคำสั่ง (คำสั่ง) ที่ส่งให้หัวหน้าลงนามรับรองโดยรองหัวหน้าตามการกระจายความรับผิดชอบ

องค์กรควรจัดทำรายการประเภทและประเภทย่อยของเอกสารที่ระบุบุคคลที่ต้องขอวีซ่าเมื่อได้รับอนุมัติเช่น โดยมีข้อบ่งชี้ของการประสานงานหลักหรือตารางรูปแบบเอกสาร

ขั้นตอนการเตรียมร่างเอกสาร การอนุมัติและการแก้ไขตามความคิดเห็นของผู้อนุมัติสามารถดำเนินการในลักษณะที่เรียกว่า "ดั้งเดิม" หรือด้วยความช่วยเหลือของระบบธุรกิจอัตโนมัติและ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์.

ด้วยวิธี "ดั้งเดิม"ร่างเอกสารการบริหารจัดทำในแบบฟอร์มและส่งเพื่อขออนุมัติในรูปแบบกระดาษ

ในกรณีนี้ วีซ่าของเจ้าหน้าที่จะติดไว้ที่ด้านล่างของเอกสารร่างสุดท้าย ผู้เชี่ยวชาญที่จัดทำร่างคำสั่งหรือคำสั่งสามารถสร้างพื้นฐานสำหรับการติดวีซ่าเพิ่มเติม โดยระบุตำแหน่งและนามสกุลของผู้อนุมัติที่ด้านหลังแผ่นสุดท้ายของร่างเอกสาร "วีซ่าอนุมัติเอกสาร" ที่จำเป็นจะต้องจัดทำขึ้นตาม GOST R 6.30-2003

ส่วนของเอกสาร

มาตรา 3.24. GOST R 6.30-2003 ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร การอนุมัติเอกสารจะออกมาพร้อมกับวีซ่าอนุมัติเอกสาร (ต่อไปนี้จะเรียกว่าวีซ่า) ซึ่งรวมถึงลายเซ็นและตำแหน่งของบุคคลที่อนุมัติเอกสาร การถอดรหัสลายเซ็น (ชื่อย่อ นามสกุล) และวันที่ลงนาม ตัวอย่างเช่น: ลายเซ็นส่วนตัวเช่น. Orlov วันที่ หากมีข้อคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสาร วีซ่าจะออกดังนี้: แนบหมายเหตุ หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย ลายเซ็นส่วนตัวของ A.S. Orlov วันที่ ความคิดเห็นระบุไว้ในแผ่นงานแยกต่างหากลงนามและแนบไปกับเอกสาร

ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจขององค์กร อนุญาตให้ดูเอกสารฉบับร่างทีละแผ่นหรือความเป็นไปได้ในการออกวีซ่าสำหรับเอกสารในใบอนุมัติแยกต่างหาก ในเวลาเดียวกันรูปแบบของใบอนุมัติไม่ได้ถูกควบคุมโดย GOST หรือกฎหมายและตามนี้ใน องค์กรต่างๆใบอนุมัติสามารถมีรูปทรงต่างๆ

เมื่อส่งร่างเอกสารการบริหารงานบนกระดาษเพื่อขออนุมัติ จะมีเส้นทางโครงการเพียงประเภทเดียวเท่านั้น: แบบต่อเนื่อง ซึ่งหมายความว่าในขณะเดียวกัน ร่างเอกสารสามารถถือได้โดยเจ้าหน้าที่ประสานงานเพียงคนเดียวเท่านั้น ในทางปฏิบัติมักจะมีกรณีที่ร่างเอกสารต้องประสานงานโดยหัวหน้าระดับเดียวกันและลำดับการอนุมัติไม่สำคัญ ดังนั้น เส้นทางการเจรจาต่อรองเอกสารตามลำดับจึงไม่ใช่ทางออกที่ดีที่สุดเสมอไป

นอกจากนี้วิธีการอนุมัติ "ดั้งเดิม" "กิน" เวลาทำงานจำนวนมากจากพนักงานขององค์กร ท้ายที่สุด ร่างเอกสารบนพื้นฐานกระดาษจะต้องนำมาประกอบกับเจ้าหน้าที่ประสานงานอย่างอิสระหรือโอนผ่านบริการเอกสารการจัดการ (ต่อไปนี้จะเรียกว่าบริการ DOE) ในกรณีหลังการอนุมัติเอกสารเป็นเวลานานเนื่องจากต้องส่งโครงการไปยังสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนก่อนจึงจำเป็นต้องให้เลขานุการหรือผู้รับผิดชอบงานสำนักงานจากสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน หน่วยที่ต้องการรับและส่งมอบโครงการเพื่อขออนุมัติต่อผู้จัดการของเขา และหลังจากได้รับอนุมัติแล้ว เขาก็ส่งคืนโครงการไปยังสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน ... ขั้นตอนนี้ควรดำเนินต่อไปจนกว่าโครงการจะได้รับการอนุมัติจากเจ้าหน้าที่ที่จำเป็นทั้งหมด ด้วยเหตุนี้ ในองค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ การอนุมัติร่างเอกสารฉบับหนึ่งอาจใช้เวลาหลายวัน

ประสานงานร่างเอกสารโดยใช้ระบบและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีข้อดีมากกว่าวิธี "ดั้งเดิม" มากมาย ด้วยวิธีนี้ ผู้พัฒนาร่างเอกสารจะสร้างโครงการในระบบ ระบุประเภทของเส้นทางการเคลื่อนที่ของเอกสารร่างในระหว่างการอนุมัติ และ - เปิดใช้งานขั้นตอนการอนุมัติ

ช่องทางการอนุมัติดังต่อไปนี้เป็นไปได้:

• ตามลำดับ: เมื่อโครงการไปถึงผู้อนุมัติคนแรก หลังจากที่เขาเสร็จสิ้นการอนุมัติ โครงการจะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติคนที่สองโดยอัตโนมัติ ฯลฯ ;
• ขนาน: เมื่อผู้อนุมัติทุกคนได้รับโครงการพร้อม ๆ กันในคราวเดียวและพวกเขาเห็นด้วยกับร่างเอกสารในลำดับใด ๆ
• Parallel-sequential (หรือผสม): เมื่อร่างเอกสารมาถึงเจ้าหน้าที่กลุ่มหนึ่งซึ่งสามารถดำเนินการอนุมัติในลำดับใดก็ได้ และหลังจากที่เจ้าหน้าที่ทั้งหมดจากกลุ่มแรกตกลงกันแล้ว โครงการจะถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่กลุ่มต่อไป

หากเราพิจารณาถึงการประสานงานของร่างคำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อ ก็สามารถสังเกตได้ว่าเส้นทางที่เหมาะสมที่สุดคือเส้นทางแบบคู่ขนาน ในกรณีนี้ เป็นไปได้ที่จะจัดระเบียบการประสานงานตามห่วงโซ่ต่อไปนี้:

• ผู้อนุมัติ 1 กลุ่ม - ผู้ดำเนินการ (หรือผู้พัฒนา) ของเอกสารร่าง
• ผู้ประสานงานกลุ่มที่ 2 - หัวหน้าผู้รับเหมา
• ผู้อนุมัติ 3 กลุ่ม - หัวหน้า (หรือพนักงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน) ที่ตรวจสอบร่างเอกสารการบริหารเพื่อความถูกต้องของการดำเนินการ
• ผู้ประสานงาน 4 กลุ่ม - หัวหน้าแผนกที่ได้รับมอบหมายงานและมอบหมายในโครงการรวมถึงหัวหน้าฝ่ายบริการทางกฎหมาย
• ผู้ประสานงานกลุ่มที่ 5 - รอง (หรือเจ้าหน้าที่) ของหัวหน้าองค์กร

การประสานงานโดยใช้ ระบบอัตโนมัติมีมากขึ้น ทั้งสายได้เปรียบเหนือการเจรจาแบบ "ดั้งเดิม" มาตั้งชื่อคนหลักกัน:

1. 1. ผู้พัฒนาไม่ต้องเสียเวลาจัดส่งโครงการให้เจ้าหน้าที่ประสานงาน เนื่องจากระบบจะทำตามเส้นทางที่กำหนด
2. 2. ผู้พัฒนาสามารถระบุเวลาที่เจ้าหน้าที่จำเป็นต้องยอมรับร่างเอกสาร
3. 3. ผู้พัฒนาร่างเอกสารสามารถดูได้ตลอดเวลาว่าเอกสารได้รับการอนุมัติอย่างไร เจ้าหน้าที่คนใดเป็นผู้อนุมัติและออกวีซ่าประเภทใด
4. 4. เจ้าหน้าที่อนุมัติจะทราบได้อย่างรวดเร็วว่าได้รับร่างเอกสารอนุมัติแล้ว ด้วยระบบแจ้งเตือนพิเศษ
5. 5. ร่างเอกสารได้รับการอนุมัติโดยเร็วที่สุด
6. 6. ร่างเอกสารจะไม่สูญหายในระหว่างกระบวนการอนุมัติ
7. 7. ระบบสามารถจัดเก็บโครงการ วีซ่า และความคิดเห็นของผู้อนุมัติได้ทุกรุ่น

แม้จะมีข้อดีที่สำคัญกว่าข้างต้นของการอนุมัติ "อิเล็กทรอนิกส์" แต่ปัจจุบันมีการใช้ในองค์กรจำนวนเล็กน้อย และสาเหตุของสิ่งนี้คือ: เป็นไปได้ที่จะทำงานอัตโนมัติกับเอกสารฉบับร่าง รวมถึงขั้นตอนการอนุมัติ เฉพาะในกรณีที่ผู้จัดการทั้งหมดกลายเป็นผู้ใช้ที่ใช้งานระบบและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากพวกเขาเป็นเจ้าหน้าที่ประสานงานหลัก น่าเสียดายที่การปฏิบัติในปัจจุบันแสดงให้เห็นว่าในองค์กรและองค์กรส่วนใหญ่ ผู้ใช้หลักของระบบอัตโนมัติคือเลขานุการและผู้รับผิดชอบงานในสำนักงาน ซึ่งความสามารถไม่รวมถึงการอนุมัติร่างเอกสาร

ทีนี้ลองพิจารณาว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากผู้อนุมัติคนใดคนหนึ่งไม่เห็นด้วยกับเนื้อหาของร่างเอกสาร

กรณีที่มีผู้อนุมัติตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป ความคิดเห็นของธรรมชาติที่มีหลักการการเปลี่ยนสาระสำคัญของเอกสารต้องพิมพ์ซ้ำโครงการ (เช่นต้องสร้าง รุ่นใหม่ของร่างเอกสาร) และตกลงกันใหม่

หากในระหว่างการอนุมัติ ความเห็นบรรณาธิการห้ามเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของโครงการ จากนั้นโครงการอาจต้องพิมพ์ซ้ำ แต่ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องอนุมัติซ้ำ

ลงนามในคำสั่งซื้อหรือคำสั่งซื้อ

ร่างเอกสารที่ตกลงจะถูกส่งไปยังหัวหน้าเพื่อลงนาม

หากวีซ่าอนุมัติไม่ได้ออกที่ด้านหลังของแผ่นงานสุดท้ายของโครงการ แต่อยู่ในใบอนุมัติแยกต่างหาก ในกรณีนี้ก็จำเป็นต้องโอนใบอนุมัติของร่างเอกสารไปยังผู้จัดการด้วย

ลายเซ็นของผู้จัดการจะเปลี่ยนร่างเอกสารให้เป็นเอกสารฉบับสมบูรณ์หลังจากนั้นจะต้องลงทะเบียน

การลงทะเบียนคำสั่งหรือคำสั่ง

ทะเบียนเอกสารเป็นหนังสือรับรองเกี่ยวกับเอกสารโดย แบบฟอร์มที่จัดตั้งขึ้นแก้ไขข้อเท็จจริงของการสร้าง การส่ง หรือการรับ

ในกรณีของเรา การลงทะเบียนจะบันทึกความเป็นจริงของการสร้างเอกสาร ควรสังเกตว่าการลงทะเบียนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบัญชีเพิ่มเติมของเอกสารและการจัดระเบียบงานอ้างอิง

การลงทะเบียนสามารถทำได้หนึ่งในสามวิธี:

• บันทึกของเอกสารใน นิตยสารกระดาษ(แบบฟอร์มลงทะเบียนวารสาร);
• โดยการบันทึกลงในกระดาษลงทะเบียนและการ์ดควบคุม - (แบบฟอร์มลงทะเบียนบัตร);
• การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารลงในระบบอัตโนมัติสำหรับการผลิตทางธุรกิจและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - (แบบฟอร์มการลงทะเบียนอัตโนมัติ)

เป็นที่น่าสังเกตว่าในปัจจุบันนี้แนะนำให้ลงทะเบียนเอกสารโดยอัตโนมัติอย่างแม่นยำ เนื่องจากมีข้อดีหลายประการเหนือแบบฟอร์มการลงทะเบียนนิตยสารและบัตร นี่คือประโยชน์บางส่วนเหล่านี้:

• ค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็วตามข้อกำหนดหรือข้อกำหนดใด ๆ
• การสร้างรายงาน การสรุป การดำเนินการอ้างอิงและการวิเคราะห์เอกสารโดยอัตโนมัติ
• ระบบควบคุมอัตโนมัติสำหรับการดำเนินการตามคำสั่ง (เอกสาร);
• ความเป็นไปได้ของการลงทะเบียนเอกสารพร้อมกันในสถานที่ทำงานหลายแห่งและอื่น ๆ

นอกจากนี้ การลงทะเบียนเอกสารแบบอัตโนมัติยังทำได้โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางในองค์กร

ในบริษัทขนาดเล็กส่วนใหญ่ จะดำเนินการโดยใช้โปรแกรม MS Excel โดยการกรอกตารางธรรมดา

ระหว่างการลงทะเบียน จะได้รับมอบหมายเอกสารให้ หมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสารวันที่ของคำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อจะต้องเป็นวันที่ลงนาม ซึ่งสรุปได้ว่าคำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อจะต้องลงทะเบียนในวันที่ลงนาม

การลงทะเบียนเอกสารจะดำเนินการภายในกลุ่ม ขึ้นอยู่กับชื่อประเภทเอกสาร นอกจากนี้ คำสั่งซื้อ (เช่นเดียวกับคำสั่งซื้อ) เกี่ยวกับกิจกรรมหลัก เกี่ยวกับบุคลากร และประเด็นด้านการบริหารและเศรษฐกิจได้รับการลงทะเบียนแยกต่างหาก ซึ่งหมายความว่าชนิดย่อยของคำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อที่กล่าวถึงข้างต้นจะไม่มีหมายเลขทั่วไป แต่มีการกำหนดหมายเลขแยกต่างหาก

ตอนนี้เราจะให้ข้อกำหนดสำหรับการลงทะเบียนหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสารซึ่งประดิษฐานอยู่ใน GOST R 6.30-2003

ส่วนของเอกสาร

ส่วนของเอกสาร

โดยปกติ วิธีดิจิทัลจะใช้เพื่อทำให้วันที่ของคำสั่งและคำสั่งเป็นทางการ เช่น 05.02.2007

นำคำสั่งหรือคำสั่งแก่ผู้บังคับบัญชา

การนำเอกสารการบริหารไปยังนักแสดงคือการจำลองเอกสาร การแจกจ่าย (โดยเร็วที่สุด) หรือการโอนไปยังนักแสดง

ด้วยองค์กร "ดั้งเดิม" ของงานสำนักงานส่วนใหญ่มักจะทำสำเนาของคำสั่งและคำสั่งซึ่งมักจะแยกออกมาซึ่งถูกส่งไปยังนักแสดงหรือพนักงานขององค์กรตามรายชื่อผู้รับจดหมาย (มันถูกร่างขึ้นด้วย และลงนามโดยนักแสดง)

หากใช้ระบบอัตโนมัติของสำนักงานและระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เมื่อทำงานกับเอกสารในกรณีส่วนใหญ่ (เมื่อพนักงานไม่จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับเอกสารกับลายเซ็นซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเช่นเมื่อร่างเอกสารการบริหารบางอย่าง เกี่ยวกับบุคลากร) เอกสารที่ลงทะเบียนจะถูกส่งไปยังพนักงานโดยใช้ระบบที่ใช้แล้ว วิธีนี้ช่วยให้ผู้รับได้รับเอกสารโดยเร็วที่สุด รวมถึงช่วยประหยัดทรัพยากรวัสดุและเวลาที่ใช้กับวิธีการ "ดั้งเดิม" สำหรับการคัดลอกเอกสารและโอนสำเนา

เป็นที่น่าสังเกตว่าเอกสารการบริหารส่วนใหญ่ก่อนที่จะสื่อสารกับนักแสดงนั้นอยู่ภายใต้การควบคุมใน บริการก่อนวัยเรียน... อย่างไรก็ตาม การควบคุมการดำเนินการเป็นหัวข้อใหญ่แยกต่างหาก ซึ่งเราให้ความสนใจมากพอในปีที่แล้ว , .

ความต่อเนื่องของหัวข้อ - ในบทความโดย V.P. Kozyreva "การพัฒนาร่างเอกสารการบริหาร: ปฏิสัมพันธ์ของเจ้าหน้าที่บริหารและผู้เชี่ยวชาญในงานสำนักงาน"

เมื่อผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์มาแบ่งปันแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของเขา มันน่าสนใจเสมอ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการสร้างปฏิสัมพันธ์ที่สร้างสรรค์กับเพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่นๆ คุณจะได้เรียนรู้วิธีเตรียมร่างเอกสารการบริหารตามกฎของงานสำนักงานและความซับซ้อนทั้งหมดของภาษารัสเซีย GOST R 6.30-2003 แก้ไขเฉพาะข้อกำหนดพื้นฐานที่สุดสำหรับการดำเนินการเอกสารการดูแลระบบ ผู้เขียนบอกว่าพวกเขาได้รับการสรุป (ขยาย) และนำไปใช้ในบริษัทโทรคมนาคมระหว่างภูมิภาคอย่างไร ตัวอย่างเฉพาะของถ้อยคำสำหรับ สถานการณ์ต่างๆและความพร้อมของตัวอย่างการออกแบบทำให้บทความสะดวกมากสำหรับมัน การใช้งานจริงในการทำงานของคุณ บทความนี้ตีพิมพ์ในวารสารฉบับเดือนกรกฎาคม

13 กำหนดหมายเลขตามลำดับระหว่างปีปฏิทิน กล่าวคือ แรก ปีหน้าหมายเลขลำดับจะเริ่มจากที่หนึ่งอีกครั้ง

14ดูบทความโดย O.V. Ryskov "การควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง: ข้อกำหนดของข้อบังคับ หน่วยงานของรัฐบาลกลางอำนาจบริหาร "ในหน้า 24 ของนิตยสารฉบับที่ 1'2006

15ดูบทความโดย E.M. Kameneva เกี่ยวกับวิธีการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งในหน้า 72 ของนิตยสารฉบับที่ 9 '2006 และในหน้า 76 ของนิตยสารฉบับที่ 10' 2006

หน่วยงานสื่อสารของรัฐบาลกลาง

สหพันธรัฐการศึกษา องค์กรของรัฐการศึกษาระดับมืออาชีพที่สูงขึ้น

เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก มหาวิทยาลัยของรัฐโทรคมนาคมเหล่านั้น ศ. -บรูวิช "

คำสั่ง

"___" ปี 2556 เลขที่ ___________

เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก

ว่าด้วยการปรับปรุงลำดับการไหลของเอกสาร

เพื่อปรับปรุงลำดับของการไหลของเอกสารของมหาวิทยาลัยและเสริมสร้างวินัยในการปฏิบัติงาน กฎต่อไปนี้จะมีผลบังคับใช้:

2. อนุมัติรายชื่อเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในตามส่วนย่อย (CFD) ของมหาวิทยาลัย ตลอดจนที่อยู่อีเมลที่หน่วยงานใช้รับ (ส่ง) ข้อมูลภายในกรอบขั้นตอนเอกสารภายใน ตามภาคผนวกที่ 2 ของคำสั่งนี้

3. อนุมัติตามภาคผนวกที่ 3 ของคำสั่งนี้:

· รายชื่อเจ้าหน้าที่ของมหาวิทยาลัยที่รับผิดชอบการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายนอกในด้านของกิจกรรม ตลอดจนที่อยู่อีเมลที่มหาวิทยาลัยใช้ในการรับ (ส่ง) ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ในการส่งเอกสารภายนอก

รายชื่อเจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัยที่รับผิดชอบการทันเวลาของการเตรียมการและคุณภาพ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามพื้นที่ของกิจกรรมที่มุ่งไปยังผู้ใช้ภายนอก

4. อนุมัติระยะเวลาดำเนินการของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยส่วนย่อย - ผู้รับไม่เกิน 1 วันทำการ นับแต่วันที่แจกจ่าย

5. รองอธิการบดีฝ่ายสารสนเทศ ภายในวันที่ 01.03.2013 ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

ตำแหน่งบนเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัยของเทมเพลตรายชื่อผู้รับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการบริหารและ เอกสารกฎเกณฑ์มหาวิทยาลัยบนกระดาษ;

· รายชื่ออีเมลที่ได้รับอนุมัติโดยคำสั่งนี้ เพื่อปรับปรุงการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

· การออกรหัสการเข้าถึงกล่องจดหมายที่สร้างขึ้นใหม่ให้กับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

6. หัวหน้าแผนกธุรการและบุคลากรต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการปรับปรุงอย่างน้อยเดือนละครั้ง

7. รองอธิการบดี หัวหน้าฝ่ายโครงสร้าง เริ่มตั้งแต่ 01.03.2013 ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนในการส่งและประมวลผลเอกสารตามคำสั่งนี้

8. ฉันขอสงวนการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง

อธิการบดี

ร่างคำสั่งแนะนำ:

รองอธิการบดีฝ่ายเศรษฐศาสตร์และการพัฒนา

ตกลง:

รองอธิการบดีฝ่ายสารสนเทศ

รองอธิการบดีฝ่ายความมั่นคง

หัวหน้าฝ่ายธุรการและบุคลากร

คำสั่งพิเศษในการนำระบบเข้าสู่การทดลองใช้ควรระบุ:

• เงื่อนไขการทดลองใช้;
• รายชื่อหน่วยงาน (งาน);
• ระยะเวลาในการติดตั้งซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์
• รับผิดชอบการดำเนินการทดลองในแผนกต่างๆ

คำสั่งเดียวกันอาจมีคำแนะนำเกี่ยวกับการอนุมัติกฎระเบียบชั่วคราว (กฎขั้นตอน) สำหรับการทำงานกับ EDMS หลังจากการทดลองใช้ จำเป็นต้องจัดทำรายการข้อเสนอหรือคำแนะนำสำหรับการเปลี่ยนไปใช้ EDMS ซึ่งตามกฎแล้วหากข้อเสนอจัดทำขึ้นโดยพนักงานขององค์กรของลูกค้า จะถูกร่างขึ้นในรูปแบบภายใน เอกสารบริการ เอกสารนี้ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการทดลองใช้งาน ตลอดจนคำแนะนำในการปรับระบบ

การสนับสนุนด้านกฎระเบียบของกระบวนการปรับใช้ SDS

ประสิทธิภาพของการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้นั้น แน่นอน เนื่องมาจากทั้งต้นทุนและปริมาณของเอกสารที่ดำเนินการ รวมถึงกิจกรรมเฉพาะของบริษัท

สำคัญ

การคำนวณแสดงให้เห็นว่าโดยทั่วไป การแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้ผลในหนึ่งปีหรือสองปี

ขั้นตอนของการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ ไม่ช้าก็เร็ว ผู้จัดการทุกคนตระหนักถึงความจำเป็นในการทำให้ระบบการจัดการเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติในองค์กร โดยมีเป้าหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและกิจกรรมขององค์กร

ตัวอย่างคำสั่งซื้อสำหรับการอนุมัติเวิร์กโฟลว์

หลังจากเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และผู้รับเหมาแล้ว จำเป็นต้องสร้างเอกสารการดูแลระบบ ซึ่งจะกำหนด:

• หัวหน้ากลุ่มปฏิบัติการในส่วนของลูกค้า
• สารประกอบ กลุ่มทำงาน;
• งานเพื่อเตรียมตารางการทำงานดึงดูดผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการตาม EDMS (การเตรียมอุปกรณ์ทางเทคนิค ข้อมูลและซอฟต์แวร์ ฯลฯ )

ตัวอย่างคำสั่งจัดตั้งคณะทำงาน ในอนาคตจำเป็นต้องออกคำสั่งอนุมัติกำหนดการดำเนินการตาม พ.ร.บ.

เมื่อคำนึงถึงแผนนี้ การดำเนินการในขั้นต่อๆ มาทั้งหมดจะต้องผ่านพ้นไป

ตัวอย่างคำสั่งอนุมัติกำหนดการ 3. การอนุมัติรายชื่อผู้ใช้ และการกำหนดผู้ดูแลระบบ

การนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้

การสำรวจก่อนโครงการ การเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์
เอกสารการบริหาร (ตามกฎนี่คือคำสั่ง) ที่ออกโดยผู้บริหารในขั้นตอนแรกของการดำเนินการ มีเหตุผลสำหรับความจำเป็นในการดำเนินการ EDMS และข้อความระบุว่า คนที่มีความรับผิดชอบหรือบุคคลหลายคนที่ต้อง:

• กำหนดโดยกองกำลังที่ระบบจะดำเนินการ (ด้วยตัวเราเองหรือโดยการมีส่วนร่วมของผู้รับเหมางาน);
• กำหนดผู้รับเหมาทั่วไปสำหรับงาน
• กำหนดขนาดโดยประมาณของการดำเนินการและงบประมาณที่วางแผนไว้

ผลงานตามคำสั่งข้างต้นมักเป็นข้อเสนอเชิงพาณิชย์ที่ทำทั้งสองฝ่าย
2. การสร้างคณะทำงานและการอนุมัติกำหนดการทำงาน

• การควบคุมเส้นทางและการประมวลผลของเอกสารแต่ละฉบับ รวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการและการอนุมัติ
• ปรับปรุงวินัยการปฏิบัติงานและลดความเสี่ยงของการสูญเสียเอกสารและการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ความสามารถในการค้นหาเอกสารหรือแพ็คเกจของเอกสารอย่างรวดเร็วตามคำขอที่สร้างโดยผู้บริหาร
• ลดระยะเวลาขนส่งของสัญญาณควบคุมทั้งในแนวตั้งและแนวนอน
• การเพิ่มผลิตภาพของพนักงานและประสิทธิภาพของทั้งองค์กรโดยรวม

งานที่ระบุไว้ยังกำหนดข้อดีของการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรเหล่านั้นที่คำนวณการไหลของเอกสารประจำปีในหน่วยบัญชีนับพันและที่เก็บถาวร - ในหมื่น

รับผิดชอบในการจัดทำและลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแต่งตั้ง [ตำแหน่ง, F.

และเกี่ยวกับ.]. 7. คำสั่งจะถูกสื่อสารไปยังแผนกโครงสร้างทั้งหมดขององค์กร

8. ฉันกำหนดการควบคุมการดำเนินการของคำสั่งให้กับ [ตำแหน่ง, F.

และเกี่ยวกับ.]. [ตำแหน่ง ลายเซ็น ชื่อย่อ นามสกุล] ทำความคุ้นเคยกับคำสั่ง: [ตำแหน่ง ลายเซ็น ชื่อย่อ นามสกุล] เวอร์ชันปัจจุบันของเอกสารที่คุณสนใจมีเฉพาะในระบบ GARANT เวอร์ชันเชิงพาณิชย์เท่านั้น

คุณสามารถซื้อเอกสารได้ในราคา 54 รูเบิลหรือรับ การเข้าถึงแบบเต็มเข้าระบบ GARANT ฟรี 3 วัน

ซื้อเอกสาร รับสิทธิ์เข้าใช้ระบบ GARANT หากคุณเป็นผู้ใช้ระบบ GARANT เวอร์ชันอินเทอร์เน็ต คุณสามารถเปิดเอกสารนี้ได้ทันทีหรือขอ สายด่วนในระบบ

5 มีนาคม 2018 เข้าสู่ระบบการลงทะเบียน © NPP GARANT-SERVICE LLC, 2018 ระบบ GARANT ได้รับการผลิตมาตั้งแต่ปี 1990

คำสั่งในการดำเนินการของตัวอย่าง sed

• ซื้อระบบ GARANT
• รับสิทธิ์เข้าถึงการสาธิต
• ค้นหาค่าใช้จ่าย
• ธนาคารข้อมูล
• ชุดปิ๊กอัพ

คำสั่งสำหรับการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ [วันที่ เดือน ปี] N [ค่า] เพื่อ [กรอกข้อมูลที่จำเป็น] ฉันสั่ง: 1.

จาก [วันที่ เดือน ปี] ให้แนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ [ชื่อ] ใน [ชื่อนิติบุคคล]

ตำแหน่ง ชื่อเต็ม] โดย [วัน เดือน ปี] เพื่อพัฒนาและอนุมัติขั้นตอนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ความสนใจ

แต่งตั้ง [ตำแหน่ง, F.

และเกี่ยวกับ.]. 4. [ตำแหน่งชื่อเต็ม] จัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับและส่ง 5. [

ตำแหน่ง ชื่อเต็ม] ที่จะรวมไว้ในนโยบายการบัญชีของ [ชื่อนิติบุคคล] กฎสำหรับการสร้าง รับและจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

กลุ่มจำเป็นต้องระบุความต้องการการจัดการของผู้บริหารระดับสูงตลอดจนความต้องการของผู้ใช้ของผู้บริหารระดับแนวหน้า

ซึ่งจะช่วยในการสร้างข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับระบบและกำหนดไว้ในรูปแบบของข้อกำหนดทางเทคนิค ในขั้นตอนที่สองโดยคำนึงถึงข้อกำหนดที่พัฒนาแล้วจะมีการเลือก ระบบอิเล็กทรอนิกส์เวิร์กโฟลว์ซึ่งจะเหมาะสมที่สุดทั้งในแง่ของการทำงานและต้นทุน หากงานที่แก้ไขโดยระบบการจัดการเอกสารของบริษัทมีความเฉพาะเจาะจงเพียงพอ ระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถพัฒนาได้แบบเบ็ดเสร็จ และจากนั้นก็จะเป็นสมาชิกของคณะทำงานที่จะสื่อสารกับนักพัฒนาอย่างใกล้ชิดที่สุด โดยกำหนดงานเฉพาะสำหรับพวกเขา ในขั้นตอนที่สามของการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ จะมีการติดตั้งและหากจำเป็น ฝูงบินของอุปกรณ์ทางเทคนิคจะได้รับการอัปเดต อุปกรณ์ที่ล้าสมัยจะได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัยและจะซื้ออุปกรณ์ใหม่

วันนี้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาในชีวิตของเราอย่างกล้าหาญ วันนี้เกือบทุกบริษัทใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใช้ โดยอีเมลการประกาศทางอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการเก็บภาษีของภาษีมูลค่าเพิ่มการประกาศบังคับนั้นถูกกำหนดโดยกฎหมาย มีคนย้ายและใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในชีวิตประจำวันและแปลรายงานทั้งหมดและ เอกสารต้นทางในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

แนวคิดของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีการทำงานกับเอกสาร คุณสมบัติของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารดังกล่าวซึ่งลงนามด้วย EDS มีมูลค่าเท่ากับเอกสารที่เป็นกระดาษ

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อดีและข้อเสีย

ตาราง
ข้อดีและข้อเสียของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์	ข้อเสียของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ความสามารถในการค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว การมีอยู่ของโครงสร้างส่วนกลางของโฟลว์เอกสาร การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ง่ายต่อการลงทะเบียนและอนุมัติเอกสาร ความสามารถในการลงนามและส่งเอกสารผ่านช่องทางการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งช่วยประหยัดเวลา ความเป็นไปได้ในการจัดทำเอกสารที่คล้ายกัน การดำเนินการตรวจสอบทางอิเล็กทรอนิกส์	ความจำเป็นในการซื้ออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นดิจิทัล; การใช้งานไม่ได้หากคู่สัญญาไม่ได้ใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขาดรูปแบบโฟลว์เอกสารที่เป็นหนึ่งเดียว ผู้ใช้บางคนไม่ไว้วางใจเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในขณะเดียวกัน การหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็มีการพัฒนามากขึ้นเรื่อยๆ และมีข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับสิ่งนี้

ประการแรก การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีไว้สำหรับกฎหมายภาษีอากร เช่น ในการยื่นรายงานเบี้ยประกันหรือภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาให้ยื่นไปที่ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หากบริษัทมีพนักงานมากกว่า 25 คน ในการส่งรายงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นต้องส่งคำประกาศในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้คำอธิบายหากส่งรายงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2560 จะต้องให้ในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ประการที่สอง การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกนำมาใช้ในการบัญชี ตามกฎหมายหมายเลข 402-FZ "ในการบัญชี" เอกสารทางบัญชีหลักจะถูกวาดขึ้นบนกระดาษและ (หรือ) ในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนาม ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์.
ประการที่สาม ในปี 2560 การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการพัฒนามากขึ้นในกระบวนการทางกฎหมาย ดังนั้น หลายคนจึงคุ้นเคยกับข้อเท็จจริงที่ว่าคำตัดสินของศาลเผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์บนอินเทอร์เน็ต ตามมาตรา 4 แห่งประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซีย คำชี้แจงการเรียกร้อง คำชี้แจง การร้องเรียน การนำเสนอ และเอกสารอื่น ๆ สามารถยื่นต่อศาลได้ทางกระดาษหรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วย ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในลักษณะ จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายสหพันธรัฐรัสเซียโดยกรอกแบบฟอร์มที่โพสต์บนเว็บไซต์ทางการของศาลในเครือข่ายข้อมูลและโทรคมนาคม "อินเทอร์เน็ต" บทบัญญัติที่คล้ายกันได้รับการจัดตั้งขึ้นในส่วนของกระบวนการทางแพ่ง

ประการที่สี่ เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของเราในแง่ของการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารประกวดราคา, การดำเนินการประมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ตามบทความ กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 05/04/2556 เลขที่ 44-FZ (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 03/07/2559) "เรื่องระบบสัญญาในด้านการจัดซื้อจัดจ้างสินค้า งาน บริการเพื่อการจัดหาของรัฐและ ความต้องการของเทศบาล»ภายใต้การประมูลใน แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (การประมูลทางอิเล็กทรอนิกส์) เป็นที่เข้าใจว่าเป็นการประมูลที่ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดซื้อถูกสื่อสารโดยลูกค้าไปยังบุคคลที่ไม่จำกัดจำนวนโดยวางไว้ในที่เดียว ระบบข้อมูลการแจ้งเตือนของการประมูลและเอกสารเกี่ยวกับมันข้อกำหนดที่เหมือนกันถูกกำหนดให้กับผู้เข้าร่วมการจัดซื้อและ ข้อกำหนดเพิ่มเติม, จัดให้มีการประมูลดังกล่าวที่ แพลตฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์โอเปอเรเตอร์ของเธอ

เหตุผลที่ห้าเกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงที่ว่าในปัจจุบันหลายบริษัทดำเนินการในภูมิภาคต่างๆ กับเมืองต่างๆ ดังนั้นจึงมีการจัดระเบียบ ธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องเร่งเวิร์กโฟลว์และทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างคู่สัญญาง่ายขึ้น ในเรื่องนี้ สังหรณ์ใจ หลายบริษัทแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

จะเข้าสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร?

ขั้นตอนแรกคือการยอมรับ หลักการตัดสินใจเกี่ยวกับการแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การตัดสินใจดังกล่าวเป็นทางการโดยคำสั่งสำหรับองค์กร บางบริษัทพัฒนาการดำเนินการพิเศษในท้องถิ่นที่ควบคุมเวิร์กโฟลว์และการอนุมัติเอกสารภายในบริษัท คุณลักษณะดังกล่าวรวมถึงการอนุมัติเอกสารระหว่างแผนก การควบคุม การลงนามโดยฝ่ายบริหาร และการจัดเก็บเอกสารที่เก็บถาวร

ในขั้นตอนที่สอง คุณต้องเลือกลายเซ็นที่บริษัทจะใช้ในการประมวลผลเอกสาร

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่ายคือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืนยันข้อเท็จจริงของการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยบุคคลใดบุคคลหนึ่งผ่านการใช้รหัส รหัสผ่านหรือวิธีการอื่น

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เหมาะสมเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่:

1. ได้มาจากการแปลงข้อมูลโดยใช้รหัสลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
2. อนุญาตให้คุณระบุบุคคลที่ลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
3. ช่วยให้คุณตรวจสอบข้อเท็จจริงของการเปลี่ยนแปลงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลังจากช่วงเวลาของการลงนาม
4. สร้างขึ้นโดยใช้วิธีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ตรงตามคุณลักษณะทั้งหมดของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เหมาะสมและมีลักษณะเพิ่มเติมดังต่อไปนี้:

1. คีย์การตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ระบุไว้ในใบรับรองที่ผ่านการรับรอง
2. เพื่อสร้างและตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใช้วิธีการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการยืนยันการปฏิบัติตามข้อกำหนด (มาตรา 5 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 06.04.2011 ฉบับที่ 63-FZ (แก้ไขเมื่อ 30.12.2015) "ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ " อย่างไรก็ตาม ในหลายกรณี เอกสารจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ด้านความปลอดภัย เนื่องจากเป็นลายเซ็นที่ผ่านการรับรองขั้นสูง

ขั้นตอนที่สามจะเป็นการเลือกศูนย์รับรองพิเศษ ในการเลือกบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การประเมินความสะดวกในการทำงานกับบริษัทนั้นเป็นสิ่งสำคัญ การกำหนดต้นทุนการบริการ ความเป็นไปได้ของฟังก์ชันเพิ่มเติม และบริการสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งสำคัญ การกำหนดความรับผิดชอบของบริษัทศูนย์รับรองในกรณีที่เกิดความล้มเหลวทางเทคนิคและปัญหาในเอกสารเป็นสิ่งสำคัญ การจัดการ.

ในขั้นตอนที่สี่ จำเป็นต้องจัดเตรียมเอกสารสำหรับการสรุปข้อตกลง

ขั้นตอนที่ห้าคือการสรุปข้อตกลงกับศูนย์รับรอง ตามมาตรา 2 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางของ 06.04.2011 หมายเลข 63-FZ (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 30.12.2015) "ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" ศูนย์รับรอง - นิติบุคคล, ผู้ประกอบการรายบุคคลหรือ หน่วยงานของรัฐหรือหน่วยงานปกครองตนเองในท้องถิ่นที่ทำหน้าที่สร้างและออกใบรับรองคีย์เพื่อตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนหน้าที่อื่น ๆ

ขั้นตอนที่หกคือการแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน บริษัท ซึ่งเป็นองค์กรของการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะ ใบแจ้งหนี้ถูกร่างขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยข้อตกลงร่วมกันของคู่สัญญาในการทำธุรกรรม และหากมีวิธีการทางเทคนิคที่เข้ากันได้และความสามารถในการรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้เหล่านี้ตามรูปแบบที่ได้รับอนุมัติ

ข้อตกลงกับศูนย์รับรองควรประกอบด้วยอะไรบ้าง?

เมื่อทำสัญญากับศูนย์รับรองต้องใส่ใจ สถานะทางกฎหมายศูนย์รับรอง การรับรองศูนย์รับรองจะดำเนินการโดยมีเงื่อนไขโดยเฉพาะอย่างยิ่งว่าเป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการมีความมั่นคงทางการเงินสำหรับความรับผิดต่อความสูญเสียที่เกิดจากบุคคลที่สามเนื่องจากความไว้วางใจในข้อมูลที่ระบุในใบรับรองการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คีย์ที่ออกโดยศูนย์รับรองหรือข้อมูลที่มีอยู่ในการลงทะเบียนใบรับรอง ซึ่งดูแลโดยศูนย์รับรองดังกล่าวในจำนวนอย่างน้อย 1.5 ล้านรูเบิล

เมื่อทำข้อตกลงกับศูนย์รับรอง สิ่งสำคัญคือต้องให้ความสนใจกับหัวข้อของข้อตกลง ตามมาตรา 432 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย เงื่อนไขเหล่านี้เป็นเงื่อนไขบังคับสำหรับสัญญาประเภทนี้ สัญญาจะได้รับการสรุปหากคู่สัญญาบรรลุข้อตกลงตามเงื่อนไขที่สำคัญทั้งหมดของสัญญาในรูปแบบที่จำเป็นในกรณีที่เหมาะสม กล่าวคือต้องสะกดหัวข้อของข้อตกลงให้ชัดเจนที่สุด

เรื่องของข้อตกลงเป็นไปตามกฎหมายว่าด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ศูนย์ตรวจสอบ:

1. สร้างใบรับรองคีย์สำหรับการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และออกใบรับรองดังกล่าว
2. กำหนดระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้สำหรับใบรับรองกุญแจสำหรับตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
3. ยกเลิกใบรับรองคีย์สำหรับการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดยผู้ออกใบรับรองนี้
4. ออกเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามคำขอของผู้สมัคร
5. เก็บทะเบียนใบรับรองคีย์สำหรับการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกและยกเลิกโดยศูนย์รับรองนี้
6. กำหนดขั้นตอนการรักษาทะเบียนใบรับรอง
7. สร้างคีย์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และคีย์การตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามคำขอของผู้สมัคร
8. ตรวจสอบเอกลักษณ์ของคีย์เพื่อตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการลงทะเบียนใบรับรอง
9. ตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เมื่อมีการร้องขอจากผู้เข้าร่วมในการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์
10. ดำเนินกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ความรับผิดชอบของศูนย์รับรองเกิดขึ้นในกรณีต่อไปนี้:

1. การไม่ปฏิบัติตามหรือการปฏิบัติตามภาระผูกพันที่ไม่เหมาะสมที่เกิดจากสัญญาการให้บริการโดยศูนย์รับรอง
2. การไม่ปฏิบัติตามหรือการปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสม (ข้อ 3 ของข้อ 13 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 06.04.2011 ฉบับที่ 63-FZ (แก้ไขเมื่อ 30.12.2015) "ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์")

เนื่องจาก เงื่อนไขเพิ่มเติมข้อตกลงกับศูนย์รับรองอาจจัดให้มีการประกันภัย

วิธีการจัดระเบียบโฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในบริษัท?

ภายในบริษัท การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรได้รับการจัดระเบียบเหมือนเครื่องจักร ท้ายที่สุดแล้ว การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องเกี่ยวข้องกับการสแกนเอกสาร การเซ็นชื่อด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งสำคัญ และนี่หมายความว่าจำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบสำเนาสแกนอิเล็กทรอนิกส์และพิเศษ ซอฟต์แวร์ให้คุณเซ็นเอกสาร

รวบรวม ดำเนินการ และอนุมัติร่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ดำเนินการตาม กฎทั่วไปงานสำนักงานที่จัดตั้งขึ้นเกี่ยวกับเอกสารที่คล้ายคลึงกันบนกระดาษ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับเอกสารที่คล้ายคลึงกันบนกระดาษ ยกเว้นตราประทับ เนื่องจากไม่จำเป็นต้องประทับตรา ภายใน บริษัท สามารถใช้วิธีการยืนยันการดำเนินการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งไม่ได้ใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่น หากไม่มีลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ สามารถส่งเอกสารเพื่อควบคุมได้

หากคุณต้องการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์กับคู่สัญญา คุณต้องรวมข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องไว้ในสัญญากับคู่สัญญา

เอกสารถูกสร้างขึ้นและลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ต้องได้รับการรับรองตามขั้นตอนที่กำหนดไว้

วิธีที่ง่ายที่สุดคือจัดระเบียบโฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับหน่วยงานต่างๆ เช่น กับบริการด้านภาษี สำหรับสิ่งนี้ คุณต้องได้รับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และสรุปข้อตกลงกับศูนย์รับรอง บ่อยครั้งที่ผู้เสียภาษียื่นคำชี้แจงคำอธิบายใบแจ้งหนี้ไปยังหน่วยงานด้านภาษี เนื่องจาก " ข้อเสนอแนะ"เอกสารถูกสร้างขึ้นโดยหน่วยงานด้านภาษีตามคำสั่งของ Federal Tax Service ของรัสเซียลงวันที่ 15 เมษายน 2015 หมายเลข ММВ-7-2 / 149 @" ในการอนุมัติขั้นตอนการส่งเอกสารที่ใช้โดยหน่วยงานด้านภาษีใน การใช้อำนาจของตนในความสัมพันธ์ที่ควบคุมโดยกฎหมายว่าด้วยภาษีและค่าธรรมเนียมในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านช่องทางโทรคมนาคมและการยอมรับว่าเป็นโมฆะบทบัญญัติบางประการของคำสั่งของรัฐบาลกลาง บริการภาษีลงวันที่ 17.02.2011 หมายเลข ММВ-7-2 / 169 @ "

เอกสารเหล่านี้รวมถึง:

1. ข้อกำหนดในการชี้แจง;
2. ประกาศควบคุมบริษัทต่างประเทศ;
3. การแจ้งเรียกผู้เสียภาษี (ผู้เสียภาษี, ตัวแทนภาษี);
4. ประกาศภาษี;
5. การตัดสินใจระงับการทำธุรกรรมในบัญชีของผู้เสียภาษี (ผู้ชำระค่าธรรมเนียมตัวแทนภาษี) ในธนาคารและการโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์ของเขา
6. การตัดสินใจที่จะยกเลิกการระงับการทำธุรกรรมในบัญชีของผู้เสียภาษี (ผู้ชำระค่าธรรมเนียมตัวแทนภาษี) ในธนาคารและการโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์ของเขา
7. การตัดสินใจดำเนินการตรวจสอบภาษี ณ สถานที่ทำงาน
8. เอกสารอื่นๆ

ดังนั้น หากเราพูดถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในองค์กร การหมุนเวียนของพวกเขาจะถูกควบคุมโดยการกระทำภายในท้องถิ่น หากเราพูดถึงความสัมพันธ์กับคู่สัญญา ความสัมพันธ์ดังกล่าวจะถูกควบคุมโดยฝ่ายต่างๆ และหากลำดับเอกสารถูกจัดระเบียบกับหน่วยงาน จากนั้นเจ้าหน้าที่จะปฏิบัติตามขั้นตอนสำหรับเวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์ที่นำไปใช้กับบริษัทใดบริษัทหนึ่ง

วิธีการจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์?

หลัก ระเบียบข้อบังคับการควบคุมการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นกฎสำหรับการจัดเก็บ การได้มา การบัญชีและการใช้เอกสารจากกองทุนจดหมายเหตุของสหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารเก็บถาวรอื่น ๆ ในหน่วยงาน อำนาจรัฐ, หน่วยงานท้องถิ่นและองค์กร (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียฉบับที่ 526 ลงวันที่ 31 มีนาคม 2558 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎ) เอกสารนี้กำหนดหลักเกณฑ์การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นเป็นครั้งแรก

คุณต้องการจัดเก็บเอกสารอย่างไร?

ประการแรกจำเป็นต้องจัดทำรายการกรณีสำหรับองค์กรเฉพาะ ระบบการตั้งชื่อกรณีจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบริษัทและสาขาของกิจกรรม

ระบบการตั้งชื่อกรณีใช้เพื่อจัดกลุ่มเอกสารที่ดำเนินการเป็นกรณีต่างๆ จัดระบบและบันทึกกรณีต่างๆ กำหนดเงื่อนไขในการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร ระบบการตั้งชื่อของกรณีเป็นพื้นฐานสำหรับการรวบรวมสินค้าคงคลังของกรณีการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) เช่นเดียวกับการบัญชีของกรณีของการจัดเก็บชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี)

ประการที่สองจำเป็นต้องสร้างเคส สำหรับสิ่งนี้จำเป็นต้องทำการตรวจสอบมูลค่าของเอกสารที่จะจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จำได้ว่ามี เงื่อนไขเชิงบรรทัดฐานการจัดเก็บเอกสารส่วนบุคคล เช่น เอกสารทางบัญชีเก็บไว้ 5 ปี เอกสารภาษีเก็บไว้ 4 ปี

ประการที่สามจำเป็นต้องตรวจสอบว่าข้อมูลถูกจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ในระบบการตั้งชื่อกรณีหรือไม่ ตัวอย่างเช่น "ตารางเวลาและการเข้างาน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ".

ที่สี่คุณต้องเก็บเอกสาร

ก่อนที่คุณจะสามารถจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ คุณต้อง:
- ยกเลิกการโหลดจากระบบอิเล็กทรอนิกส์ (หากเอกสารถูกสร้างขึ้นในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์พิเศษใด ๆ )
- ป้องกัน การเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้โดยบันทึกในรูปแบบที่เหมาะสม
- เขียนไปยังสื่อเก็บข้อมูล

รูปแบบที่ยอมรับโดยทั่วไปสำหรับการจัดเก็บและจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือ PDF / A ควรแยกความแตกต่างจาก PDF ปกติ โดยการอัปเดตแต่ละครั้งจะมีโอกาสใหม่ๆ ในการทำงานกับไฟล์ PDF / A สำหรับอย่างอื่น: เป็นรูปแบบสำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบถาวรในระยะยาว

ขั้นตอนที่ห้าคือการรวบรวมสินค้าคงเหลือ สินค้าคงคลังรวมถึงไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดที่สร้างขึ้นเกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม แทนที่จะระบุจำนวนแผ่นซึ่งระบุเมื่อสร้างกรณีบนกระดาษ จะแสดงปริมาณของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

รูปแบบสินค้าคงคลังอาจมีลักษณะดังนี้:

ชื่อตำแหน่งหัวหน้า หน่วยโครงสร้าง
	ลายเซ็น	ถอดรหัส
วันที่ลงนาม
ตกลง ตำแหน่งงาน หัวหน้าสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน
	ลายเซ็น	ถอดรหัส
วันที่ลงนาม
ตัวจัดการเอกสาร (ผู้รับผิดชอบการจัดเก็บ)
	ลายเซ็น	ถอดรหัส
วันที่ลงนาม

โดยทั่วไปจะสะดวกกว่าในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากไม่จำเป็นต้องค้นหาเอกสารทั้งห้องในอนาคตเมื่อค้นหาเอกสาร นอกจากนี้ยังง่ายกว่าในการส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ตามคำขอภาษี กองทุนบำเหน็จบำนาญตลอดจนผู้ตรวจสอบอื่นๆ

ในบางกรณีจำเป็นต้องทำลายเอกสาร เช่น เก็บไว้นาน บันทึกสำนักงาน, ระยะเวลาการจัดเก็บหมดอายุและจำเป็นต้องทำลายทิ้ง ในกรณีนี้จะทำการตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร การตรวจสอบดังกล่าวสามารถทำได้โดยคณะกรรมการพิเศษ จากผลการตรวจสอบได้มีการร่างพระราชบัญญัติการจัดสรรเอกสารเพื่อการทำลาย รูปแบบของการกระทำดังกล่าวได้รับการพัฒนาโดยบริษัทอย่างอิสระ และบนพื้นฐานของการกระทำ ดิสก์หรือสื่ออื่น ๆ จะถูกทำลายเพียง

โดยสรุปควรสังเกตว่าแน่นอนว่าอนาคตเป็นของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม การจัดระเบียบโฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ หลายบริษัทประสบปัญหาเกี่ยวกับการจัดลำดับเอกสารที่ไม่ถูกต้อง เมื่อมีการเชื่อมต่อกับโฟลว์เอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพียงบริษัทเดียว ที่ทำงานในแผนกหรือแม้แต่แผนก เมื่อเอกสารมากกว่าครึ่งยังอยู่ในรูปแบบกระดาษ ดังนั้นปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการแก้ไข "บนฝั่ง" ในขั้นตอนของการใช้งานระบบ

กรมบริการกำกับดูแลของรัฐบาลกลาง

ในด้านการคุ้มครองสิทธิผู้บริโภคและสวัสดิภาพของมนุษย์

ในสาธารณรัฐ KALMYKIA

FBUZ "ศูนย์สุขอนามัยและระบาดวิทยาในสาธารณรัฐ KALMYKIA"

คำสั่ง

ตั้งแต่ 23.12.2011
เลขที่ 208-p / 298-pr
Elista

เกี่ยวกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อดำเนินการตามคำสั่งของ Federal Service for Supervision of Consumer Rights Protection and Human Wellbeing ลงวันที่ 22 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 923 "ในขั้นตอนการแลกเปลี่ยนเอกสารที่สร้างขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์"

ฉันสั่ง:

1. หัวหน้าแผนกและแผนกดินแดน (Bogoslavskaya G.I. , Solomkina L.B.Savchenko S.P. , Pronicheva T.A. , Namsinova E.I. , Frantsuzov A.A. , Dzhevakov E.O. , Ubushiev A B. , Kharinov VGchief, Tarbahiev de SB ), แพทย์ ของ FBUZ "ศูนย์สุขอนามัยและระบาดวิทยาในสาธารณรัฐ Kalmykia" (Darbakova TA, Mikhalyaeva LB) ถึงหัวหน้าแพทย์ของสาขา FBUZ (Boychenko EL, Lidzheev AA-S., Nasunova NN, Mankirov MA, Ubushieva NA , Ubushaeva GS, Tserenov Sh .B. ) เพื่อยอมรับการดำเนินการตามคำสั่งของ Federal Service for Supervision of Consumer Rights Protection and Human Welfare ลงวันที่ 22.12.2011 ฉบับที่ 923 "ในขั้นตอนการแลกเปลี่ยนเอกสารที่สร้างขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์"

2. การส่งเอกสารระหว่างสำนักงาน Rospotrebnadzor ในสาธารณรัฐ Kalmykia, FBUZ "ศูนย์สุขอนามัยและระบาดวิทยาในสาธารณรัฐ Kalmykia" และสำนักงานกลางของหน่วยงานกลางเพื่อการกำกับดูแลการคุ้มครองสิทธิผู้บริโภคและสวัสดิการมนุษย์ เฉพาะในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามโดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของผู้มีอำนาจลงนาม ยกเว้นเอกสารที่ระบุในรายการ (ภาคผนวก 1)

3. ควรยกเลิกการส่งเอกสารในรูปแบบฉบับพิมพ์

4. เอกสารที่อยู่ในรายการ (ภาคผนวก 1) จะต้องส่งให้ Rospotrebnadzor บนกระดาษเท่านั้น

5. การจัดเตรียมและการอนุมัติ (การอนุมัติ) ของเอกสารองค์กรและการบริหารในแผนกและแผนกอาณาเขตของการบริหาร Rospotrebnadzor สำหรับสาธารณรัฐ Kalmykia, FBUZ "ศูนย์สุขอนามัยและระบาดวิทยาในสาธารณรัฐ Kalmykia" จะดำเนินการในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ เอกสาร

6. การควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งนี้จะต้องมอบหมายให้รองหัวหน้าแผนกกำกับดูแลการคุ้มครองสิทธิผู้บริโภคและความเป็นอยู่ที่ดีของมนุษย์ในสาธารณรัฐ Kalmykia, D.N.Sandzhieva

หัวหน้า Yashkulov K.B.

หัวหน้าแพทย์ FBUZ "TsGiE" สำหรับ RK Dzhambinov S.D.

ภาคผนวก 1 คำสั่ง

ลงวันที่ "___" _______ ปี 2554 เลขที่ ____

เลื่อน

เอกสารที่ส่งถึง บริการของรัฐบาลกลางว่าด้วยการกำกับดูแลด้านการคุ้มครองผู้บริโภคและสวัสดิภาพของมนุษย์บนกระดาษ

1. ร่างการตัดสินใจเกี่ยวกับความไม่พึงปรารถนาของการเข้าพัก (ที่อยู่อาศัย) ของชาวต่างชาติและ (หรือ) บุคคลไร้สัญชาติในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซีย
2. แผนงานกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจของสถาบันย่อย
3. ประมาณการงบประมาณและประมาณการรายได้และค่าใช้จ่ายของหน่วยงานอาณาเขตและสถาบันของรัฐ
4. ข้อตกลงเกี่ยวกับขั้นตอนและเงื่อนไขในการจัดหาเงินอุดหนุนสำหรับ ความมั่นคงทางการเงินการปฏิบัติตามการมอบหมายของรัฐเพื่อให้ บริการสาธารณะ(การดำเนินการทำงาน).
5. การตรวจสอบกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจของหน่วยงานอาณาเขตและสถาบันย่อย
6. ประจำปี งบการเงิน.
7. เอกสารที่มีตราประทับชิปบอร์ด
8. พระราชบัญญัติการตัดจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร (ในรูปแบบที่ได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 21 มกราคม 2546 ฉบับที่ 7)
9. พระราชบัญญัติการตัดจำหน่ายรถยนต์ (ตามแบบฟอร์ม OS-4a ซึ่งได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 21 มกราคม 2546 ฉบับที่ 7)
10. ใบรับรองการโอนและการยอมรับอสังหาริมทรัพย์ (แบบฟอร์ม OS-1a)
11. โปรแกรมกิจกรรม FSUE
12. เอกสารคำสั่งป้องกันประเทศ
13. คำวินิจฉัยอุทธรณ์คำวินิจฉัยกรณี ความผิดทางปกครอง.
14. เอกสารการบังคับคดีตามคำพิพากษาของศาลเอกชน