บ้าน » การสนับสนุนจากรัฐบาล » มีประสบการณ์ด้านการจัดเอกสารสนับสนุนผู้บริหารจากต่างประเทศ รายวิชา: ระบบเอกสารการจัดการ ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ

มีประสบการณ์ด้านการจัดเอกสารสนับสนุนผู้บริหารจากต่างประเทศ รายวิชา: ระบบเอกสารการจัดการ ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ

วันนี้จำเป็นต้องปฏิรูปสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในระดับชาติหรือไม่? ประเพณีในประเทศ ประสบการณ์โลก กฎระเบียบของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในประเทศ CIS ความจำเป็นในทางปฏิบัติ - ทั้งหมดนี้เป็นพยานเพื่อสนับสนุนการปรับปรุง กรอบการกำกับดูแลงานสำนักงานใน สหพันธรัฐรัสเซีย... โอกาสในการปฏิรูปงานสำนักงานในประเทศของเราเป็นอย่างไร

การปฏิรูปการบริหารที่ดำเนินการในประเทศของเรามีจุดมุ่งหมายเพื่อปรับปรุงกระบวนการ รัฐบาลควบคุม, เพิ่มประสิทธิภาพ. การสนับสนุนด้านเอกสารของหน่วยงานของรัฐจะกลายเป็นส่วนสำคัญของการปฏิรูปด้วยเช่นกัน ในระดับต่างๆ... วันนี้ สธ.ยังทำหน้าที่เป็นเครื่องมือ การจัดการที่มีประสิทธิภาพและเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญที่สุดในความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานภาครัฐกับประชากรของประเทศ โครงสร้างภาคประชาสังคม ธุรกิจ

ในความเห็นของเรา ในระหว่างการปฏิรูปในระดับประเทศ จำเป็นต้องสร้างหลักการที่เป็นเอกภาพสำหรับการรวมเป็นหนึ่งเดียวและกำหนดมาตรฐานของบริการและเทคโนโลยีของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนตลอดจนเอกสารประกอบ - เพื่อการมีปฏิสัมพันธ์ที่ดีขึ้นระหว่างหน่วยงานของรัฐ สิ่งที่สำคัญเป็นพิเศษคือกฎระเบียบของรัฐในสาขา เอกสารสนับสนุนได้มาซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ การเติบโตของปริมาณข้อมูลและเอกสารในหน่วยงานของรัฐ ทำให้รัฐจำเป็นต้องติดตามและจัดการกระบวนการเหล่านี้อย่างต่อเนื่อง

ประเพณีในประเทศ ประสบการณ์ทั่วโลก คำแนะนำของสภาหอจดหมายเหตุระหว่างประเทศ แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงความจำเป็นในการควบคุมของรัฐในการจัดการเอกสาร ตลอดจนการลดปริมาณการหมุนเวียนเอกสารในประเทศอย่างเหมาะสม

ตามธรรมเนียมแล้ว บริการจดหมายเหตุของรัฐมีส่วนเกี่ยวข้องกับการปรับปรุงเอกสารการจัดการในรัสเซีย

ตัวอย่างเช่น ระเบียบล่าสุดของ Federal Archival Service ของรัสเซีย ลงวันที่ 28.12.98 ฉบับที่ 1562 รวมงานต่อไปนี้: "การพัฒนาและปรับปรุงร่วมกับหน่วยงานของรัฐบาลกลาง อำนาจรัฐและหน่วยงานสาธารณะของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียในการเก็บถาวรและการเก็บบันทึกรวมถึง ระบบรัฐงานสำนักงานและระบบเอกสารรวม”.

อ่าน:

ระเบียบวิธีโครงการ: มาตรฐานรัสเซียสำหรับกิจกรรมโครงการ

บทความนี้จะพิจารณามาตรฐานภายในประเทศสำหรับกิจกรรมโครงการ

สถานการณ์นี้ทำให้เกิดความไม่แน่นอนในโอกาสในการพัฒนาต่อไปของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในระดับรัฐ อย่างไรก็ตามในทั้งหมด ประเทศที่พัฒนาแล้วในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งหน้าที่ของการจัดการเอกสารถูกกำหนดให้กับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องและการปฏิบัตินี้จะพิสูจน์ตัวเอง

กรอบการกำกับดูแลสำหรับการจัดการเอกสารในต่างประเทศ

กฎหมายระหว่างประเทศ กฎหมายระดับประเทศ ข้อบังคับของรัฐบาล การกระทำที่เสนอแนะ เช่น ระหว่างประเทศและ มาตรฐานแห่งชาติ,เอกสารสัญญา. ในทศวรรษที่ผ่านมา การกระทำเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักและแนวทางในการสมัคร

ในสหรัฐอเมริกา National Archives and Records Administration (NARA) มีบทบาทพิเศษในการกำหนดกรอบการกำกับดูแล (การจัดการบันทึก)

NARA กำหนดให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐบาลกลางแต่ละแห่งจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ ในการดำเนินการนี้ คุณควร:

แต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการประยุกต์ใช้โปรแกรมภายในสำหรับการจัดการเอกสารทั้งหมด - สร้าง รับ ใช้ หรือจัดเก็บบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์
รวมระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับเอกสารและแหล่งข้อมูลอื่น ๆ ของสถาบัน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบการจัดการเอกสารเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
ฝึกอบรมผู้ใช้ อัปเดตเอกสารซอฟต์แวร์ ปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ การจัดเก็บเอกสารตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามมาตรฐานที่บังคับใช้

สิ่งที่น่าสนใจคือกฎหมายของสหรัฐอเมริกา "ในการลดการทำงานกับเอกสาร" (1980) ซึ่งไม่ได้สะท้อนถึงการพัฒนาในประเทศโดยไม่ทราบสาเหตุ สาระสำคัญอยู่ที่การสร้างศูนย์ข้อมูลรายสาขา - แผนก - ซึ่งควรได้รับการติดต่อจากองค์กรใด ๆ หากจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลใด ๆ และเฉพาะในกรณีที่ไม่มีข้อมูลนี้ในศูนย์ข้อมูลองค์กรจะได้รับอนุญาตให้เป็นอิสระ รวบรวมข้อมูลที่น่าสนใจ บทบัญญัติของกฎหมายมีผลบังคับใช้กับข้อมูลในสื่อใดๆ

สหราชอาณาจักรมีโครงการของรัฐบาลในการปรับปรุงการจัดการบันทึก ในเอกสารอย่างเป็นทางการของสหราชอาณาจักร "การบริหารรัฐกิจสมัยใหม่" องค์กรภาครัฐทั้งหมดตั้งเป้าหมาย - เพื่อเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารด้วยความช่วยเหลือของ วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ภายในปี พ.ศ. 2547 ขณะเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูล (1998) บังคับใช้กับเอกสารบนสื่อใดๆ

สำนักงานบันทึกแห่งสหราชอาณาจักรได้ออกคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการนำกฎหมายนี้ไปใช้ในการจัดการบันทึก และได้เผยแพร่มาตรฐาน แนวทาง และวิธีการสำหรับการจัดการบันทึกในสื่อใดๆ ในระหว่างที่ดำเนินการเสร็จสิ้น วงจรชีวิต- จากการสร้างเพื่อถ่ายโอนไปยังที่เก็บข้อมูลของรัฐ

ในปี 2545 ก. หอจดหมายเหตุของรัฐสหราชอาณาจักรได้พัฒนาข้อกำหนดการทำงานสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ บริษัทในสหราชอาณาจักรเป็นผู้พัฒนาระบบการจัดการเอกสารที่มีความสนใจเพื่อให้แน่ใจว่า .ของพวกเขา ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ได้รับการประเมินว่าสอดคล้องกับข้อกำหนดเหล่านี้ ได้รับการทดสอบที่เหมาะสมในหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

ในประเทศเยอรมนีในปี 2543 รัฐบาลได้รับรอง กฎทั่วไปงานของกระทรวงสหพันธรัฐซึ่งมีการนำเสนอขั้นตอนขององค์กรและเทคโนโลยีสำหรับการประมวลผลเอกสารในรูปแบบกระดาษและให้คำแนะนำพื้นฐานสำหรับการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายของสหพันธ์สาธารณรัฐเยอรมนีได้มอบสิทธิและหน้าที่ในการช่วยเหลือหน่วยงานของรัฐในระดับต่างๆ ในด้านการจัดการเอกสาร

ตัวอย่างเช่น กฎหมายว่าด้วยการประกันการรักษาและการใช้เอกสารสำคัญระดับรัฐบาลกลาง (ค.ศ. 1988) ระบุว่าหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางให้คำแนะนำแก่หน่วยงานที่มีอำนาจสูงสุดของรัฐ สถาบันของรัฐบาลกลาง,สมาคมและศาลในเรื่องของการจัดการเอกสาร.

ในฟินแลนด์ ภายใต้พระราชบัญญัติหอจดหมายเหตุ (1981) และกฎหมายหอจดหมายเหตุสาธารณะ (1983) หอจดหมายเหตุแห่งชาติและหอจดหมายเหตุประจำจังหวัดจะดูแลและตรวจสอบเอกสาร เจ้าหน้าที่รัฐบาล... หอจดหมายเหตุแห่งชาติได้พัฒนาและนำมาใช้ในรูปแบบของกฎหมายคำสั่งการจัดการบันทึกสำหรับรัฐและสถาบันอื่นๆ

หอจดหมายเหตุแห่งชาติ ออสเตรเลียภายใต้พระราชบัญญัติหอจดหมายเหตุ (พ.ศ. 2526) มีบทบาทสำคัญในการจัดการบันทึกของหน่วยงานของรัฐ ประเด็นการพัฒนาด้านกฎระเบียบที่สำคัญในการจัดการบันทึกและการเก็บถาวร

ในเดือนมีนาคม 1995 หอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลียได้เผยแพร่คู่มือการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในปี พ.ศ. 2539 ออสเตรเลียได้นำมาตรฐานการจัดการบันทึกแห่งชาติมาใช้เป็นครั้งแรกในโลก ซึ่งประกอบด้วยข้อกำหนดสำหรับการทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษแบบดั้งเดิมและกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่

ดังนั้นในการพัฒนา ต่างประเทศอา มีกรอบการกำกับดูแลและระเบียบวิธีสำหรับการจัดการเอกสารซึ่งเป็นหนึ่งในสถานที่ชั้นนำในการก่อตัวซึ่งเป็นขององค์กรเก็บเอกสารของรัฐ

กฎระเบียบของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในประเทศ CIS

ประสบการณ์ของเพื่อนร่วมงานของเราจากประเทศ CIS ก็เป็นสิ่งบ่งชี้เช่นกัน สาธารณรัฐเบลารุสเป็นหนึ่งในรัฐแรกๆ ที่ประสบความสำเร็จในการพัฒนาและดำเนินการตามกรอบกฎหมายและระเบียบข้อบังคับสำหรับการจัดการเอกสารทั้งหมด รวมถึงอิเล็กทรอนิกส์ กฎหมาย "ในการให้ข้อมูล" (1995), ประมวลกฎหมายแพ่งแห่งสาธารณรัฐเบลารุส (1998) กฎหมาย "ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" (2000), มาตรฐานของรัฐ STB 1221-2000 “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์. กฎการดำเนินการการจัดการและการเก็บรักษา” เป็นการกระทำของรัฐที่สำคัญในด้านสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

หมายเหตุกฎหมายของสาธารณรัฐเบลารุสลงวันที่ 06.10.94 ฉบับที่ 3277-XII “ในกองทุนจดหมายเหตุแห่งชาติและจดหมายเหตุในสาธารณรัฐเบลารุส” ซึ่งการพัฒนาและการดำเนินการของระบบการจัดการเอกสารการกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วย การจัดเก็บบันทึกถูกกำหนดให้กับหน่วยงานจัดการของบริการจดหมายเหตุและสถาบัน

ในยูเครนกฎหมายของ 13.12.01 ฉบับที่ 288-111 "ในกองทุนจดหมายเหตุแห่งชาติและสถาบันจดหมายเหตุ" ถูกนำมาใช้ กฎหมายมีมติให้อำนาจผู้บริหารกลางทำงานด้านการจัดเก็บเอกสารและงานสำนักงาน ร่างกายนี้ดำเนินการ ข้อบังคับทางกฎหมายความสัมพันธ์ในด้านการเก็บถาวรและงานสำนักงาน กำกับดูแลกิจกรรมของสถาบันจดหมายเหตุและบริการการจัดการสำนักงาน การกระทำของผู้บริหารระดับกลางมีผลผูกพันกับหน่วยงานของรัฐ หน่วยงานท้องถิ่น องค์กร สถาบัน องค์กร โดยไม่คำนึงถึงการอยู่ใต้บังคับบัญชาและรูปแบบการเป็นเจ้าของ เช่นเดียวกับพลเมือง

ในปี พ.ศ. 2546 กฎหมายของประเทศยูเครน “On เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์” ในปี 2547 กฎพื้นฐานสำหรับหอจดหมายเหตุของประเทศยูเครนได้รับการอนุมัติ พวกเขาสร้างพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการจัดการเรื่องจดหมายเหตุและการเก็บบันทึกในส่วนของหน่วยงานเก็บเอกสารของรัฐ

เสมียนยูเครนได้พัฒนาร่างกฎหมายว่าด้วยการทำงานในสำนักงาน (2003)

ตั้งแต่ปี 1994 สถาบันวิจัยกิจการจดหมายเหตุและการจัดการบันทึกแห่งรัฐยูเครนเริ่มกิจกรรม

โดยมติคณะรัฐมนตรีของยูเครนลงวันที่ 17.10.97 ฉบับที่ 1153 ได้รับการอนุมัติ ตัวอย่างคำสั่งในการทำงานในกระทรวงและหน่วยงานของรัฐอื่นๆ

สาธารณรัฐคาซัคสถานรับรองกฎหมาย "ในกองทุนเอกสารสำคัญแห่งชาติและจดหมายเหตุแห่งสาธารณรัฐคาซัคสถาน" ลงวันที่ 22 ธันวาคม 98 ฉบับที่ 326-1

บทที่ 5 ของกฎหมายนี้ "ระเบียบของรัฐในการจัดการจดหมายเหตุ" หมายถึงประเด็นด้านกฎระเบียบ: นโยบายสาธารณะในการจัดเก็บและการจัดการเอกสาร การพัฒนาโครงการและการดำเนินการตามโปรแกรมของรัฐเพื่อพัฒนาการจัดเก็บและเอกสาร การพัฒนากิจกรรมการวิจัยและวิทยาศาสตร์และระเบียบวิธีในสาขาวิทยาศาสตร์จดหมายเหตุและการจัดการบันทึก

กฎหมายยังตั้งข้อสังเกตว่าคำแนะนำของหน่วยงานที่ได้รับอนุญาตเกี่ยวกับการบำรุงรักษาเอกสารมีผลผูกพันกับบุคคลและนิติบุคคลทั้งหมด

ระเบียบว่าด้วยการจัดการหอจดหมายเหตุและเอกสารของกระทรวงวัฒนธรรม ข้อมูล และข้อตกลงสาธารณะของสาธารณรัฐคาซัคสถาน (อนุมัติโดยรัฐบาลแห่งสาธารณรัฐคาซัคสถาน ลงวันที่ 07.05.99 ฉบับที่ 543) กำหนดภารกิจในการปรับปรุง ระบบสถานะของงานสำนักงาน ในการดำเนินการนี้และงานอื่น ๆ คณะกรรมการได้พัฒนาร่างข้อบังคับ ดำเนินโครงการพัฒนางานสำนักงาน กระตุ้นการวิจัยและ งานระเบียบและยังดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐ

คณะกรรมการจัดการจดหมายเหตุและเอกสารออกคำสั่งลงวันที่ 12.07.00 น. ฉบับที่ 44 เรื่อง “ฐานระเบียบและวิทยาศาสตร์-ระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนากิจการจดหมายเหตุ” ซึ่งอนุมัติแผนโดยประมาณสำหรับเชิงบรรทัดฐาน-กฎหมายและวิทยาศาสตร์-ระเบียบวิธี สนับสนุนการเก็บถาวรในระยะยาว แผนนี้กำลังดำเนินการอยู่

คณะกรรมการจึงได้พัฒนาข้อกำหนดสำหรับการออกแบบเอกสารองค์กรและการบริหาร กฎมาตรฐานในการจัดทำเอกสารและการจัดการเอกสารใน หน่วยงานราชการของสาธารณรัฐคาซัคสถาน แบบจำลองข้อบังคับเกี่ยวกับหน่วยงานของรัฐที่ได้รับอนุญาตสำหรับการจัดการจดหมายเหตุและเอกสาร

ในสาธารณรัฐคีร์กีซ สภานิติบัญญัติได้รับรองกฎหมายว่าด้วยกองทุนจดหมายเหตุแห่งชาติของสาธารณรัฐคีร์กีซ (1999) ซึ่งกำหนดและควบคุมพื้นฐานองค์กร กฎหมาย และเศรษฐกิจสำหรับการได้มา การบัญชี การจัดเก็บและการใช้เอกสารจากจดหมายเหตุแห่งชาติ กองทุนของสาธารณรัฐและการจัดการเอกสารในสาธารณรัฐ

มาตรา 25 ของกฎหมาย "ขั้นตอนการดำเนินการในสำนักงาน" กำหนดให้การพัฒนาเอกสารกำกับดูแลและระเบียบวิธีควบคุมองค์กรและการบำรุงรักษางานสำนักงานในหน่วยงานของรัฐ วิสาหกิจ สถาบันและองค์กรโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ หน่วยงานจัดการจดหมายเหตุของพรรครีพับลิกัน นอกจากนี้ ทุกองค์กร สถาบัน และองค์กร โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ จำเป็นต้องปฏิบัติตามบรรทัดฐานและข้อกำหนดสำหรับการทำงานกับเอกสารและการจัดเก็บ

สิทธิและภาระผูกพันที่คล้ายคลึงกันมีอยู่ในข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง นิติกรรมประเทศ CIS อื่น ๆ บางประเทศที่ควบคุมการจัดการจดหมายเหตุและกำหนดอำนาจของหน่วยงานจัดการในด้านการเก็บบันทึกในระดับรัฐ

ดังนั้น การวิเคราะห์ประสบการณ์ระหว่างประเทศแสดงให้เห็นว่า: ประการแรก การจัดการเอกสาร (DOE) เป็นหัวข้อ ข้อบังคับทางกฎหมายและอยู่ในความสนใจของหลายรัฐ ประการที่สอง ตามกฎแล้ว งานเหล่านี้ถูกกำหนดให้กับเนื้อหาที่เก็บถาวร

อนาคตสำหรับการพัฒนากรอบการกำกับดูแลสำหรับงานสำนักงานในรัสเซีย

รัสเซียควรให้ความสนใจกับประสบการณ์ของต่างประเทศ แท้จริงแล้ว วันนี้ หลังจากดำเนินการเปลี่ยนแปลงการบริหาร หน้าที่ของรัฐในการจัดการเอกสาร (DOU) เป็นครั้งแรกในช่วงสามศตวรรษที่ผ่านมาได้ละทิ้งขอบเขตวิสัยทัศน์ของรัฐ หน่วยงานจัดเก็บเอกสารไม่สามารถทำหน้าที่ประสานงาน ควบคุม กำกับดูแลในด้านสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนได้ ไม่มีหน่วยงานของรัฐอื่นที่ได้รับมอบหมายงานนี้ แน่นอนว่าสถานการณ์นี้จะส่งผลเสียต่อสถานะของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนของประเทศ

ภายใต้สภาวะปัจจุบัน งานสำคัญในร่างกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในการสนับสนุนเอกสาร กิจกรรมการจัดการ” การพัฒนาที่ได้ดำเนินการในช่วงหลายปีที่ผ่านมา การปฏิรูปโครงสร้างของรัฐจำเป็นต้องมีการแก้ไขขนาดใหญ่ของฐานกฎหมายและระเบียบวิธีสะสมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

โดยเฉพาะอย่างยิ่งจำเป็นต้องมีการแก้ไขมาตรฐานสำหรับการสนับสนุนเอกสารที่ดำเนินการในระดับรัฐบาลระหว่างรัฐรัฐและระหว่างหน่วยงานโดยคำนึงถึงงานต่อเนื่องภายใต้โครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลาง "Electronic Russia (2002-2010)" จำนวนหนึ่ง ของข้อตกลงและมาตรฐานระหว่างประเทศในด้านการแลกเปลี่ยนข้อมูล ในเวลาเดียวกัน จำเป็นต้องหยุดการเติบโตของปริมาณการหมุนเวียนเอกสารที่ไม่สามารถควบคุมได้

ปริมาณเอกสารที่สร้างขึ้นในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐมีเอกสารประมาณ 250 พันล้านแผ่นต่อปี ในเวลาเดียวกัน จากการสำรวจตัวอย่างของการบริหารรัฐกิจพบว่าปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้น 8-15% ทุกปี

ควรสังเกตโดยเฉพาะอย่างยิ่งระดับที่เพิ่มขึ้นของการใช้คอมพิวเตอร์ของรัฐบาลซึ่งเป็นปัจจัยเพิ่มเติมที่ส่งผลต่อสถานะของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ค่าประมาณของต้นทุนโดยตรงของการบันทึกการดำเนินการของฝ่ายจัดการแสดงความผันผวนอย่างมีนัยสำคัญในจำนวนที่ขึ้นอยู่กับขอบเขตและระดับของหน่วยงานของรัฐ

ค่าใช้จ่ายในการจัดทำเอกสารและประมวลผลเอกสารต่อเอกสารโดยเฉลี่ยอยู่ที่ประมาณ 50 รูเบิล ในเรื่องนี้ การลดองค์ประกอบของสปีชีส์ของเอกสารโดยการรวมเป็นหนึ่งและการทำให้เป็นมาตรฐาน 10% ทำให้สามารถพึ่งพาการได้รับผลทางเศรษฐกิจโดยตรงโดยการลดต้นทุนของการจัดทำเอกสารและการประมวลผลเอกสาร เงินฝากออมทรัพย์มีจำนวนประมาณ 12.5 พันล้านรูเบิล
ระเบียบการทำงานของหน่วยงานของรัฐและขั้นตอนการสนับสนุนด้านเอกสารช่วยให้ลดเวลาที่ใช้ในการจัดทำเอกสารและประมวลผลเอกสาร (โดยเฉลี่ยจาก 15-20 นาทีเป็น 3-4 นาที) เพื่อประหยัดเวลาได้มากถึง 40–50% เวลาทั้งหมดที่ใช้ในกระบวนการสารคดี ในทางกลับกันจะทำให้ได้รับผลทางเศรษฐกิจโดยตรงอย่างน้อย 2.5–3.0 พันล้านรูเบิล

ปัจจุบัน เศรษฐกิจรัสเซียกำลังเปลี่ยนจากการเป็นวัตถุดิบหลักไปสู่การขยายการผลิตผลิตภัณฑ์ที่มีเทคโนโลยีสูงซึ่งเน้นวิทยาศาสตร์สูง ซึ่งใช้ความสำเร็จทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีสูงสุดและศักยภาพทางปัญญาของประเทศ ตามการตัดสินใจของคณะมนตรีความมั่นคง (SB) ที่นำมาใช้ก่อนหน้านี้ภายใต้ประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ความสนใจหลักควรให้ความสำคัญเพื่อสร้างความมั่นใจในการแข่งขันของผลิตภัณฑ์ในประเทศ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ตลาดต่างประเทศ... ซึ่งต้องใช้เอกสารและการสนับสนุนข้อมูลของผลิตภัณฑ์ตามมาตรฐานสากลในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตซึ่งบันทึกไว้ใน กฎหมายของรัฐบาลกลาง“ในระเบียบทางเทคนิค” ลงวันที่ 27 ธันวาคม 2545 ฉบับที่ 184-FZ

ค่าคอมมิชชั่นบน ความปลอดภัยของข้อมูลคณะมนตรีความมั่นคงแห่งสหพันธรัฐรัสเซียในเดือนมีนาคม 2546 ให้ความสนใจกับปัญหา การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ตัดสินใจเกี่ยวกับความจำเป็นในการสร้างชุดของการดำเนินการทางกฎหมายเชิงบรรทัดฐานในพื้นที่นี้

การจัดตั้งกฎเกณฑ์และวิธีการเครื่องแบบของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนใน โครงสร้างของรัฐโดยไม่คำนึงถึงการอยู่ใต้บังคับบัญชาของแผนก
การตรวจสอบและควบคุมการปฏิบัติตามกฎและบรรทัดฐานของเวิร์กโฟลว์ระหว่างแผนก กระบวนการสร้างเอกสารและปริมาณของเวิร์กโฟลว์
งานทางวิทยาศาสตร์และระเบียบวิธีในด้านการสนับสนุนเอกสารและการแนะนำวิธีการทำงานกับเอกสารที่มีเหตุผลที่สุดในหน่วยงานกำกับดูแลและองค์กรของรัฐ
การพัฒนากฎระเบียบมาตรฐานสำหรับการแก้ปัญหาแบบรวมศูนย์ งานบริหารองค์กรภาครัฐ
รับรองความปลอดภัยของเอกสารในหน่วยงานราชการ การจัดตั้งกองทุนเอกสารเป็นข้อมูล ทรัพยากรขององค์กรการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารตลอดจนการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายเกี่ยวกับการเข้าถึงเอกสารของหน่วยงานและองค์กรจัดการ
การตรวจสอบซอฟต์แวร์และเครื่องมือข้อมูลอื่น ๆ ที่ใช้ในหน่วยงานของรัฐและองค์กรของรัฐเพื่อการสื่อสารเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การฝึกอบรมวิชาชีพและการฝึกอบรมขั้นสูงของผู้เชี่ยวชาญในสาขาสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

การดำเนินงานเหล่านี้ซึ่งเป็นพื้นฐานของการจัดการเอกสารจะเพิ่มระดับของคุณภาพและความเป็นมืออาชีพในทรงกลมทางเศรษฐกิจและสังคมของรัสเซียและได้รับผ่านการปรับปรุงกิจกรรมของอุปกรณ์การจัดการผลกระทบทางเศรษฐกิจโดยตรงโดยรวมในปริมาณ 13.75-14.25 พันล้านรูเบิล และผลกระทบซึ่งมากกว่าผลกระทบโดยตรงมากคือผลกระทบทางเศรษฐกิจโดยอ้อม ซึ่งสะท้อนให้เห็นในการเติบโตของผลิตภัณฑ์มวลรวมประชาชาติและความสามารถในการแข่งขันของผู้ผลิตในรัสเซีย

แน่นอน แก้งานข้างต้น พิเศษ หน่วยงานของรัฐระดับ บริการของรัฐบาลกลาง... หน่วยงานจัดการจดหมายเหตุที่มีอำนาจเหมาะสมเหมาะสมที่สุดสำหรับจุดประสงค์นี้

ประกาศนียบัตรงาน

ในหัวข้อของ

"องค์กรการหมุนเวียนเอกสารในต่างประเทศ"

บทนำ

บทที่ก่อน. คุณสมบัติของการจัดการเอกสารในต่างประเทศ

1.1 ข้อบังคับทางกฎหมายของการจัดการเอกสาร

1.2 ระบบ มาตรฐานสากล

1.3 ระเบียบข้อบังคับของการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการเอกสาร

1.3.1 แนวคิดของเวิร์กโฟลว์ การจัดระเบียบการทำงานกับเอกสาร คุณสมบัติของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

1.3.2 คุณสมบัติของกรอบการกำกับดูแลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศของสหภาพยุโรป

1.3.3 ลักษณะเฉพาะของการจัดการเอกสารและระเบียบข้อบังคับของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในสหรัฐอเมริกา

1.3.4 คุณสมบัติของกรอบการกำกับดูแลสำหรับองค์กรการทำงานกับเอกสารในอิตาลี

1.3.5 คุณสมบัติของกรอบการกำกับดูแลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในฝรั่งเศส

1.3.6 คุณสมบัติของกรอบการกำกับดูแลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศเยอรมนี

1.3.7 คุณสมบัติของกรอบการกำกับดูแลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร

1.3.8 ปัญหาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างประเทศ

บทที่สอง. ทิศทางหลักของการปรับปรุงองค์กรการทำงานกับเอกสารในรัสเซียโดยคำนึงถึงประสบการณ์จากต่างประเทศ

2.1 ลักษณะเปรียบเทียบทิศทางการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารของรัสเซียและต่างประเทศ

2.2 ปัญหาในการปรับปรุงเอกสารการจัดการในรัสเซียและวิธีแก้ปัญหา

2.3 การเปลี่ยนแปลงระบบมาตรฐานแห่งชาติในด้านเอกสารการจัดการที่เป็นปัจจัยในการบูรณาการของรัสเซียเข้าสู่ประชาคมโลก

บทสรุป

รายชื่อวรรณกรรมที่ใช้แล้ว

บทนำ

การเปลี่ยนผ่านไปสู่เศรษฐกิจแบบตลาดทำให้เกิดคำถามเกี่ยวกับการสร้างความเหมาะสม สภาพที่ทันสมัยบรรทัดฐานและข้อกำหนดที่เหมือนกันสำหรับระบบการสนับสนุนเอกสารสำหรับกิจกรรมการจัดการ

การเพิ่มความสำคัญของปัจจัยทางเศรษฐกิจและอำนาจทางกฎหมายของเอกสารในการจัดการทำให้การวิจัยของนักวิทยาศาสตร์และการทดลองของผู้ปฏิบัติงานด้าน การจัดการเอกสารมุ่งเป้าไปที่การเปลี่ยนจากงานสำนักงานแบบดั้งเดิมจากแผนกเอกสารคลาสสิก "ตามระบบ" ไปจนถึงการสร้างที่มีประสิทธิภาพสูงโดยใช้ความสำเร็จทางเทคนิคและเทคโนโลยีที่ทันสมัยของระบบการจัดการสำหรับความซับซ้อนของข้อมูลและทรัพยากรเอกสารทั้งหมดเพื่อให้บรรลุการจัดการเชิงกลยุทธ์และการดำเนินงาน เป้าหมายในองค์กรใดโดยเฉพาะในการบริหารราชการแผ่นดิน ...

องค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งของงานนี้คือการศึกษาแนวคิดที่ค่อนข้างใหม่ในเอกสารวิทยาศาสตร์ของรัสเซีย - การจัดการเอกสารและการแนะนำไม่เพียง แต่ในการหมุนเวียนทางวิทยาศาสตร์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการปฏิบัติด้วย

คำว่า "การจัดการเอกสาร" แพร่หลายไปทั่วโลก ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา องค์กรที่ดูแลบันทึกเรียกว่า National Archives and Records Management (หอจดหมายเหตุแห่งชาติและการบริหารบันทึก)... การแปลตามตัวอักษรของคำศัพท์ภาษาเยอรมัน "Schriftgutverwaltung" หมายถึง "การจัดการเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร" คำศัพท์ภาษาอังกฤษ "การจัดการบันทึก" ยังแปลเป็นการจัดการเอกสาร

ลักษณะเฉพาะ สังคมสมัยใหม่คือการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลจริง ครบถ้วน เชื่อถือได้ ทันเวลา คือ เงื่อนไขที่จำเป็นการทำงานที่ประสบความสำเร็จขององค์กรใด ๆ

กิจกรรมการจัดการเกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่าง วิชาและ วัตถุของการจัดการ... ในกรณีที่ไม่มีข้อมูลที่จำเป็น จึงเป็นไปไม่ได้ที่จะตัดสินใจทันเวลา กำหนดกลยุทธ์การพัฒนาขององค์กร

หนึ่งในปัจจัยหลักของอิทธิพลของความก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีในทุกด้านของกิจกรรมของมนุษย์คือการใช้ .อย่างแพร่หลาย เทคโนโลยีสารสนเทศ ... ในระดับปัจจุบันของการพัฒนา การทำงานกับข้อมูล (การรวบรวม การวิเคราะห์ การจัดเก็บ การแจกจ่าย ฯลฯ) จะดำเนินการเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ภายใต้อิทธิพลของเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ การเปลี่ยนแปลงพื้นฐานเกิดขึ้นในระบบการจัดการ (กระบวนการพิสูจน์และการตัดสินใจ องค์กรของการดำเนินการเป็นไปโดยอัตโนมัติ) ความเป็นมืออาชีพของผู้เชี่ยวชาญที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมการจัดการเพิ่มขึ้น

เราอยู่ภายใต้ การจัดการเอกสารเราจะเข้าใจหนึ่งในประเด็นสำคัญของกิจกรรมที่ดำเนินการภายใต้กรอบงานการจัดการเอกสารขององค์กร และรวมถึงการดำเนินงานในปัจจุบันและการปรับให้เหมาะสมของระบบย่อยการจัดการเอกสาร

ในกระบวนการจัดการเอกสารขององค์กรมีการแก้ไขงานหลักดังต่อไปนี้:

องค์กรของการไหลของเอกสารที่มีเหตุผล

ควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารในการปฏิบัติงาน รวมถึงการจัดเตรียมที่เหมาะสมสำหรับการถ่ายโอนไปยังการจัดเก็บเอกสารสำคัญในรัฐหรือแผนก (ตามองค์กร) ที่เก็บถาวร

การจัดเก็บเอกสารในภายหลังในไฟล์เก็บถาวร

เป้าหมายสูงสุดของการจัดการเอกสารคือการสร้างสภาพแวดล้อมสำหรับการประมวลผล .อย่างมีประสิทธิภาพ เอกสารข้อมูลภายในเงื่อนไขที่กำหนดโดยเนื้อหาของกิจกรรมขององค์กรและด้วยต้นทุนวัสดุที่ต่ำที่สุด

เราเชื่อว่าความเกี่ยวข้องของการนำเสนอ ภาคนิพนธ์ชัดเจนเพราะ เพื่อปรับปรุงระบบเวิร์กโฟลว์ในกิจกรรม องค์กรรัสเซียและความสามารถในการแข่งขันที่เพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อเลือกองค์กรที่ทำงานกับเอกสารที่มีเหตุผลและมีประสิทธิภาพมากที่สุดจึงจำเป็นต้องวิเคราะห์ประสบการณ์ต่างประเทศในด้านนี้ในอาคาร กรอบกฎหมายและในการจัดการเอกสารโดยตรง

ความสำคัญสูงและความละเอียดของปัญหาในทางปฏิบัติไม่เพียงพอกำหนดความแปลกใหม่ของการศึกษานี้อย่างไม่ต้องสงสัย

การศึกษาประเด็นที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนี้มีความสำคัญทั้งทางทฤษฎีและทางปฏิบัติ

ผลการวิจัยสามารถนำไปพัฒนาระเบียบวิธีวิเคราะห์ "การจัดลำดับการไหลของเอกสารในต่างประเทศ" ความสำคัญทางทฤษฎีอยู่ที่ความจริงที่ว่าปัญหาที่ได้รับเลือกให้พิจารณาอยู่ที่จุดเชื่อมต่อของสาขาวิชาวิทยาศาสตร์หลายสาขาในคราวเดียว

วัตถุประสงค์หลักสูตรการทำงานเป็นการศึกษางานเอกสารในต่างประเทศที่ครอบคลุมและเป็นระบบ การศึกษากรอบการกำกับดูแลระหว่างประเทศ การใช้ข้อค้นพบเพื่อพัฒนาและจัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ในรัสเซีย

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ทฤษฎีและวิทยาศาสตร์-ปฏิบัติงาน:

1) การศึกษาระบบแหล่งที่มาของกฎระเบียบทางกฎหมายของการหมุนเวียนเอกสารในรัสเซีย

2) การศึกษาคุณลักษณะของข้อบังคับทางกฎหมายของการหมุนเวียนเอกสารทั้งในระดับกฎหมายระหว่างประเทศและระดับชาติ

4) ดำเนินการวิเคราะห์กฎหมายเปรียบเทียบ กฎหมายของรัสเซียและการกระทำทางกฎหมายเชิงบรรทัดฐานของรัฐอื่นในด้านการทำงานกับเอกสาร

5) การกำหนดบทบาทของประสบการณ์ต่างประเทศในองค์กรและการทำงานของระบบการจัดการเอกสารในรัสเซีย

วัตถุวิจัยเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นระหว่างองค์กรและการทำงานของระบบการจัดการเอกสาร

เรื่องของการวิจัยเป็นลักษณะของกฎระเบียบเชิงบรรทัดฐานของการหมุนเวียนเอกสารในรัสเซียและต่างประเทศ

การวิเคราะห์ บทความทางวิทยาศาสตร์, สื่อการสอนการวิจัยชี้ให้เห็นว่าความสนใจใน ประสบการณ์ต่างประเทศการทำงานกับเอกสารกำลังเติบโต

ในกระบวนการเตรียมงานหลักสูตร วารสารจำนวนมากถูกนำมาใช้ในวารสาร "ธุรกิจเลขานุการ", "งานสำนักงาน", "เสมียน", "ผู้ช่วยเลขานุการ"

เมื่อเขียนบทความภาคการศึกษาจะใช้ผลงานของผู้เชี่ยวชาญชาวรัสเซียในด้านเอกสารการจัดการ (A.Yu. Arnd, M.N. Kostomarov, S.L. Kuznetsov, M.V. Larin, O.A. Romanov, O.I. Ryskov, N.A. Khramtsovskaya และอื่น ๆ )

ใส่ใจเป็นพิเศษกับมาตรฐาน ISO 15489-2001 "ข้อมูลและเอกสาร - การจัดการเอกสาร"และ GOST R ISO 15489-1-2007 “ระบบมาตรฐานสำหรับข้อมูล บรรณารักษ์ และการเผยแพร่ การจัดการเอกสาร. ข้อกำหนดทั่วไป".

บทที่ก่อน

คุณสมบัติของการจัดการเอกสารในต่างประเทศ

1.1 ข้อบังคับทางกฎหมายของการจัดการเอกสาร

โลกาภิวัตน์ ความสัมพันธ์ระหว่างประเทศบน เวทีปัจจุบันนำไปสู่การเพิ่มขึ้นของความสำคัญของกฎระเบียบทางกฎหมายระหว่างประเทศของการหมุนเวียนเอกสาร

การสร้างการกระทำพิเศษในระดับประเทศไม่ได้มีส่วนช่วยในการพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างประเทศตั้งแต่ กฎหมาย ประเทศต่างๆแนวทางต่าง ๆ ในการนิยามสถาบันทางกฎหมายขั้นพื้นฐานและหลักการของระเบียบกฎหมาย

วี ปีที่แล้วในประเทศแถบยุโรป ความสนใจของสาธารณชนไม่เพียงแต่เกี่ยวกับการทำงานกับเอกสารเก็บถาวรระยะยาวเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจัดการเอกสารด้วย องค์ประกอบสำคัญกิจกรรมการจัดการการดำเนินงาน มีหลายปัจจัยที่ส่งผลต่อการนำโปรแกรมการจัดการเอกสารไปใช้งานจริงและการพัฒนาข้อมูลองค์กรและกลยุทธ์ด้านเอกสารทั้งในภาครัฐและองค์กรการค้า

ประการแรก ปัจจัยดังกล่าวรวมถึงการปรับใช้และการดำเนินการของกฎหมายว่าด้วยการเก็บถาวร การปกป้องข้อมูล เสรีภาพในข้อมูล และสิทธิมนุษยชน กฎหมายและกฎเกณฑ์อื่น ๆ ของประเทศในยุโรปมีข้อกำหนดสำหรับประเภทของเอกสารที่จะต้องสร้างและสำหรับระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร นอกจากนี้ อาจมีสิทธิ์หรือข้อจำกัดในการเข้าถึงเอกสารหรือเนื้อหา (เช่น ในกฎหมายว่าด้วยเสรีภาพของข้อมูล) ข้อกำหนดสำหรับรูปแบบของเอกสาร (เช่น ในกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล) การโอนเอกสารไปยังสถาบันเก็บถาวร (ตัวอย่างเช่น ในจดหมายเหตุกฎหมาย) กระบวนการจัดการเอกสาร (เช่น กฎหมายอาจกำหนดขั้นตอนสำหรับการทำดัชนี (การลงทะเบียน) เอกสารเพื่อปรับปรุงการจัดเก็บของพวกเขา)

การบรรยาย 1. เทคโนโลยีสมัยใหม่และการจัดระเบียบงานในสำนักงาน การประเมินสถานะปัจจุบันของการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ (DOU)

หลักสูตร "องค์กรและเทคโนโลยีการสนับสนุนเอกสารการจัดการ" ประกอบด้วยสองส่วน: "ประวัติองค์กรของงานสำนักงานในรัสเซีย" และ "องค์กรสมัยใหม่และเทคโนโลยีการสนับสนุนเอกสารการจัดการ"

วัตถุประสงค์ของหลักสูตรคือเพื่อให้นักเรียนได้ทราบถึงลักษณะเฉพาะของการก่อตัวและการพัฒนาระบบงานสำนักงานระดับชาติในยุคต่างๆ ทางประวัติศาสตร์ และทำความคุ้นเคยกับทฤษฎีและแนวปฏิบัติในการจัดการสนับสนุนเอกสารสมัยใหม่ตามหลักการทางวิทยาศาสตร์และ วิธีการปรับปรุง

วัตถุประสงค์ของหลักสูตร:

เพื่อเน้นสถานที่สนับสนุนเอกสารของการจัดการในกระบวนการจัดการ

ทำความคุ้นเคยกับประวัติการพัฒนาระบบงานราชการ

เพื่อสร้างแนวทางที่มีเหตุผลของนักเรียนในการแก้ปัญหาการจัดงานกับเอกสารในสถาบัน

ให้นักเรียนได้รู้จักกับความทันสมัย โครงสร้างทั่วไปสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ตรวจสอบ เทคโนโลยีสมัยใหม่เอกสารสนับสนุนการจัดการ

เอกสารเป็นพื้นฐานของเทคโนโลยีการจัดการ

งานออฟฟิศ-สาขาของกิจกรรมที่จัดทำเอกสารและการจัดการทำงานพร้อมเอกสารราชการ.

ในขั้นต้น คำที่ปรากฏในวาจา (น่าจะในศตวรรษที่ 17) และหมายถึงกระบวนการในการแก้ปัญหา (การผลิต) กรณี: "ทำธุรกิจ" - เพื่อแก้ปัญหา ในระหว่างการตัดสินใจ จำเป็นต้องรวมผลลัพธ์เข้าด้วยกัน เช่น เมื่อบรรลุข้อตกลง ด้วยเหตุนี้ เอกสารจึงถูกสร้างขึ้นมาแต่โบราณ เนื่องจากคำพูดมีอายุสั้น อาจถูกลืม บิดเบี้ยวในระหว่างการถ่ายทอด หรือไม่เข้าใจมากนัก แล้วในศตวรรษที่สิบหก คำที่ใช้ กรณีเป็นการรวบรวมเอกสารเกี่ยวกับกรณีปัญหาใด ๆ เป็นครั้งแรกในแนวคิดนี้ คำว่า "ธุรกิจ" ถูกบันทึกลงในเอกสารในปี ค.ศ. 1584

งานสำนักงานสมัยใหม่ประกอบด้วย:

สร้างความมั่นใจในการสร้างเอกสารในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้อง (เอกสารประกอบ)

องค์กรของการทำงานกับเอกสาร (ใบเสร็จรับเงิน, โอน, การประมวลผล, การบัญชี, การลงทะเบียน, การควบคุม, การจัดเก็บ, การจัดระบบ, การเตรียมเอกสารสำหรับการยื่น, การทำลาย)

ควบคู่ไปกับคำว่า "งานสำนักงาน" ในช่วงหลายทศวรรษที่ผ่านมามีการใช้คำนี้ เอกสารการจัดการ(ดีโอ). ลักษณะที่ปรากฏเกี่ยวข้องกับการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการและองค์กรซอฟต์แวร์และ ข้อมูลสนับสนุนเพื่อประมาณคำศัพท์ที่ใช้ในโปรแกรมคอมพิวเตอร์และวรรณคดี ในปัจจุบัน คำว่า "งานในสำนักงาน" และ "เอกสารการจัดการ" มีความหมายเหมือนกันและใช้เพื่ออ้างถึงกิจกรรมเดียวกัน

เอกสารการจัดการ (DOU) เป็นประเภทของการจัดการองค์กร ซึ่งรวมถึงการแก้ไข การถ่ายโอน และการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสถานะขององค์กรและการควบคุมการดำเนินการเพื่อเปลี่ยนสถานะ สถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนประกอบด้วยกระบวนการหลักดังต่อไปนี้:

แก้ไขการดำเนินการควบคุมหรือข้อมูลเกี่ยวกับสถานะขององค์การในสื่อทางการเช่น " เอกสาร"หรือ" การผลิตเอกสาร ";

การให้ข้อมูลอย่างทันท่วงทีในลักษณะที่เป็นทางการ กล่าวคือ การโอนเอกสารหรือ " การไหลของเอกสาร";

การจัดเก็บเอกสารที่รวดเร็วและยาวนานเช่น "การจัดเก็บจดหมายเหตุ".

เอกสารการจัดการเป็นสาขาหนึ่งของกิจกรรม โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้บริหารเกี่ยวกับสถานะของกิจการในองค์กรเพื่อใช้ในการตัดสินใจด้านการจัดการอย่างมีข้อมูลและติดตามการนำไปปฏิบัติ

การจัดทำเอกสาร เป็นกระบวนการสร้างและจัดรูปแบบเอกสาร มาตรฐานของรัฐกำหนดเอกสารเป็น "การบันทึกข้อมูลบนสื่อต่าง ๆ ตามกฎที่กำหนดไว้"

ปัจจุบันสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนทำหน้าที่เป็นทั้งเครื่องมือสำหรับการจัดการที่มีประสิทธิภาพและเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญที่สุดในความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานของรัฐกับประชากรของประเทศ โครงสร้างภาคประชาสังคม และธุรกิจในความเห็นของเรา ในระหว่างการปฏิรูปในระดับประเทศ จำเป็นต้องสร้างหลักการที่เป็นเอกภาพสำหรับการรวมเป็นหนึ่งเดียวและกำหนดมาตรฐานของบริการและเทคโนโลยีของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนตลอดจนเอกสารประกอบ - เพื่อการมีปฏิสัมพันธ์ที่ดีขึ้นระหว่างหน่วยงานของรัฐ กฎระเบียบของรัฐในด้านการสนับสนุนเอกสารมีความสำคัญเป็นพิเศษเกี่ยวกับการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ การเติบโตของปริมาณข้อมูลและเอกสารในหน่วยงานของรัฐ ทำให้รัฐจำเป็นต้องติดตามและจัดการกระบวนการเหล่านี้อย่างต่อเนื่อง

ตัวอย่างเช่น ระเบียบล่าสุดเกี่ยวกับ Federal Archival Service ของรัสเซียลงวันที่ 28 ธันวาคม 1998 ฉบับที่ 1562 รวมงานต่อไปนี้: "การพัฒนาและปรับปรุงร่วมกับหน่วยงานของรัฐบาลกลางและหน่วยงานของรัฐบาลของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย และการเก็บบันทึกรวมถึงระบบการเก็บบันทึกของรัฐและเอกสารระบบรวม”

หน่วยงานจัดการใหม่ - Federal Archival Agency (ดูพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 17 มิถุนายน 2547 ฉบับที่ 290) ตามการตัดสินใจเกี่ยวกับการปฏิรูปการบริหารไม่ได้รับหน้าที่ของการจัดการเอกสาร มันมีเฉพาะหน้าที่ของการยอมรับระบบการตั้งชื่อของคดีโดยประมาณ คำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงานของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง เช่นเดียวกับรายการเอกสารที่สร้างขึ้นในระหว่างกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐบาลกลางของอำนาจรัฐและองค์กรที่อยู่ภายใต้พวกเขา เงื่อนไขการจัดเก็บ อย่างที่คุณเห็น แม้แต่งานที่เป็นนามธรรมของ "การพัฒนา" ของงานในสำนักงานก็หลุดออกจากระเบียบข้อบังคับแล้ว สถานการณ์นี้ทำให้เกิดความไม่แน่นอนในโอกาสในการพัฒนาต่อไปของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในระดับรัฐ ในเวลาเดียวกัน ในประเทศที่พัฒนาแล้วทั้งหมด ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง หน้าที่ของการจัดการเอกสารถูกกำหนดให้กับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง และแนวปฏิบัตินี้จะพิสูจน์ตัวเอง

ในสภาวะปัจจุบัน งานที่สำคัญในร่างกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการสนับสนุนเอกสารสำหรับกิจกรรมการจัดการ" ซึ่งได้มีการพัฒนาในช่วงหลายปีที่ผ่านมาถูกขัดขวาง การปฏิรูปโครงสร้างของรัฐจำเป็นต้องมีการแก้ไขขนาดใหญ่ของฐานกฎหมายและระเบียบวิธีสะสมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ระเบียบการทำงานของหน่วยงานของรัฐและขั้นตอนการสนับสนุนด้านเอกสารช่วยให้ลดเวลาที่ใช้ในการจัดทำเอกสารและประมวลผลเอกสาร (โดยเฉลี่ยจาก 15-20 นาทีเป็น 3-4 นาที) เพื่อประหยัดเวลาได้มากถึง 40–50% เวลาทั้งหมดที่ใช้ในกระบวนการสารคดี ในทางกลับกันจะทำให้ได้รับผลทางเศรษฐกิจโดยตรงอย่างน้อย 2.5–3.0 พันล้านรูเบิล

ปัจจุบัน เศรษฐกิจรัสเซียกำลังเปลี่ยนจากการเป็นวัตถุดิบหลักไปสู่การขยายการผลิตผลิตภัณฑ์ที่มีเทคโนโลยีสูงซึ่งเน้นวิทยาศาสตร์สูง ซึ่งใช้ความสำเร็จทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีสูงสุดและศักยภาพทางปัญญาของประเทศ ตามการตัดสินใจของคณะมนตรีความมั่นคง (SB) ที่นำมาใช้ก่อนหน้านี้ภายใต้ประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียควรให้ความสนใจหลักเพื่อสร้างความมั่นใจในการแข่งขันของผลิตภัณฑ์ในประเทศโดยเฉพาะในตลาดต่างประเทศ สิ่งนี้ต้องการเอกสารและข้อมูลสนับสนุนของผลิตภัณฑ์ตามมาตรฐานสากลในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิต ซึ่งได้รับการแก้ไขในกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในระเบียบทางเทคนิค" ลงวันที่ 27 ธันวาคม 2545 ฉบับที่ 184-FZ

ในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2546 คณะกรรมาธิการความมั่นคงด้านข้อมูลของคณะมนตรีความมั่นคงแห่งสหพันธรัฐรัสเซียได้ให้ความสนใจกับปัญหาการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ตัดสินใจเกี่ยวกับความจำเป็นในการสร้างชุดของการดำเนินการทางกฎหมายเชิงบรรทัดฐานในพื้นที่นี้

การจัดตั้งกฎเกณฑ์และวิธีการแบบครบวงจรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในโครงสร้างของรัฐโดยไม่คำนึงถึงการอยู่ใต้บังคับบัญชาของแผนก

การตรวจสอบและควบคุมการปฏิบัติตามกฎและบรรทัดฐานของเวิร์กโฟลว์ระหว่างแผนก กระบวนการสร้างเอกสารและปริมาณของเวิร์กโฟลว์

งานทางวิทยาศาสตร์และระเบียบวิธีในด้านการสนับสนุนเอกสารและการแนะนำวิธีการทำงานกับเอกสารที่มีเหตุผลที่สุดในหน่วยงานกำกับดูแลและองค์กรของรัฐ

การพัฒนากฎระเบียบมาตรฐานแบบรวมศูนย์เพื่อแก้ปัญหาการบริหารงานขององค์กรของรัฐ

รับรองความปลอดภัยของเอกสารในหน่วยงานราชการ การจัดตั้งกองทุนเอกสาร เช่น แหล่งข้อมูลองค์กร การกำหนดเวลาการจัดเก็บเอกสารตลอดจนการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายเกี่ยวกับการเข้าถึงเอกสารของหน่วยงานและองค์กรจัดการ

การตรวจสอบซอฟต์แวร์และเครื่องมือข้อมูลอื่น ๆ ที่ใช้ในหน่วยงานของรัฐและองค์กรของรัฐเพื่อการสื่อสารเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การฝึกอบรมวิชาชีพและการฝึกอบรมขั้นสูงของผู้เชี่ยวชาญในสาขาสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

แน่นอนเพื่อแก้ปัญหาข้างต้นจำเป็นต้องมีหน่วยงานของรัฐพิเศษในระดับการบริการของรัฐบาลกลาง หน่วยงานจัดการจดหมายเหตุที่มีอำนาจเหมาะสมเหมาะสมที่สุดสำหรับจุดประสงค์นี้

การจัดการบันทึกในปัจจุบันถูกกำหนดโดยมาตรฐานว่าเป็น "สาขาของกิจกรรม" ที่ให้เอกสารและการจัดระเบียบงานด้วยเอกสาร "2 กล่าวคือ กระบวนการทั้งหมดตั้งแต่วินาทีแรกที่เอกสารถูกสร้างขึ้น จนกว่าจะถูกทำลายหรือโอนไปยังที่เก็บถาวร"

คำนี้ปรากฏในคำพูดด้วยวาจา (สันนิษฐานในศตวรรษที่ 17) และหมายถึงกระบวนการตัดสินใจเอง (การผลิตกรณี - "เพื่อทำธุรกิจ" (เพื่อแก้ปัญหา) เนื่องจากในการแก้ปัญหาใด ๆ เอกสารที่เกิดขึ้นใน เพื่อรวมข้อตกลงที่บรรลุการตัดสินใจ (สำหรับคำปากเปล่าอายุสั้นสามารถลืมบิดเบี้ยวในระหว่างการส่งสัญญาณหรือไม่เข้าใจดังนั้นในศตวรรษที่ 16 1584 ก.

ควบคู่ไปกับคำว่า "งานสำนักงาน" ในทศวรรษที่ผ่านมา มีการใช้คำว่า "การสนับสนุนเอกสารการจัดการ" การปรากฏตัวของคำนี้เกี่ยวข้องกับการแนะนำระบบคอมพิวเตอร์ วีการจัดการ องค์กร โปรแกรม และข้อมูล ความปลอดภัย.เพื่อประมาณคำศัพท์ที่ใช้ในโปรแกรมคอมพิวเตอร์และวรรณคดีในสาขางานสำนักงาน คำว่า "เอกสารสนับสนุนการจัดการ" ก็ถูกใช้ในทำนองเดียวกัน ซึ่งในสาระสำคัญมีความหมายเหมือนกันกับคำว่า "งานในสำนักงาน" ตัวอย่างเช่นในชื่อของเอกสารเชิงบรรทัดฐาน "ระบบสถานะของเอกสารสนับสนุนการจัดการ" และ "คำแนะนำทั่วไปสำหรับงานสำนักงานในกระทรวงและหน่วยงานของสหพันธรัฐรัสเซีย"

คำที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน - การสนับสนุนข้อมูลและเอกสารของการจัดการ รวมถึงงานดั้งเดิมกับเอกสารและบริการข้อมูล การสร้าง การบำรุงรักษา และการทำงานกับฐานข้อมูล

ทั้งกระบวนการสร้างเอกสารและการจัดระเบียบการทำงานกับพวกเขานั้นถูกควบคุมโดยกฎหมายพิเศษและข้อบังคับและระเบียบข้อบังคับและระเบียบวิธีปฏิบัติพิเศษ ในช่วงก่อนการปฏิวัติ กฎหมายที่ใหญ่ที่สุดที่กำหนดการจัดองค์กรงานในสำนักงานคือ "ระเบียบทั่วไป" ที่อนุมัติโดย Peter I เมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 1720 4 "การจัดตั้งการปกครองของจังหวัด" ในปี ค.ศ. 1775 โดย Catherine II "การจัดตั้งกระทรวงทั่วไป" ในปี พ.ศ. 2354 การกระทำเหล่านี้กำหนดหลักการพื้นฐานของการทำงานกับเอกสารที่มีผลบังคับใช้ในปัจจุบัน (เช่น การลงทะเบียนเอกสารบังคับ การลงทะเบียน การควบคุม การก่อตัวของคดี การสร้างเอกสารสำคัญของสถาบัน ฯลฯ)

การดำเนินการด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีสำหรับการทำงานในสำนักงาน:

มีการจัดการระบบสนับสนุนด้านเอกสารของรัฐและฉัน.บทบัญญัติพื้นฐาน ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับบริการเอกสารและเอกสาร - ม.1991.

ในปัจจุบัน ตามโครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลาง การพัฒนา GSSOU เวอร์ชันใหม่กำลังจะแล้วเสร็จ - ระบบระเบียบที่กำหนดกฎพื้นฐานสำหรับการทำงานกับเอกสารในองค์กร ระบบมุ่งเน้นไปที่โครงสร้างเชิงพาณิชย์เช่นกัน จะประกอบด้วยสองส่วน: เชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธี ในส่วนของกฎเกณฑ์เช่นเดียวกับในเอกสารที่มีอยู่ในปัจจุบันงานหลักและหน้าที่กฎระเบียบทางกฎหมายของกิจกรรมของบริการสนับสนุนเอกสารในองค์กรกำหนดโครงสร้างโดยประมาณ ขั้นตอนการเตรียมและการดำเนินการของเอกสาร ทุกขั้นตอนของการทำงานกับพวกเขา: การจัดส่ง, ทาง, การประมวลผล, การบัญชี, การลงทะเบียน, การควบคุมการดำเนินการ, ข้อมูลและงานอ้างอิง, การจัดเก็บเอกสาร, ค้นหาเอกสารและข้อมูล; การปกป้องระบบการสืบค้นข้อมูล การเตรียมเอกสารสำหรับการเก็บถาวร ขั้นตอนการตรวจสอบมูลค่าเอกสาร องค์กรการจัดเก็บเอกสาร

ความแตกต่างที่สำคัญ ระบบใหม่อยู่ในความจริงที่ว่ามันจะเป็นเอกสารอัตโนมัติที่ซับซ้อนเพียงชุดเดียวตามโปรแกรมแก้ไขข้อความที่ทันสมัย เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ (รวมถึง อีเมล) ฐานข้อมูลและการจัดเก็บอัตโนมัติและการใช้เอกสาร (รวมถึงระบบการตั้งชื่อกรณีอัตโนมัติ สินค้าคงคลังของกรณี ฯลฯ )

คำแนะนำทั่วไปสำหรับงานสำนักงานของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย - ม., .2005.

ฉบับใหม่ของคำสั่งสอน ซึ่งรวมถึงขั้นตอนทั่วไปในการจัดเตรียมและการดำเนินการของเอกสาร และลักษณะเฉพาะของการจัดทำเอกสารบางประเภท: คำสั่ง คำแนะนำ คำแนะนำ นาที อธิบายขั้นตอนการลงทะเบียนเอกสาร การสร้างเสิร์ชเอ็นจิ้นสำหรับงานอ้างอิง การควบคุมการดำเนินการของเอกสาร ขั้นตอนการร่างและการทำงานกับศัพท์เฉพาะของคดี การจัดทำคดี การดำเนินการตรวจสอบมูลค่าเอกสาร การประมวลผลคดี การรวบรวมสินค้าคงคลัง การจัดเก็บการดำเนินงานของกรณี การโอนไปยังการจัดเก็บจดหมายเหตุ ภาคผนวกประกอบด้วยรูปแบบการตั้งชื่อของคดี, การกระทำเกี่ยวกับการจัดสรรเอกสารสำหรับการทำลาย, สินค้าคงเหลือ, ฯลฯ ดังที่เห็นได้จากรายการสั้น ๆ ของเนื้อหาของคำสั่ง มันสะท้อนถึงปัญหาเกือบทั้งหมดของการจัดระเบียบงานในสำนักงาน แม้ว่าจะมีไว้สำหรับกระทรวงและแผนกเป็นหลัก แต่ก็สามารถใช้ได้และจะพบว่ามีประโยชน์มากมายสำหรับตัวเอง บริการการจัดการสำนักงานขององค์กรในรูปแบบการเป็นเจ้าของใด ๆ สามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง

กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของเอกสารสำคัญของแผนก - ม., 1988.

กฎเกณฑ์สามารถแบ่งคร่าวๆ ได้เป็นสองส่วน หัวข้อแรก (ส่วนที่ 2-4) ครอบคลุมรายละเอียดประเด็นเรื่องงานในสำนักงาน:

ข้อกำหนดสำหรับการตั้งชื่อกรณี, ประเภท, ขั้นตอนการเตรียมการ, การบรรจุ, การบำรุงรักษา;

ขั้นตอนการจัดทำคดีในสำนักงาน

การจัดระบบและขั้นตอนการตรวจสอบมูลค่าเอกสารในงานสำนักงาน

ขั้นตอนการเลือกเอกสารสำหรับการทำลาย 4 การเตรียมคดีเพื่อโอนไปยังที่เก็บถาวร: การลงทะเบียนของคดี (การนับ, การยื่น, การลงทะเบียนเพิ่มเติมของปก, ฯลฯ ), การรวบรวมสินค้าคงเหลือ, การโอนไปยังที่เก็บถาวร

ในส่วนอื่นของกฎ (ส่วนที่ 5-14) งานที่มีเอกสารในไฟล์เก็บถาวรจะถูกเปิดเผยโดยละเอียด

สำหรับองค์กรการค้าที่ไม่โอนเอกสารสำหรับการจัดเก็บของรัฐ แต่เก็บไว้ที่บ้าน กฎเกณฑ์เป็นตัวช่วยที่ไม่สามารถถูกแทนที่ได้ในการจัดระเบียบที่เก็บถาวร

รายการเอกสารระบุระยะเวลาการจัดเก็บ (Typical><ми ведомственный) 10 .

แบบจำลองการควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงานตามข้อเสนอการสมัครและการร้องเรียนของพลเมืองในหน่วยงานของรัฐ สถานประกอบการ สถาบัน และองค์กรต่างๆ

พระราชบัญญัตินี้อธิบายข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการจัดระเบียบงานกับเอกสารประเภทนี้: คุณสมบัติการลงทะเบียน, กำหนดเวลาในการดำเนินการ, การรักษาไฟล์อ้างอิง, การจัดทำกรณี, ระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับกรณี, การรักษาข้อมูลการวิเคราะห์เกี่ยวกับการอุทธรณ์ วิธีการที่กำหนดไว้ในข้อบังคับสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบการทำงานกับเอกสารใด ๆ ของบุคคล

การบรรยายที่ 2 การจัดสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน ภารกิจและหน้าที่ของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

รูปแบบองค์กรของการสนับสนุนเอกสาร (งานสำนักงาน)

บริการ DOE: วัตถุประสงค์และสถานที่ในโครงสร้างองค์กร

โครงสร้างทั่วไปของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในองค์กรระดับการจัดการต่างๆ

หน้าที่ของพนักงานสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

การปันส่วนการทำงานของคนงาน

ทางราชการและจำนวนบุคลากรของสถานศึกษาก่อนวัยเรียน

ระเบียบกิจกรรมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

1. การสนับสนุนด้านเอกสารเป็นหน้าที่การจัดการมีอยู่ในทุกองค์กร โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบองค์กรและกฎหมาย ลักษณะและเนื้อหาของกิจกรรม ความสามารถ และปัจจัยอื่นๆ ตามคำจำกัดความที่ประดิษฐานอยู่ใน GOST R 51141-98 เอกสารการจัดการเป็นสาขาของกิจกรรมที่ให้เอกสารและการจัดระเบียบการทำงานพร้อมเอกสารทางการ

เอกสารเป็นวิธีหลักในการแก้ไขและถ่ายโอนข้อมูลการจัดการและข้อมูลอื่น ๆ ในระบบการจัดการ และคุณภาพของการตัดสินใจที่ทำ และด้วยเหตุนี้ ประสิทธิผลของกิจกรรมของสถาบันจึงขึ้นอยู่กับว่าการทำงานร่วมกับเอกสารมีประสิทธิผลเพียงใด นั่นคือเหตุผลที่ในองค์กรใด ๆ สิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับองค์กรของบริการงานสำนักงานและเพื่อให้ได้องค์กรที่มีเหตุผลมากที่สุดในการทำงานกับเอกสาร

สำหรับสิ่งนี้ ก่อนอื่น จำเป็นต้องแก้ไขปัญหาต่อไปนี้ในระดับองค์กร:

การเลือกรูปแบบองค์กรที่เหมาะสมที่สุดของงานสำนักงาน

การพัฒนาโครงสร้างองค์กรและการทำงานของบริการงานสำนักงานและการเลือกชื่อเฉพาะ

การกำหนดหน้าที่ หน้าที่ สิทธิและความรับผิดชอบระหว่างแผนกโครงสร้างส่วนบุคคลของงานในสำนักงานและพนักงานและการรวมไว้ในเอกสารองค์กรและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

การปันส่วนแรงงานของพนักงานบริการงานสำนักงาน

การกำหนดองค์ประกอบเชิงตัวเลขและเป็นทางการของบริการงานสำนักงาน

การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานกับเอกสารและแก้ไขในคำแนะนำการทำงานของ Office

การจัดสถานที่ทำงานอย่างมีเหตุผลและการสร้างสภาพการทำงานที่เอื้ออำนวย

ปรับปรุงคุณสมบัติของพนักงานและวัฒนธรรมการทำงานด้านเอกสาร

คำถามแรก - การเลือกรูปแบบองค์กรที่เหมาะสมที่สุดของงานในสำนักงาน - ถูกตัดสินในขั้นตอนเริ่มต้นของการจัดระเบียบงานในสำนักงาน ในการแก้ปัญหานี้ เราควรดำเนินการจากข้อเท็จจริงที่ว่าในอดีตมีการจัดองค์กรงานสำนักงานสามรูปแบบหลัก ได้แก่ แบบรวมศูนย์ กระจายอำนาจ และแบบผสม

แบบฟอร์มรวมศูนย์เกี่ยวข้องกับการดำเนินการทั้งหมดสำหรับการประมวลผลเอกสาร (ตั้งแต่การรับเอกสารและการลงทะเบียนไปจนถึงการส่งเอกสาร การจัดทำกรณีและการจัดเก็บ) ในหน่วยเดียว - บริการงานสำนักงาน

รูปแบบการกระจายอำนาจของการจัดระเบียบงานสำนักงานเกี่ยวข้องกับการสร้างบริการการจัดการสำนักงานอิสระในแต่ละหน่วยโครงสร้างและปัจจุบันไม่ค่อยได้ใช้ รูปแบบการกระจายอำนาจของงานในสำนักงานนั้นใช้เฉพาะในองค์กรที่แยกย้ายกันไปตามภูมิศาสตร์ เช่นเดียวกับในแต่ละหน่วยงานที่ทำงานกับเอกสารเฉพาะ

กับเอกสารที่จำกัดการเข้าถึงซึ่งต้องแยกจากเอกสารงานเปิดสำนักงาน

รูปแบบที่หลากหลายของการจัดองค์กรของงานสำนักงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินการบางส่วนของสำนักงานในการให้บริการงานสำนักงาน ส่วนงานอื่นๆ ในแผนก ตามกฎแล้วบริการธุรการจะรับและส่งเอกสาร, การลงทะเบียน, การจัดระเบียบการหมุนเวียนเอกสาร, การควบคุมการดำเนินการของเอกสาร, ในขณะที่การสร้างและการดำเนินการของเอกสาร, การจัดระบบ, การก่อตัวของกรณีและการจัดเก็บ ดำเนินการในแผนกโครงสร้าง นอกจากนี้ ด้วยรูปแบบการทำงานที่หลากหลาย การดำเนินงานทางเทคโนโลยีเดียวกัน (เช่น การลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออก) สามารถดำเนินการได้ในบริการงานสำนักงานและในแผนกโครงสร้าง ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร เอกสารที่ส่งถึงผู้บริหารจะได้รับการจดทะเบียนในบริการงานสำนักงาน ซึ่งส่งถึงแผนกโครงสร้างในหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

องค์กรส่วนใหญ่ใช้รูปแบบการจัดองค์กรแบบผสมของงานสำนักงาน น้อยกว่า - แบบรวมศูนย์ แม้ว่าแน่นอนว่าแบบหลังมีข้อดีหลายประการ รูปแบบการจัดองค์กรแบบรวมศูนย์ของงานสำนักงานช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นการดำเนินการทางเทคนิคทั้งหมดสำหรับการประมวลผลเอกสารในแผนกหนึ่งโดยปล่อยให้แผนกโครงสร้างอื่น ๆ ทำงานเชิงสร้างสรรค์ด้วยเอกสารทำให้สามารถสร้างฐานข้อมูลเดียวสำหรับเอกสารทั้งหมดที่ได้รับและสร้างในองค์กร จึงเป็นการจัดหาเอกสารการค้นหาที่น่าเชื่อถือยิ่งขึ้น และด้วยเหตุนี้ จึงมีการอ้างอิงงานในเอกสาร แบบฟอร์มรวมศูนย์ช่วยลดหน่วยโครงสร้างจากความจำเป็นในการจัดทำเอกสารที่ดำเนินการเป็นกรณีและเก็บไว้เนื่องจากงานนี้ดำเนินการโดยบริการการจัดการสำนักงาน นอกจากนี้ แบบฟอร์มรวมศูนย์ทำให้สามารถใช้อุปกรณ์สำนักงานและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและครอบคลุมมากขึ้นเพื่อดำเนินการในสำนักงานเพื่อประมวลผลเอกสาร

โดยธรรมชาติแล้ว ด้วยรูปแบบที่รวมศูนย์ บริการงานในสำนักงานจะมีปริมาณงานมากกว่ารูปแบบผสม และสิ่งนี้ย่อมต้องการพนักงานจำนวนมากขึ้น และเนื่องจากทุกกรณีจะได้รับการประมวลผล ขึ้นรูป และเก็บไว้ในงานสำนักงาน บริการดังนั้นจึงมีสถานที่ให้บริการพิเศษจำนวนมากขึ้นสำหรับการประมวลผลเอกสารการขึ้นรูปและการจัดเก็บเอกสารสำคัญขององค์กรในปัจจุบัน ในเวลาเดียวกัน ควรระลึกไว้เสมอว่าการแนะนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สมัยใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เทคโนโลยีเครือข่ายสำหรับการประมวลผลเอกสาร ช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลเดียวของเอกสารขององค์กรและในรูปแบบผสมงานในสำนักงาน

รูปแบบการจัดองค์กรของงานสำนักงานที่เลือกไว้ส่วนใหญ่จะกำหนดเทคโนโลยีในการทำงานกับเอกสารซึ่งได้รับการแก้ไขในคำแนะนำสำหรับงานในสำนักงาน

2. สิ่งสำคัญที่ต้องเน้นย้ำว่าในสภาพปัจจุบันเมื่อการทำงานกับเอกสารการจัดการในหลายสถาบันขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หน้าที่ของงานในสำนักงานไม่ได้จำกัดอยู่แค่การจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ของสถาบัน บันทึกเอกสาร การควบคุม ของการดำเนินการและการจัดเก็บเอกสาร บริการจัดการสำนักงานเกี่ยวข้องโดยตรงในการกำหนดงานในการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศอัตโนมัติสำหรับการทำงานกับเอกสาร การให้การเข้าถึงข้อมูลและการปกป้องข้อมูล ในการปรับปรุงการทำงานกับเอกสาร

บริการงานสำนักงาน - การจัดการสำนักงาน, สำนักงาน, แผนกทั่วไป, สำนักเลขาธิการ, แผนกงานสำนักงาน - หน่วยโครงสร้างอิสระขององค์กร, สถาบัน, องค์กร (ต่อไปนี้จะเรียกว่าองค์กร) ทำหน้าที่สนับสนุนเอกสารของกิจกรรมการจัดการ (DOW) และผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงกับหัวหน้าองค์กร ชื่อเฉพาะของบริการงานสำนักงานจะถูกเลือกขึ้นอยู่กับประเภทองค์กร โครงสร้างองค์กร ลำดับชั้นขององค์กรปกครอง ขอบเขตของกิจกรรม และคุณสมบัติอื่นๆ ในองค์กรขนาดเล็ก หน้าที่ในสำนักงานมักดำเนินการโดยพนักงานคนเดียว

3. การเลือกชื่อเฉพาะสำหรับงานสำนักงานนั้นดำเนินการไปพร้อมกับการพัฒนาโครงสร้างองค์กรและการทำงานของบริการ State System for Management Documentation (GSDOU) มีคำแนะนำสำหรับการเลือกชื่อที่เหมาะสมที่สุดของบริการและโครงสร้าง

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานะขององค์กร เป้าหมาย งาน จำนวนหน่วยโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ บริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนมีชื่อรูปแบบองค์กร โครงสร้าง และองค์ประกอบอย่างเป็นทางการต่างๆ

สำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน องค์กรสร้าง:

การจัดการธุรกิจ;

สำนักงาน;

แผนกทั่วไป;

สถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนหรือแผนกสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (กระทรวง, แผนก) นี่คือการจัดการกิจการซึ่งตามกฎแล้วมีโครงสร้างที่ซับซ้อน ประกอบด้วย: สำนักเลขาธิการ, การตรวจสอบภายใต้รัฐมนตรี, สำนักเลขาธิการของวิทยาลัย, สำนักงาน

สำนักเลขาธิการ ประกอบด้วย งานเลี้ยงรับรองรัฐมนตรี สำนักเลขาธิการรัฐมนตรี ฝ่ายต้อนรับ และสำนักเลขาธิการรัฐมนตรีช่วยว่าการ สำนักเลขาธิการจัดเตรียมเอกสารสำหรับรายงานและจัดการงานพร้อมเอกสารที่ส่งให้ฝ่ายจัดการ

ตรวจตามรัฐมนตรี ควบคุมการดำเนินการเอกสารทางราชการ เอกสารทางปกครองของเจ้าหน้าที่ คำสั่งรัฐมนตรี

สำนักเลขาธิการ วิทยาลัยมีหน้าที่รับผิดชอบในการสนับสนุนด้านเทคนิคและเอกสารของการประชุมระดับวิทยาลัย

ศาลฎีกา ประกอบด้วยส่วนโครงสร้าง

ได้แก่ การสำรวจ สำนักติดต่อราชการ สำนักบัญชีและการลงทะเบียนเอกสาร กลุ่มควบคุม สำนักพิมพ์ดีดหรือศูนย์คอมพิวเตอร์สำหรับประมวลผลเอกสาร สำนักคัดลอกและทำซ้ำ โทรพิมพ์ เอกสารกลาง

ในสถานประกอบการต่างๆ - รัฐ ไม่ใช่รัฐ การวิจัย การออกแบบ วิศวกรรม สถาบันอุดมศึกษา - มีการสร้างแผนกสนับสนุนเอกสารหรือสำนักงาน พวกเขาอาจมีแผนกโครงสร้าง (ภาค, กลุ่ม) หรือการปฏิบัติงานเฉพาะด้านอาจมอบหมายให้นักแสดงเฉพาะ (นักแสดง)

ในสำนักงานหรือแผนกของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนมีการสร้างหน่วยงานที่ดำเนินการบัญชีและการลงทะเบียนเอกสาร การควบคุม การปรับปรุง ทำงานกับเอกสารและการแนะนำวิธีการทางเทคนิคการพิจารณาอุทธรณ์ของประชาชน อาจรวมถึงสำนักเลขาธิการ คณะสำรวจ สำนักพิมพ์ดีด สำนักคัดลอก หอจดหมายเหตุ

ในหน่วยงานบริหารของอำนาจ รัฐบาลท้องถิ่นสร้างแผนกทั่วไป โครงสร้างของแผนกทั่วไปรวมถึงแผนกต่างๆ เช่นเดียวกับสำนักงาน อย่างไรก็ตาม โครงสร้างจำเป็นต้องมีส่วนย่อย เช่น แผนกโปรโตคอล กลุ่มจดหมาย แผนกต้อนรับ ในแผนกโปรโตคอล เอกสารร่างถูกจัดทำขึ้นในนามของฝ่ายจัดการ เอกสารที่จัดทำในแผนกโครงสร้างจะถูกวิเคราะห์ พนักงานกำลังเตรียมการประชุมของฝ่ายจัดการ กลุ่ม (สำนัก, แผนก) ดำเนินงานด้วยการอุทธรณ์ของพลเมือง ห้องรับแขกรับประชาชนที่ยื่นข้อเสนอ ใบสมัคร ข้อร้องเรียนเกี่ยวกับลักษณะส่วนบุคคล

ควรพิจารณาข้อเท็จจริงเชิงบวกที่รวมอยู่ในโครงสร้างของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสาร หน่วยนี้สามารถเรียกว่าแผนกสำหรับการปรับปรุงงานด้วยเอกสารและการดำเนินการตามวิธีการทางเทคนิคหรือกลุ่ม (ภาค, สำนัก) สำหรับการปรับปรุงการทำงานกับเอกสาร

ในสำนักงานและในแผนกทั่วไป (แผนกของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน) เช่นเดียวกับหน่วยอิสระสามารถสร้างสำนักเลขาธิการซึ่งรวมถึงเลขานุการทั้งหมดของผู้นำขององค์กร

เงื่อนไขหลักสำหรับการสร้างบริการนี้โดยไม่คำนึงถึงชื่อซึ่งต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดมีดังนี้: "เอกสารสนับสนุนการจัดการในองค์กร สถาบันและองค์กรดำเนินการโดยบริการพิเศษที่ทำหน้าที่เป็นหน่วยโครงสร้างอิสระรอง ถึงหัวหน้าองค์กรโดยตรง”

ในกระทรวงและหน่วยงานต่างๆ - การจัดการธุรกิจ.การจัดการกิจการตามกฎรวมถึง: สำนักเลขาธิการ (แผนกต้อนรับ, สำนักเลขาธิการรัฐมนตรี, สำนักเลขาธิการรัฐมนตรีช่วยว่าการ, สำนักเลขาธิการวิทยาลัย, สำนักโปรโตคอล), การตรวจสอบภายใต้รัฐมนตรี (หัวหน้าแผนก), สถานฑูต (สำนักโต้ตอบของรัฐบาล , สำนักบัญชีและการลงทะเบียน, การสำรวจ, สำนักพิมพ์ดีด, สำนักคัดลอกและทำซ้ำ, โทรพิมพ์, ฯลฯ ), แผนกจดหมาย (ร้องเรียน), แผนกปรับปรุงงานด้วยเอกสารและการใช้วิธีการทางเทคนิค, เอกสารกลาง);

ที่องค์กร (สมาคม) ในการวิจัย การออกแบบ การออกแบบองค์กรและศูนย์คอมพิวเตอร์ สถาบันอุดมศึกษา และองค์กรอื่น ๆ - จาก กรณีการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหารหรือสำนักงานในของพวกเขา สารประกอบ,ตามกฎแล้วจะรวมถึง: ส่วนย่อยสำหรับการบัญชีและการลงทะเบียนของเอกสาร, การควบคุมการดำเนินการ, การปรับปรุงการทำงานกับเอกสารและการแนะนำวิธีการทางเทคนิค, การพิจารณาอุทธรณ์ของประชาชน, สำนักเลขาธิการ, การเดินทาง, สำนักพิมพ์ดีด, สำนักคัดลอก , ไฟล์เก็บถาวร;

ในหน่วยงานบริหาร (การบริหาร, ศาลากลาง, จังหวัด, ฯลฯ ) และเครื่องมือการจัดการขององค์กรสาธารณะ - แผนกสามัญ.แผนกทั่วไปประกอบด้วย: สำนักเลขาธิการ, สำนักงาน, กลุ่มควบคุม, กลุ่มโปรโตคอล, กลุ่มสำหรับการปรับปรุงการทำงานกับเอกสาร, กลุ่มจดหมาย (การร้องเรียน), สำนักพิมพ์ดีด, สำนักคัดลอก, เอกสารสำคัญ;

ในองค์กรที่ไม่มีบริการธุรการในโครงสร้าง หน้าที่ของมันถูกดำเนินการโดย เลขาผู้บริหาร,ในแผนกโครงสร้าง - เลขาฯหรือบุคคลอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมายเป็นพิเศษ

4. บริการงานสำนักงานแก้ไขงานหลักสองชุด:

จัดทำขั้นตอนแบบครบวงจรสำหรับการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการและการจัดระเบียบงานด้วยเอกสาร

การปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสาร

งานเผชิญหน้างานสำนักงานกำหนดหน้าที่ของมัน การทำให้แน่ใจว่าขั้นตอนที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการได้รับการแก้ไขโดยทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

การพัฒนาและออกแบบหัวจดหมายเพื่อให้แน่ใจว่ามีการผลิต

รับรองการผลิตเอกสาร การทำสำเนา และการทำสำเนาเอกสาร

ควบคุมคุณภาพของการจัดเตรียมและการดำเนินการของเอกสาร การปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการอนุมัติและการรับรองเอกสาร

งานจัดระเบียบงานกับเอกสารได้รับการแก้ไขโดยทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

การจัดตั้งขั้นตอนแบบครบวงจรสำหรับการส่งเอกสาร (การไหลของเอกสารของสถาบัน)

การประมวลผลการส่งต่อเอกสารขาเข้าและขาออก

การลงทะเบียนและการบัญชีของเอกสารขาเข้า ขาออก และภายในขององค์กร

ควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

การจัดระบบเอกสาร รับรองการจัดเก็บและนำไปใช้ในกิจกรรมการจัดการในภายหลัง

การจัดระเบียบการทำงานด้วยการอุทธรณ์ของพลเมือง

รับรองการปกป้องข้อมูลเอกสาร

งานปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสารประกอบด้วย:

การพัฒนาและการประมวลผลเอกสารเชิงบรรทัดฐาน, คำแนะนำ, ระเบียบวิธีสำหรับงานสำนักงาน (คำแนะนำสำหรับงานสำนักงาน, การตั้งชื่อของคดี, ฯลฯ );

คำแนะนำระเบียบวิธีและการควบคุมการปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานกับเอกสารในแผนกโครงสร้างขององค์กร

การพัฒนาวิชาชีพพนักงานของสถาบันคำแนะนำเกี่ยวกับการทำงานกับเอกสาร

ปรับปรุงเอกสารของสถาบัน ดำเนินการเกี่ยวกับการรวมเอกสาร พัฒนา Timesheet และ Album ของรูปแบบเอกสารที่ใช้ในกิจกรรมขององค์กร

การพัฒนาและการใช้รูปแบบและวิธีการใหม่ในการทำงานกับเอกสาร ปรับปรุงการไหลของเอกสารของสถาบัน เพิ่มวินัยของผู้บริหารเมื่อทำงานกับเอกสาร

กำหนดงานสำหรับการพัฒนาหรือปรับปรุงเทคโนโลยีสารสนเทศอัตโนมัติที่ใช้เมื่อทำงานกับเอกสาร

5. มาตรฐานแรงงานได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของการวิจัยและมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ซ้ำในการกำหนดต้นทุนแรงงานเฉพาะ

ตามวัตถุประสงค์ วัสดุที่ใช้ในการให้คะแนนแรงงานของพนักงานแบ่งออกเป็น:

มาตรฐานเวลา- ค่าใช้จ่ายด้านเวลาที่กำหนดสำหรับการปฏิบัติงานของหน่วยงานประเภทมาตรฐานหรือองค์ประกอบในเงื่อนไขขององค์กรและทางเทคนิคบางอย่าง

มาตรฐานจำนวนพนักงาน- จำนวนพนักงานที่มีการควบคุมของโครงสร้างวิชาชีพและคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่มีคุณภาพสูงของหน้าที่เฉพาะในเงื่อนไขขององค์กรและทางเทคนิคบางอย่าง

มาตรฐานการทำงานแบบรวมศูนย์- อัตราส่วนควบคุมของจำนวนพนักงานของอุปกรณ์การบริหารต่อจำนวนพนักงานทั้งหมดขององค์กรโดยหน้าที่การจัดการหรือโดยองค์กรโดยรวม

มาตรฐานการควบคุม- มาตรฐานสำหรับจำนวนผู้ใต้บังคับบัญชา (หรือเสิร์ฟ) ผู้ปฏิบัติงาน

มาตรฐานการบริการ- จำนวนพนักงานที่ได้รับการจัดการ (หรือบริการ) ที่ได้รับการควบคุม (ส่วนย่อย) ซึ่งภายใต้เงื่อนไขขององค์กรและทางเทคนิคบางอย่างจะต้องได้รับการจัดการ (หรือให้บริการ) โดยพนักงานหนึ่งคน

มาตรฐานอัตราส่วนจำนวนพนักงานประเภทต่างๆ- ค่าควบคุมที่ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการใช้งานที่ดีที่สุดของพนักงานที่ได้มาตรฐานตามระดับคุณสมบัติของพวกเขาในเงื่อนไขขององค์กรและทางเทคนิคบางอย่าง

งานมาตรฐาน- ขอบเขตของงานที่กำหนดขึ้นบนพื้นฐานของมาตรฐานเวลาที่ต้องทำโดยนักแสดงในช่วงระยะเวลาหนึ่งตามปฏิทินตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับคุณภาพของผลงาน

ตามขอบเขตการใช้งาน มาตรฐานแรงงานแบ่งออกเป็นภาคส่วน ภาคส่วน และระดับท้องถิ่น (นำไปใช้ในองค์กรแยกต่างหาก) มาตรฐานระหว่างภาคส่วนมีไว้สำหรับการควบคุมแรงงานของคนงานในวิชาชีพเดียวกันหรือเฉพาะทางที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามกระบวนการทางเทคโนโลยีที่เป็นเนื้อเดียวกันในองค์กรต่างๆ มาตรฐานเหล่านี้ได้รับการพัฒนาสำหรับกระบวนการทางเทคโนโลยีโดยทั่วไปที่สุดสำหรับงานประเภทเดียวกันที่มีสภาพการทำงานมาตรฐานและดังนั้นจึงเป็นหนึ่งเดียวกัน

ตัวอย่างเช่น สำหรับการปันส่วนงานของบุคลากรธุรการ บรรทัดฐานของเวลาสำหรับการทำงานเกี่ยวกับการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหารได้รับการพัฒนาและนำไปใช้ (M., 1995)

มาตรฐานเวลาขยายได้รับการออกแบบเพื่อดำเนินการเทคนิคแรงงานที่ซับซ้อนทางเทคโนโลยีและองค์กร (ปฏิบัติการ)

มาตรฐานที่ขยายสำหรับการปฏิบัติงานแต่ละอย่างคำนวณโดยใช้สูตร:

มาตรฐานต่างๆ อยู่บนพื้นฐานของมาตรฐานแรงงานที่กำหนดจำนวนและโครงสร้างของค่าใช้จ่ายด้านเวลาแรงงาน และเป็นเกณฑ์เปรียบเทียบที่ใช้เปรียบเทียบเวลาจริงเพื่อสร้างความสมเหตุสมผล เมื่อมีการใช้การปันส่วนแรงงาน:

บรรทัดฐานของเวลา

อัตราการผลิต

มาตรฐานการบริการ

บรรทัดฐานของประชากร

มาตรฐานการควบคุม

งานที่ได้มาตรฐาน

หากมาตรฐานเวลามีจุดมุ่งหมายเพื่อกำหนดอัตราเวลาสำหรับหน่วยของงานเป็นหลัก มาตรฐานการบริการ ตัวเลขดังกล่าวก็มุ่งหมายตามลำดับเพื่อคำนวณอัตราค่าบริการและจำนวนคนงานทั้งหมดที่ปฏิบัติงานจำนวนหนึ่งในระหว่างปีตามลำดับ .

เมื่อรวบรวมมาตรฐานเวลา จะมีการคำนวณบรรทัดฐานเวลาสำหรับการทำงานซ้ำ (งาน) แต่ละรายการ จากนั้นจึงกำหนดความเข้มของแรงงานของงานทั้งหมด - เป็นผลรวมของผลิตภัณฑ์ของความเข้มแรงงานในการปฏิบัติงานแต่ละงานตามจำนวน หลังจากนั้นจะกำหนดจำนวนพนักงาน

การบรรยายครั้งที่ 3 เจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน หน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงานในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน กรอบการกำกับดูแลองค์กรและเทคโนโลยีการสนับสนุนข้อมูลและเอกสารของกิจกรรมของสถาบัน

ฐานการกำกับดูแลและระเบียบวิธีสนับสนุนเอกสารของการจัดการ (DOU) - ชุดของกฎหมาย, กฎหมายกำกับดูแล, เอกสารระเบียบวิธี, มาตรฐานของรัฐที่ควบคุมเทคโนโลยีของการสร้าง, การประมวลผล, การจัดเก็บและการใช้เอกสารในกิจกรรมปัจจุบันขององค์กรเช่นกัน เป็นกิจกรรมการทำงานในสำนักงาน: โครงสร้าง หน้าที่ พนักงาน การสนับสนุนด้านเทคนิค และด้านอื่น ๆ

เอกสารระเบียบข้อบังคับและระเบียบวิธีสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนได้รับการพัฒนาโดยหน่วยงานภาครัฐและหน่วยงานบริหารต่างๆ ตามความสามารถ

ฐานการกำกับดูแลและระเบียบวิธีของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนประกอบด้วย:

การกระทำทางกฎหมายที่ออกโดยหน่วยงานสูงสุดของอำนาจรัฐและการบริหาร

การดำเนินการทางกฎหมายที่ออกโดยหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง: กระทรวง คณะกรรมการ หน่วยงานทั้งในระดับอุตสาหกรรมและระดับแผนก

การกระทำทางกฎหมายที่ออกโดยหน่วยงานด้านกฎหมายและผู้บริหารของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและหน่วยงานในอาณาเขตของตนซึ่งควบคุมปัญหาการทำงานในสำนักงาน

การกระทำทางกฎหมายที่มีลักษณะเป็นบรรทัดฐานและให้ความรู้ตลอดจนเอกสารระเบียบวิธีเกี่ยวกับเอกสารการจัดการที่ออกโดยฝ่ายบริหารขององค์กรและองค์กร

โดยไม่คำนึงถึงชื่อเฉพาะของบริการงานสำนักงานและโครงสร้างของบริการ พื้นฐานทางกฎหมายสำหรับกิจกรรมคือข้อกำหนดในการให้บริการและข้อกำหนดในส่วนโครงสร้างตลอดจนรายละเอียดงานของพนักงานซึ่งจำเป็นสำหรับแต่ละองค์กร เอกสารเหล่านี้รวบรวมการกำหนดหน้าที่ หน้าที่ สิทธิและความรับผิดชอบระหว่างหน่วยโครงสร้างส่วนบุคคลของสำนักงานและพนักงาน

ระเบียบการให้บริการสถานศึกษาก่อนวัยเรียน- นิติกรรมที่กำหนดตำแหน่งขององค์กรและทางกฎหมายของหน่วยงานในโครงสร้างของสถาบัน งาน หน้าที่ สิทธิ ความรับผิดชอบ ตลอดจนความสัมพันธ์กับหน่วยงานและสถาบันอื่น ๆ

รายละเอียดงาน- นิติกรรมที่กำหนดตำแหน่งองค์กรและทางกฎหมายของพนักงานในโครงสร้างของสถาบันและหน่วยงาน หน้าที่การงาน สิทธิ ความรับผิดชอบ และความสัมพันธ์กับพนักงานและแผนกอื่นๆ

ระเบียบการบริการงานสำนักงานและระเบียบว่าด้วยชิ้นส่วนโครงสร้าง หากมี หัวหน้าหน่วยงานเป็นผู้จัดทำโดยอาศัยผู้เชี่ยวชาญผู้ทรงคุณวุฒิซึ่งทราบดีทั้งงานของหน่วยงานและองค์กรโดยรวมแล้วได้รับความเห็นชอบ โดยหัว

หนึ่งในหน้าที่ของการบริการธุรการคือการเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานกับเอกสารและแก้ไขในคำแนะนำของธุรการ คำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงาน- กฎหมายว่าด้วยการจัดตั้งเทคโนโลยีสำหรับการสร้างหรือรับเอกสาร การประมวลผล การจัดเก็บและการใช้งานในกิจกรรมขององค์กร คำแนะนำสำหรับงานในสำนักงานกำหนดกฎเกณฑ์ที่เหมือนกันสำหรับการจัดทำเอกสารกิจกรรม การจัดลำดับขั้นตอนของเอกสาร การรักษาบันทึก การลงทะเบียน การตรวจสอบการดำเนินการของเอกสารและการจัดเก็บ คำแนะนำได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรและจำเป็นสำหรับพนักงานทุกคน

จุดประสงค์ของการสอนคือเพื่อปรับปรุงการทำงานกับเอกสาร ลดจำนวนและปรับปรุงคุณภาพของการเตรียมเอกสาร ปรับปรุงการไหลของเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพงานด้านการจัดการ

คำแนะนำสำหรับงานสำนักงานได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของข้อกำหนดของระบบสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการมาตรฐานของรัฐสำหรับเอกสาร กระทรวงและหน่วยงานต่าง ๆ พัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานตามแบบจำลองคำสั่งสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง คำแนะนำสะท้อนถึงทุกขั้นตอนของการทำงานกับเอกสารอย่างสม่ำเสมอตั้งแต่การสร้างหรือการรับไปจนถึงการดำเนินการ การส่งและ / หรือการส่งมอบไปยังที่เก็บถาวร

คำแนะนำควรรวมถึงหัวข้อ: บทบัญญัติทั่วไป; เอกสารกิจกรรม (ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์ม, การลงทะเบียนรายละเอียดของเอกสาร, การลงทะเบียนเอกสารบางประเภท); การจัดลำดับการไหลของเอกสาร (การประมวลผลเอกสารขาเข้าและขาออก การลงทะเบียนเอกสาร การควบคุมการดำเนินการของเอกสาร) องค์กรของการจัดเก็บเอกสาร (การร่างการตั้งชื่อของคดี, การก่อตัวและการดำเนินการของคดี, การโอนคดีไปยังที่จัดเก็บจดหมายเหตุ) นอกจากนี้ ขอแนะนำให้รวมในส่วนคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการผลิตเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ การจัดเก็บ การบัญชี และการใช้แบบฟอร์ม ตราประทับ แสตมป์ การใช้เครื่องโทรสารและอีเมล ถ่ายเอกสารและทำสำเนาเอกสารและอื่นๆ โครงสร้าง, ขั้นตอนการส่งเอกสาร, การปรากฏตัวของพื้นที่ทำงานที่แยกจากกัน, วิธีการทางเทคนิคที่ใช้, และปัจจัยอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของกิจกรรมของสถาบัน คำแนะนำสำหรับงานสำนักงานสามารถเสริมด้วยส่วนอื่น ๆ เช่น: การจัดทำเอกสารการทำงานของคณะวิทยาลัย (วิทยาลัย คณะกรรมการ สภาวิชาการ ฯลฯ ); การลงทะเบียนจดหมายที่ส่งไปต่างประเทศ ฯลฯ

ข้อบังคับของคำแนะนำนั้นเสริมด้วยภาคผนวก (ตัวอย่างหัวจดหมาย ; เอกสารประเภทหลัก ตัวแยกประเภท แบบฟอร์มการลงทะเบียน ฯลฯ)

เอกสารกำกับดูแลและระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนประกอบด้วย:

รายการเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บ (มาตรฐานและแผนก)

รายการทั่วไปที่พัฒนาโดยสถาบันเก็บถาวรกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาเอกสารสำหรับสถาบัน องค์กร และองค์กรส่วนใหญ่ บนพื้นฐานของรายการมาตรฐาน รายชื่อแผนกได้รับการพัฒนา ซึ่งรวมถึงรายการเอกสารขององค์กรและองค์กรต่างๆ ในระบบที่ครบถ้วนและเป็นระบบที่สุด

ระเบียบการให้บริการสถานศึกษาก่อนวัยเรียนได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของคนทั่วไปซึ่งมีชุดฟังก์ชันสูงสุด เมื่อมีการพัฒนากฎระเบียบส่วนบุคคล องค์ประกอบของงานและหน้าที่ของบริการจะถูกระบุ ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่แท้จริงของกิจกรรม ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชันการคาดการณ์การพัฒนาการสนับสนุนเอกสาร การรวมเอกสาร คำแนะนำระเบียบวิธีสำหรับการจัดตั้งสำนักงานในแผนกโครงสร้าง ฯลฯ สามารถเพิ่มลงในฟังก์ชันเทคโนโลยีมาตรฐานได้ สำหรับแผนกโครงสร้างอื่นๆ

รูปแบบตำแหน่งและโครงสร้างของข้อความถูกรวมเป็นหนึ่งเดียวใน USORD

หากส่วนย่อยไม่มีโครงสร้างภายในในรูปแบบของภาคส่วน แผนก กลุ่ม สำนัก ฯลฯ ส่วน "โครงสร้าง" จะไม่รวมอยู่ในบทบัญญัติ หากแผนกมีโครงสร้างภายใน จะมีการพัฒนากฎระเบียบที่เป็นอิสระสำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้าง

วรรคแรก "บทบัญญัติทั่วไป" กำหนดชื่อที่แน่นอนของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนซึ่งอยู่ในโครงสร้างองค์กรขององค์กรระดับความเป็นอิสระของบริการ พิจารณาสองสูตรของข้อนี้:

"สำนักงานเป็นหน่วยโครงสร้างอิสระของ JSC และรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไป"

"สำนักงานเป็นส่วนหนึ่งของแผนกทั่วไปของบริษัทร่วมทุนและอยู่ภายใต้การดูแลของหัวหน้า"

ในกรณีแรกความเป็นอิสระของสำนักงานจะได้รับการคุ้มครองในกรณีที่สอง - ค่าเสริม

นอกจากนี้ข้อบังคับระบุชื่อตำแหน่งของหัวหน้าฝ่ายบริการ - หัวหน้า, มรดก, ผู้จัดการ; ขั้นตอนการแต่งตั้งและให้พ้นจากตำแหน่ง ข้อกำหนดคุณสมบัติและอายุราชการ

ประเด็นต่อไปคือรายการเอกสารทางกฎหมาย คำสั่ง ข้อบังคับและคำแนะนำหลักที่สถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนได้รับคำแนะนำในการทำงาน ขั้นแรก เอกสารทางกฎหมายและระดับชาติ กฎเกณฑ์ระเบียบวิธีและเชิงบรรทัดฐานทางเทคนิคจะแสดงรายการ จากนั้น - เอกสารภายในองค์กรและการบริหาร

หากสำนักงานมีตราประทับ (ตราประทับ) ของตนเอง ข้อบังคับจะกำหนดคำอธิบาย เงื่อนไขในการจัดเก็บและการใช้งาน

ส่วน "งานหลัก" มีจุดมุ่งหมายเพื่อกำหนดเป้าหมายที่หน่วยต้องเผชิญ กล่าวคือ ปัญหาที่หน่วยต้องแก้ไข

ส่วน "ฟังก์ชัน" แสดงรายการประเภทของงานหรือกิจกรรมที่ดำเนินการโดยแผนกโดยพิจารณาจากงานที่เผชิญ

ในการดำเนินการตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายงานในสำนักงานจะได้รับสิทธิบางอย่างและสำหรับการไม่ปฏิบัติตาม มีหน้าที่รับผิดชอบตามที่กำหนดไว้ในข้อบังคับ

ส่วน "สิทธิ์" แสดงรายการการกระทำที่หน่วยซึ่งแสดงโดยหัวหน้าหน่วยต้องดำเนินการเพื่อให้เป็นไปตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย เมื่อวาดส่วนนี้ คุณต้องปฏิบัติตามกฎเดียวกันกับเมื่อร่างส่วนที่เกี่ยวข้องของรายละเอียดงาน (ดูด้านล่าง) แต่สัมพันธ์กับหน่วย

ส่วน "ความรับผิดชอบ" กำหนดประเภทของความรับผิดชอบที่หัวหน้าแผนกสามารถรับได้ในกรณีที่แผนกไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ สำนักงานจัดการบันทึกมีหน้าที่รับผิดชอบในการละเมิดขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานกับเอกสารในสถาบัน การสูญหายหรือความเสียหายของเอกสาร สำหรับการไม่ปฏิบัติตามความลับหรือระบบการรักษาความลับในการทำงานกับเอกสาร สำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำและ คำแนะนำของผู้บริหาร

ในกระบวนการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้ให้บริการงานสำนักงานนั้นจะมีปฏิสัมพันธ์กับฝ่ายบริหารของสถาบันหน่วยหน้าที่และบริการสนับสนุนและพนักงานแต่ละคนบริการจัดการสำนักงานขององค์กรแม่หน่วยงานเก็บถาวรการวิจัยหรือสถาบันอื่น ๆ องค์กรและการปรับปรุงการทำงานกับเอกสาร ส่วน "ความสัมพันธ์" ควบคุมข้อมูลและลิงค์เอกสารของหน่วยงาน เอกสารพื้นฐานที่สร้างหรือรับโดยเขา มีการระบุว่ามีการโต้ตอบกับหน่วยงานและองค์กรใดบ้าง ข้อมูลใดที่แผนกได้รับและนำเสนอ ความถี่และระยะเวลาในการส่งคำสั่งใดและพิจารณาความขัดแย้งที่เกิดขึ้นในการทำงานของแผนกโดยใคร

ในทำนองเดียวกัน บทบัญญัติว่าด้วย แผนกโครงสร้างของบริการจัดการสำนักงาน: ระเบียบเกี่ยวกับสำนักเลขาธิการ ระเบียบเกี่ยวกับสำนักโปรโตคอล ระเบียบว่าด้วยเอกสารสำคัญ ฯลฯ

ควบคู่ไปกับระเบียบว่าด้วยการบริการงานในสำนักงานและข้อกำหนดเกี่ยวกับตัวบุคคล หน่วยโครงสร้างสำหรับพนักงานแต่ละคนในสำนักงานมีการพัฒนารายละเอียดงาน รายละเอียดงานควบคุมสถานะองค์กรและกฎหมายของพนักงาน และกำหนดเงื่อนไขสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิภาพ พวกเขาทำให้สามารถประเมินกิจกรรมของพนักงานอย่างเป็นกลางและเป็นบรรทัดฐานสำหรับการใช้มาตรการการบริหารกับพนักงาน รายละเอียดงานทำให้สามารถนำหลักการพื้นฐานของการจัดองค์กรแรงงานอย่างมีเหตุผลไปใช้ - หลักการของการแบ่งงานและความร่วมมือด้านแรงงาน

ในการจัดทำรายละเอียดงานคุณภาพสูง จำเป็นต้องวิเคราะห์ประเภทของงานที่ดำเนินการโดยพนักงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งอย่างรอบคอบและลึกซึ้ง เพื่อสร้างคำอธิบายของตำแหน่งหรือสถานที่ทำงาน คำอธิบายโดยละเอียดของงานที่ทำทำให้คุณสามารถกำหนดชุดข้อกำหนดสำหรับตำแหน่งหรือสถานที่ทำงานเฉพาะ ข้อกำหนดสำหรับความรู้ที่พนักงานต้องมี ทักษะ ประสบการณ์ และอื่นๆ

ในการพัฒนาลักษณะงานสำหรับพนักงานออฟฟิศควรได้รับคำแนะนำจาก "ภาษีและคุณสมบัติคุณสมบัติของตำแหน่งพนักงาน" (อนุมัติโดยมติของกระทรวงแรงงาน หน่วยงานบริหาร "(จดหมายของกระทรวงแรงงานรัสเซียลงวันที่ 13 มีนาคม , พ.ศ. 2539 เลขที่ 482-BK) ถ้าพนักงานออฟฟิศจัดเป็นข้าราชการ ลักษณะภาษีและคุณสมบัติได้รับการตีพิมพ์เกือบทุกปีในรูปแบบของคู่มือคุณสมบัติของตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานอื่น ๆ (มอสโก: กระทรวงแรงงานของรัสเซีย, 2001)

ลักษณะภาษีและคุณสมบัติครอบคลุมหมวดหมู่หลักของผู้บริหาร - ผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ ผู้ปฏิบัติงานด้านเทคนิค และกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบงาน คุณสมบัติและข้อกำหนดด้านการศึกษา ความพร้อมของความรู้และทักษะพิเศษ

โครงสร้างโดยประมาณของข้อความรายละเอียดงานสำหรับพนักงานบริการงานสำนักงานมีอยู่ใน SSSOU: บทบัญญัติทั่วไปหน้าที่ของพนักงาน ความรับผิดชอบต่อหน้าที่; สิทธิของพนักงาน ความสัมพันธ์ (การเชื่อมต่อตามตำแหน่ง); ความรับผิดชอบของพนักงาน การประเมินผลการปฏิบัติงาน

ในกรณีของการอยู่ใต้บังคับบัญชาของบริการจัดการสำนักงานต่อหัวหน้าสถาบัน รายละเอียดของงานของพนักงานจะได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าสถาบันหรือรองหัวหน้าบุคลากร หากงานในสำนักงานเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาคนใดคนหนึ่ง

การบรรยายครั้งที่ 4 หลักการทั่วไปและพื้นฐานวิธีการขององค์กรของการไหลของเอกสารการสนับสนุนด้านข้อมูลและเอกสารซึ่งเป็นฟังก์ชันการจัดการบริการที่สำคัญที่สุด จำเป็นต้องมีองค์กรที่รอบคอบและรอบคอบ

ความเร็วในการรับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจขึ้นอยู่กับความชัดเจนและประสิทธิภาพของการประมวลผลและการเคลื่อนไหวของเอกสาร การประมวลผลเอกสารล่าช้า โดยเฉพาะเอกสารทางการเงิน อาจนำไปสู่ผลกระทบทางเศรษฐกิจในเชิงลบ ดังนั้นองค์กรที่มีเหตุผลของการไหลของเอกสาร ความเร็ว และความชัดเจนของการประมวลผลและการถ่ายโอนเอกสารเพื่อการดำเนินการจึงได้รับความสนใจอย่างมาก

“การเคลื่อนย้ายเอกสารในองค์กรตั้งแต่วินาทีที่สร้างหรือรับจนถึงการดำเนินการหรือส่งเสร็จสิ้น” 1 เรียกว่า โฟลว์เอกสาร

เอกสารทั้งหมดของสถาบันแบ่งออกเป็นสามโฟลว์เอกสาร

เอกสารขาเข้า (ขาเข้า);

เอกสารขาออก (ส่ง)

เอกสารภายใน

การไหลของเอกสารแต่ละอันมีลักษณะเฉพาะของตัวเองในแง่ของปริมาณ การประมวลผล และการเคลื่อนไหว

จำนวนเอกสารของโฟลว์ทั้งหมดต่อปีจะเป็นปริมาณเวิร์กโฟลว์ของสถาบัน ขนาดของเวิร์กโฟลว์มีความจำเป็นในการคำนวณจำนวนบุคลากรในสำนักงานที่ต้องการสำหรับการคำนวณประสิทธิภาพของการใช้เครื่องจักรและระบบอัตโนมัติในสำนักงาน โดยทั่วไปจะแสดงปริมาณงานของอุปกรณ์การจัดการทั้งหมดตั้งแต่ พนักงานทุกคนของเขาต้องจัดการกับเอกสาร

ในห่วงโซ่เทคโนโลยีของการประมวลผลและการเคลื่อนไหวของเอกสารสามารถแยกแยะขั้นตอนต่อไปนี้:

การรับและการประมวลผลเบื้องต้นของเอกสาร

การพิจารณาเบื้องต้นและการแจกจ่ายเอกสาร

การลงทะเบียน;

ควบคุมการดำเนินการ

ข้อมูลและงานอ้างอิง

การดำเนินการของเอกสารและการส่ง

ROS-รูปแบบ

สถาบันการศึกษาของรัฐ

การศึกษาระดับมืออาชีพที่สูงขึ้น

"ดอนสเตทเทคนิค

มหาวิทยาลัย "

ภาควิชา "วิทยาการเอกสารและการสื่อสารภาษา"

หลักสูตรการทำงาน

ตามระเบียบวินัย: "องค์กรและเทคโนโลยีของเอกสาร

การสนับสนุนการจัดการ "

ในหัวข้อ : มีประสบการณ์การจัดงานเอกสารต่างประเทศ

งานเสร็จ:

นักศึกษาชั้นปีที่ 3

GDU-32 กลุ่ม

วาซิเลนโก อนาสตาเซีย

Anatolievna

ตรวจสอบงานโดย:

วาโตลินา มารีน่า

Vladimirovna

วันที่เสร็จสมบูรณ์:

รอสตอฟ ออน ดอน

บทนำ ……………………………………………………………………………… ..3

1. ประสบการณ์ด้านมาตรฐานต่างประเทศ ……………………………………………… 4-11

1.1 ประวัติการก่อตั้งและพัฒนาองค์การระหว่างประเทศเพื่อมาตรฐาน …………………………………………………………… 4-5

1.2 สถานะปัจจุบันของมาตรฐานสากลในด้านการจัดการเอกสาร ……………………………………………………………… ..6-11

2. มีประสบการณ์งานด้านงานเอกสารต่างประเทศ …… 12-20

2.1 มีประสบการณ์ด้านเอกสารในสหภาพออสเตรเลีย ……………… .12-16

2.1.1 เครือจักรภพออสเตรเลีย ... 12-13

2.1.2 หอจดหมายเหตุเครือจักรภพ …………………………… ..14-16

2.1 มีประสบการณ์ด้านเอกสารในอิตาลี ……………………………… ... 17-20

3. การวิเคราะห์สถานะปัจจุบันของการจัดการเอกสารในรัสเซีย .. 21-27

สรุป ……………………………………………………………… ..28-29

รายชื่อแหล่งที่ใช้ …………………………………… 30

บทนำ

หัวข้อของหลักสูตรมีความเกี่ยวข้องเพราะจากการศึกษาประสบการณ์การจัดงานกับเอกสารในต่างประเทศเราสามารถติดตามแนวโน้มหลักในการพัฒนางานในสำนักงานและวิเคราะห์พวกเขาใช้นวัตกรรมเหล่านี้ในรัสเซีย

วัตถุประสงค์ของงานคือเพื่อวิเคราะห์ประสบการณ์การจัดงานเอกสารในต่างประเทศ

งาน:

ศึกษาประสบการณ์ต่างประเทศในการสร้างมาตรฐาน

วิเคราะห์ประสบการณ์การจัดงานเอกสารต่างประเทศ

วิเคราะห์สถานะปัจจุบันของการจัดการเอกสารในรัสเซีย

ในการเขียนคำศัพท์ที่ใช้:

ระเบียบ;

แหล่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต

วารสาร ("งานสำนักงาน", "ธุรกิจเลขานุการ")

วิธีการวิจัย ได้แก่ การวิเคราะห์เปรียบเทียบ ทางประวัติศาสตร์

1. ประสบการณ์ด้านมาตรฐานต่างประเทศ

1.1 ประวัติความเป็นมาของการก่อตั้งและการพัฒนาองค์การระหว่างประเทศเพื่อมาตรฐาน

มาตรฐานสากลคือชุดขององค์กรมาตรฐานสากลและผลิตภัณฑ์ของกิจกรรมของพวกเขา - มาตรฐาน คำแนะนำ รายงานทางเทคนิค และผลิตภัณฑ์ทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคอื่นๆ มีสามองค์กรดังกล่าว: องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน - ISO (ISO), คณะกรรมการไฟฟ้าระหว่างประเทศ - IEC (IEC), สหภาพโทรคมนาคมระหว่างประเทศ - ITU (ITU)

องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน (ISO) เป็นเครือข่ายระดับโลกที่กำหนดมาตรฐานที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานขององค์กรการค้า ภาครัฐ และสาธารณะ ก่อตั้งอย่างเป็นทางการเมื่อวันที่ 23 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2490

เป้าหมายหลักถูกกำหนดไว้ในกฎบัตร ISO: "... เพื่อส่งเสริมการพัฒนามาตรฐานในระดับโลกเพื่อให้แน่ใจว่าการแลกเปลี่ยนสินค้าระหว่างประเทศและความช่วยเหลือซึ่งกันและกันตลอดจนขยายความร่วมมือในด้านปัญญา วิทยาศาสตร์ เทคนิคและ กิจกรรมทางเศรษฐกิจ”

ISO รวบรวม 64 ประเทศ ISO เป็นองค์กรพัฒนาเอกชน: สมาชิกไม่ใช่ผู้แทนจากรัฐบาล เช่น ที่องค์การสหประชาชาติ อย่างไรก็ตาม ISO มีตำแหน่งพิเศษระหว่างองค์กรภาครัฐและเอกชน นั่นเป็นเพราะว่าสถาบันไอเอสโอหลายแห่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างของรัฐบาลในประเทศของตนหรืออยู่ภายใต้การปกครองของรัฐบาล ในทางกลับกัน สมาชิก ISO อื่น ๆ เป็นส่วนตัวโดยสมบูรณ์ สร้างขึ้นโดยสหภาพท้องถิ่นขององค์กรอุตสาหกรรม

ขนาดของกิจกรรมขององค์กรนั้นพิสูจน์ได้จากข้อเท็จจริงดังต่อไปนี้: ผู้เชี่ยวชาญมากกว่า 30,000 คนมีส่วนร่วมในงานด้านเทคนิค ซึ่งดำเนินการภายใต้กรอบของคณะกรรมการด้านเทคนิค 187 คณะ, คณะอนุกรรมการ 576 คณะ, คณะทำงาน 2057 คณะ มีการประชุมหน่วยงานด้านเทคนิคดังกล่าวมากกว่า 800 ครั้งในแต่ละปีทั่วโลก อุทยานแห่งมาตรฐาน ISO เกิน 14,000 หน่วย มีการเผยแพร่มาตรฐานใหม่และปรับปรุงมากกว่า 800 รายการทุกปี

มาตรฐานสากล ISO ไม่มีสถานะผูกพันสำหรับประเทศที่เข้าร่วมทั้งหมด ฝ่ายใดของโลกมีสิทธิที่จะปรับตัวหรือไม่ปรับตัวได้ การตัดสินใจใช้มาตรฐานสากลไอเอสโอนั้นส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับระดับการมีส่วนร่วมของประเทศในแผนกแรงงานระหว่างประเทศและสถานะการค้าต่างประเทศ ในระบบมาตรฐานของรัสเซีย ประมาณครึ่งหนึ่งของมาตรฐาน ISO สากลพบว่ามีการนำไปใช้

ดังนั้นงานหลักของมาตรฐานสากลคือการสร้างพื้นฐานระเบียบวิธีแบบครบวงจรในระดับสากลสำหรับการพัฒนาใหม่และการปรับปรุงระบบคุณภาพที่มีอยู่และการรับรอง

1.2 สถานะปัจจุบันของมาตรฐานสากลในด้านการจัดการเอกสาร

ในองค์กร ISO รวมถึงหน่วยงานกำกับดูแลและหน่วยงานทำงาน หน่วยงานปกครอง: สมัชชาใหญ่ (องค์สูงสุด), สภา, สำนักจัดการด้านเทคนิค คณะทำงาน - คณะกรรมการด้านเทคนิค (TC), คณะอนุกรรมการ, กลุ่มที่ปรึกษาด้านเทคนิค (TCG)

สมัชชาใหญ่คือกลุ่มของเจ้าหน้าที่และผู้แทนที่ได้รับการแต่งตั้งจากคณะกรรมการสมาชิก สมาชิกแต่ละคนมีสิทธิ์เป็นตัวแทนของผู้แทนสูงสุดสามคน แต่อาจมาพร้อมกับผู้สังเกตการณ์ สมาชิกที่สอดคล้องกันและสมาชิกสมาชิกมีส่วนร่วมในฐานะผู้สังเกตการณ์

สภากำกับดูแลงานของ ISO ระหว่างการประชุมสมัชชาใหญ่ คณะมนตรีมีสิทธิโดยไม่ต้องเรียกประชุมสมัชชาใหญ่ เพื่อส่งคำถามไปยังคณะกรรมการสมาชิกเพื่อขอคำปรึกษาหรือมอบหมายให้คณะกรรมการที่เป็นสมาชิกเป็นผู้ตัดสินใจ ในการประชุมของสภา การตัดสินใจจะทำโดยคะแนนเสียงข้างมากของคณะกรรมการ-สมาชิกของสภาที่เข้าร่วมประชุม ในช่วงเวลาระหว่างการประชุมและหากจำเป็น คณะมนตรีอาจตัดสินใจทางจดหมายโต้ตอบ

มีคณะกรรมการเจ็ดชุดภายใต้สภาไอเอสโอ: PLACO (สำนักเทคนิค), PROFCO (ความช่วยเหลือด้านระเบียบวิธีและข้อมูล); CASCO (คณะกรรมการประเมินความสอดคล้อง); INFCO (คณะกรรมการข้อมูลวิทยาศาสตร์และเทคนิค); DEVCO (คณะกรรมการให้ความช่วยเหลือประเทศกำลังพัฒนา); KOPOLKO (คณะกรรมการคุ้มครองผลประโยชน์ของผู้บริโภค); REMCO (คณะกรรมการวัสดุอ้างอิง)

PLACO (PLACO - คณะกรรมการวางแผน) จัดทำข้อเสนอสำหรับการวางแผนงานของ ISO เพื่อจัดระเบียบและประสานงานด้านเทคนิคของงาน ขอบเขตการทำงานของ PLACO รวมถึงการพิจารณาข้อเสนอสำหรับการจัดตั้งและการยุบคณะกรรมการด้านเทคนิค การกำหนดขอบเขตของมาตรฐานที่คณะกรรมการควรจัดการ

PROFCO มีหน้าที่ให้ความช่วยเหลือด้านระเบียบวิธีและข้อมูลแก่สภาไอเอสโอเกี่ยวกับหลักการและวิธีการพัฒนามาตรฐานสากล คณะกรรมการกำลังศึกษาหลักการพื้นฐานของการกำหนดมาตรฐานและเตรียมข้อเสนอแนะเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในด้านนี้ PROFCO ยังเกี่ยวข้องกับคำศัพท์และการจัดสัมมนาเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้มาตรฐานสากลเพื่อการพัฒนาการค้า

CASCO (CASCO - คณะกรรมการการประเมินความสอดคล้อง) เกี่ยวข้องกับการยืนยันความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ บริการ กระบวนการ และระบบคุณภาพตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ศึกษาการปฏิบัติของกิจกรรมนี้ และวิเคราะห์ข้อมูล คณะกรรมการพัฒนาแนวทางสำหรับการทดสอบและการประเมินความสอดคล้อง (การรับรอง) ของผลิตภัณฑ์ บริการ ระบบคุณภาพ การยืนยันความสามารถของห้องปฏิบัติการทดสอบและหน่วยรับรอง พื้นที่สำคัญของงาน CASCO คือการส่งเสริมการยอมรับซึ่งกันและกันและการนำระบบการรับรองระดับชาติและระดับภูมิภาคมาใช้ตลอดจนการใช้มาตรฐานสากลในด้านการทดสอบและยืนยันความสอดคล้อง CASCO ร่วมกับ IEC ได้จัดทำแนวทางการรับรองด้านต่างๆ ซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายในประเทศสมาชิก ISO และ IEC: หลักการที่กำหนดไว้ในเอกสารเหล่านี้ถูกนำมาพิจารณาในระบบการรับรองระดับชาติและยังใช้เป็นพื้นฐานสำหรับ ความตกลงว่าด้วยการประเมินความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวโยงกันทางการค้า - ความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจของประเทศในภูมิภาคต่างๆ

DEVCO (DEVCO - มุ่งมั่นในเรื่องประเทศกำลังพัฒนา) ศึกษาคำขอของประเทศกำลังพัฒนาในด้านมาตรฐานและพัฒนาข้อเสนอแนะเพื่อช่วยเหลือประเทศเหล่านี้ในพื้นที่นี้ หน้าที่หลักของ DEVCO: การจัดการอภิปรายในวงกว้างของมาตรฐานทุกด้านในประเทศกำลังพัฒนา การสร้างเงื่อนไขสำหรับการแลกเปลี่ยนประสบการณ์กับประเทศที่พัฒนาแล้ว การฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญในการสร้างมาตรฐานบนพื้นฐานของศูนย์ฝึกอบรมต่างๆในประเทศที่พัฒนาแล้ว อำนวยความสะดวกในการทัศนศึกษาของผู้เชี่ยวชาญจากองค์กรมาตรฐานในประเทศกำลังพัฒนา การจัดทำตำราสร้างมาตรฐานสำหรับประเทศกำลังพัฒนา กระตุ้นการพัฒนาความร่วมมือทวิภาคีระหว่างประเทศอุตสาหกรรมและประเทศกำลังพัฒนาในด้านมาตรฐานและมาตรวิทยา

COPOLCO (คณะกรรมการนโยบายผู้บริโภค) ศึกษาประเด็นในการสร้างความมั่นใจในผลประโยชน์ของผู้บริโภคและความเป็นไปได้ในการส่งเสริมสิ่งนี้ผ่านมาตรฐาน สรุปประสบการณ์การมีส่วนร่วมของผู้บริโภคในการสร้างมาตรฐานและจัดทำโปรแกรมเพื่อให้ความรู้ผู้บริโภคในด้านมาตรฐานและนำเสนอข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับมาตรฐานสากล สิ่งนี้อำนวยความสะดวกโดยการเผยแพร่รายการมาตรฐานสากลและระดับประเทศเป็นระยะรวมถึงแนวทางที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้บริโภค: "การทดสอบเปรียบเทียบสินค้าอุปโภคบริโภค", "ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าอุปโภคบริโภค", "การพัฒนาวิธีมาตรฐานในการวัดประสิทธิภาพของผู้บริโภค สินค้า" ฯลฯ

REMCO (REMCO - คณะกรรมการด้านวัสดุอ้างอิง) ให้ความช่วยเหลือด้านระเบียบวิธีวิจัยแก่ ISO โดยการพัฒนาแนวทางที่เหมาะสมในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับวัสดุอ้างอิง (มาตรฐานการวัด) ดังนั้นจึงได้จัดทำหนังสืออ้างอิงเกี่ยวกับวัสดุอ้างอิงและแนวทางปฏิบัติหลายประการ: "การอ้างอิงถึงวัสดุอ้างอิงในมาตรฐานสากล", "การรับรองเอกสารอ้างอิง หลักการทั่วไปและสถิติ ” ฯลฯ นอกจากนี้ REMCO ยังเป็นผู้ประสานงานกิจกรรม ISO เกี่ยวกับเอกสารอ้างอิงกับองค์กรมาตรวิทยาระหว่างประเทศโดยเฉพาะกับ OIML - องค์กรมาตรวิทยาทางกฎหมายระหว่างประเทศ

การพัฒนาบรรทัดฐานและมาตรฐานสากลในด้านข้อมูลและเอกสารใน ISO ได้รับมอบหมายให้เป็นคณะกรรมการด้านเทคนิคหมายเลข 46 "ข้อมูลและเอกสาร" ซึ่งมี 34 คณะกรรมการระดับชาติ - สมาชิก ISO มีส่วนร่วมรวมถึง Federal Agency for Technical Regulation และ มาตรวิทยาของรัสเซีย Rostekhregulirovanie

คณะกรรมการนี้เกี่ยวข้องกับการสร้างมาตรฐานในด้านกิจกรรมสารสนเทศ การเผยแพร่ กิจกรรมการทำดัชนีและนามธรรม กิจกรรมเชิงปฏิบัติของห้องสมุด ศูนย์เอกสารและข้อมูล หอจดหมายเหตุ

มีคณะอนุกรรมการ 4 คณะในโครงสร้าง: คณะอนุกรรมการที่ 4 “ความร่วมมือทางเทคนิค”; คณะอนุกรรมการหมายเลข 8 "คุณภาพ - สถิติและการประเมินประสิทธิภาพ"; คณะอนุกรรมการที่ 9 การระบุและคำอธิบาย; คณะอนุกรรมการที่ 11 หอจดหมายเหตุ / การจัดการบันทึก.

คณะอนุกรรมการหมายเลข 11 ที่สร้างขึ้นเพื่อพัฒนามาตรฐานในด้านงานสำนักงานและการเก็บถาวร พัฒนา 3 มาตรฐานสากล: สองส่วนของ ISO 15489-2001 "ข้อมูลและเอกสาร - การจัดการเอกสาร" (ISO 15489-2001, ข้อมูลและเอกสาร - การจัดการระเบียน) และส่วนแรกของ ISO 23081 ข้อมูลและเอกสาร - กระบวนการจัดการระเบียน - ข้อมูลเมตาสำหรับระเบียน - ส่วนที่ 1: หลักการ มาตรฐาน ISO 15489 ควบคุมการจัดการเอกสารในรูปแบบใดๆ และในสื่อใดๆ ที่สร้างและรับโดยองค์กรต่างๆ ในระหว่างการดำเนินกิจกรรม ส่วนที่สองของมาตรฐานครอบคลุมขั้นตอนการจัดการเอกสารขององค์กรตามหลักการที่ได้มาตรฐานในส่วนแรกของ ISO 15489-1: 2001 เอกสารนี้เป็นรายงานทางเทคนิคซึ่งตามกฎ ISO หมายถึงเอกสารข้อมูลและไม่มีสถานะของมาตรฐาน วัตถุประสงค์ของการพัฒนาคือการเสนอวิธีการที่เป็นไปได้วิธีหนึ่งสำหรับการนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้ ซึ่งสร้างขึ้นในองค์กรตามหลักการของส่วนแรกของ ISO 15489-1: 2001 วิธีการนี้อิงจากประสบการณ์ของออสเตรเลีย ในเวลาเดียวกัน ควรสังเกตว่าในระหว่างการอภิปรายในส่วนที่สองของ ISO 15489-1: 2001 ได้มีการเสนอข้อเสนอให้รวมตัวเลือกหลายวิธีสำหรับวิธีการในการนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้ในรายงานทางเทคนิค ความขัดแย้งที่เกี่ยวข้องกับลักษณะเฉพาะของการจัดการเอกสารและการจัดการเอกสารระดับชาติ แต่เนื่องจากความซับซ้อนและความแปรปรวนของวิธีการเหล่านี้ จึงตัดสินใจรวมรุ่นเดียวเท่านั้นในรายงานทางเทคนิค และอ้างอิงงานในการพัฒนาวิธีการที่จำเป็นในขอบเขตของกิจกรรมของหน่วยงานมาตรฐานแห่งชาติ เอกสารและการจัดการเอกสารสำคัญ

ดังนั้นในประเทศที่พัฒนาแล้วส่วนใหญ่ของโลก เมื่อมีการพัฒนามาตรฐานระดับชาติ จะมีการให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับส่วนแรกของ ISO 15489-1: 2001 ส่วนที่สองจะใช้เป็นส่วนเสริม (ชี้แจงข้อกำหนดหลายประการในส่วนแรก) เอกสาร.

มาตรฐาน ISO 23081 ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลเมตาดาต้าในกิจกรรมการจัดการ ประเภท หน้าที่เพื่อสนับสนุนกระบวนการจัดการและการเก็บบันทึก ตลอดจนการจัดการข้อมูลเมตา

ในเดือนมีนาคม 2548 ISO 22310 “ข้อมูลและเอกสารประกอบ ข้อกำหนดสำหรับการจัดการบันทึกในมาตรฐาน "(ISO / DIS 22310, ข้อมูลและเอกสาร - ข้อกำหนดสำหรับการจัดการบันทึก / เอกสารในมาตรฐาน)

คณะกรรมการด้านเทคนิคหมายเลข 46 ในกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับคณะกรรมการหมายเลข 154 "กระบวนการ องค์ประกอบข้อมูล และเอกสารในการค้า อุตสาหกรรม และการจัดการ" ซึ่งพัฒนามาตรฐานที่ใช้กันอย่างแพร่หลายเช่น ISO 8439-1990 "แบบฟอร์ม เลย์เอาต์พื้นฐาน "(ISO 8439: 1990, การออกแบบแบบฟอร์ม - เลย์เอาต์พื้นฐาน) และ ISO 8601-2000" องค์ประกอบข้อมูลและรูปแบบการแลกเปลี่ยน - การแลกเปลี่ยนข้อมูล - การแทนวันที่และเวลา "(ISO 8601: 2000, องค์ประกอบข้อมูลและรูปแบบการแลกเปลี่ยน - การแลกเปลี่ยนข้อมูล - การแสดงวันที่และเวลา)

ในบรรดามาตรฐานที่พัฒนาโดย TC No. 46 ควรสังเกตมาตรฐานสากล ISO 5127-2001 "ข้อมูลและเอกสาร - คำศัพท์" (ISO 5127: 2001 ข้อมูลและเอกสาร - คำศัพท์) ที่มีคำศัพท์พื้นฐานและแนวคิดที่ใช้ใน สาขางานพร้อมข้อมูลและเอกสารประกอบ ... มาตรฐานนี้ใช้ในการพัฒนามาตรฐานประยุกต์สำหรับวิทยาการสารสนเทศ ซึ่งรวมถึงบรรณารักษ์ การจัดการบันทึก และบันทึกการเก็บถาวร

มาตรฐานสากล ISO 2384-1977 "เอกสาร - การนำเสนองานแปล" (ISO 2384: 1977, เอกสาร - การนำเสนองานแปล) กำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการนำเสนองานแปลในรูปแบบมาตรฐาน ซึ่งทำให้การใช้งานง่ายขึ้นโดยผู้ใช้ประเภทต่างๆ

ในปี 2546 มาตรฐานสากล ISO 14416-2003 "ข้อมูลและเอกสารประกอบ - ข้อกำหนดสำหรับการผูกหนังสือ, วารสาร, สิ่งพิมพ์ต่อเนื่องและเอกสารกระดาษอื่น ๆ สำหรับใช้ในจดหมายเหตุและห้องสมุด - วิธีการและวัสดุ" (ISO 14416: 2003, ข้อมูลและเอกสารประกอบ - ข้อกำหนดสำหรับการผูกหนังสือ วารสาร สิ่งพิมพ์และเอกสารอื่น ๆ สำหรับการจัดเก็บถาวรและการใช้ห้องสมุด - วิธีการและวัสดุ)

จากข้างบนนี้สรุปได้ว่า ในปัจจุบัน ด้านการจัดการเอกสาร ได้มีการพัฒนามาตรฐานจำนวนเพียงพอ เพื่อให้สามารถกำกับดูแลการจัดการเอกสารในรูปแบบต่างๆ และบนสื่อใดๆ ที่สร้างและรับโดยหน่วยงานต่างๆ ในหลักสูตรได้ ของกิจกรรมของพวกเขา กำหนดกฎสำหรับการนำเสนอการแปลในรูปแบบมาตรฐาน ซึ่งทำให้ง่ายต่อการใช้งานโดยผู้ใช้ประเภทต่างๆ

2.1 มีประสบการณ์ด้านเอกสารในสหภาพออสเตรเลีย

2.1.1 เครือจักรภพออสเตรเลีย

ประสบการณ์ทั้งหมดของออสเตรเลียในด้านเอกสารการจัดการถือเป็นแก่นสารของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของผู้เชี่ยวชาญ

ระบบมาตรฐานของรัฐของสหภาพออสเตรเลียนั้นแสดงโดย Standards of Australia ซึ่งเป็นองค์กรที่ก่อตั้งขึ้นในปี 2465 กรอบการกำกับดูแลและระเบียบวิธีสำหรับการจัดการเอกสารของสหภาพออสเตรเลียนั้นค่อนข้างกว้างขวาง ค่อนข้างถูกต้องที่จะบอกว่าออสเตรเลียเป็นหนึ่งในผู้นำในภูมิภาคนี้ ตัวอย่างนี้คือมาตรฐานแห่งชาติ AS 4390-1996 ซึ่งใช้โดยองค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐานเป็นพื้นฐานสำหรับการพัฒนา ISO 15489: 2001 ซึ่งหมายความว่าแนะนำให้ทุกประเทศที่มีหน่วยงานมาตรฐานระดับชาติเป็นตัวแทน ISO เป็นข้อมูลอ้างอิงในการสร้างมาตรฐานระดับชาติที่สอดคล้องกัน

เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานที่ ISO มาตรฐานออสเตรเลียสนับสนุนคณะอนุกรรมการการจัดการเอกสารสำคัญ / บันทึกภายในคณะกรรมการด้านเทคนิคข้อมูลและเอกสาร จัดตั้งสำนักเลขาธิการ หลังมีหน้าที่รับผิดชอบในการพัฒนาและดำเนินการตามมาตรฐานสากลดังต่อไปนี้:

ISO 15489-1: 2001;

ISO 15489 / TR-2: 2001;

ISO 22310: 2006;

ISO / TS 23081-2: 2007

ในปี 2545 ออสเตรเลียได้นำมาตรฐานการจัดการเอกสารระดับชาติ ISO 15489: 2001 มาปรับใช้ - AS ISO 15489-2002 ได้รับการพัฒนาโดยคณะกรรมการจัดการบันทึก ซึ่งเป็นแผนกโครงสร้างของมาตรฐานออสเตรเลีย ต่อจากนั้น Australian Standards ยังได้จัดตั้งคณะกรรมการด้านเทคนิคการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการจัดการบันทึกเพื่อจัดเตรียมเอกสารประกอบสำหรับ AS ISO 15489-2002 เพื่อให้คำแนะนำในทางปฏิบัติสำหรับองค์กรตรวจสอบและตรวจสอบ

แม้ว่ามาตรฐาน AS ISO 15489-2002 ส่วนใหญ่จะทำซ้ำเนื้อหาของมาตรฐาน AS 4309-1996 แต่ก็มีความแตกต่างที่สำคัญหลายประการเกี่ยวกับคำศัพท์ โครงสร้าง และแนวทางที่ครอบคลุมปัญหาประเภทต่างๆ

มาตรฐาน AS ISO 15489-2002 ได้รับการพัฒนาและนำไปใช้เป็นมาตรฐานสากล และมีการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดบางประการเพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับบรรทัดฐานที่ยอมรับในแนวปฏิบัติสากล

AS 4390-1996 และมาตรฐานที่เกี่ยวข้องได้รับการแก้ไข ขยาย และปรับปรุงให้ทันสมัย จึงกลายเป็น AS ISO 15489-2002 ในขณะที่ AS 4390-1996 ประกอบด้วยหกส่วน AS ISO 15489-2002 มีสองส่วน (ตัวมาตรฐานเองและวัสดุเสริมทางเทคนิค) ดังนั้น ข้อมูลใน AS ISO 15489-2002 จึงแตกต่างอย่างมากจากข้อมูลที่นำเสนอใน AS 4390-1996 ซึ่งส่วนใหญ่เกิดจากความกระชับและรัดกุม หลังจากการตีพิมพ์ AS ISO 15489-2002 มาตรฐานของออสเตรเลียได้พยายามเน้นองค์ประกอบหลักของ AS 4390-1996 ที่ไม่รวมอยู่ในมาตรฐานใหม่ และเผยแพร่ในรูปแบบของภาคผนวก เพิ่มเติมจากกฎข้อบังคับและระเบียบวิธีปฏิบัติในปัจจุบัน องค์กรของการจัดการเอกสาร

ดังนั้นจึงควรเน้นย้ำว่าโลกาภิวัตน์ซึ่งเหนือสิ่งอื่นใดมีลักษณะเป็นมาตรฐานของกระบวนการทางเศรษฐกิจและเทคโนโลยี มีการตรวจสอบอย่างชัดเจนในด้านเอกสารการจัดการ ตัวอย่างที่โดดเด่นของสิ่งนี้คือการพัฒนาบนพื้นฐานของมาตรฐานแห่งชาติของสหภาพออสเตรเลีย AS 4390-1996 ของพระราชบัญญัติระเบียบวิธีเชิงบรรทัดฐานสากล ISO 15489: 2001 และการนำมาตรฐานที่แท้จริงมาใช้ในหลายประเทศซึ่งมีหน่วยงานมาตรฐานแห่งชาติ แสดงใน ISO

2.1.2 หอจดหมายเหตุเครือจักรภพ

หอจดหมายเหตุของสหภาพออสเตรเลียเป็นตัวแทนของเครือข่ายของหน่วยงานพิเศษที่รับผิดชอบไม่เพียงแค่การจัดเก็บเอกสารของหอจดหมายเหตุของประเทศเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการพัฒนากฎหมายและข้อบังคับในด้านการจัดเก็บ เครือข่ายนี้รวมถึงหอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลีย สมาคมนักเก็บเอกสารแห่งออสเตรเลีย และหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลาง

หอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลียก่อตั้งขึ้นในปี 2504 เมื่อสำนักงานหอจดหมายเหตุแห่งสหภาพแยกออกจากหอสมุดแห่งชาติออสเตรเลีย ในปี 1975 สถาบันได้เปลี่ยนชื่อเป็น Archives of Australia และในปี 1998 ก็ได้ชื่อปัจจุบัน

ในเวลาเดียวกัน สถานะของหอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลียก็เปลี่ยนไปเช่นกัน พระราชบัญญัติหอจดหมายเหตุ พ.ศ. 2526 ได้มอบหมายให้สถาบันต่างๆ ดูแลการเก็บรักษาเอกสารจากหน่วยงานราชการและสถาบันต่างๆ ในปี 2544 หอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลียกลายเป็นหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางภายใต้รัฐมนตรีว่าการกระทรวงวัฒนธรรมและกีฬา

ตำแหน่งหัวหน้าหอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลียมีชื่ออย่างเป็นทางการว่า “ซีอีโอ” สภาหอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลียจัดตั้งขึ้นตามมาตรา 10 (1) แห่งพระราชบัญญัติหอจดหมายเหตุ 1983 สภาประกอบด้วยสมาชิกวุฒิสภา สมาชิกสภาผู้แทนราษฎร และสมาชิกอีก 11 คน ซึ่งแต่งตั้งโดยรัฐมนตรีว่าการกระทรวงวัฒนธรรม และกีฬา

โครงสร้าง หอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลียประกอบด้วยห้าแผนก: การเข้าถึงและการสื่อสาร, บริการที่ปรึกษา, การประสานงานระดับชาติ, การจัดการและการเก็บรักษาเอกสาร, การจัดการข้อมูลของรัฐบาล ซึ่งแต่ละส่วนนำโดยรองผู้อำนวยการทั่วไป "

Australian Society of Archivists เป็นองค์กรสาธารณะที่ก่อตั้งขึ้นในปี 1975 เนื่องจากขาดบุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมในกลุ่มผู้จัดเก็บเอกสาร

หน้าที่ของ Australian Society of Archivists รวมถึง:

การศึกษาคุณสมบัติของเราเองซึ่งเกี่ยวข้องกับการดำเนินการฝึกอบรมและสัมมนาเฉพาะทาง

ช่วยเหลือในการจัดจัดเก็บเอกสารของกองทุนจดหมายเหตุของประเทศ ดูแลการใช้งานในลักษณะที่เหมาะสม

ความช่วยเหลืออย่างครอบคลุมในการดำเนินการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ในด้านจดหมายเหตุ

การเผยแพร่และการเผยแพร่ข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรเก็บถาวรของสหภาพออสเตรเลีย

การตัดสินใจเกี่ยวกับกิจกรรมปัจจุบันของ Australian Society of Archivists นั้นมอบหมายให้สภา ซึ่งสมาชิกจะได้รับเลือกจากการลงคะแนนภายใน

หน่วยงานของ Australian Society of Archivists เป็นกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งรวมถึง:

กลุ่มเป้าหมาย "จดหมายเหตุขององค์กร";

กลุ่มเป้าหมาย "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์";

กลุ่มเป้าหมาย “ปัญหาประชากรพื้นเมือง”;

กลุ่มเป้าหมาย "เอกสารสำคัญของผู้บริหารท้องถิ่น";

กลุ่มเป้าหมาย "จดหมายเหตุของโรงเรียน";

กลุ่มเป้าหมาย "จดหมายเหตุของมหาวิทยาลัย"

หอจดหมายเหตุแห่งรัฐวิกตอเรียก่อตั้งขึ้นโดยพระราชบัญญัติบันทึกสาธารณะ พ.ศ. 2516 สำหรับการคัดเลือก การเก็บรักษาระยะยาวและถาวร และการเก็บรักษาบันทึกของรัฐบาลของรัฐในระยะยาวและถาวร

หอจดหมายเหตุแห่งรัฐวิกตอเรียบริหารงานโดยกองวัฒนธรรมของนายกรัฐมนตรีและกรมคณะรัฐมนตรี

บันทึกของรัฐวิกตอเรียมีหน้าที่รับผิดชอบ:

จัดทำมาตรฐานควบคุมกระบวนการจัดทำเอกสารราชการ

ที่ปรึกษาตัวแทนหน่วยงานของรัฐในการดำเนินการตามบทบัญญัติของมาตรฐานในทางปฏิบัติ ดำเนินการฝึกอบรมและสัมมนา

การวิเคราะห์ไดอะแกรมโครงสร้างขององค์กรของ Archives Fund ของสหภาพออสเตรเลีย เราสามารถสรุปได้ว่าหน่วยงานเฉพาะทางเป็นการรวมกันขององค์กรของรัฐบาลกลาง องค์กรสาธารณะของรัฐบาลกลาง และองค์กรระดับรัฐของอาสาสมัคร และดำเนินการ "หน้าที่ triune":

ผู้พัฒนากฎหมายและระเบียบข้อบังคับในด้านการจัดเก็บ;

ผู้ตรวจสอบบัญชีซึ่งได้รับเรียกให้ติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดในทางปฏิบัติ

สภาพแวดล้อมทางการศึกษา

ดังนั้น สหภาพออสเตรเลียถือเป็นหนึ่งในสถานที่แรกในโลกในการพัฒนามาตรฐานในด้านงานสำนักงานและการเก็บถาวร มาตรฐานต่างๆ ที่นำมาใช้ในสหภาพออสเตรเลียกลายเป็นมาตรฐานสากล ดังนั้นจึงส่งผลกระทบอย่างแข็งขันต่อการพัฒนางานสำนักงานรอบ โลก.

2.2 มีประสบการณ์ด้านเอกสารในอิตาลี

งานสำนักงานในอิตาลีสมัยใหม่มีมาตั้งแต่ต้นศตวรรษที่ 19 ตั้งแต่สมัยที่รัฐอิตาลีอยู่ภายใต้การปกครองของนโปเลียนฝรั่งเศส รัฐบาลฝรั่งเศสปลูกฝังการจำแนกประเภทของเอกสารและระบบการลงทะเบียนในอิตาลีซึ่งคุณสมบัติหลักยังคงมีอยู่ในปัจจุบัน สิบสี่ปีหลังจากการก่อตั้งสาธารณรัฐอิตาลีซึ่งเกิดขึ้นในปี 2404 รัฐบาลเปิดในกรุงโรม - Archivio Centralle dello Stato(หอจดหมายเหตุของรัฐกลาง). หอจดหมายเหตุตั้งอยู่ในกรุงโรม มีเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานกลางของรัฐบาลอิตาลี นอกจากนี้ หอจดหมายเหตุยังควบคุมลำดับชั้นขององค์กรเก็บเอกสารของรัฐทั่วอิตาลี และสร้างโครงสร้างของการเก็บบันทึกทั่วประเทศ

อาจกล่าวได้ว่างานสำนักงานสมัยใหม่ในอิตาลีเริ่มต้นด้วยการตีพิมพ์พระราชกฤษฎีกา 1900 (เอกสารสรุปหลักการพื้นฐานของการทำงานของสำนักงานและสถาบันจดหมายเหตุของรัฐบาลของรัฐ) อย่างไรก็ตาม เฉพาะในปี พ.ศ. 2506 เท่านั้นที่มีการสร้างโครงสร้างของงานสำนักงานในรูปแบบที่มีอยู่อย่างเป็นทางการในปัจจุบัน ณ เวลานี้ D ออกมา ecreto del Presidente dello Republica(พระราชกฤษฎีกาของประธานาธิบดี) ซึ่งกำหนดข้อกำหนดขั้นพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บจดหมายเหตุและงานสำนักงานซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยยังคงใช้มาจนถึงทุกวันนี้ ลองพิจารณาสาระสำคัญของข้อกำหนดเหล่านี้

ระบบการลงทะเบียนของอิตาลีได้รับการสะกดในพระราชกฤษฎีกา 1900 และแตกต่างเพียงเล็กน้อยจากระบบยุโรปอื่น ๆ เอกสารแต่ละประเภทรวมกันเป็นหัวเรื่องหรือหัวข้อทั่วไป สอดคล้องกับเอกสารจำนวนหนึ่งในสมุดบันทึก ตามกฎแล้วจะมีการสร้างสมุดรายวันแยกต่างหากสำหรับเอกสารแต่ละประเภท เช่นเดียวกับระบบการลงทะเบียนส่วนใหญ่ เอกสารทุกฉบับที่ได้รับหรือสร้างขึ้นในสำนักงานจะต้องลงทะเบียนภาคบังคับในวารสาร เอกสารที่ลงทะเบียนจะมีหมายเลขตามลำดับ บันทึกเอกสารขาเข้าและขาออกจะถูกเก็บไว้ในวารสารแยกต่างหาก ข้อเท็จจริงของการลงทะเบียนเอกสารเป็นการยืนยันอย่างเป็นทางการ ไม่เพียงแต่การมีอยู่ของเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความถูกต้องด้วย

เมื่อลงทะเบียนเอกสารขาเข้าในวารสาร วันที่รับ ชื่อผู้ส่งและเรื่องของคดีจะถูกประทับตรา เมื่อลงทะเบียนเอกสารขาออกจะระบุวันที่สร้างผู้รับและเรื่องของคดี นอกจากนี้ เอกสารทั้งหมดยังลงทะเบียนในวารสารของสำนักงานที่ได้รับ

สำนักงานในยุโรปมักใช้รูปแบบการจำแนกกรณีมาตรฐานบางประเภทร่วมกับการลงทะเบียน และอิตาลีก็ไม่มีข้อยกเว้น พระราชกฤษฎีกา 1900 ได้แนะนำ "การจำแนกอย่างเป็นระบบตามอาณัติ (คณะกรรมการ)" ระบบมาตรฐานนี้จัดทำขึ้นสำหรับหัวข้อทั้งทั่วไปและเฉพาะที่เป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินธุรกิจในกระทรวงของรัฐบาล

หมวดหมู่ของคดีทั่วไปทำให้สามารถจำแนกเอกสารการบริหารงานทั่วไปของกระทรวงทั้งหมดหรือเกือบทั้งหมด (เช่น ตัวอย่างเช่น ไฟล์ส่วนบุคคล) ในขณะที่หมวดหมู่พิเศษสะท้อนถึงความต้องการของกระทรวงเฉพาะ เนื่องจากกิจกรรมเฉพาะของกระทรวง หมวดหมู่หัวเรื่องต่างๆ ประกอบขึ้นเป็นลำดับชั้นของคลาสและคลาสย่อย ซึ่งแต่ละหมวดหมู่มีการกำหนดรหัสตัวอักษรและตัวเลขเป็นของตัวเอง ระบบที่คล้ายกันนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในอเมริกาเหนือ

นอกจากวารสารที่กล่าวข้างต้นแล้ว สภานิติบัญญัติของอิตาลียังใช้วารสารการขึ้นทะเบียนประเภทพิเศษที่เรียกว่า นักข่าว... วารสารเหล่านี้เป็นรายการของทุกกรณีในแต่ละวิชา ดัชนีไปยังวารสารประกอบด้วยวารสารการลงทะเบียนสองฉบับพร้อมรายชื่อบุคคลที่สร้าง ส่ง หรือรับเอกสารตามลำดับตัวอักษร ในขณะที่วารสารที่สามประกอบด้วยดัชนีหัวเรื่องของเอกสารที่ลงทะเบียน

เอกสารที่หลุดออกจากการใช้งานจะถูกย้ายจากหน่วยงานรัฐบาลอิตาลีไปยัง "คลังเก็บถาวร" ที่เรียกว่า "คลังเก็บระดับกลาง" ซึ่งเป็นระบบจัดเก็บข้อมูลระดับชาติที่ซับซ้อน ปีละครั้ง เอกสารจากหอจดหมายเหตุภายในแผนกจะถูกส่งไปยังหอจดหมายเหตุซึ่งจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 40 ปีนับจากวันที่ได้รับ หลังจากช่วงเวลานี้ เอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์จะถูกโอนไปยังที่จัดเก็บถาวรที่เหมาะสม และเอกสารที่เหลือทั้งหมดจะถูกทำลาย

พระราชกฤษฎีกาประธานาธิบดี พ.ศ. 2506 ซึ่งได้กล่าวถึงข้างต้น ได้กำหนดเงื่อนไขการจัดเก็บเอกสารสำคัญสำหรับเอกสารราชการทุกประเภท รวมทั้งเอกสารของรัฐบาล จังหวัด และจังหวัด ตลอดจนเทศบาล

ตามที่ระบุไว้ Central Archives Office ในกรุงโรมจัดการเครือข่ายของรัฐบาลของสถาบันจดหมายเหตุ ซึ่งรวมถึงหอจดหมายเหตุกลางแห่งรัฐ หน่วยงานกำกับดูแลหอจดหมายเหตุ หอจดหมายเหตุระดับภูมิภาคสำหรับแต่ละเขตและจังหวัด และองค์กรอื่นๆ

หน่วยงานกำกับดูแลจดหมายเหตุทำงานโดยไม่ขึ้นกับเอกสารสำคัญของรัฐและแก้ไขปัญหาในระดับภูมิภาคที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่บุคคลหรือองค์กรเป็นเจ้าของ

ดังนั้นงานสำนักงานในอิตาลีจึงเริ่มพัฒนาช้า รัฐบาลฝรั่งเศสมีอิทธิพลอย่างมากในด้านต่างๆ เช่น การจำแนกเอกสารและระบบการลงทะเบียน วันนี้ระบบสำนักงานของอิตาลีไม่แตกต่างจากระบบอื่นของยุโรปมากนัก

3. การวิเคราะห์สถานะปัจจุบันของการจัดการเอกสารในรัสเซีย

ปัจจุบันกฎระเบียบของเอกสารการจัดองค์กรและเทคโนโลยีการสนับสนุนเอกสารของการจัดการดำเนินการในหลายทิศทาง: กฎระเบียบทางกฎหมาย, มาตรฐาน, การพัฒนาเอกสารเชิงบรรทัดฐานและเชิงบรรทัดฐานระเบียบวิธีของการดำเนินการระดับชาติ

กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียมีความสำคัญทางกฎหมายสูงสุด

กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย "เกี่ยวกับข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และการปกป้องข้อมูล" มีหน้าที่ในการจัดทำเอกสารข้อมูล กำหนดเงื่อนไขจำนวนหนึ่ง (ข้อมูล การให้ข้อมูล แหล่งข้อมูล ข้อมูลที่เป็นเอกสาร ฯลฯ ) ความสัมพันธ์ที่ตกลงกันซึ่งเกิดขึ้นจากการสร้าง และการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศการจัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นต่อหน่วยงานของรัฐ

เอกสารบังคับยังกล่าวถึงในกฎหมายอื่นๆ ดังนั้นประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียจึงกำหนดพื้นฐานทางกฎหมายไม่เพียง แต่สำหรับกิจกรรมของนิติบุคคลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเอกสารประกอบด้วย บทความจำนวนหนึ่งกำหนดข้อกำหนดสำหรับองค์ประกอบของข้อมูล (เนื้อหา) ของเอกสารและการออกแบบ ดังนั้นอาร์ท 52 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียมีข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาของกฎบัตรและข้อตกลงที่เป็นส่วนประกอบบนพื้นฐานของการที่นิติบุคคลดำเนินการ ศิลปะ. 185 และ 186 กำหนดรายละเอียดของเอกสารดังกล่าวเป็นหนังสือมอบอำนาจ ในเซนต์ 878 แบบฟอร์มการตรวจสอบที่กำหนด ฯลฯ

กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียในกองทุนจดหมายเหตุของสหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารสำคัญที่จัดตั้งขึ้นว่ากองทุนจดหมายเหตุของสหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงเอกสารที่ตั้งอยู่ในอาณาเขตของตนโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของขององค์กรที่พวกเขาก่อตั้งขึ้น ดังนั้นเอกสารจำนวนมากของสถาบัน องค์กร และองค์กรต่างๆ หลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง จะต้องถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของรัฐเพื่อจัดเก็บในลักษณะที่กำหนดโดยเอกสารกำกับดูแล

นิติบัญญัติของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดข้อกำหนดสำหรับเอกสารที่ส่งโดยใช้วิธีการสื่อสารต่างๆ (จดหมาย, โทรเลข, โทรสารและข้อความอิเล็กทรอนิกส์) ข้อกำหนดสำหรับการปกป้องข้อมูลในขั้นตอนต่าง ๆ ของการสร้างและการจัดเก็บทำให้เอกสารเป็นทางการ (บังคับใช้กฎหมาย) . พวกเขายังมีพื้นฐานสำหรับการควบคุมกระบวนการข้อมูล กฎหมายกำหนดสิทธิ์ความเป็นเจ้าของในเอกสารแต่ละฉบับและอาร์เรย์ของเอกสาร ประเภทของข้อมูลตามระดับการเข้าถึง

การกระทำทางกฎหมายจำนวนหนึ่งมีบรรทัดฐานที่ต้องนำมาพิจารณาในการจัดทำและดำเนินการเอกสารการจัดการ การกระทำดังกล่าวรวมถึง ตัวอย่างเช่น กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย "ในเครื่องหมายการค้า เครื่องหมายบริการ และชื่อแหล่งกำเนิดสินค้า" ซึ่งกำหนดขั้นตอนการลงทะเบียนตราสัญลักษณ์ขององค์กรที่วางอยู่บนหัวจดหมาย พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย "ในการปรับปรุงการผลิต การใช้ การจัดเก็บและการทำลายซีลและรูปแบบด้วยการทำสำเนาตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย" ฯลฯ

ปัจจุบัน GSDOU ดำเนินการตามโครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลาง - ระบบระเบียบที่กำหนดกฎพื้นฐานสำหรับการทำงานกับเอกสารในองค์กร ระบบมุ่งเน้นไปที่โครงสร้างเชิงพาณิชย์เช่นกัน ประกอบด้วยสองส่วน: เชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธี ในส่วนเชิงบรรทัดฐานงานหลักและหน้าที่กฎระเบียบทางกฎหมายของกิจกรรมของบริการสนับสนุนเอกสารในองค์กรกำหนดโครงสร้างโดยประมาณ ขั้นตอนการเตรียมและการดำเนินการของเอกสาร ทุกขั้นตอนของการทำงานกับพวกเขา: การจัดส่ง, ทาง, การประมวลผล, การบัญชี, การลงทะเบียน, การควบคุมการดำเนินการ, ข้อมูลและงานอ้างอิง, การจัดเก็บเอกสาร, ค้นหาเอกสารและข้อมูล; การปกป้องระบบการสืบค้นข้อมูล การเตรียมเอกสารสำหรับการเก็บถาวร ขั้นตอนการตรวจสอบมูลค่าเอกสาร องค์กรการจัดเก็บเอกสาร เป็นเอกสารอัตโนมัติที่ซับซ้อนเพียงชุดเดียวโดยอิงจากโปรแกรมแก้ไขข้อความสมัยใหม่ การจัดการเอกสารอัตโนมัติ (รวมถึงอีเมล) ฐานข้อมูล และการจัดเก็บอัตโนมัติและการใช้เอกสาร (รวมถึงระบบการตั้งชื่อกรณีอัตโนมัติ สินค้าคงคลังเคส ฯลฯ)

GOST R 6.30-2003 USD ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร

มาตรฐานนี้ใช้กับ "เอกสารขององค์กรและการบริหารที่เกี่ยวข้องกับระบบ Unified System of Organizational and Administrative Documentation (USORD) - กฤษฎีกา คำสั่ง คำสั่ง การตัดสินใจ โปรโตคอล การกระทำ จดหมาย ฯลฯ ที่ใช้ในกิจกรรม:

หน่วยงานของรัฐบาลกลางของอำนาจรัฐ, หน่วยงานของอำนาจรัฐของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งพร้อมกับรัสเซียเป็นภาษาของรัฐมีหน่วยงานปกครองตนเองในท้องถิ่น

องค์กร องค์กร และสมาคม โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบองค์กรและกฎหมาย "

ปัจจุบันในสาขาสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนสามารถแยกแยะปัญหาและวิธีแก้ปัญหาหลายประการได้ มีความจำเป็นต้องแนะนำกฎหมายว่าด้วยเอกสาร

บทบาทพื้นฐานในการแก้ปัญหาของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนควรเล่นโดยกฎหมายว่าด้วยเอกสารของสหพันธรัฐรัสเซีย กฎหมายจะทำให้สามารถควบคุมหลักการทั่วไปและบทบัญญัติที่สำคัญที่สุดของเอกสารรวมถึงภาระผูกพันในการจัดทำเอกสารกิจกรรมของทุกองค์กรรูปแบบและวิธีการของเอกสารเอกสารอิเล็กทรอนิกส์การแลกเปลี่ยนเอกสารข้อมูลเพื่อตอบสนองความต้องการเอกสาร ของนิติบุคคล มาตรการรับผิดชอบต่อการละเมิด กฎหมายควรกลายเป็นกรอบการกำกับดูแลขั้นพื้นฐานที่ไม่เพียงแต่จะแก้ปัญหาความขัดแย้งมากมายของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น แต่ยังกำหนดทิศทางและแนวโน้มเพิ่มเติมสำหรับการพัฒนาระบบอัตโนมัติของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในระดับหนึ่ง การตรากฎหมายสารคดีเป็นภารกิจสำคัญสำหรับอนาคตอันใกล้นี้ เพื่อให้เกิดความสามัคคี จำเป็นต้องพัฒนามาตรฐานใหม่

การแก้ปัญหาทางเทคโนโลยีของเอกสารได้รับการอำนวยความสะดวกโดย VNIIDAD ที่พัฒนาแล้วและได้รับการอนุมัติโดยมาตรฐานแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย GOST 6.30-2003 "USD ระบบ OSD ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร" มาตรฐานที่นำเสนอข้อกำหนดสำหรับการรวมองค์ประกอบของเอกสารช่วยอำนวยความสะดวกอย่างมากในการสร้างกระบวนการมาตรฐานที่เป็นหนึ่งเดียวและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันของเอกสารทั้งแบบดั้งเดิมและแบบอัตโนมัติ การจัดเก็บและการส่งข้อมูลที่เป็นเอกสาร การพัฒนาและบำรุงรักษา (อัปเดต) ที่ตามมาของข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคมทั้งหมดของรัสเซีย แบบฟอร์มเอกสารการจัดการในระดับหน่วยงาน องค์กร และองค์กร มาดูประสบการณ์ของประเทศอื่นๆ สหรัฐอเมริกามีพระราชบัญญัติการจัดการบันทึกของรัฐบาลกลางมาตั้งแต่ปี 2519 คำว่า "การจัดการเอกสาร" หมายถึงการวางแผน การควบคุม ทิศทาง องค์กร การฝึกอบรม การส่งเสริมการขาย และกิจกรรมการบริหารและการจัดการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสร้างเอกสาร การจัดเก็บ การใช้และความสามารถในการกำจัดเอกสาร ในปี 1980 - มีการใช้ "กฎหมายว่าด้วยการลดการทำงานกับเอกสาร" โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างพื้นฐานทางกฎหมายแบบครบวงจรในด้านกิจกรรมการบริหารนี้ ระบบหอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกามีหน่วยงานที่มีอำนาจซึ่งรับผิดชอบการจัดการบันทึก ให้เรายกตัวอย่างของยุโรปที่ใกล้ชิดกับเรามากขึ้น

อังกฤษ: มีโครงการของรัฐบาลในการปรับปรุงการจัดการบันทึกตั้งแต่ปี 1985 มีแผนกธุรการแห่งที่สองภายใต้คณะรัฐมนตรีซึ่งร่วมกับหอจดหมายเหตุแห่งบริเตนใหญ่ด้วยการสนับสนุนทางการเงินที่เหมาะสมจากรัฐบาล เกี่ยวข้องกับประเด็นของการจัดการเอกสารในระดับเทคนิคและเทคโนโลยีที่ทันสมัย ในประเทศเยอรมนีดังที่เราทราบสหพันธ์ได้รับการยกระดับให้เป็นหลักการของโครงสร้างของรัฐเมื่อวันที่ 21 มิถุนายน 2538 รัฐบาลได้อนุมัติระบบงานสำนักงานแบบรวมศูนย์ตามกฎทั่วไปของคำสั่งงานของกระทรวงสหพันธรัฐ ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารและผู้จัดเก็บเอกสารชาวเยอรมันถือว่าข้อเท็จจริงนี้เป็นชัยชนะอันยิ่งใหญ่ของพวกเขา ซึ่งต้องใช้ความพยายามระยะยาวของพนักงานและผู้นำของ Bundesarchive นอกจากนี้ พระราชบัญญัตินี้ไม่ใช่กฎหมายแรกในประวัติศาสตร์ของเยอรมนี ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2469 ได้มีการบังคับใช้ "กฎหมายจักรวรรดิว่าด้วยขั้นตอนทั่วไปสำหรับงานสำนักงาน" และในปี พ.ศ. 2501 ได้มีการสร้าง "กฎหมายว่าด้วยขั้นตอนทั่วไปสำหรับการทำงานของกระทรวงสหพันธรัฐ" เป็นที่น่าสนใจว่าผู้พัฒนาระบบงานสำนักงานสมัยใหม่ในกระทรวงสหพันธรัฐของสหพันธ์สาธารณรัฐเยอรมนีได้กำหนดภารกิจหลักประการหนึ่งในการสร้างระบบการตั้งชื่อแบบครบวงจรของกิจการของกระทรวงสหพันธรัฐและต่อต้านการล่อลวงที่จะละทิ้งแผนการจัดระบบที่เข้มงวดสำหรับการจัดกลุ่ม และการเข้ารหัสเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สมัยใหม่ รายการนี้สามารถดำเนินการต่อด้วยตัวอย่างอื่นๆ จากกฎหมาย เช่น สาธารณรัฐเช็ก ซึ่งกฎหมายว่าด้วยจดหมายเหตุ 1994/1997-2002 ภาระผูกพันของทุกองค์กรโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของในการจัดเก็บเอกสารเพื่อดูแลการบัญชีและการจัดเก็บมีการบันทึกไว้อย่างชัดเจน บรรทัดฐานที่คล้ายคลึงกันได้รับการบันทึกไว้ในกฎหมายที่คล้ายคลึงกันของเบลารุสและประเทศอื่น ๆ เรายังระลึกถึงประสบการณ์ในออสเตรเลียที่นำมาตรฐานการจัดการบันทึกแห่งชาติมาใช้เป็นครั้งแรกในโลกในปี พ.ศ. 2539 ซึ่งมีคำแนะนำสำหรับการทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษแบบดั้งเดิมและกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่

ปัญหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับปัญหาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบอัตโนมัติของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน ในปัจจุบัน บริษัทต่างๆ ได้พัฒนาและดำเนินการระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติ (ASUD) เป็นจำนวนมาก โดยมีแนวทางเฉพาะและวิธีการดำเนินการด้านการสื่อสารด้วยคอมพิวเตอร์ น่าเสียดายที่ไม่มีคำศัพท์เฉพาะในการพัฒนาเหล่านี้ ผลิตภัณฑ์ของบริษัทของนักพัฒนามีชื่อเช่น: ระบบอัตโนมัติโฟลว์เอกสาร, ระบบอัตโนมัติในสำนักงานคอมพิวเตอร์และโฟลว์เอกสาร, ระบบการจัดการสำนักงาน, ระบบการจัดการเอกสารแบบกระจาย, เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ ความหลากหลายในชื่อของระบบที่พัฒนาและพัฒนาแล้วเท่านั้นที่บ่งชี้ว่าวันนี้ตลาดข้อมูลนี้ยังไม่ได้เป็นรูปเป็นร่างเป็นส่วนที่เป็นอิสระและในหลายกรณีผลิตภัณฑ์ ASUD ปรากฏเป็นการพัฒนาที่มาพร้อมกับ- ผลิตภัณฑ์เมื่อแก้ปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้นอื่นๆ อย่างไรก็ตาม จำนวนของ ASUD กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว

เป็นไปได้ที่จะกำหนดข้อกำหนดบางอย่างสำหรับระบบการจัดการเอกสารที่ทันสมัยในองค์กร ประการแรก ASUD จะต้องดำเนินการสนับสนุนด้านเอกสารของการจัดการทั้งหมด: การเตรียมเอกสาร, การลงทะเบียน, การควบคุมการดำเนินการ, ค้นหาเอกสาร, การจัดเก็บและงานอ้างอิงในอาร์เรย์ของเอกสาร ระบบควรสร้างขึ้นบนหลักการระเบียบวิธีแบบเดียวกัน ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และโซลูชันทางเทคโนโลยี และภายในกรอบของเงื่อนไของค์กรและกฎหมายที่มีอยู่ในรูปแบบของกฎหมายภายในประเทศ มาตรฐานของรัฐ คำแนะนำและข้อกำหนด ASUD ต้องรับรองการใช้งาน (การบูรณาการ) ของทรัพยากรข้อมูลที่สะสมอย่างเต็มรูปแบบ และนำหลักการของการป้อนข้อมูลเพียงครั้งเดียวและการใช้ซ้ำมาใช้ซ้ำ ทั้งในรูปแบบเอกสารและในความเป็นจริง ระบบควรช่วยผู้ดูแลระบบเลือกเส้นทางสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสารภายในองค์กร โดยให้ระดับการป้องกันข้อมูลที่จำเป็นจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ASUD ในสภาพที่ทันสมัยควรจะสามารถขยายได้ตามองค์ประกอบบางอย่าง (จำนวนอุปกรณ์ทางเทคนิคและเทคโนโลยี จำนวนเอกสาร (จำนวนข้อมูล) จำนวนผู้ใช้) และสามารถปรับเปลี่ยนได้ภายในขอบเขตที่เหมาะสมกับข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงไปของ ผู้ใช้

อย่าคิดว่าปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาเฉพาะของรัสเซีย โลกธุรกิจทั้งโลกหมกมุ่นอยู่กับปัญหาที่คล้ายคลึงกัน ตัวอย่างเช่น การศึกษาในอังกฤษในปี 1996 พบว่าเกือบครึ่งหนึ่งของสถาบันในสหราชอาณาจักรที่สำรวจมีปัญหาด้านข้อมูลและเอกสารที่สำคัญ ในสถาบันเหล่านี้ ระบบสำหรับค้นหาเอกสารที่จำเป็นนั้นไม่ดี 77.6% ของผู้จัดการระดับต่างๆ ยอมรับว่ากำลังมองหาข้อมูลด้วยตนเอง และมีเพียง 18% เท่านั้นที่ขอความช่วยเหลือจากผู้ช่วยและเลขานุการ สถานการณ์นี้ไม่น่าจะแสดงให้เห็นถึงการจัดการที่มีประสิทธิภาพ

ดังนั้นกฎหมายปัจจุบันจึงมีบรรทัดฐานกฎเกณฑ์และข้อกำหนดบังคับจำนวนมากสำหรับการจัดทำเอกสารกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กรของรัฐและที่ไม่ใช่ของรัฐ สำหรับการออกแบบเอกสารบางประเภทเนื้อหาและโครงสร้างข้อความ

บทสรุป

ควรสังเกตว่าในต่างประเทศ (ยุโรป สหรัฐอเมริกา ฯลฯ) มีความก้าวหน้าอย่างมากในการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการสนับสนุนด้านเอกสาร โดยเฉพาะในเรื่องของ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แน่นอนว่านี่เป็นข้อแตกต่างที่สำคัญที่สุดประการแรก ISO ย้อนกลับไปในปี 2544 นำมาตรฐานการจัดการเอกสารมาใช้ (ISO: 15489-1-2001) ในยุโรปเช่นกันในปี 2544 ได้มีการพัฒนาและนำข้อกำหนด "ข้อกำหนดทั่วไปของยุโรปสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" มาใช้

ข้อเท็จจริงเหล่านี้บ่งชี้ว่าในประเทศที่พัฒนาแล้ว การจัดการเอกสารไม่สามารถจินตนาการได้หากปราศจากการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ไม่ได้แยกกันอยู่นาน งานสำนักงานแบบเดิมๆ ที่ยังคงเป็นที่ยอมรับในบ้านเรา และการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ งานสำนักงานใด ๆ สำหรับพวกเขาขึ้นอยู่กับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยซึ่งไม่สามารถเป็นอย่างอื่นได้

สิ่งที่สองที่ควรทราบคือมีแนวทางเฉพาะบางประการในการจัดการเอกสารที่มีความเฉพาะเจาะจงกับ dการผลิตต้นไม้ยุโรปตะวันตกและสหรัฐอเมริกาซึ่งสะท้อนให้เห็นในมาตรฐาน ISO-15489 ในส่วนที่กำหนดข้อกำหนดสำหรับกระบวนการจัดการเอกสาร ในมาตรฐาน กระบวนการจัดการเอกสารไม่ได้เริ่มต้นด้วยการลงทะเบียนเอกสาร แต่ด้วยการตรวจสอบและกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาเอกสาร พวกเขายังมีการลงทะเบียน แต่มันไม่ได้อยู่ในสถานที่แรก โดยทั่วไปไม่มีความขัดแย้งในเรื่องนี้เพราะเรายังกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร แต่ในประเทศของเราตามกฎแล้วจะทำหลังจากการดำเนินการของเอกสารเมื่อมีการโอน (หรือสำเนา) ไปยัง ไฟล์สำหรับจัดเก็บ

ความแตกต่างอีกอย่างหนึ่ง: หนึ่งในฟังก์ชัน งานสำนักงานในรัสเซียมันเป็นการควบคุมการดำเนินการของเอกสาร .. ในรูปแบบที่ฟังก์ชั่นนี้ถูกนำไปใช้ในสำนักงานของรัสเซียสิ่งนี้อาจไม่เกิดขึ้นทุกที่ แต่ละประเทศมีความเฉพาะเจาะจงของตัวเอง งานสำนักงานดังนั้นเราจึงสามารถพูดได้ว่าการควบคุมกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการเอกสารเป็นความจำเพาะของรัสเซีย

ในปัจจุบัน ในด้านการจัดการเอกสาร มีการพัฒนามาตรฐานจำนวนเพียงพอที่อนุญาตให้มีการควบคุมการจัดการเอกสารใน International Association for Standardization ในรูปแบบใด ๆ และบนสื่อใด ๆ ที่สร้างและรับโดยองค์กรต่าง ๆ ในระหว่างกิจกรรมของพวกเขา เพื่อสร้างกฎสำหรับการนำเสนองานแปลในรูปแบบมาตรฐาน ซึ่งทำให้ง่ายต่อการใช้งานโดยผู้ใช้ประเภทต่างๆ

งานหลักของมาตรฐานสากลคือการสร้างพื้นฐานระเบียบวิธีแบบครบวงจรในระดับสากลสำหรับการพัฒนาใหม่และการปรับปรุงระบบคุณภาพที่มีอยู่และการรับรอง

สหภาพออสเตรเลียเป็นหนึ่งในสถานที่แรกๆ ของโลกในด้านการพัฒนามาตรฐานในด้านงานสำนักงานและการจัดเก็บ มาตรฐานหลายฉบับที่นำมาใช้ในสหภาพออสเตรเลียกลายเป็นสากล ดังนั้นจึงส่งผลกระทบอย่างแข็งขันต่อการพัฒนางานในสำนักงานทั่วโลก

โลกาภิวัตน์ซึ่งเหนือสิ่งอื่นใดมีลักษณะเป็นมาตรฐานของกระบวนการทางเศรษฐกิจและเทคโนโลยีสามารถตรวจสอบได้อย่างชัดเจนในด้านเอกสารการจัดการ ตัวอย่างที่โดดเด่นของสิ่งนี้คือการพัฒนาบนพื้นฐานของมาตรฐานแห่งชาติของสหภาพออสเตรเลีย AS 4390-1996 ของพระราชบัญญัติระเบียบวิธีเชิงบรรทัดฐานสากล ISO 15489: 2001 และการนำมาตรฐานที่แท้จริงมาใช้ในหลายประเทศซึ่งมีหน่วยงานมาตรฐานแห่งชาติ แสดงใน ISO

กฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซียมีบรรทัดฐานกฎเกณฑ์และข้อกำหนดบังคับจำนวนมากสำหรับการจัดทำเอกสารกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กรของรัฐและที่ไม่ใช่ของรัฐสำหรับการออกแบบเอกสารบางประเภทเนื้อหาและโครงสร้างข้อความ

รายการแหล่งที่ใช้

กฎหมายของรัฐบาลกลาง "ว่าด้วยข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และการคุ้มครองข้อมูล" ลงวันที่ 27 กรกฎาคม พ.ศ. 2549 ฉบับที่ 149-FZ

ระบบสนับสนุนเอกสารของรัฐสำหรับการจัดการ ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับเอกสารและบริการสนับสนุนเอกสารของผู้บริหาร.-ม., 1991

GOST R 6.30-2003 USD ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร

ISO 15489-2001 "ข้อมูลและเอกสาร - การจัดการเอกสาร"

ISO 23081-1: 2004 "ข้อมูลและเอกสาร - กระบวนการจัดการเอกสาร - ข้อมูลเมตาของเอกสาร"

ISO 22310 ข้อมูลและเอกสารประกอบ ข้อกำหนดสำหรับการจัดการเอกสารที่มีอยู่ในมาตรฐาน "

ISO 5127-2001 "ข้อมูลและเอกสาร - คำศัพท์"

ISO 2384-1977 "เอกสาร - การประมวลผลการแปล"

AS ISO 15489-2002 "บันทึกผู้จัดการทั่วไป"

D.V. Volkova กิจกรรมขององค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน. งานสำนักงาน.2006 No.2p 66-70

เช่น. โฮโลทนิก ระบบสถานะของมาตรฐานของสหภาพออสเตรเลียเป็นตัวบ่งชี้กระบวนการของโลกาภิวัตน์โลก // งานสำนักงาน 2007.-№4.p.66-70

ต่อ

ต่างประเทศ

ประสบการณ์

งาน

ต่อ

ต่างประเทศ

ต่อ

เอกสาร

องค์กร

แรงจูงใจของพนักงาน ต่อ ต่างประเทศ
บทคัดย่อ >> การจัดการ
ในการสร้างกฎระเบียบที่เหมาะสม เอกสารแนะนำกฎนี้ ... เครื่องพิมพ์ดีด นับ งานเป็นต้น ในการปฏิบัติวิจัยด้านกฎระเบียบ งาน ต่อ ต่างประเทศใช้แล้ว ... ดอกเบี้ย ประสบการณ์บริษัทตะวันตกขนาดใหญ่ องค์กรระบบภายใน ...
การสนับสนุนทางจิตวิทยาและการสอนของเด็กที่มีความผิดปกติทางพัฒนาการที่ซับซ้อน ต่อ ต่างประเทศ
ข้อสอบ >> จิตวิทยา
... ต่อ ต่างประเทศ 2.1 องค์กรสอนเด็กหูหนวกตาบอด ต่อ ต่างประเทศ(70-80s) 2.2 องค์กร ... ต่อ ต่างประเทศ... เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องพิจารณาไม่เพียงเท่านั้น ประสบการณ์แต่ยังผิดพลาดของผู้เชี่ยวชาญต่างประเทศใน งาน...สอนคนหูหนวก-ตาบอดและกฎเกณฑ์ เอกสารถ่ายในเฉพาะ ...
เทคโนโลยี งานกับ เอกสารจำกัดการเข้าถึง
บทคัดย่อ >> อุตสาหกรรม การผลิต
อะไรร้ายแรงที่สุด พรมแดนการคุ้มครองข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการคุ้มครอง ... ในตอนต้นของคดี ภายใน รายการสิ่งของ เอกสารที่บรรจุอยู่ท้าย ... คดี ควบคุม ต่อ งานกับ เอกสารการเข้าถึงที่ จำกัด ดำเนินการโดยหัวหน้า องค์กร, ของเขา...
สถานะทางสังคมของผู้อพยพชาวรัสเซีย ต่อ ต่างประเทศ
รายวิชา >> สังคมวิทยา
มอบหมายให้พิเศษ องค์กร- บริการระดับชาติ ... ของค่าคอมมิชชั่นโดยชาวรัสเซียบน เอกสารกลับกลายเป็นเพียง 6,000 ... การศึกษาหรือ งานแต่ที่เหลือ ต่อ ต่างประเทศ... จุดหมายปลายทางของการย้ายถิ่นฐาน ... งานในประเทศอื่นหรือความรู้ภาษาต่างประเทศไม่เพียงพอ แต่ ประสบการณ์ ...

คำสำคัญ: งานสำนักงาน การบริหารงานบุคคล การบริหารรัฐและเทศบาล พื้นฐานของการรับรองและมาตรฐาน

วัตถุประสงค์ของการวิจัยคือการวิเคราะห์เงื่อนไข "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" หัวข้อของการวิจัยคือการพิจารณาประเด็นแต่ละประเด็นที่กำหนดขึ้นเป็นวัตถุประสงค์ของการวิจัยครั้งนี้

จุดมุ่งหมายของการวิจัยคือเพื่อศึกษาหัวข้อ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" จากมุมมองของการวิจัยล่าสุดในประเทศและต่างประเทศในประเด็นที่คล้ายคลึงกัน

ในระหว่างการทำงานได้ทำการวิเคราะห์เชิงทฤษฎีและระเบียบวิธีในหัวข้อ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารการจัดการ" รวมถึงแง่มุมทางทฤษฎีของการศึกษาปรากฏการณ์ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารการจัดการ" ลักษณะของ ศึกษาหัวข้อ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ"

นอกจากนี้ การศึกษาความเกี่ยวข้องของ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" ในสภาพสมัยใหม่ได้ดำเนินการร่วมกับข้อมูลทางสถิติและสิ่งพิมพ์ทางวิทยาศาสตร์ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

จากผลการศึกษาพบว่าวิธีการเฉพาะในการแก้ปัญหา "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ" ได้รับการระบุและพิสูจน์เชิงปริมาณรวมถึงความเป็นไปได้บางอย่างในการแก้ปัญหา "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ" และแนวโน้มใน การพัฒนาหัวข้อ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" ถูกระบุ

ระดับของการดำเนินการ - ข้อเสนอและกิจกรรมเฉพาะได้รับการทดสอบในกิจกรรมขององค์กรซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับการปฏิบัติด้านการศึกษา

มาตรการที่เสนอพร้อมข้อกำหนดบางอย่างสามารถใช้ในการบริการบุคลากรของวิสาหกิจรัสเซีย

การดำเนินการตามมาตรการที่เสนอช่วยให้มีความเข้าใจที่ถูกต้องมากขึ้นเกี่ยวกับธรรมชาติและปัญหาเฉพาะเรื่อง "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการ"

ทบทวนแหล่งที่มาในหัวข้อ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ"

รายการอ้างอิงที่ใช้ในการจัดทำงานนี้ประกอบด้วยแหล่งข้อมูลบรรณานุกรม 36 แห่ง มาอธิบายลักษณะของพวกเขากัน:

ปัญหาที่กำหนด "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" ได้รับการพิจารณาโดย M. Yu. Rogozhin ในหนังสือ "" ตีพิมพ์ในปี 2552 และมี 384 หน้า จากคำอธิบายของหนังสือสรุปได้ว่า

นอกจากนี้ปัญหาของการควบคุมปัญหาสมัยใหม่ในหัวข้อ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ" เกี่ยวข้องกับ M. Yu. Rogozhin ในเอกสาร "การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ" หนังสือเล่มนี้จัดพิมพ์โดยสำนักพิมพ์ Prospect ในปี 2009 มี 0 หน้า

คู่มือการศึกษาและการปฏิบัติที่เป็นสากลให้คำตอบสำหรับคำถามสำคัญทั้งหมดขององค์กรที่มีประสิทธิภาพของการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ (DOW) ของกิจกรรมขององค์กร (องค์กร, สถาบัน) เนื้อหาในคู่มือนี้นำเสนอในลักษณะที่ครอบคลุม โดยอิงจากกฎหมายและระเบียบข้อบังคับของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน สถานที่หลักในคู่มือนี้มีไว้สำหรับการพิจารณาปัญหาของการจัดการเอกสาร (การจัดการเอกสาร) และเอกสารประกอบกิจกรรม รวมถึงบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน การบริการบุคลากร และแผนกบัญชีขององค์กร สำหรับหัวหน้าองค์กร เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร พนักงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน การบริการด้านบุคคลและการบัญชี รวมถึงนักศึกษาพิเศษ 350800 "การจัดการเอกสารและการสนับสนุนเอกสารของการจัดการ"

มีปัญหาเฉพาะหลายประการในหนังสือ "การสนับสนุนเอกสารของการจัดการ" R. Ye. Bulat กำหนดความเกี่ยวข้องและความแปลกใหม่ของหัวข้อนี้ในงานวิจัยของเขาซึ่งตีพิมพ์ในปี 2555 ในสำนักพิมพ์ "Business-Press" คำอธิบายของหนังสืออ่านดังนี้

เนื้อหาของคู่มือการฝึกอบรมสอดคล้องกับหลักสูตรสำหรับวินัย "งานสำนักงานในการให้บริการบุคลากร" ซึ่งรวมอยู่ในกลุ่มสาขาวิชาพิเศษเฉพาะทาง 080505.65 "การบริหารงานบุคคล" เช่นเดียวกับหลักสูตรสำหรับสาขาวิชา "เอกสารประกอบ" การสนับสนุนการบริหารงานบุคคล" ซึ่งรวมอยู่ในส่วนพื้นฐานของวัฏจักรอาชีพของโปรแกรมการศึกษาขั้นพื้นฐานโดยประมาณของการศึกษาระดับมืออาชีพที่สูงขึ้นไปในทิศทางของการฝึกอบรม "การบริหารงานบุคคล" - 080400 พัฒนาโดย UMO ของมหาวิทยาลัยรัสเซียเพื่อการศึกษาใน สาขาการจัดการ ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่นำเสนอในสิ่งพิมพ์ (รวมถึงข้อกำหนดที่มีผลบังคับใช้ในปี 2555) และคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการและการแนะนำแนวทางที่เป็นระบบในการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการขององค์กรสมัยใหม่จะเป็นประโยชน์กับทั้งนักศึกษา นักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา และอาจารย์ และผู้ปฏิบัติงานภาคสนามบันทึกกิจกรรมการจัดการ

นอกจากนี้เมื่อศึกษาหัวข้อ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" แหล่งข้อมูลเป็นระยะเช่น:

ประสบการณ์ต่างประเทศของกฎระเบียบทางกฎหมายของการบริการสาธารณะ เอเอฟ Vasilyeva "วารสารกฎหมายรัสเซีย" ฉบับที่ 12 ธันวาคม 2550
ทางเลือกอื่นในการระงับข้อพิพาททางการค้า ประสบการณ์ต่างประเทศ. D. Stoletova "เจ้าหน้าที่บุคคล การบริหารงานบุคคล" ฉบับที่ 10 ตุลาคม 2550
ปัญหาความสามารถในการแข่งขันในการบริหารงานบุคคลขององค์กร V. Shapovalov "การจัดการทรัพยากรมนุษย์" ฉบับที่ 18 กันยายน 2550
1C: Enterprise 8 - ประสบการณ์ในการจัดการการเปลี่ยนแปลง "BUKH.1S" ครั้งที่ 9 กันยายน 2550
ธุรกิจเรียกเก็บเงินยังคงได้รับความแข็งแกร่งและประสบการณ์ เช่น. Smirnov "การจัดการในองค์กรสินเชื่อ" ฉบับที่ 5 กันยายนถึงตุลาคม 2550

ตัวอย่างการแนะนำ

งานที่นำเสนอนี้อุทิศให้กับหัวข้อ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการ"

ปัญหาของการศึกษานี้มีความเกี่ยวข้องในโลกสมัยใหม่ นี่เป็นหลักฐานจากการศึกษาปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง

หัวข้อ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ" ได้รับการศึกษาที่จุดเชื่อมต่อของสาขาวิชาต่างๆที่เกี่ยวข้องกัน สถานะทางวิทยาศาสตร์ในปัจจุบันมีลักษณะเฉพาะโดยการเปลี่ยนไปสู่การพิจารณาปัญหาของหัวข้อ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการ" ทั่วโลก

มีงานจำนวนมากที่อุทิศให้กับคำถามการวิจัย โดยพื้นฐานแล้วเนื้อหาที่นำเสนอในวรรณกรรมเพื่อการศึกษามีลักษณะทั่วไปและในเอกสารจำนวนมากในหัวข้อนี้พิจารณาประเด็นที่แคบกว่าของปัญหา "ประสบการณ์การจัดระเบียบเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการจากต่างประเทศ" อย่างไรก็ตาม จะต้องคำนึงถึงสภาพที่ทันสมัยในการศึกษาปัญหาของหัวข้อที่กำหนด

ความสำคัญสูงและรายละเอียดการปฏิบัติที่ไม่เพียงพอของปัญหา "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ" กำหนดความแปลกใหม่ที่ไม่ต้องสงสัยของการศึกษานี้

ความสนใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาของปัญหา "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ" เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อที่จะแก้ไขปัญหาเฉพาะของหัวข้อการศึกษานี้อย่างลึกซึ้งและมีเหตุผลมากขึ้น

ความเกี่ยวข้องของงานนี้เกิดจากความสนใจอย่างมากในหัวข้อ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ" ในด้านวิทยาศาสตร์สมัยใหม่ ในทางกลับกัน การพัฒนาที่ไม่เพียงพอ การพิจารณาประเด็นที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนี้มีนัยสำคัญทั้งทางทฤษฎีและทางปฏิบัติ

ผลลัพธ์ที่ได้สามารถนำมาใช้ในการพัฒนาวิธีการสำหรับการวิเคราะห์ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการ"

ความสำคัญทางทฤษฎีของการศึกษาปัญหา "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการ" คือปัญหาที่เลือกเพื่อการพิจารณาอยู่ที่จุดเชื่อมต่อของสาขาวิชาวิทยาศาสตร์หลายสาขาพร้อมกัน

งานวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อวิเคราะห์เงื่อนไข "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ"

ในกรณีนี้ หัวข้อของการศึกษาคือการพิจารณาประเด็นแต่ละประเด็นที่กำหนดขึ้นเป็นวัตถุประสงค์ของการศึกษาครั้งนี้

เพื่อศึกษาเชิงทฤษฎีและเปิดเผยลักษณะของ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนของฝ่ายจัดการ"
เพื่อบอกเล่าความเร่งด่วนของปัญหา “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารรองรับการจัดการ” ในสภาพที่ทันสมัย
เพื่อสรุปความเป็นไปได้ของการแก้ปัญหาเรื่อง "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ"
สรุปแนวโน้มการพัฒนาของหัวข้อ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการ"

งานนี้มีโครงสร้างแบบดั้งเดิมและประกอบด้วยบทนำ ส่วนหลักประกอบด้วย 3 บท บทสรุป และบรรณานุกรม

บทนำยืนยันความเกี่ยวข้องของการเลือกหัวข้อ กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการวิจัย อธิบายวิธีการวิจัยและแหล่งข้อมูล

บทที่ 1 เปิดเผยประเด็นทั่วไป เผยให้เห็นแง่มุมทางประวัติศาสตร์ของปัญหา "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" มีการกำหนดแนวคิดพื้นฐานความเกี่ยวข้องของการถามคำถาม "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" ถูกกำหนด

บทที่สองมีรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเนื้อหาและปัญหาสมัยใหม่ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการ"

บทที่สามมีลักษณะในทางปฏิบัติและบนพื้นฐานของข้อมูลส่วนบุคคลการวิเคราะห์สถานะปัจจุบันถูกสร้างขึ้นตลอดจนการวิเคราะห์แนวโน้มและแนวโน้มการพัฒนา "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ"

จากผลการศึกษา พบปัญหาจำนวนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่กำลังพิจารณา และได้ข้อสรุปเกี่ยวกับความจำเป็นในการศึกษาเพิ่มเติม/ปรับปรุงสถานะของปัญหา

ดังนั้นความเร่งด่วนของปัญหานี้จึงกำหนดทางเลือกของหัวข้อของงาน "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการ" ช่วงของปัญหาและรูปแบบตรรกะของการก่อสร้าง

พื้นฐานทางทฤษฎีและระเบียบวิธีสำหรับการศึกษาคือนิติบัญญัติ เอกสารเชิงบรรทัดฐานในหัวข้อของงาน

แหล่งที่มาของข้อมูลสำหรับการเขียนงานในหัวข้อ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" ได้แก่ วรรณกรรมการศึกษาขั้นพื้นฐาน งานทฤษฎีพื้นฐานของนักคิดที่ใหญ่ที่สุดในพื้นที่ที่กำลังพิจารณา ผลการวิจัยเชิงปฏิบัติโดยนักเขียนที่มีชื่อเสียงทั้งในและต่างประเทศ บทความและบทวิจารณ์ในวารสารเฉพาะและวารสารที่อุทิศให้กับหัวข้อ " ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการ " หนังสืออ้างอิง แหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ

กรอบการกำกับดูแลสำหรับการจัดการเอกสารในต่างประเทศ

กฎระเบียบของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในประเทศ CIS

อนาคตสำหรับการพัฒนากรอบการกำกับดูแลสำหรับงานสำนักงานในรัสเซีย

เอกสารเป็นพื้นฐานของเทคโนโลยีการจัดการ

ROS-รูปแบบ

กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียมีความสำคัญทางกฎหมายสูงสุด

แรงจูงใจของพนักงาน ต่อ ต่างประเทศ

การสนับสนุนทางจิตวิทยาและการสอนของเด็กที่มีความผิดปกติทางพัฒนาการที่ซับซ้อน ต่อ ต่างประเทศ

เทคโนโลยี งานกับ เอกสารจำกัดการเข้าถึง

สถานะทางสังคมของผู้อพยพชาวรัสเซีย ต่อ ต่างประเทศ

เป็นที่นิยม