จดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์

ข้อกำหนดการใช้งานทั่วไปสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบสำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในที่เก็บถาวร เจ้าหน้าที่รัฐบาล

Alexey Mikryukov
01 สิงหาคม 2018 10:27 น.

Alexey Mikryukov นักวิเคราะห์ของบริษัทไดเร็คตัม .

14 มิถุนายน 2018 บนเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ Federal Archival Agency (Rosarchive) ในส่วน "เอกสารฉบับร่าง » วาง «ร่างข้อกำหนดการทำงานมาตรฐานสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบสำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารสำคัญของหน่วยงานของรัฐ » จำนวน 37 หน้า

อุตสาหกรรมรอเอกสารนี้มานานแล้ว และตามที่ระบุในโปรเจ็กต์ ความต้องการได้รับการพัฒนาเพื่อให้เป็นปึกแผ่น กรอบการกำกับดูแลสำหรับระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) และระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ตลอดจนการประเมิน EDMS และ EDMS ที่ใช้แล้ว เอกสารนี้ทำให้เห็นความแตกต่างระหว่าง ERMS และ ERMS อย่างชัดเจน และนี่คือประเด็นสำคัญ

การจัดสรรคำว่า SHED เป็นหนึ่งในความแตกต่างพื้นฐานระหว่างข้อกำหนดใหม่ มีการเน้นย้ำอย่างชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารสำคัญในวงจรชีวิตของเอกสาร ก่อนหน้านี้ ส่วนใหญ่เป็นเรื่องเกี่ยวกับ EDMS และประเด็นในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ED) ยังคงเป็นเบื้องหลัง ดังนั้น เอกสารการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวจึงถูกสร้างขึ้นก่อนหน้านี้ในรูปแบบกระดาษหรือพิมพ์ออกมาก่อนที่จะถูกถ่ายโอนไปยังที่จัดเก็บ

เอกสารพิจารณาเฉพาะข้อกำหนดด้านการทำงานซึ่งแตกต่างจากเอกสารกำกับดูแลก่อนหน้านี้ ( ข้อกำหนดสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานรัฐบาลกลาง (EDMS FOIV) ได้รับการอนุมัติคำสั่งของกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ฉบับที่ 221 วันที่ 09/02/2011 ; ดูสิ่งนี้ด้วย ) . ไม่พิจารณาอย่างเป็นระบบ ความต้องการทางด้านเทคนิค, ข้อกำหนดสำหรับ ความปลอดภัยของข้อมูลความน่าเชื่อถือ ตลอดจนข้อกำหนดสำหรับอินเทอร์เฟซของเวิร์กสเตชันอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้ EDMS และ EDMS ข้อกำหนดนี้ใช้ไม่ได้กับการทำงานกับเอกสารที่มีข้อมูลที่เป็นความลับของรัฐ

ในการวิเคราะห์เอกสาร การพิจารณาข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับ . เป็นเรื่องที่น่าสนใจที่สุด องค์กรจัดเก็บเอกสาร. ข้อกำหนดสำหรับการสร้างหรือการป้อน การลงทะเบียน การดำเนินการ และการควบคุมเมื่อทำงานกับเอกสารนั้นไม่น่าสนใจนัก เนื่องจากสิ่งเหล่านี้เป็นงานหลักของ EDMS แทบไม่มี องค์กรขนาดใหญ่ซึ่งจะไม่ทำให้งานเหล่านี้เป็นอัตโนมัติโดยใช้ EDMS ดังนั้น ข้อกำหนดสำหรับ EDMS จึงน่าสนใจสำหรับการประเมินระบบที่มีอยู่และใช้งานแล้ว ณ เวลาที่อัปเดตหรือเปลี่ยนแปลงเท่านั้น และนี่เป็นหัวข้อสำหรับเนื้อหาแยกต่างหาก

ข้อกำหนดการใช้งานทั่วไป

เริ่มจาก "ข้อกำหนดการใช้งานทั่วไปสำหรับการจัดการเอกสารใน EDMS และ EDMS"

ส่วนนี้ ในความคิดของฉัน สะท้อนจุดสำคัญสองประการ:

อันดับแรก« 2.3. EDMS และ EDMS ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับ ความถูกต้อง ความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และความเหมาะสมต่อการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่รวมอยู่ในระบบเหล่านี้».

เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้ในระหว่างการจัดเก็บเอกสาร จึงมีความจำเป็นที่เมื่อเอกสารถูกโอนไปจัดเก็บใน SSEC ควรจะ ของแท้ เชื่อถือได้ ครบถ้วนและใช้งานได้จริง. ดังนั้น ก่อนโอนเอกสารไปยัง EDMS "ความรับผิดชอบ" ในการปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้จึงอยู่ที่ระบบปฏิบัติการ (EDMS หรือระบบข้อมูลอื่นๆ)

ที่สอง“2.4. ข้อมูลเมตาของเอกสารควรถูกสร้างขึ้นและจัดเก็บไว้ใน EDMS และ EDMS:

- สร้างเมื่อเอกสารรวมอยู่ในระบบ (EDMS หรือ EDMS)

- เกิดขึ้นหลังจากรวมเอกสารใน EDMS หรือ EDMS ภายใน วงจรชีวิตในระบบ;

- ใช้ในการทำงานร่วมกันของ EDMS และ EDMS กับระบบสารสนเทศอื่นๆ (รวมถึง MEDO, SMEV เป็นต้น)

- ที่เกี่ยวข้องกับการโอนเพื่อการจัดเก็บในภายหลัง (จาก EDMS— ถึง SHED จาก SHED- ในไฟล์เก็บถาวรของรัฐ)

ข้อมูลเมตาเกี่ยวกับเอกสารที่รวมอยู่ใน ERMS หรือ ERMS จะต้องเชื่อมโยงกับเอกสารที่อ้างถึง

กล่าวคือ ข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องกับเอกสารจะถูกสร้างขึ้นตลอดวงจรชีวิตทั้งหมดของเอกสาร รวมถึงตลอดระยะเวลาการจัดเก็บด้วย ในเวลาเดียวกัน ไม่มีข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับรูปแบบหรือวิธีการจัดเก็บข้อมูลเมตา

การทำงานกับเอกสารเก็บถาวร

การเตรียมการโอนเอกสารสำหรับการจัดเก็บใน SHED (ข้อ 3.8 และ 3.9)

“หน้าที่ของ SED รวมถึง:

• การก่อตัวและการบำรุงรักษาระบบการตั้งชื่อกรณี
• การมอบหมายเอกสารให้คดี
• การก่อตัวของสินค้าคงเหลือของกรณีเอกสารของแผนกโครงสร้าง
• การตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร รวมทั้ง การเลือกไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่จะโอนเข้า อบต. และการจัดสรรเพื่อการทำลายเอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บ

ด้วยเอกสารที่จัดเก็บไว้ใน SED ทุกอย่างชัดเจน แต่องค์กรมีระบบข้อมูลอื่นที่สามารถจัดเก็บเอกสารได้ เช่น ERP ระบบเหล่านี้อาจไม่ "รู้" อะไรเลยเกี่ยวกับระบบการตั้งชื่อของคดีและบรรทัดฐานของงานในสำนักงาน ดังนั้นควรมีการพัฒนากฎเพิ่มเติมสำหรับพวกเขาตามเอกสารที่จะโอนเพื่อจัดเก็บไปยัง SHED

เอกสารไม่ได้กล่าวถึงวิธีการอัพโหลดเอกสารจากระบบอื่น ERP เดียวกัน ดังนั้นหากองค์กรต้องการเก็บเอกสารจาก ERP ก็จำเป็นที่จะต้องมีกฎเกณฑ์บางประการดังนี้

1) เอกสารเหล่านี้จะถูกดาวน์โหลดจาก ERP - นี่คืองานจริงของ ERP

2) เอกสารเหล่านี้จะถูกวางไว้ใน SHED - นี่คืองานของ SHED และเรามีเครื่องมือสำหรับสิ่งนี้

การยอมรับเอกสารใน SHED (ข้อ 4.3)

“SHED ควรจัดเตรียม:

● การยอมรับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เอกสารและสินค้าคงเหลือของหน่วยโครงสร้างพร้อมการตรวจสอบความสมบูรณ์

● ตรวจสอบ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เอกสาร

● การตรวจสอบการทำซ้ำของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

● การก่อตัวของข้อความตอบกลับเกี่ยวกับการยืนยันหรือการปฏิเสธที่จะยอมรับเอกสาร

มีการระบุข้อกำหนดสำหรับการทำซ้ำ แต่ยังไม่ชัดเจนว่าจะนำไปใช้อย่างไร

เอกสารมีการระบุรูปแบบของคอนเทนเนอร์ ED อย่างชัดเจน ซึ่งก็คือ " ไฟล์ zip ที่มีเนื้อหาและข้อมูลเมตาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไฟล์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และสำเนาข้อความเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ PDF/A».

การบัญชีและการจัดประเภทเอกสารใน ASHED (ข้อ 4.4)

ข้อกำหนดสำหรับการบัญชีสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน ESS นั้นไม่แตกต่างจากข้อกำหนดสำหรับการบัญชีสำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษ ในเวลาเดียวกัน ข้อกำหนดสำหรับองค์ประกอบของข้อมูลเมตาของ ED คำนึงถึงเฉพาะเอกสารที่เป็นแบบฉบับของหน่วยงานรัฐบาลเท่านั้น (จดหมาย คำสั่ง ฯลฯ) องค์กรการค้ามีเอกสารที่หลากหลายมากขึ้น: เสนอ, กฎบัตรโครงการ เงื่อนไขการอ้างอิง โปรโตคอลของคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง ฯลฯ ในแง่นี้ ข้อกำหนดนี้แทบจะไม่มีผลกับเอกสารประเภทอื่น

การจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เอกสารใน SHED (ข้อ 4.5)

บล็อกนี้ดูเหมือนหนึ่งในข้อกำหนดที่ยังไม่พัฒนามากที่สุดในโครงการ แก้ไขข้อกำหนดในการให้บริการความสามารถของ EDMS:

● สำเนาสำรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

● การตรวจสอบสถานะและสภาพของ ED โดยใช้โปรแกรมการตรวจสอบพิเศษ เงื่อนไขทางเทคนิคเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกำหนดผลการตรวจสอบในการดำเนินการที่เกี่ยวข้อง

● การแปลงและ/หรือการย้ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นรูปแบบใหม่

แต่ในขณะเดียวกัน ไม่มีการพูดถึงการรับประกันความสำคัญทางกฎหมายของ ED ระหว่างการจัดเก็บระยะยาว ข้อกำหนดเหล่านี้คือ i.

การใช้ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่รวมอยู่ใน ACS (ข้อ 4.2 และ 4.6)

การใช้ ED เกี่ยวข้องกับ:

● ให้สิทธิ์การเข้าถึงเอกสารทั้งแบบถาวรและชั่วคราว

● การก่อตัวของกองทุนสำหรับการใช้ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และองค์กรของห้องอ่านหนังสืออิเล็กทรอนิกส์บนพื้นฐานของมัน

● การค้นหาแบบหลายเกณฑ์

● การก่อตัวของสำเนาจดหมายเหตุ ใบรับรองงบ

● การบัญชีสำหรับการใช้ e-files

ที่นี่ยังคงมีคำถามอยู่ โดยหลักแล้วในการจัดหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามคำร้องขอขององค์กรต่าง ๆ เนื่องจากไม่มีข้อกำหนดที่เหมือนกันสำหรับการจัดหา ED ภายนอกในขณะนี้ และยังไม่มีการปฏิบัติ

การตรวจสอบมูลค่าและการจัดสรรสำหรับการทำลายไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บหมดอายุ (ข้อ 4.7 และ 4.8)

ข้อกำหนดที่ให้ไว้ในโครงการแทบไม่แตกต่างจากข้อกำหนดเมื่อทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษ ความแตกต่างอยู่ที่คุณสมบัติของการทำลายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น (เช่น การลบสำเนาสำรองและการรับประกันการทำลายล้าง)

ข้อกำหนดสำหรับการโอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อการจัดเก็บในรัฐ ไฟล์เก็บถาวรถูกอธิบายอย่างเป็นทางการ เหตุผลส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการขาดแนวปฏิบัติที่เป็นที่ยอมรับ

ข้อสรุปทั่วไป

หลังจากวิเคราะห์ร่างข้อกำหนดแล้ว มีความรู้สึกว่าสิ่งที่ระบุไว้ในนั้น “ทัน” กับสถานการณ์ปัจจุบัน ตอกย้ำการพัฒนาที่มีอยู่ แต่ตอบคำถามที่มีอยู่ไม่ครบถ้วน ยิ่งไปกว่านั้น ไม่ได้พยายามคาดเดาและ ให้คำตอบสำหรับคำถามในอนาคตอันใกล้

เอกสารแสดงให้เห็นว่ามีข้อกำหนดเฉพาะมากมายสำหรับระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระยะยาว บางคนค่อนข้างยากและเฉพาะเจาะจง องค์กรต่างๆ มีระบบมากมายที่สร้างเอกสารที่ต้องมีการจัดเก็บข้อมูลระยะยาว หรือหมายถึงการจัดเก็บระยะยาว: ERP, HR, ECM ซีอาร์เอ็มและอื่นๆ จึงสรุปได้ว่าเหมาะสมที่สุด จัดสรรระบบจัดเก็บข้อมูลระยะยาวแยกต่างหากรวมเข้ากับระบบต้นทาง การดำเนินการตามข้อกำหนดในระบบข้างต้นทั้งหมดนั้นใช้เวลานานและมีราคาแพง

ในทางกลับกัน ข้อกำหนดมีพื้นฐานทางเทคโนโลยีที่ช่วยให้สามารถใช้งานระบบดังกล่าวได้ ระบบการจัดการเอกสารที่มีอยู่ในตลาดสามารถและควรได้รับการตรวจสอบเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในกรอบการกำกับดูแล

การปฏิบัติตามข้อกำหนด

ตัวอย่างหนึ่งของระบบที่แสดงความพร้อมและตรงตามข้อกำหนดเหล่านี้อย่างเต็มที่คือโซลูชัน Long-Term Archive จาก DIRECTUM

"เอกสารสำคัญระยะยาว" เป็นระบบที่ซับซ้อนสำหรับการจัดการเอกสารและเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กร การแก้ปัญหาได้รับการพัฒนาตามกฎของงานสำนักงานจดหมายเหตุของรัสเซีย ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บเอกสารประเภทใดก็ได้จากส่วนกลางเป็นระยะเวลาหนึ่ง จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายสหพันธรัฐรัสเซียรับประกันการบังคับใช้กฎหมายของเอกสารตลอดระยะเวลาการจัดเก็บ

โซลูชันสามารถทำงานร่วมกับระบบ ECM ใดๆ ก็ได้ ไม่เพียงแต่กับโซลูชัน DIRECTUM เท่านั้น แต่ยังทำงานร่วมกับ ERP และระบบอื่นๆ โดยใช้กลไกสำเร็จรูป

นอกจากนี้ โซลูชันนี้ไม่เพียงแต่จะปิดงานในการสร้างไฟล์เก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น แต่ยังใช้งานได้ในอนาคตอีกด้วย โซลูชันนี้รวมถึงความสามารถในการทำงานกับเครื่องมือประมวลผลเอกสารอัตโนมัติโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์ในการจำแนกประเภทและตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร นอกจากนี้ยังใช้เทคโนโลยีที่เป็นเอกลักษณ์ของตัวเองเพื่อให้แน่ใจว่ามีนัยสำคัญทางกฎหมาย ซึ่งสามารถถ่ายโอนไปยังเทคโนโลยีบล็อคเชนในอนาคตได้

(4.78 - จัดอันดับโดย 9 คน)

เกี่ยวกับการกระจายจำนวนมากของเทคโนโลยีอัตโนมัติที่ทันสมัยสำหรับการทำงานกับเอกสารใน แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2013 ตามคำสั่งของ Federal Archival Agency สถาบันวิทยาศาสตร์ชั้นนำสองแห่งในด้านการจัดการและการเก็บบันทึก - Russian State University for the Humanities (RGGU) และสถาบันวิจัย All-Russian ในด้านการจัดการบันทึกและการเก็บถาวร ( VNIIDAD) - ดำเนินโครงการวิจัยจำนวนหนึ่งเกี่ยวกับการจัดทำคำแนะนำระเบียบวิธีในด้านการจัดงานด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

นี่คือบางส่วนของโครงการเหล่านี้:

• "ข้อกำหนดการทำงานที่เก็บถาวรและเอกสารสำหรับ ระบบข้อมูลให้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการ กิจกรรมภายในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง” (VNIIDAD)
• « การวิเคราะห์เปรียบเทียบรูปแบบไฟล์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการจัดเก็บถาวร (ระยะยาว)” (RGGU)
• "คำแนะนำเกี่ยวกับการได้มา การบัญชี และองค์กรของการจัดเก็บเอกสารเก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์ในจดหมายเหตุขององค์กร" (VNIIDAD)
• "คำแนะนำเกี่ยวกับการได้มา การบัญชี และองค์กรของการจัดเก็บเอกสารเก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์ในจดหมายเหตุของรัฐและเทศบาล" (VNIIDAD)
• "การรวบรวมสินค้าคงคลังในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และการรวมเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานด้านข้อมูลของจดหมายเหตุของรัฐและเทศบาล" (VNIIDAD)

เอกสารจำนวนมากที่สุดคือ "ข้อกำหนดการทำงานที่เก็บถาวรและการจัดการเอกสารสำหรับระบบข้อมูลที่มีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการกิจกรรมภายในของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง" จัดทำโดย VNIIDAD (ต่อไปนี้จะเรียกว่าข้อกำหนด) เป็นเรื่องที่น่าสนใจที่สุดสำหรับทั้งพนักงานออฟฟิศและพนักงานของแผนกไอทีที่ใช้หรือตั้งค่างานสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์และระบบการจัดการเอกสาร (EDMS) และในบทความนี้เราจะพิจารณา

การเผยแพร่เอกสารนี้มีความสำคัญมาก แม้ว่าจะมีการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาเกือบยี่สิบปีแล้วก็ตาม จนกระทั่งเมื่อเร็วๆ นี้ เอกสารในประเทศเพียงฉบับเดียวที่กำหนดข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบงานในสำนักงาน (EDMS) คือ คำสั่งของกระทรวงคมนาคมของรัสเซียลงวันที่ 2 กันยายน 2554 ฉบับที่ 221 " ในการอนุมัติข้อกำหนดสำหรับระบบข้อมูลสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางโดยคำนึงถึงความจำเป็นในการประมวลผลข้อมูลทางการแจกจ่ายที่ จำกัด ผ่านระบบเหล่านี้ เอกสารนี้มีเพียงสั้นมาก (6 หน้า) และส่วนใหญ่ ข้อกำหนดทั่วไปเป็น SED ในขณะที่ EDMS ถูกใช้เป็นระบบภายในองค์กรเท่านั้น ความหลากหลายและความไม่ลงรอยกันของพวกมันไม่ใช่ปัญหาที่มีนัยสำคัญ แต่ด้วยจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนผ่านไปยังพื้นที่ข้อมูลเดียว องค์กรของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก ความจำเป็นในการรวม EDMS เข้าด้วยกัน ทำให้มั่นใจว่าเข้ากันได้กับระบบแลกเปลี่ยนเอกสารระดับชาติ ปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ และการจัดเก็บเอกสารสำคัญ บางส่วนเพื่อแก้ไขปัญหาการโต้ตอบ ระบบ EDMS GOST R 53898-2010 “ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ปฏิสัมพันธ์ของระบบการจัดการเอกสาร ข้อกำหนดสำหรับข้อความอิเล็กทรอนิกส์” แต่ข้อกำหนดการจัดการเอกสารและเอกสารสำหรับ EDMS ที่พัฒนาโดย VNIIDAD นั้นมีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่ง

ข้อกำหนดมีไว้สำหรับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง แต่เป็นไปตามศิลปะ กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับวันที่ 27 กรกฎาคม พ.ศ. 2549 ฉบับที่ 149-FZ "เกี่ยวกับข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และการคุ้มครองข้อมูล" มีผลบังคับใช้กับหน่วยงานของรัฐอื่นๆ และรัฐบาลท้องถิ่นด้วยเช่นกัน องค์กรการค้ามีสิทธิ์จัดระเบียบ EDMS ตามดุลยพินิจของตนเอง แต่ด้วยบทบาทของรัฐในประเทศของเรา มักจะมีขนาดใหญ่และขนาดกลาง องค์กรการค้าได้รับคำแนะนำจากกฎเกณฑ์ที่รัฐกำหนดขึ้นเพื่อความสะดวกในการโต้ตอบกับหน่วยงานของรัฐ

ทบทวนเอกสารระเบียบข้อบังคับและระเบียบวิธีที่กำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดตั้งสำนักงานและ EDMS

ส่วนแรกของข้อกำหนดประกอบด้วยภาพรวมของเอกสารเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีที่กำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดตั้งสำนักงานและ EDMS หน้าสองโหลมีบทบัญญัติหลักของเอกสารสำคัญในด้านระบบอัตโนมัติของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน - มาตรฐาน GOST R 15489-1-2007 "SIBID การจัดการเอกสาร. บทบัญญัติทั่วไป”, GOST R ISO 23081-1-2008 “SIBID. การจัดการเอกสาร. ขั้นตอนการจัดการเอกสาร ข้อมูลเมตาสำหรับเอกสาร” วิเคราะห์โดยละเอียดเกี่ยวกับมาตรฐานยุโรป MoReq, MoReq2 และข้อกำหนดสำหรับ EDMS ซึ่งอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการสื่อสารของรัสเซียลงวันที่ 2 กันยายน 2554 ฉบับที่ 221 “ในการอนุมัติข้อกำหนดสำหรับระบบข้อมูลสำหรับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง โดยคำนึงถึงความจำเป็นในการประมวลผลผ่านระบบเหล่านี้ ข้อมูลอย่างเป็นทางการของการแจกจ่ายอย่างจำกัด บทบัญญัติของกฎหมายของรัฐบาลกลางของ 07.27.2006 ฉบับที่ 149-FZ "เกี่ยวกับข้อมูลเทคโนโลยีสารสนเทศและการปกป้องข้อมูล" กฎของงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 06.15.2009 ฉบับที่ 477 (แก้ไขเมื่อ 07.09. 2011), กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 63-FZ ลงวันที่ 06.04.2011 “ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์”, พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 09.02.2012 ฉบับที่ 111 “ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ โดยคณะผู้บริหารระดับสูงและองค์กรปกครองตนเองในท้องถิ่นในการจัดระเบียบปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างกัน เกี่ยวกับขั้นตอนการใช้งาน ตลอดจนการกำหนดข้อกำหนดสำหรับการรับรองความเข้ากันได้ของวิธีการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” (ร่วมกับกฎสำหรับการใช้คุณสมบัติที่ผ่านการรับรองขั้นสูง) ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยหน่วยงานบริหารและรัฐบาลท้องถิ่นเมื่อจัดปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างกัน) อย่างไรก็ตาม ควรระลึกไว้เสมอว่ากฎหมายในด้านการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ดังนั้น การใช้ส่วนนี้จึงควรตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบ เช่น บทบัญญัติเดียวกันใน MEDO ในปัจจุบัน มีผลบังคับใช้ในฉบับปี 2011 รวมถึงผู้เข้าร่วมที่กว้างขึ้น

แนวปฏิบัติในการใช้ EDMS ในกระบวนการกิจกรรมภายในของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง

ส่วนที่สองของข้อกำหนดมีข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับระดับ การนำ EDMS ไปปฏิบัติในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่ได้รับจากการตรวจสอบที่ดำเนินการโดย VNIIDAD ข้อเท็จจริงที่ว่า 74 หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (FOIV) รับผิดชอบผลิตภัณฑ์ EDMS 57 รายการจาก 19 ประเภท บ่งชี้ว่าการรวมตัวกันในด้านระบบธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันมีความเกี่ยวข้องเพียงใด

ขั้นตอนของวงจรชีวิตของเอกสารในสถาบัน, องค์ประกอบของสาขาการลงทะเบียนและการ์ดควบคุม, รูปแบบการจำแนกและการจัดการกรณี, ข้อกำหนดสำหรับฟังก์ชั่นการสมัคร, ข้อมูลสนับสนุน EDMS และการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน EDMS คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้ทั้งหมดจากบทความของ Ph.D. น. วิทยาศาสตร์ ผู้เชี่ยวชาญของโรซาร์คิฟ ส.ล. Kuznetsovaในนิตยสารฉบับที่ 7 2013 "เทคโนโลยีสมัยใหม่ของการหมุนเวียนเอกสารและงานสำนักงาน"

โดยทั่วไป VNIIDAD "ข้อกำหนดการทำงานที่เก็บถาวรและการจัดการเอกสารสำหรับระบบข้อมูลที่มีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในกิจกรรมภายในของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง" ที่จัดทำโดย VNIIDAD สามารถใช้และไม่ควรใช้เฉพาะในขั้นตอนของการเลือก การนำไปใช้ และการกำหนดค่าเริ่มต้นของ EDMS แต่ยังอยู่ในการวิเคราะห์ของ EDMS ที่ทำงานอยู่แล้วเพื่อกำหนดความสอดคล้องของ EDMS ที่ใช้ในองค์กรเฉพาะที่มีข้อกำหนดที่ทันสมัย

ข้อกำหนดสำหรับระบบข้อมูลสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางโดยคำนึงถึงความจำเป็นในการประมวลผลข้อมูลอย่างเป็นทางการของการแจกจ่ายอย่าง จำกัด ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนของรัสเซียลงวันที่ 2 กันยายน 2554 หมายเลข 221 จดทะเบียนโดยกระทรวงยุติธรรมของรัสเซีย (หมายเลข 22304 ลงวันที่ 15 พฤศจิกายน 2554) และเผยแพร่ใน " หนังสือพิมพ์รัสเซีย» ลงวันที่ 11/21/2011 ฉบับของรัฐบาลกลางฉบับที่ 5637 ข้อกำหนดเหล่านี้จัดทำโดยกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนของรัสเซียตามวรรค 2 ของแผนปฏิบัติการสำหรับการเปลี่ยนผู้บริหารของรัฐบาลกลางเป็นการจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษเมื่อจัดระเบียบ กิจกรรมภายใน (อนุมัติโดยคำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 12.02.2011 ฉบับที่ 176-r )

ดังนั้นข้อกำหนดของระบบทั่วไปที่รอคอยมานานสำหรับ EDMS จึงมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 2 ธันวาคม 2554 แต่ที่น่าแปลกก็คือพวกเขาไม่ได้ทำให้เกิดความสนใจอย่างมืออาชีพในส่วนของผู้ผลิตที่เกี่ยวข้อง ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์หรือจากบริการสำนักงาน เห็นได้ชัดว่า ปัจจัยที่กำหนดการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงสู่เวิร์กโฟลว์แบบไร้กระดาษ และแง่มุมเฉพาะของผลกระทบต่อตลาด EDMS ยังคงไม่ได้รับการพิจารณาและไม่ได้ควบคุมอย่างเต็มที่ในข้อกำหนด

เราจะพยายามพิจารณาข้อกำหนดในแง่มุมต่าง ๆ ในทางปฏิบัติ: จากตำแหน่งการจัดการเอกสาร (งานสำนักงาน) จากมุมมองของการประสานกับกฎการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลรัสเซีย สหพันธ์วันที่ 15/06/2552 ครั้งที่ 499 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 09/07/2554) .

ในการดำเนินการตามคำสั่งของรัฐบาล

เรามาดูกันว่าสาระสำคัญของคำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งอนุมัติแผนปฏิบัติการคืออะไร

รายการ 2 ประกอบด้วย ชื่องานที่กำหนดและไม่ใช่ชื่อ/ชื่อเรื่องของเอกสาร (ข้อกำหนด ข้อมูลจำเพาะ ฯลฯ) ดังนั้น วลีที่ว่า "โดยคำนึงถึงความจำเป็นในการประมวลผลข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ของการแจกจ่ายอย่างจำกัด" ควรนำมาประกอบกับหนึ่งในเป้าหมายที่สำคัญของการพัฒนาข้อกำหนดดังกล่าว ไม่ใช่มาจากชื่อของเอกสาร นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากสามารถเรียกเอกสารที่อนุมัติได้เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเช่น "ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับระบบข้อมูลสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ / EDMS" ซึ่งจะสะท้อนถึงเป้าหมายของการสร้างอย่างชัดเจนและหลีกเลี่ยงความขัดแย้งกับกฎของงานในสำนักงาน .

นอกจากนี้ เหตุการณ์ที่วางแผนไว้ตามวรรค 2 จะต้องดำเนินการโดยไม่ล้มเหลว โดยคำนึงถึงความสัมพันธ์กับเหตุการณ์อื่นๆ และประเด็น “สำคัญ” ที่ระบุในรัฐบาล “ใจแข็ง” การตัดสินใจของผู้บริหารดังต่อไปนี้

ตามแผนปฏิบัติการของรัฐบาล กำหนดเส้นตายสำหรับการพัฒนาข้อกำหนดใหม่ถูกกำหนดเป็น เมษายน 2011และตามแผนปฏิบัติการแผนกที่เกี่ยวข้องของกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนของรัสเซีย - as สิงหาคม 2011

ในชุมชนมืออาชีพได้มีการกล่าวถึงการละเมิดกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการตามคำสั่งของรัฐบาลเพื่อกำหนดข้อกำหนดสำหรับระบบข้อมูลสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีการอธิบายต่อสาธารณะด้วยขั้นตอนที่ยาวนานในการประสานงานโครงการกับหน่วยงานที่ดำเนินการร่วม

เทคนิคปกติสำหรับการดำเนินการมอบหมายแบบรวมซึ่งมีการกำหนดผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ (ระบุก่อน) และผู้ดำเนินการร่วมซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับ งานร่วมกัน, การสร้างคณะทำงานจาก ผู้เชี่ยวชาญที่ดีที่สุดอุตสาหกรรม จัดประชุมเชิงปฏิบัติการ ฯลฯ กิจกรรมร่วมกัน ขออภัย คำจำกัดความร่วมและการพัฒนาข้อกำหนดของระบบสำหรับ ERMS ได้ถูกแทนที่ด้วยขั้นตอนการอนุมัติตามปกติ นอกจากนี้ สำหรับการอนุมัติในช่วงเดือนเมษายนถึงกรกฎาคม 2554 ตัวอย่างเช่น สามฉบับที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง / ร่างข้อกำหนดถูกส่งไปยัง Federal Archives ซึ่งไม่มีความต่อเนื่องของบรรทัดฐานความสามัคคีของแนวคิดและวิธีการและระบบที่จำเป็น ไม่ได้คำนึงถึงการเชื่อมต่อกับการกระทำของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางอื่น ๆ ทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการแนะนำข้อกำหนดเครื่องแบบที่กำหนดโดยกฎการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง

สิ่งสำคัญที่สุดคือผลลัพธ์ของความพยายามของหน่วยงานรัฐบาลกลางในการกำหนดองค์ประกอบของเอกสารการสร้างการจัดเก็บและการใช้งานซึ่งควรดำเนินการเฉพาะในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้นำมาพิจารณาทิศทางของความทันสมัยของ EDMS ที่มีอยู่ตามลำดับ เพื่อรองรับเทคโนโลยีเฉพาะของเวิร์กโฟลว์ไร้กระดาษนี้ไม่ได้นำมาพิจารณา เนื่องจากการละเมิดกำหนดเวลาในการพัฒนาข้อกำหนด หน่วยงานของรัฐบาลกลางส่วนใหญ่จึงไม่สามารถกำหนดทิศทางในการปรับปรุง EDMS ที่มีอยู่ วางแผนและดำเนินการปรับปรุงให้ทันสมัยได้ กล่าวคือ ในเวลาที่จะดำเนินการตามวรรค 3 ของแผนปฏิบัติการของรัฐบาล

ดังนั้นภายในกรอบของการควบคุมเส้นตายในการดำเนินการ คำสั่งของรัฐบาลจึงถือว่าสำเร็จ (ด้วยการเลื่อนและขยายกำหนดเวลา) และเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมการดำเนินการตามข้อดี (เช่น การควบคุมการบริหาร) ไม่สามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าข้อกำหนดมีความก้าวหน้าอย่างมาก (และจะสามารถก้าวหน้าได้) ผู้บริหารระดับสูงของรัฐบาลกลางระหว่างทาง การเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงเกี่ยวกับการไหลของเอกสารแบบไร้กระดาษในกระบวนการจัดกิจกรรมภายในและการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกที่มีประสิทธิผล

ปัญหาที่แท้จริงและโอกาสในการเปิดตัว EDMS: ความคิดเห็นและความคาดหวังของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง

หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางส่วนใหญ่และองค์กรย่อยพร้อมที่จะแนะนำเวิร์กโฟลว์แบบไร้กระดาษเต็มรูปแบบ ใช้ EDMS ที่มีอยู่อย่างแข็งขัน เริ่มต้นการปรับปรุงให้ทันสมัย ​​และใช้การโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกได้สำเร็จโดยใช้ระบบ MEDO

VNIIDAD ซึ่งได้รับมอบหมายจาก Federal Archives จะคอยตรวจสอบขั้นตอนการทำงานของหน่วยงานของรัฐบาลกลางเป็นประจำทุกปี ในปี 2554 ได้ผลลัพธ์ที่น่าสนใจมาก ซึ่งบ่งชี้ว่าข้อกำหนดการปฏิบัติจริงสำหรับ EDMS ในฐานะเครื่องมือในการทำงานในสำนักงานนั้นเกินชุดฟังก์ชันขั้นต่ำของ EDMS ที่อ้างถึงในข้อ 1 ของข้อกำหนด และในข้อความที่ตามมาของเอกสารนี้เป็นเวลานาน

ประการแรกในสหพันธรัฐ SEDตอนนี้พวกเขาได้รับการออกแบบส่วนใหญ่สรุปและใช้เป็นระบบสารสนเทศแบบกระจายสถานที่ทำงานซึ่งได้รับการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของพนักงานเกือบทั้งหมดของสำนักงานกลางหน่วยงานในอาณาเขตและไม่ใช่แค่พนักงานของบริการธุรการ ในปี 2554 หน่วยงานรัฐบาลกลาง 44 แห่งจากไซต์ตรวจสอบ 56 แห่งได้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้

ประการที่สอง เมื่อติดตั้งสถานที่ทำงานของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (MEDO) บริการงานสำนักงานจะดำเนินการรับ ส่ง และส่งเอกสารและข้อความอิเล็กทรอนิกส์ภายในองค์กรจากส่วนกลาง ซึ่งกำหนดโดยกฎการทำงานของสำนักงาน ตามข้อมูลที่ได้รับในปี 2554 งาน MEDO ได้รับการจัดตั้งขึ้นสำหรับหัวหน้าหน่วยงานของรัฐบาลกลางและบริการการจัดการสำนักงานในสัดส่วนที่เกือบเท่ากันนั่นคือ ประมาณ 2-3 งาน - การจัดการ 2-3 - บริหารธุรกิจหรือสำนักงาน

เกือบทั้งหมด บริการเก็บบันทึกสำหรับวัตถุที่สังเกตทั้งหมดในปี 2554 รายงานว่า ทำหน้าที่ผู้ดูแลเรื่อง EDMS:

• กำหนดทิศทางของการปรับปรุงและความทันสมัย
• พัฒนาระบบที่จำเป็นของไดเร็กทอรีและตัวแยกประเภทและทำให้เป็นปัจจุบันโดย "โหลด" ลงในมุมมองที่เหมาะสม "โฟลเดอร์" และ ฐานข้อมูลแบบฟอร์มมาตรฐาน/แม่แบบอิเล็กทรอนิกส์
• ตัดสินใจเกี่ยวกับการให้สิทธิ์การเข้าถึง

บทบาทของงานสำนักงานในแนวปฏิบัติของชาวตะวันตกเรียกว่า การบริหารหน้าที่ของระบบสารสนเทศและให้ความรับผิดชอบของผู้จัดการเอกสารในฐานะ "เจ้าของ" ของทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง ข้อกำหนด (ข้อ 13 และส่วนที่ III) ไม่ได้แยกความแตกต่างระหว่างสิทธิ์และบทบาทของบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ทำหน้าที่ดูแลระบบเมื่อทำงานกับ EDMS และหน้าที่ของผู้ดูแลระบบ สิทธิ์การเข้าถึงควรได้รับการจัดการโดยผู้นำที่เหมาะสมขององค์กร - เจ้าของ แหล่งข้อมูลและบริการเก็บบันทึกร่วมกับสิ่งที่เรียกว่า “เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย” (ปกติจะเป็นบริการรักษาความปลอดภัย/รักษาความปลอดภัยข้อมูล) และผู้ดูแลระบบ (ผู้เชี่ยวชาญด้านบริการไอที) เฉพาะด้านเทคนิคที่เปิด / ให้การเข้าถึงระบบที่จำเป็นตามการตัดสินใจที่ทำไปแล้ว ดังนั้น วรรค 13, 28 และ 29 ของข้อกำหนดจำเป็นต้องได้รับการสรุปและชี้แจงโดยแนวคิดของ "การจัดการสิทธิ์การเข้าถึงและกลุ่มผู้ใช้" "ผู้ดูแลระบบ EDS" ฯลฯ

ในกระบวนการตรวจสอบการไหลของเอกสารในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางในปี 2554 VNIIDAD ได้รับข้อมูลทั่วไปที่ระบุปัญหาของการเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษ โอกาสในการพัฒนา EDMS ซึ่งกำหนดโดยผู้ปฏิบัติงาน ตัวแทนของผู้บริหารของรัฐบาลกลาง เจ้าหน้าที่เอง:

• มีแนวโน้มลดจำนวนเอกสารบนกระดาษไม่มี ปริมาณการหมุนเวียนเอกสารเพิ่มขึ้นอย่างมากเนื่องจากสำเนาอิเล็กทรอนิกส์- สแกนภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารที่มีอยู่แล้วในรูปแบบกระดาษ มีการเคลื่อนย้ายเอกสารแบบขนานบนกระดาษและในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
• ความต่อเนื่องของการใช้กระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบคู่ขนาน กล่าวคือ การทำสำเนาโฟลว์ของเอกสารจนกว่าจะมีการสร้างโครงสร้างพื้นฐานที่รับรองการดำเนินการตามกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับวันที่ 6 เมษายน 2011 ลายเซ็นหมายเลขใน EDMS รวมถึงบริการจัดการบันทึกยังคงเป็นปัญหาที่ยังไม่ได้แก้ไข)
• บังคับเปลี่ยนหน้าที่การทำงานที่กำหนดโดยกฎของสำนักงาน, เพราะ เมื่อนำ EDMS ไปใช้ กระบวนการในการประมวลผลเอกสารจะขึ้นอยู่กับข้อจำกัดของระบบหรือแพลตฟอร์ม "หลัก" (นี่คือวิธีที่ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและผู้รับเหมานำเสนอปัญหา) ในเรื่องนี้จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมพิเศษสำหรับพนักงาน - ผู้จัดการและผู้ใช้ทั่วไป, การพัฒนาเอกสารกำกับดูแลใหม่, การแนะนำการเปลี่ยนแปลงในคำแนะนำในการทำงานในสำนักงานที่ไม่สอดคล้องกับกฎการทำงานของสำนักงานที่ได้รับอนุมัติและระเบียบการบริหารของผู้บริหารระดับสูงของรัฐบาลกลาง ;
• การขาดแนวคิดที่เป็นหนึ่งเดียวของโครงสร้างของ EDMS (เช่น สถาปัตยกรรมองค์กรและการทำงานที่พัฒนาแล้ว) และข้อกำหนดเกี่ยวกับ EDMS แนวคิดดังกล่าวไม่สามารถใช้ได้สำหรับผู้ที่สร้างเงื่อนไขอ้างอิงสำหรับการพัฒนา EDMS และสำหรับบริษัทที่ผลิตผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ (โปรดทราบว่าข้อกำหนดนั้นมีไว้สำหรับการพัฒนา "แบบแผนลำดับชั้น / การจำแนกประเภท" เท่านั้น ซึ่งก็คือ ตอนนี้ไม่ชัดเจนสำหรับบริการการจัดการสำนักงานและไม่ได้ถูกมองว่าเป็นพื้นฐานของการทำงาน ไม่ใช่สถาปัตยกรรมระบบของ EDMS)
• ความจำเป็นในการแนะนำข้อกำหนดที่เป็นแบบเดียวกันสำหรับระบบข้อมูลสำหรับหน่วยงานและองค์กรของรัฐทั้งหมดซึ่งกำหนดโดยแผนปฏิบัติการของรัฐบาล
• ความต้องการระบบการจัดการเอกสารแบบครบวงจรของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางกับองค์กรรองการแนะนำที่จำเป็นของ EDMS แบบกระจายและการใช้เทคโนโลยีพอร์ทัล
• ความจำเป็นในการปรับปรุงปฏิสัมพันธ์ระหว่าง EDMS และ MEDO, เช่น. การสร้างพื้นที่ข้อมูลทั่วไปของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางหรืออย่างน้อยก็เพื่อให้มั่นใจถึงความสะดวกในการเข้าควบคุมทั้งสองระบบจากเวิร์กสเตชันเดียวของพนักงานที่ได้รับอนุญาตของบริการเก็บบันทึก รวมอยู่ในข้อ 5 ข้อกำหนดเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันของ EDMS FOIV กับระบบ SMEV และ MEDO มีการอ้างอิงทั่วไปถึงเอกสารในระดับที่สูงกว่าถึงเอกสารกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งไม่มีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับทางเทคนิค การดำเนินการโต้ตอบและใน ปริทัศน์กล่าวถึงการลงทะเบียน บริการอิเล็กทรอนิกส์และภาษาที่ใช้อธิบายข้อความอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่า ERMS จะต้องมีเกตเวย์หรืออะแดปเตอร์ที่เหมาะสมที่บริษัทไอทีนำเสนอในตลาดเพื่อให้มีการทำงานร่วมกันทางอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่ ข้อกำหนดไม่ได้ระบุ
• มีปัญหาเฉียบพลันในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระบบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการอนุมัติโดยแต่ละแผนกของรายการเอกสาร การสร้าง การจัดเก็บ และการใช้ซึ่งจะดำเนินการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ไม่มีเอกสารข้อบังคับสำหรับ EDMS และรูปแบบมาตรฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสารใน EDMS (โปรดทราบว่าย่อหน้าที่ 12 ของข้อกำหนดสำหรับการแสดงรูปแบบไฟล์ใน EDMS โดยไม่แบ่งส่วนเอกสาร / การสร้างรูปแบบและรูปแบบสำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ช่วย มากในการแก้ปัญหา);
• กฎการทำงานของสำนักงานกำหนดให้ใช้แบบฟอร์มป้อนข้อมูล (แอปพลิเคชันคือรายการข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับเอกสาร) รวมถึงเทมเพลตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารลงใน EDMS หรือเอกสารโดยตรง เช่น การสร้างเอกสารในระบบตามแบบฟอร์มรวมที่ได้รับอนุมัติ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการสำนักงานของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางเข้าใจงานด้านนี้เป็นอย่างดีและหวังว่าจะได้รับข้อกำหนดที่มีการควบคุมอย่างน้อยโครงสร้างของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระบบข้อมูลหรือชุดของรายละเอียด / คุณสมบัติที่จำเป็นส่วนประกอบและข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้อง โดยคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลและการโต้ตอบกับ MEDO อย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดที่ได้รับอนุมัติยังไม่มีข้อกำหนดที่เป็นระบบดังกล่าว
  ในเวลาเดียวกัน ในกระบวนการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ที่ดำเนินการโดย VNIIDAD ในปี 2011 หน่วยงานของรัฐบาลกลางมากกว่า 14% ที่เป็นเป้าหมายของการสังเกตได้รายงานว่ามีแบบฟอร์มเอกสารที่ได้รับการอนุมัติในปี 2010 และแผนสำหรับการพัฒนาต่อไป และกระทรวงสาธารณสุขและ การพัฒนาสังคมสหพันธรัฐรัสเซียได้ให้ข้อมูลที่เกี่ยวกับการพัฒนา เวอร์ชั่นใหม่ EDMS ที่เขาสร้างและใช้ 230 มาตรฐาน รูปแบบรวมจดหมายตอบรับการอุทธรณ์ของพลเมืองที่จะใช้ทางอิเล็กทรอนิกส์เช่น เป็นแม่แบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการเตรียมและการดำเนินการเอกสาร ใช้แบบฟอร์มรวมมาตรฐานมากกว่า 50 แบบสำหรับการโต้ตอบและการสื่อสารภายใน บริการของรัฐบาลกลางปลัดอำเภอ, Federal Migration Service และแผนกอื่นๆ
  การพัฒนาเทคโนโลยีสำหรับการป้อนเอกสารลงใน EDMS ตามรูปแบบมาตรฐานแบบครบวงจร (แม่แบบอิเล็กทรอนิกส์) ยืนยันความต้องการของการปฏิบัติ แต่ ในข้อกำหนดที่ได้รับอนุมัติ เทคโนโลยีการสแกนถือเป็นลำดับความสำคัญเมื่อป้อนเอกสารลงใน EDMS จะเพิ่มปริมาณเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดเนื่องจากได้รับภาพ/สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับ

นี่เป็นเอกสารทางกฎหมายหรือไม่?

การลงทะเบียนโดยกระทรวงยุติธรรมของรัสเซียตามคำสั่งของกระทรวงโทรคมนาคมและการสื่อสารมวลชนของรัสเซียลงวันที่ 2 กันยายน 2554 ฉบับที่ 221 "ในการอนุมัติข้อกำหนด ... " ทำให้พวกเขาได้รับสถานะของเอกสารกำกับดูแลที่ถูกต้อง แต่ข้อความของคำสั่งไม่มีข้อบังคับของรัฐที่บังคับใช้ซึ่งออกแบบมาสำหรับการใช้ซ้ำ คำแนะนำเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนด การกำหนดความรับผิดชอบสำหรับแนวทางระเบียบวิธีในการสมัคร และความรับผิดชอบต่อการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ข้อกำหนดเองเป็นเอกสารทางเทคโนโลยี และส่วนหนึ่งของข้อความไม่มีบรรทัดฐานและกฎของการดำเนินการโดยตรง แต่หมายถึงการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบ รวมถึง ระดับและมาตรฐานที่สูงขึ้น มีการระบุไว้ในลักษณะที่โดยพื้นฐานแล้วข้อกำหนดสามารถนำมาประกอบกับการกระทำที่มีลักษณะเป็นข้อเสนอแนะ ดังที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าการกระทำเชิงบรรทัดฐานดังกล่าวรวมถึงการกระทำทางเทคนิคตามคำชี้แจงของกระทรวงยุติธรรมของรัสเซีย (คำสั่งหมายเลข 88 ลงวันที่ 04.05.2007) ไม่ควรได้รับการจดทะเบียนจากรัฐ นอกจากนี้ กระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนของรัสเซียยังสามารถบังคับใช้กฎระเบียบ นิติกรรมสำหรับระเบียบเท่านั้น เทคโนโลยีสารสนเทศ: กำหนดข้อกำหนดสำหรับเครือข่ายและวิธีการสื่อสาร สำหรับรูปแบบข้อมูลในระบบข้อมูลของรัฐ การรักษาความปลอดภัยข้อมูลของระบบสารสนเทศ ฯลฯ

อย่างไรก็ตาม คำสั่งกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชน ฉบับที่ 221 และข้อกำหนด การลงทะเบียนของรัฐผ่านแม้ว่าความจริงที่ว่างานในสำนักงานและการไหลของเอกสารไม่ได้อยู่ในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (นั่นคือในพื้นที่รับผิดชอบของกระทรวงคมนาคมของรัสเซีย) สถานการณ์สามารถอธิบายได้ด้วยข้อเท็จจริงที่ว่าตามแผนสำหรับการเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษซึ่งได้รับอนุมัติจากพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียฉบับที่ 176-r ผลลัพธ์สุดท้ายของการดำเนินการตามมาตรการตามวรรค 2 เป็นการตีพิมพ์คำสั่งและกระทรวงคมนาคมของรัสเซียได้รับแต่งตั้งให้เป็นผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบสำหรับเหตุการณ์นี้รวมถึงข้อกำหนดที่ข้อกำหนดจะมีลักษณะเป็นหน่วยงาน

ในข้อความของหัวข้อเฉพาะของข้อกำหนดมีการอ้างอิงโดยตรง 10 รายการรวมถึงการกระทำทางกฎหมายด้านกฎระเบียบ ("... ตามพระราชกฤษฎีกา ... ", "... ตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง ... ”) แม้ว่าจะมีการกำหนดบรรทัดฐานและกฎระดับสูงสุดในการกระทำ บรรทัดฐานระดับสูงเหล่านี้จำเป็นต้องระบุในข้อกำหนด ถ่ายโอนไปยังระดับของระเบียบวิธีและเทคโนโลยีในกระบวนการนำไปใช้และการใช้ระบบสารสนเทศ

ในเวลาเดียวกัน เมื่อระบุกระบวนการของ DOE ที่ EDMS ควรมีไว้ (ข้อ 6) กฎการทำงานในสำนักงานจะไม่ถูกกล่าวถึง ชื่อของ "กระบวนการ" ไม่สอดคล้องกับเทคโนโลยีสำนักงานและชื่อทางวิชาชีพของสำนักงาน

ตามข้อความมีการอ้างอิงถึงมาตรฐานพื้นฐาน GOST R ISO 15489-1-2007 เกี่ยวกับการจัดการเอกสาร (ข้อ 9) แต่มีเพียง 2 ใน 4 ที่กำหนดและระบุไว้ในข้อกำหนด ลักษณะทั่วไปเอกสารที่สร้าง ใช้ และจัดเก็บไว้ในระบบข้อมูล (ความถูกต้องและความสมบูรณ์ของเอกสาร)

MoReq ข้อกำหนดของยุโรป (ข้อกำหนดของแบบจำลองสำหรับการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นทางการ) ไม่ได้กล่าวถึงที่ใดก็ได้ในข้อความของข้อกำหนด แม้จะอยู่ในรูปแบบของลิงก์ก็ตาม แต่หนึ่งใน แนวคิดพื้นฐาน MoReq - "รูปแบบการจัดหมวดหมู่ / แบบแผนลำดับชั้น" ของระบบข้อมูลถูกยืมมาจากแหล่งนี้

น่าเสียดายที่ไม่ใช่มาตรฐานแห่งชาติในปัจจุบันทั้งหมด สหพันธรัฐรัสเซียเกี่ยวกับการจัดการเอกสารในการพัฒนาข้อกำหนดถูกนำมาพิจารณา ดังนั้นการจัดหมวดหมู่ของข้อมูลเมตาบนพื้นฐานของระบบของตัวระบุและไดเรกทอรีของ EDMS ถูกสร้างขึ้นโดย GOST R ISO 23081-1-2008 โครงสร้างของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ตามข้อ 13 ของข้อกำหนด) และการสนับสนุนการกำหนดเวอร์ชันมีการเปิดเผยรายละเอียดในการแปลอย่างเป็นทางการของมาตรฐาน IEC 82045-1 ซึ่งลงทะเบียนโดย FSUE "Standartinform" ซึ่งกำหนดหลักการและวิธีการจัดการเอกสารจาก จุดยืนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ, วิศวกรรมไฟฟ้า. และภาระผูกพันในการควบคุมกระบวนการสร้างเอกสารเมื่อพัฒนาข้อกำหนดสำหรับระบบข้อมูล (ซึ่งในทางปฏิบัติไม่ได้ทำในข้อกำหนด) ได้รับการแก้ไขโดยมาตรฐาน GOST R ISO 22310-2009

การเลือกหัวข้อพิเศษ "การอ้างอิงเชิงบรรทัดฐาน" จะไม่เพียงแต่อำนวยความสะดวกในการรับรู้ถึงข้อความที่ตามมาทั้งหมดของข้อกำหนดเท่านั้น แต่ยังแสดงให้เห็นว่าบรรทัดฐานเดียวและ พื้นฐานระเบียบวิธีที่ซึ่งการกระทำของมืออาชีพในสำนักงานและบริการด้านไอทีควรรวมกันเพื่อก้าวไปสู่เวิร์กโฟลว์ที่ไร้กระดาษอย่างแท้จริง

การรวมบัญชีนี้จะอำนวยความสะดวกโดยการจัดสรรส่วนพิเศษของข้อกำหนด ซึ่งประกอบด้วยเครื่องมือทางความคิด จำเป็น:

• ประสานคำศัพท์ แนะนำและกำหนดแนวคิด "อุปกรณ์ประกอบฉาก", "ช่อง/ช่อง", "ข้อมูลเมตา", แต่
• เมื่อแสดงรายการข้อกำหนด/ฟิลด์เฉพาะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้ระบุคุณลักษณะเพิ่มเติมอีกหนึ่งอย่าง - ไม่ว่าข้อกำหนดนั้นจะเป็นการระบุหรือไม่

แต่กลับแนะนำชื่อที่ใช้พูดบางส่วนของการดำเนินงานในสำนักงานซึ่งไม่ได้กำหนดไว้ในกฎการทำงานในสำนักงาน (“นำเอกสารไปให้ผู้ใช้ EDMS” แทน “ส่งเอกสารเพื่อดำเนินการหรือส่งไปยังผู้บริหาร”, “การเขียนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร” แทน “การจัดระเบียบที่เก็บข้อมูลปัจจุบัน”, “การจัดเก็บเอกสารและการรับรองความปลอดภัย”, “ การโอนคดีไปยังที่เก็บถาวร”), ใช้ "ขนาน" แต่ไม่ตรงกันกับแนวคิดสำนักงาน "เทคนิค" ( "ข้อห้ามในการสร้าง", "การแสดงรูปแบบไฟล์", "ดึงค่าจากฟิลด์ที่กำหนดโดยเจ้าหน้าที่", "แจ้งให้ผู้ใช้ EDMS ป้อนข้อมูลเมตาที่จำเป็น", "กำหนดและยกเลิกการห้ามการทำลาย ส่วนของแผนการจำแนกประเภท" หรือทำลายระยะเวลาเก็บรักษา" "การกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา" "จำนวนระยะเวลาเก็บรักษา" ฯลฯ).

โครงสร้างของข้อความของข้อกำหนดมีกรอบตามกฎที่กำหนดไว้สำหรับการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง ข้อกำหนดมีเพียงสามส่วน:

1. ข้อกำหนดทั่วไป
2. คำอธิบายของกระบวนการ เอกสารสนับสนุนการจัดการใน EDMS FOIV
3. ข้อกำหนดสำหรับการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของ EDMS FOIV รวมถึงเมื่อประมวลผลข้อมูลบริการของการแจกจ่ายอย่างจำกัด

ส่วนต่างๆ จะถูกระบุด้วยตัวเลขโรมัน และการนับของย่อหน้าทั้งหมดถือเป็นจำนวนรวม เลขอารบิก, เช่น. เรียงตามตัวเลขโดยไม่คำนึงว่าเป็นของส่วนนั้นหรือไม่ มันสอดคล้อง

ส่วนต่าง ๆ ของข้อกำหนดได้รับการพัฒนาโดยมีรายละเอียดในระดับต่างๆ กัน ซึ่งถือได้ว่ายอมรับได้ แต่ส่วนที่สองไม่ได้สะท้อนถึงข้อกำหนดที่กำหนดโดยกฎของงานในสำนักงานอย่างเต็มที่ และไม่สอดคล้องกับตรรกะของพวกเขา ซึ่งจะช่วยลดความสำคัญของข้อกำหนดที่เป็นเอกสารกำกับดูแล ตัวอย่างเช่น การสร้างเอกสารใน EDMS ในข้อกำหนดไม่ได้ควบคุมอย่างเป็นระบบ (มีเพียงข้อ 11 สั้น ๆ เท่านั้น) และวลีที่ EDMS “ควรอนุญาตให้รักษาระยะเวลาการจัดเก็บด้วยระยะเวลาอย่างน้อย 100 ปี” (ข้อ 20 , ย่อหน้าสุดท้าย, ย่อย . "e") หรือ "ให้แน่ใจว่าการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ... เป็นระยะเวลาอย่างน้อย 5 ปี" (หน้า 3) จะยังคงเป็นเพียงความปรารถนาดี

แอปพลิเคชัน ตัวระบุ และตัวแยกประเภท ซึ่งระบุไว้ในข้อความในรูปแบบทั่วไป ไม่ได้ออกให้กับข้อกำหนด

เรื่องของระเบียบ

ในกรณีที่ไม่มีส่วนคำศัพท์พิเศษของข้อกำหนด วรรค 1 เป็นที่สนใจ การแก้ไขคำจำกัดความของแนวคิดของ EDMS และจุดประสงค์ในการสร้างเอกสารนี้บางส่วน:

SED FOIV - นี่คือระบบการทำงานอัตโนมัติในสำนักงานและการไหลของเอกสาร ซึ่งให้ความเป็นไปได้ของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายใน และข้อกำหนดจะกำหนดชุดฟังก์ชันขั้นต่ำที่ EDMS ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางต้องดำเนินการเมื่อดำเนินกิจกรรมของผู้บริหารของรัฐบาลกลาง ร่างกายตลอดจนเงื่อนไขการจัดการเอกสารภายในกรอบของ EDMS ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง.

คำจำกัดความนี้ไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดของกฎการทำงานของสำนักงาน (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 09/07/2011) และเบี่ยงเบนไปจากที่กำหนดไว้ มาตรฐานแห่งชาติ GOST R ISO 15489-1-2007 แนวคิดสมัยใหม่ (ใหม่และไม่น้อย) ของการจัดการเอกสาร EDMS ที่สนับสนุนการดำเนินการตามกฎ Office แบบรวมศูนย์ในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางทั้งหมดควรได้รับการพิจารณาให้เป็นระบบข้อมูลที่รับรองการรวบรวมเอกสาร (การรวมเอกสารในระบบ) การประมวลผล การจัดการเอกสาร และการเข้าถึงเอกสารเหล่านั้น คำจำกัดความของสาระสำคัญของ EDMS FOIV ซึ่งใกล้เคียงกับความหมายกับสิ่งที่กำหนดโดยกฎของสำนักงาน ได้รับการแก้ไขในข้อ 4 ของข้อกำหนดเท่านั้น และ EDMS ได้รับการพิจารณาในคำจำกัดความนี้ว่า ระบบข้อมูลที่ออกแบบมาเพื่อจัดการเอกสารทั้งหมดของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางรวมถึงเอกสารร่าง(อย่างที่คุณทราบ ร่าง โครงการไม่ได้รับการพิจารณาเลยในงานสำนักงานในสถานะของเอกสารดังนั้นการชี้แจงนี้จึงซ้ำซ้อน)

พนักงานบริการจัดการสำนักงานของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางและชุมชนมืออาชีพไม่ได้คาดหวัง ชุดฟังก์ชันขั้นต่ำที่ควรดำเนินการโดย EDMS ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง(ข้อ 1 ของข้อกำหนด) แต่มีการพัฒนารายละเอียดและ ชุดทันสมัยข้อกำหนดด้านการทำงานและทางเทคนิคที่จะช่วยให้หน่วยงานของรัฐบาลกลางสามารถ:

• เพื่อดำเนินการเปลี่ยนทีละขั้นสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยค่อยๆ ออกจากการสแกนเอกสารที่ส่งและเอกสารภายในจำนวนมาก และจากนั้นจึงค่อยส่งเอกสารขาเข้า
• รับรองเวิร์กโฟลว์ไร้กระดาษจริงของเอกสารเหล่านั้นที่หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางรวมอยู่ในรายการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้อง
• เลือกทิศทางสำหรับการปรับปรุง EDMS ที่มีอยู่ให้ทันสมัยอย่างมีประสิทธิภาพ
• ใช้กลไกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสมและ
• เพื่อดำเนินการตามมาตรการที่กำหนดโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียฉบับที่ 176-r อย่างเต็มที่

ในเรื่องนี้ วรรค 2 ของข้อกำหนดที่ใช้กับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่ใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือประเมินความสามารถของ EDMS ที่มีอยู่ฟังดูไม่น่าเชื่อถือ การวิเคราะห์แสดงให้เห็นว่าข้อกำหนดข้อ 3 เท่านั้นที่อนุญาตให้ประเมิน EDMS (เมื่อเลือกระบบ) ตามเกณฑ์ทางเทคนิคที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและเกณฑ์การคัดเลือกหน้าที่ได้รับการกำหนดในตลาดมานานแล้วและถูกนำมาพิจารณาโดยบริษัทไอทีทั้งสอง นำเสนอผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และหน่วยงานรัฐบาลกลางที่ดำเนินการซื้อที่เกี่ยวข้อง

ควรสังเกตด้วยว่าระดับของข้อกำหนดสำหรับ EDMS ในทางปฏิบัตินั้นค่อนข้างสูง หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางเกือบทั้งหมดในปี 2011 มีอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งรวมถึง EDMS อุตสาหกรรม ตัดสินโดยแบบสอบถามติดตาม แม้แต่หน่วยงานของรัฐบาลกลางที่ตอบว่าพวกเขาไม่มีระบบของตัวเอง จริง ๆ แล้วใช้สถานที่ทำงานของ EDMS ของกระทรวงที่สูงกว่า (ระบบกระจายของอุตสาหกรรม) หรือ EDMS "สืบทอด" จากหน่วยงานผู้บริหารของรัฐบาลกลางรุ่นก่อน ที่เข้ารับการปรับโครงสร้างในระหว่างขั้นตอนการปฏิรูปการปกครอง ปีที่ผ่านมา. บางทีมีเพียง Federal Archival Agency เท่านั้นที่ไม่มี EDS

ดังนั้น จุดประสงค์ของการพัฒนาข้อกำหนดคือเพื่อให้มีความทันสมัยในด้านการนำระบบสารสนเทศมาใช้ในงานสำนักงานบนพื้นฐานของมาตรฐานการกำกับดูแล ระเบียบวิธีและทางเทคนิค พารามิเตอร์ และข้อกำหนดที่สม่ำเสมอ ซึ่งแสดงให้เห็นโดยนัยในแผนปฏิบัติการของรัฐบาล

ข้อกำหนดทั่วไปที่ไม่ทำงานสำหรับ EDMS

ย่อหน้าที่มีประโยชน์ของข้อกำหนดซึ่ง "ระดับ" ข้อกำหนดทางเทคนิคและมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อตลาด EDMS คือวรรค 3 ซึ่งกำหนดข้อกำหนดสำหรับประสิทธิภาพของ EDMS ความน่าเชื่อถือและการปกป้องข้อมูลใน EDMS ซึ่งเป็นคำแนะนำในลักษณะ

ความต้องการไม่มีเงื่อนไข ความสามารถในการปรับขนาดของ EDMSในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางเพราะ ในหน่วยงานรัฐบาลกลางของ SED ใน เมื่อเร็ว ๆ นี้ออกแบบเป็นระบบกระจาย การทำงานเป็นทีมที่ซึ่งพนักงานของสำนักงานกลาง หน่วยงานในอาณาเขต สถานประกอบการย่อย ฯลฯ ทำงาน

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพในกรณีนี้ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับปัจจัยที่ไม่เกี่ยวข้องกับ EDMS เอง - ระดับของโหลดเครือข่าย แบนด์วิดธ์การกำหนดค่าและการโหลดทรัพยากรเซิร์ฟเวอร์ เข้าถึง EDMS ได้ไม่เกิน 3 วินาทีแน่นอนว่าผู้ใช้จะต้องยินดี แต่บริการงานสำนักงานจำเป็นต้องรู้ว่ามาตรฐานนี้และมาตรฐานการเข้าถึงบัตรที่สร้างขึ้นเมื่อลงทะเบียนเอกสาร ("แบบฟอร์มป้อนข้อมูล" บัตรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) ไม่เกิน 5 วินาที . , - สามารถส่งผลกระทบต่อมาตรฐานการผลิต, การคำนวณจำนวนพนักงาน ณ จุดลงทะเบียน / การเข้าเอกสารเข้าสู่ระบบ, การประเมินประสิทธิภาพการทำงาน ฯลฯ ประสบการณ์ " ปฏิบัติที่ดีที่สุด” แสดงว่าข้อกำหนดทางเทคนิคที่ระบุรวมถึงข้อกำหนดสำหรับการจำกัดเวลาหยุดทำงานของระบบและจำกัดเวลาในการกู้คืนเอกสารจากสำเนาสำรอง มักจะกำหนดในข้อตกลงระดับบริการเฉพาะ (SLA) ซึ่งสรุปโดย “เจ้าของ ” ของ EDMS กล่าวคือ การจัดการสำนักงานพร้อมแผนกไอทีที่ดำเนินการดูแลระบบและค่าเฉพาะของมาตรฐาน / เมตรมักจะลดลงทุกปี

การแจ้งเตือนอัตโนมัติของผู้ใช้ EDMS FOIV เกี่ยวกับความล้มเหลวในระบบในความเห็นของเรา ไม่ควรกำหนดเป็นข้อกำหนดทางเทคนิคแยกต่างหาก แต่สามารถกล่าวถึงเป็นตัวเลือกหนึ่งในคุณสมบัติในกลไกทั่วไปของการแจ้งเตือนและการเตือนผู้ใช้ระบบ ซึ่งแน่นอนว่า EDMS FOIV ควร มี.

ข้อกำหนดที่แนะนำสำหรับการลดความเสี่ยงของการสูญเสียเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (อย่างน้อยหนึ่งสำเนาสำรอง) และปัจจัยความน่าเชื่อถือของ EDMS (อย่างน้อย 0.98) ในปัจจุบันอาจถือว่าเพียงพอ แต่สำหรับการไหลของเอกสาร หน่วยงานของรัฐบาลกลางที่มีอยู่เฉพาะในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ค่าสัมประสิทธิ์เหล่านี้จะต้องมีความเข้มแข็ง นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดมาตรฐานทางเทคนิคสำหรับตัวบ่งชี้อื่น ๆ ของการทำงานของ EDMS และตัวบ่งชี้แต่ละตัวสามารถมีมาตรฐาน / ขีด จำกัด ของตัวเองได้ (ค่าสัมประสิทธิ์การสูญเสียและอัตราความผิดพลาดที่มีขอบเขต "ไม่มาก" "ไม่น้อย" เวลาตอบสนองของ โหนดการสื่อสารในศูนย์ ในอาณาเขต ฯลฯ ) และบนพื้นฐานของมาตรฐานทางเทคนิค เป็นไปได้ที่จะคำนวณค่าของตัวบ่งชี้ความน่าเชื่อถือ EDMS ไม่ได้อยู่ในรูปแบบทั่วไป แต่ตามกระแสเอกสารจริง . นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับความทันสมัยของ EDMS FOIV ในขั้นตอนการออกแบบ เมื่อมีการพัฒนามาตรการเพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดด้านความน่าเชื่อถือ ตลอดจนในขั้นตอนของการตรวจสอบตัวบ่งชี้และการวิเคราะห์โหลดของระบบ ความผิดพลาดทางเทคนิค. ต้องระลึกไว้เสมอว่าค่าของตัวบ่งชี้ความน่าเชื่อถือของเครือข่ายการสื่อสารนั้นได้รับการตั้งค่าและควบคุมเป็นพิเศษเช่นกัน และโดยทั่วไปแล้ว บริษัทซอฟต์แวร์สามารถนำเสนอตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพและคุณลักษณะจำนวนมากขึ้นสำหรับการเลือก EDMS

ข้อกำหนดสำหรับ ปริมาณฐานข้อมูลสำหรับจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นระยะเวลาอย่างน้อย 5 ปีค่อนข้างเป็นข้อกำหนดในการใช้งาน "เก็บถาวร" ที่นี่ควรชี้แจงว่าจำเป็นต้องจัดเก็บภาพอิเล็กทรอนิกส์เช่น สำเนาเอกสารที่ได้รับจากการสแกนรวมทั้งคำนึงถึงความจริงที่ว่าเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บสูงถึง 10 ปีจะไม่ถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (วรรค 34 ของกฎการทำงานในสำนักงาน ). แท้จริงแล้ว ระยะเวลาการจัดเก็บห้าปีนั้นส่วนใหญ่ใช้สำหรับเอกสารการปฏิบัติงานที่สามารถสร้าง ใช้ และจัดเก็บใน EDMS ได้เองในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น อย่างไรก็ตาม บทบัญญัตินี้จะอนุญาตให้มีการสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการปฏิบัติงาน/ปัจจุบันที่เหมาะสมภายในกรอบโครงสร้างองค์กรและการทำงานของ EDMS ควรมีการจัดเก็บแยกต่างหากสำหรับสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารที่มีการสร้างร่างตกลงและสรุปใน EDMS แต่ตามวิธีการเลือกสื่อ (ISO 15489: 2001, GOST R ISO 15489-1-2007) ต้นฉบับ / ต้นฉบับต้องลงนามและลงทะเบียน (ระบุในระบบ) ในรูปแบบกระดาษเพราะ ขึ้นอยู่กับการจัดเก็บถาวรหรือระยะยาว บนพื้นฐานของพื้นที่เก็บข้อมูลนี้ สามารถจัดระเบียบกองทุนเพื่อการใช้งานเพื่อส่งเอกสารสำหรับการดำเนินการ เผยแพร่ข้อมูลและเอกสารไปยังพนักงานขององค์กร ใช้งานอย่างแข็งขันในกิจกรรมปัจจุบัน และจากนั้นเช่นเดียวกับกองทุนใช้งานที่สร้างไว้แล้วก็สามารถ ใช้ในเอกสารสำคัญซึ่งเอกสารต้นฉบับถูกโอนในรูปแบบกระดาษ น่าเสียดายที่ระเบียบวิธีของมาตรฐานสำหรับการจัดการเอกสารไม่เปิดเผยแม้ในย่อหน้าที่ 19 และ 20 ที่ค่อนข้างใหญ่โต ซึ่งอุทิศให้กับข้อกำหนดการใช้งานสำหรับ EDMS

ข้อกำหนดที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของ EDMS

ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของ EDMS เมื่อมีการประมวลผลข้อมูลบริการของการแจกจ่ายแบบจำกัด - ไม่ต่ำกว่าคลาส 1 G (ข้อ 3 ของหัวข้อ I)

ในกรณีที่ไม่มีการอ้างอิงที่สอดคล้องกัน ก็สามารถสันนิษฐานได้ว่า ข้อกำหนดนี้ตามเอกสารแนะแนว “ระบบอัตโนมัติ การป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต การจำแนกประเภทของระบบอัตโนมัติและข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของข้อมูล” ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการเทคนิคแห่งรัฐภายใต้ประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 30 มีนาคม 2535 (ต่อไปนี้จะเรียกว่าเอกสารแนะนำ)

เอกสารคำแนะนำได้กำหนดประเภทของระบบอัตโนมัติซึ่งมีการประมวลผลข้อมูลที่เป็นความลับ กล่าวคือ ข้อมูลที่ถูกจำกัดการเข้าถึง กฎหมายของรัฐบาลกลาง. คุณสมบัติที่กำหนดของการจำแนกประเภทคือ:

• ความพร้อมใน ระบบอัตโนมัติข้อมูล ระดับต่างๆความเป็นส่วนตัว;
• การกระจายอำนาจและระดับการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับ
• การประมวลผลข้อมูลแบบรายบุคคลหรือแบบรวมในระบบ ซึ่ง EDMS สมัยใหม่ทั้งหมดรองรับได้

ระดับความปลอดภัย 1 G แนะนำว่า EDMS ควรระบุอย่างชัดเจน:

• ระบบย่อยการควบคุมการเข้าถึง,
• ระบบย่อยการลงทะเบียนและการบัญชีของผู้ใช้ โปรแกรม ธุรกรรม รวมถึงการบัญชีสำหรับการเข้าถึงไฟล์ที่ได้รับการป้องกัน การโอนผ่านช่องทางการสื่อสาร
• การบัญชีเพื่อเข้าถึงช่องทางการสื่อสารด้วยตนเอง
• การบัญชีสำหรับการอนุญาต / สิทธิ์การเข้าถึง
• การบัญชีสำหรับสื่อเก็บข้อมูลในแง่ของ "การล้างพื้นที่ว่างของ RAM" และไดรฟ์ภายนอกเช่น การบัญชีสำหรับการทำลายเอกสาร (ตามมาตรฐาน ISO 15489:2001)

EDMS ต้องมีระบบย่อยความสมบูรณ์ด้วย เครื่องมือซอฟต์แวร์และข้อมูลที่ประมวลผลแล้ว แต่การมีอยู่ของระบบย่อยการเข้ารหัส (การเข้ารหัสและการใช้เครื่องมือการเข้ารหัสที่ได้รับการรับรอง / ได้รับการรับรอง) ไม่ได้จัดทำโดยระบบคลาส 1 G ในเรื่องนี้ ในหัวข้อ III ของข้อกำหนด คำถามเกี่ยวกับการใช้อำนาจบริหารของรัฐบาลกลางใน EDMS จำเป็นต้องอธิบายให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปรับปรุงแล้ว.

ข้าพเจ้าต้องการทราบว่าเอกสารแนะแนวกำหนด การลงทะเบียนและการบัญชีของการออกเอกสารส่งออก (กราฟิก) ที่พิมพ์. ข้อกำหนดนี้สอดคล้องกับร่างปัจจุบันของคณะกรรมาธิการเศรษฐกิจสำหรับยุโรปข้อเสนอแนะฉบับที่ 37 ของปี 2010 ว่า เอกสารดิจิทัลที่มีลายเซ็น (เช่น อิเล็กทรอนิกส์) เป็นเอกสารดิจิทัลที่สามารถแสดงเป็นหลักฐานได้ และหากต้องพิมพ์เอกสารดิจิทัล จะต้องมีข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้ผู้อ่านตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของเอกสารได้. นอกจากนี้ยังอธิบายความต้องการในทางปฏิบัติของบริการการจัดการสำนักงาน ซึ่งเมื่อเลือกหรือพัฒนา EDMS เคาน์เตอร์แบบฟอร์มการสั่งซื้อ เคาน์เตอร์พิมพ์เอกสาร บางชนิด, รวม ระบุว่า "สำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ" ขออภัย ส่วนที่ III ของข้อกำหนดไม่ได้กล่าวถึงปัญหาเหล่านี้ แม้ว่าจะมีการระบุไว้ในย่อหน้าที่ 30-32 ที่มีความยาวและกว้างขวาง

ส่วน III ของข้อกำหนด ซึ่งประกอบด้วยข้อกำหนดสำหรับ EDMS ในแง่ของความปลอดภัยของข้อมูล ถือได้ว่ามีความเกี่ยวข้องค่อนข้างมาก ยกเว้น พยายามสร้างเอกสารทางเทคนิคเกี่ยวกับงานขององค์กรและหน้าที่ของกิจกรรมของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง. ตัวอย่างเช่น วรรค 26 กล่าวว่า EDMS ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางควรให้การเข้าถึงเอกสารตามนโยบายความปลอดภัย แต่สำหรับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง นโยบายความปลอดภัยหรือนโยบายการจัดการเอกสารไม่ได้กำหนดเป็นเอกสารขององค์กรที่จำเป็น อำนาจของผู้ดูแลระบบ EDMS ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางจะต้องบันทึกไว้ในข้อบังคับอย่างเป็นทางการ เป็นทางการ FOIV (ข้อ 29) แต่ปัญหานี้ได้รับการแก้ไขแล้วในระเบียบการบริหารสำหรับการจัดกิจกรรมภายในของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง และไม่สามารถอยู่ภายใต้ข้อบังคับในข้อกำหนดทางเทคนิคเหล่านี้

ที่ กำหนดบทบาทผู้ใช้ในระบบและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงนอกจากนี้ยังจำเป็นต้องคำนึงถึงระเบียบเกี่ยวกับวิธีการจัดการข้อมูลอย่างเป็นทางการที่ถูก จำกัด ในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย 03.11.1994 ฉบับที่ 1233) ซึ่งเกี่ยวข้องกับเครื่องหมาย / ตราประทับ “สำหรับใช้ในราชการ” จะออกในเอกสาร ประเภทของความลับ (การจำกัดการเข้าถึงและอีแร้งที่เหมาะสม) ควรถูกกำหนดโดยเจ้าของกระบวนการ/หน้าที่การจัดการ เช่น หัวหน้าองค์กรหรือแผนกโครงสร้าง แต่ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบ EDMS

ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบหลักในด้านสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

คำอธิบายของกระบวนการสนับสนุนเอกสารของผู้บริหาร(DOE) ใน SED FOIV มีไว้สำหรับส่วนที่ II ของข้อกำหนด แต่สำหรับการพัฒนาและการนำ EDMS ไปปฏิบัติในเอกสารนี้ จะเป็นการดีกว่าหากแก้ไขข้อกำหนดสำหรับ EDMS ซึ่งจะทำให้การนำเทคโนโลยีที่ได้อธิบายไปแล้วไปใช้ใน:

• กฎหมายของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• กฎการทำงานในสำนักงานของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง
• คำแนะนำสำหรับงานสำนักงานของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับการพัฒนา (และเห็นด้วยกับจดหมายเหตุของรัฐบาลกลาง) บนพื้นฐานของเอกสารระเบียบวิธีเดียวในระดับชาติ - คำแนะนำเกี่ยวกับระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานผู้บริหารของรัฐบาลกลาง

ด้วยความเพียงพอของกรอบการกำกับดูแลและระเบียบวิธีเดียว เป็นที่น่าแปลกใจที่ในข้อ 6 ของข้อกำหนด กระบวนการสนับสนุนด้านเอกสารใน EDMS จะได้รับการแก้ไขอีกครั้ง ซึ่งรวมถึง:

• ชุดการดำเนินการสำหรับบันทึกเอกสารหรือข้อมูลเกี่ยวกับมันใน EDMS กำหนดตำแหน่งของเอกสารใน EDMS และช่วยให้คุณจัดการได้, เช่น. อันที่จริงหัวข้อของคำจำกัดความของ "อินพุต" ของเอกสารนั้นถูกกำหนดขึ้นซึ่งไม่สอดคล้องกับมาตรฐาน GOST R ISO 15489-1-2007 ซึ่งกำหนดคำอธิบายที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นของวิธีการรวมเอกสารใน EDMS (ข้อ 9.3);
• นำเอกสารไปให้ผู้ใช้ EDMS FOIV(ควรหมายความถึงกลไกที่พัฒนาขึ้นสำหรับการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือน หรือเพียงกลไกสำหรับกำหนดเส้นทางสำหรับการส่งเอกสารเพื่อดำเนินการ เพื่อการพิจารณาโดยฝ่ายบริหารขององค์กรหรือโดยตรง หน่วยโครงสร้างนักแสดง);
• อนุมัติเอกสาร(จำเป็นต้องควบคุมข้อกำหนดสำหรับองค์กรของการอนุมัติภายในของเอกสารใน EDMS และการอนุมัติจากภายนอกเนื่องจากการอนุมัติทั้งสองรูปแบบนี้มีให้โดยกฎการทำงานของสำนักงาน)
• เซ็นเอกสาร(อาจเป็นไปได้ว่า จนกว่าการสร้างโครงสร้างพื้นฐานที่รับรองการดำเนินการตามกฎหมายของรัฐบาลกลางว่าด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างสมบูรณ์ เราไม่ควรคาดหวังข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการลงนามในเอกสารใน EDMS หรือใน MEDO ที่มีการโต้ตอบกัน)
• การเก็บบันทึกของโปรโตคอลการดำเนินการ(ข้อมูลการควบคุม) ดำเนินการใน EDMS และรวมทั้งการกระทำของผู้ใช้และการดำเนินการของผู้ดูแลระบบ EDMS (นี่เป็นกระบวนการของระบบที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของการสนับสนุนการจัดการเอกสาร)
• การโอนเอกสาร (ส่ง)(นี่เป็นการดำเนินการงานสำนักงานแบบดั้งเดิมและมีความสำคัญ แต่กฎระเบียบโดยไม่มีการกำหนดข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการรับเอกสารรวมถึงผ่านช่องทางโทรคมนาคมและอื่น ๆ รวมถึงทางไปรษณีย์และผู้ให้บริการจัดส่งดูไม่น่าเชื่อถือ นอกจากนี้ ข้อ 42. ของงานสำนักงาน กฎกำหนดว่าบริการจัดการบันทึกรับและส่งเอกสาร กล่าวคือ การดำเนินการเหล่านี้ถือว่าเกี่ยวข้อง นอกจากนี้ เป็นบริการจัดการบันทึกที่ตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารที่ได้รับ (ข้อ 41) และข้อ 23 ยังจัดให้มีการโอนเอกสารภายในหน่วยงานของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง t (เช่น เส้นทางการจราจรภายใน แต่ด้วยเหตุผลบางอย่างข้อกำหนดพูดเฉพาะเกี่ยวกับการส่งเอกสารเท่านั้น) อย่างไรก็ตาม ข้อ 16 ของข้อกำหนดกล่าวถึงบรรทัดฐาน "ดั้งเดิม" ตามที่ EDMS ควรทำให้แน่ใจว่ามีการพิมพ์ซองจดหมายและรายชื่อส่งทางไปรษณีย์ของเอกสารที่ส่งออก / ส่ง ในขณะที่ EDMS ควรมีปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก และหากเป็นเช่นนั้น พิมพ์ ไม่ใช่ซองจดหมาย และสติ๊กเกอร์ตามรายชื่อผู้รับจดหมาย ไม่เพียงแต่รายชื่อผู้รับจดหมายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสินค้าคงคลังของจดหมายที่ส่งไปยัง แบบฟอร์มมาตรฐานก่อตั้งโดย Russian Post);
• การจัดเก็บและการบัญชีของเอกสารตามคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางรวมถึงการควบคุมวินัยการปฏิบัติงานการเตรียมเอกสารอ้างอิงและการตัดเอกสารไปยังที่เก็บถาวร(งานหลายงานถูกกำหนดไว้ในย่อหน้าเดียวเป็นงานที่มีหลายแง่มุม นอกจากนี้ นามสกุลไม่ใช่คำศัพท์สำหรับงานในสำนักงานและการเก็บถาวร)

ดังนั้น จึงสันนิษฐานว่า EDMS ตามข้อกำหนด ไม่ควรและจะไม่สามารถสนับสนุนการดำเนินงานของสำนักงานได้อย่างเต็มที่ที่กำหนดโดยกฎของสำนักงาน ซึ่งกล่าวว่า (วรรค 41) ว่า เอกสารของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางถูกสร้างขึ้น ประมวลผล และจัดเก็บไว้ในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์.

เป็นกฎการเก็บบันทึกที่วางข้อกำหนดการทำงานขั้นพื้นฐานสำหรับ EDMS - ระบบควรเป็นเพียงเครื่องมือ / เครื่องมือของเอกสาร "การขนส่ง" ที่ให้เส้นทางของกระแสเอกสารและสุดท้ายคือ "ที่เก็บข้อมูล" ที่ไม่ เฉพาะการจัดเก็บเอกสารการปฏิบัติงานและเครื่องมือการบัญชีและการอ้างอิงสำหรับพวกเขาเท่านั้น แต่และการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อีกต่อไป (รวมสูงสุด 10 ปี; ข้อ 34 ของกฎการทำงานในสำนักงาน)

ประเด็นในการสร้างเอกสารในความเห็นของเราควรพิจารณาที่จุดเริ่มต้นของข้อกำหนดโดยคำนึงถึงบรรทัดฐานทั้งหมดของกฎของงานสำนักงานและภาคผนวกไม่ใช่ในย่อหน้าที่ 11 โดยย่อซึ่งไม่ได้ระบุไว้ แต่มีเฉพาะการอ้างอิงโดยตรงกับกฎของงานในสำนักงาน

การจำแนกประเภทของกระแสเอกสาร(ข้อ 7 ของข้อกำหนด) โดยพื้นฐานแล้วดำเนินการอย่างถูกต้องและเป็นไปตามกฎของงานในสำนักงานและแนวปฏิบัติของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางโดยใช้ระบบ SMEV และ MEDO แต่น่าเสียดายที่การใช้งานจริง รายบุคคลเกตเวย์และการจัดเก็บของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง EDMS สำหรับรับและประมวลผลข้อความอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่ได้รับผ่าน อีเมลไม่ได้สะท้อนและพัฒนาในอนุวรรค ข้อกำหนด 7 "d"

กฎระเบียบของกระบวนการในการรวมเอกสารใน EDMS ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (ข้อ 6, 8, 10, 13) สะท้อนถึงข้อกำหนดสำหรับการจัดการเอกสารที่กำหนดโดย GOST R ISO 15489-1-2007 อย่างไรก็ตาม วรรค 8 และ 10 กล่าวถึง รายการเอกสารที่ห้ามไม่ให้สร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์. ความจำเป็นในการพัฒนาหรือการอนุมัติซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของคำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงานของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางไม่ได้กำหนดไว้โดยกฎการทำงานในสำนักงาน ในความเห็นของเรา ชัดเจนขึ้น ควรตั้งการแบนในการสแกนเอกสารภายในเป็นหลักอันเป็นผลมาจากการสร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์ / สำเนาเอกสารที่สร้างไว้แล้วในรูปแบบกระดาษ

ควรกำหนดให้ชัดเจนยิ่งขึ้นและ ข้อกำหนดในการสร้างเอกสารใน EDMS ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางเฉพาะในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามรายการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ซึ่งตกลงกับ Federal Archives และได้รับการอนุมัติจากหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง) ซึ่งไม่ได้ระบุไว้ในข้อกำหนด และหน่วยงานของรัฐบาลกลางใช้ทรัพยากรเพียงพอในการพัฒนารายการดังกล่าว

GOST R ISO 15489-1-2007 สร้างความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น รายการคุณสมบัติของเอกสารที่สร้าง ใช้ และจัดเก็บไว้ในระบบสารสนเทศมากกว่าที่ควรได้รับจาก EDMS ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางตามข้อ 9 ของข้อกำหนด ก่อนอื่นต้องติดตั้ง ข้อกำหนดสำหรับโครงสร้างของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์(การแสดงรายการรูปแบบไฟล์ในวรรค 12 ของข้อกำหนดไม่เพียงพอ) และประการที่สอง คุณสมบัติ ความถูกต้องเอกสาร, ความน่าเชื่อถือ, ความซื่อสัตย์และ ความเหมาะสมต่อการใช้งานมีความเกี่ยวข้องและพึ่งพาซึ่งกันและกัน ดังนั้นจึงไม่ควรบังคับเพียงสองอย่างเท่านั้น ส่วนที่เหลือละเว้น

นอกจากข้อกำหนดด้านการทำงานแล้ว ส่วนที่ II ยังกำหนด ข้อกำหนดทางเทคนิคที่แท้จริงสำหรับ EDMS(กำหนดวันที่และเวลาของธุรกรรมทั้งหมด บันทึกระบบ และรับรองความปลอดภัยของโปรโตคอลระบบในช่วงเวลาของการจัดเก็บเอกสารเอง ข้อกำหนดสำหรับการตั้งค่าอินเทอร์เฟซแบบโต้ตอบ การสนับสนุนการกำหนดเวอร์ชันสำหรับโครงการเอกสาร และอื่นๆ) ส่วนใหญ่สอดคล้องกับ มาตรฐานสากลสำหรับการจัดการเอกสาร

เราจะแสดงความคิดเห็นสั้น ๆ เกี่ยวกับประเด็นสุดท้ายของส่วนที่ II ของข้อกำหนด (ข้อ 19 และ 20) เพราะในความเห็นของเรา หากไม่มีการจัดสรรพื้นที่จัดเก็บในสถาปัตยกรรมองค์กรและการทำงานของ EDMS และไม่มีกฎระเบียบที่ชัดเจนสำหรับการสร้าง เอกสาร ไม่เหมาะสมที่จะสร้างข้อกำหนดใด ๆ สำหรับการจัดเก็บเอกสารในระบบ และปรากฎว่าจำนวนข้อความที่เพียงพอในย่อหน้าเหล่านี้แก้ไขการกระทำของผู้ดูแลระบบหัวเรื่อง (หน้าที่) ของระบบเช่น บริการสำนักงาน ไม่ใช่ความต้องการของระบบ EDMS เองไม่สามารถ "สร้าง" ระยะเวลา "เลือกเอกสารสำหรับการทำลาย" และ "ทำลาย" ได้ "จัดเตรียมชุดตัวเลือกขั้นต่ำสำหรับการดำเนินการ" ด้วยเอกสารในช่วงระยะเวลาการจัดเก็บ "จำกัดจำนวนระยะเวลาการจัดเก็บ" ฯลฯ . การดำเนินการเหล่านี้จะดำเนินการโดยผู้ดูแลระบบหัวเรื่องของระบบ (รับผิดชอบการจัดเก็บ) พัฒนาหนังสืออ้างอิงที่เหมาะสม ตัวแยกประเภท และสร้างอัลกอริทึมสำหรับการทำงาน EDMS ควรสนับสนุน แต่ไม่สามารถตรวจสอบคุณค่าของเอกสารได้โดยอัตโนมัติ การทำลายเอกสารเหล่านั้น

ข้อกำหนดในการสร้างเอกสารที่ทำให้ขั้นตอนการถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรเป็นทางการ (subclause 20 "e") นั้นจัดทำขึ้นอย่างไม่สมบูรณ์เพราะ ในรูปแบบรายงานจาก EDMS จะต้องได้รับโดย แบบฟอร์มที่กำหนดและสินค้าคงคลังภายในของกรณีการจัดเก็บถาวรและบุคลากรในระยะยาว

ที่น่าสนใจเป็นเพียงฟุ่มเฟือยในความคิดของเรา ข้อกำหนดสำหรับการปฏิบัติตามรูปแบบการจัดหมวดหมู่ของ EDMS FOIV(ข้อ 19 ของข้อกำหนด) ส่วนและส่วนย่อยของการตั้งชื่อของคดีซึ่งกำลังได้รับการพัฒนาสำหรับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางในฐานะตัวจำแนกประเภทโครงสร้าง (ข้อ 29 ของกฎสำหรับงานสำนักงาน) ข้อกำหนดนี้กำหนดการพึ่งพาโครงสร้างองค์กรและการทำงานของ EDMS on โครงสร้างองค์กรหน่วยงานของรัฐบาลกลางซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงค่อนข้างบ่อย (เนื่องจากการปฏิรูปการบริหารยังคงดำเนินต่อไป) และการพึ่งพาอาศัยกันนี้ไม่ได้ผลและเหมาะสมที่สุดเพราะ EDMS ควรสนับสนุนกระบวนการทำงานกับเอกสารและการมีปฏิสัมพันธ์ภายในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางเป็นหลัก ไม่ใช่โครงสร้างเฉพาะ

บทสรุปสั้นๆ

ดังนั้นข้อเสนอแนะของข้อกำหนดของกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนจึงเป็น เอกสารกฎเกณฑ์อยู่ภายใต้การศึกษาและการตรวจสอบอย่างรอบคอบเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของกฎของสำนักงานซึ่งจำเป็นสำหรับผู้บริหารระดับสูงของรัฐบาลกลาง! ข้อกำหนดเองไม่สามารถสนับสนุนบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์สำหรับการปฏิบัติงานในสำนักงานได้อย่างเต็มที่ซึ่งกำหนดโดยกฎการทำงานในสำนักงานและคำแนะนำของแผนกสำหรับงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่พัฒนาขึ้นบนพื้นฐานของพวกเขา

ข้อกำหนดเป็นเอกสารที่น่าสนใจที่มีสถานะเป็นบรรทัดฐาน แต่ในความเป็นจริงไม่สามารถใช้ในรูปแบบปัจจุบันได้เพราะ ต้องมีการพัฒนา การชี้แจง และการสรุปในบริบทของการปฏิบัติตามแผนปฏิบัติการฉบับสมบูรณ์ที่ได้รับอนุมัติโดยกฤษฎีการัฐบาลฉบับที่ 176-r

และหมายเหตุสำคัญอีกประการหนึ่ง: ในปัจจุบัน ไม่มีโซลูชัน EDMS สำเร็จรูปในตลาดภายในประเทศที่สามารถตอบสนองความต้องการได้

เชิงอรรถ

ยุบ แสดง

หนึ่งในระบบย่อยการทำงานของระบบข้อมูลองค์กรขององค์กรคือระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการระบบเศรษฐกิจบนพื้นฐานของระบบอัตโนมัติของการจัดการเอกสารและกระบวนการทางธุรกิจทุกประเภท ทำงานกับเอกสารที่รับรองและประสานงานกิจกรรมร่วมกันของผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการจัดการ

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่กำลังสร้างขึ้นต้องเป็นไปตามข้อกำหนดพื้นฐานของ CIS

ความสามารถในการปรับขนาดเป็นที่พึงปรารถนาที่ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถรองรับทั้งหลายหน่วยและผู้ใช้หลายพันคน และความสามารถของระบบในการเพิ่มความจุนั้นพิจารณาจากความจุของฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ความต้องการนี้สามารถตอบสนองได้โดยการสนับสนุนเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลอุตสาหกรรมที่ผลิตโดยบริษัทต่างๆ เช่น Sybase, Oracle, Informix เป็นต้น ซึ่งมีอยู่ในแพลตฟอร์มฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เกือบทั้งหมดที่เป็นไปได้ จึงให้ประสิทธิภาพที่หลากหลายที่สุด

การกระจาย.ปัญหาหลักในการทำงานกับเอกสารเกิดขึ้นในองค์กรที่กระจายตามภูมิศาสตร์ ดังนั้นสถาปัตยกรรมของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงต้องสนับสนุนการโต้ตอบของไซต์ที่แจกจ่าย นอกจากนี้ ไซต์แบบกระจายยังสามารถรวมกับช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายที่สุดในแง่ของความเร็วและคุณภาพ นอกจากนี้ สถาปัตยกรรมระบบต้องสนับสนุนการโต้ตอบกับผู้ใช้ระยะไกล เจ

โมดูลาร์,เป็นไปได้ว่าลูกค้าอาจไม่จำเป็นต้องใช้ส่วนประกอบทั้งหมดของระบบเวิร์กโฟลว์ในทันที และบางครั้งช่วงของงานที่ลูกค้าแก้ไขก็น้อยกว่าช่วงของงานเวิร์กโฟลว์ทั้งหมด เห็นได้ชัดว่าระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรประกอบด้วยโมดูลที่แยกจากกันซึ่งรวมเข้าด้วยกัน

ความเปิดกว้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่สามารถและไม่ควรแยกออกจากระบบอื่น เช่น เมื่อจำเป็นต้องรวมระบบกับระบบแอปพลิเคชันอื่น โดยเฉพาะโปรแกรมบัญชี ในการทำเช่นนี้ ระบบการจัดการเอกสารต้องสนับสนุนมาตรฐานทั่วไปสำหรับการประมวลผลและการส่งข้อมูล และมีอินเทอร์เฟซแบบเปิดสำหรับการปรับแต่งและการรวมเข้ากับระบบอื่นๆ ที่เป็นไปได้

4. การคุ้มครองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

รูปแบบทั่วไปของ ZD ที่องค์กรนำเสนอในรูปที่ 8 สะท้อนให้เห็นถึงระบบการวัดขององค์กรและทางเทคนิคสำหรับ ZD

มาตรการขององค์กรกำหนด:

หน้าที่การงานของบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูล

สำหรับการดำเนินงานที่สำคัญ การควบคุมและการดำเนินการต้องดำเนินการโดยพนักงานสองคนที่มีคีย์ต่างกัน

สำหรับฐานข้อมูลต้องจัดให้มีเงื่อนไขสำหรับการจัดเก็บที่เชื่อถือได้

ห้ามมิให้ถ่ายโอนข้อมูลไปยังที่อื่น (บริษัท องค์กร) หากไม่มีเงื่อนไขการป้องกันที่เชื่อถือได้

ในการบันทึกข้อมูลในกรณีเหตุสุดวิสัยควรจัดทำแผนอพยพ

สิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งคือการควบคุมของ HP ซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภท:

การตรวจสอบภายนอกหรือการตรวจสอบ (ดำเนินการโดยบุคคลที่สาม)

การตรวจสอบภายใน (ภายใน) เทคโนโลยีประกอบด้วยกิจกรรมการตรวจสอบดังต่อไปนี้:

เอกสารระบบ

เอกสารโครงการ (อาคาร สถานที่ ศูนย์คอมพิวเตอร์);

เอกสารการออกแบบซอฟต์แวร์

เอกสารแนะนำผู้ใช้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์และระบบปฏิบัติการ

การจ้างงาน (การเข้าถึง) และการจัดการ

การแก้ไขซอร์สโค้ด

ชื่อของไฟล์ข้อมูลและโฟลเดอร์ (ไดเรกทอรี);

ผู้ให้บริการข้อมูลทั้งหมด

การเข้าถึงเทอร์มินัล

รายชื่อผู้ใช้และสิทธิ์;

โปรโตคอลคอนโซล

บันทึกของระบบ

บันทึกความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์

โปรโตคอลสำหรับการประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนบุคคล ฯลฯ

อันเป็นผลมาจากการกระทำที่ทำ รายการตรวจสอบจะถูกสร้างขึ้น ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์พิเศษหรือซอฟต์แวร์ที่เปิดเผยต่อสาธารณะในสื่อสองประเภท: เอกสาร (กระดาษ) และแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์

เนื่องจาก มาตรการป้องกันทางเทคนิคใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และซองจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นลำดับอักขระพิเศษที่เพิ่มลงในข้อความเพื่อรับรองความถูกต้อง ได้มาจากการแปลงทางคณิตศาสตร์ที่ซับซ้อนจากตัวข้อความและตัวเลขพิเศษ K ซึ่งเรียกว่ารหัสลับของคุณ เป็นที่ชัดเจนว่าบุคคลที่สามที่เปลี่ยนข้อความจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงลายเซ็นอย่างเหมาะสม อย่างไรก็ตาม เมื่อรู้องค์ประกอบหนึ่ง - ข้อความ มันไม่รู้จักอีกองค์ประกอบหนึ่ง - กุญแจ ดังนั้นจึงไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้ เมื่อตรวจสอบลายเซ็น จะมีการดำเนินการกับลายเซ็นซึ่งตรงกันข้ามกับที่ได้รับมา แต่แทนที่จะเป็นคีย์ลับ จะมีหมายเลขอื่นเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย นั่นคือคีย์สาธารณะ แน่นอนว่ามันขึ้นอยู่กับความลับ แต่ในลักษณะที่เป็นไปไม่ได้ที่จะได้รับรหัสลับจากรหัสสาธารณะ ดังนั้น คุณสามารถส่งคีย์สาธารณะของคุณไปยังสมาชิกทุกคนโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการป้องกัน แม้ว่าจะตกไปอยู่ในมือของคนอื่น ข้อมูลของคุณจะไม่ถูกปลอมแปลง วิธีการสร้างและแจกจ่ายคีย์นี้เรียกว่าหลักการแจกจ่ายคีย์สาธารณะ

ใช้หลักการเดียวกันนี้ในการปิดผนึกตัวอักษรใน ซองจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ . ใช้กุญแจสองดอกในการปิดผนึก: กุญแจส่วนตัวของคุณและกุญแจสาธารณะของผู้สมัครสมาชิกที่ต้องการจดหมาย จากสองปุ่มนี้ หนึ่ง - ทั่วไป - คีย์จะถูกสร้างขึ้น นอกจากนี้ยังใช้เมื่อพิมพ์ แต่ในกรณีนี้มันกลับกลายเป็นตรงกันข้าม - จาก your กุญแจสาธารณะและรหัสลับของสมาชิกของคุณ (สองคู่นี้ถูกจัดเรียงในลักษณะที่รหัสที่ใช้ร่วมกันจะเหมือนกัน)

วิธีนี้สะดวก ประการแรก เพราะคุณไม่จำเป็นต้องพบกับสมาชิกทั้งหมดเพื่อเปลี่ยนคีย์ - เพียงแค่ส่งคีย์ทางอีเมล และประการที่สอง เนื่องจากคุณสร้างและแจกจ่ายคีย์เดียวกันให้กับทุกคน

ข้อควรระวังเพื่อความปลอดภัยในการส่งเอกสารทางอินเทอร์เน็ต

การฝังในโหนดกลางของคอมเพล็กซ์ฮาร์ดแวร์-ซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่ของไฟร์วอลล์

การกรองแพ็คเก็ตและการตรวจสอบผู้ใช้

ให้การสื่อสารภายในระหว่างโหนดผ่านอินทราเน็ตขององค์กรที่มีที่อยู่ IP ในเครื่องที่ไม่ได้ลงทะเบียนบนอินเทอร์เน็ต และไม่สามารถเข้าถึงได้จากโลกภายนอก

การบล็อกการเข้าถึงเครือข่ายภายนอกโดยพร็อกซีเซิร์ฟเวอร์ที่แปลงที่อยู่ IP ภายในเป็นที่อยู่ทั่วโลก จำกัดการรับส่งข้อมูลขาเข้าและขาออก และลงทะเบียนเว็บไซต์ภายนอกที่ผู้ใช้เยี่ยมชม

การใช้โปรโตคอลที่แตกต่างกันบนเซิร์ฟเวอร์ภายในที่มีฐานข้อมูลที่สำคัญและบนเว็บเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งทำให้ยากต่อการเข้าถึงฐานข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต สิ่งนี้อาจลดประโยชน์ของเทคโนโลยีเว็บลงบ้าง

การนำกลไกการควบคุมการเข้าถึงไปใช้ในระบบการจัดการเอกสาร (รายการควบคุมการเข้าถึง ระดับการเข้าถึง บทบาท กลุ่มผู้ใช้ การเข้ารหัส ฯลฯ)

ภาคผนวก ข้อกำหนดสำหรับระบบข้อมูลของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางโดยคำนึงถึงความจำเป็นในการประมวลผลข้อมูลทางการแจกจ่ายอย่าง จำกัด ผ่านระบบเหล่านี้

คำสั่งของกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
ลงวันที่ 2 กันยายน 2011 N 221
"ในการอนุมัติข้อกำหนดสำหรับระบบข้อมูลของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางโดยคำนึงถึงความจำเป็นในการประมวลผลข้อมูลทางการแจกจ่ายอย่าง จำกัด ผ่านระบบเหล่านี้"

ตามวรรค 5.2.23 ของระเบียบกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนของสหพันธรัฐรัสเซียได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 2 มิถุนายน 2551 N 418 (รวบรวมกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย 2551 , N 23, Art. 2708; N 42, Art. 4825; N 46, item 5337; 2009, N 3, item 378; N 6, item 738; N 33, item 4088; 2010, N 13, item 1502; N 26 รายการ 3350; N 30 , รายการ 4099; N 31, รายการ 4251; 2011, N 2, รายการ 338; N 3, รายการ 542; N 6, รายการ 888; N 14, รายการ 1935; N 21, รายการ 2965), และวรรค 2 ของแผนปฏิบัติการสำหรับการเปลี่ยนผู้บริหารของรัฐบาลกลางเป็นการจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษเมื่อจัดกิจกรรมภายในซึ่งได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 12 กุมภาพันธ์ 2554 N 176-r (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2011, N 8, Art. 1151) ฉันสั่ง:

1. อนุมัติข้อกำหนดที่แนบมาสำหรับระบบข้อมูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง โดยคำนึงถึงความจำเป็นในการประมวลผลข้อมูลทางการแจกจ่ายแบบจำกัดผ่านระบบเหล่านี้ (ต่อไปนี้จะเรียกว่าข้อกำหนด)

2. นโยบายของกระทรวงการต่างประเทศในด้านการสร้างและพัฒนารัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ (Lipov) เผยแพร่ข้อกำหนดบนเว็บไซต์ทางการของกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนของสหพันธรัฐรัสเซียในอินเทอร์เน็ตเครือข่ายข้อมูลและโทรคมนาคม

3. ส่งคำสั่งลงทะเบียนของรัฐนี้ไปยังกระทรวงยุติธรรมของสหพันธรัฐรัสเซีย

ทะเบียน N 22304

ข้อกำหนดสำหรับระบบข้อมูลของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับการจัดตั้งขึ้น

ระบบจะต้องปรับขนาดได้

ระดับของประสิทธิภาพ ความน่าเชื่อถือ และการป้องกันจะได้รับ ดังนั้น การเข้าถึงระบบควรใช้เวลาไม่เกิน 3 วินาที เวลาหยุดทำงานในกรณีที่เกิดความล้มเหลวและรีบูต - 30 นาที การรักษาความปลอดภัยจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตในกรณีที่มีการประมวลผลข้อมูลบริการที่ถูกจำกัด - ไม่น้อยกว่าคลาส 1G

ระบบถูกออกแบบมาเพื่อจัดการเอกสารทั้งหมดของร่างกาย รวมทั้งร่างเอกสาร ยกเว้นเอกสารที่มีความลับของรัฐ โดยเฉพาะอย่างยิ่งจะโต้ตอบกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

ขั้นตอนการป้อนเอกสารเข้าสู่ระบบรวมถึงการลงทะเบียน การสแกน และการสร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์

หากมีการตั้งค่าการห้ามสร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารจะถูกลงทะเบียนเท่านั้น

ระบบต้องรองรับไฟล์อย่างน้อย 4 รูปแบบ: pdf, rtf, doc, tiff

นอกจากนี้ยังควรรับรองการตรวจสอบและความปลอดภัยของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการอนุญาตการเข้าถึงและการดำเนินการอื่น ๆ ด้วยเอกสารและข้อมูลเมตาซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลการควบคุม

ระบบต้องปฏิบัติตาม GOST R 51275-2006 และกฎสำหรับการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับทางเทคนิค

จะต้องไม่มีการเชื่อมต่อโดยตรง (ไม่ปลอดภัย) กับอินเทอร์เน็ต

คำสั่งของกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 2 กันยายน 2554 N 221 "เมื่อได้รับอนุมัติข้อกำหนดสำหรับระบบข้อมูลสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของผู้บริหารระดับสูงของรัฐบาลกลางโดยคำนึงถึงความจำเป็นในการประมวลผล ข้อมูลบริการจัดจำหน่ายแบบจำกัดผ่านระบบเหล่านี้"

ทะเบียน N 22304

คำสั่งนี้จะมีผลใช้บังคับ 10 วันหลังจากวันที่ประกาศอย่างเป็นทางการ