doma » Vrste podjetij » Elektronska registracija naročil. Kako izdajati in vzdrževati register naročil za kadre? Kako izdajati in voditi register naročil

Elektronska registracija naročil. Kako izdajati in vzdrževati register naročil za kadre? Kako izdajati in voditi register naročil

Številni podjetniki se sprašujejo, ali je treba voditi evidenco naročil kadrov.

Dragi bralci! Članek govori o tipičnih rešitvah pravne težave ampak vsak primer je individualen. Če želite vedeti, kako reši točno vaš problem- kontaktirajte svetovalca:

PRIJAVE IN KLICI SPREJEMAMO 24/7 in 7 dni v tednu.

Hitro je in ZASTONJ!

Razmislite, kaj o tem pravi ruska zakonodaja, ki velja za leto 2020. delati kadrovski dokumenti je pomemben del dejavnosti vsakega podjetja.

Navsezadnje lahko na ta način posnamete kateri koli dogodek v delovnem življenju zaposlenih. Podjetja kopičijo veliko dokumentov, ki se zbirajo vsak dan.

Nanje je treba stopiti v stik, ko se opravlja inšpekcijski pregled, ali pa je treba zaposlenemu predložiti določena potrdila.

Za organizacijo in optimizacijo dokumentov morate uporabiti posebne dnevnike.

Kaj morate vedeti

Vsa naročila in druge dokumente je treba evidentirati v ustreznem dnevniku in knjigi.

Eden od teh dokumentov je register naročil za osebje. Kaj je ta koncept, kakšna je vsebina revije in pravila registracije?

Takoj povejmo, da ni jasnih pravil, ki bi jih morali upoštevati, če se odločite zagnati dnevnik registracije.

Osnovni izrazi

V reviji se evidentirajo vsa naročila, ki so bila izdana v podjetju in se nanašajo na različna dejanja v zvezi s kadri.

Zabeležite delovno pot zaposlenih. In če se pojavi potreba, lahko hitro najdete določeno naročilo.

Takšen dnevnik se uporablja v postopkih pred sodnim organom. To je dokazilo, dokazilo.

Registracija se imenuje tudi evidentiranje računovodskih informacij o dokumentaciji za regulirane zasnove.

Registracija lahko daje dokumentom pravno moč. Dokler dokument ni registriran, se dodeli številka, se ne šteje za izdanega, kar pomeni, da dejansko ne obstaja.

Namen dokumenta

To vrsto registra uporabljajo kadrovske službe za vodenje evidence dokumentacije (odredbe o kadru), ki določa številne službene, službene in delovne funkcije podrejenih.

Takšen dnevnik je potrebno voditi iz naslednjih razlogov:

Nekatera podjetja imajo pravilo za registracijo dokumentov in le tako bodo ravnala. Za legalizacijo ustreznega dokumenta je potrebna registracija v dnevnik naročila.

Zakonodajni okvir

Zakonodajni dokumenti ne govorijo ničesar o vrstnem redu oštevilčevanja. Torej lahko sledite navodilom, ki so bila odobrena.

Vodenje evidence se izvaja v skladu z naslednjimi dokumenti:

Kako voditi register naročil za osebje

Skoraj vsa naročila za osebje so poosebljena. Vrste naročil za osebje:

Ob sprejemu zaposlenega v podjetje.
O odpovedi pogodbe z delavcem.
Oh za drugo službo.
O kombinaciji položajev.
O pošiljanju zaposlenega na .
Oh, itd.

Tista naročila, v skladu s katerimi se na delovno mesto imenuje prva oseba družbe, so naročila za glavno dejavnost in ne za kadre.

Ločeni nalogi so pripravljeni v skladu z enotno obliko primarnih računovodskih dokumentov za kadrovsko evidenco.

Če je uporabljena črkovna oznaka "a", se ukaz izda za več oseb.

Kdo izpolni obrazec

Dnevnik se polni od trenutka, ko podjetje začne poslovati, do dneva, ko zmanjka listov. Zato je priporočljivo uporabiti debel zvezek, da vam ga ni treba pogosto menjati.

Ker je vpisni dnevnik eden glavnih dokumentov, ki se prenašajo v arhiv, mora podjetje imeti zaposlenega, ki bo odgovoren za njegovo vzdrževanje.

Takšna oseba se imenuje z odredbo. Toda zgodi se, da je ustrezna obveznost predpisana pri kadrovskih strokovnjakih.

Dokument hranijo naslednje osebe:

kadrovski uradnik;
vodja osebja;
tajnica
uradniki;
vodja.

Kdo točno bo vodil revijo, bo odvisno od velikosti podjetja in njegove organizacijske strukture.

Postopek sestavljanja

Pri registraciji revije upoštevajte naslednje zahteve. Uporabljajte trdo vezavo, zlasti pri vložitvi dolgoročnih naročil.

Konec koncev bi morali paziti, da je dnevnik shranjen dlje časa. Naslov in kazalo sta napisana na platnicah.

Vse strani so oštevilčene (uporabljena je neprekinjena metoda - serijske številke so zapisane). Nato zašiti v skladu z zahtevami normativni dokumenti. Dali so nadev.

Revija je šivana z nitmi, na sprednjih straneh pa so zavezana v vozel. Na nit je prilepljen letak s podatki o končnem datumu dokumenta, številko naročila o njegovem zaključku.

Tesnilo je treba postaviti tako, da je del na samem nabojniku, del pa na vozlih niti.

Zadnja stran mora vsebovati takšne informacije:

število strani;
podpis vodje podjetja ali vodje kadrovske službe;
pečat.

Na ta način lahko zaščitite dokument pred popravki. Pred registracijo naročila v dnevnik mora uslužbenec kadrovske službe preveriti, ali je dokument legitimen.

Preverjeno:

ali obstaja povezava do dokumenta, na podlagi katerega je bila izdana odredba ( delovnih pogodb, pravni akti itd.);
ali je vpisan datum, ime, številka, ali je registriran kraj priprave naročila;
ali obstaja naslov in besedilo, podpis;
ali obstaja oznaka, ki potrjuje odobritev naročila pri pooblaščenem strokovnjaku podjetja.

Ker zakonodaja ne določa enotne oblike revije, vsako podjetje razvije svoj vzorec.

Običajno vsebuje:

Naslovna stran;
razdelek, ki navaja zaposlene, ki so odgovorni za vzdrževanje dokumenta;
oddelek, kjer se izvaja registracija naročil za osebje.

Na naslovni strani pišejo:

Ime podjetja;
naslov dokumenta;
datum začetka dnevnika;
datum, ko se polnjenje ustavi.

Drugi del vsebuje:

Polno ime, delovna mesta zaposlenih, ki so odgovorni za vodenje dnevnika;
podatke o dokumentaciji, ki je podlaga za imenovanje delavcev;
podpis vsake take osebe;
podatke o obdobju, v katerem oseba vodi evidenco.

Glavni razdelek vsebuje naslednje informacije:

registrska številka naročila;
datum, številka naročila, ki je bilo odobreno;
vrsta ukaza;
Polno ime, osebna številka zaposlenega;
dokumenti, ki so služili kot podlaga za izdajo naročila.

Takšen časopis je pomemben pravni dokument. Zato ga je vredno pravilno urediti. Vsak vnos mora biti popoln.

Podatkov ni mogoče skrajšati, če bi to povzročilo problematično razlago. Napake in popravki niso dovoljeni, za urejanje vnosa ni mogoče uporabiti korektivnih sredstev.

Če je napaka, je prečrtana s polnimi črtami. Zraven so zapisani pravilni podatki.

Pravila za vodenje dnevnika predpisuje vodstvo v ločenih predpisih za glavno dejavnost, ki naj bodo sestavljeni v prosti obliki in določajo:

kdo bo odgovorna oseba;
kdo bo nadomeščal odgovorne osebe v primeru njihove odsotnosti;
kakšno obdobje vzdrževanja in kje bo dokument shranjen.

Upoštevati je treba naslednje značilnosti beleženja:

Vsako naročilo je vredno	Registrirajte se na dan objave
Registrirajte katero koli naročilo	Vodja proti zaposlenemu
Če naročilo ni registrirano	Ne bo imel pravnega učinka.
Običajno se dnevnik vodi za tekoče leto	Najprej naslednje letoštevilčenje se začne znova
Vsa naročila imajo edinstvene kode	Zato jih po potrebi ne bo težko najti.
Časopis se lahko vodi v papirni ali elektronski obliki.	Dnevnik registracije naročil za osebje v v elektronski obliki vključuje vzpostavitev zaščite (gesla)

Upoštevati je treba takšne nianse:

Podrobnosti o zaposlenih	Kaj je odgovorno za sečnjo, lahko napišemo na platnicah dokumenta, na vsakem ali zadnjem listu
Vsak list mora biti zaščiten pred umikom in pritrditvijo.	Zato je revija zašita
Ime mora biti popolno,	In ime položaja, posebnosti in poklicev - glede na
Brisanje, popravek, brisanje niso dovoljeni (kot je opisano zgoraj)	Če je treba napisano popraviti, se vnos prečrta, da se lahko prebere. V istem stolpcu se naredi nov vnos. Če obstaja postavka »Opomba«, je v njej napisan popravek. Če takega predmeta ni, lahko spodaj označite na enak način, kot je to storjeno v delovne knjige(vpis tak in drugačen v stolpcu to in to je neveljaven). Nato se napišejo novi podatki
Registracijski dnevnik - interni dokument	Ne smete ga deliti z nikomer, razen s kadrovsko službo. Prenos je možen le, če obstaja pisni ukaz pristojnih
Vodja oddelka ali drug uradnik podjetja	Časopis lahko bere le v prisotnosti oseb, ki so odgovorne za njegovo vzdrževanje
Dnevnik se redno oddaja vodji oddelka v pregled	Ali so bile odločitve sprejete pravočasno in pravilno ter bi lahko pripravili tudi poročilo, poročilo, analizirali kadrovsko delo
V podjetju se razvija postopek indeksacije	—

Vzorčno polnilo

Če primerjamo revije, ki jih vodijo v različnih podjetjih, bomo opazili bistvene razlike. Nekatera podjetja odstranijo določene elemente, druga pa dodajo številna dodatna polja.

Video: kakšni bi morali biti dnevniki in kako jih utripati

Vodstvo ima možnost ne le samostojno razviti dokument ob upoštevanju njihovih potreb, ampak tudi kupiti že pripravljeno revijo.

Kakšen je rok uporabnosti

Obdobja hrambe naročil se zelo razlikujejo:

Podjetje lahko vodi ločene dnevnike za dolgoročna in kratkoročna naročila. Če je podjetje veliko, ga je priporočljivo razdeliti v več skupin (revija je ločena za vsako skupino).

Obdobje hrambe registrskega dnevnika je določeno v skladu s Osnovnimi pravili za delo z arhivsko dokumentacijo.

Naročila so združena in oblikovana v ločene primere. Ko končajo z vodenjem dnevnika, ga prenesejo v arhiv. Tam bo shranjen 5 ali 75 let.

Dnevnik registracije naročil za osebje- To je dnevnik, v katerem so zabeležena vsa izdana naročila za osebje organizacije.

Evidenca naročil za osebje mora biti vezana, oštevilčena in pripeta in.

Kadrovnik, ki vodi evidenco ukazov za osebje, mora izpolniti stolpce v skladu z besedili ukazov za osebje.

Trenutno pravno odobreno enotna oblika ni registra naročil za osebje, zato ga ima organizacija pravico samostojno razvijati v kakršni koli obliki.

Rok uporabnosti Dnevnik registracije administrativnih dokumentov o osebju ustanovljena s čl. 258 b Seznama tipičnih poslovodnih arhivskih dokumentov, ki nastanejo pri opravljanju dejavnosti vladne agencije, organi lokalna vlada in organizacije z navedbo rokov skladiščenja (ki jih odobri Ministrstvo za kulturo Ruska federacija 25. avgusta 2010) in je 75 let in 5 let.

Glede na različna obdobja hrambe revij je mogoče priporočiti dve reviji za evidentiranje naročil za kadre v organizaciji.

V eni reviji z rokom uporabnosti 75 let

o selitvi;
o kombinaciji;
, izpopolnjevanje, podelitev nazivov (činov);
o spremembi priimka;
o spodbujanju, nagrajevanju;
, bonusi, različna plačila;
vse vrste dopustov zaposlenih s težkimi, škodljivimi in nevarnih razmerah porod;
na starševskem dopustu;
o počitnicah brez plačila ( plače);
dežurstva po profilu glavne dejavnosti;
na službenih potovanjih za zaposlene s težkimi, škodljivimi in nevarnimi delovnimi pogoji.

V drugi reviji z rokom uporabnosti 5 let kadrovski ukazi bodo zabeleženi, kot so:

približno disciplinske ukrepe;
o dopustu v zvezi z usposabljanjem;
o dolžnosti;
na kratkoročnih domačih in tujih poslovnih potovanjih.

Morda bolj delna delitev registracije skupin kadrovskih ukazov in navodil. V tem primeru se izpostavijo ločene skupine in vzdržujejo ločeni registrski nizi (različni dnevniki).

Zahteve za vzpostavitev in izpolnjevanje registra naročil za osebje

Naj opozorimo na nekatere zahteve, ki jih morate poznati pri vodenju registra naročil za kadre. Na sprednji strani revije so navedeni začetni in končni datumi njegovega vzdrževanja, indeks te revije po nomenklaturi zadev (če obstaja).

Sprednja stran registra naročil za kadre

Podatki o delavcu, ki je odgovoren za vodenje dnevnika, so lahko navedeni na naslovnici revije (sprednji ali zadnji strani), na vsaki ali zadnji strani revije:

Odgovorna oseba za sečnjo:

__________________________ __________________________
položaj priimek, ime, patronim

Strani dnevnika morajo biti zaščitene pred umikom in prilogami, za to:

listi revije so oštevilčeni, vezani, zapečateni s pečatom (vosek, mastika) in revijo potrdi vodja kadrovske službe ali namestnik vodje kadrovske organizacije ali sam vodja organizacije;

Listi revije so oštevilčeni po vrstnem redu in vezani, na zadnji strani vozla za vezanje listov je izdelana nalepka z odtisom pečata kadrovske službe ali organizacije. Hkrati se na zadnji strani naredi potrditveni napis:

V tej reviji oštevilčeno, vezano

in zapečatena z _______ listov

Vodja kadrovske službe

______________________ _____________________

"___" ______________20___

Priimek, ime, patronim v revijah je treba navesti v celoti, ime delovnega mesta, specialnosti, poklica pa v skladu s kadrovsko tabelo.

Izbrisi, popravki ali brisanje predhodno vnesenih vnosov s korektivnimi sredstvi niso dovoljeni.

Če je kljub temu treba narediti popravke, se napačno vneseni ali napačni vpisi prečrtajo z eno vrstico, tako da je prej napisano besedilo jasno berljivo. V istem stolpcu se naredi nov vnos. Če ima revija stolpec »Opomba«, se vanj naredi naslednji vpis:

Popravljeno v stolpcu ____

__________________ ______________________
(podpis) (prepis podpisa)

"___" ______________ 20___

Če v dnevniku ni stolpca »Opomba«, potem napačno vneseni podatki niso prečrtani, pod njimi pa je enaka oznaka kot v delovni knjižici (»vpis št. ___ v stolpcu št. ___ je neveljaven«) in prikazane so nove informacije.

Revija je interni dokument in je ni mogoče prenesti zaposlenim v oddelkih, razen v kadrovski službi, brez ustreznega ukaza vodje kadrovske službe.

Seznanitev predstojnikov oddelkov ali drugo uradniki organizacije z dnevnikom je treba izvajati v prisotnosti osebe, odgovorne za njegovo vodenje.

Dnevniki z določeno pravilnostjo, vzpostavljenimi v kadrovski službi, se posredujejo vodji oddelka za preverjanje pravočasnosti in pravilnosti sprejetih odločitev, za pripravo poročil, poročil, analiz. kadrovsko delo.

V postopku vodenja dnevnika ga vodi oseba, ki je odgovorna za njegovo vodenje. Ko se revija konča, se na sprednji naslovnici naredi ustrezen vpis.

Ker trenutno ni zakonsko potrjene enotne oblike registra naročil za osebje, bomo dali približna oblika revijo. Po potrebi lahko dodate dodatne stolpce ali izbrišete nepotrebne.

Številka naročila– digitalna in/ali črkovna oznaka (indeksacija), dodeljena dokumentu med registracijo.

Pravila za indeksiranje kadrovskih naročil razvija organizacija sama. V delovni praksi kadrovske službe alfanumerično indeksiranje je dobilo največjo razširjenost.

Pri velikih količinah dokumentov je treba naročila za osebje, ki se nanašajo na različna vprašanja dela z osebjem, združiti ločeno z različnimi indeksi. Na primer: črka "k" (osebje) ali l / s (po osebju) se doda serijskim številkam naročil o gibanju osebja (najem, premestitev na drugo delo, odpuščanje), za naročila na službenih potovanjih delavcev - "km" , o zagotavljanju počitnic - "o", o spodbujanju - "p", o disciplinskih sankcijah - "c" itd.

Datum izdaje naročila je številka, ko jo je podpisal predstojnik ali pooblaščena oseba. Datum se vpiše v stolpec 3 (glej prilogo).

V stolpcu 4 Vrsta naročila se naredi zapis o tem, katero vprašanje dela z osebjem je bilo izdano naročilo (najem, odpuščanje, premestitev, o naslednjem dopustu itd.).

Stolpci 5, 6, 7, 8 vsebujejo podatke o delavcu, za katerega je izdan nalog.

Povzetek naročila oziroma njen naslov, ki je napisan na začetku besedila naročila, se vpiše v revijo v stolpec 10 (glej prilogo).

V stolpcu 10 Osnova naveden je pobudni dokument, ki je bil podlaga za izdajo odredbe.

Vodenje kadrovske evidence pomeni predvsem veliko odgovornost. Poleg tega je za zbiranje, analiziranje in evidentiranje listin naročilnega značaja potrebna povečana koncentracija in dosledno spoštovanje zakonodaje. Revije, ki se nanašajo na kadrovsko delo, so v bistvu temelj vseh kadrovskih evidenc.

Dragi bralci! Članek govori o tipičnih načinih reševanja pravnih vprašanj, vendar je vsak primer individualen. Če želite vedeti, kako reši točno vaš problem- kontaktirajte svetovalca:

Hitro je in ZASTONJ!

V zvezi s tem so lahko imenovane revije predmet sistemskih pregledov različnih regulativnih organov. poleg tega pravilen dizajn kadrovske dokumentacije, neposredno vpliva na njen pravni pomen in se tudi osebno nanaša na vsakega zaposlenega v organizaciji. Lahko rečemo, da dokler dokument ni ustrezno registriran, dejansko ne obstaja.

Zakonodajna beseda

običajno, kadrovski delavci sestavljajo več različnih dnevnikov, v katere evidentirajo naročila različni tipi. Na primer, en dnevnik lahko vsebuje naročila izključno za osebje. Drugi dnevnik lahko prikazuje naročila dejavnosti podjetja. Obstaja tudi praksa registracije revij samo za dopust ali odpuščanje.

Splošno sprejeta oblika dnevnika registracije naročil vsebuje vse ključne stolpce v kadrovski praksi. Kot rezervni stolpci so lahko prazni stolpci, ki jih po potrebi izpolnijo odgovorne osebe po lastni presoji.

Enotne oblike registra naročil, ki bi bila odobrena z zakonom, ni.

V zvezi s tem bo v nadaljevanju v besedilu prikazan vzorec dnevnika registracije naročil za zaposlitev. Poleg tega se lahko organizacije razvijajo lasten projekt obrazci dnevnika.

Glede na situacijo imajo delodajalci poleg splošno sprejetih stolpcev pravico do dodajanja dodatnih stolpcev. Na primer, »F.I.O. ali delovno mesto delavca, za katerega je izdano odredbo, "ki je odredbo potrjuje", "razlog za odredbo", "kadrovsko številko zaposlenega", "izvajalec naročila", "kjer je naročilo je poslano”, “položaj in polno ime oseba, ki je vnesla ustrezen vnos.

Regulatorna politika

V skladu z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558 je bil odobren seznam dokumentov, ki se oblikujejo v okviru dejavnosti podjetja. Eden od Ključne točke tega normativnega akta je določitev pogojev njihovega shranjevanja. Tako sta bila v zvezi z registracijskimi dnevniki, ki so povezani z administrativno dokumentacijo za osebje, predvidena dva različna obdobja, pri 5 in 75 letih.

Vrstni red številčenja naročil ne določa zakon ali Seznam. Medtem ko, glede na Navodilo za model o pisarniškem delu, ki je bil odobren z odredbo Zveznega arhiva z dne 27. novembra 2000 št. 68, so naročila oštevilčena zaporedno, vendar znotraj koledarskega leta. Poleg tega navodila kažejo na potrebo po ločenem oštevilčenju naročil za glavno dejavnost, pa tudi naročil za delovno osebje.

Ali je treba voditi?

Kot smo že omenili, je bilo z odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558 odobreno obdobje za hrambo registracijskih dnevnikov, ki so povezani z administrativno dokumentacijo.

Iz tega sledi, da je vzdrževanje registrskih dnevnikov obvezno.

Kaj pa elektronski obrazec?

V zakonodaji ni določb o obveznem vodenju revij na papirju, vključno z posebne pogoje njegovo zasnovo. Posebni pogoji so oštevilčenje, overitev s pečatom, šivanje revij.

Iz tega razloga je dovoljeno voditi ladijski dnevnik v elektronski obliki.

Poleg tega, če so v skladu s postopkom številke naročil samodejno dodeljene med njihovim oblikovanjem v programu 1C, potem vodenje takega dnevnika v papirni obliki ni potrebno.

Vrste dnevnikov registracije naročil z vzorci

Danes različne kadrovske službe uporabljajo naslednje oblike registracijskih dnevnikov:

O sprejemu, prenosu, izračunu osebja.
O počitnicah.
O potovanjih osebja.
O spodbujanju in nalaganju disciplinskih sankcij.

Vzorec registra delovnih nalogov:

Metodologija vodenja

Glavne faze organizacije pisarniškega dela so:

Organizacija delovnega toka, torej optimalno gibanje pripravljene dokumentacije znotraj podjetja.
Dokumentacija gospodarskih in upravnih dejavnosti.
Zagotavljanje hrambe dokumentacije.

Standardni postopek za dokumentacijo vključuje sodelovanje številnih zaposlenih v podjetju. Pisarniško delo in njegova organizacija je v pristojnosti pisarniške službe. Poleg tega je to ime pogojno in glede na velikost podjetja ali funkcije, ki so mu dodeljene, je lahko bodisi splošni oddelek pa tudi pisarna.

V majhnih organizacijah je ta funkcija običajno dodeljena sekretarju. Na začetna faza treba je vzpostaviti enotna pravila za delo z dokumentacijo. Za rešitev te težave bi bila odlična rešitev, če jih popravite v navodilih. Ne smemo pozabiti, da sodobno pisarniško delo v veliki meri določa podjetje samo, medtem ko so predpisi bolj svetovalne narave.

Zato je za oblikovanje pisarniškega dela potrebno razviti dva osnovna dokumenta:

Poslovna navodila. V navedenem lokalnem aktu morajo biti prikazana vsa interna organizacijska pravila za delo in ravnanje z dokumentacijo. V primeru, da podjetje še ni oblikovalo lastnih pravil za opravljanje pisarniškega dela ali se zdi, da je razvoj navodil v tej fazi neprimeren, lahko začasno uporabite ustrezne določbe.
Nomenklatura primerov. Naveden sistematiziran seznam dokumentov odraža njihovo obračunavanje po pogojih shranjevanja in se uporablja za kasnejši prenos v arhiv ali za uničenje.

Oglejte si videoposnetek, kako napisati navodila za pisarniško delo:

Opozoriti je treba, da so vsa naročila v zvezi z osebjem zabeležena v dnevniku. Naslovna stran revije se uporablja za pisanje celotnega naslova dokumenta. Treba je opozoriti, da je ime napisano z velikimi tiskanimi črkami. Temu sledi ime podjetja.

AT velike organizacije bolje je, da je število revij sorazmerno s številom ustreznih služb ali oddelkov.

Na naslovni strani je naveden tudi datum dejanske izvedbe dokumenta. Dnevnik je oštevilčen in šivan, nato pa se zapečati s podpisom direktorja in pečatom podjetja. Idealno je, če je dnevnik registracije zapečaten z oštevilčenim pečatom. Toda v tem primeru je treba njegovo številko vnesti v dnevnik, sicer je brez tega nemogoče šteti, da je revija zapečatena.

Odgovorne osebe

V zvezi z glavno dejavnostjo podjetja naročila v imenu direktorja pripravljajo vodje oddelkov. Če obstaja vprašanje reševanja zapletenega problema, lahko vodja ustanovi posebno komisijo, ki jo bodo sestavljali različni strokovnjaki. Ker pa naloge niso le osnovne, ampak tudi operativne, je treba naročila razvrstiti.

Lahko predlagate to možnost:

Navodila za glavno dejavnost. Takšna naročila se izdajajo v okviru izvajanja organizacijskih nalog.
Upravne odredbe.

Naročila v zgornjih smereh so predmet ločene registracije. Z drugimi besedami, to dokumentacijo je treba shraniti ločeno. To je posledica dejstva, da je rok hrambe dokumentacije v zvezi z upravnimi nalogami 5 let. Medtem ko je treba dokumente o glavni dejavnosti hraniti trajno. Registracijski dnevnik sodi v kategorijo dokumentov, namenjenih izključno interni uporabi.

Postopek seznanitve z registrskim dnevnikom poteka izključno v prisotnosti osebe, odgovorne za njegovo registracijo. Poleg tega je treba dnevnike redno posredovati vodji oddelka. To je potrebno za preverjanje sprejetih odločitev, pa tudi za oceno kadrovskega dela oddelka.

V času registracije registrski dnevnik vodi oseba, ki je odgovorna za njegovo vzdrževanje.Če se revija konča, se na naslovni strani tega naredi opomba.

Obvezna polja

Kot smo že omenili, ni zakonske oblike registracijskega dnevnika, ki bi organizaciji omogočal, da ga samostojno razvija. Zato je dovoljena uporaba grafov, ki jih priporočajo strokovnjaki.

Še posebej:

št. p / p (številka evidence),
datum naročila;
številka naročila;
vrsta naročila, njegova kratka vsebina;
POLNO IME. zaposlenega
številka osebja;
razlogi za izdajo odredbe.

Dodatni stolpci vključujejo:

ki je podpisal ukaz
kdo je izvršitelj naročila;
kam je bilo naročilo poslano;
potrdilo o prejemu (podpis, datum);
opomba o smeri do primera;
položaj, polno ime oseba, ki vpisuje (prijavlja naročilo);
Opomba.

Zgodi se, da stolpec "Opomba" v reviji ni na voljo. V tem primeru morate narediti oznako, podobno tisti, ki je prikazana v delovnem zvezku (»vpis št. ___ v stolpcu št. ___ je neveljaven«) in nato podati nove podatke.

Primer polnjenja

Razmislite o vzorcu za izpolnjevanje glavnega oddelka revije na primeru naročil za osebje:

št. p / str	Datum naročila	Številka naročila	Vrsta naročila	POLNO IME. zaposlenega	Tab. soba	Osnova
			Zaposlovanje	Polozova Tatjana Viktorovna		Delovna pogodba št. 14 z dne 13.07.2014
	16.07.2014	118 KM	Odpuščanje	Kuzin Andrej Sergejevič		Dodaj dogovor št. 2 z dne 12.07.2014 k pogodbi o zaposlitvi št. 11 z dne 10.03.2012
	18.07.2014	119 KM	Prehod na drugo delovno mesto	Sorokina Marija Aleksandrovna		Aplikacija, dodaj. dogovor št. 2 z dne 12.07.2014 k pogodbi o zaposlitvi št. 11 z dne 10.03.2012

Rok uporabnosti

Opozoriti je treba, da je na podlagi odredbe Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558 določeno obdobje hrambe registrskega dnevnika, ki je 75 let.

Ta vrsta dnevnika običajno prikazuje naslednja naročila:

o zaposlovanju;
o prevodu;
na dolžnosti;
o plačah;
o združevanju poklicev;
ob odpovedi zaposlenega;
o naprednem usposabljanju;
o stimulacijah zaposlenih;
o vseh vrstah počitnic;
o spremembi imena zaposlenega;
o dolgih potovanjih.

Drugi ladijski dnevnik, ki ima obdobje hrambe 5 let, običajno prikazuje naslednja naročila:

o disciplinskih sankcijah;
o letnih in študijskih počitnicah;
na dolžnosti;
o kratkih izletih.

Bolna oseba na službenem potovanju lahko računa na odškodnino. Preberite o

Kakšen je časovni okvir za vračilo DDV iz proračuna? Vse informacije

Besedilo komercialna ponudba za dobavo blaga je treba premisliti do najmanjših podrobnosti. Primer lahko najdete v tem

Retroaktivna naročila: metode registracije

Ker je vpisni list šivan in oštevilčen, nato ga podpiše direktor, zapečati s pečatom podjetja, je vnos naloga za nazaj v tak dnevnik izključen. Toda, kot kaže praksa, obstajajo različne situacije, za rešitev katerega sta pogosto zainteresirani obe strani, torej delodajalec in zaposleni v podjetju. Na tej podlagi včasih pride do prisilne kršitve postopka registracije.

Razmislimo o več možnih možnostih.

Če v podjetju ni več registracije naročil, se naročilo lahko izvede za nazaj.
Če ima podjetje nadaljnjo registracijo, lahko to storite beležka na ime vodje z obrazložitvijo razlogov in prijavi naročilo s trenutno številko. Druga možnost je dobra, ker v primeru preverjanja pojasnilo bo upravičila trenutno stanje pred regulativnimi organi. Če je torej treba oddati naročilo v »preteklem obdobju«, se v praksi uporablja izdaja naročila pod ulomkom (11/1-P) ali katerim koli drugim indeksom.

Črka abecede rednega kazala nima pravnega pomena. Toda njegova uporaba poenostavlja delo osebja. Poleg tega je v primeru, da lahko regulativni organi zahtevajo naročila, ki jih izda podjetje, zaželeno, da datumi izdaje naročil sovpadajo z resničnimi dogodki. Takšen pristop se bo izognil povečanemu zanimanju inšpektorjev.

Glede umetnega popravljanja napak je edino, kar se tukaj lahko priporoča, zamenjava le tistih dokumentov, ki se ne prekrivajo z drugimi naročili, predvsem tistih, ki jih ni mogoče zamenjati.

Kronologija dogodkov je najprej potrebna za delodajalca samega. Na primer, če pride do nesreče z zaposlenim, ki je zunaj ozemlja podjetja. V takšnih okoliščinah je "zaporedna direktiva" s podpisom zaposlenega, ki navaja, da je seznanjen z odredbo, temeljni način za odpravljanje težav. V primeru preiskave nesreče ni boljšega preventivnega ukrepa, še posebej pri nevarnih dejavnostih.

PRIJAVE IN KLICI SPREJEMAMO 24/7 in 7 dni v tednu.

Vsa naročila za glavne vrste dejavnosti morajo biti evidentirana v ustreznem vrstnem redu. Zapis odraža naslov, datum sestave dokumenta in druge pomembne podatke. Vzorčni vnos, primeri izpolnjevanja dnevnika - vse to najdete v članku.

Vsak ukaz je pravni akt internega delovanja, ki ga običajno izda vodja podjetja, njegov ločen oddelek, veja. Naročila so razvrščena po različnih kriterijih, vključno s področjem, ki ga urejajo. Na primer, lahko se nanašajo na osebje, materialna sredstva podjetja. Hkrati obstaja velika skupina naročil, ki urejajo kompleksna, kompleksna vprašanja, ki se nanašajo na celotno podjetje kot celoto. Imenujejo se naročila za glavno dejavnost. Obstaja več vrst takih dokumentov:

O imenovanju direktorja.
O ustanovitvi divizije podjetja.
O uvedbi razvite kadrovske tabele.
O uvedbi sistema prenosa plač z negotovinskimi plačili.
O navodilih za izpolnjevanje plačilne liste.
O vzpostavitvi delovnih predpisov.
O zmanjšanju 1 ali več zaposlenih.
O ukrepih za varovanje podatkov, ki so poslovna skrivnost.
O ustanovitvi kolektiva odgovornost delavci.

Obstajajo še druge vrste, ki so prav tako povezane z glavno dejavnostjo – so predmet evidentiranja v registracijski dnevnik. Poleg tega se ne sme zamenjevati različni tipi dokumenti. Na primer, če začne veljati akt o odobritvi ključni zaposleni katerega položaj je določen v listini (to je lahko ne le direktor, ampak tudi Glavni računovodja, vodja varnostne službe), je treba tak ukaz vpisati v dnevnik za glavno dejavnost in ne za osebje.

drugega pomembna točka– dokumenti v zvezi z glavno dejavnostjo ter administrativno-gospodarska vprašanja se evidentirajo ločeno, ker se slednje hranijo 5 let. Kar zadeva prvo skupino aktov, jih je treba hraniti trajno ( star najmanj 75 let). Hkrati se vodi tudi dnevnik.

Vzorec vnosa v dnevnik: navodila za izpolnjevanje

Določanje zapisa o izdelavi naročila je obvezno, saj v tem primeru dokument končno začne veljati. Tako ima zapis pravno veljavo kot interni regulativni akt, ki je obvezen za izvajanje v celotnem podjetju ali njegovem posameznem ločenem pododdelku. Poleg tega je zaradi naročenega pritrdilnega sistema iskanje močno poenostavljeno. zahtevani dokument med tisočimi časopisi, kot je on.

Naslovna stran

Na naslovni strani odgovorna oseba piše:

ime podjetja, svoj organizacijska oblika. Dovoljene so splošno sprejete okrajšave - LLC, PJSC in druge, na primer: Dolce Vita LLC.
Datum vnosa dokumenta. Morda ne sovpada z začetkom koledarskega leta, kar je normalno.
Datum, ko je bil dokument izpolnjen (zadnja izpolnjena stran). Po tem se revija prenese v arhiv za dolgotrajno hrambo (najmanj 75 let).
Odgovoren za vzdrževanje – položaj, priimek, začetnice.
V stolpcu "rok uporabnosti" navedite "trajno".

Zapisi naročil

Postopek generiranja zapisa lahko nastavite sami, saj za obrazec ni strogih zakonskih zahtev. Običajno so vsi zapisi zabeleženi v obliki tabele; navedite naslednje podatke:

Številka dokumenta - oštevilčenje poteka po vrstnem redu, od začetka do konca leta. Dokumenti, o katerih so podatki zabeleženi v različnih revijah, imajo različno oštevilčenje - v dokumentih je določen vrstni red o temeljnih dejavnostih, o osebju itd.
Temu sledi datum objave dokumenta – od tega dne običajno začne veljati.
Nato se poda ime naslova (natančno tako kot v naročilu). Tukaj lahko napišete tudi povzetek.
Označite število listov in aplikacij s poševnico "/".
V stolpcu »odgovorni« se vpišejo imena in začetnice delavcev, ki so odgovorni za izvršitev izdanega naročila.
V stolpcu "seznaniti" - imena in začetnice zaposlenih, ki se morajo pisno (pod podpisom) seznaniti z besedilom dokumenta.

Po želji lahko vstavite tudi stolpec »Opombe«, kjer so po potrebi napisani kratki komentarji na izdana naročila.

Ko je dnevnik dokončan, je treba formalizirati konec njegovega vzdrževanja. Če želite to narediti, morate najprej zavezati vse strani in jih pritrditi z vrvico. Nato predpišejo število listov (ne strani), postavijo datum in podpis s prepisom (priimek, začetnice). Te vpise opravi odgovorna oseba, ki je vodila dnevnik ves čas njegovega delovanja (ali oseba, ki tega delavca nadomešča).

Načini ravnanja in odgovorni

Dnevnik je mogoče vzdrževati na dva načina:

Tradicionalno na roko. Uporabljajo se modra ali črna pisala, ki ne puščajo madežev in prog. Vsi vnosi so narejeni skrbno, popravki so možni le v izjemnih primerih. Prav tako je treba zagotoviti, da dokument nima raztrganih strani, dodatnih vložkov (namesto prejšnjih) itd.
V elektronski obliki: v tem primeru lahko v dnevnik vpisuje in popravlja le delavec, ki ima pravico do elektronskega podpisa.

Za izpolnjevanje dokumenta so lahko odgovorni naslednji zaposleni:

tajnica;
sekretar-referent;
drugi delavci, imenovani po navodilih direktorja.

Praviloma določen način vodenja, pa tudi odgovorno osebo, odobri ločen lokal pravni akt sprejelo podjetje.

Kako izgleda dnevnik registracije?

Obrazec tega dokumenta je majhna knjiga na 64 straneh z naslovnico iz zlatega kartona (format 210 * 288 mm). Na voljo so luknje za vezanje strani, nato pa dokument predajo v arhiv.

Če revija ni bila prvotno utripana, morate to storiti sami.

Dnevnik registracije naročil vam omogoča sistematizacijo poteka dela v organizaciji, kar olajša prehod GIT pregledov. Naučite se ga oblikovati, prenesite vzorčne revije

Preberite ta članek:

Pravila za beleženje naročil

Dejavnost katere koli organizacije vključuje oblikovanje velikega števila dokumentov, vključno z naročili, ki jih je treba hraniti 5 ali 75 let. Zaradi tega bi morala obstajati dva registra naročil, katerih vodenje je možno tudi v elektronski obliki. V drugem primeru je treba zagotoviti rezerva podatke, da se dokumenti zaradi okvare ne izgubijo.

Ni pomembno, kako so naročila registrirana v organizaciji (v elektronski ali papirni obliki), se je treba držati splošna pravila oblikovanje revije. V prihodnosti bo to pomagalo preprečiti nepotrebna vprašanja med pregledi, hitro najti potrebne evidence ali dokumente.

Knjiga naročil: vzorčno oblikovanje

na naslovni strani odražajo polno ime dokumenta in datum njegove izvedbe;
spodaj navedite naziv podjetja oz strukturna enota organizacije;
revija je oštevilčena, šivana, pripeta osebni podpisi vodje podjetja, dajo pečat, če se uporablja;
zaradi zaščite pred ponarejanjem je registracijski dnevnik zapečaten.

Obveznih registracijskih dnevnikov je pet, ostali so prostovoljni. Toda tudi če ne želite "širiti dodatne papirologije", se jim ne hitite odreči - preberite članek v reviji "Priročnik kadrovskega uradnika". V njem so strokovnjaki analizirali pet situacij, ko takšne revije pomagajo kadrovniku dokazati svoj primer na sodišču in se rešiti velike denarne kazni.

Dnevnik naročil vsebuje več stolpcev:

drugi stolpec se uporablja za beleženje osebnih podatkov (položaj Odgovorna oseba, POLNO IME.);
tretji je za številke naročil. Zagotovljena je tudi navedba črkovnih kod: “LS” (osebje), “OD” (glavna dejavnost), “O” (počitnice);
v četrtem stolpcu knjige registracije naročil prikazujejo datume priprave dokumentov;
v peti navedite podatke delavca, za katerega je bil izdan ukaz, in njegovo delovno mesto;
v šestem povzetku;
v sedmem - podpis odgovorne osebe.

Evidenca kadrovskih nalogov se lahko izpolni tudi po drugem vrstnem redu, saj je to odvisno samo od oblike uporabljene knjige.

Dokument je mogoče razviti neodvisno, organizacija ima tudi pravico do prijave tipski primerek. Glavna stvar je, da vsebuje obvezne in pomožne stolpce.

V nekaterih primerih v dokumentu ni ločene vrstice »Opombe«. Če je vpis napačen, naredite oznako, kot v delovnih knjižicah zaposlenih. Na primer: "Vnos pod št. ni veljaven." Hkrati je spodaj naveden pravilen vnos, slika je postavljena. Če organizacija uporablja pečate, potem popravke tudi potrdijo.

Register naročil za osebje mora biti izpolnjen jasno in brez madežev. Strogo je prepovedano šrafirati vnose, prečrtati črke, poskušati odstraniti informacije s korektivnimi sredstvi. Strani, ki niso oštevilčene, niso dovoljene. Knjiga naročil za kadre je napolnjena le s trdnim besedilom.

Kako ustvariti register naročil

Organizacije, predvsem pa komercialna podjetja, lahko uporabljajo katero koli obliko registra naročil, vendar je treba postopek vodenja knjige določiti v ločenih lokalnih predpisih. Določeno je neposredno direktor podjetje ali druga pooblaščena oseba.

Listina mora vsebovati:

POLNO IME. , delovna mesta zaposlenih, odgovornih za pripravo, hrambo dokumenta;
zaposleni, na katere je preložena obveznost vodenja dnevnika, če je glavni odgovorni zanj začasno odsoten;
določena obdobja hrambe knjige registracije naročil;
mesto shranjevanja v celoti izpolnjenih dokumentov.

Običajno se tajnik ukvarja z vodenjem registra naročil, če je organizacija majhna. V velikih podjetjih je ta odgovornost lahko dodeljena posameznemu zaposlenemu. Hkrati naj se odgovornost za varnost dokumenta odraža v lokalnem aktu, pogodbi o zaposlitvi oz opis dela saj je knjiga lahko poškodovana ali izgubljena. Nekatera podjetja hranijo več revij hkrati - v redni in elektronski obliki.

Kljub temu, da je knjiga naročil za osebje neobvezen dokument, strokovnjaki priporočajo, da jo hranite za vsako organizacijo. To je posledica dejstva, da ima podjetje med pregledi le tri dni za pripravo potrebnega paketa dokumentov, ki jih bo preverilo Inšpektorat za delo ali davek. V tem primeru vam bo dnevnik registracije naročil omogočil hitro iskanje potrebnih papirjev. Poleg tega olajša delo številnim strokovnjakom podjetja, saj vam omogoča sistematizacijo poteka dela.

Če organizacija ne želi samostojno razviti dnevnika registracije naročil, lahko vzorčni dokument prenesete ali kupite v specializirani trgovini. V prvem primeru mora biti knjiga ne samo natisnjena, temveč tudi oštevilčena, zapečatena in nato nadaljevati z oblikovanjem in vzdrževanjem. Hkrati je specialist, odgovoren za vodenje registra naročil za osebje, katerega vzorec ni določen na zakonodajni ravni, dolžan upoštevati splošna pravila za izpolnjevanje dokumenta.

Priložene datoteke

Predloga Dnevnika registracije naročil za kadre.doc
Primer registracije sklepa o odpovedi pogodba o zaposlitvi z delavcem po dogovoru strank.doc
Primer prijave naloga delodajalca za premestitev zaposlenega na drugega stalno zaposlitev zahteva napotitev na obvezno zdravniški pregled, na njegovo pisno zahtevo.doc
Primer prijave odredbe za premestitev delavca na drugo stalno delovno mesto, za katerega ni potrebna napotnica na obvezni zdravniški pregled, na njegovo pisno zahtevo.doc
Primer prijave odredbe o premestitvi delavca na drugo stalno zaposlitev, ki zahteva obvezen predhodni zdravniški pregled, na njegovo ustno zahtevo.doc
Primer prijave odredbe o premestitvi delavca na drugo stalno delovno mesto, za katerega ni potrebna napotnica na obvezen zdravniški pregled, na njegovo ustno zahtevo.doc
Primer registracije naročila za začasni prenos delavca na drugo delovno mesto, ki zahteva obvezen zdravniški pregled, na njegovo pisno zahtevo.doc
Primer prijave odredbe za začasno premestitev delavca na drugo delovno mesto, za katerega ni potrebna napotnica na obvezni zdravniški pregled, na njegovo pisno zahtevo.doc
Primer prijave odredbe za začasno premestitev delavca na drugo delovno mesto, ki zahteva obvezen predhodni zdravniški pregled, na njegovo ustno zahtevo.doc
Primer prijave odredbe za začasno premestitev delavca na drugo delovno mesto, za katerega ni potrebna napotnica na obvezen zdravniški pregled, na njegovo ustno zahtevo.doc
Primer prijave naročila za spodbujanje zaposlenega v nematerialni obliki.doc
Primer registracije naročila za spodbujanje zaposlenega v gotovini, če bonus ni predviden s sistemom nagrajevanja.doc
Primer registracije naročila za materialne spodbude za zaposlenega v nedenarni obliki.doc
Primer registracije naročila za spodbujanje zaposlenega v nematerialni in denarni obliki, če bonus ni predviden s sistemom nagrajevanja.doc
Primer prijave naročila za spodbujanje zaposlenega v nematerialnih in materialnih nedenarnih oblikah.doc
Primer registracije odredbe za predčasno odpoved pogodbe o zaposlitvi pri vodji organizacije (odpuščanje) pred iztekom zakonsko določeno odpovedni rok zaradi nezmožnosti nadaljevanja dela.doc
Primer registracije odredbe za predčasno odpoved na pobudo zaposlenega s pogodbo o zaposlitvi za določen čas (člen 3, del 1, člen 77 delovnega zakonika Ruske federacije) (možnost 1) .doc
Primer registracije odredbe za predčasno odpoved pogodbe o zaposlitvi pri vodji organizacije (odpuščanje) .doc
Dnevnik nalogov o napotitvi delavcev.docx
Časopis za osebje.docx