Acasă » Termeni » Ceea ce nu este cuprins în atribuțiile secretarului șefului. Fișa postului secretarului șefului

Ceea ce nu este cuprins în atribuțiile secretarului șefului. Fișa postului secretarului șefului

Fișa postului - principalul document organizatoric și juridic care reglementează activitățile secretarului, definindu-i drepturile, funcția în organizație, natura muncii. Secretarul se bazează pe acest document în relațiile cu angajații.

Există o secretară în fiecare instituție. Dar, după cum am menționat deja, funcția de secretar are multe gradații. Într-o organizație (sau firmă) mică va exista un secretar-referent (secretar). În mai mult organizații mari secretarii pot fi alături de șeful și adjuncții acestuia, în fiecare unitate structurală. Există secretari de colegiu, secretari științifici ai consiliilor științifice și așa mai departe. Fiecare secretar întotdeauna, pe baza domeniului și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii sale în secretar, își dezvoltă propriile termeni de îndatoriri și drepturi, diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice. În același timp, există un set tipic de operațiuni de management pentru serviciile documentare și nedocumentare pe care le efectuează toate secretarele.

Îndatoririle, drepturile și tipurile de muncă pe care trebuie să le îndeplinească un anumit secretar, cerințele pentru cunoștințele și aptitudinile sale profesionale sunt stabilite în fișa postului său.

Dacă există o fișă de post pentru un post de secretariat vacant, solicitantul află imediat ce i se cere și corelează capacitățile sale cu cerințele.

În cazul în care un secretar de lucru nu are încă o fișă a postului, aceasta trebuie întocmită pentru a contura sfera atribuțiilor și a nu fi „la cârlig” pentru toate tipurile de muncă, pentru a asigura drepturi, a stabili relații, interschimbabilitate cu alți angajați în caz de absenţă sau din cauza supraîncărcării temporare.

Fișa postului este un document pe termen lung și se aplică până când este înlocuită cu o nouă fișă a postului. Prin urmare, compilarea lui ar trebui luată cu mare responsabilitate. Ceea ce este scris în fișa postului este ceea ce se va cere. Ce drepturi sunt date în el, cele pe care le aveți.

Când începeți să întocmiți o fișă a postului, trebuie în primul rând să utilizați noul „Director de calificare pentru funcțiile de manageri, specialiști și alți angajați”. A fost elaborat de Institutul Muncii și aprobat printr-un decret al Ministerului Muncii și dezvoltare sociala Federația Rusă 21 august 1998 (nr. 37). Manualul este un document normativ și trebuie subliniat imediat că noile caracteristici de calificare sunt recomandate pentru utilizare în întreprinderi, instituții și organizații. diverse industrii economie, indiferent de forma de proprietate si de forme organizatorice si juridice.

Scopul manualului este formulat destul de clar: „Acest manual de calificare posturi de conducere, specialiști și alți angajați (interpreți tehnici) este menit să asigure o diviziune rațională a muncii, să creeze un mecanism eficient de delimitare a funcțiilor, puterilor și responsabilităților, reglementării clare activitatea muncii muncitori in conditii moderne dezvoltarea relaţiilor de piaţă”.

În director, spre deosebire de precedentul „Colectarea tarifelor și caracteristici de calificare pentru posturile de angajați la nivel de industrie „există o schimbare foarte importantă - nu indică categorii de salarii în funcție de un singur barem tarifar, iar în secțiunea „Dispoziții generale” scrie că „ Categorii de calificare cu privire la salarizarea specialiștilor se stabilesc de către conducătorul întreprinderii, instituției, organizației. Aceasta ia în considerare gradul de independență al angajatului în îndeplinirea atribuțiilor oficiale, responsabilitatea sa pentru decizii, atitudinea față de muncă, eficiența și calitatea muncii, precum și cunoștințele profesionale, experiența. activitati practice determinată de vechimea în muncă în specialitate etc.”

Astfel, salariul unui secretar depinde în primul rând de cunoștințele, aptitudinile, calitatea muncii, responsabilitatea acestuia. Aceasta este o schimbare semnificativă care permite managerului să evalueze munca angajatului în funcție de rezultate specifice.

Dintre calificări, puteți utiliza pe deplin secțiunile: " Responsabilitatile locului de muncași „trebuie să știu”.

Dacă organizația (firma) este mică și secretarul (secretarul-referent) conduce singur toate serviciile organizatorice și documentare, adică. îndeplinește de fapt funcțiile biroului, dar într-o măsură mai mică, puteți utiliza caracteristicile de calificare ale șefului de birou. Atribuțiile sale sunt următoarele:

Asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire, livrarea acesteia la destinație.

Controlează termenele de executare a documentelor și executarea corectă a acestora.

Organizează lucrările de înregistrare, contabilitate, depozitare și transfer către unitatea structurală corespunzătoare a documentelor de lucru curente de birou, inclusiv comenzi și ordine de gestiune.

Organizează lucrările de formare a dosarelor și depunerea acestora.

Elaborează instrucțiuni pentru păstrarea evidenței la o întreprindere, instituție, organizație și organizează implementarea acestora.

Ia măsuri pentru a pune la dispoziția angajaților materialele de instruire și de referință necesare, precum și inventarul, echipamentele, mijloacele de mecanizare și automatizarea muncii manageriale.

Oferă îndrumări metodologice pentru organizarea muncii de birou în departamente, control asupra formării corecte, păstrării și predării la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea adeverințelor privind respectarea termenelor de executare a documentelor.

Oferă tipărirea și reproducerea documentelor de birou.

Participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere și organizează întreținerea acestora.

Organizează executarea documentelor de călătorie, înregistrarea angajaților care sosesc într-o călătorie de afaceri la organizație.

El trebuie să știe;

■ rezoluții, ordine, ordine, alte linii directoare și reguli autorități superioare legate de organizarea muncii de birou;

■ sistemul de stat suport pentru managementul documentației;

■ standarde pentru un sistem unificat de documentaţie organizatorică şi administrativă;

■ structura întreprinderii, instituţiei, organizaţiei;

■ organizarea muncii de birou;

■ scheme de flux de lucru;

■ procedura de întocmire a nomenclatorului cazurilor, inventarelor cazurilor de depozitare permanentă şi temporară, raportări stabilite;

■ termenii și procedura de depunere a dosarelor la arhivă;

■ sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor;

■ echipamente de birou și altele mijloace tehnice munca manageriala;

■ fundamentele economiei, organizarea producţiei, muncii şi managementului;

■ legislaţia muncii;

■ reglementările interne ale muncii;

■ regulile şi reglementările de protecţie a muncii8. .

Nouă este calificarea caracteristică secretarului șefului. Să luăm în considerare.

Responsabilitatile locului de munca.

♦ Efectuează lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale conducătorului întreprinderii.

♦ Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată direcțiilor structurale sau executorilor specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

♦ Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și adoptarea deciziilor.

♦ Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului întreprinderii.

♦ Întocmește documentele și materialele necesare activității managerului.

♦ Asigură revizuirea și transmiterea în timp util diviziuni structuraleși executorii specifici ai documentelor primite spre executare.

♦ Verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite transmise la semnătură managerului, asigură editarea lor de înaltă calitate.

♦ Organizează convorbiri telefonice cu managerul, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, aduce cu promptitudine către atenția sa informațiile primite prin canalele de comunicare.

♦ În numele șefului, întocmește scrisori, cereri, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor.

♦ Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procesele-verbale ale ședințelor și ședințelor.

♦ Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și asupra respectării termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului întreprinderii, luate sub control. Menține un dosar de control și înregistrare.

♦ Oferă la locul de muncă manager cu mijloacele necesare tehnologiei organizatorice, papetărie, creează condiții propice muncii sale eficiente.

♦ Tipărește, la indicația șefului, materiale de birou necesare activității sale sau introduce informații curente în datele bancare.

♦ Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

♦ Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în termenele stabilite.

♦ Copiază documentele pe un copiator personal.

Trebuie știut:

♦ rezoluții, ordine, ordine și alte materiale de orientare și documente normative referitoare la activitățile întreprinderii și evidența;

♦ structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;

♦ organizarea muncii de birou;

♦ modalităţi de înregistrare şi prelucrare a documentelor;

♦ arhivare;

♦ dactilografiat;

♦ reguli de utilizare a interfoanelor;

♦ fundamente de etică și estetică;

♦ reguli comunicare de afaceri;

♦ bazele organizării şi managementului muncii;

♦ reguli de funcționare a tehnologiei informatice;

♦ fundamente ale dreptului administrativ și ale legislației muncii;

♦ reguli şi norme de protecţie a muncii9.

După cum se poate observa din caracteristicile de calificare de mai sus, secretarului șefului îi sunt impuse cerințe destul de înalte atât pentru cunoștințe și aptitudini, cât și pentru gama de activități prestate de acesta. Aceasta presupune fluență în tehnologia informatică, pregătirea independentă a documentelor în numele șefului, editarea proiectelor de documente primite, monitorizarea execuției etc. Aceste cerințe și termeni de referință, care includ multe tipuri creative de muncă, predetermină necesitatea unui învățământ profesional superior, dar este permis și învățământul secundar. educatie profesionala cu experienta in munca.

Caracteristici de calificare de secretar-dactilograf și secretar-stenograf, date în Manual de calificare, sunt prezentate la fel, doar cu adaosul de lucrare dactilografa de catre secretara-dactilograf si stenografia de catre secretarul-stenograf. Prin urmare, la elaborarea unei fișe a postului, este suficient să folosiți una dintre aceste caracteristici de calificare.

De exemplu, responsabilitățile postului de secretar-dactilograf sunt prezentate după cum urmează:

> Îndeplinește funcții tehnice pentru a asigura și deservi munca șefului întreprinderii sau a departamentelor acesteia.

> Primește informațiile necesare managerului de la departamente sau executanți, cheamă angajații la instrucțiunile acestuia.

> Organizeaza convorbiri telefonice cu managerul, primeste si transmite mesaje telefonice, inregistreaza mesajele primite in lipsa acestuia si aduce continutul acestora la cunostinta managerului.

> Desfășoară lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șeful (colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora, locul, ordinea de zi a ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale.

> Asigură locul de muncă al managerului cu papetărie, echipamente organizatorice, creează condiții propice unei activități mai eficiente a managerului.

> Transmite și primește informații despre dispozitivele de recepție și interfon (telex, fax, telefax etc.).

> Tipărește diverse materiale la îndrumarea managerului.

> Efectuează munca de birou, acceptă corespondența adresată șefului, o sistematizează în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și o transferă după examinarea de către șef către departamente sau executanți specifici pentru a fi utilizată în procesul muncii lor sau în pregătirea unui răspuns.

> Respectă termenele de implementare a instrucțiunilor șefului, luate sub control.

> Acceptă documentele care urmează să fie semnate de către șef.

> Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.

> Formează cazuri în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și termenele limită se depune la arhivă.

> Pregătește documente pentru reproducere pe echipamente de duplicare și, de asemenea, copiază documentele pe un copiator personal.

Trebuie știut:

♦ reglementări, instrucțiuni, alte îndrumări și norme

documente motivante privind evidența;

♦ structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia; : dactilografiat;

♦ reguli de ortografie și punctuație;

♦ ordinea de aranjare a materialului la tipărirea diverselor documente;

♦ reguli de dactilografiere scrisori de afaceri folosind forme standard;

♦ reguli de funcționare pentru mașini de scris, dictafoane, magnetofone

♦ reguli de utilizare a interfoanelor;

♦ standarde ale sistemului unificat de documentaţie organizatorică şi administrativă;

♦ bazele organizării muncii;

♦ fundamente ale legislaţiei muncii;

♦ regulamentul intern al muncii;

♦ reguli şi norme de protecţie a muncii10.

Dat descrierea postului descrieți suficient de detaliat funcțiile secretarului, ale cărui cerințe de cunoștințe și vă vor ajuta să nu ratați nimic atunci când scrieți secțiuni dintr-o anumită fișă a postului.

Fișa postului se referă la documente care au o formă unificată și o structură de text stabilită:

■ Dispoziții generale

■ Funcţii

■ Responsabilităţi

■ Responsabilitate

Prevederile generale din fisa postului contin urmatorul set de informatii: informatii generalizate despre post, subordonare si cine conduce, cerintele de studii (superioare sau secundare) si experienta practica (experienta de munca in specialitate), procedura de numire si eliberare din functie, înlocuire în timpul absenței.

Astăzi, de cele mai multe ori, sunt solicitate asistente de secretariat și secretare cu studii superioare sau medii de specialitate, care cunosc o limbă străină, lucrează la calculator și au o anumită experiență de lucru.

Aceste cerințe, de regulă, sunt consemnate în fișa postului a secretarului asistent (secretar) al firmelor mari. De obicei, secretarii raportează șefului. În organizațiile mari, secretarii au o dublă subordonare - față de supervizorul imediat și șeful serviciului DOW. Aceștia sunt numiți și eliberați din funcție prin ordin al șefului.

Ultimul paragraf al acestei secțiuni din fișa postului conține indicații ale principalelor documente legislative, de reglementare, metodologice, organizatorice, administrative după care se ghidează secretarul în activitatea sa. Într-o formă generalizată, aceste acte sunt indicate în caracteristicile de calificare de mai sus *. Acest paragraf al secțiunii trebuie să înceapă cu Constituția Federației Ruse, Codul Muncii, legi federale, specificați hotărârile guvernamentale, GOST-urile care determină procedura de prelucrare a documentelor, instrucțiuni și reguli standard, standarde de timp. Paragraful se termină cu indicarea documentelor organizatorice și administrative ale superiorului și organizarea acestuia (firmă): statutul, reglementările privind diviziunile structurale, ordinele și instrucțiunile, instrucțiunile pentru munca de birou, această fișă a postului.

Următoarea secțiune este „Funcții”. Indică principalele domenii de activitate, iar în secțiunea „Responsabilități” sunt deja enumerate tipuri specifice de muncă care asigură îndeplinirea acestor funcții. Adesea, aceste secțiuni sunt combinate într-una singură - „Funcții și responsabilități ale postului” (sau „Sarcini și responsabilități principale”). Această secțiune ar trebui să fie scrisă cât mai detaliat posibil. La alcătuirea acestei secțiuni, multe dintre formulări pot fi preluate din caracteristicile de calificare, deoarece ele enumeră responsabilitățile postului în mod suficient de detaliat. Cu cât secțiunea indică nu numai ce, ci și modul în care secretarul efectuează anumite operațiuni în conformitate cu tehnologia de lucru cu documentele adoptate în organizație, cu atât fișa postului va fi mai valoroasă. Interschimbabilitatea este de asemenea indicată aici.

Secțiunea „Drepturi” este foarte importantă pentru secretară. Acesta a consacrat puterile sale de a rezolva în mod independent problemele legate de competența sa. Dreptul este scris aici:

Aveți o previzualizare a documentelor și stabiliți care dintre ele pot fi transferate artiștilor interpreți, ocolind capul;

> organizarea primirii si prioritizarea primirii vizitatorului;

Efectuați „filtrarea” apelurilor telefonice;

> controlul asupra executării ordinelor șefului și a termenelor de executare a documentelor;

> controlul executării corecte a documentelor înainte de transmiterea acestora spre semnare managerului și transmiterea acestora;

Au acces la informații;

> solicitarea de informatii si documente pentru manager;

> reprezentați organizația dvs. etc.

Secțiunea „Răspunderea” poate fi scrisă în general, precum „Salariatul răspunde pentru neîndeplinirea obligațiilor și neutilizarea drepturilor prevăzute de actele juridice și de prezenta instrucțiune”, sau descrisă mai detaliat, pe baza punctelor de îndatoriri. De exemplu, responsabilitatea: pentru executarea incorectă a documentelor depuse spre semnare șefului, nerespectarea acestora cu cerințele GOST R 6.30-97; pentru livrarea intempestivă a documentelor cu o perioadă de păstrare permanentă la arhivă etc.

Răspunderea poate fi administrativă, disciplinară, materială și chiar penală. Când lucrați la această secțiune, trebuie amintit că răspunderea este stabilită în strictă conformitate cu legea. Deci, în conformitate cu art. 15 din Codul contravențional „Ofițerii sunt supuși răspunderii administrative pentru abateri administrative asociat cu nerespectarea regulilor stabilite în domeniul protecţiei ordinului de conducere, de stat şi ordine publică... și alte reguli, a căror aplicare face parte din îndatoririle lor oficiale. „Pentru încălcări disciplina muncii se aplică sancţiuni disciplinare (art. 135 din Codul muncii). În cazul răspunderii pentru prejudiciul cauzat organizației, în conformitate cu art. 121 Codul Muncii pe care salariatul îl poartă răspundere, adică rambursează costul.

Secțiunea „Relații” (relații pe funcție) este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii unui secretar. De obicei, se consemnează în general că secretarul în munca sa interacționează cu toți angajații sau diviziile structurale pentru a colecta, procesa și transfera informații și documente. Dar este mult mai ușor pentru secretar să lucreze dacă această secțiune indică în mod specific cu ce departamente sau angajați interacționează, pe ce probleme și ce documente, când și sub ce formă primește de la aceștia. De exemplu, rapoarte săptămânale privind situația financiară a companiei de la departamentul de contabilitate pentru a fi prezentate conducerii. Este indicat să prezentați această secțiune sub formă de tabel, care să indice clar de la cine primește secretarul, cu cine coordonează, cui transferă documente, în ce interval de timp.

ÎN În ultima vremeîn multe fișe de post a apărut o secțiune „Evaluarea muncii”. Principalele criterii sunt oportunitatea lucrării și calitatea acesteia.

Puteți completa fișa postului cu alte secțiuni, de exemplu, organizarea locului de muncă, programul de lucru etc.

Instrucțiunea se termină de obicei cu un paragraf despre procedura de revizuire a acesteia. Se poate scrie astfel: „Până la înlocuire cu unul nou” sau „Instrucțiunea este supusă revizuirii în cazul modificării funcțiilor secretarului”. Poate fi specificat preinstalat perioada de înlocuire de exemplu, o dată la 5 ani. Dar este mai bine să enumerați mai detaliat condițiile pentru revizuirea fișei postului: schimbarea structurii organizației, schimbarea tabloului de personal și redistribuirea responsabilităților, introducerea noi tehnologii care schimbă natura muncii etc.

Reamintim că fișa postului se întocmește după tipul de formular general, aprobat de șef și eliberat salariatului.

Ştampila de aprobare

Şcoala de Afaceri CJSC

„Sinteza Intel”

DESCRIEREA POSTULUI

[Secretarul I

Structura textului

■ General

■ Funcţii

Ш Responsabilități

■ Responsabilitate

■ Relații (conexiuni după poziție)

Semnătura de poziție, transcrierea semnăturii

Am citit instrucțiunile de decodare semnătură semnătură

APROBA:

[Denumirea funcției]

_______________________________

[Numele companiei]

_______________________________

_______________________/[NUMELE COMPLET.]/

„______” _______________ 20___

DESCRIEREA POSTULUI

secretar șef

1. Dispoziții generale

1.1. Această fișă a postului definește și reglementează atribuțiile, îndatoririle funcționale și ale postului, drepturile și responsabilitățile secretarului șefului [Denumirea organizației în cazul genitiv] (denumită în continuare Compania).

1.2. Secretarul șefului aparține categoriei executorilor tehnici, este numit în funcție și eliberat din funcție în conformitate cu procedura stabilită de legislația muncii în vigoare prin ordin al șefului Societății.

1.3. Secretarul șefului raportează direct la [denumirea funcției șefului direct în cazul dativ] al Societății.

1.4. În funcția de secretar al șefului este numită persoana care are studii profesionale superioare fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin 2 ani.

1.5. Secretarul managerului trebuie să știe:

rezoluții, ordine, ordine și alte materiale de orientare și documente de reglementare referitoare la activitățile întreprinderii și păstrarea evidenței;
structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;
organizarea muncii de birou;
metode de înregistrare și prelucrare a documentelor;
afaceri de arhivare;
dactilografiat;
reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon;
standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă;
reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;
fundamente ale eticii și esteticii;
reguli de comunicare în afaceri;
bazele organizării și managementului muncii;
reguli de funcționare a tehnologiei informatice;
fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;
regulamentul intern al muncii;
regulile și reglementările privind protecția muncii.

1.6. În activitățile sale, secretarul șefului este condus de:

reguliȘi materiale didactice asupra problemelor muncii prestate;
regulamentul intern al muncii;
ordinele și instrucțiunile șefului Societății și ale supervizorului imediat;
această fișă a postului;
norme privind protecția muncii, salubritatea industrială și apărarea împotriva incendiilor.

1.7. Pe perioada absenței temporare a secretarului șefului, atribuțiile acestuia sunt atribuite [denumirea funcției de adjunct].

2. Responsabilitati functionale

Secretarul șefului îndeplinește următoarele atribuții:

2.1. Efectuează lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului întreprinderii.

2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către divizii structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

2.3. Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.

2.4. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului întreprinderii.

2.5. Întocmește documentele și materialele necesare muncii șefului.

2.6. Urmărește luarea în considerare și transmiterea la timp de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor primite în vederea executării, verifică corectitudinea întocmirii proiectelor de documente transmise șefului spre semnare și asigură editarea lor de înaltă calitate.

2.7. Organizează desfășurarea convorbirilor telefonice ale șefului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acestora, transmite și primește informații prin intermediul dispozitivelor de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și a mesajelor telefonice, aduce informațiile în atenția sa primite în timp util prin canalele de comunicare.

2.8. În numele șefului, întocmește scrisori, solicitări, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor.

2.9. Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

2.10. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și respectarea termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului întreprinderii luate sub control.

2.11. Menține un dosar de control și înregistrare.

2.12. Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții favorabile muncii sale eficiente.

2.13. Tipărește, la indicația șefului, materiale de birou necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.

2.14. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

2.15. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.

2.16. Copiază documentele pe un copiator personal.

În caz de necesitate oficială, secretarul șefului poate fi implicat în îndeplinirea îndatoririlor sale oficiale, ore suplimentare, în modul prevăzut de prevederile legislației federale a muncii.

3. Drepturi

Secretarul șefului are dreptul:

3.1. Solicitați conducerii Societății să asiste în îndeplinirea atribuțiilor lor.

3.2. Imbunatateste-ti abilitatile.

3.3. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii Societății referitoare la activitățile acesteia.

3.4. Trimite propuneri cu privire la problemele activităților lor pentru a fi luate în considerare de către supervizorul lor imediat.

3.5. Primește de la angajații Companiei informațiile necesare implementării activităților acesteia.

4. Evaluarea responsabilității și performanței

4.1. Secretarul șefului poartă acte administrative, disciplinare și materiale (și în cazuri individuale prevăzută de legislația Federației Ruse - și răspunderea penală pentru:

4.1.1. Neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a instrucțiunilor oficiale ale supraveghetorului imediat.

4.1.2. Neexecutarea sau îndeplinirea necorespunzătoare a funcțiilor lor de muncă și a sarcinilor atribuite.

4.1.3. Utilizarea ilegală a puterilor oficiale acordate, precum și utilizarea acestora în scopuri personale.

4.1.4. Informații inexacte despre starea lucrării care i-au fost încredințate.

4.1.5. Neluarea măsurilor de suprimare a încălcărilor identificate ale reglementărilor de siguranță, incendiilor și altor reguli care reprezintă o amenințare pentru activitățile întreprinderii și ale angajaților săi.

4.1.6. Nerespectarea disciplinei muncii.

4.1.7. Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

4.1.8. Cauzarea de pagube materiale si/sau pierderi societatii sau tertilor legate de actiunea sau inactiunea in timpul executiei atributii oficiale.

4.2. Evaluarea activității secretarului șefului se efectuează:

4.2.1. Supraveghetorul imediat - în mod regulat, în cursul implementării zilnice a funcțiilor de muncă ale angajatului.

4.2.2. Comisia de Certificareîntreprinderi - periodic, dar cel puțin o dată la doi ani, pe baza rezultatelor documentate ale muncii pentru perioada de evaluare.

4.3. Principalul criteriu de evaluare a activității secretarului șefului este calitatea, completitudinea și promptitudinea îndeplinirii sarcinilor prevăzute de această instrucțiune.

5. Conditii de munca

5.1. Modul de lucru al secretarului șefului se stabilește în conformitate cu reglementările interne de muncă stabilite de Societate.

5.2. În legătură cu nevoia de producție, secretarul șefului este obligat să se deplaseze la calatorii de afaceri(inclusiv valorile locale).

6. Dreptul de a semna

6.1. Pentru asigurarea activităților, secretarului șefului i se acordă dreptul de a semna documente de informare și de referință asupra problemelor care fac parte din atribuțiile sale funcționale.

Familiarizat cu instrucțiunea ___________ / ____________ / "___" _______ 20__

Fiecare întreprindere își desfășoară activitățile pe baza reglementărilor locale, care sunt întocmite în conformitate cu normele legislatia actuala. Și întrucât fiecare companie este un organism separat, trebuie să funcționeze armonios.

Unul dintre documente importante, pe care se bazează activitățile specialiștilor întreprinderii, este fișa postului. Acesta este un document care precizează îndatoririle funcționale ale unui angajat dintr-o direcție sau alta, specialitate. Este necesar să se familiarizeze temeinic angajații nu numai cu îndatoririle lor, ci și cu drepturile, puterile și funcțiile lor.

Fișa postului este un document local care precizează drepturile și obligațiile fiecărui angajat, în funcție de funcția deținută și de funcția de muncă îndeplinită.
Acest document este elaborat de specialiști ai departamentului de personal împreună cu avocați. Instrucțiunea se aprobă de către angajator sau managerul angajat, dacă are această autoritate.

Angajatorul este obligat să familiarizeze solicitantul cu fișa postului înainte de a semna contract de muncă. Dacă acest lucru nu se face, atunci implicați angajatul în responsabilitate disciplinară pentru neîndeplinirea atribuţiilor de serviciu, angajatorul nu va putea.

Documentul trebuie să descrie în detaliu atribuțiile secretarului, în funcție de specificul lucrării. Cu cât aceste atribuții sunt mai detaliate, cu atât va fi mai ușor să rezolvi conflictele prejudiciare și judiciare dintre angajat și angajator.

De ce ai nevoie de o fișă a postului

La compilare acest document, persoana responsabila ar trebui să se bazeze pe normele actualelor niveluri federale, regionale și locale. Șeful întreprinderii, în calitate de persoană responsabilă cu gestionarea corectă a documentelor, trebuie să verifice această conformitate. In afara de asta, sef de personal trebuie să fie, de asemenea, conștienți de conformitatea instrucțiunii cu legislația în vigoare.

Este compilat fie pentru un grup de posturi identice, fie pentru o anumită poziție individuală. Angajatul trebuie să fie familiarizat cu documentul împotriva semnăturii. Trebuie să faci asta atunci când aplici pentru un loc de muncă. Dacă nu este întocmit corect, atunci angajatul și managerul vor avea cu siguranță neînțelegeri și situații conflictuale privind diviziunea muncii și funcțiile îndeplinite de angajat.

Cu redactarea corectă a fișelor de post, conducerea ar trebui să urmărească obiective specificeși rezolvați următoarele sarcini:

împărțiți în mod corespunzător responsabilitățile de muncă între angajații cu posturi similare. Este necesar să-și coordoneze clar acțiunile pentru a obține cel mai util rezultat;
îmbunătățirea climatului psihologic în echipă, îmbunătățirea situației. Este necesar să se minimizeze procentul de probabilitate a conflictelor;
delimitează clar drepturile și obligațiile specialiștilor de același nivel, detaliază competențele lor, definesc în mod clar responsabilitatea fiecăruia. Dacă este necesar, vă puteți concentra separat pe sancțiuni disciplinare care pot fi aplicate unui specialist sub forma răspunderii pentru neglijarea atribuțiilor de serviciu;
sa efectueze descarcarea psihologica si oficiala a salariatilor care sunt nevoiti sa combine mai multe posturi. Nu este suficient doar să le descărcați, această încărcătură trebuie să fie distribuită corect și uniform;
stabilirea unui sistem de stimulente și motivații psihologice și financiare;
repartizarea adecvată a responsabilităţilor între manageri.

Cu ajutorul fișei postului, conducerea întreprinderii implementează toate aspectele interacțiunii dintre aparatul de conducere și personal. Dar nu este întotdeauna posibil să se obțină rezultatul maxim posibil. Prin urmare, este necesar să selectați și să numiți corect o persoană care va fi responsabilă cu compilarea fișelor postului.

În funcție de mărimea companiei și de numărul de angajați, se întocmește o instrucțiune standard pentru un grup de posturi identice. Dacă este necesar, puteți face ajustări pentru o anumită poziție. Daca firma este mica, are doar 25-50 de persoane, atunci documentul se intocmeste pentru fiecare post separat. Responsabilul este membru al Departamentului de Resurse Umane.

Reguli de bază pentru întocmirea fișei postului de secretar

Nu există dezvoltat formă unificată Descrierea postului. Prin urmare, fiecare întreprindere are dreptul de a alege cum să întocmească un document.

La compilarea documentului, ofițerul responsabil trebuie să-și amintească că este necesar să se țină cont de specificul activităților unei anumite întreprinderi. În firme de direcții diferite, secretarii pot îndeplini diverse funcții și sarcini. Acest lucru trebuie luat în considerare la redactare.

Vă puteți baza pe un model general acceptat. Fiecare fișă de post trebuie să includă următoarele:

Dacă este necesar, la fișa postului a secretarului pot fi adăugate secțiuni suplimentare:

"conditii de munca". Aici puteți face o referire la regulamentul intern pentru a stabili modul de funcționare al secretarei. Dacă este nevoie de a însoți managerul în călătoriile de afaceri, această nuanță poate fi reflectată și aici;
„dreptul de a semna”. Secretarul poate semna documente în sfera de competență.

Fisa postului, intocmita de angajatul responsabil al departamentului de personal, trebuie sa treaca prin procedura de coordonare cu seful serviciul de personal. În plus, secretarul însuși trebuie să fie familiarizat cu acesta împotriva semnăturii.

Redactarea unei fișe de post pentru o secretară

Documentul este întocmit într-un singur exemplar. Este semnat de însuși secretar după ce îl citește și îl studiază cu atenție. Dacă întreprinderea are mai mulți secretari de stat, atunci puteți tipări mai multe exemplare, făcând modificările corespunzătoare pentru fiecare separat, în funcție de poziția șefului la care este „atașat” secretarul.

Dacă secretarul însuși are nevoie de un exemplar suplimentar pentru uz personal, poate face o copie a fișei postului deja semnată de el. Nu este interzis!

Pentru a compune corect un document, trebuie să urmați câteva reguli. În special, un „antet” ar trebui să fie proiectat în colțul din dreapta sus. Acesta este locul pentru aprobarea instrucțiunilor de către conducătorul întregii întreprinderi. Aici trebuie să completați câteva rânduri:

trebuie să fie cuvântul „aprob”;
urmată de poziția de lider. De exemplu, „director general” sau „director”;
Numele complet al capului;
semnătura liderului.

Apoi, în mijlocul foii, trebuie să specificați numele documentului. Aceasta este fișa postului de secretar. Abia după aceea sunt înregistrate toate punctele principale.

Secțiunile din care ar trebui să conțină instrucțiunea secretarului au fost menționate mai sus. Acestea sunt prescrise în conformitate cu reglementările îndatoririlor îndeplinite. De exemplu, îndatoririle funcționale ale secretarului șefului de departament pot fi oarecum „mai înguste” decât îndatoririle asistentului la șeful întregii întreprinderi.

După întocmirea instrucțiunii, aceasta trebuie convenită cu angajatul care răspunde de secretariat. Acesta poate fi șeful unității structurale relevante. Dacă nu există o astfel de persoană în stat, atunci cu șeful serviciului de personal sau alt angajat ale cărui atribuții includ o astfel de coordonare.

Marca de omologare este plasată la sfârșitul documentului. Trebuie să completați câteva rânduri:

asigurați-vă că indicați cuvântul „de acord”;
responsabilitatea de pozitie a persoanei;
numele companiei într-o versiune prescurtată;
Numele acestui angajat;
data calendaristică pentru aprobare;
semnătura persoanei care a aprobat instrucțiunea.

După aceea, trebuie să dați documentul spre revizuire secretarului însuși. De asemenea, trebuie să completați câteva rânduri:

este obligatoriu să se indice expresia „Sunt familiarizat cu instrucțiunile”;
functia de secretar asa cum este specificat in personal;
numele companiei într-o versiune prescurtată;
Numele acestui angajat;
detaliile pașaportului. Dacă este necesar, puteți face o copie a paginii pașaportului unde sunt indicate datele personale ale secretarei. Atașați o copie la instrucțiuni ca confirmare a datelor specificate;
data calendaristică pentru aprobare;
semnătura angajatului, care confirmă că acesta a citit cu adevărat fișa postului.

Nu „mutați” documentul fără a-l citi cu atenție. Familiarizarea atentă este o garanție că își va îndeplini cu fidelitate îndatoririle și nu va lucra pentru alți angajați. Dacă secretara se dă înapoi de la a lui atributii functionale sau nu le va respecta, va fi tras la răspundere.

Dimpotrivă, dacă este tras la răspundere pentru o presupusă neexecuție, poate oricând să se refere la instrucțiune și să conteste ordinul conducerii la numire. acțiune disciplinară. De asemenea, va ajuta la depunerea unei plângeri la inspectoratul de muncă sau la introducerea unui proces în instanță. Prin urmare, trebuie să fii atent!

Atribuțiile de serviciu ale secretarului

Fiecare organizație are nevoie de un secretar. Prin urmare, fișa postului unui astfel de angajat este utilă fiecărei companii. Secretarul poate fi atât șeful întreprinderii, cât și șeful unității structurale. Aceasta este funcția secretarului.

Atribuțiile secretarului includ:

acceptarea și sortarea corespondenței primite pentru șef;
desfășurarea lucrărilor de birou în cadrul activităților unui departament sau unități structurale;
acceptarea declarațiilor personale ale angajaților pentru semnătura șefului;
intocmirea documentelor si materialelor necesare pentru ca seful sa lucreze;
lucrul cu computer, copiator și alte echipamente de birou;
mentinerea unui dosar de control si inregistrare;
tipărirea documentelor care sunt necesare pentru ca șeful să lucreze;
efectuarea lucrărilor de pregătire a diferitelor întâlniri, sesiuni și alte întâlniri;
pregătirea și tipărirea documentelor necesare unor astfel de întâlniri;
organizarea primirii vizitatorilor;
ținerea unui registru al documentelor de intrare și de ieșire;
comunicare politicoasă la telefon;
alte atributii care depind de specificul activitatilor departamentului sau unitatii structurale.

Fișa postului secretarului șefului

Secretara managerului are și o fișă a postului. Responsabilitățile secretarului executiv includ:

efectuează lucrări de organizare a suportului tehnic pentru activitățile șefului;
acceptați și sortați toată corespondența care vine în numele șefului;
dacă există o astfel de nevoie, atunci sortați toată corespondența pe diviziuni structurale și organizați livrarea acestei corespondențe către diviziunile structurale relevante;
organizarea convorbirilor telefonice ale șefului;
recepția și înregistrarea informațiilor primite în timpul absenței șefului;
lucrul cu echipamente de birou;
organizare de intalniri, intalniri si intalniri;
pregatirea si tiparirea materialelor necesare intalnirilor;
executarea instrucțiunilor individuale ale șefului.

Descarca

Puteți descărca un exemplu de descriere a postului de secretar în format .doc

Secretar orice organizație are nevoie și, prin urmare, fișa postului de secretară este utilă fiecărei companii. Este important să definiți clar responsabilitățile postului de secretară, care nu se limitează la preluarea apelurilor și zâmbete dulci. Vă oferim un exemplu de fișă a postului pentru secretarul șefului - directorul general, șef de departament, directorul filialei etc.

Descrierea postului de secretar

APROBA
CEO
Nume I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct către CEO/ șef al diviziei structurale a companiei.
1.4. În lipsa secretarului, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altuia oficial, care se anunta in ordinul de organizare.
1.5. În postul de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office(Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
- Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, alte acte normative ale societatii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Atribuțiile secretarului

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
2.4. Răspunsuri la apeluri telefonice, captează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.
2.5. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și respectarea termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
2.10. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
2.11. Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.
2.12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea intempestivă, neglijentă a atribuțiilor de serviciu.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Atribuțiile secretarului managerului sunt foarte diverse: planificarea zilei de lucru a șefului, organizarea activității biroului, negocierea cu clienții și partenerii la instrucțiunile șefului, căutarea și furnizarea Vehicul pentru șef și alți angajați și servicii, organizarea de întâlniri, atât pe teritoriul biroului, cât și în cadru neoficial, păstrarea documentației și a multor alte probleme de afaceri. În plus, șeful își poate încredința asistentului și probleme personale, de exemplu, pentru a trimite felicitări (cadouri, flori) de sărbători nu doar organizațiilor cu care compania cooperează, ci și rudelor. Deoarece ziua de lucru a managerului este de obicei neregulată, secretara trebuie adesea să stea trează până târziu la serviciu.

Pentru a deveni un asistent indispensabil șefului, secretarul trebuie să aibă așa ceva calitati personale, ca disponibilitate pentru muncă, sârguință, acuratețe, responsabilitate, delicatețe, modestie, inițiativă moderată, capacitatea de a memora și de a trage concluzii. Este imposibil să ocupi această funcție fără a avea abilități de tastare (200 de bătăi pe minut), muncă de birou, stenografie, bune cunoștințe de PC. Toate aceste abilități sunt dobândite independent de cărți și tutoriale (există foarte multe), în procesul de lucru anterior sau în cursuri. Dintre abilitățile profesionale, sunt necesare și capacitatea de negociere, alfabetizarea și buna stăpânire a vorbirii orale și scrise, deoarece secretarul șefului trebuie să stabilească ordine, să conducă Corespondență de afaceri etc.

Dacă sarcinile sunt dominate în principal de munca unui secretar-grefier, atunci este necesară o educație lingvistică superioară, dar dacă este nevoie de un asistent, atunci se acordă preferință educatie inaltaîn aria de specializare a companiei.

Un rol foarte important îl joacă compatibilitatea psihologică, asemănarea personajelor, precum și capacitatea secretarului de a rămâne în plan secund. Cei care sunt destul de mulțumiți de postul de asistent, mâna dreaptă, intră în această meserie. Uneori, liderul este nedrept cu secretara lui, deoarece el mai des decât alții cade sub o mână fierbinte.

Cu toate acestea, un șef bun și o secretară inteligentă și experimentată funcționează ca un mecanism bine uns. Există multe exemple în acest sens, în special secretarii oamenilor de știință sau scriitorilor. Mulți oameni faimosi a început ca secretară.

O altă problemă delicată nu poate fi ignorată: relația nefuncțională dintre șef și secretara acestuia. Pentru a nu intra într-o situație ambiguă, ar trebui să aruncați imediat o privire mai atentă la un potențial șef și, mergând la un interviu, să vă îmbrăcați astfel încât să vă subliniați calitati de afaceri mai degrabă decât meritele exterioare. Dacă nu obții această funcție, atunci șeful avea nevoie de ceva complet diferit de secretar, iar tu ai evitat cu succes problemele.

Pentru a obține un loc de muncă, trebuie să discutați în detaliu responsabilitățile dvs. și chiar mai bine - cereți o fișă a postului. Adesea, naivitatea secretarelor, dintre care majoritatea sunt fete tinere care sunt slab versate în oameni și în viață, devine una dintre cauzele consecințelor neplăcute. Acceptând și încurajând cadourile, răspunzând la curte, menținând conversații jucăușe și glume ambigue, îmbrăcându-se în ținute revelatoare sau provocatoare, o fată creează adesea inconștient impresia disponibilității ei. Prin urmare, fără a slăbi vinovăția celor cărora le place să profite de poziția lor oficială, merită totuși să-i avertizezi împotriva pașilor eronați.

Deși secretarul este cel mai apropiat de lider, creșterea lui în carieră este limitată. Desigur, există excepții de la fiecare regulă, dar nu ar trebui să vă amăgiți în mod special.

În funcție de setul de cerințe, utilizarea cunoștințelor limbi straine, experienta in munca si atributii functionale, salariul variaza si: de la 200 la 800 c.u. e. Rețineți dacă sunteți vacante „ asistent personal„Salariu este mai mare de 1000 USD. Adică, cu un grad ridicat de probabilitate se poate presupune că acesta este marketing de rețea.

Principalele funcții includ:

implementarea lucrărilor privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului întreprinderii;

păstrarea evidenței;

organizarea primirii vizitatorilor Zinoviev NB Documentaţie: suport didactic. - P.75..

Secretarul șefului trebuie, în cursul activității sale:

să efectueze lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului întreprinderii;

acceptă corespondența primită în vederea examinării de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către divizii structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor;

desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor;

accepta documente si declaratii personale pentru semnatura conducatorului intreprinderii;

întocmește documentele și materialele necesare muncii șefului;

monitorizează luarea în considerare și transmiterea la timp de către direcțiile structurale și executorii specifici a documentelor primite în vederea executării, verifică corectitudinea executării proiectelor de documente întocmite transmise șefului spre semnare, asigură editarea lor de înaltă calitate;

organizează convorbiri telefonice ale șefului, înregistrează informațiile primite în absența acestuia și îi aduc la cunoștință conținutul, transmit și primesc informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, să îi aducă la cunoștință. în timp util informațiile primite prin canalele de comunicare;

în numele șefului, întocmește scrisori, cereri, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor;

efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor;

să exercite controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și asupra respectării termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului întreprinderii luate sub control;

menține un dosar de control și înregistrare;

să ofere locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, să creeze condiții favorabile muncii sale eficiente;

tipăriți, la îndrumarea șefului, materiale de birou necesare activității sale sau introduceți informații curente în banca de date;

organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților;

formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în termenele stabilite;

copiați documentele pe un copiator personal Instrucțiune tipică secretar sef. Banca de fișe de post.=http//www/kadrovik.ru/.