1. Pojem in značilnosti komunikacij.

2. Izboljšanje organizacijskih komunikacij.

3. Koncept informacije, njen pomen v procesu upravljanja.

Pojem in značilnosti komunikacij

Upravljanje je proces, ki zagotavlja, da ljudje izvajajo določena dejanja, osnova tega procesa pa je komunikacija.

Problem učinkovitega komuniciranja je eden ključnih v dejavnosti menedžerjev, saj se z njihovo pomočjo sporočila izmenjujejo, izražajo z različnimi simboli in imajo določeno pomensko obremenitev.

Komunikacije je izmenjava informacij, na podlagi katere vodja prejme podatke, potrebne za sprejemanje odločitev, in jih posreduje zaposlenim v organizaciji.

Učinkovita komunikacija(to je tisti, ki vodi do želene vrste ciljnega vedenja) ima 4 stopnje:

1. Zagotavljanje pozornosti naslovnika(zagotavljanje pripravljenosti naslovnika na prejemanje informacij). Komunikacijski proces se lahko prekine že v prvi fazi, če pošiljatelj ne more premagati konkurence sporočil, ki jo razumemo kot hkratni vpliv več virov informacij na naslovnika.

2. Zagotavljanje razumevanja bistva sporočila... Številne komunikacije v tej fazi ne uspejo, zato mora vodja s pomočjo povratnih kanalov zagotoviti, da podrejeni razumejo bistvo sporočila.

3. Prepoznavanje. Ta stopnja zagotavlja zagotavljanje pripravljenosti naslovnika na poslušnost (narediti, kar se od njega zahteva v zvezi s prejetim obvestilom).

4. Ukrep. To je zadnji korak učinkovite komunikacije. Predvideva izpolnjevanje določenih dejanj s strani naslovnika na podlagi prijavljenih zahtev. Večina učinkovit način izvajanje te faze je prepričanje podrejenih v povezanost med cilji organizacije in potrebami zaposlenih.

Komunikacija je proces izmenjave informacij, ki vključuje subjekte komunikacije (pošiljatelj in prejemnik), način komuniciranja in objekt komunikacije (prenesene informacije).

Komunikacijske potrebe organizacije odvisno od:

Značilnosti zunanjega okolja organizacije (njegova dinamičnost, kompleksnost, negotovost)

Naloge, ki jih rešuje organizacija (na primer, če je naloga izdati kvalitativno nov izdelek, zavzeti nove prodajne trge, posodobiti proizvodnjo, diverzificirati dejavnosti, potem se potreba po komunikacijah dramatično poveča);

Glavne značilnosti organizacije - obseg, struktura, obseg dejavnosti, narava izdelkov (storitev), stopnja diverzifikacije, položaj v panogi itd.

Način komunikacije vključujejo tehnična komunikacijska sredstva (telefon, telefaks, teleks, pošta, e-pošta) in pisarniški zapiski, poročila, referenčna in reklamna gradiva.

Klasifikacija komunikacij se izvaja glede na:

Način komunikacije;

Cilji in naloge, rešene v procesu komunikacij;

Subjekti komunikacije (zunanji in notranji).

♦ komunikacije med organizacijo in njenim zunanjim okoljem (zunanje komunikacije)

♦ komunikacije med nivoji in oddelki organizacije (notranja komunikacija). Sem spadajo naraščajoče komunikacije, med različnimi oddelki, vodja-pidpegliy, komunikacije med vodjo in delovno skupino, neformalne komunikacije.

Zunanje komunikacije je izmenjava informacij med organizacijo in njenim zunanjim okoljem. Vsaka organizacija ne obstaja izolirana, temveč v interakciji z zunanjim okoljem. Narava in načini njenega komuniciranja so odvisni od tega, kateri dejavniki tega okolja (potrošniki, konkurenti, državni regulatorji itd.) imajo največji vpliv na delo organizacije in njene rezultate (slika 17.1).

riž. 17.1. Subjekti zunanjih komunikacij organizacije

Notranje komunikacije so izmenjave informacij, ki se izvajajo med elementi organizacije. Znotraj organizacije prihaja do izmenjave informacij med vodstvenimi ravnmi (vertikalne komunikacije) in med oddelki (horizontalne komunikacije) (slika 17.2). Komunikacija med nivoji v organizacijah vključujejo:

komunikacijo med različnimi oddelki(oddelki) - organizacije potrebujejo horizontalne komunikacije. Ker je organizacija sistem medsebojno povezanih elementov, mora vodstvo zagotoviti, da posebni elementi delujejo skupaj, da bi organizacijo premaknili v pravo smer. Dodatne storitve od horizontalnih komunikacij so v oblikovanju enakopravnih odnosov - pomembna sestavina zadovoljstva zaposlenih v organizaciji;

vodja komunikacije - podrejeni- najbolj očitna komponenta komunikacije v organizaciji. Nekatere od mnogih vrst komunikacije med vodjo in podrejenim vključujejo manifestacijo nalog, prioritet in pričakovanih rezultatov; zagotavljanje vključenosti pri reševanju problemov oddelka; razprava o problemih delovne učinkovitosti; doseganje priznanja in nagrade za namen motivacije;

komunikacija med vodjo in delovno skupino- omogočiti vodji izboljšati učinkovitost delovanja skupine. Ker vsi člani skupine sodelujejo pri izmenjavi informacij, imajo vsi možnost spregovoriti o novih nalogah in prioritetah oddelka, o tem, kako naj sodelujejo.

riž. 17.2. Subjekti internega komuniciranja organizacije

Notranje komunikacije delimo na dve vrsti komunikacij: formalno in neformalno .

Formalna komunikacija zagotavlja organizacijska struktura. Formalno komuniciranje razumemo kot izmenjavo informacij med elementi organizacije. Razdeljeni so na navpične, vodoravne in diagonalne.

TO vertikalne komunikacije pripadajo komunikacije od zgoraj navzdol in od spodaj navzgor, to pomeni, da se informacije prenašajo od zgoraj od vodstva do podrejenih. Tako so zaposleni v organizaciji obveščeni o novih strateških in taktičnih ciljih, konkretnih nalogah za določeno obdobje, spremembah pravil, navodil.

Če je organizacija sestavljena iz več enot, ki morajo uskladiti svoja dejanja, potem morajo zaradi tega med seboj izmenjevati informacije. Zato obstaja potreba po horizontalnih komunikacijah. Te komunikacije se izvajajo med osebami na isti ravni hierarhije. Ta izmenjava informacij zagotavlja usklajevanje dejavnosti (na primer med podpredsedniki za marketing, finance, operacije).

Diagonalne komunikacije izvajajo med osebami na različnih ravneh hierarhije (na primer med linijskimi in štabnimi enotami, ko centralne službe nadzorujejo izvajanje določenih funkcij). Takšne komunikacije so značilne tudi za komunikacije med linijskimi enotami, če je ena od njih glavna v določeni funkciji.

Komunikacija je razdeljena na dva široka razreda: ustno in pisno.

Ustna komunikacija se izvajajo med pogovorom iz oči v oči, skupinskimi razpravami, telefonskimi pogovori ipd., pri katerih se za prenos pomena uporablja govorjeni jezik. Glavna prednost verbalne komunikacije je, da zagotavlja takojšnjo povratno informacijo in medsebojno izmenjavo v obliki verbalnih vprašanj ali verbalnih dogovorov, mimike in kretenj. Ustna komunikacija (vse, kar mora pošiljatelj narediti, je pogovor) so telefonski pogovori, javno nastopanje, sestanki ipd. Pozitivna stran takšne komunikacije je prihranek časa in zagotavljanje globljega medsebojnega razumevanja.

Pisna sporočila- to so zapiski, pisma, poročila, zapiski itd. Z njihovo pomočjo lahko rešite številne težave, povezane z ustno komunikacijo.

Ena največjih pomanjkljivosti pisne komunikacije je, da zamuja povratne informacije in komunikacijo. Ko en vodja pošilja pisma drugemu, je treba to pismo napisati ali narekovati, natisniti, poslati, odpreti in prebrati. Če informacije v pismu niso jasne, lahko porabite nekaj dni, da to ugotovite. Seveda ima pisna komunikacija tudi nekaj prednosti. So precej zanesljivi: nenehno beležijo medsebojne odnose. Pošiljatelj lahko izkoristi čas za zbiranje in obdelavo informacij.

Komunikacijski proces je izmenjava informacij med dvema ali več osebami.

Glavne funkcije komunikacijskega procesa sestoji iz doseganja družbene skupnosti ob ohranjanju individualnosti vsakega od njenih elementov.

Glavni namen komunikacijskega procesa- zagotavljanje razumevanja izmenjanih informacij, t.j. sporočila. Vendar že samo dejstvo izmenjave informacij ne zagotavlja učinkovitosti komunikacije med ljudmi, ki so sodelovali pri izmenjavi.

Komunikacijski proces predstavlja proces gibanja informacij v verigi "pošiljatelj - kanal - prejemnik".

V procesu izmenjave informacij je mogoče izpostaviti osem osnovnih elementov :

1. Pošiljatelj- oddajnik, ki generira ideje ali zbira informacije in jih sporoča. Lahko je posameznik ali skupina ljudi, ki delajo skupaj.

Pri izmenjavi informacij gresta pošiljatelj in prejemnik skozi več medsebojno povezanih stopenj: rojstvo ideje, kodiranje in izbira kanala, prenos, dekodiranje. Izmenjava informacij se začne z oblikovanjem ideje ali izborom informacij.

2. Kodiranje je proces pretvarjanja idej v simbole, slike, risbe, oblike, zvoke, govor itd. To pomeni, da mora pošiljatelj idejo, preden jo posreduje, kodirati s pomočjo simbolov, za to uporabiti besede, intonacijo, kretnje (govorico telesa) in ponudite ideje za dobro "embalažo". To kodiranje spremeni idejo v sporočilo.

3. Sporočilo je zbirka simbolov, informacij samih, kodiranih s simboli in posredovanih prejemniku. Za to se izvaja dejanje komunikacije. Številna sporočila so posredovana v obliki jezikovnih simbolov. Simboli pa so lahko tudi neverbalni, na primer grafične podobe, kretnje, mimika in druga telesna gibanja.

4. Prenosni kanali - način, s katerim se signal pošlje od pošiljatelja do prejemnika. Zofe so razdeljene na sklade množični mediji in medosebne zofe. Pošiljatelj mora izbrati kanal: prenos govora in pisna gradiva, elektronskih sredstev komunikacija, E-naslov, video kasete in videokonference.

5. Dekodiranje- proces, s katerim prejemnik sporočila prevede prejete znake v določene informacije in interpretira njihov pomen.

6. Prejemnik- ciljno občinstvo ali osebo, ki ji je informacija dodeljena in ki jo interpretira.

7. Povratne informacije- agregat odziva omejevalnika na sporočilo po seznanitvi z njegovo vsebino. Opazimo lahko tri glavne vrste komunikacijskih rezultatov: spremembe v poznavanju prejemnika, spremembe v prejemnikovih stališčih, spremembe v vedenju prejemnika sporočila.

Z vodstvenega vidika je treba komunikacijo šteti za učinkovito, če je prejemnik dokazal razumevanje ideje z izvajanjem dejanj, ki jih je pošiljatelj pričakoval.

8. Povratne informacije- del prejemnikovega odgovora, ki gre pošiljatelju. Označuje stopnjo razumevanja ali napačnega razumevanja informacij. Povratne informacije so lahko verbalne ali neverbalne (nasmeh, kimanje, stisk roke, negativna kretnja itd.).

Znano je, da je pomen informacij in komunikacije na vseh področjih človekovega delovanja na sedanji fazi se nenehno povečuje, kar je povezano s spremembami družbeno-ekonomske narave, pojavom najnovejših dosežkov tehnologije in tehnologije, rezultati znanstvenih raziskav.

Vsi potrebujejo informacije: vodstvene strukture, kolektivi podjetij, javne organizacije itd. Nemogoče se je zanašati samo na intuicijo, na svoje življenje in praktične izkušnje. Treba je prejeti in obvladati vse razširljive informacije, ki pomagajo pri reševanju nastajajočih vprašanj.

To delo se ukvarja z informacijami in komunikacijo – nekaj, s čimer se vsak dnevno ukvarja, le redki pa to počnejo na razumno dosleden način. Skoraj nemogoče je preceniti pomen komunikacije v menedžmentu. Skoraj vse, kar vodje naredijo, da bi organizaciji olajšali doseganje svojih ciljev, zahteva učinkovito komunikacijo. Če si ljudje ne morejo izmenjevati informacij, je jasno, da ne bodo mogli sodelovati, oblikovati ciljev in jih doseči. Vendar, kot se je izkazalo, je komunikacija zapleten proces medsebojno odvisnih korakov. Vsak od teh korakov je nujen, da bi naše misli postale razumljive drugi osebi. Vsak korak je točka, na kateri, če smo neprevidni in ne razmišljamo o tem, kaj počnemo, lahko izgubimo smisel.

Informacije - je le zunanja manifestacija komunikacije, njen rezultat. Informacije imajo osrednjo vlogo v komunikacijskem obstoju osebe in delujejo kot komunikacijsko sredstvo.

Telefon, pisalni stroj in telegraf se niso spremenili že sto let. Mehanizacija zavodov se je začela v drugi polovici 19. stoletja. Vendar pa sta v tistem času pisalo in papir ostala glavna orodja pisarniškega dela. Z nastopom 20. stoletja so številne mehanizirane naprave zavzele močno mesto v ustanovah: telegrafska Morsejeva abeceda, Bellov telefon, diktafon in Edisonov pisalni stroj.

Prvih 50 let prejšnjega stoletja je dalo svetu pisalni stroj, telefonsko govorilnico, telegrafski aparat, električni pisalni stroj, kopirni stroj, seštevalnik, kalkulator, magnetofon, malo tiskarno, opremo za obdelavo. informacije o luknjanih karticah in še veliko več.

Vsi ti izumi so razširili komunikacijo med institucijami, pa tudi povečali število belih ovratnikov, ki delajo v pisarnah.

Do sredine 60. let prejšnjega stoletja, da bi olajšali rutinsko delo, kot so obdelava podatkov o plačilnih listih, izdajanje čekov, popisovanje in nadzor plačil računov, je večina velika podjetja začeli so se uporabljati računalniki. Začeli so se pojavljati oddaljeni terminali, ki so vključevali tipkovnico ali teletipski stroj.

Do poznih 60-ih in zgodnjih 70-ih let je bilo na trgu veliko poceni kopirnih strojev, miniračunalnikov, elektronskih stikal in urejevalnikov besedil, do poznih 70-ih pa se je pojavil mikroračunalnik.

V osemdesetih letih prejšnjega stoletja je porast informacijske tehnologije pomenil, da je vse manj pisarn še naprej delovalo brez osebnih računalnikov (PC), faksov (faksov), izpopolnjenih fotokopirnih strojev (kopirnih strojev), e-pošte in specializiranih telefonskih sistemov.

V bistvu se pisarna ni spremenila.

Antropolog, ki obišče sodobno pisarno, bi videl približno enako sliko kot pred 50 leti. Opazil bi, da so ljudje zaposleni:

Z branjem;

Napišite nekaj na papir;

Razvrščanje in razvrščanje pošte;

Komunicirajte med seboj – osebno ali po telefonu;

Vrsta;

Izračuni se izvajajo na kalkulatorjih;

Diktirajte;

Vložijo dokumente, vzamejo mape iz masivnih kovinskih omar.

Vendar pa s prihodom računalnikov v šole v sedemdesetih letih 20. stoletja večina ljudi na tipkovnico gleda kot na eno izmed pisarniških orodij, ki jih uporabljajo tajnice, tipkarice in administrativni delavci.

Danes tako ženske kot moški uporabljajo računalnike, pisalne stroje in urejevalnike besedil. Računalnik v pisarni ali doma je danes tako običajen, kot je bil telefon pred tridesetimi leti. Številni računalniki so zmogljive naprave, polne programske opreme za inženirje, znanstvenike in vodje podjetij. Vsako podjetje ali organizacija potrebuje računalnike za izračune, obdelavo podatkov, načrtovanje in interno komunikacijo.

V zgodnjih dneh računalnikov je bila večina zasnovana za en namen. Zdaj so večnamenski. Poleg obdelave besedilnih informacij lahko z računalnikom preučite razmere na borzi, naročite letalske vozovnice. Posredniški terminal je zamenjal telegraf, urejevalnik besedil- pisalni stroj.

Razvoj pisalnega stroja je trajal več kot sto let. Razvoj osebnega računalnika je trajal manj kot eno desetletje.

Predindustrijska

Industrijski

Informativno

Zdaj živimo v informacijski dobi. Predindustrijska in industrijska doba sta bila v celoti odvisna od kakovosti dela zaposlenih, brez uporabe metod sistemskega načrtovanja ali kompleksne tehnologije. V pisarni industrijskega obdobja so ljudje služili strogemu proizvodnemu sistemu in njegovim strojem. V tej dobi informacij pisarniško delo združuje sisteme in opremo, da zadovolji potrebe zaposlenih in njihovih strank.

Informacije so velikega pomena za notranje vodenje podjetja in njegove zunanje stike, predvsem pa za odločanje, so omejen in drag vir proizvodne dejavnosti podjetja.

Razmerje informacij s cilji in odločitvami je prikazano v tabeli. ena .

Tabela 1

Razmerje med naravo informacije in popolnostjo rešitve

V sistemih z delitvijo dela posamezniki nimajo enakih informacij, zato jih morajo izmenjevati ali komunicirati. Idealiziran informacijski proces lahko predstavimo z diagramom na sl. eno

riž. 1. Diagram informacijskega procesa

Osrednja naloga je izboljšati ozaveščenost odločevalcev. Raven ozaveščenosti je razmerje med dejanskim nivojem informacij in zahtevanim. Potreba po informacijah je razlika med obema. Pomožna merila za posredovanje informacij so:

Količina informacij (popolnost);

Njegov pomen;

natančnost;

Zanesljivost;

Razumljivost (na primer brez semantičnih napak);

Relevantnost;

Prilagodljivost;

Ekonomska učinkovitost informacijskega procesa (razmerje med dobičkom od informacij in stroški zanje);

Računovodstvo informacijske varnosti.

Informacijske tehnologije so precej raznolike. Ko jih izberete, morate upoštevati:

Kdaj, kako pogosto, kako dolgo poteka komunikacija;

Kdo s kom kontaktira;

Kako so udeleženci povezani (»zvezda«, »krog«, »kolo«, »veriga«, »izbirnik«);

Kaj je predmet in kako se izvaja.

Razvrstitev informacijske tehnologije je prikazano na sl. 2.

Od celotne množice računalniških informacijskih sistemov se upoštevata še dve vrsti:

Informacijski sistemi za upravljanje (MIS - management information system),

Sistemi za podporo odločanju (DSS).

V MIS se podatki zbirajo, obdelujejo in posredujejo upravljavcu na način, ki zagotavlja operativno upravljanje... Glavne komponente MIS so baza podatkov, računalniški sistem in oblika, v kateri se podatki distribuirajo.

Slika 2. Klasifikacija informacijske tehnologije

Primeri informacij, ustvarjenih v bazah podatkov, so cene, proizvodnja, hitrost, število naročil, razpoložljivost virov in tokovi dela. Za MIS je bistveno, da baze podatkov vsebujejo pravo količino in vrsto pravilnih visokokakovostnih informacij. Te informacije je treba skrbno organizirati.

Računalnik v MIS obdeluje podatke in generira informacije za različne oddelke podjetja. Je osnova za oblikovanje modelov odločitve upravljanja in same odločitve. Izdelava modelov ostaja ustvarjalen proces.

DSS se od MIS razlikuje po tem, da je upravljavec običajno notranja komponenta DSS, ne zunanja kot v MIS. Z drugimi besedami, upravljavec sodeluje z računalniškim informacijskim sistemom tako, da dobi rešitve v iterativnem procesu. Posledično DSS pogosto integrira ekonomske in matematične modele kot primarne elemente sistema, s katerim je odločevalec v interakciji (tabela 2).

V diagramu na sl. Slika 3 prikazuje informacijske tokove interakcije med upravljavcem in računalniškim sistemom DSS, ki se običajno imenuje "kaj če ....?" Računalnik generira rezultate na ekonomsko-matematičnem modelu, menedžer pa ga vpraša: "Kaj se zgodi, če se v modelu kaj spremeni?" (na primer cilji, stroški, njihova struktura itd.). Vodja lahko tudi simulira možne rešitve in oceni možne rezultate.

Razlike med MIS in DSS

MIS	DSS
Poudarek je na strukturiranju nalog z vnaprej določenimi standardnimi postopki, pravili za njihovo reševanje in informacijskimi tokovi.	Poudarek je na rešitvah Računalniška struktura in analitična pomoč sta pomembni, pomembnejša pa je presoja vodje
Izplačilo je v zmanjšanih stroških, potrebnem času, vzdrževanju itd.	Izplačilo je v širjenju obsega in informatizaciji procesov odločanja, da bi vodji pomagali povečati svojo učinkovitost.
Vpliv na menedžerjevo odločanje je posreden, saj zagotovljen je dostop do potrebnih podatkov	Vpliv na menedžerja je ustvarjanje potrebnih orodij pod njegovim neposrednim nadzorom, kar ni poskus avtomatizacije procesa odločanja, vnaprejšnjega določanja ciljev in pritiska na odločitev.

Dodaten vidik DSS je interakcija med njegovimi sestavnimi deli. Na primer, odločitve o zalogah ne vplivajo samo na proizvodnjo, ampak tudi na trženje, distribucijo izdelkov in stroške. Tokovi informacij podpirajo razvoj "kooperativne" rešitve.

Odločitve upravitelja ne pomenijo konca delovanja DSS. Ti in njihove povratne informacije zagotavljajo dodatne podatke v bazi podatkov. Tako je idealen DSS dinamičen sistem z nenehnim posodabljanjem podatkov.

Razvoj takih sistemov so ekspertni sistemi. Gre za računalniške programe, ki vključujejo baze znanja o določenih problemih in mehanizme interakcije med elementi teh baz – pravzaprav inteligentni DSS.

Primerjava DSS in ekspertnih sistemov je podana v tabeli. 3.

Primerjava DSS in Ekspertnega sistema

Značilnost	DSS	Strokovni sistem
Cilji	Pomagajte odločevalcem	Nasveti za igranje
Kdo sprejema odločitve	Nosilec odločanja in/ali sistem	sistem
Osnovna orientacija	Sprejemanje odločitev	Predložitev strokovnega znanja in nasvetov
Glavna smer intervjuja	Odločevalec, ki intervjuva avtomobil	Stroj opravi razgovor z odločevalcem
Narava določbe	Posameznik, skupina, organizacije	Posamično ali skupinsko
Tehnike upravljanja s podatki	Številčni	Simbolično (večinoma)
Značilnosti problematičnih področij	Obsežen, širok	Ozko
Raziskane vrste težav	Posebno, edinstveno	Ponavljajoča se
Vsebina baze podatkov	Dejansko znanje	Postopki in dokazi
Sposobnost sklepanja o vzrokih	Manjka	Obstajajo omejitve
Sposobnost razlage	Omejeno	Obstaja

Baza znanja vključuje veliko količino znanja o problemih, shranjenih v sistemu. Raziskovalci ugotavljajo, da je uporaba tega znanja učinkovitejša kot uporaba posebnih postopkov odločanja. Ekspertni sistemi so svetovalci pri odločanju, saj vsebujejo dejstva, znanja in pravila, ki medsebojno delujejo na problematičnem področju.

Primer splošne strukture sistema za klasifikacijo strokovnjakov, ki temelji na pravilih, je prikazan na sl. 4.

riž. 4. Struktura informacij v sistemu strokovne klasifikacije

Prednosti delovanja z resničnim znanjem in sposobnostjo ekspertnih sistemov vodijo k ustvarjanju in uporabi sistemov umetne inteligence.

Osrednja točka umetne inteligence je uporaba hevristike (ali pravil štetja) in ne algoritmov za obdelavo informacij. Hevristika vključuje navodila, verjetne argumente ali pravila surove sile za sprejemanje odločitev in tako bolj natančno odraža človeško vedenje kot algoritmi.

Druga pomembna značilnost sistemov AI je, da obdelujejo tako simbole kot številke.

Strokovni sistemi z umetno inteligenco se uporabljajo pri načrtovanju, vodenju proizvodnje, vzdrževanju opreme, torej na področjih, kjer nadzorne rešitve ne morejo v celoti temeljiti na algoritmih.

Komunikacijo razumemo kot izmenjavo informacij med dvema ali več osebami. Vodje porabijo od 50 do 90 % svojega časa za komunikacije. To se zdi neverjetno, vendar postane razumljivo, če pomislimo, da vodja to počne zato, da bi izpolnjeval svoje vloge v medosebnih odnosih, izmenjavi informacij in procesih odločanja, da ne omenjam vodstvenih funkcij načrtovanja, organiziranja, motiviranja in nadzora. Prav zato, ker je izmenjava informacij vgrajena v vse glavne vrste dejavnosti upravljanja, komunikaciji pravimo povezovalni proces.

Čeprav je splošno priznano, da je komunikacija ključnega pomena za uspeh organizacij, so raziskave pokazale, da 73 % ameriških, 63 % britanskih in 85 % japonskih vodilnih delavcev vidi komunikacijo kot glavno oviro za učinkovitost svojih organizacij. Te ankete kažejo, da je neučinkovita komunikacija eno glavnih področij težav.

Vodja mora razumeti velike količine informacij, med katerimi so informacije, ki ne vplivajo na proces vodenja. Izmenjava informacij, ki vpliva na proces upravljanja, se imenuje učinkovita komunikacija. Učinkovit menedžer je tisti, ki je sposoben hitro izbrati učinkovite iz splošnega toka komunikacij, t.j. koristno za proces upravljanja.

Začnimo z analizo komunikacijskega procesa v organizacijah.

S sedanjimi in potencialnimi strankami komunicirajo z oglaševanjem in drugimi promocijskimi programi. Na področju odnosov z javnostmi se daje prednost ustvarjanju določene podobe, »imidže« organizacije v lokalnem, nacionalnem oz. mednarodni ravni... Organizacije morajo ubogati vladna ureditev in v zvezi s tem izpolnjevati obsežna pisna poročila. Vsako podjetje v svojih letnih poročilih navaja informacije o financah in trženju ter podatke o svoji lokaciji, kariernih priložnostih, ugodnostih itd. To je le nekaj primerov različnih načinov, kako se organizacija odziva na dogodke in okoljske dejavnike. Razprave, sestanki, telefonski pogovori, beležke, videokasete, poročila itd., ki krožijo v organizaciji, so pogosto reakcija na priložnosti ali težave, ki jih predstavlja zunanje okolje.

Informacije se v organizaciji premikajo od nivoja do nivoja v okviru vertikalnih komunikacij. Lahko se prenaša navzdol, t.j. z višjih nivojev na nižje. Na ta način se podrejene vodstvene ravni obveščajo o tekočih nalogah, spremembah prioritet, konkretnih nalogah, priporočenih postopkih ipd. Poleg komunikacije na nižji stopnji potrebuje organizacija komunikacijo navzgor. Prenašanje informacij z nižjih ravni na višje lahko pomembno vpliva na uspešnost.

Usklajevanje nalog in dejavnosti med več deli organizacije zahteva izmenjavo informacij med njimi. Zato se med oddelki horizontalno vzpostavljajo tokovi informacij. Tako se usklajujejo aktivnosti delovnih skupin za nadzor stroškov, alokacijo virov, nove proizvodne metode in prodajo izdelkov. Vodje različnih oddelkov se medsebojno obveščajo o napredku izvajanja nova tehnologija... Horizontalne komunikacije poleg usklajevanja delovanja prispevajo k vzpostavitvi enakopravnih odnosov med oddelki, kar pozitivno vpliva na delo celotne organizacije.

Morda je najbolj očitna komponenta komunikacije v organizaciji odnos med vodjo in podrejenim. Raziskave so pokazale, da se 2/3 te dejavnosti izvaja med menedžerji in vodenimi.

Nekatere od mnogih vrst komunikacije med vodjo in podrejenim vključujejo razjasnitev nalog, prednostnih nalog in pričakovanih rezultatov; zagotavljanje vključenosti pri reševanju problemov oddelka; z razpravo o problemih delovne učinkovitosti; doseganje priznanja in nagrade za namen motivacije; izboljšanje in razvoj sposobnosti podrejenih; z zbiranjem informacij o bližajoči se ali resnični težavi; obveščanje podrejenega o prihajajoči spremembi; in pridobivanje informacij o idejah, izboljšavah in predlogih.

Ker so podrejeni združeni v delovne skupine, je komunikacija vodje z njimi pomembna komponenta za doseganje učinkovitosti vodenja. Sodelovanje pri izmenjavi informacij vsakega člana delovna skupina vam omogoča, da razvijete bolj pravilen odnos med skupino in vodjo, vodja pa - bolj aktivno vključite podrejene v zadeve organizacije.

Organizacije so sestavljene iz formalnih in neformalnih komponent. Kanal neformalne komunikacije lahko imenujemo kanal za širjenje govoric. Govorice »plavajo po avtomatih s hladno vodo, po hodnikih, v menzah in na katerem koli drugem mestu, kjer se ljudje zbirajo v skupinah«. Ker govorice potujejo veliko hitreje kot formalni komunikacijski kanali, vodje najprej uporabijo načrtovano uhajanje in razširjajo določene informacije ali informacije »samo med nami«. Informacije, ki se prenašajo po neformalnih sporočilnih kanalih, t.j. govorice so ponavadi točne in ne izkrivljene. Po Davisovi raziskavi je 80-99 % govoric točnih glede doslednih informacij o samem podjetju. Meni pa, da stopnja natančnosti ne more biti tako visoka, ko gre za osebne ali zelo čustveno nabite informacije. Poleg tega je ne glede na točnost "vse v prid vplivu govoric, pa naj bodo pozitivne ali negativne."

Tipične informacije, posredovane po kanalih govoric:

Prihajajoče zmanjšanje števila proizvodnih delavcev;

Novi ukrepi za indikacije za pozne prihode;

Spremembe v strukturi organizacije;

Prihajajoče poteze in promocije;

Podrobna izjava o sporu med voditeljema na zadnjem srečanju;

Kdo s kom hodi po službi.

Dnevi poklicev, kot so tipkam, uradnik, odgovoren za beleženje informacij, izračun plač, izdajanje računov, so oštevilčeni. Spremembe vplivajo na več področij:

Delo tajnice, katere edina naloga je bila obdelava besedila (torej je bilo treba znati vzeti stenografe, "prebrati" besedilo na magnetofon in ga nato prepisati tako, da ga zapišemo na pisalni stroj ali računalnik) .

Trije sestavni deli (stenografija, pisarniško delo, tipkopis), ki so pred stoletjem zasedali redno tajnico, hitro izginjajo. Avtor vtipka svoje besedilo, sposobnost elektronskega shranjevanja dokumentov pa je te tri veščine naredila nepotrebne.

Administratorji, katerih edina naloga je bila zapisovanje informacij v papirnate biltene, so skoraj izginili. Stroji so prevzeli mehansko delo v vseh vidikih pisarniškega življenja.

Struktura podjetij je postala nekoliko poenostavljena. Položaji informacijskih menedžerjev so popolnoma izginili. Čeprav šele pred nekaj leti, ko izvršni direktorželel izvedeti zadnje podatke o izvozu ali uvozu ali podatke o številu univerzitetnih diplomantov, ki jih je podjetje zaposlilo, se je moral obrniti na vodjo informacij, katere pisarna je bila nekaj nadstropij nižje. Zdaj samo pritisnite nekaj tipk, da prikažete najnovejše podatke na zaslonu.

Če pa želi vodja kar najbolje izkoristiti svoj čas v službi, še vedno potrebuje pomočnika. Kljub temu, da se je čas, ki ga vodja porabi za številne rutinske naloge, zmanjšan ali dodeljen drugim ljudem, še vedno ostaja monotono delo, ki ne zahteva visoke kvalifikacije in posebnih vodstvenih veščin. Posledično je pisanje ali sestavljanje dolgih dokumentov mogoče zaupati tajnici, pa tudi kasnejšo distribucijo teh dokumentov.

Nova tehnologija omogoča sekretarjem in administrativnim delavcem, da prevzamejo nekatere odgovornosti menedžerjev. Sekretar oziroma administrator postane še pomembnejša povezava med vodjo in drugimi deli sistema – to se dogaja že povsod v ročnih sistemih organizacij. Kot računalnik in programsko opremo sekretar ali administrator, kot se pogosto dogaja v sodobnih pisarnah, postopoma postaja prvi, ki hitreje obvladuje kompleksnost in posebnosti novih sistemov kot menedžerji.

Ker se vse več administrativnih delavcev uči novih in nenehno izboljševalnih tehnologij, se njihova vloga spreminja. S širitvijo znanja o računalniških sistemih se administratorjem odpirajo nova obzorja.

Od administratorjev se zahteva poznavanje računalniških grafičnih paketov, računovodskih programov, veščine nameščanja novih programov, posodabljanja baz podatkov.

Računalniško oblikovanje predstavitvenega materiala, združevanje grafike z besedilom na ekranu, odgovornost za izvajanje programov za vodje, spremljanje in iskanje informacij v bazi podatkov – vse te naloge spreminjajo vlogo skrbnika ali tajnika v pisarni.

nekaj velike organizacije po zahtevnosti postavljajo delo tajnice v enako raven kot delo srednjega menedžerja. Sodobna tehnologija nadomešča ogromno tradicionalnih dolžnosti tajnika ali administratorja.

Vodje s pomočjo sodobne opreme veliko lažje vodijo dnevnik (v katerem so označena poslovna srečanja in načrtujejo dogodke), komunicirajo z zaposlenimi v podjetju (po zaslugi elektronske pošte), sestavljajo beležke, pisma in poročila.

Zakaj je potem tajnica sploh potrebna – ali je res samo za odgovarjanje na telefonske klice?

Za večino od nas bo pisarna na mestu, ki si ga izberemo sami. Sodoben menedžer lahko dela kjer koli, tako da je njegova pisarna mobilna. Prenosne delovne postaje, računalniki, »prenosniki« – vse to je naredilo pisarniške informacijske sisteme dostopnejše, cenejše in hitrejše za delo skoraj od koder koli.

Prenosne računalniške delovne postaje so premagale omejitev mobilnosti. Zdaj ni treba zbrati vseh zaposlenih na enem mestu hkrati. Pisarna je lahko kjerkoli – doma (delo na daljavo), pri stranki, v hotelu, na vlaku in celo na letalu – kjer koli je zaposleni.

Elektronska komunikacijska sredstva, preko katerih lahko zaposleni v podjetju vzpostavijo stik s sedežem, širijo mobilnost pisarniškega prostora, omogočajo ljudem, da so skoraj povsod, zbirajo, shranjujejo in prenašajo zahtevane informacije.

Najnovejše sredstvo elektronsko-optične komunikacije je omogočilo združevanje besedila in slik ter vodenje poslovnih srečanj in konferenc.

Telekonferenca pomeni prihranek časa in denarja za službena potovanja ali vzdrževanje dragih zgradb in prostorov. Zato se učinkovitost konferenc in srečanj, ki še vedno potekajo tradicionalno, močno poveča.

Vsi znamo uporabljati telefon in vemo, da zdaj ni treba iti v drugo pisarno, da bi napisali ali narekovali pismo, prebrali korespondenco ali našli kaj v mapi. Delo ni več povezano s pretokom papirjev, ki gredo skozi nekakšno mizo, povezano je le z določenim zaposlenim. Zato si lahko organizira svoj čas na način, ki mu ustreza, določa, kdaj in kje bo opravil to ali ono delo.

Vsi ti dejavniki pojasnjujejo potrebo po sekretarju ali administratorju na sedežu podjetja, ki bi "držal obleganje" - Če bi v 60. letih vodja ali sekretar lahko komuniciral po interkomu z vsemi pisarnami urada, kdo bi v 90. letih trdil da vodja ne more biti milje od pisarne in še naprej voditi delo organizacije?

Uporaba sodobnih tehnologij je usmerjena v uvajanje "brezpapirnih" delovnih metod. Splošno mnenje je, da menedžerji večino časa preživijo na poslovnih sestankih in telefonskih pogovorih.

Z razvojem sodobna tehnologija in njegove implementacije v pisarni, informacije ne hranimo le v elektronski ali digitalni obliki, temveč hranimo tudi papirne kopije. Tako se količina shranjenih informacij podvoji, kovinska omarica z masivnimi mapami na istem mestu! Obdobje brezpapirnega dela je še pred nami. Odpor ljudi proti prevzemu 100-odstotnega elektronskega pisarniškega okolja se nadaljuje. Dejansko vas shranjevanje vseh informacij na trdi disk ne razbremeni prispelih papirjev. Tehnologija še ni dosegla ravni, ki bi si jo želeli. Verjamemo, da vemo, kaj želimo, vendar tehnologija še ni v celoti zadostila našim potrebam.

Informacijska tehnologija nam omogoča doseganje naslednjih ciljev:

1. Skrajšati čas za pridobitev informacij (torej zmanjšati zamude pri pridobivanju informacij zaradi njihove morebitne nedostopnosti, zaradi pošte, zaradi pošiljanja informacij na napačen naslov ali preprosto zaradi prostega dne v podjetju).

2. Odpravite nepotrebno in ponavljajoče se delo (nepotrebna opravila, kot so pretipkavanje in dolgočasno razvrščanje in iskanje dokumentov).

Optimizirajte uporabo človeških virov (za naloge, ki zahtevajo sklepanje, pobudo, ocenjevanje).

Iz tega dela je torej mogoče izpeljati naslednje zaključke.

Pomen informacij in komunikacije v sedanji fazi nenehno narašča. Čas in tehnološki napredek narekujeta svoja pravila, s katerimi se morate strinjati. Znanstveni in tehnični razvoj, nenehne spremembe političnega in gospodarskega okolja silijo menedžerje, da pri svojem delu na področju informacij in komunikacij uporabljajo vedno več novih in izboljšanih tehnik.

Vsak dan se srečujemo z informacijskimi tokovi in ​​komunikacijskimi procesi, in ker le redki to počnejo usklajeno, kot smo že omenili, je nujnost proučevanja tega problema iz dneva v dan večja.

Znanje in sposobnost pravilne uporabe vseh komunikacijskih tehnik v veliki meri pomagata vodji, da pristopi k rešitvi glavne naloge upravljanja - ustvarjanju dobička.

Lahko naredite tudi naslednje zaključke:

1. Izvajanje komunikacij je povezovalni proces, ki je potreben za vsako pomembno vodstveno dejanje.

2. Komunikacija je izmenjava informacij med ljudmi.

3. Med organizacijo in njenim okoljem, med višjimi in nižjimi ravnmi, med oddelki organizacije je nujna izmenjava informacij. Vodje neposredno komunicirajo s podrejenimi, bodisi s posamezniki ali skupinami. Pojavljajo se tudi govorice – kot neformalni informacijski sistem.

4. Glavni elementi komunikacijskega procesa so pošiljatelj, sporočilo, kanal in prejemnik.

5. Koraki procesa - razvoj ideje, kodiranje in izbira kanala, prenos in dešifriranje.

6. Povratne informacije, tj prejemnikova reakcija, ki kaže, ali je posredovana informacija razumljena ali ne, pomaga premagati hrup.

7. Hrup v informacijskem sistemu je tisto, kar izkrivlja pomen zaradi jezikovnih razlik, razlik v zaznavanju in fizičnih interakcij.

8. Razlike v zaznavanju so pogosta ovira pri izmenjavi informacij, saj se ljudje odzivajo le na tisto, kar zaznajo. Če imajo različne sisteme vrednot in preferenc, je večja verjetnost, da bodo informacije zaznavali in interpretirali na različne načine.

9. Semantična neskladja, t.j. neskladje med načini uporabe besed in njihovimi pomeni je pogosta ovira pri izmenjavi informacij z uporabo besed kot simbolov.

10. Nebesedni namigi lahko motijo ​​komunikacijo, če so v nasprotju s pomenom besed.

Slabe povratne informacije in nezmožnost poslušanja motijo ​​učinkovito komunikacijo.

Vodja lahko izboljša učinkovitost medosebnih izmenjav z razjasnitvijo idej, kako jih sporočiti, ob upoštevanju možnih razlik – semantike in zaznave – z uvajanjem pomena jezika drže, kretnje in intonacije ter spodbujanjem povratnih informacij.

Filtriranje slabih novic s strani podrejenih, preobremenjenost informacijskega omrežja in neustrezna organizacijska struktura so pogoste ovire za komunikacijo v organizacijah.

Komunikacijo v organizaciji je mogoče izboljšati z ustvarjanjem sistemov povratnih informacij, urejanjem informacijskih tokov, izvajanjem vodstvenih ukrepov, ki spodbujajo oblikovanje zgornjih in spodnjih vej izmenjave informacij, uvajanjem sistemov za zbiranje predlogov, tiskanjem informativnega gradiva za uporabo v organizaciji in uporabo dosežkov sodobna informacijska tehnologija.

Informacijska tehnologija ima tako pozitivne kot negativne strani. Glede na to lahko v prihodnjih desetletjih delo menedžerja postane tako enostavnejše kot tudi bolj zapleteno.

Če želite postati vzoren "obraz" podjetja, morate izboljšati svoje vedenje v komunikacijskih procesih in sposobnost analiziranja informacij, uporabljati najbolj sprejemljive komunikacijske metode. Poznajte vse prednosti in slabosti vsake tehnike, ki se uporablja v komunikacijskih procesih.

1. Antanovsky T.R., Baldin L.V. in druge Osnove podjetništva. Referenčni slovar. M., 2002

2. Vikhansky O.S., Naumov A.I. Vodenje: oseba, strategija, organizacija, proces. M., 2005

3. Glukhov V.V. Osnove upravljanja. M., 2000.

4. J. D. Daniels, Lee H. Radeb "Mednarodno poslovanje". M., "Delo LTD", 2000

5. Douglas Coulter "Kulturne razlike in upravljanje" // Problemi teorije in prakse managementa 1999 №3

6. Mescon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Osnove menedžmenta: Per. iz angleščine-M .: "Delo", 2002. - 165-193 str.

7. Naribaev K.N., Dzhumambaev S. Upravljanje: Vadnica... – Almaty. 1999

8. Pocheptsov G. Odnosi z javnostmi ali kako uspešno upravljati z javnim mnenjem. M., 2003.

9. Praktična psihologija za menedžerje. M .: Inform. - ur. hiša "Filin", 2006

10. Rozanova V.A. Psihologija upravljanja. - M .: Poslovna šola CJSC "Intel-Sintez", 2004

11. Philip Kotler "Osnove trženja". M., "Poslovna knjiga", 2003

12. Yakovleva ON Upravljanje v socialnem - gospodarskih sistemov... Vadnica. GAU, 2005

Glukhov V.V. Osnove upravljanja. M., 2000. str

Praktična psihologija za menedžerje. M .: Inform. - ur. hiša "Filin", 2006 str.124

Antanovsky T.R., Baldin L.V. in druge Osnove podjetništva. Referenčni slovar. M., 2002, str.243

Antanovsky T.R., Baldin L.V. in druge Osnove podjetništva. Referenčni slovar. M., 2002, str.204

Philip Kotler "Osnove trženja". M., "Poslovna knjiga", 2003, str.301

Yakovleva O.N. Management v družbeno-ekonomskih sistemih. Vadnica. GAU, 2005, stran 74

Philip Kotler "Osnove trženja". M., "Poslovna knjiga", 2003, str.398

Mescon M.H., Albert M., Hedouri F. Osnove menedžmenta: Trans. iz angleščine-M .: “Delo”, 2002, 168 str.

Mescon M.H., Albert M., Hedouri F. Osnove menedžmenta: Trans. iz angleščine-M .: "Delo", 2002, 172 str.

Mescon M.H., Albert M., Hedouri F. Osnove menedžmenta: Trans. iz angleščine-M .: “Delo”, 2002, 175 str

Rozanova V.A. Psihologija upravljanja. - M .: Poslovna šola CJSC "Intel-Sintez", 2004, str. 38

Upravljanje projektnih komunikacij

Zagotavljanje informacij udeležencem in projektnim procesom vključuje komunikacijske kanale, zbiranje podatkov, izmenjavo in posodabljanje podatkov, vzdrževanje baz podatkov, distribucijo informacij potrošnikom. Upravljanje informacij zagotavlja zagotavljanje, ocenjevanje, obdelavo, spremljanje, analizo informacij, informacijski tokovi med življenski krog projekt.

Komunikacija in z njo povezane informacije so nekakšen temelj za usklajevanje delovanja udeležencev projekta.

Spodaj informacije razumeti zbrane, obdelane in distribuirane podatke. Da bi bile informacije koristne za odločanje, morajo biti posredovane pravočasno, kot je predvideno in v primerni obliki. To rešujemo z uporabo sodobnih informacijskih tehnologij v sistemu vodenja projektov.

Upravljanje projektnih komunikacij (upravljanje interakcij, informacijske povezave) je funkcija upravljanja, katere cilj je zagotoviti pravočasno zbiranje, generiranje, distribucijo in shranjevanje potrebnih informacij o projektu.

Upravljanje komunikacij projekt vključuje procese:

Komunikacijsko načrtovanje(Communications Planning) - definira informacijske in komunikacijske potrebe projektne ekipe (komu, kdaj in katere informacije so potrebne).

Distribucija informacij(Distribucija informacij) - pravočasno posredovanje potrebnih informacij udeležencem projekta.

Poročanje o uspešnosti(Poročanje o uspešnosti) - zbiranje in razširjanje informacij o napredku projekta.

Administrativno dokončanje(administrativno zaprtje) - priprava, zbiranje in distribucija informacij in gradiv za uradni zaključek faze ali projekta.

Glavni porabniki informacij o projektu so:

Vodja projekta - analizirati neskladja med dejanskimi kazalniki uspešnosti in načrtovanimi ter sprejemati odločitve o projektu.

Stranka - za ozaveščanje o poteku projektiranja.

dobavitelji- kadar so potrebni materiali, oprema ipd., potrebni za opravljanje dela.

Oblikovalci - po potrebi spremenite projektno dokumentacijo.

Neposredni izvajalci dela.

Vsebina upravljanja projektnih komunikacij. Vodenje projektnih komunikacij zagotavlja podporo komunikacijskemu sistemu (interakciji) med udeleženci projekta, prenosu vodstvenih in poročevalskih informacij za zagotavljanje doseganja ciljev projekta. Vsak udeleženec projekta mora biti pripravljen na interakcijo znotraj projekta v skladu s svojimi funkcionalnimi odgovornostmi.

Upravljanje komunikacij vključuje naslednje procese.

Načrtovanje komunikacijskega sistema - določitev informacijskih potreb udeležencev projekta (določanje sestave informacij, pogojev in načinov njihove dostave).

Zbiranje in razširjanje informacij – procesi rednega zbiranja in pravočasnega posredovanja potrebnih informacij udeležencem projekta.

Priprava poročil o poteku projekta – obdelava dejanskih rezultatov stanja projektnega dela, primerjava z načrtovanimi kazalniki, analiza trendov, napovedovanje.

Dokumentiranje poteka del – zbiranje, obdelava in organizacija hrambe projektne dokumentacije.

Oglejmo si naštete procese podrobneje.

Načrtovanje komunikacijskega sistema. Komunikacijski načrt je sestavni del načrta projekta. Vključuje:

načrt zbiranja informacij, ki opredeljuje vire informacij in načine njihovega pridobivanja;

načrt distribucije informacij, ki opredeljuje porabnike informacij in načine njihovega posredovanja;

podroben opis vsakega dokumenta, ki ga je treba prejeti ali posredovati, vključno z obliko, vsebino, stopnjo podrobnosti in uporabljenimi definicijami;

načrt za zagon določenih vrst komunikacij;

metode posodabljanja in izboljšanja komunikacijskega načrta.

Komunikacijski načrt je formaliziran in podroben glede na potrebe projekta.

Zbiranje in razširjanje informacij. V okviru projekta je treba izvesti različni tipi komunikacije:

• interno (znotraj projektne ekipe) in eksterno (z vodstvom podjetja, stranko, zunanjih organizacij itd.);
• formalni (poročila, poizvedbe, sestanki) in neformalni (opomini, razprave);
• pisno in ustno;
• navpično in vodoravno.

Poročanje o poteku projekta. Procesi zbiranja in obdelave podatkov o dejanskih rezultatih ter prikazovanje informacij o stanju dela v poročilih so podlaga za usklajevanje dela, operativno načrtovanje in vodenje. Poročanje o napredku vključuje:

• informacije o trenutnem stanju projekta kot celote in v okviru posameznih kazalnikov;
• informacije o odstopanjih od osnovnih načrtov;
• napovedovanje prihodnjega stanja projekta.

Sistemi za zbiranje in distribucijo informacij morajo ustrezati potrebam različnih vrst komunikacij. V te namene se lahko uporabljajo avtomatizirane in neavtomatizirane metode zbiranja, obdelave in posredovanja informacij.

Neavtomatizirane metode vključujejo zbiranje in posredovanje podatkov na papirju, organiziranje sestankov.

Avtomatizirane metode vključujejo uporabo računalniške tehnologije in sodobna sredstva komunikacije za izboljšanje učinkovitosti interakcije: e-pošta, upravljanje dokumentov in sistemi za arhiviranje podatkov.

Dokumentiranje poteka dela. Glavne vmesne rezultate napredka dela je treba uradno dokumentirati. Dokumentiranje rezultatov napredka vključuje:

• zbiranje in preverjanje končnih podatkov;
• analiza in sklepi o stopnji doseganja rezultatov projekta in učinkovitosti opravljenega dela;
• arhiviranje rezultatov za nadaljnjo uporabo.

Računalniški sistemi za vodenje elektronskih arhivov omogočajo avtomatizacijo procesov shranjevanja in indeksiranja besedilnih in grafičnih dokumentov ter močno olajšajo dostop do arhivskih informacij.

Pošljite svoje dobro delo v bazo znanja je preprosto. Uporabite spodnji obrazec

Študentje, podiplomski študenti, mladi znanstveniki, ki uporabljajo bazo znanja pri študiju in delu, vam bodo zelo hvaležni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Državna tehnična univerza Uljanovsk

Inštitut za letalsko tehnologijo in management

Katedra za ekonomijo, management in informatiko

TEČAJNO DELO

Informacijske in komunikacijske tehnologije pri vodenju organizacije

Posebnost: 08050765 "Upravljanje organizacije"

Zadeva: "Teorija upravljanja"

Uljanovsk 2010

Kazalo

• Uvod
• 1. Vodenje organizacije
• 2.2 Komunikacijski slogi
• 3. Organizacijski procesi
• 3.1 Komunikacijski proces
• 3.2 Komunikacijska omrežja
• 3.3 Komunikacijske motnje
• Zaključek

Uvod

Vsaka organizacija ima umetno naravo, ki jo je ustvaril človek. Poleg tega si vedno prizadeva zapletati svojo strukturo in tehnologijo. Ti dve okoliščini onemogočata učinkovit nadzor in usklajevanje delovanja članov organizacije na neformalni ravni ali na ravni samoupravljanja. Vsaka bolj ali manj razvita organizacija bi morala imeti v svoji strukturi poseben organ, katerega glavna dejavnost je izvajanje določenega sklopa funkcij, katerih cilj je zagotoviti udeležencem organizacije cilje, usklajevanje njihovih prizadevanj. Ta vrsta dejavnosti se imenuje upravljanje.

Za preživetje mora organizacija vzdrževati stabilnost glede na razkrojni pritisk nanjo iz zunanjega okolja. Za to organizacija razvija in vzdržuje svojo strukturo in kulturo. Vendar samo reševanje strukturnih problemov ni dovolj. Nabor statusov (položaj) in vlog sestavlja formalno organizacijsko strukturo. Vendar ne določajo življenjskega potenciala organizacije, temveč ljudi, ki zasedajo te položaje ali opravljajo te vloge. Zaposleni v organizaciji kažejo svojo individualnost v različni meri v procesu opravljanja dela. Posledično se ne pojavljajo le različni stili opravljanja istega dela, temveč se kažejo tudi različni vzorci odnosov med ljudmi v organizaciji. Sčasoma se takšni vzorci »tipizirajo«, iz njih rastejo tradicije, ki določajo naravo in smer interakcije ljudi v organizaciji.

Tovrstnih tradicij ni mogoče identificirati in preučevati le z vidika formalnih organizacijskih odnosov, ki so zasidrani v strukturi organizacije. Zato za razumevanje značaja neformalni odnosi, tradicije, kulture, ki obdajajo strukturo organizacije, je treba preučiti tudi dinamiko sistema, t.j. procesi, ki se pojavljajo v interakciji ljudi. Razumevanje strukture in procesov pomaga vodji zagotoviti, da so cilji organizacije doseženi, določiti vlogo in mesto vsakega posameznika v organizaciji v smislu izpolnjevanja njegovih individualnih ciljev.

Organizacijo upravljajo ljudje. Eno najpomembnejših orodij upravljanja v rokah menedžerja so informacije, s katerimi razpolaga. Z uporabo in posredovanjem teh informacij ter s prejemanjem povratnih informacij organizira, vodi in motivira podrejene. Veliko je odvisno od njegove zmožnosti posredovanja informacij na način, da se doseže najbolj primerno zaznavanje teh informacij s strani tistih, ki so jim namenjene.

Proces prenosa informacij in sredstva za ta prenos imenujemo komunikacija. Hkrati se komunikacija razume kot povezava med objekti, pa tudi sam proces interakcije v organizaciji in med organizacijami. Komunikacija igra veliko vlogo pri upravljanju, je najpomembnejše sredstvo za doseganje ciljev organizacije.

Razvoj novih komunikacijskih tehnologij neposredno in posredno vpliva gospodarskih procesov... Strokovnjaki napovedujejo bistveno spremembo na trgu dela, globalizacija, pospeševanje in decentralizacija pa so opredeljeni kot kazalniki nove faze tržnega gospodarstva.

Informacijske in komunikacijske tehnologije so zaradi velikega potenciala rasti in razvoja po vsem svetu priznane kot tvorni in osrednji člen novega svetovnega gospodarstva. V Združenih državah Amerike koncept novega gospodarstva že igra pomembno vlogo pri oblikovanju proračunske in finančne politike države. Vse večja pozornost informacijskim in komunikacijskim področjem po svetu je posledica splošnega povečanja vloge informacijskih industrij v svetovnem gospodarskem sistemu.

1. Vodenje organizacije

Vodenje je funkcija določenega organa organizacije, ki zagotavlja usmerjanje dejavnosti vseh elementov organizacije brez izjeme, ohranja v sprejemljivih mejah odstopanje posameznih delov in organizacije kot celote od zastavljenih ciljev. Na primer, oddelek v vladna agencija ima pravilnik, ki ureja delovni čas zaposlenih, količino in kakovost njihovega dela, odnose z drugimi službami itd. Vodstvo oddelka, ki opravlja funkcijo upravljanja, spremlja izvajanje teh norm in pravil z uporabo metod nagrajevanja ali kaznovanja.

Delovanje sodobnih organizacij se sooča s številnimi težavami, od katerih so nekateri tipični in jih lahko strokovnjaki relativno enostavno rešijo z uporabo običajnih tehnologij za razvoj in implementacijo rešitev. Za reševanje netipičnih problemov so potrebne posebne tehnologije - razvoj rešitev in končno rešitev nekaterih problemov morda ni v moči tako menedžerjev kot strokovnjakov. Nabor takšnih problemov označuje organizacijo kot enega najtežjih objektov za študij in spoznavanje. Posebej zanimiv je sistem vodenja organizacije. Njegovo preučevanje in izboljševanje je stalna naloga vodje.

Nadzorni sistem (CS) - skupek vseh elementov, podsistemov in komunikacij med njimi ter procesov, ki zagotavljajo določeno (namensko) delovanje organizacije.

Za sistem vodenja organizacij je potrebno:

- razvijati poslanstvo organizacij;

- razdeliti funkcije proizvodnje in upravljanja;

- razdeliti naloge med zaposlene;

- vzpostaviti vrstni red interakcije zaposlenih in zaporedje funkcij, ki jih opravljajo;

- pridobiti ali nadgraditi proizvodno tehnologijo;

- vzpostaviti sistem spodbud, ponudbe in prodaje;

- organizirati proizvodnjo.

Izvajanje naštetih dejavnosti zahteva oblikovanje sistema vodenja, ki mora biti usklajen s proizvodnim sistemom organizacije (slika 1).

omrežje za upravljanje komunikacijskih informacij

riž.1 . sistemupravljanjeorganizacije

CS je sestavljen iz štirih podsistemov: metodologije, procesa, strukture in tehnik upravljanja (slika 2).

riž.2 . Strukturaelementovsistemiupravljanjeorganizacija

Metodologija upravljanja vključuje cilje in cilje, zakone in načela, funkcije, sredstva in metode, šole upravljanja.

Proces upravljanja je del vodstvenih aktivnosti, vključno z oblikovanjem komunikacijskega sistema, razvojem in izvajanjem vodstvenih odločitev, oblikovanjem informacijskega podpornega sistema upravljanja.

Struktura upravljanja - niz stabilnih odnosov med predmeti in subjekti upravljanja organizacije, ki se izvajajo v posebnem organizacijske oblike... Vodstvena struktura vključuje funkcionalne strukture, diagrame organizacijskih odnosov, organizacijske strukture in sistem usposabljanja oziroma izpopolnjevanja osebja.

Tehnika in tehnologija upravljanja vključujejo računalniško in organizacijsko tehnologijo, pisarniško pohištvo, komunikacijska omrežja, sistem za upravljanje dokumentov.

Metodologija in proces upravljanja označujeta dejavnost upravljanja kot proces, strukturo in tehniko vodenja pa kot pojav. Vsi elementi, ki so vključeni v SU, morajo biti tudi strokovno organizirani za učinkovito delovanje podjetja kot celote.

Glavni elementi, ki sestavljajo sistem vodenja podjetja, so: cilj, proces upravljanja, metoda, komunikacija, naloga, zakon, načelo, organizacijski odnosi, funkcija, tehnologija, rešitev, značilnosti informacijske podpore, sistem upravljanja z dokumenti, organizacijska struktura.

Cilj je idealna podoba želenega, možnega, nujnega in zgodovinsko sprejemljivega za podjetje.

Proces upravljanja je zaporedje faz oblikovanja in izvajanja vpliva za doseganje cilja.

Metoda je način vplivanja na osebo in ekipo. Izbere se glede na prioritete potreb in interesov osebe ali ekipe.

Komunikacija je proces interakcije oziroma reakcije v sistemu »oseba – oseba«, »oseba – računalnik« s prenosom informacij.

Naloga je specifičen problem, ki izhaja iz cilja, ki zahteva rešitev.

Pravo je nujno in stabilno razmerje med pojavi. Obstajajo zakoni narave, družbenega razvoja in javne ustanove(države). Zakoni nimajo alternative.

Načelo - osnovno stališče katere koli teorije, učenja, svetovnega pogleda. Načela imajo alternative.

Organizacijski odnosi - različne vrste vplivov na osebo, vključno z upravnimi, funkcionalnimi, pokroviteljskimi.

Funkcija je delo, storitev ali obveznost, zaupana osebi.

Tehnologija - niz metod in procesov za izvajanje določenih funkcij.

Odločitev je rezultat človekove miselne dejavnosti, ki vodi do sklepa ali dejanja.. Značilnosti informacijske podpore so parametri obsega, vrednosti, zanesljivosti, bogastva in odprtosti informacij.

Funkcionalne strukture - sheme interakcije funkcij, potrebnih za uspešno delovanje podjetja. Sistem upravljanja z dokumenti - postopek, sprejet v organizaciji za gibanje vhodnih, odhodnih in internih dokumentov.

Organizacijska struktura- shema interakcije položajev, funkcij in podrejenosti. Medsebojna povezava elementov krmilnega sistema je shematično prikazana na sliki 3.

riž.3 . medsebojno povezovanjeelementovsistemiupravljanje

Cilji podjetja so razdeljeni v skupino specifičnih nalog, ki jih združuje področje dejavnosti: gospodarske, tehnične, socialne, okoljske naloge itd.

Za reševanje težav tvorijo nabor funkcij ali operacij, ki jih je treba izvesti. Torej, za reševanje gospodarskih težav je potrebno opravljati naslednje funkcije: računovodstvo, delo in plača, marketing itd.

Številne različne naloge lahko zahtevajo enako funkcionalnost. Zato se analizira, razvrsti celoten nabor funkcij in nato sestavi funkcionalna struktura podjetja. Glede na pogoje delovanja podjetja je proces izvajanja funkcij lahko cikličen in enkraten, neprekinjen in diskreten, zaporeden in vzporeden.

Izbrana procesna shema določa prioriteto enega ali drugega organizacijskega odnosa. Na podlagi funkcionalnega diagrama, procesnih in organizacijskih odnosov določite sestavo kadra po številu in usposobljenosti. Ti podatki so dovolj za izgradnjo organizacijske strukture upravljanja (linearno-funkcionalne, hierarhične, matrične itd.).

Če poznamo seznam vseh delovnih mest, opravljenih funkcij in podrejenosti, je mogoče izračunati tehnično opremljenost kadrovskega delovnega mesta. Nato lahko zaposleni v skladu s prenesenim pooblastilom razvijajo, se strinjajo, sprejemajo, potrjujejo in izvajajo odločitve. Poleg tega za praktično vse elemente veljajo zakoni in pravila (načela) poklicne dejavnosti. Od tega trenutka se šteje, da je podjetje začelo z delom.

2. Komunikacija v nadzornem sistemu

2.1 Komunikacija - koncept, vrste

Komunikacija (lat. Communicatio), ki dobesedno pomeni »skupno« ali »skupno za vse«. V praksi je to proces izmenjave idej in informacij med dvema ali več osebami, ki vodi do medsebojnega razumevanja.

Komunikacijski cilji:

· Zagotavljanje učinkovite izmenjave informacij med subjekti in objekti upravljanja.

· Izboljšanje medosebnih odnosov v procesu izmenjave informacij.

· Vzpostavitev informacijskih kanalov za izmenjavo informacij med posameznimi zaposlenimi in skupinami ter usklajevanje njihovih nalog in delovanja.

· Regulacija in racionalizacija informacijskih tokov.

Komunikacije so razdeljene na naslednje vrste:

Medosebna ali organizacijska komunikacija, ki temelji na verbalna komunikacija;

· Komunikacija na podlagi pisne izmenjave informacij.

Medosebne komunikacije pa so razdeljene na:

· Formalno ali formalno. Ta sporočila so določena s politiko, pravili, opisi delovnih mest določene organizacije in se izvajajo po formalnih kanalih;

· Neformalne komunikacije, ki ne sledijo splošnim pravilom določene organizacije; izvajajo se v skladu z uveljavljenim sistemom osebnih odnosov med zaposlenimi v organizaciji.

Tipične informacije, posredovane po neformalnih komunikacijskih kanalih: prihajajoče odpuščanje proizvodnih delavcev, nove kazni za zamude, spremembe v strukturi organizacije, prihajajoči premestitve in napredovanja, podrobna izjava o sporu med dvema vodstvenima delavcema na zadnjem prodajnem sestanku, ki se druži koga po službi itd. .d.

Med formalnimi organizacijskimi komunikacijami so:

· Vertikalno, ko se informacije premikajo z ene ravni hierarhije na drugo;

· Horizontalno med različnimi oddelki, zasnovano za usklajevanje dejavnosti različnih oddelkov.

Vertikalne komunikacije pa so razdeljene na:

· Naraščajoče, ko se informacije prenašajo od spodaj navzgor (od nižjih nivojev na višje). Ta vrsta komunikacije vsebuje informacije, potrebne za vodje, da ocenijo področje dejavnosti, za katero so odgovorni;

· Spuščanje, izvedeno od zgoraj navzdol. Ta vrsta komunikacije je neposredno povezana z vodenjem in nadzorom zaposlenih.

Medosebno komunikacijo delimo tudi na:

verbalni (besedni) in neverbalni.

Verbalno , tiste. jezikovna, govorna sredstva so osnovna. Sposobnost jedrnatega, jasnega in jasnega izražanja glavnih idej je najpomembnejša profesionalna kakovost menedžerja in marketinškega strokovnjaka.

Kot neverbalno ( nejezikovna) sredstva, uporabljene kretnje, spremembe v položaju govorčevega telesa, zlasti njegovega videz, pa tudi okolje, ki spremlja njegov nastop (na primer glasbena, vokalna spremljava, prisotnost številnih znanih, avtoritativnih ljudi itd.).

Informacije, ki jih pošlje pošiljatelj brez uporabe besed kot sistema kodiranja, tvorijo neverbalno sporočilo, na katerem temelji neverbalna komunikacija. V Zadnje čase To področje medosebne komunikacije vse bolj pritegne pozornost znanstvenikov in strokovnjakov. Dejstvo je, da se ustvari učinek večine sporočil neverbalne informacije: 37 % v tonu glasu in 55 % v mimiki. To je še posebej očitno v primerih, ko je verbalni del sporočila pošiljatelja protisloven.

Verbalne in neverbalne oblike komunikacije se med seboj ne izključujejo vedno in ne nujno. Prejemnikova interpretacija sporočila praviloma ne temelji le na besedah, temveč tudi na elementih, kot so kretnje in mimika, ki spremljajo besede oddajne strani.

Komunikacijske naloge se rešujejo v okviru komunikacijskih procesov, t.j. procesi izmenjave informacij.

2.2 Komunikacijski slogi

Komunikacijski slog je način, na katerega posameznik raje gradi komunikacijske interakcije z drugimi. Obstaja veliko različnih stilov, ki jih ljudje uporabljajo v medosebni komunikaciji. kot tudi številne pristope k opredelitvi teh stilov. Poznavanje stilov pomaga določiti, kako se obnašati in kaj pričakovati od vedenja, povezanega z določenim slogom.

Merjenje medosebne komunikacije lahko temelji na dveh spremenljivkah kot npr odprtost v komunikacije in ustreznost vzvratno povezave. Prva dimenzija vključuje stopnjo odpiranja ali razkrivanja sebe v komunikaciji z drugimi, da bi od njih prejeli odgovor, predvsem njihovo reakcijo, ki pokaže, kako dojemajo nas in naša dejanja. Druga dimenzija meri stopnjo, do katere ljudje delijo svoje misli in občutke o njih z drugimi. Ko na tej podlagi zgradimo matrico, kjer bo prva dimenzija odložena navpično, druga pa horizontalno, lahko ločimo pet stilov medosebne komunikacije (slika 4).

Komunikacijski slog posameznikov v prvem kvadrantu lahko opredelimo kot odpiranje sam. Za ta slog je značilna visoka stopnja odprtosti do drugih, vendar nizka stopnja povratnih informacij posameznika, ki uporablja ta slog. Samoodkrivanje se v tem primeru meri v razponu od povprečja do največjega. Posameznik gre k temu in s tem osredotoča pozornost nase, da bi na svoje vedenje povzročil reakcijo drugih. Žal ta slog trpi zaradi dejstva, da reakcija drugih pogosto ostane brez ustreznega odziva ali povratne informacije s strani posameznika, ki ga kliče. Če jemljemo k srcu odzive drugih na njihovo vedenje, lahko posameznik, ki uporablja ta slog, pokaže nebrzdana čustva, ki malo pripomorejo k vzpostavitvi učinkovitih odnosov med sogovorniki.

Slika 4. Komunikacijski slogi

Komunikacijski slog posameznika v drugem kvadrantu je opredeljen kot zavedati seacija sam in je značilna tako največja odprtost kot največja povratna informacija. V idealnem primeru je ta slog zaželen, vendar situacijski dejavniki (organizacijska politika, razlika v statusu itd.) lahko spodbudijo posameznika, ki je lastnik tega sloga, da ga opusti.

Za komunikacijski slog v tretjem kvadrantu je značilno zaključekaod v sam, tiste. hkrati nizka stopnja odprtosti in nizka stopnja povratnih informacij. Posameznik se v tem primeru tako rekoč izolira in drugim preprečuje, da bi ga spoznali. Ta slog pogosto uporabljajo "introverti" - ljudje s težnjo, da svoje misli obrnejo bolj navznoter. Ekstremnost v manifestaciji tega sloga je povezana s skrivanjem svojih idej, mnenj, dispozicij in občutkov do drugih.

Komunikacijski slog v četrtem kvadrantu je povezan z zaščite sam in, kot je razvidno iz matrike, je značilna nizka stopnja odprtosti, a visoka stopnja povratnih informacij. Pogosto se uporablja za spoznavanje drugih ali njihovo pravilnejšo oceno. Posamezniki, ki uporabljajo ta slog, običajno niso odprti za druge, vendar radi razpravljajo o drugih. Radi slišijo o sebi, vendar o svojih lastnostih, zlasti slabih, ne razpravljajo z drugimi.

Na sredini matrike so posamezniki, ki se »prodajajo«, če to storijo drugi. Ta slog se imenuje " trgovino per sam" zanj je značilna zmerna odprtost in povratne informacije, ki se izmenjujejo v procesu medosebne komunikacije.

Napačno bi bilo misliti, da je kateri koli od teh komunikacijskih stilov najbolj zaželen. Vendar praksa učinkovite komunikacije kaže, da je slog, v katerem se posameznik uresničuje, bolj zaželen in uporabljen v več situacijah. Lastništvo tega sloga je prava prednost. Pri uporabi drugih stilov je pomembno razumeti probleme učinkovite povratne informacije, zmožnosti »razkriti samega sebe in zmožnost poslušanja drugih.

3. Organizacijski procesi

3.1 Komunikacijski proces

Komunikacijski proces je proces izmenjave informacij med dvema ali več osebami. Njegov namen je zagotoviti prenos in razumevanje izmenjanih informacij. Če medsebojnega razumevanja ni doseženo, potem do komunikacije ni prišlo, iz česar izhaja, da imata obe strani v njej aktivno vlogo.

Obstajajo štirje osnovni elementi komunikacijskega procesa:

1. Pošiljatelj – oseba, ki generira idejo ali zbira informacije in jih sporoča;

2. Sporočilo - sama informacija;

3. kanalska sredstva za prenos informacij (ustni prenos, sestanki, telefonski pogovori, pisni prenos, beležke, poročila, e-pošta, računalniška omrežja);

4. Prejemnik (naslovnik) - oseba, ki ji je informacija namenjena in ki jo razlaga.

Komunikacijski proces izmenjave informacij vključuje med seboj povezane faze:

1. Generacija ideje ali izbor informacij;

2. Izbira kanala za prenos informacij;

3. Prenos sporočila;

4. Interpretacija sporočila.

Na primer generalni direktor trgovska podjetja odločili, da bodo z upravniki trgovin na sestanku razpravljali o vprašanju stanja in izboljšanja kakovosti trgovinskih storitev za prebivalstvo. V tem primeru je izvršni direktor pošiljatelj, ki je dobil idejo; informacije o stanju in izboljšanju kakovosti trgovinskih sporočil; sestanek je kanal informacij; prejemniki so upravitelji trgovin, ki razlagajo sporočilo in uporabljajo isti sestanek za posredovanje povratnih informacij generalnemu direktorju.

Udeleženci komunikacijskih procesov so: vir informacij; prenesene informacije; sredstva za prenos informacij; potrošnik informacij.

Kot viri informacij zastopani so zgoraj omenjeni objekti notranjega in zunanjega okolja organizacije: vodje in podrejeni, funkcionalne enote te organizacije, viri virov, potrošniki, partnerji, drugi tržni subjekti, infrastruktura upravljanja, organi. pod nadzorom vlade, javnost, mediji.

Prenesene informacije za katero je značilna vsebina, obseg in oblika kodiranja:

vsebinsko so informacije lahko smiselne, nesmiselne, nesmiselne. Stopnjo vsebine informacij ocenjuje izključno potrošnik glede na količino in kakovost informacij, uporabnih za doseganje ciljev organizacije;

glasnost informacije so opredeljene v enotah glede na način njihovega prenosa. Torej so lahko strani za besedilne informacije, čas branja - za poročilo, bajti - za računalnik

obliko za kodiranje informacije so odvisne od načina njihovega prenosa in so lahko v obliki ustni govor ali natisnjeno besedilo v določenem jeziku, elektronski signal itd.

Prenosna sredstva informacije so lahko papirne (natisnjene), glasovne, elektronske (telefon, faks, TV, radio, računalnik).

Kot potrošniki informacij obstajajo organi in predmeti nadzora ter drugi zgoraj omenjeni viri informacij.

Komunikacijski proces poteka v več fazah: proizvodnja informacij, kodiranje informacij, prenos informacij, poraba informacij.

Proizvodnja informacij je pridobivanje, zbiranje informacij, njihovo ocenjevanje, izbira potrebnih med njimi, ustrezno razvrščanje.

Kodiranje informacij sestoji iz tega, da mu damo obliko, ki je potrebna za prenos (govor, papir, elektronski), po potrebi - tajni podatki.

Prenos informacij povezane z izbiro in uporabo komunikacijskega kanala. V tem primeru je treba upoštevati pasovno širino kanala, njegovo zanesljivost, skladnost prenesenih informacij, hitrost in stroške.

Poraba informacij omogoča, da jih spravimo v zahtevano obliko, jih spravimo v obliko, ki je primerna za uporabo, implementiramo informacije z razvojem vodstvenih odločitev.

Oblikovanje komunikacijskih procesov ter izbira sredstev in komunikacijskih kanalov se izvajajo v podjetju po oblikovanju njegove organizacijske strukture v skladu z izbranim področjem dejavnosti, sprejetim proizvodni program in upravljavsko strukturo. Komunikacijske rešitve, ki vsebujejo ureditev komunikacijskih postopkov, je treba vzpostaviti za vsako hierarhično raven vodenja in jih sporočiti posameznemu uradniku.

3.2 Komunikacijska omrežja

Komunikacijsko omrežje - gre za povezovanje posameznikov, ki na določen način sodelujejo v komunikacijskem procesu s pomočjo informacijskih tokov (slika 5). V tem primeru se ne upoštevajo posamezniki kot taki, ampak komunikacijo odnos med posamezniki. Komunikacijsko omrežje vključuje tokove sporočil ali signalov med dvema ali več posamezniki. Komunikacijsko omrežje se osredotoča na vzorce teh tokov, ki so se razvili v organizaciji, in ne na to, ali je bilo sporočilo preneseno ali pomen. Vendar pa lahko komunikacijsko omrežje vpliva na zoženje ali širjenje vrzeli med poslano in prejeto vrednostjo.

Slika 5. Medosebna komunikacijska mreža vodje ekipe v organizaciji

Omrežje, ki ga je ustvaril vodja, je sestavljeno iz navpičnih, vodoravnih in diagonalnih povezav. Navpična povezave so zgrajene po liniji vodenja od šefa do podrejenih. Vodoravno povezave izvajajo med posamezniki ali deli organizacije na enakih ravneh: med namestniki, med vodji oddelkov, med podrejenimi . Diagonalne vezi - to so povezave z drugimi šefi in z drugimi podrejenimi. Mreža teh povezav ustvarja resnično strukturo organizacije. Naloga formalne organizacijske strukture je spraviti komunikacijske tokove v pravo smer. Velikost oddelkov v organizaciji omejuje možnosti za razvoj komunikacijskega omrežja. Če se velikost skupine povečuje z aritmetično progresijo, se število možnih komunikacijskih odnosov eksponentno poveča. Zato je komunikacijsko omrežje v skupini 12 ljudi bolj raznoliko in kompleksno kot v skupini treh. Glede na to, kako so zgrajena komunikacijska omrežja, so lahko dejavnosti skupine bolj ali manj učinkovite.

Obstajajo dobro uveljavljeni vzorci komunikacijskih omrežij za skupine enake ali različne velikosti (slika 6). V »krožnih« omrežjih lahko člani skupine komunicirajo samo s tistimi, ki se nahajajo poleg njih. V omrežjih tipa "kolo" je predstavljena formalna, centralizirana hierarhija moči, v kateri podrejeni komunicirajo med seboj prek svojega šefa. Objektivna osnova takšne situacije je, da oseba, ki je b središče "kolesa" ima več komunikacijskih vezi kot drugi člani skupine. Prejema več sporočil, večja je verjetnost, da ga bodo drugi člani skupine prepoznali kot vodjo, ima večji družbeni vpliv na druge člane skupine, običajno ima več odgovornosti za posredovanje informacij, bolj od njega kot od drugih, končna rešitev do problema je pričakovano.

Slika 6. Vzorčna komunikacijska omrežja v skupinah

Podobno sliko opazimo v omrežjih tipa "Y". Ta omrežja se imenujejo centralizirana omrežja in so lahko učinkovita, če se rešijo preprosti problemi. Drugo vrsto hierarhije moči predstavljajo omrežja tipa "verige", v katerih se pojavljajo horizontalne povezave - element decentralizacije. Omrežja na celotnem kanalu predstavljajo popolnoma decentralizirane skupine. To je običajno potrebno, ko morajo vsi sodelovati pri reševanju zapletenih problemov. Ta pristop se imenuje tudi odprta komunikacija.

Razumevanje vrst komunikacijskih omrežij je še posebej pomembno za razumevanje razmerja moči in nadzora v organizaciji. Znano je, da prikrivanje ali centraliziranje informacij ohranja odnose moči.

Narava soodvisnosti dela in ljudi v skupini ali organizaciji bo določila vrsto komunikacijskega omrežja, ki je učinkovitejše. Enostavna soodvisnost omogoča uporabo centraliziranih omrežij. Kompleksne soodvisnosti zahtevajo »timski« pristop k gradnji komunikacijskih omrežij. Vendar zapleteno omrežje morda ne bo rešilo preprostega problema.

Pri organizaciji komunikacijskih omrežij v podjetju je treba na vsaki stopnji komunikacijskega procesa upoštevati posebnosti različnih vrst in kanalov komunikacije.

3.3 Komunikacijske motnje

Zelo pomembna značilnost vsake oblike komunikacije je njena dovzetnost za vse vrste motenj. Interferenca se nanaša na ovire, ovire, ki nastanejo pri oblikovanju, prenosu in sprejemanju informacij ter motijo ​​komunikacijo.

Glavne komunikacijske ovire so motnje, povezane z vsebino sporočila, obliko sporočila, komunikacijskimi sredstvi, organizacijo sporočila.

Motnje v zvezi z vsebino sporočila:

1. Jezikovni besedni ( povezana z govorom, besedami). To so predvsem pomenske ovire, ki nastanejo zaradi nerazumevanja pomena besed (na primer zaradi slabega prevoda), nezadostne strokovne usposobljenosti (nerazumevanje posebnih izrazov), slabe izgovorjave ipd.

2. Jezikovna neverbalna ( povezana z znakovnim jezikom, gibi telesa, mimiko). Gre za ovire, ki nastanejo med pogajanji, ko različne strani enakim gestam dajejo različne pomene (npr. kimanje z glavo v Bolgarih ne pomeni soglasja, kot pri nas, ampak zanikanje).

3. Logične motnje . Tukaj postane ovira drugačen sistem dokazi, ki jih stranke sprejemajo, različno videnje istih okoliščin, različna načela in stališča. Torej je logika bogatih drugačna od logike revnih, logika drznih - od logike previdnih, logika kupca - od logike prodajalca itd.

4. Interferenca zaznavanja . Ovira je lahko okolje, v katerem se informacije zaznavajo (na primer neprijazno vzdušje), pristranskost do prejetih informacij, pomanjkanje zaupanja, nasprotja s prejšnjimi sporočili, nepripravljenost na zaznavanje (npr. zaradi zanemarjanja potrebnih informacij). pripravljalna dela).

Motnje, povezane z vsebino, je mogoče v veliki meri ublažiti z:

skrbna priprava na oblikovanje, prenos in sprejemanje informacij;

pritegniti strokovnjake, da ustvarijo sporočilo in ga prejmejo;

usposabljanje osebja organizacije v komunikacijskih procesih;

ustvarjanje ugodnega okolja za komunikacijo.

Motnje, povezane z obrazcem:

1. Kompleksnost oblike . Tukaj pride do motenj zaradi težav pri razumevanju sporočila (na primer pri zlorabi posebnih izrazov, obilici digitalnih podatkov itd.).

2. Nenavajena oblika. Do motenj pride, na primer, ko je ukaz podan na nekonvencionalen način (na primer v nenavadnem besedilu).

3. Neskladnost obrazca z vsebino informacij . Na primer, klic v sili bi moral biti poslan kot kratko sporočilo, finančne informacije pa morajo biti izčrpne.

4. Neupravičeno posredovanje pri prenosu in razlagi informacij. Motnje nastanejo zaradi neizogibnih popačenj v vsaki fazi prenosa in sprejema sporočila (učinek "pokvarjenega telefona").

Motnje, povezane z obliko, je mogoče premagati z:

narediti sporočilo razumljivo in dostopno obliko;

skladnost z uveljavljenimi in dogovorjenimi pravili za predstavitev informacij;

zagotavljanje skladnosti oblike sporočila z njeno vsebino;

izključitev neupravičenih vmesnih primerov pri prenosu in prejemanju informacij.

Komunikacijske motnje:

1. Nizka učinkovitost prenosa informacij . Na primer, kodiranje informacij, ki jih zahteva to sredstvo, povzroči zamudo pri njihovem prenosu.

2. Majhna zmogljivost objekta . To povzroča preobremenitve z informacijami, na primer, ko organizacija nima potrebne pisarniške opreme za obdelavo in prenos sporočila.

3. Neskladnost medija z naravo posredovane informacije. Na primer, odsotnost video opreme nas sili, da se omejimo le na avdio opremo, katere zmogljivosti so bistveno nižje.

4. Šibka odpornost proti hrupu in nizka kakovost komunikacijskih naprav. To vodi do motenj komunikacijskega procesa in dramatično zmanjša njegovo kakovost.

Motnje, povezane s komunikacijskimi sredstvi, je mogoče bistveno zmanjšati z namenom dodatnih sredstev za opremljanje komunikacij s sodobno tehnologijo.

Motnje, povezano z organizacijo sporočila:

1. Slabe povratne informacije ali pomanjkanje le tega. To poveča možnosti za izkrivljanje informacij, organizacijo odvzame možnost nadzora procesa upravljanja.

2. Informacijski zamik . To močno zmanjša vrednost informacij in učinkovitost njihove uporabe.

3. Neuspešen izbor partnerjev v komunikacijskem procesu. To poveča možnost popačenja sporočil, v nekaterih primerih pa lahko privede do prekinitve komunikacije.

4. Slab čas in nastavitev komunikacije. To zmanjšuje vrednost sporočila in učinkovitost njegovega izvajanja.

Motnje, povezane z organizacijo sporočila, je mogoče znatno zmanjšati z:

obvezna vzpostavitev stalne in trajne povratne informacije;

zagotavljanje pravočasnosti prenosa informacij;

skrbna izbira udeležencev v komunikacijskem procesu;

premišljen čas in nastavitev komunikacije.

3.4 Učinkovitost komunikacijskih procesov

Učinkovitost komunikacijskih procesov je odvisna od številnih dejavnikov.

1. Ugotoviti je treba potrebo po informacijah. To bi moralo zagotoviti, da zaposleni razumejo, kako bodo informacije uporabljene, in da so zahteve za informacije pravilno usmerjene. Obstajata dva glavna pristopa k iskanju informacij:

aktiven, ko se določen nabor podatkov išče neposredno ali posredno, na primer s pomočjo knjižničarja. Ta pristop se imenuje "povleci " - "vlečenje";

pasivno, ko zaposleni obvesti svoj oddelek ali organizacijo kot celoto, katere informacije potrebuje ( " potisnite " - "iztiskanje").

2. Osebje naj se zaveda dostopnosti informacij, t.j. obstajati morajo kazalci, katalogi, telefonski imeniki, navigatorji itd., pa tudi možnost stika s strokovnjaki za pridobitev informacij o znanju, zbranem v organizaciji.

3. Zagotavljanje dostopa do informacij. Za pridobitev informacij z uporabo metod "povleci" in "potisni" je treba uporabniku zagotoviti najbolj priročna sredstva in vzdrževati ravnovesje med tema metodama.

4. Za sistem komunikacij v organizaciji mora biti značilna popolnost in popolnost, kar pomeni, da je omogočen dostop tako do centralno nadzorovanih kot do individualno ustvarjenih informacij.

zagotoviti upravljanje informacijskih tokov v organizaciji, t.j. jasno razumeti potrebe po informacijah vseh ravni upravljanja in organizirati informacijske tokove v skladu s temi potrebami;

uporabljati več komunikacijskih kanalov vzporedno pri prenosu sporočil (na primer pisni in govorjeni govor);

izkazovati stalno pozornost procesom izmenjave informacij (sestanki s podrejenimi, razprava o prihajajočih spremembah, poročila o rezultatih nadzora);

organizirati sisteme povratnih informacij (anketa zaposlenih, sistem zbiranja predlogov zaposlenih, kroženje osebja);

praksa izdajanja glasil;

zagotoviti izpopolnjevanje zaposlenih v vodstvu;

uporabljati sodobne informacijske tehnologije (videokonference ipd.).

Za uspešno komunikacijo se morajo menedžerji držati naslednjih pravil:

1. Pred komunikacijo jasno opredelite ideje, ki jih želite posredovati v sporočilih. Upoštevati je treba cilje in stališča tistih, ki jim je sporočilo poslano, in tistih, na katere se nanaša.

2. Analizirajte pravi namen vsake komunikacije. Opredeliti je treba najpomembnejši cilj, nato pa prilagoditi jezik, intonacijo in pristop nasploh, da bodo vsi prispevali k doseganju cilja. Z eno komunikacijo ne bi smeli doseči preveč.

3. Analizirajte celotno fizično in človeško okolje v kateri koli komunikaciji. Velikega pomena so: čas komuniciranja, osebna ali druga oblika komunikacije, družbena klima v organizaciji, na oddelku itd. Komunikacija se mora nenehno prilagajati spreminjajočim se okoljskim razmeram.

4. Pri načrtovanju komunikacije se je treba posvetovati z drugimi zaposlenimi; pogosto je pomembno pridobiti sodelovanje drugih zaposlenih. To lahko sporočilu doda verodostojnost in objektivnost. Tisti, ki so pomagali pri načrtovanju komunikacije, jo pogosto aktivno podpirajo.

5. Bodite pozorni na intonacijo in glavno vsebino sporočila. To vpliva na položaj ljudi, ki jim je sporočilo poslano.

6. Izkoristite priložnosti, ko so predstavljene, v sporočilo vključite nekaj koristnega in dragocenega za prejemnika. Podrejeni se bodo bolj verjetno odzvali na takšna sporočila.

7. Nujno je vzpostaviti komunikacijo ne samo za danes, ampak tudi za prihodnost. Medtem ko se komunikacija nanaša predvsem na takojšnje naloge, mora biti organizirana na podlagi preteklih izkušenj in usklajena z dolgoročnimi interesi in cilji organizacije.

Zaključek

Skoraj nemogoče je preceniti pomen komunikacije v menedžmentu. Skoraj vse, kar vodje naredijo, da bi organizaciji olajšali doseganje svojih ciljev, zahteva učinkovito komunikacijo. Če ljudje ne morejo izmenjevati informacij, ne bodo mogli sodelovati, oblikovati ciljev in jih doseči. Vendar je komunikacija zapleten proces z medsebojno odvisnimi koraki. Vsak od teh korakov je zelo potreben, da bi naše misli postale razumljive drugi osebi. Vsak korak je točka, na kateri, če smo neprevidni in ne razmišljamo o tem, kaj počnemo, lahko izgubimo smisel.

Glede na raziskave menedžerji porabijo od 50 do 90 % svojega časa za komunikacije. To se zdi neverjetno, vendar postane razumljivo, če pomislimo, da vodja to počne zato, da bi izpolnjeval svoje vloge v medosebnih odnosih, izmenjavi informacij in procesih odločanja, da ne omenjam vodstvenih funkcij načrtovanja, organiziranja, motiviranja in nadzora. Prav zato, ker je izmenjava informacij vpeta v vse večje vrste vodstvenih dejavnosti, komunikaciji pravimo povezovalni proces.

Ker ima vodja tri vloge in štiri glavne funkcije za oblikovanje in doseganje ciljev organizacije, lahko kakovost komunikacije neposredno vpliva na stopnjo doseganja ciljev.

To pomeni, da je učinkovita komunikacija bistvena za uspeh posameznikov in organizacij.

Neučinkovita komunikacija je eno glavnih področij nastanka težav. Če poglobljeno razumemo komunikacijo na ravni posameznika in organizacije, moramo poskušati zmanjšati pojavnost neučinkovitih komunikacij in postati boljši, učinkovitejši menedžerji. Učinkoviti vodje so tisti, ki so učinkoviti v komunikaciji. Predstavljajo bistvo komunikacijskega procesa, imajo dobro razvite ustne in pisne komunikacijske sposobnosti ter razumejo, kako okolje vpliva na izmenjavo informacij.

Komunikativna struktura, kolikor je razvita, povečuje fleksibilnost in samoregulativne sposobnosti organizacije. Je glavno orodje za usposabljanje in izboljšanje srednjih menedžerjev. Razvoj komunikacijskih struktur v organizacijah spodbujata tehnični napredek in uporaba naprednih tehnologij.

Seznam uporabljenih virov

1. Abchuk V.A. Upravljanje: Učbenik. - SPb .: Založba "Soyuz", 2002. - 463 str.

2. Bolshakov A.S. Upravljanje: Učbenik. - SPb .: "Založba" Peter "", 2000. - 160 str.

3. Vikhansky O.S., Naumov A.I. Upravljanje: Učbenik. - 3. izd. - M .: Gardariki, 2003 .-- 528 s

4. Gerchikova I.N. Upravljanje: Učbenik. - 3. izd., Rev. in dodaj. - M .: Banke in borze, UNITI, 1997 .-- 501 str.

5. Krylov A.N. Upravljanje komunikacij. Teorija in praksa: - M .: Založba Nacionalnega inštituta za poslovanje, 2002. - 228 str.

Pošljite svoje dobro delo v bazo znanja je preprosto. Uporabite spodnji obrazec

Študentje, podiplomski študenti, mladi znanstveniki, ki uporabljajo bazo znanja pri študiju in delu, vam bodo zelo hvaležni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Uvod

Komunikacija je eden ključnih problemov sodobne družbe. V organizacijah se ta problem spremeni v nerazumevanje, da komunikacija ni le izmenjava informacij, temveč dinamičen medosebni proces izmenjave vedenja. Med vsemi organizacijskimi procesi imajo komunikacije morda osrednje, ključno mesto, saj so v središču življenja organizacije. Odločanje je pogosto opredeljeno kot izbira med dvema ali več alternativami. V resnici pa je to proces zbiranja in obdelave informacij, razvijanja alternativ in izbire ene izmed njih, najpomembnejša pa je implementacija odločitve. Brez slednjega ta postopek sploh nima smisla. Interakcija upravljanja poteka v organizaciji na različnih ravneh in na vsaki od njih obstajajo konflikti. Na konflikte danes gledamo kot na vir individualnega in organizacijskega razvoja, saj se pri reševanju konfliktov rodi nova situacija. Paradoks je, da se prisotnost konflikta uporablja za presojo zrelosti posameznika, skupine in organizacije. Konflikt je ključno seme, iz katerega raste uspeh.

Cilj predmeta je določiti mesto informacij in komuniciranja v upravljanju organizacije.

Naloge dela so ugotoviti, kako natančno informacije prispevajo k normalnemu delovanju podjetja, kakšno vlogo imajo pri upravljanju, kako učinkovito delati za menedžerja s pomočjo komunikacije.

Predmet predmeta so informacije, vključene v proces vodenja in komunikacije.

1. Splošni koncepti informacij in izmenjave informacij

1.1 Koncept informacije

Informacijo razumemo kot informacijo o svetu okoli nas, ki je v obliki simbolov, ki so dostopni, razumljivi človeku in zahtevajo analizo, razumevanje in dekodiranje.

Informacije so odsev v zavesti človeka okoliškega sveta, ki je na nek način fiksiran in zato ima lastnost ponovljivosti, ki se uporablja kot sredstvo komunikacije med ljudmi, spoznavanja in zavedanja sveta, kopičenja in ohranjanja znanja.

V dejavnosti upravljanja so informacije zbirka informacij o stanju nadzornega in nadzorovanega podsistema ter tudi okolje... Vendar pa se v praksi vodenja organizacije informacije razumejo poenostavljeno, kot:

· niz informacij o stanju nadzornih, nadzorovanih sistemov in zunanjega okolja njihovega delovanja;

· Nove informacije o stanju teh nadzornih objektov;

· Informacije, ki zmanjšujejo stopnjo negotovosti in tveganja v zvezi s prihodnostjo itd.

V sodobnih razmerah vodenja in vodenja organizacije je informacijska podpora postala pomembno področje, ki sestoji iz zbiranja in obdelave informacij, potrebnih za sprejemanje informiranih vodstvenih odločitev.

Organizacije hranijo in obdelujejo ogromne količine podatkov, ki jih je mogoče pretvoriti v uporabne informacije. Učinkovitost njegove uporabe je odvisna od sposobnosti organizacije, da zbira primarne podatke in upravljavcem zagotovi informacije, ki jih potrebujejo. Slika 1 prikazuje proces pretvorbe primarnih podatkov v informacije upravljanja s pomočjo informacijskega sistema (IS).

Slika 1 – Pretvarjanje podatkov v informacije s pomočjo IS

1.2 Lastnosti informacije

Kakovost informacij je določena v skladu s štirimi glavnimi merili:

1) Zanesljivost (natančnost).Če se vozni red vlakov spremeni za vsaj 10 %, bo večina potnikov stari vozni red zaznala kot skrajno nezanesljiv. Če zaposleni odkrijejo napake v informacijah, ki jih vsebuje dokument, ne bodo zaupali vsem z njegovo pomočjo pridobljenim podatkom.

2) Pravočasnost. Le pravočasno prejete informacije so vredne. Vodja, odgovoren za izvrševanje proračuna, potrebuje operativne informacije o višini stroškov, ki mu omogočajo ustrezen odziv na neželene spremembe.

3) Zahtevana prostornina.Številni menedžerji trpijo zaradi presežka informacij, ker si jih ne morejo ogledati in uporabiti velike količine. Morda to pomeni, da je žal izbrati format za pretvorbo podatkov v informacije za upravljanje.

4) Pomembnost. Veliko je odvisno od nalog in odgovornosti posameznega zaposlenega. Vodja, odgovoren za proizvodnjo, potrebuje informacije o obsegu proizvodnje, stopnjah izpada opreme; višji vodja potrebuje bolj posplošene podatke.

Za oceno merila pomembnosti glejte tabelo 1, ki prikazuje razlike v potrebah po informacijah višjih menedžerjev in vodij oddelkov, odgovornih za vsakodnevno delo organizacije (Gorry in Skott-Morton, 1971):

Tabela 1 – Razlike v informacijskih potrebah višjih menedžerjev in vodij oddelkov

Višji menedžerji	Vodje oddelkov
Splošni podatki	Visoko specializirane informacije
Analiza trendov, načrti za prihodnost	Statistični podatki
Notranje in zunanje informacije	Večinoma interni podatki
Pretežno kakovostne informacije	Večinoma kvantitativne informacije
Potrebe se razlikujejo glede na potrebo po posebnih odločitvah	Dnevni podatki

1.3 Izmenjava informacij

V dejavnosti velikih podjetij je prenos informacij nepogrešljiv najpomembnejši dejavnik normalnega delovanja podjetja. Hkrati je še posebej pomembno zagotavljanje učinkovitosti in zanesljivosti informacij. Za mnoga podjetja notranji informacijski sistem rešuje težave organizacije tehnološki proces in je proizvodne narave.

S pomočjo informacij se izvajajo ciklično ponavljajoče se faze procesa nadzora - sprejemanje, obdelava informacij o stanju

nadzorovan objekt in nanj prenašamo nadzorne ukaze. Posledično se s pomočjo informacij uresničuje povezava med subjektom in objektom ter med nadzornim in nadzorovanim delom splošnega nadzornega sistema.

Med skupne dejavnosti ljudje izmenjujejo različne poglede, ideje, poglede, predloge, znanja, stališča. Vse to lahko obravnavamo kot informacijo, sam komunikacijski proces pa lahko predstavimo kot proces izmenjave informacij. Prav zato, ker je izmenjava informacij vpeta v vse večje vrste vodstvenih dejavnosti, komunikaciji pravimo povezovalni proces. In eno najpomembnejših orodij upravljanja v rokah menedžerja so informacije, s katerimi razpolaga. Z uporabo in posredovanjem teh informacij ter s prejemanjem povratnih informacij organizira, vodi in motivira podrejene. Zato je veliko odvisno od njegove zmožnosti posredovanja informacij na način, da se doseže najbolj primerno zaznavanje teh informacij s strani tistih, ki so jim namenjene.

Komunikacija je izmenjava informacij, na podlagi katere vodja prejme informacije, potrebne za sprejemanje učinkovitih odločitev, in o sprejetih odločitvah posreduje zaposlenim v organizaciji. Če je komunikacija slaba, so odločitve lahko napačne, ljudje lahko napačno razumejo, kaj vodstvo želi od njih, ali pa končno lahko zaradi tega trpijo medosebni odnosi. Učinkovita komunikacija pogosto določa kakovost odločitev in kako se bodo dejansko izvajale.

Skoraj nemogoče je preceniti pomen komunikacije v menedžmentu. Skoraj vse, kar vodje naredijo, da bi organizaciji olajšali doseganje svojih ciljev, zahteva učinkovito komunikacijo. Če ljudje ne morejo izmenjevati informacij, ne bodo mogli sodelovati, oblikovati ciljev in jih doseči. Vendar je komunikacija zapleten proces z medsebojno odvisnimi koraki. Vsak od teh korakov je zelo potreben, da bi naše misli postale razumljive drugi osebi. Vsak korak je točka, na kateri, če smo neprevidni in ne razmišljamo o tem, kaj počnemo, lahko izgubimo smisel.

Glede na raziskave menedžerji porabijo od 50 do 90 % svojega časa za komunikacije. To se zdi neverjetno, vendar postane razumljivo, če pomislimo, da vodja to počne zato, da bi izpolnjeval svoje vloge v medosebnih odnosih, izmenjavi informacij in procesih odločanja, da ne omenjam vodstvenih funkcij načrtovanja, organiziranja, motiviranja in nadzora.

Prav zato, ker je izmenjava informacij vpeta v vse večje vrste vodstvenih dejavnosti, komunikaciji pravimo povezovalni proces. Ker ima vodja tri vloge in štiri glavne funkcije za oblikovanje in doseganje ciljev organizacije, lahko kakovost komunikacije neposredno vpliva na stopnjo doseganja ciljev.

To pomeni, da je učinkovita komunikacija bistvena za uspeh posameznikov in organizacij. Neučinkovita komunikacija je eno glavnih področij nastanka težav. Z globokim razumevanjem komunikacije na ravni posameznika in organizacije se moramo naučiti zmanjšati pojavnost neučinkovite komunikacije in postati boljši, učinkovitejši menedžerji. Učinkoviti vodje so tisti, ki so učinkoviti v komunikaciji. Predstavljajo bistvo komunikacijskega procesa, imajo dobro razvite verbalne in pisne komunikacijske veščine ter razumejo, kako okolje vpliva na izmenjavo informacij.

Komunikacija se izvaja s prenosom idej, dejstev, mnenj, občutkov ali zaznav, občutkov in odnosov z ene osebe na drugo ustno ali v kakršni koli drugi obliki, da dobimo želeni odgovor.

Pri obravnavanju komunikacijskega procesa je treba upoštevati, da v pogojih človeške komunikacije ni pomembno le, kako se informacije prenašajo, temveč tudi kako se oblikujejo, specificirajo in razvijajo. Komunikacija in informacije sta različni, a povezani stvari. Komunikacija vključuje tako tisto, kar se posreduje, kot tudi to, kako se to »kaj« posreduje.

Za komunikacijo sta potrebni vsaj dve osebi. Zato mora vsak od udeležencev imeti vse ali nekatere sposobnosti: videti, slišati, dotikati se, zaznavati vonj in okus.

Učinkovita komunikacija zahteva določene veščine in sposobnosti vsake od strani. Komunikacijo ne smemo obravnavati le kot pošiljanje in prejemanje informacij, saj gre za odnos dveh posameznikov, od katerih je vsak aktiven subjekt – njuno medsebojno obveščanje vključuje vzpostavitev skupnih aktivnosti. Zato v komunikacijskem procesu ne pride samo do gibanja informacij, temveč tudi do njihove aktivne izmenjave.

V specifično človeški izmenjavi informacij ima pomen informacij za vsakega udeleženca v komunikaciji posebno vlogo, saj si ljudje ne izmenjujejo le besed, ampak si hkrati prizadevajo razviti skupen pomen. In to je mogoče pod pogojem, da informacije niso samo sprejete, ampak tudi razumljive in razumljene.

2. Semiotika in njeni odseki

upravljanje komunikacijskega upravljanja

Semiotika je veda, ki proučuje načine prenosa informacij, lastnosti znakov in znakovnih sistemov v človeški družbi (predvsem naravni in umetni jeziki, pa tudi nekatere kulturne pojave, sisteme mitov, obredov), naravo (komunikacijo v živalskem kraljestvu) oz. v človeku samem (vidno in slušno zaznavanje itd.). Z drugimi besedami, semiotika je teorija znakov in znakovnih sistemov.

Obstajajo trije oddelki semiotike:

§ sintaktika (ali sintaksa, iz grščine. sintakse- konstrukcija, red) - preučuje vzorce gradnje znakovnih sistemov ne glede na njihovo interpretacijo, torej odnos znakov med seboj;

§ semantika (iz grč. semantikos- kaj pomeni) - preučuje razmerje med znakom in njegovim pomenom;

§ pragmatika (iz grč. pragmatos- akcija) - preučuje odnos znakov z njihovimi pošiljatelji, prejemniki in kontekstom znakovne dejavnosti.

V sodobni znanosti obstaja več področij semiotičnega raziskovanja.

Prva smer je biološka semiotika, oz biosemiotika.

Ta smer se ukvarja s preučevanjem signalnih (komunikacijskih) sistemov živali, vključno z nižjimi živalmi in žuželkami, torej proučuje sisteme, ki temeljijo na naravnih znakih oziroma znakih, ki so na nek način pomembni za obstoj organizma samega, torej biološko bistveno (biološko pomembno).

Druga smer je etnosemiotika, ki preučuje »implicitno raven« človeške kulture. Tudi ko se kot samostojen predmet opazovanja etnosemiotike pojavi nekaj čisto oprijemljivega, na primer folklorna poročna pesem ali zarota, se stališče semiotike na to temo razlikuje od zornega kota; vede o folklori: semiotika jo proučuje kot del takih znakovnih sistemov določene družbe, katerih pomena in vloge člani društva sami ne prepoznajo.

Etnosemiotika je mlada in hitro razvijajoča se znanost, v njej še vedno ni splošno sprejetih posploševalnih teorij. V tujini, predvsem v ZDA, se v okviru etnografije (tam imenujejo »kulturna in socialna antropologija«) izvaja veliko število posameznih specifičnih raziskav.

Naj se najprej osredotočimo na zasebne raziskave, ki se izvajajo v kulturni in socialni antropologiji, pri čemer vzamemo za tipičen primer študij človeških drž, ki so lahko del znakovnih sistemov. V okviru kulturne in socialne antropologije lahko preučevanje drž poteka z različnih zornih kotov.

Po eni strani lahko držo preučujemo z vidika fiziologije človeškega telesa (enako lahko preučujemo jok, smeh, fiziološke funkcije itd.), to je tako imenovana etološka točka pogled. Opis poz je pomemben za inženirsko psihologijo, ki je sestavljena iz preučevanja osebe v stiku s strojem: človeških reakcij in vedenja, postavitve osebe pred stroj ali stroj, oblikovanja ročajev, nadzornih plošč itd. .; poznavanje tipičnih drž za določeno narodnost je pomembno pri načrtovanju stanovanj, pohištva ipd.; za psihiatrijo: psihiatrično opazovanje drž pa lahko osvetli fizično vedenje zdrave osebe.

Po drugi strani pa lahko položaje preučujemo kot položaje človeškega telesa, značilne za dano kulturo. To je etnološki vidik. Skupno število različnih stabilnih položajev, ki jih je človeško telo sposobno sprejeti, je približno 1000. Od njih pa so zaradi kulturne tradicije vsakega plemena in ljudstva nekateri prepovedani (tabu), drugi pa fiksni. Zato mora biti preučevanje drž nujno primerjalno, »medkulturno«. Da bi ugotovili, ali je določena drža pomembna, na primer drža sedenja pri obroku, torej ali ima etnološki pomen, je treba primerjati položaje sedenja pri obroku v različnih kulturah, npr. Indijanci Severne Amerike in Aborigini Nove Zelandije. Če se drže dosledno razlikujejo, potem so dejstvo kulture.

Po tem se lahko sestavi katalog etnoloških poz (slika 2). Po izolaciji najmanjših, elementarnih enot človekovega prostorskega vedenja – poze in sestavljanju katalogov – se prične poglobljeno kulturno-etnografsko preučevanje le-teh, ki se lahko izvaja po naslednjih smernicah:

a) razmerje poz z drugimi simbolnimi in nesimboličnimi sistemi kulture: oblačila, postavitev stanovanj itd .;

b) kulturno-zgodovinsko izročilo - stabilnost nekaterih drž v dolgih obdobjih obstoja ljudstev.

Takšne drže se tradicionalno prenašajo in vztrajajo v daljšem časovnem obdobju. Domneva se, da lahko služijo, tako kot oblike jezika in predmeti materialne kulture, za vzpostavitev najstarejših gibanj in stikov plemen. Tako drža v tretji vrsti od zgoraj, četrtem stolpcu z leve, značilna za prebivalstvo samoanskih otokov v Tihem oceanu, očitno kaže na posredne stike z Indijo, kjer je povezana z verskimi običaji.

Slika 2 - Del kataloga poz, ki so pomembne z etnološkega vidika (po G. Hughesu)

Tretja smer - lingvoosemiotika- se osredotoča na študij naravnega jezika z njegovo stilistiko.

Naravni zvočni jezik ljudi je najbolj popoln in popoln od vseh komunikacijskih sistemov, ki obstajajo znana oseba svet. Drugi, umetni sistemi in jeziki, ki jih je ustvaril človek (na primer pisanje, signalizacija z zastavami, Morsejeva abeceda, Braillova pisava za slepe, umetni jeziki, kot sta esperanto ali volapuk, informacijsko-logični jeziki itd.) utelešajo samo nekatere lastnosti naravnega jezika. Ti sistemi lahko znatno izboljšajo jezik in ga v enem ali več pogledih presežejo, hkrati pa so mu v drugih slabši, tako kot telefon, televizija, radio (na splošno katero koli orodje, kateri koli instrument) izboljšajo nekatere lastnosti. posamezna telesa oseba.

Lingvoosemiotika raziskuje druge sorodne znakovne sisteme, ki:

§ delujejo vzporedno z jezikom (na primer kretnje in mimika, ki spremljajo govor);

§ kompenzirati jezik (na primer izrazne, slogovne intonacije; tipografske pisave);

§ spremeniti njegove funkcije in njegov simbolni značaj (na primer umetniški govor).

V Zadnja leta V povezavi s hitrim razvojem modeliranja naravnega jezika in pojavom različnih vrst umetnih jezikov (informacijskih, informacijsko-logičnih, kot so programiranje itd.) se je razširil tudi predmet lingvoosemiotike.

Četrta smer - abstraktna semiotika- preučuje le najbolj splošne lastnosti in razmerja, ki so značilni za sisteme znakov, ne glede na njihovo materialno utelešenje (R. Carnap v tujini; V. B. Biryukov, D. P. Gorsky, A. A. Zinovjev, V. V. Martynov itd., ZSSR). V okviru te smeri nastaja najbolj abstraktna, logično-matematična teorija znakovnih sistemov.

Predmet splošne semiotike je primerjava, primerjava in posploševanje rezultatov posamezne semiotike; premislek o tem, kako se abstraktna jezikovna razmerja manifestirajo v različnih znakovnih sistemih; oblikovanje splošnih semiotičnih zakonov, ki se pojavljajo v tem primeru; reševanje epistemoloških vprašanj itd.

3. Merjenje informacij. Entropija

3.1 Vloga informacij pri upravljanju

Bistvo in vlogo informacij pri upravljanju najbolje kaže povezava med pojmom informacije in pojmom entropije. Nekoč je N. Wiener izrazil dvojnost entropija - informacija takole: »Tako kot je količina informacij v sistemu merilo organizacije sistema, je enako entropija merilo neorganiziranosti sistema; ena je enaka drugemu, vzeta z nasprotnim predznakom." Upravljanje sistema je odvisno od razpoložljivih informacij. Med vsemi različnimi definicijami informacij je najbolj temeljna tista, ki jo postavlja teorija informacij in je povezana s količino informacij:

Informacija je odprava negotovosti. V tem primeru se negotovost zmanjša za količino informacij, ki smo jih pridobili v procesu izbire oziroma odločanja med razpoložljivim številom alternativ;

Pri upravljanju pa so informacije tudi komunikacijsko sredstvo (informacije se prenašajo v obliki sporočila, ki vsebuje informacije v spremenljivih spremenljivkah).

Informacija nasprotuje težnjam sistema k dezorganizaciji in rasti entropije, količina informacij v sistemu pa je merilo organiziranosti sistema (slika 3.1.).

Treba je razlikovati med pojmi, kot sta podatki in informacije. Podatki - primarni podatki (signali) o spremembah spremenljivk (stopnja agregacije je nizka);

Vmesne informacije, pridobljene kot rezultat kopičenja in združevanja primarnih podatkov, ki obveščajo o dinamiki sprememb;

Končne informacije (visoka stopnja akumulacije in agregacije), neposredno uporabljene v procesu odločanja.

3.2 Kvantitativne mere informacij

Strukturne mere se uporabljajo za merjenje samo diskretnih informacij. Uporabljeni strukturni ukrepi temeljijo na informacijskih elementih (kvantih), ki so razumljeni kot nedeljivi deli informacije.

Strukturne mere se delijo na geometrijske, kombinatorne in aditivne mere informacij.

Geometrijska mera definira količino informacij kot vrednost dolžine, površine ali prostornine geometrijskega modela sporočila glede na število kvantov, ki jih vsebuje. Potencial, to je največja možna količina informacij v danih strukturnih dimenzijah, je določena z geometrijsko metodo. Ta številka se imenuje informacijske zmogljivosti.

Količina informacij v uporabi kombinatorna mera se izračuna kot število kombinacij, ki jih je mogoče narediti iz informacijskih postavk. Ta ukrep meri potencialno strukturno raznolikost informacijski kompleksi... Kombinatorno mero je priporočljivo uporabiti, kadar je potrebno oceniti možnosti prenosa različnih informacij z alfanumeričnimi elementi.

Preden govorimo o aditivni meri informacije, uvedemo pojma globine h in dolžine l besede.

Globina h besede imenujejo število različnih elementov (znakov), ki jih vsebuje sprejeta abeceda.

Dolžina l besede imenujemo število znakov, ki je potrebno in zadostno za predstavitev danega niza besed z elementi dane abecede.

Globina besede ustreza osnovici, dolžina besede pa dolžini številskega ali kodirnega sistema.

Skupno število besed, ki jih lahko predstavimo s kodama dolžine l in globine h, je določeno z izrazom

To pomeni, da je informacijska zmogljivost q pri tej metodi ocenjevanja eksponentno odvisna od dolžine besede l. Zato je uporaba tega ukrepa v praksi velika nevšečnost.

Da bi omogočil dodajanje količine informacij pri dodajanju besed in sorazmernosti količine informacij z dolžino besede, je Hartley uvedel aditivno logaritemsko mero informacij

I = log 2 h l = l dnevnik 2 h.

Merska enota informacije pri uporabi aditivne mere je bit, to je količina informacij, ki jih vsebuje beseda globine h = 2 in dolžine l= 1. Če informacije prihajajo iz različnih virov, potem je pri ocenjevanju količine informacij z aditivnim merilom res

kjer je I (A1, A2, ..., An) skupna količina informacij iz virov A1, A2, ..., An;

I (Ai), i = 1 (1) n - količina informacij iz vira Ai, izmerjena z aditivnim ukrepom.

Določanje količine informacij s statističnimi ukrepi zahteva verjetnostni pristop. S tem pristopom se informacija obravnava kot sporočilo o izidu naključnih dogodkov, implementaciji naključnih spremenljivk in funkcij, količina informacij pa je odvisna od apriornih verjetnosti teh dogodkov, količin, funkcij. Statistični in strukturni ukrepi informacij ne omogočajo ocenjevanja vsebine informacije, saj ne upoštevajo pomena sporočila in njegove vrednosti za naslovnika. Semantični ukrepi omogočajo, da se izognemo tej pomanjkljivosti.

3.3 Količina informacij kot merilo organiziranosti sistema

Količina informacij se uporablja za izražanje stopnje organiziranosti sistema na podlagi merjenja stopnje negotovosti (formula 3.1.):

К = -log2 p i, (3.1.),

kjer je p i verjetnost izbire i-te alternative;

Ilustracija te formule je prikazana spodaj na sliki 3.2. Koncept količine informacij je v nadaljevanju razložen v povezavi z zmanjšanjem negotovosti pri izbiri med 8 alternativami. Hkrati se je negotovost zmanjšala za 3 bite oziroma za količino informacij, ki smo jih dobili kot rezultat izbire med 8 alternativami.

K = -log2 pi = -log 2 18 = 3 bite.

kjer je K količina informacij;

p i - verjetnost izbire i-te alternative;

Slika 4 - Trije kljukice izbire in zmanjšanje negotovosti za tri bite pri izbiri med osmimi možnostmi.

4. Komunikacijske mreže organizacije

Organizacijo upravljajo ljudje. Eno najpomembnejših orodij upravljanja za menedžerja je njihovo usmerjanje signali oz sporočila svojim podrejenim o njihovem vedenju, potrebnem za doseganje organizacijskih ciljev. S pomočjo tega in prejemanjem povratnih informacij od podrejenih vodja organizira, motivira in vodi podrejene. Veliko je odvisno od sposobnosti menedžerja, da takšne signale in sporočila učinkovito prenaša in sprejema tako, da jih tisti, ki so jim namenjeni, najbolj ustrezno zaznajo. Mnogi menedžerji razumejo pomen tega problema in mu posvečajo veliko pozornost.

V procesu komunikacije se signali ali sporočila o vedenju prenašajo z enega subjekta na drugega in obratno. Subjekti so lahko posamezniki, skupine in organizacije kot celota.

V prvem primeru je komunikacija medosebni značaj. Izvaja se s prenosom idej, dejstev, mnenj, namigov, občutkov ali zaznav, občutkov in odnosov z ene osebe na drugo v verbalno(ustni ali pisni) obliki, pa tudi v neverbalno(države, kretnje, ton glasu, čas prenosa itd.), da bi dobili želeni odziv.

V drugem in tretjem primeru govorimo o organizacijski komunikacija, tj. kako, kdo in kdaj se signali pošiljajo v okviru skupin in organizacije (sestanki, predstavitve, navodila in postopki, poslovni dokumenti, naročila in navodila, načrti itd.) in kako se prejemajo povratne informacije (opažanja, poročila, evalvacije itd.) .) itd.). Komunikacijske povezave, ki obstajajo v organizaciji, odražajo njeno dejansko strukturo, naloga najvišjega vodstva pa je v tem primeru uskladiti oboje.

Neskladje med odobreno strukturo in obstoječim komunikacijskim procesom v organizaciji bistveno zmanjša učinkovitost njenih dejavnosti.

Treba je opozoriti, da komunikacija in informacije - to sta različna (dva pojma, ki se zelo pogosto zamenjujeta), a sorodna pojma. Informacija je naraven in smiseln del poslanega ali prejetega signala ali sporočila, zaradi česar jim je mogoče dati določen pomen. Preprosto povedano, informacije so notranja interpretacija zunanjih dogodkov. Na primer, krik strahu je interpretacija informacij, ki jih je mogoče celo izmeriti v decibelih.

Komunikacija vključuje tudi kaj prenesena, nato pa kako to "kaj" se prenaša. Da bi komunikacija potekala v medosebni različici, sta potrebni vsaj dve osebi.

Komunikacija postavlja zahteve do vsakega od udeležencev v vodstveni interakciji. Torej mora vsak od udeležencev imeti vse ali nekatere sposobnosti: videti, slišati, dotikati se, zaznavati vonj, okus itd. Učinkovita komunikacija zahteva določene veščine in sposobnosti vsake od strani, pa tudi prisotnost določene stopnje medsebojnega razumevanja.

Izraz "komunikacija" izvira iz latinskega "communis", kar pomeni "skupno": oddajnik signalov ali sporočil poskuša vzpostaviti "skupnost" s prejemnikom.

Zato lahko komunikacijo opredelimo kot prenos ne le informacij, ampak tudi pomena ali pomena prek simbolov. Učinkovita medosebna komunikacija je ključnega pomena za uspeh menedžmenta iz več razlogov. Prvič, odločitev mnogih naloge upravljanja temelji na neposredni interakciji ljudi (šef s podrejenimi, podrejeni drug z drugim) v okviru različnih dogodkov.

Drugič, medosebna komunikacija je verjetno najboljši način za razpravo in reševanje vprašanj, za katere sta značilna negotovost in dvoumnost.

Komunikacijsko omrežje je povezava posameznikov, ki na določen način sodelujejo v komunikacijskem procesu z uporabo informacijskih tokov (slika 5). V tem primeru se ne upoštevajo posamezniki kot taki, temveč odnosi med posamezniki. Komunikacijsko omrežje vključuje tokove sporočil ali signalov med dvema ali več posamezniki. Komunikacijsko omrežje se osredotoča na vzorce teh tokov, ki so se razvili v organizaciji, in ne na to, ali je bilo sporočilo preneseno ali pomen. Vendar pa lahko komunikacijsko omrežje vpliva na zoženje ali širjenje vrzeli med poslano in prejeto vrednostjo.

Omrežje, ki ga je ustvaril vodja, je sestavljeno iz navpičnih, vodoravnih in diagonalnih povezav. Vertikalne povezave so zgrajene po liniji vodenja od šefa do podrejenih. Vodoravno povezave se izvajajo med posamezniki ali deli organizacije na enakih ravneh: med namestniki, med vodji oddelkov, med podrejenimi. Diagonalne vezi- to so povezave z drugimi šefi in z drugimi podrejenimi. Mreža teh povezav ustvarja resnično strukturo organizacije. Naloga formalne organizacijske strukture je spraviti komunikacijske tokove v pravo smer. Velikost oddelkov v organizaciji omejuje možnosti za razvoj komunikacijskega omrežja. Če se velikost skupine povečuje z aritmetično progresijo, se število možnih komunikacijskih odnosov eksponentno poveča. Zato je komunikacijsko omrežje v skupini 12 ljudi bolj raznoliko in kompleksno kot v skupini treh.

Glede na to, kako so zgrajena komunikacijska omrežja, so lahko dejavnosti skupine bolj ali manj učinkovite.

ZUNANJE KOMUNIKACIJSKO OMREŽJE

Slika 5 – Medosebna komunikacijska mreža vodje ekipe v organizaciji

Obstajajo dobro uveljavljeni vzorci komunikacijskih omrežij za skupine enake ali različne velikosti (slika 6). V »krožnih« omrežjih lahko člani skupine komunicirajo samo s tistimi, ki se nahajajo poleg njih. V omrežjih tipa "kolo" je predstavljena formalna, centralizirana hierarhija moči, v kateri podrejeni komunicirajo med seboj prek svojega šefa. Objektivna osnova te situacije je, da ima oseba v središču "kolesa" več komunikacijskih povezav kot drugi člani skupine. Prejema več sporočil, večja je verjetnost, da ga bodo drugi člani skupine prepoznali kot vodjo, ima večji družbeni vpliv na druge člane skupine, običajno ima več odgovornosti za posredovanje informacij, bolj od njega kot od drugih, končna rešitev do problema je pričakovano.

Podobno sliko opazimo v omrežjih tipa "Y". Ta omrežja se imenujejo centralizirana omrežja in so lahko učinkovita, če se rešijo preprosti problemi. Drugo vrsto hierarhije moči predstavljajo omrežja tipa "verige", v katerih se pojavljajo horizontalne povezave - element decentralizacije. Omrežja na celotnem kanalu predstavljajo popolnoma decentralizirane skupine. To je običajno potrebno, ko morajo vsi sodelovati pri reševanju zapletenih problemov. Ta pristop se imenuje tudi odprta komunikacija.

Razumevanje vrst komunikacijskih omrežij je še posebej pomembno za razumevanje razmerja moči in nadzora v organizaciji. Znano je, da prikrivanje ali centraliziranje informacij ohranja odnose moči. Narava soodvisnosti dela in ljudi v skupini ali organizaciji bo določila vrsto komunikacijskega omrežja, ki je učinkovitejše. Enostavna soodvisnost omogoča uporabo centraliziranih omrežij. Kompleksne soodvisnosti zahtevajo »timski« pristop k izgradnji komunikacijskih omrežij. Vendar zapleteno omrežje morda ne bo rešilo preprostega problema.

Slika 6 - Primeri komunikacijskih omrežij v skupinah

5. Tehnologija upravljanja kot informacijski proces

Tehnologija se nanaša na vse načine pretvorbe surovin za doseganje želenih rezultatov. Ker je predmet in s tem tudi izvorni material vodstvenega dela informacije, lahko na primer tehnologijo upravljanja opredelimo kot niz metod za obdelavo vodstvenih informacij za razvoj, sprejemanje in izvajanje vodstvenih odločitev.

Tehnologija krmiljenja odraža vsebino nadzora, zanjo so značilni procesi gibanja in obdelave informacij ter je določena s sestavo in postopkom opravljanja vodstvenega dela, med katerim se te informacije pretvarjajo in vplivajo na predmet nadzora. Od tod sledi glavni namen tehnologije upravljanja - vzpostavitev racionalne sheme interakcije med strukturnimi enotami in posameznimi izvajalci v procesu upravljanja.

Tehnologija upravljanja je opredeljena kot sistem operacij in postopkov, ki jih izvajajo vodje, strokovnjaki in tehnični izvajalci v določenem zaporedju z uporabo potrebnih metod in tehničnih sredstev.

Cilj krmilne tehnologije je optimizacija proces upravljanja, ki ga racionalizira z odpravo takšnih dejavnosti in operacij, ki niso nujne za doseganje rezultata.

Glavna funkcija tehnologije upravljanja je zagotoviti znanstveno in funkcionalno razmerje procesov upravljanja s specifičnimi tehnologijami upravljanja, ki prispevajo k izvajanju funkcij upravljanja. V zvezi s tem je pomembno oblikovati razmišljanje novega tipa menedžerjev, njegovo usmerjenost v proaktivne analitične in inovativne dejavnosti.

Razvoj tehnologije vodenja vključuje določitev števila, zaporedja in narave operacij, ki sestavljajo proces nadzora, razvoj ali izbiro ustreznih metod, tehnik in tehničnih sredstev za vsako operacijo, določitev optimalnih pogojev za proces prenosa. sistemski objekt iz začetnega stanja v želeno.

Učinkovito delovanje organa upravljanja zahteva razdelitev vodstvenega procesa na operacije, učinkovita organizacija upravljanja pa ustrezno združevanje operacij. Vsaka operacija mora biti povezana s prejšnjimi operacijami v tem ciklu nadzornega procesa. Izvedba operacije mora biti povezana z izvajanjem drugih operacij. Koncept " nadzorna tehnologija»Je tesno povezan s procesom algoritemskih operacij v okviru določenih funkcij nadzornega sistema.

Vloga algoritma (postopka) nadzornega procesa je predpis, ki določa vsebino in zaporedje dejanj v katerem koli informacijskem ali organizacijskem procesu. Njegov algoritem predstavlja pravila za zaporedno izvajanje določenih, med seboj povezanih operacij, na katere je mogoče ta proces razstaviti in ki jih je treba izvesti za dosego želenega cilja. Postopek lahko opredelimo kot sistem zaporedno izvedenih navodil o izvajanju operacij v določenem vrstnem redu, ki vodijo k reševanju problemov upravljanja.

Shematično lahko krmilno tehnologijo predstavimo v obliki informacijske in organizacijske interakcije treh glavnih ciklov oziroma procesov, znotraj katerih se izvajajo različne operacije in postopki.

1. Informacijski proces: iskanje, zbiranje, prenos, obdelava in shranjevanje različnih vrst informacij. Tu so zaposleni večinoma ustvarjalni izvajalci in strokovnjaki.

2. Logično razmišljanje ali proces razvoja in sprejemanja vodstvenih odločitev: raziskave, obdelava, izračuni, napovedi, odločanje. Zaposluje predvsem strokovnjake in vodilne delavce organizacije.

3. Organizacijski proces oziroma organizacijski vpliv na objekt upravljanja za izvajanje vodstvenih odločitev: izbor in razporeditev kadrov, približevanje nalog izvajalcem, operativno načrtovanje, organizacija dela, koordinacija, nadzor nad izvajanjem ipd.

Bistveni točki v tehnologiji upravljanja so raziskave in opis racionalne načine izvajanje procesov upravljanja z uporabo ustreznih operacij in postopkov. Kljub temu je zelo težko opisati algoritme delovanja nadzornih sistemov in določiti celoten nabor metod za izvajanje in naročanje informacijskih transformacij in organizacijskih interakcij, ki sestavljajo proces vodenja, in ga ni mogoče nedvoumno oblikovati.

Trenutno obstaja več pristopov k oblikovanju tehnologije upravljanja. Ker je tehnologija vodenja določena s sestavo vodstvenega dela, se zato lahko njena konstrukcija izvede glede na to, kateri pristop k razumevanju upravljanja je vzet za osnovo ali za kakšen slog upravljanja so značilne dejavnosti vodilnih delavcev podjetja. .

Najbolj razvit in enostavnejši je tradicionalni, klasični funkcionalni pristop, ki temelji na razumevanju upravljanja kot procesa za opravljanje določenih funkcij. Pri tem lahko tehnologijo upravljanja opredelimo kot urejanje racionalnih postopkov in metod dela z informacijami v procesu izvajanja funkcij upravljanja. Bistvo funkcionalnega pristopa je, da so na vsaki hierarhični ravni sistemov vodenja dodeljena razmeroma izolirana področja vodstvenega dela oziroma funkcij, za vsako od katerih je zgrajen določen nabor postopkov. V prihodnosti so poudarjene podfunkcije in pripadajoči bloki postopkov, ki so podrobno opisani vse do nivoja delovanja; določijo se vrste dokumentov, potrebna tehnična sredstva itd.

Ta pristop k tehnologizaciji procesov vodenja je uporaben za podjetja, ki stabilno poslujejo v nekoliko spreminjajočem se okolju. Torej ima lahko organizacija tehnologijo načrtovanja, nadzorno tehnologijo ali (ob upoštevanju posebnih funkcij upravljanja) tehnologijo za upravljanje razvoja novega izdelka, tehnologijo tržne raziskave itd.

Najprimernejši v spreminjajočem se zunanjem okolju je situacijski pristop, katerega bistvo je utemeljitev algoritma za izbiro postopka na podlagi upoštevanja znakov določene situacije ali problema. S situacijskim pristopom je tehnologija vodenja opredeljena kot zaporedje akcij za izbiro ustreznih postopkov in izvajanje vanje vključenih informacijskih transformacij in organizacijskih vplivov. Shema tehnologije upravljanja vključuje:

· Diagnoza problema in določitev načinov za njegovo rešitev;

· Prepoznavanje dejavnikov, ki vplivajo na odločitev;

· Razvoj in ocena alternativ;

· Razvoj taktike za izvedbo načrtovanih razvojnih poti.

In končno, pristop k upravljanju z vidika odločanja nam omogoča, da tehnologijo upravljanja obravnavamo kot določeno zaporedje dejanj, ki se uporabljajo pri postavljanju ciljev podjetja in razvoju mehanizmov za njihovo doseganje. V tem primeru se razlikujeta dve stopnji:

1. razvoj ciljev in strategij razvoja podjetja;

2. oblikovanje tehnologije za sprejemanje in izvajanje vodstvenih odločitev.

Učinkovitost tehnologije vodenja je končni rezultat, ki se ne izraža le v prihranku časa in stroškov, temveč tudi v zagotavljanju trajnosti in preživetja organizacije v spreminjajočem se zunanjem okolju.

Merila za učinkovitost nadzorne tehnologije vključujejo:

· Enostavnost (tehnologija nadzora ne sme biti preveč zapletena, vsebovati vmesne stopnje ali operacije);

· Fleksibilnost (prilagajanje spreminjajočim se razmeram);

· Zanesljivost (prisotnost določene meje varnosti, podvajalnega mehanizma);

· Učinkovitost (tehnologija je lahko učinkovita, ne pa ekonomična);

· Enostavnost uporabe (dobro razvita tehnologija bo neuporabna, če je neprijetna za ljudi, ki morajo delati).

Tehnologija krmiljenja danes zavzema posebno mesto v krmilni tehniki.

Tehnologija upravljanja je nabor materialnih virov (pisarniška oprema, komunikacijske naprave, računalniki itd.), ki zmanjšujejo kompleksnost vodstvenega dela, čas njihovega izvajanja in povečujejo kakovost odločitev.

Mentalne sposobnosti posameznika imajo mejo, uporaba operativnega in dolgoročnega pomnilnika računalnikov omogoča razširitev intelektualnih sposobnosti strokovnjakov za reševanje vodstvenih problemov. K poglabljanju prispeva razvoj orodij za avtomatizacijo informativnega značaja upravljavsko delo, računalniško podprte sistemske tehnologije pa postajajo danes sestavni del tehnologije upravljanja.

Pri komunikaciji obstajajo ovire, ki jih lahko razdelimo v dve skupini: tiste, ki obstajajo na ravni posameznika, in tiste, ki »rastejo« na ravni organizacije.

Viri komunikacijskih ovir so tako posamezniki kot tudi organizacije kot celota (tabela 2).

Posamezne ovire lahko najprej povežemo z razlikami v čustvih in vrstah dojemanja. Na primer, če je oseba nagnjena k delitvi ljudi v skupine (razrede), si bo težko premislil. Če oseba togo opredeli svoj položaj že pred začetkom razprave, se možnosti za uspeh v komunikaciji močno zmanjšajo. Poleg tega ljudje z različnimi ozadji ali ravnmi znanja ponavadi različno razlagajo iste informacije.

Drugič, težava je lahko v napačni izbiri kanala ali komunikacijskega sredstva. Na primer, če ima sporočilo čustveno konotacijo, ga je priporočljivo posredovati osebno, ob srečanju in ne v pismu. Pisna sporočila so boljša za rutinsko pošiljanje sporočil, vendar ne zagotavljajo dovolj hitrih povratnih informacij. Poleg tega so pisna sporočila neprimerna za prenos več informacijskih signalov.

Tretjič, komunikacijske težave so pogosto povezane s pomenskimi razlikami.

Semantika je pomen besed in kontekst, v katerem se uporabljajo. Beseda »učinkovitost« za vodjo tovarne lahko pomeni doseganje visokih količin proizvodnje, za strokovnjaka za kadre pa lahko pomeni zadovoljstvo zaposlenih. Številne zelo pogoste besede v angleščini imajo povprečno 28 različnih pomenov. Posledično je za uspešno komuniciranje potrebna skrbna izbira besed, da natančno odražajo vaše misli.

Četrtič, prejemnik lahko napačno razume pošiljatelja, če pove eno stvar, neverbalna sporočila pa kažejo na nekaj povsem drugega. Če se izraz obraza osebe ne ujema z njegovimi besedami, bo v komunikaciji prišlo do "šuma" in negotovosti. Intonacija, kretnje, dejanja - vse to ne bi smelo biti v nasprotju s tem, kar je izgovorjeno na glas.

Tabela 2 – Komunikacijske ovire in načini za njihovo premagovanje

	Kako jih premagati
Posameznik
Pregrade med ljudmi	Aktivno dojemanje
Kanali in načini prenosa informacij	Izbira ustreznega kanala
Semantika	Poznavanje stališč sogovornika
Neskladnost informacijskih signalov	Upravljanje ozaveščanja javnosti
Organizacijski
Razlike v statusu in ravni moči	Vzdušje zaupanja
Potrebe in cilji oddelka	Razvoj in uporaba formalnih kanalov
Neskladnost komunikacijskega omrežja z delovnimi nalogami	Spreminjanje strukture organizacije in skupine
Pomanjkanje formalnih kanalov	Spodbujanje uporabe več kanalov, tako formalnih kot neformalnih

Organizacijske ovire so povezane z dejavniki, ki so lastni organizaciji kot celoti. Najprej je to problem različnih statusov in ravni oblasti. Na primer, če bi bili prvi zaposleni, ali bi vodjo prijavili težavo, če bi vaš stik ustvaril negativen vtis na vodjo vašega dela? Po drugi strani pa z močjo obdarjeni menedžerji navadne zaposlene pogosto dojemajo kot nesposobne za lahkomiselne misli in dejanja posameznikov.

Razlike v ciljih in potrebah oddelkov pomembno vplivajo na komunikacijo. Vsak od njih ima svoje težave. Za proizvodni oddelek glavna stvar so kazalniki uspešnosti, njeni zaposleni so precej daleč od interesov zaposlenih v marketingu.

Tretja težava je, da komunikacijski tokovi morda niso primerni za nalogo ekipe ali celotne organizacije. Če se za opravljanje nestandardnih nalog uporablja centralizirana komunikacijska struktura, bo izmenjava informacij med zaposlenimi očitno nezadostna. Organizacija, oddelek ali ekipa je najbolj učinkovita le, če količina komunikacije med zaposlenimi ustreza nalogi.

Pomanjkanje formalnih kanalov v organizaciji negativno vpliva na učinkovitost komunikacij. Podjetje mora vedno imeti navzgor, navzdol in horizontalno komunikacijo, ki ustreza trenutni situaciji. različne oblike: ankete zaposlenih, politike odprtih vrat, glasila, beležke, posebne ekipe, celo ustanavljanje posebnih "veznih" delovnih mest. Odsotnost formalnih kanalov pomeni odsotnost komunikacij v organizaciji kot taki.

Za premagovanje komunikacijskih ovir mora vodstvo ustvariti organizacijsko strukturo, ki bo spodbujala pozitivno, učinkovito komunikacijo, ki zahteva tako individualne veščine kot organizacijsko delovanje.

Najpomembnejša individualna veščina je poslušanje. Aktivno poslušati pomeni postavljati vprašanja, pokazati zanimanje in občasno preoblikovati, kaj ima druga oseba povedati, da se prepričate, da jih pravilno razumete. Aktivno poslušanje pomeni pošiljanje povratne informacije pošiljatelju sporočila.

Drugič, izbrati morate prave kanale za pošiljanje lastnih sporočil. Kompleksno sporočilo zahteva uporabo zmogljivega komunikacijskega kanala (telefon, osebni pogovor), rutinska sporočila in podatki se lahko prenašajo v obliki beležk, pisem ali elektronske pošte.

Tretjič, tako pošiljatelj kot prejemnik morata poskušati razumeti stališče druge strani. Pri prejemanju informacij naj bodo menedžerji posebno pozorni, ki jim bo omogočila, da prepoznajo, da ima sogovornik kakršne koli predsodke, da razjasnijo, kaj je bilo napačno razumljeno, popravijo lastno sporočilo. Ko pravilno ocenimo stališča sogovornikov, natančneje razlagamo pomenski pomen prenesenih besed, občutkov in jih na splošno bolj objektivno obravnavamo.

In končno, upravljanje z ljudmi. Vodja mora občasno zapustiti svojo pisarno in samostojno preverjati stanje komunikacijskih kanalov v podjetju. Ko vodja vidi vse na lastne oči, se sreča z ljudmi, dobi veliko bolj popolno sliko organizacije, dobi priložnost, da zaposlenim neposredno posreduje pomembne ideje in vrednote.

Vzdušje zaupanja in odprtosti v organizaciji spodbuja zaposlene k pošteni medsebojni komunikaciji, ko zaposleni neustrašno sporočajo tako dobre kot slabe novice na vrh. Za ustvarjanje takšnega ozračja so potrebni pogoji za razvoj medosebnih lastnosti delavcev.

Drugič, od menedžerjev se zahteva, da razvijejo in uporabljajo formalne komunikacijske kanale v vseh smereh. Scandinavian Design uporablja dva različna glasila za stik z zaposlenimi. V General Motorsovi tovarni Packard Electric imajo zaposleni dostop do vseh informacij o podjetju: finančnih informacij, načrtov za prihodnost, ocen kakovosti, kazalnikov uspešnosti. Bank of America uporablja namenske programe sodelovanja zaposlenih za ideje in povratne informacije. Uporabljajo se lahko tudi druge metode: direktna pošta, oglasne deske, ankete.

Tretjič, menedžerji bi morali spodbujati hkratno uporabo več komunikacijskih kanalov, formalnih in neformalnih. Takšni številni kanali vključujejo pisne direktive, osebne razprave, izhod in trto. Ista tovarna GM na primer izdaja mesečni časopis, menedžerji se redno srečujejo z delovnimi ekipami, elektronski zaslon v kavarni pa se uporablja za oddajanje novic. Pošiljanje sporočil po več kanalih hkrati poveča možnosti, da bodo prejeta in pravilno razumljena.

Četrtič, struktura organizacije mora biti skladna s komunikacijskimi potrebami. Na primer, Casino / Holiday Inn (Las Vegas) ima namensko komunikacijsko ekipo (kot del organizacijske strukture). Vključuje predstavnike vsakega oddelka. Ekipa se ukvarja z najnujnejšimi problemi podjetja, ki je zasnovana tako, da vodjem pomaga pri oceni težav ne le v interesu njihovih oddelkov. V ekipo so vključeni vsi, ki so sposobni pomagati pri reševanju težav. Če v organizaciji primanjkuje horizontalnih komunikacijskih kanalov, je mogoče v njej ustvariti podobne ekipe, uvesti druge skupine za "hitro odzivanje", položaje menedžerjev-integratorjev, matrične strukture. Organizacijska struktura mora med drugim odražati potrebe po informacijah. Če oddelek ali ekipa opravlja kompleksne nestandardne naloge, je nujna decentralizacija struktur, ki omogoča intenziviranje razprav in vključevanje zaposlenih v proces vodenja.

Zaključek

V tem seminarska naloga preučili smo pojme informacije in pomen komunikacije za učinkovito delovanje vodja organizacije. Upravljanje ljudi je nemogoče brez znanja in posebnih veščin; na ta način lahko naletimo na različne ovire, ki smo jih izpostavili v 5. odstavku dela.

Nadarjeni vodje so zainteresirani za ohranjanje stika z zaposlenimi in strankami ter za oblikovanje smeri svojih podjetij. In takšne stike je treba izvajati neprekinjeno, kar pomeni, da morajo imeti menedžerji razvite medosebne veščine. Tisti, ki ne poznajo menedžmenta, so ponavadi presenečeni, koliko energije uspešni menedžerji vložijo v komunikacijo.

Verjamem, da so informacije osrednjega pomena pri vodenju organizacije. Informacije, ki prihajajo od zunaj in krožijo znotraj podjetja, vodja in vodilni menedžerji kopičijo, analizirajo in posledično oblikujejo pravilno strategijo dela. "Kdor ima informacije, je lastnik sveta," je dejal Winston Churchill.

Komunikacijo smo opredelili kot proces, v katerem si dve ali več oseb izmenjujeta in se zavedamo prejetih informacij, katerih namen je motivirati ali vplivati ​​na določeno vedenje.

Učinkovita vodstvena uspešnost predpostavlja jasno razlikovanje med pojmoma ločitve in razglasitve. Menedžer, ki nikogar ne posluša, je kot prodajalec rabljenih avtomobilov, ki pravi: "Nekaj ​​prodajam - nočejo kupiti." Vodstveno komuniciranje je dvosmerna ulica, ki zahteva poslušanje in druge oblike povratnih informacij. Znanje, ki ga vodje pridobijo iz osebne komunikacije z zaposlenimi, oblikujejo njihovo razumevanje življenja podjetja. Verjamem, da so vodje v procesu komuniciranja sposobni s tem znanjem vplivati ​​na um podrejenih, pa tudi učinkovito delati s strankami.

Zato je zelo pomembno vzdrževati »zdrav« korporativni duh v organizaciji z rednimi srečanji, izobraževanji, skupnimi dogodki zaposlenih različnih oddelkov. Navsezadnje lahko le dobro usklajeno delo vseh delov ene celote pripelje do uspešnega delovanja organizacije.

Seznam uporabljene literature

1 Boddy D., Payton R. Osnove managementa / Ed. Yu.N. Kapturevsky. - SPb .: Peter, 1999.

2 Vikhansky O.S., Naumov A.I. Upravljanje. - M .: Gardarika, 2001 .-- 528 str.

Podobni dokumenti

Bistvo komunikacije in opredelitev njenega pomena v procesu vodstvenih dejavnosti. Sorte komunikacije in njene glavne faze izvajanja, stopnje protislovij. Načini medsebojnega povezovanja komunikacije in informacij v kadrovskem upravljanju.

povzetek dodan 28. 5. 2010


Pojem, elementi, vsebina, klasifikacija, vrste in oblike komunikacije. Informacije kot glavni element komunikacijskih sistemov. Opis glavnih faz komunikacijskega procesa. Analiza informacijske tehnologije in komunikacij v managementu.

seminarska naloga, dodana 01.06.2010


Specifičnost koncepta komunikacije: definicija, koncept, modeli. Raznolikost in funkcionalne značilnosti komunikacije v upravljanju. Posebnosti poteka formalnih in neformalnih komunikacijskih procesov v organizaciji. Interakcija posameznikov v organizaciji.

diplomsko delo, dodano 16.06.2017


Vodja, njegovo mesto in vloga pri vodenju organizacije. Splošne značilnosti LLC "PYaAT-3", značilnosti vodstvenih osebnih lastnosti menedžerja. Glavne slabosti flegmatičnega menedžerja. Glavne sestavine v strukturi posamezne dejavnosti.

seminarska naloga dodana 11.8.2013


Komunikativna komponenta komunikacije. Oblikovanje poslovne kulture v zahodnih državah in v Rusiji. Značilnosti verbalne in neverbalne medosebne komunikacije. Učinkovitost komunikacijskih procesov v upravljanju, zapovedi uspešne komunikacije.

povzetek, dodan 21.01.2011


Bistvo, problemi in vloga komunikacije. Značilnosti komunikacijskega procesa v organizaciji. Priporočila za izboljšanje komunikacije v Bashkirenergo OJSC. Interakcija med elementi strukturo upravljanja... Verbalna in neverbalna komunikacija.

seminarska naloga, dodana 5. 11. 2014


Študija pojma in značilnosti komunikacije kot procesa. Upoštevanje načel, stopenj in vsebine komunikacijskega procesa v kadrovskem upravljanju. Razmislek o načinih izboljšanja učinkovitosti komunikacij v procesu upravljanja s človeškimi viri.

seminarska naloga dodana 24.05.2015


Opredelitev koncepta informacije kot glavnega pogoja za konkurenčnost organizacije. Glavne vrste upravljavskih informacij, njihovi viri in stopnje izmenjave podatkov. Uporaba lokalnih računalniških sistemov za delo s podatki in načini njihove zaščite.

povzetek, dodan 19.02.2012


Znaki za klasifikacijo informacij. Komunikacija kot proces prenosa informacij od vira do prejemnika z namenom spreminjanja njegovega znanja o stališčih ali vedenju. Ovire za medosebno komunikacijo (mikro ovire). Načini za izboljšanje komunikacijskega sistema.

predstavitev dodana 03/12/2014


Pojem komunikacij, njihova vloga pri upravljanju. Vsebina komunikacijskega procesa, njegove faze. Značilnosti tržne družine Volga LLC. Raziskovanje komunikacijskega procesa pri vodenju organizacije. Priporočila za komunikacijo znotraj organizacije.