Za vodstvene delavce proces upravljanja. Kateri so koraki v procesu upravljanja? Osnove procesov upravljanja

Tema 8

Proces upravljanja

Ta tema bo pokrivala naslednje teme za študente managementa:

Koncept procesa upravljanja;

Lastnosti kontrolnega procesa;

Faze procesa upravljanja;

Faze procesa upravljanja;

Vloga kontrolne akcije v procesu upravljanja;

Trajni vplivi;

Periodični vplivi;

Koncepti: "ukrep", "vpliv", "interakcija";

Smer in vrste vpliva;

Viri vpliva v procesu upravljanja.

V prejšnji temi smo pokazali, da ima vsak od sistemov podjetja (kot nadzorni sistemi) - upravljani in upravljalni - svoje organizacijska struktura, ki služi kot oblika obstoja procesa. Posledično ima vsak od teh sistemov tudi svoj proces.Prej smo že govorili o procesu nadzorovanega (proizvodnega) sistema, ki se imenuje proizvodnja, ne glede na to, ali gre za materialno ali duhovno (nematerialno) proizvodnjo, kjer poteka. .

Proces upravljanja, ki poteka v sistemu vodenja, je podoben proizvodnemu procesu in ima svoje značilnosti, ki jih pojasnjuje narava vodstvenega dela. Proizvodni proces je usmerjen v proizvodnjo blaga in storitev, rezultat procesa vodenja pa je priprava kontrolnih dejanj in odločitev. To je glavna razlika med temi procesi.

8.1. Koncept procesa upravljanja

Proces (iz latinskega processus - promocija) pomeni:

Zaporedna sprememba pojavov, stanj v razvoju nečesa;

Nabor zaporednih dejanj za doseganje določenega rezultata (proizvodnja, priprava odločitev).

Proces upravljanja je niz namenskih dejanj vodje in vodstvenega aparata za usklajevanje skupnih dejavnosti ljudi za doseganje ciljev organizacije.

Tabela 8.1.1.

Parametri	Procesi
	Proces upravljanja	Postopek izdelave
Predmet dela	Informacije	Material, surovci, del itd.
Sredstva za delo	Orodja, pisarniška oprema, računalniki itd.	Oprema, orodja, naprave itd.
produkt dela	Informacije v preoblikovani obliki (odločba, načrt, poročilo)	Detajl, enota, enota, izdelek
Izvajalec delovni proces	Vodja, specialist, tehnični izvajalec	proizvodni delavec
Koraki postopka	Postavljanje ciljev, informacijsko delo, analitično delo, izbira načina delovanja (odločanje), organizacijsko in praktično delo	Nabava, obdelava, montaža, testiranje
Komponente postopka	Operacije, postopki	Operacije
Delovno mesto izvajalca delovnega procesa	S širokimi mejami	Z ozkimi mejami

Nadzor parametrov procesa. Vsi procesi, ki se pojavljajo v podjetju (na področju proizvodnje in upravljanja), so predvsem delovni procesi, saj sta tako proizvodnja kot upravljanje skupno delo ljudi, ki izvajajo namenska dejanja po določenem programu. Parametri (značilnosti) procesa upravljanja vključujejo:

Predmet dela;

Delovna sredstva;

produkt dela;

Izvajalec delovnega procesa (slika 8.1.1.).

riž. 8.1.1.

Splošne funkcije opravljajo vse brez izjeme organizacije z materialno in duhovno proizvodnjo. Oblikovanje posebnih funkcij je odvisno, kot veste, od posebnosti proizvodnega sistema, področij dejavnosti podjetja. Zato je lahko seznam specifičnih funkcij poljubno majhen in poljubno velik, odvisno od velikosti organizacije in obsega njene proizvodnje.

V vsakem posameznem podjetju so v proces upravljanja vključene splošne in posebne funkcije za pripravo nadzornega ukrepa, pripravo, sprejemanje in izvajanje odločitev.

8.2. Splošne značilnosti procesa vodenja

Proces upravljanja – dejavnost subjekta vodenja je usklajevanje skupnega dela zaposlenih za doseganje ciljev organizacije.

Kot znanstveni koncept se proces upravljanja pojavlja v enotnosti njegovih treh strani:

2) organizacije;

3) postopek izvajanja (tehnologije upravljanja).

1. Vsebinsko lahko proces upravljanja označimo kot namenski vpliv na stanje elementov, ki tvorijo sistem vodenja. Ta proces izraža enotnost različnih parcialnih procesov (tehničnih, ekonomskih, socialnih itd.), ki jih izvaja nadzorni aparat v določenih prostorskih in časovnih mejah glede na določene objekte in nivoje nadzora.

2. Organizacijska značilnost procesa vodenja izraža prostorsko in časovno zaporedje njegovega poteka, ki ga določa upravljavski cikel. Slednje vključuje 1) opredelitev ciljev in 2) izvajanje funkcij upravljanja. Pomembno vlogo pri tem ima delitev procesa vodenja glede na pripadnost sestavnim delom sistema vodenja in njegovim nivojem.

Na ravni podjetja se kot predmeti uporabe nadzornega procesa razlikujejo naslednje tipične komponente nadzornega sistema:

1) podsistem linearnega upravljanja;

2) ciljni podsistemi;

3) funkcionalni podsistemi;

4) podsistem za zagotavljanje nadzora.

Podsistem linijskega vodenja vključuje vse linijske vodje - od delovodja do direktorja podjetja. Ciljni podsistemi pokrivajo:

Vodenje izvajanja načrta proizvodnje in dobave izdelkov;

Upravljanje kakovosti izdelkov;

Upravljanje virov;

Vodenje razvoja proizvodnje;

Upravljanje socialnega razvoja delovnega kolektiva;

Upravljanje varstva okolja.

Funkcionalni podsistemi za katero je značilna specializacija dejavnosti upravljanja opravljati ustrezne 1) posebne in 2) posebne funkcije upravljanja.

Podsistem nadzorne podpore zajema:

1) pravna podpora;

2) informacijska podpora;

3) organizacija in izvajanje normativnega gospodarstva;

4) pisarniško delo;

5) opremljanje podjetja s tehničnimi sredstvi vodstvenega dela.

3. S postopkom (tehnološke) strani je proces vodenja povezava njegovih določenih stopenj in faz, ki se izrazijo in utrdijo v njihovi nadaljnji delitvi na vrste dela, operacije in dejanja ter postopke, algoritme, itd.

Koncept vodstvenega procesa je tesno povezan s kategorijo vodstvenih potencialov, ki jih razumemo kot celoto informacij, materiala, delovne sile, zmožnosti upravljanja financ in virov, ki so na voljo sistemu vodenja, izkušnje in kvalifikacije osebja, tradicije upravljanja.

Proces upravljanja z vsebinske strani lahko izgleda takole (slika 8.3.1.):

riž. 8.3.1.

metodološke vsebine,

funkcionalna vsebina,

ekonomska vsebina,

organizacijska vsebina,

socialne vsebine

Metodološka vsebina procesa vodenja vključuje dodelitev določenih stopenj, ki odražajo tako splošne značilnosti delovne dejavnosti osebe kot posebne značilnosti vodstvene dejavnosti.Stape označujejo zaporedje kvalitativnih sprememb v delu v procesu upravljanja, ki so stopnje notranjega razvoja. vpliv v vsakem dejanju njegovega izvajanja

Stopnja – je niz operacij (akcij), za katere je značilna kvalitativna gotovost in homogenost ter odraža potrebno zaporedje njihovega obstoja.

Proces upravljanja je mogoče predstaviti kot zaporedje naslednjih korakov:

postavljanje ciljev (postavitev cilja)

Ocene stanja

definicije problemov,

Razvoj vodstvene odločitve.

Nazorno razkrijmo zaporedje procesa upravljanja po korakih (slika 8.3.2).

riž. 8.3.2.

Tarča To je menedžerjeva ideja o tem, kakšen bi moral biti sistem, ki ga upravlja. IN znanstvena opredelitev lahko ga formuliramo kot idealno podobo želenega, možnega in nujnega stanja sistema. Proces upravljanja se začne z določitvijo cilja vpliva. Če gre za zavestno izveden proces, namensko in smotrno, se lahko začne le z razumevanjem, opredelitvijo in zastavljanjem cilja vpliva.

Situacija je stanje nadzorovanega sistema, ovrednoteno glede na cilj. V tej situaciji bi bilo napačno razumeti le odstopanje od programa ali konfliktne primere dela. Upravljanje se izvaja ne glede na to, ali gre za odstopanje ali ne, ali je situacija konfliktna ali nekonfliktna. Stanje sistema nikoli ne more biti identično cilju, zato vedno obstaja situacija.

Razlika med situacijo in ciljem praviloma vključuje številna protislovja. Dejanje vpliva je potrebno, da se ta protislovja razrešijo, da se stanje sistema približa cilju. A to je mogoče le, če najdemo vodilno protislovje, katerega razrešitev bo vodila k razrešitvi vseh ostalih.

Težava - to je vodilno protislovje situacije in cilja, v rešitev katerega bi moral biti vpliv usmerjen. Brez definiranja problema je menedžerska rešitev nemogoča.

Odločitev uprave - to je iskanje načinov za rešitev problema in organizacijsko delo za implementacijo rešitve v upravljan sistem. Je končna faza procesa vodenja, njegova povezava s proizvodnim procesom, impulz vpliva nadzornega sistema na nadzorovanega.

Funkcionalna vsebina procesa upravljanja. Kaže se v obsežnem zaporedju in naklonjenosti izvajanju glavnih funkcij upravljanja. Tu je mogoče razlikovati naslednje korake.

Vsaka organizacija ima dva sistema upravljanja: objekt upravljanja in subjekt upravljanja. Predmet upravljanja vključuje delovno osebje, odnose znotraj organizacije, ekonomske mehanizme, strukture, trženje, informacije in še marsikaj. Subjekt upravljanja je vodstveno osebje, ki izvaja vsa dejanja v zvezi s predmetom upravljanja.

Opredelitev

Vodstveno osebje so zaposleni v vodstvenem aparatu, zaposleni v upravi podjetja, organizacijah, pisarniški delavci, direktorati podjetij in institucij. Glavna naloga vodstvenega kadra je zagotavljanje usklajenih, namenskih dejavnosti in posameznih delovnih področij ter celotne ekipe kot celote.

Doseganje cilja se izvaja s pripravo in izvajanjem sklopa odločitev vodstvenega osebja. Tako je menedžerska odločitev specifičen produkt vodstvenega dela. To govori o informacijski naravi vodstvenega dela.

1. Funkcionalna delitev - dodelitev funkcij, ki jih proizvodnja dodeli določenim zaposlenim ali oddelkom vodstvenega aparata.
2. Hierarhično - razporeditev dela po nivojih upravljanja.
3. Tehnološki – diferenciacija procesov upravljanja v operacije zbiranja, prenosa, shranjevanja in preoblikovanja informacij.
4. Strokovnost - diferenciacija vodstvenih delavcev na podlagi njihove strokovne usposobljenosti.
5. Usposobljenost - razporeditev dela v skladu s kvalifikacijami, delovnimi izkušnjami in osebnimi zmožnostmi.
6. Položaj – razporeditev vodstvenih delavcev v skladu z njihovo pristojnostjo.

V okviru te kategorijske delitve lahko vodstveno osebje razdelimo tudi na vodje, specialiste in tehnične izvajalce. To je najpogostejši pristop. Tako je dejavnost vodstvenega kadra posebna vrsta človeške dejavnosti, izolirana v okviru delitve in sodelovanja družbenega dela.

Značilnosti dejavnosti vodstvenega osebja

Kot veste, ima glavno vlogo pri upravljanju podjetja vodja (vodja, administrator, šef), ki je na čelu ekipe. Vodja se odlikuje po tem, da mu daje potrebna pooblastila za sprejemanje odločitev o nastajajočih situacijah, posebnih vrstah dejavnosti podjetja, prav tako pa nosi polno odgovornost za svoje vodenje. V prvi kategoriji vodstvenih kadrov, to je menedžer, je glede na njihovo mesto v sistemu vodenja podjetja mogoče ločiti več ravni: najvišjo, srednjo in osnovno. Vsebina dejavnosti menedžerjev različnih ravneh je proces izvajanja funkcij upravljanja: načrtovanje, organizacija, koordinacija, motivacija in nadzor.

Druga kategorija so strokovnjaki, ki opravljajo določene funkcije upravljanja. Njihove naloge vključujejo analizo zbranih informacij, potrebnih za vodje ustrezne ravni, za skupno odločanje z njimi o obravnavani nalogi. Ta kategorija vključuje: ekonomiste, računovodje, financerje, analitike, odvetnike itd. Glavna značilnost dejavnosti strokovnjakov je stroga regulacija njihovega dela. Pri svojem delovanju se zanašajo na ukaze in navodila vodij, tehnološke in pravne standarde. Imajo tudi jasne kvalifikacijske zahteve in razpoložljivost posebnega znanja o izvajanju logičnih operacij.

Tretja kategorija so tehnični izvajalci, ki služijo dejavnostim specialistov in vodij, izvajajo informacijske in tehnične operacije, da razbremenijo vodje in strokovnjake napornega dela. V to kategorijo spadajo tajniki, tipkarji, mlajši tehniki itd. Značilnosti njihove dejavnosti - izvajanje standardnih postopkov in operacij, so v glavnem primerne za racionalizacijo. Tako kot za zaposlene prejšnje kategorije vodstvenega osebja prevladujejo logične in tehnične operacije (glej tabelo):

Vloge vodstvenega osebja

Vsak zaposleni v vodstveni skupini ima lahko določene vloge v organizaciji. Naštejmo jih:

1. Medosebne vloge:

• glavni vodja;
• vodja;
• povezovalna povezava.

Informacijske vloge:

• sprejemnik informacij;
• distributer informacij;
• predstavnik.

Odločilne vloge:

• podjetnik;
• odpravljanje kršitev;
• distributer virov;
• vodenje pogajanj.

Vsak zaposleni iz katere koli kategorije vodstvenega osebja sodeluje s svojimi pomočniki, s svojo ekipo, s čimer zagotavlja določeno funkcijo, opravlja določeno vlogo. Izvajanje splošnih funkcij in vlog vodstvenega osebja določa uspešnost vodstvenih aktivnosti in vodi k doseganju navedenih rezultatov organizacije.

Izhod

Tako se upravljanje izvaja z delitvijo in sodelovanjem menedžerskega dela, ki je objektiven proces ločevanja določenih vrst v samostojne sfere menedžerskega dela.

Vodstveni proces je danes podvržen spremembam, predvsem zaradi dejstva, da je osebje glavni vir organizacije. In hkrati v procesu sprejemanja odločitve upravljanja niso vključeni samo menedžerji, ampak tudi celotno osebje. Pod temi pogoji vodja v vodstvenem timu deluje tako kot vodja kot tudi kot član ekipe, kar posledično povečuje zahteve za njegove poslovne in osebne lastnosti.

V življenju pogosto uporabljamo besedo "proces" v zvezi z najrazličnejšimi situacijami. Hkrati se nihče ne sprašuje: kaj je proces. Vsi jemljemo to besedo za samoumevno in jo razumemo kot logično zaporedje določenih dejanj ali operacij osebe, katerih cilj je doseči določen rezultat. S tem izrazom se večkrat srečamo pri predstavitvi snovi v tem učbeniku.

Menedžment obravnavamo v vsaj treh pomenih: kot ljudi, ki opravljajo delo vodenja, kot področje znanja o managementu in kot proces upravljanja. Danes je vsakomur jasno ena stvar: upravljanje je najprej proces.

Kaj je proces upravljanja? To vprašanje bo prejelo toliko odgovorov, kolikor bo anketiranih ljudi, in vsi bodo povsem pravilni.

Vendar takšne raznolikosti ne moremo izkoristiti, če želimo ustvariti učinkovit menedžer tehnološki proces posebna organizacija.

proces- je niz doslednih ciljno usmerjenih dejanj za doseganje rezultata.

Udeleženci v procesu vodenja so vodje, izvajalci in kontrolorji.

Namen procesa upravljanja- združevanje prizadevanj udeležencev za dosego določenega rezultata. Zadeva proces upravljanja - informacije, ki jih izvajalci, kontrolorji in vodje uporabljajo pri svojih dejavnostih.

Objekti izvajanje procesa - to so dokumenti in različna sredstva za sprejemanje, posredovanje, registracijo, shranjevanje, obdelavo in izdajanje informacij.

Pravilno zasnovan proces vodenja naredi organizacijo uspešno. In da bi ta proces pravilno zasnovali, je treba poznati njegovo notranjo strukturo, razmerje med posameznimi fazami izvedbe in njihove značilnosti.

Znano je, da procesni pristop k managementu je prvi preučeval predstavnik "klasične šole" oziroma znanstvenega menedžerizma Henri Fayol. Pri analizi dejavnosti menedžerjev je to obravnaval kot proces, razdeljen na ločene stopnje: načrtovanje, organizacija, koordinacija, nadzor in motivacija.

Sčasoma je postalo očitno, da vsebina procesa vodenja ni izčrpana s seznamom teh funkcij. Če katero od funkcij vzamemo ločeno, je njeno izvajanje tudi proces upravljanja. Zdi se, da je proces upravljanja sestavljen iz ločenih procesov za izvajanje posamezne funkcije.

Ugotovimo. Dejansko je za izvedbo, recimo, funkcije načrtovanja, potrebno izvesti celo vrstico zaporednih postopkov. Spet abstrakcija. Navsezadnje se načrtovanje kot proces izvaja glede na določen predmet in specifično situacijo, in to je res. Vsakič govorimo o procesih upravljanja, ki se med seboj razlikujejo po predmetih, na katere so usmerjeni, in času, ko so dokončani.

riž. 5. Cikel upravljanja

Po našem mnenju bi moral biti proces vodenja povezan ne s funkcijami, temveč z nalogami upravljanja. Kot že vemo, je vsaka naloga upravljavsko dejanje, ki ga opisujejo cilj, predmet upravljanja, časovno obdobje za njeno rešitev, informacijski parametri (vhod, izhod). V skladu s prej podano definicijo je "proces upravljanja" logično zaporedje vodstvenih dejanj, to je nalog upravljanja, katerih rešitev je usmerjena v doseganje določenega rezultata, ki je cilj. Tako vsebina procesa vodenja odraža logično razmerje med reševanjem problema načrtovanja, organizacije, računovodstva, nadzora, regulacije, analize in stimulacije. Oblikuje se kombinacija teh nalog upravljanja, katerih rešitev je usmerjena k enemu določenemu cilju cikel upravljanja(sl. 5.), ali specifične proces upravljanja.

Vse procese vodenja organizacije, predstavljene kot razmerje nalog upravljanja, lahko razdelimo v dve veliki skupini: stalne in periodične.

Trajni procesi predstavljajo funkcionalna področja človekovega delovanja za doseganje trenutnih ciljev. Na primer proces vodenja proizvodnje. Takšni procesi vsebujejo določene postopke upravljanja, katerih vrstni red je vnaprej zasnovan in opisan v obliki navodil. Spremembe v vsebini trajnih procesov se pojavljajo redko. Postopki upravljanja so standardne narave in se spreminjajo šele, ko se sistem vodenja izboljša. Opisani so s kadrovsko sestavo kontrolnih problemov, katerih reševanje poteka po znanem algoritmu. Za njihovo reševanje se uporabljajo znane metode.

Paketni procesi- to je aktivna oblika upravljanja, ki jo povzroča pojav nenačrtovanih, nepredvidenih situacij, ki zahtevajo razvoj operativnih (pogosto enkratnih) upravljavskih ukrepov. Ti procesi so praviloma usmerjeni v reševanje situacij upravljanja v izrednih razmerah. Pravila, ki jih je razvilo vodstvo, se uporabljajo za izvajanje postopkov upravljanja, vendar je uporaba teh pravil umetnost upravljanja. V različnih časovnih obdobjih so lahko predmet pozornosti menedžerja, ki izvaja periodični proces upravljanja, različni vidiki upravljanega sistema.

Tako trajne kot občasne procesi upravljanja imajo enako notranjo strukturo, ki se razlikujejo po ciljih, predmetu, sredstvih, vsebini izvajanih postopkov upravljanja in operacij.

V procesu upravljanja lahko ločimo elemente in postopke upravljanja.

Elementi procesa vodenja so kategorije upravljanja, katerih logično razmerje določa naslednje značilnosti dejavnosti upravljanja:

a) zakaj se izvaja kontrolni postopek;

b) kaj je povzročilo nastanek procesa upravljanja;

c) kaj je namen procesa vodenja;

d) kakšen vpliv nastane v procesu upravljanja.

Glede na bistvo vodstvene dejavnosti, ki smo ga obravnavali prej, lahko ločimo naslednje elemente nadzorni proces:

· stanje;

· problem;

· rešitev.

Logično razmerje teh elementov je prikazano na sl. 6.

Tarča določa pomen izvedbe kontrolnega procesa. Za dosego cilja se izvajajo procesi. Proces upravljanja je vedno namenska dejavnost udeležencev. Konkreten rezultat človekove dejavnosti je cilj. Zato se vsak proces upravljanja izvaja za dosego določenega cilja. Zato proces vodenja predvideva razjasnitev oziroma določitev cilja, zaradi katerega se bo izvajal.

riž. 6. Proces vodenja organizacije

Vsak od procesov upravljanja ima svoj namen. Zato so cilji razmeroma stalni (neomejeno časovno obdobje) in periodični. Zaradi napačno zastavljenega cilja je proces vodenja neučinkovit in da, škodljiv za uspeh organizacije.

Cilji v procesu vodenja naj bodo operativni in prevedeni v specifične naloge in delovne naloge. Za vsako vodstveno situacijo so vodilo za koncentracijo. potrebna sredstva.

Situacija predstavlja stanje nadzorovanega podsistema (za neprekinjene procese) ali ločenega objekta (za periodične procese).

Stanje v procesu vodenja nastane kot posledica odstopanj v dejavnosti vodenega objekta ali vpliva okoljskih dejavnikov na objekt, v katerem organizacija deluje. Situacija lahko pozitivno vpliva na organizacijo nadzorovanega določenega predmeta, poveča učinkovitega ali negativno, zmanjša. Na primer, močno povečanje povpraševanja po izdelkih podjetja vam omogoča zvišanje cene, in nasprotno, močno zmanjšanje povpraševanja potrošnikov po istih izdelkih prisili organizacijo, da razvije ukrepe, ki imajo neželene trende. Situacija je določena motnja, ki je vzrok za nastanek nadzornih procesov. Kompleksnost in obseg situacije (vpliv na velik podsistem ali ločen objekt) sta vzrok za nastanek stalnih ali periodičnih procesov upravljanja.

Pri upravljanju ima situacija eno zelo pomembno lastnost. Številne situacije, ki vplivajo na organizacijo, so medsebojno povezane. Ena situacija vključuje številne druge, prehod čolna povzroča valove na reki. Prvi proces upravljanja, ki razvija odziv na vpliv situacije, povzroča pojav drugih procesov upravljanja, ti pa povzročajo nove procese in s tem ustvarjajo stalne cikle upravljanja.

Situacije v procesu vodenja ustvarjajo probleme, ki jih morajo reševati menedžerji.

Težava - je potreba po utemeljitvi in ​​izbiri določenega položaja pri reševanju nastale situacije.

Problem vključuje razjasnitev glavnih protislovij med pogoji organizacije, ki jih povzroča nastanek situacije, in pogoji, ki so potrebni, da organizacija doseže svoje cilje. Pojasnitev narave vodstvene situacije vam omogoča, da določite možna področja dejavnosti vodje, da odpravite odstopanja, ki so nastala pri doseganju cilja.

Usmeritve delovanja so povezane s prerazporeditvijo razpoložljivih virov (materialnih, kadrovskih, finančnih), torej z določitvijo potrebnih virov in njihovo razporeditvijo.

Pri izbiri možnih izhodov iz situacije se mora vodja spomniti medsebojne povezanosti vodstvenih situacij. Zato mora upravitelj pri reševanju problema uporabiti integral sistemski pristop. Zgolj poudarjanje, kateri elementi ali dejavniki, ki so povzročili situacijo, najbolj vplivajo na uspeh organizacije, očitno ni dovolj za določitev, katera rešitev bo najboljša za dosego določenega cilja organizacije.

Za to je treba vzpostaviti razmerje med temi elementi in razviti celovit odziv za odpravo neželenih učinkov.

Natančneje, vpliv na situacijo se izvaja z odločitvijo.

Vodja v procesu vodenja izbere smer delovanja ne samo zase, ampak tudi za organizacijo in druge zaposlene.

Rešitev- to je zadnji in morda najpomembnejši element v procesu upravljanja.

Odločitev predvideva izbiro najučinkovitejše možnosti vplivanja na nastalo situacijo (kar pomeni spremenljive dejavnike, ki so povzročili situacijo), izbiro specifičnih sredstev in metod, razvoj specifičnih postopkov upravljanja za izvajanje procesa upravljanja. .

Prav ta element aktivira človeško, materialno in finančna sredstva. Od tega, kakšna odločitev bo sprejeta, je odvisna učinkovitost razvitega vodstvenega odziva na vpliv nastale situacije. Rešitev v sebi akumulira uspešne in neuspešne strani prejšnjih elementov in je dolžna filtrirati neučinkovita področja dejavnosti upravljanih objektov ali dejanj menedžerjev.

Vsak element procesa upravljanja se izvaja z uporabo medsebojno povezanih postopkov upravljanja. Razlikujemo lahko naslednje postopke upravljanja:

postavljanje ciljev

· Informacijska podpora;

Analitična dejavnost;

izbor možnosti za ukrepanje;

implementacija rešitev.

postavljanje ciljev kako je postopek zasnovan tako, da zagotovi postavitev določenega cilja (če cilj ni zastavljen) ali razjasnitev bistva cilja, povezanega s potekom procesa vodenja.

Postavljanje ciljev se izvaja za tekoče procese.

V tem primeru cilji delujejo kot standard, merilo, s katerim se meri uspešnost.

Pri vodenju organizacije se pogosto pojavljajo primeri, ko postopek postavljanja ciljev poteka nezavedno, avtomatsko ali elementarno.

Takšni primeri se pojavljajo v številnih periodičnih procesih. Vendar navidezni avtomatizem ne pomeni, da vodja izvaja proces upravljanja in razjasnitev vsebine cilja. V teh primerih pride do podzavestnega razumevanja cilja, h kateremu upravljavec usmerja proces vodenja. Cilj je menedžerju znan, nastalo stanje pa ni tako zapleteno, da bi lahko menedžerji takoj določili naravo njegovega vpliva. Zato se ustvarja vtis avtomatizma pri izvajanju procesa vodenja.

Nobenega procesa upravljanja ni mogoče izvesti brez postopka zastavljanja ciljev. Kontrola brez cilja ne obstaja, kar izhaja iz posledice 1 splošni koncept upravljanje.

Postopek postavljanja ciljev vam omogoča, da naredite naslednje:

1. organizirati in razložiti celotno paleto pojavov, povezanih s predmetom, pod sistemom ali podjetjem kot celoto;

2. predvideti obnašanje objekta, podsistema ali podjetja;

3. ocenjuje smiselnost odločitev v času, ko še niso bile sprejete;

4. analizirati lastno delo vodij vseh ravni v procesu vodenja in ga posledično izboljšati.

Postopek postavljanja ciljev je potreben tudi za razumevanje bistva in vsebine nastale situacije. Vsaka situacija mora biti sorazmerna s ciljem, na katerega doseganje lahko vpliva.

Informacijska podpora je postopek upravljanja glede predmeta procesa upravljanja - informacija, ki ustrezno odraža značilnosti cilja in vpliv nastale situacije na njegovo doseganje.

Ta postopek vključuje operacije za zbiranje potrebnih informacij, njihovo sistematizacijo in obdelavo.

Analitična dejavnost v procesu upravljanja označuje niz operacij, povezanih z oceno stanja upravljanega objekta, podsistema ali podjetja (odvisno od vrste procesa), iskanje načinov za izboljšanje ali odpravo neželenih učinkov iz nastale situacije. Analizirajo se tudi sama situacija, vzroki za njen nastanek in možne posledice njenega vpliva. Za to se uporabljajo zbrane in obdelane informacije o določenem cilju in dejavnikih, ki so ustvarili situacijo upravljanja. Analitična dejavnost »streže« vsem elementom procesa vodenja in zagotavlja možne možnosti za potek procesa vodenja.

Izbira možnosti za ukrepanje. Vsebina tega postopka upravljanja je odvisna od kompleksnosti situacije. Za razvoj odziva na vpliv situacije mora vodja določiti najustreznejše možnosti ukrepanja. Če težava ni posebej težka in je bila pravilno ocenjena, se odločite prava odločitev razmeroma preprosta. Vodja, ki ima potrebne informacije, preprosto izbere alternativo z najugodnejšimi splošnimi posledicami.

Toda menedžer se mora ukvarjati ne le s preprostimi situacijami, ampak tudi z zelo zapletenimi in med seboj povezanimi situacijami. V tem primeru mora upoštevati številne kompromisne možnosti, in če analitični postopek ni bil dovolj opravljen, potem je možno, da nobena alternativa ne more biti najboljša. Včasih tudi dodatno analitično delo ne nudi zadovoljivih alternativ.

V teh primerih je upravitelj prisiljen sprejeti v izvedbo alternativo, ki je sprejemljiva, ni pa nujno najboljša. Tako je postopek izbire alternativ v procesu vodenja obvezen, vendar ne vodi nujno k izbiri le najboljše rešitve.

Izvedba rešitve. Prava vrednost rešitve postane očitna šele po njeni implementaciji. Kontrolni proces se konča, če je vplival na objekt nadzora zaradi specifičnega dela izvajalca. Zato postopek izvajanja odločitve od vodje zahteva ne le sprejem sprejemljive odločitve, temveč tudi organizacijo njenega izvajanja, torej v ta proces mora vključiti določene izvajalce. Če tega ne storimo, potem takšen proces upravljanja v resnici ni smiseln in ni vredno porabiti sredstev za njegovo izvajanje (izvajanje prejšnjih postopkov).

Povratne informacije. P Kontrolni proces vsebuje poleg naštetih elementov povratne informacije. Vlogo povratne informacije smo že obravnavali. Zato nam je jasno, da je primerjava pridobljenega rezultata pri izvedbi izbrane rešitve rešitve s ciljem, zaradi katerega je bil izveden kontrolni proces, mogoča le s pomočjo vzpostavitve povratne informacije. Metode za vzpostavitev povratnih informacij bodo obravnavane spodaj.

Pri tem je pomembno razumeti, da povratne informacije omogočajo vodji, da oceni rezultate procesa upravljanja, ki ga je izvedel, in po potrebi popravi rezultat, medtem ko organizacija še ni utrpela pomembne škode.

Osnova vseh postopkov upravljanja so informacije, posredovane s pomočjo človeškega govora, dokumentov ali ustreznih tehničnih sredstev. Zato je za izvajanje vseh postopkov vodenja potrebna informacijska podpora. Predmet procesa vodenja so informacije, ki jih upravljavci in izvajalci uporabljajo za njegovo izvajanje.

Čeprav ima menedžment v organizaciji zelo specifično vlogo, pa tako rekoč prežema celotno organizacijo ter se dotika in vpliva na skoraj vsa področja njenega delovanja. Vendar pa je ob vsej raznolikosti interakcije med vodstvom in organizacijo mogoče jasno določiti meje dejavnosti, ki sestavljajo vsebino menedžmenta, pa tudi jasno opredeliti subjekte vodstvene dejavnosti – menedžerje.

Upravljanje organizacije se kaže kot proces izvajanja določene vrste medsebojno povezanih dejanj za oblikovanje in uporabo virov organizacije za doseganje njenih ciljev. Vodenje ni enakovredno vsem dejavnostim organizacije za doseganje končnih ciljev, temveč vključuje le tiste funkcije in dejanja, ki so povezana z usklajevanjem in vzpostavljanjem interakcije znotraj organizacije, z motivacijo za izvajanje proizvodnih in drugih dejavnosti, z ciljna usmerjenost različnih dejavnosti itd. P. (slika 1).

Začetno stanje Končno stanje

riž. 1. Kraj nadzora procesa v organizacije

Vsebina in nabor dejanj in funkcij, ki se izvajajo v procesu upravljanja, je odvisen od vrste organizacije (poslovna, upravna, javna, izobraževalna, vojaška itd.), od velikosti organizacije, od obsega njenih dejavnosti (proizvodnja). blaga, zagotavljanje storitev), na nivoju vodstvene hierarhije (najvišje vodstvo, srednje vodstvo, Nižji nivo management), od funkcije znotraj organizacije (proizvodnja, trženje, kadri, finance) in še mnogo drugih dejavnikov. Kljub vsej raznolikosti, kot je na to opozoril A. Fayol že leta 1916, je za vse procese vodenja v organizaciji značilna prisotnost na splošno homogenih vrst dejavnosti. Vse vrste dejavnosti upravljanja lahko združite v štiri glavne funkcije upravljanja: 1) načrtovanje, ki je sestavljeno iz izbire ciljev in akcijskega načrta za njihovo doseganje; 2) funkcija organizacije, s katero se razdelijo naloge med posameznimi enotami ali zaposlenimi in vzpostavi interakcija med njimi; 3) vodenje, ki sestoji iz motiviranja izvajalcev za izvajanje načrtovanih dejanj in doseganje ciljev; 4) nadzor, ki sestoji iz povezovanja dejansko doseženih rezultatov z načrtovanimi.

Upravitelj

Menedžer je član organizacije, ki opravlja vodstvene dejavnosti in odloča vodstvene naloge. IZ polna odgovornost Lahko trdimo, da so menedžerji ključni ljudje v organizaciji. Vendar nimajo vsi menedžerji enake vloge v organizaciji, vsi menedžerji ne zasedajo enakega položaja v organizaciji, naloge, ki jih opravljajo različni menedžerji, še zdaleč niso enake, navsezadnje pa tudi funkcije, ki jih opravljajo posamezni menedžerji, niso enake. . To je posledica dejstva, da v organizaciji obstaja hierarhija, da se v organizaciji izvajajo različne funkcije in končno, da obstajajo različne vrste dejavnosti upravljanja.

Organizacija ne more obstajati brez menedžerjev in za to obstaja več razlogov.

Upravljanje v širšem pomenu besede je namenski vpliv na določen predmet ali proces [Urbanovich]. Ta definicija je uporabna tako za družbene kot biološke, tehnične in druge objekte. Vključuje ne le sam vpliv, temveč tudi pripravo nanj, nadzor nad dejavnostmi kontrolnega objekta in analizo dobljenih rezultatov [Weinstein].

Koncept menedžmenta v ožjem pomenu besede, ki ga lahko uporabimo za družbene objekte, je predlagal M.A. Kremen.

Nadzor- je namensko izmenjava informacij med subjektom in objektom nadzora, da bi slednjega prenesli iz enega stanja v drugo (iz nižjega v višje) ali kompenzirali motnje, ki delujejo na objekt ( F možno), tako notranje kot zunanje. Proces krmiljenja lahko vizualno predstavimo v obliki diagrama (slika 2.1) [Kremen, str. 245].

Začetni pogoji F možno

nadzorni podsistem nadzorni podsistem

Problem Namen Neposredna povezava

Kanal za povratne informacije

riž. 2.1 Diagram krmilnega procesa

VS - notranji hrup, F pos - zunanje in notranje motnje

Vodenje je poklicna človeška dejavnost, v kateri obstajata dva podsistema - vodstveni (subjekt vodenja, vodja) in upravljani (organizacija ali določen podrejeni). Subjekt upravljanja izvaja vodstveni vpliv na objekt upravljanja preko kanala neposredni informacijski vpliv prek ukazov in direktiv. Ta vpliv je namenski, tj. usmerjena v doseganje ciljev organizacije in sistematična, ki označuje stalno dejavnost.

Za optimizacijo procesa upravljanja je to zelo pomembno povratne informacije. Obvešča o učinku direktivnih informacij (naročil, navodil itd.) in zagotavlja interakcijo med subjektom in objektom upravljanja. Posledično lahko vodja dodatni ukrepi izboljšati objekt upravljanja, pa tudi ukrepe za samoizboljšanje. Povratne informacije pomagajo vodji razumeti ne le učinek reševanja določenega problema, temveč tudi spremembe, ki se lahko pojavijo v socialnih in psiholoških odnosih članov ekipe. Zato brez popolne povratne informacije informacijsko komunikacijo učinkovitega upravljanja ne more biti.

Organizacijo procesa vodenja lahko ovirajo notranji hrup pri upravljavskih dejavnostih in organizacijske motnje.

Notranji hrup- to so dejavniki, ki omejujejo potencial in rezultate človekovega dela pri opravljanju določenih vodstvenih dejavnosti: omejitve osebnih znanj, veščin, sposobnosti in sposobnosti vodje, ki preprečujejo dobro upravljanje. Sem spadajo nezadostno razumevanje značilnosti vodstvenega dela, slabe vodstvene sposobnosti, človekova nezmožnost upravljanja samega sebe, ustavljen samorazvoj itd.

Notranje motnje- to so omejitve, ki obstajajo v sami organizaciji ali podjetju, na primer konfliktne situacije v ekipi. TO zunanje motnje organizacija vključuje omejitve, ki jih povzročajo od zunaj, na primer gospodarska kriza, zamude pri izplačilu plač.

Tako upravljanje opravlja pomembno družbeno-ekonomsko funkcijo, saj zagotavlja razmerje in interakcijo med subjektom in objektom upravljanja ter v veliki meri vnaprej določa učinkovitost njunih skupnih dejanj.

2. Vodstvena organizacija [Flint]

Organizacija upravljanja- niz ukrepov, ki vodijo k oblikovanju in izboljšanju razmerja med deli celote, kar omogoča uresničitev ciljev upravljanja [Kremen, str. 19].

Organizacija upravljanja je obravnavana v obliki določenega algoritma, ki ga je mogoče uporabiti praktično delo preučiti nadzorne sisteme in služiti priročen način ki določa zaporedje dela pri izboljšanju procesa vodenja.

V nadaljevanju obravnavani algoritem vključuje sedem blokov, ki označujejo sestavne dele organizacije krmilnega sistema in razmerja med njimi (slika 2.2) [Kremen, str. 19].

Slika 2.2 Organizacija sistema vodenja

Blok 1. Učni cilji organizacijski sistem in opredelitev procesov, potrebnih za doseganje teh ciljev. Organizacijski sistem je običajno večnamenski. Njeni elementi so že od začetka zgrajeni in usklajeni tako, da zagotavljajo doseganje celotnega sklopa ciljev.

Ti cilji s pozicije vodstvene organizacije pomenijo, da je treba za vsakega od njih določiti procese, katerih izvajanje bo zagotovilo njihovo doseganje; te procese je treba nadzorovati. Posledično obstajajo ljudje, telesa, strukture, ki bodo delovale za dosego teh ciljev itd.

2. blok. Določitev sestave krmilnega sistema. Poznavanje ciljev vam omogoča, da določite potrebne proizvodne procese (funkcije), tj. določene vrste aktivnosti, ki jih je treba izvesti, da bi dosegli cilje. Na tej podlagi se določi sestava in struktura organizacijskega sistema kot celote. Poleg tega je narava organizacije katere koli institucije določena z vsebino dejavnosti te institucije.

3. blok. Določitev strukture nadzornega sistema. Določijo se potrebni podsistemi upravljanja, število in ravni organov vodenja, identificirajo povezave in komunikacije ter utemeljuje ustrezen tip strukture glede na specifične pogoje.

Hkrati se določijo področja pristojnosti, oblikujejo in razporejajo naloge, pravice in obveznosti organov upravljanja, razvija se njihova notranja struktura, določa potrebno število zaposlenih in kadrovanje itd.

4. blok. Razvoj tehnologije krmiljenja. Tehnologija upravljanja so metode, tehnike, postopek za izvajanje funkcij upravljanja na vseh ravneh, v vseh podsistemih sistema vodenja. Analizirati ga je treba vzporedno s strukturo upravljanja.

Blok 5. Določitev povezav, načinov in obsega pretoka informacij, razvoj obrazcev dokumentov in vrstnega reda dokumentnega obtoka, organizacija pisarniškega dela. Te naloge je mogoče rešiti, ko so odločitve, sprejete na področju strukture krmilnega sistema in krmilne tehnologije, očitne.

6. blok. Priprava in uporaba tehničnih sredstev. To je delovno intenzivno delo, ki se rešuje v procesu ustvarjanja avtomatizirani sistemi upravljanje. Kompleks organizacijskih tehnologij omogoča reševanje problemov mehanizacije obdelave informacij in na tej podlagi izboljšati tehnologijo in metode upravljanja ter povečati učinkovitost vodstvenega dela.

Blok 7. Izbira, razporeditev in usposabljanje vodstvenega kadra za delo v ustvarjenem nadzornem sistemu. Izbira in razporeditev ljudi se lahko izvede, ko so vsi prejšnji bloki jasni, sicer bo vse narejeno naključno.

Pri analizi organizacije upravljanja je pomembno upoštevati povezanost in soodvisnost posameznih blokov. Njihovo upoštevanje pomembno vpliva na kakovost reševanja problemov vodstvene organizacije in omogoča sistemsko reševanje problema.

Razmerje (1) določa prednostno določanje ciljev in ciljev organizacijskega sistema kot celote, tako da praktična dejanja za organizacijo sistemov vodenja izhajajo iz danih (znanih) in zavestnih ciljev.

Razmerje (2) odraža načelo potrebne in zadostne raznovrstnosti, ki pravi, da je za optimalno delovanje organizacijskega sistema potrebno oblikovati sistem vodenja, ki bi omogočal obvladovanje vseh njegovih elementov.

Povezave (3,4). Med strukturo krmilnega sistema in krmilno tehnologijo morata obstajati medsebojna korespondenca in medsebojni odnosi. Struktura sistema upravljanja določa razporeditev nalog, pravic in obveznosti organov upravljanja. Te pravice in obveznosti so določene in metodično opremljene v procesu razvoja tehnologije upravljanja. In obratno, pri razvoju tehnologije upravljanja je treba upoštevati predlagano strukturo organov upravljanja, stopnjo centralizacije upravljanja, ki se vzpostavlja itd.

Razmerje (5) priča o vplivu strukture, sestave in značilnosti krmiljenega sistema na tehnologijo vodenja. Na primer, odločilno vlogo igra vrsta proces produkcije itd.

Povezave (6.7) prikazujejo vpliv strukture in tehnologije vodenja na obrazce, vrstni red poteka dela, pretok (obseg) informacij.

Povezave (8, 9) poudarjajo, da je izbira tehničnih sredstev odvisna od količine informacijske in upravljavske tehnologije, in obratno, tehnična sredstva vplivajo na tehnologijo vodenja, oblike in vrstni red poteka dela.

Razmerje (10) kaže na vpliv tehnologije na strukturo nadzornega sistema (na primer centralizacija odločitev na področju nadzora).

Razmerje (11) prikazuje celotno (količino) znanja, ki ga zahtevajo vodje in vodstveno osebje.

Analiza relacije (12) lahko na primer pripelje do zaključka, da v posameznih primerih Strukturo morate prilagoditi obstoječim okvirjem. To je izjemno nezaželeno, čeprav se pogosto dogaja, zato postaja naloga usposabljanja (preusposabljanja) osebja vse bolj nujna.

To so medsebojni odnosi problemov v procesu analize organizacije vodenja. Njihovo pravilno računovodstvo vam bo omogočilo, da samozavestno preučite sistem upravljanja z razvito strukturo, zapleteno mrežo komunikacij in informacijski tokovi, tok dokumentov, potrebna tehnična sredstva itd.

Temeljna načela vodenja dejavnosti

Načelo je osnovni, začetni položaj določene teorije, doktrine, vodilne ideje, glavno pravilo delovanja.

Načela upravljanja- to so temeljne resnice, na katerih je zgrajen sistem upravljanja kot celota ali njegovi posamezni deli [Weinstein].

Če so vodstvene funkcije osredotočene na organizacijsko strukturo in kažejo kaj mora opraviti vodja v organizaciji, potem so načela upravljanja usmerjena v vedenje ljudi in določajo kako to mora storiti. Načela upravljanja za razliko od funkcij med seboj niso togo povezana, poosebljajo subjektivno izkušnjo vodje in jih je zato mogoče obogatiti, bistveno preoblikovati glede na specifično situacijo, iz novih vodstvenih izkušenj vodje.

Nadzor sodobna organizacija temelji na naslednjih osnovnih načelih [Meshcheryakov]:

1) načelo skladnosti osebja s strukturo: organizacije ne morete prilagoditi sposobnostim delovnih ljudi, zgraditi jo morate kot orodje za doseganje jasno določenega cilja in izbrati zaposlene, ki lahko zagotovijo doseganje tega cilja. Sprva se ustvari premišljena struktura, v kateri ni dodatnih oddelkov ali ravni vodstva, nato pa se izberejo ustrezni kadri;

2) načelo enotnosti poveljevanja, ali upravna odgovornost ene osebe: vsak zaposleni mora poročati o svojih dejavnostih enemu vodji in prejemati ukaze samo od tega vodje. Če en izvajalec prejme dosledna naročila dveh voditeljev hkrati, je to neučinkovito, saj pride do nepotrebnega podvajanja. Če pa so naročila drugačna ali nasprotujoča si, potem sama izvedba postane neučinkovita. Poleg tega je odgovornost upravnih oseb razpršena, ni jasno, kdo bi moral odgovarjati za napačen red;

3)načelo oddelkalizacije– ustvarjanje novih pododdelkov (oddelkov): organizacija se gradi od spodaj navzgor, na vsaki stopnji se analizira potreba po ustvarjanju novih pododdelkov. Treba je natančno določiti funkcije in vlogo enote, njeno mesto v celotni strukturi organizacije;

4) načelo specializacije upravljanja: vsa dejanja, ki se redno ponavljajo, morajo biti razporejena med zaposlene v upravnem aparatu, brez podvajanja;

5) načelo nadzornega območja: en vodja v povprečju ne sme imeti več kot 6-12 podrejenih. Pri opravljanju fizičnega dela je lahko vodji podrejenih do 30 ljudi, vendar višja kot je raven vodenja, manjši je obseg nadzora, ki ga lahko izvaja vodja. Na vrhu vodstvene piramide je 3-5 oseb, neposredno podrejenih vodji;

6) načelo vertikalne hierarhije: manj hierarhičnih stopenj, lažje je upravljati organizacijo, ker upravljanje postane bolj mobilno;

7) načelo prenosa pooblastil: vodja ne sme delati tega, kar zmore njegov podrejeni, vodstvena odgovornost pa ostane na vodji;

8) korelacijsko načelo: na vseh ravneh upravljanja se morata moč in odgovornost ujemati. Vodja v okviru svojih pooblastil nosi polno osebno odgovornost za dejanja njemu podrejenih ljudi;

9) načelo podrejenosti individualnih interesov skupni namen : delovanje organizacije kot celote in vsakega njenega oddelka posebej mora biti podrejeno strateški cilj razvoj organizacije;

10) načelo plačila: vsak zaposleni bi moral za svoje delo prejemati plačilo in ga oceniti kot pošteno.