Էլեկտրոնային արխիվներ

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի և արխիվներում էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման համակարգերի բնորոշ ֆունկցիոնալ պահանջներ պետական ​​մարմիններ

Ալեքսեյ Միկրյուկով
01 Օգոստոս 2018 10:27

Ալեքսեյ Միկրյուկով, ընկերության վերլուծաբանՈՒՂԻՂ .

2018 թվականի հունիսի 14-ին Դաշնային արխիվային գործակալության պաշտոնական կայքում (Ռոսարխիվ) բաժնում «Փաստաթղթերի նախագծեր «Փակցված»Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի և պետական ​​մարմինների արխիվներում էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման համակարգերի ստանդարտ գործառական պահանջների նախագիծ. »37 էջ.

Արդյունաբերությունը երկար է սպասել այս փաստաթղթին։ Եվ ինչպես նշված է նախագծում, պահանջները մշակվում են միասնական ձևավորման համար կարգավորող շրջանակէլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի (EDMS) և էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման համակարգերի (EDMS), ինչպես նաև արդեն օգտագործված EDMS-ի և EDMS-ի գնահատման համար: Փաստաթուղթը հստակ տարանջատում է EDMS-ը և EDMS-ը, և սա կարևոր կետ է:

SHED տերմինի հատկացումը նոր պահանջների միջև հիմնարար տարբերություններից մեկն է: Փաստաթղթի կյանքի ցիկլի մեջ հստակ շեշտադրվում է արխիվային պահպանման փուլը: Նախկինում խոսքը հիմնականում EDMS-ի մասին էր, իսկ էլեկտրոնային փաստաթղթերի (ԵԴ) պահպանման խնդիրները մնում էին կուլիսներում։ Համապատասխանաբար, երկար պահպանման ժամկետ ունեցող փաստաթղթերը նախկինում կա՛մ ի սկզբանե ստեղծվել են թղթի տեսքով, կա՛մ տպագրվել նախքան պահեստ տեղափոխելը:

Փաստաթուղթն անդրադառնում է միայն ֆունկցիոնալ պահանջներին, ի տարբերություն նախորդ նորմատիվ փաստաթղթերի ( Հաստատված են դաշնային իշխանությունների էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերին ներկայացվող պահանջները (SED FOIV):Ռուսաստանի Դաշնության Կապի և ԶԼՄ-ների նախարարության թիվ 221 հրամանով 09/02/2011թ. ; տես նաեւ ) ... Համակարգային չի դիտարկվում տեխնիկական պահանջներ, պահանջները տեղեկատվական անվտանգություն, հուսալիությունը, ինչպես նաև EDMS-ի և SHED-ի օգտագործողների ավտոմատացված աշխատակայանների ինտերֆեյսի պահանջները: Պահանջները չեն տարածվում պետական ​​գաղտնիք կազմող տեղեկություններ պարունակող փաստաթղթերի հետ աշխատելու վրա։

Փաստաթուղթը վերլուծելով՝ առավել հետաքրքիր է դիտարկել դրա հետ կապված պահանջները փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպում... Փաստաթղթերի հետ աշխատելիս ստեղծման կամ մուտքագրման, գրանցման, կատարման և վերահսկման պահանջներն այնքան էլ հետաքրքիր չեն, քանի որ դրանք EDMS-ի հիմնական խնդիրներն են: Համարյա կորած խոշոր կազմակերպություններորը չի ավտոմատացնի այս առաջադրանքները՝ օգտագործելով EDMS-ը: Հետևաբար, EDMS-ին ներկայացվող պահանջները հետաքրքիր են միայն թարմացման կամ փոփոխման պահին առկա և օգտագործվող համակարգերը գնահատելու համար, և սա առանձին նյութի թեմա է:

Ընդհանուր ֆունկցիոնալ պահանջներ

Սկսենք «Ընդհանուր ֆունկցիոնալ պահանջներ փաստաթղթերի կառավարման EDMS-ում և SHED-ում»:

Այս բաժինը, իմ կարծիքով, արտացոլում է երկու կարևոր կետ.

Առաջին« 2.3. EDMS-ում և SHED-ում պահանջները իսկությունը, վավերականությունը, ամբողջականությունը և օգտագործման պիտանիությունընշված համակարգերում ներառված էլեկտրոնային փաստաթղթեր».

Փաստաթղթերը պահելու ժամանակ այս պահանջներին համապատասխանությունն ապահովելու համար անհրաժեշտ է, որ երբ փաստաթղթերը տեղափոխվում են ՊԱՀՀ-ում պահեստավորման վավերական, վավերական, ամբողջական և օգտագործելի... Համապատասխանաբար, նախքան փաստաթուղթը SED-ին փոխանցելը, այս պահանջների կատարման «պատասխանատվությունը» կրում է գործառնական համակարգը (SED կամ այլ տեղեկատվական համակարգ):

Երկրորդ«2.4. EDMS-ում և SHED-ում փաստաթղթերի մետատվյալները պետք է ձևավորվեն և պահպանվեն.

- ստեղծվել է, երբ փաստաթուղթը ներառված է համակարգում (EDMS կամ SHED);

- ստեղծվել է EDMS-ում կամ SHED-ում դրա շրջանակներում փաստաթղթի ընդգրկումից հետո կյանքի ցիկլհամակարգում;

- օգտագործվում է EDMS-ի և SHED-ի փոխազդեցության մեջ այլ տեղեկատվական համակարգերի հետ (ներառյալ MEDO, SMEV և այլն)

- կապված հետագա պահպանման համար փոխանցման հետ (EDMS-ից- SHED, SHED-ից- պետական ​​արխիվ):

EDMS-ում կամ EDMS-ում ներառված փաստաթղթերի մետատվյալները պետք է կապված լինեն այն փաստաթղթի հետ, որին դրանք վերաբերում են»:

Այսինքն, փաստաթղթի հետ կապված մետատվյալները ստեղծվում են փաստաթղթի ողջ կյանքի ցիկլի ընթացքում, ներառյալ դրա պահպանման ողջ ժամանակահատվածը: Միևնույն ժամանակ, մետատվյալների պահպանման ձևաչափի կամ մեթոդի վերաբերյալ հստակ պահանջներ չկան:

Աշխատեք արխիվային փաստաթղթերի հետ

SHED-ում պահպանման համար փաստաթղթերի փոխանցման նախապատրաստում (3.8 և 3.9 կետեր):

«EDMS-ի գործառույթները ներառում են.

• Գործերի անվանացանկի ձևավորում և պահպանում
• Գործերին փաստաթղթերի հանձնում
• Գործերի ցուցակների, կառուցվածքային ստորաբաժանումների փաստաթղթերի ձևավորում
• Փաստաթղթերի արժեքի ուսումնասիրություն, ներառյալ էլեկտրոնային ֆայլերի ընտրությունը, SHED փոխանցվող փաստաթղթերը և պահպանման ենթակա փաստաթղթերի ոչնչացման ընտրությունը»:

EDMS-ում պահվող փաստաթղթերով ամեն ինչ պարզ է։ Բայց կազմակերպություններն ունեն այլ տեղեկատվական համակարգեր, որոնք կարող են պահել փաստաթղթեր, օրինակ՝ ERP: Այս համակարգերը կարող են ընդհանրապես ոչինչ «չիմանալ» գործերի նոմենկլատուրայի և գրասենյակային աշխատանքի նորմերի մասին։ Համապատասխանաբար, նրանց համար պետք է մշակվեն լրացուցիչ կանոններ, որոնց համաձայն փաստաթղթերը կտեղափոխվեն SHED-ի պահեստ:

Փաստաթղթում ոչինչ չի ասվում, թե ինչպես կարելի է փաստաթղթեր ներբեռնել այլ համակարգերից, նույն ERP-ից: Հետևաբար, եթե կազմակերպությունը ցանկանում է փաստաթղթեր պահել ERP-ից, ապա անհրաժեշտ կլինի մշակել որոշ կանոններ, որոնց համաձայն.

1) այս փաստաթղթերը կներբեռնվեն ERP-ից. սա ERP-ի իրական խնդիրն է.

2) այս փաստաթղթերը կտեղադրվեն SHED-ում. սա SHED-ի խնդիրն է, և մենք ունենք դրա գործիքները:

Փաստաթղթերի ընդունում SHED-ում (կետ 4.3)

«SHED-ը պետք է ապահովի.

● Կառուցվածքային ստորաբաժանումների էլեկտրոնային ֆայլերի, փաստաթղթերի և գույքագրումների ընդունում՝ ամբողջականության ստուգմամբ

● Ստուգեք էլեկտրոնային ստորագրություններփաստաթղթեր

● Էլեկտրոնային փաստաթղթերի վերարտադրելիության ստուգում

● Փաստաթղթերի ընդունման հաստատման կամ մերժման վերաբերյալ պատասխան հաղորդագրությունների ձևավորում»:

Նշված են վերարտադրելիության պահանջները, բայց ինչպես դա իրականացնել, պարզ չէ:

Փաստաթուղթը պարունակում է հստակ նշում ED տարաների ձևաչափի մասին, որը « zip արխիվ, որը պարունակում է էլեկտրոնային փաստաթղթի բովանդակություն և մետատվյալներ, էլեկտրոնային ստորագրության ֆայլեր և PDF / A ձևաչափով տեքստային էլեկտրոնային փաստաթղթի վիզուալացված պատճեն:».

Փաստաթղթերի հաշվառում և դասակարգում SHED-ում (կետ 4.4)

SHED-ում էլեկտրոնային փաստաթղթերի հաշվառման պահանջները գործնականում չեն տարբերվում թղթային փաստաթղթերի հաշվառման պահանջներից: Միևնույն ժամանակ, ED մետատվյալների կազմման պահանջները հաշվի են առնում միայն պետական ​​մարմիններին բնորոշ փաստաթղթերի առանձնահատկությունները (նամակներ, պատվերներ և այլն): Առևտրային կազմակերպություններն ունեն փաստաթղթերի շատ ավելի բազմազանություն. կոմերցիոն առաջարկ, ծրագրի կանոնադրությունը, տեխնիկական առաջադրանքը, գնումների հանձնաժողովի արձանագրությունը եւ այլն։ Այս առումով պահանջները դժվար թե կիրառելի լինեն այլ տեսակի փաստաթղթերի համար:

Էլեկտրոնային ֆայլերի, փաստաթղթերի պահպանում SHED-ում (կետ 4.5)

Այս բլոկը կարծես թե նախագծի ամենաթերզարգացած պահանջներից մեկն է: Այն ամրագրում է SHED հնարավորություններ ապահովելու պահանջները.

● Պահպանեք պատճենըէլեկտրոնային փաստաթղթեր;

● ՇՄ-ի առկայության և կարգավիճակի ստուգումների իրականացում հատուկ ստուգման ծրագրերի միջոցով տեխնիկական վիճակէլեկտրոնային փաստաթղթեր և ստուգումների արդյունքների ամրագրում համապատասխան ակտերում.

● էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխակերպում և/կամ տեղափոխում նոր ձևաչափերի.

Բայց միևնույն ժամանակ ոչինչ չի ասվում երկարաժամկետ պահպանման ընթացքում ԷԴ-ի իրավական նշանակությունն ապահովելու մասին։ Այս պահանջները ես եմ։

SHED-ում ներառված էլեկտրոնային ֆայլերի օգտագործումը (4.2 և 4.6 կետեր):

ED-ի օգտագործումը ենթադրում է.

● Փաստաթղթերի մշտական ​​և ժամանակավոր մուտքի իրավունքի տրամադրում

● Էլեկտրոնային գործերից օգտվելու հիմնադրամի ձևավորում և դրա հիման վրա էլեկտրոնային ընթերցասրահի կազմակերպում.

● Բազմաչափ որոնում

● Արխիվային պատճենների, քաղվածքների ձևավորում

● Էլեկտրոնային ֆայլերի օգտագործման հաշվառում:

Դեռևս հարցեր կան, առաջին հերթին, տարբեր կազմակերպությունների խնդրանքով էլեկտրոնային փաստաթղթերի տրամադրման վերաբերյալ, քանի որ դրսում էլեկտրոնային փաստաթղթերի տրամադրման միասնական պահանջներ չկան, և պրակտիկա չի ձևավորվել։

Էլեկտրոնային ֆայլերի, ժամկետանց պահպանման ժամկետներով փաստաթղթերի ոչնչացման արժեքի և ընտրության ստուգում (4.7 և 4.8 կետեր):

Նախագծում տրված պահանջները նույնպես գործնականում չեն տարբերվում թղթային փաստաթղթերի հետ աշխատելու պահանջներից։ Տարբերությունը միայն էլեկտրոնային փաստաթղթերի ոչնչացման առանձնահատկությունների մեջ է (օրինակ, կրկնօրինակների ջնջում և երաշխավորված ոչնչացում):

Պետությունում պահպանման համար էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանցման պահանջները. արխիվը նկարագրված է պաշտոնապես: Պատճառը, ամենայն հավանականությամբ, ապացուցված պրակտիկայի բացակայությունն է:

Ընդհանուր եզրակացություններ

Նախագծային պահանջները վերլուծելուց հետո զգացվում է, որ դրանում նշվածը «բռնում» է իրավիճակի ներկա վիճակին, համախմբում առկա զարգացումները, բայց ամբողջությամբ չի պատասխանում առկա հարցերին, և առավել եւս՝ փորձում է կանխատեսել և պատասխաններ տալ. մոտ ապագայի հարցերը.

Փաստաթուղթը ցույց է տալիս, որ էլեկտրոնային փաստաթղթերի երկարաժամկետ պահպանման համակարգի համար կան բազմաթիվ կոնկրետ պահանջներ։ Դրանցից մի քանիսը բավականին կոշտ և կոնկրետ են: Ձեռնարկություններն ունեն բազմաթիվ համակարգեր, որոնք ստեղծում են փաստաթղթեր, որոնք ենթակա են երկարաժամկետ պահպանման, կամ այնպիսի համակարգեր, որոնք ենթադրում են երկարաժամկետ պահեստավորում՝ ERP, HR, ECM: CRM և այլն: Այսպիսով, մենք կարող ենք եզրակացնել, որ ամենահարմարը հատկացնել առանձին երկարաժամկետ պահպանման համակարգինտեգրված աղբյուր համակարգերի հետ: Վերոնշյալ բոլոր համակարգերում պահանջների իրականացումը երկար և թանկ է:

Մյուս կողմից, պահանջներն արդեն ունեն տեխնոլոգիական հիմք, որը թույլ է տալիս նման համակարգերի ներդրումը։ Շուկայում առկա փաստաթղթերի հետ աշխատելու համակարգերը կարող են և պետք է ստուգվեն կարգավորող դաշտում ձևակերպված պահանջներին համապատասխանելու համար:

Պահանջների իրականացում

Համակարգի օրինակներից մեկը, որը ցույց է տալիս պատրաստակամություն և լիովին համապատասխանում է այս պահանջներին, DIRECTUM-ի երկարաժամկետ արխիվային լուծումն է:

Երկարաժամկետ արխիվը կազմակերպության թղթային և էլեկտրոնային արխիվի կառավարման համապարփակ համակարգ է: Լուծումը մշակվել է ռուսական արխիվային հաշվառման կանոններին համապատասխան։ Այն թույլ է տալիս կենտրոնացված պահել ցանկացած տեսակի փաստաթղթերը որոշակի ժամանակահատվածում, օրենքով սահմանվածՌԴ՝ երաշխավորելով փաստաթղթերի իրավական ուժը պահպանման ողջ ժամանակահատվածում։

Լուծումը կարող է աշխատել ցանկացած ECM համակարգերի հետ, ոչ միայն DIRECTUM լուծումներով, այն ինտեգրվում է ERP-ի և այլ համակարգերի հետ՝ արդեն պատրաստ մեխանիզմների շնորհիվ։

Բացի այդ, լուծումը ոչ միայն այժմ փակում է էլեկտրոնային արխիվի ստեղծման խնդիրը, այլեւ աշխատում է ապագայի համար։ Լուծումը ներառում է արհեստական ​​ինտելեկտի վրա հիմնված փաստաթղթերի ավտոմատ մշակման գործիքների հետ աշխատելու հնարավորություն՝ փաստաթղթերի արժեքի դասակարգման և հետազոտման համար: Բացի այդ, նրանք օգտագործում են իրենց ուրույն տեխնոլոգիան իրավական նշանակություն ապահովելու համար, որը հետագայում կարող է փոխանցվել բլոկչեյն տեխնոլոգիաներին։

(4.78 - գնահատվել է 9 հոգու կողմից)

Փաստաթղթերի հետ աշխատելու ժամանակակից ավտոմատացված տեխնոլոգիաների զանգվածային տարածման շնորհիվ էլեկտրոնային ձև 2013 թվականին Դաշնային արխիվային գործակալության պատվերով երկու առաջատար գիտական ​​հաստատություններ գրառումների կառավարման և արխիվային գործերի ոլորտում՝ Ռուսաստանի պետական ​​հումանիտար համալսարանը (RGGU) և Համառուսաստանյան գիտահետազոտական ​​ինստիտուտը գրառումների կառավարման և արխիվացման ոլորտում: (VNIIDAD) - իրականացրել է մի շարք հետազոտական ​​նախագծեր էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպման ոլորտում մեթոդական առաջարկությունների պատրաստման վերաբերյալ:

Այս նախագծերից մի քանիսն են.

• «Արխիվային և փաստաթղթային գործառական պահանջներ տեղեկատվական համակարգերգործընթացում էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքի ապահովում ներքին գործունեությունըդաշնային գործադիր մարմիններ «(VNIIDAD).
• « Համեմատական ​​վերլուծությունՄշտական ​​(երկարաժամկետ) պահպանման էլեկտրոնային փաստաթղթերի ֆայլի ձևաչափեր» (RGGU):
• «Կազմակերպությունների արխիվներում էլեկտրոնային արխիվային փաստաթղթերի ձեռքբերման, հաշվառման և պահպանման կազմակերպման վերաբերյալ առաջարկություններ» (VNIIDAD):
• «Պետական ​​և քաղաքային արխիվներում էլեկտրոնային արխիվային փաստաթղթերի ձեռքբերման, հաշվառման և պահպանման կազմակերպման վերաբերյալ առաջարկություններ» (VNIIDAD):
• «Էլեկտրոնային ձևով արխիվային գույքագրումների կազմում և դրանց ինտեգրում պետական ​​և քաղաքային արխիվների տեղեկատվական ենթակառուցվածքում» (VNIIDAD):

Առավել ծավալուն փաստաթուղթը պատրաստված է VNIIDAD-ի կողմից «Արխիվային և փաստաթղթերի կառավարման ֆունկցիոնալ պահանջներ տեղեկատվական համակարգերի համար, որոնք ապահովում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքը դաշնային գործադիր մարմինների ներքին գործունեության գործընթացում» (այսուհետ՝ Պահանջներ): Այն մեծագույն հետաքրքրություն է ներկայացնում ինչպես գրասենյակային աշխատողների, այնպես էլ ՏՏ բաժինների աշխատակիցների համար, ովքեր ներդրում կամ կարգավորում են էլեկտրոնային գրասենյակային կառավարման և փաստաթղթերի կառավարման (EDMS) համակարգերը, և այս հոդվածում մենք կքննարկենք այն:

Այս փաստաթղթի հրապարակումը շատ կարևոր է. չնայած այն հանգամանքին, որ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերը կիրառվում են գրեթե քսան տարի, մինչև վերջերս միակ ներքին փաստաթուղթը, որը սահմանում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի (EDMS) հիմնական պահանջները, եղել է հրամանը: Ռուսաստանի հեռահաղորդակցության և զանգվածային հաղորդակցության նախարարություն 02.09.2011 թիվ 221 «Դաշնային գործադիր մարմինների էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեղեկատվական համակարգերի պահանջները հաստատելու մասին, հաշվի առնելով, ի թիվս այլ բաների, սահմանափակ պաշտոնական տեղեկատվության մշակման անհրաժեշտությունը. բաշխում այս համակարգերի միջոցով»: Այս փաստաթուղթը պարունակում է միայն շատ հակիրճ (6 էջ) և մեծ մասը Ընդհանուր պահանջներ EDMS-ին: Մինչ EDMS-ն օգտագործվում էր բացառապես որպես ներինստիտուցիոնալ համակարգեր, դրանց բազմազանությունն ու միմյանց հետ անհամատեղելիությունը էական խնդիր չէին: Սակայն մեկ տեղեկատվական տարածքի անցման սկզբում առաջ է գալիս միջգերատեսչական էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման կազմակերպումը, EDMS-ի միավորման անհրաժեշտությունը, դրանց համատեղելիությունը փաստաթղթերի փոխանակման, էլեկտրոնային փոխազդեցության և արխիվային պահպանման ազգային համակարգերի հետ ապահովելու համար: Մասամբ փոխգործակցության հարցը լուծելու համար EDMS համակարգերուղարկված ԳՕՍՏ Ռ 53898-2010 «Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգեր. Փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի փոխազդեցություն: Էլեկտրոնային հաղորդակցության պահանջներ », սակայն VNIIDAD-ի կողմից մշակված EDMS-ի արխիվային և փաստաթղթային պահանջները չափազանց տեղին են:

Պահանջները նախատեսված են դաշնային գործադիր մարմինների համար, սակայն համաձայն Արվեստի: 2006 թվականի հուլիսի 27-ի թիվ 149-FZ «Տեղեկատվության, տեղեկատվական տեխնոլոգիաների և տեղեկատվության պաշտպանության մասին» Դաշնային օրենքի 11-ը կիրառվում են այլ պետական ​​մարմինների և տեղական ինքնակառավարման մարմինների նկատմամբ: Առևտրային կազմակերպություններն իրավունք ունեն կազմակերպել EDMS իրենց հայեցողությամբ, բայց, հաշվի առնելով պետության դերը մեր երկրում, սովորաբար բոլոր խոշոր և միջին առևտրային կազմակերպություններառաջնորդվում են պետական ​​մարմինների հետ փոխգործակցության հարմարության համար պետության կողմից սահմանված կանոններով.

Կարգավորող և մեթոդական փաստաթղթերի վերանայում, որոնք պահանջում են գրասենյակային աշխատանքի և EDMS-ի կազմակերպման համար

Պահանջների առաջին բաժինը պարունակում է կարգավորող և մեթոդական փաստաթղթերի ակնարկ, որոնք սահմանում են գրասենյակային աշխատանքների կազմակերպման և EDMS-ի պահանջները: Երկու տասնյակ էջերում նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների ավտոմատացման ոլորտում հիմնական փաստաթղթերի հիմնական դրույթները՝ ԳՕՍՏ Ռ 15489-1-2007 «ՍԻԲԻԴ. Փաստաթղթերի կառավարում. Ընդհանուր դրույթներ«, ԳՕՍՏ Ռ ԻՍՕ 23081-1-2008» SIBID. Փաստաթղթերի կառավարում. Փաստաթղթերի կառավարման գործընթացներ: Փաստաթղթերի մետատվյալներ», Եվրոպական ստանդարտներ MoReq, MoReq2 և EDMS-ի պահանջները, որոնք հաստատվել են Ռուսաստանի հեռահաղորդակցության և զանգվածային հաղորդակցության նախարարության 02.09.2011 թիվ 221 հրամանով» Էլեկտրոնային փաստաթղթերի տեղեկատվական համակարգերի պահանջները հաստատելու մասին: դաշնային գործադիր իշխանությունների կառավարումը՝ հաշվի առնելով, ի թիվս այլ բաների, այս համակարգերի միջոցով սահմանափակ բաշխման սեփականության տեղեկատվության մշակման անհրաժեշտությունը »: 27.07.2006 թիվ 149-FZ «Տեղեկատվության, տեղեկատվական տեխնոլոգիաների և տեղեկատվության պաշտպանության մասին» Դաշնային օրենքի դրույթները, Դաշնային գործադիր մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի կանոնները, հաստատված Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 15.06. .2009 թ. 477 (փոփոխված է 07.09. 2011 թ.), 06.04.2011 թ. թիվ 63-FZ «Էլեկտրոնային ստորագրության մասին» Դաշնային օրենքը, Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 09.02.2012 թ. թիվ 111 «Էլեկտրոնային ստորագրության մասին» որոշումը. ստորագրությունը, որն օգտագործվում է գործադիր իշխանությունների և տեղական ինքնակառավարման մարմինների կողմից միմյանց հետ էլեկտրոնային փոխազդեցություն կազմակերպելիս, դրա օգտագործման կարգի, ինչպես նաև էլեկտրոնային ստորագրությունների համատեղելիության ապահովման պահանջների սահմանման վերաբերյալ» (ուժեղացված որակյալ էլեկտրոնային օգտագործման կանոնների հետ միասին. գործադիր իշխանությունների և տեղական ինքնակառավարման մարմինների ստորագրությունները միմյանց հետ էլեկտրոնային փոխգործակցություն կազմակերպելիս): Այնուամենայնիվ, պետք է հիշել, որ էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ աշխատելու ոլորտում օրենսդրությունը արագորեն փոխվում է, հետևաբար, օգտագործելով այս բաժինը, միշտ արժե ստուգել կարգավորող իրավական ակտերում փոփոխությունները, օրինակ, MEDO-ի վերաբերյալ նույն կանոնակարգը. ներկայումս ուժի մեջ է 2011 թվականի հրատարակության մեջ, ներառյալ մասնակիցների ավելի լայն շրջանակ ...

EDMS-ի օգտագործման պրակտիկա դաշնային գործադիր իշխանությունների ներքին գործունեության գործընթացում

Պահանջների երկրորդ բաժինը պարունակում է հետաքրքիր տեղեկություններ մակարդակի մասին EDMS-ի իրականացումդաշնային գործադիր մարմիններում՝ ստացված VNIIDAD-ի կողմից իրականացված մոնիտորինգի հիման վրա։ Այն փաստը, որ 74 դաշնային գործադիր մարմնի (FOIV) տասնինը տեսակի 57 EDMS արտադրանք կա, ցույց է տալիս, թե որքան կարևոր է այսօր միավորումը էլեկտրոնային գրասենյակների կառավարման համակարգերի ոլորտում:

Հաստատությունում փաստաթղթերի կյանքի ցիկլի փուլերը, գրանցման և հսկողության քարտերի ոլորտների կազմը, գործերի դասակարգման և կազմակերպման սխեման, կիրառական գործառույթների պահանջները. տեղեկատվական աջակցություն EDMS-ը և էլեկտրոնային ստորագրության օգտագործումը EDMS-ում - այս ամենի մասին կիմանաք Cand-ի հոդվածից։ ist. Ռոսարխովի գիտ Ս.Լ. Կուզնեցովաամսագրի թիվ 7 2013 թ «Փաստաշրջանառության և գրասենյակային աշխատանքի ժամանակակից տեխնոլոգիաներ».

Ընդհանուր առմամբ, VNIIDAD-ի կողմից պատրաստված «Արխիվային և փաստաթղթերի կառավարման ֆունկցիոնալ պահանջները տեղեկատվական համակարգերի համար, որոնք ապահովում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում դաշնային գործադիր իշխանությունների ներքին գործունեության ընթացքում», կարող է և պետք է կիրառվի ոչ միայն ընտրության, իրականացման և նախնական տեղադրման փուլում: EDMS-ի, այլ նաև արդեն գործող EDMS-ի վերլուծության մեջ՝ որոշակի կազմակերպությունում օգտագործվող EDMS-ի համապատասխանությունը ժամանակակից պահանջներին որոշելու համար:

Դաշնային գործադիր մարմինների էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեղեկատվական համակարգերին ներկայացվող պահանջները, ի թիվս այլ բաների, սահմանափակ բաշխման պաշտոնական տեղեկատվության մշակման անհրաժեշտությունը, հաստատվել են Ռուսաստանի հեռահաղորդակցության և զանգվածային հաղորդակցության նախարարության 02.09.2011թ. 221, գրանցված է Ռուսաստանի արդարադատության նախարարության կողմից (թիվ 22304, 15.11.2011 թ.) և հրապարակված « Ռուսական թերթ«2011 թվականի նոյեմբերի 21-ի դաշնային թողարկում թիվ 5637: Սույն Պահանջները պատրաստվել են Ռուսաստանի Դաշնության Հեռահաղորդակցության և զանգվածային հաղորդակցության նախարարության կողմից՝ համաձայն Գործողությունների ծրագրի 2-րդ կետի՝ դաշնային գործադիր մարմինները թղթային փաստաթղթերի հոսքի անցնելու համար, երբ. ներքին գործունեության կազմակերպում (հաստատված է Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 2011 թվականի փետրվարի 12-ի թիվ 176-ր հրամանով):

Այսպիսով, EDMS-ի համար երկար սպասված ընդհանուր համակարգի պահանջները գործում են 2011 թվականի դեկտեմբերի 2-ից: Բայց, որքան էլ տարօրինակ է, դրանք մասնագիտական ​​հետաքրքրության հատուկ աճ չեն առաջացրել նաև համապատասխան արտադրողների կողմից: ծրագրային արտադրանք, ոչ էլ գրասենյակի կառավարման ծառայությունների կողմից։ Ակնհայտ է, որ այն գործոնները, որոնք որոշում են իրական անցումը թղթային փաստաթղթերի հոսքին և EDMS-ի շուկայի վրա ազդեցության հատուկ ասպեկտները, մնացին չհաշվառված և ամբողջությամբ չկարգավորված Պահանջներում:

Մենք կփորձենք դիտարկել Պահանջները տարբեր գործնական առումներով. փաստաթղթերի կառավարման (գրասենյակային աշխատանք) տեսանկյունից, դաշնային գործադիր մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի կանոններին համապատասխանեցնելու տեսանկյունից, որը հաստատվել է Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության կողմից: 15.06.2009 թիվ 499 (փոփոխված է 07.09.2011թ.):

Կառավարության հանձնարարականների կատարման մասին

Տեսնենք, թե որն էր Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության հրամանի էությունը, որը հաստատեց Գործողությունների ծրագիրը:

2-րդ կետը պարունակում է նախատեսված միջոցառման անվանումը, ոչ թե փաստաթղթի անվանումը/վերնագիրը (պահանջներ, բնութագրեր և այլն): Այսպիսով, «հաշվի առնելով, ի թիվս այլ բաների, սահմանափակ բաշխման գույքային տեղեկատվության մշակման անհրաժեշտությունը» արտահայտությունը պետք է վերագրվի նման պահանջների մշակման իմաստալից նպատակներից մեկին, այլ ոչ թե փաստաթղթի վերնագրին: Սա կարևոր է, քանի որ հաստատված փաստաթուղթը կարող է ավելի կոնկրետ անվանվել, օրինակ՝ «Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեղեկատվական համակարգերի տեխնիկական պահանջներ / EDMS», որը հստակ կարտացոլի դրա ստեղծման նպատակը և կխուսափի գրասենյակային աշխատանքի կանոնների հետ հակասություններից:

Այնուհետև, 2-րդ կետի համաձայն նախատեսված գործողությունը պետք է իրականացվի առանց ձախողման՝ հաշվի առնելով այլ գործողությունների հետ կապը։ Իսկ «առանցքային» կետերը, որոնք մատնանշված են «կամավոր» կառավարությունում կառավարման որոշումհետևյալն են.

Կառավարության Գործողությունների ծրագրի համաձայն՝ նոր Պահանջների մշակման վերջնաժամկետ է սահմանվել 2011 թվականի ապրիլ, իսկ Ռուսաստանի Դաշնության հեռահաղորդակցության և զանգվածային հաղորդակցության նախարարության համապատասխան գերատեսչական գործողությունների պլանի համաձայն՝ օգոստոսի 2011թ

Մասնագիտական ​​հանրությունը քննարկել է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեղեկատվական համակարգերին ներկայացվող պահանջների սահմանման վերաբերյալ կառավարության հրամանի կատարման ժամկետների նման էական խախտումը։ Հրապարակայնորեն դա բացատրվում էր ծրագրի համակատարող գերատեսչությունների հետ համակարգելու երկարատև ընթացակարգով։

Կոլեկտիվ հանձնարարականի կատարման սովորական տեխնիկան, որում նշանակվում են պատասխանատու կատարողը (նախ նշված է) և համակատարողները, նախ և առաջ ապահովում է. համատեղ աշխատանքից, աշխատանքային խմբերի ստեղծում լավագույն մասնագետներըարդյունաբերություններ, գործառնական ժողովների անցկացում և այլն։ կոլեկտիվ գործունեություն։ Ցավոք, ERMS-ի համար համակարգի պահանջների համատեղ սահմանումն ու մշակումը փոխարինվել է հաստատման սովորական ընթացակարգով: Ավելին, հաստատման համար 2011 թվականի ապրիլից հուլիս ընկած ժամանակահատվածում, օրինակ, Ռոսարխիվ ուղարկվել են երեք բոլորովին այլ տարբերակներ / Պահանջների նախագիծ, որոնցում բացակայում էին նորմերի շարունակականությունը, հայեցակարգի և մեթոդաբանության միասնությունը և անհրաժեշտ համակարգային կապը: հաշվի չեն առնվել բոլոր այլ դաշնային գործադիր մարմինների գործողությունները, իշխանությունների, մասնավորապես, դաշնային գործադիր մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի կանոններով սահմանված միասնական պահանջների կատարման վերաբերյալ:

Ամենակարևորն այն է, որ փաստաթղթերի կազմը որոշելու դաշնային մարմինների ջանքերի արդյունքները, որոնց ստեղծումը, պահպանումն ու օգտագործումը պետք է իրականացվի բացառապես էլեկտրոնային ձևով, հաշվի չեն առնվել, արդիականացման ուղղությունը. գոյություն ունեցող EDMS-ը հաշվի չի առնվել առանց փաստաթղթերի շրջանառության այս կոնկրետ տեխնոլոգիան աջակցելու համար: Պահանջների մշակման պայմանների խախտման պատճառով դաշնային մարմինների մեծ մասը չկարողացավ որոշել առկա EDMS-ի բարելավման ուղղությունները, պլանավորել և իրականացնել դրանց արդիականացումը, այսինքն. ժամանակին կատարել Կառավարության գործունեության ծրագրի 3-րդ կետով սահմանված միջոցառումները։

Այսպիսով, կատարման վերջնաժամկետային հսկողության շրջանակներում Կառավարության հանձնարարականը կարող է կատարված համարվել (կատարման ժամկետի հետաձգմամբ և երկարաձգմամբ), իսկ ըստ էության կատարման վերահսկողության (այսինքն՝ կառավարման հսկողություն) չի կարելի միանշանակ պնդել, որ Պահանջները զգալիորեն առաջ են քաշել (և կկարողանան առաջ տանել) դաշնային ղեկավարներին ճանապարհին իրական անցումներքին գործունեության կազմակերպման և միջգերատեսչական արդյունավետ էլեկտրոնային փոխգործակցության գործընթացում առանց թղթի փաստաթղթաշրջանառության մասին։

EDMS-ի իրականացման իրական խնդիրներ և հեռանկարներ. դաշնային գործադիր իշխանությունների կարծիքներն ու ակնկալիքները

Դաշնային գործադիր իշխանությունների և նրանց ենթակա կազմակերպությունների մեծ մասը պատրաստ է ներդնել թղթային փաստաթղթերի ամբողջական հոսք, ակտիվորեն օգտագործել առկա EDMS-ը, նախաձեռնել դրանց արդիականացումը և հաջողությամբ իրականացնել միջգերատեսչական էլեկտրոնային փոխգործակցությունը MEDO համակարգի միջոցով:

VNIIDAD-ը, Ռոսարխովի հրամանով, ամեն տարի վերահսկում է դաշնային մարմինների փաստաթղթերի հոսքը: 2011 թվականին շատ հետաքրքիր արդյունքներ են ձեռք բերվել, ինչը ցույց է տալիս, որ, ըստ էության, ERMS-ի պրակտիկայի պահանջները՝ որպես թղթային գործիք, վաղուց գերազանցել են ERMS գործառույթների նվազագույն փաթեթը, որը քննարկվում է Պահանջների 1-ին կետում և դրան հաջորդող տեքստում: այս փաստաթուղթը։

Նախ, դաշնային կառավարությունում SEDայժմ դրանք հիմնականում նախագծված, կատարելագործված և օգտագործվում են որպես բաշխված տեղեկատվական համակարգեր, որոնց աշխատատեղերը տեղադրված են կենտրոնական գրասենյակի, տարածքային մարմինների գրեթե բոլոր աշխատողների համակարգիչների վրա, այլ ոչ միայն գրասենյակային աշխատողների։ 2011 թվականին այս մասին տեղեկություն է տրամադրել 44 դաշնային մարմին՝ 56 մոնիտորինգի օբյեկտներից։

Երկրորդ, միջգերատեսչական էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի (MEDO) աշխատանքային կայաններ տեղադրելիս գրասենյակի կառավարման ծառայությունը կենտրոնացված կերպով իրականացնում է կազմակերպության ներսում փաստաթղթերի և էլեկտրոնային հաղորդագրությունների ստացման, ուղարկման և փոխանցման գործողություններ, ինչը սահմանված է Գրասենյակի կառավարման կանոններով: 2011 թվականին ստացված տվյալների համաձայն՝ MEDO-ի աշխատատեղերը գրեթե հավասար համամասնությամբ նշանակվում են դաշնային մարմինների և գրասենյակային ծառայությունների ղեկավարներին, այսինքն. մոտ 2-3 աշխատատեղ՝ կառավարում, 2-3՝ բիզնեսի կառավարում կամ գրասենյակ։

Գրեթե բոլոր գրասենյակային ծառայություններդիտարկման բոլոր օբյեկտների համար 2011թ կատարել EDMS-ի առարկայական ադմինիստրատորի դերը:

• որոշել բարելավման և արդիականացման ուղղությունները,
• մշակել տեղեկատուների և դասակարգիչների անհրաժեշտ համակարգը և թարմացնել այն՝ «բեռնելով» համապատասխան դիտումներում, «թղթապանակներում» և Տվյալների բազաստանդարտ ձևեր / էլեկտրոնային ձևանմուշներ,
• որոշումներ կայացնել մուտքի իրավունքի տրամադրման վերաբերյալ։

Գրասենյակի այս դերը արևմտյան պրակտիկայում կոչվում է տեղեկատվական համակարգի ֆունկցիոնալ կառավարումև նախատեսում է փաստաթղթերի կառավարչի պատասխանատվությունը՝ որպես համապատասխան ռեսուրսի «սեփականատեր»: Պահանջներում (կետ 13 և III բաժին) չկա տարբերակում EDMS-ի հետ աշխատելիս վարչական գործառույթներ կատարելու լիազորված անձանց իրավունքների և դերերի և համակարգի ադմինիստրատորների գործառույթների միջև: Մուտքի իրավունքները պետք է կառավարեն կազմակերպության համապատասխան ղեկավարները՝ սեփականատերերը տեղեկատվական ռեսուրսներև հաշվառման ծառայություն՝ այսպես կոչված «անվտանգության աշխատակիցների» հետ համատեղ (սովորաբար անվտանգության/տեղեկատվական անվտանգության ծառայություն): Իսկ համակարգի ադմինիստրատորները (ՏՏ ծառայության մասնագետներ) միայն տեխնիկապես են բացում/ապահովում համակարգում անհրաժեշտ մուտքերը՝ արդեն կայացված որոշման համաձայն։ Այսպիսով, Պահանջների 13-րդ, 28-րդ և 29-րդ կետերը պետք է վերանայվեն և հստակեցվեն «մուտքի իրավունքների և օգտատերերի խմբերի կառավարում», «EDMS ադմինիստրատոր» և այլն հասկացությունները:

2011-ին դաշնային գործադիր մարմնում աշխատանքային հոսքի մոնիտորինգի ընթացքում VNIIDAD-ը ձեռք բերեց ընդհանրացված տվյալներ, որոնք ցույց են տալիս թղթային փաստաթղթերի հոսքին անցնելու խնդիրները, EDMS-ի զարգացման հեռանկարները, որոնք ձևակերպվել են պրակտիկ մասնագետների, դաշնային գործադիր իշխանությունների ներկայացուցիչների կողմից: :

• թղթային փաստաթղթերի կրճատման միտում չկա, կա էլեկտրոնային պատճենների շնորհիվ աշխատանքային հոսքի ծավալի զգալի աճ- փաստաթղթերի սկանավորված էլեկտրոնային պատկերներ, որոնք արդեն գոյություն ունեն թղթային տեսքով: Փաստաթղթերի զուգահեռ շարժում կա թղթի վրա և էլեկտրոնային ձևով.
• թղթային և էլեկտրոնային փաստաթղթերի զուգահեռ օգտագործման շարունակականությունը, այսինքն. Փաստաթղթերի հոսքերի կրկնօրինակում, մինչև ստեղծվի ենթակառուցվածք, որն ամբողջությամբ ապահովում է «Էլեկտրոնային ստորագրությունների մասին» 06.04.2011 թիվ 63-FZ դաշնային օրենքի կատարումը (քանի որ սույն Դաշնային օրենքը Պահանջներում ապահովում է միայն ուղիղ կապ, ստորագրությունները EDMS-ում: , այդ թվում գրասենյակի կառավարման ծառայության համար, մնում է չլուծված խնդիր);
• Գրասենյակային աշխատանքի կանոններով սահմանված աշխատանքային գործառույթների հարկադիր փոփոխությունքանի որ EDMS-ի ներդրման ժամանակ փաստաթղթերի մշակման գործընթացը կախված է համակարգի կամ «մայր» հարթակի սահմանափակումներից (այսպես են խնդիրը ներկայացնում ՏՏ ծառայությունների մասնագետները և կապալառու ընկերությունները): Այս առումով հատուկ վերապատրաստում է պահանջվում աշխատողների համար՝ մենեջերներ և սովորական օգտատերեր, նոր կարգավորող փաստաթղթերի մշակում, գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներում փոփոխությունների ներմուծում, որոնք չեն համապատասխանում գրասենյակային աշխատանքի հաստատված կանոններին և դաշնային վարչական կանոնակարգերին։ գործադիր մարմին;
• EDMS-ի կառուցվածքի (այսինքն՝ զարգացած կազմակերպչական և գործառական ճարտարապետության) և EDMS-ի վերաբերյալ դրույթների միասնական ընկալման բացակայությունը: Նման ներկայացումը բացակայում է ինչպես նրանց համար, ովքեր ձևակերպում են EDMS-ի մշակման հանձնարարականները, այնպես էլ ծրագրային ապահովման արտադրանք արտադրող ընկերությունների համար (նկատի ունեցեք, որ Պահանջները նախատեսում են միայն «հիերարխիկ / դասակարգման սխեմայի» մշակում, և ոչ EDMS-ի համակարգի ճարտարապետություն);
• պետական ​​բոլոր մարմինների և կազմակերպությունների համար տեղեկատվական համակարգերի միասնական պահանջների ներդրման անհրաժեշտությունը, ինչը նախատեսված էր Կառավարության Գործողությունների ծրագրով.
• դաշնային գործադիր իշխանությունների համար փաստաթղթերի կառավարման միասնական համակարգի անհրաժեշտությունը իրենց ենթակա կազմակերպությունների հետ, բաշխված EDMS-ի պարտադիր ներդրում և պորտալային տեխնոլոգիաների օգտագործում;
• EDMS-ի և MEDO-ի փոխգործակցության բարելավման անհրաժեշտությունը, այսինքն. դաշնային գործադիր իշխանությունների համար ընդհանուր տեղեկատվական տարածքի ստեղծում կամ, առնվազն, գրասենյակի կառավարման ծառայության լիազորված աշխատակցի համար մեկ աշխատանքային կայանից երկու համակարգեր վերահսկվող մուտքի հարմարավետության ապահովում: Դաշնային գործադիր մարմնի EDMS-ի փոխազդեցության մասին SMEV և MEDO համակարգերի հետ 5-րդ կետի պահանջներում ներկայացված են ընդհանուր հղումներ ավելի բարձր մակարդակի փաստաթղթերին, Ռուսաստանի Դաշնության կառավարության համապատասխան կարգավորող փաստաթղթերին, որոնք չեն պարունակում է փոխգործակցության տեխնիկական իրականացման հատուկ պահանջներ, և ներս ընդհանուր տեսարաննշել գրանցումը էլեկտրոնային ծառայություններև էլեկտրոնային հաղորդագրությունների նկարագրության լեզու: Անկախ նրանից, թե ERMS-ը պետք է ունենա համապատասխան դարպաս կամ ադապտեր, որը շուկայում առաջարկվում է ՏՏ ընկերությունների կողմից էլեկտրոնային փոխգործակցությունն ապահովելու համար, Պահանջները չեն սահմանում.
• տեղեկատվական համակարգում էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման սուր խնդիր կաՓաստաթղթերի ցանկի յուրաքանչյուր ստորաբաժանման կողմից ստեղծման և հաստատման հետ կապված, որոնց ստեղծումը, պահպանումն ու օգտագործումն իրականացվում է բացառապես էլեկտրոնային ձևով: EDMS-ի և EDMS-ում փաստաթղթերի պահպանման ստանդարտ ձևաչափերի համար կարգավորող փաստաթղթեր չկան (նկատի ունեցեք, որ EDMS-ում ֆայլերի ձևաչափերը ցուցադրելու պահանջների 12-րդ հակիրճ կետը չի օգնում առանց փաստաթղթավորման / ստեղծման ձևաչափերի և էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման ձևաչափերի բաժանելու: շատ բան լուծել խնդիրը);
• Գրասենյակային աշխատանքի կանոնները նախատեսում են մուտքագրման ձևերի օգտագործում (հավելվածը փաստաթղթերի մասին պարտադիր տեղեկատվության ցանկն է), ներառյալ էլեկտրոնային փաստաթղթերի ձևանմուշները, որոնք տեղեկատվություն են տրամադրում փաստաթղթի մասին EDMS-ում կամ ուղղակի փաստաթղթերում, այսինքն. հաստատված միասնական ձևի համաձայն համակարգում փաստաթղթի ստեղծում. Դաշնային գործադիր իշխանության գրասենյակի կառավարման ծառայությունների մասնագետները հիանալի հասկանում են աշխատանքի այս ոլորտը և հույս ունեին ստանալ կանոնակարգված պահանջներ, որոնք պարունակում են առնվազն էլեկտրոնային փաստաթղթի կառուցվածքը տեղեկատվական համակարգում կամ դրա պարտադիր մանրամասների / հատկանիշների, բաղադրիչների և բաղադրիչների մի շարք: համապատասխան մետատվյալներ՝ հաշվի առնելով տեղեկատվական անվտանգությունը և փոխգործակցությունը MEDO-ի հետ: Այնուամենայնիվ, հաստատված Պահանջները դեռևս չեն պարունակում նման համակարգային դրույթներ:
  Միևնույն ժամանակ, VNIIDAD-ի կողմից 2011 թվականին իրականացված փաստաթղթերի հոսքի մոնիտորինգի ընթացքում դաշնային դիտորդական մարմինների ավելի քան 14% -ը զեկուցել է 2010 թվականին հաստատված փաստաթղթերի ձևերի առկայության և դրանց հետագա զարգացման պլանների մասին: Իսկ առողջապահության նախարարությունը և սոցիալական զարգացումՌԴ-ն տեղեկություն է տվել, որ զարգացման հետ կապված նոր տարբերակ EDMS նա ստեղծել և օգտագործել է 230 ստանդարտ միասնական ձևերնամակ-պատասխան քաղաքացիների դիմումներին, որոնք կօգտագործվեն էլեկտրոնային ձևով, այսինքն. որպես փաստաթղթերի պատրաստման և կատարման էլեկտրոնային ձևանմուշներ: Նամակագրության և ներքին հաղորդակցության համար օգտագործվում են ավելի քան 50 ստանդարտ միասնական ձևեր դաշնային ծառայությունկարգադրիչներ, Դաշնային միգրացիոն ծառայություն և այլ գերատեսչություններ:
  Փաստաթղթերը EDMS մուտքագրելու տեխնոլոգիայի մշակումը դրանց միասնական ստանդարտ ձևերի (էլեկտրոնային ձևանմուշների) հիման վրա հաստատում է պրակտիկայի պահանջները, սակայն. հաստատված պահանջներում սկանավորման տեխնոլոգիան համարվում է առաջնահերթությունփաստաթղթերը EDMS մուտքագրելիս, ինչը մեծացնում է աշխատանքային հոսքի ընդհանուր ծավալը ստացված էլեկտրոնային պատկերների/պատճենների շնորհիվ:

Սա կարգավորող փաստաթուղթ է:

Ռուսաստանի արդարադատության նախարարության կողմից Ռուսաստանի Դաշնության Հեռահաղորդակցության և զանգվածային հաղորդակցության նախարարության 02.09.2011 թիվ 221 «Պահանջները հաստատելու մասին ...» հրամանի գրանցումը նրանց տալիս է վավեր կարգավորող փաստաթղթի կարգավիճակ: Բայց հրամանի տեքստը չի պարունակում որևէ պարտադիր պետական ​​կանոնակարգ, որը նախատեսված է կրկնակի օգտագործման համար, հրահանգներ Պահանջների պարտադիր կատարման, դրանց կիրառման մեթոդական ուղղորդման համար պատասխանատվություն ապահովելու և չկատարելու պատասխանատվություն: Պահանջներն իրենք տեխնոլոգիական փաստաթուղթ են, և տեքստի մի մասը չի պարունակում ուղղակի գործողության նորմեր և կանոններ, այլ վերաբերում է կարգավորող իրավական ակտերին, ներառյալ. ավելի բարձր մակարդակ և չափանիշներ: Այն ասվում է այնպես, որ ըստ էության, Պահանջները կարող են վերագրվել հանձնարարական բնույթի գործողություններին: Ինչպես գիտեք, նման նորմատիվ ակտերը, ինչպես նաև տեխնիկական ակտերը, համաձայն Ռուսաստանի արդարադատության նախարարության պարզաբանումների (04.05.2007թ. թիվ 88 հրաման) չպետք է պետական ​​գրանցման ենթակա լինեն: Բացի այդ, Ռուսաստանի Դաշնության Հեռահաղորդակցության և զանգվածային հաղորդակցության նախարարությունը կարող է ընդունել կարգավորող իրավական ակտերմիայն կարգավորման համար ինֆորմացիոն տեխնոլոգիաՑանցերի և կապի միջոցների, պետական ​​տեղեկատվական համակարգերում տվյալների ձևաչափի, տեղեկատվական համակարգերի տեղեկատվական անվտանգության պահանջների սահմանում և այլն:

Այնուամենայնիվ, հեռահաղորդակցության և զանգվածային հաղորդակցության նախարարության թիվ 221 հրամանը և պահանջները. պետական ​​գրանցումանցավ, չնայած այն հանգամանքին, որ գրասենյակային աշխատանքը և աշխատանքային հոսքը տեղեկատվական տեխնոլոգիաների ոլորտում չեն (այսինքն՝ Ռուսաստանի հեռահաղորդակցության և զանգվածային հաղորդակցության նախարարության անմիջական պատասխանատվության ոլորտում): Իրավիճակը կարելի է բացատրել միայն այն փաստով, որ առանց թղթային հոսքի անցման պլանի, որը հաստատվել է Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության թիվ 176-r որոշմամբ, 2-րդ կետով նախատեսված միջոցառումների իրականացման վերջնական արդյունքը. սահմանել է հրամանի հրապարակում, և այս միջոցառման պատասխանատու կատարող է նշանակվել Ռուսաստանի Դաշնության հեռահաղորդակցության և զանգվածային հաղորդակցության նախարարությունը, ինչպես նաև այն, որ Պահանջները կրելու են միջգերատեսչական բնույթ:

Պահանջների թեմատիկ բաժինների տեքստում արվում է 10 ուղղակի հղում, ներառյալ նորմատիվ իրավական ակտերը («... համաձայն հրամանագրի ...», «... համաձայն Դաշնային օրենքի ... », չնայած այն հանգամանքին, որ այդ ակտերը սահմանում են ամենաբարձր մակարդակի նորմեր և կանոններ։ Այս բարձր մակարդակի չափորոշիչները պարզապես պետք է ճշգրտվեին Պահանջներում, փոխանցեին դրանք մեթոդաբանության և տեխնոլոգիայի մակարդակի տեղեկատվական համակարգերի ներդրման և օգտագործման գործընթացում:

Միևնույն ժամանակ, նախադպրոցական ուսումնական հաստատության գործընթացները թվարկելիս, որոնք EDMS-ը պետք է տրամադրի (կետ 6), գրասենյակային աշխատանքի կանոնները նշված չեն, «գործընթացների» անվանումները չեն համապատասխանում գրասենյակային աշխատանքի տեխնոլոգիային. և գրասենյակային գործունեության մասնագիտական ​​անվանումները:

Ըստ տեքստի, հղում է արվում փաստաթղթերի կառավարման հիմնական ստանդարտ ԳՕՍՏ Ռ ԻՍՕ 15489-1-2007-ին (կետ 9), սակայն դրանով ամրագրված 4-ից միայն 2-ն են կոնկրետացվել և պարզաբանվել Պահանջներում։ ընդհանուր բնութագրերըփաստաթղթեր, որոնք ստեղծվում, օգտագործվում և պահվում են տեղեկատվական համակարգում (փաստաթղթի իսկությունը և ամբողջականությունը).

Եվրոպական հստակեցում MoReq (Model Requirements for management of electronic records) Պահանջների տեքստում ոչ մի տեղ նշված չէ, նույնիսկ տեղեկանքի տեսքով: Բայց մեկը հիմնական հասկացությունները MoReq - Տեղեկատվական համակարգի «դասակարգման սխեման / հիերարխիկ սխեման» բխում է հենց այս աղբյուրից:

Ցավալի է, որ ոչ բոլոր կիրառելի ազգային ստանդարտները Ռուսաստանի Դաշնությունփաստաթղթերի կառավարման վերաբերյալ Պահանջները մշակելիս հաշվի են առնվել: Այսպիսով, մետատվյալների դասակարգումը, որի հիման վրա կառուցված է EDMS-ի նույնացուցիչների և տեղեկատու գրքերի համակարգը, սահմանվել է ԳՕՍՏ Ռ ԻՍՕ 23081-1-2008-ով. էլեկտրոնային փաստաթղթի կառուցվածքը (պահանջների 13-րդ կետ) և տարբերակման աջակցությունը մանրամասն բացահայտված են «Standartinform» դաշնային պետական ​​միասնական ձեռնարկության կողմից գրանցված IEC 82045-1 ստանդարտի պաշտոնական թարգմանության մեջ, որը սահմանում է սկզբունքներն ու մեթոդները: փաստաթղթերի կառավարման տեսակետից ինֆորմացիոն տեխնոլոգիա, էլեկտրատեխնիկա։ Իսկ տեղեկատվական համակարգի համար պահանջներ մշակելիս փաստաթղթերի ստեղծման գործընթացները կարգավորելու պարտավորությունը (ինչը գործնականում չի արվում Պահանջներում) ամրագրված է ԳՕՍՏ Ռ ԻՍՕ 22310-2009 ստանդարտում:

«Նորմատիվ հղումներ» հատուկ բաժնի կարևորումը ոչ միայն կհեշտացնի Պահանջների ամբողջ հետագա տեքստի ընկալումը, այլ նաև ցույց կտա, որ միասնական նորմատիվ և մեթոդական հիմքը, որը պետք է համատեղի գրասենյակային մասնագետների և ՏՏ ծառայությունների գործողությունները իրական առանց թղթի աշխատանքային հոսքի գնալու ճանապարհին:

Այս համախմբումը կնպաստի հայեցակարգային ապարատը պարունակող Պահանջների հատուկ բաժնի հատկացման միջոցով: Անհրաժեշտ:

• ներդաշնակեցնել տերմինաբանությունը, ներկայացնել և սահմանել հասկացությունները «Props», «fields / field», «metadata», ա
• էլեկտրոնային փաստաթղթի հատուկ ռեկվիզիտներ / դաշտեր թվարկելիս նշեք դրանց բնութագրերից ևս մեկը՝ արդյոք պահանջը նույնականացումն է:

Փոխարենը ներդրվեցին գրասենյակային աշխատանքի նոր՝ մասամբ խոսակցական անվանումներ, որոնք նախատեսված չէին Գրասենյակային աշխատանքի կանոնակարգով։ («Փաստաթուղթը EDMS-ից օգտվողին բերելը»՝ «փաստաթուղթը կատարման կամ կատարողին ուղարկելու», «փաստաթղթերը արխիվ դուրս գրելու» փոխարեն՝ «ընթացիկ պահեստավորումը կազմակերպելու», «փաստաթղթերը պահելը և դրանց անվտանգությունը ապահովելու» փոխարեն. , «գործերը արխիվ տեղափոխելը»), օգտագործվում է «զուգահեռ», բայց ոչ հոմանիշ «տեխնիկականիզմի» կղերական հասկացությունների հետ ( «Ստեղծման արգելք», «ֆայլի ձևաչափերի ցուցադրում», «պաշտոնյաների կողմից նշանակված դաշտերից արժեքներ հանելը», «Պարտադիր մետատվյալներ մուտքագրելու EDMS օգտագործողից պահանջելը», «դասակարգման մի հատվածի ոչնչացման արգելք սահմանելը և վերացնելը». սխեման», «պահպանման ժամկետը ստեղծելու, փոփոխելու կամ ոչնչացնելու ունակություն», «Պահպանման ժամկետի նշանակում», «Պահպանման ժամկետների քանակը» և այլն):.

Պահանջների տեքստի կառուցվածքը կազմվում է դաշնային գործադիր իշխանությունների կարգավորող իրավական ակտերով նախատեսված կանոնների համաձայն: Պահանջների մեջ կա ընդամենը երեք բաժին.

1. Ընդհանուր դրույթներ.
2. Գործընթացների նկարագրությունը փաստաթղթերի աջակցությունկառավարում EDMS FOIV-ում:
3. EDMS դաշնային գործադիր մարմնի տեղեկատվական անվտանգության պահանջները, ներառյալ սահմանափակ տարածման պաշտոնական տեղեկատվության մշակման ժամանակ:

Բաժինները նշանակված են հռոմեական թվերով, և բոլոր կետերի համարակալումը համախառն է, Արաբական թվեր, այսինքն. թվերի հերթականությամբ և առանց հաշվի առնելու առարկայի պատկանելությունը հատվածին։ Համապատասխանում է.

Պահանջների դրույթները մշակվել են տարբեր աստիճանի մանրամասնություններով, որոնք կարելի է ընդունելի համարել: Բայց երկրորդ բաժինը ամբողջությամբ չի արտացոլում Գրասենյակային աշխատանքի կանոններով սահմանված պահանջները և չի համապատասխանում դրանց տրամաբանությանը, սա նվազեցնում է Պահանջների նշանակությունը որպես նորմատիվ փաստաթուղթ: Օրինակ, EDMS-ում փաստաթղթերի ստեղծումը սիստեմատիկորեն կանոնակարգված չէ Պահանջներում (կա միայն հակիրճ կետ 11) և այն արտահայտությունը, որ EDMS-ը «պետք է թույլ տա պահպանել պահպանման ժամկետները առնվազն 100 տարի տևողությամբ» (կետ 20): , վերջին պարբերություն, ենթ. «E») կամ «ապահովել բոլոր էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանումը ... առնվազն 5 տարի ժամկետով» (կետ 3) կմնա միայն բարի ցանկություն։

Հավելվածները, նույնացուցիչները և դասակարգիչները, որոնք տեքստում նշված են ընդհանուր տերմիններով, պաշտոնականացված չեն Պահանջներին:

Կարգավորման առարկա

Պահանջների հատուկ տերմինաբանական բաժնի բացակայության դեպքում հետաքրքրություն է ներկայացնում 1-ին կետը, որը համախմբում է EDMS հայեցակարգի սահմանումը և, մասամբ, այս փաստաթղթի ստեղծման նպատակը.

SED FOIV - դա գրասենյակային ավտոմատացման և աշխատանքային հոսքի համակարգ է, որն ապահովում է ներքին էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքի հնարավորությունը, և Պահանջները սահմանում են գործառույթների նվազագույն փաթեթը, որը պետք է կատարի դաշնային գործադիր իշխանության EDMS-ը դաշնային կազմակերպության գործունեության իրականացման համար: գործադիր մարմինը, ինչպես նաև դաշնային գործադիր իշխանության EDMS-ի շրջանակներում փաստաթղթերի կառավարման պայմանները.

Այս սահմանումը չի համապատասխանում Գրասենյակային աշխատանքի կանոնների պահանջներին (փոփոխվել է 09/07/2011թ.) և շեղվում է սահմանվածից. ազգային ստանդարտԳՕՍՏ Ռ ԻՍՕ 15489-1-2007 փաստաթղթերի կառավարման ժամանակակից (նոր և ոչ նվազագույն) հայեցակարգ: EDMS-ը, որն աջակցում է բոլոր դաշնային գործադիր մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի միասնական կանոնների իրականացմանը, պետք է դիտարկել որպես տեղեկատվական համակարգ, որն ապահովում է փաստաթղթերի հավաքագրումը (փաստաթղթերի ընդգրկումը համակարգում), դրանց մշակումը, փաստաթղթերի կառավարումը և մուտքը դեպի: նրանց. EDMS-ի դաշնային գործադիր իշխանության առարկայական էության սահմանումը, իմաստով մոտենալով Գրասենյակային աշխատանքի կանոններով սահմանվածին, արձանագրված է միայն Պահանջների 4-րդ կետում, և EDMS-ը այս սահմանման մեջ համարվում է որպես. տեղեկատվական համակարգ, որը նախատեսված է դաշնային գործադիր իշխանության բոլոր փաստաթղթերը, ներառյալ փաստաթղթերի նախագծերը կառավարելու համար(ինչպես գիտեք, նախագիծը, նախագիծը գրասենյակային աշխատանքում փաստաթղթի կարգավիճակում ընդհանրապես չի դիտարկվում, հետևաբար այս պարզաբանումը ավելորդ է):

Դաշնային գործադիր իշխանությունների գրասենյակի կառավարման ծառայությունների և մասնագիտական ​​հանրության աշխատակիցները չէին սպասում EDMS FOIV-ի կողմից կատարվող գործառույթների նվազագույն փաթեթը(Պահանջների 1-ին կետ), սակայն մանրամասն և ժամանակակից հավաքագրումֆունկցիոնալ և տեխնիկական պահանջներ, որոնք թույլ կտան դաշնային իշխանություններին.

• իրականացնել փուլային անցում էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքին` աստիճանաբար հեռանալով ուղարկված և ներքին փաստաթղթերի զանգվածային սկանավորումից, այնուհետև մուտքային փաստաթղթերի փաստաթղթային հոսքից,
• ապահովել այն փաստաթղթերի իրական առանց թղթի աշխատանքային հոսքը, որոնք դաշնային գործադիր իշխանությունները ներառել են էլեկտրոնային փաստաթղթերի համապատասխան ցուցակներում,
• ընտրել գործող EDMS-ի արդյունավետ արդիականացման ուղղություններ,
• ճիշտ իրականացնել էլեկտրոնային ստորագրության մեխանիզմը և
• Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության թիվ 176-ր հրամանով նախատեսված միջոցառումներն ամբողջությամբ իրականացնել.

Այս առումով, Պահանջների 2-րդ կետը, որ նրանք կիրառում են դաշնային գործադիր իշխանություններին, որոնք իրականացնում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ կամ գնահատում են գոյություն ունեցող EDMS-ի հնարավորությունները, անհամոզիչ է թվում: Վերլուծությունը ցույց է տալիս, որ Պահանջների միայն 3-րդ կետը հնարավորություն է տալիս գնահատել EDMS-ը (համակարգ ընտրելիս) ըստ տեխնիկական, ոչ ֆունկցիոնալ չափանիշների, իսկ ֆունկցիոնալ ընտրության չափանիշները վաղուց արդեն հաստատվել են շուկայում և հաշվի են առնվում ՏՏ կողմից: ծրագրային արտադրանք առաջարկող ընկերություններ և համապատասխան գնումներ իրականացնող դաշնային մարմիններ:

Հարկ է նաև նշել, որ EDMS-ին ներկայացվող պահանջների մակարդակը գործնականում բավականին բարձր է, գրեթե բոլոր դաշնային գործադիր մարմինները 2011-ին ունեին այս կամ այն, ներառյալ. արդյունաբերական EDMS. Դատելով մոնիտորինգի հարցաշարերից, նույնիսկ այն դաշնային մարմինները, որոնք պատասխանել են, որ չունեն իրենց սեփական համակարգն իրականում օգտագործել են բարձրագույն նախարարության (արդյունաբերության բաշխված համակարգ) կամ EDMS-ի աշխատատեղերը՝ «ժառանգված» դաշնային գործադիր իշխանություններից-նախորդներից, որոնք վերակառուցվել են վարչական բարեփոխումների փուլերում վերջին տարիներին... Թերևս միայն Դաշնային արխիվային գործակալությունում SED-ն իսկապես բացակայում է:

Այսպիսով, Պահանջների մշակման նպատակն էր արդիականացնել տեղեկատվական համակարգերը գրասենյակային աշխատանք ներդնելու ոլորտում՝ միասնական կարգավորիչ, մեթոդաբանական և տեխնիկական նորմերի, պարամետրերի և պահանջների հիման վրա, ինչը ենթադրվում էր Կառավարության Գործողությունների ծրագրով։

EDMS-ի ընդհանուր ոչ ֆունկցիոնալ պահանջներ

Պահանջների օգտակար դրույթը, որը «հավասարեցնում» է տեխնիկական պահանջները և բավականաչափ ազդում EDMS շուկայի վրա, 3-րդ կետն է, որը ամրագրում է EDMS-ի կատարման, դրա հուսալիության և EDMS-ում տեղեկատվության պաշտպանության պահանջները, որոնք համապատասխան են. հանձնարարական բնույթ.

Պահանջը անվերապահ է EDMS-ի մասշտաբայնությունըդաշնային գործադիր իշխանությունում, քանի որ EDMS-ի դաշնային իշխանություններում Վերջերսնախագծված որպես բաշխված համակարգեր թիմային աշխատանքորտեղ աշխատում են կենտրոնական գրասենյակի, տարածքային մարմինների, ենթակա ձեռնարկությունների աշխատակիցները եւ այլն։

Կատարողականի ցուցանիշները այս դեպքում մեծապես կախված կլինեն գործոններից, որոնք կապված չեն հենց EDMS-ի հետ՝ ցանցի ծանրաբեռնվածության աստիճանը, դրա թողունակություն, սերվերի ռեսուրսների կազմաձևում և բեռնում: Մուտք դեպի EDMS ոչ ավելի, քան 3 վայրկյան:, իհարկե, օգտատերերը կողջունեն, բայց գործավար ծառայությունը պետք է իմանա, որ այս ստանդարտը և փաստաթուղթը գրանցելիս ստեղծված քարտին հասանելիության ստանդարտը («մուտքագրման» ձև, էլեկտրոնային փաստաթղթի քարտ) 5 վայրկյանից ոչ ավելի է: , - կարող է ազդել արտադրության տեմպերի, գրանցման տարածքում աշխատողների թվի հաշվարկների / փաստաթղթերի համակարգ մուտքագրման, աշխատանքի արդյունավետության գնահատման և այլնի վրա: փորձ» լավագույն փորձը«Ցույց է տալիս, որ նշված տեխնիկական պահանջները, ինչպես նաև համակարգի խափանումը սահմանափակելու և պահուստային պատճենից փաստաթուղթը վերականգնելու ժամանակը սահմանափակելու պահանջները սովորաբար սահմանվում են հատուկ ծառայության մակարդակի համաձայնագրում (SLA), որը կնքվում է «սեփականատիրոջ կողմից»: «EDMS-ի, այսինքն՝ էլ. օպտիմիզացվում է գրասենյակային աշխատանքի սպասարկումը, որն իրականացնում է համակարգի կառավարում իրականացնող ՏՏ բաժինը, իսկ ստանդարտների/միջոցառումների հատուկ արժեքները տարեցտարի նվազման միտում ունեն։

EDMS FOIV-ի օգտագործողի ավտոմատ ծանուցում համակարգում խափանման մասին, մեր կարծիքով, չպետք է ձևակերպվի որպես առանձին տեխնիկական պահանջ, այլ կարելի է նշել որպես տարբերակ՝ համակարգի օգտագործողներին ծանուցումների և հիշեցումների ընդհանուր մեխանիզմի հնարավորություններից մեկը, որը դաշնային գործադիր մարմնի EDMS-ն, իհարկե, պետք է ունենա:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կորստի ռիսկերը նվազագույնի հասցնելու համար առաջարկվող պահանջները (առնվազն մեկ կրկնօրինակում) և EDMS-ի հուսալիության գործակիցը (ոչ պակաս, քան 0,98), հավանաբար այսօր կարելի է բավարար համարել, բայց փաստաթղթային հոսքերի համար։ դաշնային մարմիններբացառապես էլեկտրոնային ձևով առկա գործակիցների այս արժեքները պետք է ուժեղացվեն: Ավելին, տեխնիկական ստանդարտները կարող են ձևակերպվել EDMS-ի գործունեության այլ ցուցիչների համար, և յուրաքանչյուր ցուցիչ կարող է սահմանել իր նորմերը / դրանց սահմանները (կորստի գործակիցը և սխալի մակարդակը «ոչ ավելի», «ոչ պակաս» սահմաններով, պատասխանը. կապի կենտրոնի ժամանակը կենտրոնում, տարածքային մարմնում և այլն), և տեխնիկական ստանդարտների հիման վրա հնարավոր է հաշվարկել EDMS-ի հուսալիության ցուցիչների արժեքները ոչ թե ընդհանուր ձևով, այլ համաձայն. իրական փաստաթղթային հոսքեր. Սա հատկապես կարևոր է դաշնային գործադիր իշխանության EDMS-ի արդիականացման համար նախագծման փուլում, երբ միջոցներ են մշակվում հուսալիության պահանջները կատարելու համար, ինչպես նաև համակարգի ծանրաբեռնվածության ցուցանիշների և վերլուծության մոնիտորինգի փուլում: տեխնիկական անսարքություններ... Պետք է նկատի ունենալ, որ կապի ցանցի հուսալիության ցուցիչների արժեքները նույնպես հատուկ սահմանվում և վերահսկվում են: Եվ ընդհանրապես, ծրագրային ապահովման ընկերությունները կարող են շատ ավելի մեծ թվով գնահատված ցուցանիշներ և բնութագրեր տրամադրել EDMS-ի ընտրության համար:

Պահանջը համար առնվազն 5 տարի ժամկետով էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման բազայի ծավալըավելի շուտ ֆունկցիոնալ պահանջ է՝ «արխիվային»։ Այստեղ պետք է հստակեցնել, որ անհրաժեշտ է պահպանել նաև էլեկտրոնային պատկերներ, այսինքն. սկանավորման արդյունքում ձեռք բերված փաստաթղթերի պատճենները, ինչպես նաև հաշվի առնել այն փաստը, որ մինչև 10 տարի ներառյալ պահպանման ժամկետով փաստաթղթերը չեն փոխանցվում դաշնային գործադիր մարմնի արխիվ (Գրասենյակի աշխատանքի կանոնների 34-րդ կետ): Իրոք, հինգ տարվա պահպանման ժամկետը հիմնականում վերաբերում է գործառնական նշանակության փաստաթղթերին, որոնք կարող են ստեղծվել, օգտագործվել և պահպանվել հենց EDMS-ում բացառապես էլեկտրոնային ձևով: Ի դեպ, այս դրույթը հնարավորություն կտա EDMS-ի կազմակերպչական և գործառական ճարտարապետության շրջանակներում պահանջել պահեստի ստեղծում հենց էլեկտրոնային փաստաթղթերի գործառնական / ընթացիկ պահպանման համար: Առանձին պահեստ պետք է տրամադրվի այն փաստաթղթերի էլեկտրոնային պատճենների համար, որոնց նախագծերը ստեղծվել, համաձայնեցվել և վերջնական տեսքի են բերվել EDMS-ում, սակայն ըստ միջոցի ընտրության մեթոդաբանության (ISO 15489: 2001, ԳՕՍՏ Ռ ԻՍՕ 15489-1- 2007 թ.), դրանց բնօրինակները/բնօրինակները պետք է ստորագրվեն և գրանցվեն (համակարգում նույնականացվեն) թղթային ձևով, քանի որ. ենթակա են մշտական ​​կամ երկարաժամկետ պահպանման: Այս շտեմարանի հիման վրա կարող է կազմակերպվել օգտագործման ֆոնդ՝ կազմակերպության աշխատակիցներին փաստաթղթեր ուղարկելու, տեղեկատվության և փաստաթղթերի հեռարձակման, ընթացիկ գործունեության մեջ դրա ակտիվ օգտագործման համար, այնուհետև՝ որպես նույն արդեն ստեղծված օգտագործման ֆոնդը, կարող է լինել. օգտագործվում է արխիվում, որտեղ բնօրինակները փոխանցվում են փաստաթղթերը թղթային տեսքով: Ցավոք, փաստաթղթերի կառավարման ստանդարտների մեթոդաբանությունը չի բացահայտվում նույնիսկ 19-րդ և 20-րդ բավականին երկար կետերում, որոնք նվիրված են ERMS-ի գործառական պահանջներին:

Տեղեկատվական անվտանգության EDMS-ի ոչ ֆունկցիոնալ պահանջներ

Հատուկ ուշադրություն պետք է դարձնել EDMS-ի անվտանգության պահանջին, երբ այն նախատեսում է սահմանափակ բաշխման ծառայության տեղեկատվության մշակում` ոչ ցածր, քան 1 G դասը (I բաժնի 3-րդ կետ):

Համապատասխան հղումի բացակայության դեպքում կարելի է ենթադրել, որ այս պահանջըհիմնված ուղեցույցի «Ավտոմատացված համակարգեր. Պաշտպանություն տեղեկատվության չարտոնված մուտքից: Ավտոմատացված համակարգերի դասակարգում և տեղեկատվության պաշտպանության պահանջներ», որը հաստատվել է Ռուսաստանի Դաշնության Նախագահին առընթեր պետական ​​տեխնիկական հանձնաժողովի կողմից 1992 թվականի մարտի 30-ին (այսուհետ՝ Ուղեցույց փաստաթուղթ):

Ուղղորդող փաստաթուղթը սահմանել է ավտոմատացված համակարգերի դասակարգումը, որոնցում մշակվում է գաղտնի տեղեկատվությունը, այսինքն. սահմանափակ տեղեկատվություն դաշնային օրենքներ... Դասակարգման որոշիչ հատկանիշներն են.

• առկայություն ավտոմատացված համակարգտեղեկատվություն տարբեր մակարդակներումգաղտնիություն;
• լիազորությունների բաշխում և գաղտնի տեղեկատվության հասանելիության մակարդակ.
• Համակարգում տեղեկատվության մշակման անհատական ​​կամ կոլեկտիվ եղանակ, որը կարող է աջակցվել բոլոր ժամանակակից EDMS-ներով:

Անվտանգության դաս 1 G ենթադրում է, որ ERMS-ը պետք է հստակորեն ընդգծվի.

• մուտքի վերահսկման ենթահամակարգ,
• օգտվողների, ծրագրերի, գործարքների գրանցման և հաշվառման ենթահամակարգ, ներառյալ պաշտպանված ֆայլերի մուտքի հաշվառումը, դրանց փոխանցումը կապի ուղիներով,
• հաշվառում մուտքը դեպի հաղորդակցման ուղիներ,
• լիազորությունների հաշվառում / մուտքի իրավունքներ,
• տեղեկատվության կրիչների հաշվառում «ՌԱՄ-ի ազատված տարածքների մաքրման» և արտաքին կրիչների առումով, այսինքն. փաստաթղթերի ոչնչացման հաշվառում (ըստ ISO 15489: 2001 թ.):

ERMS-ը պետք է ունենա նաև ամբողջականությունն ապահովելու ենթահամակարգ ծրագրային գործիքներև մշակված տեղեկատվություն, սակայն գաղտնագրման ենթահամակարգի առկայությունը (գաղտնագրում և ատեստավորված/հավաստագրված կրիպտոգրաֆիկ միջոցների օգտագործում) նախատեսված չէ 1G համակարգի դասի կողմից: Այս առումով, Պահանջների III բաժնում ավելի հստակ բացատրությունները պահանջում են EDMS-ում դաշնային գործադիր իշխանության օգտագործման հարցը: ուժեղացված էլեկտրոնային ստորագրություն.

Ուզում եմ նշել, որ ուղեցույցի փաստաթուղթը սահմանում է տպագիր (գրաֆիկական) ելքային փաստաթղթերի թողարկման գրանցում և հաշվառում... Այս պահանջը միանգամայն համահունչ է Եվրոպայի տնտեսական հանձնաժողովի 2010 թ. թիվ 37 հանձնարարականների ներկայիս նախագծին, որը Ստորագրված թվային (այսինքն՝ էլեկտրոնային) փաստաթուղթը թվային փաստաթուղթ է, որը կարող է ներկայացվել որպես ապացույց, և եթե թվային փաստաթուղթը տպագրվելու է, այն պետք է պարունակի լրացուցիչ տվյալներ, որոնց շնորհիվ ընթերցողը կարող է ստուգել դրա իսկությունն ու ամբողջականությունը։... Բացի այդ, այն բացատրում է գործավարական ծառայությունների գործնական կարիքները, որոնք EDMS ընտրելիս կամ մշակելիս պատվիրում են ձևաթղթերի հաշվիչներ, փաստաթղթերի տպագրության հաշվիչներ։ որոշակի տեսակ, ներառյալ ունենալով «Պաշտոնական օգտագործման համար» կնիք. Ցավոք, Պահանջների III բաժինը չի անդրադառնում այս խնդիրներին, չնայած այն հանգամանքին, որ հայտնի դրույթները շարադրված են երկար և ծավալուն 30-32 պարբերություններում:

Պահանջների III բաժինը, որը պարունակում է ERMS-ին ներկայացվող պահանջներ տեղեկատվական անվտանգության առումով, կարելի է համարել բավականին տեղին, բացառությամբ. փորձում է տեխնիկական փաստաթղթում սահմանել դաշնային գործադիր իշխանության կազմակերպչական և գործառական խնդիրները... Օրինակ 26-րդ կետում ասվում է SED FOIV-ը պետք է ապահովի փաստաթղթերի հասանելիություն՝ համաձայն անվտանգության քաղաքականության, իսկ դաշնային գործադիր իշխանության համար՝ անվտանգության քաղաքականությանըկամ փաստաթղթերի կառավարման քաղաքականությունը սահմանված չէ որպես պարտադիր կազմակերպչական փաստաթղթեր: Դաշնային գործադիր իշխանության EDMS-ի ադմինիստրատորի լիազորությունները պետք է գրանցվեն պաշտոնական կանոնակարգերում պաշտոնականԴաշնային գործադիր մարմիններ (կետ 29), բայց այս հարցը լուծված է դաշնային գործադիր իշխանությունների ներքին գործունեության կազմակերպման վարչական կանոնակարգում և չի կարող լինել տեխնիկական բնույթի սույն Պահանջների կարգավորման առարկա:

ժամը համակարգում օգտվողների դերերի սահմանում և մուտքի իրավունքի սահմանումԱնհրաժեշտ է նաև հաշվի առնել դաշնային գործադիր մարմիններում սահմանափակ բաշխման պաշտոնական տեղեկատվության հետ աշխատելու կարգի մասին կանոնակարգը (հաստատված է Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 03.11.1994 թ. թիվ 1233), որի կապակցությամբ նշան / կնիք. Փաստաթղթերի վրա կազմվում է «Պաշտոնական օգտագործման համար»: Գաղտնիության տեսակը (մուտքի և դրոշմանիշի համապատասխան սահմանափակումը) պետք է որոշվի կառավարման գործընթացների/գործառույթների սեփականատերերի կողմից, այսինքն. կազմակերպության կամ կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարները, բայց ոչ EDMS-ի ադմինիստրատորը:

Հիմնական կարգավորող դեղատոմսեր նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունների ոլորտում

Կառավարման փաստաթղթային աջակցության գործընթացների նկարագրությունը(DOE) Պահանջների SED FOIV II բաժնում նվիրված է: Բայց այս փաստաթղթում EDMS-ի մշակման և ներդրման համար ավելի լավ կլինի շտկել EDMS-ի պահանջները, ինչը հնարավորություն կտա իրականացնել արդեն նկարագրված տեխնոլոգիան.

• Դաշնային օրենսդրությունը էլեկտրոնային ստորագրության մասին,
• Դաշնային գործադիր իշխանությունների գրասենյակային աշխատանքի կանոնները,
• Դաշնային մարմինների գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներ, որոնք մշակվել են (և համաձայնեցվել են Ռոսարխովի հետ) ազգային մակարդակով մեկ մեթոդաբանական փաստաթղթի հիման վրա. Դաշնային գործադիր մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի հրահանգների մշակման ուղեցույցներ:

Միասնական կարգավորող և մեթոդական բազայի նման բավարար լինելու դեպքում զարմանալի է, որ Պահանջների 6-րդ կետը ևս մեկ անգամ համախմբում է EDMS-ում փաստաթղթային աջակցության գործընթացները, որոնք ներառում են.

• Գործողությունների մի շարք՝ փաստաթուղթը կամ դրա մասին տեղեկատվությունը EDMS-ում պահելու համար՝ սահմանելով փաստաթղթի տեղը EDMS-ում և թույլ տալով կառավարել այն։, այսինքն. Փաստորեն, ձևակերպված է փաստաթղթի «ներածման» սահմանման առարկան, որը չի համապատասխանում ԳՕՍՏ Ռ ISO 15489-1-2007 ստանդարտին, որը սահմանում է EDMS-ում փաստաթուղթ ներառելու մեթոդների ավելի ամբողջական նկարագրությունը: (կետ 9.3);
• փաստաթուղթը բերելով EDMS FOIV-ի օգտագործողին(սա պետք է նշանակի հիշեցումների և ծանուցումների մշակված մեխանիզմ, կամ պարզապես փաստաթուղթ կատարման ուղարկելու երթուղիներ սահմանելու, կազմակերպության ղեկավարության կողմից կամ ուղղակիորեն կառուցվածքային միավորներկատարողներ);
• փաստաթղթի հաստատում(անհրաժեշտ է կարգավորել EDMS-ում փաստաթղթերի ներքին հաստատման և արտաքին հաստատման կազմակերպման պահանջները, քանի որ հաստատման այս երկու ձևերն էլ նախատեսված են Գրասենյակային աշխատանքի կանոններով).
• փաստաթղթի ստորագրում(հավանաբար, մինչև ենթակառուցվածքի ստեղծման ավարտը, որն ապահովում է էլեկտրոնային ստորագրության մասին դաշնային օրենսդրության լիարժեք կատարումը, չպետք է ակնկալել հատուկ պահանջներ EDMS-ում կամ փոխազդող MEDO-ում փաստաթղթերի ստորագրման համար).
• գործողությունների գրանցման ֆիքսում(վերահսկման տեղեկատվություն), որը կատարվում է EDMS-ում և ներառում է ինչպես օգտագործողների, այնպես էլ EDMS-ի ադմինիստրատորների գործողությունները (սա համակարգային գործընթաց է, որը կապված չէ կառավարման փաստաթղթերի գործողությունների հետ).
• փաստաթղթերի փոխանցում (ուղարկում)(սա ավանդական և կարևոր գրասենյակային գործառնություն է, սակայն դրա կարգավորումն առանց փաստաթղթերի ստացման գործողության պահանջները սահմանելու, այդ թվում՝ հեռահաղորդակցության ուղիներով և այլ, այդ թվում՝ փոստով և սուրհանդակներով, անհամոզիչ է թվում: Բացի այդ, Գրասենյակի 42-րդ կետը. -աշխատանքային կանոնները սահմանում են, որ փաստաթղթերի ընդունումը և ուղարկումն իրականացվում է գրասենյակային ծառայության կողմից, այսինքն՝ այդ գործառնությունները համարվում են փոխկապակցված, բացի այդ, գրասենյակի կառավարման ծառայությունն է, որը ստուգում է ստացված փաստաթղթի էլեկտրոնային ստորագրության իսկությունը (կետ. 41), իսկ 23-րդ կետը նաև նախատեսում է փաստաթղթերի փոխանցում դաշնային գործադիր իշխանություններին, այսինքն (այսինքն շարժման ներքին ուղիները: Բայց ինչ-ինչ պատճառներով Պահանջները ասում են միայն փաստաթղթեր ուղարկելու մասին): Ի դեպ, Պահանջների 16-րդ կետում նշվում է «բնօրինակ» նորմը, ըստ որի EDMS-ը պետք է ապահովի ծրարների տպագրությունը և ելքային/ուղարկված փաստաթղթերի փոստային ցուցակը, մինչդեռ EDMS-ը պետք է ապահովի առաջին հերթին էլեկտրոնային փոխգործակցությունը. և եթե տպում է, ապա ոչ թե ծրարներ և կպչուն պիտակներ՝ հիմնված փոստային ցուցակի վրա, և ոչ միայն փոստային ցուցակի, այլ նաև նամակագրության գույքագրման, որն ուղարկվել է ստանդարտ ձևստեղծվել է Ռուսական փոստի կողմից);
• փաստաթղթերի պահպանում և հաշվառում դաշնային գործադիր մարմնում գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներին համապատասխան, ինչպես նաև կատարողականի կարգապահության վերահսկում, տեղեկատու նյութերի պատրաստում և փաստաթղթերի դուրսգրում արխիվ.(մի քանի առաջադրանքներ մեկ ենթակետում ձևակերպված են որպես մեկ բազմաչափ առաջադրանք, բացի այդ, ազգանունը գրասենյակային աշխատանքի և արխիվացման տերմին չէ):

Այսպիսով, ենթադրվում է, որ EDMS-ը, համաձայն Պահանջների, չպետք է և չի կարողանա լիովին աջակցել գործավարության կանոններով սահմանված գործավարությանը, որտեղ ասվում է (կետ 41). Դաշնային գործադիր իշխանությունների փաստաթղթերը ստեղծվում, մշակվում և պահվում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգում.

Գրասենյակային աշխատանքի կանոններն են, որոնք սահմանում են EDMS-ի հիմնական ֆունկցիոնալ պահանջները. համակարգերը պետք է լինեն միայն փաստաթղթավորման միջոց/գործիք, «տրանսպորտ», որն ապահովում է փաստաթղթերի հոսքերի երթուղավորում և, վերջապես, «պահեստավորում», որը չի ապահովում: միայն փաստաթղթերի օպերատիվ պահպանում և դրանց համար հաշվապահական և տեղեկատու սարքեր, բայց էլեկտրոնային փաստաթղթերի ավելի երկար պահպանում (մինչև 10 տարի ներառյալ. Գրասենյակի աշխատանքի կանոնների 34-րդ կետ):

Փաստաթղթերի ստեղծման հարցերը, մեր կարծիքով, պետք է դիտարկել Պահանջների հենց սկզբում` հաշվի առնելով Գրասենյակային աշխատանքի կանոնների բոլոր նորմերը և դրանց հավելվածը, այլ ոչ թե կարճ 11-րդ կետում, որը չի. նշված է, բայց պարունակում է միայն անմիջական հղում Գրասենյակային աշխատանքի կանոններին:

Փաստաթղթերի հոսքերի դասակարգում(Պահանջների 7-րդ կետը) հիմնականում իրականացվել է ճիշտ և համապատասխանում է Գրասենյակային աշխատանքի կանոններին և դաշնային գործադիր իշխանությունների միջգերատեսչական էլեկտրոնային փոխգործակցության պրակտիկային, օգտագործելով SMEV և MEDO համակարգերը: Բայց, ցավոք, գործնական կիրառություն անհատականդարպասներ և պահեստներ EDMS դաշնային գործադիր մարմին՝ ստացված էլեկտրոնային հաղորդագրությունների և փաստաթղթերի ստացման և մշակման համար էլ, չեն արտացոլվել ու մշակվել ենթ. 7 «դ» պահանջներ.

Դաշնային գործադիր իշխանության EDMS-ում փաստաթղթերի ընդգրկման գործընթացների կարգավորումը (6, 8, 10, 13 կետեր) արտացոլում է ԳՕՍՏ Ռ ԻՍՕ 15489-1-2007-ով սահմանված փաստաթղթերի կառավարման պահանջները: Այնուամենայնիվ, 8-րդ և 10-րդ պարբերություններում նշվում է փաստաթղթերի ցանկ, որոնց համար էլեկտրոնային պատկեր ստեղծելու արգելք է սահմանվել... Դրա մշակման կամ հաստատման անհրաժեշտությունը, որպես դաշնային գործադիր իշխանությունների գրասենյակային աշխատանքի հրահանգների մաս, Գրասենյակային աշխատանքի կանոնները չեն նախատեսում: Մեր կարծիքով՝ ավելի պարզ պետք է արգելք սահմանվի հիմնականում ներքին փաստաթղթերի սկանավորման վրա, որի արդյունքում ստեղծվում են արդեն իսկ թղթային ձևով ստեղծված փաստաթղթերի էլեկտրոնային պատկերներ/պատճեններ։

Ավելի հստակ պետք է ձեւակերպել եւ EDMS FOIV-ում բացառապես էլեկտրոնային ձևով փաստաթղթեր ստեղծելու պահանջըհամաձայն էլեկտրոնային փաստաթղթերի ցանկի (Ռոսարխովի կողմից հաստատված և դաշնային գործադիր իշխանությունների կողմից հաստատված), որը նշված չէ Պահանջներում, և դաշնային իշխանությունները բավականաչափ ռեսուրսներ են ծախսել նման ցուցակների մշակման վրա:

ԳՕՍՏ Ռ ԻՍՕ 15489-1-2007-ը սահմանում է ավելի ամբողջական ստեղծվող, օգտագործվող և տեղեկատվական համակարգում պահվող փաստաթղթի բնութագրերի ցանկըքան նրանք, որոնք պետք է տրամադրվեն դաշնային գործադիր մարմնի EDMS-ի կողմից՝ համաձայն Պահանջների 9-րդ կետի: Նախ, պետք է տեղադրվի էլեկտրոնային փաստաթղթի կառուցվածքի պահանջները(Պահանջների 12-րդ կետում ֆայլերի ձևաչափերի թվարկումը բավարար չէ), և, երկրորդ, բնութագրերը. վավերականությունփաստաթուղթ, վստահելիություն, ամբողջականությունև օգտագործման պիտանիությունփոխկապակցված են և փոխկապակցված, ուստի պետք չէ միայն երկուսը պարտադիր դարձնել, իսկ մնացածը բաց թողնել:

Ի լրումն ֆունկցիոնալ պահանջների, II բաժինը սահմանում է և EDMS-ի իրական տեխնիկական պահանջները(բոլոր գործարքների ամսաթիվը և ժամը ամրագրելը, համակարգի գրանցումը և փաստաթղթերի պահպանման ժամանակահատվածում համակարգի արձանագրությունների անվտանգության ապահովումը, ինտերակտիվ ինտերֆեյսի ստեղծման պահանջները, փաստաթղթերի նախագծերի տարբերակման աջակցությունը և այլն), որոնք մեծ մասը համապատասխանում է միջազգային չափանիշներինփաստաթղթերի կառավարման վերաբերյալ:

Մենք հակիրճ կմեկնաբանենք Պահանջների II բաժնի վերջին պարբերությունները (կետեր 19 և 20), քանի որ, մեր կարծիքով, առանց EDMS-ի կազմակերպչական և գործառական ճարտարապետության մեջ պահեստների տեղաբաշխման և առանց ստեղծման կանոնների հստակ կարգավորման. փաստաթղթեր, անիմաստ է համակարգում փաստաթղթերը պահելու պահանջներ սահմանելը: Եվ այսպես, պարզվեց, որ այս կետերում բավարար քանակությամբ ձևակերպումներ ամրագրում են համակարգի առարկայական (ֆունկցիոնալ) ադմինիստրատորի գործողությունները, այսինքն. գրասենյակային ծառայություններ, ոչ թե համակարգի պահանջներ: EDMS-ն ինքնին չի կարող «ստեղծել» տերմին, «բաշխել փաստաթղթեր ոչնչացման համար» և «ոչնչացնել», «ապահովել գործողությունների նվազագույն փաթեթ» փաստաթղթերի հետ, «սահմանափակել պահպանման ժամկետների քանակը» և այլն: Այս գործողությունները կիրականացվեն համակարգի առարկայական ադմինիստրատորի (արխիվի համար պատասխանատու) կողմից՝ մշակելով համապատասխան տեղեկատու գրքեր, դասակարգիչներ և սահմանելով դրանց գործունեության ալգորիթմ: EDMS-ը պետք է աջակցի, բայց չի կարող ավտոմատ կերպով իրականացնել փաստաթղթերի արժեքի, դրանց ոչնչացման փորձաքննություն:

Արխիվ փաստաթղթեր փոխանցելու կարգը ֆորմալացնող փաստաթղթեր ստեղծելու պահանջը (ենթակետ 20 «դ») ամբողջությամբ ձևակերպված չէ, քանի որ. EDMS-ից հաշվետվությունների տեսքով անհրաժեշտ է ստանալ ավելին հաստատված ձևըև մշտական, երկարաժամկետ պահեստավորման և անձնակազմի դեպքերի ներքին գույքագրում:

Հետաքրքրությունը միայն ավելորդ է, մեր կարծիքով, EDMS դաշնային գործադիր մարմնի դասակարգման սխեմային համապատասխանելու պահանջը(Պահանջների 19-րդ կետ) գործերի անվանացանկի բաժինները և ենթաբաժինները, որը դաշնային գործադիր իշխանությունների համար մշակվում է որպես կառուցվածքային տիպի դասակարգիչ (Գրասենյակի աշխատանքի կանոնների 29-րդ կետ): Այս պահանջը որոշում է EDMS-ի կազմակերպչական և գործառական կառուցվածքի կախվածությունը կազմակերպչական կառուցվածքըինքնին դաշնային մարմինը, որը բավականին հաճախ փոխվում է (ի վերջո, վարչական բարեփոխումը շարունակվում է), և այդ կախվածությունը ֆունկցիոնալ և օպտիմալ չէ, քանի որ EDMS-ը պետք է աջակցի, առաջին հերթին, փաստաթղթերի հետ աշխատելու և փոխգործակցության գործընթացներին դաշնային գործադիր իշխանության շրջանակներում, այլ ոչ թե կոնկրետ կառույցների:

Համառոտ եզրակացություններ

Այսպիսով, հեռահաղորդակցության և զանգվածային հաղորդակցության նախարարության պահանջների առաջարկություններն են կարգավորող փաստաթուղթ, ենթակա է մանրակրկիտ ուսումնասիրության և ստուգման՝ գրասենյակային աշխատանքի կանոնների պահանջներին համապատասխանելու համար, որոնք պարտադիր են դաշնային գործադիր իշխանությունների համար: Պահանջներն իրենք չեն կարող լիովին աջակցել գրասենյակային աշխատանքի կատարման նորմերին և կանոններին, որոնք սահմանված են գրասենյակային աշխատանքի կանոններով և դրանց հիման վրա մշակված դաշնային գործադիր մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի գերատեսչական հրահանգներով:

Պահանջները հետաքրքիր փաստաթուղթ են, որն ունի կարգավորող կարգավիճակ, բայց իրականում չի կարող կիրառվել ներկայիս տեսքով, քանի որ պահանջում է մշակում, հստակեցում և կոնկրետացում՝ կառավարության թիվ 176-ր որոշմամբ հաստատված Գործողությունների ծրագրին լիարժեք և իրական համապատասխանության համատեքստում։

Եվ ևս մեկ կարևոր նշում. Ներկայում ներքին շուկայում առաջարկվող պատրաստի EDMS լուծումներից և ոչ մեկը չի կարող բավարարել պահանջները։

Ծանոթագրություններ

Collapse Show

Կորպորատիվ տեղեկատվական համակարգի ֆունկցիոնալ ենթահամակարգերից մեկը փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարման համակարգն է (EDMS), որի մշակումն է տնտեսական համակարգերի կառավարման արդյունավետության բարձրացումը՝ հիմնված փաստաթղթերի կառավարման և բիզնես գործընթացների ավտոմատացման, փաստաթղթերի հետ աշխատանքի բոլոր տեսակների վրա։ որոնք ապահովում և համակարգում են կառավարման գործընթացի բոլոր մասնակիցների համատեղ գործունեությունը:

Ներկայումս ստեղծվող էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերը պետք է համապատասխանեն ԱՊՀ հիմնական պահանջներին։

Մասշտաբայնություն.Ցանկալի է, որ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը կարողանա աջակցել ինչպես մի քանի միավորների, այնպես էլ մի քանի հազար օգտագործողների, իսկ համակարգի կարողությունը մեծացնել իր հզորությունը որոշվում է միայն համապատասխան սարքաշարի հզորությամբ: Նման պահանջի կատարումը կարելի է ապահովել՝ աջակցելով արդյունաբերական տվյալների բազայի սերվերներին, որոնք արտադրվում են այնպիսի ընկերությունների կողմից, ինչպիսիք են Sybase, Oracle, Informix և այլն, որոնք առկա են գրեթե բոլոր հնարավոր ծրագրային և ապարատային հարթակներում, դրանով իսկ ապահովելով արտադրողականության ամենալայն շրջանակ:

Բաշխում.Փաստաթղթերի հետ աշխատելիս հիմնական խնդիրները ծագում են աշխարհագրորեն բաշխված կազմակերպություններում, հետևաբար, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի ճարտարապետությունը պետք է աջակցի բաշխված կայքերի փոխազդեցությանը: Ավելին, բաշխված կայքերը կարող են զուգակցվել տարբեր կապի ուղիների հետ՝ արագության և որակի առումով: Նաև համակարգի ճարտարապետությունը պետք է աջակցի հեռավոր օգտատերերի հետ փոխգործակցությանը: Ջ

Մոդուլյարություն,Միանգամայն հնարավոր է, որ հաճախորդը կարիք չունենա անմիջապես իրականացնել աշխատանքային հոսքի համակարգի բոլոր բաղադրիչները, և երբեմն հաճախորդի կողմից լուծված խնդիրների շրջանակը ավելի քիչ է, քան աշխատանքային հոսքի առաջադրանքների ամբողջ շրջանակը: Ապա ակնհայտ է, որ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը պետք է բաղկացած լինի միմյանց հետ ինտեգրված առանձին մոդուլներից։

Բացություն.Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգը չի կարող և չպետք է գոյություն ունենա այլ համակարգերից մեկուսացված, օրինակ, երբ անհրաժեշտ է համակարգը ինտեգրել այլ կիրառական համակարգերի, մասնավորապես, հաշվապահական ծրագրի հետ: Դրա համար աշխատանքային հոսքի համակարգը պետք է աջակցի տվյալների մշակման և փոխանցման ընդհանուր ստանդարտներին և ունենա բաց միջերեսներ այլ համակարգերի հետ հնարավոր կատարելագործման և ինտեգրման համար:

4. Էլեկտրոնային փաստաթղթերի պաշտպանություն

Ձեռնարկությունում SP-ի ընդհանուր սխեման, որը ներկայացված է Նկ. 8-ն արտացոլում է առողջության պաշտպանության կազմակերպչական և տեխնիկական միջոցառումների համակարգը:

Կազմակերպչական միջոցառումները սահմանում են.

տվյալների մշակման մեջ ներգրավված անձնակազմի աշխատանքային գործառույթները.

Կրիտիկական գործողությունների համար գործողությունների վերահսկումը և իրականացումը պետք է իրականացվի երկու աշխատողի կողմից՝ տարբեր բանալիներով.

տվյալների բազայի համար պետք է ապահովվեն հուսալի պահպանման պայմաններ.

արգելվում է տվյալներ փոխանցել այլ վայրեր (ֆիրմաներ, կազմակերպություններ), եթե այնտեղ ապահովված չեն հուսալի պաշտպանության պայմաններ.

պետք է մշակվի տարհանման ծրագիր՝ ֆորսմաժորային իրավիճակի դեպքում տվյալները պահպանելու համար:

Մեծ նշանակություն ունի ZD հսկողությունը, որը բաժանվում է երկու տեսակի.

Արտաքին վերանայում կամ աուդիտ (իրականացվում է երրորդ կողմի կողմից);

ներքին ստուգում (ներքին) Տեխնոլոգիան ներառում է ստուգման հետևյալ գործողությունները.

համակարգի փաստաթղթեր;

նախագծային փաստաթղթեր (շենքեր, տարածքներ, հաշվողական կենտրոններ);

ծրագրային ապահովման նախագծային փաստաթղթեր;

ծրագրային ապահովման և օպերացիոն համակարգերի վերաբերյալ օգտագործողի փաստաթղթերի ուղղորդում;

զբաղվածություն (մուտք) և կառավարում;

կոդերի վերանայումներ;

տվյալների ֆայլերի և թղթապանակների (տեղեկատուների) անվանումները.

բոլոր տվյալների կրիչները;

տերմինալի մուտք;

օգտվողների ցուցակները և նրանց իրավունքները.

կոնսոլային արձանագրություններ;

համակարգի տեղեկամատյաններ;

ապարատային և ծրագրային ապահովման ձախողման մատյաններ;

Էլեկտրոնային տվյալների մշակման արձանագրություններ և անձնական տվյալների փոփոխություններ և այլն:

Կատարված գործողությունների արդյունքում ստեղծվում է ստուգաթերթ, որը կարող է իրականացվել հատուկ կամ հանրությանը հասանելի ծրագրերի միջոցով երկու տեսակի կրիչներով՝ թղթային (թղթային) պատճեն և էլեկտրոնային ձևով:

Ինչպես տեխնիկական պաշտպանության միջոցներՕգտագործվում են էլեկտրոնային ստորագրություններ և էլեկտրոնային ծրարներ։

Էլեկտրոնային ստորագրություն տեքստին ավելացված նիշերի հատուկ հաջորդականություն է՝ դրա իսկությունը հաստատելու համար: Այն ստացվում է բարդ մաթեմատիկական փոխակերպումների միջոցով հենց տեքստից և հատուկ K թվից, որը կոչվում է ձեր գաղտնի բանալին։ Ակնհայտորեն, ցանկացած չարտոնված անձ, փոխելով տեքստը, պետք է համապատասխան փոփոխություններ կատարի ստորագրության մեջ։ Սակայն իմանալով դրա բաղադրիչներից մեկը՝ տեքստը, նա չի ճանաչում մյուսը՝ բանալին, և, հետևաբար, չի կարող նման փոփոխություններ կատարել։ Ստորագրությունը ստուգելիս դրա վրա կատարվում են գործողություններ՝ հակառակը, ինչով այն ստացվել է, սակայն գաղտնի բանալիի փոխարեն դրանցում ներգրավված է մեկ այլ համար՝ հանրային բանալին։ Բնականաբար, դա կախված է գաղտնիքից, բայց այնպես, որ հնարավոր չէ գաղտնի բանալին ստանալ հանրայինից։ Այսպիսով, դուք կարող եք ուղարկել ձեր հանրային բանալին բոլոր բաժանորդներին՝ առանց այն պաշտպանելու անհանգստանալու: Նույնիսկ եթե այն ընկնի ուրիշի ձեռքը, ձեր տեղեկատվությունը չի կեղծվի: Բանալիների ստեղծման և բաշխման այս մեթոդը կոչվում է հանրային բանալիների բաշխման սկզբունք:

Նույն սկզբունքը կիրառվում է նամակը կնքելիս էլեկտրոնային ծրար ... Կնքման համար օգտագործվում է երկու բանալի՝ ձեր անձնական բանալին և այն բաժանորդի հանրային բանալին, ում համար նախատեսված է նամակը: Այս երկու ստեղներից ստեղծվում է մեկ՝ ընդհանուր բանալին։ Օգտագործվում է նաև տպագրության համար, բայց այս դեպքում ստացվում է հակառակը՝ քոնից հանրային բանալինև ձեր բաժանորդի անձնական բանալին (այս երկու զույգերը նախագծված են այնպես, որ հանրային բանալիները նույնն են):

Դա հարմար է, նախ, քանի որ բանալիները փոխելու համար պետք չէ անձամբ հանդիպել բոլոր բաժանորդների հետ, պարզապես անհրաժեշտ է նրանց ուղարկել բանալիները էլեկտրոնային փոստով, և երկրորդ, քանի որ դուք ստեղծում և ուղարկում եք բոլորին նույն բանալին:

Նախազգուշական միջոցներ, որոնք պետք է ձեռնարկվեն փաստաթղթերը ինտերնետով անվտանգ փոխանցելու համար

Ներկառուցում ապարատային և ծրագրային համալիրի կենտրոնական հանգույցում, որն իրականացնում է firewall-ի գործառույթները:

Փաթեթների զտում և օգտագործողի նույնականացում:

Կայքերի միջև ներքին հաղորդակցության ապահովում կորպորատիվ ինտրանետի միջոցով, որն ունի տեղական IP հասցեներ, որոնք գրանցված չեն ինտերնետում և, հետևաբար, անհասանելի են արտաքին աշխարհից:

Արտաքին ցանց մուտք գործելու ցանկապատում պրոքսի սերվերով, որը ներքին IP հասցեները փոխակերպում է գլոբալ հասցեների, սահմանափակում է մուտքային և ելքային տրաֆիկը և իրականացնում է օգտատերերի այցելած արտաքին վեբ կայքերի գրանցումը:

Տարբեր արձանագրությունների օգտագործումը կարևորագույն տվյալների բազա պարունակող տեղական սերվերների և վեբ սերվերների վրա, ինչը դժվարացնում է տվյալների բազաներին չարտոնված մուտքը: Սա կարող է մի փոքր նվազեցնել վեբ տեխնոլոգիայի առավելությունները:

Մուտքի վերահսկման մեխանիզմների ներդրում հենց փաստաթղթերի կառավարման համակարգում (մուտքի վերահսկման ցուցակ, մուտքի մակարդակներ, դերեր, օգտվողների խմբեր, գաղտնագրում և այլն):

Հավելված. Դաշնային գործադիր մարմինների էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության տեղեկատվական համակարգերին ներկայացվող պահանջները՝ հաշվի առնելով, ի թիվս այլ բաների, սահմանափակ բաշխման պաշտոնական տեղեկատվության այս համակարգերի միջոցով մշակելու անհրաժեշտությունը.

Ռուսաստանի Դաշնության կապի և զանգվածային լրատվության նախարարության հրաման
սեպտեմբերի 2-ի N 221 2011թ
«Դաշնային գործադիր իշխանությունների էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեղեկատվական համակարգերին ներկայացվող պահանջները հաստատելու մասին՝ հաշվի առնելով, ի թիվս այլ բաների, սահմանափակ բաշխման պաշտոնական տեղեկատվության այդ համակարգերի միջոցով մշակելու անհրաժեշտությունը»:

Համաձայն Ռուսաստանի Դաշնության Կապի և զանգվածային լրատվության նախարարության կանոնակարգի 5.2.23 կետի, որը հաստատվել է Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 2008 թվականի հունիսի 2-ի N 418 որոշմամբ (Ռուսաստանի Դաշնության օրենսդրության հավաքագրված 2008 թ. N 23, Հոդ.2708, N 42, Հոդ.4825, N 46, Հոդ.5337, 2009, N 3, Հոդ.378, N 6, Հոդ., 738, N 33, Հոդ. 1502, N 26, հոդված 3350, N 30 4099, N 31, Art 4251, 2011, N 2, Art, 338, N 3, Art 542, N 6, Art 888, N 14, Art 1935, N 14, Art 1935, N 2, Art 1935, N 2, Art, 1935, N 2, Art, 1935, N 2, Art 1935, N 3, Art 3350, N 30, Art 4251, N 2, Art. N 21, Art. 2965) և 2011 թվականի փետրվարի 12-ի N 176-r-ի հրամանով հաստատված դաշնային գործադիր մարմինների թղթային փաստաթղթային հոսքի անցման գործողությունների ծրագրի 2-րդ կետը ներքին գործունեությունը կազմակերպելիս: (Հավաքագրված օրենսդրություն Ռուսաստանի Դաշնության, 2011 թ., N 8, Art. 1151), Ես պատվիրում եմ.

1. Հաստատել դաշնային գործադիր իշխանությունների էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեղեկատվական համակարգերին կից պահանջները՝ հաշվի առնելով, ի թիվս այլ բաների, այդ համակարգերի միջոցով մշակելու անհրաժեշտությունը սահմանափակ տարածման պաշտոնական տեղեկատվության (այսուհետ՝ Պահանջներ):

2. Էլեկտրոնային կառավարման ստեղծման և զարգացման բնագավառում պետական ​​քաղաքականության վարչությունը (Լիպով) հրապարակում է Պահանջները Ռուսաստանի Դաշնության Կապի և զանգվածային լրատվության նախարարության պաշտոնական կայքում՝ տեղեկատվական և հեռահաղորդակցական ցանցի ինտերնետում:

3. Սույն հրամանը պետական ​​գրանցման համար ուղարկել Ռուսաստանի Դաշնության Արդարադատության նախարարություն:

Գրանցման N 22304

Սահմանվել են դաշնային գործադիր իշխանությունների էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեղեկատվական համակարգերի պահանջները:

Համակարգը պետք է մասշտաբային լինի:

Տրված են դրա կատարողականի, հուսալիության և պաշտպանության մակարդակները։ Այսպիսով, համակարգ մուտք գործելը պետք է տևի ոչ ավելի, քան 3 վայրկյան, խափանումների և վերագործարկման դեպքում՝ 30 րոպե: Պաշտպանություն չարտոնված մուտքից սահմանափակ բաշխման ծառայության տեղեկատվության մշակման դեպքում՝ 1G դասից ոչ ցածր:

Համակարգը նախատեսված է կառավարելու մարմնի բոլոր փաստաթղթերը, ներառյալ դրանց նախագծերը, բացառությամբ պետական ​​գաղտնիք պարունակող փաստաթղթերի։ Այն փոխազդում է, մասնավորապես, միջգերատեսչական էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի հետ։

Փաստաթուղթը համակարգ մուտքագրելու գործընթացը ներառում է դրա գրանցումը, սկանավորումը և էլեկտրոնային պատկերի ստեղծումը:

Էլեկտրոնային պատկեր ստեղծելու արգելք սահմանելու դեպքում փաստաթուղթը միայն գրանցվում է։

Համակարգը պետք է ապահովի առնվազն 4 ֆայլի ձևաչափ՝ pdf, rtf, doc, tiff:

Այն պետք է նաև ապահովի էլեկտրոնային ստորագրությունների ստուգումն ու անվտանգությունը, փաստաթղթերի և մետատվյալների հետ մուտքի թույլտվության և այլ գործառնությունների մասին տեղեկատվությունը գրանցի որպես վերահսկողական տեղեկատվության մաս:

Համակարգից պահանջվում է համապատասխանել ԳՕՍՏ Ռ 51275-2006-ին և գաղտնի տեղեկատվության տեխնիկական պաշտպանության կանոններին:

Այն չպետք է ունենա ուղղակի (անապահով) միացում ինտերնետին:

Ռուսաստանի Դաշնության կապի և զանգվածային լրատվության նախարարության 2011 թվականի սեպտեմբերի 2-ի N 221 հրամանը «Դաշնային գործադիր մարմինների էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեղեկատվական համակարգերի պահանջները հաստատելու մասին՝ հաշվի առնելով, ի թիվս այլոց, անհրաժեշտությունը. սահմանափակ տարածման պաշտոնական տեղեկատվության այս համակարգերի միջոցով մշակում»

Գրանցման N 22304

Սույն հրամանն ուժի մեջ է մտնում պաշտոնական հրապարակման օրվանից 10 օր հետո։