Գրասենյակային աշխատանք և գրասենյակ

Պատվեր և պատվեր. Ձեռնարկությունների թողարկման կարգ

Եկատերինա Կամենևա
Նոյեմբեր 12, 2008 16:13

Պատվերների և պատվերների տրամադրման կարգը բաղկացած է առանձին փուլերից, որոնք իրականացվում են որոշակի հաջորդականությամբ։ Սխալ կլիներ հոդվածը սկսել այս փուլերի անմիջական նկատառումով։ Նախ, դուք պետք է որոշեք պատվերի և կարգի հիմնական նպատակը, բացահայտեք նմանություններն ու տարբերությունները, որոնք առկա են այս տեսակի փաստաթղթերի միջև:

Կարգ ու կարգ: Որո՞նք են նմանություններն ու տարբերությունները

Անմիջապես նշենք, որ հրամանը և կարգադրությունը վերաբերում են միանձնյա որոշումների կայացման պայմաններում տրված վարչական փաստաթղթերին։ Նման պայմաններում ձեռնարկությունում որպես ամբողջություն կառավարման բոլոր հարցերի իրավասությունը պատկանում է նրա ղեկավարին, իսկ կառուցվածքային ստորաբաժանման կառավարման հարցերում` համապատասխան մակարդակի ղեկավարին:

Հրամանի կամ հրամանի տեքստում պարունակվող ցուցումները և որոշումները կարող են ուղղված լինել.

• կատարելություն կազմակերպչական կառուցվածքըձեռնարկություններ;
• ձեռնարկության հիմնական (կամ արտադրական) գործունեության իրականացման միջոցների և մեթոդների ընտրություն.
• ձեռնարկությանը ֆինանսական, աշխատանքային, - նյութական, տեղեկատվական և այլ ռեսուրսներով ապահովելը.
• կազմակերպչական փաստաթղթերի հաստատում և դրանցում փոփոխություններ և այլն:

Հարկ է նշել, որ հրամաններում կամ հրահանգներում պարունակվող ցուցումները և որոշումները պարտադիր են ձեռնարկության բոլոր կամ առանձին աշխատողների համար:

Եվ հիմա մենք կփորձենք բացահայտել մեր դիտարկած փաստաթղթերի տեսակների միջև եղած տարբերությունները:

Պատվեր ձեռնարկության (նրա կառուցվածքային ստորաբաժանման) ղեկավարի կողմից տրված իրավական ակտ է, որը գործում է միանձնյա կառավարման հիման վրա՝ ձեռնարկության առջև ծառացած հիմնական և գործառնական խնդիրները լուծելու համար:

1. Հրամանի կամ հանձնարարականի արձակման նախաձեռնում.
2. Փաստաթղթի նախագծի պատրաստման համար տեղեկատվության հավաքագրում և վերլուծություն:
3. Հրամանի կամ հրահանգի նախագծի պատրաստում.
4. Փաստաթղթի նախագծի հաստատում.
5. Հրամանի կամ հանձնարարականի նախագծի վերջնականացում՝ համաձայն հաստատողների մեկնաբանությունների.
6. Պատվերի կամ պատվերի ստորագրում.
7. Պատվերի կամ հրահանգի գրանցում.
8. Հրաման կամ հրահանգը կատարողներին բերելը.

Վերոնշյալ փուլերն իրականացվում են հաջորդաբար՝ առաջին փուլից մինչև ութերորդ, ընդ որում, հինգերորդ փուլը կարող է ընդհանրապես բացակայել, եթե հաստատման փուլում փաստաթղթի նախագծի վերաբերյալ մեկնաբանություններ չկան։

Դիտարկենք յուրաքանչյուր փուլ առանձին:

Հրամանի կամ հանձնարարականի արձակման նախաձեռնում

Հրամանների և հրամանների նախագծերը կարող են պատրաստվել հետևյալ դեպքերում.

• պլանավորված հիմունքներով (նախկինում մշակված պլանի կամ ծրագրի համաձայն).
• ձեռնարկության ղեկավարության անունից.
• ղեկավարների նախաձեռնությամբ կառուցվածքային միավորներկամ - ենթակա ձեռնարկություններ, ինչպես նաև անհատ մասնագետներ.

Հրաման կամ հանձնարարական տալու անհրաժեշտության հիմնավորումը կարող է նշվել հուշագրում, վերլուծական կամ տեղեկատվական բովանդակության տեղեկանքում, առաջարկով, եզրակացությամբ, ակտով, պաշտոնական գրությամբ։ Այս փաստաթղթերը հանդես են գալիս որպես նախաձեռնող որոշումներ:

Բաժին 3.11. ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003. Միասնական փաստաթղթային համակարգեր. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ. Փաստաթղթերի ներկայացման պահանջներ.

Փաստաթղթի ամսաթիվը կազմվում է արաբական թվերով հաջորդականությամբ՝ ամսվա օր, ամիս, տարի: Ամսվա օրն ու ամիսը գծվում են երկու զույգով Արաբական թվերբաժանված կետով; տարի - չորս արաբական թվերով:

Թույլատրվում է ամսաթվի ձևաչափման բանավոր և թվային եղանակ, օրինակ՝ 05.06.2003թ., ինչպես նաև ամսաթիվը ձևակերպելու հաջորդականությամբ՝ տարի, ամիս, ամսվա օր, օրինակ՝ 2003.06.05:

Օրինակ 1

«Նովոստրոյռեգիոն-Ա» ՍՊԸ-ն նամակ-հաղորդագրություն է ստանում «21-րդ դարի տեխնոլոգիաներ» ծրագրակազմ մշակող ԲԲԸ-ից «Պահեստ +» ծրագրային ապահովման արտադրանքի նոր տարբերակի թողարկման մասին, ինչպես նաև սկավառակի սկավառակ թարմացման մոդուլ և թարմացման հրահանգներ: Ստանալով այս նամակը՝ «Նովոստրոյռեգիոն-Ա» ՍՊԸ-ի ղեկավարը որոշում է կայացնում, որում հանձնարարում է պահեստի կառավարիչ Ա.Վ.Ստեփանովին: վերլուծել ավտոմատացման համակարգի նոր հնարավորությունները պահեստային հաշվառումև զեկուցել ծրագրի նոր տարբերակին անցնելու անհրաժեշտության մասին: Ստեփանով Ա.Վ. Գլխավոր տնօրենին ուղղված հուշագիր է պատրաստում, որում հայտնում է, որ համակարգի նոր տարբերակին անցումը թույլ կտա ավելի արդյունավետ կազմակերպել ապրանքների հաշվառման աշխատանքները և բարձրացնել անձնակազմի արդյունավետությունը։ Ուսումնասիրելով այս հուշագիրը՝ Գլխավոր տնօրենստեղծում է նոր բանաձեւ, որով հանձնարարում է նախապատրաստել հրամանի նախագիծ՝ պահեստների կառավարման ավտոմատացման համակարգի նոր տարբերակի գործարկման մասին։ Այսինքն՝ այս իրավիճակում հրամանի արձակման նախաձեռնող փաստաթղթերը եղել են «21-րդ դարի տեխնոլոգիաներ» ԲԲԸ-ի նամակը և պահեստի պետ Ա.Վ.Ստեփանովի հուշագիրը։ Այս փաստաթղթերի հիման վրա ձեռնարկության ղեկավարը հանձնարարականներ է տվել՝ պատրաստելու հրամանի նախագիծ։

Պատվերի կամ պատվերի նախագծի պատրաստման համար տեղեկատվության հավաքագրում և վերլուծություն

Այս փուլը նախ և առաջ ներառում է զարգացման համար անհրաժեշտ օբյեկտիվ, բավարար և ժամանակին տեղեկատվության հավաքագրում և վերլուծություն կառավարման որոշում, որը հետագայում կարտացոլվի տրված հրամանում կամ հրամանում։

Տեղեկատվության աղբյուրները կարող են լինել.

• օրենսդրական ակտեր և նորմատիվ փաստաթղթեր;
• կազմակերպության ընթացիկ փաստաթղթերը.
• այլ կազմակերպություններից ստացված փաստաթղթեր.
• արխիվային փաստաթղթեր;
• հրապարակումներ պարբերականներում;
• գիտական ​​նյութեր և այլն։

Տեղեկատվության հավաքագրման և վերլուծության արդյունքը կառավարման որոշման մշակումն է: Արժե ուշադրություն դարձնել այն փաստին, որ տեղեկատվության վերլուծության գործընթացում ս.թ. տարբեր տարբերակներորոշումները և դրանց համապարփակ գնահատումից հետո ընտրվում է մեկը՝ ամենաընդունելին։

Օրինակ 1-ի շարունակություն

Հրամանի կամ հրահանգի նախագծի պատրաստում

Նախագծի պատրաստման մասին խոսելիս պետք է նշել, որ մասնագետը (կամ մշակողը) պատրաստում է նախագիծը, այլ ոչ թե փաստաթուղթը։ Նախագիծն իրավական ուժ չունի, և որպեսզի վարչական փաստաթղթի նախագիծը դառնա պատվեր կամ պատվեր, այն պետք է անցնի հաստատման և ստորագրման ընթացակարգով։ Բացի այդ, ստորագրումից հետո անհրաժեշտ է փաստաթղթի գրանցում:

Հրամանի կամ հրահանգի նախագիծը կազմում է մասնագետը կամ կառուցվածքային ստորաբաժանումների մասնագետները: Եթե ​​փաստաթղթի նախագիծը շոշափում է տարբեր գերատեսչությունների շահերը, ապա ձեռնարկության ղեկավարության որոշմամբ պետք է ստեղծվի ժամանակավոր հանձնաժողով կամ աշխատողների խումբ նշանակվի նախագիծը պատրաստելու համար:

Պատվերների և հրամանների նախագծերը կազմվում են ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003 «Միասնական փաստաթղթային համակարգերի» պահանջներին համապատասխան. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ. Փաստաթղթերի պահանջներ» (այսուհետ՝ ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003):

Այսպիսով, Պատվերների նախագծերը և պատվերները տպագրվում են ձևաթղթերի վրա A4 ձևաչափ, այսինքն. 210 × 297 մմ: Սովորաբար պատվերների և պատվերների համար մշակվում են հատուկ ձևեր: Համաձայն ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003, դրանք կոչվում են «փաստաթղթերի հատուկ տեսակների ձևեր»: Նման ձևերը (բացի տառից), կախված բաղկացուցիչ փաստաթղթերկազմակերպությունները ներառում են հետևյալ մանրամասները.

• Ազգային զինանշան Ռուսաստանի Դաշնություն(կամ Ռուսաստանի Դաշնության սուբյեկտի զինանշանը, կամ կազմակերպության զինանշանը, կամ ապրանքանիշ(ծառայության նշան);
• ընկերության անվանումը;
• փաստաթղթի տեսակի անվանումը.
• փաստաթղթի կազմման կամ հրապարակման վայրը.
• ինչպես նաև ռեկվիզիտների համար սահմանափակող նշաններ.

Փաստաթղթի ամսաթիվը;

Փաստաթղթի գրանցման համարը.

Հատուկ ուշադրության են արժանի ձևերի դաշտերի չափերը։ Այսպիսով, ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ի համաձայն, ձևը պետք է ունենա առնվազն դաշտեր.

• 20 մմ - ձախ;
• 10 մմ - աջ;
• 20 մմ - վերև;
• 20 մմ - ներքև:

Ձախ լուսանցքն օգտագործվում է փաստաթուղթը ֆայլ մուտքագրելու համար: Այստեղից կարելի է եզրակացնել, որ երկար (ավելի քան 10 տարի) և մշտական ​​պահպանման ժամկետների փաստաթղթերի ձևաթղթեր մշակելիս (որը ներառում է պատվերներ և պատվերներ), ավելի լավ է ձախ եզրագիծը սահմանել 30-35 մմ միջակայքում, և ոչ թե 20: մմ

Աղյուսակ 1. Պատվերի և հրահանգի պարտադիր մանրամասներ

	Հենարանների անունը	Գրանցման պահը հենարաններ
Փաստաթղթի հրատարակություն
	ընկերության անվանումը
	փաստաթղթի տեսակի անվանումը	կարիք չկա կազմել, ներկայացնել ձևաթղթի վրա
	փաստաթղթի կազմման կամ հրապարակման վայրը	կարիք չկա կազմել, ներկայացնել ձևաթղթի վրա
	փաստաթղթի ամսաթիվը
	փաստաթղթի գրանցման համարը	կազմվել է փաստաթղթի գրանցման պահին ստորագրելուց հետո
	ուղղություն դեպի տեքստ
	փաստաթղթի տեքստը	կազմվել է փաստաթղթի նախագիծ պատրաստելիս
	փաստաթղթերի հաստատման վիզա (անհրաժեշտության դեպքում այն ​​կարող է լինել նաև կնիքի հաստատման փաստաթուղթ)	ամբողջությամբ ձևակերպվել է փաստաթղթի նախագծի հաստատման ժամանակ
	լրիվ ստորագրություն	կազմվել է փաստաթղթի ստորագրման պահին
	Կախված բաղկացուցիչ փաստաթղթերից, կարող է լինել Ռուսաստանի Դաշնության պետական ​​զինանշանը (կամ Ռուսաստանի Դաշնության հիմնադիր սուբյեկտի զինանշանը, կամ կազմակերպության զինանշանը կամ ապրանքային նշանը)	կարիք չկա կազմել, ներկայացնել ձևաթղթի վրա
Մոնիտորինգ և իրականացում
	հսկիչ նշան	կազմվում է, երբ փաստաթուղթը ներկայացվում է հսկողության
Փաստաթղթի վերահսկողությունից հանելը և գործին փոխանցելը
	նշան փաստաթղթի կատարման և գործի մեջ դրա ուղղության վրա	կազմվել է հսկողությունից հանելիս և փաստաթուղթը գործ ուղարկելիս

Այժմ եկեք անցնենք նախագծերի պատվերների և պատվերների նախագծման առանձնահատկություններին: Սկսենք նրանից տեքստը կազմելու կանոններ. Նա միշտ գրված է եզակի առաջին դեմքովև բաղկացած է երկու մասից.

• նշելով (կամ նախաբան) և
• վարչական.

Վ որոշիչ մասըտրված է սահմանված գործողությունների հիմնավորումը. Եթե ​​հրամանի կամ հանձնարարականի արձակման համար հիմք է հանդիսացել բարձրագույն կազմակերպության օրենսդրական կամ կարգավորող իրավական ակտը կամ այս կազմակերպության կողմից նախկինում տրված փաստաթուղթը, ապա որոշիչ մասում նշվում են դրա անվանումը, ամսաթիվը և համարը: Այս դեպքում կարող են օգտագործվել այնպիսի ձևակերպումներ, ինչպիսիք են «Հիմնվելով», «Կատարման մեջ», «Համաձայն»: Եթե ​​հրամանը կամ հրամանը տրվում է նախաձեռնությամբ, ապա որոշիչ մասում ձևակերպվում են սահմանված գործողությունների նպատակներն ու խնդիրները, շարադրվում են հրամանի կամ հրամանի արձակման պատճառ հանդիսացող փաստերը կամ իրադարձությունները:

Որոշիչ մասը սովորաբար սկսվում է «Նպատակներով», «Հաղորդակցման մեջ» և այլն բառերով։

Լինում են դեպքեր, երբ որոշիչ մասը կարող է բացակայել սահմանված գործողությունները բացատրության կամ հիմնավորման կարիք չունենալու պատճառով։

Հրամաններում որոշիչ մասը առանձնացվում է «ՊԱՏՐԱՄՈՒՄ ԵՄ.» հրամանային բառից, իսկ հրամաններում՝ «ԱՌԱՋԱՐԿՈՒՄ ԵՄ.» կամ «ՊԱՐՏԱԴՐՈՒՄ ԵՄ» բառով։ Այս բառերը մեծատառերով տպված են դաշտից նոր տողի վրա։

Վարչական մասպետք է պարունակի սահմանված գործողությունների ցանկը՝ յուրաքանչյուր գործողության կատարողի և կատարման ժամկետի նշումով։

Հաճախ տեղի է ունենում վարչական մասի բաժանում կետերի այն պատճառով, որ ենթադրվում է, որ տարբեր պատվերների համար կան մի քանի կատարողներ՝ իրենց պատրաստականության պայմաններով։

Փաստաթղթի հատված

Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթեր. Փաստաթղթերի համար պահանջներ. ՈւղեցույցներԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ի կատարման մասին. Այն դեպքում, երբ գործողությունը վերաբերում է կոնկրետ կատարողին, փաստաթղթի համապատասխան պարբերությունը պետք է սկսվի կատարողի պաշտոնից և ազգանունից (տեքստում սկզբնատառերը դրվում են ազգանունից հետո)՝ դատիվ դեպքում: Որպես կատարող կարող են նշվել կազմակերպությունները կամ կառուցվածքային ստորաբաժանումները։ Կառավարչական գործողության մասին տեղեկատվությունը փոխանցվում է բայով անորոշ ձևով և գործողության օբյեկտի նշանակմամբ հավելումով: Օրինակ: 1. Միջազգային գործառնությունների բաժնի պետ Կոտով Ա.Դ. պատրաստել «Հրահանգներ աշխատանքի կազմակերպման վերաբերյալ ...» նախագիծ: 2. Իրավաբանական վարչության պետ Մելնիկով Ս.Գ. Միջազգային գործառնությունների վարչությանը տրամադրել անհրաժեշտ կարգավորող իրավական ակտեր և մեթոդական փաստաթղթեր: Վճարման ժամկետի նշումը տրվում է առանձին տողով և կազմվում է որպես կատարման ավարտի ամսաթիվ: Օրինակ: 3. Ներկայացման վերջնաժամկետն է 15.07.2003թ. Վարչական մասի վերջին պարբերությունում նշվում են կոնկրետ անձինք, որոնց վստահված է վարչական փաստաթղթի կատարման հսկողությունը։ Օրինակ: Պատվերի կատարման հսկողությունը վստահված է բանկի խորհրդի նախագահի տեղակալ Կ.Մ. Սիդորովին:

Փաստաթղթի հատված

Դաշնային գործադիր մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի բնորոշ հրահանգներ, որոնք հաստատվել են Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2005 թվականի նոյեմբերի 8-ի թիվ 536 հրամանով: Եթե ​​հրամանը փոխում կամ չեղարկում է դրա դրույթներից որևէ մեկը, ապա տեքստի վարչական մասի պարբերություններից մեկը պետք է պարունակի չեղարկված փաստաթղթի (փաստաթղթի պարբերության) հղումը՝ նշելով դրա ամսաթիվը, համարը և վերնագիրը: Կետի տեքստը պետք է սկսվի «Ճանաչվում է որպես ժամկետանց ...» բառերով: Հրամանում չպետք է ներառվի «Տեղեկացնելու հրաման ...» կետը: Ստորաբաժանումները (պաշտոնյաները), որոնց ուշադրությանն է ուղարկվում հրամանը, թվարկվում են փոստային ինդեքսում, որը կատարողը պատրաստում է հրամանի նախագծի հետ միասին:

A4 թղթի վրա կազմված ցանկացած կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթի տեքստը պետք է տպագրվի մեկուկես տողերի միջով:

Պատվերը կամ հրահանգը կարող է ունենալ տարբեր կիրառություններ՝ դրույթներ, կանոնակարգեր, ցուցակներ, ցուցակներ, գծապատկերներ, աղյուսակներ, փաստաթղթերի նմուշներ և այլն։ «Դիմումի առկայության նշան» պարտադիր պայմանը երբեք չի կազմվում պատվերների և հրահանգների վրա պայմանավորված այն հանգամանքով, որ դիմումի հղումը ուղղակիորեն տրվում է վարչական փաստաթղթի տեքստում:

Եթե ​​հավելվածը կրում է տեղեկատու կամ վերլուծական բնույթ (գծապատկեր, աղյուսակ, ցանկ և այլն), ապա պատվերի կամ հրահանգի տեքստում հղում է տրվում «համաձայն հավելված 2» կամ «(հավելված 2)»: Այս դեպքում վերևի աջ անկյունում հավելվածի առաջին էջում գրված է «Դիմում» բառը, ներքևում՝ պատվերի կամ հրահանգի հղումը։ Եթե ​​կան բազմաթիվ դիմումներ, դրանք համարակալված են:

Օրինակ 2

Վերնագիր պետք է առանց ձախողման կազմվի պատվերների և պատվերների բոլոր նախագծերի վրա և ներառի ամփոփումփաստաթուղթ։

Նա պետք է պատասխանի «ինչի՞ մասին» (ո՞ւմ մասին) հարցին։ փաստաթղթերի աջակցությունկառավարում»։

Այս դեպքում վերնագիրը պետք է զբաղեցնի ոչ ավելի, քան հինգ տող՝ մինչև 150 նիշ ընդհանուր երկարությամբ, տպված լինի լուսանցքից (այսինքն՝ առանց պարբերության նահանջի) մեկ տողով առանց չակերտների և չընդգծված, սկսվի մեծատառով։ և ավարտվում է առանց կետ օգտագործելու:

Մենք չենք անդրադառնա պատվերի կամ պատվերի ձևի պարտադիր մանրամասների գրանցման հարցերին, քանի որ դա մանրամասն նկարագրված է E.M.-ի հոդվածում: Կամենևա «Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի ձևերի մշակում», հրապարակված թիվ 8 և թիվ 9 ամսագրերում, 2005 թ.

Երբ պատրաստվում է հրամանի կամ հանձնարարականի նախագիծը, սկսվում է հաջորդ փուլը՝ վարչական փաստաթղթի նախագծի հաստատումը։ Այն անքակտելիորեն կապված է մեկ այլ փուլի հետ՝ նախագծի վերջնականացումն ըստ հավանողների մեկնաբանությունների. պաշտոնյաները... Հետևաբար, մենք կքննարկենք այս երկու փուլերը միաժամանակ:

Հրամանի կամ հանձնարարականի նախագծի համաձայնեցում և նախագծի վերանայում` համաձայն համակարգող պաշտոնատար անձանց դիտողությունների

Փաստաթղթի նախագծի հաստատումը ենթադրում է.

Փաստաթղթերի նախագծերի որակյալ պատրաստման ապահովումը և շահագրգիռ կողմերի հետ դրանց համաձայնեցումը վստահված է նախագիծը ներկայացնող գերատեսչությունների ղեկավարներին:

Փաստաթղթի հատված

Բաժին 2.7.1.2. Տիպիկ հրահանգներԴաշնային գործադիր մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի մասին, որը հաստատվել է Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2005 թվականի նոյեմբերի 8-ի թիվ 536 հրամանով:

Փաստաթղթի հատված

Բաժին 2.7.1.2. Դաշնային գործադիր մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի օրինակելի հրահանգներ, որոնք հաստատվել են Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2005 թվականի նոյեմբերի 8-ի թիվ 536 հրամանով: Հրամանների (հրամանների) նախագծերը և դրանց հավելվածները հաստատվում են նախագիծը ներկայացրած կատարողի և ստորաբաժանման ղեկավարի կողմից, նախագծում առաջադրանքներ և հանձնարարություններ ստացած ստորաբաժանումների ղեկավարների, ինչպես նաև՝ նախադպրոցական ուսումնական հաստատություն և իրավաբանական ծառայություն (հաստատել կարգավորող իրավական ակտերի նախագծերը). Հաստատումից բխող հրամանի նախագծի (հանձնարարականի) առարկությունները շարադրվում են նախագծին կից տեղեկանքում: Եթե ​​հաստատման ընթացքում հրամանի նախագծում փոփոխություններ են կատարվում՝ հիմնարար բնույթի, ապա այն պետք է վերահրատարակվի և վերահաստատվի։ Ղեկավարի ստորագրությանը ներկայացված հրամանների (հանձնարարականների) նախագծերը հաստատվում են ղեկավարի տեղակալների կողմից՝ համաձայն պարտականությունների բաշխման:

Ձեռնարկությունը պետք է մշակի փաստաթղթերի տեսակների և ենթատիպերի ցանկ, որտեղ նշվում են այն անձինք, որոնց վիզաները պահանջվում են հաստատվելուց հետո, այսինքն. հիմնական համակարգող կամ փաստաթղթերի ձևերի աղյուսակի նշումով:

Փաստաթղթի նախագծի պատրաստման, դրա հաստատման և վերանայման փուլերը՝ համաձայն հաստատողների մեկնաբանությունների, կարող են իրականացվել, այսպես կոչված, «ավանդական» եղանակով կամ բիզնեսի ավտոմատացման համակարգի և. էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում.

«Ավանդական» մեթոդովձևաթղթի վրա կազմվում է վարչական փաստաթղթի նախագիծ և թղթային ձևով ներկայացվում հաստատման:

Այս դեպքում պաշտոնատար անձանց մուտքի արտոնագրերը փակցվում են փաստաթղթի նախագծի վերջին թերթի հակառակ կողմի ներքևի մասում: Պատվերի կամ հրահանգի նախագիծ պատրաստող մասնագետը կարող է հիմք հանդիսանալ վիզաների հետագա ամրագրման համար՝ փաստաթղթի նախագծի վերջին թերթի հետևի մասում նշելով հաստատողների պաշտոններն ու անունները: Պահանջվող «փաստաթղթի հաստատման վիզա» պետք է կազմվի ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ի համաձայն:

Փաստաթղթի հատված

Բաժին 3.24. ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003. Միասնական փաստաթղթային համակարգեր. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ. Փաստաթղթերի ներկայացման պահանջներ. Փաստաթղթի հաստատումը տրվում է փաստաթղթի հաստատման վիզայով (այսուհետ` վիզա), որը ներառում է փաստաթուղթը հաստատող անձի ստորագրությունը և պաշտոնը, ստորագրության վերծանումը (սկիզբները, ազգանունը) և ստորագրման ամսաթիվը: Օրինակ: Անձնական ստորագրությունԱ.Ս. Օրլովը ամսաթիվը Փաստաթղթի վերաբերյալ մեկնաբանությունների առկայության դեպքում վիզան տրվում է հետևյալ կերպ. Ծանոթագրությունները կից Իրավաբանական վարչության պետ Անձնական ստորագրություն Ա.Ս. Օրլովը ամսաթիվը Մեկնաբանությունները նշված են առանձին թերթիկի վրա՝ ստորագրված և կցված փաստաթղթին:

Կազմակերպության հայեցողությամբ թույլատրվում է թերթ առ թերթ դիտել փաստաթղթի նախագիծը կամ փաստաթղթի համար վիզա տրամադրելու հնարավորությունը առանձին հաստատման թերթիկի վրա: Միևնույն ժամանակ, հաստատման թերթիկի ձևը չի կարգավորվում ոչ ԳՕՍՏ-ով, ոչ էլ իրավական ակտերով, և սրա համաձայն. տարբեր կազմակերպություններհաստատման թերթիկը կարող է ունենալ տարբեր ձևեր:

Վարչական փաստաթղթի նախագիծը թղթի վրա հաստատման ներկայացնելիս հնարավոր է միայն մեկ տեսակի նախագծի երթուղի` հաջորդական: Սա նշանակում է, որ միևնույն ժամանակ փաստաթղթի նախագիծը կարող է ունենալ միայն համակարգող պաշտոնյաներից մեկը։ Գործնականում հաճախ են լինում դեպքեր, երբ փաստաթղթի նախագիծը պետք է համակարգեն նույն մակարդակի ղեկավարները, և դրանց հաստատման հերթականությունը նշանակություն չունի։ Համապատասխանաբար, փաստաթղթերի հաջորդական բանակցային ուղին միշտ չէ, որ լավագույն լուծումն է:

Բացի այդ, հաստատման «ավանդական» մեթոդը ձեռնարկության աշխատակիցներից «խժռում» է շատ աշխատանքային ժամանակ։ Ի վերջո, թղթային հիմունքներով փաստաթղթի նախագիծը պետք է ինքնուրույն վերագրվի համակարգող պաշտոնյաներին կամ փոխանցվի կառավարման փաստաթղթերի ծառայության միջոցով (այսուհետ՝ DOE ծառայություն): Վերջին դեպքում փաստաթղթի հաստատումը երկարաձգվում է, քանի որ նախ նախագիծը պետք է ուղարկվի նախադպրոցական ուսումնական հաստատություն, այնուհետև անհրաժեշտ է, որ քարտուղարը կամ գրասենյակային աշխատանքի համար պատասխանատու անձը նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունից. ցանկալի միավորըվերցրեց և նախագիծը հաստատման հանձնեց իր ղեկավարին, իսկ հաստատումից հետո նախագիծը վերադարձրեց նախադպրոցական ուսումնական հաստատություն... Այս ընթացակարգը պետք է շարունակվի այնքան ժամանակ, մինչև նախագիծը հաստատվի բոլոր անհրաժեշտ պաշտոնյաների կողմից: Արդյունքում միջին և խոշոր ձեռնարկություններում մեկ փաստաթղթի նախագծի հաստատումը կարող է տեւել մի քանի օր։

Փաստաթղթերի նախագծերի համակարգում՝ օգտագործելով համակարգեր և էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում ունի բազմաթիվ առավելություններ «ավանդական» մեթոդի նկատմամբ. Այս մոտեցմամբ փաստաթղթի նախագծի մշակողը համակարգում ստեղծում է նախագիծ, հաստատման ժամանակ նշում է փաստաթղթի նախագծի շարժման երթուղու տեսակը և - ակտիվացնում է հաստատման ընթացակարգը:

Հաստատման հետևյալ ուղիները հնարավոր են.

• հաջորդական. երբ նախագիծն առաջին անգամ գնում է առաջին հաստատողին. հաստատումն ավարտելուց հետո նախագիծն ավտոմատ կերպով ուղարկվում է երկրորդ հաստատողին և այլն.
• զուգահեռ. երբ նախագիծը միաժամանակ ստացվում է բոլոր հաստատողների կողմից և նրանք համաձայնեցնում են փաստաթղթի նախագիծը ցանկացած հաջորդականությամբ.
• զուգահեռ-հաջորդական (կամ խառը). երբ փաստաթղթի նախագիծը առաջին անգամ հասնում է պաշտոնյաների մեկ խմբին, որը կարող է հաստատել ցանկացած հաջորդականությամբ. և միայն այն բանից հետո, երբ առաջին խմբի բոլոր պաշտոնյաները համաձայնվեն, նախագիծն ուղարկվում է պաշտոնյաների հաջորդ խմբին:

Եթե ​​դիտարկենք հրամանների նախագծերի և հրամանների համակարգումը, ապա կարելի է նշել, որ ամենաօպտիմալը կլինի զուգահեռ-հաջորդական երթուղին։ Այս դեպքում հնարավոր է համակարգում կազմակերպել հետևյալ շղթայի երկայնքով.

• Հաստատողների 1 խումբ՝ փաստաթղթի նախագծի կատարող (կամ մշակող).
• Համակարգողների 2-րդ խումբ - կապալառուի ղեկավար;
• Հաստատողների 3 խումբ՝ ղեկավար (կամ նախադպրոցական ուսումնական հաստատության աշխատող), ով ստուգում է վարչական փաստաթղթի նախագիծը կատարման ճշգրտության համար.
• Համակարգողների 4 խումբ՝ ստորաբաժանումների ղեկավարներ, որոնց նախագծում տրված են առաջադրանքներ և հանձնարարականներ, ինչպես նաև իրավաբանական ծառայության ղեկավար.
• Համակարգողների 5-րդ խումբ՝ ձեռնարկության ղեկավարի տեղակալ (կամ տեղակալներ):

Համակարգումը օգտագործելով ավտոմատացված համակարգերունի ավելին ամբողջ գիծըառավելություններ «ավանդական» բանակցությունների նկատմամբ. Անվանենք հիմնականները.

1. 1. Կառուցապատողին պետք չէ ժամանակ վատնել նախագիծը համակարգող պաշտոնյաներին հասցնելու վրա, քանի որ դա արվում է համակարգի կողմից՝ նշված երթուղու համաձայն։
2. 2. Կառուցապատողը կարող է նշել այն ժամանակը, որի ընթացքում պաշտոնատար անձը պարտավոր է համաձայնեցնել փաստաթղթի նախագիծը:
3. 3. Փաստաթղթի նախագիծը մշակողը ցանկացած պահի կարող է տեսնել, թե ինչպես է հաստատվում փաստաթուղթը, պաշտոնյաներից ով է հաստատել և որ վիզա է տրվել:
4. 4. Հաստատող պաշտոնյաներն արագ կիմանան, որ հատուկ ծանուցման համակարգի շնորհիվ ստացել են հաստատման փաստաթղթի նախագիծ։
5. 5. Փաստաթղթի նախագիծը հաստատվում է հնարավորինս սեղմ ժամկետներում:
6. 6. Փաստաթղթի նախագիծը չի կարող կորցնել հաստատման գործընթացում:
7. 7. Համակարգը կարող է պահպանել նախագծի բոլոր տարբերակները, վիզաները և հաստատողների մեկնաբանությունները:

Չնայած «էլեկտրոնային» հաստատման վերը նշված, բավականին նշանակալի առավելություններին, այն ներկայումս օգտագործվում է փոքր թվով ձեռնարկություններում։ Իսկ դրա պատճառը հետևյալն է. փաստաթղթերի նախագծերի հետ աշխատանքը, ներառյալ հաստատման փուլը, հնարավոր է ավտոմատացնել միայն այն դեպքում, եթե բոլոր ղեկավարները դառնան համակարգերի և էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ակտիվ օգտվողներ, քանի որ նրանք են հիմնական համակարգող պաշտոնյաները։ Ցավոք, այսօր պրակտիկան ցույց է տալիս, որ կազմակերպությունների և ձեռնարկությունների մեծ մասում ավտոմատացման համակարգերի հիմնական օգտագործողները քարտուղարներն են և գրասենյակային աշխատանքի պատասխանատուները, որոնց իրավասությունը չի ներառում փաստաթղթերի նախագծերի հաստատումը:

Այժմ դիտարկենք, թե ինչ է տեղի ունենում, եթե հաստատողներից մեկը համաձայն չէ փաստաթղթի նախագծի բովանդակության հետ։

Այն դեպքում, երբ մեկ կամ մի քանի հաստատողներ սկզբունքային բնույթի մեկնաբանություններ,փոխելով փաստաթղթի էությունը՝ նախագիծը պետք է վերահրատարակվի (այսինքն՝ պետք է ստեղծվի նոր տարբերակփաստաթղթի նախագծի) և կրկին համաձայնեցվել։

Եթե ​​հաստատման ժամանակ խմբագրական մեկնաբանություններ,չփոխել նախագծի բովանդակությունը, ապա նախագիծը նույնպես ենթակա է վերատպման, սակայն վերահաստատում այս դեպքում պարտադիր չէ։

Պատվերի կամ պատվերի ստորագրում

Համաձայնեցված փաստաթղթի նախագիծը ներկայացվում է ղեկավարին ստորագրության։

Եթե ​​հաստատման վիզաները տրվել են ոչ թե նախագծի վերջին թերթի հետևի մասում, այլ առանձին հաստատման թերթիկի վրա, ապա այս դեպքում անհրաժեշտ է նաև փաստաթղթի նախագծի հաստատման թերթիկը փոխանցել կառավարչին:

Կառավարչի ստորագրությունը փաստաթղթի նախագիծը վերածում է լիարժեք փաստաթղթի, որից հետո այն պետք է գրանցվի։

Պատվերի կամ հրահանգի գրանցում

Փաստաթղթի գրանցումկողմից փաստաթղթի մասին հավատարմագրային գրառում է հաստատված ձևը, ամրագրելով դրա ստեղծման, ուղարկելու կամ ստանալու փաստը։

Մեր դեպքում գրանցումը կարձանագրի փաստաթուղթ ստեղծելու փաստը: Նշենք, որ գրանցումն անհրաժեշտ է նաև փաստաթղթերի հետագա հաշվառման և տեղեկանքային աշխատանքների կազմակերպման համար։

Գրանցումը կարող է իրականացվել երեք եղանակներից մեկով.

• փաստաթղթի գրառումը թղթային ամսագիր(ամսագրի գրանցման ձև);
• թղթային գրանցման և հսկողության քարտում գրանցելու միջոցով - (քարտի գրանցման ձև);
• Փաստաթղթի մասին տեղեկատվության մուտքագրում բիզնես-արտադրության ավտոմատացման համակարգ և էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում (ավտոմատացված գրանցման ձև):

Հարկ է նշել, որ ներկայումս նպատակահարմար է հենց փաստաթղթերի ավտոմատացված գրանցումը, քանի որ այն ունի բազմաթիվ առավելություններ ամսագրի և քարտերի գրանցման ձևերի նկատմամբ: Ահա այս առավելություններից մի քանիսը.

• փաստաթղթերի արագ որոնում ցանկացած ռեկվիզիտի կամ ռեկվիզիտի միջոցով.
• հաշվետվությունների, ամփոփագրերի ավտոմատ ստեղծում, փաստաթղթերի վերաբերյալ տեղեկանք և վերլուծական աշխատանք.
• ավտոմատ կառավարումպատվերների (փաստաթղթերի) կատարման համար.
• մի քանի աշխատավայրերում և այլ վայրերում փաստաթղթերի միաժամանակյա գրանցման հնարավորությունը:

Ավելին, փաստաթղթերի ավտոմատ գրանցումը հնարավոր է առանց ձեռնարկությունում մասնագիտացված ծրագրերի ներդրման:

Փոքր ընկերությունների մեծ մասում այն ​​իրականացվում է MS Excel ծրագրի միջոցով՝ լրացնելով սովորական աղյուսակ։

Գրանցման ժամանակ փաստաթուղթը նշանակվում է գրանցման համարը և փաստաթղթի ամսաթիվը.Հրամանի և հրամանի ամսաթիվը պետք է լինի ստորագրման ամսաթիվը, որից կարելի է եզրակացնել, որ պատվերներն ու պատվերները պետք է գրանցվեն ստորագրման օրը։

Փաստաթղթերի գրանցումն իրականացվում է խմբերի շրջանակներում՝ կախված փաստաթղթի տեսակի անվանումից: Բացի այդ, պատվերները (ինչպես նաև պատվերները) հիմնական գործունեության, կադրերի և վարչատնտեսական հարցերի վերաբերյալ գրանցվում են առանձին: Սա նշանակում է, որ կարգերի ու կարգերի վերոնշյալ ենթատեսակները կունենան ոչ թե ընդհանուր, այլ առանձին համարակալում։

Այժմ մենք կտանք ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ում ամրագրված գրանցման համարի և փաստաթղթի գրանցման պահանջները:

Փաստաթղթի հատված

Փաստաթղթի հատված

Սովորաբար, թվային մեթոդն օգտագործվում է պատվերի և հրահանգի ամսաթիվը պաշտոնականացնելու համար, օրինակ՝ 05.02.2007թ.

Հրաման կամ հրահանգը կատարողներին բերելը

Վարչական փաստաթուղթը կատարողներին բերելը փաստաթղթի կրկնօրինակումն է, դրա բաշխումը (հնարավորինս շուտ) կամ փոխանցումը կատարողներին:

Գրասենյակային աշխատանքի «ավանդական» կազմակերպմամբ ամենից հաճախ կատարվում են պատվերների և պատվերների պատճեններ, ավելի քիչ՝ քաղվածքներ, որոնք այնուհետև ուղարկվում են կազմակերպության կատարողներին կամ աշխատակիցներին՝ ըստ փոստային ցուցակի (այն նաև կազմվում է. և ստորագրված կատարողի կողմից):

Եթե ​​փաստաթղթերի հետ աշխատելիս օգտագործվում է գրասենյակային ավտոմատացման և էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ, ապա շատ դեպքերում (երբ աշխատողը կարիք չունի ծանոթանալու փաստաթղթին ստորագրության հետ, ինչը կարևոր է, օրինակ, որոշ վարչական փաստաթղթեր կազմելիս. անձնակազմի վերաբերյալ), գրանցված փաստաթուղթն ուղարկվում է օգտագործված համակարգերի օգտագործմամբ աշխատողներին: Այս մոտեցումը թույլ է տալիս հասցեատերերին հնարավորինս շուտ ստանալ փաստաթուղթ, ինչպես նաև խնայել նյութական և ժամանակային ռեսուրսները, որոնք ծախսվում են «ավանդական» մոտեցմամբ՝ փաստաթղթերը պատճենելու և պատճենները փոխանցելու համար:

Հարկ է նշել, որ վարչական փաստաթղթերի մեծ մասը, մինչ դրանք կատարողներին փոխանցելը, հսկողության տակ է դրվում սպասարկման նախակրթարան... Սակայն կատարման վերահսկողությունն արդեն առանձին մեծ թեմա է, որին մենք բավականաչափ ուշադրություն դարձրինք անցյալ տարի։ , .

Թեմայի շարունակությունը՝ V.P.-ի հոդվածում։ Կոզիրևա «Վարչական փաստաթղթերի նախագծերի մշակում. գործադիրի և գրասենյակային աշխատանքի մասնագետի փոխազդեցություն».

Երբ փորձառու մասնագետը կիսվում է իր լավագույն փորձով, դա միշտ հետաքրքիր է: Եվ հատկապես, երբ խոսքը վերաբերում է այլ գերատեսչությունների գործընկերների հետ կառուցողական փոխգործակցության հաստատմանը: Դուք կսովորեք, թե ինչպես պատրաստել վարչական փաստաթղթի նախագիծ՝ համապատասխան գրասենյակային աշխատանքի կանոններին և ռուսաց լեզվի բոլոր բարդություններին: ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ը սահմանում է միայն վարչական փաստաթղթերի կատարման ամենահիմնական պահանջները: Հեղինակը պատմում է, թե ինչպես են դրանք վերջնականացվել (ընդլայնվել) և ներդրվել միջտարածաշրջանային հեռահաղորդակցության ընկերությունում։ համար ձևակերպման կոնկրետ օրինակներ տարբեր իրավիճակներիսկ դիզայնի նմուշների առկայությունը հոդվածը դարձնում է շատ հարմար դրա համար գործնական կիրառությունձեր աշխատանքում: Հոդվածը հրապարակվել է ամսագրի հուլիսյան համարում

13 Հերթական թվերը նշանակվում են օրացուցային տարվա ընթացքում, այսինքն. առաջին հաջորդ տարիհաջորդական համարները նորից կսկսվեն մեկից:

14Տես հոդվածը O.V. Ռիսկով «Պատվերների կատարման հսկողություն. կանոնակարգերի պահանջներ դաշնային մարմիններգործադիր իշխանություն «Թիվ 1 ամսագրի 24-րդ էջում 2006 թ.

15Տես հոդվածները E.M. Կամենևան 2006 թվականի թիվ 9 ամսագրի 72-րդ և 2006 թվականի թիվ 10 ամսագրի 76-րդ էջում հրամանների կատարման նկատմամբ վերահսկողության մեթոդների մասին:

ԴԱՇՆԱԿԱՆ ԿԱՊԻ ԳՈՐԾԱԿԱԼՈՒԹՅՈՒՆ

Դաշնային պետական ​​կրթական պետական ​​ֆինանսավորմամբ կազմակերպությունբարձրագույն մասնագիտական ​​կրթություն

Սանկտ Պետերբուրգ Պետական ​​համալսարանհեռահաղորդակցություն նրանց. պրոֆ. - Բրևևիչ

ՊԱՏՎԵՐ

«___» 2013թ., թիվ ___________

Սանկտ Պետերբուրգ

Փաստաթղթերի հոսքի կարգը բարելավելու մասին

Համալսարանի փաստաթղթաշրջանառության կարգը բարելավելու և կատարողական կարգապահությունն ամրապնդելու նպատակով կիրառվում են հետևյալ կանոնները.

2. Հաստատել համալսարանի ստորաբաժանումների (CFD) ներքին էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության համար պատասխանատու պաշտոնատար անձանց ցանկը, ինչպես նաև ստորաբաժանումների կողմից օգտագործվող էլեկտրոնային փոստի հասցեները՝ ներքին փաստաթղթային հոսքի շրջանակներում տեղեկատվություն ստանալու (ուղարկելու) համար. համաձայն սույն հրամանի N 2 հավելվածի:

3. Հաստատել, համաձայն սույն կարգի N 3 հավելվածի.

· Գործունեության ոլորտներում արտաքին էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքի համար պատասխանատու համալսարանի պաշտոնյաների ցանկը, ինչպես նաև էլեկտրոնային փոստի հասցեները, որոնք Համալսարանը օգտագործում է արտաքին փաստաթղթերի հոսքի նպատակով տեղեկատվություն ստանալու (ուղարկելու) համար.

Համալսարանի պաշտոնյաների ցանկը, ովքեր պատասխանատու են պատրաստման ժամանակին և որակի համար էլեկտրոնային փաստաթղթերարտաքին օգտատերերի հասցեին ուղղված գործունեության ոլորտներով:

4. Ստորաբաժանումների` ստացողների կողմից էլեկտրոնային փաստաթղթի մշակման ժամկետը հաստատել դրա բաշխման օրվանից ոչ ավելի, քան 1 աշխատանքային օր:

5. Տեղեկատվական գծով պրոռեկտորը մինչեւ 01.03.2013թ.

Համալսարանի վեբկայքում վարչական և նորմատիվ փաստաթղթերՀամալսարան թղթի վրա;

· Սույն հրամանով հաստատված էլ. փոստի հասցեների ցուցակները՝ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը բարելավելու նպատակով.

· Նորաստեղծ փոստարկղերի մուտքի բանալիների տրամադրում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համար պատասխանատու պաշտոնյաներին;

6. Վարչակազմի և կադրերի վարչության պետն ապահովում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համար պատասխանատու պաշտոնատար անձանց ցուցակների թարմացումը առնվազն ամիսը մեկ անգամ:

7. Պրոռեկտորները, կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարները 01.03.2013թ.-ից ապահովում են սույն կարգի համաձայն փաստաթղթերի ուղարկման և մշակման կարգի պահպանումը:

8. Վերահսկում եմ հրամանի կատարման նկատմամբ:

Ռեկտոր պրոֆեսոր

Հրամանի նախագիծը ներկայացնում է.

Տնտեսագիտության և զարգացման գծով պրոռեկտոր

ՀԱՄԱՁԱՅՆԵՑԻՆ:

Տեղեկատվական գծով պրոռեկտոր

անվտանգության գծով պրոռեկտոր

Վարչակազմի և կադրերի բաժնի պետ

Համակարգը փորձնական շահագործման հանձնելու հատուկ հրամանում պետք է նշվի.

• Փորձնական շահագործման պայմանները;
• Բաժանմունքների ցանկ (աշխատատեղեր);
• Ծրագրային ապահովման և ապարատային սարքավորումներով դրանց համալրման ժամկետները.
• Պատասխանատու է ստորաբաժանումներում փորձնական գործողությունների համար:

Նույն հրամանը կարող է պարունակել հրահանգներ EDMS-ի հետ աշխատելու ժամանակավոր կանոնակարգերի (կանոնների, ընթացակարգերի) հաստատման վերաբերյալ: Փորձնական գործողությունից հետո անհրաժեշտ է պատրաստել EDMS-ին անցնելու առաջարկների կամ առաջարկությունների ցանկ, որոնք, որպես կանոն, եթե առաջարկները պատրաստվել են պատվիրատուի կազմակերպության աշխատակիցների կողմից, կազմվում են ներքին ձևով: սպասարկման փաստաթուղթ: Այս փաստաթուղթը պարունակում է տեղեկատվություն փորձնական աշխատանքի ընթացքում առաջացած խնդիրների մասին, ինչպես նաև առաջարկություններ՝ համակարգի կարգավորելու համար:

SDS ներդրման գործընթացի կանոնակարգային աջակցություն

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրման արդյունավետությունը, իհարկե, պայմանավորված է ինչպես դրա արժեքով, այնպես էլ մշակված փաստաթղթերի ծավալով, ինչպես նաև ընկերության գործունեության առանձնահատկություններով:

Կարևոր

Հաշվարկները ցույց են տալիս, որ, ընդհանուր առմամբ, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրումը մեկ-երկու տարում արդյունք է տալիս։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրման փուլերը Վաղ թե ուշ յուրաքանչյուր մենեջեր գիտակցում է ձեռնարկությունում փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ավտոմատացման անհրաժեշտությունը, որի նպատակն է օպտիմալացնել իր արտադրական և կազմակերպչական գործունեությունը:

Փաստաթղթերի հոսքի հաստատման օրինակելի կարգը

Ծրագրային արտադրանքի և կապալառուի ընտրությունից հետո անհրաժեշտ է ստեղծել վարչական փաստաթուղթ, որը կսահմանի.

• Հաճախորդի կողմից իրականացման խմբի ղեկավար;
• Բաղադրյալ աշխատանքային խումբ;
• Աշխատանքային գրաֆիկի պատրաստման, EDMS-ի իրականացման մեջ ներգրավված այլ մասնագետների ներգրավման առաջադրանքներ (տեխնիկական սարքավորումների, տեղեկատվության և ծրագրային ապահովման պատրաստում և այլն):

Աշխատանքային խմբի ստեղծման մասին հրամանի օրինակ Հետագայում անհրաժեշտ կլինի հրաման տալ EDMS-ի իրականացման ժամանակացույցը հաստատելու մասին։

Հաշվի առնելով այս պլանը՝ իրականացման բոլոր հետագա փուլերն անցնում են։

Ժամանակացույցի հաստատման հրամանի օրինակ 3. Օգտագործողների ցանկի հաստատում և համակարգի ադմինիստրատորի որոշում։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրում

Նախանախագծային հարցում, ծրագրային արտադրանքի ընտրություն.
Վարչական փաստաթուղթը (որպես կանոն, սա հրաման է), որը թողարկվել է ղեկավարության կողմից իրականացման առաջին փուլում, պարունակում է EDMS-ի իրականացման անհրաժեշտության հիմնավորումը, իսկ տեքստում նշվում է. պատասխանատու, կամ մի քանի անձինք, ովքեր պետք է.

• Որոշել, թե ինչ ուժերով կներդրվի համակարգը (ինքնուրույն կամ աշխատանքային կապալառուի ներգրավմամբ);
• Որոշեք աշխատանքի գլխավոր կապալառուին.
• Որոշել կատարման մոտավոր մասշտաբները և նախատեսվող բյուջեն։

Վերոնշյալ կարգով աշխատանքի արդյունքը ամենից հաճախ երկու կողմից մշակված կոմերցիոն առաջարկ է։
2. Աշխատանքային խմբի ստեղծում և աշխատանքային գրաֆիկի հաստատում.

• յուրաքանչյուր փաստաթղթի երթուղու և մշակման վերահսկում, ներառյալ դրանց կատարման և հաստատման ժամկետների պահպանումը.
• կատարողականի կարգապահության բարելավում և փաստաթղթերի կորստի և գաղտնի տեղեկատվության չարտոնված մուտքի ռիսկի նվազեցում.
• ցանկացած փաստաթուղթ կամ փաստաթղթերի փաթեթ արագ որոնելու ունակություն՝ կատարողների կողմից առաջացած պահանջներին համապատասխան.
• կառավարման ազդանշանների տարանցման ժամանակի կրճատում ինչպես ուղղահայաց, այնպես էլ հորիզոնական;
• բարձրացնելով աշխատողների արտադրողականությունը և ամբողջ կազմակերպության արդյունավետությունը:

Թվարկված առաջադրանքները նաև որոշում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրման առավելությունները, հատկապես այն ձեռնարկություններում, որտեղ տարեկան փաստաթղթերի հոսքը հաշվարկվում է հազարավոր հաշվապահական միավորներով, իսկ արխիվը` տասնյակ հազարներով:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի ձևավորման և ստորագրման համար պատասխանատու է նշանակելու [պաշտոն, Ֆ.

ԵՎ ՄԱՍԻՆ]։ 7. Հրամանը հաղորդվում է կազմակերպության բոլոր կառուցվածքային ստորաբաժանումներին:

8. Հրամանի կատարման հսկողությունը հանձնարարում եմ [պաշտոն, Ֆ.

ԵՎ ՄԱՍԻՆ]։ [պաշտոնը, ստորագրությունը, սկզբնատառերը, ազգանունը] Ծանոթ եմ պատվերին՝ [պաշտոնը, ստորագրությունը, սկզբնատառերը, ազգանունը] Ձեզ հետաքրքրող փաստաթղթի ընթացիկ տարբերակը հասանելի է միայն ԳԱՐԱՆՏ համակարգի կոմերցիոն տարբերակում։

Դուք կարող եք փաստաթուղթ գնել 54 ռուբլով կամ ստանալ ամբողջական մուտքԳԱՐԱՆՏ համակարգին անվճար 3 օր։

Գնեք փաստաթուղթ Ստացեք մուտք դեպի GARANT համակարգ Եթե դուք GARANT համակարգի ինտերնետ տարբերակի օգտվող եք, կարող եք բացել այս փաստաթուղթը հենց հիմա կամ պահանջել. Թեժ գիծհամակարգում։

5 մարտի, 2018 Մուտք Գրանցում © NPP GARANT-SERVICE LLC, 2018. ԳԱՐԱՆՏ համակարգը արտադրվում է 1990 թվականից:

Սեդ նմուշի իրականացման հրաման

• Գնե՛ք GARANT համակարգը
• Ստացեք ցուցադրական մուտք
• Պարզեք արժեքը
• Տեղեկատվական բանկ
• Վերցնելու հավաքածու

Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգի ներդրման պատվեր [ամսաթիվ, ամիս, տարի] N [արժեք] [Լրացնելու համար անհրաժեշտ] պատվիրում եմ՝ 1.

[ամսաթիվ, ամիս, տարի] ներդնել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ [անունը] [իրավաբանական անձի անվանումը]:

Պաշտոնը, լրիվ անվանումը] ըստ [ամսաթիվ, ամիս, տարի] էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման կարգը մշակելու և հաստատելու համար:

Ուշադրություն

Նշանակել [պաշտոն, Ֆ.

ԵՎ ՄԱՍԻՆ]։ 4. [Պաշտոնը, լրիվ անվանումը] կազմակերպել ստացված և ուղարկված փաստաթղթերի էլեկտրոնային արխիվ: 5. [

Պաշտոնը, լրիվ անվանումը]՝ [իրավաբանական անձի անվանումը] հաշվապահական քաղաքականության մեջ ներառելու էլեկտրոնային փաստաթղթերի ստեղծման, ստացման և պահպանման կանոնները:

Խումբը պետք է բացահայտի ավագ ղեկավարների կառավարման կարիքները, ինչպես նաև առաջնագծի ղեկավարների օգտագործողների կարիքները:

Սա կօգնի ձևավորել համակարգի հիմնական պահանջները և դրանք սահմանել տեխնիկական բնութագրերի տեսքով: Երկրորդ փուլում, հաշվի առնելով մշակված պահանջները, ընտրությունը կատարվում է էլեկտրոնային համակարգաշխատանքի ընթացքը, որը օպտիմալ կլինի ինչպես ֆունկցիոնալության, այնպես էլ ծախսերի առումով։ Եթե ​​ընկերության փաստաթղթերի կառավարման համակարգով լուծված խնդիրները բավականաչափ կոնկրետ են, ապա էլեկտրոնային համակարգը կարող է մշակվել բանտի սկզբունքով, այնուհետև աշխատանքային խմբի անդամներն են առավել սերտորեն շփվելու մշակողների հետ՝ նրանց համար կոնկրետ առաջադրանքներ ձևակերպելով: Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրման երրորդ փուլում այն ​​կտեղադրվի և անհրաժեշտության դեպքում կթարմացվի տեխնիկական սարքավորումների պարկը, կարդիականացվի հնացած սարքավորումները և ձեռք կբերվեն նոր սարքավորումներ։

Այսօր էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը համարձակորեն ներխուժում է մեր կյանք, այսօր գրեթե բոլոր ընկերությունները օգտագործում են էլեկտրոնային փաստաթղթեր, օգտագործեք էլեկտրոնային փոստով, էլեկտրոնային հայտարարագրերը, հատկապես, որ ԱԱՀ-ի հարկման համար պարտադիր հայտարարագրերը սահմանվում են օրենքով։ Ինչ-որ մեկը շարժվեց և օգտագործում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգեր առօրյա կյանքում և թարգմանեց բոլոր հաշվետվությունները և սկզբնաղբյուր փաստաթղթերէլեկտրոնային ձևով։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հայեցակարգը և էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելությունները

Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումը փաստաթղթերի հետ աշխատելու միջոց է: Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առանձնահատկություններն այն են, որ էլեկտրոնային փաստաթղթերը ստորագրված են էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ: Նման փաստաթուղթը, որը ստորագրված է EDS-ով, արժեքով հավասար է թղթային փաստաթղթին:

Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումն ունի իր դրական և բացասական կողմերը:

սեղան
Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելություններն ու թերությունները

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելությունները	Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման թերությունները
Փաստաթղթեր արագ գտնելու ունակություն; Փաստաթղթերի հոսքի կենտրոնացված կառուցվածքի առկայությունը. Փաստաթղթերի համակարգված պահպանում էլեկտրոնային արխիվում. Փաստաթղթերի գրանցման և հաստատման հեշտություն; Էլեկտրոնային կապի ուղիներով փաստաթղթեր ստորագրելու և ուղարկելու հնարավորություն, որը խնայում է ժամանակը. Նմանատիպ փաստաթղթերի կազմման հնարավորություն; Էլեկտրոնային աուդիտի անցկացում	Էլեկտրոնային գնման անհրաժեշտությունը թվային ստորագրություն; Օգտագործման անհնարինությունը, եթե կոնտրագենտը չի օգտագործում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում. Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման լրացուցիչ ծախսեր; Փաստաթղթերի հոսքի միասնական ձևաչափերի բացակայություն; Որոշ օգտատերերի անվստահությունը էլեկտրոնային փաստաթղթերի նկատմամբ

Միաժամանակ ավելի ու ավելի է զարգանում էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառությունը։ Իսկ դրա համար կան նախադրյալներ։

Նախ, հարկային օրենսդրությամբ նախատեսված է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում։ Օրինակ, ապահովագրավճարների կամ անձնական եկամտահարկի վերաբերյալ հաշվետվություններ ներկայացնելիս այն պետք է ներկայացվի էլեկտրոնային ձևաչափովեթե ընկերությունն ունի ավելի քան 25 աշխատող. Հաշվետվությունները էլեկտրոնային ձևով ներկայացնելու համար անհրաժեշտ է էլեկտրոնային ձևով հայտարարագիր ներկայացնել: Բացի այդ, բացատրություններ, եթե հաշվետվությունը ներկայացվում է էլեկտրոնային տարբերակով, ապա 2017թ.-ին անհրաժեշտ կլինի տալ նաև էլեկտրոնային փաստաթղթի տեսքով։

Երկրորդ, հաշվապահության մեջ ընդունված է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում։ Համաձայն «Հաշվապահական հաշվառման մասին» թիվ 402-FZ օրենքի՝ առաջնային հաշվապահական փաստաթուղթը կազմվում է թղթի վրա և (կամ) ստորագրված էլեկտրոնային փաստաթղթի տեսքով։ էլեկտրոնային ստորագրություն.
Երրորդ՝ 2017 թվականին էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը դատական ​​գործընթացներում էլ ավելի մեծ զարգացում կստանա։ Այսպիսով, շատերն են սովոր, որ դատարանների որոշումները համացանցում հրապարակվում են էլեկտրոնային եղանակով։ Ռուսաստանի Դաշնության արբիտրաժային դատավարության օրենսգրքի 4-րդ հոդվածի համաձայն, հայցադիմում, հայտարարություն, բողոք, ներկայացում և այլ փաստաթղթեր կարող են ներկայացվել դատարան թղթային կամ էլեկտրոնային ձևով, ներառյալ էլեկտրոնային փաստաթղթի ձևով, որը ստորագրված է. կարգով էլեկտրոնային ստորագրություն օրենքով սահմանվածՌուսաստանի Դաշնություն՝ լրացնելով «Ինտերնետ» տեղեկատվական և հեռահաղորդակցության ցանցում դատարանի պաշտոնական կայքում տեղադրված ձևաթուղթը։ Նմանատիպ դրույթներ են սահմանվել նաև քաղաքացիական դատավարության մասով։

Չորրորդ, էլեկտրոնային տեխնոլոգիադարձել են մեր կյանքի մի մասը՝ մրցութային փաստաթղթերում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման օգտագործման, էլեկտրոնային աճուրդների անցկացման առումով։ Ըստ հոդվածի Դաշնային օրենքթվագրված 05/04/2013 թիվ 44-FZ (փոփոխված է 03/07/2016) «Պետական ​​և ծառայությունների մատուցման համար ապրանքների, աշխատանքների, ծառայությունների գնման ոլորտում պայմանագրային համակարգի մասին. քաղաքապետարանի կարիքները«Աճուրդի շրջանակներում ք էլեկտրոնային ձև (էլեկտրոնային աճուրդ) հասկացվում է որպես աճուրդ, որի ժամանակ գնման մասին տեղեկատվությունը հաճախորդը հաղորդում է անսահմանափակ թվով անձանց՝ մեկտեղելով. տեղեկատվական համակարգՆման աճուրդի մասին ծանուցումները և դրա մասին փաստաթղթերը, գնումների մասնակիցներին դրվում են միասնական պահանջներ և. Լրացուցիչ պահանջներ, նման աճուրդի անցկացումը նախատեսված է ք էլեկտրոնային հարթակնրա օպերատորը:

Հինգերորդ պատճառը կապված է այն բանի հետ, որ այսօր բազմաթիվ ընկերություններ գործում են տարբեր մարզերում, տարբեր քաղաքների հետ, հետևաբար, կազմակերպել. արդյունավետ բիզնեսանհրաժեշտ է արագացնել աշխատանքային ընթացքը և պարզեցնել կողմերի հարաբերությունները։ Այս առումով, ինտուիտիվորեն, շատ ընկերություններ ներկայացնում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում:

Ինչպե՞ս մուտք գործել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում:

Առաջին քայլը ընդունելն է սկզբունքային որոշումէլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ներդրման մասին։ Նման որոշումը ձևակերպվում է ձեռնարկության համար հրամանով: Որոշ ընկերություններ մշակում են հատուկ տեղական ակտեր, որոնք կարգավորում են ընկերության ներսում փաստաթղթերի աշխատանքային ընթացքը և հաստատումը, այդ թվում՝ փաստաթղթերի հաստատումը բաժինների միջև, վերահսկողության տակ դնելը, ղեկավարության կողմից ստորագրումը և արխիվային փաստաթղթերի պահպանումը:

Երկրորդ փուլում դուք պետք է ընտրեք, թե որ ստորագրությունը կօգտագործի ընկերությունը փաստաթղթերը մշակելիս:

Պարզ էլեկտրոնային ստորագրությունը էլեկտրոնային ստորագրությունն է, որը ծածկագրերի, գաղտնաբառերի կամ այլ միջոցների կիրառմամբ հաստատում է որոշակի անձի կողմից էլեկտրոնային ստորագրության ձևավորման փաստը:

Անորակ էլեկտրոնային ստորագրությունէլեկտրոնային ստորագրություն է, որը.

1. ստացված տեղեկատվության ծածկագրային վերափոխման արդյունքում էլեկտրոնային ստորագրության բանալին օգտագործելով.
2. թույլ է տալիս նույնականացնել էլեկտրոնային փաստաթուղթը ստորագրած անձին.
3. թույլ է տալիս բացահայտել էլեկտրոնային փաստաթղթում փոփոխություններ կատարելու փաստը դրա ստորագրման պահից հետո.
4. ստեղծվել է էլեկտրոնային ստորագրության միջոցով:

Որակավորված էլեկտրոնային ստորագրությունէլեկտրոնային ստորագրություն է, որը համապատասխանում է անորակ էլեկտրոնային ստորագրության բոլոր բնութագրերին և հետևյալ լրացուցիչ բնութագրերին.

1. էլեկտրոնային ստորագրության ստուգման բանալին նշված է որակավորված վկայագրում.
2. Էլեկտրոնային ստորագրություն ստեղծելու և ստուգելու համար օգտագործվում են էլեկտրոնային ստորագրության միջոցներ, որոնք ունեն պահանջներին համապատասխանության հաստատում (06.04.2011թ. թիվ 63-FZ դաշնային օրենքի 5-րդ հոդված (փոփոխված է 30.12.2015թ.) «Էլեկտրոնային ստորագրության մասին. «Այնուամենայնիվ, շատ դեպքերում փաստաթղթեր են պահանջվում անվտանգության նպատակներով, քանի որ դա ուժեղացված որակավորված ստորագրություն է։

Երրորդ փուլը լինելու է հատուկ սերտիֆիկացման կենտրոնի ընտրությունը։ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ոլորտում մասնագիտացած ընկերություն ընտրելու համար կարևոր է գնահատել որոշակի ընկերության հետ աշխատելու հարմարավետությունը: Կարևոր է սահմանել մատուցվող ծառայությունների արժեքը, լրացուցիչ գործառույթների հնարավորությունը, ինչպես նաև էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ծառայությունները, կարևոր է նաև հաստատել, թե ինչ պատասխանատվություն է կրում սերտիֆիկացման կենտրոնը փաստաթղթում տեխնիկական խափանումների և խնդիրների դեպքում: կառավարում։

Չորրորդ փուլում անհրաժեշտ է փաստաթղթեր տրամադրել պայմանագիր կնքելու համար։

Հինգերորդ փուլը հավաստագրման կենտրոնի հետ պայմանագրի կնքումն է։ Համաձայն 06.04.2011 թիվ 63-FZ դաշնային օրենքի 2-րդ հոդվածի (փոփոխվել է 30.12.2015 թ.) «Էլեկտրոնային ստորագրության մասին» սերտիֆիկացման կենտրոնը. սուբյեկտ, անհատ ձեռնարկատերկամ պետական ​​գործակալությունկամ տեղական ինքնակառավարման մարմին, որն իրականացնում է էլեկտրոնային ստորագրությունների ստուգման բանալիների ստեղծման և տրամադրման, ինչպես նաև այլ գործառույթներ։

Վեցերորդ փուլը ընկերությունում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ներդրումն է, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կոնկրետ փոխանակման կազմակերպումը։ Հաշիվ-ապրանքագրերը կազմվում են էլեկտրոնային ձևով՝ գործարքի կողմերի փոխադարձ համաձայնությամբ, և եթե նրանք ունեն համապատասխան տեխնիկական միջոցներ և հնարավորություններ՝ այդ հաշիվ-ապրանքագրերը հաստատված ձևաչափին համապատասխան ստանալու և մշակելու համար:

Ի՞նչ պետք է պարունակի հավաստագրման կենտրոնի հետ կնքված պայմանագիրը:

Հավաստագրման կենտրոնի հետ պայմանագիր կնքելիս պետք է ուշադրություն դարձնել իրավական կարգավիճակըսերտիֆիկացման կենտրոն: Հավաստագրման կենտրոնի հավատարմագրումն իրականացվում է պայմանով, մասնավորապես, որ այն բավարարի էլեկտրոնային ստորագրության ստուգման վկայագրում նշված տեղեկատվության նկատմամբ վստահության պատճառով երրորդ անձանց պատճառված վնասների համար պատասխանատվության ֆինանսական ապահովության առկայության պահանջները: Նման հավաստագրման կենտրոնի կողմից տրված բանալին կամ վկայականների գրանցամատյանում պարունակվող տեղեկատվությունը, որը վարում է այդպիսի հավաստագրման կենտրոնը, առնվազն 1,5 միլիոն ռուբլու չափով:

Հավաստագրման կենտրոնի հետ պայմանագիր կնքելիս կարևոր է ուշադրություն դարձնել պայմանագրի առարկայի վրա: Ռուսաստանի Դաշնության Քաղաքացիական օրենսգրքի 432-րդ հոդվածի համաձայն, սրանք պայմաններ են, որոնք պարտադիր են այս տեսակի պայմանագրերի համար: Պայմանագիրը համարվում է կնքված, եթե կողմերը, համապատասխան դեպքերում պահանջվող ձևով, համաձայնության են եկել պայմանագրի բոլոր էական պայմանների վերաբերյալ: Այսինքն՝ կարևոր է հնարավորինս հստակ ձևակերպել պայմանագրի թեման։

Համաձայնագրի առարկան բխում է «Էլեկտրոնային ստորագրության մասին» օրենքից։

Ստուգման կենտրոն.

1. ստեղծում է բանալիների վկայականներ էլեկտրոնային ստորագրությունների ստուգման համար և տալիս է այդպիսի վկայականներ.
2. սահմանում է էլեկտրոնային ստորագրությունների ստուգման բանալիների վկայականների վավերականության ժամկետը.
3. չեղյալ է հայտարարում սույն հավաստագրման մարմնի կողմից տրված էլեկտրոնային ստորագրությունների ստուգման բանալիների վկայականները.
4. դիմումատուի պահանջով թողարկում է էլեկտրոնային ստորագրության գործիքներ.
5. վարում է սույն հավաստագրման կենտրոնի կողմից տրված և չեղարկված էլեկտրոնային ստորագրությունների ստուգման բանալիների վկայականների գրանցամատյան.
6. սահմանում է վկայականների գրանցամատյանի վարման կարգը.
7. հայտատուների պահանջով ստեղծում է էլեկտրոնային ստորագրության բանալիներ և էլեկտրոնային ստորագրության ստուգման բանալիներ.
8. ստուգում է վկայագրերի գրանցամատյանում էլեկտրոնային ստորագրությունների ստուգման բանալիների եզակիությունը.
9. Էլեկտրոնային փոխազդեցության մասնակիցների խնդրանքով ստուգում է էլեկտրոնային ստորագրությունները.
10. իրականացնում է էլեկտրոնային ստորագրության օգտագործման հետ կապված այլ աշխատանքներ:

Հավաստագրման կենտրոնի պատասխանատվությունը տեղի է ունենում հետևյալ դեպքերում.

1. սերտիֆիկացման կենտրոնի կողմից ծառայությունների մատուցման պայմանագրից բխող պարտավորությունների չկատարումը կամ ոչ պատշաճ կատարումը.
2. պարտականությունների չկատարումը կամ ոչ պատշաճ կատարումը (06.04.2011 թիվ 63-FZ դաշնային օրենքի 13-րդ հոդվածի 3-րդ կետը (փոփոխվել է 30.12.2015 թ.) «Էլեկտրոնային ստորագրության մասին»):

Ինչպես լրացուցիչ պայմաններՀամաձայնագիրը հավաստագրման կենտրոնի հետ կարող է ապահովել ապահովագրություն:

Ինչպե՞ս կազմակերպել էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքը ընկերության ներսում:

Ընկերության ներսում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը պետք է կազմակերպվի ժամացույցի նման: Ի վերջո, կարևոր է, որ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը ներառում է փաստաթղթերի սկանավորում, էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ ստորագրում: Իսկ դա նշանակում է, որ անհրաժեշտ է մասնագետ, ով պատասխանատու է էլեկտրոնային սկանավորված պատճենների համար, և հատուկ ծրագրային ապահովումթույլ է տալիս ստորագրել փաստաթղթեր:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի նախագծերի կազմումը, կատարումը և հաստատումը կատարվում է ըստ ընդհանուր կանոններթղթի վրա նմանատիպ փաստաթղթերի հետ կապված գրասենյակային աշխատանք: Էլեկտրոնային փաստաթուղթը պետք է ունենա թղթի վրա համանման փաստաթղթի համար սահմանված բոլոր ռեկվիզիտները, բացառությամբ կնիքի դրոշմակնիքի, քանի որ կնիքը պարտադիր պայման չէ: Ընկերության ներսում կարող են օգտագործվել էլեկտրոնային փաստաթղթերով գործողությունները հաստատելու մեթոդներ, որոնցում էլեկտրոնային թվային ստորագրություն չի օգտագործվում։ Օրինակ՝ առանց էլեկտրոնային թվային ստորագրության փաստաթղթերը կարող են ներկայացվել հսկողության։

Եթե ​​ցանկանում եք կազմակերպել աշխատանքային հոսքը ձեր գործընկերների հետ, ապա պետք է համապատասխան դրույթներ ներառեք կոնտրագենտի հետ պայմանագրում:

Փաստաթղթերը ստեղծվում և ստորագրվում են էլեկտրոնային եղանակով: Օգտագործված էլեկտրոնային թվային ստորագրության միջոցները պետք է վավերացված լինեն սահմանված կարգով:

Ամենահեշտ ձևը իշխանությունների հետ էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքի կազմակերպումն է, օրինակ, հարկային ծառայության հետ: դրա համար անհրաժեշտ է նաև էլեկտրոնային ստորագրություն ձեռք բերել և պայմանագիր կնքել հավաստագրման կենտրոնի հետ: Ամենից հաճախ հարկ վճարողները հարկային մարմին են ներկայացնում հայտարարագրեր, բացատրություններ, հաշիվ-ապրանքագրեր։ Ինչպես « հետադարձ կապ«Փաստաթղթերը ստեղծվում են հարկային մարմինների կողմից՝ համաձայն Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայության 2015 թվականի ապրիլի 15-ի թիվ ММВ-7-2 / 149 @» հրամանի՝ հարկային մարմինների կողմից օգտագործվող փաստաթղթերի ուղարկման կարգը հաստատելու մասին: Իրենց լիազորությունների իրականացումը հարկերի և տուրքերի մասին օրենսդրությամբ կարգավորվող հարաբերություններում, էլեկտրոնային ձևով հեռահաղորդակցության ուղիներով և դաշնային կարգի որոշ դրույթներ անվավեր ճանաչելու վերաբերյալ. հարկային ծառայությունթվագրված 17.02.2011 թիվ ММВ-7-2 / 169 @ »:

Այս փաստաթղթերը ներառում են.

1. պարզաբանման պահանջներ;
2. վերահսկվող օտարերկրյա ընկերությունների ծանուցումներ;
3. ծանուցում հարկ վճարողին (հարկային վճարողին, հարկային գործակալին) կանչելու մասին.
4. հարկային ծանուցում;
5. որոշումներ բանկում հարկ վճարողի (վճար վճարողի, հարկային գործակալի) հաշիվների վրա գործարքների կասեցման և նրա էլեկտրոնային փողերի փոխանցումների մասին.
6. որոշումներ՝ բանկում հարկ վճարողի (վճար վճարող, հարկային գործակալ) հաշիվների վրա գործարքների կասեցման և նրա էլեկտրոնային փողերի փոխանցումների կասեցման մասին.
7. որոշումներ տեղում հարկային աուդիտ անցկացնելու մասին.
8. այլ փաստաթղթեր:

Այսպիսով, եթե խոսենք ներքին կորպորատիվ էլեկտրոնային փաստաթղթերի մասին, ապա դրանց շրջանառությունը կկարգավորվի ներքին տեղական ակտերով, եթե խոսենք կապալառուների հետ հարաբերությունների մասին, ապա այդպիսի հարաբերությունները կարգավորվում են կողմերի կողմից, և եթե փաստաթղթային հոսքը կազմակերպվում է իշխանությունների հետ, այնուհետև իշխանությունները կգործեն կոնկրետ ընկերության համար ընդունված էլեկտրոնային աշխատանքային հոսքի ընթացակարգին համապատասխան:

Ինչպե՞ս կազմակերպել էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանումը:

Գլխավոր հիմնական կարգավորումըԷլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանումը կարգավորում են Ռուսաստանի Դաշնության արխիվային ֆոնդից փաստաթղթերի և այլ արխիվային փաստաթղթերի պահպանության, ձեռքբերման, հաշվառման և օգտագործման կազմակերպման կանոններ: պետական ​​իշխանություն, տեղական ինքնակառավարման մարմիններ և կազմակերպություններ (հաստատված է Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության 2015 թվականի մարտի 31-ի թիվ 526 հրամանով, այսուհետ՝ Կանոններ): Այս փաստաթուղթը սահմանում է առաջին անգամ էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման կանոնները:

Ինչպե՞ս է անհրաժեշտ փաստաթղթերը պահել:

Նախ, անհրաժեշտ է կոնկրետ կազմակերպության համար պատրաստել գործերի ցանկ։ Գործերի անվանացանկը կտարբերվի՝ կախված ընկերությունից և գործունեության ոլորտից։

Գործերի անվանացանկը օգտագործվում է կատարված փաստաթղթերը գործերի մեջ խմբավորելու, գործերը համակարգելու և գրանցելու, դրանց պահպանման ժամկետները որոշելու և փաստաթղթեր փնտրելու համար: Գործերի անվանացանկը հիմք է հանդիսանում մշտական ​​և ժամանակավոր (10 տարուց ավելի) պահեստավորման դեպքերի գույքագրման, ինչպես նաև ժամանակավոր (մինչև 10 տարի ներառյալ) պահպանման դեպքերի հաշվառման համար։

Երկրորդ, անհրաժեշտ է գործեր ձեւավորել։ դրա համար անհրաժեշտ է ստուգել այն փաստաթղթերի արժեքը, որոնք կպահվեն էլեկտրոնային ձևով: Հիշեցնենք, որ կա նորմատիվ պայմաններանհատական ​​փաստաթղթերի պահպանում. Օրինակ՝ հաշվապահական փաստաթղթերը պահվում են 5 տարի, իսկ հարկային փաստաթղթերը՝ 4 տարի։

Երրորդ, անհրաժեշտ է ստուգել, ​​որ տվյալները պահվում են էլեկտրոնային եղանակով գործերի անվանացանկում։ Օրինակ՝ «Ժամանակի և հաճախումների ժամանակացույց. Էլեկտրոնային փաստաթղթեր».

Չորրորդ, անհրաժեշտ է արխիվացնել փաստաթղթերը։

Նախքան էլեկտրոնային ֆայլը պահելը, դուք պետք է.
- բեռնաթափել էլեկտրոնային համակարգից (եթե փաստաթուղթը ստեղծվել է որևէ հատուկ ծրագրային արտադրանքի մեջ);
- պաշտպանել դեմ հնարավոր փոփոխություններըհամապատասխան ձևաչափով պահպանելով.
- գրել պահեստային միջավայրին:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման և արխիվացման ընդհանուր ընդունված ձևաչափը PDF / A. Այն պետք է տարբերվի սովորական PDF-ից, որի յուրաքանչյուր թարմացումով ֆայլերի հետ աշխատելու նոր հնարավորություններ կան։ PDF / A-ն այլ բանի համար է. այն էլեկտրոնային փաստաթղթերի երկարաժամկետ արխիվային պահպանման ձևաչափ է:

Հինգերորդ քայլըգույքագրումների կազմումն է։ Գույքագրումը ներառում է բոլոր էլեկտրոնային ֆայլերը, որոնք ստեղծվել են էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ կապված: Սակայն թերթերի քանակի փոխարեն, որը նշվում է թղթի վրա գործեր կազմելիս, նշվում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի ծավալը։

Գույքագրման ձևաչափը կարող է այսպիսին լինել.

Գլխի պաշտոնի անվանումը կառուցվածքային միավոր
	Ստորագրություն	Ապակոդավորում
Ստորագրության ամսաթիվը
ՀԱՄԱՁԱՅՆԵՑԻՆ Աշխատանքի անվանումը նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ղեկավար
	Ստորագրություն	Ապակոդավորում
Ստորագրության ամսաթիվը
Արխիվի կառավարիչ (արխիվի պատասխանատու)
	Ստորագրություն	Ապակոդավորում
Ստորագրության ամսաթիվը

Ընդհանուր առմամբ, փաստաթղթերը էլեկտրոնային ձևով պահելը շատ ավելի հարմար է, քանի որ փաստաթղթեր փնտրելիս հետագայում կարիք չկա փնտրել թղթային փաստաթղթերի ամբողջ սենյակը: Հարկային խնդրանքով ավելի հեշտ է նաև փաստաթղթերը էլեկտրոնային եղանակով ներկայացնելը, Կենսաթոշակային հիմնադրամ, ինչպես նաև այլ ստուգիչներ։

Որոշ դեպքերում անհրաժեշտ է փաստաթղթեր ոչնչացնել: Օրինակ՝ դրանք երկար ժամանակ պահվում էին գրասենյակային նշումներ, պահպանման ժամկետը լրացել է, և անհրաժեշտ է դրանք ոչնչացնել։ Այս դեպքում կատարվում է փաստաթղթերի արժեքի փորձաքննություն։ Նման փորձաքննություն կարող է իրականացվել հատուկ հանձնաժողովի կողմից։ Փորձաքննության արդյունքների հիման վրա կազմվում է ակտ ոչնչացման համար փաստաթղթեր հատկացնելու մասին։ Նման ակտի ձևը մշակվում է ընկերության կողմից ինքնուրույն: Իսկ ակտի հիման վրա սկավառակներ կամ այլ կրիչներ ուղղակի ոչնչացվում են։

Եզրափակելով, հարկ է նշել, որ, իհարկե, ապագան պատկանում է էլեկտրոնային փաստաթղթերին։ Այնուամենայնիվ, կարևոր է ճիշտ կազմակերպել էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքը: Շատ ընկերություններ բախվում են փաստաթղթաշրջանառության սխալ կազմակերպման խնդիրների հետ, երբ միայն մեկն է միացված էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառությանը։ աշխատավայրբաժանմունքում կամ նույնիսկ բաժնում, երբ փաստաթղթերի կեսից ավելին դեռ թղթային է: Ուստի էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հետ կապված բոլոր հարցերը պետք է լուծվեն «ափին» համակարգի ներդրման փուլում։

ՎԵՐԱՀՍԿՈՂՈՒԹՅԱՆ ԴԱՇՆԱԿԱՆ ԾԱՌԱՅՈՒԹՅԱՆ ԲԱԺԻՆ

ՍՊԱՌՈՂՆԵՐԻ ԻՐԱՎՈՒՆՔՆԵՐԻ ՊԱՇՏՊԱՆՈՒԹՅԱՆ ԵՎ ՄԱՐԴՈՒ ԲԱՐՈՂԱԿԱՆՈՒԹՅԱՆ ՈԼՈՐՏՈՒՄ

ԿԱԼՄԻԿԻԱՅԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅՈՒՆՈՒՄ

FBUZ «Հիգիենայի և համաճարակաբանության կենտրոն ԿԱԼՄԻԿԻԱՅԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅՈՒՆՈՒՄ»

ՊԱՏՎԵՐ

23.12.2011թ.-ից
Թիվ 208-պ / 298-պր
Էլիստա

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման մասին.

Սպառողների իրավունքների պաշտպանության և մարդու բարեկեցության վերահսկման դաշնային ծառայության 2011 թվականի դեկտեմբերի 22-ի թիվ 923 «Էլեկտրոնային ձևով ստեղծված փաստաթղթերի փոխանակման կարգի մասին» հրամանը կատարելու նպատակով.

ՊԱՏՎԻՐՈՒՄ ԵՄ.

1. Բաժանմունքների և տարածքային բաժինների ղեկավարներ (Բոգոսլավսկայա Գ.Ի., Սոլոմկինա Լ.Բ.Սավչենկո Ս.Պ., Պրոնիչևա Տ.Ա., Նամսինովա Է.Ի., Ֆրանցուզով Ա.Ա., Ջևակով Է.Օ., Ուբուշիև Ա. Բ., Խարինով Վ.Բ.Սավչենկո Ս.Պ. FBUZ «Կալմիկիայի Հանրապետությունում հիգիենայի և համաճարակաբանության կենտրոնի» (Դարբակովա Տ.Ա., Միխալյաևա Լ. Բ.) ՖԲՈՒԶ-ի մասնաճյուղերի գլխավոր բժիշկներին (Բոյչենկո Է.Լ., Լիջեև Ա.Ա.-Ս., Նասունովա Ն.Ն., Մանկիրով Մ.Ա., Ուբուշիևա Մ.Ա. , Ուբուշաևա Գ.Ս., Ցերենով Շ. Բ.) Կատարման ընդունել Սպառողների իրավունքների պաշտպանության և մարդու բարեկեցության վերահսկման դաշնային ծառայության 22.12.2011թ. թիվ 923 «Էլեկտրոնային ձևով ստեղծված փաստաթղթերի փոխանակման կարգի մասին» հրամանը։

2. Փաստաթղթերի հոսքը Կալմիկիայի Հանրապետությունում Ռոսպոտրեբնադզորի գրասենյակի, FBUZ «Հիգիենայի և համաճարակաբանության կենտրոնի Կալմիկիայի Հանրապետությունում» և Սպառողների իրավունքների պաշտպանության և մարդու բարեկեցության վերահսկման դաշնային ծառայության կենտրոնական գրասենյակի միջև պետք է իրականացվի: բացառապես լիազորված անձի էլեկտրոնային ստորագրությամբ ստորագրված էլեկտրոնային փաստաթղթերի տեսքով՝ ցանկում նշված փաստաթղթերը բացառելու համար (Հավելված 1):

3. Փաստաթղթերի թղթային տարբերակով ուղարկումը պետք է չեղյալ համարվի:

4. Ցանկում (Հավելված 1) թվարկված փաստաթղթերը Ռոսպոտրեբնադզոր պետք է ներկայացվեն միայն թղթի վրա:

5. Կալմիկիայի Հանրապետության Ռոսպոտրեբնադզորի վարչակազմի բաժիններում և տարածքային ստորաբաժանումներում կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի պատրաստումը և հաստատումը (հաստատումը), FBUZ «Հիգիենայի և համաճարակաբանության կենտրոնը Կալմիկիայի Հանրապետությունում» իրականացվում է էլեկտրոնային եղանակով: փաստաթղթեր.

6. Սույն հրամանի կատարման հսկողությունը վերապահվում է Կալմիկիայի Հանրապետությունում սպառողների իրավունքների պաշտպանության և մարդու բարեկեցության վերահսկման վարչության պետի տեղակալ Դ.Ն.Սանջիևային:

Ղեկավար Յաշկուլով Կ.Բ.

գլխավոր բժիշկ FBUZ «TsGiE» RK Dzhambinov S.D.

Հրամանի հավելված 1

թվագրված «___» _______ 2011 թիվ ____

Ոլորել

ներկայացված փաստաթղթերը Դաշնային ծառայությունսպառողների պաշտպանության և մարդու բարեկեցության ոլորտում թղթի վրա վերահսկողության մասին

1. Ռուսաստանի Դաշնության տարածքում օտարերկրյա քաղաքացու և (կամ) քաղաքացիություն չունեցող անձի գտնվելու (բնակության) անցանկալիության մասին որոշումների նախագծեր.
2. Ենթակա հիմնարկների ֆինանսատնտեսական գործունեության պլաններ.
3. տարածքային մարմինների և պետական ​​հիմնարկների եկամուտների և ծախսերի բյուջետային նախահաշիվները.
4. Համաձայնագրեր սուբսիդիաների տրամադրման կարգի և պայմանների վերաբերյալ ֆինանսական ապահովությունտրամադրելու պետական ​​հանձնարարականի կատարումը հանրային ծառայություններ(աշխատանքի կատարում):
5. տարածքային մարմինների և ենթակա հիմնարկների ֆինանսատնտեսական գործունեության ստուգումների ակտերը.
6. Տարեկան ֆինանսական հաշվետվությունները.
7. ԴՍՊ կնիքով փաստաթղթեր.
8. Հիմնական միջոցների դուրսգրման մասին ակտեր (Ռուսաստանի Պետական ​​վիճակագրական կոմիտեի 2003 թվականի հունվարի 21-ի թիվ 7 որոշմամբ հաստատված ձևով):
9. Տրանսպորտային միջոցների դուրսգրման մասին ակտեր (ըստ OS-4a ձևի, որը հաստատվել է Ռուսաստանի Պետական ​​վիճակագրական կոմիտեի 2003 թվականի հունվարի 21-ի թիվ 7 որոշմամբ):
10. Անշարժ գույքի փոխանցման և ընդունման վկայականներ (OS-1a ձև).
11. FSUE գործունեության ծրագրեր.
12. Պետական ​​պաշտպանության պատվերի փաստաթղթեր.
13. գործերով վճռի դեմ բողոքի վերաբերյալ որոշումներ վարչական իրավախախտումներ.
14. մասնավոր դատարանի վճռի կատարման վերաբերյալ փաստաթղթեր.